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HomeMy WebLinkAboutMay 02, 2013 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, May 2, 2013 7:00 p.m. 7:30 p.m. - Public Meeting - Planning (Zoning) 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the regular meeting of Council held April 18, 2013. (b)Minutes of special meeting held April 22, 2013. (c)Minutes of special meeting held April 24, 2013. (d)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations (a)7:05 p.m. - Abe Harms and Donna Lunn from Mennonite Community Services regarding "Impact Study Assessment". (b)7:20 p.m. - Charles Edey from Magnum Gas Corp. regarding "Waiver of Interest on Tax Account". 2.Statements By Council 3.Updates On Projects (a)Richmond Community Water System (b)Harbour Divestiture Page 1 of 217 Council Agenda May 2, 2013 5.INFORMATION ITEMS (a)Correspondence received from Ontario Convenience Stores Association regarding "distribution and sale of contraband (illegal) tobacco". File: A01 (b)Correspondence dated April 4, 2013 from Community Living Tillsonburg regarding "Inaugural Golf Tournament". File: A01 (c)Communities in Bloom 2013 Ontario Edition Registration form. (additional information available upon request) File: A01 (d)Copy of correspondence dated April 16, 2013 from Oxford County to Minister of Transportation regarding "Highway 3 and Highway 19 Intersection Improvements". File: A16 (e)Museums Bayham minutes of meeting held April 10, 2013. File: C06 (f)Bayham Harbourfront Committee minutes of meeting held April 9, 2013. File: C06 (g)Copy of correspondence from Municipality of Bluewater to Honourable Kathleen Wynne regarding "Motion to support the Township of Wainfleet Declaring they are Not a Willing Host for Wind Turbine Development. File: C10 (h)Correspondence dated April 23, 2013 from Spina Bifida & Hydrocephalus Association of Ontario regarding "Spina Bifida and Hydrocephalus Awareness Month". File: C13 (i)Copy of correspondence from South Cental Ontario Region Economic Development Corporation to County of Elgin regarding "Annual Membership ". File: F11 (j)Correspondence dated April 12, 2013 from Ministry of Finance regarding "2010 Ontario Municipal Partnership Fund". File: F11 (k)Brochure regarding "Doors Open Ontario 2013". File: R00 (l)Bayham Community Centres Committee draft minutes of meeting held April 25, 2013. File: C06 (m)Survey of Police Personnel Staffing and Costing for services in Ontario. File: P17 Page 2 of 217 Council Agenda May 2, 2013 5.INFORMATION ITEMS (n)Correspondence received from Blue Imp Recreational Products regarding "Wee Play Contest". File: F11 (o)Joint Cemetery Board Meeting minutes of meeting held Tuesday, April 23, 2013. File: C06 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 1.Correspondence and Reports 2.PUBLIC MEETING (a) 1.Public Meeting (a)7:30 p.m. - Port Burwell Non-Profit Housing Rezoning - to consider a rezoning amendment application proposing to change the zoning of a parcel of land from the Village Residential (R1) Zone to the Village Residential (R2) Zone to allow the applicant to construct a parking lot to be used in association with a non-profit housing corporation, which exists on the remaining portion of the subject lands submitted by Port Burwell Non-Profit Housing Corporation. 2.Declaration of Pecuniary Interest and the General Nature Thereof 3.Staff Presentation (a)Staff Report D2013-016 regarding Port Burwell Non-Profit Housing Rezoning. File: D14.PBNP Page 3 of 217 Council Agenda May 2, 2013 4.Public Comments 5.Council Comments and Questions 6.Adjournment (a) 7.Disposition of Item (a) 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE (a)Staff Report DR2013-006 regarding Petition for Drainage from Brent Stewart. File: E09 (b)Correspondence dated December 12, 2012 from Robert Lozon, Chairman Canada Day Celebrations, Port Burwell Historical Society requesting permission to hold Canada Day parade in Port Burwell July 1, 2013. File: T09 (c)Event Road Closure Request Form from Straffordville Community Committee regarding "Watermelon Fest". File: T09 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #014341 to Cheque #014413 inclusive, except Cheques #014278, #014374 and #014409 totaling $143,810.46 and Payroll Disbursements for the period ending April 14, 2013, 2013 totaling $56,718.03. (b)Request from the Port Burwell Lakers Men's Fastball team for support. File: C13 Page 4 of 217 Council Agenda May 2, 2013 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (c)Correspondence dated April 19, 2013 from Project Ojibwa requesting pemission for the Snow Birds to participate in a flyby in Port Burwell between June 27 - 30, 2013 (d)Request from Otter Valley Naturalists regarding booking of Vienna Community Centre. File: C13 (e)Proposal dated April 25, 2013 from Interpretive Centre Committee regarding "2013 Centre Use and Staffing Proposal". File: D06 (f)Staff Report PR 2013-04 regarding Harbour Facilities 2013 - RFP Results. File: L04 (g)Staff Report F2013-07 regarding Recycling Council of Ontario. File: F11 (h)Correspondence dated February 20, 2013 from Trinity Anglican Church requesting permission to use the Memorial Park in Port Burwell. File: C13 10.ENVIRONMENT (a)Staff Report E2013-002 regarding Purchase of water treatment equipment for the Richmond Community Water System. File: E08 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held April 4, 2013. (c)Confidential Report regarding the security of the property of the municipality or local board. (Project Ojibwa) (d)Confidential Report regarding labour relations or employee negotiations. (Market Analysis) (e)Out of Camera. 12.BY-LAWS Page 5 of 217 Council Agenda May 2, 2013 12.BY-LAWS (a)By-Law Z618-2013 A By-law to further amend By-Law Z456-2003 (Port Burwell Non-Profit Housing Corporation) (b)By-Law 2013-042 A By-Law to authorize the exectuion of an Agreement (Recycling Council of Ontario) (c)By-Law 2013-044 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment Page 6 of 217 C O U N C I L M D r t J T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O N A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M 7 : 3 0 P M - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g - Z o n i n g T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k , a n d E d K e t c h a b a w a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e , P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r * r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 4 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 1 6 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d A p r i l 4 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) A d d e d I t e m 2 0 1 3 - 1 6 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g R e q u e s t t o W a i v e P e n a l t y o n W a t e r B i l l i n g b e a d d e d t o t h e a g e n d a a s i t e m 9 ( h ) . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 7 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 ^ , 2 0 1 3 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S - N o n e 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L C o u n c i l l o r C a s i e r a d v i s e d t h a t a r e s i d e n t r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e s t a t e o f t h e g a s p u m p s a t t h e f o r m e r s e r v i c e s t a t i o n a c r o s s f r o m t h e m u n i c i p a l o f f i c e a n d r e q u e s t e d s t a f f t o s e e w h a t c a n b e d o n e t o r e m o v e o r b e t t e r s e c u r e t h e m . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m T h e W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t a d v i s e d t h a t t h e R F P s f o r e q u i p m e n t c l o s e s t h i s F r i d a y a n d h e w i l l b e m e e t i n g w i t h t h e E n g i n e e r t o r e v i e w t h e s u b m i s s i o n s a n d m a k e a r e c o m m e n d a t i o n . T h e d e s i g n p r o c e s s i s c o m p l e t e a n d t e n d e r s u b m i s s i o n s f o r t h e i n s t a l l a t i o n a n d r e t r o f i t w i l l b e c i r c u l a t e d . T h e a p p l i c a t i o n f o r a C e r t i f i c a t e o f A p p r o v a l w i l l b e f o r w a r d e d t o t h e M O E i n T o r o n t o . ( b ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e - N o n e 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h 1 4 , 2 0 1 3 . F i l e : C 0 6 ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a r i o r e g a r d i n g " I n d u s t r y F u n d i n g f o r M u n i c i p a l B l u e B o x R e c y c l i n g f o r 2 0 1 2 P r o g r a m Y e a r " . F i l e : E 0 7 ( c ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p a n d I m m i g r a t i o n r e g a r d i n g " L i n c o h i M . A l e x a n d e r A w a r d 2 0 1 3 " . F i l e : M O O ( d ) C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O t t e r V a l l e y C h a m b e r o f C o m m e r c e r e g a r d i n g " I n t e r p r e t i v e C e n t r e 2 0 1 3 S e a s o n " . F i l e : C 1 3 C o u n c i l l o r K e t c h a b a w n o t e d t h e c o n c e r n s f r o m t h e C h a m b e r r e g a r d i n g C o u n c i l ' s d e c i s i o n n o t t o s t a f f t h e W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e i n 2 0 1 3 a n d s u g g e s t e d t h a t t h e C h a m b e r b e r e q u e s t e d t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t h a t m a y a f f e c t t h e m u n i c i p a l b u d g e t t o C o u n c i l p r i o r t o d r a f t i n g b y s t a f f i n l a t e O c t o b e r o r e a r l y N o v e m b e r f o r c o n s i d e r a t i o n . ( e ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 3 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " W e s t e r n O n t a r i o W a r d e n s ' C a u c u s S u r v e y o n B r o a d b a n d N e e d s " . F i l e : A 1 6 ( f ) C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m S u e B e a t t i e r e g a r d i n g " I n v i t a t i o n t o a t t e n d S u m m e r F u n D a y i n B e l m o n t " F i l e : C 1 3 ( g ) C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e g a r d i n g " R e p o r t t o B a y h a m M a r c h , 2 0 1 3 " . F i l e : D 0 6 P a g e 2 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 8 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l l 8 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 7 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( g ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M 1 . C O R R E S P O N D E N C E A N D R E P O R T S ( a ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 2 r e g a r d i n g 2 3 5 0 7 5 2 O n t a r i o I n c . C o n s e n t A p p . E 2 4 / 1 3 . F i l e : D 1 0 . 1 3 2 3 5 0 7 5 2 O n t a r i o I n c . T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e a p p l i c a t i o n i s t o s e p a r a t e t h e t w o p r o p e r t i e s t h a t w e r e u n m t e n t i o n a l l y m e r g e d w h e n o w n e r s h i p c h a n g e d . S h e a d d e d t h a t t h e z o n i n g d e f i c i e n c i e s c a n b e a d d r e s s e d t h r o u g h a m i n o r v a r i a n c e . 2 0 1 3 - 1 7 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E I g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t c o n s e n t a p p l i c a t i o n E 2 4 / 1 3 , s u b m i t t e d b y 2 3 5 0 7 5 2 O n t a r i o I n c . , b e g r a n t e d , s u b j e c t t o c o n d i t i o n s : 1 . m i n o r v a r i a n c e a p p l i c a t i o n a n d a p p r o v a l 2 . f i n a l s u r v e y s u b m i t t e d t o t h e m u n i c i p a l i t y 3 . p l a n n i n g r e p o r t f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R q r o r t D 2 0 1 3 - 0 1 3 r e g a r d i n g P e t e r s C o n s e n t A p p l i c a t i o n E 2 5 / 1 3 . F i l e : D 1 0 . 1 3 P e t e r s T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t n o n e w l o t s a r e b e i n g c r e a t e d a n d , a s t h e M i n i s t r y o f T r a n s p o r t a t i o n h a s a o n e f o o t r e s e r v e , t h e r e i s n o l e g a l f r o n t a g e a l o n g T a l b o t L i n e . ( H i g h w a y # 3 ) . 2 0 1 3 - 1 7 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t c o n s e n t a p p l i c a t i o n E 2 5 / 1 3 , s u b m i t t e d b y A b r a h a m a n d E m m a P e t e r s , b e g r a n t e d , s u b j e c t t o c o n d i t i o n s : 1 . f i n a l s u r v e y s u b m i t t e d t o t h e m u n i c i p a l i t y 2 . p l a n n i n g r e p o r t f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y 3 . L e t t e r o f U n d e r t a k i n g p r o v i d i n g f o r t h e c o n s o l i d a t i o n o f t h e s e v e r e d p a r c e l w i t h t h e a d j a c e n t p r o p e r t y a s p e r t h e a p p l i c a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 5 r e g a r d i n g D u n d e e E n e r g y S i t e P l a n A g r e e m e n t . F i l e : D l l . D U N D P a g e 3 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 9 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 ( T h i s i t e m w a s d i s c u s s e d f o l l o w i n g t h e p u b l i c m e e t i n g . ) T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r a d v i s e d t h a t t h e a g r e e m e n t w i l l b e r e g i s t e r e d o n t i t i e a t t h e o w n e r ' s c o s t . 2 0 1 3 - 1 7 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 3 9 , b e i n g a B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a S i t e P l a n A g r e e m e n t w i t h D u n d e e E n e r g y L i m i t e d P a r t n e r s h i p a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 3 - 1 7 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a P u b l i c M e e t i n g p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P U B L I C M E E T I N G 7 : 3 0 p . m . - D u n d e e E n e r g y R e z o n i n g - t o c h a n g e t h e z o n i n g o n a p a r c e l o f l a n d f r o m O p e n S p a c e ( O S ) t o s i t e - s p e c i f i c O p e n S p a c e ( O S - 9 ) s u b m i t t e d b y D u n d e e E n e r g y L . P . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 4 r e g a r d i n g D u n d e e E n e r g y R e z o n i n g . F i l e : D 1 4 . D U N D T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e z o n i n g w i l l c h a n g e t h e o p e n s p a c e d e s i g n a t i o n t o s i t e s p e c i f i c o p e n s p a c e . T h e c o m p a n y i s r e t u r n i n g s o m e o f i t s a c t i v i t i e s f r o m P o r t S t a n l e y t o P o r t B u r w e l l d u e t o t h e e x t e n s i v e d r e d g i n g d o n e i n t h e h a r b o u r t o a c c o m m o d a t e t h e O j i b w a s u b m a r i n e . P U B L I C C O M M E N T S N o w r i t t e n o r v e r b a l c o m m e n t s w e r e r e c e i v e d f r o m t h e p u b l i c . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i q u e s t i o n e d a n d i t w a s c o n f i r m e d t h a t t h e a p p l i c a t i o n h a d b e e n c i r c u l a t e d t o t h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y f o r c o m m e n t . P a g e 4 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 0 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 A D J O U R N M E N T 2 0 1 3 - 1 7 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e P u b l i c M e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 3 6 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 3 - 1 7 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e z o n i n g o f l a n d s l o c a t e d a t C o n c e s s i o n 1 P a r t L o t 1 1 , o w n e d b y D u n d e e E n e r g y L i m i t e d P a r t n e r s h i p , b e c h a n g e d f r o m O p e n S p a c e ( O S ) t o a s i t e - s p e c i f i c O p e n S p a c e ( O S - 9 ) ; A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 1 7 - 2 0 1 3 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 4 r e g a r d i n g U s e d G r a d e r R e q u e s t f o r P r o p o s a l . F i l e : F 1 8 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r a d v i s e d t h a t t h e o p e r a t o r s h a v e t r i e d a n d l i k e t h e w a y t h e 2 0 1 1 J o h n D e e r e m a c h i n e h a n d l e s . T h e 1 6 0 0 h o u r s h a v e b e e n a c q u i r e d m a i n l y t h r o u g h d e m o n s t r a t i o n p u r p o s e s . T h e g r a d e r c a m e w i t h a s n o w w i n g a n d B a y h a m h a s a l l t h e o t h e r s n o w e q u i p m e n t n e c e s s a r y . H e p l a n s t o a c q u i r e a c o m p a c t o r t h a t c a n b e t o w e d b e h i n d t o p a c k t h e g r a v e l w h i l e g r a d i n g . 2 0 1 3 - 1 7 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T C o u n c i l a p p r o v e t h e p u r c h a s e o f t h e u s e d J o h n D e e r e 8 7 2 g r a d e r a t t h e p r o p o s e d p r i c e o f $ 2 4 9 , 9 4 0 . 0 0 p l u s H . S . T . f r o m N O R T R A X . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n A s s e s s m e n t S c h e d u l e . F i l e : E 0 9 D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i n o t e d t h a t h e m a d e a s i t e v i s i t t o t h e p r o p e r t y i n q u e s t i o n a n d t h a t w a t e r i s s t i l l p o n d i n g i n t h i s a r e a . H e r e q u e s t e d a n d C o u n c i l a g r e e d t h a t s t a f f c o n t a c t t h e E n g i n e e r t o r e v i s i t t h e p r o p e r t y , d e t e r m i n e t h e c a u s e a n d m a k e r e m e d i a l a d j u s t m e n t s . P a g e 5 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 1 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 7 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o m a k e a l t e r a t i o n s t o t h e A s s e s s m e n t S c h e d u l e o f T h e C e n t r e S t r e e t D r a i n , b y t r a n s p o s i n g t h e r o l l # 3 4 - 0 1 - 0 0 4 - 0 0 1 - 2 1 3 0 0 - 0 0 0 0 t o # 3 4 - 0 1 - 0 0 4 - 0 0 1 - 2 1 3 1 0 - 0 0 0 0 a n d v i c e - v e r s a . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f T R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 5 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e f r o m B a y h a m ' s R o a d M a n a g e r . F i l e : E 0 9 2 0 1 3 - 1 7 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y t h e B a y h a m M a n a g e r P u b l i c W o r k s ; T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 5 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e a n d f o r d r a i n a g e i m p r o v e m e n t b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t s A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 a n d S e c t i o n 8 ( 4 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g 2 0 1 3 F i r s t Q u a r t e r R e p o r t B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e " . F i l e : P 1 0 2 0 1 3 - 1 8 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D q m t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u i l d i n g S e r v i c e s a n d D r a i n a g e D e p a r t m e n t f o r t h e f i r s t q u a r t e r o f 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 9 . F I N A N C E , A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 2 6 8 t o C h e q u e # 0 1 4 3 4 0 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 1 2 6 , 4 2 2 . 4 3 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 6 , 2 1 0 . 1 6 . M a y o r E n s q u e s t i o n e d w h e t h e r t h e r e i s a g r a n t f o r t h e c e n o t a p h r e p a i r s . T h e C l e r k r e s p o n d e d t h a t V e t e r a n ' s A f f a i r s h a v e a p p r o v e d s u p p o r t a n d t h a t a p p l i c a t i o n f o r r e i m b u r s e m e n t i s y e t t o b e m a d e . P a g e 6 o f U M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 2 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 8 1 M o v e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 2 6 8 t o C h e q u e # 0 1 4 3 4 0 i n c l u s i v e , t o t a l i n g $ 1 2 6 , 4 2 2 . 4 3 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 6 , 2 1 0 . 1 6 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g C o m m i t t e e A p p o i n t m e n t s . F i l e : C 1 2 D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i a g r e e d t o f i l l a l l o f t h e r e m a i n i n g C o u n c i l r e p r e s e n t a t i v e v a c a n t p o s i t i o n s f o r t h e r e m a i n d e r o f t h e 2 0 1 3 t e r m . 2 0 1 3 - 1 8 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 7 , b e i n g a b y - l a w t o a m e n d a p p o i n t m e n t s B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 1 , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 1 , 2 0 1 3 f r o m T o w n s h i p o f W a i n f l e e t t o T h e H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e r e g a r d i n g " M o t i o n t o D e c l a r e t h e T o w n s h i p o f W a i n f l e e t i s N o t a ' W i l l i n g H o s t ' f o r W i n d T u r b i n e D e v e l o p m e n t " . F i l e : C 1 0 C o u n c i l l o r K e t c h a b a w c o m m e n t e d t h a t B a y h a m h a d b e e n p r o a c t i v e i n e s t a b l i s h i n g i n d u s t r i a l w i n d t u r b i n e s l o c a l l y , a n d i n s t r u m e n t a l i n d e v e l o p i n g t h e c r i t e r i a t o e n s u r e t h e r e s u l t s w e r e s a t i s f a c t o r y a n d b e n e f i c i a l t o t h e c o m m u n i t y . H e e n c o u r a g e d m e m b e r s t o s u p p o r t r e - e s t a b l i s h m e n t o f l o c a l c o n t r o l . 2 0 1 3 - 1 8 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e r e s o l u t i o n f r o m t h e T o w n s h i p o f W a i n f l e e t r e g a r d i n g M o t i o n t o D e c l a r e t h e T o w n s h i p o f W a i n f l e e t i s N o t a W i l l i n g H o s t f o r I n d u s t r i a l W i n d T u r b i n e D e v e l o p m e n t b e r e c e i v e d ; A N D T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s c o n s i d e r a t i o n b y t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t o f m u n i c i p a l i n p u t i n t h e l o c a t i o n o f I n d u s t r i a l W i n d T u r b i n e P r o j e c t s w i t h i n t h e i r b o u n d a r i e s , p r i o r t o d e v e l o p m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) C o p y o f r e s o l u t i o n p a s s e d b y t h e T o w n o f A y l m e r o n A p r i l 8 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g " O n t a r i o D r i v e C l e a n P r o g r a m " . F i l e : C 1 0 I t w a s n o t e d t h a t C o u n c i l h a d a l r e a d y s u p p o r t e d t h e r e s o l u t i o n a t t h e r e q u e s t o f M a l a h i d e T o w n s h i p . P a g e 7 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 3 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 8 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e r e s o l u t i o n f r o m t h e T o w n o f A y l m e r r e g a r d i n g O n t a r i o D r i v e C l e a n P r o g r a m b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 3 6 A d o p t i o n o f 2 0 1 3 T a x R a t e s . F i l e : F 0 5 2 0 1 3 - 1 8 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 6 , b e i n g a b y - l a w t o a d o p t t a x r a t e s f o r 2 0 1 3 , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 3 r e g a r d i n g C o u n t y R o a d M a i n t e n a n c e A g r e e m e n t / F u n d i n g . F i l e : L 0 4 C o u n c i l w a s s a t i s f i e d t h a t s t a f f h a d a d d r e s s e d t h e c o n c e r n s a n d h a d n o q u e s t i o n s . 2 0 1 3 - 1 8 6 M o v e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 8 , b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e C o u n t y o f E l g i n f o r t h e p u r p o s e o f r o a d m a i n t e n a n c e , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) R e q u e s t f r o m O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s r e g a r d i n g b o o k i n g o f V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . F i l e : C 1 3 T h i s i t e m w a s r e f e r r e d t o t h e C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e f o r r e v i e w a n d r e c o m m e n d a t i o n t o C o u n c i l . ( h ) S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g R e q u e s t t o W a i v e P e n a l t y o n W a t e r B i l l i n g . T h e T r e a s u r e r n o t e d t h a t t h e w a t e r u s e r w a s m a d e a w a r e t h a t t h e r e h a d b e e n a l e a k a n d a l a r g e b i l l i n g w o u l d b e s e n t . T h e 5 % p e n a l t y w a s a s s e s s e d w h e n t h e i n i t i a l i n v o i c e w a s n o t p a i d b y t h e d u e d a t e . A n y s u c h c h a r g e s h a v e n o t h i s t o r i c a l l y b e e n w a i v e d b y C o u n c i l . 2 0 1 3 - 1 8 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g R e q u e s t t o W a i v e P e n a l t y o n W a t e r B i l l i n g b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 8 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 4 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 1 8 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 1 8 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 . F i l e : E 0 8 T h e W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t n o t e d t h a t l e a d t e s t i n g w i l l b e r e q u i r e d o n c e t h e n e w s o u r c e i s b e i n g u t i l i z e d . T h e e x i s t i n g s o u r c e w i l l b e d e - c o m m i s s i o n e d b y r e m o v i n g t h e c a t c h m e n t a r e a , a l l o w i n g t h e s p r i n g s t o o u t l e t i n t o t h e c r e e k . 2 0 1 3 - 1 9 0 M o v e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e S u m m a r y a n d C a l l I n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 . F i l e : E 0 8 I t w a s n o t e d t h a t a c c e p t a n c e o f s e p t a g e b e g a n i n m i d - A p r i l . T h e W a t e r / W a s t e W a t e r S u p e r i n t e n d e n t n o t e d t h e r e w e r e s e v e r a l i n c i d e n t s o f m i c e i n j u n c t i o n b o x e s a t t h e * . p u m p i n g s t a t i o n s . P a g e 9 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 5 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 9 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e S u m m a r y a n d C a l l I n s f o r t h e p e r i o d M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E T h e C l o s e d S e s s i o n i t e m s w e r e d e f e r r e d u n t i l t h e n e x t r e g u l a r m e e t i n g . ( a ) I n C a m e r a . ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 4 , 2 0 1 3 . ( c ) C o n f i d e n t i a l R e p o r t r e g a r d i n g t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d . ( P r o j e c t O j i b w a ) ( d ) C o n f i d e n t i a l R e p o r t r e g a r d i n g l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s . ( M a r k e t A n a l y s i s ) ( e ) O u t o f C a m e r a . 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w Z 6 1 7 - 2 0 1 3 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( D u n d e e E n e r g y ) ( b ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 6 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a 2 0 1 3 t a x l e v y a n d a d o p t t a x r a t e s ( c ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 7 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 1 ( a p p o i n t i n g m e m b e r s t o B o a r d s a n d C o m m i t t e e s ) ( d ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 3 8 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t w i t h t h e C o u n t y o f E l g i n f o r M a i n t e n a n c e o f C o u n t y R o a d s . ( e ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 3 9 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a S i t e P l a n A g r e e m e n t ( D u n d e e E n e r g y L i m i t e d P a r t n e r s h i p ) 2 0 1 3 - 1 9 2 M o v e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - L a w s Z 6 1 7 - 2 0 1 3 , 2 0 1 3 - 0 3 6 , 2 0 1 3 - 0 3 7 , 2 0 1 3 - 0 3 8 a n d 2 0 1 3 - 0 3 9 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 0 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 1 9 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T h a t c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 0 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 0 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 6 o f 2 1 7 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 1 9 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 2 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ < ^ o A - / V r \ J l c ^ u S M A Y O R C L ^ R K P a g e 1 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 7 o f 2 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 8 o f 2 1 7 C O U N C I L M I N U T E S S P E C I A L M E E T I N G T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e M o n d a y , A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p . m . C o u n c i l C h a m b e r s T h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n M o n d a y , A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d T o m S o u t h w i c k , A d m i m s t r a t o r K y l e K m g e r a n d P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i . I t w a s n o t e d t h a t C o u n c i l l o r K e t e h a b a w s e n d s h i s r e g r e t s , a s h e i s a t t e n d i n g a p r i o r m e e t i n g c o m m i t m e n t o u t o f t o w n . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A I N A T U R E T H E R E O F N o n e 3 . A D M I N I S T R A T I O N ( a ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l B e a c h M a i n t e n a n c e 2 0 1 3 . F i l e : A 2 0 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r r e v i e w e d r e p o r t P W 2 0 1 3 - 1 5 . H e n o t e d t h e m e e t i n g h e l d F r i d a y A p r i l 1 9 t h w i t h R i g g s E n g i n e e r i n g a n d L P R C A s t a f f , f o l l o w e d b y a m e e t i n g w i t h a c o n t r a c t o r t o d i s c u s s a c t i v i t i e s a n d c o s t s . H e h i g h l i g h t e d t h e c o s t o f $ 1 5 , 0 0 0 c i t e d i n t h e r e p o r t i s a n u p s e t l i m i t b a s e d o n t h o s e d i s c u s s i o n s . H e a l s o n o t e d t h a t c o n f i r m a t i o n h a d s u b s e q u e n t l y b e e n r e c e i v e d f r o m L P R C A t h a t t h e M N R h a s b e e n m a d e a w a r e o f t h e s i t u a t i o n a n d t h e p o t e n t i a l p e r m i t a p p l i c a t i o n f o r t h c o m i n g . C o u n c i l m e m b e r s d i s c u s s e d t h e s i t u a t i o n a n d t h e c u r r e n t c o n d i t i o n s . I t w a s h i g h l i g h t e d t h a t t h e c o n d i t i o n s o f t h e p o n d a r e a a n d s a n d b a r c h a n g e d a i l y , w h e r e i n c e r t a i n t i m e s o f t h e d a y i t i s b e l o w w a t e r , a n d o t h e r t i m e s i t i s a g a i n v i s i b l e . C o u n c i l m e m b e r s q u e s t i o n e d w h e n t h e l a s t d e p t h s o f t h e p o n d a r e a w h e r e c h e c k e d . S t a f f a d v i s e d t h a t t h e l a s t m e a s u r e m e n t s w e r e a p p r o x i m a t e l y t w o w e e k s a g o . C o u n c i l m e m b e r s f u r t h e r d i s c u s s e d t h e n e e d t o p r o c e e d w i t h p e r m i t a p p l i c a t i o n s t o e n s u r e w o r k s c a n b e d o n e w i t h i n t h e a v a i l a b l e w i n d o w , a n d o p t i o n s f o r p o t e n t i a l w o r k s . T h e r e w a s f u r t h e r d i s c u s s i o n o n w h e t h e r a n y w o r k s s h o u l d p r o c e e d g i v e n t h e r e l a t e d e x p e n s e , o r w h e t h e r t h e n a t u r a l p r o c e s s e s o n t h e b e a c h w i l l c o r r e c t t h e s i t u a t i o n . I n r e g a r d t o e x p e n s e s , o p i n i o n w a s a l s o e x p r e s s e d t h a t t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m s h o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r c o s t s , a s w a s n o t e d t o t h e m i n c o r r e s p o n d e n c e i n N o v e m b e r 2 0 1 2 . P a g e 1 o f 3 ^ M i n u t e s o f s p e c i a l m e e t i n g h e l d A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 . P a g e 1 9 o f 2 1 7 C o u n c i l S p e c i a l M e e t i n g M i n u t e s A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 9 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f b e d i r e c t e d t o o b t a i n t h e n e c e s s a r y p e r m i t s t o r e m o v e t h e s a n d b a r n e a r t h e e a s t b e a c h s h o r e l i n e p r i o r t o M a y 1 , 2 0 1 3 a n d t a k e u p d a t e d d e p t h m e a s u r e m e n t s ; T H A T t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m b e c o n t a c t e d t o c o n f i r m t h a t t h e y a g r e e t o f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t y f o r c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e s a n d b a r r e m o v a l , a s p r o p o s e d ; T H A T , s h o u l d t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m a c k n o w l e d g e r e s p o n s i b i l i t y , t h a t a c o n t r a c t o r b e r e t a i n e d a n d t h e w o r k s p r o c e e d ; A N D T H A T , i n t h e e v e n t t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m d o e s n o t a c k n o w l e d g e r e s p o n s i b i l i t y , a f u r t h e r m e e t i n g b e h e l d W e d n e s d a y , A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . B Y - L A W S ( a ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 4 1 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 1 9 6 M o v e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 4 1 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 1 9 7 C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e s p e c i a l C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y / 4 ^ D E P U H ^ R ^ 0 M A Y O R a P a g e 2 o f ^ M i n u t e s o f s p e c i a l m e e t i n g h e l d A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 . P a g e 2 0 o f 2 1 7 C O U N C I L M I N U T E S S P E C I A L M E E T I N G T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O N W e d n e s d a y , A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P . M . C o u n c i l C h a m b e r s T h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n W e d n e s d a y , A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r . P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i w a s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t h i s r e p o r t . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . C o u n c i l m e t i n s p e c i a l s e s s i o n t o f u r t h e r d i s c u s s c o n d i t i o n s a t t h e m u n i c i p a l e a s t b e a c h a n d p o t e n t i a l w o r k s t o r e m o v e a s a n d b a r f r o m t h e d e p o s i t o f d r e d g e d m a t e r i a l i n t h e f a l l o f 2 0 1 2 . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A D M I N I S T R A T I O N ( a ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l B e a c h M a i n t e n a n c e 2 0 1 3 . F i l e : A 2 0 S t a f f a d v i s e d t h a t t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h a s r e s p o n d e d , a d v i s i n g t h a t t h e y w o u l d n e e d t o c o n s u l t w i t h t h e i r e n g i n e e r a n d r e c e i v e d i r e c t i o n f r o m t h e i r B o a r d o f D i r e c t o r s p r i o r t o m a k i n g a n y c o m m e n t . S t a f f a l s o o u t l i n e d t h e u p d a t e d d e p t h m e a s u r e m e n t s t a k e n e a r l i e r i n t h e d a y , n o t e f r o m t h e C h a i r m a n o f t h e H a r b o u r f i - o n t C o m m i t t e e e x p r e s s i n g a g r e e m e n t t o t h e u s e o f f u n d s f r o m t h e d r e d g i n g r e s e r v e i f r e q u i r e d , a n d u p d a t e d e q u i p m e n t a n d m o b i l i z i n g f e e s r e c e i v e d f r o m t h e p o t e n t i a l c o n t r a c t o r . C o u n c i l m e m b e r s r e v i e w e d t h e i n f o r m a t i o n a n d r a i s e d q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h e n u m b e r o f h o u r s e s t i m a t e d t o c o m p l e t e t h e w o r k s , d e t a i l s o f h o w t h e w o r k s w o u l d b e i m p l e m e n t e d , a n d c o n t r a c t o r e x p e r i e n c e . I t w a s h i g h l i g h t e d t h a t t h e w o r k s m a y n e e d t o b e a d j u s t e d d u r i n g t h e p r o j e c t , t o r e a c t t o c i r c u m s t a n c e s a s t h e y a r i s e . C o u n c i l m e m b e r s e x p r e s s e d o p i n i o n t h a t t h e w o r k s s h o u l d n o t b e a t t h e c o s t o f t h e M u n i c i p a l i t y , a n d t h a t t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m w o u l d b e f u l l y p u r s u e d t o p a y f o r t h e w o r k s . P a g e 1 o f 2 M i n u t e s o f s p e c i a l m e e t i n g h e l d A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 1 o f 2 1 7 C o u n c i l S p e c i a l M e e t i n g M i n u t e s A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 9 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r o c e e d w i t h t h e w o r k s t o r e m o v e t h e s a n d b a r a t t h e e a s t b e a c h , a s r e c o m m e n d e d ; A N D T H A T a U c o s t s b e i n v o i c e d t o t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 3 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 1 9 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 4 3 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 2 0 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e s p e c i a l C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 3 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y / ^ ^ ^ M A Y O R C L f i R f c & M > ' - ^ f T ~ P a g e 2 o f 2 M i n u t e s o f s p e c i a l m e e t i n g h e l d A p r i l 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 2 o f 2 1 7 MENNONITE COMMUNITY SERVICES IMPACT ASSESSMENT f MCS/ MENNONITE COMMUNITY SERVICES OF SOUTHERN ONTARIO '^t^iy fmkrng rescwces mth nee(/>tf > Donna Lunn, MCS Consultant x 2012 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 3 o f 2 1 7 MCS Impact Assessment What is this?\y . An evaluation of the institutional footprint and scope of ongoing programs and activities, which benefit mostly-but not exclusively-the Low-German population in Elgin County (Are we making a difference, and how?) Why do it?. . To evaluate how MCS identifies and organizes resources in order to achieve its organizational objectives and desired impacts in the community (Are we doing what we need to do ?) 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 4 o f 2 1 7 MCS Mission Statement "Providing leadership to empower our communities by advocating and promoting integration and inclusion of our Low German ethnicities serving the broader community partnering with other agencies, businesses and churches responding to the needs of all." 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 5 o f 2 1 7 MCS mpact Assessment Who did the study?\y Dr. Harry Cummings with graduate students. University of Guelph - School of Environmental Design and Rural Development How did we do it? Focus Groups - clients. Analyzing Programs^1 4 ^t ^-^^ ,.»»*»<I V**.. nnB».1*0<N Surveys and Key Informant InterviewsT ll t Board, Staff, Community Agencies'I 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 6 o f 2 1 7 Program Benefits FESPA. the family support program is remarkable in terms of dedication and. helpfulness (both clients and professionals noted) ESL - study noted that whole family benefits when women learn the language and have some education Mam &Bebj program -Mothers stated excellent skills learned; health. professionals see excellent results with transportation and translation provided DE BRIG J RADIO - "remarkable results" noted 105.9 FM./- Various educational programs & events - especially important to elderly, shut ins, youth and stay'at home moms. . Partner with the County library for a unique program and won a provincial award Live streaming in May 2012. Advertising jobs and business opportunities highly successful. Appreciated news & programs from other provinces and countries. 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 7 o f 2 1 7 Program Benefits S) THRIFT STORE - . Customers come from as far as Toronto: most from Aylmer Simcoe, St. Thomas & area ^ -*rContributes significantly to all in the f. "^ community for used clothing & items;< Donates items to other agencies in Canada ^^ ^^..'?*--t^ ^^.^"^ & overseas ^tt s&.^"^t.^' "lA va\Collects & distributes funds for MCC & charities \*t:/-w y / . EMPLOYMENT SERVICES Successful program due to quality of services provided. Some clients travel from distant cities of Kitchener &. Leamington . Surpassed the initial target of resumes by 30% . Provides clients with tools to develop skills for job opportunities 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 8 o f 2 1 7 Program Benefits CLIENT SERVICES.: Settlement Program has helped 6000 people to acquire. legal status in Canada; -1500/yr since 2008 According to officials at CIC, MCS is considered to be one. of the most effective agencies assisting newcomers, not only by the numbers but also by the quality of services that clients receive, while maintaining consistency in compliance with immigration regulations. Translation & interpretation is very cs beneficial & essential for newcomers*s< for the connection of people to properonit* C . agencies - 32,868 volunteer driving miles in 2012 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 2 9 o f 2 1 7 Organization Impacts Wide respect from broader community Excellent working relationships with other agencies extending collaborative partnerships to a variety of institutions ^cl^^IYe:i<12?:Yyl^cle^ti!nre.^cl^.n,CJe.s anc'services is critical - "faithfully linking resources with needs" Staff are mainly of LG community and flu. in language - clients highly satisfied 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 0 o f 2 1 7 $$$ Econom c Impact $$$ MCS has invested approximately $1 M in last 2 years to. provide programs and services free of charge community .) There are 7 ful time and 11 part time employees direct & indirect economic benefits estimated at $3-4 M. Economic Outcomes as a result of programs. Benefits of jobs created by the employment services. Decrease of public health spending as health has increased as. result of FESPA and volunteer sen/ices ESL aids women to enter labour market. . Assists newcomers in upgrading education & job search . Radio generates positive economic impact through advertising for employment opportunities - both wages and farmers . 7J}I^HJ,?ht?cl<l,"?g. th,e,'cc)r® issues' for well-being of community,MCS has facilitated the expansion of the tax base for the region 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 1 o f 2 1 7 Recommendations Programs.:.: . Radio -increase variety of programs; increase inclusion of Spanish . FESPA - increase gr 12 equivalency; more presentations by outsiders; add math to curriculum Store - more space. Internally:.: Implement our new strategic and succession Board development & staff training. Fundraising - creating a dedicated team Externally:.: Broaden awareness of MCS and recognition of its capabilities of serving the wider community and institutions Quilt Trail A^^^^^^^E^iWebsite .^^ "v^<^h> COMMUNIPf SERVICES 4 ^Jf, ''falhfuLy dnlung n lOurcat wilh rww^f -..1 '1-lS-'aSiOSBif / ^fifWf^tWHNt*n»*n T' 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 2 o f 2 1 7 Settlement Stories Quilt Trail (ua s*^s.'fl)Bayham Quilts I . ^.aa-?- I I-T*-"*r-H-4U Settle:^SMi*Tj?1- s I ^ I 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 3 o f 2 1 7 MCS Website www.mcson.org. -dh. \'w \^ MENNONITC COMMUNiry SERVICES ff u«uu wum 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 4 o f 2 1 7 Conclusion "MCS has successfully addressed the needs of the Low- German community" MCS' presence in the region fills a unique niche that no.: other organization fills mpact is extensive within the Low German and. immigrant community as well as the entire region Clients and other agencies hold MCS in very high. esteem Board of Directors functions well because of strong. faith ties and mutual feelings Funding continues to be a primary concern. MCS' work has made a considerable economic contribution to Elgin County 7 : 0 5 p . m . - A b e H a r m s a n d D o n n a L u n n f r o m M e n n o n i t e P a g e 3 5 o f 2 1 7 Page 36 of 217 5 ' 1 \ ^ 1 f % & ^ . ^ : ^ - - . . . " ; / - : . - ' - ' - 1 ~ ' . . " 1 < f 1 I . - y . m ^ ^ . : . b y r ^ . r f * ^ \ ? I . r X T , t n u t H n m ^ ^ ( l l f ^ / ' A ' ^ ^ I - - u . ' , . s - > > * l o - . - : ' < t V r * * O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n D e a r C o m m u n i t y L e a d e r , O n b e h a l f o f t h e O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n ( O C S A ) a n d t h e m a n y c o n v e n i e n c e s t o r e r e t a i l e r s a c r o s s t h i s p r o v i n c e , I w o u l d l i k e t o a d d r e s s a s e r i o u s p r o b l e m i m p a c t i n g n o t o n l y s m a l l b u s i n e s s e s i n o u r c o m m u n i t i e s , b u t t h e s a f e t y a n d s e c u r i t y o f o u r r e s i d e n t s . T h e d i s t r i b u t i o n a n d s a l e o f c o n t r a b a n d ( i l l e g a l ) t o b a c c o i s a g r o w i n g c o n c e r n t h r o u g h o u t O n t a r k ) . T h e s a l e o f c o n t r a b a n d h u r t s s m a i l b u s i n e s s a n d g o v e r n m e n t t h r o u g h f a x e v a s i o n . r e s u E t i n g i n m i l l i o n s o f d o l l a r s i n l o s t t a x r e v e n u e a n n u a l l y . T h e s a l e o f c o n t r a b a n d a l s o c o n t r i b u t e s t o o r g a n i z e d c r i m e s c h e m e s a n d t h e d e t e r i o r a t i o n o f c o m m u n i t y s a f e t y ; a c c o r d i n g t o t h e R C M P , o v e r 1 7 5 o r g a n i z e d c r i m e g r o u p s a r e i n v o l v e d i n t h e d i s t r i b u t i o n o f c o n t r a b a n d t o b a c c o i n C a n a d a , I t i s a s e r i o u s p u b l i c s a f e t y c o n c e r n t h a t m u s t b e a d d r e s s e d a t a l l l e v e l s . T h e h e a l t h a n d s a f e t y o f o u r y o u n g p e o p l e i s a l s o a t r i s k . C o n t r a b a n d i s s o l d a t v e r y l o w p r i c e s a n d w i t h o u t a g e v e r i f i c a t i o n c h e c k s , m a k i n g i t h i g h l y a c c e s s i b l e t o y o u n g p e o p l e , w h o s h o u l d n o t b e s m o k i n g a t a l l . T h e O n t a r i o g o v e r n m e n t h a s t a k e n t h e i m p o r t a n t s t e p o f a d d r e s s i n g c o n t r a b a n d t o b a c c o E n t h e i r 2 0 1 2 p r o v i n c i a l b u d g e t . M e a s u r e s i n t h a t b u d g e t i n c l u d e d i n c r e a s e d f i n e s f o r t h o s e c o n v i c t e d o f c o n t r a b a n d o f f e n s e s . m o r e a u t h o r i t y f o r l a w e n f o r c e m e n t o f f i c i a l s t o d e a l w i t h t h e s e o f f e n c e s , a n d w o r k i n g w i t h o t h e r J u r i s d i c t i o n s t o h e l p t a c k f e t h e c o n t r a b a n d p r o b l e m . W e a s k t h a t y o u J o i n o v e r 5 0 m u n i c i p a l i t i e s i n s u p p o r t i n g a m o t i o n w h i c h e n s u r e s t h e t i m e l y i m p l e m e n t a t i o n o f t h e p r o p o s e d m e a s u r e s s e t o u t b y t h e M i n i s t e r o f F i n a n c e . A t t a c h e d , y o u w i l l f i n d o u r p r o p o s e d m o t i o n w h i c h h a s b e e n p a s s e d b y m u n i c i p a l i t i e s r e p r e s e n t i n g 4 3 % o f t h e O n t a r i o p o p u l a t i o n . C o m m u n i t i e s i n c l u d i n g T h u n d e r B a y , S a u l t S t e , M a r i e , S u d b u r y , L o n d o n , W i n d s o r , O s h a w a , M i s s i s s a u g a a n d N o r t h B a y h a v e a l l s u p p o r t e d s t o p p i n g t h e s p r e a d o f c o n t r a b a n d t o b a c c o b y p a s s i n g t h i s m o t i o n . I h o p e t h a t O n t a r i o ' s c o n v e n i e n c e s t o r e r e t a i l e r s c a n c o u n t o n y o u r s u p p o r t t o a d d r e s s t h i s v i t a l c o m m u n i t y s a f e t y a n d h e a l t h i s s u e . B e s t R e g a r d s , ^ D a v e B r y a n s C E O , O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n ( O C S A ) C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 3 7 o f 2 1 7 P R O P O S E D M O T I O N F O R A D O P T I O N B Y C O U N C I L W H E R E A S C o n t r a b a n d t o b a c c o h a s n e g a t i v e p u b l i c c o n s e q u e n c e s a n d i m p a c t s s u c h a s u n r e s t r i c t e d y o u t h a c c e s s t o t o b a c c o p r o d u c t s , a n d a n i n c r e a s e i n c r i m i n a l a c t i v i t y A N D W H E R E A S c o n t r a b a n d t o b a c c o p r o d u c t s a r e e a s i l y a c c e s s i b l e i n o u r c o m m u n i t y ; A N D W H E R E A S s m a l l b u s i n e s s e s a r e s o m e t i m e s f o r c e d t o c l o s e b e c a u s e o f t h e s a l e o f c o n t r a b a n d t o b a c c o ; A N D W H E R E A S s m a l l b u s i n e s s I n o u r c o m m u n i t y a n d g o v e r n m e n t i n g e n e r a l s t a n d t o b e n e f i t f r o m t h e I n s t i t u t i o n o f t o u g h e r r e s t r i c t i o n s o n c o n t r a b a n d t o b a c c o ; T H E R E F O R E b e i t r e s o l v e d t h a t t h i s C o u n c i l r e q u e s t t h e M a y o r w r i t e a i e t t e r t o t h e O n t a r i o M i n i s t e r o f F i n a n c e i n s u p p o r t o f t h e O n t a r i o G o v e r n m e n t s 2 0 1 2 B u d g e t c o m m i t m e n t s t o e r a d i c a t e c o n t r a b a n d t o b a c c o t h r o u g h t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a d d i t i o n a l r e g u l a t o r y , e n f o r c e m e n t a n d o t h e r p r o v i s i o n s i n B i l l 1 8 6 a n d a m e n d m e n t s t o t h e T o b a c c o T a x A c t . P a r t i c u l a r l y , i n s u p p o r t o f m e a s u r e s s u c h a s : I n c r e a s e d f i n e s f o r t h o s e c o n v i c t e d o f o f f e n s e s r e l a t e d t o c o n t r a b a n d t o b a c c o ; . m o r e a u t h o r i t y f o r l a w e n f o r c e m e n t o f f i c i a l s w i t h r e s p e c t t o : f o r f e i t u r e o f i t e m s s e i z e d , a n d . i m p o u n d i n g o f v e h i c l e s . d r a w i n g o n t h e b e s t p r a c t i c e s o f o t h e r j u r i s d i c t i o n s a n d w o r k i n g c o l l a b o r a t i v e l y w i t h t h e f e d e r a l . g o v e r n m e n t a n d o t h e r j u r i s d i c t i o n s t o e n h a n c e c o n t r a b a n d t o b a c c o c o n t r o l t h r o u g h j o i n t e n f o r c e m e n t e f f o r t s . A N D t h a t t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t b e e n c o u r a g e d t o c o n t i n u e t o s t r e n g t h e n t h e i r s t r a t e g i e s t o a d d r e s s t h e m a n u f a c t u r e a n d s u p p l y o f c o n t r a b a n d t o b a c c o a n d m a i n t a i n t h e i r c o m m i t m e n t t o i n t r o d u c e a m e n d m e n t s t h i s f a l l t o i m p l e m e n t t h e s e m e a s u r e s . A N D t h a t s u r r o u n d i n g m u n i c i p a l i t i e s b e m a d e a w a r e o f t h e a c t i o n s t a k e n b y t h i s C o u n c i l t o a d d r e s s t h e c o n c e r n s p r e s e n t e d b y c o n t r a b a n d t o b a c c o . C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 3 8 o f 2 1 7 T O B A C C O E N F O R C E M E N T ( F R O M T H E 2 0 1 2 O N T A R I O B U D G E T ) T o b a c c o u s e c o n t i n u e s t o b e t h e l e a d i n g c a u s e o f p r e v e n t a b l e d i s e a s e a n d p r e m a t u r e d e a t h t n O n t a r i o . T h e g o v e r n m e n t ' s S m o k e - F r e e O n t a r i o S t r a t e g y h a s m a d e t h e p r o v i n c e a l e a d e r I n t o b a c c o c o n t r o l . O n t a r i o r e m a i n s c o m m i t t e d t o r e d u c i n g s m o k i n g a m o n g y o u t h a n d o t h e r v u l n e r a b l e p e r s o n s / a n d t o a c h i e v i n g t h e l o w e s t s m o k i n g r a t e i n C a n a d a . A s p a r t o f t h i s c o m m i t m e n t , t h e g o v e r n m e n t i n t e n d s t o t a k e t h e n e c e s s a r y s t e p s t o i n c r e a s e f i n e s o n t h o s e c o n v i c t e d o f s e l l i n g t o b a c c o t o y o u t h a n d t o I m p o s e s t r o n g e r s a n c t i o n s f o r r e p e a t o f f e n d e r s o f O n t a r i o ' s t o b a c c o - r e l a t e d l a w s . T h e s e s a n c t i o n s w o u l d i n c l u d e p r o h i b i t i n g a r e t a i l e r f r o m s e l l i n g t o b a c c o p r o d u c t s o r l o t t e r y t i c k e t s a n d w o u l d b e i m p l e m e n t e d b y t h e f a l l . T h e a v a i l a b i l i t y o f c h e a p , i l l e g a l t o b a c c o m a k e s i t e a s i e r f o r n o n - s m o k e r s , e s p e c i a l l y y o u t h / t o s t a r t s m o k i n g , a n d r e m o v e s a n i n c e n t i v e f o r s m o k e r s t o q u i t , u n d e r m i n i n g t h e g o v e r n m e n t ' s p o l i c i e s t o r e d u c e s m o k i n g . T h e g o v e r n m e n t w i l l w o r k w i t h k e y p a r t n e r s t o f u r t h e r e d u c a t e t h e p u b l i c a b o u t h e a l t h a n d s o c i a l p r o b l e m s a s s o c i a t e d w i t h t o b a c c o a n d w i l l u n d e r t a k e r e s e a r c h t o h e l p m e a s u r e t h e i m p a c t o f i t s t o b a c c o s t r a t e g i e s o n s m o k i n g l e v e l s i n t h e p r o v i n c e . O n t a r i o h a s a l s o c o m m i t t e d t o d o u b l i n g e n f o r c e m e n t e f f o r t s t o a d d r e s s t h e s u p p l y o f c h e a p . I l l e g a l t o b a c c o . A s p a r t o f t h i s c o m m i t m e n t t h e g o v e r n m e n t w i l l f o c u s o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a d d i t i o n a l r e g u l a t o r y , e n f o r c e m e n t a n d o t h e r p r o v i s i o n s i n B i l l 1 8 6 , w h i c h w a s e n a c t e d i n 2 0 1 1 . W i t h t h e g o a l o f e n h a n c i n g o v e r s i g h t o v e r t h e d i s t r i b u t i o n o f r a w l e a f t o b a c c o i n t h e p r o v i n c e , B i l i 1 8 6 p r o v i d e s f o r t h e r e g u l a t i o n o f r a w l e a f t o b a c c o u n d e r t h e T o b a c c o T a x A c t , e f f e c t i v e O c t o b e r 1 , 2 0 1 2 . I n t h i s c o n t e x t , r a w l e a f t o b a c c o i n c l u d e s f l u e - c u r e d t o b a c c o a s w e l l a s b l a c k a n d b u r l e y t o b a c c o / a n d I t a l s o i n c l u d e s f u l l y o r p a r t i a l l y p r o c e s s e d t o b a c c o . T o b a c c o g r o w e r s , d e a l e r s , p r o c e s s o r s , i m p o r t e r s , e x p o r t e r s a n d c e r t a i n t r a n s p o r t e r s w i l l b e r e q u i r e d t o r e g i s t e r a n d r e p o r t w i t h t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e i n o r d e r t h a t t h i s k e y c o m p o n e n t i n t h e m a n u f a c t u r e o f t o b a c c o p r o d u c t s c a n b e t r a c k e d t h r o u g h o u t t h e s u p p l y c h a i n . A s t h e r e g u l a t i o n s a r e d r a f t e d , t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e w i l l c o n s u l t w i t h k e y s t a k e h o l d e r s i n c l u d i n g F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p . O n t a r i o a l s o p r o p o s e s t o i n t r o d u c e a m e n d m e n t s t o t h e T o b a c c o T a x A c t i n t h e f a l l t o p r o v i d e a d d i t i o n a l e n f o r c e m e n t a n d c o m p l i a n c e t o o l s . A s p a r t o f t h i s p r o c e s s , t h e g o v e r n m e n t i s a c t i v e l y e x p l o r i n g a n u m b e r o f m e a s u r e s , I n c l u d i n g : i n c r e a s e d f i n e s f o r t h o s e c o n v i c t e d o f o f f e n c e s r e l a t e d t o I l l e g a l t o b a c c o ; . e n a b l i n g l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r s t o t i c k e t t h o s e f o u n d w i t h s m a l l e r a m o u n t s o f u n t a x e d , i l l e g a l . t o b a c c o ; i m p o u n d i n g v e h i c l e s u s e d t o t r a n s p o r t i l l e g a l t o b a c c o ; p r o v i d i n g f o r t h e u s e o f c o u r t - a u t h o r i z e d t r a c k i n g d e v i c e s ; . f o r f e i t u r e o f i t e m s s e i z e d a s e v i d e n c e o f a c o n t r a v e n t i o n o f t h e T o b a c c o T a x A c t } . a u t h o r i z i n g a v e h i c l e t o b e s t o p p e d , d e t a i n e d a n d s e a r c h e d i f t h e r e a r e r e a s o n a b l e a n d p r o b a b l e . g r o u n d s t o b e l i e v e t h a t i t c o n t a i n s r a w l e a f t o b a c c o a n d , f f t h e r e h a s b e e n a c o n t r a v e n t i o n , t o s e i z e t h a t t o b a c c o ; s t r e n g t h e n i n g t h e r e g i s t r a t i o n s y s t e m f o r r e t a i l d e a l e r s ; . r e p l a c i n g O n t a r i o ' s y e l l o w t e a r t a p e w i t h t h e f e d e r a l s t a m p ; . C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 3 9 o f 2 1 7 a d o p t i n g b e s t p r a c t i c e s t h a t h a v e p r o v e n t o b e e f f e c t i v e i n o t h e r p r o v i n c e s ; a n d s t r e n g t h e n i n g o t h e r p r o v i s i o n s t o i m p r o v e t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e s t a t u t e i n m e e t i n g t h e g o v e r n m e n t ' s . c o m m i t m e n t s . C o n s u l t a t i o n a n d d i s c u s s i o n s w i t h s t a k e h o l d e r s a n d k e y p a r t n e r s , i n c l u d i n g F i r s t N a t i o n s c o m m u n i t i e s a n d o r g a n i z a t i o n s , w i l l t a k e p l a c e a s p a r t o f t h i s p r o c e s s . O n t a r i o w i l t c o n t i n u e I t s o n g o i n g d i a l o g u e w i t h F i r s t N a t i o n s c o m m u n i t i e s a n d o r g a n i z a t i o n s , b a n d c o u n c i l s , a n d o n - r e s e r v e t o b a c c o m a n u f a c t u r e r s w i t h t h e g o a l o f e x p a n d i n g i t s u n d e r s t a n d i n g o f t o b a c c o I s s u e s o n r e s e r v e s . T h e g o v e r n m e n t w i l t a l s o w o r k w i t h F i r s t N a t i o n s t o e x p l o r e w a y s t o m o d e r n i z e t h e s y s t e m f o r a l l o c a t i n g u n t a x e d t o b a c c o p r o d u c t s a s w e l l a s o p t i o n s r e l a t e d t o F i r s t N a t i o n s s e l f - r e g u l a t i o n o f t o b a c c o o n r e s e r v e . T h e a v a i l a b i l i t y o f c h e a p / i l l e g a l t o b a c c o i s a s i g n i f i c a n t l y c o m p l e x i s s u e a n d r e q u i r e s t h e a c t i v e i n v o l v e m e n t o f g o v e r n m e n t s o f n e i g h b o u r i n g p r o v i n c e s ; t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t ; F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p ; a n d n u m e r o u s p o l i c i n g a n d e n f o r c e m e n t a g e n c i e s i n c l u d i n g t h e O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e , R o y a E C a n a d i a n M o u n t e d P o l i c e , F i r s t N a t i o n s p o l i c i n g s e r v i c e s , m u n l c i p a t p u b l i c h e a l t h u n i t s a n d m u n i c i p a l p o l i c e s e r v i c e s . T h e m i n i s t r y w i l l c o n t i n u e t o a c t i v e l y b u i l d r e l a t i o n s h i p s w i t h o t h e r m i n i s t r i e s , g o v e r n m e n t s . F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p , a n d v a r i o u s e n f o r c e m e n t a g e n c i e s t o w o r k t o g e t h e r o n c o m m o n g o a l s a n d s h a r e b e s t p r a c t i c e s . O n t a r i o i s w o r k i n g c o l l a b o r a t i v e l y w i t h t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t a n d o t h e r p r o v i n c e s t o e n h a n c e t o b a c c o e n f o r c e m e n t . T o e f f e c t i v e l y a d d r e s s I l l e g a l t o b a c c o , j o i n t t o b a c c o e n f o r c e m e n t a n d a d m i n i s t r a t i o n a g r e e m e n t s a r e n e e d e d b e t w e e n O n t a r i o , o t h e r p r o v i n c e s a n d j u r i s d i c t i o n s , a n d v a r i o u s f e d e r a l a g e n c i e s . O n t a r i o i s p a r t i c u l a r l y c o n c e r n e d a b o u t t h e i m p a c t o f t h e p r o p o s e d r e l o c a t i o n o f t h e C a n a d a - U . S . b o r d e r c r o s s i n g c u r r e n t l y l o c a t e d i n C o r n w a l l , O v e r t h e n e x t t h r e e y e a r s , t h e i m p l e m e n t a t i o n o f B i l l 1 8 6 m e a s u r e s a s w e l l a s t h e p r o p o s e d m e a s u r e s t o a d d r e s s i l l e g a l t o b a c c o w o u l d r a i s e r e v e n u e s o f $ 3 7 5 n i f l l t o n . B y 2 0 1 4 - 1 5 , a d d i t i o n a l a n n u a l r e v e n u e w o u l d b e $ 1 7 5 m i l l i o n , w i t h a d d i t i o n a l a n n u a l e n f o r c e m e n t c o s t s o f $ 3 4 m i l l i o n . S o u r c e : 2 0 1 2 O n t a r i o B u d g e t : C h a p t e r I V : T a x a n d P e n s i o n S y s t e m s , M a r c h 2 0 1 2 i C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 4 0 o f 2 1 7 ^ -I.-;/ /.-. _,f /+^-' ..'?*f -n .t:r^/\\.'"'.1 '*,^r .-P ^^^IK-**i'-T . J-.f -r '"r^,:i1'i ,1*;.-*b-^-I .;-'-N/.f1 J //J .m m '^...*.;.f f .-.^n '«-'.>£..'^X^^J"''.: .'sf *ii -.'./ ,Jfh*.^.V IT.*9^*.,r-'"/. / /T'.r-^-/^^\-i >''..^''^.''f'-'..- ._!/\.f."/......f/,'r'/ -r ..\'f^-;; /^-//r.i -'. 1^^,J /f _f , f'.-',t,\ .\1 fn its 2012 budget, the Ontaro government introduced a variety hfore than 10,000 convenEenoe stores in Ontario //";.-../^. .rf .'^.f ^f/''-\'.T*<^,of measures IhatwB) help eradcate contraband tobacw,/:..../../.^J ./////f/s~/ including mofe pofwer for law enforcement, tougher fines for Industry employs over 75,000 individuals ;-^.''-^:-::<" 4 .///f-1// vtolatora, and working with ottierjurisdfctions to eliminate this ^{^^' ~f-:^'^',J//.1,'^:\ Economic footprint of $5.5 billion annually .' . ..''.. .-./serious problem. These wilF be enforced through thes Tobacco r^'./.-..-f Tax Act and BHt 186.2.7 million customers visit a convenience store f every day in Ontario We are asking for munfcipal governments and community For famay-run stores, tobacco sates can account forleaders to take action by passing a supportive motion at their up to 80% of store revenuelocal councils. Specifically, we're requesting the Mayor of a municipality to write a letter to th® Ontario Minister of Finance in support of the Ontario Government's anfi-contraband I commitments, in an effort to eliminate contraband tobacco '/:^'<./ "'^3 E;:^3c. I.J." P-cc:.^^ -I.Our towns, villages and cities are the ones that feet the impact of contraband tobacco, which effects their local Program created to train, test and certBy ;./^ . :.Js^ .'.:'/^ economies and community safety. Support from our convenience store employees on their tegaf muncipalifies wfll continuously remind the government how obligations when selling age-restricted products important the issue of contraband tobacco Is in ensuring safer,Used throughout 8,000 locations across Ontario.more prosperous communtties. Program available in English, French and Korean.-:^:Gl!:£:!tieE -he: ^ava a:'2sc:y ^/ Currently avaiiabte as online training CONTRABAND TOBACCOla^er c.^cr- !^3^Bde: AND <SQMMUNrTY SAFETY/yax Fort Erie La Salts Sudbury Aurora French River Lincoln Thunder Bay Brantfard Ganonoque London Waterloo -\1'?f:.. ./Betevaie Grimsby Mississauga Windsor Brocfcvffie HaWimand Niagara Region Muskoka District Buriington Hamilton Oshawa Cambridge Kingston SauftSte.Marie Cornwall Kitehener Richmond Hid And many others across the province. C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 4 1 o f 2 1 7 *t How .yS<: - ' l^, ^c ^\^r^Impacts ^p <Nr ^^T -:».J -J.^-.^*»**a <L .f f^'»r ..1 t f?..,fT'.'/.;*.h .ft ^.v <S^A, .?.' , .w.^... .^^fl-b /.-',/.!L.^.v^_w -t A ->i.J ,J»T *-^\_^\w^J _.w?,f'TT. J.: 1 ,L /-.\yha- ;s Contrebe.nd Tobacco?""..^j. ^ves ^o-itraband Look :-"ce?tome importart facts a!»oat'/,/ .^ - / :'/ con.,7a^r;f..; .fljacco:. < '-Illegal cigarettes, or "oontra&and.Kiibacoo',f..; are products that do not coropty with Canada's Oiganized cnme groups are extensively involved in the:.tobacco regulations-such as iabeBing/ health From baggieslo knotkoffs, contraband comes in many distribution of contraband tobacco. When you buywarnings, gnportatkMi, stamping, manufacturing,different forms. These products are sold without age contraband tobacco products you contribute to a majordistribution and taxatton.verification checks, tax-free, and wthout adhering to any of underground economy worth hundreds of millions ofContraband ;Ctgarettes are typically manufectaared in the tobacco industr/s manufacturing requirements.dollars.illegal facilities on First Natons reserves in bath Canada and the US. These products are sold and .Profits from the sate of contraband tobacco'are used 'to distributed via 350 smoke shacks in Ontario and fund other illegal activities, such as the movement of ^anQuebec, which sell haggles of 200 contraband aA drugs, weapons and money Eaundering operations* cigarettes for as little as $10- $15 per baggie.Contraband tobacco sales also support the sate ot1ax-T ,rf ' ,t-.'..I<,^exempt gasoline to those not on reserve. New fuel ^T.:ow does it impact m" commcnjty?stations constructed on reserve are selling fuel at $0.10^ to $0.12 cents cheaper than other businesses.SupDOfts onaan'ized crime, putting communjtfes at ss risk: The spread of contraband results in the growth There are® categories of contraband tobacco:.L j-/:, ..of an underground, ategal economy. The RCMP has Cigarettes that ere illegally manufactured by unlicensed=>identified over 175 <wgaruzed crime groups invoh/ect ifrtbe corrtrabapd frade.producers. -* I Cigarettes legally purchased in the US gta towerprice,\.=»Lost revenue for acvemment-and small business;. and iBegally imported across 1he borderContraband products are not subject to all levels of taxation and can be purchased at a much tower cost Counterfeit name-brand cigarettes that are iEfegalfy'1 =?.V'fto consumers than legal products, resulting in lost ".-'..y.manufactured in other JuristTcttons and imported irrtp,'>*»Ju^i,^.»^<u-.'-<*Trevenue from taxes. This adds up to millions of '-eSSS'SE^Ontario.'. dollars annually that codd be used towards altema-.rJ"-. ^.4 thre government spending, including munteipat s>"Secondary run" cigarettes produced at tegat tobacco'.Jt K -^r*-'. ^,/J^/^'/'t" fonch'ng. It also results in less sales for convenience manufacturing plarrts.-butareunciaii^ad-. fi6fsubjfact.;tnl_^*^11^1 ^.^f-f*.fr <stores, uttimately leading to store closures Ontario's tax regime, and <1 -throuaiyhet.'.u f ^l..d .J-f 1f- '.V?*^wderground marketI-'.--1 J - - -** ^fI'T.'-More accessible to vouna people: Contraband J-i \<FT 4^Tax-esampt (excise only) dgarette&^'ld ib Fnst Natwcs IiV.,-;^'1 products are sold without age verificaSon checks,%=>1W .<a making them far more accessible to young people to ^-w communities, ktentified with -a peachcptouipedjMQCi. that\i-SBwhom they are sold without mandated health ara soteltonon-Nabves,1ax-&i»,i^dJo^ahnre^^ost; warnings.J.^^.-'»/Tax-exenpt (PTT and excise only) wld ffiroigfi legal /=» ^channelsto_^^snafav^whothen^efl...:;:]&iem to the public through the LindeigrounfflfnariseL .V C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 4 2 o f 2 1 7 1 t . F < * I ^ - f v ; ' ; : . v ^ . ' - f ^ . ^ ^ 1 f > . ^ ^ r f S p i r i t e d L < . < ^ . y . - * I r / / * * * ^ 1 - N a t u r * * * . * i F * - 1 ^ ^ . I N i ' > ' f ? ' H ^ . n ^ ^ f f . / * > t I 1 I f f i " 1 I t I * ^ . - l i 1 . t . ' I I t ^ . ^ l / . - ^ , . i i . r r » r I : ' I ) 1 i i \ t : T * ^ ^ 1 J o h n S t r e e t , P . O . B o x 3 9 K i l l a l o e , O N K O J 2 A O T e l e p h o n e : ( 6 1 3 ) 7 5 7 - 2 3 0 0 - F a x : ( 6 1 3 ) 7 5 7 - 3 6 3 4 e m a i l : i n f o @ k h r t o w n s h i p . c a W e b S i t e : k i l l a l o e - h a g a r t y - r i c h a r d s . c a A p r i l 1 7 , 2 0 1 3 D a v e B r y a n s C E O , O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n S u i t e 2 1 7 - 4 6 6 S p e e r s R o a d O a k v i l l e / O n L 6 K 3 W 9 D e a r M r . B r y a n s R e : P r o p o s e d M o t i o n o n C o n t r a b a n d T o b a c c o I n r e f e r e n c e t o t h e a b o v e a n d f u r t h e r t o y o u r l e t t e r / p l e a s e b e a d v i s e d t h a t C o u n c i l f o r t h e T o w n s h i p o f K i l l a l o e , H a g a r t y a n d R i c h a r d s p a s s e d a r e s o l u t i o n a t i t s R e g u l a r M e e t i n g o n A p r i l 1 , 2 0 1 3 t o s u p p o r t s t o p p i n g t h e s p r e a d o f c o n t r a b a n d t o b a c c o . S h o u l d y o u h a v e a n y q u e s t i o n s / p l e a s e f e e l f r e e t o c o n t a c t o u r o f f i c e . Y o u r s t r u l y S u s a n S h e r i d a n / C M O D e p u t y C A O C l e r k - T r e a s u r e r S S / d c a o e c : O n t a r i o M i n i s t e r o f F i n a n c e M u n i c i p a l i t i e s i n O n t a r i o E n d : C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 4 3 o f 2 1 7 C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s P a g e 4 4 o f 2 1 7 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 4 , 2 0 1 3 f r o m C o m m u n i t y L i v i n g P a g e 4 5 o f 2 1 7 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 4 , 2 0 1 3 f r o m C o m m u n i t y L i v i n g P a g e 4 6 o f 2 1 7 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 4 , 2 0 1 3 f r o m C o m m u n i t y L i v i n g P a g e 4 7 o f 2 1 7 Page 48 of 217 - s / " ^ p - w H i v r ^ h A J l . I U ! ' ; ^ a 1 ^ < - - ^ . ^ A i - i i 1 % ; 2 ' 3 y ^ " : ; i C u B n n n f f i U i n ^ ? t M l e d i r e i t e s f t 0 1 2 0 1 3 O N T A R I O E D I T I O N A / . , * < r m B l o o m ; e n f l o u r s R E G I S T R A T I O N D E A D L I N E : A P R I L 3 0 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M k : t t . ( e x t e n s i o n p o s s i b l e u p o n r e q u e s t ) C o m m u n i t y P o p u l a t i o n M a y o r o r H e a d o f C o u n c i l ( p l e a s e i n d i c a t e i f C i t y , T o w n , V m a g e , e t c . ) N a m e o f C o m m u n i t y C o n t a c t P o s i t i o n / T i t l e ^ a d d r e s s P r o v i n c e I P o s t a l C o d e P h o n e F a x C e l l P h o n e E v e n i n g P h o n e E - m a i l P r e f e r r e d e v a l u a t i o n d a t e * * w i l l b e c o n s i d e r e d b u t c a n n o t b e g u a i a n t e e d C A T E G O R Y : P o p u l a t i o n ( e v a l u a t i o n ) F r i e n d s ( n o n - e v a l u a t e d ) I I P o p u l a t i o n C a t e g o r y ( c o m m u n i t y i s e v a l u a t e d ) : j u r y f o r m e d o f t w o v o l u n t e e r j u d g e s v i s i t s a n d e v a l u a t e s t h e c o m m u n i t y t o p r o v i d e a r e p o r t , m e n t i o n a n d b l o o m r a t i n g 0 e v a l u a t i o n w i l l b e p l a n n e d t o b e s c h e d u l e d f o r o n e d a y u n l e s s o t h e r w i s e r e q u e s t e d b y c o m m u n i t y 0 e v a l u a t i o n c a n b e d o n e t o l e a r n a b o u t t h e p r o g r a m : c o m m u n i t y r e c e i v e s a r e p o r t 0 c o m m u n i t y i n v o l v e s t h e c o m m u n i t y f o r e v a l u a t i o n t o t a k e p l a c e i n J u l y o r A u g u s t 0 F r i e n d s C a t e g o r y ( c o m m u n i t y i s n o t e v a l u a t e d ) : 0 c o m m u n i t y i s n o t e v a l u a t e d : b e c o m e s p a r t o f t h e C o m m u n i t i e s i n B l o o m n e t w o r k B e n e f i t s o f p a r t i c i p a t i o n 0 C o m m u n i t i e s i n B l o o m p r o v i d e s a c c e s s t o a r e p u t a b l e I n f o r m a t i o n e x c h a n g e n e t w o r k 0 E c o n o m i c , S o c i a l a n d E n v i r o n m e n t a l b e n e f i t s ( a s d e t a i l e d i n p r o g r a m i n f o r m a t i o n ) P r o m o t i o n o f t h e c o m m u n i t y i n t h e O n t a r i o E d i t i o n a n d d u r i n g t h e A w a r d s C e r e m o n i e s ( O t t a w a , O N O c t o b e r 2 6 ) 0 R e g i s t r a t i o n f e e s p a y m e n t n o t r e q u i r e d a t r e g i s t r a t i o n a s i n v o i c e w i l l b e s e n t u p o n r e c e i p t o f r e g i s t r a t i o n f o r m i f n o t i n c l u d e d w i t h r e g i s t r a t i o n : 0 P o p u l a t i o n ( e v a l u a t e d ) : n U p t o 5 , 0 0 0 : $ 3 5 0 + $ 4 5 . 5 0 H S T = $ 3 9 5 . 5 0 D 2 0 , 0 0 1 t o 5 0 , 0 0 0 : $ 7 5 0 + $ 9 7 . 5 0 H S T = $ 8 4 7 . 5 0 D 5 , 0 0 1 t o 1 0 , 0 0 0 : $ 5 0 0 + $ 6 5 . 0 0 H S T = $ 5 6 5 . 0 0 D O v e r 5 0 , 0 0 0 : $ 8 5 0 + $ 1 1 0 . 5 0 H S T = $ 9 6 0 . 5 0 N o t e : a c c o m m o d a t i o n m a y b e r e q u e s t e d i f c o m m u n i t y D 1 0 , 0 0 1 t o 2 0 , 0 0 0 : $ 6 0 0 + $ 7 8 . 0 0 H S T = $ 6 7 8 . 0 0 r e q u i r e s e v a l u a t i o n t o b e d o n e o v e r t w o d a y s F r i e n d s ( n o n - e v a l u a t e d ) : a $ 2 2 5 + $ 2 9 . 2 5 H S T = $ 2 5 4 . 2 5 M a i l , F a x o r E m a i l y o u r c o m p l e t e d r e g i s t r a t i o n f o r m t o : C o m m u n i t i e s i n B l o o m 1 1 2 T e r r y F o x , K i r k l a n d , Q u e b e c H 9 H 4 M 3 T e l : 1 - 8 8 8 - 9 9 1 - 9 3 1 9 F a x : 5 1 4 - 6 9 4 - 3 7 2 5 E - m a i l : b l o o m @ c i b - c e f . c o m C o m m u n i t i e s i n B l o o m 2 0 1 3 O n t a r i o E d i t i o n R e g i s t r a t i o n P a g e 4 9 o f 2 1 7 / / A i ' . ; 2 r * ^ i r e i u , . ^ " T - ^ . i i i i f c * i i i l < i ' I « n C i t j l ' - ! . f v . ; A n I n v i t a t i o n t o p a r t i c i p a t e i n a p r o g r a m t h a t w i l l s h o w c a s e , i n v o l v e a n d b e n e f i t y o u r c o m m u n i t y S i n c e 1 9 9 5 , c o m m u n i t i e s h a v e r e c o g n i z e d n u m e r o u s b e n e f i t s f r o m p a r t i c i p a t i n g i n t h e C o m m u n i t i e s i n B l o o m p r o g r a m : E c o n o m i c b e n e f i t s B e s t p r a c t i c e s a n d i n f o r m a t i o n e x c h a n g e . V a l u a b l e i n f o r m a t i o n a n d f e e d b a c k f r o m t h e j u d g e s . M a r k e t i n g a n d p r o m o t i o n a l o p p o r t u n i t i e s . P o s i t i v e b e n e f i t s f o r t h e t o u r i s m , h o s p i t a l i t y a n d r e t a i l i n d u s t r i e s . S o c i a l b e n e f i t s I n c r e a s e d c i v i c p r i d e a n d c o m m u n i t y i n v o l v e m e n t . M o b i l i z a t i o n o f c i t i z e n s , g r o u p s , b u s i n e s s e s a n d m u n i c i p a l i t y w o r k i n g t o g e t h e r . P a r t i c i p a t i o n f r o m a l l a g e s a n d w a l k s o f l i f e l e a r n i n g m o r e a b o u t t h e i r c o m m u n i t y . I n f o r m a t i o n e x c h a n g e s w i t f a p r o v i n c i a l , n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l c o m m u n i t i e s I m p r o v e d q u a l i t y o f l i f e . E n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p t h r o u g h t h e e n h a n c e m e n t o f g r e e n s p a c e s M i t i g a t i o n o f h e a t i s l a n d s . R e d u c i n g s o i l e r o s i o n . I m p r o v i n g a i r q u a l i t y . R e s p o n s i b l e u s e o f w a t e r . Y o u r c o m m u n i t y i s i n v i t e d t o p a r t i c i p a t e i n 2 0 1 3 t o . b e e v a l u a t e d o r t o l e a r n a b o u t t h e p r o g r a m : P o p u l a t i o n C a t e g o r y ( c o m m u n i t y i s e v a l u a t e d ) : o j u r y f o r m e d o f t w o v o l u n t e e r j u d g e s v i s i t s a n d e v a l u a t e s t h e c o m m u n i t y t o p r o v i d e a r e p o r t , m e n t i o n a n d b l o o m r a t i n g : t h e e v a l u a t i o n w i l l b e p l a n n e d f o r o n e d a y u n l e s s o t h e r w i s e r e q u e s t e d b y c o m m u n i t y o e v a l u a t i o n c a n b e d o n e t o r e c e i v e a b l o o m r a t i n g o r t o l e a r n a b o u t t h e p r o g r a m F r i e n d s C a t e g o r y ( c o m m u n i t y i s n o t e v a l u a t e d ) : o c o m m u n i t y i s n o t e v a l u a t e d b u t b e c o m e s p a r t o f t h e C o m m u n i t i e s i n B l o o m n e t w o r k F o r a n y f u r t h e r i n f o r m a t i o n , p l e a s e c o n t a c t u s a t : C o m m u n i t i e s i n B l o o m O n t a r i o T e l : 1 - 8 8 8 - 9 9 1 - 9 3 1 9 E m a i l : b l o o m ( % c i b - c e f . c o m P e o p l e , p l a n t s a n d p r i d e . . . g r o w i n g t o g e t h e r 1 1 2 T e r r y F o x , K i r k t a n d ( Q u e b e c ) H 9 H 4 M 3 T s l : ( 5 1 4 ) 6 9 4 - 8 8 7 1 F a x : ( 5 1 r ) 6 P 4 - J 7 2 5 b l o o m . f l e u r s @ s y m D a t i c o . c a * w w w . c o m n n u n i t i e s i n b l o o m . c a C o m m u n i t i e s i n B l o o m 2 0 1 3 O n t a r i o E d i t i o n R e g i s t r a t i o n P a g e 5 0 o f 2 1 7 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 6 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d P a g e 5 1 o f 2 1 7 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 6 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d P a g e 5 2 o f 2 1 7 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 6 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d P a g e 5 3 o f 2 1 7 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 6 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d P a g e 5 4 o f 2 1 7 ^ M U S E U M S B A Y H A M d o < - M i n u t e s o f A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e C h a i r - C h u c k B u c h a n a n , S e c r e t a r y - L y n n A c r e , R a y M a d d o x , B r i a n M a s s c h a e l e , R o n B r a d f i e l d , A l b e r t W h i t e , A n n a S c h a f e r , M a t t S c h a f e r R e g r e t s : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e 3 . A G E N D A : I t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y R . M a d d o x t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d . M o t i o n C a r r i e d . 4 . M I N U T E S : I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y R . B r a d f i e l d t h a t t h e m i n u t e s o f t h e M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 m e e t i n g b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n C a r r i e d . 5 . C O R R E S P O N D E N C E i ) 0 n t a r i o T o u r i s m M a r k e t i n g P a r t n e r s h i p C o r p . r e q u e s t i n g m o r e b r o c h u r e s . i i ) O n t a r i o M u s e u m A s s o c i a t i o n a s k i n g u s t o r e j o i n s o w e ' l l b e l i s t e d i n t h e i r p r i n t e d m a t e r i a l . I t w a s m o v e d b y R . B r a d f i e l d a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t w e J o i n O M A f o r $ 1 0 0 a n d t h a t w e c h a n g e t h e l i s t i n g f r o m " M a r i n e M u s e u m " t o " M u s e u m s B a v h a m " . M o t i o n C a r r i e d . i i i ) A " t h a n k y o u " e m a i l f r o m B . M a s s c h a e l e f o r n o m i n a t i n g h i m f o r 1 0 y e a r v o l u n t e e r s e r v i c e a w a r d . 6 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S a ) E d i s o n F e s t C o m m i t t e e : M . S c h a f e r r e p o r t e d t h a t t h e s u b c o m m i t t e e m e t o n A p r i l 9 a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . V e n d o r s h a v e b e e n c o n t a c t e d . T w o b i k e s h a v e b e e n p u r c h a s e d a t $ 9 9 e a c h f o r f r e e d r a w . D u e t o n e w g o v e r n m e n t r e g u l a t i o n s , w e m a y n o t h a v e b o u n c y c a s t l e s t h i s y e a r . J o h n G i e s b r e c h t w i l l d o n a t e h i s h o r s e & w a g o n r i d e s . I t w a s a g r e e d t o g i v e h i m $ 2 0 0 h o n o r a r i u m . B o b C a i n w i l l s u p p l y t h e p o p c o r n . A c h i p w a g o n h a s b e e n i n v i t e d b u t n o t y e t c o n f i r m e d . A 5 0 / 5 0 d r a w i s u n d e r w a y t o h e l p f i n a n c e t h e e v e n t . T h e n e x t m e e t i n g o f t h e s u b c o m m i t t e e i s A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 5 5 o f 2 1 7 M u s e u m s B a y h a m A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 - 2 - b ) 2 0 1 3 A y l m e r H o m e & R e c S h o w - A p r i l 1 2 , 1 3 & 1 4 , 2 0 1 3 : V o l u n t e e r s t o w o r k a t o u r b o o t h a r e ; F r i d a y A p r i l 1 2 : a l l d a y S t a n & M a r g R u s h t o n S a t u r d a y A p r i l 1 3 : 1 1 a m - 1 p m : R a y M a d d o x 1 p m - 3 p m : B e v H i c k e y 3 p m - 6 p m : M a t & A n n a S c h a f e r 6 p m - 9 p m : R o n & B o n n i e B r a d f i e l d S u n d a y A p r i l 1 4 : a l l s h i f t s a r e c o v e r e d c ) S t T h o m a s H o m e & R e c S h o w : h e l d l a s t w e e k e n d . W e j o i n e d t h e C o u n t y ' s e x h i b i t . B . H i c k e y s u g g e s t e d t h a t b e t t e r / m o r e s i g n a g e w a s n e e d e d t o i d e n t i f y w h o w e w e r e . d ) L i g h t h o u s e w i n d o w s : R . B r a d f i e l d r e p o r t e d t h a t C l e r a B r a n t f o r d p l a n t o i n s t a l l n e w w i n d o w s o n A p r i l 1 8 w e a t h e r p e r m i t t i n g . H e w i l l t a k e h i s l i f t t r u c k t o a s s i s t . e ) N e w E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e : T h e n e x t m e e t i n g i s A p r i l 1 6 , 7 : 0 0 p m a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . P a t Z i m m e r w i l l b e t h e g u e s t . f ) W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e M a n a g e m e n t : A m e e t i n g i s s c h e d u l e d o n A p r i l 1 7 a t 2 : 0 0 p m . R . M a d d o x v o l u n t e e r e d t o a t t e n d a n d t o r e q u e s t t h a t t h i s c o m m i t t e e l o o k a f t e r t h e c e n t r e . A l s o t o r e q u e s t t h a t i t b e o p e n o n A u g . 1 5 f o r a t o u r a n d a l s o f o r D o o r s O p e n i n S e p t e m b e r . 8 . N E W B U I S N E S S : a ) G r e a t W a t e r f r o n t T r a i l A d v e n t u r e : A g r o u p o f 1 5 0 - 2 0 0 c y c l i s t s w i l l p a s s t h r o u g h B a y h a m o n A u g . 1 5 o n t h e i r w a y t o T u r k e y P o i n t w i t h a s t a g g e r e d a r r i v a l b e t w e e n 9 : 3 0 - 1 1 : 3 0 a m . T h e y h a v e r e q u e s t e d t o t o u r t h e I n t e r p r e t i v e C e n t r e , M a r i n e M u s e u m , L i g h t h o u s e a n d H M C S O j i b w a . B . H i c k e y w i l l a t t e n d t h e p l a n n i n g m e e t i n g . b ) P u r g i n g E d i s o n M u s e u m : I t w a s m o v e d b y R . M a d d o x a n d s e c o n d e d b y C . B u c h a n a n t h a t w e h i r e " P a u l ' s M a s o n r v " f f a u l R e i m e r t t o r e p a i r t h e b r i c k s o n t h e o u t s j d e w a l l o f t h e E d i s o n M u s e u m f o r $ 3 5 0 . M o t i o n C a r r i e d . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 5 6 o f 2 1 7 M u s e u m s B a y h a m A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 - 3 - c ) W W 1 M i l i t a r y H i s t o r y L e c t u r e : A p r i l 1 2 a t t h e L o n d o n P u b l i c L i b r a r y . d ) T h o m a s E d i s o n M u s e u m i n O h i o : B . M a s s c h a e l e r e p o r t e d t o u r i n g t h i s m u s e u m i n M i l a n O h i o , t h e b i r t h p l a c e o f E d i s o n . L i k e u s , t h e y a r e r u n b y v o l u n t e e r s a n d h a v e f i n a n c i a l s t r u g g l e s t o o . e ) M a r i n e A r t e f a c t s D o n a t e d : P t . B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y h a s p u r c h a s e d 1 4 m a r i n e r e l a t e d i t e m s f r o m a T i l l s o n b u r g r e s i d e n t w h i c h t h e y p l a n t o d o n a t e t o t h e m u s e u m . f ) I m p r o m p t u T o u r o f M a r i n e M u s e u m : R . B r a d f i e l d g a v e a g r o u p o f K i w a n a s a t o u r o f t h e M a r i n e M u s e u m a f t e r t h e y l o o k e d a t O j i b w a . T h e y l e f t a s m a l l d o n a t i o n . g ) S t u d e n t I n t e r v i e w s : B . H i c k e y , C . B u c h a n a n & R . M a d d o x v o l u n t e e r e d t o p a r t i c i p a t e i n s t u d e n t i n t e r v i e w s . M u s e u m s o p e n M a y 1 5 . 9 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y M a y 8 , 2 0 1 3 , a t 7 : 0 0 p m M u n i c i p a l o f f i c e . 1 0 . A D J O U R N M E N T I t w a s m o v e d b y R . M a d d o x a n d s e c o n d e d b y R . B r a d f i e l d t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 5 5 p m . C h a i r m a n B e v H i c k e y S e c r e t a r y L y n n A c r e M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 5 7 o f 2 1 7 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 5 8 o f 2 1 7 ^ L o ^ B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O n t . A p r i l 9 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , B r e n d a M a r t i n , R a y T a l b o t , K y l e K r u g e r , G l e n U n d e r w o o d , R o n B r a d f i e l d , B a r r y W a d e , R o n F l i c k , M a r k O s t r y h o n R e g r e t s : T o m S o u t h w i c k A b s e n t : C a l l t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y R . B r a d f i e l d t h a t t h e m i n u t e s o f t h e M a r c h 1 2 , 2 0 1 3 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . S u b C o m m i t t e e R e p o r t s : G a z e b o : K . K r u g e r r e p o r t e d t h a t L P R C A a d v i s e s w e ' l l n e e d a p e r m i t f r o m t h e m t o b u i l d a g a z e b o o n t h e p i e r . F u r t h e r m o r e C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l B i l l K n i f t o n a d v i s e s t h a t , a c c o r d i n g t o t h e b u i l d i n g c o d e , o n c e w e e r e c t a s t a - u c t u r e o n t h e p i e r , w e ' l l n e e d a r a i l i n g a l o n g t h e e n t i r e l e n g t h o f t h e p i e r . S t a f f a g r e e d t o s e e k f u r t h e r c l a r i f i c a t i o n . E a s t P i e r B e n c h D e v e l o p m e n t & S p o n s o r s h i p ' . S p o n s o r s h i p f o r m s a r e n o w r e a d y a n d w e r e g i v e n t o i n t e r e s t e d c o m m i t t e e m e m b e r s . E a s t P i e r L i g h t i n g : G . U n d e r w o o d r q w r t e d c o n s u l t i n g w i t h M i k e J e f f e r y , S c o t t G a r t e n a n d M a r c L u s s i e r . O r i g i n a l p r i c e s g a t h e r e d a r e ; C a n d e l a f i x t u r e . . . . . . . . . $ 5 9 , 9 1 9 . 0 0 D o m u s f i x t u r e . . . . . . . . . . . $ 6 2 , 2 0 0 . 0 0 M e t r o s c a p e f i x t u r e . . . . $ 5 0 , 4 7 5 . 0 0 A l t e r n a t e p o l e d e s i g n s h a v e a l s o b e e n r e q u e s t e d . S o f a r t h e r e a p p e a r s t o b e n o g r a n t s a v a i l a b l e f o r t h i s t y p e o f p r o j e c t b u t G l e n w i l l c o n t i n u e t o s e e k . A d i s c u s s i o n o n w h e t h e r t o i n c l u d e s e p a r a t e e l e c t r i c a l c o n d u i t f o r f u t u r e b o a t d o c k i n g a l o n g w i t h o u r p l a n s f o r 1 0 p i e r l i g h t s o r t o j u s t p u t e l e c t r i c a l o u t l e t s a t t h e b a s e o f e a c h l i g h t p o l e f o r b o a t s t o p l u g i n t o . G l e n a g r e e d t o g a t h e r n u m b e r s f o r m a x i m u m e l e c t r i c a l " l o a d " i n c l u d i n g 1 0 b o a t d o c k s . M a r k s u g g e s t e d t h a t w e a p p l y f o r f r e e f l o a t i n g d o c k s f r o m P t . D o v e r . H e a g r e e d t o c o n t a c t P t . D o v e r ' s h a r b o u r m a s t e r . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 5 9 o f 2 1 7 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e A p r i l 9 , 2 0 1 3 P a g e 2 4 . O t h e r B u s i n e s s : D r e d g i n g P l a n s : C h a i r m a n E a r l r e q u e s t e d a c l a r i f i c a t i o n o f t h i s c o m m i t t e e ' s r o l e i n d r e d g i n g . K . K r u g e r e x p l a i n e d t h a t i t i s t o a d v i s e w h e r e a n d w h e n t o d r e d g e . H o w e v e r w e d o n o t b o o k o r o v e r s e e t h e w o r k . A l t h o u g h w e a r e n o t m a n d a t e d t o r a i s e m o n e y t o m a t c h t h e m u n i c i p a l c o n t r i b u t i o n , i t i s n a t u r a l t h a t w e d o t a k e p a r t . A d i s c u s s i o n t o o k p l a c e r e g a r d i n g h o w f u n d s c o u l d b e r a i s e d i n c l u d i n g t h e l o c a l m a r i n a s c h a r g i n g $ 2 p e r c u s t o m e r t o c o n t r i b u t e t o d r e d g i n g . K y l e c o n f i r m e d t h a t t h e r e c u r r e n t l y i s $ 4 9 , 0 0 0 i n t h e d r e d g i n g r e s e r v e p l u s a n a d d i t i o n a l $ 1 5 , 0 0 0 f r o m t h e 2 0 1 3 t a x l e v y i s a v a i l a b l e p r o v i d i n g m a t c h i n g f u n d s c a n b e r a i s e d . M . O s t y h o n a d v i s e d t h a t D u n d e e i s r e c e i v i n g a p p r o v a l s f o r d r e d g i n g n o w a n d t h a t t h e w a t e r l e v e l h a s d r o p p e d 1 8 i n c h e s a l r e a d y . B . W a d e s u g g e s t e d a t t a c k i n g t h e s e d i m e n t a t i o n p r o b l e m u p s t r e a m t h r o u g h v e g e t a t i o n , s e d i m e n t f e n c i n g o r b a n k s t a b i l i z a t i o n . I t w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h a t w e h o l d a s p e c i a l m e e t i n e o n A p r i l 1 7 . 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p m t o s p e c i f i c a l l y p l a n f o r t h e f i n a n c i n g o f p r o p e r d r e d e i n e . M o t i o n C a r r i e d . G r e a t L a k e s G u a r d i a n T r u s t G r a n t : A m a x i m u m o f $ 2 5 , 0 0 0 i s a v a i l a b l e f o r r i v e r r e s t o r a t i o n a n d c l e a n u p . T h e O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s h a v e b e e n c o n t a c t e d a n d t h e y h a v e s o m e i d e a s f o r p r o j e c t s t h a t w o u l d q u a l i f y . A l s o t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m i s i n t e r e s t e d i n a p p l y i n g f o r t h e g r a n t t o r e l e a s e t h e t r a p p e d w a t e r b e h i n d t h e " i s l a n d " b u t t h e y w i l l n e e d t o p a r t n e r w i t h B a y h a m a n d t h e c o m m u n i t y n e e d s t o b e i n v o l v e d i n o r d e r t o q u a l i f y . W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n : K . K r u g e r p r e v i o u s l y d i s f a i b u t e d e m a i l c o p i e s o f t h e c o n f i d e n t i a l d r a f t p l a n t o c o m m i t t e e m e m b e r s . H e u r g e d m e m b e r s t o s t u d y i t a n d s e n d h i m a n y c o n c e r n s / o m i s s i o n s / c o m m e n t s v i a e m a i l o r b r i n g t h e m i n w r i t i n g t o t h e n e x t w e e k ' s m e e t i n g . B o a r d w a l k B e a u t i f i c a t i o n : B . M a r t i n w a s c o n c e r n e d w i t h t h e w e e d s a l o n g t h e b o a r d w a l k . T h e P r o v . P a r k d o e s n o t a l l o w u s a c c e s s t o d o g r o o m i n g . B . M a r t i n w i l l s e e k a m e e t i n g w i t h R h o n d a t o d i s c u s s s o l u t i o n s . 5 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d B . M a r t i n a n d s e c o n d e d b y R . F l i c k t h a t w e a d j o u r n a t 8 : 4 5 p m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y A p r i l 1 7 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p m a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e f o r a s p e c i a l d r e d e i n g m e e t i n g a n d T u e s d a y M a y 1 4 , 2 0 1 3 f o r o u r r e g u l a r m e e t i n g . M o t i o n C a r r i e d . C h a i q p e r s o n S e c r e t a r y B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 0 o f 2 1 7 ^ 0 ^ t . c 0 M U N t C I P A U T Y O F B L U E W A T E R B W F I E L D . H W - H E N 8 A U . - a f T A N L E Y . Z U R I C H 2 0 0 1 e m a i l : b l u e w a t 8 f @ t o w n . b l u e w a t a r . o n . c a R O . B O X 2 5 0 , 1 4 M I L L A V E > , Z U R I C H . O N T A R I O N O M 2 T O T E L E P H O N E ; ( 6 1 9 ) 2 3 & - 4 3 5 1 o r ( 5 1 9 ) 5 6 5 - 5 2 1 2 F A X : ( 5 1 9 ) 2 3 & 4 3 2 9 A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 T h e H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e P r e m i e r o f O n t a r i o L e g i s l a t i v e B u i l d i n g Q u e e n ' s P a r k r T o r o n t o , O N M 7 A 1 A 1 R e : M o t i o n t o s u p p o r t t h e T o w n s h i p o f W a i n f t e e t D e c l a r i n g t h e y a r e N o t a " W i l l i n g H o s T f o r W i n d T u r b i n e D e v e t o p m e n t D e a r P r e m i e r . P l e a s e b e a d v i s e d t h a t t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B l u e w a t e r p a s s e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n a t t h e i r C o u n c i l m e e t i n g h e k l o n A p r i l 1 5 , 2 0 1 3 : ^ v ^ ^ y ^ v ^ ^ ! ^ n ' s 9 c ^ ^ b y ^ ^ l ^ ^ l m ^ ^ ^ ^ u ^ 1 ^ ^ ^ i n K ^ y ^ B t e w a t e r s u p p o r t s f h e m o t i o n m a d e b y t h e T o w n s h i p o f W a i n R e e t d e c l a r i n g t h a t ( h e y a r e N a t a . w m i n g H o s t - 1 w W i n d T u r t m e D e w t o p m e n f c a n d T h a t t h i s r e s o l u t s o n b e c i r c u l a t e d t o P r e i r n e r K a f t t e e n W y n n e , a s w e l l a s t o t h e M i n i s t f f r o f E i w l r o n m a n t . M i n i s l e r o f E n e i g y , M i n i s t e r o f R u r a l M f a h s a n d a l l O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s . C a r r i e d . K i n d R e g a r d s , Q f ^ j i Q u J t ^ f C h a r i e n e O v e r t i o l t D e p u t y - C l e r k e c : H o n o u r a b l e J i m B r a d l e y , M P P . M i n i s t e r o f t h e E n v i r o n m e n t H o n o u r a b l e B o b C h i a r e H i . M P P , M i n i s t e r o f E n e r g y H o n o u r a b l e J e f f L e a f , M P P , M i n i s t e r o f R u r a l A f f a i r s A l l O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s ( v i a e m a i l ) V a l u i n g o u t u n i q u e q u a l i t y o f l i f e , r e c o g n i z i n g o u r d i v e r s i t y , r o s p w t i n g o u r t r a d n f o n s . C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m M u n i c i p a l i t y o f B l u e w a t e r t o P a g e 6 1 o f 2 1 7 Page 62 of 217 s - ^ C / B I n K * V - . V . I | 1 I 1 1 1 1 1 1 1 1 . H l t o L . f - r t * h f * . ^ M H H t o f , ^ H ^ i ' t ; % ! : - i " ' ' . * R ^ ; > 3 ; : : . f , : f < - | l ^ f e r t i - : . ; » ' . i t ' " ? < l ^ . , f ' i * A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 M a y o r P a u l E n s T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O : : ^ o u . - s ^ ~ ^ n : ^ 4 - f i ' ^ / h . < * A - t . - - " » J i f t , n D e a r M a y o r E n s , W e a r e r e q u e s t i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c o n s i d e r p r o c l a i m i n g J u n e , * . . , * , ^ r W C , ! 1 ^ " / W ^ ^ " . i : . ^ S p i n a B i f i d a a n d H y d r o c e p h a l u s A w a r e n e s s M o n t h , t o h e l p r a i s e a w a r e n e s s * t . t . ' t i 1 - ^ . i . : : : B - . \ . - . . ' / o f t h e s e l i f e l o n g , n e u r o l o g i c a l c o n d i t i o n s . E n c l o s e d p l e a s e f i n d a s a m p l e 4 . + , f t ^ i A - ; ' ; . f i ^ . . - n > . . i ' : < , p r o c l a m a t i o n f o r y o u r c o n v e n i e n c e . f i T h e S p i n a B i f i d a a n d H y d r o c e p h a l u s A s s o c i a t i o n o f O n t a r i o ( S B & H ) , a i . T ; - f ^ . ; ' < ' Y : " T ' r e g i s t e r e d c h a r i t a b l e o r g a n i z a t i o n i s p r o u d o f i t s 4 0 y e a r h i s t o r y o f d e l i v e r i n g I < / . » . < p r o g r a m s a n d s e r v i c e s t h a t i m p r o v e t h e q u a l i t y o f l i f e o f c h i l d r e n , y o u t h a n d ' f ' l - l ! ^ . ' . ' . ' ' . i . ' / - i . a d u l t s w i t h s p i n a b i f i d a a n d / o r h y d r o c e p h a l u s t h r o u g h r e s e a r c h , a w a r e n e s s , c a r e ^ - 1 { f - t t . * ; * / t o . . * a n d a d v o c a c y . I " f . r . ' f . r : - \ f t . + f * l < * ^ 1 S B & H i s w o r k i n g t o i n f o r m t h e p u b l i c t h r o u g h o u r e d u c a t i o n c a m p a i g n s : t 1 , ? " ' . ^ . . r . , ' » 1 ^ i f ' I " F o l i c A c i d I t ' s N e v e r T o o E a r l y , a n i m p o r t a n t m e s s a g e f o r a l l w o m e n o f c h i l d I ' \ . ? ; , - 1 ' ^ . V t ' t / ' . . ; , " i , ; . . . , - i . . . . . . f i ; , . ^ b e a r i n g a g e a n d w o m e n i n h i g h r i s k g r o u p s . S B & H p r o m o t e s t h e b e n e f i t s o f c / t / ' . ' , * ? 1 9 ( A . - , - f o l i c a c i d i n r e d u c i n g t h e i n c i d e n c e o f n e u r a l t u b e d e f e c t s , s u c h a s s p i n a b i f i d a , p . f I f r - ^ b y a s m u c h a s 7 0 % . } ; y I t < * r - . ' . t ? ' . ' M i . ' t * * : t T . 1 H ^ . : ( ' * < * N o r m a l P r e s s u r e H y d r o c e p h a l u s ( N P H ) , a n e u r o l o g i c a l c o n d i t i o n t h a t a f f e c t s a d u l t s 5 5 a n d o l d e r . T h i s l i t t l e k n o w n f o r m o f h y d r o c e p h a l u s i s o f t e n m i s d i a g n o s e d a s A l z h e i m e r ' s o r P a r k i n s o n ' s D i s e a s e . W h e n N P H i s d e t e c t e d e a r l y s y m p t o m s m a y b e p a r t i a l l y o r f u l l y r e v e r s e d . T h a n k y o u f o r c o n s i d e r i n g o u r r e q u e s t . S i n c e r e l y , f ^ 5 - J o a n B o o t h E x e c u t i v e D i r e c t o r ? ^ I , f + ^ ' , / ' . I * . ' ^ \ - . r E n d . , ( h * + t ^ v " ' l / * r : ' . , > I * . I ^ - > 1 f . . L I / ^ ^ : . : . n ^ - ' 1 t > " ' . f % F . T * y + 1 K C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 f r o m S p i n a B i f i d a & P a g e 6 3 o f 2 1 7 S A M P L E P R O C L A M A T I O N W H E R E A S t h e S p i n a B i f i d a a n d H y d r o c e p h a l u s A s s o c i a t i o n o f O n t a r i o s e r v e s p e o p l e w i t h s p i n a b i f i d a a n d h y d r o c e p h a l u s , t h e u - f a m i l i e s a n d t h e p u b l i c ; a n d W H E R E A S H e a l t h C a n a d a h a s p r o c l a i m e d J u n e a s S p i n a B i f i d a a n d H y d r o c e p h a l u s A w a r e n e s s M o n t h ; a n d W H E R E A S t h e r e a r e m a n y p e o p l e w h o a r e n o t a w a r e o f t h e A s s o c i a t i o n o r t h a t i t o f f e r s s u p p o r t , i n f o r m a t i o n a n d e d u c a t i o n p r o g r a m s a n d f u n d s r e s e a r c h t o f i n d w a y s t o p r e v e n t a n d t r e a t t h e s e c o n d i t i o n s ; a n d W H E R E A S t h e A s s o c i a t i o n e n c o u r a g e s a l l O n t a r i a n s t o l e a r n m o r e a b o u t t h e s e c o n d i t i o n s a n d t o a p p r e c i a t e t h e c h a l l e n g e s f a c e d b y i n d i v i d u a l s a f f e c t e d b y t h e m , t h e r e f o r e B E I T R E S O L V E D T h a t t h e h e r e b y p r o c l a i m s t h e m o n t h o f J u n e t o b e S P I N A B I F I D A A N D H Y D R O C E P H A L U S A W A R E N E S S M O N T H i n t h e a n d I u r g e a l l c i t i z e n s t o g i v e f u l l c o n s i d e r a t i o n a n d a t t e n t i o n t o t h e S p i n a B i f i d a a n d H y d r o c e p h a l u s A s s o c i a t i o n o f O n t a r i o f o r t h e i r w o r k o n b e h a l f o f t h o s e w i t h s p i n a b i f i d a a n d h y d r o c e p h a l u s a n d t h e i r f a m i l i e s . S i g n a t u r e D a t e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 f r o m S p i n a B i f i d a & P a g e 6 4 o f 2 1 7 < ' ~ t » r < ^ ^ . T . » S o u t h C e n t r a l O n t a n o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n ( S C O R E D C ; 4 E i m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 . P 5 1 9 - 8 4 2 - 6 3 3 3 F 5 1 9 - 8 4 2 - 7 1 2 3 E I t ' . ! ' * r , . , i - - \ \ > . * M a r c h 2 8 . 2 0 1 3 1 W I T H O U T P R E J U D I C E C o u n t y o f E l g i n 4 5 0 S u n s e t D n v e S t T h o m a s O N N 5 R 5 V 1 D e a r W a r d e n M c W i l l i a m O n b e h a l f o f S C O R E D C I a m r e s p o n d i n g t o y o u r i e t t e r d a t e d F e b r u a r y t 2 . 2 0 1 3 Y o u a s k e d f o r a l e - d e f i n i f f o n a n d r e - ^ o c u s o f t h e o r g a n i z a t i o n f w i s h t o r e m i n d y o u t h a t t h e o r g a n i z a - t i o n h a s n o t c h a n g e d o r a d a p t e d t h e i r f o c u s f r o m t h e o n e c r e a t e d o n l y t w o y e a r s a g o i n w h i c h C o u m y o f E l g i n w a s a v a l u e d m e m b e r a n d e n t h u s i a s t i c a n d f o u n d i n g c o n t r i b u t o r W e e r e i n I h e p r o c e s s o f u p d a t i n g o u r s t r a t e g i c r o c u s t o r e f l e c t t h e c h a n g e s i n o u r o p e r a l m g e n v i r o n m e n t a n d t o c o n t a i n o p e r a t i n g c o s t s T h e o n g i n s i p a r t n e r s h i p w a s c r e a t e d a f t e r m u c h e n g a g e m e n t M i h p r i v a t e a n d p u b l i c s t a f f a n d e n c o u r a g e m e n t f r o m s e n i o r e l e c t e d o f f i c i a l s C o n s u f t s r t i o n d e t e r m i n e d t h a t S C O R E D C w a s t o b e a l o n g - t e r m v e n t u r e w h i c h n e s u i t e d i n t h e t i m e a n d e x p e n s e o f f o r m i n g a c o r p o r a t i o n ( l e g a l e n t i t y ) w i t h a l l o f t h e o b l i g a t i o n s a n d b e n e f i t s t h a t t h i s e n t a i l s B e f o r e f n c o r p o r a t i o n t h e e x e c u t i v e c o m m i t t e e , f e d b y H e a t h e r A d a m s o f A y t m e r . t o o K g r e a t c a r e t o e n g a g e t h e s e r v i c e s o f G G A C o n s u l t a n t s . t o d e t e r m i n e t h e o p e r a t i o n c o s t s a n c t s e t a p a t h f o r l o n g t e r m c o m m i t m e n t t o t h e c o r p o r a t i o n T h e G O A C o n s u l t i n g r e p o r t p r e d i c t e d t h a t t h e p a r t n e r s ^ o u i d l i k e l y n e e d t o c o n t r i b u t e $ 5 0 , 0 0 0 e a c h a n n u a l l y t o f u n d o p e r a t i o n s A c k i i t i o n a l t y M s A d a m s a l s o d r a f t e d a t h o r o u g h b u d g e t o f a c t i v f t i e s b e f o r e i n c o r p o r a t i o n * n w m c h t h e o p e r a t i o n s o f t h e c o r p o r a t i o n w e r e a p p r o x f m a t e f y $ 2 2 8 . 8 6 2 p e r y e a r w i t h p r o j e c t c o n t r i b u t i o n s i n t r i e f o r m o f m a t c h i n g f u n d s a s a s e p a r a t e c o n m b u t i o n W e a r e h a p p y t o r e p o r t t h a t c u r r e n t o p e r a t i o n l e v e l s h a v e o e e n a b l e t o b e m a i n t a i n e d a t a s l i g h t l y t o w e r l e v e l t n a n w a s a n t i c i p a t e d I t s e e m s r e a s o n a b l e t o u s t h a t w r t r * a n E l g i n r e D r e s e n t a t i v e a c t i n g a s T r e a s u r e r s i n c e t n e f t r e t d a y s o f i n c o r p o r a t i o n t h a t y o u w o u l d a l r e a d y b e a w a r e o f t h e o p e r a t i n g c o s t s a r i d f t n a n c i a l o b l i g a t i o n s o f t h e p a r t n e r s T h o s e c o s t s h a v e n o t c h a n g e d o r i n c r e a s e d T h e p a r t n e r s a n d s t e k e h o i d e r ? c o m m i t m e n t t o S C O R E D C a n d t h e r e g i o n i s f u r t h e r r e i n f o r c e d b y o u r 1 0 y e a r a r r a n g e r p e n t w i t h t h e f i v e C F D C ' s i n w h i c h a n a g r e e m e n t w a s m a a e t h a t t h e B o a r d o f S C O R E D C w r i l c o n t F n u e c o n s u l t i n g a n n u a l l y w i t h t h e C F D C s o n f u r t h e r r e - i n v e s t m e n t o f t h e S a n d P l a i n s C o m m u n i t y D e v e i o p m e n t f u n d s w h i c h a r e h e l d i n a s e g r e g a t e d a c c o u n t M t h e a c h C F D C S C O R E D C c o r p o r s t e b y l a w s l a y o u t s p e c i f i c r e s p o n s i b i l i t i e s o f a l l p a r t n e r s f o r t h e f a i r t r e a t m e n t o f a l l p a r t i e s c o n c e r n e d T h e c o r p o r a t i o n ' s b y f a » w s v e r y c l e a r t y l a y o u t a p r o c e s s f o r w i t h d r a w a l f r o m t h e c o r p o r a t i o n w h i c h i s 1 2 m o n t h s w r i t t e n n o t i c e t h a t i s t o b e d o n e d > s c r e t e t y t o a v o i d n e g a t i v e i m p a c t s o n o t h e r p a r t n e r s A w i t h d r a w i n g M e m b e r s h a * ! , a t a m i n i m u m r e m a i n l i a b l e f o r p a y m e n t o f a n y a s s e s s m e n t o r o t h e r s u m l e v i e d o r w h i c h b e c a m e p a y a b l e t o t h e C o r p o r a t i o n p r * o r t o a c c e p t a n c e o f h i s r e s i g n a t i o n , w h i c h i n t h e c a s e o f S C O R E D C i s t h e s a m e a s t h e 2 0 1 2 c o n t n b u t i o n o f $ 2 5 , 0 0 0 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m S o u t h C e n t a l O n t a r i o R e g i o n P a g e 6 5 o f 2 1 7 r u n S C O R E D C v a l u e s t h e s t r o n g p a r t n e r s h i p , a n d i t s m a n y o v e r l a p p i n g r e l a t i o n s h i p s a n d b e n e f i t s t h a t p r o v i d e f o r 3 n e v e r b e f o r e s e e n c o l l a b o r a t i o n o f t h e r e g i o n T h e s p i r i t o f c o o p e r a t i o n w a s i n i t i a t e d i n l a r g e p a r t b y s e n i o r s t a f f m u n i c i p a l o f f i c i a l s a n a l e a d e r s a t P r o v i n c i a l a n d F e d e r a U e v e l s ^ r o m E i & i n T o ' b e ' f a i r t o t h e o t h e r p a r t n e r s w e f e e l t h a t t h e p r o p o s a l y o u h a v e m a d e i n t h e l e t t e r o f F e b r u a r y 1 2 , 2 0 1 3 c a n n o t b e a c c e p t e d I t f a i l s t o m e e t a r e a s o n a b l e s t a n d a r d f r o m a l e g a l s t a n d p o i n t o r f r o m t h e p e r s p e c t i v e o f r e s p e c t , c c u r t e s / , a n d g o o d w i l l t o w a r d t h ® o t h e r p a r t n e r s a n d n e i g h b o u i s w r t h m t n e t r e g i o n W e f e e l t h ? t t o - c ^ a t e w e h a v e g o n e a o o v e a n d b e y o n o o u r o D d g a t i o n s t o k e e p t h e g o o d w i H I P t h i s p a r t n e r s h i p a n d h a v e d e m o n s t r a t e d o u r s i n c e r e w i s h f c r t i i e c o r p o r a t i o n t o c o n t i n u e w o r k i n g t o w a r a r e g i o n a l p r o s p e r i t y . C o n t i n u a t i o n o f t h e i n i t i a t i v e i s r e q u i r e d t o s e e f r u i t i o n o f t n e v i s i o n a n d p l a n n i n g o f t h e l e a d e r s a n d v o l u n t e e r s w h o h a v e c o n t n b u t e d t o o u r s u c c e s s t o d a t e C o n t i n g e n t u p o n r e c e i v i n g y o u r p a y m e n t , w e i n v i t e y o u r C o u n t y i c c o n t i n u e y o u r r o l e i n t h e c o r p o r a t i o n , a n d l a k e f u l l a d v s n t a g e o f t h e p r o g r e s s w e h a v e m a d e t o d a t e J o i n w r t h u ? i n t h e e f f o r t t o s h a p e n o t o n l y t h e o r g a n i z a t i o n , b u t t h e r e g i o n w i t h a s h o w o f y o u r c o m m i t m e n t t o i h e f o u n d a t i o n a w o r t ^ a n d c o m m i t m e n t t h a t h a s o e e n i n v e s t e d o v e r t h e p a s t 6 y e a r s , a n a h o n o u r y o u r 2 0 1 3 f i n a n c i a l c o m m i t m e n t t o t h e r e g i o n W e f u r t h e r a s k f o r t h e a p p o i n t m e n t o f t w o n e w e n g a g e d . a c t i v e c o n t r i b u t i n g d i r e c t o r s w h o w i l t T r u l y r e p r e s e n t a n d c o m m u n . c a t e b e t w e e n S C O R E D C a n d C o u n t y o f E l g m a s a v a l u e d p a r t n e r W e r e s p e c r f u l l y r e q u e s t y o u r r e s p o n s e n o l a t e r t h a n A p r i l 3 0 . 2 0 1 3 Y o u r s s i n c e r e l y . ^ ^ , , . J : ' ^ , , ^ ^ - : ? ^ " ' / 1 * ^ f * J f J o ^ h L e s ^ t f ^ - ^ C n a i r S C O R E D C c o S C O R E D C B o a r d D i a n a j e d i g , O A C F D C B r a n t C o u n t y C o u n c i l & C l e r k C i n d y S w a n s o n , E n t e r p n s e B r a n t T o w n o f A y l m e r C o u n c - 1 & C l e r k P a t D a v ' e s . C h a i r . E n t e r p r i s e B r a n t M u n i c i p a l ' t y o f B a y h a m C o u n c i l & C l e r k J o h n R e g a n . E i g i n B u s i n e s s R e s o u r c e C e n t r e M u p i c t p a i i t y o ^ C e n t r a l E l g m C o u n c i l & C l e r k M i k e S t r e i b P r e s i a e n t E l g ' i B u s i n e s s R e - s o u r c e C e n t r e T o w n s h i p o f r t / I a f a h i d e C o u n c ' i & C f e r k M u n i c i p a f i t y o f D u t t o n D u p w i c h C o u n c i l & C l e r k C a r a F i n n , T h e B u s i n e s s H e l p C e n t r e o f M i d d l e s e x T o w n s h i p o f S o u t h w o l d C o u p o t a n d C l e r k W a y " e W i l c o x , P r e s i d e n t T h e B u s i n e s s h e l p C e n t T & o f M i d d l e s e x M u n i c i p a l i t y o f W e s t B g i n C o u n c i l & C l e r k M i d d l e s e x C o u n t y C o u n o ' & C l e r k G o r d P o t ® , N o r t o t k D i s t r i c t B u s i n e s s D e v e l o p m e n t N o r f o l k C o u n t y C o u n c i i & C l e r R C o r p o i a t i o n O x f o r d C o u n t y C o u n s i i & C l e r k K e n S h e p c a r d P r e s i d e n t - N o i f o l k D i s t r i c t B u s i n e s s M P J o e P r e s t o n D e v e l o o m e n t C o r p o r a t i o p ¥ P D a v e M a c K e n z i e L a n c e P i c k e n n g C ^ f o r d S m a i ! B u s i n e s s S u p p o r t C e n t r e H o n D t a n e F i n i e y i v l P M P S e v S h t p l e y B r a d H a m m o n d C h a t r , O x t b r d S m a l l B u s i n e s s S U D - M P P h i ! M c C o l e m a n p o r t C e n t r e 4 E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O H \ ^ G O C 4 . t e l e p h o n e 5 1 9 - 8 4 2 . S 3 3 3 , g m @ s c o r r e g i o n c o r n c C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m S o u t h C e n t a l O n t a r i o R e g i o n P a g e 6 6 o f 2 1 7 J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 M r J o h n L e s s i f , C h a i r S C O R E x e c u t i v e C o m m i t t e e S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n 4 E l m S t r e e t T i i l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 D e a r M r . L e s s i f : P l e a s e b e a d v i s e d t h a t a t t h e J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 s p e c i a l b u d g e t m e e t i n g o f E l g i n C o u n t y C o u n c i l , C o u n c i l v o t e d t o d i s c o n t i n u e i t s a n n u a l m e m b e r s h i p i n S C O R , e f f e c t i v e i m m e d i a t e l y . A s y o u c a n a p p r e c i a t e t h i s d e c i s i o n w a s n o t t a k e n l i g h t t y a n d w a s b a s e d o n t h e m a n y f i s c a l c h a l l e n g e s c o u n c i l c u r r e n t l y i s f a c i n g . T o s e e t h e c o u n t y ' s c o m p l e t e b u d g e t p r e s e n t a t i o n , p l e a s e v i s i t : w w w . e l a i n c o u n t v . c a . Y o u r s t r u l y , ^ ^ ' i / ^ ^ i ^ ^ i ^ S u s a n M c C o n n e f ! A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s C o o r d i n a t o r e c : C o u n c i f l o r C o u c k u y t C o u n c i l l o r E n s A l a n S m i t h , G e n e r a l M a n a g e r o f E c o n o m i c D e v e l o p m e n t ( O U S i / & ; ; . i ; < i : > A d m l n L t r a t i v e ' i f l r v l c e s i j O S u . i s e t D r i u i - S t . T t i o m j s , O n N 3 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 6 3 3 . 1 4 6 0 w . w . e l g i n - c o m t y . o n . c ' i / ; ; , - : ^ . . ? . . . ; , ' ; t , , f . ' , . * ? , 1 - 1 . f . * ' C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m S o u t h C e n t a l O n t a r i o R e g i o n P a g e 6 7 o f 2 1 7 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m S o u t h C e n t a l O n t a r i o R e g i o n P a g e 6 8 o f 2 1 7 ^ r ^ M i n i s t r y o f F i n a n c e M i n i s t f e r e d e s F i n a n c e s H P r o v i n c i a l - L o c a t D i v i s i o n d e s r e l a t i o n s p r o v i n c i a l e s - r ^ O n t a r i o F i n a n c e D i v i s i o n m u n i d p a l e s e n m a t i e r e d e f i n a n c e s 1 0 t h F l o o r 1 0 e e t a g e 7 7 7 B a y S t r e e t 7 7 7 m e B a y T o r o n t o O N M 5 G 2 C 8 T o r o n t o O N M 5 G 2 C 8 T e l ( 4 1 6 ) 3 2 7 - 0 2 6 4 T e l e . ( 4 1 6 ) 3 2 7 - 0 2 6 4 F a x ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 7 6 4 4 T e l e c . ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 7 6 4 4 E C E i V E ^ A P B 1 9 2 0 1 3 f A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 I I M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D e a r T r e a s u r e r / C l e r k - T r e a s u r e r : T h e M i n i s t r y o f F i n a n c e ( M O F l h a s j i o w c o m p l e t e d t h e r e c o n c i l i a t i o n o f t h e 2 0 1 0 O n t a r i o ' s s M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p ( O M P F ) ^ W H I e t h i s p r o c e s s h a s n o t r e s u l t e d i n a n a d d i t i o n a l p a y m e n t f o r y o u r m u n i c i p a l ^ , I h i ' f p t T l l i ^ l t h e a t t a c h e d 2 0 1 0 r e c o n c i l i a t i o n i n f o r m a t i o n w i l l b e u s e f u l f o r y o u r r e c o r d s . A s n o t e d i n t h e 2 0 1 3 O M P F T r a n s i t i o n - Y e a r l e t t e r f r o m t h e M i n i s t e r s o f F i n a n c e a n d M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g , t h i s w i l l b e t h e f i n a l r e c o n c i l i a t i o n p a y m e n t u n d e r t h e O M P F . I n l i g h t o f t h e P r o v i n c e ' s f i s c a l c h a l l e n g e s a n d t h e s i g n i f i c a n t l e v e l o f s u p p o r t p r o v i d e d t o t h e s e c t o r , t h e r e w i l l b e n o f u r t h e r r e c o n c i l i a t i o n s b e y o n d t h e 2 0 1 0 p r o g r a m y e a r . T h e 2 0 1 0 F i n a l R e c o n c i l i a t i o n - 2 0 1 0 A l l o c a t i o n N o t i c e f o r y o u r m u n i c i p a l i t y i s e n c l o s e d . I f y o u r e q u i r e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g y o u r 2 0 1 0 O M P F f i n a l a l l o c a t i o n , y o u m a y e - m a i l y o u r i n q u i r i e s a n d c o n t a c t i n f o r m a t i o n t o : i n f o . o m p f @ o n t a r i o . c a . F i n a l l y , a s y o u k n o w , 2 0 1 3 i s a t r a n s i t i o n y e a r f o r t h e O M P F , d u r i n g w h i c h t h e P r o v i n c e w i l l b e w o r k i n g w i t h i t s m u n i c i p a l p a r t n e r s o n t h e r e d e s i g n o f t h e p r o g r a m t h a t w i l l b e i m p l e m e n t e d i n 2 0 1 4 . 1 l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g t h e d i a l o g u e w i t h t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o a n d o t h e r m u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s o n t h e d e t a i l s o f t h e r e d e s i g n o f t h e p r o g r a m . S i n c e r e l y , A l l a n D o h e n y A s s i s t a n t D e p u t y M i n i s t e r ( A ) . . . 1 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 6 9 o f 2 1 7 T r e a s u r e r s / C l e r k - T r e a s u r e r s P a g e 2 A t t a c h m e n t s c . J a n e t M a s o n A s s i s t a n t D e p u t y M i n i s t e r L o c a l G o v e r n m e n t a n d P l a n n i n g P o l i c y D i v i s i o n M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g E l i z a b e t h H a r d i n g A s s i s t a n t D e p u t y M i n i s t e r M u n i c i p a l S e r v i c e s D i v i s i o n M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 0 o f 2 1 7 2 0 1 0 F I N A L R E C O N C I L I A T I O N O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) r » - ^ . O n t a r i o F i n a l 2 0 1 0 A l l o c a t i o n N o t i c e ( s e e e n c l o s e d i n s e r t ) M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 4 4 6 0 9 C o u n t y o f E l g i n - I 2 0 1 0 H i g h l i g h t s f o r t h e M u n i c i o a l i t v o f B a v h a m T T i e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ' s 2 0 1 0 a n n o u n c e d O M P F a l l o c a t i o n t o t a l l e d $ 1 , 0 1 8 , 3 0 0 . - A . S u m o f O M P F G r a n t C o m p o n e n t s - R e c o n c i l e d $ 1 , 0 1 8 , 2 0 0 1 . S o c i a l P r o g r a m s G r a n t a . A s s e s s m e n t T h r e s h o l d C o m p o n e n t b . I n c o m e T h r e s h o l d C o m p o n e n t 2 . E q u a l i z a t i o n G r a n t a . A s s e s s m e n t E q u a l i z a t i o n C o m p o n e n t $ 3 7 9 , 3 0 0 b . F a r m l a n d a n d M a n a g e d F o r e s t C o m p o n e n t $ 1 0 8 , 8 0 0 3 . N o r t h e r n a n d R u r a l C o m m u n i t i e s G r a n t a . R u r a l C o m m u n i t i e s C o m p o n e n t $ 3 8 7 , 2 0 0 b . N o r t h e r n C o m m u n i t i e s C o m p o n e n t c . N o r t h e r n a n d R u r a l S o c i a l P r o g r a m s C o m p o n e n t d . S t a b i l i z a t i o n C o m p o n e n t 4 . P o l i c e S e r v i c e s G r a n t $ 1 4 2 , 9 0 0 B . T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e ( s e e e n c l o s e d i n s e r t ) $ 1 , 1 0 0 C 1 . 2 0 1 0 A n n o u n c e d T o t a l A l l o c a t i o n ( L i n e C o f 2 0 1 0 A l l o c a t i o n N o t i c e ) $ 1 , 0 1 9 , 3 0 0 C 2 . 2 0 1 0 O M P F F i n a l R e c o n c i l i a t i o n P a y m e n t ( I f A p p l i c a b l e ) D . A n n o u n c e d U p p e r - f l e r 2 0 1 0 S o c i a l A s s i s t a n c e B e n e f i t P r o g r a m U p l o a d s P l e a s e s e e t h e e n c l o s e d i n s e r t f o r i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e b e n e f i t o f 2 0 1 0 p r o v i n c i a l u p l o a d s f o r t h e C o u n t y o f E l g i n . T h e e s t i m a t e d t o t a l b e n e f i t o f 2 0 1 0 p r o v i n c i a l u p l o a d s f o r t h e C o u n t y i s $ 1 , 3 5 0 , 9 0 0 . E . O t h e r O n g o i n g P r o v i n c i a l S u p p o r t 1 . 2 0 1 0 P u b l i c H e a l t h N e t B e n e f i t F . K e y O M P F D a t a I n p u t s 2 0 1 0 A n n o u n c e d 2 0 1 0 R e c o n c i l e d % C h a n g e 1 . T o t a l M u n i c i p a l S o c i a l P r o g r a m C o s t s 2 . H o u s e h o l d s 2 , 4 8 2 2 , 4 8 2 3 . T o t a l A s s e s s m e n t p e r H o u s e h o l d $ 1 8 0 , 4 8 8 $ 1 8 0 , 4 8 8 4 . P o l i c i n g C o s t s p e r H o u s e h o U $ 2 6 6 $ 2 6 5 - 0 . 3 % 5 . R u r a l a n d S m a l l C o m m u n i t y M e a s u r e 1 0 0 . 0 % 1 0 0 . 0 % I s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 1 o f 2 1 7 t 2 0 1 0 F I N A L R E C O N C I L I A T I O N ^ O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) F i n a l 2 0 1 0 A l l o c a t i o n N o t i c e ( s e e e n c l o s e d i n s e r t ) O n t a r i o 4 4 6 0 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o u n t y o f E l g i n 2 0 1 0 O M P F A l l o c a t i o n N o t i c e - L i n e I t e m D e s c r i p t i o n s A S u m o f t h e f i n a l 2 0 1 0 r e c o n c i l e d O M P F g r a n t c o m p o n e n t s . T h e O M P F g r a n t s a r e d e s c r i b e d i n d e t a i l i n t h e O M P F T e c h n i c a l G u i d e - t h i s d o c u m e n t c a n b e f o u n d o n t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e ' s A 1 t o A 4 w e b s i t e a t : h t t p : / / w w w . f i n . g o v . o n . c a / e n / b u d g e V o m p f / 2 0 1 0 / T r a n s i t i o n a l a s s i s t a n c e e n s u r e s t h a t t h e r e c o n c i l e d O M P F i s m a i n t a i n e d a t t h e a n n o u n c e d 2 0 1 0 l e v e l . S e e t h e e n c l o s e d B T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e C a l c u l a t i o n I n s e r t f o r f u r t h e r d e t a i l s . C 1 S u m o f t h e a n n o u n c e d 2 0 1 0 O M P F g r a n t c o m p o n e n t s a n d t r a n s i t i o n a l a s s i s t a n c e . T h e a m o u n t o f t h e f i n a l 2 0 1 0 r e c o n c i l i a t i o n p a y m e n t t h a t w i l l b e i s s u e d . C a l c u l a t e d a s t h e a m o u n t b y w h i c h L i n e A p l u s L i n e B C 2 e x c e e d s L i n e C 1 . I n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e a n n o u n c e d 2 0 1 0 S o c i a l A s s i s t a n c e B e n e f i t P r o g r a m U p l o a d s f o r t h e C o u n t y o f E l g i n c a n b e f o u n d o n D t h e e n c l o s e d 2 0 1 0 U p l o a d N o t i c e I n s e r t . , T h e m u n i c i p a l b e n e f i t o f t h e P r o v i n c e ' s 7 5 % s h a r e o f P u b l i c H e a l t h f u n d i n g i s r e l a t i v e t o i t s 5 0 % s h a r e i n 2 0 0 4 . A c t u a l m u n i c i p a l s a v i n g s m a y n o t c o r r e s p o n d w i t h t h e A l l o c a t i o n N o t i c e d u e t o b u d g e t a p p r o v a l s m a d e b y t h e l o c a l B o a r d s o f H e a l t h . E 1 M u n i c i p a l i t i e s m a y p r o v i d e a d d i t i o n a l f u n d i n g b e y o n d t h e i r o b l i g a t e d c o s t s h a r e . T h i s a d d i t i o n a l f u n d i n g i s n o t i n c l u d e d i n t h e c a l c u l a t i o n o f t h e " P u b l i c H e a l t h N e t B e n e f i t " . R e f e r s t o t h e c o s t s t h a t m u n i c i p a l i t i e s a r e r e s p o n s i b l e f o r u n d e r e x i s t i n g c o s t - s h a r i n g a r r a n g e m e n t s w i t h t h e P r o v i n c e . I n c l u d e s m u n i c i p a l c o s t s f o r O n t a r i o W o r k s , O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m b e n e f i t s , C h i l d C a r e , S o c i a l H o u s i n g a n d t h e r e i n v e s t m e n t F 1 o f N a t i o n a l C h i l d B e n e f i t S a v i n g s . C o s t s h a v e b e e n a d j u s t e d t o r e f l e c t t h e p h a s e d u p l o a d s o f O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m b e n e f i t s a n d O n t a r i o W o r k s b e n e f i t s . R e f e r s t o t h e t o t a l a s s e s s m e n t f o r a m u n i c i p a l i t y w e i g h t e d b y t h e t a x r a t i o f o r e a c h c l a s s o f p r o p e r t y ( i n c l u d i n g p a y m e n t s i n l i e u o f F 3 p r o p e r t y t a x e s r e t a i n e d b y t h e m u n i c i p a l i t y ) d i v i d e d b y t h e t o t a l n u m b e r o f h o u s e h o l d s . F 4 R e f e r s t o t h e f i n a l 2 0 1 0 e l i g i b l e p o l i c i n g c o s t s p e r h o u s e h o l d . F 5 R e p r e s e n t s t h e p r o p o r t i o n o f a m u n i c i p a l i t y ' s p o p u l a t i o n t h a t r e s i d e s i n r u r a l a r e a s o r s m a l l c o m m u n i t i e s . t . N o t e : P r o v f n c S a S f u n d i n g a n d o t h e r o n g o i n g p r o v i n c i a l s u p p o r t i n i t i a t i v e s r o u n d e d t o m u l t i p l e s o f $ 1 0 0 . O n t a r i o M i n i s t r y o f F i n a n c e P r o v i n c i a l - L o c a l F i n a n c e D h / i s i o n I s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 2 o f 2 1 7 2 0 1 0 F I N A L R E C O N C I L I A T I O N O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) ^ 2 0 1 0 T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e C a l c u l a t i o n I n s e r t O n t a r i o M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 4 4 6 0 9 C o u n t y o f E l g i n A . 2 0 1 0 A n n o u n c e d O M P F $ 1 , 0 1 9 , 3 0 0 B . R e c o n c i l e d 2 0 1 0 O M P F $ 1 , 0 1 8 , 2 0 0 C . T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e ( L i n e A - U n a B I f p o s i t i v e ) $ 1 , 1 0 0 i s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 3 o f 2 1 7 2 0 1 0 F I N A L R E C O N C I L I A T I O N O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) ( V = ^ - O n t a r i o 2 0 1 0 T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e C a l c u l a t i o n I n s e r t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 4 4 6 0 9 C o u n t y o f E l g i n 2 0 1 0 T r a n s i t i o n a l A s s i s t a n c e C a l c u l a t i o n I n s e r t - L i n e I t e m D e s c r i p t i o n s A O M P F f u n d i n g a n n o u n c e d i n 2 0 1 0 . B F i n a l O M P F f u n d i n g p r o v i d e d i n 2 0 1 0 . c R e p r e s e n t s t h e t o t a l t r a n s i t i o n a l a s s i s t a n c e f o r t h e m u n i c i p a l i t y t h r o u g h t h e r e c o n c i l e d 2 0 1 0 O M P F . N o t e : P r o v i n c i a l f u n d i n g a n d o t h e r o n g o i n g p r o v i n c i a l s u p p o r t I n i t i a t i v e s r o u n d e d t o m u l t i p l e s o f $ 1 0 0 . O n t a r i o M i n i s t r y o f F i n a n c e P r o v i n c l a l - L o c a l F i n a n c e D i v i s i o n I s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 4 o f 2 1 7 ^ O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) O n t a r i o 2 0 1 0 U p l o a d N o t i c e I n s e r t C o u n t y o f E l g i n 4 4 0 0 0 A . 2 0 1 0 A n n o u n c e d S o c i a l A s s i s t a n c e B e n e f i t P r o g r a m U p l o a d s $ 1 , 3 5 0 , 9 0 0 1 . O n t a r i o D r u g B e n e f i t ( U p l o a d e d i n 2 0 0 8 ) $ 4 2 2 , 8 0 0 2 . O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m - A d m i n i s t r a t i o n C o m p o n e n t ( U p l o a d e d i n 2 0 0 9 ) $ 2 1 6 , 5 0 0 f 3 . O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m - B e n e f i t s C o m p o n e n t ( P h a s e d U p l o a d B e g a n I n 2 0 1 0 ) $ 6 8 8 , 6 0 0 4 . O n t a r i o W o r k s - B e n e f i t s C o m p o n e n t ( P h a s e d U p l o a d B e g a n i n 2 0 1 0 ) $ 2 3 , 0 0 0 B . 2 0 0 9 S o c i a l A s s i s t a n c e B e n e f i t P r o g r a m U p l o a d s $ 6 1 2 , 6 0 0 1 . O n t a r i o D r u g B e n e f i t P r o g r a m ( U p l o a d e d i n 2 0 0 9 ) $ 3 9 6 , 1 0 0 2 . O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m - A d m i n i s t r a t i o n C o m p o n e n t ( U p l o a d e d i n 2 0 0 9 ) $ 2 1 6 , 5 0 0 C . I n c r e a s e I n S o c i a l A s s i s t a n c e B e n e f i t P r o g r a m U p l o a d s C o m p a r e d t o 2 0 0 9 ( L i n e A - L i n e B ) $ 7 3 8 , 3 0 0 I s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 5 o f 2 1 7 r ^ - - ^ O n t a r i o O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) 2 0 1 0 U p l o a d N o t i c e I n s e r t 4 4 0 0 0 C o u n t y o f E l g i n 2 0 1 0 U p l o a d N o t i c e I n s e r t - L i n e I t e m D e s c r i p t i o n s 2 0 1 0 m u n i c i p a l b e n e f i t f r o m t h e p r o v i n c i a l u p l o a d s o f t h e O n t a r i o D r u g B e n e f i t P r o g r a m , a n d t h e O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t A P r o g r a m a d m i n i s t r a t i o n ; a n d t h e p h a s e d u p l o a d s o f O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m b e n e f i t s a n d O n t a r i o W o r k s b e n e f i t s . B 2 0 0 9 m u n i c i p a l b e n e f i t f r o m t h e p r o v i n c i a l u p l o a d s . c L i n e A m i n u s L i n e B . N o t e : P r o v i n c i a l f u n d i n g a n d o t h e r o n g o i n g p r o v i n c i a l s u p p o r t i n i t i a t i v e s r o u n d e d t o m u l t i p l e s o f $ 1 0 0 . O n t a r i o M i n i s t r y o f F i n a n c e P r o v i n c i a l - L o c a l F i n a n c e D i v i s i o n i s s u e d : A p r i l 2 0 1 3 s C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a n c e P a g e 7 6 o f 2 1 7 Br o c h u r e r e g a r d i n g " D o o r s Op e n O n t a r i o 2 0 1 3 " . Pa g e 7 7 o f 2 1 7 Br o c h u r e r e g a r d i n g " D o o r s Op e n O n t a r i o 2 0 1 3 " . Pa g e 7 8 o f 2 1 7 Br o c h u r e r e g a r d i n g " D o o r s Op e n O n t a r i o 2 0 1 3 " . Pa g e 7 9 o f 2 1 7 Br o c h u r e r e g a r d i n g " D o o r s Op e n O n t a r i o 2 0 1 3 " . Pa g e 8 0 o f 2 1 7 5 C 6 f ^ M I N U T E S B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O N C o u n c i l C h a m b e r s T h u r s d a y , A p r i l 2 5 , 2 0 1 3 7 : 3 0 p . m . P r e s e n t : C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , C o m m u n i t y M e m b e r a t L a r g e L y n n P r u e s , S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e R o y S t e w a r t , V i e n n a L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e W i l l i a m G h e y s e n , B a y h a m C o m m x m i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e D e c l e r q a n d S e c r e t a r y L y n d a M i l l a r d . A b s e n t : C o m m u n i t y M e m b e r a t L a r g e D i a n e S q u i r e s a n d V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e R i n g l a n d . 1 . C a l l t o O r d e r C h a i r m a n W a y n e C a s i e r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 3 0 p . m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t a n d t h e G e n e r a l N a t u r e T h e r e o f N o n e 3 . M i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 3 M o v e d b y E d K e t c h a b a w S e c o n d e d b y W i l l i a m G h e y s e n " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d 4 . B u s i n e s s f r o m M i n u t e s T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g r e s t r i c t i o n s t h a t a p p l y t o S p e c i a l O c c a s i o n P e r m i t s f o r p r i v a t e a n d p u b l i c f u n c t i o n s a s w e l l a s r e s t r i c t i o n s l i m i t i n g g a m e s o f c h a n c e t h r o u g h a l i c e n s e i s s u e d t o a n e l i g i b l e o r g a n i z a t i o n w i t h c h a r i t a b l e o r r e l i g i o u s p u r p o s e s i s b e i n g p r o v i d e d t o r e n t e r s . T h e P e r i s c o p e P l a y h o u s e g r o u p h a s s e c u r e d a d i f f e r e n t l o c a t i o n f o r t h e i r a c t i v i t i e s a n d n o l o n g e r n e e d t h e u s e o f t h e V i e n n a h a l l . 5 . R e p o r t s & C o r r e s p o n d e n c e ( a ) 2 0 1 3 a c t u a l s t o A p r i l 1 7 / 1 3 - V C C & B C C I t w a s n o t e d t h a t t h e a m o u n t b e i n g a l l o c a t e d t o t h e V i e n n a t e l e p h o n e a c c o u n t s i n c e t h e p a y p h o n e s w e r e r e p l a c e d i s a g r e a t e r a m o u n t t h a n q u o t e d . E a s t l i n k h a s b e e n c o n t a c t e d a n d t h e y a r e t o p r o v i d e a d e t a i l e d r e p o r t w i t h t h e n e x t b i l l i n g t o a s s i s t s t a f f i n s o r t i n g o u t t h e d i s c r e p a n c y . S t a f f w i l l f o l l o w - u p . - R e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f P a g e 8 1 o f 2 1 7 C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e M i n u t e s A p r i l 2 5 , 2 0 1 3 ( b ) 2 0 1 3 R e n t a l s t o d a t e ( i ) V i e n n a C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ( i i ) B a y h a m C C - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n © B o o k i n g f o r m s u b m i t t e d b y t h e O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s f o r u s e o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e f o r r e g u l a r m e e t i n g s b e g i n n i n g S q p t e m b e r 9 / 1 3 . L y n n P m e s r e q u e s t e d c l a r i f i c a t i o n r e g a r d i n g f e e w a i v e r s a n d p r o c e d u r e s f o r u s e o f t h e c o m m u n i t y c e n t r e s b y l o c a l g r o u p s . T h e p r o c e s s t h r o u g h t h e a n n u a l A p p l i c a t i o n f o r M u n i c i p a l A s s i s t a n c e p r o g r a m a n d t h e n e w p o l i c y f o r u s e o f m u n i c i p a l b u i l d i n g s w a s e x p l a i n e d a n d d i s c u s s e d . A s t h e N a t u r a l i s t s g r o u p h a s a r e l a t i v e l y l a r g e m e m b e r s h i p a n d t h e L i o n s C l u b w i l l b e h o l d i n g o n e o f t h e i r r e g u l a r m e e t i n g s t h e s a m e n i g h t , i t w a s s u g g e s t e d t h a t t h e N a t u r a l i s t s b e a b l e t o u s e t h e u p p e r h a l l a n d b a r a s n e c e s s a r y . M o v e d b y W m G h e y s e n S e c o n d e d b y R o y S t e w a r t " T h a t t h e C o m m u n i t y C e n t r e s c o m m i t t e e r e c o m m e n d s t o C o u n c i l t h a t t h e O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s b e p e r m i t t e d t o u s e t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e f o r r e g u l a r n d m e e t i n g s o n t h e 2 M o n d a y o f t h e m o n t h f r o m 6 : 3 0 p . m . t o 9 : 3 0 p . m . , b e g i n n i n g S e p t e m b e r 9 , 2 0 1 3 u n d e r t h e P o l i c y f o r U s e a n d F e e W a i v e r s f o r C o m m u n i t y C e n t r e s ; T h a t t h e g r o u p b e r e q u i r e d t o m a k e t h e n e c e s s a r y a r r a n g e m e n t s w i t h t h e h a l l M a n a g e r ; A n d T h a t t h e g r o u p c o m p l e t e a n d s u b m i t a n A p p l i c a t i o n f o r M u n i c i p a l A s s i s t a n c e . " C a r r i e d ( d ) P r i c e q u o t e s u b m i t t e d b y T h o m t o n ' s L o c k w o r k s t o r e p a i r d o o r a t V C C . I t w a s n o t e d t h a t t h e f r o n t d o o r i s n o w w o r k i n g f i n e . M o v e d b y E d K e t c h a b a w S e c o n d e d b y L y n n P m e s " T h a t t h e c o r r e s p o n d e n c e b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C a r r i e d 6 . O t h e r B u s i n e s s T h e C h a i r m a n r e q u e s t e d s t a f f t o c o n f i r m w h e t h e r t h e a p p l i c a t i o n f o r f u n d i n g f o r a c c e s s i b i l i t y u p g r a d e s a t t h e V i e n n a h a l l h a s b e e n a p p r o v e d . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f P a g e 8 2 o f 2 1 7 C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e M i n u t e s A p r i l 2 5 , 2 0 1 3 7 . C o n c e r n s f r o m C o m m i t t e e M e m b e r s a n d / o r M a n a g e r s V i e n n a I t w a s n o t e d t h a t a n e w m a t i s t o b e p l a c e d a t t h e n o r t h - e a s t c o m e r e n t r a n c e a n d t h a t t h e o u t s i d e s t e p , d a m a g e d d u r i n g s n o w r e m o v a l , h a s b e e n r e p a i r e d b y U n d e r h i l l ' s . W m G h e y s e n n o t e d t h e r e h a v e b e e n c o n c e r n s r a i s e d r e g a r d i n g t h e u p p e r s t a i r s f i r e d o o r s . H e s u g g e s t e d t h a t i n s t a l l a t i o n o f e l e c t r o - m a g n e t s t h a t w i l l h o l d t h e d o o r s o p e n t h e n a l l o w t h e m t o a u t o m a t i c a l l y c l o s e s h o u l d t h e f i r e a l a r m b e a c t i v a t e d b e i n v e s t i g a t e d . T h i s a p p l i c a t i o n w o u l d p r o b a b l y n e e d t o b e r o u t e d t h r o u g h t h e a l a r m s y s t e m . L y n n P m e s n o t e d t h a t s o m e v e h i c l e s h a v e b e e n p a r k e d i n t h e h a n d i c a p p a r k i n g a r e a s d u r i n g u s e o f t h e h a l l a n d q u e s t i o n e d w h o i s t o e n f o r c e a n d w h e t h e r t h e s e a r e a s n e e d t o h a v e r e s t r i c t i v e s i g n a g e t o b e e n f o r c e d . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o s e e k c l a r i f i c a t i o n f r o m t h e B y - l a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r a n d t a k e . a p p r o p r i a t e a c t i o n a s n e c e s s a r y . W m G h e y s e n n o t e d t h a t t h e t r e e a t t h e s o u t h - w e s t c o m e r o f t h e p a r k i n g l o t a p p e a r s t o b e d y i n g . T h e S e c r e t a r y w i l l b r i n g t h i s t o t h e a t t e n t i o n o f t h e P W M a n a g e r t o d e t e r m i n e w h e t h e r i t n e e d s t o b e r e m o v e d . S t r a f f o r d v i l l e J a c k i e D e c l e r q n o t e d t h a t t h e m i c r o p h o n e a t t h e h a l l n o l o n g e r w o r k s a n d n e e d s t o b e r e p l a c e d . T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t s h e h a s a n e x t r a o n e a n d g a v e i t t o h e r t o u s e . 8 . C o m m i t t e e o f t h e W h o l e C l o s e d S e s s i o n - n o n e ( a ) M i n u t e s o f c l o s e d s e s s i o n m e e t i n g h e l d M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 9 . N e x t m e e t i n g d a t e a n d a d j o u r n m e n t M o v e d b y R o y S t e w a r t S e c o n d e d b y W i l l i a m G h e y s e n " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 3 7 p . m . , t o m e e t a g a i n o n T h u r s d a y , J u n e 2 7 , 2 0 1 3 i n t h e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e C o m m i t t e e R o o m a t 7 : 3 0 p . m . " C a r r i e d ^ $ \ ^ a v ^ ^ ? " > X . ^ I L ^ 7 C h a i r m a n S e c r e t a r y D a t e a p p r o v e d : B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f P a g e 8 3 o f 2 1 7 Page 84 of 217 S u r v e y o f P o l i c e P e r s o n n e l S t a f f i n g a n d C o s t i n g P a g e 8 5 o f 2 1 7 Page 86 of 217 - ^ P a g e 1 o f 1 F ^ / B l u e I m p L a u n c h e s W e e P l a y C o n t e s t M E D I C I N E H A T , A B , A p r i l 2 6 , 2 0 1 3 / C N W / - B l u e I m p R e c r e a t i o n a l P r o d u c t s a n n o u n c e d t h e l a u n c h o f t h e i r ' W e e P l a y C o n t e s t o n A p r i l 2 2 , 2 0 1 3 t o g i v e a w a y m o r e t h a n $ 2 0 , 0 0 0 i n p l a y g r o u n d e q u i p m e n t . T w o l u c k y c o m m u n i t i e s c o u l d w i n e i t h e r a W e e M o v e p l a y g r o u n d s t r u c t u r e f o r l i t t l e o n e s a g e d 2 - 5 o r a P o d d e l y p l a y s y s t e m f o r c h i l d r e n a g e d 2 - 1 2 . T h e c o n t e s t i s o p e n t o a l l C a n a d i a n s w h o o f f i c i a l l y r e p r e s e n t a p u b l i c e n t i t y s u c h a s a m u n i c i p a l i t y , c o m m u n i t y , c h u r c h , d a y c a r e o r s c h o o l . B l u e I m p e x e c u t i v e V e m a S c o t t s a y s , " W e k n o w t h e r e i s a g r e a t n e e d f o r n e w p l a y g r o u n d e q u i p m e n t a c r o s s C a n a d a a n d t h a t f u n d r a i s i n g i s a l o n g p r o c e s s . T h i s c o n t e s t p r o v i d e s u s w i t h a w a y t o e n s u r e t w o w o r t h y g r o u p s r e c e i v e q u a l i t y p l a y e x p e r i e n c e s n o w t h a t w i l l l a s t f o r m a n y y e a r s t o c o m e . " f T h e W e e M o v e p l a y g r o u n d p r i z e f e a t u r e s c o l o u r f u l s l i d e s a n d c l i m b e r s d e s i g n e d t o p r o m o t e p h y s i c a l a c t i v i t y a n d s o c i a l i n t e r a c t i o n f o r y o u n g e r c h i l d r e n . T h e s t r u c t u r e i s ^ i d e a l f o r a g e s 1 8 m o n t h s t o 5 y e a r s a n d w o u l d b e p e r f e c t f o r a t o t p a r k , p r e s c h o o l o r k i n d e r g a r t e n s e t t i n g . D e s i g n e d a n d m a n u f a c t u r e d b y B l u e I m p i n C a n a d a , t h e W e e M o v e p l a y s t r u c t u r e i s v a l u e d a t o v e r $ 1 3 , 0 0 0 . T h e p r i z e d o e s n o t i n c l u d e i n s t a l l a t i o n , s a f e t y s u r f a c i n g o r s i t e p r e p a r a t i o n . P o d d e l y i s a v e r s a t i l e s y s t e m t h a t c a n b e u s e d i n s i d e o r o u t s i d e f o r l e a r n i n g a n d f r e e p l a y . C h i l d r e n c a n u s e t h e i n t e r l o c k i n g t i l e s , c u b e s , c h a n n e l s a n d p l a n k s t o b u i l d a c a s t l e , a s h i p o r a n o b s t a c l e c o u r s e . P i e c e s c a n b e c o n f i g u r e d b y a n e d u c a t o r f o r e a r l y s c i e n c e d e m o n s t r a t i o n s o r t o s t a g e c r e a t i v i t y a s a n o u t d o o r t h e a t r e . W h e n t h e p l a y i n g i s _ d o n e , P o d d e l y i s e a s i l y p a c k e d a n d s t o r e d i n i t s c u s t o m c a s e . T h i s m u l t i - d i m e n s i o n a l p r i z e i s v a l u e d a t o v e r $ 7 , 0 0 0 . T o w i n o n e o f t h e s e a m a z i n g p r i z e s , a n a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e o f y o u r c o m m u n i t y n e e d s t o s u b m i t a n e n t r y a t w w w . b l u e i m p . c o m . T e l l u s w h y y o u r a r e a d e s e n / e s t o w i n a p r i z e a n d t h e k i n d o f i m p a c t t h i s w o u l d h a v e o n t h e c h i l d r e n t h a t p l a y t h e r e Y o u c a n u p l o a d a p i c t u r e o r e m b e d a Y o u T u b e v i d e o l i n k t o s u p p o r t y o u r c a s e . O n M a y 3 " * y o u r e n t r y w i l l b e p o s t e d i n o u r p u b l i c c o n t e s t g a l l e r y t o g a t h e r v o t e s . T h e t w o e n t r i e s w i t h t h e h i g h e s t n u m b e r o f l e g i t i m a t e v o t e s w i l l e a c h w i n a p l a y p r i z e . T h e c o n t e s t e n d s J u n e 3 r d , 2 0 1 3 . O f f i c i a l R u l e s a n d o t h e r c o n t e s t d e t a i l s c a n b e f b u n d a t w w w . b l u e i m p . c o m A b o u t B l u e I m p : B l u e I m p R e c r e a t i o n a l P r o d u c t s i s a C a n a d i a n f a m i l y - o w n e d b u s i n e s s t h a t h a s b e e n d e s i g n i n g a n d m a n u f a c t u r i n g p l a y g r o u n d e q u i p m e n t f o r f o u r g e n e r a t i o n s B l u e I m p s t r u c t u r e s a r e d e s i g n e d t o m a x i m i z e f u n a n d e n c o u r a g e p h y s i c a l f i t n e s s t h r o u g h p l a y . A s a n e x t e n s i o n o f i t s b u s i n e s s , B l u e I m p r e l e a s e d a c o m p l e t e l i n e o f f i t n e s s e q u i p m e n t f o r a d u l t s u n d e r t h e I M P U I S e l [ ) r a n d - T h e c o m P a n y r e p r e s e n t e o n e o f t h e f e w l o n g s t a n d i n g C a n a d i a n c o m p a n i e s t o s e r v e t h e e d u c a t i o n a l , r e c r e a t i o n a n d m u n i c i p a l m a r k e t s i n C a n a d a . S O U R C E : B l u e i m p R e c r e a t i o n a l P r o d u c t s F o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n : M e d i a C o n t a c t : V e m a S c o t t , E x e c u t i v e , B l u e I m p R e c r e a t i o n a l P r o d u c t s P h o n e : 1 - 8 0 0 - 6 6 1 - 1 4 6 2 E x t , 2 2 7 E m a i l : v e r n a @ b l u e i m p . c o m C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m B l u e I m p R e c r e a t i o n a l P r o d u c t s P a g e 8 7 o f 2 1 7 Page 88 of 217 a / ^ » . - 3 ^ M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n g M i n u t e s B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e C o ( ^ C o u n c i l C h a m b e r s 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v m e T u e s d a y , A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p . m . P r e s e n t w e r e : R a l p h C a r t e r , E d C a r t e r , J i m T a i t , C o u n c i l l o r W a y n e C a s i e r , T h o m a s G o d b y , H e r w i n O u e l l e t t e , G e o r g e B e a r d S r . , B e n a n d F r a n z S a w a t s k y , J o h n S c o t t , V e r a D i c k h o u t , J o e D i c k h o u t , F r a n c i s U n d e r h i l l , R a y M a d d o x , F r a n c e s M a r t i n k e v i c i u s a n d L y n d a M i l l a r d , S e c r e t a r y . 1 . C a l l t o O r d e r & A p p o i n t m e n t o f C h a i r m a n J i m T a i t v o l u n t e e r e d t o a c t a s C h a i r m a n . 2 . W e l c o m e & I n t r o d u c t i o n s J i m w e l c o m e d e v e r y o n e . A t t e n d e e s i n t r o d u c e d t h e m s e l v e s a n d i d e n t i f i e d t h e c e m e t e r y t h e y w e r e r e p r e s e n t i n g . 3 . M i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , N o v e m b e r 2 7 , 2 0 1 2 f o r a p p r o v a l M o v e d b y E d C a r t e r S e c o n d e d b y W a y n e C a s i e r " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e J o i n t C e m e t e r y B o a r d m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 7 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t t h e C a l t o n C e m e t e r y e x p a n s i o n h a s b e e n c o m p l e t e d a n d a p p r o v e d . T h e r e g u l a r l o t s a r e 4 ' x 1 0 ' a n d t h e r e a r e a l s o c r e m a t i o n l o t s t h a t a r e 3 ' x 3 ' T h e S m u c k e x p a n s i o n h a s n o t y e t b e e n c o m p l e t e d d u e t o l e g a l m a t t e r s . T h e s u r v e y i n g h a s b e e n c o m p l e t e d f o r r e g u l a r 4 ' x 1 0 ' l o t s o n l y . T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g " f a m i l y p l o t s " w a s i n c l u d e d i n t h e B a y h a m s p r i n g n e w s l e t t e r . T h e r e w e r e s o m e i n q u i r i e s r e g a r d i n g u n u s e d l o t s t h a t a s s i s t e d i n i d e n t i f y i n g f a m i l y m e m b e r s t h a t q u a l i f i e d t o b e i n t e r r e d i n t h e m . 4 . C o r r e s p o n d e n c e & R e p o r t s ( a ) U p d a t e f r o m R a y M a d d o x r e g a r d i n g s u b c o m m i t t e e p r o p o s e d i n a c t i v e c e m e t e r y i m p r o v e m e n t s f o r 2 0 1 3 R a y r e q u e s t e d i n t e r e s t e d m e m b e r s t o m e e t w i t h h i m f o r a f e w m i n u t e s a f t e r t h e m e e t i n g t o d i s c u s s p r o p o s e d a c t i v i t i e s , i n c l u d i n g f e n c e s a n d c l e a n - u p , f o r t h e i n - a c t i v e c e m e t e r i e s t h i s y e a r . J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n g m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , P a g e 8 9 o f 2 1 7 C e m e t e r i e s M i n u t e s 2 A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 ( b ) R e g i s t r a r ' s P o l i c y o n L i c e n s e R e n e w a l F e e s a s o f J u l y 1 , 2 0 1 3 T h e S e c r e t a r y b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f m e m b e r s t h a t f e e s f o r l i c e n s e r e n e w a l a n d i n t e r m e n t s h a v e b e e n i n c r e a s e d . A f e e o f $ 1 1 p e r a n y i n t e n n e n t , w h e t h e r c a s k e t b u r i a l o r c r e m a t e d r e m a i n s , i s n o w a p p l i c a b l e a n d p a y a b l e b y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h t h e a n n u a l r e p o r t t o t h e M i n i s t r y o f C o n s u m e r S e r v i c e s . T h e f e e , h o w e v e r , c a n n o t b e i d e n t i f i e d a s a s e p a r a t e i t e m o n o u r f e e s c h e d u l e . T h i s f e e i s t o i n c r e a s e b y a n a d d i t i o n a l $ 1 . 0 0 b e g i n n i n g o n J u l y 1 , 2 0 1 4 . A s t h e f e e s c h e d u l e i s n o l o n g e r a p p r o v e d b y t h e R e g i s t r a r , a c h a n g e c a n b e a p p r o v e d b y C o u n c i l . I t w a s a g r e e d t h a t C o u n c i l b e r e q u e s t e d t o a p p r o v e a n a p p r o p r i a t e c h a n g e t o t h e F e e S c h e d u l e p o s s i b l y t h r o u g h a n i n c r e a s e i n t h e f e e f o r i d e n t i f i c a t i o n a n d m a r k i n g o f a l o t f o r b u r i a l , s o t h a t f e e t o t h e M i n i s t r y c a n b e r e c o v e r e d . ( c ) M e m o r a n d u m 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g L o t s a n d C r e m a t i o n s T h e S e c r e t a r y r e v i e w e d t h e m e m o r a n d u m w i t h m e m b e r s a n d p r o v i d e d a n a d d i t i o n a l h a n d o u t r e g a r d i n g c r e m a t i o n l o t s . 1 . R e g u l a r L o t s T h e S e c r e t a r y e x p l a i n e d t h a t n o w t h a t a n a d d i t i o n a l f e e c a n b e c h a r g e d f o r e a c h a d d i t i o n a l b u r i a l i n a l o t , a n d i f m e m b e r s a g r e e d t h a t i t w o u l d b e b e n e f i c i a l t o i n c r e a s e t h e n u m b e r o f c r e m a t i o n b u r i a l s t h a t c o u l d b e p l a c e d o n t o p o f a f u l l b o d y b u r i a l i n a v a u l t , a s l o n g a s t h e r e i s s u f f i c i e n t r o o m f o r t w o f e e t o f c o v e r a g e i C o u n c i l c o u l d a p p r o v e t h e c h a n g e . I t w a s n o t e d t h a t a d d i n g a d d i t i o n a l c r e m a t i o n b u r i a l s i n t h i s s i t u a t i o n w o u l d h e l p t o e x t e n d t h e c u r r e n t l i f e o f t h e c e m e t e r i e s w i t h o u t l a n d a c q u i s i t i o n f o r a n e x p a n s i o n . D i s c u s s i o n f o l l o w e d . M o v e d b y : G e o r g e B e a r S e c o n d e d b y J o h n S c o t t " T h a t t h e J o i n t C e m e t e r i e s C o m m i t t e e r e c o m m e n d s t o C o u n c i l t h a t o n e a d d i t i o n a l c r e m a t i o n b u r i a l ( t o t a l o f h v o ) b e p e r m i t t e d o n t o p o f a f u l l b o d y b u r i a l i n a v a u l t , s u b j e c t t o t w o f e e t o f c o v e r a g e o v e r t h e t o p b u r i a l a n d p r o p e r p e r m i s s i o n i s d o c u m e n t e d . " C a r r i e d I t w a s a g r e e d t h a t a f u r t h e r i n c r e a s e o f c r e m a t i o n p l a c e m e n t s b e c o n s i d e r e d a t a l a t e r d a t e . 2 . C r e m a t i o n L o t s N u m b e r o f l n t e r m e n t s - I t w a s n o t e d t h a t t h e c r e m a t i o n l o t s a t C a l t o n a r e 3 ' x 3 ' , h o w e v e r , i t h a s n o t b e e n d e t e r m i n e d h o w m a n y c r e m a t i o n s w i l l b e p e r m i t t e d i n e a c h l o t a n d w h a t t h e c o s t s h o u l d b e . T h e S e c r e t a r y c o m m e n t e d t h a t s h e h a d c o n t a c t e d t h e A s s o c i a t i o n o f C e m e t e r y a n d F u n e r a l P r o f e s s i o n a l s w h o a d v i s e d J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n g m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , P a g e 9 0 o f 2 1 7 C e m e t e r i e s M i n u t e s - 3 - A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 t h a t i t i s m o s t c o m m o n f o r a m a x i m u m o f t w o c r e m a t i o n s t o b e p e r m i t t e d i n t h a t s i z e l o t . T h e y a l s o e m p h a s i z e d t h a t c o n t r a c t a n d i n t e r m e n t r i g h t s c e r t i f i c a t e d o c u m e n t s n e e d t o b e c l e a r w h a t t h e m a x i m u m n u m b e r i s . T h e R e g i s t r a r h a s i n t e q > r e t e d t h a t i f n o n u m b e r i s c l e a r l y i n d i c a t e d , t h e d e f a u l t w o u l d b e a n u n l i m i t e d n u m b e r . A l l o w i n g a m a x i m u m o f 2 c r e m a t i o n b u r i a l s p e r 3 ' x 3 ' c r e m a t i o n l o t a n d b a s e d o n t h e p o l i c y f o r a r e g u l a r l o t , w o u l d a l l o w o n e c r e m a t i o n b u r i a l i n t h e c r e m a t i o n l o t , ( i n c l u d e d i n t h e p u r c h a s e p r i c e ) w i t h a n a d d i t i o n a l f e e c h a r g e d f o r a s e c o n d * i n t e r m e n t . S t a f f s u g g e s t e d t h a t 2 c r e m a t i o n b u r i a l s p e r c r e m a t i o n l o t w o u l d b e a p p r o p r i a t e . C r e m a t i o n L o t P u r c h a s e P r i c e - I t w a s n o t e d t h a t w e c u r r e n t l y c h a r g e $ 6 0 0 f o r a r e g u l a r l o t , w h i c h a l l o w s u p t o 4 c r e m a t i o n b u r i a l s ( c o s t a v e r a g e i s $ 1 5 0 e a c h ) . 5 0 % o f t h e f e e ( $ 3 0 0 ) g o e s t o t h e c a r e a n d m a i n t e n a n c e f u n d . T h i s a l l o w s o n e i n t e r m e n t i n t h e l o t . A n y a d d i t i o n a l c r e m a t i o n b u r i a l s i n t h e r e g u l a r l o t m u s t p a y a n a d d i t i o n a l f e e o f $ 3 . 0 0 e a c h . P e r m i s s i o n f o r a n y a d d i t i o n a l p l a c e m e n t s m u s t b e a u t h o r i z e d i n w r i t i n g b y t h e r i g h t s h o l d e r , b e n e f i c i a r y o r e x e c u t o r o f t h e e s t a t e ( p e r m i s s i o n f o r m c o m p l e t e d ) , a s a p p l i c a b l e . T h i s w i l l g e n e r a t e $ 3 0 0 f o r C a r e & M a i n t e n a n c e a n d $ 1 , 2 0 0 t o w a r d c e m e t e r y o p e r a t i n g e x p e n s e s f o r a t o t a l o f $ 1 , 5 0 0 f i - o m a r e g u l a r l o t w i t h f o u r c r e m a t i o n b u r i a l s . F o l l o w i n g t h e s a m e i d e a , c h a r g i n g $ 3 0 0 f o r a c r e m a t i o n l o t a n d a l l o w i n g a m a x i m u m o f 2 c r e m a t i o n b u r i a l s p e r 3 ' x 3 ' c r e m a t i o n l o t , f o u r c r e m a t i o n b u r i a l s i n c r e m a t i o n l o t s w i l l g e n e r a t e a t o t a l o f $ 1 , 2 0 0 . A n a d d i t i o n a l f e e o f $ 2 0 0 f o r t h e o p e n i n g a n d c l o s i n g i s c h a r g e d i f a B o a r d m e m b e r d o e s t h e w o r k . I t w a s n o t e d t h a t s o m e c r e m a t i o n u r n s i n r e g u l a r l o t s a r e b e i n g p l a c e d i n 2 ' x T x T c e m e n t v a u l t s . U n l e s s t w o u r n s c a n b e p l a c e d i n s u c h a v a u l t , a s e c o n d i n t e r m e n t w o u l d n o t b e p o s s i b l e . 3 . C r e m a t i o n L o t M a r k e r s I t w a s n o t e d t h a t i n o n e i n s t a n c e a n u p r i g h t m o n u m e n t a n d t w o p i l l o w m a r k e r s h a v e b e e n p l a c e d o n a r e g u l a r l o t . T h e S e c r e t a r y r e m i n d e d m e m b e r s t h a t o u r c u r r e n t b y - l a w s a l l o w o n e m a r k e r p e r s i n g l e l o t . D i s c u s s i o n r e g a r d i n g p l a c e m e n t o f f l a t m a r k e r s v e r s u s u p r i g h t o n e s f o l l o w e d . S i n c e t h i s m a t t e r p e r t a i n s o n l y t o t h e C a l t o n C e m e t e r y B o a r d , i t w a s a g r e e d t h a t t h e i r m e m b e r s s h o u l d p r o v i d e i n p u t . T h e S e c r e t a r y w i l l r e s e a r c h c o m m o n p r a c t i c e a n d s e e k i n p u t f r o m t h e C a l t o n B o a r d . J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n g m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , P a g e 9 1 o f 2 1 7 C e m e t e r i e s M i n u t e s - 4 - A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 5 . O t h e r B u s i n e s s I n q u i r y w a s m a d e w h e t h e r t h e r e i s a n y t h i n g f u r t h e r o n p l a c e m e n t o f a p l a q u e a t a n y c e m e t e r y i n r e c o g n i t i o n o f t h o s e w h o s e r v e d i n t h e W a r o f 1 8 1 2 . I t w a s n o t e d t h a t t h e C o u n t y o f E l g i n h a s b e e n a p p r o v e d f o r f u n d i n g f o r t h i s p r o j e c t . I n i t i a l l y A c O l d R i c h m o n d o r B a y h a m W e s t w e r e s u g g e s t e d , r e c o g n i z i n g w a r a c t i v i t i e s n e a r R i c h m o n d ( w h i c h w a s f o r m e r l y c a l l e d B a y h a m ) . F u r t h e r r e s e a r c h i s r e q u i r e d t o d e t e r m i n e f i n a l p l a c e m e n t . R a y M a d d o x n o t e d m a r k e r s i n G u y s b o r o t h a t i d e n t i f y G i l b e r t V i n c e n t a n d S a m u e l H o w e y ( b u r i e d 1 8 1 7 ) w e r e p a r t i c i p a n t s . I t w a s s u g g e s t e d t h a t t h e l o c a l U n i t e d E m p i r e L o y a l i s t s g r o u p c o u l d b e c o n t a c t e d f o r f u r t h e r l o c a l i n f o r m a t i o n . 6 . M e m b e r s Q u e s t i o n s / C o n c e r n s / C o m m e n t s I t w a s a s k e d w h e t h e r m o r e t h a n o n e p e r s o n ' s c r e m a t e d r e m a i n s c o u l d b e p l a c e d i n o n e u r n . I t i s l i k e l y t h i s c o u l d h a p p e n w i t h o u t a n y o n e e l s e k n o w i n g . I t w a s q u e s t i o n e d t h a t i f a d i s i n t e r m e n t o f c r e m a t e d r e m a i n s w a s r e q u i r e d , w h o p a i d t h e c o s t . D i s i n t e r m e n t o f a b o d y r e q u i r e s a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e c o r o n e r , t h e c o u r t s , t h e A t t o r n e y G e n e r a l , t h e S o l i c i t o r G e n e r a l o r l a w f u l d e l e g a t e o f s a m e a n d a r e r e s p o n s i b l e f o r r e - i n t e n n e n t i n a p r o p e r m a n n e r . 7 . N e x t M e e t i n g & A d j o u r n m e n t M o v e d b y G e o r g e B e a r d S e c o n d e d b y W a y n e C a s i e r " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 0 , t o m e e t a g a i n o n T u e s d a y , N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p . m . " C a r r i e d 8 . A T r a i n i n g S e s s i o n w a s h e l d f o l l o w i n g t h e m e e t i n g f o r t h o s e u n a b l e t o a t t e n d t h e O c t o b e r a n d N o v e m b e r s e s s i o n s . S e c r e t a r y ^ ^ n ^ i x \ ~ C ~ \ i ( ^ f l i - ^ J ^ C h a i r m a n ' / k - D a t e A p p r o v e d : J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n g m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , P a g e 9 2 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 3 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 4 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 5 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 6 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 7 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 8 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 9 9 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 0 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 1 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 2 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 3 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 4 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 5 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 6 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 7 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 8 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 0 9 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 6 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l N o n - P a g e 1 1 0 o f 2 1 7 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : M a y 2 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t F U e : D R 2 0 1 3 - 0 0 6 £ o c i S U B J E C T : P e t i t i o n f o r D r a i n a g e f r o m B r e n t S t e w a r t P u r p o s e : T h i s r e p o r t i s t o p r e s e n t t o C o u n c i l t h e P e t i t i o n f i l e d w i t h t h e C l e r k , o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , o n A p r i l 1 8 , 2 0 1 3 . T h e p e t i t i o n i s f o r a d r a i n a g e w o r k s f o r l a n d s o w n e d b y B r e n t S t e w a r t , b e i n g P t L o t s 2 4 , 2 5 , C o n 9 . B a c k g r o u n d : S e c t i o n 4 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t p r o v i d e s f o r a p e t i t i o n f o r t h e d r a i n a g e b y m e a n s o f a d r a i n a g e w o r k s o f a n a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e a s d e s c r i b e d i n t h e p e t i t i o n m a y b e f i l e d w i t h t h e c l e r k o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e a r e a i s s i t u a t e b y : ( a ) T h e m a j o r i t y i n n u m b e r o f t h e o w n e r s , a s s h o w n b y t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l o f l a n d s i n t h e a r e a , i n c l u d i n g t h e o w n e r s o f a n y r o a d s i n t h e a r e a : ( b ) T h e o w n e r o r o w n e r s , a s s h o w n b y t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l , o f l a n d s i n t h e a r e a r e p r e s e n t i n g a t l e a s t 6 0 % o f t h e h e c t a r a g e i n t h e a r e a ; ( c ) W h e r e a d r a i n a g e w o r k s i s r e q u i r e d f o r a r o a d o f p a r t t h e r e o f , t h e e n g i n e e r , r o a d s u p e r i n t e n d e n t o r p e r s o n h a v i n g j u r i s d i c t i o n o v e r s u c h r o a d o r p a r t , d e s p i t e s u b s e c t i o n 6 1 ( 5 ) ; ( d ) W h e r e a d r a i n a g e w o r k s I s r e q u i r e d f o r t h e d r a i n a g e o f l a n d s u s e d f o r a g r i c u l t u r a l p u r p o s e s , t h e D i r e c t o r . T h e D r a i n a g e A c t p r o v i d e s t h a t C o u n c i l m u s t g i v e c o n s i d e r a t i o n t o t h e p e t i t i o n a n d , w i t h i n t h i r t y d a y s ( S e c t i o n 5 . 1 . a ) o f t h e f i l i n g , d e c i d e w h e t h e r o r n o t i t w i l l p r o c e e d . I f C o u n c i l d e c i d e s n o t t o p r o c e e d t h e n w r i t t e n n o t i c e o f i t s d e c i s i o n m u s t b e s e n t t o e a c h p e t i t i o n e r . A p e t i t i o n e r m a y a p p e a l t o t h e O n t a r i o D r a i n a g e T r i b u n a l i f C o u n c i l d e c i d e s n o t t o p r o c e e d , o r i f C o u n c i l d o e s n o t a c t o n t h e p e t i t i o n w i t h i n 3 0 d a y s . I t m a y b e d i f f i c u l t f o r C o u n c i l t o m a k e a d e c i s i o n o n t h e v a l i d i t y o f t h e p e t i t i o n a s i t i s b a s e d o n d e f i n i t i o n o f t h e " a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e " . I n i t i a l l y , t h e p e t i t i o n e r ( s ) d e f i n e t h i s a r e a o n t h e p e t i t i o n t h e y s u b m i t , h o w e v e r t h e a r e a m u s t b e d e f i n e d b y a n e n g i n e e r a t t h e " o n - s i t e m e e t i n g " t o d e t e r m i n e t h e v a l i d i t y o f t h e p e t i t i o n . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 1 1 1 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 2 M a y 2 , 2 0 1 3 I f t h e M u n i c i p a l i t y d e c i d e s t o p r o c e e d t h e n w r i t t e n n o t i c e o f i t s d e c i s i o n m u s t b e g i v e n t o ( S e c t i o n 5 . 1 6 ) : ( a ) e a c h p e t i t i o n e r ; ( b ) t h e C l e r k o f e a c h l o c a l m u n i c i p a l i t y t h a t m a y b e a f f e c t e d ; ( c ) t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y t h a t m a y b e a f f e c t e d ; ( d ) t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s ; ( e ) T h e M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d & R u r a l A f f a i r s . T h e M u n i c i p a l i t y m u s t a p p o i n t a n e n g i n e e r w i t h i n s i x t y d a y s ( S e c t i o n 8 . 3 ) o f g i v i n g n o t i c e t o p r o c e e d . T h e c h o i c e o f e n g i n e e r i s t h e d e c i s i o n o f C o u n c i l . W h e n a p p o i n t e d b y C o u n c i l t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e d r a i n a g e w o r k , t h e e n g i n e e r i s t o f i l e s a i d r e p o r t w i t h i n s i x ( 6 ) m o n t h s ( S e c t i o n 3 9 . 1 ) o f t h e a p p o i n t m e n t . F o l l o w i n g t h e a p p o i n t m e n t t h e e n g i n e e r m u s t ( S e c t i o n 9 . 1 ) c a u s e t h e M u n i c i p a l C l e r k t o s e n d a w r i t t e n n o t i c e , s p e c i f y i n g t h e t i m e a n d p l a c e o f a n " o n - s i t e m e e t i n g " . T h e n o t i c e m u s t b e s e r v e d s e v e n d a y s p r i o r t o t h e p r o p o s e d s i t e m e e t i n g . S t a f f C o m m e n t s : B r e n t S t e w a r t i s i n t h e p r o c e s s o f s e v e r i n g b u i l d i n g l o t s o n t h e s u b j e c t p r o p e r t y w h i c h i s l o c a t e d o n t h e e a s t s i d e o f P l a n k R o a d o n L o t s 2 4 , 2 5 , C o n 9 . O n e c o n d i t i o n o f t h e s e v e r a n c e i s t o p r o v i d e a l e g a l o u t l e t ( m u n i c i p a l d r a i n ) f o r t h e s u r f a c e r u n o f f f o r t h e p r o p o s e d l o t s . T h i s p r o p e r t y h a s n a t u r a l d r a i n a g e f r o m n o r t h t o s o u t h w i t h a r a v i n e a l o n g t h e s o u t h b o u n d a r y o f t h e p r o p e r t y . M r . S t e w a r t d e s i r e s t o h a v e a t i l e d r a i n i n s t a l l e d a l o n g t h e b a c k o f t h e p r o p o s e d l o t s w i t h c a t c h b a s i n s f o r e a c h b u i l d i n g l o t . T h e t i l e d r a i n i s t o o u t l e t i n t o t h e e x i s t i n g r a v i n e o n t h e s o u t h b o u n d a r y . T h e d r a i n a g e s u p e r i n t e n d e n t a t t e n d e d t h e s i t e w i t h t h e o w n e r . T h e p r o p o s e d d r a i n a g e w i l l m a k e g o o d u s e o f t h e a v a i l a b l e t o p o g r a p h y . S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 2 : E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e . R e c o m m e n d a t i o n s : T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y B r e n t S t e w a r t . A N D T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e a n d f o r d r a i n a g e i m p r o v e m e n t b e r e c e i v e d . A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t s A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 a n d S e c t i o n 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . s R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y , i l ^ < ^ f c ^ / . ^ / ^ A - z ^ B i U K n i f t o n u g D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t A d m N i s t r a t o r S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 1 1 2 o f 2 1 7 7 ^ > O n t a r i o E S S M S P e t i t i o n f o r D r a i n a g e W o r k s b y O w n e r s J f c o U r f b V E F o r m 1 D r a i n a g e A c t , R . S . 0 . 1 9 9 0 , c . D . 1 7 , d T h i s f o r m I s t o b e u s e d t o p e t i t i o n m u n i c i p a l c o u n c i l f o r a n e w d r a i n a g e w o r k s u n d e r t h e D r e / n a g e A c t . I t i s A t t 8 b ^ 8 Z 0 1 3 u s e d t o r e q u e s t t h e i m p r o v e m e n t o r m o d i f i c a t i o n o f a n e x i s t i n g d r a i n a g e w o r k s u n d e r t h e D r a i n a g e A c t . ^ o c f l ^ t l A L f c A O A _ l I + . < _ O f f i l a L » - V \ M U N I C f P A L I T Y O F B A Y H A M T o : T h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e f l ^ & a , ? . . . 5 ^ T h e a r e a o f l a n d d e s c r i b e d b e l o w r e q u i r e s d r a i n a g e ( p r o v i d e a d e s c r i p t i o n o f t h e p r o p e r t i e s o r t h e p o r t i o n s o f p r o p e r t i e s t h a t r e q u i r e d r a i n a g e i m p r o v e m e n t s ) p ; J " C T T 7 ^ r a . ^ ^ Z ^ . . . p . i ^ ^ . B - , ^ - J " A V & / t ^ - ^ - f f ^ c t / y ~ < 0 ^ 3 o p 5 e V < - i T < a . r < c - e . 4 - : 7 3 , , ^ . < = t p p C d - & n S 7 ^ / T , 7 ^ < " < » " r y / z . I n a c c o r d a n c e w i t h s e c t i o n 9 ( 2 ) o f t h e D r a / n a g e ^ l d , t h e d e s c r i p t i o n o f t h e a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e w i l l b e c o n f i r m e d o r m o d i f i e d b y a n e n g i n e e r a t t h e o n - s f t e m e e t i n g . A s o w n e r s o f l a n d w i t h i n t h e a b o v e d e s c r i b e d a r e a r e q u i n n g d r a i n a g e , w e h e r e b y p e t i t i o n c o u n c i l u n d e r s u b s e c t i o n 4 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t f o r a d r a i n a g e w o r k s . I n a c c o r d a n c e w i t h s e c t i o n s 1 0 ( 4 ) , 4 3 a n d 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , i f n a m e s a r e w i t h d r a w n f r o m t h e p e t i t i o n t o t h e p o i n t t h a t i t i s n o l o n g e r a v a l i d p e t i t i o n , w e a c k n o w l e d g e r e s p o n s i b i l i t y f o r c o s t s . P u r p o s e o f t h e P e t i t i o n ( T o b e c o m p l e t e d b y o n e o f l h e p e t i t i o n e r s P l e a s e t y p e / p n n t i C o n t a c t P p r e o n ( L a s t N a m e ) ( F i r s t N a m e ) T e l e p h o n e N u m b e r $ " t ^ e - ^ a . v - t - s r - - * ^ ' ^ - & . 5 - w - ^ - : r 4 4 8 A d d r e s s c e - n 5 f < f ' ^ t > ' < 7 0 6 7 ^ ~ r r r n x ^ j L o c a t i o n o f P r o j e c t L o t C o n c e s s i o n M u n i c i p a l i t y F o r m e r M u n i c i p a l i t y ( i f a p p l i c a b l e ) f t x + l » - h z 4 - « - Z S " | ^ y ^ A ^ V ^ A - ^ . . . ^ W h a t w o r k d o y o u r e q u i r e ? ( C h e c k a l l a p p r o p r i a t e b o x e s ) Q C o n s t r u c t i o n o f n e w o p e n c h a n n e l 1 S T C o n s t r u c t i o n o f n e w t i l e d r a i n Q D e e p e n i n g o r w i d e n i n g o f e x i s t i n g w a t e r c o u r s e ( n o t c u r r e n t l y a m u n i c i p a l d r a i n ) Q E n c l o s u r e o f e x i s t i n g w a t e r c o u r s e ( n o l c u r r e n t l y a m u n i c i p a l d r a i n ) D O t h e r ( p r o v i d e d e s c r i p t i o n T ) « ^ 7 ' - N a m e o f w a t e r c o u r s e ( i f k n o w n ) S d Q . " F < £ _ ^ a c r o s s 4 k s - ^ ^ < ^ k 0 ^ 4 4 ^ I c H - S 4 o 4 - k < ? r < J ^ i r k C E s t i m a t e d l e n g t h o f p r o j e c t i n i r t f ^ i ^ ^ t e i ^ t l i e a r e a ^ < a , v \ ^ i ^ S a v ^ . ^ A 1 r G e n e r a l d e s c r i p t i o n ^ / f i a t i ^ e p ^ r p o ^ ' o ^ t ^ ^ i i p c ^ e d ^ o r k ? t ^ i e c k a ^ ^ p ) ^ ^ ^ ^ < ~ t : c ^ p p E t C c ^ i ~ } . < 2 t \ - ^ ^ " ^ ^ / ; 2 _ ^ / t ' i - ^ / ( 2 . ' " ^ , ^ 2 . Q T i l e d r a i n a g e o n l y Q S u r f a c e w a t e r d r a i n a g e o n l y ^ B o t h ^ i s / ^ d a y o f Q ^ l ^ S , 2 0 , ^ , P e t i t i o n f i l e d t h i s N a m e o f C l e r k ( L a s t , f i r s t n a m e ) S i g n a t u r e ^ / - ^ n / y ^ / ) ^ ) ; / j ^ ^ ^ ^ ^ M ^ n r ^ J i i ^ ^ ) ^ - y t 0 1 7 3 E ( 2 0 1 2 / O B ) © Q u e e n ' s P r i n t e r ( o r O n t a r i o , 2 0 1 2 D l t p o n i t a l e e n ( r a n ^ a i s P a g e 1 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 1 1 3 o f 2 1 7 P r o p e r t y O w n e r s S i g n i n g T h e P e t i t i o n P a g e ^ / o f ^ Y o u r m u n i c i p a l p r o p e r t y t a x b i l l w i l l p r o v i d e t h e p r o p e r t y d e s c r i p t i o n a n d p a r c e l r o l l n u m b e r . . I n r u r a l a r e a s , t h e p r o p e r t y d e s c r i p t i o n s h o u l d b e i n t h e f o r m o f ( p a r t ) l o t a n d c o n c e s s i o n a n d c i v i c a d d r e s s . < I n u r b a n a r e a s , t h e p r o p e r t y d e s c r i p t i o n s h o u l d b e i n t h e f o r m o f s t r e e t a d d r e s s a n d l o t a n d p l a n n u m b e r i f a v a i l a b l e . * I f y o u h a v e m o r e t h a n t w o p r o p e r t i e s , p l e a s e t a k e c o p y ( i e s ) o f t h i s p a g e a n d c o n t i n u e t o l i s t t h e m a l l . . ^ p ~ T T j T S H 3 ' f o ^ A ^ i ' * c 4 N u m b e r P r o g e r t y D e s c r i p t i o n W ^ f t ^ \ C o ^ C . c \ ^ p r L f > r ^ ^ ¥ ^ z s < - e p H R 7 6 2 o T ^ r + 1 W a r d o r G e o g r a p h i c T o w n s h i p P a r c e l R o l l N u m b e r y - H V ' 2 - u . c * ~ < £ S 1 ^ ^ - P ' B ^ ^ . I 3 ^ o l o o o £ > o ^ / 3 2 Q Q o o c a 5 ^ P ^ t ^ O l T ^ ? < 3 ^ A L I h e r e b y p e t i t i o n f o r d r a i n a f i e f o r t h e l a n d d e t t r i b e d a n d a c k n o w l e d g e m y f i n a n c i a l o b l i g a t i o n s . O w n e r s h i p ^ S o l e 0 w n e . h ; p ^ + C . \ ^ » « K - t s - . t & ^ t e l O w n e r N a m e ( L a s t , F i r s t N a m e ) f T y p e / P r i n t ) S i n n a t u r e D a t e ( y y y y / m m / d d ) ; l & f 3 / o < ^ / / 7 ^ r o r Q P a r t n e r s h i p ( E a c h p a r t n e r i n t h e ^ w n e r s h i p o f t h e p r o p e r t y m u s t s i g r i t h e p e t i t i o n T b r m ) 7 O w n e r N a m e ( L a s t , F i r s t N a m e ) ( T y p e / P r i n t ) S i g n a t u r e D a t e ( y y y y / m m / d d ) Q C o r p o r a t i o n ( T h e i n d i v i d u a l w i t h a u t h o r i t y t o b i n d t h e c o r p o r a t i o n m u s t s i g n t h e p e t i t i o n ) N a m e o f S i g n i n g O f f i c e r ( L a s t , F i r e l N a m e ) ( T y p e / P r i n t ) S i g n a t u r e N a m e o f C o r p o r a t i o n I h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . P o s i t i o n T i t l e D a t e ( y y y y / m m / d d ) N u m b e r P r o p e r t y D e s c r i p t i o n W a r d o r G e o g r a p h i c T o w n s h i p P a r c e l R o l l N u m b e r I h e r e b y p e t i t i o n f o r d r a i n a g e f o r t h e l a n d d e s c r i b e d a n d a c k n o w l e d g e m y f i n a n c i a l o b l i g a t i o n s . O w n e r s h i p Q S o l e O w n e r s h i p O w n e r N a m e ( L a s t , F i r s t N a m e ) ( T y p e / P r i n t ) S i g n a t u r e D a t e ( y y y y / m m / d d ) Q P a r t n e r s h i p ( E a c h p a r t n e r i n t h e o w n e r s h i p o f t h e p r o p e r t y m u s t s i g n t h e p e t i t i o n f o r m ) O w n e r N a m e ( L a s t , F i r s t N a m e ) f T y p e / P r i n t ) S i g n a t u r e D a t e ( y y y y / m m / d d ) Q C o r p o r a t i o n ( T h e i n d i v i d u a l w i t h a u t h o r i t y l o b i n d t h e c o r p o r a t i o n m u s t s i g n t h e p e t i t i o n ) N a m e o f S i g n i n g O f f i c e r ( L a s t , F i r s t N a m e ) ( T y p e / P r i n t ) S i g n a t u r e N a m e o f C o r p o r a t i o n 1 h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . P o s i t i o n T i t l e D a t e ( y y y y / m m / d d ) Q C h e c k h e r e I f a d d i t i o n a l s h e e t s a r e a t t a c h e d C l e r k i n i t i a l P e t i t i o n e r s b e c o m e f i n a n c i a l l y r e s p o n s i b l e a s s o o n a s t h e y s i g n a p e t i t i o n . O n c e t h e p e t i t i o n i s a c c e p t e d b y c o u n c i l , a n e n g i n e e r i s a p p o i n t e d t o r e s p o n d t o t h e p e t i t i o n . D r a i n a g e A c t , R . S . 0 . 1 8 9 0 , c . D . 1 7 s u b s . 8 ( 1 ) . A f t e r t h e m e e t i n g t o c o n s i d e r t h e p r e l i m i n a r y r e p o r t , i f t h e p e t i t t o n d o e s n o t c o m p f y w i t h s e c t i o n 4 , t h e p r o j e c t i s t e r m i n a t e d a n d t h e o r i g i n a l p e t i t i o n e r s a r e r e s p o n s i b l e i n e q u a l s h a r e s f o r e c o s t s . D r a i n a g e / l c f , R . S . 0 . 1 9 9 0 , c . D . 1 7 s u b s . 1 0 ( 4 ) . A f t e r t h e m e e t i n g t o c o n s i d e r t h e f i n a l r e p o r t , i f t h e p e t i t i o n d o e s n o t c o m p l y w i t h s e c t i o n 4 , t h e p r o j e c t i s t e r m i n a t e d a n d t h e o r i g i n a l p e t i t i o n e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e c o s t s i n s h a r e s p r o p o r t i o n a l t o t h e i r a s s e s s m e n t i n t h e e n g i n e e r ' s r e p o r t . D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , c . D . 1 7 s . 4 3 . I f t h e p r o j e c t p r o c e e d s t o c o m p l e t i o n , a s h a r e o f I h e c o s t o f t h e p r o j e c t w i l l b e a s s e s s e d t o t h e i n v o l v e d p r o p e r t i e s i n r e l a t i o n t o t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e i n t h e e n g i n e e r ' s r e p o r t , a s a m e n d e d o n a p p e a l . D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 D , c . D . 1 7 s . 6 1 . N o t i c e o f C o l l e c t i o n o f P e r s o n a l I n f o r m a t i o n A n y p e r s o n a l i n f o r m a t i o n c o l l e c t e d o n t h i s f o r m i s c o l l e c t e d u n d e r t h e a u t h o r i t y o f t h e D r a / n a g e A c f , R . S . 0 . 1 9 9 0 , c . D . 1 7 a n d w i l l b e u s e d f o r t h e p u r p o s e s o f a d m i n i s t e r i n g t h e A c t Q u e s t i o n s c o n c e r n i n g t h e c o l l e c t i o n o f p e r s o n a l i n f o r m a t i o n s h o u t d b e d i r e c t e d t o : w h e r e t h e f o r m i s a d d r e s s e d t o a m u n i c i p a l i t y ( m u n i c i p a l i t y t o c o m p l e t e ) a n d w h e r e t h e f o r m i s a d d r e s s e d t o a t e r r i t o r y w i t h o u t m u n i c i p a l o r g a n i z a t i o n , t h e D r a i n a g e C o o r d i n a t o r , M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s , 1 S t o n e R d W , G u e l p h O N N 1 G 4 Y 2 , 5 1 8 8 2 6 - 3 5 5 2 . 0 1 7 3 E ( 2 0 1 2 / 0 8 ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 6 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 1 1 4 o f 2 1 7 7 - r ^ 9 D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 M a y o r a n d C o u n c i l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R d S t r a f f o r d v i l l e . O n t N O J - 1 Y O D e a r M a y o r P a u l E n s , I a m w r i t i n g o n b e h a l f o f t h e P o r t B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y f o r p e r m i s s i o n t o h o l d a p a r a d e i n t h e v i l l a g e o f P o r t B u r w e l l t o c e l e b r a t e C a n a d a D a y o n J u l y 1 , 2 0 1 3 . T h e P a r a d e w o u l d r u n f r o m t h e R o y a l C a n a d i a n L e g i o n , a l o n g W e l l i n g t o n , R o b i n s o n , P i t t a n d E r i e u s s t r e e t s , e n d i n g a t t h e c e n o t a p h / l i b r a r y . A f l a g r a i s i n g c e r e m o n y w i l l t a k e p l a c e a t t h e c e n o t a p h . T h e p a r a d e i s s e t t o b e g i n a t 1 1 : 3 0 a . m . w i t h t h e c e r e m o n i e s t o f o l l o w . M a y o r a n d c o u n c i l a r e i n v i t e d t o a t t e n d a n d p a r t i c i p a t e , a s w i l l b e t h e l o c a l m e m b e r s o f p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l g o v e r n m e n t s . A l s o i n c l u d e d i n t h e s c h e d u l e o f e v e n t s , t h e r e w i l l b e c a k e J u i c e , b a l l o o n s , h a n d o u t s a n d o f c o u r s e g a m e s f o r t h e c h i l d r e n a s w e l l a s a n t i c i p a t e d l i v e p e r f o r m e r s . T h a n k y o u f o r y o u r k i n d c o n s i d e r a t i o n . R e g 9 ^ o B e r t ( B o b ) L C h a i r m a n C a y C e l e b r a t i o n s P o r t B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 f r o m P a g e 1 1 5 o f 2 1 7 S V E N T R O A D C L O S U R E R E Q U E S T F O R ] V . ( T h i s f o r m m u s t b e s u b m i t t e d t o C o u n c i l a t l e a s t 6 w e e k s p r i o r t o e v e n t ) o f O r g a n i z a t i o n M a k i n g R e q u e s t - ^ . - ' f j L t / ^ f / 1 f l l ^ . . ' < - ^ . C - , 1 < ' ^ - / ^ u ^ A y f ^ I f h ' ^ n N a m e N a m e o f S p e c i a l E v e n t - / ^ a ^ ^ A t ^ / ' f L ^ i . ; H , : ^ i D a t e o f S p e c i a l E v e n t - L j ^ 1 ^ ^ - ^ S t a r t - t i m e o f E v e n t - / / ^ S F i n i s h - H f f ^ ' l / y R o u t e - ( A l s o p r o v i d e m a p ) / \ . ^ ] j r ^ t . . ^ - e - ^ / ^ M . J A ^ . / / / - . 7 l > ^ . ^ M - / . ^ ^ . / I I T f t . f t ^ t ^ ^ ' i ^ n ^ ( t ^ . A ^ ^ ^ ^ . - . t . ^ A y ? t ^ - ^ ^ ^ ' / ^ ' ^ ' ' ^ ^ ^ ^ . ^ ^ S p e c i E c R e q u e s t ( R o a d C l o s u r e , T r a f f i c C o n t r o l e t c . ) - k ^ " i ^ ^ j j i ^ 7 ^ v r ^ ^ ^ ^ i p ^ i ^ t ^ ^ M a x i m u m N u m b e r o f p e o p l e e x p e c t e d t o a t t e n d - < t e A n y ^ e c i a I N ^ s ^ ^ ^ ^ ^ ^ . f i ' ^ ^ ^ - ^ T ^ n ^ ^ ^ / , ' ^ ^ ; ^ ' ^ . ' ^ ^ t _ ^ ' / / t A p p l i c a n t O r g a n i z a t i o n s ^ t t t h p f l ^ z e n * b e r N a m e - ^ / ' - A - y - & S i g n a t u r e ^ ^ / . < - < . . / < f ° . ' v / ; . / - < y ^ / y / / . r f f * / ' . ' ' - , M u n i c i p a l R e p r e s e n t a t i v e S i g n a t u r e - . / / / 1 O r e a n i z e r s a r e t o n o t i f y t h e f o l l o w i n f i a m i n i m u m o f o n e m o n t h p r i o r t o D r o p o s e d e v e n t : O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e T i l l s o n b u r g F i r e D i s p a t c h 4 2 6 9 6 J o h n W i s e L i n e 8 0 C o n c e s s i o n S t r e e t E a s t R . R . # 5 T i U s o n b u r g , O N N 4 G 4 Z 8 S t . T h o m a s , O n t a r i o N 5 P 3 S 9 P h o n e : 5 1 9 - 8 4 2 - 2 9 0 5 ( n o n - e m e r g e n c y # ) P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 2 9 2 0 F a x : 5 1 9 - 8 4 2 - 2 1 9 0 F a x : 5 1 9 - 6 3 1 - 2 9 2 3 C e l l : 5 1 9 - 8 7 8 - 6 0 2 9 E l g i n - S t . T h o m a s E M S C e n t r a l A m b u l a n c e C o m m u n i c a t i o n s C e n t r e D u t y M a n a g e r 1 5 1 0 W o o d c o c k S t r e e t , S u i t e # 2 0 F a x : 5 1 9 - 6 3 7 - 3 4 8 4 L o n d o n , O N N 6 H 5 S 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 7 - 3 0 9 8 P h o n e : 5 1 9 - 6 6 1 - 1 7 8 4 F a x : 5 1 9 - 6 6 1 - 1 7 9 9 . . . 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 f r o m P a g e 1 1 6 o f 2 1 7 ^^^^.*^.^»^-.^^»/ PORTBURWELL i/ ?§<^ k »/ /*8 MUNICIPALITY OF BAYHAMIf* /n^^D 8 /»*n ^^/ /fi */ ^^ ^ ^^^K^*>>»f*^'>-- «^f^^^J m </^<^^^ ^^//.^8 ^v /* ^/@/s>»' ROVI ol ^te LPHum mmnf Hv <. ^B m BIy,^ .nnua r~~s B S]i I m d1 8°~LsS <KNTfwusa^;s^- a p? ^31 ^ 931umc-St St fHSSi. 'XlV.<ttla-l u ^^1^ u in T"(I aaa ^ T . » \LAKE en B C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 f r o m P a g e 1 1 7 o f 2 1 7 Page 118 of 217 - 7 E V E N T R O A D C L O S U R E R E Q U E S T F O R M f T h i s f o r m m u s t b e s u b m i t t e d t o C o u n c i l a t l e a s t $ w e e k s p r i o r t o e v e n r t - 7 " ^ ^ N a m e o f O r g a n i z a t i o n M a k i n g R e q u e s t - S / / ^ ^ o . J ^ U ^ r ^ ^ . ^ / y C ^ ^ 4 w N a m e o f S p e c i a l E v e n t - 5 ^ f i ^ ^ e r J - ^ t / / ^ k / o . / r r w y . / ^ ^ < , / D a t e o f S p e c i a l E v e n t - ^ ^ ^ ? y - 2 o / 3 S t a r t - t u n e o f E v e n t - ~ 7 ^ 6 A M . F i n i s h - / ^ ; 3 o / ) A ? . ^ R o u t e - ( A l s o p r o v i d e m a p ) < > / d / - / . 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S T O N E C O M P A N Y L T D 0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 F A C E P I E C E A S S E M B L Y 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 4 7 1 . 2 6 0 1 4 3 4 2 0 0 0 0 1 1 0 2 0 3 R E P A I R T O F A C E P I E C E S 0 4 / 0 2 / 2 0 1 3 2 9 1 . 0 3 0 1 4 3 4 2 C h e q u e A m o u n t - 7 6 2 . 2 9 0 0 0 0 7 5 A Y L M E R E X P R E S S 0 0 0 0 1 7 5 8 5 3 D I S C O V E R B A Y H A M B R O C H U R E S 0 4 / 1 7 / 2 0 1 3 1 , 7 4 8 . 1 1 0 1 4 3 4 3 C h e q u e A m o u n t - 1 . 7 4 8 . 1 1 0 0 0 0 7 8 A Y L M E R G A R D E N C E N T R E 1 5 4 5 S N O W P L O W i N G 0 3 / 3 1 / 2 0 1 3 7 3 4 . 5 0 0 1 4 3 4 4 C h e q u e A m o u n t - 7 3 4 . 5 0 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 0 9 6 3 4 0 S K I D S T E E R T I R E R E P A I R 0 4 / 0 4 / 2 0 1 3 6 9 . 1 3 0 1 4 3 4 5 C h e q u e A m o u n t - 6 9 . 1 3 0 0 0 1 0 6 B E V M I C K E Y b i c y c l e p u r c h a s e E D I S O N F E S T - B I K E S 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 2 2 5 . 9 8 0 1 4 3 4 6 C h e q u e A m o u n t - 2 2 5 . 9 8 0 0 0 1 4 1 C A I N ' S A U T O S A L E S & S E R V I C E u s e d t r u c k p u r c h a s e 2 0 1 0 G M C S L E 0 4 / 1 3 / 2 0 1 3 2 4 , 7 6 3 . 9 5 0 1 4 3 4 7 u s e d v e h i c l e U S E D V E H I C L E - F I R E D E P T 0 3 / 0 8 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 4 3 4 7 u s e d v e h i c l e p u r c h a s U S E D V E H I C L E - F I R E D E P T 0 3 / 0 8 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 4 3 4 7 C h e q u e A m o u n t - 2 5 , 4 4 1 . 9 5 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 8 4 9 9 W A T E R B O T T L E S 0 4 / 1 6 / 2 0 1 3 4 8 . 0 0 0 1 4 3 4 8 C h e q u e A m o u n t - 4 8 . 0 0 0 0 0 1 6 6 C A R R I E R T R U C K C E N T E R S F 2 3 0 5 8 0 0 0 2 C H E C K F O A M S Y S T E M 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 2 , 2 0 0 . 4 2 0 1 4 3 4 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 2 0 0 . 4 2 0 0 0 2 2 0 C J D L 9 6 0 B A Y H A M W A T E R S Y S T E M R E N E W 0 4 / 0 2 / 2 0 1 3 3 0 0 . 3 0 0 1 4 3 5 0 C h e q u e A m o u n t - 3 0 0 . 3 0 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 9 8 5 1 6 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 3 / 1 6 / 2 0 1 3 3 8 8 . 5 4 0 1 4 3 5 1 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 1 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e ! P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 9 8 8 7 6 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 3 / 3 0 / 2 0 1 3 1 8 4 . 2 0 0 1 4 3 5 1 C h e q u e A m o u n t - 5 7 2 . 7 4 0 0 0 1 0 0 C O R P O R A T E E X P R E S S 3 2 5 7 2 0 2 5 B I N D I N G C O M B S , C A R T R I D G E S 0 4 / 1 1 / 2 0 1 3 2 2 3 . 2 3 0 1 4 3 5 2 C h e q u e A m o u n t - 2 2 3 . 2 3 0 0 1 9 6 8 D A N S C O T T r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 5 3 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 2 1 0 9 D A R R E L & T I N A E P P L E r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C T 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 2 1 8 . 8 9 0 1 4 3 5 4 C h e q u e A m o u n t - 2 1 8 . 8 9 0 0 0 2 5 5 D E R E H A M F O R G E 3 2 8 3 2 S I G N H O L D E R S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 2 4 . 7 5 0 1 4 3 5 5 C h e q u e A m o u n t - 2 4 . 7 5 0 0 1 8 7 4 D O U G P A R K R o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 1 0 0 . 0 0 0 1 4 3 5 6 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C - 3 2 2 5 5 - 0 0 - R I N G S , A C T U A T O R 0 4 / 1 0 / 2 0 1 3 7 3 9 . 8 3 0 1 4 3 5 7 C h e q u e A m o u n t - 7 3 9 . 8 3 0 0 1 8 7 1 E R I C B L A N C H E T r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 2 0 0 . 0 0 0 1 4 3 5 8 C h e q u e A m o u n t - 2 0 0 . 0 0 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 6 5 2 8 9 P A R T S 0 4 / 0 5 / 2 0 1 3 1 9 . 4 9 0 1 4 3 5 9 C h e q u e A m o u n t - 1 9 . 4 9 0 0 2 1 0 6 F I R E M E D T R A I N I N G i n s t r u c t o r c o s t s I N S T R U C T O R 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 2 5 0 . 0 0 0 1 4 3 6 0 C h e q u e A m o u n t - 2 5 0 . 0 0 0 0 0 3 4 8 F R A M P T O N M A I L I N G S Y S T E M S 3 0 0 4 3 I N K C A R T R I D G E 0 4 / 1 1 / 2 0 1 3 2 1 4 . 7 0 0 1 4 3 6 1 C h e q u e A m o u n t - 2 1 4 . 7 0 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 1 6 5 6 4 6 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 4 / 1 0 / 2 0 1 3 2 5 5 . 1 0 0 1 4 3 6 2 C h e q u e A m o u n t - 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B O O S T E R P U M P 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 1 0 8 . 6 3 0 1 4 3 6 9 A p r 2 2 2 2 7 - 3 8 0 0 9 U T I L T I I E S - F I R E H A L L 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 5 7 3 . 6 3 0 1 4 3 6 9 A p r 2 5 2 5 0 - 1 2 3 0 2 U T I L I T I E S - O P P B L D G 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 4 1 . 1 5 0 1 4 3 6 9 A p r 2 8 7 9 9 - 4 0 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 7 5 3 . 8 2 0 1 4 3 6 9 A p r 3 2 7 5 9 - 3 4 0 0 9 U T I L I T I E S - M I L T O N & W A T E R L O O 0 4 / 1 1 / 2 0 1 3 1 3 . 9 8 0 1 4 3 6 9 A p r 3 4 8 5 3 - 0 1 0 0 7 U T I L I T I E S - B E A C H W A S H R O O M S 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 4 0 . 7 3 0 1 4 3 6 9 A p r 4 3 8 5 0 - 1 2 4 5 1 U T I L I T I E S - P B C E N T E N N I A L P A R K 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 7 4 . 8 4 0 1 4 3 6 9 A p r 5 0 2 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 8 9 . 1 5 0 1 4 3 6 9 A p r 5 0 3 7 0 - 2 0 0 7 7 U T I L I T I E S - V I E N N A L I B R A R Y 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 4 0 . 7 2 0 1 4 3 6 9 A p r 5 6 4 5 0 - 1 2 3 3 0 U T I L I T I E S - B O A T L A U N C H 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 4 9 . 9 4 0 1 4 3 6 9 A p r 6 2 7 6 0 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - E . 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C . 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 1 1 8 . 0 3 0 1 4 3 6 9 A p r 6 2 7 7 0 - 2 0 2 2 5 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 1 2 2 . 4 3 0 1 4 3 6 9 A p r 6 8 8 5 0 - 1 2 2 7 5 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 4 / 1 0 / 2 0 1 3 1 6 9 . 6 7 0 1 4 3 6 9 A p r 7 5 2 5 0 - 1 2 2 7 2 U T I L I T I E S - P B L I G H T H O U S E 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 6 5 . 4 6 0 1 4 3 6 9 A p r 8 7 7 7 0 - 2 0 0 1 2 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 8 2 . 5 0 0 1 4 3 6 9 A p r 9 3 8 5 0 - 1 2 2 7 8 U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 1 1 7 . 6 8 0 1 4 3 6 9 A p r 9 3 8 5 0 - 9 1 0 1 9 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 7 5 . 9 4 0 1 4 3 6 9 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 3 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r A p r 9 3 9 7 0 - 2 0 3 4 2 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 1 , 2 9 6 . 8 2 0 1 4 3 6 9 A p r 1 4 8 8 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S " P B L I B R A R Y 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 1 5 0 . 9 8 0 1 4 3 6 9 A p r i l 2 5 2 4 0 - 9 5 0 2 1 U T I L I T I E S - R I C H M O N D R D P U M P 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 4 9 0 . 4 2 0 1 4 3 6 9 A p r i l 3 5 7 9 5 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - P U M P # 6 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 6 5 4 . 6 9 0 1 4 3 6 9 C h e q u e A m o u n t - 6 , 2 8 8 . 1 0 0 0 0 2 1 7 I B I G R O U P 2 9 2 4 6 5 C O N S U L T I N G F E E S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 4 , 9 8 6 . 3 5 0 1 4 3 7 0 C h e q u e A m o u n t - 4 , 9 8 6 . 3 5 0 0 0 4 5 8 J A S O N S H E L L Y r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 7 1 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 0 5 0 4 K E V I N K I T C H I N G r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 7 2 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 2 1 0 5 K I M M A E N D E L i n s t r u c t o r c o s t s I N S T R U C T O R 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 7 5 0 . 0 0 0 1 4 3 7 3 C h e q u e A m o u n t - 7 5 0 . 0 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 0 0 0 0 1 8 9 5 3 4 S T R O B E L I G H T S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 3 7 2 . 8 8 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 2 5 0 W A S H E R F L U I D 0 3 / 0 2 / 2 0 1 3 1 0 . 1 4 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 4 6 8 E P O X Y P R I M E R , E P O X Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 6 9 . 2 4 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 5 1 6 K N I F E 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 3 . 3 6 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 6 5 4 R U S T C O N V E R T E R 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 3 3 . 8 7 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 6 6 4 A N T I R U S T . T I P 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 8 . 2 2 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 6 6 9 P L U G 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 1 . 9 0 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 9 5 4 1 0 T O N S E R V I C E J A C K 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 1 , 0 9 0 . 4 5 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 5 9 9 4 B A T T E R I E S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 1 9 3 . 2 4 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 0 8 3 B A T T E R I E S 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 1 9 3 . 2 4 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 1 1 7 T I P 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 8 . 8 0 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 1 4 8 R E S P I R A T O R , M A S K S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 2 7 . 5 8 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 2 5 7 W R E N C H , A I R R E G U L A T O R 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 1 2 5 . 5 7 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 2 7 1 T O G G L E S 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 2 1 . 0 6 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 4 0 6 C L I P S , G R O M M E T S , L O O M 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 3 1 . 8 9 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 4 1 8 G R E A S E S E A L 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 1 8 . 0 3 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 4 9 6 W A S H E R F L U I D , D R I L L - X S E L F 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 3 6 . 0 7 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 5 9 7 T E R M I N A L S , P A R T S 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 2 1 . 7 4 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 5 9 9 F U S E H O L D E R S 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 1 2 . 7 0 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 6 5 9 T O G G L E 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 7 . 2 1 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 7 3 1 P L U G S , S O L E N O I D , C L I P S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 9 4 . 5 5 0 1 4 3 7 4 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 4 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 - 1 4 6 7 3 8 G R O M M E T 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 3 . 7 2 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 7 9 8 J U N C T I O N B O X E S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 3 1 . 5 3 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 8 1 2 P L U G S , O V A L L E D , C L O S E B A C K 0 3 / 2 2 / 2 0 1 3 1 2 2 . 1 1 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 9 2 1 C L O S E B A C K S , O V A L L E D 0 3 / 2 3 / 2 0 1 3 3 6 . 3 7 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 9 8 4 U R E T H A N E 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 1 2 . 8 5 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 6 9 8 9 C L I P S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 0 . 6 2 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 0 1 3 G L O V E S , C L A M P S , H O S E C L A M P S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 3 . 4 1 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 0 2 9 S I G N A L F L A S H E R S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 8 . 1 0 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 0 3 0 P R I M W I R E 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 6 . 5 3 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 0 4 0 H / S T U B G 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 5 . 6 0 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 0 9 6 F L A S H E R , O V A L L E D 0 3 / 2 6 / 2 0 1 3 7 3 . 7 7 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 1 5 1 P A N E L L I G H T 0 3 / 2 6 / 2 0 1 3 8 . 5 2 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 2 0 6 F L A S H E R , O I L 0 3 / 2 7 / 2 0 1 3 5 1 . 1 6 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 2 5 1 B R A S S , S U P E R E N A M E L 0 3 / 2 7 / 2 0 1 3 2 1 . 2 8 0 1 4 3 7 4 1 - 1 4 7 3 6 1 H E A T E R H O S E 0 3 / 2 8 / 2 0 1 3 3 3 . 3 4 0 1 4 3 7 4 C h e q u e A m o u n t - 2 , 8 8 0 . 6 5 0 0 0 5 1 3 K O O L E N E L E C T R I C 1 8 8 2 6 S T L R E P A I R - P O R T B U R W E L L 0 4 / 0 6 / 2 0 1 3 3 0 1 . 2 1 0 1 4 3 7 5 1 8 8 2 7 S T L R E P A I R - V I E N N A 0 4 / 0 6 / 2 0 1 3 6 8 2 . 2 1 0 1 4 3 7 5 1 8 8 2 8 S T L R E P A I R - S T R A F F O R D V I L L E 0 4 / 0 6 / 2 0 1 3 7 7 0 . 2 5 0 1 4 3 7 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 7 5 3 . 6 7 0 0 1 1 4 0 L A N C E C O R M I E R r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 7 6 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 2 1 0 4 L A R R Y S T A L E Y i n s t r u c t o r c o s t s I N S T R U C T O R 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 7 5 0 . 0 0 0 1 4 3 7 7 C h e q u e A m o u n t - 7 5 0 . 0 0 0 0 1 8 7 5 M A T T H E W D E L A E R E r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 7 8 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 0 5 8 8 M C B A I N S I G N S & G R A P H I C D E S I G N 1 3 6 2 6 9 1 1 S I G N S 6 8 8 6 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 3 7 9 1 3 6 2 7 9 1 1 S I G N S 5 5 2 4 0 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 3 7 9 1 3 6 3 4 S I G N S - W A T E R O V E R R O A D 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 6 6 4 . 4 4 0 1 4 3 7 9 1 3 6 6 2 9 1 1 S I G N 5 3 7 0 4 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 3 7 9 1 3 6 7 5 9 1 1 S I G N 5 5 1 3 9 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 3 7 9 1 3 6 9 7 9 1 1 S I G N 5 5 9 2 2 0 3 / 2 6 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 3 7 9 C h e q u e A m o u n t - 9 1 8 . 6 9 0 0 0 6 1 0 M I N I S T E R O F F I N A N C E P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 5 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 3 2 6 7 7 3 2 - 1 C E M E T E R Y O P E R A T O R L I C E N C E 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 2 7 0 . 0 0 0 1 4 3 8 0 C h e q u e A m o u n t - 2 7 0 . 0 0 0 0 0 6 1 4 M O B I L S T R I P I N G & S W E E P I N G L T D 3 8 4 6 7 P O W E R S W E E P I N G 0 4 / 0 5 / 2 0 1 3 1 3 , 6 8 6 . 2 8 0 1 4 3 8 1 C h e q u e A m o u n t - 1 3 , 6 8 6 . 2 8 0 0 0 6 1 6 M O R S E E L E C T R I C 5 9 8 4 R E P A I R E M E R G L I G H T S A T S . C . C . 0 4 / 1 1 / 2 0 1 3 I 3 5 7 . 6 5 0 1 4 3 8 2 C h e q u e A m o u n t - 3 5 7 . 6 5 0 0 0 6 2 3 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M p e t t y c a s h M a r ' 1 3 P E T T Y C A S H 0 4 / 1 7 / 2 0 1 3 2 1 3 . 7 8 0 1 4 3 8 3 C h e q u e A m o u n t - 2 1 3 . 7 8 0 0 0 6 7 7 O X F O R D C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 1 4 2 2 6 0 S I T E R E N T - S T R A F F F I R E H A L L 0 4 / 0 1 / 2 0 1 3 1 6 9 . 5 0 0 1 4 3 8 4 C h e q u e A m o u n t - 1 6 9 . 5 0 0 0 0 6 7 9 O X F O R D S A N D & G R A V E L L T D I N 0 0 1 2 9 7 8 7 G R A N U L A R " A " 0 4 / 0 3 / 2 0 1 3 4 7 0 . 3 1 0 1 4 3 8 5 C h e q u e A m o u n t - 4 7 0 . 3 1 0 0 1 4 S 4 P E L M O R E X M E D I A I N C . 1 1 5 3 8 6 L O C A L A R E A F O R E C A S T 0 3 / 3 1 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 4 3 8 6 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 1 6 P R A X A I R D I S T R I B U T I O N 1 5 7 8 4 6 9 7 C Y L I N D E R R E N T A L 0 3 / 2 9 / 2 0 1 3 3 2 . 2 1 0 1 4 3 8 7 C h e q u e A m o u n t - 3 2 . 2 1 0 0 0 7 1 8 P R I N C E S S A U T O 1 3 3 6 7 2 0 W H E E L K I T , T R E E W I N C H , B O L T S 0 4 / 0 5 / 2 0 1 3 3 9 9 , 9 0 0 1 4 3 8 8 1 3 3 8 6 6 6 R E T U R N - W H E E L K I T 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 c - 2 9 3 . 7 9 0 1 4 3 8 8 C h e q u e A m o u n t - 1 0 6 . 1 1 0 0 0 7 3 3 R & R R E F R I G E R A T I O N 3 8 2 9 C H E C K H E A T M E D I C A L B L D G 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 4 0 3 . 9 2 0 1 4 3 8 9 C h e q u e A m o u n t - 4 0 3 . 9 2 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 M a r e h ' 1 3 M A R C H ' 1 3 R E M I T 0 3 / 3 1 / 2 0 1 3 6 8 . 5 1 0 1 4 3 9 0 C h e q u e A m o u n t - 6 8 . 5 1 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 O G R A - E X P E N S E 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 9 . 0 5 0 1 4 3 9 1 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 M a r O G R A 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 9 1 5 . 3 0 0 1 4 3 9 1 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 M a r S U P P L I E S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 9 0 . 0 5 0 1 4 3 9 1 P a g e 6 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 6 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 M a r F U E L 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 5 5 . 5 1 0 1 4 3 9 1 A p r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 C O I L B O O K S , M O U S E 0 4 / 0 2 / 2 0 1 3 3 4 . 5 3 0 1 4 3 9 1 A p r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 A M C T O 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 7 0 6 . 2 5 0 1 4 3 9 1 M a r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 W O R K P L A C E S P E C I F I C C O U R S E 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 3 3 3 . 3 5 0 1 4 3 9 1 M a r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 1 6 O G R A C O N F E R E N C E E X P E N S E 0 2 / 2 4 / 2 0 1 3 6 8 8 . 4 1 0 1 4 3 9 1 M a r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 P A R T S 0 3 / 0 2 / 2 0 1 3 1 5 . 7 7 0 1 4 3 9 1 M a r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 C O N F E R E N C E E X P E N S E 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 3 3 . 3 3 0 1 4 3 9 1 M a r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 C O N F E R E N C E 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 4 0 . 6 4 0 1 4 3 9 1 C h e q u e A m o u n t - 3 , 1 2 2 . 1 9 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 A p r U N I T R E N T A L - E . C . C . 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 3 1 . 0 8 0 1 4 3 9 2 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 0 7 5 2 R E S Q T E C H S Y S T E M S I N C 0 0 0 1 3 4 1 9 R O P E R E S C U E 0 3 / 2 2 / 2 0 1 3 5 4 2 . 4 0 0 1 4 3 9 3 C h e q u e A m o u n t - 5 4 2 . 4 0 0 0 1 5 3 7 R O N C A I R N S r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 9 4 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 1 9 2 2 S & B S E R V I C E S L T . 4 6 8 6 C U S T O M C H A I N L I N K S , C O T T E R S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 4 0 9 . 2 9 0 1 4 3 9 5 C h e q u e A m o u n t - 4 0 9 . 2 9 0 0 2 0 5 4 S A R A D I M O - S A N T O R O r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 2 0 0 . 0 0 0 1 4 3 9 6 C h e q u e A m o u n t - 2 0 0 . 0 0 0 0 0 8 0 1 S C O T T K R I S T E N S E N r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 0 . 0 0 0 1 4 3 9 7 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 1 7 8 6 S P R I N G V A L L E Y A U T O & M A R I N E 5 5 2 F U E L P U M P M O D U L E , S E R V I C E 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 1 , 0 7 6 . 9 8 0 1 4 3 9 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 7 6 . 9 8 0 0 1 9 6 9 S U E N O S E W O R T H Y r o p e R S Q R O P E R S Q T R A I N I N G 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 2 0 0 . 0 0 0 1 4 3 9 9 C h e q u e A m o u n t - 2 0 0 . 0 0 0 0 0 8 7 4 T E A M T R U C K C E N T R E S A 2 3 0 9 9 0 0 7 4 S U R G E T A N K 0 4 / 0 9 / 2 0 1 3 7 4 6 . 8 3 0 1 4 4 0 0 C h e q u e A m o u n t - 7 4 6 . 8 3 0 0 1 4 1 8 T E L U S 0 1 6 2 4 2 4 9 8 0 5 5 M O B I L E H I G H S P E E D 0 4 / 0 5 / 2 0 1 3 4 4 . 0 1 0 1 4 4 0 1 P a g e 7 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 7 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 9 : 5 5 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 1 0 0 1 9 6 1 T E R R Y S A E L E N S i n s t r u c t o r c o s t s I N S T R U C T O R 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 7 5 0 . 0 0 0 1 4 4 0 2 C h e q u e A m o u n t - 7 5 0 . 0 0 0 0 1 0 0 2 T I L L S O N B U R G F I R E & S A F E T Y E Q U I P M E N T 2 1 2 1 5 I N S P E C T I O N - F I R E H A L L 0 3 / 2 2 / 2 0 1 3 1 9 1 . 7 0 0 1 4 4 0 3 C h e q u e A m o u n t - 1 9 1 . 7 0 0 0 0 8 9 9 T I L L S O N B U R G R E N T - A L L S 5 2 3 0 S E R V I C E C H A I N S A W 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 4 0 4 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 8 5 0 0 0 9 1 3 T O W N S H I P O F M A L A H I D E 1 3 - 0 1 W A T E R C O N S U M P T I O N 0 4 / 1 2 / 2 0 1 3 3 9 , 9 4 3 . 2 8 0 1 4 4 0 5 C h e q u e A m o u n t - 3 9 , 9 4 3 . 2 8 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L . P . 1 8 1 0 3 0 8 9 7 F U E L N O Z Z L E 0 2 / 0 7 / 2 0 1 3 9 0 . 3 9 0 1 4 4 0 6 1 8 1 0 3 2 4 5 7 P A I N T 0 4 / 0 8 / 2 0 1 3 9 6 . 0 4 0 1 4 4 0 6 1 8 1 0 4 0 6 5 4 F U E L N O Z Z L E R E T U R N E D 0 2 / 1 5 / 2 0 1 3 c - 9 0 . 3 9 0 1 4 4 0 6 C h e q u e A m o u n t - 9 6 . 0 4 0 0 2 0 2 5 T Y C O I N T E G R A T E D S E C U R I T Y C A N A D A 8 0 0 8 8 7 7 6 A L A R M S Y S T E M - O F F I C E 0 4 / 1 5 / 2 0 1 3 2 3 6 . 1 7 0 1 4 4 0 7 C h e q u e A m o u n t - 2 3 6 . 1 7 0 0 0 9 5 4 V I K I N G G I V E S L T D 2 6 3 8 5 0 5 R E P A I R S T O T R U C K - H Y D R A U L I C 0 4 / 0 5 / 2 0 1 3 3 , 3 7 3 . 4 7 0 1 4 4 0 8 C h e q u e A m o u n t - 3 , 3 7 3 . 4 7 0 0 0 9 5 7 V O T H S A L E S & S E R V I C E L T D 0 0 0 0 1 8 9 5 2 0 D A S H V A L V E 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 3 3 0 . 3 8 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 2 7 S Y N T H E T I C O I L , F I L T E R 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 2 6 7 . 4 5 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 2 9 S Y N T H E T I C O I L 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 1 9 4 . 9 3 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 4 5 D U S T S H I E L D 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 3 1 6 . 4 0 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 5 2 W I R E 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 7 1 . 1 9 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 6 0 P I G T A I L P R O N G 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 . 2 4 0 1 4 4 0 9 0 0 0 0 1 8 9 5 9 3 R E P L A C E W A T E R P U M P 0 3 / 2 8 / 2 0 1 3 4 , 4 0 2 . 3 8 0 1 4 4 0 9 C h e q u e A m o u n t - 5 , 5 8 4 . 9 7 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 7 6 9 1 C U T T I N G F L A T B A R 0 4 / 1 1 / 2 0 1 3 2 1 . 9 7 0 1 4 4 1 0 C h e q u e A m o u n t - 2 1 . 9 7 C h e q u e R u n T o t a l - 1 3 5 , 4 4 9 . 8 4 P a g e 8 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 8 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 1 2 : 5 9 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 9 5 7 V O T H S A L E S & S E R V I C E L T D 0 0 0 0 1 8 9 5 2 0 D A S H V A L V E 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 3 3 0 . 3 8 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 2 7 S Y N T H E T I C O I L , F I L T E R 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 2 6 7 . 4 5 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 2 9 S Y N T H E T I C O I L 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 1 9 4 . 9 3 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 3 4 S T O B E L I G H T , W A R N I N G L I G H T 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 3 7 2 . 8 8 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 4 5 D U S T S H I E L D 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 3 1 6 . 4 0 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 5 2 W I R E 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 7 1 . 1 9 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 6 0 P I G T A I L P R O N G 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 . 2 4 0 1 4 4 1 1 0 0 0 0 1 8 9 5 9 3 R E P L A C E W A T E R P U M P 0 3 / 2 8 / 2 0 1 3 4 , 4 0 2 . 3 8 0 1 4 4 1 1 C h e q u e A m o u n t - 5 , 9 5 7 . 8 5 C h e q u e R u n T o t a l - 5 , 9 5 7 . 8 5 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 2 9 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 1 : 1 2 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 4 5 2 5 0 W A S H E R F L U I D 0 3 / 0 2 / 2 0 1 3 1 0 . 1 4 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 4 6 8 E P O X Y P R I M E R , E P O X Y 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 6 9 . 2 4 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 5 1 6 K N I F E 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 3 . 3 6 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 6 5 4 R U S T C O N V E R T E R 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 3 3 . 8 7 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 6 6 4 A N T I R U S T , T I P 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 8 . 2 2 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 6 6 9 P L U G 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 1 . 9 0 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 9 5 4 1 0 T O N S E R V I C E J A C K 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 1 , 0 9 0 . 4 5 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 5 9 9 4 B A T T E R I E S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 1 9 3 . 2 4 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 0 8 3 B A T T E R I E S 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 1 9 3 . 2 4 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 1 1 7 T I P 0 3 / 1 3 / 2 0 1 3 8 . 8 0 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 1 4 8 R E S P I R A T O R , M A S K S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 2 7 . 5 8 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 2 5 7 W R E N C H , A I R R E G U L A T O R 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 1 2 5 . 5 7 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 2 7 1 T O G G L E S 0 3 / 1 5 / 2 0 1 3 2 1 . 0 6 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 4 0 6 C L I P S , G R O M M E T S , L O O M 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 3 1 . 8 9 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 4 1 8 G R E A S E S E A L 0 3 / 1 8 / 2 0 1 3 1 8 . 0 3 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 4 9 6 W A S H E R F L U I D , D R 1 L L - X S E L F 0 3 / 1 9 / 2 0 1 3 3 6 . 0 7 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 5 9 7 T E R M I N A L S . P A R T S 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 2 1 . 7 4 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 5 9 9 F U S E H O L D E R S 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 1 2 . 7 0 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 6 5 9 T O G G L E 0 3 / 2 0 / 2 0 1 3 7 . 2 1 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 7 3 1 P L U G S , S O L E N O I D , C L I P S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 9 4 . 5 5 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 7 3 8 G R O M M E T 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 3 . 7 2 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 7 9 8 J U N C T I O N B O X E S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 3 3 1 . 5 3 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 8 1 2 P L U G S , O V A L L E D , C L O S E B A C K 0 3 / 2 2 / 2 0 1 3 1 2 2 . 1 1 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 9 2 1 C L O S E B A C K S , O V A L L E D 0 3 / 2 3 / 2 0 1 3 3 6 . 3 7 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 9 8 4 U R E T H A N E 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 1 2 . 8 5 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 6 9 8 9 C L I P S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 0 . 6 2 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 0 1 3 G L O V E S , C L A M P S . H O S E C L A M P S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 2 3 . 4 1 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 0 2 9 S I G N A L F L A S H E R S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 8 . 1 0 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 0 3 0 P R I M W I R E 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 6 . 5 3 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 0 4 0 H / S T U B G 0 3 / 2 5 / 2 0 1 3 5 . 6 0 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 0 9 6 F L A S H E R , O V A L L E D 0 3 / 2 6 / 2 0 1 3 7 3 . 7 7 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 1 5 1 P A N E L L I G H T 0 3 / 2 6 / 2 0 1 3 8 . 5 2 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 2 0 6 F L A S H E R , O I L 0 3 / 2 7 / 2 0 1 3 5 1 . 1 6 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 2 5 1 B R A S S , S U P E R E N A M E L 0 3 / 2 7 / 2 0 1 3 2 1 . 2 8 0 1 4 4 1 2 1 - 1 4 7 3 6 1 H E A T E R H O S E 0 3 / 2 8 / 2 0 1 3 3 3 . 3 4 0 1 4 4 1 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 5 0 7 . 7 7 C h e q u e R u n T o t a l - 2 , 5 0 7 . 7 7 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 3 0 o f 2 1 7 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 1 : 2 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 2 8 5 E D E N & A R E A C O M M U N I T Y C E N T R E F 2 0 1 3 - 0 0 9 E . C . C . A S V O T I N G P L A C E 0 4 / 0 3 / 2 0 1 3 1 5 0 . 0 0 0 1 4 4 1 3 C h e q u e A m o u n t ' 1 5 0 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 1 5 0 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 3 1 o f 2 1 7 A D p c A N A D A RUN; APR 16 201S NO:ApAYR0LLTEcH N 0 L 0 I E s PASE:932 D A L Y u p D A T E R E p 0 R TSORWc0MANY0TALs HST RES: 100057413 RT0004MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE: APR 17, 2013 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY: APR 19, 2013 CURRENT ADJUST-DR AD JUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 8,814.36 8,814.36 74,149.21 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 2,186.71 2,186.71 18,13S.90 El CONTQPIPQPIPCAN PEN 4,856.44 4,856^4 ^0,005.56 CAN PENqcPENQCPENQCHSFQCHSFONEHT1,097.65 1,097.65 8,721.41 ON EHTMBMETMBHETNL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 16,955.16 16,955.16 141,010.08 TOT STATS CHEQUES 2,687.50 2,687.50 4,227.09 CHEQUESDEPOSITS36,907.99 36,907.99 304,622.5<DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS DED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 39,595.49 39,595.49 308,649.63 TOT NPAY RRSP RRSPRTIRTI TOT PAYROL 56,550.65 56,550.65 4<»9,659.71 TOT PAYROL SERV CHRG 148.12 148.12 1,569.17 SERV CHRSHST19.26 19.26 203.98 HST GRAND TOT 56,718.03 56,718.0S <5l,432.86 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGESALARIED WORKPAYS 18 31.32 HOURLY WORKPAYS 2<i 41.76 PAYROLL RUNS I 50.75PAY ADVICE FOLD <*2 10.08 COURIER FEE 1 12.71 DELIVERY SURCHARGE I 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 1'+8.12 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 56,718.OS DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 3 4 1 t o C h e q u e # 0 1 4 4 1 3 P a g e 1 3 2 o f 2 1 7 9 A p r i l / 2 0 1 3 . ( L / . 3 ^ P o r t B u r w e l l L a k e r s J \ F a s t b a l l ~ > A n o t h e r b a s e b a l l s e a s o n i s s t a r t i n g f o r t h e P o r t B u r w e l l L a k e r s M e n ' s F a s t b a l l t e a m . W e w o u l d l i k e t o t h a n k a l l o u r s p o n s o r s f r o m l a s t y e a r a s y o u h e l p e d u s h a v e a g r e a t s e a s o n . W e w e r e a b l e t o p u r c h a s e n e w b a t s a n d h e l m e t s f o r o u r t e a m . T h e L a k e r s h a v e b e e n p l a y i n g i n P o r t B u r w e l l s i n c e 1 9 7 5 , M a n y v i s i t o r s t o t h e P r o v i n c i a l P a r k a t t e n d o u r g a m e s , a s w e l l a s l o c a l r e s i d e n t s . W e w o u l d a p p r e c i a t e a n y h e l p t o c o v e r t h e c o s t o f b a l l s , u m p i r e s , u n i f o r m s , a n d e q u i p m e n t . Y o u r s u p p l i e d b a n n e r s o r s i g n c a n b e p o s t e d o n o u r f e n c e a t t h e p a r k a s a p p r e c i a t i o n o f y o u r s u p p o r t C h e q u e s c a n b e m a d e o u t t o P o r t B u r w e l l M e n ' s F a s t b a l l R e c e i p t s w i l l b e s e n t o u t f o r d o n a t i o n s . P l e a s e c o m e o u t a n d e n j o y o u r g a m e s . S i n c e r e l y D o n N e v i l l - L a k e r s R e p R R # 4 L a n g t o n , O n N O E 1 G O 5 1 9 - 8 7 5 - 4 4 3 4 D o n N e v i l l T h e P o r t B u r w e l l L a k e r s R e q u e s t f r o m t h e P o r t B u r w e l l L a k e r s M e n ' s F a s t b a l l t e a m f o r P a g e 1 3 3 o f 2 1 7 Page 134 of 217 ^ J ^ < L ^ E R O J E C T ) J I B W A f l ' . > r , ^ , * * % h - s > . \ P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o r a r y C h a i r m a n : A f r . P e t e r A f a n 5 & n ' d ^ e , O C D E C E I V E A p r i l 1 9 , 2 0 1 3 A P R 2 4 2 0 1 3 M u n i c i p a l C o u n c i l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 2 ^ o 6 c / o A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r I V i U K i G I F A U T Y C ^ Y H A ^ M u n i c i p a l O f f i c e s 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O D e a r M e m b e r s o f C o u n c i l : A s p a r t o f t h e o p e n i n g o f O j i b w a t o p u b l i c t o u r s , w e h a v e m a d e a r e q u e s t t o t h e R o y a l C a n a d i a n A i r F o r c e f o r t h e ' S n o w B i r d s ' t o p a r t i c i p a t e i n a f l y b y f o r H M C S O j i b w a i n P o r t B u r w e l l , O n t a r i o s c h e d u l e d f o r b e t w e e n J u n e 2 7 t o 3 0 , 2 0 1 3 . T h e S n o w b i r d s w i l l b e i n S t . T h o m a s a s p a r t o f t h e G r e a t L a k e s I n t e r n a t i o n a l A i r S h o w . A s a n i n t e g r a l p a r t o f t h i s r e q u e s t , w e r e q u i r e f r o m B a y h a m C o u n c i l : a . a l e t t e r a c k n o w l e d g i n g t h e f l y b y o f t h e S n o w b i r d s w i t h ; b . a r e s o l u t i o n t h a t a p p r o v e s t h a t s u c h a f l y b y c o u l d t o t a k e p l a c e a s l o w a s 5 0 0 f e e t W e l o o k f o r w a r d t o y o u r l e t t e r w h i c h s t a t e s t h e a b o v e t h a t i n t u r n w i l l a l l o w u s t o o f f i c i a l i n v i t e t h e S n o w B i r d s t o f l y o v e r a n d s a l u t e O J i b w a . T h a n k y o u f o r y o u r k i n d a s s i s t a n c e . S i n c e r e l y , ^ G ? ^ ^ ^ T i m B a r r e n P r e s i d e n t T ; i e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m , 3 0 V a l b o t S t r e e t , S t . T h o m a s , O N C A N A D A N 5 P 1 A 3 A R e g i s t e r e d N o n - P r o f i t T 5 1 S - 6 3 3 - 7 6 4 1 c u i ' a t Q r @ e l 2 i n . T i i l i t a r y m u 5 e i I m . c a > . l y w w . p r o j e a o j i b w a . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 9 , 2 0 1 3 f r o m P r o j e c t O j i b w a P a g e 1 3 5 o f 2 1 7 Page 136 of 217 R e q u e s t f r o m O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s r e g a r d i n g b o o k i n g o f P a g e 1 3 7 o f 2 1 7 Page 138 of 217 Proposal April 25, 2013 TO: Municipality of Bayham - Council FROM: Interpretive Centre Committee RE: 2013 Centre Use and Staffing Proposal As the result of a meeting of the committee on April 17, 2013 the following items were addressed and discussed 1. Staffing of the Interpretive Centre for 2013 was unfunded by Council 2. Maintenance of the Centre area was limited to minor upkeep of the building and grass cutting 3. Donation funding allocation and application 4. Amalgamating under the direction of Museums Bayham for the purposes of staffing. Concerns raised from this discussion centered on the lack of staffing of the facility especially giving to the high level of tourism that can be expected during the 2013, and forward, seasons due specifically to the addition of the submarine. Our concern is simple; this facility has tourist information covering a greater range of tourism aspects of the area in addition to the wind farms. To that end, the facility is, in many cases, the first contact for visitors to the area and should be open and available to address that potential market. Maintenance of the facility was a concern in that failure to keep the building maintained would result in degradation of the facility over the long term to a point where it could be rendered useless. It was discussed that currently there are donations to the Centre outstanding for 2013 that were thought to be directed specifically at staffing of the centre. This was found to be incorrect however the donation outstanding had not been applied to any aspect of the facility and was open to direction by the committee. PROPOSAL TO COUNCIL The committee is convinced that staffing the facility during peak visiting periods, specifically weekends and holidays is paramount. By using a student at a rate of $11.00/hour + mandatory contributions at a rate of 12%; an 8 hour day of work would cost $98.56. Add to this the additional cost of air conditioning usage, etc. we would use the estimated amount of $125.00/day. Based on starting June 30 and operating Saturdays and Sundays for the period ending Sept 2 and including 3 statutory holidays for a total of 23 working days, the estimated cost of staffing would be $2875.00. To that end they have proposed the following: Option 1 – Erie Shores Wind Farm has offered to provide staffing of the Wind Centre through the use of one of their students for Saturdays and Holiday Monday throughout the summer. The cost of this would be absorbed by the Erie Shores Wind Farm and the used student would be familiar with the workings of the Wind Farm from firsthand experience. Proposal dated April 25, 2013 from Interpretive Centre Page 139 of 217 For situations where Special requests for access to the Centre are presented, we as a committee will endeavor to provide adequate staffing on an “as-needed” basis. This level of participation would then allow the current donation of $1500.00 from GDF to be allocated to costs of opening the building, i.e. air condition costs, etc. as well as to be allocated to building and grounds maintenance and upkeep during the season including any extra items normally not covered by the Municipalities’ allocation as set in the current budget. Option 2 – The current donation of $1500.00 from GDF would be matched by Erie Shores Wind Farm and the total of $3000.00 would then be applied to staffing the Centre in accordance with the estimated staffing costs as stated earlier. Regardless of which option is selected, it has also been proposed that the Committee arrange for a date in the near future where a “work bee” would take place for completion of minor painting, repairs, upkeep, etc. of the building and grounds to cover items not allocated for in the Municipalities’ budget allocation for 2013. Additionally, committee member Ron Bradfield has offered to provide lawn cutting service as needed where there is a shortfall in the budget of the Municipality. In reference to the offer by Museums Bayham to take of the Administration of the staffing of the Centre, we as a committee acknowledge their generous offer of Museums Bayham but at this time we are confident that we want to continue with the administration of the Centre on a continuous basis. In making this proposal, the participants were asked to make their proposals based on a long term commitment being 3 – 5 years starting in 2013. While this is certainly the intent, we need to be aware that should economic conditions change, so might their ability to participate over the long term. RECOMMENDATION After review and consideration, it is the Committees recommendation that Council consider Option 1 as a viable and effective solution for the Centre. This option provides the Centre with a student who would be working at the Wind Farm and who would thus enjoy a greater depth of knowledge. This could extend to drawing on resources of co-workers for questions that might demand a higher level of training or experience. The Erie Shores Wind Farm would work in cooperation with the Municipality as needed to maintain high standards and ensure that all levels of safety were maintained. Should Council agree to accept our recommendation of Option 1, we would further recommend that the value of $3000.00 be placed on the donated value of the student for purposes of issuing the Erie Shores Wind Farm the appropriate Donation receipt. Respectfully submitted, Ian R. Almond, Chair Interpretive Centre Committee Proposal dated April 25, 2013 from Interpretive Centre Page 140 of 217 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A p r i l 2 5 , 2 0 1 3 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t a - a t o r F I L E : L 0 4 S U B J E C T : H a r b o u r F a c i l i t i e s 2 0 1 3 - R F P R e s u l t s N U M B E R : P R 2 0 1 3 - 0 4 P u r p o s e T o a d v i s e o f t h e r e s u l t s o f t h e R F P f o r t h e m u n i c i p a l B l a c k D o c k s , b o a t l a u n c h , a n d f i n g e r d o c k s f o r 2 0 1 3 . B a c k g r o u n d t f l F o l l o w i n g d i s c u s s i o n a t t h e A p r i l 4 C o u n c i l m e e t i n g , s t a f f i s s u e d a R e q u e s t f o r P r o p o s a l s f o r t h e l e a s e a n d o p e r a t i o n o f t h e m u n i c i p a l b l a c k d o c k s , b o a t l a u n c h , a n d f i n g e r d o c k s . N o t i c e o f t h e R F P w a s o n t h e m u n i c i p a l w e b s i t e a n d t h e l o c a l p a p e r . S t a f f C o m m e n t s T h o u g h s t a f f d i d r e c e i v e s e v e r a l i n q u i r i e s / r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n , n o p r o p o s a l s w e r e r e c e i v e d a t t h e t h d e a d l i n e A p r i l 2 4 . B a s e d o n t h o s e i n q u i r i e s , i t a p p e a r s t h a t t h e i s s u e o f a c c e s s t o t h e h a r b o u r a r e a w a s t h e m o s t s i g n i f i c a n t l i m i t i n g f a c t o r . F o l l o w i n g t h e e x p i r y o f t h e R F P d e a d l i n e , s t a f f d i d c o n t a c t t h e p r e v i o u s t e n a n t , M r . R o n B r a d f i e l d ( B r a d c r a n e x I n c . ) , t o d e t e r m i n e i f h e r e m a i n e d i n t e r e s t e d . M r . B r a d f i e l d a d v i s e d h e w o u l d r e n e w h i s p r e v i o u s a g r e e m e n t f o r t h e 2 0 1 3 s e a s o n f o r t h e s a m e a m o u n t a s 2 0 1 2 ( $ 6 0 0 ) . O p t i o n s 1 . E n t e r i n t o a g r e e m e n t w i t h B r a d c r a n e x I n c . t o o p e r a t e t h e f a c i l i t i e s f o r 2 0 1 3 . 2 . C e a s e o p e r a t i o n o f t h e h a r b o u r f a c i l i t i e s S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) : G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t G o a l # 3 - C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e G o a l # 6 - P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e l i f e s t y l e c h o i c e s R e c o m m e n d a t i o n T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h R o n B r a d f i e l d , B r a d c r a n e x I n c . t o o p e r a t e t h e m u n i c i p a l B l a c k D o c k s , b o a t l a u n c h , a n d f i n g e r d o c k s f o r 2 0 1 3 a n d t h a t s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r e p a r e t h e n e c e s s a r y a g r e e m e n t . R e s p 9 6 t f u l l y s u b m i t t e d , K y l e / ^ % g < 8 | , . A d m l m s t r a t ^ r r ~ i L ^ v / S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 4 r e g a r d i n g H a r b o u r F a c i l i t i e s P a g e 1 4 1 o f 2 1 7 Page 142 of 217 f ^ f r J C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : M a y 2 , 2 0 1 3 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F l l S U B J E C T : R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o N U M B E R : F 2 0 1 3 - 0 7 B a c k g r o u n d T h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t , t h r o u g h W a s t e D i v e r s i o n O n t a r i o , e s t a b l i s h e d w a s t e m a n a g e m e n t r e q u i r e m e n t s f o r h a z a r d o u s w a s t e a n d a f u n d i n g p r o g r a m u n d e r S t e w a r d s h i p O n t a r i o i n 2 0 0 6 . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t o o k a d v a n t a g e o f t h i s p r o g r a m a n d e n t e r e d i n t o f u n d i n g a g r e e m e n t s w i t h S t e w a r d s h i p O n t a r i o , f i r s t l y F e b r u a r y 5 t h , 2 0 0 9 , a n d s u b s e q u e n t l y a g a i n M a y 3 , 2 0 1 2 . D i s c u s s i o n T h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t t r a n s f e r r e d , a s o f O c t o b e r 1 , 2 0 1 2 , t h e P h a s e 2 p o r t i o n o f i t s ' H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e P r o g r a m f r o m S t e w a r d s h i p O n t a r i o t o t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o . T h e m u n i c i p a l i t y h a s t h e o p p o r t u n i t y t o c o n t i n u e t o r e c e i v e f u n d i n g a s s i s t a n c e t o w a r d t h e c o s t o f c o l l e c t i n g a n d d i s p o s i n g o f h a z a r d o u s w a s t e d u r i n g i t s ' a n n u a l h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e c o l l e c t i o n d a y e a c h M a y . T h e m u n i c i p a l i t y m u s t e n t e r i n t o a n e w a g r e e m e n t w i t h t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o t o c o n t i n u e f u n d i n g f o r t h e P h a s e 2 p o r t i o n o f t h e p r o g r a m , b e f o r e J u n e 3 0 , 2 0 1 3 . R e c o m m e n d a t i o n T h a t b y - l a w 2 0 1 3 - 0 4 2 , b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o f o r t h e p r o v i s i o n o f P h a s e 2 f u n d i n g t o w a r d s t h e m a n a g e m e n t o f s e l e c t e d h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s , b e e n a c t e d . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , / / / 1 1 ^ 4 C M L , 4 ? , ^ f f A / e . / : . f - ; / D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r K y l e ^ u g e r , A ^ m i n i s t a ' a t o r I S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 3 o f 2 1 7 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 4 2 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D R E C Y C L I N G C O U N C I L O F O N T A R I O F O R T H E P R O V I S I O N O F F U N D I N G F O R S E L E C T E D H O U S E H O L D H A Z A R D O U S W A S T E S W H E R E A S S e c t i o n 1 1 ( 3 ) ( 3 ) O f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a M u n i c i p a l i t y m a y p a s s b y - l a w s w i t h r e s p e c t t o t h e j u r i s d i c t i o n o f w a s t e m a n a g e m e n t ; W H E R E A S b y l e t t e r r e c e i v e d f r o m t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 3 t o e s t a b l i s h a P h a s e 2 F u n d i n g a g r e e m e n t f o r s e l e c t e d h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s p r o g r a m ; W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o p e r a t e s a m u n i c i p a l s e l e c t e d h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s c o l l e c t i o n a n n u a l l y ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o f o r t h e p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . N D R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 " U D A Y O F M A Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 4 o f 2 1 7 P H A S E 2 F U N D I N G A G R E E M E N T P H A S E 2 F U N D I N G A G R E E M E N T - M U N I P A L I T Y O F B A Y H A M T H I S A G R E E M E N T i s m a d e a s o f t h e d a y o f . 2 0 B E T W E E N : ^ ? / ? i ~ i ^ ? r o , l ! ? ^ l L - ? - F - ? . N T ^ O « ? ^ n S t ~ f o r : p r ° J ? t o r g a n i z a t i o n w i t h a p r i n c i p a l o f f i c e a d d r e s s o f 2 1 5 S p a d i n a A v e , S u i t e 2 2 5 , T o r o n t o . O n t a r i o M 5 T 2 C 7 ( " R C O " ) A N D M u n i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o , N O J 1 Y O ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) B A C K G R O U N D : A . T h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t s e l e c t e d R C O t o d e v e l o p a n d o p e r a t e a S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e P r o g r a m t o r e i m b u r s e e l i g i b l e m u n i c i p a l c o s t s i n c u r r e d ' i n c o n n e c t i o n w i t h t h e ' p r o p e r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; S L - - = T ^ I ^ T ? ? ? ^ - h ^ s . r c ? i _ s ^ r e d J I ? l h R C P a s a P a r t i c i P a n t i n t h e P r o g r a m ( a s d e f i n e d b e l o w ) a n d t h a t r e g i s t r a t i o n h a s b e e n a c c e p t e d b y R C O ; a n d C . T h e M u n i c i p a l i t y w i s h e s t o r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t u n d e r t h e P r o g r a m i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E 1 I N T E R P R E T A T I O N 1 . D e f i n i t i o n s . I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) " A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 2 ( c ) ; ( b ) " B u s i n e s s D a y " m e a n s a n y d a y f r o m M o n d a y t o F r i d a y i n c l u s i v e , e x c e p t f o r a n y d a y t h a t i s a s t a t u t o r y h o l i d a y i n O n t a r i o ; ^ a S S ! m . , ^ ^ l i ! ? e ^ i f ? ^ a ? ^ i t ? e - . ? . ? ? i ? r . . ? ^ « b ? ! ° ^ ^ ' ? ? i ? J h e , M u n i c i p a l i t y m u s t s u b m i t a R e i m b u r s e m e n t C l a i m f o r a g i v e n R o u n d , a s l i s t e d i n t h e t h i r d c o l u m n o f t h e " t a b l e p i n S c h e d u l e B ; ( d ) ^ ? l * l ? ? ^ i ^ n - ^ ? c ! ? ! J ! 1 e a n ? t h e . ? a t ? ^ d l ^ r i n ^ . w h i G h t h e M u n i c i p a l i t y m a y i n c u r E l i g i b l e C o s t s i n a p a r t i c u l a r R o u n d . a s i d e n t i f i e d i n ' t h e s e c o n d c o l u m n ' o f t h e t a b l e i n ' S c h e ' d u i e B ; ( e ) " C o l l e c t i o n S i t e - m e a n s a l o c a t i o n w h e r e t h e M u n i c i p a l i t y o r i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s w i l l ^ ! ? . . ^ c t ? ? ^ s e h o l ? . . H , a . z a . r d o u s w a s t e s f o r : w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y w i H ~ s u b m i t R e i m b u r s e m e n t C l a i m s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 5 o f 2 1 7 - 2 - ( f ) " C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 1 ; ( g ) " D e f i c i e n c i e s " m e a n s a n y o f t h e f o l l o w i n g : ( i ) t h e i n c l u s i o n i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o f c o s t s t h a t a r e n o t E l i g i b l e C o s t s , a s d e f i n e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; ( i i ) m i s s i n g , i n c o m p l e t e , i n a c c u r a t e o r o t h e r w i s e i n a d e q u a t e S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n r e s p e c t o f a R e i m b u r s e m e n t C l a i m ; ( i i i ) a n y c a l c u l a t i o n e r r o r s i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r i n S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n ; ( i v ) a f a i l u r e t o s u b m i t a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r _ S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t ; o r ( v ) a n y o t h e r f a i l u r e o f a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n t o c o m p l y w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t . ( h ) " D e f i c i e n c y N o t i c e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 5 ; " D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 2 ; 0 ) " D i s c l o s i n g P a r t y " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 2 ; ( k ) " E f f e c t i v e D a t e " m e a n s t h e d a t e o f t h i s A g r e e m e n t a s f i r s t w r i t t e n a b o v e ; ( I ) " E l i g i b l e A c t i v i t i e s " m e a n s t h e a c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e D o f t h i s A g r e e m e n t , a s m a y b e a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t ; ( m ) " E l i g i b l e C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 2 ; ( n ) " E l i g i b l e W a s t e s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 1 ; ( 0 ) " E v e n t o f D e f a u l t " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 2 . 4 ; ( p ) " F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 5 ; ( q ) " F o r c e M a j e u r e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 0 . 1 ; ( r ) " G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y " m e a n s a n y f e d e r a l , s t a t e , p r o v i n c i a l , o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t , p a r l i a m e n t o r l e g i s l a t u r e , o r a n y r e g u l a t o r y a u t h o r i t y , a g e n c y , t r i b u n a l , c o m m i s s i o n , m i n i s t r y , b o a r d , d e p a r t m e n t , i n s t i t u t i o n o r s i m i l a r e n t i t y o f a n y s u c h g o v e r n m e n t , p a r l i a m e n t o r l e g i s l a t u r e , o r a n y c o u r t o r o t h e r L a w , r e g u l a t i o n o r r u l e - m a k i n g e n t i t y , h a v i n g j u r i s d i c t i o n i n t h e r e l e v a n t c i r c u m s t a n c e s ; ( s ) " G o v e r n m e n t a l A u t h o r i z a t i o n " m e a n s a n y a u t h o r i z a t i o n s , a p p r o v a l s c o n s e n t s , p e r m i t s , g r a n t s , l i c e n c e s , p r i v i l e g e s , r i g h t s , o r d e r s , j u d g m e n t s , r u l i n g s , d i r e c t i v e s ^ o r d i n a n c e s , d e c r e e s , r e g i s t r a t i o n s a n d f i l i n g s i s s u e d o r g r a n t e d b y L a w o r b y a n y G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y ; ( t ) " I C & I S m a l l Q u a n t i t y G e n e r a t o r " m e a n s a b u s i n e s s t h a t i s n o t r e q u i r e d t o s u b m i t a g e n e r a t o r r e g i s t r a t i o n r e p o r t w i t h r e s p e c t t o t h e w a s t e u n d e r s u b s e c t i o n 1 8 ( 1 ) o f O n t a r i o R e g u l a t i o n 3 4 7 u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) , w h i c h c u r r e n t l y r e q u i r e s t h a t s u c h g e n e r a t o r s d e l i v e r n o m o r e t h a n 1 0 0 k i l o g r a m s p e r m o n t h o f m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e t o a m u n i c i p a l d e p o t ; ( u ) " I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 5 ; ( V ) " I n d e m n i f i e d P a r t i e s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 9 . 1 ; ( w ) " I n d u s t r y F u n d i n g O r g a n i z a t i o n " h a s t h e m e a n i n g g i v e n u n d e r t h e W a s t e D i v e r s i o n A c t ( O n t a r i o ) ; S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 6 o f 2 1 7 3 - ( X ) u r ! n ? o l ^ , e n c y E Y ? n f m f a r 1 ^ i n r ® S P ® c t o f a P a r t y , a n y o n e o r m o r e o f t h e f o l l o w i n g : ( i ) i f a P a r t y f i l e s a p e t i t i o n i n b a n k r u p t c y o r f o r r e o r g a n i z a t i o n o r f o r a n a r r a n g e m e n t p u r s u a n t t o a n y a p p l i c a b l e b a n k r u p t c y L a w o r u n d e r a n / s i m i l a r L a w , n o w o r h e r e a f t e r i n e f f e c t ; ( i i ) ' i f a P a r t y i s a d j u d g e d b a n k r u p t b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n , o r b e c o m e s i n s o l v e n t , m a k e s ^ n a s s j g n . e n . f o r t h e b e n e f i t o f i t s c r e d i t o r s , a d m i t s i n w r i t i n g i t s i n a b i N t y t o p a y i t s ^ 1 ^ . * ? ? ^ ^ ! ^ ! ? ^ ? l T ^ ^ ? ? ! ^ f - i d ^ ? . ' _ i ^ _ ? ? s ? l v e _ d . ? r , s u ^ . p e n c l ? P a y m e n t g e n e r a l l y o f i t s o b l i g a t i o n ^ ( i i i ) i f a p e t i t i o n i s f i l e d p r o p o s i n g t h e a d j u d i c a t i o n o f a P a r t y a s " b a n k r u p t o r i t s r e o n g a n i z a t i o n p u r s u a n t t o a n y a p p l i c a b l e b a n k r u p t c y L a w o r a n y s i m i l a r L a w , n o w o r t ; ? - r e . a f t - ! r - l n - e ^ ! n d . L ( A L ? e . P a r t y c o n s e n t s ' t o ' t h a t f i l i n g ; ( B ) t h e p e t i t i o n i s " n o t ^ ^ S ^ , ^ i a i ^ ; n , M d ^ , a f t e r ^ " n s ; . . o ^ t h e ^ o n - , n o t ^ n u v d e f e n d e d a g a i n s t ; a n d ( i v ) i f a r e c e i v e r , t r u s t e e , i i q u i d a t o r . o r o t h e r s i m i l a r ' o f f i ' S a l ' i s a p p o i n t e d t o t a k e c h a r g e o f a P a r t y o r o f a l l o r s u b s t a n t i a l l y a l l o f t h e b u s i n e s s o r a s s e t s o f a ^ r t y . a n d : ( A ) a t P a r t y c o n s e n t s t o s u c h a p p o i n t m e n t ; o r ( B ) t h e a p p o i n t m e n U s r 1 ? L d i ? c l a r ? ? d < ? , r . w i S ? I I ? w n ° , f a c ? i o n i s n o t t e k e n b y t h a t P a r t y t o s e c u r e t h e d i s c h a r g e o f t h a t o f f i c i a l w i t h i n 6 0 d a y s a f t e r t h e a p p o i n t m e n t . ( y ) " I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s " m e a n s : ( i ) a n y a n d a l l p r o p r i e t a r y r i g h t s p r o v i d e d u n d e r : ( A L P a t e n t . L a w ^ ( B ) , c ? p y r i g h t - L a w ) . ( c ) t r a d e - m a r k L a w . ( D ) d e s i g n p a t e n t o r i n d u s t r i a l d S ; ^ a w ' J E ) ^ m T O n d u c t o ^ p . - - m a s k w r ^ a w ; > r . ( F ) . a n y ^ ^ * ^ y P r o v i s i o n o r c o m m o n l a w p r i n c i p l e i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t r a d e s e c r e t L a w . w h i c h m a y p r o v i d e a r i g h t i n e i t h e r i d e a s , f o r m u l a e , a l g o r i t h m s , c o n c e p t s , i n v e n t i o n s o r k n o w - ^ - ? , ! r ^ " y : . o - r . t h ? - e x p r e s , s i ? . ? o r u s e o f s u c h ' ^ e a s . ' f o r m u l a e , a l g o r i t h m s , c o n c e p t s , ? - v e n t i o n ^ o r . ! c n o w ~ h o w ; a n d ^ a n y a n l ? a 1 1 a P P I i c a t i o n s - r e g i s t r a t i o n s , l i c e n c e s , s u b - l i c e n c e s , f r a n c h i s e s , a g r e e m e n t s o r a n y o t h e r e v i d e n c e o f a r i g h t i n a n y o f t h e f o r e g o i n g : ^ ^ ? A r e ! - n ? ? ? n s : , ^ a p p , l ! c a b l e f e d e r a l " . P r o v i n c i a l o r m u n i c i p a l l a w s , o r d e r e - i n - c o u n c i l , b y - ^ f ? - d e s - - - r ^ o r ? . i n a n < l c s - . p ? l i c i e . s ) r e 9 ^ a t i o n s a n d s t a t u t e s ; ( i i ) a p p l i c a b l e o r d e 7 s . d e c i s i o n s , c o d e s , j u d g m e n t s , i n j u n c t i o n s , " d e c r e e s , a w a r d s a n d ' w r i t s o f a n y " c o u r t : ? ^ ^ l h ^ l t ^ ^ Q ^ ^ n T ; ^ n ^ ^ S ? r t ^ , ? ; ? / ? ? ? - ? ^ t l ? ^ J i m ^ ? ! ! ? . n i ^ ? - ^ e P e r s o n h a v i n g j u r i s d i c t i o n ; ( i i i ) a p p l i c a b l e r u l i n g s a n d c o n d i t i o n s o f a n y l i c e n s e . ' p e r m i t , ^ r t i . ^ ^ ! g i ^ o n - L a ^ o " ^ o n L ( i v ) a ? y . ? . o v e r n m e n t e ^ A u t h ^ ^ ^ ^ ^ ^ r e q u i r e m e n t s u n d e r o r p r e s c r i b e d b y a p p l i c a b l e c o m m o n l a w ; a n d i n c l u d e s w i t h o u t l i m i t a t i o n t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) a n d r e g u l a t i o n s t h e r e u n d e r ; ( a a ) " M a r k s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 3 ; ( b b ) " M O E " m e a n s t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t ; ( e c ) " O v e r s u b s c r i p t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 8 ; ( d d ) " P a r t i e s " m e a n s t h e p a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t a n d P a r t y m e a n s e i t h e r o f t h e m ; ^ e e ^ ^ ? a y _ n ! e n t . ? a t T . " ^ m , e a 1 ? t h , e d ^ t e ? n w h i ( ? h . R c o w 1 1 1 p a y R e i m b u r s e m e n t s f o r a g i v e n R o u n d , a s i d e n t i f i e d i n t h e f o u r t h c o l u m n o f t h e t a b l e i n S c h e d u l e B ; ( f f ) ^ S ? . ? n l ' - m e a _ n s _ a , n y f n ? . i v l d l / a 1 ' s o t e P r o P r i e t o r s h i P . c o r p o r a t i o n , l i m i t e d l i a b i l i t y c o m p a n y , ! ! ^ ^ - ? I L § e n e r 2 i L I ? a _ r ? e r s h i p I . J ? " ? . t v e n t u r e ) a s s o c i a t i o n , j o i n t - s t o c k c o m p a n y , t r u s t , i n c o r p o r a t e d o r g a n i z a t i o n i n s t i t u t i o n , p u b l i c b e n e f i t c o r p o r a t i o n , u n i n c o r p o r a t e d o r g a n i z a t i o n , G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y o r o t h e r e n t i t y o f a n y k i n d ; ( g g » " P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t " m e a n s t h e a g r e e m e n t b e t w e e n R C O a n d t h e P r o v i n c e d a t e d a s o f S e p t e m b e r 4 , 2 0 1 2 , a s m a y b e a m e n d e d , r e s t a t e d o r r e p l a c e d ; ( h h ) " . p ^ ? - g - r ^ " n . f 3 _ a r ? c i l F ? n t " , m ® a n s a P e n s o n t h a t h a s a p p l i e d t o p a r t i c i p a t e i n t h e P r o g r a m , w h o s e a p p l i c a t i o n h a s b e e n a c c e p t e d b y R C O . w h o r e m a i n s i n c o m p l i a n c e w i t h a l l o f ' t h e S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 7 o f 2 1 7 - 4 - t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t a n d d i s c h a r g e s a l l o f t h e o b l i g a t i o n s o f t h e P r o g r a m a n d , t h e r e f o r e , w h o r e m a i n s i n g o o d s t a n d i n g u n d e r t h e P r o g r a m : ( i i ) " P r o g r a m " m e a n s t h e S e l e c t e d H o u s e h o j d H a z a r d o u s W a s t e P r o g r a m ( a l s o k n o w n a s t h e P h a s e 2 P r o g r a m ) , i n c l u d i n g a n y m o d i f i c a t i o n s t h e r e t o o r s u c c e s s o r s t h e r e o f , b u t o n l y t o t h e e x t e n t t h a t M O E h a s s e l e c t e d R C O t o d e s i g n a n d i m p l e m e n t t h e P r o g r a m i n a c c o r d a n c e w i t h t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t ; ( U ) " P r o p e r M a n a g e m e n t " a n d " P r o p e r l y M a n a g e d " m e a n s t h e m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n a c c o r d a n c e w i t h : ( i ) a l l a p p l i c a b l e L a w ( i i ) t h e s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r m a n a g e m e n t s e t o u t i n t h e t a b l e i n S c h e d u l e C o p p o s i t e t h e a p p l i c a b l e t y p e o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e ; a n d ( i i i ) a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r m a n a g e m e n t a s a r e c o m m u n i c a t e d i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y ; ( k k ) " P r o v i n c e " m e a n s H e r m a j e s t y t h e Q u e e n i n R i g h t o f O n t a r i o , a s r e p r e s e n t e d b y t h e M O E : ( I I ) " R e c e i v i n g P a r t y " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 2 ; ( m m ) " R e i m b u r s e m e n t C l a i m " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 1 ; ( n n ) " R e i m b u r s e m e n t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 2 . 1 . ( o o ) " R e s i d e n t i a l G e n e r a t o r " m e a n s a f i n a l u s e r w h o g e n e r a t e s w a s t e w h i c h w i l l b e r e c y c l e d o r d i s p o s e d f r o m a r e s i d e n t i a l h o m e ; ( p p ) " R o u n d " m e a n s o n e o f t h e s i x r o u n d s o f f u n d i n g u n d e r t h i s A g r e e m e n t , e a c h o f w h i c h h a s a C o l l e c t i o n P e r i o d , C l a i m D e a d l i n e a n d P a y m e n t D a t e a s i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B ; ( q q ) " S h a r e d C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 5 ; ( r r ) " S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 2 ; ( s s ) " T a x " o r " T a x e s " i n c l u d e s a l l p r e s e n t a n d f u t u r e t a x e s , s u r t a x e s , d u t i e s , l e v i e s , j m p o s t s , r a t e s , f e e s , a s s e s s m e n t s , w i t h h o l d i n g s , d u e s a n d o t h e r c h a r g e s o f a n y n a t u r e i m p o s e d b y a n y G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y , i n c l u d i n g i n c o m e , c a p i t a l , w i t h h o l d i n g , c o n s u m p t i o n , s a l e s , u s e , t r a n s f e r , g o o d s a n d s e r v i c e s , h a r m o n i z e d s a l e s o r o t h e r v a l u e - a d d e d , e x c i s e , c u s t o m s , a n t i - d u m p i n g , c o u n t e r v a i l , n e t w o r t h , s t a m p , r e g i s t r a t i o n , f r a n c h i s e , p a y r o l l . e m p l o y m e n t , h e a l t h , e d u c a t i o n , b u s i n e s s , s c h o o l . p r o p e r t y , l o c a l i m p r o v e m e n t . d e v e l o p m e n t , e d u c a t i o n d e v e l o p m e n t a n d o c c u p a t i o n t a x e s , t o g e t h e r w i t h a l l f i n e s , i n t e r e s t , p e n a l t i e s o n o r i n r e s p e c t o f , o r i n l i e u o f o r f o r n o n - c o l l e c t i o n o f , t h o s e t a x e s , s u r t a x e s , d u t i e s , l e v i e s , i m p o s t s , r a t e s , f e e s , a s s e s s m e n t s , w i t h h o l d i n g s , d u e s a n d o t h e r c h a r g e s ; ( t t ) " T e r m " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 2 . 1 ; ( u u ) " T h i r d P a r t y P r o v i d e r s " " m e a n s a n y P e r s o n s u b c o n t r a c t e d , r e t a i n e d o r o t h e r w i s e u s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o p e r f o r m a n y a c t i v i t i e s f o r w h i c h R e i m b u r s e m e n t i s s o u g h t i n c o n n e c t i o n w i t h S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; ( w ) " T o x i c T a x , " m e a n s a c o l l e c t i o n s e r v i c e i n w h i c h s e l e c t e d w a s t e s a r e c o l l e c t e d d i r e c t l y f r o m r e s i d e n t i a l h o m e s , u s i n g a n a p p o i n t m e n t s y s t e m t o a r r a n g e f o r p i c k - u p . / 1 . 2 I n t e r p r e t a t i o n . I n t h i s A g r e e m e n t , e x c e p t a s e x p r e s s l y s t a t e d o t h e r w i s e o r u n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e r e q u i r e s : S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 8 o f 2 1 7 - 5 - a ) h e a d i n g s a n d t h e r e n d e r i n g o f t e x t i n b o l d a n d i t a l i c s a r e f o r c o n v e n i e n c e a n d r e f e r e n c e p u r p o s e s o n l y a n d d o n o t a f f e c t t h e m e a n i n g o r i n t e r p r e t a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) w o r d s i m p o r t i n g t h e s i n g u l a r i n c l u d e t h e p l u r a l a n d v i c e v e r s a a n d t h e m a s c u l i n e , f e m i n i n e a n d n e u t e r g e n d e r s i n c l u d e a l l g e n d e r s ; ( c ) t h e w o r d s , " h e r e o f , " h e r e i n " , a n d " h e r e u n d e r " a n d w o r d s o f s i m i l a r i m p o r t s h a l l r e f e r t o t h i s A g r e e m e n t a s a w h o l e a n d n o t t o a n y p a r t i c u l a r p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; ( d ) a r e f e r e n c e t o a n A r t i c l e , S e c t i o n , P a r t y , o r S c h e d u l e i s a r e f e r e n c e t o t h a t A r t i c l e o r S e c t i o n o f , P a r t y t o , o r S c h e d u l e t o t h i s A g r e e m e n t u n l e s s o t h e r w i s e s p e c i f i e d ; ( e ) a r e f e r e n c e t o a d o c u m e n t o r a g r e e m e n t , i n c l u d i n g t h i s A g r e e m e n t s h a l l m e a n s u c h d o c u m e n t , a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t i n c l u d i n g a n y a m e n d m e n t o r s u p p l e m e n t t o , o r r e p l a c e m e n t , n o v a t i o n o r m o d i f i c a t i o n o f s u c h d o c u m e n t , a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t , b u t d i s r e g a r d i n g a n y a m e n d m e n t , s u p p l e m e n t , r e p l a c e m e n t , n o v a t i o n o r m o d i f i c a t i o n m a d e i n b r e a c h o f s u c h d o c u m e n t , a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t ; ( f ) a r e f e r e n c e t o a P e r s o n i n c l u d e s t h a t P e r s o n ' s s u c c e s s o r s a n d p e r m i t t e d a s s i g n s ; ( g ) t h e t e r m " i n c l u d i n g " ( o r a v a r i a t i o n t h e r e o f ) m e a n s " i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n " a n d a n y ! i i ? . c ! ^ ) ^ n r 1 p l e s _ f o l l o ' ? ' n . g . ^ u c h t , e r m s h a 1 . 1 i n n o w a y r e s t r i c t o r l i m i t t h s g e n e r a l i t y o f t h e p r o v i s i o n i n r e s p e c t o f w h i c h s u c h e x a m p l e s a r e p r o v i d e d ; ( h ) r e f e r e n c e s t o a n y s t a t u t e , c o d e o r s t a t u t o r y p r o v i s i o n a r e t o b e c o n s t m e d a s a r e f e r e n c e t o t h e s a m e a s i t m a y h a v e b e e n . o r m a y f r o m t i m e t o t i m e b e , a m e n d e d , m o d i f i e d o r r e - e n a c t e d , a n d i n c l u d e r e f e r e n c e s t o a l l b y l a w s i n s t r u m e n t s , o r d e r s a n d r e g u l a t i o n s f o r t h e t i m e b e i n g m a d e t h e r e u n d e r o r d e r i v i n g v a l i d i t y t h e r e f r o m u n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e r e q u i r e s ; ( i ) i n t h e e v e n t o f a c o n f l i c t a m a t h e m a t i c a l f o r m u l a d e s c r i b i n g a c o n c e p t o r d e f i n i n g a t e r m s h a l l p r e v a i l o v e r w o r d s d e s c r i b i n g a c o n c e p t o r d e f i n i n g a t e r m ; a ) r e f e r e n c e s t o a n y a m o u n t o f m o n e y s h a l l m e a n a r e f e r e n c e t o t h e a m o u n t i n C a n a d i a n D o l l a r s ; a n d ( k ) t h e e x p r e s s i o n " a n d / o r " w h e n u s e d a s a c o n j u n c t i o n s h a l l c o n n o t e " a n y o r a l l o f . 1 . 3 S c h e d u l e s . _ _ T h e f o l l o w i n g S c h e d u l e s f o r m a p a r t o f t h i s A g r e e m e n t a n d a r e i n c o r p o r a t e d b y r e f e r e n c e h e r e i n : S c h e d u l e A C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n S c h e d u l e B C o l l e c t i o n P e r i o d s a n d R e l e v a n t D a t e s S c h e d u l e C S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s a n d R e q u i r e m e n t s f o r P r o p e r M a n a g e m e n t o f S a m e S c h e d u l e D E l i g i b l e A c t i v i t i e s S c h e d u l e E S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n R e q u i r e m e n t s S c h e d u l e F E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s S c h e d u l e G R e i m b u r s e m e n t C l a i m V e r i f i c a t i o n P r o t o c o l S c h e d u l e H C l a i m s E x c e e d F u n d s P r o t o c o l 1 . A m e n d m e n t s t o S c h e d u l e s . T h e M u n i c i p a l i t y m a y a m e n d S c h e d u l e s A a n d F b y g i v i n g w r i t t e n n o t i c e t o t h e R C O n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s p r i o r t o t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . R C O m a y a m e n d S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 4 9 o f 2 1 7 - 6 - S c h e d u l e s B t h r o u g h G . i n c l u s i v e . b y g i v i n g 6 0 d a y s ' w r i t t e n n o t i c e o f t h e a m e n d m e n t t o t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 2 P R O G R A M P A R T I C I P A T I O N 2 . 1 P a r t i c i p a t i o n . S u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , R C O a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y t h e a m o u n t o f a n y E l i g i b l e C o s t s s u b m i t t e d t o R C O d u r i n g t h e T e r m ( s u c h p a y m e n t s b e i n g " R e i m b u r s e m e n t s " ) , 2 . 2 R C O C o n d i t i o n s . R C O ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t a r e s u b j e c t t o t h e c o n t i n u i n g s a t i s f a c t i o n o f t h e f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : ( a ) t h a t R C O i s a n d r e m a i n s t h e P e r s o n t h a t M O E h a s s e l e c t e d t o d e s i g n a n d i m p l e m e n t t h e P r o g r a m ; a n d ( b ) t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a P r o g r a m P a r t i c i p a n t a s o f t h e E f f e c t i v e D a t e a n d r e m a i n s a P r o g r a m P a r t i c i p a n t i n g o o d s t a n d i n g . T h e f o r e g o i n g c o n d i t i o n s a r e f o r t h e s o l e b e n e f i t o f R C O a n d m a y b e w a i v e d i n w r i t i n g b y R C O i n i t s s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n . 2 . 3 C e r t a i n C o v e n a n t s o f M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y c o v e n a n t s a s f o l l o w s : ( a ) i t w i l l p r o v i d e R C O w i t h 3 0 d a y s ' p r i o r n o t i c e o f a n y c h a n g e s t o t h e l i s t o f C o l l e c t i o n S i t e s o r i n f o n n a t i o n p r o v i d e d i n r e s p e c t o f s a m e i n S c h e d u l e A ; ( b ) i t w i l l c o m p l y , a n d c a u s e T h i r d P a r t y P r o v i d e r s t o c o m p l y , w i t h a p p l i c a b l e L a w s i n r e s p e c t o f t h e p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t a n d i n c a r r y i n g o u t a n y a c t i v i t i e s c o n t e m p l a t e d b y o r u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r t h e P r o g r a m ; ( c ) i t w i l l c o m p l y w i t h a n y r u l e s , p r o t o c o l s , m e t h o d o l o g i e s , s t a n d a r d s o r o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t b y R C O i n r e s p e c t o f t h e P r o g r a m ; a n d ( d ) i f t h e M u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o u s e a n y s o f t w a r e l i c e n s e d b y o r m a d e a v a i l a b l e t h r o u g h R C O f o r p u r p o s e s r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t , w h i c h m a y i n c l u d e t h e D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l , i f r e q u i r e d b y t h e l i c e n s o r o f t h e s o f t w a r e , e n t e r i n t o a n d c o m p l y w i t h ( o r c a u s e i t s e m p l o y e e s a n d r e p r e s e n t a t i v e s o r T h i r d P a r t y P r o v i d e r s t o e n t e r i n t o a n d c o m p l y w i t h ) t h e t e r m s o f e n d - u s e r l i c e n s e a g r e e m e n t s i n r e s p e c t o f s u c h s o f t w a r e . 2 . 4 N a t u r e o f P r o g r a m a n d A g r e e m e n t . T h e P r o g r a m a n d t h i s A g r e e m e n t o n l y p r o v i d e s t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a n o p p o r t u n i t y t o b e r e i m b u r s e d f o r E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d b y i t i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . R C O i s n o t r e t a i n i n g t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o t h e r P e r s o n , n o r i s t h e M u n i c i p a l i t y r e t a i n i n g R C O , t o p r o v i d e a n y s e r v i c e s w h a t s o e v e r , i n c l u d i n g i n r e s p e c t o f : ( a ) t h e r e c e i v i n g , h a n d l i n g , s t o r i n g , t r a n s p o r t a t i o n , d i s p o s a l o r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s o r a n y o t h e r w a s t e ; o r ( b ) t h e i d e n t i f i c a t i o n , p r e - q u a l i f i c a t i o n , s u p e r v i s i o n , m a n a g e m e n t , o v e r s i g h t o r p a y m e n t o f t h i r d p a r t i e s w h o m a y b e e n g a g e d b y t h e M u n i c i p a l i t y f o r t h e p u r p o s e s o f r e c e i v i n g . h a n d l i n g , s t o r i n g , t r a n s p o r t a t i o n , d i s p o s a l o r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s o r a n y o t h e r w a s t e . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 0 o f 2 1 7 - 7 ^ s . _ l : ? t ^ ? ^ . ? e _ _ p a r t t e s l , . t h e . ^ l u . n i c i p ^ l i t y . J r e t ? . i n s - f u 1 1 . a n 5 1 - c o m p l e t e . a u t h o r i t y > d i s c r e t i o n a n d ? S F O - n ? ? i ! i ! y ^ - < : ^ l r r y . o ^ - t h e x _ a c t i v i t i ^ s i d e n t i f i e d l n S e c t i o n 2 . 4 ( a ) a n d ( b ) . a n d a n y o t h e r a c t i v i t i e s o r f u n c t i o n s a n c i l l a r y t h e r e t o , a s t h e M u n i c i p a l i t y s e e s f i t i n i t s s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n " . N o t h i n g i n _ t h i s A g r e e m e n t w i l l b e i n t e r p r e t e d t o c r e a t e a n y r i g h t s o r r e s p o n s i b i l i t i e s a s b e t w e e n R C O a n d t h e M u n i c i p a l i t y i n r e s p e c t o f t h e p e r f o r m a n c e o f s u c h a c t i v i t i e s . 2 . 5 N o n - e x c l u s i v i t y . T h i s i s a n o n - e x c l u s i v e A g r e e m e n t . R C O m a y o f f e r s i m i l a r r e i m b u r s e m e n t s t o o t h e r m u n i c i p a l i t i e s o r P e r s o n s , w h e t h e r u n d e r t h i s P r o g r a m o r a n y o t h e r i n i t i a t i v e . T h e M u n i c i p a l i t y m a y u n d e r t a k e t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s w i t h o u t b e i n g a P r o g r a m P a r t i c i p a n t o r w i t h o u t c l a i m i n g R e i m b u r s e m e n t u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 2 ' 6 ? r o v i n c e ' ? c . ° . i s n o t a c t i , n 9 a , s a s e n t f o r t h e P r o v i n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r i n r e s p e c t o f t h e P r o g r a m , w h i c h i s e x p r e s s l y a c k n o w l e d g e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 3 E L I G I B L E C O S T S 3 . E l i g i b l e W a s t e s . F o r t h e p u r p o s e s o f t h i s A g r e e m e n t , " E l i g i b l e W a s t e s " m e a n s a l l S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s l i s t e d i n S c h e d u l e C , s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g : ( a ) f o r / e c h a l r £ l e a b l e l : ) a t t e r l e £ i , ' p o r t a b l S . . f i r ? , e ) ? i l ? g u i s h ^ r s ' f i ^ o r e s c e n t N 9 h t b u l b s a n d t u b e s , a n d m e r c u r y - c o n t a i n i n g d e v i c e s , E l i g i b l e W a s t e s i n c l u d e o n l y t h o s e t h a t a r e c o l l e c t e d f r o m R e s i d e n t i a l G e n e r a t o r s a n d I C & I S m a l l Q u a n t i t y G e n e r a t o r s ; a n d ( b ) f o r f l u o r e s c e n t l i g h t s a n d t u b e s , E l i g i b l e W a s t e s a r e l i m i t e d t o 5 k i l o g r a m s p e r m o n t h p e r g e n e r a t o r o f s u c h S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . 3 . 2 E l i g i b l e C o s t s . T h e M u n i c i p a l i t y i s o n l y e n t i t l e d t o r e c e i v e d R e i m b u r s e m e n t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t i n a m o u n t s e q u a l t o c o s t s ( " E l i g i b l e C o s t s " ) t h a t m e e t a l l o f t h e b a s i c c r i t e r i a s e t o u t i n S e c t i o n 3 . 3 a n d , a s a p p l i c a b l e , t h e a d d i t i o n a l c r i t e r i a s e t o u t i n S e c t i o n s 3 . 4 , a n d 3 . 5 . 3 . 3 B a s i c R e q u i r e m e n t s . E l i g i b l e C o s t s i n c l u d e o n l y c o s t s t h a t a s v e r i f i e d b y R C O i n a c c o r d a n c e w i t h . t h i s . A g r e ® m e n t ' w e r e a c t u a l l y a n d r e a s o n a b l y i n c u r r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y i n r e s p e c t o f E l i g i b l e A c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e D t h a t w e r e u n d e r t a k e n i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e W a s t e s d u r i n g t h e a p p l i c a b l e C o l l e c t i o n P e r i o d . 3 . 4 P r o c u r e m e n t . F o r c o s t s i n c u r r e d w i t h T h i r d P a r t y P r o v i d e r s , t h e M u n i c i p a l i t y m u s t h a v e e i t h e r s e l e c t e d s u c h T h i r d P a r t y P r o v i d e r t h r o u g h a c o m p e t i t i v e b i d d i n g p r o c e s s o r h a v e a r e a s o n a b l e j u s t i f i c a t i o n a s t o w h y a c o m p e t i t i v e b i d d i n g p r o c e s s w a s n o t u s e d , t o b e d e m o n s t r a t e d t o R C O ' s r e a s o n a b l e s a t i s f a c t i o n u p o n r e q u e s t , f a i l i n g w h i c h c o s t s i n c u r r e d w i t h t h o s e T h i r d P a r t y P r o v i d e r s w i l l n o t b e E l i g i b l e C o s t s . 3 . 5 S h a r e d C o s t e . F o r c o s t s t h a t a r e n o t w h o l l y a t t n b u t a b l e t o E l i g i b l e A c t i v i t i ^ ^ ^ ( " S h a r e d C o s t s " ) , w h i c h m a y i n c l u d e c o s t s i n r e s p e c t o f t h e m a r k e t i n g o r a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s ! ? ? _ n t J f i e c ! _ i ? . s . c h , e d , u ! e ? ; . o , n ! y ? e P e r c e n t a 9 e o f t h ® S h a r e d C o s t t h a t i s a t t r i b u t a b l e t o E l i g i b l e W a s t e s i s i n c l u d e d i n E l i g i b l e C o s t s ( t h e " I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s " ) , s u c h I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s t o b e c a l c u l a t e d a n d d o c u m e n t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n S c h e d u l e F A R T I C L E 4 F U N D I N G P R O C E S S 4 - 1 ^ ^ i ^ l ^ ^ ? t / a c ^ l ^ h , , ^ L J ^ ^ r ^ ^ * « E ^ ^ T i c J ? a ^ » , T ? ^ l u J ^ ^ J ? H > l ' c ? l i o n , , . f o r R e i m b u r s e m e n t ( a " R e i m b u r s e m e n t C l a i m " ) t o R C O o n o r b e f o r e t h e a p p l i c a b l e C l a i m D e a d l i n e S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 1 o f 2 1 7 8 - i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B . E a c h s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m w i l l o n l y b e i n r e s p e c t o f E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e C o l l e c t i o n P e r i o d i d e n t i f i e d f o r t h a t R o u n d i n S c h e d u l e B . 4 . 2 S u p p o r t i n g D a t a a n d I n f o r m a t i o n . I n s u p p o r t o f ^ R e i m b u r s e m e n t C l a i m s . ^ t h e M u n i c i p a l i t y w i l l s u b m i t t h e d a t a a n d i n f o r m a t i o n s e t o u t i n S c h e d u l e E ( " S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n " ) . 4 . 3 M e t h o d o f S u b m i t t a l . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l s u b m i t R e i m b u r s e m e n t C l a i m s a n d S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n t h e f o r m a t p r e s c r i b e d b y R C O , w h i c h m a y i n c l u d e s u b m i t t i n g i n f o r m a t i o n u s i n g a D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m . 4 . 4 V e r i f i c a t i o n o f R e i m b u r s e m e n t C l a i m s . R C O w i l l v e r i f y t h a t a l l R e i m b u r s e m e n t C l a i m s m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t a n d d o n o t i n c l u d e a n y D e f i c i e n c i e s , s u c h v e r i f i c a t i o n t o b e e a r n e d o u t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o t o c o l s a t t a c h e d t o t h i s A g r e e m e n t a s S c h e d u l e G . 4 . 5 D e f i c i e n c i e s i n A p p l i c a t i o n s W h e r e R C O i d e n t i f i e s D e f i c i e n c i e s i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m , R C O w i l l n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y o f s u c h D e f i c i e n c i e s i n r e a s o n a b l e d e t a i l ( a " D e f i c i e n c y N o t i c e " ) a n d m a y w i t h h o l d p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s t o t h e e x t e n t r e l a t e d t o s u c h D e f i c i e n c i e s u n l e s s a n d u n t i ' l t h e D e f i c i e n c i e s a r e r e s o l v e d t o R C O ' s s a t i s f a c t i o n , a c t i n g r e a s o n a b l y . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l b e g i v e n r e a s o n a b l e o p p o r t u n i t y t o c o m m u n i c a t e w i t h R C O t o c l a r i f y t h e n a t u r e o f t h e D e f i c i e n c i e s a n d t o p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n t o R C O i n r e s p o n s e t o t h e D e f i c i e n c y N o t i c e . R C O w i l l r e a s o n a b l y c o n s i d e r s u c h i n f o r m a t i o n a n d w i l l , w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e a f t e r r e c e i p t o f s u c h i n f o r m a t i o n , n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y i n w r i t i n g w h e t h e r : ( a ) a l l D e f i c i e n c i e s h a v e b e e n r e s o l v e d , i n w h i c h c a s e a n y R e i m b u r s e m e n t s t h a t h a v e b e e n w i t h h e l d w i l l b e p r o m p t l y p a i d t o t h e M u n i c i p a l i t y , o r ( b ) D e f i c i e n c i e s r e m a i n ( a " F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e ' 1 ) . A n y d i s p u t e i n r e s p e c t o f a F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e w i l l b e r e s o l v e d i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e 1 1 . 4 . 6 P a y m e n t . S u b j e c t t o S e c t i o n s 4 . 4 , 4 . 5 a n d 4 . 8 a n d t h e c o m p l i a n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y w i t h i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t . R C O w i l l p a y R e i m b u r s e m e n t C l a i m s f o r e a c h R o u n d o n t h e P a y m e n t D a t e i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B f o r t h e a p p l i c a b l e R o u n d . 4 . 7 O v e r - p a y m e n t . I f t h e M u n i c i p a l i t y b e c o m e s a w a r e t h a t i t h a s r e c e i v e d a m o u n t s f r o m R C O t h a t e x c e e d t h e a m o u n t o f t h e R e i m b u r s e m e n t s t o w h i c h i t i s e n t i t l e d h e r e u n d e r ( a n " O v e r - P a y m e n t " ) , i t m u s t f o r t h w i t h n o t i f y R C O o f s u c h O v e r - P a y m e n t I f R C O d e t e r m i n e s t h a t _ t h e M u n i c i p a l i t y h a s r e c e i v e d a n O v e r - P a y m e n t , i t s h a l l f o l l o w t h e p r o c e d u r e s e t o u t i n S e c t i o n 4 . 5 t o n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y o f t h e O v e r - P a y m e n t a n d t o g i v e t h e M u n i c i p a l i t y t h e o p p o r t u n i t y t o a d d r e s s t h e O v e r - P a y m e n t i n t h e s a m e m a n n e r a s o t h e r D e f i c i e n c i e s . A l l O v e r - P a y m e n t s s h a l l b e d e b t s o f t h e M u n i c i p a l i t y t o R C O . R C O w i l l s e t o f f t h e a m o u n t o f a n y O v e r - P a y m e n t a g a i n s t a m o u n t s p a y a b l e b y R C O t o t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r ; p r o v i d e d h o w e v e r t h a t i f t h e O v e r - P a y m e n t i s i n r e s p e c t o f t h e l a s t R o u n d o f R e i m b u r s e m e n t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l p a y t h e a m o u n t o f t h e O v e r - P a y m e n t t o R C O w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e d a t e t h a t t h e M u n i c i p a l i t y n o t i f i e d R C O o f t h e O v e r - P a y m e n t o r t h a t R C O n o t i f i e d t h e M u n i c i p a l i t y o f t h e O v e r - P a y m e n t , a s a p p l i c a b l e . 4 . 8 F u n d i n g R e s t r i c t i o n s . T h e a v a i l a b i l i t y a n d u s e o f f u n d s p r o v i d e d b y t h e P r o v i n c e t o R C O f o r t h e P r o g r a m i s s u b j e c t t o t h e t e r m s o f t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . N o t w i t h s t a n d i n g a n y t h i n g t o t h e c o n t r a r y u n d e r t h i s A g r e e m e n t , R C O w i l l o n l y b e o b l i g e d t o p a y R e i m b u r s e m e n t s t o t h e M u n i c i p a l i t y t o t h e e x t e n t t h a t d o i n g s o i s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . W i t h o u t l i m i t i n g t h e g e n e r a l i t y o f t h e f o r e g o i n g , M u n i c i p a l i t y a c k n o w l e d g e s t h a t i f , a t t h e c l o s e o f a R o u n d , R C O h a s r e c e i v e d R e i m b u r s e m e n t C l a i m s t h a t i n a g g r e g a t e e x c e e d ( o r a r e r e a s o n a b l y e x p e c t e d t o e x c e e d ) t h e a m o u n t o f f u n d i n g a v a i l a b l e f o r R e i m b u r s e m e n t s i n r e s p e c t o f s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m s ( a n " O v e r s u b s c r i p t i o n " ) , R C O w i l l n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e c l o s e o f t h e A p p l i c a t i o n P e r i o d o f t h e e x i s t e n c e ( o r e x p e c t a t i o n o f ) t h e O v e r e u b s c r i p t i o n . R C O w i l l t h e n d i s b u r s e t h e a v a i l a b l e f u n d s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o t o c o l a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e H . R C O s h a l l n o t b e l i a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y , a n d t h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y r e l e a s e s R C O f r o m l i a b i l i t y f o r . a n y a n d a l l l o s s e s , c o s t s , d a m a g e s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g l e g a l , e x p e r t a n d c o n s u l t a n t f e e s ) , c a u s e s o f a c t i o n , a c t i o n s , c l a i m s , S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 2 o f 2 1 7 9 - d e m a n d s , l a w s u i t s o r o t h e r p r o c e e d i n g s , b y w h o m e v e r m a d e , s u s t a i n e d , i n c u r r e d , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y w a y a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e d e l a y o r n o n - p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s a s a r e s u l t o f a n O v e r s u b s c r i p t i o n o r o f R C O ' s c o m p l i a n c e w i t h t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . A R T I C L E 5 R E C O R D S A N D A U D I T R I G H T S 5 . R e c o r d s . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l r e t a i n a l l d o c u m e n t s a n d r e c o r d s r e l a t i n g t o t h i s A g r e e m e n t d u r i n g t h e T e r m a n d f o r a p e r i o d o f 2 y e a r s a f t e r t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h e A g r e e m e n t . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l r e t a i n a n y f i n a n c i a l r e c o r d s r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t i n a m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s . 5 . 2 A u d i t R i g h t . R C O , o r a n i n d e p e n d e n t f i r m o f c h a r t e r e d a c c o u n t a n t s r e t a i n e d b y R C O , w i l l h a v e t h e r i g h t u p o n 2 4 h o u r s p r i o r n o t i c e t o t h e M u n i c i p a l i t y d u r i n g n o r m a l b u s i n e s s h o u r s , t o i n s p e c t a n d c o p y d o c u m e n t s a n d r e c o r d s r e q u i r e d t o b e r e t a i n e d u n d e r S e c t i o n 5 . 1 o r t o a u d i t t h e b o o k s , r e c o r d s , f a c i l i t i e s a n d p r a c t i c e s o f t h e M u n i c i p a l i t y r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t i n o r d e r t o v e r i f y t h a t : ( a ) t h e M u n i c i p a l i t y h a s P r o p e r t y M a n a g e d a l l E l i g i b l e W a s t e s ; ( b ) t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 3 . 4 w i t h r e s p e c t t o t h e p r o c u r e m e n t o f s e r v i c e s f r o m T h i r d P a r t y P r o v i d e r s h a v e b e e n m e t ; ( c ) t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m s a n d S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n a r e a c c u r a t e i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s ; ( d ) R e i m b u r s e m e n t s h a v e b e e n m a d e o n l y i n r e s p e c t o f E l i g i b l e C o s t s a n d n o O v e r - P a y m e n t s h a v e b e e n m a d e ; a n d e ) t h e M u n i c i p a l i t y h a s o t h e r w i s e c o m p l i e d w i t h i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; p r o v i d e d t h a t a l l s u c h i n s p e c t i o n s a n d a u d i t s w i l l b e a t R C O ' s e x p e n s e . 5 . 3 I n c o n s i s t e n c i e s . W h e r e a n y i n c o n s i s t e n c i e s a r e i d e n t i f i e d i n r e c o r d s p r o v i d e d i n a c c o r d a n c e ^ r i i ? \ ^ ? ^ ^ i ^ J i ^ I ^ , ? ^ ^ ^ f t ^ f t ^ ; ^ n ^ ^ ^ ! ! ? ^ 5 ^ ^ ^ . ^ L i ! ? ^ % f i r m ) a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l w o r k t o g e t h e r i n g o o d f a i t h t o r e s o l v e s u c h i n c o n s i s t e n c i e s w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e d a t e o n w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y w a s n o t i f i e d o f s u c h i n c o n s i s t e n c i e s . W h e r e s u c h i n c o n s i s t e n c i e s a r e n o t r e s o l v e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f R C O , R C O w i l l b e e n t i t l e d t o d e m a n d p a y m e n t o f , a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y , a n a m o u n t t h a t r e a s o n a b l y r e f l e c t s t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f t h e i n c o n s i s t e n c y , s u c h a m o u n t n o t t o e x c e e d R e i m b u r s e m e n t s r e c e i v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r i n r e s p e c t o f t h e C o l l e c t i o n P e r i o d ( s ) t o w h i c h t h e r e c o r d s o r a u d i t a p p l i e d . 5 . 4 D i s p u t e s . I f t h e M u n i c i p a l i t y d i s p u t e s t h e o u t c o m e o f a n a u d i t , i t w i l l r e f e r s u c h d i s p u t e f o r r e s o l u t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e 1 1 . A R T I C L E 6 R E P R E S E N T A T I O N S A N D W A R R A N T I E S 6 . M u t u a l R e p r e s e n t a t i o n s . E a c h P a r t y r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t o t h e o t h e r a s f o l l o w s : ( a ) i t h a s a l l r e q u i s i t e p o w e r a n d a u t h o r i t y t o e x e c u t e a n d d e l i v e r t h i s A g r e e m e n t a n d p e r f o r m i t s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r ( b ) a l l c o r p o r a t e , b o a r d , b o d y p o l i t i c , o r o t h e r a p p r o v a l s n e c e s s a r y f o r i t s e x e c u t i o n , d e l i v e r y , a n d p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t h a v e b e e n o b t a i n e d ; a n d S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 3 o f 2 1 7 1 0 - ( c t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s i t s l e g a l . v a l i d , a n d b i n d i n g o b l i g a t i o n . 6 . 2 R e p r e s e n t a t i o n s o f t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t o R C O a s f o l l o w s : ( a ) t h e M u n i c i p a l i t y a n d i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s h o l d o r w i l l h p l d w h e n p e r f o r m i n g a n y a c t i v i t i e s f o r w h i c h R e i m b u r s e m e n t s a r e s o u g h t , a l l G o v e r n m e n t a l A u t h o r i z a t i o n s w h i c h a r e n e c e s s a r y o r d e s i r a b l e i n c o n n e c t i o n w i t h t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e M a t e r i a l s a n d i s n o t i n b r e a c h o f o r i n d e f a u l t o f a n y t e r m o r c o n d i t i o n t h e r e o f ; a n d ( b ) t h e M u n i c i p a l i t y , d i r e c t l y o r t h r o u g h i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s p o s s e s s e s t h e k n o w l e d g e , s k i l l a n d t e c h n i c a l e x p e r t i s e r e q u i r e d t o P r o p e r l y M a n a g e E l i g i b l e M a t e r i a l s . A R T I C L E 7 C O N F I D E N T I A L I T Y 7 . 1 C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n . I n t h i s A g r e e m e n t , " C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n " m e a n s a n y a n d a l l i n f o r m a t i o n a n d m a t e r i a l s t h a t a r e d e s i g n a t e d i n w r i t i n g , a s c o n f i d e n t i a l a t t h e t i m e o f d i s c l o s u r e o r t h a t a r e a s o n a b l e p e r s o n , h a v i n g r e g a r d t o t h e c i r c u m s t a n c e s , w o u l d r e g a r d a s c o n f i d e n t i a l , b u t d o e s n o t i n c l u d e i n f o r m a t i o n w h i c h : ( a ) a t t h e t i m e o f d i s c l o s u r e , i s a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c ; o r ( b ) a t a l a t e r d a t e , b e c o m e s a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c o r ( c ) r e c e i v i n g p a r t y c a n d e m o n s t r a t e w a s i n i t s p o s s e s s i o n b e f o r e r e c e i p t ; o r ( d ) i s d i s c l o s e d t o r e c e i v i n g p a r t y w i t h o u t r e s t r i c t i o n o n d i s c l o s u r e b y a d i s c l o s i n g p a r t y w h o h a d t h e l a w f u l r i g h t t o d i s c l o s e s u c h i n f o r m a t i o n . 7 . 2 C o n f i d e n t i a l i t y . W h e r e a P a r t y ( t h e " R e c e i v i n g _ P a r t y " ) h a s r e c e i v e d C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n f r o m t h e o t h e r P a r t y ( t h e " D i s c l o s i n g P a r t y " ) , t h e R e c e i v i n g P a r t y w i l l : ( a ) o n l y u s e t h e D i s c l o s e r ^ s C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t o n l y f o r t h e p u r p o s e s c o n t e m p l a t e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t ( i n c l u d i n g S e c t i o n 8 . 2 ) o r r e l a t e d t o t h e P r o g r a m a n d f o r n o o t h e r p u r p o s e ; ( b ) n o t d i s c l o s e o r p r o v i d e a c c e s s t o a n y C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o a n y P e r s o n w i t h o u t t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s w r i t t e n c o n s e n t e x c e p t a s n e c e s s a r y t o p e r f o r m i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; p r o v i d e d t h a t t h e R e c i p i e n t m a y d i s c l o s e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o : ( i ) t h o s e e m p l o y e e s a n d a g e n t s t o t h e e x t e n t r e q u i r e d t o e n a b l e t h e m t o p e r f o r m t h e i r d u t i e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t t h e y a g r e e t o m a i n t a i n t h e c o n f i d e n t i a l i t y o f t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n ; a n d ( " ) a s p e r m i t t e d u n d e r , a n d i n a c c o r d a n c e w i t h , S e c t i o n s 8 . 2 ( c ) a n d 8 . 2 ( d ) , b e l o w ; ( c ) t a k e c o m m e r c i a l l y r e a s o n a b l e p r e c a u t i o n s , a t l e a s t a s g r e a t a s t h e p r e c a u t i o n s i t t a k e s t o p r o t e c t i t s o w n C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n , t o p r o t e c t t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s C o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n i n t h e R e c e i v i n g P a r t y ' s p o s s e s s i o n o r c o n t r o l a n d t o p r e v e n t s u c h C o n f i d e n t i a l I n f o m n a t i o n f r o m e i t h e r b e i n g a c c e s s e d , d i s c l o s e d , d i s t r i b u t e d , d u p l i c a t e d , d e s t r o y e d o r u s e d i n v i o l a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . 7 . 3 D i s c l o s u r e R e q u i r e d b y L a w . N o t w i t h s t a n d i n g S e c t i o n 7 . 2 , a R e c e i v i n g P a r t y m a y d i s c l o s e t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o t h e e x t e n t r e q u i r e d b y L a w , p r o v i d e d t h a t : ( a ) t h e R e c e i v i n g P a r t y g i v e s D i s c l o s i n g P a r t y p r o m p t w r i t t e n n o t i c e o f t h e p r o p o s e d d i s c l o s u r e a n d t h e r e a s o n f o r t h e ' p r o p o s e d d i s c l o s u r e ; ( b ) t h e R e c e i v i n g P a r t y p r o v i d e s t h e D i s c l o s i n g P a r t y w i t h r e a s o n a b l e a s s i s t a n c e a n d , i f p o s s i b l e , r e a s o n a b l e t i m e t o o p p o s e t h e p r o p o s e d d i s c l o s u r e ; a n d c ) t o t h e e x t e n t d i s c l o s u r e i s s t i l l r e q u i r e d b y L a w , t h e R e c e i v i n g P a r t y t a k e s r e a s o n a b l e s t e p s t o m a k e t h e d i s c l o s u r e o n a c o n f i d e n t i a l b a s i s . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 4 o f 2 1 7 1 1 A R T I C L E 8 I N T E L L E C T U A L P R O P E R T Y 8 . 1 O w n e r s h i p . E x c e p t a s p r o v i d e d h e r e i n , n o I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s a r e g r a n t e d o r t r a n s f e r r e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t . A s b e t w e e n R C O a n d t h e M u n i c i p a l i t y , a l l I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s i n d a t a a n d i n f o r m a t i o n g e n e r a t e d o r c o l l e c t e d b y o r f o r t h e M u n i c i p a l i t y , w h e t h e r o r n o t p r o v i d e d t o R C O , i n t h e c o u r s e o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l b e l o n g t o t h e M u n i c i p a l i t y . 8 . 2 L i c e n s e , D a t a a n d I n f o r m a t i o n . W i t h r e s p e c t t o a l l i n f o r m a t i o n d i s c l o s e d t o R C O b y t h e M u n i c i p a l i t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t ( " D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n " ) , t h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y g r a n t s a n o n - e x c l u s i v e , i r r e v o c a b l e , w o r l d w i d e , r o y a l t y - f r e e l i c e n s e i n p e r p e t u i t y t o : ( a ) u s e a n d m o d i f y t h e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f a d m i n i s t e r i n g t h e p a r t i e s r i g h t s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) u s e , m o d i f y a n d c o m b i n e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n w i t h o t P i e r i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e v a l u a t i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h e P r o g r a m ; ( c ) p r o v i d e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n t h a t R C O h a s : ( i ) a g g r e g a t e d w i t h o t h e r i n f o r m a t i o n o f R C O a n d o t h e r P r o g r a m P a r t i c i p a n t s ; a n d ( i i ) c l e a n e d o f d e t a i l t h a t s p e c i f i c a l l y a t t r i b u t e s i n f o r m a t i o n t o t h e M u n i c i p a l i t y ( " A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n " ) t o M O E f o r t h e p u r p o s e s o f c o m p l y i n g w i t h R C O ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t ; a n d ( d ) p r o v i d e A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n t o t h e p u b l i c f o r t h e p u r p o s e s o f d e s c r i b i n g t h e P r o g r a m a n d i t s e f f e c t . 8 . 3 U s e o f M a r k s . D u r i n g t h e T e r m o f t h i s A g r e e m e n t , a n d s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , R C O ' s t r a d e m a r k s , t r a d e n a m e , c o l o u r s a n d l o g o s , i n c l u d i n g t h o s e s p e c i f i c t o t h e P h a s e 2 p r o g r a m ( t h e " M a r k s " ) m a y b e u s e d b y t h e M u n i c i p a l r t y f o r p u r p o s e s o f a c k n o w l e d g i n g t h e s u p p o r t p r o v i d e d b y R C O u n d e r t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t : ( a ) a l l s u c h u s e i s s t r i c t l y i n a c c o r d a n c e w i t h a n y i n s t r u c t i o n s o r s t a n d a r d s s p e c i f i e d f r o m t i m e t o t i m e b y R C O ; ( b ) t h e M u n i c i p a l i t y o b t a i n s R C O ' s p r i o r a p p r o v a l o f a l l u s e s o f t h e M a r k s , i n c l u d i n g a p p r o v a l o f p r o p o s e d c o p y , l a y o u t s , d r a f t s o r o t h e r m o c k - u p s i n c o r p o r a t i n g t h e M a r k s . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l n o t c l a i m , u s e , d i s p l a y , r e p r o d u c e o r a p p l y t o r e g i s t e r , r e c o r d o r a p p r o p r i a t e a n y t r a d e m a r k , t r a d e n a m e , c o l o u r , l o g o o r o t h e r i d e n t i f i e r t h a t i n c o r p o r a t e s , r e p r o d u c e s , i s c o n f u s i n g w i t h , i s d e r i v e d f r o m , o r i s b a s e d o n t h e M a r k s , o r a s s i s t , p e r m i t o r e n c o u r a g e a n y o t h e r p e r s o n o r e n t i t y t o d o s o . A R T I C L E 9 R I S K M A N A G E M E N T 9 . 1 I n d e m n i t y . T h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s R C O a n d i t s m e m b e r s , d i r e c t o r s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , r e p r e s e n t a t i v e s a n d a g e n t s ( t h e " I n d e m n i f i e d P a r t i e s " ) f r o m a n d a g a i n s t a n y a n d a l l l i a b i l i t y , l o s s , c o s t s , d a m a g e s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g l e g a l , e x p e r t S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 5 o f 2 1 7 - 1 2 - a n d c o n s u l t a n t f e e s ) , c a u s e s o f a c t i o n , a c t i o n s , c l a i m s , d e m a n d s , l a w s u i t s o r o t h e r p r o c e e d i n g s , b y w h o m e v e r m a d e , s u s t a i n e d , i n c u r r e d , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y w a y a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e M u n i c i p a l i t y ' s p a r t i c i p a t i o n i n t h e P r o g r a m o r o t h e r w i s e i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t , u n l e s s s o l e l y c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r w i l f u l m i s c o n d u c t o f a n y o f t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s . 9 . 2 L i m i t a t i o n o f L i a b i l i t y . S u b j e c t t o R C O ' s p a y m e n t o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r , t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s s h a l l n o t b e l i a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s , s u b c o n t r a c t o r s o r r e p r e s e n t a t i v e s f o r a n y c o s t s , l o s s e s , c l a i m s , l i a b i l i t i e s a n d d a m a g e s h o w s o e v e r c a u s e d ( i n c l u d i n g a n y i n c i d e n t a l , i n d i r e c t , s p e c i a l o r c o n s e q u e n t i a l d a m a g e s , i n j u r y o r a n y l o s s o f u s e o r p r o f i t ) a r i s i n g o u t o f o r i n a n y w a y r e l a t e d t o t h e P r o g r a m o r o t h e r w i s e i n c o n n e c t i o n w i t h t h e A g r e e m e n t , u n l e s s s o l e l y c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r w i l f u l m i s c o n d u c t o f t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s . A R T I C L E 1 0 F O R C E M A J E U R E 1 0 . 1 F o r c e M a j e u r e . S u b j e c t t o S e c t i o n 1 0 . 2 , " F o r c e M a j e u r e " m e a n s a n e v e n t t h a t : i s b e y o n d t h e r e a s o n a b l e c o n t r o l o f a P a r t y ; a n d m a k e s a P a r t y ' s p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t i m p o s s i b l e , o r s o i m p r a c t i c a b l e a s r e a s o n a b l y t o b e c o n s i d e r e d i m p o s s i b l e i n t h e c i r c u m s t a n c e s . F o r c e M a j e u r e m a y i n c l u d e i n c l u d e s w i t h o u t l i m i t a t i o n : i n f e c t i o u s d i s e a s e s , w a r , r i o t s a n d c i v i l d i s o r d e r ; s t o r m , f l o o d , e a r t h q u a k e a n d o t h e r s e v e r e l y a d v e r s e w e a t h e r c o n d i t i o n s ; l a w f u l a c t b y a p u b l i c a u t h o r i t y ; a n d s t r i k e s , l o o k o u t s a n d o t h e r l a b o u r a c t i o n s . 1 0 . 2 E x c l u s i o n s . F o r c e M a j e u r e s h a l l n o t i n c l u d e : ( a ) a n y e v e n t t h a t i s c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r i n t e n t i o n a l a c t i o n o f a P a r t y o r s u c h P a r t y ' s a g e n t s o r e m p l o y e e s ; o r ( b ) a n y e v e n t t h a t a d i l i g e n t P a r t y c o u l d r e a s o n a b l y h a v e b e e n e x p e c t e d t o : ( i ) t a k e i n t o a c c o u n t a t t h e t i m e o f t h e e x e c u t i o n o f t h e A g r e e m e n t ; a n d ( i i ) a v o i d o r o v e r c o m e i n t h e c a r r y i n g o u t o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t . 1 0 . 3 F a i l u r e t o F u l f i l O b l i g a t i o n s . S u b j e c t t o S e c t i o n 1 2 . 4 ( e ) , t h e f a i l u r e o f e i t h e r P a r t y t o f u l f i l a n y o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t s h a l l n o t b e c o n s i d e r e d t o b e a b r e a c h o f , o r E v e n t o f D e f a u l t u n d e r , t h e A g r e e m e n t t o t h e e x t e n t t h a t s u c h f a i l u r e t o f u l f i l l t h e o b l i g a t i o n a r o s e f r o m a n e v e n t o f F o r c e M a j e u r e , i f t h e P a r t y a f f e c t e d b y s u c h a n e v e n t h a s t a k e n a l l r e a s o n a b l e p r e c a u t i o n s , d u e c a r e a n d r e a s o n a b l e a l t e r n a t i v e m e a s u r e s , a l l w i t h t h e o b j e c t i v e o f c a r r y i n g o u t t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e A g r e e m e n t . A R T I C L E 1 1 D I S P U T E R E S O L U T I O N 1 1 . 1 N e g o t i a t i o n . A n y d i s p u t e a m o n g t h e P a r t i e s a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t w i l l f i r s t b e a t t e m p t e d t o b e r e s o l v e d b y t h e P a r t i e s t h r o u g h g o o d f a i t h n e g o t i a t i o n s a n d i n c o n n e c t i o n t h e r e w i t h , a n y P a r t y m a y r e q u e s t i n w r i t i n g t h a t a n y o t h e r P a r t y m e e t a n d c o m m e n c e s u c h n e g o t i a t i o n s w i t h i n a r e a s o n a b l e p e r i o d o f t i m e ( w h i c h s h a l l i n a n y e v e n t b e n o l a t e r t h a n 3 0 d a y s a f t e r s u c h r e q u e s t i s m a d e ) . I f w i t h i n 3 0 d a y s a f t e r c o m m e n c e m e n t o f t h e n e g o t i a t i o n s ( o r t h e d a t e o n w h i c h n e g o t i a t i o n s w e r e t o c o m m e n c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e w r i t t e n r e q u e s t , i f t h e o t h e r P a r t y d e c l i n e s t o n e g o t i a t e ) , t h e d i s p u t e h a s n o t b e e n r e s o l v e d , a n y P a r t y m a y , b y n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e o t h e r P a r t y , r e f e r t h e m a t t e r t o a r b i t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s s e t o u t b e l o w . 1 1 . 2 A r b i t r a t i o n . A n y d i s p u t e w h i c h h a s b e e n r e f e r r e d t o a r b i t r a t i o n w i l l b e d e t e r m i n e d b y a r b i t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e A r b i t r a t i o n s A c t ( O n t a r i o ) . T h e r e w i l l b e a s i n g l e a r b i t r a t o r w h o w i l l h a v e q u a l i f i c a t i o n s r e l e v a n t a n d s u i t a b l e t o t h e i s s u e i n d i s p u t e , a n d w i l l b e d i s i n t e r e s t e d i n t h e d i s p u t e a n d w i l l b e i m p a r t i a l w i t h r e s p e c t t o a l l p a r t i e s t h e r e t o . T h e a r b i t r a t o r w i l l b e s e l e c t e d b y a g r e e m e n t o f t h e P a r t i e s , p r o v i d e d t h a t i f n o s u c h a g r e e m e n t i s r e a c h e d w i t h i n 3 0 d a y s , t h e a r b i t r a t o r s h a l l b e a p p o i n t e d b y a c o u r t o n a p p l i c a t i o n o f t h e P a r t i e s . T h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 6 o f 2 1 7 - 1 3 - a r b i t r a t o r w i l l b e f i n a l a n d b i n d i n g u p o n t h e P a r t i e s . E a c h P a r t y w i l l b e a r i t s o w n c o s t s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e a r b i t r a t i o n , s u b j e c t t o t h e p o w e r o f t h e a r b i t r a t o r t o a w a r d c o s t s . T h e a r b i t r a t o r w i l l h a v e t h e d i s c r e t i o n a r y a u t h o r i t y t o g r a n t s p e c i f i c p e r f o r m a n c e , r e c t i f i c a t i o n , i n j u n c t i o n s a n d o t h e r e q u i t a b l e r e l i e f a s _ m a y b e r e q u e s t e d b y a P a r t y i n c l u d i n g i n t e r i m ? l < ? ? v a t i . ? l r i c ! r d ? r e . . a n d a n y I ! > a r t y T a y ' b e f o r e o r a f t e r a n a r b i t r a t i o n h a s c o m m e n c e d , a p p l y f o r i n t e r i m r e l i e f , i n c l u d i n g i n j u n c t i v e r e l i e f . T h e a r b i t r a t o r ( s ) w i l l n o t h a v e t h e p o w e r t o a w a r d a n y d a m a g e s i n e x c e s s o f t h e l i m i t s s e t f o r t h i n o r e x c l u d e d u n d e r t h e l i m i t a t i o n s o f l i a b i l i t y p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t . A n y o r d e r o f a n a r b i t r a t o r m a y b e e n t e r e d w i t h a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n f o r c e m e n t . T h e p l a c e o f a r b i t r a t i o n w i l l b e T o r o n t o . O n t a r i o . A l l a s p e c t s o f t h e a r b i t r a t i o n w i l l b e k e p t c o n f i d e n t i a l . A R T I C L E 1 2 T E R M A N D T E R M I N A T I O N 1 2 ' 1 T ? , r l r l i . T ! 1 i s . A . 9 r e ? m e n t . < ? o r ! 1 m e n o e s f ) n t h e ^ ! f ® ? t i v ^ D a t e a n d c o n t i . r 1 u e s u r l t i l F e b r u a r y 4 , 2 0 1 6 , u n l e s s o t h e r w i s e t e r m i n a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t ( t h e " T e r m " ) . 1 2 . 2 P r o g r a m T e r m i n a t i o n . R C O m a y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y p r o v i d i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y i n t h e e v e n t t h a t t h e P r o v i n c e t e r m i n a t e s t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t f o r a n y r e a s o n . R C O w i l l u s e r e a s o n a b l e e f f o r t s t o p r o v i d e t h e M u n i c i p a l i t y w i t h s u c h p r i o r n o t i c e o f t e r m i n a t i o n a s i s r e a s o n a b l y p r a c t i c a b l e i n t h e c i r c u m s t a n c e s . 1 2 ' 3 ^ = ^ S ^ T ^ ' ^ ^ ^ S £ ^ = A g r e e m e n t , i n c l u d i n g f o r a n y o u t s t a n d i n g R e i m b u r s e m e n t C l a i m s f r o m t h e M u n i c i p a l i t y , e v e n i f s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m s w e r e d e l i v e r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t p r i o r t o t h e d a t e o f t e m n i n a t i o n o f t h e A g r e e m e n t . 1 2 . 4 E v e n t s o f D e f a u l t . T h e f o l l o w i n g c o n s t i t u t e " E v e n t s o f D e f a u l t " u n d e r t h i s A g r e e m e n t : ( a ) ? e m ? t e r i a l ? r e a c h , b y . a F ? . r t y , , < ? ' ? s o b l i 9 a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t s u c h b r e a c h i s n o t r e m e d i e d w i t h i n 3 0 d a y s o f n o t i c e o f t h e b r e a c h b y t h e n o n - b r e a c h i n g p a r t y , o r s u c h l o n g e r p e r i o d a s t h e n o n - b r e a c h i n g p e r i o d m a y s p e c i f y i n s u c h n o t i c e ; ( b ) a n y r e p r e s e n t a t i o n o f a P a r t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t b e i n g o r b e c o m i n g u n t r u e i n a n y m a t e r i a l r e s p e c t ; ( c ) a c o n d i t i o n i n S e c t i o n 2 . 2 c e a s i n g t o b e s a t i s f i e d ; ( d ) a n I n s o l v e n c y E v e n t w i t h r e s p e c t t o a P a r t y ; o r ( e ) a n e v e n t o f F o r c e M a j e u r e t h a t c o n t i n u e s f o r 6 0 o r m o r e c o n s e c u t i v e d a y s . 1 2 . 5 R e m e d i e s o f R C O . U p o n t h e o c c u r r e n c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t b y t h e M u n i c i p a l i t y , R C O m a y , i n a d d i t i o n t o a n y r i g h t s i t m a y o t h e r w i s e h a v e a t l a w : ( a ) s u s p e n d t h e p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s ; ( b ) d e m a n d t h e r e p a y m e n t b y R C O o f R e i m b u r s e m e n t s t o t h e e x t e n t t h e y r e p r e s e n t a n O v e r - P a y m e n t a s a r e s u l t o f t h e E v e n t o f D e f a u l t ; ( c ) s e t o f f ; a ^ y ^ l , r o u n t s ? w i n g t o t h e M u n i c i P a l i t y a g a i n s t c l a i m s ( i n c l u d i n g i n d e m n i t y c l a i m s ) a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y a r i s i n g i n c o n n e c t i o n w i t h t h e E v e n t o f D e f a u l t ; o r ( d ) t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y g i v i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 7 o f 2 1 7 1 4 - 1 2 . 6 R e m e d i e s o f M u n i c i p a l i t y . U p o n t h e o c c u r r e n c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t b y R C O , t h e M u n i c i p a l i t y m a y , i n a d d i t i o n t o a n y r i g h t s i t m a y o t h e r w i s e h a v e a t l a w , t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y g i v i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o R C O . 1 2 . 7 E f f e c t o f T e r m i n a t i o n . S u b j e c t t o S e c t i o n s 4 . 8 . 1 2 . 3 a n d 1 2 . 6 , u p o n t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h i s A g r e e m e n t , R C O w i l l p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y a n y o u t s t a n d i n g R e i m b u r s e m e n t s t h a t a r e d u e a n d p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 1 3 G E N E R A L 1 3 . 1 R e l a t i o n s h i p o f P a r t i e s . N o t h i n g c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t w i l l c r e a t e a r e l a t i o n s h i p o f p r i n c i p a l a n d a g e n t , e m p l o y e r a n d e m p l o y e e , p a r t n e r s h i p o r j o i n t v e n t u r e b e t w e e n t h e p a r t i e s . t h e M u n i c i p a l i t y w i l l n o t m a k e a n y r e p r e s e n t a t i o n t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a n a g e n t o f R C O o r t h a t m a y r e a s o n a b l y l e a d a n y P e r s o n t o b e l i e v e t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a n a g e n t o f R C O . 1 3 . 2 P a r t i e s O n l y . E x c e p t t o t h e e x t e n t e x p r e s s l y p r o v i d e d h e r e i n , t h i s A g r e e m e n t d o e s n o t g r a n t a n y r i g h t s o r r e m e d i e s t o a n y P e r s o n o t h e r t h a n t h e P a r t i e s . 1 3 . 3 E x p e n s e s . E a c h P a r t y w i l l p a y a n y e x p e n s e i t i n c u r s i n a u t h o r i z i n g , e x e c u t i n g a n d p e r f o r m i n g t h i s A g r e e m e n t a n d a n y t r a n s a c t i o n s c o n t e m p l a t e d b y i t , i n c l u d i n g a n y f e e a n d e x p e n s e o f i t s l e g a l c o u n s e l , a c c o u n t a n t , o r o t h e r c o n s u l t a n t . 1 3 . 4 F u r t h e r A s s u r a n c e s . T h e P a r t i e s w i l l e x e c u t e a n d d e l i v e r a l l o t h e r a p p r o p r i a t e s u p p l e m e n t a l a g r e e m e n t s a n d o t h e r i n s t r u m e n t s , a n d t a k e a n y o t h e r a c t i o n n e c e s s a r y , t o g i v e f u l l e f f e c t t o t h i s A g r e e m e n t a n d t o m a k e t h i s A g r e e m e n t l e g a l l y e f f e c t i v e , b i n d i n g , a n d e n f o r c e a b l e a s b e t w e e n t h e m a n d a s a g a i n s t t h i r d p a r t i e s . 1 3 . 5 N o t i c e s . I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) e x c e p t t o t h e e x t e n t t h a t t h i s A g r e e m e n t p e r m i t s o r r e q u i r e s a P a r t y t o c o m m u n i c a t e u s i n g a D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m , a n y n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n r e q u i r e d o r p e r m i t t e d t o b e g i v e n u n d e r t h e A g r e e m e n t w i l l b e i n w r i t i n g a n d w i l l b e c o n s i d e r e d t o h a v e b e e n g i v e n i f d e l i v e r e d b y h a n d , t r a n s m i t t e d b y f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n o r e m a i l o r m a i l e d b y p r e p a i d r e g i s t e r e d p o s t i n C a n a d a , t o t h e a d d r e s s o r f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n n u m b e r o f e a c h P a r t y s e t o u t b e l o w : ( i ) i f t o R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o : S u i t e 2 2 5 , 2 1 5 S p a d i n a A v e n u e T o r o n t o . O n t a r i o M 5 T 2 C 7 A t t e n t i o n : J o - A n n e S t . G o d a r d E m a i l : J o a n n e @ r c o . o n . c a ( i i ) i f t o t h e M u n i c i p a l i t y : M u n i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o , N O J 1 Y O A t t e n t i o n ; K y l e K r u g e r E m a i l : k k r u g e r @ b a y h a m . o n . c a S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 8 o f 2 1 7 - 1 5 - o r t o s u c h o t h e r a d d r e s s , f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n n u m b e r o r e m a i l a d d r e s s a s a P a r t y m a y d e s i g n a t e i n t h e m a n n e r s e t o u t a b o v e ; ( b ) n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n w i l l b e c o n s i d e r e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d : ( i ) i f d e l i v e r e d b y h a n d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s o n a B u s i n e s s D a y , u p o n r e c e i p t b y a r e s p o n s i b l e r e p r e s e n t a t i v e o f t h e r e c e i v e r . a n d i f n o t d e l i v e r e d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f b u s i n e s s o n t h e n e x t B u s i n e s s D a y ; ( " ) i f s e n t b y f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n d u r i n g b u s i n e s s h o u r s o n a B u s i n e s s D a y , u p o n t h e s e n d e r r e c e i v i n g c o n f i r m a t i o n o f t h e t r a n s m i s s i o n , a n d i f n o t t r a n s m i t t e d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f b u s i n e s s o n t h e n e x t B u s i n e s s D a y p r o v i d e d t h a t s e n d e r r e c e i v e d c o n f i r m a t i o n o f t h e t r a n s m i s s i o n ; ( i i i ) i f s e n t b y e m a i l o n a B u s i n e s s D a y d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n c o n f i r m a t i o n t h a t t h e e m a i l h a s b e e n s e n t , a n d i f n o t s e n t d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e n e x t B u s i n e s s D a y , p r o v i d e d t h a t t h e c o n f i r m a t i o n t h a t t h e e m a i l h a s b e e n s e n t w a s r e c e i v e d ; a n d ( I V ) i f m a i l e d b y p r e p a i d r e g i s t e r e d p o s t i n C a n a d a , u p o n t h e f i f t h B u s i n e s s D a y f o l l o w i n g p o s t i n g ; e x c e p t t h a t , r n t h e c a s e o f a d i s r u p t i o n o r a n i m p e n d i n g o r t h r e a t e n e d d i s r u p t i o n i n p o s t a l s e r v i c e s e v e r y n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n w i l l b e d e l i v e r e d b y h a n d o r s e n t b y f a c s i m i l e o r e m a i l t r a n s m i s s i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s S e c t i o n 1 3 . 1 . 1 3 . 6 E n t i r e A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s t h e e n t i r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e p a r t i e s a n d t h e r e a r e n o r e p r e s e n t a t i o n s o r w a r r a n t i e s , e x p r e s s o r i m p l i e d , s t a t u t o r y o r o t h e r w i s e a n d n o a g r e e m e n t s c o l l a t e r a l t o t h i s A g r e e m e n t o t h e r t h a n a s e x p r e s s l y s e t o u t o r r e f e r r e d t o i n t h i s A g r e e m e n t . 1 3 . 7 A m e n d m e n t T h i s A g r e e m e n t m a y b e a m e n d e d o r s u p p l e m e n t e d o n l y b y a w r i t t e n a g r e e m e n t s i g n e d b y e a c h P a r t y a n d t h a t a g r e e m e n t n e e d n o t b e e x e c u t e d u n d e r s e a l . 1 3 . 8 W a i v e r s . T h e f a i l u r e o f a P a r t y t o i n s i s t u p o n t h e s t r i c t p e r f o r m a n c e o f a n y t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , o r t o e x e r c i s e a n y r i g h t o r r e m e d y c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t , w i l l n o t b e c o n s t r u e d a s a w a i v e r o r a r e l i n q u i s h m e n t b y t h a t P a r t y f o r t h e f u t u r e o f t h a t t e r m , r i g h t , o r r e m e d y . 1 3 . 9 S e v e r a b i l i t y . I f a n y t e r m o f t h i s A g r e e m e n t i s d e t e r m i n e d t o b e i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e , i n w h o l e o r i n p a r t , t h e i n v a l i d i t y o r u n e n f o r c e a b i l i t y w i l l a t t a c h o n l y t o t h a t t e r m o r p a r t t e r m , a n d t h e r e m a i n i n g p a r t o f t h e t e r m a n d a l l o t h e r t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t w i l l c o n t i n u e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t . T h e P a r t i e s w i l l n e g o t i a t e i n g o o d f a i t h t o a g r e e t o a s u b s t i t u t e t e r m t h a t w i l l b e a s c l o s e a s p o s s i b l e t o _ t h e i n t e n t i o n o f a n y i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e t e r m w h i l e b e i n g v a l i d a n d e n f o r c e a b l e . T h e i n v a l i d i t y o r u n e n f o r c e a b i l i t y o f a n y t e r m i n a n y p a r t i c u l a r j u r i s d i c t i o n w i l l n o t a f f e c t i t s v a l i d i t y o r e n f o r c e a b i l i t y i n a n y o t h e r j u r i s d i c t i o n w h e r e i t i s v a l i d o r e n f o r c e a b l e . 1 3 . 1 0 S u r v i v a l . S e c t i o n s 2 . 4 , 4 . 7 a n d 4 . 8 a n d A r t i c l e 5 , A r t i c l e 7 , A r t i c l e 8 , A r t i c l e 9 , A r t i c l e 1 1 , A r t i c l e 1 2 a n d A r t i c l e 1 3 w i l l s u r v i v e t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h i s A g r e e m e n t . 1 3 . 1 1 G o v e r n i n g L a w a n d J u r i s d i c t i o n . T h i s A g r e e m e n t w i l l b e g o v e r n e d b y a n d c o n s t r u e d i i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o a n d f e d e r a l l a w s o f C a n a d a a p p l i c a b l e t h e r e i n a n d w i l l b e t r e a t e d i n a l l r e s p e c t s a s a n O n t a r i o c o n t r a c t . 1 3 . 1 2 B i n d i n g A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t w i l l b i n d a n d b e n e f i t e a c h o f t h e P a r t i e s i n c l u d i n g t h e i r r e s p e c t i v e s u c c e s s o r s a n d p e r m i t t e d a s s i g n s . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 5 9 o f 2 1 7 - 1 6 1 3 . 1 3 A s s i g n m e n t . N e i t h e r P a r t y m a y a s s i g n t h i s A g r e e m e n t w i t h o u t t h e p r i o r c o n s e n t o f t h e o t h e r P a r t y . 1 3 . 1 4 C o u n t e r p a r t s . T h i s A g r e e m e n t m a y b e s i g n e d b y o r i g i n a l o r b y f a c s i m i l e o r o t h e r e l e c t r o n i c m e a n s a n d e x e c u t e d i n a n y n u m b e r o f c o u n t e r p a r t s , a n d e a c h e x e c u t e d c o u n t e r p a r t w i l l b e c o n s i d e r e d t o b e a n o r i g i n a l . A l l e x e c u t e d c o u n t e r p a r t s t a k e n t o g e t h e r w i l l c o n s t i t u t e o n e a g r e e m e n t . [ S i g n a t u r e p a g e t o f o l l o w ] S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 0 o f 2 1 7 1 7 T O E V I D E N C E T H E I R A G R E E M E N T e a c h o f t h e P a r t i e s h a s e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t a s o f t h e E f f e c t i v e D a t e . R E C Y C L I N G C O U N C I L O F O N T A R I O B y : N a m e : J o - A n n e S t . G o d a r d T i t l e : E x e c u t i v e D i r e c t o r M u n i p a l i t y o f B a y h a m B y : N a m e : T i t l e : B y : ( O p t i o n a l ) N a m e : T i t l e : S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 1 o f 2 1 7 S C H E D U L E A C O L L E C T I O N S I T E I N F O R M A T I O N M U N I C I P A U T Y O F B A Y H A M D e p o t s M u n i c i p a l i t y L o c a t i o n N a m e A d d r e s s < ^ ; / ; , . ; . ^ P m t f t a C 6 d e ~ 1 ' . f ^ . ' J - E v e n t s M n n f e i p a d l t ^ D a t e L o c a t i o n A d d r e s s ' f _ a W y a I P f t i N ^ d e ' p < ^ < * f - r * ^ t M u n i c i p a l i t y o f M a y 2 5 , 8 3 5 4 P l a n k B a y h a m 2 0 1 3 W o r k s Y a r d R o a d S t r a f f o r d v i l l e N O J 1 Y O S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 2 o f 2 1 7 1 9 - S C H E D U L E B C O L L E C T I O N P E R I O D S A N D R E L E V A N T D A T E S R o u n d C o l l e c t i o n P e r i o d L a s t D a y t o E n t e r C l a i m s P a y m e n t D a t e s f o r C o l l e c t i o n P e r i o d R o u n d 1 O c t o b e r 1 , 2 0 1 2 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 3 A u g u s t 2 , 2 0 1 3 N o v e m b e r 5 , 2 0 1 3 R o u n d 2 J u l y 1 , 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 F e b r u a r y 3 , 2 0 1 4 M a y 6 . 2 0 1 4 R o u n d 3 J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 4 A u g u s t 4 , 2 0 1 4 N o v e m b e r s , 2 0 1 4 R o u n d 4 J u l y 1 , 2 0 1 4 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 4 F e b r u a r y 2 , 2 0 1 5 M a y 5 , 2 0 1 5 R o u n d 5 J a n u a r y 1 , 2 0 1 5 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 5 A u g u s t 4 , 2 0 1 5 N o v e m b e r 4 , 2 0 1 5 R o u n d 6 J u l y 1 , 2 0 1 5 t o S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 5 N o v e m b e r 2 , 2 0 1 5 F e b r u a r y s , 2 0 1 6 / S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 3 o f 2 1 7 - 2 0 - S C H E D U L E C S E L E C T E D H O U S E H O L D H A Z A R D O U S W A S T E S A N D R E Q U I R E M E N T S F O R P R O P E R M A N A G E M E N T O F S A M E S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s S p e c i f i c R e q u i r e m e n t s f o r P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s R e c h a r g e a b l e b a t t e r i e s , e x c l u d i n g b a t t e r i e s f r o m v e h i c l e s W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y a n d i n d u s t r i a l s t a t i o n a r y b a t t e r i e s ( i . e . , c o n s u m e r - t y p e f a c i l i t y p o r t a b l e r e c h a r g e a b l e b a t t e r i e s t h a t w e i g h 5 k i l o g r a m s o r i e s s , a r e u s e d i n h o u s e h o l d a n d I C & I a p p l i c a t i o n s , a n d e x c l u d i n g v e h i c l e b a t t e r i e s a n d i n d u s t r i a l s t a t i o n a r y b a t t e r i e s ) P o r t a b l e f i r e e x t i n g u i s h e r s ( i . e . , p o r t a b l e d e v i c e s , c a r r i e d o r W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y o n w h e e l s a n d o p e r a t e d b y h a n d , c o n t a i n i n g a n f a c i l i t y e x t i n g u i s h i n g a g e n t t h a t c a n b e e x p e l l e d u n d e r p r e s s u r e t o s u p p r e s s o r e x t i n g u i s h a f i r e ) F l u o r e s c e n t f i g h t b u l b s a n d t u b e s ( i . e . , l o w p r e s s u r e W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y m e r c u r y e l e c t r i c d i s c h a r g e s o u r c e i n w h i c h a f l u o r e s c i n g f a c i l i t y c o a t i n g t r a n s f o r m s u l t r a v i o l e t e n e r g y g e n e r a t e d b y t h e C o l l e c t i o n s y s t e m , i n c l u d i n g c o l l e c t i o n m e r c u r y d i s c h a r g e i n t o v i s i b l e l i g h t ( i n c l u d e s o n l y t h o s e l o c a t i o n s , t h e a c t i o n s o f g e n e r a t o r s a n d t u b e s o r b u l b s t h a t a r e d e s i g n e d t o b e r e m o v e d b y t h e c o l l e c t i o n s i t e o p e r a t o r s , a n d t h e u s e r t r a n s p o r t a t i o n s y s t e m e n s u r e t h a t t h e f l u o r e s c e n t b u l b s a n d t u b e s r e m a i n w h o l e a n d u n b r o k e n M e r c u r y - c o n t a i n i n g d e v i c e s , i n c l u d i n g s w i t c h e s ( i . e . . W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y d e v i c e s t h a t o p e n o r c l o s e a n e l e c t r i c a l c i r c u i t o r a l i q u i d o r f a c i l i t y g a s v a l v e ) , t h e r m o s t a t s ( i . e . , d e v i c e s t h a t u s e a m e r c u r y s w i t c h t o s e n s e a n d c o n t r o l r o o m t e m p e r a t u r e v i a h e a t i n g . v e n t i l a t i o n a n d a i r c o n d i t i o n i n g ) , t h e r m o m e t e r s ( i . e . , i n s t r u m e n t f o r m e a s u r i n g t e m p e r a t u r e u s i n g a g l a s s t u b e w i t h a m e r c u r y b u l b t h a t r i s e s a n d e x p a n d s i n t h e t u b e w i t h t e m p e r a t u r e i n c r e a s e ) , b a r o m e t e r s a n d o t h e r m e a s u r i n g d e v i c e s ( i . e . , f l o w m e t e r s , m a n o m e t e r s , h y d r o m e t e r s , s p h y g m o m a n o m e t e r s , a n d h y g r o m e t e r s ) P h a r m a c e u t i c a l s ( i . e . , a l l d r u g s a s d e f i n e d i n s e c t i o n 2 o f W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a f a c i l i t y a p p r o v e d t h e F o o d a n d D m g s A c t ( C a n a d a ) w i t h o u t r e g a r d t o b y t h e M O E , o r p r o p e r a u t h o r i t y i n o t h e r p a r a g r a p h ( c ) , i n c l u d i n g p r e s c r i p t i o n a n d o v e r t h e c o u n t e r j u r i s d i c t i o n s , a n d , t h a t h a s a l l o t h e r d r u g s a n d " N a t u r a l H e a l t h P r o d u c t s " , a s d e f i n e d i n s e c t i o n n e c e s s a r y a p p r o v a l s t o t r e a t t h e s e w a s t e s 1 o f ' t h e N a t u r a l H e a l t h P r o d u c t s R e g u l a t i o n s ( C a n a d a ) S h a r p s a n d s y r i n g e s ( i . e . , n e e d l e s , s y r i n g e s a n d l a n c e t s W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a f a c i l i t y a p p r o v e d u s e d i n t h e a d m i n i s t r a t i o n o f h e a l t h c a r e ) b y t h e M O E . o r p r o p e r a u t h o r i t y i n o t h e r j u r i s d i c t i o n s , a n d , t h a t h a s a l l o t h e r n e c e s s a r y a p p r o v a l s t o t r e a t t h e s e w a s t e s S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 4 o f 2 1 7 - 2 1 - S C H E D U L E D E L I G I B L E A C T I V I T I E S O n l y t h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s , w h e n u n d e r t a k e n i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e W a s t e s , a r e E l i g i b l e A c t i v i t i e s f o r t h e p u r p o s e s o f t h e A g r e e m e n t : C o l l e c t i o n a c t i v i t i e s r e l a t e d t o : r e c e i v i n g , i d e n t i f y i n g , s o r t i n g , s t o r i n g , p a c k i n g , a n d m a n i f e s t i n g o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s a t d e p o t s , c o l l e c t i o n e v e n t s , a n d v i a T o x i c T a x i ; M a r k e t i n g a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n a n d m a t e r i a l s d e v e l o p e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o n o t i f y t h e p u b l i c o f . d e p o t , s p e c i a l e v e n t , a n d T o x i c T a x i s e r v i c e s r e l a t e d t o t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . T h e s e m a r k e t i n g a c t i v i t i e s / m a t e r i a l s m a y i n c l u d e , f o r e x a m p l e : m a t e r i a l s p u b l i s h e d o n w e b s i t e s , f l y e r s a n d a d v e r t i s e m e n t s t h a t p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n h o u r s , l o c a t i o n , a c c e p t a b l e i t e m s a n d a n y r e s t r i c t i o n s r e l a t e d t o t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s b e i n g c o l l e c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y s u c h a s q u a n t i t y o r c o n d i t i o n ; A d m i n i s t r a t i o n a c t i v i t i e s s u c h a s M u n i c i p a l i t y s t a f f t i m e r e l a t e d t o : t r a c k i n g a n d r e p o r t i n g f o r t h e p u r p o s e s o f t h e P r o g r a m ; t e n d e r i n g a n d m a n a g i n g c o n t r a c t s f o r t h e p u r p o s e s o f p r o p e r t y m a n a g i n g t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d r e s p o n d i n g t o p u b l i c i n q u i r e s r e l a t e d t o t h e m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d t h e f o l l o w i n g p o s t - c o l l e c t i o n a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s : o s t o r a g e o f t h e c o l l e c t e d S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; h a n d l i n g o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s , i n c l u d i n g p a c k a g i n g f o r s h i p m e n t ; 0 o t r a n s p o r t a t i o n c o s t s f o r S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g t h o s e c o s t s r e l a t e d t o l o a d i n g a n d u n l o a d i n g , c o n t a i n e r s a n d p a c k i n g m a t e r i a l s ; o s t a g i n g o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g c o s t s r e l a t e d t o r e p a c k i n g a n d b u l k i n g ; o p r o c e s s i n g c o s t s f o r t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g r e c y c l i n g o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d 0 d i s p o s a l o f n o n - r e c y c l a b l e a n d r e s i d u a l S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . W i t h o u t l i m i t i n g t h e f o r e g o i n g , t h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s a r e n o t e l i g i b l e f o r r e i m b u r s e m e n t : r e l a t e d t o t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s t h a t a r e n o t a c c e p t e d f r e e o f c h a r g e b y t h e P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y ; f o r w h i c h t h e P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y i s r e i m b u r s e d f r o m o t h e r s o u r c e s ; c o s t s t h a t a r e p a i d b y s o m e o n e o t h e r t h a n t h e P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y ; . r e l a t e d t o t h e a c t i v i t i e s o f a n I n d u s t r y F u n d i n g O r g a n i z a t i o n ; . r e l a t e d t o i n s u r a n c e ; S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 5 o f 2 1 7 - 2 2 - r e l a t e d t o c a p i t a l ( i . e . , c o s t s r e l a t e d t o t h e c o n s t r u c t i o n o f s t o r a g e f a c i l i t i e s , o r c a p i t a l d e p r e c i a t i o n . o f m u n i c i p a l d e p o t s ) ; r e l a t e d t o e q u i p m e n t , v e h i c l e , b u i l d i n g a n d p r o p e r t y m a i n t e n a n c e c o s t s ; . r e l a t e d t o p u b l i c e d u c a t i o n a n d a w a r e n e s s a c t i v i t i e s ; . . » r e l a t e d t o r e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e s ; a n d . r e l a t e d t o f i n a n c i a l i n c e n t i v e s . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 6 o f 2 1 7 - 2 3 - S C H E D U L E E S U P P O R T I N G I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S T h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n m u s t b e p r o v i d e d t o R C O : O n - l i n e d a t a s u b m i s s i o n : . o M u n i c i p a l c o n t r a c t i n f o r m a t i o n a n d r a t e s f o r t h e E l i g i b l e W a s t e ( s t e p 1 ) o C o n f i r m a t i o n o f t h e m a t e r i a l s c o l l e c t e d a n d s o u r c e o f t h o s e m a t e r i a l s ( s t e p 2 ) o M u n i c i p a l s e r v i c e p o p u l a t i o n ( s t e p 3 ) o A d m i n i s t r a t i o n d e t a i l s ( s t e p 4 ) 0 P o s t c o l l e c t i o n i n f o r m a t i o n ( s t e p 5 ) A l l d a t a i s t o b e e n t e r e d o n - l i n e t h r o u g h t h e P h a s e 2 d a t a e n t r y p o r t a l P r o g r a m c o s t s : . C o m p l e t i o n o f t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t ( S c h e d u l e F ) . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 7 o f 2 1 7 - 2 4 - S C H E D U L E F E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s W e h a v e p r e l i m i n a r y r e v i e w e d t h e i n f o r m a t i o n y o u p r o v i d e d i n t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t a n d h a v e u s e d t h i s i n f o r m a t i o n d e t e r m i n e d y o u r e l i g i b l e a n n u a l e s t i m a t e d r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s f o r t h e A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e n a l s . P l e a s e b e a w a r e t h a t R C O w i l l b e u n d e r t a k i n g a d e t a i l e d a u d i t o f a l t c l a i m s s u b m i t t e d , i n c l u d i n g H H W P r o g r a m c o s t s . E v e n t h o u g h y o u r c o s t s h a v e b e e n r e v i e w e d t h e y m a y b e s u b j e c t t o f u r t h e r v e r i f i c a t i o n w i t h r e q u e s t s f o r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s c l a i m e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e m u n i c i p a l i t y t o a m e n d t h i s s c h e d u l e a s n e c e s s a r y . U n l e s s y o u r e q u e s t t h a t y o u r S c h e d u l e F b e a m e n d e d t o r e f l e c t a c h a n g e i n c o s t s f o r y o u r H H W p r o g r a m , t h e a n n u a l a d m i n i s t r a t i o n a n d m a r k e t i n g c o s t s w i l l b e u s e d t o c a l c u l a t e r e i m b u r s e m e n t s f o r e a c h f u n d i n g r o u n d u n t i l t h e e n d o f t h e P h a s e 2 p r o g r a m . W e m u s t r e c e i v e y o u r a m e n d e d s p r e a d s h e e t f o r r e v i e w n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 8 o f 2 1 7 ^ ^ ; j i g < ^ i , < @ a | t i ( . . " ^ ^ ^ I ^ R e ' ^ g i ? y ' ^ w . ^ ^ - ^ " s ^ s ^ - t . ^ . - . ^ ' , < + 4 - ' ^ ^ ' ^ f t ? I - 1 . ' ' I - . . d ' u j l r - ' " - ' a ^ ; ^ ^ _ s . ^ i d " t ~ * * a i h u a * f l a A t H a ^ B ^ z ^ - S S ^ ^ . i ' T ^ j s K , s ' 1 A > f c * B t * r t d U » ; t - ' f p - 1 t t t a D r t B t t w a c w t f s I I M U r t r | T o n i W t W f t % 3 a m C 9 » t h ' J W H , ^ . : - " : ^ t s . ^ . d t i u - " f : ) $ W 3 i r t ^ P e r s o n n e l C o s t s ( i n c l u d e E v e n t S t a f f t i n r h a r e w w e l l ) S a l a r i e s & B e n e f i t s M u n i c p * ! s t a f f c o s t s f o r H H W e v e n t ' ' ; v \ 1 5 0 0 l o o . i n m 1 5 0 0 0 0 W M . f w m m r i S w u 1 5 0 ^ , 0 0 f f . H > A f < f a a t c A : y t w r t i t , ( i i ? n t 0 « * r * l W i t C a S t W » W u s a ? m K - , - i 1 > ? ( r " J ^ v - . * * ^ w ' l * u ^ t S ' s g w » i j . y ^ i " - T » f c ^ M « G r i f t D i r t t t C w t s o f M a t e r i a l M a n a g w n e n t S < ? . N l O W t n h n t C i r t t 0 < S f f i o o y - ' O f c ^ X f t X i A K A b . F . . . f r . - " u : ^ - - , - - ^ < n n W t e T f l i o f C o r t e i T ? f c H W T o f e l W W P f f C I W B C M t . . ^ i ^ r f t t t i i r t ^ t ' ^ , , . f w ^ ; . ^ ^ < . ^ i < i ; u " m - c ^ . - ; ' I A A - ^ I n d i r e c t C o s t s o f M a t e r i a l M a n a g * n w n t O . O O K 0 $ o ; o b T O T A L I n d l W t C W t S 0 $ 0 . 0 0 S S S i 3 S S T b S f ^ ' s S S " t f i I : , L . r H h - f H O e t a T o t d C w t f f ) < » W t U f t r t » W I ^ , ^ j i » . > - u ^ n t « - < 1 S S M W H t . S t V - r t v L ; - ^ - J E ^ a p . u s r ; ^ \ : . ' . . - ^ ' ^ . f . t 1 . ! i ! - < » . ' ' - - - W J ' _ - - . ^ . M a r k e t t n g C o s t t ' . . . . . - 1 A d v e r t l s f n g P r i n t i n g o f f l y e r s a n d p o s t c o s t 4 0 0 5 0 . 0 0 K 2 0 0 $ 4 . 0 0 r o B r f M n N t e t l n f f C o i B T 3 Q $ 4 : ' G t S i S S S i i S S l 7 T ' T f ' - y . T ~ : . . ^ ^ l i ^ . t ^ ' , ^ ' J ^ s ^ L ^ - t : ^ ^ K m s s i w s s ^ » - T - t " - ^ f - - 4 U . H * P r t a A ' f t * - : T O i « ^ t o H K W f t t U W W h r y m O w i j - . ^ - ^ B L M * M l l n < : ) f | 8 r i a C o s t s Q e a n H a r b o r s H H W c o n t r a c t o r f o r H H W e v e n t i s / m a l U O . f X B t 1 5 0 0 0 H A T u t a H n f S W t ^ C a s H S i s e o o i M E S E B E ] a t o D S l a s a « n f f a s E E n n S B D a t e R e v i e w e d : * P r a M b B « w a r o t h a t R C O w i n b < > , n < t o r t a U n B a d e t » l t e d « u d I t i r f a H d a l m * « i b n , l t t e d , t n d u d l > , B H H W P r o T a m c o r t s . E » a n t h < n < h y o u r c o s t s h a v e M a r c h 1 9 t h . 2 0 1 3 b e e n r e w f e w e d t h a y m a y b e s u h t e c t t o h t r t h e r v e r i f i c a t i o n w i t h n q u e t t s f a r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s d a l m e d L R e v i e w e d b y : D a v i d N e i l s o n T e c h n k a l M a n a g e r R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o 2 1 5 S p a d l n a A v e . S u i t e 2 2 5 T o r o n t o , O N , M 5 T 2 C 7 T e l : 1 - 8 0 0 - 3 2 3 - 1 3 5 1 e x t 2 0 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 6 9 o f 2 1 7 2 5 S C H E D U L E G R E I M B U R S E M E N T C L A I M V E R I F I C A T I O N P R O T O C O L U p o n r e q u e s t f r o m R C O s t a f f a M u n i c i p a l i t y m u s t p r o v i d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n , e i t h e r e l e c t r o n i c a l l y o r t h r o u g h a n o n - s i t e v i s i t : A c o p y o f t h e S e r v i c e P r o v i d e r c o n t r a c t s h o w i n g u n i t c o s t s f o r r e c y c l i n g a n d / o r d i s p o s a l . A c o p y o f a l l s h i p p i n g d o c u m e n t s a s s o c i a t e d w i t h t h e s h i p m e n t t h a t i s s u b j e c t t o v e r i f i c a t i o n R C O s t a f f w i l l t h e n r e v i e w t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m a n d S u p p o r t i n g D o c u m e n t s p r o v i d e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l b e a d v i s e d , i n w r i t i n g , o f a n y a d j u s t m e n t s t o t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m ; I f t h e M u n i c i p a l i t y d o e s n o t a g r e e w i t h t h e R C O r e a s s e s s m e n t o f t h e r e i m b u r s e m e n t C l a i m t h e n A r t i c l e 1 1 o f t h e a t t a c h e d c o n t r a c t w i l l b e f o l l o w e d S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 7 0 o f 2 1 7 - 2 6 - S C H E D U L E H C L A I M S E X C E E D F U N D S P R O T O C O L R C O ' s p r i m a r y g o a l i s t o r e i m b u r s e M u n i c i p a l i t i e s 1 0 0 p e r c e n t o f e l i g i b l e c o s t s i n e a c h o f t h e C o l l e c t i o n P e r i o d s . A t t h e e n d o f e a c h C o l l e c t i o n P e r i o d i f t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m s e x c e e d t h e a v a i l a b l e f u n d i n g , R C O w i l l p r i o r i t i z e p a y m e n t s i n t h e f o l l o w i n g o r d e r o n a p r o r a t e d b a s i s i f r e q u i r e d : F i r s t P r i o r i t y : p o s t - c o l l e c t i o n c o s t r e i m b u r s e m e n t S e c o n d P r i o r i t y : a d m i n i s t r a t i o n c o s t r e i m b u r s e m e n t T h i r d P r i o r i t y : e l i g i b l e m a r k e t i n g ( e l i g i b l e P & E ) c o s t r e i m b u r s e m e n t T h e o r d e r o f p r i o r i t y i s t o b e s t s e r v e m u n i c i p a l i t i e s ' i n t e r e s t . R C O r e c o g n i z e s t h a t p o s t - c o l t e c t i o n c l a i m s ' r e i m b u r s e m e n t h a s t h e h i g h e s t i m p o r t a n c e f o r t h e m u n i c i p a l i t i e s a n d s h o u l d b e g i v e n f i r s t p r i o r i t y . R C O w i l l n o t i f y t h e P r o v i n c e a n d p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t i e s w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e C l a i m D e a d l i n e i f i t h a s r e a s o n t o b e l i e v e t h a t a p p l i c a t i o n s f r o m p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t i e s m a y e x c e e d t h e f u n d i n g a v a i l a b l e i n t h a t R o u n d . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 7 1 o f 2 1 7 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 7 2 o f 2 1 7 ' ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ A p r i l 2 , 2 0 1 3 R e : P h a s e 2 F u n d i n g A g r e e m e n t - M u n i p a l i t y o f B a y h a m T o K y l e K r u g e r / A s o f O c t . 1 , 2 0 1 2 , t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o ( R C O ) i s r e s p o n s i b l e f o r a d m i n i s t e r i n g t h e t h r e e - y e a r p r o v i n c i a l l y f u n d e d P h a s e 2 P r o g r a m t h a t r e i m b u r s e s R e c y c l i n g m u n i c i p a l i t i e s f o r e l i g i b l e c o s t s f o r t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e r i a l s . I n C O y H e l l O f o r d e r t o r e c e i v e f u n d i n g , m u n i c i p a l i t i e s m u s t c o m p l e t e a n d r e t u r n t h e e n c l o s e d F u n d i n g A g r e e m e n t b y J u n e 3 0 . 2 0 1 3 . O n t a r i o 2 1 5 S p a d i n a A v e . I f t h e a g r e e m e n t i s n o t r e t u r n e d b y J u n e 3 0 , 2 0 1 3 , y o u m a y b e d e e m e d i n e l i g i b l e t o S u i t e 2 2 5 r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t f r o m t h e P h a s e 2 p r o g r a m . T o r o n t o / O N M S T 2 C 7 T h e A g r e e m e n t o u t l i n e s t h e f u n d i n g t e r m s , i n c l u d i n g t h e e l i g i b i l i t y r e q u i r e m e n t s t h a t 4 1 6 . 6 5 7 . 2 7 9 7 m u s t b e m e t , i n o r d e r t o r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t s . I t a l s o c o n t a i n s i n f o r m a t i o n s p e c i f i c w w w . r c o . o n . c a t o y o u r m u n i c i p a l i t y : M u n i c i p a l N a m e a n d A d d r e s s S c h e d u l e A - C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n . S c h e d u l e F - E l i g i b l e A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s . P l e a s e s e e t h e S c h e d u l e D e t a i l s b e l o w f o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a n d t h e p r o c e s s b y w h i c h t h e y m a y b e a m e n d e d . Y o u m a y r e t u r n t h e a t t a c h e d A g r e e m e n t e l e c t r o n i c a l l y w i t h a p p r o p r i a t e e - s i g n a t u r e s t o p h a s e 2 @ i r c o . o n . c a . A l t e r n a t i v e l y , i f y o u r e q u i r e p a p e r c o p i e s , y o u m a y m a i l t w o s i e n e d c o p i e s o f t h e A g r e e m e n t t o : P h a s e 2 P r o g r a m R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o 2 1 5 S p a d i n a A v e . , S u i t e 2 2 5 T o r o n t o , O N , M 5 T 2 C 7 I f y o u h a v e q u e s t i o n s a b o u t t h e A g r e e m e n t o r a n y o t h e r a s p e c t s o f t h e P h a s e 2 P r o g r a m p l e a s e f e e l f r e e t o c o n t a c t t h e p r o g r a m m a n a g e r s a t p h a s e 2 @ r c o . o n . c a o r c a l l 1 . 8 0 0 . 3 2 3 . 1 3 5 1 . R e g a r d s , J o - A n n e S t . G o d a r d E x e c u t i v e D i r e c t o r / R C O S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 7 3 o f 2 1 7 S c h e d u l e D e t a i l s S c h e d u l e A - C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n W e h a v e p r e p a r e d S c h e d u l e A u s i n g i n f o r m a t i o n f r o m y o u r 2 0 1 2 H H W p r o g r a m a c t i v i t i e s . A l l m u n i c i p a l c o l l e c t i o n s i t e s h a v e b e e n i n c l u d e d / a s w e l l a s t h e d a t e s a n d l o c a t i o n s o f a n y E v e n t d a y s . Y o u m a y p r o v i d e u p d a t e d i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 3 w h e n y o u r e t u r n y o u r A g r e e m e n t t o t h e R C O . Y o u m a y a l s o a m e n d S c h e d u l e A a t a n y t i m e , b u t n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . S c h e d u l e F - E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n e R e i m b u r s e m e n t s I n o r d e r t o e s t a b l i s h a f a i r a n d e q u i t a b l e m e t h o d o l o g y t o d e t e r m i n e t h e p e r c e n t a g e t h a t w i l l w a s a p p l i e d t o y o u r t o t a l H H W P r o g r a m A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g c o s t s / s e v e r a l m u n i c i p a l i t i e s w e r e c o n s u l t e d i n o r d e r t o g a t h e r 2 0 1 1 H H W t o n n a g e i n f o r m a t i o n . I t w a s d e t e r m i n e d t h a t o n a v e r a g e . P h a s e 2 m a t e r i a l s r e p r e s e n t s 2 % o f t h e t o t a l H H W m a t e r i a l s c o l l e c t e d i n O n t a r i o . T h e r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s i n c l u d e d i n S c h e d u l e F r e p r e s e n t y o u r t o t a l a n n u a l H K W p r o g r a m c o s t s w i t h t h e P h a s e 2 r e i m b u r s e m e n t o f 2 % a p p l i e d . W e h a v e p r e l i m i n a r y r e v i e w e d t h e i n f o r m a t i o n y o u p r o v i d e d i n t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t a n d h a v e u s e d t h i s i n f o r m a t i o n d e t e r m i n e d y o u r e l i g i b l e a n n u a l e s t i m a t e d r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s f o r t h e A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e r i a l s . P l e a s e b e a w a r e t h a t R C O w i l l b e u n d e r t a k i n g a d e t a i l e d a u d i t o f a l l c l a i m s s u b m i t t e d , i n c l u d i n g H H W P r o g r a m c o s t s . E v e n t h o u g h y o u r c o s t s h a v e b e e n r e v i e w e d , t h e y m a y b e s u b j e c t t o f u r t h e r v e r i f i c a t i o n w i t h r e q u e s t s f o r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s c l a i m e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e m u n i c i p a l i t y t o a m e n d S c h e d u l e F a s n e c e s s a r y . U n l e s s y o u r e q u e s t t h a t y o u r S c h e d u l e F b e a m e n d e d t o r e f l e c t a c h a n g e i n c o s t s f o r y o u r H H W p r o g r a m , t h e a n n u a l a d m i n i s t r a t i o n a n d m a r k e t i n g c o s t s w i l l b e u s e d t o c a l c u l a t e r e i m b u r s e m e n t s f o r e a c h f u n d i n g r o u n d u n t i l t h e e n d o f t h e P h a s e 2 p r o g r a m . W e m u s t r e c e i v e y o u r a m e n d e d s p r e a d s h e e t f o r r e v i e w n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . 2 1 5 S p a d i n a A v e . , S u i t e 2 2 5 , T o r o n t o , O N M 5 T 2 C 7 4 1 6 . 6 5 7 . 2 7 9 7 | w w w . r c o . o n . c a S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g R e c y c l i n g C o u n c i l o f P a g e 1 7 4 o f 2 1 7 ^ C 7 3 T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h 2 5 P i t t S t r e e t . P O B o x 1 5 9 , P o r t B u r w e l l , O n t a r i o N O J 1 T O 5 1 9 - 8 7 4 - 4 1 0 6 T r i n l u k e @ a m t e l e c o m . n e t F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A t t n : L y n d a M i l l a r d , C l e r k 9 3 4 4 P l a n k R d . . P . O . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O H e l l o L y n d a : T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h i n P o r t B u r w e l l r e q u e s t s p e r m i s s i o n t o u s e t h e M e m o r i a l P a r k i n P o r t B u r w e l l o n S a t u r d a y , J u l y 2 0 , 2 0 1 3 f r o m 1 7 : 3 0 t o 2 1 : 3 0 h o u r s ( 5 : 3 0 p m - 9 : 3 0 p m ) t o h a v e a J a z z V e s p e r S e r v i c e . T h e s e r v i c e w i l t b e i n c o r p o r a t i n g a M a r i t i m e T h e m e . I h a v e c o n t a c t e d S h e i l a R y c k m a n o f A o n R e e d S t e n h o u s e I n c . , o u r i n s u r a n c e b r o k e r , t o f o r w a r d t o y o u t h e r e q u i r e d i n s u r a n c e i n f o r m a t i o n s i m i l a r t o p a s t p r a c t i c e . h o p e t h i s r e q u e s t i s s a t i s f a c t o r y t o t h e m u n i c i p a l r e q u i r e m e n t s . S h o u l d y o u r e q u i r e m o r e i n f o r m a t i o n I c a n b e c o n t a c t e d b y c a l l i n g 5 1 9 - 8 7 4 - 4 1 0 6 o r 5 1 9 - 5 5 0 - 6 2 0 5 o r e m a i l . T h a n k y o u f o r y o u r a s s i s t a n c e i n t h i s m a t t e r . S i n c e r e l y : . - . m * h t . h F r e d S h e l l y , W a r d e n C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 f r o m T r i n i t y A n g l i c a n P a g e 1 7 5 o f 2 1 7 Page 176 of 217 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A p r i l 3 0 , 2 0 1 3 F R O M : W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t F I L E : E 0 1 S U B J E C T : P u r c h a s e o f w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m N U M B E R : E 2 0 1 3 - 0 0 2 P u r p o s e T h i s r q i o r t i s b r i n g i n g f o r w a r d i n f o n n a t i o n r e l a t e d t o t h e p u r c h a s e o f w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m . B a c k e r o u n d W i t h t h e a s s i s t a n c e o f S t a n t e c C o n s u l t i n g s t a f f h a v e p r e - s e l e c t e d t h e r e q u i r e d w a t e r t r e a f a n e n t e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m b a s e d o n t h e n e w s o u r c e w a t e r c h a r a c t e r i s t i c s . E q u i p m e n t s u p p l i e r s w e r e t h e n i n v i t e d t o p r o v i d e c o m p e t i t i v e q u o t e s t h a t i n c l u d e d a l l c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e e q u i p m e n t d e l i v e r y , c o m m i s s i o n i n g , s p a r e p a r t s , a n d o p e r a t o r t r a i n i n g . S t a f f C o m m e n t s A s p a r t o f t h e t r e a t m e n t d e s i g n a n d p r e - s e l e c t i o n p r o c e s s s o m e o f t h e e x i s t i n g t r e a t m e n t e q u i p m e n t w i l l b e u t i l i z e d . E q u i p m e n t r e l i a b i l i t y , e f f i c i e n c y , m a i n t e n a n c e , l o n g e v i t y , w a r r a n t y , s e r v i c i n g , e a s e o f o p e r a t i o n s a n d t h e o v e r a l l c o s t s w e r e a l l c a r e f u l l y c o n s i d e r i n g d u r i n g t h e p r o c e s s . A b r e a k d o w n o f t h e v a r i o u s c o s t s c a n b e n o t e d f r o m t h e a t t a c h e d S t a n t e c l e t t e r a s s u b m i t t e d f r o m M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g ( $ 7 1 , 2 0 0 . 0 0 ) , I n t e r p u m p S u p p l y ( $ 1 9 , 0 2 5 . 8 1 ) , a n d N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d ( $ 1 4 , 8 2 6 . 5 4 ) . T h e t o t a l e q u i p m e n t p r i c i n g c o m e s t o $ 1 0 5 , 0 5 2 . 3 5 e x c l . H S T o f w h i c h 6 6 % w i l l b e f u n d e d f r o m t h e O S W A P g r a n t . A t t a c h m e n t s 1 . S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d l e t t e r r e g a r d i n g R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S u p p l y U p g r a d e s - Q u o t a t i o n f o r E q u i p m e n t P r e - S e l e c t i o n . S t r a t e g i c P l a n G o a l s 1 . G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t 2 . G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e 3 . G o a l # 4 - B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P u r c h a s e o f w a t e r P a g e 1 7 7 o f 2 1 7 2 R e c o m m e n d a t i o n T h a t S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g t h e p u r c h a s e o f w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m b e r e c e i v e d a n d t h a t s t a f f b e d i r e c t e d t o p u r c h a s e t h e w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a s r e c o m m e n d e d b y S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d a s f o l l o w s ; 1 . M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d ( $ 7 1 , 2 0 0 . 0 0 ) e x c l . H S T 2 . I n t e r p u m p S u p p l y ( $ 1 9 , 0 2 5 . 8 1 ) e x c l . H S T 3 . N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d . ( $ 1 4 , 8 2 6 . 5 4 ) e x c l . H S T R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , E d R o l o s o n W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P u r c h a s e o f w a t e r P a g e 1 7 8 o f 2 1 7 S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . F ^ 8 0 0 - 1 7 1 Q u e e n s A v e n u e 7 " * t / ^ L o n d o n O N N 6 A 5 J 7 T e l : ( 5 1 9 ) 6 4 5 - 2 0 0 7 F a x : ( 5 1 9 ) 6 4 5 - 6 5 7 5 ' ^ . * * & A p r i l 3 0 , 2 0 1 3 F i l e : 1 6 5 5 0 0 6 1 5 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e O N , N O J 1 Y O A t t e n t i o n : E d R o l o s o n - W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t R e f e r e n c e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S u p p l y U p g r a d e s - Q u o t a t i o n f o r E q u i p m e n t P r e - S e l e c t i o n Q u o t a t i o n s f o r t h e a b o v e - n o t e d p r o j e c t w e r e r e c e i v e d o n F r i d a y , A p r i l 1 9 , 2 0 1 3 . I n t o t a l , f o u r ( 4 ) p r e s e l e c t e d S u p p l i e r s w e r e i n v i t e d t o s u b m i t a q u o t a t i o n f o r t h e w o r k w h i c h c o n s i s t e d o f t h e s u p p l y a n d c o m m i s s i o n i n g o f p r e s e l e c t e d e q u i p m e n t f o r t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m U p g r a d e s , w i t h a t o t a l o f t w o ( 2 ) b i d s s u b m i t t e d p r i o r t o c l o s i n g . A s t h e n a t u r e o f t h e q u o t a t i o n r e l a t e d t o t h e s u p p l y o f m u l t i p l e w a t e r t r e a t m e n t , p u m p i n g , a n d a n a l y t i c a l e q u i p m e n t , a n d i n r e c o g n i t i o n t h a t s o m e s u p p l i e r s m a y n o t b e a b l e t o p r o v i d e c o s t s f o r s e l e c t e q u i p m e n t , t h e q u o t a t i o n a l l o w e d t h e b i d d e r t h e a b i l i t y t o s u b m i t p r i c i n g o n l y f o r t h o s e c o m p o n e n t s w h i c h t h e y e l e c t t o q u o t e . A c c o r d i n g l y , t h i s p r o c e s s a l l o w e d f o r t h e M u n i c i p a l i t y t o a w a r d a l l o r a n y c o m b i n a t i o n o f e q u i p m e n t t o o n e o r m o r e s u p p l i e r s , b a s e d o n t h e o v e r a l l b e s t v a l u e t o t h e M u n i c i p a l i t y ( b a s e d o n q u a l i t y o f e q u i p m e n t t o b e p r o v i d e d a n d c a p i t a I / o p e r a t i n g c o s t s ) . T h e M u n i c i p a l i t y a l s o r e s e r v e d t h e r i g h t t o c a n c e l a n y i t e m n o t e d w i t h o u t p e n a l t y . T a b l e 1 p r o v i d e s a s u m m a r y o f t h e k e y s y s t e m c o m p o n e n t s a n d t h e r e c o m m e n d e d s u p p l i e r / b i d d e r t o b e a w a r d e d f o r t h a t c o m p o n e n t . T h i s t a b l e a l s o i n c l u d e s a l i s t o f a d d i t i o n a l e q u i p m e n t n o t e d w i t h i n t h e q u o t a t i o n d o c u m e n t t h a t w a s s u b s e q u e n t l y r e m o v e d f r o m t h e a w a r d p r o c e s s d u e t o r e d e s i g n t o r e d u c e o v e r a l l c o s t s . T a b l e 1 - S u m m a r y o f R e c o m m e n d e d B i d s ( b y B i d d e r ) E x c l . H S T I t e m j D e s c r i p t i o n Q u a n t i t y U n i t C o s t T o t a l P r i c e S e l e c t e d B i d d e r A 1 N i t r a t e A n a l y z e r $ 2 4 , 2 0 4 . 0 0 $ 2 4 , 2 0 4 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d . A 2 T u r b i d i t y A n a l y z e r 2 $ 3 , 8 2 5 . 0 0 $ 7 , 6 5 0 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d . A 3 C h l o r i n e A n a l y z e r 2 $ 6 , 8 6 5 . 0 0 $ 1 3 , 7 3 0 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d . A 4 A u t o - D i a l e r 2 $ 2 , 7 3 8 . 0 0 $ 5 , 4 7 6 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d . A 7 E l e c t r o m a g n e t i c F l o w 3 $ 1 . 8 3 8 . 0 0 $ 5 , 5 1 4 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d M e t e r E n g i n e e r i n g L t d . A 8 C h l o r i n e M e t e n n g P u m p 2 $ 7 , 3 1 3 . 0 0 $ 1 4 , 6 2 6 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d P a n e l E n g i n e e r i n g L t d . S u b t o t a t $ 7 1 , 2 0 0 . 0 0 M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d . S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P u r c h a s e o f w a t e r P a g e 1 7 9 o f 2 1 7 I h f c d * A p r i l 3 0 , 2 0 1 3 P a g e 2 o f 3 R e f e r e n c e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S u p p l y U p g r a d e s - Q u o t a t i o n f o r E q u i p m e n t P r e - S e l e c t i o n T a b l e 1 - S u m m a r y o f R e c o m m e n d e d B i d s ( b y B i d d e r ) E x c l . H S T A H H i g h L i f t ( B o o s t e r ) L . S . $ 1 0 , 0 2 5 . 8 1 $ 1 0 , 0 2 5 . 8 1 I n t e r p u m p S u p p l y P u m p s B 2 P r e - p i p e d , w i r e d , a n d L S . $ 9 , 0 0 0 . 0 0 $ 9 , 0 0 0 . 0 0 I n t e r p u m p S u p p l y t e s t e d p u m p s k i d S u b t o t a l $ 1 9 , 0 2 5 . 8 1 I n t e r p u m p S u p p l y E q u i p m e n t E x c l u d e d f r o m C o n t r a c t I t e m D e s c r i p t i o n E s t i m a t e d C o s t A 6 E l e c t r i c a l l y A c t u a t e d C o n t r o l V a l v e s 1 $ 1 2 , 4 0 0 . 0 0 A 1 2 P r e s s u r e T a n k s ; $ 1 . 9 0 0 . 0 0 B 1 C o m m o n A n a l y t i c a l P a n e l $ 8 , 6 0 0 . 0 0 B 4 A d d i t i o n a l a u t o m a t e d c o n t r o l s f o r n i t r a t e s y s t e m $ 2 4 , 3 0 0 . 0 0 N o t e : 1 . S P D S a l e s a n d A c c u P u m p s w e r e a l s o i n v i t e d , b u t d i d n o t s u b m i t b i d s f o r t h e p r o j e c t . 2 . I t e m p r i c e s n o t e d i n c l u d e c o s t f o r t r a n s p o r t a t i o n , c o m m i s s i o n i n g , a n d t r a i n i n g . I n a d d i t i o n , c o s t s i n c l u d e s p a r e p a r t s a s p e r m a n u f a c t u r e r r e c o m m e n d a t i o n s . S u b s e q u e n t t o t h e q u o t a t i o n c l o s e , S t a n t e c r e v i e w e d a n d c o n f i r m e d e a c h b i d v a l u e a s w e l l a s t o h a v e i n c l u d e d t h e r e q u i s i t e e q u i p m e n t d a t a a n d i n s u r a n c e d o c u m e n t a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h r e q u i r e m e n t s . A l l b i d d e r s a c k n o w l e d g e d r e c e i p t o f t h e t w o ( 2 ) A d d e n d a i s s u e d . F o l l o w i n g r e v i e w o f t h e b i d s u b m i s s i o n s , t h e M u n i c i p a l i t y a n d S t a n t e c d e t e r m i n e d t h a t b i d s r e c e i v e d f o r t h e f o l l o w i n g i t e m s w o u l d n o t b e a c c e p t e d b a s e d o n t h e s u b m i s s i o n n o t m e e t i n g t h e c r i t e r i a w i t h i n t h e b i d d o c u m e n t a n d / o r p r i c e s w e r e n o t e d t o b e s i g n i f i c a n t l y a b o v e t h e p r e - b i d e s t i m a t e f o r t h e i t e m : F i l t r a t i o n S y s t e m ( I t e m A 9 ) - B i d c o s t o f $ 1 2 , 0 0 0 ; a n d . U V D i s i n f e c t i o n S y s t e m ( I t e m A 1 0 ) - B i d c o s t o f $ 8 , 4 0 0 . . G i v e n t h e r e q u i r e m e n t f o r t h e s e i t e m s ( p r i m a r y a n d c h e m i c a l l y a s s i s t e d t r e a t m e n t ) , a d d i t i o n a l q u o t e s w e r e o b t a i n e d . T a b l e 2 p r o v i d e s a s u m m a r y o f t h e q u o t e r e c e i v e d a n d r e c o m m e n d e d s u p p l i e r . T a b l e 2 - S u m m a r y o f A d d i t i o n a l P r i c e s O b t a i n e d E x c l . H S T I t e m D e s c r i p t i o n Q u a n t i t y U n i t C o s t T o t a l P r i c e S e l e c t e d B i d d e r A 9 F i l t r a t i o n S y s t e m L . S . $ 7 , 5 3 6 . 5 4 $ 7 , 5 3 6 . 5 4 N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d . A 1 0 U V D i s i n f e c t i o n S y s t e m 2 $ 3 . 6 4 5 . 0 0 $ 7 , 2 9 0 . 0 0 N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d . S u b t o t a l $ 1 4 , 8 2 6 5 4 N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d . B a s e d o n t h e r e s u l t s o f t h e q u o t a t i o n a n d s u b s e q u e n t e v a l u a t i o n , S t a n t e c r e c o m m e n d s i s s u a n c e o f s e p a r a t e p u r c h a s e o r d e r s t o M e t c o n S a l e s a n d E n g i n e e r i n g L t d , I n t e r p u m p S u p p l y , a n d N e v t r o S a l e s ( 2 0 0 4 ) L t d . i n a c c o r d a n c e w i t h t h e u n i t i t e m s a n d q u a n t i t i e s n o t e d i n T a b l e s 1 a n d 2 . S t a n t e c i s v e r y f a m i l i a r w i t h M e t c o n a n d I n t e r p u m p , h a v i n g c o m p l e t e d m u l t i p l e p r o j e c t s i n v o l v i n g e q u i p m e n t f r o m e a c h s u p p l i e r . W i t h r e g a r d s t o N e v t r o , t h e M u n i c i p a l i t y r e g u l a r l y u n d e r t a k e s w o r k w i t h t h i s c o m p a n y . T h e r e f o r e , o u r c o m b i n e d e x p e r i e n c e w i t h e a c h s u p p l i e r c o n f i r m s t h a t t h e y h a v e p r e v i o u s l y d e m o n s t r a t e d t h e a b i l i t y t o m e e t t h e p r o j e c t r e q u i r e m e n t s . S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P u r c h a s e o f w a t e r P a g e 1 8 0 o f 2 1 7 . 1 ^ ^ m A p r i l 3 0 , 2 0 1 3 P a g e 3 o f 3 R e f e r e n c e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S u p p l y U p g r a d e s - Q u o t a t i o n f o r E q u i p m e n t P r e - S e l e c t i o n O n t h e b a s i s o f t h e f o r e g o i n g a n d u p o n t h e M u n i c i p a l i t y ' s c r i t e r i o n f o r a c c e p t a n c e o f b i d s , w e f i n d n o r e a s o n w h y t h e M u n i c i p a l i t y s h o u l d r e j e c t t h e i s s u a n c e o f s e p a r a t e p u r c h a s e o r d e r s t o t h o s e B i d d e r s n o t e d . Y o u r s t r u l y , S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . - ^ < ^ y ^ m W * . y N e l s o n O l i v e i r a , P . E n g . P r a c t i c e L e a d e r , W a t e r S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P u r c h a s e o f w a t e r P a g e 1 8 1 o f 2 1 7 Page 182 of 217 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . Z 6 1 8 - 2 0 1 3 P O R T B U R W E L L N O N - P R O F I T H O U S I N G C O R P O R A T I O N B E I N G A B Y - L A W T O A M E N D B Y - L A W N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , A S A M E N D E D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d Z o n i n g B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d ; T H E R E F O R E , t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 ) T H A T B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d , i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a m e n d i n g S c h e d u l e " I " , M a p 5 b y d e l e t i n g f r o m t h e V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l ) Z o n e , a n d a d d i n g t o t h e S i t e - S p e c i f i c V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l - 1 0 ) Z o n e , t h o s e l a n d s o u t l i n e d i n h e a v y s o l i d l i n e s a n d m a r k e d R l - 1 0 o n S c h e d u l e " A " t o t h i s B y - l a w , w h i c h s c h e d u l e s a r e a t t a c h e d t o a n d f o r m p a r t o f f h i s B y - l a w . 2 ) T H A T B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d , i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a m e n d i n g S e c t i o n 1 0 . 1 2 E X C E P T I O N S V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l ) Z o n e , b y a d d i n g f o l l o w i n g n e w s u b s e c t i o n . " 1 0 , 1 2 . 1 0 1 0 . 1 2 . 1 0 . 1 D e f i n e d A r e a R l - 1 0 a s s h o w n o n S c h e d u l e " I " M a p 5 t o t h i s B y - l a w 1 0 . 1 2 . 1 0 . 2 P e r m i t t e d U s e s P a r k i n g L o t i n a d d i t i o n t o a l l o t h e r u s e s p e r m i t t e d i n t h e R l Z o n e " 3 ) T H I S B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e : a ) W h e r e n o n o t i c e o f o b j e c t i o n h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l C l e r k w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d b y t h e P l a n n i n g A c t a n d r e g u l a t i o n s p u r s u a n t t h e r e t o , u p o n t h e e x p i r a t i o n o f t h e p r e s c r i b e d t i m e ; o r b ) W h e r e n o t i c e o f o b j e c t i o n h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l C l e r k w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d b y t h e P l a n n i n g A c t a n d r e g u l a t i o n s p u r s u a n t t h e r e t o , u p o n t h e a p p r o v a l o f t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d . t n d R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E T H I S 2 n a D A Y O F M A Y 2 0 1 3 . n d R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 n u D A Y O F M A Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w Z 6 1 8 - 2 0 1 3 A B y - l a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w P a g e 1 8 3 o f 2 1 7 ^ ' A ^ M A P 1 2 y ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ 2 3 > - 5 £ N E W T O N S T R E E T E r - < m W A T E R L O O S T R E E T m - K ^ \ ^ _ ] » W E U J N C T O H S T R E E T 3 M A P 1 6 M A P 1 4 9 P i n S T R E E T e [ S e > g ^ ^ s ^ c o n > i U f f l f f l ? * B R O C K S T R E E T ^ w 5 3 / / £ . ^ ^ H A G l M i W T S H E T L A K E E R I E T W » t o S c h o d u l e " A " t o B y - l a w N o . Z 6 1 8 - 2 0 1 3 , p a a w d t h n 2 n d d a y o f M a y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 0 0 m 2 0 0 m M A P N o . 5 h > t , ! ' ^ ^ S C H E D U L E T S c a l e 5 5 0 0 P O R T B U R W E L L » < . . . - 7 ^ - . f B y - L a w Z 6 1 8 - 2 0 1 3 A B y - l a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w P a g e 1 8 4 o f 2 1 7 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 4 2 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D R E C Y C L I N G C O U N C I L O F O N T A R I O F O R T H E P R O V I S I O N O F F U N D I N G F O R S E L E C T E D H O U S E H O L D H A Z A R D O U S W A S T E S W H E R E A S S e c t i o n 1 1 ( 3 ) ( 3 ) O f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a M u n i c i p a l i t y m a y p a s s b y - l a w s w i t h r e s p e c t t o t h e j u r i s d i c t i o n o f w a s t e m a n a g e m e n t ; W H E R E A S b y l e t t e r r e c e i v e d f r o m t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 3 t o e s t a b l i s h a P h a s e 2 F u n d i n g a g r e e m e n t f o r s e l e c t e d h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s p r o g r a m ; W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o p e r a t e s a m u n i c i p a l s e l e c t e d h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s c o l l e c t i o n a n n u a l l y ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o f o r t h e p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e s ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . N D R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 n u D A Y O F M A Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 8 5 o f 2 1 7 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 8 6 o f 2 1 7 P H A S E 2 F U N D I N G A G R E E M E N T P H A S E 2 F U N D I N G A G R E E M E N T - M U N I P A L I T T O F B A Y H A M T H I S A G R E E M E N T i s m a d e a s o f t h e d a y o f , 2 0 B E T W E E N : R E C Y C L I N G C O U N C I L O F O N T A R I O a n o t - f o r - p r o f i t o r g a n i z a t i o n , w i t h a p r i n c i p a l o f f i c e a d d r e s s o f 2 1 5 S p a d i n a A v e , S u i t e 2 2 5 , T o r o n t o , O n t a r i o M 5 T 2 C 7 ( " R C O " ) A N D M u n i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o , N O J 1 Y O ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) B A C K G R O U N D : A . T h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t s e l e c t e d R C O t o d e v e l o p a n d o p e r a t e a S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e P r o g r a m t o r e i m b u r s e e l i g i b l e m u n i c i p a l c o s t s i n c u r r e d i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; B . T h e M u n i c i p a l i t y h a s r e g i s t e r e d ^ w i t h R C O a s a p a r t i c i p a n t i n t h e P r o g r a m ( a s d e f i n e d b e l o w ) a n d t h a t r e g i s t r a t i o n h a s b e e n a c c e p t e d b y R C O ; a n d C . T h e M u n i c i p a l i t y w i s h e s t o r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t u n d e r t h e P r o g r a m i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E 1 I N T E R P R E T A T I O N 1 . D e f i n i t i o n s . I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) " A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 2 ( c ) ; ( b ) " B u s i n e s s D a y " m e a n s a n y d a y f r o m M o n d a y t o F r i d a y i n c l u s i v e , e x c e p t f o r a n y d a y t h a t i s a s t a t u t o r y h o l i d a y i n O n t a r i o ; ( c ) " C l a i m D e a d l i n e " m e a n s t h e d a t e o n o r b e f o r e w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y m u s t s u b m i t a R e i m b u r s e m e n t C l a i m f o r a g i v e n R o u n d , a s l i s t e d i n t h e t h i r d c o l u m n o f t h e t a b l e i n S c h e d u l e B ; ( d ) " C o l l e c t i o n P e r i o d " m e a n s t h e d a t e d u r i n g w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y m a y i n c u r E l i g i b l e C o s t s i n a p a r t i c u l a r R o u n d , a s i d e n t i f i e d i n t h e s e c o n d c o l u m n o f t h e t a b l e i n S c h e d u l e B ; ( e ) " C o l l e c t i o n S i t e " m e a n s a l o c a t i o n w h e r e t h e M u n i c i p a l i t y o r i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s w i l l a c c e p t S e l e c t e d _ H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s f o r w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y w i l l s u b m i t R e i m b u r s e m e n t C l a i m s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 8 7 o f 2 1 7 - 2 - ( f ) " C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 1 ; ( g ) " D e f i c i e n c i e s " m e a n s a n y o f t h e f o l l o w i n g : ( i ) t h e i n c l u s i o n i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o f c o s t s t h a t a r e n o t E l i g i b l e C o s t s , a s d e f i n e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; ( i i ) m i s s i n g . i n c o m p l e t e , i n a c c u r a t e o r o t h e r w i s e i n a d e q u a t e S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n r e s p e c t o f a R e i m b u r s e m e n t C l a i m ; ( i i i ) a n y c a l c u l a t i o n e r r o r s i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r i n S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n ; ( i v ) a f a i l u r e t o s u b m i t a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t ; o r ( v ) a n y o t h e r f a i l u r e o f a R e i m b u r s e m e n t C l a i m o r S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n t o c o m p l y w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t . ( h ) " D e f i c i e n c y N o t i c e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 5 ; ( i ) " D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 2 ; ( j ) " D i s c l o s i n g P a r t y " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 2 ; ( k ) " E f f e c t i v e D a t e " m e a n s t h e d a t e o f t h i s A g r e e m e n t a s f i r s t w r i t t e n a b o v e ; ( I ) " E l i g i b l e A c t i v i t i e s ' m e a n s t h e a c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e D o f t h i s A g r e e m e n t , a s m a y b e a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t ; ( m ) " E l i g i b l e C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 2 ; n ) " E l i g i b l e W a s t e s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 1 ; 0 ) " E v e n t o f D e f a u l t " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 2 . 4 ; ( p ) " F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 5 ; ( q ) " F o r c e M a j e u r e " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 0 . 1 ; ( r ) " G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y " m e a n s a n y f e d e r a l , s t a t e , p r o v i n c i a l , o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t , p a r l i a m e n t o r l e g i s l a t u r e , o r a n y r e g u l a t o r y a u t h o r i t y , a g e n c y , t r i b u n a l , c o m m i s s i o n , m i n i s t r y , b o a r d , d e p a r t m e n t , i n s t i t u t i o n o r s i m i l a r e n t i t y o f a n y s u c h g o v e r n m e n t , p a r l i a m e n t o r l e g i s l a t u r e , o r a n y c o u r t o r o t h e r L a w , r e g u l a t i o n o r r u l e - m a k i n g e n t i t y , h a v i n g j u r i s d i c t i o n i n t h e r e l e v a n t c i r c u m s t a n c e s ; ( s ) " G o v e r n m e n t a l A u t h o r i z a t i o n " m e a n s a n y a u t h o r i z a t i o n s , a p p r o v a l s c o n s e n t s , p e r m i t s , g r a n t s , l i c e n c e s , p r i v i l e g e s , r i g h t s , o r d e r s , j u d g m e n t s , r u l i n g s , d i r e c t i v e s , o r d i n a n c e s , d e c r e e s , r e g i s t r a t i o n s a n d f i l i n g s i s s u e d o r g r a n t e d b y L a w o r b y a n y G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y ; ( t ) " I C & I S m a l l Q u a n t i t y G e n e r a t o r " m e a n s a b u s i n e s s t h a t i s n o t r e q u i r e d t o s u b m i t a g e n e r a t o r r e g i s t r a t i o n r e p o r t w i t h r e s p e c t t o t h e w a s t e u n d e r s u b s e c t i o n 1 8 ( 1 ) o f O n t a r i o R e g u l a t i o n 3 4 7 u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a f P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) , w h i c h c u r r e n t l y r e q u i r e s t h a t s u c h g e n e r a t o r s d e l i v e r n o m o r e t h a n 1 0 0 k i l o g r a m s p e r m o n t h o f m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e t o a m u n i c i p a l d e p o t ; ( u ) " I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 5 ; ( V ) " I n d e m n i f i e d P a r t i e s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 9 . 1 ; ( w ) " I n d u s t r y F u n d i n g O r g a n i z a t i o n " h a s t h e m e a n i n g g i v e n u n d e r t h e W a s t e D i v e r s i o n A c t ( O n t a r i o ) ; B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 8 8 o f 2 1 7 3 - ( X ) " I n s o l v e n c y E v e n t " m e a n s , i n r e s p e c t o f a P a r t y , a n y o n e o r m o r e o f t h e f o l l o w i n g : ( i ) i f a P a r t y f i l e s a p e t i t i o n i n b a n k r u p t c y o r f o r r e o r g a n i z a t i o n o r f o r a n a r r a n g e m e n t p u r s u a n t t o a n y a p p l i c a b l e b a n k r u p t c y L a w o r u n d e r a n y s i m i l a r L a w , n o w o r h e r e a f t e r i n e f f e c t ; ( i i ) i f a P a r t y i s a d j u d g e d b a n k r u p t b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n , o r b e c o m e s i n s o l v e n t , m a k e s a n a s s i g n m e n t f o r t h e b e n e f i t o f i t s c r e d i t o r s , a d m i t s i n w r i t i n g i t s i n a b i l i t y t o p a y i t s d e b t s g e n e r a l l y a s t h ® y b e c o m e d u e j s d s s o l v e d o r s u s P e n d s P a y m e n t ^ o f i t s o b l i g a t i o n s ; ( i i i ) i f a p e t i t i o n i s f i l e d p r o p o s i n g t h e a d j u d i c a t i o n o f a P a r t y a s b a n k r u p t o r i t s r e o r g a n i z a t i o n p u r s u a n t t o a n y a p p l i c a b l e b a n k r u p t c y L a w o r a n y s i m i l a r L a w , n o w o r h e r e a f t e r i n e f f e c t . a n d : _ ( A ) _ t h e P a r t y c o n s e n t s t o t h a t f i l i n g ; ( B ) t h e p e t i t i o n i s n o t d i s c h a r g e d o r d e n i e d w i t h i n 6 0 d a y s a f t e r t h a t f i l i n g ; o r ( C ) t h e p e t i t i o n i s n o t d i l i g e n t l y d e f e n d e d a g a i n s t ; a n d ( i v ) i f a r e c e i v e r , t m s t e e , l i q u i d a t o r , o r o t h e r s i m i l a r o f f i c i a l i s a p p o i n t e d t o t a k e c h a r g e o f a P a r t y o r o f a l l o r s u b s t a n t i a l l y a l l o f t h e b u s i n e s s o r a s s e t s o f a P a r t y , a n d : ( A ) _ t h a t P a r t y c o n s e n t s t o s u c h a p p o i n t m e n t ; o r ( B ) t h e a p p o i n t m e n t i s n o t d i s c h a r g e d o r w i t h d r a w n o r a c t i o n i s n o t t a k e n b y t h a t P a r t y t o s e c u r e t h e d i s c h a r g e o f t h a t o f f i c i a l w i t h i n 6 0 d a y s a f t e r t h e a p p o i n t m e n t . ( y ) " I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s " m e a n s ; ( i ) a n y a n d a l l p r o p r i e t a r y r i g h t s p r o v i d e d u n d e r : ( A ) p a t e n t L a w _ , _ ( B ) c o p y r i g h t L a w . ( C ) t r a d e - m a r k L a w , ( D ) d e s i g n p a t e n t o r i n d u s t r i a l d e s i g n L a w , ( E ) s e m i - c o n d u c t o r c h i p o r m a s k w o r k L a w , o r ( F ) a n y o t h e r s t a t u t o r y p r o v i s i o n o r c o m m o n l a w p r i n c i p l e i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t r a d e s e c r e t L a w , w h i c h m a y p r o v i d e a r i g h t i n e i t h e r i d e a s , f o r m u l a e , a l g o r i t h m s , c o n c e p t s , i n v e n t i o n s o r k n o w - h o w g e n e r a l l y o r t h e e x p r e s s i o n o r u s e o f s u c h i d e a s , f o r m u l a e , a l g o r i t h m s , c o n c e p t s , i n v e n t i o n s o r k n o w - h o w ; a n d ( i i ) a n y a n d a l l a p p l i c a t i o n s , r e g i s t r a t i o n s . l i c e n c e s , s u b - l i c e n c e s , f r a n c h i s e s , a g r e e m e n t s o r a n y o t h e r e v i d e n c e o f a n g h t i n a n y o f t h e f o r e g o i n g . z ) " L a w s " m e a n s : ^ a p p l i c a b l e f e d e r a l , p r o v i n c i a l o r m u n i c i p a l l a w s , o r d e r s - i n - c o u n c i l , b y - l a w s c o d e s , r u l e s o r d i n a n c e s , p o l i c i e s , r e g u l a t i o n s a n d s t a t u t e s ; ( i i ) a p p l i c a b l e o r d e r s , d e c i s i o n s , c o d e s , j u d g m e n t s , i n j u n c t i o n s , d e c r e e s . a w a r d s a n d w r i t s ' o f a n y c o u r t , t r i b u n a l a r b i t r a t o r , G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y ( i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n M O E ) o r o t h e r P e r s o n h a v i n g j u r i s d i c t i o n ; ( i i i ) a p p l i c a b l e r u l i n g s a n d c o n d i t i o n s o f a n y l i c e n s e , p e r m i t , c e r t i f i c a t e , r e g i s t r a t i o n , a u t h o r i z a t i o n , ( i v ) a n y G o v e r n m e n t a l A u t h o r i z a t i o n ; a n d ( v ) a n y r e q u i r e m e n t s u n d e r o r p r e s c r i b e d b y a p p l i c a b l e c o m m o n l a w ; a n d i n c l u d e s w i t h o u t l i m i t a t i o n t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) a n d r e g u l a t i o n s t h e r e u n d e r ; a a ) " M a r k s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 8 . 3 ; ( b b ) " M O E " m e a n s t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t ; ( e c ) " O v e r s u b s c r i p t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 8 ; ( d d ) " P a r t i e s " m e a n s t h e p a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t a n d P a r t y m e a n s e i t h e r o f t h e m ; ( e e ) " P a y m e n t D a t e " ^ m e a n s t h e d a t e o n w h i c h R C O w i l l p a y R e i m b u r s e m e n t s f o r a g i v e n R o u n d , a s i d e n t i f i e d i n t h e f o u r t h c o l u m n o f t h e t a b l e i n S c h e d u l e B ; ( f f ) " P e r s o n " m e a n s a n y i n d i v i d u a l , s o l e p r o p r i e t o r s h i p , c o r p o r a t i o n , l i m i t e d l i a b i l i t y c o m p a n y , l i m i t e d o r g e n e r a l p a r t n e r s h i p , j o i n t v e n t u r e , a s s o c i a t i o n , j o i n t - s t o c k c o m p a n y , ' t r u s t : i n c o r p o r a t e d o r g a n i z a t i o n , i n s t i t u t i o n , p u b l i c b e n e f i t c o r p o r a t i o n , u n i n c o r p o r a t e d o r g a n i z a t i o n , G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y o r o t h e r e n t i t y o f a n y k i n d ; ( g g ) " P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t " m e a n s t h e a g r e e m e n t b e t w e e n R C O a n d t h e P r o v i n c e d a t e d a s o f S e p t e m b e r 4 , 2 0 1 2 , a s m a y b e a m e n d e d , r e s t a t e d o r r e p l a c e d ; ( h h ) " P r o g r a m P a r t i c i p a n t " m e a n s a P e r s o n t h a t h a s a p p l i e d t o p a r t i c i p a t e i n t h e P r o g r a m , w h o s e a p p l i c a t i o n h a s b e e n a c c e p t e d b y R C O , w h o r e m a i n s i n c o m p l i a n c e w i t h a l l o f t h e B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 8 9 o f 2 1 7 - 4 t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t a n d d i s c h a r g e s a l l o f t h e o b l i g a t i o n s o f t h e P r o g r a m a n d , t h e r e f o r e , w h o r e m a i n s i n g o o d s t a n d i n g u n d e r t h e P r o g r a m ; 0 0 " P r o g r a m " m e a n s t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e P r o g r a m ( a l s o k n o w n a s t h e P h a s e 2 P r o g r a m ) , i n c l u d i n g a n y m o d i f i c a t i o n s t h e r e t o o r s u c c e s s o r s t h e r e o f , b u t o n l y t o t h e e x t e n t t h a t M O E h a s s e l e c t e d R C O t o d e s i g n a n d i m p l e m e n t t h e P r o g r a m i n a c c o r d a n c e w i t h t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t ; ( i j ) " P r o p e r M a n a g e m e n t " a n d " P r o p e r l y M a n a g e d " m e a n s t h e m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n a c c o r d a n c e w i t h : ( i ) a l l a p p l i c a b l e L a w ( i i ) t h e s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r m a n a g e m e n t s e t o u t i n t h e t a b l e i n S c h e d u l e C o p p o s i t e t h e a p p l i c a b l e t y p e o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e ; a n d ( i i i ) a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r m a n a g e m e n t a s a r e c o m m u n i c a t e d i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y ; ( k k ) " P r o v i n c e " m e a n s H e r m a j e s t y t h e Q u e e n i n R i g h t o f O n t a r i o , a s r e p r e s e n t e d b y t h e M O E ; ( I I ) " R e c e i v i n g P a r t y " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 . 2 ; ( m m ) " R e i m b u r s e m e n t C l a i m " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 1 ; ( n n ) " R e i m b u r s e m e n t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 2 . 1 . ( o o ) " R e s i d e n t i a l G e n e r a t o r " m e a n s a f i n a l u s e r w h o g e n e r a t e s w a s t e w h i c h w i l l b e r e c y c l e d o r d i s p o s e d f r o m a r e s i d e n t i a l h o m e ; ( p p ) " R o u n d " m e a n s o n e o f t h e s i x r o u n d s o f f u n d i n g u n d e r t h i s A g r e e m e n t , e a c h o f w h i c h h a s a C o l l e c t i o n P e r i o d , C l a i m D e a d l i n e a n d P a y m e n t D a t e a s i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B ; ( q q ) " S h a r e d C o s t s " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 3 . 5 ; ( r r ) " S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 2 ; ( s s ) " T a x " o r " T a x e s " i n c l u d e s a l l p r e s e n t a n d f u t u r e t a x e s , s u r t a x e s , d u t i e s , l e v i e s , i m p o s t s , r a t e s , f e e s , a s s e s s m e n t s , w i t h h o l d i n g s , d u e s a n d o t h e r c h a r g e s o f a n y n a t u r e i m p o s e d b y a n y G o v e r n m e n t a l A u t h o r i t y , i n c l u d i n g i n c o m e , c a p i t a l , w i t h h o l d i n g , c o n s u m p t i o n , s a l e s , u s e , t r a n s f e r , g o o d s a n d s e r v i c e s , h a r m o n i z e d s a l e s o r o t h e r v a l u e - a d d e d , e x c i s e , c u s t o m s , a n t i - d u m p i n g , c o u n t e r v a i l , n e t w o r t h , s t a m p , r e g i s t r a t i o n , f r a n c h i s e , p a y r o l l , e m p l o y m e n t , h e a l t h , e d u c a t i o n , b u s i n e s s , s c h o o l , p r o p e r t y , l o c a l i m p r o v e m e n t , d e v e l o p m e n t , e d u c a t i o n d e v e l o p m e n t a n d o c c u p a t i o n t a x e s , t o g e t h e r w i t h a l l f i n e s , i n t e r e s t , p e n a l t i e s o n o r i n r e s p e c t o f , o r i n l i e u o f o r f o r n o n - c o l l e c t i o n o f , t h o s e t a x e s , s u r t a x e s , d u t i e s , l e v i e s , i m p o s t s , r a t e s , f e e s , a s s e s s m e n t s , w i t h h o l d i n g s , d u e s a n d o t h e r c h a r g e s ; ( t t ) " T e r m " i s d e f i n e d i n S e c t i o n 1 2 . 1 ; ( u u ) " T h i r d P a r t y P r o v i d e r s " " m e a n s a n y P e r s o n s u b c o n t r a c t e d , r e t a i n e d o r o t h e r w i s e u s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o p e r f o r m a n y a c t i v i t i e s f o r w h i c h R e i m b u r s e m e n t i s s o u g h t i n c o n n e c t i o n w i t h S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; ( w ) " T o x i c T a x i " m e a n s a c o l l e c t i o n s e r v i c e i n w h i c h s e l e c t e d w a s t e s a r e c o l l e c t e d d i r e c t l y f r o m r e s i d e n t i a l h o m e s , u s i n g a n a p p o i n t m e n t s y s t e m t o a r r a n g e f o r p i c k - u p . 1 . 2 I n t e r p r e t a t i o n . I n t h i s A g r e e m e n t , e x c e p t a s e x p r e s s l y s t a t e d o t h e r w i s e o r u n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e r e q u i r e s : B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 0 o f 2 1 7 5 - a ) h e a d i n g s a n d t h e r e n d e r i n g o f t e x t i n b o l d a n d i t a l i c s a r e f o r c o n v e n i e n c e a n d r e f e r e n c e p u r p o s e s o n l y a n d d o n o t a f f e c t t h e m e a n i n g o r i n t e r p r e t a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) w o r d s i m p o r t i n g t h e s i n g u l a r i n c l u d e t h e p l u r a l a n d v i c e v e r s a a n d t h e m a s c u l i n e , f e m i n i n e a n d n e u t e r g e n d e r s i n c l u d e a l l g e n d e r s ; ( c ) t h e w o r d s " h e r e o f , " h e r e i n " , a n d " h e r e u n d e r " a n d w o r d s o f s i m i l a r i m p o r t s h a l l r e f e r t o t h i s A g r e e m e n t a s a w h o l e a n d n o t t o a n y p a r t i c u l a r p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; ( d ) a r e f e r e n c e t o a n A r t i c l e , S e c t i o n , P a r t y , o r S c h e d u l e i s a r e f e r e n c e t o t h a t A r t i c l e o r S e c t i o n o f . P a r t y t o , o r S c h e d u l e t o t h i s A g r e e m e n t u n l e s s o t h e r w i s e s p e c i f i e d ; ( e ) a r e f e r e n c e t o a d o c u m e n t o r a g r e e m e n t , i n c l u d i n g t h i s A g r e e m e n t s h a l l m e a n s u c h d o c u m e n t , a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t i n c l u d i n g a n y a m e n d m e n t o r s u p p l e m e n t t o , o r r e p l a c e m e n t , _ n o v a t i o n o r m o d i f i c a t i o n o f s u c h d o c u m e n t . a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t . b u t d i s r e g a r d i n g a n y a m e n d m e n t , s u p p l e m e n t , r e p l a c e m e n t , n o v a t i o n o r m o d i f i c a t i o n m a d e i n b r e a c h o f s u c h d o c u m e n t , a g r e e m e n t o r t h i s A g r e e m e n t ; ( f ) a r e f e r e n c e t o a P e r s o n i n c l u d e s t h a t P e r s o n ' s s u c c e s s o r s a n d p e r m i t t e d a s s i g n s ; ( g ) t h e t e r m " i n c l u d i n g " ( o r a v a r i a t i o n t h e r e o f ) m e a n s " i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n " a n d a n y l i s t o f e x a m p l e s f o l l o w i n g s u c h t e r m s h a l l i n n o w a y r e s t r i c t o r l i m i t t h e g e n e r a l i t y o f t h e p r o v i s i o n i n r e s p e c t o f w h i c h s u c h e x a m p l e s a r e p r o v i d e d ; ( h ) r e f e r e n c e s t o a n y s t a t u t e , c o d e o r s t a t u t o r y p r o v i s i o n a r e t o b e c o n s t r u e d a s a r e f e r e n c e t o t h e s a m e a s i t m a y h a v e b e e n , o r m a y f r o m t i m e t o t i m e b e , a m e n d e d , m o d i f i e d o r r e - e n a c t e d , a n d i n c l u d e r e f e r e n c e s t o a l l b y l a w s , i n s t r u m e n t s , o r d e r s a n d r e g u l a t i o n s f o r t h e t i m e b e i n g m a d e t h e r e u n d e r o r d e r i v i n g v a l i d i t y t h e r e f r o m u n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e r e q u i r e s ; ( 0 i n t h e e v e n t o f a c o n f l i c t a m a t h e m a t i c a l f o r m u l a d e s c r i b i n g a c o n c e p t o r d e f i n i n g a t e r m s h a l l p r e v a i l o v e r w o r d s d e s c r i b i n g a c o n c e p t o r d e f i n i n g a t e r m ; G ) r e f e r e n c e s t o a n y a m o u n t o f m o n e y s h a l l m e a n a r e f e r e n c e t o t h e a m o u n t i n C a n a d i a n D o l l a r s ; a n d ( k ) t h e e x p r e s s i o n " a n d / o r " w h e n u s e d a s a c o n j u n c t i o n s h a l l c o n n o t e " a n y o r a l l o f . 1 . 3 S c h e d u l e s . T h e f o l l o w i n g S c h e d u l e s f o r m a p a r t o f t h i s A g r e e m e n t a n d a r e i n c o r p o r a t e d b y r e f e r e n c e h e r e i n : S c h e d u l e A C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n S c h e d u l e B C o l l e c t i o n P e r i o d s a n d R e l e v a n t D a t e s S c h e d u l e C S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s a n d R e q u i r e m e n t s f o r P r o p e r M a n a g e m e n t o f S a m e S c h e d u l e D E l i g i b l e A c t i v i t i e s S c h e d u l e E S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n R e q u i r e m e n t s S c h e d u l e F E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s S c h e d u l e G R e i m b u r s e m e n t C l a i m V e r i f i c a t i o n P r o t o c o l S c h e d u l e H C l a i m s E x c e e d F u n d s P r o t o c o l 1 . 4 A m e n d m e n t s t o _ S c h e d u l e s . T h e M u n i c i p a l i t y m a y a m e n d S c h e d u l e s A a n d F b y g i v i n g w r i t t e n n o t i c e t o t h e R C O n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s p r i o r t o t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . R C O ~ m a y a m e n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 1 o f 2 1 7 - 6 S c h e d u l e s B t h r o u g h G , i n c l u s i v e , b y g i v i n g 6 0 d a y s ' w r i t t e n n o t i c e o f t h e a m e n d m e n t t o t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 2 P R O G R A M P A R T I C I P A T I O N 2 . 1 P a r t i c i p a t i o n . S u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , R C O a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y t h e a m o u n t o f a n y E l i g i b l e C o s t s s u b m i t t e d t o R C O d u r i n g t h e T e r m ( s u c h p a y m e n t s b e i n g " R e i m b u r s e m e n t s " ) . 2 . 2 R C O C o n d i t i o n s . R C O ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t a r e s u b j e c t t o t h e c o n t i n u i n g s a t i s f a c t i o n o f t h e f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : ( a ) t h a t R C O i s a n d r e m a i n s t h e P e r s o n t h a t M O E h a s s e l e c t e d t o d e s i g n a n d i m p l e m e n t t h e P r o g r a m ; a n d ( b ) t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a P r o g r a m P a r t i c i p a n t a s o f t h e E f f e c t i v e D a t e a n d r e m a i n s a P r o g r a m P a r t i c i p a n t i n g o o d s t a n d i n g . T h e f o r e g o i n g c o n d i t i o n s a r e f o r t h e s o l e b e n e f i t o f R C O a n d m a y b e w a i v e d i n w r i t i n g b y R C O i n i t s s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n . 2 . 3 C e r t a i n C o v e n a n t s o f M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y c o v e n a n t s a s f o l l o w s : i t w i l l p r o v i d e R C O w i t h 3 0 d a y s ' p r i o r n o t i c e o f a n y c h a n g e s t o t h e l i s t o f C o l l e c t i o n S i t e s a o r i n f o r m a t i o n p r o v i d e d i n r e s p e c t o f s a m e i n S c h e d u l e A ; ( b ) i t w i l l c o m p l y , a n d c a u s e T h i r d P a r t y P r o v i d e r s t o c o m p l y , w i t h a p p l i c a b l e L a w s i n r e s p e c t o f t h e p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t a n d i n c a r r y i n g o u t a n y a c t i v i t i e s c o n t e m p l a t e d b y o r u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r t h e P r o g r a m ; ( c ) i t w i l l c o m p l y w i t h a n y r u l e s , p r o t o c o l s , m e t h o d o l o g i e s , s t a n d a r d s o r o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t b y R C O i n r e s p e c t o f t h e P r o g r a m ; a n d ( d ) i f t h e M u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o u s e a n y s o f t w a r e l i c e n s e d b y o r m a d e a v a i l a b l e t h r o u g h R C O f o r p u r p o s e s r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t , w h i c h m a y i n c l u d e t h e D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l , i f r e q u i r e d b y t h e l i c e n s o r o f t h e s o f t w a r e , e n t e r i n t o a n d c o m p l y w i t h ( o r c a u s e i t s e m p l o y e e s a n d r e p r e s e n t a t i v e s o r T h i r d P a r t y P r o v i d e r s t o e n t e r i n t o a n d c o m p l y w i t h ) t h e t e r m s o f e n d - u s e r l i c e n s e a g r e e m e n t s i n r e s p e c t o f s u c h s o f t w a r e . 2 . 4 N a t u r e o f P r o g r a m a n d A g r e e m e n t . T h e P r o g r a m a n d t h i s A g r e e m e n t o n l y p r o v i d e s t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a n o p p o r t u n i t y t o b e r e i m b u r s e d f o r E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d b y i t i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . R C O i s n o t r e t a i n i n g t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o t h e r P e r s o n , n o r i s t h e M u n i c i p a l i t y r e t a i n i n g R C O , t o p r o v i d e a n y s e r v i c e s w h a t s o e v e r , i n c l u d i n g i n r e s p e c t o f : a t h e r e c e i v i n g , h a n d l i n g , s t o r i n g , t r a n s p o r t a t i o n , d i s p o s a l o r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s o r a n y o t h e r w a s t e ; o r ( b ) t h e i d e n t i f i c a t i o n , p r e - q u a l i f i c a t i o n , s u p e r v i s i o n , m a n a g e m e n t , o v e r s i g h t o r p a y m e n t o f t h i r d p a r t i e s w h o m a y b e e n g a g e d b y t h e M u n i c i p a l i t y f o r t h e p u r p o s e s o f r e c e i v i n g , h a n d l i n g , s t o r i n g , t r a n s p o r t a t i o n , d i s p o s a l o r m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s o r a n y o t h e r w a s t e . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 2 o f 2 1 7 - 7 A s b e t w e e n t h e P a r t i e s , t h e M u n i c i p a l i t y r e t a i n s f u l l a n d c o m p l e t e a u t h o r i t y , d i s c r e t i o n a n d r e s p o n s i b i l i t y t o c a r r y o n t h e a c t i v i t i e s i d e n t i f i e d i n S e c t i o n 2 . 4 ( a ) a n d ( b ) , a n d a n y o t h e r a c t i v i t i e s o r f u n c t i o n s a n c i l l a r y t h e r e t o , a s t h e M u n i c i p a l i t y s e e s f i t i n i t s s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n . N o t h i n g i n t h i s A g r e e m e n t w i l l b e i n t e r p r e t e d t o c r e a t e a n y r i g h t s o r r e s p o n s i b i l i t i e s a s b e t w e e n R C O a n d t h e M u n i c i p a l i t y i n r e s p e c t o f t h e p e r f o r m a n c e o f s u c h a c t i v i t i e s . 2 . 5 N o n - e x c l u s i v i t y . T h i s i s a n o n - e x c l u s i v e A g r e e m e n t . R C O m a y o f f e r s i m i l a r r e i m b u r s e m e n t s t o o t h e r m u n i c i p a l i t i e s o r P e r s o n s , w h e t h e r u n d e r t h i s P r o g r a m o r a n y o t h e r i n i t i a t i v e . T h e M u n i c i p a l i t y m a y u n d e r t a k e t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s w i t h o u t b e i n g a P r o g r a m P a r t i c i p a n t o r w i t h o u t c l a i m i n g R e i m b u r s e m e n t u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 2 . 6 P r o v i n c e . R C O i s n o t a c t i n g a s a g e n t f o r t h e P r o v i n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r i n r e s p e c t o f t h e P r o g r a m , w h i c h i s e x p r e s s l y a c k n o w l e d g e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 3 E L I G I B L E C O S T S 3 . 1 E l i g i b l e W a s t e s . F o r t h e p u r p o s e s o f t h i s A g r e e m e n t , " E l i g i b l e W a s t e s " m e a n s a l l S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s l i s t e d i n S c h e d u l e C , s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g : ( a ) f o r r e c h a r g e a b l e b a t t e r i e s , p o r t a b l e f i r e e x t i n g u i s h e r s , f l u o r e s c e n t l i g h t b u l b s a n d t u b e s , a n d m e r c u r y - c o n t a i n i n g d e v i c e s , E l i g i b l e W a s t e s i n c l u d e o n l y t h o s e t h a t a r e c o l l e c t e d f r o m R e s i d e n t i a l G e n e r a t o r s a n d I C & I S m a l l Q u a n t i t y G e n e r a t o r s ; a n d ( b ) f o r f l u o r e s c e n t l i g h t s a n d t u b e s , E l i g i b l e W a s t e s a r e l i m i t e d t o 5 k i l o g r a m s p e r m o n t h p e r g e n e r a t o r o f s u c h S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . 3 . 2 E l i g i b l e C o s t s . T h e M u n i c i p a l i t y i s o n l y e n t i t l e d t o r e c e i v e d R e i m b u r s e m e n t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t i n a m o u n t s e q u a l t o c o s t s ( " E l i g i b l e C o s t s " ) t h a t m e e t a l l o f t h e b a s i c c r i t e r i a s e t o u t i n S e c t i o n 3 . 3 a n d , a s a p p l i c a b l e , t h e a d d i t i o n a l c r i t e r i a s e t o u t i n S e c t i o n s 3 . 4 , a n d 3 . 5 . 3 . 3 B a s i c R e q u i r e m e n t s . E l i g i b l e C o s t s i n c l u d e o n l y c o s t s t h a t , a s v e r i f i e d b y R C O i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , w e r e a c t u a l l y a n d r e a s o n a b l y i n c u r r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y i n r e s p e c t o f E l i g i b l e A c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e D t h a t w e r e u n d e r t a k e n i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e W a s t e s d u r i n g t h e a p p l i c a b l e C o l l e c t i o n P e r i o d . 3 . 4 P r o c u r e m e n t . F o r c o s t s i n c u r r e d w i t h T h i r d P a r t y P r o v i d e r s , t h e M u n i c i p a l i t y m u s t h a v e e i t h e r s e l e c t e d s u c h T h i r d P a r t y P r o v i d e r t h r o u g h a c o m p e t i t i v e b i d d i n g p r o c e s s o r h a v e a r e a s o n a b l e j u s t i f i c a t i o n a s t o w h y a c o m p e t i t i v e b i d d i n g p r o c e s s w a s n o t u s e d , t o b e d e m o n s t r a t e d t o R C O ' s r e a s o n a b l e s a t i s f a c t i o n u p o n r e q u e s t , f a i l i n g w h i c h c o s t s i n c u r r e d w i t h t h o s e T h i r d P a r t y P r o v i d e r s w i l l n o t b e E l i g i b l e C o s t s . 3 . 5 S h a r e d C o s t s . F o r c o s t s t h a t a r e n o t w h o l l y a t t r i b u t a b l e t o E l i g i b l e A c t i v i t i e s a n d E l i g i b l e W a s t e s ( " S h a r e d C o s t s " ) , w h i c h m a y i n c l u d e c o s t s i n r e s p e c t o f t h e m a r k e t i n g o r a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e D , o n l y t h e p e r c e n t a g e o f t h e S h a r e d C o s t t h a t i s a t t r i b u t a b l e t o E l i g i b l e W a s t e s i s i n c l u d e d i n E l i g i b l e C o s t s ( t h e " I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s " ) , s u c h I n c l u d e d P o r t i o n o f S h a r e d C o s t s t o b e c a l c u l a t e d a n d d o c u m e n t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n S c h e d u l e F A R T I C L E 4 F U N D I N G P R O C E S S 4 . 1 R e i m b u r s e m e n t C l a i m F o r e a c h R o u n d , t h e M u n i c i p a l i t y m a y s u b m i t a n a p p l i c a t i o n f o r R e i m b u r s e m e n t ( a " R e i m b u r s e m e n t C l a i m " ) t o R C O o n o r b e f o r e t h e a p p l i c a b l e C l a i m D e a d l i n e B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 3 o f 2 1 7 - 8 i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B . E a c h s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m w i l l o n l y b e i n r e s p e c t o f E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e C o l l e c t i o n P e r i o d i d e n t i f i e d f o r t h a t R o u n d i n S c h e d u l e B . 4 . 2 S u p p o r t i n g D a t a a n d I n f o r m a t i o n . I n s u p p o r t o f i t s R e i m b u r s e m e n t C l a i m s , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l s u b m i t t h e d a t a a n d i n f o r m a t i o n s e t o u t i n S c h e d u l e E ( " S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n " ) . 4 . 3 M e t h o d o f S u b m i t t a l . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l s u b m i t R e i m b u r s e m e n t C l a i m s a n d S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n i n t h e f o n n a t p r e s c r i b e d b y R C O , w h i c h m a y i n c l u d e s u b m i t t i n g i n f o r m a t i o n u s i n g a D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m . 4 . 4 V e r i f i c a t i o n o f R e i m b u r s e m e n t C l a i m s . R C O w i l l v e r i f y t h a t a l l R e i m b u r s e m e n t C l a i m s m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s A g r e e m e n t a n d d o n o t i n c l u d e a n y D e f i c i e n c i e s , s u c h v e r i f i c a t i o n t o b e c a r r i e d o u t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o t o c o l s a t t a c h e d t o t h i s A g r e e m e n t a s S c h e d u l e G . 4 . 5 D e f i c i e n c i e s i n A p p l i c a t i o n s W h e r e R C O i d e n t i f i e s D e f i c i e n c i e s i n a R e i m b u r s e m e n t C l a i m , R C O w i l l n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y o f s u c h D e f i c i e n c i e s i n r e a s o n a b l e d e t a i l ( a " D e f i c i e n c y N o t i c e " a n d m a y w i t h h o l d p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s t o t h e e x t e n t r e l a t e d t o s u c h D e f i c i e n c i e s u n l e s s a n d u n t i l t h e D e f i c i e n c i e s a r e r e s o l v e d t o R C O ' s s a t i s f a c t i o n , a c t i n g r e a s o n a b i y . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l b e g i v e n r e a s o n a b l e o p p o r t u n i t y t o c o m m u n i c a t e w i t h R C O t o c l a r i f y t h e n a t u r e o f t h e D e f i c i e n c i e s a n d t o p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n t o R C O i n r e s p o n s e t o t h e D e f i c i e n c y N o t i c e . R C O w i l l r e a s o n a b l y c o n s i d e r s u c h i n f o r m a t i o n a n d w i l l , w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e a f t e r r e c e i p t o f s u c h i n f o r m a t i o n , n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y i n w r i t i n g w h e t h e r : ( a ) a l l D e f i c i e n c i e s h a v e b e e n r e s o l v e d , i n w h i c h c a s e a n y R e i m b u r s e m e n t s t h a t h a v e b e e n w i t h h e l d w i l l b e p r o m p t l y p a i d t o t h e M u n i c i p a l i t y , o r ( b ) D e f i c i e n c i e s r e m a i n ( a " F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e " ) . A n y d i s p u t e i n r e s p e c t o f a F i n a l D e t e r m i n a t i o n N o t i c e w i l l b e r e s o l v e d i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e 1 1 . 4 . 6 P a y m e n t . S u b j e c t t o S e c t i o n s 4 . 4 , 4 . 5 a n d 4 . 8 a n d t h e c o m p l i a n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y w i t h i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , R C O w i l l p a y R e i m b u r s e m e n t C l a i m s f o r e a c h R o u n d o n t h e P a y m e n t D a t e i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e B f o r t h e a p p l i c a b l e R o u n d . 4 . 7 O v e r - p a y m e n t . I f t h e M u n i c i p a l i t y b e c o m e s a w a r e t h a t i t h a s r e c e i v e d a m o u n t s f r o m R C O t h a t e x c e e d t h e a m o u n t o f t h e R e i m b u r s e m e n t s t o w h i c h i t i s e n t i t l e d h e r e u n d e r ( a n " O v e r - P a y m e n t " ) , i t m u s t f o r t h w i t h n o t i f y R C O o f s u c h O v e r - P a y m e n t . I f R C O d e t e r m i n e s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y h a s r e c e i v e d a n O v e r - P a y m e n t , i t s h a l l f o l l o w t h e p r o c e d u r e s e t o u t i n S e c t i o n 4 . 5 t o n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y o f t h e O v e r - P a y m e n t a n d t o g i v e t h e M u n i c i p a l i t y t h e o p p o r t u n i t y t o a d d r e s s t h e O v e r - P a y m e n t i n t h e s a m e m a n n e r a s o t h e r D e f i c i e n c i e s . A l l O v e r - P a y m e n t s s h a l l b e d e b t s o f t h e M u n i c i p a l i t y t o R C O . R C O w i l l s e t o f f t h e a m o u n t o f a n y O v e r - P a y m e n t a g a i n s t a m o u n t s p a y a b l e b y R C O t o t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r ; p r o v i d e d h o w e v e r t h a t i f t h e O v e r - P a y m e n t i s i n r e s p e c t o f t h e l a s t R o u n d o f R e i m b u r s e m e n t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l p a y t h e a m o u n t o f t h e O v e r - P a y m e n t t o R C O w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e d a t e t h a t t h e M u n i c i p a l i t y n o t i f i e d R C O o f t h e O v e r - P a y m e n t o r t h a t R C O n o t i f i e d t h e M u n i c i p a l i t y o f t h e O v e r - P a y m e n t , a s a p p l i c a b l e . 4 . 8 F u n d i n g R e s t r i c t i o n s . T h e a v a i l a b i l i t y a n d u s e o f f u n d s p r o v i d e d b y t h e P r o v i n c e t o R C O f o r t h e P r o g r a m i s s u b j e c t t o t h e t e r m s o f t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . N o t w i t h s t a n d i n g a n y t h i n g t o t h e c o n t r a r y u n d e r t h i s A g r e e m e n t , R C O w i l l o n l y b e o b l i g e d t o p a y R e i m b u r s e m e n t s t o t h e M u n i c i p a l i t y t o t h e e x t e n t t h a t d o i n g s o i s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . W i t h o u t l i m i t i n g t h e g e n e r a l i t y o f t h e f o r e g o i n g , M u n i c i p a l i t y a c k n o w l e d g e s t h a t i f . a t t h e c l o s e o f a R o u n d , R C O h a s r e c e i v e d R e i m b u r s e m e n t C l a i m s t h a t i n a g g r e g a t e e x c e e d ( o r a r e r e a s o n a b l y e x p e c t e d t o e x c e e d ) t h e a m o u n t o f f u n d i n g a v a i l a b l e f o r R e i m b u r s e m e n t s i n r e s p e c t o f s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m s ( a n " O v e r s u b s c r i p t i o n " ) , R C O w i l l n o t i f y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e c l o s e o f t h e A p p l i c a t i o n P e r i o d o f t h e e x i s t e n c e ( o r e x p e c t a t i o n o f ) t h e O v e r s u b s c r i p t i o n . R C O w i l l t h e n d i s b u r s e t h e a v a i l a b l e f u n d s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o t o c o l a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e H . R C O s h a l l n o t b e l i a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y , a n d t h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y r e l e a s e s R C O f r o m l i a b i l i t y f o r , a n y a n d a l l l o s s e s , c o s t s , d a m a g e s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g l e g a l , e x p e r t a n d c o n s u l t a n t f e e s ) , c a u s e s o f a c t i o n , a c t i o n s , c l a i m s , B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 4 o f 2 1 7 - 9 d e m a n d s , l a w s u i t s o r o t h e r p r o c e e d i n g s , b y w h o m e v e r m a d e , s u s t a i n e d , i n c u r r e d , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y w a y a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e d e l a y o r n o n - p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s a s a r e s u l t o f a n O v e r s u b s c r i p t i o n o r o f R C O ' s c o m p l i a n c e w i t h t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t . A R T I C L E 5 R E C O R D S A N D A U D I T R I G H T S 5 . 1 R e c o r d s . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l r e t a i n a l l d o c u m e n t s a n d r e c o r d s r e l a t i n g t o t h i s A g r e e m e n t d u r i n g t h e T e r m a n d f o r a p e r i o d o f 2 y e a r s a f t e r t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h e A g r e e m e n t . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l r e t a i n a n y f i n a n c i a l r e c o r d s r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t i n a m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s . 5 . 2 A u d i t R i g h t . R C O , o r a n i n d e p e n d e n t f i r m o f c h a r t e r e d a c c o u n t a n t s r e t a i n e d b y R C O , w i l l h a v e t h e r i g h t u p o n 2 4 h o u r s p r i o r n o t i c e t o t h e M u n i c i p a l i t y d u r i n g n o r m a l b u s i n e s s h o u r s , t o i n s p e c t a n d c o p y d o c u m e n t s a n d r e c o r d s r e q u i r e d t o b e r e t a i n e d u n d e r S e c t i o n 5 . 1 o r t o a u d i t t h e b o o k s , r e c o r d s , f a c i l i t i e s a n d p r a c t i c e s o f t h e M u n i c i p a l i t y r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t i n o r d e r t o v e r i f y t h a t : ( a ) t h e M u n i c i p a l i t y h a s P r o p e r l y M a n a g e d a l l E l i g i b l e W a s t e s ; ( b ) t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 3 . 4 w i t h r e s p e c t t o t h e p r o c u r e m e n t o f s e r v i c e s f r o m T h i r d P a r t y P r o v i d e r s h a v e b e e n m e t ; ( c ) t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m s a n d S u p p o r t i n g I n f o r m a t i o n a r e a c c u r a t e i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s ; ( d ) R e i m b u r s e m e n t s h a v e b e e n m a d e o n l y i n r e s p e c t o f E l i g i b l e C o s t s a n d n o O v e r - P a y m e n t s h a v e b e e n m a d e ; a n d ( e ) t h e M u n i c i p a l i t y h a s o t h e r w i s e c o m p l i e d w i t h i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; p r o v i d e d t h a t a l l s u c h i n s p e c t i o n s a n d a u d i t s w i l l b e a t R C O ' s e x p e n s e . 5 . 3 I n c o n s i s t e n c i e s . W h e r e a n y i n c o n s i s t e n c i e s a r e i d e n t i f i e d i n r e c o r d s p r o v i d e d i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 5 . 1 o r i n t h e c o u r s e o f a n a u d i t u n d e r S e c t i o n 5 . 2 , R C O ( o r i t s d e s i g n a t e d a c c o u n t i n g f i r m ) a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l w o r k t o g e t h e r i n g o o d f a i t h t o r e s o l v e s u c h i n c o n s i s t e n c i e s w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e d a t e o n w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y w a s n o t i f i e d o f s u c h i n c o n s i s t e n c i e s . W h e r e s u c h i n c o n s i s t e n c i e s a r e n o t r e s o l v e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f R C O , R C O w i l l b e e n t i t l e d t o d e m a n d p a y m e n t o f , a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y , a n a m o u n t t h a t r e a s o n a b l y r e f l e c t s t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f t h e i n c o n s i s t e n c y , s u c h a m o u n t n o t t o e x c e e d R e i m b u r s e m e n t s r e c e i v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r i n r e s p e c t o f t h e C o l l e c t i o n P e r i o d ( s ) t o w h i c h t h e r e c o r d s o r a u d i t a p p l i e d . 5 . 4 D i s p u t e s . I f t h e M u n i c i p a l i t y d i s p u t e s t h e o u t c o m e o f a n a u d i t , i t w i l l r e f e r s u c h d i s p u t e f o r r e s o l u t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h A r t i c l e 1 1 . A R T I C L E 6 R E P R E S E N T A T I O N S A N D W A R R A N T I E S 6 . 1 M u t u a l R e p r e s e n t a t i o n s . E a c h P a r t y r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t o t h e o t h e r a s f o l l o w s : ( a ) i t h a s a l l r e q u i s i t e p o w e r a n d a u t h o r i t y t o e x e c u t e a n d d e l i v e r t h i s A g r e e m e n t a n d p e r f o r m i t s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r ( b ) a l l c o r p o r a t e , b o a r d , b o d y p o l i t i c , o r o t h e r a p p r o v a l s n e c e s s a r y f o r i t s e x e c u t i o n , d e l i v e r y , a n d p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t h a v e b e e n o b t a i n e d ; a n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 5 o f 2 1 7 1 0 ( c ) t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s i t s l e g a l , v a l i d , a n d b i n d i n g o b l i g a t i o n . 6 . 2 R e p r e s e n t a t i o n s o f t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t o R C O a s f o l l o w s : ( a ) t h e M u n i c i p a l i t y a n d i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s h o l d , o r w i l l h o l d w h e n p e r f o r m i n g a n y a c t i v i t i e s f o r w h i c h R e i m b u r s e m e n t s a r e s o u g h t , a l l G o v e r n m e n t a l A u t h o r i z a t i o n s w h i c h a r e n e c e s s a r y o r d e s i r a b l e i n c o n n e c t i o n w i t h t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e M a t e r i a l s a n d i s n o t i n b r e a c h o f o r i n d e f a u l t o f a n y t e r m o r c o n d i t i o n t h e r e o f ; a n d ( b ) t h e M u n i c i p a l i t y , d i r e c t l y o r t h r o u g h i t s T h i r d P a r t y P r o v i d e r s , p o s s e s s e s t h e k n o w l e d g e , s k i l l a n d t e c h n i c a l e x p e r t i s e r e q u i r e d t o P r o p e r l y M a n a g e E l i g i b l e M a t e r i a l s . A R T I C L E 7 C O N F I D E N T I A L I T Y 7 . 1 C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n . I n t h i s A g r e e m e n t , " C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n ' 1 m e a n s a n y a n d a l l i n f o r m a t i o n a n d m a t e r i a l s t h a t a r e d e s i g n a t e d i n w r i t i n g , a s c o n f i d e n t i a l a t t h e t i m e o f d i s c l o s u r e o r t h a t a r e a s o n a b l e p e r s o n , h a v i n g r e g a r d t o t h e c i r c u m s t a n c e s , w o u l d r e g a r d a s c o n f i d e n t i a l , b u t d o e s n o t i n c l u d e i n f o r m a t i o n w h i c h : ( a ) a t t h e t i m e o f d i s c l o s u r e , i s a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c ; o r ( b ) a t a l a t e r d a t e , b e c o m e s a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c o r ( c ) r e c e i v i n g p a r t y c a n d e m o n s t r a t e w a s i n i t s p o s s e s s i o n b e f o r e r e c e i p t ; o r ( d ) i s d i s c l o s e d t o r e c e i v i n g p a r t y w i t h o u t r e s t r i c t i o n o n d i s c l o s u r e b y a d i s c l o s i n g p a r t y w h o h a d t h e l a w f u l r i g h t t o d i s c l o s e s u c h i n f o r m a t i o n . 7 . 2 C o n f i d e n t i a l i t y . W h e r e a P a r t y ( t h e " R e c e i v i n g P a r t y " ) h a s r e c e i v e d C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n f r o m t h e o t h e r P a r t y ( t h e " D i s c l o s i n g P a r t y " ) , t h e R e c e i v i n g P a r t y w i l l : ( a ) o n l y u s e t h e D i s c l o s e r ' s C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t o n l y f o r t h e p u r p o s e s c o n t e m p l a t e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t ( i n c l u d i n g S e c t i o n 8 . 2 ) o r r e l a t e d t o t h e P r o g r a m a n d f o r n o o t h e r p u r p o s e ; ( b ) n o t d i s c l o s e o r p r o v i d e a c c e s s t o a n y C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o a n y P e r s o n w i t h o u t t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s w r i t t e n c o n s e n t e x c e p t a s n e c e s s a r y t o p e r f o r m i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; p r o v i d e d t h a t t h e R e c i p i e n t m a y d i s c l o s e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o : ( i ) t h o s e e m p l o y e e s a n d a g e n t s t o t h e e x t e n t r e q u i r e d t o e n a b l e t h e m t o p e r f o r m t h e i r d u t i e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t t h e y a g r e e t o m a i n t a i n t h e c o n f i d e n t i a l i t y o f t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n ; a n d ( i i ) a s p e r m i t t e d u n d e r , a n d i n a c c o r d a n c e w i t h , S e c t i o n s 8 . 2 ( c ) a n d 8 . 2 ( d ) , b e l o w ; ( c ) t a k e c o m m e r c i a l l y r e a s o n a b l e p r e c a u t i o n s , a t l e a s t a s g r e a t a s t h e p r e c a u t i o n s i t t a k e s t o p r o t e c t i t s o w n C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n , t o p r o t e c t t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n i n t h e R e c e i v i n g P a r t y ' s p o s s e s s i o n o r c o n t r o l a n d t o p r e v e n t s u c h C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n f r o m e i t h e r b e i n g a c c e s s e d , d i s c l o s e d , d i s t r i b u t e d , d u p l i c a t e d , d e s t r o y e d o r u s e d i n v i o l a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . 7 . 3 D i s c l o s u r e R e q u i r e d b y L a w . N o t w i t h s t a n d i n g S e c t i o n 7 . 2 , a R e c e i v i n g P a r t y m a y d i s c l o s e t h e D i s c l o s i n g P a r t y ' s C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o t h e e x t e n t r e q u i r e d b y L a w , p r o v i d e d t h a t : ( a ) t h e R e c e i v i n g P a r t y g i v e s D i s c l o s i n g P a r t y p r o m p t w r i t t e n n o t i c e o f t h e p r o p o s e d d i s c l o s u r e a n d t h e r e a s o n f o r t h e p r o p o s e d d i s c l o s u r e ; ( b ) t h e R e c e i v i n g P a r t y p r o v i d e s t h e D i s c l o s i n g P a r t y w i t h r e a s o n a b l e a s s i s t a n c e a n d , i f p o s s i b l e , r e a s o n a b l e t i m e t o o p p o s e t h e p r o p o s e d d i s c l o s u r e ; a n d c ) t o t h e e x t e n t d i s c l o s u r e i s s t i l l r e q u i r e d b y L a w , t h e R e c e i v i n g P a r t y t a k e s r e a s o n a b l e s t e p s t o m a k e t h e d i s c l o s u r e o n a c o n f i d e n t i a l b a s i s . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 6 o f 2 1 7 - 1 1 - A R T I C L E 8 I N T E L L E C T U A L P R O P E R T Y 8 . 1 O w n e r s h i p . E x c e p t a s p r o v i d e d h e r e i n , n o I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s a r e g r a n t e d o r t r a n s f e r r e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t . A s b e t w e e n R C O a n d t h e M u n i c i p a l i t y , a l l I n t e l l e c t u a l P r o p e r t y R i g h t s i n d a t a a n d i n f o r m a t i o n g e n e r a t e d o r c o l l e c t e d b y o r f o r t h e M u n i c i p a l i t y , w h e t h e r o r n o t p r o v i d e d t o R C O , i n t h e c o u r s e o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l b e l o n g t o t h e M u n i c i p a l i t y . 8 . 2 L i c e n s e , D a t a a n d I n f o r m a t i o n . W i t h r e s p e c t t o a l l i n f o r m a t i o n d i s c l o s e d t o R C O b y t h e M u n i c i p a l f t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t ( " D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n " ) , t h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y g r a n t s a n o n - e x c l u s i v e , i r r e v o c a b l e , w o r l d w i d e , r o y a l t y - f r e e l i c e n s e i n p e r p e t u i t y t o : ( a ) u s e a n d m o d i f y t h e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f a d m i n i s t e r i n g t h e p a r t i e s r i g h t s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) u s e , m o d i f y a n d c o m b i n e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n w i t h o t F i e r i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e v a l u a t i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h e P r o g r a m ; ( c ) p r o v i d e D i s c l o s e d I n f o r m a t i o n t h a t R C O h a s : a g g r e g a t e d w i t h o t h e r i n f o r m a t i o n o f R C O a n d o t h e r P r o g r a m P a r t i c i p a n t s ; a n d 0 0 c l e a n e d o f d e t a i l t h a t s p e c i f i c a l l y a t t r i b u t e s i n f o r m a t i o n t o t h e M u n i c i p a l i t y ( " A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n " ) t o M O E f o r t h e p u r p o s e s o f c o m p l y i n g w i t h R C O ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t ; a n d ( d ) p r o v i d e A g g r e g a t e d a n d C l e a n e d I n f o r m a t i o n t o t h e p u b l i c f o r t h e p u r p o s e s o f d e s c r i b i n g t h e P r o g r a m a n d i t s e f f e c t . 8 . 3 U s e o f M a r k s . D u r i n g t h e T e r m o f t h i s A g r e e m e n t , a n d s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , R C O ' s t r a d e m a r k s , t r a d e n a m e , c o l o u r s a n d l o g o s , i n c l u d i n g t h o s e s p e c i f i c t o t h e P h a s e 2 p r o g r a m ( t h e " M a r k s " ) m a y b e u s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y f o r p u r p o s e s o f a c k n o w l e d g i n g t h e s u p p o r t p r o v i d e d b y R C O u n d e r t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t : ( a ) a l l s u c h u s e i s s t r i c t l y i n a c c o r d a n c e w i t h a n y i n s t r u c t i o n s o r s t a n d a r d s s p e c i f i e d f r o m t i m e t o t i m e b y R C O ; ( b ) t h e M u n i c i p a l i t y o b t a i n s R C O ' s p r i o r a p p r o v a l o f a l l u s e s o f t h e M a r k s , i n c l u d i n g a p p r o v a l o f p r o p o s e d c o p y , l a y o u t s , d r a f t s o r o t h e r m o c k - u p s i n c o r p o r a t i n g t h e M a r k s . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l n o t c l a i m , u s e , d i s p l a y , r e p r o d u c e o r a p p l y t o r e g i s t e r , r e c o r d o r a p p r o p r i a t e a n y t r a d e m a r k , t r a d e n a m e , c o l o u r , l o g o o r o t h e r i d e n t i f i e r t h a t i n c o r p o r a t e s , r e p r o d u c e s , i s c o n f u s i n g w i t h , i s d e r i v e d f r o m , o r i s b a s e d o n t h e M a r k s , o r a s s i s t , p e r m i t o r e n c o u r a g e a n y o t h e r p e r s o n o r e n t i t y t o d o s o . A R T I C L E 9 R I S K M A N A G E M E N T 9 . I n d e m n i t y . T h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s R C O a n d i t s m e m b e r s , d i r e c t o r s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , r e p r e s e n t a t i v e s a n d a g e n t s ( t h e " I n d e m n i f i e d P a r t i e s " ) f r o m a n d a g a i n s t a n y a n d a l l l i a b i l i t y , l o s s , c o s t s , d a m a g e s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g l e g a l , e x p e r t B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 7 o f 2 1 7 - 1 2 - a n d c o n s u l t a n t f e e s ) , c a u s e s o f a c t i o n , a c t i o n s , c l a i m s , d e m a n d s , l a w s u i t s o r o t h e r p r o c e e d i n g s , b y w h o m e v e r m a d e , s u s t a i n e d , i n c u r r e d , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y w a y a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e M u n i c i p a l i t y ' s p a r t i c i p a t i o n i n t h e P r o g r a m o r o t h e r w i s e i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t , u n l e s s s o l e l y c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r w i l f u l m i s c o n d u c t o f a n y o f t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s . 9 . 2 L i m i t a t i o n o f L i a b i l i t y . S u b j e c t t o R C O ' s p a y m e n t o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r , t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s s h a l l n o t b e l i a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s o f f i c i a l s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s , s u b c o n t r a c t o r s o r r e p r e s e n t a t i v e s f o r a n y c o s t s , l o s s e s , c l a i m s , l i a b i l i t i e s a n d d a m a g e s h o w s o e v e r c a u s e d ( i n c l u d i n g a n y i n c i d e n t a l , i n d i r e c t , s p e c i a l o r c o n s e q u e n t i a l d a m a g e s , i n j u r y o r a n y l o s s o f u s e o r p r o f i t ) a r i s i n g o u t o f o r i n a n y w a y r e l a t e d t o t h e P r o g r a m o r o t h e r w i s e i n c o n n e c t i o n w i t h t h e A g r e e m e n t , u n l e s s s o l e l y c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r w i l f u l m i s c o n d u c t o f t h e I n d e m n i f i e d P a r t i e s . A R T I C L E 1 0 F O R C E M A J E U R E 1 0 . F o r c e M a j e u r e . S u b j e c t t o S e c t i o n 1 0 . 2 , " F o r c e M a j e u r e " m e a n s a n e v e n t t h a t : i s b e y o n d t h e r e a s o n a b l e c o n t r o l o f a P a r t y ; a n d m a k e s a P a r t y ' s p e r f o r m a n c e o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t i m p o s s i b l e , o r s o i m p r a c t i c a b l e a s r e a s o n a b l y t o b e c o n s i d e r e d i m p o s s i b l e i n t h e c i r c u m s t a n c e s . F o r c e M a j e u r e m a y i n c l u d e i n c l u d e s w i t h o u t l i m i t a t i o n : i n f e c t i o u s d i s e a s e s , w a r , r i o t s a n d c i v i l d i s o n J e r ; s t o r m , f l o o d , e a r t h q u a k e a n d o t h e r s e v e r e l y a d v e r s e w e a t h e r c o n d i t i o n s ; l a w f u l a c t b y a p u b l i c a u t h o r i t y ; a n d s t r i k e s , l o o k o u t s a n d o t h e r l a b o u r a c t i o n s . 1 0 . 2 E x c l u s i o n s . F o r c e M a j e u r e s h a l l n o t i n c l u d e : ( a ) a n y e v e n t t h a t i s c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o r i n t e n t i o n a l a c t i o n o f a P a r t y o r s u c h P a r t y ' s a g e n t s o r e m p l o y e e s ; o r ( b ) a n y e v e n t t h a t a d i l i g e n t P a r t y c o u l d r e a s o n a b l y h a v e b e e n e x p e c t e d t o : ( i ) t a k e i n t o a c c o u n t a t t h e t i m e o f t h e e x e c u t i o n o f t h e A g r e e m e n t ; a n d ( i i ) a v o i d o r o v e r c o m e i n t h e c a r r y i n g o u t o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t . 1 0 . 3 F a i l u r e t o F u l f i l O b l i g a t i o n s . S u b j e c t t o S e c t i o n 1 2 . 4 ( e ) . t h e f a i l u r e o f e i t h e r P a r t y t o f u l f i l a n y o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h e A g r e e m e n t s h a l l n o t b e c o n s i d e r e d t o b e a b r e a c h o f , o r E v e n t o f D e f a u l t u n d e r , t h e A g r e e m e n t t o t h e e x t e n t t h a t s u c h f a i l u r e t o f u l f i l l t h e o b l i g a t i o n a r o s e f r o m a n e v e n t o f F o r c e M a j e u r e , i f t h e P a r t y a f f e c t e d b y s u c h a n e v e n t h a s t a k e n a l l r e a s o n a b l e p r e c a u t i o n s , d u e c a r e a n d r e a s o n a b l e a l t e r n a t i v e m e a s u r e s , a l l w i t h t h e o b j e c t i v e o f c a r r y i n g o u t t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e A g r e e m e n t . A R T I C L E 1 1 D I S P U T E R E S O L U T I O N 1 1 . 1 N e g o t i a t i o n . A n y d i s p u t e a m o n g t h e P a r t i e s a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t w i l l f i r s t b e a t t e m p t e d t o b e r e s o l v e d b y t h e P a r t i e s t h r o u g h g o o d f a i t h n e g o t i a t i o n s a n d i n c o n n e c t i o n t h e r e w i t h , a n y P a r t y m a y r e q u e s t i n w r i t i n g t h a t a n y o t h e r P a r t y m e e t a n d c o m m e n c e s u c h n e g o t i a t i o n s w i t h i n a r e a s o n a b l e p e r i o d o f t i m e ( w h i c h s h a l l i n a n y e v e n t b e n o l a t e r t h a n 3 0 d a y s a f t e r s u c h r e q u e s t i s m a d e ) . I f w i t h i n 3 0 d a y s a f t e r c o m m e n c e m e n t o f t h e n e g o t i a t i o n s ( o r t h e d a t e o n w h i c h n e g o t i a t i o n s w e r e t o c o m m e n c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e w r i t t e n r e q u e s t , i f t h e o t h e r P a r t y d e c l i n e s t o n e g o t i a t e ) , t h e d i s p u t e h a s n o t b e e n r e s o l v e d , a n y P a r t y m a y , b y n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e o t h e r P a r t y , r e f e r t h e m a t t e r t o a r b i t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s s e t o u t b e l o w . 1 1 . 2 A r b i t r a t i o n . A n y d i s p u t e w h i c h h a s b e e n r e f e r r e d t o a r b i t r a t i o n w i l l b e d e t e r m i n e d b y a r b i t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e A r b i t r a t i o n s A c t ( O n t a r i o ) . T h e r e w i l l b e a s i n g l e a r b i t r a t o r w h o w i l l h a v e q u a l i f i c a t i o n s r e l e v a n t a n d s u i t a b l e t o t h e i s s u e i n d i s p u t e , a n d w i l l b e d i s i n t e r e s t e d i n t h e d i s p u t e a n d w i l l b e i m p a r t i a l w i t h r e s p e c t t o a l l p a r t i e s t h e r e t o . T h e a r b i t r a t o r w i l l b e s e l e c t e d b y a g r e e m e n t o f t h e P a r t i e s , p r o v i d e d t h a t i f n o s u c h a g r e e m e n t i s r e a c h e d w i t h i n 3 0 d a y s , t h e a r b i t r a t o r s h a l l b e a p p o i n t e d b y a c o u r t o n a p p l i c a t i o n o f t h e P a r t i e s . T h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 8 o f 2 1 7 1 3 a r b i t r a t o r w i l l b e f i n a l a n d b i n d i n g u p o n t h e P a r t i e s . E a c h P a r t y w i l l b e a r i t s o w n c o s t s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e a r b i t r a t i o n , s u b j e c t t o t h e p o w e r o f t h e a r b i t r a t o r t o a w a r d c o s t s . T h e a r b i t r a t o r w i l l h a v e t h e d i s c r e t i o n a r y a u t h o r i t y t o g r a n t s p e c i f i c p e r f o r m a n c e , r e c t i f i c a t i o n , i n j u n c t i o n s a n d o t h e r e q u i t a b l e r e l i e f a s m a y b e r e q u e s t e d b y a P a r t y i n c l u d i n g i n t e r i m p r e s e r v a t i o n o r d e r s a n d a n y P a r t y m a y , b e f o r e o r a f t e r a n a r b i t r a t i o n h a s c o m m e n c e d , a p p l y f o r i n t e r i m r e l i e f , i n c l u d i n g i n j u n c t i v e r e l i e f . T h e a r b i t r a t o r ( s ) w i l l n o t h a v e t h e p o w e r t o a w a r d a n y d a m a g e s i n e x c e s s o f t h e l i m i t s s e t f o r t h i n o r e x c l u d e d u n d e r t h e l i m i t a t i o n s o f l i a b i l i t y p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t . A n y o r d e r o f a n a r b i t r a t o r m a y b e e n t e r e d w i t h a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n f o r c e m e n t . T h e p l a c e o f a r b i t r a t i o n w i l l b e T o r o n t o , O n t a r i o . A l l a s p e c t s o f t h e a r b i t r a t i o n w i l l b e k e p t c o n f i d e n t i a l . A R T I C L E 1 2 T E R M A N D T E R M I N A T I O N 1 2 . 1 T e r m . T h i s A g r e e m e n t c o m m e n c e s o n t h e E f f e c t i v e D a t e a n d c o n t i n u e s u n t i l F e b r u a r y 4 , 2 0 1 6 , u n l e s s o t h e r w i s e t e r m i n a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t ( t h e " T e r m " ) . 1 2 . 2 P r o g r a m T e r m i n a t i o n . R C O m a y t e n n i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y p r o v i d i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y i n t h e e v e n t t h a t t h e P r o v i n c e t e r m i n a t e s t h e P r o g r a m F u n d i n g A g r e e m e n t f o r a n y r e a s o n . R C O w i l l u s e r e a s o n a b l e e f f o r t s t o p r o v i d e t h e M u n i c i p a f i t y w i t h s u c h p r i o r n o t i c e o f t e r m i n a t i o n a s i s r e a s o n a b l y p r a c t i c a b l e i n t h e c i r c u m s t a n c e s . 1 2 . 3 C o n s e q u e n c e s o f P r o g r a m T e r m i n a t i o n . I n t h e e v e n t t h a t R C O t e r m i n a t e s t h i s A g r e e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 2 . 2 , R C O m a y i m m e d i a t e l y c e a s e m a k i n g R e i m b u r s e m e n t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g f o r a n y o u t s t a n d i n g R e i m b u r s e m e n t C l a i m s f r o m t h e M u n i c i p a l i t y , e v e n i f s u c h R e i m b u r s e m e n t C l a i m s w e r e d e l i v e r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t p r i o r t o t h e d a t e o f t e r m i n a t i o n o f t h e A g r e e m e n t . 1 2 . 4 E v e n t s o f D e f a u l t . T h e f o l l o w i n g c o n s t i t u t e " E v e n t s o f D e f a u l t " u n d e r t h i s A g r e e m e n t : a ) t h e m a t e r i a l b r e a c h b y a P a r t y o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t , p r o v i d e d t h a t s u c h b r e a c h i s n o t r e m e d i e d w i t h i n 3 0 d a y s o f n o t i c e o f t h e b r e a c h b y t h e n o n - b r e a c h i n g p a r t y , o r s u c h l o n g e r p e r i o d a s t h e n o n - b r e a c h i n g p e r i o d m a y s p e c i f y i n s u c h n o t i c e ; ( b ) a n y r e p r e s e n t a t i o n o f a P a r t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t b e i n g o r b e c o m i n g u n t r u e i n a n y m a t e r i a l r e s p e c t ; ( c ) a c o n d i t i o n i n S e c t i o n 2 . 2 c e a s i n g t o b e s a t i s f i e d ; ( d ) a n I n s o l v e n c y E v e n t w i t h r e s p e c t t o a P a r t y ; o r ( e ) a n e v e n t o f F o r c e M a j e u r e t h a t c o n t i n u e s f o r 6 0 o r m o r e c o n s e c u t i v e d a y s . 1 2 . 5 R e m e d i e s o f R C O . U p o n t h e o c c u r r e n c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t b y t h e M u n i c i p a l i t y , R C O m a y , i n a d d i t i o n t o a n y r i g h t s i t m a y o t h e r w i s e h a v e a t l a w : ( a ) s u s p e n d t h e p a y m e n t o f R e i m b u r s e m e n t s ; ( b ) d e m a n d t h e r e p a y m e n t b y R C O o f R e i m b u r s e m e n t s t o t h e e x t e n t t h e y r e p r e s e n t a n O v e r - P a y m e n t a s a r e s u l t o f t h e E v e n t o f D e f a u l t ; ( c ) s e t o f f a n y a m o u n t s o w i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y a g a i n s t c l a i m s ( i n c l u d i n g i n d e m n i t y c l a i m s ) a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y a r i s i n g i n c o n n e c t i o n w i t h t h e E v e n t o f D e f a u l t ; o r ( d ) t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y g i v i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l i t y . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 1 9 9 o f 2 1 7 - 1 4 - 1 2 . 6 R e m e d i e s o f M u n i c i p a l i t y . U p o n t h e o c c u r r e n c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t b y R C O , t h e M u n i c i p a l i t y m a y , i n a d d i t i o n t o a n y r i g h t s i t m a y o t h e r w i s e h a v e a t l a w , t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t b y g i v i n g n o t i c e i n w r i t i n g t o R C O . 1 2 . 7 E f f e c t o f T e r m i n a t i o n . S u b j e c t t o S e c t i o n s 4 . 8 , 1 2 . 3 a n d 1 2 . 6 , u p o n t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h i s A g r e e m e n t , R C O w i l l p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y a n y o u t s t a n d i n g R e i m b u r s e m e n t s t h a t a r e d u e a n d p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . A R T I C L E 1 3 G E N E R A L 1 3 . 1 R e l a t i o n s h i p o f P a r t i e s . N o t h i n g c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t w i l l c r e a t e a r e l a t i o n s h i p o f p r i n c i p a l a n d a g e n t , e m p l o y e r a n d e m p l o y e e , p a r t n e r s h i p o r j o i n t v e n t u r e b e t w e e n t h e P a r t i e s . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l n o t m a k e a n y r e p r e s e n t a t i o n t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a n a g e n t o f R C O o r t h a t m a y r e a s o n a b l y l e a d a n y P e r s o n t o b e l i e v e t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s a n a g e n t o f R C O . 1 3 . 2 P a r t i e s O n l y . E x c e p t t o t h e e x t e n t e x p r e s s l y p r o v i d e d h e r e i n , t h i s A g r e e m e n t d o e s n o t g r a n t a n y r i g h t s o r r e m e d i e s t o a n y P e r s o n o t h e r t h a n t h e P a r t i e s . 1 3 . 3 E x p e n s e s . E a c h P a r t y w i l l p a y a n y e x p e n s e i t i n c u r s i n a u t h o r i z i n g , e x e c u t i n g , a n d p e r f o r m i n g t h i s A g r e e m e n t a n d a n y t r a n s a c t i o n s c o n t e m p l a t e d b y i t , i n c l u d i n g a n y f e e a n d e x p e n s e o f i t s l e g a l c o u n s e l , a c c o u n t a n t , o r o t h e r c o n s u l t a n t . 1 3 . 4 F u r t h e r A s s u r a n c e s . T h e P a r t i e s w i l l e x e c u t e a n d d e l i v e r a l l o t h e r a p p r o p r i a t e s u p p l e m e n t a l a g r e e m e n t s a n d o t h e r i n s t r u m e n t s , a n d t a k e a n y o t h e r a c t i o n n e c e s s a r y , t o g i v e f u l l e f f e c t t o t h i s A g r e e m e n t a n d t o m a k e t h i s A g r e e m e n t l e g a l l y e f f e c t i v e , b i n d i n g , a n d e n f o r c e a b l e a s b e t w e e n t h e m a n d a s a g a i n s t t h i r d p a r t i e s . 1 3 . 5 N o t i c e s . I n t h i s A g r e e m e n t : a ) e x c e p t t o t h e e x t e n t t h a t t h i s A g r e e m e n t p e r m i t s o r r e q u i r e s a P a r t y t o c o m m u n i c a t e u s i n g a D a t a M a n a g e m e n t a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m , a n y n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n r e q u i r e d o r p e r m i t t e d t o b e g i v e n u n d e r t h e A g r e e m e n t w i l l b e i n w r i t i n g a n d w i l l b e c o n s i d e r e d t o h a v e b e e n g i v e n i f d e l i v e r e d b y h a n d , t r a n s m i t t e d b y f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n o r e m a i l o r m a i l e d b y p r e p a i d r e g i s t e r e d p o s t i n C a n a d a , t o t h e a d d r e s s o r f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n n u m b e r o f e a c h P a r t y s e t o u t b e l o w : ( i ) i f t o R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o : S u i t e 2 2 5 , 2 1 5 S p a d i n a A v e n u e T o r o n t o , O n t a r i o M 5 T 2 C 7 A t t e n t i o n : J o - A n n e S t . G o d a r d E m a i l : J o a n n e @ r c o . o n . c a ( i i ) i f t o t h e M u n i c i p a l i t y : M u n i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o , N O J 1 Y O A t t e n t i o n : K y l e K r u g e r E m a i l : k k r u g e r @ b a y h a m . o n . c a B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 0 o f 2 1 7 1 5 - o r t o s u c h o t h e r a d d r e s s , f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n n u m b e r o r e m a i l a d d r e s s a s a P a r t y m a y d e s i g n a t e i n t h e m a n n e r s e t o u t a b o v e ; ( b ) n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n w i l l b e c o n s i d e r e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d : ( i ) i f d e l i v e r e d b y h a n d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s o n a B u s i n e s s D a y , u p o n r e c e i p t b y a r e s p o n s i b l e r e p r e s e n t a t i v e o f t h e r e c e i v e r , a n d i f n o t d e l i v e r e d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f b u s i n e s s o n t h e n e x t B u s i n e s s D a y ; ( i i ) i f s e n t b y f a c s i m i l e t r a n s m i s s i o n d u r i n g b u s i n e s s h o u r s o n a B u s i n e s s D a y , u p o n t h e s e n d e r r e c e i v i n g c o n f i r m a t i o n o f t h e t r a n s m i s s i o n , a n d i f n o t t r a n s m i t t e d d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f b u s i n e s s o n t h e n e x t B u s i n e s s D a y p r o v i d e d t h a t s e n d e r r e c e i v e d c o n f i r m a t i o n o f t h e t r a n s m i s s i o n ; ( i i i ) i f s e n t b y e m a i l o n a B u s i n e s s D a y d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n c o n f i r m a t i o n t h a t t h e e m a i l h a s b e e n s e n t , a n d i f n o t s e n t d u r i n g b u s i n e s s h o u r s , u p o n t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e n e x t B u s i n e s s D a y , p r o v i d e d t h a t t h e c o n f i r m a t i o n t h a t t h e e m a i l h a s b e e n s e n t w a s r e c e i v e d ; a n d ( i v ) i f m a i l e d b y p r e p a i d r e g i s t e r e d p o s t i n C a n a d a , u p o n t h e f i f t h B u s i n e s s D a y f o l l o w i n g p o s t i n g ; e x c e p t t h a t , r n t h e c a s e o f a d i s r u p t i o n o r a n i m p e n d i n g o r t h r e a t e n e d d i s r u p t i o n i n p o s t a l s e r v i c e s e v e r y n o t i c e o r c o m m u n i c a t i o n w i l l b e d e l i v e r e d b y h a n d o r s e n t b y f a c s i m i l e o r e m a i l t r a n s m i s s i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s S e c t i o n 1 3 . 1 . 1 3 . 6 E n t i r e A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s t h e e n t i r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e p a r t i e s a n d t h e r e a r e n o r e p r e s e n t a t i o n s o r w a r r a n t i e s , e x p r e s s o r i m p l i e d , s t a t u t o r y o r o t h e r w i s e a n d n o a g r e e m e n t s c o l l a t e r a l t o t h i s A g r e e m e n t o t h e r t h a n a s e x p r e s s l y s e t o u t o r r e f e r r e d t o i n t h i s A g r e e m e n t . 1 3 . 7 A m e n d m e n t . T h i s A g r e e m e n t m a y b e a m e n d e d o r s u p p l e m e n t e d o n l y b y a w r i t t e n a g r e e m e n t s i g n e d b y e a c h P a r t y a n d t h a t a g r e e m e n t n e e d n o t b e e x e c u t e d u n d e r s e a l . 1 3 . 8 W a i v e r s . T h e f a i l u r e o f a P a r t y t o i n s i s t u p o n t h e s t r i c t p e r f o r m a n c e o f a n y t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , o r t o e x e r c i s e a n y r i g h t o r r e m e d y c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t , w i l l n o t b e c o n s t r u e d a s a w a i v e r o r a r e l i n q u i s h m e n t b y t h a t P a r t y f o r t h e f u t u r e o f t h a t t e r m , r i g h t , o r r e m e d y . 1 3 . 9 S e v e r a b i l i t y . I f a n y t e r m o f t h i s A g r e e m e n t i s d e t e r m i n e d t o b e i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e , i n w h o l e o r i n p a r t , t h e i n v a l i d i t y o r u n e n f o r c e a b i l i t y w i l l a t t a c h o n l y t o t h a t t e r m o r p a r t t e r m , a n d t h e r e m a i n i n g p a r t o f t h e t e r m a n d a l l o t h e r t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t w i l l c o n t i n u e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t . T h e P a r t i e s w i l l n e g o t i a t e i n g o o d f a i t h t o a g r e e t o a s u b s t i t u t e t e r m t h a t w i l l b e a s c l o s e a s p o s s i b l e t o t h e i n t e n t i o n o f a n y i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e t e r m w h i l e b e i n g v a l i d a n d e n f o r c e a b l e . T h e i n v a l i d i t y o r u n e n f o r c e a b i l i t y o f a n y t e r m i n a n y p a r t i c u l a r j u r i s d i c t i o n w i l l n o t a f f e c t i t s v a l i d i t y o r e n f o r c e a b i l i t y i n a n y o t h e r j u r i s d i c t i o n w h e r e i t i s v a l i d o r e n f o r c e a b l e . 1 3 . 1 0 S u r v i v a l . S e c t i o n s 2 . 4 , 4 . 7 a n d 4 . 8 a n d A r t i c l e 5 , A r t i c l e 7 , A r t i c l e 8 , A r t i c l e 9 , A r t i c l e 1 1 , A r t i c l e 1 2 a n d A r t i c l e 1 3 w i l l s u r v i v e t h e t e r m i n a t i o n o r e x p i r y o f t h i s A g r e e m e n t . 1 3 . 1 1 G o v e r n i n g L a w a n d J u r i s d i c t i o n . T h i s A g r e e m e n t w i l l b e g o v e r n e d b y a n d c o n s t r u e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o a n d f e d e r a l l a w s o f C a n a d a a p p l i c a b l e t h e r e i n a n d w i l l b e t r e a t e d i n a l l r e s p e c t s a s a n O n t a r i o c o n t r a c t . 1 3 . 1 2 B i n d i n g A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t w i l l b i n d a n d b e n e f i t e a c h o f t h e P a r t i e s i n c l u d i n g t h e i r r e s p e c t i v e s u c c e s s o r s a n d p e r m i t t e d a s s i g n s . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 1 o f 2 1 7 1 6 - 1 3 . 1 3 A s s i g n m e n t . N e i t h e r P a r t y m a y a s s i g n t h i s A g r e e m e n t w i t h o u t t h e p r i o r c o n s e n t o f t h e o t h e r P a r t y . 1 3 . 1 4 C o u n t e r p a r t s . T h i s A g r e e m e n t m a y b e s i g n e d b y o r i g i n a l o r b y f a c s i m i l e o r o t h e r e l e c t r o n i c m e a n s a n d e x e c u t e d i n a n y n u m b e r o f c o u n t e r p a r t s , a n d e a c h e x e c u t e d c o u n t e r p a r t w i l l b e c o n s i d e r e d t o b e a n o r i g i n a l . A l l e x e c u t e d c o u n t e r p a r t s t a k e n t o g e t h e r w i l l c o n s t i t u t e o n e a g r e e m e n t . [ S i g n a t u r e p a g e t o f o l l o w ] B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 2 o f 2 1 7 - 1 7 - T O E V I D E N C E T H E I R A G R E E M E N T e a c h o f t h e P a r t i e s h a s e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t a s o f t h e E f f e c t i v e D a t e . R E C Y C L I N G C O U N C I L O F O N T A R I O B y : N a m e : J o - A n n e S t . G o d a r d T i t l e : E x e c u t i v e D i r e c t o r M u n i p a l i t y o f B a y h a m B y : N a m e : T i t l e : B y : ( O p t i o n a l ) N a m e : T i t l e : B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 3 o f 2 1 7 S C H E D U L E A C O L L E C T I O N S I T E I N F O R M A T I O N M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D e p o t s M u n i c i p a l i t y L o c a t i o n N i i m e A d d r e s s C i t y < f r P o s t a l C < K ^ E v e n t s M u n i c i p a l i t y D a t e L o c a t i o n A d d r e s s C i t y P o s t a l C o d e M u n i c i p a l i t y o f M a y 2 5 , 8 3 5 4 P l a n k B a y h a m 2 0 1 3 W o r k s Y a r d R o a d S t r a f T o r d v i l l e N O J 1 Y O B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 4 o f 2 1 7 - 1 9 - S C H E D U L E B C O L L E C T I O N P E R I O D S A N D R E L E V A N T D A T E S R o u n d C o l l e c t i o n P e r i o d L a s t D a y t o E n t e r C l a i m s P a y m e n t D a t e s f o r C o l l e c t i o n P e r i o d R o u n d 1 O c t o b e r 1 , 2 0 1 2 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 3 A u g u s t 2 , 2 0 1 3 N o v e m b e r 5 , 2 0 1 3 R o u n d 2 J u l y 1 . 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 F e b r u a r y 3 , 2 0 1 4 M a y 6 , 2 0 1 4 R o u n d 3 J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 4 A u g u s t 4 , 2 0 1 4 N o v e m b e r 5 , 2 0 1 4 R o u n d 4 J u l y 1 , 2 0 1 4 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 4 F e b r u a r y 2 , 2 0 1 5 M a y 5 , 2 0 1 5 R o u n d 5 J a n u a r y 1 , 2 0 1 5 t o J u n e 3 0 , 2 0 1 5 A u g u s t 4 , 2 0 1 5 N o v e m b e r 4 , 2 0 1 5 R o u n d 6 J u l y 1 , 2 0 1 5 t o S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 5 N o v e m b e r 2 , 2 0 1 5 F e b m a r y 3 , 2 0 1 6 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 5 o f 2 1 7 2 0 S C H E D U L E C S E L E C T E D H O U S E H O L D H A Z A R D O U S W A S T E S A N D R E Q U I R E M E N T S F O R P R O P E R M A N A G E M E N T Q F S A M E S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s S p e c i f i c R e q u i r e m e n t s f o r P r o p e r M a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s R e c h a r g e a b l e b a t t e r i e s , e x c l u d i n g b a t t e r i e s f r o m v e h i c l e s W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y a n d i n d u s t r i a l s t a t i o n a r y b a t t e r i e s ( i . e . , c o n s u m e r - t y p e f a c i l i t y p o r t a b l e r e c h a r g e a b l e b a t t e r i e s t h a t w e i g h 5 k i l o g r a m s o r l e s s , a r e u s e d i n h o u s e h o l d a n d I C & I a p p l i c a t i o n s , a n d e x c l u d i n g v e h i c l e b a t t e r i e s a n d i n d u s t r i a l s t a t i o n a r y b a t t e r i e s ) P o r t a b l e f i r e e x t i n g u i s h e r s ( i . e . , p o r t a b l e d e v i c e s , c a r r i e d o r W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y o n w h e e l s a n d o p e r a t e d b y h a n d , c o n t a i n i n g a n f a c i l i t y e x t i n g u i s h i n g a g e n t t h a t c a n b e e x p e l l e d u n d e r p r e s s u r e t o s u p p r e s s o r e x t i n g u i s h a f i r e ) F l u o r e s c e n t l i g h t b u l b s a n d t u b e s ( i . e . , l o w p r e s s u r e W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y m e r c u r y e l e c t r i c d i s c h a r g e s o u r c e i n w h i c h a f l u o r e s c i n g f a c i l i t y c o a t i n g t r a n s f o r m s u l t r a v i o l e t e n e r g y g e n e r a t e d b y t h e C o l l e c t i o n s y s t e m , i n c l u d i n g c o l l e c t i o n m e r c u r y d i s c h a r g e i n t o v i s i b l e l i g h t ( i n c l u d e s o n l y t h o s e l o c a t i o n s , t h e a c t i o n s o f g e n e r a t o r s a n d t u b e s o r b u l b s t h a t a r e d e s i g n e d t o b e r e m o v e d b y t h e c o l l e c t i o n s i t e o p e r a t o r s , a n d t h e u s e r ) t r a n s p o r t a t i o n s y s t e m e n s u r e t h a t t h e f l u o r e s c e n t b u l b s a n d t u b e s r e m a i n w h o l e a n d u n b r o k e n M e r c u r y - c o n t a i n i n g d e v i c e s , i n c l u d i n g s w i t c h e s ( i . e . , W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a w a s t e r e c o v e r y d e v i c e s t h a t o p e n o r c l o s e a n e l e c t r i c a l c i r c u i t o r a l i q u i d o r f a c i l i t y g a s v a l v e ) , t h e r m o s t a t s ( i . e . , d e v i c e s t h a t u s e a m e r c u r y s w i t c h t o s e n s e a n d c o n t r o l r o o m t e m p e r a t u r e v i a h e a t i n g , v e n t i l a t i o n a n d a i r c o n d i t i o n i n g ) , t h e r m o m e t e r s ( i . e . , i n s t r u m e n t f o r m e a s u r i n g t e m p e r a t u r e u s i n g a g l a s s t u b e w i t h a m e r c u r y b u l b t h a t h s e s a n d e x p a n d s i n t h e t u b e w i t h t e m p e r a t u r e i n c r e a s e ) , b a r o m e t e r s a n d o t h e r m e a s u r i n g d e v i c e s ( i . e . , f l o w m e t e r s , m a n o m e t e r s , h y d r o m e t e r s , s p h y g m o m a n o m e t e r s , a n d h y g r o m e t e r s ) P h a r m a c e u t i c a l s ( i . e . , a l l d r u g s a s d e f i n e d i n s e c t i o n 2 o f W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a f a c i l i t y a p p r o v e d t h e F o o d a n d D m g s A c t ( C a n a d a ) w i t h o u t r e g a r d t o b y t h e M O E , o r p r o p e r a u t h o r i t y i n o t h e r p a r a g r a p h ( c ) , i n c l u d i n g p r e s c r i p t i o n a n d o v e r t h e c o u n t e r j u r i s d i c t i o n s , a n d , t h a t h a s a l l o t h e r d r u g s a n d " N a t u r a l H e a l t h P r o d u c t s " , a s d e f i n e d i n s e c t i o n n e c e s s a r y a p p r o v a l s t o t r e a t t h e s e w a s t e s 1 o f t h e N a t u r a l H e a l t h P r o d u c t s R e g u l a t i o n s ( C a n a d a ) S h a r p s a n d s y r i n g e s ( i . e . , n e e d l e s , s y r i n g e s a n d l a n c e t s W a s t e s a r e d e s t i n e d f o r a f a c i l i t y a p p r o v e d u s e d i n t h e a d m i n i s t r a t i o n o f h e a l t h c a r e ) b y t h e M O E , o r p r o p e r a u t h o r i t y i n o t h e r j u r i s d i c t i o n s , a n d , t h a t h a s a l l o t h e r n e c e s s a r y a p p r o v a l s t o t r e a t t h e s e w a s t e s B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 6 o f 2 1 7 - 2 1 S C H E D U L E D E L I G I B L E A C T I V I T I E S O n l y t h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s , w h e n u n d e r t a k e n i n r e s p e c t o f t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f E l i g i b l e W a s t e s , a r e E l i g i b l e A c t i v i t i e s f o r t h e p u r p o s e s o f t h e A g r e e m e n t : C o l l e c t i o n a c t i v i t i e s r e l a t e d t o : r e c e i v i n g , i d e n t i f y i n g , s o r t i n g , s t o n n g , p a c k i n g , a n d m a n i f e s t i n g o f . S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s a t d e p o t s , c o l l e c t i o n e v e n t s , a n d v i a T o x i c T a x i ; M a r k e t i n g a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n a n d m a t e r i a l s d e v e l o p e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o n o t i f y t h e p u b l i c o f . d e p o t , s p e c i a l e v e n t , a n d T o x i c T a x i s e r v i c e s r e l a t e d t o t h e P r o p e r M a n a g e m e n t o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . T h e s e m a r k e t i n g a c t i v i t i e s / m a t e r i a l s m a y i n c l u d e , f o r e x a m p l e : m a t e r i a l s p u b l i s h e d o n w e b s i t e s , f l y e r s a n d a d v e r t i s e m e n t s t h a t p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n h o u r s , l o c a t i o n , a c c e p t a b l e i t e m s a n d a n y r e s t r i c t i o n s r e l a t e d t o t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s b e i n g c o l l e c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y s u c h a s q u a n t i t y o r c o n d i t i o n ; A d m i n i s t r a t i o n a c t i v i t i e s s u c h a s M u n i c i p a l i t y s t a f f t i m e r e l a t e d t o : t r a c k i n g a n d r e p o r t i n g f o r t h e p u r p o s e s o f t h e P r o g r a m ; t e n d e r i n g a n d m a n a g i n g c o n t r a c t s f o r t h e p u r p o s e s o f p r o p e r l y m a n a g i n g t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d r e s p o n d i n g t o p u b l i c i n q u i r e s r e l a t e d t o t h e m a n a g e m e n t o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d t h e f o l l o w i n g p o s t - c o l l e c t i o n a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s : 0 s t o r a g e o f t h e c o l l e c t e d S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; o h a n d l i n g o f S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s , i n c l u d i n g p a c k a g i n g f o r s h i p m e n t ; o t r a n s p o r t a t i o n c o s t s f o r S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g t h o s e c o s t s r e l a t e d t o l o a d i n g a n d u n l o a d i n g , c o n t a i n e r s a n d p a c k i n g m a t e r i a l s ; o s t a g i n g o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g c o s t s r e l a t e d t o r e p a c k i n g a n d b u l k i n g ; o p r o c e s s i n g c o s t s f o r t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s i n c l u d i n g r e c y c l i n g o f t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s ; a n d 0 d i s p o s a l o f n o n - r e c y c l a b l e a n d r e s i d u a l S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s . W i t h o u t l i m i t i n g t h e f o r e g o i n g , t h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s a r e n o t e l i g i b l e f o r r e i m b u r s e m e n t : r e l a t e d t o _ t h e S e l e c t e d H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e s t h a t a r e n o t a c c e p t e d f r e e o f c h a r g e b y t h e . P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y ; f o r w h i c h t h e P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y i s r e i m b u r s e d f r o m o t h e r s o u r c e s ; . c o s t s t h a t a r e p a i d b y s o m e o n e o t h e r t h a n t h e P a r t i c i p a t i n g M u n i c i p a l i t y ; r e l a t e d t o t h e a c t i v i t i e s o f a n I n d u s t r y F u n d i n g O r g a n i z a t i o n ; . r e l a t e d t o i n s u r a n c e ; . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 7 o f 2 1 7 - 2 2 - r e l a t e d t o c a p i t a l ( i . e . , c o s t s r e l a t e d t o t h e c o n s t r u c t i o n o f s t o r a g e f a c i l i t i e s , o r c a p i t a l d e p r e c i a t i o n . o f m u n i c i p a l d e p o t s ) ; r e l a t e d t o e q u i p m e n t , v e h i c l e , b u i l d i n g a n d p r o p e r t y m a i n t e n a n c e c o s t s ; . r e l a t e d t o p u b l i c e d u c a t i o n a n d a w a r e n e s s a c t i v i t i e s ; . r e l a t e d t o r e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e s ; a n d . r e l a t e d t o f i n a n c i a l i n c e n t i v e s . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 8 o f 2 1 7 - 2 3 S C H E D U L E E S U P P O R T I N G I N F O R M A T I O N R E Q U I R E M E N T S T h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n m u s t b e p r o v i d e d t o R C O : . O n - l i n e d a t a s u b m i s s i o n ; M u n i c i p a l c o n t r a c t i n f o r m a t i o n a n d r a t e s f o r t h e E l i g i b l e W a s t e ( s t e p 1 0 o C o n f i r m a t i o n o f t h e m a t e r i a l s c o l l e c t e d a n d s o u r c e o f t h o s e m a t e r i a l s ( s t e p 2 ) o M u n i c i p a l s e r v i c e p o p u l a t i o n ( s t e p 3 ) o A d m i n i s t r a t i o n d e t a i l s ( s t e p 4 ) 0 P o s t c o l l e c t i o n i n f o r m a t i o n ( s t e p 5 ) A l l d a t a i s t o b e e n t e r e d o n - l i n e t h r o u g h t h e P h a s e 2 d a t a e n t r y p o r t a l P r o g r a m c o s t s : . C o m p l e t i o n o f t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t ( S c h e d u l e F ) . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 0 9 o f 2 1 7 - 2 4 - S C H E D U L E F E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s W e h a v e p r e l i m i n a r y r e v i e w e d t h e i n f o r m a t i o n y o u p r o v i d e d i n t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t a n d h a v e u s e d t h i s i n f o r m a t i o n d e t e r m i n e d y o u r e l i g i b l e a n n u a l e s t i m a t e d r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s f o r t h e A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e r i a l s . P l e a s e b e a w a r e t h a t R C O w i l l b e u n d e r t a k i n g a d e t a i l e d a u d i t o f a l l c l a i m s s u b m i t t e d , i n c l u d i n g H H W P r o g r a m c o s t s . E v e n t h o u g h y o u r c o s t s h a v e b e e n r e v i e w e d t h e y m a y b e s u b j e c t t o f u r t h e r v e r i f i c a t i o n w i t h r e q u e s t s f o r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s c l a i m e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e m u n i c i p a l i t y t o a m e n d t h i s s c h e d u l e a s n e c e s s a r y . U n l e s s y o u r e q u e s t t h a t y o u r S c h e d u l e F b e a m e n d e d t o r e f l e c t a c h a n g e i n c o s t s f o r y o u r H H W p r o g r a m , t h e a n n u a l a d m i n i s t r a t i o n a n d m a r k e t i n g c o s t s w i l l b e u s e d t o c a l c u l a t e r e i m b u r s e m e n t s f o r e a c h f u n d i n g r o u n d u n t i l t h e e n d o f t h e P h a s e 2 p r o g r a m . W e m u s t r e c e i v e y o u r a m e n d e d s p r e a d s h e e t f o r r e v i e w n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 0 o f 2 1 7 c : . w : 1 ( E s - ^ i t T r t ' L , J ! - . * \ - t P e r s o . i n e l C o s t s ( i n t l u d e E v e n t S t a f f u m a h e r e a s w e l l ) S a l a r i e s & B e n e f i t s M u n l c p a l s t a f f c o s t s f o r H H W e v e n t 1 5 0 1 5 < f l T O T W . P w W M . t t C o t t t w , f c J - ^ » * * * 1 D j r e c t C o s t s o f M a + e r i a l f t f l a n a g e n e w t S O 0 0 r o T . - a . o w s c c v i s T o c . I T T t * - ^ . H I H I l i * * I n d i r e c t C o i i t i o f M a t e n a ! M a n a e e m e n t 0 . 0 0 % 0 I f ) * t - . L i T O T M . I n d v ^ c t C w s I f ; 3 r 3 ~ T , - t - ? & , * » _ . T - ^ M a r k a t n r g C o s t s A d v e r t i s i n g P r i n t i n g o f H y e r a a n d p o s t c o s t 4 0 0 1 5 0 . 0 0 % 2 0 0 T > 1 - ^ T o M i M w f e t ^ g C t i s f . ' t > R s » n » / . ^ T I I f . » J I f f I - > » - " . i ^ i ^ ' J f . - C t e a n H a r b o r s H H W c o n t r a c t o r f o r H H W e v e n t i s ^ o a l O O . O O M 1 5 0 0 0 s W n a » f m f i y b k C w : t s i : i 0 f > ? . A A T C ; . U J ; t i , " f ' A V - A : . . f 3 : s - D : / * 1 > I - 1 . ^ D a t e R e v i e w e d : * P l e a s e b e a w a r e t h a t R C O w i l l b e u n d e r t a k i n g a d e t a i l e d a u d i t n f a l l d a l m s s u b m l t t e d . l n d u d i n g H H W P r o g r a m c o s t s . E v e n t h o u g h y o u r c o s t s h a v e M a r d i 1 9 t h . 2 0 1 3 b e e n r e v i e w e d t h e y m a y b e s u b j e c t t o f u r t h e r v e r f f k a t i o n w i t h r e q u e s t s f a r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s c l a i m e d . R e v i e w e d b y : D a v i d N e i l s o n T e c h n i c a l M a n a g e r R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o 2 1 5 S p a d l n a A v e . S u i t e 2 2 5 T o r o n t o , O N , M S T 2 C 7 T e l : 1 - B O O - 3 Z 3 - 1 3 S 1 e : : t 2 0 3 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 1 o f 2 1 7 - 2 5 - S C H E D U L E G R E I M B U R S E M E N T C L A I M V E R I F I C A T I O N P R O T O C O L U p o n r e q u e s t f r o m R C O s t a f f a M u n i c i p a l i t y m u s t p r o v i d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n , e i t h e r e l e c t r o n i c a l l y o r t h r o u g h a n o n - s i t e v i s i t : A c o p y o f t h e S e r v i c e P r o v i d e r c o n t r a c t s h o w i n g u n i t c o s t s f o r r e c y c l i n g a n d / o r d i s p o s a l . A c o p y o f a l l s h i p p i n g d o c u m e n t s a s s o c i a t e d w i t h t h e s h i p m e n t t h a t i s s u b j e c t t o v e r i f i c a t i o n . R C O s t a f f w i l l t h e n r e v i e w t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m a n d S u p p o r t i n g D o c u m e n t s p r o v i d e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l b e a d v i s e d , i n w r i t i n g , o f a n y a d j u s t m e n t s t o t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m ; I f t h e M u n i c i p a l i t y d o e s n o t a g r e e w i t h t h e R C O r e a s s e s s m e n t o f t h e r e i m b u r s e m e n t C l a i m t h e n A r t i c l e o f t h e a t t a c h e d c o n t r a c t w i l l b e f o l l o w e d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 2 o f 2 1 7 2 6 - S C H E D U L E H C L A I M S E X C E E D F U N D S P R O T O C O L R C O ' s p r i m a r y g o a l i s t o r e i m b u r s e M u n i c i p a l i t i e s 1 0 0 p e r c e n t o f e l i g i b l e c o s t s i n e a c h o f t h e C o l l e c t i o n P e r i o d s . A t t h e e n d o f e a c h C o l l e c t i o n P e r i o d i f t h e R e i m b u r s e m e n t C l a i m s e x c e e d t h e a v a i l a b l e f u n d i n g , R C O w i l l p r i o r i t i z e p a y m e n t s i n t h e f o l l o w i n g o r d e r o n a p r o r a t e d b a s i s i f r e q u i r e d : F i r s t P r i o r i t y : p o s t - c o l l e c t i o n c o s t r e i m b u r s e m e n t S e c o n d P r i o r i t y : a d m i n i s t r a t i o n c o s t r e i m b u r s e m e n t T h i r d P r i o r i t y : e l i g i b l e m a r k e t i n g ( e l i g i b l e P & E ) c o s t r e i m b u r s e m e n t T h e o r d e r o f p r i o r i t y i s t o b e s t s e r v e m u n i c i p a l i t i e s ' i n t e r e s t . R C O r e c o g n i z e s t h a t p o s t - c o l l e c t i o n c l a i m s ' r e i m b u r s e m e n t h a s t h e h i g h e s t i m p o r t a n c e f o r t h e m u n i c i p a l i t i e s a n d s h o u l d b e g i v e n f i r s t p r i o r i t y . R C O w i l l n o t i f y t h e P r o v i n c e a n d p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t i e s w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e C l a i m D e a d l i n e i f i t h a s r e a s o n t o b e l i e v e t h a t a p p l i c a t i o n s f r o m p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t i e s m a y e x c e e d t h e f u n d i n g a v a i l a b l e i n t h a t R o u n d . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 3 o f 2 1 7 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 4 o f 2 1 7 A p r i l 2 , 2 0 1 3 R e : P h a s e 2 F u n d i n g A g r e e m e n t - M u n i p a l i t y o f B a y h a m T o K y l e K r u g e r , A s o f O c t . 1 , 2 0 1 2 , t h e R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o ( R C O ) i s r e s p o n s i b l e f o r a d m i n i s t e r i n g t h e t h r e e - y e a r p r o v i n c i a l l y f u n d e d P h a s e 2 P r o g r a m t h a t r e i m b u r s e s m u n i c i p a l i t i e s f o r e l i g i b l e c o s t s f o r t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e r i a l s . I n o r d e r t o r e c e i v e f u n d i n g , m u n i c i p a l i t i e s m u s t c o m p l e t e a n d r e t u r n t h e e n c l o s e d F u n d i n g A g r e e m e n t b y J u n e 3 0 . 2 0 1 3 . 2 1 5 S p a d i n a A v e . I f t h e a g r e e m e n t i s n o t r e t u r n e d b y J u n e 3 0 , 2 0 1 3 , y o u m a y b e d e e m e d i n e l i g i b l e t o S u i t e 2 2 5 r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t f r o m t h e P h a s e 2 p r o g r a m . T o r o n t o , O N M 5 T 2 C 7 T h e A g r e e m e n t o u t l i n e s t h e f u n d i n g t e r m s , i n c l u d i n g t h e e l i g i b i l i t y r e q u i r e m e n t s t h a t 4 1 6 . 6 5 7 . 2 7 9 7 m u s t b e m e t , i n o r d e r t o r e c e i v e r e i m b u r s e m e n t s . I t a l s o c o n t a i n s i n f o r m a t i o n s p e c i f i c w w w . r c o . o n . c a t o y o u r m u n i c i p a l i t y : M u n i c i p a l N a m e a n d A d d r e s s . S c h e d u l e A - C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n S c h e d u l e F - E l i g i b l e A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g R e i m b u r s e m e n t s . P l e a s e s e e t h e S c h e d u l e D e t a i l s b e l o w f o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a n d t h e p r o c e s s b y w h i c h t h e y m a y b e a m e n d e d . Y o u m a y r e t u r n t h e a t t a c h e d A g r e e m e n t e l e c t r o n i c a l l y w i t h a p p r o p r i a t e e - s i g n a t u r e s t o D h a s e 2 @ r c o . o n . c a . A l t e r n a t i v e l y , i f y o u r e q u i r e p a p e r c o p i e s , y o u m a y m a i l t w o s i e n e d c o p i e s o f t h e A g r e e m e n t t o : P h a s e 2 P r o g r a m R e c y c l i n g C o u n c i l o f O n t a r i o 2 1 5 S p a d i n a A v e . , S u i t e 2 2 5 T o r o n t o , O N , M 5 T 2 C 7 I f y o u h a v e q u e s t i o n s a b o u t t h e A g r e e m e n t o r a n y o t h e r a s p e c t s o f t h e P h a s e 2 P r o g r a m p l e a s e f e e l f r e e t o c o n t a c t t h e p r o g r a m m a n a g e r s a t p h a s e 2 @ r c o . o n . c a o r c a l l 1 . 8 0 0 . 3 2 3 . 1 3 5 1 . R e g a r d s / J o - A n n e S t . G o d a r d E x e c u t i v e D i r e c t o r , R C O B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 5 o f 2 1 7 S c h e d u l e D e t a i l s S c h e d u l e A - C o l l e c t i o n S i t e I n f o r m a t i o n W e h a v e p r e p a r e d S c h e d u l e A u s i n g i n f o r m a t i o n f r o m y o u r 2 0 1 2 H H W p r o g r a m a c t i v i t i e s . A l l m u n i c i p a l c o l l e c t i o n s i t e s h a v e b e e n i n c l u d e d , a s w e l l a s t h e d a t e s a n d l o c a t i o n s o f a n y E v e n t d a y s . Y o u m a y p r o v i d e u p d a t e d i n f o r m a t i o n f o r 2 0 1 3 w h e n y o u r e t u r n y o u r A g r e e m e n t t o t h e R C O . Y o u m a y a l s o a m e n d S c h e d u l e A a t a n y t i m e , b u t n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . S c h e d u l e F - E s t i m a t e d A n n u a l A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n e R e i m b u r s e m e n t s I n o r d e r t o e s t a b l i s h a f a i r a n d e q u i t a b l e m e t h o d o l o g y t o d e t e r m i n e t h e p e r c e n t a g e t h a t w i l l w a s a p p l i e d t o y o u r t o t a l H H W P r o g r a m A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g c o s t s / s e v e r a l m u n i c i p a l i t i e s w e r e c o n s u l t e d i n o r d e r t o g a t h e r 2 0 1 1 H H W t o n n a g e i n f o r m a t i o n . I t w a s d e t e r m i n e d t h a t o n a v e r a g e . P h a s e 2 m a t e r i a l s r e p r e s e n t s 2 % o f t h e t o t a l H H W m a t e r i a l s c o l l e c t e d i n O n t a r i o . T h e r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s i n c l u d e d i n S c h e d u l e F r e p r e s e n t y o u r t o t a l a n n u a l H H W p r o g r a m c o s t s w i t h t h e P h a s e 2 r e i m b u r s e m e n t o f 2 % a p p l i e d . W e h a v e p r e l i m i n a r y r e v i e w e d t h e i n f o r m a t i o n y o u p r o v i d e d i n t h e H H W P r o g r a m I n f o r m a t i o n S p r e a d s h e e t a n d h a v e u s e d t h i s i n f o r m a t i o n d e t e r m i n e d y o u r e l i g i b l e a n n u a l e s t i m a t e d r e i m b u r s e m e n t a m o u n t s f o r t h e A d m i n i s t r a t i o n a n d M a r k e t i n g a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e p r o p e r m a n a g e m e n t o f P h a s e 2 m a t e r i a l s . P l e a s e b e a w a r e t h a t R C O w i l l b e u n d e r t a k i n g a d e t a i l e d a u d i t o f a l l c l a i m s s u b m i t t e d , i n c l u d i n g H H W P r o g r a m c o s t s . E v e n t h o u g h y o u r c o s t s h a v e b e e n r e v i e w e d , t h e y m a y b e s u b j e c t t o f u r t h e r v e r i f i c a t i o n w i t h r e q u e s t s f o r d o c u m e n t a t i o n t o s u p p o r t t h e c o s t a m o u n t s c l a i m e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e m u n i c i p a l i t y t o a m e n d S c h e d u l e F a s n e c e s s a r y . U n l e s s y o u r e q u e s t t h a t y o u r S c h e d u l e F b e a m e n d e d t o r e f l e c t a c h a n g e i n c o s t s f o r y o u r H H W p r o g r a m , t h e a n n u a l a d m i n i s t r a t i o n a n d m a r k e t i n g c o s t s w i l l b e u s e d t o c a l c u l a t e r e i m b u r s e m e n t s f o r e a c h f u n d i n g r o u n d u n t i l t h e e n d o f t h e P h a s e 2 p r o g r a m . W e m u s t r e c e i v e y o u r a m e n d e d s p r e a d s h e e t f o r r e v i e w n o l a t e r t h a n 6 0 d a y s b e f o r e t h e e n d o f a n y f u n d i n g r o u n d . 2 1 5 S p a d i n a A v e . , S u i t e 2 2 5 , T o r o n t o , O N M 5 T 2 C 7 4 1 6 . 6 5 7 . 2 7 9 7 | w w w . r c o . o n . c a B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c t u i o n o f P a g e 2 1 6 o f 2 1 7 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 4 4 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f P a g e 2 1 7 o f 2 1 7