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HomeMy WebLinkAboutApril 03, 2014 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Thursday, April 3, 2014 7:00 p.m. 8:00 p.m. - Public Meeting - Drainage Page 1. CALL TO ORDER 2. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3. APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS 6 - 11 (a) Minutes of the budget meeting held March 18, 2014. 12 - 21 (b) Minutes of the regular meeting of Council held March 20, 2014. (c) Added Item(s) 4. DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1. Delegations 22 (a) 7:05 p.m. - Margot Auber - regarding Polestars Community Improvement Initiative progress update and additional details with respect to a funding request 2. Statements By Council 3. Updates On Projects (a) Harbour Divestiture 5. INFORMATION ITEMS 23 - 26 (a) Correspondence dated March 24, 2014 from Association of Municipalities Ontario regarding "New Accountability and Transparency Act for Broader Public Sector with Proposed New Requirements to Be Imposed on Municipal Governments". File: A01 27 (b) Correspondence dated March 24, 2014 from Canada Post Page 1 of 141 Regular Council Public Meeting Agenda April 3, 2014 Page regarding "Potential closure on Saturdays and realignment of weekday hours at the Port Burwell Post Office". File: A01 28 (c) Correspondence dated March 14, 2014 from Libro Credit Union regarding "Grant Program Open House". File: A01 29 - 30 (d) Correspondence dated March 28, 2014 from Association of Municipalities Ontario regarding "New Building Canada Fund Announced - Agreement with Provincial Government Required to Allocate Funding in Ontario". File: A01 31 (e) Correspondence dated March 14, 2014 from Joe Preston, MP regarding "Volunteer Appreciation Week". File: A16 32 - 33 (f) Correspondence dated March 31, 2014 from Ministry of Consumer Services regarding "Ontario One Call". File: A16 34 - 35 (g) Bayham Harbourfront Committee minutes of meeting held March 11, 2014. File: C06 36 - 37 (h) Museums Bayham minutes of meeting held March 19, 2014. File: C06 38 (i) Copy of resolution passed by the Municipality of Niagara January 16, 2014 regarding "Long Term Energy Plan". File: C10 39 - 40 (j) Copy of correspondence dated March 17, 2014 from Wollaston Township to Premier Kathleen Wynne regarding "Provincial Direction Regarding Development on Private Roads". File: C10 41 - 43 (k) Memo dated March 21, 2014 from County of Elgin regarding "Actual 2013 Policing Costs". File: F11 44 (l) Correspondence dated March 2014 from Ministry of Citizenship and Immigration regarding "Lincoln M. Alexander Award 2014". File: M00 45 - 46 (m) Correspondence dated March 14, 2014 from Association of Municipalities Ontario regarding "OPP Policed Comm unities Update". File: P17 47 - 48 (n) Correspondence dated March 25, 2014 from Ministry of Community Safety and Correctional Services regarding "OPP Page 2 of 141 Regular Council Public Meeting Agenda April 3, 2014 Page Billing Model". File: P17 6. PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 7. ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 1. Correspondence and Reports 2. PUBLIC MEETING Public Meeting 8:00 p.m. - Breedon Municipal Drain - to consider Spriet Associates Engineer's Report #213216 dated February 20, 2014. (Report attached in Section 12 By-Law 2014-033) Declaration of Pecuniary Interest and the General Nature Thereof Staff Presentation 49 - 53 Staff Report DR2013-002 regarding "Breedon Municipal Drain". File: E09 Public Comments Council Comments and Questions Adjournment Disposition of Item 8. PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 54 - 58 (a) Staff Report PR2014-01 regarding "Designation of Lands as Part of Road System - Bogus Road". File: T05 Page 3 of 141 Regular Council Public Meeting Agenda April 3, 2014 Page 9. FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL 59 - 68 (a) Cheque Register being Cheque #016344 to Cheque #016423 inclusive totaling $1,222,013.99 and Payroll Disbursements for the period ending March 16, 2014 totaling $55,008.40. 69 - 70 (b) Staff Report P2014-006 regarding "Health and Safety Policy Approval". File: A09 71 (c) Correspondence dated February 15, 2014 from Ben Reddekopp requesting use of Straffordville baseball diamond. (deferred from previous meeting held February 20, 2014) File: C13 72 - 90 (d) Correspondence dated March 21, 2014 from Long Point Region Conservation Authority regarding "2013 Financial Statements". File: F10 91 (e) Memorandum C2014-06 regarding "Property Inquiry". File: C13 92 (f) Memorandum C2014-07 regarding "Fee Waivers". File: F05 93 - 97 (g) Memorandum regarding "HST, Cemetery Fees & Corner Posts". File: C01 98 - 99 (h) Correspondence dated March 25, 2014 from South Central Ontario Region regarding "SCOR EDC". File: D02 100 - 110 (i) Bayham Community Centres Committee draft minutes of meeting held March 27, 2014. (Item 5(c) action required) File: C06 (j) Discussion regarding posting of the vacant Treasurer position. 10. ENVIRONMENT 11. COMMITTEE OF THE WHOLE (a) In Camera. (b) Out of Camera. 12. BY-LAWS 111 - 128 (a) By-Law 2014-033 A Provisional By-Law to provide for drainage works (Breedon Municipal Drain First & Second Reading only) Page 4 of 141 Regular Council Public Meeting Agenda April 3, 2014 Page 129 (b) By-Law 2014-034 A By-Law to appoint Municipal Officers and Employees (Larmour) 130 - 132 (c) By-Law 2014-035 A By-Law to further amend By-Law 2012- 067 (Imposing Cemetery Tariffs and Fees) 133 - 139 (d) By-Law 2014-036 A By Law to impose rates and fees 140 (e) By-Law 2014-037 A By-Law to assume and establish lands as part of the open public highway system (Bogus Road) 141 (f) By-Law 2014-038 A By-Law to confirm all actions of Council 13. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 5 of 141 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O N C o u n c i l C h a m b e r s T u e s d a y , M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 a t 6 : 3 0 p . m . T h e f o u r t h 2 0 1 4 o p e r a t i n g b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T u e s d a y , M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , T r e a s u r e r / A c t i n g A d m i n i s t r a t o r D a v i d A r i s t o n e a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k w a s a b s e n t . D e p a r t m e n t H e a d s i n a t t e n d a n c e w e r e P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i a n d F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r R a n d y W h i t e . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 3 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) A d d e d I t e m 2 0 1 4 - 1 2 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , a c o n f i d e n t i a l p e r s o n a l m a t t e r r e g a r d i n g a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l ( T r e a s u r e r v a c a n c y ) b e a d d e d t o t h e a g e n d a a s a c l o s e d s e s s i o n i t e m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . 2 0 1 4 D R A F T B U D G E T ( a ) D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 ( b ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " 2 0 1 3 S u r p l u s A l l o c a t i o n " F i l e : F 0 5 2 0 1 4 - 1 2 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e 2 0 1 3 a c c u m u l a t e d s u r p l u s o f $ 6 6 , 0 0 0 b e t r a n s f e r r e d t o t h e M u n i c i p a l F a c i l i t i e s R e s e r v e t o a c c o m m o d a t e f u t u r e c a p i t a l c o s t s f o r f a c i l i t i e s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 5 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 6 o f 1 4 1 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 ( c ) S t a f T R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 8 r e g a r d i n g " 2 0 1 4 B u d g e t a n d L e v y " . F i l e : F l l T h e T r e a s u r e r p r e s e n t e d h i s r e p o r t , n o t i n g t h a t t h e o r i g i n a l d r a f t o p e r a t i n g b u d g e t p r e s e n t e d o n J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 p r o p o s e d a 2 0 1 4 l e v y o f $ 3 , 4 4 3 , 3 4 6 , b e i n g $ 2 8 7 , 2 3 9 h i g h e r t h a n t h e 2 0 1 3 l e v y o f $ 3 , 1 5 6 , 3 0 7 , a 9 . 1 0 % i n c r e a s e o v e r 2 0 1 3 . F u r t h e r t o C o u n c i l d i r e c t i o n a t t h e F e b r u a r y 2 7 t h b u d g e t m e e t i n g , t h e b u d g e t w a s r e v i e w e d w i t h d e p a r t m e n t h e a d s , r e s u l t i n g i n r e c o m m e n d a t i o n s f o r n e t r e d u c t i o n s o f $ 1 4 8 , 0 2 5 t o t h e o r i g i n a l l e v y i n c r e a s e o f $ 2 8 7 , 2 3 9 , a s p e r t h e s c h e d u l e a t t a c h e d t o h i s r e p o r t , r e s u l t i n g i n a n a d j u s t e d l e v y i n c r e a s e o f $ 1 3 9 , 2 1 4 . H e c o n f i r m e d t h a t t h e 2 0 1 4 l e v y i n c r e a s e w i l l b e p a r t i a l l y a b s o r b e d b y a s s e s s m e n t a d d e d t o t h e t a x r o l l f o r n e w d e v e l o p m e n t i n 2 0 1 3 , w h i l e n e w g r o w t h w i l l g e n e r a t e a p p r o x i m a t e l y $ 9 1 , 8 6 3 i n a d d i t i o n a l t a x e s . A p p r o v a l a s p r o p o s e d i n t h e s c h e d u l e t o h i s r e p o r t w i l l p r o d u c e a n o v e r a l l 1 . 5 % i n c r e a s e i n t h e m u n i c i p a l t a x l e v y f o r 2 0 1 4 . C o u n c i l q u e s t i o n e d r e d u c t i o n s t o t h e R o a d s a n d F i r e d e p a r t m e n t b u d g e t s a n d w h e t h e r t h e a l l o c a t i o n s w e r e s u f f i c i e n t t o m e e t t h e i r n e e d s w i t h o u t g o i n g o v e r b u d g e t . B o t h t h e F i r e C h i e f a n d t h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r w e r e s a t i s f i e d t h a t t h e d e p a r t m e n t n e e d s w o u l d b e m e t . C o u n c i l w a s a l s o c o n c e r n e d a b o u t d r a w i n g f r o m t h e r e s e r v e s , h o w e v e r t h e T r e a s u r e r a d v i s e d t h a t t h e i n t e n t o f r e s e r v e s i s t o p a y f o r o n e - t i m e , u n e x p e c t e d o r u n u s u a l c o s t s . H e a l s o n o t e d t h a t m o n i e s d r a w n f r o m t h e O P P a n d t h e O M P F r e s e r v e s s h o u l d b e r e p l a c e d a s t h o s e f u n d i n g s o u r c e s w i l l d r y u p i n 3 y e a r s o r s o . A l s o d i s c u s s e d w e r e a v a i l a b i l i t y o f h u m a n r e s o u r c e s t o m a i n t a i n v a r i o u s f l o w e r b e d s , f u n d s f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f s t r e e t o r o v e r h e a d l i g h t i n g a t F i r e S t a t i o n # 1 , c u t s t o t h e l o c a l f e s t i v a l s , t h e S C O R m e m b e r s h i p a n d e l i m i n a t i o n o f c a s h d o n a t i o n s t o l o c a l g r o u p s a n d o r g a n i z a t i o n s . 2 0 1 4 - 1 2 2 M a y o r E n s r e q u e s t e d a r e c o r d e d v o t e o n t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n : M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T a b y - l a w t o e s t a b l i s h a l e v y f o r t h e y e a r 2 0 1 4 a n d a d o p t t a x r a t e s b e d r a f t e d b y t h e T r e a s u r e r b a s e d u p o n a l e v y i n c r e a s e o f $ 1 3 9 , 2 1 4 . ' I n F a v o u r A g a i n s t C o u n c i l l o r C a s i e r x M a y o r E n s x D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i x C o u n c i l l o r K e t c h a b a w x M O T I O N C A R R I E D O N A V O T E O F 3 T O 1 I N F A V O U R P a g e 2 o f 5 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 7 o f 1 4 1 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 ( d ) M u n i c i p a l A s s i s t a n c e A p p l i c a t i o n s S u m m a r y f o r 2 0 1 4 . F i l e : F l l A s s i s t 2 0 1 4 - 1 2 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e P o l e s t a r P r o j e c t r e i m b u r s e m e n t a t 5 0 % o f m a t e r i a l s p u r c h a s e d , u p o n s u b m i s s i o n o f p a i d r e c e i p t s b y M a r g o t ( A u b e r ) P i e t e r s b e d e f e r r e d ; T H A T C o u n c i l a p p r o v e s s u p p o r t t o l o c a l f e s t i v a l s a s f o l l o w s : E d i s o n F e s t C o m m i t t e e $ 1 , 5 0 0 p l u s u p t o $ 3 0 0 v a l u e f o r p o r t a b l e w a s h r o o m & h a n d w a s h s t a n d ; P B H i s t o r i c a l S o c i e t y C a n a d a D a y P a r a d e $ 1 , 1 0 0 , i n c l u d i n g p o r t a b l e w a s h r o o m a n d h a n d w a s h s t a n d ; S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C o m m i t t e e f o r W a t e r m e l o n F e s t $ 1 , 5 0 0 p l u s u p t o $ 8 0 0 v a l u e f o r p o r t a b l e w a s h r o o m s & h a n d w a s h s t a n d s , O t t e r V a l l e y / P o r t B u r w e l l O p t i m i s t C l u b T u b D a z e $ 1 , 5 0 0 p l u s u p t o $ 1 , 3 0 0 v a l u e f o r p o r t a b l e w a s h r o o m s a n d h a n d w a s h s t a n d s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 4 - 1 2 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e f o l l o w i n g i t e m s : - B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y u s e o f E d i s o n M u s e u m f o r s t o r a g e , d i s p l a y , s t u d e n t a n d r e s e a r c h e r s , u s e o f p h o t o c o p i e r a n d s u p p l i e s , u s e o f M u n i c i p a l s i g n ; - E d i s o n f e s t c o m m i t t e e u s e o f V i e n n a M e m o r i a l P a r k , 1 e v e n t , p i c n i c t a b l e s , t r a f f i c c o n e s ; » - O t t e r V a l l e y / P o r t B u r w e l l O p t i m i s t s f o r T u b D a z e , f e n c e p o s t s , p i c n i c t a b l e s , g a r b a g e c a n s , 4 - 5 h o u r s s t a f f a s s i s t a n c e w i t h s e t u p a n d S a n t a C l a u s p a r a d e t r a f f i c c o n t r o l ; - P o l e s t a r P r o j e c t s t a f f a s s i s t a n c e f o r s i g n a g e , t r a f f i c c o n t r o l f o r 1 e v e n t ; - P o r t B u r w e l l H o r t i c u l t u r a l S o c i e t y m o v i n g 1 0 - 1 2 p l a n t e r s t o a p p r o v e d l o c a t i o n s , g r a s s s e e d a n d s o i l , s t a f f a s s i s t a n c e t o w a t e r p l a n t e r b o x e s , h a n g i n g b a s k e t s a n d f l o w e r b e d s , m u l c h o r w o o d c h i p s , p h o t o c o p y n e w s l e t t e r s , u s e o f m u n i c i p a l s i g n ; - P o r t B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y C a n a d a D a y p a r a d e t r a f f i c c o n t r o l ; - P o r t B u r w e l l / V i e n n a U n i t e d C h u r c h u s e o f 5 - 6 p i c n i c t a b l e s J u l y 1 1 0 a m - ; P a g e 3 o f 5 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 8 o f 1 4 1 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 S t r a f f o r d v i l l e S a n t a C l a u s P a r a d e C o m m i t t e e ( L i o n s ) O l d C h a p e l S t r e e t c l o s u r e a n d t r a f f i c c o n t r o l ; - S t r a f f o r d v i l l e F i r e f i g h t e r s u s e o f m u n i c i p a l s i g n ; - S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C o m m i t t e e d u m p s t e r , p i c n i c t a b l e s , i n s t a l l C h r i s t m a s l i g h t s , p l a n t s a n d u p k e e p , i n s t a l l a n d r e m o v e b a n n e r s , u s e o f m u n i c i p a l s i g n , t r a f f i c c o n t r o l f o r W a t e r m e l o n F e s t p a r a d e , p h o t o c o p i e r , p r e p o f p a r k ; - P o r t B u r w e l l L e g i o n e x e m p t i o n o f m u n i c i p a l t a x l e v y u p t o $ 2 , 0 0 0 a n d a s s i s t a n c e w i t h t r a f f i c c o n t r o l f o r R e m e m b r a n c e D a y p a r a d e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 4 - 1 2 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 7 : 2 5 p . m . t o d i s c u s s p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l , i n c l u d i n g m u n i c i p a l o r l o c a l b o a r d e m p l o y e e s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C o n f i d e n t i a l i t e m r e g a r d i n g T r e a s u r e r v a c a n c y . ( c ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 4 - 1 2 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 7 : 3 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . B Y - L A W ( a ) B y - l a w 2 0 1 4 - 0 2 6 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l P a g e 4 o f 5 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 9 o f 1 4 1 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 2 0 1 4 - 1 2 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 4 - 0 2 6 b e r e a d f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 4 - 1 2 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 3 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ r ^ Z O d ^ Z t \ ~ ^ ' \ Q t < S L A ^ } M A Y O R C L E l t K P a g e 5 o f 5 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 1 0 o f 1 4 1 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . P a g e 1 1 o f 1 4 1 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v m e , O N C o u n c i l C h a m b e r s T h u r s d a y , M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p . m . T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , T r e a s u r e r / A c t i n g A d m i n i s t r a t o r D a v i d A r i s t o n e a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i a n d C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k w e r e a b s e n t . P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D q m t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i , F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r R a n d y W h i t e , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r W a s t e w a t e r M a n a g e r E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 6 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 1 2 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d M a r c h 6 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 1 1 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 1 3 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d M a r c h 1 1 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 2 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 ( c ) A d d e d I t e m ( s ) 2 0 1 4 - 1 3 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , a r e q u e s t f o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g r e m e d i a l a c t i o n f o r t h e b r i d g e o n E d i s o n D r i v e , b e a d d e d t o t h e a g e n d a a s i t e m 7 ( b ) . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - I n s p e c t o r B r a d F i s h l e i g h f r o m E l g i n C o u n t y O P P r e g a r d i n g 2 0 1 3 Y e a r E n d R e p o r t . F i l e : P l 7 I n s p e c t o r F i s h l e i g h r e v i e w e d t h e r e p o r t w i t h C o u n c i l , h i g h l i g h t i n g a r e a s o f c o n c e r n n o t i n g a c o n t i n u e d i n c r e a s e i n d o m e s t i c v i o l e n c e , d i s t r a c t e d d r i v i n g a n d f a l s e a l a r m s . F a l s e a l a r m s a r e v e r y t i m e - c o n s u m i n g a s t w o o f f i c e r s m u s t r e s p o n d a n d o f t e n t h e y a r e n o t p a i r e d i n o n e v e h i c l e . T h e r e h a s b e e n a d e c l m e i n c a r c r a s h e s w h e r e a l c o h o l h a s b e e n i n v o l v e d , n o s e a t b e l t s a r e b e i n g u s e d a n d t h o s e c a u s e d b y d i s t r a c t e d d r i v i n g . I n c r e a s e d c r a s h e s h a v e b e e n d u e t o a g g r e s s i v e d r i v i n g a n d a n i m a l r e l a t e d . T h e v o l u n t e e r a u x i l i a r y o f f i c e r s h a v e a f u l l c o m p l e m e n t o f 1 5 m e m b e r s . T h e s e i n d i v i d u a l s a r e u s u a l l y e m p l o y e d e l s e w h e r e a n d m u s t m e e t t h e s a m e t r a i n i n g r e q u i r e m e n t s a s a r e g u l a r p o l i c e o f f i c e r . C o u n c i l l o r C a s i e r t h a n k e d I n s p e c t o r F i s h l e i g h o n t h e e x c e l l e n t s e r v i c e s p r o v i d e d b y t h e E l g i n O P P d e t a c h m e n t . 2 0 1 4 - 1 3 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e O P P 2 0 1 3 y e a r e n d r e p o r t a s p r e s e n t e d b y I n s p e c t o r B r a d F i s h l e i g h b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L ( a ) G a s W e l l L e a k P a g e 2 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 3 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 T h e F i r e C h i e f p r o v i d e d a n u p d a t e o n t h e s t a t u s o f t h e G a s W e l l l e a k , n o t i n g t h a t w i t h t h e c u r r e n t s n o w - m e l t a n d r a i n t h e w a t e r l e v e l s i n t h e c r e e k a r e r i s i n g . E q u i p m e n t h a s b e e n p l a c e d t o h e l p p r o t e c t t h e p i p e s h o u l d t h e c r e e k o v e r f l o w , w o r k e r s h a v e b e e n p u l l e d o f f t h e s i t e a n d a n e x c a v a t o r b r o u g h t i n t o o p e n u p t h e i c e i n t h e h a r b o u r t o r e d u c e t h e r i s k o f f l o o d i n g . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e S t a f f a d v i s e d t h e r e h a s b e e n n o r e s p o n s e t o t h e m o s t r e c e n t l e t t e r s e n t t o S m a l l C r a f t H a r b o u r s . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 4 , 2 0 1 4 f r o m E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e r e g a r d i n g " L a n d U s e C h a n g e s " . F i l e : A 0 1 ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 6 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o r e g a r d i n g " W y n n e G o v e r n m e n t E m b r a c e s P r o v i n c i a l O v e r s i g h t o f M u n i c i p a l G o v e r n m e n t " . F i l e : A 1 6 C o u n c i l l o r I C e t c h a b a w v o i c e d c o n c e r n s t h a t " P r o v i n c i a l o v e r s i t e o f M u n i c i p a l G o v e r n m e n t " p r o p o s e d b y P r e m i e r W y n n e , w o u l d c r e a t e u n n e c e s s a r y a n d i n c r e a s e d w o r k l o a d f o r a l r e a d y b u r d e n e d m u n i c i p a l s t a f f a n d a d d t o t h e s p i r a l i n g c o s t s t o l o c a l t a x p a y e r s . 2 0 1 4 - 1 3 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e A M O e m a i l c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 6 , 2 0 1 4 i n o p p o s i t i o n t o t h e P r o v i n c i a l G o v e r n m e n t p r o p o s a l t o c r e a t e n e w m u n i c i p a l a c c o u n t a b i l i t y m e a s u r e s a n d a s s e r t g r e a t e r P r o v i n c i a l o v e r s i g h t o v e r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t w h i c h w o u l d r e p r e s e n t d u p l i c a t i o n , i n e f f i c i e n c y a n d i n c r e a s e c o s t s t o m u n i c i p a l g o v e r n m e n t ; A N D T H A T a c o p y o f t h i s r e s o l u t i o n b e f o r w a r d e d t o P r e m i e r W y n n e , t h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g , t h e M i n i s t e r o f F i n a n c e , L e a d e r s o f t h e O p p o s i t i o n a n d t h e l o c a l M . P . P . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 1 2 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 5 , 2 0 1 4 f r o m M P P , R a n d y P e t t a p i e c e r e g a r d i n g " R e s o l u t i o n o n J o i n t a n d S e v e r a l L i a b i l i t y " . F i l e : C 1 0 P a g e 3 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 4 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 ( e ) R e s p o n s e f r o m P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e r e g a r d i n g " E l e c t r i c i t y R a t e s R e s o l u t i o n " . F i l e : C 1 0 ( 0 C o p y o f r e s o l u t i o n p a s s e d M a r c h 1 1 , 2 0 1 4 b y t h e T o w n s h i p o f S c h r e i b e r r e g a r d i n g " " R e q u a l i f i c a t i o n o f B u i l d i n g O f f i c i a l s " . F i l e : C 1 0 ( g ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n s h i p o f P r i n c e t o M i n i s t e r o f T r a n s p o r t r e g a r d i n g " C N R a i l - C a n c e l l a t i o n o f A l g o m a C e n t r a l R a i l w a y S e r v i c e f r o m S a u l t S t e . M a n e t o H e a r s t " F i l e : C 1 0 ( h ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 1 0 , 2 0 1 4 f r o m C h i l d c a n r e q u e s t i n g d o n a t i o n . F i l e : C 1 3 ( i ) M u l t i S e r v i c e C e n t r e N e w s l e t t e r " M S C E - L e t t e r " d a t e d M a r c h 2 0 1 4 . F i l e : M 0 7 G ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 6 , 2 0 1 4 f r o m t h e T o w n o f G r e a t e r N a p a n e e r e g a r d i n g " O P P B i l l i n g M o d e l " . F i l e : P 1 7 0 P P ( k ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 0 , 2 0 1 4 f r o m S e g u i n T o w n s h i p r e g a r d i n g " U n f a i r P r o p o s e d O P P F u n d i n g M o d e l " F i l e : P 1 7 0 P P 2 0 1 4 - 1 3 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a a w " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) a n d 5 ( c ) t h r o u g h 5 ( j ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 4 - 1 3 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e S e g u i n T o w n s h i p c o r r e s p o n d e n c e e n c o u r a g i n g e n g a g e m e n t o f r e s i d e n t s a n d p r o p e r t y o w n e r s i n a l e t t e r c a m p a i g n t o P r e m i e r W y n n e , t h e A t t o r n e y G e n e r a l , t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , t h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g , L e a d e r s o f t h e o p p o s i t i o n a n d t h e l o c a l M P P t o r e c o n s i d e r t h e O P P f u n d i n g m o d e l t o e n s u r e i t p r o m o t e s f a i r n e s s , a s O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s w e r e p r o m i s e d ; P a g e 4 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 5 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 A N D T H A T s t a f f p r e p a r e a n d p o s t a n o t i c e a n d s a m p l e l e t t e r o n t h e B a y h a m w e b s i t e e n c o u r a g i n g r e s i d e n t s a n d p r o p e r t y o w n e r s t o a d d t h e i r v o i c e a g a i n s t t h e O F F a n d M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s ( M C S C S ) p r o p o s a l t h a t O P P b i l l i n g s b e b a s e d o n t h e n u m b e r o f h o u s e h o l d s i n t h e m u n i c i p a l i t y , a s w e l l a s t o s i g n i f i c a n t l y i n c r e a s e t h e i r c h a r g e s f o r " f i x e d " c o s t s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g r e g a r d i n g " P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t , 2 0 1 4 a n d S u m m a r y o f K e y C h a n g e s " . F i l e : D O O T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t s h e h a d p a r t i c i p a t e d i n a w e b i n a r t o d a y a n d n o t e d t h a t t h e l i s t o f k e y c h a n g e s e n c o u r a g e s a g r i - t o u r i s m a n d v a l u e - a d d e d p u r p o s e s w i t h c o n c e n t r a t i o n o n p r e s e r v i n g a g r i c u l t u r a l l a n d s , d e v e l o p i n g h e a l t h y a n d a c t i v e c o m m u n i t i e s , e n c o u r a g i n g a l t e r n a t i v e t r a n s p o r t a t i o n s u c h a s w a l k i n g , c y c l i n g a n d o t h e r p h y s i c a l m o d e s . N e w d e v e l o p m e n t o n p r i v a t e s e r v i c e s , p r e v i o u s l y l i m i t e d t o a m a x i m u m o f f i v e l o t s , a r e n o l o n g e r l i m i t e d t o f i v e , h o w e v e r , a r e a s s e s s e d b a s e d o n i m p a c t s t o p r i v a t e w a t e r s u p p l y a n d o t h e r e n v i r o n m e n t a l i m p a c t s e t c . A s w e l l , t h e r e a r e c o n s i d e r a t i o n s t o a d a p t i n g u n u s e d r o a d a l l o w a n c e s i n t o r e c r e a t i o n a l t r a i l s . 2 0 1 4 - 1 3 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t , 2 0 1 4 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . t t C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 3 r e g a r d i n g " L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e - F u t u r e C o n s i d e r a t i o n s " . F i l e : D l . G e n T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e r e w o u l d b e t r a i n i n g r e q u i r e d t o a s s u m e t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e a t t h e l o w e r t i e r l e v e l . I t w a s r e m a r k e d t h e r e i s a l r e a d y l o c a l r e p r e s e n t a t i o n a t t h e C o u n t y l e v e l , h o w e v e r , i t w a s s u g g e s t e d t h a t a r e v i e w m a y b e a p p r o p r i a t e i n 5 y e a r s . 2 0 1 4 - 1 3 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 3 r e g a r d i n g t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e b e r e c e i v e d ; A N D T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e o p t i o n a s r e c o m m e n d e d i n t h e C o u n t y S t a f f R e p o r t d a t e d M a r c h 3 1 , 2 0 1 1 u p d a t e d F e b r u a r y 1 1 , 2 0 1 4 t h a t t h e C o u n t y m a i n t a i n s t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 6 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 7 . R O A D S , A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 1 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n I I F i l e : E 0 9 2 0 1 4 - 1 3 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 1 r e g a r d i n g t h e B r e e d o n D r a i n b e r e c e i v e d ; T H A T t h e C o u n c U o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e r e c e i p t o f R e p o r t # 2 1 3 2 1 6 d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 f o r t h e B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n , a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , a n d f i l e d w i t h t h e C l e r k o n M a r c h 4 , 2 0 1 4 ; T H A T C o u n c i l s e t a d a t e f o r t h e P u b l i c M e e t i n g t o b e h e l d o n A p r i l 3 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . t o c o n s i d e r t h e R e p o r t ; A N D T H A T S t a f f b e d i r e c t e d t o m a i l a N o t i c e o f P u b l i c M e e t i n g a n d R e p o r t t o a U p e r s o n s a s s e s s e d t o t h i s d r a i n a g e w o r k s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e D r a i n a g e A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) R e q u e s t f o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g r e m e d i a l a c t i o n f o r t h e b r i d g e o n E d i s o n D r i v e . T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r a d v i s e d t h a t h e , M a y o r E n s a n d C o u n c i l l o r C a s i e r m e t w i t h t h e E l g i n C o u n t y E n g i n e e r C l a y t o n W a l t e r s a n d C A O M a r k M a c D o n a l d f o r a s i t e m e e t i n g a t t h e b r i d g e o n E d i s o n D r i v e , V i e n n a e a r l i e r i n t h e d a y . T h e y h a d d i s c u s s e d w h a t c o u l d b e d o n e t o e i t h e r u p g r a d e t h e b r i d g e o r t o p r o v i d e s u i t a b l e a c c e s s f o r r e s i d e n t s o n t h e o t h e r s i d e o f t h e c r e e k . T h e o p t i o n t o r e - o p e n C r e e k R o a d t o t h e w e s t a n d n o r t h t o L i g h t L i n e m a y b e a n o p t i o n . C o u n c i l w a s i n a g r e e m e n t t h a t C o u n t y C o u n c i l b e r e q u e s t e d t o d i r e c t t h e i r E n g i n e e r i n g s t a f f t o p r o c e e d w i t h s t e p s t o r e m e d y t h e s i t u a t i o n , w i t h t h e e x p e c t a t i o n t h a t t h e w o r k s b e c o m p l e t e d i n 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 1 3 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w t " T H A T t h e C o u n t y o f E l g i n b e r e q u e s t e d t o t a k e t h e n e c e s s a r y a c t i o n t o r e c t i f y t h e s i t u a t i o n c a u s e d b y t h e d o w n g r a d i n g o f t h e b r i d g e o n E d i s o n D r i v e , V i e n n a , b y e i t h e r r e p a i r i n g o r u p g r a d i n g t h e b r i d g e t o a s t a n d a r d t h a t w i l l l e g a l l y a c c o m m o d a t e v e h i c l e s o f h e a v i e r w e i g h t s s u c h a s e m e r g e n c y , f u e l , g a r b a g e t r u c k s a n d f a r m m a c h i n e r y o r b y u n d e r t a k i n g r o a d c o n s t r u c t i o n t o b r i n g C r e e k R o a d , f r o m E d i s o n D r i v e t o L i g h t L i n e , t o a l e v e l t h a t w i l l a c c o m m o d a t e s u c h v e h i c l e s a n d b e o p e n f o r p u b l i c u s e o r a n y o t h e r o p t i o n t h a t i s s u i t a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y ' s n e e d s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 6 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 7 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 4 r e g a r d i n g " 6 2 0 8 P l a n k R o a d ( F o r m e r V i e n n a L i b r a r y ) " . F i l e : A 1 9 2 0 1 4 - 1 4 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 4 r e g a r d i n g t e n d e r b i d s f o r d e m o l i t i o n o f 6 2 0 8 P l a n k R o a d , V i e n n a b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a w a r d s t h e c o n t r a c t t o d e m o l i s h t h e b u i l d i n g a t 6 2 0 8 P l a n k R o a d t o P B R E x c a v a t i n g i n t h e a m o u n t o f $ 1 5 , 0 0 0 p l u s t a x e s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f r o m T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h r e g a r d i n g " E a s t e r S u n r i s e S e r v i c e " F i l e : C 1 3 2 0 1 4 - 1 4 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e r e q u e s t f r o m F r e d S h e U y o n b e h a l f o f t h e T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h t o h a v e a C a m p F i r e t y p e b u r n o n t h e E a s t B e a c h i n P o r t B u r w e l l n e a r t h e d i s a b l e d r a m p f o r t h e E a s t e r S u n r i s e S e r v i c e o n S u n d a y A p r i l 2 0 b e t w e e n 5 : 0 0 a n d 8 : 0 0 a . m . b e a p p r o v e d , s u b j e c t t o p r o v i s i o n o f p r o o f o f l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 ; T H A T a b u r n p e r m i t b e o b t a i n e d ; T H A T t h e p e r m i t f e e o f $ 2 5 . 0 0 b e w a i v e d ; A N D T H A T t h e c l e a n u p o f t h e a r e a b e t h e r e s p o n s i b i l t y o f t h e u s e r s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " A n i m a l R e s c u e F a c i l i t y " . F i l e : P 0 1 2 0 1 4 - 1 4 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T a c c o r d i n g t o B y - L a w 2 0 0 9 - 0 5 9 , S e c t i o n 4 . 6 , C o u n c i l a u t h o r i z e s T e r e s a P r e s s e y t o o p e r a t e a n a p p r o v e d A n i m a l R e s c u e F a c i l i t y a t 5 4 7 2 6 C a l t o n L i n e f o r t h e y e a r e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 4 ; P a g e 7 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 8 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 A N D T H A T t h e A n i m a l R e s c u e F a c i l i t y i s e x e m p t f r o m t h e r e q u i r e m e n t t o p a y a l i c e n c e f e e f o r d o g s i n t h e f a c i l i t y f o r t h e p u r p o s e o f r e s c u e a n d a d o p t i o n f o r t h e f i r s t y e a r f r o m t h e d a t e s u c h d o g i s h a r b o u r e d b y o r i n p o s s e s s i o n o f t h e R e s c u e F a c i l i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 9 . F I N A N C E , A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 2 5 3 t o C h e q u e # 0 1 6 3 3 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e # 0 1 6 2 4 6 t o t a l i n g $ 2 5 3 , 0 3 4 . 5 3 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 2 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 7 , 7 7 1 . 5 3 . 2 0 1 4 - 1 4 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 2 5 3 t o C h e q u e # 0 1 6 3 3 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 6 2 4 6 t o t a l i n g $ 2 5 3 , 0 3 4 . 5 3 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 2 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 7 , 7 7 1 . 5 3 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " P r o v i n c i a l P a r k S e w e r C o n n e c t i o n " F i l e : L 0 4 2 0 1 4 - 1 4 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w 2 0 1 4 - 0 0 4 , b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t w i t h t h e M i n i s t e r o f N a t u r a l R e s o u r c e s f o r t h e i n s t a l l a t i o n a n d c o n n e c t i o n o f s a n i t a r y s e w e r s e r v i c e s t o a c c o m m o d a t e a t r a i l e r s a n i t a r y d u m p i n g s t a t i o n a t t h e P o r t B u r w e l l P r o v i n c i a l P a r k , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 1 2 M o n t h S u r v e i l l a n c e A u d i t R e p o r t . F i l e : E 0 8 2 0 1 4 - 1 4 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 1 2 M o n t h S u r v e i l l a n c e A u d i t R e p o r t b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 8 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 1 9 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 ( b ) B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n Q u a l i t y M a n a g e m e n t R e v i e w 2 0 1 3 . F i l e : E 0 8 I t w a s a g r e e d t h a t a n o p e n h o u s e b e h e l d a t t h e R i c h m o n d w a t e r t r e a t m e n t p l a n t i n m i d - A p r i l , w i t h a p u b l i c m e e t i n g t o b e h e l d a f e w w e e k s a f t e r , o n c e t h e i n v o i c e s f o r t h e p r o j e c t h a v e a l l b e e n r e c e i v e d a n d c o s t s c a l c u l a t e d . I t w a s n o t e d t h a t t h e P u b l i c H e a l t h a d v i s o r y f o r h i g h l e v e l s o f s o d i u m w i l l c o n t i n u e a s i t u s e d a s p a r t o f t h e p u r i f i c a t i o n p r o c e s s . 2 0 1 4 - 1 4 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n Q u a l i t y M a n a g e m e n t R e v i e w 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 4 - 1 4 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 8 : 4 5 p . m . t o d i s c u s s : p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l , i n c l u d i n g m u n i c i p a l o r l o c a l . b o a r d e m p l o y e e s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 . ( c ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 6 , 2 0 1 4 . ( d ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 1 1 , 2 0 1 4 . ( e ) C o n f i d e n t i a l S t a f f R e p o r t r e g a r d i n g l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s . ( F i r e f i g h t e r T r a i n i n g A t t e n d a n c e ) ( f ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 3 - 1 4 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 9 : 1 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 2 0 o f 1 4 1 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w Z 6 2 7 - 2 0 1 4 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( b ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 0 4 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t ( S e w e r S e r v i c e s I n s t a l l a t i o n a n d C o n n e c t i o n ) ( c ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 1 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a l e v y f o r t h e y e a r 2 0 1 4 t o a d o p t t a x r a t e s , p r o v i d e f o r p e n a l t y a n d i n t e r e s t i n d e f a u l t o f p a y m e n t a n d t h e c o l l e c t i o n t h e r e o f ( d ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 2 A b y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t ( L a r m o u r - a g r e e m e n t n o t a v a i l a b l e a t t i m e o f p u b l i s h i n g ) 2 0 1 4 - 1 4 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w s Z 6 2 7 - 2 0 1 4 , 2 0 1 4 - 0 0 4 , 2 0 1 4 - 0 3 1 a n d 2 0 1 4 - 0 3 2 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 0 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 4 - 1 5 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 0 b e r e a d f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N D ^ I O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 4 - 1 5 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 1 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y y ^ A ^ j a ^ o M A Y O R C L E R I C P a g e 1 0 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 . . . P a g e 2 1 o f 1 4 1 ^ P a g e 1 o f 1 f L y n d a M i l l a r d F r o m : M a r g o t A u b e r [ m a r g o t . e l i z a b e t h @ w o r d s m i t h m e . c a S e n t : T h u r s d a y , M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 1 1 : 2 0 P M T o : L y n d a M i l l a r d C c : J i m T o n e S u b j e c t : P o l e s t a r s E v e n t G o o d e v e n i n g , L y n d a . W e h a v e c o n f i r m e d a d a t e f o r t h e P o l e s t a r s e v e n t - W e d n e s d a y , M a y 1 4 . I n p r e p a r a t i o n f o r t h a t , w e h a v e o n e r e q u e s t t o m a k e o f C o u n c i l w i t h r e s p e c t t o f m a n c l a l S U P P O r t ^ a n d t h a t i s ' o n i y f o r t h e - c o s t o f t - s h i r t s f o r e a c h s t u d e n t a n d s t a f f m e m b e r a t F t . B u r w e l l P u b l i c S c h o o l t o w e a r o n t h e d a y o f t h e e v e n t a n d k e e p a s a m o m e n t o a f t e r w a r d . W e , a s a g r o u p , h a v e e i t h e r f o u n d s p o n s o r s o r s u p p o r t e r s f o r a l l o t h e r e l e m e n t s o f t h e e v e n t d a y , o r c o v e r e d t h e c o s t s o u r s e l v e s . A t t h i s p o i n t , w e d o n ' t h a v e a n a b s o l u t e f i n a l c o u n t o n t h e n u m b e r o f t - s h i r t s r e q u i r e d . H o w e v e r t o g i v e y o u a n ^ p p r o x ; i d e a ; w e b e l i e v e i t i s c l o s e t o 1 7 2 s t u d e n t s a n d a d o z e n s t a f f . B a s e d o n t h a t , t h e f i n a n c i a l s u p p o r t w e a r e s e e k i n g i s e s t i m a t e d a s f o l l o w s : 1 8 4 t - s h i r t s A t a c o s t o f $ 7 . 5 0 e a c h t o p r o d u c e T o t a l C o s t : $ 1 , 3 8 0 . 0 0 + a p p l i c a b l e t a x W e h a v e a s u p p l i e r w h o a l r e a d y h a s t h e a r t w o r k f o r t h e t - s h i r t s a n d h a s p r o d u c e d a n u m b e r f o r u s t o t h i s p o i n t , - w h i c h w e h a v e s o l d t o t h e g e n e r a l p u b l i c t o h e l p r a i s e f u n d s f o r t h e e v e n t i t s e l f . k n o w f i n a n c i a l s u p p o r t f o r t h e P o l e s t a r s P r o g r a m w a s o n t h e a g e n d a a t a r e c e n t M u n i c i p a l b u d g e t m e e t m g T b u t a m n o t a w a r e o f t h e f i n a l o u t c o m e . W e h o p e o u r r e q u e s t f i t s w i t h i n y o u r b u d g e t e d p a r a m e t e r s . I f y o u r e q u i r e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , p l e a s e l e t m e k n o w . I n t h e m e a n t i m e , w e l o o k f o r w a r d t o y o u r t h o u g h t s . R e g a r d s , M a r g o t 3 / 2 1 / 2 0 1 4 7 : 0 5 p . m . - M a r g o t A u b e r - r e g a r d i n g P o l e s t a r s C o m m u n i t y I m p . . . P a g e 2 2 o f 1 4 1 ^ P a g e 1 o f 1 L y n d a M i l l a r d ^ 1 F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a ] S e n t : M o n d a y , M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 5 : 3 6 P M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : T o d a y - R e l e a s e o f P r o v i n c e ' s N e w A c c o u n t a b i l i t y M e a s u r e s T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L M a r c h 2 4 . 2 0 1 4 T o d a y t h e g o v e r n m e n t t a b l e d a B i l l t h a t s e t s o u t n u m e r o u s c h a n g e s t o t h e B r o a d e r P u b l i c S e c t o r . A t t a c h e d i s i n f o r m a t i o n o n w h a t i t m e a n s f o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s . I t p r o p o s e s t o r e q u i r e a m u n i c i p a l o m b u d s m a n f o r s e r v i c e d e l i v e r y c o m p l a i n t s a n d a l s o p r o p o s e s t h a t t h e O n t a r i o O m b u d s m a n h a s o v e r s i g h t w h e t h e r o r n o t t h e r e i s a m u n i c i p a l o m b u d s m a n o r c l o s e d m e e t i n g i n v e s t i g a t o r o t h e r t h a n t h e O n t a r i o O m b u d s m a n . T h e g o v e r n m e n t h a s c l a r i f i e d t h a t t h e o m b u d s m a n ( m u n i c i p a l o r O n t a r i o ) w i l l N O T h a v e j u r i s d i c t i o n o v e r p o l i c e s e r v i c e b o a r d s , l i b r a r y b o a r d s , a n d o t h e r s c u r r e n t l y e x e m p t e d . P l e a s e r e a d t h e a t t a c h e d d o c u m e n t s o t h a t y o u u n d e r s t a n d t h e s c o p e o f t h e c h a n g e s w h i c h r e f l e c t s A M O ' s i n i t i a l b r i e f i n g . A M O h a s a l s o e x p r e s s e d c o n c e r n s t h a t t h e M O U p r o c e s s w a s m a r g i n a l i z e d o n t h i s p o l i c y m a t t e r o f t h e g o v e r n m e n t w h i c h i s a m a j o r d i s a p p o i n t m e n t . P L E A S E N O T E A M O B r e a k i n g N e w s w i l l b e b r o a d c a s t t o t h e m e m b e r m u n i c i p a l i t y ' s c o u n c i l , a d m i n i s t r a t o r a n d c l e r k . R e c i p i e n t s o f t h e A M O b r o a d c a s t s a r e f r e e t o r e d i s t r i b u t e t h e A M O b r o a d c a s t s t o o t h e r m u n i c i p a l s t a f f a s r e q u i r e d . W e h a v e d e c i d e d t o n o t a d d o t h e r s t a f f t o t h e s e b r o a d c a s t l i s t s i n o r d e r t o e n s u r e a c c u r a c y a n d e f f i c i e n c y i n t h e m a n a g e m e n t o f o u r v a r i o u s b r o a d c a s t l i s t s . D I S C L A I M E R T h e s e a r e f i n a l v e r s i o n s o f A M O d o c u m e n t s . A M O a s s u m e s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d i s c r e p a n c i e s t h a t m a y h a v e b e e n t r a n s m i t t e d w i t h t h e e l e c t r o n i c v e r s i o n . T h e p r i n t e d v e r s i o n s o f t h e d o c u m e n t s s t a n d a s t h e o f f i c i a l r e c o r d . 3 / 2 5 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 3 o f 1 4 1 ~ T a - V . T . M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 N e w A c c o u n t a b i l i t y a n d T r a n s p a r e n c y A c t f o r B r o a d e r P u b l i c S e c t o r w i t h P r o p o s e d N e w R e q u i r e m e n t s t o B e I m p o s e d o n M u n i c i p a l G o v e r n m e n t s T o d a y t h e g o v e r n m e n t i n t r o d u c e d n e w a c c o u n t a b i l i t y l e g i s l a t i o n w h i c h i s b r o a d i n s c o p e a n d d e a l s w i t h , a m o n g o t h e r m a t t e r s : o E x p a n d i n g O n t a r i o O m b u d s m a n ' s r o l e t o m u n i c i p a l i t i e s , s c h o o l b o a r d s , a n d p u b l i c l y f u n d e d u n i v e r s i t i e s ; t h e p r o c e s s e s f o r e a c h w i l l b e s o m e w h a t d i f f e r e n t . o E x p a n d i n g t h e r o l e o f t h e O n t a r i o O m b u d s m a n a f t e r m u n i c i p a l l o c a l c o m p l a i n t p r o c e s s e s a r e c o m p l e t e d . o E s t a b l i s h i n g a P a t i e n t O m b u d s m a n t o h e l p p a t i e n t s r e s o l v e c o m p l a i n t s a g a i n s t p u b l i c h o s p i t a l s , l o n g - t e r m c a r e h o m e s , a n d C o m m u n i t y C a r e A c c e s s C e n t r e s . o P r o v i d i n g M a n a g e m e n t B o a r d o f C a b i n e t t h e a u t h o r i t y t o o b t a i n c o m p e n s a t i o n i n f o r m a t i o n a n d r e g u l a t o r y a u t h o r i t y t o s e t c o m p e n s a t i o n f r a m e w o r k s a n d u n d e r t a k e c o m p l i a n c e a u d i t s a p p l i c a b l e t o e x e c u t i v e s o f d e s i g n a t e d e m p l o y e r s i n t h e b r o a d e r p u b l i c s e c t o r ( i . e . , h o s p i t a l s , u n i v e r s i t i e s , c o l l e g e s , s c h o o l b o a r d s , H y d r o O n e a n d p r o v i n c i a l h y d r o e n t i t i e s , C o m m u n i t y C a r e A c c e s s C e n t r e s , a n d o t h e r s i f p r e s c r i b e d ) a n d r e q u i r e o r g a n i z a t i o n s t o p o s t t h e i r b u s i n e s s p l a n s a n d o t h e r r e l e v a n t f i n a n c i a l d o c u m e n t s . o C l a r i f y i n g r e t e n t i o n o f e m a i l s a n d o f f e n c e s a g a i n s t w i l f u l d e s t r u c t i o n , c o n c e a l m e n t , w h i c h i s t o a p p l y t o m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s a s w e l l t h r o u g h a m e n d m e n t s t o M F I P A . o I d e n t i f y i n g e x p e n s e s o f M P P s i n c l u d i n g o u t o f r i d i n g e x p e n s e s t o b e p o s t e d a n d 9 0 d a y t i m e l i n e f o r p o s t i n g . o C h a n g e s t o t h e L o b b y i s t s R e g i s t r a t i o n A c t i n c l u d i n g a d d i t i o n a l i n v e s t i g a t i o n a u t h o r i t y a n d i n c r e a s e d p e n a l t i e s f o r n o n - c o m p l i a n c e . T h e B i l l i t s e l f w i l l n o t b e a v a i l a b l e p u b l i c l y u n t i l i t i s p o s t e d o n t h e L e g i s l a t u r e ' s w e b s i t e , w h i c h u s u a l l y t a k e s 2 4 h o u r s . I t i s a v e r y l a r g e p i e c e o f l e g i s l a t i o n , a m e n d i n g n u m e r o u s A c t s . A t t h i s p o i n t , w e h a v e f e w d e t a i l s t o s h a r e a b o u t t h e p r o p o s e d l e g i s l a t i o n . W e d o k n o w t h a t s o m e o f t h e d e t a i l s w i l l f a l l t o r e g u l a t i o n s , w h i c h m e a n s s o m e q u e s t i o n s m a y b e c h a l l e n g i n g t o g e t a n s w e r s t o i n t h e s h o r t t e r m . A M O i s u n d e r t a k i n g f o l l o w u p m e e t i n g s w i t h M i n i s t r y o f G o v e r n m e n t S e r v i c e s a n d M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g o n a n u r g e n t b a s i s . O n M a r c h 6 , A M O s h a r e d w i t h i t m e m b e r s s o m e e a r l y c o n c e r n s w h e n t h e P r e m i e r W y n n e a n n o u n c e d t h e h i g h l e v e l d i r e c t i o n w i t h i n w h i c h s h e w a s p r o c e e d i n g . S i n c e t h e n , t h e r e h a s b e e n n o p u b l i c i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e o t h e r t h a n t h a t p r o v i d e d b y t h e O n t a r i o O m b u d s m a n , w h o i n d i c a t e d t h e n t h a t h e h a d i n p u t a n d h a d s e e n t h e d r a f t l e g i s l a t i o n . S o m e o f h i s p r e v i o u s c o m m e n t a r y a p p e a r s t o b e a t o d d s w i t h w h a t t h e g o v e r n m e n t s h a r e d t o d a y w i t h A M O , p a r t i c u l a r i y w i t h r e s p e c t t o l o c a l b o a r d s . 2 0 0 U n i ' . ' s r a i t v A V B . , S u i t e 8 0 1 T o r o n t o O N M 5 H 3 0 6 C a n a d a I T e l : 4 1 6 . 9 7 1 . 9 B 5 6 I F a x : 4 1 6 . 9 7 1 . S 1 9 1 ] T o l l - F r e s i n O n t a r i o ; 1 . 8 7 7 . t 2 S , b 5 2 7 l a m o a a m o . o n . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 4 o f 1 4 1 W h a t ' s n e w f o r M u n i c i p a l G o v e r n m e n t s ? 1 . O v e r s i g h t f r a m e w o r k : T h e g o v e r n m e n t i s p r o p o s i n g t o m a i n t a i n t h e c l o s e d m e e t i n g ' d e f a u l t ' m o d e l a n d w i l l a p p l y t h i s ' d e f a u l t ' m o d e l t o m u n i c i p a l s e r v i c e s c o m p l a i n t s b y i n d i v i d u a l s . I n o t h e r w o r d s , m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w i l l b e r e q u i r e d t o h a v e t h e i r o w n m u n i c i p a l o m b u d s m a n a n d i f n o t , t h e n t h e O f f i c e o f t h e O n t a r i o O m b u d s m a n w o u l d h a v e j u r i s d i c t i o n a s i t d o e s f o r c l o s e d m e e t i n g s . E v e n i f t h e r e i s a m u n i c i p a l l y a p p o i n t e d l o c a l o m b u d s m a n a n d c l o s e d m e e t i n g i n v e s t i g a t o r , t h e O n t a r i o . O m b u d s m a n w o u l d h a v e t h e j u r i s d i c t i o n t o i n v e s t i g a t e c o m p l a i n t ( s ) a f t e r a l o c a l o m b u d s m a n o r c l o s e d m e e t i n g i n v e s t i g a t o r p r o c e s s h a s b e e n c o m p l e t e d a n d r e p o r t e d . I n p r a c t i c e , t h i s c o u l d r e s u l t i n ' d o u b l e o v e r s i g h t ' a n d e f f e c t i v e l y m e a n s a p r e v i o u s i n v e s t i g a t i o n i s n o t n e c e s s a r i l y t h e l a s t s t o p . T h e M u n i c i p a l A c t a n d t h e T o r o n t o A c t a l r e a d y r e q u i r e t h e f u n c t i o n o f t h e s e p o s i t i o n s t o b e i n d e p e n d e n t a n d i m p a r t i a l ; t o m a i n t a i n c o n f i d e n t i a l i t y a n d h a v e c r e d i b l e i n v e s t i g a t i v e p r o c e s s . i n a d d i t i o n , w e u n d e r s t a n d t h a t t h e O n t a r i o O m b u d s m a n ' s O f f i c e c o u l d i n i t i a t e a b r o a d e r s y s t e m i c i n v e s t i g a t i o n . o n i t s o w n i f i t i d e n t i f i e d a b r o a d e r s y s t e m i c m a t t e r a s a r e s u l t o f o n e o r m o r e l o c a l o m b u d s m a n ' s c o m p l a i n t i n v e s t i g a t i o n s o r o n i t s o w n . 2 . A p p l i c a b i l i t y t o L o c a l B o a r d s : W e a r e t o l d t h a t t h e c u r r e n t l o c a l b o a r d d e f i n i t i o n , i n c l u d i n g i t s e x c e p t i o n ( s e c t i o n 2 2 3 . 1 o f t h e M u n i c i p a l A c t ) w i l l n o t b e c h a n g e d . I n o t h e r w o r d s , p o l i c e s e r v i c e s b o a r d s , l i b r a r y b o a r d s , b o a r d s o f h e a l t h , b o a r d s o f l o n g - t e r m c a r e , a n d C h i l d r e n ' s A i d S o c i e t i e s a n d m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n s c r e a t e d u n d e r S . 2 0 3 o f t h e M u n i c i p a l A c t ^ w i l l n o t b e i n c l u d e d w i t h i n t h e s c o p e o f a n y o f i n v e s t i g a t o r s , i n c l u d i n g t h e O f f i c e o f t h e O n t a r i o O m b u d s m a n . T h e O n t a r i o O m b u d s m a n h a s b e e n s u g g e s t i n g p u b l i c l y a n d t o t h e m e d i a t h a t h i s O f f i c e w o u l d h a v e t h i s j u r i s d i c t i o n . A M O ' s E a r l y C o m m e n t a r y : A M D i s d i s a p p o i n t e d t h a t p r e - c o n s u l t a t i o n o n t h i s g o v e r n m e n t ' s p o l i c y o b j e c t i v e d i d n o t o c c u r a n d t h a t t h e P r o v i n c e - A M O M O U p r o c e s s o n t h i s p a r t i c u l a r m a t t e r w a s m a r g i n a l i z e d . T h e d o u b l e o v e r s i g h t a p p r o a c h s u g g e s t s t h a t t h e g o v e r n m e n t d o e s n o t t r u s t a m u n i c i p a l o m b u d s m a n o r a . c l o s e d m e e t i n g i n v e s t i g a t o r t o m e e t t h e M u n i c i p a l A c t ' s o r T o r o n t o A c t ' s e x i s t i n g p r o v i s i o n s f o r i n d e p e n d e n c e a n d i m p a r t i a l i t y , c o n f i d e n t i a l i t y , a n d a c r e d i b l e i n v e s t i g a t i v e p r o c e s s . T h e r e h a s b e e n n o e v i d e n c e p r o v i d e d b y t h e g o v e r n m e n t t h a t t h e s e s y s t e m s a r e n o t f u n c t i o n i n g . . ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 5 o f 1 4 1 T h e r e a r e a g r e a t n u m b e r o f q u e s t i o n s r e l a t e d t o t h e p r o p o s e d l e g i s l a t i o n a n d h o w i t w o u l d b e i m p l e m e n t e d . t h a t w i l l n e e d e x p l a n a t i o n ( e . g . , w i l l t h e r e b e t i m e f r a m e s o r o t h e r c o n d i t i o n s f o r r e q u e s t i n g a r e f e r r a l t o t h e O n t a r i o O m b u d s m a n ; w h a t c h a n g e s w i l l b e n e e d e d t o a d m i n i s t e r t h e l e g i s l a t i o n p r o v i n c i a l l y a n d l o c a l l y ) . T h e g o v e r n m e n t m u s t c l a r i f y t h e p r o p o s e d a u t h o r i t y o f t h e O f f i c e o f t h e O n t a r i o O m b u d s m a n a n d m a k e s u r e . t h a t i t i s f u l l y u n d e r s t o o d b y a l l . A M O C o n t a c t : P a t V a n i n i , E x e c u t i v e D i r e c t o r , E - m a i l D v a n i n i @ a m o . o n . c a , 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 e x t . 3 1 6 n I C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 6 o f 1 4 1 * * ^ f t o / M r . P a u l E n s O p e r a t i o n s L o n d o n - W o o d s t o c k M a y o r , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n 9 3 4 4 P l a n k R d . , P . O . B o x 6 0 9 5 1 H i g h b u r y A v e . S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O L o n d o n O N N 5 Y 1 B O T r a c k i n g # P P 2 7 1 6 3 9 9 5 9 C A M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 R e : P o t e n t i a l c l o s u r e o n S a t u r d a y s a n d r e a l i g n m e n t o f w e e k d a y h o u r s a t t h e P o r t B u r w e l l P o s t O f f i c e D e a r M a y o r E n s , , H a v i n g t h e c o u i r t r y ' s l a r g e s t r e t a i l n e t w o r k i s n o t o n l y i m p o r t a n t t o t h e c o m m u n i t i e s w e s e r v e , b u t a l s o t o C a n a d a P o s t I t ' s a c o m p e t i t i v e a d v a n t a g e t h a t w i l l h e l p u s t o c o m p e t e i n g r o w i n g m a r k e t s s u c h a s p a r c e l d e l i v e r y , f u e l l e d b y o n l i n e s h o p p i n g . H o w e v e r , w i t h L e t t e r m a i l v o l u m e s d e c l i n i n g , w e n e e d t o m a k e s m a r t c h o i c e s t o m a i n t a i n l o c a l s e r v i c e w i t h o u t b e c o m i n g a b u r d e n o n C a n a d i a n t a x p a y e r s b e c a u s e C a n a d a P o s t h a s a m a n d a t e t o r e m a i n f i n a n c i a l l y s e l f - s u f f i c i e n t . O u r g o a l i s t o s e r v e t h e p e o p l e i n y o u r c o m m u n i t y w h e n t h e y u s e t h e p o s t o f f i c e m o s t . A c a r e f u l r e v i e w h a s d e t e r m i n e d t h a t w e h a v e a v e r y s m a l l n u m b e r o f l o c a l c u s t o m e r s o n S a t u r d a y s . C a n a d a P o s t i s t h e r e f o r e c o n s i d e r i n g c l o s i n g y o u r p o s t o f f i c e o n S a t u r d a y s o n l y a n d r e a l i g n i n g t h e h o u r s d u r i n g t h e w e e k . W e w i l l b e h o l d i n g d i s c u s s i o n s w i t h t h e l o c a l r e p r e s e n t a t i v e o f o u r e m p l o y e e s ' a s s o c i a t i o n , t h e C a n a d i a n P o s t m a s t e r s a n d A s s i s t a n t s A s s o c i a t i o n ( C P A A ) , a n d w i l l c o m m u n i c a t e w i t h y o u o n c e t h e s e d i s c u s s i o n s h a v e o c c u r r e d . R e s t a s s u r e d t h a t t h i s p o t e n t i a l c h a n g e w i l l t a k e o u r c u s t o m e r s ' a n d y o u r c o n s t i t u e n t s ' p o s t a l n e e d s i n t o c o n s i d e r a t i o n . W e r e m a i n c o m m i t t e d t o p r o v i d i n g p o s t a l s e r v i c e s i n u r b a n a n d r u r a l c o m m u n i t i e s a c r o s s t h e c o u n t r y . P l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e a t t h e a b o v e a d d r e s s o r a t 5 1 9 - 4 5 7 - 5 3 3 7 , i f y o u r e q u i r e f u r t h e r i n f o r m a t i o n o r a s s i s t a n c e . Y o t r u l y , i ^ i ^ r J o h i T K r a y e r - K r a u s s L o c a l A r e a M a n a g e r , L o n d o n - W o o d s t o c k C c : L . M a d e r , D i r e c t o r , D e l i v e r y L o n d o n - W i n d s o r N . M i r i , R e g i o n a l L R W . F u n s t o n , L . A . S u p t . T i l l s o n b u r g R . V i s e n t i n , M a n a g e r R e t a i l O p t i m i z a t i o n S . W h y t e , C e n t r a l R e g i o n R e t a i l O p t i m i z a t i o n S . B e a t o n , R e t a i l N e t w o r k O f f i c e r E . K n a p i k , M a n a g e r M e d i a R e l a t i o n s C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m C a n a d a P o s t r e g a r d i . . . P a g e 2 7 o f 1 4 1 - 5 ' b r o t i b r o . c a 1 0 7 3 T 3 l b o t ^ t . r t . T h o r n . . O N N 5 P 1 G 4 ^ T 5 1 9 - 6 . ^ 1 - 6 1 9 5 F 5 1 9 - L b l - 6 1 9 u C R E D I T U N I O N 1 - 8 0 0 - 3 G 1 - L J 2 2 2 M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f i ^ l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m L i n d a M i l l a r d 9 3 4 4 P l a n k R d . P . O . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O R e : C o m m u n i t y B u i l d e r G r a n t P r o g r a m - O p e n H o u s e - A D r i l _ 9 , _ 2 0 1 4 D e a r L i n d a M i l l a r d : W e a r e e x c i t e d t o a n n o u n c e t h a t t h e l o c a l B r a n c h C o u n c i l o f L i b r o C r e d i t U n i o n w i l l b e d o n a t i n g $ 1 0 / 0 0 0 . 0 0 t h i s y e a r t o e l i g i b l e y o u t h - o r i e n t e d p r o j e c t s i n S t . T h o m a s a n d E l g i n C o u n t y . W e a r e h o l d i n g a n O p e n H o u s e o n W e d n e s d a y / A p r i l 9 , 2 0 1 4 f r o m 4 : 0 0 p m t o 7 : 0 0 p m a t t h e S t . T h o m a s S e n i o r s ' C e n t r e , 2 2 5 C h e s t n u t S t r e e t / t o g i v e y o u t h e o p p o r t u n i t y t o s p e a k w i t h L i b r o r e p r e s e n t a t i v e s a b o u t y o u r f u t u r e p r o j e c t s , e l i g i b i l i t y , a n d s u b m i s s i o n d e a d l i n e s . L i b r o c o n t i n u e s i t s t r a d i t i o n i n d o n a t i n g 5 % o f i t s a n n u a l p r o f i t s b a c k t o t h e c o m m u n i t y . G r a n t r e q u e s t s e x c e e d i n g $ 1 0 , 0 0 0 . 0 0 c a n b e m a d e t o o u r c o r p o r a t e o f f i c e s i n L o n d o n / O n t a r i o . F o r y o u r i n f o r m a t i o n , w e h a v e a t t a c h e d a l i s t o f 2 0 1 3 p r o j e c t s s u p p o r t e d b y L i b r o . A t t h e O p e n H o u s e / w e w i l l a l s o s p e a k a b o u t o u r $ 5 0 2 G i v e c a m p a i g n a n d o u r C o o p e r a t i v e Y o u t h L e a d e r s h i p o p p o r t u n i t i e s . P l e a s e c o n t a c t M a r y - L o u J o n e s a t ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 6 1 9 5 i f y o u a r e a b l e t o a t t e n d . R e f r e s h m e n t s w i l l b e s e r v e d . S e e y o u t h e r e ! ( ^ C h r i s W i l l e m s e B r a n c h C o u n c i l C h a i r C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f r o m L i b r o C r e d i t U n i o n . . . P a g e 2 8 o f 1 4 1 5 P a g e 1 o f 2 L y n d a M i l l a r d f i ^ l F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a ] S e n t : F r i d a y , M a r c h 2 8 . 2 0 1 4 5 : 2 0 P M T o : L y n d a M i l i a r d S u b j e c t : A M O B r e a k i n g N e w s - N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d A n n o u n c e d T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d A n n o u n c e d A g r e e m e n t w i t h P r o v i n c i a l G o v e r n m e n t R e q u i r e d t o A l l o c a t e F u n d i n g i n O n t a r i o T o d a y , t h e H o n o u r a b l e D e n i s L e b e l , f e d e r a l M i n i s t e r o f I n f r a s t r u c t u r e , C o m m u n i t i e s a n d I n t e r g o v e r n m e n t a l A f f a i r s , a n n o u n c e d t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d i s " o p e n f o r B u s i n e s s " T h e N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d , a t e n - y e a r , $ 1 4 b i l l i o n n a t i o n a l f u n d f i r s t a n n o u n c e d i n t h e 2 0 1 3 B u d g e t , w i l l s u p p o r t i n f r a s t r u c t u r e o v e r t h e n e x t 1 0 y e a r s t h r o u g h : A $ 4 b i l l i o n N a t i o n a l I n f r a s t r u c t u r e C o m p o n e n t ( N I C ) f o r n a t i o n a l p r o j e c t s ; O n t a r i o w i l l r e c e i v e $ 2 . 7 b i l l i o n o f t h e P r o v i n c i a l / T e r r i t o r i a l I n f r a s t r u c t u r e C o m p o n e n t ( P T I C ) f o r r e g i o n a l a n d n a t i o n a l p r o j e c t s $ 2 7 0 m i l l i o n o f t h e P T I C w i l l b e i n t h e S m a l l C o m m u n i t i e s F u n d ( S C F ) f o r p r o j e c t s . l o c a t e d i n O n t a r i o c o m m u n i t i e s w i t h p o p u l a t i o n s 1 0 0 , 0 0 0 a n d u n d e r . W e k n o w t h a t t h e s e f e d e r a l f u n d i n g e n v e l o p s g e n e r a l l y r e q u i r e a 1 / 3 c o n t r i b u t i o n f r o m t h e t h r e e o r d e r s o f g o v e r n m e n t a n d t h a t t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d i s b a c k - e n d l o a d e d s o t h a t t h e a n n u a l f u n d i n g e n v e l o p g e t s l a r g e r s e v e r a l y e a r s o u t . A M O u n d e r s t a n d s t h a t m u n i c i p a l i t i e s a r e e l i g i b l e t o a p p l y f o r f u n d i n g u n d e r a l l t h r e e f u n d s d e p e n d i n g o n t h e p r o j e c t a n d i t s r e l a t i o n t o t h e e l i g i b i l i t y p a r a m e t e r s . A g u i d e t o a p p l y i n g f o r N I C f u n d i n g i s a v a i l a b l e o n t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a P l a n w e b s i t e . A t t h e s a m e t i m e , t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t h a s a n n o u n c e d t o d a y t h a t i t w o u l d b e e n t e r i n g i n t o d i s c u s s i o n s w i t h t h e p r o v i n c e s a n d t e r r i t o r i e s r e g a r d i n g t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e S m a l l C o m m u n i t i e s F u n d a n d w o u l d d e c i d e o n p r o j e c t s f o r t h e P T I C f u n d i n g j o i n t l y w i t h t h e p r o v i n c e s a n d t e r r i t o r i e s . W h i l e t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t h a s i n d i c a t e d t h a t e l i g i b l e p r o p o n e n t s s h o u l d c o n t a c t t h e i r p r o v i n c i a l m i n i s t r i e s o f i n f r a s t r u c t u r e r e g a r d i n g P T I C a n d S C F p r o j e c t s , A M O e x p e c t s t h a t t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f I n f r a s t r u c t u r e w i l l a n n o u n c e a d d i t i o n a l d e t a i l s o n c e d i s c u s s i o n s w i t h t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t h a v e c o n c l u d e d . A M O i s a n x i o u s t o e n s u r e t h e a l l o c a t i o n f o r t h i s y e a r ' s B C F f u n d i n g f l o w s t o p r o j e c t s a s q u i c k l y a s p o s s i b l e . W e b e l i e v e t h i s i s a s h a r e d o b j e c t i v e o f t h e p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l g o v e r n m e n t s a n d t h e r e f o r e t h e y w i l l m o v e q u i c k l y t o d e a l w i t h t h e a d m i n i s t r a t i v e d e t a i l s . 3 / 2 8 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 9 o f 1 4 1 P a g e 2 o f 2 A M O w i l l u p d a t e m e m b e r s o n a n y n e w d e t a i l s a s t h e y b e c o m e a v a i l a b l e . A M O C o n t a c t : C r a i g R e i d , S e n i o r A d v i s o r , E - m a i l c r e i d ® . a m o . o n . c a , 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 e x t . 3 3 4 P L E A S E N O T E A M O B r e a k i n g N e w s w i l l b e b r o a d c a s t t o t h e m e m b e r m u n i c i p a l i t y ' s c o u n c i l , a d m i n i s t r a t o r a n d c l e r k . R e c i p i e n t s o f t h e A M O b r o a d c a s t s a r e f r e e t o r e d i s t r i b u t e t h e A M O b r o a d c a s t s t o o t h e r m u n i c i p a l s t a f f a s r e q u i r e d . W e h a v e d e c i d e d t o n o t a d d o t h e r s t a f f t o t h e s e b r o a d c a s t l i s t s i n o r d e r t o e n s u r e a c c u r a c y a n d e f f i c i e n c y i n t h e m a n a g e m e n t o f o u r v a r i o u s b r o a d c a s t l i s t s . D I S C L A I M E R T h e s e a r e f i n a l v e r s i o n s o f A M O d o c u m e n t s . A M O a s s u m e s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d i s c r e p a n c i e s t h a t m a y h a v e b e e n t r a n s m i t t e d w i t h t h e e l e c t r o n i c v e r s i o n . T h e p r i n t e d v e r s i o n s o f t h e d o c u m e n t s s t a n d a s t h e o f f i c i a l r e c o r d . 3 / 2 8 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 3 0 o f 1 4 1 ^ \ / } 1 ^ n * < s 4 ^ . I w . F r i d a y , M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 H O U S E O F C O M M O N S C H A M B R E D E S C O M M U N E S C A N A D A J o e P r e s t o n M P T o : O r g a n i z a t i o n s r e c o g n i z i n g t h e i r V o l u n t e e r s E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n R E : V o l u n t e e r A p n r e c i a t i o n W e e k V o l u n t e e r i n g i s p a r t o f o u r i d e n t i t y a s C a n a d i a n s . A c r o s s t h e c o u n t r y , v o l u n t e e r s h e l p m a k e C a n a d a m o r e v i b r a n t , s a f e a n d a g r e a t p l a c e t o c a l l h o m e . T h e R i g h t H o n o u r a b l e D a v i d J o h n s t o n , G o v e r n o r G e n e r a l o f C a n a d a , c a l l s C a n a d a M a s m a r t a n d c a r i n g n a t i o n . " I t ' s o u r d e d i c a t i o n t o c o m m u n i t y i n v o l v e m e n t t h a t h a s g i v e n u s t h a t r e p u t a t i o n a t h o m e a n d a r o u n d t h e g l o b e . T h e 2 0 1 4 N a t i o n a l V o l u n t e e r W e e k C a m p a i g n i s a p p r o a c h i n g u s q u i c k l y . T h r o u g h o u t t h e w e e k o f A p r i l 6 t h - 1 2 t h , c o m m u n i t i e s t h r o u g h o u t C a n a d a w i l l b e c e l e b r a t i n g t h e i r v o l u n t e e r s . T h e O f f i c e o f J o e P r e s t o n , M e m b e r o f P a r l i a m e n t w o u l d l i k e t o a c k n o w l e d g e y o u r v o l u n t e e r s a n d w e a r e r e q u e s t i n g t h a t a l i s t o f v o l u n t e e r s i s s u b m i t t e d t o o u r o f f i c e . P l e a s e s u b m i t y o u r l i s t b y e m a i l t o j o e @ j o e p r e s t o n m p . c a o r b y m a i l t o J o e P r e s t o n , M P ~ 2 - 2 4 F i r s t A v e . ~ S t . T h o m a s , O N N 5 R 4 M 5 . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , p l e a s e f e e l f r e e t o c o n t a c t m y o f h c e d i r e c t l y a t 5 1 9 - 6 3 7 - 2 2 5 5 S i n c e r e l y , H o u s e o f C o m m o n s / ^ / n J L o J e ^ , R o o m 1 0 8 0 L a P r o m e n a d e B u i l d i n g O t t a w a , O n t a r i o K 1 A O A 6 T e l . : 6 1 3 - 9 9 0 - 7 7 6 9 F a x : 6 1 3 - 9 9 6 - 0 1 9 4 j o e . p r e s t o n @ p a r l . g c , c a J o e P r e s t o n / " ' o n s f i t u e n c y t w / 2 4 F i r s t A v e n u e M e m b e r o f P a r l i a m e n t U n i t 2 S t T h o m a s , O n t a r i o E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n N 5 R 4 M 5 T e l . : 5 1 9 - 6 3 7 - 2 2 5 5 T o l l - F r e e : 1 - 8 6 6 - 4 0 4 - 0 4 0 6 F a x : 5 1 9 - 6 3 7 - 3 3 5 8 j o e @ j o e p r e s t o n m p . c a w w w . j o e p r e s f o n m p . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f r o m J o e P r e s t o n , M P r e g . . . P a g e 3 1 o f 1 4 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 3 1 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C o n s u m e . . . P a g e 3 2 o f 1 4 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 3 1 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C o n s u m e . . . P a g e 3 3 o f 1 4 1 ^ e o ^ B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M i n u t e s H e l d a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e / 9 3 4 4 R o a d / S t r a f f o r d v i l l e , O n t . M a r c h I I / 2 0 1 4 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r / R o n F l i c k , R a y T a l b o t / M a r k O s t r y h o n , G l e n U n d e r w o o d , B r e n d a M a r t i n R e g r e t s : L y n n A c r e , T o m S o u t h w i c k / B a r r y W a d e C a l l t o O r d e r : 1 . T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 3 . A p p r o v a l o f t h e m i n u t e s I t w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y G . U n d e r w o o d t h a t t h e m i n u t e s o f t h e F e b r u a r y 1 1 . 2 0 1 4 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n c a r r i e d 4 . D e l e g a t i o n : N o n e 5 . E a s t P i e r B e n c h P r o g r a m : R . F l i c k r e p o r t e d 8 b e n c h e s w e r e o r d e r f r o m W e b e r ' s a t t h e s a m e p r i c e a s l a s t y e a r . B e n c h e s a r e e x p e c t e d t o b e r e a d y f o r e a r l y s p r i n g . R . F l i c k h a s c o p i e s o f t h e B e n c h S p o n s o r s h i p P r o g r a m f o r m s a v a i l a b l e a n d a s k e d t h i s c o m m i t t e e t o h e l p h a n d t h e f o r m s t o p o t e n t i a l n e w s p o n s o r s . 6 . H a r b o u r A r e a R i s k A s s e s s m e n t : E . S h e a r e p o r t e d t h a t , D . A r i s t o n e h a s i n f o r m e d h i m t h a t t h e l e t t e r c o n c e r n i n g t h e i s s u e o f p o t e n t i a l c o n t a i n m e n t s i n t h e h a r b o u r h a s b e e n s e n t t o S m a l l C r a f t H a r b o u r a n d t h e H F C w o u l d l i k e t o r e q u e s t a c o p y o f t h e l e t t e r . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h . . . P a g e 3 4 o f 1 4 1 7 D r e d g i n g P l a n s : M . O s t r y h o n i n f o r m e d t h e c o m m i t t e e t h a t D u n d e e G a s h a s a m a i n t e n a n c e p e r m i t w i t h s o m e l i m i t a t i o n f o r s o m e p r o p w a s h i n g t h i s s p r i n g / w e a t h e r p e r m i t t i n g . H F C a s k e d t h e q u e s t i o n w h e t h e r o r n o t C A O K . K r u g e r w o u l d h a v e s e n t o u t a n y l e t t e r s t o t h e d i f f e r e n t m i n i s t r y r e q u e s t i n g p e r m i t s f o r t h e m u n i c i p a l i t y f o r h a r b o u r m a i n t e n a n c e i n s i d e t h e r i v e r i f n e e d e d b e f o r e h e l e f t . 8 . E a s t P i e r L i g h t i n g P l a n s : G . U n d e r w o o d r e p o r t e d t h e p r i c e f o r L i g h t s o n a 1 5 f t . p o l e a t a c o s t o f $ 5 2 6 . 2 5 e a c h t h i s i s t h e s a m e l i g h t a s D u n d e e G a s h a s o n t h e i r l o t a n d 1 5 0 0 f t . o f c a b l e a t a c o s t o f a p p r o x i m a t e l y $ 2 , 0 0 0 . R F l i c k c o n t a c t e d a c o m p a n y c a l l e d K i n g L u m i n a i r e f o r l i g h t i n g a 1 5 f t . p o l e , a r m , l i g h t / f r e i g h t a n d L E D ' s . I n c l u d e d a t a c o s t o f $ 2 / 3 6 6 . E a c h . E . S h e a r e p o r t e d t h a t C J D L C o n s u l t i n g E n g i n e e r f o r t h e E a s t P i e r r e v i e w c o n t a c t e d a n d r e q u e s t e d t o s u p p l y a C A D p l a n o f t h e p i e r . F r o m t h i s K i n g L u m i n a i r e w i l l c a l c u l a t e t h e w a t t a g e r e q u i r e d f o r l i g h t s t a n d a r d s . V C z e r w i n s k i h a s a l s o r e q u e s t e d a q u o t e o n L i g h t i n g f r o m K o o l e n L i g h t i n g / A y l m e r 9 . P o r t B u r w e l l M a s t e r P l a n : M a y o r E n s . J o i n e d o u r m e e t i n g a n d E ; S h e a a s k e d t h e m a y o r o n t h e s t a t u s o f t h e M a s t e r P l a n F i n a l R e p o r t a n d h e r e s p o n d e d t h e r e p o r t h a d g o n e o u t i n l a t e A u g u s t a n d s t i l l a w a i t i n g o n t h e f i n a l r e p o r t . 1 0 . A d j o u r n m e n t : & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 3 0 p m t o m e e t a p a i n o n T u e s d a y A p r i l 8 , 2 0 1 4 . i t w a s n o t e d t h a t R . T a l b o t w i l l b e a w a y o n t h i s d a t e . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h . . . P a g e 3 5 o f 1 4 1 < C Q ^ M U S E U M S B A Y H A M M i n u t e s o f M a r c h 1 9 , 2 0 1 4 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e C h a i r - C h u c k B u c h a n a n , S e c r e t a r y - L y n n A c r e , M a t t S c h a f e r , A n n a S c h a f e r , R o n B r a d f i e l d , B r i a n M a s s c h a e l e , S u s a n S t a r t ( g u e s t ) R e g r e t s : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k , A l b e r t W h i t e A b s e n t : R a y M a d d o x 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 5 5 p m 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e 3 . A G E N D A : I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d w i t h a d d i t i o n s . M o t i o n C a r r i e d . 4 . M I N U T E S : I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y C . B u c h a n a n t h a t t h e m i n u t e s o f t h e F e b r u a r y l 2 , 2 0 1 4 m e e t i n g b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n C a r r i e d . 5 . C O R R E S P O N D E N C E : N o n e 6 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S a ) A n c h o r R e m o u n t i n g : T h e r e p a i r e d a n c h o r w a s r e m o u n t e d s u c c e s s f u l l y w i t h t h e A y l m e r E x p r e s s i n a t t e n d a n c e t o p h o t o g r a p h a n d r e c o r d . B . H i c k e y , C . B u c h a n a n , R . B r a d f i e l d , E d B r a d f i e l d , L e R o y R i c h e r w e r e i n a t t e n d a n c e f o r t h e o c c a s i o n . b ) L o n d o n B o a t , F i s h i n g & O u t d o o r S h o w : T h e C h a i r m a n t h a n k e d S u s a n S t a r t f o r i n i t i a t i n g o u r p a r t i c i p a t i o n i n t h i s s h o w a n d f o r n e g o t i a t i n g o u r d i s c o u n t e d r a t e . H e a l s o t h a n k e d a l l t h o s e w h o h e l p e d w i t h o u r d i s p l a y . T h e r e w a s a g r e a t d e a l o f i n t e r e s t f r o m t h e p u b l i c . c ) D i s p o s a l o f f l u o r e s c e n t l i g h t t u b e s : C h a i r m a n H i c k e y r e p o r t e d t h a t h e w i l l d i s p o s e o f t h e t u b e s a t a f a c i l i t y i n A y l m e r . d ) I t e m s R e m o v e d f r o m f o r m e r V i e n n a L i b r a r y / T o w n H a l l : M e m b e r s r e m o v e d t h e f o l l o w i n g i t e m s , w h i c h w i l l b e s o l d a t S h a c k l e t o n ' s A u c t i o n s o n M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 ; 2 0 0 b o o k s , s e w i n g m a c h i n e , l a r g e r e t a i l s c a l e , d e s k , l a m p . f ) H e r i t a g e C o m m i t t e e : A f t e r a d i s c u s s i o n r e v i e w i n g h i s t o r i c a l B a y h a m i n v o l v e m e n t w i t h L A C A C , S . S t a r t w i l l a p p r o a c h H i s t o r i c a l S o c i e t i e s t o g a u g e t h e i r i n t e r e s t i n c e l e b r a t i n g h e r i t a g e b u i l d i n g s / s i t e s w i t h o u t f o r m a l d e s i g n a t i o n s . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h 1 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 3 6 o f 1 4 1 M U S E U M S B A Y H A M M a r c h 1 9 , 2 0 1 4 - 2 - g ) E O N M e e t i n g R e p o r t : C . B u c h a n a n , t r e a s u r e r o f E O N , r e p o r t e d a l a r g e t u m - o u t f o r t h e M a r c h 6 m e e t i n g a t A n n a n d a l e H o u s e i n T i l l s o n b u r g . T h e g u e s t s p e a k e r , C a t h y B l a c k b u r n , M i n i s t r y o f T o u r i s m , C u l t u r e & S p o r t s , g a v e a n i n t e r e s t i n g t a l k . I t w a s n o t e d t h a t C a n a d a R e v e n u e h a s r u l e d t h a t a r t e f a c t s c a n n o t b e r e t u r n e d t o o r i g i n a l d o n o r s f o r a n y r e a s o n , b e c a u s e s o m e d o n o r s m a y h a v e r e c e i v e d t a x c r e d i t s f o r t h e m . B a y h a m w i l l h o s t t h e M a y 1 , 2 0 1 4 E O N m e e t i n g a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e a t 9 : 3 0 a m . C . B u c h a n a n & L . M i l l a r d w i l l t a k e c a r e o f r e f r e s h m e n t s . A t o u r o f t h e E d i s o n M u s e u m w i l l c o n c l u d e t h e m e e t i n g . N E W B U S I N E S S : A ) R i c k M e r c e r I n v i t a t i o n : C h a i r m a n H i c k e y p r o p o s e d a p a r t n e r s h i p w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m t o i n v i t e R i c k M e r c e r f o r a t o u r o f t h e H M C S O j i b w a , t h e M a r i n e M u s e u m , t h e L i g h t h o u s e a n d l u n c h a t S . S t a r t ' s h e r i t a g e " l i g h t k e e p e r ' s h o u s e " . L . A c r e w i l l p r e p a r e a l e t t e r t o E M M . B ) C o n d i t i o n o f E x i s t i n g E d i s o n M u s e u m S i t e : A l t h o u g h i t a p p e a r s t h a t t h e r e i s n o i m m i n e n t d a n g e r r e g a r d i n g t h e b r i c k w o r k , t h e c o m m i t t e e s t i l l a g r e e s t h a t a n e w b u i l d i n g , i n a n e w l o c a t i o n , i s p r e f e r r e d . C ) S t . T h o m a s H o m e & G a r d e n S h o w : I n p a r t n e r s h i p w i t h E l g i n C o u n t y ' s M u s e u m , M u s e u m s B a y h a m w i l l p a r t i c i p a t e M a r c h 2 8 - 3 0 , 2 0 1 4 . D ) F l a g s : B . H i c k e y v o l u n t e e r e d t o r q ) l a c e t h e d a m a g e d C a n a d i a n f l a g a t t h e E d i s o n M u s e u m t o m o r r o w w i t h o n e o f o u r n e w f l a g s . E ) S u m m e r S t u d e n t s : C l e r k L . M i l l a r d w i l l a p p l y f o r p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l g r a n t s t o s u b s i d i z e s t u d e n t w a g e s . S h e w i l l a l s o p o s t 2 0 1 4 s u m m e r j o b p o s i t i o n s o n j o b w e b s i t e f o r s t u d e n t s . I n t e r v i e w s t a k e p l a c e i n A p r i l o r M a y . 9 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y A p r i l 9 , 2 0 1 4 , a t 7 : 0 0 p m M u n i c i p a l o f f i c e . 1 0 . A D J O U R N M E N T I t w a s m o v e d b y R o n B r a d f i e l d t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 0 u m . C h a u m a n B e v H i c k e y S e c r e t a r y L y n n A c r e M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h 1 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 3 7 o f 1 4 1 C o p y o f r e s o l u t i o n p a s s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f N i a g a r a J a n . . . P a g e 3 8 o f 1 4 1 s ^ ^ W o l l a s t o n T o w n s h i p C i o . N - J X U ^ K : P . O . B o x 9 9 C o e H i l l , O N K O L 1 P O T e l : 6 1 3 . 3 3 7 . 5 7 3 1 1 : ^ F a x : 6 1 3 . 3 3 7 . 5 7 8 9 E m a i l : w o l l a s t o n @ b e l l n e t . c a \ ^ ^ / H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e P r e m i e r o f O n t a r i o t h 1 1 I n F l o o r , 7 7 G r e n v i l l e S t r e e t T o r o n t o , O n t a r i o M 7 A I B 3 M a r c h 1 7 , 2 0 1 4 D e a r P r e m i e r W y n n e , R e : P r o v i n c i a l d i r e c t i o n r e g a r d i n g d e v e l o p m e n t o n p r i v a t e r o a d s T h i s m a t t e r w a s c o n s i d e r e d b y C o u n c i l a t i t s m e e t i n g h e l d o n F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 4 a n d i n t h i s r e g a r d C o u n c i l a d o p t e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n : W H E R E A S W o l l a s t o n T o w n s h i p i s a R u r a l a r e a w i t h t h o u s a n d s o f a c r e s o f u n d e v e l o p e d l a n d s ; A N D W H E R E A S t h e b e s t p o t e n t i a l f o r g r o w t h f o r t h e R u r a l p r o p e r t i e s i n W o l l a s t o n T o w n s h i p i s t o u r i s m a n d r e c r e a t i o n a l u s e ; A N D W H E R E A S t h e T o w n s h i p c a n n o t a f f o r d t o e x t e n d t h e e x i s t i n g n e t w o r k o f m u n i c i p a l l y m a i n t a i n e d r o a d s t o g r a n t r o a d f r o n t a g e t o t h e s e l a n d s ; A N D W H E R E A S t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g h a s i n d i c a t e d t h a t t h e y m a y n o t s u p p o r t p o l i c i e s t h a t w i l l p e r m i t n e w d e v e l o p m e n t t o o c c u r o n t h e e x t e n s i o n s o f p r i v a t e r o a d s , o n n e w p r i v a t e r o a d s o r u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e s ; T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T W o l l a s t o n T o w n s h i p r e q u e s t s t h a t t h e M M A H r e c o n s i d e r t h e i r p o l i c y d i r e c t i o n r e g a r d i n g d e v e l o p m e n t o n p r i v a t e r o a d s a n d u n - o p e n r o a d a l l o w a n c e s ; A N D F U T H E R M O R E T H A T p o l i c i e s b e d e v e l o p e d t o a l l o w m u n i c i p a l i t i e s m o r e a u t o n o m y t o r e g u l a t e t h e i r o w n d e v e l o p m e n t i n w a y s t h a t a r e a p p r o p r i a t e f o r t h e i r s p e c i f i c a r e a ; C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 7 , 2 0 1 4 f r o m W o l l a s t o n T . . . P a g e 3 9 o f 1 4 1 A N D F U R T H E R M O R E T H A T t h i s r e s o l u t i o n b e c i r c u l a t e d t o t h e P r e m i e r o f O n t a r i o , T h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g , t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) a n d t o o t h e r R u r a l O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s . T h e a b o v e i s f o r y o u r i n f o r m a t i o n a n d a n y a t t e n t i o n d e e m e d n e c e s s a r y . S i n c e r e l y , J e n n i f e r C o h e n C l e r k W o l l a s t o n T o w n s h i p C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 7 , 2 0 1 4 f r o m W o l l a s t o n T . . . P a g e 4 0 o f 1 4 1 5 ' F " I » M E M O T O : E l g i n G r o u p - M u n i c i p a l i t i e s F R O M : J i m B u n d s c h u h , D i r e c t o r o f F i n a n c i a l S e r v i c e s D A T E : M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 S U B J E C T : A c t u a l 2 0 1 3 P o l i c i n g C o s t s A t t a c h e d a r e t h e a c t u a l p o l i c i n g c o s t s f o r 2 0 1 3 i n t h e a m o u n t o f $ 5 , 6 4 5 , 4 1 8 . T h i s i s $ 3 0 1 , 9 2 6 b e t t e r t h a n b u d g e t . T h e S e m i - A n n u a l R e c o n c i l i a t i o n p r e v i o u s l y p r o v i d e d a c r e d i t o f $ 1 5 6 , 5 4 7 , l e a v i n g a F i n a l Y e a r - E n d R e c o n c i l i a t i o n c r e d i t o f $ 1 4 5 , 3 7 9 . T h e F i n a l Y e a r - E n d R e c o n c i l i a t i o n c r e d i t , w h i c h w i l l b e a p p l i e d t o y o u r n e x t b i l l i n g , w i l l b e a l l o c a t e d t o t h e m u n i c i p a l i t i e s a s f o l l o w s : A l l o c a t i o n M u n i c i p a l i t y % S h a r e o f ( R e b a t e ) B a y h a m 1 3 . 4 0 % $ 1 9 , 4 7 4 C e n t r a l E l g i n 3 6 . 8 2 % $ 5 3 , 5 2 5 D u t t o n / D u n w i c h 8 . 6 2 % $ 1 2 , 5 2 8 M a l a h i d e 1 3 . 8 9 % $ 2 0 , 1 8 6 S o u t h w o l d 1 1 . 8 7 % $ 1 7 , 2 5 6 W e s t E l g i n 1 5 . 4 2 % $ 2 2 , 4 1 0 T o t a l $ 1 4 5 , 3 7 9 P l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t t h i s o f f i c e i f y o u r e q u i r e a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n . T h a n k y o u , J i m B u n d s c h u h M e m o d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " A c . . . P a g e 4 1 o f 1 4 1 O . P . P . C O S T I N G S U M M A R Y E l g i n G r o u p t a A c t u a l P o l i c i n g C o s t s f o r t h e p e r i o d 3 6 5 D a y s i n p e r i o d J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 3 6 5 D a y s i n Y e a r ( S e e A t t a c h e d N o t e s ) S a l a r i e s a n d B e n e f i t s U n i f o r m M e m b e r s ( N o t e 1 ) P o s i t i o n s $ I n s p e c t o r 0 . 6 7 8 7 , 7 5 5 S t a f f S e r g e a n t - D e t a c h m e n t C o m m a n d e r . S t a f f S e r g e a n t 0 . 6 7 7 1 , 0 3 8 S e r g e a n t 2 . 6 6 2 5 9 , 1 7 6 C o n s t a b l e s 3 4 . 5 4 2 , 8 9 7 , 2 8 6 P a r t - T i m e C o n s t a b l e s ( N o t e 2 ) 1 . 2 5 8 3 , 4 8 8 T o t a l U n i f o r m S a l a r i e s ( N o t e 3 ) 3 , 3 9 8 , 7 4 3 O v e r t i m e ( A c t u a l ) ( N o t e 3 ) 1 3 1 , 3 3 7 C o n t r a c t u a l P a y o u t ( V a c a t i o n & S t a t u t o r y H o l i d a y s ) . . ( N o t e 4 ) 1 5 4 , 3 2 1 S h i f t P r e m i u m s ( N o t e 5 ) 2 6 , 0 6 9 B e n e f i t s ( 2 4 . 9 0 % o f S a l a r i e s ; 2 % o f O v e r t i m e , P a r t - t i m e 1 9 . 6 % ) . . ( N o t e 6 ) 8 4 4 , 4 8 9 T o t a l U n i f o r m S a l a r i e s & B e n e f i t s 4 , 5 5 4 , 9 5 9 C i v i l i a n M e m b e r s ( N o t e 1 ) P o s i t i o n s $ D e t a c h m e n t A d m i n i s t r a t i v e C l e r k 2 . 6 6 1 4 7 , 4 6 8 C o m m u n i c a t i o n O p e r a t o r s ( N o t e 7 ) 2 0 7 , 7 0 4 P r i s o n e r G u a r d s / E x p e n s e s ( N o t e 8 ) 5 4 , 9 5 0 O f f i c e A u t o m a t i o n S u p p o r t S a l a r i e s & B e n e f i t s ( N o t e 9 ) 1 4 , 0 8 6 T e l e p h o n e S u p p o r t S a l a r i e s & B e n e f i t s ( N o t e 1 0 ) 4 , 7 7 5 O p e r a t i o n a l S u p p o r t S a l a r i e s & B e n e f i t s ( N o t e 1 1 ) 1 5 5 , 4 6 0 T o t a l C i v i l i a n S a l a r i e s 5 8 4 , 4 4 2 B e n e f i t s ( 2 5 . 3 % o f S a l a r i e s ; 1 9 . 7 % P a r t - T i m e ) ( N o t e 6 ) 3 7 , 3 0 9 T o t a l C i v i l i a n S a l a r i e s & B e n e f i t s 6 2 1 , 7 5 1 O S S P a y a n d B e n e f i t C h a r g e ( N o t e 1 2 ) T o t a l S a l a r i e s & B e n e f i t s 5 , 1 7 6 , 7 1 0 O t h e r D i r e c t O p e r a t i n g E x p e n s e s ( N o t e 1 3 ) C o m m u n i c a t i o n C e n t r e 1 0 , 2 6 6 O p e r a t i o n a l S u p p o r t 3 3 , 3 0 4 R H Q M u n i c i p a l S u p p o r t 7 7 , 7 8 9 V e h i c l e U s a g e 3 2 8 , 5 8 6 A d m i n i s t r a t i v e V e h i c l e ( N o t e 1 3 e ) 9 , 7 8 8 T e l e p h o n e 4 8 , 8 6 2 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t 1 7 , 8 2 6 A c c o m m o d a t i o n 2 1 , 4 0 7 U n i f o r m & E q u i p m e n t 4 6 , 4 3 5 A u x i l i a r y O f f i c e r s P e r D i e m ( N o t e 1 4 ) C l e a n i n g C o n t r a c t 8 , 1 1 7 M o b i l e R a d i o E q u i p m e n t R e p a i r s & M a i n t e n a n c e . . . . . 3 1 , 2 7 5 O f f i c e A u t o m a t i o n - U n i f o r m 5 3 , 7 1 5 O f f i c e A u t o m a t i o n - C i v i l i a n 4 , 3 8 4 T o t a l O t h e r D i r e c t O p e r a t i n g E x p e n s e s 6 9 1 , 7 5 4 O S S O D O E F e e 2 0 1 3 T o t a l A c t u a l G r o s s P o l i c i n g C o s i 5 . 8 6 8 . 4 6 3 R e v e n u e s C o l l e c t e d o n B e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y ( N o t e 1 5 ) ( 4 2 , 8 8 3 ) P r o v i n c i a l S e r v i c e s U s a g e . . . . , ( N o t e 1 G ) ( 1 8 0 , 1 6 2 ) T O T A L A C T U A L A N N U A L 2 0 1 3 P O L I C I N G C O S T S $ 5 , 6 4 5 , 4 1 8 L e s s T O T A L A M O U N T B I L L E D P E R E S T I M A T E $ 5 , 9 4 7 , 3 4 4 D I F F E R E N C E $ ( 3 0 1 , 9 2 6 ) S E M I - A N N U A L R E C O N C I L I A T I O N C R E D I T ( i f a p p l i c a b l e ) $ 1 5 6 , 5 4 7 F I N A L Y E A R E N D R E C O N C I L I A T I O N A M O U N T ( N o t e 1 7 } $ ( 1 4 5 , 3 7 9 ) M e m o d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " A c . . . P a g e 4 2 o f 1 4 1 O . P . P . C O S T I N G S U M M A R Y E l g i n G r o u p A c t u a l P o l i c i n g C o s t s f o r t h e p e r i o d J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 N O T E S T O S T A T E M E N T 1 ) U n i f o r m e d s a l a r i e s u s e d f o r t h e r e c o n c i l i a t i o n t o a c t u a l c o s t s a r e t h e J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 s a l a r i e s n e g o t i a t e d w i t h t h e O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e A s s o c i a t i o n ( O P P A ) . C i v i l i a n s a l a r i e s a r e t h e s a l a r i e s n e g o t i a t e d w i t h t h e O P P A e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 , 2 ) P a r t - t i m e C o n s t a b l e s a r e c l a s s i f i e d a s c a s u a l p a r t - t i m e . T h e y a r e i n c l u d e d i n t h e o v e r t i m e a n d s h i f t p r e m i u m c a l c u l a t i o n s . T h e y a r e n o t e n t i t l e d t o t h e C o n t r a c t u a l p a y o u t s . T h e y a r e e n t i t l e d t o c e r t a i n b e n e f i t s w h i c h a r e c a l c u l a t e d a t 1 9 . 6 % o f t h e i r s a l a r i e s . T h e i r p o s i t i o n s a r e a l s o t a k e n i n t o c o n s i d e r a t i o n f o r t h e c a l c u l a t i o n o f o t h e r d i r e c t o p e r a t i n g e x p e n s e s . 3 ) S a l a r y & o v e r t i m e r e c o n c i l i a t i o n b y r a n k a n d c l a s s i f i c a t i o n a r e d e t a i l e d o n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " . S a l a r i e s ( u n i f o r m a n d c i v i l i a n ) . 4 ) C o n t r a c t u a l P a y o u t s a r e c a l c u l a t e d u s i n g a c t u a l c o s t s . 5 ) S h i f t P r e m i u m i s c a l c u l a t e d a t $ 6 7 8 p e r S e r g e a n t a n d C o n s t a b l e . 6 ) T h e b e n e f i t r a t e s a r e 2 4 . 9 0 % o f s a l a r i e s f o r u n i f o r m e d o f f i c e r s , 2 5 . 3 % f o r c i v i l i a n s t a f f , 1 9 . 6 % f o r U n i f o r m p a r t - t i m e s t a f f , 1 9 . 7 % f o r C i v i l i a n p a r t - t i m e s t a f f a n d 2 % f o r o v e r t i m e p a y m e n t s . 7 ) C o m m u n i c a t i o n O p e r a t o r c o s t s a r e c a l c u l a t e d a t $ 5 , 2 2 0 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . 8 ) P r i s o n e r G u a r d s / E x p e n s e s a r e c a l c u l a t e d a t $ 1 , 3 8 1 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . 9 ) O f f i c e A u t o m a t i o n S u p p o r t S a l a r i e s & B e n e f i t s a r e c a l c u l a t e d a t $ 3 5 4 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . 1 0 ) T e l e p h o n e S u p p o r t & B e n e f i t s a r e c a l c u l a t e d a t $ 1 2 0 p e r u n i f o r m e d m e m b e r 1 1 ) O p e r a t i o n a l S u p p o r t & B e n e f i t s a r e c a l c u l a t e d a t $ 3 , 9 0 7 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . 1 2 ) O n t a r i o S h a r e d S e r v i c e s ( O S S ) P a y r o l l a n d B e n e f i t c h a r g e e l i m i n a t e d e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 2 . 1 3 ) O t h e r i t e m s a r e c a l c u l a t e d a s f o l l o w s : a ) C o m m u n i c a t i o n C e n t r e i s c a l c u l a t e d a t $ 2 5 8 p e r u n i f o r m m e m b e r . b ) O p e r a t i o n a l S u p p o r t i s c a l c u l a t e d a t $ 8 3 7 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . c ) R H Q M u n i c i p a l S u p p o r t i s c a l c u l a t e d a t $ 1 , 9 5 5 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . d ) V e h i c l e U s a g e i s c a l c u l a t e d a t $ 8 , 2 5 8 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . e ) A d m i n i s t r a t i v e V e h i c l e i s c a l c u l a t e d a t $ 9 , 7 8 8 a n n u a l l y . f ) T e l e p h o n e c o s t i s c a l c u l a t e d a t $ 1 , 2 2 8 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . g ) O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t a r e c a l c u l a t e d a t $ 4 4 8 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . h ) A c c o m m o d a t i o n i s c a l c u l a t e d a t $ 5 3 8 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . i ) U n i f o r m & E q u i p m e n t i s c a l c u l a t e d a t $ 1 , 1 6 7 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . j ) C l e a n i n g C o n t r a c t s a r e c a l c u l a t e d a t $ 2 0 4 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . k ) M o b i l e R a d i o E q u i p m e n t M a i n t e n a n c e i s c a l c u l a t e d a t $ 7 8 6 p e r u n i f o r m e d m e m b e r . I ) O f f i c e A u t o m a t i o n i s c a l c u l a t e d a t $ 1 , 3 1 6 p e r u n i f o r m e d m e m b e r , i n c l u d e d i n t h e c o s t i s o n e a d d i t i o n a l O P P S t a n d a r d d e s k t o p c o m p u t e r a t a n a n n u a l c o s t o f $ 1 , 3 5 1 r e q u i r e d f o r t h e A d m i n i s t r a t i v e S e r g e a n t p o s i t i o n . m ) O f f i c e A u t o m a t i o n - C i v i l i a n i s c a l c u l a t e d a t $ 1 , 6 4 8 p e r c i v i l i a n m e m b e r . n ) O S S F i n a n c i a l S e r v i c e s F e e 1 . 1 5 % o f T o t a l O t h e r D i r e c t O p e r a t i n g E x p e n s e s e l i m i n a t e d e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 2 . 1 4 ) E f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 1 , t h e $ 3 0 0 p e r A u x i l i a r y O f f i c e r w i l l n o t b e c h a r g e d t o t h e M u n i c i p a l i t i e s . 1 5 ) R e v e n u e s c o l l e c t e d o n b e h a l f o f t h e m u n i c i p a l i t y f o r t h e p e r i o d T o t a l R e v e n u e R e i m b u r s e d t o M u n i c i p a l i t y $ 4 2 , 8 8 3 . 4 6 1 6 ) A P r o v i n c i a l S e r v i c e s U s a g e ( P S U ) r e d u c t i o n o f 3 . 0 7 % o f t h e a c t u a l p o l i c i n g c o s t i s g i v e n t o t h e m u n i c i p a l i t y . T h i s P S U c o m p e n s a t e s t h e m u n i c i p a l i t y f o r t h e d e p l o y m e n t o f o f f i c e r s t o o t h e r a r e a s i n r e s p o n s e t o i n v e s t i g a t i o n s o r o t h e r o c c u r r e n c e s d e e m e d t o b e p r o v i n c i a l r e s p o n s i b i l i t i e s . 1 7 ) T h e d i f f e r e n c e w i l l a p p e a r o n a s e p a r a t e c r e d i t n o t e w h i c h w i l l b e f o r w a r d e d t o y o u r m u n i c i p a l i t y b y O n t a r i o S h a r e d S e r v i c e s B u r e a u . M e m o d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " A c . . . P a g e 4 3 o f 1 4 1 ^ . f M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p M I n l s t e r e d e s A f f a i r e s c l v l q u e s % a n d I m m i g r a t i o n e t d e I ' l m m l g r a t i o n M i n i s t e r M i n l s t r e ? t U t 6 " F l o o r 6 < 6 t e g e 4 0 0 U n i v e r s i t y A v e n u e 4 0 0 , a v e n u e U n i v e r s i t y O n t a 0 T o r o n t o O N M 7 A 2 R 9 T o r o n t o O N M 7 A 2 R 9 T s L : ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 6 2 0 0 T 6 1 . : ( 4 1 6 ) 3 2 5 ^ 2 0 0 F a x : ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 6 1 9 5 T 6 E 6 C . : ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 6 1 S 5 / - T \ t ^ M a r c h 2 0 1 4 ^ E ^ » . D e a r F r i e n d s : L I N C O L N M . A L E X A N D E R A W A R D 2 0 1 4 E v e r y y e a r s i n c e 1 9 9 3 , t h e G o v e r n m e n t o f O n t a r i o h a s p r e s e n t e d t h e L i n c o l n M . A l e x a n d e r A w a r d t o h o n o u r y o u n g O n t a r i a n s w h o h a v e d e m o n s t r a t e d e x e m p l a r y l e a d e r s h i p i n c o n t r i b u t i n g t o t h e e l i m i n a t i o n o f r a c i a l d i s c r i m i n a t i o n . I a m p l e a s e d t o a s k y o u t o s u p p o r t t h i s p r o g r a m b y n o m i n a t i n g a n o u t s t a n d i n g y o u n g p e r s o n w h o m y o u b e l i e v e t o b e d e s e r v i n g o f r e c o g n i t i o n . A s t h e M i n i s t e r o f C i t i z e n s h i p a n d I m m i g r a t i o n / 1 w i l l j o i n t h e L i e u t e n a n t G o v e r n o r i n o f f i c i a l l y r e c o g n i z i n g t h e a w a r d r e c i p i e n t s a t a s p e c i a l c e r e m o n y a t Q u e e n ' s P a r k o n J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 5 , t o m a r k L i n c o l n A l e x a n d e r D a y i n O n t a r i o . N o m i n a t i o n f o r m s a n d i n f o r m a t i o n o u t l i n i n g d e t a i l s o f t h e p r o g r a m a r e a v a i l a b l e o n m y m i n i s t r y ' s w e b s i t e a t w w w . o n t a r i o . c a / h o n o u r s a n d a w a r d s P l e a s e t a k e t h i s o p p o r t u n i t y t o a c k n o w l e d g e a y o u n g p e r s o n f r o m y o u r s c h o o l o r c o m m u n i t y w h o h a s m a d e a n i m p o r t a n t c o n t r i b u t i o n t o e l i m i n a t i n g r a c i a l d i s c r i m i n a t i o n i n O n t a r i o . F o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n / p l e a s e c o n t a c t t h e O n t a r i o H o n o u r s a n d A w a r d s S e c r e t a r i a t : 4 1 6 3 1 4 - 7 5 2 6 , t o l l f r e e 1 8 7 7 8 3 2 - 8 6 2 2 o r T T Y 4 1 6 3 2 7 - 2 3 9 1 , T h e d e a d l i n e f o r n o m i n a t i o n s i s M a y 3 1 , 2 0 1 4 . T h a n k y o u f o r t a k i n g t h e t i m e t o c o n s i d e r a d e s e r v i n g y o u n g O n t a r i a n f o r t h e L i n c o l n M . A l e x a n d e r A w a r d S i n c e r e l y / i . T h e H o n o u r a b l e M i c h a e l C o t e a u M i n i s t e r 1 ( M ( f f C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p . . . P a g e 4 4 o f 1 4 1 ^ P a g e 1 o f 2 L y n d a M i l l a r d p l - 1 F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a ] S e n t : F r i d a y , M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 3 : 3 9 P M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : O P P S t e e r i n g C o m m i t t e e - U p d a t e 4 T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F O P P P O L I C E D C O M M U N I T I E S M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 O P P P o l i c e d C o m m u n i t i e s : U p d a t e 4 D e a r C o l l e a g u e s : A M O h e l d i t s t h i r d O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e m e e t i n g t o d a y . S e n i o r o f f i c i a l s f r o m t h e O P P ' s M u n i c i p a l B u r e a u , a n d t h e M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , p r o v i d e d d e t a i l e d e x p l a n a t i o n s o f w h a t t h e O P P ' s p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l i s b a s e d o n a n d t h e i r p e r s p e c t i v e s o n d i f f e r e n t a l t e r n a t i v e s . I n p a r t i c u l a r , t h e C o m m i t t e e e x p l o r e d t h e s p l i t b e t w e e n p r o v i n c i a l a n d m u n i c i p a l f u n d i n g f o r t h e O P P , a n d t h e s p l i t b e t w e e n t h e b a s e c o s t s f o r m u n i c i p a l p o l i c i n g a n d c o s t s t i e d t o c a l l s f o r s e r v i c e s . T h e C o m m i t t e e i s e x p l o r i n g a l t e r n a t i v e s f o r O P P c o s t r e c o v e r y a n d l e a r n e d m o r e a b o u t h o w m u n i c i p a l p o l i c i n g c o s t s a r e a l l o c a t e d i n o t h e r p r o v i n c e s , a n d h o w s o m e o t h e r p r o v i n c e s d e a l w i t h t h e i r b i l l i n g m o d e l s . F i n a l l y , t h e C o m m i t t e e s t a r t e d t o c o n s i d e r h o w t h e i m p a c t s o f c h a n g i n g m o d e l v a r i a b l e s c o u l d b e m a n a g e d , i n c l u d i n g i m p l e m e n t a t i o n s u c h a s n e w p r o v i n c i a l m i t i g a t i o n f u n d i n g , a n d p h a s i n g c h a n g e s i n o v e r t i m e . T h e o n e t h i n g w e k n o w f o r c e r t a i n i s t h a t c h a n g e i s c o m i n g . T h r o u g h o u r w o r k , w e w i l l b e c o n s i d e r i n g o p t i o n s a n d a p p r o a c h e s w h i c h w i l l b e e v a l u a t e d a g a i n s t t h e C o m m i t t e e ' s a d o p t e d p r i n c i p l e s . ( T h e s e w e r e p r e v i o u s l y s h a r e d b u t a r e a t t a c h e d f o r e a s e o f r e f e r e n c e . ) T h e C o m m i t t e e r e c o g n i z e s t h a t t h e P r o v i n c e w a n t s t o i m p l e m e n t a n e w b i l l i n g m o d e l f o r 2 0 1 5 . T h e C o m m i t t e e i n t e n d s t o c o m p l e t e i t s w o r k t h e e n d o f M a r c h / e a r l y A p r i l 2 0 1 4 a n d i t w i l l m e e t a g a i n o n M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 . I n a d d i t i o n t o i m p r o v i n g t h e O P P b i l l i n g m o d e l , O n t a r i o ' s m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s a r e k e e n l y a w a r e o f t h e n e e d t o c o n t r o l g r o w t h i n p o l i c i n g c o s t s , a n d o t h e r e m e r g e n c y s e r v i c e c o s t s . O n t a r i o ' s m u n i c i p a l i t i e s c a n n o t a f f o r d t o f u n d e m e r g e n c y s e r v i c e s a t t h e e x p e n s e o f t h e m a n y o t h e r p r o g r a m s a n d s e r v i c e s t h a t m a k e O n t a r i o ' s c o m m u n i t i e s h e a l t h i e r , s a f e r a n d m o r e p r o s p e r o u s . T o g e t h e r . O n e v o i c e . Y o u r s t r u l y , 3 / 2 0 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 4 5 o f 1 4 1 P a g e 2 o f 2 R . F . ( R u s s ) P o w e r s P r e s i d e n t A M O O P P S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s P r i n c i p l e s P r i n c i p l e s : T h e v a l u e s w h i c h t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e w i l l a p p l y a s i t e v a l u a t e s i t s r e v i e w a n d a n a l y s i s o f p o s s i b l e b i l l i n g a p p r o a c h e s : 1 . C i v i l i a n o v e r s i g h t o f p o l i c e s e r v i c e s i s n e c e s s a r y [ i n d e m o c r a t i c s o c i e t i e s ] , 2 . T h e O P P i s a c c o u n t a b l e t o t h e m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s i t s e r v e s . 3 . T h e b i l l i n g m o d e l a n d t h e i n f o r m a t i o n u p o n w h i c h i t r e s t s m u s t b e t r a n s p a r e n t f o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s a n d p r o p e r t y t a x p a y e r s . 4 . M u n i c i p a l g o v e r n m e n t s m u s t h a v e s o m e v o i c e a s t o t h e l e v e l o f p o l i c i n g s e r v i c e s r e q u i r e d a n d a b l e t o p a y f o r ( " P a y f o r s a y " p r i n c i p l e ) . 5 . P o l i c i n g i s a s e r v i c e t o p e o p l e a n d p r o p e r t y , o c c u p i e d o r u n o c c u p i e d . 6 . O u t c o m e s n e e d t o b e a c c e p t a b l e t o t h e d i f f e r e n t i n t e r e s t s o f t h e m u n i c i p a l s e c t o r . 7 . A n e w b i l l i n g m o d e l s h o u l d b e p r e d i c t a b l e a n d s t a b l e o v e r t i m e . 8 . A n e w m o d e l n e e d s t o v a l i d a t e w h a t i s i n c l u d e d i n b a s e c o s t s . 9 . B i l l i n g m o d e l r e f o r m s h o u l d a l s o i n c l u d e l e g i s l a t i v e a n d r e g u l a t o r y c h a n g e r e g a r d i n g p o l i c i n g . 1 0 . C a p a c i t y t o p a y i s a n o v e r a r c h i n g c o n s i d e r a t i o n a t l o c a l , r e g i o n a l , a n d p r o v i n c i a l l e v e l s . T h i s c a p a c i t y i s m e a s u r e d i n p a r t a g a i n s t t h e p r o v i s i o n o f o t h e r c r i t i c a l s e r v i c e s t h a t a r e v i t a l t o a c o m m u n i t y . D I S C L A I M E R T h e s e a r e f i n a l v e r s i o n s o f A M O d o c u m e n t s . A M O a s s u m e s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d i s c r e p a n c i e s t h a t m a y h a v e b e e n t r a n s m i t t e d w i t h t h e e l e c t r o n i c v e r s i o n . T h e p r i n t e d v e r s i o n s o f t h e d o c u m e n t s s t a n d a s t h e o f f i c i a l r e c o r d . 3 / 2 0 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 4 6 o f 1 4 1 ^ M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y M f n i s t e r e d e l a S 6 c u r i t 6 c o m m u n a u t a i r e . ^ ^ f e 1 . . . . I - t t S f ^ s . a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s e t d e s S e r v i c e s c o r r e c t i o n n e l s 1 O f f i c e o f t h e M i n i s t e r B u r e a u d e l a m i n i s t r e ' ^ ^ ^ T a s a ^ ^ 2 5 G r o s v e n o r S t r e e t 2 5 , m e G r o s v e n o r O n t a r i o t h 1 8 ' " F l o o r 1 8 ' 6 t a g e T o r o n t o O N M 7 A 1 Y 6 T o r o n t o O N M 7 A 1 Y 6 T e l : 4 1 6 - 3 2 5 - 0 4 0 8 T 6 1 . : 4 1 6 - 3 2 5 - 0 4 0 8 F a x : 4 1 6 - 3 2 5 - 6 0 6 7 T 6 1 6 C . : 4 1 6 - 3 2 5 - 6 0 6 7 M C - 2 0 1 4 - 3 7 9 M A R 2 5 2 0 1 4 M s . L y n d a M i l l a r d C l e r k w [ M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P / 7 o i p f i 9 3 4 4 P l a n k R o a d . P O B o x 1 6 0 ^ v f S t r a f f o r d v i t l e O N N O J 1 Y O ^ L . J l D e a r M s . M i l t a r d : T h e H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e , P r e m i e r o f O n t a r i o , h a s f o r w a r d e d y o u r l e t t e r r e g a r d i n g t h e c o s t o f O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e ( O P P ) p o l i c i n g s e r v i c e s a n d t h e d e v e l o p m e n t o f a n e w b i l l i n g m o d e l . I r e c o g n i z e t h a t p o l i c e c o s t s a r e i m p o r t a n t t o m u n i c i p a l i t i e s a n d t h a t m o v i n g t o a n e w b i l l i n g m o d e l c o u l d h a v e s i g n i f i c a n t i m p l i c a t i o n s f o r s o m e . T h e O P P a n d t h e M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s ( M C S C S ) h a v e h e a r d f r o m m a n y o f t h e O P P ' s c l i e n t m u n i c i p a l i t i e s t h a t t h e c u r r e n t b i l l i n g m o d e l n e e d s t o b e s i m p l e r , m o r e t r a n s p a r e n t a n d f a i r f o r a l l . T h e A u d i t o r G e n e r a l o f O n t a r i o i n h i s 2 0 1 2 r e p o r t t o l d u s t h e c u r r e n t O P P b i l l i n g m o d e l i s u n f a i r a n d n e e d s t o c h a n g e . H i s a s s e s s m e n t i s c o n f i r m e d b y t h e n u m b e r s - s o m e m u n i c i p a l i t i e s i n O n t a r i o a r e c u r r e n t l y p a y i n g $ 0 p e r h o u s e h o l d f o r O P P p o l i c i n g s e r v i c e s a n d s o m e a r e p a y i n g m o r e t h a n $ 1 , 0 0 0 p e r h o u s e h o l d - a n d a l l h a v e a c c e s s t o t h e s a m e l e v e l o f s e r v i c e . T h i s i s c l e a r l y u n f a i r . T h a t i s w h y w e a r e c h a n g i n g t h e m o d e l t o m a k e i t m o r e e q u i t a b l e . W e w i l l n o w b e c h a r g i n g a b a s e c o s t , w h i c h w i l l r e p r e s e n t t h e c o s t r e q u i r e d f o r a m u n i c i p a l i t y t o h a v e a c c e s s t o a p o l i c e I s e r v i c e p a t r o l l i n g t h e i r n e i g h b o u r h o o d , e n g a g i n g i n c r i m e p r e v e n t i o n , p r o v i d i n g v i c t i m s e r v i c e s , a n d a n u m b e r o f o t h e r p r o a c t i v e d u t i e s . P l e a s e n o t e t h i s d o e s n o t i n c l u d e t h e c o s t f o r O P P o f f i c e r s t o c a r r y o u t t h e i r p r o v i n c i a l d u t i e s , s u c h a s p a t r o l l i n g t h e p r o v i n c i a l h i g h w a y s a n d w a t e r w a y s a s w e l l a s s e r v i c e p r o v i d e d t o u n o r g a n i z e d t e r r i t o r i e s . T h e s e a r e c o s t s b o r n e b y t h e p r o v i n c e a l o n e . I n a d d i t i o n t o a b a s e c o s t , t h e r e w i l l a l s o b e a c h a r g e f o r ' c a l l s f o r s e r v i c e . ' W e w a n t t o m a k e s u r e e v e r y o n e p a y s t h e i r s h a r e . B u t w e a l s o w a n t t o h a v e a m o d e l t h a t e n c o u r a g e s m u n i c i p a l i t i e s w h o h a v e h i g h c r i m e r a t e s a n d h i g h c a l l s f o r s e r v i c e t o c o m e t o g e t h e r a s a c o m m u n i t y a n d w o r k o n c r i m e p r e v e n t i o n . T h e O P P a n d t h e M C S C S a r e c u r r e n t l y r e f i n i n g t h e p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l b a s e d o n m u n i c i p a l f e e d b a c k , a n d w i l l c o n t i n u e t o e n g a g e w i t h t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) S t e e r i n g C o m m i t t e e o n i t s d e s i g n a n d i m p l e m e n t a t i o n . N o f i n a l d e c i s i o n s w i l l b e m a d e u n t i l a f t e r t h e s e p r o c e s s e s h a v e c o n c l u d e d . . . . 1 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C o m m u n i . . . P a g e 4 7 o f 1 4 1 M s . L y n d a M i l l a r d P a g e t w o I t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h e M C S C S a n d t h e O P P h a v e e n g a g e d i n e x t e n s i v e c o n s u l t a t i o n w i t h m u n i c i p a l i t i e s i n r e v i e w i n g t h e O P P ' s b i l l i n g p r o c e s s : I n A u g u s t 2 0 1 2 , t h e m i n i s t r y a n d O P P r e l e a s e d t h e U n d e r s t a n d i n g O P P M u n i c i p a l . P o l i c i n g C o s t s d o c u m e n t . T h i s d o c u m e n t w a s p r o d u c e d i n c o l l a b o r a t i o n w i t h A M O a n d m a r k s a n i m p o r t a n t s t e p i n m a k i n g t h e O P P ' s c u r r e n t b i l l i n g m e t h o d o l o g y m o r e a c c e s s i b l e a n d t r a n s p a r e n t . I n t h e s p r i n g o f 2 0 1 3 , 6 5 m u n i c i p a l i t i e s w e r e i n v i t e d t o p a r t i c i p a t e i n c o n s u l t a t i o n s o n t h e p r i n c i p l e s a n d a s s e s s m e n t c r i t e r i a f o r a n e w b i l l i n g m o d e l ( 4 8 m u n i c i p a l i t i e s p a r t i c i p a t e d ) . B a s e d o n t h e f e e d b a c k r e c e i v e d f r o m t h e s e s e s s i o n s , a l l 3 2 4 m u n i c i p a l i t i e s p o l i c e d b y . t h e O P P w e r e i n v i t e d t o p a r t i c i p a t e i n a s u r v e y o n v a r i o u s o p t i o n s f o r a b i l l i n g m e t h o d o l o g y . I n t h e f a l l o f 2 0 1 3 , 1 4 m u n i c i p a l e n g a g e m e n t s e s s i o n s w e r e f a c i l i t a t e d t h r o u g h o u t t h e . p r o v i n c e w h e r e a p p r o x i m a t e l y 2 2 9 o f t h e 3 2 4 m u n i c i p a l i t i e s p o l i c e d b y t h e O P P w e r e r e p r e s e n t e d b y o v e r 5 0 0 m u n i c i p a l o f f i c i a l s f o r t h e e x p r e s s p u r p o s e o f o b t a i n i n g t h e i r f e e d b a c k a b o u t t h e p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l . C o n c u r r e n t w i t h t h e m u n i c i p a l e n g a g e m e n t s e s s i o n s , t h e m i n i s t r y a l s o h o s t e d a n o n l i n e . f e e d b a c k p o r t a l f o r m u n i c i p a l i t i e s t o s u b m i t w r i t t e n c o m m e n t s o n t h e p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l . O u r g o v e r n m e n t h a s b e e n c o m m i t t e d t o o p e n n e s s a n d t r a n s p a r e n c y t h r o u g h o u t t h i s p r o c e s s . T h e r e s u l t s o f o u r m u n i c i p a l e n g a g e m e n t e f f o r t s a r e p u b l i c l y a v a i l a b l e a t : w w w . o p p . c a . T h e m i n i s t r y i s c o n t i n u i n g t o e n g a g e w i t h A M O o n t h e m o d e l , i n c l u d i n g o p t i o n s t o p h a s e - i n t h e n e w m o d e l i n a w a y t h a t i s m a n a g e a b l e f o r m u n i c i p a l i t i e s . W h i l e I u n d e r s t a n d m u n i c i p a l i t i e s a r e a w a i t i n g i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e f i n a n c i a l i m p a c t s o f t h e p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l t o e n a b l e m u n i c i p a l b u d g e t f o r e c a s t i n g f o r 2 0 1 1 5 t h e m o d e l h a s n o t y e t b e e n f i n a l i z e d . I h a v e a l s o c o m m i t t e d t o a l l m u n i c i p a l i t i e s t h a t a s s o o n a s t h e b i l l i n g m o d e l i s c o m p l e t e d , t h e O P P w i l l c o m m u n i c a t e f i s c a l i m p a c t s i n a t i m e l y f a s h i o n . I n t h e m e a n t i m e , t h e O P P w i l l b e h a p p y t o m e e t w i t h y o u t o d i s c u s s a n y a d d i t i o n a l q u e s t i o n s y o u m a y h a v e a b o u t t h e p r o p o s e d b i l l i n g m o d e l a n d t h e O P P b i l l i n g r e v i e w p r o c e s s . A s I h a v e i n d i c a t e d t o m a n y m u n i c i p a l i t i e s p o l i c e d b y t h e O P P , t h e c o s t o f O P P s e r v i c e s c o m p a r e s v e r y f a v o u r a b l y t o t h o s e o f o t h e r m u n i c i p a l p o l i c e s e r v i c e s . T h e a v e r a g e p e r h o u s e h o l d c o s t f o r O P P s e r v i c e s i n 2 0 1 2 w a s $ 3 4 0 , c o m p a r e d t o a n a v e r a g e p e r h o u s e h o l d c o s t i n 2 0 1 2 o f $ 7 8 4 f o r s e l f - p o l i c e d m u n i c i p a l i t i e s . A s m i n i s t e r , I c a n a s s u r e y o u t h a t m y m i n i s t r y a n d t h e O P P c o n t i n u e t o w o r k d i l i g e n t l y w i t h m u n i c i p a l s t a k e h o l d e r s t o e n s u r e e f f e c t i v e , e f f i c i e n t a n d s u s t a i n a b l e p o l i c e s e r v i c e d e l i v e r y i n O n t a r i o . T h a n k y o u a g a i n f o r y o u r l e t t e r . S i n c e r e l y , ^ L ^ / Z W ^ X ^ M a d e l e i n e M e i l l e u r M i n i s t e r c : T h e H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e P r e m i e r o f O n t a r i o C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C o m m u n i . . . P a g e 4 8 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 2 A p r i l 3 , 2 0 1 4 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : A p r i l 3 , 2 0 1 4 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 0 2 S U B J E C T : B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o h o l d a P u b l i c M e e t i n g t o c o n s i d e r S p r i e t A s s o c i a t e s E n g i n e e r s R e p o r t # 2 1 3 2 1 6 r e c e i v e d f r o m S p r i e t A s s o c i a t e s d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 a n d f i l e d w i t h t h e C l e r k o n M a r c h 4 , 2 0 1 4 . B a c k g r o u n d : O n J u l y 4 , 2 0 1 3 t h e C l e r k r e c e i v e d a P e t i t i o n f o r D r a i n a g e W o r k s f r o m B r i a n B r e e d o n . O n J u l y 1 8 , 2 0 1 3 C o u n c i l a p p o i n t e d S p r i e t A s s o c i a t e s t o p r e p a r e a r e p o r t u n d e r t h e D r a i n a g e A c t , f o r c o n s i d e r a t i o n o f d r a i n a g e f o r t h e a f f e c t e d l a n d s k n o w n a s P t L o t 1 1 1 , C o n c e s s i o n N T R , P a r t s 1 , 2 o f l l R - 6 6 4 4 . O n M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 C o u n c i l d e c i d e d t o p r o c e e d w i t h N o t i c e s u n d e r t h e D r a i n a g e A c t a n d d i r e c t e d t h e C l e r k t o m a i l a N o t i c e o f P u b l i c M e e t i n g t o a l l i n t e r e s t e d p a r t i e s . A N o t i c e o f P u b l i c M e e t i n g d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 , p u r s u a n t t o C h a p t e r D 1 7 , S e c t i o n 4 1 o f t h e D r a i n a g e A c t w a s p r e p a r e d ; a n d t h i s N o t i c e c o n f i r m e d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y w i l l h o l d a P u b l i c M e e t i n g o n T h u r s d a y A p r i l 3 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . t o c o n s i d e r t h e p r o p o s e d c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s k n o w n a s t h e B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n . T h e N o t i c e o f P u b l i c M e e t i n g a n d a c o p y o f t h e E n g i n e e r ' s R e p o r t w a s m a i l e d t o : ( a ) E v e r y l a n d o w n e r w i t h i n t h e a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e . ( b ) C l e r k o f e v e r y o t h e r l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h a n y l a n d o r r o a d t h a t i s a s s e s s e d f o r t h e d r a i n a g e w o r k s , o r f o r w h i c h c o m p e n s a t i o n o r o t h e r a l l o w a n c e s h a v e b e e n p r o v i d e d i n t h e » r e p o r t i s s i t u a t e . ( c ) A n y p u b i c u t i l i t y , r a i l w a y c o m p a n y o r r o a d a u t h o r i t y t h a t m a y b e a f f e c t e d . ( d ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y . ( e ) T h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s . ( d ) T h e D i r e c t o r , o f t h e M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s . P u r s u a n t t o S e c t i o n # 4 2 o f t h e D r a i n a g e A c t , C o u n c i l o f f h e i n i t i a t i n g m u n i c i p a l i t y s h a l l g i v e a n o p p o r t u n i t y t o a n y p e r s o n t o w i t h d r a w a l f r o m t h e p e t i t i o n , s i g n t h e p e t i t i o n o r s p e a k t o t h e m a t t e r . I f , a t t h e e n d o f s u c h C o u n c i l m e e t i n g , t h e p e t i t i o n c o n t a i n s a s u f f i c i e n t n u m b e r o f n a m e s t o c o m p l y w i t h S e c t i o n # 4 , t h e C o u n c i l m a y p r o c e e d t o a d o p t t h e r e p o r t b y g i v i n g t w o r e a d m g s b y C o u n c i l t o t h e P r o v i s i o n a l B y - l a w a n d s e t t h e d a t e f o r t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . . . . P a g e 4 9 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 2 2 A p r i l 3 , 2 0 1 4 I n a d d i t i o n , a n y o w n e r o f l a n d a s s e s s e d f o r m a i n t e n a n c e o r r e p a i r m a y a p p e a l f r o m t h e a s s e s s m e n t c o n t a i n e d i n t h e B r e e d o n D r a i n r e p o r t # 2 1 3 2 1 6 , w h i c h w a s s e r v e d u p o n t h e m b y r e g u l a r m a i l o n M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 . S t a f f C o m m e n t s F o l l o w i n g t h e e n g i n e e r ' s p r e s e n t a t i o n a t t h e P u b l i c M e e t i n g , l a n d o w n e r s a n d a l l o t h e r a f f e c t e d p a r t i e s a r e g i v e n t h e o p p o r t u n i t y t o v o i c e f h e i r c o n c e r n s r e l a t i n g t o a n y a s p e c t o f t h e r e p o r t . I f f o r a n y r e a s o n t h e r e p o r t s h o u l d b e r e c o n s i d e r e d , C o u n c i l m a y r e f e r t h e r e p o r t b a c k t o t h e » e n g m e e r . I n a d d i t i o n l a n d o w n e r s i n t h e a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e s h a l l b e g i v e n a n o p p o r t u n i t y t o w i t h d r a w o r a d d t h e i r n a m e s t o t h e p e t i t i o n . T h i s s h a l l i n c l u d e a f f e c t e d M u n i c i p a l i t i e s i f t h e i r l a n d s o r r o a d s a r e w i t h i n t h e a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e . I f t h e p e t i t i o n d o e s c o m p l y w i t h S e c t i o n 4 , C o u n c i l m a y p r o c e e d t o a d o p t t h e r e p o r t b y g i v i n g t w o r e a d i n g s t o t h e a t t a c h e d P r o v i s i o n a l B y - L a w . S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 5 : D e v e l o p a n e w a n d i m p r o v e d i n f r a s t m c t m ' e n e t w o r k . R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n s 4 4 t o 4 6 o f t h e D r a i n a g e A c t , C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h e r e b y a d o p t s S p r i e t A s s o c i a t e s r e p o r t # 2 1 3 2 1 6 d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 , r e f e r r e d t o a s t h e " B r e e d o n D r a i n " r e p o r t ; A N D T H A T P r o v i s i o n a l B y - l a w # 2 0 1 4 - 0 3 3 b e g i v e n f i r s t a n d s e c o n d r e a d i n g ; A N D T H A T t h e C l e r k b e d i r e c t e d t o d i s t r i b u t e c o p i e s o f t h e P r o v i s i o n a l B y - l a w a n d N o t i c e o f t h e t i m e a n d p l a c e o f t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e a f f e c t e d p a r t i e s p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 6 ( 2 ) o f t h e D r a i n a g e A c t ; A N D T H A T a d a t e o f A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . b e s e t f o r t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y , s ^ f - S c U t ^ l a ^ _ . ^ ^ L A . ^ D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t D a v i d A r i s t o n e B i l l K n i f t o n A c t i n g A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . . . . P a g e 5 0 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 3 3 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E B R E E D O N M U N I C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P a r t L o t 1 1 1 , C o n c e s s i o n N T R , P a r t s 1 , 2 o f 1 1 R - 6 6 4 4 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 2 1 6 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s f a u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 1 2 , 5 5 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 2 1 6 , d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 1 2 , 5 5 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . . . . P a g e 5 1 o f 1 4 1 B y - l a w N o . 2 0 1 4 - 0 3 3 2 s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y f h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s o f $ 2 5 0 . 0 0 o r l e s s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 3 r d d a y o f A p r i l , 2 0 1 4 a n d p r o v i s i o n a U y r d a d o p t e d t h i s 3 " d a y o f A p r i l , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s d a y o f 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . . . . P a g e 5 2 o f 1 4 1 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 4 - 0 3 3 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f f o r d v i l l e o n A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T J O D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . D a t e o f m a i l i n g C L E R K S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g " B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n " . . . . P a g e 5 3 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a . . . P a g e 5 4 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a . . . P a g e 5 5 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a . . . P a g e 5 6 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a . . . P a g e 5 7 o f 1 4 1 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a . . . P a g e 5 8 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 1 0 9 6 3 W A T E R B O T T L E S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 6 4 . 0 0 0 1 6 3 4 4 C h e q u e A m o u n t - 6 4 . 0 0 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 1 0 7 5 1 5 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 3 / 0 1 / 2 0 1 4 2 1 . 5 8 0 1 6 3 4 5 C h e q u e A m o u n t - 2 1 . 5 8 0 0 0 2 0 5 C O N S E I L S C O L A I R E D E D I S T R I C T 1 s t Q r t r L e v y 2 0 1 4 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 1 , 7 1 1 . 0 0 0 1 6 3 4 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 7 1 1 . 0 0 0 0 0 2 0 6 C O N S E I L S C O L A I R E V I A M O N D E 1 s t Q r t r L e v y 2 0 1 4 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 6 3 0 . 0 0 0 1 6 3 4 7 C h e q u e A m o u n t - 6 3 0 . 0 0 0 0 0 2 1 2 C O U N T Y O F E L G I N 1 s t Q r t r L e v y 2 0 1 4 1 S T Q R T R L E V Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 7 5 0 , 7 8 0 . 0 0 0 1 6 3 4 8 C h e q u e A m o u n t - 7 5 0 , 7 8 0 . 0 0 0 0 0 2 5 0 D E L - B A C S A L E S L I M I T E D 2 4 8 2 8 8 P A P E R T O W E L S , K L E E N E X 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 1 4 6 . 6 6 0 1 6 3 4 9 C h e q u e A m o u n t - 1 4 6 . 6 6 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C 1 - 4 3 9 2 8 - 0 C R I M P S 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 1 7 3 . 0 8 0 1 6 3 5 0 C h e q u e A m o u n t - 1 7 3 . 0 8 0 0 0 3 1 6 E Q U I P M E N T C E N T R E S I M C O E L T D T 0 6 4 5 9 1 E L E C T R I C S C I S S O R L I F T 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 2 8 4 . 2 0 0 1 6 3 5 1 C h e q u e A m o u n t - 2 8 4 . 2 0 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 7 6 3 3 4 P A R T S 0 3 / 0 3 / 2 0 1 4 1 8 . 3 1 0 1 6 3 5 2 O N T I S 7 6 4 2 1 R A C H E T , P A R T S 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 2 8 . 1 0 0 1 6 3 5 2 O N T I S 7 6 4 9 0 P A R T S 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 6 1 0 . 4 0 0 1 6 3 5 2 C h e q u e A m o u n t - 6 5 6 . 8 1 0 0 1 7 1 8 F R A N K E N N S r e f u n d b l d g d e p o s i t 6 8 8 6 R I C M O N D R D 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 6 3 5 3 C h e q u e A m o u n t - 1 . 5 0 0 . 0 0 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 2 9 1 6 9 3 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 2 8 0 . 6 4 0 1 6 3 5 4 C h e q u e A m o u n t - 2 8 0 . 6 4 0 0 2 2 8 2 H E N R Y P E N N E R r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C T 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 2 0 0 . 0 0 0 1 6 3 5 5 / ^ P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 5 9 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 2 0 0 . 0 0 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C M a r 2 0 0 0 7 1 5 3 7 7 7 0 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 2 0 4 . 9 6 0 1 6 3 5 6 M a r 2 0 0 0 9 0 5 3 2 2 8 9 U T I L I T I E S - M E T E R C H A M B E R 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 8 3 . 8 4 0 1 6 3 5 6 M a r 2 0 0 0 9 1 6 8 0 5 2 9 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 1 2 7 . 3 5 0 1 6 3 5 6 M a r 2 0 0 1 2 4 7 2 2 1 6 3 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 2 , 1 8 1 . 8 0 0 1 6 3 5 6 C h e q u e A m o u n t - 2 , 5 9 7 . 9 5 0 0 0 5 5 2 L O N D O N D I S T R I C T C A T H O L I C I s t Q r t r L e v y 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 3 9 , 6 5 7 . 0 0 0 1 6 3 5 7 C h e q u e A m o u n t - 3 9 , 6 5 7 . 0 0 0 0 0 5 6 9 M & L S U P P L Y 0 0 0 0 1 3 3 5 0 9 L E D L I G H T S 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 3 4 4 . 7 3 0 1 6 3 5 8 C h e q u e A m o u n t - 3 4 4 . 7 3 0 0 0 5 8 8 M C B A I N S I G N S & G R A P H I C D E S I G N 1 4 5 6 2 S I G N S 0 3 / 0 6 / 2 0 1 4 5 0 . 8 5 0 1 6 3 5 9 1 4 5 6 8 S I G N S 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 8 1 . 3 6 0 1 6 3 5 9 C h e q u e A m o u n t - 1 3 2 . 2 1 0 0 1 9 0 0 N A T I O N A L L E A S I N G 1 4 7 9 7 3 9 8 Q U A R T E R L Y B I L L I N G L E A S E 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 1 , 3 1 8 . 4 3 0 1 6 3 6 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 8 . 4 3 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 3 3 7 5 H O L D B A C K 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 1 5 , 1 7 0 . 7 8 0 1 6 3 6 1 C h e q u e A m o u n t - 1 5 , 1 7 0 . 7 8 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 M a r U N I T R E N T A L - E . C . C . 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 3 1 . 0 8 0 1 6 3 6 2 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 1 4 1 8 T E L U S 0 1 6 2 4 2 4 9 8 0 6 6 M O B I L E H I G H S P E E D 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 4 4 . 0 1 0 1 6 3 6 3 C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 1 0 0 0 8 7 9 T H A M E S V A L L E Y D I S T R I C T S C H O O L 1 s t Q r t r L e v y 2 0 1 4 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 3 0 9 , 0 3 1 . 0 0 0 1 6 3 6 4 C h e q u e A m o u n t - 3 0 9 , 0 3 1 . 0 0 0 0 1 0 1 5 W E A O 4 5 4 - 2 4 6 5 2 0 1 4 W E A O S Y M P O S I U M 0 3 / 0 4 / 2 0 1 4 4 8 0 . 2 5 0 1 6 3 6 5 C h e q u e A m o u n t - 4 8 0 . 2 5 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 9 0 0 4 S A N D E R R E P A I R 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 1 0 2 . 1 6 0 1 6 3 6 6 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 0 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 1 0 2 . 1 6 0 0 0 9 6 9 W E S T B U R N E R U D D Y O N T A R I O 6 2 5 1 5 2 0 S H O P L I G H T I N G 0 3 / 0 3 / 2 0 1 4 1 0 6 . 2 7 0 1 6 3 6 7 C h e q u e A m o u n t - 1 0 6 . 2 7 C h e q u e R u n T o t a l - 1 , 1 2 5 , 4 6 3 . 8 4 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 1 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 2 3 A A R O C A G G R E G A T E S L T D 1 7 0 1 7 W I N T E R S A N D 0 2 / 2 8 / 2 0 1 4 9 1 4 . 5 2 0 1 6 3 6 8 C h e q u e A m o u n t - 9 1 4 . 5 2 0 0 0 0 6 9 A S S O C I A T I O N O F O N T A R I O R O A D 1 4 3 c e r t # 0 7 - 1 0 5 2 C E R T I F I C A T I O N R E N E W A L 0 3 / 0 3 / 2 0 1 4 1 6 9 . 5 0 0 1 6 3 6 9 6 3 c e r t # 1 0 - 1 1 3 6 C E R T I F I C A T I O N R E N E W A L 0 3 / 0 3 / 2 0 1 4 1 6 9 . 5 0 0 1 6 3 6 9 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 1 1 4 B O B B U T L E R i n k c a r t r i d g e I N K C A R T R I D G E 0 3 / 2 2 / 2 0 1 4 5 5 . 5 8 0 1 6 3 7 0 C h e q u e A m o u n t - 5 5 . 5 8 0 0 1 6 8 7 C E S T A 1 5 6 0 D R Y S U I T R E P A I R 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 1 3 3 . 2 2 0 1 6 3 7 1 C h e q u e A m o u n t - 1 3 3 . 2 2 0 0 2 2 8 6 C H E M T R A D E C H E M I C A L S C A N A D A 9 0 6 3 1 8 5 6 A L U M S U L F A T E 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 6 6 8 . 0 8 0 1 6 3 7 2 C h e q u e A m o u n t - 6 6 8 . 0 8 0 0 2 2 8 3 C I T Y O F L O N D O N c o u r s e e n r o l l m e n t B A S I C E M E R G E N C Y M A N A G E M E N 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 1 0 0 . 0 0 0 1 6 3 7 3 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 1 0 1 2 C L E A R T E C H I N D U S T R I E S I N C . 5 6 7 1 5 2 S J C C O V E R S U P S , S L I D E S 0 3 / 0 4 / 2 0 1 4 2 1 . 0 7 0 1 6 3 7 4 . ^ C h e q u e A m o u n t - 2 1 . 0 7 0 0 1 4 3 2 C U L L I G A N W A T E R 3 3 0 9 6 4 1 U N I T R E N T A L - S . C . C . 0 3 / 1 6 / 2 0 1 4 2 9 . 3 2 0 1 6 3 7 5 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 3 2 0 0 0 2 1 8 C U P E L O C A L 3 5 M a r ' 1 4 r e m i t U N I O N D U E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 4 0 4 . 8 7 0 1 6 3 7 6 C h e q u e A m o u n t - 4 0 4 . 8 7 0 0 0 2 3 1 D A R C H F I R E 5 1 1 8 9 U L T R A G U A R D F O A M 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 9 0 1 . 7 4 0 1 6 3 7 7 C h e q u e A m o u n t - 9 0 1 . 7 4 0 0 2 2 8 5 D A T A F I X 5 6 3 8 I N T E R N E T V O T I N G 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 3 , 6 1 6 . 0 0 0 1 6 3 7 8 C h e q u e A m o u n t - 3 , 6 1 6 . 0 0 0 0 0 2 5 5 D E R E H A M F O R G E 3 3 4 3 9 B L A C K B R A S S P L A T E 0 3 / 0 6 / 2 0 1 4 3 6 . 7 3 0 1 6 3 7 9 C h e q u e A m o u n t - 3 6 . 7 3 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 2 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C - 4 4 2 4 7 - 0 P L U G S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 1 6 . 0 5 0 1 6 3 8 0 C h e q u e A m o u n t - 1 6 . 0 5 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 0 5 8 4 2 M a r I N T E R N E T / C A B L E - F I R E H A L L 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 2 5 2 . 9 2 0 1 6 3 8 1 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 1 1 3 4 5 M a r I N T E R N E T - O F F I C E 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 1 0 2 . 7 8 0 1 6 3 8 1 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 5 0 1 0 3 M a r I N T E R N E T - G A R A G E 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 6 3 . 2 3 0 1 6 3 8 1 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 1 0 3 5 2 M a r c I N T E R N E T - B W F I R E H A L L 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 8 5 . 8 3 0 1 6 3 8 1 C h e q u e A m o u n t - 5 0 4 . 7 6 0 0 1 1 6 2 E D K E T C H A B A W O G R A - r e i m b u r s e O G R A C O N F E R E N C E 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 9 3 0 . 0 0 0 1 6 3 8 2 C h e q u e A m o u n t - 9 3 0 . 0 0 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 7 6 5 5 4 4 S B L I N D P K G 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 6 8 . 2 4 0 1 6 3 8 3 C h e q u e A m o u n t - 6 8 . 2 4 0 0 2 2 8 0 F R A N K ' S M O B I L E S E R V I C E 1 0 1 7 5 J D T R A C T O R R E P A I R S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 1 , 8 4 2 . 5 7 0 1 6 3 8 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 4 2 . 5 7 0 0 0 3 7 6 G I B S O N B E N N E T T S 1 4 - 0 6 8 H e v e n o r L E G A L S E R V I C E S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 4 1 , 7 6 3 . 8 2 0 1 6 3 8 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 7 6 3 . 8 2 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C M a r 2 0 0 0 2 8 4 2 6 9 3 0 U T I L I T I E S - L I B B Y E S T L 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 6 6 . 0 4 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 2 9 9 5 7 3 0 8 U T I L I T I E S - O F F I C E 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 5 5 1 . 9 3 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 3 0 4 1 0 5 7 8 U T I L I T I E S - G A R A G E 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 1 , 1 6 6 . 6 1 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 5 6 9 5 9 1 7 5 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 2 4 . 6 3 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 6 8 2 3 8 7 6 0 U T I L I T I E S - T R E A T M E N T P L A N T 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 1 0 . 0 1 5 . 7 0 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 7 1 8 6 5 0 4 5 U T I L I T I E S - S T R A F F I R E 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 4 0 7 . 6 4 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 8 3 8 2 1 3 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 4 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 5 6 . 2 7 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 9 1 7 5 5 4 0 2 U T I L I T I E S - S T R A F L I B R A R Y 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 8 6 . 1 4 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 0 9 5 7 2 3 2 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 3 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 8 5 . 3 5 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 1 1 4 3 0 9 3 1 6 U T I L I T I E S - S . C . C . 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 , 8 8 3 . 2 1 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 1 1 9 1 0 7 1 7 6 U T I L I T I E S - P U M P # 2 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 3 0 5 . 7 6 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 1 2 4 2 7 8 4 8 8 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 6 6 . 0 4 0 1 6 3 8 6 M a r 2 0 0 1 3 7 7 2 7 3 3 8 U T I L I T I E S - S T R A F B A L L P A R K 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 4 1 . 9 2 0 1 6 3 8 6 C h e q u e A m o u n t - 1 5 , 9 5 7 . 2 4 0 0 0 2 1 7 I B I G R O U P 3 1 6 5 0 2 C O N S U L T I N G F E E S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 2 , 2 7 2 . 2 3 0 1 6 3 8 7 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 3 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 2 , 2 7 2 . 2 3 0 0 1 0 0 3 J A R D I N E L L O Y D T H O M P S O N C A N A D A 5 2 2 3 4 1 I N S U R A N C E 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 3 , 0 0 6 . 7 2 0 1 6 3 8 8 5 2 2 3 4 2 I N S U R A N C E - B U R W E L L S T N 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 , 3 3 9 . 2 0 0 1 6 3 8 8 5 2 2 3 4 3 I N S U R A N C E - S T R A F F S T N 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 , 4 7 3 . 1 2 0 1 6 3 8 8 C h e q u e A m o u n t - 5 , 8 1 9 . 0 4 0 0 0 1 5 7 K & S W I N D S O R S A L T L T D . 5 3 0 0 1 1 6 7 4 8 B U L K S A F E - T - S A L T 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 5 , 7 9 7 . 8 3 0 1 6 3 8 9 5 3 0 0 1 1 8 5 4 6 B U L K S A F E - T - S A L T 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 2 , 9 1 5 . 6 1 0 1 6 3 8 9 C h e q u e A m o u n t - 8 , 7 1 3 . 4 4 0 0 0 5 0 1 K E V I N B R A D F I E L D w o r k b o o t s ' 1 4 W O R K B O O T S 0 3 / 2 2 / 2 0 1 4 2 0 0 . 0 0 0 1 6 3 9 0 C h e q u e A m o u n t - 2 0 0 . 0 0 0 0 0 5 1 7 K R O W N R U S T C O N T R O L 1 8 7 - 8 7 0 1 O I L 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 3 2 8 . 8 3 0 1 6 3 9 1 C h e q u e A m o u n t - 3 2 8 . 8 3 0 0 1 4 7 0 L E A N N W A L S H E S M A b a n q u e t E S M A B A N Q U E T / M E E T I N G 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 9 2 . 5 0 0 1 6 3 9 2 C h e q u e A m o u n t - 9 2 . 5 0 0 0 1 3 1 6 L O N D O N E M P L O Y E E M A R 7 2 0 1 4 A P R / M A Y / J U N C O N S U L T A T I O N S 0 3 / 1 7 / 2 0 1 4 3 4 0 . 2 8 0 1 6 3 9 3 C h e q u e A m o u n t - 3 4 0 . 2 8 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L 1 8 1 - 1 8 1 A p r ' 1 4 A P R I L R E M I T 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 4 , 2 5 0 . 4 6 0 1 6 3 9 4 1 8 3 - 1 8 3 A p r - 1 4 A P R I L R E M I T 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 4 , 5 8 5 . 7 4 0 1 6 3 9 4 C h e q u e A m o u n t - 8 , 8 3 6 . 2 0 0 0 0 6 1 0 M I N I S T E R O F F I N A N C E o p e r a t o r l i e r e n e w O P E R A T O R L I C E N C E R E N E W A L 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 7 5 . 0 0 0 1 6 3 9 5 C h e q u e A m o u n t - 7 5 . 0 0 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 3 3 7 1 T R A N S F E R P U M P 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 1 , 6 4 8 . 6 7 0 1 6 3 9 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 6 4 8 . 6 7 0 0 1 5 3 0 N O R T R A X 1 4 9 1 5 0 O I L , F I L T E R S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 5 0 9 . 7 1 0 1 6 3 9 7 C h e q u e A m o u n t - 5 0 9 . 7 1 0 0 0 6 5 7 O M E G A C O N T R A C T O R S 5 0 8 1 3 - 0 4 4 R E P L A C E W A T E R S E R V I C E 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 5 4 1 . 9 6 0 1 6 3 9 8 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 4 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 5 4 1 . 9 6 0 0 0 6 5 8 O M E R S 0 4 1 0 0 0 M a r ' 1 4 M A R C H R E M I T 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 1 7 , 6 3 7 . 0 0 0 1 6 3 9 9 C h e q u e A m o u n t - 1 7 , 6 3 7 . 0 0 0 0 1 0 2 4 O T T E R V A L L E Y / P O R T B U R W E L L 2 0 1 4 a s s i s t a n c e 2 0 1 4 A S S I S T A N C E 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 6 4 0 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 0 0 1 4 8 3 P A R T S M A S T E R C A N A D A 5 0 0 4 8 7 7 2 V I S I O N P R O 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 6 3 . 2 7 0 1 6 4 0 1 C h e q u e A m o u n t - 6 3 . 2 7 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 M a r c h ' 1 4 M A R C H R E M I T 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 6 0 . 7 0 0 1 6 4 0 2 C h e q u e A m o u n t - 6 0 . 7 0 0 0 0 7 4 4 R E A L T A X I N C 4 4 3 8 8 T I T L E S E A R C H 0 0 2 - 0 0 1 - 2 9 0 0 1 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 3 4 2 . 3 9 0 1 6 4 0 3 C h e q u e A m o u n t - 3 4 2 . 3 9 0 0 2 2 8 7 R O B E R T B R E T O N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C T 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 2 4 2 . 0 9 0 1 6 4 0 4 C h e q u e A m o u n t - 2 4 2 . 0 9 0 0 2 2 1 6 S C M I N S U R A N C E S E R V I C E S " I N T R U S T " 3 3 9 2 2 - 0 0 1 1 6 5 C L A I M - W E B B 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 1 , 5 5 4 . 9 0 0 1 6 4 0 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 5 4 . 9 0 0 0 1 9 5 5 S H E L L E Y M C V I T T I E a d v e r t i s i n g A D & M A P 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 3 1 0 . 7 5 0 1 6 4 0 6 C h e q u e A m o u n t - 3 1 0 . 7 5 0 0 0 8 2 6 S O U T H W E S T C H A P T E R O F T H E O B O A 2 0 1 4 m e m b e r s h i p M E M B E R S H I P R E N E W A L 0 3 / 2 5 / 2 0 1 4 3 0 . 0 0 0 1 6 4 0 7 C h e q u e A m o u n t - 3 0 . 0 0 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 6 8 9 5 6 0 A N S W E R I N G S E R V I C E 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 9 5 . 9 9 0 1 6 4 0 8 0 0 0 0 6 8 9 8 2 6 3 M O N T H S R E N T A L 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 5 7 . 6 3 0 1 6 4 0 8 0 0 0 0 6 9 0 3 8 8 H O L I D A Y F E E - F A M I L Y D A Y 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 1 1 . 3 0 0 1 6 4 0 8 C h e q u e A m o u n t - 1 6 4 . 9 2 0 0 0 8 4 9 S T R A F F O R D V I L L E C O M M U N I T Y 2 0 1 4 a s s i s t a n c e A S S I S T A N C E - W A T E R M E L O N F E S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 6 4 0 9 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 0 0 0 8 5 7 S T R O N G C O E Q U I P M E N T P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 5 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 6 5 6 2 7 4 P I N . B E A R I N G , B U S H I N G , S E A L S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 9 6 7 . 5 5 0 1 6 4 1 0 6 5 6 9 1 7 B U S H I N G S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 1 2 . 5 1 0 1 6 4 1 0 6 5 6 9 1 8 F L U I D , P A I N T , O I L 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 7 1 4 . 4 8 0 1 6 4 1 0 6 5 6 9 1 9 S C R E W S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 1 2 . 7 7 0 1 6 4 1 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 9 0 7 . 3 1 0 0 2 2 8 4 T A T R O P A R T S L T D 3 1 2 4 7 F U S E P A N E L , S P L A S H P A N E L 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 3 6 7 . 2 5 0 1 6 4 1 1 C h e q u e A m o u n t - 3 6 7 . 2 5 0 0 1 3 6 9 T I L L S O N B U R G F I R E & 1 4 - 0 0 1 2 F I R E F I G H T E R T R A I N I N G 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 5 5 9 . 3 5 0 1 6 4 1 2 C h e q u e A m o u n t - 5 5 9 . 3 5 0 0 1 0 0 2 T I L L S O N B U R G F I R E & S A F E T Y E Q U I P M E N T 2 3 7 4 8 R E C H A R G E E X T I N G U I S H E R S 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 7 1 . 8 1 0 1 6 4 1 3 C h e q u e A m o u n t - 7 1 . 8 1 0 0 1 7 8 4 T O M S O U T H W f C K O G R A - r e i m b u r s e O G R A C O N F E R E N C E 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 9 3 0 . 0 0 0 1 6 4 1 4 C h e q u e A m o u n t - 9 3 0 . 0 0 0 0 1 5 7 1 T O W N O F T i L L S O N B U R G 2 3 9 8 R E P A I R T A N K H O S E 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 3 7 7 . 0 4 0 1 6 4 1 5 C h e q u e A m o u n t - 3 7 7 . 0 4 0 0 0 9 1 4 T O W N S H I P S O U T H - W E S T O X F O R D 2 0 0 - 2 0 1 3 A U T O M A T I C A I D 5 4 1 3 2 B E S T L I N E 0 1 / 0 1 / 2 0 1 4 8 2 0 . 0 0 0 1 6 4 1 6 C h e q u e A m o u n t - 8 2 0 . 0 0 0 0 1 3 2 4 U N D E R H I L L B R O S 8 8 7 5 2 S N O W P L O W I N G 0 3 / 1 4 / 2 0 1 4 4 0 3 . 9 8 0 1 6 4 1 7 C h e q u e A m o u n t - 4 0 3 . 9 8 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D 2 7 3 - 2 1 0 6 1 9 6 - 9 7 5 4 M a r c U T I L I T I E S - E . C . C . 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 4 3 2 . 6 3 0 1 6 4 1 8 2 7 3 - 2 1 0 6 2 4 3 - 0 7 2 5 M a r c U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 2 3 . 7 3 0 1 6 4 1 8 C h e q u e A m o u n t - 4 5 6 . 3 6 0 0 2 2 7 3 V E R M E E R C A N A D A I N C . 3 0 0 0 8 0 5 6 V A C T R A I L E R R E N T A L 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 5 , 0 8 5 . 0 0 0 1 6 4 1 9 C h e q u e A m o u n t - 5 . 0 8 5 . 0 0 0 0 1 1 6 1 W A Y N E C A S I E R O G R A - r e i m b u r s e O G R A C O N F E R E N C E 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 9 3 0 . 0 0 0 1 6 4 2 0 C h e q u e A m o u n t - 9 3 0 . 0 0 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 6 o f 1 4 1 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 0 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 9 0 4 8 P L O W R E P A I R 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 5 0 2 . 4 4 0 1 6 4 2 1 C h e q u e A m o u n t - 5 0 2 . 4 4 0 0 1 0 5 9 W I L L I A M K N I F T O N r e i m b u r s e b o o k P L U M B I N G B O O K 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 9 7 . 6 0 0 1 6 4 2 2 C h e q u e A m o u n t - 9 7 . 6 0 0 0 0 9 8 6 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 M a r ' 1 4 M A R C H ' 1 4 R E M I T 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 2 , 9 5 5 . 3 2 0 1 6 4 2 3 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 5 5 . 3 2 C h e q u e R u n T o t a l - 9 6 , 5 5 0 . 1 5 P a g e 6 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 7 o f 1 4 1 A D p c A N A D A RUN: MAR 18 2014NO:A A Y R 0 L L T E c H N 0 L 0 G E s PA6E: 1161 D A I L Y u p D A T E R E p 0 R T 80RW c 0 M A N 0 T A L s HST REG: l00057<l].3RTOOQ4MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE: MAR 19, 2014 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:MAR 21. 2014 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,066.3<i 9,066.34 63,762.57 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 2,196.28 2.196.2S 1^,597.^0 El COHTQPIPQPIPCAN PEN 4,835.16 <>,835.16 3l»508.24 CAN PENqcPENQCPEN QC HSF QC HSF ON EHT 1,054.96 1,034.96 6,S96.21 ON EHT MB MET MB HET NL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 17,152.74 17,152.74 117,154.42 TOT STATS CHEQUES CHEQUES DEPOSITS 37,709.35 37,709.35 2<iZ»58S.80 DEPOSITS US DEPS US DEPS DED DEPS DED DEPS SAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 37,709.35 37,709.35 242,533.80 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 54,862.09 54,862.09 359,718.22 TOT PAYROL SERV CHRG 129.48 129.^8 1,369.15 SERV CHR6 HST 16.8S 16.83 177.97 HST GRAND TOT 55,008.<i0 55,008.10 561,295.34 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGESALARIED WORKPAYS 17 30.26 HOURLY WORKPAYS 1'i 24.92 PAYROLL RUNS I 52.02PAY ADVICE FOLD 3L 7.75 COURIER FEE 13.03 DELIVERY SURCHARGE I 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 129.48 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 55,008.40 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 3 4 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 2 3 i n c l u . . . P a g e 6 8 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r a n d M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A p r i l 3 , 2 0 1 4 F R O M : R a n d y W h i t e - F i r e C h i e f F I L E : S U B J E C T : H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y A p p r o v a l N U M B E R : P 2 0 1 4 - 0 0 6 P u r p o s e U n d e r t h e O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y A c t . a n e m p l o y e r m u s t p r e p a r e a n d r e v i e w a t l e a s t a n n u a l l y a w r i t t e n o c c u p a t i o n a l h e a l t h a n d s a f e t y p o l i c y / a n d m u s t d e v e l o p a n d m a i n t a i n a p r o g r a m t o i m p l e m e n t t h a t p o l i c y [ c l a u s e 2 5 ( 2 ) ( j ) ] . T h i s r e p o r t i s t o p r o v i d e C o u n c i l w i t h a r e c o m m e n d a t i o n t o a p p r o v e t h e H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y S t a t e m e n t f o r a l l m u n i c i p a l d e p a r t m e n t s . S t a f f C o m m e n t s T h i s s t a t e m e n t s h o u l d b e s i g n e d b y t h e e m p l o y e r a t t h e h i g h e s t l e v e l o f m a n a g e m e n t a t t h e w o r k p l a c e , t h u s i n d i c a t i n g e m p l o y e r a n d s e n i o r m a n a g e m e n t c o m m i t m e n t . T h e r e c o m m e n d a t i o n b y s t a f f i s t h a t t h e p o l i c y s t a t e m e n t b e s i g n e d b y t h e M a y o r . T h e s t a t e m e n t i s t h e n r e q u i r e d t o b e p o s t e d o n a l l H e a l t h a n d S a f e t y b o a r d s i n t h e m u n i c i p a l i t y . A t t a c h m e n t s 1 . H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y S t a t e m e n t R e c o m m e n d a t i o n s " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g t h e a p p r o v a l o f , a n d M a y o r ' s s i g n a t u r e o n , t h e H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y S t a t e m e n t b e r e c e i v e d a n d a d o p t e d b y C o u n c i l . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y : < ^ § b 5 > ^ ^ - Q ^ ^ \ f \ f t ^ \ { ^ r \ ^ & L ^ y \ , 4 y R a n d y W h i t e L y n d a M i l l a r d F i r e C h i e f A c t i n g C . A . O . S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g " H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y A . . . P a g e 6 9 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S e c t i o n 1 . 1 H E A L T H A N D S A F E T Y P O L I C Y S T A T E M E N T T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s c o m m i t t e d t o e n s u r i n g a s a f e a n d h e a l t h y e n v i r o n m e n t f o r i t s e m p l o y e e s , v i s i t o r s , a n d c o n t r a c t o r s , a n d t h e p r e v e n t i o n o f o c c u p a t i o n a l i l l n e s s a n d i n j u r y i n t h e w o r k p l a c e . I n o r d e r t o a c h i e v e t h i s o b j e c t i v e , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l : C o m p l y w i t h a l l r e l e v a n t l e g i s l a t i o n a n d s t a n d a r d s r e l a t e d t o h e a l t h a n d . s a f e t y I d e n t i f y a n d c o n t r o l h a z a r d s w h i c h m a y r e s u l t i n o c c u p a t i o n a l i n j u r i e s o r . i l l n e s s e s , o r p r o p e r t y d a m a g e D e v e l o p , i m p l e m e n t , a n d m o n i t o r h e a l t h a n d s a f e t y p r o g r a m s t o f u l f i l t h e s e . o b j e c t i v e s E d u c a t e e m p l o y e e s t o i n c r e a s e t h e a w a r e n e s s o f h e a l t h a n d s a f e t y p r i n c i p l e s t h r o u g h o u t t h e C o r p o r a t i o n a n d e n s u r e t h a t s e n i o r m a n a g e m e n t , s u p e r v i s o r s , a n d w o r k e r s h a v e t h e s k i l l s t o c a r r y o u t t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s E n s u r e t h a t s u p e r v i s o r s m o n i t o r t h e i r w o r k e r s ' s a f e t y p e r f o r m a n c e , a n d . t a k e a p p r o p r i a t e d i s c i p l i n a r y a c t i o n w h e n e m p l o y e e s f a i l t o c o m p l y w i t h s a f e w o r k p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s I n c l u d e h e a l t h a n d s a f e t y a s a c r i t e r i o n i n e v a l u a t i n g j o b p e r f o r m a n c e . E s t a b l i s h a c o m m u n i c a t i o n s y s t e m t o i n f o r m v i s i t o r s a b o u t p o t e n t i a l . h a z a r d s , s o a s t o e n s u r e a s a f e a n d h e a l t h y e n v i r o n m e n t f o r a l l R e v i e w t h i s p o l i c y a n n u a l l y w i t h t h e J o i n t H e a l t h a n d S a f e t y C o m m i t t e e a n d / o r H e a l t h a n d S a f e t y R e p r e s e n t a t i v e s . . I n a d d i t i o n , a l l e m p l o y e e s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c o m m i t t o p e r f o r m i n g t h e i r j o b s s a f e l y a n d i n a c c o r d a n c e w i t h l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t s a s w e l l a s M u n i c i p a l S a f e W o r k P r o c e d u r e s a n d P r a c t i c e s . S i g n a t u r e : D a t e : F i l e : W o r d / P o l i c y / H & S / 2 0 1 4 H & S p o l i c y s t a t e m e n t S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g " H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y A . . . P a g e 7 0 o f 1 4 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 1 5 , 2 0 1 4 f r o m B e n R e d d e k o p p r e . . . P a g e 7 1 o f 1 4 1 ^ t o L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y I - 4 E l m S t . , T i l l s o n b u r g , O n t a r i o N 4 G O C 4 5 1 9 - 8 4 2 - 4 2 4 2 o r 1 - 8 8 8 - 2 3 1 - 5 4 0 8 * F a x 5 1 9 - 8 4 2 - 7 1 2 3 E m a i l : c o n s e r v a t i o n @ l p r c a . o n . c a - w w w . l p r c a . o n . c a M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R d , P O B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O A t t e n t i o n : D a v i d A r i s t o n e , A c t i n a A d m i n i s t r a t o r 1 ^ i f ' ^ i . ' ' - - f D e a r M r . A r i s t o n e , P l e a s e f i n d e n c l o s e d t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . A l s o e n c l o s e d a r e c o p i e s o f t h e 2 0 1 3 a n n u a l r e p o r t f o r d i s t r i b u t i o n t o t h e M a y o r a n d c o u n c i l l o r s . Y q u r s t r u l y , d ' ^ i t s k i , G e n e r a l M a n a g e r E n d . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 2 o f 1 4 1 T h e p a t h h a s b e e n s e t t o a s s i s t m u n i c i p a l i t i e s i n p l a n n i n g r e v i e w s . w i t h t h e c o m p l e t i o n o f L P R C A i n c o n j u n c t i o n w i t h C o n s e r v a t i o n O n t a r i o c o n t i n u e s t o l o b b y t h e n e w 2 0 1 4 - 2 0 1 8 L o n g t h e p r o v i n c e n o t o n l y f o r c o n t i n u e d s u p p o r t o f l o c a l m u n i c i p a l r t i e s P o i n t R e g i o n C o n s e r r a t i o n w h e n i t c o m e s t o p r o v i d i n g a s s i s t a n c e w r t h i m p l e m e n t i n g A u t h o r i t y S t r a t e g i c P l a n ^ . A f t e r s o u r c e w a t e r p r o t e c t i o n p l a n s , b u t a l s o c o n t i n u e s t o m e e t w i t h n u m e r o u s m e e t i n g s w i t h s t a f f l o c a l p o l i t i c i a n s t o g a r n e r s u p p o r t f o r C o n s e r v a t i o n O n t a r i o ' s a n d B o a r d m e m b e r s a n d a f u l l W h i t e p a p e r t h a t c a l l s f o r t h e O n t a r i o G o v e r n m e n t t o r e v i s i t t h e b u s i n e s s r e v i e w o f L P R C A ' s f u n d i n g r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s a n d P a r k s . F o r e s t r y a n d W a t e r s h e d c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t i e s . S e r v i c e s o p e r a t i o n s , L P R C A i s r e a d y t o m o v e f o r w a r d o v e r t h e ^ n b e h a ! f o f t h e B o a r d , I w i s h t o t h a n k a l l o u r s t a f f f o r t h e g r e a t n e x t f i v e y e a r s . T h e g o a l s o f t h e P l a n a r e : w o r k t h e y d o , a s w e l l a s , o u r n u m e r o u s p a r t n e r s w h o s u p p o r t o u r e f f o r t s t o m a k e o u r w a t e r s h e d a g r e a t p l a c e t o l i v e . 1 . T o d e v e l o p a n d m a i n t a i n p r o g r a m s t h a t w i l l p r o t e c t l i f e a n d p r o p e r t y f r o m n a t u r a l h a z a r d s s u c h a s f l o o d i n g a n d e r o s i o n ; 2 . M a i n t a i n a n d e n h a n c e w a t e r s h e d h e a l t h ; 3 . L i n k p e o p l e t o t h e e n v i r o n m e n t t h r o u g h o u t d o o r , e d u c a t i o n a n d I ^ Y ^ J ^ ^ ^ i c u l t u r a l h e r i t a g e e x p e r i e n c e s ; 4 . M a i n t a i n a n o r g a n i z a t i o n c o m m i t t e d t o t e a m w o r k , p o s i t i v e ' ^ ^ c h a n g e a n d e x c e l l e n c e ; a n d 5 . W o r k c o l l a b o r a t i v e l y w i t h w a t e r s h e d s t a k e h o l d e r s t o d e l i v e r R o g e r G e y s e n s h i g h - v a l u e , e f f i c i e n t a n d i n n o v a t i v e s o l u t i o n s . C h a i r I n p a r t i c u l a r u n d e r G o a l # 3 , I l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g t h e c o m p r e h e n s i v e r e v i e w o f o u r P a r k s w i t h t h e a i m o f i n c r e a s i n g r e v e n u e s a n d e n h a n c i n g v i s i t o r e x p e r i e n c e . T h e n e w S t r a t e g i c P l a n i s a l i v i n g d o c u m e n t t h a t w i l l b e r e v i s r t e d a n n u a l l y b y t h e B o a r d i n o r d e r t o e n s u r e t h e o r g a n i z a t i o n i s d e l i v e r i n g o n i t s c o m m i t m e n t t o b a l a n c e t h e e n v i r o n m e n t a l , s o c i a l a n d e c o n o m i c n e e d s o f t h e c o m m u n i t i e s f t s e r v e s . B s e w h e r e , t h e L P R C A c o n t i n u e s t o w o r k w i t h n e i g h b o u r i n g c o n s e n / a t i o n a u t h o r i t i e s a n d m u n i c i p a l r t i e s t o i d e n t i f y e f f i c i e n c i e s i n o p e r a t i o n s , r e d u c e d u p l i c a t i o n o f s e r v i c e s a n d p r o v i d e j o i n t - m a r k e t i n g o p p o r t u n i t i e s t o e n h a n c e v i s i t o r s ' e x p e r i e n c e s w h e n t h e y c o m e t o t h e r e g i o n . C u r r e n t l y L P R C A i s w o r k i n g w i t h t h e C a t f i s h C r e e k , G r a n d R i v e r , K e t t l e C r e e k a n d L o w e r T h a m e s V a l l e y c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t i e s o n a n u p d a t e d s h o r e l i n e m a n a g e m e n t p l a n 2 w w w L P R C A . O N . C A 2 0 1 3 A N N U A L R E P O R T C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 3 o f 1 4 1 p l a s t J u n e . T h e L o w I m p a c t D e v e l o p m e n t P r o j e c t n o t o n l y r e d u c e s a r t n e r s h i p s - n e w a n d o l d - w e r e c r i t i c a l t o t h e L P R C A ' s i m p a c t o n t h e l o c a l e n v i r o n m e n t , b u t a l s o i s i n t e n d e d t o s u c c e s s o f t h e L o n g P o i n t s e r v e a s a d e m o n s t r a t i o n s i t e f o r o t h e r s i n t e r e s t e d i n f i n d i n g o u t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y w h a t t h e y c a n d o t o i m p r o v e l o c a l w a t e r q u a l i t y . ^ ^ 3 . p : ^ ° ^ ^ L o n 9 P ° i " t " 0 9 i ° " C o n s e r v a t i o n A u t h o n t y s o l d i t s f o r m e r H a y ^ ^ T ^ i g n ' f i c a n ! ' n l t l a t i v e s C ^ k o f f i c e l a s t f a l l A n e w p a r k i n g l o t w a s i n s t a H ^ ^ ^ ^ t o c o m e t o f r u i t i o n l a s t y e a r t h e b u i l d i n g i n o r d e r t o e n s u r e c o n t i n u e d p u b l i c u s e o f t h e a d j o i n i n g w a s t h e a c q u i s i t i o n o f t w o p a n ^ o f ^ h o D ^ a m t o f a r e a ^ t r a l J y s t 6 m : t e w e ^ p R C A S t a r t e d a c a m P a i 9 n l a t e i n 2 0 1 3 d e s i g n e d t o r a i s e r e s o u r c e s t o s u p p o r t r e s t o r a t i o n w o r k W e t l a n d s i n t h e T o w n s h i p o n t h e B a c k h o u s e M i l l N a t i o n a l H i s t o r i c S i t e . A d e d i c a t e d g r o u p o f o f S o u t h W e s t O x f o r d . T h e v o l u n t e e r s h a s c o m e f o r w a r d t o a s s i s t i n t h e p r o c e s s t h a t h o p e f u l l y J T o w n s h i p , a l o n g w i t h t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g , D u c k s U n l i m i t e d a n d w i l l l e a d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f r e s t o r a t i o n w o r k i n 2 0 1 4 t h a t t h e R u f f e d G r o u s e S o c i e t y p a r t n e r e d w r t h L P R C A t o a c q u i r e 2 9 w o u l d s e e t h e r e t u r n o f t h e m i l l s t o n e s t o o p e r a t i o n a l s t a t u s . a c r e s - b r i n g i n g L P R C A ' s h o l d i n g s w i t h i n t h e D e r e h a m W e t l a n d s C o m p l e x t o a b o u t 3 2 2 . 7 a c r e s . T h i s e n v i r o n m e n t a l l y s i g n i f i c a n t O n b e h a l f o f L P R C A I w i s h t o t h a n k a l l t h e v o l u n t e e r s , c o m m u n i t y w e t l a n d s u p p l i e s b o t h w a t e r s t o r a g e / r e t e n t i o n a n d b a s e f l o w t o p a r t n e r s a n d v a r i o u s l e v e l s o f g o v e r n m e n t w h o w o r k d i l i g e n t l y t o S t o n y C r e e k , a t r i b u t a r y t o B i g O t t e r C r e e k . W h i l e t h i s a c q u i s r t i o n s u p p o r t t h e L P R C A d u r i n g t h e y e a r - t o g e t h e r w e a r e m a k i n g a h a s b e e n i n t h e w o r k s f o r s o m e t i m e , i t a l l c a m e t o g e t h e r i n 2 0 1 3 d i f f e r e n c e . t h a n k s t o t h e m a n y p a r t n e r s w h o r e c o g n i z e d a l o t c a n b e a c h i e v e d w h e n w e a l l w o r k t o g e t h e r . r . T h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y w o r k i n g w i t h t h e s u p p o r t o f t h e N a t u r e C o n s e r v a n c y o f C a n a d a a l s o a c q u i r e d a p p r o x i m a t e l y 4 5 a c r e s o n C o n c e s s i o n 2 i n t h e f o r m e r T o w n s h i p o f S o u t h W a l s i n g h a m ( N o r f o l k C o u n t y ) i n e a r l y 2 0 1 3 . T h e p r o p e r t y t h a t i s h a l f - f o r e s t e d p r o v i d e s t o . ^ < < « L P R C A w i t h t h e o p p o r t u n i t y t o h e l p t h e w a t e r s h e d i n r e d u c i n g C l i f f E v a n i t s k i s o i l a n d w i n d e r o s i o n , e n h a n c i n g w a t e r r e t e n t i o n a n d c o n d u c t i n g e n v i r o n m e n t a l l y - s o u n d f o r e s t m a n a g e m e n t p r a c t i c e s . G e n e r a / M a n a g e r / S e c r e t a r y - T r e a s u r e r L P R C A ' s L o w I m p a c t D e v e l o p m e n t P r o j e c t a t i t s a d m i n i s t r a t i o n o f f i c e t o o k a n o t h e r s t e p f o r w a r d t h a n k s t o s u p p o r t f r o m t h e R B C . T h r o u g h R B C ' s B l u e W a t e r P r o j e c t , L P R C A r e c e i v e d $ 4 0 , 0 0 0 f o r n a t i v e p l a n t i n g s a t i t s a d m i n i s t r a t i o n o f f i c e i n c l u d i n g 1 , 5 0 0 t t r e e s e e d l i n g s , a s w e l l a s , t a l l g r a s s p r a i r i e p l o t s a t t h e f r o n t o f t h e p r o p e r t y r e p r e s e n t a t i v e o f L P R C A ' s l o g o . T h e f u n d i n g w i l l a l s o a l l o w f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f a b i o - s w a l e i n t h e r e a r p a r k i n g l o t t o a s s i s t w i t h i m p r o v i n g w a t e r q u a l i t y f r o m s t o r m e v e n t r u n o f f b e f o r e i t e n t e r s l o c a l w a t e r c o u r s e s . V o l u n t e e r s f r o m R B C , t h e L i o n s C l u b a n d t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g a l l p a r t i c i p a t e d i n t h e s u c c e s s f u l l a u n c h o f t h e p r o j e c t w w w . L P R C A . O N . C A 2 0 1 3 A N N U A L R E P O R T 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 4 o f 1 4 1 ^ F i n a n c i a l S t a t e m e n t s o f L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T T Y e a r e n d e d D e o e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 5 o f 1 4 1 c L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y I n d e x t o t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 I N D E P E N D E N T A U D I T O R S ' R E P O R T S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l P o s i t i o n S t a t e m e n t o f O p e r a t i o n s 2 S t a t e m e n t o f C h a n g e s i n N e t F i n a n c i a l A s s e t s 3 S t a t e m e n t o f C a s h F l o w s 4 N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s 5 - 1 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 6 o f 1 4 1 / . k i r ^ i A W ^ r K P M G L L P T e l e p h o n e ( 5 1 9 ) 7 4 7 - 8 8 0 0 C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s F a x ( 5 1 9 ) 7 4 7 - 8 8 3 0 1 1 5 K i n g S t r e e t S o u t h I n t e r n e t w w w . k p m g . c a 2 n d F l o o r W a t e r l o o O N N 2 J 5 A 3 I N D E P E N D E N T A U D I T O R S ' R E P O R T T o t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y W e h a v e a u d i t e d t h e a c c o m p a n y i n g f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y ( t h e " A u t h o r i t y " ) , w h i c h c o m p r i s e t h e f i n a n c i a l p o s i t i o n a s a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 a n d t h e s t a t e m e n t s o f o p e r a t i o n s , c h a n g e s i n n e t f i n a n c i a l a s s e t s a n d c a s h f l o w s f o r t h e y e a r t h e n e n d e d a n d a s u m m a r y o f s i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d o t h e r e x p l a n a t o r y i n f o r m a t i o n . M a n a g e m e n t ' s R e s p o n s i b i l i t y f o r t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n p u b l i c s e c t o r a c c o u n t i n g s t a n d a r d s , a n d f o r s u c h i n t e r n a l c o n t r o l a s m a n a g e m e n t d e t e r m i n e s i s n e c e s s a r y t o e n a b l e t h e p r e p a r a t i o n o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s t h a t a r e f r e e f r o m m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e r r o r . A u d i t o f s ' R e s p o n s i b i l i t y O u r r e s p o n s i b i l i t y i s t o e x p r e s s a n o p i n i o n o n t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s b a s e d o n o u r a u d i t . W e c o n d u c t e d o u r a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a u d i t i n g s t a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h a t w e c o m p l y w i t h e t h i c a l r e q u i r e m e n t s a n d p l a n a n d p e r f o r m a n a u d i t t o o b t a i n r e a s o n a b l e a s s u r a n c e a b o u t w h e t h e r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e f r e e f r o m m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t . A n a u d i t i n v o l v e s p e r f o r m i n g p r o c e d u r e s t o o b t a i n a u d i t e v i d e n c e a b o u t t h e a m o u n t s a n d d i s c l o s u r e s i n t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e p r o c e d u r e s s e l e c t e d d e p e n d o n t h e a u d i t o r s ' j u d g m e n t , i n c l u d i n g t h e a s s e s s m e n t o f t h e r i s k s o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e r r o r . I n m a k i n g t h o s e r i s k a s s e s s m e n t s , w e c o n s i d e r i n t e r n a l c o n t r o l r e l e v a n t t o t h e A u t h o r i t y ' s p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n o r d e r t o d e s i g n a u d i t p r o c e d u r e s t h a t a r e a p p r o p r i a t e i n t h e c i r c u m s t a n c e s , b u t n o t f o r t h e p u r p o s e o f e x p r e s s i n g a n o p i n i o n o n t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e A u t h o r i t y ' s i n t e r n a l c o n t r o l . A n a u d i t a l s o i n c l u d e s e v a l u a t i n g t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f a c c o u n t i n g p o l i c i e s u s e d a n d t h e r e a s o n a b l e n e s s o f a c c o u n t i n g e s t i m a t e s m a d e b y m a n a g e m e n t , a s w e l l a s e v a l u a t i n g t h e o v e r a l l p r e s e n t a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . W e b e l i e v e t h a t t h e a u d i t e v i d e n c e w e h a v e o b t a i n e d i s s u f f i c i e n t a n d a p p r o p r i a t e t o p r o v i d e a b a s i s f o r o u r a u d i t o p i n i o n . K P M G L L P i s a C a n a d i a n l i m i t e d l i a b i l i t y p a r t n a r s h i p a n d a m e m b e r f i r m o f t h e K P M G n e t w o r k o f i n d a p a n d a n l m e m b e r f i r m s a f f i l i a t e d w i t h K P M G I n t e r n a t i o n a l C o o p e r a t i v e ( " K P M G I r r t e r n a l i o n a l " ) , g S w i s s e n t i t y . K P M G C a n a d a p r o w d e s s e r v i c e s t o K P M G L L R C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 7 o f 1 4 1 r I f - . I , - I / b v . ' j ^ A W ^ f - P a g e 2 B a s i s f o r Q u a l i f i e d O p i n i o n I n c o m m o n w i t h . m a n y n o t - f o r - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s , t h e A u t h o r i t y d e r i v e s r e v e n u e f r o m d o n a t i o n s a n d s u n d r y c a s h s o u r c e s , t h e c o m p l e t e n e s s o f w h i c h i s n o t S L l s c e p t i b l e o f s a t i s f a c t o r y . a u d i t v e r i f i c a t i o n . A c c o r d i n g l y , o u r v e r i f i c a t i o n o f t h e s e r e v e n u e s w a s l i m i t e d t o t h e a m o u n t s r e c o r d e d i n t h e r e c o r d s o f t h e A u t h o r i t y . C o n s e q u e n t l y , w e w e r e u n a b l e t o d e t e r m i n e w h e t h e r a n y a d j u s t m e n t s t o t h e s e a m o u n t s w e r e n e c e s s a r y . Q u a l i f i e d O p i n i o n t n o u r o p i n i o n , e x c e p t f o r t h e p o s s i b l e e f f e c t s o f t h e m a t t e r d e s c r i b e d i n t h e B a s i s f o r Q u a l i f i e d O p i n i o n p a r a g r a p h , t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s p r e s e n t f a i r l y , i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s , t h e f i n a n c i a l p o s i t i o n o f L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a s a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , a n d o f i t s f i n a n c i a l p e r f o r m a n c e a n d i t s c a s h f l o w s f o r t h e y e a r t h e n e n d e d i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n p u b l i c s e c t o r a c c o u n t i n g s t a n d a r d s . / ^ / ^ z ^ C h a r t e r e d P r o f e s s i o n a l A c c o u n t a n t s , L i c e n s e d P u b l i c A c c o u n t a n t s F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 4 W a t e r l o o , C a n a d a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 8 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l P o s i t i o n D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , w i t h c o m p a r a t i v e i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 2 F i n a n c i a l A s s e t s C a s h ( n o t e 3 ) $ 2 9 5 , 1 7 6 $ 3 4 1 . 3 4 4 I n v e s t m e n t s ( n o t e 4 ) 6 , 6 4 1 , 8 0 6 6 , 3 2 7 . 9 8 2 A c c o u n t s r e c e i v a b l e 9 3 , 8 1 7 1 5 0 , 0 2 8 A c c r u e d r e c e i v a b l e 1 2 , 5 9 7 1 4 7 , 8 6 5 O t h e r r e c e i v g b l e s 3 7 , 4 2 0 4 6 , 4 3 9 7 , 0 8 0 , 8 1 6 7 , 0 1 3 , 6 5 8 F i n a n c i a l L i a b i l i t i e s A c c o u n t s p a y a b l e a n d a c c r u e d l i a b i l i t i e s 2 7 5 . 1 2 5 2 7 6 , 7 8 9 D e f e r r e d r e v e n u e ( n o t e 6 ) 7 7 0 . 5 2 1 5 7 3 . 6 5 9 1 . 0 4 5 . 6 4 6 8 5 0 , 4 4 8 N e t f i n a n c i a l a s s e t s 6 . 0 3 5 , 1 7 0 6 , 1 6 3 , 2 1 0 N o n - F i n a n c i a l A s s e t s T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( n o t e 5 ) 6 . 1 5 2 . 1 2 6 5 , 6 5 1 , 3 2 1 N e t a s s e t s $ 1 2 , 1 8 7 . 2 9 6 $ 1 1 , 8 1 4 , 5 3 1 A c c u m u l a t e d S u r p l u s A c c u m u l a t e d s u r p l u s - i n t e r n a l l y r e s t r i c t e d ( n o t e 7 ) $ 9 8 1 . 6 8 0 $ 1 , 1 1 2 , 1 0 1 A c c u m u l a t e d s u r p l u s - e x t e r n a l l y r e s t r i c t e d ( n o t e 8 ) 5 , 0 5 3 . 4 9 0 5 . 0 5 1 , 1 0 9 A c c u m u l a t e d s u r p l u s - t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 6 , 1 5 2 , 1 2 6 5 . 6 5 1 , 3 2 1 T o t a l a c c u m u l a t e d s u r p l u s $ 1 2 , 1 8 7 , 2 9 6 $ 1 1 . 8 1 4 . 5 3 1 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . O n b e h a l f o f t h e B o a r d : ^ / ^ y i - t / h - D i r e c t o r ~ y - ^ h ^ ^ . - ^ ^ 2 & D i r e c t o r C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 7 9 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y S t a t e m e n t o f O p e r a t i o n s Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , w i t h c o m p a r a t i v e i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 2 B u d g e t A c t u a l A c t u a l 2 0 1 3 2 0 1 3 2 0 1 2 ( n o t e 1 0 ) R e v e n u e : M u n i c i p a l l e v i e s : G e n e r a l $ 1 , 0 0 1 , 3 9 0 $ 1 , 0 0 1 , 3 8 9 $ 9 9 4 , 0 4 7 S p e c i a l 1 2 6 , 2 0 0 1 2 6 , 1 9 9 1 0 6 , 0 0 0 G o v e r n m e n t g r a n t s : P r o v i n c i a l t r a n s f e r 6 8 , 2 4 0 6 8 ; S 4 0 6 8 , 2 4 0 C o r p o r a t e / f i x e d s e r v i c e s 1 0 0 . 3 3 0 2 9 3 , 9 2 4 1 6 3 , 9 3 9 C o m m u n i t y r e l a t i o n s 8 . 1 0 0 8 . 2 8 7 3 . 8 8 6 W a t e r s h e d m a n a g e m e n t s e r v i c e s 2 3 1 . 3 1 7 3 5 3 , 6 5 6 3 0 2 , 4 7 0 C o n s e r v a t i o n l a n d m a n a g e m e n t - f o r e s t r y 5 5 9 . 8 2 7 6 7 0 , 2 7 2 5 2 5 , 8 5 5 B a c k u s H e r i t a g e c o n s e r v a t i o n a r e a 4 1 0 . 2 0 8 3 9 0 , 8 3 7 3 6 6 , 1 4 5 C o n s e r v a t i o n l a n d m a n a g e m e n t - c o n s e r v a t i o n p a r k s 7 8 7 , 7 3 0 7 8 5 . 4 9 2 7 5 8 . 4 1 6 L a n d d o n a t i o n 3 8 9 , 5 0 0 O t h e r 2 4 1 , 6 8 1 2 7 7 , 1 5 4 2 7 2 , 0 6 3 G a i n o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 1 8 . 3 0 7 T o t a l r e v e n u e 3 , 5 3 5 , 0 2 3 4 , 4 8 3 , 2 5 7 3 , 5 6 1 , 0 6 1 E x p e n d i t u r e s : C o r p o r a t e / f b e e d s e r v i c e s 8 1 9 . 3 0 3 9 5 6 , 9 2 2 8 6 7 , 6 7 1 C o m m u n i t y r e l a t i o n s 1 4 8 , 1 5 0 1 3 8 , 5 9 6 1 3 4 , 5 9 9 W a t e r s h e d m a n a g e m e n t s e r v i c e s 7 0 3 , 3 2 1 7 4 1 , 8 0 6 6 3 4 . 0 4 4 C o n s e r v a t i o n l a n d m a n a g e m e n t - f o r e s t r y 5 0 2 , 0 7 5 6 2 7 , 0 8 3 5 4 4 , 3 1 6 B a c k u s H e r i t a g e c o n s e r v a t i o n a r e a 4 9 9 . 5 9 3 5 1 6 , 4 3 5 4 7 1 , 3 3 5 C o n s e r v a t i o n l a n d m a n a g e m e n t - c o n s e n / a t i o n p a r k s 5 8 8 , 0 5 5 6 6 3 . 9 7 1 5 8 2 , 8 4 5 O t h e r 4 4 8 , 4 7 4 4 6 5 , 6 7 9 4 5 3 , 0 8 5 F o t a l e x p e n d i t u r e s 3 , 7 0 8 , 9 7 1 4 . 1 1 0 , 4 9 2 3 , 6 8 7 , 8 9 5 E x c e s s ( d e f i c i e n c y ) o f r e v e n u e o v e r e x p e n d i t u r e s $ ( 1 7 3 , 9 4 8 ) $ 3 7 2 , 7 6 5 $ ( 1 2 6 , 8 3 4 ) S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 0 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y S t a t e m e n t o f C h a n g e s i n N e t F i n a n c i a l A s s e t s Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , w i t h c o m p a r a t i v e i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 2 E x c e s s ( d e f i c i e n c y ) o f r e v e n u e o v e r e x p e n d i t u r e s $ 3 7 2 , 7 6 5 $ ( 1 2 6 , 8 3 4 ) A c q u i s i t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( 6 2 5 , 6 4 3 ) ( 1 8 9 , 1 5 4 ) D i s p o s i t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 , 5 6 2 6 , 7 3 6 A m o r t i z a t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 2 3 , 2 7 6 1 2 3 . 9 4 9 C h a n g e i n n e t f i n a n c i a l a s s e t s ( 1 2 8 . 0 4 0 ) ( 1 8 5 . 3 0 3 ) N e t f i n a n c i a l a s s e t s , b e g i n n i n g o f y e a r 6 , 1 6 3 , 2 1 0 6 . 3 4 8 , 5 1 3 N e t f i n a n c i a l a s s e t s , e n d o f y e a r $ 6 . 0 3 5 , 1 7 0 $ 6 , 1 6 3 , 2 1 0 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 1 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T T S t a t e m e n t o f C a s h F l o w s Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , w i t h c o m p a r a t i v e i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 2 C a s h p r o v i d e d b y ( u s e d i n ) : O p e r a t i n g a c t i v i t i e s : E x c e s s ( d e f i c i e n c y ) o f r e v e n u e o v e r e x p e n d i t u r e s $ 3 7 2 , 7 6 5 $ ( 1 2 6 , 8 3 4 ) I t e m s n o t i n v o l v i n g c a s h : A m o r t i z a t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 2 3 , 2 7 6 1 2 3 , 9 4 9 G a i n o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( 1 1 8 , 3 0 7 ) L o s s o n d i s p o s a l o f e q u i p m e n t 6 , 7 3 6 C h a n g e s i n n o n - c a s h o p e r a t i n g w o r k i n g c a p i t a l : A c c o u n t s r e c e h / a b l e 5 6 , 2 1 1 3 8 . 6 4 8 A c c o u n t s p a y a b l e a n d a c c r u e d l i a b i l i t i e s ( 1 , 6 6 4 ) 1 6 7 , 9 2 6 D e f e r r e d r e v e n u e 1 9 6 , 8 6 2 1 5 7 . 2 5 6 A c c r u e d r e c e i v a b l e 1 3 5 , 2 6 8 9 , 6 6 8 O t h e r r e c e i v a b l e s 9 , 0 1 9 3 3 . 7 3 1 7 7 3 . 4 3 0 4 1 1 . 0 8 0 I n v e s t i n g a c t i v i t i e s : A c q u i s i t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( 6 2 5 . 6 4 3 ) ( 1 8 9 , 1 5 4 ) P u r c h a s e o f i n v e s t m e n t s ( 4 3 3 , 7 1 3 ) ( 2 0 3 . 7 9 1 ) P r o c e e d s o n m a t u r i t i e s o f i n v e s t m e n t s 1 1 9 , 8 8 9 8 8 , 8 4 9 P r o c e e d s o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 1 9 . 8 6 9 ( 8 1 9 , 5 9 8 ) ( 3 0 4 , 0 9 6 ) I n c r e a s e ( d e c r e a s e ) i n c a s h ( 4 6 . 1 6 8 ) 1 0 6 , 9 8 4 C a s h , b e g i n n i n g o f y e a r 3 4 1 , 3 4 4 2 3 4 . 3 6 0 C a s h , e n d o f y e a r $ 2 9 5 , 1 7 6 $ 3 4 1 . 3 4 4 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 2 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 1 . P u r p o s e o f o r g a n i z a t i o n : T h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y ( t h e A u t h o r i t y ) i s e s t a b l i s h e d u n d e r t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s A c t o f O n t a r i o a n d w o r k s w r t h l o c a l c o m m u n i t i e s , a n d o t h e r p a r t n e r s , t o a c h i e v e t h e c o n s e r v a t i o n , r e s t o r a t i o n , d e v e l o p m e n t a n d r e s p o n s i b l e m a n a g e m e n t o f o u r w a t e r , l a n d a n d n a t u r a l h a b i t a t s t h r o u g h p r o g r a m s t h a t b a l a n c e h u m a n , e n v i r o n m e n t a l a n d e c o n o m i c n e e d s . T h e o b j e c t i v e s o f t h e A u t h o r i t y a r e a s f o l l o w s : ( a ) T o e n s u r e t h a t t h e L o n g P o i n t R e g i o n w a t e r s h e d l a n d s a n d w a t e r s a r e p r o p e r t y s a f e g u a r d e d , m a n a g e d a n d r e s t o r e d . ( b ) T o p r o t e c t , m a n a g e a n d r e s t o r e w a t e r s h e d w o o d l a n d s , w e t l a n d s a n d n a t u r a l h a b i t a t s . ( c ) T o d e v e l o p a n d m a i n t a i n p r o g r a m s t h a t w i l l p r o t e c t l i f e a n d p r o p e r t y f r o m n a t u r a l h a z a r d s s u c h a s f l o o d i n g a n d e r o s i o n . ( d ) T o p r o v i d e o p p o r t u n i t i e s f o r t h e p u b l i c t o e n j o y , l e a r n f r o m a n d r e s p e c t t h e w a t e r s h e d ' s n a t u r a l a n d c u l t u r a l e n v i r o n m e n t s . 2 . S i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g p o l i c i e s : T h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f t h e A u t h o r i t y a r e p r e p a r e d b y m a n a g e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s f o r o r g a n i z a t i o n s o p e r a t i n g i n t h e l o c a l g o v e r n m e n t s e c t o r a s r e c o m m e n d e d b y t h e P u b l i c S e c t o r A c c o u n t i n g B o a r d ( P S A B ) o f t h e C h a r t e r e d P r o f e s s i o n a l A c c o u n t a n t s o f C a n a d a . S i g n i f i c a n t a s p e c t s o f t h e a c c o u n t i n g p o l i c i e s a d o p t e d b y t h e A u t h o r i t y a r e a s f o l l o w s : ( a ) D e s c r i p t i o n o f f u n d b a l a n c e s : f n t e r n a H y r e s t r i c t e d f u n d s a r e t h o s e w i t h r e s t r i c t i o n s i m p o s e d b y t h e B o a r d o f D i r e c t o r s . I n t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s a r e a s f o l l o w s : ( i ) T h e E d u c a t i o n C e n t r e M a i n t e n a n c e F u n d f o r t h e m a i n t e n a n c e o f t h e B a c k u s C o n s e r v a t i o n E d u c a t i o n C e n t r e . ( i i ) T h e O P G F o r e s t C o r r i d o r F u n d f o r t h e l o n g - t e r m m o n i t o r i n g o f f o r e s t a r e a s . ( i i i ) T h e M e m o r i a l W o o d l o t F u n d f o r t h e d o n a t i o n s t o M e m o r i a l W o o d l o t F u n d a n d c o s t t o M e m o r i a l W o o d l o t F u n d a t B a c k u s . ( i v ) T h e L e e B r o w n W a t e r f o w l M . A . C a p i t a l R e p l a c e m e n t F u n d f o r t h e c a p i t a l r e p l a c e m e n t s o f L e e B r o w n W a t e r f o w l M . A . 5 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 3 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s , c o n t i n u e d Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 2 . S i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g p o l i c i e s ( c o n t i n u e d ) : ( a ) D e s c r i p t i o n o f f u n d b a l a n c e s ( c o n t i n u e d ) : ( v ) T h e C a p i t a l L e v y f u n d f o r c a p i t a l a d d i t i o n s , r e p l a c e m e n t s o r i m p r o v e m e n t s w i t h i n t h e A u t h o r i t y . ( v i ) E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s a r e t h o s e w i t h r e s t r i c t i o n s i m p o s e d b y t h e i n d i v i d u a l s e x t e r n a l t o t h e B o a r d o f D i r e c t o r s . E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s a r e a s f o l l o w s : r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s r e l a t e d t o t h e B a c k u s H e r i t a g e V i l l a g e a r e r e c o r d e d i n t h e B a c k u s H e r i t a g e V i l l a g e T m s t F u n d r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s r e l a t e d t o t h e L e j g h t o n a n d B e t t y B r o w n s c h o l a r s h i p s a r e r e c o r d e d i n t h e L e i g h t o n a n d B e t t y B r o w n S c h o l a r s h i p F u n d . ( b ) R e v e n u e r e c o g n i t i o n : T h e A u t h o r i t y f o l l o w s t h e a c c r u a l m e t h o d o f a c c o u n t i n g f o r c o n t r i b u t i o n s w h e r e u n r e s t r i c t e d c o n t r i b u t i o n s a r e r e c o g n i z e d a s r e v e n u e w h e n r e c e i v e d o r r e c e h / a b l e i f t h e a m o u n t t o b e r e c e i v e d c a n b e r e a s o n a b l y e s t i m a t e d a n d c o l l e c t i o n i s r e a s o n a b l y a s s u r e d . R e s t r i c t e d c o n t r i b u t i o n s a r e d e f e r r e d a n d r e c o g n i z e d a s r e v e n u e i n t h e y e a r i n w h i c h t h e r e l a t e d e x p e n d i t u r e s a r e i n c u r r e d . ( c ) E x p e n s e s : E x p e n s e s a r e r e p o r t e d o n t h e a c c r u a l b a s i s o f a c c o u n t i n g . T h e a c c r u a l b a s i s o f a c c o u n t i n g r e c o g n i z e s e x p e n d i t u r e s i n t h e p e r i o d i n w h i c h t h e y a r e i n c u r r e d a n d m e a s u r a b f e a s a r e s u l t o f r e c e i p t o f g o o d s o r s e r v i c e s a n d t h e c r e a t i o n o f a l e g a l o b l i g a t i o n t o p a y . ( d ) I n v e s t m e n t s : A H o f t h e i n v e s t m e n t s a r e c l a s s i f i e d a s h e l d - t o - m a t u r i t y i n v e s t m e n t s a n d a r e c a r r i e d a t a m o r t i z e d c o s t u s i n g t h e e f f e c t i v e i n t e r e s t r a t e m e t h o d . T h e B o a r d h a s t h e i n t e n t i o n t o h o l d t h e i n v e s t m e n t s u n t i l m a t u r i t y . 6 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 4 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s , c o n t i n u e d Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 2 . S i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g p o l i c i e s ( c o n t i n u e d ) : ( e ) T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s : T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s a r e r e c o r d e d a t c o s t w h i c h i n c l u d e s a m o u n t s t h a t a r e d i r e c t l y a t t r i b u t a b l e t o a c q u i s i t i o n , c o n s t r u c t i o n , d e v e l o p m e n t o r b e t t e r m e n t o f t h e a s s e t . T h e c o s t , l e s s r e s i d u a l v a l u e , o f . t h e t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s , e x c l u d i n g l a n d . a n d l a n d f i l l s i t e s , a r e a m o r t i z e d o n a s t r a i g h t - l i n e b a s i s o v e r t h e i r e s t i m a t e d u s e f u l l i v e s a s f o l l o w s : A s s e t U s e f u l L i f e - Y e a r s B u i l d i n g s a n d b u i l d i n g i m p r o v e m e n t s 5 0 y e a r s L a n d i m p r o v e m e n t s 2 0 y e a r s E q u i p m e n t 2 0 y e a r s C o m p u t e r s 5 y e a r s V e h i c l e s 1 0 y e a r s I n f r a s t r u c t u r e 2 0 - 5 0 y e a r s A n n u a l a m o r t i z a t i o n i s c h a r g e d i n t h e y e a r o f a c q u i s i t i o n g n d i n t h e y e a r o f d i s p o s a l . A s s e t s u n d e r c o n s t r u c t i o n a r e n o t a m o r t i z e d u n t i l t h e a s s e t i s a v a i l a b l e f o r p r o d u c t i v e u s e . T a n g i b l e c a p i t a l a s s e f s r e c e i v e d a s c o n t r i b u t i o n s a r e r e c o r d e d a t t h e i r f a i r v a l u e a t t h e d a t e o f r e c e i p t a n d a l s o a r e r e c o r d e d a s r e v e n u e . ( f ) D o n a t i o n s : T h e A u t h o r i t y r e c o r d s c a s h d o n a t i o n s a s r e v e n u e i n t h e y e a r c a s h i s r e c e i v e d . D o n a t e d m a t e r i a l s a n d s e r v i c e s a r e r e c o r d e d a s r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e w h e n t h e f a i r m a r k e t v a l u e o f t h e m a t e r i a l a n d s e r v i c e s d o n a t e d i s v e r i f i a b l e , o n l y t o t h e e x t e n t t h e A u t h o r i t y h a s i s s u e d a c h a r i t a b l e d o n a t i o n r e c e i p t f o r t h o s e m a t e r i a l s a n d s e r v i c e s . ( g ) U s e o f e s t i m a t e s : T h e p r e p a r a t i o n o f p e r i o d i c f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o c c a s i o n a l l y r e q u i r e s m a n a g e m e n t t o m a k e a s s u m p t i o n s t h a t a f f e c t r e p o r t e d a m o u n t s o f c e r t a i n a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s a t t h e y e a r - e n d d a t e a n d c e r t a i n r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e s f o r t h e y e a r t h e n e n d e d . A c t u a l a m o u n t s m a y d i f f e r f r o m t h o s e e s t i m a t e s . 7 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 5 o f 1 4 1 » L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s , c o n t i n u e d Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 3 . C a s h : T h e c a s h b a l a n c e i s c o m p r i s e d o f : 2 0 1 3 2 0 1 2 I n t e r n a l l y r e s t r i c t e d $ 2 8 5 , 2 2 6 $ 3 3 3 , 7 7 5 E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d : B a c k u s H e r i t a g e V i l l a g e 4 . 3 3 2 3 , 3 6 6 L e i g h t o n a n d B e t t y B r o w n S c h o l a r s h i p 5 , 6 1 8 4 . 2 0 1 $ 2 9 5 , 1 7 6 $ 3 4 1 , 3 4 4 4 . I n v e s t m e n t s : T h e A u t h o r i t y h o l d s s h o r t - t e r m g u a r a n t e e d i n v e s t m e n t c e r t i f i c a t e s , m o n e y m a r k e t f u n d s a n d c a s h w i t h i n i n v e s t m e n t s . T h e i n v e s t m e n t b a l a n c e I s c o m p r i s e d o f : 2 0 1 3 2 0 1 2 G o v e r n m e n t b o n d s , m a t u r i n g a t v a r i o u s d a t e s b e t w e e n 2 0 1 5 a n d 2 0 2 4 , y i e l d s v a r y i n g b e t w e e n 1 . 9 % a n d 6 . 0 % $ 2 , 9 0 5 . 0 0 0 $ 2 , 8 2 0 , 0 0 0 C o r p o r a t e b o n d s m a t u r i n g a t v a r i o u s d a t e s b e t w e e n 2 0 1 5 a n d 2 0 2 4 , y i e l d s v a r y i n g b e t w e e n 1 . 9 % a n d 6 . 0 % 2 . 4 0 5 . 0 0 0 2 , 3 9 5 , 0 0 0 G u a r a n t e e d i n v e s t m e n t c e r t i f i c a t e s m a t u r i n g a t v a r i o u s d a t e s b e b v e e n 2 0 1 3 a n d 2 0 1 6 , y i e l d s v a r y i n g b e t w e e n 1 . 0 % a n d 3 . 8 5 % 1 , 0 2 1 . 0 4 0 7 7 1 , 0 4 0 M o n e y m a r k e t f u n d s , n o s p e c i f i e d m a t u r i t y o r y i e l d 1 0 . 2 1 6 1 0 , 1 7 0 C a s h 1 1 0 , 3 6 4 9 7 , 4 6 1 6 , 4 5 1 . 6 2 0 6 , 0 9 3 , 6 7 1 P l u s : a c c r u e d i n t e r e s t 2 2 , 8 0 1 2 2 , 8 2 5 P l u s : u n a m o r t i z e d p u r c h a s e p r e m i u m 1 6 7 , 3 8 5 2 1 1 . 4 8 6 1 9 0 , 1 8 6 2 3 4 , 3 1 1 $ 6 . 6 4 1 . 8 0 6 $ 6 , 3 2 7 , 9 8 2 8 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 6 o f 1 4 1 LONG POINT REGION CONSERVATION AUTHORITY Notes to Financial Statements, continued Year ended December 31, 2013 5. Tangible capital assets: Accumulated Net book Accumulated Net bookBalance, amortization,value,amortization,value,Opening end of beginning,beginning end of end ofbalanceAdditions Disposals year of year of year Deletions Amortization year year Land $ 3,371,516 $ 437,534 $$ 3,809,050 $$3,371,516 $$$ 3,809,050 Land improvement 12,939 12,939 647 647 12,292 Building 2,292.367 97,192 11.000 2,378,559 834,772 1,457.595 9,900 46,650 871,522 1,507,037 Equipment 343.388 11,660 331,728 135,999 207.389 11,198 14,313 139,114 192,614 Computers 176,340 1,376 177.716 118,508 57,832 17.807 136.315 41,401 Vehicles 376,362 36,348 412.710 162.578 213,784 27,939 190,517 222,193 Infrastructure 720.250 40,254 760,504 377.045 343.205 15.920 392,965 367,539 $7,280.223 $625,643 $ 22,660 $7,883.206 $ 1,628,902 $ 5,651,321 $21.098 $123,276 $1,731,080 $ 6,152.126 Q C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 7 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s , c o n t i n u e d Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 6 . D e f e r r e d r e v e n u e : T h e A u t h o r i t y r e c e i v e s c e r t a i n a m o u n t s p r i n c i p a l l y f r o m o t h e r p u b l i c s e c t o r b o d i e s , t h e p r o c e e d s o f w h i c h m a y o n l y b e u s e d i n t h e c o n d u c t o f c e r t a i n p r o g r a m s o r c o m p l e t i o n o f s p e c i f i c w o r k . F u r t h e r , c e r t a i n u s e r c h a r g e s a n d f e e s a r e c o l l e c t e d , f o r w h i c h t h e r e l a t e d s e r v i c e s h a v e y e t t o b e p e r f o r m e d . T h e s e a m o u n t s a r e r e c o g n i z e d a s r e v e n u e w h e n t h e r e l a t e d e x p e n d i t u r e s a r e i n c u r r e d o r s e r v i c e s p e r f o r m e d . D e f e r r e d r e v e n u e b a l a n c e i s c o m p r i s e d o f ; B a l a n c e , b e g i n n i n g o f y e a r $ 5 7 3 , 6 5 9 E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d c o n t r i b u t i o n s 2 5 2 , 1 2 2 I n t e r e s t e a r n e d , r e s t r i c t e d 6 3 . 8 2 5 C o n t r i b u t i o n u s e d i n o p e r a t i o n s ( 1 1 9 . 0 8 5 ) $ 7 7 0 , 5 2 1 7 . I n t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s : I n t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s a r e c o m p r i s e d o f t h e f o l l o w i n g : B a l a n c e , T r a n s f e r T r a n s f e r B a l a n c e , b e g i n n i n g f r o m t D e n d o f y e a r o p e r a t i o n s o p e r a t i o n s o f y e a r E d u c a t i o n C e n t r e M a i n t e n a n c e $ 1 0 0 , 0 0 0 $ $ $ 1 0 0 , 0 0 0 O P G F o r e s t C o r r i d o r 4 5 , 3 2 8 4 5 , 3 2 8 M e m o r i a l W o o d l o t 1 3 , 2 1 7 8 9 8 1 4 , 1 1 5 L e e B r o w n W a t e r f o w l M . A . C a p i t a l R e p l a c e m e n t 2 6 , 8 2 5 3 , 5 6 5 1 4 . 9 7 4 1 5 , 4 1 6 C a p i t a l L e v y 1 6 9 . 8 8 3 1 2 6 . 2 0 0 1 2 0 , 7 2 3 1 7 5 , 3 6 0 U n r e s t r i c t e d R e s e r v e 7 5 6 , 8 4 8 3 7 0 , 6 7 1 4 9 6 , 0 5 8 6 3 1 , 4 6 1 $ 1 , 1 1 2 , 1 0 1 $ 5 0 1 , 3 3 4 $ 6 3 1 , 7 5 5 . $ 9 8 1 , 6 8 0 1 0 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 8 o f 1 4 1 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I P ^ N o t e s t o F i n a n c i a l S t a t e m e n t s , c o n t i n u e d Y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 8 . E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s : E x t e r n a l l y r e s t r i c t e d f u n d s a r e c o m p r i s e d o f t h e f o l l o w i n g : B a l a n c e , E x c e s s T r a n s f e r B a l a n c e , b e g i n n i n g r e v e n u e o v e r f r o m e n d o f y e a r e x p e n d i t u r e s o p e r a t i o n r s o f y e a r B a c k u s H e r i t a g e V i l l a g e $ 6 2 , 8 6 8 $ 9 6 4 $ $ 6 3 , 8 3 2 L e i g h t o n a n d B e t t y B r o w n S c h o l a r s h i p 1 1 5 , 7 4 1 1 , 4 1 7 1 1 7 . 1 5 8 B a c k u s W o o d s 4 , 8 7 2 , 5 0 0 1 8 3 , 7 1 5 1 8 3 , 7 1 5 4 . 8 7 2 . 5 0 0 $ 5 , 0 5 1 , 1 0 9 $ 1 8 6 . 0 9 6 $ 1 8 3 , 7 1 5 $ 5 . 0 5 3 , 4 9 0 9 . P e n s i o n a g r e e m e n t s : T h e A u t h o r i t y m a k e s c o n t r i b u t i o n s t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l E m p l o y e e s R e t i r e m e n t S y s t e m ( O M E R S ) , w h i c h i s a m u l t i - e m p l o y e r p l a n , o n b e h a l f o f f u l l - t i m e m e m b e r s o f s t a f f a n d e l i g i b l e p a r t - t i m e s t a f f . T h e p l a n i s a d e f i n e d b e n e f i t p e n s i o n p l a n , w h i c h s p e c i f i e s t h e a m o u n t o f t h e r e t i r e m e n t b e n e f i t t o b e r e c e i v e d b y t h e e m p l o y e e s b a s e d o n t h e l e n g t h o f s e r v i c e a n d r a t e s o f p a y . I n 2 0 1 3 , t h e A u t h o r i t y ' s c o n t r i b u t i o n t o O M E R S w a s $ 1 1 3 , 4 8 8 ( 2 0 1 2 - $ 1 0 2 , 7 4 6 ) . 1 0 . B u d g e t f i g u r e s - 2 0 1 3 T h e p l a n n e d r e s u l t s a n d p l a n n e d a m o u n t s ( b u d g e t i n f o r m a t i o n ) h a v e b e e n d e r i v e d f r o m t h e b u d g e t a p p r o v e d b y t h e B o a r d o n J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 . 1 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 8 9 o f 1 4 1 LONG POINT REGION CONSERVATION AUTHORIP^ Notes to Financial Statements, continued ^ Year ended December 31, 2013 11. Segmented information: Conservation Conservation Backus land Watershed land Heritage managemenVCorporate/Community management management/ conservation conservationfixed services relations services forestry parks Otherarea Total Revenue: Levies $ 275.871 $ 140,050 $ 388,688 $$ 61,486 $$ 261,493 $ 1,127,588Grants68,240 68,240Fees293,924 8,287 353,656 390,837 785,492 277,154 2,109,350Forestry670,272 670,272Donation389,500 389,500Gain on disposal of tangible capital assets 118,307 118,307 otal revenue 1.077,602 148,337 810,584 670.272 452,323 785,492 538,647 4.483,257 Expenditures: Salaries and wages 495,823 104,980 518.242 201,631 333,698 338,043 230,777 2,223,194Administration140.720 10,116 6,398 733 59,514 52,927 12,264 282,672Professional fees and other services 54,726 8.790 157,549 301,471 27.202 121.053 12.986 683.777Depreciation23,502 15,076 27,899 11,978 44,821 123,276Repairs and maintenance 6,420 916 4,360 8.501 36.647 35,261 92,105Motor pool 9,168 2,250 19.522 18.810 18,487 28,275 93.229 189,741Other226,563 12.460 24,103 100,078 41,134 75.048 36.341 515.727 otal expenditures 956,922 138,596 741,806 627,083 516,435 663,971 465,679 4,110,492 Excess (deficiency) o1 revenue over expenditures $ 120,680 $ 9,741 $ 68.778 $ 43,189 $ .(64.112)$ 121,521 $ 72,968 $372,765 12 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m L o n g P o i n t R e g i o n C . . . P a g e 9 0 o f 1 4 1 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M M E M O R A N D U M D A T E : M A R C H 2 7 , 2 0 1 4 T O : C o u n c i l F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k R E : P r o p e r t y I n q u i r y N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 6 S t a f f r e c e i v e d a n i n q u i r y o n M a r c h 2 5 , r e g a r d i n g a n i n t e r e s t i n p u r c h a s i n g t h e o l d F i r e h a l l i n P o r t B u r w e l l f o r a p o t e n t i a l c o m m e r c i a l u s e . I s C o u n c i l i n t e r e s t e d i n c o n s i d e r i n g a n o f f e r ? r M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " P r o p e r t y I n q u i r y " . F i l e : C 1 3 P a g e 9 1 o f 1 4 1 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M M E M O R A N D U M D A T E : M A R C H 2 7 , 2 0 1 4 T O : C o u n c i l F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k R E : F e e W a i v e r s N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 7 A t t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d o n F e b r u a r y 2 7 t h C o u n c i l a p p r o v e d v a r i o u s f e e w a i v e r s f o r u s e o f t h e V i e n n a a n d B a y h a m ( S t r a f f o r d v i l l e ) C o m m u n i t y C e n t r e s . I t h a s c o m e t o s t a f f ' s a t t e n t i o n t h a t t h e r e q u e s t f r o m t h e B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y w a s i n a d v e r t e n t l y m i s s e d i n t h e a p p r o v i n g r e s o l u t i o n . I t i s t h e r e f o r e r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l p a s s t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n : " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s a f e e w a i v e r f o r u s e o f t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e b y t h e B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y f o r r e g u l a r m e e t i n g s . " M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 0 7 r e g a r d i n g " F e e W a i v e r s " . F i l e : F 0 5 P a g e 9 2 o f 1 4 1 c f n r ^ M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M M E M O R A N D U M D A T E : M A R C H 3 1 , 2 0 1 4 N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 8 T O : C e m e t e r y B o a r d C h a i r m e n , S e c r e t a r y - T r e a s u r e r s & M e m b e r s F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k R E : H S T , C e m e t e r y f e e s & C o m e r P o s t s C l e r k ' s N o t e t o C o u n c i l : T h i s i s a c o p y o f t h e M e m o a n d d r a f t b y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 5 b e i n g p r e s e n t e d a t t h e m e e t i n g o f t h e J o i n t C e m e t e r i e s B o a r d o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 , f o r c o n s i d e r a t i o n a n d r e c o m m e n d a t i o n t o C o u n c i l . S h o u l d t h e B o a r d r e c o m m e n d a n y c h a n g e s t o t h i s b y - l a w , t h e c h a n g e s w i l l b e p r e s e n t e d a t t h e C o u n c i l m e e t i n g . H S T R e c e n t l y t h e C a n a d a R e v e n u e A g e n c y c o m p l e t e d a n a u d i t o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s r e v e n u e s r e g a r d i n g t h e G o o d s & S e r v i c e s T a x / H a r m o n i z e d S a l e s T a x f o r t h e p e r i o d s 2 0 1 1 - 0 1 - 0 1 t o 2 0 1 2 - 1 2 - 3 1 . A s a r e s u l t t h e M u n i c i p a l i t y h a s b e e n a d v i s e d b y t h e C R A t h a t H S T m u s t b e c o l l e c t e d o n a l l c e m e t e r y s a l e s a n d s e r v i c e s ( a m o n g o t h e r i t e m s ) a n d s u b m i t t e d t o t h e M u n i c i p a l i t y o n a s e m i - a n n u a l b a s i s . T h e M u n i c i p a l i t y i n t u r n w i l l i n c l u d e t h e s e a m o u n t s i n o u r s e m i - a n n u a l r e p o r t t o t h e C R A a n d s u b m i t t h e f u n d s t h a t h a v e b e e n c o l l e c t e d , a s r e q u i r e d . T h i s i s r e f l e c t e d i n a n a m e n d e d C e m e t e r y T a r i f f / F e e S c h e d u l e t h a t i n c l u d e s t h e a m o u n t o f H S T t o b e c o l l e c t e d f o r e a c h s a l e a n d s e r v i c e p r o v i d e d f o r e a c h c e m e t e r y . I n t h i s r e g a r d , s t a f f w i l l n e e d t o n o t i f y t h e l o c a l f u n e r a l h o m e s t h a t w e n o w r e q u i r e t h a t t h e y i n c l u d e H S T o n t h e i r p a y m e n t s t o t h e C e m e t e r y B o a r d s o r t h e M u n i c i p a l i t y , a s a p p l i c a b l e . M e m o r a n d u m r e g a r d i n g " H S T , C e m e t e r y F e e s & C o r n e r P o s t s " . F i l . . . P a g e 9 3 o f 1 4 1 C o r n e r P o s t s R e c e n t l y o u r P u b l i c W o r k s e m p l o y e e s m a d e u p a n u m b e r o f s m a l l c e m e n t c o m e r p o s t s t o b e i n s t a l l e d u p o n t h e s a l e o f a l o t . T h i s h a s b e e n a d d e d t o o u r p r i c e l i s t a t $ 1 0 f o r t w o , p l u s H S T . D e p e n d i n g o n t h e n u m b e r o f l o t s p u r c h a s e d a t a n y o n e t i m e , i t m a y n o t b e n e c e s s a r y t o h a v e a c o m e r p o s t a t e a c h c o m e r ( e x a m p l e - t w o l o t s p u r c h a s e d f o r a h u s b a n d a n d w i f e s i d e b y s i d e c o u l d r e q u i r e n o m o r e t h a n f o u r o r s i x c o m e r p o s t s , d e p e n d i n g w h e t h e r t h e b o a r d w a n t s t h e c o m e r s o f e a c h l o t c o m p l e t e l y m a r k e d ) . R e c o m m e n d a t i o n " T h a t t h e J o i n t C e m e t e r i e s B o a r d r e c o m m e n d s t o C o u n c i l t h a t B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 5 a u t h o r i z i n g c h a n g e s t o t h e C e m e t e r y f e e s c h e d u l e , b e a p p r o v e d o n T h u r s d a y , A p r i l 3 , 2 0 1 4 . " A t t a c h m e n t : D r a f t B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 5 M e m o r a n d u m r e g a r d i n g " H S T , C e m e t e r y F e e s & C o r n e r P o s t s " . F i l . . . P a g e 9 4 o f 1 4 1 T l s ^ T H E C O R P O R A T I O N O F T H E ^ t M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 5 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 6 7 I M P O S I N G C E M E T E R Y T A R I F F S A N D F E E S W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d o n J u n e 7 , 2 0 1 2 , b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 a d o p t a s c h e d u l e o f T a r i f f s a n d F e e s f o r C e m e t e r y s e r v i c e s , a n d o n J u n e 6 , 2 0 1 3 d i d b y B y - l a w 2 0 1 3 - 0 5 5 a m e n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d s u c h s c h e d u l e ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e S c h e d u l e " A " o f B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 i m p o s i n g T a r i f f s a n d F e e s , a s a m e n d e d b y 2 0 1 3 - 0 5 5 b e r e s c i n d e d a n d r e p l a c e d w i t h S c h e d u l e " A " a t t a c h e d h e r e t o , a n d s h a l l r e m a i n i n e f f e c t u n t i l a m e n d e d o r r e s c i n d e d . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E T H I S 3 R D D A Y O F A P R I L 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K M e m o r a n d u m r e g a r d i n g " H S T , C e m e t e r y F e e s & C o r n e r P o s t s " . F i l . . . P a g e 9 5 o f 1 4 1 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S c h e d u l e " A " t o B / L 2 0 1 2 - 0 6 7 a s a m e n d e d b y B / L 2 0 1 4 - 0 3 5 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e . O N N O J 1 Y O P g 1 o f 2 T e l : 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 E m a i l : b a y h a m @ b a y h a m . o n . c a W e b : w w w . b a y h a m . o n . c a L i c e n s e # 3 2 6 7 7 3 2 C e m e t e r y T a r i f f / F e e S c h e d u l e e f f e c t i v e A p r i l 4 , 2 0 1 4 F e e H S T @ 1 3 % T o t a l I d e n t i f i c a t i o n & m a r k i n g o f l o t f o r b u r i a l $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I d e n t i f i c a t i o n & m a r k i n g o f l o t f o r m a r k e r p l a c e m e n t $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 P l a c e m e n t o f u p t o 4 c o r n e r m a r k e r s p r o v i d e d b y i n t e r m e n t r i g h t s h o l d e r $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I n t e r m e n t R i g h t s C e r t i f i c a t e - T r a n s f e r $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I n t e r m e n t R i g h t s C e r t i f i c a t e = R e s a l e $ 7 5 . 0 0 $ 9 . 7 5 $ 8 4 . 7 5 I n t e r m e n t P e r m i s s i o n F o r m N o c h a r g e C r e m a t i o n f e e f o r o p e n i n g & c l o s i n g g r a v e $ 2 0 0 . 0 0 $ 2 6 . 0 0 $ 2 2 6 . 0 0 R e g u l a r L o t P u r c h a s e p r i c e o f r e g u l a r l o t t o t a l $ 6 0 0 . 0 0 $ 7 8 . 0 0 $ 6 7 8 . 0 0 ( I n t e r m e n t s r i g h t s @ $ 3 0 0 , C & M @ $ 3 0 0 ) P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s o n e i n t e r m e n t i n a l o t . P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s t h e e r e c t i o n o f a f l a t o r u p r i g h t m a r k e r , s u b j e c t t o a p p r o v e d b y - l a w s . F e e f o r e a c h a d d i t i o n a l i n t e r m e n t i n a r e g u l a r l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 T w o ( 2 ) c r e m a t i o n b u r i a l s a r e p e r m i t t e d o n t o p o f a < n r ? * C E I , < n c a s k e t b u r i a l , p r o v i d e d t h e f i r s t i n t e r m e n t i s i n a v a u l t , ^ r ? * 1 . f i a n d s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . : / A & # - ^ ^ f e _ B B ? U p t o f o u r ( 4 ) c r e m a t i o n b u r i a l s o n l y a r e p e r m i t t e d i n a r e g u l a r l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . M e m o r a n d u m r e g a r d i n g " H S T , C e m e t e r y F e e s & C o r n e r P o s t s " . F i l . . . P a g e 9 6 o f 1 4 1 C e m e t e r y T a r i f f / F e e S c h e d u l e e f f e c t i v e A p r i l 4 , 2 0 1 4 P g 2 o f 2 ( C o n t i n u e d ) S c h e d u l e " A " t o B / L 2 0 1 2 - 0 6 7 a s a m e n d e d b y B / L 2 0 1 4 - 0 3 5 C r e m a t i o n L o t F e e H S T ® . 1 3 % T o t a l A c r e m a t i o n l o t i s 3 ' x 3 ' . A m a x i m u m o f t w o ( 2 ) c r e m a t i o n b u r i a l s a r e p e r m i t t e d i n a c r e m a t i o n l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . P u r c h a s e p r i c e o f o n e c r e m a t i o n l o t t o t a l $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 ( I n t e r m e n t r i g h t s @ $ 1 5 0 , C & M @ $ 1 5 0 ) P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s o n e i n t e r m e n t i n a l o t P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s t h e e r e c t i o n o f o n e f l a t m a r k e r o n l y , a t a m a x i m u m s i z e o f 2 4 " x 1 4 " , o r l e s s , o n a c r e m a t i o n l o t , p l a c e d f l u s h w i t h t h e g r o u n d o n t o p o f a 1 2 " d i a m e t e r p o s t h o l e f i l l e d w i t h a m i n i m u m d e p t h o f 3 f e e t o f c o n c r e t e , s u b j e c t t o a p p r o v e d b y - l a w s . F e e f o r e a c h a d d i t i o n a l i n t e r m e n t i n a c r e m a t i o n l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 E x t r a c o p y o f C e m e t e r y B y - l a w / B o o k l e t $ 2 . 0 0 $ 0 . 2 6 $ 2 . 2 6 P u r c h a s e o f 2 s m a l l c o r n e r m a r k e r s $ 1 0 . 0 0 $ 1 . 3 0 $ 1 . 3 0 ( A p p r o v e d b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 5 o n A p r i l 3 , 2 0 1 4 ) ^ . ^ r . ^ ' ' * * . . . + L . A & * ^ ^ M e m o r a n d u m r e g a r d i n g " H S T , C e m e t e r y F e e s & C o r n e r P o s t s " . F i l . . . P a g e 9 7 o f 1 4 1 9 b o ^ ~ ^ M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 M a y o r P a u l E n s M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O D e a r M a y o r E n s ; T h a n k y o u f o r y o u r m u n i c i p a l i t y ' s s u p p o r t o f S C O R E D C . A s a v a l u e d p a r t n e r a n d n e i g h b o r w e l o o k f o r w a r d t o w o r k i n g w i t h y o u a n d t h e C o u n c i l a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W e h a v e h a d a v e r y b u s y y e a r a n d c o n t i n u e t o f o c u s o n o u r t h r e e p r i o r i t y a r e a s w h i c h c a m e a s a r e s u l t o f o u r S t r a t e g i c R e v i e w i n 2 0 1 3 . W e h a v e d e t a i l e d s o m e o f t h e p r o j e c t s a n d o t h e r a c t i v i t i e s t h a t w e h a v e b e e n w o r k i n g o n o v e r t h e p a s t f e w m o n t h s f o r y o u r r e v i e w . O u r F o o d H u b p r o j e c t i s w e l l u n d e r w a y a n d w e c o n t i n u e t o r e a c h o u t t o r e g i o n a l p r o d u c e r s w h o a r e i n t e r e s t e d i n p a r t i c i p a t i n g . W e c u r r e n t l y h a v e f i v e " h u b s i t e s " w i t h F r o e s e V e g e t a b l e s i n B a y h a m b e i n g o n e . O u r p r o j e c t c o o r d i n a t o r h a s b e e n h i r e d a n d w e a r e i n t h e e a r l y s t a g e s o f i m p l e m e n t i n g t h e p r o j e c t a n d f i n e t u n i n g o u r b u s i n e s s p l a n . S C O R E D C h a s b e e n w o r k i n g w i t h t h e 5 C F D C ' s t h a t s e r v e t h e r e g i o n a n d w e a r e e x p e c t i n g t o r e c e i v e f u n d i n g b y t h i s s p r i n g t o b r i n g a d d i t i o n a l c a p i t a l t o p a r t i c i p a t i n g c o u n t i e s t h a t w i l l b u i l d o n t h e l e g a c y f u n d c r e a t e d t h r o u g h t h e S a n d P l a i n s C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t F u n d . W e w i l l h a v e a n o n g o i n g r o l e i n m a r k e t i n g a n d s t e e r i n g t h e a d d i t i o n a l f u n d i n g . T h e r e w i l l b e r e l a t e d c o m p o n e n t s t o t h i s p r o g r a m t h a t w i l l s u p p o r t s m a l l e r l o c a l c o m m u n i t y a n d o r g a n i z a t i o n d e v e l o p m e n t i n i t i a t i v e s . S C O R h a s b e e n t a k i n g a l e a d r o l e i n p u l l i n g t o g e t h e r b u s i n e s s e s a n d m u n i c i p a l i t i e s i m p a c t e d b y r e c e n t r a i l w a y c l o s u r e s . W e h a v e h o s t e d m e e t i n g s t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t o a l l r e g i o n a l s t a k e h o l d e r s a n d w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e u p d a t e s a s t h e y u n f o l d . W e a r e a l s o p a r t o f a p r o j e c t l e d b y t h e E l g i n M i d d l e s e x O x f o r d W o r k f o r c e P l a n n i n g a n d D e v e l o p - m e n t B o a r d t o l o o k a t s k i l l s s h o r t a g e s a n d o p p o r t u n i t i e s , p a r t i c u l a r l y i n t h e a p p r e n t i c e s h i p p r o g r a m s i n t h e r e g i o n . W e w i l l a l s o c o n t i n u e t o f o c u s o n y o u t h i n i t i a t i v e s . W e w i l l b e h o s t i n g a v i s i t f r o m t h e M i n i s t e r o f C i t i z e n s h i p a n d I m m i g r a t i o n i n t h e f i r s t w e e k o f M a y s o t h a t h e c a n s e e t h e h n p a c t o f n e w c o m e r a t t r a c t i o n a n d s e t t l e m e n t i n i t i a t i v e s o n r u r a l r e g i o n s a n d p a r t i c u l a r l y S C O R . T h i s w a s a d i r e c t r e s u l t o f o u r R O M A d e l e g a t i o n w i t h t h e M i n i s t e r . 4 E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 , T e l e p h o n e : 5 1 9 - 8 4 2 - 6 3 3 3 , g m @ s c o i r e g i o n . c o m C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 f r o m S o u t h C e n t r a l O n t a r . . . P a g e 9 8 o f 1 4 1 1 , O u r B o a r d m e e t s t h e l a s t T h u r s d a y o f t h e m o n t h a n d t h e m e e t i n g s u s u a l l y s t a r t a t 9 : 0 0 a m a n d r u n u n t i l a b o u t 1 1 : 3 0 a m . T h e m e e t i n g s a r e u s u a l l y h e l d a t t h e S C O R O f f i c e s b u t o c c a s i o n a l l y w e d o h o l d t h e m i n o t h e r l o c a t i o n s . W e a s k t h a t y o u a p p o i n t a m e m b e r o f C o u n c i l t o s i t o n t h e B o a r d t o o f f e r B a y h a m ' s v i e w p o i n t s o n p r o j e c t s , i s s u e s , a n d o p p o r t u n i t i e s t h a t i n v o l v e t h e c o r p o r a t i o n . O u r n e x t B o a r d m e e t i n g i s A p r i l 2 4 , 2 0 1 4 . W e a r e p l e a s e d t o b e w o r k i n g c l o s e l y w i t h y o u a g a i n a n d l o o k f o r w a r d f o r a n i n t e r e s t i n g a n d p r o s - p e r o u s y e a r t o c o m e f o r t h e r e g i o n . K i n d e s t R e g a r d s , . f , o . < ^ . ^ ^ . 1 ^ ^ . ' y * < i , ^ J o h n L e s s i f S C O R E D C C h a i r e c : A r t L a w s o n L y n d a M i l l a r d - B a y h a m C l e r k S C O R B o a r d o f D i r e c t o r s 4 E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 , T e l e p h o n e : 5 1 9 - 8 4 2 - 6 3 3 3 , g m @ s c o r r e g i o n . c o m C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 f r o m S o u t h C e n t r a l O n t a r . . . P a g e 9 9 o f 1 4 1 M I N U T E S B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e D K ' f t F < r B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e 9 3 4 4 P l a n k R o a d . S t r a f f o r d v i U c , O N T h u r s d a y , M a r c h 2 7 , 2 0 1 4 7 : 3 0 p . m . P r e s e n t : C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , V i e n n a L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e W i l l i a m G h e y s e n , C o m m u n i t y M e m b e r s a t L a r g e D i a n e S q u i r e s a n d L y n n P m e s , B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e D e c l e r q a n d S e c r e t a r y L y n d a M i l l a r d . A b s e n t : S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b r q ^ r e s e n t a t i v e R o y S t e w a r t a n d V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e R i n g l a n d . 1 . C a l l t o O r d e r C h a i r m a n W a y n e C a s i e r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 3 0 p . m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t a n d t h e G e n e r a l N a t u r e T h e r e o f - N o n e n o t e d 3 . M i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 4 M o v e d b y D i a n e S q u i r e s S e c o n d e d b y E d K e t c h a b a w " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d 4 . B u s i n e s s f r o m M i n u t e s U p d a t e s B C C M a n a g e r D e c l e r c q a d v i s e d t h a t t h e M e d i c a l O f f i c e r o f H e a l t h h a s n o t y e t a t t e n d e d t o i n s p e c t t h e d i s h w a s h e r t e m p e r a t u r e , h o w e v e r , t h e r e p a i n n a n t h a t a t t e n d e d p r o v i d e d c o m f i r m a t i o n t h a t i t d i d m e e t t h e p r o p e r t e m p e r a t u r e r e q u i r e m e n t s w h e n h e a t t e n d e d . T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t : R o n B a l l h a s c o m p l e t e d t h e t h e r m o i m a g i n g ; t h e r e p o r t w a s f o r w a r d e d t o t h e E n g i n e e r . a n d c i r c u l a t e d t o c o m m i t t e e m e m b e r s ; a c o n t r a c t o r h a s b e e n c o n t a c t e d t o p r o v i d e a q u o t e f o r i n s t a l l a t i o n o f c h a i n l i n k f e n c i n g f r o m t h e c o m e r o f t h e b u i l d i n g d o w n t h e e m b a n k m e n t , C h a i r m a n C a s i e r h a s a g r e e d t o a t t e n d o n s i t e w h e n t h e c o n t r a c t o r i s a v a i l a b l e ; t h e j a n i t o r h a s i n s t a l l e d w e a t h e r s t r i p p i n g a r o u n d t h e d o o r s . . T h e f o l l o w i n g i t e m s a r e s t i l l o u t s t a n d i n g : d r a f t u p d a t e f o r 5 y e a r c a p i t a l ; B C C - p r i c e q u o t e s t o f i x a n d / o r r e p l a c e t h e e a v e s t r o u g h s , d o w n s p o u t s a n d d r a i n . p i p e / r o o f l e a k s ; V C C - i n s t a l l a t i o n o f u p r i g h t h a n d i c a p p a r k i n g s i g n a g e . T h e S e c r e t a r y a d v i s e d t h a t t h i s w i l l b e d o n e p r i o r t o t h e u p c o m i n g e l e c t i o n i n O c t o b e r , i f n o t b e f o r e . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 0 o f 1 4 1 T h e S e c r e t a r y c o n f i r m e d t h a t t h e r e c o m m e n d a t i o n r e g a r d i n g d a m a g e d e p o s i t s u n d e r i t e m 6 ( d ) w a s a p p r o v e d b y C o u n c i l , h o w e v e r , h a s n o t y e t b e e n i n c o r p o r a t e d i n t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e s b o o k l e t . 5 . R e p o r t s & C o r r e s p o n d e n c e ( a ) 2 0 1 4 R e n t a l s t o d a t e ( i ) V i e n n a C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ( i i ) B a y h a m C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ( b ) 2 0 1 3 f i n a l & 2 0 1 4 B u d g e t a c t u a l s t o M a r c h 2 5 / 1 4 - V C C & B C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n I t w a s n o t e d t h a t t h e u t i l i t y c o s t s w e r e h i g h e r a t t h e V C C a n d t h a t m a y b e d u e t o e x t r e m e c o l d t h i s w i n t e r r e q u i r i n g t h e a d d i t i o n a l u s e o f t h e e l e c t r i c h e a t e r s . T h e S e c r e t a r y a d v i s e d t h a t $ 5 0 , 0 0 0 i n F e d e r a l F u n d i n g f o r i n s t a l l a t i o n o f a l i f t a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e h a s b e e n r e c e i v e d . T h e C B O i s s e e k i n g a n E n g i n e e r e d p l a n a n d w i l l p r o c e e d t o o b t a i n q u o t e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n . ( c ) S t a f f R e p o r t C C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g r a t e s & f e e s w a s p r e s e n t e d b y t h e S e c r e t a r y a n d d i s c u s s e d . M o v e d b y D i a n e S q u i r e s S e c o n d e d b y L y n n P m e s " T h a t S t a f f R e p o r t C C 2 0 1 4 - 0 1 b e r e c e i v e d ; T h a t t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e r e c o m m e n d s t o C o u n c i l t h a t t h e c l e a n i n g f e e s f o r u s e o f t h e V i e n n a a n d S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e s b e i n c r e a s e d a n d a p p r o v e d a s f o U o w s : a c l e a n i n g f e e r a t e o f $ 7 5 f o r p a r t i a l h a l l a n d $ 1 2 0 f o r t h e w h o l e / m a i n h a l l , w i t h o r . w i t h o u t k i t c h e n u s e , b e a p p l i e d f o r u s e o f t h e V i e n n a a n d B a y h a m ( S t r a f f o r d v i l l e ) C o m m u n i t y C e n t r e s b y t h o s e a p p r o v e d f o r r e n t a l f e e w a i v e r s ; a c l e a n i n g f e e o f $ 4 5 a p p l y t o t h e L i o n s , L i o n e s s a n d E a s t e r n S t a r f o r r e g u l a r m e e t i n g . u s e s ( p a r t i a l h a l l ) ; a c l e a n i n g f e e o f $ 7 5 a p p l y t o t h e L i o n s f o r r e g u l a r B i n g o u s e ; a n d . a c l e a n i n g f e e o f $ $ 7 5 a p p l y t o p a r t i a l h a l l u s e a n d $ 1 2 0 a p p l y t o w h o l e h a l l / m a i n h a l l , w i t h o r w i t h o u t k i t c h e n u s e , f o r f u n e r a l l u n c h e o n s ; A n d t h a t H S T b e a d d e d t o a l l h a l l r e n t a l f e e s , i n c l u d i n g c l e a n i n g f e e s , a s d i r e c t e d . " C a r r i e d ( d ) C B O r e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 3 t o C o u n c i l r e B C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ( e ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 2 5 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g F a i r B u s i n e s s P r a c t i c e s C o n c e r n s D i s c u s s i o n w a s h a d r e g a r d i n g w h e t h e r t o p r o v i d e a l i s t o f c a t e r e r s t o w o u l d - b e h a l l r e n t e r s . I t w a s a g r e e d t h a t a l i s t o f n a m e s o f l o c a l c a t e r e r s b e p r o v i d e d e i t h e r s e p a r a t e l y o r o n t h e r e n t a l r a t e s b o o k l e t . ( f ) D r a f t u p d a t e f o r 5 y e a r c a p i t a l - n o u p d a t e a v a i l a b l e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 1 o f 1 4 1 6 . O t h e r B u s i n e s s T h e S e c r e t a r y r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e o c c u p a n c y l i m i t s t h r o u g h t h e f i r e c o d e a t t h e V i e n n a h a l l , ( w i t h o u t t h e L i o n s D e n ) w h i c h a r e p o s t e d a s f o l l o w s : U p s t a i r s n o n - f i x e d s e a t s i s 5 3 7 p e o p l e ; . n o n - f i x e d s e a t s a n d t a b l e s i s 3 6 8 p e o p l e ; . n o n - f i x e d s e a t s a n d t a b l e s w i t h a l c o h o l i s 3 6 5 p e o p l e . s t a n d i n g s p a c e ( w i t h e x i t w i d t h s c a l c u l a t e d ) i s 5 9 2 p e o p l e ; . D o w n s t a i r s w i t h n o n - f i x e d s e a t s i s 3 1 2 p e o p l e ; . w i t h n o n - f i x e d s e a t s a n d t a b l e s i s 2 4 6 p e o p l e ; . w i t h n o n - f i x e d s e a t s a n d t a b l e s w i t h a l c o h o l i s 2 1 3 ; . s t a n d i n g s p a c e ( w i t h e x i t w i d t h s c a l c u l a t e d ) i s 3 3 9 . S h e n o t e d t h a t t h e r e c o m m e n d e d c a p a c i t y p r o v i d e d b y t h e E n g i n e e r w h o c o m p i l e d t h e d e s i g n w o r k f o r t h e F i r e C o d e u p g r a d e s , i s b a s e d o n e x i s t i n g w a s h r o o m f a c i l i t i e s , a n d i n d i c a t e s a m a x i m u m t o t a l o c c u p a n c y f o r t h e w h o l e b u i l d i n g a t 3 6 7 . A n e v e n t h e l d o n F e b r u a r y 1 , 2 0 1 4 , ( w i t h f o o d c o o k e d a n d s e r v e d o n s i t e , n o a l c o h o l ) , i s e s t i m a t e d t o h a v e h a d a t l e a s t 5 0 0 p e o p l e , i n c l u d i n g c h i l d r e n t h r o u g h o u t t h e d a y . a n d e v e n i n g . I t a p p e a r e d t h a t m o s t o f t h o s e a t t e n d i n g w e r e t h e r e f o r a c o n s i d e r a b l e a m o u n t o f t h e d a y ( n o t a s t a g g e r e d t i m e e v e n t ) . A s w e l l , w i t h a l l t h e s n o w p i l e d h i g h , t h e r e w a s n o t e n o u g h p a r k i n g r o o m i n t h e l o t a n d m a n y c a r s p a r k e d a l o n g t h e n e a r b y s t r e e t s , i n c l u d i n g F u l t o n . T h i s c a u s e d d i f f i c u l t y w i t h s n o w p l o w i n g a n d s a l t / s a n d i n g e f f o r t s f o r t h e P u b l i c W o r k s d e p a r t m e n t . T h e r e w a s a n i c e s t o r m t h a t d a y / e v e n i n g a s w e l l . F o l l o w i n g d i s c u s s i o n , s t a f f w a s r e q u e s t e d t o c h e c k w i t h t h e C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l a n d t h e F i r e C h i e f t o d i s c u s s o p t i o n s t o r e d u c e c a p a c i t y . 7 . C o n c e r n s f r o m C o m m i t t e e M e m b e r s a n d / o r M a n a g e r s L y n n q u e s t i o n e d w h y C o u n c i l s u p p o r t s h a v i n g t w o c o m m u n i t y c e n t r e s . C o m m e n t s a n d d i s c u s s i o n f o l l o w e d . W m G h e y s e n r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g s n o w r e m o v a l a n d f a i l u r e t o k e e p t h e a c c e s s t o t h e b a c k s t e p a t t h e n o r t h - e a s t c o m e r c l e a r o f s n o w . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 2 o f 1 4 1 A n e w p a p e r t o w e l d i s p e n s e r i s r e q u i r e d i n t h e V i e n n a d o w n s t a i r s h a n d i c a p w a s h r o o m . J D e C l e r c q r e q u e s t e d m o r e a c c e s s i b i l i t y p a r k i n g s p a c e s a n d i d e n t i f i e d s i g n a g e a t t h e B C C . I t w a s s u g g e s t e d t h a t t h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r l o o k a t r e - a r r a n g i n g a t t h e e a s t s i d e o f t h e p a r k i n g l o t , p a r a l l e l t o t h e h a l l . S t a f f w i l l f o l l o w - u p . 8 . N e x t m e e t i n g d a t e a n d a d j o u r n m e n t M o v e d b y L y n n P r u e s S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 1 5 p . m . , t o m e e t a g a i n o n T h u r s d a y , J u n e 1 2 , 2 0 1 4 a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e a t 7 : 3 0 p . m . " C a r r i e d n c ^ f y y - i A » S ^ ' Y ^ | > / J ^ ^ i . - i J ? y C h a i r m a n S e c r e t a r y B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 3 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 6 B E I N G A B Y - L A W T O I M P O S E R A T E S A N D F E E S A N D R E P E A L B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 2 2 , A S A M E N D E D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e P l a n n i n g A c t R . S . O . 1 9 9 0 , C h a p . P . 1 3 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r p l a n n i n g s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a d o p t a s c h e d u l e o f r a t e s a n d f e e s f o r s u c h s e r v i c e s . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T e f f e c t i v e u p o n f i n a l p a s s i n g o f B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 t h e S c h e d u l e o f R a t e s a n d F e e s a s s e t o u t i n S c h e d u l e " A " a t t a c h e d h e r e t o a n d f a n n i n g p a r t o f t h i s b y - l a w i s h e r e b y a d o p t e d a n d s h a l l r e m a i n i n e f f e c t u n t i l a m e n d e d o r r e s c i n d e d . 2 . T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 a n d a n y a n d a l l a m e n d m e n t s t h e r e t o e n a c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , s e t t i n g o u t a n y s u c h r a t e s a n d f e e s b e a n d a r e h e r e b y r q s e a l e d . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 3 r d d a y o f A p r i l . R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t U s 3 r d d a y o f A p r i l 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 4 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 1 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 S C H E D U L E ' A » C L E R K ' S D E P A R T M E N T I T E M F E E S E C T I O N 1 : L i c e n c e s & S e r v i c e s L o t t e r y L i c e n c e s 3 % o f p r i z e a m o u n t B i n g o 1 % o f p r i z e a m o u n t L i c e n c e M i n i m u m F e e $ 1 0 T r a i l e r P a r k L i c e n c e s A n n u a l l y $ 5 0 M u n i c i p a l E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t $ 2 5 M . e e t i n g I n v e s t i g a t i o n F e e $ 2 5 ( r e f u n d a b l e i f d e e m e d v a l i d i s s u e ) A f f i d a v i t P r e p a r a t i o n $ 2 5 e a c h D o c u m e n t C e r t i f i c a t i o n / C o m m i s s i o n e r o f O a f h ( S e n i o r s ' P e n s i o n F o r m s E x e m p t ) $ 1 0 L i v e s t o c k V a l u e r $ 1 5 0 S E C T I O N 2 : C i v i l M a r r i a g e S o l e m n i z a t i o n S e r v i c e s C i v i l M a r r i a g e C e r e m o n y i n M u n i c i p a l i t y I n C o u n c i l C h a m b e r s $ 2 5 0 ( W e d n e s d a y s l : 0 0 p m - 3 : 0 0 p m ) O u t s i d e C o u n c i l C h a m b e r s $ 2 5 0 C i v i l M a r r i a g e C e r e m o n y W i t h i n o r O u t s i d e b o u n d a r i e s o f t h e m u n i c i p a l i t y $ 2 5 0 ( p l u s m i l e a g e c h a r g e d a t a r a t e o f $ 0 . 4 5 p e r k i l o m e t r e ) ( $ 1 0 0 n o n - r e f u n d a b l e d e p o s i t i s i n c l u d e d i n f e e ) R e h e a r s a l F e e $ 7 5 R e n e w a l F e e $ 7 5 N o t e : A l l p e r s o n s u s i n g a m u n i c i p a l f a c i l i t y m u s t p r o v i d e a " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " i n t h e m m i m u m a m o u n t o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 c o v e r a g e f o r t h e d u r a t i o n o f t h i s f u n c t i o n . T h e " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " n a m i n g ( h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r m u s t b e p r e s e n t e d t o ( h e M a r r i a g e O f G c i a n t a m i m m u m o f f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s p r i o r t o t h e c e r e m o n e y d a t e . A d d i t i o n a l r e n t a l f e e s a p p l y t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e f a c i l i t i e s i n V i e n n a a n d S t r a f f o r d v i U e , a s a p p U c a b l e . B o o k i n g s f o r t h e s e f a c i l i t i e s n e e d t o b e m a d e t h r o u g h t h e C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r s . P L A N N I N G D E P A R T M E N T P l a n n i n g F e e s T h e f o l l o w i n g a r e P l a n n i n g F e e s u s e d t o w a r d s t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y d u r i n g t h e r e v i e w a n d a p p r o v a l p r o c e s s . T h e a p p l i c a n t w i l l b e i n v o i c e d f o r t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e a c t u a l c o s t i n c u r r e d a n d f h e f e e c o l l e c t e d , i f r e q u i r e d . I f t h e f e e c o l l e c t e d e x c e e d s t h e a c t u a l c o s t s , a r e f u n d w i l l b e m a d e . F u l l c o s t r e c o v e r y s h a l l b e b a s e d o n m u n i c i p a l s t a f f t i m e a n d a s s o c i a t e d c o s t s . I T E M F E E O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t Z o n i n g B y - l a w A m e n d m e n t A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t T e m p o r a r y U s e Z o n i n g B y - l a w $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t T e m p o r a r y U s e Z o n i n g B y - l a w R e n e w a l $ 5 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t Z o n i n g A m e n d m e n t t o R e m o v e H o l d i n g $ 5 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t M i n o r V a r i a n c e A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t S i t e P l a n A p p l i c a t i o n / A g r e e m e n t $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t S i t e P l a n A g r e e m e n t - p r o p e r t i e s w i t h a c c u m u l a t i v e c o m m e r c i a V m d u s t r i a V i n s t i t u t i o n a l b u i l d i n g a r e a o f 1 5 0 s q . m . o r l e s s $ 2 5 0 p l u s $ 2 5 0 d e p o s i t S i t e P l a n A g r e e m e n t A m e n d m e n t $ 2 5 0 p l u s $ 2 5 0 d e p o s i t D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 5 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 2 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 P l a n o f S u b d i v i s i o n A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t D e f e n s e o f O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d A p p e a l s $ 5 0 0 0 d e p o s i t - f u l l c o s t t o a p p l i c a n t D e v e l o p m e n t F r e - c o n s u l t i n g a p p l i c a b l e p h o t o c o p y i n g f e e s P l a n n i n g R e p o r t $ 8 0 0 N o t e : A n y l e g a l o r c o n s u l t i n g f e e s o v e r a n d a b o v e e s t a b l i s h e d r a t e s w i l l b e a d d e d t o a l l p l a n n i n g f e e s . T h e s e f e e s a r e c h a r g e d p e r l o t , w h e r e a p p l i c a b l e . F I N A N C E D E P A R T M E N T I T E M F E E T a x C e r t i f i c a t e $ 3 5 Z o n i n g C e r t i f i c a t e $ 3 5 B u U d m g / D r a m a g e W o r k O r d e r $ 3 5 B y - l a w / F i r e S e r v i c e s W o r k O r d e r $ 3 5 R e t u r n e d P a y m e n t A d v i c e $ 3 0 U t i l i t y C o l l e c t i o n - S h u t o f f C h a r g e s $ 1 1 0 P e n a l t y - U t i l i t i e s 5 % T a x S a l e R e g i s t r a t i o n P r o c e s s F u l l C o s t R e c o v e r y A D M I N I S T R A T I V E S E R V I C E S I T E M F E E P h o t o c o p y i n g / c o m p u t e r p r i n t o u t - b l a c k / w h i t e $ 0 . 7 5 p e r p a g e P h o t o c o p y i n g / c o m p u t e r p r i n t o u t - c o l o u r c o p i e s $ 1 . 5 0 p e r p a g e F a x $ 1 . 0 0 p e r p a g e G I S P r o p e r t y M a p i n c l u d m g t h e p r o p e r t y & r o a d o n l y $ 7 . 0 0 p e r 8 . 5 " X 1 1 " p a g e $ 1 1 . 0 0 p e r 1 1 " X 1 7 " p a g e C o p y o f Z o n i n g B y - l a w $ 2 5 C o p y o f O f f i c i a l P l a n w i t h c o l o u r e d S c h e d u l e s $ 3 5 B l u e B o x $ 1 0 M u n i c i p a l P i n s L o c a l C h a r i t a b l e / N o t f o r P r o f i t G r o u p s r e q u e s t s f o r g i v e a w a y s o r e x c h a n g e s e t c . - F i r s t 1 5 p i n s f r e e , e a c h a d d i t i o n a l $ 1 . 0 0 ( m a x 2 5 p i n s ) I n d i v i d u a l s - r e q u e s t s f o r g i v e a w a y s / e x c h a n g e s e t c . o r p e r s o n a l u s e F i r s t 5 p i n s f r e e , e a c h a d d i t i o n a l $ 1 . 0 0 ( m a x 1 5 p i n s u n l e s s a p p r o v e d ) M u n i c i p a l K e y F o b s $ 1 C o u n t y R o a d M a p F u l l C o s t R e c o v e r y D i s c o v e r B a y h a m M u g s $ 5 V i e n n a H i s t o r i c a l H i g h l i g h t s f i - o m 1 8 5 3 t o 2 0 0 3 $ 1 0 B a y h a m M e m o r i e s & M i l e s t o n e s $ 1 2 C o u n c i l s a n d H i s t o r i c H i g h l i g h t s $ 3 B U I L D I N G D E P A R T M E N T I T E M F E E S e e a p p l i c a b l e B y - l a w f o r B u i l d i n g S e r v i c e s F e e s S i g n P e r m i t $ 5 0 M u n i c i p a l L o t A s s e s s m e n t $ 8 0 B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 6 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 3 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 D R A I N A G E D E P A R T M E N T I T E M F E E D r a i n a g e R e a s s e s s m e n t $ 2 5 0 P U B L I C W O R K S D E P A R T M E N T F T E M F E E R o a d A c c e s s P e r m i t $ 1 6 0 C i v i c A d d r e s s i n g A p p l i c a t i o n B l a d e , P o s t , I n s t a l l a t i o n $ 9 5 t o b e p a i d a s a c o n d i t i o n o f c o n s e n t o r i n t h e c a s e o f e x i s t i n g l o t s , i n d i v i d u a l p u r c h a s e o r a t t h e t i m e o f b u i l d i n g p e r m i t i s s u a n c e R e p l a c e m e n t B l a d e O n l y $ 6 5 R e p l a c e m e n t P o s t O n l y $ 3 0 O v e r s i z e d L o a d P e r m i t - M u n i c i p a l R o a d s S e e a p p l i c a b l e B y - l a w R e g u l a t i n g f h e M o v e m e n t o f O v e r - D i m e n s i o n a l V e h i c l e s W A T E R / W A S T E W A T E R D E P A R T M E N T I T E M F E E W a t e r C o n n e c t i o n P e r m i t - w a t e r m a i n t o p r o p e r t y l i n e c o n n e c t i o n $ 1 7 0 W a t e r C o n n e c t i o n I n s p e c t i o n - p r o p e r t y l i n e t o b u i l d i n g $ 8 0 W a t e r M e t e r ( r e s i d e n t i a l ) m c l u d i n g D u a l c h e c k v a l v e & i n s p e c t i o n $ 4 2 5 W a t e r m e t e r r e g i s t e r $ 3 0 8 W a t e r m e t e r r e g i s t e r f o r p i t a p p l i c a t i o n $ 3 3 7 D u a l C h e c k V a l v e $ 2 9 W a t e r M e t e r b o t t o m p l a t e w i t h g a s k e t $ 1 4 W a t e r M e t e r - c o m m e r c i a V m d u s t r i a l / i n s t i t u t i o n a l / m u l t i - r e s f u l l c o s t r e c o v e r y D u a l C h e c k V a l v e - c o m m e r c i a V m d u s t r i a l / m s t i t u t i o n a V m u l t i - r e s f a l l c o s t r e c o v e r y S e w e r C o n n e c t i o n P e r m i t $ 1 7 0 S e p t a g e R e c e i v i n g F a c i l i t y - D i s p o s a l F e e $ 1 3 . 5 0 p e r c u b i c m e t r e F I R E & E M E R G E N C Y S E R V I C E S I T E M F E E R e f e r t o E s t a b l i s h i n g a n d R e g u l a t i n g B y - l a w B A Y H A M C O M M U N I T Y C E N T R E R E N T A L F E E S B A Y H A M f S T R A F F O R D V D . L E ) C O M M U N F T Y C E N T R E N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s M a i n H a l l - ( w i t h k i t c h e n ) M o n - T h u r s & S u n 2 7 5 3 5 0 F r i & S a t 3 3 0 4 0 5 P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r M a i n H a l l 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) M a i n H a l l - ( w i t h o u t k i t c h e n ) M o n - T h u r s & S u n 2 2 0 2 8 5 B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 7 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 4 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 F r i & S a t 2 7 5 3 4 0 N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r M a i n H a l l o r a l l d a y u s e w i t h o r w i t h o u t k i t c h e n a n y d a y o f w e e k 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) M a i n H a l l - M e e t i n g s ( n o k i t c h e n ) U p t o 3 h r s + $ 3 0 e a c h a d d i t i o n a l h o u r 1 3 0 1 3 0 D a m a g e d e p o s i t b a s e d o n 5 0 % o f r e n t a l f e e f o r a n y p a r t i a l u s e o n a m y d a y o f t h e w e e k ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s ) K i t c h e n O n l y 5 5 6 5 B a s e m e n t O n l y 5 5 6 5 S p e c i f i c O r g a n i z a t i o n s M a r t i a l A r t s P r o g r a m $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g s c h e d u l e C o m m e r c i a l R e c r e a t i o n a l A c t i v i t y $ 5 0 p e r n i g h t 2 - 3 h o u r s Z u m b a $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g N o t e s : S t r a f f o r d v i l l e R e n t e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r a l l f i r e a l a r m r e s p o n s e c o s t s K i t c h e n s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e w i t h m a i n h a l l a r e a o n l y O R k i t c h e n s e r v i c e s o n l y a v a i l a b l e . T h e h a l l M a n a g e r a n d / o r M u n i c i p a l s t a f f a r e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g ( h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e t w e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . A b o v e r e s t r i c t i o n s e n s u r e m i n i m a l c l e a n i n g c o s t s V I E N N A C O M M U N r T Y C E N T R E N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s E n t i r e F a c i l i t y w i t h K i t c h e n M o n - T h u r s & S u n 2 7 5 3 5 0 F r i & S a t 3 3 0 4 0 5 P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r w h o l e h a l l o r a l l d a y u s e ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) 3 2 0 3 2 0 E n t i r e F a c i l i t y w i t h o u t K i t c h e n M o n - T h u r s & S u n 2 2 0 2 8 5 F r i & S a t 2 7 5 3 4 0 B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 8 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 5 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s P l u s D a m a g e D q s o s i t f o r m a i n h a l l o r a l l d a y u s e w i t h o r w i t h o u t k i t c h e n 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) B a s e m e n t w i t h K i t c h e n 1 4 0 1 8 5 w i t h o u t K i t c h e n 9 0 1 3 5 M a i n H a l l & B a r A r e a O n l y - ( n o k i t c h e n a c c e s s ) 2 0 0 2 5 0 M a i n H a l l & B a r A r e a O n l y M e e t i n g s U p t o 3 h o u r s + $ 3 0 e a c h a d d i t i o n a l h o u r 1 3 0 1 3 0 K i t c h e n O n l y 5 5 6 5 D a m a g e d e p o s i t b a s e d o n 5 0 % o f r e n t a l f e e f o r a n y p i u ' t i a l u s e o n a n y d a y o f t h e w e e k . ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) S p e c i f i c O r g a n i z a t i o n s M a r t i a l A r t s P r o g r a m $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g s c h e d u l e Z u m b a $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g C o m m R e c A c t i v i t y $ 5 0 , 2 - 3 h r s e v e n i n g N o t e s : V i e n n a R e n t e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r a l l f i r e a l a r m r e s p o n s e c o s t s . K i t c h e n o n l y s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e . K i t c h e n s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e w i t h b a s e m e n t & w h o l e h a l l r e n t a l s o n l y . U p p e r b a r a r e a m a y b e u s e d w i t h u p s t a i r s o n l y r e n t a l - n o a c c e s s t o k i t c h e n . T h e h a l l M a n a g e r a n d / o r m u n i c i p a l s t a f f a r e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g t h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e t w e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . A b o v e r e s t r i c t i o n s e n s u r e m i n i m a l c l e a n m g c o s t s . A D D I T I O N A L C O S T I N F O R M A T I O N B a v h a m f S t r a f f o r d v m e ) & V i e n n a H a U s A d d i t i o n a l c l e a n i n g / o f h e r s e r v i c e s r e q u i r e d o r r e q u e s t e d w i l l b e c h a r g e d o n a c o s t r e c o v e r y . b a s i s . $ 2 0 k e y f e e , r e f u n d a b l e u p o n r e t u r n t o t h e M a n a g e r f o l l o w i n g t h e f u n c t i o n . . $ 5 0 p e r h o u r w i l l b e c h a r g e d t o t h o s e f a i l i n g t o v a c a t e t h e p r e m i s e s b y 2 : 0 0 a . m . . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 0 9 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 6 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 N o n - R e f u n d a b l e D e p o s i t 5 0 % o f r e n t a l f e e i s d u e a t t i m e o f b o o k i n g / s i g n i n g a n d i s n o t r e f u n d a b l e . B a l a n c e o f r e n t a l f e e , p l u s a n y r e q u i r e d d e p o s i t i s d u e a m i n i m u m o f t w o ( 2 ) w e e k s p r i o r t o t h e d a t e o f f u n c t i o n . C a n c e l l a t i o n s r e q u i r e a m i n i m u m 3 0 d a y s n o t i c e , p r i o r t o f u n c t i o n , i n w r i t i n g , o r f u l l c h a r g e w i l l a p p l y . L i a b i l i t y I n s u r a n c e C o v e r a s e A l l p a r t i e s r e n t i n g t h e S t r a f f o r d v i l l e o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e s m u s t h a v e a m i n i m u m o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 l i a b i l i t y c o v e r a g e l i m i t . A c o p y o f p r o o f o f l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e m u s t b e p r o v i d e d t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r a m i n i m u m o f t w o ( 2 ) w e e k s p r i o r t o a n y e v e n t , w h e t h e r a l c o h o l i s b e i n g s e r v e d o r n o t . T h i s i n c l u d e s f u n c t i o n s w h e n C o u n c i l h a s a p p r o v e d a f e e w a i v e r . D i s c o u n t f o r A l c o h o l - F r e e E v e n t s A r e n t a l f e e d i s c o u n t o f $ 2 0 w i l l a p p l y t o w h o l e h a l l o r m a i n h a l l w i t h k i t c h e n ( S t r a f F o r d v i l l e ) o r w h o l e h a l l ( V i e n n a ) f u n c t i o n s w h e n n o a l c o h o l i s s e r v e d . F e e W a i v e r N o t e s : A l l f e e w a i v e r s a r e s u b j e c t t o a n a p p l i c a t i o n f o r m u n i c i p a l a s s i s t a n c e b e i n g s u b m i t t e d & a p p r o v e d b y C o u n c i l o r u p o n s p e c i a l w r i t t e n r e q u e s t , a t C o u n c i l ' s d i s c r e t i o n . W h e n C o u n c i l g r a n t s a f e e w a i v e r r e q u e s t f o r u s e o f t h e C o m m u n i t y C e n t r e p r o p e r t y , a m i n i m u m f e e t o c o v e r c l e a n i n g c o s t s i s r e q u i r e d a s f o l l o w s : L i o n s / L i o n e s s & E a s t e r n S t a r r e g u l a r m e e t i n g ( p a r t i a l h a l l ) $ 4 5 L i o n s R e g u l a r W e e k l y B i n g o $ 7 5 F u n e r a l s & O t h e r s P a r t i a l $ 7 5 W h o l e / M a i n H a l l $ 1 2 0 H S T w i l l a p p l y t o a l l h a l l r e n t a l f e e s a n d c l e a n i n g f e e s . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 1 1 0 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 1 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 2 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 3 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 4 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 5 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 6 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 7 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 8 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 1 9 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 0 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 1 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 2 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 3 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 4 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 5 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 6 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 7 o f 1 4 1 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 2 8 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 4 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 1 0 A B Y - L A W A P P O I N T I N G M U N I C I P A L O F F I C E R S A N D E M P L O Y E E S F O R T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M W H E R E A S p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 , a s a m e n d e d , m u n i c i p a l i t i e s m a y a p p o i n t o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s a s m a y b e n e c e s s a r y f o r t h e p u r p o s e s o f t h e C o r p o r a t i o n ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d p a s s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 a p p o i n t i n g o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 0 6 a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 ; A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y a n d e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 t o r e m o v e t h e n a m e o f D a v i d A r i s t o n e a s A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / A l t e r n a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t o r a n d t o a p p o i n t S h a r o n L a r m o u r t o t h e p o s i t i o n o f . A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r / T a x C o l l e c t o r . N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T c h a n g e s b e m a d e t o t h e o f f i c e s / p o s i t i o n s a n d / o r e m p l o y e e s a p p o i n t e d t o a c t i n f h e c a p a c i t y p r o v i d e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e p u r p o s e o f a d m i n i s t e r i n g a n d w h e r e a p p l i c a b l e e n f o r c i n g m u n i c i p a l b y - l a w s a n d P r o v i n c i a l S t a t u t e s a n d R e g u l a t i o n s a s s o c i a t e d w i t h e a c h p o s i t i o n a n d t h e a p p r o v e d j o b d e s c r i p t i o n s a r e t o b e f u l f i l l e d : O f f i c e / P o s i t i o n N a m e 1 . A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r / T a x C o l l e c t o r S h a r o n L a r m o u r 2 . T H A T t h e n a m e o f D a v i d A r i s t o n e b e r e m o v e d a s A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / A l t e m a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t o r ; 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t a s o f A p r i l 3 , 2 0 1 4 ; 4 . A N D T H A T i n a l l o t h e r a s p e c t s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F C S T A L L Y P A S S E D t h i s 3 r d d a y o f A p r i l 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 4 A B y - L a w t o a p p o i n t M u n i c i p a l O f f i c e r s a . . . P a g e 1 2 9 o f 1 4 1 , J I T S " t : ' T . ^ ^ r * ^ - 1 . \ f . ' 1 , ' ' ' . . ' - - . s : ' t ? T ^ ^ J t . b 1 . T . . . ^ T H E C O R P O R A T I O N O F T H E V ( & a £ - > - , t t - d f * . V M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 5 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 6 7 I M P O S I N G C E M E T E R Y T A R I F F S A N D F E E S W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d o n J u n e 7 , 2 0 1 2 , b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 a d o p t a s c h e d u l e o f T a r i f f s a n d F e e s f o r C e m e t e r y s e r v i c e s , a n d o n J u n e 6 , 2 0 1 3 d i d b y B y - l a w 2 0 1 3 - 0 5 5 a m e n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d s u c h s c h e d u l e ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e S c h e d u l e " A " o f B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 i m p o s i n g T a r i f f s a n d F e e s , a s a m e n d e d b y 2 0 1 3 - 0 5 5 b e r e s c i n d e d a n d r e p l a c e d w i t h S c h e d u l e " A " a t t a c h e d h e r e t o , a n d s h a l l r e m a i n i n e f f e c t u n t i l a m e n d e d o r r e s c i n d e d . R D R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E T H I S 3 K U D A Y O F A P R I L 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 5 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 6 . . . P a g e 1 3 0 o f 1 4 1 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S c h e d u l e " A " t o B / L 2 0 1 2 - 0 6 7 a s a m e n d e d b y B / L 2 0 1 4 - 0 3 5 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O P g 1 o f 2 T e l : 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 E m a i l : b a y h a m @ b a y h a m . o n . c a W e b : w w w . b a y h a m . o n . c a L i c e n s e # 3 2 6 7 7 3 2 C e m e t e r y T a r i f f / F e e S c h e d u l e e f f e c t i v e A p r i l 4 , 2 0 1 4 F e e H S T @ 1 3 % T o t a l I d e n t i f i c a t i o n & m a r k i n g o f l o t f o r b u r i a l $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I d e n t i f i c a t i o n & m a r k i n g o f l o t f o r m a r k e r p l a c e m e n t $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 P l a c e m e n t o f u p t o 4 c o r n e r m a r k e r s p r o v i d e d b y i n t e r m e n t r i g h t s h o l d e r $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I n t e r m e n t R i g h t s C e r t i f i c a t e - T r a n s f e r $ 3 5 . 0 0 $ 4 . 5 5 $ 3 9 . 5 5 I n t e r m e n t R i g h t s C e r t i f i c a t e = R e s a l e $ 7 5 . 0 0 $ 9 . 7 5 $ 8 4 . 7 5 I n t e r m e n t P e r m i s s i o n F o r m N o c h a r g e C r e m a t i o n f e e f o r o p e n i n g & c l o s i n g g r a v e $ 2 0 0 . 0 0 $ 2 6 . 0 0 $ 2 2 6 . 0 0 R e g u l a r L o t P u r c h a s e p r i c e o f r e g u l a r l o t t o t a l $ 6 0 0 . 0 0 $ 7 8 . 0 0 $ 6 7 8 . 0 0 ( I n t e r m e n t s r i g h t s @ $ 3 0 0 , C & M @ $ 3 0 0 ) P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s o n e i n t e r m e n t i n a l o t . P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s t h e e r e c t i o n o f a f l a t o r u p r i g h t m a r k e r , s u b j e c t t o a p p r o v e d b y - l a w s . F e e f o r e a c h a d d i t i o n a l i n t e r m e n t i n a r e g u l a r l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 T w o ( 2 ) c r e m a t i o n b u r i a l s a r e p e r m i t t e d o n t o p o f a - , ; " . ? . s - c a s k e t b u r i a l , p r o v i d e d t h e f i r s t i n t e r m e n t i s i n a v a u l t , a n d s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . U p t o f o u r ( 4 ) c r e m a t i o n b u r i a l s o n l y a r e p e r m i t t e d i n a r e g u l a r l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 5 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 6 . . . P a g e 1 3 1 o f 1 4 1 C e m e t e r y T a r i f f / F e e S c h e d u l e e f f e c t i v e A p r i l 4 , 2 0 1 4 P g 2 o f 2 ( C o n t i n u e d ) S c h e d u l e " A " t o B / L 2 0 1 2 - 0 6 7 a s a m e n d e d b y B / L 2 0 1 4 - 0 3 5 C r e m a t i o n L o t F e e H S T ( ® 1 3 % T o t a l A c r e m a t i o n l o t i s 3 ' x 3 ' . A m a x i m u m o f t w o ( 2 ) c r e m a t i o n b u r i a l s a r e p e r m i t t e d i n a c r e m a t i o n l o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s . P u r c h a s e p r i c e o f o n e c r e m a t i o n l o t t o t a l $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 ( I n t e r m e n t r i g h t s @ $ 1 5 0 , C & M @ $ 1 5 0 ) P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s o n e i n t e r m e n t i n a l o t . P u r c h a s e p r i c e p e r m i t s t h e e r e c t i o n o f o n e f l a t m a r k e r o n l y , a t a m a x i m u m s i z e o f 2 4 " x 1 4 " , o r l e s s , o n a c r e m a t i o n l o t , p l a c e d f l u s h w i t h t h e g r o u n d o n t o p o f a 1 2 " d i a m e t e r p o s t h o l e f i l l e d w i t h a m i n i m u m d e p t h o f 3 f e e t o f c o n c r e t e , s u b j e c t t o a p p r o v e d b y - l a w s . F e e f o r e a c h a d d i t i o n a l i n t e r m e n t i n a c r e m a t i o n t o t , s u b j e c t t o c o m p l e t i o n o f a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s $ 3 0 0 . 0 0 $ 3 9 . 0 0 $ 3 3 9 . 0 0 E x t r a c o p y o f C e m e t e r y B y - l a w / B o o k l e t $ 2 . 0 0 $ 0 . 2 6 $ 2 . 2 6 P u r c h a s e o f 2 s m a l l c o m e r m a r k e r s $ 1 0 . 0 0 $ 1 . 3 0 $ 1 1 . 3 0 ( A p p r o v e d b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 5 o n A p r i l 3 , 2 0 1 4 ) T . t . . t y c ^ . T . 1 I P - * _ 1 ^ B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 5 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 6 . . . P a g e 1 3 2 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 6 B E I N G A B Y - L A W T O I M P O S E R A T E S A N D F E E S A N D R E P E A L B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 2 2 , A S A M E N D E D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e P l a n n i n g A c t R . S . O . 1 9 9 0 , C h a p . P . 1 3 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , u n p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r p l a n n i n g s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a d o p t a s c h e d u l e o f r a t e s a n d f e e s f o r s u c h s e r v i c e s . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T e f f e c t i v e u p o n f i n a l p a s s i n g o f B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 t h e S c h e d u l e o f R a t e s a n d F e e s a s s e t o u t i n S c h e d u l e " A " a t t a c h e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w i s h e r e b y a d o p t e d a n d s h a l l r e m a i n m e f f e c t u n t i l a m e n d e d o r r e s c i n d e d . 2 . T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 a n d a n y a n d a l l a m e n d m e n t s t h e r e t o e n a c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , s e t t i n g o u t a n y s u c h r a t e s a n d f e e s b e a n d a r e h e r e b y r e p e a l e d . r d R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 3 r o d a y o f A p r i l . R E A D A T H I R D T I M E A N D F W A L L Y P A S S E D t h i s 3 r d d a y o f A p r i l 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 3 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 1 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 S C H E D U L E ( A » C L E R K ' S D E P A R T M E N T I T E M F E E S E C T I O N 1 : L i c e n c e s & S e r v i c e s L o t t e r y L i c e n c e s 3 % o f p r i z e a m o u n t B i n g o 1 % o f p r i z e a m o u n t L i c e n c e M i n i m u m F e e $ 1 0 T r a i l e r P a r k L i c e n c e s A n n u a l l y $ 5 0 M u n i c i p a l E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t $ 2 5 M e e t i n g I n v e s t i g a t i o n F e e $ 2 5 ( r e f u n d a b l e i f d e e m e d v a l i d i s s u e ) A f f i d a v i t P r e p a r a t i o n $ 2 5 e a c h D o c u m e n t C e r t i f i c a t i o n / C o m m i s s i o n e r o f O a t h ( S e n i o r s ' P e n s i o n F o r m s E x e m p t ) $ 1 0 L i v e s t o c k V a l u e r $ 1 5 0 S E C T I O N 2 : C i v i l M a r r i a g e S o l e m n i z a t i o n S e r v i c e s C i v i l M a r r i a g e C e r e m o n y i n M u n i c i p a l i t y I n C o u n c i l C h a m b e r s $ 2 5 0 ( W e d n e s d a y s 1 : 0 0 p m - 3 : 0 0 p m ) O u t s i d e C o u n c i l C h a m b e r s $ 2 5 0 C i v i l M a r r i a g e C e r e m o n y W i t h i n o r O u t s i d e b o u n d a r i e s o f t h e m u n i c i p a l i t y $ 2 5 0 ( p l u s m i l e a g e c h a r g e d a t a r a t e o f $ 0 . 4 5 p e r k i l o m e t r e ) ( $ 1 0 0 n o n - r e f u n d a b l e d e p o s i t i s i n c l u d e d i n f e e ) R e h e a r s a l F e e $ 7 5 R e n e w a l F e e $ 7 5 N o t e : A l l p e r s o n s u s i n g a m u n i c i p a l f a c i l i t y m u s t p r o v i d e a " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " m t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 c o v e r a g e f o r t h e d u r a t i o n o f t h i s f u n c t i o n . T h e " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r m u s t b e p r e s e n t e d t o t h e M a r r i a g e O f E i c i a n t a m i n i m u m o f f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s p r i o r t o t h e c e r e m o n e y d a t e . A d d i t i o n a l r e n t a l f e e s a p p l y t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e f a c i l i t i e s i n V i e n n a a n d S t r a f f o r d v i l l e , a s a p p l i c a b l e . B o o k i n g s f o r t h e s e f a c i l i t i e s n e e d t o b e m a d e t h r o u g h t h e C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r s . P L A N N I N G D E P A R T M E N T P l a n n i n g F e e s T h e f o l l o w i n g a r e P l a n n i n g F e e s u s e d t o w a r d s t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y d u r i n g t h e r e v i e w a n d a p p r o v a l p r o c e s s . T h e a p p l i c a n t w i l l b e i n v o i c e d f o r t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e a c t u a l c o s t i n c u r r e d a n d t h e f e e c o l l e c t e d , i f r e q u i r e d . I f t h e f e e c o l l e c t e d e x c e e d s t h e a c t u a l c o s t s , a r e f u n d w i l l b e m a d e . F u l l c o s t r e c o v e r y s h a l l b e b a s e d o n m u n i c i p a l s t a f f t i m e a n d a s s o c i a t e d c o s t s . I T E M F E E O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t Z o n i n g B y - l a w A m e n d m e n t A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t T e m p o r a r y U s e Z o n i n g B y - l a w $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t T e m p o r a r y U s e Z o n i n g B y - l a w R e n e w a l $ 5 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t Z o n i n g A m e n d m e n t t o R e m o \ e H o l d i n g $ 5 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t M i n o r V a r i a n c e A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t S i t e P l a n A p p l i c a t i o n / A g r e e m e n t $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t S i t e P l a n A g r e e m e n t - p r o p e r t i e s w i t h a c c u m u l a t i v e c o m m e r c i a l / m d u s t r i a V i n s t i t u t i o n a l b u i l d i n g a r e a o f 1 5 0 s q . m . o r l e s s $ 2 5 0 p l u s $ 2 5 0 d e p o s i t S i t e P l a n A g r e e m e n t A m e n d m e n t $ 2 5 0 p l u s $ 2 5 0 d e p o s i t D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 4 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 2 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 P l a n o f S u b d i v i s i o n A p p l i c a t i o n $ 1 0 0 0 p l u s $ 1 0 0 0 d e p o s i t D e f e n s e o f O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d A p p e a l s $ 5 0 0 0 d e p o s i t - f u l l c o s t t o a p p l i c a n t D e v e l o p m e n t P r e - c o n s u l t i n g a p p l i c a b l e p h o t o c o p y i n g f e e s P l a n n i n g R e p o r t $ 8 0 0 N o t e : A n y l e g a l o r c o n s u l t i n g f e e s o v e r a n d a b o v e e s t a b l i s h e d r a t e s w i l l b e a d d e d t o a U p l a n n i n g f e e s . T h e s e f e e s a r e c h a r g e d p e r l o t , w h e r e a p p l i c a b l e . F I N A N C E D E P A R T M E N T I T E M F E E T a x C e r t i f i c a t e $ 3 5 Z o n i n g C e r t i f i c a t e $ 3 5 B u i l d i n g / D r a i n a g e W o r k O r d e r $ 3 5 B y - l a w / F i r e S e r v i c e s W o r k O r d e r $ 3 5 R e t u r n e d P a y m e n t A d v i c e $ 3 0 U t i l i t y C o l l e c t i o n - S h u t o f f C h a r g e s $ 1 1 0 P e n a l t y - U t i l i t i e s 5 % T a x S a l e R e g i s t r a t i o n P r o c e s s F u l l C o s t R e c o v e r y A D M I N I S T R A T I V E S E R V I C E S I T E M F E E P h o t o c o p y m g / c o m p u t e r p r i n t o u t - b l a c k / w h i t e $ 0 . 7 5 p e r p a g e P h o t o c o p y i n g / c o m p u t e r p r i n t o u t - c o l o u r c o p i e s $ 1 . 5 0 p e r p a g e F a x $ 1 . 0 0 p e r p a g e G I S P r o p e r t y M a p i n c l u d i n g t h e p r o p e r t y & r o a d o n l y $ 7 . 0 0 p e r 8 . 5 " X 1 1 " p a g e $ 1 1 . 0 0 p e r 1 1 " X 1 7 " p a g e C o p y o f Z o n i n g B y - l a w $ 2 5 C o p y o f O f f i c i a l P l a n w i t h c o l o u r e d S c h e d u l e s $ 3 5 B l u e B o x $ 1 0 M u n i c i p a l P i n s L o c a l C h a r i t a b l e / N o t f o r P r o f i t G r o u p s r e q u e s t s f o r g i v e a w a y s o r e x c h a n g e s e t c , - F i r s t 1 5 p i n s f r e e , e a c h a d d i t i o n a l $ 1 . 0 0 ( m a x 2 5 p i n s ) I n d i v i d u a l s - r e q u e s t s f o r g i v e a w a y s / e x c h a n g e s e t c . o r p e r s o n a l u s e F i r s t 5 p i n s f r e e , e a c h a d d i t i o n a l $ 1 . 0 0 ( m a x 1 5 p i n s u n l e s s a p p r o v e d ) M u n i c i p a l K e y F o b s $ 1 C o u n t y R o a d M a p F u l l C o s t R e c o v e r y D i s c o v e r B a y h a m M u g s $ 5 V i e n n a H i s t o r i c a l H i g h l i g h t s f r o m 1 8 5 3 t o 2 0 0 3 $ 1 0 B a y h a m M e m o r i e s & M i l e s t o n e s $ 1 2 C o u n c i l s a n d H i s t o r i c H i g h l i g h t s $ 3 B U I L D I N G D E P A R T M E N T F T E M F E E S e e a p p l i c a b l e B y - l a w f o r B u i l d i n g S e r v i c e s F e e s S i g n P e r m i t $ 5 0 M u n i c i p a l L o t A s s e s s m e n t $ 8 0 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 5 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 3 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 D R A I N A G E D E P A R T M E N T I T E M F E E D r a i n a g e R e a s s e s s m e n t $ 2 5 0 P U B L I C W O R K S D E P A R T M E N T I T E M F E E R o a d A c c e s s P e r m i t $ 1 6 0 C i v i c A d d r e s s i n g A p p l i c a t i o n B l a d e , P o s t , I n s t a l l a t i o n $ 9 5 t o b e p a i d a s a c o n d i t i o n o f c o n s e n t o r i n t h e c a s e o f e x i s t i n g l o t s , i n d i v i d u a l p u r c h a s e o r a t t h e t i m e o f b u i l d i n g p e r m i t i s s u a n c e R e p l a c e m e n t B l a d e O n l y $ 6 5 R e p l a c e m e n t P o s t O n l y $ 3 0 O v e r s i z e d L o a d P e r m i t - M u n i c i p a l R o a d s S e e a p p l i c a b l e B y - l a w R e g u l a t i n g t h e M o v e m e n t o f O v e r - D i m e n s i o n a l V e h i c l e s W A T E R A V A S T E W A T E R D E P A R T M E N T I T E M F E E W a t e r C o n n e c t i o n P e r m i t - w a t e r m a i n t o p r o p e r t y l i n e c o n n e c t i o n $ 1 7 0 W a t e r C o n n e c t i o n I n s p e c t i o n - p r o p e r t y l i n e t o b u i l d i n g $ 8 0 W a t e r M e t e r ( r e s i d e n t i a l ) i n c l u d i n g D u a l c h e c k v a l v e & i n s p e c t i o n $ 4 2 5 W a t e r m e t e r r e g i s t e r $ 3 0 8 W a t e r m e t e r r e g i s t e r f o r p i t a p p l i c a t i o n $ 3 3 7 D u a l C h e c k V a l v e $ 2 9 W a t e r M e t e r b o t t o m p l a t e w i t h g a s k e t $ 1 4 W a t e r M e t e r - c o m m e r c i a l / i n d u s t r i a l / i n s t i t u t i o n a l / m u l t i - r e s f u l l c o s t r e c o v e r y D u a l C h e c k V a l v e - c o m m e r c i a l ' i n d u s b - i a l / i n s t i t u t i o n a V m u l t i - r e s f u l l c o s t r e c o v e r y S e w e r C o n n e c t i o n P e r m i t $ 1 7 0 S e p t a g e R e c e i v i n g F a c i l i t y - D i s p o s a l F e e $ 1 3 . 5 0 p e r c u b i c m e t r e F I R E & E M E R G E N C Y S E R V I C E S I T E M F E E R e f e r t o E s t a b l i s h i n g a n d R e g u l a t i n g B y - l a w B A Y H A M C O M M U N I T Y C E N T R E R E N T A L F E E S B A Y H A M C S T R A F F O R D V I L L E ) C O M M U N I T Y C E N T R E N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s M a i n H a l l - ( w i t h k i t c h e n ) M o n - T h u r s & S u n 2 7 5 3 5 0 F r i & S a t 3 3 0 4 0 5 P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r M a i n H a l l 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) M a i n H a l l - ( w i t h o u t k i t c h e n ) M o n - T h u r s & S u n 2 2 0 2 8 5 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 6 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 4 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 F r i & S a t 2 7 5 3 4 0 N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r M a i n H a l l o r a l l d a y u s e w i t h o r w i t h o u t k i t c h e n a n y d a y o f w e e k 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) M a i n H a l l - M e e t i n g s ( n o k i t c h e n ) U p t o 3 h r s + $ 3 0 e a c h a d d i t i o n a l h o u r 1 3 0 1 3 0 D a m a g e d e p o s i t b a s e d o n 5 0 % o f r e n t a l f e e f o r a n y p a r t i a l u s e o n a n y d a y o f t h e w e e k ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s ) K i t c h e n O n l y 5 5 6 5 B a s e m e n t O n l y 5 5 6 5 S p e c i f i c O r g a n i z a t i o n s M a r t i a l A r t s P r o g r a m $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g s c h e d u l e C o m m e r c i a l R e c r e a t i o n a l A c t i v i t y $ 5 0 p e r n i g h t 2 - 3 h o u r s Z u m b a $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g N o t e s : S t r a f f o r d v i l l e R e n t e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r a l l f i r e a l a r m r e s p o n s e c o s t s K i t c h e n s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e w i t h m a i n h a l l a r e a o n l y O R k i t c h e n s e r v i c e s o n l y a v a i l a b l e . T h e h a l l M a n a g e r a n d / o r M u n i c i p a l s t a f f a r e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g ( h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e t w e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . A b o v e r e s t r i c t i o n s e n s u r e m i n i m a l c l e a n i n g c o s t s V I E N N A C O M M U N I T Y C E N T R E N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s E n t i r e F a c i l i t y w i t h K i t c h e n M o n - T h u r s & S u n 2 7 5 3 5 0 F r i & S a t 3 3 0 4 0 5 P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r w h o l e h a l l o r a l l d a y u s e ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) 3 2 0 3 2 0 E n t i r e F a c i l i t y w i t h o u t K i t c h e n M o n - T h u r s & S u n 2 2 0 2 8 5 F r i & S a t 2 7 5 3 4 0 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 7 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 5 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 N o n - R e s i d e n t s R e s i d e n t s P l u s D a m a g e D e p o s i t f o r m a i n h a l l o r a l l d a y u s e w i t h o r w i t h o u t k i t c h e n 3 2 0 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) B a s e m e n t w i t h K i t c h e n 1 4 0 1 8 5 w i t h o u t K i t c h e n 9 0 1 3 5 M a i n H a l l & B a r A r e a O n l y - ( n o k i t c h e n a c c e s s ) 2 0 0 2 5 0 M a i n H a l l & B a r A r e a O n l y M e e t i n g s U p t o 3 h o u r s + $ 3 0 e a c h a d d i t i o n a l h o u r 1 3 0 1 3 0 K i t c h e n O n l y 5 5 6 5 D a m a g e d e p o s i t b a s e d o n 5 0 % o f r e n t a l f e e f o r a n y p a r t i a l u s e o n a n y d a y o f t h e w e e k . ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) S p e c i f i c O r g a n i z a t i o n s M a r t i a l A r t s P r o g r a m $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g s c h e d u l e Z u m b a $ 3 5 p e r 2 - 3 h o u r e v e n i n g C o m m R e c A c t i v i t y $ 5 0 , 2 - 3 h r e e v e n i n g N o t e s : V i e n n a R e n t e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r a l l f i r e a l a r m r e s p o n s e c o s t s . K i t c h e n o n l y s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e . K i t c h e n s e r v i c e s a r e a v a i l a b l e w i t h b a s e m e n t & w h o l e h a l l r e n t a l s o n l y . U p p e r b a r a r e a m a y b e u s e d w i t h u p s t a i r s o n l y r e n t a l - n o a c c e s s t o k i t c h e n . T h e h a l l M a n a g e r a n d / o r m u n i c i p a l s t a f f a r e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g t h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e t w e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . A b o v e r e s t r i c t i o n s e n s u r e m i n i m a l c l e a n i n g c o s t s . A D D I T I O N A L C O S T I N F O R M A T I O N B a v h a m f S t r a f f o r d v m e ) & V i e n n a H a U s A d d i t i o n a l c l e a n i n g / o t h e r s e r v i c e s r e q u i r e d o r r e q u e s t e d w i l l b e c h a r g e d o n a c o s t r e c o v e r y . b a s i s . $ 2 0 k e y f e e , r e f u n d a b l e u p o n r e t u r n t o t h e M a n a g e r f o l l o w i n g t h e f u n c t i o n . . $ 5 0 p e r h o u r w i l l b e c h a r g e d t o t h o s e f a i l i n g t o v a c a t e t h e p r e m i s e s b y 2 : 0 0 a . m . . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 8 o f 1 4 1 S c h e d u l e " A " P a g e 6 B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 6 N o n - R e f u n d a b l e D e p o s i t 5 0 % o f r e n t a l f e e i s d u e a t t i m e o f b o o k i n g / s i g n i n g a n d i s n o t r e f u n d a b l e . B a l a n c e o f r e n t a l f e e , p l u s a n y r e q u i r e d d e p o s i t i s d u e a m i n i m u m o f t w o ( 2 ) w e e k s p r i o r t o t h e d a t e o f f u n c t i o n . C a n c e l l a t i o n s r e q u i r e a m m i m u m 3 0 d a y s n o t i c e , p r i o r t o f u n c t i o n , i n w r i t i n g , o r f u l l c h a r g e w i l l a p p l y . L i a b i l i t y I n s u r a n c e C o v e r a s e A l l p a r t i e s r e n t i n g t h e S t r a f F o r d v i l l e o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e s m u s t h a v e a m i n i m u m o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 l i a b i l i t y c o v e r a g e l i m i t . A c o p y o f p r o o f o f l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e m u s t b e p r o v i d e d t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r a m i n i m u m o f t w o ( 2 ) w e e k s p r i o r t o a n y e v e n t , w h e t h e r a l c o h o l i s b e i n g s e r v e d o r n o t . T h i s i n c l u d e s f u n c t i o n s w h e n C o u n c i l h a s a p p r o v e d a f e e w a i v e r . D i s c o u n t f o r A l c o h o l - F r e e E v e n t s A r e n t a l f e e d i s c o u n t o f $ 2 0 w i l l a p p l y t o w h o l e h a l l o r m a i n h a l l w i t h k i t c h e n ( S t r a f f o r d v i l l e ) o r w h o l e h a l l ( V i e n n a ) f u n c t i o n s w h e n n o a l c o h o l i s s e r v e d . F e e W a i v e r N o t e s : A l l f e e w a i v e r s a r e s u b j e c t t o a n a p p l i c a t i o n f o r m u n i c i p a l a s s i s t a n c e b e i n g s u b m i t t e d & a p p r o v e d b y C o u n c i l o r u p o n s p e c i a l w r i t t e n r e q u e s t , a t C o u n c i l ' s d i s c r e t i o n . W h e n C o u n c i l g r a n t s a f e e w a i v e r r e q u e s t f o r u s e o f t h e C o m m u n i t y C e n t r e p r o p e r t y , a m i n i m u m f e e t o c o v e r c l e a n i n g c o s t s i s r e q u i r e d a s f o l l o w s : L i o n s / L i o n e s s & E a s t e r n S t a r r e g u l a r m e e t i n g ( p a r t i a l h a l l ) $ 4 5 L i o n s R e g u l a r W e e k l y B i n g o $ 7 5 F u n e r a l s & O t h e r s P a r t i a l $ 7 5 W h o l e / M a i n H a l l $ 1 2 0 H S T w i l l a p p l y t o a l l h a l l r e n t a l f e e s a n d c l e a n i n g f e e s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 6 A B y L a w t o i m p o s e r a t e s a n d f e e s P a g e 1 3 9 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 3 7 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( B O G U S R O A D ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r t h e p u r p o s e o f i m p r o v i n g a n d / o r w i d e n i n g t h e m u n i c i p a l r o a d k n o w n a s B o g u s R o a d ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f B o g u s R o a d s u b j e c t t o t h e r o a d a s s u m p t i o n i s i d e n t i f i e d a s P a r t s 2 , 3 a n d 4 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R 9 7 3 4 a n d l y i n g b e t w e e n t h e N o r t h H a l f o f L o t 1 3 C o n c e s s i o n 4 a n d N o r t h H a l f o f L o t 1 4 C o n c e s s i o n 4 , b e i n g a t r a v e l l e d r o a d i n B a y h a m ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e i s h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i e h w a v N a m e P a r t 2 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 9 7 3 4 B o g u s R o a d 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y , u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S r d 3 r o D A Y O F A P R I L 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 7 A B y - L a w t o a s s u m e a n d e s t a b l i s h l a n d s a . . . P a g e 1 4 0 o f 1 4 1 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 3 8 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D A P R I L 3 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d A p r i l 3 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 3 r d d a y o f A p r i l 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 8 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c . . . P a g e 1 4 1 o f 1 4 1