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HomeMy WebLinkAboutMay 01, 2014 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Thursday, May 1, 2014 7:00 p.m. 8:00 p.m. - Public Meeting - Drainage Page 1. CALL TO ORDER 2. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3. APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS 6 - 23 (a) Minutes of the regular meeting of Council held April 17, 2014. (b) Added Item(s) 4. DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1. Delegations 24 - 26 (a) 7:05 p.m. - Rachel Wintermute regarding off-leash dog park. File: C13 2. Statements By Council 3. Updates On Projects 5. INFORMATION ITEMS 27 (a) Correspondence dated April 25, 2014 from Canada Post regarding "Closure on Saturdays and realignment of the hours of operation during the week only at the Port Burwell Post Office". File: A01 28 - 33 (b) Correspondence dated April 22, 2014 from Association of Municipalities Ontario regarding "OPP Billing Update and Additional Webinar". File: A01 34 - 35 (c) Correspondence dated April 11, 2014 from Alcohol and Gaming Page 1 of 206 Regular Council Public Meeting Agenda May 1, 2014 Page Commission of Ontario regarding "Liquor Licence Act Regulation 720". File: A16 36 - 37 (d) Correspondence dated April 9, 2014 from County of Elgin regarding "Elgin County Conference Series: Essentials of Marketing". File: A16 38 - 41 (e) Correspondence dated April 14, 2014 from Minister of Energy regarding "Ontario Government Initiatives". File: A16 42 (f) Correspondence dated April 14, 2014 from County of Elgin regarding "FREE Ontario By Bike Workshop - Wednesday, April 30, 2014". File: A16 43 - 44 (g) Bayham Harbourfront Committee minutes of meeting held April 8, 2014. File: C06 45 - 48 (h) Museums Bayham minutes of meeting held April 9, 2014. File: C06 49 (i) Otter Valley Rail Trail minutes of meeting held April 19, 2014. File: C06 50 (j) Resolution passed by Township of Muskoka Lakes February 14, 2014 regarding "Concern with Teranet and the Land Titles Electric Registry System in Ontario". File: C10 51 (k) Correspondence dated April 17, 2014 from Will Arlow regarding "OPP and taxpayers". File: C13 52 - 53 (l) Correspondence dated April 17, 2014 from Beer Store regarding "Sale of alcohol". File: C13 54 (m) Memo dated March 21, 2014 from County of Elgin regarding "2013 Police Service Board Surplus and 2014 Budget". File: F05 55 - 56 (n) Correspondence dated April 14, 2014 from Joe Preston, MP regarding "The Building Canada Fund". File: F11 6. PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 7. ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE Page 2 of 206 Regular Council Public Meeting Agenda May 1, 2014 Page 1. Correspondence and Reports 2. PUBLIC MEETING Public Meeting 8:00 p.m. - Meuller Drain 2014 - to consider Spriet Associates Engineer's Report #211364 dated March 14, 2014. Declaration of Pecuniary Interest and the General Nature Thereof Staff Presentation 57 - 90 Staff Report DR2014-005 regarding "Meuller Drain 2014". File: E09 Public Comments Council Comments and Questions Adjournment Disposition of Item 8. PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 91 - 92 (a) Staff Report P2014-008 regarding "Fire Service Mini-Rescue Procurement". File: P16 9. FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL 93 - 103 (a) Cheque Register being Cheque #016491to Cheque #016566 inclusive, totaling $112,276.62 and Payroll Disbursements for the period ending April 13, 2014 totaling $55,062.24. 104 - 105 (b) Draft contract with Port Burwell Lakers Men's Fastball Team for use of Port Burwell Ball Diamond. File: L14 Page 3 of 206 Regular Council Public Meeting Agenda May 1, 2014 Page 106 - 109 (c) Draft contract with Straffordville Giants Men's Fastball Team for use of the Straffordville Ball Diamond. File: L14 110 (d) Correspondence dated April 23, 2014 from Lions Club of Straffordville regarding "Annual Bike Rodeo". File: C13 111 (e) Correspondence dated April 28, 2014 from Bayham SubMission Members requesting use of property. File: C13 112 (f) Staff Report PW2014-13 regarding "Washroom & Change Room Cleaning Services Request for Quotation". File: F18 113 - 122 (g) Memorandum C2014-13 regarding "By-Laws 2014-044, 048 & 049". File: C01 123 - 129 (h) Staff Report C2014-01 regarding "Compliance Audit Committee Terms of Reference". File: C07 130 - 132 (i) Staff Report C2014-04 regarding "Compliance Audit Committee Appointments". File: C07 10. ENVIRONMENT 11. COMMITTEE OF THE WHOLE (a) In Camera. (b) Closed session minutes of the regular meeting of Council held April 17, 2014. (c) Confidential correspondence regarding advice that is subject to solicitor-client privilege, including communications necessary for that purpose. (d) Confidential Memorandum regarding labour relations or employee negotiations. (Firefighter Training Attendance) (e) Out of Camera. 12. BY-LAWS 133 (a) By-Law 2014-044 A By-Law to authorize the sale of lands owned by the Municipality of Bayham (24 Pitt Street) Page 4 of 206 Regular Council Public Meeting Agenda May 1, 2014 Page 134 - 137 (b) By-Law 2014-045 A By-Law to impose a Water Rate (Richmond Water System) 138 - 169 (c) By-Law 2014-046 A Provisional By-Law to Provide for Drainage Works (Meuller Municipal Drain 2014 First and Second Reading Only) 170 - 195 (d) By-Law 2014-047 - A By-Law to authorize the Execution of a Municipal Funding Agreement 196 - 197 (e) By-Law 2014-048 A By-Law to further amend By-Law 2013- 110 (Appoint Officers and Employees) 198 - 200 (f) By-Law 2014-049 A By-Law to authorize the execution of a service contract agreement (Larmour) 201 - 204 (g) By-Law 2014-050 A By-Law to establish an Elgin Election Joint Compliance Audit Committee and Terms of Reference 205 (h) By-Law 2014-051 A By-Law to appoint members to the Elgin Election Joint Compliance Audit Committee 206 (i) By-Law 2014-053 A By-Law to confirm all actions of Council 13. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 5 of 206 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O N C o u n c i l C h a m b e r s T h u r s d a y , A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p . m . 7 : 3 0 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) 8 : 0 0 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - D r a i n a g e T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y a e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r S h a r o n L a n n o u r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i a n d C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f f c o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . F o r m e r T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e w a s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t S t a f f R e p o r t 9 ( f ) . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i a d v i s e d o f a c o n f l i c t r e g a r d i n g i t e m 7 ( c ) a s h e i s r e l a t e d t o t h e p r o p e r t y o w n e r . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 1 8 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 3 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 1 8 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d A p r i l 3 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 6 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 ( c ) A d d e d I t e m ( s ) 2 0 1 4 - 1 8 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , S t a f f R e p o r t E 2 0 1 4 - 1 1 a n d M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 2 b e a d d e d t o t h e a g e n d a a s i t e m s 9 ( n ) a n d 9 ( o ) r e s p e c t i v e l y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . D E L E G A T I O N S , S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S - N o n e 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L - N o n e 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e N o u p d a t e . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s O n t a r i o r e g a r d i n g " A M O ' s I n t e r e s t A r b i t r a t i o n U p d a t e " . F i l e : A 0 1 ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s O n t a r i o r e g a r d i n g " B i l l 6 9 , T h e P r o m p t P a y m e n t A c t P u t A s i d e ; G o v e r n m e n t A n n o u n c e s C o n s t r u c t i o n L i e n s A c t R e v i e w " . F i l e : A 0 1 ( c ) C o r r e s p o n d e n c e f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " I n t e r n a t i o n a l P l o w i n g M a t c h L e g a c y A g r i c u l t u r a l S c h o l a r s h i p " . F i l e : A 1 6 C o u n c i l l o r K e t c h a b a w r e q u e s t e d t h a t t h i s i t e m b e p l a c e d o n t h e M u n i c i p a l w e b s i t e . M s . L a r m o u r r e s p o n d e d t h a t i t a b * e a d y h a d b e e n . ( d ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f a n n u a l g e n e r a l m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 ( e ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 6 , 2 0 1 4 t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e f r o m T o w n o f P e n e t a n g u i s h e n e r e g a r d i n g " C a l l f o r a R e v i e w o f F u n d i n g f o r S m a l l T o w n O n t a r i o S c h o o l s " . F i l e : C 1 0 ( f ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 , 2 0 1 4 t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e f r o m T o w n o f M i n t o r e g a r d i n g " H y d r o R a t e s " . F i l e : C 1 0 ( g ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 t o N i a g a r a R e g i o n f r o m T o w n s h i p o f W a i n f l e e t r e g a r d i n g " M o t i o n f o r S u p p o r t - L o n g T e r m E n e r g y P l a n " . F i l e : C 1 0 ( h ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 8 , 2 0 1 4 t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e f r o m T o w n o f P e t r o l i a r e g a r d i n g " L o n g T e r m E n e r g y P l a n " . F i l e : C 1 0 P a g e 2 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 7 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 ( i ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 7 , 2 0 1 4 f r o m P o r t B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y r e g a r d i n g " C e l e b r a t e C a n a d a D a y J u l y 1 , 2 0 1 4 " . F i l e : C 1 3 ( j ) N e w R e l e a s e r e g a r d i n g " W a n t e d : P r o d u c e r s t o s u p p l y p r o d u c t t o t h e S C O R F o o d H u b " . F i l e : D 0 2 C o u n c i l l o r C a s i e r r e q u e s t e d t h a t t h i s i t e m b e a d d e d t o t h e M u n i c i p a l w e b s i t e . ( k ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 1 , 2 0 1 4 f r o m S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n r e g a r d i n g " S C O R E D C S u c c e s s f u l w i t h R E D I n v e s t m e n t " . F i l e : D 0 2 ( 1 ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 4 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t e r R e s p o n s i b l e f o r S e n i o r s A f f a i r s r e g a r d i n g " S e n i o r ' s M o n t h " F i l e : M 0 2 ( m ) 2 0 1 4 O j i b w a s c h e d u l e . F i l e : D 0 6 ( n ) C l e a n F a r m s N e w s R e l e a s e r e g a r d i n g " E m p t y s e e d b a g a n d p e s t i c i d e b a g p i l o t p r o g r a m r e t u r n s t o O n t a r i o " . F i l e : M 0 6 ( o ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 t o M a y o r J o h n L e s s i f f r o m M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s r e g a r d i n g " O P P B i l l i n g M o d e l " . F i l e : P l 7 ( p ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m O P P N e w s P o r t a l r e g a r d i n g " S p r i n g H a s S p r u n g - D r i v e S a f e " . F i l e : M 0 6 ( q ) P o s t e r a d v e r t i s i n g E d i s o n F e s t , J u n e 7 , 2 0 1 4 f r o m 9 a m - 6 p m a t V i e n n a M e m o r i a l P a r k . 2 0 1 4 - 1 8 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( q ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G , D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M 1 . C O R R E S P O N D E N C E A N D R E P O R T S 2 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 4 - 1 8 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a P u b l i c M e e t i n g p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 3 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 8 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 P U B L I C M E E T I N G 7 : 3 0 p . m . - O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t & R e z o n i n e A p p l i c a t i o n - t o c h a n g e t h e l a n d u s e d e s i g n a t i o n o n a p a r c e l o f l a n d f r o m t h e " A g r i c u l t u r a l " d e s i g n a t i o n t o t h e " I n d u s t r i a l " d e s i g n a t i o n i n f h e O f f i c i a l P l a n a n d t o c h a n g e t h e z o n i n g o n t h e s a m e p a r c e l o f l a n d f r o m t h e A g r i c u l t u r a l ( A l ) Z o n e t o a s i t e - s p e c i f i c F a r m I n d u s t r i a l ( M l - 4 ) Z o n e s u b m i t t e d b y F r o e s e V e g e t a b l e s I n c . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " F r o e s e O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t & R e z o n i n g " . F i l e : D 1 4 . F R O E / D 0 9 . F R O E T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r a d v i s e d t h a t t h e a p p l i c a t i o n s f o r O f f i c i a l P l a n a n d Z o n i n g B y - l a w A m e n d m e n t s a r e r e q u i r e d f o r a 6 a c r e c o n s e n t g r a n t e d b y t h e C o u n t y o f E l g i n L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e f o r p r o p e r t y p u r c h a s e d b y M a x U n d e r h i l l F a r m S u p p l y L t d . f r o m t h e a b u t t i n g l a n d o w n e r . S h e n o t e d t h a t t h e r e i s n o c h a n g e f o r a c c e s s f r o m t h e C o u n t y R o a d , n o r i s t h e r e a n y n e e d t o e x p a n d s e r v i c e s . S h e a d d e d t h a t t h e O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t m u s t b e c o m p l e t e d w i t h t h e C o u n t y b e f o r e t h e Z o n i n g B y - l a w A m e n d m e n t i s f i n a l i z e d . P U B L I C C O M M E N T S T h e P l a n n i n g c o n s u l t a n t , S a m H e a d o f K i t c h e n e r , a d v i s e d t h a t h e w a s r e p r e s e n t i n g b o t h p r o p e r t y o w n e r s r e g a r d i n g t h e p r o p e r t y a c q u i s i t i o n a n d a m e n d m e n t s t o t h e z o n i n g a n d O f f i c i a l P l a n a n d i s s u p p o r t i v e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n o f s t a f f . T h e r e w e r e n o o t h e r p u b l i c c o n c e r n s o r c o m m e n t s r e c e i v e d . C O U N C I L C O M M E N T S D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i c o n g r a t u l a t e d b o t h p r o p e r t y o w n e r s f o r t h e i r i n v e s t m e n t i n t h e c o m m u n i t y a n d f o r w o r k i n g t o g e t h e r t o s u p p o r t e a c h o t h e r s e f f o r t s . C o u n c i l l o r C a s i e r a p p r e c i a t e d t h e p o s i t i v e c o m m e n t s r e c e i v e d f r o m t h e C o u n t y . C o u n c i l l o r S o u t h w i c k a l s o s u p p o r t e d t h e e x p a n s i o n o f I n d u s t r i a l u s e i n t h i s l o c a t i o n . i C o u n c i l l o r K e t c h a b a w w a s s u p p o r t i v e t h a t t h e a p p l i c a t i o n i s i n c o m p l i a n c e w i t h t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t s p e r m i t t i n g c h a n g e s f r o m A g r i c u l t u r a l t o I n d u s t r i a l u s e . M a y o r E n s n o t e d a p p r e c i a t i o n t h a t e a c h a p p l i c a t i o n i s s i t e s p e c i f i c a n d c o n s i d e r e d i n d e p e n d e n t l y . H e a l s o s u p p o r t e d t h e e x p a n s i o n . P a g e 4 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 9 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 2 0 1 4 A D J O U R N M E N T 2 0 1 4 - 1 8 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e P u b l i c M e e t i n g b e a d j o u r n e d a n d t h e C o u n c i l m e e t i n g b e r e c o n v e n e d a t 7 : 4 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 4 - 1 9 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g t h e F r o e s e V e g e t a b l e s I n c . / M a x U n d e r h i l P s F a r m S u p p l y L i m i t e d O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t a n d R e z o n i n g b e r e c e i v e d ; T H A T O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t N o . 1 1 r e g a r d i n g l a n d s d e s i g n a t e d " A g r i c u l t u r a l " b e i n g c h a n g e d t o " I n d u s t r i a l " i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O f f i c i a l P l a n b e a d o p t e d a n d f o r w a r d e d t o t h e C o u n t y o f E l g i n f o r a p p r o v a l ; T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 , b e i n g a n a p p r o v a l b y - l a w f o r O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t N o . 1 1 , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t ; T H A T s u b j e c t t o t h e C o u n t y o f E l g i n a p p r o v a l o f t h e O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t N o . 1 1 t h a t Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d , b e f u r t h e r a m e n d e d b y c h a n g i n g t h e z o n i n g o n t h e p o r t i o n o f t h e s u b j e c t l a n d s f r o m t h e A g r i c u l t u r e ( A l ) Z o n e t o t h e S i t e - S p e c i f i c F a r m I n d u s t r i a l ( M l - 4 ) Z o n e ; A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r F i r s t a n d S e c o n d r e a d i n g . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E 1 . C O R R E S P O N D E N C E & R E P O R T S ( a ) S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 4 - 0 0 2 r e g a r d i n g " R o a d C l o s u r e A p p l i c a t i o n - C o n . 9 & 1 0 L o t s 1 4 & 1 5 " . F i l e : T 0 9 . B E S T L I 2 0 1 4 - 1 9 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o i n i t i a t e r e q u i r e d p r o c e d u r e s p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l n o t i c e b y - l a w t o c l o s e a p o r t i o n o f t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n C o n c e s s i o n s 9 a n d 1 0 i n L o t s 1 4 a n d 1 5 , p r o v i d e d t h e a p p l i c a n t s p a y r e q u i r e d e x p e n s e s ; T H A T t h e s u b j e c t l a n d s b e d e c l a r e d s u r p l u s t o t h e M u n i c i p a l i t y ' s n e e d s ; P a g e 5 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 0 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l l 7 , 2 0 1 4 A N D T H A T u p o n c l o s u r e o f t h e r o a d , t h e l a n d s b e c o n v e y e d t o t h e a p p l i c a n t a t t h e a p p r a i s e d v a l u e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 7 r e g a r d i n g " 2 0 1 4 F i r s t Q u a r t e r R e p o r t B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e " . F i l e : P l 0 2 0 1 4 - 1 9 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 7 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u i l d i n g S e r v i c e s a n d D r a i n a g e D e p a r t m e n t f o r t h e f i r s t q u a r t e r o f 2 0 1 4 b e r e c e i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 3 r e g a r d i n g " M e u l l e r M u n i c i p a l D r a i n " . F i l e : E 0 9 D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i h a d e a r l i e r d e c l a r e d a p e c u n i a r y i n t e r e s t a n d d i d n o t p a r t i c i p a t e i n d i s c u s s i o n n o r v o t e o n t h e i t e m . 2 0 1 4 - 1 9 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 3 r e g a r d i n g t h e M e u U e r D r a i n b e r e c e i v e d ; T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e r e c e i p t o f R e p o r t # 2 1 1 3 6 4 d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 4 f o r t h e M e u l l e r M u n i c i p a l D r a i n , a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , a n d f i l e d w i t h t h e C l e r k o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 ; T H A T C o u n c i l s e t a d a t e f o r t h e P u b l i c M e e t i n g t o b e h e l d o n M a y 1 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . t o c o n s i d e r t h e R e p o r t ; A N D T H A T S t a f f b e d i r e c t e d t o m a i l a N o t i c e o f P u b l i c M e e t i n g a n d R e p o r t t o a U p e r s o n s a s s e s s e d t o t h i s d r a i n a g e w o r k s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e D r a i n a g e A c t . " C A R R I E D ( d ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 1 1 r e g a r d i n g " L e v e l o f S e r v i c e S t a n d a r d s " . F i l e : A 0 9 C o u n c i l l o r K e t c h a b a w r e q u e s t e d a n d C o u n c i l s u p p o r t e d t h a t r e f e r e n c e s t o s p e c i f i c s t a f f p o s i t i o n s b e c h a n g e d t o r e f l e c t t h e " M u n i c i p a l i t y " a n d t h a t d e l i n e a t i o n b e m a d e b e t w e e n t h e M u n i c i p a l r o a d s a n d C o u n t y r o a d s i n t h e d r a f t d o c u m e n t . T h e d o c u m e n t i s b a s e d o n m i n i m u m s t a n d a r d s a s s e t b y t h e P r o v i n c e . T h e d o c u m e n t i s t o b e p l a c e d o n t h e M u n i c i p a l w e b s i t e f o r p u b l i c a c c e s s a n d c o m m e n t s . P a g e 6 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 1 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 2 0 1 4 - 1 9 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e D r a f t L e v e l o f S e r v i c e S t a n d a r d s p o l i c y b e a p p r o v e d a n d m a d e a v a i l a b l e t o a l l m u n i c i p a l e m p l o y e e s a n d t h e p u b l i c , a s a m e n d e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . C O U R T O F R E V I S I O N - D R A I N A G E 2 0 1 4 - 1 9 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p o i n t s P a u l E n s , C l i f f E v a n i t s k i , T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w t o s i t a s m e m b e r s o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n ; T H A T P a u l E n s a c t a s C h a i r m a n ; A N D T H A T t h e C o u n c i l M e e t i n g b e a d j o u r n e d f o r t h e p u r p o s e o f h o l d i n g a C o u r t o f R e v i s i o n p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A P P L I C A T I O N 8 : 0 0 p . m . - C o u r t o f R e v i s i o n r e g a r d i n g t h e a s s e s s m e n t o f p r o p e r t i e s i n r e g a r d t o E n g i n e e r ' s R e p o r t # 2 1 3 2 1 6 p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 r e f e r r e d t o a s t h e B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 4 r e g a r d i n g " B r e e d o n D r a i n C o u r t o f R e v i s i o n " . F i l e : E 0 9 D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n n o t e d t h a t t h e c o n s t r u c t i o n a n d i n s t a l l a t i o n w i l l b e b e f u l l y p a i d b y t h e a p p l i c a n t . P U B L I C C O M M E N T S T h e r e w e r e n o w r i t t e n c o m p l a i n t s o r c o n c e r n s f r o m t h e p u b l i c . C O U R T M E M B E R C O M M E N T S T h e r e w e r e n o c o m m e n t s f r o m a n y m e m b e r s . P a g e 7 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 2 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 4 - 1 9 6 M o v e d b y : C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : W C a s i e r " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n f o r t h e B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n h e r e b y c o n f i r m s t h e a s s e s s m e n t s a s p e r t h e E n g i n e e r ' s R e p o r t # 2 1 3 2 1 6 d a t e d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 4 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A D J O U R N M E N T 2 0 1 4 - 1 9 7 M o v e d b y : W C a s i e r S e c o n d e d b y : C E v a n i t s k i " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n b e a d j o u r n e d a n d t h e C o u n c i l m e e t i n g r e c o n v e n e a t 8 : 0 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S 9 . F I N A N C E , A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 2 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 9 0 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 1 7 4 , 0 6 5 . 3 2 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 0 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 5 , 3 2 7 . 8 0 . 2 0 1 4 - 1 9 8 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 2 4 t o C h e q u e # 0 1 6 4 9 0 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 1 7 4 , 0 6 5 . 3 2 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g M a r c h 3 0 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 5 , 3 2 7 . 8 0 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 1 5 , 2 0 1 4 f r o m B e n R e d d e k o p p r e q u e s t i n g u s e o f S t r a f f o r d v i l l e b a s e b a l l d i a m o n d , ( d e f e r r e d f r o m m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 2 0 a n d A p r i l 3 , 2 0 1 4 ) F i l e : C 1 3 2 0 1 4 - 1 9 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T c o r r e s p o n d e n c e f r o m B e n R e d d e k o p p d a t e d F e b r u a r y 1 5 , 2 0 1 4 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T p e r m i s s i o n b e g r a n t e d t o u s e t h e S t r a f f o r d v i l l e B a l l D i a m o n d e v e r y F r i d a y d u r i n g t h e h o u r s o f 7 : 0 0 p . m . t o a p p r o x i m a t e l y 9 : 0 0 p . m . f r o m e a r l y s p r i n g a n d l a t e f a l l ( d a t e s t o b e d e t e r m i n e d ) s u b j e c t t o : p r o v i s i o n o f p r o o f o f l i a b i l i t y i n s u r a n c e n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d , i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 m i l l i o n ; P a g e 8 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 3 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l l 7 , 2 0 1 4 a f e e $ 1 0 . 0 0 b e p a i d t o t h e M u n i c i p a l i t y f o r e a c h u s e o f t h e l i g h t s ; . c l e a n u p a n d r e p a i r o f a n y d a m a g e t o t h e b a U p a r k a r e a b e t h e r e s p o n s i b i l i t y . o f t h e o r g a n i z e r s ; r e s t r i c t i o n s a p p l y o n A u g u s t 2 2 a n d 2 3 , 2 0 1 4 i n r e g a r d t o W a t e r m e l o n F e s t . p r e p a r a t i o n a n d a c t i v i t i e s ; a n d a s r e s t r i c t i o n s m a y a p p l y t o o t h e r s c h e d u l e d e v e n t s . " . C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 f r o m R a n d y B r e y e r r e g a r d i n g " F a r m e r ' s M a r k e t " . F i l e : C 1 3 C o u n c i l w a s c o n c e r n e d t h a t , s h o u l d a f a r m e r s ' m a r k e t p r o c e e d , i t n o t c o m p e t e w i t h l o c a l b u s i n e s s e s , v e h i c l e s b e r e s t r i c t e d f r o m d r i v i n g a c r o s s t h e p a r k , c l e a n - u p o f t h e p a r k b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e u s e r s . S t a f f w a s d i r e c t e d t o d e v e l o p u s e r g u i d e l i n e s , a s a p p r o p r i a t e . I t w a s s u g g e s t e d t h a t a f o r m a l p r o p o s a l b e s u b m i t t e d t o C o u n c i l f o r f u r t h e r c o n s i d e r a t i o n . 2 0 1 4 - 2 0 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l s u p p o r t s , i n p r i n c i p l e , t h e r e q u e s t f o r a F a r m e r s M a r k e t i n t h e V i e n n a M e m o r i a l P a r k e v e r y F r i d a y a n d S a t u r d a y d u r i n g t h e g r o w i n g s e a s o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 9 , 2 0 1 4 f r o m S u s a n B u n - e t t a n d W i l l i a m P i c k e l l s r e q u e s t i n g u s e o f P o r t B u r w e l l M e m o r i a l P a r k . 2 0 1 4 - 2 0 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u f h w i c k S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 9 , 2 0 1 4 f r o m S u s a n B u r r e t t a n d W i l l i a m P i c k e l l s b e r e c e i v e d ; T H A T p e r m i s s i o n b e g r a n t e d t o u s e t h e M e m o r i a l P a r k i n P o r t B u r w e l l i n r e g a r d t o a w e d d i n g c e r e m o n y o n T u e s d a y , J u l y 1 , 2 0 1 4 b e h v e e n 2 : 0 0 p . m . a n d 1 2 : 0 0 a . m . J u l y 2 , 2 0 1 4 s u b j e c t t o : p r o v i s i o n o f p r o o f o f l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f . B a y h a m a s a d d i t i o n a l i n s u r e d , i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 m i l l i o n , a n d c l e a n u p a n d r e p a i r o f a n y d a m a g e t o t h e p a r k a r e a b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e . o r g a n i z e r s ; A N D T H A T t h e o r g a n i z e r s e n c o u r a g e t h e i r g u e s t s , i n a d v a n c e , t o u s e t h e e a s t b e a c h p a r k i n g a r e a f o r t h e i r e v e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 4 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 ( e ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 1 0 r e g a r d i n g " G I S P a r c e l R e a l i g n m e n t & C o r r e c t i o n P r o p o s a l " . F i l e : L 0 4 . G I S T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e m a p p i n g i s a s k e w a n d c a n n o t b e u s e d p r o p e r l y u n l e s s i t i s f i x e d . S h e s u g g e s t e d t h a t t h e c o s t b e s p l i t b e t w e e n p l a n n i n g , w a t e r / s e w e r a n d p u b l i c w o r k s . C o u n c i l r e q u e s t e d c o n f i r m a t i o n w h e t h e r t h e r e i s a n a n n u a l f e e a n d i f s o , h o w m u c h i t w i l l b e . 2 0 1 4 - 2 0 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 1 0 r e g a r d i n g t h e G I S P a r c e l r e a l i g n m e n t a n d C o r r e c t i o n P r o p o s a l f r o m t h e C o u n t y o f E I g i n b e r e c e i v e d ; T H A T t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p r o v e s t o h a v e E l g i n C o u n t y e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h V a n H a r t e n S u r v e y i n g I n c . t o c a r r y o u t t h e P a r c e l C o r r e c t i o n a n d R e a l i g n m e n t P r o j e c t ; A N D T H A T C o u n c i l a g r e e s t o f u n d B a y h a m S m u n i c i p a l s h a r e o f t h e c o s t s b a s e d o n a p a r c e l c o u n t o f 3 0 6 5 a t $ 1 . 8 0 p e r p a r c e l p l u s a p p l i c a b l e t a x . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 9 r e g a r d i n g " S e c t i o n 3 5 8 R e d u c t i o n o f T a x e s " . F i l e : F 2 2 M r . A r i s t o n e p r e s e n t e d t h e r e p o r t a n d n o t e d t h a t M P A C h a d i n c o r r e c t l y a s s e s s e d t h e p r o p e r t y a s c o m m e r c i a l f o r a t h r e e - y e a r p e r i o d , a l l a t o n e t i m e , w h e n a p o r t i o n s h o u l d h a v e b e e n a s s e s s e d a s r e s i d e n t i a l . 2 0 1 4 - 2 0 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e s u b m i s s i o n o f a n a p p l i c a t i o n u n d e r S e c t i o n 3 5 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t , t o t h e M u n i c i p a l P r o p e r t y A s s e s s m e n t C o r p o r a t i o n , t o a d d r e s s t h e c i r c u m s t a n c e o u t l i n e d i n R e p o r t N o . F 2 0 1 4 - 0 9 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 1 2 r e g a r d i n g " W a s h r o o m & C h a n g e R o o m C l e a n i n g S e r v i c e s R e q u e s t f o r Q u o t a t i o n " . F i l e : F 1 8 C o u n c i l w a s c o n c e r n e d t h a t t h e a p p l i c a n t s w e r e n o t r e q u e s t e d t o p r o v i d e r e f e r e n c e s , p r o o f o f W S I B a n d l i a b i l i t y c o v e r a g e o r r e l a t e d e x p e r i e n c e w i t h t h e i r s u b m i s s i o n s . T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r r e s p o n d e d y e s t o t h e q u e s t i o n o f w h e t h e r t h e r e i s a c l a u s e i n t h e a g r e e m e n t t o t e r m i n a t e t h e a g r e e m e n t i f t h e w o r k i s n o t d o n e s a t i s f a c t o r i l y . P a g e 1 0 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 5 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 C o u n c i l a l s o r a i s e d c o n c e r n s t h a t t h e l o c a l c o n t r a c t o r w a s n o t g i v e n c o n s i d e r a t i o n i n t h e r e c o m m e n d a t i o n w h e n h i s s u b m i s s i o n w a s v e r y c l o s e t o t h e l o w e s t . 2 0 1 4 - 2 0 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T C o u n c i l a w a r d s t h e c o n t r a c t f o r W a s h r o o m & C h a n g e R o o m C l e a n i n g S e r v i c e s f o r t h e P o r t B u r w e l l M u n i c i p a l B e a c h t o M a r c C e r n a a t t h e q u o t e d p r i c e o f $ 1 0 , 5 0 0 . 0 0 p l u s H . S . T . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( h ) S t a f f R e p o r t E 2 0 1 4 - 0 2 r e g a r d i n g " R i c h m o n d W a t e r S y s t e m F i n a n c i n g " . F i l e : E 0 8 A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r L a r m o u r e x p l a i n e d t h e o p t i o n s C o u n c i l m a y c o n s i d e r f o r r e p a y m e n t b y t h e b e n e f i t i n g l a n d o w n e r s f o r t h e c o s t s i n c u r r e d f o r t h e u p g r a d e o f t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m . S h e n o t e d t h a t C o u n c i l m u s t c o n s i d e r r e p a y m e n t o p t i o n s , s u c h a s d e b e n t u r e s , e i t h e r t h r o u g h a f i n a n c i a l f a c i l i t y o r i n - h o u s e , t h e l e n g t h o f t h e r e p a y m e n t p e r i o d a n d t h e i n t e r e s t r a t e t o a p p l y . A r r a n g i n g t h e r e p a y m e n t p l a n i n - h o u s e w o u l d a l s o a l l o w f u l l r e p a y m e n t o f t h e o u t s t a n d i n g b a l a n c e a t a n y t i m e b y a n y a f f e c t e d p r o p e r t y o w n e r . S h e s u g g e s t e d t h a t C o u n c i l g o i n t o a c l o s e d s e s s i o n t o d i s c u s s t h e a d d e d i t e m u n d e r 9 ( o ) f u r t h e r a s i t a f f e c t s t h e c o s t s f o r s p e c i f i c p r o p e r t y o w n e r s . 2 0 1 4 - 2 0 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t E 2 0 1 4 - 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d W a t e r S y s t e m F i n a n c i n g b e r e c e i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( i ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 0 9 r e g a r d i n g " B a g T a g s f o r C e m e t e r y B o a r d U s e " a n d J o i n t C e m e t e r y B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 2 0 1 4 - 2 0 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e p r o v i s i o n o f g a r b a g e b a g t a g s t o t h e f o l l o w i n g c e m e t e r i e s o n a n a n n u a l b a s i s : . S t r a f f o r d v i l l e 3 5 . E d e n 2 0 . C a l t o n 2 0 B a y h a m W e s t 2 0 . G u y s b o r o 2 0 . S m u c k 2 0 . D o b b i e 1 0 . B e s t 1 0 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 1 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 6 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 ( j ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 0 r e g a r d i n g B y - L a w s . F i l e : C O 1 2 0 1 4 - 2 0 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : D q ? u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 0 , b e i n g a b y - l a w t o r e n e w t h e c e m e t e r y c a r e s e r v i c e s a g r e e m e n t , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t ; A N D T H A T B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 1 , b e i n g a b y - l a w t o a m e n d a p p o i n t m e n t s B y - L a w 2 0 1 4 - 0 0 1 , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( k ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 , 2 0 1 4 f r o m O s l e r , H o s k i n a n d H a r c o u r t L L P r e g a r d i n g " R e n e w a l o f F r a n c h i s e A g r e e m e n t b e t w e e n N a t u r a l R e s o u r c e G a s L i m i t e d a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m " . F i l e : L 0 4 2 0 1 4 - 2 0 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 1 , b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e a f r a n c h i s e a g r e e m e n t b e h v e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d N a t u r a l R e s o u r c e G a s L i m i t e d , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r t h i r d r e a d i n g a n d e n a c t m e n t ; T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a u t h o r i z e d t o s i g n a n d e x e c u t e t h e a g r e e m e n t ; A N D T H A T t h e e x e c u t e d c o p i e s o f t h e A g r e e m e n t , a l o n g w i t h a c o p y o f t h e p a s s e d B y - L a w , b e f o r w a r d e d t o N a t u r a l R e s o u r c e G a s L i m i t e d f o r f i n a l s u b m i s s i o n t o t h e O n t a r i o E n e r g y B o a r d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( 1 ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s O n t a r i o r e g a r d i n g " R e l e a s e o f A M O O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s F i n a l R e p o r t " , B r e a k i n g n e w s R e p o r t d a t e d A p r i l 1 0 f r o m A M O r e g a r d i n g " A d v i c e f r o m A M O O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e " , O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e R e p o r t H i g h l i g h t s a n d A M O ' s O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e F i n a l R e p o r t . F i l e : A 0 1 M s . L a r m o u r a d v i s e d t h a t s t a f f h a d a t t e n d e d t h e A M O r e c e n t w e b i n a r r e g a r d i n g t h e F i n a l R e p o r t o f t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e a n d t h e o p t i o n s t h a t w e r e s u g g e s t e d t o h e l p r e d u c e t h e i m p a c t o f a n e w O P P b i l l i n g m o d e l o n O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s . S h e c o m m e n t e d t h a t t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e m e t t h e i r m a n d a t e i n a s h o r t t i m e - f r a m e a n d c a m e u p w i t h s o m e v e r y g o o d o p t i o n s f o r t h e P r o v i n c e t o c o n s i d e r . T h e r e p o r t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n t h a t w i l l a s s i s t t h e P r o v i n c e i n d e a l i n g w i t h t h e p r o b l e m t h e y c r e a t e d t h r o u g h t h e F a i r F i n a n c e A c t e s t a b l i s h e d i n 1 9 9 8 a n d o p t i o n s t h a t c o u l d b e u t i l i z e d t o m i t i g a t e t h e i m p a c t o n m u n i c i p a l i t i e s , i n c l u d i n g n o f u r t h e r r e d u c t i o n s t o t h e P a g e 1 2 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 7 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 O M P F p r o g r a m , a 4 - y e a r p h a s e - i n p e r i o d , a n d n e w f u n d i n g s u p p o r t f o r m u n i c i p a l i t i e s m o s t a d v e r s e l y a f f e c t e d b y a n e w O P P b i l l i n g m o d e l . S h e e x p l a i n e d t h a t m u n i c i p a l i t i e s n e e d t o s u p p o r t t h e c o m m i t t e e ' s r e p o r t a n d c o n t i n u e p r e s s u r e o n t h e P r o v i n c i a l g o v e r n m e n t t o r e s o l v e t h e i s s u e t h r o u g h m i t i g a t i o n a n d n e w f u n d i n g . 2 0 1 4 - 2 0 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g t h e r e l e a s e o f t h e A M O O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s F i n a l R e p o r t a n d H i g h l i g h t s d a t e d A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ; T H A T C o u n c i l s u p p o r t t h e A M O S t e e r i n g C o m m i t t e e R e p o r t ; A N D T H A T t h e p r o v i n c e p r o v i d e m i t i g a t i o n a n d t r a n s i t i o n f u n d i n g , a s i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( m ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 5 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s r e g a r d i n g " O P P B i l l i n g M o d e l " , ( d e f e r r e d f r o m m e e t i n g h e l d A p r i l 3 , 2 0 1 4 ) F i l e : P 1 7 . 0 P P C o u n c i l c o m m e n d e d C o u n c i l l o r S o u t h w i c k f o r t h e l e t t e r t h a t h e h a d c o m p i l e d a n d a l s o s u b m i t t e d t o t h e m e d i a . M e m b e r s f e l t t h e m e d i a c o v e r a g e w i l l a c h i e v e m o r e p o s i t i v e r e s u l t s t h a n c i r c u l a t i n g t h e l e t t e r t o P r o v i n c i a l p o l i t i c i a n s a n d O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s . ( n ) S t a f f R e p o r t E 2 0 1 4 - 1 1 r e g a r d i n g " H o u s e h o l d H a z a r d o u s e W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p - o f f D a y " . F i l e : E 0 7 . H A Z A T h e a c t i n g A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h a t s t a f f h a d m e t r e g a r d i n g t h e l a r g e i t e m d r o p - o f f d a y a n d r e c o m m e n d e d C o u n c i l c o n s i d e r a s m a l l f e e o f $ 1 0 p e r v e h i c l e a t t h e d r o p - o f f , t o r e c o u p s o m e o f t h e c o s t s o f t h e c o l l e c t i o n . C o u n c i l v o i c e d t h e i r c o n c e r n s w i t h t h e s h o r t t i m e a v a i l a b l e t o m a k e t h e c h a n g e k n o w n t o t h e p u b l i c a n d r a i s e d c o n c e r n s t h a t t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a f e e , e v e n i f n o m i n a l , m a y r e s u l t i n m o r e w a s t e b e i n g d u m p e d o n l o c a l b a c k r o a d s a n d i n g u l l i e s . O p i n i o n w a s t h a t e v e r y o n e b e n e f i t s f r o m k e e p i n g t h e g a r b a g e o u t o f t h e d i t c h e s h o w e v e r , C o u n c i l m a y w a n t t o c o n s i d e r i m p l e m e n t i n g a s m a l l u s e r p a y f e e f o r n e x t y e a r . 2 0 1 4 - 2 1 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w P a g e 1 3 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 8 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 " T H A T C o u n c i l i m p l e m e n t s a u s e r f e e o f $ 1 0 . 0 0 p e r v e h i c l e a t t h e g a t e f o r t h e H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e / E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p o f f D a y b e i n g h e l d o n M a y 2 4 , 2 0 1 4 . " M O T I O N D E F E A T E D ( o ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 2 r e g a r d i n g " R e c o v e r y o f C o s t s f o r t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m . " F i l e : F 0 8 M s . L a r m o u r a d v i s e d C o u n c i l t h a t n o t i c e s h a d g o n e o u t t o t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m u s e r s f o r t h e u p c o m i n g o p e n h o u s e s c h e d u l e d f o r S a t u r d a y A p r i l 2 6 t h a t t h e p u m p i n g s t a t i o n . P l a n s a r e a l s o u n d e r w a y f o r a P u b l i c m e e t i n g i n R i c h m o n d f o r p r o p e r t y o w n e r s a n d u s e r s o f t h e u p g r a d e d w a t e r s y s t e m i n e a r l y M a y . T h e c o s t s o f t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e s y s t e m a r e b e i n g r e v i e w e d a n d a b y - l a w w i l l b e r e q u i r e d t o a u t h o r i z e r e c o v e r y o f t h e c o s t s i n c u r r e d , i m p o s e i n t e r e s t c h a r g e s a n d c o l l e c t p a y m e n t s o n a n a n n u a l b a s i s . S h e n o t e d t h a t t h e r e c a n n o t b e m u l t i p l e c h o i c e s f o r r e p a y m e n t a n d o p t i o n s m u s t b e c l e a r a n d c o n s i s t e n t . T h e s e l e c t e d c h o i c e s m u s t p r o v i d e t h e a b i l i t y t o m a k e a d j u s t m e n t s , b e a f f o r d a b l e , b e r e p a i d w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e p e r i o d a n d h a v e t h e o p t i o n t o p a y o u t a t a n y t i m e . T h i s i t e m w a s f u r t h e r d i s c u s s e d i n c l o s e d s e s s i o n . P l e a s e r e f e r t o i t e m 1 l ( g ) f o r t h e r e s o l u t i o n p a s s e d f o l l o w i n g t h e c l o s e d s e s s i o n . 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 f r o m E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m r e g a r d i n g " E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m 2 0 1 3 C o m p l i a n c e R e p o r t " . ( f u l l r e p o r t a v a i l a b l e a t h t t p : / / w w w . w a t e r s u p p l y . l o n d o n . c c i / r e p o r t s . h t m l ) F i l e : E 0 8 2 0 1 4 - 2 1 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m 2 0 1 3 C o m p l i a n c e R e p o r t b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 4 - 2 1 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 9 : 2 5 p . m . t o d i s c u s s : P a g e 1 4 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 1 9 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y ; . p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l s . " . C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 . ( c ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 0 , 2 0 1 4 . ( d ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 2 8 , 2 0 1 4 . ( e ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 3 , 2 0 1 4 . ( f ) C o n f i d e n t i a l m e m o r a n d u m r e g a r d i n g a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d . ( 2 4 P i t t S t r e e t ) ( g ) D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " R e c o v e r y o f C o s t s f o r t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m . " ( h ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 4 - 2 1 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 1 0 : 2 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 4 - 2 1 4 l l ( f ) M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c c e p t s t h e A g r e e m e n t o f P u r c h a s e a n d S a l e f o r t h e f o r m e r P o r t B u r w e l l F i r e b a l l l o c a t e d a t 2 4 P i t t S t r e e t , a n d v a c a n t M u n i c i p a l l a n d f r o n t i n g o n E r i e u s S t r e e t , P o r t B u r w e l l d a t e d A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 , s u b j e c t t o c o n d i t i o n s , a s d i s c u s s e d i n c l o s e d s e s s i o n ; T H A T t h e p r o p e r t y b e d e c l a r e d s u r p l u s t o t h e M u n i c i p a l i t y ^ n e e d s ; T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a u t h o r i z e d t o s i g n t h e A g r e e m e n t ; A N D T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o p r o c e e d w i t h t h e n e c e s s a r y a c t i o n s t o c o m p l e t e t h e t r a n s a c t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 l ( g ) R e O p e n S e s s i o n I t e m 9 ( o ) U p o n r e c o n v e n i n g , C o u n c i l p r o v i d e d s t a f f w i t h d a t e s o f e i t h e r M o n d a y M a y 5 t h o r T u e s d a y M a y 1 3 t h , b a s e d o n a v a i l a b i l i t y o f t h e S t a n t e c E n g i n e e r , t o a r r a n g e a p u b l i c m e e t i n g f o r w a t e r s y s t e m a s s e s s e d p r o p e r t y o w n e r s , a t t h e R i c h m o n d U n i t e d C h u r c h a n d p a s s e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n . P a g e 1 5 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 2 0 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 2 0 1 4 - 2 1 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f b e d i r e c t e d t o p r e p a r e t h e n e c e s s a r y f e e s a n d c h a r g e s b y - l a w f o r t h e c o l l e c t i o n o f t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m c a p i t a l c o s t s u t i l i z i n g t h e f o l l o w i n g p a r a m e t e r s : T e r m o f a m o r t i z a t i o n : 2 0 y e a r t e r m a t a n I n t e r e s t r a t e : 2 . 9 7 % p e r a n n u m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 1 A B y - L a w t o a u t h o r i z e a f r a n c h i s e a g r e e m e n t ( N R G T h i r d R e a d i n g O n l y ) 2 0 1 4 - 2 1 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 1 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i n a g e w o r k s ( B r e e d o n M u n i c i p a l D r a i n T h i r d R e a d i n g o n l y ) 2 0 1 4 - 2 1 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u f h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T P r o v i s i o n a l B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 3 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) B y - L a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d Z o n i n g B y - L a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( F r o e s e ) ( d ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 3 9 A B y - L a w t o a d o p t A m e n d m e n t N o . 1 1 t o t h e O f f i c i a l P l a n ( F r o e s e ) ( e ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 0 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e r e n e w a l o f a n a g r e e m e n t ( F r o e s e / P r o G r a s s ) ( f ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 1 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 4 - 0 0 1 ( a p p o i n t i n g m e m b e r s t o b o a r d s a n d c o m m i t t e e s ) ( g ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 3 - 1 1 0 ( a p p o i n t i n g o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s ) P a g e 1 6 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 2 1 o f 2 0 6 C o u n c i l M i n u t e s A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 2 0 1 4 - 2 1 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 , b e r e a d a f i r s t a n d s e c o n d t i m e o n l y ; A N D T H A T B y - l a w s 2 0 1 4 - 0 3 9 , 2 0 1 4 - 0 4 0 , 2 0 1 4 - 0 4 1 , a n d 2 0 1 4 - 0 4 2 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( h ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 3 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 4 - 2 1 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T h a t c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 3 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 4 - 2 2 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 0 : 2 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ T ^ n o ^ n i s ' y ~ ) d 1 J L A ^ S ^ M A Y O R a ^ E & c P a g e 1 7 o f 1 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 2 2 o f 2 0 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A p r i l 1 7 , 2 0 1 . . . P a g e 2 3 o f 2 0 6 7 : 0 5 p . m . - R a c h e l W i n t e r m u t e r e g a r d i n g o f f - l e a s h d o g p a r k . F . . . P a g e 2 4 o f 2 0 6 7 : 0 5 p . m . - R a c h e l W i n t e r m u t e r e g a r d i n g o f f - l e a s h d o g p a r k . F . . . P a g e 2 5 o f 2 0 6 7 : 0 5 p . m . - R a c h e l W i n t e r m u t e r e g a r d i n g o f f - l e a s h d o g p a r k . F . . . P a g e 2 6 o f 2 0 6 J - 5 f . ^ s 1 < ^ ^ 1 W c A ° / w ^ ^ H A M M r . P a u l E n s O p e r a t i o n s L o n d o n - W o o d s t o c k M a y o r , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n 9 3 4 4 P l a n k R d . , P . O . B o x 6 0 9 5 1 H i g h b u r y A v e . S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O L o n d o n O N N 5 Y 1 B O T r a c k i n g # P P 2 7 1 6 4 0 0 3 3 C A A p r i l 2 5 , 2 0 1 4 R e : C l o s u r e o n S a t u r d a y s a n d r e a l i g n m e n t o f t h e h o u r s o f o p e r a t i o n d u r i n g t h e w e e k o n l y a t t h e P o r t B u r w e l l P o s t O f f i c e D e a r M a y o r E n s , C a n a d a P o s t h a s c o n d u c t e d a r e v i e w o f c u s t o m e r t r a f f i c p a t t e r n s a t t h e P o r t B u r w e l l P o s t O f f i c e a t 2 7 W e l l i n g t o n S t . N . . A s a r e s u l t o f t h i s r e v i e w , w e w i l l b e r e a l i g n i n g t h e h o u r s o f o p e r a t i o n d u r i n g t h e w e e k a n d w i l l n o l o n g e r o f f e r S a t u r d a y r e t a i l s e r v i c e a s o f M a y 2 6 , 2 0 1 4 . W e w i l l c o n t i n u e t o o f f e r f u l l a c c e s s t o p o s t a l s e r v i c e s o n w e e k d a y s . O u r w e e k d a y h o u r s a t t h i s p o s t o f f i c e w i l l b e : M o n d a y t o W e d n e s d a y , a n d F r i d a y : 0 9 : 0 0 - 1 7 : 0 0 T h u r s d a y : 0 9 : 0 0 - 1 8 : 1 5 P o s t a l b o x c u s t o m e r s w i l l h a v e f i i l l a c c e s s t o t h e i r m a i l i n t h e s a m e m a n n e r a s b e f o r e . C u s t o m e r s w i l l c o n t i n u e t o e n j o y a c c e s s t o a f u l l r a n g e o f p o s t a l s e r v i c e s a n d p r o d u c t s a t t h i s p o s t o f f i c e . T h e r e w i l l b e n o c h a n g e t o t h e r a n g e o f s e r v i c e s w e o f f e r . A s w e l l , c u s t o m e r s c a n p u r c h a s e s t a m p s , p a y f o r a n d p r i n t s h i p p i n g l a b e l s a n d a c c e s s o t h e r p o s t a l s e r v i c e s o n l i n e a t c a n a d a p o s t . c a . W h i l e I r e c o g n i z e t h i s i s a c h a n g e f o r y o u r c o m m u n i t y , I w a n t t o r e a s s u r e y o u t h a t w e r e m a i n c o m m i t t e d t o p r o v i d i n g p o s t a l s e r v i c e s i n u r b a n a n d m r a l c o m m u n i t i e s a c r o s s t h e c o u n t r y . O u r o p e r a t i o n s a r e f u n d e d b y t h e s a l e o f o u r p r o d u c t s a n d s e r v i c e s , n o t t a x p a y e r d o l l a r s . C h a n g e s a r e n e c e s s a r y a s p a r t o f o u r r e s p o n s e t o t h e d e c l i n e o f L e t t e r m a i l v o l u m e s a n d b e i n g a b l e t o o f f e r a f f o r d a b l e s e r v i c e s t o a l l C a n a d i a n s . T h a n k y o u f o r y o u r u n d e r s t a n d i n g . P l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e a t t h e a b o v e a d d r e s s o r a t 5 1 9 - 4 5 7 - 5 3 3 7 , i f y o u r e q u i r e f u r t h e r i n f o r m a t i o n o r a s s i s t a n c e o u r ^ t r u l y , J ^ ^ J L ^ f b h n K r a y e r - K r a u s s L o c a l A r e a M a n a g e r , L o n d o n - W o o d s t o c k C c : L . M a d e r , D i r e c t o r , D e l i v e r y L o n d o n - W i n d s o r N . M i r i , R e g i o n a l L R W . F u n s t o n , L . A . S u p t . T i l l s o n b u r g R . V i s e n t i n , M a n a g e r R e t a i l O p t i m i z a t i o n S . W h y t e , C e n t r a l R e g i o n R e t a i l O p t i m i z a t i o n S . B e a t o n , R e t a i l N e t w o r k O f f i c e r E . K n a p i k , M e d i a R e l a t i o n s C e n t r a l R e g i o n C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 5 , 2 0 1 4 f r o m C a n a d a P o s t r e g a r d i . . . P a g e 2 7 o f 2 0 6 6 P a g e 1 o f 1 L y n d a M i l l a r d F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a ] / } o / S e n t : T u e s d a y , A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 1 2 : 2 9 P M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : A M O O P P B i l l i n g U p d a t e a n d A d d i t i o n a l W e b i n a r T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 O P P B i l l i n g U p d a t e a n d A d d i t i o n a l W e b i n a r A s y o u a r e a w a r e , o n A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 t h e O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e p r o v i d e d i t s R e p o r t t o t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s a n d t h e O P P . S i n c e t h a t t i m e , t h r e e w e b i n a r s h a v e b e e n p r o v i d e d f o r O P P p o l i c e d c o m m u n i t i e s t o e x p l a i n t h e R e p o r t ' s f i n d i n g s . A n a d d i t i o n a l w e b i n a r w i l l b e o f f e r e d o n T h u r s d a y , A p r i l 2 4 , 2 0 1 4 f r o m 9 : 0 0 a . m . t o 1 0 : 0 0 a . m . I f y o u w o u l d l i k e t o p a r t i c i p a t e , p l e a s e e m a i l E v e l y n A r m o g a n a t e a r m o a a n ( ® a m o . o n . c a t o b e i n c l u d e d i n i t . W e a s k y o u t o e m a i l h e r b y n o o n o n A p r i l 2 3 r d . A s a r e s u l t o f t h e f e e d b a c k r e c e i v e d s o f a r , w e h a v e a d d e d s o m e a d d i t i o n a l Q u e s t i o n s a n d A n s w e r s . T h o s e q u e s t i o n s a n d a n s w e r s c a n b e f o u n d h e r e . O n e o f t h o s e q u e s t i o n s c o n c e r n s t h e w o r k o f t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ( F P A C ) a n d h o w i t l i n e s u p w i t h O P P B i l l i n g R e f o r m . T h e s e i n i t i a t i v e s d o n o t a l i g n . T h e O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s r e p o r t e x p r e s s e s d i s a p p o i n t m e n t w i t h t h e p a c e o f t h e f u t u r e o f p o l i c i n g w o r k . T h i s m e s s a g e h a s b e e n r e i t e r a t e d b y A M O t o t h e M i n i s t r y o n s e v e r a l o c c a s i o n s a n d A M O ' s r e p r e s e n t a t i v e c o n t i n u e s t o p u s h f o r a b r o a d e r c o n s i d e r a t i o n o f s u s t a i n a b i l i t y i s s u e s . T h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e w o r k i s s t i l l a w o r k i n p r o g r e s s , i t i n c l u d e s a b r o a d g r o u p o f s t a k e h o l d e r s f r o m t h e p o l i c i n g c o m m u n i t y a n d t h e C o m m i t t e e ' s d i s c u s s i o n s a r e c o n s i d e r e d c o n f i d e n t i a l . I t s r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e M i n i s t e r a r e e x p e c t e d i n t h e f a l l o f 2 0 1 4 . F o r y o u r i n t e r e s t , a t t a c h e d a r e g e n e r a l i n f o r m a t i o n u p d a t e s a n d h i g h l i g h t s o n t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ' s w o r k f r o m t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e B o a r d s a n d a v i d e o f r o m t h e P r e s i d e n t o f t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f C h i e f s o f P o l i c e . A M O C o n t a c t : M a t t h e w W i l s o n a t m w i l s o n ( a ) a m o . o n . c a > 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 E x t . 3 2 3 . D I S C L A I M E R T h e s e a r e f i n a l v e r s i o n s o f A M O d o c u m e n t s . A M O a s s u m e s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d i s c r e p a n c i e s t h a t m a y h a v e b e e n t r a n s m i t t e d w i t h t h e e l e c t r o n i c v e r s i o n . T h e p r i n t e d v e r s i o n s o f t h e d o c u m e n t s s t a n d a s t h e o f f i c i a l r e c o r d . 4 / 2 2 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 8 o f 2 0 6 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 2 9 o f 2 0 6 A M O ' s O P P B i l l i n g R e p o r t - Q u e s t i o n s a n d A n s w e r s A p r i l 1 0 , 2 0 1 4 ( w i t h u p d a t e s b e l o w ) 1 . W h a t ' s t h e s t a t u s o f t h e A M O O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e R e p o r t ? I t i s t h e C o m m i t t e e ' s b e s t e f f o r t a t p r o v i d i n g i t s a d v i c e t o t h e P r o v i n c e o n O P P b i l l i n g r e f o r m . T h e p r o v i n c e c r e a t e d t h i s p r o b l e m , t h e p r o v i n c e m u s t f i x i t . 2 . D o e s n ' t t h e c u r r e n t b i l l i n g m o d e l w o r k ? T h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t a n d t h e O P P h a v e d e t e r m i n e d t h e y w a n t t o c h a n g e t h e m o d e l . B o t h c i t e t h e A u d i t o r G e n e r a l ' s r e p o r t a n d t h e e x t r e m e v a r i a b i l i t y o f t h e c u r r e n t b i l l i n g m o d e l a s r e a s o n s f o r r e f o r m . T h i s v a r i a b i l i t y h a s b e e n c o m p o u n d e d b y t h e O P P w a g e d e a l , O M P F d e c r e a s e s / n o c l e a r e f f o r t s t o i m p r o v e O P P e f f i c i e n c y / a n d a l o n g s t a n d i n g l a c k o f c o s t a c c o u n t a b i l i t y a n d t r a n s p a r e n c y . 3 . W h a t d o e s t h e r e p o r t d o ? I t f i r m l y i l l u s t r a t e s t h e n e e d f o r p h a s e d - i n i m p l e m e n t a t i o n a n d m i t i g a t i o n . I t t a b l e s a b l e n d e d h o u s e h o l d a n d w e i g h t e d a s s e s s m e n t o p t i o n w h i c h c a p t u r e s a l l p r o p e r t y t y p e s a n d i s a m e a s u r e o f a c o m m u n i t y ' s f i s c a l c a p a c i t y a s a n o p t i o n t h a t h a s m e r i t . I t s t r e n g t h s m u n i c i p a l a r g u m e n t s t h a t t h e p r o v i n c e n e e d s t o g e t o n w i t h t h e b u s i n e s s o f m o d e r n i s i n g p o l i c e s e r v i c e s , b a l a n c i n g i n t e r e s t a r b i t r a t i o n a n d o t h e r a c t i o n s t o e n s u r e f u t u r e s u s t a i n a b i l i t y . 4 . I h a v e n ' t s e e n t h e i m p a c t s o f a n y o p t i o n f o r m y m u n i c i p a l i t y . T h e C o m m i t t e e ' s w o r k w a s f o c u s e d o n t h e i m p a c t s f o r t h e s e c t o r a s a w h o l e a n d i t d i d n o t s e e m u n i c i p a l i t y b y m u n i c i p a l i t y i m p a c t s o f a n y o f t h e m o d e l s . T h i s ' b l i n d ' a p p r o a c h h e l p e d k e e p t h e a n a l y s i s a n d d i s c u s s i o n u n b i a s e d . E a c h m o d e l h a d i m p a c t s a n d a l l p o i n t e d t o t h e n e e d f o r p h a s e - i n a n d m i t i g a t i o n . W h e t h e r o r n o t o n e m o d e l o r t h e o t h e r i s s u p p o r t e d , t h e n e e d f o r p o l i c i n g e f f i c i e n c i e s a n d a l t e r n a t i v e s t o d e l i v e r i n g n o n - c o r e p o l i c i n g a r e l o n g o v e r d u e . 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 3 0 o f 2 0 6 5 . W h a t d o e s t h e r e p o r t m e a n f o r m y m u n i c i p a l i t y ? W e k n o w a n y b i l l i n g m o d e l w i l l a f f e c t d i f f e r e n t m u n i c i p a l i t i e s i n d i f f e r e n t w a y s - t h a t h a p p e n s w i t h a n y f o r m u l a . T h e r e i s n o m a g i c b u l l e t i n s u c h c i r c u m s t a n c e s . I t w i l l b e u p t o t h e p r o v i n c e t o c o n s i d e r t h e a d v i c e o f t h e C o m m i t t e e a s w e l l a s o t h e r s . N o m a t t e r w h a t i t d e c i d e s / a c o m p r e h e n s i v e i m p l e m e n t a t i o n p l a n t h a t w o r k s f o r a l l c o m m u n i t i e s m u s t b e d e v e l o p e d a n d s h a r e d a l o n g w i t h i t s d e c i s i o n o n a m o d e l . 6 . W h a t h a s t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e a c h i e v e d b y d o i n g t h i s w o r k ? T h e C o m m i t t e e ' s w o r k s h o u l d g i v e m u n i c i p a l i t i e s c o n f i d e n c e t h a t o t h e r b i l l i n g o p t i o n s w e r e g i v e n s e r i o u s c o n s i d e r a t i o n . I t l o o k e d a t f o u r m o r e t h a n t h e O P P s h a r e d i n i t s p u b l i c c o n s u l t a t i o n s . D e t a i l e d , s e c t o r w i d e a n a l y s i s o f t h e i m p a c t s o f v a r i o u s s c e n a r i o s w a s c o m p l e t e d a n d n o w h a s b e e n p r o v i d e d f o r a l l t o r e v i e w a n d c o n s i d e r . 7 . W h a t d o e s t h e r e p o r t s a y a b o u t P r o v i n c i a l S e r v i c e U s a g e c r e d i t s ? T h e r e p o r t s t a t e s t h a t t h e s e d o l l a r s s h o u l d c o n t i n u e t o f l o w t o m u n i c i p a l i t i e s w i t h t h e i n t r o d u c t i o n o f a n y n e w b i l l i n g m o d e l . 8 . W h e n d i d t h e O P P ' s p r o p o s a l c h a n g e f r o m 7 3 / 2 7 t o 6 0 / 4 0 ? M i d - w a y t h r o u g h t h e C o m m i t t e e ' s d e l i b e r a t i o n s t h e O P P p r e s e n t e d a n e w c o s t s p l i t t h a t i s c l o s e r t o 6 0 % B a s e C o s t s a n d 4 0 % C a l l s f o r S e r v i c e d u e t o i t s f u r t h e r a n a l y s i s o f o v e r h e a d a n d o t h e r c o s t s a n d i n r e s p o n s e t o c o m m e n t s l a s t f a l l a b o u t 7 3 / 2 7 . 9 . W h a t ' s t h e k e y d i f f e r e n c e b e t w e e n p u r e h o u s e h o l d a n d b l e n d e d 5 0 % h o u s e h o l d s a n d 5 0 % w e i g h t e d a s s e s s m e n t ? W e i g h t e d a s s e s s m e n t m e a s u r e s t h e s i z e o f t h e m u n i c i p a l i t y ' s t a x b a s e . I t r e f e r s t o t h e t o t a l a s s e s s m e n t f o r a m u n i c i p a l i t y w e i g h t e d b y t h e t a x r a t i o f o r e a c h c l a s s o f p r o p e r t y . ( O n t a r i o M i n i s t r y o f F i n a n c e ) T h e r e f o r e i t i n c l u d e s c o m m e r c i a l , i n d u s t r i a l / a n d r e s i d e n t i a l . I t a l s o i n c l u d e s p a y m e n t s i n l i e u o f p r o p e r t y t a x e s ( f r o m p r o v i n c i a l o r f e d e r a l f a c i l i t i e s ) . I t i s a k e y m e a s u r e o f m u n i c i p a l f i s c a l c i r c u m s t a n c e a n d t h e a b i l i t y o f a c o m m u n i t y t o r a i s e r e v e n u e . 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 3 1 o f 2 0 6 A d d i t i o n a l Q u e s t i o n s a n d A n s w e r s a r i s i n g f r o m W e b i n a r D i s c u s s i o n s ( a d d e d A p r i l 1 6 , 2 0 1 4 ) 1 0 . W h y c a n ' t I g e t t h e i n f o t h a t t h e m o d e l s a r e b u i l t o n ? T h e p r o v i n c e p r o v i d e d d a t a t h a t w a s n e c e s s a r y f o r t h e C o m m i t t e e t o b u i l d m o d e l s , a n a l y s e i m p a c t s a n d m a k e p r o j e c t i o n s . T h e M i n i s t r y / O P P d i d n o t a u t h o r i z e t h e C o m m i t t e e o r A M O t o s h a r e t h e d a t a p r o v i d e d t o i t . 1 1 . H o w c a n I f i g u r e o u t t h e i m p a c t s o f e a c h o p t i o n t h a t w a s m o d e l l e d ? W e a p p r e c i a t e t h a t m u n i c i p a l i t i e s a r e a n x i o u s t o k n o w h o w t h e s e p r o p o s a l s w i l l a f f e c t t h e m s p e c i f i c a l l y . M u n i c i p a l i t i e s a r e d i r e c t e d t o t h e f i v e m o d e l s o n p a g e 2 9 o f t h e r e p o r t . I t p r o v i d e s i n f o r m a t i o n t h a t d e m o n s t r a t e s h o w e a c h m o d e l r e l a t e s t o t h e c u r r e n t b i l l a n d t h e O P P ' s f a l l p r o p o s a l o f p e r h o u s e h o l d 7 3 : 2 7 b a s e a n d c a l l f o r s e r v i c e r a t i o s o m u n i c i p a l i t i e s c a n g e t a s e n s e o f h o w t h e m o d e l s c h a n g e t h e d i s t r i b u t i o n a n d r a n g e o f i m p a c t s . 1 2 . W h a t d o y o u e x p e c t t h e P r o v i n c e w i l l d o w i t h t h e r e p o r t a n d i t s a d v i c e ? W e e x p e c t t h e M i n i s t r y a n d O P P w i l l r e a d t h e r e p o r t a n d c o n s i d e r t h e a d v i c e . W e w o u l d e n c o u r a g e t h e p r o v i n c e t o a l s o u n d e r t a k e t h e f i s c a l i m p a c t s o f a n y m o d e l a n d h a v e M i n i s t r y o f F i n a n c e d o a p r o p e r t y t a x i m p a c t a n a l y s i s f o r e a c h m u n i c i p a l i t y . T h e p r o v i n c e m u s t u n d e r s t a n d t h e i m p a c t s o f i t s a c t i o n s o n t h i s p a r t i c u l a r m u n i c i p a l b u d g e t l i n e , w h i l e r e c o g n i z i n g t h a t m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w i l l m o s t l i k e l y h a v e o t h e r s e r v i c e c o s t s p r e s s u r e s . T h i s w o r k i s a b s o l u t e l y n e c e s s a r y t o q u a n t i f y a m i t i g a t i o n a n d p h a s e - i n p l a n . 1 3 . W h y c o u l d n ' t t h e C o m m i t t e e f i g u r e o u t t h e n a t u r e o f m i t i g a t i o n f u n d i n g ? A s n o t e d i n t h e R e p o r t / e a c h o p t i o n m o d e l l e d h a d v a r i a b l e i m p a c t s / b u t i t w a s c l e a r t h a t w h a t e v e r t h e P r o v i n c e d e c i d e s t o d o , t h a t t h e r e m u s t b e m i t i g a t i o n f u n d i n g . T h e C o m m i t t e e d i d n o t h a v e t h e r e s o u r c e s / i n c l u d i n g t h e d a t a , t o d o t h i s i n d e t a i l . T h e P r o v i n c e c r e a t e d t h e p r o b l e m a n d n o w t h e p r o v i n c e n e e d s t o d e m o n s t r a t e t o t h e 3 2 4 O P P p o l i c e d c o m m u n i t i e s h o w i t i s g o i n g t o s o l v e t h e p r o b l e m . 1 4 . W h y d i d t h e C o m m i t t e e w o r k w i t h i n s u c h a c o n s t r a i n e d t i m e l i n e ? T h e P r o v i n c e h a d a n n o u n c e d a h a r d d a t e o f J a n u a r y 2 0 1 5 f o r i m p l e m e n t a t i o n o f a n e w b i l l i n g m o d e l . A s s u c h , t h e C o m m i t t e e f e l t i t n e e d e d t o p r o v i d e i t s b e s t a d v i c e t o t h e p r o v i n c e i n a t i m e l y m a n n e r . I t c o v e r e d a g r e a t d e a l o f i n f o r m a t i o n , a s i s e v i d e n t i n i t s R e p o r t . T h e C o m m i t t e e f e e l s t h a t t h e p r o v i n c e m u s t f i g u r e o u t p r o p e r t y t a x i m p a c t s o f a n y b i l l i n g m o d e l i t 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 3 2 o f 2 0 6 w i l l i m p l e m e n t . T h i s i s a r e a l l y i m p o r t a n t a n a l y s i s t h a t h a s n o t y e t b e e n d o n e a n d n e e d s t o b e d o n e i n o r d e r f o r t h e p r o v i n c e t o f u n d a m i t i g a t i o n p l a n , 1 5 . H o w d o e s t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ( F P A C ) w o r k l i n e u p w i t h t h e O P P B i l l i n g R e f o r m ? I t d o e s n ' t . F P A C i s a m u l t i - s t a k e h o l d e r g r o u p . I t s t e r m s o f r e f e r e n c e s e t o u t a 2 y e a r p r o c e s s f o r r e p o r t i n g t o t h e M i n i s t e r . A M O h a s g r o w i n g d o u b t t h a t a n y t h i n g o f s u b s t a n c e c o u l d b e d o n e f o r q u i t e s o m e t i m e . T h e O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s r e p o r t e x p r e s s e s g r e a t d i s a p p o i n t m e n t t h a t a l t e r n a t i v e s t o h o w e l e m e n t s o f p o l i c i n g c o u l d b e d o n e d i f f e r e n t l y h a v e n o t s e e n t h e l i g h t o f d a y , n o t w i t h s t a n d i n g s o m e m o m e n t u m c o m i n g o u t o f t h e P o l i c e S u m m i t o f 2 0 1 2 . A M O ' s B o a r d o f D i r e c t o r s h a s d e c i d e d t o s e t u p a M o d e r n i z i n g P o l i c e T a s k F o r c e t h a t w i l l e x a m i n e w a y s i n w h i c h t h e s t a n d a r d s o f p o l i c i n g c o u l d b e r e f a s h i o n e d i n l i g h t o f c h a n g i n g d e m o g r a p h i e s / a n d s o c i o - e c o n o m i c f a c t o r s / a m o n g o t h e r m a t t e r s . 1 6 . H o w c a n m y C o u n c i l e n d o r s e o n e o f t h e m o d e l s i f w e d o n ' t k n o w t h e i m p a c t s ? T h e C o m m i t t e e ' s w o r k c l e a r l y c o n c l u d e d t h a t a n y c h a n g e b r i n g s f i n a n c i a l c o n s e q u e n c e s - t h e s c o p e a n d s c a l e m a y c h a n g e w i t h e a c h / b u t m i t i g a t i o n a n d p h a s e - i n i s g o i n g t o b e r e q u i r e d n o m a t t e r w h a t . M u n i c i p a l i t i e s s h o u l d b e m a k i n g t h i s a k e y m e s s a g e t o t h e p r o v i n c e . T h e C o m m i t t e e i s n o t l o o k i n g f o r C o u n c i l s t o e n d o r s e e i t h e r m o d e l p e r s e - i t s w o r k w a s t o h e l p i n f o r m t h e p r o v i n c e a n d t o s e e h o w t h e c o m m e n t s f r o m m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s o n t h e O P P ' s f a l l c o n s u l t a t i o n m i g h t b e a d d r e s s e d . 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 2 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i . . . P a g e 3 3 o f 2 0 6 A l c o h o l a n d G a m i n g C o m m i s s i o n d e s a l c o o l s - 5 S B C o m m i s s i o n o f O n t a r i o e t d e s j e u x d e I ' O n t a r i o ^ 9 0 S h e p p a r d A v e n u e E a s t 9 0 , a v e n u e S h e p p a r d E s t a n S u i t e 2 0 0 B u r e a u 2 0 0 T o r o n t o O N M 2 N O A 4 T o r o n t o O N M 2 N O A 4 O n t a r i o A p r i l 1 1 , 2 0 1 4 i ; . ' ' a . I . f f * T t ^ " * . . V S f ^ ' . ' ' ' - . E l L y n d a M i l l a r d . A P R W i . C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ^ ' ^ i ' f - y ^ i ^ l - l h ^ ^ 9 3 4 4 P l a n k R o a d , P O B o x 1 6 0 i , . ^ : i , S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O D e a r M s . M i l l a r d , A s o u t l i n e d b y R e g u l a t i o n 7 2 0 u n d e r t h e L i q u o r L i c e n c e A c t ( w w w . e - l a w s . a o v . o n . c a ) , V i n t n e r ' s Q u a l i t y A l l i a n c e ( " V Q A " ) w i n e m a y b e s o l d a t e l i g i b l e O n t a r i o f a r m e r s ' m a r k e t s b e g i n n i n g o n M a y 1 , 2 0 1 4 . A s t h e A l c o h o l a n d G a m i n g C o m m i s s i o n o f O n t a r i o ( A G C O ) w i l l b e a d m i n i s t e r i n g t h i s n e w p r o g r a m , I w o u l d l i k e t o t a k e t h i s o p p o r t u n i t y t o o u t l i n e k e y a s p e c t s t h a t m a y i m p a c t m u n i c i p a l i t i e s , i n c l u d i n g m u n i c i p a l a u t h o r i t y t o r e s t r i c t V Q A w i n e s a l e s w i t h i n t h e i r j u r i s d i c t i o n . T o p a r t i c i p a t e i n _ t h i s p r o g r a m , w i n e r i e s m u s t o b t a i n a n a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e R e g i s t r a r o f A l c o h o l a n d G a m i n g ( " R e g i s t r a r " ) f o r a n o c c a s i o n a l e x t e n s i o n o f t h e i r o n - s i t e w i n e r y r e t a i l s t o r e . A u t h o r i z e d o c c a s i o n a l e x t e n s i o n s w i l l o n l y b e p e r m i t t e d t o o p e r a t e w i t h i n f a r m e r s ' m a r k e t s t h a t m e e t t h e d e f i n i t i o n p r o v i d e d i n R e g u l a t i o n 7 2 0 u n d e r t h e L i q u o r L i c e n c e A c t . " f a r m e r s ' m a r k e t " m e a n s a c e n t r a l l o c a t i o n a t w h i c h a g r o u p o f p e r s o n s w h o o p e r a t e s t a l l s o r o t h e r f o o d p r e m i s e s m e e t t o s e l l o r o f f e r f o r s a l e t o c o n s u m e r s p r o d u c t s t h a t i n c l u d e , w i t h o u t b e i n g r e s t r i c t e d t o , f a r m p r o d u c t s , b a k e d g o o d s a n d p r e s e r v e d f o o d s , a n d a t w h i c h a s u b s t a n t i a l n u m b e r o f t h e p e r s o n s o p e r a t i n g t h e s t a l l s o r o t h e r f o o d p r e m i s e s a r e p r o d u c e r s o f f a r m p r o d u c t s w h o a r e p r i m a r i l y s e l l i n g o r o f f e r i n g f o r s a l e t h e i r o w n p r o d u c t s . R e g u l a t i o n 7 2 0 a l s o p r o v i d e s a m u n i c i p a l i t y w i t h t h e a b i l i t y t o p r o h i b i t t h e s a l e o f V Q A w i n e a t a n y o r a l l f a r m e r s ' m a r k e t s l o c a t e d w i t h i n i t b y p r o v i d i n g a w r i t t e n o b j e c t i o n t o t h e R e g i s t r a r ( b y m a i l o r e m a i l o f a s c a n n e d c o p y o f t h e s i g n e d o r i g i n a l t o f a r m e r s m a r k e t s O . a g c o . c a ) . A m u n i c i p a l i t y w i l l b e a b l e t o e x e r c i s e t h e i r a u t h o r i t y t o o b j e c t a t a n y t i m e , r e g a r d l e s s o f w h e t h e r V Q A w i n e h a s b e e n s o l d a t a p a r t i c u l a r f a r m e r s ' m a r k e t p r e v i o u s l y . A d d i t i o n a l l y , m u n i c i p a l i t i e s t h a t o p e r a t e f a r m e r s ' m a r k e t s o r p e r m i t f a r m e r s ' m a r k e t s t o o p e r a t e o n m u n i c i p a l p r o p e r t y , m a y b e a b l e t o s e t f u r t h e r r u l e s f o r V Q A w i n e s a l e s w i t h i n t h o s e f a r m e r s ' m a r k e t s , a s l o n g a s t h e r u l e s d o n o t c o n t r a v e n e t h e A G C O ' s r e g u l a t o r y f r a m e w o r k a s s e t o u t i n t h e L i q u o r L i c e n c e A c t , R e g u l a t i o n s a n d R e g i s t r a r ' s p o l i c i e s . T h e A G C O w i l l c o n d u c t i n s p e c t i o n s t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e L L A , R e g u l a t i o n s , a n d R e g i s t r a r ' s p o l i c i e s . . . . / 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 1 , 2 0 1 4 f r o m A l c o h o l a n d G a m i n g . . . P a g e 3 4 o f 2 0 6 A l i s t o f f a r m e r s ' m a r k e t s t h a t i n t e n d t o a l l o w V Q A w i n e s a l e s w i l l b e p o s t e d o n t h e A G C O w e b s i t e . T h i s l i s t w i l l b e u p d a t e d o n a w e e k l y b a s i s a n d c a n b e a c c e s s e d a f t e r M a y 1 , 2 0 1 4 a t w w w . a a c o . o n . c a T h e A G C O w i l l b e h o s t i n g a w e b i n a r o n A p r i l 2 3 , 2 0 1 4 f r o m 1 1 : 0 0 a m t o 1 2 : 0 0 p m t o p r o v i d e d e t a i l s o f t h e p r o g r a m t o m u n i c i p a l i t i e s , w i n e r i e s a n d f a r m e r s ' m a r k e t o p e r a t o r s . P l e a s e e m a i l f a r m e r s m a r k e t s ^ a g c o . c a t o r e g i s t e r . V Q A w i n e s a l e s a t f a r m e r s ' m a r k e t s i s a p i l o t p r o g r a m a n d t h e A G C O w e l c o m e s a n y f e e d b a c k t h a t y o u m a y h a v e t h a t w i l l a s s i s t i n i m p r o v i n g i t . Y o u r s t r u l y , ^ _ ^ s £ ' ^ ^ - J e a n M a j o r C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r a n d R e g i s t r a r C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 1 , 2 0 1 4 f r o m A l c o h o l a n d G a m i n g . . . P a g e 3 5 o f 2 0 6 ^ > 1 . I k v / - V » - d 7 1 ^ g n ^ ^ ^ - . ' P - J A p r i l i t , 2 0 1 4 w ^ ^ - * 1 ^ ^ f r - I t n / - . t ^ i M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P O B o x 1 6 0 9 3 4 4 P l a n k R d S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O R e : E l g i n C o u n t y C o n f e r e n c e S e r i e s : E s s e n t i a l s o f M a r k e t i n g t h O n W e d n e s d a y M a y 7 I n , 2 0 1 4 , E l g i n C o u n t y w i l l h o s t a s e m i n a r t h a t w i l l g i v e b u s i n e s s e s a n o p p o r t u n i t y t o l e a r n s u c c e s s f u l m e t h o d s f o r c r e a t i n g a s t r o n g b r a n d a n d a t t r a c t i n g y o u r t a r g e t m a r k e t . H e a r f r o m e x p e r t s i n t h e i r f i e l d o n p r i n t , T V , r a d i o , o n l i n e - m a r k e t i n g a n d s u p p o r t i n g n o t - f o r - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s . T o p i c s p r e s e n t e d w i l l i n c l u d e C o m m u n i c a t i n g i n a C h a n g i n g M e d i a L a n d s c a p e , P a r t n e r i n g w i t h N o t - F o r - P r o f i t s , S e c r e t s t o O n l i n e S u c c e s s a n d G a i n i n g M e d i a A t t e n t i o n p r e s e n t e d b y k e y n o t e s p e a k e r , S e a n I r v i n e f r o m C T V N e w s . D e t a i l s o f t h e e v e n t a r e a s f o l l o w s : t h W e d n e s d a y , M a y 7 I n , 2 0 1 4 1 1 : 3 0 a m - 4 : 0 0 p m S t . T h o m a s G o l f & C o u n t r y C l u b E a r l y b i r d r a t e - $ 2 0 ( A f t e r A p r i l 2 5 t h - $ 3 0 p e r p e r s o n ) F o l l o w e d b y a n E l g i n C o u n t y T o u r i s m n e t w o r k i n g e v e n t 4 : 0 0 p m - 6 : 0 0 p m . P l e a s e f i n d m o r e i n f o r m a t i o n a t t a c h e d . T o r e g i s t e r v i s i t e l g i n c o u n t y c o n f e r e n c e . e v e n t b r i t e . c a o r c a l l 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 x 1 6 8 . F o r m o r e i n f o r m a t i o n o n t o p i c s a n d s p e a k e r s v i s i t w w w . D r o a r e s s i v e b v n a t u r e . c o m . E n c l o s e d a r e i n f o r m a t i o n a l c a r d s t h a t w e e n c o u r a g e y o u t o s h a r e a m o n g s t y o u r c o l l e a g u e s a n d m e m b e r s t o s u p p o r t t h e e i g h t h i n s t a l l m e n t o f t h e E l g i n C o u n t y C o n f e r e n c e S e r i e s d e v e l o p e d b y t h e E c o n o m i c D e v e l o p m e n t d e p a r t m e n t . W e l o o k f o r w a r d t o s e e i n g y o u t h e r e . S i n c e r e l y , . r f A l a n S m i t h G e n e r a l M a n a g e r G f l U L - ^ f c j j ' E ! t : - : ! " l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t E c o n o m i c D e v e l o p m e n 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 ^ 3 1 - 1 4 6 0 w w w . p r o g r e s s i v e b y n a t u r e . c o m r v i s i i » w ^ ^ " ' ' f y C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 9 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a . . . P a g e 3 6 o f 2 0 6 , J - T J ^ i . ? . f / . 1 ^ I T v > f - ' ^ W ^ ^ m ^ w . M w 7 1 ^ ^ Q a m i - i . ^ 1 / k - w i v - f t \ - ^ " ' ^ ^ ' ^ ; ^ K ^ . - , - L * " ? - r r ^ . I ^ - ' ^ - . - 4 ' . I ' b / y , - . - . . ' . » ; ' . . - : f " . > ! / f & , - * " t * , ' » . r » . ' , - ' ^ x > & f c ' » - ^ . ^ ' s ^ t - - ^ J : ' < ? J ' ' ' . . " . ^ \ ~ t f ^ C J . / f . . 1 » V i s i t t h e T o u r i s m E x p o f o r a b r o c h u r e s w a p - b r i n g y o u r b r o c h u r e s a n d p i c k u p s o m e o f o u r s . E n j o y a b e v e r a g e a n d s o m e a p p e t i z e r s w h i l e y o u e x c h a n g e i d e a s w i t h y o u r p e e r s a n d l e a r n a b o u t t h e e x c i t i n g 2 0 1 4 i n i t i a t i v e s h a p p e n i n g I n o u r r e g i o n . f * ^ ^ i 3 ( I ^ ' ; t . h " t j f I " t ^ ' & ^ ^ ^ ^ ^ - j F t . > . . , i < * . . r ' . f . * ^ . > / i . t s - I * t . * * i ^ i t . - ^ A . ^ ? M ^ r . f s j ^ . » T » ' ' ^ s ^ ^ r < . V . 1 / " " w / t " . * ' I f E g m ^ 1 . w - i ^ v . t i t t ' _ - I ^ d S a a t C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 9 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a . . . P a g e 3 7 o f 2 0 6 ^ M i n i s t r y o f E n e r g y M i n i s t e r e d e I ' E n e r g i e a O f f i c e o f t h e M i n i s t e r B u r e a u d u m i n i s t r e t h 4 I n F l o o r , H e a r s t B l o c k 4 e e t a g e , e d i f i c e H e a r s t 9 0 0 B a y S t r e e t 9 0 0 , r u e B a y ^ . H - y T o r o n t o O N M 7 A 2 E 1 T o r o n t o O N M 7 A 2 E 1 O n t a r i o T e l . : 4 1 6 - 3 2 7 - 6 7 5 8 T 6 1 . : 4 1 6 3 2 7 - 6 7 5 8 F a x : 4 1 6 - 3 2 7 - 6 7 5 4 T e i e c . : 4 1 6 3 2 7 - 6 7 5 4 A P R 1 4 2 0 U M C - 2 0 1 4 - 8 7 6 H i s W o r s h i p P a u l E n s M a y o r / M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f t ^ 9 3 4 4 P l a n k R o a d / E " ! 1 , , P O B o x 1 6 0 ^ A k S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O D e a r M a y o r E n s : T h e c o l l e c t i v e s u c c e s s o f O n t a r i o ' s m u n i c i p a l i t i e s i s c r i t i c a l t o t h e s u c c e s s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o . H o w e v e r , s u c h s u c c e s s e s c a n o n l y b e r e a l i z e d w h e n c o m m u n i t i e s a n d g o v e r n m e n t s a r e p u l l i n g i n t h e s a m e d i r e c t i o n . t h o u g h t i t w o u l d b e b e n e f i c i a l t o p r o v i d e y o u w i t h a n u p d a t e o n t h e i n i t i a t i v e s O n t a r i o ' s g o v e r n m e n t i s u n d e r t a k i n g t o d a y t o g i v e m u n i c i p a l i t i e s m o r e i n f o r m a t i o n a n d c o n t r o l s o t h e y c a n i n c r e a s e t h e i r e f f e c t i v e n e s s - a n d t a k e a d v a n t a g e o f n e w o p p o r t u n i t i e s - a r o u n d l o c a l e n e r g y p l a n n i n g . L a r g e R e n e w a b l e P r o c u r e m e n t P r o c e s s C l e a n e n e r g y i s o n e s u c h o p p o r t u n i t y . B u i l d i n g c l e a n , r e l i a b l e a n d a f f o r d a b l e e n e r g y i n a w a y t h a t r e s p e c t s c o m m u n i t i e s i s o u r t o p p r i o r i t y . S i n c e l a u n c h i n g t h e F e e d - i n T a r i f f ( F I T ) p r o g r a m i n 2 0 0 9 , O n t a r i o h a s f i r m l y e s t a b l i s h e d i t s e l f a s a N o r t h A m e r i c a n l e a d e r i n r e n e w a b l e e n e r g y . T h i s i s r e m a r k a b l e p r o g r e s s a n d O n t a r i o i s p r o u d o f t h e r o l e r e n e w a b l e e n e r g y i s p l a y i n g i n t h e s u p p l y m i x . A s a r e s u l t , o n J u n e 1 2 , 2 0 1 3 , I d i r e c t e d t h e O n t a r i o P o w e r A u t h o r i t y ( O P A ) t o e n d t h e p r o c u r e m e n t o f l a r g e r e n e w a b l e e n e r g y p r o j e c t s t h r o u g h t h e F I T p r o g r a m a n d t o d e v e l o p a n e w c o m p e t i t i v e p r o c u r e m e n t p r o c e s s t o a l l o w f o r t h e c o n s i d e r a t i o n o f f u t u r e c o n t r a c t a w a r d s f o r c o s t - e f f i c i e n t a n d w e l l - s u p p o r t e d p r o j e c t s . I a s k e d t h e O P A t o e n g a g e w i t h m u n i c i p a l i t i e s t o h e l p i n f o r m t h e i d e n t i f i c a t i o n o f a p p r o p r i a t e l o c a t i o n s a n d s i t i n g r e q u i r e m e n t s f o r f u t u r e r e n e w a b l e e n e r g y p r o j e c t s . B u i l d i n g o n w h a t w e ' v e l e a r n e d t h r o u g h t h e s u c c e s s o f t h e F I T p r o g r a m , t h e n e w L a r g e R e n e w a b l e P r o c u r e m e n t ( L R P ) p r o c e s s w i l l p r o v i d e m u n i c i p a l i t i e s w i t h a s t r o n g e r v o i c e g o i n g f o r w a r d a n d a d d i t i o n a l o p p o r t u n i t i e s t o p a r t i c i p a t e i n t h e d e v e l o p m e n t o f r e n e w a b l e e n e r g y p r o j e c t s . I t w i l l i n c l u d e a n i n i t i a l R e q u e s t f o r Q u a l i f i c a t i o n s ( R F Q ) p r o c e s s t o q u a l i f y a p p l i c a n t s , f o l l o w e d b y a R e q u e s t f o r P r o p o s a l s ( R F P ) p r o c e s s t o e v a l u a t e p r o j e c t s , w h i c h c a n o n l y b e p r o p o s e d b y q u a l i f i e d a p p l i c a n t s . T h e R F Q p r o c e s s w i l l i n c l u d e r o b u s t q u a l i f i c a t i o n c r i t e r i a t h a t c o n t a i n a r e q u i r e m e n t t o d e m o n s t r a t e p r e v i o u s c o m m u n i t y e n g a g e m e n t e x p e r i e n c e . A f t e r d e v e l o p e r s a r e q u a l i f i e d a t t h e R F Q s t a g e t h e y w i l l b e r e q u i r e d t o w o r k d i r e c t l y w i t h m u n i c i p a l i t i e s a n d A b o r i g i n a l c o m m u n i t i e s t o s a t i s f y a h i g h b a r o f c o m m u n i t y e n g a g e m e n t a n d l o c a l s u p p o r t b e f o r e a c o n t r a c t i s a w a r d e d . . . . / c o n t d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t e r o f E n e r g y . . . P a g e 3 8 o f 2 0 6 - 2 - T w o p r o c u r e m e n t s a r e p r o p o s e d , c o m m e n c i n g i n 2 0 1 4 , w i t h t h e p o s s i b i l i t y o f a t h i r d p r o c u r e m e n t i n 2 0 1 6 , s h o u l d a n y p r o c u r e m e n t c a p a c i t y r e m a i n . _ T h e p r o c u r e m e n t t a r g e t s i n c l u d e u p t o 3 0 0 m e g a w a t t s ( M W ) o f w i n d , 1 4 0 M W o f s o l a r , 5 0 M W o f b i o e n e r g y a n d 5 0 M W o f h y d r o e l e c t r i c c a p a c i t y i n 2 0 1 4 . I n 2 0 1 5 , t h e t a r g e t s w o u l d i n c l u d e u p t o 3 0 0 M W o f w i n d , 1 4 0 M W o f s o l a r , 5 0 M W o f b i o e n e r g y a n d 4 5 M W o f h y d r o e l e c t r i c i t y . E a c h p r o c u r e m e n t i s e x p e c t e d t o t a k e b e t w e e n 1 2 a n d 1 6 m o n t h s t o c o m p l e t e . A s p a r t o f t h e O P A ' s e x t e n s i v e o u t r e a c h a c t i v i t i e s t o i n f o r m t h e d e v e l o p m e n t o f t h e L R P , t h e O P A d e v e l o p e d p r e l i m i n a r y s e t s o f R F Q s t a g e e v a l u a t i o n c r i t e r i a a n d p o s s i b l e R F P s t a g e c o m p o n e n t s . T h e s e a n d o t h e r r e l a t e d m a t e r i a l s w e r e d i s c u s s e d w i t h a w i d e v a r i e t y o f s t a k e h o l d e r s a n d c o m m u n i t i e s b e t w e e n D e c e m b e r 2 0 1 3 a n d F e b r u a r y 2 0 1 4 . A s p a r t o f t h e s e e v e n t s , t h e O P A h e l d f o u r r e g i o n a l c o m m u n i t y m e e t i n g s - i n C h a t h a m - K e n t , S u d b u r y , O r i l l i a a n d N a p a n e e - f o r m u n i c i p a l i t i e s , l o c a l d i s t r i b u t i o n c o m p a n i e s ( L D C s ) a n d t h e g e n e r a l p u b l i c . M o r e t h a n 8 5 0 g r o u p s a n d i n d i v i d u a l s p a r t i c i p a t e d i n _ t h e s e a c t i v i t i e s a n d ' m o r e t h a n 6 5 m a d e w r i t t e n s u b m i s s i o n s . T h e O P A a n d m i n i s t r y s t a f f a l s o m e t w i t h r e p r e s e n t a t i v e s f r o m t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) t a s k f o r c e s ( P l a n n i n g , E n e r g y a n d E c o n o m i c D e v e l o p m e n t ) . I a n d s o m e o f m y s e n i o r o f f i c i a l s a l s o m e t d i r e c t l y w i t h A M O J s M O U t a b l e . A f t e r c o n s i d e r i n g t h e f e e d b a c k r e c e i v e d , a n d b u i l d i n g o n p r e v i o u s e n e r g y p r o c u r e m e n t e x p e r i e n c e , t h e O P A s u b m i t t e d t h e F i n a l R e c o m m e n d a t i o n s R e p o r t f o r t h e D e v e l o p m e n t o f a N e w L a r g e R e n e w a b l e P r o c u r e m e n t P r o c e s s o n F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 4 , w h i c h i s a v a i l a b l e o n l i n e a t w w w . p o w e r a u t h o r i t y . o n . c a / s i t e s / d e f a u l t / f i l e s / p a g e / L R P - F i n a l - R e c o m m e n d a t i o n s - R e p o r t - 2 0 1 4 0 2 2 8 . p d f . T h e O P A p o s t e d t h e d r a f t R F Q o n A p r i l 8 f o r p u b l i c c o m m e n t u n t i l M a y 2 . T h e R F Q i s a n t i c i p a t e d t o r u n f r o m J u n e t o S e p t e m b e r . T h e O P A w i l l c o n t i n u e t o d e v e l o p d r a f t R F P r a t e d c r i t e r i a i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e M i n i s t r y o f E n e r g y , m u n i c i p a l i t i e s a n d s t a k e h o l d e r s w i t h t h e i n t e n t i o n t o p o s t t h e d r a f t R F P l a t e r t h i s y e a r . I n p r e p a r a t i o n f o r t h e R F P , t h e O P A p l a n s t o p o s t a n L R P - s p e c i f i c t r a n s m i s s i o n a v a i l a b i l i t y t a b l e t o i d e n t i f y s p e c i f i c c i r c u i t s a n d t r a n s m i s s i o n s t a t i o n s i n t h e p r o v i n c e w h e r e c a p a c i t y f o r p o t e n t i a l L R P p r o j e c t s m a y b e a v a i l a b l e . I e n c o u r a g e y o u t o p r o v i d e f e e d b a c k a n d / o r q u e s t i o n s o n t h e L R P a t a n y t i m e t o L R P @ p o w e r a u t h o r i t y . o n . c a . R e g i o n a l P l a n n i n g P r o c e s s U p d a t e R e g i o n a l e l e c t r i c i t y p l a n n i n g a n d s i t i n g i s a n o t h e r m a t t e r w i s h t o b r i n g t o y o u r a t t e n t i o n O n ' O c t o b e r 8 , 2 0 1 3 , P r e m i e r W y n n e a c c e p t e d t h e 1 8 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e b y t h e O P A a n d t h e I n d e p e n d e n t E l e c t r i c i t y S y s t e m O p e r a t o r ( I E S O ) t o e n h a n c e t h e c u r r e n t p r o c e s s e s f o r p l a n n i n g a n d s i t i n g m o v i n g f o r w a r d . T h e c o r n e r s t o n e o f r e g i o n a l e l e c t r i c i t y p l a n n i n g i s a n o p e n e x c h a n g e o f i n f o r m a t i o n a n d e n g a g e m e n t w i t h m u n i c i p a l i t i e s , A b o r i g i n a l c o m m u n i t i e s , s t a k e h o l d e r s a n d m e m b e r s o f t h e g e n e r a l p u b l i c . I n O n t a r i o , t h i s w i l l i n c l u d e b e t t e r c o m m u n i t y o u t r e a c h , e a r l y a n d o f t e n , w h i l e p r o v i d i n g l o c a l g o v e r n m e n t s a n d c o m m u n i t i e s a g r e a t e r v o i c e i n t h e p l a n n i n g a n d s i t i n g o f e n e r g y i n f r a s t r u c t u r e . . . . / c o n t ' d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t e r o f E n e r g y . . . P a g e 3 9 o f 2 0 6 - 3 - T o m a k e s u r e t h e i r v o i c e s a r e h e a r d , m u n i c i p a l i t i e s w i l l n e e d t o a c t i v e l y p a r t i c i p a t e i n e l e c t r i c i t y p l a n n i n g a n d s i t i n g a c t i v i t i e s . T h e O P A h a s s t a r t e d t h e r e g i o n a l p l a n n i n g p r o c e s s i n e i g h t o f t h e p r o v i n c e ' s 2 1 r e g i o n s , a n d w i l l b e g i n w o r k i n t h e r e m a i n i n g r e g i o n s i n t h e n e a r f u t u r e . T h i s i s y o u r o p p o r t u n i t y t o w o r k d i r e c t l y w i t h t h e O P A , k e y e l e c t r i c i t y s t a k e h o l d e r s a n d t h e p u b l i c t o c o n t r i b u t e t o p l a n n i n g a n d i d e n t i f y t h e r i g h t s o l u t i o n s f o r y o u r c o m m u n i t i e s . I e n c o u r a g e y o u t o v i s i t t h e O P A w e b s i t e a t w w w . p o w e r a u t h o r i t y . o n . c a / p o w e r - p l a n n i n g / r e g i o n a l - p l a n n i n g t o l e a r n m o r e a b o u t c u r r e n t a n d u p c o m i n g r e g i o n a l p l a n n i n g p r o c e s s e s . M u n i c i p a l E n e r g y P l a n s W h e n i t c o m e s t o p l a n n i n g , s o m e m u n i c i p a l i t i e s m a y a p p r e c i a t e h a v i n g m o r e t o o l s a t t h e i r d i s p o s a l . C o m m u n i t y e n e r g y p l a n n i n g s u p p o r t s t h e s u s t a i n a b i l i t y a n d l o n g - t e r m e c o n o m i c p r o s p e r i t y o f O n t a r i o ' s m u n i c i p a l i t i e s . T h e 2 0 1 4 P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t ( P P S ) i n c l u d e s e n h a n c e d p o l i c i e s f o r p r o m o t i n g e n e r g y c o n s e r v a t i o n a n d e f f i c i e n c y a n d p r o v i d i n g o p p o r t u n i t i e s f o r t h e d e v e l o p m e n t o f r e n e w a b l e e n e r g y a n d a l t e r n a t i v e e n e r g y s y s t e m s , i n c l u d i n g d i s t r i c t e n e r g y . I t p r o m o t e s l a n d - u s e a n d d e v e l o p m e n t p a t t e r n s , w h i c h m a x i m i z e s e n e r g y e f f i c i e n c y a n d e n c o u r a g e s t h e l o n g - t e r m c o n s i d e r a t i o n o f e l e c t r i c i t y g e n e r a t i o n f a c i l i t i e s a n d t r a n s m i s s i o n s y s t e m s . I t a l s o p r o m o t e s h e a l t h y l i v e a b l e c o m m u n i t i e s , w i s e u s e o f l a n d , c o m p a c t d e v e l o p m e n t , t r a n s i t a n d a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n , e c o n o m i c d e v e l o p m e n t a n d i n v e s t m e n t r e a d i n e s s , a l l o f w h i c h a r e s u p p o r t e d b y c o m p r e h e n s i v e e n e r g y p l a n n i n g . w o u l d l i k e t o e n c o u r a g e a l l m u n i c i p a l i t i e s t o a p p l y t o t h e p r o v i n c e ' s M u n i c i p a l E n e r g y P l a n ( M E P ) P r o g r a m , w h i c h p r o v i d e s u p t o $ 9 0 , 0 0 0 t o h e l p O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s u n d e r s t a n d t h e i r e n e r g y u s e t h r o u g h a c o m m u n i t y e n e r g y p l a n n i n g p r o c e s s . A M E P a l i g n s e n e r g y , t h e b u i l t e n v i r o n m e n t a n d l a n d u s e p l a n n i n g . I t i d e n t i f i e s c o m m u n i t y - w i d e e n e r g y e f f i c i e n c y a n d g r e e n e n e r g y o p t i o n s a n d s u p p o r t s e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o p p o r t u n i t i e s . A M E P a l s o s u p p o r t s l o c a l c o n s e r v a t i o n , r e n e w a b l e e n e r g y , r e g i o n a l e n e r g y p l a n n i n g a n d O n t a r i o ' s C o n s e r v a t i o n F i r s t p o l i c y , L o n g - T e r m E n e r g y P l a n ( L T E P ) a n d P P S . A s w e l l , a M E P w i l l h e l p i d e n t i f y f u t u r e l o c a l g e n e r a t i o n a n d / o r d i s t r i b u t i o n i s s u e s . T h e m i n i s t r y w i l l b e r e c e i v i n g n e w a p p l i c a t i o n s f o r t h e M E P p r o g r a m s t a r t i n g i n e a r l y M a y a n d i n t a k e a n d r e v i e w w i l l b e o n g o i n g . A p p l i c a t i o n s a n d m o r e i n f o r m a t i o n w i l l b e a v a i l a b l e i n e a r l y M a y a t w w w . e n e r g y . g o v . o n . c a / e n / m u n i c i p a l - e n e r g y . T h e s e n e w p r o c e s s e s a n d i n i t i a t i v e s - l a r g e r e n e w a b l e p r o c u r e m e n t , r e g i o n a l e l e c t r i c i t y p l a n n i n g a n d t h e M u n i c i p a l E n e r g y P l a n p r o g r a m - a r e a l l p a r t o f t h e g o v e r n m e n t ' s e f f o r t s t o c h a n g e a n d i m p r o v e h o w w e w o r k t o g e t h e r w i t h m u n i c i p a l i t i e s o n e n e r g y i s s u e s . . . . / c o n t ' d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t e r o f E n e r g y . . . P a g e 4 0 o f 2 0 6 - 4 - S i g n i f i c a n t p r o g r e s s i s b e i n g m a d e a n d I f u l l y e x p e c t t h a t a s w e c o n t i n u e w i t h i m p l e m e n t a t i o n o f t h e L T E P , m u n i c i p a l i t i e s w i l l p l a y a c r u c i a l r o l e i n e n e r g y p l a n n i n g a n d s i t i n g . T h i s i s t h e t i m e t o s t e p f o r w a r d i n p a r t n e r s h i p t o m a k e s u r e l o c a l v o i c e s a r e h e a r d s o w e c a n a l l w o r k t o g e t h e r o n b u i l d i n g a c l e a n , r e l i a b l e a n d a f f o r d a b l e e n e r g y s y s t e m . S i n c e r e l y , ^ ^ ^ - & ^ - \ _ B o b C h i a r e l l i M i n i s t e r C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t e r o f E n e r g y . . . P a g e 4 1 o f 2 0 6 ^ > - . E l g m , 9 ^ M o n d a y , A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 R e . : F R E E O n t a r i o B y B i k e W o r k s h o p - W e d n e s d a y . A p r i l 3 0 , 2 0 1 4 T h e C o u n t y o f E l g i n i n p a r t n e r s h i p w i t h O n t a r i o ' s S o u t h w e s t , E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h , a n d R a i l w a y C i t y T o u r i s m , i s p l e a s e d t o b r i n g T h e O n t a r i o B y B i k e N e t w o r k t o f f o u r r e g i o n . T h e O n t a r i o B y B i k e N e t w o r k i s a n e x c i t i n g m a r k e t i n g o p p o r t u n i t y t h a t c e r t i f i e s a n d p r o m o t e s ' b i c y c l e - f r i e n d l y b u s i n e s s e s ' a n d c y c l e t o u r i s m i n O n t a r i o . T h e p r o g r a m i s c o m m i t t e d t o h e l p i n g y o u t a p i n t o t h e g r o w i n g c y c l e t o u r i s m m a r k e t a n d b e n e f i t f r o m t h e i n c r e a s i n g n u m b e r o f v i s i t o r s w h o p a r t i c i p a t e i n c y c l i n g a c t i v i t i e s w h i l e v i s i t i n g E l g i n , S t . T h o m a s , a n d t h e s u r r o u n d i n g a r e a s . T h e w o r k s h o p i s o p e n t o a l l a n d i s f r e e o f c h a r g e . P r e - r e g i s t r a t i o n i s r e q u i r e d b y F r i d a y , A p r i l 2 4 , 2 0 1 4 . S p a c e i s l i m i t e d . D a t e : W e d n e s d a y , A p r i l 3 0 t h , 9 : 0 0 a m - 1 1 : 3 0 a m . ( C o n t i n e n t a l B r e a k f a s t 9 : 0 0 a m - 9 : 3 0 a m ) L o c a t i o n : S t . T h o m a s G o l f & C o u n t r y C l u b , 4 2 3 2 5 S p a r t a L i n e , U n i o n , O N , N O L 2 L O W e e n c o u r a g e y o u t o t a k e a d v a n t a g e o f t h i s e x c i t i n g a n d r a p i d l y g r o w i n g p r o g r a m ! T o r e g i s t e r a n d f o r m o r e d e t a i l s v i s i t w w w . o n t a r i o b v b i k e w o r k s h o D - e l a i n a n d s t t h o m a s . e v e n t b r i t e . c a o r c a l l t h e O n t a r i o B y B i k e N e t w o r k 1 - 8 6 6 - 7 0 1 - 2 7 7 4 . B e s t r e g a r d s , ^ y ^ i k ^ A l a n S m i t h G e n e r a l M a n a g e r , E c o n o m i c D e v e l o p m e n t & T o u r i s m . ^ $ o u r t ^ u e s t C I T Y e ^ f e ) I T , ' . V ^ f > 1 O n t a r i o ' s . ( d 1 , f E L C I N S T . T H O M A S J L s h a p e d b y f d t u r e P U B L I C H E A L T H B & ? O n t a r i o > k ® - 1 u u b - ; 4 y r > T ' T J ^ ^ i E c o n o m i c D e v e l o p m e n t 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 & 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . p r o g r e s s i v e b y n a t u r e . 2 D m - r . " - f c - » r 1 " T ' ^ c t . . ' , ^ C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g . . . P a g e 4 2 o f 2 0 6 5 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S ( ^ 0 ^ H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O n t . A p r i l 8 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , B r e n d a M a r t i n , T o m S o u t h w i c k , B a r r y W a d e , G l e n U n d e r w o o d R e g r e t s : R o n F l i c k , R a y T a l b o t C a l l t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y B . M a r t i n a n d s e c o n d e d L . A c r e m i n u t e s o f t h e M a r c h 1 1 , 2 0 1 4 m e e t i n g b e a c c e p t e d a s p r e s e n t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . R e p o r t s : a ) E a s t P i e r D e v e l o p m e n t : . B e n c h e s : D u n d e e E n e r g y p l a n s t o s p o n s o r a b e n c h . R . F l i c k s t i l l n e e d s h e l p . * r e c r u i t i n g m o r e s p o n s o r s . L i e h t i n e : T h e c o m m i t t e e r e v i e w e d t h e i n f o n n a t i o n g a t h e r e d t h u s f a r r e g a r d i n g s t y l e s & p r i c i n g f o r l i g h t i n g . O u r r e c o m m e n d a t i o n t o C o u n c i l o n p r e f e r r e d s t y l e / p r i c e i s p o s t p o n e d t o a l l o w f o r a q u o t e f r o m B a y h a m ' s P W s u p e r i n t e n d e n t . I t w a s n o t e d t h a t a s u p p l i e r i s w i l l i n g t o a p p l y f o r g o v e r n m e n t i n c e n t i v e f u n d i n g o n o u r b e h a l f i f o u r p r o j e c t q u a l i f i e s . S o f a r w e h a v e n ' t h e a r d i f w e a r e e l i g i b l e . 4 . D r e d g i n g : I t w a s c o n f i r m e d t h a t s t a f f h a v e n o t a p p l i e d t o a n y p e r m i t s f o r d r e d g i n g t h i s y e a r . D u n d e e E n e r g y m u s t h a v e t h e i r d r e d g i n g f i n i s h e d b y M a y 1 5 . B o t h D u n d e e E n e r g y a n d M a r t i n s F i s h M a r k e t w i l l d o " s o i m d i n g s " t o d e t e r m i n e t h e d e p t h s w i t h i n t h e h a r b o u r . 5 . H a r b o u r A r e a R i s k A s s e s s m e n t U p d a t e : T h e c o m m i t t e e a p p r e c i a t e s t h e s h a r i n g o f i n f o r m a t i o n b y C l e r k L . M i l l a r d r e g a r d i n g t h e l e t t e r r e c e n t l y s e n t t o S m a l l C r a f t H a r b o u r s . N o r e s p o n s e h a s y e t b e e n r e c e i v e d . 6 . P o r t B u r w e l l M a s t e r P l a n : T h e p l a n h a s n o t y e t a r r i v e d s i n c e t h e c o n s u l t a n t s h a v e b e e n w a i t i n g f o r i n f o r m a t i o n f r o m B a y h a m . L . M i l l a r d i s a t t e m p t i n g t o e x p e d i a t e t h e s i t u a t i o n . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l . . . P a g e 4 3 o f 2 0 6 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e A p r i l 8 , 2 0 1 4 P a g e 2 7 . N e w B u s i n e s s : a ) O l d N a t u r a l G a s W e l l : C o u n c i l l o r S o u t h w i c k r e p o r t e d t h a t t h i s a n c i e n t o i l w e l l i s l e a k i n g p o i s o n o u s g a s . L P R C A a n d t h e M N R a r e o v e r s e e i n g t h e c l e a n - u p a n d r e - c a p p i n g . M e m b e r s r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e c o n t a m i n a t i o n o f L a k e E r i e o r t h e s u r r o u n d i n g f a r m l a n d . b ) H y d r o O n e A r t w o r k : F r o m 1 1 : 3 0 a m t i l l 2 : 3 0 p m o n W e d n e s d a y M a y 1 4 , 2 0 1 4 , R o b i n s o n S t r e e t w i l l b e c l o s e d t o h o s t t h e H y d r o O n e - P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l ' s b e a u t i f i c a t i o n p r o j e c t . R a t h e r t h a n p a i n t i n g t h e p o l e s h o w e v e r . H y d r o O n e w i l l p r o v i d e b a n n e r s t o h a n g f r o m b r a c k e t s . A - C h a n n e l N e w s i s s c h e d u l e d t o a t t e n d a s w e l l a s m u s i c i a n s f r o m E a s t E l g i n S e c o n d a r y S c h o o l . c ) F u t u r e B u s i n e s s B a y h a m S h o u l d A t t r a c t : l i w s i s n o t e d t h a i t h e r e i s a n e w b u s i n e s s o n R o b i n s o n S t r e e t . A d i s c u s s i o n f o l l o w e d o n t h e i d e a l t y p e s o f b u s i n e s s e s , b o t h i n d u s f a i a l a n d c o m m e r c i a l , t h a t w o u l d b e s t c o m p l i m e n t t h e m u n i c i p a l i t y . 8 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d b y B . M a r t i n a n d s e c o n d e d b y G . U n d e r w o o d t h a t w e a d j o u r n a t 8 : 1 5 p m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y M a y 1 5 . 2 0 1 4 a t 7 : 0 0 r > m a t t h e M u n i c i u a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l . . . P a g e 4 4 o f 2 0 6 c " M U S E U M S B A Y H A M C o ^ M i n u t e s o f A p r i l 9 , 2 0 1 4 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e C h a i r - C h u c k B u c h a n a n , S e c r e t a r y - L y n n A c r e , A l b e r t W h i t e , B r i a n M a s s c h a e l e , R a y M a d d o x , R o n B r a d f i e l d R e g r e t s : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k , A n n a S c h a f e r , S u s a n S t a r t 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e 3 . A G E N D A : I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r a n d s e c o n d e d b y R . M a d d o x t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d a s p r e s e n t e d . M o t i o n C a r r i e d . 4 . M I N U T E S : I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y C . B u c h a n a n t h a t t h e m i n u t e s o f t h e M a r c h 1 9 , 2 0 1 4 m e e t i n g b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n C a r r i e d . 5 . C O R R E S P O N D E N C E : * e m a i l f r o m E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e q u e s t i n g i n f o r m a t i o n o n a n 1 8 7 0 ' s s h i p c a l l e d " L a d y D u f f e r i n " w h i c h w a s b u i l t i n P o r t B u r w e l l . T h e r e q u e s t w a s p a s s e d a l o n g t o R . B r a d f i e l d f o r a r e s p o n s e . 6 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S a ) A n c h o r R e m o u n t i n g : T h e A y l m e r E x p r e s s c o v e r e d t h e r e m o u n t i n g o f t h e a n c h o r a n d i n c l u d e d b o t h a p h o t o a n d a n a r t i c l e . U n f o r t u n a t e l y t h e y f a i l e d t o m e n t i o n t h e d o n a t i o n o f t h e r e p l a c e m e n t w o o d f r o m A l b e r t W h i t e . C . B u c h a n a n p a i n t e d t h e m e t a l s t a n d w i t h r u s t - p r o o f p a i n t a n d r e m o v e d t h e o l d b o l t s f r o m t h e o r i g i n a l p l a t f o r m t o r e m o v e a t r i p p i n g h a z a r d . b ) S a l e o f I t e m s f r o m O l d V i e n n a L i b r a r y : A f t e r p a y i n g t h e a u c t i o n e e r ' s c o m m i s s i o n , a p r o f i t o f $ 1 0 7 w a s g a i n e d . c ) S t . T h o m a s H o m e & G a r d e n S h o w : C . B u c h a n a n p a r t i c i p a t e d i n t h i s w e l l - a t t e n d e d e v e n t o n M a r c h 2 9 , 2 0 1 4 . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 5 o f 2 0 6 M U S E U M S B A Y H A M A p r i l 9 , 2 0 1 4 - 2 - d ) E d i s o n F e s t : C h a i r m a n B . H i c k e y a t t e n d e d t h e A p r i l 8 , 2 0 1 4 m e e t i n g a n d r e p o r t e d t h a t t h i n g s a r e m o v i n g a l o n g n i c e l y . T h e G e i s b r e c h t ' s h o r s e - d r a w n w a g o n h a s b e e n b o o k e d f o r t h e d a y a t a c o s t o f $ 5 0 0 . e ) E O N R e p o r t : B a y h a m i s h o s t i n g t h e M a y 1 , 2 0 1 4 E O N m e e t i n g . C . B u c h a n a n i s o r g a n i z i n g t h e d e t a i l s . B a y h a m i s s u p p l y i n g t h e r e f r e s h m e n t s . f ) H i r i n g 2 0 1 4 S e a s o n S t u d e n t s : B . H i c k e y & C . B u c h a n a n w i l l a s s i s t w i t h t h e i n t e r v i e w s e a r l y i n M a y . L . M i l l a r d w i l l a r r a n g e t h e d a t e s . g ) F l a g R e p l a c e m e n t a t E d i s o n M u s e u m : B . H i c k e y w a s u n a b l e t o l o w e r t h e f l a g p o l e t o c h a n g e t h e f l a g w i t h o u t t o o l s . I f B a y h a m s t a f f h a s n o t c h a n g e d i t b y M a y , t h e n m e m b e r s w i l l t a k e t o o l s a n d t r y » a g a i n . h ) R i c k M e r c e r P r o m o t i o n U p - d a t e : A f o r m a l l e t t e r w a s s e n t b y m a i l t o E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e q u e s t i n g a p a r t n e r s h i p i n a t t r a c t i n g R i c k M e r c e r t o P o r t B u r w e l l t o t o u r H M C S O j i b w a , t h e L i g h t h o u s e a n d M a r i n e M u s e u m . H o w e v e r , a s o f t h i s d a t e , n o r e s p o n s e h a s b e e n r e c e i v e d . i ) D i s p o s a l o f L i g h t b u l b s : C h a i r m a n H i c k e y r e p o r t e d t h a t P . W . s t a f f h a s s a f e l y d i s p o s e d o f t h e o u t d a t e d b u l b s . 7 N E W B U S I N E S S a ) A u s t r a l i a n M u s e u m M o d e l : A l b e r t W h i t e p a s s e d o u t C D s f u l l o f p h o t o s a n d b r o c h u r e s o f t h e M a r e e b a M u s e u m o f A u s t r a l i a , w h e r e h e v a c a t i o n e d t h i s s p r i n g . H e f e l t t h a t t h e " o p e n c o n c e p t " w o u l d b e o f i n t e r e s t f o r t h e " N e w E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e " a s t h e y p l a n f o r t h e f u t u r e . b ) I n s u r a n c e c o v e r a g e o n L i g h t h o u s e : C o m m i t t e e m e m b e r R . B r a d f i e l d q u e s t i o n e d i f t h e e x i s t i n g c o v e r a g e o f $ 1 8 1 , 6 0 0 w a s a d e q u a t e i f w e e v e r n e e d e d t o r q p l a c e t h e L i g h t h o u s e , e s p e c i a l l y i n M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 6 o f 2 0 6 M U S E U M S B A Y H A M A p r i l 9 , 2 0 1 4 - 3 - l i g h t o f t h e f a c t t h a t w e r e c e n t l y s p e n t $ 4 0 , 0 0 0 o n l i q u i d s i d i n g . M e m b e r s w o n d e r e d i f a n a p p r a i s a l w a s n e e d e d t o d e t e r m i n e t h e p r e s e n t - d a y r e p l a c e m e n t v a l u e . I t w a s n o t e d t h a t o u r c o l l e c t i o n o f l i g h t h o u s e l e n s , i s e x t r e m e l y v a l u a b l e a n d s h o u l d b e i n s u r e d s e p a r a t e l y . c ) P r o f . J o n a t h a n V a n c e : S o m a n y p e o p l e s h o w e d u p t o h e a r P r o f e s s o r V a n c e t o d a y t h a t t h e y h a d t o b r e a k t h e c r o w d u p i n t o 2 g r o u p s . H e s p o k e a b o u t t h e c h a n g i n g w a y s i n w h i c h p e o p l e c h o o s e t o c o m m e m o r a t e i m p o r t a n t e v e n t s a n d i n d i v i d u a l s , f r o m c e n o t a p h s t o m e m o r i a l s t r u c t u r e s . d ) P e t e r M a n s b r i d g e : F u r t h e r t o t h e R i c k M e r c e r P r o m o t i o n i d e a , i t w a s s u g g e s t e d t h a t p e r h a p s P e t e r M a n s b r i d g e , t h e h o n o r a r y c h a i r m a n o f " P r o j e c t O J i b w a " w o u l d a g r e e t o v i s i t t h e s u b m a r i n e a t t h e s a m e . t i m e . 9 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y M a y 1 4 , 2 0 1 4 , a t 7 : 0 0 p m M u n i c i p a l o f f i c e . 1 0 . A D J O U R N M E N T I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 0 0 p m . C h a i r m a n B e v H i c k e y S e c r e t a r y L y n n A c r e M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 7 o f 2 0 6 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 9 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 8 o f 2 0 6 < C o ^ O t t e r V a l l e y R a i l T r a i l M e e t i n g S a t . A p r . 1 9 , 2 0 1 4 S t r a f f o r d v i l l e , O N P r e s e n t : M a y o r P a u l E n s , C l i f f D i c k i n s o n , J o e S t e p h e n s o n R e g r e t s : R a y T a l b o t , C o u n c i l l o r S o u t h w i c k / D a v e R o s s , G o r d B e n n e t t , V a n c e C z e r w i n s k i e c : E r i c a A r n e t t , K a t h r y n R u s s e l l , L y n d a M i l l a r d I t e m s : 1 . Q u e s t i o n o f a n e n g i n e e r ' s s p e c i f i c a t i o n c a m e u p . M a y o r E n s w a s o f t h e o p i n i o n t h a t t h i s p r o j e c t c o u l d g o f o r t h w i t h a q u a l i f i e d c o n t r a c t o r c a r r y i n g g e n e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e ; e n g i n e e r n o t r e q u i r e d f o r t h i s t y p e o f p r o j e c t . 2 . C o n t r a c t o r w i t h a p p r o p r i a t e e q u i p m e n t c o u l d e x p e d i t e t h e p r o j e c t . V a n c e a c q u i r e d t w o q u o t e s f o r m a t e r i a l s a n d w i l l g e t t w o c o n t r a c t o r q u o t e s [ d e t a i l e d ) f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e t r a i l . Q u o t e s a r e r e q u i r e d a s a p t o f l o w i n t o t h e T r i l l i u m a p p l i c a t i o n . 3 . M a y o r E n s s t a t e d t h a t B a y h a m h a s b u d g e t e d $ 1 0 K f o r 2 0 1 4 w o r k . B a y h a m h a s a l s o b u d g e t e d $ 2 5 K a d d i t i o n a l l y i f t h e T r i l l i u m g r a n t i s s u c c e s s f u l . M a y o r E n s w i l l t a l k t o t h e E l g i n T r e e C o m m i s s i o n e r o n T u e s d a y e v e n i n g r e g a r d i n g f u n d s f o r p l a n t i n g o f C a r o l i n i a n s p e c i e s . J o e i n d i c a t e d t h a t h e h a d s e n t a p r i c e e s t i m a t e t o E r i c a A r n e t t f o r a b o a r d w a l k f o r t h e n o r t h e n d o f t h e t r a i l t o i n c l u d e i n t h e T r i l l i u m s u b m i s s i o n . A l s o t h e T r i l l i u m s u b m i s s i o n w i l l i n c l u d e a n a m o u n t f o r t r e e s e t c . 4 . M a y o r E n s r e q u e s t e d t h a t t h e p r o j e c t b e o r g a n i z e d i n P h a s e s , r a t h e r t h a n y e a r s , a n d t h e t i m e s h o r t e n e d t o a l l o w t h e p r o j e c t t o c a r r y f o r w a r d e f f e c t i v e l y . 5 . B a y h a m C o u n c i l m e e t s t h e 1 s t a n d 3 r d T h u r s d a y s a n d r e p o r t s n e e d t o b e t o t h e c l e r k b y t h e M o n d a y b e f o r e t o g e t o n t h e C o u n c i l A g e n d a q u e u e . T h e g o a l w o u l d b e t o g e t o n t h e M a y 1 5 C o u n c i l A g e n d a i f p o s s i b l e , i n c a s e t h e s u b m i s s i o n n e e d s r e v i s i o n . T h e T r i l l i u m a p p l i c a t i o n m u s t b e c o m p l e t e d b y t h e e n d o f J u n e t o b e r e a d y f o r s u b m i s s i o n o n J u l y 2 . 6 . H o l d o f f e x p e n d i t u r e s u n t i l t h e n e x t m e e t i n g t o e n s u r e n o c o n f l i c t w i t h t h e T r i l l i u m s u b m i s s i o n . 7 . N e x t R a i l T r a i l M e e t i n g : A p r i l 2 9 t h 7 : 0 0 p m a t S t r a f f o r d v i l l e M u n . B l d g . P l e a s e a t t e n d t h i s i m p o r t a n t m e e t i n g . C l i f f w i l l a p p l y f o r a b a c k u p k e y f o r t h e b u i l d i n g . O t t e r V a l l e y R a i l T r a i l m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A p r i l 1 9 , 2 0 . . . P a g e 4 9 o f 2 0 6 s C i o " ? r f J - . < T O W N 1 1 p o r t - t u s Y t . ^ " V . > ; T J . z ^ ^ i A g e n d a R e f e r e n c e 9 . a . 1 . C O U N C I L M E E T I N G H : D A T g : F e b r u a 4 ^ 2 R E S O L U T I O N N U M B E R c 1 4 / 0 2 / 1 4 M O V E D B Y : S E C O N D E D B Y : 3 M 3 ^ E r e A l t t l T 2 a : l M U 8 k o - t o l A t e s w i ! h A d o e ^ r e s s s e r i o u s c o n c e r n w i t h T e r a n e t a n d t h e L a n d T ! t L e ® . E l e c t r o n i c . R e g i s t t y , s y s t 8 m i n O n t a r i o , s p e c i f f c a l t y a s i t V e l a t e s t o e r T o r e t h a t w e r e m a l i e ' w ^ w t h ^ p a p e r b a s e d l a n d r e g i s t r a t i o n s y s t e m w a s c o n v e r t e d t o t h e e l e c t r o n i c s y s t e m ; ^ ? u ^ ^ r ^ J ! ^ i I S ? t ^ S i t ^ e ^ ? c 5 ? ^ T ^ . < ! ^ r ! . ? ? ? ^ ! s ? ' o n ^ t h a t a r e P r e v a t e n t t h r o u g h o u t t h e P r o v i n c e , e s p e c i a l l y w i t h r e s p e c t t o r i g h t - o f - w a y a n d l a n d o w n e r s h i p i n c o t t a g ' e c o i m t r y ; ^ ^ ' ^ ? . J I ? f . ^ ? . ^ l ^ ? ? ? ? n 1 ® r s t o r e c t i f y t h ® s e e r r o r s c a n b e e x p e n s i v e , t a k e a s i g n t f t e a r r t a m o u n t o f t i m e , a n d r e s u l t i n u n d u e h a r d s h i p ; ^ l w I ; e r e a s . T n J c i p ^ i e ^ a r e b y r d B n e d ^ t h J h e . P r o c e s s l n 9 o f i n c r e ^ c o n s e n t a p p l i c a U o n s b e f o r e t h e C o m m i t t e e o f A d j u s t m e n t t o c o r r e c t e r r o r s a n d O m i s s i o n s ; ^ ^ l h - T ? ^ r ? : J ? ^ - L T ^ I V ? ? J . ! ? t t h e M i n i s t r y o f G o v e r n m e n t S e r v i c e s b e a d v i s e d t h a t t h e L a n d T i t l e s E . t e ^ " l R e g i s t r y s y s t e m c o n t a i n s n u m e r o u s w r o r s a n d s h o u l d b e c o r r e c t e d ' f o r t h w i t h ' a t ' t h e s o t e T ^ e n s F o ^ t h e M i n i s t r y ; A " d - f u r t h e r - t h a t _ t h _ e , M i . " i s t . l y o f G o v e r n m e n t S e r v i c e s d e v e l o p a f u n d i n g m o d e l t o e n s u r e t h a t l a n d o w n e r s a r e n o t n e g a t i v e l y f i n a n c i a l l y a f f e c t e d b y t h e n e e d f o r t i t l e c o r r e c t i o n s n o t e d a b o v e ; A n d f u r t h e r t h a t t h i s r e s o l u t i o n b e f o r w a r d e d t o a l l o t h e r m u n i c i p a l i t i e s i n t h e P r o v i n c e ^ f o r s u p p o r t . ^ c v ^ i f \ ^ ^ R E C O R D E D V O T E : N A Y S Y E A S C O U N C I L L O R B A R A N I K C O U N C I L L O R B R E N T C O U N C I L L O R B U R G E S S C O U N C I L L O R E D W A R D S ( D e p u t y M a y o r ) C O U N C I L L O R F U R N I S S C O U N C I L L O R H A R D I N G M O T I O N D E F E A T E D [ ] C O U N C I L L O R K R U C K E L C O U N C I L L O R M c T A G G A R T M O T I O N C A R R I E D w ^ C O U N C I L L O R N I S H I K A W A ( A c t i n g D e p u t y ) M A Y O R M U R P H Y T O T A L S M A Y O F ? R e s o l u t i o n p a s s e d b y T o w n s h i p o f M u s k o k a L a k e s F e b r u a r y 1 4 , . . . P a g e 5 0 o f 2 0 6 ^ L e a n n W a l s h F r o m : w i l l a r l o w < w a r l o w l 9 5 7 @ h o t m a i l . c o m > d / 3 S e n t : A p r i l - 1 7 - 1 4 1 : 5 4 P M T o : L e a n n W a l s h C c : t h o m a s s o u t h w i c k @ h o t m a i l . c o m S u b j e c t : O P P B i l l i n g D e a r L e a n n e : w o u l d b e m o s t g r a t e f u l i f y o u w o u l d K i n d l y p a s s a l o n g t h e f o l l o w i n g r e m a r k s t o a l l c o u n c i l l o r s f o r t o n i g h t ' s m e e t i n g . D e a r S i r s : A t h i s t i m e I w i s h t o m a k e c l e a r t o y o u t h a t s h a r e t h e a p p r e h e n s i o n s o f C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k w i t h r e s p e c t t o t h e d i r e c t i o n t h i n g s s e e m t o b e m o v i n g i n t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e O P P a n d t a x p a y e r s . I n f a c t m y c o n c e r n s g o m u c h f u r t h e r t h a n t h o s e e x p r e s s e d s o f a r b y M r . S o u t h w i c k . I t h a s b e e n m y c o n t e n t i o n f o r s o m e y e a r s n o w / t h a t w e a r e s e e i n g t h e r i s e o f a P r a e t o r i a n G u a r d h e r e i n O n t a r i o . T h i s I s d e e p l y t r o u b l i n g a n d r a i s e s t h e o l d q u e s t i o n / t h e o n e t h a t c a m e u p w h e n C e s a r A u g u s t u s e s t a b l i s h e d t h e f i r s t P r a e t o n a n G u a r d i n 4 4 B C . T h e t r a n s l a t i o n f r o m L a t i n t o E n g l i s h r e n d e r s t h e q u e s t i o n " W h o w i l l g u a r d t h e g u a r d s " T h e A n s w e r i s c l e a r w h i l e t h e r e i s s t i l l c i v i l a u t h o r i t y ; E l e c t e d O f f i c i a l s . B u t s h o u l d t h o s e e l e c t e d o f f i c i a l s f a i l i n t h e r e d u t y t o k e e p a l e a s h o n t h e p o l i c e / a n d t h a t l e a s h i s f i n a n c i a l , t h e t h e l e a p t o f u l l b l o w n f a s c i s m i s a m o m e n t a w a y . T h i s i s y o u r c h a l l e n g e t o d a y . Y o u s h o u l d t h a n k C o u n c i l l o r S o u t h w i c k f o r h i s p r e s c i e n t a n d c o u r a g e o u s s t a n d o n t h i s i s s u e a n d y o u s h o u l d b a c k h i m w i t h e v e r y t h i n g y o u ' v e g o t ! W i l l A r l o w C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 f r o m W i l l A r l o w r e g a r d i n . . . P a g e 5 1 o f 2 0 6 T 9 0 5 . 3 6 1 . 4 2 0 4 C o r p o r a t e O f f i c e F 9 0 5 . 3 6 1 . 4 2 0 4 5 9 0 0 E x p l o r e r D r i v e M i s s i s s a u g a , O N L 4 W 5 L 2 w w w . t h e b e e r s t o r e . c a A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 M a y o r P a u l E n s M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 ( L / ^ S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O D e a r M a y o r E n s : Y o u , y o u r f e l l o w c o u n c i l o r s a n d y o u r c i t i z e n s h a v e a l l w o r k e d h a r d t o b u i l d a s t r o n g , s a f e c o m m u n i t y . O v e r t h e l a s t n i n e d e c a d e s / t h e B e e r S t o r e a n d i t s 7 , 0 0 0 e m p l o y e e s h a v e b e e n p r o u d t o b e a p a r t o f y o u r e f f o r t t o m a k e y o u r c o m m u n i t y a g r e a t p l a c e t o l i v e , w o r k a n d r a i s e a f a m i l y . W e ' v e m a d e o u r c o n t r i b u t i o n b y e n s u r i n g a l c o h o l i s s o l d r e s p o n s i b l y t o a d u l t s , b y g i v i n g b a c k t o y o u r c o m m u n i t y , b y c o n t r i b u t i n g t o t h e p r o t e c t i o n o f o u r e n v i r o n m e n t a n d b y p r o v i d i n g o u r e m p l o y e e s w i t h c o m p e t i t i v e w a g e s a n d a s a f e w o r k i n g e n v i r o n m e n t . I t t a k e s t i m e , c o - o p e r a t i o n a n d h a r d w o r k t o b u i l d a s t a b l e c o m m u n i t y , b u t t h a t s t a b i l i t y a n d s e c u r i t y c a n e r o d e q u i c k l y i f w e ' r e n o t c a r e f u l . A s r e s p o n s i b l e c i t i z e n s w e a l l k n o w i t ' s i m p o r t a n t t o c o n s i d e r a l l t h e f a c t s s u r r o u n d i n g i m p o r t a n t d e c i s i o n s t h a t m a y a f f e c t t h e s t a b i l i t y o f o u r c o m m u n i t i e s . T h a t i s w h y I a m w r i t i n g t o y o u . A s y o u m a y h a v e h e a r d , l a r g e m u l t i - n a t i o n a l c o n v e n i e n c e - s t o r e a n d g a s - s t a t i o n c h a i n s a r e l o b b y i n g p r o v i n c i a l p o l i t i c i a n s a t Q u e e n ' s P a r k f o r t h e a b i l i t y t o s e l l b e e r , w i n e a n d h a r d l i q u o r t h r o u g h t h e i r s t o r e s . B u t e x p e r i e n c e a n d e v i d e n c e s h o w s t h a t e x p a n d i n g l i q u o r s a l e s t o m o r e t h a n 1 0 / 0 0 0 h a r d - t o - p o l i c e r e t a i l o u t l e t s w o u l d n e g a t i v e l y a f f e c t t h e s t a b i l i t y o f y o u r t o w n a n d t h e s a f e t y o f y o u r c i t i z e n s . T h e B e e r S t o r e a n d o u r 7 , 0 0 0 e m p l o y e e s h a v e w o r k e d v e r y h a r d t o b u i l d t h e m o s t i n c l u s i v e , e f f i c i e n t , e n v i r o n m e n t a l l y r e s p o n s i b l e a n d s a f e b e e r r e t a i l i n g s y s t e m i n t h e w o r l d . U n d e r o u r " W e I D 2 5 " r e s p o n s i b l e s a l e s p r o g r a m , e v e r y e m p l o y e e i s t r a i n e d o n r e s p o n s i b l e s a l e s p r a c t i c e s b e f o r e t h e y s e l l t h e i r f i r s t c a s e o f b e e r . E m p l o y e e s a r e a l s o r e t r a i n e d e v e r y y e a r / a n d a l l c h a l l e n g e s a n d r e f u s a l s a r e e l e c t r o n i c a l l y r e c o r d e d i n o u r p o i n t - o f - s a l e s y s t e m . W e a l s o r a n d o m l y t e s t o u r e m p l o y e e s t h r o u g h o u t t h e y e a r u s i n g m y s t e r y s h o p p e r s c l o s e t o 2 5 o f a g e t o m e a s u r e c o m p l i a n c e w i t h o u r " W e I D 2 5 " p o l i c y . I t i s a c o m p r e h e n s i v e p r o g r a m s t r o n g l y e n f o r c e d a c r o s s o u r e n t i r e r e t a i l c h a i n / a n d i t w o r k s . L a s t y e a r a l o n e , t h e B e e r S t o r e c h a l l e n g e d m o r e t h a n 3 . 6 m i l l i o n c u s t o m e r s . S t u d i e s h a v e d e m o n s t r a t e d t h a t c o n v e n i e n c e - s t o r e a n d g a s - s t a t i o n c h a i n s - w h i c h a r e l a r g e l y b a s e d o u t s i d e C a n a d a - a r e u n a b l e t o m a t c h o u r c o m m i t m e n t t o s o c i a l r e s p o n s i b i l i t y a n d p u b l i c s a f e t y . T h e y a r e a l s o u n a b l e t o m a t c h o u r p o l i c y o f o p e n n e s s . A n y b r e w e r , r e g a r d l e s s o f s i z e o r c o u n t r y o f o r i g i n , c a n s e l l t h e i r b e e r i n w h a t e v e r B e e r S t o r e l o c a t i o n t h e y c h o o s e a n d i s f r e e t o s e t t h e i r o w n s e l l i n g p r i c e . T h a t o p e n n e s s h a s c r e a t e d a h i g h l y c o m p e t i t i v e m a r k e t t h a t h a s e n a b l e d t h e B e e r S t o r e t o p r o v i d e O n t a r i o b e e r d r i n k e r s w i t h a c c e s s t o o v e r 4 0 0 b r a n d s f r o m m o r e t h a n 1 0 0 b r e w e r s a t c o m p e t i t i v e p r i c e s t h a t a r e , o n a v e r a g e , t h e s e c o n d l o w e s t i n C a n a d a . T h e b o t t o m l i n e i s t h e B e e r S t o r e p r o v i d e s 4 5 0 s a f e , c o n v e n i e n t o u t l e t s f o r a d u l t s t o p u r c h a s e b e e r . W h e n t h o s e o u t l e t s a r e c o m b i n e d w i t h L C B O o u t l e t s a n d g o v e r n m e n t - a u t h o r i z e d a g e n c y s t o r e s , O n t a r i a n s h a v e a c c e s s t o m o r e t h a n 1 , 3 5 0 l o c a t i o n s t h a t s e l l b e e r . T h a t m e a n s 8 6 % o f O n t a r i a n s a r e w i t h i n a f i v e - m i n u t e d r i v e o f a l o c a t i o n t h a t s e l l s b e e r . D i s m a n t l i n g O n t a r i o ' s c u r r e n t a l c o h o l r e t a i l m o d e l a n d e x p a n d i n g l i q u o r s a l e s t o m o r e t h a n 1 0 / 0 0 0 o u t l e t s m a y r e d u c e t h a t d r i v e t i m e a l i t t l e , b u t a t w h a t c o s t ? C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 f r o m B e e r S t o r e r e g a r d i n . . . P a g e 5 2 o f 2 0 6 - 2 I n c r e a s e d S a l e s t o M i n o r s : A r e c e n t f p s o s - R e i d m y s t e r y - s h o p p e r s u r v e y f o u n d t h a t 2 1 % o f O n t a r i o c o n v e n i e n c e s t o r e s f a i l e d t o a s k a 1 7 y e a r - o l d s h o p p e r f o r I D w h e n t h e y t r i e d p u r c h a s i n g c i g a r e t t e s . A 2 0 1 3 C e n t r e f o r A d d i c t i o n a n d M e n t a l H e a l t h s u r v e y d i s c o v e r e d 1 5 . 6 % o f O n t a r i o h i g h s c h o o l s t u d e n t s w h o s m o k e d r e p o r t e d g e t t i n g t h e i r l a s t c i g a r e t t e d i r e c t l y f r o m a g r o c e r y s t o r e , c o n v e n i e n c e s t o r e , g a s s t a t i o n o r b a r . A r e c o n v e n i e n c e s t o r e s r e a d y f o r t h e r e s p o n s i b i l i t y o f s e l l i n g a l c o h o l ? H i g h e r R e c y c l i n g C o s t s f o r M u n i c i p a l i t i e s : O u r w o r l d - r e n o w n e d r e c y c l i n g p r o g r a m c o l l e c t s o v e r 2 b i l l i o n c o n t a i n e r s a y e a r / o r 9 2 % o f a l l a l c o h o l c o n t a i n e r s s o l d . T h e p a c k a g i n g r e c y c l e d t h r o u g h t h e B e e r S t o r e s y s t e m i s e q u a l t o m o r e t h a n h a l f o f a l l t h e m a t e r i a l c o l l e c t e d t h r o u g h t h e e n t i r e O n t a r i o B l u e B o x p r o g r a m . C o n v e n i e n c e s t o r e s a n d g a s s t a t i o n s w i l l h a v e n o s p a c e f o r t h i s p a c k a g i n g , m e a n i n g i t w o u l d e n d u p i n y o u r w a s t e s t r e a m . B a s e d o n c u r r e n t m u n i c i p a l B l u e B o x a n d l a n d f i l l c o s t s , t h i s w o u l d c o s t m u n i c i p a l i t i e s a b o u t $ 4 0 m i l l i o n i n n e w w a s t e m a n a g e m e n t c o s t s e v e r y y e a r . H i g h e r P r i c e s f o r C o n s u m e r s : E v i d e n c e f r o m o t h e r m a r k e t s c l e a r l y s h o w s t h a t a d r a m a t i c e x p a n s i o n o f l i q u o r r e t a i l o u t l e t s w i l t l e a d t o h i g h e r p r i c e s . N u m e r o u s s t u d i e s h a v e s h o w n t h a t w h e n A l b e r t a a n d B . C . d e r e g u l a t e d l i q u o r s a l e s a n d g r e a t l y e x p a n d e d t h e n u m b e r o f s t o r e s s e l l i n g l i q u o r / p r i c e s i n c r e a s e d s i g n i f i c a n t l y . I n f a c t S t a t i s t i c s C a n a d a s h o w s t h a t A l b e r t a l i q u o r p r i c e s h a v e i n c r e a s e d a t t h e h i g h e s t r a t e i n t h e n a t i o n s i n c e t h e y e x p a n d e d l i q u o r s a l e s i n 1 9 9 3 . C u r r e n t l y , t h e B e e r S t o r e i s p r o u d t o s e l l q u a l i t y b e e r b r a n d s f o r p r i c e s t h a t a r e c o m m o n l y $ 1 0 l o w e r o n a c a s e o f 2 4 t h a n w h a t c o n s u m e r s p a y i n o t h e r p r o v i n c e s . E v e n t h e h e a d o f t h e O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n h a s p u b l i c l y a d m i t t e d t h a t b e e r p r i c e s w i l l i n c r e a s e i f c o r n e r s t o r e s a r e a l l o w e d t o s e l l l i q u o r . T h e L o s s o f W e l l - P a y i n g J o b s i n Y o u r C o m m u n i t y : O u r 7 , 0 0 0 w o r k e r s a r e a c t i v e m e m b e r s o f t h e c o m m u n i t y t h r o u g h o u t O n t a r i o . T h e y n o t o n l y w o r k i n y o u r c o m m u n i t y / t h e y a l s o g i v e b a c k t h r o u g h a v a r i e t y o f c h a r i t a b l e f u n d r a i s i n g e f f o r t s - a c t i v i t i e s t h a t r a i s e d a l m o s t $ 2 . 4 m i l l i o n l a s t y e a r a l o n e . O v e r t h e p a s t e i g h t y e a r s o u r R e t u r n s f o r L e u k e m i a b o t t l e d r i v e h a s r a i s e d m o r e t h a n $ 8 m i l l i o n f o r l i f e - s a v i n g b l o o d c a n c e r r e s e a r c h . O u r e m p l o y e e s a l s o e a r n c o m p e t i t i v e w a g e s t h a t h e l p t h e m , t h e i r f a m i l i e s a n d l o c a l e c o n o m i e s t h r i v e , g r o w a n d p r o s p e r . E x p a n d i n g l i q u o r s a l e s t o 1 0 , 0 0 0 - p l u s c o n v e n i e n c e s t o r e s w o u l d r e s u l t i n t h e e l i m i n a t i o n o f m o s t o f t h e s e w e l l - p a y i n g J o b s , j o b s t h a t w i l l n o t b e r e p l a c e d a t c o n v e n i e n c e s t o r e s w h e r e w a g e s a r e l o w e r a n d b e n e f i t s a n d p e n s i o n s s e l d o m e x i s t . I w o u l d u r g e y o u t o b r i n g t h e s e f a c t s b e f o r e y o u r c o u n c i l a n d s h a r e t h e m w i t h y o u r c o n s t i t u e n t s . Y o u r c i t i z e n s d e s e r v e t o k n o w h o w s u c h a m a s s i v e e x p a n s i o n o f l i q u o r s a l e s m a y a f f e c t t h e i r c o m m u n i t y . E n c l o s e d p l e a s e f i n d a n i n f o r m a t i o n p a m p h l e t t h a t w e a r e d i s t r i b u t i n g t h r o u g h o u t O n t a r i o t o m a k e s u r e c i t i z e n s k n o w t h e f a c t s a b o u t t h e r e a l c o s t s o f e x p a n d e d l i q u o r s a l e s . F o r m o r e i n f o r m a t i o n / p l e a s e v i s i t w w w . o n t a r i o b e e r f a c t s . c a I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , d o n ' t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e a n d I w i l l b e p l e a s e d t o d i s c u s s t h e s e i s s u e s w i t h y o u . Y o u r s t r u l y , ' ^ ' ^ ^ ~ > \ s ^ T e d M o r o z P r e s i d e n t E n d . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 f r o m B e e r S t o r e r e g a r d i n . . . P a g e 5 3 o f 2 0 6 R T * ^ ) f ^ - 5 4 ^ f T > * M E M O T O : E l g i n G r o u p - M u n i c i p a l i t i e s F R O M : J i m B u n d s c h u h , D i r e c t o r o f F i n a n c i a l S e r v i c e s D A T E : M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 S U B J E C T : 2 0 1 3 P S B S u r p l u s a n d 2 0 1 4 B u d g e t n 2 0 1 3 , t h e P o l i c e S e r v i c e B o a r d ( P S B ) h a d a s u r p l u s o f $ 1 3 , 4 7 8 o n a b u d g e t o f $ 3 3 , 8 4 0 . A c r e d i t , w h i c h w i l l b e a p p l i e d t o y o u r n e x t b i l l i n g , w i l l b e a l l o c a t e d t o t h e m u n i c i p a l i t i e s a s f o l l o w s : A l l o c a t i o n M u n i c i p a l i t y % S h a r e o f ( R e b a t e ) B a y h a m 1 3 . 4 0 % $ 1 , 8 0 5 C e n t r a l E l g i n 3 6 . 8 2 % $ 4 , 9 6 2 D u t t o n / D u n w i c h 8 . 6 2 % $ 1 , 1 6 1 M a l a h i d e 1 3 . 8 9 % $ 1 , 8 7 1 S o u t h w o l d 1 1 . 8 7 % $ 1 , 6 0 0 W e s t E l g i n 1 5 . 4 2 % $ 2 , 0 7 8 T o t a l $ 1 3 , 4 7 8 T h e b u d g e t f o r 2 0 1 4 w i l l r e m a i n u n c h a n g e d f r o m t h e 2 0 1 3 b u d g e t a t $ 3 3 , 8 4 0 a l l o c a t e d a s f o l l o w s : A l l o c a t i o n M u n i c i p a l i t y % S h a r e o f ( R e b a t e ) B a y h a m 1 3 . 4 0 % $ 4 , 5 3 3 C e n t r a l E l g i n 3 6 . 8 2 % $ 1 2 , 4 5 9 D u t t o n / D u n w i c h 8 . 6 2 % $ 2 , 9 1 6 M a l a h i d e 1 3 . 8 9 % $ 4 , 6 9 9 S o u t h w o l d 1 1 . 8 7 % $ 4 , 0 1 7 W e s t E l g i n 1 5 . 4 2 % $ 5 , 2 1 6 T o t a l $ 3 3 , 8 4 0 P l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t t h i s o f f i c e i f y o u r e q u i r e a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n . T h a n k y o u , J i m B u n d s c h u h M e m o d a t e d M a r c h 2 1 , 2 0 1 4 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " 2 0 . . . P a g e 5 4 o f 2 0 6 ^ . n ' . T V t L , f j , ' V ? ^ s w w w 0 ? o u w M o n d a y , A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 r m m ^ H O U S E O F C O M M O N S C H A M B R E D E S C O M M U N E S C A N A D A T O : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m J o e P r e s t o n M P A T T N : M u n i c i p a l C o u n c i l a n d A d m i m s t r a t i o n E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n R E : T h e B u U d i n e C a n a d a F u n d I a m w r i t i n g t o d r a w y o u r a t t e n t i o n t o f h e l a u n c h o f t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d o n M a r c h 2 8 t h , 2 0 1 4 . W i t h t h i s d e v e l o p m e n t , t h e e n t i r e N e w B u i l d i n g C a n a d a P l a n i s n o w " o p e n f o r b u s i n e s s . " P r o v i n c e s , t e r r i t o r i e s , m u n i c i p a l i t i e s a n d o t h e r p r o p o n e n t s m a y n o w s u b m i t p r o j e c t s f o r c o n s i d e r a t i o n . O u r G o v e r n m e n t ' s c o m m i t m e n t t o m u n i c i p a l i t i e s h a s n e v e r b e e n s t r o n g e r . U n d e r t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a F u n d , $ 1 b i l l i o n i n f u n d i n g w i l l b e d e d i c a t e d f o r m u n i c i p a l i t i e s u n d e r 1 0 0 , 0 0 0 r e s i d e n t s t h r o u g h t h e S m a l l C o m m u n i t i e s F u n d . T h i s f u n d i n g i s i n a d d i t i o n t o t h e a l m o s t $ 3 2 . 2 b i l l i o n t h a t a l l m u n i c i p a l i t i e s w i l l r e c e i v e t h r o u g h t h e i n d e x e d f e d e r a l G a s T a x F u n d a n d t h e i n c r e m e n t a l G o o d s a n d S e r v i c e s T a x ( G S T ) R e b a t e f o r m u n i c i p a l i t i e s o v e r t h e n e x t d e c a d e t o b u i l d r o a d s , p u b l i c t r a n s i t , r e c r e a t i o n a l f a c i l i t i e s a n d o t h e r c o m m u n i t y i n f r a s t r u c t u r e a c r o s s C a n a d a . T h i s r e p r e s e n t s a b o u t 7 0 p e r c e n t o f N e w B u i l d i n g C a n a d a P l a n f u n d i n g , a n d d o e s n o t i n c l u d e a n y f u n d m g s e c u r e d t h r o u g h m e r i t - b a s e d p r o g r a m s . C o m p r e h e n s i v e f a c t s h e e t s o n t h e N e w B u i l d i n g C a n a d a P l a n a r e a v a i l a b l e a t w w w . m f r a s t r u c t u r e . 2 C . c a . H e r e y o u w i l l a l s o f i n d d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n h o w t o a p p l y f o r f u n d i n g u n d e r t h e P r o v i n c i a l - T e r r i t o r i a l I n f r a s t r u c t u r e C o m p o n e n t ( P T I C ) a n d t h e N a t i o n a l I n f r a s t r u c t u r e C o m p o n e n t ( N I C ) . F o r t h e S l O - b i l l i o n P T I C , i f y o u a r e a n e l i g i b l e r e c i p i e n t a n d w o u l d l i k e t o h a v e y o u r p r o j e c t c o n s i d e r e d f o r f u n d i n g , y o u a r e e n c o u r a g e d t o c o n t a c t t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f I n f r a s t r u c t u r e . A n i n i t i a l r e v i e w g u i d e a n d b u s i n e s s c a s e g u i d e a r e a v a i l a b l e o n t h e I n f r a s t r u c t u r e C a n a d a w e b s i t e a n d w i l l n e e d t o b e s u b m i t t e d H o u s e o f C o m m o n s d i r e c t l y t o t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f I n f r a s t r u c t u r e . D e t a i l e d b u s m e s s c a s e s u n d e r R o o m 1 0 8 0 L a P r o m e n a d e B u i l d i n g t h e P T I C - N R P w i l l o n l y b e r e q u e s t e d f o r p r o j e c t s t h a t h a v e b e e n j o i n t l y O t t a w a , O n t a r i o i d e n t i f i e d b y C a n a d a a n d p r o v i n c i a l a n d t e m t o n a l p a r t n e r s , a n d t h a t a r e d e e m e d K 1 A O A 6 T e l . : 6 1 3 - 9 9 0 - 7 7 6 9 e l i g i b l e u n d e r t h e p r o g r a m t e r m s a n d c o n d i t i o n s . F a x : 6 1 3 - 9 9 6 - 0 1 9 4 j o e . p r e s t o n @ p a r l . g c . c a F o r N I C , p r o p o n e n t s m u s t s u b m i t a d e t a i l e d b u s i n e s s c a s e t o I n f r a s t r u c t u r e C o n s t i t u e n c y C a n a d a t h a t d e m o n s t r a t e s h o w t h e p r o j e c t m e e t s t h e p r o g r a m ' s o b j e c t i v e s , a s 2 4 F i r s t A v e n u e U n i t 2 w e l l a s c a t e g o r y s p e c i f i c o u t c o m e s a n d c r i t e r i a . T h e B u s i n e s s C a s e G m d e f o r S t T h o m a s , O n t a r i o P r o j e c t P r o p o n e n t s c a n a l s o b e f o u n d o n t h e I n f r a s t r u c t m - e C a n a d a w e b s i t e . N 5 R 4 M 5 T e l . : 5 1 9 - 6 3 7 - 2 2 5 5 T o l l - F r e e : 1 - 8 6 6 - 4 0 4 - 0 4 0 6 F a x : 5 1 9 - 6 3 7 - 3 3 5 8 j o e @ f o e p r e s t o n m p . c a w w w . j o e p r e s t o n m p . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m J o e P r e s t o n , M P r e g . . . P a g e 5 5 o f 2 0 6 S h o u l d y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , I d o e n c o u r a g e y o u t o c o n t a c t m y o f f i c e , o r o f f i c i a l s a t I n f r a s t r u c t u r e C a n a d a . S i n c e r e l / / t ^ / ^ ^ r ^ / ^ - i J o e P r e s t o n M e m b e r o f P a r l i a m e n t E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 1 4 , 2 0 1 4 f r o m J o e P r e s t o n , M P r e g . . . P a g e 5 6 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 5 7 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 5 8 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 5 9 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 0 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 1 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 2 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 3 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 4 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 5 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 6 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 7 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 8 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 6 9 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 0 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 1 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 2 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 3 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 4 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 5 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 6 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 7 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 8 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 7 9 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 0 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 1 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 2 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 3 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 4 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 5 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 6 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 7 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 8 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 8 9 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " M e u l l e r D r a i n 2 0 1 4 " . F i l e : . . . P a g e 9 0 o f 2 0 6 ^ p / J o C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : M a y 1 , 2 0 1 4 F R O M : R a n d y W h i t e , F i r e C h i e f R e p o r t : P 2 0 1 4 - 0 0 8 S U B J E C T : F i r e S e r v i c e M i n i - R e s c u e P r o c u r e m e n t P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o s e e k C o u n c i l ' s a p p r o v a l t o u t i l i z e a n a l t e r e d p r o c u r e m e n t p r o c e s s f o r t h e p u r c h a s e o f F i r e S e r v i c e M i n i - R e s c u e a p p a r a t u s a s p e r t h e F i r e D e p a r t m e n t C a p i t a l P u r c h a s e P l a n . D e s c r i p t i o n : T h e p u r c h a s e o f m i n i - r e s c u e a p p a r a t u s , o n e f o r e a c h s t a t i o n , w a s b u d g e t e d f o r i n t h e a m o u n t o f $ 1 5 0 , 0 0 0 e a c h f r o m r e s e r v e s . U n d e r B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 2 " B y - l a w t o a d o p t a p o l i c y o n p r o c u r e m e n t " t h e p r o c e s s w o u l d b e t o c r e a t e a n a p p a r a t u s s p e c i f i c a t i o n a n d u n d e r p a r a g r a p h ( e ) o f B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 2 g o o u t f o r t e n d e r o r R e q u e s t F o r P r o p o s a l ( R F P ) t o m u l t i p l e v e n d o r s . T h i s m e t h o d i s e n s u r e s a f a i r a n d e q u i t a b l e p r o c e s s . S t a f f h a s b e e n a p p r o a c h e d b y M u s k o k a L a k e s F i r e C h i e f R i c h a r d H a y e s w h o i s c u r r e n t l y u n d e r g o i n g t h e s a m e p r o c e s s a s d i r e c t e d i n t h e B a y h a m p o l i c y a n d r e q u e s t i n g R F P f o r a c o m p a r a b l e a p p a r a t u s . A n i n i t i a l r e v i e w o f t h e M u s k o k a r e s c u e s p e c i f i c a t i o n s w o u l d i n d i c a t e v e r y s i m i l a r r e q u i r e m e n t s t o t h o s e o f B a y h a m . T h r o u g h d i s c u s s i o n t h e F i r e C h i e f s c o n s i d e r e d t h e s a v i n g s t h a t m a y b e r e c o g n i z e d f o r b o t h m u n i c i p a l i t i e s b y a p p r o a c h i n g a v e n d o r w i t h a r e q u e s t f o r t h r e e ( 3 ) t r u c k s . T h i s w o u l d a l l o w f o r e c o n o m i e s o f s c a l e ( s a v i n g s t h r o u g h t h e p u r c h a s e o f m u l t i p l e u n i t s ) a n d a l l o w b o t h m u n i c i p a l i t i e s t o s u b s t a n t i a l i m p r o v e t h e i r b u y i n g p o w e r . A d d i t i o n a l p a r t n e r s t o i n c r e a s e t h e v o l u m e o f u n i t s p u r c h a s e d a r e a l s o b e i n g s o u g h t . M u s k o k a L a k e s h a s p r o p o s e d t h a t B a y h a m F i r e p e r s o n n e l a l o n g w i t h a s e n i o r s t a f f m e m b e r ( C A O o r C F O ) r e v i e w t h e p r o p o s a l s s u b m i t t e d t o M u s k o k a L a k e s a n d i f a n a g r e e m e n t o n c o s t s a n d v e n d o r c a n b e r e a c h e d , p a r t n e r w i t h M u s k o k a o n t h e p u r c h a s e o f t h e a p p a r a t u s . M u s k o k a s L a k e s u t i l i z e s t h e s a m e c o m p e t i t i v e p r o c e s s a s B a y h a m e n s u r i n g b e s t v a l u e f o r m o n e y i n a n o p e n , t r a n s p a r e n t a n d f a i r p r o c e s s . S t a f f a r e a l w a y s l o o k i n g f o r i n n o v a t i v e w a y s t o m a k e p u r c h a s e s t h a t e n s u r e s t h e r a t e p a y e r s o f B a y h a m g e t t h e b e s t v a l u e f o r t h e i r t a x d o l l a r s . S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # l : P r a c t i c e R e s p o n s i b l e F i n a n c i a l M a n a g e m e n t S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 8 r e g a r d i n g " F i r e S e r v i c e M i n i - R e s c u e P . . . P a g e 9 1 o f 2 0 6 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 7 2 A p r i l 1 7 , 2 0 1 4 R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 8 r e g a r d i n g a n a l t e r e d p r o c u r e m e n t p r o c e s s f o r t h e a c q u i s i t i o n o f n e w F i r e S e r v i c e M i n i - R e s c u e a p p a r a t u s b e a p p r o v e d . " R e s p e c t f u l l y s u b m i R e ^ w e d B y : ^ / / < ^ g 2 > ^ ^ ^ < . R a n d y W h i t e S h a r o n L a n m 6 u r F i r e C h i e f A c t i n g C A O / T r e a s u r e r S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 8 r e g a r d i n g " F i r e S e r v i c e M i n i - R e s c u e P . . . P a g e 9 2 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I P < O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 9 6 6 1 0 6 6 0 S P R I N G E R H t L L L O G G I N G S U P P L I E S 3 9 C H A I N S A W R E P A I R S 0 3 / 0 3 / 2 0 1 4 1 4 7 . 9 2 0 1 6 4 9 1 C h e q u e A m o u n t - 1 4 7 . 9 2 0 0 0 0 1 9 A . J . S T O N E C O M P A N Y L T D 0 0 0 0 1 1 6 0 3 0 C A L I B R A T I O N G A S , C Y L I N D E R 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 3 2 1 . 6 7 0 1 6 4 9 2 C h e q u e A m o u n t - 3 2 1 . 6 7 0 0 0 0 3 4 A G O I N D U S T R I E S I N C 5 7 8 8 9 1 T R A F F I C S A F E T Y C L O T H I N G 0 4 / 0 3 / 2 0 1 4 1 4 0 . 1 2 0 1 6 4 9 3 C h e q u e A m o u n t - 1 4 0 . 1 2 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 1 0 7 3 1 7 R E P A I R P A T C H 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 2 4 . 9 7 0 1 6 4 9 4 C h e q u e A m o u n t - 2 4 . 9 7 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 1 1 1 6 6 W A T E R B O T T L E S 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 4 8 . 0 0 0 1 6 4 9 5 C h e q u e A m o u n t - 4 8 . 0 0 0 0 0 1 6 6 C A R R I E R T R U C K C E N T E R S D 2 4 0 4 4 0 0 2 0 R E P L A C E H A R N E S S 0 2 / 1 3 / 2 0 1 4 2 7 4 . 1 3 0 1 6 4 9 6 D 2 4 0 5 8 0 1 0 6 T R U C K # 3 F I L T E R S 0 2 / 2 7 / 2 0 1 4 2 5 6 . 8 4 0 1 6 4 9 6 F 2 4 1 0 0 0 0 0 0 2 P U M P T E S T 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 3 6 7 . 2 4 0 1 6 4 9 6 F 2 4 1 0 0 0 0 0 0 3 P U M P T E S T 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 4 6 7 . 2 6 0 1 6 4 9 6 F 2 4 1 0 0 0 0 0 1 P U M P T E S T 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 4 6 7 . 2 6 0 1 6 4 9 6 F 2 4 1 0 0 0 0 0 5 P U M P T E S T 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 3 6 7 . 2 3 0 1 6 4 9 6 C h e q u e A m o u n t - 2 , 1 9 9 . 9 6 0 0 0 1 0 0 C O R P O R A T E E X P R E S S 3 5 3 9 4 9 3 6 M O N I T O R S T A N D , P A P E R 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 1 1 8 . 9 4 0 1 6 4 9 7 C h e q u e A m o u n t - 1 1 8 . 9 4 0 0 0 2 4 9 D E G R O O T E - H I L L 1 7 1 9 4 2 T R U C K # 1 R E P A I R S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 6 2 . 6 5 0 1 6 4 9 8 1 7 2 0 4 2 T R U C K # 1 R E P A I R S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 6 7 9 . 2 4 0 1 6 4 9 8 C h e q u e A m o u n t - 7 4 1 . 8 9 0 0 2 2 0 2 D E N C O P O W E R L I M I T E D 2 0 1 4 0 4 8 S T E R L I N G R E P A I R E X H A U S T 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 3 1 3 . 1 3 0 1 6 4 9 9 2 0 1 4 0 8 2 B R A K E R E P A I R S 0 4 / 0 3 / 2 0 1 4 7 3 7 . 1 6 0 1 6 4 9 9 2 0 1 4 0 9 0 T R A I L E R S A F E T Y I N S P E C T I O N 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 2 , 5 3 1 . 2 0 0 1 6 4 9 9 C h e q u e A m o u n t - 3 , 5 8 1 . 4 9 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C - 4 4 6 6 3 - 0 P S I G U A G E , P A R T S 0 4 / 0 4 / 2 0 1 4 1 2 6 . 5 3 0 1 6 5 0 0 1 - 4 4 9 4 2 - 0 P O L Y G U A R D 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 6 7 . 8 7 0 1 6 5 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 3 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 i : n p M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a f B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 n v o l c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r - 4 5 0 0 1 - 0 C O U P L I N G , C O N N E C T O R 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 1 2 2 . 5 5 0 1 6 5 0 0 - 4 5 0 6 7 - 0 C R I M P S , H O S E S , C O N N E C T S 0 4 / 1 4 / 2 0 1 4 3 2 7 . 4 3 0 1 6 5 0 0 C h e q u e A m o u n t - 6 4 4 . 3 8 0 0 0 2 8 0 E E S B E A R I N G S E R V I C E I N C . 0 0 0 0 0 7 9 6 7 9 S A N D E R R E P A I R S 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 1 4 1 . 1 4 0 1 6 5 0 1 C h e q u e A m o u n t - 1 4 1 . 1 4 0 0 0 3 1 6 E Q U I P M E N T C E N T R E S I M C O E L T D T 0 6 4 6 9 6 P O W E R S W E E P E R 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 1 0 5 . 7 7 0 1 6 5 0 2 C h e q u e A m o u n t - 1 0 5 . 7 7 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 7 7 0 3 1 T O O L S 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 0 2 . 7 8 0 1 6 5 0 3 O N T I S 7 7 1 1 2 S U P P L I E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 1 2 . 6 0 0 1 6 5 0 3 O N T I S 7 7 2 1 0 S U P P L I E S 0 3 / 2 8 / 2 0 1 4 5 0 . 1 3 0 1 6 5 0 3 O N T I S 7 7 3 9 4 S H O V E L S 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 5 4 . 1 7 0 1 6 5 0 3 C h e q u e A m o u n t - 2 1 9 . 6 8 0 0 0 4 0 9 H E L S D O N P H O T O G R A P H Y 7 6 1 1 P O R T R A I T / F R A M E S 0 4 / 1 6 / 2 0 1 4 1 6 0 . 4 6 0 1 6 5 0 4 C h e q u e A m o u n t - 1 6 0 . 4 6 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A p r 2 0 0 0 0 8 4 1 9 2 6 4 U T I L I T I E S - I N T E R P C E N T R E 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 4 1 . 9 2 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 1 7 9 1 7 6 8 5 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 1 7 1 . 9 7 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 2 6 2 0 9 3 6 7 U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 6 8 9 . 3 4 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 2 8 3 0 1 7 3 9 U T I L I T I E S - R I C H M O N D R D P U M P 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 3 8 4 . 2 8 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 2 8 8 7 8 3 8 2 U T I L I T I E S - O P P B L D G 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 4 2 . 8 8 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 3 0 4 1 0 5 7 8 U T I L I T I E S - G A R A G E 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 8 5 0 . 6 4 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 4 7 3 4 4 5 5 6 U T I L I T I E S - B E A C H W A S H R O O M 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 5 7 . 0 8 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 6 0 5 8 0 0 0 6 U T I L I T I E S " P B C E N T E N P A R K 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 7 5 , 2 4 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 7 0 3 2 3 0 4 8 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 1 1 5 . 2 8 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 7 1 5 3 7 7 7 0 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 1 9 5 . 0 8 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 7 3 4 2 9 3 7 1 U T I L I T I E S - B O A T L A U N C H 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 5 5 . 4 7 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 9 1 3 9 7 4 1 1 U T I L I T I E S - E . C . C 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 1 3 3 . 3 9 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 9 1 6 8 0 5 2 9 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 1 2 4 . 7 7 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 0 9 9 0 4 8 8 8 9 U T I L I T I E S - L I G H T H O U S E 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 4 9 . 1 9 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 1 1 8 1 3 1 9 2 4 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 7 8 . 8 0 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 1 2 3 2 7 7 7 7 2 U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 6 9 . 4 1 0 1 6 5 0 5 A p r 2 0 0 1 2 4 7 2 2 1 6 3 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 1 , 8 0 6 . 4 6 0 1 6 5 0 5 C h e q u e A m o u n t - 4 , 9 4 1 . 2 0 0 0 0 1 5 7 K & S W I N D S O R S A L T L T D . 5 3 0 0 1 2 1 7 6 0 B U L K S A F E - T - S A L T 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 2 , 8 1 3 . 3 0 0 1 6 5 0 6 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 4 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 5 3 0 0 1 2 2 0 1 9 B U L K S A F E - T - S A L T 0 4 / 0 1 / 2 0 1 4 2 , 8 2 8 . 2 3 0 1 6 5 0 6 C h e q u e A m o u n t - 5 , 6 4 1 . 5 3 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 7 9 3 2 5 B A T T E R C A B L E , L U G S 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 2 1 . 8 0 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 4 8 9 W A S H E R F L U I D 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 1 3 . 5 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 4 9 1 W A S H E R F L U I D 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 c - 1 3 . 5 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 5 0 6 N I T R I L G L O V E S 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 1 9 . 2 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 5 1 9 F O A M T A P E 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 1 7 . 5 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 6 0 1 G L O V E S , C O N N E C T O R 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 2 7 . 5 3 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 6 0 4 B R A K E L I N E , B R A S S 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 5 6 . 5 5 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 6 1 9 C L I P S 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 5 . 7 7 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 6 4 6 M I X G U N . A D H E S I V E 0 3 / 1 0 / 2 0 1 4 4 4 . 8 6 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 7 2 1 B R A C K E T 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 4 . 6 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 7 2 3 3 W I R E P L U G S 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 7 . 4 2 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 7 3 5 B E A D C A U L K 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 1 8 . 4 4 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 7 7 2 T O W E L S , C O U P L E R S 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 3 5 . 0 2 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 7 8 8 H Y D R A U L I C G R E A S E 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 1 7 . 2 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 8 5 8 H Y D R A U L I C G R E A S E 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 4 5 . 7 7 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 9 0 8 O U T I L S 0 3 / 1 2 / 2 0 1 4 7 . 5 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 7 9 9 7 2 L O C K D E - I C E R 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 2 . 6 6 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 1 5 3 T O W E L S 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 5 5 . 6 6 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 2 5 9 W A X , A R M O R A L L , C L O T H 0 3 / 1 7 / 2 0 1 4 5 3 . 3 8 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 2 9 5 C L A M P 0 3 / 1 7 / 2 0 1 4 2 . 1 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 3 0 1 T H I N N E R 0 3 / 1 7 / 2 0 1 4 6 2 . 0 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 3 2 7 P U S H - P U L L S W I T C H 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 1 . 7 8 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 3 5 4 M I N I A T U R E L A M P 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 6 . 3 7 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 3 6 4 S P R A Y P A I N T , A N T I R U S T 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 2 . 7 2 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 3 7 6 T R A I L E R P L U G , G A S K E T M A K E R 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 1 2 . 3 5 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 0 3 C L A M P S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 2 . 6 4 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 3 5 T R A I L E R C A B L E , B A N D C L A M P S 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 5 3 . 1 8 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 5 2 P A P E R , B A T T E R I E S 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 9 . 4 2 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 7 3 B A T T E R I E S 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 1 0 . 7 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 7 6 W A X , V A L S P A R 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 2 4 . 0 9 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 4 7 7 C R E D I T 1 8 0 4 7 6 - E N A M E L 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 c - 0 . 9 0 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 5 0 2 F L E X P I P E 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 3 7 . 2 4 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 5 1 7 C L A M P 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 3 . 4 4 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 7 0 2 H E A T E R H O S E 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 3 . 1 2 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 7 5 3 P A I N T P E N S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 1 3 . 7 6 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 0 9 0 4 T A P E T E F L O N 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 . 4 5 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 1 1 5 0 A N T I R U S T 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 1 9 . 5 3 0 1 6 5 0 7 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 5 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 - 1 8 1 2 3 0 C O N V E R T E R 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 3 7 . 2 6 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 1 2 7 8 T U B I N G 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 5 . 6 0 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 1 2 8 6 T U B I N G 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 1 1 . 2 1 0 1 6 5 0 7 1 - 1 8 1 5 9 7 T O G G L E 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 1 6 . 2 2 0 1 6 5 0 7 C h e q u e A m o u n t - 8 1 6 . 6 2 0 0 2 2 6 2 K R A H N ' S A U T O R E P A I R S & S A L E S 1 3 0 4 9 O I L C H A N G E 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 4 4 . 0 1 0 1 6 5 0 8 C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 1 4 0 0 0 5 6 9 M & L S U P P L Y 0 0 0 0 1 3 3 7 6 3 S U R V I V O R L E D 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 4 8 4 . 1 6 0 1 6 5 0 9 C h e q u e A m o u n t - 4 8 4 . 1 6 0 0 0 5 7 3 M A R C ' S G A S B A R & V A R I E T Y 3 9 - D I E S E L - F I R E D E P T 0 3 / 3 0 / 2 0 1 4 1 9 7 . 5 0 0 1 6 5 1 0 C h e q u e A m o u n t - 1 9 7 . 5 0 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 3 4 0 9 H O S E , C A M L O C K S 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 1 8 . 9 9 0 1 6 5 1 1 C h e q u e A m o u n t - 1 1 8 . 9 9 0 0 0 6 4 7 N O R F O L K D I S P O S A L S E R V I C E S 0 0 0 0 2 5 3 4 1 6 P U R G E F I L E S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 3 0 . 1 8 0 1 6 5 1 2 C h e q u e A m o u n t - 3 0 . 1 8 0 0 1 5 3 0 N O R T R A X 1 5 5 7 7 8 T I E R O D E N D S 0 3 / 2 8 / 2 0 1 4 4 2 2 . 3 1 0 1 6 5 1 3 C h e q u e A m o u n t - 4 2 2 . 3 1 0 0 1 4 8 3 P A R T S M A S T E R C A N A D A 5 0 0 4 8 6 1 4 H I G H P O W E R C O R D L E S S 0 2 / 2 6 / 2 0 1 4 2 7 0 . 9 1 0 1 6 5 1 4 5 0 0 4 8 9 6 8 H A R N E S S W R A P 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 6 . 5 1 0 1 6 5 1 4 C h e q u e A m o u n t - 2 7 7 . 4 2 0 0 1 4 8 4 P E L M O R E X C A N A D A I N C . 1 1 7 8 8 3 L O C A L A R E A F O R E C A S T 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 3 3 9 . 0 0 0 1 6 5 1 5 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 1 8 P R I N C E S S A U T O 1 5 5 9 6 8 2 F E N D E R S 0 3 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 2 . 9 8 0 1 6 5 1 6 1 5 6 1 6 9 4 F E N D E R S - R E T U R N E D 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 c - 1 1 2 . 9 8 0 1 6 5 1 6 1 5 6 1 7 2 2 S O C K E T S E T , W R E N C H C O M B O 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 1 4 4 . 6 2 0 1 6 5 1 6 C h e q u e A m o u n t - 1 4 4 . 6 2 0 0 0 7 2 2 P R O U S E M E C H A N I C A L L T D 2 9 - 0 1 0 5 7 9 R E P A I R U R I N A L F L U S H V A L V E 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 8 3 . 0 6 0 1 6 5 1 7 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 6 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 1 8 3 . 0 6 0 0 0 7 2 7 P U R O L A T O R C O U R I E R L T D 4 2 3 5 6 3 2 2 0 C O U T I E R S E R V I C E 0 3 / 2 8 / 2 0 1 4 6 7 . 9 5 0 1 6 5 1 8 4 2 3 6 3 8 8 6 9 C O U R I E R S E R V I C E S 0 4 / 0 4 / 2 0 1 4 5 1 . 7 4 0 1 6 5 1 8 C h e q u e A m o u n t - 1 1 9 . 6 9 0 0 0 7 3 4 R . A . P I L K E Y 1 8 7 0 1 H I G H S P E E D F I L R I T E P U M P 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 2 , 1 2 6 . 2 5 0 1 6 5 1 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 1 2 6 . 2 5 0 0 2 2 8 1 R A N D Y W H I T E r e i m b u r s e I N V E S T I G A T O R C O U R S E 0 4 / 1 6 / 2 0 1 4 1 , 9 1 5 . 3 5 0 1 6 5 2 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 9 1 5 . 3 5 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 A p r O W W A 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 7 6 2 . 7 5 0 1 6 5 2 1 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 A p r A M C T O 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 2 8 1 . 3 7 0 1 6 5 2 1 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 A p r A M C T O 0 3 / 1 3 / 2 0 1 4 2 8 1 . 3 7 0 1 6 5 2 1 A p r 0 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 0 W W A 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 3 1 0 . 7 5 0 1 6 5 2 1 A p r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 O W W A 0 3 / 2 0 / 2 0 1 4 3 1 0 . 7 5 0 1 6 5 2 1 C h e q u e A m o u n t - 1 , 9 4 6 . 9 9 0 0 0 7 4 4 R E A L T A X I N C 4 4 6 2 3 F I N A L N O T I C E 4 - 0 0 1 - 0 3 8 0 0 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 3 3 3 . 3 5 0 1 6 5 2 2 C h e q u e A m o u n t - 3 3 3 . 3 5 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 S A p r U N I T R E N T A L - E . C . C . 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 3 1 . 0 8 0 1 6 5 2 3 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 0 8 0 6 S G S C A N A D A I N C 1 0 7 6 5 0 2 0 L A B F E E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 2 8 . 2 5 0 1 6 5 2 4 1 0 7 6 5 0 2 2 L A B F E E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 2 9 6 . 0 6 0 1 6 5 2 4 1 0 7 6 5 0 2 6 L A B F E E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 4 3 8 . 4 4 0 1 6 5 2 4 1 0 7 6 5 2 9 2 L A B F E E S 0 3 / 2 6 / 2 0 1 4 7 6 6 . 1 4 0 1 6 5 2 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 2 8 . 8 9 0 0 1 8 3 0 S P R I N G F I E L D T I M B E R M A R T 2 1 5 2 9 5 7 S I G N P O S T S 0 3 / 2 7 / 2 0 1 4 2 1 0 . 5 2 0 1 6 5 2 5 C h e q u e A m o u n t - 2 1 0 . 5 2 0 0 0 8 5 7 S T R O N G C O E Q U I P M E N T 6 6 5 9 8 2 B E A R I N G S 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 4 1 4 . 8 0 0 1 6 5 2 6 6 6 7 1 2 4 B A C K H O E R E P A I R S 0 4 / 0 8 / 2 0 1 4 5 6 8 . 4 2 0 1 6 5 2 6 C h e q u e A m o u n t - 9 8 3 . 2 2 0 0 0 8 7 4 T E A M T R U C K C E N T R E S P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 7 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I P ^ O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r A 2 4 0 9 7 0 0 3 5 B R I N E T R U C K R E P A I R S 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 8 3 5 . 0 1 0 1 6 5 2 7 A M 2 4 0 9 8 0 0 0 1 T R U C K 8 R E P A I R S 0 4 / 0 8 / 2 0 1 4 3 3 1 . 6 2 0 1 6 5 2 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 6 6 . 6 3 0 0 1 4 1 8 T E L U S 0 1 6 2 4 2 4 9 8 0 6 7 M O B I L E H I G H S P E E D 0 4 / 0 5 / 2 0 1 4 4 4 . 0 1 0 1 6 5 2 8 C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 1 0 0 1 3 6 9 T I L L S O N B U R G F I R E & 1 4 - 0 0 2 0 D I S P A T C H I N G S E R V I C E S 1 S T Q R 1 0 4 / 0 4 / 2 0 1 4 6 , 9 9 6 . 7 6 0 1 6 5 2 9 C h e q u e A m o u n t - 6 , 9 9 6 . 7 6 0 0 1 0 0 2 T I L L S O N B U R G F I R E & S A F E T Y E Q U I P M E N T 2 3 9 3 5 I N S P E C T E X T I N G U I S H E R S 0 3 / 1 1 / 2 0 1 4 6 7 9 . 1 1 0 1 6 5 3 0 2 4 1 0 0 R E C H A R G E E X T I N G L U S H E R 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 7 9 . 8 9 0 1 6 5 3 0 C h e q u e A m o u n t - 7 5 9 . 0 0 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L . P 1 8 1 0 1 2 4 9 6 M A I L B O X E S , C R E E P E R , R A K E H A f 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 1 2 0 . 8 5 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 1 3 9 2 5 S A L T P E L L E T S 0 4 / 0 1 / 2 0 1 4 7 4 . 5 1 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 1 3 9 4 5 B R U S H , P A I N T 0 4 / 0 2 / 2 0 1 4 4 9 . 7 0 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 2 0 6 2 8 S A L T P E L L E T S 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 4 0 . 6 3 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 2 0 7 2 5 C O R N E R B R A C E S 0 3 / 0 6 / 2 0 1 4 3 3 . 9 0 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 2 1 6 1 1 S A L T P E L L E T S 0 3 / 1 8 / 2 0 1 4 6 1 . 0 2 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 3 2 7 5 0 A N T I F R E E Z E , W H E E L 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 8 6 . 9 6 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 3 2 8 5 8 W H E E L S , A N T I F R E E Z E 0 3 / 2 5 / 2 0 1 4 5 1 . 9 6 0 1 6 5 3 1 1 8 1 0 3 9 6 7 7 T A R P 0 3 / 0 7 / 2 0 1 4 6 7 . 7 9 0 1 6 5 3 1 C h e q u e A m o u n t - 5 8 7 . 3 2 0 0 2 2 7 3 V E R M E E R C A N A D A I N C . 3 0 0 0 8 2 8 1 V A C T R A I L E R 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 5 . 0 8 5 . 0 0 0 1 6 5 3 2 3 0 0 0 8 2 8 2 N 0 2 Z L E S 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 2 4 4 . 7 6 0 1 6 5 3 2 C h e q u e A m o u n t - 5 , 3 2 9 . 7 6 0 0 0 9 5 3 V I E N N A H O M E C E N T E R L T D 4 0 0 4 9 4 L I G H T , D U C T T A P E , P A T C H 0 3 / 0 4 / 2 0 1 4 4 6 . 0 6 0 1 6 5 3 3 4 0 0 5 3 2 S C R E W S , S T A P L E S , D R Y W A L L 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 4 9 . 9 1 0 1 6 5 3 3 4 0 0 5 4 4 U T I L I T Y K N I V E S , D E T E R G E N T 0 3 / 0 6 / 2 0 1 4 2 1 . 7 6 0 1 6 5 3 3 4 0 0 5 4 9 P A D L O C K , S C R E W S , S T R A P 0 3 / 0 6 / 2 0 1 4 7 0 . 0 1 0 1 6 5 3 3 4 0 0 7 9 6 D O O R S T O P , B U L B S 0 3 / 1 5 / 2 0 1 4 5 . 1 6 0 1 6 5 3 3 4 0 0 8 8 7 P A D L O C K 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 1 8 . 0 7 0 1 6 5 3 3 4 0 0 9 2 4 C E I L I N G P A N E L S 0 3 / 2 1 / 2 0 1 4 5 0 8 . 4 4 0 1 6 5 3 3 4 0 0 9 6 6 B U L B S , C O N C R E T E M I X 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 1 1 . 6 1 0 1 6 5 3 3 4 0 0 9 8 0 M E T A L B L A D E S 0 3 / 2 4 / 2 0 1 4 8 . 5 7 0 1 6 5 3 3 C h e q u e A m o u n t - 7 3 9 . 5 9 P a g e 6 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 8 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 i : n p M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 9 5 4 V I K I N G G I V E S L T D 2 6 4 5 8 5 8 I D L E R W H E E L S , B E A R I N G S 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 3 6 2 . 1 0 0 1 6 5 3 4 C R 0 0 0 0 0 0 1 1 0 5 F L A N G E B O L T S , R O L L E R A S S Y 0 4 / 0 3 / 2 0 1 4 c - 2 5 9 . 8 2 0 1 6 5 3 4 C h e q u e A m o u n t - 1 0 2 . 2 8 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 8 8 3 9 P L O W R E P A I R S 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 3 1 . 3 7 0 1 6 5 3 5 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 3 7 0 0 1 6 7 6 Z O L L M E D I C A L C A N A D A I N C . 1 7 1 9 5 3 C P R D P A D S 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 6 8 2 . 5 2 0 1 6 5 3 6 C h e q u e A m o u n t - 6 8 2 . 5 2 C h e q u e R u n T o t a l - 4 7 , 8 7 1 . 5 7 P a g e 7 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 9 9 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 2 : 5 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 7 8 A Y L M E R G A R D E N C E N T R E 2 4 5 2 S N O W P L O W I N G 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 1 , 6 1 5 . 9 0 0 1 6 5 3 7 C h e q u e A m o u n t " 1 , 6 1 5 . 9 0 0 0 2 2 9 5 B I L L W I N E G A R D w i n e g a r d - a p r i l 2 1 0 4 A D M I N I S T R A T O R S E A R C H 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 8 , 0 1 1 . 7 0 0 1 6 5 3 8 C h e q u e A m o u n t - 8 , 0 1 1 . 7 0 0 0 2 2 8 6 C H E M T R A D E C H E M I C A L S C A N A D A 9 0 6 3 8 9 6 3 A L U M S U L F A T E 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 6 0 7 . 8 5 0 1 6 5 3 9 C h e q u e A m o u n t - 6 0 7 . 8 5 0 0 0 2 1 8 C U P E L O C A L 3 5 A p r i l ' 1 4 r e m i t U N I O N D U E S 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 4 0 0 . 8 0 0 1 6 5 4 0 C h e q u e A m o u n t - 4 0 0 . 8 0 0 0 0 2 7 5 E . O . N . A S S O C I A T I O N A p r i l 2 3 / 1 4 D A Y T R I P P I N G A D 0 4 / 2 3 / 2 0 1 4 1 6 2 . 0 0 0 1 6 5 4 1 A p r i l 7 / 1 4 D A Y T R I P P I N G A D 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 1 6 2 . 0 0 0 1 6 5 4 1 C h e q u e A m o u n t - 3 2 4 . 0 0 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 0 5 8 4 2 A p r U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 1 5 5 . 1 6 0 1 6 5 4 2 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 1 1 3 4 5 A p r I N T E R N E T - O F F I C E 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 1 0 2 . 7 8 0 1 6 5 4 2 A p r 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 5 0 1 0 3 I N T E R N E T - G A R A G E 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 6 3 . 2 3 0 1 6 5 4 2 A p r 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 1 0 3 5 2 I N T E R N E T - B W F I R E H A L L 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 8 5 . 8 3 0 1 6 5 4 2 C h e q u e A m o u n t - 4 0 7 . 0 0 0 0 2 2 7 0 E V O Q U A W A T E R T E C H N O L O G I E S 9 0 1 6 6 1 4 9 4 B I O X I D E , D R O P S 0 4 / 0 8 / 2 0 1 4 5 , 7 9 3 . 5 7 0 1 6 5 4 3 C h e q u e A m o u n t - 5 , 7 9 3 . 5 7 0 0 0 3 3 7 F I R E M A R S H A L ' S P U B L I C F I R E I N 0 0 2 8 0 6 M E M B E R S H I P R E N E W A L 0 4 / 1 6 / 2 0 1 4 1 0 0 . 0 0 0 1 6 5 4 4 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 3 0 1 8 9 5 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 2 8 0 . 6 4 0 1 6 5 4 5 C h e q u e A m o u n t - 2 8 0 . 6 4 0 0 0 3 9 1 G R E G C O L E v e h i c l e V E H I C L E - A U T O E X T R I C A T E 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 3 5 4 . 6 5 0 1 6 5 4 6 v e h i c l e / c u t t e r V E H I C L E , C A B L E C U T T E R 0 4 / 2 2 / 2 0 1 4 4 1 7 . 8 7 0 1 6 5 4 6 C h e q u e A m o u n t - 7 7 2 . 5 2 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A p r 2 0 0 0 7 1 8 6 5 0 4 5 U T I L I T I E S - S T R A F F I R E H A L L 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 3 9 0 . 5 9 0 1 6 5 4 7 A p r 2 0 0 0 9 1 7 5 5 4 0 2 U T I L I T I E S - S T R A F L I B R A R Y 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 3 1 7 . 0 6 0 1 6 5 4 7 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 1 0 0 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 2 : 5 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r A p r 2 0 0 1 1 4 3 0 9 3 1 6 U T I L I T I E S - S . C . C . 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 1 , 2 6 5 . 1 3 0 1 6 5 4 7 A p r 2 0 0 1 3 7 7 2 7 3 3 8 U T I L I T I E S - S T R A F B A L L P A R K 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 4 1 . 9 2 0 1 6 5 4 7 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 1 4 . 7 0 0 0 0 4 4 6 J A C K I E R I N G L A N D t a b l e l e g s / d r y w a l l T A B L E L E G S , D R Y W A L L R E P A I R 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 7 5 . 0 0 0 1 6 5 4 8 C h e q u e A m o u n t - 7 5 . 0 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 8 0 9 6 9 S P A R K P L U G S 0 3 / 2 5 / 2 0 1 4 1 2 . 4 2 0 1 6 5 4 9 C h e q u e A m o u n t - 1 2 . 4 2 0 0 0 5 2 6 L A E M E R S T R U C K I N G L T D 8 3 1 N E W L I G H T S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 1 0 1 . 7 0 0 1 6 5 5 0 8 3 2 R E P L A C E A M P L I F I E R , L I G H T S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 1 2 7 . 1 3 0 1 6 5 5 0 8 5 1 A I R L E A K R E P A I R 0 4 / 1 2 / 2 0 1 4 9 6 . 6 1 0 1 6 5 5 0 8 5 2 A I R L E A K 0 4 / 1 5 / 2 0 1 4 9 0 . 9 6 0 1 6 5 5 0 M a r ' 1 4 s n o w p l o w i n g S N O W P L O W I N G 0 4 / 1 0 / 2 0 1 4 3 , 0 9 6 . 2 0 0 1 6 5 5 0 C h e q u e A m o u n t - 3 , 5 1 2 . 6 0 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L 1 8 1 - 1 8 1 M a y ' 1 4 R e m i t M A Y R E M I T 0 4 / 2 3 / 2 0 1 4 4 , 5 6 7 . 0 2 0 1 6 5 5 1 1 8 3 - 1 8 3 M a y ' 1 4 R e m i t M A Y R E M I T 0 4 / 2 3 / 2 0 1 4 4 , 6 5 0 . 1 5 0 1 6 5 5 1 C h e q u e A m o u n t - 9 , 2 1 7 . 1 7 0 0 0 5 7 4 M A R G A R E T U N D E R H I L L e y e g l a s s e s - F r a n E Y E G L A S S E S - F R A N C I S 0 4 / 2 2 / 2 0 1 4 2 7 5 . 0 0 0 1 6 5 5 2 e y e g l a s s e s - m a r g E Y E G L A S S E S 2 0 1 4 0 4 / 2 2 / 2 0 1 4 2 7 5 . 0 0 0 1 6 5 5 2 C h e q u e A m o u n t - 5 5 0 . 0 0 0 0 0 6 5 8 O M E R S 0 4 1 0 0 0 A p r ' 1 4 A P R I L R E M I T 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 1 8 , 3 9 2 . 6 0 0 1 6 5 5 3 C h e q u e A m o u n t - 1 8 , 3 9 2 . 6 0 0 0 0 7 0 4 P E T E R S P L U M B I N G 1 5 6 8 B A R T A P , U N P L U G T O I L E T , P I P E 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 7 7 4 . 3 2 0 1 6 5 5 4 C h e q u e A m o u n t - 7 7 4 . 3 2 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 A p r ' 1 4 A P R I L R E M I T 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 6 0 . 7 0 0 1 6 5 5 5 C h e q u e A m o u n t - 6 0 . 7 0 0 0 0 7 5 2 R E S Q T E C H S Y S T E M S [ N C 0 0 1 9 3 6 2 H A L O G E N L I G H T S , S P E A K E R 0 4 / 0 8 / 2 0 1 4 9 2 0 . 9 5 0 1 6 5 5 6 0 0 1 9 3 6 2 A F L A N G E C O V E R 0 4 / 1 1 / 2 0 1 4 2 4 . 8 6 0 1 6 5 5 6 C h e q u e A m o u n t - 9 4 5 . 8 1 0 0 2 2 9 3 S H A R O N D L A R M O U R P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 1 0 1 o f 2 0 6 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 2 : 5 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 1 C O N S U L T I N G F E E S 0 4 / 2 2 / 2 0 1 4 4 , 7 6 3 . 0 4 0 1 6 5 5 7 C h e q u e A m o u n t - 4 , 7 6 3 . 0 4 0 0 0 8 2 6 S O U T H W E S T C H A P T E R O F T H E O B O A f i r e c o d e u p d a t e I N F O R M A T I O N S E S S I O N 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 2 0 . 0 0 0 1 6 5 5 8 C h e q u e A m o u n t - 2 0 . 0 0 0 0 0 8 4 1 S T A T E C H E M I C A L L T D 9 6 7 3 3 1 7 5 S O A P 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 2 5 7 . 6 6 0 1 6 5 5 9 C h e q u e A m o u n t - 2 5 7 . 6 6 0 0 0 9 9 2 S T A U F F E R M O T O R S L I M I T E D R / 0 6 0 4 9 6 0 9 / 1 F R O N T F E N D E R 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 1 , 3 1 6 . 6 8 0 1 6 5 6 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 6 . 6 8 0 0 1 4 8 2 S U N M E D I A C O R P O R A T I O N D M 0 0 9 7 6 8 6 6 A P P O I N T M E N T T O E L E C T I O N 0 3 / 0 5 / 2 0 1 4 2 5 3 . 5 3 0 1 6 5 6 1 D M 0 0 9 7 6 9 3 8 R E Q U E S T F O R P R O P O S A L S 0 3 / 1 9 / 2 0 1 4 1 5 1 . 6 3 0 1 6 5 6 1 C h e q u e A m o u n t - 4 0 5 . 1 6 0 0 1 0 0 2 T I L L S O N B U R G F I R E & S A F E T Y E Q U I P M E N T 2 4 1 2 8 I N S P E C T E X T I N G U I S H E R S 0 3 / 3 1 / 2 0 1 4 7 4 . 3 5 0 1 6 5 6 2 C h e q u e A m o u n t - 7 4 . 3 5 0 0 0 9 0 3 T O M M I L L A R D r e i m b u r s e p u r c h a s e R E P L A C E M E N T B A T T E R I E S 0 4 / 2 2 / 2 0 1 4 9 8 . 0 8 0 1 6 5 6 3 C h e q u e A m o u n t - 9 8 . 0 8 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D A p r 2 7 3 2 1 0 6 1 9 6 9 7 5 4 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 3 5 1 . 4 7 0 1 6 5 6 4 A p r 2 7 3 2 1 0 6 2 4 3 0 7 2 5 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 4 / 1 7 / 2 0 1 4 2 4 . 4 9 0 1 6 5 6 4 C h e q u e A m o u n t - 3 7 5 . 9 6 0 0 2 2 9 4 V I E N N A C H R I S T I A N F E L L O W S H I P F 2 0 1 4 - 1 2 R E I M B U R S E D A M A G E D E P O S I T 0 4 / 2 3 / 2 0 1 4 3 2 0 . 0 0 0 1 6 5 6 5 C h e q u e A m o u n t - 3 2 0 . 0 0 0 0 0 9 8 6 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 A p r r e m i t A P R I L R E M I T 0 4 / 2 4 / 2 0 1 4 2 , 9 0 4 . 8 2 0 1 6 5 6 6 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 0 4 . 8 2 C h e q u e R u n T o t a l - 6 4 , 4 0 5 . 0 5 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 1 0 2 o f 2 0 6 A D p c A N A D A RUN: APR15 2014 NO:ApAYR0LLTEcH N 0 L D G I E s PAGE: 1124 D A I L Y u p D A T E R E p a R 80RW C 0 M p A N Y T 0 T A L s HST REG: 100057413RT0004MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:APR 15, 2014 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:APR 17, 2014 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,486.26 9,486.26 82,<+25.44 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 2,230.08 2,230.08 19,047.96 El CONTQPIPOPIPCAN PEN 4,929.02 4,929.02 41,728.30 CAN PENqcPENQCPENQCHSF qc HSFONEHTI,065.95 1,065.93 9,027.13 ON EHTMBMET MB HETNL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 17,711.29 17,711.29 152,228.85 TOT STATS CHEQUES CHEQUESDEPOSITS37,211.52 37,211.52 317,623.69 DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS BED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 37,211.52 37,211.52 317,623.69 TOT NPAY RRSP RRSPRTIRTI TOT PAYROL 54,922.81 54,922.81 469,852.52 TOT PAYROL SERV CHRG 12S.39 123.39 1*622.02 SERV CHRGHST16.04 16.04 210.84 HST GRAND TOT 55,062.24 55,062.24 471,685.38 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGESALARIED WORKPAYS 17 30.26 HOURLY WORKPAYS 11 19.58 PAYROLL RUNS 1 52.02PAY ADVICE FOLD 28 7.00 COURIER FEE 1 13.03 DELIVERY SURCHARGE 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 123.39 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 55,062.24 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 4 9 1 t o C h e q u e # 0 1 6 5 6 6 i n c l u s . . . P a g e 1 0 3 o f 2 0 6 ^ A . T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A U T T O F B A Y H A M B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d ^ S ^ f S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O L - ^ / 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 ^ T ^ K ^ F a x : 5 1 9 - 8 6 6 - 3 8 8 4 ( M U N I C I P A L P A R K C O N T R A C T / Q ^ ' A ( P r e p a r e d i n D u p l i c a t e ) > / > o n u n t t y l ^ o t f F A C I L I T Y : P o r t B u r w e l l B a l l D i a m o n d ( w i t h o v e r h e a d l i g h t s w h e n r e q u i r e d ) 5 5 4 6 1 N o v a S c o t i a L i n e . P o r t B u r w e l l O N N O J 1 T O B E T W E E N T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D A P P L I C A N T P o r t B u r w e l l L a k e r s M e n ' s F a s t b a l l T e a m ( O r g a n i z a t i o n , g r o u p o r i n d i v i d u a l ) ^ ) ^ / V ^ V i / / ( N a m e o f a u t h o r i z e d s i g n i n g o f R c e r ) ? . ? e " ? ' l ' y u ^ L ^ e ^ H o e ^ ° ^ - ^ 5 - ^ 3 ^ ^ / ^ 3 J ^ 5 e F A f ^ ^ A l ( M a i l i n g A d d r e s s , P o s t a l C o d e , T e l e p h o n e N u m b e r & E m a i l A d d r e s s ) N A T U R E O F F U N C T I O N : B a s e b a l l p r a c t i c e a n d g a m e s ^ 1 - 1 ^ ' - r L L \ < - - . * s ^ 7 " 7 ^ D A T E O F F U N C T I O N : G a m e s ' o n * a t ^ - S Q p . m . e v e n i n g s . m i d - M a y t o m i d - S e p t e m b e r P r a c t i c e s o r r S ^ r ^ a t ; / . i w n . ^ ^ r ^ H O U R S O F F U N C T I O N : 7 X i a ^ - m : O T ^ i t p p r o K i m a ( o l y Q ' O Q . ^ . m ^ ' Q < 6 ' £ 5 ' ^ ° - ^ O ^ j p r v x U S E R S T O P R O V I D E O W N E Q U I P M E N T A N D H E L M E T S T O B E W O R N F O R S A F E T Y $ 1 0 . F E E : p e r t l m . e f o r . " s 8 . 0 f , o y w h e a d j ' g h t i n g ' a s r e c ' u i r e d _ ^ P a y a t > . t e U R 9 n " b o n i n g ^ e l e c f r i c a l P a n - e l . . k e y . f r o m - t h e _ M u n i c i P a L o f f i c : e a t S 3 4 4 P l a n k R o a d o n F ^ i d ^ / e t w ^ e o ^ S . O ' a n ^ ^ 4 ^ E ^ ^ E ^ ^ W ^ P : ^ 7 W E A C W ^ ^ ^ ^ ^ E O R / P ^ A C t i C E ^ Y D R O P P I N G O F F I N M ^ C L O T - A l ^ E b R ^ i ' m S ^ ' E N T R A S c i i y ^ ! ^ ? ? ^ i £ l n ! r ^ ' J o h T r ! i t ? ^ L C O n f i r r T ] . ' , h a v e r ? a ? a n ? ? a c k n o w l e d 9 e t h e r e c e i p t o f a c o p y o f t h i s A g r e e m e n t a n d t h e T e r m s & C o n d i t i o n s o f U s e s t a t e d o n t h e r e v e r s e s i d e h e r e o f a n d h e r e b y ' a g r e e t o T h e m S I G N A T U R E O F A P P L I C A N T : S I G N A T U R E O F R E P R E S E N T A T I V E F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M : D A T E : O r i g i n a l - r e n t e r C o p y - M u n i c i p a l i t y D r a f t c o n t r a c t w i t h P o r t B u r w e l l L a k e r s M e n ' s F a s t b a l l T e a m . . . P a g e 1 0 4 o f 2 0 6 T E R M S A N D C O N D I T I O N S O F F A C I L I T Y U S E A l l p e r s o n s o r o r g a n i z a t i o n s u s i n g t h e f a c i l i t y m u s t p r o v i d e a " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 c o v e r a g e f o r t h e d u r a t i o n o f t h i s f u n c t i o n . T h e " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r , m u s t b e p r e s e n t e d t o t h e M u n i c i p a l C l e r k p r i o r t o u s e . T h i s i n c l u d e s f u n c t i o n s w h e n C o u n c i l h a s a p p r o v e d a f e e w a i v e r . T h i s A g r e e m e n t , a n d t h e c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e m u s t b e i n t h e s a m e n a m e ( s ) . T h e f a c i l i t y s h a l l n o t b e u s e d f o r a p u r p o s e f o r w h i c h i t h a s n o t b e e n a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o r i t s r e p r e s e n t a t i v e . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o h a v e t h e f a c i l i t y c l e a r e d o f p a r t i c i p a n t s a n d g u e s t s w i t h i n O N E H A L F H O U R A F T E R T H E G A M E / P R A C T I C E H A S E N D E D . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o c o m p e n s a t e t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r a n y d a m a g e d o n e t o t h e b l e a c h e r s , b u i l d i n g , o v e r h e a d l i g h t i n g , e q u i p m e n t o r p r o p e r t y , r e l a t e d t o t h e b a l l d i a m o n d a r e a b y a n y p e r s o n o r p e r s o n s u s i n g t h e f a c i l i t i e s p u r s u a n t t o t h i s a g r e e m e n t . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o h o l d a n d s a v e h a r m l e s s t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f r o m a n y a c t i o n s , c l a i m s o r p r o c e e d i n g s b r o u g h t b y a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n f o r i n j u r i e s , d a m a g e s , p e r s o n a l l o s s , o r f o r a n y o t h e r r e a s o n , w h e r e i n t h e C l a i m a n t ( s ) a l l e g e s u c h c l a i m s , a c t i o n s o r p r o c e e d i n g s a r e t h e r e s u l t o f a t t e n d a n c e a t t h e f a c i l i t y a n d t h e f u n c t i o n h e r e i n p r o v i d e d f o r . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o p r o v i d e a d e q u a t e s e c u r i t y t o m a i n t a i n o r d e r a n d c r o w d c o n t r o l f o r t h e f u n c t i o n a n d f u r t h e r a g r e e s n o t t o h o l d , s p o n s o r o r p r o m o t e a n y f u n c t i o n d e e m e d t o b e p u b l i c l y o r m o r a l l y o f f e n s i v e o r t h a t i n a n y w a y w o u l d c o n t r a v e n e a n y S t a t u t e , L a w , o r R e g u l a t i o n o f t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a , t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h e u s e r s w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r c l e a n u p o f t h e b a l l d i a m o n d g r o u n d s a n d b l e a c h e r s f o l l o w i n g u s e . T h e M u n i c i p a l i t y s h a l l n o t b e r e s p o n s i b l e f o r s t o l e n , l o s t o r d a m a g e d a r t i c l e s , o r f o r p e r s o n a l i n j u r i e s t h a t t h e A p p l i c a n t o r m e m b e r o f t h e A p p l i c a n t ' s o r g a n i z a t i o n , o r a g u e s t t h e r e o f , m a y s u s t a i n o r s u f f e r b y r e a s o n o f t h e u s e o f t h e f a c i l i t y , e q u i p m e n t o r p a r k i n g a r e a . A n y o t h e r c o n d i t i o n s d e e m e d n e c e s s a r y a r e t o b e w r i t t e n b e l o w a n d i n i t i a l l e d b y b o t h t h e A p p l i c a n t a n d t h e M u n i c i p a l R e p r e s e n t a t i v e . S P E C I A L C O N D I T I O N S S u b j e c t t o o t h e r a r r a n g e m e n t s f o r u s e m a y b e m a d e u p o n m u t u a l c o n s e n t o f t h e u s e r a n d t h e M u n i c i p a l i t y C ^ T v ^ ^ - ^ ^ ^ J L ^ L ^ \ v ^ y z ^ T ^ - e ^ d s . ^ J L s L y ^ . ^ L ^ p ^ . ^ i ^ ^ ^ h A ^ _ o - T . ^ Z 2 s ~ ~ y ^ ^ . ^ . J ^ l . f f ^ - ^ t \ 3 ^ ^ m ^ . ^ o ^ a - t - T T ^ ^ s ^ k ^ 5 c ^ r F i l e : A g r e e m e n t s / P a r k R e n t a l C o n t r a c t - P B B a l l ^ L ^ ^ U 3 £ y ~ ^ . - C Q ± 5 ^ ' ) O r i g i n a l - r e n t e r C o p y - M u n i c i p a l i t y D r a f t c o n t r a c t w i t h P o r t B u r w e l l L a k e r s M e n ' s F a s t b a l l T e a m . . . P a g e 1 0 5 o f 2 0 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M L i L / B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O ^ X V l A A f 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 F a x : 5 1 9 - 8 6 6 - 3 8 8 4 M U N I C I P A L P A R K C O N T R A C T Q ^ ' A ^ ( P r e p a r e d i n D u p l i c a t e ) . < F A O n u n S t y l ^ ° F A C I L I T Y : S t r a f f o r d v i l l e B a l l D i a m o n d ( w i t h o v e r h e a d l i g h t s w h e n r e q u i r e d ) 5 6 1 6 9 H e r i t a g e L i n e , S t r a f f o r d v i l t e , O N N O J 1 Y O B E T W E E N T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D A P P L I C A N T ' S ^ W ^ ^ H ^ 6 i R , r i ^ S f Y W \ \ ^ V L \ \ \ Y i \ ( ( O r g a n i z a t i o n , g r o u p o r i n d i v i d u a l ) m Y ^ ( N a m e b f a u t h o r i z e d s i g n i n g o f R c e r ) l ' ^ ^ ^ g ^ A J i p r e ^ ^ ) S t a ^ ; o d ^ i e l l ^ ( ^ ) n ^ i ^ ^ ^ & ' ^ a ^ ^ d r ^ ) ^ ^ ^ < t W ^ ^ - m ^ W - W ^ f e Q ^ , ^ N A T U R E O F F U N C T I O N : B a s e b a l l p r a c t i c e a n d g a m e s ; G w A e s < 3 u A i a \ f o r " t k ' 1 S ^ y 5 ( ^ 7 ; 3 < 5 / > ^ F r < » ' w f A ^ - S ^ l s m ( ? e r D A T E O F F U N C T I O N p f w l ^ 5 ^ - y s @ l ^ ^ M H O U R S O F F U N C T I O N : ^ h r a a m z s U S E R S T O P R O V I D E O W N E Q U I R B H E N T A N D H E L M E T S T O B E W O R N F O R S A F E T Y $ 1 0 F E E : p e r t i m e f o r u s e o f o v e r h e a d l i g h t i n g , a s r e q u i r e d . F e e p a y a b l e u p o n o b t a i n i n g t h e e l e c t r i c a l p a n e l k e y f r o m t h e M u n i c i p a l O f f i c e a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d o n F r i d a y b e t w e e n 8 : 3 0 a . m . a n d 4 : 3 0 p . m . T H E K E Y ( W H E N P I C K E D U P ) I S T O B E R E T U R N E D F O L L O W I N G E A C H G A M E O R P R A C T I C E B Y D R O P P I N G O F F I N M A I L S L O T A T T H E M U N I C P A L O F F I C E F R O N T E N T R A N C E . U p o n s i g n i n g , I h e r e b y c o n f i r m I h a v e r e a d a n d a c k n o w l e d g e t h e r e c e i p t o f a c o p y o f t h i s A g r e e m e n t a n d t h e T e r m s & C o n d i t i o n s o f U s e s t a t e c l p n t h e r e v e r s e s M e h e r e o f a n d h e r e b y a g r e e t o t h e m s e j t a t e ^ p ^ y S I G N A T U R E O F A P P L I C A N T : ^ " c ^ i S S I G N A T U R E O F R E P R E S E N T A T I V E F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M : / > p f i t y j l f D A T E : \ / O r i g i n a l - r e n t e r C o p y - M u n i c i p a l i t y D r a f t c o n t r a c t w i t h S t r a f f o r d v i l l e G i a n t s M e n ' s F a s t b a l l T e a . . . P a g e 1 0 6 o f 2 0 6 T E R M S A N D C O N D I T I O N S O F F A C I L I T Y U S E A i l p e r s o n s o r o r g a n i z a t i o n s u s i n g t h e f a c i l i t y m u s t p r o v i d e a " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 c o v e r a g e f o r t h e d u r a t i o n o f t h i s f u n c t i o n . T h e " c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e " n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r , m u s t b e p r e s e n t e d t o t h e M u n i c i p a l C l e r k p r i o r t o u s e . T h i s i n c l u d e s f u n c t i o n s w h e n C o u n c i l h a s a p p r o v e d a f e e w a i v e r . T h i s A g r e e m e n t , a n d t h e c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e m u s t b e i n t h e s a m e n a m e ( s ) . T h e f a c i l i t y s h a l l n o t b e u s e d f o r a p u r p o s e f o r w h i c h i t h a s n o t b e e n a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o r i t s r e p r e s e n t a t i v e . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o h a v e t h e f a c i l i t y c l e a r e d o f p a r t i c i p a n t s a n d g u e s t s w i t h i n O N E H A L F H O U R A F T E R T H E G A M E / P R A C T I C E H A S E N D E D . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o c o m p e n s a t e t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r a n y d a m a g e d o n e t o t h e b l e a c h e r s , b u i l d i n g , o v e r h e a d l i g h t i n g , e q u i p m e n t o r p r o p e r t y , r e l a t e d t o t h e b a l l d i a m o n d a r e a b y a n y p e r s o n o r p e r s o n s u s i n g t h e f a c i l i t i e s p u r s u a n t t o t h i s a g r e e m e n t . T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o h o l d a n d s a v e h a r m l e s s t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f r o m a n y a c t i o n s , c l a i m s o r p r o c e e d i n g s b r o u g h t b y a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n f o r i n j u r i e s , d a m a g e s , p e r s o n a l l o s s , o r f o r a n y o t h e r r e a s o n , w h e r e i n t h e C l a i m a n t ( s ) a l l e g e s u c h c l a i m s , a c t i o n s o r p r o c e e d i n g s a r e t h e r e s u l t o f a t t e n d a n c e a t t h e f a c i l i t y a n d t h e f u n c t i o n h e r e i n p r o v i d e d f o r T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o p r o v i d e a d e q u a t e s e c u r i t y t o m a i n t a i n o r d e r a n d c r o w d c o n t r o l f o r t h e f u n c t i o n a n d f u r t h e r a g r e e s n o t t o h o l d , s p o n s o r o r p r o m o t e a n y f u n c t i o n d e e m e d t o b e p u b l i c l y o r m o r a l l y o f f e n s i v e o r t h a t i n a n y w a y w o u l d c o n t r a v e n e a n y S t a t u t e , L a w , o r R e g u l a t i o n o f t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a , t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h e u s e r s w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r c l e a n u p o f t h e b a l l d i a m o n d g r o u n d s a n d b l e a c h e r s f o l l o w i n g u s e . T h e M u n i c i p a l i t y s h a l l n o t b e r e s p o n s i b l e f o r s t o l e n , l o s t o r d a m a g e d a r t i c l e s , o r f o r p e r s o n a l i n j u r i e s t h a t t h e A p p l i c a n t o r m e m b e r o f t h e A p p l i c a n t s o r g a n i z a t i o n , o r a g u e s t t h e r e o f , m a y s u s t a i n o r s u f f e r b y r e a s o n o f t h e u s e o f t h e f a c i l i t y , e q u i p m e n t o r p a r k i n g a r e a . A n y o t h e r c o n d i t i o n s d e e m e d n e c e s s a r y a r e t o b e w r i t t e n b e l o w a n d i n i t i a l l e d b y b o t h t h e A p p l i c a n t a n d t h e M u n i c i p a l R e p r e s e n t a t i v e . S P E C I A L C O N D I T I O N S T H E A P P L I C A N T A G R E E S T H A T U S E O F T H E B A L L D I A M O N D O N S A T U R D A Y . A U G U S T 2 3 , 2 0 1 4 , ( D U R I N G W A T E R M E L O N F E S T I V A L ) I S N O T P E R M I T T E D . O t h e r a r r a n g e m e n t s f o r u s e m a y b e m a d e u p o n m u t u a l c o n s e n t o f t h e u s e r a n d t h e M u n i c i p a l i t y . F i I e : A g r e e m e n t s / R e n t a l C o n t r a c t - P a r k O r i g i n a l - r e n t e r C o p y - M u n i c i p a l i t y D r a f t c o n t r a c t w i t h S t r a f f o r d v i l l e G i a n t s M e n ' s F a s t b a l l T e a . . . P a g e 1 0 7 o f 2 0 6 C E R T I F l G A T E O F I N S U R A N C E T h i s c g - t i f i c a t e i s i s u a d a s a m a t t e r o f I n f o r m a t i o n o n l y a r i d c o n f a - s n o r i ^ i t s u p o r i t h e o e c t i f i c a t e h d d e r a n d i m p o a s n o l i a b i l i t y o n t h e f n s u r e r . T h i s c a 1 l f i c a t 8 d Q e 8 n o t a m e n d , a r t e n d o r s t t e r U i e c o w a g e a f f o r d e d b y t h e p d i d e e b d a w . 1 . C E R T I F I C A T E H O L D E R - N A M E A N D M A I L I N G A D D R E S S Z I N S U R E D ' S F U L L N A M E A N D M A I L I N G A D D R E ^ O N T A R I O A M A T E U R S O F T B A L L A S S O C I A T I O N N / A 1 7 F I R E R O A D 4 4 P O S T A L P O S T A L C O D E H A V E L O C K O N C O D E K O L 1 Z O 3 . D E S C R I F T I O N O F O P E R A T I O N S n . O C A T I O N S f S P E C I A L I T E M S T O W H I C H T H I S C E R T I F I G A T E A P P L I E S S A N C T I O N E D A C T I V I T I E S O F T H E N A M E D I N S U R E D W I T H R E 3 3 E C T T O S O F T B A L L / B A S E B A L L A C T I V I T I E S 4 . I N S U R E D C L U B N A M E A N D M A I L I N G A D D R E S S r r i - C o u n t y F a s t b a l l L e a g u e L a r r y L o w e s P O B o x 1 1 4 7 P O S T A L S e a f o r t h , O N C O D E N O H 1 W O 5 . C O V E R A G E S T h i s i s t o c e r t i f y t h a t t h e p o l i c i e s o f i n s u r a n c e l i s t e d b e l o w h a v e b e e n i s s u e d t o t h e i n s u r e d n a m e d a b o v e f o r t h e p d c y p e r i o d i n d r c a t e d n o t w r t h s t a n d i n g a n y r e q u i r e m e n t s , t e r m s o r c o n d i t i o n s o f a n y c w i t r a c t o r o t h e r d o c u m e n t w H h r e s p e c t t a w h i c h t h i s c e r t i f i c a t e m a y b e i s s u e d o r m a y p e r t a i n . T h e i n s u r a n c e a f f o r d e d b y t h e p a l k a e s d e s c r i b e d h e r e i n i s s u b j e c t t o a l l t e r m s , e x c l u s i o n s a n d c o n d i t i o n s o f s u c h p o f i c i e s . L I M I T S S H O W N M A Y H A V E B E E N R E D U C E D B Y P A I D C L A I M S n r P E O F I N S U R A N C E I N S U R A N C E E F F E C T I V E E X P I R Y L I M I T S O F L I A B I L I T T C O M P A N Y D A T E D A T E ( C a n a d i a n d o l l a r s u n l e s s i n d i c a t e d o t h e r w i s e A N D P O L I C Y N O . C O V E R A G E D E D . A M O U N T O F I N S U R A N C E C O M M E R C I A L G E N E R A L G A M E D A Y I N S U R A N C E J A N U A R Y 1 , 2 0 1 4 J A N U A R Y 1 , 2 0 1 5 C O M M E R C I A L G E N E R A L U A B I U P T N C . / A V i V A I N S U R A N C E L I A B I U T T B O D I L Y I N J U R Y A N D P R O P E R T Y O O M P A N Y O F C A N A D A P O L I C Y N O . G A M E O O S 7 1 D A M A G E L I A B I L I P ^ B O C C U R R E N C E U G E N E R A L A G G R E G A T E B P E R O C C U R R E N C E $ 5 0 0 $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 P R O D U C T S A N D C O M P L E T E D H P R O D U C T S A N D / O R $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 O P E R A T I O N S / A G G R E G A T E C O M P L E T E D O P E R A T I O N S P E R S O N A L A N D A D V E R T I S I N G $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 I N J U R Y L A B I L 1 T Y B E M P L O Y E R ' S L I A B I L I T Y - A n y o n e p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n B C R O S S L I A B I L I T Y M E D I C A L P A Y M E N T S - A n y o n e $ 1 0 , 0 0 0 p e r s o n ( T h i r d P a r t y ) B T E N A N T S L E G A L L I A B I L I T Y T E N A N T S L E G A L L I A B I L I T Y - A n y $ 2 . 0 0 0 , 0 0 0 o n e p r e m i s e s . P A R T I C I P A N T L I A B I L I T Y B N O N - O W N E D A U T O M O B I L E S G A M E D A Y I N S U R A N C E J A N U A R Y 1 , 2 0 1 4 J A N U A R Y 1 . 2 0 1 5 N O N - O W N E D A U T O M O B I L E S $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 I N C . / A V I V A I N S U R A N C E C O M P A N Y O F C A N A D A B H I R E D A U T O M O B I L E S P O L I C Y N O . G A M E 0 0 3 7 1 H I R E D A U T O M O B I L E S $ 1 , 0 0 0 $ 5 0 , 0 0 0 O T H E R C O V E R A G E S ( S P E C I F Y ) H E R R O R S & O M I S S I O N S f G A M E D A Y I N S J R A N C E J A N U A R Y 1 , 2 0 1 4 J A N U A R Y 1 , 2 0 1 5 E A C H O C C U R R E N C E $ 5 0 0 $ 2 . 0 0 0 . 0 0 0 D I R E C T O R S & O F F I C E R S I N C . / A V I V A I N S U R A N C E C O M P A N Y O F C A N A D A L I A B I L I T Y P O L I C Y N O . G A M E O Q S 7 1 i S T S P O R T A C C I D E N T G A M E D A Y I N S U R A N G E J A N U A R Y 1 . 2 0 1 4 J A N U A R Y 1 , 2 0 1 5 P R I N C I P A L S U M - A n y O n e I n s u r e d N / A $ 5 0 , 0 0 0 I N C . / A V I V A I N S U R A N C E P e r s o n C O M P A N Y O F C A N A D A P O L I C Y N O . A C C I 0 0 3 7 2 6 . C A N C E L b M I O N ^ S h o u l d a n y o f t h e a b o v e d e s c r i b e d p o l i c i e s b e c a n c e l l e d b e f o r e t h e e x p i r a t i o n d a t e t h e r e o f , t h e i s s u i n g c o m p a n y w i l l e n d e a v o r t o m a i l 2 Q d a y s w r i t t e n n o t i c a t o t h e c e r t f f i c a t e h o l d e r i n a m e d a b o v e , b u t f a i l u r e t o m a i ! s u c h n o t i c e s h a l l i m p o s e n o o b l i g a t i o n o r l i a b i l i t y o f a n y k i n d u p o n t h e c o m p a n y , i t s a g e n t e o c r e p r e s e n t a t i v e s . 7 . B R O K E R A G E / A G E N C Y F U L L N A M E A N D M A I L I N G A D D R E S S 8 . A D D I T I O N A L I N S U R E D N A M E A N D M A I L I N G A D D R E ^ ( C o m m e r c i a l G e n e r a l L i a b i l i t y - b u t o n l y w i t h r e s p e c t t o t h e o p e r a t k s n s o f t h e N a m e d I n s u r e d ) P E A R S O N D U N N I N S U R A N C E I N C . 4 3 5 M C N E I L L Y R O A D N / A S U I T E 1 0 3 S T O N E Y C R E E K O N L 8 E 5 E 3 I f S e c t i o n 8 i s c o m p l e t e d , t h e p o l i c y m u s t b e e n d o r s e d o r c o n t a i n s p e c i f i c l a n g u a g e p r o v i d i n g A d d i t i o n a l I n s u r e d s t a t u s a n d w i l y t o t h e e x t e n t i n d i c a t e d I n s u c h e n d o r s e m e n t o r p o l i c y l a n g u a g e . 9 . C E R T ! F ) G A T E A U T H O R I Z A T I O N I S S U E R P E A R S O N D U N N I N S U R A N C E I N C . C O N T A C T N U M B E R ( S ) A U T H O R I Z E D R E P R E S E N T A T I V E J A N E T P R O C T O R , R I B O T Y P E O F F I C E N O . T Y P E F A X N O . D r a f t c o n t r a c t w i t h S t r a f f o r d v i l l e G i a n t s M e n ' s F a s t b a l l T e a . . . P a g e 1 0 8 o f 2 0 6 S I G N A T U R E O F A U T H O R I Z E D R E P R E S E N T A T I V E P E A R S O N D U N N I N S U R A N C E I N C . j & x h . i ^ c t a ^ . < * < ; D A T E : A p r i l 8 , 2 0 1 4 E M A I L A D D R E S S D r a f t c o n t r a c t w i t h S t r a f f o r d v i l l e G i a n t s M e n ' s F a s t b a l l T e a . . . P a g e 1 0 9 o f 2 0 6 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 3 , 2 0 1 4 f r o m L i o n s C l u b o f S t r a f . . . P a g e 1 1 0 o f 2 0 6 ^ C / 3 E m a i l d a t e d A p r i l 2 8 , 2 0 1 4 f r o m G l o r i a W i l s o n / D o u g P a r k T o W h o m i t m a y C o n c e r n W e a r e w r i t i n g y o u o n b e h a l f o f T h e B a y h a m S u b M i s s i o n ' s a n d r e q u e s t i n g p e r m i s s i o n t o u s e B a y h a m p r o p e r t y i n P o r t B u r w e l l r i g h t b e l o w H e r m a n ' s R e s t a u r a n t u p t o P i t t S t . b e t w e e n t h e t w o s e t s o f t r e e s ( f l a t s p a c e ) . W e h a v e p e r m i s s i o n t o u s e t h e a d j a c e n t m u s e u m p r o p e r t y t o t h e n o r t h - e a s t s i d e o f M u s e u m o f N a v a l H i s t o r y p a r k i n g l o t , f o r o u r u p a n d c o m i n g O j i b w a F e s t o n M a y 1 7 , 2 0 1 4 f r o m 8 : 0 0 a . m . u n t i l 4 : 0 0 p . m . w h i c h w i l l i n c l u d e v e n d o r s a n d o u r S i l e n t A u c t i o n . W e w i l l m a i n t a i n t h e p r o p e r t y a n d m a k e s u r e i t i s l e f t w i t h n o g a r b a g e e t c . Y o u r s T r u l y B a y h a m S u b M i s s i o n M e m b e r s D o u g P a r k C o n n i e T o l g M a r y e l l e n M i l l e r L a r r y B u c h a n a n V i l m a B a r v i n e k G l o r i a W i l s o n T o m W i l s o n C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A p r i l 2 8 , 2 0 1 4 f r o m B a y h a m S u b M i s s i o n M . . . P a g e 1 1 1 o f 2 0 6 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : M a y 1 , 2 0 1 4 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E : S U B J E C T : W A S H R O O M & C H A N G E R O O M N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 1 3 C L E A N I N G S E V I C E S R E Q U E S T F O R Q U O T A T I O N P u r p o s e T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o f u r t h e r d i s c u s s t h e a w a r d i n g o f t h e r e q u e s t f o r q u o t a t i o n f o r t h e w a s h r o o m a n d c h a n g e r o o m c l e a n i n g s e r v i c e s a t t h e P o r t B u r w e l l M u n i c i p a l B e a c h t o M a r c C e m a . B a c k g r o u n d C o u n c i l m a y r e c a l l t h a t s t a f f w a s d i r e c t e d t o a d v e r t i s e f o r t h e c l e a n i n g s e r v i c e s f o r t h e P o r t B u r w e l l M u n i c i p a l B e a c h . T h e q u o t a t i o n w a s b a s e d o n t h e s p e c i f i c a t i o n s a t t a c h e d a n d i s a l u m p s u m f o r t h e e n t i r e s e a s o n f r o m M a y t o S e p t e m b e r . S t a f f w a s d i r e c t e d t o f u r t h e r i n v e s t i g a t e i f M r . C e m a ' s c o m p a n y h a s t h e r e q u i r e d W S f f i a n d i n s u r a n c e d o c u m e n t s i n p l a c e . S t a f f C o m m e n t s A v e r b a l u p d a t e w i l l b e p r o v i d e d t o C o u n c i l r e g a r d i n g M r . C e m a ' s c o m p a n y . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e s p e c t f u l l y ^ L b p a t t i t e d , ^ . » \ } V a n c e C z e r w i n s k i , P u b l i c W o r k s M a n a g e r S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " W a s h r o o m & C h a n g e R o o m C l e . . . P a g e 1 1 2 o f 2 0 6 ^ M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M M E M O R A N D U M & . 0 / D A T E : A P R I L 2 5 , 2 0 1 4 T O : C o u n c i l F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k R E : B y - l a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 N U M B E R : C 2 0 1 4 - 1 3 1 . F u r t h e r t o t h e A g r e e m e n t o f P u r c h a s e & S a l e o f t h e o l d f i r e b a l l p r o p e r t y i n P o r t B u r w e l l a p p r o v e d b y C o u n c i l a t t h e l a s t C o u n c i l m e e t i n g , s t a f f a d v i s e t h a t t h e o f f e r h a s b e e n a c c e p t e d . B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 4 a u t h o r i z i n g t h e M a y o r a n d C l e r k t o s i g n t h e n e c e s s a r y d o c u m e n t s t o c o m p l e t e t h e t r a n s a c t i o n h a s b e e n p r e p a r e d a n d i s p r o v i d e d f o r e n a c t m e n t b y C o u n c i l . A t t a c h m e n t : B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 4 2 . F u r t h e r t o a p p r o v a l o f B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 , i t h a s c o m e t o s t a f f s a t t e n t i o n t h a t t h i s b y - l a w n u m b e r h a s b e e n i s s u e d f o r t w o d i f f e r e n t b y - l a w a p p r o v a l s . T h e f i r s t w a s t o a p p r o v e a m e n d m e n t s t o t h e a p p o i n b n e n t o f m u n i c i p a l o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s o n A p r i l 3 , 2 0 1 4 . T h e s e c o n d b y - l a w w i t h t h e s a m e n u m b e r w a s a p p r o v e d a t t h t h e A p r i l 1 7 m e e t i n g a n d w a s i s s u e d f o r t h e O f f i c i a l P l a n A m e n d m e n t . R a t h e r t h a n d e l a y t h e O P A , s t a f f h a s c h o s e n t o r e q u e s t C o u n c i l t o r e p e a l t h e O f f i c e r s & E m p l o y e e a p p o i n t m e n t s B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 a n d e n a c t a p p o i n t m e n t s B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 8 ( a p p o i n t s P a u l S h i p w a y a s A d m i n i s t r a t o r a n d r e m o v e s S h a r o n L a n n o u r a s A c t i n g A d m i n i s t r a t o r ) . A t t a c h m e n t : B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 8 3 . A s C o u n c i l m a y r e c a l l t h e a g r e e m e n t w i t h S h a r o n L a n n o u r t o f i l l t h e p o s i t i o n o f A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r e n d s M a y 6 , 2 0 1 4 . F u r t h e r t o d i s c u s s i o n w i t h M a y o r E n s r e g a r d i n g r e t a i n i n g M s . L a r m o u r i n t h e T r e a s u r e r p o s i t i o n , s h e h a s c o n f i r m e d s h e i s w i l l i n g t o b e r e t a i n e d o n a n a s n e e d e d / a s a v a i l a b l e b a s i s , a s r e q u e s t e d b y m u n i c i p a l s t a f f ( A d m i n i s t r a t o r / C l e r k ) . T h i s a g r e e m e n t w o u l d c o m m e n c e o n M a y 1 4 , 2 1 0 4 a n d t e r m i n a t e u p o n d e c i s i o n b y t h e C o r p o r a t i o n t h a t t h e s e r v i c e s a r e n o l o n g e r r e q u i r e d . A t t a c h m e n t : B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 9 R e c o m m e n d a t i o n : " T H A T B y - l a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 2 0 1 4 - 0 4 8 a n d 2 0 1 4 - 0 4 9 , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 3 o f 2 0 6 M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 4 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 4 4 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E S A L E O F L A N D S O W N E D B Y T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y h a s t h e c a p a c i t y , r i g h t s , p o w e r s , a n d p r i v i l e g e s o f a n a t u r a l p e r s o n f o r t h e p u r p o s e o f e x e r c i s i n g i t s a u t h o r i t y u n d e r t h i s o r a n y o t h e r A c t . A N D W H E R E A S S e c t i o n 2 6 8 ( 1 ) o f t h e s a i d M u n i c i p a l A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t e v e r y m u n i c i p a l i t y w i t h a u t h o r i t y t o s e l l l a n d s h a l l p a s s a b y - l a w e s t a b l i s h i n g p r o c e d u r e s g o v e r n i n g t h e s a l e o f l a n d . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p a s s e d B y - l a w N o . 2 0 0 2 - 0 5 9 t o e s t a b l i s h a p r o c e d u r e g o v e r n i n g t h e s a l e o f m u n i c i p a l o w n e d l a n d . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s d e s i r o u s o f s e l l i n g p r o p e r t y o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y , a n d h a s c o m p l e t e d p r o c e d u r e s p u r s u a n t t o B y - l a w N o . 2 0 0 2 - 0 5 9 f o r t h e s a l e o f t h e s u b j e c t l a n d s . N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a u t h o r i z e s t h e M a y o r a n d C l e r k t o e x e c u t e s u c h d o c u m e n t s a s m a y b e n e c e s s a r y t o p r o v i d e f o r t h e s a l e o f r e a l p r o p e r t y d e s c r i b e d a s P l a n 1 2 P a r t M a r k e t S q u a r e , i d e n t i f i e d a s # 2 4 P i t t S t r e e t , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g i n , a n d a s s i g n e d r o l l n u m b e r 3 4 - 0 1 - 0 0 2 - 0 0 1 - 2 9 9 0 0 - 0 0 0 a n d P l a n 1 2 , E a s t P a r t L o t 1 4 , v a c a n t l a n d p a r c e l h a v i n g f r o n t a g e o n E r i e u s S t r e e t , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g i n , a n d a s s i g n e d r o l l n u m b e r 3 4 - 0 1 - 0 0 2 - 0 0 1 - 1 8 5 0 0 - 0 0 0 0 t o V l a d i m i r N i k o l i c f o r c o n s i d e r a t i o n o f $ 7 5 , 0 0 0 . 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . S T R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 B T D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 5 o f 2 0 6 M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 6 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 4 8 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 1 0 A B Y - L A W A P P O I N T I N G M U N I C I P A L O F F I C E R S A N D E M P L O Y E E S F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D T O R E P E A L 2 0 1 4 - 0 3 9 ( r e a p p o i n t i n g m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s ) W H E R E A S p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 , a s a m e n d e d , m u n i c i p a l i t i e s m a y a p p o i n t o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s a s m a y b e n e c e s s a r y f o r t h e p u r p o s e s o f t h e C o r p o r a t i o n ; W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d o n D e c e m b e r 1 9 , 2 0 1 3 p a s s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 a p p o i n t i n g o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s ; W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w s 2 0 1 4 - 0 0 6 a n d 2 0 1 4 - 0 3 4 a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 ; A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y a n d e x p e d i e n t t o f a r t h e r a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 t o a d d t h e n a m e o f P a u l S h i p w a y a s A d m i n i s t r a t o r _ / D e p u t y C l e r k / D e p u t y T r e a s u r e r / A l t e r n a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t e a n d r e m o v e t h e n a m e o f S h a r o n L a r m o u r a s t h e A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r / T a x C o l l e c t o r . A N D W H E R E A S B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 r e g a r d i n g a p p o i n t m e n t o f m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s w a s n u m b e r e d i n e r r o r ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T c h a n g e s b e m a d e t o t h e o f R c e s / p o s i t i o n s a n d / o r e m p l o y e e s a p p o i n t e d t o a c t i n t h e c a p a c i t y p r o v i d e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e p u r p o s e o f a d m i n i s t e r i n g a n d w h e r e a p p l i c a b l e e n f o r c i n g m u n i c i p a l b y - l a w s a n d P r o v i n c i a l S t a t u t e s a n d R e g u l a t i o n s a s s o c i a t e d w i t h e a c h p o s i t i o n a n d t h e a p p r o v e d j o b d e s c r i p t i o n s a r e t o b e f u l f i l l e d a s f o l l o w s : O f f i c e / P o s i t i o n N a m e 1 . A d m i n i s t r a t o r / D e p u t y C l e r k / D q ) u t y T r e a s u r e r / A l t e r n a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t o r P a u l S h i p w a y 2 . T H A T t h e n a m e o f S h a r o n L a r m o u r b e r e m o v e d a s A c t i n g A d m i n i s t i - a t o r ; M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 7 o f 2 0 6 B / L 2 0 1 4 - 0 4 8 P a g e 2 2 . T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 r e g a r d i n g a p p o i n t m e n t o f m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s b e h e r e b y r e p e a l e d , e f f e c t i v e u p o n e n a c t m e n t o f t h i s b y - l a w ; 4 . T H A T i n a l l o t h e r a s p e c t s t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t o n M a y 6 , 2 0 1 4 ; 5 . A N D T H A T i n a l l o t h e r a s p e c t s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 , a s a m e n d e d , s h a l l r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 1 s t d a y o f M a y 2 0 1 4 . M a y o r P a u l E n s C l e r k L y n d a M i l l a r d M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 8 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 4 9 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A S E R V I C E C O N T R A C T A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D S H A R O N L A R M O U R W H E R E A S t h e p o s i t i o n o f T r e a s u r e r f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w i l l b e v a c a n t e f f e c t i v e M a y 7 t h 2 0 1 4 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s d e t e r m i n e d a n d d e e m e d i t n e c e s s a r y t o h a v e a n i n d i v i d u a l i n p l a c e t o d i s c h a r g e t h e d u t i e s o f a T r e a s u r e r t o p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 C h a p t e r 2 5 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y a n d e x p e d i e n t t o e n t e r i n t o a s e r v i c e c o n t r a c t A g r e e m e n t w i t h S h a r o n L a r m o u r ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t , a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w , b e t w e e n S h a r o n L a r m o u r a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , f o r t h e p r o v i s i o n o f T r e a s u r y M a n a g e m e n t S e r v i c e s f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 S T D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 1 9 o f 2 0 6 M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 2 0 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 9 - 1 - A G R E E M E N T T H I S A G R E E M E N T m a d e a s o f t h e d a y o f 2 0 1 4 . B E T W E E N : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , A C o r p o r a t i o n i n c o r p o r a t e d u n d e r t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o , H e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " C o r p o r a t i o n " O F T H E F I R S T P A R T » > - a n d - S h a r o n L a r m o u r o f t h e V i l l a g e o f P o r t S t a n l e y , i n t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o , H e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " C o n s u l t a n t " O F T H E S E C O N D P A R T . W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n i s d e s i r o u s o f e n g a g i n g t h e s e r v i c e s o f t h e C o n s u l t a n t w i t h r e s p e c t t o A c m a n a g e m e n t o f t h e b u s i n e s s b e i n g c a r r i e d o n b y t h e M u n i c i p a l i t y ( t h e " C o r p o r a t i o n " ) ; A N D W H E R E A S t h e C o n s u l t a n t i s d e s i r o u s o f p r o v i d i n g h e r s e r v i c e s i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y ; N O W T H E R E F O R E i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e m u t u a l c o v e n a n t s e x c h a n g e d b e t w e e n t h e p a r t i e s a n d t h e s u m o f $ L O O P a i d b y e a c h t o e a c h o t h e r ( t h e r e c e i p t w h e r e o f b e m g h e r e b y a c k n o w l e d g e d ) T H E A G R E E M E N T W I T N E S S E T H : 1 . T h e C o r p o r a t i o n h e r e b y h i r e s a n d r e t a i n s t h e C o n s u l t a n t t o p e r f o r m , t h e s t a t u t o r y d u t i e s o f t h e T r e a s u r e r p o s i t i o n a s s e t o u t u n d e r S e c t i o n s 2 2 9 a n d 2 8 6 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , 8 . 0 . 2 0 0 1 C h a p t e r 2 5 : ( a ) T o c a r r y o u t m a t t e r s r e l a t i n g t o t h e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y . ( b ) T o a s s i s t a n d g i v e g u i d a n c e t o t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n i n t h e g e n e r a l f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y . ( C o l l e c t i v e l y r e f e r r e d t o h e r e i n a s " C o n s u l t i n g S e r v i c e s " ) . 2 , T h e C o n s u l t a n t a g r e e s t o b e b o u n d b y t h e p r o v i s i o n s h e r e o f a n d t o p e r f o r m t h e C o n s u l t i n g s e r v i c e s r e q u i r e d t o b e p e r f o r m e d b y h e r p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s h e r e o f , d i l i g e n t l y a n d i n g o o d f a i t h a n d w i t h a v i e w t o t h e b e s t i n t e r e s t o f t h e C o r p o r a t i o n . M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 2 1 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 9 2 - 3 . T h e r e m u n e r a t i o n p a i d t o t h e C o n s u l t a n t f o r f h e C o n s u l t i n g S e r v i c e s s h a l l b e $ 7 5 . 0 0 p e r h o u r i n v o i c e d i n a r r e a r s o n a w e e k l y b a s i s p l u s 4 0 c e n t s p e r k i l o m e t r e t r a v e l . 4 . T h e C o n s u l t a n t s h a l l w o r k o n a n a s n e e d / a s a v a i l a b l e b a s i s b e i n g c o n t a c t e d b y m u n i c i p a l s t a f f w h e n t h e n e e d f o r t h e s e r v i c e a r i s e s a n d p r o v i d i n g t h e c o n s u l t a n t i s a v a i l a b l e . 5 . T h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l c o m m e n c e o n M a y 1 4 , 2 0 1 4 a n d t e r m i n a t e u p o n t h e d e c i s i o n b y t h e C o r p o r a t i o n t h a t t h e s e r v i c e i s n o l o n g e r r e q u i r e d . 6 . T h e C o r p o r a t i o n o r t h e C o n s u l t a n t m a y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t a t a n y t i m e o n f i v e ( 5 ) d a y s w r i t t e n n o t i c e . U p o n a b r e a c h o f t h i s a g r e e m e n t , e i t h e r p a r t y m a y w i t h d r a w f r o m t h e a g r e e m e n t w i t h o u t n o t i c e o r c a s h i n l i e u o f n o t i c e o r o t h e r f i n a n c i a l p e n a l t y . 7 T h e C o n s u l t a n t a g r e e s t o p a y a n y a n d a l l s t a t u t o r y p a y r o l l d e d u c t i o n s f o r i t s e m p l o y e e s a c t i n g o n b e h a l f o f t h e C o r p o r a t i o n u n d e r t h e t e r m s o f t h i s a g r e e m e n t , a s t h e C o n s u l t a n t i s t h e e m p l o y e r a n d t h e C o r p o r a t i o n i s a c o n t r a c t o r o f s e r v i c e s . 8 . T h e p a r t i e s a g r e e t h a t t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e g o v e r n e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o . 9 . A n y n o t i c e t o b e g i v e n h e r e u n d e r s h a l l b e v a l i d a n d e f f e c t i v e o n l y w h e n p e r s o n a l l y d e l i v e r e d . I N W I T N E S S W H E R E O F t h e p a r t i e s h a v e c a u s e d t h i s A g r e e m e n t t o b e e x e c u t e d a s o f t h e d a y a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . ( W i t i i e s s ) ) S h a r o n L a n n o u r ) ( T h e C o n s u l t a n t ) ) T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ) ( T h e C o r p o r a t i o n ) ) M a y o r ) C l e r k M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 1 3 r e g a r d i n g " B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 4 4 , 0 4 8 & 0 4 9 " . . . . P a g e 1 2 2 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A p r i l 2 8 , 2 0 1 4 F R O M : L y n d a M U l a r d , C l e r k F I L E : C 0 7 S U B J E C T : C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 1 P u r p o s e T o r e c o m m e n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f a n E l g i n E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . B a c k g r o u n d : T h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , ( M E A ) , a s a m e n d e d , r e q u i r e s t h a t e v e r y m u n i c i p a l i t y a p p o i n t a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e p r i o r t o O c t o b e r 1 s t i n t h e y e a r o f a M u n i c i p a l E l e c t i o n . C o m m e n t s / A n a l y s i s T h e f o l l o w i n g s u m m a r i z e s t h e r e q u i r e m e n t s f o r a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e a s s e t o u t i n s e c t i o n s 8 1 a n d 8 1 . 1 o f t h e M E A : m a n d a t o r y a p p o i n t m e n t b y a l l m u n i c i p a l i t i e s . m i n i m u m o f t h r e e , m a x i m u m o f s e v e n m e m b e r s . t h e c o m m i t t e e s h a l l n o t i n c l u d e m e m b e r s o f C o u n c i l , e m p l o y e e s o r o f f i c e r s o f t h e . m u n i c i p a l i t y o r a n y p e r s o n s w h o a r e c a n d i d a t e s i n t h e e l e c t i o n f o r w h i c h t h e c o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d a p p o i n t e d b y O c t o b e r 1 s t o f e l e c t i o n y e a r s e r v e f o r a t e r m c o n c u r r e n t w i t h t h e t e r m o f o f f i c e o f t h e C o u n c i l t h a t t a k e s o f f i c e f o l l o w i n g t h e n e x t r e g u l a r e l e c t i o n C l e r k h a s s p e c i f i c r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e c o m m i t t e e . . N o t h i n g i n t h e l e g i s l a t i o n p r e c l u d e s m u n i c i p a l i t i e s f r o m s h a r i n g a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . A s t h e C o u n c i l i s a w a r e , t h e E l g i n m u n i c i p a l i t i e s d i d s h a r e a C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 0 M u n i c i p a l E l e c t i o n . R e q u e s t s f o r C o m p l i a n c e A u d i t s a r e u s u a l l y n o t s i g n i f i c a n t i n n u m b e r . T h e r e w a s o n l y o n e r e q u e s t ( M a l a h i d e ) r e c e i v e d i n t h e C o u n t y r e l a t e d t o t h e 2 0 1 0 M u n i c i p a l E l e c t i o n . A s a r e s u l t , a s h a r e d C o m m i t t e e s h o u l d b e a b l e t o c o n t i n u e t o h a n d l e t h e p o t e n t i a l w o r k l o a d . E l g i n C l e r k s h a v e d i s c u s s e d t h e b e n e f i t s a n d a g r e e d t o r e c o m m e n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f a J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e a g a i n f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n . T h e p o w e r s a n d f u n c t i o n s o f a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e a r e a s f o l l o w s : c o n s i d e r a c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n r e c e i v e d f r o m a n e l e c t o r a n d d e c i d e w h e t h e r i t . s h o u l d b e g r a n t e d o r r e j e c t e d ; i f t h e a p p l i c a t i o n i s g r a n t e d , a p p o i n t a n a u d i t o r t o c o n d u c t a c o m p l i a n c e a u d i t ; r e c e i v e t h e a u d i t o r ' s r e p o r t ; . c o n s i d e r t h e a u d i t o r ' s r e p o r t a n d i f t h e r e p o r t c o n c l u d e s t h a t t h e c a n d i d a t e a p p e a r s . t o h a v e c o n t r a v e n e d a p r o v i s i o n o f t h e M E A r e l a t i n g t o e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c e s , t h e c o m m i t t e e m a y c o m m e n c e l e g a l p r o c e e d i n g s a g a i n s t t h e c a n d i d a t e f o r t h e a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 3 o f 2 0 6 R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 - 2 - i f t h e r e p o r t i n d i c a t e s t h a t t h e r e w a s n o a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n a n d t h e c o m m i t t e e f i n d s t h a t t h e r e w e r e n o r e a s o n a b l e g r o u n d s f o r t h e a p p l i c a t i o n , t h e c o u n c i l i s e n t i t l e d t o r e c o v e r t h e a u d i t o r ' s c o s t s f r o m t h e a p p l i c a n t . T h e P r o c e s s A l l c a n d i d a t e s a r e r e q u i r e d t o f i l e p r o v i n c i a l l y - p r e s c r i b e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s w i t h t h e C l e r k d e t a i l i n g t h e i r c a m p a i g n f i n a n c i n g a c t i v i t i e s . A n e l i g i b l e e l e c t o r w h o b e l i e v e s , o n r e a s o n a b l e g r o u n d s , t h a t a c a n d i d a t e h a s c o n t r a v e n e d t h e M E A , r e l a t i n g t o c a m p a i g n f i n a n c e s , m a y a p p l y f o r a c o m p l i a n c e a u d i t o f t h e c a n d i d a t e ' s e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c e s . T h e a p p l i c a t i o n m u s t b e m a d e i n w r i t i n g t o t h e C l e r k , i n c l u d i n g t h e r e a s o n s f o r t h e e l e c t o r ' s b e l i e f t h a t t h e c a n d i d a t e h a s c o n t r a v e n e d t h e M E A a n d m u s t b e m a d e w i t h i n 9 0 d a y s a f t e r t h e l a t e s t o f : ( a ) t h e f i l i n g d a t e u n d e r s e c t i o n 7 8 ; ( b ) t h e c a n d i d a t e ' s s u p p l e m e n t a r y f i l i n g d a t e , i f a n y , u n d e r s e c t i o n 7 8 ; ( c ) t h e f i l i n g d a t e f o r t h e f i n a l f i n a n c i a l s t a t e m e n t u n d e r s e c t i o n 7 9 . 1 ; o r ( d ) t h e d a t e o n w h i c h t h e c a n d i d a t e ' s e x t e n s i o n , i f a n y , u n d e r s u b s e c t i o n 8 0 ( 4 ) e x p i r e s . T h e C o m m i t t e e T h e p r o p o s e d t e r m s o f r e f e r e n c e a t t a c h e d a s s c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 0 5 0 p r o v i d e s f o r a n E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e c o m p o s e d o f a t l e a s t t h r e e ( 3 ) t o a m a x i m u m o f s e v e n ( 7 ) m e m b e r s . I t i s i m p o r t a n t t h a t t h e E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e m e m b e r s p o s s e s s i n - d e p t h k n o w l e d g e o f t h e c a m p a i g n f i n a n c e r u l e s o f t h e M E A s o t h a t t h e y c a n m a k e i n d e p e n d e n t d e c i s i o n s o n t h e m e r i t s o f t h e a p p l i c a t i o n s . A s t h e C o m m i t t e e w i l l o p e r a t e a s a q u a s i - j u d i c i a l c o m m i t t e e , p r i o r e x p e r i e n c e o n a c o m m i t t e e , t a s k f o r c e o r t r i b u n a l w o u l d b e a n a s s e t . A C o m m i t t e e c o m p o s e d o f p r o f e s s i o n a l s s u c h a s a u d i t o r s , a c c o u n t a n t s , l a w y e r s , a c a d e m i c s a n d o t h e r i n d i v i d u a l s h a v i n g a f a m i l i a r i t y w i t h m u n i c i p a l e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s i s r e c o m m e n d e d . T o a v o i d p o s s i b l e c o n f l i c t s o f i n t e r e s t , a n y m e m b e r a p p o i n t e d t o t h e E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e , m u s t d e c l a r e t h a t t h e y w i l l n o t p r e p a r e t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f a n y c a n d i d a t e r u n n i n g f o r o f f i c e o n C o u n c i l f o r t h e t e r m f o r w h i c h t h e C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d . T h e r e f o r e , a n y m e m b e r a p p o i n t e d t o t h e C o m m i t t e e w o u l d h a v e t o a g r e e t o t h i s i n w r i t i n g , p r i o r t o t h e a p p o i n t m e n t b e i n g m a d e . F a i l u r e t o a d h e r e t o t h i s r e q u i r e m e n t s h a l l r e s u l t i n t h e i n d i v i d u a l b e i n g r e m o v e d f r o m t h e C o m m i t t e e . F i n a n c i a l I m p l i c a t i o n s t o B u d g e t T h e m u n i c i p a l i t y i s r e s p o n s i b l e f o r a n y c o s t s r e s u l t i n g f r o m t h e r e v i e w o f a p p l i c a t i o n s s u b m i t t e d t o t h e E l e c t i o n C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . T h e s e c o s t s i n c l u d e : C o m m i t t e e m e m b e r s ' h o n o r a r i u m , w h i c h i s b e i n g r e c o m m e n d e d t o b e $ 1 0 0 . 0 0 p e r . m e m b e r , p e r m e e t i n g , p l u s c u r r e n t m i l e a g e r a t e ; a u d i t o r ' s c o s t s t o p e r f o r m a n a u d i t ; . c o s t s r e l a t e d t o t h e C o m m i t t e e ' s o p e r a t i o n s a n d a c t i v i t i e s ; . l e g a l c o s t s r e l a t e d t o a n a p p e a l t o t h e O n t a r i o C o u r t o f J u s t i c e w i t h r e s p e c t t o a d e c i s i o n . o f t h e C o m m i t t e e ; l e g a l c o s t s t o u n d e r t a k e l e g a l a c t i o n a g a i n s t t h e c a n d i d a t e f o r v i o l a t i o n s o f t h e e l e c t i o n s . f i n a n c e p r o v i s i o n s o f t h e M E A . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 4 o f 2 0 6 R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 - 3 - F a c t o r s i n v o l v e d i n d e t e r m i n i n g E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e c o s t s i n c l u d e t h e n u m b e r o f c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n s t h a t a r e r e c e i v e d , t h e n u m b e r o f m e e t i n g s t h a t a r e r e q u i r e d t o b e h e l d , a n d t h e c o m p l e x i t y o f t h e a u d i t s t h a t n e e d t o b e c o n d u c t e d . I t i s t h e r e f o r e d i f f i c u l t t o p r e - d e t e r m i n e t h e c o s t s t h a t w i l l r e s u l t f r o m t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e p r o c e s s , a s t h e n u m b e r o f a p p l i c a t i o n s t o b e s u b m i t t e d a r e u n k n o w n i n a d v a n c e . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e E l e c t i o n s R e s e r v e b e i d e n t i f i e d a s t h e s o u r c e o f f i n a n c e f o r t h e o p e r a t i o n a l e x p e n s e s o f t h e E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . A n a p p l i c a t i o n f i l i n g f e e o f $ 2 5 w a s c o n s i d e r e d i n 2 0 1 0 . R E C O M M E N D A T I O N " T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 , b e i n g a b y - l a w t o a d o p t t h e t e r m s o f r e f e r e n c e t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n , a s r e q u i r e d b y t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t ; A N D T H A T t h e a n n u a l o p e r a t i n g c o s t s o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e w i U b e f i n a n c e d t h r o u g h t h e E l e c t i o n R e s e r v e . " S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 1 P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t G o a l # 3 C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e G o a l # 4 B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e G o a l # 6 P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e l i f e s t y l e c h o i c e s R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d l a N ^ A j D ^ 0 C ^ ^ r \ ^ - r \ c L y & i a M i l l a r d , C l e r k A t t a c h : B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 A u t h o r i z i n g t h e e s t a b l i s h m e n t o f a n E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 5 o f 2 0 6 B Y - L A W # 2 0 1 4 - 0 5 0 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B e i n g a B y - l a w t o ^ e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n m a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n s ' 8 1 a n d 8 1 . 1 o f f b c M i m i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d . W H E R E A S s u b s e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l p o w e r s h a l l b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S s e c t i o n 9 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y h a s t h e c a P a c i t y . r i g h t s , p o w e r s a n d p r i v i l e g e s o f a n a t u r a l p e r s o n f o r t h e p u r p o s e ; o f e x e r c i s i n g i t s a u t h o r i t y u n d e r t h i s o r a n y o t h e r A c t ; A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 1 0 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a - " " P a U t y . a y p . v i d e a n y s e r v i c e o r t h i n g t h a t t h e m u n i c i p a l i t y c o n s i d e r s - n e c e s s a r y o r d e s i r a b l e f o r t h e p u b l i c ; ^ ^ ^ ^ t s ! ^ i l ' ^ l ^ o f ? - e M T C ! ? a ^ m e c t l o n s ^ c t ) , 2 0 ? 6 a . a s a m e n d e d ^ u r e s C o u n c i l t o e s t a b l i s h a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n ; ^ ? - ^ H B ? ^ A S ^ ? l i \ B / - l a w a ? d t h e - T l ? m s ° f R e f e r e n c e a t t a c h e d h e r e t o c o m p l y w i t h t h e S e c t i o n 2 7 0 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 w i t h r e s p e c t t o t h e m a n n e r m w t u c h t f a e m u n i c i p a l i t y w i l l t i y t o e n s u r e t h a t i t i s a c c o u n t a b l e t o t h e p u b l i c f o r i t s a c t i o n s a n d t h e m a n n e r i n w h i c h t h e m u n i c i p a l i t y w i l l t r y t o e n s u r e t h a t i t s a c t i o n s a r e t r a n s p a r e n t t o i t h e p u b l i c ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : L ^ H A ^ t h e a t t a c h e d T e r m s i o f R e f e r e n c e ; t o e s t a b l i s h t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n b e a d o p t e d a s h e r e t o a t t a c h e d a s A p p e n d i x " A " a j n d f a n n i n g p a r t o f t h i s B y - l a w ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t u p o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 S T D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 6 o f 2 0 6 A P P E N D I X " A " T O B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 5 0 T E R M S O F R E F E R E N C E E L G I N E L E C T I O N J O I N T C O M P L I A N C E A U D I T C O M M I T T E E F O R 2 0 1 4 M U N I C I P A L E L E C T I O N 1 . N a m e o f C o m m i t t e e T h e n a m e o f t h e C o m m i t t e e i s t h e " E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e " 2 . T e r m o f t h e C o m m i t t e e J ! ^ ^ ^ ^ t ! e i f ^ ^ e ^ e s ! a ? i f ? e d b , e f o r e v o t i n g d a y m d w i l 1 c o m p l e t e i t s w o r k a f t e r d ^ a U n g w i t h a l l c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n s r e c e i v e d f r o . t h e 2 0 1 4 g e n e r a l , T p a l e l e c t i o n . 3 . M a n d a t e T h e p o w e r s a n d f u n c t i o n s o f t h e C o m m i t t e e a r e s e t o u t i n s u b s e c t i o n 8 1 o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 1 9 9 6 , a s a m e n d e d ( M E A ) . T h e C o m m i t t e e w i l l b e r e q u i r e d t o : ( a ) r e v i e w a n d c o n s i d e r a c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n r e c e i v e d f r o m a n e l e c t o r a n d d e c i d e w h e t h e r i t s h o u l d b e g r a n t e d o r r e j e c t e d ; ( b ) i f t h e a P P l i c a t i o n i s g r a n t e d , a p p o i n t a n a u d i t o r t o c o n d u c t a c o m p l i a n c e a u d i t ; ( c ) r e c e i v e t h e a u d i t o r ' s r e p o r t ; ( d ) c o n s i d e r t h e a u d i t o r ' s r e p o r t a n d i f t h e r e p o r t c o n c l u d e s t h a t t h e c a n d i d a t e a p p e a r s t o h a v e c o n t r a v e n e d a p r o v i s i o n o f t h e M E A r e l a t i n g t o e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c e s , t h e c o m m i t t e e m a y c o m m e n c e l e g a l p r o c e e d i n g s a g a i n s t t h e c a n d i d a t e f o r t h e a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n ; a n d ( e ) i f t h e r e p o r t i n d i c a t e s t h a t t h e r e w a s n o a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n a n d t h e c o m i m t t e e f i n d s t h a t t h e r e w e r e n o r e a s o n a b l e g r o u n d s f o r t h e a p p l i c a t i o n , t h e c o u n c i l i s e n t i t l e d t o r e c o v e r t h e a u d i t o r ' s c o s t s f r o m t h e a p p l i c a n t . 4 . C o m p o s i t i o n ? l ^ ° ! n m ^ e e w \ u , b e c o m p o s e d o f a t l e a s t t h r e e ( 3 ) a n d n o m o r e t h a n s e v e n ( 7 ) ^ l e m b e r s o f , t h e p ^ l i c ; ^ e m b ? r ? m u ? P o s s e s s a n i n - d e p t h k n o w l e d g e o f t h e c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s o f t h e M E A a n d t h e r e f o r e m ^ b e r s h i p w i l l b e d r a w n ^ t h e f o u S w - S g s t a k e h o l d e r g r o u p s : ( a ) a c c o u n t i r l g a n d a u d i t - a c c o u n t a n t s o r a u d i t o r s w i t h e x p e r i e n c e i n p r e p a r i n g o r a u d i t i n g t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f m u n i c i p a l c a n d i d a t e s ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 7 o f 2 0 6 ( b ) a c a d e m i c - c o l l e g e o r u n i v e r s i t y p r o f e s s o r s w i t h e x p e r t i s e i n p o l i t i c a l s c i e n c e o r l o c a l g o v e r n m e n t a d m i n i s t r a t i o n ; ( c ) l e g a l p r o f e s s i o n - w i t h e x p e r i e n c e i n m u n i c i p a l l a w , m u n i c i p a l e l e c t i o n l a w o r a d m i n i s t r a t i v e l a w ; ( d ) p r o f e s s i o n a l s w h o i n t h e c o u r s e o f t h e i r d u t i e s a r e r e q u i r e d t o a d h e r e t o c o d e s o r s t a n d a r d s o f t h e i r p r o f e s s i o n w h i c h m a y b e e n f o r c e d b y d i s c i p l i n a r y t r i b u n a l s ; a n d ( e ) o t h e r i n d i v i d u a l s w i t h k n o w l e d g e o f t h e c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s o f t h e M E A . I t i s n o t e d t h a t : M e m b e r s o f C o u n c i l , e m p l o y e e s o r o f f i c e r s o f t h e m u n i c i p a l i t i e s o r a n y p e r s o n s . w h o a r e c a n d i d a t e s i n t h e e l e c t i o n f o r w h i c h t h e c o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d a r e n o t e l i g i b l e t o b e a p p o i n t e d t o t h e C o m m i t t e e , p u r s u a n t t o c l a u s e 8 1 . 1 ( 2 ) o f A c M E A . A n i n d m d u a l s h a 1 1 b e d e e m e d i n e l i g i b l e t o b e a m e m b e r o f t h e C o m m i t t e e i f t h e y . p r e p a r e t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f a n y c a n d i d a t e r u n n i n g f o r o f f i c e o n m u n i c i p a l C o u n c i l d u r i n g t h e t e r m f o r w h i c h t h e C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T o a v o i d p o s s i b l e c o n f l i c t s o f i n t e r e s t , a n a u d i t o r o r a c c o u n t a n t a p p o i n t e d t o t h e . C o m m i t t e e m u s t a g r e e i n w r i t i n g t o n o t u n d e r t a k e t h e a u d i t s o r p r e p a r a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f a n y c a n d i d a t e s s e e k i n g e l e c t i o n t o C o u n c i l . F a i l u r e t o a d h e r e t o t h i s r e q u i r e m e n t w i l l r e s u l t i n t h e i n d i v i d u a l b e i n g r e m o v e d f r o m t h e C o m m i t t e e . 5 . M e m b e r s h i p S e l e c t i o n A N o m i n a t m g C o m m i t t e e c o n s i s t i n g o f t h e C l e r k s f r o m e a c h o f t h e m u n i c i p a l i t i e s w i l l ^ ^ ^ r ^ ^ l . ^ ^ ^ ^ ! ? ^ T ^ a l ? ^ i c i ? . i o ^ . a r l d . w m P r e P M ' e a p r o p o s e d J o i n t C o m m i t t e e m e m b e r s h i p l i s t f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e M u n i c i p a l C o u n c i l s . M e m b e r s w i l l b e s e l e c t e d o n t h e b a s i s o f t h e f o l l o w i n g : ( a ) d e m o n s t r a t e d k n o w l e d g e a n d u n d e r s t a n d i n g o f m u n i c i p a l e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s a n d k n o w l e d g e o f t h e M E A a n d r e l a t e d r e g u l a t i o n s ; ( b ) p r o v e n a n a l y t i c a l a n d d e c i s i o n - m a k i n g s k i l l s ; ( c ) e x p e r i e n c e w o r k i n g a c o m m i t t e e , a d m i n i s t r a t i v e t r i b u n a l , t a s k f o r c e o r s i m i l a r 1 s e t t i n g ; ( d ) a v a i l a b i l i t y a n d w i l l i n g n e s s t o a t t e n d i n g m e e t i n g s ; a n d ( e ) e x c e l l e n t o r a l a n d w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s k i l l s . 6 . M e e t i n g s T h e C o m m i t t e e w i l l m e e t a s n e e d e d , w i t h m e e t i n g s t o b e s c h e d u l e d b y t h e C l e r k o f t h e m u n i c i p a l i t y w h e r e a c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n i s r e c e i v e d , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 8 o f 2 0 6 M E A r e q u i r e m e n t s . T h e C l e r k o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l e n s u r e a n d v e r i f y t h e v a l i d i t y o f t h e m e e t i n g . T h e C l e r k w i l l c o n t a c t a l l m e m b e r s t o e n s u r e t h a t a q u o r u m o f m e m b e r s i s a b l e t o a t t e n d t h e s a i d m e e t i n g . T h e C o m m i t t e e m e m b e r s w i l l s e l e c t a C h a i r f r o m a m o n g s t i t s m e m b e r s a t i t s f i r s t > m e e t i n g . T h e C o m m i t t e e w i l l c o n d u c t i t s m e e t i n g s i n p u b l i c , s u b j e c t t o t h e n e e d t o m e e t i n c l o s e d s e s s i o n f o r t h e p u r p o s e a u t h o r i z e d u n d e r S e c t i o n 2 3 9 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 . M e e t i n g s w i l l b e h e l d a t t h e l o c a t i o n d e t e r m i n e d b y t h e C l e r k o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y . 7 . R e m u n e r a t i o n . ^ n l b e r s o ^ t h e c o m m i t t e e s h a 1 1 b e p a l d a n h o n o r a r i u m o f $ 1 0 0 p e r m e e t i n g , p l u s m U e a g e a t t h e c u ^ n t m i l e a g e r a t e e s t a b l i s h e d b y t h e h o s t . u n i c i p a l i t y . ^ C o u n c i l o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l p a y a l l c o s t s r e l a t i v e t o t h e r e s p e c t i v e a p p l i c a t i o n . 8 . S t a f f S u p p o r t T h e C l e r k o r d e s i g n a t e o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l a c t a s t h e S e c r e t a r y t o t h e C o m m i t t e e a n d p r o v i d e s u p p o r t w h e r e r e q u i r e d . R e v i s e d A p r i l , 2 0 1 4 . f S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 2 9 o f 2 0 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A p r i l 2 8 , 2 0 1 4 F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k F I L E : C 0 7 S U B J E C T : C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e A p p o i n t m e n t s N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 4 P u r p o s e T o r e c o m m e n d a p p o i n b n e n t s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . B a c k g r o u n d : T h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , ( M E A ) , a s a m e n d e d , r e q u i r e s t h a t e v e r y m u n i c i p a l i t y a p p o i n t a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e p r i o r t o O c t o b e r 1 s t i n t h e y e a r o f a M u n i c i p a l E l e c t i o n . E a r l i e r i n 2 0 1 4 , t h e C l e r k s o f e a c h m u n i c i p a l i t y i n E l g i n C o u n t y d i s c u s s e d a n d a g r e e d t o a g a i n r e c o m m e n d e s t a b l i s h i n g a " j o i n t " c o m p l i a n c e a u d i t c o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n . E a c h o f t h e C l e r k s a r e c u r r e n t l y a s k i n g t h e i r r e s p e c t i v e C o u n c i l s t o a p p r o v e t h e r e c o m m e n d e d T e r m s o f R e f e r e n c e a n d B y - l a w t o e s t a b l i s h t h e s a i d J o i n t C o m m i t t e e a n d t h e n t o s u b s e q u e n t l y p r o c e e d t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e J o i n t C o m m i t t e e . C o m m e n t s / A n a l y s i s A d v e r t i s i n g f o r p r o s p e c t i v e C o m m i t t e e M e m b e r s w a s u n d e r t a k e n i n F e b r u a r y a n d M a r c h , 2 0 1 4 : b y p l a c i n g a n a d i n t h e l o c a l n e w s p a p e r s ; . b y c o n t a c t i n g t h e p r e v i o u s m e m b e r s o f t h e J o i n t C o m m i t t e e f r o m t h e 2 0 1 0 M u n i c i p a l . E l e c t i o n w h o m w e t h o u g h t m a y b e i n t e r e s t e d ; a n d b y p o s t i n g a n a d o n t h e m u n i c i p a l w e b s i t e s . . F o u r o f t h e p r e v i o u s C o m m i t t e e M e m b e r s f r o m t h e 2 0 1 0 J o i n t C o m m i t t e e i n d i c a t e d t h a t t h e y w o u l d b e w i l l i n g t o c o n t i n u e a s m e m b e r s o f t h e J o i n t C o m m i t t e e f o r t h e u p c o m i n g t e r m . N o f u r t h e r a p p l i c a t i o n s w e r e r e c e i v e d t h r o u g h t h e o t h e r m e t h o d s o f a d v e r t i s i n g . T h e f o l l o w i n g i s a l i s t o f t h o s e f o u r i n d i v i d u a l s w h o h a v e a g r e e d t o s e r v e o n t h e E I g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n : D r . T i m C o b b a n - i s a n A s s i s t a n t P r o f e s s o r f o r t h e D e p a r t m e n t o f P o l i t i c a l . S c i e n c e a t T h e U n i v e r s i t y o f W e s t e r n O n t a r i o . H e h a s a P h D i n p o l i t i c a l s c i e n c e a n d t e a c h e s i n t h e M a s t e r o f P u b l i c A d m i n i s t r a t i o n p r o g r a m . H e i s v e r y f a m i l i a r w i t h t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s p r o c e s s . P a t r i c i a M i l l e r - i s a B a r r i s t e r & S o l i c i t o r . H e r l e g a l t r a i n i n g a n d e x p e r i e n c e . i n c l u d e s m a n y a s p e c t s o f m u n i c i p a l l a w . S h e h a s k n o w l e d g e a n d e x p e r i e n c e w i t h w o r k i n g d u r i n g p r o v i n c i a l a n d m u n i c i p a l e l e c t i o n s . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 3 0 o f 2 0 6 R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 4 - 2 - C h r i s t e n e S c r i m g e o u r - i s a C h a r t e r e d A c c o u n t a n t a n d i s f a m i l i a r w i t h t h e . M u n i c i p a l A c t a n d t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t . S h e i s a n a u d i t o r f o r a n u m b e r o f m u n i c i p a l i t i e s . A n d r e w W r i g h t - i s a l a w y e r a t S i s k i n d s L L P , i n L o n d o n . H e s p e c i a l i z e s i n . M u n i c i p a l L a w . H e i s v e r y f a m i l i a r w i t h t h e l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t s a s t h e y p e r t a i n t o M u n i c i p a l E l e c t i o n s . I t i s f e l t t h a t t h e f o u r i n d i v i d u a l s n o t e d a b o v e h o l d t h e e x p e r i e n c e a n d k n o w l e d g e r e q u i r e d t o s e r v e o n t h e J o i n t C o m m i t t e e , w i t h e x p e r t i s e i n f i n a n c e , l e g a l a n d m u n i c i p a l l e g i s l a t i v e * r e q u i r e m e n t s . F i n a n c i a l I m p l i c a t i o n s t o B u d g e t N / A R E C O M M E N D A T I O N " T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 1 , b e i n g a b y - l a w t o a p p o i n t D r . T i m C o b b a n , P a t r i c i a M U l e r , C h r i s t i n e S c r i m g e o u r a n d A n d r e w W r i g h t , a n d t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 1 P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t G o a l # 3 C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e G o a l # 4 B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e G o a l # 6 P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e l i f e s t y l e c h o i c e s R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d ^ ^ y r ^ £ o ^ \ - c ^ J L s t ^ U ] ^ ^ L y n d a M i l l a r d , C l e r k A t t a c h : B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 1 A p p o i n t i n g m e m b e r s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 3 1 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 5 1 B e i n g a B y - l a w t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n . W H E R E A S S e c t i o n s 8 1 . 1 ( 1 ) o f ^ t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d , r e q u i r e s C o u n c i l t o e s t a b l i s h a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e ; A N D W H E R E A S b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d e s t a b l i s h t h e E l g m E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n a n d a d o p t e d i t s T e r m s o f R e f e r e n c e b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 o n M a y 1 , 2 0 1 4 ; A N D W H E R E A S C o u n c i l d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M H E R E B Y E N A C T S A S F O L L O W S : L . T H A T t i l e f o l l o w m g i n d i v i d u a l s b e a p p o i n t e d t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e t e r m D e c e m b e r 1 , 2 0 1 4 t o N o v e m b e r 3 0 , 2 0 1 8 : D r . T i m C o b b a n , . P a f a i c i a M i l l e r , . C h r i s t e n e S c r i m g e o u r , a n d . A n d r e w W r i g h t ; . 2 ' ' ^ N D T H A T t h i s b y - l a w s h a 1 1 c o m e m t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t o n t h e d a t e o f t h e f i n a l p a s s i n g t h e r e o f . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 S T D A Y O F M A Y , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e . . . P a g e 1 3 2 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 4 4 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E S A L E O F L A N D S O W N E D B Y T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y h a s t h e c a p a c i t y , r i g h t s , p o w e r s , a n d p r i v i l e g e s o f a n a t u r a l p e r s o n f o r t h e p u r p o s e o f e x e r c i s i n g i t s a u t h o r i t y u n d e r t h i s o r a n y o t h e r A c t . A N D W H E R E A S S e c t i o n 2 6 8 ( 1 ) o f t h e s a i d M u n i c i p a l A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t e v e r y m u n i c i p a l i t y w i t h a u t h o r i t y t o s e l l l a n d s h a l l p a s s a b y - l a w e s t a b l i s h i n g p r o c e d u r e s g o v e r n i n g t h e s a l e o f l a n d . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p a s s e d B y - l a w N o . 2 0 0 2 - 0 5 9 t o e s t a b l i s h a p r o c e d u r e g o v e r n i n g t h e s a l e o f m u n i c i p a l o w n e d l a n d . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s d e s i r o u s o f s e l l i n g p r o p e r t y o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y , a n d h a s c o m p l e t e d p r o c e d u r e s p u r s u a n t t o B y - l a w N o . 2 0 0 2 - 0 5 9 f o r t h e s a l e o f t h e s u b j e c t l a n d s . N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a u t h o r i z e s t h e M a y o r a n d C l e r k t o e x e c u t e s u c h d o c u m e n t s a s m a y b e n e c e s s a r y t o p r o v i d e f o r t h e s a l e o f r e a l p r o p e r t y d e s c r i b e d a s P l a n 1 2 P a r t M a r k e t S q u a r e , i d e n t i f i e d a s # 2 4 P i t t S t r e e t , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g i n , a n d a s s i g n e d r o l l n u m b e r 3 4 - 0 1 - 0 0 2 - 0 0 1 - 2 9 9 0 0 - 0 0 0 a n d P l a n 1 2 , E a s t P a r t L o t 1 4 , v a c a n t l a n d p a r c e l h a v i n g f r o n t a g e o n E r i e u s S t r e e t , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g i n , a n d a s s i g n e d r o l l n u m b e r 3 4 - 0 1 - 0 0 2 - 0 0 1 - 1 8 5 0 0 - 0 0 0 0 t o V l a d i m i r N i k o U c f o r c o n s i d e r a t i o n o f $ 7 5 , 0 0 0 . 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . S T R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 s " D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 4 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e s a l e o f l a n d s . . . P a g e 1 3 3 o f 2 0 6 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 4 5 A B Y - L A W T O I M P O S E A W A T E R R A T E U P O N O W N E R S O F L A N D W H O D E R I V E O R W I L L O R M A Y D E R I V E A B E N E F I T F R O M W A T E R S W O R K S P E R F O R M E D T O T H E R I C H M O N D W A T E R S Y S T E M S U F F I C I E N T T O P A Y T H E M U N I C I P A L P O R T I O N O F T H E C A P I T A L C O S T O F T H E W O R K S . W H E R E A S T H E C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s d e t e r m i n e d t o c o n s t r u c t c e r t a i n w a t e r w o r k s t o s e r v i c e a n d b e n e f i t a c e r t a i n p a r t o f t h e M u n i c i p a l i t y b y l a w p u r s u a n t t o i t s p o w e r s u n d e r P a r t X I I , S e c t i o n 3 9 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 a s a m e n d e d ( t h e " M u n i c i p a l A c f } A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y i s a u t h o r i z e d b y P a r t X I I o f t h e M u n i c i p a l A c t t o i m p o s e a w a t e r r a t e u p o n o w n e r s o r o c c u p a n t s o f l a n d w h o d e r i v e o r w i l l o r m a y d e r i v e a b e n e f i t f r o m t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e n e w m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m i n R i c h m o n d s u f f i c i e n t t o p a y a l l o r s u c h p o r t i o n o f t h e c a p i t a l c o s t s o f t h e w a t e r w o r k s a s C o u n c i l d e e m s a p p r o p r i a t e ; A N D W H E R E A S t h e l a n d s t o b e b e n e f i t e d a n d c h a r g e d w i t h t h e w a t e r r a t e a r e a s o u t l i n e d i n t h e m a p w h i c h f o r m s S c h e d u l e " A " t o t h i s B y - L a w a n d h a v e b e e n d e s i g n a t e d b y C o u n c i l a s t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a o f t h e w o r k s ; A N D W H E R E A S T H E M u n i c i p a l i t y h a s d e t e r m i n e d t h a t t h e c a p i t a l c o s t s o f s u c h w a t e r w o r k s s h a l l b e r a t e d a g a i n s t t h e l a n d s o u t l i n e d i n S c h e d u l e " A " a n d s h a l l b e b o r n e b y t h e o w n e r s o r o c c u p a n t s f r o m t i m e t o t i m e o f s a i d l a n d s ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . F o r t h e p u r p o s e h e r e o f , t h e f o l l o w i n g w o r d s w h e n u s e d i n t h e B y - L a w , s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g m e a n i n g ( a ) A l l o f t h e f o l l o w i n g s h a l l h a v e t h e s a m e m e a n i n g a s i n s p r o v i d e d t h e r e f o r e u n d e r P a r t X I I , S e c t i o n 3 9 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 ( i ) " b e n e f i t " ( h ) " I m m e d i a t e b e n e f i t " ( i i i ) " d e f e r r e d b e n e f i t " ( i v ) " c a p i t a l c o s t s " ( V ) " w a t e r s e r v i c e r a t e " ( v i ) " w a t e r w o r k s " ( v i i ) " w a t e r r a t e " B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 5 A B y - L a w t o i m p o s e a W a t e r R a t e ( R i c h m o n . . . P a g e 1 3 4 o f 2 0 6 ( b ) A l l o f t h e f o l l o w i n g s h a l l h a v e t h e m e a n i n g h e r e i n a f t e r s e t f o r t h : ( i ) " B a s i c W a t e r R a t e " m e a n s t h e w a t e r r a t e a s s e s s e d a n d i m p o s e d o n a p e r l o t b a s i s w i t h o u t r e f e r e n c e t o a n y f i n a n c i n g c h a r g e s a n d s h a l l b e a s i d e n t i f i e d i n S c h e d u l e " B " h e r e t o ; ( i i ) " D e f e r r e d B e n e f i t L o t s " a r e n e w l o t s c r e a t e d b y d e v e l o p m e n t a f t e r t h e i n i t i a l d a t e o f p a s s a g e o f t h i s b y - l a w w h i c h w i l l b e c o m e s u b j e c t t o a w a t e r r a t e u p o n t h e i r c r e a t i o n ; ( i i i ) " D e v e l o p m e n t " m e a n s t h e c r e a t i o n o f a n e w l o t f r o m a n y p a r c e l o f l a n d w i t h i n t h e S p e c i f i c B e n e f i t a r e a , w h e t h e r b y w a y o f s e v e r a n c e p l a n o f s u b d i v i s i o n , p l a n o f c o n d o m i n i u m o r o t h e r w i s e , a f t e r t h i s b y - l a w c o m e s i n t o f o r c e , a n d t h e s a i d n e w l o t ( s ) h a v e a c c e s s t o t h e w o r k s ; ( i v ) " I m m e d i a t e B e n e f i t l o t s " a r e s e p a r a t e l o t s i d e n t i f i e d b y s t r e e t a d d r e s s a n d a s s e s s m e n t r o l l n u m b e r s i n S c h e d u l e " B " h e r e t o w h i c h w i l l r e c e i v e o r b e d e e m e d t o r e c e i v e i m m e d i a t e b e n e f i t f r o m t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e n e w m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m ; ( v ) " N e w l o t s " a r e s e p a r a t e l o t s c r e a t e d b y d e v e l o p m e n t w i t h i n t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a w h i c h a r e n o t i n e x i s t e n c e a s s e p a r a t e l o t s a s o f t h e d a t e o f t h e p a s s a g e o f t h i s b y - l a w ; ( v i ) " R a t e " m e a n s t h e w a t e r r a t e a s s e s s e d o r t o b e a s s e s s e d a n d i m p o s e d u p o n o w n e r s o r o c c u p a n t s o f i m m e d i a t e b e n e f i t l o t s w h i c h r a t e i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s B y - l a w i s s e t o u t i n S c h e d u l e " B " h e r e t o , a n d d e f e r r e d B e n e f i t l o t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s b y - l a w ; ( v i i ) " S p e c i f i c B e n e f i t A r e a " m e a n s t h e l a n d s o u t l i n e d a n d s h a d e d i n " S c h e d u l e A " h e r e t o w h i c h r e p r e s e n t s t h e l a n d s w h i c h w i l l r e c e i v e b e n e f i t , e i t h e r i m m e d i a t e o r d e f e r r e d , f r o m t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e n e w m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m i n R i c h m o n d ; ( v i i i ) " W o r k s " m e a n s t h e w a t e r w o r k s c o n s t r u c t e d t o s e r v i c e a n d b e n e f i t t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a ; 2 . T h e W o r k s s h a l l b e c o n s t r u c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o s e r v i c e a n d b e n e f i t t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a . 3 . T h e R a t e s h a l l b e a s s e s s e d a n d i m p o s e d o n t h e o w n e r s o r o c c u p a n t s o f l a n d s w i t h i n t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a w h i c h r a t e s h a l l b e s u f f i c i e n t t o p a y f o r n o t l e s s t h a n a l l c a p i t a l c o s t s o f t h e W o r k s 4 . F o r t h e p u r p o s e o f t h i s b y - l a w , t h e c a p i t a l c o s t s o f t h e W o r k s s h a l l i n c l u d e t h e i n t e r e s t a m o u n t s p a y a b l e o n a n y d e b e n t u r e t o b e i s s u e d f o r t h e W o r k s . 5 . T h e R a t e a p p l i c a b l e t o a l l I m m e d i a t e B e n e f i t l o t s i s s e t f o r t h i n S c h e d u l e " B " t o t h i s b y - l a w . D e f e r r e d b e n e f i t l o t s w i l l b e a s s e s s e d a n d b e c o m e s u b j e c t t o t h e r a t e s w h e n d e v e l o p m e n t o c c u r s . 6 . T h e R a t e s h a l l b e i m p o s e d f o r a p e r i o d o f t w e n t y ( 2 0 ) y e a r s c o m m e n c i n g , ( a ) h i t h e c a s e o f I m m e d i a t e B e n e f i t L o t w i t h a n e x i s t i n g b u i l d i n g , i n t h e c a l e n d a r y e a r i n w h i c h t h i s b y - l a w i s p a s s e d . ( b ) I n t h e c a s e o f D e f e r r e d B e n e f i t L o t s , i n t h e c a l e n d a r y e a r i n w h i c h d e v e l o p m e n t o c c u r s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 5 A B y - L a w t o i m p o s e a W a t e r R a t e ( R i c h m o n . . . P a g e 1 3 5 o f 2 0 6 7 . T h e R a t e i n r e s p e c t o f a l l I m m e d i a t e B e n e f i t L o t s s h a l l b e p a y a b l e i n t h o s e a m o u n t s a s p r o v i d e d f o r i n S c h e d u l e " B " a n d t h e R a t e a s s e s s a b l e a n d p a y a b l e f o r D e f e r r e d B e n e f i t L o t s s h a l l b e c a l c u l a t e d a n d a s s e s s e d i n t h e s a m e m a n n e r a s I m m e d i a t e B e n e f i t l o t s . F u r t h e r m o r e , t h e R a t e a s s e s s a b l e a n d p a y a b l e f o r D e f e r r e d B e n e f i t L o t s , s h a l l b e f i x e d a t t h e B a s i c W a t e r R a t e f o r s i n g l e f a m i l y r e s i d e n t i a l I m m e d i a t e B e n e f i t L o t s , a s s e t o u t i n S c h e d u l e " B " , u n l e s s o t h e r w i s e d e t e r m i n e d a n d f i x e d b y a n a m e n d m e n t t o t h i s B y - . l a w . 8 . A n o w n e r o r o c c u p a n t o f a n I m m e d i a t e B e n e f i t L o t o r a D e f e r r e d B e n e f i t L o t u p o n w h i c h t h e R a t e i s a s s e s s e d a n d i m p o s e d m a y c o n t i n u e s u c h R a t e f o r a p a y m e n t i n c a s h i n t h e a m o u n t s p e c i f i e d i n S c h e d u l e " B " . T h e p a y m e n t i n c a s h s h a l l b e d u e a n d p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y b y t h e o w n e r o r o c c u p a n t s : ( a ) i n t h e c a s e o f a n I m m e d i a t e B e n e f i t L o t , i n t h e c a l e n d a r y e a r i n w h i c h t h i s b y - l a w w a s p a s s e d ; a n d ( b ) i n t h e c a s e o f a D e f e r r e d B e n e f i t L o t , i n t h e c a l e n d a r y e a r i n w h i c h D e v e l o p m e n t o c c u r s . 9 . S u b j e c t t o s e c t i o n 6 , t h e R a t e s h a l l b e c o l l e c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o n t h e a n n u a l F i n a l T a x i n s t a l l m e n t s p l i t e v e n l y b e t w e e n t h e t w o f i n a l i n s t a l l m e n t p a y m e n t s 1 0 . T h e R a t e i m p o s e d u n d e r t h i s B y - l a w u p o n a n y o w n e r o r o c c u p a n t o f l a n d w i t h i n t h e S p e c i f i c B e n e f i t A r e a i s a l i e n a n d c h a r g e u p o n t h e l a n d . T h e T r e a s u r e r s h a l l e n t e r T h e s a m e u p o n t h e c o l l e c t o r ' s r o l l a n d t h e t r e a s u r e r s h a l l p r o c e e d t o c o l l e c t i t i n t h e s a m e m a n n e r , a s n e a r l y a s m a y b e , a s m u n i c i p a l t a x e s a r e c o l l e c t e d . 1 1 . D e s p i t e a n y o t h e r p r o v i s i o n o f t h i s B y - l a w , t h e r e v e n u e f r o m t h e R a t e i m p o s e d i n r e s p e c t o f D e f e r r e d B e n e f i t L o t s , t o t h e e x t e n t t h a t i t m a y e x c e e d t h e a m o u n t r e q u i r e d f o r p a y m e n t o f a n y p a r t o f t h e o u t s t a n d i n g c a p i t a l c o s t s o f t h e W o r k s , s h a l l b e s e t a s i d e a n d s e g r e g a t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a n d s h a l l b e u s e d o n l y f o r f u t u r e c a p i t a l i m p r o v e m e n t s t o t h e w o r k s . 1 2 . T h e S c h e d u l e s a p p e n d e d t o t h i s B y - l a w a r e a p a r t o f t h e B y - l a w . 1 3 . T h a t t h i s B y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 s t D A Y O F M A Y , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 5 A B y - L a w t o i m p o s e a W a t e r R a t e ( R i c h m o n . . . P a g e 1 3 6 o f 2 0 6 ^ I .*^v .>.*A/-*-^ ^.. <^//.-**».I/.-'J f ^*w ri *f T^1 f./.--....,'.*^ ^ r-* ^*/ I.f r 33.s ^/ \.\^/I *t ,//,/.»/:^^/>^,.if'?<.//^ 0 3:^*.,rf <t ^1-*^^. ''N..*^8?.n ~f./*I ^m ss;<&gK./*'t*/*.I ^N.T #.hIA ^</»* ...^./'.?^s../'.N *-^.^»1s in^(L .n.»..hs m+,>»/'\/I-^^ 0 * a. If6<.^*v 11*1 \»\\I.1 >»<1 \v zps^k t-*1^*f ^-h ...k.^\,'^1^-**^rt*.»r \^^,<s tft;§>.s-<<r ^tf ».*.7-"y>*y' a/ /y*;/^ 1 f r9 T-^*^<fl./^1ftI*30»p5; f v? .o G*., '^-& 0 -F'.»»Vl 1> B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 5 A B y - L a w t o i m p o s e a W a t e r R a t e ( R i c h m o n . . . P a g e 1 3 7 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 3 8 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 3 9 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 0 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 1 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 2 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 3 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 4 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 5 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 6 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 7 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 8 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 4 9 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 0 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 1 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 2 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 3 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 4 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 5 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 6 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 7 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 8 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 5 9 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 0 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 1 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 2 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 3 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 4 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 5 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 6 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 7 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 8 o f 2 0 6 B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o P r o v i d e f o r D r a i . . . P a g e 1 6 9 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 4 7 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A M U N I C I P A L F U N D I N G A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D T H E A S S O C I A T I O N O F M U N I C I P A L I T I E S O F O N T A R I O A N D R E P E A L B Y - L A W N O . 2 0 0 5 - 1 1 0 W H E R E A S t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a m a k e s u p t o $ 2 b i l l i o n p e r y e a r a v a i l a b l e f o r a l l o c a t i o n b y t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a f o r t h e p u r p o s e o f m u n i c i p a l / r e g i o n a l a n d F i r s t N a t i o n s i n f r a s t r u c t u r e s t a r t i n g i n t h e f i s c a l y e a r b e g i n n i n g o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 u n d e r S e c t i o n 1 6 1 o f K e e p i n g C a n a d a ' s E c o n o m y a n d J o b s G r o w i n g A c t , S . C . 2 0 1 1 , c . 2 4 ; W H E R E A S C a n a d a / t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o / O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s a s r e p r e s e n t e d b y A M O a n d T o r o n t o a r e s i g n a t o r i e s t o t h e a d m i n i s t r a t i v e a g r e e m e n t o n T h e F e d e r a l G a s T a x F u n d o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 ( t h e " C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t " ) / w h e r e b y A M O a g r e e d t o a d m i n i s t e r f e d e r a l g a s t a x f u n d s m a d e a v a i l a b l e t o O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s , e x c l u d i n g T o r o n t o , p u r s u a n t t o t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t o n b e h a l f o f C a n a d a ; W H E R E A S t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t c o n t a i n s a f r a m e w o r k f o r t h e t r a n s f e r o f f e d e r a l g a s t a x f u n d s t o O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s r e p r e s e n t e d b y A M O a n d T o r o n t o t o p r o v i d e s t a b l e / r e l i a b l e a n d p r e d i c t a b l e f u n d i n g f o r m u n i c i p a l i n f r a s t r u c t u r e p u r p o s e s ; W H E R E A S t h e R e c i p i e n t w i s h e s t o e n t e r i n t o t h i s A g r e e m e n t i n o r d e r t o p a r t i c i p a t e i n t h e f e d e r a l G a s T a x F u n d ; W H E R E A S A M O i s c a r r y i n g o u t t h e f u n d a d m i n i s t r a t i o n a n d c o o r d i n a t i n g r o l e i n a c c o r d a n c e w i t h i t s o b l i g a t i o n s s e t o u t i n t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t a n d i t w i l l a c c o r d i n g l y u n d e r t a k e c e r t a i n a c t i v i t i e s a n d r e q u i r e R e c i p i e n t s t o u n d e r t a k e a c t i v i t i e s a s s e t o u t i n t h i s A g r e e m e n t . N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w , b e t w e e n T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d T h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o , b e i n g a M u n i c i p a l F u n d i n g A g r e e m e n t f o r t h e T r a n s f e r o f F e d e r a l G a s T a x R e v e n u e s ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g ; 3 . A N D T H A T B y - l a w 2 0 0 5 - 1 1 0 b e h e r e b y r e p e a l e d . S T R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S I 3 1 D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 0 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 M U N I C I P A L F U N D I N G A G R E E M E N T F O R T H E T R A N S F E R O F F E D E R A L G A S T A X F U N D S T h i s A g r e e m e n t m a d e i n d u p l i c a t e a s o f 1 s t d a y o f A p r i l , 2 0 1 4 . B E T W E E N : T H E A S S O C I A T I O N O F M U N I C I P A L I T I E S O F O N T A R I O ( r e f e r r e d t o h e r e i n a s " A M D " ) A N D : T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M ( a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , r e f e r r e d t o h e r e i n a s t h e " R e c i p i e n t " ) W H E R E A S t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a m a k e s u p t o $ 2 b i l l i o n p e r y e a r a v a i l a b l e f o r a l l o c a t i o n b y t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a f o r t h e p u r p o s e o f m u n i c i p a l , r e g i o n a l a n d F i r s t N a t i o n s i n f r a s t r u c t u r e s t a r t i n g i n t h e f i s c a l y e a r b e g i n n i n g o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 u n d e r S e c t i o n 1 6 1 o f K e e p i n g C a n a d a ' s E c o n o m y a n d J o b s G r o w i n g A c t , S . C . 2 0 1 1 , c . 2 4 ; W H E R E A S C a n a d a , t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o , O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s a s r e p r e s e n t e d b y A M O a n d T o r o n t o a r e s i g n a t o r i e s t o t h e a d m i n i s t r a t i v e a g r e e m e n t o n T h e F e d e r a l G a s T a x F u n d o n A p r i l 1 , 2 0 1 4 ( t h e " C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t " ) , w h e r e b y A M O a g r e e d t o a d m i n i s t e r f e d e r a l g a s t a x f u n d s m a d e a v a i l a b l e t o O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s , e x c l u d i n g T o r o n t o , p u r s u a n t t o t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t o n b e h a l f o f C a n a d a ; W H E R E A S t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t c o n t a i n s a f r a m e w o r k f o r t h e t r a n s f e r o f f e d e r a l g a s t a x f u n d s t o O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s r e p r e s e n t e d b y A M O a n d T o r o n t o t o p r o v i d e s t a b l e , r e l i a b l e a n d p r e d i c t a b l e f u n d i n g f o r m u n i c i p a l i n f r a s t r u c t u r e p u r p o s e s ; W H E R E A S t h e R e c i p i e n t w i s h e s t o e n t e r i n t o t h i s A g r e e m e n t i n o r d e r t o p a r t i c i p a t e i n t h e f e d e r a l G a s T a x F u n d ; W H E R E A S A M O i s c a r r y i n g o u t t h e f u n d a d m i n i s t r a t i o n a n d c o o r d i n a t i n g r o l e i n a c c o r d a n c e w i t h i t s o b l i g a t i o n s s e t o u t i n t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t a n d i t w i l l a c c o r d i n g l y u n d e r t a k e c e r t a i n a c t i v i t i e s a n d r e q u i r e R e c i p i e n t s t o u n d e r t a k e a c t i v i t i e s a s s e t o u t i n t h i s A g r e e m e n t . T H E R E F O R E t h e P a r t i e s a g r e e a s f o l l o w s : 1 . D E F I N I T I O N S A N D I N T E R P R E T A T I O N 1 . 1 D e f i n i t i o n s . W h e n u s e d i n t h i s A g r e e m e n t ( i n c l u d i n g t h e c o v e r a n d e x e c u t i o n p a g e s a n d a l l o f t h e s c h e d u l e s ) , t h e f o l l o w i n g t e r m s s h a l l h a v e t h e m e a n i n g s a s c r i b e d t o t h e m b e l o w u n l e s s t h e s u b j e c t m a t t e r o r c o n t e x t i s i n c o n s i s t e n t t h e r e w i t h : B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 1 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 2 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 " A g r e e m e n t " m e a n s t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g t h e c o v e r a n d e x e c u t i o n p a g e s a n d a l l o f t h e s c h e d u l e s h e r e t o , a n d a l l a m e n d m e n t s m a d e h e r e t o i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s h e r e o f . " A n n u a l R e p o r t " m e a n s t h e d u l y c o m p l e t e d r e p o r t t o b e p r e p a r e d a n d d e l i v e r e d t o A M O a s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 7 . 1 a n d S e c t i o n 1 o f S c h e d u l e D . " A s s e t M a n a g e m e n t P l a n " m e a n s a s t r a t e g i c d o c u m e n t t h a t s t a t e s h o w a g r o u p o f a s s e t s a r e t o b e m a n a g e d o v e r a p e r i o d o f t i m e . T h e p l a n d e s c r i b e s t h e c h a r a c t e r i s t i c s a n d c o n d i t i o n o f i n f r a s t r u c t u r e a s s e t s , t h e l e v e l s o f s e r v i c e e x p e c t e d f r o m t h e m , p l a n n e d a c t i o n s t o e n s u r e t h e a s s e t s a r e p r o v i d i n g t h e e x p e c t e d l e v e l o f s e r v i c e , a n d f i n a n c i n g s t r a t e g i e s t o i m p l e m e n t t h e p l a n n e d a c t i o n s . T h e p l a n m a y u s e a n y a p p r o p r i a t e f o r m a t , a s l o n g a s i t i n c l u d e s t h e i n f o r m a t i o n a n d a n a l y s i s r e q u i r e d t o b e i n a p l a n a s d e s c r i b e d i n O n t a r i o ' s B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . " A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) " m e a n s a l e g a l l y i n c o r p o r a t e d e n t i t y u n d e r t h e C o r p o r a t i o n s A c t , 1 9 9 0 R . S . O . 1 9 9 0 , C h a p t e r c - 3 8 . " B a s e A m o u n t " m e a n s a n a m o u n t r e f l e c t i n g t o t a l m u n i c i p a l l y - f u n d e d c a p i t a l s p e n d i n g o n I n f r a s t r u c t u r e b e t w e e n J a n u a r y 1 , 2 0 0 0 a n d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 0 4 l e s s : ( i ) m o n i e s r a i s e d ( d u r i n g t h a t p e r i o d ) u n d e r t h e D e v e l o p m e n t C h a r g e s A c t , 1 9 9 7 S . O , 1 9 9 7 , c . 2 7 ; a n d ( i i ) m o n i e s r e c e i v e d ( d u r i n g t h a t p e r i o d ) b y M u n i c i p a l i t i e s u n d e r f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l i n f r a s t r u c t u r e p r o g r a m s a g a i n s t w h i c h i n v e s t m e n t s o f F u n d s w i l l b e m e a s u r e d t o e n s u r e t h a t i n v e s t m e n t s o f F u n d s a r e i n c r e m e n t a l . " C a n a d a " m e a n s H e r M a j e s t y i n R i g h t o f C a n a d a , a s r e p r e s e n t e d b y t h e P r e s i d e n t o f t h e Q u e e n ' s P r i v y C o u n c i l f o r C a n a d a , M i n i s t e r o f I n f r a s t r u c t u r e , C o m m u n i t i e s a n d I n t e r g o v e r n m e n t a l A f f a i r s . " C o n t r a c t " m e a n s a n a g r e e m e n t b e t w e e n t h e R e c i p i e n t a n d a T h i r d P a r t y w h e r e b y t h e l a t t e r a g r e e s t o s u p p l y a p r o d u c t o r s e r v i c e t o a n E l i g i b l e P r o j e c t i n r e t u r n f o r f i n a n c i a l c o n s i d e r a t i o n . " E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s " m e a n s t h o s e e x p e n d i t u r e s d e s c r i b e d a s e l i g i b l e i n S c h e d u l e C . " E l i g i b l e P r o j e c t s " m e a n s p r o j e c t s a s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e B . " E l i g i b l e R e c i p i e n t " m e a n s : ( a ) a M u n i c i p a l i t y o r i t s a g e n t ( i n c l u d i n g i t s w h o l l y o w n e d c o r p o r a t i o n ) ; a n d ( b ) a n o n - m u n i c i p a l e n t i t y , i n c l u d i n g f o r p r o f i t , n o n - g o v e r n m e n t a l a n d n o t - f o r p r o f i t o r g a n i z a t i o n s , o n t h e c o n d i t i o n t h a t t h e M u n i c i p a l i t y ( i e s ) h a s ( h a v e ) i n d i c a t e d s u p p o r t f o r t h e p r o j e c t t h r o u g h a f o r m a l b y - l a w p a s s e d b y i t s ( t h e i r ) c o u n c i l ( s ) " E v e n t o f D e f a u l t " h a s t h e m e a n i n g g i v e n t o i t i n S e c t i o n 1 2 . 1 o f t h i s A g r e e m e n t . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 2 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 3 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 " F i r s t A g r e e m e n t " m e a n s t h e M u n i c i p a l F u n d i n g A g r e e m e n t f o r t h e t r a n s f e r o f f e d e r a l g a s t a x r e v e n u e s u n d e r t h e N e w D e a l f o r C o m m u n i t i e s e n t e r e d i n t o b y A M O a n d t h e M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M , w i t h a n e x p i r y d a t e o f M a r c h 3 1 , 2 0 1 5 . " F u n d s " m e a n t h e F u n d s m a d e a v a i l a b l e t o t h e R e c i p i e n t t h r o u g h t h e G a s T a x F u n d , a p r o g r a m e s t a b l i s h e d b y t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a u n d e r S e c t i o n 1 6 1 o f t h e K e e p i n g C a n a d a ' s E c o n o m y a n d J o b s G r o w i n g A c t , S . C . 2 0 1 1 , c . 2 4 a s a m e n d e d b y S e c t i o n 2 3 3 o f t h e E c o n o m i c A c t i o n P l a n 2 0 1 3 A c t , N o . 1 , S . C . 2 0 1 3 , C . 3 3 o r a n y o t h e r s o u r c e o f f u n d i n g a s d e t e r m i n e d b y C a n a d a . F u n d s a r e m a d e a v a i l a b l e p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t a n d i n c l u d e s a n y i n t e r e s t e a r n e d o n t h e s a i d F u n d s . F o r g r e a t e r c e r t a i n t y : ( i ) F u n d s t r a n s f e r r e d t o a n o t h e r M u n i c i p a l i t y i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 6 . 2 o f t h i s A g r e e m e n t , o t h e r t h a n a s s e t o u t i n S e c t i o n s 7 . 1 ( a ) , ( c ) a n d ( f ) , a r e t o b e t r e a t e d a s F u n d s b y t h e M u n i c i p a l i t y t o w h i c h t h e F u n d s a r e t r a n s f e r r e d a n d a r e n o t t o b e t r e a t e d a s F u n d s b y t h e R e c i p i e n t ; a n d ( i i ) a n y F u n d s t r a n s f e r r e d t o a n o n - m u n i c i p a l e n t i t y i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 6 . 3 o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l r e m a i n a s F u n d s u n d e r t h i s A g r e e m e n t f o r a l l p u r p o s e s a n d t h e R e c i p i e n t s h a l l c o n t i n u e t o b e b o u n d b y a l l p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t w i t h r e s p e c t t o s u c h t r a n s f e r r e d F u n d s . " I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s " m e a n s t h o s e e x p e n d i t u r e s d e s c r i b e d a s i n e l i g i b l e i n S c h e d u l e C . " I n f r a s t r u c t u r e " m e a n s m u n i c i p a l o r r e g i o n a l , p u b l i c l y o r p r i v a t e l y o w n e d , t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s p r i m a r i l y f o r p u b l i c u s e o r b e n e f i t i n O n t a r i o . " L o w e r T i e r M u n i c i p a l i t y " m e a n s a m u n i c i p a l i t y t h a t f o r m s p a r t o f a n u p p e r - t i e r M u n i c i p a l i t y f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , a s d e f i n e d u n d e r t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 . " M u n i c i p a l F i s c a l Y e a r " m e a n s t h e p e r i o d b e g i n n i n g J a n u a r y 1 s t o f a y e a r a n d s t e n d i n g D e c e m b e r 3 1 o f t h e s a m e y e a r . " M u n i c i p a l i t y " a n d " M u n i c i p a l i t i e s " m e a n s e v e r y m u n i c i p a l i t y a s d e f i n e d u n d e r t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 . " O n e I n v e s t m e n t P r o g r a m " m e a n s t h e c o - i n v e s t m e n t p r o g r a m o p e r a t e d J o i n t l y b y L o c a l A u t h o r i t y S e r v i c e s , a n i n c o r p o r a t e d s u b s i d i a r y o f A M O a n d C H U M S F i n a n c i n g C o r p o r a t i o n , a n i n c o r p o r a t e d w h o l l y - o w n e d s u b s i d i a r y o f t h e M u n i c i p a l F i n a n c e O f f i c e r s ' A s s o c i a t i o n o f O n t a r i o . " O u t c o m e s R e p o r t " m e a n s t h e r e p o r t p r e p a r e d a n d d e l i v e r e d t o A M O b y t h e R e c i p i e n t b y M a r c h 3 1 , 2 0 1 7 a n d a g a i n b y M a r c h 3 1 , 2 0 2 2 w h i c h r e p o r t s o n h o w F u n d s a r e s u p p o r t i n g p r o g r e s s t o w a r d s a c h i e v i n g t h e p r o g r a m b e n e f i t s , m o r e s p e c i f i c a l l y d e s c r i b e d i n S c h e d u l e D . " O v e r s i g h t C o m m i t t e e " m e a n s t h e c o m m i t t e e e s t a b l i s h e d t o m o n i t o r t h e o v e r a l l i m p l e m e n t a t i o n o f t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t . " P a r t i e s " m e a n s A M D a n d t h e R e c i p i e n t . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 3 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 4 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 " R e c i p i e n t " h a s t h e m e a n i n g g i v e n t o i t o n t h e f i r s t p a g e o f t h i s A g r e e m e n t . " T h i r d P a r t y " m e a n s a n y p e r s o n o r l e g a l e n t i t y , o t h e r t h a n t h e P a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t w h o p a r t i c i p a t e s i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a n E l i g i b l e P r o j e c t b y m e a n s o f a C o n t r a c t . " T r a n s f e r B y - l a w " m e a n s a b y - l a w p a s s e d b y C o u n c i l o f t h e R e c i p i e n t p u r s u a n t t o S e c t i o n 6 . 2 a n d d e l i v e r e d t o A M O i n a c c o r d a n c e w i t h t h a t s e c t i o n . " U n s p e n t F u n d s " m e a n s t h e a m o u n t r e p o r t e d a s u n s p e n t b y t h e R e c i p i e n t a s o f D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 a s s u b m i t t e d i n t h e R e c i p i e n t ' s 2 0 1 3 A n n u a l E x p e n d i t u r e R e p o r t ( a s d e f i n e d u n d e r t h e F i r s t A g r e e m e n t ) . " U p p e r T i e r M u n i c i p a l i t y " m e a n s a M u n i c i p a l i t y o f w h i c h t w o o r m o r e l o w e r - t i e r m u n i c i p a l i t i e s f o r m p a r t f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , a s d e f i n e d u n d e r t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 . 1 . 2 I n t e r p r e t a t i o n s : H e r e i n , e t c . T h e w o r d s " h e r e i n " , " h e r e o f a n d " h e r e u n d e r " a n d o t h e r w o r d s o f s i m i l a r i m p o r t r e f e r t o t h i s A g r e e m e n t a s a w h o l e a n d n o t a n y p a r t i c u l a r s c h e d u l e , a r t i c l e , s e c t i o n , p a r a g r a p h o r o t h e r s u b d i v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t . C u r r e n c y . A n y r e f e r e n c e t o c u r r e n c y i s t o C a n a d i a n c u r r e n c y a n d a n y a m o u n t a d v a n c e d , p a i d o r c a l c u l a t e d i s t o b e a d v a n c e d , p a i d o r c a l c u l a t e d i n C a n a d i a n c u r r e n c y . S t a t u t e s . A n y r e f e r e n c e t o a f e d e r a l o r p r o v i n c i a l s t a t u t e i s t o s u c h s t a t u t e a n d t o t h e r e g u l a t i o n s m a d e p u r s u a n t t o s u c h s t a t u t e a s s u c h s t a t u t e a n d r e g u l a t i o n s m a y a t a n y t i m e b e a m e n d e d o r m o d i f i e d a n d i n e f f e c t a n d t o a n y s t a t u t e o r r e g u l a t i o n s t h a t m a y b e p a s s e d t h a t h a v e t h e e f f e c t o f s u p p l e m e n t i n g o r s u p e r s e d i n g s u c h s t a t u t e o r r e g u l a t i o n s . G e n d e r , s i n g u l a r , e t c . W o r d s i m p o r t i n g t h e m a s c u l i n e g e n d e r i n c l u d e t h e f e m i n i n e o r n e u t e r g e n d e r a n d w o r d s i n t h e s i n g u l a r i n c l u d e t h e p l u r a l , a n d v i c e v e r s a . 2 . T E R M O F A G R E E M E N T 2 . 1 T e r m . S u b j e c t t o a n y e x t e n s i o n o r t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t o r t h e s u r v i v a l o f a n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s c o n t a i n e d h e r e i n , t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e i n e f f e c t f r o m t h e d a t e s e t o u t o n t h e f i r s t p a g e o f t h i s A g r e e m e n t , u p t o a n d i n c l u d i n g M a r c h 3 1 , 2 0 2 4 . 2 . 2 R e v i e w . T h i s A g r e e m e n t w i l l b e r e v i e w e d b y A M O b y D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 8 . 2 . 3 A m e n d m e n t . T h i s A g r e e m e n t m a y b e a m e n d e d a t a n y t i m e i n w r i t i n g a s a g r e e d t o b y A M O a n d t h e R e c i p i e n t . 2 . 4 N o t i c e . A n y o f t h e P a r t i e s m a y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t o n t w o ( 2 ) y e a r s w r i t t e n n o t i c e . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 4 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 5 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 2 . 5 T h e P a r t i e s a g r e e t h a t t h e F i r s t A g r e e m e n t , i n c l u d i n g s e c t i o n 1 5 . 4 t h e r e o f , i s h e r e b y t e r m i n a t e d . N o t w i t h s t a n d i n g t h e t e r m i n a t i o n o f t h e F i r s t A g r e e m e n t , i n c l u d i n g s e c t i o n 1 5 . 4 , t h e r e p o r t i n g a n d i n d e m n i t y o b l i g a t i o n s o f t h e R e c i p i e n t t h e r e u n d e r w i t h r e s p e c t t o e x p e n d e d F u n d s g o v e r n e d b y t h e F i r s t A g r e e m e n t a s s e t f o r t h i n s e c t i o n s 5 , 7 , 1 0 . 4 , 1 0 . 5 a n d 1 0 . 6 o f t h e F i r s t A g r e e m e n t s h a l l s u r v i v e t h e s a i d t e r m i n a t i o n . 3 . R E C I P I E N T R E Q U I R E M E N T S 3 . 1 C o m m u n i c a t i o n s . T h e R e c i p i e n t w i l l c o m p l y w i t h a l l r e q u i r e m e n t s o u t l i n e d i n S c h e d u l e E , i n c l u d i n g : ( a ) P r o v i d i n g u p f r o n t p r o j e c t i n f o r m a t i o n o n a n a n n u a l b a s i s f o r c o m m u n i c a t i o n s p u r p o s e s ; ( b ) I n c l u d i n g C a n a d a i n l o c a l p r o j e c t c o m m u n i c a t i o n s ; a n d ( c ) I n s t a l l i n g f e d e r a l p r o j e c t s i g n s . 3 . 2 I n c r e m e n t a l i t y . A n y F u n d s t h a t t h e R e c i p i e n t m a y r e c e i v e f r o m C a n a d a a r e n o t i n t e n d e d t o r e p l a c e o r d i s p l a c e e x i s t i n g s o u r c e s o f f u n d i n g f o r t h e R e c i p i e n t ' s t a n g i b l e c a p i t a ! a s s e t s . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e t h a t i t s t o t a l a n n u a l e x p e n d i t u r e s o n t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s o v e r t h e l i f e o f t h e A g r e e m e n t , o n a v e r a g e , w i l l n o t b e l e s s t h a n t h e B a s e A m o u n t . 3 . 3 C o n t r a c t s . T h e R e c i p i e n t w i l l a w a r d a n d m a n a g e a l l C o n t r a c t s i n a c c o r d a n c e w i t h i t s r e l e v a n t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a n d , i f a p p l i c a b l e , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e A g r e e m e n t o n I n t e r n a l T r a d e a n d a p p l i c a b l e i n t e r n a t i o n a l t r a d e a g r e e m e n t s , a n d a l l o t h e r a p p l i c a b l e l a w s . ( a ) T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e a n y o f i t s C o n t r a c t s f o r t h e s u p p l y o f s e r v i c e s o r m a t e r i a l s t o i m p l e m e n t i t s r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l b e a w a r d e d i n a w a y t h a t i s t r a n s p a r e n t , c o m p e t i t i v e , c o n s i s t e n t w i t h v a l u e f o r m o n e y p r i n c i p l e s a n d p u r s u a n t t o i t s a d o p t e d p r o c u r e m e n t p o l i c y . 4 . E L I G I B L E P R O J E C T S 4 . 1 E l i g i b l e P r o j e c t C a t e g o r i e s . E l i g i b l e P r o j e c t s i n c l u d e i n v e s t m e n t s i n I n f r a s t r u c t u r e f o r i t s c o n s t r u c t i o n , r e n e w a l o r m a t e r i a l e n h a n c e m e n t i n t h e c a t e g o r i e s o f p u b l i c t r a n s i t , l o c a l r o a d s a n d b r i d g e s , w a s t e w a t e r , w a t e r , s o l i d w a s t e , c o m m u n i t y e n e r g y s y s t e m s , c a p a c i t y b u i l d i n g , l o c a l a n d r e g i o n a l a i r p o r t s , s h o r t - l i n e r a i l , s h o r t - s e a s h i p p i n g , d i s a s t e r m i t i g a t i o n , b r o a d b a n d c o n n e c t i v i t y , b r o w n f i e l d r e d e v e l o p m e n t , c u l t u r a l , t o u r i s m , s p o r t a n d r e c r e a t i o n a l i n f r a s t r u c t u r e , a s m o r e s p e c i f i c a l l y d e s c r i b e d i n S c h e d u l e B a n d S c h e d u l e C . 4 . 2 R e c i p i e n t F u l l y R e s p o n s i b l e . T h e R e c i p i e n t i s f u l l y r e s p o n s i b l e f o r t h e c o m p l e t i o n o f e a c h E l i g i b l e P r o j e c t i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e B a n d S c h e d u l e C . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 5 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 6 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 5 . E L I G I B L E E X P E N D I T U R E S 5 . 1 E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s . S c h e d u l e C s e t s o u t s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f o r E l i g i b l e a n d I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s . 5 . 2 D i s c r e t i o n o f C a n a d a . S u b j e c t t o S e c t i o n 5 . 1 , t h e e l i g i b i l i t y o f a n y i t e m s n o t l i s t e d i n S c h e d u l e B a n d / o r S c h e d u l e C t o t h i s A g r e e m e n t i s s o l e l y a t t h e d i s c r e t i o n o f C a n a d a . 5 . 3 U n s p e n t F u n d s . A n y U n s p e n t F u n d s , a n d a n y i n t e r e s t e a r n e d t h e r e o n , w i l l b e s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , a n d w i l l n o l o n g e r b e g o v e r n e d b y t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e F i r s t A g r e e m e n t . 5 . 4 R e a s o n a b l e A c c e s s . T h e R e c i p i e n t s h a l l a l l o w A M O a n d C a n a d a r e a s o n a b l e a n d t i m e l y a c c e s s t o a l l d o c u m e n t a t i o n , r e c o r d s a n d a c c o u n t s a n d t h o s e o f t h e i r r e s p e c t i v e a g e n t s o r T h i r d P a r t i e s r e l a t e d t o t h e r e c e i p t , d e p o s i t a n d u s e o f F u n d s a n d U n s p e n t F u n d s , a n d a n y i n t e r e s t e a r n e d t h e r e o n , a n d a l l o t h e r r e l e v a n t i n f o r m a t i o n a n d d o c u m e n t a t i o n r e q u e s t e d b y A M O o r C a n a d a o r t h e i r r e s p e c t i v e d e s i g n a t e d r e p r e s e n t a t i v e s f o r t h e p u r p o s e s o f a u d i t , e v a l u a t i o n , a n d e n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t . 5 . 5 R e t e n t i o n o f R e c e i p t s . T h e R e c i p i e n t w i l l k e e p p r o p e r a n d a c c u r a t e a c c o u n t s a n d r e c o r d s o f a l l E l i g i b l e P r o j e c t s i n c l u d i n g i n v o i c e s a n d r e c e i p t s f o r E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e R e c i p i e n t ' s m u n i c i p a l r e c o r d s r e t e n t i o n b y - l a w a n d , u p o n r e a s o n a b l e n o t i c e , m a k e t h e m a v a i l a b l e t o A M O a n d C a n a d a . 6 . F U N D S 6 . 1 A l l o c a t i o n o f F u n d s . A M O w i l l a l l o c a t e a n d t r a n s f e r F u n d s t h a t C a n a d a m a y m a k e a v a i l a b l e f o r O n t a r i o M u n i c i p a l i t i e s t o R e c i p i e n t s o n a p e r c a p i t a b a s i s w i t h a l l o c a t i o n s m a d e o n a 5 0 : 5 0 b a s i s t o u p p e r - t i e r a n d l o w e r - t i e r M u n i c i p a l i t i e s , w h e r e t h e y e x i s t . 6 . 2 T r a n s f e r o f F u n d s t o a M u n i c i p a l i t y . W h e r e a R e c i p i e n t d e c i d e s t o a l l o c a t e a n d t r a n s f e r F u n d s t o a n o t h e r M u n i c i p a l i t y ( t h e " T r a n s f e r e e M u n i c i p a l i t y " ) : ( a ) T h e a l l o c a t i o n a n d t r a n s f e r s h a l l b e a u t h o r i z e d b y b y - l a w ( a " T r a n s f e r B y - l a w " ) . T h e T r a n s f e r B y - l a w s h a l l b e p a s s e d b y t h e R e c i p i e n t ' s c o u n c i l a n d s u b m i t t e d t o A M O a s s o o n t h e r e a f t e r a s p r a c t i c a b l e . T h e T r a n s f e r B y - l a w s h a l l i d e n t i f y t h e T r a n s f e r e e M u n i c i p a l i t y a n d t h e a m o u n t o f F u n d s t h e T r a n s f e r e e M u n i c i p a l i t y i s t o r e c e i v e f o r t h e M u n i c i p a l F i s c a l Y e a r s p e c i f i e d i n t h e T r a n s f e r B y - l a w . ( b ) T h e R e c i p i e n t i s s t i l l r e q u i r e d t o s u b m i t a n A n n u a l R e p o r t i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n s 7 . 1 ( a ) , ( c ) a n d ( f ) h e r e o f w i t h r e s p e c t t o t h e F u n d s t r a n s f e r r e d . ( c ) N o t r a n s f e r o f F u n d s p u r s u a n t t o t h i s S e c t i o n 6 . 2 s h a l l b e e f f e c t e d u n l e s s a n d u n t i l t h e T r a n s f e r e e M u n i c i p a l i t y h a s e i t h e r ( i ) e n t e r e d i n t o a n a g r e e m e n t w i t h A M O o n s u b s t a n t i a l l y t h e s a m e t e r m s a s t h i s A g r e e m e n t , B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 6 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 7 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 o r ( i i ) h a s e x e c u t e d a n d d e l i v e r e d t o A M O a w r i t t e n u n d e r t a k i n g t o a s s u m e a l l o f t h e R e c i p i e n t ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i t h r e s p e c t t o t h e F u n d s t r a n s f e r r e d ; i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o A M O . 6 . 3 T r a n s f e r o f F u n d s t o a n o n - m u n i c i p a l e n t i t y . W h e r e a R e c i p i e n t d e c i d e s t o s u p p o r t a n E l i g i b l e P r o j e c t u n d e r t a k e n b y a n E l i g i b l e R e c i p i e n t t h a t i s n o t a M u n i c i p a l i t y : ( a ) T h e p r o v i s i o n o f s u c h s u p p o r t s h a l l b e a u t h o r i z e d b y a b y - l a w ( a " N o n - m u n i c i p a l T r a n s f e r B y - l a w " ) , T h e N o n - m u n i c i p a l T r a n s f e r B y - l a w s h a l l b e p a s s e d b y t h e R e c i p i e n t ' s c o u n c i l a n d s u b m i t t e d t o A M O a s s o o n a s p r a c t i c a b l e t h e r e a f t e r . T h e N o n - m u n i c i p a l T r a n s f e r B y - l a w s h a l l i d e n t i f y t h e E l i g i b l e R e c i p i e n t , a n d t h e a m o u n t o f F u n d s t h e E l i g i b l e R e c i p i e n t i s t o r e c e i v e f o r t h a t E l i g i b l e P r o j e c t . ( b ) T h e R e c i p i e n t s h a l l c o n t i n u e t o b e b o u n d b y a l l o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t n o t w i t h s t a n d i n g a n y s u c h t r a n s f e r . ( c ) N o t r a n s f e r o f F u n d s p u r s u a n t t o t h i s S e c t i o n 6 . 3 s h a l l b e e f f e c t e d u n l e s s a n d u n t i l t h e n o n - m u n i c i p a l e n t i t y r e c e i v i n g t h e F u n d s h a s e x e c u t e d a n d d e l i v e r e d t o A M O a w r i t t e n u n d e r t a k i n g t o a s s u m e a l l o f t h e R e c i p i e n t ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i t h r e s p e c t t o t h e F u n d s t r a n s f e r r e d , i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o A M O . 6 . 4 U s e o f F u n d s . T h e R e c i p i e n t a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h e F u n d s a r e i n t e n d e d f o r a n d s h a l l b e u s e d o n l y f o r E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s i n r e s p e c t o f E l i g i b l e P r o j e c t s . 6 . 5 S c h e d u l e o f p a y o u t o f F u n d s . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t a l l F u n d s a r e t o b e t r a n s f e r r e d b y A M O t o t h e R e c i p i e n t a s s e t o u t i n S c h e d u l e A . S u b j e c t t o S e c t i o n 6 . 1 4 , A M O w i l l t r a n s f e r F u n d s t w i c e y e a r l y , o n o r b e f o r e t h e d a t e s a g r e e d u p o n b y C a n a d a a n d A M O , a n d , m o r e s p e c i f i c a l l y o n t h e b a s i s s e t o u t i n S c h e d u l e A . 6 . 6 U s e o f F u n d s . T h e R e c i p i e n t w i l l d e p o s i t t h e F u n d s i n a d e d i c a t e d r e s e r v e f u n d o r o t h e r s e p a r a t e d i s t i n c t i n t e r e s t b e a r i n g a c c o u n t o r i n v e s t t h e F u n d s t h r o u g h t h e O n e I n v e s t m e n t P r o g r a m o r a n y o t h e r e l i g i b l e i n v e s t m e n t p e r m i t t e d b y t h e O n t a r i o M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 a n d s h a l l r e t a i n t h e F u n d s i n s u c h r e s e r v e f u n d , a c c o u n t o r i n v e s t m e n t u n t i l t h e F u n d s a r e e x p e n d e d o r t r a n s f e r r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t . T h e R e c i p i e n t s h a l l e n s u r e t h a t : ( a ) a n y i n v e s t m e n t o f u n e x p e n d e d F u n d s w i l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o l a w a n d t h e R e c i p i e n t ' s i n v e s t m e n t p o l i c y ; a n d , ( b ) a n y i n t e r e s t e a r n e d o n F u n d s w i l l o n l y b e a p p l i e d t o E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s f o r E l i g i b l e P r o j e c t s , m o r e s p e c i f i c a l l y o n t h e b a s i s s e t o u t i n S c h e d u l e B a n d S c h e d u l e C . 6 . 7 F u n d s a d v a n c e d . F u n d s t r a n s f e r r e d b y A M O t o t h e R e c i p i e n t s h a l l b e e x p e n d e d b y t h e R e c i p i e n t i n r e s p e c t o f E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e e n d o f t h e y e a r i n w h i c h F u n d s w e r e r e c e i v e d . U n e x p e n d e d B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 7 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 8 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 F u n d s s h a l l n o t b e r e t a i n e d b e y o n d s u c h f i v e ( 5 ) y e a r p e r i o d . A M O r e s e r v e s t h e r i g h t t o d e c l a r e t h a t U n e x p e n d e d F u n d s a f t e r f i v e ( 5 ) y e a r s b e c o m e a d e b t t o C a n a d a w h i c h t h e R e c i p i e n t w i l l r e i m b u r s e f o r t h w i t h o n d e m a n d t o A M O f o r t r a n s m i s s i o n t o C a n a d a . 6 . 8 E x p e n d i t u r e o f F u n d s . T h e R e c i p i e n t s h a l l e x p e n d a l l F u n d s b y D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 8 . 6 . 9 G S T & H S T . T h e u s e o f F u n d s i s b a s e d o n t h e n e t a m o u n t o f g o o d s a n d s e r v i c e s t a x o r h a r m o n i z e d s a l e s t a x t o b e p a i d b y t h e R e c i p i e n t n e t o f a n y a p p l i c a b l e t a x r e b a t e s . 6 . 1 0 L i m i t o n C a n a d a ' s F i n a n c i a l C o m m i t m e n t s . T h e R e c i p i e n t m a y u s e F u n d s t o p a y u p t o o n e h u n d r e d p e r c e n t ( 1 0 0 % ) o f E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s o f a n E l i g i b l e P r o j e c t . 6 . 1 1 F e d e r a l F u n d s . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t a n y F u n d s r e c e i v e d w i l l b e t r e a t e d a s f e d e r a l f u n d s f o r t h e p u r p o s e o f o t h e r f e d e r a l i n f r a s t r u c t u r e p r o g r a m s . 6 . 1 2 S t a c k i n g . I f t h e R e c i p i e n t i s r e c e i v i n g f e d e r a l f u n d s u n d e r o t h e r f e d e r a l i n f r a s t r u c t u r e p r o g r a m s i n r e s p e c t o f a n E l i g i b l e P r o j e c t t o w h i c h t h e R e c i p i e n t w i s h e s t o a p p l y F u n d s , t h e m a x i m u m f e d e r a l c o n t r i b u t i o n l i m i t a t i o n s e t o u t i n a n y o t h e r f e d e r a l i n f r a s t r u c t u r e p r o g r a m a g r e e m e n t m a d e i n r e s p e c t o f t h a t E l i g i b l e P r o j e c t s h a l l c o n t i n u e t o a p p l y . 6 . 1 3 W i t h h o l d i n g P a y m e n t . A M O m a y w i t h h o l d p a y m e n t o f F u n d s w h e r e t h e R e c i p i e n t i s i n d e f a u l t o f c o m p l i a n c e w i t h a n y p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t . 6 . 1 4 I n s u f f i c i e n t f u n d s p r o v i d e d b y C a n a d a . N o t w i t h s t a n d i n g S e c t i o n 2 . 4 , i f C a n a d a d o e s n o t p r o v i d e s u f f i c i e n t f u n d s t o c o n t i n u e t h e F u n d s f o r a n y M u n i c i p a l F i s c a l Y e a r d u r i n g w h i c h t h i s A g r e e m e n t i s i n e f f e c t , A M O m a y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t . 7 R E P O R T I N G R E Q U I R E M E N T S 7 . 1 A n n u a l R e p o r t . T h e R e c i p i e n t s h a l l r e p o r t i n t h e f o r m i n S c h e d u l e D d u e b y s t M a r c h 3 1 ^ f o l l o w i n g e a c h M u n i c i p a l F i s c a l Y e a r o n : ( a ) t h e a m o u n t s r e c e i v e d f r o m A M O u n d e r t h i s A g r e e m e n t i n r e s p e c t o f t h e p r e v i o u s M u n i c i p a l F i s c a l Y e a r ; ( b ) t h e a m o u n t s r e c e i v e d f r o m a n o t h e r M u n i c i p a l i t y ; ( c ) t h e a m o u n t s t r a n s f e r r e d t o a n o t h e r M u n i c i p a l i t y ; ( d ) a m o u n t s p a i d b y t h e R e c i p i e n t i n a g g r e g a t e f o r E l i g i b l e P r o j e c t s ; ( e ) a m o u n t s h e l d a t y e a r e n d b y t h e R e c i p i e n t i n a g g r e g a t e , i n c l u d i n g i n t e r e s t , t o p a y f o r E l i g i b l e P r o j e c t s ; B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 8 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 9 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 ( f ) i n d i c a t e i n a n a r r a t i v e t h e p r o g r e s s t h a t t h e R e c i p i e n t h a s m a d e i n m e e t i n g i t s c o m m i t m e n t s a n d c o n t r i b u t i o n s ; a n d , ( g ) a l i s t i n g o f a l l E l i g i b l e P r o j e c t s t h a t h a v e b e e n f u n d e d , i n d i c a t i n g t h e l o c a t i o n , i n v e s t m e n t c a t e g o r y , p r o j e c t d e s c r i p t i o n , a m o u n t o f F u n d s a n d t o t a l p r o j e c t c o s t . 7 . 2 O u t c o m e s R e p o r t . T h e R e c i p i e n t s h a l l a c c o u n t i n w r i t i n g f o r o u t c o m e s a c h i e v e d a s a r e s u l t o f t h e F u n d s t h r o u g h a n O u t c o m e s R e p o r t t o b e s u b m i t t e d t o A M O . S p e c i f i c a l l y t h e O u t c o m e s R e p o r t s h a l l d e s c r i b e , i n a m a n n e r t o b e p r o v i d e d b y A M O , t h e d e g r e e t o w h i c h i n v e s t m e n t s i n e a c h E l i g i b l e P r o j e c t a r e s u p p o r t i n g p r o g r e s s t o w a r d s a c h i e v i n g : ( a ) b e n e f i c i a l i m p a c t s o n c o m m u n i t i e s o f c o m p l e t e d E l i g i b l e P r o j e c t s ; a n d ( b ) e n h a n c e d i m p a c t o f F u n d s a s a p r e d i c t a b l e s o u r c e o f f u n d i n g . 8 . A S S E T M A N A G E M E N T 8 . 1 A s s e t M a n a g e m e n t P l a n . T h e R e c i p i e n t w i l l d e v e l o p a n d i m p l e m e n t a n A s s e t M a n a g e m e n t P l a n p r i o r t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 6 . 8 . 2 O u t c o m e s . O n a d a t e a n d i n a m a n n e r t o b e d e t e r m i n e d b y A M O , t h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e a r e p o r t t o A M O d e m o n s t r a t i n g t h a t A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s a r e b e i n g u s e d t o g u i d e i n f r a s t r u c t u r e p l a n n i n g a n d i n v e s t m e n t d e c i s i o n s a n d h o w F u n d s a r e b e i n g u s e d t o a d d r e s s p r i o r i t y p r o j e c t s . 9 . R E C O R D S A N D A U D I T 9 . 1 A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s . A l l a c c o u n t i n g t e r m s n o t o t h e r w i s e d e f i n e d h e r e i n h a v e t h e m e a n i n g s a s s i g n e d t o t h e m ; a l l c a l c u l a t i o n s w i l l b e m a d e a n d a l l f i n a n c i a l d a t a t o b e s u b m i t t e d w i l l b e p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s ( G A A P ) i n e f f e c t i n O n t a r i o . G A A P w i l l i n c l u d e , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t h o s e p r i n c i p l e s a p p r o v e d o r r e c o m m e n d e d f o r l o c a l g o v e r n m e n t s f r o m t i m e t o t i m e b y t h e P u b l i c S e c t o r A c c o u n t i n g B o a r d o r t h e C a n a d i a n I n s t i t u t e o f C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s o r a n y s u c c e s s o r i n s t i t u t e , a p p l i e d o n a c o n s i s t e n t b a s i s . 9 . 2 S e p a r a t e R e c o r d s . T h e R e c i p i e n t s h a l l m a i n t a i n s e p a r a t e r e c o r d s a n d d o c u m e n t a t i o n f o r t h e F u n d s a n d k e e p a l l r e c o r d s i n c l u d i n g i n v o i c e s , s t a t e m e n t s , r e c e i p t s a n d v o u c h e r s i n r e s p e c t o f F u n d s e x p e n d e d o n E l i g i b l e P r o j e c t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e R e c i p i e n t ' s m u n i c i p a l r e c o r d s r e t e n t i o n b y - l a w . U p o n r e a s o n a b l e n o t i c e , t h e R e c i p i e n t s h a l l s u b m i t a l l r e c o r d s a n d d o c u m e n t a t i o n r e l a t i n g t o t h e F u n d s t o A M O a n d C a n a d a f o r i n s p e c t i o n o r a u d i t . 9 . 3 E x t e r n a l A u d i t o r . A M O a n d / o r C a n a d a m a y r e q u e s t , u p o n w r i t t e n n o t i f i c a t i o n , a n a u d i t o f E l i g i b l e P r o j e c t o r a n A n n u a l R e p o r t . A M O s h a l l r e t a i n a n e x t e r n a l a u d i t o r t o c a r r y o u t a n a u d i t o f t h e m a t e r i a l r e f e r r e d t o i n S e c t i o n s 5 . 4 a n d 5 . 5 o f t h i s A g r e e m e n t . A M O s h a l l e n s u r e t h a t a n y a u d i t o r w h o c o n d u c t s a n a u d i t p u r s u a n t t o t h i s S e c t i o n o f t h i s A g r e e m e n t o r o t h e r w i s e , p r o v i d e s a c o p y o f t h e B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 7 9 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 0 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 a u d i t r e p o r t t o t h e R e c i p i e n t a n d C a n a d a a t t h e s a m e t i m e t h a t t h e a u d i t r e p o r t i s g i v e n t o A M O . 1 0 . I N S U R A N C E A N D I N D E M N I T Y 1 0 . 1 I n s u r a n c e . T h e R e c i p i e n t s h a l l p u t i n e f f e c t a n d m a i n t a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t o r c a u s e t o b e p u t i n t o e f f e c t a n d m a i n t a i n e d f o r t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t a l l t h e n e c e s s a r y i n s u r a n c e w i t h r e s p e c t t o e a c h E l i g i b l e P r o j e c t , i n c l u d i n g a n y E l i g i b l e P r o j e c t s w i t h r e s p e c t t o w h i c h t h e R e c i p i e n t h a s t r a n s f e r r e d F u n d s p u r s u a n t t o S e c t i o n 6 o f t h i s A g r e e m e n t , t h a t w o u l d b e c o n s i d e r e d a p p r o p r i a t e f o r a p r u d e n t M u n i c i p a l i t y u n d e r t a k i n g E l i g i b l e P r o j e c t s , i n c l u d i n g , w h e r e a p p r o p r i a t e a n d w i t h o u t l i m i t a t i o n , p r o p e r t y , c o n s t r u c t i o n a n d l i a b i l i t y i n s u r a n c e , w h i c h i n s u r a n c e c o v e r a g e s h a l l i d e n t i f y C a n a d a a n d A M O a s a d d i t i o n a l i n s u r e d s f o r t h e p u r p o s e s o f t h e E l i g i b l e P r o j e c t s . 1 0 . 2 C e r t i f i c a t e s o f I n s u r a n c e . T h r o u g h o u t t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t , t h e R e c i p i e n t s h a l l p r o v i d e A M O w i t h a v a l i d c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e t h a t c o n f i r m s c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 1 0 . 1 . N o F u n d s s h a l l b e e x p e n d e d o r t r a n s f e r r e d p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t u n t i l s u c h c e r t i f i c a t e h a s b e e n d e l i v e r e d t o A M O . 1 0 . 3 A M O n o t l i a b l e . I n n o e v e n t s h a l l C a n a d a o r A M O b e l i a b l e f o r : ( a ) a n y b o d i l y I n j u r y , d e a t h o r p r o p e r t y d a m a g e s t o t h e R e c i p i e n t , i t s e m p l o y e e s , a g e n t s o r c o n s u l t a n t s o r f o r a n y c l a i m , d e m a n d o r a c t i o n b y a n y T h i r d P a r t y a g a i n s t t h e R e c i p i e n t , i t s e m p l o y e e s , a g e n t s o r c o n s u l t a n t s , a r i s i n g o u t o f o r i n a n y w a y r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t ; o r ( b ) a n y i n c i d e n t a l , i n d i r e c t , s p e c i a l o r c o n s e q u e n t i a l d a m a g e s , o r a n y l o s s o f u s e , r e v e n u e o r p r o f i t t o t h e R e c i p i e n t , i t s e m p l o y e e s , a g e n t s o r c o n s u l t a n t s a r i s i n g o u t o f a n y o r i n a n y w a y r e l a t e d t o t h i s A g r e e m e n t . 1 0 . 4 R e c i p i e n t t o C o m p e n s a t e C a n a d a . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e t h a t i t w i l l n o t , a t a n y t i m e , h o l d C a n a d a , i t s o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s o r a g e n t s r e s p o n s i b l e f o r a n y c l a i m s o r l o s s e s o f a n y k i n d t h a t t h e R e c i p i e n t , T h i r d P a r t i e s o r a n y o t h e r p e r s o n o r e n t i t y m a y s u f f e r i n r e l a t i o n t o a n y m a t t e r r e l a t e d t o t h e F u n d s o r a n E l i g i b l e P r o j e c t a n d t h a t t h e R e c i p i e n t w i l l , a t a l l t i m e s , c o m p e n s a t e C a n a d a , i t s o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s f o r a n y c l a i m s o r l o s s e s o f a n y k i n d t h a t a n y o f t h e m m a y s u f f e r i n r e l a t i o n t o a n y m a t t e r r e l a t e d t o t h e F u n d s o r a n E l i g i b l e P r o j e c t . T h e R e c i p i e n t ' s o b l i g a t i o n t o c o m p e n s a t e a s s e t o u t i n t h i s s e c t i o n d o e s n o t a p p l y t o t h e e x t e n t t o w h i c h s u c h c l a i m s o r l o s s e s r e l a t e t o t h e n e g l i g e n c e o f a n o f f i c e r , s e r v a n t , e m p l o y e e , o r a g e n t o f C a n a d a i n t h e p e r f o r m a n c e o f h i s o r h e r d u t i e s . 1 0 . 5 R e c i p i e n t t o I n d e m n i f y A M O . T h e R e c i p i e n t h e r e b y a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s A M O , i t s o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s o r a g e n t s ( e a c h o f w h i c h i s c a l l e d a n " I n d e m n i t e e " ) , f r o m a n d a g a i n s t a l l c l a i m s , l o s s e s , d a m a g e s , l i a b i l i t i e s a n d r e l a t e d e x p e n s e s i n c l u d i n g t h e f e e s , c h a r g e s a n d d i s b u r s e m e n t s o f a n y c o u n s e l f o r a n y I n d e m n i t e e i n c u r r e d b y a n y I n d e m n i t e e o r a s s e r t e d a g a i n s t a n y I n d e m n i t e e b y w h o m s o e v e r b r o u g h t o r p r o s e c u t e d i n a n y m a n n e r b a s e d u p o n , o r B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 0 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 1 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 o c c a s i o n e d b y , a n y i n j u r y t o p e r s o n s , d a m a g e t o o r l o s s o r d e s t r u c t i o n o f p r o p e r t y , e c o n o m i c l o s s o r i n f r i n g e m e n t o f r i g h t s c a u s e d b y o r a r i s i n g d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y f r o m : ( a ) t h e F u n d s ; ( b ) t h e R e c i p i e n t ' s E l i g i b l e P r o j e c t s , i n c l u d i n g t h e d e s i g n , c o n s t r u c t i o n , o p e r a t i o n , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r o f a n y p a r t o r a l l o f t h e E l i g i b l e P r o j e c t s ; ( c ) t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t o r t h e b r e a c h o f a n y t e r m o r c o n d i t i o n o f t h i s A g r e e m e n t b y t h e R e c i p i e n t , i t s o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s , o r b y a T h i r d P a r t y , i t s o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s , o r a g e n t s ; a n d ( d ) a n y o m i s s i o n o r o t h e r w i l f u l o r n e g l i g e n t a c t o f t h e R e c i p i e n t o r T h i r d P a r t y a n d t h e i r r e s p e c t i v e o f f i c e r s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s o r a g e n t s . 1 1 . T R A N S F E R A N D O P E R A T I O N O F M U N I C I P A L I N F R A S T R U C T U R E 1 1 . 1 R e i n v e s t m e n t . T h e R e c i p i e n t w i l l i n v e s t i n t o E l i g i b l e P r o j e c t s , a n y r e v e n u e t h a t i s g e n e r a t e d f r o m t h e s a l e , l e a s e , e n c u m b r a n c e o r o t h e r d i s p o s a l o f a n a s s e t r e s u l t i n g f r o m a n E l i g i b l e P r o j e c t w h e r e s u c h d i s p o s a l t a k e s p l a c e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s o f t h e d a t e o f c o m p l e t i o n o f t h e E l i g i b l e P r o j e c t . 1 1 . 2 N o t i c e . T h e R e c i p i e n t s h a l l n o t i f y A M O i n w r i t i n g 1 2 0 d a y s i n a d v a n c e a n d a t a n y t i m e d u r i n g t h e f i v e ( 5 ) y e a r s f o l l o w i n g t h e d a t e o f c o m p l e t i o n o f a n E l i g i b l e P r o j e c t i f i t i s s o l d , l e a s e d , e n c u m b e r e d o r o t h e r w i s e d i s p o s e d o f . 1 1 . 3 P u b l i c U s e . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e t h a t I n f r a s t r u c t u r e r e s u l t i n g f r o m a n y E l i g i b l e P r o j e c t t h a t i s n o t s o l d , l e a s e d , e n c u m b e r e d o r o t h e r w i s e d i s p o s e d o f , r e m a i n s p r i m a r i l y f o r p u b l i c u s e o r b e n e f i t . 1 2 . D E F A U L T A N D T E R M I N A T I O N 1 2 . 1 E v e n t o f D e f a u l t . A M O m a y d e c l a r e i n w r i t i n g t h a t a n e v e n t o f d e f a u l t h a s o c c u r r e d w h e n t h e R e c i p i e n t h a s n o t c o m p l i e d w i t h a n y c o n d i t i o n , u n d e r t a k i n g o r t e r m i n t h i s A g r e e m e n t . A M O w i l l n o t d e c l a r e i n w r i t i n g t h a t a n e v e n t o f d e f a u l t h a s o c c u r r e d u n l e s s i t h a s f i r s t c o n s u l t e d w i t h t h e R e c i p i e n t . E a c h a n d e v e r y o n e o f t h e f o l l o w i n g e v e n t s i s a n " E v e n t o f D e f a u l t " : ( a ) f a i l u r e b y t h e R e c i p i e n t t o d e l i v e r i n a t i m e l y m a n n e r a n A n n u a l R e p o r t o r O u t c o m e s R e p o r t . ( b ) d e l i v e r y o f a n A n n u a l R e p o r t t h a t d i s c l o s e s n o n - c o m p l i a n c e w i t h a n y c o n d i t i o n , u n d e r t a k i n g o r m a t e r i a l t e r m i n t h i s A g r e e m e n t . ( c ) f a i l u r e b y t h e R e c i p i e n t t o c o - o p e r a t e i n a n e x t e r n a l a u d i t u n d e r t a k e n b y A M O o r i t s a g e n t s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 1 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 2 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 ( d ) d e l i v e r y o f a n e x t e r n a l a u d i t r e p o r t t h a t d i s c l o s e s n o n - c o m p l i a n c e w i t h a n y c o n d i t i o n , u n d e r t a k i n g o r t e r m i n t h i s A g r e e m e n t . ( e ) f a i l u r e b y t h e R e c i p i e n t t o e x p e n d F u n d s i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 6 . 7 . 1 2 . 2 W a i v e r . A M O m a y w i t h d r a w i t s n o t i c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t i f t h e R e c i p i e n t , w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s o f r e c e i p t o f t h e n o t i c e , e i t h e r c o r r e c t s t h e d e f a u l t o r d e m o n s t r a t e s , t o t h e s a t i s f a c t i o n o f A M O i n i t s s o l e d i s c r e t i o n t h a t i t h a s t a k e n s u c h s t e p s a s a r e n e c e s s a r y t o c o r r e c t t h e d e f a u l t . 1 2 . 3 R e m e d i e s o n d e f a u l t . I f A M O d e c l a r e s t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s o c c u r r e d u n d e r S e c t i o n 1 2 . 1 , a f t e r t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s f r o m t h e R e c i p i e n t ' s r e c e i p t o f t h e n o t i c e o f a n E v e n t o f D e f a u l t , i t m a y i m m e d i a t e l y t e r m i n a t e o r s u s p e n d i t s o b l i g a t i o n t o p a y t h e F u n d s . I f A M O s u s p e n d s p a y m e n t , i t m a y p a y s u s p e n d e d F u n d s i f A M O i s s a t i s f i e d t h a t t h e d e f a u l t h a s b e e n c u r e d . 1 2 . 4 R e p a y m e n t o f F u n d s . I f A M O d e c l a r e s t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s n o t b e e n c u r e d t o i t s s a t i s f a c t i o n , A M O r e s e r v e s t h e r i g h t t o d e c l a r e t h a t p r i o r p a y m e n t s o f F u n d s b e c o m e a d e b t t o C a n a d a w h i c h t h e R e c i p i e n t w i l l r e i m b u r s e f o r t h w i t h o n d e m a n d t o A M O f o r t r a n s m i s s i o n t o C a n a d a . 1 3 . C O N F L I C T O F I N T E R E S T 1 3 . 1 N o c o n f l i c t o f i n t e r e s t . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e t h a t n o c u r r e n t m e m b e r o f t h e A M D B o a r d o f D i r e c t o r s a n d n o c u r r e n t o r f o r m e r p u b l i c s e r v a n t o r o f f i c e h o l d e r t o w h o m a n y p o s t - e m p l o y m e n t , e t h i c s a n d c o n f l i c t o f i n t e r e s t l e g i s l a t i o n , g u i d e l i n e s , c o d e s o r p o l i c i e s o f C a n a d a a p p l i e s w i l l d e r i v e d i r e c t b e n e f i t f r o m t h e F u n d s , t h e U n s p e n t F u n d s , a n d i n t e r e s t e a r n e d t h e r e o n , u n l e s s t h e p r o v i s i o n o f r e c e i p t o f s u c h b e n e f i t s i s i n c o m p l i a n c e w i t h s u c h l e g i s l a t i o n , g u i d e l i n e s , p o l i c i e s o r c o d e s . 1 4 . N O T I C E 1 4 . 1 N o t i c e . A n y n o t i c e , i n f o r m a t i o n o r d o c u m e n t p r o v i d e d f o r u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l b e e f f e c t i v e l y g i v e n i f i n w r i t i n g a n d i f d e l i v e r e d b y h a n d , o r o v e r n i g h t c o u r i e r , m a i l e d , p o s t a g e o r o t h e r c h a r g e s p r e p a i d , o r s e n t b y f a c s i m i l e o r e m a i l t o t h e a d d r e s s e s , t h e f a c s i m i l e n u m b e r s o r e m a i l a d d r e s s e s s e t o u t i n S e c t i o n 1 4 . 3 . A n y n o t i c e t h a t i s s e n t b y h a n d o r o v e r n i g h t c o u r i e r s e r v i c e s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n g i v e n w h e n r e c e i v e d ; a n y n o t i c e m a i l e d s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d o n t h e e i g h t h ( 8 ) c a l e n d a r d a y f o l l o w i n g t h e d a y o n w h i c h i t w a s m a i l e d ; a n y n o t i c e s e n t b y f a c s i m i l e s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n g i v e n w h e n s e n t ; a n y n o t i c e s e n t b y e m a i l s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d o n t h e s e n d e r ' s r e c e i p t o f a n a c k n o w l e d g m e n t f r o m t h e i n t e n d e d r e c i p i e n t ( s u c h a s b y t h e " r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d " f u n c t i o n , a s a v a i l a b l e , r e t u r n e m a i l o r o t h e r w r i t t e n a c k n o w l e d g m e n t ) , p r o v i d e d t h a t i n t h e c a s e o f a n o t i c e s e n t b y f a c s i m i l e o r e m a i l , i f i t i s n o t g i v e n o n a b u s i n e s s d a y b e f o r e 4 : 3 0 p . m . E a s t e r n S t a n d a r d T i m e , i t s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n g i v e n a t 8 : 3 0 a . m . o n t h e n e x t b u s i n e s s d a y f o r t h e r e c i p i e n t . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 2 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 3 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 1 4 . 2 R e p r e s e n t a t i v e s . T h e i n d i v i d u a l s i d e n t i f i e d i n S e c t i o n 1 4 . 3 o f t h i s A g r e e m e n t , i n t h e f i r s t i n s t a n c e , a c t a s A M O ' s o r t h e R e c i p i e n t ' s , a s t h e c a s e m a y b e , r e p r e s e n t a t i v e f o r t h e p u r p o s e o f i m p l e m e n t i n g t h i s A g r e e m e n t . 1 4 . 3 A d d r e s s e s f o r N o t i c e . F u r t h e r t o S e c t i o n 1 4 . 1 o f t h i s A g r e e m e n t , n o t i c e c a n b e g i v e n a t t h e f o l l o w i n g a d d r e s s e s : ( a ) I f t o A M O : E x e c u t i v e D i r e c t o r F e d e r a l G a s T a x F u n d A g r e e m e n t A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o 2 0 0 U n i v e r s i t y A v e n u e , S u i t e 8 0 1 T o r o n t o , O N M 5 H 3 C 6 T e l e p h o n e : 4 1 6 - 9 7 1 - 9 8 5 6 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 9 7 1 - 6 1 9 1 E m a i l : g a s t a x @ a m o . o n . c a ( b ) I f t o t h e R e c i p i e n t : S h a r o n L a r m o u r A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / A c t i n g T r e a s u r e r M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O T e l e p h o n e : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 5 5 2 1 F a c s i m i l e : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 3 8 8 4 E m a i l : d a r i s t o n e @ b a y h a m . o n . c a 1 5 . M I S C E L L A N E O U S 1 5 . 1 C o u n t e r p a r t S i g n a t u r e . T h i s A g r e e m e n t m a y b e s i g n e d i n c o u n t e r p a r t , a n d t h e s i g n e d c o p i e s w i l l , w h e n a t t a c h e d , c o n s t i t u t e a n o r i g i n a l A g r e e m e n t . 1 5 . 2 S e v e r a b i l i t y . I f f o r a n y r e a s o n a p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t t h a t i s n o t a f u n d a m e n t a l t e r m i s f o u n d t o b e o r b e c o m e s i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e , i n w h o l e o r i n p a r t , i t w i l l b e d e e m e d t o b e s e v e r a b l e a n d w i l l b e d e l e t e d f r o m t h i s A g r e e m e n t , b u t a l l t h e o t h e r t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t w i l l c o n t i n u e t o b e v a l i d a n d e n f o r c e a b l e . 1 5 . 3 W a i v e r . A M O m a y w a i v e a n y r i g h t i n t h i s A g r e e m e n t o n l y i n w r i t i n g , a n d a n y t o l e r a n c e o r i n d u l g e n c e d e m o n s t r a t e d b y A M O w i l l n o t c o n s t i t u t e w a i v e r o f r i g h t s i n t h i s A g r e e m e n t . U n l e s s a w a i v e r i s e x e c u t e d i n w r i t i n g , A M O w i l l b e e n t i t l e d t o s e e k a n y r e m e d y t h a t i t m a y h a v e u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r u n d e r t h e l a w . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 3 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 4 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 1 5 . 4 G o v e r n i n g L a w . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e g o v e r n e d b y a n d c o n s t r u e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o a n d t h e l a w s o f C a n a d a a p p l i c a b l e i n O n t a r i o . 1 5 . 5 S u r v i v a l . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s a n d p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l e x t e n d f o r s e v e n ( 7 ) y e a r s b e y o n d t h e e x p i r a t i o n o r t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t : S e c t i o n s 5 , 6 . 7 , 6 . 8 , 7 , 1 0 . 4 , 1 0 . 5 , 1 1 , 1 2 . 4 a n d 1 5 . 8 . 1 5 . 6 A M O , C a n a d a a n d R e c i p i e n t i n d e p e n d e n t . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e i t s a c t i o n s d o n o t e s t a b l i s h o r w i l l n o t b e d e e m e d t o e s t a b l i s h a p a r t n e r s h i p , J o i n t v e n t u r e , p r i n c i p a l - a g e n t r e l a t i o n s h i p o r e m p l o y e r - e m p l o y e e r e l a t i o n s h i p i n a n y w a y o r f o r a n y p u r p o s e w h a t s o e v e r b e t w e e n C a n a d a a n d t h e R e c i p i e n t , b e t w e e n A M O a n d t h e R e c i p i e n t , b e t w e e n C a n a d a a n d a T h i r d P a r t y o r b e t w e e n A M O a n d a T h i r d P a r t y . 1 5 . 7 N o A u t h o r i t y t o R e p r e s e n t . T h e R e c i p i e n t w i l l e n s u r e t h a t i t d o e s n o t r e p r e s e n t i t s e l f , i n c l u d i n g i n a n y a g r e e m e n t w i t h a T h i r d P a r t y , a s a p a r t n e r , e m p l o y e e o r a g e n t o f C a n a d a o r A M O . 1 5 . 8 D e b t s D u e t o A M O . A n y a m o u n t o w e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l c o n s t i t u t e a d e b t d u e t o A M O , w h i c h t h e R e c i p i e n t w i l l r e i m b u r s e f o r t h w i t h . o n d e m a n d , t o A M O . 1 5 . 9 P r i o r i t y . I n t h e e v e n t o f a c o n f l i c t , t h e p a r t o f t h i s A g r e e m e n t t h a t p r e c e d e s t h e s i g n a t u r e o f t h e P a r t i e s w i l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e S c h e d u l e s . 1 6 . S C H E D U L E S 1 6 . 1 T h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g : S c h e d u l e A S c h e d u l e o f F u n d P a y m e n t s S c h e d u l e B E l i g i b l e P r o j e c t C a t e g o r i e s S c h e d u l e C E l i g i b l e a n d I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s S c h e d u l e D R e p o r t i n g S c h e d u l e E C o m m u n i c a t i o n s c o n s t i t u t e t h e e n t i r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e P a r t i e s w i t h r e s p e c t t o t h e s u b j e c t m a t t e r c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t a n d s u p e r s e d e s a l l p r i o r o r a l o r w r i t t e n r e p r e s e n t a t i o n s a n d a g r e e m e n t s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 4 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 5 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 1 7 . S I G N A T U R E S I N W I T N E S S W H E R E O F , A M O a n d t h e R e c i p i e n t h a v e r e s p e c t i v e l y e x e c u t e d , s e a l e d a n d d e l i v e r e d t h i s A g r e e m e n t o n t h e d a t e s e t o u t o n t h e f r o n t p a g e . R E C I P I E N F S N A M E : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B y : N a m e : D a t e A f f l x T i t l e : C o r p o r a t e S e a l N a m e : D a t e T i t l e : T H E A S S O C I A T I O N O F M U N I C I P A L I T I E S O F O N T A R I O B y : A f f i x T i t l e : E x e c u t i v e D i r e c t o r D a t e C o r p o r a t e S e a l I n t h e p r e s e n c e o f : W i t n e s s : D a t e T i t l e : B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 5 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 6 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 S C H E D U L E A S C H E D U L E O F F U N D P A Y M E N T S R E C I P I E N T ' S N A M E : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T h e f o l l o w i n g r e p r e s e n t s a n e s t i m a t e o f t h e F u n d s a n d s c h e d u l e o f p a y m e n t s f o r t h e f i r s t f i v e ( 5 ) y e a r s o f t h e A g r e e m e n t . Y e a r S c h e d u l e o f F u n d P a y m e n t s P a y m e n t # 1 P a y m e n t # 2 2 0 1 4 $ 1 0 1 , 1 8 4 . 7 0 $ 1 0 1 , 1 8 4 . 6 9 2 0 1 5 $ 1 0 1 , 1 8 4 . 7 0 $ 1 0 1 , 1 8 4 . 6 9 2 0 1 6 $ 1 0 6 , 2 4 3 . 9 3 $ 1 0 6 , 2 4 3 . 9 3 2 0 1 7 $ 1 0 6 , 2 4 3 . 9 3 $ 1 0 6 , 2 4 3 . 9 3 2 0 1 8 $ 1 1 1 , 3 0 3 . 1 7 $ 1 1 1 , 3 0 3 . 1 6 A n e s t i m a t e o f t h e F u n d s a n d s c h e d u l e o f p a y m e n t s f o r t h e l a t t e r f i v e ( 5 ) y e a r s o f t h e A g r e e m e n t ( 2 0 1 9 - 2 0 2 3 ) w i l l b e p r o v i d e d f o l l o w i n g t h e r e v i e w a n d a m e n d m e n t p r o c e d u r e s s p e c i f i e d i n S e c t i o n 2 . 2 a n d 2 . 3 . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 6 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 1 7 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 S C H E D U L E B E L I G I B L E P R O J E C T C A T E G O R I E S E l i g i b l e P r o j e c t s i n c l u d e i n v e s t m e n t s i n I n f r a s t r u c t u r e f o r i t s c o n s t r u c t i o n , r e n e w a l o r m a t e r i a l e n h a n c e m e n t i n e a c h o f t h e f o l l o w i n g c a t e g o r i e s : 1 . L o c a l r o a d s a n d b r i d g e s - i . e . r o a d s , b r i d g e s , t u n n e l s , h i g h w a y s a n d a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n i n f r a s t r u c t u r e ( a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n r e f e r s t o i n v e s t m e n t s t h a t s u p p o r t a c t i v e m e t h o d s o f t r a v e l . T h i s c a n i n c l u d e : c y c l i n g l a n e s a n d p a t h s , s i d e w a l k s , h i k i n g a n d w a l k i n g t r a i l s ) . 2 . P u b l i c t r a n s i t - i . e . a s h a r e d p a s s e n g e r t r a n s p o r t s y s t e m w h i c h i s a v a i l a b l e f o r p u b l i c u s e . 3 . D r i n k i n g W a t e r - i . e . d r i n k i n g w a t e r c o n s e r v a t i o n , c o l l e c t i o n , t r e a t m e n t a n d d i s t r i b u t i o n s y s t e m s . 4 . W a s t e w a t e r - i . e . w a s t e w a t e r a n d s t o r m w a t e r c o l l e c t i o n , t r e a t m e n t a n d m a n a g e m e n t s y s t e m s . 5 . S o l i d w a s t e - i . e . s o l i d w a s t e m a n a g e m e n t s y s t e m s i n c l u d i n g t h e c o l l e c t i o n , d i v e r s i o n a n d d i s p o s a l o f r e c y c l a b l e s , c o m p o s t a b l e m a t e r i a l s a n d g a r b a g e . 6 . C o m m u n i t y e n e r g y s y s t e m s - i . e . i n f r a s t r u c t u r e t h a t g e n e r a t e s o r i n c r e a s e s t h e e f f i c i e n t u s a g e o f e n e r g y . 7 . C a p a c i t y b u i l d i n g - i . e . i n v e s t m e n t s r e l a t e d t o s t r e n g t h e n i n g t h e a b i l i t y o f M u n i c i p a l i t i e s t o d e v e l o p l o n g - t e r m p l a n n i n g p r a c t i c e s . 8 . S h o r t - s e a s h i p p i n g - i . e . i n f r a s t r u c t u r e r e l a t e d t o t h e m o v e m e n t o f c a r g o a n d p a s s e n g e r s a r o u n d t h e c o a s t a n d o n i n l a n d w a t e r w a y s , w i t h o u t d i r e c t l y c r o s s i n g a n o c e a n . 9 . S h o r t - l i n e r a i l - i . e . r a i l w a y r e l a t e d i n f r a s t r u c t u r e f o r c a r r i a g e o f p a s s e n g e r s o r f r e i g h t . 1 0 . R e g i o n a l a n d l o c a l a i r p o r t s - i . e . a i r p o r t - r e l a t e d i n f r a s t r u c t u r e ( e x c l u d e s t h e N a t i o n a l A i r p o r t S y s t e m ) . 1 1 . B r o a d b a n d c o n n e c t i v i t y - i . e . i n f r a s t r u c t u r e t h a t p r o v i d e s i n t e r n e t a c c e s s t o r e s i d e n t s , b u s i n e s s e s , a n d / o r i n s t i t u t i o n s i n C a n a d i a n c o m m u n i t i e s . 1 2 . B r o w n f i e l d R e d e v e l o p m e n t i . e . r e m e d i a t i o n o r d e c o n t a m i n a t i o n a n d r e d e v e l o p m e n t o f a b r o w n f i e l d s i t e w i t h i n m u n i c i p a l b o u n d a r i e s , w h e r e t h e r e d e v e l o p m e n t i n c l u d e s : ( a ) t h e c o n s t r u c t i o n o f p u b l i c i n f r a s t r u c t u r e a s i d e n t i f i e d i n t h e c o n t e x t o f a n y o t h e r e l i g i b l e c a t e g o r y r e f e r r e d t o i n t h i s S c h e d u l e , a n d / o r ; ( b ) t h e c o n s t r u c t i o n o f m u n i c i p a l u s e p u b l i c p a r k s a n d p u b l i c l y - o w n e d s o c i a l h o u s i n g . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 7 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 1 8 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 1 3 . S p o r t I n f r a s t r u c t u r e - i . e . a m a t e u r s p o r t i n f r a s t r u c t u r e ( e x c l u d e s f a c i l i t i e s , i n c l u d i n g a r e n a s , w h i c h w o u l d b e u s e d a s t h e h o m e o f p r o f e s s i o n a l s p o r t s t e a m s o r m a j o r j u n i o r h o c k e y t e a m s ( e . g . J u n i o r A ) ) . 1 4 . R e c r e a t i o n a l I n f r a s t r u c t u r e - i . e . r e c r e a t i o n a l f a c i l i t i e s o r n e t w o r k s . 1 5 . C u l t u r a l I n f r a s t r u c t u r e - i . e . i n f r a s t r u c t u r e t h a t s u p p o r t s a r t s , h u m a n i t i e s , a n d h e r i t a g e . 1 6 . T o u r i s m I n f r a s t r u c t u r e - i . e . i n f r a s t r u c t u r e t h a t a t t r a c t s t r a v e l e r s f o r r e c r e a t i o n , l e i s u r e , b u s i n e s s o r o t h e r p u r p o s e s . 1 7 . D i s a s t e r m i t i g a t i o n - i . e . i n f r a s t r u c t u r e t h a t r e d u c e s o r e l i m i n a t e s l o n g - t e r m i m p a c t s a n d r i s k s a s s o c i a t e d w i t h n a t u r a l d i s a s t e r s . N o t e : I n v e s t m e n t s i n h e a l t h i n f r a s t r u c t u r e ( h o s p i t a l s , c o n v a l e s c e n t a n d s e n i o r c e n t r e s ) a r e n o t e l i g i b l e . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 8 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 1 9 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 S C H E D U L E C E L I G I B L E A N D I N E L I G I B L E E X P E N D I T U R E S 1 . E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s 1 . 1 E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s o f R e c i p i e n t s w i l l b e l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g : ( a ) t h e e x p e n d i t u r e s a s s o c i a t e d w i t h a c q u i r i n g , p l a n n i n g , d e s i g n i n g , c o n s t r u c t i n g o r r e n o v a t i n g a t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t , a s d e f i n e d b y G e n e r a l l y A c c e p t e d A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s ( G A A P ) , a n d a n y r e l a t e d d e b t f i n a n c i n g c h a r g e s s p e c i f i c a l l y i d e n t i f i e d w i t h t h a t a s s e t ; ( b ) f o r c a p a c i t y b u i l d i n g c a t e g o r y o n l y , t h e e x p e n d i t u r e s r e l a t e d t o s t r e n g t h e n i n g t h e a b i l i t y o f M u n i c i p a l i t i e s t o i m p r o v e l o c a l a n d r e g i o n a l p l a n n i n g i n c l u d i n g c a p i t a l i n v e s t m e n t p l a n s , i n t e g r a t e d c o m m u n i t y s u s t a i n a b i l i t y p l a n s , l i f e - c y c l e c o s t a s s e s s m e n t s , a n d A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . T h e e x p e n d i t u r e s c o u l d i n c l u d e d e v e l o p i n g a n d i m p l e m e n t i n g : ( i ) s t u d i e s , s t r a t e g i e s , o r s y s t e m s r e l a t e d t o a s s e t m a n a g e m e n t , w h i c h m a y i n c l u d e s o f t w a r e a c q u i s i t i o n a n d i m p l e m e n t a t i o n ; ( i i ) t r a i n i n g d i r e c t l y r e l a t e d t o a s s e t m a n a g e m e n t p l a n n i n g ; a n d , ( i i i ) l o n g - t e r m i n f r a s t r u c t u r e p l a n s . ( c ) t h e e x p e n d i t u r e s d i r e c t l y a s s o c i a t e d w i t h j o i n t f e d e r a l c o m m u n i c a t i o n a c t i v i t i e s a n d w i t h f e d e r a l p r o j e c t s i g n a g e . 1 . 2 E m p l o y e e a n d E q u i p m e n t C o s t s : T h e i n c r e m e n t a l c o s t s o f t h e R e c i p i e n t ' s e m p l o y e e s o r l e a s i n g o f e q u i p m e n t m a y b e i n c l u d e d a s E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s u n d e r t h e f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : ( a ) t h e R e c i p i e n t i s a b l e t o d e m o n s t r a t e t h a t i t i s n o t e c o n o m i c a l l y f e a s i b l e t o t e n d e r a c o n t r a c t ; ( b ) t h e e m p l o y e e o r e q u i p m e n t i s e n g a g e d d i r e c t l y i n r e s p e c t o f t h e w o r k t h a t w o u l d h a v e b e e n t h e s u b j e c t o f t h e c o n t r a c t ; a n d ( c ) t h e a r r a n g e m e n t i s a p p r o v e d i n a d v a n c e a n d i n w r i t i n g b y t h e O v e r s i g h t C o m m i t t e e . 1 . 3 A M O a s A g r e e m e n t A d m i n i s t r a t o r : U p t o 0 . 5 % o f t h e t o t a l f u n d s w i l l u s e d b y A M O t o u n d e r t a k e t h e a d m i n i s t r a t i v e r e s p o n s i b i l i t i e s t o i m p l e m e n t t h e A g r e e m e n t a n d t o u n d e r t a k e r e l a t e d c a p a c i t y b u i l d i n g a n d p r o g r a m d e l i v e r y i n c l u d i n g e x p e n d i t u r e s a s s o c i a t e d w i t h c o m m u n i c a t i o n a c t i v i t i e s s u c h a s p u b l i c p r o j e c t a n n o u n c e m e n t s a n d s i g n a g e . C a n a d a w i l l r e v i e w a n d a c c e p t A M O ' s d e t a i l e d b u s i n e s s c a s e s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t p r i o r t o u n d e r t a k i n g t h e a d m i n i s t r a t i v e a n d r e l a t e d a c t i v i t i e s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 8 9 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 2 0 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 2 . I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s T h e f o l l o w i n g a r e d e e m e d I n e l i g i b l e E x p e n d i t u r e s : ( a ) p r o j e c t e x p e n d i t u r e s i n c u r r e d b e f o r e A p r i l 1 , 2 0 0 5 ; ( b ) p r o j e c t e x p e n d i t u r e s i n c u r r e d b e f o r e A p r i l 1 , 2 0 1 4 f o r t h e f o l l o w i n g E l i g i b l e P r o j e c t c a t e g o r i e s : ( i ) r e g i o n a l a n d l o c a l a i r p o r t s ; ( i i ) s h o r t - l i n e r a i l ; ( i i i ) s h o r t - s e a s h i p p i n g ; ( i v ) d i s a s t e r m i t i g a t i o n ; ( V ) b r o a d b a n d c o n n e c t i v i t y ; ( v i ) b r o w n f i e l d r e d e v e l o p m e n t ; ( v i i ) c u l t u r a l i n f r a s t r u c t u r e ; ( v i i i ) t o u r i s m i n f r a s t r u c t u r e ; ( i x ) s p o r t i n f r a s t r u c t u r e ; a n d ( X ) r e c r e a t i o n a l i n f r a s t r u c t u r e . ( c ) t h e c o s t o f l e a s i n g o f e q u i p m e n t b y t h e R e c i p i e n t , a n y o v e r h e a d c o s t s , i n c l u d i n g s a l a r i e s a n d o t h e r e m p l o y m e n t b e n e f i t s o f a n y e m p l o y e e s o f t h e R e c i p i e n t , i t s d i r e c t o r i n d i r e c t o p e r a t i n g o r a d m i n i s t r a t i v e c o s t s o f R e c i p i e n t s , a n d m o r e s p e c i f i c a l l y i t s c o s t s r e l a t e d t o p l a n n i n g , e n g i n e e r i n g , a r c h i t e c t u r e , s u p e r v i s i o n , m a n a g e m e n t a n d o t h e r a c t i v i t i e s n o r m a l l y c a r r i e d o u t b y i t s s t a f f , e x c e p t i n a c c o r d a n c e w i t h E l i g i b l e E x p e n d i t u r e s a b o v e ; ( d ) t a x e s f o r w h i c h t h e R e c i p i e n t i s e l i g i b l e f o r a t a x r e b a t e a n d a l l o t h e r c o s t s e l i g i b l e f o r r e b a t e s ; ( e ) p u r c h a s e o f l a n d o r a n y i n t e r e s t t h e r e i n , a n d r e l a t e d c o s t s ; ( f ) l e g a l f e e s ; a n d ( g ) r o u t i n e r e p a i r a n d m a i n t e n a n c e c o s t s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 0 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o - 2 1 - B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 S C H E D U L E D R E P O R T I N G A n n u a l R e p o r t s t B y M a r c h 3 1 s l o f e a c h y e a r , t h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e t o A M O a n A n n u a l R e p o r t i n a n e l e c t r o n i c f o r m a t d e e m e d a c c e p t a b l e t o A M O , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : ( a ) F i n a n c i a l R e p o r t i n g T a b l e : T h e f i n a n c i a l r e p o r t t a b l e w i l l b e s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g t e m p l a t e : A n n u a l C u m u l a t i v e A n n u a l R e p o r t F i n a n c i a l T a b l e - n n 2 0 x x 2 0 1 4 - 2 0 x x O p e n i n g B a l a n c e $ x x x R e c e i v e d f r o m A M O $ x x x $ x x x I n t e r e s t E a r n e d $ x x x $ x x x R e c e i v e d f r o m a M u n i c i p a l i t y $ x x x $ x x x T r a n s f e r r e d t o a M u n i c i p a l i t y ( $ x x x ) ( $ x x x ) S p e n t o n E l i g i b l e P r o j e c t s ( f o r ( $ x x x ) ( $ x x x ) e a c h E l i g i b l e P r o j e c t c a t e g o r y ) I J - C l o s i n g B a l a n c e o f u n s p e n t $ x x x f u n d s ( b ) P r o j e c t L i s t : T h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e t o A M O a p r o j e c t l i s t s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o l l o w i n g t e m p l a t e : r E l i g i b l e P r o j e c t | P r o j e c t T o t a l F u n d s ( G T F ) J R e c i p i e n t P r o j e c t C o m p l e t e d T i t l e D e s c r i p t i o n P r o j e c t C o s t S p e n t c a t e g o r y ( Y e s / N o / O n g o i n g ) ( Y e s / N o / O n g o i n g ) ( Y e s / N o / O n g o i n g ) ( Y e s / N o / O n g o i n g ) 1 F o r t h e 2 0 1 4 / \ n n u a / R e p o r t t h i s m e a n s t h e a m o u n t r e p o r t e d a s u n s p e n t b y t h e R e c i p i e n t a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 a s r e p o r t e d i n t h e 2 0 1 3 A n n u a l E x p e n d i t u r e R e p o r t ( a s d e f i n e d u n d e r t h e F i r s t A g r e e m e n t ) . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 1 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 2 2 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 2 . P r o j e c t O u t c o m e s . T h e O u t c o m e s R e p o r t s h a l l o u t l i n e , i n a m a n n e r t o b e p r o v i d e d b y A M O , t h e d e g r e e t o w h i c h i n v e s t m e n t s i n e a c h p r o j e c t a r e s u p p o r t i n g p r o g r e s s t o w a r d s a c h i e v i n g : ( a ) B e n e f i c i a l i m p a c t s o n c o m m u n i t i e s o f c o m p l e t e d E l i g i b l e P r o j e c t s ; a n d ( b ) E n h a n c e d i m p a c t o f F u n d s a s a p r e d i c t a b l e s o u r c e o f f u n d i n g . 3 . A s s e t M a n a g e m e n t O u t c o m e s . O n a d a t e a n d i n a m a n n e r t o b e d e t e r m i n e d b y A M O , t h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e a r e p o r t t o A M O d e m o n s t r a t i n g t h a t A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s a r e b e i n g u s e d t o g u i d e i n f r a s t r u c t u r e p l a n n i n g a n d i n v e s t m e n t d e c i s i o n s a n d h o w F u n d s a r e b e i n g u s e d t o a d d r e s s p r i o r i t y p r o j e c t s . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 2 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 2 3 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 S C H E D U L E E C O M M U N I C A T I O N S P R O T O C O L 1 . P u r p o s e . T h e p r o v i s i o n s o f t h i s C o m m u n i c a t i o n s P r o t o c o l a p p l y t o a l l c o m m u n i c a t i o n s a c t i v i t i e s r e l a t e d t o a n y F u n d s a n d E l i g i b l e P r o j e c t s . C o m m u n i c a t i o n s a c t i v i t i e s m a y i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , p u b l i c o r m e d i a e v e n t s , n e w s r e l e a s e s , r e p o r t s , w e b a r t i c l e s , b f o g s , p r o j e c t s i g n s , d i g i t a l s i g n s , p u b l i c a t i o n s , s u c c e s s s t o r i e s a n d v i g n e t t e s , p h o t o c o m p i l a t i o n s , v i d e o s , a d v e r t i s i n g c a m p a i g n s , a w a r e n e s s c a m p a i g n s , e d i t o r i a l s , a w a r d p r o g r a m s , a n d m u l t i - m e d i a p r o d u c t s . 2 . I n f o r m a t i o n S h a r i n g . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o p r o v i d e A M O w i t h u p f r o n t i n f o r m a t i o n o n p l a n n e d E l i g i b l e P r o j e c t s a n d E l i g i b l e P r o j e c t s i n p r o g r e s s o n a n a n n u a l b a s i s , i n a n e l e c t r o n i c f o r m a t d e e m e d a c c e p t a b l e b y A M O , b y M a r c h 3 1 . I n f o r m a t i o n w i l l i n c l u d e , a t a m i n i m u m : E l i g i b l e P r o j e c t n a m e , E l i g i b l e C a t e g o r y , E l i g i b l e P r o j e c t d e s c r i p t i o n , t o t a l b u d g e t e d f e d e r a l c o n t r i b u t i o n ( g a s t a x ) a n d a n t i c i p a t e d s t a r t d a t e . 3 . P r o j e c t S i g n a g e 3 . 1 T h e R e c i p i e n t m a y h a v e a s i g n r e c o g n i z i n g i t s c o n t r i b u t i o n t o E l i g i b l e P r o j e c t s . 3 . 2 A t C a n a d a ' s r e q u e s t , t h e R e c i p i e n t w i l l i n s t a l l a f e d e r a l s i g n t o r e c o g n i z e f e d e r a l f u n d i n g a t E l i g i b l e P r o j e c t s i t e ( s ) . F e d e r a l s i g n d e s i g n , c o n t e n t a n d i n s t a l l a t i o n g u i d e l i n e s w i l l b e p r o v i d e d b y C a n a d a . 3 . 3 W h e r e t h e R e c i p i e n t d e c i d e s t o i n s t a l l a p e r m a n e n t p l a q u e o r o t h e r s u i t a b l e m a r k e r w i t h r e s p e c t t o a n E l i g i b l e P r o j e c t , i t m u s t r e c o g n i z e t h e f e d e r a l c o n t r i b u t i o n t o t h e E l i g i b l e P r o j e c t a n d b e a p p r o v e d b y C a n a d a . 3 . 4 T h e R e c i p i e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e p r o d u c t i o n a n d i n s t a l l a t i o n o f E l i g i b l e P r o j e c t s i g n a g e , o r a s o t h e r w i s e a g r e e d u p o n . 3 . 5 T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o i n f o r m A M O o f s i g n a g e i n s t a l l a t i o n s , i n a m a n n e r d e t e r m i n e d b y A M O . 4 . M e d i a E v e n t s a n d A n n o u n c e m e n t s f o r E l i g i b l e P r o j e c t s 4 . 1 T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o h a v e r e g u l a r a n n o u n c e m e n t s o f E l i g i b l e P r o j e c t s t h a t a r e b e n e f i t t i n g f r o m t h e F u n d s t h a t m a y b e p r o v i d e d b y C a n a d a . K e y m i l e s t o n e s m a y b e m a r k e d b y p u b l i c e v e n t s , n e w s r e l e a s e s a n d / o r o t h e r m e c h a n i s m s . 4 . 2 M e d i a e v e n t s a n d a n n o u n c e m e n t s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , n e w s c o n f e r e n c e s , p u b l i c a n n o u n c e m e n t s , o f f i c i a l e v e n t s o r c e r e m o n i e s , a n d n e w s r e l e a s e s . 4 . 3 C a n a d a , A M O o r t h e R e c i p i e n t , m a y r e q u e s t a m e d i a e v e n t o r a n n o u n c e m e n t . 4 . 4 M e d i a e v e n t s a n d a n n o u n c e m e n t s r e l a t e d t o E l i g i b l e P r o j e c t s w i l l n o t o c c u r w i t h o u t t h e p r i o r k n o w l e d g e a n d a g r e e m e n t o f A M O , C a n a d a a n d t h e R e c i p i e n t . A M O a s a d m i n i s t r a t o r w i l l e n s u r e p r i o r k n o w l e d g e a n d a g r e e m e n t o f o t h e r s i g n a t o r i e s t o t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 3 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 2 4 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 4 . 5 C a n a d a , A M O o r t h e R e c i p i e n t i n r e q u e s t i n g a m e d i a e v e n t o r a n a n n o u n c e m e n t w i l l p r o v i d e a t l e a s t 2 1 w o r k i n g d a y s ' n o t i c e t o t h e P a r t i e s o f t h e i r i n t e n t i o n t o u n d e r t a k e s u c h a n e v e n t . T h e e v e n t w i l l t a k e p l a c e a t a d a t e a n d l o c a t i o n t h a t i s m u t u a l l y a g r e e d t o b y t h e R e c i p i e n t , A M O a n d C a n a d a . T h e A M O , C a n a d a a n d t h e R e c i p i e n t w i l l h a v e t h e o p p o r t u n i t y t o p a r t i c i p a t e i n s u c h e v e n t s t h r o u g h a d e s i g n a t e d r e p r e s e n t a t i v e . E a c h p a r t i c i p a n t w i l l c h o o s e i t s d e s i g n a t e d r e p r e s e n t a t i v e . 4 . 6 T h e c o n d u c t o f a l l j o i n t m e d i a e v e n t s , a n n o u n c e m e n t s a n d p r o d u c t s w i l l f o l l o w t h e T a b l e o f P r e c e d e n c e f o r C a n a d a a s o u t l i n e d a t t h e c u r r e n t G o v e r n m e n t o f C a n a d a w e b s i t e . 4 . 7 A l l j o i n t c o m m u n i c a t i o n s m a t e r i a l r e l a t e d t o m e d i a e v e n t s a n d a n n o u n c e m e n t s m u s t b e a p p r o v e d b y C a n a d a a n d r e c o g n i z e t h e f u n d i n g o f a l l c o n t r i b u t o r s . 4 . 8 A l l j o i n t c o m m u n i c a t i o n s m a t e r i a l m u s t r e f l e c t C a n a d a ' s p o l i c y o n o f f i c i a l l a n g u a g e s a n d t h e f e d e r a l i d e n t i t y p r o g r a m . 5 . P r o g r a m C o m m u n i c a t i o n s 5 . 1 T h e R e c i p i e n t m a y i n c l u d e m e s s a g i n g i n i t s o w n c o m m u n i c a t i o n s p r o d u c t s a n d a c t i v i t i e s w i t h r e g a r d s t o t h e u s e o f F u n d s . 5 . 2 W h e n u n d e r t a k i n g s u c h a c t i v i t i e s , t h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e t h e o p p o r t u n i t y f o r A M O a n d C a n a d a t o p a r t i c i p a t e a n d w i l l r e c o g n i z e t h e f u n d i n g o f a l l c o n t r i b u t o r s . 5 . 3 C a n a d a a n d A M O a g r e e t h a t t h e y w i l l n o t u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t t h e R e c i p i e n t f r o m : ( i ) u s i n g , f o r i t s o w n p u r p o s e s , p u b l i c c o m m u n i c a t i o n s p r o d u c t s r e l a t e d t o t h e F u n d s p r e p a r e d b y C a n a d a o r A M O ( " C o m m u n i c a t i o n P r o d u c t s " ) o r , ( i i ) l i n k i n g t o w e b - b a s e d C o m m u n i c a t i o n P r o d u c t s . 5 . 4 N o t w i t h s t a n d i n g S e c t i o n 4 o f S c h e d u l e E , C a n a d a r e t a i n s t h e r i g h t t o m e e t i t s o b l i g a t i o n s t o c o m m u n i c a t e i n f o r m a t i o n t o C a n a d i a n s a b o u t t h e u s e o f F u n d s t h r o u g h c o m m u n i c a t i o n s p r o d u c t s a n d a c t i v i t i e s . 6 . O p e r a t i o n a l C o m m u n i c a t i o n s 6 . 1 T h e R e c i p i e n t i s s o l e l y r e s p o n s i b l e f o r o p e r a t i o n a l c o m m u n i c a t i o n s w i t h r e s p e c t t o t h e E l i g i b l e P r o j e c t s , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , c a l l s f o r t e n d e r , c o n s t r u c t i o n a n d p u b l i c s a f e t y n o t i c e s . O p e r a t i o n a l c o m m u n i c a t i o n s a s d e s c r i b e d a b o v e a r e n o t s u b j e c t t o t h e f e d e r a l o f f i c i a l l a n g u a g e s p o l i c y . 6 . 2 T h e R e c i p i e n t w i l l s h a r e i n f o r m a t i o n p r o m p t l y w i t h C a n a d a a n d A M O s h o u l d s i g n i f i c a n t e m e r g i n g m e d i a o r s t a k e h o l d e r i s s u e s r e l a t i n g t o a n E l i g i b l e P r o j e c t a r i s e . A M O w i l l a d v i s e R e c i p i e n t s . w h e n a p p r o p r i a t e , a b o u t m e d i a i n q u i r i e s r e c e i v e d b y i t c o n c e r n i n g a n E l i g i b l e P r o j e c t a n d , w h e n a p p r o p r i a t e , o t h e r s i g n a t o r i e s t o t h e C a n a d a - O n t a r i o - A M O - T o r o n t o A g r e e m e n t w i l l a d v i s e t h e R e c i p i e n t a b o u t m e d i a i n q u i r i e s , c o n c e r n i n g a n E l i g i b l e P r o j e c t . 7 C o m m u n i c a t i n g S u c c e s s S t o r i e s . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o c o m m u n i c a t e w i t h C a n a d a a n d A M O f o r t h e p u r p o s e s o f c o l l a b o r a t i n g o n c o m m u n i c a t i o n s a c t i v i t i e s a n d p r o d u c e s B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 4 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o 2 5 B / L 2 0 1 4 - 0 4 7 i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o E l i g i b l e P r o j e c t s u c c e s s s t o r i e s , E l i g i b l e P r o j e c t v i g n e t t e s , a n d E l i g i b l e P r o j e c t s t a r t - t o - f i n i s h f e a t u r e s . 8 . A d v e r t i s i n g C a m p a i g n s . R e c o g n i z i n g t h a t a d v e r t i s i n g c a n b e a n e f f e c t i v e m e a n s o f c o m m u n i c a t i o n w i t h t h e p u b l i c , t h e R e c i p i e n t m a y , a t i t s o w n c o s t , o r g a n i z e a n a d v e r t i s i n g o r p u b l i c i n f o r m a t i o n c a m p a i g n r e l a t e d t o t h e u s e o f t h e F u n d s o r t h e E l i g i b l e P r o j e c t s . H o w e v e r s u c h a c a m p a i g n m u s t r e s p e c t t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t . I n t h e e v e n t o f s u c h a c a m p a i g n , t h e R e c i p i e n t a g r e e s t o i n f o r m C a n a d a a n d A M O o f i t s i n t e n t i o n , a n d t o i n f o r m t h e m n o l e s s t h a n 2 1 w o r k i n g d a y s p r i o r t o t h e c a m p a i g n l a u n c h . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 7 - A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e E x e c u t i o n o f a M . . . P a g e 1 9 5 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 4 8 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 1 0 A B Y - L A W A P P O I N T I N G M U N I C I P A L O F F I C E R S A N D E M P L O Y E E S F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D T O R E P E A L 2 0 1 4 - 0 3 9 ( r e a p p o i n t i n g m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s ) W H E R E A S p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 c . 2 5 , a s a m e n d e d , m u n i c i p a l i t i e s m a y a p p o i n t o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s a s m a y b e n e c e s s a r y f o r t h e p u q w s e s o f t h e C o r p o r a t i o n ; W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d o n D e c e m b e r 1 9 , 2 0 1 3 p a s s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 a p p o i n t i n g o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s ; W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w s 2 0 1 4 - 0 0 6 a n d 2 0 1 4 - 0 3 4 a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 ; A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y a n d e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 t o a d d t h e n a m e o f P a u l S h i p w a y a s A d m i n i s t r a t o r / D e p u t y C l e r k / D e p u t y T r e a s u r e r / A l t e r n a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t o r a n d r e m o v e t h e n a m e o f S h a r o n L a r m o u r a s t h e A c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r / T a x C o l l e c t o r . A N D W H E R E A S B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 r e g a r d i n g a p p o i n t m e n t o f m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s w a s n u m b e r e d i n e r r o r ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T c h a n g e s b e m a d e t o t h e o f f i c e s / p o s i t i o n s a n d / o r e m p l o y e e s a p p o i n t e d t o a c t i n t h e c a p a c i t y p r o v i d e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e p u r p o s e o f a d m i n i s t e r i n g a n d w h e r e a p p l i c a b l e e n f o r c i n g m u n i c i p a l b y - l a w s a n d P r o v i n c i a l S t a t u t e s a n d R e g u l a t i o n s a s s o c i a t e d w i t h e a c h p o s i t i o n a n d t h e a p p r o v e d j o b d e s c r i p t i o n s a r e t o b e f u l f i l l e d a s f o l l o w s : O f f i c e / P o s i i i o n N a m e 1 . A d m i n i s t r a t o r / D e p u t y C l e r k / D e p u t y T r e a s u r e r / A l t e r n a t e C o m m u n i t y E m e r g e n c y M a n a g e m e n t C o - o r d i n a t o r P a u l S h i p w a y 2 . T H A T t h e n a m e o f S h a r o n L a n n o u r b e r e m o v e d a s A c t i n g A d m i n i s t r a t o r ; B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 8 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 3 - 1 1 . . . P a g e 1 9 6 o f 2 0 6 B / L 2 0 1 4 - 0 4 8 P a g e 2 2 . T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 3 9 r e g a r d i n g a p p o i n t m e n t o f m u n i c i p a l o f f i c e r s & e m p l o y e e s b e h e r e b y r e p e a l e d , e f f e c t i v e u p o n e n a c t m e n t o f f h i s b y - l a w ; 4 . T H A T i n a l l o t h e r a s p e c t s t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t o n M a y 6 , 2 0 1 4 ; 5 . A N D T H A T i n a l l o t h e r a s p e c t s B y - l a w 2 0 1 3 - 1 1 0 , a s a m e n d e d , s h a l l r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 1 s t d a y o f M a y 2 0 1 4 . M a y o r P a u l E n s C l e r k L y n d a M i l l a r d B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 8 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 3 - 1 1 . . . P a g e 1 9 7 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 4 9 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A S E R V I C E C O N T R A C T A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D S H A R O N L A R M O U R W H E R E A S t h e p o s i t i o n o f T r e a s u r e r f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w i l l b e v a c a n t e f f e c t i v e M a y 7 t h 2 0 1 4 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s d e t e r m i n e d a n d d e e m e d i t n e c e s s a r y t o h a v e a n i n d i v i d u a l i n p l a c e t o d i s c h a r g e t h e d u t i e s o f a T r e a s u r e r t o p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 C h a p t e r 2 5 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y a n d e x p e d i e n t t o e n t e r i n t o a s e r v i c e c o n t r a c t A g r e e m e n t w i t h S h a r o n L a r m o u r ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t , a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w , b e t w e e n S h a r o n L a r m o u r a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , f o r t h e p r o v i s i o n o f T r e a s u r y M a n a g e m e n t S e r v i c e s f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 S T D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 9 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a . . . P a g e 1 9 8 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 9 - 1 - A G R E E M E N T T H I S A G R E E M E N T m a d e a s o f t h e d a y o f 2 0 1 4 . B E T W E E N : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , A C o r p o r a t i o n i n c o r p o r a t e d u n d e r t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o , H e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " C o r p o r a t i o n " O F T H E F I R S T P A R T ; - a n d - S h a r o n L a r m o u r o f t h e V i l l a g e o f P o r t S t a n l e y , i n t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o , H e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " C o n s u l t a n t " O F T H E S E C O N D P A R T . W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n i s d e s i r o u s o f e n g a g i n g t h e s e r v i c e s o f t h e C o n s u l t a n t w i t h r e s p e c t t o t h e m a n a g e m e n t o f t h e b u s i n e s s b e i n g c a r r i e d o n b y t h e M u n i c i p a l i t y ( t h e " C o r p o r a t i o n " ) ; A N D W H E R E A S t h e C o n s u l t a n t i s d e s i r o u s o f p r o v i d i n g h e r s e r v i c e s i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y ; N O W T H E R E F O R E i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e m u t u a l c o v e n a n t s e x c h a n g e d b e t w e e n t h e p a r t i e s a n d t h e s u m o f $ 1 . 0 0 p a i d b y e a c h t o e a c h o t h e r ( t h e r e c e i p t w h e r e o f b e i n g h e r e b y a c k n o w l e d g e d ) T H E A G R E E M E N T W I T N E S S E T H : 1 . T h e C o r p o r a t i o n h e r e b y h i r e s a n d r e t a i n s t h e C o n s u l t a n t t o p e r f o r m , t h e s t a t u t o r y d u t i e s o f t h e T r e a s u r e r p o s i t i o n a s s e t o u t u n d e r S e c t i o n s 2 2 9 a n d 2 8 6 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , 8 . 0 . 2 0 0 1 C h a p t e r 2 5 : ( a ) T o c a r r y o u t m a t t e r s r e l a t i n g t o t h e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y . ( b ) T o a s s i s t a n d g i v e g u i d a n c e t o t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n i n t h e g e n e r a l f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y . ( C o l l e c t i v e l y r e f e r r e d t o h e r e i n a s " C o n s u l t i n g S e r v i c e s " ) . 2 . T h e C o n s u l t a n t a g r e e s t o b e b o u n d b y t h e p r o v i s i o n s h e r e o f a n d t o p e r f o r m t h e C o n s u l t i n g s e r v i c e s r e q u i r e d t o b e p e r f o r m e d b y h e r p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s h e r e o f , d i l i g e n t l y a n d i n g o o d f a i t h a n d w i t h a v i e w t o t h e b e s t i n t e r e s t o f t h e C o r p o r a t i o n . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 9 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a . . . P a g e 1 9 9 o f 2 0 6 S c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 4 - 0 4 9 2 3 . T h e r e m u n e r a t i o n p a i d t o t h e C o n s u l t a n t f o r t h e C o n s u l t i n g S e r v i c e s s h a l l b e $ 7 5 . 0 0 p e r h o u r i n v o i c e d i n a r r e a r s o n a w e e k l y b a s i s p l u s 4 0 c e n t s p e r k i l o m e t r e t r a v e l . 4 . T h e C o n s u l t a n t s h a l l w o r k o n a n a s n e e d / a s a v a i l a b l e b a s i s b e i n g c o n t a c t e d b y m u n i c i p a l s t a f f w h e n t h e n e e d f o r t h e s e r v i c e a r i s e s a n d p r o v i d i n g t h e c o n s u l t a n t i s a v a i l a b l e . 5 . T h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l c o m m e n c e o n M a y 1 4 , 2 0 1 4 a n d t e r m i n a t e u p o n t h e d e c i s i o n b y t h e C o r p o r a t i o n t h a t t h e s e r v i c e i s n o l o n g e r r e q u i r e d . 6 . T h e C o r p o r a t i o n o r t h e C o n s u l t a n t m a y t e r m i n a t e t h i s A g r e e m e n t a t a n y t i m e o n f i v e ( 5 ) d a y s w r i t t e n n o t i c e . U p o n a b r e a c h o f t h i s a g r e e m e n t , e i t h e r p a r t y m a y w i t h d r a w f r o m t h e a g r e e m e n t w i t h o u t n o t i c e o r c a s h i n l i e u o f n o t i c e o r o t h e r f i n a n c i a l p e n a l t y . 7 . T h e C o n s u l t a n t a g r e e s t o p a y a n y a n d a l l s t a t u t o r y p a y r o l l d e d u c t i o n s f o r i t s e m p l o y e e s a c t i n g o n b e h a l f o f t h e C o r p o r a t i o n u n d e r t h e t e r m s o f t h i s a g r e e m e n t , a s t h e C o n s u l t a n t i s t h e e m p l o y e r a n d t h e C o r p o r a t i o n i s a c o n t r a c t o r o f s e r v i c e s . 8 . T h e p a r t i e s a g r e e t h a t t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e g o v e r n e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e p r o v i n c e o f O n t a r i o . 9 . A n y n o t i c e t o b e g i v e n h e r e u n d e r s h a l l b e v a l i d a n d e f f e c t i v e o n l y w h e n p e r s o n a l l y d e l i v e r e d . I N W I T N E S S W H E R E O F t h e p a r t i e s h a v e c a u s e d t h i s A g r e e m e n t t o b e e x e c u t e d a s o f t h e d a y a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . ( W i t n e s s ) ) S h a r o n L a r m o u r ) ( T h e C o n s u l t a n t ) ) T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ) ( T h e C o r p o r a t i o n ) ) M a y o r ) C l e r k B y - L a w 2 0 1 4 - 0 4 9 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a . . . P a g e 2 0 0 o f 2 0 6 B Y - L A W # 2 0 1 4 - 0 5 0 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B e i n g a B y - l a w t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n s 8 1 a n d 8 1 . 1 o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d . W H E R E A S s u b s e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l p o w e r s h a l l b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S s e c t i o n 9 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y h a s t h e c a p a c i t y , r i g h t s , p o w e r s a n d p r i v i l e g e s o f a n a t u r a l p e r s o n f o r t h e p u r p o s e o f e x e r c i s i n g i t s a u t h o r i t y u n d e r t h i s o r a n y o t h e r A c t ; A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 1 0 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y m a y p r o v i d e a n y s e r v i c e o r t h i n g t h a t t h e m u n i c i p a l i t y c o n s i d e r s n e c e s s a r y o r d e s i r a b l e f o r t h e p u b l i c ; A N D W H E R E A S s e c t i o n 8 1 . 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d r e q u i r e s C o u n c i l t o e s t a b l i s h a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n ; A N D W H E R E A S t h i s B y - l a w a n d t h e T e r m s o f R e f e r e n c e a t t a c h e d h e r e t o c o m p l y w i t h t h e S e c t i o n 2 7 0 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 w i t h r e s p e c t t o t h e m a n n e r i n w h i c h t h e m u n i c i p a l i t y w i l l t r y t o e n s u r e t h a t i t i s a c c o u n t a b l e t o t h e p u b l i c f o r i t s a c t i o n s a n d t h e m a n n e r i n w h i c h t h e m u n i c i p a l i t y w i l l t r y t o e n s u r e t h a t i t s a c t i o n s a r e t r a n s p a r e n t t o t h e p u b l i c ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e a t t a c h e d T e r m s o f R e f e r e n c e t o e s t a b l i s h t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n b e a d o p t e d a s h e r e t o a t t a c h e d a s A p p e n d i x " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - l a w ; 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t u p o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . S T R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 D A Y O F M A Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 0 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n . . . P a g e 2 0 1 o f 2 0 6 A P P E N D I X " A " T O B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 5 0 T E R M S O F R E F E R E N C E E L G I N E L E C T I O N J O I N T C O M P L I A N C E A U D I T C O M M I T T E E F O R 2 0 1 4 M U N I C I P A L E L E C T I O N 1 . N a m e o f C o m m i t t e e T h e n a m e o f t h e C o m m i t t e e i s t h e " E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e " 2 . T e r m o f t h e C o m m i t t e e T h e C o m m i t t e e m u s t b e e s t a b l i s h e d b e f o r e v o t i n g d a y a n d w i l l c o m p l e t e i t s w o r k a f t e r d e a l i n g w i t h a l l c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n s r e c e i v e d f r o m t h e 2 0 1 4 g e n e r a l m u n i c i p a l e l e c t i o n . 3 . M a n d a t e T h e p o w e r s a n d f u n c t i o n s o f t h e C o m m i t t e e a r e s e t o u t i n s u b s e c t i o n 8 1 o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 1 9 9 6 , a s a m e n d e d ( M E A ) . T h e C o m m i t t e e w i l l b e r e q u i r e d t o : ( a ) r e v i e w a n d c o n s i d e r a c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n r e c e i v e d f r o m a n e l e c t o r a n d d e c i d e w h e t h e r i t s h o u l d b e g r a n t e d o r r e j e c t e d ; ( b ) i f t h e a p p l i c a t i o n i s g r a n t e d , a p p o i n t a n a u d i t o r t o c o n d u c t a c o m p l i a n c e a u d i t ; ( c ) r e c e i v e t h e a u d i t o r ' s r e p o r t ; ( d ) c o n s i d e r t h e a u d i t o r ' s r e p o r t a n d i f t h e r e p o r t c o n c l u d e s t h a t t h e c a n d i d a t e a p p e a r s t o h a v e c o n t r a v e n e d a p r o v i s i o n o f t h e M E A r e l a t i n g t o e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c e s , t h e c o m m i t t e e m a y c o m m e n c e l e g a l p r o c e e d i n g s a g a i n s t t h e c a n d i d a t e f o r t h e a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n ; a n d ( e ) i f t h e r e p o r t i n d i c a t e s t h a t t h e r e w a s n o a p p a r e n t c o n t r a v e n t i o n a n d t h e c o m m i t t e e f i n d s t h a t t h e r e w e r e n o r e a s o n a b l e g r o u n d s f o r t h e a p p l i c a t i o n , t h e c o u n c i l i s e n t i t l e d t o r e c o v e r t h e a u d i t o r ' s c o s t s f r o m t h e a p p l i c a n t . 4 . C o m u o s i t i o n T h e C o m m i t t e e w i l l b e c o m p o s e d o f a t l e a s t t h r e e ( 3 ) a n d n o m o r e t h a n s e v e n ( 7 ) m e m b e r s o f t h e p u b l i c . M e m b e r s m u s t p o s s e s s a n i n - d e p t h k n o w l e d g e o f t h e c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s o f t h e M E A a n d t h e r e f o r e m e m b e r s h i p w i l l b e d r a w n f r o m t h e f o l l o w i n g s t a k e h o l d e r g r o u p s : ( a ) a c c o u n t i n g a n d a u d i t - a c c o u n t a n t s o r a u d i t o r s w i t h e x p e r i e n c e i n p r e p a r i n g o r a u d i t i n g t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f m u n i c i p a l c a n d i d a t e s ; B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 0 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n . . . P a g e 2 0 2 o f 2 0 6 ( b ) a c a d e m i c - c o l l e g e o r u n i v e r s i t y p r o f e s s o r s w i t h e x p e r t i s e i n p o l i t i c a l s c i e n c e o r l o c a l g o v e r n m e n t a d m i n i s t r a t i o n ; ( c ) l e g a l p r o f e s s i o n - w i t h e x p e r i e n c e i n m u n i c i p a l l a w , m u n i c i p a l e l e c t i o n l a w o r a d m i n i s t r a t i v e l a w ; ( d ) p r o f e s s i o n a l s w h o i n t h e c o u r s e o f t h e i r d u t i e s a r e r e q u i r e d t o a d h e r e t o c o d e s o r s t a n d a r d s o f t h e i r p r o f e s s i o n w h i c h m a y b e e n f o r c e d b y d i s c i p l i n a r y t r i b u n a l s ; a n d ( e ) o t h e r i n d i v i d u a l s w i t h k n o w l e d g e o f t h e c a m p a i g n f i n a n c i n g r u l e s o f t h e M E A . I t i s n o t e d t h a t : M e m b e r s o f C o u n c i l , e m p l o y e e s o r o f f i c e r s o f t h e m u n i c i p a l i t i e s o r a n y p e r s o n s . w h o a r e c a n d i d a t e s i n t h e e l e c t i o n f o r w h i c h t h e c o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d a r e n o t e l i g i b l e t o b e a p p o i n t e d t o t h e C o m m i t t e e , p u r s u a n t t o c l a u s e 8 1 . 1 ( 2 ) o f t h e M E A . A n i n d i v i d u a l s h a l l b e d e e m e d i n e l i g i b l e t o b e a m e m b e r o f t h e C o m m i t t e e i f t h e y . p r e p a r e t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f a n y c a n d i d a t e r u n n i n g f o r o f f i c e o n m u n i c i p a l C o u n c i l d u r i n g t h e t e r m f o r w h i c h t h e C o m m i t t e e h a s b e e n e s t a b l i s h e d . T o a v o i d p o s s i b l e c o n f l i c t s o f i n t e r e s t , a n a u d i t o r o r a c c o u n t a n t a p p o i n t e d t o t h e . C o m m i t t e e m u s t a g r e e i n w r i t i n g t o n o t u n d e r t a k e t h e a u d i t s o r p r e p a r a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f a n y c a n d i d a t e s s e e k i n g e l e c t i o n t o C o u n c i l . F a i l u r e t o a d h e r e t o t h i s r e q u i r e m e n t w i l l r e s u l t i n t h e i n d i v i d u a l b e i n g r e m o v e d f r o m t h e C o m m i t t e e . 5 . M e m b e r s h i p S e l e c t i o n A N o m i n a t i n g C o m m i t t e e c o n s i s t i n g o f t h e C l e r k s f r o m e a c h o f t h e m u n i c i p a l i t i e s w i l l m e e t t o r e v i e w a n d c o n s i d e r a l l a p p l i c a n t s / a p p l i c a t i o n s , a n d w i l l p r e p a r e a p r o p o s e d J o i n t C o m m i t t e e m e m b e r s h i p l i s t f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e M u n i c i p a l C o u n c i l s . M e m b e r s w i l l b e s e l e c t e d o n t h e b a s i s o f t h e f o l l o w i n g : ( a ) d e m o n s t r a t e d k n o w l e d g e a n d u n d e r s t a n d i n g o f m u n i c i p a l e l e c t i o n c a m p a i g n f i n a n c i n g m l e s a n d k n o w l e d g e o f t h e M E A a n d r e l a t e d r e g u l a t i o n s ; ( b ) p r o v e n a n a l y t i c a l a n d d e c i s i o n - m a k i n g s k i l l s ; ( c ) e x p e r i e n c e w o r k i n g a c o m m i t t e e , a d m i n i s f a - a t i v e t r i b u n a l , t a s k f o r c e o r s i m i l a r * s e t t i n g ; ( d ) a v a i l a b i l i t y a n d w i l l i n g n e s s t o a t t e n d i n g m e e t i n g s ; a n d ( e ) e x c e l l e n t o r a l a n d w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s k i l l s . 6 . M e e t i n g s T h e C o m m i t t e e w i l l m e e t a s n e e d e d , w i t h m e e t i n g s t o b e s c h e d u l e d b y t h e C l e r k o f t h e m u n i c i p a l i t y w h e r e a c o m p l i a n c e a u d i t a p p l i c a t i o n i s r e c e i v e d , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 0 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n . . . P a g e 2 0 3 o f 2 0 6 M E A r e q u i r e m e n t s . T h e C l e r k o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l e n s u r e a n d v e r i f y t h e v a l i d i t y o f t h e m e e t i n g . T h e C l e r k w i l l c o n t a c t a l l m e m b e r s t o e n s u r e t h a t a q u o r u m o f m e m b e r s i s a b l e t o a t t e n d t h e s a i d m e e t i n g . T h e C o m m i t t e e m e m b e r s w i l l s e l e c t a C h a i r f r o m a m o n g s t i t s m e m b e r s a t i t s f i r s t . m e e t i n g . T h e C o m m i t t e e w i l l c o n d u c t i t s m e e t i n g s i n p u b l i c , s u b j e c t t o t h e n e e d t o m e e t i n c l o s e d s e s s i o n f o r t h e p u r p o s e a u t h o r i z e d u n d e r S e c t i o n 2 3 9 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 . M e e t i n g s w i l l b e h e l d a t t h e l o c a t i o n d e t e r m i n e d b y t h e C l e r k o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y . 7 . R e m u n e r a t i o n M e m b e r s o f t h e C o m m i t t e e s h a l l b e p a i d a n h o n o r a r i u m o f $ 1 0 0 p e r m e e t i n g , p l u s m i l e a g e a t t h e c u r r e n t m i l e a g e r a t e e s t a b l i s h e d b y t h e h o s t m u n i c i p a l i t y . T h e C o u n c i l o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l p a y a l l c o s t s r e l a t i v e t o t h e r e s p e c t i v e a p p l i c a t i o n . 8 . S t a f f S u u p o r t T h e C l e r k o r d e s i g n a t e o f t h e h o s t m u n i c i p a l i t y s h a l l a c t a s t h e S e c r e t a r y t o t h e C o m m i t t e e a n d p r o v i d e s u p p o r t w h e r e r e q u i r e d . R e v i s e d A p r i l , 2 0 1 4 . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 0 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a n E l g i n E l e c t i o n . . . P a g e 2 0 4 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 5 1 B e i n g a B y - l a w t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n . W H E R E A S S e c t i o n s 8 1 . 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 2 0 0 6 , a s a m e n d e d , r e q u i r e s C o u n c i l t o e s t a b l i s h a C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e ; A N D W H E R E A S b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d e s t a b l i s h t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n a n d a d o p t e d i t s T e r m s o f R e f e r e n c e b y B y - l a w 2 0 1 4 - 0 5 0 o n M a y 1 , 2 0 1 4 ; A N D W H E R E A S C o u n c i l d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l E l e c t i o n ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M H E R E B Y E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e f o l l o w i n g i n d i v i d u a l s b e a p p o i n t e d t o t h e E l g i n E l e c t i o n J o i n t C o m p l i a n c e A u d i t C o m m i t t e e f o r t h e t e r m D e c e m b e r 1 , 2 0 1 4 t o N o v e m b e r 3 0 , 2 0 1 8 : D r . T i m C o b b a n , . P a t r i c i a M i l l e r , . C h r i s t e n e S c r i m g e o u r , a n d A n d r e w W r i g h t ; . 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t o n t h e d a t e o f t h e f i n a l p a s s i n g t h e r e o f . S T R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D r T J M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 s 1 D A Y O F M A Y , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 1 A B y - L a w t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e E l g i n . . . P a g e 2 0 5 o f 2 0 6 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 5 3 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D M A Y 1 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d M a y 1 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 1 s t d a y o f M a y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 5 3 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l P a g e 2 0 6 o f 2 0 6