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HomeMy WebLinkAboutJanuary 24, 2013 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, January 24, 2013 7:00 p.m. Page 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the budget meeting of Council held January 8, 2013. (b)Minutes of the regular meeting of Council held January 10, 2013. (c)Minutes of the budget meeting of Council held January 14, 2013. (d)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations (a)7:05 p.m. - Richard Wood regarding "Project Ojibwa". (b)7:20 p.m. - Henry Thiessen regarding Item 9(f) "Request for Conveyance of Lands". 2.Statements By Council 3.Updates On Projects 5.INFORMATION ITEMS 7-10 11-20 21-24 25 Page 1 of 189 Council Agenda January 24, 2013 Page 5.INFORMATION ITEMS (a)Long Point Region Conservation Authority Board of Directors minutes of meeting held December 5, 2012. File: C06 (b)Copy of letter sent January 26, 2012 to Premier Dalton McGuinty regarding support received from other municipalities for resolution passed July 7, 2011. File: C10 (c)Correspondence dated December 31, 2012 from Stewardship Ontario regarding "Industry Funding for Municipal Blue Box Recycling for 2012 Program Year". File: F05 (d)Correspondence dated January 17, 2013 from Kathleen Wynne in response to South Central Ontario Region Economic Development Corporation and Ontario Liberal leadership election questionaire. File: A16 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM (a)Staff Report D2013-001 regarding Highway Meadows Rezoning 3rd Reading to By-Law Z605-2012. File: D14.HIGH 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE (a)Staff Report DR2013-001 regarding Corinth Drain Improvements. File: E09 (b)Staff Report DR2013-002 regarding Richmond Road Drain Branch "A". File: E09 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES (a)Staff Report P2013-001 regarding 2012 Fourth Quarter Report Building Services & Drainage. File: P10 (b)Staff Report P2013-002 regarding Policy Approvals. File: A09 27-34 35-37 39 41-48 49-64 65-71 73-78 79-81 83-91 Page 2 of 189 Council Agenda January 24, 2013 Page 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #013731 to Cheque #013830 inclusive, except Cheque #013679 totaling $403,376.89 and Payroll Disbursements for the period ending January 6, 2013 totaling $55,631.31. (b)Staff Report F2013-02 regarding 2012 Council Remuneration & Expenses. File: F03.03 (c)Staff Report F2013-3 regarding Final Assessments Centre Street Municipal Drain. File: C01 (d)Staff Report F2013-4 regarding Final Assessments Casier Municipal Drain Froggett Branch. File: C01 (e)Staff Report C2013-02 regarding Advance Voting Dates. File: C07 (f)Staff Report PR2013-02 regarding Request for Conveyance of Lands - Thiessen. File: T09 (g)Staff Report F2013-05 regarding Municipal Infrastructure Investment Initiative. File: F11 (h)Staff Memorandum regarding Draft Capital Budget 2013. File: F05 (i)Notes from meeting with Elgin Military Museum held January 16, 2013. File: D06 10.ENVIRONMENT (a)Quarterly Report for the Bayham Water Distribution System and call ins for the period ending December 31, 2012. File: E08 (b)Quarterly Report for the Bayham Small Municipal Non-Residential Wells for the period ending December 31, 2012. File: E08 (c)Quarterly Report for the Richmond Community Water System and call ins for the period ending December 31, 2012. File: E08 93-108 109 111-113 115-117 119-121 123-127 129-133 135-141 143-147 149-154 155-157 159-165 Page 3 of 189 Council Agenda January 24, 2013 Page 10.ENVIRONMENT (d)Port Burwell Wastewater Treatment Plant Annual Compliance Summary, Call Ins and Biosolids Appplication Analysis for the period ending December 31, 2012. File: E08 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held December 20, 2012. (c)Closed session minutes of the budget meeting of Council held January 14, 2013. (d)Request for discussion regarding the security of the property of the municipality or local board. (Project Ojibwa) (e)Confidential Memorandum regarding a proposed or pending acquisition or disposition of land. (9299 Plank Road) (f)Confidential Memorandum regarding advice that is subject to solicitor- client privilege, including communications necessary for that purpose. (NRG Franchise Agreement) (g)Out of Camera. 12.BY-LAWS (a)By-Law Z605-2012 A By-Law to further amend By-Law Z456-2003 (Highway Meadows) Third Reading Only (b)By-Law 2012-123 A Provisional By-Law to provide for Drainage Works (Richmond Road Municipal Drain Branch "A") Third Reading only (c)By-Law 2013-007 A By-Law to amend Assessment Schedule (Centre Street Municipal Drain) (d)By-Law 2013-008 A By-Law to amend Assessment Schedule (Casier Municipal Drain Froggett Branch) (e)By-Law 2013-012 A By-Law to provide for advance votes to be held prior to voting day (f)By-Law 2013-013 A By-Law to authorize the execution of an agreement with Froese Excavating (Richmond Road Drain Branch "A") 167-169 171-173 175-177 179-180 181-182 183-184 185-188 Page 4 of 189 Council Agenda January 24, 2013 Page 12.BY-LAWS (g)By-Law 2013-009 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment 189 Page 5 of 189 Page 6 of 189 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M T h e i n i t i a l 2 0 1 3 b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p a r t m e n t H e a d s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e b u d g e t s w e r e T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e , P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i a n d W a t e r W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t E d R o l o s o n . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . A n n o u n c e m e n t M a y o r E n s n o t e d t h a t E l g i n C o u n t y C o u n c i l a p p r o v e d a m b u l a n c e a s s i s t a n c e o n a f i r s t r e s p o n s e b a s i s , o n a o n e - y e a r t r i a l b a s i s , f r o m 7 : 0 0 a . m . t o 5 : 0 0 p . m . , o n w e e k d a y s o n l y b e g i n n i n g i n 2 0 1 3 . T h e a m b u l a n c e w i l l b e b a s e d o u t o f t h e S t r a f f o r d v i l l e F i r e h a l l a n d w i l l i n c l u d e o n e e m e r g e n c y r e s p o n d e r . T h e g o a l i s t o r e a c h a m a x i m u m o f 1 7 . 8 2 m i n u t e s e m e r g e n c y r e s p o n s e t i m e t o 9 - 1 - 1 c a l l s i n e a s t B a y h a m . T h e C o u n t y i s s e e k i n g e m e r g e n c y r e s p o n s e R F P / Q ' s f o r a f i v e y e a r t e r m a c r o s s t h e C o u n t y . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . 2 0 1 3 D R A F T B U D G E T ( a ) 2 0 1 3 D r a f t C a p i t a l B u d g e t T h e A d m i n i s t r a t o r p r o v i d e d a n i n t r o d u c t i o n t o t h e 2 0 1 3 C a p i t a l B u d g e t , n o t i n g t h a t i t i s b a s e d o n a t a r g e t o f a 3 % i n c r e a s e f r o m 2 0 1 2 , r e s u l t i n g m a l e v y a m o u n t o f $ 8 0 1 , 0 0 0 . T h e c u r r e n t d r a f t i s $ 2 2 , 0 0 0 o v e r t h e p r o p o s e d t a r g e t . E d R o l o s o n , W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t , a n d V a n c e C z e r w i n s k i , M a n a g e r P u b l i c W o r k s w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e d r a f t d e p a r t m e n t a l c a p i t a l b u d g e t s a n d r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s f r o m m e m b e r s o f C o u n c i l a s a p p r o p r i a t e . I n r e g a r d t o t h e P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a w a t e r s y s t e m , E d R o l o s o n e x p l a i n e d t h e n e e d t o u n d e r t a k e t h e r e p l a c e m e n t o f w a t e r m e t e r r e a d o u t s t o r a d i o f r e q u e n c y h e a d s , a n o v e r a l l n e e d s P a g e 1 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 . P a g e 7 o f 1 8 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 0 8 , 2 0 1 3 a s s e s s m e n t f o r t h e R i c h m o n d w a t e r s y s t e m a n d u p d a t e s t o E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t s f o r S t r a f f o r d v i l l e a n d E d e n w a t e r . W a s t e w a t e r n e e d s i n c l u d e p u m p a n d a i r b l o w e r r e b u i l d s , a i r r e l e a s e v a l v e s , m a n h o l e f r a m e r e p l a c e m e n t s a n d a d d i t i o n a l o d o u r c o n t r o l t a n k s a t p u m p i n g s t a t i o n 6 . M r . R o l o s o n a l s o i d e n t i f i e d t h e W a t e r / W a s t e w a t e r d e p a r t m e n t s h a r i n g p u r c h a s e o f a u s e d v a c u u m t a n k o n a t r a i l e r w i t h t h e P u b l i c W o r k s d e p a r t m e n t a t a t o t a l c o s t o f $ 3 0 , 0 0 0 . V a n c e C z e r w i n s k i r e v i e w e d p r o p o s e d u s e d e q u i p m e n t p u r c h a s e s a n d s u g g e s t e d a d e f e r r a l o f t h e s t e e l r o l l e r a n d w o o d c h i p p e r i n l i e u o f a n e w b r i n e t r u c k , c a b a n d c h a s s i s . T h e p r o p o s e d c o n s t r u c t i o n , a s p h a l t , g r a v e l , t a r a n d c h i p a n d b r i d g e p r o j e c t s w e r e r e v i e w e d a n d d i s c u s s e d . C o u n c i l r a i s e d q u e s t i o n s r e g a r d i n g J a c k s o n L m e e a s t o f P l a n k R o a d . T h e c o m p l e t i o n o f a r o a d s n e e d s s t u d y w i l l a s s i s t i n p r i o r i t i z i n g n e c e s s a r y r o a d w o r k s a n d m e e t i n g a s s e t m a n a g e m e n t r e q u i r e m e n t s . T h e n e x t b u d g e t m e e t i n g w a s s e t f o r M o n d a y , J a n u a r y 1 4 t h a t 7 : 0 0 p . m . 2 0 1 3 - 0 0 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T s t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r o c e e d w i t h t h e a c q u i s i t i o n o f a w i n t e r D e - I c i n g S y s t e m a s p r o p o s e d i n t h e d r a f t 2 0 1 3 C a p i t a l B u d g e t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . B Y - L A W ( a ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 0 4 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 0 0 2 A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n e B y - l a w 2 0 1 3 - 0 0 4 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 0 3 C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e s p e c i a l C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 2 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 2 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 . P a g e 8 o f 1 8 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 0 8 , 2 0 1 3 f ^ 5 7 ^ J L ^ \ ^ c \ J i i c n ^ Q ^ - T O M A Y O R C L E R ^ ^ P a g e 3 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 . P a g e 9 o f 1 8 9 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 . P a g e 1 0 o f 1 8 9 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 2 . 2 0 1 3 - 0 0 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r T . S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) A d d e d I t e m 2 0 1 3 - 0 0 5 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , a r e q u e s t f o r c o n s i d e r a t i o n o f a r e s o l u t i o n o f s u p p o r t f o r a r o o f t o p s o l a r p r o j e c t s u b m i t t e d b y E r i c S c h u u r m a n b e a d d e d t o t h e a g e n d a a s i t e m s 9 ( f ) . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . D E L E G A T I O N S , S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S P a g e 1 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 1 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - N a t a l i a W e l n i a k , O u t r e a c h a n d E d u c a t i o n A d v i s o r w i t h t h e O f f i c e o f t h e I n d e p e n d e n t P o l i c e R e v i e w D i r e c t o r ( O I P R D ) r e g a r d i n g " R o l e o f t h e O I P R D " . M s . W e l n i a k g a v e a p o w e r p o i n t p r e s e n t a t i o n r e g a r d i n g t h e a c t i v i t i e s o f t h e a r m ' s l e n g t h a g e n c y o f t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e A t t o r n e y G e n e r a l . C o m p l a i n t s m a y b e f i l e d r e g a r d i n g t h e c o n d u c t o f a n y p o l i c e o f f i c e r o r t h e s e r v i c e s o r p o l i c i e s o f a n y m u n i c i p a l , r e g i o n a l o r p r o v i n c i a l p o l i c e s e r v i c e i n O n t a r i o . T h e O I P R D c o m p l a i n t f o r m m u s t b e c o m p l e t e d a n d s i g n e d b y t h e p e r s o n m a k i n g t h e c o m p l a i n t a n d c a n b e s u b m i t t e d t o t h e O I P R D , S e r v i c e O n t a r i o l o c a t i o n s , o r a n y m u n i c i p a l , r e g i o n a l o r p r o v i n c i a l p o l i c e s t a t i o n . A c o m p l a i n t f o r m a n d i n s t r u c t i o n s f o r m a k i n g a c o m p l a i n t a g a i n s t t h e p o l i c e a r e a v a i l a b l e a t w w w . o i p r d . o n . c a o r b y c a l l i n g t o l l f r e e : 1 - 8 7 7 - 4 1 1 - 4 7 7 3 . ( b ) 7 : 2 0 p . m . - R o b e r t V a l l e e r e g a r d i n g " O j i b w a A g r e e m e n t " . M r . V a l l e e a c k n o w l e d g e d t h a t h e h a d n o t r e c e i v e d a n y r e s p o n s e t o q u e s t i o n s p r e v i o u s l y p o s e d t o C o u n c i l a n d q u e s t i o n e d w h e t h e r C o u n c i l h a d m e t w i t h t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m B o a r d a n d o b t a i n e d a n y e x p l a n a t i o n r e g a r d i n g t h e G u a r a n t o r a g r e e m e n t o b l i g a t i o n s . H e w a s a d v i s e d t h a t n o r e s p o n s e o r m e e t i n g d a t e h a s b e e n r e c e i v e d . M a y o r E n s p r o v i d e d M r . V a l l e e w i t h a w r i t t e n r e s p o n s e t o t h e q u e s t i o n s h e h a d p r e v i o u s l y s u b m i t t e d . ( c ) 7 : 3 5 p . m . - W a d e S p i t z k e r e g a r d i n g " R e s p o n s e t o q u e s t i o n s p o s e d D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 2 " . M r . S p i t z k e r a i s e d c o n c e r n s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y b e c o m e r e s p o n s i b l e f o r r e p a y m e n t o f t h e e s t i m a t e d $ 6 m i l l i o n o r m o r e c o s t o f t h e O j i b w a p r o j e c t . S t a f f e x p l a i n e d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y h a s n o t e n t e r e d i n t o a n y a g r e e m e n t s o r c o n t r a c t s w i t h t h e M u s e u m ' s b a n k o r c r e d i t o r s , b u t h a s i s s u e d a l e t t e r o f c r e d i t o n l y . M a y o r E n s p r o v i d e d M r . S p i t z k e w i t h a w r i t t e n r e s p o n s e t o t h e q u e s t i o n s h e h a d p r e v i o u s l y p o s e d , n o t i n g t h a t c o p i e s o f b o t h r e s p o n s e s a r e a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c u p o n r e q u e s t . 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L M a y o r E n s a d v i s e d t h a t f o r m e r E l g i n a r e a M . P . J o h n W i s e h a d p a s s e d a w a y a n d t h a t h i s f u n e r a l w i l l b e o n M o n d a y . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m - T h e A d m i n i s t r a t o r n o t e d t h a t t h e w o r k s a r e p r o c e e d i n g a n d t h a t a m e e t i n g f o r t h e w a t e r s y s t e m u s e r s i s t e n t a t i v e l y s c h e d u l e d f o r J a n u a r y 2 9 t h a t 7 : 0 0 p . m . i n R i c h m o n d . H a r b o u r D i v e s t i t u r e - T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h a t t h e E n v i r o n m e n t a l S i t e A s s e s s m e n t i s s t i l l u n d e r w a y . P a g e 2 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 2 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( b ) E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 7 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( c ) B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 1 0 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( d ) N o t i c e f r o m M u l t i S e r v i c e C e n t r e r e g a r d i n g " P e n n y D r i v e F u n d r a i s e r " . F i l e : M 0 3 ( e ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 2 0 1 2 f r o m M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p a n d I m m i g r a t i o n r e g a r d i n g " O n t a r i o M e d a l f o r Y o u n g V o l u n t e e r s " . F i l e : M 0 2 ( 0 F i r s t e d i t i o n o f t h e M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e , S u s t a i n a b l e a n d A c c o u n t a b l e P o l i c m g ( A S A P ) n e w s l e t t e r . F i l e : P 1 7 ( g ) T i l l s o n b u r g & D i s t r i c t M u l t i - S e r v i c e C e n t r e ( M S C ) n e w s l e t t e r " M S C V o i c e " d a t e d F a l l A V i n t e r 2 0 1 2 / 1 3 . F i l e : M 0 7 ( h ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 4 , 2 0 1 3 f r o m E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d r e g a r d i n g " 2 0 1 4 P o l i c e C o s t E s t i m a t e " . F i l e : P l 7 I t w a s r e q u e s t e d t h a t t h e r e s o l u t i o n p a s s e d b y C o u n c i l i n 2 0 1 1 r e g a r d i n g p o l i c i n g c o s t s n e g o t i a t e d b y t h e P r o v i n c e b e b r o u g h t b a c k t o C o u n c i l a t t h e n e x t m e e t i n g . ( i ) C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m S o u t h w e s t O n t a r i o T o u r i s m C o i p o r a t i o n r e g a r d i n g " B o a r d R e c r u i t m e n t " F i l e : A 0 1 2 0 1 3 - 0 0 6 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( i ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G , D E V E L O P M E N T , R E C R E A T I O N & T O U R I S M N o I t e m s P a g e 3 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 3 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E N o I t e m s 8 . P R O P E R T Y , B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S N o I t e m s 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 6 6 0 t o C h e q u e # 0 1 3 7 3 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 3 6 5 6 t o t a l i n g $ 1 9 2 , 8 3 2 . 6 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 2 4 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 5 3 , 1 6 0 . 0 4 . 2 0 1 3 - 0 0 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 6 6 0 t o C h e q u e # 0 1 3 7 3 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 3 6 5 6 t o t a l i n g $ 1 9 2 , 8 3 2 . 6 0 a n d P a y r o U D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 2 4 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 5 3 , 1 6 0 . 0 4 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g Y e a r l y U p d a t e t o B y l a w s . F i l e : C 0 1 2 0 1 3 - 0 0 8 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - l a w s 2 0 1 3 - 0 0 2 a n d 2 0 1 3 - 0 0 3 , b e i n g b y - l a w s t o p r o v i d e f o r a n I n t e r i m T a x l e v y f o r 2 0 1 3 a n d t o a u t h o r i z e b o r r o w i n g f r o m t i m e t o t i m e t o m e e t c u r r e n t e x p e n d i t u r e s d u r i n g t h e f i s c a l y e a r e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 , r e s p e c t i v e l y , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g A m b e r E n e r g y - P r o p o s a l f o r M u n i c i p a l B u i l d i n g s . F i l e : E 0 6 F F T T h e A d m i n i s t r a t o r n o t e d t h a t r e v i e w o f a d r a f t a g r e e m e n t b y t h e M u n i c i p a l s o l i c i t o r r a i s e d s i g n i f i c a n t c o n c e r n s . H e a d d e d t h a t t h e d e a d l i n e f o r s u b m i s s i o n s u n d e r t h e F I T p r o g r a m i s J a n u a r y 1 8 , w h i c h d o e s n o t p r o v i d e e n o u g h t i m e t o s e e k a n y R e q u e s t s f o r P r o p o s a l s f o r r o o f t o p s o l a r p r o j e c t s . T h e r e w o u l d b e m i n o r i m p a c t o n i n s u r a n c e c o s t s a n d c o m m e r c i a l t a x a s s e s s m e n t . A n E n g i n e e r ' s r e p o r t i n c l u d i n g a d e s i g n a s s e s s m e n t w o u l d b e r e q u i r e d . A m b e r E n e r g y w o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r p r o j e c t i n s t a l l a t i o n c o s t s , h o w e v e r t h e M u n i c i p a l i t y , a s t h e p r o p e r t y o w n e r , w o u l d u l t i m a t e l y b e r e s p o n s i b l e s h o u l d t h e y b e u n a b l e t o c o m p l e t e t h e w o r k s . H e s u g g e s t e d t h a t a n y a p p r o v a l g i v e n b e s u b j e c t t o a n a p p r o p r i a t e a g r e e m e n t . P a g e 4 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 4 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 C o u n c i l d i s c u s s e d o p t i o n s a n d d e m o n s t r a t e d i n t e r e s t i n p u r s u i n g a p o s s i b l e a r r a n g e m e n t f o r a s e t a m o u n t p e r K W v e r s u s n e t p r o c e e d s . 2 0 1 3 - 0 0 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l a p p r o v e t h e p r o p o s a l s u b m i t t e d b y A m b e r E n e r g y C o o p e r a t i v e I n c . f o r p l a c e m e n t o f s o l a r p a n e l s o n t h e f o l l o w i n g M u n i c i p a l b u i l d i n g s a n d t h e y b e p r o v i d e d a c c e s s t o t h e s u b j e c t r o o f s t r u c t u r e s , s u b j e c t t o t h e c o m p l e t i o n o f a s a t i s f a c t o r y l i c e n s e a g r e e m e n t : - B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d - S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e , 5 6 1 6 9 H e r i t a g e L i n e - V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , 2 6 F u l t o n S t r e e t - P o r t B u r w e l l F i r e b a l l , 5 5 4 5 1 N o v a S c o t i a L i n e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 1 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a f i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c U o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 1 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w P a g e 5 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 5 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a t i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e a t 5 6 1 6 9 H e r i t a g e L i n e , S t r a f f o r d v i l l e , ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " N T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 1 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a t i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , 2 6 F u l t o n S t r e e t , V i e n n a , ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 6 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 6 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 1 3 M o v e d b y D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a t i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n f i r e s t a t i o n a t 5 5 4 5 1 N o v a S c o t i a L i n e , P o r t B u r w e l l , ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g 2 0 1 3 C o m m i t t e e / B o a r d A p p o i n t m e n t s . F i l e : C 1 2 2 0 1 3 - 0 1 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D q m t y M a y o r W C a s i e r " T H A T B y - l a w 2 0 1 3 - 0 0 1 , b e i n g a b y - l a w t o a p p o i n t m e m b e r s t o t h e v a r i o u s b o a r d s a n d c o m m i t t e e s o f C o u n c i l , a s s u b m i t t e d , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) S u b m i s s i o n r e g a r d i n g A m b e r E n e r g y p r o p o s a l f o r r o o f t o p s o l a r p r o j e c t f o r p r o p e r t i e s l o c a t e d a t 5 4 5 2 6 a n d 5 4 7 4 4 B e s t L i n e . F i l e : E 0 6 F I T 2 0 1 3 - 0 1 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a t i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n 5 4 5 2 6 B e s t L i n e , A y l m e r , P a g e 7 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 7 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 O n t a r i o ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 1 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " W H E R E A S A m b e r E n e r g y C o - o p e r a t i a v e I n c . ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n 5 4 7 4 4 B e s t L i n e , A y l m e r , O n t a r i o ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) R e q u e s t f o r a r e s o l u t i o n o f s u p p o r t f o r a r o o f t o p s o l a r p r o j e c t s u b m i t t e d b y E r i c S c h u u r m a n . F i l e : E 0 6 P a g e 8 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 8 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 1 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " W H E R E A S E r i c S c h u u r m a n ( t h e " A p p l i c a n t " ) p r o p o s e s t o c o n s t r u c t a n d o p e r a t e a R o o f t o p S o l a r P r o j e c t o n t h e e x i s t i n g f a r m b u i l d i n g s a t 5 4 5 0 3 P r e s s e y R o a d , B r o w n s v U l e ( t h e " L a n d s " ) i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m u n d e r t h e P r o v i n c e ' s F I T P r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d t h a t C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n d i c a t e b y r e s o l u t i o n C o u n c i l ' s s u p p o r t f o r t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e P r o p e r t y ; A N D W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e r u l e s g o v e r n i n g t h e F I T P r o g r a m ( t h e " F I T R u l e s " ) , A p p l i c a t i o n s w h o s e P r o j e c t s r e c e i v e t h e f o r m a l s u p p o r t o f L o c a l M u n i c i p a l i t i e s w i l l b e a w a r d e d P r i o r i t y P o i n t s , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e A p p l i c a n t b e i n g o f f e r e d a F I T C o n t r a c t p r i o r t o o t h e r p e r s o n s a p p l y i n g f o r F I T C o n t r a c t s ; N O W T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e c o n s t r u c t i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e P r o j e c t o n t h e l a n d s ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n ' s s o l e p u r p o s e i s t o e n a b l e t h e A p p l i c a n t t o r e c e i v e P r i o r i t y P o i n t s u n d e r t h e F I T P r o g r a m a n d m a y n o t b e u s e d f o r t h e p u r p o s e o f a n y o t h e r f o r m o f m u n i c i p a l a p p r o v a l i n r e l a t i o n t o t h e A p p l i c a t i o n o r P r o j e c t o r a n y o t h e r p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T N o I t e m s 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E N o I t e m s 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 1 A B y - L a w t o a p p o i n t m e m b e r s t o B o a r d s a n d C o m m i t t e e s ( b ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 2 A B y - L a w t o p r o v i d e f o r a n i n t e r i m t a x l e v y ( c ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e b o r r o w i n g f r o m t i m e t o t i m e t o m e e t c u r r e n t e x p e n d i t u r e s d u r i n g t h e f i s c a l y e a r e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 1 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - l a w s 2 0 1 3 - 0 0 1 , 2 0 1 3 - 0 0 2 a n d 2 0 1 3 - 0 0 3 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 1 9 o f 1 8 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 ( d ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 5 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 0 1 9 M o v e d b y A c t i n g D q m t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 5 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 2 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y \ ^ ^ L ^ T f ^ A ^ \ \ ^ U L c s ^ A ^ M A Y O R C L E R K ^ ^ P a g e 1 0 o f 1 0 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . P a g e 2 0 o f 1 8 9 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M T h e s e c o n d 2 0 1 3 b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n M o n d a y , J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p a r t m e n t H e a d s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e b u d g e t s w e r e T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e a n d F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r G o r d R o e s c h . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A D D E D I T E M ( a ) A d d e d I t e m 2 0 1 3 - 0 2 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 2 1 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , a c o n f i d e n t i a l m a t t e r r e g a r d i n g a c q u i s i t i o n / d i s p o s i t i o n o f p r o p e r t y b e a d d e d t o t h e a g e n d a . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . 2 0 1 3 D R A F T B U D G E T ( a ) 2 0 1 3 D r a f t C a p i t a l B u d g e t D e p a r t m e n t H e a d G o r d R o e s c h , F i r e C h i e f w a s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t h i s d r a f t d e p a r t m e n t a l c a p i t a l b u d g e t a n d r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s f r o m m e m b e r s o f C o u n c i l a s a p p r o p r i a t e . T h e F i r e C h i e f i d e n t i f i e d t h a t t h e $ 1 9 2 , 5 0 0 b u d g e t i n c l u d e s t r a n s f e r s t o r e s e r v e s f o r a p p a r a t u s , a g e n e r a t o r , a c o u n t y - w i d e r a d i o c o m m u n i c a t i o n s y s t e m a n d a n n u a l f i r e f i g h t e r r e m u n e r a t i o n . T h e a n n u a l d e b e n t u r e p a y m e n t o n t h e n e w b u i l d i n g o f $ 6 5 , 0 0 0 i s a l s o i n c l u d e d . T h e p r o p o s e d n a t u r a l g a s - f i r e d g e n e r a t o r i s i n t e n d e d f o r b a c k - u p t o S t a t i o n # 1 . T h e S t a t i o n i s w i r e d , e x c e p t f o r t h e t r a n s f e r s w i t c h . C o u n c i l d i r e c t e d t h a t s t a f f c h e c k w i t h t h e n e e d s o f t h e P u b l i c W o r k s d e p a r t m e n t , h a v e a l o a d t e s t d o n e f o r t h e f i r e b a l l a n d o b t a i n e s t i m a t e s . P a g e 1 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 1 o f 1 8 9 1 ^ B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 M r . R o e s c h c o n c l u d e d h i s p r e s e n t a t i o n b y p r o v i d i n g a h a n d o u t o f t h e p r o p o s e d a n n u a l c o n t r i b u t i o n s t o r e s e r v e s f o r a p p a r a t u s , S C B A a n d b u n k e r g e a r , f i r e e q u i p m e n t r e s e r v e , f i r e d e p a r t m e n t b u i l d i n g a n d f u r n i s h i n g s a n d r e m u n e r a t i o n i n c l u d i n g A u t o m a t i c A i d o v e r t h e n e x t t w e n t y y e a r s . T h e A d m i n i s t r a t o r p r o v i d e d a s u m m a r y o f a l l 2 0 1 3 b u d g e t e d t r a n s f e r s t o r e s e r v e s , r e s e r v e f u n d s a n d d e f e r r e d r e v e n u e a n d t o t a l s f o r e a c h . D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r , c o n t i n u e d w i t h t h e r e m a i n i n g c a p i t a l i t e m s , n o t i n g t h a t 3 t o 4 c o m p u t e r s a r e r e p l a c e d a n n u a l l y , n e w s o f t w a r e w i l l b e r e q u i r e d t o c o m p l e t e t h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n b y D e c e m b e r 3 1 s t . T h e a s s e s s m e n t o f t h e c o n d i t i o n o f a s s e t s a n d f a c i l i t i e s s u c h a s b u i l d i n g s , r o a d s a n d c u l v e r t s i s n o t i n c l u d e d i n t h e c o s t . M a n a g e m e n t w i l l r e q u i r e r e g u l a r u p d a t e s a n d p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s m a y b e r e q u i r e d . T h e a s s e s s m e n t o f t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m r e v i e w w i l l b e s e p a r a t e a n d w i l l b e f u n d e d t h r o u g h w a t e r r e s e r v e s . W a s t e M a n a g e m e n t d i s c u s s i o n i n c l u d e d p u r c h a s e o f l a n d t o e s t a b l i s h a l o c a l t r a n s f e r s i t e , c o m p o s t e r s f o r u r b a n a r e a s a n d o t h e r r e c y c l m g i n i t i a t i v e s f o r p a r k s a n d b e a c h a r e a s . R e p l a c e m e n t o f p l a y g r o u n d e q u i p m e n t , b e a c h e n h a n c e m e n t s a n d e s t a b l i s h m e n t o f a s k a t e p a r k i n S t r a f f o r d v i l l e w e r e d i s c u s s e d . A c c e s s i b i l i t y u p g r a d e s f o r t h e S t r a f f o r d v i l l e a n d V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e s w i l l r e q u i r e g r a n t s u p p o r t t o p r o c e e d i n 2 0 1 3 . R e f i n i s h m g t h e b a s e m e n t i n t h e V i e n n a h a l l m a y n e e d t o b e d e f e r r e d . T h e r e w e r e n o c h a n g e s t o c a p i t a l a m o u n t s p r o p o s e d f o r t h e E d e n C o m m u n i t y C e n t r e , L i b r a r i e s , M u s e u m s , Z o n i n g b y - l a w r e v i e w , B u s i n e s s a n d C o m m e r c e o r A L U S p r o j e c t . I n r e g a r d t o T o u r i s m a n d M a r k e t i n g , t h e r e w a s c o n s e n s u s t h a t p r o p o s e d d r e d g m g b e r e d u c e d t o u p t o $ 1 5 , 0 0 0 , s u b j e c t t o m a t c h i n g f u n d r a i s i n g . C o n s i d e r a t i o n o f t h e $ 7 , 0 0 0 p a s s i v e s i g n a g e u p g r a d e s a t t h e W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e i s t o b e g i v e n w i t h t h e o p e r a t i n g b u d g e t . C o u n c i l r e q u e s t e d s t a f f t o p r o v i d e a l i s t i n g o f v e h i c l e s w i t h y e a r a n d m i l e a g e r e c o r d e d . I t w a s n o t e d t h a t t h e r e c e n t r a i n s c a u s e d s u b s t a n t i a l e r o s i o n o f t h e C h u t e L i n e c u l v e r t r e q u i r i n g i m m e d i a t e r e m e d i a t i o n . C o u n c i l q u e s t i o n e d w h e t h e r t h e r e p a i r s h o u l d b e c o m p l e t e d b y P u b l i c W o r k s e m p l o y e e s o r w h e t h e r i t w o u l d b e m o r e c o s t e f f e c t i v e t o e n g a g e a c o n t r a c t o r . A v a i l a b l e C o u n c i l m e m b e r s w i l l c o m p l e t e a r o a d t o u r o n S a t u r d a y . D i s c u s s i o n i n c l u d e d r e m o v a l o f $ 2 , 5 0 0 t o F i r e r e m u n e r a t i o n r e s e r v e , $ 6 , 0 0 0 t o t h e v e h i c l e s r e s e r v e . I t w a s a g r e e d t h a t t h e $ 1 0 , 0 0 0 s e t a s i d e f o r n e w s i d e w a l k s b e r e - a l l o c a t e d t o s i d e w a l k r e p a i r s . I t w a s s u g g e s t e d t h a t t h e O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s b e i n v i t e d t o p r o v i d e i n p u t o n i m p r o v e m e n t s t o t h e w a l k i n g t r a i l b e t w e e n P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a . T h e c a p i t a l b u d g e t i s t o b e f i n a l i z e d a t t h e n e x t r e g u l a r m e e t i n g o n J a n u a r y 2 4 t h . P a g e 2 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 2 o f 1 8 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 5 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 3 - 0 2 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 9 : 3 5 p . m t o d i s c u s s : a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y o r . l o c a l b o a r d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 3 - 0 2 3 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o m m i t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 9 : 4 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . B Y - L A W ( a ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 0 6 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 0 2 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 0 6 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 2 5 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 5 0 p . m . " t l C A R R I E D U N A N I M O U S L Y < - ^ / - ^ V T N J L L e ^ e Q . e K ^ r r ^ M A Y O R C L E I & P a g e 3 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 3 o f 1 8 9 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . P a g e 2 4 o f 1 8 9 ^ . " " < ( F ^ I : I " ' t ^ E S l M r s . L y n d a M i l l a r d J A N d 2 0 1 3 C l e r k m - / S ! b ^ m M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m U N P l e a s e b e i n f o r m e d t h a t I w i s h t o a d d r e s s C o u n c i l a t t h e m e e t i n g o n J a n u a r y 2 4 t h . I w i l l b e r e q u e s t i n g a n u p d a t e o n a n y r e c e n t m e e t i n g s w i t h t h e E l g m M i l i t a r y M u s e u m o n P r o j e c t O j i b w a . - . 1 ^ f > / J . ^ . 9 / . ? ^ ^ - f c ^ . ^ W / / ^ . ^ i / / y R i c h a r d W o o d < 3 J o - ^ ^ - * ^ * ' f r ^ 7 : 0 5 p . m . - R i c h a r d W o o d r e g a r d i n g " P r o j e c t O j i b w a " . P a g e 2 5 o f 1 8 9 Page 26 of 189 5 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y ^ ^ B O A R D O F D I R E C T O R S M E E T I N G - M I N U T E S t h D e c e m b e r s ' " , 2 0 1 2 ( a s a p p r o v e d a t t h e B o a r d m e e t i n g h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 ) M e m b e r s i n a t t e n d a n c e : L . B a r t l e t t , D . B e r e s , R . C h a m b e r s , B . C h a n y i , M . C o l u m b u s , R . G e y s e n s , E . K e t c h a b a w , R . S a c k r i d e r a n d D . T r a v a l e . S t a f f i n a t t e n d a n c e : C . E v a n i t s k i , D . H o l m e s , J . R o b e r t s o n , J . M a x w e l l , H . S u r e t t e a n d D . M c L a c h l a n A b s e n t : C . G r i c e t h T h e L P R C A C h a i r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 4 0 p m W e d n e s d a y , D e c e m b e r 5 I n , 2 0 1 2 i n t h e T i l l s o n b u r g B o a r d r o o m . A D D I T I O N A L A G E N D A I T E M S N o n e D I S C L O S U R E S O F I N T E R E S T N o n e D E P U T A T I O N S N o n e M I N U T E S O F P R E V I O U S M E E T I N G S M O T I O N A - 1 7 5 m o v e d : R . C h a m b e r s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e m i n u t e s o f t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e g u l a r m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 7 t h , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s c i r c u l a t e d . C A R R I E D M O T I O N A - 1 7 6 m o v e d : L . B a r t l e t t s e c o n d e d : B . C h a n y i T H A T t h e L P R C A M i d - m o n t h D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n a p p r o v a l m i n u t e s o f N o v e m b e r 1 6 t h , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s c i r c u l a t e d . C A R R I E D M O T I O N A - 1 7 7 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : L B a r t l e t t T H A T t h e m i n u t e s o f t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 1 2 f h , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s c i r c u l a t e d . C A R R I E D F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 2 7 o f 1 8 9 M O T I O N A - 1 7 8 m o v e d : L . B a r t l e t t s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T H A T t h e m i n u t e s o f t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 1 s t , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s c i r c u l a t e d . C A R R I E D B U S I N E S S A R I S I N G a ) P r o p o s e d B i o s p h e r e E x p a n s i o n A f t e r t h e p r e s e n t a t i o n b y B r i a n C r a i g , L o n g P o i n t W o r l d B i o s p h e r e R e s e r v e ( L P W B R ) P r e s i d e n t , i n A u g u s t , t h e B o a r d r e q u e s t e d f u r t h e r i n f o r m a t i o n f r o m t h e G M . A s p r e v i o u s l y d i s c u s s e d L P W B R w o u l d l i k e t o i n c l u d e B a c k u s W o o d s a s a c o r e a r e a o f t h e b i o s p h e r e . T h e N a t u r e C o n s e r v a n c y o f C a n a d a ( N C C ) , t h e c u r r e n t o w n e r s o f B a c k u s W o o d s , a p p r o v e s o f t h e d e s i g n a t i o n a s d o e s T h e W e s t o n F o u n d a t i o n w h o f u n d e d t h e p u r c h a s e o f t h e p r o p e r t y . L P W B R a p p r o a c h e d L P R C A , t h e p r e v i o u s o w n e r s , f o r s u p p o r t a s a c o u r t e s y . S t a f f c o n t i n u e s t o s u p p o r t t h e r e q u e s t a s t h e p r o p e r t y n o l o n g e r b e l o n g s t o L P R C A a n d s t a f f f o r e s e e s p o t e n t i a l b e n e f i t s f o r t h e B a c k u s H e r i t a g e C o n s e r v a t i o n A r e a a s i t i s s i t u a t e d n e x t t o B a c k u s W o o d s . T h e r e c o u l d a l s o b e p o t e n t i a l s p i n - o f f b e n e f i t s t h r o u g h a d d e d m a r k e t i n g o f t h e e x p a n d e d B i o s p h e r e . T h e G M r e f e r e n c e d t h e a r t i c l e " F a r m l a n d P r i c e s S k y r o c k e t i n N o r f o l k ' a n d n o t e d t h a t m o s t o f t h e n e i g h b o u r i n g l a n d s s u r r o u n d i n g B a c k u s W o o d s a r e o w n e d b y e i t h e r N C C , N o r f o l k C o u n t y o r a r e u n d e r t h e A L U S P r o g r a m . U s i n g a n o v e r h e a d m a p , D . H o l m e s i d e n t i f i e d f o r t h e B o a r d t h e o w n e r s a n d u s e s o f t h e n e i g h b o u r i n g l a n d s . M . C o l u m b u s a s k e d h o w t h e d e s i g n a t i o n m i g h t i m p e d e t h e d e v e i o p m e n t a p p l i c a t i o n p r o c e s s f o r t h e n e i g h b o u r i n g l a n d o w n e r s . T h e G M n o t e d t h a t t h e r e s h o u l d n o t b e a n i m p a c t c o n s i d e r i n g t h e c u r r e n t u s e o f t h e s u r r o u n d i n g l a n d s . B . C h a n y i s t a t e d t h a t t h e B i o s p h e r e ' s m a n d a t e i s n o t l o i n t e r f e r e o r i m p e d e d e v e l o p m e n t . M O T I O N A - 1 7 9 m o v e d : L . B a r t l e t t s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e G M ' s v e r b a l r e p o r t r e g a r d i n g t h e p r o p o s e d B i o s p h e r e e x p a n s i o n a s i n f o r m a t i o n ; A N D T H A T t h e B o a r d o f D i r e c t o r s s u p p o r t s t h e p r o p o s a l b y t h e L o n g P o i n t W o r l d B i o s p h e r e F o u n d a t i o n t o i n c l u d e B a c k u s W o o d s a s p a r t o f t h e B i o s p h e r e d e s i g n a t i o n . C A R R I E D C O R R E S P O N D E N C E T h e C h a i r w a s p l e a s e d t h a t t h e C o m m u n i t y M u s e u m O p e r a t i n g G r a n t ( C M O G ) h a s F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 2 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 2 8 o f 1 8 9 b e e n a p p r o v e d f o r 2 0 1 2 / 2 0 1 3 . R . S a c k r i d e r a s k e d i f t h e g r a n t s p e c i f i e s h o w t h e f u n d s a r e l o b e s p e n t . J . R o b e r t s o n r e s p o n d e d t h a t t h e f u n d s a r e n o t s p e c i f i e d b u t a r e e x p e c t e d t o s u p p o r t a c t i v i t i e s w h i c h c a n i n c l u d e a p o r t i o n o f s a l a r i e s a n d t h e p u r c h a s e / c o s t o f u p k e e p f o r s t o r a g e / e x h i b i t s p a c e . M O T I O N A - 1 8 0 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t c o r r e s p o n d e n c e o u t l i n e d i n t h e B o a r d o f D i r e c t o r s ' A g e n d a o f D e c e m b e r ^ h , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D D E V E L O P M E N T A P P L I C A T I O N S T h e P l a n n i n g D e p a r t m e n t s o u g h t a p p r o v a l f o r a t o t a l o f 9 a p p l i c a t i o n s . A l l c o n f o r m t o p o l i c i e s a n d g u i d e l i n e s , a n d s t a f f r e c o m m e n d s a p p r o v a l . B . C h a n y i a s k e d f o r c l a r i f i c a t i o n o n t w o p r o p e r t i e s . I n r e s p o n s e t o o t h e r B o a r d i n q u i r i e s , H . S u r e t t e n o t e d t h a t t h e m a i n c o n c e r n f o r L P R C A i n r e l a t i o n t o t h e h a z a r d l e v e l i s t h e p o t e n t i a l h a r m t o p r o p e r t y a n d p e r s o n s i n t h e e v e n t o f a c a t a s t r o p h i c s t o r m . T h e n e w L a k e f l o o d A s s e s s m e n t m o d e l w i l l a s s i s t s t a f f i n d e t e r m i n i n g t h e p o t e n t i a l d a m a g e r e s u l t i n g f r o m h a z a r d s . M O T I O N A - 1 8 1 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : D . B e r e s T H A T t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e L P R C A a p p r o v e s t h e f o l l o w i n g D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s c o n t a i n e d w i t h i n t h e b a c k g r o u n d s e c t i o n o f t h i s r e p o r t : A . F o r W o r k u n d e r S e c t i o n 2 8 R e g u l a t i o n s , D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s & A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n s ( F i . R . O . 1 9 9 0 R e g . 1 7 8 / 0 6 ) , N H - 9 / 1 2 N C - 1 0 9 / 1 2 N C - 1 1 1 / 1 2 N H - 1 0 / 1 2 N C - 1 1 0 / 1 2 N C - 1 1 2 / 1 2 - 1 N C - 1 0 8 / 1 2 - 1 H C - 1 0 9 / 1 2 N C - 1 1 3 / 1 2 B . T H A T t h e d e s i g n a t e d o f f i c e r s o f L P R C A b e a u t h o r i z e d t o c o m p l e t e t h e a p p r o v a l p r o c e s s f o r t h e s e D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s , a s f a r a s i t r e l a t e s t o L P R C A ' s m a n d a t e a n d r e l a t e d R e g u l a t i o n s . C A R R I E D N E W B U S I N E S S a ) G E N E R A L M A N A G E R ' S R E P O R T T h e G M r e v i e w e d h i s r e p o r t d r a w i n g t h e B o a r d ' s a t t e n t i o n t o t h e j o i n t M u s e u m s m e e t i n g w i t h N o r f o l k C o u n t y . T h e t w o g r o u p s d i s c u s s e d p o t e n t i a l c o m p l i m e n t a r y F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 3 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 2 9 o f 1 8 9 o p p o r t u n i t i e s , j o i n t a d v e r t i s i n g / e v e n t s a n d t h e s h a r i n g o f a r t i f a c t s . T h e f l o o r w a s t h e n o p e n e d f o r q u e s t i o n s a n d c o m m e n t s . B . C h a n y i a s k e d w h y t h e T a r z a b a r n i s b e i n g c o n s i d e r e d f o r d e m o l i t i o n . T h e G M s t a t e d t h a t t h e i s s u e h a d b e e n d i s c u s s e d b y t h e S t r a t e g i c P l a n n i n g C o m m i t t e e a n d t h a t i t w a s f e l t t h a t i f t h e b u i l d i n g i s n o t b e i n g u t i l i z e d , i t s h o u l d b e r e m o v e d i n o r d e r t o a v o i d m a i n t e n a n c e c o s t s . T h e G M a d d e d t h a t t h e b a r n i s n o t u s e d , r e q u i r e s u p k e e p a n d i s f a l l i n g i n t o d i s r e p a i r . H o w e v e r , t h e C o m m i t t e e ' s m i n u t e s n e e d t o b e a p p r o v e d f i r s t b e f o r e t h e a c c o m p a n y i n g r e p o r t c a n b e f o r w a r d e d t o t h e B o a r d f o r i t s c o n s i d e r a t i o n . T w o d e m o l i t i o n c o m p a n i e s h a v e b e e n c o n t a c t e d f o r q u o t e s / i n t e r e s t i n t h e b a r n . T h e G M s t a t e d t h a t o n c e r e m o v e d , t h e l a n d c o u l d b e u s e d t o e x t e n d t h e l i f e o f t h e a d j a c e n t M e m o r i a l F o r e s t . T h e b a r n i s o r i g i n a l t o t h e s u r r o u n d i n g p r o p e r t y . B . C h a n y i a l s o a s k e d i f s t a f f w o u l d b e i n v e s t i g a t i n g p r o v i n c i a l f u n d i n g a v a i l a b l e f o r p r o m o t i o n i n t h e t o u r i s m s e c t o r . T h e G M r e s p o n d e d t h a t t h e S o u t h - W e s t O n t a r i o T o u r i s m C o r p o r a t i o n w i l l b e i n v e s t i g a t i n g o n b e h a l f o f l o c a l c a m p g r o u n d o p e r a t o r s i n c l u d i n g L P R C A . . M . C o l u m b u s a s k e d i f a B B Q f u n d r a i s e r h a d b e e n d o n e i n t h e p a s t . T h e G M r e s p o n d e d t h a t i t h a d n o t . T h e L o n g P o i n t F o u n d a t i o n f o r C o n s e r v a t i o n t r a d i t i o n a l l y h e l d a d i n n e r / s i l e n t a u c t i o n f u n d r a i s e r a n d t h e B a c k u s A d v i s o r y B o a r d r a n a n a n n u a l g o l f t o u r n a m e n t . T h e m o s t r e c e n t f u n d r a i s i n g e f f o r t w a s t h e F e s t i v a l o f T r e e s o r g a n i z e d / o p e r a t e d j o i n t l y b y L P R C A s t a f f w i t h C a m p T r i l l i u m f o r t h r e e y e a r s . T h e G M n o t e d t h e r e h a s n o t b e e n a n y f u n d r a i s i n g e f f o r t s i n t h e p a s t c o u p l e o f y e a r s . M O T I O N A - 1 8 2 m o v e d : R . C h a m b e r s s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e G e n e r a l M a n a g e r ' s R e p o r t f o r N o v e m b e r 2 0 1 2 a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D b ) A M E N D I N G 0 . R E G . 1 7 8 / 0 6 T h e M a n a g e r o f W a t e r s h e d S e r v i c e s r e f e r e n c e d t h e r e p o r t g i v e n t o t h e B o a r d i n S e p t e m b e r 2 0 1 1 i n w h i c h a n u m b e r o f a m e n d m e n t s t o t h e r e g u l a t i o n s w e r e r e c o m m e n d e d . T h e p u r p o s e o f t h e a m e n d m e n t s i s t o s t r e a m l i n e t h e p e r m i t t i n g p r o c e s s a n d e n h a n c e s e r v i c e d e l i v e r y . S t a f f i s c u r r e n t l y w a i t i n g f o r t h e o f f i c i a l c o p y t o a r r i v e b y c o u r i e r f o r s i g n a t u r e . D . T r a v a l e a s k e d t h e i n t e n t o f t h e d y n a m i c b e a c h s e t b a c k . H . S u r e t t e n o t e d t h a t t h i s i s o n e o f t h e n a t u r a l h a z a r d a r e a s r e g u l a t e d b y t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y t o a l l o w t h e n a t u r a l s h o r e l i n e p r o c e s s e s t o c o n t i n u e . H . S u r e t t e f u r t h e r n o t e d t h a t t h e h a z a r d s a n d j u r i s d i c t i o n o v e r w h i c h L P R C A h a s R e g u l a t o r y a u t h o r i t y h a s n o t c h a n g e d . F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e - 4 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 3 0 o f 1 8 9 M O T I O N A - 1 8 3 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : R . C h a m b e r s W h e r e a s a n ' a m e n d i n g ' r e g u l a t i o n t o t h e I n d i v i d u a l C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s A c t S e c t i o n 2 8 ' D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s a n d A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n ' h a s b e e n p r e p a r e d i n c o n f o r m i t y w i t h t h e p r o v i s i o n s i n S e c t i o n 2 8 o f t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s A c t a n d t h e a m e n d e d O n t a r i o R e g u l a t i o n 9 7 / 0 4 ; T H E R E F O R E B E I T R E S O L V E D T H A T t h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a d o p t s t h e s u b j e c t ' a m e n d i n g ' r e g u l a t i o n t h a t w i l l a m e n d t h e I n d i v i d u a l C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s A c t S e c t i o n 2 8 ' D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s a n d A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n ' ; 0 . R e g 1 7 8 / 0 6 , A N D T H A T t h e s a i d ' a m e n d i n g ' r e g u l a t i o n b e s u b m i t t e d t o t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e M i n i s t e r o f N a t u r a l R e s o u r c e s f o r t h e M i n i s t e r ' s a p p r o v a l . C A R R I E D c ) L A K E F L O O D F O R E C A S T I N G T A B L E S L P R C A h a s b e e n w o r k i n g w i t h o t h e r C A s t o l o b b y t h e M N R t o p r e p a r e a m o d e l t o b e t t e r f o r e c a s t L a k e E r i e f l o o d e v e n t s . T h e M N R h a s s i n c e c o m p l e t e d t h e p r o j e c t f o r a l l t h e g r e a t l a k e s a t n o c o s t t o t h e C A s . T h e r e f o r e , s t a f f w o u l d l i k e t o r e a l l o c a t e t h e f u n d s b u d g e t e d f o r t h e f o r e c a s t m o d e l t o i m p l e m e n t t h e F l o o d R i s k A s s e s s m e n t t o o l . T h i s t o o l w i l l h e l p a s s e s s p o t e n t i a l f l o o d i n g d a m a g e a l o n g t h e L a k e E r i e s h o r e l i n e . M O T I O N A - 1 8 4 m o v e d : D . T r a v a l e s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s p e r m i t s s t a f f t o r e a l l o c a t e f u n d s c a r r i e d o v e r i n t h e c a p i t a l b u d g e t f o r t h e L a k e F l o o d F o r e c a s t i n g T a b l e s t o d e v e l o p a F l o o d R i s k A s s e s s m e n t T o o l . C A R R I E D d ) T I M B E R T E N D E R - H U G H E S T R A C T M o v e d t o i n - c a m e r a m e e t i n g . e ) 2 0 1 3 M E E T I N G S C H E D U L E J . R o b e r t s o n r e v i e w e d t h e 2 0 1 3 m e e t i n g s c h e d u l e m a k i n g s p e c i a l m e n t i o n o f t h e f a c t t h a t t h e N o r f o l k W o o d l o t O w n e r s A s s o c i a t i o n h a s c h a n g e d t h e i r A G M t o t h e f i r s t W e d n e s d a y o f M a r c h . S i n c e t h e r e i s n o L P R C A m e e t i n g s c h e d u l e d t h a t e v e n i n g , t h e F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t e h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 5 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 3 1 o f 1 8 9 B o a r d M e m b e r s a n d s t a f f w i l l b e a b l e t o a t t e n d . M O T I O N A - 1 8 5 m o v e d : R . C h a m b e r s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e 2 0 1 3 m e e t i n g s c h e d u l e a s a t t a c h e d b e a p p r o v e d . C A R R I E D f ) O N T A R I O W O O D L O G O T h e F i e l d S u p e r i n t e n d e n t r e c e n t l y a t t e n d e d a s e m i n a r w i t h t h e M N R r e g a r d i n g t h e O n t a r i o W o o d l o g o . T h e l o g o i s u s e d t o p r o m o t e " b u y i n g l o c a l " a n d i s f r e e t o u s e p r o v i d e d a l l r u l e s a n d r e g u l a t i o n s a r e a d h e r e d l o , a n d a s i g n e d c o n t r a c t i s s u b m i t t e d a n d a p p r o v e d b y t h e M N R . M O T I O N A - 1 8 6 m o v e d : R . C h a m b e r s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a p p r o v e s t h e u s e o f t h e O n t a r i o W o o d L o g o o n a l l n e w s i g n a g e f o r t h e L P R C A t r a c t s ; A N D T H A T t h e a p p r o p r i a t e o f f i c e r s s i g n t h e a t t a c h e d a g r e e m e n t . C A R R I E D g ) E M P L O Y E E V A C A T I O N C A R R Y - O V E R R E Q U E S T S T h e r e i s o n l y o n e s t a f f m e m b e r r e q u e s t i n g t o c a r r y o v e r v a c a t i o n d a y s t o 2 0 1 3 . M O T I O N A - 1 8 7 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a u t h o r i z e s t h e f o l l o w i n g e m p l o y e e s t o c a r r y f o r w a r d t h e f o l l o w i n g d a y s o f v a c a t i o n i n t o 2 0 1 3 : a ) J a n i c e R o b e r t s o n - 1 7 d a y s C A R R I E D h ) L P R C A C O M M I T T E E A P P O I N T M E N T S M O T I O N A - 1 8 8 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : B . C h a n y i T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e 2 0 1 3 L P R C A C o m m i t t e e A p p o i n t m e n t s R e p o r t f o r i n f o r m a t i o n . C A R R I E D i ) S E A S O N A L S T A F F A P P R E C I A T I O N I t h a s b e e n c u s t o m a r y t o g i v e e a c h s t a f f m e m b e r w o r k i n g a t t h e L P R C A t h i s l a t e i n t h e y e a r a t u r k e y o r h a m f o r t h e h o l i d a y s e a s o n . S t a r t i n g l a s t y e a r , s t a f f w a s p r e s e n t e d w i t h F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 6 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 3 2 o f 1 8 9 a g i f t c a r d t o p u r c h a s e t h e i r o w n h a m o r t u r k e y . M O T I O N A - 1 8 9 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a u t h o r i z e s t h e p u r c h a s e o f a $ 2 5 g i f t c a r d f o r s t a f f e m p l o y e d t h i s t i m e o f y e a r . C A R R I E D M O T I O N A - 1 9 0 m o v e d : L . B a r t l e t t s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t t h e L P H C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " s e s s i o n t o d i s c u s s : t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y . 1 ~ 1 C A R R I E D M O T I O N A - 1 9 1 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t t h e L P F S C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w a d j o u r n f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n . C A R R I E D M O T I O N A - 1 9 2 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : D . T r a v a l e T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a c c e p t s t h e t e n d e r s u b m i t t e d b y T o w n s e n d L u m b e r I n c . f o r m a r k e d s t a n d i n g t i m b e r l o c a t e d a t t h e H u g h e s T r a c t f o r a t o t a l t e n d e r p r i c e o f $ 6 0 5 5 0 . 0 0 . C A R R I E D T h e C h a i r a d j o u r n e d t h e m e e t i n g a t 7 : 4 0 p m . R o g e r G e y s e n s D a n a M c L a c h l a n C h a i r A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 7 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 3 3 o f 1 8 9 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 3 4 o f 1 8 9 ^ J i y / . ^ S ^ f M u n i c i p a l i t y o f ^ < ' t s B a y h a m 1 ? - ' / 0 < t > ^ u n i t y l ^ 0 R O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O n t a r i o N O J 1 Y O T e l : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 5 5 2 1 . F a x : C 5 1 9 ) 8 6 6 - 3 8 8 4 e m a i l : b a y h a m @ b a y h a m . o n . c a J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 2 P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y L e g i s l a t i v e B u i l d i n g Q u e e n ' s P a r k T o r o n t o , O N M 7 A 1 A 1 D e a r S i r : ? ? - r ^ s ? ? n ^ e - t _ o . ^ u r r c q u e s t f o r S U P P ° r t f o r C o u n c i l ' s r e s o l u t i o n p a s s e d J u l y 7 , 2 0 1 1 , w e p r o v i d e y o u w i t h r e s p o n s e s w e r e c e i v e d f r o m o t h e r m u n i c i p a l i t i e s . A s y o u w l u s e e f r o m t h e n u m b e r r e c e i v e d . ^ i s s u b s t a n t i a l s u p p o r t f o r y o u r g o v e r n m e n t t o g i v e s e r i o u s c o n s i d e r a t i o n o f o u r r e q u e s t . W e a r e a l s o e n c l o s i n g a c o p y o f o u r o r i g i n a l r e s o l u t i o n f o r e a s e o f r e f e r e n c e a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n . Y o u r s t r u l y I ^ / Y O U ^ Z Z ^ J ? < - ^ ^ ^ 7 ~ ) M r s . L y n d a M i l l a r d , C . ' M . O . C l e r k E n d s . C c ^ P P C o m m i s s i o n e r C h r i s L e w i s i m H u d a k , L e a d e r o f t h e O p p o s i t i o n t ^ n d r e a H o r w a f h , N e w D e m o c r a t i c L e a d e r ^ M i n i s t e r o f C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s ^ 0 M A e f i F Y u r e k , M P P E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n J ^ g m P o l i c e S e r v i c e s B o a r d i ^ C o u n t y o f E l g i n F i i e : e e f < t / ( o C 2 0 1 2 - 0 0 4 C o p y o f l e t t e r s e n t J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 2 t o P r e m i e r D a l t o n P a g e 3 5 o f 1 8 9 a M o v e d B y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k 2 0 1 1 - 3 1 3 S e c o n d e d B y : D e p u t y M a y o r M T a y l o r " W h e r e a s M u n i c i p a l i t i e s s e r v e d b y t h e O P P w e r e n o t i n v o l v e d i n c o n t r a c t n e g o t i a t i o n s b e t w e e n t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o a n d t h e O P P s t a f f , w h i c h r e s u l t e d i n s i g n i f i c a n t w a g e s e t t l e m e n t s ; A n d W h e r e a s t h e s e s a m e M u n i c i p a l i t i e s a r e u l t i m a t e l y f a c e d w i t h t h e r e s u l t a n t m a s s i v e c o s t i n c r e a s e s t o p r o v i d e p o l i c e s e r v i c e s t o o u r r e s i d e n t s ; A n d W h e r e a s t h e a v e r a g e a n n u a l c o s t o f l i v i n g i n c r e a s e o v e r t h e p a s t 1 8 y e a r s i s l e s s t h a n 2 % ; A n d W h e r e a s M u n i c i p a l i t i e s h a v e r e a c h e d t h e l i m i t t o w h a t t h e l o c a l t a x p a y e r s c a n a f f o r d t o p a y i n p r o p e r t y t a x e s ; N o w T h e r e f o r e b e i t r e s o l v e d ; T h a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r e q u e s t s t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o a n d t h e O P P t o r e c o n s i d e r t h e i r r e c e n t a g r e e m e n t , a n d i n c l u d e m u n i c i p a l i t i e s i n c o n t r a c t n e g o t i a t i o n s ; A n d T h a t i f s u c h r e c o n s i d e r a t i o n i s n o t p u r s u e d o r s u c h r e c o n s i d e r a t i o n f a i l s t o r e a c h a s e t t l e m e n t s a t i s f a c t o r y t o a l l , t h a t t h e P r o v i n c e a n d O P P u t i l i z e t h e n e x t 2 4 m o n t h s t o m a k e p l a n s t o c u t s e r v i c e l e v e l s , i n c l u d i n g a n y n e c e s s a r y l a y o f f s , i n o r d e r t o o f f s e t t h e w a g e i n c r e a s e o f o v e r 1 4 % ; A n d T h a t t h i s r e s o l u t i o n b e f o r w a r d e d t o P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y a n d O P P C o m m i s s i o n e r C h r i s L e w i s f o r a c t i o n ; A n d T h a t t h i s r e s o l u t i o n b e f o r w a r d e d t o L e a d e r o f t h e O p p o s i t i o n T i m H u d a k , N e w D e m o c r a t i c L e a d e r A n d r e a H o r w a t h , E l g i n P o l i c e S e r v i c e s B o a r d , A M O , R O M A , a n d a l l m u n i c i p a l i t i e s s e r v e d b y t h e O P P f o r t h e i r s u p p o r t . " C o p y o f l e t t e r s e n t J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 2 t o P r e m i e r D a l t o n P a g e 3 6 o f 1 8 9 ^ J a o . / o ( / ^ - ^ ^ ^ S i ^ ~ \ r n f ^ < . y - ^ ' 0 \ \ L _ / r / / ^ . I ^ E L G I N G R O U P P O L I C E S E R V I C E S B O A R D C h a i r D o u g l a s G . G u n n Q . C . T e l . 5 1 9 6 3 1 - 1 4 6 0 E x t . 1 6 1 4 5 0 S u n s e t D r i v e F a x 5 1 9 6 3 3 - 7 6 6 1 S t . T h o m a s . O N N 5 R 5 V 1 R e s . 5 1 9 6 3 3 - 1 2 9 2 ^ T o ; E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s M e m b e r M u n i c i p a l i t i e s F r o m : M a r k G . M c D o n a l d , S e c r e t a r y / A d m i n i s t r a t o r , E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d D a t e : J a n u a r y 4 , 2 0 1 3 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a v n S u b j e c t : 2 0 1 4 P o l i c e C o s t E s t i m a t e A t t h e d i r e c t i o n o f t h e E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d , t h e f o l l o w i n g c h a r t w h i c h d e p i c t s t h e a n t i c i p a t e d i m p a c t o f w a g e i n c r e a s e s f o r t h e O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e i n M u n i c i p a l i t y o f C e n t r a l E f g i n 2 0 1 4 i s p r e s e n t e d f o r y o u r i n f o r m a t i o n . A c c o r d i n g t o a p r e s e n t a t i o n m a d e b y t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) o n A u g u s t 2 1 , 2 0 1 2 e n t i t l e d " T h e T h i n R e d L i n e " , O P P w a g e s a r e e x p e c t e d t o i n c r e a s e b y 8 . 5 p e r c e n t i n 2 0 1 4 , f o l l o w i n g a t w o - y e a r w a g e f r e e z e , i n a d d i t i o n , i n a n o p e n l e t t e r t o P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y f r o m A l o k M u k h e r j e e , c h a i r , T o r o n t o P o l i c e M u n i c i p a l i t y o f D u t t o n / D u n w i c h S e r v i c e s B o a r d , o n M a y 1 0 , 2 0 1 1 , M r . M u k h e r j e e w r i t e s : " I n 2 0 1 0 . t h e g o v e r n m e n t g a v e t h e O P P . w i t h o u t a r b i t r a t i o n , a 5 . 0 7 p e r c e n t i n c r e a s e f o r 2 0 1 1 ( a l m o s t t w o p e r c e n t h i g h e r t h a n a n y o n e e l s e f o r t h i s y e a r ) , i n a d d i t i o n , t h e g o v e r n m e n t g a v e t h e O P P a n a c r o s s - t h e - b o a r d w a g e i n c r e a s e o n M a r c h 1 , 2 0 1 4 ( r e t r o a c t i v e t o J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 ) w h i c h w o u l d m a k e t h e O P P m e m b e r s t h e h i g h e s t p a i d o f f i c e r s i n t h e p r o v i n c e i n 2 0 1 4 , M u n i c i p a l i t y o f r e g a r d l e s s o f c o s t . A s a r e s u l t , t h e y w i l l r e c e i v e , a t m i n i m u m , a 1 4 . 0 6 p e r c e n t s a l a r y W e s t E l g i n i n c r e a s e o v e r f o u r y e a r s ( 2 0 1 1 - 2 0 1 4 ) . " T h e i n c r e a s e s n o t e d a b o v e c o u p l e d w i t h i n f l a t i o n a r y a d j u s t m e n t c o u l d r e s u l t i n t h e f o l l o w i n g c o s t p r e s s u r e s a y e a r f r o m n o w : 2 0 1 4 E s t i m a t e T o w n s h i p o f M a l a h i d e M u n i c i p a l i t y 2 0 1 3 T o t a l I n c r e a s e B a y h a m $ 7 9 6 , 6 4 7 $ 8 5 7 , 6 7 0 $ 6 1 , 0 2 3 C e n t r a l E l g i n $ 2 , 1 8 9 , 6 6 5 $ 2 , 3 5 7 . 3 9 3 $ 1 6 7 , 7 2 8 D u t t o n / D u n w i c h $ 5 1 2 , 5 1 3 $ 5 5 1 , 7 7 1 $ 3 9 , 2 5 8 M a l a h i d e $ 8 2 5 , 7 8 9 $ 8 8 9 . 0 4 5 $ 6 3 , 2 5 5 T o w n s h i p o f S o u t h w o i d $ 7 0 5 . 9 5 0 $ 7 6 0 , 0 2 6 $ 5 4 , 0 7 6 S o u t h w o l c t W e s t E l g i n $ 9 1 6 . 7 8 4 $ 9 8 7 . 0 0 9 $ 7 0 , 2 2 6 T o t a l $ 5 , 9 4 7 , 3 4 8 $ 6 , 4 0 2 , 9 1 5 4 5 5 , 5 6 7 P e r c e n t I n c r e a s e - 0 . 7 % 7 . 7 % T h e B o a r d t h o u g h t t h i s i n f o r m a t i o n m a y b e u s e f u l a s a p l a n n i n g t o o l f o r 2 0 1 4 . C o p y o f l e t t e r s e n t J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 2 t o P r e m i e r D a l t o n P a g e 3 7 o f 1 8 9 Page 38 of 189 ^ T h i n k i n g b e y o n d t h e b o x S t e w a i d s h i p O n t a r i o v c . F . ^ f F " ^ > 1 ^ ' « ' & . ^ y ^ < ' ^ * < T s ^ B A Y H A M , M U N I C I P A L I T Y O F 1 . = r 3 L l i , f ^ . > ; £ j ! i _ j r ' n - . , : ! y ^ 9 3 4 4 P l a n k R o a d ^ . \ s y E f e S t r a f f o r d v i l l e , Q C ) A N - 8 2 0 1 3 N O J 1 Y O F o - 5 y n r R E : I n d u s t r y f u n d i n g f o r M u n i c i p a l B l u e B o x R e c y c l i n g f o r 2 0 1 2 P r o g r a m Y e a r D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 D e a r M a y o r a n d M e m b e r s o f C o u n c i l : P a c k a g i n g a n d p r i n t e d p a p e r c o m p a n i e s , r e p r e s e n t e d b y S t e w a r d s h i p O n t a r i o , f u l f i l l t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s t o f u n d 5 0 % o f t h e n e t c o s t o f t h e r e s i d e n t i a l B l u e B o x r e c y c l i n g p r o g r a m b y m a k i n g c a s h p a y m e n t s t o m u n i c i p a l i t i e s o n a q u a r t e r l y b a s i s . S t e w a r d s h i p O n t a r i o i s p l e a s e d t o e n c l o s e t h e t h i r d q u a r t e r l y p a y m e n t f o r t h e 2 0 1 2 p r o g r a m y e a r . T h e t o t a l p a y m e n t s d i s t r i b u t e d t o m u n i c i p a l i t i e s i n t h i s q u a r t e r e x c e e d $ 2 1 m i l l i o n . F o r t h e 2 0 1 2 p r o g r a m y e a r , S t e w a r d s h i p O n t a r i o w i l l d i s t r i b u t e a t o t a l o f $ 8 3 m i l l i o n i n c a s h t o O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s o n b e h a l f o f t h e c o m p a n i e s t h a t a r e r e s p o n s i b l e f o r p a c k a g i n g a n d p r i n t e d p a p e r u n d e r t h e B l u e B o x P r o g r a m . T h i s b r i n g s t h e t o t a l c a s h p a y m e n t f r o m i n d u s t r y t o m u n i c i p a l i t i e s t o $ 5 2 1 m i l l i o n s i n c e t h e p r o g r a m b e g a n i n 2 0 0 4 . I n a d d i t i o n t o t h e d i r e c t c a s h p a y m e n t s , m u n i c i p a l i t i e s b e n e f i t f r o m o t h e r l i n k e d s u p p o r t p r o g r a m s . T h e f i r s t i s " i n - k i n d " a d v e r t i s i n g s p a c e m a d e a v a i l a b l e a n n u a l l y b y O n t a r i o d a i l y a n d c o m m u n i t y n e w s p a p e r s t h a t a r e m e m b e r s o f t h e C a n a d i a n N e w s p a p e r A s s o c i a t i o n a n d t h e O n t a r i o C o m m u n i t y N e w s p a p e r s A s s o c i a t i o n . I n 2 0 1 2 , t h e s e n e w s p a p e r s a r e m a k i n g a v a i l a b l e $ 3 . 6 m i l l i o n i n a d v e r t i s i n g s p a c e , w h i c h h a s b e e n a l l o c a t e d t o m u n i c i p a l i t i e s t h r o u g h o u t t h e p r o v i n c e . S i n c e t h e l a u n c h o f t h e p r o g r a m , a d v e r t i s i n g s p a c e v a l u e d a t a b o u t $ 1 8 m i l l i o n h a s b e e n d e d i c a t e d t o p r o m o t i n g l o c a l m u n i c i p a l w a s t e d i v e r s i o n p r o g r a m s . I n a n o t h e r l i n k e d p r o g r a m . S t e w a r d s h i p O n t a r i o c o n t i n u e s t o w o r k w i t h m u n i c i p a l i t i e s t o c o m p l e t e p r o j e c t s t h a t r e c e i v e f i n a n c i a l s u p p o r t u n d e r t h e E f f e c t i v e n e s s a n d E f f i c i e n c y ( E & E ) F u n d a n d i t s s u c c e s s o r , t h e C o n t i n u o u s I m p r o v e m e n t F u n d ( G I F ) . T h e s e f u n d s s e r v e o u r s h a r e d i n t e r e s t i n a c h i e v i n g c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t s i n t h e p e r f o r m a n c e o f O n t a r i o ' s r e n o w n e d B l u e B o x r e c y c l i n g s y s t e m . F i n a l l y , S t e w a r d s h i p O n t a r i o c o n t i n u e s t o d e v e l o p l o c a l m a r k e t s f o r r e c y c l a b l e s c o l l e c t e d f r o m O n t a r i o ' s b l u e b o x e s b y i n v e s t i n g i n i n n o v a t i v e O n t a r i o c o m p a n i e s w i t h n e w r e c y c l i n g s o l u t i o n s . A s a r e s u l t o f t h e s e i n v e s t m e n t s , O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s c a n n o w p u r c h a s e n e w b l u e b o x e s m a d e f r o m p l a s t i c s t h a t y o u r r e s i d e n t s p l a c e i n t o t h e i r b l u e b o x e s . T h e s e b l u e b o x e s a r e m a d e b y G r a c i o u s L i v i n g ( W o o d b r i d g e , O n t a r i o ) f r o m 7 0 % p o s t - c o n s u m e r b l u e b o x p l a s t i c . T h e p l a s t i c i s s u p p l i e d t o G r a c i o u s L i v i n g b y O n t a r i o r e c y c l i n g c o m p a n i e s s u p p o r t e d b y S t e w a r d s h i p O n t a r i o ' s M a r k e t D e v e l o p m e n t F u n d . I n i t i a t i v e s l i k e t h i s d e m o n s t r a t e h o w , b y w o r k i n g t o g e t h e r , w e c a n e n s u r e t h a t O n t a r i o c o n t i n u e s t o l e a d t h e w o r l d i n c u r b s i d e r e c y c l i n g / w h i l e d e v e l o p i n g O n t a r i o ' s e c o n o m y a t t h e s a m e t i m e . T o f i n d o u t m o r e a b o u t t h e s e p r o g r a m s , p l e a s e f e e l f e e t o c o n t a c t m e a t t h e a d d r e s s n o t e d b e l o w . S i n c e r e l y , < L K . / / s T 9 t ^ ^ - L y l e C l a r k e V P B l u e B o x & I n n o v a t i o n S t e w a r d s h i p O n t a r i o w w w . s t e w a r d s h i p o n t a r i o . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 f r o m P a g e 3 9 o f 1 8 9 Page 40 of 189 c r 0 f t ^ J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 K i m b e r l y E a r l s B u s i n e s s D e v e l o p m e n t O f f i c e r S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n ( S C O R E D C ) 4 E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 D e a r M s . E a r l s , T h a n k y o u v e r y m u c h f o r y o u r r e c e n t l e t t e r a n d t h e O n t a r i o L i b e r a l l e a d e r s h i p e l e c t i o n q u e s t i o n n a i r e . I a m p l e a s e d t o s h a r e m y p o s i t i o n o n t h e s e i m p o r t a n t i s s u e s - a n d I w a n t t o t h a n k y o u f o r y o u r e x c e l l e n t w o r k i n a d v a n c i n g t h e s e i s s u e s . I t ' s a l s o o u r s h a r e d b e l i e f t h a t e v e r y O n t a r i a n d e s e r v e s t h e s a m e o p p o r t u n i t y f o r a g r e a t e d u c a t i o n , h e a l t h c a r e f o r t h e i r l o v e d o n e s , a n d a c h a n c e t o g e t a w e l l - p a y i n g j o b . I t ' s n o t j u s t m o r e f a i r - i t m a k e s m o r e s e n s e e c o n o m i c a l l y . ' v e a n n o u n c e d a f i s c a l l y r e s p o n s i b l e a n d i n c l u s i v e v i s i o n f o r t h e f u t u r e . W e n e e d t o k e e p c r e a t i n g j o b s a n d g r o w i n g t h e e c o n o m y t o p r o t e c t t h e p u b l i c s e r v i c e s O n t a r i o f a m i l i e s r e l y o n - b e t t e r s c h o o l s , w o r l d - c l a s s h e a l t h c a r e , a n d n e w t r a n s i t a n d i n f r a s t r u c t u r e . M s . E a r l s , t h a n k y o u f o r t h e o p p o r t u n i t y t o r e s p o n d t o t h e S C O R E D ' S l e t t e r a n d q u e s t i o n s - a n d p l e a s e a c c e p t m y b e s t w i s h e s . S i n c e r e l y , ^ ^ T k M ^ ^ f - ^ K a t h l e e n W y n n e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 1 o f 1 8 9 Q u e s t i o n n a i r e - S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n 1 . T h i s r e g i o n h a s s i g n i f i c a n t l i n g e r i n g e f f e c t s f r o m t h e r e c e s s i o n ; u n e m p l o y m e n t f o r w o r k e r s u n d e r 3 5 y e a r s o f a g e i s a b o u t 1 7 % a c r o s s t h e r e g i o n , w h i l e o l d e r w o r k e r s a r e a l m o s t f u l l y e m p l o y e d ( u n e m p l o y m e n t r a t e i s u n d e r 6 % f o r w o r k e r s o v e r 4 5 ) . H o w d o y o u i n t e n d t o s u p p o r t e c o n o m i c d e v e l o p m e n t i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n O n t a r i o w i t h s p e c i a l r e f e r e n c e t o t h e m a n y s m a l l b u s i n e s s e s a n d y o u n g e r w o r k e r s ? M y t o p p r i o r i t y a s p r e m i e r i s t o g r o w t h e e c o n o m y a n d c r e a t e j o b s , s o w e c a n p r o t e c t t h e p u b l i c s e r v i c e s O n t a r i o f a m i l i e s r e l y o n . T h a t m e a n s p r o m o t i n g i n v e s t m e n t a n d r e d u c i n g b a r r i e r s t o j o b c r e a t i o n , p a r t i c u l a r l y f o r s m a l l b u s i n e s s . I r e l e a s e d m y e c o n o m i c p l a n i n e a r l y D e c e m b e r , i n c l u d i n g s p e c i f i c i n i t i a t i v e s t a r g e t e d t o s m a l l b u s i n e s s : o W o r k w i t h s m a l l b u s i n e s s b y s p e c i f i c a l l y p r o p o s i n g a n i n c r e a s e i n t h e E m p l o y e r H e a l t h T a x ( E H T ) e x e m p t i o n t h r e s h o l d i f t h i s c a n b e s h o w n t o a c c e l e r a t e j o b c r e a t i o n . o W o r k w i t h f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n s a n d g o v e r n m e n t a g e n c i e s t o e n s u r e t h a t s m a l l a n d m e d i u m - s i z e d e n t e r p r i s e s h a v e e a s e o f a c c e s s t o t h e c a p i t a l r e q u i r e d f o r e x p a n s i o n . T o g i v e y o u n g w o r k e r s t h e b e s t s t a r t i n t h e w o r k f o r c e , I ' v e c o m m i t t e d t o p a r t n e r i n g w i t h b u s i n e s s a n d i n d u s t r y a c r o s s O n t a r i o t o c r e a t e o p p o r t u n i t i e s f o r y o u n g O n t a r i a n s t o e x p e r i e n c e a n i n t e r n s h i p , w o r k p l a c e m e n t , o r c o - o p p l a c e m e n t . I w i l l a l s o i n t r o d u c e c o m m u n i t y h u b s f o r a d u l t e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g - c o o r d i n a t i n g g o v e r n m e n t , n o n - p r o f i t , a n d p r i v a t e s e c t o r r e s o u r c e s t o g i v e r e c e n t g r a d u a t e s , n e w C a n a d i a n s a n d t h e u n e m p l o y e d p r a c t i c a l t o o l s t o p a r t i c i p a t e i n t h e w o r k f o r c e . F i n a l l y , w e n e e d t o b e t t e r p r e p a r e y o u n g O n t a r i a n s i n s c h o o l f o r e n t r y i n t o t h e l a b o u r m a r k e t . I w i l l r e q u i r e s t u d e n t s t o g a i n t e a m w o r k e x p e r i e n c e , b e t t e r p r e p a r i n g t h e m f o r t h e w o r k p l a c e . 2 . R u r a l O n t a r i o f a c e s h i g h i n f r a s t r u c t u r e c o s t s d u e t o t h e s c a l e a n d n a t u r e o f t h e c o m m u n i t i e s w e s e r v e . W e h a v e m o r e r o a d s , b r i d g e s a n d o t h e r i n f r a s t r u c t u r e p e r r e s i d e n t t h a n m o r e d e n s e l y p o p u l a t e d c i t i e s . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 2 o f 1 8 9 W h a t i s y o u r p l a n f o r o n g o i n g s u p p o r t f o r r u r a l a n d s m a l l u r b a n i n f r a s t r u c t u r e ? I a n n o u n c e d d e t a i l e d c o m m i t m e n t s t o s u p p o r t r u r a l O n t a r i o b u s i n e s s a n d c o m m u n i t i e s , i n c l u d i n g t h e v i t a l n e e d t o b u i l d u p r e c o r d M c G u i n t y L i b e r a l i n f r a s t r u c t u r e i n v e s t m e n t s . M y p l a n i n c l u d e s : R u r a l O n t a r i o i s O p e n f o r B u s i n e s s - E n s u r e t h a t o u r " O p e n f o r . B u s i n e s s " a p p r o a c h a p p l i e s e q u a l l y t o s m a l l t o w n a n d r u r a l O n t a r i o . T h a t i n c l u d e s : o S t r e a m l i n i n g r e g u l a t i o n s t h a t i m p a c t t h e A g r i - f o o d i n d u s t r y o R e v i e w c u r r e n t r u r a l / a g r i c u l t u r a l a s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n p o l i c i e s t o s u p p o r t l o c a l e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o A s i n g l e w i n d o w i n f o r m a t i o n a p p r o a c h t o g o v e r n m e n t f o r t h e f a r m c o m m u n i t y R e g i o n a l a n d C o m m u n i t y T r a n s p o r t a t i o n - D e v e l o p a r e g i o n a l a n d . c o m m u n i t y t r a n s p o r t a t i o n s t r a t e g y t o s u p p o r t i m p r o v e m e n t o f t r a n s p o r t a t i o n b e t w e e n a n d w i t h i n r u r a l a n d n o r t h e r n c o m m u n i t i e s . T h i s i n c l u d e s b u i l d i n g o n r e c o r d M c G u i n t y L i b e r a l i n f r a s t r u c t u r e i n v e s t m e n t s . O n t a r i o L o c a l F o o d A c t - C o n t i n u e T e d M c M e e k i n ' s g o o d w o r k b y r e - i n t r o d u c i n g a n O n t a r i o L o c a l F o o d A c t a n d w o r k i n g w i t h f a r m e r s t o b h n g m o r e O n t a r i o f o o d t o t h e t a b l e . A F a i r D e a l f o r M u n i c i p a l i t i e s - W o r k w i t h R O M A ( R u r a l O n t a r i o . M u n i c i p a l i t i e s A s s o c i a t i o n ) t o r e v i e w t h e f a c t t h a t s o m e s m a l l m u n i c i p a l i t i e s , b e c a u s e o f t h e i r s i z e , a r e c a r r y i n g t o o m u c h o f t h e b u r d e n o f p r o v i n c i a l l y m a n d a t e d p r o g r a m s . S u s t a i n a b l e H o r s e R a c i n g I n d u s t r y - E n s u r e a s u s t a i n a b l e O n t a r i o . H o r s e R a c i n g i n d u s t r y i n k e e p i n g w i t h t h e m o d e l p r o p o s e d b y t h e H o r s e R a c i n g T r a n s i t i o n P a n e l . G r e e n E n e r g y i s C o m m u n i t y E n e r g y - W o r k w i t h l o c a l c o m m u n i t i e s o n . d e v e l o p i n g c o m m u n i t y - b a s e d a l t e r n a t i v e e n e r g y p l a n s , a n d e n g a g e a c t i v e l y t o e n s u r e w e g e t i t r i g h t . E n s u r e i n c r e a s e d m u n i c i p a l a u t o n o m y a n d l o c a l c o n t r o l o n t h e s i t i n g o f g r e e n e n e r g y i n f r a s t r u c t u r e . P r e m i e r a n d M i n i s t e r o f A g r i c u l t u r e , F o o d , a n d R u r a l A f f a i r s - . B u i l d i n g o n P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y ' s s u c c e s s f u l m o d e l a f t e r h e a p p o i n t e d h i m s e l f M i n i s t e r o f R e s e a r c h a n d I n n o v a t i o n , W y n n e w i l l s e r v e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 3 o f 1 8 9 a s t h e O n t a r i o ' s M i n i s t e r o f A g r i c u l t u r e , F o o d , a n d R u r a l A f f a i r s f o r a t l e a s t o n e y e a r . 3 . T h e P r o v i n c i a l O f f e n s e s A c t h o l d s m u n i c i p a l i t i e s r e s p o n s i b l e f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e c o u r t s d e a l i n g w i t h o f f e n s e s u n d e r t h e A c t , p r o s e c u t i o n o f c e r t a i n o f f e n s e s a n d t h e c o l l e c t i o n o f f i n e s d e t e r m i n e d b y t h e c o u r t s . T h e n u m b e r a n d d o l l a r a m o u n t o f o u t s t a n d i n g , u n p a i d f i n e s c o n t i n u e t o g r o w . T h e s e d o l l a r s c o n s t i t u t e n e e d e d r e v e n u e t o s u p p o r t s e r v i c e d e l i v e r y a n d i n f r a s t r u c t u r e r e q u i r e d i n o u r c o m m u n i t i e s . W h a t i s y o u r p l a n f o r p r o v i d i n g t o o l s , o r a s s i s t a n c e t o h e l p c o m m u n i t i e s r e c o v e r w h a t e v e r r e v e n u e s m a y b e p o s s i b l e f r o m u n p a i d f i n e s ? M o s t r e c e n t l y , t h e M i n i s t r y o f t h e A t t o r n e y G e n e r a l h a s l e d a c o m p r e h e n s i v e 3 y e a r r e v i e w o f P O A p r o c e e d i n g s b y a c o l l a b o r a t i v e p r o v i n c i a l - m u n i c i p a l w o r k i n g g r o u p i n c l u d i n g m u n i c i p a l p a r t n e r s a n d o t h e r m i n i s t r i e s , i n c l u d i n g t h e m i n i s t r y o f T r a n s p o r t a t i o n , a s w e l l a s M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g - b o t h o f w h i c h I h a v e l e d i n t h e p a s t f e w y e a r s . M a n y o f t h e r e f o r m s r e c o m m e n d e d b y t h e w o r k i n g g r o u p h a v e b e e n i m p l e m e n t e d , i n c l u d i n g l e g i s l a t i v e r e f o r m s t o : A l l o w m u n i c i p a l i t i e s t o a d d d e f a u l t e d P O A f i n e s t o p r o p e r t y t a x r o l l s F u r t h e r s i m p l i f y a c c e s s t o c o l l e c t i o n a g e n c i e s . M a k e i t e a s i e r f o r m u n i c i p a l i t i e s t o u s e f i n e e n f o r c e m e n t m e c h a n i s m s . a v a i l a b l e t h r o u g h c i v i l c o u r t p r o c e s s e s A s ! u n d e r s t a n d , t h e M i n i s t r y o f T r a n s p o r t a t i o n i s c u r r e n t l y l e a d i n g a m u l t i - m i n i s t r y i n i t i a t i v e w i t h m u n i c i p a l s t a k e h o l d e r s t o e x a m i n e P O A f i n e e n f o r c e m e n t . 4 . S m a l l u r b a n a n d r u r a l c o m m u n i t i e s f a c e d i s p r o p o r t i o n a t e l y h i g h a n d e s c a l a t i n g p o l i c i n g c o s t s ; e s p e c i a l l y c o s t s r e l a t e d t o t h e O P P . T h e M a y o r s ' C o a l i t i o n h a s b e e n n e g o t i a t i n g p o s s i b l e s o l u t i o n s o n o u r b e h a l f . W h a t s o l u t i o n d o y o u o f f e r t h a t w o u l d a s s u r e s a f e t y a n d s e c u r i t y f o r a l l O n t a r i o r e s i d e n t s a t a n a f f o r d a b l e , s u s t a i n a b l e , a n d e q u i t a b l e c o s t ? T h i s i s a n i m p o r t a n t i s s u e t o m a n y s m a l l u r b a n a n d r u r a l c o m m u n i t i e s . I u n d e r s t a n d t h a t t h e M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s c u r r e n t l y h a s a t a s k f o r c e t a c k l i n g t h i s s u b j e c t . I w o u l d w a i t t o h e a r t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f t h i s t a s k f o r c e , w h i c h I u n d e r s t a n d h a s b e e n c o n s u l t i n g w i t h m a n y r u r a l c o m m u n i t i e s o n a w a y f o r w a r d . A s I m e n t i o n e d e a r l i e r , I a m d e t e r m i n e d t o b e a s t r o n g v o i c e f o r r u r a l O n t a r i o a n d t o m a k e s u r e t h a t t h e i r i n t e r e s t s a r e r e p r e s e n t e d u n d e r m y l e a d e r s h i p . 5 . R u r a l O n t a r i o i s s e r v e d b y m a n y C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s . P r o v i n c i a l s u p p o r t o f t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s h a s d e c r e a s e d d r a m a t i c a l l y s i n c e t h e 1 9 9 0 ' s . S u b s e q u e n t l y , l o c a l m u n i c i p a l i t i e s h a v e h a d t o p i c k u p C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 4 o f 1 8 9 t h e o p e r a t i n g a n d c a p i t a l c o s t s i n o r d e r t o m a i n t a i n t h e s e m u c h n e e d e d s e r v i c e s . W h a t i s y o u r p l a n t o s u p p o r t t h e s e s e r v i c e s a n d r e v e r s e t h e d o w n l o a d i n g o f c o s t s o n t o t h e m u n i c i p a l l e v y ? I k n o w t h a t C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s a r e a n i n t e g r a l p a r t i n m a i n t a i n i n g a h e a l t h y a n d p r o s p e r o u s r u r a l O n t a r i o . I a m v e r y p r o u d o f t h e L i b e r a l r e c o r d o f r e v e r s i n g t h e d o w n l o a d i n g o f c o s t s o n t o m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w h i c h w e r e a s t a p l e o f t h e H a r r i s e r a . T o c o n t i n u e o u r s t r o n g r e c o r d o f s u p p o r t i n g m u n i c i p a l i t i e s , I a m p r o p o s i n g i n m y p l a t f o r m t h a t w e r e v i e w w h e t h e r s m a l l e r m u n i c i p a l i t i e s a r e c a r r y i n g t o o m u c h o f t h e b u r d e n o f p r o v i n c i a l l y m a n d a t e d p r o g r a m s . P r o t e c t i n g t h e e n v i r o n m e n t , w h i l e a l s o f o s t e r i n g s t r o n g e c o n o m i c g r o w t h i s a c o r e g o a l o f m i n e a s P r e m i e r . 6 . T h e P r o v i n c e p r o v i d e d s i g n i f i c a n t f u n d i n g t o d e v e l o p S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P l a n s b u t n o w t h a t p l a n s a r e c o m p l e t e t h e f u n d i n g h a s s t o p p e d . W h a t i s y o u r p l a n t o o f f e r f i n a n c i a l s u p p o r t a n d a s s i s t a n c e t o i m p l e m e n t t h e S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P l a n s , i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n O n t a r i o ? I u n d e r s t a n d t h a t t h e p r o v i n c e h a s f u n d e d t h e e n t i r e s o u r c e p r o t e c t i o n p r o c e s s t o d a t e , p r o v i d i n g o v e r $ 2 0 0 m i l l i o n . I w a n t t o e n c o u r a g e m u n i c i p a l i t i e s t o e n g a g e i n t h i s p r o c e s s a s m u c h a s p o s s i b l e . T h e y h o l d o n e t h i r d o f t h e s e a t s o n s o u r c e p r o t e c t i o n c o m m i t t e e s a n d i n a d d i t i o n a r e p r o v i d e d w i t h s e v e r a l o p p o r t u n i t i e s t o p r o v i d e t h e i r i n p u t a s p l a n s a r e d e v e l o p e d . O n c e t h e s e s o u r c e p r o t e c t i o n p l a n s a r e f u l l y p r e p a r e d , w e w i l l b e b e t t e r a b l e t o e v a l u a t e t h e f i n a n c i a l i m p a c t o f s o u r c e p r o t e c t i o n p o l i c i e s . A s I h a v e s a i d i n m y a n s w e r s t o y o u r o t h e r q u e s t i o n s , I w a n t t o f i n d a w o r k i n g , l o n g - t e r m s o l u t i o n t h a t i s f a i r a n d t h a t b e n e f i t s s m a l l u r b a n a n d r u r a l O n t a r i o . I k n o w t h a t c o n t i n u i n g t o p r o t e c t s o u r c e w a t e r i s p a r t o f t h a t . 7 R u r a l a n d S m a l l U r b a n c o m m u n i t i e s i n S C O R a r e c o n c e r n e d w i t h t h e l o s s o f H o s p i t a l S e r v i c e s b e i n g d i r e c t e d t h r o u g h t h e L H I N s . M a n y o f o u r c o m m u n i t y H o s p i t a l s s e r v e a s r e g i o n a l h o s p i t a l , s e r v i n g n e i g h b o u r i n g m u n i c i p a l i t i e s a n d i n s o m e c a s e s c r o s s o v e r f r o m L H I N E a s t a n d W e s t . W i t h o u t c o m p r e h e n s i v e h e a l t h c a r e a v a i l a b i l i t y p r i v a t e e n t e r p r i s e w i l l b e r e l u c t a n t t o l o c a t e a n d i n v e s t i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n c o m m u n i t i e s . H o w w i l l y o u e n s u r e t h e s e c o m m u n i t i e s w i l l c o n t i n u e t o o f f e r h e a l t h c a r e s e r v i c e s t o t h e r e s i d e n t s i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n c o m m u n i t i e s a n d n o t c r e a t e s p e c i a l i z e d s e r v i c e h o s p i t a l s w h i c h w i l l h a v e a n e g a t i v e i m p a c t o n t h e c i t i z e n s ? I t ' s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h e w a y w e d e l i v e r c a r e i n o u r p r o v i n c e i s t h a t O n t a r i a n s h a v e a s a y i n l o c a l h e a l t h c a r e d e c i s i o n s , d e t e r m i n i n g p r i o r i t i e s t h r o u g h c o m m u n i t y e n g a g e m e n t , c o n t i n u i n g s u p p o r t f o r i n n o v a t i v e p r o g r a m s a n d b r e a k i n g d o w n t h e s i l o s t h r o u g h i n t e g r a t e d c a r e , a n d t h i s w o r k i s b e i n g d o n e b y t h e L H I N s . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 5 o f 1 8 9 O u r L H I N s w o r k w i t h h o s p i t a l s , l o n g - t e r m c a r e a n d h o m e c a r e p r o v i d e r s d i r e c t l y t o c l o s e g a p s i n t h e s y s t e m a n d i m p r o v e c a r e f o r p a t i e n t s . L a s t y e a r , M i n i s t e r M a t t h e w s l a u n c h e d h e r A c t i o n P l a n f o r h e a l t h c a r e , w h i c h p l a c e s a p r i o r i t y o n b e t t e r c a r e , c l o s e r t o h o m e . A s m e n t i o n e d a b o v e , w e ' v e b u i l t h o s p i t a l s , h i r e d m o r e d o c t o r s a n d n u r s e s a n d e x p a n d e d c a r e f o r m a n y O n t a r i a n s , i n c l u d i n g t h o s e i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n c o m m u n i t i e s . W e ' r e a l s o w o r k i n g w i t h h o s p i t a l s a n d c o m m u n i t y p a r t n e r s i n o u r H e a l t h L i n k s ( I c a n f l i p y o u t h e l i n k ) a n d w e ' r e c o m m i t t e d t o s u p p o r t i n g t h e m i n s m a l l u r b a n a n d r u r a l O n t a r i o c o m m u n i t i e s . n t h e l a s t p r o v i n c i a l b u d g e t , w e p r o t e c t e d a n d w e c o n t i n u e t o s u p p o r t s m a l l a n d r u r a l h o s p i t a l s b e c a u s e t h e y s e r v e a v e r y i m p o r t a n t r o l e i n t h e c o m m u n i t y . I t ' s a l s o i m p o r t a n t t o n o t e t h a t w e ' v e c o m e a l o n g w a y w i t h t h e n u m b e r o f p h y s i c i a n s w o r k i n g i n O n t a r i o , s i g n i f i c a n t l y i n c r e a s i n g a c c e s s i n s m a l l u r t > a n a n d r u r a l c o m m u n i t i e s . I n m o r e r e m o t e c o m m u n i t i e s , w e ' v e e x p a n d e d t e l e m e d i c i n e , w h i c h a l l o w s a c c e s s t o c a r e , c l o s e r t o h o m e . I w i l l c o n t i n u e s u p p o r t i n g r u r a l h e a l t h c a r e . 8 . W h a t i s y o u r p o s i t i o n o n r e f u e l i n g a n d r e f u r b i s h i n g o f t h e L a m b t o n S h o r e s a n d N a n t i c o k e P o w e r G e n e r a t i n g s t a t i o n , k e e p i n g v i t a l j o b s i n r u r a l a n d s m a l l u r b a n O n t a r i o ? T h e 2 5 0 p e o p l e e m p l o y e d b y t h e g e n e r a t i n g s t a t i o n a r e e s s e n t i a l t o i t s s a f e a n d r e l i a b l e o p e r a t i o n . A p p r o x i m a t e l y $ 9 0 0 m i l l i o n h a s b e e n s p e n t o n e n e r g y e f f i c i e n c y , r e l i a b i l i t y , a n d e n v i r o n m e n t a l i m p r o v e m e n t s o v e r t h e y e a r s . W h i l e N a n t i c o k e G S h a s r e c e n t l y t a k e n o n t h e r o l e o f p r o v i d i n g r e l i a b i l i t y d u r i n g p e a k t i m e s a n d f o u r o f t h e e i g h t g e n e r a t o r s h a v e b e e n r e t i r e d , O n t a r i o ' s L o n g - T e r m E n e r g y P l a n r e c o g n i z e s t h a t c o n v e r s i o n o f s o m e g e n e r a t o r s i s a n o p t i o n i f n e e d e d f o r s y s t e m r e l i a b i l i t y . 9 . S C O R E D C h a s i d e n t i f i e d t h e n e c e s s i t y t o r e p u r p o s e t h e D e l h i R e s e a r c h S t a t i o n . T h i s i s a v a l u a b l e a s s e t t h a t w e f e e l i s n e e d e d i n t h e r e g i o n . S C O R E D C a n d E r i e I n n o v a t i o n a n d C o m m e r c i a l i z a t i o n h a v e f o r m e d a c o m m i t t e e a l o n g w i t h a n u m b e r o f o t h e r i n t e r e s t e d s t a k e h o l d e r s t o d e t e r m i n e p o s s i b l e o p t i o n s f o r t h e s t a t i o n . H o w w o u l d y o u s u p p o r t a n d a s s i s t g r o u p s i n t h e r e p u r p o s i n g o f t h e s t a t i o n ? C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 6 o f 1 8 9 I t i s u n f o r t u n a t e t h a t t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t d e c i d e d t o c u t f u n d i n g t o t h i s i m p o r t a n t s t a t i o n . I u n d e r s t a n d t h e M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s w i l l c o n t i n u e t o a s s e s s a n d r e s p o n d t o t h e i m p a c t o f t h e c l o s u r e . U n d e r m y l e a d e r s h i p , t h e M i n i s t r y w i l l c o n t i n u e t o w o r k w i t h o u r f e d e r a l p a r t n e r s a n d a l l t h o s e a f f e c t e d t o i d e n t i f y s t r a t e g i e s a n d o p p o r t u n i t i e s t o s u p p o r t a g r i c u l t u r a l r e s e a r c h . C o n s u l t i n g w i t h o u r l o c a l p a r t n e r s i s a b s o l u t e l y e s s e n t i a l t o d o i n g t h i s s u c c e s s f u l l y . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 7 o f 1 8 9 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e P a g e 4 8 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 4 9 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 0 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 1 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 2 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 3 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 4 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 5 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 6 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 7 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 8 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 5 9 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 6 0 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 6 1 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 6 2 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 6 3 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s P a g e 6 4 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 6 5 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 6 6 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 6 7 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 6 8 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 6 9 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 7 0 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n P a g e 7 1 o f 1 8 9 Page 72 of 189 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t F i l e : E 0 9 S U B J E C T : R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 0 2 P u r p o s e : T h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d t h e a c c e p t a n c e o f t h e l o w e s t c o m p l e t e t e n d e r b i d f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s f o r t h e R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " B a c k g r o u n d : O n J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 , f i n a l r e a d i n g i s t o b e g i v e n t o P r o v i s i o n a l B y - L a w # 2 0 1 2 - 1 2 3 t h a t p r o v i d e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " l o c a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i o n i s $ 1 9 5 0 . T e n d e r F o r m s w e r e p r e p a r e d b y t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s . T h e T e n d e r I n v i t e N o t i c e p r o v i d e d f o r a c l o s i n g d a t e o f J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 3 a t 1 2 n o o n . T h e f o l l o w i n g t e n d e r s w e r e r e c e i v e d b y c l o s i n g : 1 . F r o e s e E x c a v a t i n g ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m & D r a f t i n t h e a m o u n t o f ( $ 2 0 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 1 9 6 2 . 0 0 ( p l u s H S T ) . 2 . V a n G o r p D r a i n a g e a n d E x c a v a t i n g ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m & C e r t i f i e d C h e q u e i n t h e a m o u n t o f $ 3 0 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 3 , 0 0 0 . 0 0 t o c o m m e n c e w o r k o n o r b e f o r e M a r c h 1 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e J u n e 3 0 , 2 0 1 3 . S t a f f C o m m e n t s : T h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e w o r k s a s c o n t a i n e d w i t h i n t h e r e p o r t i s $ 1 9 5 0 . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t s t a t e s t h a t w h e r e t h e c o n t r a c t p r i c e e x c e e d s 1 3 3 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f t h e c o n t r a c t p r i c e , C o u n c i l o f t h e i n i t i a t i n g m u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o c a l l a m e e t i n g t o d e a l w i t h t h e n e c e s s a r y m o d i f i c a t i o n s . A s t h e t e n d e r e d a m o u n t s d o n o t e x c e e d 1 3 3 % , t h e c o n t r a c t c a n b e a w a r d e d . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 3 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 2 1 8 J a n u a r y 2 0 1 3 R e c o m m e n d a t i o n : " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a c c e p t t h e t e n d e r f o r p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s s e t o u t i n t h e F o r m o f T e n d e r f o r t h e R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " , a s s u b m i t t e d b y F r o e s e E x c a v a t i n g , i n t h e a m o u n t o f $ 1 9 6 2 . 0 0 ( e x c l u d i n g t a x e s ) : A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 3 - 0 1 3 a u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f c o n t r a c t d o c u m e n t s b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d R e v i e w e d B y ^ ^ ^ I ^ A ^ / b . z a i . ^ » - \ > D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t ^ 8 g < e r B i l l K n i f t o n m i m s t ^ a t o r y S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 4 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 1 3 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E R I C H M O N D R O A D D R A I N B R A N C H " A " I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n b ' a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o m i i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S T H 2 4 * " D A Y O F J A N U A R Y 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 5 o f 1 8 9 P a g e 1 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S R I C H M O N D R O A D D R A I N - B R A N C H ' A M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 1 , S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e C l e r k a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s a t 9 3 3 4 P l a n k R o a d . S t r a f f b n l v i l l e . O n t a r i o N O J 1 Y O . R f t ^ ? . H O K \ A - K ^ > A ^ ^ ^ L ^ ^ I f - / 2 . S P E C I F I C A T I O N S ; T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E : T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y , 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l t w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r f y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s . 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 . T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T , ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a i l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E ; T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 6 o f 1 8 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M u n i c i p a l i t y o f B a v h a m R E : C o n s t r u c t i o n o f : R i c h m o n d R o a d D r a i n - B r a n c h ' A ' S i r s : T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a l l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N 1 . ( T O a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ 7 ^ 2 . b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ / i W i - T ^ S u b - T o t a l $ ; . 9 6 3 P l u s H . S . T . 1 3 % $ . ^ 5 - y . ^ T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N $ 2 , ^ n o ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g : ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . . . . . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a \ s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r a g r e e s t o c o m m e n c e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . . . . . . . . a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e : ( b ) T h e m a j o r e q u i p m e n t p r o p o s e d f o r u s e o n t h i s p r o j e c t i s c ) I f a n e x c a v a t o r i s l i s t e d i n ( b ) a b o v e , i t w i l l b e u s e d t o e x c a v a t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " . d i a . A i l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y : . . . E b - * £ . : ? . i L . . . £ ' ^ c a ^ L n c f C O M P A N Y N A M E M A Y O R . 1 3 A D D R E S S : . f f & ^ . . . B . f c ^ . : S . L . . . . P . . - C : . - ' 3 0 v - ^ C L E R K ^ ^ ; y . ; ? Q . < . d . v j ' . A ^ . . . . e ^ . . . . . ^ ^ . . i y o D A T E S i g n a t u r e : D a t e : . . j T < ^ n . ^ ^ . . . . . t . . ^ . . 4 . . ^ 0 t . . ' 3 . . . . . . . . . ( S e a ! i f t n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 7 o f 1 8 9 P a g e 3 o f 3 E X T E N T O F W O R K R I C H M O N D R O A D D R A I N - B R A N C H ' A t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 1 4 7 9 O c t o b e r 1 9 , 2 0 1 2 B R A N C H ' A ' I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g H . D . P . E . s e w e r p i p e l M ° ^ Q . . s . 3 0 m e t e r s o f 1 5 0 m m ( 6 " ) H . D . P . E . s e w e r p i p e S u p p l y o f t h e a b o v e l i s t e d p i p e ^ J J L o o j - . s . N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . F T ? ? C J 5 > ^ / : r s £ / . i 3 c A ^ - . t - i t r ^ ^ C O M P A N Y N A M E : A D D R E S S : 5 ~ ^ i ^ & F ~ < ^ + ^ S ^ . P , 0 i 3 u y ^ . 7 y S + r c - ^ r J ^ d ^ o ^ r ^ C L T J / L > T E L E P H O N E N O : J 7 £ f - ? / ~ ? - ^ f c / F A X N O : C T t } - ^ f c - f ^ 0 3 N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n P a g e 7 8 o f 1 8 9 s C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 P l O F R O M : B i l l K n i f t o n , C h i e f B u U d i n g O f f i c i a l R e p o r t : P 2 0 1 3 - 0 0 1 S U B J E C T : 2 0 1 2 F o u r t h Q u a r t e r R e p o r t B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o i n f o r m C o u n c i l o f t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u i l d i n g S e r v i c e s a n d D r a i n a g e d e p a r t m e n t f o r t h e f o u r t h q u a r t e r o f t h e y e a r f o r 2 0 1 2 . B u i l d i n g S e r v i c e s : S t a t i s t i c s f o r B u i l d i n g p e r m i t s i s s u e d f r o m O c t o b e r 1 t o e n d o f D e c e m b e r 2 0 1 2 a r e n o t e d b e l o w : Y e a r 2 0 1 2 2 0 1 1 2 0 1 0 N o . p e r m i t s i s s u e d 2 3 2 1 3 2 P e r m i t f e e s $ 1 8 , 6 9 7 $ 1 0 , 3 7 7 $ 1 9 , 2 6 7 C o n s t r u c t i o n V a l u e $ 1 , 5 2 0 , 2 5 9 $ 1 , 3 1 9 , 9 5 0 $ 1 , 7 8 7 , 7 7 5 H o u s e s 6 0 5 F a r m B u i l d i n g s 2 0 1 0 O t h e r 1 5 2 1 1 7 T o t a l B u i l d i n g P e r m i t s i s s u e d f o r 2 0 1 2 : Y e a r 2 0 1 2 2 0 1 1 2 0 1 0 N o . p e r m i t s i s s u e d 1 2 1 1 1 6 1 4 3 P e r m i t f e e s $ 8 1 , 7 8 3 $ 6 7 , 3 0 2 $ 7 0 , 6 3 8 C o n s t r u c t i o n V a l u e $ 6 , 9 4 0 , 8 7 9 $ 5 , 4 2 9 , 0 4 7 $ 8 , 3 9 6 , 9 4 1 H o u s e s 2 3 1 3 1 5 F a r m B u i l d i n g s 9 2 1 2 6 O t h e r 8 9 8 2 1 0 2 O t h e r : ^ T h e n e w t r u c k i n g t e r m i n a l i n d u s t r i a l b u i l d i n g o n B a y h a m D r i v e h a s b e e n c o m p l e t e d a n d ^ o c c u p i e d > T h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l h a s a r e n o v a t i o n p e r m i t t o u p g r a d e s o m e c l a s s r o o m s . T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g 2 0 1 2 F o u r t h Q u a r t e r P a g e 7 9 o f 1 8 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 2 J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 D r a i n a g e : D r a i n a g e w o r k f o r t h e f o u r t h q u a r t e r o f 2 0 1 2 i s n o t e d b e l o w : N e w D r a i n s D r a i n N a m e S t a t u s P h i l l i p s D r a i n O n s i t e m e e t i n g c o m p l e t e d D r a i n M a i n t e n a n c e D r a i n N a m e S t a t u s S w a n c e D r a i n T i l e r e p a i r c o m p l e t e d E l l i o t t D r a i n T i l e r e p a i r c o m p l e t e d S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 4 : B e d e d i c a t e d t o S e r v i c e E x c e l l e n c e R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u U d i n g S e r y i c e s & D r a i n a g e D e p a r t m e n t f o r t h e f o u r t h q u a r t e r o f 2 0 1 2 b e r e c e i v e d " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y , / b . L ^ / ; 1 ^ , - ? - A ^ ^ t \ C h T e f B u i l d i n g O f f i c i a l " f c y r i r r ] / B i l l K n i f t o n A n i s t r a l b r I S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g 2 0 1 2 F o u r t h Q u a r t e r P a g e 8 0 o f 1 8 9 Municipality of Bayham Building Permit Report by Permit Number From October 1, 2012 to December 31, 2012 Permit #Project Address Project Description Date Issued Est. Value Permit Fee 2012-B-099 57446 Eden Line install septic system 10/01/12 $9,000 $375 2012-B-100 12053 Bayham Norfolk Boundary construct 1920 sq ft drive shed 10/03/12 $40,000 $541 2012-B-101 6822 Richmond Road install septic system 10/05/12 $10.000 S375 2012-B-102 34 Centre Street construct 1805 sq ft house 10/09/12 $200,000 $1.840 2012-B-103 4690 Csinos Road demolish existing house 10/10/12 $4,500 $80 2012-B-104 4690 Csinos Road replace septic tank 10/10/12 $3,000 $265 2012-B-105 56332 Heritage Line construct deck to front of house 10/10/12 $1,500 $80 2012-B-106 4690 Csinos Road construct 152Q sq ft house 10/15/12 $200.000 $1.840 2012-B-107 6822 Richmond Road demolish existing house 10/15/12 $5/000 $80 2012-B-108 3 McCord Lane construct 480 sq ft addition to cottage 10/18/12 $20,000 $484 2012-B-109 56866 Heritage Line construct 384 sq ft storage shed 10/22/12 $4,000 $80 2012-B-110 55318 Light Line construct 2198 sq ft house 10/24/12 $160,000 $2,070 2012-B-lll 55318 Light Line install septic system 10/24/12 $5,000 $375 2012-B-H2 57897 Calton Line construct 5000 sq ft implement barn 10/30/12 $56,000 $1,280 2012-B-113 11168 Springerhill Road construct 192 sq ft house addition 11/05/12 $5/000 $186 2012-B-114 11184 Plank Road construct 1718 sq ft house 11/05/12 $195,000 $2.040 2012-B-115 57101 Calton Line construct 210 sq ft lean-to addtion to barn 11/06/12 $1/500 $183 2012-B-116 6822 Richmond Road construct 1948 sq ft house 11/08/12 $200/000 $2,030 2012-B-117 9188 Plank Road classroom renovations 11/13/12 $189/600 $1,862 2012-B-118 56957 Talbot Line replace roof system on existing building 11/21/12 $45,159 $463 2012-B-119 9339 James Street construct 1612 sq ft house 11/21/12 $160,000 $1/980 2012-B-120 22 Erieus Street renovate existing kitchen 12/10/12 $4,000 SllO 2012-B-121 55318 Light Line install wood burning stove and chimney 12/14/12 $2,000 $80 Total $1/520/259 $18,697 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g 2 0 1 2 F o u r t h Q u a r t e r P a g e 8 1 o f 1 8 9 Page 82 of 189 8 ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y I I / 2 0 1 3 F R O M : G o r d R o e s c h - F i r e C h i e f F I L E : A o ^ S U B J E C T : P o l i c y A p p r o v a l s N U M B E R : P 2 0 1 3 - 0 0 2 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o p r o v i d e C o u n c i l w i t h a r e c o m m e n d a t i o n t o a p p r o v e t w o p o l i c i e s f o r t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s . 1 . R e t u r n t o W o r k P o l i c y 2 . A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y S t a f f C o m m e n t s R E T U R N T O W O R K P O L I C Y A s a n e m p l o y e r / t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s c e r t a i n d u t i e s v i a t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d w h e n i t c o m e s t o e m p l o y e e s r e t u r n i n g t o w o r k . G e n e r a l l y t h e s e r e q u i r e m e n t s a r e : 1 . R e p o r t a n i n j u r y t o t h e W S I B 2 . C o n t a c t a n e m p l o y e e a s s o o n a s p o s s i b l e a f t e r a n i n j u r y a n d s t a y i n c o n t a c t t h r o u g h o u t t h e r e c o v e r y p r o c e s s 3 . O f f e r t o r e - e m p l o y y o u i f y o u a r e m e d i c a l l y f i t t o d o t h e e s s e n t i a l d u t i e s o f y o u r j o b o r s u i t a b l e w o r k i f ; a . T h e r e a r e m o r e t h a n 2 0 e m p l o y e e ' s b . T h e e m p l o y e e h a s w o r k e d c o n t i n u o u s l y f o r a t l e a s t o n e y e a r C u r r e n t l y t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s d o n o t h a v e a f o r m a l r e t u r n t o w o r k p o l i c y . I n a d d i t i o n t o r e q u i r e m e n t s u n d e r t h e W S I B a n d d u e t o t h e p h y s i c a l a n d e m o t i o n a l d e m a n d s r e q u i r e d t o b e a f l r e f i g h t e r / t h i s p o l i c y s h a l l b e a p p l i e d a n y t i m e b e f o r e a f i r e f i g h t e r r e t u r n s f r o m a m e d i c a l l e a v e o f a b s e n c e / r e g a r d l e s s o f t h e c a u s e o f t h e i n j u r y o r i l l n e s s . F o r e x a m p l e / s h o u l d a v o l u n t e e r f i r e f i g h t e r b e i n j u r e d a t t h e i r f u l l t i m e j o b o r s u f f e r a n o n - w o r k r e l a t e d i l l n e s s l i k e a h e a r t a t t a c k t h e p o l i c y w i l l a p p l y . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e / t h a t i t i s t h e s o l e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e i n j u r e d o r i l l f i r e f i g h t e r t o i n f o r m m a n a g e m e n t o f a n o n - r e l a t e d i l l n e s s o r i n j u r y a n d r e q u e s t a m e d i c a l l e a v e o f a b s e n c e f r o m t h e F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s . A n y c o s t s a s s o c i a t e d f o r m e d i c a l e x p e n s e s i n c u r r e d a s a d i r e c t r e s u l t o f t h i s p o l i c y s h a l l b e r e i m b u r s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 3 o f 1 8 9 2 . A U X I L I A R Y F I R E F I G H T E R P O L I C Y T h r o u g h t h e E s t a b l i s h i n g a n d R e g u l a t i n g B y - l a w , C o u n c i l h a s a p p r o v e d t h e u s e o f a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r s . O v e r t h e p a s t s e v e r a l y e a r s , B a y h a m h a s u t i l i z e d A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r s a n d t h i s p o l i c y i s j u s t t h e f o r m a l i z a t i o n o f h o w w e a r e c u r r e n t l y o p e r a t i n g . K e y p o l i c y p o i n t s i n c l u d e : 1 . A u x i l i a r i e s a r e i n s u r e d u n d e r o r V F I S a n d W S I B i n s u r a n c e p o l i c i e s 2 . A u x i l i a r i e s m a y a t t e n d e m e r g e n c i e s a n d t r a i n i n g , h o w e v e r t h e y d o n o t g e t p a i d p o i n t s 3 . A n A u x i l i a r y m u s t s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e a t r a i n i n g p r o g r a m a p p r o v e d b y t h e F i r e C h i e f p r i o r t o b e i n g h i r e d a s a p r o b a t i o n a r y f i r e f i g h t e r A g a i n , i t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h i s p o l i c y i s j u s t t h e f o r m a l i z a t i o n o f h o w w e a r e c u r r e n t l y o p e r a t i n g a n d w i l l h a v e n o i m p a c t o n o u r o p e r a t i o n a l b u d g e t . A t t a c h m e n t s 1 . R e t u r n t o W o r k P o l i c y : a . B A Y - H S - 0 8 b . W S I B F u n c t i o n a l A b i l i t i e s F o r m 2 . A u x i l i a r y F l r e f i e h t e r P o l i c y : a . B A Y - R - 0 3 - A u x i l i a r y F i r e f i e h t e r O r i e n t a t i o n B o o k l e t R e c o m m e n d a t i o n s ' T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g a R e t u r n t o W o r k P o l i c y a n d A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y b e r e c e i v e d a n d a d o p t e d b y C o u n c i l . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d / R e v i e w e d B y : / ^ ^ T ~ A G o r d R o e s c h g e r F i r e C h i e f C . A . O . S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 4 o f 1 8 9 B A Y H A M F I R E A N D E M E R G E N C Y S E R V I C E S P O L I C Y 0 1 S E C T I O N : P e r s o n n e l S a f e t y T I T L E : F i r e f i g h t e r R e t u r n t o W o r k P o l i c y P O L I C Y D a t e A p p r o v e d : R e v i s i o n D a t e s : J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 P U R P O S E : T o e s t a b l i s h a p o l i c y a p p r o v e d b y C o u n c i l t o p r o v i d e f o r t h e s a f e t y o f m e m b e r s o f t h i s a n d t o p r o t e c t t h e f i r e d e p a r t m e n t a n d m u n i c i p a l i t y f r o m l i t i g a t i o n S C O P E : T h i s p o l i c y a p p l i e s t o a l l m e m b e r s o f t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s D E F I N I T I O N S : E m p l o y e e A p p r o v a l : A n y m o d i f i e d w o r k o r R e t u r n t o W o r k P l a n s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e e m p l o y e e r e q u e s t i n g t h e r e t u r n t o w o r k p l a n o r m o d i f i e d w o r k F i r e f i e h t e r : I n c l u d e s a l l m e m b e r s o f t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s i n c l u d i n g F i r e C h i e f , D e p u t y F i r e C h i e f , D i s t r i c t F i r e C h i e f , C h i e f T r a i n i n g O f f i c e r , C h i e f F i r e P r e v e n t i o n O f f i c e r , C a p t a i n , F i r e f i g h t e r a n d A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r o r a n y o t h e r r a n k o r p o s i t i o n w i t h i n t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s M o d i f i e d W o r k : A n y t a s k o r j o b o r g r o u p t h a t n e e d s t o b e m o d i f i e d o r e l i m i n a t e d s o t h a t a n e m p l o y e e i s n o t i n j u r e d f u r t h e r w h i l e w o r k i n g f o r t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s M u n i c i p a l A p p r o v a l : A n y m o d i f i e d w o r k o r R e t u r n t o W o r k P l a n s h a l l b e a p p r o v e d b y C A O o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P h y s i c i a n A p p r o v a l : A n y m o d i f i e d w o r k o r R e t u r n t o W o r k P l a n s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e e m p l o y e e ' s p h y s i c i a n R e t u r n t o W o r k P r o g r a m : T h i s i s a f o r m a l p r o g r a m t h a t m a y c o n t a i n a l t e r n a t e h o u r s o f w o r k , t a s k r e s t r i c t i o n s o r o t h e r m e a s u r e s t h a t i s a p p r o v e d t o f a c i l i t a t e t h e s a f e r e t u r n t o w o r k f o r a n e m p l o y e e . B A Y - P O L - 0 1 - M o d i f i e d W o r k / R e t u r n t o W o r k P l a n R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 5 o f 1 8 9 P O L I C Y : G o a l : T h e g o a l o f t h e E a r l y a n d S a f e R e t u r n t o w o r k p r o c e s s i s t o r e t u r n t h e w o r k e r t o s u i t a b l e a n d a v a i l a b l e e m p l o y m e n t i n a t i m e l y m a n n e r . G u i d i n e P r i n c i p l e s : T h e p o l i c y i s g u i d e d b y t h e f o l l o w i n g p r i n c i p l e s t h a t u n d e r l i n e t h e v a l u e s o f a s u c c e s s f u l m o d i f i e d w o r k p r o g r a m . 1 . M u t u a l r e s p e c t 2 . O p e n c o m m u n i c a t i o n 3 . C o n f i d e n t i a l i t y 4 . P a r t i c i p a t i o n 5 . C o - o p e r a t i o n 6 . M e a n i n g f u l W o r k ( V a l u e A s s e s s e d W o r k ) 7 . W o r k b a s e d o n p r e - i n j u r y j o b a n d c a p a b i l i t i e s . 8 . P r o v i s i o n s f o r t h e a c q u i s i t i o n o f t h e s k i l l s r e q u i r e d t o p e r f o r m t h e t a s k s g i v e n . 9 . M o d i f y t h e w o r k / n o t t h e i n j u r e d w o r k e r , i f p o s s i b l e f o r a t e m p o r a r y p e r i o d o f t i m e d u r i n g r e c o v e r y . P e r m a n e n t i n j u r i e s / i l l n e s s e s t o b e a c c o m m o d a t e d a s i d e n t i f i e d a n d w i t h o u t u n d u e h a r d s h i p t o e i t h e r e m p l o y e e / e m p l o y e r P r o c e d u r e s : 1 . T h e f i r e f i g h t e r s h a l l r e p o r t a n e x p o s u r e , i n j u r y o r i l l n e s s i m m e d i a t e l y t o t h e e m p l o y e r . 2 . T h e e m p l o y e e w i l l b e d i r e c t e d t o c o n s u l t w i t h a H e a l t h P r o f e s s i o n a l o f t h e i r c h o i c e , a s t o t h e p o s s i b i l i t y o f m o d i f i e d w o r k . I t s h a l l b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e e m p l o y e e t o h a v e t h e H e a l t h P r o f e s s i o n a l r e v i e w t h e B A Y H A M F I R E F I G H T E R P H Y S I C A L / E M O T I O N A L D E M A N D S A N A L Y S I S f o r m , B A Y - H S - 0 8 a n d c o m o l e t e a W S I B F u n c t i o n a l A b i l i t i e s F o r m ( F A F ) a n d r e t u r n i t t o t h e F i r e C h i e f o r d e s i g n a t e i n a t i m e l y m a n n e r . T h e E m p l o y e r r e s e r v e s t h e r i g h t t o c o m p e l a n e m p l o y e e t o u n d e r g o a n i n d e p e n d e n t m e d i c a l e x a m i n a t i o n a n d / o r a n i n d e p e n d e n t f u n c t i o n a l a b i l i t i e s e v a l u a t i o n , i f n e c e s s a r y , a n d w i l l b e a t t h e e x p e n s e o f t h e E m p l o y e r . 3 . U p o n r e c e i p t o f t h e F A F r e p o r t , t h e F i r e C h i e f o r t h e i r d e s i g n a t e w i l l c o n t a c t t h e e m p l o y e e t o a f f o r d t h e m t h e o p p o r t u n i t y o f a n o f f e r o f s u i t a b l e a n d a v a i l a b l e m o d i f i e d w o r k , w h e r e a p p r o p r i a t e . T h e C h i e f o r t h e i r d e s i g n a t e s h a l l p l a c e t h e e m p l o y e e i n t o t h e p r o g r a m . I f c o n f l i c t s o c c u r , a c o m m i t t e e c o n s i s t i n g o f t h e F i r e C h i e f , D i s t r i c t C h i e f , C A O a n d t h e e m p l o y e e w i l l a s s e s s t h e i n f o r m a t i o n ( F A F / s u i t a b l e a n d a v a i l a b l e ) a n d B A Y - P O L - 0 1 - M o d i f i e d W o r k / R e t u r n t o W o r k P l a n R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 6 o f 1 8 9 a s s i s t i n i d e n t i f y i n g a l t e r n a t e t a s k s b o t h s u i t a b l e a n d a v a i l a b l e / w i l l c o n s i d e r a n y l i m i t a t i o n s a n d p r o v i d e s u g g e s t i o n s a s t o s p e c i f i c p o s s i b i l i t i e s o f t h e m o d i f i e d w o r k . A n y m o d i f i e d w o r k m u s t b e m e a n i n g f u l w o r k t o t h e e m p l o y e e a n d t h e m u n i c i p a l i t y . 5 . I n o r d e r t o f a c i l i t a t e a s a f e r e t u r n t o w o r k p l a n o r m o d i f i e d w o r k a r r a n g e m e n t t h e d e t a i l e d p l a n s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e C A O , F i r e C h i e f / e m p l o y e e a n d e m p l o y e e p h y s i c i a n . 6 . E v e r y e f f o r t w i l l b e m a d e t o u p d a t e a n y m i s s e d t r a i n i n g w h i l e t h e e m p l o y e e i s o n m o d i f i e d w o r k . T h i s w o u l d i n c l u d e t h e o r y a n d p r a c t i c a l t r a i n i n g i n a c c o r d a n c e w i t h a n y l i m i t a t i o n s . P a r t i c i p a t i o n m a y i n c l u d e i n s p e c t i o n s a n d p u b l i c r e l a t i o n s e v e n t s w i t h a s s i g n e d c r e w s . 7 . T h e e m p l o y e e s h a l l h a v e t h e i r H e a l t h P r o f e s s i o n a l r e v i e w t h e o f f e r o f s p e c i f i c m o d i f i e d w o r k t o e n s u r e t h a t i t i s c o n s i s t e n t w i t h t h e p h y s i c a l r e s t r i c t i o n s a n d c a p a b i l i t i e s . T h e F i r e C h i e f w i l l m o n i t o r a l l s u c h m o d i f i e d w o r k a s s i g n m e n t s t o e n s u r e t h a t i t r e m a i n s a p p r o p r i a t e f o r t h e e m p l o y e e . R e t u r n t o W o r k a n d m o d i f i e d d u t i e s w i l l b e d e a l t w i t h s e p a r a t e l y a n d o n a n i n d i v i d u a l b a s i s . 8 . I f t h e e m p l o y e e e x p e r i e n c e s d i s c o m f o r t i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e a s s i g n e d d u t i e s , h e / s h e s h a l l r e p o r t t h i s t o t h e i r i m m e d i a t e s u p e r v i s o r w h o w i l l t h e n m a k e t h e n e c e s s a r y c h a n g e s i m m e d i a t e l y , t h u s r e d u c i n g a n y f u r t h e r c h a n c e o f i n j u r y t o t h e w o r k e r . A t t h i s t i m e t h e m o d i f i e d d u t y / R T W p r o g r a m w i l l b e r e e v a l u a t e d . A N Y M E M B E R O F T H E D E P A R T M E N T W H O V I O L A T E S T H I S P O L I C Y W I L L B E S U B J E C T T O D I C I P L I N A R Y A C T I O N U P T O A N D I N C L U D I N G D I S M I S S A L F O R M S : 1 . B A Y - H S - 0 8 B A Y H A M F I R E F I G H T E R P H Y S I C A L / E M O T I O N A L D E M A N D S A N A L Y S I S 2 . W S I B F u n c t i o n a l A b i l i t i e s F o r m R E L E V A N T 1 . W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e A c t R E F E R E N C E S : A P P R O V A L S : G o r d R o e s c h D a t e F i r e C h i e f B A Y - P O L - 0 1 - M o d i f i e d W o r k / R e t u r n t o W o r k P l a n R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 7 o f 1 8 9 B A Y H A M F I R E A N D E M E R G E N C Y S E R V I C E S P O L I C Y 0 1 S E C T I O N : P e r s o n n e l S a f e t y T I T L E : M o d i f i e d W o r k / R e t u r n t o W o r k P l a n P O L I C Y D a t e A p p r o v e d : R e v i s i o n D a t e s : J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 R E T U R N T H E S I G N O F F S H E E T T O T H E F I R E C H I E F W H E N A L L M E M B E R S H A V E S I G N E D A P P R O V A L A N D S T A F F S T A T I O N : S I G N O F F S : G o r d R o e s c h D a t e : F i r e C h i e f P R I N T N A M E S I G N A T U R E D A T E s B A Y - P O L - 0 1 - M o d i f i e d W o r k / R e t u r n t o W o r k P l a n R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 8 o f 1 8 9 B A Y H A M F I R E A N D E M E R G E N C Y S E R V I C E S P O L I C Y 0 2 S E C T I O N : A d m i n i s t r a t i o n T I T L E : A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P r o g r a m P O L I C Y D a t e A p p r o v e d : R e v i s i o n D a t e s : J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 3 P U R P O S E : T o e s t a b l i s h a p o l i c y a p p r o v e d b y C o u n c i l t o p r o v i d e f o r a n a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r p r o g r a m i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S C O P E : T h i s p o l i c y a p p l i e s t o a l l m e m b e r s o f t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s w h o a r e h i r e d a s a n a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r a f t e r S e p t e m b e r 1 9 , 2 0 1 2 D E F I N I T I O N S : A u x i l i a r y F i r e f i e h t e r : A m e m b e r w h o h a s b e e n a p p o i n t e d i n t o a r o l e w i t h t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s a s a n a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r w h o i s a w a i t i n g f o r a p o s i t i o n t o o p e n a s a p r o b a t i o n a r y f i r e f i g h t e r F i r e f i e h t e r : I n c l u d e s a l l m e m b e r s o f t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s i n c l u d i n g F i r e C h i e f / D e p u t y F i r e C h i e f , D i s t r i c t F i r e C h i e f / C h i e f T r a i n i n g O f f i c e r , C h i e f F i r e P r e v e n t i o n O f f i c e r / C a p t a i n / F i r e f i g h t e r a n d A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r o r a n y o t h e r r a n k o r p o s i t i o n w i t h i n t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s J T A G R e c r u i t T r a i n i n e : M e a n s a n y t r a i n i n g p r o g r a m a p p r o v e d b y t h e C h i e f T r a i n i n g O f f i c e r a n d t h e F i r e C h i e f d e s i g n e d a t a m i n i m u m t o c o m p l e t e C o m p o n e n t O n e o f t h e O n t a r i o F i r e f i g h t e r C u r r i c u l u m o r a n y s u c h r e v i s e d s t a n d a r d P O L I C Y : G o a l : T h e g o a l o f t h e a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r p r o g r a m i s t o e n s u r e t h a t t h e r e a r e w e l l t r a i n e d f i r e f i g h t e r s a v a i l a b l e t o b e h i r e d a s p r o b a t i o n a r y f i r e f i g h t e r s / i m m e d i a t e l y w h e n a n o p e n i n g f o r a p r o b a t i o n a r y f i r e f i g h t e r o c c u r s . 1 . A s n e e d e d , t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s w i l l h o l d a r e c r u i t m e n t d r i v e : a . R e c r u i t m e n t i n f o r m a t i o n s h a l l b e a d v e r t i s e d i n t h e T i l l s o n b u r g N e w s , A y l m e r E x p r e s s a n d o n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ' s w e b p a g e ( w w w . b a v h a m . o n . c a ) b . A p p l i c a n t s w i l l b e r e q u i r e d t o s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e a p r o c e s s a s o u t l i n e d i n B A Y - R - 0 3 - A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r O r i e n t a t i o n B o o k l e t B A Y - P O L - 0 2 - A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 8 9 o f 1 8 9 2 . A p p l i c a n t s t h a t a r e s u c c e s s f u l a n d o f f e r e d a p o s i t i o n a s a n a u x i l i a r y m e m b e r o f t h e B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s s h a l l c o m p l e t e t h e J T A G R e c r u i t T r a i n i n g P r o g r a m p r i o r t o b e i n g c o n s i d e r e d f o r a p r o b a t i o n a r y f i r e f i g h t e r p o s i t i o n 3 . A p p l i c a n t s w i t h p r e v i o u s f i r e f i g h t i n g e x p e r i e n c e m a y n o t b e r e q u i r e d t o c o m p l e t e t h e J T A G R e c r u i t T r a i n i n g P r o g r a m ; i t i s a t t h e s o l e d i s c r e t i o n o f t h e F i r e C h i e f t o g r a n t a n e x e m p t i o n f r o m J T A G a f t e r a n e v a l u a t i o n o f p r e v i o u s e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e i s c o m p l e t e d 4 . A u x i l i a r y f i r e f i g h t e r s w i l l n o t r e c e i v e p o i n t s f o r a t t e n d i n g d e p a r t m e n t a l t r a i n i n g o r e m e r g e n c y c a l l s , h o w e v e r t h e y w i l l b e e n t i t l e d t o a s t i p e n d a f t e r c o m p l e t i n g t h e J T A G R e c r u i t T r a i n i n g P r o g r a m a s a p p r o v e d b y C o u n c i l i n t h e b u d g e t 5 . A u x i l i a r y f i r e f i g h t e r s w i l l b e c o v e r e d u n d e r W S I B a n d V F I S b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 6 . T h e n u m b e r o f a u x i l i a r y f i r e f i g h t e r s w i l l n o t e x c e e d t h r e e p e r s t a t i o n a t a n y o n e t i m e . A u x i l i a r y f i r e f i g h t e r s r e p o r t t o t h e C h i e f T r a i n i n g O f f i c e r a s o u t l i n e d i n t h e E s t a b l i s h i n g a n d R e g u l a t i n g B y - L a w A N Y M E M B E R O F T H E D E P A R T M E N T W H O V I O L A T E S T H I S P O L I C Y W I L L B E S U B J E C T T O D I Q P U N A R Y A C T I O N U P T O A N D I N C L U D I N G D I S M I S S A L F O R M S : 1 . N O N E R E L E V A N T 1 . B a v h a m E s t a b l i s h i n g a n d R e e u l a t i n e B y - l a w R E F E R E N C E S : 2 . A u x i l i a r y F i r e f i p h t e r O r i e n t a t i o n B o o k l e t ( B A Y - R - 0 3 ) A P P R O V A L S : G o r d R o e s c h D a t e F i r e C h i e f B A Y - P O L - 0 2 - A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 9 0 o f 1 8 9 B A Y H A M F I R E A N D E M E R G E N C Y S E R V I C E S P O L I C Y 0 2 S E C T I O N : A d m i n i s t r a t i o n T I T L E : A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P r o g r a m P O L I C Y D a t e A p p r o v e d : R e v i s i o n D a t e s : S e p t e m b e r 1 9 , 2 0 1 2 S e p t e m b e r 1 9 , 2 0 1 2 R E T U R N T H E S I G N O F F S H E E T T O T H E F I R E C H I E F W H E N A L L M E M B E R S H A V E S I G N E D A P P R O V A L S T A T I O N : A N D S T A F F S I G N O F F S : G o r d R o e s c h D a t e : F i r e C h i e f P R I N T N A M E S I G N A T U R E D A T E B A Y - P O L - 0 2 - A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y R e v . O O l S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . P a g e 9 1 o f 1 8 9 Page 92 of 189 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 1 9 A . J . S T O N E C O M P A N Y L T D P F 0 0 7 5 8 6 7 0 H E L M E T S , F A C E S H I E L D S 1 1 / 2 7 / 2 0 1 2 2 , 1 7 0 . 8 9 0 1 3 7 3 1 C h e q u e A m o u n t - 2 , 1 7 0 . 8 9 0 0 1 9 0 8 A L L A N C L E A N A I R S Y S T E M S L T D 2 0 7 3 0 9 W A T E R F I L T E R S 1 2 / 1 4 / 2 0 1 2 4 8 2 . 5 1 0 1 3 7 3 2 C h e q u e A m o u n t - 4 8 2 . 5 1 0 0 0 0 7 4 A Y L M E R & E A S T E L G I N h o m e & g a r d e n s h o w R E G I S T R A T I O N 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 8 3 . 9 0 0 1 3 7 3 3 C h e q u e A m o u n t - 2 8 3 . 9 0 0 0 0 0 7 8 A Y L M E R G A R D E N C E N T R E 1 3 5 5 S N O W P L O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 1 0 1 . 7 5 0 1 3 7 3 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 0 1 . 7 5 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 0 9 4 6 8 7 C H A N G E T I R E 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 2 7 5 . 6 4 0 1 3 7 3 5 C h e q u e A m o u n t - 2 7 5 . 6 4 0 0 0 0 9 1 B A R R Y R . C A R D 2 1 2 0 1 3 - 6 5 L E G A L S E R V I C E S 1 2 / 2 8 / 2 0 1 2 7 1 4 . 1 6 0 1 3 7 3 6 2 1 2 0 1 4 - 6 5 L E G A L S E R V I C E S 1 2 / 2 8 / 2 0 1 2 4 4 . 6 4 0 1 3 7 3 6 C h e q u e A m o u n t - 7 5 8 . 8 0 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 6 0 2 6 W A T E R B O T T L E S - M E D B L D G 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 8 . 0 0 0 1 3 7 3 7 C h e q u e A m o u n t - 8 . 0 0 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 9 6 0 6 3 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 1 2 / 0 8 / 2 0 1 2 2 1 2 . 7 1 0 1 3 7 3 8 C h e q u e A m o u n t - 2 1 2 . 7 1 0 0 0 2 2 9 D A N C E S E W E R C L E A N I N G I N C 1 3 4 8 1 C L E A N F O R C E M A I N & S E W E R S 1 2 / 0 7 / 2 0 1 2 2 , 0 1 7 . 0 5 0 1 3 7 3 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 1 7 . 0 5 0 0 1 6 9 0 D O W L E R - K A R N 1 2 3 7 4 R O A D D I E S E L 1 2 / 0 4 / 2 0 1 2 9 1 2 . 8 9 0 1 3 7 4 0 1 2 3 7 5 D Y E D I E S E L 1 2 / 0 4 / 2 0 1 2 2 6 2 . 9 8 0 1 3 7 4 0 1 2 4 1 2 R E G G A S 1 2 / 0 6 / 2 0 1 2 1 , 5 0 8 . 9 0 0 1 3 7 4 0 1 2 4 4 8 R E G G A S 1 2 / 1 1 / 2 0 1 2 8 9 1 . 7 7 0 1 3 7 4 0 1 2 5 0 1 R E G G A S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 6 8 9 . 7 4 0 1 3 7 4 0 1 2 5 6 6 R O A D D I E S E L 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 1 , 9 4 9 . 6 3 0 1 3 7 4 0 1 2 5 9 6 R E G G A S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 8 1 7 . 3 0 0 1 3 7 4 0 3 6 5 0 9 R O A D D I E S E L 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 2 , 3 4 3 . 2 6 0 1 3 7 4 0 3 6 5 1 0 D Y E D D I E S E L 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 6 3 4 . 6 9 0 1 3 7 4 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 3 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 3 6 5 1 1 R E G G A S 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 5 9 1 . 4 9 0 1 3 7 4 0 C h e q u e A m o u n t - 1 0 , 6 0 2 . 6 5 0 0 1 1 9 3 D R I V E T E S T N 3 4 / 4 0 8 L o n d o n T R A I N I N G 1 1 / 1 4 / 2 0 1 2 3 5 2 . 3 3 0 1 3 7 4 1 C h e q u e A m o u n t - 3 5 2 . 3 3 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C - 2 9 1 5 3 - 0 C O U P L E R S 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 4 0 9 . 6 7 0 1 3 7 4 2 1 - 2 9 2 4 7 - 0 C R I M P S , H O S E 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 3 4 8 . 1 2 0 1 3 7 4 2 1 - 2 9 2 5 7 - 0 H Y D R A U L I C H O S E R E E L , C R I M P S 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 8 0 . 6 9 0 1 3 7 4 2 C h e q u e A m o u n t - 9 3 8 . 4 8 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K J a n 5 1 9 8 6 6 5 5 2 1 M O N T H L Y T E L E P H O N E 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 1 , 4 1 6 . 3 4 0 1 3 7 4 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 4 1 6 . 3 4 0 0 1 1 6 2 E D K E T C H A B A W 2 0 1 2 m e e t i n g s C O U N C I L M E E T I N G S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 9 0 . 0 0 0 1 3 7 4 4 C h e q u e A m o u n t - 9 0 . 0 0 0 0 0 2 9 9 E L G I N P U R E W A T E R 0 0 0 0 1 6 9 2 8 8 M O N T H L Y R E N T A L 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 1 1 4 . 7 0 0 1 3 7 4 5 C h e q u e A m o u n t - 1 1 4 . 7 0 0 0 1 6 3 7 F U T U R E R O A D S O L U T I O N S I N C . 9 0 5 5 2 G E O M E L T 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 1 , 8 7 9 . 5 3 0 1 3 7 4 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 7 9 . 5 3 0 0 0 3 6 7 G E N E R A L C H E M I C A L 9 0 5 3 3 0 0 9 A L U M S U L F A T E 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 6 7 9 . 6 6 0 1 3 7 4 7 C h e q u e A m o u n t - 6 7 9 . 6 6 0 0 1 6 1 6 G I L L E S T H E R R I E N B A C K H O E S E R V I C E 5 1 6 S N A K E C U L V E R T 1 2 / 0 7 / 2 0 1 2 2 8 2 . 5 0 0 1 3 7 4 8 5 2 9 S N A K E C U L V E R T S 1 2 / 1 0 / 2 0 1 2 8 4 7 . 5 0 0 1 3 7 4 8 5 3 6 S N A K E C A T C H B A S I N 1 2 / 1 0 / 2 0 1 2 2 8 2 . 5 0 0 1 3 7 4 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 4 1 2 . 5 0 0 0 0 3 8 6 G R A H A M S C O F T E N N S S 2 3 3 6 6 I N T E R I M C O N T R O L T E S T I N G 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 3 , 3 9 0 . 0 0 0 1 3 7 4 9 C h e q u e A m o u n t - 3 , 3 9 0 . 0 0 0 0 1 0 2 7 G R E E N L E A A G C E N T E R I N C 0 0 0 0 1 2 9 6 5 0 A I R V E N T , C A B L E 1 2 / 2 4 / 2 0 1 2 3 4 1 . 2 1 0 1 3 7 5 0 0 0 0 0 1 2 9 6 5 1 C A B L E S 1 2 / 2 4 / 2 0 1 2 3 3 2 . 7 4 0 1 3 7 5 0 C h e q u e A m o u n t - 6 7 3 . 9 5 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 4 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 n I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 2 5 8 H E N N E S S Y G I B S O N H O G A N 5 6 3 9 7 L E G A L S E R V I C E S 1 2 / 3 0 / 2 0 1 2 4 1 0 . 4 4 0 1 3 7 5 1 C h e q u e A m o u n t - 4 1 0 . 4 4 0 0 1 3 0 8 H Y D R O O N E N E T W O R K S , I N C E l 4 6 8 9 5 1 8 2 4 M A C N E I L C R T - I N S T A L L A T I O N 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 1 , 3 4 4 . 8 2 0 1 3 7 5 2 C h e q u e A m o u n t " 1 , 3 4 4 . 8 2 0 0 0 2 1 7 I B I G R O U P 2 8 7 2 3 6 C O N S U L T I N G F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 2 , 9 0 9 . 1 9 0 1 3 7 5 3 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 0 9 . 1 9 0 0 0 4 4 6 J A C K I E R I N G L A N D D e c 1 6 - J a n 1 6 / 1 3 M A N A G E R F E E S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 8 2 3 . 3 4 0 1 3 7 5 4 C h e q u e A m o u n t - 8 2 3 . 3 4 0 0 1 7 8 0 J A M I E P I L K E Y e y e w e a r R E I M B U R S E A M O U N T O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 5 0 . 0 0 0 1 3 7 5 5 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 0 0 0 0 0 5 0 6 K I M H U S T E D S U R V E Y I N G L T D J o b 1 2 - 1 0 2 2 6 S K E T C H O F P T L O T 1 3 C O N 6 1 0 / 2 5 / 2 0 1 2 8 4 . 7 5 0 1 3 7 5 6 C h e q u e A m o u n t - 8 4 . 7 5 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 3 8 3 5 2 A N T I - S E I Z E 1 2 / 0 1 / 2 0 1 2 1 0 . 5 1 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 8 4 3 4 C O P P E R P L U G S 1 2 / 0 3 / 2 0 1 2 2 7 . 3 9 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 8 4 4 2 O I L 1 2 / 0 3 / 2 0 1 2 2 7 . 6 1 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 8 7 7 5 S W I T C H 0 7 / 1 2 / 2 0 1 2 2 7 . 8 5 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 8 8 4 4 C O N N E C T O R S 1 2 / 0 7 / 2 0 1 2 7 . 1 5 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 9 2 9 8 F I L T E R S 1 2 / 1 3 / 2 0 1 2 2 3 . 3 7 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 9 5 2 1 B L O W G U N , S W I T C H 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 4 0 . 3 7 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 9 5 2 9 A D A P T E R , P A R T S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 3 . 9 3 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 9 6 0 8 B L O - G U N E X T 1 2 / 1 8 / 2 0 1 2 2 3 . 2 9 0 1 3 7 5 7 1 - 1 3 9 9 6 7 S P A R K P L U G S , C L E A N E R 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 1 1 . 9 4 0 1 3 7 5 7 1 - 1 4 0 1 7 5 I S 0 3 2 H Y D 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 2 8 . 6 6 0 1 3 7 5 7 1 - 1 4 0 4 2 7 W A S H E R F L U I D , W I P E R S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 7 1 . 9 1 0 1 3 7 5 7 C h e q u e A m o u n t - 4 0 3 . 9 8 0 0 0 5 1 3 K O O L E N E L E C T R I C 1 8 5 4 6 H V A C S E R V I C E - V . C . C . 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 4 5 9 . 1 7 0 1 3 7 5 8 C h e q u e A m o u n t - 1 . 4 5 9 . 1 7 0 0 1 9 3 7 K R I S T E N ' S K I T C H E N 2 4 S T A F F X M A S L U N C H 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 2 7 5 . 0 0 0 1 3 7 5 9 C h e q u e A m o u n t - 2 7 5 . 0 0 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 5 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e J P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 5 2 6 L A E M E R S T R U C K I N G L T D D e c e m b e r s n o w p l o w i n g S N O W P L O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 2 , 4 2 3 . 8 5 0 1 3 7 6 0 C h e q u e A m o u n t - 2 , 4 2 3 . 8 5 0 0 0 5 3 7 L E R N E R S L L P 3 2 0 6 8 6 1 4 0 M B A P P E A L 1 2 / 0 5 / 2 0 1 2 2 , 0 2 5 . 7 2 0 1 3 7 6 1 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 2 5 . 7 2 0 0 1 3 1 6 L O N D O N E M P L O Y E E D E C 6 7 2 0 1 2 J A N / F E B / M A R ' 1 3 C O N S U L T A T I O N S 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 3 4 0 . 2 8 0 1 3 7 6 2 C h e q u e A m o u n t - 3 4 0 . 2 8 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L D e c e m b e r ' 1 3 r e m i t 1 8 3 - 1 8 3 B I L L I N G D I V I S I O N 1 2 / 2 3 / 2 0 1 2 3 , 3 3 0 . 2 4 0 1 3 7 6 3 J a n ' 1 3 r e m i t 1 8 1 - 1 8 1 B I L L I N G D I V I S I O N 1 2 / 2 3 / 2 0 1 2 4 , 0 5 4 . 5 6 0 1 3 7 6 3 C h e q u e A m o u n t - 7 . 3 8 4 . 8 0 0 0 0 6 1 7 M U D F O R D F A M I L Y M A R K E T 1 0 1 1 0 7 3 1 2 1 5 S U P P L I E S 0 8 / 1 6 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 3 9 6 3 9 S U P P L I E S 0 9 / 1 8 / 2 0 1 2 1 2 . 3 7 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 4 4 3 3 4 S U P P L I E S - F I R E D E P T 1 0 / 0 6 / 2 0 1 2 6 5 . 2 5 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 4 8 5 2 8 S U P P L I E S 1 0 / 2 5 / 2 0 1 2 5 8 . 0 7 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 5 4 3 3 0 S U P P L I E S 1 1 / 1 9 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 5 5 1 7 9 S U P P L I E S - V O L U N T E E R N I G H T 1 1 / 2 2 / 2 0 1 2 4 8 . 9 7 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 5 9 9 4 6 S U P P L I E S 1 2 / 1 3 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 6 1 1 4 0 S U P P L I E S 1 2 / 1 8 / 2 0 1 2 1 7 . 0 0 0 1 3 7 6 4 1 0 1 1 0 7 6 4 0 9 9 S U P P L I E S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 3 7 6 4 C h e q u e A m o u n t - 2 3 5 . 9 8 0 0 0 6 4 7 N O R F O L K D I S P O S A L S E R V I C E S 0 0 0 0 2 1 8 1 3 4 G A R B A G E D I S P O S A L 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 3 7 , 0 8 7 . 6 9 0 1 3 7 6 5 C h e q u e A m o u n t - 3 7 , 0 8 7 . 6 9 0 0 0 6 5 7 O M E G A C O N T R A C T O R S c e r t i f i c a t e d S E W E R R E P L A C E M E N T 1 2 / 1 9 / 2 0 1 2 1 1 , 9 5 0 . 4 3 0 1 3 7 6 6 C h e q u e A m o u n t - 1 1 , 9 5 0 . 4 3 0 0 1 1 5 8 O N T A R I O P L U M B I N G 3 1 4 8 2 0 1 3 M E M B E R S H I P D U E S 1 2 / 2 3 / 2 0 1 2 6 0 . 0 0 0 1 3 7 6 7 C h e q u e A m o u n t - 6 0 . 0 0 0 0 0 6 8 5 P A T W A T T E R S e y e w e a r R E I M B U R S E A M O U N T O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 5 0 . 0 0 0 1 3 7 6 8 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 0 0 0 0 1 3 2 3 P B S B U S I N E S S S Y S T E M S 1 0 3 6 1 5 T A X B I L L S 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 3 6 6 . 6 9 0 1 3 7 6 9 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 6 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 3 6 6 . 6 9 0 0 1 9 0 7 P R O T E K I N V 0 8 6 9 9 1 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 1 8 . 5 0 0 1 3 7 7 0 [ N V 0 8 6 9 9 2 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 6 6 . 8 8 0 1 3 7 7 0 C h e q u e A m o u n t - 1 8 5 . 3 8 0 0 1 7 3 8 R . J . B U R N S I D E & A S S O C I A T E S L I M I T E D M S 0 0 1 9 0 1 8 . 1 0 0 0 - 3 M A I N T E N A N C E & S U P P O R T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 3 , 6 1 6 . 0 0 0 1 3 7 7 1 C h e q u e A m o u n t - 3 , 6 1 6 . 0 0 0 0 0 7 3 7 R A M O N A P E I D L 2 9 4 8 3 0 D E C ' 1 2 C L E A N I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 3 4 3 . 5 7 0 1 3 7 7 2 2 9 4 8 3 1 D E C ' 1 2 S . C . C . C L E A N I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 4 8 3 . 6 9 0 1 3 7 7 2 2 9 4 8 3 2 D E C ' 1 2 V . C . C . C L E A N I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 5 7 9 . 6 9 0 1 3 7 7 2 C h e q u e A m o u n t - 3 , 4 0 6 . 9 5 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 D e c P L A T E R E N E W A L S 1 2 / 1 9 / 2 0 1 2 1 , 3 3 1 . 0 0 0 1 3 7 7 3 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 D e c C A B L E 1 2 / 1 9 / 2 0 1 2 3 3 . 8 9 0 1 3 7 7 3 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 D e c I N T E R E S T 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 4 . 9 9 0 1 3 7 7 3 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 D e c P L A T E R E N E W A L S 1 2 / 1 9 / 2 0 1 2 2 5 4 . 0 0 0 1 3 7 7 3 D e c 4 5 1 6 0 5 Q 0 0 5 2 7 9 1 2 4 M T G E X P E N S E S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 2 2 . 2 9 0 1 3 7 7 3 D e c 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 G L O V E S 1 1 / 2 7 / 2 0 1 2 9 . 5 9 0 1 3 7 7 3 D e c 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 R O G E R S 1 2 / 0 5 / 2 0 1 2 4 5 . 1 9 0 1 3 7 7 3 D e c 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 O F F I C E S U P P L I E S 1 2 / 0 5 / 2 0 1 2 7 7 . 2 0 0 1 3 7 7 3 D e c 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 M T G E X P E N S E S 1 2 / 1 0 / 2 0 1 2 2 4 . 1 6 0 1 3 7 7 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 1 2 . 3 1 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - G R O E S C H 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 9 1 . 6 7 0 1 3 7 7 4 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K I 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 6 4 . 5 5 0 1 3 7 7 4 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 8 9 . 4 1 0 1 3 7 7 4 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 1 9 6 . 9 8 0 1 3 7 7 4 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 6 3 . 6 4 0 1 3 7 7 4 1 1 7 8 8 6 4 4 9 2 / 6 3 6 - 9 4 6 4 C E L L P H O N E - K K R U G E R 1 2 / 2 5 / 2 0 1 2 7 2 . 6 8 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 2 8 . 1 6 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 2 8 . 1 6 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E P T 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 2 8 . 1 6 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 2 8 . 1 6 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E P T 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 I 1 1 8 . 5 6 0 1 3 7 7 4 1 1 7 9 0 2 6 5 4 6 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 1 2 / 2 6 / 2 0 1 2 2 9 . 5 2 0 1 3 7 7 4 C h e q u e A m o u n t - 8 3 9 . 6 5 0 0 0 8 0 6 S G S C A N A D A I N C P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 7 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a f B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 0 6 5 4 9 5 1 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 2 0 4 . 5 3 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 4 9 5 2 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 4 4 . 0 7 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 4 9 5 3 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 2 0 5 . 6 6 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 4 9 5 5 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 5 7 4 . 0 4 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 5 1 8 2 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 5 8 . 7 6 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 5 1 8 3 L A B F E E S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 7 0 . 0 6 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 7 1 0 3 L A B F E E S 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 2 8 . 8 2 0 1 3 7 7 5 1 0 6 5 7 1 7 6 L A B F E E S 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 9 7 . 7 5 0 1 3 7 7 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 4 8 3 . 6 9 0 0 1 4 3 4 S T A N T E C C O N S U L T I N G L T D . 7 2 4 1 9 7 R I C H M O N D C O M M U N I T Y W A T E R 1 2 / 1 4 / 2 0 1 2 1 5 , 5 0 6 . 7 1 0 1 3 7 7 6 C h e q u e A m o u n t - 1 5 , 5 0 6 . 7 1 0 0 1 5 9 9 S T E V E A D A M S e y e g l a s s e s R E I M B U R S E A M O U N T O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 5 0 . 0 0 0 1 3 7 7 7 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 0 0 0 0 1 7 8 4 T O M S O U T H W I C K 2 0 1 2 m e e t i n g s C O U N C I L M E E T I N G S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 4 4 4 . 6 0 0 1 3 7 7 8 C h e q u e A m o u n t - 4 4 4 . 6 0 0 0 0 9 1 3 T O W N S H I P O F M A L A H I D E 1 2 - 1 0 A U G - N O V W A T E R C O N S U M P T I O N 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 2 4 , 0 0 4 . 8 6 0 1 3 7 7 9 C h e q u e A m o u n t - 1 2 4 , 0 0 4 . 8 6 0 0 2 0 3 9 T O W N S H I P O F S O U T H W O L D 0 0 8 1 0 1 2 0 1 2 L I N E P A I N T I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 5 4 , 3 8 1 . 7 0 0 1 3 7 8 0 C h e q u e A m o u n t - 5 4 , 3 8 1 . 7 0 0 0 1 3 2 4 U N D E R H I L L B R O S 8 8 2 8 0 S N O W P L O W I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 9 5 4 . 8 6 0 1 3 7 8 1 8 8 2 8 5 S N O W P L O W I N G 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 4 6 . 9 0 0 1 3 7 8 1 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 0 1 . 7 6 0 0 0 9 3 2 U N D E R H I L L F A R M S U P P L Y L T D 2 5 1 5 1 8 N U T S A N D B O L T S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 6 . 7 9 0 1 3 7 8 2 C h e q u e A m o u n t - 6 . 7 9 0 0 0 9 4 3 V A L L E Y V A R I E D 0 3 6 6 F I R E D E P T - F U E L 1 2 / 1 1 / 2 0 1 2 2 0 8 . 5 0 0 1 3 7 8 3 C h e q u e A m o u n t - 2 0 8 . 5 0 0 0 0 9 5 7 V O T H S A L E S & S E R V I C E L T D 0 0 0 0 1 8 9 0 8 9 S T R O B E L I G H T 1 2 / 0 4 / 2 0 1 2 1 3 5 . 6 0 0 1 3 7 8 4 0 0 0 0 1 8 9 1 7 6 R E P L A C E C H A M B E R S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 1 , 1 1 8 . 4 7 0 1 3 7 8 4 0 0 0 0 1 8 9 1 9 2 B R A K E C H A M B E R 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 2 8 4 . 6 5 0 1 3 7 8 4 P a g e 6 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 8 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 1 8 9 1 9 4 E M I S S I O N S T E S T 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 7 3 . 4 5 0 1 3 7 8 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 6 1 2 . 1 7 0 0 1 1 6 1 W A Y N E C A S I E R 2 0 1 2 m e e t i n g s C O U N C I L M E E T I N G S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 1 7 5 . 5 0 0 1 3 7 8 5 C h e q u e A m o u n t - 1 7 5 . 5 0 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 7 3 5 4 S N O W P L O W A R M 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 4 0 8 . 3 8 0 1 3 7 8 6 C h e q u e A m o u n t - 4 0 8 . 3 8 0 0 0 9 9 0 Z A P ' S T R E E A N D L A W N S E R V I C E 0 0 0 0 2 0 4 4 P R U N I N G 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 , 3 8 4 . 2 5 0 1 3 7 8 7 0 0 0 0 2 0 4 5 P R U N I N G 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 1 , 0 8 4 . 8 0 0 1 3 7 8 7 C h e q u e A m o u n t - 2 , 4 6 9 . 0 5 C h e q u e R u n T o t a l - 3 1 0 , 2 6 1 . 5 2 P a g e 7 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 9 9 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 2 : 5 3 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 9 1 3 T O W N S H I P O F M A L A H I D E 1 2 - 2 9 6 C O L O R E D C O P I E S F O R D O O R S 0 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 I 4 7 7 . 4 3 0 1 3 7 8 8 1 2 - 3 0 5 I T S P E C I A L I S T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 2 8 2 . 7 8 0 1 3 7 8 8 1 2 - 3 1 1 G I S / G P S M A P P I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 7 , 2 2 2 . 2 3 0 1 3 7 8 8 C h e q u e A m o u n t - 8 , 9 8 2 . 4 4 C h e q u e R u n T o t a l - 8 , 9 8 2 . 4 4 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 0 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 0 9 . 2 8 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 1 0 : 4 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K N o v 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 1 6 A N N U A L F E E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 2 . 0 0 0 1 3 7 8 9 C h e q u e A m o u n t - 1 2 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 1 2 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 1 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 4 7 1 2 5 5 4 7 5 O N T A R I O L T D 7 6 5 5 0 0 B A T T E R I E S 1 2 / 0 5 / 2 0 1 2 3 4 . 5 1 0 1 3 7 9 0 C h e q u e A m o u n t - 3 4 . 5 1 0 0 0 0 4 8 A M C T O l n v / M e m b e r 4 3 8 5 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 4 1 2 . 4 5 0 1 3 7 9 1 I n v / M e m b e r 9 9 8 0 8 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 4 1 2 . 4 5 0 1 3 7 9 1 C h e q u e A m o u n t - 8 2 4 . 9 0 0 0 1 2 2 9 A Y L M E R & A R E A C H A M B E R 1 4 9 9 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 7 7 . 9 8 0 1 3 7 9 2 C h e q u e A m o u n t - 1 7 7 . 9 8 0 0 0 1 4 1 C A I N ' S A U T O S A L E S & S E R V I C E 1 3 4 1 4 L O F , R O T A T E T I R E S 1 2 / 1 1 / 2 0 1 2 6 3 . 7 9 0 1 3 7 9 3 1 3 4 4 0 L O F 1 2 / 1 8 / 2 0 1 2 4 4 . 0 1 0 1 3 7 9 3 1 3 4 6 9 L O F , B A L L J O I N T 1 2 / 2 7 / 2 0 1 2 3 9 6 . 6 8 0 1 3 7 9 3 C h e q u e A m o u n t - 5 0 4 . 4 8 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 7 7 4 1 W A T E R B O T T L E S 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 1 6 . 0 0 0 1 3 7 9 4 C h e q u e A m o u n t - 1 6 . 0 0 0 0 0 1 5 7 C A N A D I A N S A L T C O M P A N Y L T D 5 3 0 0 0 2 4 5 1 3 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 6 , 0 0 4 . 5 7 0 1 3 7 9 5 5 3 0 0 0 2 6 3 3 8 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 2 , 9 6 6 . 0 6 0 1 3 7 9 5 5 3 0 0 0 2 6 9 0 1 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 5 , 8 1 2 . 7 5 0 1 3 7 9 5 C h e q u e A m o u n t - 1 4 , 7 8 3 . 3 8 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 9 6 4 2 6 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 1 2 / 2 2 / 2 0 1 2 4 9 . 3 5 0 1 3 7 9 6 C h e q u e A m o u n t - 4 9 . 3 5 0 0 1 4 3 2 C U L L I G A N W A T E R 2 3 2 8 9 9 1 U N I T R E N T A L - S . C . C . 0 1 / 0 6 / 2 0 1 3 2 9 . 3 2 0 1 3 7 9 7 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 3 2 0 0 1 8 1 9 C W W A 1 3 - 0 1 8 1 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 2 8 3 . 5 4 0 1 3 7 9 8 C h e q u e A m o u n t - 2 8 3 . 5 4 0 0 1 9 4 5 D A V I D A R I S T O N E a m c t o m e m b e r s h i p A M C T O M E M B E R S H I P F E E 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 4 1 2 . 4 5 0 1 3 7 9 9 C h e q u e A m o u n t - 4 1 2 . 4 5 0 0 0 2 5 0 D E L - 8 A C S A L E S L I M I T E D 2 3 7 0 8 3 S U P P L I E S 1 2 / 2 1 / 2 0 1 2 1 , 0 2 3 . 7 0 0 1 3 8 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 2 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A U P ^ O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 2 3 . 7 0 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 3 1 4 5 9 J a n P H O N E - E D I S O N M U S E U M 0 1 / 0 3 / 2 0 1 3 2 9 . 1 9 0 1 3 8 0 1 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 3 9 9 6 5 J a n P H O N E - M A R I N E M U S E U M 0 1 / 0 3 / 2 0 1 3 2 9 . 1 9 0 1 3 8 0 1 C h e q u e A m o u n t - 5 8 . 3 8 0 0 0 3 0 1 E L G I N - S T . T H O M A S M U N I C I P A L 2 0 1 3 d u e s 2 0 1 3 D U E S 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 0 0 . 0 0 0 1 3 8 0 2 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 1 2 7 0 0 8 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 2 5 5 . 1 0 0 1 3 8 0 3 1 5 1 8 1 2 7 0 1 3 F L O O R M A T S - F I R E H A L L 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 6 0 . 8 3 0 1 3 8 0 3 C h e q u e A m o u n t - 3 1 5 . 9 3 0 0 0 9 9 1 H O R V A T H A U T O P A R T S 2 2 8 6 0 1 G L O V E S 0 1 / 0 2 / 2 0 1 3 3 1 . 6 2 0 1 3 8 0 4 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 6 2 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C J a n 6 8 8 5 0 - 1 2 2 7 5 U T I L I T I E S - P B W O R K S G A R A G E 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 1 4 8 . 4 9 0 1 3 8 0 5 J a n u 0 0 2 4 0 - 1 4 7 9 3 U T I L I T I E S - G A R A G E 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 7 1 5 . 8 3 0 1 3 8 0 5 J a n u 0 1 1 8 1 - 2 3 0 0 5 U T I L I T I E S - I N T E R P C E N T R E 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 5 4 . 0 1 0 1 3 8 0 5 J a n u 0 6 5 7 1 - 4 4 0 6 6 U T I L I I T E S - M E T E R C H A M B E R 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 4 0 . 3 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 1 2 6 5 0 - 9 1 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 8 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 8 0 . 9 0 0 1 3 8 0 5 J a n u 1 8 8 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 3 7 . 7 8 0 1 3 8 0 5 J a n u 1 8 9 7 1 - 4 4 0 2 7 U T I L I T I E S - M E T E R C H A M B E R 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 4 1 . 3 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 1 8 9 7 1 - 5 2 0 0 1 U T I L I T I E S - B O O S T E R P U M P 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 0 0 . 9 9 0 1 3 8 0 5 J a n u 2 2 2 2 7 - 3 8 0 0 9 U T I L I T I E S - N E W F I R E H A L L 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 6 6 4 . 1 9 0 1 3 8 0 5 J a n u 2 5 2 4 0 - 9 5 0 2 1 U T I L I T I E S - R I C H M O N D R D P U M P 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 3 1 5 . 9 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 2 5 2 5 0 - 1 2 3 0 2 U T I L I T I E S - O P P B L D G 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 4 2 . 0 1 0 1 3 8 0 5 J a n u 2 8 7 9 9 - 4 0 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 2 8 8 . 3 6 0 1 3 8 0 5 J a n u 3 2 7 5 9 - 3 4 0 0 9 U T I L I T I E S - P B S T L 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 1 2 . 1 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 3 4 8 5 3 - 0 1 0 0 7 U T I L I T I E S - B E A C H W A S H R O O M S 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 7 5 . 5 5 0 1 3 8 0 5 J a n u 3 5 7 9 5 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - P U M P # 6 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 6 8 9 . 4 3 0 1 3 8 0 5 J a n u 4 3 8 5 0 - 1 2 4 5 1 U T I L I T I E S - P B C E N T E N N I A L P A R K 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 7 1 . 6 9 0 1 3 8 0 5 J a n u 5 0 2 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 4 4 . 3 2 0 1 3 8 0 5 J a n u 5 0 3 7 0 - 2 0 0 7 7 U T I L I T I E S - V I E N N A L I B R A R Y 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 4 0 . 3 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 5 6 4 5 0 - 1 2 3 3 0 U T I L I T I E S - B O A T L A U N C H 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 5 2 . 0 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 6 2 7 6 0 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - E . C . C 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 2 7 . 0 4 0 1 3 8 0 5 J a n u 6 2 7 7 0 - 2 0 2 2 5 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 2 3 7 . 0 6 0 1 3 8 0 5 J a n u 7 5 2 5 0 - 1 2 2 7 2 U T I L I T I E S - L I G H T H O U S E 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 9 2 . 6 1 0 1 3 8 0 5 J a n u 8 7 7 7 0 - 2 0 0 1 2 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 7 6 . 6 9 0 1 3 8 0 5 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 3 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T r ' O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r J a n u 9 3 & 5 0 - 1 2 2 7 8 U T I L I T I E S - P B F 1 R E H A L L 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 8 9 . 1 3 0 1 3 8 0 5 J a n u 9 3 8 5 0 - 9 1 0 1 9 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 7 0 . 7 1 0 1 3 8 0 5 J a n u 9 3 9 7 0 - 2 0 3 4 2 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 6 0 3 . 5 6 0 1 3 8 0 5 C h e q u e A m o u n t " 5 , 0 1 2 . 4 9 0 0 0 4 6 6 J f M M U O N S 4 1 2 4 8 U N I T R E N T A L S - O J I B W A 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 3 5 7 . 0 8 0 1 3 8 0 6 4 1 2 5 0 U N I T R E N T A L S - O J I B W A 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 1 1 3 . 0 0 0 1 3 8 0 6 C h e q u e A m o u n t - 4 7 0 . 0 8 0 0 0 5 1 3 K O O L E N E L E C T R I C 1 8 5 8 3 S T R E E T L I G H T - V I E N N A 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 2 5 2 . 5 6 Q 1 3 8 0 7 1 8 5 8 4 S T R E E T L I G H T S - S T R A F F 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 1 2 6 . 2 8 0 1 3 8 0 7 1 8 5 8 5 R E M O V E X M A S D E C O R A T I O N S 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 2 7 1 . 2 0 0 1 3 8 0 7 * 1 8 5 8 6 S T R E E T L I G H T S - P O R T B U R W E L L 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 1 2 6 . 2 8 0 1 3 8 0 7 1 8 5 8 7 R E M O V E X M A S D E C O R A T I O N S 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 5 4 2 , 4 0 0 1 3 8 0 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 8 . 7 2 0 0 1 4 7 0 L E A N N W A L S H s u p p l i e s f o r o f f i c e S U P P L I E S 0 1 / 0 6 / 2 0 1 3 9 5 . 6 4 0 1 3 8 0 8 C h e q u e A m o u n t - 9 5 . 6 4 0 0 1 4 3 3 M I C R O C A D C O M P U T E R C O R P O R A T I O N I N 0 0 0 2 6 U H P L A S E R J E T P R I N T E R 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 6 9 9 . 9 7 0 1 3 8 0 9 C h e q u e A m o u n t - 6 9 9 . 9 7 0 0 1 9 1 1 O N T A R I O A S S O C I A T I O N O F C E M E T E R Y 2 0 1 3 m e m b e r s h i p 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 1 3 5 . 6 0 0 1 3 8 1 0 C h e q u e A m o u n t - 1 3 5 . 6 0 0 0 0 6 7 0 O N T A R I O M U S E U M A S S O C I A T I O N 2 0 1 3 m e m b e r s h i p 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 1 0 0 . 0 0 0 1 3 8 1 1 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 7 1 6 P R A X A I R D I S T R I B U T I O N 1 5 1 9 0 7 7 5 C Y L I N D E R R E N T A L S 1 2 / 2 8 / 2 0 1 2 2 7 . 2 2 0 1 3 8 1 2 C h e q u e A m o u n t - 2 7 . 2 2 0 0 1 5 7 4 R - S A F E T Y R S 1 - 1 0 9 0 1 9 G L O V E S , H A R D H A T S , R I G G E R S 1 2 / 1 2 / 2 0 1 2 I 6 4 . 0 1 0 1 3 8 1 3 C h e q u e A m o u n t - 6 4 . 0 1 0 0 1 7 3 8 R . J . B U R N S I D E & A S S O C I A T E S L I M I T E D M S 0 0 1 9 0 1 8 . 1 0 Q O - 2 H A R D W A R E & S U P P O R T 1 1 / 1 9 / 2 0 1 2 9 , 7 1 4 . 6 1 0 1 3 8 1 4 M S 0 0 1 9 0 1 8 . 1 0 0 0 - 4 H A R D W A R E , I N S T A L L A T I O N 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 7 , 8 5 8 . 0 7 0 1 3 8 1 4 C h e q u e A m o u n t - 2 7 , 5 7 2 . 6 8 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 4 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r J a n 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 C A N A D A P O S T - D O G T A G F L Y E R 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 4 9 7 . 6 6 0 1 3 8 1 5 J a n 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 W A L K E R T O N C L E A N W A T E R C O U 0 1 / 0 3 / 2 0 1 3 2 0 0 . 0 0 0 1 3 8 1 5 C h e q u e A m o u n t - 6 9 7 . 6 6 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 J a n U N I T R E N T A L - E . C . C . 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 3 1 . 0 8 0 1 3 8 1 6 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 1 9 2 2 S & B S E R V I C E S L T . 4 4 8 7 R E P A I R S T O S H A F T 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 3 9 . 2 8 0 1 3 8 1 7 C h e q u e A m o u n t - 1 3 9 . 2 8 0 0 1 5 6 9 S I M O N W A G L E R H O M E S I N C d e p o s i t r e f u n d 5 4 2 2 7 T A L B O T L I N E - C O M P L E T E 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 I 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 3 8 1 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 0 0 0 8 2 7 S O U T H W E S T E R N F I R E P R O T E C T I O N 3 6 1 7 F I R E ' A L A R M . L I G H T I N G - V . C . C . 1 0 / 3 0 / 2 0 1 2 3 , 1 3 1 . 2 3 0 1 3 8 1 9 3 6 1 8 A N N U A L F I R E A L A R M - S . C . C . 1 1 / 0 8 / 2 0 1 2 6 1 4 . 7 2 0 1 3 8 1 9 3 6 1 9 A N N U A L I N S P E C T - P B L I B R A R Y 1 1 / 0 8 / 2 0 1 2 1 1 4 . 1 3 0 1 3 8 1 9 3 6 2 0 A N N U A L F I R E A L A R M - E . C . C . 1 1 / 0 8 / 2 0 1 2 1 5 7 . 6 4 0 1 3 8 1 9 3 6 2 1 A N N U A L I N S P E C T - O F F I C E 1 1 / 0 8 / 2 0 1 2 1 0 8 . 4 8 0 1 3 8 1 9 3 6 2 2 A N N U A L I N S P E C T " S T R A F F I R E H / 1 0 / 3 0 / 2 0 1 2 2 1 5 . 8 3 0 1 3 8 1 9 3 6 2 3 A N N U A L I N S P E C T - S T R A F L I B R A F 1 1 / 0 8 / 2 0 1 2 2 1 5 . 8 3 0 1 3 8 1 9 C h e q u e A m o u n t - 4 , 5 5 7 . 8 6 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 6 6 0 6 0 6 G P S R E P E A T E R , C A B L E S , U P S 1 2 / 2 0 / 2 0 1 2 1 3 , 7 8 5 . 4 4 0 1 3 8 2 0 C h e q u e A m o u n t - 1 3 , 7 8 5 . 4 4 0 0 1 4 3 4 S T A N T E C C O N S U L T I N G L T D . 7 2 4 2 0 5 S A N I T A R Y S E W E R R E P L A C E M E N ' 1 2 / 1 4 / 2 0 1 2 3 , 9 3 2 . 5 4 0 1 3 8 2 1 C h e q u e A m o u n t - 3 , 9 3 2 . 5 4 0 0 1 8 3 2 S U N S H I N E R E S T A U R A N T 2 0 1 3 F I R E F I G H T E R A P P R E C . N I G H T 0 1 / 1 2 / 2 0 1 3 7 9 1 . 0 0 0 1 3 8 2 2 C h e q u e A m o u n t - 7 9 1 . 0 0 0 0 0 8 8 8 T H O R N T O N ' S L O C K W O R K S 1 1 1 9 3 C Y L I N D E R , R E P L A C E M E N T K E Y S 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 5 0 3 . 9 8 0 1 3 8 2 3 1 1 2 3 9 R E P A I R F R O N T D O O R - V . C . C . 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 2 0 9 . 0 5 0 1 3 8 2 3 C h e q u e A m o u n t - 7 1 3 . 0 3 0 0 1 0 1 0 T O U R I S M L O N D O N 7 4 6 0 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 8 2 . 5 0 0 1 3 8 2 4 C h e q u e A m o u n t - 2 8 2 . 5 0 0 0 0 9 2 5 T R I L L I U M R A I L W A Y C O M P A N Y P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 5 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r P C K 2 5 7 5 S I G N A L S 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 6 3 8 . 9 2 0 1 3 8 2 5 C h e q u e A m o u n t - 6 3 8 . 9 2 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L . P . 1 8 1 0 2 6 6 8 5 E X I T S I G N B U L B S 1 2 / 0 5 / 2 0 1 2 2 2 . 9 8 0 1 3 8 2 6 C h e q u e A m o u n t - 2 2 . 9 8 0 0 2 0 2 5 T Y C O I N T E G R A T E D S E C U R I T Y C A N A D A 8 0 0 5 5 6 1 5 A L A R M S Y S T E M - S . C . C . 0 1 / 1 6 / 2 0 1 3 2 3 1 . 6 5 0 1 3 8 2 7 Z 1 8 2 6 4 2 2 M A I N P A N E L R E P L A C E D V . C . C . 0 1 / 0 8 / 2 0 1 3 1 6 9 . 0 5 0 1 3 8 2 7 C h e q u e A m o u n t - 4 0 0 . 7 0 0 0 0 9 5 3 V I E N N A H O M E C E N T E R L T D 3 8 5 9 1 5 T A P E , S T R A P 1 2 / 0 4 / 2 0 1 2 2 5 . 9 6 0 1 3 8 2 8 3 8 6 2 6 2 C O N C R E T E M I X 1 2 / 1 4 / 2 0 1 2 5 4 . 1 0 0 1 3 8 2 8 3 8 6 3 5 2 P R E S S U R E G U A G E , P A R T S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 1 4 . 7 7 0 1 3 8 2 8 C h e q u e A m o u n t - 9 4 . 8 3 0 0 0 9 8 1 W I L S O N ' S L A W N C A R E 5 3 7 S I D E W A L K S - P O R T B U R W E L L 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 9 1 5 . 3 0 0 1 3 8 2 9 5 3 8 S I D E W A L K S - V I E N N A 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 3 8 1 . 3 8 0 1 3 8 2 9 5 3 9 S I D E W A L K S - S T R A F F 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 1 9 4 . 9 8 0 1 3 8 2 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 4 9 1 . 6 6 C h e q u e R u n T o t a l - 8 4 , 2 2 1 . 4 3 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 6 o f 1 8 9 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 3 : 1 9 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 D e c e m b e r ' 1 2 D E C E M B E R R E M I T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 6 7 . 3 2 0 1 3 8 3 0 C h e q u e A m o u n t - 6 7 . 3 2 C h e q u e R u n T o t a l - 6 7 . 3 2 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 7 o f 1 8 9 A D p c A N A D A RUN; JAN 8 20IS NO:A p A Y R 0 L L T E c H N 0 L D I E s PAGE: 1133 D A L Y u p D A T E R E p 0 R T 80RW c 0 M p A N Y T 0 A L s HST REG; 100057413 RT0004 MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PA6E;3 DEBIT DATE;JAN 9» 2013 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY; JAN 11» 2013 CURRENT ADJUST-DR ADJUST"CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,000.55 9,000.55 9,000.55 FEDL TAX NR TAX MR TAX PROV TAX PROV TAX El CONT 2,256.17 2,256.17 2,256.17 El CONT QPIP gprp CAN PEN <i,976.02 4,976.02 4,976.02 CAN PEN QC PEN QC PEN QC HSF QC HSF ON EHT l>079.38 1,079.38 1,079.38 ON EHT MB HET MB MET NL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 17,312.12 17,512.12 17,312.12 TOT STATS CHEQUES CHEQUES DEPOSITS 38,123.67 38,123.67 58*125.<7 DEPOSITS US DEPS US DEPS DED DEPS DED DEPS SAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 38,123.67 38,125.67 38,123.67 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 55,435.79 55,135.79 55,^5.79 TOT PAYROL SERV CHRG 173.03 173.03 173.03 SERV CHRS GST GST HST 22.<t9 22.49 22.49 HST 6RAND TOT 55,631.31 55,631.31 55>6S1.SI GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE CD-YE RUN 30.00 SALARIED WORKPAYS 17 29.58 HOURLY WORKPAYS 15 26.10 PAYROLL RUNS I 50.75 PAY ADVICE FOLD 32 7.68 COURIER FEE 2 25.42 YE ADJUSTS 2 .50 DELIVERY SURCHARGE 2 S.00 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 173.03 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 55,631.Sl DEBIT INFORMATION-. XXX XXXXX XXX1925 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 P a g e 1 0 8 o f 1 8 9 ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 0 3 . 0 3 S U B J E C T : 2 0 1 2 C o u n c i l R e m u n e r a t i o n & E x p e n s e s N U M B E R : F 2 0 1 3 - 0 2 B a c k g r o u n d C o m m e n t s P u r s u a n t t o s e c t i o n 2 8 4 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , a S t a t e m e n t o f R e m u n e r a t i o n a n d E x p e n s e s f o r a l l t h e M e m b e r s o f C o u n c i l i s t o b e s u b m i t t e d b y t h e T r e a s u r e r e a c h y e a r t o C o u n c i l . I t e m i z e d b e l o w a r e t h e r e m u n e r a t i o n a n d e x p e n s e s f o r e a c h M e m b e r o f C o u n c i l f o r t h e y e a r 2 0 1 2 . E x p e n s e s i n c l u d e m i l e a g e p a i d t o i n d i v i d u a l c o u n c i l l o r s . T a x a b l e E x p e n s e s C o n f e r e n c e & M i l e a g e R e i m b u r s e m e n t s P a u l E n s $ 1 0 , 7 8 1 . 9 4 $ 5 , 3 9 1 . 1 0 $ M a r k T a y l o r 7 , 1 5 2 . 5 4 3 , 5 7 6 . 2 7 1 , 9 4 7 . 3 1 E d K e t c h a b a w 6 , 2 8 9 . 1 4 3 , 1 4 4 . 4 4 1 , 6 4 5 . 6 8 W a y n e C a s i e r 6 , 4 4 8 . 0 5 3 , 2 2 3 . 9 0 1 , 7 3 1 . 1 8 T o m S o u t h w i c k 6 . 2 8 9 . 1 4 3 , 1 4 4 . 4 4 2 . 2 5 0 . 1 8 T o t a l $ 3 6 . 9 6 0 . 8 1 S 1 8 . 4 8 0 . 1 5 $ ^ , 5 2 4 , 3 5 R e c o m m e n d a t i o n : T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d , b y , * r ^ l u ^ o l ( J L L s S * ^ L ^ - f ( _ , / I f D a v i d A r i s t o n e , C A f e K r u g ^ r , C M O S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g 2 0 1 2 C o u n c i l P a g e 1 0 9 o f 1 8 9 Page 110 of 189 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r N L E : C 0 1 S U B J E C T : F i n a l A s s e s s m e n t s C e n t r e S t a - e e t M u n i c i p a l D r a i n N U M B E R : F 2 0 1 3 - 3 P u r p o s e T o f u l f i l l t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 1 , c i t e d a s t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n . B a c k e r o u n d B y - l a w n u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 1 , e n a c t e d J u n e 2 1 s t , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n b a s e d u p o n a n e s t i m a t e d c o s t o f $ 6 2 , 1 1 0 . 0 0 . D u r i n g 2 0 1 2 t h e d r a i n a g e w o r k s w e r e c o n s t r u c t e d a n d t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 6 9 , 0 4 0 . 6 2 o r 1 1 . 1 6 % o v e r t h e E n g i n e e r ' s e s t i m a t e . S t a f f i s n o w i n a p o s i t i o n t o n o t i f y l a n d o w n e r s o f t h e i r f i n a l a s s e s s m e n t s a n d C o u n c i l n e e d s t o a p p r o v e t h e s e c o s t s t h r o u g h a m e n d m e n t o f t h e o r i g i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e p r e p a r e d . S t a f f C o m m e n t s T h e D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t a d v i s e s t h a t t h e c o n t r a c t a w a r d e d t o F r o e s e E x c a v a t i n g , t h e l o w e s t b i d d e r , w a s $ 3 , 0 0 0 ( 6 % ) o v e r t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e . T h e a c t u a l c o s t f o r e n g i n e e r i n g s e r v i c e s w a s 2 1 % o v e r t h e e s t i m a t e . T h e c o n t i - a c t o r a n d e n g i n e e r h a v e b e e n p a i d . T h e r e i s a o n e y e a r w a r r a n t y p e r i o d w h i c h h a s n o t e x p i r e d a s y e t . A p p r o v i n g t h e e x t r a c o s t i s n o w n e c e s s a r y f o r t h e M u n i c i p a l i t y t o r e c o u p t h e o u t l a y o f t h e s e f u n d s . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t a l l o w s a p r o j e c t c o s t t o e x c e e d t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e b y n o m o r e t h a n 3 3 % w i t h o u t c a l l i n g a m e e t i n g t o m a k e m o d i f i c a t i o n s t o t h e d e s i g n . T h e t o t a l o u t l a y w a s 1 1 . 1 6 % o v e r t h e e s t i m a t e . R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l e n a c t s t h e a t t a c h e d B y - L a w , n a m e l y ; B y - l a w 2 0 1 3 - 0 7 - A B y l a w t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n b a s e d u p o n t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , d i c ^ u * ^ G ^ J b j z ( 7 D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r K y l e K J m g e r , A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 3 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C e n t r e S t r e e t P a g e 1 1 1 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 0 7 A B Y - L A W T O A M E N D T H E A S S E S S M E N T S C H E D U L E F O R T H E C E N T R E S T R E E T M U N I C I P A L D R A I N B A S E D U P O N T H E A C T U A L C O S T S I N C U R R E D F O R C O N S T R U C T I N G T H E D R A I N A G E W O R K S . W H E R E A S B y - l a w N u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 1 , e n a c t e d t h e 2 1 s t d a y o f J u n e , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n t h e e s t i m a t e s c o n t a i n e d i n a d r a i n a g e r e p o r t d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 2 , p r e p a r e d b y C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d C o n s u l t i n g E n g i n e e r s . A N D W H E R E A S S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u i r e s t h e a m e n d m e n t o f a n y b y - l a w a c t e d u p o n t h r o u g h b y f h e c o m p l e t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s , w h e r e t h e a c t u a l c o s t s d i f f e r f i - o m t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S , t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e s a i d d r a i n a g e w o r k s w a s $ 5 1 , 7 1 0 . 1 2 , b e i n g 1 0 6 . 8 2 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f $ 4 8 , 4 1 0 . 0 0 . A N D W H E R E A S t h e D r a i n a g e W o r k s w e r e c o m p l e t e d , a s p e r t h e e n g i n e e r ' s r e p o r t , a n d t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 6 9 , 0 4 0 . 6 2 a s a r e s u l t o f t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i o n , a n d e n g i n e e r i n g c o s t s b e i n g o v e r t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u n - e d o f $ 6 9 , 0 4 0 . 6 2 w e r e 1 1 . 1 6 % o v e r t h e o r i g i n a l e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t o f $ 6 2 , 1 1 0 . 0 0 . N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p u r s u a n t t o t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o , e n a c t s t h e f o l l o w i n g : 1 . T h e f i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - l a w , b e a p p r o v e d . 2 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . R E A D A F I R S T , S E C O N D , T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 4 t h d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 3 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C e n t r e S t r e e t P a g e 1 1 2 o f 1 8 9 S C H E D U L E " A " B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 7 F i n a l A s s e s s m e n t - C e n t r e S t r e e t D r a i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m E s t i m a t e d A c t u a l N e t R o l l N u m b e r L o t & C o n c e s s i o n A s s e s s m e n t A s e s s m e n t A l l o w a n c e A s s e s s m e n t 4 - 0 0 1 - 2 1 0 0 0 L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 0 3 9 . 7 6 1 , 1 9 4 . 0 4 1 , 1 9 4 . 0 4 4 - 0 0 1 - 2 1 0 0 1 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 3 9 7 . 1 7 1 , 6 0 4 . 4 9 1 , 6 0 4 . 4 9 4 - 0 0 1 - 2 1 1 0 0 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 2 , 6 7 2 . 6 8 3 , 0 6 9 . 2 6 1 0 0 . 0 0 2 , 9 6 9 . 2 6 4 - 0 0 1 - 2 1 1 1 0 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 6 5 2 . 1 4 1 , 8 9 7 . 2 9 1 , 8 9 7 . 2 9 4 - 0 0 1 - 2 1 2 0 0 P t L o t 9 , P l a n 5 4 1 , 8 6 3 . 0 5 2 , 1 3 9 . 4 9 2 , 1 3 9 . 4 9 4 - 0 0 1 - 2 1 3 0 0 P t L o t s 8 , 9 , P l a n 5 4 3 , 0 7 7 . 7 5 3 , 5 3 4 . 4 4 3 . 5 3 4 . 4 4 4 - 0 0 1 - 2 1 3 1 0 P t L o t s 8 , 9 , P l a n 5 4 1 , 6 2 8 . 7 1 1 , 8 7 0 . 3 8 1 , 8 7 0 . 3 8 0 - 0 0 2 - 0 4 4 0 1 R e s e r v e B l k , P l a n 5 4 2 0 7 . 5 9 2 3 8 . 3 9 2 3 8 . 3 9 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 2 L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 , 9 4 5 . 4 7 3 , 3 8 2 . 5 3 1 0 0 . 0 0 3 , 2 8 2 . 5 3 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 1 L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 , 5 2 4 . 0 6 2 , 8 9 8 . 5 9 1 0 0 . 0 0 2 , 7 9 8 . 5 9 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 0 P t L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 . 1 0 4 . 3 5 2 , 4 1 6 . 6 0 2 0 0 . 0 0 2 , 2 1 6 . 6 0 4 - 0 0 1 - 2 0 5 1 0 L o t 3 2 , P l a n 5 4 1 , 0 8 6 . 8 3 1 , 2 4 8 . 1 0 1 , 2 4 8 . 1 0 4 - 0 0 1 - 1 8 6 0 0 P t L o t s 2 , 3 , P l a n 5 4 2 0 0 . 0 0 2 0 0 . 0 0 P e a r l S t r e e t B a y h a m 9 , 7 1 6 . 7 0 1 1 , 1 5 8 . 4 9 1 1 , 1 5 8 . 4 9 C e n t r e S t r e e t B a y h a m 2 8 , 2 0 3 . 6 0 3 2 . 3 8 8 . 5 3 3 2 , 3 8 8 . 5 3 T o t a l s 6 0 . 1 1 9 . 8 6 6 9 . 0 4 0 . 6 2 7 0 0 . 0 0 6 8 . 3 4 0 . 6 2 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 3 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C e n t r e S t r e e t P a g e 1 1 3 o f 1 8 9 Page 114 of 189 1 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : C 0 1 S U B J E C T : F i n a l A s s e s s m e n t s C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h N U M B E R : F 2 0 1 3 - 4 P u r p o s e T o f u l f i l l t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 0 , c i t e d a s t h e C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h . B a c k g r o u n d t h B y - l a w n u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 0 , e n a c t e d J u n e 7 , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h b a s e d u p o n a n e s t i m a t e d c o s t o f $ 1 2 , 6 0 0 . 0 0 . D u r i n g 2 0 1 2 t h e d r a i n a g e w o r k s w e r e c o n s t r u c t e d a n d t h e f i n a l a c t u a l c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 1 3 , 0 4 3 . 2 3 o r 3 . 5 1 % o v e r t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e . S t a f f i s n o w i n a p o s i t i o n t o n o t i f y l a n d o w n e r s o f t h e i r f i n a l a s s e s s m e n t a n d C o u n c i l n e e d s t o a p p r o v e t h e s e c o s t s t h r o u g h a m e n d m e n t o f t h e o r i g i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e p r e p a r e d . S t a f f C o m m e n t s T h e D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t a d v i s e s t h a t t h e c o n t r a c t a w a r d e d t o W a l l - E x I n c . , t h e l o w e s t b i d d e r , w a s l e s s $ 5 0 o v e r t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e . T h e a c t u a l c o s t f o r e n g i n e e r i n g s e r v i c e s w a s 8 % o v e r t h e . e s t i m a t e . T h e c o n t r a c t o r a n d e n g i n e e r h a v e b e e n p a i d . T h e r e i s a o n e y e a r w a r r a n t y p e r i o d w h i c h h a s n o t e x p i r e d a s y e t . A p p r o v i n g t h e e x t r a c o s t i s n o w n e c e s s a r y f o r t h e M u n i c i p a l i t y t o r e c o u p t h e o u t l a y o f f u n d s . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t a l l o w s a p r o j e c t c o s t t o e x c e e d t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e b y n o m o r e t h a n 3 3 % w i t h o u t c a l l i n g a m e e t i n g t o m a k e m o d i f i c a t i o n s t o t h e d e s i g n . T h e t o t a l o u t l a y w a s 3 . 5 1 % o v e r t h e e s t i m a t e . R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l e n a c t s t h e a t t a c h e d B y - L a w , n a m e l y ; B y - l a w 2 0 1 3 - 0 8 - A B y l a w t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r t h e C o s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h b a s e d u p o n t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , . C ^ C O - J C A ^ V ^ - ^ . ^ \ 1 7 C 7 C 3 ^ a D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r K y l e ) I | L m g e r , [ A d m i n i s l ' r a t o r I S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 4 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C a s i e r P a g e 1 1 5 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 0 8 A B Y - L A W T O A M E N D T H E A S S E S S M E N T S C H E D U L E F O R T H E C A S I E R M U N I C I P A L D R A I N F R O G G E T T B R A N C H B A S E D U P O N T H E A C T U A L C O S T S I N C U R R E D F O R C O N S T R U C T I N G T H E D R A I N A G E W O R K S . W H E R E A S B y - l a w N u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 0 , e n a c t e d t h e 7 t h d a y o f J u n e , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h b a s e d o n t h e e s t i m a t e s c o n t a i n e d i n a d r a i n a g e r e p o r t n o . 2 0 9 3 8 1 d a t e d M a r c h 2 3 , 2 0 1 2 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s C o n s u l t i n g E n g i n e e r s . A N D W H E R E A S S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u i r e s t h e a m e n d m e n t o f a n y b y - l a w a c t e d u p o n t h r o u g h b y t h e c o m p l e t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s , w h e r e t h e a c t u a l c o s t s d i f f e r f r o m t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S , t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e s a i d d r a i n a g e w o r k s w a s $ 6 , 6 9 5 . 3 1 b e i n g 1 0 0 . 6 8 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f $ 6 , 6 5 0 . 0 0 . A N D W H E R E A S t h e D r a i n a g e W o r k s w e r e c o m p l e t e d , a s p e r t h e e n g i n e e r ' s r e p o r t , a n d t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 1 3 , 0 4 3 . 2 3 a s a r e s u l t o f e n g i n e e r i n g c o s t s b e i n g o v e r t h e e s t i m a t e d c o s t . A N D W H E R E A S t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d o f $ 1 3 , 0 4 3 . 2 3 w e r e 3 . 5 1 % o v e r t h e o r i g i n a l e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t o f $ 1 2 , 6 0 0 . 0 0 . N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p u r s u a n t t o t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o , e n a c t s t h e f o l l o w i n g : 1 . T h e f i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - l a w , b e a p p r o v e d . 2 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . R E A D A F I R S T , S E C O N D , T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 4 t h d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 4 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C a s i e r P a g e 1 1 6 o f 1 8 9 S C H E D U L E " A " B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 8 F i n a l A s s e s s m e n t - C a s i e r D r a i n F r o g g e t t B r a n c h M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m E s t i m a t e d A c t u a l N e t R o l l N u m b e r L o t & C o n c e s s i o n A s s e s s m e n t A s s e s s m e n t A l l o w a n c e s A s s e s s m e n t 0 - 0 0 2 - 1 5 9 1 0 L o t 1 5 , C o n 4 5 7 . 0 0 5 9 . 0 1 5 9 . 0 1 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 2 L o t 1 5 , C o n 4 1 . 2 2 7 . 0 0 1 , 2 7 0 . 1 6 2 0 0 . 0 0 1 , 0 7 0 . 1 6 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 1 L o t 1 5 , C o n 4 8 0 3 . 0 0 8 3 1 . 2 5 8 3 1 . 2 5 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 2 , 3 0 5 . 0 0 2 , 3 8 6 . 0 8 4 4 0 . 0 0 1 , 9 4 6 . 0 8 0 - 0 0 2 - 1 5 9 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 8 4 7 . 0 0 8 7 6 . 7 9 2 9 0 . 0 0 5 8 6 . 7 9 0 - 0 0 2 - 1 5 7 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 4 0 2 . 0 0 4 1 6 . 1 4 4 1 6 . 1 4 P l a n k R o a d C o u n t y o f E l g i n 6 , 9 5 9 . 0 0 7 . 2 0 3 . 8 0 7 , 2 0 3 . 8 0 T o t a l s 1 2 . 6 0 0 . 0 0 3 3 i L f l f l S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 4 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C a s i e r P a g e 1 1 7 o f 1 8 9 Page 118 of 189 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 3 F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k F I L E : C 0 7 S U B J E C T : A d v a n c e V o t i n g D a t e s N U M B E R : C 2 0 1 3 - 0 2 A s C o u n c i l i s a w a r e , w e w i l l b e h o l d i n g a b y - e l e c t i o n w i t h v o t i n g d a y s e t f o r M o n d a y , t h M a r c h 2 5 » C a n d i d a t e n o m i n a t i o n p a c k a g e s a r e a v a i l a b l e a t t h e f r o n t d e s k f o r p o t e n t i a l c a n d i d a t e s t o p i c k - u p . C o m p l e t e d n o m i n a t i o n f o r m s m a y b e s u b m i t t e d d u r i n g r e g u l a r o f f i c e a n d u n t i l t h 2 : 0 0 p . m . F r i d a y , F e b r u a r y 8 , a n d m u s t b e a c c o m p a n i e d b y t h e f i l i n g f e e o f $ 1 0 0 f o r t h e p o s i t i o n o f D e p u t y M a y o r b y c a s h , c e r t i f i e d c h e q u e o r m o n e y o r d e r , p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e V o t e r s ' L i s t w i l l b e a v a i l a b l e a t t h e f r o n t c o u n t e r b e g i n n i n g M o n d a y , J a n u a r y 2 1 s t f o r e l e c t o r s t o c o n f i r m w h e t h e r t h e i r n a m e i s i n c l u d e d a n d i f s o , t h e i r i n f o r m a t i o n i s c o r r e c t l y r e c o r d e d . A c o p y w i l l b e p r o v i d e d t o e a c h r e g i s t e r e d c a n d i d a t e u p o n w r i t t e n r e q u e s t . C o u n c i l m u s t , b y b y - l a w , s e t t h e d a t e s w h e n A d v a n c e v o t e s w i l l b e h e l d , a s t h e s p e c i f i c d a t e s a r e n o t s e t b y l e g i s l a t i o n . F o r t h i s p u r p o s e B y - l a w 2 0 1 3 - 0 1 2 , h a s b e e n p r e p a r e d , s e t t i n g a d v a n c e v o t i n g d a t e s f o r S a t u r d a y , M a r c h 1 6 f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 5 : 0 0 p . m . a n d W e d n e s d a y M a r c h 2 0 , 2 0 1 3 b e t w e e n 1 2 : 0 0 n o o n a n d 7 : 0 0 p . m . ( a t t a c h e d ) f o r y o u r a p p r o v a l . T h i s i s t h e u s u a l f o r m a t , h o w e v e r , t h e h o u r s f o r t h e W e d n e s d a y a d v a n c e v o t e a r e a d j u s t e d t o i n c l u d e e v e n i n g h o u r s . T h e b y - e l e c t i o n w i l l b e b y p a p e r b a l l o t . A d d i t i o n a l e l e c t i o n i n f o r m a t i o n i s a l s o a t t a c h e d . R e c o m m e n d a t i o n " T H A T B y - l a w 2 0 1 3 - 0 1 2 , b e i n g a b y - l a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e v o t e s t o b e h e l d p r i o r t o v o t i n g d a y , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " A t t a c h m e n t s : B / L 2 0 1 3 - 0 1 2 N o t i c e o f p o s t i n g o f V o t e r s ' L i s t R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d R e v i e y e d b y / ^ ? ^ n ^ ^ e \ 2 Q i / ^ . . L < j 7 \ L ^ ^ ^ t / L y n d a M i l l a r d K y l e g e r ^ S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g A d v a n c e V o t i n g P a g e 1 1 9 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N U M B E R 2 0 1 3 - 0 1 2 A b y - l a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e v o t e s t o b e h e l d p r i o r t o v o t i n g d a y W H E R E A S S e c t i o n 4 3 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , S . O . 1 9 9 6 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l c o u n c i l s h a l l p a s s a b y - l a w e s t a b l i s h i n g o n e o r m o r e d a t e s f o r a n a d v a n c e v o t e , a n d t h e h o u r s d u r i n g w h i c h v o t i n g p l a c e s s h a l l b e o p e n o n t h a t d a t e o r d a t e s ; N O W T H E R E F O R E , t h e C o u n c i l o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h e r e b y e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T a n A d v a n c e V o t e s h a l l b e h e l d o n S a t u r d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 3 b e t w e e n t h e h o u r s o f 1 0 : 0 0 a . m . a n d 5 : 0 0 p . m . , i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , b e i n g o n e f o r a l l t h r e e w a r d s . 2 . T H A T a n A d v a n c e V o t e s h a l l b e h e l d o n W e d n e s d a y , M a r c h 2 0 , 2 0 1 3 b e t w e e n t h e h o u r s o f 1 2 : 0 0 n o o n . a n d 7 : 0 0 p . m . , i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f F o r d v i l l e , b e i n g o n e f o r a l l t h r e e w a r d s . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h t h i s 2 4 I n d a y o f J a n u a r y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g A d v a n c e V o t i n g P a g e 1 2 0 o f 1 8 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 2 0 1 3 V O T E R S ' L I S T F O R B Y - E L E C T I O N T O B E H E L D M A R C H 2 5 , 2 0 1 3 N O T I C E I S H E R E B Y G I V E N T H A T , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , t h e L i s t o f a l l p e r s o n s e n t i t l e d t o b e e l e c t o r s f o r t h e m u n i c i p a l B y - E l e c t i o n t o f i l l t h e p o s i t i o n o f D e p u t y M a y o r i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w i l l b e a v a i l a b l e i n t h e m u n i c i p a l o f f i c e b e g i n n i n g o n t h e 2 1 s t d a y o f J a n u a r y 2 0 1 3 , a n d t h a t s u c h L i s t w i l l r e m a i n t h e r e f o r i n s p e c t i o n u n t i l M a r c h 2 5 , 2 0 1 3 . A L L E L E C T O R S a r e e n c o u r a g e d t o a t t e n d a t t h e m u n i c i p a l o f f i c e b e t w e e n 8 : 3 0 a . m . a n d 4 : 3 0 p . m . M o n d a y t h r o u g h F r i d a y u n t i l V o t i n s D a y M a r c h 2 5 , 2 0 1 3 t o e n s u r e t h e i r n a m e s a n d r e l e v a n t i n f o r m a t i o n i s c o r r e c t l y s h o w n o n t h e V o t e r s ' L i s t . A p p l i c a t i o n s f o r r e v i s i o n s ( i n c l u s i o n s , a d d i t i o n s , c o r r e c t i o n s t o , o r d e l e t i o n s o f o n e ' s o w n n a m e f r o m t h e L i s t ) m a y b e m a d e d u r i n g t h i s p e r i o d . F o r m s a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e & o n l i n e . T e l e p h o n e i n q u i r i e s w i l l a l s o b e a c c e p t e d . A P P L I C A T I O N S f o r r e m o v a l o f a n o t h e r ' s n a m e f r o m t h e L i s t m a y b e m a d e b e g m n i n e s t J a n u a r y 2 1 a n d e n d i n g o n n o m i n a t i o n d a y F e b r u a r y 8 , 2 0 1 3 p r i o r t o 4 : 3 0 p . m . A P P L I C A T I O N S m a y b e f i l e d i n p e r s o n , b y m a i l , o r b y a n a g e n t p r o v i d e d t h e d e s i g n a t e d f o r m i s p r o p e r l y c o m p l e t e d a n d s i g n e d b y t h e A p p l i c a n t . N o e - m a i l s o r f a x e s w i l l b e a c c e p t e d . T h e d o c u m e n t m u s t b e a n o r i g i n a l . R E V I S I O N S T O T H E L I S T m a y a l s o b e u n d e r t a k e n a t t h e V o t i n g P l a c e b y t h e D e p u t y R e t u r n i n g O f f i c e r o n A d v a n c e o r V o t i n g D a y s . V O T E R I D E N T I F I C A T I O N O R I G I N A L D O C U M E N T S s h o w i n g t h e p e r s o n ' s n a m e , q u a l i f y i n g a d d r e s s a n d s i g n a t u r e m u s t b e p r e s e n t e d a t v o t i n g l o c a t i o n s o r t o m a k e r e v i s i o n s t o t h e V o t e r s ' L i s t . E L E C T I O N S T A F F I N G - P e r s o n s i n t e r e s t e d i n a s s i s t i n g w i t h t h e c o n d u c t o f t h e B y - E l e c t i o n a r e i n v i t e d t o p i c k u p a J o b D e s c r i p t i o n a n d c o m p l e t e a n d s u b m i t a n t h A p p l i c a t i o n F o r m n o l a t e r t h a n 1 2 : 0 0 n o o n , T u e s d a y , F e b r u a r y 1 9 . M a n d a t o r y a t t e n d a n c e a t a t r a i n i n g s e s s i o n i s p r o p o s e d t o b e h e l d e i t h e r W e d n e s d a y M a r c h 6 o r 1 3 t h f r o m 6 : 3 0 p . m . - 9 : 0 0 p m . t h V O T I N G - A d v a n c e v o t i n g w i l l b e h e l d S a t u r d a y , M a r c h 1 6 t h f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 5 : 0 0 t h p . m . a n d W e d n e s d a y , M a r c h 2 0 & o m 1 2 : 0 0 n o o n u n t i l 7 : 0 0 p . m . V o t i n g D a y w i l l b e M o n d a y , M a r c h 2 5 t f a f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 8 : 0 0 p . m . I n f o r m a t i o n & F o r m s a t w w w . b a y h a m . o n . c a ^ y i U 4 y L y n d a M i l l a r d , C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e ^ 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 o r l m i l l a r d @ b a y h a m . o n . c a 0 ^ ' A > t f ^ ^ . u a i t y l ^ 0 S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g A d v a n c e V o t i n g P a g e 1 2 1 o f 1 8 9 Page 122 of 189 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 F R O M : A d m i n i s t r a t o r F I L E : T 0 9 S U B J E C T : R e q u e s t f o r C o n v e y a n c e o f L a n d s - T h i e s s e n N U M B E R : P R 2 0 1 3 - 0 2 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s f u r t h e r t o a r e q u e s t f r o m N e t t i e a n d H e n r y T h i e s s e n t h a t C o u n c i l c o n s i d e r c o n v e y i n g a p o r t i o n o f t h e m u n i c i p a l p a r k l a n d p r o p e r t y i n R i c h m o n d . B a c k g r o u n d T h e M u n i c i p a l i t y o w n s p a r k l a n d s i n t h e H a m l e t o f R i c h m o n d o f j u s t o v e r o n e a c r e , w h i c h i n c l u d e s a 1 2 f o o t w i d e p a r c e l f r o m C h u r c h S t r e e t t o H e r i t a g e L i n e i d e n t i f i e d o n t h e a s s e s s m e n t r o l l a s a r i g h t - o f - w a y . T h e a b u t t i n g p r o p e r t y o w n e r , N e t t i e a n d H e n r y T h i e s s e n , h a s m a d e a r e q u e s t t o a c q u i r e t h i s 1 2 f o o t p a r c e l t o a d d t o t h e i r p r o p e r t y , t o p r o c e e d w i t h a s u b s e q u e n t s e v e r a n c e t o c r e a t e a n a d d i t i o n a l l o t . A s i m i l a r r e q u e s t w a s m a d e b y M r . T h i e s s e n i n 2 0 0 6 , w h i c h d i d n o t p r o c e e d . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a v e a d v i s e d t h e a p p l i c a n t t h a t i n m o s t c a s e s , t h e t r a n s f e r o f p u b l i c l a n d s r e q u i r e s t h e a p p l i c a n t t o b e r e s p o n s i b l e f o r c o s t s ( i n c l u d i n g l e g a l , s u r v e y , a d v e r t i s i n g , a n d a p p r a i s a l c o s t s ) , a n d t h a t t h e t r a n s f e r i s o r d i n a r i l y f o r t h e a p p r a i s e d v a l u e . M r . T h i e s s e n h a s a d v i s e d ( v e r b a l ) t h a t h e i s o n l y w i l l i n g t o p a y f o r l e g a l c o s t s f o r t h e t r a n s f e r . M r . T h i e s s e n h a s a l s o a d v i s e d t h a t h e p l a n s t o a t t e n d a t a C o u n c i l m e e t i n g t o p r o v i d e c o m m e n t s . I n i t i a l s t a f f c o m m e n t s a r e t h a t t h e r e a r e n o i d e n t i f i e d i m p a c t s f r o m t h e r e q u e s t e d c o n v e y a n c e , e x c e p t i n g t h e r e d u c t i o n o f p a r k l a n d a r e a - t h o u g h t h e s u b j e c t a r e a i s g e n e r a l l y f e n c e d o f f f r o m t h e m a i n p a r k . W i t h o u t s o m e o n - s i t e r e v i e w ( p o t e n t i a l l y i n v o l v i n g a s u r v e y o r ) , i t c a n n o t b e c o n f i r m e d i f t h e f e n c e i s o n t h e e a s t e r l y b o u n d a r y o f t h e r i g h t o f w a y . I f a n y s t r u c t u r e s w e r e r e q u i r e d t o b e r e m o v e d o r r e l o c a t e d d u e t h e t r a n s f e r , s t a f f w o u l d s u g g e s t t h a t a l s o s h o u l d b e a t t h e c o s t t o t h e a p p l i c a n t . S t a f f a l s o n o t e t h a t t h e r e i s a s m a l l d e c k / s t e p a t t a c h e d t o t h e a b u t t i n g m o b i l e h o m e a l s o a p p e a r s t o e n c r o a c h i n t o t h e s u b j e c t l a n d s . I n g e n e r a l , s t a f f d o n o t s u g g e s t t h e t r a n s f e r o f p r o p e r t i e s s u c h a s p a r k l a n d s w h e r e t h e l a n d s a r e i n a c t i v e u s e . I n t h i s c a s e h o w e v e r , t h e s u b j e c t l a n d s a r e f e n c e d o f f f r o m t h e m a i n p a r k a r e a , a n d l i k e l y a r e g e n e r a l l y p r i v a t e l y u s e d . A n y t r a n s f e r t h o u g h , s h o u l d f o l l o w t h e u s u a l p r a c t i c e , w h e r e c o n v e y a n c e o f p u b l i c l a n d s b e s u b j e c t t o p a y m e n t o f a n y p r o p e r t y v a l u e p l u s t r a n s f e r c o s t s . I f t h e a p p l i c a n t i s n o t w i l l i n g t o c o n s i d e r s u c h , s t a f f d o n o t s u g g e s t p r o c e e d i n g . A t t a c h m e n t s 1 . L e t t e r f r o m N e t t i e T h i e s s e n r e c e i v e d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 ( n o t e p a r t i a l s u r v e y a t t a c h e d s u b j e c t l a n d s a r e i d e n t i f i e d a s P a r t 2 1 1 R - 5 3 8 5 ) 2 . A e r i a l p h o t o g r a p h o f R i c h m o n d P a r k a r e a S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r P a g e 1 2 3 o f 1 8 9 2 S t r a t e g i c P l a n G o a l f s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T H A T t h e r e q u e s t f r o m N e t t i e a n d H e n r y T h i e s s e n t o a c q u i r e a p o r t i o n o f m u n i c i p a l l a n d s i n R i c h m o n d b e r e c e i v e d . S u b m i t t e d b y , / K y l e g e r , A d m i n i s t r a t o r 7 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r P a g e 1 2 4 o f 1 8 9 E C E ' ^ . f ; ' n ' t T t l \ f . » a ^ * ? s t . T o t f a e A d m i n i s t r a t o r , J A N - d / : 0 1 3 T h i s l e t t e r i s i n r e g a r d s t o 5 3 8 8 5 h e r i t a g e l i n e R R . 1 A y l m e r . U i C T ^ . y j y ^ ^ i f I f ' ; f » ~ , f % T i W ^ M y p l a n i s t o a p p l y f o r a s e v e r a n c e t o c r e a t e a s m a l l l o t t h a t i s p r e s e n t l y k n o w n a s 5 3 8 9 6 C h u r c h S t . R i c h m o n d . T h e r e i s a 1 2 f t . E a s e m e n t o n t h e e a s t s i d e ( p a r t 2 o f l o t 2 ) w h i c h I w o u l d l i k e t o a c q u i r e a s I o n l y h a v e 5 5 f t a t f h e r e a r . L a n d R e g i s t r y m f o r m e d m e t h e e a s e m e n t i s b e l o n g s t o b a y h a m . I h a v e e n c l o s e d p l a n a n d w i l l w a i t f o r y o u r r e s p o n s e . T h a n k y o u N e t d e T h i e s s e n f f s a ^ i : ^ 2 L ^ 2 A ^ f c J . J r S ' l f - Y & k - ^ 3 7 - 7 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r P a g e 1 2 5 o f 1 8 9 ^fr;Jl .^!//.^^.r'. .0 ^^-.P.1 0 t I^.~~J s//u \^E ^1 -t :>^'^7/<^^^/^a '-U<^^b < hf J6' 50' 50" E I 249.25' (Pt & M) A A ~IT I** -is> ^/?./».I'<s i£(p.'d>,^'^^f; OTz01 n y 0 G<Q-[-* c:-0^*\.u>,z:J1 0 LOT 3Q sv Ul <-I n ^z }fiuE-..1<<&1-UI is>"-<(-qNWEST OF LOT 2 z?N +.^'1-1^,J'^.80 fij .- \.^^.&INSTRUMENT 193006 '^.5 » ^.^^;v-D <-<Q3 s. 0 u->Q >f-=- '^^<^ B>CD n^£.^-{^-*'~l B'co 1~!3 3 .00 ^in 0.^-^*'If'1 '}*_t K 0f^n.c=-<l fri L^n ^9<SL Q3^70\i^sJ ^^.I .M3^°^(.ft TS p ^^-4 z '/,Q nmnH<?n w s:n,0Vm..3 y1 1-i -<^ \,^G l-nf n n)* . >0 0 33 - ^So'o6^* ri:\<p .9^^^z ^ co +.,-V ^^Q^^ ^.2 0 i,3 0 ^^0^\-or z^/'y>72Lr,B'<?./0 ^^^,^3 ^-I ?-""s ^^->>, \'<?M 30'^ .--d\\A,'^ "I1. '-^^ IT a>,0^L^ ^3 ?i z.s !"M d u0> m 0"<0f--I-I i~en -I?c -i £.<?-y?y>.f ^£^M.T}1L/^^ ^0 N Q Pl $ ^nN?ff-m N1 0 B M z TO5u <;-6my-.^</?z 0^^^ c -D =:*»*0-n Ul n y L s .X -i =:0 '30^F^OoT/r .Z£ N ^r?h. r1 s .^s CD,osW .^-u^^\M "-0 w >70 JT1 m -a /;3:-u 03n>-I ^:£'<?.e \.0 fr-I^li o-r 2 >\'S 73")+»-0 is s.^/";E.0^.u /..M;a n '^v N co^3b ip.0 ft-M -Dg^f-c/Cift*0 >F s /? ^1 ETlui~0 z ^j~Ul>M a"-.D f PART 1 i-JR-5386 ~0 <&kiJd-a?.PS INSTRUMENT 205755 frS N 10NM ^-*rrf^L f 0)^^/(SEE LEASE REGISTERED AS INSTRUMENT .347165}£:3;^r~if-i ^/- =.-'1. ^Y t,(N 35- U' 50" E:249.48' P2)n;i^H 35* 09' 20" E 249.32'wI i ^s>^<d^ ..I PART 2 11H-53B5 \%..^^^s> -*.u*.^-^^-*- Jd-^T^ r~r7.'.£y.M'^1,r^^'-x/ 1-7- S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r P a g e 1 2 6 o f 1 8 9 ^Thiessen/Richmond Park 5""~f /.^'.. *H^ Legend Local Arterial Highways D Parcels 2006 Aerial Photography Red:Band_1 Green: Band_2 Blue: Band_3 2006 Aerial Photography Red:Band_1 Green: Band_2 Blue: Band_3 12 '>L T< ~^.^x \1:1,218 rf^.^<0 0.1 0 0.03 0.1 Kilometers NotesThis map is a user generated static output from an Internet mapping site and is for reference only. Data layers that appear on this map may or may not be All tot lines are approximate and for general accurate, current, or otherwise reliable.reference only © Latitude Geographies Group Ltd.THIS MAP IS NOT TO BE USED FOR NAVIGATION S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r P a g e 1 2 7 o f 1 8 9 Page 128 of 189 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F l l S U B J E C T : M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e N U M B E R : F 2 0 1 3 - 0 5 P u r p o s e T o u p d a t e C o u n c i l a b o u t t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e ( M f f l ) f u n d i n g p r o g r a m . B a c k g r o u n d T h e T r e a s u r e r s u b m i t t e d a n E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t f o r t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e F u n d i n g f o r A s s e t M a n a g e m e n t , o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , a s a p p r o v e d b y R e p o r t N o . F 2 0 1 2 - 2 0 . O n D e c e m b e r 1 3 , 2 0 1 2 t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r e c e i v e d n o t i c e t h a t i t h a s r e c e i v e d a p r o v i n c i a l g r a n t o f $ 2 3 , 7 6 7 . 5 0 t o h e l p c o m p l e t e a c o m p r e h e n s i v e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n , b y D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . S t a f f C o m m e n t s T h e 2 0 1 3 d r a f t c a p i t a l b u d g e t i n c l u d e s t h e e s t i m a t e d c o s t s t o c o m p l e t e t h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n t h a n d w a s r e v i e w e d w i t h C o u n c i l a t a b u d g e t m e e t i n g o n J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . T h e O n t a r i o M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s , t h e M i n i s t r y t h a t m a n a g e s t h e g r a n t s u n d e r t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e P r o g r a m , h a s r e q u e s t e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n b e p a s s e d b y e a c h m u n i c i p a l i t y r e c e i v i n g a g r a n t a l l o c a t i o n : T h a t t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c e r t i f i e s t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t s u b m i t t e d u n d e r t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e ; a ) T h a t t h e i n f o r m a t i o n i n t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t i s f a c t u a l l y a c c u r a t e ; a n d b ) T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s c o m m i t t e d t o t h e d e v e l o p m e n t o f c o m p r e h e n s i v e A s s e t M a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s a l l o f t h e i n f o r m a t i o n a n d a n a l y s i s d e s c r i b e d i n B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s i s a p r i o r i t y . A t t a c h e d i s a c o p y o f t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t f o r t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e F u n d i n g f o r A s s e t M a n a g e m e n t , c o m p l e t e d b y t h e T r e a s u r e r . R e c o m m e n d a t i o n s T h a t C o u n c i l p a s s t h e r e q u e s t e d r e s o l u t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , d . C ^ l e u ^ C ^ o t ^ - - r / " > . \ y ^ f c c ^ i D a v i d G . A r i s t o n e , C A K y l e 0 T r e a s u r e r A d m i n i I S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l P a g e 1 2 9 o f 1 8 9 ( V - ^ O n t a r i o N n S c ° L M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e F u n d i n g f o r A s s e t M a n a g e m e n t E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t E x p r e s s i o n s o f I n t e r e s t s m u s t b e r e c e i v e d b y 5 p . m . E a s t e r n S t a n d a r d T i m e o n O c t o b e r 2 2 , 2 0 1 2 . F o r a n y q u e s t i o n s p l e a s e c a l l 1 8 8 8 5 8 8 - 4 1 1 1 o r e m a i l m m @ - c r r t a n o c a O n A u g u s t 1 6 , 2 0 1 2 , t h e G o v e r n m e n t o f O n t a r i o l a u n c h e d t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e . A s p a r t o f t h e i n i t i a t i v e , f u n d i n g i s b e i n g m a d e a v a i l a b l e t o i m p r o v e a s s e t m a n a g e m e n t p l a n n i n g i n s m a l l m u n i c i p a l i t i e s a n d L o c a l S e n / i c e s B o a r d s ( L S B s ) . E l i g i b l e a p p l i c a n t s i n c l u d e : L o w e r - t i e r m u n i c i p a l i t i e s w i t h i n f r a s t r u c t u r e a s s e t s a n d p o p u l a t i o n s u n d e r 2 0 , 0 0 0 ; . U p p e r - a n d s i n g l e - t i e r m u n i c i p a l i t i e s w i t h i n f r a s t r u c t u r e a s s e t s a n d p o p u l a t i o n s u n d e r 5 0 , 0 0 0 ; a n d . L S B s w i t h w a t e r a n d / o r w a s t e w a t e r s y s t e m s . . I n a d d i t i o n , m u n i c i p a l i t i e s h a v e t o s u b m i t t h e i r 2 0 1 1 F i n a n c i a l I n f o r m a t i o n R e t u r n t o t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g b y O c t o b e r 2 2 , 2 0 1 2 t o b e e l i g i b l e f o r t h i s p r o g r a m . P o p u l a t i o n i n f o r m a t i o n w i l l b e t a k e n f r o m t h e F i n a n c i a l I n f o r m a t i o n R e t u r n . M u n i c i p a l i t i e s t h a t f a i l t o s u b m i t t h e i r r e t u r n b y t h i s t i m e w i l l n o t b e e l i g i b l e f o r f u n d i n g . F o r m o r e i n f o r m a t i o n , s e e t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e - A s s e t M a n a g e m e n t p r o g r a m m a n u a l a n d B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . I f s u b m i t t i n g b y e m a i l p l e a s e s a v e t h e c o m p l e t e d f o r m t o y o u r d e s k t o p a n d s e n d a s a n a t t a c h m e n t t o m i i i ( ® o n t a r i o . c a I f s u b m i t t i n g b y m a i l p l e a s e p r i n t t h e c o m p l e t e d f o r m a n d s e n d t o : M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e S e c r e t a r i a t c / o R u r a l P r o g r a m s B r a n c h O n t a r i o M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s 1 S t o n e R o a d W e s t , 4 t h F l o o r G u e l p h O N N 1 G 4 Y 2 h t t o : / / w w w . O n t a r i o , c a / m u n i c i p a l i n f r a s t r u c t u r e P l e a s e f i l l i n a l l f i e l d s o n t h i s f o r m t h a t a p p l y t o y o u r m u n i c i p a l i t y o r L S B . S e c t i o n 1 - M u n i c i p a l i t y / L S B C o n t a c t I n f o r m a t i o n M u n i c i p a l i t y / L S B N a m e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A u t h o r i z e d C o n t a c t L a s t N a m e F i r s t N a m e M i d d l e I n i t i a l A r i s t o n e D a v i d G P o s i t i o n T e l e p h o n e N u m b e r E m a i l A d d r e s s T r e a s u r e r 5 1 9 8 6 6 - 5 5 2 1 d a r i s t o n e @ b a y h a m . o n . c a M a i l i n g A d d r e s s U n i t N u m b e r S t r e e t N u m b e r S t r e e t N a m e P O B o x 9 3 4 4 P l a n k R o a d 1 6 0 C i t y / T o w n P r o v i n c e P o s t a l C o d e S t r a f f o r d v i l l e O n t a r i o N O J 1 Y O S e c t i o n 2 - C u r r e n t A s s e t M a n a g e m e n t P r a c t i c e s P l e a s e d e s c r i b e y o u r c u r r e n t a s s e t m a n a g e m e n t p r a c t i c e s , w h a t i s n e e d e d t o i m p r o v e t h e s e p r a c t i c e s a n d a n y p l a n s t o i m p r o v e t h e m . A t t a c h r e l e v a n t s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n i f a p p l i c a b l e . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s i n v e n t o r i e d a l l t h e i r t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s a n d e s t a b l i s h e d u s e f u l l i v e s f o r e a c h a s s e t a t h i s t o r i c a l c o s t . E a c h y e a r t h e m u n i c i p a l i t y e s t a b l i s h e s f o r e a c h t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t , m a i n t e n a n c e c o s t s w i t h i n t h e i r o p e r a t i n g b u d g e t , a n d r e p l a c e m e n t a n d r e h a b i l i t a t i o n c o s t s w i t h i n t h e i r c a p i t a l b u d g e t . T h e a m o u n t s a r e f o r m u l a t e d f r o m v a r i o u s d o c u m e n t s , s u c h a s t h e v e h i c l e r e p l a c e m e n t s c h e d u l e a n d w a t e r / s e w e r r a t e s t u d y . A m o r e c o m p r e h e n s i v e a p p r o a c h e d i s n e e d e d w h e r e a l o n g e r t e r m h o r i z o n ( i e . f i f t y y e a r s ) i s u s e d , a n d a s s e t c o n d i t i o n r a t i n g s a r e p e r f o r m e d a n d u s e d t o e v a l u a t e p r i o r i t i e s w i t h i n a n d b e t w e e n a s s e t c a t e g o r i e s . 0 0 3 2 E ( 2 0 1 2 / 0 8 ) © Q u e e n ' s P r i n t e r f o r O n t a r i o , 2 0 1 2 D i s p o n i b l e e n f r a n ? a i s P a g e 1 o f 4 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l P a g e 1 3 0 o f 1 8 9 S e c t i o n 3 - U s e o f F u n d i n g p l e a s e i d e n t i f y a n d b r i e f l y e x p l a i n t h e c o m p o n e n t ( s ) o f a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n t h a t y o u r m u n i c i p a l i t y / L S B i n t e n d s t o d e v e l o p w i t h t h e f u n d i n g p r o v i d e d . N o t e : Y o u r m u n i c i p a l i t y / L S B m a y c h o o s e t o f o c u s o n o n e o r s e v e r a l c o m p o n e n t s . S e e S e c t i o n 3 o f t h e B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s f o r m o r e i n f o r m a t i o n . I d e n t i f y i n g t h e S t a t e o f I n f r a s t r u c t u r e I s t h e f u n d i n g i n t e n d e d t o c o n t r i b u t e t o i d e n t i f y i n g t h e s t a t e o f i n f r a s t r u c t u r e i n y o u r m u n i c i p a l i t y o r L S B ? Y e s D N o I f " Y e s " , p l e a s e e x p l a i n h o w t h e f u n d i n g w o u l d s u p p o r t t h e d e v e l o p m e n t o f a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s t h e e l e m e n t s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 3 . 3 o f t h e B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d o e s n o t h a v e a n y a s s e t c o n d i t i o n r a t i n g s f o r a n y o f t h e i r u n d e r g r o u n d l i n e a r a s s e t s . A s p a r t o f o u r i m p r o v e m e n t t o o u r a s s e t m a n a g e m e n t p l a n w e w i l l u n d e r t a k e a r o a d n e e d s s t u d y t o e s t a b l i s h a s s e t c o n d i t i o n r a t i n g s f o r a l l o f o u r l o c a l r o a d s . I d e n t i f y i n g t h e D e s i r e d L e v e l s o f S e r v i c e I s t h e f u n d i n g i n t e n d e d t o h e l p y o u r m u n i c i p a l i t y o r L S B d e f i n e i t s d e s i r e d l e v e l s o f s e r v i c e ? Y e s D N o I f " Y e s " , p l e a s e e x p l a i n h o w t h e f u n d i n g w o u l d s u p p o r t t h e d e v e l o p m e n t o f a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s t h e e l e m e n t s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 3 . 4 o f t h e B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . T h e M u n i c p a l i t y o f B a y h a m w i l l u n d e r t a k e a s e m c e r e v i e w o f i t ' s p u b l i c w o r k s d e p a r t m e n t w i t h e m p h a s i s o n m u n i c i p a l r o a d s . T h i s w i l l i n c l u d e a c o n s u l t a t i o n p r o c e s s w i t h t h e t a x p a y e r s t o h e l p e s t a b l i s h s e r v i c e l e v e l s f o r p a v e d r o a d s , g r a v e l e d r o a d s a n d w i n t e r m a i n t e n a n c e o n a l l r o a d s . 0 0 3 2 E ( 2 0 1 2 / 0 8 ) P a g e 2 o f 4 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l P a g e 1 3 1 o f 1 8 9 D e v e l o p i n g a n A s s e t M a n a g e m e n t S t r a t e g y Y e s N o I s t h e f u n d i n g i n t e n d e d t o h e l p y o u r m u n i c i p a l i t y o r L S B d e v e l o p a n a s s e t m a n a g e m e n t s t r a t e g y ? I f " Y e s " , p l e a s e e x p l a i n h o w t h e f u n d i n g w o u l d s u p p o r t t h e d e v e l o p m e n t o f a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s t h e e l e m e n t s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 3 . 5 o f t h e B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s ^ T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t e n d s t o p u r c h a s e a n a s s e t m a n a g e m e n t s o f t w a r e p a c k a g e t h a t w i l l a l l o w u s t o t r a c k e a c h t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t f o r a s s e t c o n d i t i o n , r e p l a c e m e n t c o s t a n d m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s . U s i n g t h e s e r v i c e l e v e l s f o r m u l a t e d b y t h e m u n i c i p a l i t y t h e s o f t w a r e w i l l h e l p m a n a g e , o v e r a l o n g e r t i m e f r a m e , t h e m a i n t e n a n c e , r e h a b i l i t a t i o n , r e p l a c e m e n t a n d d i s p o s a l a c t i v i t i e s o f a l l t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s . T h i s w i l l a l l o w t h e m u n i c i p a l i t y t o b e t t e r f o r m u l a t e o p t i o n s r e g a r d i n g t h e s e r v i c e s i t p r o v i d e s t h e p u b l i c . D e v e l o p i n g a F i n a n c i n g S t r a t e g y Y e s N o I s t h e f u n d i n g i n t e n d e d t o h e l p y o u r m u n i c i p a l i t y o r L S B d e v e l o p a f i n a n c i n g s t r a t e g y f o r a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n ? I f " Y e s " , p l e a s e e x p l a i n h o w t h e f u n d i n g w o u l d s u p p o r t t h e d e v e l o p m e n t o f a n a s s e ^ m a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s t h e e l e m e n t s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 3 . 6 o f t h e B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t e n d s t o p u r c h a s e a n a s s e t m a n a g e m e n t s o f t w a r e p a c k a g e t h a t w i l l a l l o w u s t o ^ t r a c k e a c h t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t f o r a s s e t c o n d i t i o n , r e p l a c e m e n t c o s t a n d m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s . T h i s s o f t w a r e w i l l b e u s e d t o f o r m u l a t e a f i n a n c i n g s t r a t e g y f o r t h e r e p l a c e m e n t a n d d i s p o s a l , m a i n t e n a n c e , a n d r e h a b i l i t a t i o n o f a l l t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s . T h i s f i n a n c i a l s t r a t e g y w i l l c o v e r a m i n i m u m o f f i f t y y e a r s a n d s e t p r i o r i t i e s w i t h i n a n d b e t w e e n a s s e t » c a t e g o r i e s . P a g e 3 o f 4 0 0 3 2 E ( 2 0 1 2 / 0 8 ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l P a g e 1 3 2 o f 1 8 9 S e c t i o n 4 - D e c l a r a t i o n E a c h E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t m u s t b e a c c o m p a n i e d b y a d e c l a r a t i o n c e r t i f y i n g t h a t t h e i n f o r m a t i o n i n t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t i s f a c t u a l l y a c c u r a t e a n d t h a t t h e d e v e l o p m e n t o f a n a s s e t m a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s a l l o f t h e i n f o r m a t i o n a n d a n a l y s i s d e s c r i b e d i n B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s i s a p r i o r i t y , i f o n e i s c u r r e n t l y n o t i n p l a c e . I f a p l a n i s a l r e a d y i n p l a c e t h e d e c l a r a t i o n m u s t c o m m i t t o r e v i e w i n g t h e e x i s t i n g p l a n t o m a k e s u r e i t i s c o n s i s t e n t w i t h d i r e c t i o n o u t l i n e d i n B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s * F o r a m u n i c i p a l i t y , t h e d e c l a r a t i o n c a n b e m a d e b y a r e s o l u t i o n o r l e t t e r f r o m m u n i c i p a l c o u n c i l . F o r a L S B , t h e d e c l a r a t i o n m u s t b e m a d e b y r e s o l u t i o n f r o m t h e L S B b o a r d . I c e r t i f y t h a t t h e a b o v e i n f o r m a t i o n i s c o m p l e t e a n d a c c u r a t e . I h a v e a u t h o r i t y t o b i n d t h e m u n i c i p a l i t y / L S B . F u l l N a m e ( L a s t n a m e , f i r s t n a m e ) P o s i t i o n D a t e ( y y y y / m m / d d ) A r i s t o n e , D a v i d T r e a s u r e r 2 0 1 2 / 1 0 / 1 8 S e c t i o n 5 - D o c u m e n t s S u b m i t t e d W i t h T h i s E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t P l e a s e o u t l i n e a n y f i l e s o r d o c u m e n t s y o u w i l l b e s u b m i t t i n g a l o n g w i t h t h i s E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t . I f y o u a r e s u b m i t t i n g t h i s f o r m b y e m a i l , w r i t e a d e s c r i p t i o n o f t h e f i l e ' s c o n t e n t s t o t h e l e f t a n d i n d i c a t e t h e f i l e n a m e t o t h e r i g h t . A t t a c h a l l d o c u m e n t s t o t h e s a m e e m a i l a s t h i s f o m n . I f y o u a r e s u b m i t t i n g t h i s f o r m b y m a i l , s i m p l y w r i t e a d e s c r i p t i o n o f e a c h d o c u m e n t y o u a r e s u b m i t t i n g a l o n g w i t h t h i s E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t , i n t h e l e f t - h a n d c o l u m n . D e s c r i p t i o n o f F i l e o r D o c u m e n t F i l e N a m e C o u n c i l r e s o l u t i o n a p p r o v i n g d e c l a r a t i o n R e s o l u t i o n . p d f 0 0 3 2 E ( 2 0 1 2 / 0 8 ) P a g e 4 o f 4 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l P a g e 1 3 3 o f 1 8 9 Page 134 of 189 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F M E M O R A N D U M T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 3 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s f a - a t o r F I L E : r o ^ ' S U B J E C T : D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 T h i s m e m o i s t o o u t l i n e t h e c h a n g e s t o t h e d r a f t 2 0 1 3 C a p i t a l B u d g e t a s h a s b e e n m a d e b y C o u n c i l a t p r e v i o u s m e e t i n g s , a d d i t i o n a l c h a n g e s b e i n g r e c o m m e n d e d b y s t a f f , a n d t o p r e s e n t a c o n s o l i d a t e d d o c u m e n t n o w r e c o m m e n d e d b y s t a f f . A s C o u n c i l w i l l r e c a l l , t h e d r a f t 2 0 1 3 C a p i t a l B u d g e t a s o r i g i n a l l y p r e s e n t e d , i n c l u d e d a 3 % i n c r e a s e f o r t h e t a r g e t c a p i t a l l e v y a m o u n t T h i s e q u a t e s t o a t a r g e t l e v y o f $ 8 0 1 , 0 0 0 , w h i c h i s a n i n c r e a s e o f $ 2 3 , 1 0 0 f r o m 2 0 1 2 . S t a f f n o t e t h a t f h i s d o e s n o t e q u a t e t o a n o v e r a l l i n c r e a s e o f 3 % o n t h e t a x l e v y . T h e i n i t i a l d r a f t c a p i t a l b u d g e t p r e s e n t e d e x c e e d e d t h i s t a r g e t a m o u n t b y $ 2 2 , 0 0 0 . T h e b e l o w a m e n d m e n t s t o t h e d r a f t w o u l d , i f a p p r o v e d , r e s u l t i n a c a p i t a l b u d g e t t h a t m e e t s t h e t a r g e t a m o u n t . F o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e P u b l i c W o r k s b r i n e t r u c k , p l e a s e s e e t h e a t t a c h e d m e m o f i x » m t h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r . I t e m A d j u s t m e n t N o t e s A m o u n t ( $ ) G e n e r a t o r S t n # 1 ( 6 , 5 0 0 ) R e d u c e a n d i n v e s t i g a t e o p t i o n s f a r t h e r F i r e A n n u a l R e m u n e r a t i o n ( 2 , 5 0 0 ) O p e r a t i n g b u d g e t a d j u s t i n e n t R e s e r v e T r a n s f e r B u i l d i n g V e h i c l e R e s e r v e ( 5 0 0 ) R e d u c e a s r e s e r v e n e a r i n g r e p l a c e m e n t v a l u e F J r e / B y - l a w V e h i c l e R e s e r v e ( 5 0 0 ) R e d u c e a s r e s e r v e n e a r m g r e p l a c e m e n t v a l u e R o l l e r , W o o d C h i p p e r , a n d W i n t e r ( 6 2 , 0 0 0 ) R e m o v e i t e m s f r o m 2 0 1 3 b u d g e t a n d r e p l a c e w i t h P r e - W e t S y s t e m b r i n e t r u c k i t e m s U s e d B r i n e T r u c k C a b a n d C h a s s i s 5 0 , 0 0 0 T o r e p l a c e B r i n e T r u c k f o r u s e f o r b o f h d u s t a n d T a n k R e i n s t a l l a t i o n ( $ 4 0 , 0 0 0 ) , c o n t r o l , c o n s t r u c t i o n w a t e r t r u c k , a n d w i n t e r a n t i - p l u s P l u m b i n g a n d c o n t r o l l e r i c m g » i n s t a l l a t i o n ( $ 1 0 , 0 0 0 ) E d e n L i n e , O w l C a g e R d , G o d b y N I L G r a v e l P r o j e c t s t o b e f i n a n c e d f i - o m R o a d R d C o n s t r u c t i o n R e s e r v e i n s t e a d o f G a s T a x R e s e r v e N e w S i d e w a l k s ( 1 0 , 0 0 0 ) R e m o v e t o i n c r e a s e S i d e w a l k R e p a i r s ( p r e v i o u s C o u n c i l d i r e c t i o n ) S i d e w a l k R e p a i r s 1 0 , 0 0 0 I n c r e a s e R e p a i r a m o u n t ( p r e v i o u s C o u n c i l d i r e c t i o n ) Z o n i n g B y - l a w R e v i e w N I L I n c r e a s e i n a m o u n t c a r r i e d f o r w a r d f r o m 2 0 1 2 t o r e f l e c t a c t u a l s D r e d g i n g ( 5 , 0 0 0 ) R e d u c e a m o u n t a n d r e q u e s t f u n d r a i s i n g t o m a t c h ( p r e v i o u s C o u n c i l d i r e c t i o n ) I n t e r p r e t i v e C e n t r e S i g n a g e ( 7 , 0 0 0 ) D e f e r a s f u t u r e n e e d ( p r e v i o u s C o u n c i l d i r e c t i o n ) A L U S N I L E l i m i n a t e a m o u n t c a r r i e d f o r w a r d f r o m 2 0 1 2 t o r e f l e c t a c t u a l s S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 3 5 o f 1 8 9 P a g e 2 I n a d d i t i o n , s t a f f w o u l d a l s o n o t e f o r c l a r i f i c a t i o n : - t h e s y s t e m r e v i e w f o r R i c h m o n d W a t e r i s t o b e f i n a n c e d f r o m t h e R i c h m o n d W a t e r R e s e r v e ( n o t t h e P o r t B u r w e l l / V i e n n a s y s t e m ) - f h e V i e n n a b u i l d i n g d e m o l i t i o n i s s u b j e c t t o f u r t h e r C o u n c i l d i r e c t i o n p e n d i n g u p d a t e s / d i s c u s s i o n s w i t h t h e V i e n n a C o m m u n i t y G r o u p t h e t r a n s f e r t o t h e E d i s o n B u i l d i n g R e s e r v e i s s e p a r a t e f r o m f u n d r a i s i n g r e v e n u e s t h a t w i l l b e r e f l e c t e d i n t h e o p e r a t i n g b u d g e t S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 3 6 o f 1 8 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T T O F B A Y H A M S T A F F M E M O T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 2 1 . 2 0 1 3 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r S U B J E C T : B U D G E T V A L U E S F O R B R I N E T R U C K A N D P I C K U P T R U C K I N V E N T O R Y P u r p o s e T h i s r e p o r t d e t a i l s t h e r e v i s e d b u d g e t n u m b e r f o r t h e r e p l a c e m e n t o f t h e B r i n e T r u c k a n d f o r i n f o r m a t i o n p u r p o s e s , a n i n v e n t o r y o f t h e P u b l i c W o r k s p i c k - u p t r u c k s . B a c k g r o u n d t h C o u n c i l r e q u e s t e d t h i s i n f o r m a t i o n a t t h e C a p i t a l B u d g e t d i s c u s s i o n o n J a n u a r y 1 4 I n f o r f u r t h e r c a p i t a l b u d g e t c o n s i d e r a t i o n . S t a f f C o m m e n t s B r i n e T r u c k T h e r e v i s e d e s t i m a t e b e l o w i s f o r t h e r e p l a c e m e n t o f t h e 1 9 8 7 B r i n e T r u c k . S t a f f i s r e c o m m e n d i n g t h a t t h e e x i s t i n g t a n k a n d c o n t r o l l e r b e s a l v a g e d f r o m t h e 1 9 8 7 B r i n e T r u c k , i n s t a l l e d o n a u s e d c a b a n d c h a s s i s , a n d h a v e t h e p l u m b i n g i n s t a l l e d b y a s p e c i a l i z e d c o m p a n y . T h i s u p d a t e d t r u c k w i l l b e a b l e t o h a n d l e t h e d u t y o f b r i n e d u s t s u p p r e s s i o n ; c o n s t r u c t i o n w a t e r t r u c k f o r a c h i e v i n g c o m p a c t i o n ; a n d w i n t e r a n t i - i c i n g . U s e d C a b a n d C h a s s i s T a n d e m T r u c k a n d T a n k R e i n s t a l l a t i o n $ 4 0 , 0 0 0 P l u m b i n g a n d c o n t r o l l e r i n s t a l l a t i o n $ 1 0 . 0 0 0 T o t a l $ 5 0 , 0 0 0 P i c k - u p T r u c k I n v e n t o r y A t t a c h e d y o u w i l l f i n d a n i n v e n t o r y o f t h e p i c k - u p t r u c k s f r o m t h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t . S t a f f a r e r e c o m m e n d i n g t h a t t h e 2 0 0 6 F o r d b e d e c l a r e d s u r p l u s a n d t r a d e d i n t o r e p l a c e t h e e x i s t i n g S u p e r i n t e n d e n t p i c k - u p t r u c k . T h e r e s p e c t i v e m i l e a g e a n d y e a r o f e a c h t r u c k i s d e t a i l e d w i t h t h e p h o t o s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , V a n c e A . C z e r w i n s k i , M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 3 7 o f 1 8 9 Schedule "A" 2013 Capital Budget )-Carr Project Budget Fwd Tax Lew! Reserves Grants Other Notes -- +General +Computer Equipment 5,000 5,000 ! Reserve for working capital 10,000 10,000 Cash requirements item. -tTransfer to Records Management Reserve 5,000 5,000 Cash requirements item-f -t-... ^. .I.....Asset Management Plan 50,000 25,000 i 25,000 Municipal Infrastructure Investment Initiative Fire I-Apparatus-.-T -- .-'"- ^Apparatus Reserve Allocation 95,000 95,000 I Cash requirements item tBuilding . Debenture Payment 65,000 ,65,000 i -TGenerator Stn#l 8,500 I 8,500 -.k + --I Major Equipment Renewal -.4.County Radio system 30,000 15,000 15,000 Fire'Equipment Reserye - Elgm County Radio report Other Annual Remuneration Reserve -+..--. Bulldin Vehicle Reserve 2,500 :2,500 ,Cash requirements item-I-r---T~-i BY-Lan Vehicle Reserve 2,500 i 2,500 Cash requirements item-t I...- -Roads j--. ... j.Equipment Purchases .,...--. . .4-Trfto Equipment Reserve 195,000 50,000 \145,000 Machine Usage (Cash requirements item.) Grader (Used)250,000 .250,000 I Pickup - Road Superintendent (Used)30,000 i 30,000+- I Tandem Chasis - brine application 40,000 40,000 -1Brine plumbing and controller 10,000 10,000 TVacuum Tank on Trailer (Used)30,000 30,000 ;[50/50 split with Roads and Water & SewerT-i+. 1-Construction Projects ,Trfto Road Construction Reserve 270,000 :270,000 Cash requirements item Maple Grove 10,000 10,000 I Roads Construction Reserve Tunnel Road 10,000 10,000 ,Roads Construction Reserve4-4.! Chute Line 80,000 80,000 Roads Construction Reserve December 6,2012 - Pagel S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 3 8 o f 1 8 9 Schedule "A" 2013 Capital Budget Carr Project Budget Fwd Tax Levy Reserves Grants Other Notes Roadh (Continued) ASPhaIt_proJects r,+\ Best Line (Culloden Rd to Hwy 3) Microseal 66,990 66,990 Gas Tax Reserve -. 1 Gravel Projects ..4--tWoodworth - McQuiggan 2.2 Km 30,000 30,000 Gas Tax Reserve +Eden Line 16,000 ;16,000 ; Road Construction Reserve OwlCageRoad0.5K.rn 6,000 6,000 Road Construction Reserve-....(.-..Godby Road 4 Km 56,000 56,000 1 Road Construction Reserve- I-I-t 4 -^r 4-Tar & Chip Resurface Lamers Line 96,000 96,000 Gas Tax Reserve -.rBridge Work f-I Stewart Bridge 15,000 15,000 |Gas Tax Reserve ... 4-Other 1-Guide rails (New)15,000 15,000 Road Construction Reserve Roads Needs Study 75,000 75,000 |GasTax/pt Bl"'we11 Deyelopment chgs $5,ooo1Asphalt patching 30,000 30,000 Road Constmction ReserveT Street lights (New)10,000 10,000 Road Construction Reserve-j-r ..4 ..-fSidewalks -I-New Gas Tax -<-Repairs 30,000 30,000 ^ Road Construction Reserve_ ._ __..+- . I -1------ 4WasteMEanaeemetrt Transfer to Reserve - Transfer site 35,000 35,000 Cash requirements item iIWMP-Composters 7,000 !- 7,000T I Recycling Initiatives 7,000 7,000 i \Vater Radio meters/heads 5,000 !5,000 Water reserve Richmond water - system review 8,000 :8,000 ; Richmond Water reserve ;EA - StrafFoidville & Eden 5,000 ;5,000 ... , Wa^tc water 'Pump rebuilds 35,000 35,000 ,Sewer reserve Air release valves -PS 1 & 6 9,500 :9,500 I Sewer reserve4...+1-Air blower rebuilds 4,800 4,800 !Sewer reserve -.?.-Manhole frame replacements 10,000 10,000 Sewer reserve TAdditional odour control tanks - PS 6 3,000 !3,000 Sewer reserve December 6,2012 - Page2 S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 3 9 o f 1 8 9 Schedule "A" 2013 Capital Budget Cair Project Budget Fwd Tax Levy Reserves Grants Other NotesJ. -.1Ileaith Services -i. Parkk&Rec. Trf to Parks Reserve - Playground Eq.24,000 24,000 Cash requirements item Corinth Park Entrance 2,000 2,000 Parkland Reserve Fund -L1-Corinfh Park Pavillion 10,000 I- 5,000 5,000 1 Parkland Reserve Fund -t "f&traffordM|]e Comm. Centre Transfer to Reserve 10,000 10,000 I Cash requirements item Entrance Reconstruction forAcessibilty 65,500 32,750 I 32,7501 Feddev OntarioCommunity Infrastructure Improvement Vienna C.umm. Centre Transfer to Reserve 30,000 30,000 Cash requirements item T-1 Accessibility Entrance Construction 117,000 67,000 50,000 Enabling Accessibilty Fund 4--tEden Comm. Centre -[-Building upgrades 16,000 8,000 8,000 12014 levy4. - Libraries 4I Vienna demolition 30,000 !30,000 library reserve T - 4 -1 MBseumSi .......i.TTrfto Edison Building Reserve 2,000 2,000 Cash requirements item-If-! Marine Museum furnace replacement 4,000 3,500 ;500 Cemeteries -TPlannlna & Development (.- Zoning By-law review 3,500 !- 3,500 i*BmioeM & Commerce ^7East pier repair 161,000 81,000 !80,000 :20141evyI- L.I' .4- December 6, 2012 - Page3 S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 4 0 o f 1 8 9 Schedule "A" 2013 Capital Budget Can" Project Budeet Fwd Tax Levy: Reserves | Grants Other Notes ^i.Tourism & Markecinc 4.Pier Payillion/Other Improvements 130,000 130,000 ^Fundraising/Grantst .--i-Dredging 15,000 15,000 Beach projects - Beach Bouys 5,000 5,000 +- - f-f-- 1-Harbourfront Master Plan 2,000 2,000 -4 Envhonmeatal ^-1 - .- ALUS Pilot 60,000 30,000 30,000 [2014 levyJ__'[_^-» +- T- TOTAL 2,283,790 151,000 801,000 1,133,040 107,750 393,000 -+-+ 4 +- -}I-- f ^ - -t -r December 6, 2012 - Page4 S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . P a g e 1 4 1 o f 1 8 9 Page 142 of 189 N o t e s M e e t i n g w i t h E l e i n M i l i t a r y M u s e u m J a n u a r y 1 6 . 2 0 1 3 t h M u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s m e t w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p r e s e n t a t i v e s W e d n e s d a y J a n u a r y 1 6 2 0 1 3 t o d i s c u s s i s s u e s a n d q u e s t i o n s r e g a r d i n g P r o j e c t O j l b w a . A t t e n d e e s : E l g i n M i l i t a r y M u s e u m - T i m B a r r e t t ( B o a r d C h a i r ) / R o n J e w e l l ( D i r e c t o r ) / P a t S h i e l d s ( D i r e c t o r ) , l a n R a v e n ( E x e c u t i v e D i r e c t o r ) a n d D a n M c N e i l ( P r o j e c t C o o r d i n a t o r ) M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m - P a u l E n s ( M a y o r ) / W a y n e C a s i e r ( A c t i n g D e p u t y M a y o r ) a n d K y l e K r u g e r ( A d m i n i s t r a t o r ) N o t e : T h e f o l l o w i n g i s t h e t e x t o f a n I n t r o d u c t i o n a n d s e r i e s o f q u e s t i o n s p o s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y t o t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m s t a f f a n d B o a r d m e m b e r s J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 3 . T h e i t a l i c i z e d t e x t i s n o t e s o n t h e d i s c u s s i o n s / a n s w e r s t h a t o c c u r r e d . I n t r o d u c t i o n C o u n c i l h a s h a d s e v e r a l i s s u e s a n d c o n c e r n s w i t h t h e s t a t u s o f t h e p r o j e c t a n d i t s f i n a n c e s a s y o u w i l l s e e f r o m o u r l e t t e r i n N o v e m b e r . A l s o , w e a r e h e a r i n g f r o m r a t e p a y e r s w i t h a n u m b e r o f q u e s t i o n s a n d c o n c e r n s a b o u t t h e s t a t u s o f t h e p r o j e c t a n d c o m p l i a n c e w i t h t h e G u a r a n t o r a g r e e m e n t . T h e o v e r a l l c o n c e r n i s o f c o u r s e w i t h t h e p o t e n t i a l f o r a f i n a n c i a l b u r d e n f o r t h e m u n i c i p a l i t y . T h i s c o n c e r n c o m e s i n p a r t f r o m t h e c h a n g e i n f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t y f r o m w h a t w a s o r i g i n a l l y p u t f o r w a r d i n M a r c h . N o t a b l y / s o m e c h a n g e s s i n c e t h e n a r e : 1 . T h e a m o u n t o f w h a t t h e E M M w a s t o h a v e a v a i l a b l e w a s s t a t e d a t $ 1 m i l l i o n a n d i s n o w $ 4 5 / 0 0 0 2 . T h e m a x i m u m p u t f o r w a r d i n t h e r e p o r t w a s $ 3 . 5 t o $ 4 m i l l i o n / b u t n o w s e e m s t o b e a t $ 6 m i l l i o n . A l s o , p u b l i c p e r c e p t i o n i n i t i a l l y i n s u p p o r t o f t h i s p r o j e c t i s d r o p p i n g q u i c k l y / a s a n s w e r s t o q u e s t i o n s r e g a r d i n g e x p e n s e s a n d f u n d r a i s i n g r e m a i n u n a v a i l a b l e . P u b l i c c o m m e n t s a r e b e c o m i n g n e g a t i v e / a n d t h i s i s b e i n g r e f l e c t e d i n t h e c o m m u n i t y / a t C o u n c i l m e e t i n g s , a n d e v e n l o c a l n e w s . W i t h a l a c k o f a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n , t h e q u e s t i o n i s b e i n g r a i s e d p u b l i c l y a n d a t t h e C o u n c i l t a b l e w h e t h e r t h e E M M i s f u l f i l l i n g i t s p a r t s o f t h e g u a r a n t o r a g r e e m e n t . T h a t t h e p u b l i c i s i l l a t e a s e w i t h t h e p r o j e c t i s d e m o n s t r a t e d e v e n w i t h t h e r e c e n t p u b l i c d i s c o u r s e a b o u t f i l l i n g t h e D e p u t y M a y o r p o s i t i o n . T h e h o p e f o r t h i s m e e t i n g i s t h a t w i t h a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n a n d o p e n n e s s t o t h e p u b l i c / m a n y o f t h e s e q u e s t i o n s c a n b e a n s w e r e d a n d t h e r e f o r e s o m e c o n c e r n s c a n b e a l l e v i a t e d . A s i g n i f i c a n t p a r t o f t h e c o n c e r n s t e m s f r o m a l a c k o f i n f o r m a t i o n o n t h e p r o j e c t c o s t s / a n d p e r h a p s m o r e s o t h e s t a t u s o f f u n d r a i s i n g . M r . M c N e i l , P r o j e c t C o - o r d i n a t o r , r e v i e w e d t h e s t a t u s o f t h e p r o j e c t . H e a d v i s e d t h a t t h e r e h a v e b e e n c h a l l e n g e s t h a t h a v e i m p a c t e d f i n a n c e s ^ s u c h a s t h e s e a w a l l d i s c o v e r e d a s w o r k s p r o g r e s s e d a t t h e s i t e . T h e s e a w a l l i t s e l f w a s a m a j o r i s s u e t h a t h a d t o b e d e a l t w i t h l a s t m i n u t e . 1 N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y P a g e 1 4 3 o f 1 8 9 H e a d v i s e d t h a t t h e p r o j e c t c o s t i s a t a p p r o x i m a t e l y $ 8 m i l l i o n . H e n o t e d t h a t a s f i n a l w o r k s f o r t h e m o v e w e r e p r o g r e s s i n g , t h e r e w e r e d i s c u s s i o n s w i t h t h e b a n k . H e n o t e d t h a t t h e b a n k h a s b a s e d i t s f i n a n c i n g p l a n s o n t h e b u s i n e s s c a s e a n d e x p e c t e d o p e r a t i o n a l r e v e n u e s - n o t o n f u n d r a i s i n g . H e a l s o s t a t e d t h a t t h e E M M i s o n t h e h o o k f o r t h e c o s t s , n o t t h e M u n i c i p a l i t y . I t w a s f u r t h e r c l a r i f i e d t h a t t h e $ 8 m i l l i o n c o s t i n c l u d e s H S T p a y m e n t s , a n d t h a t a p p r o x i m a t e l y $ 1 m i l l i o n o f t h a t w o u l d b e r e c o v e r a b l e . C l a i m s f o r t h a t a r e p r o c e e d i n g . H e f u r t h e r a d v i s e d t h a t h e h a d m e t w i t h t h e b a n k i n t h e m o r n i n g , a n d t h e i r c o n c e r n i s n o t w i t h t h e t o t a l c o s t , b u t w i t h t h e p o t e n t i a l f o r c o n s t r u c t i o n l i e n s i f b i l l s c a n n o t b e p a i d i m m e d i a t e l y . H e s t a t e d t h a t a n y l i e n s w o u l d h a v e i m p a c t s f o r t h e E M M a n d M u n i c i p a l i t y . I n r e g a r d t o t h e a m o u n t t h a t w a s t o b e a v a i l a b l e , i t w a s n o t e d t h a t t h e b a n k h a d d e t e r m i n e d i t c o u l d n o t p r o v i d e t h e f u l l v a l u e o f h o l d i n g s , a n d t h e m a x i m u m a m o u n t i t w o u l d a g r e e t o w a s s e t a t $ 4 5 , 0 0 0 . T h i s w a s b a s e d o n c u r r e n t E M M o p e r a t i n g r e v e n u e s ^ a s t h e a g r e e m e n t r e q u i r e s t h a t a l l n e t r e v e n u e s f o r P r o j e c t O j i b w a g o t o r e d u c t i o n o f t h e d e b t f t w a s a s k e d i f t h i s l o a n a m o u n t w a s i n p l a c e . E M M a d v i s e d i t w a s n o t i n p l a c e a s o f y e t , d u e t o i s s u e s w i t h r e g i s t e r i n g t h e l o a n o n t i t l e . T h e y a d v i s e d t h a t t h e r e i s a n i s s u e d i s c o v e r e d i n e x a m i n a t i o n o f t h e C o r p o r a t i o n b o o k s , a n d a n o r i g i n a l b y - l a w t h a t i s s e a l e d b u t u n s i g n e d . T h e y a r e a w a i t i n g w o r d f r o m t h e M i n i s t r y o n h o w t o d e a l w i t h t h i s , a n d a r e h o p e f u l f o r a n a n s w e r n e x t w e e k . I n r e s p o n s e t o a q u e s t i o n , i t w a s c o n f i r m e d t h a t t h i s i s t h e f i r s t o f t h e l o a n s / l i n e o f c r e d i t n e e d i n g t o t h e r e g i s t e r e d a g a i n s t t h e p r o p e r t y . I t w a s a g a i n h i g h l i g h t e d t h a t t h i s w a s t o b e i n p l a c e p r i o r t o d r a w i n g f r o m t h e " s e c o n d a r y " a c c o u n t . I n r e g a r d t o t h e b u d g e t a m o u n t , i t w a s a c k n o w l e d g e d t h a t t h e o r i g i n a l e s t i m a t e s w e r e $ 3 . 5 t o $ 4 m i U i o n ^ b u t s h o u l d h a v e b e e n u p t o $ 5 m i l l i o n w i t h a 1 0 % c o n t i n g e n c y . I t w a s a l s o n o t e d t h a t t h e o r i g i n a l l e t t e r f r o m B a y h a m s a i d B a y h a m w o u l d b e d o i n g t h e d r e d g i n g . 1 . F i n a n c i a l r e p o r t s I s t h e r e a c o n s o l i d a t e d r e p o r t l i s t i n g e x p e n s e s t o d a t e / o u t s t a n d i n g c o n t r a c t s , a n d f u n d i n g s o u r c e s ? o C a n w e o b t a i n a n y c o n t r a c t s / q u o t e s n o t a l r e a d y p r o v i d e d o C a n t h e v a r i o u s c o n t r a c t s b e m a d e p u b l i c W h a t i s t h e t o t a l p r o j e c t c o s t / a n d i f o v e r / h o w i s t h a t p a i d ? W e w o u l d r e q u e s t c o p i e s o f m o n t h l y b a n k s t a t e m e n t s p e r t a i n i n g t o t h e p r o j e c t . f M M a d v i s e d a c o n s o l i d a t e d r e p o r t c a n b e p r o v i d e d , a n d i s a c t u a l l y a l r e a d y u n d e r w a y . C o n t r a c t s c a n b e p r o v i d e d w h e r e a v a i l a b l e . P r o j e c t c o s t s w e r e a l r e a d y n o t e d / t o t a l l i n g $ 8 m i l l i o n i n c l u s i v e o f H S T . T h i s t o t a l f i g u r e i n c l u d e s a l l c o s t s f o r t h e p r o j e c t , i n c l u d i n g t h e o r i g i n a l w o r k d o n e a n d f u n d e d t h r o u g h t h e C o m m u n i t y A d j u s t m e n t F u n d ( C A F ) f e d e r a l g r a n t . / t w a s o / s o n o t e d t h a t p a y m e n t a r r a n g e m e n t s w i l l n e e d t o b e m a d e w i t h c r e d i t o r s f o r t h o s e a m o u n t s o v e r t h e $ 6 m i l l i o n a v a i l a b l e . B a n k s t a t e m e n t s c a n a l s o b e p r o v i d e d . 2 N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y P a g e 1 4 4 o f 1 8 9 2 . F u n d r a i s i n e S t a t u s / P l a n s W h a t a m o u n t s h a v e b e e n r a i s e d a n d w h a t a r e t h e p l a n s f r o m h e r e ? C a n w e o b t a i n c o n f i r m a t i o n / i n f o r m a t i o n o n D o n a t i o n s / f u n d r a i s i n g t o d a t e ? W h a t c a n b e r e l e a s e d p u b l i c l y ? W h a t i s t h e a p p r o a c h p l a n n e d f o r a n y " d i r e c t e d " c o n t r i b u t i o n s ? W h e r e a n d a r e f u n d s f r o m o u t s i d e t h e $ 6 m i l l i o n b e i n g u s e d f o r t h e f u n d r a i s i n g c a m p a i g n . W h e r e w e r e t h e c o s t s o f t h e p l a n f u n d e d ? E . M M a d v i s e d t h a t t h e P a l m e r E s t a t e f u n d s a r e r e c e i v e d , b u t n o o t h e r l a r g e f u n d s h a v e b e e n s e c u r e d . T h e r e i s r e v e n u e f r o m a n u m b e r o f s m a l l e r f u n d r a i s e r s s u c h a s h a t s a l e s e t c . , b u t n o t i n s i g n i f i c a n t a m o u n t s . I t w a s n o t e d t h a t t h e E M M h a s r e t a i n e d t h e p r o f e s s i o n a l a s s i s t a n c e o f M r . W e a t h e r a l l , w h o i s a c t i v e l y p u r s u i n g d o n a t i o n s e t c . T h o u g h h e c a n n o t r e l e a s e w h o i s b e i n g a p p r o a c h e d , i t w a s s u g g e s t e d t h a t a d d i t i o n a l r e p o r t s o n a c t i v i t i e s c o u l d b e p r o v i d e d . I n r e g a r d t o d i r e c t e d d o n a t i o n s , i t w a s s u g g e s t e d t h a t t h e b a n k d o e s e x p e c t t h e E M M t o s t a r t m a k i n g m o n e y , a n d t h e r e f o r e t h e y w i l l n e e d t o c o n s i d e r s u c h d o n a t i o n s i f t h e y a r i s e . I t w a s n o t e d t h a t t h e r e a r e p r o g r a m s a v a i l a b l e t h a t w i l l o n l y f u n d e d u c a t i o n p r o g r a m s f o r e x a m p l e , a n d e v e n t h o u g h s u c h f u n d s m a y n o t b e a b l e t o b e a p p l i e d t o " b r i c k s a n d m o r t a r " , t h e y m a y f r e e u p o t h e r f u n d s t h a t c a n b e u s e d t o r e d u c e t h e l i n e o f c r e d i t . E M M a l s o a d v i s e d t h a t t h e y a r e s u b s c r i b e r s t o a d a t a b a s e s e r v i c e t h a t e n a b l e s t h e m t o g a t h e r i n f o r m a t i o n / c o n t a c t s f o r p r i v a t e f o u n d a t i o n s , b u r s a r i e s e t c . a c r o s s C a n a d a . I t w a s n o t e d t h a t i n m a n y c a s e s t h e d o n o r d i r e c t s w h e r e t h e f u n d s w i l l g o . T h e y s t a t e d i t i s c l e a r l y i n t h e i n t e r e s t o f a l l p a r t i e s ( t h e M u s e u m , t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e B a n k ) t o p u t t h e P r o j e c t i n t o a p o s i t i o n t o b e g i n g e n e r a t i n g r e v e n u e a s s o o n a s p o s s i b l e . I t w a s a l s o n o t e d t h a t t h e r e a r e a n u m b e r o f o n - s i t e w o r k s ( e l e c t r i c a l e t c . ) r e q u i r e d t h a t a r e b e i n g d o n e w i t h w o r k s i n k i n d . I t w a s n o t e d t h a t t h e s e w o r k s n e e d t o d e f i n e d a n d t h e M u n i c i p a l i t y a d v i s e d p e r t h e a g r e e m e n t . D o i n g s o w i l l a l s o a s s i s t i n c o m m u n i c a t i o n t o t h e p u b l i c . I t w a s f u r t h e r c l a r i f i e d t h a t a m o n t h l y r e p o r t o n f u n d r a i s i n g w o u l d b e p r o v i d e d , l i s t i n g a c t i v i t i e s , t h o u g h i t w o u l d n o t i n c l u d e n a m e s . 3 . C u r r e n t I t e m s W h a t i s t h e s t a t u s o f " F a c i l i t y # r w i t h t h e R B C ? W h a t a r e t h e p l a n s f o r f u n d i n g o t h e r e x p e n s e s ( i e : n o t m o v e r e l a t e d ) / i n c l u d i n g s p e c i f i c a l l y t h e S a n d b l a s t i n g a n d P a i n t i n g ? W e h a v e h a d q u e s t i o n s a b o u t t h e I v e y S c h o o l o f B u s i n e s s R e p o r t . C a n w e a c c e s s a c o p y ? W h a t a r e t h e p l a n s f o r r o a d w a y r e f u r b i s h m e n t ? W e u n d e r s t a n d t h a t t h e r e a r e a g e n c y p e r m i t s t h a t h a v e n o t b e e n o b t a i n e d f o r w o r k s d o n e . C a n y o u a d v i s e o f t h e s t a t u s / p l a n s f o r t h o s e ? I t w a s n o t e d t h a t i n f o r m a t i o n o n f a c i l i t y f f l h a d b e e n d i s c u s s e d . I n r e g a r d t o f u n d i n g o t h e r e x p e n s e s , i t w a s s t a t e d t h a t t h e E M M B o a r d d i s a g r e e s w i t h t h e i n t e r p r e t a t i o n , a n d t h e s a n d b l a s t i n g i s c o n s i d e r e d p a r t o f t h e m o v e , a n d d u e t o t h e t o x i c n a t u r e o f t h e m a t e r i a l , t h e r e w c r s n e e d t o h a v e i t r e m o v e d , i n t h e i n t e r e s t s o f p u b l i c s a f e t y , a n d t h i s w o r k n e e d e d t o b e 3 N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y P a g e 1 4 5 o f 1 8 9 c o m p l e t e d i n a p r o p e r l y l i c e n c e d f a c i l i t y , s u c h a s t h e H e d d l e s h i p y a r d . I t w a s n o t e d t h a t t h e E M M w o u l d k e e p t h e M u n i c i p a l i t y i n f o r m e d a s t h e y p r o c e e d w i t h a n y o t h e r w o r k s . I n r e g a r d t o t h e I v e y S c h o o l r e p o r t , i t w a s n o t e d t h a t t h e r e p o r t r e c e i v e d i n c l u d e s a d i s c l a i m e r t h a t i t c a n n o t b e s h a r e d w i t h o u t t h e i r p e r m i s s i o n . T h e E M M w i l l s e e k t h e i r a p p r o v a l t o r e l e a s e i t t o t h e M u n i c i p a l i t y . I n r e g a r d t o r o a d w a y r e f u r b i s h m e n t , i t w a s n o t e d t h a t t h e I B I r e p o r t o b t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y n o t e d P i t t S t r e e t i s n o t a s u i t a b l e r o a d w a y a s i t i s t o o s t e e p . I t w a s s u g g e s t e d t h a t i n m o s t c a s e s a d e v e l o p e r i s r e s p o n s i b l e f o r r o a d u p g r a d e s . W i t h t h e r o a d w a y c o n s t r u c t e d , E M M a d v i s e d t h i s i s s t i l l b e i n g d i s c u s s e d , a n d w i l l i n v o l v e t h e p r o p e r t y o w n e r , L P R C A , a n d t h e M u n i c i p a l i t y . T h e r e m a y b e w a y s t o t a k e a d v a n t a g e o f w h a t h a s b e e n c o n s t r u c t e d . I t w a s n o t e d t h a t t h e s i t e p l a n t o b e c o m p l e t e d w i l l a l s o h a v e i m p a c t s . I n r e g a r d t o p e r m i t s , E M M t h e y a r e c o n t i n u i n g t o w o r k o n t h e m w i t h t h e e n g i n e e r s t o s a t i s f y L P R C A . 4 . F i n a n c i n g P l a n s W h a t a r e t h e p l a n s t o m o v e f o r w a r d ? S o m e i t e m s t h a t w e t h i n k n e e d t o r e c o n c i l e d i n c l u d e : o T h e L i n e o f C r e d i t c o n t i n u e s t o a p p r o x i m a t e l y t h e e n d o f A u g u s t 2 0 1 3 ( i n t e r e s t o n l y t o b e p a i d ) , b u t t h e t e r m l o a n t h e n c o m m e n c e s w i t h a 7 y e a r a m o r t i z a t i o n ( a p p r o x i m a t e l y $ x m o n t h l y ) . W h a t a r e t h e p a y m e n t p l a n s ? o S a n d P l a i n s L o a n p a y m e n t s a r e s e t t o b e g i n i n J u n e o f 2 0 1 3 ? o H o w w i l l y o u b e d e a l i n g w i t h t h e d e b t r e p a y m e n t a n d t h e n e e d t o d e v e l o p t h e a t t r a c t i o n ? o W h a t a r e t h e p l a n s a n d t i m e l i n e s f o r a m u s e u m f a c i l i t y ? o H a v e o r w i l l t h e E M M l o o k i n t o g e t t i n g m o r t g a g e s o n t h e p r o p e r t y t o r e d u c e t h e d e b t ? o H a v e o r w i l l t h e E M M l o o k i n t o f i n d i n g a n e w g u a r a n t o r ? o W e h a v e h a d a q u e s t i o n f r o m t h e p u b l i c s u g g e s t i n g t h a t t h e b u s i n e s s p l a n r e f e r s t o r e p a y m e n t o f 2 5 y e a r s w h i l e t h e R B C l o a n i s o v e r 7 . C a n y o u a d d r e s s t h i s q u e s t i o n ? E M M o u t l i n e d t h a t t h e p a y m e n t s p l a n s / b a n k e x p e c t a t i o n s a r e e n t i r e l y b a s e d o n o p e r a t i n g i n c o m e s . I t w a s n o t e d t h a t t h e b u s i n e s s p l a n c o n t e m p l a t e d a 2 5 y e a r a m o r t i z a t i o n p e r i o d , w h i c h w a s a c c e p t e d b y t h e b a n k , b u t t h e b a n k w a s o f t h e o p i n i o n t h a t a 7 y e a r a m o r t i z a t i o n w a s a c h i e v a b l e . I t w a s a g a i n n o t e d t h a t t h i s d o e s n o t c o n t e m p l a t e f u n d r a i s i n g a m o u n t s , b u t t h e o p e r a t i n g r e v e n u e s a r e e x p e c t e d t o p a y t h e s e a m o u n t s . I t w a s n o t e d t h a t t h e P a l m e r E s t a t e d o n a t i o n i s b e i n g h e l d t o p a y i n t e r e s t u n t i l a d m i s s i o n s / r e v e n u e b e g i n . I n r e g a r d t o S a n d p l a i n s , i t w a s s t a t e d t h a t t h e E M M i s a c t u a l l y l o o k i n g i n t o t h e p o s s i b i l i t i e s o f r e n e g o t i a t i n g t h i s l o a n i n l i g h t o f t h e c h a n g e d c i r c u m s t a n c e s a n d a t g e t t i n g m o r e v e r s u s r e p a y i n g t h e a m o u n t s c u r r e n t l y . I t w a s n o t e d t h a t t h e f u n d c a n b e e x t e n d e d f o r a p e r i o d . I n r e g a r d t o d e b t r e p a y m e n t , i t w a s s t a t e d t h a t t h e E M M d o e s n e e d t o p r o c e e d w i t h h a v i n g t h e a t t r a c t i o n , a n d i s p u r s u i n g m a r k e t i n g a s s i s t a n c e . T h e h o p e i s t o h a v e a s o f t s t a r t t h e e n d o f M a y a n d f u l l a c c e s s J u l y 1 s t . I t w a s q u e s t i o n e d w h a t f a c i l i t i e s t h e y a n t i c i p a t e h a v i n g f o r t h e n . E M M a d v i s e d t h a t t h e y p l a n o n l o w c o s t s o l u t i o n s a n d b a s i c a l l y n e e d a r e g i s t e r a n d w a s h r o o m s . A t r a i l e r a n d p o r t a b l e w o u l d w o r k i f n e c e s s a r y . 4 N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y P a g e 1 4 6 o f 1 8 9 f M M a d v i s e d t h e y w o u l d l o o k a t m o r t g a g e s i f t h e y w o u l d b e c o n s i d e r e d b y t h e b a n k . I t w a s n o t e d t h a t t h e p r o p e r t y s h o u l d h a v e m o r e v a l u e n o w . E M M a d v i s e d t h e y w o u l d a p p r o a c h t h e b a n k a b o u t i t . E M M a l s o s t a t e d t h e y h a v e a n d w i l l c o n t i n u e t o l o o k a t o b t a i n i n g o t h e r g u a r a n t o r s . L a s t l y , r e g a r d i n g t h e b u s i n e s s p l a n , i t w a s n o t e d t h a t t h i s h a s a l r e a d y b e e n d i s c u s s e d . D i s c u s s i o n s t h e n c o n t i n u e d r e g a r d i n g t h e n e e d t o c o n t i n u e t o c o m m u n i c a t e b e t t e r a n d e n s u r e t h a t t h e p r o j e c t i s a s u c c e s s . E M M a d v i s e d t h e y w o u l d b e p l e a s e d t o a t t e n d a p u b l i c m e e t i n g t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t o B a y h a m r e s i d e n t s . I t w a s a g r e e d t h a t b e t t e r c o m m u n i c a t i o n w a s p a r a m o u n t . F u r t h e r d i s c u s s i o n s w e r e h e l d r e g a r d i n g t h e n e e d t o d e a l w i t h c u r r e n t c r e d i t o r s a n d g e t t h e g u a r a n t e e f o r t h e l i n e o f c r e d i t i n p l a c e . T h e r e w e r e a n u m b e r o f q u e s t i o n s r e g a r d i n g w h a t w a s n e e d e d t o p r o c e e d , a n d t h e i m p a c t s s h o u l d c o n s t r u c t i o n l i e n s o c c u r . T h e r e w a s d i s c u s s i o n o f o p t i o n s t o p r o c e e d , a n d s u g g e s t i o n t h a t o n e i n d i v i d u a l w o u l d p o s t t h e s e c u r i t y r e q u i r e d t o g e t t h e p r i m a r y a c c o u n t i n p l a c e i m m e d i a t e l y . T h e m e e t i n g a d j o u r n e d . 5 N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y P a g e 1 4 7 o f 1 8 9 Page 148 of 189 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 W a t e r w o r k s # 2 6 0 0 0 4 7 4 8 S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f t h e f i r s t q u a r t e r ' s w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a t e r s y s t e m i s o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : . A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . O p e r a t i o n b y L i c e n s e d O p e r a t o r s : . T h e w a t e r d i s t r i b u t i o n s y s t e m i s o p e r a t e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t i e s c o m p e t e n t a n d l i c e n s e d s t a f f . T h e m a n d a t o r y l i c e n s i n g p r o g r a m f o r o p e r a t o r s o f d r i n k i n g w a t e r f a c i l i t i e s i n O n t a r i o i s r e g u l a t e d u n d e r t h e O n t a r i o W a t e r R e s o u r c e s A c t ( O W R A ) R e g u l a t i o n 1 2 8 / 0 4 . L i c e n s i n g m e a n s t h a t a n i n d i v i d u a l m e e t s t h e e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e r e q u i r e m e n t s a n d h a s s u c c e s s f u l l y p a s s e d t h e c e r t i f i c a t i o n e x a m . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 4 9 o f 1 8 9 S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : . T h e M u n i c i p a l i t y f o l l o w s a s a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y t h e O W R A R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 , t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : . T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - S y s t e m I n f o r m a t i o n : F a c i l i t y N a m e : B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m C o n t a c t : M u n i c i p a l L o c a t i o n : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r a n d W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t : E d R o l o s o n ( o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r ) W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t o r s : B o b B u t l e r & A d a m S w a n c e S e r v i c e A r e a : P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a S e r v i c e P o p u l a t i o n : 2 5 0 0 O p e r a t i o n a l D e s c r i p t i o n : B a y h a m W a t e r S y s t e m i s s e r v i c e d b y t h e E l g i n A r e a W a t e r S y s t e m . I n c l u d i n g t h e M u n i c i p a l i t i e s o f C e n t r a l E t g i n a n d M a l a h i d e . R a w W a t e r S o u r c e : L a k e E r i e T r e a t e d W a t e r : E l g i n A r e a W a t e r S y s t e m D i s i n f e c t i o n M e t h o d : G a s c h l o r i n a t i o n a t E l g i n A r e a W a t e r P l a n t S e c o n d a r y D i s i n f e c t i o n M e t h o d : T h e s o d i u m h y p o c h l o r i t e i s r e s i d u a l a n d f l o w p a c e d a t t h e P o r t B u r w e l l T o w e r a n d L a k e v i e w R e c h l o r i n a t i o n F a c i l i t y . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 5 0 o f 1 8 9 S e c t i o n 4 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : M i c r o b i o l o g i c a l Q u a r t e r O c t o b e r P a r a m e t e r s N o v e m b e r D e c e m b e r S u m m a r y M A C / I M A C T o t a l C o l i f o r m f ^ t F U / 1 0 0 m l s ^ - / M u m b e r o f S a m p l e s 1 8 1 2 1 8 4 8 M u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 y i i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 R e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t F U / 1 0 0 m l s d u m b e r o f S a m p l e s 1 8 1 2 1 8 4 8 d u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 / t i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 H e t e r o t r o p h i c l a t e C o u n t / D a c k g r o u n d D d u m b e r o f S a m p l e s 1 8 1 2 1 8 4 8 J u m b e r o f ) e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 l i n / M a x 5 0 0 / 2 0 0 C F U x c e e d e n c e s 0 0 0 0 e s a m p l e y p i c a l S o u r c e o f M i c r o b i a l c o n t a m i n a n t s , s u c h a s v i r u s e s a n d b a c t e r i a , m a y c o m e f r o m o n t a m i n a t i o n s e p t i c s y s t e m s , a g r i c u l t u r a l l i v e s t o c k o p e r a t i o n s , w i l d l i f e , a n d w a s t e w a t e r ) r e a t m e n t p l a n t s . o m m e n t s : S a m p l e s a r e c o l l e c t e d w e e k l y f r o m t h e P o r t B u r w e l l W o r k s Y a r d , P o r t B u r w e l l ^ / a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t a n d i n V i e n n a a t t h e V i e n n a H o m e C e n t r e . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 5 1 o f 1 8 9 O p e r a t i o n a l Q u a r t e r O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C P a r a m e t e r s s u m m a r y C h l o r i n e D a i l y c h l o r i n e t e s t i n g i s d o n e a t t h e e x t r e m i t i e s o f V i e n n a & P t . B u r w e l l . R e s i d u a l F r e e ( d a i l y ) N u m b e r o f S a m p l e s 6 2 6 0 6 2 1 8 4 N u m b e r o f D e t e c t s b l e R e s u l t s b e l o w R e g . r e q u i r e m e n t s 0 0 0 0 M i n / M a x . m g / 1 0 . 0 5 M i n . P o r t B u r w e l l 0 . 3 6 - 1 . 0 1 0 . 5 7 - 1 . 0 6 0 . 2 1 - 1 . 0 5 0 . 2 1 - 1 . 0 6 M i n / M a x . m g / 1 0 . 0 5 M i n . V i e n n a 0 . 1 5 - 0 . 9 6 0 . 2 0 - 1 . 3 0 0 . 2 1 - 2 . 0 6 0 . 1 5 - 2 . 0 6 S e c t i o n 5 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o a d v e r s e r e s u l t s d u r i n g t h i s t i m e p e r i o d . S e c t i o n 6 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C T r i h a l o m e t h a n e s 9 6 u g / L P o r t B u r w e l l 1 0 0 u g / L ( q u a r t e r l y ) 9 3 u g / L V i e n n a L e a d P b 1 . 2 1 - 3 . 1 3 u g / L 1 0 u g / L Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 5 2 o f 1 8 9 S e c t i o n 7 - F l o w s : C o m p a r i s o n o f P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a m a i n m e t e r r e a d s v s . b i - m o n t h l y r e s i d e n t i a l r e a d s . J a n - F e b = 9 7 % c a p t u r e M a r c h - A p r i l = 9 6 . 5 % c a p t u r e M a y - J u n e = 9 3 % c a p t u r e J u l y - A u g u s t = 9 5 % c a p t u r e S e p t - O c t = 9 1 % c a p t u r e N o v - D e c = 9 9 % c a p t u r e a v e r a g e = 9 5 . 2 5 % S e c t i o n 8 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r d i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t . i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l . c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g . c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r . t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 5 3 o f 1 8 9 Municipality of Bayham 1/21/2013 Daily Process Data Collection Facility:Bayham Water Distribution Works:[260004748] - Bayham Water Distribution Month:October-12 to December-12 CALL INS FOR 4th QUARTER 2012 Date Category Details There were no call outs for the 4t'n Quarter of 2012 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d P a g e 1 5 4 o f 1 8 9 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 . 2 0 1 2 S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e B a y h a m M e d i c a l C e n t r e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e S t r a f f o r d v i l l e L i b r a r y S t r a f f o r d v i l l e F i r e h a l l E d e n & A r e a C o m m u n i t y C e n t r e S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f t h e s e c o n d q u a r t e r w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e w e l l s y s t e m s l i s t e d a b o v e a r e o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : . A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : S a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y O n t a r i o R e g u l a t i o n 3 1 9 / 0 8 , a n d t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s a r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l P a g e 1 5 5 o f 1 8 9 A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : . T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : M i c r o b i o l o g i c a l Q u a r t e r O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r P a r a m e t e r s S u m m a r y M A C / I M A C F T o t a l C o l i f o r m c o u n t s / 1 O O m l s N u m b e r o f S a m p l e s 3 5 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 M i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 [ R e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t c o u n t s / I O O m l s M u m b e r o f S a m p l e s 3 5 M u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 \ A \ n I M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 j R e s a m p l e A b s e n t H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t & N o l o n g e r B a c k g r o u n d r e q u i r e d u n d e r o u n t n e w r e g u l a t i o n » . » s l u m b e r o f S a m p l e s 0 0 0 0 d u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 5 0 0 C o u n t s / m L ^ / l i n / M a x 2 0 0 C o u n t s / m L E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 S a m p l i n g f r e q u e n c y a t t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e h a s b e e n r e d u c e d f r o m b i - w e e k l y t o m o n t h l y , t h e S t r a f f o r d v i l l e F i r e H a l l a n d t h e E d e n C o m m u n i t y Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l P a g e 1 5 6 o f 1 8 9 C e n t r e h a v e b e e n r e d u c e d t o o n c e e v e r y 3 m o n t h s , t h e M e d i c a l C e n t r e , M u n i c i p a l o f f i c e a n d l i b r a r y a r e n o l o n g e r r e q u i r e d t o b e t e s t e d a s p e r t h e E l g i n S t . T h o m a s H e a l t h U n i t ' s d i r e c t i o n . S e c t i o n 4 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o a d v e r s e m i c r o b i o l o g i c a l t e s t r e s u l t s d u r i n g t h i s t i m e p e r i o d . S e c t i o n 5 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C N o l o n g e r r e q u i r e d t o b e N i t r a t e s 1 0 m g / L M A C t e s t e d u n d e r n e w r e g u l a t i o n S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e = 4 1 . 9 m g / L , F i r e h a l l S o d i u m 2 0 m g / L M A C = 3 7 . 6 m g / L , E d e n C o m m . C e n t r e = 9 9 . 2 m g / L S e c t i o n 6 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r d i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t . i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l . c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g . c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r . t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l P a g e 1 5 7 o f 1 8 9 Page 158 of 189 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 W a t e r w o r k s # 2 6 0 0 7 4 8 5 4 S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a q u a r t e r l y s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m i s o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : . A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . O p e r a t i o n b y L i c e n s e d O p e r a t o r s : T h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m i s o p e r a t e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t i e s c o m p e t e n t a n d l i c e n s e d s t a f f . T h e m a n d a t o r y l i c e n s i n g p r o g r a m f o r o p e r a t o r s o f d r i n k i n g w a t e r f a c i l i t i e s i n O n t a r i o i s r e g u l a t e d u n d e r t h e O n t a r i o S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . L i c e n s i n g m e a n s t h a t a n i n d i v i d u a l m e e t s t h e e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e r e q u i r e m e n t s a n d h a s s u c c e s s f u l l y p a s s e d t h e c e r t i f i c a t i o n e x a m s . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 5 9 o f 1 8 9 S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : . T h e M u n i c i p a l i t y f o l l o w s a s a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y t h e O n t . R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 a n d t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - S y s t e m I n f o r m a t i o n : F a c i l i t y N a m e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m M u n i c i p a l L o c a t i o n : R i c h m o n d C o n t a c t ; W a t e r a n d W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t : E d R o l o s o n ( o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r ) W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t o r s : B o b B u t l e r a n d A d a m S w a n c e S e r v i c e A r e a : C o m m u n i t y o f R i c h m o n d s e r v i c i n g 5 1 r e s i d e n t s O p e r a t i o n a l D e s c r i p t i o n : N o n - M u n i c i p a l y e a r r o u n d r e s i d e n t i a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . R a w W a t e r S o u r c e : G r o u n d w a t e r u n d e r t h e d i r e c t i n f l u e n c e o f s u r f a c e w a t e r ( G U D I ) D i s i n f e c t i o n M e t h o d : S o d i u m h y p o c h l o r i t e f l o w p a c e d w i t h r a w w a t e r p u m p i n g . S e c o n d a r y D i s i n f e c t i o n M e t h o d : U l t r a v i o l e t l i g h t Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 0 o f 1 8 9 S e c t i o n 4 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : D i s t r i b u t i o n , R a w , P l a n t M i c r o b i o l o g i c a l O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r P a r a m e t e r s M A C / I M A C F r e e C h l o r i n e r e s i d u a l r a n g e 1 . 2 9 - 2 . 0 1 1 . 0 5 - 2 . 0 0 0 . 9 4 - 1 . 6 3 M i n = 0 . 0 5 F T o t a l C o l i f o r m F U / 1 0 0 m L ^ M u m b e r o f S a m p l e s 1 0 8 1 0 M u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 y i i n / M a x A b s e n t E x c e e d s n o e s 0 0 0 [ R e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t F U / 1 0 0 m L s l u m b e r o f S a m p l e s 1 0 8 1 0 s l u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 y l i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t / B a c k g r o u n d d u m b e r o f S a m p l e s 1 0 8 1 0 s l u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 ^ / l i n / M a x 5 0 0 / 2 0 0 C F U E x c e e d e n c e s 0 0 0 ^ e s a m p l e D y p i c a l S o u r c e o f M i c r o b i a l c o n t a m i n a n t s , s u c h a s v i r u s e s a n d b a c t e r i a , m a y c o m e f r o m s e p t i c | o n t a m i n a t i o n s y s t e m s , a g r i c u l t u r a l l i v e s t o c k o p e r a t i o n s , a n d w i l d l i f e . C o m m e n t s : S a m p l e s a r e c o l l e c t e d w e e k l y f r o m t h e e a s t a n d w e s t d i s t r i b u t i o n b l o w o f f s . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 1 o f 1 8 9 O p e r a t i o n a l P a r a m e t e r s O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C R a w W a t e r T o t a l E a s t w e l l E a s t w e l l E a s t w e l l C o l i f o r m / 4 2 0 / 2 8 0 2 2 0 / 5 7 2 / 3 E . C o l i W e s t w e l l W e s t w e l l W e s t w e l l C F U / l O O m L 3 8 0 / 2 6 0 2 8 0 / 5 6 6 0 / 1 T u r b i d i t y N T U N u m b e r o f S a m p l e s / 3 1 3 0 3 1 V a l u e s a m p l e s s a m p l e s s a m p l e s ( r a n g e ) ( r a n g e ) ( r a n g e ) 0 . 2 1 - 0 . 7 5 0 . 1 5 - 1 . 8 6 0 . 2 0 - 1 . 3 0 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 2 o f 1 8 9 O p e r a t i o n a l P a r a m e t e r s O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C T r e a t m e n t P l a n t W a t e r D a i l y F r e e C h l o r i n e R e s i d u a l s a n d 1 2 4 1 2 0 1 2 4 T u r b i d i t y s a m p l e s ( t o t a l ) T u r b i d i t y 1 N T U N T U E a s t T u r b i d i t y 0 . 0 7 - 0 . 3 9 0 . 0 7 - 0 . 3 1 0 . 0 8 - 0 . 4 1 E a s t C L 2 1 . 0 6 - 2 . 1 9 1 . 1 5 - 2 . 4 0 1 . 2 0 - 2 . 1 9 W e s t T u r b i d i t y 0 . 0 8 - 0 . 4 3 0 . 0 8 - 0 . 2 6 0 . 0 9 - 0 . 4 4 W e s t C L 2 1 . 7 2 - 2 . 3 0 1 . 2 9 - 2 . 1 6 1 . 4 3 - 2 . 1 3 T o t a l F l o w s E a s t 8 4 6 3 0 g a l 9 3 6 7 0 g a l 9 6 4 4 0 g a l D i s t r i b u t i o n a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = 2 7 3 0 g a l 3 1 2 2 g a l 3 1 1 1 g a l W e s t D i s t r i b u t i o n 9 3 6 1 0 g a l 9 5 1 8 0 g a l 8 3 7 2 0 g a l a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = 3 0 2 0 g a l 3 1 7 3 g a l 2 7 0 1 g a l S e c t i o n 5 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o m i c r o b i o l o g i c a l o r t u r b i d i t y e x c e e d e n c e s f o r t h i s q u a r t e r . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 3 o f 1 8 9 S e c t i o n 6 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C T r i h a l o m e t h a n e s E a s t D i s t r i b u t i o n = 1 6 u g / L 1 0 0 u g / L ( q u a r t e r l y ) W e s t D i s t r i b u t i o n = 1 9 u g / L n d L e a d P b ( t e s t e d i n 2 n a & 0 . 1 2 - 1 . 6 0 u g / L 1 0 u g / L M A C 4 t h q u a r t e r ) E a s t W e l l = 9 . 0 2 m g / L N i t r a t e s ( q u a r t e r l y ) 1 0 m g / L W e s t W e l l = 9 . 0 3 m g / L S e c t i o n 7 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r d i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t . i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l . c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g . c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r . t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 4 o f 1 8 9 Municipality of Bayham 1/21/2013 Daily Process Data Collection Facility:Richmond Community Water Inc. Works:[260074854] - Richmond Community Water Month:October-12 to December-12 OPERATION EVENTS AND CALL INS FOR 4th QUARTER 2012 Date Category Details 10/29/2012 Oper. Highlight Call In - 3 hours - Low Water Levels in Tanks. Issues with Raw Pump. Manually filled up tanks, flushed blow-offs and took distribution chlorine residuals. Note: Regular Time = 8 AM to 4:30 PM Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r P a g e 1 6 5 o f 1 8 9 Page 166 of 189 Port Burwell Wastewater Treatment Plant Y e a r : 2 0 1 2 Municipality of Bayham W o r k s # : 1 1 0 B 0 1 3 1 9 P o p u l a t i o n S a r v a d : 2 5 3 0 Annual Compliance Summary D e s i g n A v g F l o w ( m i ) : 1 0 6 B FLOWSBIOCHEMICAL 02 DEMANDSUSPENDED SOL I D S P H O S P H O R U S N r T R O G E N S E R I E S & S E P T A G & 2012TotalAvg. DayMax DayAvg- RawAvg. RawAvg. Eff,Ayg* LoadAvg. RawAV9: E?--, *"a- L o a d A v g ^ R a w A v g . E f F . A v g . L o a d A - . R a w A v g . E f f . A v g L E f f . . A v g . L o a d A V 9 ' . E f f ; - _ A y s ^ E f f : A . E f f . A v g . L e a d i n g E . C o l l D O M i n i m u m ; M a x i m u m M i n i m u m M a x i m u m R E C E I V A G E FlowFlowFlowCBODCBODCBODCBODS3S3 s s P h o s . P h o s . P h o a . T K N T K N N H , + N H N H s + N H N i t r a t n N l t r t t a U n - l o n l z a d U n - i o n i z a d G e o . M e a n T o m p . T o r n P L p H p H V O L U M E S a i 3 4 Monthm3m3m3hnuU(knfdnvlfmg/L)(ka/davl(mafLl(ma/U(k g W n y ) ( m g / L ) ( m g l L ) ( k g W a y ) ( m g l ) { m g K . ) ( m g / L ) ( k g / d a y ) ( m g f L ) ( m t f L ) ' N H i t f l R i t n i g f L l J N H a + N H ^ m g B : c n t / K W m l m g / L c ° c m JnnunZ512GB 10.51111.0166.2134.713.42.76218.02.82 . 2 7 4 . 7 7 0 . 1 7 0 . 1 4 3 1 . 0 0 2 . 9 4 1 . 9 2 1 , 5 6 7 . 1 4 0 . 0 7 0 . 0 0 2 0 O . O U 1 G l a . i j ; a . ^ B . y u , / o . u o / , [- 0 . 0 0 2 3 0 . 0 0 1 7 5 9 , 8 0 5 . 3 0 s . o 9 . 7 7 . 0 2 r February20899720.787?. 0140.5101.263.52.52243.85.03 . 6 0 4 . 6 3 0 . 2 1 0 . 1 5 5 5 f l . g a 2 . 2 4 1 . 6 1 8 . 0 2 o . o a J L t . t - 4 . . . . . rMarch21378689.68B4.0172.5118.9S3.82.62254.8C.55 . S 6 5 . 5 3 0 . 2 1 0 . 1 4 3 0 . 7 0 4 . 6 0 4 . 0 1 2 . 7 7 6 . 9 1 0 . 1 1 0 . 0 0 2 4 0 . 0 0 1 7 5 6 . 4 9 C . 3 G a . 1 1 2 . 0 6 . S 3 . 1 0 9 . 9 G - h . . - - 0 . 0 0 1 8 2 5 . 9 9 5 . 3 2 1 1 , 4 1 3 . 1 6 . 9 3 . 2 7 4 9 . 9 3 April17432581.1697.0182.8112.046,03,491SO.Ofl.35 . 4 0 5 , 0 7 0 . 3 5 0 . 2 0 4 6 . 1 4 3 . 0 0 1 . C 4 0 . 8 8 4 . 1 0 0 . 3 1 0 . 0 0 3 1 * - + - - May17311558.4673.0250.8140.06.33.52331.59,85 . 4 7 3 . 4 4 0 . 1 4 0 , 0 8 4 6 . 7 5 5 . 1 8 1 / W 1 . 0 9 s . e s 1 0 . 0 0 4 3 0 . 0 0 2 4 2 0 . 1 0 5 . 3 8 1 3 . 8 1 7 . 4 7 . 0 8 . 3 0 1 3 8 . 1 B r 0 . 5 4 June16574552.5G49.0195.8108.184.02,21349.06.2 4 3 7 . 5 2 0 . 1 8 0 , 1 0 4 4 . B O 2 . 7 0 i . o a 0 . 6 0 7 . 5 5 0 , 0 7 0 . 0 0 4 7 0 . 0 0 1 6 r . 7 7 5 . 3 5 1 6 . 4 1 B . 3 7 . 0 0 7 . 2 4 4 D . B 4 ^-1 - - ¥ ' - 0 . % 0 . 1 9 5 . 4 3 0 . 1 2 0 . 0 0 5 3 0 . 0 0 2 7 2 7 . 5 0 5 , 1 9 2 0 . 3 2 1 . 9 7 . 0 4 . 1 3 7 2 . 6 9 J"*y160B4518,8607.0146.878,163.41.25257.45.22 . 7 0 P . 5 3 0 . 2 1 0 . 1 1 4 4 . 7 4 0 . 9 4 -.4- { - - + August15B10513.2632.0202.8104.052,31,18SOS ,E4.62 . 3 6 1 0 . 2 0 0 . 1 5 o . o a 5 1 . B 8 2 . 7 3 1 . 0 9 0 . 5 6 5 . 1 4 0 . 7 0 0 . 0 0 5 6 0 . 0 0 2 B 9 6 . 1 9 5 . 2 3 2 0 , 3 2 2 . 1 7 . 0 3 . 3 1 3 3 . 4 6 o . o j 0 . 0 0 6 9 O . O O O B 1 . 6 8 5 . 3 3 2 0 . 1 2 1 , B 7 . 1 0 . 3 1 3 6 . 0 1 September16307543.6707.0127.089.042,01.OB720.64.92 . 6 6 8 . 4 1 0 . 2 3 0 , 1 3 5 2 . 6 8 2 . 6 8 0 . 4 : 0 . 2 3 1 6 . 5 6 T October1B895609.51184.0245.514S.632.21.34444.84.02 . 4 4 1 0 . S O 0 . 2 1 0 . 1 3 5 0 . 0 8 1 . 3 0 0 . 3 9 0 . 2 4 1 5 . 6 2 0 . 1 4 0 . 0 0 3 5 0 . 0 0 2 1 4 . 1 6 5 . 2 6 1 4 . 9 1 8 . 1 S . 8 7 . 1 1 G 9 . 0 8 \ - - - 0 . 0 0 1 5 2 1 . 9 7 5 , 3 1 1 2 . 8 1 4 . 4 6 . 8 5 , 1 5 5 9 . 1 4 Nonmbar1S180B 06.0873.0210.8127.742.51.52602.05.63 . 3 B 7 . 3 7 0 . 3 5 0 . 2 1 4 0 . 8 8 1 . 9 3 0 . 2 2 0 . 1 3 4 - 1 2 . 0 7 0 . 1 1 0 . 0 0 2 4 J - 4D Beam bar1 a so626.5916.0171.0107.132.51.57618.92.81 , 7 5 6 . 3 9 0 2 4 0 . 1 5 3 9 . 3 5 1 . 1 0 0 . 1 6 0 . 1 0 1 5 . 2 3 0 . 1 5 0 . 0 0 2 0 0 . 0 0 1 3 3 . B 4 5 , 2 3 1 1 . 2 1 4 , 5 6 . 7 6 . 0 7 AVERAGE18626.3I-B-10.9817.2las.i112.413.412.09385.855.733 . 4 S I L z g 7 . 2 8 0 . 2 2 0 . 1 3 4 2 . 6 3 2 . T S 1 . 2 8 0 . 8 3 B . 4 0 0 . 2 1 0 . 0 0 3 7 0 * 0 0 2 2 Z B . S U 5 . 3 U 3 . V U L d U L U Y J - MAXIMUM25128.0B10.S1184.02M.B149.636.303.52720.60a.aoS . B 8 1 0 . 5 0 0 . 3 5 0 . 2 1 S 2 . B S 5 . 1 8 4 . 0 1 2 . 7 7 I S . S B 0 . 7 0 0 . 0 0 8 B 0 . 0 0 3 B S . 3 6 2 0 . 3 2 2 . 1 7 . 1 0 1 3 8 . 1 8 CRITERIAr 16-Nov 30!1060.0<IS1S.SO<IS1 5 . S O < 1 . 0 1 . O B < 2 2 . 1 6 0 . 1 0 0 . 1 D O Z 0 9 . W ^ t - T I-CRITERIADecJ^ Apr IS1060.0<IS15.90<IS1 5 . 6 0 e 1 . 0 1 . O S < 6 5 . 3 0 0 . 1 0 C . 1 0 6 n a n s 4 MEETS Concentration CritarlaYESYESYESY E S Y E S Y E S Y E S Y E S Y E S Y E S Y M - j - . t . - . - < 0 . 1 0 6 1 6 0 . 0 C 9 S OBJECTIVES jAprlS-NovSCi10W.O<10lo.ao101 0 . B O < 0 . 7 5 0 . 8 0 < 1 1 . 0 6 o . i o r -j- - I - OBJECTIVES&ae1 -A151Q60.0<1010.BO<101 0 . 6 0 . < 0 . 7 5 0 . 8 0 < 3 3 . 1 8 0 . 1 0 0 . 1 o e 1 S O . O O > s Ruaons for fn:lure / Othar Problems:Remediat AcUonB: E F F L U E N T M O H r T O R I N G - O U T F A L L S E W E R M H T S S a m p l e D a t a : A p r i l 3 0 ? 2 0 1 2 P a - a n r t T R e s u l t ( m e " - ) C B O D ; 4 T o t a l S u G p e n d a d S o l k l s 7 T o t a l P h o a p h o r u s 0 . 1 4 T o t a l K J e M a h l N l t r a g t n 4 . 1 T o t a l . L m m a n i a 4 . 5 N i t r a U 2 . 5 4 Effluant diicharge to the Big Otter Cn«k N U r t t e 0 . 1 0 Port Burwell Wastewater Treatment Plant Annual Page 167 of 189 |Biosolids Application Analysis|Sludge Application - Criteria For Metal Content In Sewage Blosollds - mg/kg, Aerobic, Dewatered & D r i e d AreenicCadmiumCoba l t C h r o m i u m C o p p e r M e r c u r y M o l y b d e n u m N i c k e l L e a d S e l e n i u m Z i n c 0.3] mg/L0.06| mg/L [ ( M 4 | m g / L l 7 9 | m g / L 2 4 ] m g / L 0 . 0 2 5 1 m g / L 0 ^ 1 m g / L [ 0 £ \ m g / L [ T o ] m g / L [ 0 . 3 m g / L 3 5 m g / L SludgeConcentration268001 mg/LrU9| mg/kg [Z24| mg/kg [ 5 . 2 2 | m g / k g [ ^ 1 g / k g | m g / k g 0 . 9 3 | m g / k g j g / k g [ 2 2 ^ 3 9 1 m g / k g [ 3 7 ^ 1 ] m g / k g [ T 7 1 9 ] m g / k g [ ] m g / k g 7 0 . m 8 9 5 . 5 2 1 1 . 1 9 m 1 3 0 5 . 9 7 MaximumMetal ConcentrationAreenicCadmiumCoba l t C h r o m i u m C o p p e r M e r c u r y M o l y b d e n u m N i c k e l L e a d S e l e n i u m Z i n c in mg/kg170mg/ka [M\ mg/kg 3 4 0 ] m 9 / k g [ 2 6 p 0 | m g / k g 1 7 0 0 | m g / k g H I m g / k g [ M ] m g / k g 4 2 0 ] m 9 / k g [ T l O O l m g / k g [ M \ m g / k g 4 2 0 0 m g / k g mg metal per kg solidsSample Date:October 15, 2012 S a m p l e R e s u l t s Farm Operator : Fred Ens T o t a l S u s p e n d e d S o l i d s 2 6 8 0 0 m g / L Site # : NASM Plan # 20515 Total Usable Acres = 80 T o t a l A m m o m i a N H a + N N 4 1 3 m g / L Total Amount Applied : 660 cubic metres N i t r i t e a s N 1 . 2 m g / L Application Method : Top spread with auto floatation unit N i t r a t e a s N 2 . 7 m g / L Date of Application : November 14-15, 2012 N i t r i t e + N i t r a t e a s N 3 . 9 m g / L P o t a s s i u m 1 9 0 m g / L P h o s p h o r u s 1 4 0 0 m g / L E . C o l i ( c f u / 1 0 0 m L ) 2 4 , 0 0 0 M a x i m u m A l l o w a b l e C o n c e n t r a t i o n 3 , 3 0 0 , 0 0 0 Port Burwell Wastewater Treatment Plant Annual Page 168 of 189 Municipality of Bayham 1/21/2013 Daily Process Data Collection Facility:Port Burwell Wastewater Tr s Works:[110001319] - Port Burwell Wastewater Treatment Plant Month:October-12 toDecember-12 CALL INS FOR 4th QUARTER 2012 Date Category Details 10/6/2012 Oper. Highlight Call In -1.5 hour - Power outage caused by passing storm, setting off multiple alarms at piant and pump stations. Reset equipment and acknowledged alarms. 10/20/2012 Oper. Highlight Call In - 2 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. 10/27/2012 Oper. Highlight Call In ~ 1.5 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. 11/12/2012 Open Highlight OT - 8 hours - Operator at Training Course in Hamilton 11/15/2012 Oper. Highlight OT - 2 hours - Completed the spreading of Bio-solids on the approved site. 12/9/2012 Oper. Highlight Call In -1 hours - Performed Emergency Locates on Eden Line. 12/13/2012 Oper. Highlight Call In -1 hour - Power outage caused by passing storm, setting off multiple alarms at plant and pump stations. Reset equipment and acknowledged alarms. P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t A n n u a l P a g e 1 6 9 o f 1 8 9 Page 170 of 189 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . Z 6 0 5 - 2 0 1 2 m G H W A Y M E A D O W S B E I N G A B Y - L A W T O A M E N D B Y - L A W N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , A S A M E N D E D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d Z o n i n g B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d ; T H E R E F O R E , t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 ) ' ^ ^ ^ 1 B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d , i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a m e n d i n g S c h e d u l e " A " , M a p 1 4 , b y d e l e t i n g f r o m t h e M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) Z o n e , a n d a d d i n g t o t h e s i t e s p e c i f i c M o b i l e H o m e P a r k ( M H - 2 ) Z o n e , t h o s e l a n d s o u t l i n e d i n h e a v y s o l i d l i n e s a n d m a r k e d M H - 2 o n S c h e d u l e " A " t o t h i s B y - l a w , w h i c h s c h e d u l e i s a t t a c h e d t o a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - l a w . 2 ) T H A T B y - l a w N o . 0 5 - 2 7 , a s a m e n d e d , i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a m e n d i n g S e c t i o n 1 2 . 1 1 E X C E P T I O N S - M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) Z o n e , b y a d d i n g t h e f o l l o w i n g n e w s u b s e c t i o n . " 1 2 . 1 1 . 2 l 2 . 1 1 . 2 J D e f i n e d A r e a M H - 2 a s s h o w n o n S c h e d u l e " A " t o t h i s B y - l a w 1 2 . 1 1 . 2 . 2 P e r m i t t e d U s e s M o d u l a r D w e l l i n g , i n a d d i t i o n t o t h e e x i s t i n g p e r m i t t e d u s e s i n t h e M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) Z o n e 1 2 . 1 1 . 2 . 3 S u p p l e m e n t a r y R e s u l a t i o n s a ) M a x i m u m G r o u n d F l o o r A r e a : 1 3 0 m 2 b ) M a x i m u m n u m b e r o f b e d r o o m s p e r d w e l l i n g u n i t : t w o ( 2 ) c ) P r o h i b i t e d U s e s : T h e u s e o f a n y b a s e m e n t o r c e l l a r s p a c e f o r l i v i n g a r e a , e x c e p t t h a t s u c h s p a c e m a y b e u s e d f o r s t o r a g e a n d m e c h a n i c a l f f p u r p o s e s . 3 ) T H I S B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e : a ) W h e r e n o n o t i c e o f o b j e c t i o n h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l C l e r k w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d b y t h e P l a n n i n g A c t a n d r e g u l a t i o n s p u r s u a n t t h e r e t o , u p o n t h e e x p i r a t i o n o f t h e p r e s c r i b e d t i m e ; o r B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w P a g e 1 7 1 o f 1 8 9 b ) W h e r e n o t i c e o f o b j e c t i o n h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l C l e r k w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d b y t h e P l a n n i n g A c t a n d r e g u l a t i o n s p u r s u a n t t h e r e t o , u p o n t h e a p p r o v a l o f t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d . t h R E A D A F I R S T T I M E T H I S 7 m D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . t h R E A D A S E C O N D T I M E T H I S 7 m D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . s % ^ > ^ ^ Y ^ L t & a ^ J ? / \ . + / . ^ L ^ \ t ^ ~ n M ^ Y O R C L ' E R K / 3 R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S ^ / ^ D A Y O F i j f t u m ^ 2 0 1 X M A Y O R C L E R K B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w P a g e 1 7 2 o f 1 8 9 M a p a L O T 2 1 L O T 2 2 L O T 2 3 L O T 2 4 C O N C E S S I O N I X M H - 2 i n n a . a Q . 0 3 a i n n f . E D E N ( s e ^ s c w a u L E : ^ . M A P T ) r s C H B ^ A M A P M a p ^ 2 J I " T h i s i s S c h e d u l e " A " t o B y - l a w N o . Z B 0 5 - 2 0 1 2 p a s s e d 2 4 t h d a y o f J a n u a r y 2 0 1 , 3 . M A Y O R C L E R K M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 2 5 0 m 5 0 0 m ^ M A P N o . 1 4 1 > ' . S C H E D U L E ' A ' ^ ' L - ^ 1 ^ ^ S c a l e 1 1 2 , 5 0 0 B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w P a g e 1 7 3 o f 1 8 9 Page 174 of 189 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 3 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E R I C H M O N D R O A D M U N C I P A L D R A I N B R A N C H " A " W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P t . L o t 1 1 1 , C o n c e s s i o n S T R , P a r t 3 o f 1 1 R - 3 6 5 6 , 9 2 8 5 R i c h m o n d R o a d , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 1 4 7 9 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d O c t o b e r 1 9 , 2 0 1 2 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 3 , 9 5 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 1 4 7 9 , d a t e d O c t o b e r 1 9 , 2 0 1 2 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 3 , 9 5 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t i n c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e P a g e 1 7 5 o f 1 8 9 B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 1 2 3 - 2 - s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s o f $ 2 5 0 . 0 0 o r l e s s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h A " t h R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 6 m d a y o f D e c e m b e r 2 0 1 2 a n d p r o v i s i o n a l l y a d o p t e d t h t h i s 6 " 1 d a y o f D e c e m b e r 2 0 1 2 . % ^ . ^ ^ ^ n ^ \ T ^ t ^ ^ J I / M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 5 ^ k d a y o f Q ^ I . ^ L U ^ t ^ 2 0 1 r ^ M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e P a g e 1 7 6 o f 1 8 9 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 2 - 1 2 3 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f f o r d v i l l e o n D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 2 a t 8 : 0 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T 1 P D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . j U l 2 £ £ y f \ h j ^ ^ ( ^ y ? ^ & % \ T ^ / / ^ K ^ . ^ D a t e o f m a i l i n g ^ _ ^ / 3 C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e P a g e 1 7 7 o f 1 8 9 Page 178 of 189 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L n T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 0 7 A B Y - L A W T O A M E N D T H E A S S E S S M E N T S C H E D U L E F O R T H E C E N T R E S T R E E T M U N I C I P A L D R A I N B A S E D U P O N T H E A C T U A L C O S T S I N C U R R E D F O R C O N S T R U C T I N G T H E D R A I N A G E W O R K S . s t W H E R E A S B y - l a w N u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 1 , e n a c t e d t h e 2 1 S I d a y o f J u n e , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n t h e e s t i m a t e s c o n t a i n e d i n a d r a i n a g e r e p o r t d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 2 , p r e p a r e d b y C y r i l J . D e m e y e r e L i m i t e d C o n s u l t i n g E n g i n e e r s . A N D W H E R E A S S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u i r e s t h e a m e n d m e n t o f a n y b y - l a w a c t e d u p o n t h r o u g h b y t h e c o m p l e t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s , w h e r e t h e a c t u a l c o s t s d i f f e r f r o m t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S , t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e s a i d d r a i n a g e w o r k s w a s $ 5 1 , 7 1 0 . 1 2 , b e i n g 1 0 6 . 8 2 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f $ 4 8 , 4 1 0 . 0 0 . A N D W H E R E A S f h e D r a i n a g e W o r k s w e r e c o m p l e t e d , a s p e r f h e e n g i n e e r ' s r e p o r t , a n d t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 6 9 , 0 4 0 . 6 2 a s a r e s u l t o f t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i o n , a n d e n g i n e e r i n g c o s t s b e i n g o v e r t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d o f $ 6 9 , 0 4 0 . 6 2 w e r e 1 1 . 1 6 % o v e r t h e o r i g i n a l e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t o f $ 6 2 , 1 1 0 . 0 0 . N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p u r s u a n t t o t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o , e n a c t s t h e f o l l o w i n g : 1 . T h e f i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - l a w , b e a p p r o v e d . 2 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D , T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 4 " d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 7 A B y - L a w t o a m e n d P a g e 1 7 9 o f 1 8 9 S C H E D U L E " A " B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 7 F i n a l A s s e s s m e n t - C e n t r e S t r e e t D r a i n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m E s t i m a t e d A c t u a l N e t R o l l N u m b e r L o t & C o n c e s s i o n A s s e s s m e n t A s e s s m e n t A l l o w a n c e A s s e s s m e n t 4 - 0 0 1 - 2 1 0 0 0 L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 0 3 9 . 7 6 1 , 1 9 4 . 0 4 1 , 1 9 4 . 0 4 4 - 0 0 1 - 2 1 0 0 1 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 3 9 7 . 1 7 1 , 6 0 4 . 4 9 1 . 6 0 4 . 4 9 4 - 0 0 1 - 2 1 1 0 0 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 2 , 6 7 2 . 6 8 3 , 0 6 9 . 2 6 1 0 0 . 0 0 2 . 9 6 9 . 2 6 4 - 0 0 1 - 2 1 1 1 0 P t L o t 1 0 , P l a n 5 4 1 , 6 5 2 . 1 4 1 , 8 9 7 . 2 9 1 , 8 9 7 . 2 9 4 - 0 0 1 - 2 1 2 0 0 P t L o t 9 , P l a n 5 4 1 , 8 6 3 . 0 5 2 , 1 3 9 . 4 9 2 , 1 3 9 . 4 9 4 - 0 0 1 - 2 1 3 0 0 P t L o t s 8 . 9 , P l a n 5 4 3 , 0 7 7 . 7 5 3 , 5 3 4 . 4 4 3 . 5 3 4 . 4 4 4 - 0 0 1 - 2 1 3 1 0 P t L o t s 8 . 9 , P l a n 5 4 1 , 6 2 8 . 7 1 1 , 8 7 0 . 3 8 1 , 8 7 0 . 3 8 0 - 0 0 2 - 0 4 4 0 1 R e s e r v e B l k , P l a n 5 4 2 0 7 . 5 9 2 3 8 . 3 9 2 3 8 . 3 9 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 2 L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 , 9 4 5 . 4 7 3 , 3 8 2 . 5 3 1 0 0 . 0 0 3 , 2 8 2 . 5 3 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 1 L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 , 5 2 4 . 0 6 2 , 8 9 8 . 5 9 1 0 0 . 0 0 2 , 7 9 8 . 5 9 4 - 0 0 1 - 2 0 5 0 0 P t L o t 3 2 , P l a n 5 4 2 , 1 0 4 . 3 5 2 , 4 1 6 . 6 0 2 0 0 . 0 0 2 , 2 1 6 . 6 0 4 - 0 0 1 - 2 0 5 1 0 L o t 3 2 , P l a n 5 4 1 . 0 8 6 . 8 3 1 , 2 4 8 . 1 0 1 , 2 4 8 . 1 0 4 - 0 0 1 - 1 8 6 0 0 P t L o t s 2 , 3 , P l a n 5 4 2 0 0 . 0 0 2 0 0 . 0 0 P e a r l S t r e e t B a y h a m 9 , 7 1 6 . 7 0 1 1 , 1 5 8 . 4 9 1 1 , 1 5 8 . 4 9 C e n t r e S t r e e t B a y h a m 2 8 . 2 0 3 . 6 0 3 2 . 3 8 8 . 5 3 3 2 . 3 8 8 . 5 3 T o t a l s 6 0 . 1 1 9 . 8 6 6 9 . 0 4 0 . 6 2 7 0 0 . 0 0 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 7 A B y - L a w t o a m e n d P a g e 1 8 0 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 0 8 A B Y - L A W T O A M E N D T H E A S S E S S M E N T S C H E D U L E F O R T H E C A S I E R M U N I C I P A L D R A I N F R O G G E T T B R A N C H B A S E D U P O N T H E A C T U A L C O S T S I N C U R R E D F O R C O N S T R U C T I N G T H E D R A m A G E W O R K S . W H E R E A S B y - l a w N u m b e r 2 0 1 2 - 0 5 0 , e n a c t e d t h e 7 t h d a y o f J u n e , 2 0 1 2 , p r o v i d e d f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h b a s e d o n f h e e s t i m a t e s c o n t a i n e d i n a d r a i n a g e r e p o r t n o . 2 0 9 3 8 1 d a t e d M a r c h 2 3 , 2 0 1 2 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s C o n s u l t i n g E n g i n e e r s . A N D W H E R E A S S e c t i o n 6 2 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u i r e s t h e a m e n d m e n t o f a n y b y - l a w a c t e d u p o n t h r o u g h b y t h e c o m p l e t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s , w h e r e t h e a c t u a l c o s t s d i f f e r f r o m t h e e s t i m a t e d c o s t s . A N D W H E R E A S , t h e l o w e s t t e n d e r r e c e i v e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e s a i d d r a i n a g e w o r k s w a s $ 6 , 6 9 5 . 3 1 b e i n g 1 0 0 . 6 8 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f $ 6 , 6 5 0 . 0 0 . A N D W H E R E A S t h e D r a i n a g e W o r k s w e r e c o m p l e t e d , a s p e r t h e e n g i n e e r ' s r e p o r t , a n d t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 1 3 , 0 4 3 . 2 3 a s a r e s u l t o f e n g i n e e r i n g c o s t s b e i n g o v e r t h e e s t i m a t e d c o s t . A N D W H E R E A S t h e t o t a l a c t u a l c o n s t r u c t i o n c o s t s i n c u r r e d o f $ 1 3 , 0 4 3 . 2 3 w e r e 3 . 5 1 % o v e r f h e o r i g i n a l e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t o f $ 1 2 , 6 0 0 . 0 0 . N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p u r s u a n t t o f h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o , e n a c t s t h e f o l l o w i n g : 1 . T h e f i n a l a s s e s s m e n t s c h e d u l e w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - l a w , b e a p p r o v e d . 2 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f . R E A D A F I R S T , S E C O N D , T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 4 t h d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 8 A B y - L a w t o a m e n d A s s e s s m e n t P a g e 1 8 1 o f 1 8 9 S C H E D U L E " A " B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 8 F i n a l A s s e s s m e n t - C a s i e r D r a i n F r o g g e t t B r a n c h M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m E s t i m a t e d A c t u a l N e t R o l l N u m b e r L o t & C o n c e s s i o n A s s e s s m e n t A s s e s s m e n t A l l o w a n c e s A s s e s s m e n t 0 - 0 0 2 - 1 5 9 1 0 L o t 1 5 , C o n 4 5 7 . 0 0 5 9 . 0 1 5 9 . 0 1 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 2 L o t 1 5 , C o n 4 1 , 2 2 7 . 0 0 1 , 2 7 0 . 1 6 2 0 0 . 0 0 1 , 0 7 0 . 1 6 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 1 L o t 1 5 , C o n 4 8 0 3 . 0 0 8 3 1 . 2 5 8 3 1 . 2 5 0 - 0 0 2 - 1 6 0 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 2 , 3 0 5 . 0 0 2 , 3 8 6 . 0 8 4 4 0 . 0 0 1 , 9 4 6 . 0 8 0 - 0 0 2 - 1 5 9 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 8 4 7 . 0 0 8 7 6 . 7 9 2 9 0 . 0 0 5 8 6 . 7 9 0 - 0 0 2 - 1 5 7 0 0 L o t 1 5 , C o n 4 4 0 2 . 0 0 4 1 6 . 1 4 4 1 6 . 1 4 P l a n k R o a d C o u n t y o f E l g i n 6 . 9 5 9 . 0 0 7 . 2 0 3 . 8 0 7 . 2 0 3 . 8 0 T o t a l s 1 2 . 6 0 0 . 0 0 1 3 . 0 4 3 . 2 3 _ 9 3 Q . D O B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 8 A B y - L a w t o a m e n d A s s e s s m e n t P a g e 1 8 2 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N U M B E R 2 0 1 3 - 0 1 2 A b y - l a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e v o t e s t o b e h e l d p r i o r t o v o t i n g d a y W H E R E A S S e c t i o n 4 3 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , S . O . 1 9 9 6 , a s a m e n d e d , p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l c o u n c i l s h a l f p a s s a b y - l a w e s t a b l i s h i n g o n e o r m o r e d a t e s f o r a n a d v a n c e v o t e , a n d t h e h o u r s d u r i n g w h i c h v o t i n g p l a c e s s h a l T b e o p e n o n t h a t d a t e o r d a t e s ; N O W T H E R E F O R E , t h e C o u n c i l o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h e r e b y e n a c t s a s f o l l o w s : L T H A T m A d v a n c e v o t e s h a 1 1 b e h e l d o n S a t u r d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 3 b e t w e e n t h e h o u r s o f 1 0 : 0 0 a . m . a n d 5 : 0 0 p . m . , i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , b e i n g o n e f o r a l l t h r e e w a r d s . 2 - T H A T m A d v a n c e v o t e s h a 1 1 b e h e l d O D W e d n e s d a y , M a r c h 2 0 , 2 0 1 3 b e t w e e n t h e h o u r s o f 1 2 : 0 0 n o o n . a n d 7 : 0 0 p . m . , i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , b e i n g o n e f o r a l l t h r e e w a r d s . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h t h i s 2 4 l " d a y o f J a n u a r y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 2 A B y - L a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e P a g e 1 8 3 o f 1 8 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 2 0 1 3 V O T E R S ' L I S T F O R B Y - E L E C T I O N T O B E H E L D M A R C H 2 5 , 2 0 1 3 N O T I C E I S H E R E B Y G I V E N T H A T , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , t f a e L i s t o f a l l p e r s o n s e n t i t l e d t o b e e l e c t o r s f o r t h e m u n i c i p a l B Z ~ i ? l i e ? t i ? n ^ ° f i u t h e P o s i t i o n o f D e p u t v M a y o r i n t h e M u n i c i p a l i t y n f R a y h a m w i l l b e a v a l l a b l e i n t h e m u n i c i p a l o f f i c e b e g i n n i n g o n t h e 2 1 s t d a y o f J a n u a r y 2 0 1 3 , a n d t h a t s u c h L i s t w i l l r e m a i n t h e r e f o r i n s p e c t i o n u n t i l M a r c h 2 5 , 2 0 1 3 . A L L E L E C T O R S a r e e n c o u r a g e d t o a t t e n d a t t h e m u n i c i p a l o f f i c e b e t w e e n 8 : 3 0 a . m . a n d 4 : 3 0 p . m . M o n d a y t h r o u g h F r i d a y u n t i l V o t i n e D a y M a r c h 2 5 . 2 0 1 3 t o e n s u r e t h e i r n a m e s a n d r e l e v a n t i n f o r m a t i o n i s c o r r e c t l y s h o w n o n t h e V o t e r s ' L i s t . A p p l i c a t i o n s f o r r e v i s i o n s ( i n c l u s i o n s , a d d i t i o n s , c o r r e c t i o n s t o , o r d e l e t i o n s o f o n e ' s o w n n a m e f r o m t h e L i s t ) m a y b e m a d e d u r i n g t h i s p e r i o d . F o r m s a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e & o n l i n e . T e l e p h o n e i n q u i r i e s w i l l a l s o b e a c c e p t e d . A P P L I C A T I O N S f o r r e m o v a l o f a n o t h e r ' s n a m e f r o m t h e L i s t m a y b e m a d e b e R i n n i n s s t J a n u a r y 2 1 s t a n d e n d i n g o n n o m m a t i o n d a y F e b r u a r y 8 . 2 0 1 3 p r i o r t o 4 : 3 0 p . m A P P L I C A T I O N S m a y b e f i l e d i n p e r s o n , b y m a i l , o r b y a n a g e n t p r o v i d e d t h e d e s i g n a t e d f o r m i s p r o p e r l y c o m p l e t e d a n d s i g n e d b y t h e A p p i i c a n t . N o e - m a i l s o r f a x e s w i l l b e a c c e p t e d . T h e d o c u m e n t m u s t b e a n o r i g i n a l . R E V I S I O N S J O T H E L I S T m a y a l s o b e u n d e r t a k e n a t t f a e V o t i n g P l a c e b y t h e D e p u t y R e t u r n i n g O f f i c e r o n A d v a n c e o r V o t i n g D a y s . V O T E R I D E N T I F I C A T I O N O R I G I N A L D O C U M E N T S s h o w i n g t h e p e r s o n ' s n a m e , q u a l i f y i n g a d d r e s s a n d s i g n a t u r e m u s t b e p r e s e n t e d a t v o t i n g l o c a t i o n s o r t o m a k e r e v i s i o n s t o t h e V o t e r s ' L i s t . E L E C T I O N S T A F F I N G - P e r s o n s i n t e r e s t e d i n a s s i s t i n g w i t h t h e c o n d u c t o f t h e B y - E l e c t i o n a r e i n v i t e d t o p i c k u p a J o b D e s c r i p t i o n a n d c o m p l e t e a n d s u b m i t a n A P p U c a t i o n F o r m n o l a t e r t h a n 1 2 : 0 0 n o o u , T u e s d a y , F e b r u a r y 1 9 t h . M a n d a t o r y a t t e n d a n c e a t a t r a i n i n g s e s s i o n i s p r o p o s e d t o b e h e l d e i t h e r W e d n e s d a y M a r c h 6 - ' o r 1 3 f t f r o m 6 : 3 0 p . m . - 9 : 0 0 p m . V O T m G - A d v a n c e v o t i n g w i l l b e h e l d S a t u r d a y , M a r c h 1 6 t h f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 5 : 0 0 p . m a n d W e d n e s d a y , M a r c h 2 0 t h f r o m 1 2 : 0 0 n o o n u n t i l 7 : 0 0 p . m . V o t i n g D a y w i l l b e M o n d a y , M a r c h 2 5 t h f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 8 : 0 0 p . m . I n f o r m a t i o n & F o r m s a t w w w . b a v h a m . o n . c a ^ V H A J ^ L y n d a M i l l a r d , C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e ^ 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 o r l m i l l a r d @ b a y h a m . o n . c a f i o » u » i t y \ ^ B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 2 A B y - L a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e P a g e 1 8 4 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 1 3 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E R I C H M O N D R O A D D R 4 I N B R A N C H " A " I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t , o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S T H 2 4 l n D A Y O F J A N U A R Y 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 8 5 o f 1 8 9 P a g e 1 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S R I C H M O N D R O A D D R A I N - B R A N C H ' A M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e C l e r k a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s a t 9 3 3 4 P l a n k R o a d . S t r a f f o r d v N l e . O n t a r i o N O J 1 Y O 0 ^ f ^ r . M . C M A A - M ^ t ^ f ^ ^ . ' - ^ / 2 . S P E C I F I C A T I O N S : T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E : T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e d e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s , 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y ; T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 . T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p h c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a n n o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 8 6 o f 1 8 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m R E : C o n s t r u c t i o n o f : R i c h m o n d R o a d D r a i n - B r a n c h _ I A t S i r s : T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a l l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N 1 . ( T - ^ a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ 7 J . ^ . b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ / ' , ^ l ^ n ^ S u b - T o t a l $ / . 9 & 2 P l u s H . S . T . 1 3 % $ , y ^ T T o ^ T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N $ ^ , ^ \ ~ ] 0 ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g : a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . " . . . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f a l l o w i n g s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r a g r e e s t o c o m m e n c e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . . . . . . . . a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e ; ( b ) T h e m a j o r e q u i p m e n t p r o p o s e d f o r u s e o n t h i s p r o j e c t i s c ) I f a n e x c a v a t o r i s l i s t e d i n ( b ) a b o v e , i t w i l l b e u s e d t o e x c a v a t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : < - ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - t e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : P r o v i s i o n a l I t e m s ; C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y C O M P A N Y N A M E : . . . m ^ . £ m ^ . ^ » ' M A Y O R , 3 A D D R E S S : . . ^ ^ > f e . . . E i . t & . . . ' 5 i . . . . . . . P . . . C . . B ^ 5 3 ^ C L E R K a i d ? ; ? Q ^ A \ ^ . o < \ L . . ^ . . t y o D A T E S i g n a t u r e : J T ^ ^ - 2 - D a t e : C ^ \ . ( . X . J . . 1 . . . t . . : ^ : , t 3 F ^ . ; ' 7 ( S e a l i f t n c o r p o r a f e d ) ( S e a l ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 8 7 o f 1 8 9 P a g e 3 o f 3 E X T E N T O F W O R K R I C H M O N D R O A D D R A I N - B R A N C H ' A ' M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 1 4 7 9 O c t o b e r 1 9 . 2 0 1 2 B R A N C H W I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g H . D . P . E . s e w e r p i p e / . S ^ O . c - l . 3 0 m e t e r s o f 1 5 0 m m ( 6 " ) H . D . P . E . s e w e r p i p e s . S u p p l y o f t h e a b o v e l i s t e d p i p e ^ ^ O J L S . N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : F r o £ 3 e - / ^ . " z 3 _ ^ ^ 4 - ( T r ^ ^ A D D R E S S : 5 - ^ f t - G f o F ~ ; ^ t - ^ S ^ . P . ( ^ . 3 ^ y ^ 7 y 1 ± £ ^ ^ ^ f t ^ ^ ? A J / ^ J O J 1 / L > / . c _ T E L E P H O N E N O : J 7 L ! - 7 f " ? - ^ f c / F A X N O : £ T { £ ! - ^ C ? 6 - S ~ ^ ^ ^ t N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 8 8 o f 1 8 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 0 9 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D J A N U A R Y 2 4 , 2 0 1 3 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 2 4 I n d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 9 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l P a g e 1 8 9 o f 1 8 9