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March 21, 2013 - Council
COUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, March 21, 2013 7:00 p.m. 6:30 p.m. Committee of Adjustment Page 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the budget meeting held March 5, 2013. (b)Minutes of the regular meeting of Council held March 7, 2013. (c)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations 2.Statements By Council 3.Updates On Projects (a)Richmond Community Water System (b)Harbour Divestiture 5.INFORMATION ITEMS (a)Museums Bayham minutes of meetings held February 13 and March 13, 2013. 5-6 7-14 15-22 Page 1 of 123 Council Agenda March 21, 2013 Page 5.INFORMATION ITEMS File: C06 (b)Corresppondence regarding "2013 Call for Applications for Great Lakes Guardian Community Fund". File: F11 (c)Media Release dated March 5, 2013 regarding "SCOR EDC Follows up with Ministers from ROMA". File: M06 (d)Email correspondence dated March 7, 2013 from Diane DeBlaire, Chairperson, Straffordville Graduation Committee regarding Home and Recreation Show at Bayham Community Centre on Saturday, April 27, 10 a.m. - 5p.m. File: C13 (e)2013 Rural Municipal Drainage Course and Calculating Drainage Act Assessments Course. File: A04 (f)Minutes of Harbourfront Committee meetings held February 12 and March 12, 2013. File: C06 (g)Bayham Historical Society minutes of meeting held January 10, 2013. File: C06 (h)County of Elgin correspondence dated March 14, 2013 regarding Conference Series: Essentials of Service Excellence. File: A04 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM (a)Staff Report D2013-010 regarding Nezezon Consent Application E11/13. File: D10.13 Nezezon (b)Staff Memorandum D2013-02 regarding the County Official Plan Modifications File: D08 CTY 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE (a)Staff Report DR2013-003 regarding Drainage and Staff Issue - 11857 Elliott Road. File: E09 23-24 25-26 27-28 29-30 31-34 35-38 39-40 41-50 51-52 53-56 Page 2 of 123 Council Agenda March 21, 2013 Page 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES (a)Discussion regarding 2013 East Beach clean-up/restoration requirements. 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #014086 to Cheque #014164 inclusive, totaling $1,247,189.54 and Payroll Disbursements for the period ending March 3, 2013 totaling $57,296.85. (b)Correspondence received March 4, 2013 from KJ Conway Communications Inc. regarding "RAISE THE FLAG April 2 World Autism Awareness Day". File: C13 (c)Elgin Military Museum report to Council for January, February & March 2013. File: D06 10.ENVIRONMENT (a)2012 MOE Inspection Report for the Bayham Water Distribution System. File: E08 (b)2012 Compliance Summary Report for the Richmond Community Water System. File: E08 (c)2012 Compliance Summary Report for the Bayham Water Distribution System. File: E08 (d)Staff Report E2013-01 regarding Licensing of Municipal Drinking Water Systems and the Accreditation of Operating Authorities. File: E01 (e)Staff Report regarding Water Distribution Quality Management System Management Review 2012. File: E08 11.COMMITTEE OF THE WHOLE 57-63 65-75 77-78 79-84 85-100 101-103 105-107 109-120 121-122 Page 3 of 123 Council Agenda March 21, 2013 Page 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held February 21, 2013. (c)Verbal update regarding market analysis. (Personnel) (d)Elgin Military Museum reports to Council for January, February and March 2013. (security of property) File: L04 (e)Out of Camera. 12.BY-LAWS (a)By-Law 2013-029 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment 123 Page 4 of 123 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v U l e M a r c h 5 , 2 0 1 3 6 : 3 0 P M T h e f i f t h 2 0 1 3 b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T u e s d a y , M a r c h 5 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e w a s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t h i s r e p o r t . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 4 2 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . 2 0 1 3 D R A F T B U D G E T ( a ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g 2 0 1 3 B u d g e t a n d L e v y . F i l e : F l l T h e T r e a s u r e r p r e s e n t e d h i s r e p o r t , i d e n t i f y i n g t h e a d j u s t m e n t s m a d e a t t h e p r e v i o u s m e e t i n g . T h e s e a m o u n t t o a n a d j u s t e d l e v y i n c r e a s e o f $ 6 7 , 0 0 0 . T h e a d d i t i o n a l l e v y f o r 2 0 1 3 w i l l p a r t i a l l y b e a b s o r b e d b y a s s e s s m e n t a d d e d t o t h e t a x r o l l f o r n e w d e v e l o p m e n t i n 2 0 1 2 , w h i c h i s e x c l u s i v e o f t h e o v e r a l l r e a s s e s s m e n t o f t h e e n t i r e t a x r o l l f o r 2 0 1 3 . T h e A s s e s s m e n t A n a l y s i s R e p o r t , p r e v i o u s l y p r e s e n t e d t o C o u n c i l , p r o j e c t e d t h a t t h e n e w g r o w t h f r o m 2 0 1 2 w i l l g e n e r a t e a p p r o x i m a t e l y $ 4 3 , 0 0 0 i n a d d i t i o n a l t a x e s f o r 2 0 1 3 . T h i s p r o d u c e s a n o v e r a l l 0 . 7 8 % i n c r e a s e i f t h e a d j u s t e d l e v y w e r e a p p r o v e d . A h a n d o u t r e g a r d i n g t h e t a x i m p a c t a v e r a g e s f o r r e s i d e n t i a l a n d f a r m l a n d p r o p e r t i e s i n 2 0 1 2 a n d 2 0 1 3 w a s c i r c u l a t e d . A s t h e a s s e s s e d v a l u e i s b e i n g s h i f t e d f r o m r e s i d e n t i a l t o f a r m l a n d p r o p e r t i e s , t h e p r o p o s e d a v e r a g e p e r c e n t a g e d e c r e a s e f o r r e s i d e n t i a l p r o p e r t i e s i s 0 . 3 1 % , w h i l e t h e p r o p o s e d a v e r a g e p e r c e n t a g e i n c r e a s e f o r f a r m l a n d p r o p e r t i e s a m o u n t s t o 1 0 . 1 1 % . F u r t h e r d i s c u s s i o n w a s h a d r e g a r d i n g u s e o f t h e 2 0 1 2 s u r p l u s , i n c l u d i n g t h e a l l o c a t i o n t o t h e b y - e l e c t i o n c o s t s . O t h e r i t e m s d i s c u s s e d w e r e f i r e b a l l c l e a n i n g , w a t e r t a n k e r s h u t t l e s e r v i c e t o E d e n a r e a , t a x a r r e a r s , i n v e s t m e n t s a n d r o a d u p g r a d e s . P a g e 1 o f 2 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 5 , 2 0 1 3 . P a g e 5 o f 1 2 3 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s M a r c h 0 5 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 1 1 2 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T a b y - l a w t o e s t a b l i s h a l e v y f o r t h e y e a r 2 0 1 3 a n d a d o p t t a x r a t e s b e d r a f t e d b y t h e T r e a s u r e r b a s e d u p o n a l e v y i n c r e a s e o f $ 6 7 , 0 0 0 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 4 . B Y - L A W ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 4 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a c o n t r i b u t i o n a g r e e m e n t { M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e F u n d ) 2 0 1 3 - 1 1 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 4 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 2 5 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 1 1 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 2 5 b e r e a d f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R M E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 1 1 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 3 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y r - ^ ^ ^ } - ! T ^ I / i ^ ? ^ 2 ^ - Z O £ S L 2 Q M A Y O R C L ^ R K P a g e 2 o f 2 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 5 , 2 0 1 3 . P a g e 6 o f 1 2 3 C O U N C D . M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O N C o u n c i l C h a m b e r s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M R e g u l a r C o u n c i l P u b l i c M e e t i n g 7 : 3 0 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , M a r c h 7 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r M a r g a r e t U n d e r h i l l w a s i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t h e r r e p o r t . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 1 1 6 M o v e d b y A c t i n g D q p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T R A T t h e m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 1 1 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) A d d e d I t e m ( s ) T h e r e w e r e n o i t e m s a d d e d t o t h e a g e n d a . P a g e 1 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 7 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 4 . D E L E G A T I O N S , S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - I n s p e c t o r B r a d F i s h l e i g h , E l g i n O P P D e t a c h m e n t C o m m a n d e r a n d D o u g l a s G u n n , C h a i r m a n , E l g i n P o l i c e S e r v i c e s B o a r d r e g a r d i n g " 2 0 1 2 A n n u a l R e p o r t " . C o m m a n d e r F i s h l e i g h r e v i e w e d t h e 2 0 1 2 O P P A n n u a l R e p o r t , h i g h l i g h t i n g a r e a s o f p a r t i c u l a r i n t e r e s t i n B a y h a m . M r . G u n n n o t e d t h e i n c r e a s e i n c a l l s f o r s e r v i c e a n d d o m e s t i c v i o l e n c e r e s p o n s e s . H e c o m m e n d e d C o m m a n d e r F i s h l e i g h f o r t h e E l g i n O P P h a v i n g o n e o f t h e l o w e s t p e r c a p i t a c o s t s i n O n t a r i o . 2 0 1 3 - 1 1 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e 2 0 1 2 A n n u a l R e p o r t f o r t h e E l g i n O P P S e r v i c e s b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) 7 : 4 5 p . m . - S u s a n N o s e w o r t h y , D a n S c o t t a n d D o u g P a r k o n b e h a l f o f P o r t B u r w e l l F i r e f i g h t e r A s s o c i a t i o n r e g a r d i n g p e r m i s s i o n t o u s e B a y h a m S t a t i o n 1 f o r f u n d r a i s i n g e v e n t s d u r i n g t h e 2 0 1 3 c a l e n d a r y e a r . T h e F i r e f i g h t e r r e p r e s e n t a t i v e s n o t e d t h a t Z u m b a c l a s s e s a n d p a n c a k e b r e a k f a s t s a r e b e i n g h e l d a t I h e P o r t B u r w e l l f u - e h a l l a s p a r t o f t h e i r f u n d r a i s i n g e n d e a v o u r s w i t h f u n d s g o i n g t o w a r d t h e p u r c h a s e o f a n A i r f i l l i n g s t a t i o n f o r c y l i n d e r s u s e d b y b o t h f i r e s t a t i o n s . A c c o r d i n g t o t h e n e w p o l i c y r e c e n d y a d o p t e d b y C o u n c i l , a n y f u n c t i o n s h e l d a t t h e f i r e b a l l s a r e t o b e s u p e r v i s e d b y a f i r e f i g h t e r a n d a l i s t o f a l l e v e n t s p r o v i d e d t o C o u n c i l a t y e a r e n d . 2 0 1 3 - 1 1 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e P o r t B u r w e l l F i r e f i g h t e r A s s o c i a t i o n b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e u s e o f t h e P o r t B u r w e l l F i r e S t a t i o n b y t h e A s s o c i a t i o n f o r f u n d r a i s i n g e v e n t s f o r 2 0 1 3 a s r e q u e s t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) 8 : 0 0 p . m . - H o n o r W a s s i n g r e g a r d i n g " C o n c e r n s r e g a r d i n g e l i g i b i l i t y o f b y - e l e c t i o n c a n d i d a t e s " . M s W a s s i n g r a i s e d c o n c e r n s t h a t e m p l o y e e s o f a c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t y a n d / o r a s c h o o l b o a r d m a y n o t b e e l i g i b l e t o h o l d a C o u n c i l p o s i t i o n . S h e c o m m e n t e d t h a t C o u n c i l s h o u l d a d d r e s s c o n c e r n s a s t o w h a t c o n s t i t u t e s a l o c a l b o a r d , p a r t i c u l a r l y a s i t p e r t a i n s t o t h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a n d w h e t h e r a n e m p l o y e e q u a l i f i e s a s a c a n d i d a t e f o r t h e u p c o m i n g m u n i c i p a l b y - e l e c t i o n . P a g e 2 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 8 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 T h e A d m i n i s t r a t o r n o t e d t h a t C o u n c i l c a n s e e k c l a r i f i c a t i o n , h o w e v e r , w h e n a c a n d i d a t e s u b m i t s a n o m i n a t i o n f o r m , t h e y m u s t c e r t i f y t h a t t h e y m e e t t h e r e q u i r e m e n t s . T h i s c e r t i f i c a t i o n c a n b e c h a l l e n g e d t h r o u g h t h e c o u r t s y s t e m . I f a s u c c e s s f u l c a n d i d a t e i s d e t e n n m e d i n e l i g i b l e , h e / s h e w o u l d b e r e q u i r e d t o v a c a t e t h e s e a t a n d t h e p o s i t i o n f i l l e d b y a p p o i n t m e n t o r b y a b y - e l e c t i o n . C o u n c i l h a s n o a u t h o r i t y t o r e m o v e a p e r s o n s n a m e f r o m t h e c e r t i f i e d l i s t o f c a n d i d a t e s . 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L N o n e 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m . T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h a t t h e E n g i n e e r e x p e c t s t o f i n a l i z e t h e e q u i p m e n t s p e c i f i c a t i o n d e t a i l s f o r t h e s y s t e m b y t h e e n d o f t h e w e e k a n d w i l l b e s e e k i n g q u o t e s . W o r k o n t h e f i n a l d e s i g n i s p r o c e e d i n g a n d i s o n s c h e d u l e . ( b ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e . S t a f f a d v i s e d t h a t S m a l l C r a f t H a r b o u r s e x p e c t s t h e f i n a l E S A r e p o r t w i l l b e a v a i l a b l e a t t h e e n d o f M a r c h . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) B r e a k i n g N e w s d a t e d F e b r u a r y 1 9 , 2 0 1 3 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o r e g a r d i n g " S p e e c h f r o m t h e T h r o n e E m p h a s i z e s A c t i o n o n E c o n o m i c G r o w t h , I n f r a s t r u c t u r e , E m p l o y m e n t a n d A r b i t r a t i o n " . F i l e : A 0 1 ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 2 2 , 2 0 1 3 f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h r e g a r d i n g " M u n i c i p a l C o n f i n e m e n t o f D o g s a n d C a t s i n E l g i n C o u n t y U n d e r t h e C o m m u n i c a b l e D i s e a s e R e g u l a t i o n " . F i l e : A 1 6 ( c ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 2 6 , 2 0 1 3 f r o m C o u n t y o f E l g i n r e g a r d i n g " N e w 2 0 1 3 E x p e r i e n c e E l g i n C o u n t y & S t . T h o m a s V i s i t o r ' s G u i d e " . ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d F e b r u a r y 8 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t e r R e s p o n s i b l e f o r S e n i o r s r e g a r d i n g " 2 0 1 3 S e n i o r o f t h e Y e a r A w a r d " F i l e : M 0 2 2 0 1 3 - 1 2 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( d ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T , R E C R E A T I O N & T O U R I S M 1 . C O R R E S P O N D E N C E A N D R E P O R T S N o n e P a g e 3 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 9 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 2 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 3 - 1 2 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E I C e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a P u b l i c M e e t i n g p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P U B L I C M E E T I N G 7 : 3 7 p . m . - B a y h a m R e z o n i n g - 9 2 9 9 P l a n k R o a d - t o c h a n g e t h e z o n i n g o n a m u n i c i p a l l y o w n e d p a r c e l o f l a n d f r o m t h e c o m p o u n d C e n t r a l B u s i n e s s D i s t r i c t ( C l ) a n d V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l ) Z o n e t o a s i t e - s p e c i f i c V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l - 9 ) Z o n e s u b m i t t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 9 r e g a r d i n g B a y h a m R e z o n i n g - 9 2 9 9 P l a n k R o a d . F i l e : D 1 4 . B A Y H T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e r e - z o n i n g i s t o r e m o v e t h e c o m m e r c i a l d e s i g n a t i o n f o r t h e m e d i c a l f a c i l i t y p r o p e r t y , o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y , a s a c o n d i U o n o f s a l e . P U B L I C C O M M E N T S N o w r i t t e n o r v e r b a l c o n c e r n s o r c o m m e n t s f r o m t h e p u b l i c w e r e r e c e i v e d . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S T h e r e w e r e n o c o m m e n t s o r q u e s t i o n s f r o m C o u n c i l . A D J O U R N M E N T 2 0 1 3 - 1 2 2 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e P u b l i c M e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 4 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 3 - 1 2 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e z o n i n g o f a p a r c e l l o c a t e d i n P a r t B l o c k B P l a n 2 0 5 , i d e n t i f i e d a s 9 2 9 9 P l a n k R o a d i n t h e V i l l a g e o f S t r a f f o r d v i l l e , o w n e d b y T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , b e c h a n g e d f r o m c o m p o u n d C e n t r a l B u s i n e s s D i s t r i c t ( C l ) a n d V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l ) t o s i t e - s p e c i f i c V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l - 9 ) Z o n e ; P a g e 4 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 1 0 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 1 6 - 2 0 1 3 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S , A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) R e q u e s t f r o m F r e d S h e l l y , W a r d e n , T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h f o r p e r m i s s i o n t o h a v e a c o n t a i n e d c a m p f i r e t y p e b u m o n t h e E a s t b e a c h n e a r t h e H a n d i c a p P l a t f o r m a s p a r t o f t h e E a s t e r S u n r i s e S e r v i c e o n S u n d a y , M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 a . m . F i l e : C 1 3 2 0 1 3 - 1 2 4 M o v e d b y A c t i n g D q m t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e r e q u e s t f r o m F r e d S h e l l y o n b e h a l f o f t h e T r i n i t y A n g l i c a n C h u r c h t o h a v e a C a m p F i r e t y p e b u r n o n t h e E a s t b e a c h n e a r t h e H a n d i c a p P l a t f o r m f o r t h e E a s t e r S u n r i s e S e r v i c e o n S u n d a y , I M a r c h 3 1 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 a . m . b e a p p r o v e d , s u b j e c t t o p r o v i s i o n o f p r o o f o f U a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d i n t h e m i n i m u m a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 ; T H A T a b u r n p e r m i t b e p r o v i d e d ; A N D T H A T t h e p e r m i t f e e o f $ 2 5 . 0 0 b e w a i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d C o u n t y r e g a r d i n g " H i g h w a y 3 a n d H i g h w a y 1 9 f V i e i m a R o a d ) I n t e r s e c t i o n I m p r o v e m e n t s " . F i l e : T 0 4 T h e A d m i n i s t r a t o r c o m m e n t e d t h a t t h e c o r r e s p o n d e n c e p e r t a i n s t o i n s t a l l a t i o n o f a r o u n d - a b o u t t o r e p l a c e t h e s t o p l i g h t s a t t h e i n t e r s e c t i o n o f V i e n n a R o a d a n d H i g h w a y # 3 , a t t h e s o u t h e r n a r e a o f T i l l s o n b u r g . T h e p r o p o s e d f i v e m o n t h p r o j e c t w o u l d h a v e a c o n s i d e r a b l e n e g a t i v e i m p a c t o n e m e r g e n c y r e s p o n s e s t o B a y h a m a n d t o u r i s m . 2 0 1 3 - 1 2 5 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 , 2 0 1 3 f r o m O x f o r d C o u n t y r e g a r d i n g H i g h w a y 3 a n d H i g h w a y 1 9 ( V i e n n a R o a d ) I n t e r s e c t i o n I m p r o v e m e n t s b e r e c e i v e d : A N D T H A T a l e t t e r i n s u p p o r t o f t h e C o u n t y o f O x f o r d b e p r e p a r e d a n d s e n t t o M r . F r a n k H e c h s t e n b a c h , P r o j e c t E n g i n e e r , M i n i s t r y o f T r a n s p o r t a t i o n , L o n d o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 1 1 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 9 7 3 t o C h e q u e # 0 1 4 0 8 5 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 2 0 2 , 3 4 6 . 5 6 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g F e b r u a r y 1 7 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 8 , 1 1 3 . 9 8 . 2 0 1 3 - 1 2 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 9 7 3 t o C h e q u e # 0 1 4 0 8 5 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 2 0 2 , 3 4 6 . 5 6 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g F e b r u a r y 1 7 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 8 , 1 1 3 . 9 8 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m 2 0 1 2 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 1 2 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m 2 0 1 2 A n n u a l R e p o r t b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E N o I t e m s 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - l a w Z 6 1 6 - 2 0 1 3 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d Z o n i n g B y - L a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( B a y h a m ) ( b ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 6 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e r e n e w a l o f a n a g r e e m e n t ( R o g e r s ) » . ( c ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 7 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e r e n e w a l o f a n a g r e e m e n t ( W h a r r a m ) 2 0 1 3 - 1 2 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T B y - L a w s Z 6 1 6 - 2 0 1 3 , 2 0 1 3 - 0 2 6 a n d 2 0 1 3 - 0 2 7 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f m a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 8 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 1 2 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T h a t c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 8 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 6 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 1 2 o f 1 2 3 C o u n c i l M i n u t e s M a r c h 0 7 , 2 0 1 3 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 1 3 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 2 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y \ . * " , e ^ ^ - n . L ^ \ ^ \ J L t s b v t - ? M A Y O R C L E R K P a g e 7 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 1 3 o f 1 2 3 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a r c h 7 , 2 0 1 3 . P a g e 1 4 o f 1 2 3 s C - O t o M U S E U M S B A Y H A M M i n u t e s o f F e b r u a r y 1 3 , 2 0 1 3 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e s , S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e - c h a i r - C h u c k B u c h a n a n , R a y M a d d o x , A l b e r t W h i t e , B r i a n M a s s c h a e l e , A n n a S c h a f e r , M a t t S c h a f e r . R e g r e t s : L y n n A c r e , R o n B r a d f i e l d A b s e n t : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e . 3 . A G E N D A : M o v e d b y R a y M a d d o x a n d s e c o n d e d b y A l b e r t W h i t e , t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d . M o t i o n c a r r i e d . 4 . M I N U T E S : M o v e d b y M a t t S c h a f e r , s e c o n d e d b y C h u c k B u c h a n a n , t h a t t h e m i n u t e s o f t h e J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 , m e e t i n g , b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n c a r r i e d . 5 . C O R R E S P O N D E N C E : C h u c k B u c h a n a n r e p o r t e d o n t h e l a s t E . O . N . m e e t i n g , w h i c h w a s t h e A n n u a l m e e t i n g . H e w a s e l e c t e d t h e n e w T r e a s u r e r a n d O f f i c e r s a r e e l e c t e d f o r a t w o y e a r t e r m , w i t h ^ o f t h e E x e c u t i v e r e m a i n i n g i n o f f i c e . T h e 2 0 1 3 S t u d e n t W o r k s h o p i s t e n t a t i v e l y s c h e d u l e d f o r J u n e 8 t h o r 1 3 t h . 6 . S T . T H O M A S H O M E S H O W : M a r c h 2 2 , 2 3 , & 2 4 , 2 0 1 3 . C h u c k B u c h a n a n h a s v o l u n t e e r e d t o h e l p s e t u p a n d a t t e n d t h e b o o t h , o n F r i d a y , M a r c h 2 2 n d , a n d B e v H i c k e y o f f e r e d h e l p t o t r a n s p o r t s o m e o f o u r a r t i f a c t s , f o r d i s p l a y . D o c k l i g h t s , s h i p ' s m o d e l s , a n d a p o r t a b l e p h o n o g r a p h , f r o m t h e E d i s o n M u s e u m . ( b ) A Y L M E R H O M E S H O W : A p r i l 1 2 , 1 3 , & 1 4 , 2 0 1 3 . A p p l i c a t i o n a n d f e e h a s b e e n s e n t i n . 7 . R E Q U E S T F O R M N O R W I C H A N D D I S T R I C T M U S E U M : T o b o r r o w a s p e c i f i c M u s e u m M a n a g e m e n t t e x t b o o k , i f w e h a v e o n e . W e d o n o t . T h e c o s t o f t h i s b o o k i s $ 6 0 . 0 0 , a n d B r i a n M a s s c h a e l e w i l l d i s c u s s i t , f u r t h e r , w i t h t h e N o r w i c h B o a r d . 8 . A I R C O N D I T I O N E R C O V E R A T E D I S O N M U S E U M : T h e c o v e r h a s b l o w n o f f t h e c o m p r e s s o r , b u t i t w a s f e l t t h a t n o h a r m w o u l d b e d o n e , w h i l e i t w a s o f f . 9 . D O L L S F O R T H E E D I S O N M U S E U M : M o v e d b y C h u c k B u c h a n a n , s e c o n d e d b y M a t t S c h a f e r , t h a t t h e r e d - h a i r e d d o l l , A r m a n d M a r s e i l l e T o d d l e r , w i t h j o i n t e d b o d y a n d s l e e p e y e s , w i t h m e n d e d f i n g e r , d r e s s e d i n p e r i o d c l o t h e s , a n d v a l u e d a t a p p r o x i m a t e l y $ 1 0 0 0 . 0 0 , b e a c c e p t e d f o r d i s p l a y i n t h e E d i s o n M u s e u m . M o t i o n c a r r i e d . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 1 5 o f 1 2 3 M U S E U M S B A Y H A M M I N U T E S ( P a g e 2 ) T h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i s t o b e d i s p l a y e d o n a c a r d , a s r e q u e s t e d b y t h e d o n o r . D o n a t e d b y N A N C Y J O H A N S E N , G r a n d d a u g h t e r o f E D W A R D a n d C H R I S T I N A S C R U T O N ; G r e a t - g r a n d d a u g h t e r o f J O H N a n d E M M A S C R U T O N . B r i a n M a s s c h a e l e s u g g e s t e d t h a t L y n d a M i l l a r d c o n t a c t N a n c y J o h a n s e n t o c o m p l e t e t h e d o n a t i o n f o r m , a n d t h a t t h e o r i g i n a l e - m a i l b e f i l e d w i t h i t . 1 0 . E D I S O N D I N N E R A N D D A N C E , N O V E M B E R 1 6 T H , 2 0 1 3 : M a t t S c h a f e r r e p o r t e d t h a t w e s h o u l d k e e p t h e f u n d - r a i s e r d a t e , a s a f i s h d i n n e r , c a t e r e d b y M r s . M a r t i n , f r o m P o r t B u r w e l l , w i t h a s i l e n t a u c t i o n , a n d e n t e r t a i n m e n t , a n d , p o s s i b l y , a h y p n o t i s t , c o u l d r e p l a c e i t . H e l p i s r e q u e s t e d f r o m m e m b e r s o f t h e B u i l d i n g C o m m i t t e e a n d M u s e u m s B a y h a m C o m m i t t e e m e m b e r s . O t h e r f u n d - r a i s i n g i d e a s w e r e d i s c u s s e d , s u c h a s a S p i r i t W a l k , b y t h e S t . T h o m a s A n g l i c a n C h u r c h , a n d N i c k W e l l s , w h o p o r t r a y s C o l o n e l T a l b o t . S u g g e s t e d b y R a y M a d d o x . 1 1 . F L A G S A T T H E M A R I N E M U S E U M : C h u c k B u c h a n a n r e p o r t e d t h a t t h e O n t a r i o f l a g a n d t h e U . S . A . f l a g , n e e d r e p l a c i n g , a s t h e y a r e b a d l y t a t t e r e d , a n d w e s h o u l d p u r c h a s e r e p l a c e m e n t s . A n o t h e r O j i b w a f l a g , o r p e r h a p s , a U n i o n J a c k , c o u l d b e i n s t a l l e d o n t h e c e n t r e b o o m , a s t h e O j i b w a f l a g h a s b e e n b l o w n a w a y . T h e y c a n b e a c q u i r e d f r o m F l a g s U n l i m i t e d , i n T h o r n t o n , O n t a r i o , a n d C h u c k o f t e n g o e s b y t h e r e . 1 2 . E D I S O N F E S T C O M M I T T E E M E E T I N G : B e v H i c k e y a t t e n d e d t h e m e e t i n g o n J a n u a r y 2 2 , 2 0 1 3 . C h a i r p e r s o n s f o r t h e u p c o m i n g y e a r a r e : R o b e r t R o n s o n , H e l e n R o n s o n . L y n d a M i l l a r d a n d L e a n n e W a l s h , a r e c o m m i t t e e m e m b e r s . T h e n e x t m e e t i n g i s F e b r u a r y 2 6 , 2 0 1 3 , a t 7 : 0 0 p . m . a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . 1 3 . I T E M S F O R D I S C U S S I O N : 1 . ) M a t t S c h a f e r r e p o r t e d o n p l a n s f o r a n e w b u i l d i n g f o r t h e E d i s o n M u s e u m , a n d w i l l m e e t w i t h A l b e r t W h i t e , t o d i s c u s s p l a n s . 2 . ) P r o s a n d c o n s w e r e d i s c u s s e d , i n r e f e r e n c e t o t h e f u t u r e o f t h e W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e . 1 4 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y , M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 , a t 7 : 0 0 p . m . a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e . 1 5 . A D J O U R N M E N T : M o v e d b y R a y M a d d o x . M e e t i n g a d j o u r n e d a t 8 : 0 5 p . m . B e v H i c k e y , C h a i r m a n A n n a M . S c h a f e r , A c t i n g S e c r e t a r y M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 1 6 o f 1 2 3 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 1 7 o f 1 2 3 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 1 8 o f 1 2 3 ^ M U S E U M S B A Y H A M C O 6 M i n u t e s o f M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , S t r a f f o r d v U l e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e C h a i r - C h u c k B u c h a n a n , S e c r e t a r y - L y n n A c r e , R a y M a d d o x , B r i a n M a s s c h a e l e , R o n B r a d f i e l d , A l b e r t W h i t e R e g r e t s : A n n a S c h a f e r , M a t t S c h a f e r A b s e n t : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e 3 . A G E N D A : I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d . M o t i o n C a r r i e d . 4 . M I N U T E S : I t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t t h e m i n u t e s o f t h e F e b r u a r y 1 3 , 2 0 1 3 m e e t i n g b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n C a r r i e d . L . A c r e e x p r e s s e d g r a t i t u d e t o A . S c h a f e r f o r t a k i n g t h e m i n u t e s a t t h e F e b r u a r y m e e t i n g . 5 . C O R R E S P O N D E N C E - n o n e 6 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S a ) E d i s o n F e s t C o m m i t t e e : B . H i c k e y r e p o r t e d t h a t t h e p l a n n i n g c o m m i t t e e m e t o n F e b . 2 6 a n d i s p r o g r e s s i n g w e l l . F u r t h e r q u o t e s w i l l b e s o u g h t f o r h i r i n g h o r s e - d r a w n w a g o n r i d e s . J o h n G i e s b r e c h t , T o n y T a i t a n d F r a n k B e n n e r w e r e m e n t i o n e d a s p o s s i b l e o p t i o n s . E d i s o n F e s t i s s c h e d u l e d f o r S a t u r d a y J u n e 1 , 2 0 1 3 . b ) 2 0 1 3 A y l m e r H o m e & R e c S h o w - A p r i l 1 2 , 1 3 & 1 4 , 2 0 1 3 : P o r t B u r w e l l H i s t o r i c a l S o c i e t y h a s a g r e e d t o p a r t n e r w i t h M u s e u m s B a y h a m o n t h i s . V o l u n t e e r s t o w o r k a t t h e b o o t h w i l l b e d e t e r m i n e d a t o u r A p r i l m e e t i n g . c ) 2 0 1 3 S t T h o m a s H o m e & R e c S h o w : M a r c h 2 2 , 2 3 2 4 , 2 0 1 3 C . B u c h a n a n w i l l t r a n s p o r t o u r a r t e f a c t s t o S t . T h o m a s a n d s e t u p t h e d i s p l a y o n M a r c h 2 2 . H e w i l l a l s o c o n t a c t M . B a k e r t o s e e w h a t t i m e s l o t s n e e d v o l u n t e e r s . B . H i c k e y i s a v a i l a b l e o n M a r c h 2 3 . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 1 9 o f 1 2 3 M U S E U M S B A Y H A M M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 - 2 - d ) L i g h t h o u s e w i n d o w s ' . R . B r a d f i e l d r e p o r t e d t h a t C l e r a B r a n t f o r d w i l l c o n t a c t h i m e a r l y n e x t w e e k t o s e t u p a t i m e t o i n s t a l l n e w w i n d o w s , w h i c h h e a d v i s e s s h o u l d b e d e l a y e d u n t i l w a r m e r w e a t h e r . d ) N e w E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e : A n n u a l F u n d r a i s i n g D i n n e r D a n c e : L . M i l l a r d a d v i s e s t h a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e h a s b e e n b o o k e d f o r N o v . 1 6 , 2 0 1 3 a n d t h a t " B a c k t o t h e 5 0 ' s " b a n d i s a v a i l a b l e t h a t d a t e . A l t h o u g h i t w a s a g r e e a b l e t o m e m b e r s t o h i r e t h e m , i t w a s d e c i d e d t o p o s t p o n e a d e c i s i o n u n t i l s u b - c o m m i t t e e c h a i r m a n M . S c h a f e r r e t u r n e d f r o m v a c a t i o n . e ) F l a g s : C . B u c h a n a n r e p o r t e d p u r c h a s i n g a n e w O n t a r i o f l a g a n d a n e w U S f l a g a s p e r p r i o r d i s c u s s i o n s . I t w a s m o v e d b y R . M a d d o x a n d s e c o n d e d b y A . W h i t e t h a t C . B u c h a n a n b e r e i m b u r s e d $ 8 4 . 7 5 f o r t h e f l a g s . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s n o t e d t h a t o u r " P r o j e c t O j i b w a " f l a g h a s d i s a p p e a r e d f r o m t h e f l a g p o l e a n d n e e d s t o b e r e p l a c e d . 8 . N E W B U I S N E S S : a ) A m e n d m e n t s t o 2 0 1 3 O p e r a t i n g B u d g e t : i t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t i n c o m p l i a n c e w i t h C o u n c i l ' s i n s t r u c t i o n s t o r e d u c e o u r 2 0 1 3 b u d g e t b y $ 8 , 9 1 0 . 0 0 , M u s e u m B a y h a m a p p r o v e s t h e r e d u c t i o n s a s d i s c u s s e d . M o t i o n C a r r i e d . O f f i c e S u p p l i e s : F r o m 5 0 0 t o 2 5 0 ( 2 5 0 ) C h i l d r e n ' s ' P r o g r a m : F r o m 4 0 0 t o 1 5 0 ( 2 5 0 ) A d s / B r o c h u r e s / T O D S R e c S h o w s : F r o m 1 5 0 0 t o 1 0 0 0 ( 5 0 0 ) M a r k e t i n g n e w f a c i l i t y : F r o m 5 0 0 t o 1 0 0 ( 4 0 0 ) M e m b e r s h i p s : F r o m 5 5 0 t o 3 0 0 ( 2 5 0 ) B u i l d i n g M a i n t e n a n c e : F r o m 8 8 0 0 t o 3 8 0 0 ( 5 0 0 0 ) E q u i p m e n t / c o m p u t e r M a i n t e n a n c e : F r o m 2 5 0 0 t o 1 5 0 0 ( W O O ) T e l e p h o n e f a x i n t e r n e t : F r o m 2 3 0 0 t o 1 8 0 0 ( 5 0 0 ) C o n f e r e n c e s & . S e m i n a r s : F r o m 4 0 0 t o 1 0 0 ( 3 0 0 ) T r a v e l : F r o m 4 0 0 t o 1 0 0 ( 3 0 0 ) S p e c i a l E v e n t s / E x h i b i t s : F r o m 5 0 0 t o 3 4 0 1 6 0 ( 8 9 1 0 ) M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 2 0 o f 1 2 3 M U S E U M S B A Y H A M M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 - 3 - b ) W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e M a n a g e m e n t : S i n c e M u s e u m s B a y h a m ' s s t u d e n t s t y p i c a l l y s t a f f t h e W I C a n d c o o r d i n a t e t o u r s a m o n g t h e o t h e r m u s e u m s , a n d s i n c e t h e r e h a v e b e e n f e w m e e t i n g s o f t h e W I C ' s c o m m i t t e e , i t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y B . M a s s c h a e l e t h a t M u s e u m s B a y h a m r e c o m m e n d t o C o u n c i l t h a t t h e y w o u l d o v e r s e e t h e W i n d I n t e r p r e t i v e C e n t r e ' s m a n a g e m e n t p e n d i n g c l a r i f i c a t i o n o f b u d g e t r e q u i r e m e n t s . M o t i o n C a r r i e d . 9 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y A p r i l 1 0 , 2 0 1 3 , a t 7 : 0 0 p m M u n i c i p a l o f f i c e . 1 0 . A D J O U R N M E N T I t w a s m o v e d b y A l b e r t W h i t e a n d s e c o n d e d b y R . B r a d f i e l d t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 0 0 p m . C h a i r m a n B e v H i c k e y S e c r e t a r y L y n n A c r e M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 2 1 o f 1 2 3 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d F e b r u a r y 1 3 a n d P a g e 2 2 o f 1 2 3 F / / \ M u n i c i p a l i t i e s c a n a p p l y f o r t h i s a n d s s y o u w i l l s e e f r o m t h e l i s t o f r e c i p i e n t s f r o m l a s t y e a r , s o m e t r a i l r e l a t e d p r o j e c t s s u c h a s b o a r d w a l k s t h a t p r o t e c t h a b i t a t o r b r i d g e s w e r e f u n d e d . O n t a r i o i s p r o v i d i n g g r a n t s t o h e l p c o i i n m u n i t i a s t a k e a c t i o n t o p r o t e c t a n d r e s t o r e t h e i r c o r n e r o f t h e G r e a t L a k e s a n d S t . L a w r e n c e R i v e r B a s i n . T h i s i s t h e s e c o n d c a l l f o r a p p l i c a t i o n s u n d e r t h e G r e a t L a k e s G u a r d i a n C o m m u n ' t y F y n d . G r a n t s a r e a v a i l a b l e f o r p r o j e c i s t h a i t a k e p l a c e i n O n t a r i o w i t h i n t h e G r e a t ! - a ! o s a n d S t . L a w r e n c e R i v e r B a s i n . T h e b a s i n i n c l u d e s : L a k e E r i e , L a k e H u r o n , ' - a k e O n t a r i o , L a k e S u p e r i o r , t h e S t . L a w r e n c e R i v e r , t h e O t t a w a R i v e r , t h e i r c o n n e c t i n g c h a n n e l s , a n d t h e i ; ' w a t e r s h e d s , ^ x a m p i e s o f p r o j e c t s t h a t c o u l d q u a l i f y i n c l u d e : P l a n t i n g t r e e s t o r e s t o r e s t r e a m b a n k s P r o t e c t i n g a n d r e s t o r i n g s s n s i t i v e a n d d e g r a d e d n a t u r a l h E b S t a i S b y m a n a g i n g t h e f l o w o f s t o r m w a i i e : r j n o f f P r o t e c t i n g t r a d i t i o n a l h a r v e s t i n g a . - e a s f r o m i n v a s i v a s p s c i e s b y u s i n g t r a d i t i o n a l e c o l o g i c E . 1 k n o w l e d g e Y o u c a n r e c e i v e a g r a n t o f u p t o $ 2 5 , 0 0 0 g r a n t f o r y o u r p r o j e c t . S m a l l e r p r o j e c t s a r e a l s o e n c o u r a c e d . 0 A p p i i c s i i o n s f o r : ~ u n d : n g w i l l b e a c c e p i e d u n t i l . . ' ' . 3 , ? ' ; ' C a t 5 : 0 0 p . r r , . E . D . T i n f o r m a t i o n o r t h e l U n d , i n c l u d i n g t ; i e a p p l i c a t i o n g u i d e , f o r i n , f r e q u e n t l y a s ! ; e d q u e s t i o n s a n d 2 C 1 2 g r a n t r e c i p i e n t s , i s a v a i . a b l e a t O n t a r i o . c a / G r e a t L a k e s F u n d . Y o u ' r e i n v i t e d t o j o i n a n i n f o r m a t i o n s a s s i o n b y L e l e c o n f e r e n c e a n d w e b i n a r t o l e s r n m o r e a b o u t t h e f u n d a n a t h e a p p l i c a t i o n p r o c e s s . " ~ h e i n f o r m a t i o n s e s s i o n s w i l l l a k e p l a c e a i 1 : 0 0 p . m . [ E . D . T o n l \ / , a r c h 1 4 , : \ / l a r c h 2 6 , A p r i l 1 0 a n d A p r i l ' i 8 . T . 1 f » * ^ T . a + r ' 1 - ^ ^ T < t t r f d " ^ ^ . a » 1 ^ t < ^ I - r » < * 0 ^ - . - ^ . * T - I . 1 . - - ^ ^ » ^ ~ f ' . : C \ ^ 3 ^ . * . G r e a t L a k e s F u n d ^ o n t a r i o . c a c ' n t h e G r e a t e r " o r o n t o A r e z : ^ 1 6 - 3 2 5 - ^ 0 0 0 ^ < f ^ ' » T T - F o l l - f r e e : " - 8 0 0 - 5 6 5 - 4 9 2 3 T T Y i n t h e G r e a t e r T o r o n t o A r e a : ^ 1 6 - 3 2 6 - 9 2 3 3 T T W t o l l - f : 3 e : 1 - 8 0 0 - 5 - i 5 - 2 7 5 9 C o r r e s p p o n d e n c e r e g a r d i n g " 2 0 1 3 C a l l f o r A p p l i c a t i o n s f o r P a g e 2 3 o f 1 2 3 ^ O n t a r i o . c a / G r e a t L a k e s F u n d 1 - 8 0 0 - 5 6 5 - 4 9 2 3 G r e a t L a k e s F u n d ( % o n t a r i o . c a J ^ / . ' n . l u - c h i s o n R e g i o n a l A d v i s o r . s O n t a r i o M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p & I m m i g r a t i o n M i n i s t r y o f T o u r i s m , C u l t u r e & S p o r t 6 5 9 E x e t e r R o a d L o n d o n , O N N 6 E 1 L 3 P h : 5 1 9 - 8 7 3 - 4 5 1 9 o r 1 - 8 0 0 - 2 6 5 - 4 7 3 0 F a x : 5 1 9 - 8 7 3 - 4 0 6 1 E m a i l : i o - a n n . h u t c h i s o n ( a ) . o n t a r i o . c a C o r r e s p p o n d e n c e r e g a r d i n g " 2 0 1 3 C a l l f o r A p p l i c a t i o n s f o r P a g e 2 4 o f 1 2 3 ( ^ - ^ - ^ / A 0 ^ M E D I A R E L E A S E S C O R E D C F O L L O W S U P W I T H M I N I S T E R S F R O M R O M A F O R I M M E D I A T E R E L E A S E M a r c h 5 , 2 0 1 3 , T i l l s o n b u r g , O N : S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n ( S C O R E D C ) m e t w i t h s e v e r a l M i n i s t e r s a t t h e R u r a l O n t a r i o M u n i c i p a l A s s o c i a t i o n ( R O M A ) a n d O n t a r i o G o o d R o a d s A s s o c i a t i o n ( O G R A ) c o m b i n e d c o n f e r e n c e i n T o r o n t o , O N h e l d d u r i n g t h e l a s t w e e k o f F e b r u a r y . T h e c o n f e r e n c e i s a c h a n c e t o s p e a k t o t h e v a r i o u s P r o v i n c i a l M i n i s t e r s r e g a r d i n g i s s u e s a n d c o n c e r n s . S C O R E D C B o a r d m e m b e r s m e t w i t h t w e l v e M i n i s t e r s a n d r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e o p p o s i t i o n , i n c l u d i n g M i n i s t e r J e f f L e a l t h e M i n i s t e r o f t h e n e w R u r a l A f f a i r s p o r t f o l i o , t o d i s c u s s i s s u e s o f i m p o r t a n c e t o S C O R a n d i t s p a r t n e r s . S C O R E D C o f f e r s t h e f o l l o w i n g h i g h l i g h t s f r o m t h e m a n y o p p o r t u n i t i e s w h e n t h e y m e t w i t h t h e 1 2 M i n i s t r i e s a t R O M A : M i n i s t e r o f I n f r a s t r u c t u r e G l e n M u r r a y w a s s y m p a t h e t i c t o t h e i s s u e s a n d c o n c e r n s f a c i n g m u n i c i p a l i t i e s a n d t h e c o s t s o f r u r a l a n d s m a l l t o w n i n f r a s t r u c t u r e . M i n i s t e r M u r r a y a p p l a u d e d S C O R ' s e f f o r t s t o d a t e a n d c a l l e d t h e o r g a n i z a t i o n " b e s t i n c l a s s " . S C O R E D C w a s e n c o u r a g e d t o f o l l o w u p o n t h e i r r e q u e s t s w i t h s e n i o r s t a f f a t t h e M i n i s t r y f o r a s s i s t a n c e i n a s s e t m a n a g e m e n t , c a p i t a l p l a n n i n g a n d c o a c h i n g f o r g r o u p p u r c h a s i n g t o e x e r c i s e t h e r e g i o n ' s b a r g a i n i n g p o w e r M i n i s t e r o f E n v i r o n m e n t J i m B r a d l e y w a s v e r y p o s i t i v e a b o u t t h e c o l l a b o r a t i v e e f f o r t s i n t h e r e g i o n a n d u r g e d S C O R E D C B o a r d t o k e e p u p t h e g o o d w o r k . H e a l s o p o i n t e d S C O R t o s o m e p o t e n t i a l o p t i o n s f o r e n v i r o n m e n t a l r e l a t e d p r o j e c t s a n d f o r a s s i s t a n c e w i t h i m p l e m e n t a t i o n o f t h e S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P l a n s f o r c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t i e s i n t h e r e g i o n M i n s t e r o f E c o n o m i c D e v e l o p m e n t a n d E m p l o y m e n t , E r i c H o s k i n s o f f e r e d h i s a s s i s t a n c e o n a n y m a t t e r . M i n i s t e r o f T r a i n i n g C o l l e g e s a n d U n i v e r s i t i e s , B r a d D u g u i d , w a s v e r y p o s i t i v e a n d w i l l b e s e n d i n g a r e p r e s e n t a t i v e t o S C O R E D C t o d i s c u s s o p p o r t u n i t i e s t o i m p r o v e t h e e d u c a t i o n a l o f f e r i n g s a n d p e r m i t o u r y o u t h t o g e t a q u a l i t y e d u c a t i o n h e r e a t h o m e . " W e m e t w i t h s e v e r a l M i n i s t r i e s a t R O M A a n d v i r t u a l l y a l l o f t h e m m a d e p o s i t i v e c o m m e n t s r e g a r d i n g o u r l o n g t e r m v i s i o n a n d c o m m i t m e n t t o t h e r e g i o n . W h e n w e h a v e t h e o p p o r t u n i t y t o s p e a k t o t h e v a r i o u s m i n i s t r i e s i t h a s a l w a y s b e e n S C O R ' s p r a c t i c e t o n o t o n l y g o w i t h a l i s t o f i s s u e s , b u t p o s s i b l e s o l u t i o n s a n d a n a b s o l u t e w i l l i n g n e s s t o l i s t e n , c o m p r o m i s e a n d w o r k t o g e t h e r f o r t h e g o o d o f o u r r e g i o n . . " c o m m e n t s J o h n L e s s i f , C h a i r o f S C O R E D C . J i m O l i v e r , V i c e C h a i r o f S C O R E D C c o m m e n t s , " T h e m e e t i n g w i t h M i n i s t e r B r a d l e y w e n t w e l l ; h e w a s v e r y s u p p o r t i v e o f o u r e f f o r t s a n d f o c u s o n p r a c t i c a l s o l u t i o n s f o r t h e r e g i o n . " - 3 0 - M e d i a C o n t a c t s : J o h n L e s s i f , C h a i r , S C O R E D C P h o n e : 5 1 9 - 6 8 8 - 3 0 0 9 e x t 3 2 3 4 J i m O l i v e r , V i c e C h a i r , S C O R E D C P h o n e : 5 1 9 - 4 2 8 - 1 2 9 7 M e d i a R e l e a s e d a t e d M a r c h 5 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g " S C O R E D C P a g e 2 5 o f 1 2 3 S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n ( S C O R ) 4 E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 , P : 5 1 9 - 8 4 2 - 6 3 3 3 F : 5 1 9 - 8 4 2 - 7 1 2 3 E : Q m ® , s c o r r e a i o n . c o m w w w . s c o r r e a i o n . c o m w w w . s c o r b u s i n e s s D o r t a l . c o m I n p h o t o f r o m l e f t t o r i g h t : M a y o r D e n n i s T r a v a l e - S C O R E D C P a s t C h a i r , M a y o r R o n E d d y - S C O R E D C B o a r d m e m b e r , M i n i s t e r o f E n v i r o n m e n t J i m B r a d l e y , D e p u t y M a y o r C h u c k H a l ! - S C O R E D C T r e a s u r e r , A r t L a w s o n - S C O R E D C G e n e r a l M a n a g e r , D e p u t y M a y o r J i m O l i v e r - S C O R E D C V i c e C h a i r M e d i a R e l e a s e d a t e d M a r c h 5 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g " S C O R E D C P a g e 2 6 o f 1 2 3 5 L 1 3 E m a i l M a r c h 1 , 2 0 1 3 T o : M r P a u l E n s a n d C o u n c i l H e l l o P a u l , A s p e r o u r p h o n e c o n v e r s a t i o n I a m s e n d i n g y o u a c o p y o f o u r H o m e a n d R e c S h o w e v e n t . T h e e v e n t i s a v e r y e x c i t i n g o n e f o r o u r N o n P r o f i t G r o u p , t h e S t r a f f o r d v i l l e G r a d u a t i o n C o m m i t t e e . O u r g r o u p i s r a i s i n g m o n e y t o m a k e a y e a r e n d t r i p p o s s i b l e f o r o u r S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l G r a d e 8 s t u d e n t s w h o a r e g r a d u a t i n g t h i s y e a r . T h e H o m e a n d R e c S h o w w i l l b e a g r e a t s u c c e s s ! ! W e a r e v e r y e x c i t e d t h a t P r o j e c t O j i b w a w i l l b e a t t e n d i n g p l u s m a n y o t h e r l o c a l b u s i n e s s e s a n d s e r v i c e s ! T h e f e e o f $ 2 5 o r t h e S i l e n t A u c t i o n d o n a t i o n d o e s n o t a p p l y t o C o u n c i l . C o u n c i l h a s b e e n v e r y g e n e r o u s a n d s u p p o r t i v e t o o u r g r o u p s i n c e w e f o r m e d S e p t e m b e r 2 0 1 2 . P l e a s e l e t m e k n o w a s s o o n a s p o s s i b l e i f y o u w o u l d l i k e a s p a c e . W e a l r e a d y h a v e 3 2 o u t o f t h e 3 6 s p a c e s f i l l e d ! T h a n k y o u / D i a n e D e B l a l r e C h a i r - S t r a f f o r d v i l l e G r a d u a t i o n C o m m i t t e e E m a i l c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 7 , 2 0 1 3 f r o m D i a n e P a g e 2 7 o f 1 2 3 S j p r i n g H ) m ^ S l o w r r d f t 1 ^ - i » I I » T ^ f A . - . S t r a f f o r d v i l l e G r a d u a t i o n C o m m i t t e e F u n d r a i s e r ~ p a r t i c i p a t i n g G r a d e 8 ' s a n d t h e i r P a r e n t s < S " m s i s n k a 3 r c f f a r c U l l e R S B e t A l l v e n d o r s m u s t b e s e t u p b y 9 : 4 5 a m a n d a l l b o x e s a n d s t o r a g e c o n t a i n e r s p u t a w a y a t t h i s . t i m e A l l v e n d o r s m u s t r e m a i n s e t u p u n t i l 5 p m . P l e a s e d o n o t s t a r t t o t a k e d o w n d i s p l a y s u n t i l . t h i s t i m e T h e v e n d o r f e e m a y b e p a i d b y c a s h o r c h e q u e , p a y a b l e t o : S t r a f f o r d v i l l e G r a d u a t i o n . C o m m i t t e e N o f o o d s t h a t a r e n o t H e a l t h B o a r d a p p r o v e d c a n b e s o l d t o t h e p u b l i c A l l d i s p l a y a r e a s m u s t b e d i s p l a y e d t o n o t b l o c k w a l k w a y s f o r t h e p u b l i c . A l l t a b l e a r e a s a n d s p a c e s i z e w i l l b e a p p r o v e d b y t h e c o m m i t t e e . T h e r e m a y b e a n o t h e r v e n d o r w i t h t h e s a m e b r a n d o f p r o d u c t , a m e m b e r w i l l n o t i f y y o u o f . t h i s i n a d v a n c e I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s p l e a s e f e e l f r e e t o c a l l : A n g e l a L o u n s b u r y 5 1 9 - 8 6 6 - 5 3 7 3 o r D i a n e D e B l a i r e 5 1 9 - 8 6 6 - 3 0 4 3 T h a 1 < y G u i n a d u a m e f a T y o u r a i 3 p a t ! ! ! E m a i l c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 7 , 2 0 1 3 f r o m D i a n e P a g e 2 8 o f 1 2 3 RURAL MUNICIPAL DRAINAGE COURSE (DAY 1)CALCULATING DRAINAGE ACT ASSESSMENTS COURSE (DAY 2) ***Walkerton Walkerton Clean Water CentreWhat you will learn: March 26 - 27, 2013What you will learn: Drainage law in general, including the. common law Municipal drain management.Coburg.The administrative procedures under the Drainage Act assessments.Drainage Act for new drains and the Best Western Cobourg Inn maintenance of existing drains Calculating maintenance/repair.April 9 -10, 2013 assessmentsOverview of drainage assessments Dealing with those tricky problems.Collecting grants London Construction/i m provement.The roles and responsibilities of council, clerk,Best Western Plus, Lamplighter Innassessmentstreasurer and drainage superintendents under the Drainage Act Maintenance grant applications April 23-24, 2013. The Ti7e Drainage Act New LiskeardWho Should Attend? Who Should Attend?Holiday Inn Express & Suites Drainage superintendents. .Municipal clerks and treasurers April 30-May 1, 2013 Municipal clerks and treasurers. .Municipal council members Other municipal staff (drainage superintendents, road staff) »Drainage Act court of revision members Tile inspectors appointed under the Tile Drainage Act Resource managers from conservation authorities and other government agencies hv^ ^ 2 0 1 3 R u r a l M u n i c i p a l D r a i n a g e C o u r s e a n d C a l c u l a t i n g D r a i n a g e P a g e 2 9 o f 1 2 3 2013 DRAINAGE COURSES COURSE LOCATIONS HOW TO REGISTER:REGISTRATION DETAILS:REGISTRATION FORM March 26-27,2013 .Walkerton Clean Water CentreThe cost to register for one day isName: ONLINE: www.ridgetownc.com/ce 20 Ontario Rd., Walkerton, ON NOG 2VOAddress:.$113.00 ($100.00 + $13.00 HST) Tel: (519) 881-2003 MunicipalHy/Organization .The cost to register for both courses is Deadline: March 12,2013 Phone:$180.80 ($160.00 + $20.80 HST)BY MAIL: Fax Complete the attached registration form April 9-10,2013 with payment and mail to:E-mail:.***PREREQUISITE:Best Western Cobourg Inn & University of Guelph, Ridgetown CampusIndividuals registering for the Calculating Convention Centre Drainage Act Assessments course must c/o Janet NautaPayment Method:930 Burhham St., Coburg, ON K9A2X9 have completed the Rural Municipal c,120 Main St E Tel: (905) 372-2105Q Cheque - payableto'UnhfensllyofGuelph",1 Drainage Course or the Drainage Deadline: March 26, 2013D Visa D Mastercard Superintendents Course***Ridgetown.ON NOP2CO Course time - 9am - 4pm. April 23- 24» 2013 Credit card #.Participants should bring pens, pencils,BY PHONE: call 519-674-1500 ext. 63504 Best Western Plus, Lamplighter Inn & paper and highlighters. A calculator isExpiry.................................Amourrt$Conference Centrerequired for the Calculating Drainage Act Cardholder's Name 591 Wellington Rd. S., London, ON N6C 4R3Assessments Course. Cardholder's Signature.Tel: (519) 681-7151Lunch is not provided through the course,. Deadline: April 9, 2013Check appropriate box:but is available nearby Participants are responsible for arranging.a Day 1-Rural Municipal Drainage Course ($113.00} their own accommodations, if required April 30 - May 1, 2013 a Day 2-Calculating Drainage Act Assessments ($113.00)Holiday Inn Express & SuitesMinimum 10 people. 998029 Ontario 11D Both Days ($180.80) New Liskeard, ON POJ 1PO Select location:Tel: 705-647-8282 a Walkerton - March 26 - 27,2013 The peraonal Informatton on this form is collected fly Ontario Deadline: April 16, 2013 MinistiyofAg.icultuiG, Food & Rural Atfaiis (OMAFRA) under thea,]p a Cobourg- April 9-10,2013 /authority of ttw Mlnlstiy of Agriculture, Food and Rural Kffalis Alt, fi.S.0.19SO,c.Af.I6andwtlfl>eusedbyOMAFflAfarthepufposes a London - April 23 - 24,2013 of registration and payment for ttis seminar as Indicated atw'. e. D New Liskeard - April 30 - May 1,2013 2 0 1 3 R u r a l M u n i c i p a l D r a i n a g e C o u r s e a n d C a l c u l a t i n g D r a i n a g e P a g e 3 0 o f 1 2 3 - s B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e C C 7 & M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f F o r d v i l l e , O n t . F e b r u a r y 1 2 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , M a r k O s t r y h o n , B a r r y W a d e , R o n F l i c k , R a y T a l b o t , G l e n U n d e r w o o d R e g r e t s : L y a n A c r e , B r e n d a M a r t i n , T o m S o u f h w i c k , R o n B r a d f i e l d O t h e r : K y l e K r u g e r 1 . C a l l t o O r d e r T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t - N o n e 3 . A p p r o v a l o f f h e M i n u t e s I t w a s n o t e d t h a t t h e m i n u t e s w e r e d a t e d D e c e m b e r 1 0 t h , b u t s h o u l d b e D e c e m b e r 1 1 t h M o v e d b y R . T a l b o t S e c o n d e d b y R . F l i c k T h a t t h e m i n u t e s o f t h e D e c e m b e r 1 l f h , 2 0 1 2 m e e t i n e b e a c c e p t e d a s a m e n d e d . M o t i o n C a r r i e d . 4 . A p p o i n t m e n t o f C h a i r , V i c e C h a i r , a n d S e c r e t a r y C o m m i t t e e m e m b e r s c a r r i e d o u t e l e c t i o n s f o r t h e p o s i t i o n s a v a i l a b l e . T h e f o l l o w i n g w e r e e l e c t e d : C h a i r - E a r l S h e a V i c e C h a i r - R o n F l i c k S e c r e t a r y - L y n n A c r e 5 . C o m m i t t e e A c t i v i t i e s 2 0 1 3 - P l a n n i n g T h e C h a i r o u t l i n e d t h a t w i t h t h e n e w y e a r / t e r m , t h e c o m m i t t e e s h o u l d p l a n a c t i v i t i e s a n d o b j e c t i v e s f o r t h e c o m i n g y e a r i n k e e p i n g w i t h i t s m a n d a t e . I t w a s n o t e d t h e r e a r e s e v e r a l o p p o r t u n i t i e s t o b e i n v e s t i g a t e d f o r w h a t i s n o w a n a v i g a b l e h a r b o u r , w i t h t h e c o m p l e t i o n o f d r e d g i n g a n d t h e r e t o m o f D u n d e e E n e r g y o p e n i n g u p n e w c o m m e r c i a l a n d r e c r e a t i o n a l o p p o r t u n i t i e s . I t e m s s u c h a s g r e a t e r c o m m e r c i a l f i s h e r i e s , r e c r e a t i o n a l b o a t i n g / d o c k s , a n d s m a l l s c a l e m a r i n a d e v e l o p m e n t w e r e m e n t i o n e d . I t w a s n o t e d t h a t t h e r e s u l t s o f t h e W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n a r e n e e d e d t o h e l p p r o c e e d , a n d t h e C o m m i t t e e w i l l n e e d t o i d e n t i f y i t s p l a n s , r e l a t e d c o s t s , a n d f i n a n c i n g . C o m m i t t e e m e m b e r s d i s c u s s e d t h e t e r m a n d n e e d s f o r a " n a v i g a b l e h a r b o u r " , a n d s e v e r a l i n i t i a t i v e s a n d i s s u e s t o b e r e s o l v e d . C o n c e r n s r e g a r d i n g p r o p e r c h a n n e l m a r k i n g s a n d / o r l i g h t s a n d t h e r e s p o n s i b l e o r g a n i z a t i o n w e r e n o t e d . 6 . D e l e g a t i o n s - N o n e 7 . E a s t P i e r G a z e b o / S t r u c t u r e P r o p o s a l s C o m m i t t e e m e m b e r s r e v i e w e d a p a c k a g e c o m p a r i n g i t e m s i n t w o p r o p o s a l s r e c e i v e d f o r H i e s u p p l y a n d i n s t a l l a t i o n o f a g a z e b o s t r u c t u r e o n t h e e a s t p i e r , a s p r e p a r e d b y B a r r y W a d e . M i n u t e s o f H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m e e t i n g s h e l d P a g e 3 1 o f 1 2 3 T h e C o m m i t t e e r e v i e w e d a n d d i s c u s s e d t h e c o m p a r i s o n s a n d c o s t s i n d e t a i l . R o n F l i c k a g r e e d t o p r o v i d e d e t a i l e d p l a n s t o W e b e r ' s W e l d i n g a n d g a t h e r a n u m b e r o f d e t a i l s t o b e t t e r c o m p a r e t h e p r o p o s a l s . 8 . W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n U p d a t e K y l e K r u g e r u p d a t e d t h e C o m m i t t e e , a d v i s i n g t h a t a B a c k g r o u n d R e p o r t b e e n r e c e i v e d , a n d t h a t I B I w o u l d b e p r o v i d i n g c o n c e p t u a l m a s t e r p l a n s f o r r e v i e w b y C o u n c i l , C o m m i t t e e , a n d t h e p u b l i c i n t h e n e x t c o u p l e w e e k s . C o m m i t t e e m e m b e r s e x p r e s s e d o p i n i o n t h a t t h e d r a f t s h o u l d b e m a d e a v a i l a b l e f o r i t s r e v i e w p r i o r t o g e n e r a l p u b l i c m e e d n g ( s ) . 9 . E a s t P i e r L i g h t i n g P r o p o s a l s G l e n U n d e r w o o d a d v i s e d o f t h e d e t a i l e d d i s c u s s i o n s a n d m e e t i n g s h e l d w i t h P h i l i p s f o r p o t e n t i a l l i g h t i n g . H e n o t e d t h a t P h i l i p s h a v e b e e n o n - s i t e a n d t a k e n m e a s u r e m e n t s a n d v e r i f i e d t h e l a y o u t f o r t h e p i e r , w h i c h w o u l d i n c l u d e 1 0 L E D f i x t u r e s a n d p o l e s t m c t u r e s . T h e C o m m i t t e e w a s a d v i s e d t h a t t h r e e p l a n v e r s i o n s h a v e b e e n p r o v i d e d , a n d w e r e s u p p l i e d " m o c k - u p s " o f e a c h . G l e n r e v i e w e d t h e v a r i e t y o f o p t i o n s f o r e a c h , s u c h a s t w o f i x t u r e s p e r p o l e , h e i g h t s , a r t w o r k s , e t c . I t w a s n o t e d f h a t d e t e r m i n a t i o n o f i n t e n t , s u c h a s i n t e n s i t y o f t h e l i g h t i n g , w o u l d a f f e c t s o m e c h o i c e s . P r i c i n g e s t i m a t e s f o r f h e t h r e e o p t i o n s w e r e o u t l i n e d , r a n g i n g f i - o m $ 5 0 , 4 7 5 t o $ 6 2 , 2 0 0 i n s t a l l e d . I t w a s a l s o n o t e d t h a t s o m e p r e l i m i n a r y d i s c u s s i o n s h a d t a k e n p l a c e w i t h a s e c o n d c o m p a n y , t h a t h a s a n u m b e r o f a d d i t i o n a l e x t r a o p t i o n s . C o m m i t t e e m e m b e r s d i s c u s s e d i s s u e s a n d o p t i o n s f o r t h e w o r k s , g r a n t s , a n d t h e n e e d f o r c o n f i r m a t i o n t h a t p o w e r i s a v a i l a b l e f r o m t h e s o u r c e d i s c u s s e d i n t h e p r o p o s a l s . T h e C h a i r m a n w i l l a p p r o a c h H y d r o O n e f o r i n f o r m a t i o n o n t h e p o w e r s o u r c e , a n d G l e n U n d e r w o o d w i l l i n q u i r e f u r t h e r a b o u t p o t e n t i a l g r a n t s . 1 0 . O t h e r B u s i n e s s - N o n e 1 1 . A c c e s s i b i l i t y T r a i n i n g N e w m e m b e r s w e r e p r o v i d e d w i t h t h e C u s t o m e r S e r v i c e A c c e s s i b i l i t y o r i e n t a t i o n a n d p r o v i d e d c o p i e s o f t h e m u n i c i p a l P o l i c y a n d G u i d e . 1 2 . C o m m i t t e e M e m b e r s h i p M a t t e r s - N o n e 1 3 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e M o v e d b y G l e n U n d e r w o o d S e c o n d e d b y R . T a l b o t T h a t w e a d i o u m a t 9 : 3 0 r u n t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y M a r c h 1 2 f h a t 7 : 0 0 m n a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r S e c r e t a r y M i n u t e s o f H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m e e t i n g s h e l d P a g e 3 2 o f 1 2 3 r ^ 6 & B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v U l e , O n t . M a r c h 1 2 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , R o n F l i c k , R a y T a l b o t , K y l e K r u g e r , G l e n U n d e r w o o d , T o m S o u t h w i c k , R o n B r a d f i e l d , B a r r y W a d e , M a r k O s t r y h o n . R e g r e t s A b s e n t : B r e n d a M a r t i n C a l l t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t . w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h a t t h e m i n u t e s o f t h e F e b r u a r y 1 2 . 2 0 1 3 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . C h a i r m a n ' s c o m m e n t s : E . S h e a r e m i n d e d c o m m i t t e e m e m b e r s o f t h e c o m m i t t e e ' s m a n d a t e a n d r e v i e w e d t h e d i s c u s s i o n s t h a t t o o k p l a c e a t t h e l a s t m e e t i n g . T h i s g o a l o f t o n i g h t ' s m e e t i n g w a s t o e x a m i n e t h e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n o n t h e W e b e r ' s W e l d i n g d e s i g n a s c o l l e c t e d b y R . F U c k . K . K r u g e r s u m m a r i z e d t h e c o m m i t t e e ' s r o l e t o b e a ) t o d e t e r m i n e t h e s c o p e o f w o r k f o r t h e g a z e b o a n d b ) t o o b t a i n a n d b e c o m f o r t a b l e w i t h t h e g e n e r a l c o s t o f t h e p r o j e c t . O n c e t h e s e w e r e o b t a i n e d , a r e c o m m e n d a t i o n c o u l d b e m a d e t o c o u n c i l t o p r o c e e d . 4 . S u b C o m m i t t e e R e p o r t s : E a s t P i e r D e v e l o p m e n t : G a z e b o : R . F l i c k p r e s e n t e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n f r o m W e b e r ' s W e l d i n g p e r t a i n i n g t o t h e i r c o n c e p t u a l d e s i g n . A f t e r c o n s i d e r a b l e d i s c u s s i o n , i t w a s m o v e d b y R . T a l b o t a n d s e c o n d e d b y B . W a d e t h a t t h e c o m m i t t e e m o v e f o r w a r d w i t h a d e s i g n c o n c e p t f o r a g a z e b o s t r u c t u r e s e n e r a l l y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s u b m i s s i o n o f W e b e r ' s W e l d i n e d e s i g n a n d t h a t s t a f f b e r e q u e s t e d t o p r o c e e d w i t h d e t a i l e d e n e i n e e r i n g . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s n o t e d t h a t o u r r o l e s h o u l d n o w c o n c e n t r a t e o n f u n d r a i s i n g f o r t h i s p r o j e c t . L . A c r e r e p o r t e d t h a t f u n d i n g f r o m t h e P a l m e r E s t a t e i s n o t a v a i l a b l e . L i g h t i n g : G . U n d e r w o o d h a s b e e n s e e k i n g p o s s i b l e g r a n t s . M i n u t e s o f H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m e e t i n g s h e l d P a g e 3 3 o f 1 2 3 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M a r c h 1 2 , 2 0 1 3 P a g e 2 W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n : K . K r u g e r r e p o r t e d t h a t I B I G r o u p i s b e h i n d i n i t s p r o g r e s s . 5 . O t h e r B u s i n e s s : a ) D i v e s t i t u r e : S C H h a s h i r e d T e r r a p e x E n v i r o n m e n t a l L t d . t o c o m p l e t e a n E n v i r o n m e n t a l S i t e A s s e s s m e n t w h i c h i s c u r r e n t l y o n - g o i n g . b ) C o m m i t t e e M e m b e r s h i p : N o r e p o r t . 6 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d L . A c r e t h a t w e a d j o u r n a t 9 : 0 0 r » m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y A p r i l 9 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 r > m a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y M i n u t e s o f H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m e e t i n g s h e l d P a g e 3 4 o f 1 2 3 s ° s 6 . 0 6 B A Y H A M H I S T O R I C A L S O C I E T Y 1 0 J a n u a r y 2 0 1 3 M e e t i n g M i n u t e s M u n i c i p a l O f f i c e - S t r a f f o r d v i l l e P R E S E N T : R a y m o n d M a d d o x , H a r r i s T e a l l , A r v i l l a B e c k e t t , B o b G r a h a m , E t o i l e M c C a n n , R o b e r t R o n s o n , H e l e n R o n s o n , M a r i o n M a d d o x , A l e x C o l l i n s , M a r y N e w l a n d , L y n d a M i l l a r d , B r u c e B o l i n ( s p e a k e r ) . R a y m o n d M a d d o x c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 3 0 p m , w e l c o m i n g m e m b e r s a n d g u e s t s . S P E A K E R : B r a c e B o l l n p r o v i d e d a p r e s e n t a t i o n o n E x t e n d e d F a m i l i e s , E x t e n d e d F a m i l y F i n d i n g G e n e a l o g i c a l C o n n e c t i o n s . T h e t h e m e w a s t h a t w e a r e a l l r e l a t e d , a n d w i t h s u f f i c i e n t g e n e a l o g i c a l d a t a s o m e o f t h e d e t a i l s c a n b e s h o w n . S o m e e x a m p l e s p r e s e n t e d i n c l u d e d t h e f a m o u s , t h e i n f a m o u s , a n d c u r r e n t m e m b e r s o f t h e B . H . S . T h r e e c o u p l e s f r o m t h e 1 5 0 0 s w e r e m e n t i o n e d w i t h r e c o g n i z e d d e s c e n d a n t s . G u i l l a u m e d e l a V i g n e ( 1 5 8 6 t o 1 6 3 2 ) & A d r i e n n e C u v e l i e r ( 1 5 9 0 t o 1 6 5 5 ) w h o m i g r a t e d f r o m F r a n c e t o w h a t i s n o w N e w Y o r k C i t y . S o m e o f t h e i r m a n y d e s c e n d a n t s i n c l u d e T h o m a s E d i s o n ( i n v e n t o r ) , T e d d y R o o s e v e l t ( U . S . p r e s i d e n t ) , F r a n k l i n R o o s e v e l t ( U . S . p r e s i d e n t ) , E l e a n o r R o o s e v e l t ( U . S . f i r s t l a d y ) , F r e d B o d s w o r t h ( a u t h o r f r o m B a y h a m ) , A l e x C o l l i n s ( m e m b e r ) a n d B r u c e B o l i n ( m e m b e r ) . R i c h a r d W a r d ( 1 5 9 0 - 1 6 3 5 ) & J o y c e T r a f f o r d ( 1 5 8 6 - 1 6 3 9 ) w h o m i g r a t e d f r o m E n g l a n d t o C o n n e c t i c u t . T h e i r d e s c e n d a n t s i n c l u d e F r e d B o d s w o r t h ( a u t h o r f r o m B a y h a m ) , T h o m a s A l v a E d i s o n ( i n v e n t o r ) , E d w i n H u b b l e ( a s t r o n o m e r ) , a n d A l e x C o l l i n s ( m e m b e r ) . E d w a r d O g d e n ( 1 5 4 0 - 1 5 8 0 ) & M a r g a r e t W i l s o n ( 1 5 4 2 - 1 5 8 0 ) a n E n g l i s h c o u p l e w h o s e d e s c e n d a n t s i n c l u d e T h o m a s E d i s o n ( i n v e n t o r ) , A l e x C o l l i n s ( m e m b e r ) , F r e d B o d s w o r t h ( a u t h o r f r o m B a y h a m ) , J e s s e J a m e s S t r o n g ( a f o u n d e r o f o n e b r a n c h o f t h e M o r m o n c h u r c h w h o s e t h i m s e l f u p a s a k i n g o n B e a v e r I s l a n d i n M i c h i g a n a n d h a d a f o l l o w i n g o f a b o u t 1 2 , 0 0 0 , a n d w a s a l s o e l e c t e d t o t h e M i c h i g a n l e g i s l a t u r e b e f o r e h e w a s a s s a s s i n a t e d ) . A n c e s t r y c h a r t s w e r e a l s o p r o v i d e d f o r s e v e r a l o f t h e m e m b e r s p r e s e n t , a n d t h o s e c o u l d b e u s e d t o f i n d r e l a t i o n s h i p s a m o n g v a r i o u s m e m b e r s v i a t h e i r c o n n e c t i o n s w i t h t h e e a r l y s e t t l e r s o f t h e B a y h a m a r e a . . A l s o p r e s e n t e d w a s t h e d i r e c t l i n e o f 4 0 g e n e r a t i o n s o f d e s c e n t f r o m L a d y G o d i v a t o J e a n e t t e ( W i l s o n ) H e i l ( m e m b e r ) ; a l i s t o f c u r i o u s l y f u n n y s u r n a m e s e n c o u n t e r e d o f d e c a d e s o f r e s e a r c h ; a n d a l i s t o f s o m e o f s u r n a m e s o f t h e e a r l y s e t t l e r s . B m c e r e q u e s t e d c o r r e c t i o n s f o r a n y o f t h e i n f o r m a t i o n d i s t r i b u t e d a n d o f f e r e d f o l l o w u p c h a r t s b a s e d o n t h o s e c o r r e c t i o n s a n d o n f u t u r e r e s e a r c h . 1 o f 3 1 4 M a r c h 2 0 1 3 B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y P a g e 3 5 o f 1 2 3 B . H . S . M e e t i n g M i n u t e s - 1 0 J a n u a r y 2 0 1 3 D e t a i l s w e r e a l s o p r o v i d e d o n s o m e o f t h e f a m o u s p e o p l e o f t h e a r e a , i n c l u d i n g T h o m a s E d i s o n , L a u r a ( I n g e r s o l l ) S e c o r d , J a m e s L e w i s K r a f t ( c h e e s e m a k e r a n d f o u n d e r o f K r a f t F o o d s ) , F r a n k B r o w n e l l ( i n v e n t o r o f t h e B r o w n i e c a m e r a ) B U S I N E S S M E E T I N G : P r e s i d e n t R a y M a d d o x c a l l e d t h e B u s i n e s s m e e t i n g t o o r d e r a t a b o u t 8 : 3 0 p m . M i n u t e s : I t w a s m o v e d a n d s e c o n d e d t h a t t h e m i n u t e s o f t h e D e c e m b e r , 2 0 1 2 m e e t i n g b e a c c e p t e d a s p r e s e n t e d . M o t i o n C a r r i e d . P r e s i d e n t ' s R e p o r t : R a y d e s c r i b e d a l e t t e r h e h a d j u s t r e c e i v e d , b u t h a d b e e n i n t e n d e d t o r e a c h h i m a m o n t h e a r l i e r , o u t l i n i n g t h a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s w o u l d n o l o n g e r b e a v a i l a b l e t o t h e B . H . S . , b u t t h a t B a y h a m w o u l d o f f e r t h e u s e , s c h e d u l i n g p e r m i t t i n g , o f e i t h e r t h e V i e n n a o r S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e s . R a y t o o k i t u p o n h i m s e l f t o r e s o l v e t h e d e t a i l s o f t h a t s c h e d u l i n g w i t h J a c k i e R i n g l a n d . E l e c t i o n s w e r e h e l d f o r t h e p o s i t i o n s o f p r e s i d e n t a n d v i c e p r e s i d e n t . B r u c e B o l i n w a s c o n f i r m e d a s t h e n e w p r e s i d e n t w i t h a s s u r a n c e s o f o n g o i n g h e l p f r o m p a s t p r e s i d e n t . R a y M a d d o x . R o b e r t R o n s o n a g r e e d t o r e m a i n a n d w a s c o n f i r m e d a s v i c e p r e s i d e n t . T r e a s u r e r R o b e r t H e i l c o u l d n o t b e p r e s e n t f o r t h e m e e t i n g , b u t i s w a s a s s u m e d h e w o u l d c o n t i n u e i n t h a t p o s i t i o n . U n f o r t u n a t e l y f o r t h e c l u b , L y n n A c r e i s n o l o n g e r a v a i l a b l e t o s e r v e a s t h e s e c r e t a r y , b u t i t w a s a g r e e d t o d e f e r s e l e c t i n g / e l e c t i n g a r e p l a c e m e n t u n t i l t h e n e x t m e e t i n g . S e c r e t a r y ' s R e p o r t : T h e r e w a s n o c o r r e s p o n d e n c e t o r e p o r t a n d n o s e c r e t a r y t o r e p o r t i t . C e m e t e r y R e p o r t : A l e x C o l l i n s r e l a y e d t h a t h e w a s a w a r e t h e O n t a r i o G e n e a l o g i c a l S o c i e t y a n d t h e O n t a r i o H i s t o r i c a l S o c i e t y a r e w o r k i n g t o r e g i s t e r a n y a n d a l l u n r e g i s t e r e d c e m e t e r i e s a n d b e l i e v e s t h e r e a r e s o m e u n r e g i s t e r e d c e m e t e r i e s i n B a y h a m . [ H e s u b s e q u e n t l y f o r w a r d e d a l i n k t o d o c u m e n t e d O n t a r i o c e m e t e r i e s . h t t D : / / o s s . a n d o m o t . c o m / C e m L o c a t . a s p x ] M u s e u m s B a y h a m R e p o r t : T h e E d i s o n F e s t o r g a n i z e r s h a v e a g a i n r e q u e s t e d t h a t t h e B . H . S . u t i l i z e i t s l o t t e r y p e r m i t t o h o l d a 5 0 / 5 0 d r a w a t t h e f e s t i v a l f o r f u n d r a i s i n g s u p p o r t o f t h e E d i s o n M u s e u m . M a r g a r e t U n d e r h i l l w i l l p r o v i d e t h e a p p l i c a t i o n f o r m f o r t h e l o t t e r y t o b e c o m p l e t e d b y B o b H e i l . H e l e n R o n s o n i s o r g a n i z i n g t h e t i c k e t s f o r t h e d r a w a n d w i l l g e t a s a m p l e o f l a s t y e a r s t i c k e t , p e r h a p s f r o m C h e r y l P e t e r s a n d B r u c e B o l i n o f f e r e d t o p r i n t t h e m i f t h a t i s d e s i r e d . A n o r g a n i z i n g m e e t i n g f o r t h e E d i s o n F e s t I s t o b e h e l d o n J a n u a r y 2 2 , 2 0 1 3 , 7 : 0 0 p m , a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . 2 o f 3 1 4 M a r c h 2 0 1 3 B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y P a g e 3 6 o f 1 2 3 B . H . S . M e e t i n g M i n u t e s - 1 0 J a n u a r y 2 0 1 3 T r e a s u r e r ' s R e p o r t : T h e t r e a s u r e r w a s n o t a v a i l a b l e f o r t h e m e e t i n g a n d h a d n o s i g n i f i c a n t u p d a t e s t o r e l a y . P r o g r a m R e p o r t : B r u c e B o l i n , a s t h e n e w p r e s i d e n t w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e n e x t f e w m e e t i n g s . [ S u b s e q u e n t t o t h i s m e e t i n g , B r u c e h a s a r r a n g e d f o r t h e f o l l o w i n g : F e b r u a r y 1 4 - R a n d y W a l l i s o f T i l l s o n b u r g w i l l p r o v i d e a p r e s e n t a t i o n r e g a r d i n g F i r s t N a t i o n s a n d r e l a t e d a r t i f a c t s . T h e t i t l e o f h i s t a l k . t o b e h e l d a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , i s O n t a r i o ' s P e o p l e i n P r e - H i s t o r y . M a r c h 1 4 - T e n t a t i v e l y t h i s m e e t i n g w i l l b e t o r e v i e w w h a t i s c o l l e c t i v e l y k n o w n a b o u t B a y h a m ' s c e m e t e r i e s - t h e a c t i v e , t h e i n a c t i v e , a n d p e r h a p s a n y t h a t h a v e n o t b e e n p r o p e r l y r e g i s t e r e d . T h i s m e e t i n g t o p i c m a y b e d e f e r r e d i f a n o u t s i d e s p e a k e r i s f o u n d . A p r i l 1 1 - C h a r l e s B a l d w i n o f T U l s o n b u r g w i l l s p e a k a b o u t t h e s u b j e c t m a t t e r o f h i s b o o k , M a p l e G r o v e a n d B e y o n d . . . t o E d e n , M e m o i r s o f " T h e C o m i n ' U p Y e a r s " o f C . S . ( C h u c k ) B a l d w i n . M a y 9 - K e i t h W r i g h t o f T o r o n t o w i l l p r o v i d e a p r e s e n t a t i o n o f e a r l y p h o n o g r a p h m a c h i n e s . K e i t h i s a n a c t i v e m e m b e r o f t h e C a n a d i a n A n t i q u e P h o n o g r a p h S o c i e t y a n d h a s m a d e p r e s e n t a t i o n s f o r s c h o o l s a n d o t h e r c l u b s . W h a t h e c u r r e n t l y h a s i n m i n d i s p l a y i n g s o m e E d i s o n m a c h i n e s f o r a n ' e a r s o n ' a p p r e c i a t i o n f o r E d i s o n ' s p h o n o g r a p h w o r k . T h i s w o u l d i n c l u d e a r e p l i c a t i n - f o i l m a c h i n e . A s t h e t i m e f o r t h e m e e t i n g a p p r o a c h e s a p r e s e n t a t i o n t i t l e w i l l b e a v a i l a b l e . ] A d v e r t i s i n g : D o r o t h y G o d b y w a s n o t a v a i l a b l e f o r t h e m e e t i n g . S o c i a l D i r e c t o r : M y s t e r y O b j e c t : T h r e e m e m b e r s c o r r e c t l y i d e n t i f i e d H a r r i s ' m y s t e r y o b j e c t : a s t e e l h a i r c l i p o r b a r r e t t e . A d j o u r n m e n t : P r e s i d e n t - B r u c e B o l i n P a s t P r e s i d e n t - R a y M a d d o x 3 o f 3 1 4 M a r c h 2 0 1 3 B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y P a g e 3 7 o f 1 2 3 B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y M e e t i n g s a r e h e l d a t 7 : 3 0 p m i n t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e 1 4 M a r c h 2 0 1 3 B a y h a m ? s C e m e t e r i e s : A c t i v e , I n a c t i v e o r N o t R e g i s t e r e d A r e v i e w o f t h e i n v e n t o r y o f B a y h a m ' s c e m e t e r i e s b y t h e c l u b m e m b e r s a n d g u e s t s s o a s t o a d d t o t h e l i s t o f B a y h a m ' s c e m e t e r i e s a n y w h i c h m a y b e m i s s i n g f r o m t h e l i s t . 1 1 A p r i l 2 0 1 3 M a p l e G r o v e a n d B e y o n d - C h a r l e s B a l d w i n M a p l e G r o v e a n d B e y o n d . . . t o E d e n , M e m o i r s o f " T h e C o m i n ) U p Y e a r s " C h a r l e s B a l d w i n o f T i l l s o n b u r g w i l l s p e a k a b o u t t h e s u b j e c t m a t t e r o f h i s b o o k a g a i n s t t h e b a c k d r o p o f t h e o n e r o o m s c h o o l h o u s e , d e p r e s s i o n y e a r s a n d W o r l d W a r I I . 9 M a y 2 0 1 3 A n t i q u e P h o n o g r a p h D e m o n s t r a t i o n s - K e i t h W r i g h t K e i t h W r i g h t o f T o r o n t o w i l l p r o v i d e a p r e s e n t a t i o n o f e a r l y p h o n o g r a p h m a c h i n e s . K e i t h i s a n a c t i v e m e m b e r o f t h e C a n a d i a n A n t i q u e P h o n o g r a p h S o c i e t y a n d w i l l b e p l a y i n g s o m e E d i s o n m a c h i n e s f o r a n ' e a r s o n ' a p p r e c i a t i o n o f E d i s o n ' s p h o n o g r a p h w o r k . T h i s w i l l i n c l u d e a r q ) l i c a t i n - f o i l m a c h i n e . Q u e s t i o n s ? C o n t a c t B m c e B o l i n a t 5 1 9 8 7 4 - 1 8 2 2 o r e m a i l h i m a t b . b o l i n @ c o m p u t e r . o r g . B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y P a g e 3 8 o f 1 2 3 * D E C E i V E t / / f . ^ - 1 M A R 1 8 2 0 1 3 ^ M a r c h 1 4 , 2 0 1 3 M U N I C I P A L i i Y O F B A Y H A M M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R d . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O R e : E l g i n C o u n t y C o n f e r e n c e S e r i e s : E s s e n t i a l s o f S e r v i c e E x c e l l e n c e O n W e d n e s d a y M a r c h 2 7 t h 2 0 1 3 E l g i n C o u n t y w i l l h o s t a o n e - d a y i n t e r a c t i v e w o r k s h o p d e s i g n e d t o h e l p o r g a n i z a t i o n s r e a c h t h e n e x t l e v e l o f c u s t o m e r s e r v i c e a n d c r e a t e a c u s t o m e r - c e n t r i c o r g a n i z a t i o n . T o p i c s p r e s e n t e d w i l l i n c l u d e : M o m e n t s o f T r u t h , F i r s t I m p r e s s i o n s , D i s c u s s i o n o f S e r v i c e E x c e l l e n c e B e h a v i o u r G u i d e l i n e s , T h e C o m m u n i c a t i o n P r o c e s s a n d T h e S e r v i c e P r o c e s s . D y n a m i c p r e s e n t a t i o n s w i l l b e d e l i v e r e d b y r e p r e s e n t a t i v e s f r o m O n t a r i o T o u r i s m E d u c a t i o n C o r p o r a t i o n . D e t a i l s o f t h e e v e n t a r e a s f o l l o w s : W e d n e s d a y , M a r c h 2 7 t h , 2 0 1 3 9 : 0 0 a m - 2 : 1 5 p m T h e N e w S a r u m D i n e r R e g i s t r a t i o n c o s t i s $ 3 0 , S t u d e n t r a t e i s $ 2 0 ( i n c l u d i n g H S T , c o n t i n e n t a l b r e a k f a s t , l u n c h , a n d r e f r e s h m e n t s ) . F o r m o r e i n f o r m a t i o n p l e a s e v i s i t w w w . D r o a r e s s i v e b v n a t u r e . c o m o r c a l l 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 e x t 1 6 8 . E n c l o s e d i s t h e p r o m o t i o n a l p o s t e r f o r t h e E s s e n t i a l s o f S e r v i c e E x c e l l e n c e C o n f e r e n c e . P l e a s e d i s p l a y t h i s p o s t e r t o s u p p o r t t h e s i x t h i n s t a l l m e n t o f t h e E l g i n C o u n t y C o n f e r e n c e S e r i e s d e v e l o p e d b y t h e E c o n o m i c D e v e l o p m e n t d e p a r t m e n t . W e l o o k f o r w a r d t o s e e i n g y o u t h e r e . S i n c e r e l y , ^ r A l a n S m i t h G e n e r a l M a n a g e r E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C f t U L l y c f E l y i n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . e l g i n c o u n t y . c a C o u n t y o f E l g i n c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g P a g e 3 9 o f 1 2 3 N a.a L^-JLI f a \ fl..^.^k A.»^t- Ik.1 rm^ f.)§-)» t0 s^ ^0*<s^t <sL^ ^t?*^J^5s^ r;^0>1<'S-h ^t *n<^.hr 1 .s<6^I i.v ^. --'«t .s ^ -f CD>va>^.r-3" 1^'I 0-^»)co^"as.^h*h^^. n s\Dt -II '^'i '^E ^.a. \.r r *-t t/f jlr*y^^)T f *t <h »- -*- ^\ ,^-ho.fj >-. .t h .^*I ..^ ^r><1...t CBe<»1 13i3n*i-**<,^<?b *<s ^"a6 >J-k. "s,ffi L *-ft n1tt0^1)fc. m n ^a-: n @ -tSi^L;r^1 ^nr r.o-I-r c,»1 \c,^"-t< nIf^<.)"bjvI >.N-t J *^^ *.i n » A . < \^ a <Jr 0 Qa-^^<.flJ-^-»»(D n -a -^Ti (D CD-flc, 1«-3 "nc n0 "(B d>@Q- C o u n t y o f E l g i n c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a r c h 1 4 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g P a g e 4 0 o f 1 2 3 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 3 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : D 1 0 . 1 3 N e z e z o n S U B J E C T : N e z e z o n C o n s e n t A p p l i c a t i o n E l 1 / 1 3 N U M B E R : D 2 0 1 3 - 0 1 0 R o l l # 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 2 - 0 4 9 0 0 P u r p o s e T o c o n s i d e r a c o n s e n t a p p l i c a t i o n p r o p o s i n g t o s e v e r a p o r t i o n o f l a n d l o c a t e d w i t h i n t h e v i l l a g e o f V i e n n a f r o m a n a g r i c u l t u r a l p a r c e l . B a c k g r o u n d A c o n s e n t a p p l i c a t i o n h a s b e e n r e c e i v e d f r o m t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e s u b m i t t e d b y K a f h e r i n e N e z e z o n p r o p o s i n g t o s e v e r a p a r c e l 2 . 1 h e c t a r e ( 5 . 2 a c r e ) f r o m a 1 6 . 1 h e c t a r e ( 3 9 . 8 a c r e s ) a g r i c u l t u r a l p a r c e l . T h e s u b j e c t l a n d s a r e l o c a t e d o n t h e e a s t s i d e N o r f h S t r e e t , s o u t h o f C h a p e l S t r e e t . T h e l a n d s t o b e s e v e r e d a r e w i t h i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a b o u n d a r y d e s i g n a t e d " R e s i d e n t i a l " i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d z o n e d V i l l a g e R e s i d e n t i a l - H o l d i n g ( R l [ h ] ) i n t h e Z o n i n g B y - l a w . T h e r e t a i n e d l a n d s a r e d e s i g n a t e d " A g r i c u l t u r e " i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d z o n e d A g r i c u l t u r a l ( A l ) a n d l o c a t e d o u t s i d e t h e s e t t l e m e n t b o u n d a r y o f V i e n n a . T h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e w i l l c o n s i d e r t h i s a p p l i c a t i o n o n M a r c h 2 7 , 2 0 1 3 . S t a f f a n d P l a n n e r C o m m e n t s T h e p r o p o s e d s e v e r a n c e f o l l o w s t h e d i m e n s i o n s o f t h e e s t a b l i s h e d b o u n d a r y o f t h e v i l l a g e o f V i e n n a , w h e r e b y s e p a r a t i n g t h e v i l l a g e r e s i d e n t i a l p o r t i o n f r o m t h e r e s t o f t h e a g r i c u l t u r a l l a n d s . T h e z o n i n g o n t h e p r o p o s e d p a r c e l w o u l d r e m a i n a s V i l l a g e R e s i d e n t i a l - H o l d i n g . F u t u r e d i v i s i o n o f t h i s p a r c e l i n t o b u i l d i n g l o t s w o u l d r e q u i r e m u n i c i p a l c o n d i t i o n s o f c o n s e n t r e l a t i v e t o t h e c r e a t i o n o f r e s i d e n t i a l l o t s . T h e z o n i n g o f t h e r e t a i n e d a g r i c u l t u r a l l a n d s w i l l r e m a i n A g r i c u l t u r e ( A l ) a s e s t a b l i s h e d t h r o u g h t h e a r e a d e f i n e d i n t h e Z o n i n g B y - l a w a s a r e s u l t o f t h e s e t t l e m e n t a r e a b o u n d a r y o f V i e n n a . S t a f f a n d p l a n n e r h a v e n o o b j e c t i o n s t o t h e p r o p o s e d c o n s e n t a n d r e c o m m e n d m u n i c i p a l s u p p o r t . A t t a c h m e n t s 1 . C o n s e n t A p p l i c a t i o n E l 1 / 1 3 2 . I B I M e m o d a t e d F e b r u a r y 1 4 , 2 0 1 3 S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 6 P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e l i f e s t y l e c h o i c e s . S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 1 o f 1 2 3 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 N e z e z o n P a g e 2 R E C O M M E N D A T I O N " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E I g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t c o n s e n t a p p l i c a t i o n E l l / 1 3 , s u b m i t t e d b y K a t h e r i n e N e z e z o n , b e g r a n t e d s u b j e c t t o c o n d i t i o n s : 1 . $ 5 0 0 c a s h i n l i e u o f p a r k l a n d d e d i c a t i o n 2 . f i n a l s u r v e y s u b m i t t e d t o t h e m u n i c i p a l i t y 3 . p l a n n i n g r e p o r t f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , i ^ ! / / , ^ b / ^ 1 7 ^ ^ \ ^ ^ a r g a r ' e t a r g a / e t U n d e r h i l l K y l 6 ^ r u g e r ] P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d m i n i s t r a t o r I f / S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 2 o f 1 2 3 f t i ^ L ^ ® : a 4 2 [ n 3 _ - k / / " ; . . ^ O U M T Y P F E L G I N ^ / ^ r x / i s s M l O f i i v i S l b N C b M M n T C E T 7 i H s n r " ^ _ J ^ : " . . - ' * u ? y & / A P P L I C A T I O N F O R C O N S E N T 1 . N a m e o f a p p r o v a l a u t h o r i t y E L G 1 N C O U N T t ' L A N D D I V I S I O N C O M M I T T E E 2 . N a m e o f O w n e r K a t h e r i n e N e z e z o n A d d r e s s & f i f h a p ^ l S i - r ^ e t . V i e n n a . O N ^ O J _ 1 Z O T e l e p h o n e N u m b e r S i q - R 7 A - & 7 0 & N a m e o f o w n e r ' s s o l i c i t o r o r a u t h o r i z e d a g e n t D a v i d R o e A d d r e s s 5 f t 9 L a r r ^ Q 1 - . n r 1 h i O N W & n - = t A 7 T e l e p h o n e N u m b e r 5 1 9 - 5 8 2 - 1 1 7 4 P l e a s e s p e c i f y t o w h o m a l l c o m m u n i c a t i o n s s h o u l d b e s e n t : O w n e r s ( ) S o l i c i t o r ( ) A g e n t ( x ) 3 . ( a ) T y p e a n d p u r p o s e o f p r o p o s e d t r a n s a c t i o n : ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T r a n s f e r : c r e a t i o n o f a n e w l o t O t h e r ; x m o r t g a g e / c h a r g e a d d i t i o n t o a l o t l e a s e s u r p l u s f a r m d w e l l i n g e a s e m e n V R . O . W . t e c h n i c a l s e v e r a n c e c o r r e c t i o n o f t i t l e o t h e r ( s p e c i f y ( b ) ! l a J I S ^ P e r s o " ( s ) ' i f k n o w n , t o w h o m l a n d o r i n t e r e s t i n l a n d i s t o b e t r a n s f e r r e d , l e a s e d o r c h a r g e d : U n l c n n w n ( c ) I , f l ! o t a . d d K i o n L , i d e n t i f y t h e a s s 6 s s m e n t r o n n u m b e r a n d p r o p e r t y o w n e r o f t h e l a n d s t o w h i c h t h e p a r c e l w i l l b e a c k l e d : 4 . ( a ) L o c a t i o n o f f l a n d : M u n i c i p a l i t y E a v h a m C o n c e s s i o n N o . 3 L o t ( s ) N o . 1 4 & 1 - , R e g i s t e r e d P l a n N o . 5 4 L o t s D , E , G N a m e o f S t r e e t _ u ^ ^ S t r e e t N o . a n d / o r 9 1 1 N o . & f i A s s e s s m e n t R o l l N o . ^ m n o n n n ? n / t Q p n ( b ) A r e t h e r e a n y e a s e m e n t s o r r e s t r i c t i v e c o v e n a n t s a f f e c t i n g t h e s u b j e c t l a n d ? Y e s ( ) N o ( x ) I f Y e s , d e s c r i b e t h e e a s e m e n t o r c o v e n a n t a n d i t s e f f e c t : 5 . D e s c r i p t i o n o f l a n d i n t e n d e d t o b e s e v e r e d : ( A c c u r a t e M e a s u r e m e n t s i n M e t r i O e p ^ ^ ^ ^ F r o n t a g e 7 S A m c r t r e a 2 . 1 h a E x i s t i n g U s e V f l f - a n l - P r o p o s e d U s e F u t u r e R e s i d e n t i a 3 N u m b e r a n d u s e o f b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s o n t h e l a n d t o b e s e v e r e d : E x i s t i n g ^ o i ^ e P r o p o s e d - R p s i r i p n i - i a l - i n f u t u r e 6 . D e s c r i p t i o n o f l a n d i n t e n d e d t o b e r e t a i n e d : ( A c c u r a t e M e a s u r e m e n t s i n M e t r i c ) F r o n t a g e I f i t m D e p t h 5 8 9 m A r e a 1 1 ^ E x i s t i n g U s e A g r i c u l t u r a l P r o p o s e d U s e A g r i c u l t u r a l N u m b e r a n d u s e o f b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s o n t h e l a n d t o b e r e t a i n e d : E x i s t i n g n w p l l - i ^ o a n H s h r . p P r o p o s e d , N n r h a n e p s c E l g l t H r i l ) U i 6 1 1 U k f e 4 * l f V I U S 4 6 0 S u n s e t D m S t . T T i o m a s . O n N 5 R 5 V 1 P h o n e ; 5 1 9 - e a i . l r i S O w w w . g l g l f M s o u m y . o n . c a £ S C ? 3 ^ a ^ g ^ ^ g i ^ ^ ^ ^ ^ S ^ ^ | ^ ^ g ^ ^ ^ ^ g ^ ^ r - ^ S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 3 o f 1 2 3 - 2 - 2 7 . N u m b e r o f n e w l o t s p r o p o s e d ( i n c l u d i n g r e t a i n e d t o t s ) 8 . T y p e o f a c c e s s f o r p r o p o s e d a n d r e t a i n e d t o t ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T < T E P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P r o v i n c i a l H i g h w a y ( ) ( ) M u n i c i p a l r o a d , m a i n t a i n e d a l l y e a r ( x ) ( x ) M u n i c i p a l r o a d , s e a s o n a l l y m a i n t a i n e d ( ) ( ) O t h e r p u b l i c r o a d ( ) ( ) R i g h t O f W a y ( ) ( ) ^ W a t e r a c c e s s ( ) I f p r o p o s e d a c c e s s i s b y w a t e r , w h a t b o a t d o c k i n g a n d p a r k i n g f a c i l i t i e s a r e a v a i l a b l e o n t h e m a i n l a n d ? ( s p e c i f y ) 9 . W h a t t y p e o f w a t e r s u p p l y i s p r o p o s e d : ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T Y P E P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P u b l i c l y o w n e d a n d o p e r a t e d p i p e d w a t e r s y s t e m ( x ) ( ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d i n d h / i d u a l w e l l ( ^ ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d c o m m u n a l w e l l ( ) L a k e o r o t h e r w a f e r b o d y ( ) O t h e r m e a n s ( s p e c i f y ) 1 0 . W h a t t y p e o f s e w a g e d i s p o s a l i s p r o p o s e d : ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T Y P E P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P u b l i c l y o w n e d a n d o p e r a t e d s a n i t a r y s e w a g e s y s t e m ( x ) ( ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d i n d i v i d u a l s e p t i c t a n k ( ) ^ ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d c o m m u n a l s e p t i c s y s t e m ( ) ( ) P r i v y ( ) ( ) O t h e r m e a n s ( s p e c i f y ) 1 1 . W h e n w i l l w a t e r s u p p l y a n d s e w a g e d i s p o s a l s e r v i c e s b e a v a i l a b l e ? W h e n l a n d s a r e d e v e l j y ) j i d _ i n . f u t u ^ r e 1 2 . W h a t i s t h e e x i s t i n g O f f i c i a l P l a n d e s i g n a t i o n s ) o f t h e s u b j e c t [ a n d ? V i l l a g e R e s i d e n t - i a l ^ n d A g r i c u l t u r a l 1 3 . W h a t i s f h e e x i s t i n g Z o n i n g d e s i g n a t i o n ( s ) o f t h e s u b j e c t l a n d ? R l - h a n d A . 1 4 . H a s t h e s u b j e c t l a n d e v e r b e e n t h e s u b j e c t o f a n a p p l i c a t i o n f o r a p p r o v a l o f a p l a n o f s u b d i v i s i o n u n d e r t h e P l a n n i n g A c t ? Y e s ( ) N o ( x ) U n k n o w n ( ) I f Y e s , a n d k n o w n , p r o v i d e t h e a p p l i c a t i o n f i l e n u m b e r a n d t h e d e c i s i o n m a d e o n t h e a p p l i c a t i o n 1 5 . I f t h i s a p p l i c a t i o n i s a r e - ' s u b m i s s i o n o f a p r e v i o u s c o n s e n t a p p l i c a t i o n , d e s c r i b e h o w i t h a s b e e n c h a n g e d f r o m t h e o r i g i n a l a p p l i c a t i o n 1 6 . ( a ) ' H a s t h e r e b e e n a n y p r e v i o u s s e v e r a n c e s o f l a n d f r o m t h i s h o l d i n g ? Y e s ( ) N o ( ^ ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 4 o f 1 2 3 - 4 - 2 6 . S K E T C H : T h e a p p l i c a t i o n s h a l l b e a c c o m p a n i e d b y a s k e t c h s h o w i n g t h e f o l l o w i n g : t h e b o u n d a r i e s a n d d i m e n s i o n s o f t h e s u b j e c t l a n d , t h e p a r t t h a t i s t o b e s e v e r e d a n d t h e p a r t t h a t i s t o b e r e t a i n e d ; I h e b o u n d a r i e s a n d d i m e n s i o n s o f a n y l a n d o w n e d b y t h e o w n e r o f t h e s u b j e c t l a n d a n d t h a t a b u t s t h e s u b j e c t l a n d ; t h e d i s t a n c e b e t w e e n t h e s u b j e c t l a n d a n d t h e n e a r e s t t o w n s h i p l o t l i n e o r l a n d m a r k , s u c h ^ a s a r a i h v a y c r o s s i n g o r b r i d g e ; t h e l o c a t i o n o f a l l l a n d p r e v i o u s l y s e v e r e d f r o m t h e p a r c e l o r i g i n a l l y a c q u i r e d b y t h e c u r r e n t o w n e r o f t h e s u b j e c t l a n d : t h e a p p r o x i m a t e l o c a t i o n o f a l l n a t u r a l a n d a r t i f i c i a l f e a t u r e s o n t h e s u b j e c t l a n d a n d a d j a c e n t l a n d s t h a t i n t h e o p i n i o n o f t h e a p p l i c a n t m a y a f f e c t t h e a p p l i c a t i o n , s u c h a s b u i l d i n g s , r a i l w a y s , r o a d s , w a t e r c o u r s e s , d r a i n a g e d i t c h e s , r i v e r o r s t r e a m b a n k s , w e t l a n d s , w o o d e d a r e a s , w e l l a n d s e p t i c t a n k s ; t h e e x i s t i n g u s e ( s ) o h a d j a c e n t l a n d s ; t h e l o c a t i o n , w i d t h a n d n a m e o f a n y r o a d s w i t h i n o r a b u f t i n g t h e s u b j e c t l a n d , i n d i c a t i n g w h e t h e r i t i s a n u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e , a p u b l i c t r a v e l l e d r o a d , a p r i v a t e r o a d o r a r i g h t o f w a y ; f f a c c e s s t o t h e s u b j e c t l a n d i s b y w a t e r o n l y , t h e l o c a t i o n o f t h e p a r k i n g a n d b o a t d o c k i n g f a c i l i t i e s t o b e u s e d ; t h e l o c a t i o n a n d n a t u r e o f a n y e a s e m e n t a f f e c t i n g t h e s u b j e c t l a n d . C e n t r a l E l g i n D a t e d a t t h e M u n i c i p a l i t y o f ^ / G m [ 3 . t h i s d a y o f ! G C 4 2 0 ^ ^ S I G N A T U R E 0 F A P P L I C A N T S ) , S O L I C I T O R O R A U T H O R I Z E D A G E N T A F F I D A V I T O R S W O R N D E C L A R A T I O N I / W e D a v i d R o e o f t h e o f i n t h e C o u n t y o f . r f o l k s o l e m n l y d e c l a r e t h a t a l l t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h i s a p p l i c a t i o n I s f r u e . a n d I / W e m a k e t h i s s o l e m n d e c l a r a t i o n c o n s d e n t i o u s l y b e l i e v i n g i t t o b e t r u e , a n d k n o w i n g t h a t i t i s o f t h e s a m e f o r c e a n d e f f e c t a s i f m a d e u n d e r O a t i i a n d b y v i r t u e o f t h e C A N A D A E V I D E N C E A C T . D E C L A R E D b e f o r e m e a t t h e m u w i p n K k f r \ / o f ' T a t a ^ E ^ L P = z s & ^ t h i s d a y o f " ^ r n j ^ n S i g n a t u r e L 3 2 0 ^ 1 S u s a n D l a n n a G a l m r a y i a C o m m l s s t o n B T , f l t c , , C o u n t y o f B g h l . f c r b T h e C f l t p o r a t i r o o f f t e C o u n t y d B g t a . E q r t u s J a n u a r y O r f i O H 6 o m m ' i s s £ n e r , e t o . - i I f t h i s a p p l i c a t i o n i s s i g n e d b y a n a g e n t o r s o l i c i t o r o n b e h a l f o f a n a p p l i c a n t ( s ) , t h e o w n e r s a u t h o , I £ u o n m u s t a c 2 r n p a r f y t h 6 a P p l i c a t i o n - l f t h e a P P ! i c a n 1 i s a c o r p o r a t i o n a c t i n g w i t h o u t a g e n t o r s o u c i t o r , t h e a p p l i c a t i o n m u s t b e s i g n e d b y a n o f B c e r o f t h e c o ^ o r a b o n a n d t h s s ? a l ; i f a n y ; m u s t b e a f f i x e d . ! ! , £ . r S u ^ ^ i ? ^ ? ? ? y - o f t h i s _ a ? P H ( ? a ^ n b e f i l 6 d ' t o g e t h e r w i t h o n e c o p y o f t h e s k e t c h d e s c r i b e d , w B h J h e r e s p c n s i b t e p e ^ o n , a c c o m p a n i e d b y a f e e o f - $ 7 5 0 . 0 0 i n c a s h o r b y c h e q u e m a d e p a y a b t e - t o T R E A S U R E R , C O U N T Y O F E L G I N A n a d d i t i o n a l f e e o f $ 2 5 0 . 0 0 w i i l b e c h a r g e d f o r a f f b d n g t h e c o n s e n t s t a m p . R e v i s e d M a r c h 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 5 o f 1 2 3 A P P E N D I X " A " I l ^ . S l % - ° L E S i n . l ^ l n d D h / i s i o n C o m m i t t e e r e q u i r e s t h a t , i n a d d i t i o n t o t h e " A p p l i c a t i o n f o r C o n s e n t " , t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n b e c o m p l e t e d f o r a l l a p p l i c a t i o n s : 1 . A r e t h e r e a n y b a r n s l o c a t e d w i t h i n 3 0 0 m e t r e s o f t h e s u b j e c t o f t h i s a p p l i c a t i o n ? Y e s ( N o ( x ) / I f t h e a n s w e r i s " Y E S " a r e t h e s e b a r n s : N o w u s e d f o r l i v e s t o c k ? Y e s ( ) N o ( ) i i ) C a p a b l e o f b e i n g u s e d f o r I h / e s t o c k ? Y e s ( ) N o ( ) N O T E : I f y o u a n s w e r e d " Y E S " t o # 1 . P L E A S E C O M P L E T E T H E D A T A S H E E T B E L O W T O B E C O M P L E T E D B Y A P P L I C A N T A G R I C U L T U R A L C O D E O F P R A C T I C E F O R M U L A O N E D A T A S H E E T T O C A L C U L A T E T H E M I N I M U I W t D I S T A N C E S E P A R A T I O N R E Q U I R E M E N T S F O R N O N - F A R M U S E S E S T A B L I S H I N G ' O R E X P A N D I N G I N C L O S E P R O X I M I T Y T O E X I S T I N G L I V E S T O C K B U I L D I N G S l n O T d e r t o c a ! c u l a t e t h e m i . n i m u m d i s t a n c e s e p a r a t i o n , t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i s r e q u i r e d f o r e a c h l i v e s t o c k f a c i l i t y w i t h i n 3 0 0 m e t r e s o f t h e p r o p o s e d s e v e r a n c e a n d l o c a t e d o n a s e p a r a t e l o t N A M E T E L E P H O N E T O W N S H I P L O T C O N C . T 1 L L A B L E H E C T A R E S ( w h e r e l i v e s t o c k f e c i l r t y l o c a t e d ) y p e o f L i v e s t o c k M a x i m u m H o u s i n g C a p a c i t y M a n u r e S y s t ^ H o u s i n g S y s t e m n N u m b e r p e r Y e a r L i q u i d S e m i - D r y c h e c k t y p e S o l i d D A I R Y T i e F r e e L o o s e 0 C o w s S t a l l S t a l l 0 H e f f e r s 0 C a l v e s B E E F O p e n L o t T o t a l 0 C o w s & B a r n C o n f i n e - 0 C a l v e s m e r r t 0 F e e d e r s 0 4 0 0 - 7 5 0 I b . 0 4 0 0 - 1 1 0 0 I b . 0 7 5 0 - 1 1 0 0 I b . S W I N E 0 S o w s 0 B o a r s 0 W e a n R n g s 0 F e e d e r s P O U L T R Y C a g e d O n F l o o r 0 L a y i n g H e n s 0 B r e e d e r F l o c k 0 P u l t e t s 0 C h i c k e n B r o i l e r s 0 T u r k e y B r o i l e r s 0 T u r k e y H e n s 0 T u r k e y T o m s 0 R o a s t e r s M I N K - F e m a l e s H O R S E S S H E E P - R a m s & E w e s R A B B I T S V E A L C A L V E S O T H E R M A N U R E S T O R A G E : D R Y O p e n P i l e C o v e r e d P i l e S E M I - S O L I D O p e n P i l e S t o r a g e w i t h B u c k W a l l s L I Q U I D C o v e r e d T a n k O p e n E a r t h S i d e d P i t A b o v e G r o u n d U n c o v e r e d T a n k B e l o w G r o u n d U n c o v e r e d T a n k S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 6 o f 1 2 3 ^ A U T H O R I Z A T I O N T O A P P O I N T A N A G E i ^ T N O T E : T h i s f o r m i s o n l y t o b e u s e d f o r a p p l i c a t i o n s , w h i c h a r e t o b e s i g n e d b y s o m e o n e o t h e r t h a n t h e o w n e r s ) . T o : S e c r e t a r y - T r e a s u r e r L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e C o r p o r a t i o n o f t h e C o u n t y o f E l g i n D e s c r i p t i o n a n d L o c a t i o n o f S u b j e c t L a n d s : k b C h a p e l S t r e e t , V i e n n a 1 / W e , t h e u n d e r s i g n e d , b e i n g t h e r e g i s t e r e d o w n e r ( s ) o f t h e a b o v e l a n d s h e r e b y a u t h o r i z e D a , v i d R o e o f N o r f o l k C o u n t y t o : ( A g e n t s N a m e / N a m e s ) ( A g e n t s C ' r t y / T o w n c r f R e s i d e n c e ) ( 1 ) m a k e a n a p p l i c a t i o n o n m y b e h a l f t o t h e C o u n t y o f E l g i n L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e ; ( 2 ) a p p e a r o n m y b e h a l f a t a n y h e a r i n g ( s ) o f t h e a p p l i c a t i o n ; a n d ( 3 ) p r o v i d e a n y i n f o r m a t i o n o r m a t e r i a l r e q u i r e d b y t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e r e l e v a n t t o t h e a p p l i c a t i o n . P l e a s e P r i n t N a m e s i n B l o c k L e t t e r s B e l o w S i g n a t u r e s D a t e d a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ^ . ' 3 1 Z 1 3 t h i s d a y o f J a n u a r y 2 0 A f - ^ 7 ^ \ t Z f / i ^ ^ . ^ T ( J L , - ^ & . ^ ^ . S 2 - . S i g n a t t r f e t ^ W i t n e s s ^ S i g n a t u r e o f O w n e r K a t h e r i n e N e z e z o n S i g n a t u r e o f W i t n e s s S i g n a t u r e o f O w n e r S i g n a t u r e o f W i t n e s s S i g n a t u r e o f O w n e r S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 7 o f 1 2 3 0 Katheiine Nezezon. -TftWtfllfi L,:I!'^ .»!.*.* r- *'f^ * ^-" ^^^w:^%il "^i'i. i> ^ i ).*.-tt't-^s,».1^/^v ^;t-TI i+.1 ./^l f .t&f tv\tawvto.^. .*t.-. -,1 H,T?fl ^1» ^5v^.^1IT'^v^-^.:^^a jrf/ 5^s^ei »*^ a^'^..Mf.i-'/?-1+».4L^.1 '.Sff.tti f-'..t ?.>^t.*IP f,,'.h»^+V'1'i,f LegendIt"^<L ^^-"'^f,*'<-:*$»'w Local/-».T;' J Arterialt<tftlT:.v ?, ~"n"'SP^ ^'-//,s»B6W*'Highways..?,^1 f tl ,i '-a'-?,rt.^&r.\^I ^&i -^Civic Numbers.^.J E.1*KK^»!tur f~^4'j II../,^r v IR^l^_,";^.w m-'^fe'.*;jf^V T*-T--.rk \.<.f.v_k'l/i-:"? ~;<._- <h D Parcels>*'siIS ?W ^y .»;s.>.>"^JC".t-i +f '<. -^^Ft -^ ^w^^yffl Built Up Areas a^.1.St I r tf»s. ..!A?f-;jAgncukuraIUse^;^ u 2010 Aerial Photographs t .^J«'^A"^'i .A*..»-L'-'f^ i.f B'\.'^<£0 if-^fc ^'.K Red: Ban((Jl^yb^^s r 13 .Hr .*:"SL'^.^<u''<^^f! "'^<t 4-i(Grsan; BancL?^ ^y 75ni s tlfr <;^r' ^,'»*.' Agricultural Uses f 'I f ^3 .y /£~i .i .t '.T B[U . BancLS \\\f\T»^<f.75^.s^i.;_^* tfe Sfc--^<*\s '>^Severed Parcel<^.<--«5;; co tv^gsy-^^1 6 ^43 ~<^**ia.'.a *'*^'If £*'?m .*%'...^^.^'»'«<d Retained Parcel ^t^f ?1 .t !*ik.T \«*^l*4*..^ t,*J f t ty'.4 *--ein'^.s ^.^^- . '^.r *-,*.f,^-t;*':lk-^»pv ^/JC ^.K 3tS1-f^y .*r>6?y...1 t *^^*-\^*^tIf.V*.!Lt -><u .;. ^-^t ***rf* Q?-^;"*?1 f::M ^*^.,.»*t I?1^^^V-i'.*..r ',^X.'-y f ^..*".;t r V.^.I ^s H - Houserf.t-^,/, t »1'<E,>-4.,?'*r.h.L.,.<- -^ -/-t .t^'<1k fi t.S r as »Th^f ».tf <-,t-^^'fi iy S- Shoptf>r-Jt3-11 I- Jh^.v l'l"'»1 i s t f f~t \:^f-e '-?1.>-^'T W-Wellh.\<?.'-y^1IT T,^1 *<t A1;if "±^>^^'Ja F-'?\.^^i E»i^:^?"-«^M ,.y;?Sp - SepticHir.^^c.I tfrj« .t t-.^f.EUf-"^1'-T ;*'-'.'&3"1<;_^'r*.tf ^^^f.Jt 3tl»s f,t .^ Y "^^t^KS<7.' v 1.1 / IS-tb .i.;,<'<?J. jf..s Ti ^ki-,*^1.i ff^A f?'-pt.^s^^f,BBSv , .A > .» ^'-^a^^^oll;^"lt.ffT'Kc-i%^fc + ^T^a*r A *.*,' "-^^ll A d .J:^K» J* \I.11*'^r-s'1^i.E .^.*.^ t ^M ,'sS s*^it-fr *'^rL^-^9-t ^K:J :k-.V F « Jf ."^-i^^ .<J i/I^wsmt\7--.f 1 ?-.'1^+'^®/ ^-d. r J K-^'..* Ik^.i a!1-.^»\^*^^^A*'^>f p,*._^»~rr <,*u 4't <B 11^*fcf .<./£.+'I4>-y (J_s%»\^-f../»'.T /^1 ^h^.t <.^'k."^r 1:6,772A^*^-.'* t-'A ®®t 'T;.f <F A't>.\£_*.*L^I*;ffi*^£L ^. f.p r M f <<.{F.,-» /s J */f.'r.^r d d J»'!L:JSi *B ~&a1 ^'^^ Notes 0.3 0 0.17 0.3 Kilometers This map is a user generated statto outptrtfrom a^,IntemetmiaPP(n98ite?^ ws te for reference onty.'Data layers that appear on th;B mapmayor may_nrtt»Ejfa accurate, current, or otherwisa reliaUe. THIS MAP IS NOT TO BE USED FOR NAVIGATION© Latitude Geographies Group Lid. S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 8 o f 1 2 3 I B I G r o u p I B I 2 0 3 - 3 5 0 O x f o r d S t r e e t W e s t L o n d o n O N N 6 H 1 T 3 C a n a d a G R O U P t e l 5 1 9 4 7 2 7 3 2 8 f a x 5 1 9 4 7 2 9 3 5 4 M e m o r a n d u m T o / A t t e n t i o n M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D a t e F e b r u a r y 1 4 , 2 0 1 3 F r o m D e r e k D u d e k , M C I P R P P P r o j e c t N o 3 4 0 4 - 5 4 9 e c S t e n o w u S u b j e c t A p p l i c a t i o n s o f C o n s e n t ( E 1 1 / 1 3 ) L o t s 1 4 & 1 5 . C o n c e s s i o n s , R e g i s t e r e d P l a n 5 4 , L o t s D , E , & G ( N e z e z o n ) 1 . W e h a v e c o m p l e t e d o u r r e v i e w o f t h e A p p l i c a t i o n s f o r C o n s e n t ( E 1 1 / 1 3 ) s u b m i t t e d b y K a t h e r i n e N e z e z o n f o r a p a r c e l o f l a n d l o c a t e d o n P a r t L o t s 1 4 & 1 5 a n d C o n c e s s i o n 3 a n d P a r t L o t s D , E & G o n R e g i s t e r e d P l a n 5 4 w i t h p o r t i o n o f a l a n d s b e i n g w i t h i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a a n d f o r m a l l y k n o w n a s 4 6 C h a p e l S t r e e t o n t h e s o u t h s i d e o f C h a p e l S t r e e t e a s t o f N o r t h S t r e e t . T h e a p p l i c a n t i s r e q u e s t i n g t h e s e v e r a n c e a 2 . 1 h e c t a r e ( 5 . 2 a c r e ) p o r t i o n o f l a n d f r o m a 1 6 . 1 h e c t a r e ( 3 9 . 8 a c r e s ) a g r i c u l t u r a l p a r c e l . T h e l a n d s t o b e s e v e r e d a r e w i t h i n a n a r e a z o n e d V i l l a g e R e s i d e n t i a l w i t h a h o l d i n g p r o v i s i o n ( R 1 [ h ] ) i n Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 a n d d e s i g n a t e d ' R e s i d e n t i a l ' i n t h e O f f i c i a l P l a n . T h e l a n d s t o b e r e t a i n e d a r e d e s i g n a t e d ' A g r i c u l t u r e ' i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d z o n e d A g r i c u l t u r a l ( A 1 ) a n d a r e l o c a t e d o u t s i d e o f t h e s e t t l e m e n t b o u n d a r y o f t h e V i l l a g e o f V i e n n a . 2 . T h e l a n d s t o b e s e v e r e d a r e c h a r a c t e r i z e d a s a p p r o x i m a t e l y 5 0 % w o o d l o t , w i t h c u l t i v a t a b l e l a n d s b e i n g l o c a t e d i n t h e n o r t h e r n p o r t i o n o f t h e l a n d s . T h e l a n d s t o b e s e v e r e d a r e 2 . 1 h e c t a r e s i n a r e a , h a v e a f r o n t a g e o f 2 5 4 m e t r e s a l o n g N o r t h S t r e e t a n d a n a v e r a g e d e p t h o f 7 5 m e t r e s . U s e s s u r r o u n d i n g t h e s e v e r e d l a n d s a r e r e s i d e n t i a l i n n a t u r e t o t h e w e s t a n d n o r t h , w h i l e a g r i c u l t u r a l l a n d s a r e l o c a t e d s o u t h a n d e a s t o f t h e s u b j e c t l a n d s . T h e l a n d s t o b e r e t a i n e d a r e c h a r a c t e r i z e d a s a l m o s t e n t i r e l y c u l t i v a t a b l e f i e l d s w i t h w o o d l o t s b e i n g l o c a t e d a l o n g t h e w e s t e r n a n d s o u t h e r n b o u n d a r i e s , a n d m e a s u r i n g a p p r o x i m a t e l y 3 h e c t a r e s i n t o t a l a r e a . A n e x i s t i n g d w e l l i n g a n d s h o p a r e l o c a t e d i n t h e n o r t h e a s t c o m e r o f t h e p r o p o s e d r e t a i n e d t o t . S u r r o u n d i n g u s e s a r e c h a r a c t e r i z e d a s a g r i c u l t u r a l t o t h e n o r t h , e a s t a n d s o u t h , w h i l e r e s i d e n t i a l u s e s a s s o c i a t e d w i t h t h e V i l l a g e o f V i e n n a a r e l o c a t e d t o t h e e a s f c v - j c - s - f - . 3 . S e c t i o n 8 . 7 . 2 . 1 o f t h e O f f i c i a l P \ a n s t a t e s U n a t a c o n s e n t s h a l l o n l y b e g r a n t e d i f f o r t h e p u r p o s e f o r w h i c h t h e l a n d s s u b j e c t t o t h e c o n s e n t a r e t o b e u s e d i n c o n f o r m i t y w i t h t h i s P l a n a n d t h e p r o v i s i o n s o f t h e Z o n i n g B y - l a w , a n d , w h e n i t i s c l e a r t h a t a p l a n o f s u b d i v i s i o n n e e d n o t b e r e g i s t e r e d . T h e p r o p o s e d s e v e r a n c e f o l l o w s t h e b o u n d a r y o f t h e s e t t l e m e n t a r e a o f t h e V i l l a g e o f V i e n n a a s i d e n t i f i e d i n b o t h t h e O f f i c i a l P l a n a n d Z o n i n g B y - l a w . F u r t h e r d e v e l o p m e n t o f t h e p r o p o s e d s e v e r e d l a n d s w o u l d l i k e l y t a k e t h e f o r m o f i n d i v i d u a l r e s i d e n t i a l l o t s f r o n t i n g o n t o N o r t h S t r e e t , a n d a s s u c h i t i s u n l i k e l y t h a t a p l a n o f s u b d i v i s i o n w o u l d b e r e q u i r e d t o a c c o m m o d a t e f u r t h e r d e v e l o p m e n t . I B I G r o u p i s a g r o u p o f f i r m s p r o v i d i n g p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s a n d i s a f f i l i a t e d w i t h 1 8 1 G r o u p A r c h i t e c t s S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 4 9 o f 1 2 3 I B I G r o u p M e m o r a n d u m 2 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m - F e b r u a r y 1 4 , 2 0 1 3 4 . B a s e d o n o u r a n a l y s i s w e w o u l d h a v e n o o b j e c t i o n t o a p r o p o s e d c o n s e n t . C u r r e n t z o n i n g o f b o t h t h e r e t a i n e d a n d s e v e r e d p a r c e l s i s a p p r o p r i a t e a n d n o r e z o n i n g w o u l d b e r e q u i r e d . T h e r e t a i n e d l a n d s w o u l d b e u n d e r s i z e d f o r t h e A 1 Z o n e , b u t t h e c u r r e n t l o t a r e a o f t h e A 1 Z o n e i s e s t a b l i s h e d t h r o u g h t h e d e f i n e d a r e a o n S c h e d u l e A , M a p 6 7 o f t h e Z o n i n g B y - l a w a s a r e s u l t o f s e t t l e m e n t a r e a b o u n d a r y . 7 - ^ T ^ L / I B I G R O U P D e r e k D u d e k , M C I P , R P P A s s o c i a t e C o n s u l t i n g P l a n n e r t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 1 0 r e g a r d i n g N e z e z o n C o n s e n t P a g e 5 0 o f 1 2 3 S t a f f M e m o r a n d u m D 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g t h e C o u n t y O f f i c i a l P a g e 5 1 o f 1 2 3 S t a f f M e m o r a n d u m D 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g t h e C o u n t y O f f i c i a l P a g e 5 2 o f 1 2 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : M a r c h 2 1 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t & A d m i n i s t r a t o r F U e : E 0 9 S U B J E C T : D r a i n a g e a n d S t a f f I s s u e - 1 1 8 5 7 E l l i o t t R o a d R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 0 3 P u r p o s e : T h i s r e p o r t i s f u r t h e r t o a d e l e g a t i o n / s u b m i s s i o n t o C o u n c i l F e b r u a r y 2 1 s t , 2 0 1 3 f r o m R o s e l y n e C h u e s , w h o r e s i d e s a t 1 1 8 5 7 E l l i o t t R o a d w i t h h e r m o t h e r J u l i a C u s . C o u n c i l r e q u e s t e d a t t h a t m e e t i n g t h a t s t a f f p r o v i d e c o m m e n t s / b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o n t h e c o n c e r n s r a i s e d B a c k g r o u n d : O n F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 3 R o s e l y n e C h u e s p r e s e n t e d c o n c e r n s t o C o u n c i l r e g a r d i n g d r a i n a g e p r o b l e m s a t h e r m o t h e r ' s p r o p e r t y l o c a t e d a t 1 1 8 5 7 E l l i o t t R o a d , a l o n g w i t h c o n c e r n s r e g a r d i n g s t a f f r e s p o n s e t o h e r b u r n i n g p e r m i t c o m p l a i n t s i n A u g u s t 2 0 1 2 . C o u n c i l r e q u e s t e d f u r t h e r m f o r m a t i o n f r o m s t a f f . S t a f f C o m m e n t s : C o m m e n t s w i l l a d d r e s s R o s e l y n e C h u e s l e t t e r i n o r d e r a s p e r h e r l e t t e r : 1 " N o m u n i c i p a l r e s p o n s e t o a n y s u g g e s t i o n o f a r e s o l u t i o n u n d e r P a r a g o n R i g h t s . " S t a f f i s n o t a w a r e o f t h e t e r m " P a r a g o n R i g h t " a n d c o u l d n o t f i n d a m e a n i n g o f t h i s t e r m . H o w e v e r , t h e r e i s a c o m m o n l a w t e r m " R i p a r i a n R i g h t " , t h i s m a y b e w h a t M s . C h u e s i s r e f e r r i n g t o . A s s u m i n g t h i s i s c o r r e c t , R i p a r i a n R i g h t r e f e r s t o t h e r i g h t o f d r a i n a g e t h r o u g h a ' ' N a t u r a l W a t e r c o u r s e " . T h e d e f i n i t i o n o f a " N a t u r a l W a t e r c o u r s e " i s " a s t r e a m o f w a t e r w h i c h f l o w s a l o n g a d e f i n e d c h a n n e l , w i t h a b e d a n d b a n k s , f o r a s u f f i c i e n t t i m e t o g i v e i t s u b s t a n t i a l e x i s t e n c e " . S t a f f h a s b e e n t o t h e p r o p e r t i e s i n q u e s t i o n ( M s . C u s a n d h e r n e i g h b o r ' s p r o p e r t y t o t h e n o r t h ) a n d t h e r e i s n o i d e n t i f i e d < ( N a t u r a l W a t e r c o u r s e " o n e i t h e r o f t h e s e l a n d s . T h e r e f o r e i t a p p e a r s t h e r e a r e n o " R i p a r i a n R i g h t s " t h a t c o u l d b e e n f o r c e d . E v e n i f t h e r e w a s a " N a t u r a l W a t e r c o u r s e " w i t h " R i p a r i a n R i g h t s " t h a t i s a c o m m o n l a w i t e m , w h i c h i s a c i v i l i s s u e t h a t d o e s n o t i n v o l v e t h e M u n i c i p a l i t y . 2 . " T h e c o n c e r n o f a m u t u a l d r a i n a g e p o n d b e i n g f i l l e d i n w i t h o u t p r o p e r a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e t o w n s h i p " T h e a d j a c e n t p r o p e r t y o w n e r i n d i c a t e d t o s t a f f t h a t t h e r e w a s a p o n d o n h i s p r o p e r t y w h e n h e f i r s t p u r c h a s e d t h e p r o p e r t y o n S e p t e m b e r 1 7 , 2 0 0 4 . T h e p r o p e r t y o w n e r o b t a i n e d a B u i l d i n g P e r m i t i n 2 0 0 6 t o c o n s t r u c t a n a d d i t i o n t o t h e b a c k o f h i s h o u s e . S t a f f a t t e n d e d t h e p r o p e r t y o n n u m e r o u s o c c a s i o n s t o i n s p e c t t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e a d d i t i o n t o t h e r e a r o f t h e e x i s t i n g h o u s e a n d t h e c o n s t r u c t i o n d i d n o t i m p a c t o n a n y p o n d s . T h e p r o p e r t y o w n e r s t a t e d t o s t a f f h e f i l l e d S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 3 r e g a r d i n g D r a i n a g e a n d S t a f f P a g e 5 3 o f 1 2 3 2 i n t h e p o n d i n 2 0 0 7 a s h e w a s c o n c e r n e d f o r t h e s a f e t y o f h i s y o u n g c h i l d r e n . I t w a s n ' t u n t i l s e v e r a l y e a r s l a t e r w h e n t h i s p r o p e r t y o w n e r c a m e i n t o t h e M u n i c i p a l O f f i c e w i t h c o n c e r n s o v e r h i s n e x t d o o r n e i g h b o r t h a t t h e p o n d i s s u e c a m e u p . B a y h a m d o e s n o t h a v e a B y - L a w r e g a r d i n g t h e f i l l i n g i n o r t h e d i g g i n g o f p o n d s , t h e r e f o r e t h e r e i s n o B y - L a w c o n t r a v e n t i o n a n d t h e r e i s n o M u n i c i p a l i n v o l v e m e n t i n t h e f i l l i n g i n o f p o n d s o n p r i v a t e l a n d s . 3 . " T h e S u p e r i n t e n d e n t o k a y e d a F r e n c h d r a i n " M s . C h u e s t a l k e d t o s t a f f a t t h e m u n i c i p a l o f f i c e a f e w y e a r s a g o a b o u t h e r d r a i n a g e p r o b l e m . S h e i n d i c a t e d t h a t a t t h a t t i m e , t h e s u m p p u m p i n t h e b a s e m e n t o f h e r m o t h e r ' s h o u s e r a n c o n t i n u o u s l y . A f t e r s o m e q u e s t i o n i n g o n t h e s i t u a t i o n i t w a s i n d i c a t e d t h a t t h e s u m p o u t l e t d i s c h a r g e d t o g r o u n d n o t t o o f a r f r o m t h e b a s e m e n t w a l l o f t h e h o u s e . S t a f f d i d r e c a l l g o i n g t o J u l i a C u s ' s h o u s e a t h e r r e q u e s t m o r e t h a n a y e a r p r i o r t o t h i s d i s c u s s i o n w i t h M s . C h u e s . S t a f f r e c a l l s t h a t t h e e x i s t i n g s u m p p u m p d i d r u n f r e q u e n t l y . I t w a s n o t e d t h a t t h e s u m p p u m p h a d a f l e x i b l e h o s e w i t h h o l e s i n i t , w h i c h s p r a y e d w a t e r i n t o t h e b a s e m e n t , a l s o t h e p i p e d i s c h a r g e d o n l y a f e w f e e t f r o m t h e o u t s i d e w a l l o f t h e f o u n d a t i o n . S t a f f s u g g e s t e d t o J u l i a C u s t o g e t s o m e o n e t o p u t a s o l i d p i p e w i t h o u t a n y s l i c e s i n i t f r o m t h e p u m p a n d t o e x t e n d i t f u r t h e r a w a y f r o m t h e f o u n d a t i o n w a l l s o t h a t t h e d i s c h a r g e w a t e r w o u l d n ' t c i r c u l a t e b a c k d o w n t h e f o u n d a t i o n w a l l i n t o t h e s u m p p i t . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h i s h o m e w a s b u i l t m a n y y e a r s p r i o r t o t h i s v i s i t a n d t h i s w a s a c o u r t e s y c a l l - t h e r e w a s n o B u i l d i n g P e r m i t i n s p e c t i o n i n v o l v e d . S t a f f n e v e r w e n t b a c k t o t h e h o u s e t o s e e i f t h e s u g g e s t i o n s w e r e c a r r i e d o u t a s t h e r e w a s n o r e q u i r e m e n t f o r M r s . C u s t o m a k e a n y c h a n g e s t o h e r s u m p p u m p o r o u t l e t . T h e r e s u l t o f t h e s t a f f d i s c u s s i o n w i t h M s . C h u e s a b o u t h e r m o t h e r ' s h o u s e w a s t o p r o v i d e a f e w s u g g e s t i o n s f o r h e r c o n s i d e r a t i o n ( s t a f f a s s u m e d M s . C h u e s w o u l d b e c o n t r a c t i n g a n y w o r k o u t t o q u a l i f i e d p e r s o n s ) . T h e y w e r e a ) t o e x t e n d t h e s u m p o u t l e t 2 0 t o 3 0 f t a w a y f r o m t h e f o u n d a t i o n w a l l s o t h e o u t l e t w a t e r w o u l d n ' t d r a i n b a c k i n t o t h e f o u n d a t i o n ; b ) e x t e n d a t i l e a n d t i e i n t o t h e e x i s t i n g S m i t h M u n i c i p a l D r a i n t h a t r u n s t h r o u g h t h e w e s t e n d o f t h e p r o p e r t y ( i t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h e C u s ' s p r o p e r t y i s a p p r o x i m a t e l y f i f t e e n a c r e s a n d t h e r e i s l o t s o f r o o m t o t h e b a c k o f t h e h o u s e ) ; c ) t o p o s s i b l y c o n s t r u c t a d r y w e l l b y d i g g i n g a l a r g e h o l e l o c a t e d a t l e a s t 2 0 f e e t f r o m t h e b a c k o f t h e h o u s e , f i l l i n g i t w i l l g r a v e l , t h e n m i m i n g t h e t i l e f r o m t h e s u m p i n t o t h e d r y w e l l . S t a f f d i d n o t a t t e n d t h e p r o p e r t y a t a n y t i m e t h e r e a f t e r t o i n s p e c t a n y d r a i n i m p r o v e m e n t s , a s t h e r e w a s n o r e q u e s t t o d o s o , n o r w a s a n y p e r m i t r e q u i r e d t o c a r r y o u t a n y o f t h e s e s u g g e s t i o n s . T h e r e f o r e , t h e S u p e r i n t e n d e n t d i d n o t o k a F r e n c h D r a i n ; t h i s i s n o t a t r u e s t a t e m e n t . W h e r e n o p e r m i t i s r e q u i r e d , n o i n s p e c t i o n i s c a r r i e d o u t . 4 . " T h e n e i g h b o r s ' c r u s h e d t h e r e m a i n i n g d r a i n t i l e s i n t h e i r f r o n t l a w n " . S t a f f h a s n o k n o w l e d g e o f a n y e x c a v a t i o n w o r k b e i n g d o n e b y f h e a d j a c e n t p r o p e r t y o w n e r s i n t h e i r f r o n t y a r d , a n d t h e r e i s n o e v i d e n c e o f a n y e x c a v a t i o n w o r k b e i n g d o n e . N o p e r m i t s a r e r e q u i r e d t o c a r r y o u t p r i v a t e d r a i n a g e w o r k . T h e r o o f w a t e r f r o m t h e a d j a c e n t h o u s e d i s c h a r g e s t o t h e f r o n t y a r d o n t h e i r p r o p e r t y a n d t h e r e a r a d d i t i o n r o o f w a t e r d i s c h a r g e s t o t h e r e a r y a r d o f t h e i r p r o p e r t y . I n a r e c e n t c o n v e r s a t i o n s t a f f h a d w i t h t h e a d j a c e n t p r o p e r t y o w n e r , h e i n d i c a t e d t h a t t h e p o n d w a s i n t h e r e a r y a r d i n t h e l o c a t i o n w h e r e h i s s h o p i s n o w . T h e a d j a c e n t p r o p e r t y o w n e r a l s o S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 3 r e g a r d i n g D r a i n a g e a n d S t a f f P a g e 5 4 o f 1 2 3 3 a d v i s e d t h a t t h e e a v e s t r o u g h o n t h e e x i s t i n g h o u s e d i s c h a r g e d t o t h e f r o n t y a r d a n d w e r e t h a t w a y w h e n h e p u r c h a s e d t h e h o u s e a n d h a s n o t c h a n g e d t h e m . I n r e g a r d t o t h i s d r a i n a g e c o n c e r n o v e r a l l , s t a f f a l s o n o t e t h a t t h e M u n i c i p a l i t y d i d r e c e i v e a l e t t e r t h J a n u a r y 1 5 , 2 0 1 3 f r o m M s . C u s ( a d d r e s s e d t o t h e M a y o r ) , r e g a r d i n g h e r c o n c e r n s w i t h h e r n e i g h b o u r f i l l i n g a p o n d , a n d c i t i n g t h a t h e r l a w y e r a d v i s e d t h a t p e r m i t s w o u l d b e r e q u i r e d . W i t h s o m e a s s i s t a n c e f r o m t h e m u n i c i p a l s o l i c i t o r , a r e s p o n s e l e t t e r w a s p r o v i d e d F e b r u a r y 1 s t , 2 0 1 3 a d v i s i n g t h a t f i l l i n g o f a p o n d o n p r i v a t e l a n d i s n o t c o n t r a r y t o a n y m u n i c i p a l b y - l a w , b u t a l s o i n v i t i n g f u r t h e r i n f o r m a t i o n f r o m h e r s o l i c i t o r . 5 . " 7 m o n t h s a n d s t i l l n o r e s p o n s e " r e g a r d i n g i s s u e w i t h F i r e S e r v i c e s s t a f f M s . C h u e s f i l e d a c o m p l a i n t t o s t a f f a n d C o u n c i l A u g u s t 1 6 t h , 2 0 1 2 , r e g a r d i n g t h e r e s p o n s e t h a n d a c t i o n s o f f i r e s e r v i c e s s t a f f o n A u g u s t 1 5 , 2 0 1 2 . T h e i s s u e o r i g i n a t e d w i t h c o m p l a i n t s o f b u r n i n g a t t h e a d j a c e n t p r o p e r t y a n d c o m p l i a n c e w i t h t h e b u r n i n g p e r m i t i s s u e d . S t a f f c a r r i e d o u t a n i n v e s t i g a t i o n o f t h e e v e n t s , w h i c h i n c l u d e d r e v i e w o f t h e c o m p l a i n t f i l e d , t e l e p h o n e d i s c u s s i o n w i t h M s . C h u e s , r e p o r t s f r o m i n v o l v e d o f f i c e s t a f f , r e v i e w o f F i r e C o m m u n i c a t i o n s I n c i d e n t r e p o r t s ( w r i t t e n a n d a u d i o r e c o r d i n g s ) , r e p o r t f r o m t h e s t a f f m e m b e r a n d v o l u n t e e r f i r e f i g h t e r i n a t t e n d a n c e a t t h e i n c i d e n t , a n d c o n t a c t w i t h a w i t n e s s a t t h e s i t e . A n a d d i t i o n a l r e p o r t f r o m o t h e r s t a f f w h o a t t e n d e d i n r e s p o n s e a s u b s e q u e n t c o m p l a i n t o f b u r n i n g o n A u g u s t 1 7 t h , 2 0 1 2 f r o m M s . C h u e s w a s a l s o c o n s i d e r e d . S t a f f i s s u e d a f i n a l r e p o r t t o M s . C h u e s v i a e m a i l ( a n d c o p i e d t o C o u n c i l ) S e p t e m b e r 6 t h , 2 0 1 2 , a d v i s i n g o f t h e c o m p l e t i o n o f t h e i n v e s t i g a t i o n , o u t l i n i n g t h e i t e m s / i n f o r m a t i o n c o n s i d e r e d , a n d a d v i s i n g t h a t t h e m a t t e r h a d b e e n d i s c u s s e d a n d a n y a p p r o p r i a t e a c t i o n s w i t h i n v o l v e d s t a f f d i r e c t e d . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 3 b e r e c e i v e d . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d c . ? ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ 1 < . ^ ' ^ ^ / ^ ^ - > \ D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t K y l e u g e r B i l l K n i f t o n A d m i n i s t r a t S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 3 r e g a r d i n g D r a i n a g e a n d S t a f f P a g e 5 5 o f 1 2 3 i R o s e l y n e C h u e s a n d J u l i a C u s U 8 5 7 E l U o t t R o a d , T m s o n b u r g O N , N 4 G 4 G 8 A t t e n t i o n : C l e r k L y n d a M i l l a i d F e b 1 3 , 2 0 1 3 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m - / i P . O , B o x I G O , ^ \ ' 9 3 4 4 P l a n k R o a d V . V ? / I ^ S t r a f f o r d v i U e , O N N O J 1 Y O ^ 5 \ i i h ^ . - . - ' \ . : . ^ . " ' R e q u e s t t o b e a d e l e g a t i o n b e f o r e C o u n c i l o n F e b 2 1 , 2 0 1 3 ; r * * . ^ D e a r P a u l E n s a n d C o u n c i l , S u b j e c t : R e : D r a i n a g e o f w a t e r a t 1 1 8 5 7 E f f i o t t R o a d T h e p r o b l e m i s t h e T o w n s h i p h a s n o t r e s p o n d e d w i t f a a n y s u g g e s t i o n o f a r e s o l u t i o n f o r t f a e D r a i n a g e P r o b l e m u n d e r t h e P a r a g o n R i g h t . T h i s p r o b l e m s t a r t e d b e c a u s e o f a m u t u a l d r a i n a g e p o n d t h a t w a s f i l l e d i n w i t h o u t p r o p e r a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e t o w n s h i p f r o m 2 0 0 7 . T h e s u p e m a t a n t o k a y e d a F t e n c h d r a i n a y e a r l a t e r , t h e F r e n c h d r a i n c o n t i n u e d f h e f l o o d s i t u a t i o n , I w e n t t o S u p e r i n t e n d e n t t o b e a c c o u n t a b l e a n d r e q u e s t e d h e l p a n d m o n e y b a c k $ 1 1 0 0 a n d n o s o l u t i o n o r h e l p w a s g i v e n i n 2 0 1 1 . T h e n e i g h b o u r s c r u s h e d t h e r e m a i n i n g d r a i n t i l e s i n t h e i r i r o n t l a w n a n d n o w t h e i r w a t e r i s c r e a t i n g a h i g h w a t e r t a b l e i n m y s e w a g e w e e p i n g t i l e s . I s p e n t $ 7 0 0 0 o n m y p r o p e r t y t o g e t e x c a v a t i o n f o r n e w d r a i n a g e w h i c h s t i l l h a s n o t r e s o l v e d t h e w a t e r p r o b l e m s t h a t w e a r e h a v i n g b e c a u s e t h e n e i g h b o u r a r e n o t d r a i n i n g t h e i r f t o n t y a r d t h a t p r e v i o u s l y w a s d r a i n i n g t o t h e p o n d t h a t w a s f i l l e d i n . I s e n t a l e t t e r t o t h e t o w n s h i p a n d n e i g h b o u r s i n a d v i c e f r o m m y L a w y e r s a d v i s m g t h a t m y n e x t s t e p i s t o s u e . T o w n s h i p r e s p o n s e w a s s t i l l n o h e l p . R e : F i r e C h i e f m i s s u s e o f S e r v i c e s - V i c t i z i n g t h e V i c t i m I n A u g 2 0 1 2 , t h e f i r e C h i e f w a s c o n t a c t e d f o r s m o k e i n t h e h o u s e a t # 1 1 8 5 7 i n A e m o r n i n g , f o r f h e d u r a t i o n o f t h e d a y n o r e s p o n s e f i - o m f h e f i r e d u e f w a s g i v e n s o I k e p t f o l l o w i n g u p w i t h c a l l s t o g e t a r e s o l u t i o n . B y a p p r o x i m a t e l y 9 p m a g a i n I c a l l e d b e c a u s e t h e s m o k e w a s s t i l l c o m i n g i n t o o u r h o u s e . T h e B u m P e f m i t c l e a r l y h a s 1 0 r e q u i r e m e n t s , a n d o b s e r v e d r e q u i r e m e n t n u m b e r s 2 , 4 , 6 , a n d 9 n o t c o m p l i a n c e . T h e c h i e f f i n a l l y a t 9 : O Q p m a r r i v e d a t m y d r i v e w a y a n d y e l l i n g t h a t I a b u s e d h i s s e r v i c e s a n d h e h a d n o t i m e f o r ( M s b e c a u s e h e i s g o i n g o n h o U d a y s t h e n e x t d a y . H e s a i d h e c a m e o u t a m u l t i p l e t i m e s a n d f h e n e i g h b o r s w e r e i n c o m p l i a n c e . I w a s n o t a w a r e o f t h i s a n d f o l l o w e d u p b e c a u s e o u r p r o b l e m w i t h s m o k e i n O U T h o u s e w a s s d l l h a p p e n i n g . A t 9 p m I h e f i r e w a s s t i l l s m o k i n g i n t o o u r h o m e . W e c a l l e d f i n - h e l p f i - o m o u r s e r v i c e s a n d a l l w e g o t w a s y e l l i n g t h a t f h e f i r e i s j u s t s m o l d e r m g . I t o l d h i m t h i s w a s n o t m c o m p l i a n c e w i t h r e q u i r e m e n t # 9 . ^ T . ^ ^ ^ ^ ^ £ ^ ^ ? ^ ^ ^ : ? ^ S ^ ^ ? ^ ^ S ^ ^ ? - ? e - ^ ^ ? ? r ? ? ? ? ? ] ? . ? t m e a n < ^ i c e ^ c w 0 ^ n o t s ° s h e p u s h e d h i m a n d h e c a l l e d t h e P o l i c e . T h e p o l i c e d i d n o t l a y c h a r g e s a g a i n s t m y m o m w h o i s a s e n i o r . I s e a t a l e t t e r t o M a y o r E n s a b o u t d u s i s s u e a n d 7 m o n t h s s t i l l n o r e s p o n s e a f t e r K y l e K r u g e r s a i d h e w o u l d i n v e s t i g a t e . I a m l o o k i n g f o ^ f f f e s o l u f i 5 t ^ f o r b e t t e r s e r v i c e s . S i n c e r e l y , R o s e l y n e C h u e s S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 3 r e g a r d i n g D r a i n a g e a n d S t a f f P a g e 5 6 o f 1 2 3 sI" »^ f-^J0 ^ .^\'ft»p ^\~-fr OCj.4-<J.1 'r p'iL*. s-> r> ^ y \ p^- >J LJ D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 5 7 o f 1 2 3 ^ 0 c ^» t*^._^(p c1 f" ^ D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 5 8 o f 1 2 3 ^^ 0 < ^ ^ v rj D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 5 9 o f 1 2 3 frl ^^K (^ ^OL^ v »,^Y »..\*\^'a\^1 .<>^./fi .^1./>.t T /* h*1 ^^- '1. .^ -7S n < .'.'-t-l.^ti D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 6 0 o f 1 2 3 (V\^.^kl^t3.oi'3 ..'(;v f--'*\\-,c /,'T.f^ ;At^/ .i;^'/.^/^^ .-^ D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 6 1 o f 1 2 3 (Y^d^l^, c^t3 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 6 2 o f 1 2 3 tA^)^L^[^^L£>c3 -*" D i s c u s s i o n r e g a r d i n g 2 0 1 3 E a s t B e a c h c l e a n - u p / r e s t o r a t i o n P a g e 6 3 o f 1 2 3 Page 64 of 123 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 9 : 2 8 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 0 8 4 0 7 E T R 8 2 6 6 5 4 4 4 5 T O L L C H A R G E S 0 2 / 1 2 / 2 0 1 3 1 4 . 5 7 0 1 4 0 8 6 C h e q u e A m o u n t - 1 4 . 5 7 0 0 2 0 8 4 A & B D O B S O N S A L E S L T D . v e h i c l e b i l l o f s a l e 2 0 0 4 S T E R L I N G 0 2 / 1 3 / 2 0 1 3 4 5 . 2 5 8 . 0 0 0 1 4 0 8 7 C h e q u e A m o u n t - 4 5 , 2 5 8 . 0 0 0 0 1 9 0 8 A L L A N C L E A N A I R S Y S T E M S L T D 2 0 7 3 8 2 W A T E R F I L T E R S 0 2 / 0 1 / 2 0 1 3 8 5 8 . 8 0 0 1 4 0 8 8 2 0 7 4 2 7 W A T E R F I L T E R S 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 4 0 8 8 C h e q u e A m o u n t - 1 . 3 1 0 . 8 0 0 0 0 0 7 5 A Y L M E R E X P R E S S 0 0 0 0 1 7 4 8 8 1 E L E C T I O N , B R I D A L , Z O N I N G 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 6 2 4 . 1 0 0 1 4 0 8 9 C h e q u e A m o u n t - 6 2 4 . 1 0 0 0 0 0 9 1 B A R R Y R . C A R D 2 1 2 0 1 5 - 6 7 L E G A L S E R V I C E S 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 6 6 9 . 5 3 0 1 4 0 9 0 C h e q u e A m o u n t - 6 6 9 . 5 3 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 8 1 7 3 W A T E R B O T T L E S 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 5 6 . 0 0 0 1 4 0 9 1 C h e q u e A m o u n t - 5 6 . 0 0 0 0 0 1 5 7 C A N A D I A N S A L T C O M P A N Y L T D 5 3 0 0 0 4 2 5 0 2 S A F E - T - S A L T 0 2 / 2 2 / 2 0 1 3 2 , 9 8 8 . 7 8 0 1 4 0 9 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 8 8 . 7 8 0 0 0 2 4 5 D A Y T R I P P I N G 7 7 1 2 M A P L I S T I N G D I S P L A Y 0 3 / 0 4 / 2 0 1 3 2 5 8 . 7 7 0 1 4 0 9 3 C h e q u e A m o u n t - 2 5 8 . 7 7 0 0 0 2 6 3 D I N G L E L I N E E Q U I P M E N T S U P P L Y 1 4 4 3 A C C O U N T A B I L I T Y T A G S 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 1 4 6 . 9 6 0 1 4 0 9 4 C h e q u e A m o u n t - 1 4 6 . 9 6 0 0 1 8 7 4 D O U G P A R K f i r e f i g h t e r c e r t i f i c C E R T I F I C A T I O N 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 5 4 . 2 1 0 1 4 0 9 5 C h e q u e A m o u n t - 5 4 . 2 1 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 6 3 8 5 9 P A R T S 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 7 2 . 5 1 0 1 4 0 9 6 O N T I S 6 3 9 4 4 S A F E T Y P I N S , S L E E V E S , P A R T S 0 2 / 2 2 / 2 0 1 3 1 5 1 . 3 7 0 1 4 0 9 6 O N T I S 6 3 9 5 4 T O P L K G R 0 2 / 2 2 / 2 0 1 3 1 4 . 7 1 0 1 4 0 9 6 C h e q u e A m o u n t - 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C . 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 4 3 . 9 3 0 1 4 1 0 2 F e b r i = 2 6 8 6 4 - 0 1 U T I L T I I E S - P U M P # 6 0 2 / 1 2 / 2 0 1 3 1 7 . 7 3 0 1 4 1 0 2 F e b r G 0 6 2 1 0 - 0 1 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 1 7 7 . 4 0 0 1 4 1 0 2 F e b r G 0 6 3 0 5 - 0 1 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 3 5 8 . 2 8 0 1 4 1 0 2 F e b r G 0 6 3 0 7 - 0 1 U T I L T I I E S - P B F I R E H A L L 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 2 7 9 . 9 7 0 1 4 1 0 2 F e b r G I 5 7 0 0 - 0 1 U T I L I T I E S - O P P B L D G 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 1 5 . 2 6 0 1 4 1 0 2 F e b r G 4 0 4 0 7 - 0 1 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 4 3 9 . 2 5 0 1 4 1 0 2 F e b r G 7 9 2 0 5 - 0 2 U T I L I T I E S - F I R E H A L L ( N E W ) 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 6 9 7 . 2 6 0 1 4 1 0 2 C h e q u e A m o u n t - 6 , 7 9 5 . 0 7 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 1 4 3 3 R E P A I R K I T , R I N G S , S E A L S 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 6 , 2 7 7 . 7 0 0 1 4 1 0 3 C h e q u e A m o u n t - 6 , 2 7 7 . 7 0 0 0 0 6 4 7 N O R F O L K D I S P O S A L S E R V I C E S 0 0 0 0 2 2 2 3 5 0 G A R B A G E D I S P O S A L 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 3 7 , 1 3 4 . 7 9 0 1 4 1 0 4 C h e q u e A m o u n t - 3 7 , 1 3 4 . 7 9 0 0 1 9 0 7 P R O T E K I N V 0 8 8 3 2 6 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 1 5 7 . 6 7 0 1 4 1 0 5 I N V 0 8 8 3 2 7 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 1 0 9 . 7 1 0 1 4 1 0 5 C h e q u e A m o u n t - 2 6 7 . 3 8 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K F e b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 2 0 1 3 R O M A C O N F E R E N C E 0 2 / 0 6 / 2 0 1 3 7 1 1 . 9 0 0 1 4 1 0 6 F e b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 5 7 R E G I O N A L M E E T I N G 0 2 / 1 4 / 2 0 1 3 8 4 . 7 5 0 1 4 1 0 6 F e b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 C V O R L I C E N C E R E N E W 0 2 / 1 4 / 2 0 1 3 5 0 . 0 0 0 1 4 1 0 6 F e b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 2 0 1 3 M E M B E R D U E S - C S S E 0 2 / 1 9 / 2 0 1 3 2 2 0 . 3 5 0 1 4 1 0 6 F e b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 C L I P B O A R D S , P E N S 0 2 / 0 4 / 2 0 1 3 8 2 . 7 7 0 1 4 1 0 6 F e b r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 C A N A D I A N T I R E P U R C H A S E 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 4 9 . 7 0 0 1 4 1 0 6 F e b r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 C S S E R E G I S T R A T I O N 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 8 4 6 . 3 7 0 1 4 1 0 6 F e b r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 1 6 C R E D I T 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 c - 7 3 . 9 4 0 1 4 1 0 6 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 6 7 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 9 : 2 8 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r F e b r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 2 7 9 1 2 4 R O G E R S 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 5 6 . 4 9 0 1 4 1 0 6 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 2 8 . 3 9 0 0 0 7 7 0 R O D G E R M A R T I N # 1 2 0 1 3 K - 9 C O N T R O L S E R V I C E S 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 1 , 4 6 9 . 0 0 0 1 4 1 0 7 # 2 2 0 1 3 F E B R U A R Y K - 9 C O N T R O L 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 1 , 1 8 6 . 5 0 0 1 4 1 0 7 C h e q u e A m o u n t - 2 , 6 5 5 . 5 0 0 0 0 7 8 4 R O Y A L G L A S S & M I R R O R 8 2 8 4 6 T H E R M O P A N E W I N D O W 0 2 / 2 2 / 2 0 1 3 3 0 9 . 3 4 0 1 4 1 0 8 C h e q u e A m o u n t - 3 0 9 . 3 4 0 0 1 1 0 6 S I E M E N S W A T E R T E C H N O L O G I E S 9 0 1 1 2 7 7 0 9 F R E I G H T B I O X I D E 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 4 , 6 4 9 . 6 4 0 1 4 1 0 9 C h e q u e A m o u n t - 4 , 6 4 9 . 6 4 0 0 0 8 2 6 S O U T H W E S T C H A P T E R O F T H E O B O A 2 0 1 3 m e m b e r s h i p 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 3 0 . 0 0 0 1 4 1 1 0 C h e q u e A m o u n t - 3 0 . 0 0 0 0 1 4 3 4 S T A N T E C C O N S U L T I N G L T D . 7 4 0 7 0 5 S A N I T A R Y S E W E R R E P L A C E M E N " 0 2 / 2 1 / 2 0 1 3 2 , 3 7 6 . 1 2 0 1 4 1 1 1 C h e q u e A m o u n t - 2 , 3 7 6 . 1 2 0 0 1 0 5 4 S T R A F F O R D V I L L E F I R E M A N ' S A S S O C I A T I O N c l a s s 1 , 2 . 3 l u n c h e s L U N C H E S F O R S T U D E N T S / 1 N S T R I 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 8 1 0 . 0 0 0 1 4 1 1 2 C h e q u e A m o u n t - 8 1 0 . 0 0 0 0 0 9 1 0 T O W N O F A Y L M E R c h i e f m e e t i n g C H I E F M E E T I N G 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 3 0 . 0 0 0 1 4 1 1 3 C h e q u e A m o u n t - 3 0 . 0 0 0 0 0 9 2 5 T R I L L I U M R A I L W A Y C O M P A N Y P C K 2 6 7 0 S I G N A L S 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 6 3 8 . 9 2 0 1 4 1 1 4 C h e q u e A m o u n t - 6 3 8 . 9 2 0 0 0 9 4 2 V A L L E Y B L A D E S L I M I T E D 1 5 6 9 6 6 S N O W B L A D E , A D J U S T E R 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 1 , 6 5 6 . 0 2 0 1 4 1 1 5 1 5 6 9 6 7 P L O W B O L T S , N U T S , R U N N E R S 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 9 5 1 . 6 5 0 1 4 1 1 5 C h e q u e A m o u n t - 2 , 6 0 7 . 6 7 0 0 1 0 1 5 W E A O 2 0 1 3 m e m b e r s h i p M E M B E R S H I P R E N E W A L 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 8 7 . 0 1 0 1 4 1 1 6 C h e q u e A m o u n t - 8 7 . 0 1 C h e q u e R u n T o t a l - 1 3 5 , 5 4 8 . 1 1 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 6 8 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 1 : 2 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r J 0 0 0 0 3 4 A G O I N D U S T R I E S I N C 5 3 1 3 4 1 T R A F F I C S A F E T Y J A C K E T 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 6 7 . 8 0 0 1 4 1 1 7 C h e q u e A m o u n t - 6 7 . 8 0 0 0 0 0 3 6 A G R O S P R A Y L I M I T E D 0 0 1 2 0 4 6 - I N S T R A I N E R , E L B O W S , S E A L A N T 0 2 / 0 4 / 2 0 1 3 5 2 . 3 8 0 1 4 1 1 8 C h e q u e A m o u n t - 5 2 . 3 8 0 0 0 0 3 8 A I R L I Q U I D E C A N A D A I N C . 4 9 8 5 6 5 2 3 C Y L I N D E R G A S 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 7 1 . 1 9 0 1 4 1 1 9 C h e q u e A m o u n t - 7 1 . 1 9 0 0 0 0 7 8 A Y L M E R G A R D E N C E N T R E 1 4 8 6 S N O W P L O W I N G 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 4 , 1 1 3 . 2 0 0 1 4 1 2 0 C h e q u e A m o u n t - 4 , 1 1 3 . 2 0 0 0 0 1 5 7 C A N A D I A N S A L T C O M P A N Y L T D 5 3 0 0 0 4 3 5 6 8 S A F E - T - S A L T 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 5 , 9 5 9 . 8 0 0 1 4 1 2 1 C h e q u e A m o u n t - 5 , 9 5 9 . 8 0 0 0 2 0 4 2 C A R L E T O N U N I F O R M S I N C 4 6 7 0 9 S H I R T S & P A T C H E S 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 9 4 2 . 8 7 0 1 4 1 2 2 C h e q u e A m o u n t - 9 4 2 . 8 7 0 0 1 5 8 4 C O C O P A V I N G I N C . 1 3 5 5 8 8 2 3 Q P R 0 2 / 2 7 / 2 0 1 3 7 4 0 . 1 5 0 1 4 1 2 3 C h e q u e A m o u n t - 7 4 0 . 1 5 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 9 7 8 0 7 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 2 / 1 6 / 2 0 1 3 3 4 0 . 1 7 0 1 4 1 2 4 C h e q u e A m o u n t - 3 4 0 . 1 7 0 0 0 2 1 2 C O U N T Y O F E L G I N I N 0 0 0 0 4 4 0 1 6 9 1 1 C O V E R A G E F O R 2 0 1 3 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 3 , 1 2 3 . 4 5 0 1 4 1 2 5 I N 0 0 0 0 4 4 0 5 7 P O L I C E S E R V I C E S 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 2 , 7 8 4 . 7 6 0 1 4 1 2 5 C h e q u e A m o u n t - 5 , 9 0 8 . 2 1 0 0 1 4 3 2 C U L L I G A N W A T E R 2 4 5 2 1 7 1 U N I T R E N T A L - S . C . C . 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 2 9 . 3 2 0 1 4 1 2 6 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 3 2 0 0 1 6 9 0 D O W L E R - K A R N 1 2 9 5 6 R D D I E S E L 0 2 / 0 4 / 2 0 1 3 2 . 2 5 4 . 4 7 0 1 4 1 2 7 1 2 9 5 7 D Y E D I E S E L 0 2 / 0 4 / 2 0 1 3 7 4 5 . 7 1 0 1 4 1 2 7 1 2 9 5 8 R E G G A S 0 2 / 0 4 / 2 0 1 3 8 6 4 . 0 4 0 1 4 1 2 7 1 3 0 1 5 R D D I E S E L 0 2 / 0 7 / 2 0 1 3 2 , 7 8 1 . 3 6 0 1 4 1 2 7 1 3 0 4 7 R D D I E S E L 0 2 / 1 1 / 2 0 1 3 2 , 6 4 2 , 7 0 0 1 4 1 2 7 1 3 0 4 8 R E G G A S 0 2 / 1 1 / 2 0 1 3 2 1 4 . 8 4 0 1 4 1 2 7 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 6 9 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 1 : 2 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e { P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 3 1 2 0 D Y E D I E S E L 0 2 / 1 5 / 2 0 1 3 1 , 1 9 5 . 8 9 0 1 4 1 2 7 1 3 1 2 1 R D D I E S E L 0 2 / 1 5 / 2 0 1 3 1 , 6 7 8 . 8 1 0 1 4 1 2 7 1 4 9 3 7 8 R E G G A S 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 1 , 9 3 0 . 8 6 0 1 4 1 2 7 1 4 9 3 8 0 D Y E D I E S E L 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 1 , 1 0 8 . 5 0 0 1 4 1 2 7 1 4 9 3 8 1 R D D I E S E L 0 2 / 2 0 / 2 0 1 3 1 , 7 7 0 . 3 4 0 1 4 1 2 7 1 4 9 4 0 8 R E G G A S 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 6 9 0 . 9 4 0 1 4 1 2 7 1 4 9 4 0 9 R D D I E S E L 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 2 , 4 6 2 . 4 5 0 1 4 1 2 7 C h e q u e A m o u n t - 2 0 , 3 4 0 . 9 1 0 0 1 7 0 8 E A S T U N K M a r c h 8 6 6 5 5 2 1 M O N T H L Y T E L E P H O N E 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 1 , 3 9 7 . 4 2 0 1 4 1 2 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 9 7 . 4 2 0 0 1 1 6 2 E D K E T C H A B A W O G R A / R O M A C O N F E R E N C E E X P E N S E S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 9 2 0 . 5 5 0 1 4 1 2 9 C h e q u e A m o u n t - 9 2 0 . 5 5 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 6 4 0 3 9 P A R T S 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 9 . 4 3 0 1 4 1 3 0 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 4 3 0 0 1 7 8 2 G I F F E N L L P F i l e # 5 3 6 4 0 - 1 1 6 4 8 C L A I M - S H E A 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 2 , 8 4 3 . 8 2 0 1 4 1 3 1 C h e q u e A m o u n t - 2 , 8 4 3 . 8 2 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C M a r 0 1 1 8 1 - 2 3 0 0 5 U T I L I T I E S - I N T E R P C E N T R E 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 5 3 . 1 9 0 1 4 1 3 2 M a r 1 8 8 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 5 3 . 6 3 0 1 4 1 3 2 M a r 1 8 9 7 1 - 4 4 0 2 7 U T I L I T I E S - M E T E R C H A M B E R 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 4 7 . 0 4 0 1 4 1 3 2 M a r 1 8 9 7 1 - 5 2 0 0 1 U T I L I T I E S - B O O S T E R P U M P 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 0 8 . 0 4 0 1 4 1 3 2 M a r 2 2 2 2 7 - 3 8 0 0 9 U T I L I T I E S - F f R E H A L L ( N E W ) 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 6 2 6 . 4 4 0 1 4 1 3 2 M a r 2 5 2 4 0 - 9 5 0 2 1 U T I L I T I E S - R I C H M O N D R D P U M P 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 4 5 3 . 0 4 0 1 4 1 3 2 M a r 2 5 2 5 0 - 1 2 3 0 2 U T I L I T I E S - P B O P P B L D G 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 4 1 . 4 8 0 1 4 1 3 2 M a r 2 8 7 9 9 - 4 0 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 9 1 . 8 6 0 1 4 1 3 2 M a r 3 4 8 5 3 - 0 1 0 0 7 U T I L I T I E S - B E A C H W A S H R O O M S 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 4 0 . 7 6 0 1 4 1 3 2 M a r 4 3 8 5 0 - 1 2 4 5 1 U T I L I T I E S - P B C E N T E N N I A L P A R K 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 7 4 . 8 7 0 1 4 1 3 2 M a r 5 0 2 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 0 0 . 2 5 0 1 4 1 3 2 M a r 5 6 4 5 0 - 1 2 3 3 0 U T I L I T I E S - B O A T L A U N C H 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 5 0 . 8 5 0 1 4 1 3 2 M a r 6 2 7 6 0 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 0 9 . 5 8 0 1 4 1 3 2 M a r 7 5 2 5 0 - 1 2 2 7 2 U T I L I T I E S - L I G H T H O U S E 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 6 5 . 5 7 0 1 4 1 3 2 M a r 8 7 7 7 0 - 2 0 0 1 2 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 9 1 . 9 6 0 1 4 1 3 2 M a r 9 3 8 5 0 - 1 2 2 7 8 U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 2 1 . 7 3 0 1 4 1 3 2 M a r 9 3 8 5 0 - 9 1 0 1 9 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 0 6 . 6 9 0 1 4 1 3 2 M a r 9 3 9 7 0 - 2 0 3 4 2 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 , 4 8 6 . 1 6 0 1 4 1 3 2 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 0 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 1 : 2 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r M a r c h 1 2 6 5 0 - 9 1 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 8 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 1 8 6 . 7 8 0 1 4 1 3 2 M a r c h 6 8 8 5 0 - 1 2 2 7 5 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 3 / 0 8 / 2 0 1 3 1 7 1 . 7 6 0 1 4 1 3 2 C h e q u e A m o u n t - 4 , 3 8 1 . 6 8 0 0 0 4 4 6 J A C K I E R I N G L A N D F e b 1 6 - M a r 1 6 / 1 3 M A N A G E R F E E S , S U P P L I E S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 4 3 1 . 0 6 0 1 4 1 3 3 C h e q u e A m o u n t - 4 3 1 . 0 6 0 0 0 5 1 9 K Y L E K R U G E R O G R A / R O M A C O N F E R E N C E E X P E N S E S 0 3 / 0 4 / 2 0 1 3 1 , 0 3 1 . 5 5 0 1 4 1 3 4 C h e q u e A m o u n t - 1 . 0 3 1 . 5 5 0 0 0 5 2 6 L A E M E R S T R U C K I N G L T D F e b ' 1 3 s n o w p l o w i n g S N O W P L O W I N G 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 9 , 3 9 5 . 9 5 0 1 4 1 3 5 C h e q u e A m o u n t - 9 , 3 9 5 . 9 5 0 0 0 5 6 4 L Y N D A M I L L A R D e l e c t i o n s u p p l i e s R E I M B U R S E 0 3 / 0 8 / 2 0 1 3 2 2 . 0 4 0 1 4 1 3 6 C h e q u e A m o u n t - 2 2 . 0 4 0 0 0 5 6 5 L Y N N A C R E b a y h a m b u c k s R E I M B U R S E 0 3 / 1 2 / 2 0 1 3 2 5 0 . 0 0 0 1 4 1 3 7 C h e q u e A m o u n t - 2 5 0 . 0 0 0 0 1 9 0 0 N A T I O N A L L E A S I N G 1 3 7 8 7 9 0 8 Q U A R T E R L Y B I L L I N G L E A S E 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 1 , 3 1 8 . 4 3 0 1 4 1 3 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 8 . 4 3 0 0 0 6 3 4 N E B S B U S I N E S S F O R M S L I M I T E D 2 1 3 0 3 0 0 2 8 0 - 8 W I N D O W E N V E L O P E S 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 2 2 2 . 6 5 0 1 4 1 3 9 C h e q u e A m o u n t - 2 2 2 . 6 5 0 0 1 4 8 4 P E L M O R E X M E D I A I N C . 1 1 5 1 9 5 L O C A L A R E A F O R E C A S T 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 4 1 4 0 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 0 4 P E T E R S P L U M B I N G 1 3 5 6 S . C . C . R E P A I R L E A K I N P I P E 0 3 / 0 4 / 2 0 1 3 1 6 6 . 9 3 0 1 4 1 4 1 C h e q u e A m o u n t - 1 6 6 . 9 3 0 0 0 7 0 6 P I T N E Y B O W E S 4 5 0 5 3 9 6 1 7 5 1 2 C O M P R E H E N S I V E S E R V I C E P L A N 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 5 7 4 . 1 6 0 1 4 1 4 2 C h e q u e A m o u n t - 5 7 4 . 1 6 0 0 0 7 1 6 P R A X A I R D I S T R I B U T I O N 1 5 5 5 9 4 5 0 C Y L I N D E R R E N T A L S 0 2 / 2 2 / 2 0 1 3 2 7 . 2 2 0 1 4 1 4 3 C h e q u e A m o u n t - 2 7 . 2 2 0 0 0 7 3 3 R & R R E F R I G E R A T I O N P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 1 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T r ' O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 1 : 2 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 3 8 1 5 M U S E U M S - F U R N A C E M T N C E 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 3 0 4 . 5 4 0 1 4 1 4 4 C h e q u e A m o u n t - 3 0 4 . 5 4 0 0 1 5 7 4 R - S A F E T Y R S 1 - 1 1 6 7 5 0 F I R S T A I D K I T S , S U P P L I E S 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 1 9 8 . 7 3 0 1 4 1 4 5 C h e q u e A m o u n t - 1 9 8 . 7 3 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 2 0 3 7 5 8 1 2 0 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K I 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 8 4 . 4 3 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 7 5 8 1 2 0 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 2 1 3 . 2 5 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 7 5 8 1 2 0 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 5 8 . 2 2 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 7 5 8 1 2 0 / 6 3 & - 9 4 6 4 C E L L P H O N E - K K R U G E R 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 7 2 . 2 3 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 7 5 8 8 1 2 0 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - G R O E S C H 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 1 8 7 . 3 9 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 8 . 1 6 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 8 . 1 6 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E F T 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 8 . 1 6 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 8 . 1 6 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F t R E D E P T 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 I 1 1 8 . 5 6 0 1 4 1 4 6 1 2 0 3 9 3 7 5 6 4 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 0 2 / 2 6 / 2 0 1 3 2 9 . 9 7 0 1 4 1 4 6 C h e q u e A m o u n t - 8 7 6 . 6 9 0 0 0 7 9 5 S A N D R A M A E R T E N S e y e w e a r ' 1 3 G L A S S E S 0 3 / 1 1 / 2 0 1 3 2 7 5 . 0 0 0 1 4 1 4 7 C h e q u e A m o u n t - 2 7 5 . 0 0 0 0 1 9 5 5 S H E L L E Y M C V I T T I E m e m b e r s h i p B A C K R O A D E L G I N M E M B E R S H I P 0 3 / 1 1 / 2 0 1 3 3 1 0 . 7 5 0 1 4 1 4 8 C h e q u e A m o u n t - 3 1 0 . 7 5 0 0 1 7 8 6 S P R I N G V A L L E Y A U T O & M A R I N E 5 3 4 R E P A I R P U M P # 1 0 3 / 0 7 / 2 0 1 3 2 6 9 . 3 4 0 1 4 1 4 9 C h e q u e A m o u n t - 2 6 9 . 3 4 0 0 1 4 8 2 S U N M E D I A C O R P O R A T I O N D M 0 0 4 9 6 4 3 9 B Y E L E C T I O N 0 2 / 1 5 / 2 0 1 3 4 3 2 . 7 4 0 1 4 1 5 0 D M 0 0 5 0 2 3 6 0 B R I D A L P L A N N E R , S P E C I A L F E A T I 0 2 / 0 8 / 2 0 1 3 1 6 6 . 1 1 0 1 4 1 5 0 C h e q u e A m o u n t - 5 9 8 . 8 5 0 0 1 7 8 4 T O M S O U T H W I C K O G R A / R O M A C O N F E R E N C E E X P E N S E S 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 , 1 4 1 . 9 5 0 1 4 1 5 1 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 4 1 . 9 5 0 0 0 9 4 2 V A L L E Y B L A D E S L I M I T E D 1 5 7 1 6 8 S H O E I N S E R T S , H I G H W E A R 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 2 , 0 0 3 . 0 8 0 1 4 1 5 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 0 3 . 0 8 0 0 0 9 5 7 V O T H S A L E S & S E R V I C E L T D P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 2 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 1 1 : 2 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r T y p e A m o u n t N u m b e r D a t e 0 0 0 0 1 8 9 3 7 0 S O C K E T P R O N G 0 2 / 0 5 / 2 0 1 3 1 0 . 1 6 0 1 4 1 5 3 0 0 0 0 1 8 9 3 7 9 C L A M P S , B O L T S 0 2 / 0 7 / 2 0 1 3 5 0 . 8 0 0 1 4 1 5 3 0 0 0 0 1 8 9 3 8 1 A N T I F R E E Z E , M U F F L E R C L A M P 0 2 / 1 1 / 2 0 1 3 6 7 . 7 5 0 1 4 1 5 3 0 0 0 0 1 8 9 4 3 1 A N T I F R E E Z E 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 4 5 . 1 5 0 1 4 1 5 3 0 0 0 0 1 8 9 4 5 2 A U T O S L A C K , W A S H E R S , R I N G S 0 2 / 2 8 / 2 0 1 3 7 5 3 . 2 7 0 1 4 1 5 3 C h e q u e A m o u n t - 9 2 7 . 1 3 0 0 1 1 6 1 W A Y N E C A S t E R O G R A / R O M A C O N F E R E N C E E X P E N S E 0 3 / 0 5 / 2 0 1 3 9 2 0 . 5 5 0 1 4 1 5 4 C h e q u e A m o u n t - 9 2 0 . 5 5 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 7 5 3 3 S I D E P A N E L S 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 2 8 5 . 6 4 0 1 4 1 5 5 1 7 5 5 8 S T E E L F O R H O P P E R 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 4 . 4 3 0 1 4 1 5 5 C h e q u e A m o u n t - 2 9 0 . 0 7 0 0 2 0 8 5 W I L L Y M I L L E R b l d g d e p o s i t R E F U N D D E P O S I T 0 3 / 1 1 / 2 0 1 3 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 4 1 5 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 7 1 , 5 3 4 . 5 7 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 3 o f 1 2 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 3 : 1 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 3 / 1 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 2 0 5 C O N S E 1 L S C O L A I R E D E D I S T R I C T l s t q r t r l e v y ' 1 3 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 1 , 3 6 5 . 0 0 0 1 4 1 5 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 6 5 . 0 0 0 0 0 2 0 6 C O N S E I L S C O L A I R E V f A M O N D E l s t q r t r l e v y ' 1 3 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 5 1 5 . 0 0 0 1 4 1 5 8 C h e q u e A m o u n t - 5 1 5 . 0 0 0 0 0 2 1 2 C O U N T Y O F E L G I N l s t Q R T R I e v y ' 1 3 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 7 0 0 , 7 9 8 . 0 0 0 1 4 1 5 9 C h e q u e A m o u n t - 7 0 0 , 7 9 8 . 0 0 0 0 0 2 3 1 D A R C H F I R E 4 7 0 3 6 U L T R A G U A R D F O A M 0 3 / 0 1 / 2 0 1 3 8 8 1 . 4 0 0 1 4 1 6 0 C h e q u e A m o u n t - 8 8 1 . 4 0 0 0 0 5 5 2 L O N D O N D I S T R I C T C A T H O L I C l s t q r t r l e v y ' 1 3 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 3 6 , 9 3 5 . 0 0 0 1 4 1 6 1 C h e q u e A m o u n t - 3 6 , 9 3 5 . 0 0 0 0 0 6 1 7 M U D F O R D F A M I L Y M A R K E T 1 0 1 1 0 7 6 6 0 8 9 S U P P L I E S 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 4 1 6 2 1 0 1 1 0 7 6 8 2 1 3 S U P P L I E S 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 4 1 6 2 1 0 1 1 0 7 7 1 7 5 4 S U P P L I E S 0 2 / 0 6 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 4 1 6 2 1 0 1 1 0 7 7 4 4 1 9 S U P P L I E S 0 2 / 1 9 / 2 0 1 3 4 0 . 7 9 0 1 4 1 6 2 C h e q u e A m o u n t - 6 6 . 5 3 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 2 0 3 7 5 8 1 2 0 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 0 2 / 2 5 / 2 0 1 3 6 0 . 9 3 0 1 4 1 6 3 C h e q u e A m o u n t - 6 0 . 9 3 0 0 0 8 7 9 T H A M E S V A L L E Y D I S T R I C T S C H O O L l s t q r t r l e v y ' 1 3 1 S T Q U A R T E R L E V Y 0 3 / 0 6 / 2 0 1 3 2 9 9 , 4 8 5 . 0 0 0 1 4 1 6 4 C h e q u e A m o u n t - 2 9 9 , 4 8 5 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 1 , 0 4 0 , 1 0 6 . 8 6 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 4 o f 1 2 3 A D p c A N A D A RUN:MAR 5 2013 NO:D p A Y R 0 L T E c H N 0 L 0 6 I E s PAGE:341 D A L Y u p D A T E R E p 0 R T 80RW c 0 M p A N Y T 0 T A L s HST REG: 100057413 RTOOO'* MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PA6E:5 DEBIT DATE:MAR 6, 2013 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:MAR S, 201S CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,627.90 9,627.90 47,098.16 FEDL TAX NR TAX HR TAX PROV TAX PROV TAX El CONT 2,301.48 2,301.48 11,476.21 El CONT QPIP QPIP CAN PEN 5,112.46 5,112.46 25,230.90 CAN PEN QC PEN QC PEN QC HSF QC HSF ON EHT 1,102.50 1,102.50 5,478.<*8 ON EHT MB MET MB MET NL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 18,144.3<i 18,144.34 89,283.75 TOT STATS CHEQUES 1,OS9.55 CHEQUES DEPOSITS 39,011.98 39,011.98 192,151.18 DEPOSITS US DEPS US DEPS DED DEPS DED DEPS SAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 39,011.98 59,011.98 193,ISO.77 TDT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 57,156.32 57,156.32 282,47<t.52 TOT PAYROL SERV CHRG 12<*.56 124.36 1,176.29 SERV CHRG G ST GST HST 16.17 16.17 152.91 HST GRAND TOT 57,296.85 57,296.85 283,803.72 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE SALARIED WORKPAYS 17 29.58 HOURLY WORKPAYS 13 22.62 PAYROLL RUNS 1 50.75 PAY ADVICE FOLD 30 7.20 COURIER FEE 12.71 DELIVERY SURCHARGE 1 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 124.56 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 57,296.85 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 4 0 8 6 t o C h e q u e # 0 1 4 1 6 4 P a g e 7 5 o f 1 2 3 Page 76 of 123 ^ ^ , 3 S u b j e c t : R A I S E T H E F L A G A p r i l 2 W o r l d A u t i s m A w a r e n e s s D a y . T o a l l M a y o r s a n d H e a d s o f C o u n c i l H e l l o . T h i s w i l l b e m y l a s t m e s s a g e r e g a r d i n g R A I S E T H E F L A G , w h i c h i s b e i n g h e l d i n M u n i c i p a l i t i e s a l l o v e r O n t a r i o a t n o o n , T u e s d a y , A p r i l 2 . L i k e l y y o u h a v e a l r e a d y r e s p o n d e d , o r t h r o u g h t h e C l e r k ' s o f f i c e . E v e r y o n e o f t h e 4 4 5 m u n i c i p a l i t i e s i n O n t a r i o w i l l r e c e i v e a n A u t i s m O n t a r i o f l a g . L i k e l y y o u r m u n i c i p a l i t y h a s r e c e i v e d y o u r f l a g a n d h a s b e e n c o n t a c t e d b y s o m e o n e f r o m A u t i s m O n t a r i o . T h e r e s p o n s e t o r a i s i n g t h e A u t i s m O n t a r i o f l a g , s p o n s o r e d b y T h e B a n k o f M o n t r e a l ( J i m K e l s e y S V P ) , h a s b e e n e x c e l l e n t a n d I w o u l d l i k e t o t h a n k y o u i n a d v a n c e f o r y o u r p a r t i c i p a t i o n a n d s u p p o r t o f i n d i v i d u a l s i n y o u c o m m u n i t y w h o m h a v e A u t i s m , t h e i r f a m i l y m e m b e r s , t e a c h e r s , c a r e g i v e r s , d o c t o r s a n d s u p p o r t w o r k e r s . M a n y m u n i c i p a l i t i e s h a v e o r g a n i z e d t h e f l a g r a i s i n g a t n o o n o n A p r i l 2 , a l o n g w i t h P r o c l a m a t i o n s a n d o t h e r a c t i v i t i e s . I h a v e b e e n a d v i s e d t h a t t h e r e h a s b e e n a d e l a y i n c o n t a c t i n g s o m e m u n i c i p a l i t i e s . T h i s w a s t o h a v e b e e n c o m p l e t e d b y F e b r u a r y 2 2 . K e e p i n m i n d t h a t t h e r e a r e v o l u n t e e r s a c r o s s t h e p r o v i n c e w o r k i n g o n t h i s p r o j e c t w i t h A u t i s m O n t a r i o , s o y o u r p a t i e n c e i s a p p r e c i a t e d . I f y o u h a v e n o t b e e n c o n t a c t e d t h e n p l e a s e h a v e s o m e o n e c o n t a c t K a t h e r i n a S v m e s . A u t i s m O n t a r i o , w h o m i s c o p i e d o n t h i s e m a i l . S h e w i l l t h e n p u t t h e p r o p e r A u t i s m O n t a r i o i n c o n t a c t w i t h y o u m u n i c i p a l c o n t a c t . P l e a s e d o n o t c o r r e s p o n d w i t h m e r e g a r d i n g t h i s , t h a t w i l l j u s t s l o w t h i n g s d o w n f o r y o u . I h a v e b e e n a d v i s e d t h a t f o r m a l r e p l i e s c a n n o t b e m a d e b y s o m e m u n i c i p a l i t i e s u n t i l c o u n c i l m e e t s t h i s m o n t h a n d a p p r o v e s t h e r a i s i n g . J u s t b e s u r e t h a t A p r i l 2 i s r e s e r v e d f o r R A I S E T H E F L A G . M i k e L a k e , M P ( E d m o n t o n ) a n d P a r l i a m e n t a r y S e c r e t a r y t o t h e I n d u s t r y M i n i s t e r , h a s a s k e d m e t o c o m m u n i c a t e w i t h y o u . A s y o u m a y r e c a l l , f r o m m y p a s t c o r r e s p o n d e n c e , M i k e h a s a t e e n a g e s o n w i t h A u t i s m a n d r e c e i v e d i n t e r n a t i o n a l n e w s c o v e r a g e w h e n t h e y m e t w i t h w o r l d l e a d e r s i n N e w Y o r k . M i k e h a s s p o k e n b e f o r e P a r l i a m e n t o n t h e i s s u e o f A u t i s m a n d w a s p a r t o f t h e e f f o r t b y S e n . J i m M u n s o n t o h a v e W o r l d A u t i s m A w a r e n e s s D a y p r o c l a i m e d i n C a n a d a t o t a k e p l a c e o n A p r i l 2 e v e r y y e a r . M i k e w o u l d l i k e y o u t o i n v i t e y o u r l o c a l M P t o y o u r e v e n t . H e a d v i s e d t h a t t h i s i s t h e p r o p e r p r o t o c o l . M P ' s s h o u l d b e i n t h e i r h o m e r i d i n g s o n t h a t d a t e . M i k e s a i d h e w o u l d d o w h a t h e c o u l d t o a d v i s e O n t a r i o M P s o f a l l p a r t i e s a b o u t t h i s e v e n t . A s y o u w i l l r e c a l l , K a t h l e e n W y n n e a d d r e s s e d t h i s e v e n t a t A O M l a s t A u g u s t . S h e h a s b e e n a k e y r e s o u r c e f o r m e t o h e l p m a k e t h i s h a p p e n . I w o u l d l i k e y o u t o i n v i t e y o u r M P P s t o t h e e v e n t a s w e l l . A u t i s m m u s t b e p a r t y n e u t r a l a n d w e m u s t a l l w o r k t o g e t h e r t o m a k e g o o d t h i n g s h a p p e n i n e v e r y c o m m u n i t y i n O n t a r i o a n d i n C a n a d a . W h i l e s h e w a s E d u c a t i o n M i n i s t e r , I w o r k e d w i t h h e r t o h e l p t r a n s f o r m A S D s p e c i a l e d u c a t i o n i n O n t a r i o a n d h e l p e d g e t A u t i s m p r o g r a m s s t a r t e d i n T o r o n t o s c h o o l s . . . s h e h a s b e e n a r e a l c h a m p i o n f o r p e o p l e w i t h A S D b y w o r k i n g w i t h D e b M a t t h e w s , G l e n n M u r r y a n d o t h e r M i n i s t e r s . I a s s u r e y o u t h e r e i s a v a s t d i f f e r e n c e f o r A S D s t u d e n t s n o w c o m p a r e d t o 1 0 y e a r s a g o w h e n t h e r e w a s v e r y l i t t l e s u p p o r t a v a i l a b l e . T h a n k y o u f o r w h a t e v e r y o u a r e a b l e t o d o t o s u p p o r t R A I S E T H E F L A G . M i k e , J i m a n d I k n o w t h e c h a l l e n g e s o f b e i n g p a r e n t s o f c h i l d r e n w i t h A u t i s m . W e k n o w t h a t w h e n a c o m m u n i t y s u p p o r t s p e o p l e w i t h A u t i s m i t m a k e s a w o r l d o f d i f f e r e n c e i n t h e i r l i v e s . . . f e e l i n g t h a t t h e y a r e C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d M a r c h 4 , 2 0 1 3 f r o m K J C o n w a y P a g e 7 7 o f 1 2 3 i n c l u d e d , n o t e x c l u d e d . M i k e ' s s o n i s s e r v i n g a p o s i t i v e r o l e t o r a i s e A S D a w a r e n e s s , J i m ' s s o n w o r k s a t B M O , i s m a r r i e d a n d h i s g r a n d s o n h a s A s p e r g e r ' s a s w e l l . M y s o n i s n o w i n h i s t h i r d y e a r o f C o m p u t e r S c i e n c e a t D a l h o u s i e a n d l i v e s i n d e p e n d e n t l y . . - t h i s w o u l d n o t h a v e b e e n p o s s i b l e w i t h o u t t h e s i g n i f i c a n t s u p p o r t s a n d p r o g r a m s p u t i n p l a c e i n t h e T D S B . W e a l l w a n t T a x p a y e r s , n o t p e o p l e w h o m a r e d e p e n d e n t o n s o c i e t y , a t g r e a t c o s t t o g o v e r n m e n t . D o w h a t i s r i g h t n o w a n d g o v e r n m e n t s w i l l s a v e a f o r t u n e l o n g t e r m . A s t h e l e a d e r s o f y o u r m u n i c i p a l i t y , y o u , c o u n c i l a n d s t a f f c a n m a k e g o o d t h i n k s h a p p e n . A n d i f y o u c a n g e t l o c a l m e d i a t o c o v e r y o u r e v e n t t h a t w o u l d b e a g r e a t h e l p ! T a k e l o t s o f p i c t u r e s t o o ! I l o o k f o r w a r d t o t a l k i n g w i t h y o u a t A M O i n A u g u s t . T h a n k Y o u ! C h e e r s K e v i n C o n w a y K J C o n w a y C o m m u n i c a t i o n s I n c . 2 9 A b b e y w o o d T r a i l , D o n M i l l s , O N M 3 B 3 B 4 4 1 6 - 3 9 1 - 5 9 3 1 F a x 4 1 6 - 3 9 1 - 3 2 3 5 k e v i n c o n w a v ^ s v m p a t i c o . c a n r ^ ^ j L ^ r ^ t C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d M a r c h 4 , 2 0 1 3 f r o m K J C o n w a y P a g e 7 8 o f 1 2 3 9 £ ) 0 ^ R 0 ) t c r f I B W A < P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o u r a i y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t t o B a y h a m C o u n c i l J a n u a r y , 2 0 1 3 T h e m o n t h o f D e c e m b e r h a s b e e n a v e r y b u s y o n e f o r t h e M u s e u m , a s t h e m a n y f i n a l i n v o i c e s f o r t h e f i n a l m o v e m e n t a n d p l a c i n g o f O j i b w a o n h e r f o u n d a t i o n s a r e r e c e i v e d f r o m t h e v a r i o u s c o n t r a c t o r s . A l l o f t h e i n v o i c e s a r e b e i n g r e v i e w e d i n d e t a i l t o e n s u r e t h a t t h e c h a r g e s a r e c o r r e c t a n d c o m p l e t e . A d e t a i l e d a c c o u n t i n g w i l l b e c o m e a v a i l a b l e w h e n t h e s e r e v i e w s a r e c o m p l e t e d . D u e t o t h e m a n y l a s t m i n u t e i s s u e s t h a t a r o s e w i t h t h e l a n d i n g , a n i n i t i a l r e v i e w o f t h e i n v o i c e s i n d i c a t e s t h a t o u r o r i g i n a l e s t i m a t e s w e r e e x c e e d e d , d u e t o m a n y c i r c u m s t a n c e s o v e r w h i c h w e h a d l i t t l e o r n o c o n t r o l , s u c h a s t h e u n e x p e c t e d s e a w a l l ( w h i c h d o e s n o t a p p e a r o n a n y p l a n s w e h a v e b e e n a b l e t o l o c a t e , a n d w a s n o t f o u n d b y o u r t e s t b o r i n g s ) . T h e M u s e u m w i l l b e a b l e t o r e c o v e r m o s t , i f n o t a l l , o f t h e H S T t h a t h a s b e e n p a i d f o r t h e c o n s t r u c t i o n . T h i s i s n o w b e i n g a p p l i e d f o r , a n d w i l l s u b s t a n t i a l l y h e l p t o r e d u c e t h e a v e r a g e c a u s e d b y t h e a d d i t i o n a l l a s t m i n u t e w o r k s . D u n d e e E n e r g y h a s b e e n m o s t h e l p f u l t h r o u g h o u t t h e l a n d i n g , p e r m i t t i n g t h e M u s e u m t o a c c e s s t h e i r p r o p e r t y i n P o r t B u r w e l l a n d s t o r e s o m e o f t h e d r e d g e d m a t e r i a l t e m p o r a r i l y o n t h e i r s i t e . T h e y h a v e a l s o a g r e e d t o f u n d a p o r t i o n o f t h e a d d i t i o n a l d r e d g i n g t h a t w a s r e q u i r e d , a n d w e a r e m o s t g r a t e f u l f o r t h e i r s u p p o r t . D u n d e e h a s a l s o i n d i c a t e d a n i n t e r e s t i n p r o v i d i n g o n g o i n g c o r p o r a t e s u p p o r t f o r t h e M u s e u m , a n d t h e s e t a l k s a r e p r o c e e d i n g f a v o u r a b l y . D u e t o t h e C h r i s t m a s H o l i d a y , m u c h o f t h e w o r k t o b e d o n e h a s b e e n d e l a y e d u n t i l J a n u a r y , a s f i r m s , i n d i v i d u a l s a n d o t h e r s c l o s e t o o b s e r v e t h e h o l i d a y w i t h t h e i r f a m i l y a n d f r i e n d s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , k 1 . i » w L ' l a n R a v e r r E x e c u t i v e D i r e c t o r h ' 3 - I g i n < / i l i ' L E r y < / u s 3 u r ' i , 3 3 . a l b o t S t r s S i ; , S t . ' h o m e . s , 0 . i L S r : o C A ^ A " ) A : V 5 : 3 : A 3 A - t e g i s t e r e d C n s r i t y e l ' 5 p h o n e : j - £ - ? 3 3 - 7 S ' , ' : m £ i l : c u r c i o r @ e l g i n m i l i i : a r y m L ; s e u m . c £ V i / e b s i t e : > v ' m . ' . p r o j e - : L O j i b w a . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 7 9 o f 1 2 3 R O I I X T J I B W A * d , " > A P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o u r a r y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t t o B a y h a m C o u n c i l F e b r u a r y , 2 0 1 3 T h e m o n t h o f J a n u a r y h a s b e e n v e r y b u s y f o r a l l t h e M u s e u m s t a f f . I n i t i a l l y , t h e r e v i e w o f t h e v a r i o u s i n v o i c e s f o r t h e f i n a l l a n d i n g w e r e c o m p l e t e d a n d a d j u s t m e n t s m a d e w h e r e n e c e s s a r y . M a n y o f t h e s e a d j u s t m e n t s c a m e a s t h e r e s u l t o f t h e r e v i e w b y o u r c o n s u l t a n t s o f t h e v a r i o u s i n v o i c e s a n d c l a i m s o f o u r c o n t r a c t o r s . A s a n e x a m p l e , t h e r e v i e w o f t h e i n v o i c e s s u b m i t t e d b y C o n s o l i d a t e d G i r o u x E n v i r o n m e n t a l w a s d o n e b y R i g g s E n g i n e e r i n g , w i t h t h e r e s u l t t h a t t h e i r f i n a l i n v o i c e w a s r e d u c e d b y c l o s e t o $ 1 0 0 , 0 0 0 . A s a r e s u l t o f a m e e t i n g w i t h r e p r e s e n t a t i v e s o f B a y h a m , t h e i s s u e r e l a t i n g t o t h e r e l e a s e o f t h e f i n a l $ 2 . 2 5 m i l l i o n i n f u n d i n g w a s o b t a i n e d , a n d c h e q u e s h a v e n o w b e e n i s s u e d t o a l l b u t a f e w o f o u r c r e d i t o r s . T h e r e m a i n i n g b a l a n c e , w h i c h s t i l l t o t a l s i n e x c e s s o f $ 2 m i l l i o n , i s c u r r e n t l y b e i n g a d d r e s s e d . O u r c l a i m t o r e c o v e r t h e a m o u n t o f H S T w h i c h h a s b e e n p a i d o n t h e c o n s t r u c t i o n c o s t s Q u s t u n d e r $ 1 m i l l i o n ) h a s b e e n s u b m i t t e d , a l o n g w i t h m u c h l e s s e r c l a i m s f o r t h e H S T r e b a t e t h a t t h e M u s e u m i s a b l e t o c l a i m o n o u r r e g u l a r o p e r a t i o n s . T h e M u s e u m i s h o p e f u l o f a q u i c k r e c e i p t o f t h e s e m o n i e s , w h i c h w i l l e f f e c t i v e l y r e d u c e o u r o u t s t a n d i n g b i l l s b y h a l f . T h e M u s e u m i s n e g o t i a t i n g w i t h o u r t w o m a j o r o u t s t a n d i n g c r e d i t o r s t o o b t a i n t e r m s w h i l e w e l o c a t e a n d a r r a n g e a l t e r n a t e f i n a n c i n g t o c o v e r t h e s e o u t s t a n d i n g c o s t s . T o d a t e , t h e y h a v e b e e n q u i t e u n d e r s t a n d i n g o f o u r s i t u a t i o n , a n d w e a p p r e c i a t e t h e i r f o r b e a r a n c e w h i l e w e s e e k t h e f u n d i n g w e r e q u i r e . O u r f u n d r a i s i n g t e a m i s b u s y w o r k i n g a l l a v e n u e s o f p o s s i b i l i t y t o o b t a i n d o n a t i o n s a n d c o m m i t m e n t s f r o m d o n o r s a n d p o t e n t i a l d o n o r s , p r i m a r i l y w i t h a v i e w t o f i n a n c i n g t h e s e o u t s t a n d i n g i n v o i c e s a s q u i c k l y a s p o s s i b l e . S e v e r a l p o s i t i v e l e a d s a r e b e i n g f o l l o w e d c l o s e l y , a n d w e a r e h o p e f u l o f s u c c e s s i n t h e n e a r f u t u r e . A t t h e v e s s e l , w o r k i s n o w p r o g r e s s i n g o n p r e p a r i n g h e r f o r h e r f i r s t s e a s o n o f t o u r s . O u r t e a m h a s b e e n j o i n e d b y a f l o o d o f v o l u n t e e r s , a n d w o r k i s p r o g r e s s i n g f a s t e r t h a n h a d b e e n o r i g i n a l l y p r o j e c t e d . A l r e a d y , a l l o f t h e t i l e f l o o r i n g h a s b e e n t a k e n u p ( n e w f l o o r i n g w i l l n o t b e p u t d o w n u n t i l i m m e d i a t e l y b e f o r e o p e n i n g t o t h e p u b l i c ) . h o - i l g i n V i l i L c r y V u s s u m , 3 3 ' a l b o - S t . - e s t , S ' j . h c n a s , O n t ? r i o C r t . A ^ A . j ' . ' - . 3 A - ^ g i s j c r e d C h ^ . r i i y ~ 3 l ' l p h c n 2 : J ' . 9 - S 3 3 - 7 f - / ' : m a i l : c u . ' a ; o r @ e l g i n m i l i L £ r y T i u s Q u m . c a W e b s i i " : w w w . p i ' o J e ^ L O j i c - v a . j c ' E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 8 0 o f 1 2 3 P r e l i m i n a r y i n s p e c t i o n s a n d t e s t i n g h a v e b e e n d o n e o n t h e e x i s t i n g d u c t s y s t e m w i t h i n t h e w a n d P i a n s a r e n o w b e i n 9 ^ " " " P f ° r t h e n e w H V A C s y s t e m ; O n c e - t h e s e p t a n s a r e d r a f t e d , t h e M u s e u m w i l l h a v e m u c h b e t t e r i d e a o f t h e p o w e r r e q u i r e m e n t s f o r t h e - v e s s e l , a n d t h e f i n a l e l e c t r i c a l d e s i g n c a n b e c o m p l e t e d . A r e a s h a v e a l r e a d y b e e n i d e n t i f i e d t o l o c a t e t h e n e c e s s a r y p a n e l s a n d d e v i c e s , a n d w o r k i s p r o c e e d i n g t o f i n a l i z e t h i s w o r k . ^ f l T ^ P ^ 1 t ^ i ^ T . n ^ ? r e a ? 1 l ? , a s a l , ? ° b e e n l d e n t i f l e d : E v e r s i n c e t h e a r r i v a l o f O j i b w a , d o z e n s o f p e o p l e h a v e d r i v e n t o t h e v i l l a g e j u s t t o l o o k a t h e r . B o t h o f t ^ l o c a l r ^ a u r a n t s a r e r e p o r t i n g s u b s t a n t i a l i n c r e a s e s i n t r a f f i c a n d s a l e s , p a r t i c u l a r l y o n w e e k e n d s . ^ , ! _ r . e s u ? _ ? f t h i s i n t e r e s t - t h e M u s e u m h a s d e v e l o p e d p l a n s f o r a n ' i n s i d e t h e f e n c e ' t o u r , w h i c h w i l l t a k e v i s i t o r s a r o u n d _ t h e v e s s e l i n s i d e t h e c o m p o u n d a n d a l l o w t h e m t o t e a m m o r e o f h e r M s t o r y a n d o u r p l a n s . T h e t e n t a t i v e p r i c e f o r t h i s t o u r i s $ 5 . 0 0 p e r p e r s o n " ; a n d t h e t o u r s w i l l ' b e ° f f o r e d b y . m " s e u m v o l " , n t e e r s a s a n d w h e n w e a t h e r a . n d d e m a n d ' " d i c a t e s T T h " e ~ p i a n s ~ f o r " t h i s t o u . r h a Y e b e e n . r e v i ^ b y o u r i n s u r e r s , w h o h a v e i n d i c a t e d t h e i r a p p r o v a l f o r u s t o ' p r o c e e d : H o w e v e r , t h e M u s e u m h a s n o t y e t b e g u n t h e s e t o u r s , d u e t o t h e a m o u n t o f s n o w a n d i c e c u r r e n t l y p r e s e n t i n t h e c o m p o u n d . W h e n t h e s e c o n d i t i o n s h a v e i m p r o v e d , t h e M u s e u m w i l l b e g i n t r i a l s o f t h e n e w t o u r t o f i n e t u n e a n d d e b u g t h e t o u r . l ^ i ? ? . t . i ^ - n s ^ ? - m s e v ^ r a l s o u r c e s s h o w t h a t t h e s e t o u r s w i l l b e q u i t e p o p u l a r , t o t h e d e g r e e t h a t ^ M u s e u m i s n o w d e v e l o p i n g p l a n s f o r r e g u l a r i n s i d e t h e f e n c e t o u r s t h r o u g h o u t t h e s e a s o . 7 h e s e t o w s s T < ^ t h ^ u s e u m t o a d d r e s s v i s i t o - b l o t o o b t a i n v e s s ^ o u r t i c k e t s - O f , a s w e h o p e , t h e y a r e a l l s o l d o u t ) , b y p r o v i d i n g s o m e a l t e r n a t i v e t o a n i n s i d e t o u r . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , ^ > ' t t - * / - * l a n R a v e n E x e c u t i v e D i r e c t o r : h e ; l g h v i l i ^ r y V u s ' ; u m , 3 0 / a l b o t S ^ c . : , S ; . h o m e s , O n t s r i a C ' \ : , A V . V D ^ : ^ 3 A ; ' . e g i s ; e r e d C h a r k \ f G l e p h o n a : 5 ' . S - S 3 3 " 7 6 / ' . ^ n a i l : c u r < - ' t o r @ e l g i . i m i l i L a r y r T u s e L : m . = £ . * ^ e b s i , . c : w ' j v w . p r o j e c - L C j i b w c . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 8 1 o f 1 2 3 I R O j l : C T j I B W A ^ P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o u r a i y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t t o B a y h a m C o u n c i l M a r c h , 2 0 1 3 W h i l e F e b m a r y i s t h e s h o r t e s t m o n t h o f t h e y e a r , t h e r e h a s c e r t a i n l y b e e n n o s h o r t a g e o f a c t i v i t y , b o t h a t t h e M u s e u m i n S t . T h o m a s a n d a t t h e s i t e i n P o r t B u r w e l l . A c t i v i t y o n t h e v e s s e l i s p r o g r e s s i n g f a s t e r t h a n w e h a d a n t i c i p a t e d , t h a n k s i n a v e r y l a r g e p a r t t o o u r v e r y d e d i c a t e d a n d d e t e r m i n e d v o l u n t e e r s , w h o h a v e l a b o r e d i n t h e u n h e a t e d c o n d i t i o n s a b o a r d O j i b w a c l e a n i n g , o r g a n i z i n g a n d s t r a i g h t e n i n g h e r u p t o r e c e i v e h e r n e w v i s i t o r s a s s o o n a s p o s s i b l e . T h o s e w h o h a v e b e e n a b o a r d i n h e r e a r l y d a y s h a v e n o t e d a c o n s i d e r a b l e d i f f e r e n c e o n t h e i r m o r e r e c e n t v i s i t s , a n d t h e r e c e n t p r e s s v i s i t h a s r e s u l t e d i n v e r y p o s i t i v e c o m m e n t s i n t h e p r e s s , a n d r e n e w e d i n t e r e s t i n o u r ' i n s i d e t h e f e n c e ' t o u r s . W e h o p e y o u w i l l j o i n u s i n e x p r e s s i n g o u r a p p r e c i a t i o n a n d t h a n k s t o a l l o f t h e m a n y v o l u n t e e r s w h o a r e m a k i n g s u c h a m a j o r c o n t r i b u t i o n t o m a k e o u r p r o j e c t a s u c c e s s . A s w e l l , t h e v e s s e l h a s b e e n v i s i t e d b y s e v e r a l f i r m s a n d i n d i v i d u a l s a s s i s t i n g t h e M u s e u m w i t h t h e d e s i g n a n d l a y o u t o f t h e r e q u i r e d e l e c t r i c a l a n d H V A C s y s t e m s . T e s t i n g h a s d e m o n s t r a t e d t h a t t h e e x i s t i n g d u c t w o r k i s s t i l l f u n c t i o n a l , w h i c h w i l l g r e a t l y e a s e t h e w o r k o f t h e H V A C t e a m t o d i s t r i b u t e t h e r e q u i r e d h e a t i n g a n d c o o l i n g t h r o u g h t h e v e s s e l . P r e l i m i n a r y l a y o u t h a s a l s o b e e n c o m p l e t e d o n t h e e l e c t r i c a l s y s t e m d e s i g n , a n d t e s t i n g o f a n e w L E D l i g h t i n g m e t h o d w i l l b e d o n e s h o r t l y . T h i s n e w t e c h n o l o g y w i l l c l o s e l y m i m i c t h e o r i g i n a l f l u o r e s c e n t l i g h t i n g o u t p u t , w h i l e u s i n g s i g n i f i c a n t l y l e s s p o w e r , i n k e e p i n g w i t h o u r ' g r e e n ' m u s e u m t h e m e . . I n t e r e s t i n t h e P r o j e c t c o n t i n u e s b e y o n d t h e b o u n d a r i e s o f B a y h a m , a n d t h e M u s e u m r e c e i v e s m a n y e n q u i r i e s e v e r y d a y a b o u t w h e n h o w s o o n w e w i l l b e b e g i n n i n g t o u r s , a n d w a n t i n g t o b o o k r e s e r v a t i o n s . T h e S u b m a r i n e r ' s A s s o c i a t i o n o f C a n a d a h a s c o n f i r m e d t h a t t h e y w i l l b e h o l d i n g t h e i r 2 0 1 3 A n n u a l m e e t i n g a t o u r s i t e i n A u g u s t , a n d m a n y o t h e r g r o u p s a r e i n s i m i l a r d i s c u s s i o n s w i t h M u s e u m s t a f f . O n S a t u r d a y , M a r c h 2 3 , t h e M u s e u m w i l l b e h o l d i n g a j o b f a i r t o r e c e i v e r e s u m e s a n d a n s w e r q u e s t i o n s a b o u t o u r c o m i n g s u m m e r o p e r a t i o n s . A l r e a d y , m a n y r e s u m e s a n d e n q u i r i e s h a v e a r r i v e d a t t h e M u s e u m , a n d w e a n t i c i p a t e a v e r y b u s y d a y o n S a t u r d a y . F o r o u r i n i t i a l s e a s o n , m o s t o f t h e p o s i t i o n s w i l l b e s e a s o n a l t o u r g u i d e a n d r e c e p t i o n p o s i t i o n s , b u t w e f u l l y e x p e c t a n d h e ' - i l g i n V i l i t a r y \ ' . L ' s 3 u m , 3 3 " a ; b o t S n - o e L , S . : . h c m s s / O n - i F r i j C / \ V A ; ; A ' j j . ' . A 3 A . ^ g i s i c r s d C h E r i L y e h p h o n c i : J " , 9 - 6 3 3 - 7 S / I m a i l : c u r E t o : - @ e l g i n m i l i i : c ' r y M u s e u . T n . c a W s o s i . . ^ : ' - ' " w w . ^ r c ^ c i . o j i l i ' v a . c F ' E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 8 2 o f 1 2 3 h o p e t h a t t h e n e w s t a f f s e l e c t e d t h r o u g h t h i s p r o c e s s w i l l b e w i t h t h e M u s e u m f o r y e a r s t o c o m e . I f t h e p u b l i c d e m o n s t r a t e s t h e i n t e r e s t w e h a v e s e e n s o f a r w h e n w e o p e n f o r f u l l b u s i n e s s , w e w i l l n e e d t o s t a f f m o r e t h a t f o r t y f u l l t i m e , p a r t t i m e a n d s u m m e r s t u d e n t p o s i t i o n s . T h e o - g a n i z e r s o f t h e ^ L o n d o n B o a t , H o m e a n d L e i s u r e S h o w a p p r o a c h e d t h e M u s e u m t o p u t i n ^ b o o t h a t t h e j r r e c e n t e v e n t . A c c o r d i n g t o t h e o r g a n i z e r , t h e S a t u r d a y w a s t h e b i g g e s t o n ' e d a y a d m i s s i o n i n t h e h i s t o r y o f t h e e v e n t , a n d o u r b o o t h o n e o f t h e b u s i e s t . P e r s o n a l l y , I c a n c e r t a i n l y a t t e s t t o t h e l a t t e r , a s t h e r e w e r e v e r y f e w m o m e n t s d u r i n g t h e e n t i r e s h o w w h e n a l l o f t h e s t a f f a n d v o l u n t e e r s w e r e n o t b u s y a n s w e r i n g q u e s t i o n s f r o m i n t e r e s t e d v i s i t o r s . A s p a r t o f o u r p l a n s t o h e l p t r a i n t h e n e w s t a f f a n d t e s t o u r t o u r i d e a s , t h e M u s e u m c o l l e c t e d n a m e s a n d c o n t a c t i n f o r m a t i o n f r o m i n t e r e s t e d p e o p l e w h o w i l l b e c o m e o u r ' g u i n e a ? L ^ ' ~ _ t ! S £ ? t h , e _ t c l u r 8 S w e P r e P a r e t o ° P e n a n d t h e n o f f e r i n g u s c o m m e n t s a n d s u g g e s t i o n s t o h e l p u s f i n d a n d s o l v e a n y i s s u e s b e f o r e o u r g r a n d o p e n i n g , w h i c h i s s t i l l p l a n n e d f o r t h e J u l y 1 w e e k e n d . L i t e r a l l y h u n d r e d s o f v i s i t o r s t o t h e s h o w f i l l e d i n t h e i r c o n t a c t i n f o r m a t i o n , a n d w h i l e t h i s m a y h a v e b e e n a n a u d i e n c e - s k e w e d ' i n o u r f a v o u r , t h e i n t e r e s t w a s , n o n e t h e l e s s , g e n u i n e a n d s t r o n g . T h e M u s e u m a l s o r e c e i v e d h u n d r e d s o f q u e s t i o n s f r o m b o a t e r s a b o u t t h e w a t e r d e p t h a n d f a c i l i t i e s f r o m b o a t e r s e a g e r t o v i s i t t h e s i t e b y w a t e r , a n d w e d i d o u r b e s t t o e n c o u r a g e t h e m t o v i s i t a n d e n j o y a l l t h a t P o r t B u r w e l l h a s t o o f f e r . T h e M u s e u m w i l l a l s o b e a t t e n d i n g t h e S t . T h o m a s H o m e S h o w o n M a r c h 2 2 - 2 4 , a n d w e h o p e t o s e e s i m i l a r i n t e r e s t a m o n g s t t h e v i s i t o r s t o t h a t s h o w . S e v e r a l o f t h e M u s e u m t e a m w i l l b e i n W i n d s o r f o r t h e S o u t h W e s t e r n O n t a r i o T o u r i s m C o r p o r a t i o n S p r i n g C o n f e r e n c e M a r c h 1 9 - 2 2 , w h e r e t h e M u s e u m h a s b e e n a s k e d t o m a k e a p r e s e n t a t i o n a n d p a r t i c i p a t e i n a " p a n e l d i s c u s s i o n o n s o m e o f t h e g r e a t e s t a r e a s o f o p p o r t u n i t y i n t h e w a j e r f r o n t s e c t o r . " W e h o p e t h a t t h i s w i l l a l s o p r o v e a g o o d v e n u e t o p r o m o t e o u r p r o j e c t a n d t h e B a y h a m c o m m u n i t y t o o n e o f o u r b e s t ' t a r g e t ' a u d i e n c e s . O u r f u n d r a i s i n g e f f o r t s c o n t i n u e , w i t h e v e r y m e m b e r o f o u r t e a m c o n t r i b u t i n g w h e r e v e r p o s s i b l e . B u s i n e s s e s a r e n o w a p p r o a c h i n g t h e M u s e u m w i t h o f f e r s o f m a t e r i a l s a n d s u p p o r t , a n d o u r t e a m i s w o r k i n g w i t h s e v e r a l t o f i n a l i z e d e t a i l s o n a n u m b e r o f s i g n i f i c a n t d o n a t i o n s o f ' g o o d s i n k i n d ' . A s a n e x a m p l e , t h e M u s e u m h a s r e c e i v e d a d o n a t i o n o f s e v e r a l t h o u s a n d d o l l a r s w o r t h o f e l e c t r i c a l e q u i p m e n t t o h e l p u s g e t s t a r t e d o n t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e n e w w i r i n g r e q u i r e d t h r o u g h t h e v e s s e l . T h e M u s e u m i s p l a n n i n g a p u b l i c m e e t i n g t o a d d r e s s t h e c o m m u n i t y a n d a n s w e r q u e s t i o n s , a n d w e h o p e t o d i s c u s s s o m e p o s s i b l e d a t e s i n e a r l y A p r i l w i t h B a y h a m s t a f f s h o r t l y . A l t h o u g h t h i s t i m i n g m a y n o t s a t i s f y a l l t h e r e s i d e n t s , t h e M u s e u m b o a r d f e l t t h a t t h i s m e e t i n g s h o u l d b e d e l a y e d u n t i l a f t e r t h e u p c o m i n g e l e c t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , T . 1 - 4 > l a r T R a v e n E x e c u t i v e D i r e c t o r . h e ; n g i n v i [ : L ? - y ; 7 u s 2 L : m , 3 C ' ? l ! = c ; S L n c t , 3 L . ' h o n c - s , O n L c . r i o C A ^ / l 3 . 1 . . 5 ' > : . A 3 f l - . I < / \ - ^ g l s > . 3 r G Q ' C ' r . a r ^ \ ' " G l ^ h o n e : . : ' £ - £ 3 3 - 7 5 , ' - : m s i l : c u r c . o r @ ^ l g : n n i l i ^ r / r r u s e u m . ; < W a b s i . e : w ' . w . p r o j c c . c j ' i b - ^ . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 8 3 o f 1 2 3 E l g i n M i l i t a r y M u s e u m r e p o r t t o C o u n c i l f o r J a n u a r y , F e b r u a r y & P a g e 8 4 o f 1 2 3 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t M i n l s t e r e d e I ' E n v l r o n n e m e r r t r v - ^ O n t a r i o S a f e D r i n k i n g W a t e r B r a n c h D i r e c t i o n d u c o n t r f l l e d e l a q u a l i t e d e I ' e a u p o t a b l e 3 2 3 2 W h i t e O a k R o a d , 3 r d F l o o r B u r e a u d u d i s t r i c t d e L o n d o n L o n d o n O N N 6 E 1 L 8 3 e 6 t a g e T e l ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 4 3 2 3 2 , c h e m i n W h i t e O a k F a x ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 6 L o n d o n ( O n t a r i o ) N 6 E 1 L 8 T e l ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 4 F a x ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 6 F i l e N o . E L - B A - S T - 5 4 0 W W # 2 6 0 0 0 4 7 4 8 F e b r u a r y 1 9 , 2 0 1 3 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k L i n e S t r a t f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O A t t e n t i o n : M r . K y l e K r u g e r , C M O / A d m i n i s t r a t o r R e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I n s p e c t i o n c o n d u c t e d o n J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 T h e e n c l o s e d D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t o u t l i n e s n o n - c o m p l i a n c e , i f a n y , w i t h M i n i s t r y l e g i s l a t i o n , a n d p o l i c i e s f o r t h e a b o v e n o t e d w a t e r s y s t e m . V i o l a t i o n s n o t e d i n t h i s r e p o r t , i f a n y , h a v e b e e n e v a l u a t e d b a s e d o n c o m m u n i t y r i s k . T h e s e v i o l a t i o n s w i l l b e m o n i t o r e d f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e m i n i m u m s t a n d a r d s f o r d r i n k i n g w a t e r i n O n t a r i o a s s e t f o r t h u n d e r t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t a n d a s s o c i a t e d r e g u l a t i o n s . W h e r e r i s k i s d e e m e d t o b e h i g h a n d / o r c o m p l i a n c e i s a n o n g o i n g c o n c e r n , v i o l a t i o n s w i l l b e f o r w a r d e d t o t h i s M i n i s t r y ' s I n v e s t i g a t i o n a n d E n f o r c e m e n t B r a n c h . h i o r d e r t o m e a s u r e i n d i v i d u a l i n s p e c t i o n r e s u l t s , t h e M i n i s t r y h a s e s t a b l i s h e d a n i n s p e c t i o n c o m p l i a n c e r i s k f r a m e w o r k b a s e d o n t h e p r i n c i p l e s o f t h e I n s p e c t i o n , I n v e s t i g a t i o n & E n f o r c e m e n t ( I I & E ) S e c r e t a r i a t a n d a d v i c e o f i n t e m a l / e x t e m a l r i s k e x p e r t s . T h e I n s p e c t i o n S u m m a r y R a t i n g R e c o r d ( I R R ) , i n c l u d e d a s A p p e n d i x C o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t , p r o v i d e s t h e M i n i s t r y , t h e s y s t e m o w n e r a n d t h e l o c a l P u b l i c H e a l t h U n i t s w i t h a s u m m a r i z e d q u a n t i t a t i v e m e a s u r e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m ' s a n n u a l i n s p e c t i o n a n d r e g u l a t e d w a t e r q u a l i t y t e s t i n g p e r f o r m a n c e . P l e a s e n o t e t h e a t t a c h e d I R R m e t h o d o l o g y m e m o d e s c r i b i n g h o w t h e r i s k r a t i n g m o d e l h a s i m p r o v e d t o b e t t e r r e f l e c t t h e h e a l t h r e l a t e d a n d a d m i n i s t r a t i v e n o n - c o m p l i a n c e f o u n d i n a n i n s p e c t i o n r e p o r t . I R R r a t i n g s a r c p u b U s h e d ( f o r ^ t h e p r e v i o u s i n s p e c t i o n y e a r ) i n t h e M i n i s t r y ' s C h i e f D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t o r ' s A n n u a l R e p o r t , f f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o r c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e r a t i n g , p l e a s e c o n t a c t T o r n C I u b b , ~ D r i n k i n g W a t e r P r o g r a m S u p e r v i s o r , a t ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 1 2 2 . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h e r e p o r t , p l e a s e f e e l f r e e t o c a l l m e a t ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 2 Y o u r s t r u l y , - ^ M ' { ^ J i m M i l l e r P r o v i n c i a l O f f i c e r L o n d o n D i s t r i c t O f R c e i i m . w . m i l l e r @ o n t a r i o . c a M r . E d R o l o s o n , W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r v i s o r e c . E l g i n - S t . T h o m a s H e a l t h U n i t L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y L o n d o n D i s t r i c t F i l e 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 8 5 o f 1 2 3 ! V - - ^ ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 I n s p e c t i o n N u m b e r : 1 - 9 Y I Y 8 D a t e o f I n s p e c t i o n : J a n 1 0 , 2 0 1 3 I n s p e c t e d B y : J i m M i l l e r 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 8 6 o f 1 2 3 ^ D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t T a b l e o f C o n t e n t s O n t a r i o T a b l e o f C o n t e n t s O w n e r I n f o r m a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 I n s p e c t i o n D e t a i l s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 I n s p e c t i o n S u m m a r y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 L M R I n t r o d u c t i o n 4 L M R T r e a t m e n t P r o c e s s e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 L M R T r e a t m e n t P r o c e s s M o n i t o r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 L M R D i s t r i b u t i o n S y s t e m 5 L M R O p e r a t i o n s M a n u a l s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 L M R L o g b o o k s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 L M R S e c u r i t y 7 L M R C e r t i f i c a t i o n a n d T r a i n i n g 7 L M R W a t e r Q u a l i t y M o n i t o r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 L M R W a t e r Q u a l i t y A s s e s s m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 L M R R e p o r t i n g a n d C o r r e c t i v e A c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 N o n C o m p l i a n c e w i t h R e g u l a t o r y R e q u i r e m e n t s a n d A c t i o n s R e q u i r e d . . . . . . . . . . . . . . 1 0 S u m m a r y o f B e s t P r a c t i c e I s s u e s a n d R e c o m m e n d a t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 S i g n a t u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 A p p e n d i x A : K e y R e f e r e n c e a n d G u i d a n c e M a t e r i a l f o r D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s A p p e n d i x B : M O E A u d i t S a m p l e R e s u l t s A p p e n d i x C : I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 8 7 o f 1 2 3 r > - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t O W N E R I N F O R M A T I O N : C o m p a n y N a m e : B A Y H A M , T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F S t r e e t N u m b e r : 9 3 4 4 U n i t I d e n t i f i e r : S t r e e t N a m e : P L A N K R d C i t y : S T R A F F O R D V I L L E P r o v i n c e : O N P o s t a l C o d e : N O J 1 Y O C O N T A C T I N F O R M A T I O N T y p e : W a t e r S u p e r i n t e n d e n t N a m e : E d R o l o s o n P h o n e : ( 5 1 9 ) 8 7 4 - 4 7 6 1 F a x : ( 5 1 9 ) 8 7 4 - 4 1 0 1 E m a i l : e r o l o s o n @ b a y h a m . o n . c a T i t l e : W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t T y p e : O w n e r N a m e : K y l e K r u g e r P h o n e : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 5 5 2 1 F a x : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 3 8 8 4 E m a i l : k k m g e r @ b a y h a m . o n . c a T i t l e : C M 0 / A d m i n i s t r a t o r T y p e : O p e r a t o r N a m e : B o b B u t l e r P h o n e : ( 5 1 9 ) 8 7 4 - 4 7 6 1 F a x : ( 5 1 9 ) 8 7 4 - 4 1 0 1 E m a i l : w a t e r d e p t @ b a y h a m . o n . c a T i t l e : O p e r a t o r I N S P E C T I O N D E T A I L S : D W S N a m e : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D W S A d d r e s s : 9 3 4 4 P l a n k R o a d B A Y H A M O N N O J 1 Y O C o u n t y / D i s t r i c t ; B a y h a m M O E D i s t r i c t / A r e a O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t H e a l t h U n i t : E L G I N - S T . T H O M A S H E A L T H U N I T C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y M N R O f f i c e : A y l m e r D i s t r i c t O f f i c e D W S C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 I n s p e c t i o n T y p e : A n n o u n c e d I n s p e c t i o n N u m b e r : 1 - 9 Y I Y 8 D a t e o f I n s p e c t i o n : J a n 1 0 . 2 0 1 3 D a t e o f P r e v i o u s I n s p e c t i o n : F e b 1 6 , 2 0 1 2 D R I N K I N G W A T E R S Y S T E M C O M P O N E N T S D E S C R I P T I O N R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 2 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 8 8 o f 1 2 3 r » - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t S i t e ( N a m e ) : M O E D W S M a p p i n g T y p e : D W S M a p p i n g P o i n t S u b T y p e : C o m m e n t s : N o t A p p l i c a b l e S i t e ( N a m e ) : P t . B u r w e l l W a t e r D i s t r i b u t i o n T y p e : T r e a t e d W a t e r P O E S u b T y p e : O t h e r C o m m e n t s : T h e P o r t B u r w e l l W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m w a s i n s t a l l e d i n 1 9 7 1 a n d p r e s e n t l y s e r v e s a n a p p r o x i m a t e p o p u l a t i o n o f 1 , 0 4 0 p e r s o n s . T h e p o t a b l e w a t e r i s d i s t r i b u t e d t h r o u g h 1 2 k i l o m e t r e s o f P V C w a t e r m a i n , r a n g i n g i n s i z e f r o m 6 t o 1 0 i n c h e s w i t h 5 2 m a i n v a l v e s , 4 8 f i r e h y d r a n t s a n d 4 9 6 c u r b s t o p s . S i t e ( N a m e ) : V i e n n a B o o s t e r S t a t i o n a n d D i s t r i b u t i o n S y s t e m T y p e : T r e a t e d W a t e r P O E S u b T y p e : B o o s t e r S t a t i o n C o m m e n t s : T r e a t e d w a t e r f r o m t h e P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m e n t e r s t h e V i e n n a B o o s t e r S t a t i o n a f t e r r e c e i v i n g r e c h l o r i n a t i o n a t b o t h t h e P o r t B u r w e l l W a t e r T o w e r a n d t h e L a k e v i e w R e c h l o r i n a t i o n F a c i l i t y . T h e V i e n n a B o o s t e r S t a t i o n i s l o c a t e d o n t h e n o r t h w e s t c o m e r o f V i e n n a L i n e a n d C e n t r e S t . S o u t h , a t 5 5 4 8 6 V i e n n a L i n e . T h e s t a t i o n c o n s i s t s o f a 2 2 k i l o w a t t p u m p r a t e d a t 4 5 l i t r e s p e r s e c o n d a t a t o t a l d y n a m i c h e a d o f 2 6 m e t r e s , o n e p r e s s u r e r e g u l a t i n g v a i v e a n d o n e b y - p a s s p i p i n g c o n n e c t i o n U n d e r n o r m a l f l o w c o n d i t i o n s t h e w a t e r p a s s e s t h r o u g h a p r e s s u r e r e g u l a t i n g v a l v e , b y p a s s i n g t h e p u m p u n t i l t h e s y s t e m p r e s s u r e d r o p s t o 3 0 p s i a n d s h u t s d o w n o n c e t h e p r e s s u r e r e a c h e s 7 0 p s i . T h e V i e n n a W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m w a s i n s t a l l e d i n 1 9 7 7 a n d p r e s e n t l y s e r v e s a p o p u l a t i o n o f a p p r o x i m a t e l y 5 0 0 p e r s o n s . T h e p o r t a b l e w a t e r i s d i s t r i b u t e d t h r o u g h 5 k i l o m e t r e s o f ' P V C a n d c o n c r e t e d u c t i l e i r o n w a t e r m a i n , r a n g i n g i n s i z e f r o m 6 t o 1 2 i n c h e s , w i t h 3 8 m a i n v a l v e s , 3 0 f i r e h y d r a n t s a n d 2 0 5 c u r b s t o p s . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 3 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 8 9 o f 1 2 3 r > - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I N S P E C T I O N S U M M A R Y I N T R O D U C T I O N T h e p r i m a r y f o c u s o f t h i s i n s p e c t i o n i s t o c o n f i r m c o m p l i a n c e w i t h M i n i s t r y o f t h e * E n v i r o n m e n t l e g i s l a t i o n a n d a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s s u c h a s O r d e r s a n d C e r t i f i c a t e s o f A p p r o v a l , a s w e l l a s e v a l u a t i n g c o n f o r m a n c e w i t h M i n i s t r y d r i n k i n g w a t e r r e l a t e d p o l i c i e s a n d g u i d e l i n e s d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d . T h i s r e p o r t i s b a s e d o n a n i n s p e c t i o n o f a " s t a n d a l o n e c o n n e c t e d d i s t r i b u t i o n s y s t e m " . T h i s t y p e o f s y s t e m r e c e i v e s t r e a t e d w a t e r f r o m a s e p a r a t e l y o w n e d " d o n o r " s y s t e m . T h i s r e p o r t c o n t a i n s a l l o f t h e e l e m e n t s r e q u i r e d t o a s s e s s k e y c o m p l i a n c e a n d c o n f o r m a n c e i s s u e s a s s o c i a t e d w i t h a " r e c e i v e r " s y s t e m t o e n s u r e t h a t t h e s y s t e m w a s n o t b e i n g o p e r a t e d o r m a n a g e d i n a " d e f i c i e n t " c o n d i t i o n , a s d e f i n e d u n d e r 0 . R e g . 1 7 2 / 0 3 . T h e r e p o r t d o e s n o t c o n t a i n i t e m s a s s o c i a t e d w i t h t h e i n s p e c t i o n o f t h e d o n o r s y s t e m , s u c h a s s o u r c e w a t e r s , i n t a k e s / w e l l s a n d t r e a t m e n t f a c i l i t i e s . T h i s d r i n k i n g w a t e r s y s t e m i s s u b j e c t t o t h e l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t s o f t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t , 2 0 0 2 ( S D W A ) a n d r e g u l a t i o n s m a d e t h e r e i n , i n c l u d i n g O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 , " D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s " ( O . R e g . 1 7 0 / 0 3 ) . T h i s i n s p e c t i o n h a s b e e n c o n d u c t e d p u r s u a n t t o S e c t i o n 8 1 o f t h e S D W A . Y o u r s y s t e m w a s c h o s e n f o r a f o c u s e d i n s p e c t i o n d u r i n g t h i s i n s p e c t i o n c y c l e b e c a u s e i n s p e c t i o n f i n d i n g s o v e r t h e p a s t t h r e e y e a r s w e r e s u c h t h a t t h e n u m b e r o f v i o l a t i o n s w e r e m i n i m a l o r n o n e x i s t e n t , t h e r e w e r e f e w o r n o o r d e r s i s s u e d t o y o u t h a t w e r e o f s i g n i f i c a n c e i n _ t h e m a i n t e n a n c e o f w a t e r p o t a b i l i t y a n d t h e r e w e r e n o d e f i c i e n c i e s a s d e f i n e d i n 0 . R e g . 1 7 2 / 0 3 , T h e u n d e r t a k i n g o f a f o c u s e d i n s p e c t i o n a t y o u r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m d u r i n g t h i s y e a r ' s i n s p e c t i o n c y c l e d o e s n o t e n s u r e t h a t a s i m i l a r t y p e o f i n s p e c t i o n w i l l b e c o n d u c t e d a t a n y p o i n t i n t h e f u t u r e . P r o v i n c i a l O f f i c e r , J i m M i l l e r c o n d u c t e d a n o n s i t e i n s p e c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n D r i n k i n g W a t e r S y s t e m o n J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . D o c u m e n t s r e v i e w e d i n a s s o c i a t i o n w i t h t h i s r e p o r t i n c l u d e d , b u t w e r e n o t l i m i t e d t o : 1 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t N u m b e r : 0 6 1 - 2 0 1 I s s u e N u m b e r : 1 i s s u e d M a r c h 9 , 2 0 1 0 . 2 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r L i c e n c e N u m b e r : 0 6 1 - 1 0 1 I s s u e N u m b e r : 1 i s s u e d M a r c h 1 2 , 2 0 1 0 . 3 , M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t 1 - 9 5 4 D M d a t e d , M a r c h 1 6 , 2 0 1 2 e n t i t l e d M u n i c i p a l t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m , D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t i n s p e c t i o n d a t e F e b r u a r y 1 6 , 2 0 1 2 . T h i s r e p o r t a l s o i n c l u d e s a r e v i e w , a n d a s s e s s m e n t o f c o m p l i a n c e a n d o p e r a t i n g p r a c t i c e s i n r e l a t i o n t o t h e f o l l o w i n g A c t s a n d R e g u l a t i o n s : 1 , S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t , 2 0 0 2 ; 2 , O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 ; 3 , O n t a r i o D r i n k i n g - W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s 0 . R e g 1 6 9 / 0 3 ; 4 , O n t a r i o W a t e r R e s o u r c e s A c t , 1 9 9 0 ; R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 4 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T f O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 0 o f 1 2 3 F V - - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I N T R O D U C T I O N 5 , C e r t i f i c a t i o n o f D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m O p e r a t o r s a n d W a t e r Q u a l i t y A n a l y s t s ; R e g u l a t i o n , 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 ; 6 , E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t , 1 9 9 0 ; A d d i t i o n a l o p e r a t i o n a l d o c u m e n t s m a i n t a i n e d b y t h e o w n e r / o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e p e r i o d f r o m J a n u a r y 1 . 2 0 1 2 t h r o u g h D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 w e r e a l s o r e v i e w e d i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e c o m p l i a n c e e v a l u a t i o n . T R E A T M E N T P R O C E S S E S T h e o w n e r h a d e n s u r e d t h a t a l l e q u i p m e n t w a s i n s t a l l e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e A a n d * S c h e d u l e C o f t h e D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t . R e c o r d s c o n f i r m e d t h a t t h e w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t w h i c h p r o v i d e s c h l o r i n a t i o n o r c h l o r a m i n a t i o n f o r s e c o n d a r y d i s i n f e c t i o n p u r p o s e s w a s o p e r a t e d s o t h a t a t a l l t i m e s a n d a l l l o c a t i o n s i n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h e c h l o r i n e r e s i d u a l w a s n e v e r l e s s t h a n 0 . 0 5 m g / 1 f r e e o r 0 . 2 5 m g / 1 c o m b i n e d . T h e O p e r a t o r - i n - C h a r g e h a d e n s u r e d t h a t a l l e q u i p m e n t u s e d i n t h e p r o c e s s e s w a s * m o n i t o r e d , i n s p e c t e d , a n d e v a l u a t e d . T h e O p e r a t o r - i n - C h a r g e ( O I C ) e n s u r e s t h a t t h e r e - c h l o r i n a t i o n e q u i p m e n t p r o c e s s e s a r e m o n i t o r e d , i n s p e c t e d a n d e v a l u a t e d b y m e a s u r i n g p r o c e s s p a r a m e t e r s ( o p e r a t i o n a l g r a b s a m p l e s ) . T h e O p e r a t o r - l n - C h a r g e ( O I C ) i s t y p i c a l l y a s s i g n e d o n a d a i l y b a s i s a m o n g s t t h e t h r e e o p e r a t o r s . R e c o r d s r e v i e w e d f o r t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , i n d i c a t e t h a t t h e O I C p e r f o r m s r e g u l a r c h e c k s j n s p e c t i o n s a n d e v a l u a t i o n s o n v a r i o u s a r e a s o f t h e s y s t e m a n d i m p l e m e n t s c o r r e c t i v e a c t i o n s w h e r e r e q u i r e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e O I C t o o v e r e e e / p e r f o r m a n d r e c o r d a n y n e c e s s a r y a d j u s t m e n t s e a c h d a y t o v e r i f y t h a t t h e t r e a t m e n t s y s t e m a n d m o n i t o r i n g e q u i p m e n t a r e o p e r a t i n g p r o p e r l y d u n n g d a y - t o - d a y o p e r a t i o n s . T R E A T M E N T P R O C E S S M O N I T O R I N G T h e s e c o n d a r y d i s i n f e c t a n t r e s i d u a l w a s m e a s u r e d a s r e q u i r e d f o r t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m . * A l l d i s t r i b u t i o n f r e e a v a i l a b l e c h l o r i n e ( F A C ) r e s i d u a l m e a s u r e m e n t s p r o v i d e d b y t h e p w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y , d u r i n g t h e i n s p e c t i o n r e v i e w w e r e a p p r o p r i a t e l y d o c u m e n t e d i n c l u d i n g t h e t i m e , d a t e , F A C r e s i d u a l a n d t h e p e r s o n w h o a n a l y z e d t h e s a m p l e . T h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y t y p i c a l l y s a m p l e d s e v e n ( 7 ) t i m e s e a c h w e e k f r o m a s i n g l e / m u l t i p l e l o c a t i o n s i n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m . D I S T R I B U T I O N S Y S T E M E x i s t i n g p a r t s o f t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h a t w e r e t a k e n o u t o f s e r v i c e f o r i n s p e c t i o n , r e p a i r * o r o t h e r a c t i v i t i e s t h a t m a y l e a d t o c o n t a m i n a t i o n , a n d a l l n e w p a r t s o f t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h a t c a m e i n c o n t a c t w i t h d r i n k i n g w a t e r , w e r e d i s i n f e c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e B , C o n d i t i o n 2 . 3 o f t h e D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t . I n a c c o r d a n c e w i t h , " D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t N u m b e r : 0 6 1 - 2 0 1 I s s u e N u m b e r 1 S c h e d u l e B 2 . 3 A l t e r a t i o n t o t h e D r i n k i n g W a t e r S y s t e m " t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s d e v e l o p e d p r o c e d u r e s a n d m a i n t a i n e d r e c o r d s i n d i c a t i n g t h a t a l l n e c e s s a r y s t e p s h a v e b e e n f o l l o w e d t o r e d u c e t h e p o s s i b i l i t y o f c o n t a m i n a t i o n d u r i n g r e p a i r s o r o t h e r a c t i v i t i e s c o n d u c t e d o v e r t h e c o u r s e o f t h e i n s p e c t i o n r e v i e w p e r i o d . C o p i e s o f A m e r i c a n W a t e r W o r k s A s s o c i a t i o n ( A W W A ) s t a n d a r d s a r e l o c a t e d i n t h e f a c i l i t y ' s o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l t e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 5 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 1 o f 1 2 3 r > - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t D I S T R I B U T I O N S Y S T E M P r o c e d u r e s f o r f l u s h i n g , d i s i n f e c t i o n a n d t e s t i n g o f n e w o r r e p a i r e d w a t e r m a i n s a r e i n c l u d e d i n t h e O p e r a t i o n s a n d M a i n t e n a n c e M a n u a l . T h e d i s i n f e c t i o n p r o c e d u r e s s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v e n i n d u s t r y b e s t p r a c t i c e s t a n d a r d s ( i . e . A W W A C 6 5 1 - 0 5 S t a n d a r d f o r D i s i n f e c t i n g W a t e r M a i n s . A W W A C 6 5 2 - 0 2 f o r s t o r a g e f a c i l i t i e s a n d C 6 5 3 - 0 3 f o r W a t e r T r e a t m e n t P l a n t s ) . I n a d d i t i o n t o t h e a b o v e , t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a l s o h a s i n - p l a c e a n " O p e r a t i o n E v e n t R e p o r t " w h i c h m e e t s a n d e x c e e d s r e g u l a t o r y r e c o r d k e e p i n g r e q u i r e m e n t s d u r i n g t h e i n s p e c t i o n r e v i e w p e r i o d . R e c o r d s p r o v i d e d f o r r e v i e w i n c l u d e s o m e o f t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : l o c a t i o n , p e r s o n n e l o n s i t e , d i s i n f e c t i o n m e t h o d u s e d , m i c r o b i a l s a m p l i n g r e s u l t s , f r e e c h l o r i n e v a l u e s , t y p e o f m a t e r i a l s u s e d , a n d t i m e / d a t e t h e w o r k w a s c o m p l e t e d a n d i n s p e c t e d e t c . B a s e d o n t h e r e c o r d s a v a i l a b l e t h e o w n e r w a s a b l e t o m a i n t a i n p r o p e r p r e s s u r e s i n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m . L o g e n t r i e s p r o v i d e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , i n d i c a t e t h a t a n y l o w p r e s s u r e p r o b l e m s r e l a t e d t o m a i n t e n a n c e o f d i s t r i b u t i o n s y s t e m h a v e b e e n r e s p o n d e d t o b y t h e o p e r a t o r a n d a p p r o p r i a t e a c t i o n s t a k e n . O P E R A T I O N S M A N U A L S T h e o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s c o n t a i n e d p l a n s , d r a w i n g s a n d p r o c e s s * d e s c r i p t i o n s s u f f i c i e n t f o r t h e s a f e a n d e f f i c i e n t o p e r a t i o n o f t h e s y s t e m . D u r i n g t h e i n s p e c t i o n r e v i e w p e r i o d . t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m p r o v i d e d d o c u m e n t a t i o n c o n f i r m i n g t h a t t h e o p e r a t o r s a n d m a i n t e n a n c e p e r s o n n e l i n t h e s u b s y s t e m h a v e b e e n p r o v i d e d r e a d y a c c e s s t o c o m p r e h e n s i v e o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s ( r e v i s i o n J a n u a r y 2 0 1 3 ) t h a t c o n t a i n p l a n s , d r a w i n g s a n d p r o c e s s d e s c r i p t i o n s s u f f i c i e n t f o r t h e s a f e a n d e f f i c i e n t o p e r a t i o n o f t h e s u b s y s t e m a s r e q u i r e d b y 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 , s . 2 8 . T h e o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s d i d m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e P e r m i t a n d * L i c e n c e o r A p p r o v a l i s s u e d u n d e r P a r t V o f t h e S D W A . T h e O p e r a t i o n s M a n u a l i s s t o r e d i n a n a c c e s s i b l e l o c a t i o n a t t h e P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t F a c i l i t y a n d i s a v a i l a b l e t o a l l o p e r a t i o n a l s t a f f . T h e O p e r a t i o n s M a n u a l c o n t a i n s t h e f o l l o w i n g : p l a n s , d r a w i n g s , p r o c e s s d e s c r i p t i o n s . w a t e r d i s t r i b u t i o n o p e r a t o r d u t i e s , e m e r g e n c y p r o c e d u r e s , d i s i n f e c t i o n p r o c e d u r e s a n d o t h e r g u i d a n c e m a t e r i a l s t y p i c a l o f a n O p e r a t i o n s M a n u a l . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c o n t i n u e t o d e v e l o p a n d m a i n t a i n a n u p - t o - d a t e c o m p r e h e n s i v e o p e r a t i o n s m a n u a l w h i c h i n c l u d e s : . a s u m m a r y o f a l l a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n , r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s r e l a t i n g t o t h e f a c i l i t y s y s t e m s ; . a d e s c r i p t i o n o f g e n e r a l o p e r a t i n g a n d m a i n t e n a n c e r e q u i r e m e n t s f o r s a m p l i n g s c h e d u l e s ; p e r s o n n e l s a f e t y i n f o r m a t i o n ; w a t e r s y s t e m s t a r t u p p r o c e d u r e s a f t e r p e r i o d s o f s h u t d o w n a n d e m e r g e n c y p l a n n i n g . L O G B O O K S R e c o r d s o r o t h e r r e c o r d k e e p i n g m e c h a n i s m s c o n f i r m e d t h a t o p e r a t i o n a l t e s t i n g n o t p e r f o r m e d b y c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t w a s b e i n g d o n e b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r , w a t e r q u a l i t y a n a l y s t , o r p e r s o n w h o s u f f i c e s t h e r e q u i r e m e n t s o f 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 7 - 5 . A l l l o g r e c o r d s r e g a r d i n g 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 7 - 5 r e v i e w e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , i d e n t i f i e d t h e n a m e s o f a l l o p e r a t o r s o f t h e f a c i l i t y a n d t h e i r r e s p e c t i v e s i g n a t u r e s a n d / o r i n i t i a l s . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t a n y e n t r i e s i n t h e l o g m u s t b e i d e n t i f i e d b y t h e p e r s o n m a k i n g t h e e n t r y i n t h e l o g s . A n e x a m p l e o f t h i s i s i f m u l t i p l e o p e r a t o r s m a k e e n t r i e s i n t h e l o g . I f t h i s o c c u r s , t h o s e p e r s o n s m u s t c l e a r l y i d e n t i f y w h o m a d e t h e e n t r y ( i . e . b y s i g n a t u r e o r i n i t i a l ) . S E C U R I T Y R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 6 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 2 o f 1 2 3 r » - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t S E C U R I T Y T h e o w n e r h a d p r o v i d e d s e c u r i t y m e a s u r e s t o p r o t e c t c o m p o n e n t s o f t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m . C E R T I F I C A T I O N A N D T R A I N I N G T h e o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r h a d b e e n d e s i g n a t e d f o r e a c h s u b s y s t e m . * A t t h e t i m e o f i n s p e c t i o n . t h e O R O d e s i g n a t e d f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m h a s c e r t i f i c a t i o n e q u a l o r g r e a t e r t h a n t h e c l a s s i f i c a t i o n l e v e l o f t h e s y s t e m ( W a t e r D i s t r i b u t i o n C l a s s 1 ) . O p e r a t o r s i n c h a r g e h a d b e e n d e s i g n a t e d f o r a l l s u b s y s t e m s w h i c h c o m p r i s e d t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m . D u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d i t w a s f o u n d t h a t , t h e O p e r a t o r I n C h a r g e ( O I C ) f u n c t i o n f o r e a c h i n d i v i d u a l o p e r a t o r w a s i d e n t i f i e d i n t h e f a c i l i t y l o g b o o k . T h e o w n e r m u s t e n s u r e t h a t o n e o r m o r e o p e r a t o r s a r e d e s i g n a t e d a s o p e r a t o r - i n - c h a r g e ( O I C ) f o r a l l d a y s t h a t t h e f a c i l i t i e s a r e i n o p e r a t i o n . A n O I C c a n b e a n y o p e r a t o r w i t h a n a p p l i c a b l e c e r t i f i c a t e t o t h e t y p e o f o p e r a t e d s u b s y s t e m . A n o p e r a t o r - i n - t r a i n i n g ( O I T ) c a n n o t b e d e s i g n a t e d a s a n O I C . I n a c c o r d a n c e w i t h 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 s . 2 5 . ( 1 ) T h e o w n e r o r o p e r a t i n g a u t h o r i t y o f a s u b s y s t e m o r a p e r s o n a u t h o r i z e d b y t h e o w n e r o r o p e r a t i n g a u t h o r i t y s h a l l d e s i g n a t e o n e o r m o r e o p e r a t o r s a s o p e r a t o r e - i n - c h a r g e o f t h e s u b s y s t e m . 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 , s . 2 5 ( 1 ) . O n l y c e r t i f i e d o p e r a t o r s m a d e a d j u s t m e n t s t o t h e t r e a t m e n t e q u i p m e n t . * D o c u m e n t a t i o n p r o v i d e d a t t h e t i m e o f i n s p e c t i o n , ( l o g b o o k s a n d o t h e r r e c o r d k e e p i n g m e c h a n i s m s ) i n d i c a t e d t h a t o n l y c e r t i f i e d o p e r a t i o n a l s t a f f m a d e a d j u s t m e n t s t o d i s t r i b u t i o n s y s t e m p r o c e s s e s . T h e O w n e r m u s t b e a w a r e t h a t t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t ( S D W A ) S e c t i o n 1 1 ( 1 ) 5 r e q u i r e s t h e o w n e r a n d / o r t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y t o e n s u r e t h a t t h e p e r s o n n e l a t t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m a r e u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f p e r s o n s h a v i n g t h e p r e s c r i b e d q u a l i f i c a t i o n s . T h e O w n e r c a n r e f e r e n c e t h e M i n i s t r y p u b l i c a t i o n P I B S 4 7 2 3 e " C e r t i f i c a t i o n G u i d e f o r O p e r a t o r s a n d W a t e r Q u a l i t y A n a l y s t s o f D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s " , r e v i s e d A p r i l 2 0 1 0 , s e c t i o n 4 " C e r t i f i c a t i o n o f O p e r a t o r s " w h i c h i d e n t i f i e s f u n c t i o n s t h a t m u s t b e p e r f o m n e d b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r . T h e C e r t i f i c a t i o n G u i d e i d e n t i f i e s t h a t c e r t a i n d u t i e s m u s t b e p e r f o r m e d b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r , o r a t l e a s t h a v e a c e r t i f i e d o p e r a t o r ( o r P . E n g . d e s i g n a t e d a s O I C ) p h y s i c a l l y p r e s e n t a n d m o n i t o r i n g t h e w o r k b e i n g p e r f o r m e d . I t a l s o i d e n t i f i e s d u t i e s t h a t c a n b e u n d e r t a k e n b y u n c e r t i f i e d p e r s o n n e l w i t h o u t t h e d i r e c t p h y s i c a l s u p e r v i s i o n o f t h e p e r s o n w i t h p r e s c r i b e d q u a l i f i c a t i o n s . H o w e v e r , t h i s d o e s n o t r e l i e v e t h e O I C f r o m e n s u r i n g r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 s . 2 6 ( 2 ) a r e m e t f o r a n y w o r k i n t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e g u i d e b e p r o v i d e d t o t h e s y s t e m o p e r a t i o n a l s t a f f f o r i n f o r m a t i o n a l p u r p o s e s t o h e i g h t e n o p e r a t o r ' s a w a r e n e s s , a n d t o h e l p t h e m f u l l y u n d e r s t a n d t h e i r l e g a l r e s p o n s i b i l i t i e s a n d c e r t i f i c a t i o n c o m p l i a n c e r e q u i r e m e n t s . A r e v i e w o f t h e o p e r a t i o n a l s t a f f c e r t i f i c a t e s f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m i n d i c a t e d t h a t d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e n o d a l l o p e r a t o r s o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m / s u b s y s t e m s h a d a d e q u a t e c e r t i f i c a t i o n . W A T E R Q U A L I T Y M O N I T O R I N G R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 7 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 3 o f 1 2 3 r v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t W A T E R Q U A L I T Y M O N I T O R I N G A l l m i c r o b i o l o g i c a l w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g r e q u i r e m e n t s f o r d i s t r i b u t i o n s a m p l e s w e r e * b e i n g m e t . A r e v i e w o f t h e s t a t e m e n t o f a n a l y t i c a l r e s u l t s f o r t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , c o n f i r m e d t h a t a m i n i m u m o f t h r e e ( 3 ) d i s t r i b u t i o n s a m p l e s w e r e t a k e n e a c h w e e k a n d a n a l y z e d f o r E . c o l i , t o t a l c o l i f o n m a n d H P C . I n a c c o r d a n c e w i t h 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 , S c h e d u l e 1 0 - 2 , a n d b a s e d o n t h e p o p u l a t i o n s e r v e d o f a p p r o x i m a t e l y 2 0 0 0 p e r s o n s , t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y i s r e q u i r e d t o t a k e a m i n i m u m o f t e n ( 1 0 ) d i s t r i b u t i o n s y s t e m s a m p l e s e a c h m o n t h , e n s u r i n g t h a t a t l e a s t o n e s a m p l e i s t a k e n i n e a c h w e e k o f t h e m o n t h . E a c h o f t h e d i s t r i b u t i o n s a m p l e s a r e t o b e a n a l y z e d f o r E . c o l i , t o t a l c o l i f o r m a n d 2 5 % o f t h e s a m p l e s m u s t b e a n a l y z e d f o r b a c k g r o u n d c o l o n y c o u n t s b a s e d o n a h e t e r o t r o p h i c p l a t e c o u n t ( H P C ) . A l l t r i h a l o m e t h a n e s w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g r e q u i r e m e n t s p r e s c r i b e d b y l e g i s l a t i o n w e r e c o n d u c t e d w i t h i n t h e r e q u i r e d f r e q u e n c y . I n a c c o r d a n c e w i t h 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 1 3 - 6 , t h e O w n e r o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t a s a m p l e f o r t r i h a l o m e t h a n e s i s c o l l e c t e d a n d t e s t e d e v e r y t h r e e ( 3 ) m o n t h s . D u e t o t h e s t r u c t u r a l c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m , t h e o w n e r c o l l e c t e d t w o ( 2 ) T r i h a l o m e t h a n e ( T H M ) s a m p l e s a t d i f f e r e n t l o c a t i o n s f o r e a c h q u a r t e r l y p e r i o d . T w o ( 2 ) s a m p l e s r e s u l t s f o r e a c h q u a r t e r i n 2 0 1 2 a r e a s f o l l o w s : J a n u a r y 1 9 , 2 0 1 2 ( 4 8 u g / L a n d 5 4 u g / L ) , A p r i l 2 , 2 0 1 2 ( 3 6 u g / L a n d 3 9 u g / L ) , J u l y 1 1 . 2 0 1 2 ( 5 0 u g / L a n d 5 8 u g / L ) a n d O c t o b e r 9 , 2 0 1 2 ( 9 3 u g / L a n d 9 6 u g / L ) . T h e m a x i m u m a l l o w a b l e c o n c e n t r a t i o n ( M A C ) f o r T H M i s 1 0 0 u g / L . T h e O w n e r m u s t b e a w a r e o f t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s a s p e r 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 6 - 1 . 1 ( 4 ) w h i c h s t a t e s t h e f o l l o w i n g " I f t h i s R e g u l a t i o n o r a n a p p r o v a l , m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r l i c e n c e o r o r d e r , i n c l u d i n g a n O W R A a p p r o v a l o r O W R A o r d e r , r e q u i r e s a t l e a s t o n e w a t e r s a m p l e t o b e t a k e n e v e r y t h r e e m o n t h s a n d t e s t e d f o r a p a r a m e t e r , t h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t a t l e a s t o n e s a m p l e t h a t i s t a k e n d u r i n g a t h r e e m o n t h p e r i o d f o r t h e p u r p o s e o f b e i n g t e s t e d f o r t h a t p a r a m e t e r i s t a k e n a t l e a s t 6 0 d a y s , a n d n o t m o r e t h a n 1 2 0 d a y s , a f t e r a s a m p l e w a s t a k e n f o r t h a t p u r p o s e i n t h e p r e v i o u s t h r e e - m o n t h p e r i o d . " A l l s a m p l i n g r e q u i r e m e n t s f o r l e a d p r e s c r i b e d b y s c h e d u l e 1 5 . 1 o f 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 w e r e * b e i n g m e t . R e c o r d s c o n f i r m e d t h a t c h l o r i n e r e s i d u a l t e s t s w e r e b e i n g c o n d u c t e d a t t h e s a m e t i m e a n d * a t t h e s a m e l o c a t i o n t h a t m i c r o b i o l o g i c a l s a m p l e s w e r e o b t a i n e d . D u r i n g t h e d o c u m e n t a t i o n r e v i e w , i t w a s v e r i f i e d t h a t c h l o r i n e r e s i d u a l s a r e b e i n g c o l l e c t e d a t t h e s a m e t i m e a n d l o c a t i o n a s m i c r o b i o l o g i c a l s a m p l e s f r o m t h e d i s t r i b u t i o n . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t i e s h a v e f u l f i l l e d t h e r e q u i r e m e n t s p r e s c r i b e d b y 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 6 - 3 ( 1 ) w h i c h r e q u i r e s t h a t a w a t e r s a m p l e i s t a k e n a n d t e s t e d f o r a m i c r o b i o l o g i c a l p a r a m e t e r , t h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t a n o t h e r s a m p l e i s t a k e n a t t h e s a m e t i m e f r o m t h e s a m e l o c a t i o n a n d i s t e s t e d i m m e d i a t e l y f o r , ( a ) f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l , i f t h e s y s t e m p r o v i d e s c h l o r i n a t i o n a n d d o e s n o t p r o v i d e c h l o r a m i n a t i o n ; o r ( b ) c o m b i n e d c h l o r i n e r e s i d u a l , i f t h e s y s t e m p r o v i d e s c h l o r a m i n a t i o n . W A T E R Q U A L I T Y A S S E S S M E N T R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 8 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 4 o f 1 2 3 r v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t W A T E R Q U A L I T f A S S E S S M E N T T h e a u d i t s a m p l e s c o l l e c t e d b y t h e i n s p e c t o r m e t t h e a p p l i c a b l e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r * Q u a l i t y S t a n d a r d s a n d / o r t h e a e s t h e t i c o b j e c t i v e s o r o p e r a t i o n g u i d e l i n e s . T h e r e s u l t s o f t h e a u d i t s a m p l i n g a r e s u m m a r i z e d a s f o l l o w s : A u d i t s a m p l e s w e r e c o l l e c t e d o n , J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 3 b y t h e i n s p e c t i n g o f f i c e r . S a m p l e r e s u l t s a r e i n c l u d e d i n A p p e n d i x B o f t h i s r e p o r t . R e c o r d s s h o w t h a t a l l w a t e r s a m p l e r e s u l t s t a k e n d u r i n g t h e r e v i e w p e r i o d m e t t h e O n t a r i o * D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s ( 0 . R e g . 1 6 9 / 0 3 ) . R E P O R T I N G & C O R R E C T I V E A C T I O N S A l l r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r l e a d s a m p l i n g w e r e c o m p l i e d w i t h a s p e r s c h e d u l e 1 5 . 1 - 9 o f 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 . A l l c h a n g e s t o t h e s y s t e m r e g i s t r a t i o n i n f o r m a t i o n w e r e p r o v i d e d w i t h i n t e n ( 1 0 ) d a y s o f t h e * c h a n g e . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l t e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 9 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 5 o f 1 2 3 r v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t N O N - C O M P L I A N C E W I T H R E G U L A T O R Y R E Q U I R E M E N T S A N D A C T I O N S R E Q U I R E D T h i s s e c t i o n p r o v i d e s a s u m m a r y o f a l l n o n - c o m p l i a n c e w i t h r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , a s w e l l a s a c t i o n s r e q u i r e d t o a d d r e s s t h e s e i s s u e s . F u r t h e r d e t a i l s p e r t a i n i n g t o t h e s e i t e m s c a n b e f o u n d i n t h e b o d y o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t . N o t A p p l i c a b l e R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 0 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T f O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 6 o f 1 2 3 r v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t S U M M A R Y O F B E S T P R A C T I C E I S S U E S A N D R E C O M M E N D A T I O N S T h i s s e c t i o n p r o v i d e s a s u m m a r y o f a l l b e s t p r a c t i c e i s s u e s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d . D e t a i l s p e r t a i n i n g t o t h e s e i t e m s c a n b e f o u n d i n t h e b o d y o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t . B e s t M a n a g e m e n t P r a c t i c e s a r e r e c o m m e n d a t i o n s a n d n o t m a n d a t o r y r e q u i r e m e n t s , b u t m a y l e a d t o s a f e d r i n k i n g w a t e r f o r t h e c o n s u m e r . I n t h e i n t e r e s t o f c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t i n t h e i n t e r i m , i t i s r e c o m m e n d e d t h a t o w n e r s a n d o p e r a t o r s d e v e l o p a n a w a r e n e s s o f t h e f o l l o w i n g p r a c t i c e s a n d c o n s i d e r m e a s u r e s t o i m p l e m e n t t h e m s o t h a t a l l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s c o n t i n u o u s l y i m p r o v e t h e i r p r o c e s s e s . N o t A p p l i c a b l e R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 1 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 7 o f 1 2 3 r ^ - - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t S I G N A T U R E S I n s p e c t e d B y : S i g n a t u r e : ( P r o v i n c i a l O ^ j c e r ) : ^ J ^ J . * T J i m M i l l e r r * ^ R e v i e w e d & A p p r o v e d B y : S i g n a t u r e : ( S u p e r v i s o r ) : ^ A . T o m C l u b b 0 ^ " ^ R e v i e w & A p p r o v a l D a t e : ^ ^ r ^ p j Q ^ ^ [ c \ 0 - ^ ^ N o t e : T h i s i n s p e c t i o n d o e s n o t i n a n y w a y s u g g e s t t h a t t h e r e i s o r h a s b e e n c o m p l i a n c e w i t h a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n a n d r e g u l a t i o n s a s t h e y a p p l y o r m a y a p p l y t o t h i s f a c i l i t y . I t i s , a n d r e m a i n s , t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e o w n e r a n d / o r o p e r a t i n g a u t h o r i t y t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h a l l a p p l i c a b l e l e g i s l a t i v e a n d r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e i j i o n 1 9 / 0 2 / 2 0 1 3 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 2 o f 1 2 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 1 0 / 0 1 / 2 D 1 3 ( d d / m m / V y y y ) 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 8 o f 1 2 3 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t - I n s p e c t i o n S u m m a r y R a t i n g R e c o r d ( R e p o r t i n g Y e a r - 2 0 1 2 - 2 0 1 3 ) D W S N a m e : M U N I C I P A L F T Y O F B A Y H A M D I S T T U B U T I O N S Y S T E M D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 D W S O w n e r : B a y h a m , T h e C o r p o r a t i o n O f T h e M u n i c i p a l i t y O f M u n i c i p a l L o c a t i o n : B a y h a m R e g u l a t i o n : O . R E G 1 7 0 / 0 3 C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l S y s t e m T y p e O f I n s p e c t i o n : A d h o c I n s p e c t i o n D a t e : J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 M i n i s t r y O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t M a x i m u m Q u e s t i o n R a t i n g : 2 3 1 I n s p e c t i o n M o d u l e N o n - C o m p l i a n c e R a t i n g T r e a t m e n t P r o c e s s e s 0 / 5 6 D i s t r i b u t i o n S y s t e m 0 / 2 1 O p e r a t i o n s M a n u a l s 0 / 2 8 L o g b o o k s 0 / 1 4 C e r t i f i c a t i o n a n d T r a i n i n g 0 / 2 8 W a t e r Q u a l i t y M o n i t o r i n g 0 / 5 1 R e p o r t i n g & C o r r e c t i v e A c t i o n s 0 / 1 2 O t h e r I n s p e c t i o n F i n d i n g s 0 / 0 T r e a t m e n t P r o c e s s M o n i t o r i n g 0 / 2 1 T O T A L 0 / 2 3 1 I n s p e c t i o n R i s k R a t i n g 1 0 . 0 0 % F I N A L I N S P E C T I O N R A T I N G : 1 1 0 0 . 0 0 % I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d G e n e r a t e d O n 1 9 - F E B - 1 3 ( I n s p e c t i o n I D : 1 - 9 Y I Y 8 ) . 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 9 9 o f 1 2 3 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t - D e t a i l e d I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d ( R e p o r t i n g Y e a r - 2 0 1 2 - 2 0 1 3 ) D W S N a m e : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D I S T R I B U T I O N S Y S T E M D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 D W S O w n e r : B a y h a m , T h e C o r p o r a t i o n O f T h e M u n i c i p a l i t y O f M u n i c i p a l L o c a t i o n : B a y h a m R e g u l a t i o n : O . R E G 1 7 0 / 0 3 C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l S y s t e m T y p e O f I n s p e c t i o n : A d h o c I n s p e c t i o n D a t e : J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 M i n i s t r y O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t M a x i m u m Q u e s t i o n R a t i n g : 2 3 1 I n s p e c t i o n R i s k R a t i n g 1 0 . 0 0 % F I N A L I N S P E C T I O N R A T I N G : 1 1 0 0 . 0 0 % I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d G e n e r a t e d O n 1 9 - F E B - 1 3 ( I n s p e c t i o n I D : 1 - 9 Y I Y 8 ) . 2 0 1 2 M O E I n s p e c t i o n R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 1 0 0 o f 1 2 3 2 0 1 2 A N N U A L S U M M A R Y R E P O R T F O R M U N I C I P A L W A T E R S Y S T E M S R e p o r t T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y i n f o r m a t i o n f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m , W a t e r W o r k s # 2 6 0 0 7 4 8 5 4 , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e 2 2 o f t h e O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n f o r t h e r e p o r t i n g p e r i o d o f J a n u a r y 1 , 2 0 1 2 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m i s c a t e g o r i z e d a s a S m a l l M u n i c i p a l Y e a r R o u n d R e s i d e n t i a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m . W h o g e t s a c o p y o f t h e R e p o r t : T h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t t h e f o l l o w i n g r e c e i v e t h e s u m m a r y r e p o r t n o l a t e r t h a n M a r c h 3 1 f o r t h e p r e c e d i n g c a l e n d a r y e a r ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l i t y , t h e m e m b e r s o f . t h e M u n i c i p a l C o u n c i l ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d . e s t a b l i s h e d u n d e r s e c t i o n 1 9 5 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e m e m b e r s o f t h e m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d ; o r i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a c o r p o r a t i o n , t h e b o a r d o f . d i r e c t o r s o f t h e c o r p o r a t i o n . W h a t m u s t t h e R e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t , ( a ) l i s t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t , t h e r e g u l a t i o n s , t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l a n d a n y o r d e r t h a t t h e s y s t e m f a i l e d t o m e e t a t a n y t i m e d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t a n d s p e c i f y t h e d u r a t i o n o f t h e f a i l u r e ; a n d ( b ) f o r e a c h f a i l u r e r e f e r r e d t o i n c l a u s e ( a ) , d e s c r i b e t h e m e a s u r e s t h a t w e r e t a k e n t o c o r r e c t t h e f a i l u r e . I 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d P a g e 1 0 1 o f 1 2 3 T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m c o m p l i e d w i t h t h e f o l l o w i n g D r i n k i n g W a t e r L e g i s l a t i o n ; S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . 0 . R e g 1 7 0 / 0 3 , 0 . R e g 1 2 8 / 0 4 P r o v i n c i a l O f f i c e r ' s O r d e r d a t e d J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 0 r e l a t e d t o s o u r c e w a t e r w i t h a c o m p l i a n c e e x t e n s i o n d a t e o f J u l y 3 1 , 2 0 1 3 . D r i n k i n g w a t e r a d v i s o r i e s i s s u e d b y t h e M O H f o r t u r b i d i t y a n d n i t r a t e s a r e i n . e f f e c t u n t i l t h e P r o v i n c i a l o r d e r h a s b e e n c o m p l i e d w i t h . W h a t e l s e m u s t t h e r e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t a l s o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n a b l i n g t h e o w n e r o f t h e s y s t e m t o a s s e s s t h e c a p a b i l i t y o f t h e s y s t e m t o m e e t e x i s t i n g a n d p l a n n e d u s e s o f t h e s y s t e m : A s u m m a r y o f t h e q u a n t i t i e s a n d f l o w r a t e s o f t h e w a t e r s u p p l i e d d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t ; A c o m p a r i s o n o f t h e s u m m a r y r e f e r r e d t o i n p a r a g r a p h 1 t o t h e r a t e d c a p a c i t y a n d . f l o w r a t e s a p p r o v e d i n t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l . A t t a c h m e n t s . 2 0 1 2 f l o w s R e p o r t P r e p a r e d b y ; E d R o l o s o n W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t O v e r a l l R e s p o n s i b l e O p e r a t o r ( O R O ) 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d P a g e 1 0 2 o f 1 2 3 RICHMOND COMMUNITY WATER SYSTEM MONTHLY WATER CONSUMPTION (m3) Jan.Feb.March April May June July Aug Sept Oct Nov Dec Total a 2012 East 388 351 395 411 458 417 470 440 384 385 426 438 4963avg.daily 12.5 12.53 12.74 13.7 14.77 13.9 15.16 14.19 12.8 12.42 14.2 14.13 West 426 372 416 415 587 615 766 539 474 426 433 381 5850 avg. daily 13.74 13.28 13.42 13.83 18.94 20.5 24.71 17.39 15.8 13.74 14.43 12.29 10,813 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d P a g e 1 0 3 o f 1 2 3 Page 104 of 123 2 0 1 2 A N N U A L S U M M A R Y R E P O R T F O R M U N I C I P A L W A T E R S Y S T E M S R e p o r t T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y i n f o r m a t i o n f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m , W a t e r W o r k s # 2 6 0 0 0 4 7 4 8 , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e 2 2 o f t h e O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n f o r t h e r q i o r t i n g p e r i o d o f J a n u a r y 1 , 2 0 1 2 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m i s c a t e g o r i z e d a s a C l a s s I , L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m . W h o g e t s a c o p y o f t h e R e p o r t : T h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t t h e f o l l o w i n g r e c e i v e t h e s u m m a r y r e p o r t n o l a t e r t h a n M a r c h 3 1 f o r t h e p r e c e d i n g c a l e n d a r y e a r ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l i t y , t h e m e m b e r s o f . t h e M u n i c i p a l C o u n c i l ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d . e s t a b l i s h e d u n d e r s e c t i o n 1 9 5 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e m e m b e r s o f t h e m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d ; o r i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a c o r p o r a t i o n , t h e b o a r d o f . d i r e c t o r s o f t h e c o r p o r a t i o n . W h a t m u s t t h e R e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t , ( a ) l i s t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t , t h e r e g u l a t i o n s , t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l a n d a n y o r d e r t h a t t h e s y s t e m f a i l e d t o m e e t a t a n y t i m e d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t a n d s p e c i f y t h e d u r a t i o n o f t h e f a i l u r e ; a n d ( b ) f o r e a c h f a i l u r e r e f e r r e d t o i n c l a u s e ( a ) , d e s c r i b e t h e m e a s u r e s t h a t w e r e t a k e n t o c o r r e c t t h e f a i l u r e . 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 1 0 5 o f 1 2 3 T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m c o m p l i e d w i t h t h e f o l l o w i n g D r i n k i n g W a t e r L e g i s l a t i o n ; S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . 0 . R e g 1 7 0 / 0 3 , 0 . R e g 1 2 8 / 0 4 . S y s t e m D r i n k i n g W a t e r L i c e n c e # 0 6 1 - 1 0 1 . W h a t e l s e m u s t t h e r e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t a l s o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n a b l i n g t h e o w n e r o f t h e s y s t e m t o a s s e s s t h e c a p a b i l i t y o f t h e s y s t e m t o m e e t e x i s t i n g a n d p l a n n e d u s e s o f t h e s y s t e m : A s u m m a r y o f t h e q u a n t i t i e s a n d f l o w r a t e s o f t h e w a t e r s u p p l i e d d u r i n g t h e . p e r i o d c o v e r e d b y t h e r q > o r t ; A c o m p a r i s o n o f t h e s u m m a r y r e f e r r e d t o i n p a r a g r a p h 1 t o t h e r a t e d c a p a c i t y a n d . f l o w r a t e s a p p r o v e d i n t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l . A t t a c h m e n t s . 2 0 1 2 f l o w s R e p o r t P r e p a r e d b y ; E d R o l o s o n W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t O v e r a l l R e s p o n s i b l e O p e r a t o r ( O R O ) 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 1 0 6 o f 1 2 3 MUNICIPALITY OF BAYHAM MONTHLY WATER CONSUMPTION (m3) Jan.Feb.March April May June July Aug.Sept.Oct Nov Dec Totals 2012 Pt.Burwell 5610 5305 6381 6096 8203 7994 12589 10204 8367 7592 5801 5766 89908 avg.daily 180.97 189.46 205.84 203.2 264.61 266.47 406.1 329.16 278.9 244.9 193.37 186 Vienna 3367 3492 4335 4859 5045 4222 5468 4407 4199 4131 3558 3625 50708 avg. daily 108.61 124.71 139.84 161.97 162.74 140.73 176.38 142.16 139.67 133.26 118.6 116.94 Lake View 9503 9007 11070 11143 13703 12705 18745 15132 12862 12190 9516 9391 144967 avg. daily 306.55 321.68 357.1 371.43 442.03 423.5 604.68 488.13 428.73 393.22 317.2 302.94 2011 Pt.Burwell 8884 7161 6897 5974 7725 7870 11445 10895 8112 7525 5936 6616 95040 avg.daily 236.71 256.5 220.87 200.06 247.64 272.7 412.16 286.42 270.4 250.83 191.48 213.42 Vienna 3445 3454 3461 3650 3979 4096 4952 4660 3271 3595 3615 4000 46178 avg. daily 93.19 123.5 110.84 123.03 1 27.74 140.67 164.03 1 37.52 109 119.82 116.61 129.03 Lake View 12706 10947 10769 11413 11777 12075 16986 16366 11886 11395 9699 10749 146768 avg. daily 403.29 373.89 347.39 380.43 379.9 411.13 581.64 473.77 396.2 379.83 312.87 346.74 2 0 1 2 C o m p l i a n c e S u m m a r y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r P a g e 1 0 7 o f 1 2 3 Page 108 of 123 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : M a r c h 1 3 , 2 0 1 3 F R O M : W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t F I L E : E 0 1 S U B J E C T : L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s a n d t h e A c c r e d i t a t i o n o f O p e r a t i n g A u t h o r i t i e s N U M B E R : E 2 0 1 3 - 0 1 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s b r i n g i n g f o r w a r d i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o t h e l i c e n s i n g o f m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s a n d t h e a c c r e d i t a t i o n o f o p e r a t i n g a u t h o r i t i e s . B a c k g r o u n d I n 2 0 0 7 t h e P r o v i n c e i m p l e m e n t e d t h e l i c e n s i n g o f m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s u n d e r t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t 2 0 0 2 . T h e n e w r e g u l a t i o n ( O . R e g . 1 8 8 / 0 7 ) r e q u i r e d o w n e r s a n d o p e r a t i n g a u t h o r i t i e s t o i n c o r p o r a t e a q u a l i t y m a n a g e m e n t s y s t e m i n t o t h e o p e r a t i o n s o f t h e i r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s . I n a d d i t i o n t o a q u a l i t y m a n a g e m e n t s y s t e m o w n e r s a l s o c o m p l e t e d a d e t a i l e d f i n a n c i a l p l a n f o r w a t e r s y s t e m s u n d e r O . R e g . 4 5 3 / 0 7 . T h e a p p r o v e d f i n a n c i a l p l a n a l o n g w i t h a n o p e r a t i o n a l w a t e r s y s t e m p l a n w e r e r e q u i r e d p r i o r t o t h e i s s u a n c e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m l i c e n s e . O n c e a l i c e n s e h a s b e e n o b t a i n e d t h e o w n e r / o p e r a t i n g a u t h o r i t y o f t h e w a t e r s y s t e m r e c e i v e s a c e r t i f i c a t e o f a c c r e d i t a t i o n b a s e d o n a s u c c e s s f u l t h i r d - p a r t y a u d i t o f t h e o p e r a t i o n a l p l a n a n d i m p l e m e n t a t i o n o f a l l t h e p r e s c r i b e d e l e m e n t s ( 2 1 ) o f t h e d r i n k i n g w a t e r q u a l i t y m a n a g e m e n t s t a n d a r d . S t a f f C o m m e n t s S i n c e t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e s a i d l i c e n s i n g p r o g r a m s t a f f h a s s u c c e s s f u l l y c o m p l e t e d a n o p e r a t i o n a l w a t e r s y s t e m p l a n a l o n g w i t h t h e r e q u i r e d f i n a n c i a l p l a n a n d h a s o b t a i n e d t h e n e c e s s a r y d r i n k i n g w a t e r s y s t e m l i c e n s e . A s o f F e b r u a r y 2 0 1 3 s t a f f r e c e i v e d a c e r t i f i c a t e o f o p e r a t i n g a u t h o r i t y a c c r e d i t a t i o n a s a r e s u l t o f a v e r y f a v o r a b l e f h i r d - p a r t y a u d i t . I t c a n b e n o t e d f r o m t h e a u d i t r e p o r t a t t a c h e d t h a t t h e r e w e r e n o n o n - c o n f o r m a n c e s f o u n d h o w e v e r t h e a u d i t o r m a d e r e c o m m e n d a t i o n s s p e c i f i c t o o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t . A s u r v e i l l a n c e a u d i t w i l l b e c o n d u c t e d i n 2 0 1 4 a n d 2 0 1 5 f o l l o w e d b y a n o n s i t e r e - a c c r e d i t a t i o n a u d i t i n 2 0 1 6 . A t t a c h m e n t s 1 . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r S y s t e m - O n s i t e A u d i t R e p o r t 2 0 1 3 2 . O p e r a t i n g A u t h o r i t y C e r t i f i c a t e o f A c c r e d i t a t i o n 2 0 1 3 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 0 9 o f 1 2 3 2 S t r a t e e i c P l a n G o a l s 1 . G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t 2 . G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e 3 . G o a l # 4 - B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e R e c o m m e n d a t i o n T h a t S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s a n d O p e r a t i n g A u t h o r i t y A c c r e d i t a t i o n b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , E d R o l o s o n W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 0 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 f s s u j n / i c e s E » V f c e s A C C R E D I T A T I O N P R O G R A M F O R O P E R A T I N G A U T H O R I T I E S O N - S I T E V E R I F I C A T I O N A U D I T R E P O R T - 2 0 1 3 F I L E # : 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m G A P 0 6 1 O p e r a t i n g A u t h o r i t y f o r T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m P r e p a r e d b y : S a n d r a T a v a r e s D a t e : F e b r u a r y 0 6 , 2 0 1 3 P a g e 1 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 1 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S U I H M C E S E R V I C E S A u d i t O b j e c t i v e s T h e o b j e c t i v e o f t h e a u d i t w a s t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e d r i n k i n g w a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m ( Q M S ) o f t h e s u b j e c t s y s t e m c o n f o r m s t o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t ' s ( M O E ) D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S t a n d a r d ( D W Q M S ) a t a l l o f t h e l o c a t i o n s n o t e d i n t h e A p p l i c a n t P r o f i l e F o r m ( A P 6 0 2 ) . I t w a s a l s o i n t e n d e d t o g a t h e r t h e i n f o r m a t i o n n e c e s s a r y f o r S A I G l o b a l t o a s s e s s w h e t h e r a c c r e d i t a t i o n c a n b e o f f e r e d t o t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y . A u d i t S c o p e T h e f a c i l i t i e s a n d p r o c e s s e s a s s o c i a t e d w i t h t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y ' s Q M S w e r e o b j e c t i v e l y e v a l u a t e d t o o b t a i n a u d i t e v i d e n c e a n d t o d e t e r m i n e a ) w h e t h e r t h e q u a l i t y m a n a g e m e n t a c t i v i t i e s a n d r e l a t e d r e s u l t s c o n f o r m w i t h D W Q M S r e q u i r e m e n t s , a n d b ) i f t h e y h a v e b e e n e f f e c t i v e l y i m p l e m e n t e d . A u d i t C r i t e r i a : T h e D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S t a n d a r d C u r r e n t Q M S m a n u a l s , p r o c e d u r e s a n d r e c o r d s i m p l e m e n t e d b y t h e O p e r a t i n g A u t h o r i t y S A I G l o b a l A c c r e d i t a t i o n P r o g r a m H a n d b o o k A u d i t o r : S a n d r a T a v a r e s A u d i t R e p o r t D i s t r i b u t i o n L i s t : T h e A u d i t R e p o r t i s d i s t r i b u t e d a s f o l l o w s : O p e r a t i n g A u t h o r i t y . . O w n e r M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D i r e c t o r . C o n f i d e n t i a l i t y a n d D o c u m e n t a t i o n R e q u i r e m e n t s T h e S A I G l o b a l s t o r e s t h e i r r e c o r d s a n d r e p o r t s t o e n s u r e t h e i r p r e s e r v a t i o n a n d c o n f i d e n t i a l i t y . U n l e s s r e q u i r e d b y l a w , t h e S A I G l o b a l w i l l n o t d i s c l o s e a u d i t r e c o r d s t o a t h i r d p a r t y w i t h o u t p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e a p p l i c a n t . T h e o n l y e x c e p t i o n w i l l b e t h a t t h e S A I G l o b a l w i l l p r o v i d e a u d i t a n d c o r r e c t i v e a c t i o n r e p o r t s t o t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t . F o r m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e r e f e r t o t h e S A I G l o b a l A c c r e d i t a t i o n P r o g r a m H a n d b o o k . P a g e 2 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r t o o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 2 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S U I I H H C i S E R V I C E S P A R T A - M A N A G E M E N T S U M M A R Y T h i s w a s a n o n - s i t e v e r i f i c a t i o n a u d i t o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m ' s c o n f o r m a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f D W Q M S : O c t . 2 0 0 6 . T h e o v e r a l l e f f e c t i v e n e s s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m i s c o n s i d e r e d : 0 E f f e c t i v e D N o t e f f e c t i v e Z e r o n o n - c o n f o r m l t i e s w e r e i d e n t i f i e d d u r i n g t h i s a s s e s s m e n t , a s n o t e d i n P a r t D o f t h i s r e p o r t . P l e a s e r e v i e w I n s t r u c t i o n f o r T h e C o m p l e t i o n o f N o n - C o n f o r m a n c e R e p o r t s ( N C R ) f o u n d a t t h e e n d o f t h i s r e p o r t . T h e a u d i t o b j e c t i v e s h a v e b e e n a c c o m p l i s h e d w i t h i n t h e a u d i t s c o p e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a u d i t p l a n a n d t h e t i m e a l l o c a t i o n . T h e p r e v i o u s c o r r e c t i v e a c t i o n r e q u e s t s ( C A R r e f e r e n c e # s 1 3 9 8 t h r o u g h 1 4 0 5 ) w a s v e r i f i e d a n d c l o s e d d u r i n g t h e a u d i t N o t e s C o p i e s o f t h i s r e p o r t d i s t r i b u t e d o u t s i d e t h e o r g a n i z a t i o n m u s t i n c l u d e a l l p a g e s . A s p a r t o f t h e S A I G l o b a l T e r m s , i t i s n e c e s s a r y f o r y o u t o n o t i f y t h e S A I G l o b a l o f a n y c h a n g e s t o y o u r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m t h a t y o u b e l i e v e a r e s i g n i f i c a n t e n o u g h t o r i s k n o n - c o n f o r m i t y w i t h D W Q M S : O c t . 2 0 0 6 . F o r m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e r e f e r t o t h e S A I G l o b a l A c c r e d i t a t i o n P r o g r a m H a n d b o o k . L i m i t a t i o n s a n d u s e o f R e p o r t T h i s r e p o r t w a s p r e p a r e d e x c l u s i v e l y f o r t h e u s e o f t h e I d e n t i f i e d D r i n k i n g W a t e r A u t h o r i t y a n d t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t w i t h r e s p e c t t o t h e s t a t e o f t h e D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m a t t h e l o c a t i o n s l i s t e d . T h e r e p o r t i s b a s e d o n d a t a a n d i n f o r m a t i o n c o l l e c t e d d u r i n g t h e s i t e v e r i f i c a t i o n v i s i t o f t h e p r o p e r t i e s c o n d u c t e d b y S A I G l o b a l a n d m u s t b e c o n s i d e r e d i n i t s e n t i r e t y . I t i s b a s e d o n t h e c o n d i t i o n s o f t h e s i t e s e n c o u n t e r e d a t t h e t i m e o f t h e s i t e r e c o n n a i s s a n c e v i s i t f o r t h e d a t e s i n d i c a t e d , a n d d i s c u s s i o n s w i t h r e p r e s e n t a t i v e o n t h e S i t e , a s r e p o r t e d h e r e i n . E x c e p t a s o t h e r w i s e m a y b e r e q u e s t e d , S A I G l o b a l d i s c l a i m s a n y o b l i g a t i o n t o u p d a t e t h i s R e p o r t f o r e v e n t s t a k i n g p l a c e , o r w i t h r e s p e c t t o i n f o r m a t i o n t h a t m a y b e c o m e a v a i l a b l e t o S A I G l o b a l a f t e r t h e t i m e d u r i n g w h i c h S A I G l o b a l c o n d u c t e d t h e w o r k . S A I G l o b a l a c c e p t s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d e f i c i e n c y , m i s - s t a t e m e n t o r i n a c c u r a c y c o n t a i n e d i n t h i s r e p o r t a s a r e s u l t o f o m i s s i o n s , m i s i n t e r p r e t a t i o n s o r f r a u d u l e n t a c t s o f p e r s o n s I n t e r v i e w e d o r c o n t a c t e d . S A I G l o b a l m a k e s n o o t h e r r e p r e s e n t a t i o n w h a t s o e v e r , i n c l u d i n g t h o s e c o n c e r n i n g t h e l e g a l s i g n i f i c a n c e o f i t s f i n d i n g s , o r a s t o o t h e r l e g a l m a t t e r s t o u c h e d I n o n t h i s l e t t e r , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , o w n e r s h i p o f a n y p r o p e r t y , o r t h e a p p l i c a t i o n o f a n y l a w s t o t h e f a c t s s e t f o r t h h e r e i n . B y i t s v e r y n a t u r e , t h e f i n d i n g s o f a n a s s e s s m e n t l i k e t h i s a r e l i m i t e d b a s e d o n t h e s e l e c t i o n o f a n a u d i t s a m p l e a n d t h e e v a l u a t i o n s o f t h e s a m p l e r e s u l t s . A s s u c h , i t i s q u i t e p o s s i b l e t h a t n o t e v e r y i s s u e o f n o n c o n f b r m a n c e o r p o t e n t i a l n o n - c o n f o r m a n c e h a s b e e n i d e n t i f i e d b y t h i s r e v i e w . S a m p l e s e l e c t i o n w a s b a s e d o n t h e a u d i t o r ' s s o u n d a n d s e a s o n e d j u d g m e n t . R e c o m m e n d a t i o n s m a d e h e r e i n a r e b a s e d o n S A I G l o b a l ' s i n t e r p r e t a t i o n o f t h e a p p l i e d c r i t e r i a , a n d s h o u l d b e c o n s i d e r e d a s s u c h . I m p l e m e n t a t i o n o f a n y r e c o m m e n d a t i o n s p r o p o s e d b y S A I G l o b a l m a y n o t c o n s t i t u t e c o n f o n n a n c e w i t h t h e a p p l i c a b l e s t a n d a r d . I f a s e r v i c e i s n o t e x p r e s s l y i n d i c a t e d , d o n o t a s s u m e i t h a s b e e n p r o v i d e d . T h e s c o p e a n d t h e p e r i o d o f S A I G l o b a l ' s a s s e s s m e n t a r e d e s c r i b e d I n t h i s r e p o r t , a n d a r e s u b j e c t t o r e s t r i c t i o n s , a s s u m p t i o n s a n d l i m i t a t i o n s . A s n o t e d h e r e i n , t h e w o r k w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s c o p e o f S A I G l o b a l ' s p r o p o s a l a n d t e r m s a n d c o n d i t i o n s . A n y u s e w h i c h a t h i r d p a r t y m a k e s o f t h i s r e p o r t , o r a n y r e l i a n c e o n o r d e c i s i o n s t o b e m a d e b a s e d o n i t , a r e t h e s o l e r e s p o n s i b i l i t y o f f t h e t h i r d p a r t i e s . S h o u l d a d d i t i o n a l p a r t i e s r e q u i r e r e l i a n c e o n t h i s r e p o r t , w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e D r i n k i n g W a t e r A u t h o r i t y n o t e d i s r e q u i r e d . S A I G l o b a l d i s c l a i m s r e s p o n s i b i l i t y o f c o n s e q u e n t i a l f i n a n c i a l e f f e c t s o n r e q u i r e m e n t s f o r f o l l o w - u p a c t i o n s a n d c o s t s . P a g e 3 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r t s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 3 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S U S f H C t S E H V I C E S P A R T B . G E N E R A L I N F O R M A T I O N O p e r a t i n g A u t h o r i t y : L e g a l n a m e a n d a d d r e s s T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m G A P 0 6 1 A d d r e s s 9 3 4 4 P l a n k R o a d P O B o x 1 6 0 S t a f f o r d v i l l e O n t a r i o A p p l i c a n t r e p r e s e n t a t i v e M r . E d R o l o s o n T e l e p h o n e 5 1 9 - 8 7 4 - 4 7 6 1 F a x E - m a i l e r o l o s o n @ b a y h a m . o n , c a O w n e r : L e g a l n a m e a n d a d d r e s s B s a m e a s a b o v e , o r A p p l i c a n t r e p r e s e n t a t i v e E d R o l o s o n T e l e p h o n e 5 1 9 - 8 7 4 - 4 7 6 1 F a x E - m a i l e r o l o s o n @ b a y h a m . o n . c a A c c r e d i t a t i o n O p t i o n : F u l l S c o p e - E n t i r e D W Q M S P o p u l a t i o n S e r v i c e d : 1 5 4 0 T h i s a u d i t r e p o r t c o v e r s t h e s u b j e c t s y s t e m s l i s t e d : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m ( r e f e r t o a d d r e s s l i s t e d a b o v e ) P a g e 4 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 4 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S U I H H C t S E S V I C E S P A R T C . S U M M A R Y O F F I N D I N G S O P E R A T I N G A U T H O R i r / 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m G A P 0 6 1 A C C R E D I T A T I O N C Y C L E : I n i t i a l V e r i f i c a t i o n A u d i t A U D I T T Y P E A U D I T O R F e b r u a r y 0 6 , D S y s t e m s B O n - S i t e V e r i f i c a t i o n S a n d r a T a v a r e s 2 0 1 3 S U B J E C T S Y S T E M ( S ) A U D I T E D ® T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m R E Q U I R E M E N T ^ S Y S T E M . > ® ( D @ ® © © 1 . Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m c 2 . Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m P o l i c y c 3 . C o m m i t m e n t a n d E n d o r s e m e n t O F I 4 . Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m R e p r e s e n t a t i v e c 5 . D o c u m e n t a n d R e c o r d s C o n t r o l O F I N * n d 6 . D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m c 7 . R i s k A s s e s s m e n t c ^ 8 . R i s k A s s e s s m e n t O u t c o m e s O F I 9 . O r g a n i z a t i o n a l S t r u c t u r e , R o l e s , R e s p o n s i b i l i t i e s a n d c A u t h o r i t i e s 1 0 . C o m p e t e n c i e s c 1 1 . P e r s o n n e l C o v e r a g e c 1 2 . C o m m u n i c a t i o n s c 1 3 . E s s e n t i a l S u p p l i e s a n d S e r v i c e s O F I 1 4 . R e v i e w a n d P r o v i s i o n o f I n f r a s t r u c t u r e c 1 5 . I n f r a s t r u c t u r e M a i n t e n a n c e , R e h a b i l i t a t i o n & c R e n e w a l 1 6 . S a m p l i n g , T e s t i n g a n d M o n i t o r i n g c 1 7 . M e a s u r e m e n t & R e c o r d i n g E q u i p m e n t C a l i b r a t i o n c a n d M a i n t e n a n c e 1 8 . E m e r g e n c y M a n a g e m e n t c 1 9 . I n t e r n a l A u d i t s O F I 2 0 . M a n a g e m e n t R e v i e w c 2 1 C o n t i n u a l I m p r o v e m e n t O F I M a j o r n o n - c o n f c r m i t y . T h e a u d i t o r h a s d e t e r m i n e d o n e o f t h e f o l l o w i n g : ( a ) a r e q u i r e d e l e m e n t o f t h e D W Q M S h a s n o t b e e n i n c o r p o r a t e d i n t o a Q M S ; ( b ) a s y s t e m i c p r o b l e m w i t h a Q M S i s e v i d e n c e d b y t w o o r m o r e m i n o r n o n - c o n f o r m e s ; o r ( c ) a m i n o r n o n - c o n f o r m i t y i d e n t i f i e d i n a c o r r e c t i v e a c t i o n r e q u e s t h a s , n o t b e e n r e m e d i e d . M i n o r n o n - c o n f o r m i t y . I n t h e o p i n i o n o f t h e a u d i t o r , p a r t o f a r e q u i r e d e l e m e n t o f t h e D W Q M S h a s n o t b e e n M n i n c o r p o r a t e d s a t i s f a c t o r i l y i n t o a Q M S . O F I O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t . C o n f o r m s t o t h e r e q u i r e m e n t , b u t t h e r e i s a n o p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t . c C o n f o r m s t o r e q u i r e m e n t . N o t a p p l i c a b l e t o t h i s a u d i t . A d d i t i o n a l c o m m e n t a d d e d b y a u d i t o r i n t h e b o d y o f t h e r e p o r t . * P a g e 5 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 5 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S U I H M C E S E S V I C E S P A R T D - F I N D I N G S / C O M M E N T S D W Q M S R e f e r e n c e : 3 C o m m i t m e n t a n d E n d o r s e m e n t C l i e n t R e f e r e n c e : A p p e n d i x A C o u n c i l E n d o r s e m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m O p e r a t i o n a l P l a n , s i g n e d a n d d a t e d 0 5 - M a r - 2 0 0 9 a n d T o p M a n a g e m e n t E n d o r s e m e n t ( r e v . 1 . 6 , 2 1 - F e f c ^ 2 0 1 2 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : T h e r e i s a n o p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t t o c o n s i d e r d o c u m e n t i n g r e - e n d o r s e m e n t o f p l a n ; i i ) i n c l u d i n g a d a t e o f e n d o r s e m e n t b y T o p M a n a g e m e n t ; a n d H i ) d o c u m e n t i n g h o w y o u s t a y a w a r e o f r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s a n d r e t a i n i n g a s s o c i a t e d r e c o r d s . F o r e x a m p l e , h o w o f t e n r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s a r e r e v i e w e d a n d m e t h o d s ( e . g . w e b s i t e s s u c h a s e - l a w s a n d t h e M i n i s t r y o f E n v i r o n m e n t , e m a i l s f r o m O W W A , t r a i n i n g , e t c . ) . E n s u r e r e c o r d s a s s o c i a t e d r e c o r d s a r e r e t a i n e d . A d d i t i o n a l l y , c o n s i d e r d o c u m e n t i n g h o w t h e c h a n g e i s w o r k e d t h r o u g h t h e Q M S . D W Q M S R e f e r e n c e : 5 D o c u m e n t a n d R e c o r d C o n t r o l C l i e n t R e f e r e n c e : P r o c e d u r e A D o c u m e n t a n d R e c o r d C o n t r o l ( r e v . 1 . 6 , 2 1 - F e b - 2 0 1 2 ) / D i r e c t o r ' s D i r e c t i o n s - M i n i m u m R e q u i r e m e n t s f o r O p e r a t i o n a l P l a n s ( J u l y 2 0 0 7 ) / M o B W a t e r D e p a r t m e n t M a s t e r D o c u m e n t L i s t ( r e v . 4 , 3 1 - J a n - 2 0 1 3 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : T h e r e i s a n o p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t t o e n s u r e : O p e r a t i o n a l P l a n e l e m e n t s r e f e r e n c e a s s o c i a t e d f o r m s . F o r e x a m p l e , P r o c e d u r e A s h o u l d l i n k t o t h e ' R e q u e s t F o r m f o r C h a n g e / A l t e r a t i o n o r S u g g e s t i o n F o r m ( c o n s i d e r t h e u s e o f t h i s f o r m ) . I I ) t h e M a s t e r D o c u m e n t L i s t i n c l u d e s a l l r e l e v a n t d o c u m e n t s . F o r e x a m p l e , t h e O p e r a t i o n a l P l a n i s n o t c u r r e n t l y i n c l u d e d o n t h e M a s t e r D o c u m e n t L i s t . H i ) a p p r o p r i a t e d o c u m e n t r e t e n t i o n t i m e s a r e o b s e r v e d . F o r e x a m p l e . O p e r a t i o n a l P l a n s t h a t h a v e b e e n t h e s u b j e c t o f a n a u d i t m u s t b e r e t a i n e d f o r 1 0 y e a r s , a s p e r t h e D i r e c t o r s D i r e c t i o n . P r o c e d u r e A c u r r e n t l y i d e n t i f i e s a f i v e y e a r r e q u i r e m e n t . I V ) d o c u m e n t s e x h i b i t d o c u m e n t c o n t r o l . F o r e x a m p l e , t h e M o B A n n u a l V a l v e I n s p e c t i o n B a y h a m ( r e v . 1 , 2 4 - A p r - 2 0 0 9 ) i s u n c o n t r o l l e d . P a g e 6 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 6 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S V I H M C E S f R V f C E S D W Q M S R e f e r e n c e : 8 R i s k A s s e s s m e n t O u t c o m e s C l i e n t R e f e r e n c e : P r o c e d u r e B R i s k A s s e s s m e n t a n d O u t c o m e s ( r e v . 1 . 7 , 3 1 - p J a n - 2 0 1 3 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : C l a r i f y c r i t i c a l c o n t r o l l i m i t s a s s o c i a t e d w i t h i d e n t i f i e d C C P s . C r i t i c a l c o n t r o l l i m i t s a r e o u t l i n e d i n t h e A W Q I p r o c e d u r e , b u t a r e n o t r e f e r e n c e d i n t h e R i s k A s s e s s m e n t T a b l e . P r o c e d u r e s p e r t a i n i n g t o r e s p o n d i n g , r e p o r t i n g , a n d r e c o r d i n g o u t l i n e d i n M a i n B r e a k P r o c e d u r e b u t d o e s n o t l i n k t o A W Q I . D W Q M S R e f e r e n c e : 1 3 E s s e n t i a l S u p p l i e s a n d S e r v i c e s C l i e n t R e f e r e n c e : M o B W a t e r D e p a r t m e n t E s s e n t i a l S u p p l i e s , S e r v i c e s a n d E m e r g e n c y C o n t a c t L i s t ( r e v . 5 , 3 1 - J a n - 2 0 1 3 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : C o n s i d e r i n c l u d i n g r e q u i r e d q u a l i f i c a t i o n s f o r s u p p l i e r s c o n d u c t i n g e q u i p m e n t c a l i b r ^ t i o n s . D W Q M S R e f e r e n c e : 1 9 I n t e r n a l A u d i t s C l i e n t R e f e r e n c e : M o B A u d i t C h e c k l i s t ( r e v . 1 . 2 0 - M a r - 2 0 0 9 ) d a t e d 2 3 / 2 4 - J a n - 1 3 / M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o r r e c t i v e A c t i o n R e p o r t ( r e v . 1 6 - A p r - 2 0 0 9 ) f o r 2 0 1 3 a u d i t / P r o c e d u r e E I n t e r n a l A u d i t ( r e v . 1 . 7 , 3 1 - J a n - 2 0 1 3 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : T h e r e i s a n o p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t t o : / ) c l a r i f y w h e t h e r o r n o t a n i n t e r n a l a u d i t s c h e d u l e i s u t i l i z e d ; i i ) e n s u r e r e q u i r e m e n t s a s s o c i a t e d w i t h t h e D W Q M S s t a n d a r d a n d Q M S r e q u i r e m e n t s a r e b o t h a u d i t e d ; a n d H i ) e n s u r e w h e t h e r p r e v i o u s l y i d e n t i f i e d f i n d i n g s a r e ^ s o l v e d p r i o r t o t h e i s s u i n g o f C A R s ( e . g . e l e m e n t 6 f i n d i n g i n J a n - 2 0 1 3 a u d i t c h e c k l i s t ) . D W Q M S R e f e r e n c e : 2 1 C o n t i n u a l I m p r o v e m e n t C l i e n t R e f e r e n c e : M o B C o r r e c t i v e A c t i o n R e p o r t ( r e v . 1 , 0 6 - A p r - 2 0 0 9 ) R e s u l t s : O p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t D e t a i l s : T h e r e i s a n o p p o r t u n i t y f o r i m p r o v e m e n t t o : c o n s i d e r d o c u m e n t i n g a p r o c e s s t o t r a c k ' N e e d f o r I m p r o v e m e n t ' / ' O p p o r t u n i t i e s f o r I m p r o v e m e n t ' ; " ) e n s u r e C A R s a r e c l o s e d , r e s p o n s e a c t i o n s h a v e b e e n v e n f i e d , a n d r e c o r d s a r e t r a c e a b l e ( i . e . c o m p l e t i o n o f C A R s a n d r e f e r e n c e t o d o c u m e n t v e r s i o n s t h a t h a v e b e e n u p d a t e d ) ; / ; / ) d o c u m e n t i n p r o c e d u r e r o o t c a u s e a n a l y s i s a n d e v a l u a t i o n o f e f f e c t i v e n e s s ; a n d i v ) e n s u r e a c t i o n i t e m s i d e n t i f i e d a s a r e s u l t o f e m e r g e n c y r e s p o n s e t e s t i n g a r e c l o s e d a n d r e c o r d s r e t a i n e d . P a g e 7 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 7 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 f f i W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 A S S V H » H C £ S E R V I C E S P A R T E . R E C O M M E N D A T I O N - O n s i t e T h e r e s u l t o f t h e a u d i t i n d i c a t e s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m Q M S w a s e f f e c t i v e l y i m p l e m e n t e d . T h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n i s m a d e : B O f f e r o f a c c r e d i t a t i o n D O f f e r o f a c c r e d i t a t i o n a f t e r r e s p o n s e t o c o r r e c t i v e a c t i o n r e q u e s t s h a s b e e n d e e m e d a c c e p t a b l e t o S A I G l o b a l D M a i n t e n a n c e o f e x i s t i n g a c c r e d i t a t i o n D C o m p l e t e r e - a s s e s s m e n t F i n a l c o m m e n t s ; G o o d s y n o p s i s o f e m e r g e n c y r e s p o n s e t e s t i n g , f o r m s c o m p l e t e d f u l l y a n d s i g n e d o f f . T h e r e i s a n e e d t o f o c u s o n c l o s i n g t h e l o o p a n d m a k i n g s u r e r e s p o n s e s a r e t r a c e a b l e . ^ - E - s i g n a t u r e o f L e a d A u d i t o r / A u d i t o r P a g e 8 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r t o o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e c L T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 8 o f 1 2 3 S A I G L O B A L 1 6 3 1 8 6 0 - 0 1 # D W A R . 1 2 . 0 8 R e v . 0 1 X S S I I H A H C E S E S V I C e s I N S T R U C T I O N S F O R T H E C O M P L E T I O N O F N O N - C O N F O R M A N C E R E P O R T S ( N C R ) F a i l u r e t o p r o v i d e a c t i o n p l a n s a s a r r a n g e d w i t h S A I G l o b a l a n d / o r t o i m p l e m e n t c o r r e c t i o n a n d c o r r e c t i v e a c t i o n w i t h i n t h e n o m i n a t e d t i m e f r a m e s m a y l e a d t o a r e c o m m e n d a t i o n t h a t y o u r c e r t i f i c a t i o n b e d e n i e d o r s u s p e n d e d . C e r t a i n s e c t o r s r e q u i r e b o t h M a j o r a n d m i n o r N C R ' s t o b e c l e a r e d w i t h i n a s p e c i f i e d t i m e . R e f e r t o s e c t o r s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f o r d e t a i l s . S e c t i o n 1 T o b e c o m p l e t e d b y t h e S A I G l o b a l T e a m L e a d e r a t t h e t i m e o f t h e a u d i t . A c o p y o f t h e N C R s h a l l b e l e f t w i t h t h e C l i e n t a t t h e c o m p l e t i o n o f t h e a u d i t . S e c t i o n 2 - O r g a n i z a t i o n R e s p o n s e C o m p l e t e S e c t i o n 2 a s d e s c r i b e d b e l o w a n d r e t u r n i t t o - S A I G l o b a l . I n l i e u o f c o m p l e t i n g S A I G l o b a l N C R f o r m , t h e C l i e n t m a y s u b m i t a n e q u i v a l e n t c o r r e c t i v e a c t i o n d o c u m e n t . R o o t C a u s e : C o n s i d e r u s i n g a p p r o p r i a t e r o o t - c a u s e a n a l y s i s t o o l s s u c h a s , 5 W h y ' s , F M E A s , F a u l t t r e e a n a l y s i s a n d f i s h b o n e d i a g r a m s , e t c . , t o e n s u r e i d e n t i f i c a t i o n o f r o o t c a u s e . C o r r e c t i o n : D e s c r i b e t h e a c t i o n t a k e n t o c o r r e c t t h e i n c i d e n t a n d c o n t a i n t h e p r o b l e m . O b j e c t i v e e v i d e n c e i n t h e f o r m o f r e v i s e d p r o c e d u r e s , r e c o r d s , e t c . s h a l l b e s u b m i t t e d u n l e s s o t h e r w i s e i d e n t i f i e d b y t h e A u d i t T e a m L e a d e r C o r r e c t i v e A c t i o n : C l i e n t s h a l l d e s c r i b e t h e s y s t e m i c ( l o n g t e r m ) c o r r e c t i v e a c t i o n ( s ) p l a n n e d o r t a k e n t o e l i m i n a t e t h e r o o t c a u s e t o p r e v e n t r e c u r r e n c e . O b j e c t i v e e v i d e n c e i n t h e f o r m o f r e v i s e d p r o c e d u r e s , r e c o r d s , e t c . s h a l l b e s u b m i t t e d u n l e s s o t h e r w i s e i d e n t i f i e d b y t h e A u d i t T e a m L e a d e r . N O T E : F o r a u d i t s t o t h e I S O 1 3 4 8 5 - C M D C A S s t a n d a r d t h e c l i e n t s h a l l s u b m i t a c o r r e c t i v e a c t i o n p l a n t h a t i d e n t i f i e s t h e s t e p s t o c c w r e c f t h e m o t c a u s e a n d v e r i f y t h e e f f e c t i v e n e s s o f a c t i o n s t a k e n i v f f f t m 3 0 d a y s o f t h e N C R i s s u a n c e d a t e . O b j e c t i v e e v i d e n c e f o r c l o s u r e c a n b e s u b m i t t e d a t a l a t e r d a t e . O r g a n i z a t i o n N a m e o f t h e o r g a n i z a t i o n s r e p r e s e n t a t i v e w h o w a s p r e s e n t e d t h e n o n - c o n f o m n a n c e . A c k n o w l e d g e m e n t : S i g n a t u r e i s n o t r e q u i r e d . S A I G l o b a l R e c o r d i f s i t e v i s i t i s r e q u i r e d o r w h a t i n f o r m a t i o n i s t o b e p r o v i d e d t o e f f e c t N C R c l o s u r e . V e r i f i c a t i o n M e t h o d S e c t i o n 3 T h e S A I G l o b a l T e a m L e a d e r / C l i e n t / P r o J e c t M a n a g e r w i l l r e v i e w t h e c o m p l e t e d N C R o r C l i e n t ' s e q u i v a l e n t c o r r e c t i v e a c t i o n d o c u m e n t f o r a d e q u a t e r o o t c a u s e a n a l y s i s , s y s t e m i c c o r r e c t i v e a c t i o n t a k e n o n r o o t c a u s e a n d o b j e c t i v e e v i d e n c e s u b m i t t e d . U p o n c o m p l e t i o n o f t h e r e v i e w t h e S A I G l o b a l T e a m L e a d e r w i l l e i t h e r a c c e p t t h e c o r r e c t i v e a c t i o n t a k e n a n d c l e a r t h e N C R o r r e q u e s t t h a t t h e C l i e n t p r o v i d e a n a d d i t i o n a l o r r e v i s e d r e s p o n s e o r o b j e c t i v e e v i d e n c e i n o r d e r t o d e a r t h e N C R . C o m m e n t s s h a l l b e a d d e d t o t h e h a r d c o p y o f t h e N C R o r e l e c t r o n i c a l l y a s a p p r o p r i a t e t o i d e n t i f y a n y r e q u e s t f o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , i n c l u d i n g t h e d a t e f o r s u b m i t t a l . S e c t i o n 4 - V e r i f i c a t i o n o f E f f e c t i v e n e s s I d e n t i f y t h e m e t h o d ( p l a n ) t o b e u t i l i z e d t o v e r i f y t h a t t h e c o r r e c t i v e a c t i o n t a k e n i s e f f e c t i v e . T h i s c o u l d b e a f o l l o w - u p a u d i t o r s u b m i s s i o n o f o b j e c t i v e e v i d e n c e o f i m p l e m e n t a t i o n . W h e r e a p p r o p r i a t e , r e c o r d s o f t h e c l i e n t ' s m e t h o d o f v e r i f y i n g e f f e c t i v e n e s s c a n b e u t i l i z e d . R e c o r d i n t h e r e s u l t s t h e a c t u a l m e t h o d a n d d o c u m e n t s r e v i e w e d t o v e r i f y e f f e c t i v e n e s s . S e c t i o n 5 - N C R C l o s u r e N a m e a n d d a t e o f i n d i v i d u a l p e r f o r m i n g t h e v e r i f i c a t i o n a n d N C R c l o s u r e . P a g e 9 o f 1 1 C o n f i d e n t i a l 2 0 C a r i s o n C o u r t , S u i t e 2 0 0 T o r o n t o , O N C A N M 9 W 7 K 6 E x c e l l e n c e . A s s u r e d . T e l e p h o n e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 7 0 0 F a c s i m i l e : 4 1 6 - 4 0 1 - 8 6 5 0 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 1 9 o f 1 2 3 A C E R T I F I C A T E O F A C C R E D I T A T I O N 1 T h i s i s t o c e r t i f y t h a t t h e f o l l o w i n g o p e r a t i n g a u t h o r i t y : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d P O B o x 1 6 0 , S t a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O C a n a d a A d d i t i o n a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m o p e r a t e s a Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m w h i c h c o n f o r m s w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S t a n d a r d ( D W Q M S ) : 2 0 0 6 f o r t h e f o l l o w i n g s c o p e o f r e g i s t r a t i o n F u l l S c o p e - E n t i r e D W Q M S C e r t i f i c a t e N o . : C E R T - 0 0 6 5 6 2 2 O r i g i n a l C e r t i f i c a t i o n D a t e : F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 F i l e N o . : 1 6 3 1 8 6 0 C u r r e n t C e r t i f i c a t i o n D a t e . F e b r u a r y 2 0 , 2 0 1 3 I s s u e D a t e : F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 3 C e r t i f i c a t e E x p i r y D a t e : F e b r u a r y 1 9 , 2 0 1 6 ^ ^ i J / - L ^ f - C h r i s J o u p p i G u i l l a u m e G i g n a c , i n g . f P r e s i d e n t , V i c e P r e s i d e n t , C o r p o r a t e O p e r a t i o n s , A c c r e d i t a t i o n & Q u a l i t y Q M I - S A I C a n a d a L i m i t e d Q M I - S A I C a n a d a L i m i t e d ^ m ^ f % ^ ' ^ % * f l ^ > , 4 J A D W Q M S A c c r a d l t a d b y : S A i e t o b l l C « r t l f l c B U o n S M v l c « > P t ] f L t d , 2 8 B S u a s B ) i S t T B B l , S y d n 8 y N S W 2 0 0 0 A u s t r a l i a w i t h O M - S A I C a n a d a L l m l l a d , 2 0 C a r i a o i n C o u r t , S u l t a 2 0 0 , S A I G L O B A L T o r o n t o , O n t a r f o V S W 7 K B C a n a d a ( S A I G L O B A L ) . T h i s r e g l s l r a l i o n t e « u b j s c t t o t h e S A 1 G l o b a l T s m - s a n d C o n d i t i o n s f a r G e r t H i c a l k i n . W h i l ^ i d u s c a r e a n d d t i l ^ W E a x a r c i w d h c a r r y i n g o u t t h l a a s a a s B m e n t . B A I O t o h d a c c t p t o r w i p o n s l b l n t y o n l y f o r p r w e n n e g l i g g n c e . T h i t c e r t l f t c a t B r e m a i n s t h e p r o p e r t y o f S A I G l o b a l a n d m u s t b e r e t u r n e d t o t h e m u p o n f e q u a d . I H F f l K f S I H S P I F . E . I H P / l O V f T o v e s W y t h a t t h i s c a r t m c a t e I s c u r r e n l , p l e a s e r e f e T t o t h e S A I G t o b a l O n ' U n e G a r t i f i c a l t a n R e g i s t e r : i w w w . n m K a l a l o b a l . c o m / a m t c o m p a n l e s f S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g L i c e n s i n g o f M u n i c i p a l P a g e 1 2 0 o f 1 2 3 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m M a n a g e m e n t R e v i e w 2 0 1 2 T h e p u r p o s e o f t h i s a n n u a l m a n a g e m e n t r e v i e w p r o c e s s i s t o e n s u r e t h e c o n t i n u i n g s u i t a b i l i t y , a d e q u a c y a n d e f f e c t i v e n e s s o f t h e q u a l i t y m a n a g e m e n t s y s t e m . R e v i e w F r e q u e n c y - a n n u a l ( F e b . 2 2 / 1 2 - F e b . 2 2 / 1 3 ) R e v i e w D a t e - F e b . 2 2 / 1 3 R e v i e w P a r t i c i p a n t s - E d R o l o s o n Q M S r e p r e s e n t a t i v e a n d K y l e K r u g e r C A O R e v i e w I n p u t I n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e - n o i n c i d e n t s t o r e p o r t d u r i n g t h i s r e v i e w . f r e q u e n c y , M O E i n s p e c t i o n r e p o r t a n t i c i p a t e d b y M a r c h 3 1 / 1 3 . I n c i d e n t s o f a d v e r s e d r i n k i n g w a t e r t e s t s - n o n e t o r e p o r t d u r i n g t h i s r e v i e w . f r e q u e n c y , q u a r t e r l y w a t e r q u a l i t y r e p o r t s a r e p r e s e n t e d t o c o u n c i l . D e v i a t i o n s f r o m c r i t i c a l c o n t r o l p o i n t l i m i t s a n d r e s p o n s e a c t i o n s - n o n e t o . r e p o r t d u r i n g t h i s r e v i e w f r e q u e n c y . E f f i c a c y o f t h e r i s k a s s e s s m e n t p r o c e s s - a l l a s p e c t s o f t h e r i s k a s s e s s m e n t a s s e t . o u t i n t h e B a y h a m o p e r a t i o n a l p l a n r e v i s i o n 1 . 7 a r e u p t o d a t e a s r e v i e w e d b y t h e Q M S r e p r e s e n t a t i v e . R e s u l t s o f i n t e r n a l a n d 3 r d p a r t y a u d i t s - a n i n t e r n a l a u d i t w a s c o n d u c t e d o n J a n . . 2 4 / 1 2 ( d o c u m e n t a v a i l a b l e a t t h e w a s t e w a t e r t r e a t m e n t p l a n t ) , a 3 r d p a r t y a u d i t w a s c o m p l e t e d o n F e b . 6 / 1 3 ( r e p o r t a v a i l a b l e a t t h e w a s t e w a t e r t r e a t m e n t p l a n t ) - f u l l s c o p e a c c r e d i t a t i o n r e c e i v e d O p e r a t i o n a l p e r f o r m a n c e a n d w a t e r q u a l i t y t r e n d s i n c l u d i n g r a w w a t e r s u p p l y - q u a r t e r l y w a t e r q u a l i t y r e p o r t s a r e p r e s e n t e d t o c o u n c i l t h r o u g h o u t t h e y e a r a n d a r e p o s t e d o n t h e B a y h a m w e b s i t e f o r p u b l i c v i e w i n g . R a w w a t e r t e s t i n g i n f o r m a t i o n c a n b e o b t a i n e d f r o m t h e E l g i n A r e a W a t e r T r e a t m e n t P l a n t o r t h e i r w e b s i t e . F o l l o w - u p o n a c t i o n i t e m s f r o m p r e v i o u s m a n a g e m e n t r e v i e w s - n o n e . S t a t u s o f a c t i o n i t e m s ( i f a n y ) i d e n t i f i e d b e t w e e n r e v i e w s - n o n e . S t a f f R e p o r t r e g a r d i n g W a t e r D i s t r i b u t i o n Q u a l i t y M a n a g e m e n t P a g e 1 2 1 o f 1 2 3 C h a n g e s i n r e s o u r c e r e q u i r e m e n t s , i n f r a s t r u c t u r e , p r o c e s s , p e r s o n n e l . D r i n k i n g . W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S t a n d a r d o r r e g u l a t i o n s t h a t c o u l d a f f e c t f h e Q M S n o c h a n g e s a n t i c i p a t e d . R e s o u r c e s n e e d e d t o m a i n t a i n t h e Q M S - n o a d d i t i o n a l r e s o u r c e s a n t i c i p a t e d ( b u d g e t e d i t e m ) O p e r a t i o n a l p l a n c u r r e n c y , c o n t e n t a n d u p d a t e s - c u r r e n t v e r s i o n o f t h e . o p e r a t i o n a l p l a n i s 1 . 7 d a t e d F e b . 2 1 / 1 2 , u p d a t e s t o t h i s v e r s i o n c a n b e f o u n d o n t h e B a y h a m w e b s i t e . C o n s u m e r f e e d b a c k - n o n e . S t a f f s u g g e s t i o n s - n o n e O t h e r Q M S i t e m s f o r d i s c u s s i o n - t h e Q M S t e a m w i l l b e c o m p l e t i n g t h e . r e c o m m e n d e d i m p r o v e m e n t i t e m s a s p e r t h e F e b 6 / 1 3 a u d i t r e p o r t . E d R o l o s o n K y l e K r u g e r Q M S r e p r e s e n t a t i v e C A O S t a f f R e p o r t r e g a r d i n g W a t e r D i s t r i b u t i o n Q u a l i t y M a n a g e m e n t P a g e 1 2 2 o f 1 2 3 * » . T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 2 9 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D M A R C H 2 1 , 2 0 1 3 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d M a r c h 2 1 , 2 0 1 3 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 2 1 s t d a y o f M a r c h 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 2 9 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f P a g e 1 2 3 o f 1 2 3