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HomeMy WebLinkAboutSeptember 29, 2011 - Special CouncilCOUNCIL AGENDA SPECIAL MEETING THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM Corinth Community of Christ Church 54246 Eden Line Thursday, September 29, 2011 7:00 p.m. Page 1.CALL TO ORDER 2.DECLARATION OF PECUNIARY INTEREST AND THE GENERAL NATURE THEREOF 3.ADMINISTRATION (a)Discussion regarding Railway Section House shed. (b)Update status of Pavilion Fundraising efforts. [Addenda] (c)Correspondence dated September 28, 2011 from Cyril J. Demeyere Limited regarding "Port Burwell East Pier Repairs". File: F03 4.BY-LAW (a)By-Law 2011-082 A By-Law to confirm all actions of Council, 5.ADJOURNMENT 3-5 7 Page 1 of 7 Page 2 of 7 J o h n D , W e b » > P . E n g . C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d P e t e r J . J ' c n n w , ? . E n g . C J D L T U k o a b u r g , O n t a r i o . N 4 G 4 J I V J O . B o x < f l 6 , 2 6 1 B r o w h n y T . P a u I T u B E , P . E n g . ~ A n d n w G U v w y , P . T E n g . T d : ( 5 1 9 ) 6 8 8 - 1 0 0 0 T o U F r e e : 1 - 8 6 6 . 3 0 2 . 9 8 8 6 < j d t e n g @ a r f o r i L n c t m r w . e j t U e n & w u C o n s u l t i n g e n g i n e e r s F a u ( 5 1 9 ) 8 4 2 - 3 2 3 5 2 8 S e p t e m b e r 2 0 1 1 0 9 3 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d N o r f h , P . O . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O R E : P O R T B U R W E L L E A S T P I E R R E P A I R S M U N I C I R A U T Y O F B A Y H A M A T T E N T I O N : M R . K Y L E K R U G E R . A D M T N I S T R A T O R . M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D e a r S i r : T e n d e r e r s f o r t h e a b o v e p r o j e c t w e r e O P ^ n e ^ , a t 2 1 0 0 P m » M o n d a y 2 6 S e p t e m b e r 2 0 1 1 a t a m e e t i n g a t t e n d e d b y y o u r s e l f , P e t e r J . P e n n e r , P . E n g . a n d M i k e M c C o u r t , X t e r r a C o n s t r u c t i o n . T h e f o l l o w i n g t e n d e r s w e r e r e c e i v e d f o r t h e p r o j e c t : E a s t E l g i n C o n c r e t e F o r m i n g L i m i t e d $ 3 8 3 , 4 8 0 . 5 0 X t e r r a C o n s t r u c t i o n I n c . $ 4 6 3 , 2 4 1 . 5 0 S e v e r a l o p t i o n s w e r e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r w o u l d a d j u s t t h e t e n d e r p r i c e a s f o l l o w s : B a s e T e n d e r E a s t E l g i n X t e r r a $ 3 8 3 . 4 8 0 . 0 0 $ 4 6 3 . 2 4 1 . 5 0 A d d e n d a O p t i o n s - C r e d i t s D e l a y c o m p l e t i o n d a t e t o l 8 M a y 2 0 1 2 N i l C r . ( 4 , 0 0 0 ) A l t e r n a t e t e m p o r a r y w o o d f o r m s i n s t e a d o f p e r m a n e n t s t e e l C r . ( 1 8 , 0 0 0 ) C r . ( 2 5 . 0 0 0 ) P r o v i s i o n a l I t e m s i n T e n d e r t h a t c o u l d b e d e l e t e d I t e m 1 . 4 - D i f f e r e n t i a l S e t t l e m e n t R e p a i r s ( 3 , 2 0 0 ) ( 3 , 6 7 2 ) I t e m 1 . 9 i t ) - E p o x y C o a t e d R e i n f o r c e m e n t B a r s ( 3 2 0 ) ( 1 8 0 ) I t e m 1 . 1 2 - R e m o v e C a b l e T i e d T i m b e r P i l e s ( 2 0 , 0 0 0 ) ( 3 , 8 0 0 ) I t e m 1 . 1 4 i i ) & i u ) - R e p l a c e m e n t o f M o o r i n g B o l l a r d s ( 1 3 , 2 0 0 ) ( 7 . 3 2 6 ) I t e m 1 . 1 5 - U p g r a d e R e i n f o r c i n g S t e e l f r o m 6 G a t o 6 m m 0 0 0 . 3 4 ( n r 8 . 3 4 2 . 5 0 t 4 . S U B - T O T A L - L o w e s t R e a s o n a b l e C o n s t r u c t i o n . , C o s t ( E x c L H S T & C o n t i n g e n c y ) $ 3 1 8 , 4 2 0 $ 4 1 5 , 9 2 1 D F a x a M a i l a D e l i v e r a C o u r i e r E / e - m a i l C o r r e s p o n d e n c e d a t e d S e p t e m b e r 2 8 , 2 0 1 1 f r o m C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d r e g a r d i n g " P o r t B u r w e l l E a s t P i e r R e p a i r s " . P a g e 3 o f 7 C Y R I L J . D E M E Y E R E U M T T E D 0 9 3 9 M r . K y l e K r u g e r - 2 - 2 8 S e p t e m b e r 2 0 1 1 A d d e n d a I t e m s - E x t r a s A d d i t i o n a l a i r h a m m e r r e m o v a l s $ 1 , 2 0 0 $ 1 , 6 0 0 R e m o v e A b a n d o n e d C o n e . B a s e a t e n d o f P i e r 5 5 0 4 0 0 P r o v i d e e l e c t r i c a l d u c t & b o x e d 2 , 5 6 2 1 0 . 2 5 0 E x i s t i n g L i g h t h o u s e - R e m o v a l 1 0 , 0 0 0 5 0 0 R e i n s t a l l a t i o n 4 , 3 0 0 6 2 5 I n c r e a s e h y d r o b l a s t p r e s s u r e f r o m 5 0 0 0 P S I t o 1 8 , 0 0 0 P S I 1 2 , 0 0 0 2 5 , 0 0 0 B o t h t e n d e r s s i g n i f i c a n t l y e x c e e d e d o u r o r i g i n a l e s t i m a t e o f $ 2 5 2 , 0 0 0 f o r t h e S c e n a r i o # 1 - C o n c r e t e D e c k O v e r l a y . A l t h o u g h n i n e ( 9 ) c o n f r a c t o r s p i c k e d u p t e n d e r d o c u m e n t s o n l y t w o s u b m i t t e d b i d s . S o m e o f t h e r e a s o n s f o r n o t b i d d i n g w e r e c i t e d a s : T h e _ p e r c e i v e d r i s k i n w o r k i n g o n f h e p i e r d u r i n g f h e l a t e f a l l o r e a r l y s p r i n g . . E n v i r o n m e n t a l n s k w i f h t h e r e q u i r e d c a p t u r e o f c o n c r e t e f r a g m e n t s d i s l o d g e d d u r i n g » h y d r o b l a s t m g a n d c h i p p i n g c o n c r e t e . D i f f i c u l t y i n w o r k i n g o n s i d e w a l l s o f p i e r . . O n e c o n t r a c t o r , t h a t d i d n o t s u b m i t a b i d , o f f e r e d t o p r o v i d e a q u o t a t i o n t o t h e M u n i c i p a l i t y t o c o m p l e t e t i i e c o n c r e t e o v e r l a y w i t h a J u n e 2 0 1 2 c o m p l e t i o n d a t e i f t h e M u n i c i p a l i t y l o o k s a f t e r t h e s u r f a c e p r e p a r a t i o n a n d r e p a i r s t o t t o s i d e w a l l s o f t h e p i e r , p o s s i b l y b y o b t a i n i n g s e p a r a t e - q u o t a t i o n s ( s e e a t t a c h e d l e t t e r ) . W e d o n o t k n o w i f t h i s w o u l d c o n t r a v e n e t h e i n t e g r i t y o f t h i s t e n d e r p r o c e s s a n d w o u l d r e c o m m e n d t h e m u n i c i p a l i t y r e v i e w t h i s w i t h t h e i r s o l i c i t o r i f i n t e r e s t e d i n p u r s u i n g t h i s o p t i o n . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , p l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t o u r o f f i c e , r y » ; \ e t e r J . P e n n e r , P . E n g . P J P / c a c C o r r e s p o n d e n c e d a t e d S e p t e m b e r 2 8 , 2 0 1 1 f r o m C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d r e g a r d i n g " P o r t B u r w e l l E a s t P i e r R e p a i r s " . P a g e 4 o f 7 * ^ * w . f c u * ^ u e y v ^ ^ ^ S 5 - m i T . C O N T R A C T I N G L O N D O N L T D . C o n t a c t : D a v i d B u c k l a n d 2 0 9 3 J e t s t r e a m R o a d O f f i c e : ( 5 1 9 ) 4 5 7 - 7 0 7 8 L o n d o n . O n t a r i o F a x : ( 5 1 9 ) 4 5 7 - 7 9 8 0 N 5 V 4 M 7 M o b i l e : ( 5 1 9 ) 5 2 1 - 9 1 3 6 J f - S o p t e m b e r l Q , 2 0 1 1 C y r i l J - D e m e y e r e L i m i t e d C o n s u l t i n g E n g i n e e r s P O B o x 6 0 6 , 2 6 1 B r o a d w a y + T i l t e o n b u r g . O N N 4 G 4 J 1 1 A t t e n t i o n : P e t e r P e n n e r , P . E n g . P e t e r . I n t h e e v e n t t h a t y o u r E a s t P i e r r e p a i r s t e n d e r d o e s n o t m e e t t h e t i m e l i n e o r b u d g e t r e q u i r e m e n t s , A u t o f o r m C o n t r a c t i n g L o n d o n L t d w i s h e s t o e x p r e s s i n t e r e s t i n s u b m i t t i n g a p r o p o s a l t o c o n s t r u c t a b o n d e d , r e i n f o r c e d o v e r l a y w i t h a f o r m e d v e r t i c a l f a c e . T h i s w o r k c o u l d b e c o m p l e t e d I n t h e s p r i n g o f 2 0 1 2 a n d w o u l d b e w i t h i n b u d g e t S i n c e r e l y , . < / ? . ^ ^ / * ' , ^ ' ' » / w ; > * . ' / , » ' ^ U L ^ / ^ P , > D a v i d B j r f f c k l a & * y g t . P r e s i n t p i ^ s G < & j ^ n ^ i - 2 o s ^ r - ^ n " f l v - T D f c ^ . ^ ^ ^ t c u e ' a ^ J e i r t ^ u Q U O t v ; t L ^ ° ^ r ^ u w ^ ^ ^ c ^ ^ 6 ^ & U ^ ^ s ' Q ^ ^ ^ w r i ^ 3 u < Z o / L ^ . s C Q ^ f i j £ n ^ C o r r e s p o n d e n c e d a t e d S e p t e m b e r 2 8 , 2 0 1 1 f r o m C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d r e g a r d i n g " P o r t B u r w e l l E a s t P i e r R e p a i r s " . P a g e 5 o f 7 Page 6 of 7 B y - L a w 2 0 1 1 - 0 8 2 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l , P a g e 7 o f 7