Loading...
HomeMy WebLinkAboutOctober 07, 2013 - Special CouncilCOUNCIL AGENDA SPECIAL MEETING THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM being held at STRAFFORDVILLE FIRE STATION 55764 Third Street, Straffordville Monday, October 7, 2013 7:00 p.m. Page 1.CALL TO ORDER 2.DECLARATION OF PECUNIARY INTEREST AND THE GENERAL NATURE THEREOF 3.ADMINISTRATION (a)Staff Report C2013-06 regarding Strategic Plan Review/Update. File: D02.STRA 4.BY-LAWS (a)By-Law 2013-084 A By-Law to confirm all actions of Council 5.ADJOURNMENT (a)Adjournment 3-7 9 Page 1 of 9 Page 2 of 9 ^ L ^ - S - / / 3 ^ - 7 5 - ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A u g u s t 2 0 , 2 0 1 3 F R O M : A d m i n i s t r a t o r F I L E : ^ 0 ^ - S - T ' ^ S U B J E C T : S t a - a t e g i c P l a n R e v i e w / U p d a t e N U M B E R : C 2 0 1 3 - 0 6 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o a d v i s e o f t h e s t a h i s o f t h e c u r r e n t S t r a t e g i c P l a n f o r C o u n c i l r e v i e w a n d u p d a t e . B a c k g r o u n d I n F e b r u a r y 2 0 0 9 , C o u n c i l a d o p t e d B a y h a m ' s f i r s t S t r a t e g i c P l a n d o c u m e n t . T h e P l a n s e t o u t t h e V i s i o n , M i s s i o n , a n d G o a l s f o r t h e M u n i c i p a l i t y f o r a f i v e y e a r p e r i o d t o t h e e n d o f 2 0 1 3 . A s p a r t o f a c h i e v i n g t h o s e g o a l s , t h e P l a n a l s o s e t o u t 4 8 S t r a t e g i c P r i o r i t i e s t o b e c a r r i e d o u t i n t h e P l a n p e r i o d . S t a f f C o m m e n t s T h e f o l l o w i n g i s a n o u t l i n e o f t h e S t r a t e g i c P r i o r i t i e s o u t l i n e d i n t h e P l a n , a n d t h e c u r r e n t s t a t u s f o r e a c h . G O A L . & S T R A T E G I C P E R F O R M A N C E C U R R E N T S T A T U S P R I O R I T Y M E A S U R E G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t I ? 1 . C o n d u c t s e r v i c e d e l i v e r y P r o j e c t R e p o r t t o P r o j e c t R e p o r t c o m p l e t e d a n d r e v i e w s f o r a l l s e r v i c e s C o u n c i l p r e s e n t e d t o C o u n c i l 2 0 0 9 . I m p l e m e n t a t i o n o u t s t a n d i n g l - ' ^ f - - . " ^ ^ n - T - u i J l t , . . . ' - ^ ^ - U ^ - , - ^ , - , , - - : - ^ . * , . » ^ - . . - 2 . C o m p l e t e a s s e t m a n a g e m e n t R e p o r t t o C o u n c i l P S A B R e p o r t c o m p l e t e d M a y 2 0 0 9 p r o g r a m 3 . A d o p t m u l t i - y e a r b u d g e t s P r e s e n t a t i o n a n d C o m p l e t e d 2 0 0 9 . S u b s e q u e n t l y R e p o r t t o C o u n c i l a b a n d o n e d b y C o u n c i l : - . . « . . . _ . ^ 4 . B e g i n a d o p t i n g c a p i t a l b u d g e t s P r e s e n t a t i o n a n d C o m p l e t e d - s o m e v a r i a t i o n b y y e a r e a r l i e r R e p o r t t o C o u n c i l 5 . C o n d u c t a n e n e r g y a u d i t o f ; R e p o r t t o C o u n c i l o n N F u l l a u d i t s c o m p l e t e d o n h i g h e r m u n i c i p a l b u i l d i n g s 3 b u i l d i n g s p e r y e a r ; c o n s u m p t i o n b u i l d i n g s ( W a s t e w a t e r [ T r e a t m e n t P l a n t , B a y h a m C o m m u m t y C e n t r e , P u b l i c W o r k s Y a r d ) ; e l e c t r i c a l a u d i t o n m u n i c i p a l o f f i c e s , w w t p , a n d P W Y a r d ; B e n c h m a r k i n g a n a l y s i s o n O f f i c e , E d e n C o m m u n i t y C e n t r e , V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , S t r a f f o r d v i l l e F i r e h a l l ; I n t e r n a l a u d i t o n P o r t B u r w e l l a n d S t r a f f o r d v i l l e L i b r a r i e s , V i e n n a , S t r a f f o r d v i l l e a n d E d e n C o m m u n i t y C e n t r e s - r - * 6 . C o n d u c t a n a l t e r n a t i v e r e v e n u e R e p o r t t o C o u n c i l O u t s t a n d i n g o p p o r t u n i t y a n a l y s i s S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g S t r a t e g i c P l a n P a g e 3 o f 9 2 G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e 1 . C o m p l e t e a s s e t m a n a g e m e n t S e e 1 . 2 a b o v e S e e a b o v e p r o g r a m 2 . ' D e s i g n a n d i m p l e m e n t a p l a n R e p o r t t o C o u n c i l o n | W a t e r a n d W a s t e w a t e r C o m p l e t e d ; f o r a n i n f i r a s t r u c t u r e i n s p e c t i o n \ a d e s i g n a n d R o a d s i n p r o g r e s s a n d p r e v e n t a t i v e m a i n t e n a n c e \ u n p l e m e n t a t i o n p l a n p r o g r a m 3 . C o n d u c t m i r a s t r u c h i r e n e e d s P r o p o s e d P r o g r a m P r o j e c t R e p o r t c o m p l e t e d a n d s t u d i e s ; R e p o r t t o C o u n c i l p r e s e n t e d t o C o u n c i l 2 0 0 9 . I m p l e m e n t a t i o n o u t s t a n d i n g G o a l # 3 - C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e 1 . S e e k o u t e c o n o m i c A c t i v i t y R e p o r t t o O n - g o i n g . A c t i v i t y R e p o r t ( s ) d e v e l o p m e n t p a r t n e r s h i p C o u n c i l o u t s t a n d i n g . . o p p o r t u n i t i e s r " 2 . R e v i e w d e v e l o p m e n t s t a n d a r d s R e p o r t s t o C o u n c i l ( A ) R e s i d e n t i a l R e p o r t s o u t s t a n d i n g ( B ) I C I ( C ) A g r i c u l t u r a l 3 . R e v i e w p l a n n i n g a p p r o v a l s P r o j e c t R e p o r t t o R e p o r t o u t s t a n d i n g p r o c e s s C o u n c i l 4 . C o n d u c t a l a n d - u s e p l a n n i n g : ( A ) O f f i c i a l P l a n ( A ) C o m p l e t e p o l i c i e s r e v i e w U p d a t e i s u n d e r w a y I ( B ) O u t s t a n d i n g ( B ) Z o n i n g B y l a w U p d a t e 5 . I m p r o v e c o m m u n i c a t i o n s a n d H o s t a f o r u m w i t h C o m p l e t e d r e l a t i o n s w i f h B u s i n e s s C o u n c i l a n d B u s i n e s s R e p r e s e n t a t i v e s 6 . P r o d u c e a n e c o n o m i c R e p o r t t o C o u n c i l I n i t i a l r e p o r t c o m p l e t e d , d e v e l o p m e n t i n i t i a t i v e s a n d i m p l e m e n t a t i o n l i n k e d t o o p p o r t u n i t i e s p l a n s o u r c e i d e n t i f i c a t i o n L . . . - . . - - , - . . ' . < \ ; ' ^ ' ^ - 7 ' L ^ . - " - . f 7 . U n d e r t a k e a h a r b o r a r e a R e p o r t t o C o u n c i l O u t s t a n d i n g ( W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n d e v e l o p m e n t f e a s i b i l i t y s t u d y i n p r o g r e s s ) ! - - . 8 . C o n s i d e r c r i t i c a l i n f r a s t r u c t u r e A s o p p o r t u n i t i e s P r a n d s e r v i c e s p a r t n e r s h i p s a s a n s e 1 r e q u i r e d v ^ , - G o a l s # 4 - B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e r 1 . C o n d u c t s e r v i c e d e l i v e r y S e e 1 . 1 a b o v e S e r e v i e w s f o r a l l s e r v i c e s J S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g S t r a t e g i c P l a n P a g e 4 o f 9 3 2 . I m p r o v e m u n i c i p a l w e b s i t e R o l l - o u t o f n e w C o m p l e t e d p l a t f o r m , p r e s e n t a t i o n t e m p l a t e a n d c o n t e n t 3 . C o m m e n c e a r e g u l a t o r y r e v i e w ; R e p o r t t o C o u n c i l o n O u t s t a n d i n g w o r k p l a n 1 . 4 . D e l i v e r S t a f f T r a i n i n g ( A ) T r a i n i n g n e e d s ( A ) C o m p l e t e d P r o g r a m s s u c h a s H e a l t h a n d a s s e s s m e n t / p r o g r a m ( B ) C o m p l e t e d S a f e t y , C u s t o m e r S e r v i c e a n d d e l i v e r y p l a n A c c e s s i b i l i t y c o m p l e t e d ( B ) A c c e s s i b i l i t y . . t r a i n i n g p r o g r a m c o m p l e t e d 5 . T i e P e r f o r m a n c e E v a l u a t i o n ; P o l i c y d e v e l o p e d a n d C o m p l e t e d P r o g r a m t o t h e S t r a t e g i c P l a n | i m p l e m e n t e d 6 . R e v i e w b y l a w e n f o r c e m e n t ( A ) R e p o r t t o R e p o r t s O u t s t a n d i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s C o u n c i l o n C o u n c i l P o l i c i e s , B y l a w s ( B ) R e p o r t t o c o u n c i l o n I n t e r n a l P o l i c i e s / P r o c e s s e s 7 . C r e a t e a n d i m p l e m e n t a s t a f f ! P r o g r a m k e p o r t t o I C o m p l e t e d s e r v i c e e x c e l l e n c e r e w a r d C o u n c i l p l w T 8 . C o m p l e t e a m a s t e r f i r e p l a n M a s t e r F i r e P l a n C o m p l e t e d R e p o r t t o C o u n c i l 9 . C o m p l e t e a n A c c e s s i b i l i t y P l a n ; R e p o r t o n P l a n t o i C o m p l e t e d C o u n c i l s t 1 0 . B e g i n h o l d i n g C o u n c i l - S t a f f 1 g e t - t o g e f h e r O u t s t a n d i n g t e a m - b u i l d i n g g e t - t o g e f h e r s G o a l # 5 - D e v e l o p a n e w a n d i m p r o v e d i n f r a s t r u c t u r e n e t w o r k 1 . C o m p l e t e a s s e t m a n a g e m e n t S e e 1 . 2 a b o v e S e e a b o v e p r o g r a m ' I 2 . U n d e r t a k e c a p a c i t y s t u d i e s o f 2 R e p o r t s t o C o u n c i l ^ C o m p l e t e d s e w e r a n d w a t e r i n f i r a s t r u c t u r e 3 . C o n d u c t a D e v e l o p m e n t R e p o r t t o C o u n c i l O u t s t a n d i n g C h a r g e s P o l i c y r e v i e w 4 . R e v i e w l a n d - u s e p o l i c i e s t o S e e 3 . 4 a b o v e S e e a b o v e e n s u r e d e s i g n a t e g r o w t h a r e a s a r e i d e n t i f i e d 5 . D e v e l o p a p l a n f o r F e a s i b i l i t y R e p o r t t o O u t s t a n d i n g c o n s t r u c t i o n o f a m u n i c i p a l C o u n c i l i n d u s t r i a l p a r k S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g S t r a t e g i c P l a n P a g e 5 o f 9 4 6 E x p l o r e p a r t n e r s h i p s s u c h a s | C o n d u c t s e r v i c e O n - g o i n g - S u b j e c t m d u s t r i a l l a n d s P u b l i c - P n v a t e P a r t n e r s h i p s , n e e d s i n v e n t o r y p r i v a t e l y o w n e d a n d d i s c u s s i o n s o n - I n t e r - m u m c i p a l s e r v i c e s h a r i n g m c l u d m g c o s t s a n d | g o i n g a n d M u m c i p a l - p r o v m c i a l - a p p r o v a l s r e q u i r e d f e d e r a l p a r t n e r s h i p s f o r a n d r e p o r t t o s e r v i c m g u n d e r - s e r v i c e d a r e a s C o u n c i l . 7 . E x p l o r e w a t e r s e r v i c i n g R e p o r t o n a P l a n t o C o m p l e t e d o p t i o n s f o r S t r a f f o r d v i l l e a n d p r o v i d e w a t e r s e r v i c e E d e n t o S t r a f f o r d v i l l e a n d E d e n , r 8 . D e v e l o p m e n t o f r e s o u r c e s f o r ; R e p o r t o n n e e d s O u t s t a n d i n g m u n i c i p a l - w i d e s u p p l y o f w a t e r f o r f i r e s u p p r e s s i o n G o a l # 6 - P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e U f e s t y l e c h o i c e s 1 . C o n d u c t a m u n i c i p a l r e c r e a t i o n R e p o r t o n n e e d s t o O u t s t a n d i n g p r o g r a m n e e d s a s s e s s m e n t C o u n c i l L . . 2 . C o n d u c t a p a r k s a n d f a c i l i t i e s R e p o r t o n n e e d s t o O u t s t a n d i n g n e e d s a s s e s s m e n t C o u n c i l 3 . P r o m o t e B a y h a m ' s w a t e r f r o n t . R e p o r t o n P l a n t o R e p o r t C o m p l e t e d a n d b e a c h a m e n i t i e s C o u n c i l 4 . D e v e l o p p a r t n e r s h i p s a s T o b e i n c l u d e d i n O u t s t a n d i n g r e q u i r e d f o r d e l i v e r y o f n e e d s s t u d y - s e e 6 . 1 s e r v i c e s s u c h a s : a b o v e P r o m o t i n g h e a l t h a n d . w e U n e s s . R e c r e a t i o n a n d f i t n e s s p r o g r a m s < T E n g l i s h a s a s e c o n d . l a n g u a g e t i a i n i n g 5 . R e v i e w t h e C u l t u r a l P l a n M u s e u m s B a y h a m C o m p l e t e d r e v i e w a n d r e p o r t t o C o u n c i l ' I * 6 . S u p p o r t p r e s e r v m g c o m m u n i t y ; O n g o i n g l o b b y i n g | O n g o i n g s c h o o l s a n d e d u c a t i o n m e x e r c i s e » B a y h a m G o a l # 7 - P r o m o t e e x c e l l e n c e i n e n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p 1 . C o n d u c t a n e n e r g y a u d i t o f B u i l d i n g s : s e e 1 . 5 S e e a b o v e m u n i c i p a l b u i l d i n g s a n d a b o v e e q u i p m e n t E q u i p m e n t r e p o r t t o C o u n c i l 2 . P r o m o t e t h e W a s t e P r o m o t i o n p a c k a g e C o m p l e t e d M a n a g e m e n t P r o g r a m t o d e v e l o p e d e n c o u r a g e " R e d u c e , R e - u s e a n d R e c y c l e " S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g S t r a t e g i c P l a n P a g e 6 o f 9 5 3 . R e d u c e w a t e r l o s s f i - o m w a t e r ; ( A ) C u r r e n t C o m p l e t e d s e r v i c i n g n e t w o r k s a p p l i c a t i o n u n d e r " C a n a d a B u i l d s P r o g r a m * ( B ) A l t e r n a t i v e : R e p o r t t o C o u n c i l o n o p t i o n s / m e f h o d s t o r e d u c e w a t e r l o s s 4 . I m p l e m e n t g r e e n e n e r g y I n s t a l l a t i o n o f C o m p l e t e d o p t i o n s f o r m u n i c i p a l f a c i l i t i e s o p t i o n s r e c o m m e n d e d b y e n e r g y a u d i t a n d a p p r o v e d b y C o u n c i l 5 . C r e a t e a n e c o n o m i c I n v e n t o r y o f " G r e e n " | 0 i d e v e l o p m e n t a w a r e n e s s m e a s u r e s a c h i e v e d p r o g r a m p r o m o t i n g B a y h a m a s . i a n d p r o m o t i o n p l a n a h G r e e n C o m m u n i t y ' i m p l e m e n t e d 6 . D e v e l o p g r o u n d w a t e r R e p o r t o n P o l i c i e s t o S u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f S o u r c e W a t e r p r o t e c t i o n p o l i c i e s C o u n c i l P r o t e c t i o n P l a n R e p o r t 7 . E n c o u r a g e b r o w n f i e l d I n v e n t o r y o f O u t s t a n d i n g d e v e l o p m e n t w h e r e b r o w n f i e l d s i t e s a p p r o p r i a t e A s c a n b e s e e n f r o m t h e a b o v e s u m m a r y , t h e r e a r e a n u m b e r o f i t e m s t h a t d o r e m a i n o u t s t a n d i n g , t h o u g h t h e t i m e t a b l e o f t h i s P l a n d o e s n o t e x p i r e u n t i l t h e e n d o f 2 0 1 3 . S t a f f w o u l d a d v i s e t h a t w h i l e m a n y o f t h e o u t s t a n d i n g i t e m s a r e i n p r o g r e s s , t h e r e a r e s o m e t h a t w i l l n o t b e a c h i e v e d . T h e r e a r e s e v e r a l c o n t r i b u t i n g f a c t o r s , i n c l u d i n g s o m e s h i f t s i n C o u n c i l p r i o r i t i e s o v e r t h i s p e r i o d , n e w a n d i m p a c t i n g l e g i s l a t i o n / r e g u l a t i o n , a n d s t a f f i n g c h a n g e s . I n g e n e r a l , i t i s a l s o s u g g e s t e d t h a t t h i s b e i n g t h e f i r s t S t r a t e g i c P l a n f o r B a y h a m , i t w a s q u i t e a g g r e s s i v e o v e r a b r o a d r a n g e o f g o a l s . A t t h i s t i m e , s t a f f s u g g e s t t h a t C o u n c i l r e v i e w t h e g o a l s a n d p a r t i c u l a r l y t h e s t r a t e g i c p r i o r i t i e s t h a t r e m a i n o u t s t a n d i n g , a n d c o n f i r m t h a t t h e s e r e m a i n t h e p r i o r i t i e s . U p o n c o n f i r m a t i o n , s t a f f w i l l t h e n r e p o r t o n a n u p d a t e d t i m e t a b l e f o r t h o s e t o b e a c h i e v e d . A t t a c h m e n t s N o n e S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) N / A R e c o m m e n d a t i o n T H A T C o u n c i l r e v i e w a n d c o n f i r m t h e r e m a i n i n g s t r a t e g i c p r i o r i t i e s w i t h i n t h e c u r r e n t S t r a t e g i c P l a n , a n d t h a t s t a f f f u r t h e r r e p o r t w i t h u p d a t e d t i m e t a b l e s . ^ i t t b y ^ » ~ \ y i n i l K y l g e r , J ^ d m i n i s t t ' a t o r S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g S t r a t e g i c P l a n P a g e 7 o f 9 Page 8 of 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 8 4 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E S P E C I A L M E E T I N G H E L D O C T O B E R 7 , 2 0 1 3 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d O c t o b e r 7 , 2 0 1 3 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 7 I n d a y o f O c t o b e r 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 4 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f P a g e 9 o f 9