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June 21, 2012 - Council
COUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, June 21, 2012 7:00 p.m. Page 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the regular meeting of Council held June 7, 2012. (b)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations (a)7:05 p.m. - Robert Foster, Graham Scott Enns regarding the 2011 Audited Financial Statements. (b)7:20 p.m. - Ian Raven and Dan MacNeil, Elgin Military Museum regarding update report on Project Ojibwa. File: D06 (c)7:40 p.m. - Dean Franklin regarding business and job opportunities in Bayham. 2.Statements By Council 3.Updates On Projects 5.INFORMATION ITEMS 7-22 23-54 55-56 Page 1 of 269 Council Agenda June 21, 2012 Page 5.INFORMATION ITEMS (a)Committee of Adjustment, Notice of Decision regarding D & E Klassen minor variance. File: D13 (b)Grand River Conservation Authority correspondence dated June 13, 2012 regarding vacancy on Lake Erie Region Source Protection Committee. File: A16 (c)YWCA correspondence dated June 8, 2012 regarding community plan for Women's Economic Security. File: A01 (d)Heart & Stroke Foundation correspondence regarding placement of Automated External Defibrillators (AEDs) and associated CPR/AED training. File: A01 (e)Town of Minto correspondence dated June 6, 2012 regarding Source Water Protection Program. File: C10 (f)Elgin Federation of Agriculture Newsletter June edition. File: M07 (g)Long Point Region Conservation Authority minutes of Board meeting held May 2, 2012. File: C06 (h)Correspondence dated June 5, 2012 from Gillian Davey advising that the Pirates of the Burwell Coast production on the east beach July 1st has been cancelled. File: C13 (i)Bayham Harbourfront Committee minutes of meeting held May 8, 2012. File: C06 (j)Correspondence dated June 18, 2012 from SCOR Economic Development Corporation regarding Report on Activities. File: A01 (k)Mayors' Coalition for Affordable Sustainable Accountable Policing correspondence regarding meeting with the Minister of Community Safety and Correctional Services, Madeleine Meilleur. 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 57 59 61 63-64 65-66 67-72 73-78 79 81-82 83-86 87-88 Page 2 of 269 Council Agenda June 21, 2012 Page 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM (a)Staff Report D2012-25 regarding VanMoerkerke Site Plan By-law 2012- 074. File: D11VANM (b)Staff Report D2012-26 regarding Port of Hope Church Site Plan Agreement Amendment. File: L04 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE (a)Approval of Canada Day celebration and parade July 1st beginning at 1:00 p.m. (b)Staff Report PR2012-07 regarding Designation of lands as part of open public highway system. File: 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES (a)Staff Report P2012-010 regarding Boat Donation to Fire Department. File: P16 (b)Staff Report P2012-012 regarding Natural Gardens By-law amendment. File: P01 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #012626 to Cheque #012726 inclusive, except Cheques #012635, 012713 and 012720 totaling $193,896.20 and Payroll Disbursements for the period ending June 10, 2012 totaling $108,569.45. (b)Staff Report to County Council regarding Revised Code of Conduct and Clear Sailing: Reputation Management in Municipal Politics. File: A09 (c)Staff Report F2012-10 regarding Port Burwell Fire Hall Financing. File: F08 (d)Staff Report F2012-11 regarding Municipal Auditor Appointment. File: F03 89-108 109-114 115-120 121-124 125-129 131-145 147-182 183-187 189-190 Page 3 of 269 Council Agenda June 21, 2012 Page 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (e)Verbal update regarding 2012 Tax Billing/Capping By-law. (f)Draft minutes of Harbourfront Committee meeting held June 12, 2012 (unavailable at time of publishing) and recommendation re pier benches. File: C06 (g)Staff Report F2012-12 regarding Water & Sewer Rates. File: F05.11 10.ENVIRONMENT (a)Ministry of the Environment correspondence dated May 14, 2012 regarding Port Burwell Secondary Distribution System Inspection conducted May 2, 2102. File: E05 (b)Staff Report E2012-06 regarding Ontario Water/Wastewater Agency Response Network. File: L14 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held June 7, 2012. (c)A confidential matter in regard to the security of property of the municipality or local board.(Project Ojibwa) (d)Confidential report regarding labour relations or employee negotiations (Administrator Performance Appraisal) Report not available at time of publishing (e)Out of Camera. 12.BY-LAWS (a)By-law 2012-051 A By-law to provide for Drainage Works (Centre Street) (Third reading only) (b)By-law 2012-070 A By-law to Establish Lands as Part of Public Highway (Bayham Drive). 191 193-196 197-226 227-236 237-238 239-241 Page 4 of 269 Council Agenda June 21, 2012 Page 12.BY-LAWS (c)By-law 2012-071 A By-law to Establish Lands as Part of Public Highway (Clearview Drive). (d)By-law 2012-072 A By-law to Authorize Borrowing regarding Fire Hall. (e)By-law 2012-073 A By-law to appoint a municipal auditor (f)By-law 2012-074 A By-law to authorize a site Plan Agreement 1457199 Ont. Inc. (VanMoerkerke) (g)By-law 2012-076 A By-law to Amend Schedule "C" to the Site Plan Agreement for Port of Hope Congregation. (h)By-law 2012-077 A By-law to amend By-law 2002-009 & Repeal 2010- 040 (Yard Maintenance) (i)By-Law 2012-075 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment 243 245-247 249 251-262 263-266 267 269 Page 5 of 269 Page 6 of 269 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e J u n e 0 7 , 2 0 1 2 7 : 0 0 P M 7 : 3 0 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) - K l a s s e n 7 : 4 5 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) - H i g h w a y M e a d o w s 8 : 1 5 p . m . - C o u r t o f R e v i s i o n - D r a i n a g e ( C e n t r e S t r e e t ) 8 : 4 5 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) - J o - L y n n 9 : 0 0 p . m . - P u b l i c M e e t i n g - P l a n n i n g ( Z o n i n g ) - S m u c k C e m e t e r y T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , J u n e 7 , 2 0 1 2 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D q m t y M a y o r M a r k T a y l o r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r G o r d R o e s c h , D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a y 1 7 , 2 0 1 2 . 2 0 1 2 - 2 7 9 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d M a y 1 7 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) A d d e d I t e m ( s ) N o n e 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S N o n e P a g e 1 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 7 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L C o u n c i l l o r C a s i e r n o t e d t h a t h e w a s a p p r o a c h e d b y a r a t e p a y e r o n C o y l e R o a d w h o q u e s t i o n e d w o r k b e i n g d o n e o n t h e n o r t h e n d r a t h e r t h a n a t t h e s o u t h e n d w h e r e t h e r e a r e m o r e r e s i d e n c e s . H e a d d e d t h a t C o u n c i l s h o u l d c o n s i d e r b u d g e t i n g f o r w o r k a t t h e s o u t h e n d i n 2 0 1 3 . C o u n c i l l o r K e t c h a b a w a d v i s e d t h a t t h e B u i l d i n g C o m m i t t e e f o r t h e C o r i n t h P a v i l i o n a r e s e e k i n g s e t b a c k r e q u i r e m e n t s a n d d r a i n l o c a t i o n s b e f o r e p r o c e e d i n g w i t h t h e b u i l d i n g . T h e r a i h - o a d s t a t i o n h o u s e i s o n g o o d f o o t i n g a n d v o l u n t e e r s w i l l b e u n d e r t a k i n g s o m e c o s m e t i c w o r k l a t e r i n t h e m o n t h . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r I n c . T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h a t t h e B o a r d r e p r e s e n t a t i v e h a s n o t y e t e x e c u t e d t h e t r a n s f e r d o c u m e n t s . H e n o t e d t h a t w o r k m u s t b e g i n s o o n s o a s n o t t o j e o p a r d i z e f u n d i n g . M a y o r E n s n o t e d C o u n c i l i s w i l l i n g t o a r r a n g e a m e e t i n g i f n e c e s s a r y . A n y l o s s o f f u n d i n g f o r t h e p r o j e c t w i l l b e b o r n e b y t h e u s e r s . ( b ) A c q u s i t i o n o f P o r t B u r w e l l H a r b o u r I t w a s n o t e d t h a t t h e r e h a s b e e n n o r e s p o n s e o r p r o g r e s s r e l a t e d t o c o r r e s p o n d e n c e t o S m a l l C r a f t H a r b o u r s . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) E l g i n C o u n t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 2 5 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g C o n f e r e n c e S e r i e s : E - m a r k e t i n g . F i l e : A 1 6 ( b ) I E S O c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 2 2 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g 2 0 1 1 A n n u a l R e p o r t o f t h e I n d e p e n d e n t E l e c t r i c i t y S y s t e m O p e r a t o r - " R e l i a b l e P o w e r f o r O n t a r i o ' s F u t u r e " F i l e : A 0 1 ( c ) F i s h e r i e s a n d O c e a n s C a n a d a c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 2 2 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g C o m m e n t s r e q u e s t e d f o r p r o p o s e d R e c o v e r y S t r a t e g y f o r E a s t e r n S a n d B a r t e r I I ( O n t a r i o p o p u l a t i o n ) . F i l e : A 1 6 ( d ) B a y h a m H i s t o r i c a l S o c i e t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a y 1 0 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( e ) M i n u t e s o f M u s e u m s B a y h a m m e e t i n g h e l d M a y 9 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( f ) O n t a r i o H e r i t a g e T m s t c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g D o o r s O p e n O n t a r i o 2 0 1 2 G u i d e . F i l e : A 0 1 ( g ) E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a r c h 2 1 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( h ) E l g i n C o u n t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 0 , 2 0 1 2 c o n g r a t u l a t i n g B a y h a m ' s s u c c e s s f u l g r a n t a p p l i c a t i o n o f $ 5 0 , 0 0 0 u n d e r t h e E n a b l i n g A c c e s s i b i l i t y F u n d f o r t h e B a y h a m L i b r a r y a n d s a m p l e L i b r a r y S u r v e y . F i l e : A 1 6 P a g e 2 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 8 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 ( i ) P o r t B u r w e l l L a k e r s t h a n k y o u f o r d o n a t i o n a n d g a m e s c h e d u l e . F i l e : A 0 1 0 ) N o t i c e o f M a y o r ' s B r e a k f a s t o n J u n e 9 t h a t t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e f r o m 9 : 0 0 1 1 : 0 0 a . m . R e s e r v e t i c k e t s $ 1 0 e a c h . C a l l 5 1 9 - 8 6 6 - 3 7 7 0 . F i l e : M O O ( k ) M a y o r s C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l i c i n g c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 3 0 , 2 0 1 2 . F i l e : P l 7 ( 1 ) H a l t o n R e g i o n c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 7 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g U n i v e r s a l I n f l u e n z a I m m u n i z a t i o n P r o g r a m 2 0 1 1 - 2 0 1 2 . F i l e : C 1 0 ( m ) D r a f t M i n u t e s o f J o i n t C e m e t e r y B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 9 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( n ) M i n i s t r y o f C i t i z e n s h i p a n d I m m i g r a t i o n c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y , 2 0 1 2 r e g a r d i n g n o m i n a t i o n s f o r t h e O n t a r i o M e d a l f o r G o o d C i t i z e n s h i p . F i l e : M 0 2 ( o ) T i l l s o n b u r g M u l t i - S e r v i c e C e n t r e N e w s l e t t e r , J u n e 2 0 1 2 e d i t i o n . F i l e : M 0 7 ( p ) T o u r i s m L o n d o n c o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d J u n e 4 , 2 0 1 2 a d v i s i n g o f A n n u a l G e n e r a l M e e t i n g t o b e h e l d J u n e 1 5 , 2 0 1 2 a t 8 : 3 0 a . m . 2 0 1 2 - 2 8 0 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( p ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M 1 . C O R R E S P O N D E N C E A N D R E P O R T S ( a ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 2 4 r e g a r d i n g K l a s s e n D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t / B y - l a w . F i l e : L 0 4 K L A S T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e p r o p o s e d a g r e e m e n t f o r a s u p p l e m e n t a r y f a r m d w e l l i n g i s a r e q u i r e m e n t o f t h e m i n o r v a r i a n c e a p p r o v e d a t t h e C o m m i t t e e o f A d j u s t m e n t m e e t i n g . 2 0 1 2 - 2 8 1 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 6 8 , b e i n g a B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t b e t w e e n D a v i d a n d E l i s a b e t h K l a s s e n a n d t h e M u n i c i p a l i t y p e r t a i n i n g t o a s u p p l e m e n t a r y f a r m d w e l l i n g , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 3 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 9 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 ( b ) L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e N o t i c e o f D e c i s i o n r e g a r d i n g A b r a h a m a n d E m m a P e t e r s a p p l i c a t i o n E 3 6 / 1 1 - n o t g r a n t e d . F i l e : D 1 0 C o u n c i l w a s c o n c e r n e d t h a t t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e m a d e a d e c i s i o n c o n t r a r y t o C o u n c i l ' s r e c o m m e n d a t i o n a n d r e q u e s t e d s t a f f t o s e e k a n e x p l a n a t i o n f r o m t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e f o r t h e i r s p e c i f i c r e a s o n s r e l a t e d t o t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t s . 2 0 1 2 - 2 8 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e n o t i c e o f d e c i s i o n f o r A p p l i c a t i o n E 3 6 / 1 1 s u b m i t t e d b y A b r a h a m a n d E m m a P e t e r s b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 2 - 2 8 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d P u b l i c m e e t i n g p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P U B L I C M E E T I N G 7 : 3 0 p . m . - K l a s s e n R e z o n i n g - T h e p u r p o s e o f t h e a m e n d m e n t i s t o c h a n g e t h e z o n i n g f r o m t h e H a m l e t R e s i d e n t i a l ( H R ) Z o n e t o a s i t e - s p e c i f i c H a m l e t R e s i d e n t i a l ( H R - 6 ) Z o n e i n t h e Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 t o a l l o w a m o d u l a r h o m e , s u b m i t t e d b y M a r t i n K l a s s e n . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F T h e r e w a s n o d e c l a r a t i o n o f p e c u n i a r y i n t e r e s t . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 2 0 r e g a r d i n g K l a s s e n R e z o n i n g A p p l i c a t i o n F i l e D 1 4 K L A S T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r a d v i s e d t h a t p l a c e m e n t o f a m o d u l a r h o m e i s n o t p e r m i t t e d i n t h e h a m l e t r e s i d e n t i a l z o n e h o w e v e r , w i l l b e c o n s i d e r e d a t t h e t i m e o f t h e z o n i n g b y - l a w r e v i e w . T h e o w n e r w a s n o t w i l l i n g t o w a i t u n t i l t h e r e v i e w h a s b e e n d o n e . P U B L I C C O M M E N T S T h e r e w e r e n o p u b l i c c o n c e r n s o r c o m m e n t s . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S C o u n c i l l o r C a s i e r q u e s t i o n e d w h e t h e r a b u i l d i n g e l e v a t i o n s p l a n c o u l d b e r e q u i r e d a s a c o n d i t i o n a n d w a s a d v i s e d t h a t c o n d i t i o n s c a n n o t b e i m p o s e d o n a r e z o n i n g . P a g e 4 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 0 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 A D J O U R N M E N T 2 0 1 2 - 2 8 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e p u b l i c m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 3 8 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 2 - 2 8 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e z o n i n g o f t h o s e l a n d s l o c a t e d a t P a r t L o t 1 1 0 C o n c e s s i o n 7 , i n t h e H a m l e t o f R i c h m o n d , o w n e d b y M a r t i n K l a s s e n , b e c h a n g e d f r o m H a m l e t R e s i d e n t i a l ( H R ) t o s i t e - s p e c i f i c H a m l e t R e s i d e n t i a l ( H R - 6 ) t o p e r m i t t h e p l a c e m e n t o f a m o d u l a r h o m e ; A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 0 4 - 2 0 1 2 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 3 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 2 - 2 8 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a p u b l i c m e e t i n g p u r s u a n t t o p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P U B L I C M E E T I N G 7 : 4 5 p . m . - H i g h w a y M e a d o w s R e z o n i n g - T h e p u r p o s e o f t h e a m e n d m e n t i s t o c h a n g e t h e z o n i n g o n a 4 . 8 6 - h e c t a r e ( 1 2 . 0 a c r e s ) p a r c e l o f l a n d f r o m M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) Z o n e t o a s i t e - s p e c i f i c M o b i l e H o m e P a r k ( M H - 2 ) Z o n e i n t h e Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 t o a l l o w a m o d u l a r h o m e , s u b m i t t e d b y H i g h w a y M e a d o w s I n c . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F T h e r e w a s n o d e c l a r a t i o n o f p e c u n i a r y i n t e r e s t . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R q w r t D 2 0 1 2 - 2 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s R e z o n i n g . F i l e : D 1 4 T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r a d v i s e d t h a t t h e a p p l i c a n t p r o p o s e s t o a d d 1 4 m o d u l a r h o m e u n i t s t o t h e M o b i l e H o m e P a r k f o r w h i c h t h e c u r r e n t z o n i n g d o e s n o t p e r m i t . T h e p l a n n e r ' s r e c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e a m a x i m u m o f 2 b e d r o o m s , a m a x i m u m g r o u n d f l o o r a r e a o f 1 3 0 m 2 ( 1 4 0 0 s q . f t . ) a n d b a s e m e n t a r e a l i m i t e d t o u s e f o r s t o r a g e a n d m e c h a n i c a l P a g e 5 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 1 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 p u r p o s e s o n l y , t o e n s u r e c o m p a t i b i l i t y w i t h t h e e x i s t i n g d w e l l i n g s i n t h e p a r k a n d M O E r e s t r i c t i o n s f o r p r i v a t e s e r v i c i n g . A C e r t i f i c a t e o f A p p r o v a l f r o m t h e M O E h a s b e e n r e c e i v e d . A n E n v i r o n m e n t a l I m p a c t S t u d y h a s b e e n c o m p l e t e d h o w e v e r i s y e t t o b e r e v i e w e d b y t h e L P R C A , M N R a n d t h e C o u n t y . A d d i t i o n a l l y , a s i t e p l a n a n d Z o n i n g B y - l a w a n a l y s i s i s r e c o m m e n d e d b e f o r e f i n a l a p p r o v a l . P U B L I C C O M M E N T S D a v i d R o e , p l a n n e r f o r t h e a p p l i c a n t , c o n f i r m e d s u p p o r t f o r t h e r e s t r i c t i o n s a n d r e c o m m e n d a t i o n s m a d e b y t h e M u n i c i p a l P l a n n e r . N o c o m m e n t s o r c o n c e r n s f r o m t h e p u b l i c w e r e r e c e i v e d . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S I t w a s q u e s t i o n e d w h y t h e b a s e m e n t s i z e a n d u s e i s r e s t r i c t e d . I t w a s r e s p o n d e d t h a t t h e u n i t s a r e i n t e n d e d f o r t h e r e t i r e m e n t c o m m u n i t y a n d a l i m i t a t i o n o f a m a x i m u m o f 4 p e r s o n s p e r u n i t d u e t o u s e o f p r i v a t e s e p t i c s y s t e m s r a t h e r t h a n m u n i c i p a l w a s t e w a t e r s e r v i c e s . I t w a s n o t e d t h a t a s s e s s m e n t v a l u e f o r t a x a t i o n p u r p o s e s i s b a s e d o n t h e s i z e o f t h e u n i t s a n d m a r k e t v a l u e o f t h e w h o l e p r o p e r t y . T h e l a n d l o r d p a y s t h e w h o l e t a x b i l l i n g a n d a s s e s s e s e a c h u n i t s e p a r a t e l y . A D J O U R N M E N T 2 0 1 2 - 2 8 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r T H A T t h e p u b l i c m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 3 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 2 - 2 8 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e z o n i n g o f t h o s e l a n d s l o c a t e d a t P a r t L o t s 2 3 & 2 4 C o n c e s s i o n 9 , o w n e d b y H i g h w a y M e a d o w s I n c . , b e c h a n g e d f r o m M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) t o s i t e - s p e c i f i c M o b i l e H o m e P a r k ( M H - 2 ) t o p e r m i t a m o d u l a r h o m e a s a p e r m i t t e d d w e l l i n g t y p e ; A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 b e r e a d a f i r s t a n d s e c o n d t i m e o n l y . " C A R R I E D U N A N D ^ I O U S L Y 4 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 2 - 2 8 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a p u b l i c m e e t i n g p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 6 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 2 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 i P U B L I C M E E T m G 8 : 4 5 p . m . - J o - L y n n F t . B u r w e l l I n c . R e z o n i n g - T h e p u r p o s e o f t h e a m e n d m e n t i s t o c h a n g e t h e z o n i n g o n a 2 . 1 h e c t a r e ( 5 . 2 a c r e ) p a r c e l o f l a n d s i t u a t e d o n t h e e a s t s i d e o f E l i z a b e t h S t r e e t , n o r t h o f W e l l i n g t o n S t r e e t i n P o r t B u r w e l l . T h e a m e n d m e n t w i l l c h a n g e t h e r e g u l a t i o n s o f t h e e x i s t i n g s i t e - s p e c i f i c V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l - 7 ) Z o n e t o a l l o w t h e c o n s t r u c t i o n o f s i n g l e d e t a c h e d d w e l l i n g s . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F T h e r e w a s n o d e c l a r a t i o n o f p e c u n i a r y i n t e r e s t . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 0 2 2 r e g a r d i n g J o - L y n n P t . B u r w e l l I n c R e z o n i n g . F i l e : D 1 4 J O L Y 1 2 T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r n o t e d t h a t t h e a m e n d m e n t i s t o a l l o w s i n g l e d e t a c h e d d w e l l i n g s a l o t c o v e r a g e o f 4 0 % w h e r e 3 0 % i s c u r r e n t l y p e r m i t t e d i n t h e R l - 7 Z o n e . A n y n e w d w e l l i n g s a b u t t i n g E l i z a b e t h S t r e e t w o u l d b e a l l o w e d a n e x t e r i o r s i d e y a r d w i d t h o f 1 . 2 m e t r e s w h e r e 4 . 5 m e t r e s i s r e q u i r e d . P U B L I C C O M M E N T S N o w r i t t e n c o m m e n t s o r c o n c e r n s f r o m t h e p u b l i c w e r e r e c e i v e d . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S I t w a s n o t e d t h a t a P l a n o f S u b d i v i s i o n d o e s n o t d e a l w i t h h o u s e s i z e a n d t h e d e v e l o p e r ' s d e s i g n w a s n o t d e t e r m i n e d a t t h e t i m e o f s u b d i v i s i o n d i s c u s s i o n . I t w a s q u e s t i o n e d a n d c o n f i r m e d t h a t t h e r e i s n o c o n c e r n w i t h s i g h t l i n e s . A D J O U R N M E N T 2 0 1 2 - 2 9 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e p u b l i c m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 5 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 2 - 2 9 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T a d d i t i o n a l r e g u l a t i o n s b e a d d e d t o t h e s i t e - s p e c i f i c V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l - 7 ) Z o n e o f a l l l a n d s l o c a t e d i n P l a n 3 0 U n n u m b e r e d B l o c k 2 R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 4 3 6 9 P a r t 2 a n d t h o s e l a n d s u n d e r P l a n o f S u b d i v i s i o n 1 1 M - 1 8 8 o w n e d b y J o - L y n n F t . B u n v e l l I n c . b e i n g n e w S e c t i o n s 1 0 . 1 2 . 7 . 4 M a x i m u m B u i l d i n g C o v e r a g e a n d 1 0 . 1 2 . 7 . 5 E x t e r i o r S i d e Y a r d S e t b a c k ; P a g e 7 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 3 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 0 6 - 2 0 1 2 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . P U B L I C M E E T I N G 2 0 1 2 - 2 9 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d i n o r d e r t o h o l d a p u b l i c m e e t i n g p u r s u a n t t o p r o v i s i o n s o f t h e P l a n n i n g A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P U B L I C M E E T I N G 9 : 0 0 p . m . - S m u c k C e m e t e r y R e z o n i n g - T h e p u r p o s e o f t h e a m e n d m e n t i s t o c h a n g e t h e z o n i n g o n t h e s u b j e c t l a n d s f r o m t h e A g r i c u l t u r a l ( A l ) Z o n e t o t h e I n s t i t u t i o n a l ( I ) Z o n e i n t h e Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 . T h i s w o u l d a l l o w t h e s u b j e c t l a n d s t o b e c o n v e y e d t o t h e a d j a c e n t S m u c k C e m e t e r y f o r t h e p u r p o s e t o e x p a n d t h e e x i s t i n g c e m e t e r y . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 2 3 r e g a r d i n g S m u c k C e m e t e r y R e z o n i n g . F i l e : D 1 4 . S M U C K P U B L I C C O M M E N T S N o w r i t t e n c o m m e n t s o r c o n c e r n s f r o m t h e p u b l i c w e r e r e c e i v e d . C O U N C I L C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S D e p u t y M a y o r T a y l o r n o t e d t h a t h e a g r e e s w i t h t h e c o n c e p t , h o w e v e r , c o n f i r m e d h i s o p p o s i t i o n t o d e c i s i o n s m a d e b a s e d o n a s s e s s m e n t m a p p i n g n o t n e c e s s a r i l y b e i n g c o r r e c t . A D J O U R N M E N T 2 0 1 2 - 2 9 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e p u b l i c m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 0 3 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 2 - 2 9 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k P a g e 8 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 4 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 " T H A T t h e z o n i n g o f t h o s e l a n d s l o c a t e d a t P a r t L o t 1 3 C o n c e s s i o n 5 , b e i n g m e r g e d w i t h t h e S m u c k C e m e t e r y o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , b e c h a n g e d f r o m A g r i c u l t u r e ( A l ) t o I n s t i t u t i o n a l ( I ) ; A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 0 7 - 2 0 1 2 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t " C A R R I E D 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E 1 . C O U R T O F R E V I S I O N - D R A I N A G E ( a ) M o t i o n t o a d j o u r n C o u n c i l m e e t i n g a n d a p p o i n t C o u r t o f R e v i s i o n m e m b e r s . 2 0 1 2 - 2 9 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y D q ) u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p o i n t s M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r M a r k T a y l o r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w t o s i t a s m e m b e r s o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n ; T H A T M a y o r E n s a c t a s C h a i r m a n ; A N D T H A T t h e C o u n c i l M e e t i n g b e a d j o u r n e d f o r t h e p u r p o s e o f h o l d i n g a C o u r t o f R e v i s i o n p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A P P L I C A T I O N 8 : 1 5 p . m . - C o u r t o f R e v i s i o n r e g a r d i n g a s s e s s m e n t o f p r o p e r t i e s i n r e g a r d t o D r a i n a g e R e p o r t N o . 0 7 3 0 M D p r e p a r e d b y C y r i l J . D e m e y e r e L t d . , d a t e d A p r i l 1 2 , 2 0 1 2 , a n d r e f e r r e d t o a s t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F T h e r e w a s n o d i s c l o s u r e o f p e c u n i a r y i n t e r e s t . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 2 - 0 0 9 a n d E n g i n e e r ' s R e p o r t r e g a r d i n g C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n - C o u r t o f R e v i s i o n . F i l e : E 0 9 T h e r e p o r t w a s p r e s e n t e d b y B i l l K n i f t o n , D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t a n d A n d r e w G i l v e s y o f C y r i l J . D e m e y e r e L t d . P U B L I C C O M M E N T S T h e r e w e r e n o a p p e a l s f r o m a f f e c t e d p r o p e r t y o w n e r s . P a g e 9 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 5 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 C O U R T M E M B E R C O M M E N T S A N D Q U E S T I O N S N o n e D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 2 - 2 9 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u f h w i c k " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n f o r t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n h e r e b y c o n f i r m s t h e a s s e s s m e n t s a s p e r t h e E n g i n e e r ' s R e p o r t # 0 7 3 0 M D d a t e d A p r i l 5 , 2 0 1 2 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A D J O U R N M E N T 2 0 1 2 - 2 9 7 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n b e a d j o u r n e d a t 8 : 1 8 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) E m a i l c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e V i e n n a C i t i z e n s G r o u p r e q u e s t i n g p e r m i s s i o n t o p l a c e f l a g s o n t h e b u s i n e s s s i d e o f t h e P l a n k R o a d i n V i e n n a . F i l e : C 1 3 C o u n c i l w a s a d v i s e d t h a t p l a c e m e n t o f b a n n e r s m u s t c o m p l y w i t h H y d r o O n e * r e q u i r e m e n t s . 2 0 1 2 - 2 9 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l g r a n t s t h e V i e n n a C i t i z e n s G r o u p p e r m i s s i o n t o h a n g s i x C a n a d i a n f l a g s o n t h e b u s i n e s s s i d e o f P l a n k R o a d i n V i e n n a , a t f u l l c o s t t o t h e g r o u p , s u b j e c t t o i n p u t f r o m t h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r a n d H y d r o O n e a p p r o v a l , a s a p p l i c a b l e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 1 r e g a r d i n g O p t i m i s t N o i s e E x e m p t i o n . F i l e : P 0 1 2 0 1 2 - 2 9 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 1 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l g r a n t s a n e x e m p t i o n f r o m B y - l a w 2 0 0 1 - 0 5 7 , f o r F r i d a y A u g u s t 3 r d , 2 0 1 2 , 1 1 : 0 0 p . m . u n t i l m i d n i g h t , S a t u r d a y A u g u s t 4 t h , 2 0 1 2 1 1 : 0 0 p . m . u n t i l m i d n i g h t a n d S u n d a y A u g u s t 5 , 2 0 1 2 1 1 : 0 0 p . m . u n t i l m i d n i g h t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 0 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 6 o f 2 6 9 n\0 Q CT'S»a 1-1 w^ n inn r i r w 5 S^r c:i-t-dftwH s s j-i i-z! w ^ ^ ^ H 1-i Q I ff III 8" I 11" s'&s&ug s a ^- 5. b- W ^^ ^ § £5!i-t-^w ^us L/l ^f1>0fp "§ ^00 P; n N»^. 0 i3 ^tsJ m. r-t-I-»CT Srt1 en I-»CB M I-+Q ^t 0 0 &r+n 5!^ ya>^^CD f?Ht?^t ^v 0 c f- 2. <Tf-"'h-t * n>0 =tfcwCL 00-I-'^>f1>IsJ3 0 ^^t^>5' jr Ln p"(TO r^-*@ g§ w ^e ffi re 5'? 3 w ^(a an h-t0»rt s>^ £2.i»^*N co ^t &-t?ft ^y »"I n s0 s <B ^HI lllilS 11CT-s ^0 -!M U.<3\w 1-1 <* 3 »ffi e* o <!6 v 0 IM ^»-><ft 2-rt-<p 0 c-L*J(0 V. y*y CT>?*.I- 0nv^i* ft ^(P=S ^. M S e.?tt <-1\» n ft Br-5 <-».ffi (6 as y M ir CT-1-1 0-ft "~ N PS 0 n 3 ri 0ftft210 ;:^&-u =n ft to s (p » Q"!n ^ 3 hri n>B 0 s»-(y »an o^-s?^p°ffi CT CL <^.1 v an SB a u 0 t-1-»w s&0n>n ^3 \*i2. 3 ffi »v 6. p*.fh 0 0 A ffi CB n>u 0 0 ^<t<>-t w PO s ~~J?<.»B s?»»B 0 §s cr*^a.Sft 1->^ (TO'<\*p-3 s 0 B rt-3 B ^n>ts^^.0ffi^B ^1-1 m >->w ts3<SB^B6 ft>Q (=1-n -~]0 ffi cr »&-(y p &a \s »-'\*r-t- 0 y B Niffi *TJ 3 n>a-&. &n-(R rt I-' I-' Q h+> I-^ (^ M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 7 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 T H A T a r r a n g e m e n t s b e m a d e w i t h t h e M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s t o p r o v i d e s t a f f a s s i s t a n c e f o r i n s t a l l a t i o n o f f e n c e a s s e m b l y a n d r e m o v a l , p i c n i c t a b l e s , g a r b a g e c a n s , 9 p o r t a b l e w a s h r o o m s a n d 2 w a s h s t a t i o n s ; A N D T H A T t h e M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s m a k e t h e n e c e s s a r y a r r a n g e m e n t s f o r t r a f f i c c o n t r o l a n d s a f e t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 0 6 r e g a r d i n g c h a n g e s u n d e r t h e n e w F u n e r a l , B u r i a l a n d C r e m a t i o n S e r v i c e s A c t , 2 0 0 2 . F i l e : S 0 9 T h e C l e r k p r o v i d e d a h a n d o u t o f a n a m e n d e d F e e S c h e d u l e c o n t a i n i n g a d d i t i o n a l r e q u i r e d i n f o r m a t i o n . S h e a l s o n o t e d t h a t a f e e o f $ 3 0 0 w a s a d d e d f o r e a c h a d d i t i o n a l b u r i a l i n a l o t . S u c h a f e e h a s b e e n r e q u e s t e d b y t h e B o a r d s f o r s o m e t i m e . 2 0 1 2 - 3 0 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u f h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 5 , b e i n g a b y - l a w t o e s t a b l i s h t h e t e r m s o f r e f e r e n c e f o r B a y h a m C e m e t e r y B o a r d s ; T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 6 , b e i n g a b y - l a w t o p r o v i d e f o r m a i n t e n a n c e , m a n a g e m e n t a n d c o n t r o l o f B a y h a m C e m e t e r i e s ; T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 , b e i n g a b y - l a w t o i m p o s e B a y h a m C e m e t e r y T a r i f f s a n d F e e s ; A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 4 a m e n d i n g a p p o i n t m e n t s B y - l a w 2 0 1 2 - 0 0 1 b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t ; A N D T H A T s t a f f t a k e t h e n e c e s s a r y s t e p s f o r a p p r o v a l o f B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 6 b y t h e R e g i s t r a r o f C e m e t e r i e s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 0 9 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . F i l e : F 0 5 . 1 1 T h e A d m i n i s t r a t o r p r e s e n t e d t h e r e p o r t . D i s c u s s i o n a n d o p t i o n s w e r e c o n s i d e r e d . T h e d e f i n i t i o n o f a h a b i t a b l e d w e l l i n g w a s r a i s e d . D i f f e r e n c e s b e t w e e n a n a p a r t m e n t , a b e d a n d b r e a k f a s t o r m o t e l v e r s u s a c o t t a g e a c c o m m o d a t i o n w i t h s e p a r a t e c o o k i n g ( h o t p l a t e u n i t o n l y ) a n d w a s h r o o m f a c i l i t i e s w e r e d i s c u s s e d . I t w a s n o t e d t h a t t h e a c c o m m o d a t i o n s u n d e r d i s c u s s i o n a r e n o t s u i t a b l e f o r y e a r r o u n d u s e a n d m a y n o t m e e t t h e s t a n d a r d s f o r a f u l l w o r k i n g k i t c h e n . ( e ) S t a f f M e m o r a n d u m C 2 0 1 2 - 0 5 r e g a r d i n g S u m m e r M e e t i n g S c h e d u l e . 2 0 1 2 - 3 0 3 P a g e 1 2 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 8 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e r e g u l a r m e e t i n g s c h e d u l e f o r J u l y a n d A u g u s t b e c o n f i r m e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S y s t e m c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 7 , 2 0 1 2 a d v i s i n g o f n e w o p e r a t o r O n t a r i o C l e a n W a t e r A g e n c y ( O C W A ) . F i l e : E 0 8 2 0 1 2 - 3 0 4 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S y s t e m n o t i c e o f c h a n g e o f o p e r a t i n g a u t h o r i t y b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y M O T I O N T O E X T E N D L E N G T H O F M E E T I N G 2 0 1 2 - 3 0 5 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 2 o f t h e P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , C o u n c i l s h a l l d e a l w i t h b u s i n e s s u n t i l 1 1 : 0 0 p . m . a t i t s m e e t i n g o f J u n e 7 , 2 0 1 2 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 2 - 3 0 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 1 0 : 0 5 p . m . t o d i s c u s s : a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y . o r l o c a l b o a r d ; l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s ; . l i t i g a t i o n o r p o t e n t i a l l i t i g a t i o n , i n c l u d i n g m a t t e r s b e f o r e a d m i n i s t r a t i v e . t r i b u n a l s , a f f e c t i n g t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d ; a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c U e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s . n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d M a y 1 7 , 2 0 1 2 . ( c ) C o n f i d e n t i a l S t a f f R e p o r t H 2 0 1 2 - 0 6 r e g a r d i n g l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s ( M a n a g e r P u b l i c W o r k s p o s i t i o n ) . F i l e : H l l P a g e 1 3 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 1 9 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 ( d ) C o n f i d e n t i a l R e p o r t r e g a r d i n g a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l i g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e ( N R G F r a n c h i s e A g r e e m e n t u p d a t e ) ( e ) C o n f i d e n t i a l M e m o r a n d u m r e g a r d i n g a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d ( D i s p o s a l o f S u r p l u s P r o p e r t i e s ) ( f ) C o n f i d e n t i a l r e p o r t r e g a r d i n g l i t i g a t i o n o r p o t e n t i a l l i t i g a t i o n ( P r o p e r t y s t a n d a r d s e n f o r c e m e n t i t e m ) ( g ) C o n f i d e n t i a l r e p o r t r e g a r d i n g l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s ( P e r f o r m a n c e a p p r a i s a l ) ( h ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 2 - 3 0 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 1 1 : 4 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 2 - 3 0 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T M r . V a n c e C z e r w i n s k i b e h i r e d f o r t h e p o s i t i o n o f M a n a g e r P u b l i c W o r k s , w i t h t e r m s o f e m p l o y m e n t a s o u t l i n e d i n t h e c o n f i d e n t i a l r e p o r t . " C A R R I E D 2 0 1 2 - 3 0 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T p r o p e r t i e s l o c a t e d a t : 1 . C o n c e s s i o n 7 , N T R F t L o t 1 2 6 , f o r m e r T o w n s h i p o f B a y h a m , d e s i g n a t e d a s P a r t 1 , R P 1 1 R - 3 9 5 0 ( v a c a n t l a n d s s o u t h o f F i f t h S t r e e t , S t r a f f o r d v U l e ) ; 2 . P l a n 1 2 , P t . L o t 2 3 , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l ( v a c a n t l a n d s k n o w n l o c a l l y a s 2 4 E r i e u s S t r e e t ) ; a n d 3 . P l a n 1 2 , F t . L o t 2 3 , f o r m e r V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l ( v a c a n t l a n d s w e s t o f R o b i n s o n S t r e e t ) b e d e c l a r e d s u r p l u s t o t h e M u n i c i p a l i t y ' s n e e d s ; A N D T H A T p u b l i c n o t i c e b e p o s t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - l a w Z 6 0 4 - 2 0 1 2 A B y - l a w t o A m e n d Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a s a m e n d e d ( K l a s s e n ) ( b ) B y - l a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 A B y - l a w t o a m e n d Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 H i g h w a y M e a d o w s P a g e 1 4 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 2 0 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 ( c ) B y - l a w Z 6 0 6 - 2 0 1 2 A B y - l a w t o f u r t h e r a m e n d Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( J o - L y n n ) ( d ) B y - l a w Z 6 0 7 - 2 0 1 2 A B y - l a w t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( S m u c k ) ( e ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 0 A B y - l a w t o p r o v i d e f o r D r a i n a g e W o r k s ( C a s i e r D r a i n - F r o g g e t t B r a n c h - 3 r d R e a d i n g o n l y ) ( f ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 4 A B y - l a w t o f u r t h e r a m e n d a p p o i n t m e n t s B y - l a w 2 0 1 2 - 0 0 1 ( g ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 5 A B y - l a w t o e s t a b l i s h C e m e t e r y T e r m s o f R e f e r e n c e ( h ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 6 A B y - l a w t o p r o v i d e m a i n t e n a n c e , m a n a g e m e n t a n d c o n t r o l o f B a y h a m C e m e t e r i e s ( i ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 7 A B y - l a w t o i m p o s e C e m e t e r y T a r i f f s a n d F e e s 0 ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 6 8 A B y - l a w t o A u t h o r i z e E x e c u t i o n o f a D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t ( K l a s s e n ) 2 0 1 2 - 3 1 0 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - l a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 b e r e a d a f i r s t a n d s e c o n d t i m e ; T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 0 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d ; T H A T B y - l a w s Z 6 0 4 - 2 0 1 2 , Z 6 0 6 - 2 0 1 2 , Z 6 0 7 - 2 0 1 2 , 2 0 1 2 - 0 6 4 , 2 0 1 2 - 0 6 5 , 2 0 1 2 - 0 6 6 , 2 0 1 2 - 0 6 7 a n d 2 0 1 2 - 0 6 8 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( k ) B y - L a w 2 0 1 2 - 0 6 9 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 2 - 3 1 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T h a t c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 2 - 0 6 9 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 5 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 2 1 o f 2 6 9 C o u n c i l M i n u t e s J u n e 0 7 , 2 0 1 2 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 2 - 3 1 2 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 1 : 4 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ ( . r y - > ^ A ^ V i n ± t t Q ^ / M A Y O R C L E l J C P a g e 1 6 o f 1 6 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u n e 7 , 2 0 1 2 . P a g e 2 2 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 3 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 T a b l e o f C o n t e n t s P A G E I n d e p e n d e n t A u d i t o r s ' R e p o r t C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l P o s i t i o n 2 C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f O p e r a t i o n s a n d A c c u m u l a t e d S u r p l u s 3 C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f C h a n g e i n N e t F i n a n c i a l A s s e t s 4 C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f C a s h F l o w s 5 N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s 6 - 1 6 C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e 1 7 - 1 8 S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e 1 9 C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f T a n g i b l e C a p i t a l A s s e t s 2 0 - 2 1 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 4 o f 2 6 9 W i l l i a m A . G r a h a m A t a n R . E n n s * G R A H A M / J o h n M . S c o t t ' M i c h a e l S . S t o v e r * S C O T T R o b e r t B , F o s t e r W i l l i a m I . L u y k s - » l a m e s G . F r e d e r i c k B e t t y A . G r o p p E N N S L L P M i c h a e l J . M a e K i i m o n * G a r t h G . H o w e s * . C H A R T E R E D A C C O t f N T ^ N T S F . : . - : < ' - I , 1 . - * ; ( n r . - L - » T T l r t . ' f , f * 7 k / - ' . " ' . ^ 4 ^ 0 S u f T i t O r h t ; , ^ T l i o m i j s 0 \ . < o K 5 \ ' 1 Z - 3 ( o h ^ S i S . i m i . r 2 W - A v h n ' . ' r , 0 \ \ ^ E - i 2 C t P h o n e : i 5 1 < f u 3 . t - 0 ; U O F - . ) ; : 5 l y : 6 J . ' i - ; W f ) P h u n 5 1 9 - " 3 ^ 2 6 3 F a v . ^ i Q " J - % 8 3 * » I N D E P E N D E N T A U D I T O R S ' R E P O R T T o t h e M e m b e r s o f C o u n c i l , I n h a b i t a n t s a n d R a t e p a y e r s o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : R e p o r t o n t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s W e h a v e a u d i t e d t h e a c c o m p a n y i n g c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , w h i c h c o m p r i s e t h e c o n s o l i d a t e d s t a t e m e n t o f f i n a n c i a l p o s i t i o n a s a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 , a n d t h e s t a t e m e n t s o f c o n s o l i d a t e d o p e r a t i o n s a n d a c c u m u l a t e d s u r p l u s , c h a n g e s i n n e t a s s e t s , a n d c a s h f l o w f o r t h e y e a r t h e n e n d e d , a n d a s u m m a r y o f s i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d o t h e r e x p l a n a t o r y i n f o r m a t i o n . M a n a g e m e n t ' s R e s p o n s i b i l i t y f o r t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n a c c o u n t i n g s t a n d a r d s f o r p u b l i c s e c t o r e n t i t i e s a n d f o r s u c h i n t e r n a l c o n t r o l a s m a n a g e m e n t d e t e r m i n e s i s n e c e s s a r y t o e n a b l e t h e p r e p a r a t i o n o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s t h a t a r e f r e e f r o m m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e r r o r . A u d i t o r s ' R e s p o n s i b i l i t y O u r r e s p o n s i b i l i t y i s t o e x p r e s s a n o p i n i o n o n t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s b a s e d o n o u r a u d i t . W e c o n d u c t e d o u r a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a u d i t i n g s t a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h a t w e c o m p l y w i t h e t h i c a l r e q u i r e m e n t s a n d p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t t o o b t a i n r e a s o n a b l e a s s u r a n c e w h e t h e r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e f r e e o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t . A n a u d i t i n v o l v e s p e r f o r m i n g p r o c e d u r e s t o o b t a i n a u d i t e v i d e n c e a b o u t t h e a m o u n t s a n d d i s c l o s u r e s i n t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e p r o c e d u r e s s e l e c t e d d e p e n d o n t h e a u d i t o r ' s j u d g m e i t , i n c l u d i n g t h e a s s e s s m e n t o f t h e r i s k s o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e n o r . I n m a k i n g t h o s e r i s k a s s e s s m e n t s , t h e a u d i t o r c o n s i d e r s i n t e r n a l c o n t r o l r e l e v a n t t o t h e e n t i t y ' s p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n o r d e r t o d e s i g n a u d i t p r o c e d u r e s t h a t a r e a p p r o p r i a t e i n t h e c i r c u m s t a n c e s , b u t n o t f o r t h e p u r p o s e o f e x p r e s s i n g a n o p i n i o n o n t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e e n t i t y ' s i n t e r n a l c o n t r o l . A n a u d i t a l s o i n c l u d e s e v a l u a t i n g t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f a c c o u n t i n g p o l i c i e s u s e d a n d t h e r e a s o n a b l e n e s s o f a c c o u n t i n g e s t i m a t e s m a d e b y m a n a g e m e n t , a s w e l l a s e v a l u a t i n g t h e o v e r a l l p r e s e n t a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . W e b e l i e v e t h a t t h e a u d i t e v i d e n c e w e h a v e o b t a i n e d i s s u f f i c i e n t a n d a p p r o p r i a t e t o p r o v i d e a b a s i s f o r o u r a u d i t o p i n i o n . O p i n i o n I n o u r o p i n i o n , t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s p r e s e n t f a i r l y , i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s , t h e s t a t e m e n t o f f i n a n c i a l p o s i t i o n o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 , a n d t h e s t a t e m e n t s o f o p e r a t i o n s a n d a c c u m u l a t e d s u r p l u s , c h a n g e s i n n e t a s s e t s , a n d c a s h f l o w f o r t h e y e a r t h e n e n d e d i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n a c c o u n t i n g s t a n d a r d s f o r p u b l i c s e c t o r e n t i t i e s . ^ w ^ e u n S c o t t S ^ ^ ^ P S t . T h o m a s , O n t a r i o J u n e 2 1 , 2 0 1 2 C H A R T E R E D A C C O U N T A N T S L i c e n s e d P u b l i c A c c o u n t a n t s - 1 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 5 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l P o s i t i o n A s A t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 $ A S S E T S F I N A N C I A L A S S E T S C a s h 7 9 1 , 7 4 2 6 6 2 , 0 0 1 I n v e s t m e n t s ( N o t e 2 ) 2 , 9 0 4 , 6 5 1 2 , 8 0 5 , 3 8 3 T a x e s r e c e i v a b l e ( N o t e 3 ) 8 0 7 , 1 4 3 7 9 4 , 4 7 0 A c c o u n t s r e c e i v a b l e 8 5 3 . 6 3 8 7 2 7 . 5 9 4 5 . 3 5 7 . 1 7 4 4 . 9 8 9 . 4 4 8 L I A B I L I T I E S T e m p o r a r y b a n k a d v a n c e s 9 9 5 , 0 0 0 D e f e r r e d r e v e n u e - o b l i g a t o r y r e s e r v e f u n d s ( N o t e 9 ) 3 6 4 , 0 2 9 3 1 2 , 8 6 5 A c c o u n t s p a y a b l e a n d a c c r u e d l i a b i l i t i e s 9 3 9 , 0 6 4 5 6 7 , 1 6 6 N e t l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s ( N o t e 4 ) 5 1 5 . 2 3 4 3 7 8 . 9 4 5 1 . 8 1 8 . 3 2 7 2 . 2 5 3 . 9 7 6 N E T F I N A N C I A L A S S E T S 3 . 5 3 8 . 8 4 7 2 . 7 3 5 . 4 7 2 N O N - F I N A N C I A L A S S E T S T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( N o t e 6 , p a g e s 2 0 , 2 1 ) 5 4 , 7 8 2 , 4 7 2 5 4 , 7 8 3 , 2 9 7 I n v e n t o r i e s a n d p r e p a i d e x p e n s e s 2 2 . 7 9 1 2 4 . 1 4 3 5 4 . 8 0 5 . 2 6 3 5 4 . 8 0 7 . 4 4 0 A C C U M U L A T E D S U R P L U S ( N O T E 7 ) 5 8 . 3 4 4 . 1 1 0 5 7 . 5 4 2 . 9 1 2 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . - 2 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f O p e r a t i o n s a n d A c c u m u l a t e d S u r p l u s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 U n a u d i t e d B u d g e t A c t u a l A c t u a l 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 _ $ _ $ _ s _ R E V E N U E S P r o p e r t y t a x a t i o n 3 , 0 0 7 , 9 0 4 3 , 0 7 6 , 9 8 1 2 , 8 1 5 , 0 7 3 T a x a t i o n f r o m o t h e r g o v e r n m e n t s 2 1 , 7 0 0 4 4 , 2 3 1 5 3 , 7 2 3 U s e r c h a r g e s 1 , 6 7 3 , 9 8 7 1 , 6 8 1 , 9 1 1 1 , 4 7 9 , 4 4 1 T r a n s f e r p a y m e n t s F e d e r a l 2 5 9 , 8 9 0 4 2 3 , 3 4 9 1 , 3 2 8 , 8 4 9 P r o v i n c i a l 1 , 4 5 2 , 4 9 6 1 , 5 2 4 , 6 5 6 1 , 2 4 7 , 2 9 5 O t h e r m u n i c i p a l i t i e s 4 0 9 , 6 1 3 4 5 7 , 8 1 7 4 5 7 , 4 5 8 D o n a t e d t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 3 4 9 , 4 4 2 I n v e s t m e n t i n c o m e 8 0 , 0 0 0 1 0 7 , 9 0 2 1 0 3 , 1 0 0 P e n a l t i e s a n d i n t e r e s t o n t a x e s 8 6 , 0 0 0 1 0 6 , 1 7 8 9 6 , 2 9 9 R e c o v e r i e s f r o m b e n e f i t i n g l a n d o w n e r s 2 0 6 , 3 9 7 5 7 9 , 3 3 2 2 4 0 , 3 9 7 O t h e r 1 2 . 5 4 2 7 . 7 3 8 4 0 . 1 6 5 T o t a l R e v e n u e s 7 . 2 1 0 . 5 2 9 8 . 3 5 9 . 5 3 7 7 . 8 6 1 . 8 0 0 E X P E N S E S G e n e r a l g o v e r n m e n t 7 0 5 , 0 8 5 7 1 1 , 1 7 3 6 9 8 , 5 9 6 P r o t e c t i o n t o p e r s o n s a n d p r o p e r t y 1 , 3 1 8 , 5 9 7 1 , 2 9 6 , 2 9 5 1 , 1 7 6 , 6 8 8 T r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s 2 , 0 0 4 , 0 0 8 2 , 6 2 8 , 7 0 1 2 , 1 2 9 , 1 1 2 E n v i r o n m e n t a l s e r v i c e s 1 , 9 2 2 , 1 2 2 1 , 9 2 4 , 5 1 7 1 , 8 2 9 , 2 1 9 H e a l t h s e r v i c e s 3 0 , 2 0 5 4 2 , 2 8 5 4 0 , 7 9 0 S o c i a l a n d f a m i l y s e r v i c e s 7 , 8 0 0 6 , 8 0 5 4 , 9 1 6 R e c r e a t i o n a n d c u l t u r a l s e r v i c e s 4 6 8 , 5 7 1 3 1 8 , 9 3 5 2 7 4 , 0 5 8 P l a n n i n g a n d d e v e l o p m e n t 2 1 3 , 8 5 9 2 3 8 , 7 3 2 5 7 6 , 7 6 8 L o s s o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 3 9 0 . 8 9 6 T o t a l E x p e n s e s ( N o t e 1 4 ) 6 . 6 7 0 . 2 4 7 7 . 5 5 8 . 3 3 9 6 . 7 3 0 . 1 4 7 A N N U A L S U R P L U S 5 4 0 . 2 8 2 8 0 1 . 1 9 8 1 . 1 3 1 . 6 5 3 A C C U M U L A T E D S U R P L U S , B E G I N N I N G O F Y E A R 5 7 . 5 4 2 . 9 1 2 5 7 . 5 4 2 . 9 1 2 5 6 . 4 1 1 . 2 5 9 A C C U M U L A T E D S U R P L U S , E N D O F Y E A R ( N o t e 7 ) 5 8 . 0 8 3 . 1 9 4 5 8 3 4 4 . 1 1 0 5 7 . 5 4 2 . 9 1 2 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . 3 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 7 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f C h a n g e s i n N e t F i n a n c i a l A s s e t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 _ s - A N N U A L S U R P L U S 8 0 1 , 1 9 8 1 , 1 3 1 , 6 5 3 A c q u i s i t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( 1 , 6 3 6 , 3 7 3 ) ( 1 , 8 6 9 , 2 8 9 ) A m o r t i z a t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 , 2 2 6 , 3 0 3 1 , 1 0 2 , 2 3 8 P r o c e e d s o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 2 0 , 0 0 0 1 , 5 3 4 C h a n g e i n i n v e n t o r i e s , p r e p a i d e x p e n s e s a n d d e f e r r e d c h a r g e s 1 , 3 5 1 1 4 9 L o s s ( g a i n ) o n s a l e o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 3 9 0 . 8 9 6 I N C R E A S E ( D E C R E A S E ) I N N E T F I N A N C I A L A S S E T S 8 0 3 , 3 7 5 3 6 6 , 2 8 5 N E T F I N A N C I A L A S S E T S , B E G I N N I N G O F Y E A R 2 . 7 3 5 . 4 7 2 2 . 3 6 9 . 1 8 7 N E T F I N A N C I A L A S S E T S , E N D O F Y E A R 3 . 5 3 8 . 8 4 7 2 . 7 3 5 . 4 7 2 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . - 4 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 8 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f C a s h F l o w s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 $ O P E R A T I N G A C T I V I T I E S A n n u a l s u r p l u s 8 0 1 , 1 9 8 1 , 1 3 1 , 6 5 3 A d d ( d e d u c t ) i t e m s n o t i n v o l v i n g c a s h : A m o r t i z a t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 1 , 2 2 6 , 3 0 3 1 , 1 0 2 , 2 3 8 L o s s o n d i s p o s a l o f a n d t r a n s f e r o f a s s e t s 3 9 0 . 8 9 6 2 , 4 1 8 , 3 9 7 2 , 2 3 3 , 8 9 1 C h a n g e i n n o n - c a s h i t e m s r e l a t e d t o o p e r a t i o n s ( N o t e 1 4 [ b ] ) r 7 0 9 . 3 0 4 ) G 3 7 . 6 3 5 ) N e t c h a n g e i n c a s h f r o m o p e r a t i n g a c t i v i t i e s 1 . 7 0 9 . 0 9 3 1 . 8 9 6 . 2 5 6 C A P I T A L A c q u i s i t i o n o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s ( 1 , 6 3 6 , 3 7 3 ) ( 1 , 8 6 9 , 2 8 9 ) P r o c e e d s o n d i s p o s a l o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 2 0 . 0 0 0 1 . 5 3 4 N e t c h a n g e i n c a s h f r o m c a p i t a l n . 6 1 6 . 3 7 3 ) P . 8 6 7 . 7 5 5 ) I N V E S T I N G I n v e s t m e n t i n c o m e r e i n v e s t e d f 9 9 . 2 6 8 ) 2 9 8 . 2 9 5 N e t c h a n g e i n c a s h f r o m i n v e s t i n g f 9 9 . 2 6 8 ) 2 9 8 . 2 9 5 F I N A N C I N G L o n g - t e r m d e b t a d v a n c e ( r e p a y m e n t ) , n e t 1 3 6 . 2 8 9 C 2 0 2 . 0 9 2 ) N e t c h a n g e i n c a s h f r o m f i n a n c i n g 1 3 6 . 2 8 9 f 2 0 2 . 0 9 2 ) N E T C H A N G E I N C A S H A N D C A S H E Q U I V A L E N T S 1 2 9 , 7 4 1 1 2 4 , 7 0 4 O P E N I N G C A S H A N D C A S H E Q m V A L E N T S 6 6 2 . 0 0 1 5 3 7 . 2 9 7 C L O S I N G C A S H A N D C A S H E Q U I V A L E N T S 7 9 1 . 7 4 2 6 6 2 . 0 0 1 S U P P L E M E N T A R Y I N F O R M A T I O N : C a s h p a i d f o r i n t e r e s t o n d e b t 2 4 . 0 2 7 3 3 . 2 8 2 C a s h r e c e i v e d f o r i n t e r e s t o n i n v e s t m e n t s 1 0 7 . 9 0 2 1 0 3 . 1 0 0 S e e a c c o m p a n y i n g n o t e s t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . - 5 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 2 9 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s a m u n i c i p a l i t y i n t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o . I t c o n d u c t s i t s o p e r a t i o n s g u i d e d b y t h e p r o v i s i o n s o f p r o v i n c i a l s t a t u t e s s u c h a s t h e M u n i c i p a l A c t , M u n i c i p a l A f f a i r s A c t a n d r e l a t e d l e g i s l a t i o n . 1 . S U M M A R Y O F S I G N I F I C A N T A C C O U N T I N G P O L I C I E S T h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e p r e p a r e d b y m a n a g e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s f o r l o c a l g o v e r n m e n t s , a s r e c o m m e n d e d b y t h e P u b l i c S e c t o r A c c o u n t i n g B o a r d o f t h e C a n a d i a n I n s t i t u t e o f C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s . S i g n i f i c a n t a s p e c t s o f t h e a c c o u n t i n g p o l i c i e s a d o p t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a r e a s f o l l o w s : R e p o r t i n g E n t i t y T h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n c l u d e t h e a s s e t s , l i a b i l i t i e s , r e v e n u e s a n d e x p e n s e s o f t h e r e p o r t i n g e n t i t y . T h e r e p o r t i n g e n t i t y i s c o m p r i s e d o f a l l o r g a n i z a t i o n s , c o m m i t t e e s a n d l o c a l b o a r d s a c c o u n t a b l e f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e i r f i n a n c i a l a f f a i r s a n d r e s o u r c e s t o t h e M u n i c i p a l i t y a n d w h i c h a r e 1 0 0 % o w n e d o r c o n t r o l l e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . C o n s o l i d a t e d E n t i t i e s T h e f o l l o w i n g l o c a l b o a r d s a r e c o n s o l i d a t e d : - V a r i o u s C e m e t e r y B o a r d s I n t e r - d e p a r t m e n t a l a n d i n t e r - o r g a n i z a t i o n a l t r a n s a c t i o n s a n d b a l a n c e s b e t w e e n t h e s e o r g a n i z a t i o n s a r e e l i m i n a t e d . P r o p o r t i o n a t e C o n s o l i d a t i o n T h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r B o a r d a n d P o r t B u n v e l l W a t e r B o a r d h a v e b e e n c o n s o l i d a t e d o n a p r o p o r t i o n a t e b a s i s . T h e W a t e r B o a r d s a r e p r o p o r t i o n a t e l y c o n s o l i d a t e d b a s e d u p o n t h e w a t e r f l o w u s e d b y o u r M u n i c i p a l i t y i n p r o p o r t i o n t o t h e e n t i r e f l o w s p r o v i d e d b y t h e j o i n t b o a r d s . A c c o u n t i n g f o r S c h o o l B o a r d T r a n s a c t i o n s A l t h o u g h t h e M u n i c i p a l i t y c o l l e c t s t a x a t i o n o n b e h a l f o f t h e S c h o o l B o a r d s , t h e t a x a t i o n , o t h e r r e v e n u e s , e x p e n s e s , a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s w i t h r e s p e c t t o t h e o p e r a t i o n s o f t h e s c h o o l b o a r d s a r e n o t r e f l e c t e d i n t h e s e s t a t e m e n t s . T r u s t F u n d s T m s t f u n d s a n d t h e i r r e l a t e d o p e r a t i o n s a d m i n i s t e r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a r e n o t i n c l u d e d i n t h e s e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . - 6 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 0 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 . S U M M A R Y O F S I G N I F I C A N T A C C O U N T I N G P O L I C I E S ( C O N T I N U E D ) B a s i s o f A c c o u n t i n g T h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e p r e p a r e d u s i n g t h e a c c r u a l b a s i s o f a c c o u n t i n g . T h e a c c r u a l b a s i s o f a c c o u n t i n g r e c o r d s r e v e n u e a s i t i s e a r n e d a n d m e a s u r a b l e . E x p e n s e s a r e r e c o g n i z e d a s t h e y a r e i n c u r r e d a n d m e a s u r a b l e b a s e d u p o n r e c e i p t o f g o o d s o r s e r v i c e s a n d / o r t h e c r e a t i o n o f a l e g a l o b l i g a t i o n t o p a y . D e f e r r e d R e v e n u e G o v e r n m e n t t r a n s f e r s , c o n t r i b u t i o n s a n d o t h e r a m o u n t s a r e r e c e i v e d f r o m t h i r d p a r t i e s p u r s u a n t t o l e g i s l a t i o n , r e g u l a t i o n o r a g r e e m e n t a n d m a y o n l y b e u s e d m t h e c o n d u c t o f c e r t a i n p r o g r a m s , i n t h e c o m p l e t i o n o f s p e c i f i c w o r k . I n a d d i t i o n , c e r t a i n u s e r c h a r g e s a n d f e e s w h i c h h a v e b e e n c o l l e c t e d b u t f o r w h i c h t h e r e l a t e d s e r v i c e s h a v e y e t t o b e p e r f o r m e d . R e v e n u e i s r e c o g n i z e d i n t h e p e r i o d w h e n t h e r e l a t e d e x p e n s e a r e i n c u r r e d , s e r v i c e s p r e f o r m e d . U s e o f E s t i m a t e s T h e p r e p a r a t i o n o f c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n c o n f o r m i t y w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s r e q u i r e s m a n a g e m e n t t o m a k e e s t i m a t e s a n d a s s u m p t i o n s t h a t a f f e c t t h e r e p o r t e d a m o u n t s o f a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s a n d d i s c l o s u r e o f c o n t i n g e n t a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s a t t h e d a t e o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , a n d t h e r e p o r t e d a m o u n t s o f r e v e n u e s a n d e x p e n s e s d u r i n g t h e p e r i o d . I n a d d i t i o n , t h e M u n i c i p a l i t y ' s i m p l e m e n t a t i o n o f t h e P u b l i c S e c t o r A c c o u n t i n g H a n d b o o k P S 3 1 5 0 h a s r e q u i r e d m a n a g e m e n t t o m a k e e s t i m a t e s o f h i s t o r i c a l c o s t a n d u s e f u l l i v e s o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s . T h e s e e s t i m a t e s a n d a s s u m p t i o n s a r e b a s e d o n t h e M u n i c i p a l i t i e s b e s t i n f o r m a t i o n a n d j u d g m e n t a n d m a y d i f f e r s i g n i f i c a n t l y f r o m a c t u a l r e s u l t s . G o v e r n m e n t T r a n s f e r s G o v e r n m e n t t r a n s f e r s a r e r e c o g n i z e d i n t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s r e v e n u e s i n t h e f i n a n c i a l p e r i o d i n w h i c h e v e n t s g i v i n g r i s e t o t h e t r a n s f e r o c c u r , p r o v i d i n g t h e t r a n s f e r s a r e a u t h o r i z e d , a n y e l i g i b i l i t y c r i t e r i a h a v e b e e n m e t i n c l u d i n g p e r f o r m a n c e a n d r e t u r n r e q u i r e m e n t s , a n d r e a s o n a b l e e s t i m a t e s o f t h e a m o u n t s c a n b e d e t e r m i n e d . A n y a m o u n t r e c e i v e d b u t r e s t r i c t e d i s r e c o r d e d a s d e f e r r e d r e v e n u e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 3 1 0 0 o f t h e P u b l i c S e c t o r A c c o u n t i n g H a n d b o o k a n d r e c o g n i z e d a s r e v e n u e i n t h e p e r i o d i n w h i c h t h e r e s o u r c e s a r e u s e d f o r t h e p u r p o s e s p e c i f i e d . I n a d d i t i o n , t h e M u n i c i p a l i t y p e r i o d i c a l l y r e c e i v e s s e n i o r g o v e r n m e n t c a p i t a l f u n d i n g i n t h e f o r m o f i n f r a s t r u c t u r e g r a n t s a n d r e c e i v e s o n g o i n g f u n d i n g f r o m b o t h s e n i o r l e v e l s o f g o v e r n m e n t a s a r e s u l t o f a n a l l o c a t i o n o f t h e g a s t a x f u n d s . 7 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 1 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 . S U M M A R Y O F S I G N I F I C A N T A C C O U N T I N G P O L I C I E S ( C O N T I N U E D ) N o n - F i n a n c i a l A s s e t s N o n - f i n a n c i a l a s s e t s a r e n o t a v a i l a b l e t o d i s c h a r g e e x i s t i n g l i a b i l i t i e s a n d a r e h e l d f o r u s e i n t h e p r o v i s i o n o f s e r v i c e s . T h e y h a v e u s e f u l l i v e s e x t e n d i n g b e y o n d t h e c u r r e n t y e a r a n d a r e n o t i n t e n d e d f o r s a l e i n t h e o r d i n a r y c o u r s e o f o p e r a t i o n s . T h e c h a n g e i n n o n - f i n a n c i a l a s s e t s d u r i n g t h e y e a r , t o g e t h e r w i t h t h e e x c e s s o f r e v e n u e s o v e r e x p e n s e s , p r o v i d e s t h e C h a n g e i n N e t F i n a n c i a l A s s e t s f o r t h e y e a r . i ) T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s a r e r e c o r d e d a t c o s t w h i c h i n c l u d e s a l l a m o u n t s t h a t a r e d i r e c t l y a t t r i b u t a b l e t o a c q u i s i t i o n , c o n s t r u c t i o n , d e v e l o p m e n t o r b e t t e r m e n t o f t h e a s s e t . T h e c o s t , l e s s r e s i d u a l v a l u e , o f t h e t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s a r e a m o r t i z e d o n a s t r a i g h t - l i n e b a s i s o v e r t h e i r e s t i m a t e d u s e f u l l i v e s a s f o l l o w s : B u i l d i n g a n d c o m p o n e n t s 2 0 t o 7 5 y e a r s V e h i c l e s 5 t o 2 5 y e a r s M a c h i n e r y a n d e q u i p m e n t 5 t o 2 7 y e a r s L a n d i m p r o v e m e n t s 1 8 t o 2 5 y e a r s P l a n t s a n d f a c i l i t i e s 2 0 t o 7 5 y e a r s R o a d s 2 0 t o 6 0 y e a r s B r i d g e s a n d o t h e r s t r u c t u r e s 1 5 t o 8 0 y e a r s U n d e r g r o u n d a n d o t h e r n e t w o r k s 1 7 t o 1 0 0 y e a r s N o a m o r t i z a t i o n i s c h a r g e d i n t h e y e a r o f a c q u i s i t i o n a n d a f u l l y e a r o f a m o r t i z a t i o n i s c h a r g e d i n t h e y e a r o f d i s p o s a l . A s s e t s u n d e r c o n s t r u c t i o n a r e n o t a m o r t i z e d u n t i l t h e a s s e t i s a v a i l a b l e f o r p r o d u c t i v e u s e . i i ) C o n t r i b u t i o n s o f t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s T a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s r e c e i v e d a s c o n t r i b u t i o n s a r e r e c o r d e d a t t h e i r f a i r v a l u e a t t h e d a t e o f r e c e i p t a n d a l s o a r e r e c o r d e d a s r e v e n u e . i i i ) W o r k s o f a r t a n d c u l t u r a l a n d h i s t o r i c a s s e t s W o r k s o f a r t a n d c u l t u r a l a n d h i s t o r i c a s s e t s a r e n o t r e c o r d e d a s a s s e t s i n t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . i v ) I n t e r e s t c a p i t a l i z a t i o n T h e M u n i c i p a l i t y d o e s n o t c a p i t a l i z e i n t e r e s t c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e a c q u i s i t i o n o r c o n s t r u c t i o n o f a t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t . v ) L e a s e d t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s L e a s e s a r e c l a s s i f i e d a s c a p i t a l o r o p e r a t i n g l e a s e s . L e a s e s w h i c h t r a n s f e r s u b s t a n t i a l l y a l l o f t h e b e n e f i t s a n d r i s k s i n c i d e n t a l t o o w n e r s h i p o f p r o p e r t y a r e a c c o u n t e d f o r a s c a p i t a l l e a s e s . A l l o t h e r l e a s e s a r e a c c o u n t e d f o r a s o p e r a t i n g l e a s e s a n d t h e r e l a t e d l e a s e p a y m e n t s a r e c h a r g e d t o e x p e n s e s a s i n c u r r e d . - 8 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 2 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 . S U M M A R Y O F S I G N I F I C A N T A C C O U N T I N G P O L I C I E S ( C O N T I N U E D ) v i ) I n v e n t o r i e s o f s u p p l i e s I n v e n t o r i e s o f s u p p l i e s h e l d f o r c o n s u m p t i o n a r e r e c o r d e d a t t h e l o w e r o f c o s t a n d r e p l a c e m e n t c o s t . I n v e s t m e n t I n c o m e I n v e s t a i e n t i n c o m e i s r e p o r t e d a s r e v e n u e i n t h e p e r i o d e a r n e d . W h e n r e q u i r e d b y f u n d i n g g o v e r n m e n t o r r e l a t e d A c t , i n v e s t m e n t i n c o m e e a r n e d o n d e f e r r e d r e v e n u e i s a d d e d t o t h e i n v e s t m e n t a n d f o r m s p a r t o f t h e d e f e r r e d r e v e n u e b a l a n c e . T a x R e v e n u e s I n 2 0 1 1 , t h e M u n i c i p a l i t y r e c e i v e d $ 3 , 1 2 1 , 2 1 2 ( 2 0 1 0 - $ 2 , 8 6 8 , 7 9 6 ) i n p r o p e r t y t a x r e v e n u e s f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s . T h e a u t h o r i t y t o l e v y a n d c o l l e c t p r o p e r t y t a x e s i s e s t a b l i s h e d u n d e r t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , t h e A s s e s s m e n t A c t , t h e E d u c a t i o n A c t , a n d o t h e r l e g i s l a t i o n . T h e a m o u n t o f t h e t o t a l a n n u a l p r o p e r t y t a x l e v y i s d e t e r m i n e d e a c h y e a r t h r o u g h C o u n c i l ' s a p p r o v a l o f t h e a n n u a l b u d g e t . M u n i c i p a l t a x r a t e s a r e s e t a n n u a l l y b y C o u n c i l f o r e a c h c l a s s o r t y p e o f p r o p e r t y , i n a c c o r d a n c e w i t h l e g i s l a t i o n a n d C o u n c i l - a p p r o v e d p o l i c i e s , i n o r d e r t o r a i s e t h e r e v e n u e r e q u i r e d t o m e e t o p e r a t i n g b u d g e t r e q u u - e m e n t s . E d u c a t i o n t a x r a t e s a r e e s t a b l i s h e d b y t h e P r o v i n c e e a c h y e a r i n o r d e r t o f u n d c o s t s o f e d u c a t i o n o n a P r o v i n c e - w i d e b a s i s . T a x a t i o n r e v e n u e s a r e r e c o r d e d a t t h e t i m e b i l l i n g s a r e i s s u e d . A d d i t i o n a l p r o p e r t y t a x r e v e n u e c a n b e a d d e d t h r o u g h o u t t h e y e a r , r e l a t e d t o n e w p r o p e r t i e s t h a t b e c o m e o c c u p i e d , o r t h a t b e c o m e s u b j e c t t o p r o p e r t y t a x , a f t e r t h e r e t u r n o f t h e a n n u a l a s s e s s m e n t r o l l u s e d f o r b i l l i n g p u r p o s e s . T h e M u n i c i p a l i t y m a y r e c e i v e s u p p l e m e n t a r y a s s e s s m e n t r o l l s o v e r t h e c o u r s e o f t h e y e a r f r o m M P A C t h a t i d e n t i f y n e w o r o m i t t e d a s s e s s m e n t s . P r o p e r t y t a x e s f o r t h e s e s u p p l e m e n t a r y / o m i t t e d a m o u n t s a r e t h e n b i l l e d a c c o r d i n g t o t h e a p p r o v e d t a x r a t e f o r t h e p r o p e r t y c l a s s . T a x a t i o n r e v e n u e s i n a n y y e a r m a y a l s o b e r e d u c e d a s a r e s u l t o f r e d u c t i o n s i n a s s e s s m e n t v a l u e r i s i n g f r o m a s s e s s m e n t a n d / o r t a x a p p e a l s . E a c h y e a r , a n a m o u n t i s i d e n t i f i e d t o c o v e r t h e e s t i m a t e d a m o u n t o f r e v e n u e l o s s a t t r i b u t a b l e t o a s s e s s m e n t a p p e a l s , t a x a p p e a l s o r o t h e r d e f i c i e n c i e s i n t a x r e v e n u e ( e . g . u n c o l l e c t i b l e a m o u n t s , w r i t e - o f f s , e t c . ) . E m p l o y e e B e n e f i t P l a n s T h e M u n i c i p a l i t y a c c o u n t s f o r i t s p a r t i c i p a t i o n i n t h e O n t a r i o M u n i c i p a l E m p l o y e e s R e t i r e m e n t S y s t e m ( O M E R S ) , a m u l t i - e m p l o y e r p u b l i c s e c t o r p e n s i o n f u n d , a s a d e f i n e d c o n t r i b u t i o n p l a n . T h e O M E R S p l a n s p e c i f i e s t h e r e t i r e m e n t b e n e f i t s t o b e r e c e i v e d b y t h e e m p l o y e e s b a s e d o n t h e l e n g t h o f s e r v i c e a n d p a y r a t e s . E m p l o y e e b e n e f i t s i n c l u d e p o s t e m p l o y m e n t b e n e f i t s . P o s t e m p l o y m e n t b e n e f i t s a r e s u b j e c t t o a c t u a r i a l v a l u a t i o n s a n d a r e a c c r u e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o j e c t e d b e n e f i t m e t h o d , p r o r a t e d o n s e r v i c e a n d m a n a g e m e n t ' s b e s t e s t i m a t e o f s a l a r y e s c a l a t i o n a n d r e t i r e m e n t a g e s o f e m p l o y e e s . A n y a c t u a r i a l g a i n s a n d l o s s e s r e l a t e d t o p a s t s e r v i c e o f e m p l o y e e s a r e a m o r t i z e d o v e r t h e e x p e c t e d a v e r a g e r e m a i n i n g s e r v i c e p e r i o d . 9 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 3 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 . S U M M A R Y O F S I G N I F I C A N T A C C O U N T I N G P O L I C I E S ( C O N T I N U E D ) F i n a n c i a l I n s t r u m e n t s T h e M u n i c i p a l i t y ' s f i n a n c i a l i n s t r u m e n t s a n d c o n s i s t o f c a s h a n d c a s h e q u i v a l e n t s , a c c o u n t s r e c e i v a b l e , t a x e s r e c e i v a b l e , a c c o u n t s p a y a b l e a n d a c c r u e d l i a b i l i t i e s a n d l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s . U n l e s s o t h e r w i s e n o t e d , i t i s m a n a g e m e n t ' s o p i n i o n t h a t t h e C o r p o r a t i o n i s n o t e x p o s e d t o s i g n i f i c a n t i n t e r e s t , c u r r e n c y , o r c r e d i t r i s k a r i s i n g f r o m t h e s e f i n a n c i a l i n s t r u m e n t s . 2 . I N V E S T M E N T S I n v e s t m e n t s a r e c o m p r i s e d o f t h e f o l l o w i n g : 2 0 1 1 2 0 1 0 - 1 _ $ _ £ _ $ C o s t M a r k e t C o s t M a r k e t O n e f u n d p o o l e d b o n d s e c u r i t i e s 2 . 9 0 4 . 6 5 1 2 . 9 2 4 . 8 7 4 2 . 8 0 5 . 3 8 3 2 . 8 0 7 . 1 5 9 3 . T A X E S R E C E I V A B L E 2 0 1 1 2 0 1 0 _ 1 _ _ i _ T a x e s r e c e i v a b l e 7 4 4 , 4 8 3 7 2 8 , 8 2 7 P e n a l t i e s a n d i n t e r e s t 1 2 6 , 4 3 7 1 1 3 , 6 5 6 A l l o w a n c e f o r d o u b t f u l a c c o u n t s ^ 6 3 . 7 7 7 ) C 4 8 . 0 1 3 ) 8 0 7 . 1 4 3 7 9 4 . 4 7 0 - 1 0 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 4 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 4 . N E T L O N G - T E R M L I A B I L I T I E S a ) T h e b a l a n c e o f n e t l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s r e p o r t e d o n t h e C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l P o s i t i o n i s m a d e u p o f t h e f o l l o w i n g : 2 0 1 1 2 0 1 0 - $ _ T o t a l l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s i n c u r r e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , i n c l u d i n g t h o s e i n c u r r e d o n b e h a l f o f b e n e f i t i n g l a n d o w n e r 5 1 5 . 2 3 4 3 7 8 . 9 4 5 P r i n c i p a l r e p a y m e n t s a r e s u m m a r i z e d a s f o l l o w s : 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 5 B e y o n d T o t a l R e c o v e r a b l e F r o m _ ^ _ _ $ _ G e n e r a l t a x r e v e n u e B e n e f i t i n g l a n d o w n e r s 1 4 5 . 8 2 3 3 8 . 3 7 1 4 0 . 0 5 6 4 1 . 9 1 8 4 3 . 7 7 8 2 0 5 . 2 8 8 5 1 5 . 2 3 4 1 4 5 . 8 2 3 3 8 . 3 7 1 4 0 . 0 5 6 4 1 . 9 1 8 4 3 . 7 7 8 2 0 5 . 2 8 8 5 1 5 . 2 3 4 b ) A l l l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s i s s u e d o n o r b e f o r e D e c e m b e r 3 1 , 1 9 9 2 h a v e r e c e i v e d a p p r o v a l o f t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d . L o n g - t e r m l i a b i l i t i e s i s s u e d a f t e r J a n u a r y 3 1 , 1 9 9 3 h a v e b e e n a p p r o v e d b y b y - l a w . T h e a n n u a l p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t p a y m e n t s r e q u i r e d t o s e r v i c e t h e s e l i a b i l i t i e s a r e w i t h i n t h e a n n u a l d e b t r e p a y m e n t l i m i t p r e s c r i b e d b y t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g . c ) I n t e r e s t e x p e n s e o n l o n g - t e r m l i a b i l i t i e s i n 2 0 1 1 a m o u n t e d t o $ 2 4 , 0 2 7 ( 2 0 1 0 - $ 3 3 , 2 8 2 ) . 1 1 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 5 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 5 . O P E R A T I O N O F S C H O O L B O A R D S A N D T H E C O U N T Y O F E L G I N D u r i n g 2 0 1 1 , r e q u i s i t i o n s w e r e m a d e b y t h e s c h o o l b o a r d s a n d t h e C o u n t y o f E l g i n r e q u i r i n g t h e m u n i c i p a l i t y t o c o l l e c t p r o p e r t y t a x e s a n d p a y m e n t s i n l i e u o f p r o p e r t y t a x e s o n t h e i r b e h a l f . T h e a m o u n t s c o l l e c t e d a n d r e m i t t e d a r e s u m m a r i z e d b e l o w : S c h o o l B o a r d s C o u n t y _ s _ T a x a t i o n a n d u s e r c h a r g e s ( 1 , 4 0 1 , 9 9 6 ) ( 2 , 7 5 7 , 2 1 2 ) S h a r e o f p a y m e n t s i n l i e u o f t a x e s A m o u n t s r e q u i s i t i o n e d n . 4 0 1 . 9 9 6 ) f 2 . 7 5 7 . 2 1 2 ) 6 . T A N G I B L E C A P I T A L A S S E T S N e t B o o k V a l u e 2 0 1 1 2 0 1 0 $ $ G e n e r a l L a n d 9 1 6 , 4 4 4 9 1 6 , 4 4 4 B u i l d i n g s 9 5 7 , 6 5 5 9 8 8 , 1 8 1 V e h i c l e s 8 3 6 , 4 2 7 8 9 8 , 2 2 4 M a c h i n e r y a n d e q u i p m e n t 6 2 5 , 6 6 2 5 8 7 , 7 4 4 L a n d i m p r o v e m e n t s 6 4 5 , 9 6 7 2 3 8 , 1 6 6 I n f r a s t r u c t u r e P l a n t s a n d f a c i l i t i e s 4 , 2 7 8 , 3 5 8 4 , 4 0 4 , 4 4 6 R o a d s 2 7 , 7 7 0 , 3 6 6 2 8 , 0 0 5 , 1 6 8 U n d e r g r o u n d a n d o t h e r n e t w o r k s 1 6 , 7 8 7 , 9 8 0 1 7 , 3 8 2 , 1 0 0 M a c h i n e r y a n d e q u i p m e n t 1 . 3 0 1 . 6 4 8 1 . 1 4 1 . 1 8 5 5 4 , 1 2 0 , 5 0 7 5 4 , 5 6 1 , 6 5 8 A s s e t s u n d e r c o n s t r u c t i o n 6 6 1 . 9 6 5 2 2 1 . 6 3 9 5 4 . 7 8 2 . 4 7 2 5 4 . 7 8 3 . 2 9 7 F o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , s e e t h e C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f T a n g i b l e C a p i t a l A s s e t s ( S c h e d u l e 1 ) . D u r i n g t h e y e a r t h e r e w e r e n o w r i t e - d o w n s o f a s s e t s ( 2 0 1 0 - $ n i l ) . I n a d d i t i o n , r o a d s a n d u n d e r g r o u n d n e t w o r k s c o n t r i b u t e d t o t h e M u n i c i p a l i t y t o t a l l e d $ 3 4 9 , 4 4 2 ( 2 0 1 0 - $ n i l ) a n d w e r e c a p i t a l i z e d a t t h e i r f a i r v a l u e a t t h e t i m e o f r e c e i p t . - 1 2 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 7 . A C C U M U L A T E D S U R P L U S T h e a c c u m u l a t e d s u r p l u s b a l a n c e i s c o m p r i s e d o f c u r r e n t f u n d , c a p i t a l f u n d , b a l a n c e s i n r e s e r v e s a n d d i s c r e t i o n a r y r e s e r v e f u n d s , u n f u n d e d l i a b i l i t i e s t o b e r e c o v e r e d i n t h e f u t u r e a n d i n v e s t m e n t i n t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s . O p e r a t i n g f u n d M u n i c i p a l i t y 1 3 2 , 9 7 1 1 3 2 , 9 7 1 C e m e t e r y b o a r d s 8 7 , 7 7 9 9 3 , 8 3 9 B e n e f i t i n g l a n d o w n e r s f 3 2 5 . 9 5 0 ) r 4 6 L 3 0 5 ) ( 1 0 5 , 2 0 0 ) ( 2 3 4 , 4 9 5 ) I n v e s t e d i n t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s 5 4 , 7 8 2 , 4 7 2 5 4 , 7 8 3 , 2 9 7 C a p i t a l f u n d ( 6 9 4 , 4 2 0 ) ( 1 , 0 6 9 , 9 9 3 ) R e s e r v e s 3 , 5 3 7 , 7 6 2 3 , 3 4 8 , 2 0 3 R e s e r v e f u n d s 1 . 3 3 8 . 7 3 0 1 . 0 9 4 . 8 4 5 5 8 , 8 5 9 , 3 4 4 5 7 , 9 2 1 , 8 5 7 A M O U N T S T O B E R E C O V E R E D N e t l o n g - t e r m d e b t 1 5 1 5 . 2 3 4 ) G 7 8 . 9 4 5 ) A C C U M U L A T E D S U R P L U S 5 8 . 3 4 4 . 1 1 0 4 R E S E R V E S A N D R E S E R V E F U N D S C O N S I S T O F T H E F O L L O W I N G : R e s e r v e s s e t a s i d e f o r s p e c i f i c p u r p o s e s b y C o u n c i l : - f o r w o r k i n g c a p i t a l 4 1 4 , 1 5 3 4 0 4 , 1 5 3 f o r c a p i t a l p u r p o s e s 9 9 5 , 7 5 0 1 , 0 9 2 , 7 7 9 f o r w a t e r w o r k s p u r p o s e s 8 0 0 , 3 1 0 6 1 7 , 0 0 3 - f o r r a t e s t a b i l i z a t i o n 5 7 2 , 0 9 0 6 0 2 , 6 7 0 - f o r o t h e r p u r p o s e s 7 5 5 . 4 5 9 6 3 1 . 5 9 8 T o t a l r e s e r v e s 3 . 5 3 7 . 7 6 2 3 . 3 4 8 . 2 0 3 R e s e r v e f u n d s s e t a s i d e f o r s p e c i f i c p u r p o s e s b y C o u n c i l : - f o r w a t e r s y s t e m 9 3 , 5 6 9 1 0 3 , 0 4 3 - f o r c o n s t r u c t i o n o f s a n i t a r y s e w e r s 1 , 0 7 3 , 2 5 3 8 3 9 , 0 4 7 - f o r r e c r e a t i o n a n d c u l t u r a l s e r v i c e p u r p o s e s 1 6 4 , 4 1 0 1 4 5 , 5 1 1 - f o r o t h e r p u r p o s e s 7 . 4 9 8 7 . 2 4 4 T o t a l r e s e r v e f u n d s 1 . 3 3 8 . 7 3 0 1 . 0 9 4 . 8 4 5 - 1 3 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 7 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L n T O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 8 . T R U S T F U N D S T m s t A m d s a d m i n i s t e r e d b y t h e m u n i c i p a l i t y a m o u n t i n g t o $ 2 1 9 , 2 6 1 ( 2 0 1 0 - $ 2 3 0 , 1 0 0 ) h a v e n o t b e e n i n c l u d e d i n t h e C o n s o l i d a t e d B a l a n c e S h e e t n o r h a v e t h e i r o p e r a t i o n s b e e n i n c l u d e d i n t h e C o n s o l i d a t e d S t a t e m e n t o f O p e r a t i o n s . 9 . D E F E R R E D R E V E N U E - O B L I G A T O R Y R E S E R V E F U N D S A r e q u i r e m e n t o f t h e p u b l i c s e c t o r a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s o f t h e C a n a d i a n I n s t i t u t e o f C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s i s t h a t o b l i g a t o r y r e s e r v e f u n d s b e r e p o r t e d a s d e f e r r e d r e v e n u e . T h i s r e q u i r e m e n t i s i n p l a c e a s p r o v i n c i a l l e g i s l a t i o n r e s t r i c t s h o w t h e s e f u n d s m a y b e u s e d a n d u n d e r c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s t h e s e f u n d s m a y b e r e f u n d e d . T h e b a l a n c e s i n t h e o b l i g a t o r y r e s e r v e f u n d s o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e s u m m a r i z e d b e l o w : 2 0 1 1 2 0 1 0 _ s _ D e v e l o p m e n t c h a r g e s 2 7 , 9 6 7 2 7 , 0 2 1 G a s o l i n e t a x 2 8 9 , 7 9 2 2 5 3 , 2 1 5 P a r k l a n d 4 6 . 2 7 0 3 2 . 6 2 9 3 6 4 . 0 2 9 3 1 2 . 8 6 5 1 0 . P E N S I O N A G R E E M E N T S T h e M u n i c i p a l i t y m a k e s c o n t r i b u t i o n s t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l E m p l o y e e s R e t i r e m e n t F u n d ( O M E R S ) , w h i c h i s a m u l t i - e m p l o y e r p l a n , o n b e h a l f o f a p p r o x i m a t e l y 2 2 m e m b e r s o f i t s s t a f f . T h e p l a n i s a d e f i n e d b e n e f i t p l a n w h i c h s p e c i f i e s t h e a m o u n t o f t h e r e t i r e m e n t b e n e f i t t o b e r e c e i v e d b y t h e e m p l o y e e s b a s e d o n t h e l e n g t h o f s e r v i c e a n d r a t e s o f p a y . T h e a m o u n t c o n t r i b u t e d t o O M E R S f o r 2 0 1 1 w a s $ 9 9 , 1 0 0 ( 2 0 1 0 - $ 8 3 , 4 4 3 ) . 1 1 . B U D G E T F I G U R E S T h e o p e r a t i n g b u d g e t a p p r o v e d b y t h e c o u n c i l o f t h e T h e C o r p o r a t i o n o f f h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r 2 0 1 1 i s r e f l e c t e d o n t h e c o n s o l i d a t e d s t a t e m e n t o f o p e r a t i o n s . T h e b u d g e t s e s t a b l i s h e d f o r c a p i t a l i n v e s t m e n t i n t a n g i b l e c a p i t a l a s s e t s a r e o n a p r o j e c t - o r i e n t e d b a s i s , t h e c o s t s o f w h i c h m a y b e c a r r i e d o u t o v e r o n e o r m o r e y e a r s a n d , t h e r e f o r e , m a y n o t b e c o m p a r a b l e w i t h c u r r e n t y e a r ' s a c t u a l e x p e n d i t u r e a m o u n t s . A s w e l l , t h e M u n i c i p a l i t y d o e s n o t b u d g e t a c t i v i t y w i t h i n R e s e r v e a n d R e s e r v e F u n d s , w i t h t h e e x c e p t i o n b e i n g t h o s e t r a n s a c t i o n s , w h i c h a f f e c t e i t h e r o p e r a t i o n s o r c a p i t a l i n v e s t m e n t s . B u d g e t f i g u r e s h a v e b e e n r e c l a s s i f i e d f o r t h e p u r p o s e s o f t h e s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s t o c o m p l y w i t h P S A B r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . - 1 4 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 8 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 2 . C O N T I N G E N T L I A B I L I T I E S A s a t D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 c e r t a i n l e g a l a c t i o n s a r e p e n d i n g a g a i n s t d i e m u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y h a s g u a r a n t e e d t h e d e b t o f t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m f o r a n a m o u n t o f $ 6 , 0 0 0 , 0 0 0 . A n e s t i m a t e o f l o s s o n a n y c o n t i n g e n c y c a n n o t b e m a d e s i n c e t h e o u t c o m e o f t h e s e m a t t e r s i s i n d e t e r m i n a t e a t t h i s t i m e . 1 3 . P U B L I C S E C T O R S A L A R Y D I S C L O S U R E I n 2 0 1 1 , n o e m p l o y e e s w e r e p a i d a s a l a r y , a s d e f i n e d i n t h e P u b l i c S e c t o r S a l a r y D i s c l o s u r e A c t , 1 9 9 6 , o f $ 1 0 0 , 0 0 0 o r m o r e b y T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . 1 4 . S U P P L E M E N T A R Y I N F O R M A T I O N : 2 0 1 1 2 0 1 0 _ $ _ _ s _ [ a ] C u r r e n t f u n d e x p e n s e s b y o b j e c t : S a l a r i e s , w a g e s a n d e m p l o y e e s b e n e f i t s 1 , 8 4 7 , 6 1 9 1 , 4 7 2 , 8 2 1 L o n g - t e r m d e b t i n t e r e s t 2 4 , 0 2 7 3 3 , 2 8 2 M a t e r i a l s 2 , 7 0 0 , 9 1 3 2 , 7 7 2 , 9 4 9 C o n t r a c t e d s e r v i c e s 1 , 3 2 1 , 5 5 3 1 , 3 0 5 , 3 3 8 R e n t s a n d f i n a n c i a l e x p e n s e s 2 , 6 8 5 3 0 1 A m o r t i z a t i o n e x p e n s e 1 , 2 2 6 , 2 9 9 1 , 1 0 2 , 2 3 8 L o s s o n d i s p o s a l a n d t r a n s f e r o f a s s e t s 3 9 0 , 8 9 6 E x t e r n a l t r a n s f e r s t o o t h e r s 4 4 . 3 4 7 4 3 . 2 1 8 7 . 5 5 8 . 3 3 9 6 . 7 3 0 . 1 4 7 [ b ] C a s h H o w i n f o r m a t i o n : ( I n c r e a s e ) d e c r e a s e i n t a x e s r e c e i v a b l e ( 1 2 , 6 7 3 ) ( 1 8 0 , 3 7 8 ) ( I n c r e a s e ) d e c r e a s e i n a c c o u n t s r e c e i v a b l e ( 1 2 6 , 0 4 4 ) ( 1 5 3 , 2 5 0 ) ( I n c r e a s e ) d e c r e a s e i n m v e n t o r i e s a n d p r e p a i d e x p e n s e s 1 , 3 5 1 1 4 9 I n c r e a s e ( d e c r e a s e ) i n t e m p o r a r y b a n k a d v a n c e s ( 9 9 5 , 0 0 0 ) 1 9 5 , 0 0 0 I n c r e a s e ( d e c r e a s e ) i n a c c o u n t s p a y a b l e a n d a c c r u e d l i a b i l i t i e s 3 7 1 , 8 9 8 ( 2 6 8 , 8 9 5 ) I n c r e a s e ( d e c r e a s e ) m d e f e r r e d r e v e n u e - o b l i g a t o r y r e s e r v e f u n d s 5 1 . 1 6 4 6 9 . 7 3 9 F 7 0 9 . 3 0 4 ) F 3 3 Z 6 3 5 ) - 1 5 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 3 9 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M N o t e s t o t h e C o n s o l i d a t e d F i n a n c i a l S t a t e m e n t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 1 5 . S E G M E N T E D I N F O R M A T I O N T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s a d i v e r s i f i e d m u n i c i p a l g o v e r n m e n t i n s t i t u t i o n t h a t p r o v i d e s a w i d e r a n g e o f s e r v i c e s t o i t s c i t i z e n s , i n c l u d i n g f i r e , r o a d s , s e w e r a n d w a t e r . F o r m a n a g e m e n t r e p o r t i n g p u r p o s e s t h e G o v e r n m e n t ' s o p e r a t i o n s a n d a c t i v i t i e s a r e o r g a n i z e d a n d r e p o r t e d b y F u n d . F u n d s w e r e c r e a t e d f o r t h e p u r p o s e o f r e c o r d i n g s p e c i f i c a c t i v i t i e s t o a t t a i n c e r t a i n o b j e c t i v e s i n a c c o r d a n c e w i t h s p e c i a l r e g u l a t i o n s , r e s t r i c t i o n s o r l i m i t a t i o n s . M u n i c i p a l s e r v i c e s a r e p r o v i d e d b y d e p a r t m e n t s a n d t h e i r a c t i v i t i e s a r e r e p o r t e d i n t h e s e f u n d s . C e r t a i n d e p a r t m e n t s t h a t h a v e b e e n s e p a r a t e l y d i s c l o s e d i n t h e s e g m e n t e d i n f o r m a t i o n , a l o n g w i t h t h e s e r v i c e s t h e y p r o v i d e d , a r e a s f o l l o w s . P u b l i c W o r k s T h e P u b l i c W o r k s d e p a r t m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e d e l i v e r y o f m u n i c i p a l p u b l i c w o r k s s e r v i c e s r e l a t e d t o t h e p l a n n i n g , d e v e l o p m e n t a n d m a i n t e n a n c e o f r o a d w a y s y s t e m s , t h e m a i n t e n a n c e o f p a r k i n g a n d o p e n s p a c e , a n d s t r e e t l i g h t i n g . T h e W a t e r a n d W a s t e F u n d s T h e w a t e r a n d w a s t e w a t e r d e p a r t m e n t p r o v i d e s d r i n k i n g w a t e r t o c i t i z e n s o f t h e m u n i c i p a l i t y , a s w e l l a s , c o l l e c t i o n a n d t r e a t m e n t o f w a s t e w a t e r . T h i s ' d e p a r t m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f b o t h s y s t e m s i n a c c o r d a n c e w i t h g o v e r n m e n t r e g u l a t i o n s u n d e r f h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t a n d o t h e r p i e c e s o f l e g i s l a t i o n . O t h e r f u n d s a n d C o r p o r a t i o n T h i s s e g m e n t m c l u d e s t h e r e m a i n i n g d e p a r t m e n t s a n d a c t i v i t i e s o f t h e C o r p o r a t i o n . S o m e o f t h e l a r g e r a c t i v i t i e s i n t h i s s e g m e n t i n c l u d e g e n e r a l g o v e r n m e n t , f i r e , p o l i c e , p u b l i c h e a l t h s e r v i c e s , r e c r e a t i o n a n d c u l t u r a l s e r v i c e s , p l a n n i n g a n d d e v e l o p m e n t a n d s o l i d w a s t e c o l l e c t i o n a n d d i s p o s a l . F o r e a c h r e p o r t e d s e g m e n t , r e v e n u e s a n d e x p e n s e s r e p r e s e n t b o t h a m o u n t s t h a t a r e d i r e c t l y a t t r i b u t a b l e t o t h e s e g m e n t a n d a m o u n t s t h a t a r e a l l o c a t e d o n a r e a s o n a b l e b a s i s . T h e r e f o r e , c e r t a i n a l l o c a t i o n m e t h o d o l o g i e s a r e e m p l o y e d i n t h e p r e p a r a t i o n o f s e g m e n t e d f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n . T h e G e n e r a l R e v e n u e F u n d r e p o r t s o n m u n i c i p a l s e r v i c e s f h a t a r e l u n d e d p r i m a r i l y b y t a x a t i o n s u c h a s p r o p e r t y a n d b u s i n e s s t a x r e v e n u e s . T a x a t i o n a n d p a y m e n t s - i n - l i e u o f t a x e s a r e a p p o r t i o n e d t o G e n e r a l R e v e n u e F u n d s e r v i c e s b a s e d o n t h e F u n d ' s n e t s u r p l u s . C e r t a i n g o v e n a m e n t t r a n s f e r s , t r a n s f e r f r o m o t h e r f u n d s , a n d o t h e r r e v e n u e s h a v e b e e n a p p o r t i o n e d b a s e d o n a p e r c e n t a g e o f b u d g e t e d e x p e n s e s . T h e a c c o u n t i n g p o l i c i e s u s e d i n t h e s e s e g m e n t s a r e c o n s i s t e n t w i t h t h o s e f o l l o w e d i n t h e p r e p a r a t i o n o f t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s d i s c l o s e d i n N o t e 1 . F o r a d d i t i o n a l m f o n n a t i o n s e e t h e C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e a n d S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e . - 1 6 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 0 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 U W a t e r a n d O t h e r F u n d s & T o t a l W a s t e F u n d s R o a d s C o r p o r a t i o n C o n s o l i d a t e d _ s _ _ s _ _ $ _ R E V E N U E T a x a t i o n 1 , 3 6 2 , 7 0 5 1 , 7 5 8 , 5 0 7 3 , 1 2 1 , 2 1 2 S a l e s o f s e r v i c e a n d r e g u l a t o r y f e e s 1 , 3 4 3 , 0 8 9 3 4 , 2 9 8 3 0 4 , 5 2 4 1 , 6 8 1 , 9 1 1 G o v e r n m e n t t r a n s f e r 1 5 5 , 4 1 8 6 9 5 , 5 1 7 1 , 5 5 4 , 8 8 7 2 , 4 0 5 , 8 2 2 O t h e r 5 9 5 . 1 6 6 5 5 5 . 4 2 6 1 . 1 5 0 . 5 9 2 2 . 0 9 3 . 6 7 3 2 . 0 9 2 . 5 2 0 4 . 1 7 3 . 3 4 4 8 . 3 5 9 . 5 3 7 E X P E N S E S S a l a r i e s , w a g e s a n d e m p l o y e e b e n e f i t s 3 2 0 , 1 0 3 5 8 2 , 0 4 4 9 4 5 , 4 7 2 1 , 8 4 7 , 6 1 9 L o n g - t e r m d e b t i n t e r e s t 2 3 , 4 3 2 5 9 5 2 4 , 0 2 7 M a t e r i a l s 6 9 0 , 1 9 4 1 , 3 1 4 , 9 3 9 6 9 5 , 7 8 0 2 , 7 0 0 , 9 1 3 C o n t r a c t e d s e r v i c e s 5 , 0 4 9 2 9 , 4 2 5 1 , 2 8 9 , 7 6 4 1 , 3 2 4 , 2 3 8 A m o r t i z a t i o n 3 9 8 , 2 8 7 7 0 1 , 7 5 8 1 2 6 , 2 5 4 1 , 2 2 6 , 2 9 9 L o s s o n d i s p o s a l a n d t r a n s f e r o f a s s e t s 3 7 4 , 2 1 3 1 6 , 6 8 3 3 9 0 , 8 9 6 T r a n s f e r t o o t h e r s 4 4 . 3 4 7 4 4 . 3 4 7 1 . 8 1 1 . 2 7 « 2 . 6 4 4 . 8 4 9 3 . 1 0 2 . 2 1 2 7 . 5 5 8 . 3 3 9 A N N U A L S U R P L U S 2 8 2 . 3 9 5 f 5 5 2 . 3 2 9 ) 1 . 0 7 1 . 1 3 2 8 0 1 . 1 9 8 - 1 7 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 1 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 0 W a t e r a n d O t h e r F u n d s & T o t a l W a s t e F u n d s R o a d s C o r p o r a t i o n C o n s o l i d a t e d _ s _ $ R E V E N U E T a x a t i o n 6 8 7 , 9 1 4 2 , 1 8 0 , 8 8 2 2 , 8 6 8 , 7 9 6 S a l e s o f s e r v i c e a n d r e g u l a t o r y f e e s 1 , 1 4 3 , 1 9 8 4 , 6 9 9 3 3 1 , 5 4 4 1 , 4 7 9 , 4 4 1 G o v e r n m e n t t r a n s f e r 6 4 , 6 3 6 5 4 0 , 3 2 5 2 , 4 2 8 , 6 4 1 3 , 0 3 3 , 6 0 2 O t h e r 2 5 4 . 3 9 1 2 2 5 . 5 7 0 4 7 9 . 9 6 1 1 . 4 6 2 . 2 2 5 1 . 2 3 2 . 9 3 8 5 . 1 6 6 . 6 3 7 7 . 8 6 1 . 8 0 0 E X P E N S E S S a l a r i e s , w a g e s a n d e m p l o y e e b e n e f i t s 5 4 7 , 8 3 5 9 2 4 , 9 8 6 1 , 4 7 2 , 8 2 1 L o n g - t e r m d e b t i n t e r e s t 3 2 , 3 1 6 9 6 6 3 3 , 2 8 2 M a t e r i a l s 9 4 1 , 1 2 7 9 4 5 , 9 6 1 8 8 5 , 8 6 1 2 , 7 7 2 , 9 4 9 C o n t r a c t e d s e r v i c e s 3 1 , 1 4 5 2 5 , 7 1 6 1 , 2 4 8 , 7 7 8 1 , 3 0 5 , 6 3 9 A m o r t i z a t i o n 3 7 6 , 9 8 3 6 0 9 , 6 0 0 1 1 5 , 6 5 5 1 , 1 0 2 , 2 3 8 T r a n s f e r t o o t h e r s 4 3 . 2 1 8 4 3 . 2 1 8 N B 1 . 3 8 1 . 5 7 1 2 . 1 2 9 . 1 1 2 3 . 2 1 9 . 4 6 4 6 . 7 3 0 . 1 4 7 A N N U A L S U R P L U S ( D E F I C I T ) 8 0 . 6 5 4 r 8 9 6 . 1 7 4 t 1 . 9 4 7 . 1 7 3 1 . 1 3 1 . 6 5 3 - 1 8 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 2 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S c h e d u l e o f S e g m e n t D i s c l o s u r e Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 U n a u d i t e d B u d g e t A c t u a l A c t u a l W A T E R A N D W A S T E W A T E R 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 _ $ _ $ _ s _ R e v e n u e S a l e s o f s e r v i c e s a n d r e g u l a t o r y f e e s 1 , 1 6 9 , 2 4 8 1 , 3 4 3 , 0 8 9 1 , 1 4 3 , 1 9 8 G o v e r n m e n t t r a n s f e r s 1 5 5 , 3 9 8 1 5 5 , 4 1 8 6 4 , 6 3 6 B e n e f i t i n g l a n d o w n e r s 2 0 6 , 3 9 7 5 7 9 , 3 3 2 2 4 0 , 3 9 7 O t h e r 2 7 . 4 7 4 1 5 . 8 3 4 1 3 . 9 9 4 T o t a l R e v e n u e s 1 . 5 5 8 . 5 1 7 2 . 0 9 3 . 6 7 3 1 . 4 6 2 . 2 2 5 E x p e n s e s S a l a r i e s , w a g e s a n d e m p l o y e e s b e n e f i t s 2 8 1 , 5 6 6 3 2 0 , 1 0 3 L o n g - t e r m d e b t i n t e r e s t 1 6 , 2 5 2 2 3 , 4 3 2 3 2 , 3 1 6 M a t e r i a l s 9 9 8 , 9 3 4 6 9 0 , 1 9 4 9 4 1 , 1 2 7 C o n t r a c t e d s e r v i c e s , r e n t s a n d f i n a n c i a l e x p e n s e s 2 1 , 5 1 6 5 , 0 4 9 3 1 , 1 4 5 A m o r t i z a t i o n 3 9 8 , 2 8 7 3 7 6 , 9 8 3 L o s s o n t r a n s f e r o f a s s e t b y S e c o n d a r y W a t e r B o a r d 3 7 4 . 2 1 3 T o t a l E x p e n d i t u r e s 1 . 3 1 8 . 2 6 8 1 . 8 1 1 . 2 7 8 1 . 3 8 1 . 5 7 1 A n n u a l S u r p l u s ( D e f i c i t ) 2 4 0 . 2 4 9 2 8 2 . 3 9 5 8 0 . 6 5 4 U n a u d i t e d B u d g e t A c t u a l A c t u a l R O A D S 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 0 $ _ $ _ _ s _ R e v e n u e T a x a t i o n 1 , 3 6 2 , 7 0 5 1 , 3 6 2 , 7 0 5 6 8 7 , 9 1 4 S a l e s o f s e r v i c e s a n d r e g u l a t o r y f e e s 3 4 , 2 9 8 4 , 6 9 9 G o v e r n m e n t t r a n s f e r s 6 4 1 . 3 0 3 6 9 5 . 5 1 7 5 4 0 . 3 2 5 T o t a l R e v e n u e s 2 . 0 0 4 . 0 0 8 2 . 0 9 2 . 5 2 0 1 . 2 3 2 . 9 3 8 E x p e n s e s S a l a r i e s , w a g e s a n d e m p l o y e e s b e n e f i t s 6 6 6 , 2 3 5 5 8 2 , 0 4 4 5 4 7 , 8 3 5 M a t e r i a l s 1 , 3 0 5 , 2 7 3 1 , 3 1 4 , 9 3 9 9 4 5 , 9 6 1 C o n t r a c t e d s e r v i c e s a n d r e n t s 3 2 , 5 0 0 2 9 , 4 2 5 2 5 , 7 1 6 A m o r t i z a t i o n 7 0 1 , 7 5 8 6 0 9 , 6 0 0 L o s s o n d i s p o s a l 1 6 . 6 8 3 * * * T o t a l E x p e n d i t u r e s 2 . 0 0 4 . 0 0 8 2 . 6 4 4 . 8 4 9 2 . 1 2 9 . 1 1 2 A n n u a l ( D e f i c i t ) S u r p l u s f 5 5 2 J 2 9 ) C 8 9 6 . 1 7 4 ) - 1 9 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 3 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M C o n s o l i d a t e d S c h e d u l e o f T a n g i b l e C a p i t a l A s s e t s Y e a r E n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 O p e n i n g E n d i n g O p e n i n g E n d i n g E n d i n g H i s t o r i c a l H i s t o r i c a l a c c u m u l a t e d A c c u m u l a t e d N e t C o s t C o s t A m o r t i z a t i o n A m o r t i z i t i o n B o o k B a l a n c e 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 1 B a l a n c e B a l a n c e 2 0 1 1 2 0 1 1 2 0 1 1 B a l a n c e V a l u e n 1 . 2 0 1 1 A 1 S 1 P i s s a l s W r i t e - O f f s D e c 3 1 / 2 0 1 1 J a n 1 / 2 0 1 1 D l A m o r r i z a t i o n W r i t e - O f i f s D e c 3 1 . 2 0 1 1 D e c 3 1 / 2 0 1 1 A S S E T T Y P E I n f r a s t r u c t u r e R e l a t e d L a n d 1 S 7 . 2 5 6 1 8 7 , 2 5 6 1 8 7 , 2 5 6 B u i l d i n g s B u i l d i n g I m p r o v e m e n t s 5 , " 1 8 . 3 7 0 8 , 9 5 8 5 , 7 2 " , 3 2 8 1 , 5 0 1 , 1 8 0 1 3 5 . 0 4 6 1 , 6 3 6 , 2 2 6 4 , 0 9 1 , 1 0 2 M a c h i n e r y a n d E q u i p m e n t 2 . 3 1 5 . 6 1 3 3 3 5 , 6 3 4 6 1 , 1 9 6 2 , 5 9 0 , 0 5 1 1 . 1 7 4 , 4 2 8 2 4 , 5 1 3 1 3 8 , 4 3 8 1 , 2 ; S , 4 0 3 1 , 3 0 1 , 6 4 8 L i n e a r - R o a d v . a y s 3 8 , 2 1 5 . 2 0 5 3 4 9 , 4 4 2 3 S . 5 6 4 . u 4 7 1 0 . 2 1 0 . 0 3 7 5 ^ 4 . 2 4 4 1 0 . 7 9 4 . 2 8 1 2 7 , 7 7 0 , 3 6 6 L i n e a r - S e v e r a n d W a t e r S e r v i c e s 2 0 . 7 " ' 8 . 0 0 3 4 2 0 . 1 9 3 . 4 9 0 3 . 3 9 5 . 9 0 3 2 1 0 . 3 0 1 2 1 9 . 9 0 8 3 . 4 0 5 . 5 1 0 1 6 . 7 8 7 . 9 8 0 I n f r a s t r u c t u r e R e l a t e d T o t a l 6 7 . 2 1 4 7 6 9 4 . 0 3 4 6 4 5 . 7 0 9 6 7 , 2 6 2 , 7 7 2 2 8 1 . 5 4 8 1 4 1 7 . 1 2 4 . 4 2 0 5 B . 1 3 8 . 3 5 2 G e n e r a l C a p i t a ] L a n d 9 1 6 , 4 4 4 9 1 6 , 4 4 4 S I M M L a n d I m p r o v e m e n t s 5 6 6 . 0 1 6 4 2 5 . 6 8 9 9 9 1 , 7 0 5 3 2 7 . 8 5 0 1 7 , 8 8 8 3 4 5 , 7 3 8 6 4 5 ^ 6 7 B u i l d i n g B u i l d i n g I m p r o v e m e n t s 2 J 4 4 . 3 5 5 - ' 3 4 4 . 3 ' ? 5 1 , 3 5 6 , 1 7 4 3 0 , 5 2 6 1 , 3 8 ^ , 7 0 0 9 5 7 , 6 5 5 M a c h i n e r y a n d E q u i p m e n t 5 0 , 0 4 4 7 6 . 3 2 4 8 ; ( * 3 t 8 1 6 2 , 3 0 0 3 S . 4 0 6 2 0 0 , 7 0 6 6 2 5 , 1 ( 6 2 1 - f V e h i c l e 4 3 6 . 2 6 L 7 9 2 9 6 . 4 2 G e n e r a l C a p i t a l T o t a l 5 . 9 4 0 . 8 0 5 5 0 2 . 0 1 3 = T A ^ 4 W 8 U 6 0 . f i f i 3 3 J I S 2 J S 5 T o t a l C a p i t a ] A s s e t s S u W o t a I 1 5 5 . 2 5 2 1 . 1 9 6 . 0 4 6 4 5 . 7 0 9 7 3 , 7 0 1 8 . 5 & 3 J M 2 3 4 . S I 4 1 ^ 2 6 J t t 3 1 9 . 5 1 2 0 5 0 7 W o r k I n P r o g r e s s 2 2 1 . 6 3 9 6 3 8 . 5 1 6 1 9 8 . 1 9 0 3 5 T o t a l T a n g i b l e C a p i t a l A s s e t s ^ ^ £ 3 » 1 . 8 3 4 . 5 A 3 7 4 J J 7 . S S S 1 & 5 ? A 5 M 2 3 U U U 2 & ' H E t I 9 . S i 5 . f t 8 3 5 4 . 7 S 2 A 7 Z - 2 0 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 4 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o n s o U d a t e d S c h e d u l e o f T a n g i b l e C a p i t a l A s s e t s Y e a r - e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 0 O p e n i n g E n d i n g O p e n i n g E n d i n g E n d i n g H i s t o r i c a l H i s t o r i c a l A c c u m u l a t e d A c c u m u l a t e d N e t C o s t C o s t A m o r d z a t i o n A m o r t i z a t i o n B o o k B a l a n c e 2 0 1 0 2 0 1 0 2 0 1 0 B a l a n c e B a l a n c e 2 0 1 0 2 0 1 0 2 0 1 0 B a l a n c e V a l u e J a n 1 / 2 0 1 0 A u i s i t i o n s P i s a l s W r i t e - O f f s D e c 3 1 . ' 2 0 1 Q J a n 1 ' 2 0 1 0 D i s p o s a l s A m o r t i z a t i o n W r i D 3 1 / 2 0 1 0 3 e c 3 1 2 0 1 0 A S S E T T Y P E I n f r a s t r u c t u r e R e l a t e d L a n d 1 8 7 . 2 5 6 1 8 7 . 2 5 6 1 8 7 , 2 5 6 B u i l d i n g s . B u i l d i n g [ m p r o v e m e n t s 5 , 1 3 9 , 8 1 1 5 7 8 , 5 5 9 5 , 7 1 8 X 0 1 , 3 5 8 , 8 5 0 1 4 2 . 3 3 0 1 . 5 0 1 , 1 8 0 4 , 2 1 7 , 1 9 0 M a c h i n e r y a n d E q u i p m e n t 2 , 2 2 1 , 3 5 6 1 0 2 , 9 9 3 S , 7 3 6 2 , 3 1 5 . 6 1 3 1 , 0 3 8 , 9 6 9 7 W 2 1 4 2 . 6 6 1 1 . 1 7 4 . 4 2 B 1 , 1 4 1 , 1 8 5 L i n e a r - R o a d w a y s 3 7 . 9 4 1 . 1 3 3 2 7 4 , 0 7 2 3 3 , 2 1 5 , 2 0 5 9 . 7 0 7 . 7 2 3 5 0 2 , 3 1 4 1 0 . 2 1 0 . 0 3 ' : 2 8 , 0 0 5 , 1 6 8 T L i n e a r - S e . - . a r d a n d W a t e r S e r i c e s 1 9 . 8 0 8 . 9 8 8 9 6 9 . 0 1 2 0 . 7 7 8 . 0 1 9 6 . 6 2 4 1 9 9 . 2 3 . 3 9 5 . 9 0 3 1 7 . 3 8 2 . 1 0 0 I n f r a s h - u c l u r e R e l a t e d T o t a l 6 5 , 2 9 8 . 5 4 4 1 . 9 2 4 9 8 . 7 3 6 6 7 . 2 1 4 . 4 4 7 l i 2 . 1 6 6 7 S 2 9 8 6 . 5 8 4 1 6 . 2 8 1 . 5 4 5 0 , 9 3 2 . 8 9 5 1 G e n e r a l C a p i t a l L a n d 9 1 6 , 4 4 4 9 1 6 , 4 4 4 9 1 6 , 4 4 4 L a n d I m p r o v e m e n t s 5 6 6 , 0 1 6 5 6 6 , 0 1 6 3 1 5 . 1 3 8 1 2 , 7 1 2 3 2 7 , 8 5 0 2 3 8 , 1 6 6 B u i l d i n g s . B u i l d i n g I m p r o v e m e n t s 2 , 3 4 4 , 3 5 5 2 ? 4 4 3 ' i 5 1 , 3 2 8 , 2 7 8 2 7 , 8 9 6 1 . 3 5 6 , 1 7 4 9 8 8 , 1 8 1 M a c h i n e r y a n d E q u i p m e n t 3 9 6 , 2 1 1 3 5 3 , 8 3 3 7 5 0 . 0 4 4 1 3 7 ^ 0 3 2 5 , 0 9 7 1 6 2 , 3 0 0 5 8 7 , 7 4 4 V e h i c l e 1 - 2 7 6 . 4 4 6 S 7 . 5 0 0 s 4 1 5 s 4 9 4 8 9 8 - * G e n e r a l C a p i t a ] T o t a l 5 . 4 9 9 . 4 7 2 4 4 1 . 3 3 3 5 f f i 2 1 5 . 6 5 4 u T o t a l C a p i t a l A s s e t s S u b - T o t a l 7 U . 7 9 8 . 0 1 6 2 6 5 . 9 7 2 8 . 7 3 6 5 2 1 0 2 n _ 1 8 ^ 9 3 . 5 9 4 1 . 6 5 8 W o t k I n P r o g r e s s 7 1 8 . 3 3 2 4 9 . 9 2 8 5 4 6 . 6 1 1 T o t a l T a n g i h l e C a p i t a l A s s e t s 7 1 . 5 1 3 8 _ 2 2 t 3 2 6 £ 2 1 4 9 8 . 5 5 8 7 3 . 0 1 I . 1 0 2 J 3 J I l & 5 ! » 3 . 1 t S 1 . 7 a 3 . 2 9 7 - 2 1 - 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 5 o f 2 6 9 Page 46 of 269 G R A H A M V M I i u m A . C r a h a m ' J a ( l 1 . E n n s - f o h n , v t b c d t M i c h i u ' t S . S h m r ' f i d S C O T T R o b e r t B * F O i i t e r W i ; i l ? ' i 1 | . < t t v t i < > ' j a n w - s < 3 . F r r d e n r k ' 3 < t t * A . G r o p p E N N S L L , ' \ U d u e * ) . M a > K i n n o n C a r t h G . H o » < ^ . r f i r U V i f i - l S U ; U L O f \ T 4 t \ ^ < y n . 1 t / . ' . - I t * * . * s \ K f ( I n ^ . - > . . V f r - " , ' » . - ' , * ' / ^ + * 1 1 I ! h ^ . _ I t ^ I : f / < 1 . 1 . I ^ v * ( ^ - ^ ' I ' l l ' f . A J t n \ > . " > , . ' : t ! . . ' , 1 ^ . t I , , ~ t * t i r I n J u n e 2 1 , 2 0 1 2 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P . 0 . B o x 1 6 0 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e O n t a r i o N O J 1 Y O D e a r M e m b e r s o f C o u n c i l : W e h a v e b e e n e n g a g e d t o a u d i t t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e y e a r e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 . C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d s t a n d a r d s f o r a u d i t e n g a g e m e n t s r e q u i r e t h a t w e c o m m u n i c a t e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n w i t h y o u i n r e l a t i o n t o y o u r a u d i t . E v a l u a t i o n o f I n t e r n a l C o n t r o l s A u d i t s i n c l u d e a r e v i e w a n d e v a l u a t i o n o f t h e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l s t o a s s i s t i n d e t e r m i n i n g t h e l e v e l o f r e l i a n c e t h a t m a y o r s h o u l d b e p l a c e d o n t h e s y s t e m i n a s s e s s i n g t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f a u d i t p r o c e d u r e s t o b e u n d e r t a k e n . D u r i n g t h e c o u r s e o f o u r a u d i t , w e d i d n o t e n c o u n t e r e d a n y s p e c i f i c i n t e r n a l c o n t r o l m a t t e r s t h a t w e w i s h t o b r i n g t o y o u r a t t e n t i o n . S i g n i f i c a n t A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e a p p r o p r i a t e s e l e c t i o n a n d a p p l i c a t i o n o f a c c o u n t i n g p o l i c i e s . O u r r o l e i s t o r e - v i e w t h e a p p r o p r i a t e n e s s a n d a p p l i c a t i o n a s p a r t o f o u r a u d i t . T h e a c c o u n t i n g p o l i c i e s u s e d b y T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e d e s c r i b e d i n N o t e 1 , S u m m a r y o f S i g n i f i c a n t A c c o u n t i n g p o l i c i e s , i n t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e r e w e r e n o n e w a c c o u n t i n g p o l i c i e s a d o p t e d o r c h a n g e s t o t h e a p p l i c a t i o n o f a c c o u n t i n g p o l i c i e s o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d u r i n g t h e y e a r . S i g n i f i c a n t U n u s u a l T r a n s a c t i o n s W e a r e n o t a w a r e o f a n y s i g n i f i c a n t o r u n u s u a l t r a n s a c t i o n s e n t e r e d i n t o b y T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t h a t y o u s h o u l d b e i n f o r m e d a b o u t . A c c o u n t i n g E s t i m a t e s M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e a c c o u n t i n g e s t i m a t e s i n c l u d e d i n c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . E s t i m a t e s a n d t h e r e l a t e d j u d g m e n t s a n d a s s u m p t i o n s a r e b a s e d o n m a n a g e m e n t ' s k n o w l e d g e o f t h e b u s i n e s s a n d p a s t e x p e r i e n c e a b o u t c u r r e n t a n d f u t u r e e v e n t s . O u r r e s p o n s i b i l i t y a s a u d i t o r s i s t o o b t a i n s u f f i c i e n t a p p r o p r i a t e e v i d e n c e t o p r o v i d e r e a s o n a b l e a s s u r a n c e t h a t m a n a g e m e n t ' s a c c o u n t i n g e s t i m a t e s a r e r e a s o n a b l e w i t h i n t h e c o n t e x t o f t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s a w h o l e . A n a u d i t i n c l u d e s p e r f o r m m g a p p r o p r i a t e p r o c e d u r e s t o v e r i f y t h e : C a l c u l a t i o n o f a c c o u n t i n g e s t i m a t e s ; . A n a l y z i n g o f k e y f a c t o r s s u c h a s u n d e r l y i n g m a n a g e m e n t a s s u m p t i o n s ; . A u d i t F i n d i n g s L e t t e r - 1 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 7 o f 2 6 9 M a t e r i a l i t y o f e s t i m a t e s i n d i v i d u a l l y a n d i n t h e a g g r e g a t e i n r e l a t i o n t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l . s t a t e m e n t s a s a w h o l e ; E s t i m a t e ' s s e n s i t i v i t y t o v a r i a t i o n a n d d e v i a t i o n f r o m h i s t o r i c a l p a t t e r n s ; . E s t i m a t e ' s c o n s i s t e n c y w i t h t h e e n t i t y ' s b u s i n e s s p l a n s ; a n d . . O t h e r a u d i t e v i d e n c e . D i s a g r e e m e n t s w i t h M a n a g e m e n t W e a r e r e q u i r e d t o c o m m u n i c a t e a n y d i s a g r e e m e n t s w i t h m a n a g e m e n t , w h e t h e r o r n o t r e s o l v e d , a b o u t m a t t e r s t h a t a r e i n d i v i d u a l l y o r i n a g g r e g a t e s i g n i f i c a n t t o t h e O r g a n i z a t i o n ' s c o n s o l i d a t e d f m a n c i a l s t a t e m e n t s o r a u d i t o r ' s r e p o r t . D i s a g r e e m e n t s m a y a r i s e o v e r : S e l e c t i o n o r a p p l i c a t i o n o f a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s ; A s s u m p t i o n s a n d r e l a t e d j u d g m e n t s f o r a c c o u n t i n g e s t i m a t e s ; F i n a n c i a l s t a t e m e n t d i s c l o s u r e s ; S c o p e o f t h e a u d i t ; o r . W o r d i n g o f t h e a u d i t o r ' s r e p o r t . . W e a r e p l e a s e d t o i n f o r m y o u t h a t w e h a d n o d i s a g r e e m e n t s w i t h m a n a g e m e n t d u r i n g t h e c o u r s e o f o u r a u d i t . C o n s u l t a t i o n w i t h O t h e r A c c o u n t a n t s ( S e c o n d O p i n i o n s ) M a n a g e m e n t m a y c o n s u l t w i t h o t h e r a c c o u n t a n t s a b o u t a u d i t i n g a n d a c c o u n t i n g m a t t e r s t o o b t a i n a " s e c o n d o p i n i o n " . W h e n a n e n t i t y r e q u e s t s t h a t a n o t h e r a c c o u n t a n t p r o v i d e a w r i t t e n r e p o r t o r o r a l a d v i c e o n t h e a p p l i c a t i o n o f a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s t o a s p e c i f i c t r a n s a c t i o n o r t h e t y p e o f o p i n i o n t h a t m a y b e r e n d e r e d o n t h e e n t i t y ' s c o n s o l i d a t e d f m a n c l a l s t a t e m e n t s , w e a r e r e q u i r e d t o e n s u r e t h a t t h e a c c o u n t a n t h a s e n s u r e d t h a t t h e r e p o r t i n g a c c o u n t a n t h a s k n o w l e d g e o f a l l f a c t s a n d c i r c u m s t a n c e s a n d h a s c o n d u c t e d t h e e n g a g e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a u d i t i n g s t a n d a r d s o n t h e R e p o r t s o n t h e A p p l i c a t i o n o f A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s . W e a r e n o t a w a r e o f a n y c o n s u l t a t i o n s t h a t h a v e t a k e n p l a c e w i t h o t h e r a c c o u n t a n t s . I s s u e s D i s c u s s e d T h e a u d i t o r g e n e r a l l y d i s c u s s e s a m o n g o t h e r m a t t e r s , t h e a p p l i c a t i o n o f a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s a n d a u d i t i n g s t a n d a r d s , a n d f e e s , e t c . w i t h m a n a g e m e n t i n d u r i n g f h e i n i t i a l o r r e c u r r i n g a p p o i n t m e n t o f t h e a u d i t o r d u r i n g t h e n o r m a l c o u r s e o f b u s i n e s s . T h e r e w e r e n o m a j o r i s s u e s d i s c u s s e d d u r i n g o u r a u d i t w i t h r e g a r d s t o o u r r e t e n t i o n t h a t w e r e n o t i n t h e n o r m a l c o u r s e o f b u s i n e s s . D i f f i c u l t i e s E n c o u n t e r e d D u r i n g t h e A u d i t W e d i d n o t e n c o u n t e r e d a n y d i f f i c u l t i e s d u r i n g o u r a u d i t t h a t s h o u l d b e b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f t h e a u d i t c o m m i t t e e . W e s h a l l b e p l e a s e d t o d i s c u s s w i t h y o u f u r t h e r a n y m a t t e r s m e n t i o n e d a b o v e , a t y o u r c o n v e n i e n c e . T h i s c o m m u n i c a t i o n i s p r e p a r e d s o l e l y f o r t h e i n f o r m a t i o n o f t h e a u d i t c o m m i t t e e a n d i s n o t i n t e n d e d f o r a n y o t h e r p u r p o s e . W e a c c e p t n o r e s p o n s i b i l i t y t o a t h i r d p a r t y w h o u s e s t h i s c o m m u n i c a t i o n . T o e n s u r e t h e r e i s a c l e a r u n d e r s t a n d i n g a n d r e c o r d o f t h e m a t t e r s d i s c u s s e d , w e a s k t h a t m e m b e r s o f t h e a u d i t c o m m i t t e e s i g n t h e i r a c k n o w l e d g e m e n t i n t h e s p a c e s p r o v i d e d b e l o w . S h o u l d a n y m e m b e r o f t h e a u d i t c o m m i t t e e w i s h t o d i s c u s s o r r e v i e w a n y m a t t e r a d d r e s s e d i n t h i s l e t t e r o r a n y o t h e r m a t t e r s r e l a t e d t o f i n a n c i a l r e p o r t i n g , p l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t u s a t a n y t i m e . A u d i t F i n d i n g s L e t t e r - 2 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 8 o f 2 6 9 Y o u r s t r u l y , G R A H A M . S C O T T . E N N S L L P ^ < ^ t t ^ Q 4 t e ^ R o b e r t F o s t e r , C . A . P a r t n e r A c k n o w l e d g e m e n t o f A u d i t C o m m i t e e : W e h a v e r e a d a n d r e v i e w e d t h e a b o v e d i s c l o s u r e s a n d u n d e r s t a n d a n d a g r e e w i t h t h e c o m m e n t s t h e r e i n : P e r : T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S i g n e d D a t e : A u d i t F i n d i n g s L e t t e r - 3 7 : 0 5 p . m . - P a g e 4 9 o f 2 6 9 G R A H A M W i t i t . i m A . G r a h a m ^ m R . C m t e ' + f c A m i V i . S < ; p t t < . V t J t i t a e - l ' i . S t O T e r t o s c T T t o b - r t B . r w t w ' V W t t i M w l a / r ^ \ . V ^ ^ 1 . j s r n c ' - G . r r u f c ' r k k ' 3 f t t ) - A . G r u p p E . ' ! N S L U " > * t i c h i > r ; | . \ U c X i n ; i b n * C a r t h G . H o i V t » " » I - ( . K A ^ E S f c O U C O L * ; T 4 M \ + 1 1 I 1 * . * , - s \ v * \ . : 1 ' ; t . \ ' I t ' * . . > ' . ^ . ' J t V ' ' ^ \ \ , } ; ; ( ' t i i i ' - i . . k . ^ 3 . - « » * 1 I : < . : ' * ! ; " 1 . : 1 ( 1 t . n 4 \ n t , r ' * . : > i . * 1 , ^ » I T \ T . ^ I i ; i t ^ t ^ t , . J * i . r M a r c h 1 6 , 2 0 1 2 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P . 0 . B o x 1 6 0 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e O n t a r i o N O J 1 Y O D e a r M e m b e r s o f C o u n c i l : W e h a v e b e e n e n g a g e d t o a u d i t t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e y e a r e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 1 . C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a u d i t i n g s t a n d a r d s r e q u i r e t h a t w e c o m m u n i c a t e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n w i t h y o u i n r e l a t i o n t o y o u r a u d i t . M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r e s t a b l i s h i n g a n d m a i n t a i n i n g a n a d e q u a t e i n t e r n a l c o n t r o l s t r u c t u r e a n d p r o c e d u r e s f o r f i n a n c i a l r e p o r t i n g . T h i s i n c l u d e s t h e d e s i g n a n d m a i n t e n a n c e o f a c c o u n t i n g r e c o r d s , r e c o r d i n g t r a n s a c t i o n s , s e l e c t i n g a n d a p p l y i n g a c c o u n t i n g p o l i c i e s , s a f e g u a r d i n g o f a s s e t s a n d p r e v e n t i n g a n d d e t e c t i n g f r a u d a n d e r r o r . C u r r e n t D e v e l o p m e n t s i n t h e P r o f e s s i o n T h e r e h a v e b e e n s i g n i f i c a n t d e v e l o p m e n t s i n t h e a r e a o f f i n a n c i a l r e p o r t i n g , c o r p o r a t e g o v e r n a n c e a n d a u d i t i n g t h i s y e a r . A u d i t i n g a n d A s s u r a n c e S t a n d a r d s A u d i t i n g a n d A s s u r a n c e S t a n d a r d s B o a r d S t r a t e g i c P l a n T h e A u d i t i n g a n d A s s u r a n c e S t a n d a r d s B o a r d ( A A S B ) h a s a d o p t e d i n t e r n a t i o n a l S t a n d a r d s o n A u d i t i n g ( I S A s ) i s s u e d b y t h e I n t e r n a t i o n a l A u d i t i n g a n d A s s u r a n c e S t a n d a r d s B o a r d ( I A A S B ) . T h e I S A s , w h i c h d e a l w i t h t h e a u d i t o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , h a v e b e e n i n c o r p o r a t e d i n t o t h e C I C A H a n d b o o k a n d a r e c a l l e d " C a n a d i a n A u d i t i n g S t a n d a r d s " ( C A S s ) . C A S s a r e a p p l i c a b l e t o a l l e n t i t i e s a n d a r e e f f e c t i v e f o r f i s c a l p e r i o d s e n d i n g o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 4 , 2 0 1 0 , a n d w i l l i m p a c t o u r a u d i t o f y o u r e n t i t y . B e l o w a r e s o m e o f t h e k e y c h a n g e s t h a t w i l l h a v e t h e m o s t s i g n i f i c a n t i m p a c t : C A S 3 2 0 - M a t e r i a l i t y a n d C A S 4 5 0 - E v a l u a t i o n o f M i s s t a t e m e n t s C A S 3 2 0 i n t r o d u c e s " p e r f o r m a n c e m a t e r i a l i t y " t o t h e a u d i t . A s y o u a r e a w a r e , o v e r a l l m a t e r i a l i t y i n a n a u d i t i s u s e d a s a g u i d e f o r p l a n n i n g t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f a u d i t p r o c e d u r e s a n d f o r a s s e s s i n g t h e s u f f i c i e n c y o f a u d i t e v i d e n c e g a t h e r e d . I t i s a l s o u s e d i n e v a l u a t i n g t h e m i s s t a t e m e n t s f o u n d a n d d e t e r m i n i n g t h e a p p r o p r i a t e a u d i t o p i n i o n t o e x p r e s s . P e r f o r m a n c e m a t e r i a l i t y w i l l b e a t 5 0 % t o 7 5 % o f o v e r a l l m a t e r i a l i t y t o r e d u c e t o a n a p p r o p r i a t e l y l o w l e v e l t h e p r o b a b i l i t y t h a t t h e a g g r e g a t e o f u n c o r r e c t e d a n d u n d e t e c t e d m i s s t a t e m e n t s e x c e e d s m a t e r i a l i t y f o r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s a w h o l e . T h i s w i l l h a v e a n i m p a c t o n t h e a m o u n t o f w o r k w e p e r f o r m , a s t h e e x t e n t o f o u r s u b s t a n t i v e p r o c e d u r e s w i l l b e b a s e d o n p e r f o r m a n c e m a t e r i a l i t y . A u d i t P l a n n i n g L e t t e r - 1 7 : 0 5 p . m . - P a g e 5 0 o f 2 6 9 C A S 4 5 0 r e q u i r e s t h a t w e r e q u e s t c o r r e c t i o n o f a l l n o n - t r i v i a l m i s s t a t e m e n t s . W e w i l l n e e d t o o b t a i n f r o m y o u a n d d o c u m e n t r e a s o n s w h y c o r r e c t i o n s a r e n o t m a d e , a n d c o n s i d e r t h e s e m l s s t a t e m e n t s w h e n d e t e r m i n i n g w h e t h e r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e m a t e r i a l l y m i s s t a t e d . T h i s w i l l h e l p y o u t o m a i n t a i n a c c u r a t e a c c o u n t i n g b o o k s a n d r e c o r d s a n d r e d u c e t h e r i s k o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t s i n f u t u r e p e r i o d s d u e t o t h e c u m u l a t i v e e f f e c t o n u n c o r r e c t e d m i s s t a t e m e n t s r e l a t e d t o p r i o r p e r i o d s . C A S 5 6 0 - S u b s e q u e n t E v e n t s T h i s s t a n d a r d r e q u i r e s t h a t t h e d a t e o f o u r a u d i t o r ' s r e p o r t i s t h e d a t e w h i c h t h e f m a n c i a l s t a t e m e n t s h a v e b e e n p r e p a r e d a n d t h o s e w i t h r e c o g n i z e d a u t h o r i t y h a v e a s s e r t e d t h a t t h e y h a v e t a k e n r e s p o n s i b i l i t y f o r t h o s e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h i s m e a n s w h e n , f o r e x a m p l e , m a n a g e m e n t o r t h o s e c h a r g e d w i t h g o v e r n a n c e h a v e a p p r o v e d t h e d r a f t f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h i s w i l l h a v e a n i m p a c t o n p r o c e d u r e s t h a t a r e l i n k e d t o t h e d a t e o f o u r a u d i t o r ' s r e p o r t s u c h a s t h e f o l l o w i n g : L e g a l e n q u i r y l e t t e r : w e m a y h a v e t o s e n d a l e t t e r d u r i n g f i e l d w o r k a n d p e r f o r m a f o l l o w u p w i t h l e g a l c o u n s e l o n c e o u r r e p o r t d a t e i s k n o w n . S u b s e q u e n t e v e n t w o r k : w e w i l l l i k e l y h a v e t o s e n d s t a f f t o f i n i s h o f f p r o c e d u r e s r e l a t i n g t o . s u b s e q u e n t e v e n t s w h i l e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e b e i n g p r e s e n t e d f o r a p p r o v a l i f o u r s t a f f h a v e l e f t y o u r p r e m i s e s p r i o r t o t h e d a t e o f t h e r e p o r t . C A S 7 0 0 - T h e A u d i t o r ' s R e p o r t I n a d d i t i o n t o t h e r e b e i n g m o r e f l e x i b i l i t y i n g i v i n g o p i n i o n s o n d i f f e r e n t b a s e s o f a c c o u n t i n g , t h e r e h a s b e e n a c h a n g e i n t h e l e n g t h a n d s t r u c t u r e o f t h e s t a n d a r d a u d i t r e p o r t . T h e b a s e w o r d i n g o f t h e a u d i t o r ' s r e p o r t w i l l h a v e f o u r p a r a g r a p h s : T h e " R e p o r t o n t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s " p a r a g r a p h d e s c r i b e s w h a t w e a r e a u d i t i n g . T h e " M a n a g e m e n t ' s R e s p o n s i b i l i t y f o r t h e F i n a n c i a l S t a t e m e n t s " i n d i c a t e s m a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e p r e p a r a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s . I t a l s o i n d i c a t e s t h e f r a m e w o r k i n u s e . T h e " A u d i t o r ' s R e s p o n s i b i l i t y " p a r a g r a p h e x p l a i n s o u r r e l a t i o n s h i p t o t h e f i n a n c i a l s a n d w h a t a n a u d i t e n t a i l s . T h e " O p i n i o n " p a r a g r a p h c o n t a i n s o u r c o n c l u s i o n s . . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o n t h e s e n e w a u d i t s t a n d a r d s , w e w o u l d b e p l e a s e d t o d i s c u s s t h e m w i t h y o u i n m o r e d e t a i l . I n d e p e n d e n c e A t t h e c o r e o f t h e p r o v i s i o n o f e x t e r n a l a u d i t s e r v i c e s i s t h e c o n c e p t o f i n d e p e n d e n c e . W e a r e c o m m u n i c a t i n g m a t t e r s t h a t , i n o u r p r o f e s s i o n a l j u d g m e n t , m a y r e a s o n a b l y b e t h o u g h t t o b e a r o n o u r i n d e p e n d e n c e f o r t h e f o r t h c o m i n g a u d i t o f t h e o r g a n i z a t i o n . I n d e t e r m i n i n g w h i c h r e l a t i o n s h i p s t o r e p o r t , w e h a v e c o n s i d e r e d t h e a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n a n d r e l e v a n t r u l e s o f p r o f e s s i o n a l c o n d u c t a n d r e l a t e d i n t e r p r e t a t i o n s p r e s c r i b e d b y t h e a p p r o p r i a t e p r o v i n c i a l i n s t i t u t e / o r c o v e r i n g s u c h m a t t e r s a s t h e f o l l o w i n g : h o l d i n g o f a f i n a n c i a l i n t e r e s t , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y i n a c l i e n t ; h o l d i n g a p o s i t i o n , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , t h a t g i v e s t h e r i g h t o r r e s p o n s i b i l i t y t o e x e r t s i g n i f i c a n t . i n f l u e n c e o v e r t h e f i n a n c i a l o r a c c o u n t i n g p o l i c i e s o f a c l i e n t ; p e r s o n a l o r b u s i n e s s r e l a t i o n s h i p s o f i m m e d i a t e f a m i l y , c l o s e r e l a t i v e s , p a r t n e r s o r r e t i r e d p a r t n e r s , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , w i t h a c l i e n t ; e c o n o m i c d e p e n d e n c e o n a c l i e n t ; a n d p r o v i s i o n o f s e r v i c e s i n a d d i t i o n t o t h e e x t e r n a l a u d i t e n g a g e m e n t . . A u d i t P l a n n i n g L e t t e r - 2 7 : 0 5 p . m . - P a g e 5 1 o f 2 6 9 W e h a v e p r e p a r e d t h e f o l l o w i n g c o m m e n t s t o f a c i l i t a t e o u r d i s c u s s i o n w i t h y o u r e g a r d i n g i n d e p e n d e n c e m a t t e r s : W e a r e n o t a w a r e o f a n y r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n t h e o r g a n i z a t i o n a n d u s t h a t , i n o u r p r o f e s s i o n a l . j u d g m e n t , m a y r e a s o n a b l y b e t h o u g h t t o b e a r o n o u r i n d e p e n d e n c e t o d a t e . W e h e r e b y c o n f i r m t h a t w e a r e i n d e p e n d e n t w i t h r e s p e c t t o y o u r o r g a n i z a t i o n w i t h i n t h e m e a n i n g o f . t h e R u l e s o f P r o f e s s i o n a l C o n d u c t o f t h e I n s t i t u t e o f C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s o f O n t a r i o a s o f t h e d a t e o f t h i s l e t t e r . O u r R e s p o n s i b i l i t y a s A u d i t o r s A s s t a t e d i n t h e e n g a g e m e n t l e t t e r d a t e d M a r c h 1 6 , 2 0 1 2 , o u r r e s p o n s i b i l i t y a s a u d i t o r s o f y o u r o r g a n i z a t i o n i s t o e x p r e s s a n o p i n i o n o n w h e t h e r t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s p r e s e n t f a i r l y , i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s , t h e f i n a n c i a l p o s i t i o n , r e s u l t s o f o p e r a t i o n s a n d c a s h f l o w s o f t h e o r g a n i z a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s . A n a u d i t i s p e r f o r m e d t o o b t a i n r e a s o n a b l e b u t n o t a b s o l u t e a s s u r a n c e a s t o w h e t h e r t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e f r e e o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t . D u e t o t h e i n h e r e n t l i m i t a t i o n s o f a n a u d i t , t h e r e i s a n u n a v o i d a b l e r i s k t h a t s o m e m i s s t a t e m e n t s o f t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s w i l l n o t b e d e t e c t e d ( p a r t i c u l a r l y i n t e n t i o n a l m i s s t a t e m e n t s c o n c e a l e d t h r o u g h c o l l u s i o n ) , e v e n t h o u g h t h e a u d i t i s p r o p e r l y p l a n n e d a n d p e r f o r m e d . O u r a u d i t i n c l u d e s : A s s e s s i n g t h e r i s k t h a t t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s m a y c o n t a i n m i s s t a t e m e n t s t h a t , . i n d i v i d u a l l y o r i n t h e a g g r e g a t e , a r e m a t e r i a l t o t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s t a k e n a s a w h o l e ; a n d E x a m i n i n g , o n a t e s t b a s i s , e v i d e n c e s u p p o r t i n g t h e a m o u n t s a n d d i s c l o s u r e s i n t h e c o n s o l i d a t e d . f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . A s p a r t o f o u r a u d i t , w e w i l l o b t a i n a s u f f i c i e n t u n d e r s t a n d i n g o f t h e b u s i n e s s a n d t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t r u c t u r e o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t o p l a n t h e a u d i t . T h i s w i l l i n c l u d e m a n a g e m e n t ' s a s s e s s m e n t o f : T h e r i s k t h a t t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s m a y b e m a t e r i a l l y m i s s t a t e d a s a r e s u l t o f f r a u d a n d . e r r o r ; a n d , T h e i n t e r n a l c o n t r o l s p u t i n p l a c e b y m a n a g e m e n t t o a d d r e s s s u c h r i s k s . A u d i t C o m m i t t e e M e m b e r s ' R e s p o n s i b i l i t i e s T h e a u d i t c o m m i t t e e ' s r o l e i s t o a c t i n a n o b j e c t i v e , i n d e p e n d e n t c a p a c i t y a s l i a i s o n b e t w e e n t h e a u d i t o r s , m a n a g e m e n t a n d t h e b o a r d o f d i r e c t o r s , t o e n s u r e t h e a u d i t o r s h a v e a f a c i l i t y t o c o n s i d e r a n d d i s c u s s g o v e r n a n c e a n d a u d i t i s s u e s w i t h p a r t i e s n o t d i r e c t l y r e s p o n s i b l e f o r o p e r a t i o n s . T h e a u d i t c o m m i t t e e ' s r e s p o n s i b i l i t i e s i n c l u d e : B e i n g a v a i l a b l e t o a s s i s t a n d p r o v i d e d i r e c t i o n i n t h e a u d i t p l a n n i n g p r o c e s s w h e n a n d w h e r e . a p p r o p r i a t e ; M e e t i n g w i t h t h e a u d i t o r s a s n e c e s s a r y a n d p r i o r t o r e l e a s e a n d a p p r o v a l o f c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l . s t a t e m e n t s t o r e v i e w a u d i t , d i s c l o s u r e a n d c o m p l i a n c e i s s u e s ; W h e r e n e c e s s a r y , r e v i e w i n g m a t t e r s r a i s e d b y t h e a u d i t o r s w i t h a p p r o p r i a t e l e v e l s o f m a n a g e m e n t , a n d . r e p o r t i n g b a c k t o t h e a u d i t o r s t h e i r f i n d i n g s ; M ' a k i n g k n o w n t o t h e a u d i t o r s a n y i s s u e s o f d i s c l o s u r e , c o r p o r a t e g o v e r n a n c e , f r a u d o r i l l e g a l a c t s , . n o n - c o m p l i a n c e w i t h l a w s o r r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s t h a t a r e k n o w n t o t h e m , w h e r e s u c h m a t t e r s m a y i m p a c t t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s o r a u d i t o r ' s r e p o r t ; P r o v i d i n g g u i d a n c e a n d d i r e c t i o n t o t h e a u d i t o r s o n a n y a d d i t i o n a l w o r k t h e y f e e l s h o u l d b e . u n d e r t a k e n i n r e s p o n s e t o i s s u e s r a i s e d o r c o n c e r n s e x p r e s s e d ; M a k i n g s u c h e n q u i r i e s a s a p p r o p r i a t e i n t o t h e f i n d i n g s o f t h e a u d i t o r s w i t h r e s p e c t t o c o r p o r a t e . g o v e r n a n c e , m a n a g e m e n t c o n d u c t , c o o p e r a t i o n , i n f o r m a t i o n f l o w a n d s y s t e m s o f i n t e r n a l c o n t r o l s ; a n d A u d i t P l a n n i n g L e t t e r - 3 7 : 0 5 p . m . - P a g e 5 2 o f 2 6 9 R e v i e w i n g t h e d r a f t c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s p r e p a r e d b y m a n a g e m e n t , i n c l u d i n g t h e . p r e s e n t a t i o n , d i s c l o s u r e s a n d s u p p o r t i n g n o t e s a n d s c h e d u l e s , f o r a c c u r a c y , c o m p l e t e n e s s a n d a p p r o p r i a t e n e s s , a n d a p p r o v e s a m e t o b e p a s s e d t o d i r e c t o r s f o r a p p r o v a l . A u d i t A p p r o a c h O u t l i n e d b e l o w a r e c e r t a i n a s p e c t s o f o u r a u d i t a p p r o a c h w h i c h a r e i n t e n d e d t o h e l p y o u i n d i s c h a r g i n g y o u r o v e r s i g h t r e s p o n s i b i l i t i e s . O u r g e n e r a l a p p r o a c h t o t h e a u d i t o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s t o a s s e s s t h e r i s k s o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t i n t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a n d t h e n r e s p o n d b y d e s i g n i n g a u d i t p r o c e d u r e s . I l l e g a l A c t s , F r a u d , I n t e n t i o n a l M i s s t a t e m e n t s a n d E r r o r s O u r a u d i t i n g p r o c e d u r e s , i n c l u d i n g t e s t s o f y o u r a c c o u n t i n g r e c o r d s , a r e l i m i t e d t o t h o s e c o n s i d e r e d n e c e s s a r y i n t h e c i r c u m s t a n c e s a n d w o u l d n o t n e c e s s a r i l y d i s c l o s e a l l i l l e g a l a c t s , f r a u d , i n t e n t i o n a l m i s s t a t e m e n t s o r e r r o r s s h o u l d a n y e x i s t . W e w i l l c o n d u c t t h e a u d i t u n d e r C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a u d i t i n g s t a n d a r d s ( G A A S ) , w h i c h i n c l u d e p r o c e d u r e s t o c o n s i d e r ( b a s e d o n t h e c o n t r o l e n v i r o n m e n t , g o v e r n a n c e s t r u c t u r e a n d c i r c u m s t a n c e s e n c o u n t e r e d d u r i n g t h e a u d i t ) , t h e p o t e n t i a l l i k e l i h o o d o f f r a u d a n d i l l e g a l a c t s o c c u r r i n g . T h e s e p r o c e d u r e s a r e n o t d e s i g n e d t o t e s t f o r f r a u d u l e n t o r i l l e g a l a c t s , n o r w o u l d t h e y n e c e s s a r i l y d e t e c t s u c h a c t s o r r e c o g n i z e t h e m a s s u c h , e v e n i f t h e e f f e c t o f t h e i r c o n s e q u e n c e s o n t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i s m a t e r i a l . H o w e v e r , s h o u l d w e b e c o m e a w a r e t h a t a n i l l e g a l o r p o s s i b l e i l l e g a l a c t o r a n a c t o f f r a u d m a y h a v e o c c u r r e d , o t h e r t h a n o n e c o n s i d e r e d c l e a r l y i n c o n s e q u e n t i a l , w e w i l l c o m m u n i c a t e t h i s i n f o r m a t i o n d i r e c t l y t o t h e a u d i t c o m m i t t e e . I t i s m a n a g e m e n t ' s r e s p o n s i b i l i t y t o d e t e c t a n d p r e v e n t i l l e g a l a c t i o n s . I f s u c h a c t s a r e d i s c o v e r e d o r a u d i t c o m m i t t e e m e m b e r s b e c o m e a w a r e o f c i r c u m s t a n c e s u n d e r w h i c h t h e C o m p a n y m a y h a v e b e e n i n v o l v e d i n f r a u d u l e n t , i l l e g a l o r r e g u l a t o r y n o n - c o m p l i a n c e s i t u a t i o n s , s u c h c i r c u m s t a n c e s m u s t b e d i s c l o s e d t o u s . R e l a t e d P a r t y T r a n s a c t i o n s D u r i n g o u r a u d i t , w e c o n d u c t v a r i o u s t e s t s a n d p r o c e d u r e s t o i d e n t i f y t r a n s a c t i o n s c o n s i d e r e d t o i n v o l v e r e l a t e d p a r t i e s . R e l a t e d p a r t i e s e x i s t w h e n o n e p a r t y h a s t h e a b i l i t y t o e x e r c i s e , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , c o n t r o l , j o i n t c o n t r o l o r s i g n i f i c a n t i n f l u e n c e o v e r t h e o t h e r . T w o o r m o r e p a r t i e s a r e r e l a t e d w h e n t h e y a r e s u b j e c t t o c o m m o n c o n t r o l . J o i n t c o n t r o l o r c o m m o n s i g n i f i c a n t i n f l u e n c e . R e l a t e d p a r t i e s a l s o i n c l u d e m a n a g e m e n t , d i r e c t o r s a n d t h e i r i m m e d i a t e f a m i l y m e m b e r s a n d c o m p a n i e s w i t h w h i c h t h e s e i n d i v i d u a l s h a v e a n e c o n o m i c i n t e r e s t . W e w i l l e n s u r e t h a t a l l r e l a t e d p a r t y t r a n s a c t i o n s t h a t w e r e i d e n t i f i e d d u r i n g t h e a u d i t h a v e b e e n r e p r e s e n t e d b y m a n a g e m e n t t o h a v e b e e n d i s c l o s e d i n t h e n o t e s t o c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , r e c o r d e d i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d i a n g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s ( G A A P ) , a n d h a v e b e e n r e v i e w e d w i t h y o u . A l l g a i n s a n d l o s s e s o c c u r r i n g a s a r e s u l t o f t r a n s a c t i o n s w i t h r e l a t e d p a r t i e s h a v e b e e n r e c o r d e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f S e c t i o n 3 8 4 0 o f t h e C a n a d i a n I n s t i t u t e o f C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s ( C I C A ) H a n d b o o k . M a n a g e m e n t h a s a d v i s e d t h a t n o o t h e r r e l a t e d p a r t y t r a n s a c t i o n s h a v e o c c u r r e d t h a t h a v e n o t b e e n d i s c l o s e d t o u s . T h e a u d i t c o m m i t t e e i s r e q u i r e d t o a d v i s e u s i f t h e y a r e a w a r e o f o r s u s p e c t a n y o t h e r r e l a t e d p a r t y t r a n s a c t i o n s h a v e o c c u r r e d w h i c h h a v e n o t b e e n d i s c l o s e d i n t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . R i s k - b a s e d O u r r i s k - b a s e d a p p r o a c h f o c u s e s o n o b t a i n i n g s u f f i c i e n t a p p r o p r i a t e a u d i t e v i d e n c e t o r e d u c e t h e r i s k o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t i n t h e c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s t o a n a p p r o p r i a t e l y l o w l e v e l . T h i s m e a n s t h a t w e f o c u s o u r a u d i t w o r k o n h i g h e r r i s k a r e a s t h a t h a v e a h i g h e r r i s k o f b e i n g m a t e r i a l l y m i s s t a t e d . A u d i t P l a n n i n g L e t t e r - 4 7 : 0 5 p . m . - P a g e 5 3 o f 2 6 9 M a t e r i a l i t y M a t e r i a l i t y i n a n a u d i t i s u s e d t o : G u i d e p l a n n i n g d e c i s i o n s o n t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f o u r a u d i t p r o c e d u r e s ; . A s s e s s t h e s u f f i c i e n c y o f t h e a u d i t e v i d e n c e g a t h e r e d ; a n d . E v a l u a t e a n y m i s s t a t e m e n t s f o u n d d u r i n g o u r a u d i t . M a t e r i a l i t y I s t h e t e r m u s e d t o d e s c r i b e t h e s i g n i f i c a n c e o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t i n f o r m a t i o n t o d e c i s i o n m a k e r s . A n i t e m o f i n f o r m a t i o n , o r a n a g g r e g a t e o f i t e m s , i s m a t e r i a l i f i t i s p r o b a b l e t h a t i t s o m i s s i o n o r m i s s t a t e m e n t w o u l d i n f l u e n c e o r c h a n g e a d e c i s i o n . M a t e r i a l i t y i s a m a t t e r o f p r o f e s s i o n a l j u d g m e n t i n t h e p a r t i c u l a r c i r c u m s t a n c e s . P e r f o r m a n c e m a t e r i a l i t y m e a n s t h e a m o u n t o r a m o u n t s s e t b y t h e a u d i t o r a t l e s s t h a n m a t e r i a l i t y f o r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s a w h o l e t o r e d u c e t o a n a p p r o p r i a t e l y l o w l e v e l t h e p r o b a b i l i t y t h a t t h e a g g r e g a t e o f u n c o r r e c t e d a n d u n d e t e c t e d m i s s t a t e m e n t s e x c e e d s m a t e r i a l i t y f o r t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s a w h o l e . A u d i t P r o c e d u r e s I n r e s p o n d i n g t o o u r r i s k a s s e s s m e n t , w e w i l l u s e a c o m b i n a t i o n o f t e s t s o f c o n t r o l s , t e s t s o f d e t a i l s a n d s u b s t a n t i v e a n a l y t i c a l p r o c e d u r e s . T h e o b j e c t i v e o f t h e t e s t s o f c o n t r o l s i s t o e v a l u a t e w h e t h e r c e r t a i n c o n t r o l s o p e r a t e d e f f e c t i v e l y . T h e o b j e c t i v e o f t h e t e s t s o f d e t a i l s i s t o d e t e c t m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t s i n t h e a c c o u n t b a l a n c e s a n d t r a n s a c t i o n s t r e a m s . S u b s t a n t i v e a n a l y t i c a l p r o c e d u r e s a r e u s e d t o i d e n t i f y d i f f e r e n c e s b e t w e e n r e c o r d e d a m o u n t s a n d p r e d i c t a b l e e x p e c t a t i o n s i n l a r g e r v o l u m e s o f t r a n s a c t i o n s o v e r * t i m e . T h i s c o m m u n i c a t i o n i s p r e p a r e d s o l e l y f o r t h e i n f o r m a t i o n o f t h e a u d i t c o m m i t t e e a n d i s n o t i n t e n d e d f o r a n y o t h e r p u r p o s e . W e a c c e p t n o r e s p o n s i b i l i t y t o a t h i r d p a r t y w h o u s e s t h i s c o m m u n i c a t i o n . Y o u r s t r u l y , G R A H A M . S C O T T . E N N S L L P 1 Q ^ l ^ 0 4 ^ t R o b e r t F o s t e r , C . A . P a r t n e r P e r : T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S i g n e d D a t e : A u d i t P l a n n i n g L e t t e r - 5 7 : 0 5 p . m . - P a g e 5 4 o f 2 6 9 R O J L C I . ^ J t B V V A P a t r o n : T h e E a r l o f E I g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o u r a r y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t t o B a y h a m C o u n c i l M a y 2 0 1 2 T h e r e h a s b e e n a t r e m e n d o u s c h a n g e o v e r t h e p a s t m o n t h , a n d t h e P r o j e c t i s n o w m o v i n g a h e a d v e r y q u i c k l y . O n M a y 1 8 , M i n i s t e r M a c K a y s i g n e d t h e f i n a l a p p r o v a l f o r t h e d o n a t i o n o f O j i b w a t o t h e M u s e u m , w h i c h b r o u g h t b o t h a g r e a t s e n s e o f r e l i e f a n d a h u g e b u r s t o f a c t i v i t y . A l m o s t i m m e d i a t e l y , t h e t u g F l o r e n c e M l e f t H a m i l t o n w i t h t h e H e d d l e M a r i n e d r y d o c k H M 1 f o r H a l i f a x , a r r i v i n g w i t h o u t i n c i d e n t o n M a y 2 3 . O n M a y 2 1 , R i c k M o r g a n , a v o l u n t e e r w i t h o u r P r o j e c t a n d f o r m e r s u b m a r i n e r , f l e w t o H a l i f a x t o c o o r d i n a t e a t e a m o f v o l u n t e e r s t o r e m o v e l o o s e e q u i p m e n t f r o m t h e v e s s e l f o r t r a n s p o r t t o S t . T h o m a s b y t r u c k . A l a r g e g r o u p c o m p o s e d m a i n l y o f f o r m e r s u b m a r i n e r s a s s i s t e d w i t h t h e o f f l o a d i n g o f t h e l o o s e e q u i p m e n t , a n d t h e t r a n s f e r t o t h e t r a n s p o r t t r u c k , p r o v i d e d b y T D R E x p r e s s o f S t r a f f o r d v i l l e , w e n t s m o o t h l y . P r o j e c t C o o r d i n a t o r D a n M c N e i l f l e w t o H a l i f a x o n M a y 2 3 , t o r e p r e s e n t t h e M u s e u m a n d d e a l w i t h a n y i s s u e s w i t h D N D t h a t m i g h t a r i s e . T h e l o a d i n g o f O j i b w a w e n t s m o o t h l y , a n d D a n s i g n e d t h e f i n a l r e l e a s e p a p e r s o n F r i d a y a f t e r n o o n ( M a y 2 5 ) . F o l l o w i n g a b r i e f d e p a r t u r e c e r e m o n y w i t h t h e f o r m e r c r e w m e m b e r s , t h e F l o r e n c e M l e f t w i t h h e r c a r g o o n M a y 2 6 , a r r i v i n g i n H a m i l t o n o n J u n e 5 w i t h o u t i n c i d e n t . T h e v e s s e l w a s r e f l o a t e d a n d t r a n s f e r r e d o n t o H M 8 , t h e b a r g e w h i c h w i l l b r i n g h e r t o P o r t B u r w e l l i n S e p t e m b e r . H M 8 , w i t h O j i b w a a b o a r d , w a s r e f l o a t e d o n J u n e 1 2 , t h e s a m e d a t e t h a t a m e e t i n g w a s h e l d i n t h e H e d d l e y a r d t o d i s c u s s t h e f i n a l i s s u e s r e l a t i n g t o t h e c r a d l e d e s i g n . S e v e r a l g o o d s u g g e s t i o n s c a m e f o r w a r d , w h i c h m i g h t s a v e s o m e c o s t s a n d s i m p l i f y t h e c o n s t r u c t i o n , a n d a r e n o w b e i n g i n v e s t i g a t e d . T h e M u s e u m c o n t i n u e s t o r e c e i v e t r e m e n d o u s c o v e r a g e a n d i n t e r e s t i n t h e m e d i a , l o c a l l y , n a t i o n a l l y , a n d e v e n i n t e r n a t i o n a l l y . R e f e r e n c e t o t h e G o o g l e a n a l y t i c s p a g e o f o u r w e b s i t e t r a f f i c s h o w s t h a t t h e s i t e h a s b e e n v i s i t e d o v e r 9 , 0 0 0 t i m e s s i n c e M a y 1 , w i t h t r a f f i c f r o m l i t e r a l l y a r o u n d t h e w o r l d , a l t h o u g h m o s t , n a t u r a l l y , i s C a n a d i a n . H o w e v e r , i t i s w o r t h n o t i n g t h a t t h e P r o j e c t i s b e i n g f o l l o w e d i n t h e U . S . a n d B r i t a i n , A u s t r a l i a a n d N e w Z e a l a n d , a n d e v e n i n p l a c e s l i k e G e r m a n y a n d F r a n c e . H u n d r e d s o f p e o p l e f o l l o w e d t h e t r i p b o t h t o H a l i f a x a n d e v e n m o r e o n t h e r e t u r n , a n d t h e C a p t a i n o f t h e F l o r e n c e M ( w h o h a p p e n s t o l i v e i n P o r t D o v e r ) , r e p o r t e d t h a t h e a n d ' . ' , ' . . 2 : i g l , 1 . ; l ! . £ P ' . ' . ' ' U S a L ; , ' " . ' ! , 3 ' j " l l b - T . . ^ > . ' 2 2 t , , c . , ' h c m a s , ^ n ) ' c . r h C A : . " ; ' * . s > f ^ f . I t A J t o g i s ^ r e d L . ^ r K / > f \ ^ / . G I ' i : t h ; , i c : 5 ; P - ? 3 3 - 7 S / \ ; , n ^ ; ; : c j ' c : t ) , ' @ > G i g ; n m ! , i t a p w u s - u n . ; - 2 ^ b s L c : ^ ' . . 1 . ' . p - C i O c . 3 J i b w E . c c 7 : 2 0 p . m . - P a g e 5 5 o f 2 6 9 t h e c r e w h a d n e v e r h a d t h e i r p i c t u r e s t a k e n s o m a n y t i m e s , a n d s e v e r a l t i m e s o n t h e r e t u r n j o u r n e y t h e i r s h i p w a s s u r r o u n d e d b y s m a l l b o a t s t a k i n g p i c t u r e s o f O j i b w a o n h e r f i n a l j o u r n e y . A n o f f i c i a l g r o u n d b r e a k i n g c e r e m o n y w a s h e l d i n P o r t B u r w e l l o n M a y 2 2 , a n d w a s w e l l a t t e n d e d b y t h e l o c a l c o m m u n i t y a n d m e d i a . S i n c e t h a t t i m e , t h e s i t e h a s b e e n c l e a r e d a n d t h e p i l i n g s a r e c u r r e n t l y b e i n g d r i v e n . O n c e t h a t p r o c e s s i s c o m p l e t e , t h e c o n c r e t e c a p s f o r t h e p i l i n g s w i l l b e f o r m e d a n d p o u r e d . I t i s a n t i c i p a t e d t h a t t h i s w i l l b e c o m p l e t e d b y t h e e n d o f J u n e - f i r s t w e e k o f J u l y , d e p e n d i n g o n w e a t h e r c o n d i t i o n s . T h e M u s e u m h a s , u p t o n o w , a t t e n d e d t h e m e e t i n g s o f t h e P o r t B u r w e l l H a r b o u r C o m m i t t e e a s a n o b s e n / e r / g u e s t . I n v i e w o f t h e p r o g r e s s o f t h e P r o j e c t , a n d o u r i n v e s t m e n t i n t h e c o m m u n i t y , t h e M u s e u m w o u l d r e s p e c t f u l l y r e q u e s t t h a t C o u n c i l n o w c o n s i d e r t h e a c t i o n s n e c e s s a r y t o a p p o i n t a M u s e u m r e p r e s e n t a t i v e t o t h e H a r b o u r C o m m i t t e e a s a f u l l m e m b e r . T h i s r e p o r t c a n n o t e n d w i t h o u t a c k n o w l e d g i n g t h e o u t s t a n d i n g e f f o r t s o f t h e S u b M i s s i o n s g r o u p . T h r o u g h t h e i r e f f o r t s , a l m o s t $ 4 , 0 0 0 w a s r a i s e d o n M a y 1 9 - m o r e t h a n s u f f i c i e n t t o p a y f o r t h e b u i l d i n g p e r m i t a n d t h e c o s t o f t r u c k i n g t h e e q u i p m e n t b a c k f r o m H a l i f a x . T h e i r e f f o r t s a n d i n t e r e s t h e l p t o i n s p i r e e v e r y o n e i n v o l v e d i n t h e P r o j e c t , a n d d e m o n s t r a t e c l e a r l y t h a t t h i s i s a c o m m u n i t y e f f o r t t h a t w i l l b e n e f i t u s a l l . G l o r i a W i l s o n , D o u g P a r k , a n d m a n y , m a n y o t h e r s d e s e r v e n o t o n l y t h e t h a n k s o f t h e M u s e u m , b u t o f t h e e n t i r e c o m m u n i t y - t h e y a r e m a k i n g a v e r y r e a l d i f f e r e n c e ! C o n c l u s i o n I n c o n c l u s i o n , t h e P r o j e c t i s n o w t r u l y u n d e r w a y , a n d i t i s s u r e t o b e a v e r y b u s y s u m m e r . A n e c d o t a l e v i d e n c e r e c e i v e d f r o m t h e P o r t B u r w e l l c o m m u n i t y i n d i c a t e s t h a t t h e r e h a s a l r e a d y b e e n a m e a s u r a b l e i n c r e a s e i n b u s i n e s s a n d t r a f f i c f l o w t h r o u g h t h e c o m m u n i t y . T h e M u s e u m w i l l p r o v i d e a l i m i t e d s a m p l i n g o f t h e m e d i a c o v e r a g e a n d p h o t o s t h a t w e h a v e r e c e i v e d f r o m t h e p u b l i c i n a s e p a r a t e d o c u m e n t . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , ^ r - ^ l a n R a v e n E x e c u t i v e D i r e c t o r 1 8 J u n e 2 0 1 2 : ~ , 2 ^ g i n : " i i L s n ' . / U S G U , - I . " ' . J J ' ^ C L C j i ' . v . - a 7 : 2 0 p . m . - P a g e 5 6 o f 2 6 9 ^ % ^ - - f ' S S ^ s ^ % , f ^ ^ - F i l e : A - 0 3 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 , C O M M T T T E E O F A D J U S T M E N T > ' ^ ' f t o - t ^ y ^ ^ C E R T I F I E D N O T I C E O F D E C I S I O N T h e m e m b e r s o f t h e C o m m i t t e e . o f A d j u s t m e n t f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c o n c u r t h e f o l l o w i n g w a s t h e D e c i s i o n f o r F i l e N o A - 0 3 / 1 2 a t a m e e t i n g h e l d o n J u n e 7 , 2 0 1 2 a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O f f i c e s , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S l r a f f o i d v i l l e O n t a r i o . O W N E R : D a v i d a n d E l i s a b e t h K l a s s e n 1 1 6 5 N o r f o l k C o u n t y R d 2 8 R R 5 L a n g t o n O N N O E 1 G O P R O P E R T Y L O C A T I O N : R o l l # 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 3 - 1 2 3 0 0 d e s c r i b e d a s 7 3 6 3 C o y l e R o a d , C o n c e s s i o n S o u f h G o r e S o u t h P a r t L o t 2 5 A P P L I C A T I O N : I n t h e m a t t e r o f S e c t i o n 4 5 o f t h e P l a n n i n e A c t a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m Z o n i n g B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 , a n a p p l i c a t i o n f o r a m i n o r v a r i a n c e t o a l l o w : R e H e f f r o m S e c t i o n 2 9 . 1 P e r m i t t e d U s e s , s i t e s p e c i f i c z o n i n g b y - l a w a m e n d m e n t s f o r . d e f i n e d t i m e p e r i o d s i n z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 t o p e r m i t u s e o f a s u p p l e m e n t a r y f a r m d w e l l i n g o n p r o p e r t y l o c a t e d a t 7 3 6 3 C o y l e R o a d s u b j e c t t o : C o n d i t i o n : D e v e l o p m e n t A g r e e m e n t w i t h t h e m u n i c i p a l i t y D E C I S I O N : G R A N T E D R e a s o n s f o r t h e D e c i s i o n : A c v a r i a n c e i s c o n s i d e r e d t o b e m i n o r i n n a t u r e i n a c c o r d a n c e w i t h f h e r e q u i r e m e n t s o f t h e . P l a n n i n g A c t f h e v a r i a n c e m a i n t a i n s t h e g e n e r a l i n t e n t a n d p u r p o s e o f t h e O f f i c i a l P l a n p o l i c i e s r e g a r d i n g s u p p l e m e n t a r y f a n n d w e l l i n g s . C O N C U R R I N G M E M B E R S : P a u l E n s , M a r k T a y l o r , T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r , E d K e t c h a b a w N O T I C E O F L A S T D A T E O F A P P E A L T ^ ? C E L N ? T I 9 E ? . a t a n y P e r s o n o r a g e n c y m a y s p p e a l t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d i n r e s p e c t o f t h e B y - l a w b y f i l i n g w i t h t h e u n d e r s i g n e d , n o t l a t e r t h a n t h e 2 7 t h d a y o f J u n e 2 0 1 2 , a n o t i c e o f a p p e a l s e t t i n g o u t t h e o b j e c t i o n t o t h e D e c i s i o n a n d f h e r e a s o n s i n s u p p o r t o f t h e o b j e c t i o n s . I t i s a l s o n e c e s s a r y t o s u b m i t a f i l i n g f e e o f $ 1 2 5 . 0 0 w i t h t h e n o t i c e o f o b j e c t i o n . A " N o t i c e o f N o A p p e a l " w i l l b e s e n t t o t h e a p p l i c a n t i f n o a p p e a l i s r e c e i v e d w i t h i n t h e t i m e p r e s c r i b e d . C E R T I F I C A T I O N : I h e r e b y c e r t i f y t h i s t o b e a t r u e c o p y o f t h e D e c i s i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o m m i t t e e o f A d j u s t m e n t a n d t h i s D e c i s i o n w a s c o n c u r r e d b y a m a j o r i t y o f t h e M e m b e r s w h o h e a r d t h e a p p l i c a t i o n . t h D A T E D a t t ^ e M u n i c i p a U t y o f B a 7 " d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M ^ i | ^ i ^ i / & ^ ^ . i ^ a r e t / 6 : M a n d e r h i l l S e c r e t a r y - T r e a s u r e r C o m m i t t e e o f A d j u s t m e n t , N o t i c e o f D e c i s i o n r e g a r d i n g D & E K l a s s e n m i n o r v a r i a n c e . P a g e 5 7 o f 2 6 9 Page 58 of 269 5 P a g e 1 o f 1 L y n d a M i l l a r d c \ ^ F r o m : D a v e S c h u l t z [ d s c h u l t z @ g r a n d r i v e r . c a ] S e n t : W e d n e s d a y , J u n e 1 3 , 2 0 1 2 9 : 3 1 A M S u b j e c t : G R C A N e w s : V o l u n t e e r s o u g h t t o f i l l v a c a n c y o n L a k e E r i e R e g i o n S o u r c e P r o t e c t i o n C o m m i t t e e G r a n d R i v e r C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y G R C A N E W S 1 < F F I . W e d n e s d a y , J u l y 1 3 , 2 0 1 2 R e l e a s e o n r e c e i p t V o l u n t e e r s o u g h t t o f i l l v a c a n c y o n L a k e E r i e R e g i o n S o u r c e P r o t e c t i o n C o m m i t t e e A p p l i c a t i o n s a r e b e i n g a c c e p t e d u n t i l J u l y 6 , 2 0 1 2 t o f i l l a v a c a n c y f o r a p u b l i c i n t e r e s t ( g e n e r a l p u b l i c ) r e p r e s e n t a t i v e o n t h e L a k e E r i e R e g i o n S o u r c e P r o t e c t i o n C o m m i t t e e . T h e 2 5 - m e m b e r c o m m i t t e e i s o v e r s e e i n g d e v e l o p m e n t o f s o u r c e p r o t e c t i o n p l a n s f o r m u n i c i p a l w a t e r s u p p l i e s i n f o u r w a t e r s h e d s : G r a n d R i v e r , L o n g P o i n t R e g i o n , C a t f i s h C r e e k a n d K e t t l e C r e e k . T h e p l a n s w i l l b e s u b m i t t e d t o t h e M i n i s t r y o f E n v i r o n m e n t f o r a p p r o v a l . T h e w o r k i s b e i n g d o n e u n d e r t h e O n t a r i o C l e a n W a t e r A c t 2 0 0 6 . T h e v a c a n t s e a t i s o n e o f s i x f o r m e m b e r s o f t h e g e n e r a l p u b l i c . T h e t e r m w i l l b e g i n i n A u g u s t a n d l a s t a b o u t t w o y e a r s . O t h e r m e m b e r s o f t h e c o m m i t t e e r e p r e s e n t m u n i c i p a l i t i e s , f a r m e r s , b u s i n e s s e s , i n d u s t r i e s a n d F i r s t N a t i o n s . A n a p p l i c a t i o n f o r m a n d o t h e r i n f o r m a t i o n c a n b e f o u n d a t w w w . s o u r c e w a t e r . c a o r a t t h e h e a d o f f i c e s o f t h e f o u r C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s i n t h e L a k e E r i e R e g i o n . G r a n d R i v e r C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y : 4 0 0 C l y d e R d . , C a m b r i d g e . L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y , 4 E l m S t . , T i l l s o n b u r g C a t f i s h C r e e k C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y , 8 0 7 9 S p r i n g w a t e r R o a d , A y l m e r . K e t t l e C r e e k C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y , 4 4 0 1 5 F e r g u s o n L i n e , S t . T h o m a s . - 3 0 - F u r t h e r i n f o r m a t i o n : D a v e S c h u l t z , G R C A M a n a g e r o f C o m m u n i c a t i o n s P h o n e 5 1 9 - 6 2 1 - 2 7 6 3 x 2 2 7 3 | C e l l 5 1 9 - 6 5 8 - 3 8 9 6 | E - m a i l d s c h u ! t z @ » a r a n d r i v e r . c a W e b w w w . a r a n d r i v e r . c a 6 / 1 3 / 2 0 1 2 G r a n d R i v e r C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 1 3 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g v a c a n c y o n L a k e E r i e R e g i o n S o u r c e P r o t e c t i o n C o m m i t t e e . P a g e 5 9 o f 2 6 9 Page 60 of 269 J u n e 8 t h , 2 0 1 2 ' ? n r H o n o u r a b l e M a y o r P a u l E n s a n d C o u n c i / 9 5 4 4 P l a n k R o a d , P . O . B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O T h e r e g i o n o f S t . T h o m a s & E ! g i n C o u n t y h a s b e e n s i g n i f i c a n t l y i m p a c t e d b y t h e r e c e n t r e c e s s i o n . I n t h e b e s t o f t i m e s , h a v i n g a s t a b l e i n c o m e o r o t h e r r e s o u r c e s t o s u p p o r t a s t a n d a r d o f l i v i n g c a n b e d i f f i c u l t t o a c q u i r e - h a r d e r s t i l l t o m a i n t a i n . T o d a y , w e a r e r i s i n g t o t h e c h a l l e n g e o f m o v i n g f o r w a r d w i t h o p t i m i s m a n d e n e r g y a n d r e c o g n i z i n g a s s e t s a n d o p p o r t u n i t i e s i n o u r r e g i o n t h a t c a n b r i n g a b o u t c h a n g e . W e a r e b e g i n n i n g w i t h t h e w e a l t h o f s e r v i c e p r o v i d e r s a n d c o m m u n i t y o r g a n i z a t i o n s c o m m i t t e d t o w o r k i n g c o l l a b o r a t i v e l y t o w a r d s p o s i t i v e o u t c o m e s . W e a r e b e g i n n i n g w i t h w o m e n . T h e e c o n o m i c s t a b i l i t y a n d p r o s p e r i t y o f w o m e n a f f e c t s t h e w h o l e f a m i l y a n d t h e c o m m u n i t y a t o r g e . W i t h t h e s u p p o r t o f S t a t u s o f W o m e n C a n a d a , t h e Y W C A S t . T h o m a s - E l g i n i s e m b a r k i n g o n a t h r e e y e a r j o u r n e y t o c o l l a b o r a t e i n i d e n t i f y i n g b a r r i e r s a n d o p p o r t u n i t i e s t o e c o n o m i c s e c u r i t y t h a t a r e u n i q u e t o w o m e n l i v i n g i n o u r r e g i o n - t o c r e a t e a c o m m u n i t y p l a n f o r W o m e n ' s E c o n o m i c S e c u r i t y . W e a r e i n v i t i n g s e r v i c e p r o v i d e r s , c o m m u n i t y o r g a n i z a t i o n s , m e m b e r s o f g o v e r n m e n t s & s c h o o b o a r d s , w o m e n a n d a n y o n e i n t e r e s t e d i n a d v a n c i n g w o m e n ' s e c o n o m i c s e c u r i t y i n t h e r e g i o n t o b e c o m e p a r t o f a P r o j e c t A d v i s o r y C o m m i t t e e . T h e r o l e o f t h e C o m m i t t e e w i l l b e t o a d v i s e d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f a C o m m u n i t y P l a n b a s e d o n e x i s t i n g k n o w l e d g e & r e s e a r c h f i n d i n g s r e l a t e d t o a g e n d e r - b a s e d a n a l y s i s o f w o m e n ' s e c o n o m i c s t a t u s a n d s p e c i f i c o c a l n e e d s g a t h e r e d t h r o u g h s u r v e y s , f o c u s g r o u p s & c o n s u l t a t i o n s . T h e Y W C A S t . T h o m o s - E l g i n r e q u e s t s t h a t a r e p r e s e n t a t i v e f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a t t e n d a n u p c o m i n g i n f o r m a t i o n s e s s i o n t o c o n n e c t w i t h p a r t n e r s a n d s t a k e h o l d e r s i n t e r e s t e d i n w o r k i n g t o g e t h e r o n t h i s i m p o r t a n t , f e d e r a l l y s u p p o r t e d i n i t i a t i v e . R e s p e c t f u l l y , L i n d s a y R i c e K e l l i e C o e l h o Y W C A S t . T h o m a s - E l g i n Y W C A S t . T h o m a s E l g i n M a n a g e r o f C o m m u n i t y P r o g r a m s M a n a g e r o f R u r a l & Y o u t h P r o g r a m s i r ; . ^ ^ / c a © c f ~ i : \ » < : l ; . ; _ / < C A ' . _ ^ ' i . f ^ b ^ l i n ^ ; . c a S t a t u s o f W o m e n C o n d i t i o n f e m i n i n e C a n a d a C a n a d a Y W C A c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 8 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g c o m m u n i t y p l a n f o r W o m e n ' s E c o n o m i c S e c u r i t y . P a g e 6 1 o f 2 6 9 Page 62 of 269 5 K y l e K r u g e r . A d / r ^ ^ ^ O n t a r i o ^ H E A R T S . t t i S T R O K E F O U N D A T I O N D e a r A p p l i c a n t / T h e H e a r t a n d S t r o k e F o u n d a t i o n o f O n t a r i o h a s d e t e r m i n e d t h e s t a t u s o f y o u r a p p l i c a t i o n ( s ) f o r p l a c e m e n t o f O D A I A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r ( s ) ( A E D s ) a n d a s s o c i a t e d C P R / A E D t r a i n i n g . E a c h s i t e s u b m i t t e d b y y o u h a s b e e n a s s i g n e d i n t o o n e o f t h e f o l l o w i n g c a t e g o r i e s ( s e e a t t a c h e d S i t e L i s t ) : 1 . A l l o c a t e - Y e s : T h i s s i t e h a s b e e n g r a n t e d a n A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r ( A E D ) a n d a s s o c i a t e d C P R / A E D t r a i n i n g . A r e p r e s e n t a t i v e f r o m y o u r l o c a l P u b l i c A c c e s s D e f i b r i l l a t i o n ( P A D ) p r o g r a m s h o u l d b e i n c o n t a c t w i t h y o u r s i t e c o o r d i n a t o r ( s ) s o o n t o d i s c u s s n e x t s t e p s . 2 . A l l o c a t e - N o : W e r e g r e t t o i n f o r m y o u t h a t y o u r a p p l i c a t i o n f o r a n A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r ( A E D ) a n d a s s o c i a t e d C P R / A E D t r a i n i n g d o e s n o t m e e t t h e O n t a r i o D e f i b r i l l a t o r A c c e s s I n i t i a t i v e ( O D A I ) r e q u i r e m e n t s a n d h a s b e e n d e c l i n e d . 3 . A l l o c a t e - A l t e r n a t e : D u e t o t h e v o l u m e o f r e q u e s t s t h e O n t a r i o D e f i b r i l l a t o r A c c e s s I n i t i a t i v e ( O D A I ) r e c e i v e d / w e r e g r e t t o i n f o r m y o u t h a t t h i s s i t e [ i n s e r t s p e c i f i c s i t e ] w i l l n o t b e r e c e i v i n g a n A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r ( A E D ) a n d a s s o c i a t e d C P R / A E D t r a i n i n g i n t h e c u r r e n t r o u n d o f f u n d i n g . T h e r e w i l l b e a s e c o n d r o u n d o f f u n d i n g i n t h e F a l l o f 2 0 1 2 a t w h i c h t i m e y o u r a p p l i c a t i o n ( s ) w i l l b e a u t o m a t i c a l l y r e c o n s i d e r e d / a n d n o f u r t h e r a c t i o n i s r e q u i r e d o n y o u r p a r t . Y o u r s i t e w i l l r e c e i v e n o t i f i c a t i o n o f t h i s n e x t r o u n d o f f u n d i n g v i a e m a i l , a n d u p d a t e s w i l l a l s o b e a v a i l a b l e a t h t t p : / / a e d D r o e r a m . h e a r t a n d s t r o k e . c a o r b y c a l l i n g 1 - 8 8 8 - 2 8 4 - 4 1 8 8 . T h e F o u n d a t i o n w i s h e s t o r e c o g n i z e t h e M i n i s t r y o f H e a l t h a n d L o n g T e r m C a r e f o r i t s g e n e r o u s f u n d i n g o f a l l a s p e c t s o f t h i s i n i t i a t i v e / a s w e l l a s o u r p a r t i c i p a t i n g P u b l i c A c c e s s D e f i b r i l l a t i o n P r o g r a m p a r t n e r s f o r h e l p i n g m a k e O n t a r i o c a r d i a c s a f e . P l e a s e d o n o t r e p l y t o t h i s e m a i l . H e a r t a n d S t r o k e F o u n d a t i o n o f O n t a r i o t h a n k s y o u . O n t a r i o D e f i b r i l l a t o r A c c e s s I n i t i a t i v e . 1 H e a r t & S t r o k e F o u n d a t i o n c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g p l a c e m e n t o f A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r s P a g e 6 3 o f 2 6 9 ODAI SrTE ALLOCATION LIST AIIOCATE.YES Official Site Name Contact Name lEmail Site Phone Site Address Site CJty/Town [Site Postal Code |jBiVhaJJl-CP.mm^l^_c.enlre_.._________l^n^_Mjlb[^__itIliliard^aYham_pn^ 1(519^^^ iStraffordville INOJ 1YO Li^^^liIl^fflcI.i_.._^._._._^i£KrllIi.__ikfrlilitil^Ii^iE^ElltEi^^i[}II^^I^^^^ ____j H e a r t & S t r o k e F o u n d a t i o n c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g p l a c e m e n t o f A u t o m a t e d E x t e r n a l D e f i b r i l l a t o r s P a g e 6 4 o f 2 6 9 r - ' ' > t ' . * < f r . » - . ' n - ^ A . d . ^ ~ r 7 / . . I . : , - . ^ T " 1 h I , 2 0 1 7 > . r \ ¥ ' ( . i . - \ T o w a ^ o f C / o I T i y : i - : ^ ^ " ^ * ^ » r d k i / ^ A ^ J u n e 6 , 2 0 1 2 T h e H o n o u r a b l e J a m e s J . B r a d l e y M i n i s t e r o f t h e E n v i r o n m e n t 7 7 W e l l e s l e y S t r e e t W e s t 1 1 t h F l o o r , F e r g u s o n B l o c k T o r o n t o , O N M 7 A 2 T 5 D e a r S i r : R E : S O U R C E W A T E R P R O T E C T I O N P R O G R A M A t a m e e t i n g h e l d o n J u n e 4 , 2 0 1 2 , t h e C o u n c i l o f t h e T o w n o f M i n t o a p p r o v e d t h e f o l l o w i n g R e s o l u t i o n # 1 4 0 - 1 2 : W H E R E A S t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o i n i t i a t e d t h e S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P r o g r a m i n 2 0 0 7 w i t h a v i e w t o d e v e l o p i n g p o l i c i e s t o p r o t e c t s o u r c e s o f d r i n k i n g w a t e r a n d s i n c e t h e n e c o n o m i c a n d r e g u l a t o r y c o n d i t i o n s h a v e c h a n g e d c o n s i d e r a b l y ; A N D W H E R E A S m u n i c i p a l i t i e s h a v e i m p l e m e n t e d e x t e n s i v e c h a n g e s t o w a t e r t r e a t m e n t p r o c e s s e s f r o m t o p t o b o t t o m t h r o u g h t h e D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t S y s t e m t o e n s u r e a c o n s i s t e n t a n d s a f e w a t e r s u p p l y f o r a l l u s e r s ; A N D W H E R E A S i n t h e c o u r s e o f f o u r y e a r s d e t a i l e d t e c h n i c a l a s s e s s m e n t s h a v e b e e n c o m p l e t e d f o r 4 0 S o u r c e P r o t e c t i o n A r e a s g o v e r n e d b y 1 9 C o m m i t t e e s w i t h l o c a l r e p r e s e n t a t i o n a n d t h a t p u b l i c i n f o r m a t i o n a n d o u t r e a c h h a s b e e n c o n s i d e r a b l e y e t p u b l i c u n d e r s t a n d i n g o f t h e i m p a c t o f t h e r e g u l a t o r y a p p r o a c h i s m i n i m a l ; A N D W H E R E A S S o u r c e P r o t e c t i o n P l a n s h a v e b e e n p r e p a r e d i n d r a f t f o r m a n d p r o v i d e d f o r a g e n c y r e v i e w o f t e n w i t h a c o n f u s i n g a r r a y o f p o l i c i e s , o p t i o n s a n d r e f e r e n c e s t o e x i s t i n g l e g i s l a t i o n i n s o m e c a s e s w h e r e p r o c e s s e s a n d a p p r o v a l s a r e a l r e a d y i n p l a c e , a n d t h a t a p p r o a c h w i l l l e a d t o 3 9 t t H i g h w a y t t s g l e s s t h a n e f f e c t i v e i m p l e m e n t a t i o n a n d d u p l i c a t i o n ; I l a r n s t o ^ , 0 n t " r i o N 0 0 1 7 , 0 A N D W H E R E A S i n s o m e c a s e s s m a l l r u r a l m u n i c i p a l i t i e s m a y h a v e m o r e s i 9 3 3 8 z 5 u t h a n o n e S o u r c e P r o t e c t i o n P l a n t o i m p l e m e n t w h i c h a d d s t o t h e c o m p l e x i t y t e l : f a x : 5 1 9 - 3 3 8 - 2 " 0 5 o f i m p l e m e n t a t i o n a n d m o s t s m a l l e r m u n i c i p a l i t i e s d o n o t c u r r e n t l y h a v e w w w . t o w n . m i n t o . o n . c a r e s o u r c e s o r o x p e r t t s e o n s t a f f t o e f f e c t i v e l y r e v i e w t h e p o l i c i e s o r t o a c t a s - - ( T o w n o f M i n t o c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P r o g r a m . P a g e 6 5 o f 2 6 9 R i s k M a n a g e m e n t O f f i c i a l s , a n d t h e c o s t o f s u c h w i l l b e a d d e d t o t h e c o s t o f w a t e r u s e r s ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e T o w n o f M i r r t o r e s p e c t f u l l y r e q u e s t s t h e M i n i s t e r o f E n v i r o n m e n t c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g a c t i o n s : 1 . R e c e i v e t h e S o u r c e P r o t e c t i o n P l a n s f r o m t h e 4 0 S o u r c e P r o t e c t i o n A r e a s a n d f o r w a r d t h e m t o t h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s f o r i n c l u s i o n i n t h e F i v e Y e a r R e v i e w o f t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t . 2 . O n c e t h e u p d a t e d P r o v i n c i a l P o l i c y i s a p p r o v e d , r e q u i r e a l l m u n i c i p a l i t i e s ' t o a m e n d o f f i c i a l p l a n a n d z o n i n g b y - l a w s w i t h i n t h r e e y e a r s s o a s t o b e c o n s i s t e n t w i t h P r o v i n c i a l P o l i c y a n d t o p r o t e c t t h e m o s t v u l n e r a b l e a r e a s i d e n t i f i e d i n t h e a p p l i c a b l e S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P l a n f r o m f u t u r e l a n d u s e s t h a t p o s e a t h r e a t t o t h e d r i n k i n g w a t e r . 3 . R e q u i r e m u n i c i p a l i t i e s t o d e v e l o p b y 2 0 1 5 e d u c a t i o n a l m a t e r i a l s b a s e d o n t e m p l a t e s t o b e s u p p l i e d b y t h e P r o v i n c e f o r l a n d o w n e r s , f a r m e r s , b u s i n e s s e s , d e v e l o p e r s a n d o t h e r s t o c o n s i d e r w h e n u s i n g l a n d s w i t h i n v u l n e r a b l e a r e a s i d e n t i f i e d i n t h e S o u r c e P r o t e c t i o n P l a n . 4 . T h a t t h e P r o v i n c e w o r k s w i t h m u n i c i p a l i t i e s o v e r t h e n e x t t h r e e y e a r s t o d e v e l o p a c o s t e f f e c t i v e s t r a t e g y t o i m p l e m e n t s t r e a m l i n e d r i s k m a n a g e m e n t p l a n s t o p r o t e c t v u l n e r a b l e a r e a s a r o u n d m u n i c i p a l w a t e r s y s t e m s k e e p i n g i n m i n d r e s o u r c e s a n d e x p e r t i s e a v a i l a b l e a n d t h e a n t i c i p a t e d c o s t t o w a t e r u s e r s a n d f u r t h e r ; T H A T t h e r e s o l u t i o n b e s e n t t o t h e P r e m i e r o f O n t a r i o , M i n i s t e r o f E n v i r o n m e n t , M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g , M P P R a n d y P e t t a p i e c e a n d m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s O n t a r i o . T h a n k y o u f o r y o u r a t t e n t i o n t o t h i s m a t t e r . Y o u r s t r u l y , ^ f T , ^ - < - ; ^ f ^ . - < ^ ? B i l l W h i t e C A O / C l e r k B W / a m e c T h e H o n o u r a b l e D a l t o n M c G u i n t y , P r e m i e r o f O n t a r i o T h e H o n o u r a b l e K a t h l e e n W y n n e . M i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s & H o u s i n g R a n d y P e t t a p i e c e . M . P . P . , P e r t h W e l l i n g t o n S a u g e e n , G r e y S a u b l e , N o r t h e r n B r u c e P e n i n s u l a D r i n k i n g W a t e r S o u r c e P r o t e c t i o n A u s a b l e B a y f i e l d M a i t l a n d V a l l e y D r i n k i n g W a t e r S o u r c e P r o t e c t i o n A l l M u n i c i p a l i t i e s a c r o s s t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o M a y o r a n d C o u n c i l o f t h e T o w n o f M i n t o T o w n o f M i n t o c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g S o u r c e W a t e r P r o t e c t i o n P r o g r a m . P a g e 6 6 o f 2 6 9 . 5 - . i o S Q - l i D H g ^ ^ - S f " " \ V , T t r f . ^ + < ^ - ' ! - - ' , » T ^ . 7 V r - * . ^ . < v ' » I * A C ^ - , . H - ¥ . ' - ^ S K S . ^ . ^ ^ 1 i \ e ^ \ > A ~ - f t , " . * ' - % _ ^ . a - " c ' . . f V s . 7 _ J a » ; ° ^ S o R l T c U L T S ^ n ' i n P r e s i d e n t ' s M e s s a g e r r ^ D ' 7 E F A E x e c u t i v e a n d S t a f f F o n s V a n d e n b r o e k P r e s i d e n t - F a n s V a n d e n b r o e k 5 1 9 - 6 7 0 - 3 1 4 4 I t s e e m s w e w e n t f r o m w i n t e r s t r a i g h t i n t o s u m m e r , P a s t P r e s . : E d K e t c h a b a w 5 1 9 - 8 6 6 - 3 4 7 8 w i t h n o t m u c h t i m e t o g e t r e a d y f o r s p r i n g p l a n t i n g s e a - s o n . B y n o w / m o s t o f t h e s p r i n g w o r k h a s b e e n f i n i s h e d , V i c e P r e s . : B i l l L u y k s 5 1 9 - 7 7 3 - 9 2 6 5 s e v e r a l w e e k s e a r l i e r t h a n n o r m a l , m a k i n g i t a g r e a t b u t S e c / A d m i n ' R o b e r t a G i l l a r d 5 1 9 - 6 3 3 - 3 7 1 9 b u s y s p r i n g s e a s o n . O F A M S R : J a n i n e L u n n 5 1 9 - 6 3 7 - 7 3 0 0 T h e E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e ( E F A ) B o a r d h a s a l s o h a d a b u s y y e a r . W e s t a r t e d w i t h o u r a n n u a l b a n q u e t i n O f f i c e H o u r s : T u e s d a y a n d T h u r s d a y F e b r u a r y a n d e v e n t h e n t h e w e a t h e r w a s n i c e . W e h a d a 9 : 0 0 a . m . t o 2 : 3 0 p . m . g o o d t u r n o u t a g a i n a n d i t w a s g r e a t t o s e e a l l o f t h e f e l - P h o n e 5 1 9 - 6 3 3 - 0 1 1 4 F a x 5 1 9 - 6 3 3 - 6 0 8 2 l o w f a r m e r s a n d r e c i p i e n t s o f t h e a w a r d s . e m a i l - r o b e r t a g i l l a r d @ r o g e r s . c o m C u r r e n t l y , t h e B o a r d i s w o r k i n g b e h i n d t h e s c e n e s o n w w w . e l g i n f a r m e r s . c a s o m e u p c o m i n g e v e n t s , f i r s t b e i n g t h e u s e d - o i l c o l l e c t i o n E F A B a n q u e t a n d A w a r d s d a y o n J u l y 1 4 i n t h e w e s t e n d o f t h e C o u n t y . W e a r e a l s o w o r k i n g o n t h e E l g i n F a r m A d v e n t u r e T o u r , a n e w n a m e T h e E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e h e l d i t s A n n u a l B a n - f o r t h e a n n u a l C a r a v a n T o u r t h a t t h e E F A h a s h e l d f o r q u e t a n d A w a r d s o n F e b r u a r y 4 a t t h e S t . A n n e ' s C e n - m a n y y e a r s . I t i s g r e a t t o s e e s o m e o f o u r n e w e r d i r e c " t r e i n S t . T h o m a s . A l a r g e g r o u p g a t h e r e d t o c e l e b r a t e t o r s t a k i n g t h e i n i t i a t i v e t o t r y s o m e t h i n g n e w t o t r y a n d a g r i c u l t u r e i n E l g i n C o u n t y a n d t o h o n o u r s o m e o f t h e m a k e s o m e o f o u r g r e a t e v e n t s e v e n b e t t e r . l o c a l l e a d e r s i n t h e i n d u s t r y . A l s o , o u r B o a r d i s w o r k i n g t o g e t h e r w i t h t h e O x f o r d R o b e r t B a l l w a s i n d u c t e d i n t o t h e E l g i n C o u n t y A g r i c u l - t u r a l H a l l o f F a m e C o u n t y F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e a n d s o m e m e m b e r s o f t h e A A L P ( A d v a n c e d A g r i c u l t u r e l e a d e r s h i p P r o g r a m ) t o ( p o s t h u m o u s l y ) . c o m e u p w i t h n e w i d e a s a n d s o l u t i o n s f o r " s u c c e s s i o n p l a n n i n g " o f t h e B o a r d . I t i s n o s e c r e t t h a t b o a r d s l i k e t h e E F A h a v e a s l o w l y i n c r e a s i n g a v e r a g e a g e v e r / s i m i l a r t o a v e r a g e a g e o f f a r m e r s . I a m p r o u d t h a t t h e E F A i s b e i n g p r o a c t i v e i n t h i s a n d t h a t w e h a v e i n v o l v e d t h e p e o p l e o n f * t h e A A L P t e a m t o t r y a n d c o m e u p w i t h s o m e s o l u t i o n s . I w o u l d e n c o u r a g e y o u t o b e c o m e m o r e i n v o l v e d a n d P i c t u r e d L - R a r e : s u p p o r t y o u r l o c a l B o a r d . W e w e l c o m e n e w m e m b e r s s o n B i l l B a l l / w i f e a n d o u r m e e t i n g s a r e o p e n t o a l l O F A m e m b e r s , t h e s e c - L i z B a l l a n d o n d W e d n e s d a y o f t h e m o n t h a t t h e E l g i n C o u n t y A d - d a u g h t e r m i n i s t r a t i o n b u i l d i n g B o n n i e B a l l C o e l h o W i s h i n g a l l a g r e a t s u m m e r w i t h t i m e l y r a i n s . E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 6 7 o f 2 6 9 E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e a n d E l g i n ! \ K ' ^ ' . ^ ^ " ^ / l ^ r ? ! ^ I ' 3 ' - ; - I ^ b f c ^ B u s i n e s s R e s o u r c e C e n t r e A g - B u s i n e s s ^ ^ A w a r d r . . f - . 1 t . f f f ^ . t ^ - t * - T . . _ . 1 * t - f » T h e E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e ( E F A ) a n d t h e E l g i n J r . F a r m e r s a r e h o s t i n g t h e W a s t e O i l R e c y c l i n g d a y J u l y 1 4 , 2 0 1 2 , 8 : 0 0 a . m . t o 1 2 : 0 0 N o o n a t A g r i s C o - O p e r a t i v e L t d . 2 6 0 C u r r i e R o a d , D u t t o n , O N S c h a c k e l t o n A u c t i o n s w o n t h e E F A & E B R C A g - a g r i c u l t u r a l w a s t e o i l , o i l f i l t e r s / a n t i f r e e z e , B u s i n e s s A w a r d . P i c t u r e d a r e : E F A P r e s i d e n t F a n s p l a s t i c o i l c o n t a i n e r s a n d V a n d e n b r o e k , E B R C G e n e r a l M a n a g e r J o h n R e g a n , b a t t e r i e s w i l l b e a c c e p t e d . E B R C B u s i n e s s C o u n s e l l o r M a r i l y n C r e w e / L e s / M i k e a n d J o h n S c h a c k e l t o n . Q i ' t ' f . ' i ' s f , . " i " " , , . ' " , " : ! , r _ ^ * * r ' - * ^ , - > - 1 v ^ c . / k - m * * f t . . . , ) : * ' . - ' - ^ . I " I . . h . ^ ^ . E l g i n C o u n t y / K e t t l e C r e e k A g r i c u l t u r a l T h e r e i s n o c h a r g e f o r t h i s s e r v i c e ! ^ ^ C o n s e r v a t i o n S c h o l a r s h i p W i n n e r . . S a m u e l B a r e n d r e g t - B r o w n w a s a w a r d e d t h e E l g i n C o u n t y / K e t t l e C r e e k A g r i c u l t u r a l C o n s e r v a t i o n E / g / ' n F a r m A d v e n t u r e T o u r S c h o l a r s h i p f o r 2 0 1 1 a n d w a s a c k n o w l e d g e d a t t h e T h e E l g i n F a r m A d v e n t u r e t o u r ( p r e v i o u s l y k n o w n b a n q u e t . S a m i s a s t h e C a r - a - v a n t o u r ) w i l l b e S e p t e m b e r 9 , 1 1 : 0 0 s t u d y i n g E c o l o g i c a l a . m . t o 3 : 0 0 p . m . i n v i t i n g v i s i t o r s t o e x p e r i e n c e R e s t o r a t i o n a t f a r m s i n M a l a h i d e a n d B a y h a m M u n i c i p a l i t i e s . S i r S a n f o r d F l e m - I f y o u a r e i n t e r e s t e d i n b e i n g a h o s t f a r m / a g r i - i n g C o l l e g e . b u s i n e s s , p l e a s e c o n t a c t R o b e r t a G i l l a r d a t t h e o f - P i c t u r e d a r e : f i c e b y J u n e 2 5 . B i l l L u y k s - E F A V P , M a p s / b r o c h u r e s w i l l b e a v a i l a b l e b y M i d A u g u s t a t R i c h a r d H a d d o w - K e t t l e C r e e k T r u s t / a n d S a m B a r - A l l P u b l i c L i b r a r i e s a n d M u n i c i p a l O f f i c e s i n E l g i n e n d r e g t - B r o w n . C o u n t y o r o n - l i n e a t : w w w . e l g i n f a r m e r s . c a N o m i n a t i o " * s F o r S o m e o f t h e p i c t u r e s o f l a s t y e a r ' s h o s t s . E l g i n A g r i c u l t u r a l h a l l o f F a m e 1 > f D o y o u k n o w s o m e o n e w h o s h o u l d b e i n d u c t e d i n t o t h e E l g i n A g r i c u l t u r a l H a l l o f F a m e ? N o m i n a - t i o n s f o r m s w i l l b e a v a i l a b l e S e p t e m b e r 1 . P l e a s e c o n t a c t t h e o f f i c e f o r a f o r m a n d n o m i n a t i o n g u i d e l i n e s . D e a d l i n e i s O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 2 . E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 6 8 o f 2 6 9 M o n e y A v a i l a b l e f r o m K C C A " / . . p * - . - ' . . . " - . " . . . : - * » c ^ - - < C * i * r f 7 i - g . * » ^ M ^ - ' J ' - t o - L a n d o w n e r s i n t h e k e t t l e C r e e k w a t e r s h e d c o u l d c c n J n u e d b e e l i g i b l e t o h a v e u p t o 5 0 % o f t h e c o s t o f e n v i - E l g i n J r . F a r m e r s n e w s r o n m e n t a l p r o j e c t s u n d e r t a k e n o n t h e i r p r o p e r t y J u n i o r F a r m e r s i s a n o r g a n i z a t i o n f o r y o u t h a n d i s c o v e r e d b y a n e w i n c e n t i v e p r o g r a m . r u n b y y o u t h a g e s 1 5 t o 2 9 ( a s o f J a n 1 ) . T h e f o c u s K e t t l e C r e e k C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y ( K C C A ) h a s i s o n d e v e l o p i n g y o u t h a c r o s s O n t a r i o t o b e c o m e l a u n c h e d t h e K e t t l e C r e e k C l e a n W a t e r I n i t i a t i v e l e a d e r s a n d v o l u n t e e r s i n t h e i r c o m m u n i t y . t h a t o f f e r s f i n a n c i a l i n c e n t i v e s t o l a n d o w n e r s w h o E l g i n J r . F a r m e r s a r e v o l u n t e e r i n g a t : u n d e r t a k e e n v i r o n m e n t a l p r o j e c t s o n t h e i r l a n d - B B Q s a t T r i p l e C S a d d l e C l u b h o r s e s h o w s i n w i t h a d i r e c t b e n e f i t t o w a t e r q u a l i t y . S h e d d e n - J u n e 1 & 2 - v o l u n t e e r i n g a t t h e R e l a y f o r L i f e A n y l a n d o w n e r i n t h e K e t t l e C r e e k w a t e r s h e d c a n - J u n e - R o s y R h u b a r b a n d t h e S h e d d e n T r a c t o r a p p l y f o r u p t o 5 0 % o f t h e c o s t s a s s o c i a t e d w i t h p u l l - h e l p i n g a t f o o d b o o t h . p r o j e c t s s u c h a s e r o s i o n c o n t r o l , d e c o m m i s s i o n i n g - J u l y 1 4 , E F A W a s t e O i l R e c y c l i n g D a y o r u p g r a d i n g w e l l s / l i v e s t o c k a c c e s s r e s t r i c t i o n , F o r m o r e i n f o r m a t i o n c h e c k t h e w e b s i t e a t w e t l a n d a n d r i p a r i a n h a b i t a t r e s t o r a t i o n a n d c l e a n w a t e r d i v e r s i o n . w w w . j f a o . o n . c a o r e m a i l e l e i n i f @ i f a o . o n . c a E F A d i r e c t o r / S t e v e W a l s h / h a s b e e n a p p o i n t e d t o t h e p r o g r a m ' s r e v i e w c o m m i t t e e . " W e a r e E l g i n C o u n t y P l o w i n g M a t c h p l e a s e d t o h a v e t h e E F A s u p p o r t o u r e f f o r t s , " s a y s T h e a n n u a l E l g i n P l o w i n g M a t c h i s o n S a t u r d a y , B e t s y M c C l u r e / K C C A ' s S t e w a r d s h i p P r o g r a m C o o r - S e p t e m b e r s , o n B i l l R e y m e r ' s f a r m , 8 3 7 8 H a c i - d i n a t o r . " A n d l o o k f o r w a r d t o w o r k i n g w i t h f a r m - e n d a R d . a t T a l b o t L i n e , e a s t o f A y l m e r . e r s a n d o t h e r r u r a l l a n d o w n e r s t o i m p r o v e o u r w a - T h e M a t c h i n c l u d e s a r a n g e o f p l o u g h i n g c l a s s e s t e r s h e d / ' a n d t h e Q u e e n o f t h e F u r r o w c o m p e t i t i o n f o r T h e d e a d l i n e f o r a p p l i c a t i o n i s J u l y 3 1 , 2 0 1 2 . L a n d - w o m e n a g e d 1 6 - 2 4 . V i s i t o r s c a n p u r c h a s e o w n e r s a r e e n c o u r a g e d t o c o n t a c t B e t s y M c C l u r e b r e a k f a s t a n d l u n c h o n s i t e a n d e n j o y t h e M a c h i n - a t ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 1 2 7 0 e x t . 2 2 9 o r - e r y S h o w a n d e x h i b i t s . b e t s v @ k e t t l e c r e e k c o n s e r v a t i o n . o n . c a f o r m o r e A n A w a r d s b a n q u e t c o m p l e t e s t h e d a y , w h e r e t h e i n f o r m a t i o n . A p p l i c a t i o n s w i l l a l s o b e p o s t e d a t w i n n e r s o f t h e c l a s s e s a r e p r e s e n t e d t h e i r a w a r d s . w w w . k e t t l e c r e e k c o n s e r v a t i o n . o n . c a C o m e o u t a n d w a t c h t h e c o m p e t i t o r s p l o u g h a n d E l e c t i o n s f o r O F A Z o n e D i r e c t o r v i s i t t h e d i s p l a y s a n d t a l k t o t h e e x h i b i t o r s . Z o n e 4 i s m a d e u p o f E l g i n & O x f o r d C o u n t y / a n d F o r d e t a i l s o r t o a t t e n d a n E l g i n C o u n t y P l o w m e n ' s t h e z o n e d i r e c t o r i s c u r r e n t l y O F A P r e s i d e n t / M a r k m e e t i n g , c o n t a c t : W a l e s . Z o n e 4 i s s l a t e d f o r e l e c t i o n s t h i s y e a r , f o r P a u l F a u l d s ( P r e s i d e n t ) a 3 - y e a r t e r m . N o m i n a t i o n s f o r t h i s p r o v i n c i a l p o - 5 1 9 - 7 6 5 - 4 4 1 0 o r s i t i o n a r e o p e n f r o m J u n e 1 - J u n e 2 9 , 2 0 1 2 . D a v e C r y d e r m a n S e c r e t a r y - T r e a s u r e r ) 5 1 9 - 7 7 3 - 8 5 3 1 E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 6 9 o f 2 6 9 L o n d o n F a r m S h o w W i n n e r s W i l l i a m K i n g s l e y E r i c k s o n B u r s a r y f i ' r ^ c n / f c r s ^ u c . ' s t ^ s I H n g i n i h e L c - r s r Y ! . < > * ? j s C o n g r a t u l a t i o n s t o t h e w i n n e r s o f t h e g i f t v o u c h e r s l / - y / / e y ^ o ; i 5 0 t ' ' ^ ; . ' < ^ / - . . j - J \ ( , , i t y ( S o u i i r ^ ) l d , D u t * o n / f o r p r o d u c e f r o m E l g i n C o u n t y . T h e w i n n e r s a r e : D t i n v ^ i c h o r W e s t ^ H , i ) W a l t e r D e C r a e m e r - A y l m e r , J a n e t B e h e r r a l l - C a n d i d a t e s m u s t b e e n t e r i n g p o s t - s e c o n d a r y s t u d i e s S o u t h w o l d / a n d J a s o n M c Q u i g g a n - S t r a f f o r d v i l l e . i n e n v i r o n m e n t a l / c o n s e r v a t i o n s t u d i e s / a n d h a v e T h i s y e a r t h e v o u c h e r s w e r e f r o m d e m o n s t r a t e d i n v o l v e m e n t i n l o c a l c o n s e r v a t i o n i s - F o s t e r ' s M e a t s ( A y l m e r ) , s u e s . D e a d l i n e i s A u g u s t 3 1 , 2 0 1 2 . F o r d e t a i l s v i s i t : R u s h C r e e k W i n e s ( A y l m e r ) / w w w . l o w e r t h a m e s - c o n s e r v a t i o n . o n . c a / s t u d e n t _ b u r s a r y . T a l b o t v i l l e B e r r y F a r m / B r i - w o o d M a r k e t ( S t . T h o m a s ) / E F A W e b s i t e a n d g i f t b a s k e t s f r o m M a z a k W e ' v e u p d a t e d o u r w e b s i t e / s o n o w y o u c a n u s e A s p a r a g u s F a r m ( T a l b o t v i l l e ) . w w w . e l g i n f a r m e r s . c a t o l i n k d i r e c t l y t o o u r p a g e w i t h i n O F A ' s w e b s i t e f o r e v e n t s , n e w s a n d m o r e . , ' ' ; ; . ^ L r s . - h . * \ l - a : ! £ \ ! ^ t \ . ^ ~ l t . ^ ~ k i ^ J t f O F A i n f o r m a t i o n f t f ~ _ h E l g i n C o u n t y K e t t l e C r e e k A g r i c u l t u r a l J o i n O F A f o r u p d a t e s a n d J o i n i n t h e c o n v e r s a t i o n C o n s e r v a t i o n S c h o l a r s h i p F a c e b o o k . c o m / o n t a r i o f a r m s T h e s c h o l a r s h i p w a s c r e a t e d b y E l g i n C o u n t y J u n i o r T w i t t e r . c o m / o n t a r i o f a r m s F a r m e r s A l u m n i , E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e a n d C o n t a c t u s t o r e g i s t e r f o r O F A ' s w e e k l y e m a i l s . t h e K e t t l e C r e e k C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y / a n d i s a v a i l a b l e t o s t u d e n t s l i v i n g i n t h e K C C A w a t e r s h e d . S u r v e y f r o m E F A - h e l p u s b e y o u r v o i c e ! A p p l i c a t i o n s a r e a v a i l a b l e f r o m K C C A o r t h e E F A T h e E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e ( E F A ) w o u l d l i k e a n d m u s t b e i n b e f o r e J u l y 1 , 2 0 1 2 . t o h e a r f r o m y o u / o u r m e m b e r s ! F r o m J u n e 4 t h u n t i l w w w . k e t t l e c r e e k c o n s e r v a t i o n . o n . c a J u l y 3 1 s t / p l e a s e t a k e t h e t i m e t o a n s w e r 1 0 q u e s - t i o n s a t : w w w . s u r v e y m o n k e y . c o m / s / T Q X 5 7 B F o r L e i g h t o n & B e t t y B r o w n c a l l t h e E F A o f f i c e f o r a p a p e r c o p y . T i m N o r t o n ' s C o n s e r v a t i o n S c h o l a r s h i p c a r d s w i l l b e d r a w n a s p r i z e s f o r c o m p l e t e d s u r v e y s . S c h o l a r s h i p s a v a i l a b l e t o s t u d e n t s l i v i n g i n t h e F a r m E q u i p m e n t o n t h e H i g h w a y L o n g P o i n t W a t e r s h e d ( M a l a h i d e & B a y h a m ) I f y o u w o u l d l i k e t o c o n f i r m w h a t y o u r r i g h t s a n d r e - T h r e e $ 1 0 0 0 a w a r d s a r e a v a i l a b l e t o s t u d e n t s d e m - s p o n s i b i l i t i e s a r e w h e n i t c o m e s t o t r a v e l i n g w i t h o n s t r a t i n g p r e v i o u s i n v o l v e m e n t i n c o n s e r v a t i o n f a r m e q u i p m e n t / p l e a s e c o n t a c t J a n i n e L u n n f o r a a c t i v i t i e s , s t r o n g a c a d e m i c p e r f o r m a n c e a n d e n t e r - c o p y o f t h e G u i d e . i n g p o s t - s e c o n d a r y c o n s e r v a t i o n o r e n v i r o n m e n t a l s t u d i e s . D e a d l i n e i s F r i d a y J u n e 1 5 , 2 0 1 2 T S C D a y s - f o r O F A m e m b e r s o n l y ! F o r d e t a i l s a n d a p p l i c a t i o n p a c k a g e v i s i t : S u m m e r O F A D a y s c o m i n g s o o n t o T S C . W a t c h f o r t h e " c a t a b o o k " i n t h e J u n e e d i t i o n o f B e t t e r F a r m i n g w w w . l p r c a . o n . c a f o r t h e s a l e r u n n i n g f r o m J u n e 1 1 - 2 4 . E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 7 0 o f 2 6 9 P r o t e c t Y o u r S k i n f o r L i f e B e e f C o d e o f P r a c t i c e s e e k s i n p u t D e b b i e B u l l a s - R u b i n i / R N / B S c N B e e f c a t t l e o w n e r s a n d t h o s e w i t h a n i n t e r e s t i n a n i - m a l c a r e a n d w e l f a r e m a y p r o v i d e i n p u t t o t h e r e d e - P u b l i c H e a l t h N u r s e v e l o p m e n t o f C a n a d a ' s b e e f c a t t l e C o d e o f P r a c t i c e A l i f e t i m e s p e n t o u t d o o r s t a k e s a b i g t o l l o n a p e r - t h r o u g h a n o n l i n e s u r v e y . F o r d e t a i l s c h e c k : s o n ' s s k i n . Y o u r s k i n i s e s s e n t i a l a n d i f n e g l e c t e d w w w . n f a c c . c a / c o d e s - o f - p r a c t i c e / b e e f - c a t t l e a n d d a m a g e d / i t c o u l d c o s t y o u y o u r l i f e . O u t d o o r w o r k e r s a r e a t h i g h r i s k f o r d e v e l o p i n g s k i n c a n c e r L i v i n g w i t h W i l d l i f e ? s o i t i s c r i t i c a l t o c h e c k y o u r s k i n r e g u l a r l y a n d g e t A r e y o u c o n c e r n e d w i t h w i l d l i f e o n y o u r f a r m ? h e l p t o c h e c k t h e a r e a s y o u c a n ' t s e e y o u r s e l f . C h e c k t h e l i n k b e l o w f o r t h e " L i v i n g w i t h W i l d l i f e " I f a h a i r s t y l i s t o r a n y o t h e r c a r e p r o v i d e r r e c o m - s e c t i o n o f t h e M N R w e b s i t e . F r o m i t , y o u c a n l i n k t o m e n d s t h a t y o u h a v e a s p o t o r m o l e l o o k e d a t b y a a n u m b e r o f M N R - g e n e r a t e d f a c t s h e e t s o n d e a l i n g p h y s i c i a n , d o n ' t d e l a y . M a n y s k i n c a n c e r s h a v e w i t h a s p e c i f i c w i l d l i f e . b e e n d i a g n o s e d a f t e r s u c h a d v i c e . E a r l y s k i n c a n - w w w . m n r . g o v . o n . c a / e n / B u s i n e s s / c e r i s d e t e c t i o n c a n l e a d t o s u c c e s s f u l t r e a t m e n t . F W / 2 C o l u m n S u b P a g e / S T E L 0 2 _ 1 6 8 4 . h t m l C l o t h i n g i s t h e m o s t e f f e c t i v e p r o t e c t o r f r o m t h e s u n . D i d y o u k n o w t h a t d e n i m i s t h e k i n g o f a l l s u n G a t e s i g n s t o b e r e p l a c e d ? p r o t e c t i v e f a b r i c s ? S p e c i a l t y l i n e s o f s u n p r o t e c - T h e O F A h a s a s u m m e r s t u d e n t w o r k i n g o n u p d a t i n g t i v e c l o t h i n g a r e a v a i l a b l e o n l i n e a n d c a n b e g a t e s i g n s i n S W O n t a r i o t h i s s u m m e r . T o m a k e a r - c l a i m e d a s a t a x d e d u c t i o n . A n d k e e p y o u r s h i r t r a n g e m e n t s f o r a n e w s i g n / p l e a s e c o n t a c t f y o u r e - o n - m a n y s k i n c a n c e r s a r e f o u n d o n m e n ' s b a c k s . q u i r e a r e p l a c e m e n t , p l e a s e c o n t a c t J a n i n e L u n n t o C o n s i d e r s u n h a t s a s s a f e t y g e a r . A w i d e b r i m m e d h a t i s t h e m o s t p r o t e c t i v e a s i t s h a d e s t h e f a c e / M a i n t a i n i n g y o u r " f a r m " c l a s s i f i c a t i o n f o r e a r s a n d n e c k . I f y o u c h o o s e a b a l l c a p , c o n s i d e r M u n i c i p a l t a x e s a d d i n g a c l o t h t o p r o t e c t y o u r n e c k a n d e a r s . I f y o u a r e t r a n s f e r r i n g t h e f a m i l y f a r m / b u y i n g o r F o r e x p o s e d s k i n / c h o o s e s u n s c r e e n w i t h a S u n s e l l i n g / d o n ' t l o s e y o u r f a r m p r o p e r t y t a x c l a s s r a t e P r o t e c t i o n F a c t o r ( S P F ) o f 3 0 , o r h i g h e r i f y o u r s k i n i n t h e p r o c e s s . T o r e g i s t e r f o r y o u r F a r m B u s i n e s s b u r n s e a s i l y o r i f y o u h a v e l i g h t c o l o u r e d e y e s / p a l e R e g i s t r a t i o n c o n t a c t A G R I C O R P a t : s k i n , f a i r o r r e d h a i r . I f y o u d o n ' t t e n d t o r e a p p l y b e c a u s e y o u r s k i n h a s g o t t e n g r i m y / t r y a s p r a y , 1 - 8 6 6 - 3 2 7 - 3 6 7 8 o r v i s i t : w w w . f a r m b u s r e g . c o m b u t y o u s t i l l n e e d t o u s e h a n d s t o r e a p p l y t o y o u r A l w a y s n o t i f y t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , f a c e . S u n s c r e e n s t i c k s c a n a l s o p r o v i d e e x t r a p r o - F o o d a n d R u r a l A f f a i r s ( O M A F R A ) w h e n t e c t i o n t o e a s i l y b u r n e d s p o t s l i k e n o s e s a n d r i m s p u r c h a s i n g a f a r m p r o p e r t y t o e n s u r e t h e p r o p e r o f e a r s . D o n ' t f o r g e t t o p r o t e c t y o u r l i p s w i t h a l i p t a x c l a s s . C a l l b a l m t h a t h a s S P F 3 0 + . L i p c a n c e r r a t e s a r e u p t o 4 1 - 8 0 0 - 4 6 9 - 2 2 8 5 o r v i s i t : t i m e s h i g h e r i n r u r a l m e n t h a n u r b a n m e n . w w w . o m a f r a . g o v . o n . c a / e n g l i s h / p o l i c y / Y o u r w o r k w i l l k e e p y o u o u t i n t h e s u n . P r o t e c t y o u r s k i n s o t h e s u n d o e s n ' t c u t s h o r t y o u r l i f e . E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 7 1 o f 2 6 9 s < 1 m G r o w i n g F o r w a r d 2 f s ^ f ^ » 1 T . * . t - ^ N d i . f r L < f T h e c u r r e n t s u i t e o f f a r m s u p p o r t p r o g r a m s k n o w n O n t a r i o S o c i e t y f o r t h e P r e v e n t i o n o f C r u - a s G r o w i n g F o r w a r d 1 w i l l e n d o n M a r c h 3 1 2 0 1 3 e l t y t o A n i m a l s ( O S P C A ) a n d b e r e p l a c e d b y G r o w i n g F o r w a r d 2 . T h i s w i l l O F A h a s c o n v e n e d l i v e s t o c k a n d p o u l t r y o r g a n i z a - i n c l u d e A g r i S a t b i l i t y / C r o p I n s u r a n c e / A g r i l n v e s t a s t i o n s t o r e v i e w p o t e n t i a l c h a n g e s t o t h e O S P C A w e l l a s t h e E n v i r o n m e n t a l F a r m P l a n / F o o d S a f e t y A c t t o a d d r e s s i n d u s t r y c o n c e r n s . P r o g r a m s / e t c . T h e r e h a v e b e e n i n d u s t r y c o n s u l t a - A d r a f t l e g i s l a t i v e m o d e l i s b e i n g c i r c u l a t e d t o t i o n s o v e r t h e l a s t 2 y e a r s b u t w e s t i l l d o n o t k n o w c o m m o d i t y o r g a n i z a t i o n s a n d F a r m a n d F o o d C a r e f o r c e r t a i n w h a t t h e f i n a l p r o g r a m s w i l l l o o k l i k e o r O n t a r i o f o r r e v i e w . O n a p p r o v a l / a p r o c e s s t o s e - h o w w e l l t h e y w i l l b e f u n d e d . T h e O F A w i l l c o n t i n u e c u r e l e g i s l a t i v e c h a n g e s w i l l b e d e v e l o p e d . t o l o b b y G o v e r n m e n t s t o i m p r o v e p r o g r a m s n o t g u t t h e m i n t h e n a m e o f s h o r t - t e r m s a v i n g s . Q u e e n s P a r k L o b b y D a y N e w a n d Y o u n g W o r k e r s - T h i s A p r i l / O F A b o a r d m e m b e r s h a d a s u c c e s s f u l M i n i s t r y o f L a b o u r ( M O L ) " B l i t z " l o b b y d a y a t Q u e e n ' s P a r k w i t h o v e r 2 5 m e e t i n g s T h e M O L w i l l b e c o n d u c t i n g a N e w a n d Y o u n g a n d a r e c e p t i o n . W o r k e r b l i t z a t O n t a r i o w o r k p l a c e s f r o m M a y T h e f o c u s w a s o n O S P C A / E n d a n g e r e d S p e c i e s a n d t h r o u g h t o A u g u s t . F a r m o p e r a t i o n s a r e p o t e n t i a l S l o t s a t R a c e t r a c k s / e c o n o m i c b e n e f i t s o f a g r i c u l - t a r g e t s u n d e r t h i s p r o g r a m / a n d f a r m l a b o u r a n d t u r e , w o r k i n g g r o u p o n f a r m p r o p e r t y t a x a t i o n s a f e t y h a s r e c e i v e d a l o t o f a t t e n t i o n l a t e l y . r e g u l a t o r y m o d e r n i z a t i o n a n d t h e p r o p o s e d L o c a l T h e s e b l i t z e s a r e m e a n t m o r e t o h e l p b r i n g e m p l o y - F o o d A c t . e r s i n t o r e g u l a t o r y c o m p l i a n c e t h a n t o l e v y f i n e s O u t c o m e s i n c l u d e a r e q u e s t t o s u b m i t p o s i t i o n i n a n d t i c k e t s . T h e M O L d o e s t a k e a h a r d e r l i n e w h e n t h e i n t e r n a l g o v e r n m e n t r e v i e w o f t h e O n t a r i o i t c o m e s t o n e w a n d y o u n g w o r k e r s / e s p e c i a l l y i n M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d a n d a c o m m i t m e n t t o t h e a r e o f t r a i n i n g a n d s u p e r v i s i o n . A n y o n e b e i n g f o r m t h e p r o p e r t y t a x w o r k i n g g r o u p . M P P s a r e p a i d w i t h m o n e y t o w o r k o n t h e f a r m i s a n e m - a l s o f o l l o w i n g u p o n a n o f f e r f o r s w e e t c o r n f o r p l o y e e a n d r e q u i r e s a l l t h e s a m e p r o t e c t i o n s ( W S I B l o c a l B B Q 5 , a n d f a r m t o u r o p p o r t u n i t i e s . a n d O H S A ) a s a f u l l o r p a r t - t i m e e m p l o y e e . O t h e r A c t i v i t i e s : G r e a t L a k e s A c t O F A i s w r i t i n g t o t h e M i n i s t e r o f E n e r g y t o p r o t e s t M a r k W a l e s r e c e n t l y m e t w i t h t h e M i n i s t e r s o f E n v i - t h e O n t a r i o P o w e r A u t h o r i t y ' s ( O P A ) p r o p o s a l t o r o n m e n t a n d A g r i c u l t u r e a n d F o o d a n d R u r a l A f f a i r s d r o p t h e r e q u i r e m e n t f o r d e t a i l e d s o i l s u r v e y s f o r a n d w e r e i n f o r m e d a b o u t t h e u p c o m i n g G r e a t L a k e s a p p r o v a l o f g r o u n d m o u n t e d s o l a r F I T p r o j e c t s . A c t . T h i s p r o p o s e d A c t w i l l p u t p o l i c i e s i n p l a c e f o r A c r o p d a m a g e r e p o r t i n g t e m p l a t e ( d e v e l o p e d i n a n a m b i t i o u s g o a l t o h e l p c l e a n u p t h e L a k e s . A t h e N o r t h ) w i l l b e c i r c u l a t e d a c r o s s t h e p r o v i n c e t o n u m b e r o f c o n c e r n s w e r e r a i s e d d u r i n g t h e m e e t - u r g e m e m b e r s t o d o c u m e n t ( w i t h p i c t u r e s ) a l l i n g . T h e f i r s t w a s t h a t f a r m e r s w i l l n e e d a c c e s s t o c r o p d a m a g e d u e t o w i l d l i f e . e n o u g h c l e a n w a t e r t o r a i s e l i v e s t o c k a n d g r o w c r o p s w i t h f a c i n g u n n e c e s s a r y c o s t o r r e g u l a t i o n . O F A i s w o r k i n g w i t h C a n a d i a n F e d e r a t i o n o f A g r i - T h e s e c o n d w a s t h a t f a r m t i l e d r a i n a g e i s a n c u l t u r e ( C F A ) t o m o v e f o r w a r d w i t h t h e N a t i o n a l a b s o l u t e n e c e s s i t y . F o o d S t r a t e g y ( N F S ) . E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e N e w s l e t t e r J u n e e d i t i o n . P a g e 7 2 o f 2 6 9 ^ L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y C O G B O A R D O F D I R E C T O R S - M I N U T E S M a y 2 , 2 0 1 2 ( a s a p p r o v e d a t t h e B o a r d o f D i r e c t o r s m e e t i n g h e l d J u n e 6 , 2 0 1 2 ) M e m b e r s i n a t t e n d a n c e : L . B a r t l e t t , D . B e r e s , B . C h a n y i , M . C o l u m b u s , R . G e y s e n s , E . K e t c h a b a w a n d R . S a c k r i d e r S t a f f i n a t t e n d a n c e : C . E v a n i t s k i , D . H o l m e s , J . M a x w e l l , J . R o b e r t s o n , H . S u r e t t e a n d D . M c L a c h l a n R e g r e t s : R . C h a m b e r s a n d D . T r a v a l e A b s e n t : C . G r i c e T h e L P R C A C h a i r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 3 0 p m W e d n e s d a y , M a y 2 , 2 0 1 2 i n t h e T i l l s o n b u r g A d m i n i s t r a t i o n O f f i c e B o a r d r o o m . A D D I T I O N A L A G E N D A I T E M S N o n e D I S C L O S U R E S O F I N T E R E S T B . C h a n y i d e c l a r e d a c o n f l i c t r e l a t i n g t o I t e m 9 ( b ) N e w A p p l i c a t i o n r e : N C - 2 3 / 1 2 a n d r e m o v e d h e r s e l f f r o m t h e t a b l e d u r i n g d i s c u s s i o n . D E P U T A T I O N S N o n e M I N U T E S O F P R E V I O U S _ M E E T I N G S M O T I O N A - 6 1 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : L B a r t l e t t t h T H A T t h e m i n u t e s o f t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e g u l a r m e e t i n g h e l d A p r i l 4 m , 2 0 1 2 t h a n d t h e M i d - m o n t h D e v e l o p m e n t A p p H c a t i o n s e m a i l e d A p r i l 1 3 T n , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s c i r c u l a t e d . C A R R I E D B U S I N E S S A R I S I N G N o n e F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e - 1 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 3 o f 2 6 9 R E V I E W O F C O M M I T T E E M I N U T E S M O T I O N A - 6 2 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e m i n u t e s f r o m t h e L e e B r o w n M a r s h M a n a g e m e n t C o m m i t t e e m e e t i n g o f D e c e m b e r 1 6 t h , 2 0 1 1 b e r e c e i v e d a s i n f o r m a t i o n . C O R R E S P O N D E N C E M O T I O N A - 6 3 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t c o r r e s p o n d e n c e o u t l i n e d i n t h e B o a r d o f D i r e c t o r s ' A g e n d a o f M a y 2 n d , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d a s i n f o r m a t i o n . D E V E L O P M E N T A P P L I C A T I O N S T h e P l a n n i n g D e p a r t m e n t r e q u e s t e d a p p r o v a l f o r a t o t a l o f s e v e n a p p l i c a t i o n s s t r i k i n g N C - 2 5 / 1 2 f r o m t h e r e p o r t a s f u r t h e r i n f o r m a t i o n i s r e q u i r e d . M O T I O N A - 6 4 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e L P R C A a p p r o v e s t h e f o l l o w i n g D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s c o n t a i n e d w i t h i n t h e b a c k g r o u n d s e c t i o n o f t h i s r e p o r t : A . F o r W o r k u n d e r S e c t i o n 2 8 R e g u l a t i o n s , D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s & A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n s ( R . R . O . 1 9 9 0 R e g . 1 7 8 / 0 6 ) , N C - 2 1 / 1 2 N C - 2 3 / 1 2 N C - 2 6 / 1 2 H C - 2 8 / 1 2 N C - 2 2 / 1 2 - 1 N C - 2 4 / 1 2 - 1 H C - 2 6 / 1 2 B . T h a t t h e d e s i g n a t e d o f f i c e r s o f L P R C A b e a u t h o r i z e d t o c o m p l e t e t h e a p p r o v a l p r o c e s s f o r t h e s e D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s , a s f a r a s i t r e l a t e s t o L P R C A ' s m a n d a t e a n d r e l a t e d R e g u l a t i o n s . C A R R I E D M O T I O N A - 6 5 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e L P R C A a p p r o v e s t h e f o l l o w i n g D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s c o n t a i n e d w i t h i n t h e b a c k g r o u n d s e c t i o n o f t h i s r e p o r t : F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t e h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e - 2 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 4 o f 2 6 9 A . F o r W o r k u n d e r S e c t i o n 2 8 R e g u l a t i o n s , D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s & A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n s ( R . R . 0 . 1 9 9 0 R e g . 1 7 8 / 0 6 ) , N C - 2 3 / 1 2 B . T h a t t h e d e s i g n a t e d o f f i c e r s o f L P R C A b e a u t h o r i z e d t o c o m p l e t e t h e a p p r o v a l p r o c e s s f o r t h e s e D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s , a s f a r a s i t r e l a t e s t o L P R C A ' s m a n d a t e a n d r e l a t e d R e g u l a t i o n s . C A R R I E D N E W B U S I N E S S a ) C A L E N D A R R E V I E W T h i s F r i d a y , t h e C h a i r , V i c e - C h a i r a n d t h e M a y o r o f B a y h a m w i l l m e e t f o r a p h o t o o p p o r t u n i t y t o p r o m o t e t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m / A L U S E x p a n s i o n P r o j e c t . B a c k u s H e r i t a g e , H a l d i m a n d , N o r f o l k a n d W a t e r f o r d N o r t h C o n s e r v a t i o n A r e a s o p e n e d s t t h M a y 1 \ D e e r C r e e k C o n s e r v a t i o n A r e a w i l l o p e n M a y 1 6 I n . T h e r e w i l l b e a p a r k s t o u r t h M a y 1 1 f o r t h e S t r a t e g i c P l a n n i n g C o m m i t t e e t o v i s i t D e e r C r e e k , B a c k u s a n d N o r f o l k . T h e B o a r d M e m b e r s w e r e p r o v i d e d w i t h a c o p y o f t h e L e i g h t o n a n d B e t t y B r o w n S c h o l a r s h i p p o s t e r . A l l w e r e a s k e d t o e n c o u r a g e s t u d e n t s t o a p p l y . M O T I O N A - 6 6 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e M a y C a l e n d a r R e v i e w R e p o r t a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D b ) G E N E R A L M A N A G E R ' S R E P O R T N o d i s c u s s i o n . M O T I O N A - 6 7 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : B . C h a n y i T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e G e n e r a l M a n a g e r ' s R e p o r t f o r A p r i l 2 0 1 2 a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D S T c ) 1 a l Q U A R T E R B U D G E T P E R F O R M A N C E S t a f f e x p l a i n e d t h e v a r i o u s r e p o r t s a n d r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s f r o m t h e B o a r d . N o c h a n g e s i n p r o j e c t i o n s a r e a n t i c i p a t e d a t t h i s t i m e . F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e ! C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 3 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 5 o f 2 6 9 M O T I O N A - 6 8 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T h a t L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e 2 0 1 2 B u d g e t P e r f o r m a n c e R e p o r t - 1 s t Q u a r t e r f o r i n f o r m a t i o n . C A R R I E D d ) Y E A R S O F S E R V I C E R E C O G N I T I O N A s p e r t h e r e p o r t , t h e r e a r e s e v e n s t a f f m e m b e r s a n d o n e b o a r d m e m b e r w h o w i l l s t a c h i e v e m i l e s t o n e y e a r s o f s e r v i c e a s o f J u n e 1 s \ T h e s e i n d i v i d u a l s w i l l b e r e c o g n i z e d t h d u r i n g t h e J u n e 6 B o a r d m e e t i n g . M O T I O N A - 6 9 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : B . C h a n y i T h a t L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e S e r v i c e R e c o g n i t i o n r e p o r t a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D e ) B H C A G A T E H O U S E S t a f f h a s b e e n w o r k i n g t o m o v e t h e g a t e h o u s e s i n c e J u n e 2 0 1 1 a n d h a s b e e n c o r r e s p o n d i n g w i t h N o r f o l k C o u n t y s t a f f r e g a r d i n g t h e r o a d a l l o w a n c e l e a d i n g i n t o B a c k u s . T h e p r o p o s e d t a r g e t d a t e f o r p r o j e c t c o m p l e t i o n i s t h i s f a l l , a f t e r t h e W a r o f 1 8 1 2 b i c e n t e n n i a l e v e n t - p e n d i n g c l o s u r e o f t h e r o a d a l l o w a n c e . M O T I O N A - 7 0 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : D . B e r e s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e B a c k u s H e r i t a g e C A G a t e h o u s e r e p o r t d a t e d A p r i l 2 5 , 2 0 1 2 a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D f ) B I E N N I A L T O U R E v e r y o t h e r y e a r , t w o t o t h r e e C A s h o s t a t o u r f o r B o a r d a n d s t a f f m e m b e r s . T h e 2 0 1 2 b i e n n i a l t o u r i s b e i n g h o s t e d b y G r e y S a u b l e a n d S a u g e e n V a l l e y C o n s e r v a t i o n A t h o r i t i e s . L P R C A t y p i c a l l y s e n d s t h e C h a i r a n d t h e G M t o a t t e n d a s i t p r o v i d e s a g o o d n e t w o r k i n g o p p o r t u n i t y . M O T I O N A - 7 1 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e L P R C A a u t h o r i z e s t h e C h a i r a n d G e n e r a l M a n a g e r t o a t t e n d t h e 2 0 1 2 C o n s e r v a t i o n O n t a r i o B i e n n i a l T o u r t o b e h e l d S e p t e m b e r 1 6 t h t h r o u g h 1 9 ^ h , 2 0 1 2 . F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t o h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 4 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 6 o f 2 6 9 C A R R I E D M O T I O N A - 7 2 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " s e s s i o n t o d i s c u s s : c t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y ; 3 p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l , i n c l u d i n g C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y e m p l o y e e s . C A R R I E D M O T I O N A - 7 3 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e L P F t C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w a d j o u r n f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n . C A R R I E D M O T I O N A - 7 4 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : L . B a r t l e t t T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s d i r e c t s s t a f f t o i s s u e a n R F P r e g a r d i n g t h e s a l e o f t h e H a y C r e e k b u i l d i n g . C A R R I E D M O T I O N A - 7 5 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T H A T t h e L P F f C A B o a r d o f D i r e c t o r s e n d o r s e s t h e C o n s e r v a t i o n A r e a P r o h i b i t e d N o t i c e t e m p l a t e a s a m e n d e d i n t h e r e p o r t d a t e d A p r i l 2 6 , 2 0 1 2 . C A R R I E D M O T I O N A - 7 6 m o v e d : D . B e r e s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a p p r o v e s o p t i o n # 2 i n r e g a r d s t o t h e P a y G r i d / J o b E v a l u a t i o n . C A R R I E D T h e C h a i r m a n a d j o u r n e d t h e m e e t i n g a t 7 : 5 0 p m . R o g e r G e y s e n s D a n a M c L a c h l a n C h a i r m a n A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 5 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 7 o f 2 6 9 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f B o a r d m e e t i n g h e l d M a y 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 8 o f 2 6 9 j > M r s . L y n d a M i l l a r d M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r m ^ P . O . B o x 1 6 0 ^ ' 3 S t r a f f o r d v i l l e , O n . G i l l i a n D a v e y P . O . B o x 3 3 1 P o r t B u r w e l l , O n N O J 1 T O J u n e 0 5 , 2 0 1 2 D e a r L y n d a / P l e a s e b e a d v i s e d t h a t D a v e / s L o c k e r P r o d u c t i o n , P i r a t e s o f t h e B u r w e l l C o a s t , o n e a s t b e a c h f o r J u l y 0 1 , 2 0 1 2 C a n a d a D a y h a s b e e n c a n c e l l e d d u e t o l a c k o f i n t e r e s t . T h a n k y o u f o r a l l y o u r h e l p p e r h a p s a t s o m e f u t u r e t i m e m a y t r y t o p u t t h i s t o g e t h e r a n d f i n d a g r e a t e r r e s p o n s e & Y o u r s s i n c e r e l y G i l l i a n D a v e y C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 5 , 2 0 1 2 f r o m G i l l i a n D a v e y a d v i s i n g t h a t t h e P i r a t e s o f t h e B u r w e l l C o a s t p r o d u c t i o n o n t h e e a s t b e a c h J u l y 1 s t h a s b e e n c a n c e l l e d . P a g e 7 9 o f 2 6 9 Page 80 of 269 ^ c ^ B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O n t . M a y 8 , 2 0 1 2 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , R o n B r a d f i e l d , B r e n d a M a r t i n . R o n F l i c k , R a y T a l b o t , M a r k T a y l o r , K y l e K r u g e r R e g r e t s : T o m S o u t h w i c k , E d B r a d f i e l d , C r a i g G r e g s o n , B a r r y W a d e , G l e n U n d e r w o o d G u e s t s : R h o n d a C a r d - S u p e r v i s o r o f P t . B u r w e l l P r o v i n c i a l P a r k , l a n R a v e n - C u r a t o r o f E l g i n M i l i t a r y M u s e u m , M a y o r P a u l E n s ( 7 : 1 0 p m ) C a U t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . D E L E G A T I O N : R h o n d a C a r d : S u p e r v i s o r o f P o r t B u r w e U P r o v i n c i a l P a r k . R h o n d a h a s 1 5 y e a r s o f e x p e r i e n c e w i t h O n t a r i o ' s P r o v i n c i a l p a r k s . S h e c u r r e n t l y m a n a g e s P o r t B r a c e , P o r t B u r w e l l , K o m o k a , T r i l l i u m W o o d s a n d t h e J o h n P i e r c e N a t u r e R e s e r v e . I n 1 9 7 1 o u r P r o v . P a r k ' s n a m e w a s c h a n g e d f r o m L - o q u o i s B e a c h P r o v i n c i a l P a r k t o P o r t B u r w e l l P r o v i n c i a l P a r k . O f t h e 2 7 e m p l o y e e s , R h o n d a i s t h e o n l y o n e w h o i s f u l l t i m e . N e w w a s h r o o m s & s h o w e r s a r e p l a n n e d f o r t h i s y e a r . R h o n d a e x p l a i n e d s o m e o f t h e m a n y s e r v i c e s o f f e r e d ( a m p h i t h e a t r e , c h i l d r e n ' s p r o g r a m s , e t c ) T h e " o f f l e a s h " d o g b e a c h i s v e r y p o p u l a r . S h e w a s p r o u d t o r e p o r t t h a t P B P P i s i n t h e t o p 2 0 " m o s t p o p u l a r p a r k s " i n O n t a r i o . T h e y a v e r a g e b e t w e e n 3 6 , 0 0 0 - 4 2 , 0 0 0 d a y - v i s i t o r s / y e a r . H e r c h a l l e n g e s c o n t i n u e t o b e u n a u t h o r i z e d a c c e s s t o t h e p a r k b y p e o p l e , d i r t b i k e s a n d A T V ' s , a s w e l l a s s o m e i n v a s i v e s p e c i e s o f p l a n t s . T h e y e n j o y p a r t n e r i n g w i t h t h e O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s ( b i r d w a t c h i n g ) a n d a r e w i l l i n g t o e x p l o r e f u r t h e r o p p o r t u n i t i e s t o p a r t n e r w i t h l o c a l b u s i n e s s e s a n d g r o u p s . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h a t t h e m i n u t e s o f t h e A p r i l 1 0 , 2 0 1 2 m e e t i n g b e a c c e p t e d a s p r e s e n t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . S u b C o m m i t t e e R e p o r t s : E a s t P i e r D e v e l o p m e n t : B e n c h e s : R . F l i c k r e p o r t e d t h a t $ 2 3 8 . 0 0 i s t h e q u o t e f o r p o w d e r - c o a t e d s t e e l f r a m e s s i m i l a r t o t h e o n e s a t t h e P B P P . T h e l u m b e r o r c o m p o s i t e w o u l d b e e x t r a . F u n d i n g f o r t h e b e n c h e s w i l l b e c o v e r e d b y d o n a t i o n s . K K r u g e r c o n f i r m e d t h a t a m u n i c i p a l M a s t e r P l a n i s p l a n n e d f o r l a t e r i n t h e y e a r , a f t e r H M C S O j i b w a h a s b e e n m o u n t e d . T h i s i s t o i n c l u d e t r a f f i c r e q u i r e m e n t s , h y d r o o n t h e p i e r , a n d o t h e r i n f r a s t r u c t u r e n e e d s . P u b l i c c o n s u l t a t i o n w i l l t a k e a f e w m o n t h s t o c o m p l e t e . M e m b e r s s t r e s s e d t h e n e e d f o r f i r m p r i c e s s o B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a y 8 , 2 0 1 2 . P a g e 8 1 o f 2 6 9 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M a y 8 , 2 0 1 2 P a g e 2 d o n a t i o n s c a n b e s o u g h t o u t . R . T a l b o t & R . F l i c k w i l l b r i n g s o l i d q u o t e s f o r t h e n e x t m e e t i n g a s w e l l a s a r e p o r t o n t h e c o n d i t i o n o f t h e o r i g i n a l b e n c h e s , a n d s u g g e s t i o n o n w h e t h e r t h e y c a n b e r e u s e d . L i g h t i n g : O u r p i e r h a s s p a c e e n o u g h f o r 9 l i g h t s t a n d a r d s . D e p u t y M a y o r M . T a y l o r a d v i s e s t h a t w e n e e d a n e s t i m a t e o f t h e m a x i m u m l o a d n e e d e d f o r t h e l i g h t s p l u s f u t u r e b o a t e r s ' u s e . D e p u t y M a y o r T a y l o r r e c o m m e n d s " s t a n d a l o n e " s o l a r u n i t s w i t h s u p e r i o r b a t t e r i e s . H e w i l l t r y t o g e t i n f o o n s o l a r p o s s i b i l i t i e s . B . W a d e ' s c o n t r a c t o r a d v i s e s t h a t i t w i l l t a k e $ 3 0 , 0 0 0 - 3 5 , 0 0 0 t o p r o v i d e 2 0 , 3 0 - a m p s e r v i c e s p l u s 9 l i g h t s t a n d a r d s . A n e s t i m a t e f r o m O n t a r i o H y d r o i s s t i l l r e q u i r e d f i r s t ( a t a c o s t o f $ 7 5 p e r e s t i m a t e ) . 4 . D r e d g i n g : I n t h e s p i r i t o f a c c o u n t a b i l i t y , B . M a r t i n , s h a r e d t h e " p r e - d r e d g e / p o s t - d r e d g e " d e p t h s a s r e p o r t e d b y D o u g L e s t e r i n p r e v i o u s y e a r s . T h e a d d i t i o n a l p r o p - w a s h i n g r e q u e s t e d a t o u r l a s t m e e t i n g , w a s a l l o w e d b y b o t h M N R a n d B a y h a m C o u n c i l a n d t h e s e c o n d s a n d b a r h a s b e e n e l i m i n a t e d . M i k e S c r u t o n w i l l r e p o r t d i r e c t l y t o M N R o n h i s a d d i t i o n a l w o r k . A t R . F l i c k ' s r e q u e s t , K . K r u g e r e x p l a i n e d h o w B a y h a m g o t i n v o l v e d w i t h t h e a n n u a l p r o p w a s h i n g a n d h o w i t h a s b e e n f u n d e d . I t w a s a l s o e x p l a i n e d h o w t h e a m o u n t o f w o r k i s c a l c u l a t e d . ( W e d e t e r m i n e t h e t o t a l d o l l a r v a l u e t o b e s p e n t , a n d M . S c r u t o n d o e s a s m u c h a s p o s s i b l e @ $ 2 0 0 / h o u r . ) 5 . O t h e r B u s i n e s s : a ) O t t e r V a l l e y N a t u r a l i s t s : I t w a s r e p o r t e d t h a t t h i s g r o u p h a s d o n e a m a r v e l o u s j o b r e s t o r i n g t h e s t o r m w a t e r d r a i n a g e a r e a o n t h e e a s t b e a c h u s i n g r i v e r r o c k t o f o r m a p o n d . T h e y p l a n t o a d d a b r i d g e a t s o m e p o i n t . I t w a s n o t e d t h a t B a y h a m P W a s s i s t e d a n d L P R C A d o n a t e d s o m e t r e e s . b ) P r o j e c t O j i b w a : E v e n t h o u g h E M M i s s t i l l w a i t i n g o n D N D t o o f f i c i a l l y r e l e a s e t h e s u b , t e n d e r s h a v e b e e n s e c u r e d f o r b o t h t h e f o u n d a t i o n & p i l i n g s . T h e b a r g e i s b e i n g p r e p a r e d t o d e p a r t f r o m H a m i l t o n o n M a y 1 5 . 6 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d M . T a y l o r a n d s e c o n d e d b y B . M a r t e n t h a t w e a d j o u r n a t 8 : 4 2 u m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y J u n e 1 2 , 2 0 1 2 a t 7 : 0 0 u r n a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a y 8 , 2 0 1 2 . P a g e 8 2 o f 2 6 9 J u n e 1 8 , 2 0 1 2 W a r d e n W a l t e r s 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t T h o m a s , O N N 5 R 5 V 1 D e a r W a r d e n W a l t e r s : R E : R e p o r t o n A c t i v i t i e s f r o m S C O R E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n O n b e h a l f o f t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e S C O R E D C , I a m p l e a s e d t o p r o v i d e y o u w i t h a n u p d a t e o n o u r m o s t r e c e n t a c t i v i t i e s a n d s u c c e s s e s , a n d a s k t h a t y o u d i s t r i b u t e t h i s d o c u m e n t t o a l l e l e c t - e d o f f i c i a l s a n d C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r s . S C O R i s c u r r e n t l y w o r k i n g o n a n u m b e r o f p r o j e c t s . 1 . W e h a v e r e c e i v e d t e n t a t i v e f u n d i n g t o u p d a t e o u r S C O R ' s s t r a t e g i c p l a n a n d i n t e g r a t e o u r p l a n s w i t h t h o s e o f o u r c o u n t y p a r t n e r s a n d o t h e r r e g i o n a l o r g a n i z a t i o n s . T h e u p d a t e d s t r a t e g y w i l l h e l p s t e e r S C O R a n d o u r p a r t n e r s t o b u i l d o n o u r a r e a s o f c o m p e t i t i v e a d - v a n t a g e a n d t o h e l p i d e n t i f y n e w p a r t n e r s h i p o p p o r t u n i t i e s . T h i s p r o j e c t w i l l b e g i n i m m e d i - a t e l y a n d c o n t i n u e o n t h r o u g h t o M a r c h 2 0 1 3 . 2 . A s a f o l l o w u p t o t h e " A c c e s s i n g t h e M a r k e t p l a c e R e p o r t " , w e h a v e p a r t n e r e d w i t h E r i e I n - n o v a t i o n a n d C o m m e r c i a l i z a t i o n ( E I C ) , o n t h e o p p o r t u n i t i e s f o r r e g i o n a l p r o d u c e r s t o a c - c e s s t h e b r o a d e r p u b l i c s e c t o r m a r k e t p l a c e . A p h a s e t w o r e p o r t w a s c r e a t e d " A c c e s s i n g t h e B r o a d e r P u b l i c S e c t o r M a r k e t p l a c e : L o c a l F o o d H u b B u s i n e s s P l a n a n d I m p l e m e n t a t i o n S t r a t e g y " o u t l i n i n g t h e m a r k e t s i z e , o p p o r t u n i t i e s , b a r r i e r s t o m a r k e t a n d o p t i o n s f o r a b u s i - n e s s c a s e i n v o l v i n g r e g i o n a l f o o d s y s t e m s i n S C O R . 3 . A s a n e x t s t e p t o t h e " A c c e s s i n g t h e B r o a d e r P u b l i c S e c t o r M a r k e t p l a c e : L o c a l F o o d H u b B u s i n e s s P l a n a n d I m p l e m e n t a t i o n S t r a t e g y " S C O R E D C , i s p a r t n e r i n g w i t h t h e G r e e n b e l t F o u n d a t i o n a n d E I C t o d e v e l o p a p i l o t p r o j e c t t h a t w i l l b u i l d o n o u r p r e v i o u s w o r k . T h e p i l o t w o u l d c r e a t e t w o o r t h r e e d i s t r i b u t i o n c e n t r e s t h r o u g h o u t S C O R t h a t a r e a b l e t o a g g r e g a t e g o o d s f r o m s m a l l e r p r o d u c e r s . T h e h u b s o r a g g r e g a t i o n s i t e s a r e t h e n a b l e t o d e a l w i t h d i s - t r i b u t o r s s u c h a s G o r d o n F o o d s o r S y s c o t o s h i p t h e s e g o o d s t o P u b l i c S e c t o r i n s t i t u t i o n s w h o a r e i n t e r e s t e d i n o r i n s o m e c a s e s h a v e a l r e a d y i n s t i t u t e d a l o c a l p u r c h a s i n g p o l i c y f o r f o o d s . W e c u r r e n t l y h a v e a r r a n g e d s i t e v i s i t s a n d a r e n o w i n t h e p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g t h e b e s t f i t f o r l o c a l h u b l o c a t i o n s . 4 . S C O R E D C B o a r d a n d s t a f f m e t w i t h t h e a r e a M P P ' s t o d i s c u s s p r o v i n c i a l i s s u e s i n c l u d i n g t h e n e e d f o r f u r t h e r a s s i s t a n c e i n s u p p o r t i n g t h e e c o n o m i c r e c o v e r y i n t h e r e g i o n ; s e e d f u n d i n g f o r r e g i o n a l i n f r a s t r u c t u r e p l a n n i n g ; a s s i s t a n c e i n a t t r a c t i n g n e w c o m e r s t o t h e r e - S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n ( S C O R ) E l m S t r e e t , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G O C 4 , P : 5 1 9 - 8 4 2 - 6 3 3 3 F : 5 1 9 - 8 4 2 - 7 1 2 3 E : g m @ s c o r r e g i o n . c o m C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 1 8 , 2 0 1 2 f r o m S C O R E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n r e g a r d i n g R e p o r t o n A c t i v i t i e s . P a g e 8 3 o f 2 6 9 g i o n a n d s u s t a i n i n g i n v e s t m e n t i n r e g i o n a l l y b a s e d r e s e a r c h s t a t i o n s t o f o c u s o n c o m m e r - c i a l i z a t i o n o f n e w p r o d u c t s a n d p r o c e s s e s t o s u s t a i n g r o w t h i n t h e r e g i o n ' s e c o n o m y . 5 . S C O R E D C w o r k e d w i t h E r i e I n n o v a t i o n a n d C o m m e r c i a l i z a t i o n t o c r e a t e a t e a m t o d e v e l - o p o p t i o n s f o r t h e D e l h i R e s e a r c h S t a t i o n n o w t h a t A g r i c u l t u r e a n d A g r i - F o o d C a n a d a h a s a n n o u n c e d t h a t t h e y w i s h t o d i v e s t t h e s t a t i o n . W e h a v e e n l i s t e d t h e a d v i c e o f a g r i c u l t u r a l g r o w e r s a s s o c i a t i o n s ( A s p a r a g u s G r o w e r s , G i n s e n g G r o w e r s e t c ) a s w e l l a s p o s t s e c o n d - a r y r e s e a r c h i n s t i t u t i o n s t o h e l p d e v e l o p a b u s i n e s s c a s e a n d m o d e l f o r f u t u r e p o t e n t i a l u s - e s f o r t h i s r e g i o n a l a s s e t . 6 . O u r C o m p e t i t i v e E d g e T e a m a n d C o u n t y E n g i n e e r s h a v e d e v e l o p e d a p r o p o s a l f o r a l o n g t e r m w a t e r s u p p l y s t r a t e g y a n d o p t i o n a l b u s i n e s s m o d e l s t h a t a d d r e s s b o t h m u n i c i p a l s y s - t e m n e e d s a n d i n d u s t r i a l / a g r i c u l t u r a l f u t u r e d e m a n d s . T h e s t r a t e g y w i l l g i v e t h e r e g i o n a c o m p e t i t i v e e d g e i n r e t a i n i n g a n d a t t r a c t i n g e c o n o m i c o p p o r t u n i t i e s r e l a t e d t o a d e q u a t e , d e p e n d a b l e s u p p l i e s o f h i g h q u a l i t y w a t e r a t a n a f f o r d a b l e c o s t . W e a r e c u r r e n t l y s e e k i n g s u p p o r t f r o m t h e F e d e r a l a n d P r o v i n c i a l g o v e r n m e n t s t o a s s i s t i n t h e f u n d i n g o f t h i s r e g i o n w i d e p r o j e c t . 7 S C O R E D C i s t a k i n g a n a c t i v e r o l e i n s e v e r a l r e g i o n a l i s s u e s s u c h a s o p t i o n s f o r e n e r g y f r o m w a s t e ( E F W ) . W e w i l l b e h o s t i n g e x p e r t s i n t h e f i e l d a n d r e p r e s e n t a t i v e s f r o m m u n i c i - p a l i t i e s t h a t c u r r e n t l y h a v e d e v e l o p e d e n e r g y f r o m w a s t e s y s t e m s t o g a i n k n o w l e d g e o n h o w t h i s m i g h t b e s t b e u s e d i n t h e S C O R C o u n t i e s . 8 . T h e S C O R E D C b o a r d m e e t i n g o n M a y 2 5 h o s t e d a s e s s i o n w i t h C o m m u n i t y S c h o o l s A l l i - a n c e a n d E d u c a t i o n P o l i c y A d v i s o r s f r o m t h e p r o v i n c e t o l o o k a t o p t i o n s f o r c l o s u r e o f s m a l l r u r a l s c h o o l s . S c h o o l s a r e a c o m m u n i t y a s s e t a n d a s s u c h h a v e a n i m p a c t o n t h e a b i l i t y t o a t t r a c t r e s i d e n t s , b u s i n e s s a n d t o r e t a i n y o u n g p e o p l e a n d y o u n g f a m i l i e s . 9 . W e a r e i n t h e e a r l y s t a g e s o f l o o k i n g a t a R e g i o n a l R e s i d e n t A t t r a c t i o n a n d Y o u t h A t t r a c t i o n p r o g r a m a n d w i l l b e a b l e t o u s e t h e u p d a t e d i n f o r m a t i o n f r o m o u r s t r a t e g y r e v i e w t o h e l p g u i d e u s i n f u t u r e s t e p s r e g a r d i n g t h i s i m p o r t a n t i s s u e . 1 0 . W e c o n t i n u e t o p r o v i d e i n p u t a n d c o n s u l t w i t h o f f i c i a l s a t M i n i s t r y o f E c o n o m i c D e v e l o p - m e n t a n d I n n o v a t i o n o n t h e S o u t h w e s t O n t a r i o D e v e l o p m e n t F u n d , w h i c h w i l l b e p r o v i d i n g f u n d i n g s p e c i f i c t o S o u t h e r n O n t a r i o b u s i n e s s e s a n d n o t - f o r - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s 1 1 . W e c o n t i n u e t o w o r k w i t h t h e f i v e C F D C ' s i n t h e S C O R r e g i o n a n d h a v e a l e t t e r o f a g r e e - m e n t t h a t e n a b l e s u s t o p u r s u e p r o j e c t s o f m u t u a l i n t e r e s t a s o p p o r t u n i t i e s b e c o m e a v a i l a - b l e . 1 2 . S C O R E D C i s w o r k i n g w i t h S o u t h c o a s t W i n e r i e s a n d G r o w e r s A s s o c i a t i o n o n p o t e n t i a l p r o - j e c t s t o d e v e l o p t h e o r g a n i z a t i o n . W i n e a n d c u l i n a r y t o u r i s m o f f e r s i g n i f i c a n t e c o n o m i c a c - t i v i t y t o t h e r e g i o n . M o r e i m p o r t a n t l y t h e a m e n i t i e s o f f o o d a n d w i n e a t t r a c t i o n s s e r v e a s a m a g n e t f o r r e s i d e n t a t t r a c t i o n a n d f e a t u r e s t h a t e n c o u r a g e v i s i t o r s a n d t h e i r f a m i l i e s t o c o n s i d e r t h e r e g i o n a s a n a t t r a c t i v e , i n t e r e s t i n g a r e a t o t o u r , l i v e a n d i n v e s t . 1 3 . O u r w o r k w i t h t h e R u r a l O n t a r i o I n s t i t u t e a n d S o c i a l S c i e n c e a n d H u m a n i t i e s R e s e a r c h C o u n c i l h t t D : / / w w w . s s h r c - c r s h . a c . c a / h o m e - a c c u e i l - e n g . a s D X i s o n g o i n g a n d p r o v i d e s t h e r e g i o n w i t h a c c e s s t o l e a d i n g e d g e r e s e a r c h a n d i n f o r m a t i o n . 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 1 8 , 2 0 1 2 f r o m S C O R E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n r e g a r d i n g R e p o r t o n A c t i v i t i e s . P a g e 8 4 o f 2 6 9 1 4 . S C O R E D C i s p r e p a r i n g f o r t h e A M O C o n f e r e n c e a n d a n o t h e r d e l e g a t i o n t o M i n i s t e r G o o d y e a r t o s e e k c h a n g e s t o F E D D E V P r o g r a m s t h a t w i l l e n a b l e t h e m t o b e o f g r e a t e r b e n e f i t t o s m a l l u r b a n a n d r u r a l c o m m u n i t i e s . S C O R o f f i c e s t a f f c o n t i n u e s t o b u i l d r e l a t i o n s h i p s . S C O R E D C i s b e i n g s o u g h t o u t b y o r g a n i z a - t i o n s , b u s i n e s s e s , a n d i n d i v i d u a l s w i t h i n t h e f i v e c o u n t i e s f o r a s s i s t a n c e a n d s u p p o r t o n a n u m b e r o f a c t i v i t i e s a n d p r o j e c t s . W e h a v e b e e n a s k e d t o s u p p o r t a n d p r o v i d e i n p u t o n a n u m b e r o f r e - g i o n a l p r o j e c t s s u c h a s : 1 . M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g p l a n n i n g i s s u e s ( E l g i n , M i d d l e s e x ) 2 . M i d d l e s e x T o u r i s m A n n u a l G e n e r a l M e e t i n g 3 . S o u t h w e s t O n t a r i o T o u r i s m C o r p o r a t i o n - A n n u a l G e n e r a l M e e t i n g 4 . S o u t h c o a s t W i n e r i e s & G r o w e r s A s s o c i a t i o n p l a n n i n g m e e t i n g . 5 . A r t s C o u n t r y ( S t u d i o T o u r M a r k e t i n g G r o u p ) 6 . O F V G A B r o a d e r P u b l i c S e c t o r b u s i n e s s p l a n m o d e l 7 . S o u t h w e s t E c o n o m i c A l l i a n c e ( S W E A ) - I n t e l l i g e n t C o m m u n i t i e s C o n f e r e n c e . 8 . R u r a l T r a n s p o r t a t i o n I n i t i a t i v e s ( N o r f o l k a n d O x f o r d & r e s e a r c h i n i t i a t i v e ) 9 . R u r a l O x f o r d E c o n o m i c D e v e l o p m e n t ( R O E D ) B u s i n e s s R e t e n t i o n a n d E x p a n s i o n P r o - j e c t . 1 0 . R O I - B r o a d b a n d W o r k s h o p s . 1 1 . U n i v e r s i t y o f G u e l p h - R u r a l E m p l o y m e n t S e m i n a r . 1 2 . M i d d l e s e x M u n i c i p a l D a y s . 1 3 . B a r n Q u i l t T r a i l L a u n c h e s ( E l g i n , O x f o r d , N o r f o l k a n d B r a n t C o u n t i e s ) 1 4 . N o r f o l k C o u n t y E c o n o m i c D e v e l o p m e n t S t r a t e g y i n p u t 1 5 . H a z e l n u t I n d u s t r y C o m m i t t e e a n d f o r m a t i o n o f a g r o w e r s ' a s s o c i a t i o n f o r a n e a r l y s t a g e n e w i n d u s t r y . 1 6 . C a n a d i a n C o m m u n i t y F o u n d a t i o n c o n f e r e n c e . 1 7 . M i d d l e s e x C o u n t y R e s i d e n t A t t r a c t i o n W o r k s h o p . S C O R E D C c o n t i n u e s t o i m p r o v e i t s m a i n w e b s i t e a n d c o n t i n u e s t o m a i n t a i n a n d i m p r o v e t h e S C O R B u s i n e s s P o r t a l , w w w . s c o r r e a i o n . c o m a n d w w w . s c o r b u s i n e s s D O r t a l . c o m . W e c o n t i n u e t o d e v e l o p r e l a t i o n s h i p s a n d s e e k o p p o r t u n i t i e s t o w o r k t o g e t h e r w i t h t h e S o u t h w e s t O n t a r i o T o u r i s m C o r p o r a t i o n , S o u t h w e s t E c o n o m i c A l l i a n c e ( S W E A ) , W e s t e r n O n t a r i o W a r d e n s C a u c u s ( W O W C ) a n d S o u t h w e s t e r n O n t a r i o M a r k e t i n g A l l i a n c e ( S O M A ) . S C O R E D C c o n t i n u e s t o d e v e l o p r e l a t i o n s h i p s w i t h p o s t - s e c o n d a r y i n s t i t u t i o n s i n a n d a r o u n d t h e r e g i o n t o w o r k w i t h u s o n v a r i o u s p r o j e c t s . A n u m b e r o f p a r t n e r s h a v e b e e n a s s i s t e d w i t h a c c e s s t o i n t e r n s h i p s a n d s t u d e n t i n p u t o n m a r k e t r e s e a r c h a n d b u s i n e s s p l a n s . S i n c e o u r i n c e p t i o n i n O c t o b e r 2 0 1 0 w e h a v e a c c o m p l i s h e d a g r e a t d e a l . T h a t w a s l e s s t h a n t w o s h o r t y e a r s a g o . T h e l a s t y e a r h a s b e e n o n e o f t r e m e n d o u s c h a n g e . O u r e c o n o m i e s h a v e n o t r e - b o u n d e d a s q u i c k l y a s a n t i c i p a t e d . D u e t o p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l b u d g e t a r y c o n s t r a i n t s a n d p r o - g r a m m i n g c u t b a c k s , f u n d i n g d o l l a r s a r e s c a r c e a n d t h e g l o b a l e c o n o m y i s i n a p r e c a r i o u s p o s i t i o n . N o w m o r e t h a n e v e r w e n e e d t o f o c u s o u r e f f o r t s a n d k e e p t h e o r i g i n a l v i s i o n o f S C O R E D C i n m i n d . S C O R E D C t a k e s t h i s o p p o r t u n i t y t o t h a n k y o u f o r y o u r c o n t i n u e d s u p p o r t a n d c o m m i t m e n t . O u r m u t u a l c o o p e r a t i o n a n d d e d i c a t i o n i s v i t a l i n a c h i e v i n g o u r g o a l s o f e c o n o m i c d i v e r s i t y a n d g r o w t h i n t h e r e g i o n . 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 1 8 , 2 0 1 2 f r o m S C O R E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n r e g a r d i n g R e p o r t o n A c t i v i t i e s . P a g e 8 5 o f 2 6 9 P l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e s h o u l d y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o r i f y o u w i s h t o h a v e a d e - t a i l e d p r e s e n t a t i o n m a d e t o y o u r C o u n c i l . Y o u r s t r u l y , ^ ^ - < D e n n i s T r a v a l e , C h a i r B o a r d o f D i r e c t o r s S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n ( S C O R ) E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n c . c . S u s a n M c C o n n e l C o u n c i l l o r D a n i e l M c K i l l o p M a r k M c D o n a l d C o u n c i l l o r D o n a l d P a g e M a y o r J a c k C o u c k u y t K e n L o v e l a n d D e p u t y M a y o r G e r r y R i c h e r D e p u t y M a y o r J i m J e n k i n s C o u n c i l l o r P e t e B a r b o u r C o u n c i l l o r M a r k W i d e r C o u n c i l l o r D a v i d L a P o i n t e C o u n c i l l o r M a x M o o r e C o u n c i l l o r A r t h u r O s l a c h C o u n c i l l o r M i k e P h i l l i m o r e C o u n c i l l o r J o h n V a n d e r m e e r s c h C o u n c i l l o r M a r k W a l e s C o u n c i l l o r J u d i W r i g h t C o u n c i l l o r C h e s t e r G l i n s k i J e n n y R e y n e a r t M i c h e l l e C a s s a v e c c h i a N a n c i e I r v i n g M a y o r J a m e s M c l n t y r e M a y o r P a u l E n s D e p u t y M a y o r G r a n t J o n e s D e p u t y M a y o r M a r k T a y l o r C o u n c i l l o r G a y l e B o g a r t C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k C o u n c i l l o r l a n C h a r d C o u n c i l l o r W a y n e C a s i e r C o u n c i l l o r J a y F u t c h e r C o u n c i l l o r E d K a t c h a b a w D o n n a E t h i e r K y l e K r u g e r M a y o r B e r n i e W i e h l e L y n d a M i l l a r d D e p u t y M a y o r M a r y B o d n a r M a y o r D a v e M e n n i l l C o u n c i l l o r N o r m a n M i l l e r D e p u t y M a y o r D a v e M a r r C o u n c i l l o r D u g a l d A l d r e d C o u n c i l l o r D a n M c N e i l C o u n c i l l o r R i c h a r d L e a t h a m C o u n c i l l o r S a l l y M a r t y n J o a n n e G r o c h C o u n c i l l o r S t e p h e n C a r r N o r m a B r y a n C o u n c i l l o r R u s s e l l M a t t h e w s C o u n c i l l o r R o b e r t M c F a r l a n D o n a l d L e i t c h M a y o r C a m e r o n M c W i l l i a m s D e p u t y M a y o r B o b P u r c e l l C o u n c i l l o r J o h n F l e c k 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u n e 1 8 , 2 0 1 2 f r o m S C O R E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n r e g a r d i n g R e p o r t o n A c t i v i t i e s . P a g e 8 6 o f 2 6 9 M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e 2 0 0 B r o a d w a y n d S u s t a i n a b l e 2 F l o o r A c c o u n t a b l e T i l l s o n b u r g / O N P o l i c i n g N 4 G 5 L 9 M A Y O R S ' C O A L I T I O N A N D M I N I S T E R M E I L L E U R M E E T O N R I S I N G C O S T O F P O L I C I N G A f t e r m o n t h s o f a r t i c l e s a n d d i s c u s s i o n s i n p r o v i n c i a l m e d i a s u r r o u n d i n g t h e c o n c e r n s o f t h e M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e , S u s t a i n a b l e , A c c o u n t a b l e , P o l i c i n g ( A S A P ) , t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , M a d e l e i n e M e i l l e u r r e a c h e d o u t t o a c c e p t t h e C o a l i t i o n ' s i n v i t a t i o n t o m e e t . B u i l d i n g o n t h e m o m e n t u m i n t h e p r o v i n c e a r o u n d e s c a l a t i n g p o l i c i n g c o s t s a n d t h e m u n i c i p a l i t i e s ' h i g h l y p u b l i c i z e d s t r u g g l e t o m a n a g e t h e m , a m e e t i n g t o o k p l a c e o n J u n e 1 3 , / . 2 0 1 2 . A t t h a t m e e t i n g , t h e M i n i s t e r w a s o p e n t o l i s t e n i n g a n d d i s c u s s i n g a l l o p t i o n s . T h e r e w a s a n o b v i o u s d e s i r e t o w o r k t o g e t h e r o n t h e p o s s i b l e s o l u t i o n s . T h e g r o u p h a d a n i m p o r t a n t f i r s t s t e p i n t h e p r o c e s s t h a t i n v o l v e d a c o r d i a l b u t f r a n k d i a l o g u e . T h e M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) i s a d v o c a t i n g a n e w m o d e l t h r o u g h p o l i c y r e f o r m . A s e c o n d m e e t i n g t o d i s c u s s t h e i s s u e s i n m o r e d e t a i l i s b e i n g h e l d t o d a y , o n J u n e 1 8 , 2 0 1 2 . " O u r c o a l i t i o n r e p r e s e n t s a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f m u n i c i p a l i t i e s w h o a r e s t r u g g l i n g w i t h t h e u n s u s t a i n a b l e c o s t o f p o l i c i n g , " s a i d C o c h r a n e M a y o r P e t e r P o l i t i s , r e p r e s e n t i n g t h e M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) . " W e b e l i e v e a l l s t a k e h o l d e r s n e e d t o w o r k t o g e t h e r t o f i n d a s o l u t i o n t h a t w o r k s f o r e v e r y o n e . T h e M i n i s t e r w a s s i n c e r e i n h e r u n d e r s t a n d i n g o f o u r c o n c e r n s a n d w e l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g t o s e e k s o l u t i o n s t h a t a r e i n t h e b e s t i n t e r e s t s o f o u r c i t i z e n s . I f o u n d t h e M i n i s t e r t o b e c o r d i a l a n d s i n c e r e i n h e r u n d e r s t a n d i n g o f o u r c o n c e r n s a n d c a u t i o u s l y l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g t o w o r k w i t h h e r a s p o l i t i c a l l e a d e r s , o n b o t h e n d s o f t h e s p e c t r u m , s e e k i n g s o l u t i o n s t h a t a r e i n t h e b e s t i n t e r e s t s o f t h e p e o p l e w e s e r v e . " T i l l s o n b u r g M a y o r J o h n L e s s i f s t a t e d , " T h e m e e t i n g w a s a n i m p o r t a n t s t e p t o w o r k i n g t o g e t h e r a t t h e p o l i t i c a l l e v e l i n a d d r e s s i n g t h e p o l i c e c o s t i n g i s s u e s b e f o r e m u n i c i p a l i t i e s . I t i s e n c o u r a g i n g t o l e a r n t h a t t h e M i n i s t e r i s o p e n t o w o r k i n g t o g e t h e r w i t h t h e M a y o r s ' C o a l i t i o n t o d e v e l o p a f r a m e w o r k w h i c h w i l l c o n n e c t t h e m u n i c i p a l i t i e s w i t h t h e M i n i s t r y , t o c r e a t e a m o d e l w h i c h i s a f f o r d a b l e , s u s t a i n a b l e a n d a c c o u n t a b l e . " F o r m o r e i n f o r m a t i o n o n t h i s i s s u e , p l e a s e v i s i t w w w . m a y o r s c o a l i t i o n . c o m M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l i c i n g c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g m e e t i n g w i t h t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , M a d e l e i n e M e i l l e u r . P a g e 8 7 o f 2 6 9 M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e 2 0 0 B r o a d w a y n d S u s t a i n a b l e 2 F l o o r A c c o u n t a b l e T i l l s o n b u r g , O N P o l i c i n g N 4 G 5 L 9 B A C K R O U N D : C u r r e n t l y , m u n i c i p a l i t i e s a r e h a n d e d a b i l l f r o m t h e p r o v i n c e t o p a y f o r p o l i c i n g s e r v i c e s a n d h a v e l i t t l e s a y i n t h e s t r a t e g i c a n d s p e n d i n g p r a c t i c e s b e h i n d i t . T h i s h a s r e s u l t e d i n a n u n s u s t a i n a b l e m o d e l t h a t c o n t i n u e s t o a d d c o s t s a n n u a l l y i n s t e a d o f m a n a g i n g t h o s e c o s t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e n e e d s o f t h e p e o p l e p a y i n g t h e b i l l , t h e m u n i c i p a l i t i e s . T h e m o d e l i s p r e m i s e d o n a c o m p l i c a t e d f o r m u l a t h a t h a s c r e a t e d a n u n f a i r d i s t r i b u t i o n o f c o s t s a c r o s s m u n i c i p a l i t i e s w h i l e b e i n g a n o b s t a c l e t o t h e a c c o u n t a b i l i t y r e q u i r e d b y e l e c t e d m u n i c i p a l l e a d e r s t o t h e p e o p l e w h o m t h e y c o l l e c t t a x e s f r o m . T h e c u r r e n t a p p r o a c h l e a d s t o s i t u a t i o n s w h e r e m u n i c i p a l i t i e s h a v e n o d i r e c t c o n t r o l o v e r h o w t h e i r p o l i c i n g b u d g e t i s s p e n t ; l i t t l e i n p u t i n t o s t r a t e g y , a n d l i t t l e a b i l i t y t o r e p o r t b a c k t o t h e i r c o n s t i t u e n t s o f h o w t h e m o n i e s w e r e s p e n t . T h e s e i s s u e s n e e d t o b e a d d r e s s e d t h r o u g h d i r e c t d i a l o g u e w i t h t h e M i n i s t r y a n d t h e M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) , w o r k i n g t o g e t h e r a s p o l i t i c a l l e a d e r s a n d c o l l a b o r a t i n g t o f o r m a r e a l p a r t n e r s h i p b e t w e e n t h e P r o v i n c e a n d M u n i c i p a l i t i e s o n t h i s i s s u e . T h e M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) i s a c o n s o r t i u m o f m u n i c i p a l l y - e l e c t e d r e p r e s e n t a t i v e s w h o a r e s e e k i n g t o a d d r e s s t h e u n s u s t a i n a b l e c o s t o f p o l i c e s e r v i c e t h r o u g h a r e f o r m e d p a r t n e r s h i p m o d e l , o r t h e c o m p l e t e r e m o v a l o f p a y m e n t f o r t h e s e r v i c e f r o m t h e m u n i c i p a l t a x l e v y . T h e c o a l i t i o n c o n t i n u e s t o r e c e i v e n e w m e m b e r s a n d n e w c o m m i t m e n t t o r e s o u r c e s d a i l y . M u c h m o r e i n f o r m a t i o n c a n b e f o u n d a t o u r w e b s i t e w w w . m a y o r s c o a l i t i o n . c o m . - e n d - C o n t a c t : P e t e r P o l i t i s , C o c h r a n e M a y o r - 7 0 5 - 2 7 2 - 4 3 6 1 / 7 0 5 - 4 7 1 - 9 5 6 4 ; p e t e r . p o l i t i s @ c o c h r a n e o n t a r i o . c o m G e r r y M a r s h a l l , P e n e t a n g u i s h e n e M a y o r - 7 0 5 - 5 4 9 - 7 4 5 3 ; g m a r s h a l l @ p e n e t a n g u i s h i n e . c a J o h n L e s s i f , T i l l s o n b u r g M a y o r - 5 1 9 - 6 8 8 - 3 0 0 9 e x t 3 2 3 4 ; j l e s s i f @ t i l l s o n b u r g . c a D a v i d R e i d , A r n p r i o r M a y o r - 6 1 3 - 6 2 3 - 4 2 3 1 ; d r e i d @ a r n p r i o r . c a J a m i e M c G a r v e y , P a r r y S o u n d M a y o r - 7 0 5 - 9 3 8 - 0 9 5 3 ; J a m i e . m c g a n / e y @ t o w n o f p a r r y s o u n d . c o m D e n n i s T r a v a l e , N o r f o l k C o u n t y M a y o r - 5 1 9 - 4 2 6 = 5 8 7 0 e x t 1 2 2 0 ; d e n n i s . t r a v a l e @ n o r f o l k c o u n t y . c a M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l i c i n g c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g m e e t i n g w i t h t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , M a d e l e i n e M e i l l e u r . P a g e 8 8 o f 2 6 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r a n d C o u n c i l M e m b e r s D A T E : J u n e 1 5 , 2 0 1 2 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : D 1 1 . V A N M S U B J E C T : V a n M o e r k e r k e S i t e P l a n / B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 N U M B E R : D 2 0 1 2 - 2 5 P u r p o s e T o r e c o m m e n d a p p r o v a l o f a S i t e P l a n A g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i k V a n M o e r k e r k e ) . B a c k g r o u n d E r i k M a n M o e r k e r k e , o n b e h a l f o f 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . , h a s a p p l i e d t o t h e m u n i c i p a l i t y f o r a S i t e P l a n A g r e e m e n t f o r h i s f a r m i n d u s t r i a l p r o p e r t y l o c a t e d a t 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e . T h e o w n e r h a s p l a n s t o d e v e l o p t h e p r o p e r t y b y a d d i n g a v a r i o u s s t r u c t u r e s o v e r t h e n e x t t h r e e y e a r s . T h e e n t i r e p r o p e r t y i s d e s i g n a t e d " A g r i c u l t u r e " a n d b o r d e r e d b y " N a t u r a l H e r i t a g e " l a n d s i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d z o n e d F a r m I n d u s t r i a l ( M l ) i n t h e B a y h a m Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 . T h e l a n d s a r e s u b j e c t t o s i t e p l a n c o n t r o l . S t a f f C o m m e n t s T h i s n e w d e v e l o p m e n t a t t h e s i t e r e q u i r e s t h e i m p l e m e n t a t i o n o f s i t e p l a n c o n t r o l . T h e t e x t o f t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t i s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s t a n d a r d f o r m o f a g r e e m e n t p r e v i o u s l y a p p r o v e d b y C o u n c i l . O n c e t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t i s e x e c u t e d , t h e a p p l i c a n t / o w n e r w i l l b e a p p l y i n g f o r b u i l d i n g p e r m i t s . T h e s i t e p l a n d r a w i n g s h o w n a s A t t a c h m e n t " C " t o t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t s h o w s t h e l a y o u t o f t h e e n t i r e e x i s t i n g p r o p e r t y w i t h t h e s i t e o f t h e n e w s t r u c h u - e s a n d b u i l d i n g s p l a n n e d f o r p h a s i n g i n 2 0 1 2 - 2 0 1 5 . P h a s e 1 - 2 0 1 2 1 ) 1 5 , 0 0 0 B u s h e l 2 4 ' d i a m e t e r w e t t a n k 2 ) 2 0 , 0 0 0 B u s h e l 3 0 ' d i a m e t e r t o p d r y d r y e r s 3 ) 6 , 0 0 0 B u s h e l / h o u r e l e v a t o r l e g P h a s e 2 - 2 0 1 3 1 ) 1 0 0 , 0 0 0 B u s h e l 6 0 ' d i a m e t e r g r a i n b i n P h a s e 3 - 2 0 1 4 1 ) 1 0 0 , 0 0 0 B u s h e l 6 0 ' d i a m e t e r g r a i n b i n P h a s e 4 - 2 0 1 5 1 ) 6 0 ' X 4 0 ' C o m m o d i t y S h e d T h e A g r e e m e n t a n d a u t h o r i z i n g B y - l a w a r e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . A t t a c h m e n t s 1 . S i t e P l a n A p p l i c a t i o n S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 8 9 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 0 2 5 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . P a g e 2 2 . A e r i a l G I S M a p p i n g - 2 0 1 0 P h o t o g r a p h y 3 . D r a f t B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 , S i t e P l a n A g r e e m e n t a t t a c h e d a s S c h e d u l e A S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 3 - C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e G o a l # 6 - P r o v i d e a n d e n c o u r a g e a t t r a c t i v e l i f e s t y l e c h o i c e s R E C O M M E N D A T I O N " T H A T B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 4 , b e i n g a B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a S i t e P l a n A g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " R e s c t s u b m i t t R e v i ^ w e ^ b y , I M ^ r g a r ^ t U n d e r h i l l K ^ g e r ^ 7 P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d m m l i s t r a t o r S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 0 o f 2 6 9 ^ S S ^ f F I L E N o . < T ^ T ^ n ^ . R E C ' D : m ^ 5 5 ^ ' t ^ l < % S t * D A T E A P P L I C A T I O N C O I s T S r o E R E D ' ^ ^ . . ^ 5 ^ C O M P L E T E : F E E R E C E I V E D : $ ^ - 0 0 ^ M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S I T E P L A N A P P R O V A L A P P L I C A T I O N F O R M T h e u n d e r s i g n e d h e r e b y r e q u e s t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t o c o n s i d e r a S i t e P l a n C o n t r o l a p p l i c a t i o n p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 1 o f t h e P l a n n i n g A c t o n t h e l a n d s h e r e i n a f t e r d e s c r i b e d . T h i s a p p l i c a t ? O T l i s a c o o m p a n i e d b y a f e e ^ f $ 5 0 ° ( $ 2 5 0 f e e + $ 2 5 ° d e p o s i t f o r p r o p C T t i e s w i t t i a c c u m u l a t i v e b m l d m g a r e a o f 1 5 0 m 2 o r l e s s ) O R $ 2 0 0 0 ( $ 1 0 0 0 f e e & $ 1 0 0 0 I d e p o s i t f o r a c c u m u l a t i v e b u i l d i n g a r e . 1 5 1 m ' o , ^ t e r ) b y c ^ h o , c h e q u e m a d e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . 1 . B A C K G R O U N D I N F O R M A T I O N a ) A p p l i c a n t ' s N a m e / ^ 7 / ^ O f ^ f f f f ) I A / ^ C / 0 ^ ^ / ^ ^ ^ ^ T A p p l i c a n t ' s M a i l i n g A d d r e s s ^ ^ 7 f / A l / f P ^ f / ? & . W l ~ ^ ^ & ^ ( - 0 ^ T e l e p h o n e N u m b e r ^ - f ^ l - ^ 3 ^ F a x N u m b e r ^ / f - ^ ? ? - ^ ^ b ) R e g i s t e r e d O w n e r ( i f o t h e r t h a n a p p l i c a n t ) V a n W ^ ^ X x f L . t . i . / / / , ^ . . d . 0 y Y \ O w n e r ' s A d d r e s s T e l e p h o n e N u m b e r F a x N u m b e r c ) L o c a t i o n o f S u b j e c t L a n d r \ ^ o \ \ ^ O O U - t ^ ^ 0 | L o t N u m b e r ( s ) / ^ / - / 7 P l a n N o . o r C o n c e s s i o n / 0 P a r t N u m b e r s ) R e f e r e n c e P l a n / / / f / ^ 7 7 ^ T I t K K . 9 1 1 A d d r e s s ( i f a n y ) S ' ^ ^ 7 < ^ L S p * / L f ^ T h e s u b j e c t l a n d i s l o c a t e d o n d i e ^ S o u T * ^ s i d e o f ^ k S f f i J L / ^ f K b e t w e e n / / ^ 3 a n d H u ^ \ f / y < / d ) E x i s t i n g u s e o f S u b j e c t p r o p e r t y F A ^ C L ^ ^ r r e f i ^ S T O ^ A ^ e ) S p e c i f i c i n d i c a t i o n o f p r o p o s e d u s e s o f l a n d a n d b u i l d i n g s A ^ y ^ A ^ A / ? ' S r - Q f t . A i ^ f ) O f f i c i a l P l a n D e s i g n a t i o n A / / g ) Z o n i n g B y - l a w - E x i s t i n g Z o n i n g / ^ ^ M " J ^ ^ U - ^ T / ! . / A L . - R e q u e s t e d Z o n i n g S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 1 o f 2 6 9 2 . S I T E I N F O R M A T I O N £ X l ^ - T i i J O - a ) Z o n i n g P r o v i s i o n s R E Q U I R E D P R O P O S E D L o t F r o n t a g e l 7 ( L ^ ^ 4 - L o t D e p t h [ f f \ ^ ^ T + - L o t A r e a n . ^ C J ( ° r C . . L o t C o v e r a g e F r o n t Y a r d M - ? + R e a r Y a r d I n t e r i o r S i d e Y a r d E x t e r i o r S i d e Y a r d ( c o m e r l o t ) L a n d s c a p e d O p e n S p a c e ( % ) N o . o f P a r k i n g S p a c e s N o . o f L o a d i n g S p a c e s W i d t h o f P l a n t i n g S t r i p D r i v e w a y W i d t h H a n d i c a p S p a c e s O t h e r ( S p e c i f y ) O f f - S t r e e t P a r k i n e a n d L o a d i n g F a c i l i t i e s T o t a l n u m b e r o f o f f - s t r e e t p a r k i n g s p a c e s e x i s t i n g N u m b e r o f o f f - s t r e e t p a r k i n g s p a c e s p r o p o s e d ( i n c l u d e e x i s t i n g & p r o p o s e d ) N u m b e r o f o f f - s t r e e t l o a d i n g f a c i l i t i e s e x i s t i n g N u m b e r o f o f f - s t r e e t l o a d i n g f a c i l i t i e s p r o p o s e d ( i n c l u d e e x i s t i n g & p r o p o s e d ) b ) P r o n o s e d B u i l d i n e S i z e : G r o u n d F l o o r A r e a o f E x i s t i n g B u i l d i n g s ( s ) G r o u n d F l o o r A r e a o f P r o p o s e d D e v e l o p m e n t < ^ c o J i U ^ . T o t a l G r o u n d F l o o r A r e a ( m c l u d i n g e x i s t i n g & p r o p o s e d ) N u m b e r o f S t o r e y s p r o p o s e d B u i l d i n g H e i g h t P r o p o s e d T o t a l G r o s s F l o o r A r e a P r o p o s e d ( i n c l u d i n g e x i s t i n g a n d p r o p o s e d ) 3 . C O M P L E T E A S A P P L I C A B L E : a ) M U L T I P L f i ^ A M D L Y R E S T O E N T I A L L a n d s c a p e d A r e a ^ \ s q m » C o n v e r s i o n o r A d d i t i o n t o E a t i n g R e s i d e n t i a l B u i l d i n g s Y e s N o A m e n i t y a n d / o r C h i l d r e n ' s P l a y A r e e s N o U N F T B R E A K D O W N T y p e N u m b e r o f U n i t s F l o o r a r e a . o f U n i t T y p e B a c h e l o r O n e - B e d r o o m T w o - B e d r o o m s T h r e e - B e d r o o m ^ 2 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 2 o f 2 6 9 3 . C O M P L E T E A S A P P L I C A B L E : - ( c o n t ' d ) a ) M U L T I P L E F A M I L Y i f i S ^ D E N T I A L - ( c o n t ' d ) O t h e r F a c i l i t i e s p r o v i d 6 d s ( e g . p l a y f a c i l i t i e s , u n d e r g r o u n d p a r k i n g , g a m e s r o o m s , s w i m m i n g p o o l , e t c . ) b ) C O M M E R C I A L / I N D U S T R I A L / I N S T I T U T I O N A L / O P E N S P A C E O R O T H E R U S E S ( a s a p p l i c a b l e ) N o - ^ - B u i l d ^ P r o p o s e d < T ^ , , ^ g ^ ^ ^ C o n v e r s i o n o r A d d i t i o n t o E x i s t i n g B u i l d i n g Y e s ^ N o D e s c r i b e ^ n ! ^ l f a ^ I i n ^ l e ^ t i ^ o w n ^ ^ ^ o ^ ^ d ^ A / ^ l ^ ^ i e a ' ^ ^ / s ^ r a J ^ . ^ j w t i ^ f * X A S e a t i n g C a p a c i t y ( f o r r e s t . o r a s s e m b l y h a l l , e t c . ) ^ D e s c r i b e T y p e o f B u s i n e s s P r o p o s e d M f f ^ t A ^ A t f ^ A c ; * / ^ N o . o f S t a f f P r o p o s e d - I n i t i a l l y V o ^ £ X M 4 * V T ' I n f u t u r e ( 5 v r s ) O p e n S t o r a g e R e q u i r e d Y e s N o _ y ^ D e s c r i b e t y p e , l o c a t i o n , a n d b u f f e r i n g ( i f m y ) P h a s i n g i f a n y D e s c r i b e T y p e o f U s e P r o p o s e d N o . o f B e d s ( i f a p p l i c a b l e ) G r o s s F l o o r A r e a b y T y p e o f U s e ( e g . o f f i c e , c o m m o n r o o m s , s t o r a g e , e t c . ) L a n d s c a p e d A r e a s q m I f r e s i d e n U a L u s e p r o p o s e d a s p a r t o f , o r a c c e s s o r y t o c o m m e T c i a l / i n d u s t r i a l / o p e n s p a c e / o f h e r u s e ^ l e a § e s p e c i f y N i S t n b e f o f U n i t s T y p e F l o o r a r e a o f U n i t T y p e B a c h e l o r O n e - B e d r o o m T w o - B e d r o o m < ^ L T h r e e - B e d r o o m D a t e d t h i s d a y o f , 2 0 - ^ ' S i g c K f t e ^ f O w n e r / A g e n t ^ S i g n a t u r e o f O w n e r / A g e n t I , ^ ^ ^ / l L - / ^ ^ / 2 ^ £ - o f f h e ^ £ w ^ / ^ o f ^ » ^ ^ - ^ c s r c ^ > ^ \ t / = ^ ^ t & i n t h e r ^ o f ) k ? / ~ o / 5 £ i < . / D O S O L E M N L Y D E C L A R E T H A T : A l l o f t h e s t a t e m e n t s c o n t a i n e d i n f h i s a p p l i c a t i o n a r e t r u e a n d I m a k e t h i s s o l e m n d e c l a r a t i o n c o n s c i e n t i o u s l y b e l i e v i n g i t t o b e t r u e a n d k n o w i n g t h a t i t i s o f t h e s a m e f o r c e a n d e f f e c t a s i f m a d e u n d e r O a t h a u d b y v i r t u e o f t h e C a n a d a E v i d e n c e A c t . t T o D B C ^ D ^ e » e a . . e ^ ^ ^ / ^ ^ ^ ^ . £ : . ! / r ^ o f / ^ Q ^ S W i n t h e 6 y v ^ t ^ ' o f ^ 2 7 . / » $ ^ t t h i s d a y o f / % ^ 2 0 / ^ L S i g n a t u r e o f O w n ^ r - A A ^ e n t < - ^ / c - i ^ V H e ^ - ^ ^ ^ ^ C | ^ y C o ^ t f S A f f N ^ B H I U ^ C i f f l n ^ t o n t t f c S i g n a t u r e o f O w n e r / A g e n t / / D e p u t y a e r i m f f t e C a r p o n t l u n o f d i e p ^ e ^ i ^ ^ r M t s a I d p a B ^ y u f B t y h u i * J h A t t a c h m e n t s : S i t e P l a n C o n t r o l B y - l a w 2 0 0 5 - 0 6 1 w i t h S c h e d u l e " A " o n l y 3 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 3 o f 2 6 9 t.C-i .s.^^>.^I" ^3 m;-^- ^\ \ ^ ^ 5 ^^^^>^^c'J ^^^^a^^rV <^(^tr7i .\>A ft r\^^s"f \^J ^"s ^1 .V ^n>"^N-^ ^/.^.^^ ^ .* ^^,^*s.^^ ^^^^^\-». s,-^r^'<b ^^0.^^^^^.Y^^> Ib3^\y\'\&^<5 <^?^\<\^£>^0 ^\f ^1^^^r3 f><^^n ^^^^>^ 9s.^X ^.T ^ ^^s ^]^c"-.a^r -^T*1^<a.^(T-t ^^.5^ (^^^^0;Y \^^-Tn 1\rt>^^r^^^?\c^^^.- < r--i ^^ns <^<1 ^n\\jH ^'<^\ ^0 ^^>^c<iL >.^Q, .^^?^'S «&f\Qf*'r^^.^v3K^^^^5 5^>c?^^<kQ'i*r ft^^("^s s>^<f*A0 N "f-^c\«\^,<h^<^ 0 ^b ?-^"\.^.s ^. ^^K^Q te>5\>>^5\^\^^^ \N ft -k^ ^ijo ^^1>^. ^>-^^^^^A ^^^^s »- .<0 .^^!.». "^^.^)^^.s 'S >/ p -s ^^^si^^N^\^r\,-^ >.^>^^ Ci:<c 3:-s-k.<")^<^-s ^ -.< S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 4 o f 2 6 9 ^\\^n ^W.^ ^^ ^^-SA .s-^/s' ^"n\^^ 3^iB*^f1^nt)as .^/"s 0 St^^s-<llilil ^ 1\'F-^-^^\r\ 'A-»t»^^ff ";£>'.E/&> ^oi n ^h ^«0 ^ ^\I -^t. ,00/. ^.Jy ^s*..f~-?..c4.*n rr\.T-w ^n to <1 31fv» x T^ ^n»Q 0 c?0 z ^0 §A ^s^^^^ ^^\.1L 1)s Q ^^>^><-^-A s §0^ $?y ^^0 § <>.\0 ^ ^\M ^^//&(;.(t ^..^. ^10 -^FSA -'1 J^s^M '&s.^\^t^iX^i,t-\^t. Sl^ 0'^^t»k -^/£>0 \^^</ ^ t ^J ?^ <$ 1^'S^6 ^^fc>?^N^t^^^^< t»r -^$<tfl ssafc fcj1.b ^s^^*.<3^^'^^y ni\^x?" ^ x i?p ^^^^ \^|8 ^ ^\ S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 5 o f 2 6 9 Geocortex*Ecs^iis 1457199 Ontario Inc. (Van Moerkerke) 56957 Carson Line Legend Local Arterial Highways 0 Parcels 2010 Aerial Photography .Red:Band_1 .Green: Ban(<_2 .Blue: Band_3 1:2,955 0 0.2 0 0.08 0,2 Kilometers NotesThis map is a user generated static output from an Internet mapping site and is for reference only. Data layers that appear on this map may or may not be Concessfon 10 Part Lots 16 & 17 - Bayham accurate, current, or otherwise reliable. © Latitude Geographies Group Ltd.THIS MAP IS NOT TO BE USED FOR NAVIGATION S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 4 B E D ^ G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A S I T E P L A N A G R E E M E N T B E T W E E N 1 4 5 7 1 9 9 O N T A R I O I N C . ( V A N M O E R K E R K E ) A N D T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . O . 1 9 9 0 C h a p t e r P . 1 3 p r o v i d e s i n p a r t t h a t w h e r e i n a n o f f i c i a l p l a n a n a r e a i s s h o w n o r d e s c r i b e d a s a p r o p o s e d s i t e p l a n c o n t r o l a r e a , t h e c o u n c i l o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e p r o p o s e d a r e a i s s i t u a t e m a y , b y b y - l a w , d e s i g n a t e t h e w h o l e o r a n y p a r t o f s u c h a r e a a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s e n a c t e d a S i t e P l a n C o n t r o l A r e a B y - l a w p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 1 o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t . A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 4 ) o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t n o p e r s o n s h a l l u n d e r t a k e a n y d e v e l o p m e n t i n a n a r e a d e s i g n a t e d u n d e r s u b s e c t i o n ( 2 ) u n l e s s t h e c o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y o r , w h e r e a r e f e r r a l h a s b e e n m a d e u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 2 ) , t h e M u n i c i p a l B o a r d h a s a p p r o v e d o n e o r b o t h , a s t h e c o u n c i l m a y d e t e r m i n e , o f t h e f o l l o w i n g : 1 . P l a n s s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l b u i l d i n g s a n d s t a u c t u r e s e r e c t e d a n d s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s t o b e p r o v i d e d i n c o n j u n c t i o n t h e r e w i t h a n d o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s r e q u i r e d u n d e r c l a u s e ( 7 ) ( a ) . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n t e r i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( V a n M o e r k e r k e ) N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( V a n M o e r k e r k e ) a f f i x e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - l a w a s S c h e d u l e " A " . 2 . T H A T t h e e x e c u t e d a g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e o w n e r ' s e x p e n s e u n d e r t h e p r o p e r L a n d T i t l e s R e g i s t o y . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 7 o f 2 6 9 S C H E D U L E ' A ' S I T E P L A N A G R E E M E N T B E T W E E N 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e C o n c e s s i o n 1 0 P a r t L o t s 1 6 & 1 7 R o l l # 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 A N D T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 8 o f 2 6 9 T H I S A G R E E M E N T m a d e i n d u p l i c a t e t h i s 2 1 d a y o f J u n e 2 0 1 2 . B E T W E E N : 1 4 5 7 1 9 9 O N T A R I O I N C . ( E R I C V A N M O E R K E R K E ) H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " O W N E R " O F T H E F I R S T P A R T - A N D - T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " M U N I C I P A L I T Y " O F T H E S E C O N D P A R T W H E R E A S t h e O w n e r i s t h e o w n e r i n f e e s i m p l e o f t h e l a n d s s i t u a t e i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e i n g C o n c e s s i o n 1 0 P a r t L o t s 1 6 & 1 7 , m o r e p a r t i c u l a r l y d e s c r i b e d i n A t t a c h m e n t " A " a t t a c h e d h e r e t o ( a n d h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " L a n d s " ) ; A N D W H E R E A S t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e f f e c t , d e s i g n a t e s t h e e n t i r e t y o f t h e M u n i c i p a l i t y a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a ; A N D W H E R E A S t h e O w n e r i n t e n d s t o d e v e l o p l a n d s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S i t e P l a n a t t a c h e d h e r e t o , a s A t t a c h m e n t " C " ( a n d h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " P l a n " ) ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n t e r i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) N O W T H E R E F O R E i n c o n s i d e r a t i o n o f o t h e r g o o d a n d v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n a n d t h e s u m o f T w o D o l l a r s ( $ 2 . 0 0 ) o f l a w f u l m o n e y o f C a n a d a b y e a c h t o t h e o t h e r p a i d ( t h e r e c e i p t w h e r e o f i s a c k n o w l e d g e d b y e a c h ) , t h e O w n e r h e r e b y c o v e n a n t s a n d a g r e e s w i t h t h e M u n i c i p a l i t y a s f o l l o w s : 1 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t n o b u i l d i n g p e r m i t w i l l b e a v a i l a b l e u n t i l t h e P l a n h a s b e e n a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y , a n d f u r t h e r a g r e e s t h a t w o r k w i l l n o t c o m m e n c e p r i o r t o t h e i s s u a n c e o f t h e b u i l d i n g p e r m i t . 2 . T h e f o l l o w i n g A t t a c h m e n t s , w h i c h a r e i d e n t i f i e d b y t h e s i g n a t u r e s o f t h e p a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t , a n d w h i c h a r e a t t a c h e d h e r e t o , a r e h e r e b y m a d e a p a r t o f t h i s A g r e e m e n t , a s f u l l y a n d t o a l l i n t e n t s a n d p u r p o s e s a s t h o u g h r e c i t e d i n f u l l h e r e i n : S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 9 9 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T " A " - L E G A L D E S C R I P T I O N O F S U B J E C T L A N D S A T T A C H M E N T " B " - C E R T I F I C A T E O F C O M P L I A N C E A T T A C H M E N T " C " - S I T E P L A N 3 . A t t a c h m e n t " A " h e r e t o d e s c r i b e s t h e l a n d s a f f e c t e d b y t h i s A g r e e m e n t . 4 . A t t a c h m e n t " C " - S i t e P l a n a n d S i t e S e r v i c i n g P l a n , s h o w s : a ) t h e l o c a t i o n a n d h e i g h t o f a l l b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s e x i s t i n g a n d / o r t o b e e r e c t e d ; b ) t h e l o c a t i o n o f v e h i c u l a r e n t r a n c e s a n d e x i t s ; c ) t h e l o c a t i o n a n d p r o v i s i o n o f o f f - s t r e e t v e h i c u l a r l o a d i n g a n d p a r k i n g s p a c e s , i n c l u d i n g d r i v e w a y s f o r e m e r g e n c y v e h i c l e s ; d ) b u i l d i n g f i n i s h e d f l o o r e l e v a t i o n s ( i f d e e m e d n e c e s s a r y b y t h e M u n i c i p a l i t y ) ; e ) a l l p r o p o s e d s t r u c f t i r e s s h o w i n g s e t b a c k m e a s u r e m e n t s a n d d i m e n s i o n s 5 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t t h e b u i l d i n g o r b u i l d i n g s w i l l b e e r e c t e d o r d e v e l o p e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n ( s ) a p p r o v e d , s u b j e c t o n l y t o s u c h c h a n g e s a s h a v e r e c e i v e d a d v a n c e a p p r o v a l . 6 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t t h e s i t e d e v e l o p m e n t a n d s e r v i c i n g w i l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n ( s ) a s a p p r o v e d , s u b j e c t o n l y t o s u c h c h a n g e s a s h a v e r e c e i v e d a d v a n c e a p p r o v a l . 7 . T h e O w n e r f u r t h e r a g r e e s t h a t ( a s a p p l i c a b l e ) : a ) f i n a l g r a d e s a n d e l e v a t i o n s w i l l b e e s t a b l i s h e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y . T h e O w n e r w i l l p r o v i d e p r o o f o f f i n a l g r a d e s a n d e l e v a t i o n s c e r t i f i e d b y a p r o f e s s i o n a l l a n d s u r v e y o r o r c i v i l e n g i n e e r , p r i o r t o t h e f i n a l r e l e a s e o f t h e L e t t e r o f C r e d i t , ( n o t a p p l i c a b l e ) b ) a l l n e c e s s a r y p r o v i s i o n s f o r s e r v i c e c o n n e c t i o n s o n s i t e w i l l b e m a d e t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y , ( n o t a p p l i c a b l e ) c ) c o n s t r u c t i o n w o r k w i l l b e c a r r i e d f o r w a r d e x p e d i t i o u s l y i n g o o d a n d w o r k m a n l i k e m a n n e r , i n a c c o r d a n c e w i t h g o o d t r a d e p r a c t i c e a n d s o t o c a u s e a m i n i m u m o f < n u i s a n c e . d ) a l l n e c e s s a r y p r e c a u t i o n s t o a v o i d d u s t , n o i s e a n d o t h e r n u i s a n c e a n d t o p r o v i d e f o r t h e p u b l i c s a f e t y w i l l , s o f a r a s p o s s i b l e , b e t a k e n a n d w h i c h c o m p l y w i t h T h e C o n s t r u c t i o n S a f e t y A c t . e ) a l l n e c e s s a r y c a r e w i l l b e t a k e n t o s e e t h a t m u d a n d s o i l i s n o t t a ' a c k e d o r s p i l l e d o n t o a n y p u b l i c s t r e e t , a n d w h e r e s u c h t r a c k i n g o c c u r s , t h e s t r e e t s h a l l b e c l e a n e d a t t h e e n d o f e a c h w o r k i n g d a y . S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 0 o f 2 6 9 f ) u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d , a l l p a r k i n g l o t s a n d w a l k w a y s w i l l b e f i n i s h e d w i t h h o t - m i x a s p h a l t , c o n c r e t e , g r a v e l o r p a v i n g s t o n e s t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y a n d h a v e p e r m a n e n t b u m p e r c u r b i n g a l o n g a l l p a r k i n g a r e a s t h a t a b u t t h e p r o p e r t y l i m i t s , ( n o t a p p l i c a b l e ) g ) n o t o p s o i l s h a l l b e s t o c k p i l e d o n a n y o t h e r p o r t i o n o f t h e O w n e r ' s l a n d s e x c e p t t h o s e l a n d s i d e n t i f i e d i n A t t a c h m e n t " A " t o t h i s a g r e e m e n t ; a n d a l l t o p s o i l s h a l l b e s t o c k p i l e d a n d m a i n t a m e d i n a m a n n e r w h i c h a l l o w s f o r t h e m a i n t e n a n c e o f w e e d s ; a n d t h e M u n i c i p a l i t y m a y g o i n a n d d o t h e s a m e a t t h e O w n e r ' s e x p e n s e , a n d c o l l e c t t h e c o s t i n l i k e m a n n e r e i t h e r a s m u n i c i p a l t a x e s o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . h ) s t o c k - p i l i n g o f s n o w w i l l n o t b e a l l o w e d o n t h e s i t e w h e r e i t w i l l c o n s t i t u t e a h a z a r d t o p u b l i c r i g h t - o f - w a y s . i ) t h e e l e c t r i c a l s e r v i c i n g o f t h e p r o p e r t y s h a l l b e s u b j e c t t o t h e a p p r o v a l o f H y d r o O n e . j ) u p o n f a i l u r e b y t h e O w n e r t o d o a n y a c t d u r i n g t h e d e v e l o p m e n t p e r i o d h e r e i n , t h a t t h e p u b l i c s a f e t y o r c o n v e n i e n c e r e q u i r e s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , u p o n s e v e n ( 7 ) d a y s w r i t t e n n o t i c e , t h e M u n i c i p a l i t y , i n a d d i t i o n t o a n y o t h e r r e m e d y , m a y g o i n a n d d o s a m e a t t h e O w n e r ' s e x p e n s e , a n d c o l l e c t t h e c o s t i n l i k e m a n n e r e i t h e r a s m u n i c i p a l t a x e s o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . k ) t h e M u n i c i p a l i t y m a y t r e a t a n y b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t a s a b r e a c h o f t h e B u i l d i n g B y - L a w , a n d u p o n t w e n t y - f o u r ( 2 4 ) h o u r s w r i t t e n n o t i c e t o t h e O w n e r , s t o p w o r k u n t i l t h e b r e a c h i s r e c t i f i e d . 1 ) n o t h i n g i n t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s w a i v e r o f t h e o w n e r ' s d u t y t o c o m p l y w i t h a n y b y - l a w o f t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o t h e r l a w . 8 . T h e O w n e r s h a l l : a ) b e r e s p o n s i b l e f o r c o n s u l t i n g w i t h H y d r o O n e r e g a r d i n g a n y m a t t e r s t h a t r e l a t e t o s e r v i c e s p r o v i d e d b y H y d r o O n e . 9 . T h e O w n e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r c o n s u l t i n g w i t h a n d o b t a i n i n g a n y n e c e s s a r y a p p r o v a l f r o m a l l r e g u l a t o r y b o d i e s s u c h a s , b u t n o t l i m i t e d t o , t h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y , t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e C o u n t y o f E l g i n , a s d e e m e d n e c e s s a r y . 1 0 . T h e O w n e r s h a l l s a t i s f y a l l t h e r e q u i r e m e n t s i n r e l a t i o n t o t h e f i r e p r o t e c t i o n f o r t h e b u i l d i n g ( s ) t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s F i r e C h i e f . S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 1 o f 2 6 9 1 1 . T h e O w n e r a g r e e s t o p a y f o r d a m a g e s t o p u b l i c p r o p e r t y i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o m u n i c i p a l d r a i n , d i t c h e s , s t r e e t s u r f a c e s , s i d e w a l k s , s t o r m a n d s a n i t a r y s e w e r s y s t e m s , w h i c h m a y o c c u r d u r i n g t h e p e r i o d o f c o n s t r u c t i o n . A n y s u c h r e p a i r m a y b e u n d e r t a k e n b y t h e M u n i c i p a l i t y a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s n o t i c e . 1 2 . A n y a n d a l l l i g h t i n g s h a l l b e i n s t a l l e d a n d m a i n t a i n e d s o a s t o n o t , i n t h e o p i n i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y , i n t e r f e r e w i t h t h e u s e o r e n j o y m e n t o f a d j a c e n t p r o p e r t i e s , o r w i t h t h e s a f e f l o w o f t r a f f i c o n a b u t t i n g o r a d j a c e n t s t r e e t s . 1 3 . I f t h e O n t a r i o B u i l d i n g C o d e r e q u i r e s t h a t a n A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r o r b o t h , s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e f i e l d r e v i e w o f a n y n e w b u i l d i n g o r e x t e n s i o n , p r o v i d e d f o r i n t h i s A g r e e m e n t , t h e O w n e r s h a l l n o t o c c u p y o r u s e o r p e r m i t t o b e o c c u p i e d o r u s e d , a n y s a i d n e w b u i l d i n g o r e x t e n s i o n , u n t i l a f t e r a n A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r h a s g i v e n t o t h e M u n i c i p a l i t y , a l e t t e r a d d r e s s e d t o t h e M u n i c i p a l i t y , a n d s i g n e d b y t h e s a i d A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r , c e r t i f y i n g t h a t a l l c o n s t r u c t i o n a n d / o r s e r v i c e s o n o r i n t h e s a i d l a n d s , r e q u i r e d f o r t h i s d e v e l o p m e n t o r r e d e v e l o p m e n t , n e w l y i n s t a l l e d b y t h e O w n e r i n c o n n e c t i o n w i t f a t h i s d e v e l o p m e n t o r r e d e v e l o p m e n t , h a v e b e e n i n s t a l l e d a n d / o r c o n s t r u c t e d i n a m a n n e r s a t i s f a c t o r y t o t h e A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r . 1 4 . T h e M u n i c i p a l i t y , t h r o u g h i t s s e r v a n t s , o f f i c e r s a n d a g e n t s , i n c l u d i n g i t ' s C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l , F i r e C h i e f , a n d M u n i c i p a l E n g i n e e r , m a y , f r o m t i m e t o t i m e , a n d a t a n y t i m e , e n t e r o n t h e p r e m i s e s o f t h e O w n e r t o i n s p e c t : a ) t h e p r o g r e s s o f d e v e l o p m e n t ; b ) t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e a s p r o v i d e d f o r i n f h i s A g r e e m e n t . 1 5 . I n t h e e v e n t o f a n y s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , d e t e r m i n i n g , u p o n i n s p e c t i o n , t h a t t h e d e v e l o p m e n t i s n o t p r o c e e d i n g i n t h e s t r i c t a c c o r d w i t h t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s f i l e d , s u c h s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t s h a l l f o r t h w i t h , p l a c e a n o t i c e r e q u i r i n g a l l w o r k t o b e s t o p p e d u p o n t h e p r e m i s e s a n d f o r w a r d a c o p y , b y r e g i s t e r e d m a i l , t o t h e O w n e r a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s , o n t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l , a n d t h e O w n e r s h a l l f o r t h w i t h c o r r e c t t h e d e f i c i e n c y o r d e v i a t i o n . 1 6 . I n t h e e v e n t o f a n y s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n i n s p e c t i o n , b e o f t h e o p i n i o n t h a t t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e i s n o t s a t i s f a c t o r y , s u c h s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t s h a l l f o r t h w i t h , f o r w a r d n o t i c e o f s u c h o p i n i o n , b y r e g i s t e r e d m a i l , t o t h e O w n e r , a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s , a n d t h e O w n e r s h a l l f o r t h w i t h c o r r e c t t h e d e f i c i e n c y o r a p p e a l t o t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , a s h e r e i n a f t e r p r o v i d e d . 1 7 I n t h e e v e n t t h a t t h e O w n e r s h o u l d d i s a g r e e w i t h t h e o p i n i o n o f t h e s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , a s t o t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e , s u c h O w n e r s h a l l a p p e a r b e f o r e t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , w h i c h a f t e r h e a r i n g t h e O w n e r , s h a l l e x p r e s s S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 2 o f 2 6 9 i t s o p i n i o n a s t o w h e t h e r t h e m a i n t e n a n c e i s s a t i s f a c t o r y , b y r e s o l u t i o n , w h i c h s h a l l c o n s t i U i t e a f i n a l d e t e r m i n a t i o n o f t h e m a t t e r . 1 8 . I n t h e e v e n t t h a t t h e O w n e r s h a l l f a i l t o o b e y a s t o p w o r k o r d e r i s s u e d u n d e r S e c t i o n 1 7 h e r e o f , t h e O w n e r r e c o g n i z e s t h e r i g h t o f t h e M u n i c i p a l i t y t o a p p l y t o t h e C o u r t s f o r a r e s t r a i n i n g o r d e r . 1 9 . I n t h e e v e n t t h a t a n O w n e r s h a l l f a i l t o c o r r e c t a d e v i a t i o n o r d e f i c i e n c y a f t e r n o t i c e p u r s u a n t t o S e c t i o n 1 7 o r a f t e r n o t i c e o f a n o p i n i o n , w h i c h t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e t e r m i n e s i s c o r r e c t , u n d e r S e c t i o n 1 7 , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , m a y b y b y - l a w , d i r e c t , o n d e f a u l t o f t h e m a t t e r o r t h i n g b e i n g d o n e b y t h e O w n e r , a f t e r t w o ( 2 ) w e e k ' s n o t i c e , t o i t b y r e g i s t e r e d m a i l , a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s o f t h e O w n e r , p u r s u a n t t o t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l o f p a s s a g e o f s u c h B y - L a w , t h a t s u c h m a t t e r o r t h i n g b e d o n e b y t h e M u n i c i p a l i t y , a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , w h i c h e x p e n s e m a y b e r e c o v e r a b l e b y a c t i o n a s m u n i c i p a l t a x e s , o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . 2 0 . U n l e s s o t h e r w i s e a u t h o r i z e d , i n t h e e v e n t o f t h e O w n e r w i s h i n g t o c h a n g e a t a n y t i m e , t h e b u i l d i n g s , s t r u c t u r e s o r f a c i l i t i e s d e s c r i b e d i n A t t a c h m e n t " C " , i t s h a l l m a k e a p p l i c a t i o n t o t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , f o r a p p r o v a l , a n d s h a l l n o t p r o c e e d w i t h s u c h c h a n g e u n t i l a p p r o v a l i s g i v e n b y s u c h C o u n c i l , o r i n d e f a u l t b y T h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d , u n d e r t h e p r o c e d u r e s e t o u t i n S e c t i o n 4 1 o f T h e P l a n n i n g A c t , 1 9 9 0 , h e r e i n b e f o r e r e f e r r e d t o . 2 1 . T h e O w n e r a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y a l l a d m i n i s t r a t i o n c o s t s i n c u r r e d i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t , a n d t h e f u l f i l l m e n t o f t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g l e g a l , e n g i n e e r i n g a n d i n s p e c t i o n c o s t s . 2 2 . L I A B I L I T Y I N S U R A N C E B e f o r e c o m m e n c i n g a n y o f t h e w o r k p r o v i d e d f o r h e r e i n , t h e O w n e r s h a l l s u p p l y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a L i a b i l i t y I n s u r a n c e p o l i c y i n t h e a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e , a n d i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o t h e M u n i c i p a l i t y , i n d e m n i f y i n g t h e M u n i c i p a l i t y f r o m a n y l o s s a r i s i n g f r o m c l a i m s f o r d a m a g e s , i n j u r y o r o t h e r w i s e , i n c o n n e c t i o n w i t h t h e w o r k d o n e b y o r o n b e h a l f o f t h e o w n e r o f t h e d e v e l o p m e n t . T h e s a i d p o l i c y s h a l l b e p r o v i d e d a t t h e t i m e o f t h e s i g n i n g o f t h e A g r e e m e n t a n d r e m a i n i n f o r c e , u n t i l t h e d e v e l o p m e n t i s c o m p l e t e a n d a l l r e q u i r e d d o c u m e n t a t i o n a s p e r A r t i c l e 1 5 h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l i t y . 2 3 . P E R F O R M A N C E G U A R A N T E E T h e O w n e r h e r e b y d e f i n e s t h e c o m p l e t i o n d a t e o f t h i s A g r e e m e n t a n d p r o j e c t t o b e c o m p l e t e d i n f o u r P h a s e s ( P h a s e 1 - 2 0 1 2 , P h a s e 2 - 2 0 1 3 , P h a s e 3 - 2 0 1 4 a n d P h a s e 4 - 2 0 1 5 ) o n o r b e f o r e J u l y 1 , 2 0 1 5 . I t w i l l b e t h e O w n e r ' s r e s p o n s i b i l i t y t o r e q u i r e , i n S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 3 o f 2 6 9 w r i t i n g , a n e x t e n s i o n t o t h i s a g r e e m e n t / p r o j e c t , w i t h i n s i x t y ( 6 0 ) d a y s o f t h e a b o v e s t a t e d c o m p l e t i o n d a t e , s h o u l d a n e x t e n s i o n b e r e q u i r e d . A s s e c u r i t y f o r t h e p e r f o r m a n c e a n d c o m p l e t i o n o f a l l w o r k s r e q u i r e d b y t h i s a g r e e m e n t , t h e O w n e r s h a l l s u p p l y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a L e t t e r o f C r e d i t , e q u a l t o $ n i l T h e L e t t e r o f C r e d i t w i l l b e b a s e d o n t h e e s t i m a t e d c o s t . o f a l t e r a t i o n s t o p u b l i c p r o p e r t y , r o a d w a y , c u r b s a n d g u t t e r s a n d d r a i n s , a n d a n y r q s a i r s f o r d a m a g e s t o p u b l i c p r o p e r t y , r o a d w a y , s i d e w a l k s , c u r b s a n d g u t t e r s a n d d r a i n s , p l u s a l l s i t e s p e c i f i c c o m p o n e n t s a s d e f i n e d b y t h e S i t e P l a n a n d S i t e S e r v i c i n g P l a n , A t t a c h m e n t " C " , w h i c h a r e a p p r o v e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t . T h e a m o u n t o f t h e L e t t e r o f C r e d i t s h a l l b e e s t a b l i s h e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . T h e i r r e v o c a b l e L e t t e r o f C r e d i t f r o m a C h a r t e r e d B a n k e x p r e s s e d t o b e p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t a n d p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y a t a n y t i m e o r i n p a r t , f r o m t i m e t o t i m e , u p o n w r i t t e n n o t i c e f r o m t h e M u n i c i p a l i t y , s h a l l b e p r o v i d e d a t t h e t i m e o f s i g n i n g o f t h i s A g r e e m e n t , a n d s h a l l r e m a i n i n f o r c e , u n t i l T w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s f o l l o w i n g t h e c o m p l e t i o n o f t h i s p r o j e c t . 2 4 . T h i s A g r e e m e n t a n d t h e p r o v i s i o n s t h e r e o f , d o n o t g i v e t o t h e O w n e r o r a n y p e r s o n a c q u i r i n g a n y i n t e r e s t i n t h e s a i d l a n d s a n y r i g h t s a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y w i t h r e s p e c t t o t h e f a i l u r e o f t h e O w n e r t o p e r f o r m o r f u l l y p e r f o r m a n y o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r a n y n e g l i g e n c e o f t h e O w n e r i n i t s p e r f o r m a n c e o f t h e s a i d o b l i g a t i o n s . 2 5 . I n t h e e v e n t t h a t n o c o n s t r u c t i o n o n t h e s a i d l a n d s h a s c o m m e n c e d w i t h i n o n e ( 1 ) y e a r f r o m t h e d a t e o f r e g i s t r a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t t h e M u n i c i p a l i t y m a y , a t i t s o p t i o n , o n o n e m o n t h ' s n o t i c e t o t h e o w n e r , d e c l a r e t h i s A g r e e m e n t t o b e s u b j e c t t o r e - n e g o t i a t i o n , w h e r e u p o n t h e O w n e r a g r e e s t h a t i t w i l l n o t u n d e r t a k e a n y c o n s t r u c t i o n o n t h e s a i d l a n d s u n t i l t h i s A g r e e m e n t h a s b e e n r e - n e g o t i a t e d . 2 6 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t i t w i l l n o t c a l l i n t o q u e s t i o n , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y i n a n y p r o c e e d i n g w h a t s o e v e r i n l a w o r i n e q u i t y o r b e f o r e a n y a d m i n i s t r a t i v e t r i b u n a l t h e r i g h t o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e n t e r i n t o t h i s A g r e e m e n t a n d t o e n f o r c e e a c h a n d e v e r y t e r m , c o v e n a n t a n d c o n d i t i o n h e r e i n c o n t a i n e d a n d t h i s A g r e e m e n t m a y b e p l e a d e d a s a n e s t o p p e l s a g a i n s t t h e O w n e r i n a n y c a s e . 2 7 . T h e O w n e r a g r e e s o n b e h a l f o f t h e m s e l v e s , t h e i r h e i r s , e x e c u t o r s , a d m i n i s t r a t o r s a n d a s s i g n s , t o s a v e h a r m l e s s a n d i n d e m n i f y t h e M u n i c i p a l i t y , f r o m a l l l o s s e s , d a m a g e s , c o s t s , c h a r g e s a n d e x p e n s e s w h i c h m a y b e c l a i m e d o r r e c o v e r e d a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y b y a n y p e r s o n o r p e r s o n s a r i s i n g e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y a s a r e s u l t o f a n y a c t i o n t a k e n b y t h e O w n e r , p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t . 2 8 . A l l f a c i l i t i e s a n d m a t t e r s r e q u i r e d b y t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e p r o v i d e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e O w n e r a t i t s s o l e r i s k a n d e x p e n s e t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s t a n d a r d s d e t e r m i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a n d i n d e f a u l t t h e r e o f , a n d S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 4 o f 2 6 9 w i t h o u t l i m i t i n g o t h e r r e m e d i e s a v a i l a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y , t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 3 2 6 o f T h e M u n i c i p a l A c t \ R . S . O . 1 9 9 0 , s h a l l a p p l y . 2 9 . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , a g a i n s t t h e l a n d t o w h i c h i t a p p l i e s , a n d t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l b e e n t i t l e d , s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f T h e R e g i s t r y A c t , t o e n f o r c e i t s p r o v i s i o n s a g a i n s t t h e O w n e r , n a m e d h e r e i n , a n d a n y a n d a l l s u b s e q u e n t O w n e r s o f t h e l a n d . 3 0 . A C e r t i f i c a t i o n o f C o m p l i a n c e a t t a c h e d h e r e t o a s A t t a c h m e n t " B " , s h a l l b e f i l e d b y t h e O w n e r , f o l l o w i n g c o m p l e t i o n o f t h e d e v e l o p m e n t t o e n s u r e a l l d e t a i l s o f t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t h a v e b e e n c o m p l i e d w i t h . E S T W I T N E S S W H E R E O F , t h e P a r t i e s h e r e t o h a v e h e r e u p o n , a f f i x e d t h e i r C o r p o r a t e S e a l , a n d d u l y a t t e s t e d t o b y t h e i r a u t h o r i z e d s i g n i n g o f f i c e r s i n t h a t b e h a l f . I h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . W i t n e s s E r i c V a n M o e r k e r k e , P r e s i d e n t 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P a u l E n s , M a y o r L y n d a M i l l a r d , C l e r k S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 5 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T ' A » P r o p e r t y A s s e s s m e n t R o l l N o . : 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 M u n i c i p a l A d d r e s s : 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e L e g a l P r o p e r t y D e s c r i p t i o n : C o n c e s s i o n 1 0 P a r t S o u t h L o t s 1 6 & 1 7 , R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R - 1 4 7 7 P a r t 1 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g i n P I N # S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 6 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T ( B » T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C E R T I F I C A T E O F C O M P L I A N C E P R O P E R T Y I D E N T I F I C A T I O N : M u n i c i p a l A d d r e s s : 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e P r o p e r t y R o l l # : 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 O w n e r ( s ) : 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) T h i s d o c u m e n t s e r v e s t o c e r t i f y t h a t t h e d e v e l o p m e n t p r o j e c t o n t h e a b o v e n o t e d l a n d s h a s b e e n c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f T h e S i t e P l a n A g r e e m e n t B y - l a w N o . D A T E D : I H E R E B Y C E R T I F Y T H A T T H E A B O V E D E C L A R A T I O N I S T R U E A N D C O R R E C T . I h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . W i f a i e s s 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . E r i c V a n M o e r k e r k e , P r e s i d e n t P r i n t n a m e A d d r e s s : P h o n e N u m b e r S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 7 o f 2 6 9 \\T7 ^n ^wy .7 G "^/ ^-^^^^^ !!\^s r ^^ ~^^ ^P\'£:3^^3^.^*3s>-i&13 "\Sa. <3$"s>^tya,mf x00 ^s.^%=^"^7^.^-^<<y .^-^\&>®G^^0(fr ^8^\ \tt1\r <>^-L 3^»\-t^1.^=>t r"(^.< ^3^^<^3\^\ t17y ^/.^ *^*&.^^ /oa<3^.J.^r.^^/^:&c 0... ?..ol ^-. .«-yvrr\"h ^E~x^J \t x ^J Ik ^^E./n a c?0 z "^^^0 ^^ **. <^ 0 ^^1^^-I A,v ^^L ^%»Qs §^.\0'^<t-~k 0 ^ ^^0 L.-^* ~^p.^..s.Ci ^»"^ ^§\^1§Q>^ft(f 1\)re -^^ t»\^^<kl Sb r^^^^ ^ ~s ^1\\^ \\^3^^iC>^^\^^T ^ ^&'/<S(.i^>».^a ^1^^^^ ^(n ^b N .I »\°^ s ^^ &.^^ .5 ^ ^- <-.^K ^§,i&^s <^>y\^y ^<s fc;b 9^^^ 1.s ^.«s;s)^0 ^<tt: ^ft\0 ?$(AX 0 ^^'?&^^ z- ^s<;<t ^§^ ^\ S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 8 o f 2 6 9 6 ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 1 5 , 2 0 1 2 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : D 1 1 . M E N N S U B J E C T : P o r t o f H o p e C h u r c h S i t e P l a n A g r e e m e n t A m e n d m e n t N U M B E R : D 2 0 1 2 - 0 2 6 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d a p p r o v a l o f a n a m e n d e d a t t a c h m e n t t o a n e x i s t i n g S i t e P l a n A g r e e m e n t . B a c k g r o u n d I n J u n e 2 0 0 7 C o u n c i l p a s s e d B y - l a w 2 0 0 7 - 0 6 3 a p p r o v i n g a S i t e P l a n A g r e e m e n t w i t h M e n n o n i t e C h u r c h i n C b - i s t f o r p r o p e r t y l o c a t e d i n C o n c e s s i o n 8 P a r t L o t 8 , m u n i c i p a l l y i d e n t i f i e d a s 5 4 5 7 1 E d e n L i n e m t h e H a m l e t o f N o r t h H a l l . T h e p r o p e r t y i s d e s i g n a t e d " H a m l e t s " i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d I n s t i t u t i o n a l ( I ) i n t h e Z o n i n g B y - l a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 . C o u n c i l g r a n t e d t h r e e o n e - y e a r e x t e n s i o n s t o t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t c o m p l e t i o n d a t e a t t h e o w n e r s ' r e q u e s t a s t h e y w e r e e x p e r i e n c i n g r e d u c e d a t t e n d a n c e r e s u l t i n g i n s e r i o u s f i n a n c i a l c o n s b - a i n t s i n c o m p l e t i n g t h e c o n s t r u c t i o n . U l t i m a t e l y , t h e c o n g r e g a t i o n m a d e t h e d e c i s i o n t o c l o s e a n d s e l l t h e p r o p e r t y t o t h e P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e n n o n i t e i n J u n e 2 0 1 1 . S i n c e t h e t i m e o f p u r c h a s e t h e n e w o w n e r s h a v e b e e n w o r k i n g t o w a r d s c o m p l e t i n g t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e c h u r c h a n d d e v e l o p i n g f h e r e m a i n i n g l a n d s . T h e o r i g i n a l s i t e p l a n w a s n o t e x a c t l y s u i t e d t o t h e n e e d s o f t h e n e w o w n e r s a n d t h e r e f o r e t h e y h a v e b e e n w o r k i n g t o w a r d s a m e n d i n g t h e s i t e p l a n s i n c e l a s t J u l y . T h e f i n a l a m e n d e d s i t e p l a n d r a w i n g i s n o w p r e s e n t e d f o r a p p r o v a l . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a v e r e v i e w e d t h e a m e n d e d s i t e p l a n a n d a r e s a t i s f i e d w i t h t h e r e v i s i o n s . N a m e l y , d r a i n a g e c a t c h b a s i n s h a v e b e e n a d d e d t o a d d r e s s t h e s u r f a c e w a t e r i n t h e n o r t h w e s t s e c t i o n o f t h e p r o p e r t y ; h a n d i c a p p e d p a r k i n g s i t e s h a v e b e e n a d d e d w i t h a d j o i n i n g s i d e w a l k a c c e s s t o t h e b u i l d i n g a n d t h e p a r k i n g a r e a h a s b e e n m o v e d t o t h e n o r t h s i d e o f t h e b u i l d i n g a n d o r i e n t e d t o p r o v i d e t h e r e q u i r e d n u m b e r o f p a r k i n g s p o t s a n d l e a v e r o o m f o r e x p a n s i o n t o t h e e a s t s i d e o f t h e p r o p e r t y . T h e A t t a c h m e n t " C " i s t h e o n l y c h a n g e t o t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t . T h e e x i s t i n g r e g i s t e r e d s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h A t t a c h m e n t " A " a n d " B " r e m a i n s i n e f f e c t . S t a f f r e c o m m e n d a p p r o v a l o f t h e a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " . A t t a c h m e n t s 1 . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 6 A u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f a n a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 0 9 o f 2 6 9 S t a f F R e p o r t D 2 0 1 2 - 2 6 P o r t o f H o p e C h u r c h 2 R E C O M M E N D A T I O N " T H A T B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 6 , b e i n g a B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a m e n d e d A t t a c h m e n t * C ' t o t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t w i t h M e n n o n i t e C h u r c h i n C h r i s t n o w P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e n n o n i t e , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , ^ ^ 1 F / . / d / M ^ g a ^ t U n d e r h i l l K y l e ^ u g e r ~ / \ ^ P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d m i i U s t r a t o r I S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 1 0 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 6 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E A M E N D E D A T T A C H M E N T * C ' T O T H E S I T E P L A N A G R E E M E N T W I T H P O R T O F H O P E C O N G R E G A T I O N C H U R C H O F G O D I N C H R I S T M E N N O N I T E W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . O . 1 9 9 0 C h a p t e r P . 1 3 p r o v i d e s i n p a r t t h a t w h e r e i n a n o f f i c i a l p l a n a n a r e a i s s h o w n o r d e s c r i b e d a s a p r o p o s e d s i t e p l a n c o n t r o l a r e a , t h e c o u n c i l o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e p r o p o s e d a r e a i s s i t u a t e m a y , b y b y - l a w , d e s i g n a t e t h e w h o l e o r a n y p a r t o f s u c h a r e a a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s e n a c t e d a S i t e P l a n C o n t r o l A r e a B y - l a w p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 1 o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t . A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 4 ) o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t n o p e r s o n s h a l l u n d e r t a k e a n y d e v e l o p m e n t i n a n a r e a d e s i g n a t e d u n d e r s u b s e c t i o n ( 2 ) u n l e s s t h e c o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y o r , w h e r e a r e f e r r a l h a s b e e n m a d e u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 2 ) , t h e M u n i c i p a l B o a r d h a s a p p r o v e d o n e o r b o t h , a s t h e c o u n c i l m a y d e t e r m i n e , o f t h e f o l l o w i n g : 1 . P l a n s s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s t o b e e r e c t e d a n d s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s t o b e p r o v i d e d i n c o n j u n c t i o n t h e r e w i t h a n d o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s r e q u i r e d u n d e r c l a u s e ( 7 ) ( a ) . A N D W H E R E A S t h e O w n e r s e n t e r e d i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t a u t h o r i z e d b y B y - l a w 2 0 0 7 - 0 6 3 p a s s e d J u n e 7 , 2 0 0 7 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d A t t a c h m e n t " C " o f t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e n n o n i t e N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e a n a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " o f t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e n n o n i t e a f f i x e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - l a w a s S c h e d u l e " A " S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 1 1 o f 2 6 9 2 . T H A T A t t a c h m e n t " C " t o t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t a u t h o r i z e d b y B y - l a w 2 0 0 7 - 0 6 3 p a s s e d J u n e 7 , 2 0 0 7 i s h e r e b y a m e n d e d . 3 . T H A T t h e a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " t o t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e o w n e r ' s e x p e n s e u n d e r t h e p r o p e r L a n d T i t l e s R e g i s t r y . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . R E A D A T H I R D T I M E A N C F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 1 2 o f 2 6 9 P A R T 1 H R - 6 4 8 J N O R T H . L O T 7 C O N C E S S I O N 8 . . ' 9 6 , 0 1 > ^ 9 4 '- " b '.f r ^ H ; + \ ^ .fr '« . ^ + t z \ \ '^ ^ ? CD < .p . It '4 T/ 4' 0° * s ^ ^ s p . <'* . ^ ." * * ~Q \ '.» > .fr . ('I ^ ^ 4 c> =0 f! \ ^ t i £ / < u> ^- 1 d va s - ; * z .*. = = 1 r> » '* ^ % - 0 ^, <> d 0 + \ TP ; .b '^ v . '- ? » rt ^ \ ^ - A w 0 4 s ^ + N z I? .. I - ? 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PCS t SEATS 38 SPACES^^(3B SPACES PflOMDED) flUILBING INFORMATION;\.BUUWGMBGHT 7S m (IWX. 11 m)GEOGRAPHIC TOWNSHIP .'^BAYHAM Na OF SIBEETS FACED I SffiEET"?',^+'v .y KML ICT COURAGE^,-? h lf PROPOSED CDWWGE+^tlj f -^?+.nmpMa_p»Mnmn TO K punraia'p LANDSCAPING PLAN:t ?EwmBLatl.UITOi'EmMK 'wi8WDPOITT LNE |IUMH-H11T N'n'3\-I-^'ft'?EWtGKEEN^00 ENTRANCE CONSTRUCTION: (ROM TO PRCPEHTY WE)z .f "b^>1;'0 Wmm HL3 (ROW BEMNSTOUCTIOW)* ^SOmm HL4fp0-f;* n?+^^ISOmm BRANULAR '*' .300mm GRANUUR 'B'-<,<.^^PARKING & DRIVEWAV STRUCTUBt:t^f ^^'SCnmi nECYGLED ASPHALT '?..G 150mm CRANUUR .A'^»,300mm GRANULAR 'B'+^^1f&L.A. GIRARD ENGINEERING^*ONJARIQ). LTD.^CONSULTING ENGINEERS^ZIZ AIN-ST""T_WEST P 255^ff.^M^rrem.uT'owftmo TEL: f-SIM7»-MTS Fax; l-519-«79-t5i65?IginirdBgirardenginEerlng.co4^ PORT OF HOPE CHURCH FORMERLY 0 10 »w venues If w p-njomn (MENNONITE CHURCH IN CHRIST)SCALE 1: 400 nw wB/nimn .uuas1) - El£VATONS-ARE-9E99ETIC_AND ARE REFERRED TO SPIKE IN U71LJTV POLE HtWt tn mm .UK SITE AND GRADE PLAN^9^T POS17E 911 N& -.- .- METRIC ^^H- ^-^,-JN-" - -wets&H-/-mw .Ut BE CONVEHTCD TO FEFT BY fflVIDINC BY 0.3048 -'MUNICIPALITY OF BAYHAM*L ..-'11''.IN''nr'n 1A COUNTY OF ELG IN S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - P a g e 1 1 4 o f 2 6 9 ~ ? C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 1 3 , 2 0 1 2 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : T 0 9 S U B J E C T : D e s i g n a t i o n o f L a n d s a s P a r t o f R o a d S y s t e m N U M B E R : P R 2 0 1 2 - 0 7 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s i n r e g a r d t o t h e d e s i g n a t i o n o f C l e a r v i e w D r i v e a n d l a n d s a b u t t m g B a y h a m D r i v e a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m . B a c k g r o u n d S t a f f h a v e r e c e i v e d a r e q u e s t f r o m J e n k i n s & G i l v e s y L a w O f f i c e r e g a r d i n g p o t e n t i a l o u t s t a n d i n g d e s i g n a t i o n o f l a n d s a s p a r t o f t h e r o a d s y s t e m . T h e i s s u e h a s a r i s e n a s a r e s u l t o f t h e p o t e n t i a l s a l e o f a b u t t i n g p r o p e r t y . S t a f f C o m m e n t s F i r s t l y i n 1 9 9 1 , t h e T o w n s h i p o f B a y h a m p u r c h a s e d l a n d s ( P a r t 2 o n P l a n 1 1 R - 4 5 9 5 ) a l o n g B a y h a m D r i v e f o r r o a d w i d e n i n g p u r p o s e s f r o m 7 1 0 9 5 5 O n t a r i o L i m i t e d t o b e d e s i g n a t e d a s p a r t o f t h e m u n i c i p a l r o a d k n o w n a s B a y h a m D r i v e . T h e b y - l a w t o e s t a b l i s h t h e l a n d s a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m w a s n o t c o m p l e t e d . S e c o n d l y m 2 0 0 4 a s i t e p l a n a g r e e m e n t w a s e x e c u t e d w i t h B r i a n G r a y d o n f o r l a n d l o c a t e d i n C o n c e s s i o n 1 1 , P a r t o f L o t s 1 9 a n d 2 0 , o n B a y h a m D r i v e . P a r t o f t h a t a g r e e m e n t r e q u i r e d t h e c o n v e y a n c e o f l a n d s ( P a r t s 2 a n d 3 o n P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 ) t o t h e M u n i c i p a l i t y f o r t h e p u r p o s e o f c o n s t r u c t i n g a m u n i c i p a l r o a d . T h e l a n d s w e r e t r a n s f e r r e d t o t h e m u n i c i p a l i t y t o b e C l e a r v i e w D r i v e , h o w e v e r , t h e b y - l a w t o e s t a b l i s h t h e l a n d s a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m w a s n o t c o m p l e t e d . S t a f f r e s e a r c h e d a n d o b t a i n e d c o p i e s o f t h e t r a n s f e r d e e d s c o n f i n n i n g t h e o w n e r s h i p o f t h e s a i d p a r c e l s a n d i s c o n f i d e n t t h e p a r c e l s w e r e i n t e n d e d f o r m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s . S t a f f i s p r e p a r e d t o p r e s e n t t h e b y - l a w s r e q u i r e d t o e s t a b l i s h t h e s e l a n d s a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m t o c o m p l e t e t h e t w o t r a n s a c t i o n s . A t t a c h m e n t s 1 . S k e t c h s h o w i n g P a r t 2 o f P l a n 1 1 R - 4 5 9 5 a n d P a r t s 2 & 3 o f P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 2 . D r a f t B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 0 , t o a s s u m e a n d e s t a b l i s h l a n d s i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m ( B a y h a m D r i v e ) 3 . D r a f t B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 1 , t o a s s u m e a n d e s t a b l i s h l a n d s i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m ( C l e a r v i e w D r i v e ) S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) 1 . G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e 2 . G o a l # 4 - B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 1 5 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - 0 7 B a y h a m D r / C l e a r v i e w D r 2 R E C O M M E N D A T I O N " T H A T d r a f t B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 0 , b e i n g a B y - l a w t o a s s u m e a n d e s t a b U s h l a n d s i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m b e i n g P a r t 2 o f R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R - 4 5 9 5 ( B a y h a m D r i v e ) b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " a n d " T H A T d r a f t B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 7 1 , b e i n g a B y - l a w t o a s s u m e a n d e s t a b U s h l a n d s i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m b e i n g P a r t s 2 & 3 o f R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 ( C l e a r v i e w D r i v e ) b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d b y , R e v i e w e d b y , / % » ^ 7 ] ^ r g q r ^ t U n d e r h i l l K y l e g e r " v 7 P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d m i r i i K s t r a t o r S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 1 6 o f 2 6 9 - o i y f ® ^ f - - < - N ? 3 P N S / ^ 6 » < r . ? S 2 S ^ g s » . . < " ^ ^ s . r u t 7 f i £ ^ J S ^ < r < ^ f t O E C E H N ' v ' J t * . ^ r t . v m i f s ^ ' ^ ^ P S C F 0 % n ^ - 0 ^ 5 > p . r u e . F T S f ^ ^ ^ k » % 4 ^ ^ v ' b - , i i A - S b . ^ » - w t a : ^ \ 1 : ' < J < * * ' . 1 _ - " - - ' » t n A ^ < ^ ( * r ^ . d W . . V " / . ^ ^ ^ & ^ < w a a ^ f P U W f l » « V H M ' f w n a o W r n - * i s ^ ' K ^ A L ^ r 1 9 1 ^ . T ? " , 8 L . V 1 1 ^ y ^ & x t " - t t f f - ^ ^ f ® v < + g p * S T J F L W ( ^ L f f ! " 2 0 ^ . ^ a n 1 ^ \ f - u s n i m a y ^ C O H C E S S / Q H / / v A - i , 8 [ ^ § 1 1 2 ^ a w ^ , 1 f U H / W B M s n s ( ? ^ a M y 1 A * ^ f f l B L a r P J O f f \ y ^ 2 ^ » » ^ » g ^ ^ a m ^ M f f f * * + a n a » " U H < ^ f 9 5 v * , ^ c a n f i > . o u r A P O W t f < N » > ^ ? w J t . V ^ * w » f . a - y 8 » A % < ^ y u w « B ' / ^ \ A ' B t ^ . ^ * » . ' ^ < » < D B 7 < n » \ ^ < m < w f y a * * r i I ' P t M H f H W O ^ v - . . - » . » . , » I ; * ^ » ^ ^ ^ . \ a n a v ^ * * . . . ' s \ \ - < \ P U M f V W t t \ f l l . ? . " . . - . ; ; . ' ^ I f , \ \ ( r : \ * . t / ^ » . < ! S L v : I O f » / ? ^ / / f r W C B ^ " . H , t . I u n . . - \ \ \ t i . C r r ! 9 . , , \ ' - - \ . / 1 , F * r * . \ * * » ^ i a r s o / c i . a r S i \ L O T ' f f y C . f T - a w * t I t ^ 1 ^ w ^ - * i n f f U H I H M T 4 - < i . 0 ^ f l o w f i w s g a e * < < £ f f t e w . ^ ' ¥ . ' " . . t » * f n ' " » \ M M / f H H W ^ t . * < 1 V W » f , » t h - r - . s ' ! 0 » C £ S S ' 0 ^ / 0 - ; ^ . ? \ w * a w ' f a » f - S H E E T 4 ^ 7 L E C E W N O T E S * N N U N f f t U W H H . m » . * ' u n . P R O P E R T Y I N D E X M A P M B ^ ( A f | U ^ « n « m a . . w U N * » N W U I f W W H f u n » « n I * . < * . » n n n t w t B L O C K 3 5 3 4 0 - m n t w r 1 * M B « B w w n ^ 1 » u n N » « u M m m n w M N T H E M U N I C I P A L I T Y O F u n o i n w w i W U ^ W T H W O t W 4 T . f u n t i t i w r - < i n » w » r » 1 « . n S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 1 7 o f 2 6 9 ->-'1-®s:UA/.-/.Q "a AJ KCBFfrJlt /{.ha fr I 0 x £^Vd 0'^a ^.s /n-7a 1N3^*USM /^<3 0 ^^V-f >^ /c2:4<.9B-aaE ^^^SSS"5^^'S-!:^^/A- 3 J> .»B ^]S N ^-c ^tf^d-n ^ea-tsr[-.1 <.8 -^fr-rfif3*Q oa ^- ~^'w^^-3 -0»^JO.BS ii[.n ^w.^^:Tjlfc.1 Nh».f *t^-I ^au» .\T .5*'<h.^f ft yawmusm .*,v-. ^-^'-^^sisns- ...".-...7 3?tMy\I ^r .BT'.t-rwfr .: £. ^-TO^.^;;oi ^ /.IJ*^.^a -; .--M r^^.t'flfE ^f\ t^l ^M^A-^^«^s,^*-^^7^^<s2 . -w-sc7 -sv/-^iy^'l-c»w)'1./^d '0 .^zPl^0.9flT(^-I33 ,0 ,z ^... 0 aa Q ?"y.tf .( en >.^-~i tS *\> ^3 -<n ./^,'0/\1 ^s 2:Q b ^1 <3x >-3=3:*;A'4ha "a s>2:^^Au(/?*Afti^..s.10 8£n Vd 3=s s .ll;?..^t, i '-*^f°tTl N<=r £1 ~n (y s.,^~n ^n 1 Ul .&,^../'<'s ^ ^T3^/K/7 'wQiy^^a <7fc/>^&OC"^^£<%»^Tt 'n c^m"I <^^/^-*&0*r;a ^*~».0 ^ f,^-I ^y v»d-iSt!s ^-2:f;r>../r\. ^s s-K^f^f^h - '~)^~^ui 2:>p.^^/l?s "/* VtE <^^m -tf r .-."<w 0 iyvd ^s <^v ^'.»~-:3=*.*.~^.^Av .0'- §<-"* ^.*;.» h13 /^.T ^21$//..^tnh. tn u .a 1^A/^\^c-,<^n,Ui e>.vs .-L\'^.^0 ui -<toe1 -s/.^to "n a >/^1- 2 ^:a tt33 -<^//Irf1. sr ^^E>?<^qf ^»t- -<m >^.s-A is .0?^r 3 s <8 ^p?-^.tyT*-1?//>^^L* s .'£.?'^h>" ^^ ^'I //c" >'.^?^<^-. ^^h 2:3.^r^ f ".Q K A *^ S-;~^» 2' ^^^6?0SJff;fcrf .sa'9g>fa>Q ;^^N*w *. "Qa .A u .02 ,90 ,C9 H ia tjdI- -,£rf 3 ^TO -^~^.^*.tjd.-, rp >.u\3^^.^.tl'f ri >:V6 4T- -t^'-h ^^z^>*-L 1"^n> c,fl ^s0t»&.'.\-s &^.*:.y t.M ^3>3ilLs:<t d,:^fa<:r u t 1'^-\7^^-s"..)?-<s's :». -Ik .c -I.^a ul c^l'P 0 ^<^^C3*^r ;..0 ^3 ^.& ^'?4-0 ^UtfS''0^^-~5 -r^"vyyy-t r^-^y-yy .^ivsrf^.v-LH -^.i "^.'\IN-1r/7^ ft 0^'r^~7 .9(M'^y>'1V7^sT n/L/i"'/.vo (T\J I "Ll-^^>/f ^I^J ^7&-c: ^1o0-0 ^^M M S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 1 8 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 0 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( B A Y H A M D R I V E ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r t h e p u r p o s e o f i m p r o v i n g a n d / o r w i d e n i n g t h e m u n i c i p a l r o a d k n o w n a s B a y h a m D r i v e ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f B a y h a m D r i v e s u b j e c t t o t h e r o a d w i d e n i n g i s i d e n t i f i e d a s P a r t 2 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R 4 5 9 5 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e a r e h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i s h w a v P a r t 2 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 4 5 9 5 B a y h a m D r i v e 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 1 9 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 1 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( C L E A R V I E W D R I V E ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s t o b e i d e n t i f i e d a s C l e a r v i e w D r i v e ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f C l e a r v i e w D r i v e s u b j e c t t o m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s i s i d e n t i f i e d a s P a r t s 2 & 3 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e a r e h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i e h w a v P a r t s 2 & 3 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 8 1 5 1 C l e a r v i e w D r i v e 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - P a g e 1 2 0 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 1 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 2 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 3 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 4 o f 2 6 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N t C I P A U T Y O F 8 A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 1 8 , 2 0 1 2 F R O M : G o r d R o e s c h - B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r F I L E : S U B J E C T : N a t u r a l G a r d e n s A m e n d m e n t N U M B E R : P 2 0 1 2 - 0 1 2 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o p r o v i d e C o u n c i l w i t h r e c o m m e n d a t i o n s t o e n s u r e p u b l i c s a f e t y i n u r b a n a r e a s r e g a r d i n g v i s i b i l i t y a n d n o x i o u s w e e d s i n n a t u r a l g a r d e n s . B a c k g r o u n d C o u n c i l a p p o i n t e d a c o m m i t t e e i n M a y o f 2 0 1 1 t h a t h a d t h e f o l l o w i n g t e r m s o f r e f e r e n c e : C o m m i t t e e w i l l r e v i e w t h e c u r r e n t B y - l a w e n f o r c e m e n t p r o c e d u r e s , s p e c i f i c a l l y . e v a l u a t i n g c o m p l a i n t b a s e d i n s p e c t i o n v s . r o u t i n e i n s p e c t i o n s a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o C o u n c i l a n d , R e v i e w Y a r d M a i n t e n a n c e a n d P r o p e r t y S t a n d a r d B y - l a w s s p e c i f i c a l l y a s t o w h a t s h o u l d . b e r e g u l a t e d i n B a y h a m a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o C o u n c i l . R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 0 9 w a s p r e s e n t e d t o C o u n c i l i n A p r i l o f 2 0 1 2 . S e v e r a l r e c o m m e n d a t i o n s w e r e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r i n f o r m a t i o n a t t h a t t i m e . O n e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t t h e c o m m i t t e e p r e s e n t e d w a s r e g a r d i n g n a t u r a l g a r d e n s i n u r b a n a r e a s a n d d e f i n e d s a f e t y s e t b a c k s : T h e c o m m i t t e e r e c o m m e n d s t h a t t h e Y a r d M a i n t e n a n c e B y - l a w b e a m e n d e d t o i n c l u d e . a d e f i n e d s e t b a c k f o r n a t u r a l g a r d e n s w i t h i n w h i c h , p l a n t s a n d g r a s s e s s h a l l n o t e x c e e d a d e f i n e d h e i g h t ( 8 i n c h e s ) . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e s e t b a c k b e 3 6 i n c h e s f r o m t h e r o a d a l l o w a n c e f o r s a f e t y r e a s o n s i n u r b a n a r e a s . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a s r e c e i v e d c o m p l a i n t s r e c e n t l y r e g a r d i n g l o n g g r a s s a n d w e e d s i n u r b a n a r e a s t h i s y e a r , s p e c i f i c a l l y b e c a u s e o f t h e l a c k o f v i s i b i l i t y a t c e r t a i n i n t e r s e c t i o n s . T h e c u r r e n t y a r d m a i n t e n a n c e b y - l a w ( 2 0 0 2 - 0 0 9 ) a s a m e n d e d b y t h e n a t u r a l g a r d e n s b y - l a w p r o v i s i o n ( 2 0 1 0 - 0 4 0 ) d o e s n o t h a v e a n y d e f i n i t i o n s o r s e t b a c k s o u t l i n e d . T h e p u r p o s e o f t h e a t t a c h e d b y - l a w i s t o a l l o w f o r t h e f o l l o w i n g s e t b a c k s t o m a i n t a i n p u b l i c s a f e t y o n o u r r o a d s a n d s i d e w a l k s . T h e p r o p o s e d c h a n g e s a r e : 1 . T o p r o v i d e a s e t b a c k o f t w o m e t e r s f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a r o a d w a y w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 2 . T o p r o v i d e a s e t b a c k o f t w o m e t e r s f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a s i d e w a l k w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 3 . T o c o n f i r m t h a t n o n o x i o u s w e e d s s h a l l b e p e r m i t t e d i n a n y n a t u r a l g a r d e n s a n y w h e r e i n B a y h a m S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 5 o f 2 6 9 1 A d d i t i o n a l C o m m e n t s N o t w i t h s t a n d i n g t h e a b o v e p r o p o s e d c h a n g e s / i t i s n o t t h e i n t e n t o f t h e b y - l a w t o i n c l u d e m a t u r e t r e e s t h a t m a y b e l o c a t e d n e a r a r o a d o r s i d e w a l k s o l o n g a s t h e c a n o p y w h i l e i n b l o o m d o e s n o t p o s e a h a z a r d t o p u b l i c s a f e t y . A t t a c h m e n t s 1 . C u r r e n t N a t u r a l G a r d e n s A m e n d m e n t ( 2 0 1 2 - 0 4 0 ) 2 . P r o p o s e d N a t u r a l G a r d e n s A m e n d m e n t B y - l a w ( 2 0 1 2 - 0 7 7 ) 3 . S e c t i o n 4 - O f f i c i a l P l a n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m R e c o m m e n d a t i o n s 1 . T h a t c o u n c i l r e c e i v e s r e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 2 a n d t h a t B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 7 b e i n g a b y - l a w t o d e f i n e s e t b a c k s f o r n a t u r a l g a r d e n s i n u r b a n a r e a s / b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d / R e v i e w e d B y : . . - ' G o r d R o e s c h K y l e K r u g e r F i r e C h i e f / B . L . E . O . A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I O P A U T T O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 0 - 0 4 0 A B Y - L A W T O A M £ N D B Y - L A W 2 0 0 M 0 9 , B E I N G A B Y - L A W T O P R O V I D E F O R T H E M A I N T E N A N C E O F Y A R D S W B ^ R J E A S t i t e C b q x a a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B & y k a m d i d b y B y - l a w ^ 2 0 0 2 - 0 0 9 p r o v i d e f o r f t e m a m t e n a n c e o f y a n l s ; A N 3 W H S B E A S t h e C o u n c i l o f f l i e C o i p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a K l y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s u y t o a m e n d t h e Y a r d M a i n t e n a n c e B y - l a w # 2 0 6 2 - 0 0 9 , a s a m e n d e d ; N O W T E E R E T O R S T E 3 C O S P O R A T I O N O F T E E M U N I d P A L n T Y O S ' B A Y H A M H S R E B Y E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T B y f c . w 2 0 0 2 - 0 0 9 a s u a c n d e d , b e a n d t h e s a n e f a h e r e b y f u r t h e - a m e n c e d 3 » y r ^ < l i a g t f e e f o U o w a t g d . u s e a f t e r S e c t i o n 3 . 6 ( b ) : 3 . 6 ( c ) N o t w i & s t e a d i n g S u t e e c t i o n 3 . 6 ( a ) a n y g r o w t h w M d i f o m x s p a r t o f a n a t u r a l g a i d c a d e l i b e r a t e l y m a m t a m e d t o p r o d u c e g r o u n d c o v e r , i n d u d u i g o n e o r m o r e s p e c i e s o f w U d f l o w e r s , s h r u b s , t r e e s , h e r f c a c e o u s p l a n t s , f e r n s , g r a s s e s o r c o x n b m a t i o a s o f t h e a b o v e , w h e f f a e r n a t i v e o r n o n - i i a t i v c ^ w f a c & c r e < M b T e o r n o n - e d i b l e c o n s i s t e n t w i t h a m a n a g e d a n d n a t u r a l l a n d s c a p e s h a l l b e p e r m i t t e d . 2 . E f f e c t i v e S ' & t e : T O s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n A c d a y i t i s p a s s e d . R E A D A F I K S " , S 2 C O N D , A N D T E I S D - m C E » d f i a d l y p a . , , d t h i s 1 5 f t d a y o f A - H - a 2 0 1 0 . < 3 ^ ^ A o f t . » ^ 4 ^ ^ L ^ n s \ i / j ^ s ^ f M A Y C L E R K S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 7 o f 2 6 9 * ' . " . " " * V l T T * U U , n < W W A , u u u x u u a o u A u a m u M O U L L . ^ ^ ^ . u w ^ W - O U W U t t y i W U U U t U t U U U U U W p r o d u c t , o r s o l a r a n d g e o t i h e r m a l e n e r g y . f r o m t h e f a r m o p e r a t i o n a n t h e p r o p e r t y . R e s e r v e i M i w a g e s y s t e m c a p a c i t y : m e a n s d e s i g n o r S e n a l t h n e : m T e g a r d t Q s t i i r f a c e - w a t e r f e t r t u r e s s x i d p l a n o e d c a p a c i t y i n a c m t n d i ^ d w a s t e w a t e r t r e a t m e n t g r o u n d ^ a t e r f e a t u r e s , , m e a n s a r e a s t h a t a r e f a c i l i t y w h i c h i s n o t y e t c o a u f i i t f e d t o e r i s t m g o r p a r t i c u l a r l y s u s c e p t i b l e t o i m p a c t s f i r o n a c t i v i t i e s o r a p p r o v e d d e v e l o p f f l m t F o r t h e p u i p o g w o f p o l i c y e v e n t s m c h i d i n g , b u t n o t l i n u t e d t o , w a t e r 1 . 6 . 4 . l ( e ) , r e s e r v e c a p a c i t y f i w p r i v a t e c o m m v n a i ( s e w a g e w i t h d r a w a l s , a n d a d d i t i o n s o f p o l l u t a n t s , s e r v i c e s a n d m d i v i d u a l o n - s i t e s e w a g e s e r v i c e s i s c o n s i d e r e d s u f f i c i e n t i f t f a c h a u l e d s e w a g e f i u m t h e S d u t t f v e l a n d u s e » : m e a n i i b i u l d u i g s » a m e n i t y a r e a s , d e v e l o p m e n t c a n b e t r e a t e d o r d i s p o s e d o f a t s i t e s o r o u t d o o r s p a c e s w h e r e r o u t i n e o r n o m i a l a c t r v i d e g a p p r o v e d u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c H m A c t o r t h e o c c u r r i n g a t r e a s o n a b l y e x p e c t e d t i m e s w o u l d O n t a r i o W a t e r R e s o u r c e s A c t , b u t n o t b y l a n d - f l p p l y i n g e x p e r i e n c e o n e Q ! m w e a d v e r s e e f f e c t s f i o r a u n t r e a t e d , h a u l e d s e w a g e . c o n t a m i n a n t d i s c h a r g e s g e n e r a t e d b y a n e a r b y m a j o r f e c i l i t y . . y w r i / n / e W t t f f f m a y b e a p a r t o f f h e R e s e r v e w a t e r s y s t e m c a p a c i t y : m e a n s d e s i g n o r n a t u r a l o r b u i l t B t m n m n u m t . E x a m p l e s m a y i n c l u d e , p l a n n e d c a p a c i t y i n a c e n t r a U z e d w a t e r t r e a t m e n t b u t a r e n o t H m i t e d t o : r e s i d f l n c e s , d a y c a r e c e n t r e s , f a c i l i t y w h i c h i s n o t y e t c o m m i t t e d t o e x i s t i n g o r a n d e d u c a t i o n a l a n d h e a h f a f a c i l i t i e s . a p p r o v e d d e v e l o p m e n t S e - ^ K u i s n t a r e a s : m c a n i * u r b a n a r e a s a n d r u r a l R c t i d e t t c e » u u r p I u » t o a l M m t n g a p c r a t l o n s m e a n s s e t t l e m e n t a r e a s w i t t i i n m u n i c i p a l i t i e s ( s u c h a s c i t i e s , a n e x i s t i n g f a r m r c s i d e o c e t h a t i s r e n d e r e d s u r p h i a a s ; . I t o w n s , v i l l a g e s a n d h a m l e t s ) t h a t a r e : a r e s u l t o f f a r m c o n s o l i d a t i o n ( t h e a c q u i s i t i o n o f a ) b u i l t a p a r e a s w h e r e d e v e l o p m e n t i s c o n c e n t r a t e d a d d i t i o n a l f a r m p a r c e l s t o b e o p e r a t e d a s o n e f a r m a n d w h i c h h a v e a m i x o f l a n d u s e s ; a n d o p e r a t i o n ) . b ) l a n d s w h i c h h a v e b e e n d e s i g n a t e d i n a n o f f i c j a ] p l a n f o r d e v e l o p m e n t o v e r A c l o n g t e m p l a n n u i i g h o r i z o n p r o v i d e d f o r m p o l i c y l . l ^ . I n 3 5 c a s e s w h a e l a n d m ^ a t g ^ t e d y e ^ a r e a s i s n o t a v a i l a b l e , ( h e s e t t l e m e n t a r e a m a y b e n o l a r g e r t h a n t h e a r e a w h e r e d e v e l o p m e n t i s c O D c a n t r a t e A S e w a g e a n d w a t e r s e r v i c e s : m d u d e s m u n i c ^ a i s e w a g e s e r v i c e s a n d m u n i c i p a l - w a t e r s e r v i c e ^ p r i v a t e w m m w s a l s e w a g e s e r i e s w d p r i v a t e w w m m u / u w ^ ^ f c a y , * , e ^ W o n - s ^ s e w a g e s e r v i c e s a n d i n d i v i d u Q t o n - s i t e w a t e r s e r v i c e s ^ a n d p a r t i a l s e r v i c e s . S I g n t f i c a n t : m e a n s a ) i n j p e g a r i t o w e t l a n d s , c o c a t a l w e t l a n d s a n d o w a ? o f n a t w a l a n d s c i e n t i f i c i n t e r e s t , a n a r e a i d e n t i f i e d a s p r o v i m a U y s i g n i f i c a n t b y t h e O n t a r i o M i n i s t r y o f N a t u m T R e s < n n w s u a m g e v a l u a t i o n p T O c e d u r e g e s t a b l i s h e d b y f e e P r o v i n c e , a s a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e ; b ) i n r e g a r d t o t h e h a b i t a t o f e w b n g e r e d s p e c i e s a n d i k r w t e w d s p e c i e s , m e a n s A c l i a b i f a t , a s a p p r o v e d b y f h e O u t e r i o M m i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s , f h a t i s n e c e s s e i y f a r t i i e m a m t e a a n c e . s u r v i v a l , a n d / o r t h e r e c o v e r y o f n a t u r a U y o c c u r r i n g o r r e i o t r o d u c e d p o p u l a t i o n s o f e » d a » g ^ , p e c t o o , t k ^ e d ^ t o , ^ w h e r e t h o s e w a o f o c c t n r e n c e a r e o c c u p i e d o r h a b i t u a l l y o c c i g u e d b y A c a p e c i e s d u r i n g a l l o r S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 8 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 7 7 A B Y - L A W T O A M M E N D B Y - L A W 2 0 0 2 - 0 0 9 , B E I N G A B Y - L A W T O P R O V I D E F O R T H E M A I N T E N A N C E O F Y A R D S W H E R E A S t h e c o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w # 2 0 0 2 - 0 0 9 p r o v i d e f o r t h e m a i n t e n a n c e o f y a r d s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d t h e Y a r d M a i n t e n a n c e B y - l a w # 2 0 0 2 - 0 0 9 , a s a m e n d e d ; N O W T H E R E F O R E T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L T Y O F B A Y H A M H E R E B Y E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T h a t B y - l a w 2 0 0 2 - 0 0 9 a s a m e n d e d , b e a n d t h e s a m e i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a d d i n g t h e f o l l o w i n g c l a u s e a f t e r S e c t i o n 3 . 6 ( b ) : 3 . 6 ( c ) N o t w i t h s t a n d i n g S u b s e c t i o n 3 . 6 ( a ) a n y g r o w t h w h i c h f o r m s p a r t o f a n a t u r a l g a r d e n d e l i b e r a t e l y m a i n t a i n e d t o p r o d u c e g r o u n d c o v e r , i n c l u d i n g o n e o r m o r e s p e c i e s o f w i l d f l o w e r s , s h r u b s , f r e e s , h e r b a c e o u s p l a n t s f e r n s , g r a s s e s o r c o m b i n a t i o n s o f t h e a b o v e , w h e t h e r n a t i v e o r n o n - n a t i v e , w h e t h e r e d i t a b l e o r n o n - e d i b l e , c o n s i s t e n t w i t h a m a n a g e d a n d n a t u r a l l a n d s c a p e s h a l l b e p e r m i t t e d . 3 . 6 ( d ) n o t w i t h s t a n d i n g S u b s e c t i o n 3 . 6 ( c ) , t h e f o l l o w i n g r e s f a i c t i o n s a n d s e t b a c k s s h a l l b e e n f o r c e d i n a l l u r b a n a r e a s a s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 o f t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : 1 . a s e t b a c k o f 2 m e t e r s s h a l l b e p r o v i d e d f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a r o a d w a y w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 2 . a s e t b a c k o f 2 m e t e r s s h a l l b e p r o v i d e d f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a s i d e w a l k w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 3 . n o n o x i o u s w e e d s a s d e f i n e d i n R . R . O . 1 9 9 0 , R e g u l a t i o n 1 0 9 6 ( W e e d C o n t r o l A c t ) s h a l l b e p e r m i t t e d i n a n y n a t u r a l g a r d e n s a n y w h e r e i n B a y h a m 3 . 6 ( e ) m a t u r e t r e e s a r e e x e m p t f r o m S e c t i o n 3 . 6 ( d ) s o l o n g a s t h e c a n o p y o f t h e t r e e w h e n i n b l o o m d o e s n o t p r e s e n t a p u b l i c h a z a r d . 2 . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 7 r e p e a l s B y - l a w 2 0 1 0 - 0 4 0 a n d c o m e s i n t o f o r c e t h e d a y i t i s p a s s e d . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - P a g e 1 2 9 o f 2 6 9 Page 130 of 269 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 : 2 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 4 7 1 2 5 5 4 7 5 O N T A R I O L T D 2 7 9 4 3 9 T O I L E T T I S S U E 0 5 / 3 0 / 2 0 1 2 5 3 . 1 4 0 1 2 6 2 6 2 8 2 0 0 0 T O I L E T P A P E R 0 6 / 0 4 / 2 0 1 2 1 4 6 . 1 3 0 1 2 6 2 6 C h e q u e A m o u n t - 1 9 9 . 2 7 0 0 0 0 1 9 A J . S T O N E C O M P A N Y L T D 0 0 0 0 1 0 5 3 6 8 C Y L I N D E R & V A L V E S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 5 , 1 8 6 . 7 0 0 1 2 6 2 7 0 0 0 0 1 0 5 3 6 9 F A C E S H I E L D A S S Y , G L O V E S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 1 , 0 3 4 . 4 0 0 1 2 6 2 7 0 0 0 0 1 0 5 4 9 2 F L O W T E S T S C B A 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 1 2 5 . 7 7 0 1 2 6 2 7 0 0 0 0 1 0 5 4 9 3 F L O W T E S T S C B A 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 9 6 . 0 5 0 1 2 6 2 7 C h e q u e A m o u n t - 6 , 4 4 2 . 9 2 0 0 0 0 7 5 A Y L M E R E X P R E S S 0 0 0 0 1 6 9 3 8 0 V A R I A N C E , W E E D S A D 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 2 5 . 7 7 0 1 2 6 2 8 C h e q u e A m o u n t - 1 2 5 . 7 7 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 0 8 8 0 2 6 R E P A I R P L U G 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 4 1 . 1 7 0 1 2 6 2 9 C h e q u e A m o u n t - 1 4 1 . 1 7 0 0 0 0 9 1 B A R R Y R . C A R D 2 1 2 0 1 3 - 5 8 L E G A L S E R V I C E S 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 3 3 . 9 1 0 1 2 6 3 0 C h e q u e A m o u n t - 1 3 3 . 9 1 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 5 6 2 3 W A T E R B O T T L E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 4 0 . 0 0 0 1 2 6 3 1 C h e q u e A m o u n t - 4 0 . 0 0 0 0 1 2 3 1 C E N T R A L E L G I N F I R E R E S C U E 0 1 4 / 1 2 S H A R E D C O S T S - S P E C T R U M 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 3 4 0 . 9 4 0 1 2 6 3 2 C h e q u e A m o u n t - 3 4 0 . 9 4 0 0 0 2 5 0 D E L - B A C S A L E S L I M I T E D 2 3 0 9 6 3 T O W E L S , T I S S U E S 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 9 8 . 3 5 0 1 2 6 3 3 C h e q u e A m o u n t - 1 9 8 . 3 5 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 5 1 9 8 6 6 5 5 2 U u n M O N T H L Y T E L E P H O N E 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 , 3 3 0 . 5 0 0 1 2 6 3 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 3 0 . 5 0 0 0 0 2 8 4 E D R O L O S O N ^ 0 1 0 1 0 5 9 7 2 5 1 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 8 1 4 . 1 7 0 1 2 6 3 5 t j o r o i T ^ s j ^ j r ^ o C C h e q u e A m o u n t - 8 1 4 . 1 7 0 0 0 3 2 2 E V A N S U T I L I T Y 0 0 0 0 1 4 0 9 9 4 W A L L R E C E P T A C L E S , P A R T S 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 2 6 2 . 0 0 0 1 2 6 3 6 C h e q u e A m o u n t - 2 6 2 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 1 o f 2 6 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 : 2 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a f B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 j l c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e n u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 5 5 0 5 9 E Y E W A S H , F I R S T A I D K I T 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 2 5 4 . 8 5 0 1 2 6 3 7 O N T I S 5 5 4 2 0 G L A S S E S , G L O V E S 0 5 / 2 5 / 2 0 1 2 7 4 . 4 4 0 1 2 6 3 7 C h e q u e A m o u n t - 3 2 9 . 2 9 0 0 1 2 7 0 G O R D R O E S C H i n s t r u c t o r p e r d i e m L E G I S L A T I O N 1 0 1 0 6 / 0 4 / 2 0 1 2 2 6 0 . 9 7 0 1 2 6 3 8 C h e q u e A m o u n t - 2 6 0 . 9 7 0 0 1 5 3 8 G R O U N D E F F E C T S L A N D S C A P E & D E S I G N 3 7 3 C E M E T E R Y M A I N T E N A N C E 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 2 , 7 7 9 . 8 0 0 1 2 6 3 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 7 7 9 . 8 0 0 0 1 2 5 8 H E N N E S S Y G I B S O N H O G A N a u d i t e n q u i r y 2 0 0 9 A U D I T E N Q U I R Y L E T T E R 2 0 0 9 0 1 / 0 1 / 2 0 1 2 8 7 . 1 7 0 1 2 6 4 0 C h e q u e A m o u n t - 8 7 . 1 7 0 0 1 5 4 0 I M E D I A W O R L D L T D 1 0 9 6 0 2 0 1 2 P A R K S G U I D E 0 5 / 1 1 / 2 0 1 2 7 3 4 . 5 0 0 1 2 6 4 1 C h e q u e A m o u n t - 7 3 4 . 5 0 0 0 0 4 4 7 J A C K I E D E C L E R C Q 2 3 4 8 5 7 C L E A N E R 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 8 2 . 6 5 0 1 2 6 4 2 C h e q u e A m o u n t - 8 2 . 6 5 0 0 0 4 4 6 J A C K I E R I N G L A N D b l u e b o x c o l l e c t i o n B L U E B O X / B A G T A G S H A N D O U T S 0 6 / 0 6 / 2 0 1 2 1 8 2 . 0 0 0 1 2 6 4 3 C h e q u e A m o u n t - 1 8 2 . 0 0 0 0 0 4 6 1 J E A N W O O N e d i s o n f e s t e x p e n s e s E D I S O N F E S T E X P E N S E S 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 1 5 7 . 6 4 0 1 2 6 4 4 C h e q u e A m o u n t - 1 5 7 . 6 4 0 0 0 4 6 6 J I M M I J O N S 3 8 9 8 9 M O N T H L Y U N I T R E N T A L S 0 5 / 1 1 / 2 0 1 2 1 , 0 9 8 . 3 6 0 1 2 6 4 5 3 9 1 5 0 U N I T R E N T A L - E A S T B E A C H 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 2 2 . 0 4 0 1 2 6 4 5 3 9 1 6 5 U N I T R E N T A L - I N T E R P C E N T R E 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 6 1 . 5 9 0 1 2 6 4 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 8 1 . 9 9 0 0 1 5 5 8 J O E J O H N S O N E Q U I P M E N T I N C . P 2 3 7 6 9 P O L Y C A R B 0 5 / 1 4 / 2 0 1 2 8 6 3 . 9 5 0 1 2 6 4 6 C h e q u e A m o u n t - 8 6 3 . 9 5 0 0 0 5 5 5 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N I N 0 0 0 3 9 ' 2 N D Q U A R T E R L E V Y 0 1 / 3 1 / 2 0 1 2 1 1 , 4 2 2 . 2 5 0 1 2 6 4 7 C h e q u e A m o u n t - 1 1 . 4 2 2 . 2 5 0 0 0 5 7 3 M A R C ' S G A S B A R & V A R I E T Y P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 2 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 : 2 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 0 G A S 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 3 0 . 0 0 0 1 2 6 4 8 5 D I E S E L 0 5 / 1 4 / 2 0 1 2 5 1 . 0 0 0 1 2 6 4 8 C h e q u e A m o u n t - 8 1 . 0 0 0 0 0 5 8 8 M C B A I N S I G N S & G R A P H I C D E S I G N 1 2 8 8 5 M A G N E T I C S I G N S 0 5 / 3 0 / 2 0 1 2 2 9 9 . 4 5 0 1 2 6 4 9 C h e q u e A m o u n t - 2 9 9 . 4 5 0 0 1 5 9 3 M I K E S C R U T O N M A R I N E 0 6 0 5 P R O P W A S H I N G 0 4 / 2 0 / 2 0 1 2 1 3 , 5 6 0 . 0 0 0 1 2 6 5 0 C h e q u e A m o u n t - 1 3 , 5 6 0 . 0 0 0 0 0 6 1 4 M O B I L S T R I P I N G & S W E E P I N G L T D 3 6 2 4 1 P A V E M E N T M A R K I N G 0 5 / 1 0 / 2 0 1 2 1 6 1 . 7 9 0 1 2 6 5 1 C h e q u e A m o u n t - 1 6 1 . 7 9 0 0 1 4 4 4 N A N C Y L O Z O N b e a c h m a i n t e n a n c e B E A C H M A I N T E N A N C E 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 5 8 0 . 0 0 0 1 2 6 5 2 C h e q u e A m o u n t - 5 8 0 . 0 0 0 0 1 9 7 8 N A T U R E ' S C H O I C E L A W N C A R E 7 3 3 9 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 3 8 4 . 2 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 0 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 1 3 . 0 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 1 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 2 2 6 . 0 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 2 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 5 8 . 2 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 3 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 2 7 1 . 2 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 4 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 2 2 6 . 0 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 5 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 7 9 . 1 0 0 1 2 6 5 3 7 3 4 6 M O W I N G & T R I M M I N G 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 1 3 . 0 0 0 1 2 6 5 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 7 0 . 7 0 0 0 1 9 8 9 O R B I S C A N A D A L I M I T E D 3 3 1 3 4 0 7 B L U E B O X E S 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 1 3 , 7 7 7 . 4 0 0 1 2 6 5 4 C h e q u e A m o u n t - 1 3 , 7 7 7 . 4 0 0 0 0 6 7 9 O X F O R D S A N D & G R A V E L L T D I N 0 0 1 2 4 2 2 4 G R A N U L A R " A " 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 5 8 2 . 6 3 0 1 2 6 5 5 I N 0 0 1 2 4 2 7 5 G R A N U L A R " A " 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 7 3 9 . 3 6 0 1 2 6 5 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 2 1 . 9 9 0 0 0 7 0 4 P E T E R S P L U M B I N G 1 2 3 0 S . C . C . R E P A I R S T O M E N S R O O M 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 9 8 . 2 0 0 1 2 6 5 6 C h e q u e A m o u n t - 9 8 . 2 0 0 0 1 9 0 7 P R O T E K I N V 0 8 1 3 1 0 M E T E R R E A D I N G 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 8 4 . 7 6 0 1 2 6 5 7 I N V 0 8 1 3 1 1 M E T E R R E A D I N G 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 4 0 . 7 1 0 1 2 6 5 7 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 3 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 : 2 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 3 2 5 . 4 7 0 0 0 7 3 3 R & R R E F R I G E R A T I O N 3 5 6 8 M A I N T E N A N C E O N U N I T S 0 6 / 0 3 / 2 0 1 2 5 1 0 . 9 9 0 1 2 6 5 8 C h e q u e A m o u n t - 5 1 0 . 9 9 0 0 0 7 3 7 R A M O N A P E I D L 2 9 4 8 0 5 M A Y ' 1 2 C L E A N I N G 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 2 1 4 . 0 0 0 1 2 6 5 9 2 9 4 8 0 6 S . C . C . C L E A N I N G M A Y ' 1 2 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 1 9 6 . 0 0 0 1 2 6 5 9 2 9 4 8 0 7 V . C . C . C L E A N I N G - M A Y ' 1 2 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 4 7 4 . 5 0 0 1 2 6 5 9 2 9 4 8 0 8 B L U E B O X C O L L E C T I O N 0 6 / 0 6 / 2 0 1 2 1 6 2 . 5 0 0 1 2 6 5 9 c l e a n e r s , s u p p l i e s C L E A N E R S , S U P P L I E S 0 5 / 1 0 / 2 0 1 2 5 3 . 4 8 0 1 2 6 5 9 C h e q u e A m o u n t - 3 , 1 0 0 . 4 8 0 0 1 9 3 5 R E I D & D E L E Y E C O N T R A C T O R S L T D 4 8 2 2 N R G C H A R G E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 2 5 2 . 1 9 0 1 2 6 6 0 C h e q u e A m o u n t - 2 5 2 . 1 9 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 7 2 0 1 2 6 6 1 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 5 5 0 1 2 6 6 1 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E P T 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 2 6 6 1 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 4 1 . 7 3 0 1 2 6 6 1 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E P T 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 1 1 7 . 6 7 0 1 2 6 6 1 1 0 9 4 0 5 1 5 5 3 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 2 6 6 1 C h e q u e A m o u n t - 2 6 9 . 2 1 0 0 1 8 0 9 S C O T T , P E T R I E , B R A N D E R , 3 1 8 0 1 L E G A L S E R V I C E S 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 3 , 1 5 0 . 8 4 0 1 2 6 6 2 C h e q u e A m o u n t - 3 . 1 5 0 . 8 4 0 0 0 8 0 6 S G S C A N A D A I N C 1 0 5 9 7 2 5 2 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 3 0 2 . 8 4 0 1 2 6 6 3 1 0 5 9 7 2 5 3 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 3 9 7 . 7 6 0 1 2 6 6 3 1 0 5 9 7 2 5 4 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 2 8 . 2 5 0 1 2 6 6 3 1 0 5 9 7 2 5 5 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 1 6 . 9 5 0 1 2 6 6 3 1 0 5 9 9 2 4 7 L A B F E E S 0 5 / 3 0 / 2 0 1 2 2 2 3 . 7 4 0 1 2 6 6 3 C h e q u e A m o u n t - 9 6 9 . 5 4 0 0 1 7 8 6 S P R I N G V A L L E Y A U T O & M A R I N E 3 2 3 R E P L A C E M U F F L E R - P U M P # 1 0 4 / 1 8 / 2 0 1 2 4 8 8 . 3 5 0 1 2 6 6 4 3 8 7 D I A G N O S T I C S E R V I C E 0 6 / 0 6 / 2 0 1 2 1 8 9 . 2 3 0 1 2 6 6 4 C h e q u e A m o u n t - 6 7 7 . 5 8 0 0 1 0 0 2 T I L L S O N B U R G F I R E & S A F E T Y E Q U I P M E N T 1 9 0 4 3 R E C H A R G E E K T I N G U I S H E R S 0 6 / 0 4 / 2 0 1 2 8 3 . 3 2 0 1 2 6 6 5 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 4 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 : 2 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e i n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 8 3 . 3 2 0 0 0 9 2 5 T R I L L I U M R A I L W A Y C O M P A N Y P C K 2 2 5 7 S I G N A L S 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 6 3 8 . 9 2 0 1 2 6 6 6 C h e q u e A m o u n t - 6 3 8 . 9 2 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L . P . 1 8 1 0 3 0 4 3 1 R A T C H E T , A N C H O R G A L V . 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 9 1 . 4 5 0 1 2 6 6 7 1 8 1 0 3 6 4 5 0 C H L O R I N E 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 2 2 . 5 8 0 1 2 6 6 7 C h e q u e A m o u n t - 1 1 4 . 0 3 0 0 0 9 4 4 V A N C O R P F A R M D R A I N A G E L T D 6 6 4 3 T I L E I N S T A L L A T I O N - E D I S O N D R 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 4 , 5 3 4 . 4 0 0 1 2 6 6 8 C h e q u e A m o u n t - 4 , 5 3 4 . 4 0 C h e q u e R u n T o t a l - 7 4 , 3 8 8 . 7 1 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 5 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 2 : 0 4 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 8 0 6 S G S C A N A D A I N C 1 0 5 9 7 2 5 1 L A B F E E S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 8 1 4 . 1 7 0 1 2 6 6 9 C h e q u e A m o u n t - 8 1 4 . 1 7 C h e q u e R u n T o t a l - 8 1 4 . 1 7 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 6 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L F T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 4 7 1 2 5 5 4 7 5 O N T A R I O L T D 7 3 8 8 3 3 G A R B A G E B A G S 0 5 / 3 0 / 2 0 1 2 2 5 . 2 0 0 1 2 6 7 0 C h e q u e A m o u n t - 2 5 . 2 0 0 0 1 9 9 3 1 4 4 1 3 4 0 O N T A R I O I N C 0 2 6 - r e f u n d d e p o s i t M I N O R V A R I A N C E D E P . R E F U N D 0 6 / 1 3 / 2 0 1 2 1 , 0 0 0 . 0 0 0 1 2 6 7 1 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 0 0 . 0 0 0 0 1 9 9 1 B R E N D A S T E F F L E R r e i m b u r s e O V E R C H A R G E O N D O G T A G 0 6 / 1 2 / 2 0 1 2 4 7 . 0 0 0 1 2 6 7 2 C h e q u e A m o u n t - 4 7 . 0 0 0 0 0 1 4 1 C A I N ' S A U T O S A L E S & S E R V I C E 1 2 2 1 8 C H E C K U - J O I N T S 0 5 / 0 3 / 2 0 1 2 1 5 4 . 1 8 0 1 2 6 7 3 1 2 3 8 1 L O F , C H E C K B R A K E S 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 8 8 . 6 5 0 1 2 6 7 3 C h e q u e A m o u n t - 2 4 2 . 8 3 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 5 7 1 8 W A T E R B O T T L E S 0 6 / 1 2 / 2 0 1 2 4 0 . 0 0 0 1 2 6 7 4 C h e q u e A m o u n t - 4 0 . 0 0 0 0 0 2 2 0 C J D L 4 6 8 S E P T A G E R E C E I V I N G 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 2 5 9 . 4 7 0 1 2 6 7 5 C h e q u e A m o u n t - 2 5 9 . 4 7 0 0 1 4 3 2 C U L L I G A N W A T E R S 0 0 3 8 5 5 9 9 U N I T R E N T A L - S . C . C . 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 2 9 . 3 2 0 1 2 6 7 6 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 3 2 0 0 0 2 2 7 D A N K E N N E D Y t r a i n i n g p e r d i e m J T A G I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 6 7 7 C h e q u e A m o u n t - 1 7 0 . 0 0 0 0 0 2 2 9 D A N C E S E W E R C L E A N I N G i N C 1 3 0 0 5 C L E A N P U M P S T A T I O N S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 2 , 7 2 8 . 9 5 0 1 2 6 7 8 C h e q u e A m o u n t - 2 , 7 2 8 . 9 5 0 0 1 9 9 2 D E B B I E W I L B U R r e i m b u r s e C R E D I T O N T A X A C C O U N T 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 4 1 0 . 7 1 0 1 2 6 7 9 C h e q u e A m o u n t - 4 1 0 . 7 1 0 0 1 4 8 6 D E S I B R O U G H T O N 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 8 0 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 1 8 7 4 D O U G P A R K 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 8 1 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 7 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 9 0 D O W L E R - K A R N 1 0 1 6 1 R E G G A S 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 1 , 0 2 6 . 1 6 0 1 2 6 8 2 1 0 1 6 2 D Y E D I E S E L 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 4 3 8 . 3 0 0 1 2 6 8 2 1 0 1 9 9 D Y E D D I E S E L 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 3 6 5 . 7 1 0 1 2 6 8 2 1 0 2 0 0 R D D I E S E L 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 1 , 6 8 9 . 0 0 0 1 2 6 8 2 1 0 2 0 1 R E G G A S 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 4 8 0 . 6 7 0 1 2 6 8 2 1 4 7 1 4 8 R E G G A S 0 5 / 1 4 / 2 0 1 2 4 6 9 . 4 7 0 1 2 6 8 2 1 4 7 1 4 9 D Y E D I E S E L 0 5 / 1 4 / 2 0 1 2 6 5 2 . 1 7 0 1 2 6 8 2 3 6 4 6 3 9 D Y E D I E S E L 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 2 7 3 . 8 6 0 1 2 6 8 2 3 6 4 6 4 2 D Y E D I E S E L 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 5 0 8 . 5 9 0 1 2 6 8 2 3 6 4 6 4 3 R D D I E S E L 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 9 3 7 . 8 1 0 1 2 6 8 2 3 6 4 6 4 4 R E G G A S 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 8 3 6 . 6 7 0 1 2 6 8 2 C h e q u e A m o u n t - 7 , 6 7 8 . 4 1 0 0 0 2 9 9 E L G I N P U R E W A T E R 0 0 0 0 1 6 6 6 8 3 M O N T H L Y R E N T A L 0 6 / 0 1 / 2 0 1 2 1 1 4 . 7 0 0 1 2 6 8 3 C h e q u e A m o u n t - 1 1 4 . 7 0 0 0 0 3 1 6 E Q U I P M E N T C E N T R E S I M C O E L T D T 0 5 9 9 8 5 A S P H A L T R O L L E R 0 6 / 1 2 / 2 0 1 2 4 8 9 . 6 3 0 1 2 6 8 4 C h e q u e A m o u n t - 4 8 9 . 6 3 0 0 1 8 7 1 E R I C B L A N C H E T 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 8 5 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 8 3 8 9 4 8 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 2 3 3 . 4 8 0 1 2 6 8 6 C h e q u e A m o u n t - 2 3 3 . 4 8 0 0 0 3 8 6 G R A H A M S C O T T E N N S S - 2 2 9 4 0 2 0 1 1 A U D I T 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 7 , 5 1 5 . 0 0 0 1 2 6 8 7 C h e q u e A m o u n t - 1 7 , 5 1 5 . 0 0 0 0 1 2 3 9 G R E A T L A K E S N E W H O L L A N D I N C 1 1 1 7 0 T B L A D E S , B O L T S , S K I D / S H O E 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 9 0 5 . 9 5 0 1 2 6 8 8 C h e q u e A m o u n t - 9 0 5 . 9 5 0 0 0 3 9 1 G R E G C O L E t r a i n i n g p e r d i e m J T A G I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 6 8 9 C h e q u e A m o u n t - 1 7 0 . 0 0 0 0 1 8 7 7 H E N R Y T H I E S S E N 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 9 0 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 1 9 9 0 H I L A R Y J O N E S P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 8 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r e f t p a y E F T P A Y 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 6 3 2 . 7 1 0 1 2 6 9 1 m u s e u m s u p p l i e s S U P P L I E S 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 7 7 . 9 5 0 1 2 6 9 1 C h e q u e A m o u n t - 7 1 0 . 6 6 0 0 0 9 9 1 H O R V A T H A U T O P A R T S 2 2 2 3 7 1 G L O V E S , O L F I L T E R 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 5 9 . 8 7 0 1 2 6 9 2 2 2 2 8 2 2 G L O V E S , L U B E , G R E A S E 0 6 / 1 2 / 2 0 1 2 1 3 8 . 8 3 0 1 2 6 9 2 2 2 2 8 7 0 C L E A R A N C E / M A R K E R L A M P S 0 6 / 1 3 / 2 0 1 2 2 0 . 9 3 0 1 2 6 9 2 C h e q u e A m o u n t - 2 1 9 . 6 3 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C J u n e 0 1 1 8 1 - 2 3 0 0 5 U T I L I T I E S - I N T E R P C E N T R E 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 4 2 . 7 7 0 1 2 6 9 3 J u n e 0 6 5 7 1 - 4 4 0 6 6 U T I L I T I E S - M E T E R C H A M B E R 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 4 0 . 3 4 0 1 2 6 9 3 J u n e 1 2 6 5 0 - 9 1 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 8 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 5 5 . 7 3 0 1 2 6 9 3 J u n e 1 8 8 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 1 3 4 . 0 7 0 1 2 6 9 3 J u n e 1 8 9 7 1 - 4 4 0 2 7 U T I L I I T E S - M E T E R C H A M B E R 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 4 3 . 3 5 0 1 2 6 9 3 J u n e 1 8 9 7 1 - 5 2 0 0 1 U T I L I T I E S - B O O S T E R P U M P 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 8 6 . 9 4 0 1 2 6 9 3 J u n e 2 2 2 2 7 - 3 8 0 0 9 U T I L I T I E S - F I R E H A L L P B 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 6 1 9 . 9 2 0 1 2 6 9 3 J u n e 2 5 2 5 0 - 1 2 3 0 2 U T I L I T I E S - P B O P P 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 4 1 . 6 7 0 1 2 6 9 3 J u n e 2 8 7 9 9 - 4 0 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 3 4 3 . 1 3 0 1 2 6 9 3 J u n e 3 2 7 5 9 - 3 4 0 0 9 U T I L I T I E S - M I L T O N & W A T E R L O O 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 1 2 . 1 1 0 1 2 6 9 3 J u n e 3 4 8 5 3 - 0 1 0 0 7 U T I L I T I E S - B E A C H W A S H R O O M S 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 1 4 0 . 9 8 0 1 2 6 9 3 J u n e 3 5 7 9 5 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - P U M P # 6 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 8 8 5 . 6 2 0 1 2 6 9 3 J u n e 4 3 8 5 0 - 1 2 4 5 1 U T I L I T I E S - P B C E N T E N P A R K 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 8 1 . 1 0 0 1 2 6 9 3 J u n e 5 0 2 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 9 4 . 9 9 0 1 2 6 9 3 J u n e 5 6 4 5 0 - 1 2 3 3 0 U T I L I T I E S - B O A T L A U N C H 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 4 9 . 5 0 0 1 2 6 9 3 J u n e 6 2 7 6 0 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 9 2 . 2 1 0 1 2 6 9 3 J u n e 6 2 7 7 0 - 2 0 2 2 5 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 9 4 . 4 2 0 1 2 6 9 3 J u n e 6 8 8 5 0 - 1 2 2 7 5 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 2 0 . 1 7 0 1 2 6 9 3 J u n e 7 5 2 5 0 - 1 2 2 7 2 U T I L I T I E S - P B L I G H T H O U S E 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 9 2 . 3 8 0 1 2 6 9 3 J u n e 8 7 7 7 0 - 2 0 0 1 2 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 7 5 . 7 3 0 1 2 6 9 3 J u n e 9 3 8 5 0 - 1 2 2 7 8 U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 8 6 . 2 3 0 1 2 6 9 3 J u n e 9 3 8 5 0 - 9 1 0 1 9 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 5 1 . 8 0 0 1 2 6 9 3 J u n e 9 3 9 7 0 - 2 0 3 4 2 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 5 3 2 . 7 4 0 1 2 6 9 3 C h e q u e A m o u n t - 3 , 8 1 7 . 9 0 0 0 0 2 1 7 I B I G R O U P 2 7 2 8 4 0 C O N S U L T I N G F E E S 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 1 , 5 6 4 . 6 0 0 1 2 6 9 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 6 4 . 6 0 0 0 1 8 7 2 J A K E G I E S B R E C H T 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 9 5 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 3 9 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 4 5 8 J A S O N S H E L L Y 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 6 9 6 t r a i n i n g p e r d i e m J T A G I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 6 9 6 C h e q u e A m o u n t - 2 7 0 . 0 0 0 0 1 8 5 7 J O H N D E E R E F I N A N C I A L 6 2 1 4 9 7 2 A D A P T E R , W A S H E R , H O S E 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 1 2 1 . 7 4 0 1 2 6 9 7 6 2 1 5 2 7 7 J D K I T 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 4 3 . 1 3 0 1 2 6 9 7 C h e q u e A m o u n t - 1 6 4 . 8 7 0 0 1 7 1 1 J U L I A N N E C E R N A m u s e u m s u p p l i e s R E I M B U R S E S U P P L I E S 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 4 0 . 4 8 0 1 2 6 9 8 C h e q u e A m o u n t - 4 0 . 4 8 0 0 0 5 0 4 K E V I N K I T C H I N G t r a i n i n g p e r d i e m J T A G I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 6 9 9 C h e q u e A m o u n t - 1 7 0 . 0 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 1 7 8 1 4 G L O V E S 0 5 / 0 1 / 2 0 1 2 1 2 . 4 0 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 8 5 8 3 T R U C K B E D L I N E R 0 5 / 0 8 / 2 0 1 2 3 2 . 0 0 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 8 8 2 4 U R E T H A N E 0 5 / 1 0 / 2 0 1 2 1 4 . 9 3 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 8 8 4 0 W E L D T H R U 0 5 / 1 0 / 2 0 1 2 1 5 . 9 6 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 9 5 4 5 B R A K E C L E A N 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 4 0 . 0 0 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 9 5 5 9 3 1 L I C O N E 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 1 0 . 6 6 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 9 5 6 2 G A S K E T M A K E R & C R E D I T 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 c - 1 . 5 3 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 9 6 1 7 B R A S S 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 2 . 0 1 0 1 2 7 0 0 1 - 1 1 9 6 2 8 F U N N E L 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 3 . 2 7 0 1 2 7 0 0 1 - 1 2 0 1 7 7 R E F R I G E R A N T 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 2 2 . 0 4 0 1 2 7 0 0 C h e q u e A m o u n t - 1 5 1 . 7 4 0 0 0 5 1 3 K O O L E N E L E C T R I C 1 7 9 5 7 G E O T H E R M A L W A T E R F U R N A C E 0 6 / 0 4 / 2 0 1 2 9 0 5 . 9 0 0 1 2 7 0 1 C h e q u e A m o u n t - 9 0 5 . 9 0 0 0 1 9 9 4 L I N D S A Y T H O R N T O N m u s e u m s u p p l i e s R E I M B U R S E S U P P L I E S 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 4 . 9 4 0 1 2 7 0 2 C h e q u e A m o u n t - 1 4 . 9 4 0 0 1 5 4 2 L I Z U N D E R H I L L C a n a d a D a y J a m b o r e e E X P E N S E S 0 6 / 1 3 / 2 0 1 2 5 0 0 . 0 0 0 1 2 7 0 3 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 1 1 3 0 M A R K P A L M E R 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 7 0 4 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 0 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 6 2 3 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M p e t t y c a s h A p r - M a y P E T T Y C A S H 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 6 6 . 2 9 0 1 2 7 0 5 C h e q u e A m o u n t - 1 6 6 . 2 9 0 0 0 6 3 1 N A T H A N D A W L E Y J T A G - t r a i n i n g T R A I N I N G P E R D I E M 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 7 0 6 C h e q u e A m o u n t - 1 7 0 . 0 0 0 0 1 9 0 0 N A T I O N A L L E A S I N G 1 3 0 6 4 0 2 2 X Q U A R T E R L Y B I L L I N G L E A S E 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 1 , 3 1 8 . 4 3 0 1 2 7 0 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 8 . 4 3 0 0 0 6 4 7 N O R F O L K D I S P O S A L S E R V I C E S 0 0 0 0 2 0 2 9 4 3 G A R B A G E D I S P O S A L 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 5 9 , 7 2 9 . 2 2 0 1 2 7 0 8 C h e q u e A m o u n t - 5 9 , 7 2 9 . 2 2 0 0 0 6 7 9 O X F O R D S A N D & G R A V E L L T D I N 0 0 1 2 4 0 8 G R A N D L A R A 0 6 / 0 4 / 2 0 1 2 2 8 3 . 6 9 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 3 1 9 G R A N U A L R A 0 5 / 3 0 / 2 0 1 2 5 8 9 . 0 1 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 3 6 7 G R A N U L A R A 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 3 5 9 . 2 8 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 4 5 2 H L 3 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 2 , 3 7 0 . 6 5 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 5 2 5 H L 3 0 6 / 0 6 / 2 0 1 2 2 , 3 7 9 . 6 0 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 5 3 6 H L 3 0 6 / 0 7 / 2 0 1 2 1 , 1 9 0 . 3 0 0 1 2 7 0 9 I N 0 0 1 2 4 5 9 0 H L 3 0 6 / 0 8 / 2 0 1 2 1 , 1 9 3 . 2 8 0 1 2 7 0 9 C h e q u e A m o u n t - 8 , 3 6 5 . 8 1 0 0 1 1 2 9 P E T E R R E D D E C O P P t r a i n i n g p e r d i e m J T A G I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 7 0 . 0 0 0 1 2 7 1 0 C h e q u e A m o u n t - 1 7 0 . 0 0 0 0 0 7 0 6 P I T N E Y B O W E S 2 3 0 2 0 6 4 0 8 7 6 7 C O M P R E H E N S I V E S E R V I C E 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 5 7 4 . 1 6 0 1 2 7 1 1 C h e q u e A m o u n t - 5 7 4 . 1 6 0 0 0 7 1 6 P R A X A I R D I S T R I B U T I O N 1 3 7 7 9 1 0 7 C Y L I N D E R R E N T A L 0 5 / 2 5 / 2 0 1 2 2 6 . 3 6 0 1 2 7 1 2 C h e q u e A m o u n t - 2 6 . 3 6 0 0 0 7 4 7 R E I D ' S P R E - C A S T C E M E N T P R O D U C T \ t 0 l ° 1 6 4 9 C O U P L E R S , B O S S 2 0 0 0 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 1 , 3 1 6 . 4 5 0 1 2 7 1 3 V o O L - ^ V ^ c - ^ e c U ! 1 7 5 3 B O S S 2 0 0 0 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 4 8 8 . 1 6 0 1 2 7 1 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 0 4 , 6 1 0 0 1 4 8 7 R I C K W E I S L E R 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 7 1 4 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 7 7 0 R O D G E R M A R T I N P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 1 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r # 5 2 0 1 2 M A V 1 2 K - 9 C O N T R O L 0 5 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 1 3 0 . 0 0 0 1 2 7 1 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 3 0 . 0 0 0 0 1 5 3 7 R O N C A I R N S i c e / w a t e r r e s c u e I N S T R U C T O R T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 7 0 0 . 0 0 0 1 2 7 1 6 C h e q u e A m o u n t - 7 0 0 . 0 0 0 0 1 4 3 4 S T A N T E C C O N S U L T I N G L T D . 6 6 5 5 8 3 R I C H M O N D C O M M U N I T Y W A T E R 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 4 0 4 . 5 4 0 1 2 7 1 7 C h e q u e A m o u n t - 4 0 4 . 5 4 0 0 1 9 6 9 S U E N O S E W O R T H Y 1 0 1 t r a i n i n g 1 0 1 T R A I N I N G 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 1 0 0 . 0 0 0 1 2 7 1 8 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 1 4 8 2 S U N M E D I A C O R P O R A T I O N D M 0 0 3 1 7 7 9 7 P U B L I C M E E T I N G - B L O N D E E L 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 2 2 3 . 6 0 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 1 7 7 9 8 P U B L I C M E E T I N G - K L A S S E N 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 2 2 3 . 6 0 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 1 7 7 9 9 S M U C K C E M E T E R Y 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 2 2 3 . 6 0 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 1 7 8 0 0 P U B L I C M E E T I N G - J O - L Y N N 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 2 2 3 . 6 0 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 1 7 9 1 5 P E S T I C I D E U S E 0 5 / 0 9 / 2 0 1 2 1 7 8 . 9 9 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 2 5 3 2 4 D I S C O V E R B A Y H A M - D I R E C T O R Y 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 1 5 5 . 9 4 0 1 2 7 1 9 D M 0 0 3 2 5 3 2 5 C O M M C E N T R E - B U I S N E S S D I R E ( 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 1 5 5 . 9 4 0 1 2 7 1 9 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 8 5 . 2 7 0 0 1 4 9 1 S U N S H I N E F O U N D A T I O N * \ v o \ ^ 1 2 T R A I N I N G L U N C H E O N 0 6 / 0 2 / 2 0 1 2 1 7 2 . 8 9 0 1 2 7 2 0 u i n o ^ s ^ e - ^ c f < ^ C h e q u e A m o u n t - 1 7 2 . 8 9 0 0 1 9 6 1 T E R R Y S A E L E N S t r a i n i n g p e r d i e m J T A G L E A D I N S T R U C T O R 0 6 / 1 1 / 2 0 1 2 5 0 0 . 0 0 0 1 2 7 2 1 C h e q u e A m o u n t - 5 0 0 . 0 0 0 0 0 9 5 3 V I E N N A H O M E C E N T E R L T D 3 7 7 4 5 2 M O P H E A D S 0 5 / 0 1 / 2 0 1 2 1 9 . 8 7 0 1 2 7 2 2 3 7 7 5 2 8 C A U L K I N G G U N , P A I N T 0 5 / 0 3 / 2 0 1 2 2 8 . 2 2 0 1 2 7 2 2 3 7 7 5 6 1 S C R E W S , B L A D E S 0 5 / 0 3 / 2 0 1 2 2 8 . 2 3 0 1 2 7 2 2 3 7 7 5 8 4 B L A D E S 0 5 / 0 4 / 2 0 1 2 8 . 4 6 0 1 2 7 2 2 3 7 7 5 9 1 P A I N T T R A Y , B R U S H 0 5 / 0 4 / 2 0 1 2 1 8 . 5 1 0 1 2 7 2 2 3 7 7 6 2 1 S T A I N . P A I N T 0 5 / 0 4 / 2 0 1 2 4 1 . 5 5 0 1 2 7 2 2 3 7 7 6 3 0 B U L B S 0 5 / 0 4 / 2 0 1 2 4 . 5 0 0 1 2 7 2 2 3 7 7 6 9 9 S T A I N , S P R U C E 0 5 / 0 7 / 2 0 1 2 7 9 . 5 0 0 1 2 7 2 2 3 7 7 7 7 6 L I G H T S 0 5 / 0 8 / 2 0 1 2 1 7 . 9 3 0 1 2 7 2 2 3 7 7 8 2 4 G A R B A G E B A G S 0 5 / 0 9 / 2 0 1 2 9 4 . 8 9 0 1 2 7 2 2 3 7 8 1 1 5 R O P E 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 9 . 5 9 0 1 2 7 2 2 3 7 8 1 2 5 N U T S , W A S H E R S , P O S T S 0 5 / 1 6 / 2 0 1 2 1 8 1 . 2 9 0 1 2 7 2 2 P a g e 6 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 2 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 0 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a f B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 3 7 8 2 0 5 W A S H E R S , B O L T S , N U T S 0 5 / 1 8 / 2 0 1 2 3 . 1 8 0 1 2 7 2 2 3 7 8 3 7 3 H O S E , N O Z Z L E , W A S H E R S 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 2 3 . 3 6 0 1 2 7 2 2 3 7 8 3 7 7 C L E A N E R 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 1 5 . 2 4 0 1 2 7 2 2 3 7 8 3 9 3 H I N G E 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 3 . 2 7 0 1 2 7 2 2 3 7 8 4 4 9 M O U S E T R A P . S P R A Y , L I N K 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 2 1 . 5 4 0 1 2 7 2 2 3 7 8 4 5 3 S T A I N , R O L L E R S 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 6 6 . 6 2 0 1 2 7 2 2 3 7 8 5 1 7 S T A I N , P A I N T B R U S H 0 5 / 2 5 / 2 0 1 2 3 4 . 2 2 0 1 2 7 2 2 3 7 8 6 5 3 B U L B S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 1 3 . 5 4 0 1 2 7 2 2 C h e q u e A m o u n t - 7 1 3 . 5 1 0 0 0 9 5 7 V O T H S A L E S & S E R V I C E L T D 0 0 0 0 1 8 7 8 5 3 A M B E R L I G H T , L I G H T 0 5 / 0 1 / 2 0 1 2 7 . 9 1 0 1 2 7 2 3 0 0 0 0 1 8 7 9 2 7 A N T I - F R E E Z E 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 1 4 . 6 8 0 1 2 7 2 3 0 0 0 0 1 8 7 9 4 5 C L A M P 0 5 / 1 7 / 2 0 1 2 8 . 9 8 0 1 2 7 2 3 0 0 0 0 1 8 7 9 6 1 A N T I F R E E Z E 0 5 / 2 2 / 2 0 1 2 5 8 . 7 1 0 1 2 7 2 3 0 0 0 0 1 8 8 0 0 8 P I G G Y B A C K K I T 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 1 4 5 . 7 1 0 1 2 7 2 3 0 0 0 0 1 8 8 0 1 2 T U B E , L A B O U R 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 4 8 3 . 4 1 0 1 2 7 2 3 C h e q u e A m o u n t - 7 1 9 . 4 0 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 6 4 9 0 F L A T B A R , P I P E , W E L D I N G 0 5 / 0 8 / 2 0 1 2 6 5 . 6 3 0 1 2 7 2 4 C h e q u e A m o u n t - 6 5 . 6 3 C h e q u e R u n T o t a l - 1 1 9 , 5 0 7 . 4 9 P a g e 7 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 3 o f 2 6 9 2 0 1 2 . 0 1 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 1 : 5 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 6 / 1 4 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 7 4 7 R E I D ' S P R E - C A S T C E M E N T P R O D U C T 1 6 4 9 C O U P L E R S , B O S S 2 0 0 0 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 1 , 3 1 6 . 4 5 0 1 2 7 2 5 1 7 5 3 B O S S 2 0 0 0 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 4 8 8 . 1 6 0 1 2 7 2 5 C h e q u e A m o u n t " 1 , 8 0 4 . 6 1 0 0 1 8 3 2 S U N S H I N E R E S T A U R A N T 1 2 ' T R A I N I N G L U N C H E O N 0 6 / 0 2 / 2 0 1 2 1 7 2 . 8 9 0 1 2 7 2 6 C h e q u e A m o u n t - 1 7 2 . 8 9 C h e q u e R u n T o t a l - 1 , 9 7 7 . 5 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 4 o f 2 6 9 A D p c A N A D A RUN: JUN 12 2012 NO: p A Y R 0 L L T E c H N 0 L 0 G I E s PAGE;431 D A L Y u p D A T E R E p 0 R 80RU c 0 M p A N Y T 0 A L s HST REG: 100057413 RT0001 MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:JUN 15, 2012 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:JUN 15, 2012 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 8,232.37 8,232.37 105,439.36 FEDL TAX MR TAX NR TAX PROV TAX PROV TAX El CONT 2,131.70 2,131.70 24,968.23 El CONTQPIPgprp CAN PEN 4,792.66 4,792.66 56,911.10 CAN PEN QC PEN QC PEN QC HSF QC HSF ON EHT 1,420.31 1,420.51 12,689.51 ON EHT MB HET MB MET NL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 16,577.04 16.577.01 200,008.20 TOT STATS CHEQUES 54,706.75 34,706.73 54,706.75 CHEQUES DEPOSITS 37,063.42 37,063.<t2 4^1,255.87 DEPOSITS US DEPS US DEPS DED DEPS DED DEPS SAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 91,770.15 91,770.15 (495,9^2.60 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 108,547.19 108,S17.19 695,950.80 TOT PAYROL SERV CHR6 196.S9 196.69 1,961.30 SERV CHRG GST SST HST 25.57 25.57 254.97 HST SRAND TOT 108,569.45 108,569.45 698,167.07 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE R.D.E.FORMS 1.61 SALARIED WORKPAYS 17 28.90 HOURLY WORKPAYS 52 88.40 PAYROLL RUNS 1 ^9.51 PAY ADVICE FOLD 69 15.87 COURIER FEE 1 12.tO TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 196.69 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 108,569.45 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 6 2 6 t o C h e q u e # 0 1 2 7 2 6 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 2 6 3 5 , 0 1 2 7 1 3 a n d 0 1 2 7 2 0 t o t a l i n g $ 1 9 3 , 8 9 6 . 2 0 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 1 0 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 1 0 8 , 5 6 9 . 4 5 . P a g e 1 4 5 o f 2 6 9 Page 146 of 269 9 1 - t m » ' ^ R E P O R T T O C O U N T Y C O U N C I L f t I I , t i ' S F R O M : M a r k G . M c D o n a l d , C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r D A T E : A p r i l 1 8 , 2 0 1 2 S U B J E C T : R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t I N T R O D U C T I O N : A t i t s F e b r u a r y m e e t i n g C o u n c i l d i r e c t e d s t a f f t o e n g a g e t h e a s s i s t a n c e o f a l e g a l e x p e r t t o r e v i s e i t s C o d e o f C o n d u c t . C o u n c i l f u r t h e r d i r e c t e d t h a t l o c a l m u n i c i p a l c o u n c i l s b e i n v i t e d t o h e a r a p r e s e n t a t i o n o n t h e C o d e b y t h e a u t h o r . A t t a c h e d y o u w i l l f i n d t h e r e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a s w e l l a s s e v e r a l r e l a t e d a p p e n d i c e s o n W o r k p l a c e H a r a s s m e n t , C i v i l W o r k p l a c e I n t e r a c t i o n s a n d V i o l e n c e i n t h e W o r k p l a c e f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n . D I S C U S S I O N : O n c e t h e r e v i s e d C o d e a n d a p p e n d e d p o l i c i e s a r e a p p r o v e d , C o u n c i l s h o u l d c o n s i d e r t h e a p p o i n t m e n t o f a n I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r t o o v e r s e e a n y c o m p l a i n t s t h a t m a y a r i s e r e l a t i v e t o t h e p o l i c y ' s i m p l e m e n t a t i o n . I t s h o u l d b e e m p h a s i z e d t h a t t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r w o u l d o n l y b e i n v o l v e d w i t h p o t e n t i a l c o d e v i o l a t i o n s a n d w o u l d n o t a d j u d i c a t e a n y o f t h e W o r k p l a c e p o l i c i e s a t t a c h e d . H o w e v e r , i t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h e r e i s o v e r l a p a n d a n i n t e r r e l a t i o n s h i p . C O N C L U S I O N : C o u n c i l ' s C o d e o f C o n d u c t h a s n o w b e e n r e v i s e d a n d u p d a t e d t o r e f l e c t c u r r e n t l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t s a n d r e l e v a n t c a s e l a w . R E C O M M E N D A T I O N : T H A T t h e a t t a c h e d C o d e o f C o n d u c t ( P o l i c y 2 . 1 0 0 ) a n d a p p e n d e d p o l i c i e s o n W o r k p l a c e H a r a s s m e n t a n d D i s c r i m i n a t i o n ( P o l i c y 2 . 8 0 ) , C o m m i t m e n t t o a C i v i l W o r k p l a c e E n v i r o n m e n t a n d W o r k p l a c e I n t e r a c t i o n s ( P o l i c y 2 . 8 0 . 1 ) a n d V i o l e n c e i n t h e W o r k p l a c e ( P o l i c y 2 . 1 1 0 ) b e a p p r o v e d ; a n d , T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e a p p o i n t m e n t o f a n I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r f o r c o n s i d e r a t i o n b y C o u n c i l . A l l o f w h i c h i s R e s p e c t f u l l y S u b m i t t e d M a r k G . M c D o n a l d C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 4 7 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l a n d , w h e r e a p p l i c a b l e , C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P r e a m b l e : M e m b e r s h a v e i m p o r t a n t o b l i g a t i o n s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s t o t h o s e t h e y r e p r e s e n t , s e r v i c e a n d i n t e r a c t w i t h i n c o n n e c t i o n w i t h c a r r y i n g o u t t h e r o l e s a n d d u t i e s a t t e n d i n g a M e m b e r ' s o f f i c e . A M e m b e r ' s c o n d u c t a n d b e h a v i o r i n t e r m s o f e t h i c s a n d i n t e r p e r s o n a l c o n d u c t a n d c o m m u n i c a t i o n s a r e r e g u l a t e d b y l e g i s l a t i v e a c t s i n c l u d i n g t h e M u n i c i p a l A c t , t h e P u b l i c I n q u i r y A c t , t h e O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y A c t , t h e O n t a r i o H u m a n R i g h t s C o d e , F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , a n d t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t . T h e p u r p o s e a n d i n t e n t o f t h i s C o d e o f C o n d u c t i s a f o l l o w s : ( i ) T o e s t a b l i s h g u i d e l i n e s f o r e t h i c a l c o n d u c t r e q u i r e d o f M e m b e r s ; ( i i ) T o e s t a b l i s h g u i d e l i n e s t o e n c o u r a g e a n d e n s u r e i n t e r p e r s o n a l c o n d u c t c o m m u n i c a t i o n s a n d i n t e r a c t i o n s c o n s i s t e n t w i t h l e g a l r e q u i r e m e n t s ( i . e . O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y A c t , O n t a r i o H u m a n R i g h t s C o d e ) ; ( i i i ) T o p r o v i d e m e c h a n i s m s t o e n s u r e a c c o u n t a b i l i t y a n d c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e d e t h i c a l a n d i n t e r p e r s o n a l c o n d u c t s t a n d a r d s o f t h i s C o d e o f C o n d u c t . A . G E N E R A L S T A N D A R D S O F C O N D U C T 1 . M e m b e r s s h a l l c o n d u c t t h e m s e l v e s a t a l l t i m e s i n a m a n n e r t h a t : ( i ) I s c o n s i s t e n t w i t h a n d a d v a n c e s t h e i n t e r e s t s o f t h e c o m m u n i t y t h e y s e r v e ; ( i i ) I s c o n s i s t e n t w i t h t h e w e l l - b e i n g a n d i n t e r e s t s o f t h e M u n i c i p a l i t y ; ( i i i ) I s c o n s i s t e n t w i t h t h e M u n i c i p a l i t y ' s i n t e r e s t i n t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y ; S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 4 8 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 2 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 ( i v ) R e f l e c t s a d i l i g e n t a n d i m p a r t i a l e x e r c i s e o f t h e o f f i c e h e l d t o t h e b e s t o f t h e M e m b e r ' s k n o w l e d g e a n d a b i l i t y ; ( v ) R e f l e c t t h e M e m b e r ' s a d h e r e n c e t o o b l i g a t i o n s i n c o n n e c t i o n w i t h a v o i d a n c e o f c o n f l i c t s o f i n t e r e s t ; ( v i ) I s c o n s i s t e n t w i t h t h e l e g a l d e l i v e r a b l e s g o v e r n i n g i n t e r p e r s o n a l i n t e r a c t i o n s ( / . e . c i v i l a n d r e s p e c t f u l , f r e e f r o m h a r a s s m e n t o r d i s c r i m i n a t i o n , f r e e f r o m v i o l e n c e o r t h e t h r e a t o f v i o l e n c e } . B . E T H I C A L B E H A V I O U R : C O N D U C T R E Q U I R E M E N T S 1 . F o s t e r R e s p e c t f o r D e c i s i o n - m a k i n g P r o c e s s A l l M e m b e r s s h a l l a c c u r a t e l y a n d a d e q u a t e l y c o m m u n i c a t e t h e a t t i t u d e s a n d d e c i s i o n s o f t h e C o u n c i l , e v e n i f t h e y d i s a g r e e w i t h C o u n c i l ' s d e c i s i o n , s u c h t h a t r e s p e c t f o r t h e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s e s o f C o u n c i l i s f o s t e r e d . 2 . S t r i c t A d h e r e n c e t o O b l i g a t i o n s R e g a r d i n g A v o i d i n g C o n f l i c t o f I n t e r e s t M e m b e r s h a v e s t r i c t o b l i g a t i o n s t o a v o i d c o n f l i c t s o f i n t e r e s t b y t a k i n g t h e f o l l o w i n g s t e p s w h e n e v e r a m e m b e r h a s a d i r e c t o r i n d i r e c t p e c u n i a r y i n t e r e s t i n a n y m a t t e r t h a t i s b e f o r e C o u n c i l i n a m e e t i n g w h e r e t h e m e m b e r i s p r e s e n t : ( i ) d i s c l o s e t h e g e n e r a l n a t u r e o f t h e m e m b e r ' s i n t e r e s t p r i o r t o a n y c o n s i d e r a t i o n o f t h e m a t t e r i n t h e m e e t i n g ; ( i i ) r e f r a i n f r o m p a r t i c i p a t i n g i n t h e d i s c u s s i o n o f t h e m a t t e r o r i n a n y v o t e o n t h e m a t t e r ; ( i i i ) r e f r a i n f r o m a t t e m p t i n g t o i n f l u e n c e t h e v o t i n g o n t h e m a t t e r o r q u e s t i o n , b e f o r e , d u r i n g o r a f t e r t h e m e e t i n g . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 4 9 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 3 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 A l l m e m b e r s h a v e i m p o r t a n t e t h i c a l a n d s t a t u t o r y o b l i g a t i o n s t o a d h e r e t o t h e s t e p s o u t l i n e d a b o v e t o e n s u r e a v o i d a n c e o f a n y c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n c o n n e c t i o n w i t h c a r r y i n g o u t t h e o b l i g a t i o n s o f t h e M e m b e r ' s o f f i c e . W h i l e t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r m a y p r o v i d e g e n e r a l i n t e r p r e t a t i o n o f t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t ( M C I A ) , i t i s e x p e c t e d t h a t m e m b e r s s e e k i n d e p e n d e n t l e g a l a d v i c e o n a s p e c i f i c q u e s t i o n o f i n d i v i d u a l c o m p l i a n c e w i t h t h e A c t . 3 . R e l e a s e o f C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n P r o h i b i t e d M e m b e r s h a v e a d u t y t o h o l d i n s t r i c t c o n f i d e n c e a l l i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g m a t t e r s d e a l t w i t h a t I n - C a m e r a m e e t i n g s . M e m b e r s s h a l l n o t , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , r e l e a s e , m a k e p u b l i c o r i n a n y w a y d i v u l g e a n y s u c h i n f o r m a t i o n o r a n y a s p e c t o f t h e I n - C a m e r a d e l i b e r a t i o n s t o a n y o n e , u n l e s s e x p r e s s l y a u t h o r i z e d b y C o u n c i l o r r e q u i r e d b y l a w t o d o s o . M e m b e r s s h a l l n o t r e l e a s e i n f o r m a t i o n i n c o n t r a v e n t i o n o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t . M e m b e r s s h a l l n o t r e l e a s e i n f o r m a t i o n s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , u n l e s s e x p r e s s l y a u t h o r i z e d b y C o u n c i l o r r e q u i r e d b y l a w t o d o s o . M e m b e r s s h a l l n o t m i s u s e c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n ( i n f o r m a t i o n t h a t t h e y h a v e k n o w l e d g e o f b y v i r t u e o f t h e i r p o s i t i o n a s C o u n c i l l o r , B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r i s n o t i n t h e p u b l i c d o m a i n , i n c l u d i n g e - m a i l s a n d c o r r e s p o n d e n c e f r o m o t h e r M e m b e r s o f C o u n c i l , B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r o r t h i r d p a r t i e s ) s u c h t h a t i t m a y c a u s e d e t r i m e n t t o t h e C o r p o r a t i o n , C o u n c i l o r o t h e r s , o r b e n e f i t o r d e t r i m e n t t o t h e m s e l v e s o r o t h e r s . 4 . R e l e a s e o f I n f o r m a t i o n t o P u b l i c a n d M e d i a M e m b e r s a c k n o w l e d g e t h a t o f f i c i a l i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o d e c i s i o n s a n d r e s o l u t i o n s m a d e b y C o u n c i l w i l l n o r m a l l y b e c o m m u n i c a t e d t o t h e c o m m u n i t y a n d t h e m e d i a b y t h e C o u n c i l a s a w h o l e o r t h e W a r d e n a s H e a d o f C o u n c i l o r b y h i s o r h e r d e s i g n a t e . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 0 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 4 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 5 . A c c e p t a n c e o f G i f t s P r o h i b i t e d T h e s t i p e n d p a i d t o e a c h M e m b e r o f C o u n c i l a n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s i s i n t e n d e d t o f u l l y r e m u n e r a t e M e m b e r s f o r s e r v i c e t o t h e C o r p o r a t i o n . M e m b e r s s h a l l n o t s o l i c i t , a c c e p t , o f f e r o r a g r e e t o a c c e p t a c o m m i s s i o n , r e w a r d , g i f t , a d v a n t a g e o r b e n e f i t o f a n y k i n d , p e r s o n a l l y o r t h r o u g h a f a m i l y m e m b e r o r f r i e n d , w h i c h i s c o n n e c t e d d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y w i t h t h e p e r f o r m a n c e o r d u t i e s o f o f f i c e . M e m b e r s a r e n o t p r e c l u d e d f r o m a c c e p t i n g : ( a ) p e r s o n a l g i f t s , n o r m a l h o s p i t a l i t y a m o n g p e r s o n s d o i n g b u s i n e s s , b e n e f i t s , r e w a r d s , c o m m i s s i o n s o r a d v a n t a g e s f r o m a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n n o t c o n n e c t e d d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y w i t h t h e p e r f o r m a n c e o r d u t i e s o f o f f i c e ; ( b ) p o l i t i c a l c o n t r i b u t i o n s t h a t a r e o t h e r w i s e o f f e r e d , a c c e p t e d a n d r e p o r t e d i n a c c o r d a n c e w i t h a p p l i c a b l e l a w ; ( c ) f o o d a n d b e v e r a g e s a t b a n q u e t s , r e c e p t i o n s , c e r e m o n i e s o r s i m i l a r e v e n t s ; ( d ) s e r v i c e s p r o v i d e d w i t h o u t c o m p e n s a t i o n b y p e r s o n s v o l u n t e e r i n g t h e i r t i m e ; ( e ) f o o d , l o d g i n g , t r a n s p o r t a t i o n a n d e n t e r t a i n m e n t p r o v i d e d b y o t h e r l e v e l s o f g o v e r n m e n t s o r b y o t h e r l o c a l g o v e r n m e n t s , b o a r d s o r c o m m i s s i o n s ; ( f ) a r e i m b u r s e m e n t o f r e a s o n a b l e e x p e n s e s i n c u r r e d i n t h e p e r f o r m a n c e o f d u t i e s o r o f f i c e ; ( g ) a r e i m b u r s e m e n t o f r e a s o n a b l e e x p e n s e s i n c u r r e d a n d h o n o r a r i u m s r e c e i v e d i n t h e p e r f o r m a n c e o f a c t i v i t i e s c o n n e c t e d w i t h m u n i c i p a l a s s o c i a t i o n s ; ( h ) t o k e n g i f t s s u c h a s s o u v e n i r s , m e m e n t o s a n d c o m m e m o r a t i v e g i f t s t h a t a r e g i v e n i n r e c o g n i t i o n o f s e r v i c e o n a c o m m i t t e e , f o r s p e a k i n g a t a n e v e n t o r r e p r e s e n t i n g t h e C o r p o r a t i o n a t a n e v e n t ; a n d , ( i ) g i f t s t h a t a r e r e c e i v e d a s a n i n c i d e n t o f p r o t o c o l o r s o c i a l o b l i g a t i o n t h a t n o r m a l l y a n d r e a s o n a b l y a c c o m p a n y t h e r e s p o n s i b i l i t y o f o f f i c e . M e m b e r s s h a l l r e t u r n a n y g i f t s o r b e n e f i t s w h i c h e x c e e d t h e s e l i m i t s , a l o n g w i t h a n e x p l a n a t i o n w h y t h e g i f t s o r b e n e f i t s c a n n o t b e a c c e p t e d . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 1 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 5 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 6 . E n g a g i n g i n I n c o m p a t i b l e A c t i v i t y P r o h i b i t e d M e m b e r s s h a l l n o t e n g a g e i n a n y a c t i v i t y , f i n a n c i a l o r o t h e r w i s e , w h i c h i s i n c o m p a t i b l e o r i n c o n s i s t e n t w i t h t h e e t h i c a l d i s c h a r g e o f o f f i c i a l d u t i e s i n t h e p u b l i c i n t e r e s t . W i t h o u t l i m i t i n g t h e g e n e r a l i t y o f t h e f o r e g o i n g , M e m b e r s s h a l l n o t : ( a ) u s e a n y i n f l u e n c e o f o f f i c e f o r a n y p u r p o s e o t h e r t h a n o f f i c i a l d u t i e s ; ( b ) a c t a s a n a g e n t b e f o r e C o u n c i l o r a n y c o m m i t t e e , b o a r d o r c o m m i s s i o n o f c o u n c i l ; ( c ) s o l i c i t , d e m a n d o r a c c e p t t h e s e r v i c e s o f a n y c o r p o r a t e e m p l o y e e , o r i n d i v i d u a l p r o v i d i n g s e r v i c e s o n a c o n t r a c t f o r s e r v i c e , f o r r e - e l e c t i o n p u r p o s e s d u r i n g h o u r s i n w h i c h t h e e m p l o y e e , o r i n d i v i d u a l p r o v i d i n g s e r v i c e s u n d e r a c o n t r a c t f o r s e r v i c e , i s i n t h e p a i d e m p l o y m e n t o f t h e C o r p o r a t i o n ; ( d ) u s e a n y i n f o r m a t i o n g a i n e d i n t h e e x e c u t i o n o f o f f i c e t h a t i s n o t a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c f o r a n y p u r p o s e o t h e r t h a n f o r o f f i c i a l d u t i e s ; ( e ) p l a c e t h e m s e l v e s i n a p o s i t i o n o f o b l i g a t i o n t o a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n w h i c h m i g h t r e a s o n a b l y b e n e f i t f r o m s p e c i a l c o n s i d e r a t i o n o r m a y s e e k p r e f e r e n t i a l t r e a t m e n t ; ( f ) g i v e p r e f e r e n t i a l t r e a t m e n t t o a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n i n w h i c h a M e m b e r o r M e m b e r s o f C o u n c i l h a v e a f i n a n c i a l i n t e r e s t ; ( g ) i n f l u e n c e a n y a d m i n i s t r a t i v e o r C o u n c i l d e c i s i o n o r d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s i n v o l v i n g o r a f f e c t i n g a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n i n w h i c h a M e m b e r o r M e m b e r s o f C o u n c i l h a v e a f i n a n c i a l i n t e r e s t ; a n d , ( h ) u s e C o r p o r a t e m a t e r i a l s , e q u i p m e n t , f a c i l i t i e s o r e m p l o y e e s f o r p e r s o n a l g a i n o r f o r a n y p r i v a t e p u r p o s e . 7 . A v o i d a n c e o f W a s t e M e m b e r s s h a l l a v o i d w a s t e , a b u s e a n d e x t r a v a g a n c e i n t h e p r o v i s i o n o f u s e o f p u b l i c r e s o u r c e s , a n d s h a l l e x p o s e f r a u d a n d c o r r u p t i o n o f w h i c h t h e M e m b e r o f C o u n c i l a n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r i s a w a r e . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 2 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 6 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 c . I N T E R P E R S O N A L C O N D U C T A N D C O M M U N I C A T I O N S : R E Q U I R E M E N T S G e n e r a l : M e m b e r s h a v e i m p o r t a n t l e g a l r e s p o n s i b i l i t i e s a n d a c c o u n t a b i l i t i e s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t o n e a n d s u b s t a n c e o f i n t e r p e r s o n a l i n t e r a c t i o n s , c o n d u c t o r c o m m u n i c a t i o n s p u r s u e d i n t h e c o n t e x t o f c a r r y i n g o u t t h e a c t i v i t y a t t e n d i n g a M e m b e r ' s o f f i c e . T h e p u r p o s e o f t h i s s e c t i o n o f t h e C o d e o f C o n d u c t a n d t h e a p p e n d i c e d p o l i c i e s i s t o e n s u r e t h a t M e m b e r s g o v e r n e d b y t h i s C o d e o f C o n d u c t u n d e r s t a n d a n d c o m p l y w i t h s t a n d a r d s o f c o n d u c t r e q u i r e d a t l a w i n t e r m s o f t h e i r i n t e r p e r s o n a l i n t e r a c t i o n s , c o m m u n i c a t i o n s a n d c o n d u c t . { P o l i c i e s a p p e n d i c e d : A p p e n d i x A - W o r k p l a c e H a r a s s m e n t a n d D i s c r i m i n a t i o n P o l i c y ; A p p e n d i x B - C o m m i t m e n t t o a C i v i l W o r k p l a c e E n v i r o n m e n t a n d W o r k p l a c e I n t e r a c t i o n s P o l i c y ; A p p e n d i x C - V i o l e n c e i n t h e W o r k p l a c e P o l i c y ) T h e M u n i c i p a l C o r p o r a t i o n a n d M e m b e r s , a s a g e n t s o f t h e M u n i c i p a l C o r p o r a t i o n s h a r e i m p o r t a n t o b l i g a t i o n s f o r e n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h r e q u i r e d s t a n d a r d s o f i n t e r p e r s o n a l c o n d u c t a n d i n t e r a c t i o n s . A f a i l u r e t o a d h e r e t o t h e r e q u i r e d S t a n d a r d s o f C o n d u c t c a n e x p o s e b o t h t h e M u n i c i p a l i t y , t h e C o u n t y , a n d i n d i v i d u a l M e m b e r s t o p o t e n t i a l l i a b i l i t i e s . I H u m a n R i g h t s G u a r a n t e e s : T h e O b l i g a t i o n t o T r e a t E v e r y P e r s o n w i t h D i g n i t y , U n d e r s t a n d i n g a n d R e s p e c t a n d A v o i d H a r a s s m e n t a n d D i s c r i m i n a t i o n T h e O n t a r i o H u m a n R i g h t s C o d e e x t e n d s e q u a l i t y r i g h t s g u a r a n t e e s i n t h e c o n t e x t o f e m p l o y m e n t a n d t h e d e l i v e r y o f s e r v i c e s . A M u n i c i p a l G o v e r n m e n t i s b o t h a n e m p l o y e r a n d s e r v i c e p r o v i d e r . A s a r e s u l t t h e i n t e r a c t i o n s a n d c o n d u c t o f M e m b e r s g o v e r n e d b y t h i s C o d e o f C o n d u c t g e n e r a l l y o c c u r i n t h e c o n t e x t o f p r o v i d i n g s e r v i c e s o r i n t e r a c t i n g w i t h e m p l o y e e s . I n c o n n e c t i o n w i t h s u c h i n t e r a c t i o n s , M e m b e r s h a v e a l e g a l o b l i g a t i o n t o e n s u r e a d h e r e n c e t o e q u a l i t y r i g h t s g u a r a n t e e s . M e m b e r s h a v e a n o b l i g a t i o n t o e n s u r e t h a t a l l i n d i v i d u a l s d e a l t w i t h a r e t r e a t e d w i t h d i g n i t y a n d r e s p e c t , a n d n o t e x p o s e d t o h a r a s s m e n t o r d i s c r i m i n a t i o n a s p r o h i b i t e d b y t h e H u m a n R i g h t s C o d e . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 3 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 7 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 A s a M e m b e r y o u r o b l i g a t i o n s i n t h i s r e g a r d e x t e n d t o a n y o n e y o u d e a l w i t h i n t h e c o n t e x t o f e m p l o y m e n t o r d e l i v e r y o f s e r v i c e s ; i n c l u d i n g b u t n o t n e c e s s a r i l y l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g : o t h e r M e m b e r s o f C o u n c i l , C o m m i t t e e M e m b e r s , L o c a l B o a r d M e m b e r s , C o r p o r a t e E m p l o y e e s , i n d i v i d u a l s p r o v i d i n g s e r v i c e s , c o n t r a c t o r s , s t u d e n t s , t h e p u b l i c . ( i ) N o t t o D i s c r i m i n a t e I n c o m p l i a n c e w i t h t h e H u m a n R i g h t s C o d e , M e m b e r s s h a l l n o t d i s c r i m i n a t e a g a i n s t a n y o n e o n t h e b a s i s o f t h e i r r a c e , a n c e s t r y , p l a c e o f o r i g i n , c o l o u r , e t h n i c o r i g i n , c i t i z e n s h i p , c r e e d , s e x , s e x u a l o r i e n t a t i o n , a g e , r e c o r d o f o f f e n c e s , m a r t i a l s t a t u s , s a m e - s e x p a r t n e r s h i p s t a t u s , f a m i l y s t a t u s , o r d i s a b i l i t y , " a g e " , " d i s a b i l i t y " , " f a m i l y s t a t u s " , " r e c o r d o f o f f e n c e s " , " s a m e - s e x p a r t n e r s h i p s t a t u s " s h a l l b e a s d e f i n e d i n t h e H u m a n R i g h t s C o d e . ( i i ) N o t t o E n g a g e i n H a r a s s m e n t I n a c c o r d a n c e w i t h t h e H u m a n R i g h t s C o d e , M e m b e r s s h a l l n o t e x p o s e a n y o n e t o c o n d u c t r e p r e s e n t i n g h a r a s s m e n t . H a r a s s m e n t i n c l u d e s e n g a g i n g i n a c o u r s e o f v e x a t i o u s c o m m e n t o r c o n d u c t t h a t i s k n o w n o r o u g h t r e a s o n a b l y t o b e k n o w n t o b e u n w e l c o m e . W i t h o u t l i m i t i n g t h e g e n e r a l i t y o f t h e d e f i n i t i o n o f " h a r a s s m e n t " . M e m b e r s s h a l l n o t : ( a ) m a k e r a c i a l , h o m o p h o b i c , s e x i s t o r e t h n i c s l u r s ; ( b ) d i s p l a y p o r n o g r a p h i c , h o m o p h o b i c , s e x i s t , r a c i s t o r o t h e r o f f e n s i v e o r d e r o g a t o r y m a t e r i a l ; ( c ) m a k e l e e r i n g ( s u g g e s t i v e s t a r i n g ) o r o t h e r o f f e n s i v e g e s t u r e s ; ( d ) m a k e w r i t t e n o r v e r b a l a b u s e o r t h r e a t s ; ( e ) v a n d a l i z e t h e p e r s o n a l p r o p e r t y o f o t h e r s ; ( f ) c o m m i t p h y s i c a l o r s e x u a l a s s a u l t ; S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 4 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 8 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 ( g ) m a k e u n w e l c o m e r e m a r k s , j o k e s , i n n u e n d o e s o r t a u n t i n g s t a t e m e n t s a b o u t a p e r s o n ' s p h y s i c a l a p p e a r a n c e , r a c i a l b a c k g r o u n d , c o l o u r , e t h n i c o r i g i n , p l a c e o f o r i g i n , c i t i z e n s h i p , a n c e s t r y , c r e e d ( r e l i g i o n o r b e l i e f ) , s e x , s e x u a l o r i e n t a t i o n , a g e , r e c o r d o f o f f e n c e s , m a r t i a l s t a t u s , s a m e - s e x p a r t n e r s h i p s t a t u s , f a m i l y s t a t u s , d i s a b i l i t y ( p h y s i c a l o r m e n t a l ) ; ( h ) m a k e u n w e l c o m e r e m a r k s , i n s u l t i n g g e s t u r e s o r j o k e s w h i c h c a u s e e m b a r r a s s m e n t o r a w k w a r d n e s s ; ( i ) r e f u s e t o c o n v e r s e o r i n t e r a c t w i t h a n y o n e b e c a u s e o f t h e i r r a c i a l o r e t h n i c b a c k g r o u n d , c o l o u r , c r e e d , s e x , s e x u a l o r i e n t a t i o n , a g e , r e c o r d o f o f f e n c e s , m a r i t a l s t a t u s , s a m e - s e x p a r t n e r s h i p s t a t u s , f a m i l y s t a t u s , o r d i s a b i l i t y ; ( j ) m a k e u n n e c e s s a r y o r u n w a n t e d p h y s i c a l c o n t a c t , i n c l u d i n g t o u c h i n g , p a t t i n g , o r p i n c h i n g ; a n d , ( k ) d e m a n d s e x u a l f a v o u r s o r r e q u e s t s . H a r a s s m e n t w h i c h o c c u r s i n t h e c o u r s e o f o r r e l a t e d t o t h e p e r f o r m a n c e o f d u t i e s b y M e m b e r s i s s u b j e c t t o t h i s p o l i c y a n d a p p e n d i c e d p o l i c i e s . I I P e r s o n a l a n d P s y c h o l o g i c a l H a r a s s m e n t : O H S A G e n e r a l : P r o h i b i t i o n o f P s y c h o l o g i c a l a n d P e r s o n a l H a r a s s m e n t H e a l t h a n d S a f e t y L e g i s l a t i o n h a s i d e n t i f i e d a n d p r o h i b i t e d t h e p o t e n t i a l h e a l t h r i s k o f " p e r s o n a l h a r a s s m e n f 9 o r " p s y c h o l o g i c a l h a r a s s m e n t ' i n w o r k p l a c e s . M e m b e r s m u s t e n s u r e t h a t t h e i r i n t e r a c t i o n s a n d p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n s a n d c o n d u c t a r e c o n s t r u c t i v e , c i v i l a n d r e s p e c t f u l ; d e v o i d o f a n y c o n t e n t o r t o n e t h a t w o u l d c o n s t i t u t e " p e r s o n a l h a r a s s m e n t " o r " p s y c h o l o g i c a l h a r a s s m e n t " S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 5 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 9 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 ( i ) A v o i d P e r s o n a l o r P s y c h o l o g i c a l H a r a s s m e n t P e r s o n a l a n d P s y c h o l o g i c a l H a r a s s m e n t i n c l u d e s u n w e l c o m e w o r d s a n d / o r a c t i o n s t h a t a r e k n o w n o r s h o u l d h a v e b e e n k n o w n t o b e e m b a r r a s s i n g , h u m i l i a t i n g o r d e m e a n i n g . S u c h c o n d u c t c a n i n c l u d e b u t i s n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g : r e m a r k s , j o k e s , c o m m e n t s , i n n u e n d o t h a t d e m e a n , r i d i c u l e , i n t i m i d a t e o r o f f e n d ; . b u l l y i n g ; . r e p e a t e d o f f e n s i v e o r i n t i m i d a t i n g p h o n e c a l l s , e - m a i l s , v e r b a l o u t b u r s t s ; . y e l l i n g a n d s c r e a m i n g , r u d e d e m e a n i n g r e m a r k s ; v o l a t i l e d i s p l a y s o f t e m p e r o r a n g e r ; . e x p o s i n g p e o p l e t o f o u l , a b u s i v e o r o b s c e n e l a n g u a g e . . M e m b e r s a r e r e q u i r e d t o e n s u r e t h a t t h e y i n t e r a c t a n d c o m m u n i c a t e i n a m a n n e r t h a t i s r e s p e c t f u l a n d c o n s i s t e n t w i t h t h e w e l l b e i n g o f t h o s e t h e y d e a l w i t h . M e m b e r s m u s t e n s u r e t h a t t h e i r i n t e r a c t i o n s c o m m u n i c a t i o n s a r e f r e e o f a n y c o n d u c t t h a t w o u l d b e c o n s i d e r e d p e r s o n a l o r p s y c h o l o g i c a l h a r a s s m e n t . ( N o t e : S e e P o l i c i e s - A p p e n d i x A - W o r k p l a c e H a r a s s m e n t a n d D i s c r i m i n a t i o n P o l i c y ; A p p e n d i x B - C o m m i t m e n t t o a C i v i l W o r k p l a c e E n v i r o n m e n t a n d W o r k p l a c e I n t e r a c t i o n s P o l i c y ; A p p e n d i x C - V i o l e n c e i n t h e W o r k p l a c e P o l i c y ) I l l P r o h i b i t i o n o f V i o l e n c e G e n e r a l : O b l i g a t i o n t o A v o i d a n y C o n d u c t R e p r e s e n t i n g V i o l e n c e o r a T h r e a t o f V i o l e n c e t o a W o r k e r H e a l t h a n d S a f e t y L e g i s l a t i o n h a s i n t r o d u c e d s e r i o u s a n d s i g n i f i c a n t o b l i g a t i o n s t o e n s u r e t h e r e m o v a l o f t h e r i s k o f v i o l e n c e a n d t h r e a t o f v i o l e n c e i n O n t a r i o w o r k p l a c e s . M e m b e r s m u s t e n s u r e t h a t t h e y a v o i d a n y i n t e r a c t i o n s , c o m m u n i c a t i o n s o r c o n d u c t w i t h e m p l o y e e s t h a t w o u l d c o n s t i t u t e " W o r k p l a c e V i o l e n c e " . M u n i c i p a l e m p l o y e e s h a v e s i g n i f i c a n t r i g h t s a n d r e c o u r s e i f e x p o s e d t o a n y t h r e a t o f v i o l e n c e o r a c t o f v i o l e n c e i n c o n n e c t i o n w i t h w o r k o r w o r k r e l a t e d a c t i v i t y ; i n c l u d i n g c o n d u c t b y o r i n t e r a c t i o n s w i t h M e m b e r s o f C o u n c i l , C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 6 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 0 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 ( i ) A v o i d V i o l e n c e o r C o n d u c t C o n s t i t u t i n g a T h r e a t o f V i o l e n c e W o r k p l a c e v i o l e n c e i s d e f i n e d a s t h e e x e r c i s e o f p h y s i c a l f o r c e b y a p e r s o n a g a i n s t a w o r k e r i n a w o r k p l a c e t h a t c a u s e s o r c o u l d c a u s e p h y s i c a l i n j u r y t o t h e w o r k e r . T o a p p r e c i a t e t h e b r o a d n a t u r e o f t h e d e f i n i t i o n o f v i o l e n c e , i t i s i m p o r t a n t t o u n d e r s t a n d t h a t v i o l e n c e i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g : a n a t t e m p t t o e x e r c i s e f o r c e t h a t c o u l d c a u s e p h y s i c a l i n j u r y ( N o t e : d o e s n o t . h a v e t o c a u s e i n j u r y ) ; a s t a t e m e n t o r b e h a v i o u r t h a t c o u l d r e a s o n a b l y b e i n t e r p r e t e d a s a t h r e a t t o . e x e r c i s e p h y s i c a l f o r c e ( N o t e : v e r b a l t h r e a t s w i l l c o n s t i t u t e v i o l e n c e ) . E x a m p l e s : a v e r b a l t h r e a t , a t t a c k o r p h y s i c a l c o n d u c t . t h r e a t e n i n g n o t e s , e - m a i l s , v o i c e m a i l s c o m m u n i c a t i o n s . s h a k i n g a f i s t o r o t h e r t h r e a t e n i n g p h y s i c a l g e s t u r e s . w i e l d i n g a n o b j e c t a s a w e a p o n a t a n i n d i v i d u a l . M e m b e r s a r e r e q u i r e d t o e n s u r e t h a t t h e y a v o i d a n y i n t e r a c t i o n s , c o n d u c t , c o m m u n i c a t i o n s , o r g e s t u r e s t h a t w o u l d c o n s t i t u t e a t h r e a t o f v i o l e n c e o r v i o l e n c e . ( S e e A p p e n d i x 3 , V i o l e n c e i n t h e W o r k p l a c e P o l i c y ) . D . C O M P L I A N C E / A C C O U N T A B I L I T Y / E N F O R C E M E N T G e n e r a l : T h e C o u n t y h a s i m p o r t a n t o b l i g a t i o n s a n d i n t e r e s t s i n e n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h t h e e t h i c a l a n d i n t e r p e r s o n a l c o n d u c t s t a n d a r d s r e q u i r e d o f M e m b e r s b y t h i s C o d e o f C o n d u c t . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 7 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 1 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 T h e C o u n t y h a s a n i n t e r e s t a n d o b l i g a t i o n t o r e s p o n d t o a l l a l l e g a t i o n s , c o m p l a i n t s o r i n c i d e n t s o f a l l e g e d c o n d u c t i n c o n s i s t e n t w i t h t h e s t a n d a r d s o u t l i n e d i n t h i s C o d e o f C o n d u c t ( a n d a p p e n d i c e d p o l i c i e s } i n a m a n n e r c o n s i s t e n t w i t h t h e i n t e r e s t s a n d l e g a l o b l i g a t i o n s o f t h e C o u n t y . T h e C o u n t y r e c o g n i z e s t h a t t h e C o u n t y a n d t h e M e m b e r s h a v e a m u t u a l i n t e r e s t i n p r o v i d i n g a n d e n c o u r a g i n g a c c e s s t o c o m p l i a n c e / e n f o r c e m e n t m e c h a n i s m s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e c o n d u c t r e q u i r e d b y t h i s C o d e t h a t d e l i v e r o b j e c t i v e , i n d e p e n d e n t , s k i l l e d a n d e f f i c i e n t d e t e r m i n a t i o n s i n c o n n e c t i o n w i t h a l l e g e d m i s c o n d u c t b y a n y M e m b e r . T h e C o u n t y s h a l l a p p o i n t a n I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r p u r s u a n t t o S e c t i o n 2 2 3 . 3 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t t o i n q u i r e i n t o a n d d e t e r m i n e a n y a l l e g e d n o n - c o m p l i a n c e w i t h t h e s t a n d a r d s o f c o n d u c t d e f i n e d i n t h e C o d e o f C o n d u c t b y a M e m b e r . ( N o t e # 1 : T h e r e f e r r a l o f a l l e g e d b r e a c h e s o f t h e C o d e o f C o n d u c t t o t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r u n d e r t h i s C o d e d o e s n o t p r e c l u d e t h e r i g h t s o f p o t e n t i a l c l a i m a n t s / c o m p l a i n a n t s a t l a w o r p u r s u a n t t o C o u n t y p o l i c i e s . ) ( N o t e # 2 ; S e e A p p e n d i x 2 f o r d u t i e s o f I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r ) I n a l l c i r c u m s t a n c e s w h e r e t h e C o u n t y b e c o m e s a w a r e o f a n a l l e g a t i o n t h a t a M e m b e r h a s e n g a g e d i n a n y p r o h i b i t e d a c t i v i t y o r b r e a c h e d a n y s t a n d a r d o f c o n d u c t o u t l i n e d i n t h i s C o d e o f C o n d u c t , w h e t h e r b y i n f o r m a l c o m m u n i c a t i o n s O F f o r m a l c o m p l a i n t s , t h e m a t t e r w i l l b e a d d r e s s e d a s f o l l o w s : ( i ) T h e " i n f o r m a l " c o m p l a i n t p r o c e d u r e a t t a c h e d a s A p p e n d i x 1 m a y b e f o l l o w e d b u t i s n o t m a n d a t o r y ; ( i i ) A n y i s s u e o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h t h e C o d e o f C o n d u c t s h a l l b e r e f e r r e d t o t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r t h r o u g h t h e C o m p l a i n t P r o t o c o l a t t a c h e d a s A p p e n d i x 3 ; ( i i i ) T h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l c o n d u c t a n I n q u i r y t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e M e m b e r h a s e n g a g e d i n c o n d u c t i n c o n t r a v e n t i o n o f t h e C o d e o f C o n d u c t ; S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 8 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 2 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 ( i v ) I n p l a n n i n g a n d p u r s u i n g t h e r e l e v a n t i n q u i r y t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r m a y p r o c e e d c o n s i s t e n t w i t h t h e p r o c e d u r a l a s p e c t s o f a n y p o l i c i e s a d d r e s s i n g t h e s u b j e c t o f t h e a l l e g e d i n f r i n g e m e n t a n d e x e r c i s e h i s / h e r p o w e r s u n d e r S e c t i o n 3 3 a n d S e c t i o n 3 4 o f t h e P u b l i c i n q u i r i e s A c t ; ( V ) T h e i n q u i r y p u r s u e d b y t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l b e a n i n d e p e n d e n t i n q u i r y ; i n d e p e n d e n t o f t h e C o u n t y o r a n y o f i t s a g e n t s , e m p l o y e e s o r m e m b e r s ; ( v i ) W h e r e t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r d e t e r m i n e s t h a t h e / s h e h a s r e a s o n a b l e g r o u n d s t o b e l i e v e t h a t t h e r e h a s b e e n a c o n t r a v e n t i o n o f a n y o t h e r a c t o r t h e C r i m i n a l C o d e , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l r e f e r t h e m a t t e r t o t h e a p p r o p r i a t e a u t h o r i t y ; s u s p e n d h i s / h e r i n q u i r y a n d r e p o r t t h e s u s p e n s i o n t o C o u n c i l . I n t h e s e c i r c u m s t a n c e s C o u n c i l w i l l p u r s u e t h e n e c e s s a r y s t e p s t o e n s u r e t h a t t h e m a t t e r i s a d d r e s s e d c o n s i s t e n t w i t h t h e C o u n t y ' s o b l i g a t i o n s a t l a w a n d a n y r e l e v a n t C o u n t y p o l i c i e s ; ( v i i ) W h e r e t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r c o m p l e t e s a n i n q u i r y a n d d e t e r m i n a t i o n o f t h e m a t t e r , h e / s h e s h a l l p r e p a r e a w r i t t e n r e p o r t o f h i s / h e r f i n d i n g s a s t o w h e t h e r a M e m b e r h a s c o n t r a v e n e d t h e C o d e o f C o n d u c t . W h e r e a c o n t r a v e n t i o n o f t h e C o d e i s s u b s t a n t i a t e d , t h e R e p o r t s h a l l d i s c l o s e t h e P e n a l t y d e t e r m i n e d b y t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r . I n p r e p a r i n g t h e r e p o r t , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r m a y d i s c l o s e s u c h m a t t e r s a s a r e n e c e s s a r y f o r t h e r e p o r t i n g t o C o u n c i l . T h e R e p o r t s h a l l b e d e l i v e r e d t o C o u n c i l ; ( v i i i ) W h e r e t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r d e t e r m i n e s t h a t a M e m b e r h a s c o n t r a v e n e d t h e C o d e o f C o n d u c t , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l d e t e r m i n e t h e p e n a l t y ; s u c h p e n a l t y s h a l l b e w i t h i n t h e r e m e d i a l p a r a m e t e r s d e f i n e d i n t h e M u n i c i p a l A c t , ( v i i i i ) P e n a l t i e s : W h e r e a M e m b e r i s f o u n d t o h a v e b r e a c h e d a n y s t a n d a r d o f c o n d u c t r e q u i r e d b y t h e C o d e o f C o n d u c t , t h e p e n a l t y w i l l b e d e t e r m i n e d b y t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r . I n d e t e r m i n i n g t h e p e n a l t y t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l t a k e i n t o c o n s i d e r a t i o n t h e n a t u r e a n d d e g r e e o f t h e c u r r e n t b r e a c h o f t h e C o d e a n d a n y p r i o r n o n - c o m p l i a n c e w i t h t h e C o d e o f C o n d u c t b y t h e M e m b e r S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 5 9 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 3 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 P e n a l t i e s i m p o s e d i n c o n n e c t i o n w i t h b r e a c h e s o f t h e C o c t e o f C o n d u c t p u r s u a n t t o t h e C o d e m a y i n c l u d e : 1 . A w r i t t e n r e p r i m a n d ; a n d o r ; 2 . S u s p e n s i o n o f r e m u n e r a t i o n p a i d t o a M e m b e r w i t h r e s p e c t t o s e r v i c e s u p t o 9 0 - d a y s ; a n d o r ; 3 . C e n s u r e i n c l u d i n g r e m o v a l f r o m a p p o i n t e d C o m m i t t e e s , B o a r d s a n d / o r l i a i s o n r o l e s . R e f u s a l T o C o n d u c t I n v e s t i g a t i o n ( 1 ) I f t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e r e f e r r a l o f a m a t t e r t o h i m o r h e r i s f r i v o l o u s , v e x a t i o u s o r n o t m a d e i n g o o d f a i t h , o r t h a t t h e r e a r e n o g r o u n d s o r i n s u f f i c i e n t g r o u n d s f o r a n i n v e s t i g a t i o n , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l n o t c o n d u c t a n i n v e s t i g a t i o n , o r , w h e r e t h a t b e c o m e s a p p a r e n t i n t h e c o u r s e o f a n i n v e s t i g a t i o n , t e r m i n a t e t h e i n v e s t i g a t i o n . ( 2 ) C o m p l a i n t s r e f e r r e d t h a t a r e r e p e t i t i o u s i n n a t u r e , n o t g e r m a n e t o t h e C o d e o f C o n d u c t i n t h e o p i n i o n o f t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r , d e e m e d f r i v o l o u s a n d w i t h o u t s u b s t a n c e i n t h e o p i n i o n o f t h e I n t e g r i t y O f f i c e r , O R , w h e r e t h e c o m p l a i n t i s d e e m e d v e x a t i o u s i n t h e o p i n i o n o f t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r , c o m p l a i n t s s h a l l n o t b e a d v a n c e d t o a n i n v e s t i g a t i o n s t a g e . ( 3 ) O t h e r t h a n i n e x c e p t i o n a l c i r c u m s t a n c e s , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r w i l l n o t r e p o r t t o C o u n c i l o r a l o c a l b o a r d ( r e s t r i c t e d d e f i n i t i o n ) o n a n y c o m p l a i n t d e s c r i b e d i n s u b s e c t i o n s ( 1 ) a n d ( 2 ) e x c e p t a s p a r t o f a n a n n u a l o r o t h e r p e r i o d i c r e p o r t . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 0 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 4 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 E . O T H E R C O M P L A I N C E / E N F O R C E M E N T R I G H T S B E Y O N D T H E R E F E R R A L T O T H E I N T E G R I T Y C O M M I S S I O N E R W h i l e t h e C o u n t y e n c o u r a g e s c o m p l a i n a n t s , M e m b e r s a n d a l l p a r t i e s t o a c c e s s a n d s u p p o r t t h e u s e o f t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r a s t h e m e a n s o f a d d r e s s i n g a n y i s s u e s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h t h e C o d e o f C o n d u c t b y M e m b e r s , t h e C o u n t y h a s a n o b l i g a t i o n a n d c o m m i t m e n t t o s u p p o r t c o m p l a i n a n t s o r p o t e n t i a l c o m p l a i n a n t s a c c e s s t o t h e f o l l o w i n g p r o c e s s e s i n c o n n e c t i o n w i t h a l l e g a t i o n s o f p r o h i b i t e d a c t i v i t y , c o n d u c t o r c o m m u n i c a t i o n s . 1 . C o m p l a i n t s o f H a r a s s m e n t ( C o d e o r P e r s o n a l } , D i s c r i m i n a t i o n , V i o l e n c e b y E m p l o y e e s , M e m b e r s o f C o u n c i l A c c e s s t o t h e p r o c e d u r e s c o m m i t t e d t o i n t h e C o u n t y ' s r e l e v a n t P o l i c i e s ( / . e . i n f o r m a l r e s o l u t i o n , m e d i a t i o n , c o m p l a i n t p r o c e d u r e s ) ; C o m p l a i n a n t s a l s o h a v e a r i g h t t o f i l e c o m p l a i n t s w i t h t h e O n t a r i o H u m a n R i g h t s . T r i b u n a l { i n c o n n e c t i o n w i t h h u m a n r i g h t s a l l e g a t i o n s ) a n d c o m p l a i n t s w i t h t h e M i n i s t r y o f L a b o u r [ i n c o n n e c t i o n w i t h a l l e g a t i o n s o f v i o l e n c e , t h r e a t s o f v i o l e n c e o r p e r s o n a l h a r a s s m e n t ) . 2 . C o m p l a i n t s R e g a r d i n g A l l e g a t i o n s o f C o n d u c t R e g u l a t e d b y t h e C r i m i n a l C o d e C o m p l a i n t s c a n b e d i r e c t e d t o t h e E l g i n C o u n t y D e t a c h m e n t o f t h e O n t a r i o . P r o v i n c i a l P o l i c y t o p u r s u e a n i n v e s t i g a t i o n u n d e r S e c t i o n 1 2 2 o f t h e C r i m i n a l C o d e o f C a n a d a w h e r e a l l e g a t i o n s o f f r a u d o r b r e a c h o f t r u s t a r e m a d e i n c o n n e c t i o n w i t h a M e m b e r c a r r y i n g o u t t h e d u t i e s o f t h e o f f i c e ; C o m p l a i n t s c a n b e d i r e c t e d t o t h e E l g i n C o u n t y D e t a c h m e n t o f t h e O n t a r i o . P r o v i n c i a l P o l i c y t o p u r s u e a n i n v e s t i g a t i o n u n d e r S e c t i o n 1 2 2 o f t h e C r i m i n a l C o d e o f C a n a d a r e g a r d i n g a l l e g a t i o n s o f a M e m b e r ' s i n v o l v e m e n t i n d e m a n d s f o r , a c c e p t a n c e o f , o f f e r i n g o r a g r e e m e n t t o a c c e p t a l o a n , r e w a r d , b e n e f i t o r o t h e r a d v a n t a g e f r o m a n y p e r s o n , i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h e d u t i e s o f t h e M e m b e r i n t h e o f f i c e ; S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 1 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 5 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 3 . C o m p l a i n a n t ' s D i r e c t D e a l i n g s w i t h M e m b e r s i n C o n n e c t i o n w i t h C o n c e r n s o f N o n - C o m p l i a n c e w i t h t h e C o d e o f C o n d u c t A n y p e r s o n w h o b e l i e v e s t h a t a M e m b e r h a s i n f r i n g e d a n y s t a n d a r d u n d e r t h i s C o c f e o f C o n d u c t c a n a d v i s e t h e M e m b e r o f t h e c o n c e r n d i r e c t l y ( v e r b a l l y o r i n w r i t i n g ) t h a t t h e i r a c t i v i t y i n f r i n g e s t h e C o d e o f C o n d u c t ; S u c h p e r s o n ( c o m p l a i n a n t ) m a y d i r e c t l y e n c o u r a g e t h e M e m b e r t o s t o p t h e o f f e n d i n g a c t i v i t y ; S u c h p e r s o n ( c o m p l a i n a n t ) s h o u l d k e e p a r e c o r d o f t h e i n c i d e n t , i n c l u d i n g d a t e , t i m e , l o c a t i o n , p e r s o n s p r e s e n t a n d a n y o t h e r r e l e v a n t i n f o r m a t i o n . F . J U D I C I A L I N V E S T I G A T I O N I n c i r c u m s t a n c e s w h e r e l i a b i l i t y i s d e n i e d a n d t h e a l l e g e d m i s c o n d u c t i s s e r i o u s i n n a t u r e , C o u n c i l m a y p a s s a r e s o l u t i o n , p u r s u a n t t o s . 2 7 4 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , r e q u e s t i n g a j u d i c i a l i n v e s t i g a t i o n i n t o t h e M e m b e r o f C o u n c i l , o r C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r ' s c o n d u c t . S U M M A R Y T h e C o u n t y a n d a l l M e m b e r s o f C o u n c i l s h a r e a n i m p o r t a n t i n t e r e s t a n d r e s p o n s i b i l i t y i n e n s u r i n g t h a t t h e s t a n d a r d s o f c o n d u c t r e q u i r e d u n d e r t h i s C o d e o f C o n d u c t a r e u n d e r s t o o d , m a i n t a i n e d a n d w h e r e n e c e s s a r y e n f o r c e d b y h o l d i n g M e m b e r s a c c o u n t a b l e . T h e s t a n d a r d s r e f l e c t t h e e t h i c a l a n d l e g a l c o n t e x t i n w h i c h t h e C o u n t y a n d M e m b e r s m u s t d e l i v e r s e r v i c e s t o t h e c o m m u n i t y s e r v e d b y t h e C o u n c i l a n d M e m b e r s . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 2 o f 2 6 9 C o u n t y o f E l g i n S e c t i o n : 2 H u m a n R e s o u r c e s P o l i c y M a n u a l S u b j e c t : C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l A n d C o u n c i l ' s L o c a l B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " M e m b e r s " ) P o l i c y N u m b e r : 2 . 1 0 0 C o d e - N U / L D a t e A p p r o v e d : J a n . 2 0 , 2 0 0 4 P a g e 1 6 o f 1 6 D a t e R e v i s e d : N o v . 1 3 , 2 0 0 7 D a t e L a s t R e v i s e d : M a y 2 0 1 2 D e v i a t i o n s f r o m t h e s t a n d a r d s o f c o n d u c t o u t l i n e d i n t h i s C o d e o f C o n d u c t l e a v e t h e C o u n t y , C o u n c i l a n d i n d i v i d u a l M e m b e r s e x p o s e d t o t h e f o l l o w i n g : R e p u t a t i o n a l r i s k ; . L o s s o f c r e d i b i l i t y i n t h e c o m m u n i t y ; . R i s k s o f s i g n i f i c a n t l i a b i l i t i e s . . A l l M e m b e r s o f C o u n c i l a r e e x p e c t e d t o b e k n o w l e d g e a b l e o f t h e c o n t e n t s o f t h i s C o d e o f C o n d u c t a n d o f t h e a p p e n d i c e d C o u n t y P o l i c i e s , a n d t o a d h e r e t o t h e s t a n d a r d s o f c o n d u c t d e f i n e d i n t h e C o d e o f C o n d u c t a n 6 P o l i c i e s . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 3 o f 2 6 9 A p p e n d i x 1 I N F O R M A L C O M P L A I N T P R O C E D U R E I n d i v i d u a l s ( f o r e x a m p l e , M u n i c i p a l e m p l o y e e s , m e m b e r s o f t h e p u b l i c , m e m b e r s o f C o u n c i l o r l o c a l b o a r d s ( r e s t r i c t e d d e f i n i t i o n ) , o r o r g a n i z a t i o n s ( i n c l u d i n g l o c a l b o a r d s ( r e s t r i c t e d d e f i n i t i o n ) w h o h a v e i d e n t i f i e d o r w i t n e s s e d b e h a v i o u r o r a n a c t i v i t y b y a m e m b e r o f C o u n c i l o r a l o c a l b o a r d ( r e s t r i c t e d d e f i n i t i o n ) t h a t t h e y b e l i e v e i s i n c o n t r a v e n t i o n o f t h e C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f C o u n c i l a n d L o c a l B o a r d s ( R e s t r i c t e d D e f i n i t i o n ) t h e " C o d e o f C o n d u c t " w o u l d a d d r e s s t h e p r o h i b i t e d b e h a v i o u r o r a c t i v i t y t h e m s e l v e s a s f o l l o w s : ( 1 ) a d v i s e t h e m e m b e r t h a t t h e b e h a v i o u r o r a c t i v i t y c o n t r a v e n e s t h e C o d e o f C o n d u c t ; ( 2 ) e n c o u r a g e t h e m e m b e r t o s t o p t h e p r o h i b i t e d b e h a v i o u r o r a c t i v i t y ; ( 3 ) k e e p a w r i t t e n r e c o r d o f t h e i n c i d e n t s i n c l u d i n g d a t e s , t i m e s , l o c a t i o n s , o t h e r p e r s o n s p r e s e n t , a n d a n y o t h e r r e l e v a n t i n f o r m a t i o n ; ( 4 ) t e l l s o m e o n e e l s e ( f o r e x a m p l e , a s e n i o r s t a f f m e m b e r o r a n o f f i c e r o f t h e o r g a n i z a t i o n ) a b o u t y o u r c o n c e r n s , y o u r c o m m e n t s t o t h e m e m b e r a n d t h e r e s p o n s e o f t h e m e m b e r ; ( 5 ) i f a p p l i c a b l e , c o n f i r m t o t h e m e m b e r ' s s a t i s f a c t i o n w i t h t h e r e s p o n s e o f t h e m e m b e r ; o r , i f a p p l i c a b l e , a d v i s e t h e m e m b e r o f y o u r d i s s a t i s f a c t i o n w i t h t h e r e s p o n s e ; a n d , ( 6 ) c o n s i d e r t h e n e e d t o p u r s u e t h e m a t t e r i n a c c o r d a n c e w i t h t h e f o r m a l c o m p l a i n t p r o c e d u r e o u t l i n e d i n P a r t B , o r i n a c c o r d a n c e w i t h a n o t h e r a p p l i c a b l e j u d i c i a l o r q u a s i - j u d i c i a l p r o c e s s o r c o m p l a i n t p r o c e d u r e . I n d i v i d u a l s a n d o r g a n i z a t i o n s a r e e n c o u r a g e d t o i n i t i a l l y p u r s u e t h i s i n f o r m a l c o m p l a i n t p r o c e d u r e a s a m e a n s o f s t o p p i n g a n d r e m e d y i n g a b e h a v i o u r o r a c t i v i t y t h a t i s p r o h i b i t e d b y t h e C o d e o f C o n d u c t . W i t h t h e c o n s e n t o f t h e c o m p l a i n i n g i n d i v i d u a l o r o r g a n i z a t i o n a n d t h e m e m b e r , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r m a y b e p a r t o f a n y i n f o r m a l p r o c e s s . H o w e v e r , i t i s n o t a p r e c o n d i t i o n o r a p r e r e q u i s i t e t h a t t h o s e c o m p l a i n i n g p u r s u e t h e i n f o r m a l c o m p l a i n t p r o c e d u r e p r i o r t o p u r s i n g t h e f o r m a l c o m p l a i n t p r o c e d u r e . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 4 o f 2 6 9 A p p e n d i x 2 D U T I E S O F A M U N I C I P A L I N T E G R I T Y C O M M I S S I O N E R T h e d u t i e s o f M u n i c i p a l I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r w i t h i n p r e s e n t M u n i c i p a l a u t h o r i t y s h o u l d b e a s f o l l o w s : ( 1 ) A d v i s o r y : p r o v i d i n g w r i t t e n a n d o r a l a d v i c e t o i n d i v i d u a l m e m b e r s o f C o u n c i l a b o u t t h e i r o w n s i t u a t i o n r e s p e c t i n g t h e C o d e o f C o n d u c t a n d o t h e r b y - l a w s / p o l i c i e s g o v e r n i n g t h e e t h i c a l b e h a v i o u r o r m e m b e r s , i n c l u d i n g g e n e r a l i n t e r p r e t a t i o n o f t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t ; a n d , p r o v i d i n g t h e f u l l C o u n c i l w i t h s p e c i f i c a n d g e n e r a l o p i n i o n s a n d a d v i c e r e s p e c t i n g c o m p l i a n c e b y e l e c t e d o f f i c i a l s w i t h t h e p r o v i s i o n s o f g o v e r n i n g A c t s , a n d o t h e r C o n d u c t ( C o d e o f C o n d u c t ) p o l i c i e s ; ( 2 ) C o m p l a i n t I n v e s t i g a t i o n : h a v i n g t h e p o w e r t o a s s e s s a n d i n v e s t i g a t e c o m p l a i n t s t o t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r f r o m a m e m b e r o f C o u n c i l / p u b l i c / s t a f f , o r t h e w h o l e C o u n c i l ; ( 3 ) C o m p l a i n t A d j u d i c a t i o n : d e t e r m i n i n g w h e t h e r a m e m b e r o f C o u n c i l h a s i n f a c t v i o l a t e d t h e C o d e o f C o n d u c t a M u n i c i p a l i t y p r o t o c o l , b y - l a w o r p o l i c y g o v e r n i n g t h e i r e t h i c a l b e h a v i o u r ; a n d , ( 4 ) E d u c a t i o n a l : p r o v i d i n g t o t h e M u n i c i p a l C l e r k a n a n n u a l r e p o r t o n f i n d i n g s o f t y p i c a l a d v i c e a n d c o m p l a i n t c a s e s ; p r o v i d i n g o u t r e a c h p r o g r a m s t o m e m b e r s o f C o u n c i l a n d s t a f f o n l e g i s l a t i o n , p r o t o c o l s , a n d o f f i c e p r o c e d u r e s e m p h a s i z i n g t h e i m p o r t a n c e o f C o n d u c t f o r p u b l i c c o n f i d e n c e i n m u n i c i p a l g o v e r n m e n t ; a n d d i s s e m i n a t i n g i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c o n t h e M u n i c i p a l i t y ' s w e b s i t e . T h e a d v i s o r y a n d e d u c a t i o n a l r o l e s o f t h e M u n i c i p a l I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r s h a l l b e u n d e r t a k e n w i t h s o m e e s t a b l i s h e d l i m i t s . F o r e x a m p l e , i n o r d e r t o e l i m i n a t e d u p l i c a t e r e q u e s t s f o r a d v i c e o n t h e s a m e m a t t e r , t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r w i l l n o t b e a b l e t o p r o v i d e a d v i c e t o a C o u n c i l m e m b e r o n m a t t e r s u n d e r c o n s i d e r a t i o n o r b e i n g i n v e s t i g a t e d e l s e w h e r e . I t i s l i k e l y t h a t t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r w i l l r e c e i v e r e q u e s t s f o r a d v i c e o n m a t t e r s i n v o l v i n g c o m p l i a n c e w i t h t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t ( t h e " M C I A " ) . W h i l e t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r m a y p r o v i d e g e n e r a l i n t e r p r e t a t i o n o f t h e M C I A , i t i s e x p e c t e d t h a t m e m b e r s s e e k i n d e p e n d e n t l e g a l a d v i c e o n a s p e c i f i c q u e s t i o n o f i n d i v i d u a l c o m p l i a n c e w i t h t h e M C I A . T h e r e f o r e t h e M u n i c i p a l I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r f u n c t i o n s h a l l b e e s t a b l i s h e d t o p r o v i d e i n d e p e n d e n t c o m p l a i n t p r e v e n t i o n , i n v e s t i g a t i o n , a d j u d i c a t i o n , r e s o l u t i o n , a d v i c e , o p i n i o n a n d e d u c a t i o n r e s p e c t i n g t h e a d h e r e n c e o f t h e C o d e o f C o n d u c t f o r M e m b e r s o f C o u n c i l a n d o t h e r b y - l a w s / p o l i c i e s g o v e r n i n g t h e e t h i c a l b e h a v i o u r . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 5 o f 2 6 9 A p p e n d i x 3 C O M P L A I N T P R O T O C O L ( 1 ) A n y m e m b e r o f C o u n c i l , s t a f f o r t h e p u b l i c t h a t b e l i e v e s t h e y h a v e e x p e r i e n c e d o r w i t n e s s e d c o n d u c t i n c o n t r a v e n t i o n w i t h t h e C o d e o f C o n d u c t m a y f i l e a c o m p l a i n t a n d r e q u e s t a n i n v e s t i g a t i o n . ( 2 ) A l l c o m p l a i n t s s h a l l b e i n w r i t i n g a n d s i g n e d b y a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l . ( 3 ) A c o m p l a i n t s h a l l s e t o u t r e a s o n a b l e a n d p r o b a b l e g r o u n d s f o r t h e a l l e g a t i o n t h a t t h e m e m b e r a s c o n t r a v e n e d t h e C o d e o f C o n d u c t a n d i n c l u d e a s u p p o r t a f f i d a v i t t h a t s e t s o u t t h e e v i d e n c e i n s u p p o r t o f t h e c o m p l a i n t . ( 4 ) T h e c o m p l a i n t p r o t o c o l i n f o r m a t i o n p a c k a g e s h a l l b e a v a i l a b l e a t t h e C o u n t y C l e r k ' s o f f i c e . S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 6 o f 2 6 9 F r o m : S u s a n M c C o n n e l l [ m a i l t o : s m c c o n n e l l @ e l g i n - c o u n t y . o n . c a ] S e n t : M a y - 1 0 - 1 2 1 0 : 2 9 A M T o : n b r y a n t @ w e s t e l g i n . n e t ; J o a n n e G r o c h ; K y l e K r u g e r ; K e n L o v e l a n d ; D o n L e i t c h ; j r e y n a e r t @ t o w n . a y l m e r . o n . c a ; D o n n a E i t h e r ; M i c h e l l e C a s a v e c c h i a C c : C o u n c i l l o r s ; M a r i l y n P a y l e r S u b j e c t : F W : C o d e o f C o n d u c t P i e c e s G o o d m o r n i n g : E l g i n C o u n t y C o u n c i l o n T u e s d a y a p p r o v e d a r e v i s e d C o d e o f C o n d u c t . L a t e r , t h e s a m e d a y / e x p e r t B a r b a r a H u m p h r e y p r e s e n t e d a s e s s i o n o n t h e i m p o r t a n c e o f t h e C o d e ; i t w a s n i c e t o s e e m a n y o f y o u a n d y o u r c o u n c i l m e m b e r s a t t h e s e s s i o n . A t t a c h e d p l e a s e f i n d a r e p o r t f r o m E l g i n C o u n t y C A O M a r k M c D o n a l d ; c o d e p o l i c i e s ; a n d i n f o r m a t i o n u s e d b y B a r b a r a i n h e r p r e s e n t a t i o n . T h i s r e v i s e d C o d e o f C o n d u c t m a y b e o f i n t e r e s t t o y o u r c o u n c i l . M a r k i s c u r r e n t l y p r e p a r i n g a r e p o r t t o c o u n c i l f o r c o n s i d e r a t i o n o f t h e a p p o i n t m e n t o f a n i n t e g r i t y c o m m i s s i o n e r t o i n d e p e n d e n t l y o v e r s e e a n y c o m p l a i n t s t h a t m a y a r i s e / r e l a t i v e t o t h e C o d e ' s i m p l e m e n t a t i o n . T h i s r e p o r t w i l l b e f o r t h c o m i n g t o y o u . T h a n k y o u . S u s a n M c C o n n e l l A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s C o o r d i n a t o r 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 x 1 0 3 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 7 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 8 o f 2 6 9 ^ b ^ / ) U - v j 2 , - v f t t , - f ^ ^ » ^ > » . ^ ^ J * - . . - , , , \ . ^ < h ^ r 1 . s / n » < . . J - ^ n . ^ f > < - " ' . r 1 ^ ? < t < - . . < : . . y - ^ L / f - C L E A R S A I L x N G : R E P U T A T I O N I V - A N A 3 E M 2 N " ; N m j m C T P A L P O L I T I C S B y : R o b e r t H . B r e n t F o r a p o l m c i a n t o c o m p l a i n a b o u t t h e p r e s s i s l i k e a s h i p ' s c a p l a i n c o m p l a i n i n g a b o u t t h e s e a . E n o c h P o w e l l ' ^ o l ^ ^ ^ £ L ^ ^ ? ^ & _ y o u - a l 2 - ^ ^ a s s o o d a s y 2 2 F r e p u t a t i o n . B u t a r e p u t a t i o n t e w a s * ; l [ t y t o _ n a v i g a t e t h e i h F f f l g t i d e s o f p u b l i c H f e . a n d t h e m e d f a , ^ e p r e - S e n t s a v i t a l s k i U f o r e v e i y p o l i t i c i a n . I ^ J ? , i , ^ - § ? c . i ^ t ^ S ~ S L S S ? i S . . £ ) i i t l c ^ a n s ' w f 1 0 i i v e i n t h e c o m m u n i t y a n d b e a r r e s p o n s i b ' H i t 7 ~ " t o r i s s u e s - w n e m e r T f e E a ^ e ~ o a r k s o r p i ^ m i i ^ - f t i ^ h i ^ o s e t o h o m T - ^ £ e ^ a t ^ . ^ ? - T J ? s ^ - ! ^ e . ^ 5 p i . t c h ; f T O n i d ^ ^ ^ a f a ' J ^ t ^ s i d a F E ^ ^ ^ ^ ^ ^ ? ^ - ^ t b T n a s a d e b a t e o v e r ? » * ^ - ^ ^ - r o u p c l H 2 ! X a f < C U J ! £ d - Q f t r a d i n g p e r s o n a l i n s u l t s o n t h e C o u n c i l f l o o r a n d o n e a l i e g e d i y c a m n g d i e o t h e r a T ^ a s t e o f s k i n ' | ( » ^ l J S - e I l ^ l L e x F ^ f e . i , s s y e s s u r r o u n d m § d e f a m a t i o n a n d r e p u t a t i o n m a n a g e m e n t , w i t h a s p e c i a l e m p h a s i s o n t h e p o l i t a l a ^ a ^ t h e m u n i c i p a H e v o l . W e h o p e t o p r o v i d e t e r e a d e r w i t h ^ o r t i n t r o d u c t i o n t o t h e o f t e n c o m p l i c a t e d a r e a o f d e f l a t i o n l a w - b o t h f n > » d , e p e r s p e c t i v e r f ( h e c l a i m a n t a n d t h e d e f e n d a n t - a s w e l l a s t i p s o n d e a l i n g w i t h t h e m e d i a a n d m a n a g m g ~ t h r e a t s ^ o y o u r r e p u t a t i o n . 3 E F A M A T I O H L A W F O R M U N I C I P A L P O L m C I A H S W h a t i s D e f a m a t i o n ? 7 ? e j a ^ . o f , d e f a j . n ^ i o n ' . a t i , t s b e a r t i c o n c e r n s d a m a g e t o a p e r s o n ' s r e p u t a t i o n . T h e h i g h e s t c o u r t s i s n d , a m i s ^ ^ e o g M f f i d j t e ^ ^ . a j i e m o ( m t i c . s 0 ^ ^ p " - ^ ^ S 2 S ; l l a l ! n J ? j S j ? « d J S r ! a ! ? ! - I ? I t ^ f ^ e . d i ? i t y ( ? f t h e i n d i v i d u a 1 * " L e g a l l y d e f i n e i r e p u t a t i o n i s t h e e s t l m a t i o " t " w h i c h a p e r s o n s t a n d s i n t h e o p i n i o n o f o t h e r s . - ^ . ^ . w " ^ ^ » \ D e f a m S t i o n > I m e a n w h i ^ h a s b e e n d e f i n e d b y o n e l e a d i n g a u t h o r a s t h e c o m m u n i c a t i o n o f w o r d s S - < » , 5 n < ? l . i T f f L t 1 ! ! ' ^ ? ? . T ? y . , t o d o h a r m ' i r y u r e ) d i s p a r a g e o r a d v e r s e l y a f f e c t t h e r o t a t i o n " ^ i ^ f J ^ i ^ i l u ^ L ^ S t f ^ ? ! t h + ^ , o ? ! n ! ^ l ^ ^ L i ? ! - 0 . " . . - £ a t i s h e l d b y o t h e r s - T h e ^ t T s a n o b j e c t i y e - o n e > a s s e s s e d t h r o u g h t h e e y e s o f a r e a s o n a b l e p e r s o n . h x > K o b e r t f f . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 6 9 o f 2 6 9 - 2 - D e f a m a t i o n i n c l u d e s j s ^ s u b - s e t s : l i b e l a n d s l a n d e r . V i b e l i - e f e r s t o w r i t t e n w o r d s t h a t a r e d e f a m a t o r y - w h i l ^ s l 5 ^ e ? " f e " t o 5 E ° t a 2 w o r d s . I n ' O n t o r i o , t h e L i b e T ^ d S l m d e r ~ A c t I S ^ ° l i I l T L l . e ? : s . ^ t i n ? ? , g o v e ^ l s I e e a l a c t l o n s b a s e d o n w o r d s t h a t a r e p u b i i s h e d m a n e w s p a p e r o r o n a t e l e v i s i o n o r r a d i o b r o a d c a s t . I n o r d e r t o r e c o v e r i n a n a c t i o n f o r d e f a m a t i o n , a p l a i n t i f f m u s t e s t a b l i s h t h a t : ( a ) t h e w o r d s a b o u t w h i c h t h e p l a i n t i f f c o m p l a i n s w e r e d e f a m a t o r y ; ( b ) t h e w o r d s r e f e r r e d t o t h e p l a i n t i f f ; a n d ( c ) t h e w o r d s w e r e p u b l i s h e d o r s p o k e n t o a t h i r d p e r s o n . A v a i l a b l e D e f e n c e s ^ v ^ - ^ e ? a . ? l a i ? t i f f e s t a b i i s h e s t h a t ^ e f a m a t o r y w o r c t e t h a t r e f e r r e d t o t h e p l a i n t i f f w e r e p u b H s h e d t o a t h i r d p e . o n , , d e f e n d a n t s t i l l c » s u c c . s s f a l l y d e f e n d A c p l a i n t i f f s - c k u m s b y p r o v i n g t h a t : ( a ) t h e w o r d s w e r e t r u e ( t h i s i s c a l l e d t h e d e f e n c e o f j u s t i f i c a t i o n ^ ( b ) t h e d e f e n d a n t h a d t h e p l a i n t i f T s c o n s e n t ; ( c ) t h e w o r d s w e r e c o m m u n i c a t e d o n a n o c c a s i o n o f : i . a b s o l u t e p r i v i l e s e ; o r » i i . q u a l i f i e d p r i v i l e g e a n d t h e p l a i n t i f f i s u n a b l e t o p r o v e t h a t t h e d e f e n d a n t w a s a c t i n g w i t h m a l i c e ; ( d ) t h e w o r d s w e r e c o n t a i n e d i n a d o c u m e n t t h a i w a s p r i v i l e g e d , i . e . a r e p o r t o f j u d i c i a l o r l e g i s l a t i v e p r o c e e d i n g s ; a n d ( e ) t h e w o r d s a r e f a i r c o m m e n t m a d e h o n e s t l y a n d i n g o o d f a i t h o n a m a t t e r o f p u b l i c i n t e r e s t . ? ? - e ? e I L a ? a b s o l u t e . o r 5 l ? l l i f ! e d . p r i v i t e g e m i g h t a P P ] y d e p e n d s o n t h e o c c a s i o n u p o n w h i c h t h e s h i e l d e d b y s u c h a b s o l u t e i m m u n i t y : ^ J f ^ l i L ° r ^ c l a ^ t ^ I d i ! S h ? f ^ ^ L ^ , ! C U ^ ^ T ^ r e ^ n ^ ° - m a ! ! C T S . t o s ? t e ? ; . d u r i n g p a r l i a m e n t a r y o r l e g i s l a t i v e p r o c e e d i n g s ( o r p r o c e e d i n g s o f t h e i r s u b c o m m i t t e e s ) ; o r i n j u d i c i a l o r _ q u a s i - j u d i c i a l p r o c e e d i n g s ( w h e t h e r b y j u d g e s , c o u n s e l , p a r t i e s o r w i t n e s s e s . i t h r e s p e c t t o a n y t h i n g s a i d o , d o n e d u r i n g - t h e - c o u r s e o f p r o c e e d i n g s , o r i n s u p p o r t i n g d o c u m e n t s ) . . J ^ £ ^ H ? 3 1 ? r S ? J ^ ? ? - ? _ t h e . n a ^ e . s l l ? ? ? s ^ i s / . n o t a b s o l u t e - o n o c c a s i o n s g o v e r n e d b y q u a l i f i e d 1 1 p r M f g e ' a . d e f e n d m t c a n n o t b e h e l d l i a b l e . f o r a d e f a m a t o r y c o m m u n i c a t o ' u n l e s ' s t h e ' p l a i a t i f f ^ ! ; t e s ^ ^ r T O l ^ ^ ^ v s w - ^ ^ b e ^ - ^ K w f f l b e e s t a b l i s h e d w h e r e t h e d e f e n d a n t a c t e d f o r a n i m p T 5 p 5 t o r i n d i r e c t ' m o t i v e 3 ' a s ! S § t e . ' ^ L . C T W h e r e a d - ^ a n F ^ f f i a t ^ ^ d s w S e T i s ^ ^ k t e l y d i % a i : d e d w h e t K e T t h ^ y w e r e t r u e . R o b e r t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 0 o f 2 6 9 - 3 - T ^ e r ^ i s , n S , h a r d a ? . d . f a s t r u l e f o r d e t e I T " i " i n g t h e o c c a s i o n s t o w h i c h q u a l i f i e d p r i v i l e g e w i l l a t t a c h , A C o u r t w i l l f o c u s o n t h e p u r p o s e o f t h e c o m m u n i c a t i o n a n d w h e t h e r i t w a s i n t e n d e d t o f a r t h e r t h e l e g i t i m a t e i n t e r e s t s o f t h e d e f e n d a n t ( i . e . r e s p o n d i n g t o a p e r s o n a l a t t a c k ) o r a n o t t i e r p e r s o n ( i . e . r e s p o n d i n g t o a r e q u e s t b y a n o t h e r e m p l o y e r f o r a r e f e r e n c e ) , o r a s h a r e d - i n t e r e s t ( i . e : C S I ? l ? n i S a t i . o n s . , b e t w e e n c o m p a n y P e r s o n n e l ) o r p u b l i c i n t e r e s t ( L e . b e t w e e n g o v e r n m e n t o f f i c i a l s d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e i r d u t i e s ) . A s a g e n e r a l r u l e , t h e q u a l i f i e d p r i v i l e g e w i l l n o t a p p l y t o s t a t e m e n t s m a d e b y a p u b l i c o f f i c i a l t o t K e l w 5 H a ^ ( ~ f a r & ^ - - - - * - - > _ . < t - * ^ s » - ^ B e c a u s e t h e e x i s t e n c e o f a q u a l i f i e d p r i v i l e g e i s s o d e p e n d e n t o n t h e p a r t i c u l a r f a c t s o f a g i v e n s i t u a t i o n , w e r e c o m m e n d t h a t y o u c o n s u l t a l a w y e r b e f o r e m a k i n g a n y c o _ , t i o n « h . T y o u b e l i e v e c o u l d b e d e f a m a t o r y . T u r n i n g t o t h e d e f e n c e o f f a i r c o m m e n t , t h e l a w r e c o g n i z e s t h a t o p e n a n d p u b l i c d i s c u s s i o n a n d c o m m e n t o n p u b l i c i s s u e s i s t h e v e r y f o u n d a t i o n o f a f r e e a n d r e s p o n s i b l e g o v e r n m e n t . T h i s i s s o u . r c e o f t h e d e f e n c e o f f a i r c o m m e n t . W h a t i s p r o t e c t e d u n d e r t h i s d e f e n c e i s c o m m e n t a r y o n m a t t e r s o f p u b l i c c o n c e r n . " C o m m e n t " , f o r t h e p u r p o s e s o f t h e d e f e n c e , i s a n e x p r e s s i o n o f o p i n i o n a b o u t u n d e r l y i n g f a c t s ( a s o p p o s e d t o a s t a t e m e n t o f t h e f a c t s t h e m s e l v e s ) . T o s u c c e s s f u l l y e s t a b l i s h t h i s d e f e n c e , a d e f e n d a n t m u s t p r o v e t h a t t h e w o r d s w e r e : 0 c o m m e n t ; i i ) b a s e d u p o n f a c t s t h a t a r e t r u e ; i i i ) m a d e h o n e s t l y a n d f a i r l y ; i v ) w i t h o u t m a l i c e ( s e e t h e d e s c r i p t i o n o f m a l i c e a b o v e ) ; a n d V ) o n a m a t t e r o f p u b l i c i n t e r e s t . T i m e L i m i f s A s n o t e d a b o v e , O n t a r i o ' s L i b e l a n d S l a n d e r A c t g o v e r n s l e g a l a c t i o n s b a s e d o n w o r d s t h a t a r e p u b l i s h e d i n a n e w s p a p e r o r o n a t e l e v i s i o n o r r a d i o b r o a d c a s t . F h e A c t e s t a b l i s h e s s t r i c t d e a d l i n e b o t h f o r ^ p r o v i d i n g a p o t e n t i a l d e f e n d a n t w i t h n o t i c e o f a n a l l e g e d l i b e l , a n d f o r c o m m e n c i n g a l e g a l a c t i o n : N o t i c e ^ N o a c t i o n c a n b e b r o u g h t f o r a l i b e l i n a n e w s p a p e r o r b r o a d c a s t u n l e s s t h e p l a i n t i f f h a s p r o v i d e d _ t h e d e f e n d a n t w i t h n o t i c e i n w r i t i n g , s p e c i f y i n g t h e m a t t e r c o m p l a i n e d o f . W i t h s i x w e e k s a f t e r t h e a l l e g e d l i b e l h a s c o m e t o t h e p l a i n t i f f s k n o w l e d g e ; a n d A c t i o n : _ A n a c t i o n f o r l i b e l i n a n e w s p a p e r o r b r o a d c a s t , m e a n w h i l e , m u s t b e c o m m e n c e d w i t h i n t h r e e m o n t h s a f t e r t h e a l l e g e d l i b e l h a s c o m e t o t h e p l a i n t i f f s k n o w l e d g e . F o r d e f a m a t i o n t h a t d o e s n o t f a i l w i t h i n t h e s c o p e o f t h e L i b e l a n d S l a n d e r A c t ( a n d w h i c h o c c u r r e d o r w a s d i s c o v e r e d o n o r a f t e r J a n u a r y 1 , 2 0 0 4 ' ) , t e e a ^ n o f o r m a l n o t i c e r e q u i r e m e t i t s b u t a p r o c e e d i n g m u s t b e c o m m e n c e d w i t h i n t w o y e a r s o f t h e d a y o n w h i c h t h e c l a i m w a s d i s c o v e r e d . P l e a s e c o n s u l t a l a w y e r w i t h r e s p e c t t o p o t e n t i a l c l a i m s t h a t a r o s e p r i o r t o J a n u a r y 1 , 2 0 0 4 . R o b e r t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 1 o f 2 6 9 - 4 - D e f a m a t i o n i n t h e P o l i t i c a l A r e n a T h e U n i t e d S t a t e s S u p r e m e C o u r t h a s a p p l i e d t h e i r c o n s t i t u t i o n a l f r e e s p e e c h r i g h t s ( u n d e r t h e F i r s t A m e n d m e n t t o e s t a b l i s h a h i g h e r t h r e s h o l d t h a t p u b l i c f i g u r e s , i n c l u d i n g p u b l i c o f f i c i a l s , m u s t m e e t t o s u c c e s s f u l l y s u e f o r d e f a m a t i o n . C a n a d i a n l a w m a k e s n o s u c h d i s t i n c t i o n c o n c e r n i n g p u b l i c f i g u r e s . T h i s c u t s b o t h w a y s f o r p u b l i c f i g u r e s : i t i s e a s i e r t o s u e h e r e f o r d e f a m a t i o n , a n d a l s o e a s i e r t o b e s u e d b y o t h e r p u b l i c f i g u r e s . T w o p a r t i c u l a r a r e a s i n t h e p o l i t i c a l a r e n a m e r i t a t t e n t i o n w h e n c o n s i d e r i n g p o t e n t i a l d e f a m a t i o n : c o u n c i l m e e t i n g s a n d e l e c t i o n s . a ) C o u n c i l a n d C o m m i t t e e M e e t i n g s T h e a b s o l u t e p r i v i l e g e t h a t p r o t e c t s s p e e c h i n P a r l i a m e n t o r Q u e e n ' s P a r k d o ^ s n o t a p ^ l y t o p r o c e e d m g s o f a m u n i c i p a l c o u n c i l . H o w e v e r , a s n o t e d a b o v e » c o m m u n i c a t i o n s t h a t f u r t h e r d i e p u b G c i n t e r e s t w i l l b e s u b j e c t f o q u a l i f i e d p r i v i l e g e . O n t h i s b a s i s , t h e p r o c e e d i n g s o f m u n i c i p a l c o u n c i l s a n d f h e i r c o m m i t t e e s a r e p r o t e c t e d b y q u a l i f i e d p r i v i l e g e . A g a i n , t h i s m e a n s t h a t t h e a u t h o r c a n n o t b e h e l d l i a b l e f o r s t a t e m e n t s - e v e n d e i a m a t o r y o n e s - u n l e s s i t c a n b e s h o w n t h a t 2 h e o r s h e w a s m o t i ^ t e d b y m a l i c e . T h e l a w o n t h i s p o i n t h a s b e e n s u m m a r i z e d a s f o l l o w s : * * C o m m u n i c a t i o n s b y , t o o r b e t w e e n p u b l i c o f f i c i a i s i n v o l v i n g m a t t e r s o f p u b l i c i n t e r e s t a r e p r o t e c t e d b y q u a l i f i e d p r i v i l e g e . T h i s i n c l u d e s c o m m u n i c a t i o n s m a d e d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e p r o c e e d i n g s o f a p u b l i c b o d y s u c h a s a m u n i c i p a l a n d t o w n c o u n c i l , c o n v e r s a t i o n s b e t w e e n p u b l i c o f f i c i a l s d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e p e r f o i m a n c e o f o f f i c i a l d u t i e s , a n d c o m m u n i c a t i o n s b y p u b l i c o f f i c i a l s t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c o n m a t t e r s h a v i n g t o d o w i t h t h e b u s i n e s s a n d a f f a i r s o f g o v e r n m e n t . W h i l e o r d i n a r i l y t h e q u a l i f i e d i m m u n i t y d o e s n o t e x t e n d t o c o m m u n i c a t i o n s m a d e t o t h e p u b l i c g e n e r a l l y , a p r i v i l e g e w i l l b e r e c o g n i z e d w h e r e t h e c o m m u n i c a t i o n i s n e c e s s a r y i n t h e p u b l i c i n t e r e s t , h e a l t h o r s a f e t y . P a r t i c u l a r c a r e m u s t b e e x e r c i s e d , h o w e v e r , i f c o m m e n t s t h a t n o r m a l l y w o u l d a t t r a c t t h e p r o t e c t i o n o f a q u a l i f i e d p r i v i l e g e ( i . e . a t a c o u n c i l m e e t i n g ) a r e m a d e i n t h e p r e s e n c e o f t h e f T m e d i a . W h i l e t h e r e i s c o n f l i c t i n g c a s e l a w o n t h i s p o i n t » s o m e j u d g e s h a v e c o n c l u d e d t h a t t h e p r o t e c t i o n o f t h e p r i v i l e g e w i l l b e l o s t w h e r e a d e f e n d a n t w a s a w a r e b o t h t h a t t h e m e d i a w a s p r e s e n t a n d t h a t w h a t e v e r w a s s a i d o n t h e o c c a s i o n w o u l d b e r e p o r t e d t o t h e g e n e r a l p u b l i c . f e ) e l e c t i o n s A s n o t e d a b o v e , t h e d e f e n c e o f q u a l i f i e d p r i v i l e g e g e n e r a l l y w i l l n o t a p p l y t o s t a t e m e n t s m a d e b y a p u b l i c o f f i c i a l t o t h e w o r l d a t l a r g e . T h i s m e a n s t h a t c o m m e n t s m a d e i n t h e c o u r s e o f a n e l e c t i o n , L e . t o v o t e r s a t l a r g e , w i l l n o t a t t r a c t a d e f e n c e o f q u a l i f i e d p r i v i l e g e . A p o l i t i c a l c a n d i d a t e s t i l l w o u l d b e e n t i t l e d t o r e l y , h o w e v e r , o n t h e d e f e n c e s o f j u s t i f i c a t i o n a n d f a i r c o m m e n t . T h e c o r o l l a r y i s t h a t q u a l i f i e d p r i v i l e g e w i l l s h i e l d c o m i o u n i c a t i o n s b y p r i v a t e c i t i z e n s d u r i n g a p o l i t i c a l e l e c t i o n c o n c e r n i n g t h e c h a r a c t e r a n d q u a l i f i c a t i o n s o f a c a n d i d a t e . 1 R a y m o n d E . B r o w n . 0 ^ ' " o r i o " £ l ; i r l l ' ; ^ / t " m £ ' " ( T ° r o n t o : T h o m s o n C a r s v ° l l , 2 0 0 3 ) a t 1 4 1 - 1 4 2 R o b e r t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 2 o f 2 6 9 - 5 " C a n a d i a n c o u r t s h a v e r e j e c t e d l e g a l a c t i o n s b r o u g h t b y f a i l e d c a n d i d a t e s w h o a r g u e d t h a t a n e l e c t i o n w a s l o s t b e c a u s e o ? a d e f a m a t o r y s t a t e m e n t . S u c h c l a i m s , t h e c o u r t s h a v e h e l d , a r e t o o s p e c u l a t i v e t o s u c c e e d . I n t h e w o r d s o f o n e B r i t i s h C o l u m b i a J u d g e : ( t t h e o u t c o m e o f a d e m o c r a t i c a l l y h e l d e l e c t i o n w o u l d i n m o s t c a s e s n e c e s s a r i l y b e a m a t t e r o f c o n j e c t u r e , a n d ' . 3 b e y o n d a s c e r t a l n m e n t o n a b a l a n c e o f p r o b a b i l i t i e s . T o S u e , o r N o t t o S u e ? : S o m e P r a c t i c a l C o n s i d e r a l i o n s W h e r e i f c o m e r n s h i m s e l f . W h o ' s a n g f y a t a s l a n d e r m a k e s i t t r u e . B e n J o n s o n T h e d e c i s i o n w h e t h e r t o c o m m e n c e a l e g a l a c t i o n a l w a y s i n v o l v e s a f o r m o f c o s t - b e n e f i t a n a l y s i s . T h e c h a n c e s o f s u c c e s s i n c o u r t a n d t h e l i k e l y d a m a g e s t h a t m i g h t b e a w a r d e d m u s t b e w e i g h e d a g a i n s t t h e l i m e a n d c o s t ( b o t h f i n a n c i a l a n d p s y c h o l o g i c a l ) o f b a t t l i n g i n t h e c o u r t s . L i t i g a t i o n , w i t h o u t q u e s t i o n , i s b o t h e x t r e m e i y e x p e n s i v e a n d t i m e c o n s u m i n g . D e f a m a t i o n a c t i o n s , m e a n w h i l e , a d d a n o t h e r f a c t o r t o t h i s m i x : p u r s u i n g a l a w s u i t m a y a c t u a l l y i n c r e a s e p u b l i c a w a r e n e s s o f - a n d r i s k l e n d i n g c r e d e n c e t o - t h e d e f a m a t o r y w o r d s ( a s t h e a b o v e q u o t e s u g g e s t s ) . P l u s , a l a w s u i t m a y k e e p a n i s s u e , w h i c h t h e p u b l i c o t h e r w i s e m i g h t h a v e f o r g o t t e n , i n f h e p u b l i c s p o t l i g h t m u c h l o n g e r ( a n d l a w s u i t s c a n d r a g o n f o r y e a r s ' ) . T h i s w i l l b e e s p e c i a l l y t r u e w h e r e t h e l a w s u i t , s u c h a s o n e a r i s i n g o u t o f t h e p o l i t i c a l a r e n a , i s l i k e l y t o r e c e i v e m e d i a a t t e n t i o n . O n e a l s o n e e d s t o c o n s i d e r t h e o p t i c s o f b e i n g s e e n t o u s e t h e c o u r t s ( a n d l a w y e r s ) t o a t t a c k a p o l i t i c a l o p p o n e n t o r t h e m e d i a . T h i s i s n o t t o s a y t h a t a l e g a l a c t i o n s h o u l d b e a v o i d e d i n a l l c i r c u m s t a n c e s . B u t i t s h o u l d b e a p p r o a c h e d d e l i b e r a t e l y . R E P U ' r A T I Q N M A N A G E M E N T A l w a y s S e P r o a c t i v e T h e m e d i a a r e m o r e l i k e l y t o v i e w y o u f a v o u r a b l y ( o r a t l e a s t g i v e y o u t h e b e n e f i t o f t h e d o u b t ) \ f y o u a r e a k n o w n c o m m o d i t y . T h i s m e a n s t h e r e i s v a l u e i n d e v e l o p i n g o n g o i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h t h e r e p o r t e r s a n d e d i t o r s w i t h w h o m y o u a r e l i k e l y t o d e a l w i t h o n a n o n g o i n g b a s i s . S o m e s i m p l e t i p s o n b u i l d i n g a n d m a i n t a i n i n g m e d i a r e l a t i o n s h i p s : b e o p e n , h o n e s t a n d a v a i l a b l e ; b e n i c e , e v e n i f t h e r e p o r t e r i s n ' t ; r e t u r n c a l l s p r o m p t l y ; b e m i n d f u l o f t h e r e p o r t e r s d e a d l i n e n e e d s ; s t r i v e t o c o m e a c r o s s a s h u m b l e a n d f o r t h r i g h t ; m a i n t a i n r e g u l a r c o n t a c t ; d o n ' t w a s t e t h e i r t i m e : d o n ' t c a l l a p r e s s c o n f e r e n c e u n l e s s y o u h a v e s o m e t h i n g i m p o r t a n t t o s a y ; a n d p r o t e c t y o u r s e l f b y k e e p i n g g o o d n o t e s o r b y r e c o r d i n g y o u r w o r d s . W e s t b a n k I n d i a n B a n d v . T o m a t ( 1 9 9 2 ) , 6 3 8 . C . L . R . ( 2 ( 1 ) 2 7 3 ( C . A , ) a t 2 8 9 p e r W o o d J . A . R o b e f t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 3 o f 2 6 9 - 6 - D e a i m g w f t h t h e M e d i a / A w i d l n g E x p o s u r e t o D e f a f f w l i o n C l a i m s R e c o g n i z e t h a t t h e m e d i a h a v e t h e i r o w n g o a l s , r u l e s a n d e t h i c s i n h o w t h e y a p p r o a c h a n d u s e y o u r w o r d s . U n d e r s t a n d w h e r e t h e r e p o r t e r , e t c . i s c o m i n g f r o m : d o t h e y h a v e a r e l a t i o n s h i p w i t h y o u w o r t h m a i n t a i n i n g ( f r o m t h e i i p e r s p e c t i v e ) o r i s t h i s a o n e - o f f s t o r y f o r t h e m ? A l s o , k n o w t h e a g e n d a o f t h e m e d i a o u t l e t t h e y r e p r e s e n t . U n d e r s t a n d t h e r u l e s o f e n g a g e m e n t : S i m p l y s a y i n g t h a t s o m e t h i n g i s " o f f t h e r e c o r d " i s n o t e n o u g h , b o t h s i d e s m u s t c l e a r l y a g r e e o n w h a t t h a t m e a n s . A r e y o u b e i n g q u o t e d ? W i l l t h e q u o t e s b e a t t r i b u t e d t o y o u ? I f t h e y a r e n o t b e i n g a t t r i b u t e d t o y o u b u t t o a " s o u r c e " , h o w i s t h e s o u r c e b e i n g d e s c r i b e d ? W i l l t h e i n f o r m a t i o n y o u c o p v e y b e p u b l i s h e d a t a l l , o r i s i f s t r i c t l y " o n b a c k g r o u n d " i . e . i t i s t o h e l p t h e r e p o r t e r u n d e r s t a n d t h e s t o r y . M a k e s u r e t h a t t h e s e r u l e s o f e n g a g e m e n t h a v e b e e n a g r e e d t o b y t h e r e p o r t e r , a t t h e o u t s e t o f t h e c o n v e r s a t i o n . D o n t t a s s u m e t h a t , j u s t b e c a u s e t h e l a s t c o n v e r s a t i o n y o u h a d w i t h a r e p o r t e r w a s o f f t h e r e c o r d , t h e n n e x t o n e w i l l b e , t o o . K n o w y o u r m e s s a g e : i d e n t i f y k e y p o i n t s a n d t h e n w o r k t h o s e p o i n t s i n t o e a c h m e d i a c o n t a c t . P r e p a r e a n d r e v i e w w h a t i t i s t h a t y o u a r e g o i n g t o s a y o r w r i t e . I f p o s s i b l e , w r i t e i t d o w n i n a d v a n c e a n d m a k e s u r e n o i m p o r t a n t p o i n t h a s b e e n l e f t o u t . I f y o u d o n ' t s a y i t , t h e y c a n ' t q u o t e i t . T h i s a l s o w i l l h e l p y o u t o c o n s i d e r w h e t h e r t h e r e i s a n y t h i n g i n y o u r w o r d s t h a t p o t e n t i a l l y i s d e f a m a t o r y . I f s o , e r r o n t h e s i d e o f c a u t i o n ( a n d / o r c o n s u l t a l a w y e r ) . K n o w t h e m e d i u m : e a c h f o r m o f m e d i a h a s i t s o w n s p e c i a l r e q u i r e m e n t s a n d e m p h a s i z e s d i f f e r e n t a s p e c t s o f y o u r m e s s a g e . F o r e x a m p l e : R a d i o : i m p o r t a n c e o f s o u n d b i t e s : w o r d s a n d t o n e a r e e v e r y t h i n g l a c k o f v i s u a l s m e a n s t h a t m e s s a g e m u s t b e c l e a r a n d s i m p l e r e p o r t e r s ' c o m m e n t a r y i s m o r e i m p o r t a n t , t h e r e f o r e i n v e s t t i m e i n p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n o n b a c k g r o u n d T e l e v i s i o n : p e o p l e a r e m o r e l i k e l y t o r e m e m b e r t h e v i s u a l m e s s a g e , w i t h a p i c t u r e b e i n g w o r t h a t h o u s a n d w o r d s : w h a t i m a g e d o y o u w a n t t o c o n v e y ? i . e . C i t y H a l l s t e p s c a n t h i s b a c k f i r e ? ( t h i n k S t o c k w e U D a y o n a j e t - s k i ) a g a i n , i m p o r t a n c e o f s o u n d b i t e s : w o r d s a n d t o n e a r e e v e r y t h i n g c o n t r o l t h e e d i t o r : m e s s a g e h a s t o b e b o i l e d d o w n t o o n e r u n - o n s e n t e n c e P r i n t : t h i s l a r g e l y i s a o n e - d i m e n s i o n a l m e d i u m : t h e c h a l l e n g e i s t o m a k e i t v i s u a l r e p o r t e r s ' w o r d s a r e e v e r y t h i n g : y o u a r e i n t h e i r h a n d s , s o f r y t o m a k e s u r e t h e r e p o r t e r u n d e r s t a n d s ( i . e . b a c k g r o u n d ) G e n e r a l l y s p e a k i n g , t a k e t i m e t o b e r e f l e c t i v e m a i l o f > o u r c o m m u m c a t i o n s , i n a n y f o r m , b y : c h o o s i n g y o u r w o r d s c a r e f u l l y ; c o n s i d e r i n g t o w h o m y o u s e n d / c o p y c o r r e s p o n d e n c e ; a n d r e m o v i n g e m o t i o n f r o m t h e e q u a t i o n . R o b e r t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 4 o f 2 6 9 - 7 - C n s i s M a n a g e m e n t A t t i m e s , a n e x e r c i s e i n r e p u t a t i o n m a n a g e m e n t c a n e s c a l a t e t o w h e r e i t a l s o b e c o m e s a q u e s t i o n o f c r i s i s m a n a g e m e n t . I n t h e w o r d s o f o n e p r o f e s s i o n a l m e d i a a d v i s o r , a p r o b l e m b e c o m e s a c r i s i s w h e n t h e m e d i a s t a r t s p a y i n g a t t e n t i o n t o i t , a m p l i f i e s i l , a n d m a t t e r s r a p i d l y e s c a l a t e o u t o f y o u r i m m e d i a t e c o n t r o l . O n c e a c r i s i s e r u p t s , t h e p r o b l e m m a y b e c o m e a m a t t e r o f p e r c e p t i o n r a t h e r t h a n r e a l i t y . T h e g o a l t h e n i s t o c o r r e c t t h a t p e r c e p t i o n . T i p s f o r m a n a g i n g a m e d i a c r i s i s : D o n ' t p a n i c : S t a y c a l m , t h i n k c l e a r l y a n d a c t f a s t . L o o k a t i s s u e s f r o m a n o u t s i d e r s 1 p e r s p e c t i v e . R e l y o n O t h e r s : D o n ' t b e a f r a i d t o r e l y o n a d v i c e o f o t h e r s : f o r m a s m a l l " c r i s i s t e a m " o f t r u s t e d a d v i s o r s w h o b r i n g d i f f e r e n t s k i l l s o r p e r s p e c t i v e s t o t h e t a b l e . A n a l y z e t h e S i t u a t i o n : C o r * d u c t a q u i c k a n d o b j e c t i v e " S W O T " a n a l y s i s ( a s s e s s i n g y o u r s t r e n g t h s a n d w e a k n e s s e s , a n d t h e o p p o r t u n i t i e s a n d t h r e a t s p o s e d b y t h e s i t u a t i o n ) . B e b r u t a l l y h o n e s t w i t h y o u r s e l f ; a v o i d a s s i g n i n g b l a m e a n d f a y t o u n d e r s t a n d w h a t h a s h a p p e n e d . I s t h i s a s h o r t - t e r m o r l o n g - t e r m s i t u a t i o n ? T r y t o a v o i d v i e w i n g t h e m e d i a a s t h e p r o b l e m . R e s p o n d D e c i s i v e l y : I n d e c i s i o n , s l o w o r l a t e r e s p o n s e s t o t h e m e d i a , o r a n a p p a r e n t l a c k o f c o n c e r n , w i l l m a k e p e o p l e n e r v o u s a n d s u g g e s t t h e r e i s s o m e t h i n g t o h i d e . T h i s c a n m a k e y o u a b i g g e r t a r g e t . F o r m u l a t e Y o u r K e y M e s s a e e s a n d S t i c k t o T h e m : M a k e y o u r c a s e c l e a r l y a n d s i m p l y , e n s u r i n g t h a t i t i s u n d e r s t o o d . M a k e s u r e t h e m e s s a g e , b o t h f r o m y o u a n d y o u r s u p p o r t e r s ; i s c o n s i s t e n t . L o o k t o i d e n t i f y p o s i t i v e m e s s a g e s a s w e l l a s r e s p o n s e s t o t h e n e g a t i v e . T e l l t h e T i u t h : A n y o u t r i g h t l i e s , a s w e l l a s l i e s o f o m i s s i o n , w i l t o n l y a d d f u e l t o t h e f i r e ( t h i n k B i i l C l i n t o n a n d M o n i c a L e w i n s k y ) a n d c a n b e c o m e a s t o r y i n t h e m s e l v e s . C o - O r d m a t e t h e F l o w o f I n f o m i a t i o n : Y o u o r a n o t h e r p o i n t p e r s o n s h o u l d m a n a g e t h e s i t u a t i o n , p r o v i d e l e a d e r s h i p a n d e n s u r e t h e i n f o r m a t i o n f l o w s e f f i c i e n t l y a n d c o n s i s t e n t l y , b o t h w i t h i n y o u r t e a m a n d t o t h e o u t s i d e w o r l d . U s e e v e r y m e d i a o u t l e t a v a i l a b l e t o y o u ( s e e b e l o w ) t o p r o v i d e a c o u n t e r a r g u m e n t o r q u e s t i o n t h e c r e d i b i l i t y o f t h e o r i g i n a l n e g a t i v e p u b l i c i t y . H a n d l e t h e M e d i a P r o f e s s i o n a l l y : K s e p i n m i n d t h a t t h e m e d i a w a n t a g o o d s t o r y w i t h n e w a n d d i f f e r e n t a n g l e s t h a t w i l l i n t e r e s t , i n f o r m a n d e n t e r t a i n t h e i r a u d i e n c e s . T h e y w i l l b e l o o k i n g t o i d e n t i f y h e r o e s a n d v i l l a i n s . A v o i d a c o m m u n i c a t i o n s v a c u u m : i f y o u d o n ' t c o m m u n i c a t e w i t h t h e m e d i a , s o m e o n e e l s e w i l l , a n d y o u r s t o r y w i l l n o t b e t o l d . L i s t e n t o t h e p u b l i c : D o n ' t b e a f r a i d t o f i n d o u t w h a t t h e p u b l i c t h i n k s . T h e n , h o n e y o u r m e s s a g e a n d a p p r o a c h , t o g e t t h r o u g h t o t h o s e p e o p l e . U s e D i r e c t C o m m u n i c a t i o n s W h e r e v e r P o s s i b l e : T h e m e d i a h a s t h e w i d e s t i m p a c t b u t c a n n o t b e c o n t r o l l e d . T a k e a d v a n t a g e o f a n y o p p o r t u n i t i e s ( i . e . d i r e c t m a i l i n g s t o y o u r c o n s t i t u e n t s , w e b - s i t e s , e - m a i l ) t o g e t y o u r m e s s a g e o u t t o k e y a u d i e n c e s . R o b e r t H . B r e n t S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 5 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o i m c i l l o r s P a g e 5 o f 4 . r * / - . » - f * » . I " ! » ' * - » C U X - : ^ - ^ 0 3 F G O S 3 s x ; ' a ^ > : ? ( . * » l ^ * . j r . k ^ * A r t - J » - J : ^ * - < t 7 < ° V L e g ^ j y I / ^ & x g 3 t ^ 2 . r n ^ t 3 " i - 1 ? 3 ^ r ^ s ^ n ^ s o ^ j r s ? : ' e s s ? I * I L » r O < * " 4 C - I C C ^ + A p r e v i o u s a r t i c l e i n d i c a t e d t h a t w h i l e s t a t e m e n t s m a d e b y m u n i c i p a l c o u n c i l l o r s w h i l e i n t h e m u n i c l p a T c o u n c i l a r e n o t p r o t e c t e d b y a b s o l u t e p r i v i l e g e , t h e y a r e p r o t e c t e d b y q u a l i f i e d p r i v i l e g e . T h i s a r t i c l e w i l l e x a m i n e t h e q u e s t i o n o f w h e t h e r t h e m u n i c i p a l c o u n c i l l o r l o s e s t h a t p r i v i l e g e w h e n t h e s t a t e m e n t s a r e m a d e a t m u n i c i p a l c o u n c i l m e e t i n g s e i t h e r a t t e n d e d b y r e p o r t e r s f o r t h e p r i n t m e d i a o r a r e c o v e r e d b y c a b l e v i s i o n c o m p a n i e s w h i c h b r o a d c a s t t h e p r o c e e d i n g s t o t h e l o c a l c o m m u n i t y . C o u n c i l l o r s a r e f u l l y a w a r e o f t h e e x i s t e n c e o f t h e p r e s s . D o e s t h i s i n a n y w a y v i t i a t e t h e p r i v i l e g e . T h e S u p r e m e C o u r t o f C a n a d a , J o n e s v . B e n n e t t , [ 1 9 6 9 ] S . C . R . 2 7 7 , h e l d t h a t s t a t e m e n t s m a d e i n j h e p r e s e n c e o f t h e p r e s s _ w e ^ n o t p r i v i l e g e d : - H i i s c a s e ' a r o s e o u t o f a ' s i t u a n o n . S S S e ' W f o r m e r p r e m i e r o f B r i t i s h C o l u m b i a m a d e s t a t e m e n t s t o h i s s u p p o r t e r s i n t h e p r e s e n c e o f n e w s p a p e r r e p o r t e r s . T h e S u p r e m e C o u r t o f C a n a d a c o n s i d e r e d t h a t , a s h e k n e w f h c r e p o r t e r s w e r e i n t h e r o o m , i t w a s l i k e m a k i n g a s t a t e m e n t t o t h e w o r l d a n d t h e r e b y , c o n s e q u e n t l y , h e l o s t t h e p r i v i l e g e . O d d l y e n o u g h , a v e r y e a r l y d e c i s i o n o f f h e E n g l i s h C o u r t o f A p p e a l , d e a l i n g w i t h m u n i c i p a l c o u n c i l l o r s s p e a k i n g i n f r o n t o f t h e p r e s s , c o n s i d e r e d t h a t t h e c o u n c i l l o r s d i d n o t l o s e t h e p r i v i l e g e , p a r t i c u l a r l y a s i n t h e c a s e w h i c h w a s r e p o r t e d , t h e y d i d n o t i n v i t e t h e r e p o r t e r s t o a t t e n d t h e m e e t i n g . T h e C o u r t o f A p p e a l s t a t e d a s f o l l o w s : t T ^ a t h 0 ~ ? r e s e 3 ^ c a s e i t m u s t b e a G s u n e a t h e A a e P e ^ c a c t d i d n o t c a l l m t h e r e p o r t e r s ; o : - i t : s ^ s u g g e s t e d A a t h e d i d . V / h K t A e n W E - S h ^ . ' - % A l ^ p o s i t i o n . ^ c o u l d n o t o r d e : * t k e i c o u i o " t h - " - ' o o n : , f o r t h - a r 2 w e r e s e v e r a ' g t : a . ' ( * i a n s p r e s e r - 1 , a n f c w e m u s t a s s u m ? f h a ^ t h e r e p o . ' t e r s w e r e a v o w e d t o b e p r e s e n t b / A h e g u a r d i a a s a s a b o d y o v e r w l i o s e a c t c t h e d e f e 3 d £ * i t h £ < ? n o c o a t r o ' ; h A ^ o u i o ^ 0 ^ p : - v e n ; t h e . - e p o . - t e r s b e i n g ^ r e s e c ; . W a s : j e n h i s d u t y t o t h 0 g u a r d i a n s B B L t o ; a e r a ^ p a y e z ' s g e n e r s i l y t a k e n a w a y b y t h e p r e s e n c e o f f h e s s o t h e r ~ > e r s o a s v / h o w e r e n o ; c r j b d i n b y h i m a n d o v e - . - w h o s e p r e s e n c e h e c o u l c * e z e r c i s e n o c o n t r o l ? T h e q u e s t i o n £ J S W C , L ' S h t t p : / / w w w . c y b e r l i b e l . c o m / m u n p r e s s . h t m l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 6 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o u n c i l l o r s P a g e ? - o f 4 i t s e l : : . h e p r e s e n c e o f t h e s e p e r s o n s I e : t h i s d u t y t o d i s c u s s t h e m a t t e r u n t o u c h e d ; t h e o c c a s i o n w a s p r i v i l e g e d f o r ; h e p e r f o r m a n c e o - ~ t h a t d u i y a n d t h e p r i v i h g e w s : s a o ; t r - k e i : a w a y b y ; : h e p r e s e n c e o f s c < ; h p e o p l e i m d s 0 - s , s u c h c r - ' c u m s t a n c e s . ~ t h i ^ k , ; h e r e f o ^ e , t j i i a ^ t h e J u d g e w s - s r i g a t i n r u l i n g t h a t t h i s w a s a p r i v i h g e d o e e a s a o a . " P i t t a r d v , O l i v e r [ 1 S ? 1 ] I . B J : . 4 7 4 a t / " / 8 ( C . A . ) ^ ~ * . < T h i s d e c i s i o n w a s a d o p t e d a n u n r e p o r t e d d e c i s i o n o f t h e O n t a r i o D i v i s i o n a l C o u r t , B a y T o w e r H o m e s v . n i i n g w o r t h , A p r i l , 1 9 8 7 . I n t h i s c a s e , t h e m a y o r o f A u r o r a m a d e d e f a m a t o r y s t a t e m e n t s a b o u t t h e p l a i n t i f f a n d h i s d e v e l o p m e n t c o m p a n y a t a m u n i c i p a l c o u n c i l m e e t i n g w h i c h w a s c o v e r e d b y n e w s p a p e r r e p o r t e r s a n d w h e r e t h e m a y o r w a s a w a r e o f t h e p r e s e n c e o f t h e n e w s p a p e r r e p o r t e r s . T h e D i v i s i o n a l C o u r t a d o p t e d t h e e a r l y d e c i s i o n o f t h e E n g l i s h C o u r t o f A p p e a l a n d f e l t t h a t t h e d e c i s i o n o f t h e S u p r e m e C o u r t o f C a n a d a d i d n o t a p p l y i n t h i s c a s e . D e c i s i o n s f r o m B r i t i s h C o l u m b i a r e a c h a s i m i l a r r e s u l t I n a d e c i s i o n o f t h e B r i t i s h C o l u m b i a C o u r t o f A p p e a l c a l l e d B a u m a n n v . T u r n e r , t h e m a y o r w r o t e a l e t t e r t o t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t i n w h i c h h e c r i t i c i z e d t h e p l a i n t i f f a n d a l l e g e d t h a t h e h a d m i s u s e d h i s s t a t u s a s a p r o f e s s i o n a l e n g i n e e r . T h e l e t t e r w a s s e n t t o t h e m u n i c i p a l c o u n c i l a n d w a s a l s o s e n t t o t h e l o c a l n e w s p a p e r . T h e B r i t i s h C o l u m b i a C o u r t o f A p p e a l s a i d t h e l e t t e r t o t h e M i n i s t e r w a s w r i t t e n o n a n o c c a s i o n o f q u a l i f i e d p r i v i l e g e . M o r e o v e r , t h e p u b l i c a t i o n o f t h e l e t t e r t o t h e n e w s p a p e r w a s a l s o p r o t e c t e d b y q u a l i f i e d p r i v i l e g e b e c a u s e t h e r e a d e r s o f t h e n e w s p a p e r , a s c o n s t i t u e n t s , h a d a n i n t e r e s t i n t h e s u b j e c t m a t t e r . B a u m a n n v . T u r n e r ( 1 9 9 3 ) 1 0 5 D . L . R . ( 4 t h ) 4 3 7 I n a n o t h e r d e c i s i o n o f t h e B r i t i s h C o l u m b i a S u p r e m e C o u r t , a m u n i c i p a l c o u n c i l l o r m a d e r e m a r k s a b o u t t h e p l a i n t i f f a t a c o u n c i l m e e t i n g w h e r e r e m a r k s w e r e r e p o r t e d b y m e m b e r s o f t h e p r e s s w h o w e r e i n a t t e n d a n c e a t t h e m e e t i n g . T h e p l a i n t i f f a r g u e d t h a t t h e m u n i c i p a l c o u n c i l l o r s h o u l d l o s e h e r q u a l i f i e d p r i v i l e g e s i n c e s h e w a s a w a r e t h a t a n e w s r e p o r t e r w a s p r e s e n t o n b e h a l f o f t h e n e w s p a p e r a t t h e m e e t i n g a n d t h a t a n e w s r e p o r t c o u l d r e a c h p e r s o n s w h o d i d n o t h a v e a n i n t e r e s t o r a d u t y t o r e c e i v e t h e m a t e r i a l . T h e c o u r t d i s m i s s e d t h a t a r g u m e n t a n d s a i d t h a t t h e p r i v i l e g e i n t h i s c a s e w a s b a s e d o n " p u b l i c p o l i c y a n d n o t o n t h e n a r r o w e r g r o u n d o f r e c i p r o c i t y * ' . T h e c o u r t f u r t h e r h e l d t h a t m e m b e r s a t a c o u n c i l m e e t i n g o p e n t o t h e p u b l i c a t l a r g e a n d d e a l i n g w i t h t h e i n t e r e s t s , b u s i n e s s a n d w e l f a r e o f t h e c o m m i t t e e t h e y r e p r e s e n t a n d t h o s e p e r s o n s h t t p ; / / w w w , c y b e r l i b e l . c o m / m u n p r e s s . h t m l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 7 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o u n c i l l o r s P a g e 3 o f 4 m a y a p p e a r b e f o r e t h e m t o s p e a k o r t o b e h e a r d s h o u l d , a s s t a t e d b y L o r d D i p l o c k i n H o r r o c k s v . £ o w e , s u p r a , b e " a b l e t o s p e a k f r e e l y a n d f r a n k l y , b o l d l y a n d b l u n t l y , o n a n y m a t t e r w h i c h f h e y b e l i e v e a f f e c t s t h e i n t e r e s t o r w e l f a r e o f t h e i n h a b i t a n t s - " " T o i m p o s e t h e n a r r o w e r t e s t o f r e c i p r o c i t y , w o u l d l a r g e l y d e f e a t o r r e s t r i c t t h i s p u r p o s e f r o m f e a r o f t h e p r e s e n c e o f t h e m e m b e r o f t h e m e d i a l e t a l o n e a p e r s o n a t t h e m e e t i n g w h o w a s a s t r a n g e r t o t h e c o m m u n i t y b u t t h e r e w i t h a f r i e n d o r o u t o f s h e e r c u r i o s i t y . F u r t h e r , m e m b e r s o f t h e c o u n c i l o v e r c o n c e r n o f t h e p o s s i b l e p r e s e n c e o f s u c h p e r s o n s , i n c l u d i n g a r e p o r t e r , m a y b e c o m e m o r e p a s s i v e a n d r e s t r a i n e d o n f u l l y p a r t i c i p a t i n g i n d i s c u s s i n g a n d d e a l i n g w i t h t h e i n t e r e s t s , b u s i n e s s a n d w e l f a r e o f t h e c o m m u n i t y t h e y r e p r e s e n t . " 7 o i i > : p o s e t h e n a r r o w e r t e s t o f - ' e c i p r o c i i y , w o u l d l a r g e t y d e f e a t o r r e s t r i c t t h i s p u r p o s e f r o m f e a r O A * ^ h e p r e s e n c e o f t h e m e m b e r o i J » t h e : n c d i a l e t a l o n e a p e r s o n a t I h e m e e t i n g * v h o W £ 3 a s t r a n g e r t o t h e c o m m u n i t y b u i t h e r e w i t h a f r i e n d o r o u t o f s h e a r c u r i o s i . y . * " ( f u r t h e r , m e m b e r s o f t h e c o u n c i : , o v ^ r c o n c e r n o f t h e p o s s i b l e p r e s e n c e o f s u ' i t p s r s o n s , i n c l u d i n g a r e p o r t e r , m a y b e c o m e E L o r e - y s i s s f v - a n d r e s t r a m e d o n u : I y 1 A p e . - t i c i p a t i n g i n d i s c u s s i n g a n d c e a U a g w i ^ ' A e i n t e r e s t s , b u s i n e s s a n d w e l f a . ' e o f i \ i e c o m m u n i t y t h e y r e p r e s e n t . T h e p r i n c i p l " o f q r a l i i i e o p r i v i i c g * * a r x s i i - g o - j t o ? p u b l i " p o l i c y s h o u l d n o t b e s o c l a i t s r s c 1 1 . o * * - e s ^ i c t e d a s t o d e f e n d o n w h o w s i s n r e z e n t o r w h a t t h e y m a y o r r c a y c o t d o o r f c a w a r e n e s s o ! a s p e c i f i c c o u n c i l l o . - . r . ^ s p - e s e t c - o : a e w s m e d i a p e o p l e : s a c c o . - d L i g . y : r r 6 : e v a n t w h e r e q u a l i f i e c p r i v i l s g e i s b a s e d o n p u b l i " p o l i c y a s i t : s i n : h i s e a s e . " C a r d w e l l e t a L v . H u t c h i s o n e t a l . , r n r e p o r . e d d e c i s ! o : i o - * t h e C u p r e m e C o u r t o f 3 , ' i t i s h C o l u m b i a , J u n e 1 5 , 1 9 9 3 I t w o u l d a p p e a r t h a t t h e c o u r t s a r e b e c o m i n g q u i t e c o g n i s a n t o f t h e r e a l i t i e s o f m u n i c i p a l p o l i t i c s a n d t h e p r e s e n c e o f t h e p r e s s a t m u n i c i p a l c o u n c i l m e e t i n g s a n d a r e n o w e x t e n d i n g t h e q u a l i f i e d p r i v i l e g e t o s i t u a t i o n s w h e r e p r e s s i s p r e s e n t . A r f t d e w r i t t e n f o r M U N I C I P A L W O R L D - J v n u w y I 9 9 S b y O Q v i d A . P o l l s h t t p : / / w w w . c y b e r l i b e l . c o m / m u n p r e s s . h t a i l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 8 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o u n c i l l o r s P a g e 4 o f 4 H S i n e A b o u t D a v i d P o t t s S e r v i c e s f o r 1 . a w v e r s S e i ^ i c g s M C l l g n ^ W h a t i s U b e \ a n d O t h e r Q u e s u o n s D a v i d P o t t s i n t h e N e w s A u t h o r e d b v D a v i d P o t t s I , i b e i R e f e i ' e n c e M a t e r i a l s S i g n o u r G u e s t S o o k D i s c l a i m e r h t t p : / / w w w . c y b e r l i b e l . c o m / m u n p r e s s . h t m l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 7 9 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o u n c i U o r s P a g e 1 o f 3 ^ i ^ r - t - b t * - ^ . T r » . " f c * . . ^ f * . d t ^ t ^ u - i : , r , ' i v : : 3 g 2 J o _ - 1 ^ = : - ; c n r . J 3 U . - - . . 0 ; « . ^ 1 * - r O n e o f t h e m o s t f r e q u e n t l y a s k e d U b e l q u e s t i o n s b y m u n i c i p a l c o u n c U I o i s i s w h e t h e r t h e y h a v e t h e s a m e i m m u m t > f r o m l i b e l a c t i o n s a s d o M e m b e r s o f P a r l i a m e n t a n d M e m b e r s o f P r o v i n c i a l P a r l i a m e n t T h e s h o r t a n s w e r i s " T h e y d o n ' t " . M P ' s I a n d M P P ' s a r e p r o t e c t e d b y a d e f e n c e o f a l ^ o l u t e p r i v i l e g e w h i c h m e a n s t h a t , n o t o n l y c a n t h e y m a k e f a l s e s t a t e m e n t s , b u t t h e y c a n m a k e m a l i c i o u s s t a t e m e n t s w i t h i n t h e H o u s e o f C o m m o n s a n d t h e P r o v i n c i a l L e g i s l a t u r e w i t h o u t b e i n g s u e d f o r l i b e l . T h i s d e f e n c e r e a l l y h a s i t s r o o t s i n E n g l i s h c o n s t i t u t i t i o n a l h i s t o r y i n t h e e n g l i s h c i v i l w a r i n t h e 1 6 4 0 ' s a n d t h e b a t t l e s b e t w e e n t h e c o u r t s a n d p a r l i a m e n t f o u g h t f o r n e a r l y t w o h u n d r e d y e a r s o v e r t h e i s s u e o f w h e t h e r f r e e d o m o f s p e e c h c o n s t i t u t e d a p a r l i a m e n t a r y p r i v i l e g e . G a l l e y o n L i b e l a n d S l a n d e r . 8 t h e d i t i o n , p a r a . 4 2 2 . T h e B i l l o f R i g h t s , 1 6 8 8 , a r t i c l e 9 , s t a t e s " t h a t t h e f r e e d o m o f s p e e c h a n d d e b a t e s o n p r o c e e d i n g s i n p a r l i a m e n t o u g h t n o t t o b e i m p e a c h e d o r q u e s t i o n s i n a n y c o u r t o r p l a c e o u t o f P a r l i a m e n t " . T h e r e _ i s n o ^ u c h a b s o l u t e p n v j l e g e i p ^ s t a t e n i e a t s ^ m a d e b y m m u c i p a l c q ^ U o r s u T f f i e J o ^ U c h a m b e r s . T h e y w o n l y e n t i t l e d t o q u a l f f i e T d p r i v i l e g e , ' ^ h i c h h a s b e e n d e s c r i b e d b y a l e a d i n g t e x t o n l i b e l a s f o l l o w s : « ' - - . - r ~ i e ^ a < - e o c - a s i o r . s r p o = v / h : c h , o r - g r o i : , d s o ^ p u b i i c ^ o l K y a n C c o n v ^ n i e n c " , a ? ' k - ' s o _ , i - n a y , w ^ h o u ^ m c u r r i . i g l e g £ i l i a ' j i l i t y , - n a : t ^ I s t a ; e * ^ e : i ^ s a b o u t w r . o ^ h ^ r V . 1 1 C - * 1 - 1 * _ ' ~ a - ' e ^ \ ( ' e ^ r m a t o r y a n d i n f a ^ u a t r c e . C m s r ^ . a < o - c a s ^ o n s r . m a n , s t a t i n g T . h a t h s b e : 3 e v - s ; o < j ^ t h e ^ : * c + h a b o u t a n o ^ h ^ r , ; c " i r o t e f t e d m s o c o i n g , p r o v i d e d a e m a > e s ^ e ^ . - a t e m e a t * - " - - " 1 I j o n e s C y a n f i w i t h o t : ! 3 3 7 i n d i r e c t o r : m ' ^ r o ~ > e r m o t i v e , ^ h e s e o c c a s i o n s r . r ' i c a ^ l e G j l - ^ I ? # f o c c a s - o n c a ; ' c m ? J ; H s d i r i / i i 3 t y s , j i ' o : ' v A ^ a - L i " ; p r o t e c t i o r . r . ' h c c f c . h e x a - , / , o - : g r o : - r c : 3 o ; - \ p u b l i c p o l i c y , e i ^ o r d s ^ s . : o t a b s o ^ c t e b u ' * ; ' 1 ^ r ^ » r : s o n t n e h ^ y - f t s t y o ^ . n ; - ^ r i p s e ^ v i ^ w h r l T ' t h e d e f s ^ n a t o r y s t s . t s ^ a ^ n ^ ^ s x a c ^ . " G a f l e y s u p r a . p a r a , 4 4 1 ^ \ ^ T h e ^ . i l e g b c a n b e \ l o s t / i f j h e c o ^ c o n s i d e i s e i t h e r t h e s t a t e m e n t s e x c e e d e d , t h e n r i v i l e g e o r t h a t t h e s p e a t o ^ w a s m o t i v a t e d b y m a l i c e . M a l i c e i s a c o m p l i c a t e d t e r m a n d m e a n s m o r e t h a n i l l w i l l . I t c a n i n v o l v e a n u m b e r o f d i f f e r e n t m a t t e r s J I h t t p : / / w w w x y b e r l i b e l . c o m / m u n c o u n c i l . h t m l S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 8 0 o f 2 6 9 ^ U £ U U K ; U r n v n e ^ i u i m i m i c i p a j L t . o u u u i u u r a t U ^ U . ' U l J b u t i t , p r i m a r i l y , i s c o n s i d e r e d t o m e a n a n i m p r o p e r m o t i v e . S e v e r a l j u d g e s h a v e e l o q u e n t l y d e s c r i b e d t h e b a s i s o f t h e a p p l i c a t i o n o f t h i s d e f e n c e t o m u n i c i p a l c o u n c i l l o r s . T ^ - ^ f ^ * < i c : i : e i L . . A . i n V / a : - d v . J V i e B r i c i s ^ ? A I ) , ^ * - X * J , ^ £ , * s V / * J 6 C ( C . A . ) s p e a k i u g w i t h - e f e r ^ n c e t o ^ e o ^ Y i c ^ o f s . i d e r n r - e r : f T < . " A i d e r m e n a r e l e g i s l a t o r s i n a s t r u e e n d i r n u - . n e i n s t a n c e s a s i m p o r t a n t a s e n s e s ; s m e m b e r s o f P a r l i a m e n t o ^ o f t h e L e g i s l i i t u r e - i t i s t h ^ i r r i g h ; a n d t h e i r a u t y t o s p e a k t h e k * m i n d f u l l y a n d c b a r i y w i t h o u t e v a s i o n o r e q u i v o c a t i o n - i e y s h o u l c s h o w n o f a a r , L " a v o : ^ * , o r a f f e c t i o n ; a n d i t i s t x i e ; r d u t y , a s w e l l a s t h e i r / i g h t , t o u s e a l l l e g i t i m a t e m e a n s , o r a t o r i c a l o r o t h e r w i s e t o i m p r e s s t h e i r f e l l o w - l e g i s l a t o r s w i t h t h e r i g h t e o u s n s s s o f t h e i r v i e w s " t h e y h a v e n o n e e d t o b e m e a l y - m o u t h e d a n d s h o u l d c a l l a s p a d e a s p a < J h . " o r e ^ i p l o c k i n Z o - r o c k s v . ^ o w e ( 1 9 7 * ) i A 3 : ^ . ^ . 5 6 , . a t - J p . 5 7 1 u t t e r s d s i m i l a r s e n t i m e n t s : I v x r . " ^ o r f c s , w * x a t i s s a i d * j y a i e r a b e r s o f a l o ? r l c o u n ' ; i l a t m e s t m g s o f t h e ^ o i : r c a l o < ' o f a r . y o c c a s i o n . T h s r e a s o n f o r t i i e p r h i l e g e i s t h a t t a o 3 e w h o r e p r e s e n t i h e l o c a l g o y s r n m ^ 3 t s l e c i o r s s h o L : ( i b e a b l e 4 o s p e i . k ^ r e e f y a a d f r a n k i y , b o l c l y a n d b l u n t f y , o n a n y r a a t . e r w h i c h t h e y j e l i e ^ e a f f e c t s t h f c i n t e r e s t o - f . w e l f a : - 3 o f t o e i n h a b i t a n t s . T ! i 3 y m a y b e s w a y e d j y s t r o n g p o l i t i c a l D r a j u a h e , t f i e y ^ , m a y ^ b e o b s t i a a t e a n d p i ^ - h ^ a d e d , s t c p x d a n d o b f u s e , T m t t f c e y w e r e c h o s e n b y t h e e l e c t o r s t o s t » s a k t h s i r m i n d ^ o n m a t t e r s o f l o c a l I t ' c o E c e : * n a n d s o l o n g a s t h e y d o j o ^ o n e s t i y t h e y r u n n o r i s k o i l i c b a i . y f o r d e f a m a t i o n o ^ t j o s e w h o £ r e t h e s u b j e c i s o f t h e i r c - i f i c i s m . " W h i l e t h e c o u r t s a r e o f t e n q u i t e w i l l i n g t o c o n s i d e r s t a t e m e n t s m a d e i n m u n i c i p a l c o u n c i l c h a m b e r s p r o t e c t e d b y t h e d e f e n c e o f q u a l i f i e d p r i v i l e g e , o c c a s i o n a l l y t h e p r i v i l e g e i s l o s t , a s i n a r e c e n t d e c i s i o n o f t h e N e w f o u n d l a n d S u p r e m e C o u r t . I n t h i s d e c i s i o n , t h e i n d i v i d u a l c o u n c i l l o r w a s r e p o r t e d t o h a ^ e s a i d t h a t t h e p l a i n t i f f h a d d e l i b e r a t e l y l i e d t o t h e M i n i s t e r a n d t o t h e P r e m i e r . T h e c o u r t s a i d t h a t a l t h o u g h m u n i c i p a l c o u n c i l p r o c e e d i n g s m i g h t n o t a t t r a c t q u a l i f i e d h t t p : / / w w w . c y b e r l i b e l . c o m / m u n c o u n c i l . h t m l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 8 1 o f 2 6 9 Q u a l i f i e d P r i v i l e g e f o r M u n i c i p a l C o u n c i l l o r s P a g e 3 o f 3 p r i v i l e g e t h e r e w a s n o d u t y o n t h e c o u n c i l l o r i n t h i s c a s e t o c o m m u n i c a t e t h a t t h e p l a m t i f f h a d d e l i b e r a t e l y l i e d t o t h e M i n i s t e r . N e i t h e r t h e p u b l i c n o r t h e o t h e r m e m b e r s o f c o u n c i l h a d a n y c o r r e s p o n d i n g i n t e r e s t o r d u t y t o r e c e i v e t h e i n f o r m a t i o n . C o n s e q u e n t l y , t h e d e f e n c e o f q u a l i f i e d p r i v i l e g e f a i l e d a n d t h e p l a i n t i f f w a s a w a r d e d $ 1 2 , 0 0 0 . 0 0 . / A r t i c l e w i i f e i t f o r M w i c i p a l t V o r I { f ^ £ ) e c e i t i b e r ^ 9 7 b y D a v i d A . P a l t s H o m e A b o u t D a v i d P o r t s S e r v i c e s f o r L a w y e r s S e r v i c e s t o C l i e n t s W h a t i s L i b e l a n d O t h e r O u e s t i o n s D a v i d P o t t " ? i n t h e N e w s \ u t l i o r e d b y D a v i d P o t t s . L i b e l R e f f c f e n c e M a t e r i a l s S i s n o u r Q u e s t B o o k D i s c l a i i m h t t p : / / w w w . c y b e r l i b e l . c o m / m n n c o u n c i l . h t m l 0 3 / 0 5 / 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t t o C o u n t y C o u n c i l r e g a r d i n g R e v i s e d C o d e o f C o n d u c t a n d C l e a r S a i l i n g : R e p u t a t i o n M a n a g e m e n t i n M u n i c i p a l P o l i t i c s . P a g e 1 8 2 o f 2 6 9 c C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 2 1 , 2 0 1 2 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 0 8 S U B J E C T : P o r t B u r w e l l F i r e H a l l F i n a n c i n g N U M B E R : F 2 0 1 2 - 1 0 P u r p o s e T o p r o v i d e C o u n c i l w i t h f i n a l c o s t s i n c u r r e d , a n d t h e l o n g - t e r m f i n a n c i n g n e c e s s a r y , f o r t h e P o r t B u r w e l l F i r e H a l l p r o j e c t . B a c k g r o u n d t h C o u n c i l a p p r o v e d t h e r e p l a c e m e n t o f t h e P o r t B u r w e l l F i r e H a l l , a t t h e i r O c t o b e r 6 , 2 0 1 1 m e e t i n g , a s r e c o m m e n d e d i n S t a f f R e p o r t N o . P 2 0 1 1 - 0 2 0 . P r o j e c t c o n s t r u c t i o n w a s c o m m e n c e d i n O c t o b e r 2 0 1 1 a n d c o m p l e t e d i n A p r i l 2 0 1 2 . S t a f f C o m m e n t s T h e a t t a c h e d S c h e d u l e ' A " o u t l i n e s t h e f i n a l c o s t s a n d f i n a n c i n g r e q u i r e d f o r t h e P o r t B u r w e l l F i r e H a l l P r o j e c t , a s a t J u n e 2 1 , 2 0 1 2 . T h e T r e a s u r e r h a s s e c u r e d p e r m a n e n t f i n a n c i n g t h r o u g h t h e R o y a l B a n k f o r a t e r m o f 5 y e a r s , a t a r a t e o f 3 . 5 6 % i n t e r e s t , f o r t h e $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 d e b t i n s t r u m e n t r e q u i r e d . T h e r e i s a v a i l a b l e a t e n y e a r t e r m r e p a y m e n t i n s t r u m e n t a t a 4 . 5 6 % i n t e r e s t r a t e . H o w e v e r t h i s i n s t r u m e n t r e q u i r e s $ 2 7 , 2 9 6 . 6 5 m o r e i n i n t e r e s t t o b e p a i d i n t h e f i r s t f i v e y e a r s c o m p a r e d t o t h e f i v e y e a r t e r m i n s t r u m e n t , b a s e d u p o n t h e s a m e f i x e d s e m i - a n n u a l l o a n p a y m e n t . A s a c o n s e q u e n c e $ 2 7 , 2 9 6 . 6 5 m o r e o f t h e p r i n c i p a l i s r e p a i d o n t h e f i v e t e r m t h a n t h e t e n y e a r t e r m w h i c h i s a l a r g e d i f f e r e n c e . T h e r e i s t h e r i s k i f t h e f i v e y e a r t e r m i s u s e d t h a t i n t e r e s t r a t e s i n 2 0 1 7 m a y b e m o r e t h a n t h e i n i t i a l 4 . 5 6 % o f f e r i n g , t h e r e b y r e d u c i n g t h e $ 2 7 , 2 9 6 . 6 5 b e n e f i t r e a l i z e d . H o w e v e r , i t i s t h e o p i n i o n o f s t a f f t h a t i t i s i m p o r t a n t f o r t h e m u n i c i p a l i t y t o t a k e a d v a n t a g e o f t h e k n o w n b e n e f i t t o d a y a n d d i s c o u n t t h e p o t e n t i a l f u t u r e r i s k . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T b y l a w 2 0 1 2 - 0 7 2 b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e t h e b o r r o w i n g u p o n d e b e n t u r e s i n t h e a m o u n t o f $ 7 1 5 , 0 0 0 , 0 0 f o r t h e p u r p o s e s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m b e a p p r o v e d . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , V ^ M ^ C ^ 3 ^ - J 2 - ^ 3 l 7 . s / D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r K y l e ( j L r u g e r , a d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 3 o f 2 6 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S c h e d u l e " A " - R e p o r t N o . 2 0 1 2 - 1 0 P o r t B u r w e l l F i r e H a l l P r o j e c t - F i n a l C o s t s a n d F i n a n c i n g F i n a l A m o u n t B u d g e t E x p e n d i t u r e s $ $ A d v e r t i s i n g 6 6 7 . 6 5 B u i l d i n g P e r m i t F e e 1 , 5 0 5 . 0 0 C o n s t r u c t i o n C o n t r a c t - R e i d & D e L e y e C o n t r a c t o r s L t d . 9 2 8 , 2 7 2 . 9 3 9 1 6 / 0 9 6 . 0 0 E n g i n e e r i n g a n d D e s i g n 3 6 / 6 3 3 . 6 0 3 6 / 0 0 0 . 0 0 F u r n i t u r e & E q u i p m e n t 3 3 , 5 2 1 . 4 1 3 1 , 1 0 8 . 0 0 H y d r o & W a t e r S i t e S e r v i c i n g 9 , 3 9 9 . 4 1 1 , 0 1 0 , 0 0 0 . 0 0 9 8 3 , 2 0 4 . 0 0 F i n a n c i n e R e s e r v e - F i r e B u i l d i n g 2 9 5 , 0 0 0 . 0 0 1 6 5 / 0 0 0 . 0 0 D e b e n t u r e I s s u e 7 1 5 / 0 0 0 . 0 0 8 1 8 , 2 0 4 . 0 0 1 , 0 1 0 , 0 0 0 . 0 0 9 8 3 , 2 0 4 . 0 0 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 4 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 2 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E B O R R O W I N G U P O N D E B E N T U R E S I N T H E A M O U N T O F $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 F O R T H E P U R P O S E S O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 4 0 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l i t y A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y m a y i n c u r a d e b t f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , w h e t h e r b y b o r r o w i n g m o n e y o r i n a n y o t h e r w a y , a n d m a y i s s u e d e b e n t u r e s a n d p r e s c r i b e d f i n a n c i a l i n s t r u m e n t s a n d e n t e r p r e s c r i b e d f i n a n c i a l a g r e e m e n t s f o r o r i n r e l a t i o n t o t h e d e b t ; A N D W H E R E A S S e c t i o n 1 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a l o w e r t i e r m u n i c i p a l i t y m a y p a s s b y - l a w s r e s p e c t i n g t h e m a t t e r o f p r o t e c t i o n t o p e r s o n s a n d p r o p e r t y ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p r o v e d t h e P o r t B u r w e l l F i r e H a l l R e p l a c e m e n t P r o j e c t , i n r e s p o n s e t o S t a f f R e p o r t N o . P 2 0 1 1 - 2 0 , a t i t s m e e t i n g o n O c t o b e r t h 6 " \ 2 0 1 1 ; A N D W H E R E A S s a i d a p p r o v a l i n c l u d e d a f i n a n c i n g p l a n f o r t h e p r o j e c t , w h i c h p r o v i d e d t h a t a p o r t i o n o f t h e f i n a n c i n g s h o u l d b e l o n g t e r m d e b t ; A N D W H E R E A S b e f o r e a u t h o r i z i n g t h e p r o j e c t , t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a d i t s T r e a s u r e r u p d a t e i t s m o s t r e c e n t a n n u a l d e b t a n d f i n a n c i a l o b l i g a t i o n l i m i t r e c e i v e d f r o m t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a p p l i c a b l e r e g u l a t i o n a n d , p r i o r t o a u t h o r i z i n g t h e p r o j e c t , t h e T r e a s u r e r d e t e r m i n e d t h a t t h e e s t i m a t e d a n n u a l a m o u n t p a y a b l e i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t , w o u l d n o t c a u s e t h e M u n i c i p a l i t y t o e x c e e d t h e u p d a t e d l i m i t a n d t h a t t h e a p p r o v a l o f t h e p r o j e c t , b y t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d w a s n o t r e q u i r e d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e n t e r i n t o a f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t , w i t h t h e R o y a l B a n k o f C a n a d a f o r a f i v e y e a r t e r m l o a n i n t h e a m o u n t o f $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 , a t a r a t e o f i n t e r e s t o f 3 . 5 6 % . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e T r e a s u r e r a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t s w i t h t h e R o y a l B a n k o f C a n a d a , o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y . 2 . T H A T t h e p r o c e e d s r e a l i z e d i n r e s p e c t o f t h e l o n g t e r m l o a n s h a l l b e a p p l i e d t o t h e c o s t s i n c u r r e d f o r P o r t B u r w e l l F i r e H a l l R e p l a c e m e n t P r o j e c t . 3 . T H A T t h e T r e a s u r e r i s a u t h o r i z e d t o m a k e t h e a n n u a l p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t p a y m e n t s o u t l i n e d i n S c h e d u l e " A " t o s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e l o n g t e r m l o a n a r r a n g e m e n t w i t h T h e R o y a l B a n k o f C a n a d a . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 5 o f 2 6 9 4 . T H A T t h e T r e a s u r e r s h a l l p r e s e n t a r e f i n a n c i n g p l a n f o r t h e a m o u n t o u t s t a n d i n g a s a t J u l y 1 , 2 0 1 7 n o t e d o n S c h e d u l e " A " , a t t h e l a s t m e e t i n g o f C o u n c i l p r i o r t o J u l y 1 , 2 0 1 7 5 . T H A T t h i s B y - l a w t a k e s e f f e c t o n t h e d a y o f p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 2 S C H E D U L E " A " D e b e n t u r e - P o r t B u r w e U F i r e H a l l R e p l a c e m e n t D e b e n t u r e A m o u n t $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 I n t e r e s t R a t e 3 . 5 6 % T e r m i n Y e a r s 1 4 P a y m e n t A m o u n t $ 6 5 , 0 0 0 . 0 0 M a x i m u m P a y o u t $ 9 1 0 , 0 0 0 . 0 0 B E G I N E N D I N G Y E A R B A L A N C E P R I N C I P A L D ^ T E R E S T P A Y M E N T B A L A N C E 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 1 9 , 7 7 3 . 0 0 1 2 , 7 2 7 . 0 0 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 9 5 , 2 2 7 . 0 0 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 6 9 5 , 2 2 7 . 0 0 2 0 , 1 2 4 . 9 6 1 2 , 3 7 5 . 0 4 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 7 5 , 1 0 2 . 0 4 0 1 / 0 1 / 2 0 1 4 6 7 5 , 1 0 2 . 0 4 2 0 , 4 8 3 . 1 8 1 2 , 0 1 6 . 8 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 5 4 , 6 1 8 . 8 6 0 1 / 0 7 / 2 0 1 4 6 5 4 , 6 1 8 . 8 6 2 0 , 8 4 7 . 7 8 1 1 , 6 5 2 . 2 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 3 3 , 7 7 1 . 0 7 0 1 / 0 1 / 2 0 1 5 6 3 3 , 7 7 1 . 0 7 2 1 , 2 1 8 . 8 7 1 1 , 2 8 1 . 1 3 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 1 2 , 5 5 2 . 2 0 0 1 / 0 7 / 2 0 1 5 6 1 2 , 5 5 2 . 2 0 2 1 , 5 9 6 . 5 7 1 0 , 9 0 3 . 4 3 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 9 0 , 9 5 5 . 6 3 0 1 / 0 1 / 2 0 1 6 5 9 0 , 9 5 5 . 6 3 2 1 , 9 8 0 . 9 9 1 0 , 5 1 9 . 0 1 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 6 8 , 9 7 4 . 6 4 0 1 / 0 7 / 2 0 1 6 5 6 8 , 9 7 4 . 6 4 2 2 , 3 7 2 . 2 5 1 0 , 1 2 7 . 7 5 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 4 6 , 6 0 2 . 3 9 0 1 / 0 1 / 2 0 1 7 5 4 6 , 6 0 2 . 3 9 2 2 , 7 7 0 . 4 8 9 , 7 2 9 . 5 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 2 3 , 8 3 1 . 9 1 0 1 / 0 7 / 2 0 1 7 5 2 3 , 8 3 1 . 9 1 2 3 , 1 7 5 . 7 9 9 , 3 2 4 . 2 1 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 0 0 , 6 5 6 . 1 2 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 7 o f 2 6 9 Page 188 of 269 ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 2 1 , 2 0 1 2 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 0 3 S U B J E C T : M u n i c i p a l A u d i t o r A p p o i n t m e n t N U M B E R : F 2 0 1 2 - 1 1 P u r p o s e T o c o n s i d e r t h e a p p o i n t m e n t o f a M u n i c i p a l A u d i t o r a n d t h e t e r m o f t h a t a p p o i n t m e n t . B a c k g r o u n d T h e a p p o i n t m e n t f o r t h e m u n i c i p a l a u d i t o r , G r a h a m S c o t t E n n s L L P , h a s n o w c o n c l u d e d w i t h t h e 2 0 1 1 f i s c a l y e a r e n d . C o u n c i l n e e d s t o a p p o i n t a M u n i c i p a l A u d i t o r f o r s o m e p e r i o d o f t i m e c o m m e n c i n g w i t h t h e 2 0 1 2 f i s c a l y e a r . S t a f f C o m m e n t s I t i s c o m m o n p r a c t i c e t o a p p o i n t a n a u d i t o r f o r a f o u r y e a r t e r m t h a t c o i n c i d e s w i t h t h e t e r m o f a m u n i c i p a l C o u n c i l . S i n c e t h e r e a r e t h r e e y e a r s l e f t o n t h e c u r r e n t t e r m o f C o u n c i l , s t a f f r e c o m m e n d s t h a t t h e a p p o i n t m e n t f o r G r a h a m S c o t t E n n s L L P b e e x t e n d e d u n t i l t h e n . A t t h a t p o i n t i n t i m e t h e n e w m u n i c i p a l C o u n c i l c a n d e t e r m i n e h o w t h e s e r v i c e s o f a n a u d i t o r w o u l d b e a p p r o a c h e d . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T b y l a w 2 0 1 2 - 0 7 3 b e i n g b y - l a w t o a p p o i n t a m u n i c i p a l a u d i t o r f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m b e a p p r o v e d . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , / [ ^ L u ^ C M ^ ^ O - k t ^ - ^ l c r u D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r K y l g e r ) A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 8 9 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 3 A B Y - L A W T O A P P O I N T A M U N I C I P A L A U D I T O R F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 2 9 6 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l i t y A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s a u t h o r i t y f o r m u n i c i p a l i t i e s t o a p p o i n t a m u n i c i p a l a u d i t o r f o r a t e r m n o t t o e x c e e d f i v e y e a r s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p o i n t a n A u d i t o r f o r t h e f i s c a l y e a r s 2 0 1 2 t o 2 0 1 4 i n c l u s i v e . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T G r a h a m S c o t t E n n s L L P C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s , P u b l i c L i c e n s e N o . 1 - 1 8 4 4 3 , i s h e r e b y a p p o i n t e d a s t h e M u n i c i p a l A u d i t o r f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e f i s c a l y e a r s 2 0 1 2 t o 2 0 1 4 i n c l u s i v e . 2 . T H A T t h i s B y - l a w t a k e s e f f e c t o n t h e d a y o f p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 9 0 o f 2 6 9 < / F r o m : E a r l S h e a S e n t : J u n e - 1 3 - 1 2 1 0 : 4 4 P M S u b j e c t : H F C / B e n c h e s M a y o r E n s a n d M e m b e r s o f C o u n c i l . A t t h e r e c e n t m e e t i n g o f t h e H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e o f J u n e 1 2 / 2 0 1 2 , t h e M e m b e r s h a v e a g r e e d t o r e c o m m e n d t o C o u n c i l t h e c h o i c e o f a b e n c h s t y l e f o r u s e o n t h e E a s t P i e r , P o r t B u r w e l l . F o r m a l l y / C o u n c i l w i l l r e c e i v e t h e J u n e 1 2 t h M i n u t e s o u t l i n i n g t h e m o t i o n / r e c o m m e n d a t i o n f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n . A s u b - c o m m i t t e e w a s f o r m e d t o a s s e s a n d e v a l u a t e a n u m b e r o f b e n c h o p t i o n s . T h e s t y l i n g a s p e c t / t y p e s o f m a t e r i a l s , m a n u f a c t u r i n g a n d p r i c e c o n s i d e r a t i o n s w e r e c a r e f u l l y e v a l u a t e d . T h e n e e d f o r b e n c h e s o n t h e P i e r i s e m i n e n t a s t h e s u m m e r / v i s i t o r s e a s o n a p p r o a c h e s . - T h e H F C w i s h e s t o r e q u e s t C o u n c i l t o a p p r o v e a n d a d v a n c e t h e n e c e s s a r y f i n a n c e s w h i c h w i l l a l l o w f o r t h e i m m e d i a t e p u r c h a s e a n d p l a c e m e n t o f t h e b e n c h e s . T h e f o l l o w i n g a r e t h e d e t a i l s o f t h e B e n c h T y p e c h o s e n . S t y l e : S t e e l / m e t a l s u p p o r t s t o b e a n c h o r e d i n t o c o n c r e t e . B e n c h a n d b a c k s u p p o r t s t o b e s e l e c t 2 " X 6 " X 6 ' C e d a r . S u p p l i e r : W e b e r W e l d i n g a n d M F G . R R l / A y l m e r . O n . P r i c e b r e a k d o w n p e r u n i t . ( b a s e d o n a m i n i m u m p u r c h a s e o f 8 u n i t s S t e e l / m e t a l s u p p o r t s $ 1 4 8 . 0 0 C e d a r w o o d ( b e n c h / b a c k ) $ 4 7 . 0 0 S t a i n l e s s e n g r a v e d p l a q u e * 1 7 . 0 0 $ 2 1 2 . 0 0 T a x 1 3 % S 2 7 . 5 6 $ 2 3 9 . 5 6 P r o p o s e d p u r c h a s e / 8 u n i t s X $ 2 4 0 . = $ 1 9 2 0 . 0 0 ( a d d i t i o n a l s u n d r y c o s t s , a p p r o x . $ 3 0 . 0 0 / u n i t ) I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e t o r e - c o o p t h e c o s t s b y a p r o g r a m o f s p o n s o r e d b e n c h e s w i t h a n e n g r a v e d p l a q u e * . T h e b e n c h e s w i l l b e o f f e r e d o n a " f i r s t c o m e , f i r s t s e r v e d M b a s i s t o t h e P u b l i c , B u s i n e s s , O r g a n i z a t i o n s / e t c . . W e h a v e e l e c t e d t o b e g i n w i t h t h e p r o p o s e d p u r c h a s e o f 8 b e n c h u n i t s . W e w o u l d e x p e c t t h a t t h e P i e r w i l l r e q u i r e m o r e b e n c h e s u n i t s a s t h e y a r e s t r a t e g i c a l l y p l a c e d t o m e e t t h e n e e d s . T h a n k y o u f o r t h e o p p o r t u n i t y t o s u b m i t o u r r e c o m m e n d a t i o n . . I f y o u r e q u i r e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n / p l e a s e c o n t a c t m e . R e g a r d s / , E a r l S h e a . H F C , C h a i r m a n . D r a f t m i n u t e s o f H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m e e t i n g h e l d J u n e 1 2 , 2 0 1 2 P a g e 1 9 1 o f 2 6 9 Page 192 of 269 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 9 3 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 9 4 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 9 5 o f 2 6 9 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - P a g e 1 9 6 o f 2 6 9 , 0 A ^ o S M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t M i n i s t e r e d e I ' E n v i r o n n e m e n t r ^ - - S a f e D r i n k i n g W a t e r B r a n c h D i r e c t i o n d u c o n t r 6 1 e d e l a q u a l i t e d e I ' e a u p o t a b l e < - » . 3 2 3 2 W h i t e O a k R o a d , 3 I d F l o o r B u r e a u d u d i s t r i c t d e L o n d o n ~ { . s L o n d o n O N N 6 E 1 L 8 3 e e t a g e - ^ T e l ( 5 1 9 } 8 7 3 - 5 0 9 4 3 2 3 2 , c h e m i n W h i t e O a k » - r F a x ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 6 L o n d o n ( O n t a r i o ) N 6 E 1 L 8 T e l ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 4 F a x ( 5 1 9 } 8 7 3 - 5 0 9 6 F i l e N o . E L - M A - 5 4 0 W W # 2 6 0 0 0 4 7 3 5 M a y 1 4 , 2 0 1 2 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e 8 7 J o h n S t r e e t S o u t h A y l m e r , O n t a r i o N 5 H 2 C 3 A t t e n t i o n : M r . R o b J o h n s o n D i r e c t o r o f P h y s i c a l S e r v i c e s R e : P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d o n M a y 2 , 2 0 1 2 T h e e n c l o s e d D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t o u t l i n e s n o n - c o m p l i a n c e , i f a n y , w i t h M i n i s t r y l e g i s l a t i o n , a n d p o l i c i e s f o r t h e a b o v e n o t e d w a t e r s y s t e m . V i o l a t i o n s n o t e d i n t h i s r e p o r t , i f a n y , h a v e b e e n e v a l u a t e d b a s e d o n c o m m u n i t y r i s k . T h e s e v i o l a t i o n s w i l l b e m o n i t o r e d f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e m i n i m u m s t a n d a r d s f o r d r i n k i n g w a t e r i n O n t a r i o a s s e t f o r t h u n d e r t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t a n d a s s o c i a t e d r e g u l a t i o n s . W h e r e r i s k i s d e e m e d t o b e h i g h a n d / o r c o m p l i a n c e i s a n o n g o i n g c o n c e r n , v i o l a t i o n s w i l l b e f o r w a r d e d t o t h i s M i n i s t r y ' s I n v e s t i g a t i o n a n d E n f o r c e m e n t B r a n c h . h i o r d e r t o m e a s u r e i n d i v i d u a l i n s p e c t i o n r e s u l t s , t h e M i n i s t r y h a s e s t a b l i s h e d a n i n s p e c t i o n c o m p l i a n c e r i s k f r a m e w o r k b a s e d o n t h e p r i n c i p l e s o f t h e I n s p e c t i o n , I n v e s t i g a t i o n & E n f o r c e m e n t ( I I & E ) S e c r e t a r i a t a n d a d v i c e o f i n t e r n a l / e x t e m a l r i s k e x p e r t s . T h e I n s p e c t i o n S u m m a r y R a t i n g R e c o r d ( I R R ) , i n c l u d e d a s A p p e n d i x D o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t , p r o v i d e s t h e M i n i s t r y , t h e s y s t e m o w n e r a n d t h e l o c a l P u b l i c H e a l t h U n i t s w i t h a s u m m a r i z e d q u a n t i t a t i v e m e a s u r e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m ' s a n n u a l i n s p e c t i o n a n d r e g u l a t e d w a t e r q u a l i t y t e s t i n g p e r f o r m a n c e . P l e a s e n o t e t h e a t t a c h e d I R R m e t h o d o l o g y m e m o d e s c r i b i n g h o w t h e r i s k r a t i n g m o d e l h a s i m p r o v e d t o b e t t e r r e f l e c t t h e h e a l t h r e l a t e d a n d a d m i n i s t r a t i v e n o n - c o m p l i a n c e f o u n d i n a n i n s p e c t i o n r e p o r t . I R R r a t i n g s a r e p u b l i s h e d ( f o r t h e p r e v i o u s i n s p e c t i o n y e a r ) i n t h e M i n i s t r y ' s C h i e f D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t o r ' s A n n u a l R e p o r t . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o r c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e r a t i n g , p l e a s e c o n t a c t T o m C I u b b , D r i n k i n g W a t e r P r o g r a m S u p e r v i s o r , a t ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 1 2 2 . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h e r e p o r t , p l e a s e f e e l f r e e t o c a l l m e a t ( 5 1 9 ) 8 7 3 - 5 0 9 2 Y o u r s t r u l y , / d , . f \ J i m M i l l e r P r o v i n c i a l O f f i c e r L o n d o n D i s t r i c t O f f i c e i i m . w . m i l l e r @ o n t a r i o . c a e c . M r . M i k e T a y l o r , W a t e r / W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r M r . D a l e L e B r i t t o n , O C W A O p e r a t i o n s M a n a g e r M s . C i n d y S i g u r d s o n , O C W A P r o c e s s a n d C o m p l i a n c e T e c h n i c i a n E l g i n - S t . T h o m a s H e a l t h U n i t C a t f i s h C r e e k C o n s e r v a t i o n A r e a M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 1 9 7 o f 2 6 9 ! V - - ^ ^ ' O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t : D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 I n s p e c t i o n N u m b e r : 1 - 9 Y I Y H D a t e o f I n s p e c t i o n : M a y 0 2 , 2 0 1 2 I n s p e c t e d B y : J i m M i l l e r M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 1 9 8 o f 2 6 9 r ^ . M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t ^ O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t T a b l e o f C o n t e n t s T a b l e o f C o n t e n t s O w n e r I n f o r m a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 I n s p e c t i o n D e t a i l s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 I n s p e c t i o n S u m m a r y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 L M R I n t r o d u c t i o n 5 L M R T r e a t m e n t P r o c e s s e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 L M R T r e a t m e n t P r o c e s s M o n i t o r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 L M R D i s t r i b u t i o n S y s t e m 7 L M R O p e r a t i o n s M a n u a l s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 L M R L o g b o o k s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 L M R S e c u r i t y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 L M R C e r t i f i c a t i o n a n d T r a i n i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 L M R W a t e r Q u a l i t y M o n i t o r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 L M R W a t e r Q u a l i t y A s s e s s m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 L M R R e p o r t i n g a n d C o r r e c t i v e A c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 L M R O t h e r I n s p e c t i o n F i n d i n g s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 N o n - C o m p l i a n c e w i t h R e g u l a t o r y R e q u i r e m e n t s a n d A c t i o n s R e q u i r e d . . . . . . . . . . . . . . 1 2 S u m m a r y o f B e s t P r a c t i c e I s s u e s a n d R e c o m m e n d a t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 S i g n a t u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 A p p e n d i x A : K e y R e f e r e n c e a n d G u i d a n c e M a t e r i a l f o r D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s A p p e n d i x B : M O E A u d i t S a m p l e R e s u l t s A p p e n d i x C : I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 1 9 9 o f 2 6 9 f v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t O W N E R I N F O R M A T I O N : C o m p a n y N a m e : P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M - J O I N T B O A R D O F M A N A G E M E N T S t r e e t N u m b e r : 8 7 U n i t I d e n t i f i e r : S t r e e t N a m e : J O H N S t S C i t y : A Y L M E R P r o v i n c e : O N P o s t a l C o d e : N 5 H 2 C 3 T y p e : D i r e c t o r o f P h y s i c a l S e r v i c e s N a m e : R o b J o h n s o n P h o n e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 3 4 4 F a x : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 3 3 4 E m a i l : r j o h n s o n @ m a l a h i d e . c a T i t l e : D i r e c t o r o f P h y s i c a l S e r v i c e s , M a l a h i d e T y p e : M a i n C o n t a c t N a m e : M i k e T a y l o r P h o n e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 3 4 4 F a x : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 2 9 9 9 E m a i l : m t a y l o r @ m a l a h i d e . c a T i t l e : W a t e r & W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r , M a l a h i d e T y p e : O p e r a t i n g A u t h o r i t y N a m e : C i n d y S i g u r d s o n P h o n e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 2 6 6 F a x : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 2 9 9 9 E m a i l : c s i g u r d s o n @ o c w a . c o m T i t l e : P r o c e s s a n d C o m p l i a n c e T e c h n i c i a n , O C W A T y p e : O p e r a t i n g A u t h o r i t y O C W A N a m e : D a l e L e B r i t t o n P h o n e : ( 5 1 9 ) 7 6 8 - 9 9 2 5 F a x : ( 5 1 9 ) 7 6 8 - 9 9 2 9 E m a i l : d l e b r i t t o n @ o c w a . c o m T i t l e : O p e r a t i o n s M a n a g e r - E l g i n / M i d d l e s e x H u b , O C W A R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 2 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 0 o f 2 6 9 r ^ ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I N S P E C T I O N D E T A I L S : D W S N a m e : P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D W S A d d r e s s : M A L A H I D E C o u n t y / D i s t r i c t : M a l a h i d e M O E D i s t r i c V A r e a O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t H e a l t h U n i t : E L G I N - S T . T H O M A S H E A L T H U N I T C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y C a t f i s h C r e e k C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y M N R O f f i c e : A y l m e r D i s t r i c t O f f i c e D W S C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 I n s p e c t i o n T y p e : U n a n n o u n c e d I n s p e c t i o n N u m b e r : 1 - 9 Y I Y H D a t e o f I n s p e c t i o n : M a y 0 2 , 2 0 1 2 D a t e o f P r e v i o u s I n s p e c t i o n : M a y 1 0 , 2 0 1 1 S i t e ( N a m e ) : P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m M e t e r C h a m b e r T y p e : T r e a t e d W a t e r P O E S u b T y p e : O t h e r C o m m e n t s : T h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m M e t e r C h a m b e r i s l o c a t e d o n t h e n o r t h s i d e o f t h e r o a d a t 4 3 9 2 2 D e x t e r L i n e , a p p r o x i m a t e l y 1 k i l o m e t r e e a s t o f t h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r T r e a t m e n t P l a n t ; T h e m e t e r c h a m b e r i s a s e c u r e , a b o v e g r a d e b r i c k b u i l d i n g t h a t i s c o n c r e t e l i n e d b e l o w g r a d e , t h e f o l l o w i n g c o m p o n e n t s a r e i n c l u d e d i n t h e m e t e r c h a m b e r : o n e ( 1 ) p r e s s u r e r e d u c i n g c o n t r o l v a l v e , o n e ( 1 ) 8 - i n c h f l o w m e t e r , o n e ( 1 ) 8 - i n c h s w i n g c h e c k v a l v e , i s o l a t i o n / b y p a s s v a l v e s , a p r o g r a m m a b l e l o g i c c o n t r o l u n i t ( P L C ) , a n d a S u p e r v i s o r y C o n t r o l a n d D a t a A c q u i s i t i o n u n i t ( S C A D A ) t o m o n i t o r / c o n t r o l t h e o p e r a t i o n o f t h e P o r t B u r w e l l W a t e r T o w e r . S i t e ( N a m e ) : P o r t B u r w e l l W a t e r T o w e r a n d R e c h I o r i n a t i o n T y p e : T r e a t e d W a t e r P O E S u b T y p e : R e s e r v o i r C o m m e n t s : T h e P o r t B u r w e l l W a t e r T o w e r F a c i l i t y c o n s i s t s o f a 1 , 5 1 6 c u b i c m e t r e s t e e l e l e v a t e d w a t e r t o w e r t h a t c o n t a i n s a s i n g l e i n l e t a n d o u t l e t p i p e . T h e r e i s a c o n c r e t e b u i l d i n g a t t h e b a s e o f t h e e l e v a t e d t o w e r , c o m p l e t e w i t h l i g h t i n g a n d d o o r s w i t h a n i n t r u s i o n a l a r m . T o t h e s o u t h o f t h e t o w e r t h e r e - c h l o r i n a t i o n e q u i p m e n t i s h o u s e d i n a n a b o v e g r a d e p r e - c a s t c o n c r e t e b u i l d i n g w h i c h i s a p p r o x i m a t e l y j . 8 m e t r e s b y 2 . 2 m e t r e s , c o m p l e t e w i t h e l e c t r i c a l w i r i n g , l i g h t i n g , a n d d o o r s w i t h a n i n t r u s i o n a l a r m . T h e b u i l d i n g h o u s e s t w o c h e m i c a l m e t e r i n g p u m p s ( 1 d u t y a n d 1 s t a n d b y ) w h i c h a r e e q u i p p e d w i t h a u t o m a t i c s w i t c h o v e r c o n t r o l s . E a c h p u m p i s r a t e d a t 1 . 4 l i t r e s p e r h o u r o f s o d i u m h y p o c h l o r i t e s o l u t i o n a n d t h e m e t e r i n g p u m p s a r e p a c e d t o b o t h w a t e r f l o w , a n d c h l o r i n e r e s i d u a l c o n c e n t r a t i o n s . T h e s o d i u m h y p o c h l o r i t e i s s t o r e d i n a 1 0 0 l i t r e s o l u t i o n t a n k , w i t h a R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 3 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 1 o f 2 6 9 r v - ^ - O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t c o n t a i n m e n t c u r b . A l s o l o c a t e d w i t h i n t h e b u i l d i n g i s o n e f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l a n a l y z e r t h a t c o n t i n u o u s l y s a m p l e s w a t e r f r o m t h e 1 5 0 0 m i l l i m e t r e d i a m e t e r u n d e r g r o u n d p r e - c a s t c o n c r e t e m e t e r i n g c h a m b e r , a n d a t a p f o r t a k i n g l a b s u b m i s s i o n s a m p l e s . I n s t a l l e d i n t h e m e t e r i n g c h a m b e r i s a 3 0 0 m i l l i m e t r e b i - d i r e c t i o n a l m a g n e t i c f l o w - m e t e r t h a t i s c a p a b l e o f r e c o r d i n g s e p a r a t e f l o w r a t e s t o a n d f r o m t h e e l e v a t e d w a t e r t o w e r . S i t e ( N a m e ) : L a k e v i e w R e c h I o r i n a t i o n F a c i l i t y T y p e : T r e a t e d W a t e r P O E S u b T y p e : T r e a t m e n t F a c i l i t y C o m m e n t s : T h e r e - c h l o r i n a t i o n f a c i l i t y i s h o u s e d i n a n a b o v e g r o u n d e n c l o s u r e c o m p l e t e w i t h a n i n t r u s i o n a l a r m o n t h e d o o r . I t h o u s e s a t a p f o r t a k i n g l a b s u b m i s s i o n s a m p l e s a n d t w o c h e m i c a l m e t e r i n g p u m p s ( 1 d u t y a n d 1 s t a n d b y ) w h i c h a r e e q u i p p e d w i t h a u t o m a t i c s w i t c h o v e r c o n t r o l s . E a c h p u m p i s r a t e d a t . 5 9 l i t r e s p e r h o u r o f s o d i u m h y p o c h l o r i t e s o l u t i o n a n d t h e m e t e r i n g p u m p s a r e p a c e d t o b o t h w a t e r f l o w . a n d c h l o r i n e r e s i d u a l c o n c e n t r a t i o n s . T h e s o d i u m h y p o c h l o r i t e i s s t o r e d i n a 1 0 0 l i t r e s o l u t i o n t a n k , w i t h a d e q u a t e s p i l l c o n t a i n m e n t p r o v i d e d . A l s o l o c a t e d w i t h i n t h e b u i l d i n g i s a f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l a n a l y z e r t h a t c o n t i n u o u s l y s a m p l e s w a t e r f r o m t h e w a t e r m a i n i n t h e v a l v e c h a m b e r . T h e v a l v e c h a m b e r a l s o c o n t a i n s a 1 0 0 m i l l i m e t r e d i a m e t e r t u r b i n e f l o w - m e t e r . T h e e n c l o s u r e a l s o h o u s e s a S u p e r v i s o r y C o n t r o l a n d D a t a A c q u i s i t i o n u n i t ( S C A D A ) f o r o p e r a t i o n a l c o n t r o l a n d m o n i t o r i n g i n c l u d i n g a p r o g r a m m a b l e l o g i c c o n t r o l l e r ( P L C ) , c o m p l e t e w i t h a n a u t o d i a l e r a n d c o m m u n i c a t i o n s y s t e m , t h a t h a s t h e c a p a b i l i t y t o i s s u e a l a r m s t o t h e s y s t e m o p e r a t o r . S i t e ( N a m e ) : D i s t r i b u t i o n T y p e : O t h e r S u b T y p e : O t h e r C o m m e n t s : T h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m T r a n s m i s s i o n M a i n i s 3 0 0 m i l l i m e t r e s i n d i a m e t e r a n d e x t e n d s a p p r o x i m a t e l y 2 8 k i l o m e t r e s f r o m t h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r T r a n s m i s s i o n M a i n a t D e x t e r L i n e ( C o u n t y R o a d 2 4 ) t o t h e P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a m e t e r i n g c h a m b e r s t o t h e e a s t a n d s o u t h t o P o r t B r u c e . T h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m i n c o r p o r a t e s s e v e r a l d i f f e r e n t s i z e s o f w a t e r m a i n s a n d c o n t r o l v a l v e s t o p r o v i d e t h e r e q u i r e d w a t e r v o l u m e s t o t h e d i f f e r e n t a r e a s i n t h e m u n i c i p a l i t y . T h e s y s t e m c o n s i s t s o f P V C a n d a s b e s t o s c e m e n t p i p e . T h e r e a r e 3 6 c h a m b e r s , 6 o f t h e m m e t e r i n g c h a m b e r s a n d 7 h y d r a n t s a l o n g t h e r o u t e o f t h e p i p e l i n e . T h e t o t a l p o p u l a t i o n c o n n e c t e d t o t h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m i s a p p r o x i m a t e l y 3 , 0 0 0 p e r s o n s , w h i c h i n c l u d e s t h e c o n s u m e r s f r o m t h e B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m , i n c l u d i n g p a r t s o f C e n t r a l E l g i n a n d M a l a h i d e D i s t r i b u t i o n S y s t e m . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 4 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 2 o f 2 6 9 t v - . ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I N S P E C T I O N S U M M A R Y I N T R O D U C T I O N T h e p r i m a r y f o c u s o f t h i s i n s p e c t i o n i s t o c o n f i r m c o m p l i a n c e w i t h M i n i s t r y o f t h e * E n v i r o n m e n t l e g i s l a t i o n a n d a u t h o r i z i n g d o c u m e n t s s u c h a s O r d e r s a n d C e r t i f i c a t e s o f A p p r o v a l , a s w e l l a s e v a l u a t i n g c o n f o r m a n c e w i t h M i n i s t r y d r i n k i n g w a t e r r e l a t e d p o l i c i e s a n d g u i d e l i n e s d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d . T h i s r e p o r t _ i s b a s e d o n a n i n s p e c t i o n o f a " s t a n d a l o n e c o n n e c t e d d i s t r i b u t i o n s y s t e m " . T h i s t y p e o f s y s t e m r e c e i v e s t r e a t e d w a t e r f r o m a s e p a r a t e l y o w n e d " d o n o r " s y s t e m . T h i s r e p o r t c o n t a i n s a l l o f t h e e l e m e n t s r e q u i r e d t o a s s e s s k e y c o m p l i a n c e a n d c o n f o r m a n c e i s s u e s a s s o c i a t e d w i t h a " r e c e i v e r " s y s t e m t o e n s u r e t h a t t h e s y s t e m w a s n o t b e i n g o p e r a t e d o r m a n a g e d i n a " d e f i c i e n t " c o n d i t i o n , a s d e f i n e d u n d e r 0 . R e g . 1 7 2 / 0 3 . T h e r e p o r t d o e s n o t c o n t a i n i t e m s a s s o c i a t e d w i t h t h e i n s p e c t i o n o f t h e d o n o r s y s t e m , s u c h a s s o u r c e w a t e r s , i n t a k e s / w e l l s a n d t r e a t m e n t f a c i l i t i e s . T h i s d r i n k i n g w a t e r s y s t e m i s s u b j e c t t o t h e l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t s o f t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t , 2 0 0 2 ( S D W A ) a n d r e g u l a t i o n s m a d e t h e r e i n , i n c l u d i n g O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 , " D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s " ( O . R e g . 1 7 0 / 0 3 ) . T h i s i n s p e c t i o n h a s b e e n c o n d u c t e d p u r s u a n t t o S e c t i o n 8 1 o f t h e S D W A . Y o u r s y s t e m w a s c h o s e n f o r a f o c u s e d i n s p e c t i o n d u r i n g t h i s i n s p e c t i o n c y c l e b e c a u s e i n s p e c t i o n f i n d i n g s o v e r t h e p a s t t h r e e y e a r s w e r e s u c h t h a t t h e n u m b e r o f v i o l a t i o n s w e r e m i n i m a l o r n o n e x i s t e n t , t h e r e w e r e f e w o r n o o r d e r s i s s u e d t o y o u t h a t w e r e o f s i g n i f i c a n c e i n t h e m a i n t e n a n c e o f w a t e r p o t a b i l i t y a n d t h e r e w e r e n o d e f i c i e n c i e s a s d e f i n e d i n 0 . R e g . 1 7 2 / 0 3 . T h e u n d e r t a k i n g o f a f o c u s e d i n s p e c t i o n a t y o u r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m d u r i n g t h i s y e a r ' s i n s p e c t i o n c y c l e d o e s n o t e n s u r e t h a t a s i m i l a r t y p e o f i n s p e c t i o n w i l l b e c o n d u c t e d a t a n y p o i n t i n t h e f u t u r e . P r o v i n c i a l O f f i c e r J i m M i l l e r c o n d u c t e d a p h y s i c a l i n s p e c t i o n o f t h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S y s t e m o n M a y 2 , 2 0 1 2 . D o c u m e n t s r e v i e w e d i n a s s o c i a t i o n w i t h t h i s r e p o r t i n c l u d e d , b u t w e r e n o t l i m i t e d t o : 1 / M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t P o r t B u r w e l f A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m j o i n t B o a r d o f M a n a g e m e n t , D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t ( D W W P ) N u m b e r 3 0 3 - 2 0 1 , I s s u e N u m b e r 1 ; 2 1 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m j o i n t B o a r d o f M a n a g e m e n t , M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r L i c e n c e ( M D W L ) N u m b e r 3 0 3 - 1 0 1 , I s s u e N u m b e r 1 ; 3 , M i n i s t r y o f E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r I n s p e c t i o n R e p o r t 1 - 9 5 4 L Y d a t e d . J u n e 1 3 , 2 0 1 1 , e n t i t l e d P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t i n s p e c t i o n d a t e M a y 1 0 , 2 0 1 1 . T h i s r e p o r t a l s o i n c l u d e s a r e v i e w , a n d a s s e s s m e n t o f c o m p l i a n c e a n d o p e r a t i n g p r a c t i c e s i n r e l a t i o n t o t h e f o l l o w i n g A c t s a n d R e g u l a t i o n s : 1 , S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t , 2 0 0 2 ; 2 , O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 ; 3 , O n t a r i o D r i n k i n g - W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s 0 . R e g 1 6 9 / 0 3 ; 4 , O n t a r i o W a t e r R e s o u r c e s A c t , 1 9 9 0 ; 5 , C e r t i f i c a t i o n o f D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m O p e r a t o r s a n d W a t e r Q u a l i t y A n a l y s t s R e g u l a t i o n , 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 ; 6 , E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t , 1 9 9 0 ; R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 5 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 3 o f 2 6 9 r ^ - - ^ ' O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t I N T R O D U C T I O N A d d i t i o n a l o p e r a t i o n a l d o c u m e n t s m a i n t a i n e d b y t h e o w n e r / o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e p e r i o d f r o m M a y 1 , 2 0 1 1 t h r o u g h M a r c h 3 1 , 2 0 1 2 w e r e a l s o r e v i e w e d i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e c o m p l i a n c e e v a l u a t i o n . T h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m ( P B A S W S S ) i s o w n e d b y t h e P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m J o i n t B o a r d o f M a n a g e m e n t w h i c h i n c l u d e s t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , M u n i c i p a l i t y o f C e n t r a l E l g i n a n d t h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e . T h e s y s t e m i s m a n a g e d b y t h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e . T r e a t e d w a t e r i s s u p p l i e d v i a t h e t r a n s m i s s i o n m a i n t o t h e M u n i c i p a l i t y o f C e n t r a l E l g i n , T h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m v i a t h e E l g i n A r e a P r i m a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m . T R E A T M E N T P R O C E S S E S T h e o w n e r h a d e n s u r e d t h a t a l l e q u i p m e n t w a s i n s t a l l e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e A a n d * S c h e d u l e C o f t h e D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t . D u r i n g t h e o n s i t e i n s p e c t i o n , t h e e q u i p m e n t l o c a t e d a t t h e R e - C h l o r i n a t i o n F a c i l i t i e s w e r e r e v i e w e d a g a i n s t t h e d e s c r i p t i o n i n t h e D W W P , N u m b e r 3 0 3 - 2 0 1 , I s s u e N u m b e r 1 ; T h e e q u i p m e n t a t t h e P o r t B u r w e l ! T o w e r R e - C h I o r i n a t i o n F a c i l i t y a n d t h e L a k e v i e w R e - C h l o r i n a t i o n F a c i l i t y w e r e o b s e r v e d t o b e c o m p a r a t i v e l y c o n s i s t e n t w i t h t h e d e s c r i p t i o n s i n t h e D W W P i s s u e d M a y 1 9 , 2 0 1 1 . R e c o r d s c o n f i r m e d t h a t t h e w a t e r t r e a t m e n t e q u i p m e n t w h i c h p r o v i d e s c h l o r i n a t i o n o r c h l o r a m i n a t i o n f o r s e c o n d a r y d i s i n f e c t i o n p u r p o s e s w a s o p e r a t e d s o t h a t a t a l l t i m e s a n d a l l l o c a t i o n s i n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h e c h l o r i n e r e s i d u a l w a s n e v e r l e s s t h a n 0 . 0 5 m g / 1 f r e e o r 0 . 2 5 m g / 1 c o m b i n e d . A t t h e t i m e o f i n s p e c t i o n , a l l e q u i p m e n t i n c l u d i n g o n l i n e c o n t i n u o u s a n a l y z e r s ; d a t a l o g g e r s ; d u t y a n d s t a n d - b y m e t e r i n g p u m p s w e r e o p e r a t i o n a l a n d c o n n e c t e d t o t h e s y s t e m . D o c u m e n t a t i o n r e v i e w e d f o r t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , i n d i c a t e t h a t t h e f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l f o r t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m w a s w i t h i n a c c e p t a b l e l i m i t s d u r i n g t h e c o u r s e o f t h i s i n s p e c t i o n p e r i o d . T h e O p e r a t o r - i n - C h a r g e h a d e n s u r e d t h a t a l l e q u i p m e n t u s e d i n t h e p r o c e s s e s w a s * m o n i t o r e d , i n s p e c t e d , a n d e v a l u a t e d . T h e O p e r a t o r - i n - C h a r g e ( O I C ) e n s u r e s t h a t t h e r e - c h l o r i n a t i o n e q u i p m e n t p r o c e s s e s a r e m o n i t o r e d , i n s p e c t e d a n d e v a l u a t e d b y m e a s u r i n g p r o c e s s p a r a m e t e r s , c o m p a r i n g t h e m w i t h o p e r a t i o n a l s e t p o i n t s / c r i t e r i a a n d m a k i n g a n y n e c e s s a r y a d j u s t m e n t s t o t h e t r e a t m e n t e q u i p m e n t v i a t h e S u p e r v i s o r y C o n t r o l a n d D a t a A c q u i s i t i o n ( S C A D A ) . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e O I C t o o v e r s e e / p e r f o r m a n d r e c o r d a n y n e c e s s a r y a d j u s t m e n t s e a c h d a y t o v e r i f y t h a t t h e t r e a t m e n t s y s t e m a n d m o n i t o r i n g e q u i p m e n t a r e o p e r a t i n g p r o p e r l y d u r i n g d a y - t o < l a y o p e r a t i o n s . T R E A T M E N T P R O C E S S M O N I T O R I N G T h e s e c o n d a r y d i s i n f e c t a n t r e s i d u a l w a s m e a s u r e d a s r e q u i r e d f o r t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m . * A l l d i s t r i b u t i o n f r e e a v a i l a b l e c h l o r i n e ( F A C ) r e s i d u a l m e a s u r e m e n t s p r o v i d e d b y t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y , O n t a r i o C l e a n W a t e r A g e n c y ( O C W A ) d u r i n g t h e i n s p e c t i o n r e v i e w w e r e a p p r o p r i a t e l y d o c u m e n t e d i n c l u d i n g t h e t i m e , d a t e , F A C r e s i d u a l a n d t h e p e r s o n w h o a n a l y z e d t h e s a m p l e . T h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y t y p i c a l l y s a m p l e d s e v e n ( 7 ) t i m e s e a c h w e e k f r o m m u l t i p l e l o c a t i o n s i n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m . A d d i t i o n a l l y , t h e s y s t e m i s c o n t i n u o u s l y m o n i t o r e d a t t h e P o r t B u r w e l l T o w e r R e - C h l o r i n a t i o n F a c i l i t y a n d t h e L a k e v i e w R e - C h l o r i n a t i o n F a c i l i t y . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 6 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 4 o f 2 6 9 r ^ - - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t T R E A T M E N T P R O C E S S M O N I T O R I N G O p e r a t o r s w e r e e x a m i n i n g c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g t e s t r e s u l t s a n d t h e y w e r e e x a m i n i n g t h e * r e s u l t s w i t h i n 7 2 h o u r s o f t h e t e s t . D u r i n g r e v i e w o f t h e O p e r a t i o n s L o g f o r t h e P B A S W S S , i t w a s v e r i f e d t h a t o p e r a t o r s a r e e x a m i n i n g t e s t r e s u l t s w i t h i n 7 2 h o u r s ( 3 d a y s ) a f t e r t h e t e s t h a v e b e e n c o n d u c t e d . A l l c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t u t i l i z e d f o r s a m p l i n g a n d t e s t i n g r e q u i r e d b y 0 . R e g . * 1 7 0 / 0 3 , o r a p p r o v a l o r o r d e r , w e r e e q u i p p e d w i t h a l a r m s o r s h u t - o f f m e c h a n i s m s t h a t s a t i s f i e d t h e s t a n d a r d s d e s c r i b e d i n S c h e d u l e 6 . C o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t t h a t w a s b e i n g u t i l i z e d t o f u l f i l l 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 * r e q u i r e m e n t s w a s p e r f o r m i n g t e s t s f o r t h e p a r a m e t e r s w i t h a t l e a s t t h e m i n i m u m f r e q u e n c y s p e c i f i e d i n t h e T a b l e i n S c h e d u l e 6 o f 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 a n d r e c o r d i n g d a t a w i t h t h e p r e s c r i b e d f o r m a t . A l l c o n t i n u o u s a n a l y s e r s w e r e c a l i b r a t e d , m a i n t a i n e d , a n d o p e r a t e d , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e * m a n u f a c t u r e r ' s i n s t r u c t i o n s o r t h e r e g u l a t i o n . D u r i n g t h e p h y s i c a l i n s p e c t i o n o f t h e P B A S W S S , v i s u a l o b s e r v a t i o n s i n d i c a t e t h a t t h e f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t a p p e a r e d t o b e g e n e r a l l y w e l l m a i n t a i n e d . A v i s u a l e x a m i n a t i o n o f u n i t p r o c e s s e q u i p m e n t i n c l u d e s a n a s s e s s m e n t o f g e n e r a l o v e r a l l a p p e a r a n c e o f t h e t r e a t m e n t f a c i l i t y ( e . g . c o r r o s i o n , r u s t , b a c t e r i a l g r o w t h / s l i m e , c r a c k e d o r p l u g g e d l i n e s , l e a k s e t c ) . A s p o t c h e c k o f s o m e ( c h e m i c a l f e e d p u m p s , v e n t i l a t i o n s y s t e m s , c o n t i n u o u s o n l i n e a n a l y z e r s e t c . ) o f t h e m a i n t e n a n c e r e c o r d s a n d / o r l o g b o o k s w a s c o n d u c t e d t o d e t e r m i n e i f r e g u l g r m a i n t e n a n c e i s b e i n g p e r f o r m e d , a n d t h a t e q u i p m e n t r e q u i r i n g r e p a i r o r r e p l a c e m e n t w a s d o n e s o i n a t i m e l y m a n n e r . T h e O w n e r i s u l t i m a t e l y r e s p o n s i b l e f o r t h e m a i n t e n a n c e o f t h e s y s t e m a s p e r t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t S e c t i o n 1 1 . ( 1 ) E v e r y o w n e r o f a m u n i c i p a l d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m o r a r e g u l a t e d n o n - m u n i c i p a l d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m a n d , i f a n o p e r a t i n g a u t h o r i t y i s r e s p o n s i b l e f o r t h e o p e r a t i o n o f t h e s y s t e m , t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e s y s t e m s h a l l e n s u r e t h e f o l l o w i n g : 2 . T h a t , a t a l l t i m e s i n w h i c h i t i s i n s e r v i c e , t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m , i i . i s m a i n t a i n e d i n a f i t s t a t e o f r e p a i r , a n d i i i . s a t i s f i e s t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e s t a n d a r d s p r e s c r i b e d f o r t h e s y s t e m o r t h e c l a s s o f s y s t e m s t o w h i c h t h e s y s t e m b e l o n g s . P r e v e n t a t i v e m a i n t e n a n c e m a y a i d i n t h e p r e v e n t i o n o f p r e m a t u r e e q u i p m e n t f a i l u r e s , a n d h e l p i d e n t i f y p o t e n t i a l m a l f u n c t i o n s o f c r i t i c a l e q u i p m e n t b e f o r e t h e y o c c u r . I t i s s t r o n g l y r e c o m m e n d e d t h a t t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y c o n t i n u e t o c o n d u c t s c h e d u l e d m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s t o e n s u r e t h a t t h e c u r r e n t P B A S W S S m a i n t e n a n c e p r o g r a m a n d s u r e t h a t m a n u f a c t u r e r e c o m m e n d a t i o n s a r e m e t o r e x c e e d e d . D I S T R I B U T I O N S Y S T E M E x i s t i n g p a r t s o f t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h a t w e r e t a k e n o u t o f s e r v i c e f o r i n s p e c t i o n , r e p a i r * o r o t h e r a c t i v i t i e s t h a t m a y l e a d t o c o n t a m i n a t i o n , a n d a l l n e w p a r t s o f t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h a t c a m e i n c o n t a c t w i t h d r i n k i n g w a t e r , w e r e d i s i n f e c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e B , C o n d i t i o n 2 . 3 o f t h e D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y m u s t b e a w a r e t h a t t h i s i s a l e g i s l a t i v e r e q u i r e m e n t a s p r e s c r i b e d b y D r i n k i n g W a t e r W o r k s P e r m i t N u m b e r 3 0 3 - 2 0 1 , I s s u e N u m b e r 1 ; S c h e d u l e B : 2 . 0 A l t e r a t i o n s t o t h e D r i n k i n g W a t e r S y s t e m , s e c t i o n 2 . 3 w h i c h s t a t e s t h e f o l l o w i n g : " A l l p a r t s o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m i n c o n t a c t w i t h d r i n k i n g w a t e r w h i c h a r e : R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 7 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 5 o f 2 6 9 r v - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t D I S T R I B U T I O N S Y S T E M 2 . 3 . 1 A d d e d , m o d i f i e d , r e p l a c e d , e x t e n d e d ; o r 2 . 3 . 2 T a k e n o u t o f s e r v i c e f o r i n s p e c t i o n , r e p a i r o r o t h e r a c t i v i t i e s t h a t m a y l e a d t o c o n t a m i n a t i o n , s h a l l b e d i s i n f e c t e d b e f o r e b e i n g p u t i n t o s e r v i c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e A W W A C 6 5 1 - S t a n d a r d f o r D i s i n f e c t i n g W a t e r M a i n s ; A W W A C 6 5 2 - S t a n d a r d f o r D i s i n f e c t i o n o f W a t e r - S t o r a g e F a c i l i t i e s ; A V W V A C 6 5 3 - S t a n d a r d f o r D i s i n f e c t i o n o f W a t e r T r e a t m e n t P l a n t s ; o r A W W A C 6 5 4 - S t a n d a r d f o r D i s i n f e c t i o n o f W e l l s ; o r a n e q u i v a l e n t p r o c e d u r e . " B a s e d o n t h e r e c o r d s a v a i l a b l e t h e o w n e r w a s a b l e t o m a i n t a i n p r o p e r p r e s s u r e s i n t h e * d i s t r i b u t i o n s y s t e m . D u r i n g t h e f a c i l i t y d o c u m e n t r e v i e w , i t w a s f o u n d t h a t t h e p r e s s u r e o f t h e s y s t e m i s c o n t i n u o u s l y m o n i t o r e d b y t h e S u p e r v i s o r y C o n t r o l A n d D a t a A c q u i s i t i o n ( S C A D A ) . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h e S C A D A s y s t e m h a s u n d e r g o n e r e c e n t u p g r a d e s a n d a d d i t i o n a l m o n i t o r i n g o f d i s t r i b u t i o n p r e s s u r e h a s b e e n i m p l e m e n t e d . O P E R A T I O N S M A N U A L S T h e o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s c o n t a i n e d p l a n s , d r a w i n g s a n d p r o c e s s * d e s c r i p t i o n s s u f f i c i e n t f o r t h e s a f e a n d e f f i c i e n t o p e r a t i o n o f t h e s y s t e m . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y p r o v i d e d d o c u m e n t a t i o n c o n f i r m i n g t h a t t h e o p e r a t o r s a n d m a i n t e n a n c e p e r s o n n e l i n t h e s u b s y s t e m h a v e b e e n p r o v i d e d r e a d y a c c e s s t o c o m p r e h e n s i v e o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s t h a t c o n t a i n p l a n s , d r a w i n g s a n d p r o c e s s d e s c r i p t i o n s s u f f i c i e n t f o r t h e s a f e a n d e f f i c i e n t o p e r a t i o n o f t h e s u b s y s t e m a s r e q u i r e d b y 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 , s . 2 8 . T h e O p e r a t i o n s M a n u a l i s s t o r e d i n a n a c c e s s i b l e l o c a t i o n a n d i s a v a i l a b l e t o a l l o p e r a t i o n a l s t a f f . T h e O p e r a t i o n s M a n u a l c o n t a i n s t h e f o l l o w i n g : p l a n s ; d r a w i n g s , s y s t e m d e s c r i p t i o n s , w a t e r d i s t r i b u t i o n o p e r a t o r d u t i e s , e m e r g e n c y p r o c e d u r e s , d i s i n f e c t i o n p r o c e d u r e s a n d o t h e r g u i d a n c e m a t e r i a l s t y p i c a l o f a n O p e r a t i o n s M a n u a l . A l s o i n t h e m a n u a l i s a s a m p l i n g p l a n w h i c h i n c l u d e s i n s t r u c t i o n s p e r t a i n i n g t o t h e i d e n t i f i c a t i o n o f a d v e r s e d r i n k i n g - w a t e r c o n d i t i o n s a s w e l l a s p r e s c r i b e d n o t i f i c a t i o n s a n d c o r r e c t i v e a c t i o n s . T h e o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s d i d m e e t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e P e r m i t a n d L i c e n c e o r A p p r o v a l i s s u e d u n d e r P a r t V o f t h e S D W A . D u r i n g t h e s i t e i n s p e c t i o n , t h e o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e m a n u a l s ( r e v i s i o n 2 0 1 1 - 1 1 - 0 7 ) v i e w e d a t t h e P B A S W S S m a i n f a c i l i t y i n c l u d e d a l i s t o f t h e c r i t e r i a a s s e t o u t b y t h e M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r L i c e n c e 3 0 3 - 1 0 1 , S c h e d u l e B 1 6 . 0 O p e r a t i o n s a n d M a i n t e n a n c e M a n u a l s . L O G B O O K S R e c o r d s o r o t h e r r e c o r d k e e p i n g m e c h a n i s m s c o n f i r m e d t h a t o p e r a t i o n a l t e s t i n g n o t * p e r f o r m e d b y c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t w a s b e i n g d o n e b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r , w a t e r q u a l i t y a n a l y s t , o r p e r s o n w h o s u f f i c e s t h e r e q u i r e m e n t s o f 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 7 - 5 . A l l l o g r e c o r d s r e g a r d i n g 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 7 - 5 r e v i e w e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , i d e n t i f i e d t h e n a m e s o f a l l o p e r a t o r s o f t h e f a c i l i t y a n d t h e i r r e s p e c t i v e s i g n a t u r e s a n d / o r i n i t i a l s . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t a n y e n t r i e s i n t h e l o g m u s t b e i d e n t i f i e d b y t h e p e r s o n m a k i n g t h e e n t r y i n t h e l o g s . A n e x a m p l e o f t h i s i s i f m u l t i p l e o p e r a t o r s m a k e e n t r i e s i n t h e l o g . I f t h i s o c c u r s , t h o s e p e r s o n s m u s t c l e a r l y i d e n t i f y w h o m a d e t h e e n t r y ( i . e . b y s i g n a t u r e o r i n i t i a l ) . S E C U R I T Y T h e o w n e r h a d p r o v i d e d s e c u r i t y m e a s u r e s t o p r o t e c t c o m p o n e n t s o f t h e d r i n k i n g - w a t e r * s y s t e m . C E R T I F I C A T I O N A N D T R A I N I N G R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e S o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 6 o f 2 6 9 r ^ ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t C E R T I F I C A T I O N A N D T R A I N I N G T h e o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r h a d b e e n d e s i g n a t e d f o r e a c h s u b s y s t e m . * A t t h e t i m e o f i n s p e c t i o n , t h e O v e r a l l R e s p o n s i b l e O p e r a t o r ( O R O ) d e s i g n a t e d f o r t h e P B A S W S S T r a n s m i s s i o n M a i n w a s i d e n t i f i e d b y t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y ( O C W A ) . T h e O R O p o s s e s s e s c e r t i f i c a t i o n e q u a l t o o r g r e a t e r t h a n t h e c l a s s i f i c a t i o n l e v e l s o f t h e s y s t e m ( W a t e r D i s t r i b u t i o n a n d S u p p l y S u b - S y s t e m 2 ) . O p e r a t o r s i n c h a r g e h a d b e e n d e s i g n a t e d f o r a l l s u b s y s t e m s w h i c h c o m p r i s e d t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y m u s t e n s u r e t h a t o n e o r m o r e o p e r a t o r s a r e d e s i g n a t e d a s o p e r a t o r - i n - c h a r g e ( O I C ) f o r e a c h d a y t h a t t h e f a c i l i t y i s i n o p e r a t i o n . A n O I C c a n b e a n y o p e r a t o r w i t h a n a p p l i c a b l e c e r t i f i c a t e t o t h e t y p e o f o p e r a t e d s u b s y s t e m . A n o p e r a t o r - i n - t r a i n i n g ' ( O i T ) c a n n o t b e d e s i g n a t e d a s a n O I C ; a n y l o g e n t r i e s m a d e b y t h e O I T m u s t b e a p p r o v e d b y t h e O I C a n d c l e a r l y d o c u m e n t e d i n t h e l o g a t t h e t i m e o f e n t r y . O n l y c e r t i f i e d o p e r a t o r s m a d e a d j u s t m e n t s t o t h e t r e a t m e n t e q u i p m e n t . * D o c u m e n t a t i o n p r o v i d e d a t t h e t i m e o f i n s p e c t i o n ( l o g b o o k s a n d o t h e r r e c o r d k e e p i n g m e c h a n i s m s ) i n d i c a t e d t h a t o n l y c e r t i f i e d o p e r a t i o n a l s t a f f m a d e a d j u s t m e n t s t o t r e a t m e n t p r o c e s s e s . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y m u s t b e a w a r e t h a t t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t ( S D W A ) S e c t i o n 1 1 ( 1 ) 5 r e q u i r e s t h e o w n e r a n d / o r t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y t o e n s u r e t h a t t h e p e r s o n n e l a t ' t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m a r e u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f p e r s o n s h a v i n g t h e p r e s c r i b e d q u a l i f i c a t i o n s . T h e Q w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y s h o u l d r e f e r e n c e M i n i s t r y p u b l i c a t i o n P I B S 4 7 2 3 e " C e r t i f i c a t i o n G u i d e f o r O p e r a t o r s a n d W a t e r Q u a l i t y A n a l y s t s o f D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s " , r e v i s e d A p r i l 2 0 1 0 , s e c t i o n 4 " C e r t i f i c a t i o n o f O p e r a t o r s " i d e n t i f i e s f u n c t i o n s t h a t m u s t b e p e r f o r m e d b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r . T h e C e r t i f i c a t i o n G u i d e i d e n t i f i e s t h a t c e r t a i n d u t i e s m u s t b e p e r f o r m e d b y a c e r t i f i e d o p e r a t o r , o r a t l e a s t h a v e a c e r t i f i e d o p e r a t o r ( o r P . E n g . d e s i g n a t e d a s O I C ) p h y s i c a l l y p r e s e n t a n d m o n i t o r i n g t h e w o r k b e i n g p e r f o r m e d . I t a l s o i d e n t i f i e s d u t i e s t h a t c a n b e u n d e r t a k e n b y u n c e r t i f i e d p e r s o n n e l w i t h o u t t h e d i r e c t p h y s i c a l s u p e r v i s i o n o f t h e p e r s o n w i t h p r e s c r i b e d q u a l i f i c a t i o n s . H o w e v e r , t h i s d o e s n o t r e l i e v e t h e O I C f r o m e n s u r i n g r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r 0 . R e g . 1 2 8 / 0 4 s . 2 6 ( 2 ) a r e m e t f o r a n y w o r k i n t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e g u i d e b e p r o v i d e d t o t h e s y s t e m o p e r a t i o n a l s t a f f f o r i n f o r m a t i o n a l p u r p o s e s t o h e i g h t e n o p e r a t o r ' s a w a r e n e s s t o h e l p t h e m f u l l y u n d e r s t a n d t h e i r l e g a l r e s p o n s i b i l i t i e s a n d c e r t i f i c a t i o n c o m p l i a n c e r e q u i r e m e n t s . W A T E R Q U A L I T Y M O N I T O R I N G A l l m i c r o b i o l o g i c a l w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g r e q u i r e m e n t s f o r d i s t r i b u t i o n s a m p l e s w e r e * b e i n g m e t . A r e v i e w o f t h e s t a t e m e n t o f a n a l y t i c a l r e s u l t s f o r t h e i n s p e c t i o n p e r i o d c o n f i r m e d t h a t a m i n i m u m o f t h r e e ( 3 ) d i s t r i b u t i o n s a m p l e s w e r e t a k e n e a c h w e e k a n d a n a l y z e d f o r E . c o l i . t o t a l c o l i f o r m a n d H P C . I n a c c o r d a n c e w i t h 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 , S c h e d u l e 1 0 - 2 , a n d b a s e d o n t h e p o p u l a t i o n s e r v e d o f l e s s t h a n 1 0 0 0 p e r s o n s , t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y i s r e q u i r e d t o t a k e a m i n i m u m o f e i g h t ( 8 ) d i s t r i b u t i o n s y s t e m s a m p l e s e a c h m o n t h , e n s u r i n g t h a t a t l e a s t o n e s a m p l e i s t a k e n i n e a c h w e e k o f t h e m o n t h . E a c h o f t h e d i s t r i b u t i o n s a m p l e s a r e t o b e a n a l y z e d f o r E . c o l i , t o t a l c o l i f o r m a n d 2 5 % o f t h e s a m p l e s m u s t b e a n a l y z e d f o r b a c k g r o u n d c o l o n y c o u n t s b a s e d o n a h e t e r o t r o p h i c p l a t e c o u n t ( H P C ) . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 9 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 7 o f 2 6 9 ( V - ^ O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t W A T E R Q U A L I T Y M O N I T O R I N G A l l t r i h a l o m e t h a n e s w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g r e q u i r e m e n t s p r e s c r i b e d b y l e g i s l a t i o n w e r e * c o n d u c t e d w i t h i n t h e r e q u i r e d f r e q u e n c y . I n a c c o r d a n c e w i t h 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 1 3 - 6 , t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y s h a l l c o n t i n u e t o e n s u r e t h a t s a m p l e s f o r t r i h a l o m e t h a n e s a r e c o l l e c t e d a n d a n a l y z e d f r o m t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m e v e r y t h r e e ( 3 ) m o n t h s . D o c u m e n t a t i o n p r o v i d e d b y t h e o p e r a t o r d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d i n d i c a t e s t h a t a l l q u a r t e r l y t r i h a l o m e t h a n e s w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g r e q u i r e m e n t s h a v e b e e n m e t . S a m p l e r e s u l t s p r o v i d e d b y t h e o w n e r h a v e b e e n p r o v i d e d a s a y e a r l y a v e r a g e i n t h e 2 0 1 1 A n n u a l S u m m a r y R e p o r t . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y m u s t b e a w a r e o f t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s a s p e r 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 6 - 1 . 1 ( 4 ) w h i c h s t a t e s t h e f o l l o w i n g " I f t h i s R e g u l a t i o n o r a n a p p r o v a l , m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r l i c e n c e o r o r d e r , i n c l u d i n g a n O W R A a p p r o v a l o r O W R A o r d e r , r e q u i r e s a t l e a s t o n e w a t e r s a m p l e t o b e t a k e n e v e r y t h r e e m o n t h s a n d t e s t e d f o r a p a r a m e t e r , t h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t a t l e a s t o n e s a m p l e t h a t i s t a k e n d u r i n g a t h r e e m o n t h p e r i o d f o r t h e p u r p o s e o f b e i n g t e s t e d f o r t h a t p a r a m e t e r i s t a k e n a t l e a s t 6 0 d a y s , a n d n o t m o r e t h a n 1 2 0 d a y s , a f t e r a s a m p l e w a s t a k e n f o r t h a t p u r p o s e i n t h e p r e v i o u s t h r e e - m o n t h p e r i o d . " R e c o r d s c o n f i r m e d t h a t c h l o r i n e r e s i d u a l t e s t s w e r e b e i n g c o n d u c t e d a t t h e s a m e t i m e a n d a t t h e s a m e l o c a t i o n t h a t m i c r o b i o l o g i c a l s a m p l e s w e r e o b t a i n e d . D u r i n g t h e d o c u m e n t a t i o n r e v i e w , r e c o r d s p r o v i d e d v e r i f y t h a t c h l o r i n e r e s i d u a l s a r e b e i n g c o l l e c t e d a t t h e s a m e t i m e a n d l o c a t i o n a s m i c r o b i o l o g i c a l s a m p l e s f r o m t h e t r e a t m e n t p l a n t a n d t h e w a t e r d i s t r i b u t i o n s y s t e m . T h e O w n e r / / 0 p e r a t i n g A u t h o r i t y h a s f u l f i l l e d t h e r e q u i r e m e n t s p r e s c r i b e d b y 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 6 - 3 ( 1 w h i c h r e q u i r e s a w a t e r s a m p l e b e t a k e n a n d t e s t e d f o r a m i c r o b i o l o g i c a l p a r a m e t e r , t h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y f o r t h e s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t a n o t h e r s a m p l e i s t a k e n a t t h e s a m e t i m e f r o m t h e s a m e l o c a t i o n a n d i s t e s t e d i m m e d i a t e l y f o r , ( a ) f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l , i f t h e s y s t e m p r o v i d e s c h l o r i n a t i o n a n d d o e s n o t p r o v i d e c h l o r a m i n a t i o n ; o r ( b ) c o m b i n e d c h l o r i n e r e s i d u a l , i f t h e s y s t e m p r o v i d e s c h l o r a m i n a t i o n . W A T E R Q U A L I T Y A S S E S S M E N T T h e a u d i t s a m p l e s c o l l e c t e d b y t h e i n s p e c t o r m e t t h e a p p l i c a b l e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r * Q u a l i t y S t a n d a r d s a n d / o r t h e a e s t h e t i c o b j e c t i v e s o r o p e r a t i o n g u i d e l i n e s . T h e r e s u l t s o f t h e a u d i t s a m p l i n g a r e s u m m a r i z e d a s f o l l o w s : A u d i t s a m p l e s w e r e c o l l e c t e d o n , M a y 2 , 2 0 1 2 b y t h e i n s p e c t i n g o f f i c e r . S a m p l e r e s u l t s a r e i n c l u d e d i n A p p e n d i x B o f t h i s r e p o r t . R e c o r d s s h o w t h a t w a t e r s a m p l e r e s u l t s t a k e n d u r i n g t h e r e v i e w p e r i o d m e t t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s ( 0 . R e g . 1 6 9 / 0 3 ) , w i t h t h e f o l l o w i n g e x c e p t i o n s : D u r i n g t h e i n s p e c t i o n r e v i e w p e r i o d , t h e r e w a s t w o a d v e r s e w a t e r s a m p l e r e p o r t e d r e l a t e d t o t h e p r e s e n c e o f t o t a l c o l i f o r m ( T C ) b a c t e r i a . T h e a d v e r s e b a c t e r i o l o g i c a l s a m p l e r e s u l t s w e r e r e p o r t e d b y t h e l a b o r a t o r y o n A u g u s t 8 , 2 0 1 1 w i t h a r e s u l t o f T C = 1 C F U ( f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l a t t h e t i m e o f t h e a d v e r s e s a m p l e w a s m e a s u r e d a t 0 . 7 3 m g / L ) . T h e R e s a m p l e r e s u l t s o f t h e d r i n k i n g w a t e r d a t e d A u g u s t 4 , a n d 5 , 2 0 1 1 i n d i c a t e t h a t t h e r e w e r e n o e x c e e d a n c e s o f b a c t e r i a l o g i c a l p a r a m e t e r s . O n S e p t e m b e r 1 2 , 2 0 1 1 w i t h a r e s u l t o f T C = 1 C F U ( f r e e c h l o r i n e r e s i d u a l a t t h e t i m e o f t h e a d v e r s e s a m p l e w a s m e a s u r e d a t 0 . 7 8 m g / L ) . T h e R e s a m p l e r e s u l t s o f t h e d r i n k i n g w a t e r d a t e d S e p t e m b e r 1 4 , a n d 1 5 , 2 0 1 1 i n d i c a t e t h a t t h e r e w e r e n o e x c e e d a n c e s o f b a c t e r i o l o g i c a l p a r a m e t e r s . R E P O R T I N G & C O R R E C T I V E A C T I O N S R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 0 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 8 o f 2 6 9 r > - ^ M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t 1 ' ^ O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t R E P O R T I N G & C O R R E C T I V E A C T I O N S C o r r e c t i v e a c t i o n s ( a s p e r S c h e d u l e 1 7 ) h a d b e e n t a k e n t o a d d r e s s a d v e r s e c o n d i t i o n s , * i n c l u d i n g a n y o t h e r s t e p s t h a t w e r e d i r e c t e d b y t h e M e d i c a l O f f i c e r o f H e a l t h . C o r r e c t i v e a c t i o n s a s d i r e c t e d b y t h e M e d i c a l O f f i c e r o f H e a l t h h a d b e e n t a k e n b y t h e o w n e r * a n d o p e r a t i n g a u t h o r i t y t o a d d r e s s e x c e e d a n c e s o f t h e l e a d s t a n d a r d . A l l r e q u i r e d n o t i f i c a t i o n s o f a d v e r s e w a t e r q u a l i t y i n c i d e n t s w e r e i m m e d i a t e l y p r o v i d e d a s * p e r 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 1 6 - 6 . W h e r e r e q u i r e d c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t u s e d f o r t h e m o n i t o r i n g o f c h l o r i n e r e s i d u a l a n d / o r t u r b i d i t y t r i g g e r e d a n a l a r m o r a n a u t o m a t i c s h u t - o f f , a q u a l i f i e d p e r s o n r e s p o n d e d i n a t i m e l y m a n n e r a n d t o o k a p p r o p r i a t e a c t i o n s . A f t e r r e v i e w i n g t h e a l a r m s u m m a r y a n d m o n i t o r i n g d a t a p r o v i d e d b y t h e o p e r a t i n g a u t h o r i t y , i t w a s f o u n d t h a t o p e r a t o r s r e s p o n d e d t o t h e a l a r m s g e n e r a t e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d w i t h i n a r e a s o n a b l e a m o u n t o f t i m e . A l l c h a n g e s t o t h e s y s t e m r e g i s t r a t i o n i n f o r m a t i o n w e r e p r o v i d e d w i t h i n t e n ( 1 0 ) d a y s o f t h e c h a n g e . O T H E R I N S P E C T I O N F I N D I N G S T h e f o l l o w i n g i s s u e s w e r e a l s o n o t e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n : * B e s t M a n a g e m e n t P r a c t i c e s a n d R e c o m m e n d a t i o n s a r e p r o v i d e d b y t h e m i n i s t r y t o i m p r o v e t h e o w n e r / o p e r a t o r ' s a b i l i t y t o p r o t e c t p u b l i c h e a l t h a n d e n s u r e c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t s i n t h e o v e r a l l o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . D u r i n g t h e i n s p e c t i o n , i t w a s f o u n d t h a t a p l a n f o r c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t i n o v e r a l l o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e h a s b e e n e n h a n c e d t h r o u g h r e g u l a r s t r a t e g i c p r o c e s s e v a l u a t i o n s c o n d u c t e d b y t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y h a s b e e n c o m m i t t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t s i n t h e o v e r a l l o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m , R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j ' i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 1 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 0 9 o f 2 6 9 f v - - ^ - O n t a r i o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t N O N - C O M P L I A N C E W I T H R E G U L A T O R Y R E Q U I R E M E N T S A N D A C T I O N S R E Q U I R E D T h i s s e c t i o n p r o v i d e s a s u m m a r y o f a l l n o n - c o m p l i a n c e w i t h r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d , a s w e l l a s a c t i o n s r e q u i r e d t o a d d r e s s t h e s e i s s u e s . F u r t h e r d e t a i l s p e r t a i n i n g t o t h e s e i t e m s c a n b e f o u n d i n t h e b o d y o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t . N o t A p p l i c a b l e R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 2 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 0 o f 2 6 9 ( V - - t ^ > 0 n t a n o M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t S U M M A R Y O F B E S T P R A C T I C E I S S U E S A N D R E C O M M E N D A T I O N S T h i s s e c t i o n p r o v i d e s a s u m m a r y o f a l l b e s t p r a c t i c e i s s u e s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n p e r i o d . D e t a i l s p e r t a i n i n g t o t h e s e i t e m s c a n b e f o u n d i n t h e b o d y o f t h e i n s p e c t i o n r e p o r t . B e s t M a n a g e m e n t P r a c t i c e s a r e r e c o m m e n d a t i o n s a n d n o t m a n d a t o r y r e q u i r e m e n t s , b u t m a y l e a d t o s a f e d r i n k i n g w a t e r f o r t h e c o n s u m e r . I n t h e i n t e r e s t o f c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t i n t h e i n t e r i m , i t i s r e c o m m e n d e d t h a t o w n e r s a n d o p e r a t o r s d e v e l o p a n a w a r e n e s s o f t h e f o l l o w i n g p r a c t i c e s a n d c o n s i d e r m e a s u r e s t o i m p l e m e n t t h e m s o t h a t a l l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s c o n t i n u o u s l y i m p r o v e t h e i r p r o c e s s e s . 1 . T h e f o l l o w i n g i s s u e s w e r e a l s o n o t e d d u r i n g t h e i n s p e c t i o n : B e s t M a n a g e m e n t P r a c t i c e s a n d R e c o m m e n d a t i o n s a r e p r o v i d e d b y t h e m i n i s t r y t o i m p r o v e t h e o w n e r / o p e r a t o r ' s a b i l i t y t o p r o t e c t p u b l i c h e a l t h a n d e n s u r e c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t s i n t h e o v e r a l l o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . \ D u r i n g t h e i n s p e c t i o n , i t w a s f o u n d t h a t a p l a n f o r c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t i n o v e r a l l o p e r a t i o n s a n d m a i n t e n a n c e h a s b e e n e n h a n c e d t h r o u g h r e g u l a r s t r a t e g i c p r o c e s s e v a l u a t i o n s c o n d u c t e d b y t h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y h a s b e e n c o m m i t t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t s i n t h e o v e r a l l o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . R e c o m m e n d a t i o n : 1 , D u r i n g t h e i n s p e c t i o n , i t w a s f o u n d t h a t t h e O p e r a t o r o r O p e r a t o r s o f t h e P B A S W S S f a c i l i t y d i d n o t p r o v i d e e a s i l y i d e n t i f i a b l e e n t h e s i n t h e D W S F a c i l i t y L o g B o o k s . T y p i c a l l y , t h e O p e r a t o r s h o u l d l e a v e a n i d e n t i f i a b l e m a r k s u c h a s t h e O p e r a t o r ' s n a m e c o m p l e t e w i t h a s i g n a t u r e o r i n i t i a l s a f t e r e a c h e n t r y . T h e r e a d e r m u s t b e a b l e t o u n a m b i g u o u s l y i d e n t i f y t h e p e r s o n w h o m a d e t h e l o g b o o k e n t r y . A d d i t i o n a l l y , t h e o p e r a t o r m u s t m a k e l e g i b l e e n t r i e s s o t h a t t h e n e x t o p e r a t o r o n s i t e c a n c l e a r l y c o m p r e h e n d a n y o p e r a t i o n a l c h a n g e s m a d e i n c l u d i n g a n y c o r r e c t i v e a c t i o n s t a k e n , a n d o t h e r o p e r a t i o n a l o b s e r v a t i o n s . O p e r a t i o n a l l o g s a r e a k e y c o m p o n e n t f o r t h e s a f e a n d e f f i c i e n t o p e r a t i o n o f a f a c i l i t y . L o g s o r o t h e r r e c o r d k e e p i n g m e c h a n i s m s a r e r e q u i r e d t o b e m a i n t a i n e d i n o r d e r t o d o c u m e n t t h e o p e r a t i o n o f t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d c o r r e c t i v e a c t i o n s t a k e n t o a d v e r s e s i t u a t i o n s . T h e O w n e r / O p e r a t i n g A u t h o r i t y s h o u l d i n t e g r a t e r e c o r d - k e e p i n g r e q u i r e m e n t s u n d e r 0 . R e g 1 2 8 / 0 4 s . 2 7 i n t o i t s t r a i n i n g p r o g r a m f o r o p e r a t i o n a l s t a f f . C o m p l i a n c e r e g a r d i n g t h e a b o v e s h a l l b e r e a s s e s s e d d u r i n g t h e n e x t i n s p e c t i o n p e r i o d . 2 , I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e O w n e r / O p e r a t o r c o n t i n u e t o e v a l u a t e a l l a i r a n d v a c u u m r e l i e f c h a m b e r s a n d v a l v e p i p i n g t o e n s u r e t h a t t h e o p e n e n d o f t h e a i r / v a c u u m r e l i e f p i p e i s n o t l o c a t e d i n a n a r e a s u b j e c t t o f l o o d i n g . T h e O w n e r / O p e r a t o r h a s i n c r e a s e d s i t e i n s p e c t i o n s t o e n s u r e c h a m b e r s t h a t a r e p r o n e t o f l o o d i n g a r e p u m p e d o n a s n e e d e d b a s i s t o p r e v e n t t h e p o t e n t i a l f o r c o n t a m i n a t i o n o f t h e d i s t r i b u t e d w a t e r . 3 , I t i s v e r y i m p o r t a n t f o r t h e O w n e r t o b e a w a r e o f t h e f o l l o w i n g p r o v i s i o n s i n t h e S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t o f t h e i r r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h e S t a n d a r d o f C a r e f o r M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s s e c t i o n 1 9 p r o c l a i m e d i n M a y 2 0 0 7 t h a t w i l l c o m e i n t o f o r c e o n J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 . P l e a s e r e f e r e n c e " T a k i n g C a r e o f y o u r D r i n k i n g W a t e r ; A G u i d e F o r M e m b e r s o f M u n i c i p a l C o u n c i l " a t t h e f o l l o w i n g l i n k : h t t p : / / w w w . p o r t a l . g o v . o n . c a / d r i n k i n g w a t e r / d w _ e l j 3 r d _ 0 4 3 8 3 1 . p d f R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l l e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 3 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 1 o f 2 6 9 f \ ^ - - ' M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t p - ' ; : T < : ? r : - * * . D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t ^ \ . - J - S I G H A T U R E S I n s p e c t e d B y : S i g n a t u r e : ( P r o v i n c i a l O f f i c e r ) : ' 1 > * ~ . ^ L / t < s J i m M i l l e r ^ - f t k t . . < * K * . . . < » - ^ . f ^ . W T ^ i . A f - R e v i e w e d & A p p r o v e d B y : S i g n a t u r e : ( S u p e r v i s o r ) : ^ . ^ A . T o m C l u b b ^ \ R ^ 1 0 ^ 0 ^ . R e v i e w & A p p r o v a l D a t e : " 0 N o t e : T h i s i n s p e c t i o n d o e s n o t i n a n y w a y s u g g e s t t h a t t h e r e i s o r h a s b e e n c o m p l i a n c e w i t h a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n a n d r e g u l a t i o n s a s t h e y a p p l y o r m a y a p p l y t o t h i s f a c i l i t y . I t i s , a n d r e m a i n s , t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e o w n e r a n d / o r o p e r a t i n g a u t h o r i t y t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h a l ) a p p l i c a b l e l e g i s l a t i v e a n d r e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s . R e p o r t G e n e r a t e d f o r m i l t e r j i o n 1 0 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) P a g e 1 4 o f 1 4 D W S # : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y V W T E R S U P P L Y S Y S T E M D a t e o f I n s p e c t i o n : 0 2 / 0 5 / 2 0 1 2 ( d d / m m / y y y y ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 2 o f 2 6 9 ( ^ _ I f . ' ^ M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t » . - > ^ . - D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t ^ / A p p e n d i x A t « K e y R e f e r e n c e a n d G u i d a n c e M a t e r i a l f o r D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 3 o f 2 6 9 A p r i l 2 0 1 2 / M a n y u s e f u l m a t e r i a l s a r e p o s t e d o n t h e M i n i s t r y i r w o f t h e E n v i r o n m e n t ' s - " - - ; ' / I ' . . . " = . . " . ^ - f r J . J ^ A i A w e b s i t e a t - ; I T / ; : L , " t o h e l p . ^ V , ^ " T . f ^ 1 . r f / ^ i n t h e o p e r a t i o n o f y o u r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . C N B K M B H G U C E f M M r t ' E t U U t D t J h h i h f l V l M W U w d r i n a P n t f d t n B e l o w i s a l i s t o f k e y m a t e r i a l s f r e q u e n t l y u s e d b y 1 * 4 T a k i n g w m p t o a f n r t h * c w i W t i u n i t y l e * d t t t f l p o p r a f l r ^ n i h . ' J > - n - T * r , < - l u T . T o w n e r s a n d o p e r a t o r s o f m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r / m v > . = ^ " * s y s t e m s . T o r e a d o r d o w n l o a d t h e s e m a t e r i a l s , g o . ^ I r i , 1 , ' d . L 1 < . h ' - t o : : ; ^ - - ^ ^ a n d s e a r c h i n t h e - J . ^ J p . - - L + r u . : * ^ ^ . . . f . - " - » f p l r e s o u r c e s s e c t i o n b y P u b l i c a t i o n N u m b e r . / , - t - t , W ' * ! T < t I f l W f c N t B K H t f * r - ^ r » I " V r , + r i r * L > t f . V i s i t : : - ; ! \ h - : i . : . . : ^ . ^ f o r m o r e u s e f u l f i ' . 1 f . i m a t e r i a l s . C o n t a c t t h e P u b l i c I n f o r m a t i o n C e n t r e i f . I y o u n e e d a s s i s t a n c e o r h a v e q u e s t i o n s a t 1 - 8 0 0 - 5 6 5 - . ^ 4 9 2 3 / 4 1 6 - 3 2 5 - 4 0 0 0 o r - : : . . ^ - ' - . . ; - . ' . - ' J * / J ^ * . , < - v . ' / 4 4 4 8 e 0 1 P r o c e d u r e f o r D i s i n f e c t i o n o f D r i n k i n g W a t e r i n O n t a r i o S t r a t e g i e s f o r M i n i m i z i n g t h e D i s i n f e c t i o n P r o d u c t s T r i h a l o m e t h a n e s a n d H a l o a c e t i c ' 7 1 5 2 e A c i d s 7 4 6 7 F i l t r a t i o n P r o c e s s e s T e c h n i c a l B u l l e t i n 7 6 8 5 U l t r a v i o l e t D i s i n f e c t i o n T e c h n i c a l B u l l e t i n J ± 8 2 1 5 T o t a l T r i h a l o m e t h a n e ( T T H M ) R e p o r t i n g R e q u i r e m e n t s T e c h n i c a l B u l l e t i n ( F e b r u a r y 2 0 1 1 ) 2 6 0 1 e O v e r v i e w G u i d e : M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r L i c e n s i n g P r o g r a m ; 0 0 0 0 M u n i c i p a l D r i n k i n g W a t e r L i c e n s i n g P r o g r a m B u l l e t i n , I s s u e 1 , J a n u a r y 2 0 1 1 0 0 0 0 C e r t i f i c a t i o n G u i d e f o r O p e r a t o r s a n d W a t e r Q u a l i t y A n a l y s t s . ^ . f 6 5 6 0 e T a k i n g S a m p l e s f o r t h e C o m m u n i t y L e a d T e s t i n g P r o g r a m . a . ' r - . C o m m u n i t y S a m p l i n g a n d T e s t i n g f o r L e a d : S t a n d a r d a n d R e d u c e d S a m p l i n g a n d 7 4 2 3 e E l i g i b i l i t y f o r E x e m p t i o n V - . . M 7 1 2 8 e D r i n k i n g W a t e r S y s t e m C o n t a c t L i s t 1 . ^ r . ^ r 4 4 A 9 e 0 1 T e c h n i c a l S u p p o r t D o c u m e n t f o r O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s O n t a r i o . c a / d r i n k i n g w a t e r r ^ - - < . u . * ^ ~ » . 1 1 - * ^ ^ * M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 4 o f 2 6 9 r s - M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t » f : . - s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t ^ r - 1 ^ / A p p e n d i x B ^ M O E A u d i t S a m p l e R e s u l t s M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 5 o f 2 6 9 Ontario Ministry of Environment Laboratory Services Branch -125 Resources Road Etobicoke, Ontario M9P 3V6 FINAL REPORT(manager) Login: C193622 Print Date: May. 07, 2012 10:59 AM By REPORTADMIN *.*. REPRINTED**** Program Code 130074301 Program: MOE OPERATIONS DIVISION Study: WATER, COMMUNAL Project: SOUTHWESTERN REG. - LONDON DIS Activity: WTP MUNIC INSPECT/ADVERS NOTIF Organization: LONDON DISTRICT OFFICE Org. Id: 4321 MILLER, JIMMail this copy to : MOE - SAFE DRINKING WATER BRANCH 3232 WHITE OAK ROAD, 3RD FLOOR LONDON,ONT N6F.1L8 Final reports to : MILLER, JIM Approved for release by : DAVE MORSE Manager, Organic Contaminants Section Approved date: May. 07, 2012 Inquires to - RUSTY MOODY Telephone: 416-235-5863 PETER DROUIN Telephone: 416-235-5850 LOGIN DESCRIPTION: 260004735 PORT BURWELL AREA SECONDARY WS JIM MILLER 519-873-5092 The results relate only to items tested. To provide customer service feedback on this report and/or other services provided byLaSB, please contact the LaSB HelpDesk at 416-235-6030 or the Customer Service Manager at 416-235-5831 This report contains confidential information intended only for the person(s) to whom it is addressed. Any unauthorized disclosure, copying, other distribution of this report, or taking any action on its content is strictly prohibited. If you have received this report in error, please contact the LaSB HelpDesk at 416-235-6030 or the Customer Service Manager at 416-235-5831 Page 1 of 4 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 1 6 o f 2 6 9 Ontario Ministry of Environment Laboratory Services Branch -125 Resources Road Etobicoke, Ontario M9P 3V6 FINAL REPORT(manager)Login:C193622 Print Date: May. 07, 2012 10:59 AM By REPORTADMIN *.* REPRINTEDf. .]t-* Field Id Station ID SamplB Location Descnption Sampling SamplerPBSD-2600047358002 43922 DEXTER LINE, VALVE HOUSE Date Time Zone InfomidtionDISTRIBUTIONJWM-03 sample |D 02 MAY 2012 09:11 5 C193622-0001 Sample Comment DescnptiunMOE*LIMS Products Requested: WD E3226A PA3226 UTM:Collection Accuracy Zone Easting Northing Method Map Datum (metres) 17 4872R9 47251046 GPS NAD27 11-20M Field Id Station ID Sample Location Descnption Sampling Samplei PBSD-2600047358002 52320 NOVA SCOTIA LINE, PT. 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P a g e 2 1 7 o f 2 6 9 Ontario Ministry of Environment Laboratory Services Branch -125 Resources Road Etobicoke, Ontario M9P 3V6 FINAL REPORT(manager) Login:C193622 Print Date: May. 07, 2012 10:59 AM By REPORTADMIN - REPRINTED ***** Field ID:PBSD-JV'/M-03 PBSD-JWM-02 Sample ID:C193622-0001 C 193622-0002 MOE*LlH/IS ID:2012WU1&-00181 2012WD18-00182 Station ID:2600047358002 26000"7358002 Collect Date:02 MAY 2C12 02 M/\r ^012 Sample Location Description:4392r< DEXTER LINE. VALVE HOUSE 52320 NOVA SCOTlA LINE. 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P a g e 2 1 9 o f 2 6 9 ^ \ I " - M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t . ^ . - D r i n k i n g W a t e r S y s t e m I n s p e c t i o n R e p o r t - d / / / A p p e n d i x C . . J I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 0 o f 2 6 9 A p r i l 2 0 1 2 f - ^ v T h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t ( M O E ) h a s a y e a r 2 0 0 8 - 0 9 . T h e p r i m a r y g o a l s o f f M s a s s e s s m e n t r i g o r o u s a n d c o m p r e h e n s i v e i n s p e c t i o n p r o g r a m a r e t o e n c o u r a g e o n g o i n g i m p r o v e m e n t o f t h e s e s y s - f o r m u n i c i p a l r e s i d e n t i a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s t e m s a n d t o e s t a b l i s h a w a y t o m e a s u r e t h i s p r o g r e s s . ( M R D W S ) . I t s o b j e c t i v e i s t o d e t e r m i n e t h e c o m - p l i a n c e o f M R D W S w i t h r e q u i r e m e n t s u n d e r t h e M O E r e v i e w s t h e r i s k r a t i n g m e t h o d o l o g y e v e r y S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t a n d a s s o c i a t e d r e g u l a - t h r e e y e a r s . t i o n s . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e m u n i c i p a l r e s i - d e n t i a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e r t o e n s u r e T h e M i n i s t r y ' s M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l D r i n k i n g t h e i r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s a r e i n c o m p l i a n c e W a t e r I n s p e c t i o n P r o t o c o l c o n t a i n s u p t o 1 4 i n - w i t h a l l a p p l i c a b l e l e g a l r e q u i r e m e n t s . s p e c t i o n m o d u l e s a n d c o n s i s t s o f a p p r o x i m a t e l y 1 2 0 r e g u l a t o r y q u e s t i o n s . T h o s e p r o t o c o l q u e s - T h i s d o c u m e n t d e s c r i b e s t h e r i s k r a t i n g m e t h o d o l - t i o n s a r e a l s o l i n k e d t o d e f i n i t i v e g u i d a n c e t h a t o g y , w h i c h h a s b e e n a p p l i e d t o t h e f i n d i n g s o f t h e m i n i s t r y i n s p e c t o r s u s e w h e n c o n d u c t i n g M R D W S M i n i s t r y ' s M R D W S i n s p e c t i o n r e s u l t s s i n c e f i s c a l i n s p e c t i o n s . O n t a r i o . c a / d r i n k i n g w a t e r r . - - , » , > ? ' . ^ . ^ . ^ ^ / ~ * ; c ^ * . f m P I B S 6 7 9 7 e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 1 o f 2 6 9 r " T h e q u e s t i o n s a d d r e s s a w i d e r a n g e o f r e g u l a t o r y i s s u e s , f r o m a d m i n i s t r a t i v e p r o c e d u r e s t o d r i n k i n g 7 w a t e r q u a l i t y m o n i t o r i n g . T h e i n s p e c t i o n p r o t o c o l a l s o c o n t a i n s a n u m b e r o f n o n - r e g u l a t o r y q u e s t i o n s . T h e r i s k m a n a g e m e n t a p p r o a c h u s e d f o r M R D W S i s a l i g n e d w i t h t h e G o v e r n m e n t o f O n t a r i o ' s R i s k A t e a m o f d r i n k i n g w a t e r s p e c i a l i s t s i n t h e m i n i s t r y M a n a g e m e n t F r a m e w o r k . R i s k m a n a g e m e n t i s a a s s e s s e d e a c h o f t h e i n s p e c t i o n p r o t o c o l r e g u l a t o i y s y s t e m a t i c a p p r o a c h t o i d e n t i f y i n g p o t e n t i a l h a z a r d s , q u e s t i o n s t o d e t e r m i n e t h e r i s k ( n o t c o m p l y i n g w i t h u n d e r s t a n d i n g t h e l i k e l i h o o d a n d c o n s e q u e n c e s o f t h e r e g u l a t i o n ) t o t h e d e l i v e r y o f s a f e d r i n k i n g w a t e r , t h e h a z a r d s , a n d t a k i n g s t e p s t o r e d u c e t h e i r r i s k i f T h i s a s s e s s m e n t w a s b a s e d o n e s t a b l i s h e d p r o v i n c i a l n e c e s s a r y a n d a s a p p r o p r i a t e . r i s k a s s e s s m e n t p r i n c i p l e s , w i t t i e a c h q u e s t i o n r e - c e i v i n g a r i s k r a t i n g r e f e r r e d t o a s t h e Q u e s t i o n R i s k T h e R i s k M a n a g e m e n t F r a m e w o r k p r o v i d e s a f o r m u - R a t i n g . B a s e d o n t h e n u m b e r o f a r e a s w h e r e a s y s t e m l a t o b e u s e d m t h e d e t e r m i n a t i o n o f r i s k : i s d e e m e d t o b e n o n - c o m p U a n t d u r i n g t h e i n s p e c t i o n , . I 0 . - = - . ' : 2 J : : 3 : 3 . : C ^ n f ^ * f H f f . ^ T l a n d t h e s i g n i f i c a n c e o f t h e s e a r e a s t o a d m i n i s t r a t i v e , J - J ( o f t h e c o n s e q u e n c e ) e n v i r o n m e n t a l , a n d h e a l t h c o n s e q u e n c e s , a r i s k - b a s e d i n s p e c t i o n r a t i n g i s c a l c u l a t e d b y t h e m i n i s t r y E v e r y r e g u l a t o r y q u e s t i o n i n t h e i n s p e c t i o n p r o t o - f o r e a c h d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . c o l p o s s e s s e s a U k e l i h o o d v a l u e ( L ) f o r a n a s s i g n e d c o n s e q u e n c e v a l u e ( C ) a s d e s c r i b e d i n " ' a b l e 1 a n d I t i s i m p o r t a n t t o b e a w a r e t h a t a n i n s p e c t i o n r a t i n g T i a b l e 2 . l e s s t h a n 1 0 0 p e r c e n t d o e s n o t m e a n t h e d r i n k i n g w a t e r f r o m t h e s y s t e m i s u n s a f e . I t s h o w s a r e a s w h e r e a s y s t e m ' s o p e r a t i o n c a n i m p r o v e . T h e m i n i s t r y , U i t d i i i o o d o f C o n s e q u e n c e O c c u r r i n g L i k e l i h o o d V a l u e w o r k s w i t h o w n e r s a n d o p e r a t o r s o f s y s t e m s t o m a k e 0 % - 0 . 9 9 % ( P o s s i b l e b u t H i g h l y U n l i k e l y ) L = 0 s u r e t h e y k n o w w h a t t h e y n e e d t o d o t o a c h i e v e f u l l . 1 . * - - . M r 3 - . - . J c o m p U a n c e . 1 - 1 0 % ( U n l i k e l y ) L = 1 - k . - ^ . - 1 1 - 4 9 % ( P o s s i b l e ) L = 2 T h e i n s p e c t i o n r a t i n g r e f l e c t s t h e i n s p e c t i o n r e s u l t s . t . f . ^ ' " - o f t h e s p e c i f i c d r i n k i n g w a t e r s y s t e m f o r t h e r e p o r t - , 5 0 - 8 9 % ( L i k e l y ) L = 3 T . . ^ i n g y e a r . S i n c e t h e m e t h o d o l o g y i s a p p U e d c o n s i s - ; ! 9 0 - 1 0 0 % ( A l m o s t C e r t a i n ) L = 4 t e n t l y o v e r a p e r i o d o f y e a r s , i t s e r v e s a s a c o m p a r a - t i v e m e a s u r e b o t h p r o v i n c i a l l y a n d i n r e l a t i o n t o t h e i n d i v i d u a l s y s t e m . B o t h t h e d r i n k i n g w a t e r s y s t e m a n d t h e p u b l i c a r e a b l e t o t r a c k t h e p e r f o r m a n c e o v e r . c o n s e q u e n c e C o n s e q u e n c e V a l u e t i m e , w h i c h e n c o u r a g e s c o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t t - s M e d i u m A d m i n i s t r a t i v e C o n s e q u e n c e C = 1 a n d a l l o w s s y s t e m s t o i d e n t i f y s p e c i f i c a r e a s r e q u i r - . I " M a j o r A d m i n i s t r a t i v e C o n s e q u e n c e C = 2 * > i n g a t t e n t i o n . [ M i n o r E n v i r o n m e n t a l C o n s e q u e n c e C = 3 - J - T M i n o r H e a l t h C o n s e q u e n c e C = 4 T h e m i n i s t r y ' s a n n u a l i n s p e c t i o n p r o g r a m i s a n i m - . - . . M e d i u m E n v i r o n m e n t a l C o n s e q u e n c e C = 5 ' . - ^ " ^ p o r t a n t a s p e c t o f o u r d r i n k i n g w a t e r s a f e t y n e t . T h e ; M a j o r E n v i r o n m e n t a l C o n s e q u e n c e C = 6 f - m i n i s t r y a n d i t s p a r t n e r s s h a r e a c o m m o n c o m m i t - M e d i u m H e a l t h C o n s e q u e n c e C = 7 m e n t t o e x c e l l e n c e a n d w e c o n t i n u e t o w o r k t o w a r d M a j o r H e a l t h C o n s e q u e n c e C = 8 < t h e g o a l o f 1 0 0 p e r c e n t r e g u l a t o r y c o m p l i a n c e . 2 A P P L I C A T I O N O F R I S K M E T H O D O L O G Y M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 2 o f 2 6 9 T h e c o n s e q u e n c e v a l u e s ( 0 t h r o u g h 8 ) a r e s e l e c t e d T h e Q u e s t i o n R i s k R a t i n g q u a n t i f i e s t h e r i s k o f t o a l i g n w i t h o t h e r r i s k - b a s e d p r o g r a m s a n d p r o j e c t s n o n - c o m p l i a n c e o f e a c h q u e s t i o n r e l a t i v e t o t h e c u r r e n t l y u n d e r d e v e l o p m e n t o r i n u s e w i t h i n t h e o t h e r s . Q u e s t i o n s w i t h h i g h e r v a l u e s a r e t h o s e w i t h m i n i s t r y a s o u f l m e d i n T a b l e 2 . a p o t e n t i a l l y m o r e s i g m f l c a n t i m p a c t o n d r m k i n g w a t e r s a f e t y a n d a h i g h e r l i k e l i h o o d o f o c c u r r e n c e . T h e Q u e s t i o n R i s k R a t i n g f o r e a c h r e g u l a t o r y i n - T h e h i g h e s t p o s s i b l e v a l u e w o u l d b e 3 2 ( 4 x 8 ) a n d t h e s p e c t i o n q u e s t i o n i s d e r i v e d f r o m a n e v a l u a t i o n o f l o w e s t w o u l d b e 0 ( 0 x 1 ) . e v e r y i d e n t i f i e d c o n s e q u e n c e a n d i t s c o r r e s p o n d - i n g l i k e l i h o o d o f o c c u r r e n c e : T a b l e 3 p r e s e n t s a s a m p l e q u e s t i o n s h o w i n g t h e r i s k r a t i n g d e t e r m i n a t i o n p r o c e s s . A H l e v e l s o f c o n s e q u e n c e a r e e v a l u a t e d f o r t h e i r p o t e n t i a l t o o c c u r . G r e a t e s t o f a l l t h e c o m b i n a t i o n s i s s e l e c t e d . D o e s t h e O p e r a t o r i n C h a r g e e n s u r e t h a t t h e e q u i p m e n t a n d p r o c e s s e s a r e m o n i t o r e d , i n s p e c t e d a n d e v a l u a t e d ? r T R i s ' : = = L i k e l i h o o d x C o n s e q u e n c e C = 1 C = 2 C = 3 C = 4 C = 5 C = 6 C = 7 C = 8 < ? I . M e d i u m M a j o r n f l i n o r i r f i n o r M e d i u m L a - o r r . ! : e < l l i ! m h i a j o r ' * A d r n i n i s t r a t i v p . A d i T u m s t t a t i ^ e E n v i r o n m e n t a t H e a l t h E n v i r o n m e n t a l E n v i r o n n - i e i i t e t H e a l t h H e a l t h C o n s e q u R n c e C o n s e q i i e n c e i " o i i s 3 q u e n c e C o n s e L i u e n c e C n n s e q u e n ' ; e C u n s e q u e n c e C o w i e q u e n c e C o n s e q u e n c e * - L = 4 . - 1 / L = 1 L = 2 L = 3 L = 3 L = 1 L = 3 L = 2 ( A l m o s t ( U n l i k e l y ( P o s s i b l e ) ( L i k e l y ) C e r t a i n ) ( L i k e l y ) ( U n l i k e l y ( L i k e ' y ) ( P o s s i b l e ) ; 1 R = s ^ R = 2 R = 6 R = = 1 2 R = 1 5 R = 6 R ^ 2 1 R = 1 6 h . a . B a s e d o n t h e r e s u l t s o f a M R D W S i n s p e c t i o n , a n T h e r i s k r a t i n g s o f a l l n o n - c o m p l i a n t a n s w e r s a r e o v e r a l l i n s p e c t i o n r i s k r a t i n g i s c a l c u l a t e d . D u r i n g a n s u m m e d a n d d i v i d e d b y t h e s u m o f t h e r i s k r a t i n g s i n s p e c t i o n , i n s p e c t o r s a n s w e r t h e q u e s t i o n s r e l a t e d o f a l l q u e s t i o n s a s k e d ( m a x i m u m q u e s t i o n r a t i n g ) . t o r e g u l a t o r y c o m p l i a n c e a n d i n p u t t h e i r " y e s " , " n o " T h e r e s u l t i n g i n s p e c t i o n r i s k r a t i n g ( a s a p e r c e n t a g e ) o r " n o t a p p l i c a b l e " r e s p o n s e s i n t o t h e M i n i s t r y ' s i s s u b t r a c t e d f r o m 1 0 0 p e r c e n t t o a r r i v e a t t h e f i n a l L a b o r a t o r y a n d W a t e r w o r k s I n s p e c t i o n S y s t e m i n s p e c t i o n r a t i n g . ( L W I S ) d a t a b a s e . A " n o " r e s p o n s e i n d i c a t e s n o n - c o m p l i a n c e . T h e m a x i m u m n u m b e r o f r e g u l a t o r y q u e s t i o n s a s k e d b y a n i n s p e c t o r v a r i e s b y : s y s t e m C i . e . , d i s t r i b u t i o n , s t a n d - a l o n e ) ; t y p e o f i n s p e c t i o n ( i . e . , f o c u s e d , d e t a i l e d ) ; a n d s o u r c e t y p e ( i . e . , g r o u n d w a t e r , s u r f a c e w a t e r ) . A P P L I C A T I O N O F R I S K M E T H O D O L O G Y 3 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 3 o f 2 6 9 .?.. W 53- >I-*-n tfl5S>1rf=>.-D rti in-D M Ulr±-p»u 1\3 -»n en c cr fpve^n Q CD V- h-.tt ^ a>^1 £?-D C"0 »t !?3 <pCD Wt !?^i a 0 M fr <n n vrou0.a ^c ec 3 c-t-^.fft.*-j.z.3 (-1 *NUMBER OF INSPECTION RATINGS 3;Q (T>5- os 0 3 2. =.-cr 1-1 0 ^ & ^.0 /"-\y.y>.w^CD~n t-1 1\3 Cd -&.<-"CT)~<J 0)ec ^CD .-».33 *<CD 0 0 0 0 0 0 0 -v30w=- >pa &0 0 0 0 0 0 0 0 'ff^Q 0 s ^co v 3 ^:I s g;SL^co <^-D w 3 &!. t-+! ^CD 0 H 3 ^0 n ZE CD en s y u m rf ?0 0 -<&n w0co3!=i y ta >w <Du0»fD (D tu 0rt-0 cb CD it)<T?3)y S3CD^ '0 w ^. -^[fi >^c-rt!3^c~3 <"§'°'&.0G?0 w g- ^^. -<>-i U1 <n 00&-0 b !-..I-'Ms i-i 3 3 c°0 ^f<w ^!3 °~J c+tl'!-+-<5S a-en m c£T 0 §.!- ^Cfi >^1 rt-)-»sCO-sl 0>CJ1 ffl 3)Vt&0 1-1n^ ^r-0 0 -0 00 3 0 31-1 * 0 .a v y S3 la Q §.0 tB m g^a>p -ha-a< ?- "v co <T>CDh-t ==: n OQ S3s s.(t>-<&1 i-hI g s Q01-t m h?l m SJySTv>0 0£1(1 0 0 Oi3Ef.c;1-J 31 0- .1 00gfpsco3M0wQfp000p0*f^M y w3cog. s 2 £1 !".roa*<CD &-Q 0 u?U1 30n .J3sv^p 01 E"ES.0 c t-'y v d s0-<n1I-»a s s ^ff enm55- 3 CD 0 M 3D 3 ywi-1-w^>>,(0^(-t-000y.»3):-(en ^0 ui^t rt-n 1-+a .2.p? 9 y y ^^-"*rti F+ 5 0 Ft>CD 0%-((D*J 00<v>(.1ms1 ^-1-f3 3,r;i I-1 i SCO. ^^->. 0 >z -,~;10300 «.-m n v ^ ET 'Id0n0vh-'m CB* CD 0 3 -!£T n z <T><B30 ^3,3 CD s;Q t-I v 0 t=h0fl*0 0§; ^ <a 3 <!y 5-c ro ^(0 Oft0CD(D bl ^-<w^L ^13sc°3 0 0 1-1300vy5: ^c^^-<^>-!0 *<i 5 3 ff m y.Vt v^(T> 3 30 ~0 y Q y3DCD=? »>c-t- &> ^.p?3 <D y>.&-M ^ §CISnB-. 3D CB^3 t"3 a.&a. &.3 5'^v ^(S>.I-I 3(B to04^-{us-I 3 3 00 t-1)^3^»3 6 y a»e-huco(0 3 0 wL Q ^.s e.^2wN303 Et.p >-*1&3 &w £ 3 ^*^.IQ S3^s-a rt)^<T?oni-'ri-con>(T>n !=i &.~^.^U1m Q c;n>Ul.(!>.00 N n§^in(D Msca33sHit<3 ro EU ^Q 5:T .a ui v yi &i ff.s 0 s ui §01 (-+Q.3-C-+<0 .II w -I ~t (t>uo ^^ g03,^ti1 o a:Id U1 030^3 (TS fpc. - ^3 b £^. ^^w c=?o n !=)t0 (T-a CD a w 0 ni p.CD c>»"j 0 L.^ f..1 Q0*Q'^z rt 0 ih-&-0n^' . 1 .&?M»0s± <g,3!-+.Q era0? 3;3 ^M ^A y?0 TO >-*i3> s 0 (T>as un0<p i-j 1-f ^ pa.^! 5 eu =1 ^pa5'- &. rt:Q u?Cfl i?00?+Q.3 ? §3 v v §:i33co3CD(D (T>^ ^(p (Q (?h!Q co m E"0.^CL <-1-0 0 ?^^C+ 0 >-j !3 (D ^cl- M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 4 o f 2 6 9 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t - I n s p e c t i o n S u m m a r y R a t i n g R e c o r d ( R e p o r t i n g Y e a r - 2 0 1 2 - 2 0 1 3 ) D W S N a m e : P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 D W S O w n e r : P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m - J o i n t B o a r d O f M a n a g e m e n t M u n i c i p a l L o c a t i o n : M a l a h i d e R e g u l a t i o n : O . R E G 1 7 0 / 0 3 C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l S y s t e m T y p e O f I n s p e c t i o n : A d h o c I n s p e c t i o n D a t e : M a y 1 , 2 0 1 2 M i n i s t r y O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t M a x i m u m Q u e s t i o n R a t i n g : 3 6 5 I n s p e c t i o n M o d u l e N o n - C o m p l i a n c e R a t i n g T r e a t m e n t P r o c e s s e s 0 / 5 6 D i s t r i b u t i o n S y s t e m 0 / 2 1 O p e r a t i o n s M a n u a l s 0 / 2 8 L o g b o o k s 0 / 1 4 C e r t i f i c a t i o n a n d T r a i n i n g 0 / 2 8 W a t e r Q u a l i t y M o n i t o r i n g 0 / 4 3 R e p o r t i n g & . C o r r e c t i v e A c t i o n s 0 / 8 4 O t h e r I n s p e c t i o n F i n d i n g s 0 / 0 T r e a t m e n t P r o c e s s M o n i t o r i n g 0 / 9 1 T O T A L 0 / 3 6 5 I n s p e c t i o n R i s k R a t i n g 1 0 . 0 0 % F I N A L I N S P E C T I O N R A T I N G : 1 1 0 0 . 0 0 % I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d G e n e r a t e d O n 1 0 - M A Y - 1 2 ( I n s p e c t i o n I D : 1 - 9 Y I Y H ) . M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 5 o f 2 6 9 M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t - D e t a i l e d I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d ( R e p o r t i n g Y e a r - 2 0 1 2 - 2 0 1 3 ) D W S N a m e : P O R T B U R W E L L A R E A S E C O N D A R Y W A T E R S U P P L Y S Y S T E M D W S N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 3 5 D W S O w n e r : P o r t B u r w e l l A r e a S e c o n d a r y W a t e r S u p p l y S y s t e m - J o i n t B o a r d O f M a n a g e m e n t M u n i c i p a l L o c a t i o n : M a l a h i d e R e g u l a t i o n : O . R E G 1 7 0 / 0 3 C a t e g o r y : L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l S y s t e m T y p e O f I n s p e c t i o n : A d h o c I n s p e c t i o n D a t e : M a y 1 , 2 0 1 2 M i n i s t r y O f f i c e : L o n d o n D i s t r i c t M a x i m u m Q u e s t i o n R a t i n g : 3 6 5 I n s p e c t i o n R i s k R a t i n g 1 0 . 0 0 % F I N A L I N S P E C T I O N R A T I N G : 1 1 0 0 . 0 0 % I n s p e c t i o n R a t i n g R e c o r d G e n e r a t e d O n 1 0 - M A Y - 1 2 ( I n s p e c t i o n I D : 1 - 9 Y I Y H ) . M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y 1 4 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l S e c o n d a r y D i s t r i b u t i o n S y s t e m I n s p e c t i o n c o n d u c t e d M a y 2 , 2 1 0 2 . P a g e 2 2 6 o f 2 6 9 / " J , C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J u n e 1 5 , 2 0 1 2 F R O M : W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t F I L E ^ I L f f S U B J E C T : O n t a r i o W a t e r A V a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k N U M B E R : E 2 0 1 2 - 0 6 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s b r i n g i n g f o r w a r d i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o t h e O n t a r i o W a t e r A V a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k ( Q n W A R N ) . B a c k g r o u n d O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s h a v e r e c e n t l y b e e n m a d e a w a r e o f a n e w m u t u a l a i d a s s i s t a n c e p r o g r a m r e l a t e d t o w a t e r a n d w a s t e w a t e r o p e r a t i o n s . T h e O n W A R N p r o g r a m i s a n e t w o r k o f u t i l i t i e s a s s i s t i n g o t h e r u t i l i t i e s t o r e s p o n d a n d r e c o v e r f r o m e m e r g e n c i e s . T h e p a r t i c i p a t i o n i s v o l u n t a r y , n o c o s t f o r m e m b e r s h i p a n d t h e r e i s n o o b l i g a t i o n t o r e s p o n d i f c a l l e d u p o n b y a m e m b e r . T h e p r o g r a m m a t c h e s w a t e r / w a s t e w a t e r u t i l i t y r e s o u r c e s t o s p e c i f i c n e e d s d u r i n g a n e m e r g e n c y t o a i d i n l o c a t i n g e m e r g e n c y e q u i p m e n t a n d t r a i n e d p e r s o n n e l . S t a f f C o m m e n t s M u h i a l a i d a s s i s t a n c e p r o g r a m s s i m i l a r t o O n W A R N h a v e p r o v e n s u c c e s s f u l i n t h e f i r e s e r v i c e s i n d u s t r y . S i m i l a r t o f i r e s e r v i c e s t h i s p r o g r a m w i l l i n c r e a s e e m e r g e n c y p r e p a r e d n e s s , e x p e d i t e d e p l o y m e n t o f a s s i s t a n c e a n d r e s o u r c e s , c r e a t e a f o r u m f o r d e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g e m e r g e n c y c o n t a c t s a n d r e l a t i o n s h i p s , a n d r e s p o n d e r i n d e m n i f i c a t i o n a n d r e i m b u r s e m e n t . B e n e f i t s s u c h a s t h e s e p r o v i d e o u r c o m m u n i t i e s s e r v i c e d w i t h w a t e r a n d w a s t e w a t e r a d d i t i o n a l c o n f i d e n c e t h a t t h e u t i l i t y i s b e i n g s a f e g u a r d e d w h i l e a t t e m p t i n g t o m i n i m i z e s e r v i c e d i s r u p t i o n s . A t t a c h m e n t s O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r R e s p o n s e A g e n c y M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e A g r e e m e n t . S t r a t e e i c P l a n G o a l G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t . G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e . R e c o m m e n d a t i o n T h a t S t a f f R e p o r t 2 0 1 2 - 0 0 2 b e r e c e i v e d a n d t h a t C o u n c i l a p p r o v e j o i n i n g t h e O n t a r i o W a t e r A V a s t e w a t e r R e s p o n s e A g e n c y . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e d B y , / E d R o l o s o n K y ^ W a t e r A V a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t A d ^ l i n i s t r a t ^ r / S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 2 7 o f 2 6 9 M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e A g r e e m e n t f o r a n O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k ( O n W A R N ) M E M O R A N D U M O F U N D E R S T A N D I N G T h i s M e m o r a n d u m o f U n d e r s t a n d i n g ( " A g r e e m e n t " ) i s m a d e a n d e n t e r e d i n t o b y p u b l i c a n d p r i v a t e w a t e r a n d w a s t e w a t e r u t i l i t i e s , o w n e r s a n d o p e r a t i n g a u t h o r i t i e s i n O n t a r i o ( " U t i l i t i e s " ) , t h a t h a v e , b y e x e c u t i n g t h i s A g r e e m e n t , m a n i f e s t e d t h e i r i n t e n t t o p a r t i c i p a t e i n a n O n t a r i o p r o g r a m f o r w a t e r / w a s t e w a t e r m u t u a l a i d a n d a s s i s t a n c e ( " M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m " ) . S t a t u t o r y A u t h o r i t y f o r M u n i c i p a l U t i l i t i e s - T h i s A g r e e m e n t i s a u t h o r i z e d u n d e r S e c t i o n 2 0 o f t h e O n t a r i o M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 w h i c h p r o v i d e s t h a t M u n i c i p a l U t i l i t i e s m a y c o n t r a c t w i t f i e a c h o t h e r t o p r o v i d e s e r v i c e s . A R T I C L E I . P U R P O S E R e c o g n i z i n g t h a t e m e r g e n c i e s m a y r e q u i r e a i d o r a s s i s t a n c e i n t h e f o r m o f p e r s o n n e l , e q u i p m e n t , a n d s u p p l i e s f r o m o u t s i d e t h e a r e a o f i m p a c t , t h e s i g n a t o r y U t i l i t i e s h e r e b y e s t a b l i s h t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . T h r o u g h t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m , M e m b e r s c o o r d i n a t e r e s p o n s e a c t i v i t i e s a n d s h a r e r e s o u r c e s d u r i n g e m e r g e n c i e s . T h i s A g r e e m e n t s e t e f o r t h t h e p r o c e d u r e s a n d s t a n d a r d s f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . A R T I C L E I I . D E F I N I T I O N S A . A u t h o r i z e d O f f i c i a l - A n e m p l o y e e o r o f f i c e r o f a M e m b e r w h o i s a u t h o r i z e d t o : 1 . R e q u e s t a s s i s t a n c e ; 2 . O f f e r a s s i s t a n c e ; 3 . R e f u s e t o o f f e r a s s i s t a n c e ; o r 4 . W i t h d r a w a s s i s t a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t . B . E m e r g e n c y - A n a t u r a l o r h u m a n c a u s e d e v e n t o r c i r c u m s t a n c e c a u s i n g , o r i m m i n e n t l y t h r e a t e n i n g t o c a u s e , l o s s o f l i f e , i n j u r y t o p e r s o n o r p r o p e r t y , h u m a n s u f f e r i n g o r f i n a n c i a l l o s s , o r c o u l d r e a s o n a b l y b e b e y o n d t h e c a p a b i l i t y o f t h e s e r v i c e s , p e r s o n n e l , e q u i p m e n t , a n d f a c i l i t i e s o f a M e m b e r t o f u l l y m a n a g e a n d m i t i g a t e i n t e r n a l l y . C . M e m b e r - A n y p u b l i c o r p r i v a t e w a t e r o r w a s t e w a t e r u t i l i t y , o w n e r , o r o p e r a t i n g a u t h o r i t y i n O n t a r i o ( " U t i l i t y " ) t h a t m a n i f e s t s i n t e n t t o p a r t i c i p a t e i n t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m b y e x e c u t i n g t h i s A g r e e m e n t . 1 . R e q u e s t i n g M e m b e r - A M e m b e r w h o r e q u e s t s a i d o r a s s i s t a n c e f r o m a n o t h e r M e m b e r o r M e m b e r s u n d e r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . 2 . R e s p o n d i n g M e m b e r - A M e m b e r t h a t p r o v i d e s a i d o r a s s i s t a n c e d u r i n g a P e r i o d o f A s s i s t a n c e i n r e s p o n s e t o a r e q u e s t f o r a i d o r a s s i s t a n c e u n d e r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . 3 . N o n - R e s p o n d i n g M e m b e r - A M e m b e r o r A s s o c i a t e M e m b e r t h a t d o e s n o t p r o v i d e a i d o r a s s i s t a n c e d u r i n g a P e r i o d o f A s s i s t a n c e u n d e r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . D . A s s o c i a t e M e m b e r - A n y n o n - U t i l i t y p a r t i c i p a n t , a p p r o v e d b y t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e , t h a t p r o v i d e s a s u p p o r t r o l e f o r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . ( F o r e x a m p l e : a n y n o n - U t i l i t y a g e n c y o r a s s o c i a t i o n t h a t d o e s n o t o f f i c i a l l y s i g n t h i s A g r e e m e n t ) . A n A s s o c i a t e M e m b e r i s n o t e n t i t l e d t o v o t e o n a n y m a t t e r a s o u t l i n e d a n d i d e n t i f i e d i n t h i s A g r e e m e n t . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 1 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 2 8 o f 2 6 9 E . C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n - A n y d o c u m e n t s h a r e d w i t h a n y s i g n a t o r y o f t h i s A g r e e m e n t t h a t i s m a r k e d c o n f i d e n t i a l , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o a n y m a p , r e p o r t , n o t e , p a p e r , o p i n i o n , o r e - m a i l w h i c h r e l a t e s t o t h e s y s t e m v u l n e r a b i l i t i e s o f a M e m b e r o r A s s o c i a t e M e m b e r , a n d a n y d o c u m e n t t h a t i s p r o t e c t e d u n d e r t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , E m e r g e n c y M a n a g e m e n t a n d C i v i l P r o t e c t i o n A c t , P e r s o n a l I n f o r m a t i o n P r o t e c t i o n a n d E l e c t r o n i c D o c u m e n t s A c t , a n d P e r s o n a l H e a l t h I n f o r m a t i o n P r o t e c t i o n A c t , 2 0 0 4 . F P e r i o d o f A s s i s t a n c e - A s p e c i f i e d p e r i o d o f t i m e w h e n a R e s p o n d i n g M e m b e r a s s i s t s a R e q u e s t i n g M e m b e r . T h e p e r i o d c o m m e n c e s w h e n p e r s o n n e l , e q u i p m e n t , o r s u p p l i e s d e p a r t f r o m R e s p o n d i n g M e m b e r ' s f a c i l i t y a n d e n d s w h e n t h e r e s o u r c e s r e t u r n t o t h e i r f a c i l i t y ( p o r t a l t o p o r t a l ) . A l l p r o t e c t i o n s i d e n t i f i e d i n t h i s A g r e e m e n t a p p l y d u r i n g t h i s p e r i o d . T h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e m a y o c c u r d u r i n g r e s p o n s e t o o r r e c o v e r y f r o m a n E m e r g e n c y , a s p r e v i o u s l y d e f i n e d . G . I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( I M S ) - A s y s t e m , c o n s i s t e n t w i t h i n t e r n a t i o n a l l y r e c o m m e n d e d p r a c t i c e s , t h a t p r o v i d e s s t a n d a r d i z e d o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e s , f u n c t i o n s , p r o c e s s e s a n d t e r m i n o l o g y f o r u s e a t a l l l e v e l s o f e m e r g e n c y r e s p o n s e i n O n t a r i o . I M S a d d r e s s e s t h e n e e d f o r c o o r d i n a t e d r e s p o n s e s t o l a r g e - s c a l e a n d c o m p l e x i n c i d e n t s a n d h a s b e e n d e v e l o p e d w i t h i n p u t f r o m m o r e t h a n 3 0 e m e r g e n c y r e s p o n s e o r g a n i z a t i o n s a n d s t a k e h o l d e r s f r o m O n t a r i o . A R T I C L E I I I . A D M I N I S T R A T I O N T h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m s h a l l b e a d m i n i s t e r e d t h r o u g h O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e . I n a d d i t i o n t o r e p r e s e n t i n g t h e i n t e r e s t s o f t h e M e m b e r s , t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e m a y i n c l u d e A s s o c i a t e M e m b e r s a s r e p r e s e n t a t i v e s . U n d e r t h e l e a d e r s h i p o f t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e C h a i r , t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e s h a l l p l a n a n d c o o r d i n a t e e m e r g e n c y p l a n n i n g a n d r e s p o n s e a c t i v i t i e s f o r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . A R T I C L E I V . P R O C E D U R E S T h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e s h a l l d e v e l o p o p e r a t i o n a l a n d p l a n n i n g p r o c e d u r e s f o r t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m w h i c h m a y b e u n d e r t a k e n i n c o o p e r a t i o n w i t h A s s o c i a t e M e m b e r s , a t t h e s o l e d i s c r e t i o n o f t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o E m e r g e n c y M a n a g e m e n t O n t a r i o . T h e s e p r o c e d u r e s s h a l l b e r e v i e w e d a t l e a s t a n n u a l l y a n d u p d a t e d a s n e e d e d b y t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e . A R T I C L E V . R E Q U E S T S F O R A S S I S T A N C E A . M e m b e r R e s p o n s i b i l i t y : M e m b e r s s h a l l i d e n t i f y a n A u t h o r i z e d O f f i c i a l a n d a l t e r n a t e s ; p r o v i d e c o n t a c t i n f o r m a t i o n i n c l u d i n g 2 4 - h o u r a c c e s s ( e . g . a n a f t e r - h o u r s n u m b e r ) a n d m a i n t a i n i n f o r m a t i o n o n r e s o u r c e s t h a t m a y b e a v a i l a b l e f r o m t h e M e m b e r f o r m u t u a l a i d a n d a s s i s t a n c e r e s p o n s e . S u c h c o n t a c t i n f o r m a t i o n s h a l l b e u p d a t e d a n n u a l l y o r w h e n c h a n g e s o c c u r , p r o v i d e d t o t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e . I n t h e e v e n t o f a n E m e r g e n c y , a M e m b e r ' s A u t h o r i z e d O f f i c i a l m a y r e q u e s t m u t u a l a i d a n d a s s i s t a n c e f r o m a p a r t i c i p a t i n g M e m b e r . R e q u e s t s f o r a s s i s t a n c e c a n b e m a d e o r a l l y o r i n w r i t i n g . W h e n m a d e o r a l l y , t h e r e q u e s t f o r p e r s o n n e l , e q u i p m e n t , a n d s u p p l i e s s h a l l b e p r e p a r e d i n w r i t i n g a s s o o n a s p r a c t i c a b l e . R e q u e s t s f o r a s s i s t a n c e s h a l l b e d i r e c t e d t o t h e A u t h o r i z e d O f f i c i a l o f t h e p a r t i c i p a t i n g M e m b e r . S p e c i f i c p r o t o c o l s f o r r e q u e s t i n g a i d s h a l l b e p r o v i d e d i n t h e r e q u i r e d p r o c e d u r e s ( A r t i c l e I V ) . ' * ) O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 2 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 2 9 o f 2 6 9 B . R e s p o n s e t o a R e q u e s t f o r A s s i s t a n c e - M e m b e r s a r e n o t o b l i g a t e d t o r e s p o n d t o a r e q u e s t . A f t e r a M e m b e r r e c e i v e s a r e q u e s t f o r a s s i s t a n c e , t h e A u t h o r i z e d O f f i c i a l e v a l u a t e s w h e t h e r o r n o t t o r e s p o n d , w h e t h e r r e s o u r c e s a r e a v a i l a b l e t o r e s p o n d , o r i f o t h e r c i r c u m s t a n c e s w o u l d h i n d e r r e s p o n s e . F o l l o w i n g t h e e v a l u a t i o n , t h e A u t h o r i z e d R e p r e s e n t a t i v e s h a l l i n f o r m , a s s o o n a s p o s s i b l e , t h e R e q u e s t i n g M e m b e r w h e t h e r i t w i l l r e s p o n d . I f t h e M e m b e r i s w i l l i n g a n d a b l e t o p r o v i d e a s s i s t a n c e , t h e M e m b e r s h a l l i n f o r m t h e R e q u e s t i n g M e m b e r a b o u t t h e t y p e o f a v a i l a b l e r e s o u r c e s a n d t h e a p p r o x i m a t e a r r i v a l t i m e o f s u c h a s s i s t a n c e . C . D i s c r e t i o n o f R e s p o n d i n g M e m b e r ' s A u t h o r i z e d O f f i c i a l - E x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t d o e s n o t c r e a t e a n y d u t y t o r e s p o n d t o a r e q u e s t f o r a s s i s t a n c e . W h e n a M e m b e r r e c e i v e s a r e q u e s t f o r a s s i s t a n c e , t h e A u t h o r i z e d O f f i c i a l s h a l l h a v e s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n a s t o w h e t h e r o r n o t t o r e s p o n d , o r t h e a v a i l a b i l i t y o f r e s o u r c e s t o b e u s e d i n s u c h r e s p o n s e . A n A u t h o r i z e d O f f i c i a l ' s d e c i s i o n s o n t h e a v a i l a b i l i t y o f r e s o u r c e s s h a l l b e f i n a l . A R T I C L E V I . R E S P O N D I N G M E M B E R P E R S O N N E L A . I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m - W h e n p r o v i d i n g a s s i s t a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e R e q u e s t i n g M e m b e r a n d R e s p o n d i n g M e m b e r m a y b e o r g a n i z e d a n d m a y f u n c t i o n u n d e r t h e I n c i d e n t M a n a g e m e n t S y s t e m . B . C o n t r o l - W h i l e e m p l o y e e s s o p r o v i d e d m a y b e u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f t h e R e s p o n d i n g M e m b e r , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s e m p l o y e e s c o m e u n d e r t h e d i r e c t i o n a n d c o n t r o l o f t h e R e q u e s t i n g M e m b e r , t o a d d r e s s t h e n e e d s i d e n t i f i e d b y t h e R e q u e s t i n g M e m b e r . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r ' s A u t h o r i z e d O f f i c i a l s h a l l c o o r d i n a t e r e s p o n s e a c t i v i t i e s w i t h t h e d e s i g n a t e d s u p e r v i s o r ( s ) o f t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ( s ) . T h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s d e s i g n a t e d s u p e r v i s o r s ) m u s t k e e p a c c u r a t e r e c o r d s o f w o r k p e r f o r m e d b y p e r s o n n e l d u r i n g t h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e . C . F o o d a n d S h e l t e r - W h e n e v e r p r a c t i c a l , R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l m u s t b e s e l f - s u f f i c i e n t f o r u p t o 7 2 h o u r s . W h e n p o s s i b l e , t h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l s u p p l y r e a s o n a b l e f o o d a n d s h e l t e r f o r R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l . I f t h e R e q u e s t i n g M e m b e r i s u n a b l e t o p r o v i d e f o o d a n d s h e l t e r f o r R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s d e s i g n a t e d s u p e r v i s o r i s a u t h o r i z e d t o s e c u r e t h e r e s o u r c e s n e c e s s a r y t o m e e t t h e n e e d s o f i t s p e r s o n n e l . E x c e p t a s p r o v i d e d b e l o w , t h e c o s t f o r s u c h r e s o u r c e s m u s t n o t e x c e e d t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s p e r d i e m r a t e s f o r t h a t a r e a . T o t h e e x t e n t f o o d a n d s h e l t e r c o s t s e x c e e d t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s p e r d i e m r a t e s f o r t h e a r e a , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r m u s t d e m o n s t r a t e t h a t t h e a d d i t i o n a l c o s t s w e r e r e a s o n a b l e a n d n e c e s s a r y u n d e r t h e c i r c u m s t a n c e s . U n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o i n w r i t i n g , t h e R e q u e s t i n g M e m b e r r e m a i n s r e s p o n s i b l e f o r r e i m b u r s i n g t h e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r a l l r e a s o n a b l e a n d n e c e s s a r y c o s t s a s s o c i a t e d w i t h p r o v i d i n g f o o d a n d s h e l t e r , i f s u c h r e s o u r c e s a r e n o t p r o v i d e d . D . C o m m u n i c a t i o n - T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l p r o v i d e R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l w i t h r a d i o e q u i p m e n t a s a v a i l a b l e , o r r a d i o f r e q u e n c y i n f o r m a t i o n t o p r o g r a m e x i s t i n g r a d i o , i n o r d e r t o f a c i l i t a t e c o m m u n i c a t i o n s w i t h l o c a l r e s p o n d e r e a n d u t i l i t y p e r s o n n e l . E . S t a t u s - U n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y l a w , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s r e t a i n t h e s a m e p r i v i l e g e s , i m m u n i t i e s , r i g h t s , d u t i e s a n d b e n e f i t s a s p r o v i d e d i n t h e i r r e s p e c t i v e j u r i s d i c t i o n s . F . L i c e n c e s a n d P e r m i t s - T o t h e e x t e n t p e r m i t t e d b y l a w , R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l w h o h o l d l i c e n c e s , c e r t i f i c a t e s , o r p e r m i t s e v i d e n c i n g p r o f e s s i o n a l , m e c h a n i c a l , o r o t h e r s k i l l s s h a l l b e a l l o w e d t o c a r r y o u t a c t i v i t i e s a n d t a s k s r e l e v a n t a n d r e l a t e d t o t h e i r r e s p e c t i v e c r e d e n t i a l s d u r i n g t h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e . G . R i g h t t o W i t h d r a w - T h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s A u t h o r i z e d O f f i c i a l r e t a i n s t h e r i g h t t o w i t h d r a w s o m e o r a l l o f i t s r e s o u r c e s a t a n y t i m e f o r a n y r e a s o n i n t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s s o l e a n d a b s o l u t e d i s c r e t i o n . N o t i c e o f i n t e n t i o n t o w i t h d r a w m u s t b e c o m m u n i c a t e d t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r ' s A u t h o r i z e d O f f i c i a l a s s o o n a s i s p r a c t i c a b l e u n d e r t h e c i r c u m s t a n c e s . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 3 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 0 o f 2 6 9 A R T I C L E V I I . C O S T - R E I M B U R S E M E N T T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l r e i m b u r s e t h e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r e a c h o f t h e f o l l o w i n g c a t e g o r i e s o f c o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e a s a g r e e d i n w h o l e o r i n p a r t b y b o t h p a r t i e s ; p r o v i d e d , t h a t a n y R e s p o n d i n g M e m b e r m a y a s s u m e i n w h o l e o r i n p a r t s u c h l o s s , d a m a g e , e x p e n s e , o r o t h e r c o s t , o r m a y l o a n s u c h e q u i p m e n t o r d o n a t e s u c h s e r v i c e s t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r w i t h o u t c h a r g e o r c o s t . A . P e r s o n n e l - T h e R e s p o n d i n g M e m b e r s h a l l b e r e i m b u r s e d b y t h e R e q u e s t i n g M e m b e r f o r p e r s o n n e l c o s t s i n c u r r e d f o r w o r k p e r f o r m e d d u r i n g t h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e . R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l c o s t s s h a l l b e c a l c u l a t e d a c c o r d i n g t o t h e t e r m s p r o v i d e d i n t h e i r e m p l o y m e n t c o n t r a c t s o r o t h e r c o n d i t i o n s o f e m p l o y m e n t . T h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s d e s i g n a t e d s u p e r v i s o r s ) m u s t k e e p a c c u r a t e r e c o r d s o f w o r k p e r f o r m e d b y p e r s o n n e l d u r i n g t h e s p e c r f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e . R e q u e s t i n g M e m b e r r e i m b u r s e m e n t t o t h e R e s p o n d i n g M e m b e r c o u l d c o n s i d e r a l l p e r s o n n e l c o s t e , i n c l u d i n g s a l a r i e s o r h o u r i y w a g e s , c o s t s f o r f r i n g e b e n e f i t s , a n d i n d i r e c t c o s t s . B . E q u i p m e n t - T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l r e i m b u r s e t h e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r t h e u s e o f e q u i p m e n t d u r i n g t h e s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , r e a s o n a b l e r e n t a l r a t e s , a l l f u e l , l u b r i c a t i o n , m a i n t e n a n c e , t r a n s p o r t a t i o n , a n d l o a d i n g / u n i o a d i n g o f l o a n e d e q u i p m e n t . A l l e q u i p m e n t s h a l l b e r e t u r n e d t o t h e R e s p o n d i n g M e m b e r i n g o o d w o r k i n g o r d e r a s s o o n a s i s p r a c t i c a b l e a n d r e a s o n a b l e u n d e r t h e c i r c u m s t a n c e s . A s a m i n i m u m , r a t e s f o r e q u i p m e n t u s e m u s t b e b a s e d o n t h e " O n t a r i o P r o v i n c i a l S t a n d a r d 1 2 7 S c h e d u l e o f E q u i p m e n t R a t e s " . I f a R e s p o n d i n g M e m b e r u s e s r a t e s d i f f e r e n t f r o m t h o s e i n t h e " O n t a r i o P r o v i n c i a l S t a n d a r d 1 2 7 S c h e d u l e o f E q u i p m e n t R a t e s " , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r m u s t p r o v i d e s u c h r a t e s o r a l l y o r i n w r i t i n g t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r p r i o r t o s u p p l y i n g t h e e q u i p m e n t . M u t u a l a g r e e m e n t o n w h i c h r a t e s a r e u s e d m u s t b e r e a c h e d i n w r i t i n g p r i o r t o d i s p a t c h o f t h e e q u i p m e n t . R e i m b u r s e m e n t f o r e q u i p m e n t n o t r e f e r e n c e d o n t h e " O n t a r i o P r o v i n c i a l S t a n d a r d 1 2 7 S c h e d u l e o f E q u i p m e n t R a t e s " m u s t b e d e v e l o p e d b a s e d o n a c t u a l r e c o v e r y o f c o s t s . I f R e s p o n d i n g M e m b e r m u s t l e a s e a p i e c e o f e q u i p m e n t w h i l e i t s e q u i p m e n t i s b e i n g r e p a i r e d , R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l r e i m b u r s e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r s u c h r e n t a l c o s t s . C . M a t e r i a l s a n d S u p p l i e s - T h e R e q u e s t i n g M e m b e r m u s t r e i m b u r s e t h e R e s p o n d i n g M e m b e r i n k i n d o r a t a c t u a l r e p l a c e m e n t c o s t , p l u s h a n d l i n g c h a r g e s , f o r u s e o f e x p e n d a b l e o r n o n - r e t u r n a b t e s u p p l i e s . T h e R e s p o n d i n g M e m b e r m u s t n o t c h a r g e d i r e c t f e e s o r r e n t a l c h a r g e s t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r f o r o t h e r s u p p l i e s a n d r e u s a b l e i t e m s t h a t a r e r e t u r n e d t o t h e R e s p o n d i n g M e m b e r i n a c l e a n , d a m a g e - f r e e c o n d i t i o n . R e u s a b l e s u p p l i e s t h a t a r e r e t u r n e d t o t h e R e s p o n d i n g M e m b e r w i t h d a m a g e m u s t b e t r e a t e d a s e x p e n d a b l e s u p p l i e s f o r p u r p o s e s o f c o s t r e i m b u r s e m e n t . D . P a y m e n t P e r i o d - T h e R e s p o n d i n g M e m b e r m u s t p r o v i d e a n i t e m i z e d b i l l t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r f o r a l l e x p e n s e s i n c u r r e d b y t h e R e s p o n d i n g M e m b e r w h i l e p r o v i d i n g a s s i s t a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r m u s t s e n d t h e i t e m i z e d b i l l n o t l a t e r t h a n ( 9 0 ) n i n e t y d a y s f o l l o w i n g t h e e n d o f t h e P e r i o d o f A s s i s t a n c e . T h e R e s p o n d i n g M e m b e r m a y r e q u e s t a d d i t i o n a l p e r i o d s o f t i m e w i t h i n w h i c h t o s u b m i t t h e i t e m i z e d b i l l , a n d R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l n o t u n r e a s o n a b l y w i t h h o l d c o n s e n t t o s u c h r e q u e s t . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r m u s t p a y t h e b i l l i n f u l l o n o r b e f o r e t h e f o r t y - f i f t h ( 4 5 t h ) d a y f o l l o w i n g t h e b i l l i n g d a t e . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r m a y r e q u e s t a d d i t i o n a l p e r i o d s o f t i m e w i t h i n w h i c h t o p a y t h e i t e m i z e d b i l l , a n d R e s p o n d i n g M e m b e r s h a f t n o t u n r e a s o n a b l y w i t h h o l d c o n s e n t t o s u c h r e q u e s t , p r o v i d e d , h o w e v e r , t h a t a l l p a y m e n t s h a l l o c c u r n o t l a t e r t h a n o n e - y e a r a f t e r t h e d a t e a f i n a l i t e m i z e d b i l l i s s u b m i t t e d t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r . E . R e c o r d s - E a c h R e s p o n d i n g M e m b e r a n d t h e i r d u l y a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s s h a l l h a v e a c c e s s t o a R e q u e s t i n g M e m b e r ' s b o o k s , d o c u m e n t s , n o t e s , r e p o r t s , p a p e r s a n d r e c o r d s w h i c h a r e d i r e c t l y p e r t i n e n t t o t h i s A g r e e m e n t f o r t h e p u r p o s e s o f r e v i e w i n g t h e a c c u r a c y o f a c o s t b i l l o r m a k i n g a f i n a n c i a l , m a i n t e n a n c e o r r e g u l a t o r y a u d i t . E a c h R e q u e s t i n g M e m b e r a n d t h e i r d u l y a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s s h a l l h a v e a c c e s s t o a R e s p o n d i n g M e m b e r ' s b o o k s , d o c u m e n t s , n o t e s , r e p o r t s , p a p e r s a n d r e c o r d s w h i c h a r e d i r e c t l y p e r t i n e n t t o t h i s A g r e e m e n t f o r t h e p u r p o s e s o f r e v i e w i n g t h e a c c u r a c y o f a c o s t b i l l o r m a k i n g a f i n a n c i a l , m a i n t e n a n c e o r r e g u l a t o r y a u d i t . S u c h r e c o r d s s h a l l b e m a i n t a i n e d f o r a t l e a s t t h r e e ( 3 ) y e a r s o r l o n g e r w h e r e r e q u i r e d b y l a w . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 4 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 1 o f 2 6 9 A R T I C L E V I I I . D I S P U T E S I f a n y c o n t r o v e r s y o r c l a i m a r i s e s o u t o f , o r r e l a t e s t o , t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , a l l e g e d b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t , t h e d i s p u t i n g M e m b e r s s h a l l f i r s t a t t e m p t t o r e s o l v e t h e d i s p u t e b y n e g o t i a t i o n , f o l l o w e d b y m e d i a t i o n a n d f i n a l l y s h a l l b e s e t t l e d b y a r b i t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r u l e s o f t h e O n t a r i o A r b i t r a t i o n A c t . A n y c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n m a y e n t e r t h e j u d g m e n t r e n d e r e d b y t h e a r b i t r a t o r s a s f i n a l j u d g m e n t t h a t i s b i n d i n g o n t h e p a r t i e s . A R T I C L E I X . R E Q U E S T I N G M E M B E R ' S D U T Y T O I N D E M N I F Y T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l a s s u m e t h e d e f e n s e o f , f u l l y i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r , i t s o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s , f r o m a l l c l a i m s , l o s s , d a m a g e , i n j u r y a n d l i a b i l i t y o f e v e r y k i n d , n a t u r e a n d d e s c r i p t i o n , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y a r i s i n g f r o m R e s p o n d i n g M e m b e r ' s w o r k d u r i n g a s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e . T h e s c o p e o f t h e R e q u e s t i n g M e m b e r ' s d u t y t o i n d e m n i f y i n c l u d e s , b u t i s n o t l i m i t e d t o , s u i t s a r i s i n g f r o m , o r r e l a t e d t o , n e g l i g e n t o r w r o n g f u l u s e o f e q u i p m e n t o r s u p p l i e s o n l o a n t o t h e R e q u e s t i n g M e m b e r , o r f a u l t y w o r k m a n s h i p o r o t h e r n e g l i g e n t a c t s , e r r o r s o r o m i s s i o n s b y R e q u e s t i n g M e m b e r o r t h e R e s p o n d i n g M e m b e r p e r s o n n e l . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r ' s d u t y t o i n d e m n i f y i s s u b j e c t t o , a n d s h a l l b e a p p l i e d c o n s i s t e n t w i t h , t h e c o n d i t i o n s s e t f o r t h i n A r t i c l e X . A R T I C L E X . S I G N A T O R Y I N D E M N I F I C A T I O N I n t h e e v e n t o f a l i a b i l i t y , c l a i m , d e m a n d , a c t i o n , o r p r o c e e d i n g o f w h a t e v e r k i n d o r n a t u r e a r i s i n g o u t o f a s p e c i f i e d P e r i o d o f A s s i s t a n c e , t h e R e s p o n d i n g M e m b e r s s h a l l h a v e a d u t y t o d e f e n d , i n d e m n i f y , s a v e a n d h o l d h a r m l e s s a l l N o n - R e s p o n d i n g M e m b e r s , t h e i r o f f i c e r s , a g e n t s a n d e m p l o y e e s f r o m a n y l i a b i l i t y , c l a i m , d e m a n d , a c t i o n , o r p r o c e e d i n g o f w h a t e v e r k i n d o r n a t u r e a r i s i n g o u t o f a P e r i o d o f A s s i s t a n c e . A R T I C L E X l . W O R K P L A C E S A F E T Y A N D I N S U R A N C E A . W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e - T h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e A c t p r o v i d e s t h a t ( f a n E m e r g e n c y i s d e c l a r e d b y t h e P r e m i e r o f O n t a r i o o r t h e h e a d o f c o u n c i l o f a m u n i c i p a l i t y , a n d a p e r s o n i s s e n t t o a s s i s t , t h e C r o w n ( G o v e r n m e n t o f O n t a r i o ) o r t h e m u n i c i p a l i t y , w h i c h e v e r d e c l a r e d t h e E m e r g e n c y i s c o n s i d e r e d t h e e m p l o y e r o f t h a t p e r s o n f o r t h e p u r p o s e s o f a s s e s s i n g a n y a c c i d e n t c o s t s . H o w e v e r , t h e w o r k e r ' s r e g u l a r e m p l o y e r ( R e s p o n d i n g M e m b e r ) c o n t i n u e s t o b e r e s p o n s i b l e f o r : M a i n t a i n i n g e m p l o y m e n t b e n e f i t s a s r e q u i r e d b y s e c t i o n 2 5 o f t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e A c t , C o m p l y i n g w i t h t h e o b l i g a t i o n t o c o - o p e r a t e i n t h e e a r l y a n d s a f e r e t u r n t o w o r k o f t h e w o r k e r ( s e c t i o n 4 0 ) , a n d , C o m p l y i n g w i t h t h e o b l i g a t i o n t o r e - e m p l o y t h e w o r k e r ( s e c t i o n 4 1 ) i f i t a p p l i e s . A n y c o s t s i n c u r r e d b y t h e w o r k e r ' s r e g u l a r e m p l o y e r ( R e s p o n d i n g M e m b e r ) i n m e e t i n g t h e s e o b l i g a t i o n s a r e r e i m b u r s e d b y t h e C r o w n o r t h e m u n i c i p a l i t y , w h i c h e v e r i s a p p l i c a b l e . T h e R e s p o n d i n g M e m b e r i s r e s p o n s i b l e f o r p r o v i d i n g W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d ( W S I B ) b e n e f i t s a n d a d m i n i s t e r i n g W S I B f o r i t s e m p l o y e e s . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l r e i m b u r s e t h e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r a l l c o s t s , b e n e f i t s , a n d e x p e n s e s a s s o c i a t e d w i t h W S I B a n d o t h e r e m p l o y e e c l a i m s t h a t a r i s e f r o m o r a r e r e l a t e d t o p r o v i d i n g a s s i s t a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 5 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 2 o f 2 6 9 B . H o l d H a r m l e s s - T h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l i n d e m n i f y a n d h o l d t h e R e s p o n d i n g M e m b e r h a r m l e s s f r o m a n d a g a i n s t a n y a n d a l l l i a b i l i t y f o r l o s s , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , d a m a g e , c o s t o r e x p e n s e w h i c h t h e R e s p o n d i n g M e m b e r m a y i n c u r b y r e a s o n o f b o d i l y i n j u r y , i n c l u d i n g d e a t h , t o a n y p e r s o n o r p e r s o n s , o r b y r e a s o n o f d a m a g e t o o r d e s t r u c t i o n o f a n y p r o p e r t y , i n c l u d i n g t h e l o s s o f u s e t h e r e o f , w h i c h r e s u l t f r o m f u r n i s h i n g E m e r g e n c y a s s i s t a n c e a n d w h e t h e r o r n o t d u e i n w h o l e o r i n p a r t t o a n y a c t , o m i s s i o n , o r n e g l i g e n c e o f t h e R e s p o n d i n g M e m b e r . W h e r e p a y m e n t s a r e m a d e t o R e s p o n d i n g M e m b e r ' s e m p l o y e e s u n d e r W S I B o r a n y s i m i l a r l a w f o r b o d i l y i n j u r y o r d e a t h r e s u l t i n g f r o m f u r n i s h i n g e m e r g e n c y a s s i s t a n c e , R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l m a k e r e i m b u r s e m e n t t o R e s p o n d i n g M e m b e r t o t h e e x t e n t s u c h p a y m e n t i n c r e a s e s t h e R e s p o n d i n g M e m b e r ' s W S I B o r d i s a b i l i t y b e n e f i t s c o s t s , w h e t h e r s u c h i n c r e a s e i n c o s t s o c c u r s i n t h e f o r m o f a n i n c r e a s e i n p r e m i u m s o r c o n t r i b u t i o n s o r i n t h e f o r m o f r e d u c t i o n i n d i v i d e n d s o r p r e m i u m r e f u n d s , o r o t h e r w i s e . I n t h e e v e n t a n y c l a i m o r d e m a n d i s m a d e o r s u i t o r a c t i o n i s f i l e d a g a i n s t R e s p o n d i n g M e m b e r a l l e g i n g l i a b i l i t y f o r w h i c h R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s R e s p o n d i n g M e m b e r u n d e r t h e a b o v e p a r a g r a p h s , R e s p o n d i n g M e m b e r s h a l l p r o m p t l y n o t i f y R e q u e s t i n g M e m b e r t h e r e o f , a n d R e q u e s t i n g M e m b e r , a t i t s s o l e c o s t a n d e x p e n s e , s h a l l s e t t l e , c o m p r o m i s e o r d e f e n d t h e s a m e i n s u c h m a n n e r a s i t i n i t s s o l e d i s c r e t i o n d e e m s n e c e s s a r y o r p m d e n t . A R T I C L E X I I . N O T I C E A M e m b e r w h o b e c o m e s a w a r e o f a c l a i m o r s u i t t h a t i n a n y w a y , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , o o n t i n g e n t l y o r o t h e r w i s e , a f f e c t s o r m i g h t a f f e c t o t h e r M e m b e r s i n r e s p e c t o f t h i s A g r e e m e n t , s h a l l p r o v i d e p r o m p t a n d t i m e l y n o t i c e t o t h e M e m b e r s w h o m a y b e a f f e c t e d b y t h e s u i t o r c l a i m . E a c h M e m b e r r e s e n / e s t h e r i g h t t o p a r t i c i p a t e i n t h e d e f e n s e o f s u c h c l a i m s o r s u i t s a s n e c e s s a r y t o p r o t e c t i t s o w n i n t e r e s t s . A R T I C L E X I I I . I N S U R A N C E E a c h M e m b e r s h a l l m a i n t a i n a n i n s u r a n c e p o l i c y o r m a i n t a i n a s e l f i n s u r a n c e p r o g r a m t h a t c o v e r s a c t i v i t i e s t h a t i t m a y u n d e r t a k e b y v i r t u e o f m e m b e r s h i p i n t h e M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m . A . M e m b e r s s h a l l m a i n t a i n a t m i n i m u m t h e f o l l o w i n g i n s u r a n c e p o l i c i e s ; a ) C o m m e r c i a l G e n e r a l L i a b i l i t y ( C G L ) i n s u r a n c e f o r b o d i l y i n j u r y ( i n c l u d i n g d e a t h ) a n d p r o p e r t y d a m a g e i n a n a m o u n t o f n o t l e s s t h a n F i v e M i l l i o n D o l l a r s ( $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 . 0 0 ) . T h i s C G L i n s u r a n c e m u s t b e w r i t t e n t o a m i n i m u m o f t h e c u r r e n t I B C 2 1 0 0 f o r m o r t h e m o s t r e c e n t v e r s i o n a n d s u c h p o l i c y m u s t i n c l u d e : I . t h e R e s p o n d i n g M e m b e r a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d ; I I a c r o s s l i a b i l i t y c l a u s e ; > i i i p r o d u c t s a n d c o m p l e t e d o p e r a t i o n s c o v e r a g e ; * I V . b r o a d f o r m c o n t r a c t u a l l i a b i l i t y c o v e r a g e ; V . n o n - o w n e d a u t o m o b i l e l i a b i l i t y c o v e r a g e ; a n d V I . o p e r a t i o n o f a t t a c h e d m a c h i n e r y ; b ) A u t o m o b i l e t h i r d p a r t y l i a b i l i t y i n s u r a n c e i n a n a m o u n t o f n o t l e s s t h a n T w o M i l l i o n D o l l a r s ( $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 . 0 0 ) ; a n d c ) A l l R i s k P r o p e r t y i n s u r a n c e t h a t c o v e r s a n y p r o p e r t y o n l o a n f r o m a R e s p o n d i n g M e m b e r . B . I n t h e e v e n t o f a c l a i m r e q u i r i n g t h e R e s p o n d i n g M e m b e r t o i n c u r c o s t s a s a r e s u l t o f p r o v i d i n g a s s i s t a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e R e q u e s t i n g M e m b e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r r e i m b u r s i n g t h e R e s p o n d i n g M e m b e r f o r t h e p a y m e n t o f e v e r y d e d u c t i b l e a m o u n t p r o v i d e d i n t h e i n s u r a n c e d e s c r i b e d i n A r t i c l e X I I I ( A ) , a b o v e . C . T h e R e q u e s t i n g M e m b e r c o v e n a n t s a n d a g r e e s t h a t t h e i n s u r a n c e o b l i g a t i o n s m e n t i o n e d a b o v e w i l l n o t b e c o n s t m e d t o a n d w i l l i n n o m a n n e r l i m i t o r r e s t r i c t t h e l i a b i l i t y o f t h e R e q u e s t i n g M e m b e r o r i t s r e s p o n s i b i l i t y u n d e r A r t i c l e I X . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 6 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 3 o f 2 6 9 A R T I C L E X I V . C O N F I D E N T I A L I N F O R M A T I O N S u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , E m e r g e n c y M a n a g e m e n t a n d C i v i l P r o t e c t i o n A c t , P e r s o n a l I n f b r m a t i o n P r o t e c t i o n a n d E l e c t r o n i c D o c u m e n t s A c t a n d P e r s o n a l H e a l t h I n f o r m a t i o n P r o t e c t i o n A c t , 2 0 0 4 , a s a p p r o p r i a t e , M e m b e r s a n d A s s o c i a t e M e m b e r s s h a l l m a i n t a i n i n t h e s t r i c t e s t c o n f i d e n c e a n d s h a l l t a k e a l l r e a s o n a b l e s t e p s n e c e s s a r y t o p r e v e n t t h e d i s c l o s u r e o f a n y C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n u n d e r t h i s A g r e e m e n t . I f a n y M e m b e r , A s s o c i a t e M e m b e r , t h i r d p a r t y o r o t h e r e n t i t y r e q u e s t s o r d e m a n d s , b y s u b p o e n a o r o t h e r w i s e , t h a t a M e m b e r o r A s s o c i a t e M e m b e r d i s c l o s e a n y C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n d i s c l o s e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e M e m b e r o r A s s o c i a t e M e m b e r s h a l l i m m e d i a t e l y n o t i f y t h e o w n e r o f t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n a n d s h a l l t a k e a l l r e a s o n a b l e s t e p s n e c e s s a r y t o p r e v e n t t h e d i s c l o s u r e o f a n y C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n b y a s s e r t i n g a l l a p p l i c a b l e r i g h t s a n d p r i v i l e g e s w i t h r e s p e c t t o s u c h i n f o r m a t i o n a n d s h a l l c o o p e r a t e f u l l y i n a n y j u d i c i a l o r a d m i n i s t r a t i v e p r o c e e d i n g r e l a t i n g t h e r e t o . A R T I C L E X V . E F F E C T I V E D A T E T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e e f f e c t i v e o n c e t h e U t i l i t y ' s a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e e x e c u t e s t h i s A g r e e m e n t a n d t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e C h a i r r e c e i v e s t h e e x e c u t e d A g r e e m e n t . T h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e C h a i r s h a l l m a i n t a i n a l i s t o f a l l M e m b e r s a n d A s s o c i a t e M e m b e r s . A R T I C L E X V I . W I T H D R A W A L A M e m b e r m a y w i t h d r a w f r o m t h i s A g r e e m e n t b y p r o v i d i n g w r i t t e n n o t i c e o f i t s i n t e n t t o w i t h d r a w t o t h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e C h a i r . W i t h d r a w a l t a k e s e f f e c t 6 0 d a y s a f t e r t h e a p p r o p r i a t e o f f i c i a l s r e c e i v e n o t i c e . W i t h d r a w a l f r o m t h i s A g r e e m e n t s h a l l i n n o w a y a f f e c t a R e q u e s t i n g M e m b e r ' s d u t y t o r e i m b u r s e a R e s p o n d i n g M e m b e r f o r c o s t i n c u r r e d d u r i n g a P e r i o d o f A s s i s t a n c e , w h i c h d u t y s h a l l s u n / i v e s u c h w i t h d r a w a l . A R T I C L E X V I I . M O D I F I C A T I O N N o p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t m a y b e m o d i f i e d , a l t e r e d o r r e s c i n d e d b y i n d i v i d u a l p a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t . M o d r f i c a t i o n s t o t h i s A g r e e m e n t m a y b e d u e t o p r o g r a m m a t i c o p e r a t i o n a l c h a n g e s t o s u p p o r t t h i s A g r e e m e n t , l e g i s l a t i v e a c t i o n , c r e a t i o n o f a m u t u a l a i d a n d a s s i s t a n c e a g r e e m e n t , o r o t h e r d e v e l o p m e n t s . M o d i f i c a t i o n s r e q u i r e a s i m p l e m a j o r i t y v o t e o f M e m b e r s . T h e O n W A R N S t e e r i n g C o m m i t t e e C h a i r m u s t p r o v i d e w r i t t e n n o t i c e t o a l l M e m b e r s o f a p p r o v e d m o d i f i c a t i o n s t o t h i s A g r e e m e n t . A p p r o v e d m o d i f i c a t i o n s t a k e e f f e c t 6 0 d a y s a f t e r t h e d a t e u p o n w h i c h n o t i c e i s s e n t t o t h e M e m b e r s . A R T I C L E X V I I I . S E V E R A B I L I T Y T h e p a r t i e s a g r e e t h a t i f a n y t e r m o r p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t i s d e c l a r e d b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n t o b e i l l e g a l o r i n c o n f l i c t w i t h a n y l a w , t h e v a l i d i t y o f t h e r e m a i n i n g t e r m s a n d p r o v i s i o n s s h a l l n o t b e a f f e c t e d , a n d t h e r i g h t s a n d o b l i g a t i o n s o f t h e p a r t i e s s h a l l b e c o n s t r u e d a n d e n f o r c e d a s i f t h i s A g r e e m e n t d i d n o t c o n t a i n t h e p a r t i c u l a r t e r m o r p r o v i s i o n h e l d t o b e i n v a l i d . O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 7 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 4 o f 2 6 9 A R T I C L E X I X . P R I O R A G R E E M E N T S T h i s A g r e e m e n t s u p e r s e d e s a l l p r i o r a g r e e m e n t s b e t w e e n M e m b e r s t o t h e e x t e n t t h a t s u c h p r i o r a g r e e m e n t s a r e i n c o n s i s t e n t w i t h t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E X X . P R O H I B I T I O N O N T H I R D P A R T I E S A N D A S S I G N M E N T O F R I G H T S / D U T I E S T h i s A g r e e m e n t i s f o r t h e s o l e b e n e f i t o f t h e M e m b e r s a n d n o p e r s o n o r e n t i t y m u s t h a v e a n y r i g h t s u n d e r t h i s A g r e e m e n t a s a t h i r d p a r t y b e n e f i c i a r y . A s s i g n m e n t s o f b e n e f i t s a n d d e l e g a t i o n s o f d u t i e s c r e a t e d b y t h i s A g r e e m e n t a r e p r o h i b i t e d a n d m u s t b e w i t h o u t e f f e c t . R e m a i n d e r o f t h i s p a g e i s i n t e n t i o n a l l y l e f t b l a n k O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 8 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 5 o f 2 6 9 A R T I C L E X X I . C O U N T E R P A R T S T h i s A g r e e m e n t m a y b e e x e c u t e d a n d d e l i v e r e d b y t h e p a r t i e s i n c o u n t e r p a r t s , e a c h o f w h i c h s h a l l c o n s t i t u t e a n o r i g i n a l a n d m a y b e d e l i v e r e d b y f a c s i m i l e , e m a i l o r o t h e r f u n c t i o n a l l y e q u i v a l e n t e l e c t r o n i c m e a n s o f c o m m u n i c a t i o n , a n d t h o s e c o u n t e r p a r t s t a k e n t o g e t h e r s h a l l c o n s t i t u t e o n e a n d t h e s a m e i n s t r u m e n t . N o w , t h e r e f o r e , i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e c o v e n a n t s a n d o b l i g a t i o n s s e t f o r t h i n t h i s A g r e e m e n t , t h e U t i l i t y l i s t e d h e r e m a n i f e s t s i t s i n t e n t t o b e a M e m b e r o f t h e O n t a r i o M u t u a l A i d a n d A s s i s t a n c e P r o g r a m b y e x e c u t i n g t h i s A g r e e m e n t o n t h i s d a y o f 2 0 U t i l i t y : B y : T i t l e : P l e a s e P r i n t N a m e B y : T i t l e : P l e a s e P r i n t N a m e O n t a r i o W a t e r / W a s t e w a t e r A g e n c y R e s p o n s e N e t w o r k M u t u a l A i d & A s s i s t a n c e A g r e e m e n t A p r i l 2 0 1 2 P a g e 9 o f 9 S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - P a g e 2 3 6 o f 2 6 9 * r r f T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 5 1 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E C E N T R E S T R E E T M U N C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r C y r i l J . D e m e y e r e a n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : L o t s 8 , 9 , 1 0 & 1 1 w e s t o f C e n t r e S t r e e t a n d P a r t s 1 - 1 2 , 3 0 , 3 1 & 3 2 e a s t o f C e n t r e S t r e e t , P l a n 5 4 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 0 7 3 0 M D , p r e p a r e d b y C y r i l J . D e m e y e r e C o n s u l t i n g E n g i n e e r s , d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 2 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 6 2 , 1 1 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 0 7 3 0 M D , d a t e d A p r i l 2 , 2 0 1 2 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f Q s y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 6 2 , 1 1 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 1 A B y - P a g e 2 3 7 o f 2 6 9 B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 0 5 1 - 2 - M a y 3 , 2 0 1 2 s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 3 7 , 9 2 0 . 3 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s o f $ 2 5 0 . 0 0 o r l e s s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n " . r d R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 3 r o d a y o f M a y 2 0 1 2 a n d p r o v i s i o n a l l y a d o p t e d t h i s 3 r d d a y o f M a y 2 0 1 2 . / ^ y % / n . ^ ^ / ^ y - y z ^ J ^ n 6 ^ % 3 > ^ ? M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s ^ i d a y ^ U ^ T U L , 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 1 A B y - P a g e 2 3 8 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 0 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( B A Y H A M D R I V E ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r t h e p u r p o s e o f i m p r o v i n g a n d / o r w i d e n i n g t h e m u n i c i p a l r o a d k n o w n a s B a y h a m D r i v e ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f B a y h a m D r i v e s u b j e c t t o t h e r o a d w i d e n i n g i s i d e n t i f i e d a s P a r t 2 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R 4 5 9 5 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e a r e h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i g h w a y P a r t 2 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 4 5 9 5 B a y h a m D r i v e 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 0 A B y - P a g e 2 3 9 o f 2 6 9 Page 240 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 1 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( C L E A R V I E W D R I V E ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s t o b e i d e n t i f i e d a s C l e a r v i e w D r i v e ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f C l e a r v i e w D r i v e s u b j e c t t o m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s i s i d e n t i f i e d a s P a r t s 2 & 3 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e a r e h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i e h w a v P a r t s 2 & 3 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 8 1 5 1 C l e a r v i e w D r i v e 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A N R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 0 A B y - P a g e 2 4 1 o f 2 6 9 Page 242 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 1 A B Y - L A W T O A S S U M E A N D E S T A B L I S H L A N D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S P A R T O F T H E O P E N P U B L I C H I G H W A Y S Y S T E M ( C L E A R V I E W D R I V E ) W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c q u i r e d p r o p e r t y f o r m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s t o b e i d e n t i f i e d a s C l e a r v i e w D r i v e ; A N D W H E R E A S t h a t p o r t i o n o f C l e a r v i e w D r i v e s u b j e c t t o m u n i c i p a l r o a d p u r p o s e s i s i d e n t i f i e d a s P a r t s 2 & 3 o n R e f e r e n c e P l a n 1 1 R - 8 1 5 1 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e s t a b l i s h t h e s a i d p a r c e l o f l a n d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e p a r c e l o f l a n d l i s t e d b e l o w a n d s i t u a t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e a n d t h e s a m e a r e h e r e b y a s s u m e d a n d e s t a b l i s h e d a s p a r t o f t h e o p e n p u b l i c h i g h w a y s y s t e m o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : D e s c r i p t i o n P u b l i c H i e h w a v P a r t s 2 & 3 o n R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 8 1 5 1 C l e a r v i e w D r i v e 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l t a k e e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s r e g i s t r a t i o n i n t h e L a n d T i t l e s R e g i s t r y f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e C l e r k o r d e s i g n a t e i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o a m e n d t h e p a r c e l d e s i g n a t i o n n o t e d i n t h i s B y - l a w , i f n e c e s s a r y u p o n r e g i s t r a t i o n o f t h i s B y - l a w . R E A D A N R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 1 A B y - P a g e 2 4 3 o f 2 6 9 Page 244 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 2 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E B O R R O W I N G U P O N D E B E N T U R E S I N T H E A M O U N T O F $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 F O R T H E P U R P O S E S O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 4 0 1 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l i t y A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a m u n i c i p a l i t y m a y i n c u r a d e b t f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , w h e t h e r b y b o r r o w i n g m o n e y o r i n a n y o t h e r w a y , a n d m a y i s s u e d e b e n t u r e s a n d p r e s c r i b e d f i n a n c i a l i n s t r u m e n t s a n d e n t e r p r e s c r i b e d f i n a n c i a l a g r e e m e n t s f o r o r i n r e l a t i o n t o t h e d e b t ; A N D W H E R E A S S e c t i o n 1 1 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t a l o w e r t i e r m u n i c i p a l i t y m a y p a s s b y - l a w s r e s p e c t i n g t h e m a t t e r o f p r o t e c t i o n t o p e r s o n s a n d p r o p e r t y ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p r o v e d t h e P o r t B u r w e l l F i r e H a l l R e p l a c e m e n t P r o j e c t , i n r e s p o n s e t o S t a f f R e p o r t N o . P 2 0 1 1 - 2 0 , a t i t s m e e t i n g o n O c t o b e r t h 6 I n , 2 0 1 1 ; A N D W H E R E A S s a i d a p p r o v a l i n c l u d e d a f i n a n c i n g p l a n f o r t h e p r o j e c t , w h i c h p r o v i d e d t h a t a p o r t i o n o f t h e f i n a n c i n g s h o u l d b e l o n g t e r m d e b t ; A N D W H E R E A S b e f o r e a u t h o r i z i n g t h e p r o j e c t , t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a d i t s T r e a s u r e r u p d a t e i t s m o s t r e c e n t a n n u a l d e b t a n d f i n a n c i a l o b l i g a t i o n l i m i t r e c e i v e d f r o m t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a p p l i c a b l e r e g u l a t i o n a n d , p r i o r t o a u t h o r i z i n g t h e p r o j e c t , t h e T r e a s u r e r d e t e r m i n e d t h a t t h e e s t i m a t e d a n n u a l a m o u n t p a y a b l e i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t , w o u l d n o t c a u s e t h e M u n i c i p a l i t y t o e x c e e d t h e u p d a t e d l i m i t a n d t h a t t h e a p p r o v a l o f t h e p r o j e c t , b y t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d w a s n o t r e q u i r e d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o e n t e r i n t o a f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t , w i t h t h e R o y a l B a n k o f C a n a d a f o r a f i v e y e a r t e r m l o a n i n t h e a m o u n t o f $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 , a t a r a t e o f i n t e r e s t o f 3 . 5 6 % . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e T r e a s u r e r a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t s w i t h t h e R o y a l B a n k o f C a n a d a , o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y . 2 . T H A T t h e p r o c e e d s r e a l i z e d i n r e s p e c t o f t h e l o n g t e r m l o a n s h a l l b e a p p l i e d t o t h e c o s t s i n c u r r e d f o r P o r t B u r w e l l F i r e H a l l R e p l a c e m e n t P r o j e c t . 3 . T H A T t h e T r e a s u r e r i s a u t h o r i z e d t o m a k e t h e a n n u a l p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t p a y m e n t s o u t l i n e d i n S c h e d u l e " A " t o s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e l o n g t e r m l o a n a r r a n g e m e n t w i t h T h e R o y a l B a n k o f C a n a d a . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 2 A B y - P a g e 2 4 5 o f 2 6 9 4 . T H A T t h e T r e a s u r e r s h a l l p r e s e n t a r e f i n a n c i n g p l a n f o r t h e a m o u n t o u t s t a n d i n g a s a t J u l y 1 , 2 0 1 7 n o t e d o n S c h e d u l e " A " , a t t h e l a s t m e e t i n g o f C o u n c i l p r i o r t o J u l y 1 , 2 0 1 7 . 5 . T H A T t h i s B y - l a w t a k e s e f f e c t o n t h e d a y o f p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 2 A B y - P a g e 2 4 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 2 S C H E D U L E " A " D e b e n t u r e - P o r t B u r w e l l F i r e H a l l R e p l a c e m e n t D e b e n t u r e A m o u n t $ 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 I n t e r e s t R a t e 3 . 5 6 % T e n n i n Y e a r s 1 4 P a y m e n t A m o u n t $ 6 5 , 0 0 0 . 0 0 M a x i m u m P a y o u t $ 9 1 0 , 0 0 0 . 0 0 B E G I N E N D D ^ G Y E A R B A L A N C E P R I N C I P A L F N T E R E S T P A Y M E N T B A L A N C E 0 1 / 0 1 / 2 0 1 3 7 1 5 , 0 0 0 . 0 0 1 9 , 7 7 3 . 0 0 1 2 , 7 2 7 . 0 0 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 9 5 , 2 2 7 . 0 0 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 6 9 5 , 2 2 7 . 0 0 2 0 , 1 2 4 . 9 6 1 2 , 3 7 5 . 0 4 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 7 5 , 1 0 2 . 0 4 0 1 / 0 1 / 2 0 1 4 6 7 5 , 1 0 2 . 0 4 2 0 , 4 8 3 . 1 8 1 2 , 0 1 6 . 8 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 5 4 , 6 1 8 . 8 6 0 1 / 0 7 / 2 0 1 4 6 5 4 , 6 1 8 . 8 6 2 0 , 8 4 7 . 7 8 1 1 , 6 5 2 . 2 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 3 3 , 7 7 1 . 0 7 0 1 / 0 1 / 2 0 1 5 6 3 3 , 7 7 1 . 0 7 2 1 , 2 1 8 . 8 7 1 1 , 2 8 1 . 1 3 3 2 , 5 0 0 . 0 0 6 1 2 , 5 5 2 . 2 0 0 1 / 0 7 / 2 0 1 5 6 1 2 , 5 5 2 . 2 0 2 1 , 5 9 6 . 5 7 1 0 , 9 0 3 . 4 3 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 9 0 , 9 5 5 . 6 3 0 1 / 0 1 / 2 0 1 6 5 9 0 , 9 5 5 . 6 3 2 1 , 9 8 0 . 9 9 1 0 , 5 1 9 . 0 1 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 6 8 , 9 7 4 . 6 4 0 1 / 0 7 / 2 0 1 6 5 6 8 , 9 7 4 . 6 4 2 2 , 3 7 2 . 2 5 1 0 , 1 2 7 . 7 5 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 4 6 , 6 0 2 . 3 9 0 1 / 0 1 / 2 0 1 7 5 4 6 , 6 0 2 . 3 9 2 2 , 7 7 0 . 4 8 9 , 7 2 9 . 5 2 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 2 3 , 8 3 1 . 9 1 0 1 / 0 7 / 2 0 1 7 5 2 3 , 8 3 1 . 9 1 2 3 , 1 7 5 . 7 9 9 , 3 2 4 . 2 1 3 2 , 5 0 0 . 0 0 5 0 0 , 6 5 6 . 1 2 B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 2 A B y - P a g e 2 4 7 o f 2 6 9 Page 248 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 3 A B Y - L A W T O A P P O I N T A M U N I C I P A L A U D I T O R F O R T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S S e c t i o n 2 9 6 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l i t y A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 , a s a m e n d e d p r o v i d e s a u t h o r i t y f o r m u n i c i p a l i t i e s t o a p p o i n t a m u n i c i p a l a u d i t o r f o r a t e r m n o t t o e x c e e d f i v e y e a r s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p o i n t a n A u d i t o r f o r t h e f i s c a l y e a r s 2 0 1 2 t o 2 0 1 4 i n c l u s i v e . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T G r a h a m S c o t t E n n s L L P C h a r t e r e d A c c o u n t a n t s , P u b l i c L i c e n s e N o . 1 - 1 8 4 4 3 , i s h e r e b y a p p o i n t e d a s t h e M u n i c i p a l A u d i t o r f o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e f i s c a l y e a r s 2 0 1 2 t o 2 0 1 4 i n c l u s i v e . 2 . T H A T t h i s B y - l a w t a k e s e f f e c t o n t h e d a y o f p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D T I M E A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 2 1 s t D A Y O F J U N E 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 3 A B y - P a g e 2 4 9 o f 2 6 9 Page 250 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 4 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A S I T E P L A N A G R E E M E N T B E T W E E N 1 4 5 7 1 9 9 O N T A R I O I N C . ( V A N M O E R K E R K E ) A N D T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . O . 1 9 9 0 C h a p t e r P . 1 3 p r o v i d e s i n p a r t t h a t w h e r e i n a n o f f i c i a l p l a n a n a r e a i s s h o w n o r d e s c r i b e d a s a p r o p o s e d s i t e p l a n c o n t r o l a r e a , t h e c o u n c i l o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e p r o p o s e d a r e a i s s i t u a t e m a y , b y b y - l a w , d e s i g n a t e t h e w h o l e o r a n y p a r t o f s u c h a r e a a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s e n a c t e d a S i t e P l a n C o n t r o l A r e a B y - l a w p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 1 o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t . A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 4 ) o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t n o p e r s o n s h a l l u n d e r t a k e a n y d e v e l o p m e n t i n a n a r e a d e s i g n a t e d u n d e r s u b s e c t i o n ( 2 ) u n l e s s t h e c o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y o r , w h e r e a r e f e r r a l h a s b e e n m a d e u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 2 ) , t h e M u n i c i p a l B o a r d h a s a p p r o v e d o n e o r b o t h , a s t h e c o u n c i l m a y d e t e r m i n e , o f t h e f o l l o w i n g : 1 . P l a n s s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s e r e c t e d a n d s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s t o b e p r o v i d e d i n c o n j u n c t i o n t h e r e w i t h a n d o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s r e q u i r e d u n d e r c l a u s e ( 7 ) ( a ) . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n t e r i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( V a n M o e r k e r k e ) N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( V a n M o e r k e r k e ) a f f i x e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - l a w a s S c h e d u l e " A " . 2 . T H A T t h e e x e c u t e d a g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e o w n e r ' s e x p e n s e u n d e r t h e p r o p e r L a n d T i t l e s R e g i s t r y . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 1 o f 2 6 9 S C H E D U L E A » S I T E P L A N A G R E E M E N T B E T W E E N 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e C o n c e s s i o n 1 0 P a r t L o t s 1 6 & 1 7 R o l l # 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 A N D T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 2 o f 2 6 9 T H I S A G R E E M E N T m a d e i n d u p l i c a t e t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . B E T W E E N : 1 4 5 7 1 9 9 O N T A R I O I N C . ( E R I C V A N M O E R K E R K E ) H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " O W N E R " O F T H E F I R S T P A R T - A N D - T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " M U N I C I P A L I T Y " O F T H E S E C O N D P A R T W H E R E A S t h e O w n e r i s t h e o w n e r i n f e e s i m p l e o f t h e l a n d s s i t u a t e i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , i n t h e C o u n t y o f E l g i n b e i n g C o n c e s s i o n 1 0 P a r t L o t s 1 6 & 1 7 , m o r e p a r t i c u l a r l y d e s c r i b e d i n A t t a c h m e n t " A " a t t a c h e d h e r e t o ( a n d h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " L a n d s " ) ; A N D W H E R E A S t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e f f e c t , d e s i g n a t e s t h e e n t i r e t y o f t h e M u n i c i p a l i t y a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a ; A N D W H E R E A S t h e O w n e r i n t e n d s t o d e v e l o p l a n d s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S i t e P l a n a t t a c h e d h e r e t o , a s A t t a c h m e n t " C " ( a n d h e r e a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " P l a n " ) ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n t e r i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) N O W T H E R E F O R E i n c o n s i d e r a t i o n o f o t h e r g o o d a n d v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n a n d t h e s u m o f T w o D o l l a r s ( $ 2 . 0 0 ) o f l a w f u l m o n e y o f C a n a d a b y e a c h t o t h e o t h e r p a i d ( t h e r e c e i p t w h e r e o f i s a c k n o w l e d g e d b y e a c h ) , t h e O w n e r h e r e b y c o v e n a n t s a n d a g r e e s w i t h t h e M u n i c i p a l i t y a s f o l l o w s : 1 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t n o b u i l d i n g p e r m i t w i l l b e a v a i l a b l e u n t i l t h e P l a n h a s b e e n a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y , a n d f u r t h e r a g r e e s t h a t w o r k w i l l n o t c o m m e n c e p r i o r t o t h e i s s u a n c e o f t h e b u i l d i n g p e r m i t . 2 . T h e f o l l o w i n g A t t a c h m e n t s , w h i c h a r e i d e n t i f i e d b y t h e s i g n a t u r e s o f t h e p a r t i e s t o t h i s A g r e e m e n t , a n d w h i c h a r e a t t a c h e d h e r e t o , a r e h e r e b y m a d e a p a r t o f t h i s A g r e e m e n t , a s f u l l y a n d t o a l l i n t e n t s a n d p u r p o s e s a s t h o u g h r e c i t e d i n f u l l h e r e i n : B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 3 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T " A " L E G A L D E S C R I P T I O N O F S U B J E C T L A N D S A T T A C H M E N T " B " - C E R T I F I C A T E O F C O M P L I A N C E A T T A C H M E N T " C " - S I T E P L A N 3 . A t t a c h m e n t " A " h e r e t o d e s c r i b e s t h e l a n d s a f f e c t e d b y t h i s A g r e e m e n t . 4 . A t t a c h m e n t " C " - S i t e P l a n a n d S i t e S e r v i c i n g P l a n , s h o w s : a ) t h e l o c a t i o n a n d h e i g h t o f a l l b u i l d i n g s a n d s t r u c h i r e s e x i s t i n g a n d / o r t o b e e r e c t e d ; b ) t h e l o c a t i o n o f v e h i c u l a r e n t r a n c e s a n d e x i t s ; c ) t h e l o c a t i o n a n d p r o v i s i o n o f o f f - s t r e e t v e h i c u l a r l o a d i n g a n d p a r k i n g s p a c e s , i n c l u d i n g d r i v e w a y s f o r e m e r g e n c y v e h i c l e s ; d ) b u i l d i n g f i n i s h e d f l o o r e l e v a t i o n s ( i f d e e m e d n e c e s s a r y b y t h e M u n i c i p a l i t y ) ; e ) a l l p r o p o s e d s t r u c t u r e s s h o w i n g s e t b a c k m e a s u r e m e n t s a n d d i m e n s i o n s 5 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t t h e b u i l d i n g o r b u i l d i n g s w i l l b e e r e c t e d o r d e v e l o p e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n ( s ) a p p r o v e d , s u b j e c t o n l y t o s u c h c h a n g e s a s h a v e r e c e i v e d a d v a n c e a p p r o v a l . 6 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t t h e s i t e d e v e l o p m e n t a n d s e r v i c i n g w i l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p l a n ( s ) a s a p p r o v e d , s u b j e c t o n l y t o s u c h c h a n g e s a s h a v e r e c e i v e d a d v a n c e a p p r o v a l . 7 . T h e O w n e r f u r t h e r a g r e e s t h a t ( a s a p p l i c a b l e ) : a ) f i n a l g r a d e s a n d e l e v a t i o n s w i l l b e e s t a b l i s h e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y . T h e O w n e r w i l l p r o v i d e p r o o f o f f i n a l g r a d e s a n d e l e v a t i o n s c e r t i f i e d b y a p r o f e s s i o n a l l a n d s u r v e y o r o r c i v i l e n g i n e e r , p r i o r t o t h e f i n a l r e l e a s e o f t h e L e t t e r o f C r e d i t , ( n o t a p p l i c a b l e ) b ) a l l n e c e s s a r y p r o v i s i o n s f o r s e r v i c e c o n n e c t i o n s o n s i t e w i l l b e m a d e t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y , ( n o t a p p l i c a b l e ) c ) c o n s t r u c t i o n w o r k w i l l b e e a r n e d f o r w a r d e x p e d i t i o u s l y i n g o o d a n d w o r k m a n l i k e m a n n e r , i n a c c o r d a n c e w i t h g o o d t r a d e p r a c t i c e a n d s o t o c a u s e a m i n i m u m o f . n u i s a n c e . d ) a l l n e c e s s a r y p r e c a u t i o n s t o a v o i d d u s t , n o i s e a n d o t h e r n u i s a n c e a n d t o p r o v i d e f o r t h e p u b l i c s a f e t y w i l l , s o f a r a s p o s s i b l e , b e t a k e n a n d w h i c h c o m p l y w i t h T h e C o n s t r u c t i o n S a f e t y A c t . e ) a l l n e c e s s a r y c a r e w i l l b e t a k e n t o s e e t h a t m u d a n d s o i l i s n o t t r a c k e d o r s p i l l e d o n t o a n y p u b l i c s t r e e t , a n d w h e r e s u c h t r a c k i n g o c c u r s , t h e s t r e e t s h a l l b e c l e a n e d a t t h e e n d o f e a c h w o r k i n g d a y . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 4 o f 2 6 9 f ) u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d , a l l p a r k i n g l o t s a n d w a l k w a y s w i l l b e f i n i s h e d w i t h h o t - m i x a s p h a l t , c o n c r e t e , g r a v e l o r p a v i n g s t o n e s t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y a n d h a v e p e r m a n e n t b u m p e r c u r b i n g a l o n g a l l p a r k i n g a r e a s t h a t a b u t t h e p r o p e r t y l i m i t s , ( n o t a p p l i c a b l e ) g ) n o t o p s o i l s h a l l b e s t o c k p i l e d o n a n y o t h e r p o r t i o n o f t h e O w n e r ' s l a n d s e x c e p t t h o s e l a n d s i d e n t i f i e d i n A t t a c h m e n t " A " t o t h i s a g r e e m e n t ; a n d a l l t o p s o i l s h a l l b e s t o c k p i l e d a n d m a i n t a i n e d i n a m a n n e r w h i c h a l l o w s f o r t h e m a i n t e n a n c e o f w e e d s ; a n d t h e M u n i c i p a l i t y m a y g o m a n d d o t h e s a m e a t t h e O w n e r ' s e x p e n s e , a n d c o l l e c t t h e c o s t i n l i k e m a n n e r e i t h e r a s m u n i c i p a l t a x e s o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . h ) s t o c k - p i l i n g o f s n o w w i l l n o t b e a l l o w e d o n t h e s i t e w h e r e i t w i l l c o n s t i t u t e a h a z a r d t o p u b l i c r i g h t - o f - w a y s . i ) t h e e l e c t r i c a l s e r v i c i n g o f t h e p r o p e r t y s h a l l b e s u b j e c t t o t h e a p p r o v a l o f H y d r o O n e . j ) u p o n f a i l u r e b y t h e O w n e r t o d o a n y a c t d u r i n g t h e d e v e l o p m e n t p e r i o d h e r e i n , t h a t t h e p u b l i c s a f e t y o r c o n v e n i e n c e r e q u i r e s , i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , u p o n s e v e n ( 7 ) d a y s w r i t t e n n o t i c e , t h e M u n i c i p a l i t y , i n a d d i t i o n t o a n y o t h e r r e m e d y , m a y g o i n a n d d o s a m e a t t h e O w n e r ' s e x p e n s e , a n d c o l l e c t t h e c o s t i n l i k e m a n n e r e i t h e r a s m u n i c i p a l t a x e s o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . k ) t h e M u n i c i p a l i t y m a y t r e a t a n y b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t a s a b r e a c h o f t h e B u i l d i n g B y - L a w , a n d u p o n t w e n t y - f o u r ( 2 4 ) h o u r s w r i t t e n n o t i c e t o t h e O w n e r , s t o p w o r k u n t i l t h e b r e a c h i s r e c t i f i e d . 1 ) n o t h i n g i n t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s w a i v e r o f t h e o w n e r ' s d u t y t o c o m p l y w i t h a n y b y - l a w o f t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y o t h e r l a w . 8 . T h e O w n e r s h a l l : a ) b e r e s p o n s i b l e f o r c o n s u l t i n g w i t h H y d r o O n e r e g a r d i n g a n y m a t t e r s t h a t r e l a t e t o s e r v i c e s p r o v i d e d b y H y d r o O n e . 9 . T h e O w n e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r c o n s u l t i n g w i t h a n d o b t a i n i n g a n y n e c e s s a r y a p p r o v a l f r o m a l l r e g u l a t o r y b o d i e s s u c h a s , b u t n o t l i m i t e d t o , t h e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y , t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e C o u n t y o f E l g i n , a s d e e m e d n e c e s s a r y . 1 0 . T h e O w n e r s h a l l s a t i s f y a l l t h e r e q u i r e m e n t s i n r e l a t i o n t o t h e f i r e p r o t e c t i o n f o r t h e b u i l d i n g ( s ) t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s F i r e C h i e f . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 5 o f 2 6 9 1 1 . T h e O w n e r a g r e e s t o p a y f o r d a m a g e s t o p u b l i c p r o p e r t y i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o m u n i c i p a l d r a i n , d i t c h e s , s t r e e t s u r f a c e s , s i d e w a l k s , s t o r m a n d s a n i t a r y s e w e r s y s t e m s , w h i c h m a y o c c u r d u r i n g t h e p e r i o d o f c o n s t a - u c t i o n . A n y s u c h r e p a i r m a y b e u n d e r t a k e n b y t h e M u n i c i p a l i t y a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s n o t i c e . 1 2 . A n y a n d a l l l i g h t i n g s h a l l b e i n s t a l l e d a n d m a i n t a i n e d s o a s t o n o t , i n t h e o p i n i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y , i n t e r f e r e w i t h t h e u s e o r e n j o y m e n t o f a d j a c e n t p r o p e r t i e s , o r w i t h t h e s a f e f l o w o f t r a f f i c o n a b u t t i n g o r a d j a c e n t s t r e e t s . 1 3 . I f t h e O n t a r i o B u i l d i n g C o d e r e q u i r e s t h a t a n A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r o r b o t h , s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e f i e l d r e v i e w o f a n y n e w b u i l d i n g o r e x t e n s i o n , p r o v i d e d f o r i n t h i s A g r e e m e n t , t h e O w n e r s h a l l n o t o c c u p y o r u s e o r p e r m i t t o b e o c c u p i e d o r u s e d , a n y s a i d n e w b u i l d i n g o r e x t e n s i o n , u n t i l a f t e r a n A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r h a s g i v e n t o t h e M u n i c i p a l i t y , a l e t t e r a d d r e s s e d t o t h e M u n i c i p a l i t y , a n d s i g n e d b y t h e s a i d A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r , c e r t i f y i n g t h a t a l l c o n s t r u c t i o n a n d / o r s e r v i c e s o n o r i n t h e s a i d l a n d s , r e q u i r e d f o r t h i s d e v e l o p m e n t o r r e d e v e l o p m e n t , n e w l y i n s t a l l e d b y t h e O w n e r i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s d e v e l o p m e n t o r r e d e v e l o p m e n t , h a v e b e e n i n s t a l l e d a n d / o r c o n s t r u c t e d i n a m a n n e r s a t i s f a c t o r y t o t h e A r c h i t e c t o r P r o f e s s i o n a l E n g i n e e r . 1 4 . T h e M u n i c i p a l i t y , t h r o u g h i t s s e r v a n t s , o f f i c e r s a n d a g e n t s , i n c l u d i n g i t ' s C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l , F i r e C h i e f , a n d M u n i c i p a l E n g i n e e r , m a y , f r o m t i m e t o t i m e , a n d a t a n y t i m e , e n t e r o n t h e p r e m i s e s o f t h e O w n e r t o i n s p e c t : a ) t h e p r o g r e s s o f d e v e l o p m e n t ; b ) t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e a s p r o v i d e d f o r i n t h i s A g r e e m e n t . 1 5 . I n t h e e v e n t o f a n y s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , d e t e r m i n i n g , u p o n i n s p e c t i o n , t h a t t h e d e v e l o p m e n t i s n o t p r o c e e d i n g i n t h e s t r i c t a c c o r d w i t h t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s f i l e d , s u c h s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t s h a l l f o r t h w i t h , p l a c e a n o t i c e r e q u i r i n g a l l w o r k t o b e s t o p p e d u p o n t h e p r e m i s e s a n d f o r w a r d a c o p y , b y r e g i s t e r e d m a i l , t o t h e O w n e r a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s , o n t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l , a n d t h e O w n e r s h a l l f o r t h w i t h c o r r e c t t h e d e f i c i e n c y o r d e v i a t i o n . 1 6 . I n t h e e v e n t o f a n y s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n i n s p e c t i o n , b e o f t h e o p i n i o n t h a t t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e i s n o t s a t i s f a c t o r y , s u c h s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t s h a l l f o r t h w i t h , f o r w a r d n o t i c e o f s u c h o p i n i o n , b y r e g i s t e r e d m a i l , t o t h e O w n e r , a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s , a n d t h e O w n e r s h a l l f o r t h w i t h c o r r e c t t h e d e f i c i e n c y o r a p p e a l t o t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , a s h e r e i n a f t e r p r o v i d e d . 1 7 I n t h e e v e n t t h a t t h e O w n e r s h o u l d d i s a g r e e w i t h t h e o p i n i o n o f t h e s e r v a n t , o f f i c e r o r a g e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , a s t o t h e s t a t e o f m a i n t e n a n c e , s u c h O w n e r s h a l l a p p e a r b e f o r e t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , w h i c h a f t e r h e a r i n g t h e O w n e r , s h a l l e x p r e s s B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 6 o f 2 6 9 i t s o p i n i o n a s t o w h e t h e r t h e m a i n t e n a n c e i s s a t i s f a c t o r y , b y r e s o l u t i o n , w h i c h s h a l l c o n s t i t u t e a f i n a l d e t e r m i n a t i o n o f t h e m a t t e r . 1 8 . I n t h e e v e n t t h a t t h e O w n e r s h a l l f a i l t o o b e y a s t o p w o r k o r d e r i s s u e d u n d e r S e c t i o n 1 7 h e r e o f , t h e O w n e r r e c o g n i z e s t h e r i g h t o f t h e M u n i c i p a l i t y t o a p p l y t o t h e C o u r t s f o r a r e s t r a i n i n g o r d e r . 1 9 . I n t h e e v e n t t h a t a n O w n e r s h a l l f a i l t o c o r r e c t a d e v i a t i o n o r d e f i c i e n c y a f t e r n o t i c e p u r s u a n t t o S e c t i o n 1 7 o r a f t e r n o t i c e o f a n o p i n i o n , w h i c h t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e t e r m i n e s i s c o r r e c t , u n d e r S e c t i o n 1 7 , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , m a y b y b y - l a w , d i r e c t , o n d e f a u l t o f t h e m a t t e r o r t h i n g b e i n g d o n e b y t h e O w n e r , a f t e r t w o ( 2 ) w e e k ' s n o t i c e , t o i t b y r e g i s t e r e d m a i l , a t t h e l a s t k n o w n a d d r e s s o f t h e O w n e r , p u r s u a n t t o f h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l o f p a s s a g e o f s u c h B y - L a w , t h a t s u c h m a t t e r o r t h i n g b e d o n e b y t h e M u n i c i p a l i t y , a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , w h i c h e x p e n s e m a y b e r e c o v e r a b l e b y a c t i o n a s m u n i c i p a l t a x e s , o r f r o m t h e L e t t e r o f C r e d i t d e p o s i t e d a s p e r f o r m a n c e s e c u r i t y . 2 0 . U n l e s s o t h e r w i s e a u t h o r i z e d , i n t h e e v e n t o f t h e O w n e r w i s h i n g t o c h a n g e a t a n y t i m e , t h e b u i l d i n g s , s t r u c t m - e s o r f a c i l i t i e s d e s c r i b e d i n A t t a c h m e n t " C " , i t s h a l l m a k e a p p l i c a t i o n t o t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , f o r a p p r o v a l , a n d s h a l l n o t p r o c e e d w i t h s u c h c h a n g e u n t i l a p p r o v a l i s g i v e n b y s u c h C o u n c i l , o r i n d e f a u l t b y T h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d , u n d e r t h e p r o c e d u r e s e t o u t i n S e c t i o n 4 1 o f T h e P l a n n i n g A c t , 1 9 9 0 , h e r e i n b e f o r e r e f e r r e d t o . 2 1 . T h e O w n e r a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y a l l a d m i n i s t r a t i o n c o s t s i n c u r r e d i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A g r e e m e n t , a n d t h e f u l f i l l m e n t o f t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g l e g a l , e n g i n e e r i n g a n d i n s p e c t i o n c o s t s . 2 2 . L I A B I L I T Y E V S U R A N C E B e f o r e c o m m e n c i n g a n y o f t h e w o r k p r o v i d e d f o r h e r e i n , t h e O w n e r s h a l l s u p p l y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a L i a b i l i t y I n s u r a n c e p o l i c y i n t h e a m o u n t o f $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r o c c u r r e n c e , a n d i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o t h e M u n i c i p a l i t y , i n d e m n i f y i n g t h e M u n i c i p a l i t y f r o m a n y l o s s a r i s i n g f r o m c l a i m s f o r d a m a g e s , i n j u r y o r o t h e r w i s e , i n c o n n e c t i o n w i t h t h e w o r k d o n e b y o r o n b e h a l f o f t h e o w n e r o f t h e d e v e l o p m e n t . T h e s a i d p o l i c y s h a l l b e p r o v i d e d a t t h e t i m e o f t h e s i g n i n g o f t h e A g r e e m e n t a n d r e m a i n i n f o r c e , u n t i l t h e d e v e l o p m e n t i s c o m p l e t e a n d a l l r e q u i r e d d o c u m e n t a t i o n a s p e r A r t i c l e 1 5 h a s b e e n f i l e d w i t h t h e M u n i c i p a l i t y . 2 3 . P E R F O R M A N C E G U A R A N T E E T h e O w n e r h e r e b y d e f i n e s t h e c o m p l e t i o n d a t e o f t h i s A g r e e m e n t a n d p r o j e c t t o b e c o m p l e t e d i n f o u r P h a s e s ( P h a s e 1 - 2 0 1 2 , P h a s e 2 - 2 0 1 3 , P h a s e 3 - 2 0 1 4 a n d P h a s e 4 - 2 0 1 5 ) o n o r b e f o r e J u l y 1 , 2 0 1 5 . I t w i l l b e t h e O w n e r ' s r e s p o n s i b i l i t y t o r e q u i r e , i n B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 7 o f 2 6 9 w r i t i n g , a n e x t e n s i o n t o t h i s a g r e e m e n t / p r o j e c t , w i t h i n s i x t y ( 6 0 ) d a y s o f t h e a b o v e s t a t e d c o m p l e t i o n d a t e , s h o u l d a n e x t e n s i o n b e r e q u i r e d . A s s e c u r i t y f o r t h e p e r f o r m a n c e a n d c o m p l e t i o n o f a l l w o r k s r e q u i r e d b y t h i s a g r e e m e n t , t h e O w n e r s h a l l s u p p l y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a L e t t e r o f C r e d i t , e q u a l t o $ n i l T h e L e t t e r o f C r e d i t w i l l b e b a s e d o n t h e e s t i m a t e d c o s t * o f a l t e r a t i o n s t o p u b l i c p r o p e r t y , r o a d w a y , c u r b s a n d g u t t e r s a n d d r a i n s , a n d a n y r e p a i r s f o r d a m a g e s t o p u b l i c p r o p e r t y , r o a d w a y , s i d e w a l k s , c u r b s a n d g u t t e r s a n d d r a i n s , p l u s a l l s i t e s p e c i f i c c o m p o n e n t s a s d e f i n e d b y t h e S i t e P l a n a n d S i t e S e r v i c i n g P l a n , A t t a c h m e n t " C " , w h i c h a r e a p p r o v e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t . T h e a m o u n t o f t h e L e t t e r o f C r e d i t s h a l l b e e s t a b l i s h e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . T h e i r r e v o c a b l e L e t t e r o f C r e d i t f r o m a C h a r t e r e d B a n k e x p r e s s e d t o b e p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t a n d p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y a t a n y t i m e o r i n p a r t , f r o m t i m e t o t i m e , u p o n w r i t t e n n o t i c e f r o m t h e M u n i c i p a l i t y , s h a l l b e p r o v i d e d a t t h e t i m e o f s i g n i n g o f t h i s A g r e e m e n t , a n d s h a l l r e m a i n i n f o r c e , u n t i l T w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s f o l l o w i n g t h e c o m p l e t i o n o f t h i s p r o j e c t . 2 4 . T h i s A g r e e m e n t a n d t h e p r o v i s i o n s t h e r e o f , d o n o t g i v e t o t h e O w n e r o r a n y p e r s o n a c q u i r i n g a n y i n t e r e s t i n t h e s a i d l a n d s a n y r i g h t s a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y w i t h r e s p e c t t o t h e f a i l u r e o f t h e O w n e r t o p e r f o r m o r f u l l y p e r f o r m a n y o f i t s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t o r a n y n e g l i g e n c e o f t h e O w n e r i n i t s p e r f o r m a n c e o f t h e s a i d o b l i g a t i o n s . 2 5 . I n t h e e v e n t t h a t n o c o n s t r u c t i o n o n t h e s a i d l a n d s h a s c o m m e n c e d w i t h i n o n e ( 1 ) y e a r f r o m t h e d a t e o f r e g i s t r a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t t h e M u n i c i p a l i t y m a y , a t i t s o p t i o n , o n o n e m o n t h ' s n o t i c e t o t h e o w n e r , d e c l a r e t h i s A g r e e m e n t t o b e s u b j e c t t o r e - n e g o t i a t i o n , w h e r e u p o n t h e O w n e r a g r e e s t h a t i t w i l l n o t u n d e r t a k e a n y c o n s t r u c t i o n o n t h e s a i d l a n d s u n t i l t h i s A g r e e m e n t h a s b e e n r e - n e g o t i a t e d . 2 6 . T h e O w n e r a g r e e s t h a t i t w i l l n o t c a l l i n t o q u e s t i o n , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y i n a n y p r o c e e d i n g w h a t s o e v e r i n l a w o r i n e q u i t y o r b e f o r e a n y a d m i n i s t r a t i v e t r i b u n a l t h e r i g h t o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e n t e r i n t o t h i s A g r e e m e n t a n d t o e n f o r c e e a c h a n d e v e r y t e r m , c o v e n a n t a n d c o n d i t i o n h e r e i n c o n t a i n e d a n d t h i s A g r e e m e n t m a y b e p l e a d e d a s a n e s t o p p e l s a g a i n s t t h e O w n e r i n a n y c a s e . 2 7 . T h e O w n e r a g r e e s o n b e h a l f o f t h e m s e l v e s , t h e i r h e i r s , e x e c u t o r s , a d m i n i s t r a t o r s a n d a s s i g n s , t o s a v e h a r m l e s s a n d i n d e m n i f y t h e M u n i c i p a l i t y , f r o m a l l l o s s e s , d a m a g e s , c o s t s , c h a r g e s a n d e x p e n s e s w h i c h m a y b e c l a i m e d o r r e c o v e r e d a g a i n s t t h e M u n i c i p a l i t y b y a n y p e r s o n o r p e r s o n s a r i s i n g e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y a s a r e s u l t o f a n y a c t i o n t a k e n b y t h e O w n e r , p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t . 2 8 . A l l f a c i l i t i e s a n d m a t t e r s r e q u i r e d b y t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e p r o v i d e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e O w n e r a t i t s s o l e r i s k a n d e x p e n s e t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s t a n d a r d s d e t e r m i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a n d i n d e f a u l t t h e r e o f , a n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 8 o f 2 6 9 w i t h o u t l i m i t i n g o t h e r r e m e d i e s a v a i l a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y , t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 3 2 6 o f T h e M u n i c i p a l A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , s h a l l a p p l y . 2 9 . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e e x p e n s e o f t h e O w n e r , a g a i n s t t h e l a n d t o w h i c h i t a p p l i e s , a n d t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l b e e n t i t l e d , s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f T h e R e g i s t r y A c t , t o e n f o r c e i t s p r o v i s i o n s a g a i n s t t h e O w n e r , n a m e d h e r e i n , a n d a n y a n d a l l s u b s e q u e n t O w n e r s o f t h e l a n d . 3 0 . A C e r t i f i c a t i o n o f C o m p l i a n c e a t t a c h e d h e r e t o a s A t t a c h m e n t " B " , s h a l l b e f i l e d b y t h e O w n e r , f o l l o w i n g c o m p l e t i o n o f t h e d e v e l o p m e n t t o e n s u r e a l l d e t a i l s o f t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t h a v e b e e n c o m p l i e d w i t h . I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e P a r t i e s h e r e t o h a v e h e r e u p o n , a f f i x e d t h e i r C o r p o r a t e S e a l , a n d d u l y a t t e s t e d t o b y t h e i r a u t h o r i z e d s i g n i n g o f f i c e r s i n t h a t b e h a l f . I h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . W i t n e s s E r i c V a n M o e r k e r k e , P r e s i d e n t 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P a u l E n s , M a y o r L y n d a M i l l a r d , C l e r k B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 5 9 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T < A ' P r o p e r t y A s s e s s m e n t R o l l N o . : 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 M u n i c i p a l A d d r e s s : 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e L e g a l P r o p e r t y D e s c r i p t i o n : C o n c e s s i o n 1 0 P a r t S o u t h L o t s 1 6 & 1 7 , R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R - 1 4 7 7 P a r t 1 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n t y o f E l g m P I N # B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 6 0 o f 2 6 9 A T T A C H M E N T ( B T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C E R T I F I C A T E O F C O M P L I A N C E P R O P E R T Y I D E N T I F I C A T I O N : M u n i c i p a l A d d r e s s : 5 6 9 5 7 C a r s o n L i n e P r o p e r t y R o l l # : 3 4 - 0 1 - 0 0 0 - 0 0 6 - 1 4 8 0 1 O w n e r ( s ) : 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . ( E r i c V a n M o e r k e r k e ) T h i s d o c u m e n t s e r v e s t o c e r t i f y t h a t t h e d e v e l o p m e n t p r o j e c t o n t h e a b o v e n o t e d l a n d s h a s b e e n c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f T h e S i t e P l a n A g r e e m e n t B y - l a w N o . D A T E D : I H E R E B Y C E R T I F Y T H A T T H E A B O V E D E C L A R A T I O N I S T R U E A N D C O R R E C T . I h a v e t h e a u t h o r i t y t o b i n d t h e C o r p o r a t i o n . W i t n e s s 1 4 5 7 1 9 9 O n t a r i o I n c . E r i c V a n M o e r k e r k e , P r e s i d e n t P r i n t n a m e A d d r e s s : P h o n e N u m b e r B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 6 1 o f 2 6 9 * «. G "^/^n ^w~7 /. \\^^'%:*»- 6^^h-as;n "?'(*'<. ^<5 ^s r-"5s-Jr/ ^^<^k/\n\<£TSk ^^ ^ ^~r> ^-^i51 ^s^ t)$<?"s as/A ^^>^>^N ft.^0 <r ^C5 7^.>^<<c?^^\^^h pr^iltl ^> r n'p*\.-X.r?<.b 3\ iB^^'.sy ^^^3A ^/t ^^ ^.^5;»f- ^/ft.f 00/5^.J^^ ^:&c 0.*. ^^^'-T "sma 0>^5^1^»\\. X ^f t c?Tft "^a ^^^1 =>0 ^ ^. k. 0 s;?^^^ D 0 ai^^4 ^^. 3L 1)51 .s §dfc ^ ^0 ^*«."^^^.A k^^"k-§~^ ^0 ^c.^s f At(^<?*r^rsj /^<^f /'^s u N -^\^^ '''^^b^^^^^^h \1 ".< 0 ^ *^^S)^tv\b&0 ^\'^^^*rd'/OC/0^.^a \ TSi ^t b^^.>^ ^(^Nz.\^&^s ^ ^^ » ^t ^^&.<^?.^^^.s <s.Oer 9 ^^fa;6 ^<^^.f ^s s <ssl?s ?.^0 '"^ft\-^0 ?$(A-X 0 ^^^ f- S^s ^f^i %g ^sw. ^\ B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 4 A B y - P a g e 2 6 2 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 6 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E A M E N D E D A T T A C H M E N T ( C * T O T H E S I T E P L A N A G R E E M E N T W I T H P O R T O F H O P E C O N G R E G A T I O N C H U R C H O F G O D I N C H R I S T M E N N O N I T E W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . O . 1 9 9 0 C h a p t e r P . 1 3 p r o v i d e s i n p a r t t h a t w h e r e i n a n o f f i c i a l p l a n a n a r e a i s s h o w n o r d e s c r i b e d a s a p r o p o s e d s i t e p l a n c o n t r o l a r e a , t h e c o u n c i l o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e p r o p o s e d a r e a i s s i t u a t e m a y , b y b y - l a w , d e s i g n a t e t h e w h o l e o r a n y p a r t o f s u c h a r e a a s a s i t e p l a n c o n t r o l a r e a . A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s e n a c t e d a S i t e P l a n C o n t r o l A r e a B y - l a w p u r s u a n t t o S e c t i o n 4 1 o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t . A N D W H E R E A S s u b s e c t i o n 4 1 ( 4 ) o f t h e s a i d P l a n n i n g A c t p r o v i d e s i n p a r t t h a t n o p e r s o n s h a l l u n d e r t a k e a n y d e v e l o p m e n t i n a n a r e a d e s i g n a t e d u n d e r s u b s e c t i o n ( 2 ) u n l e s s t h e c o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y o r , w h e r e a r e f e r r a l h a s b e e n m a d e u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 2 ) , t h e M u n i c i p a l B o a r d h a s a p p r o v e d o n e o r b o t h , a s t h e c o u n c i l m a y d e t e r m i n e , o f t h e f o l l o w i n g : 1 . P l a n s s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s t o b e e r e c t e d a n d s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s t o b e p r o v i d e d i n c o n j u n c t i o n t h e r e w i t h a n d o f a l l f a c i l i t i e s a n d w o r k s r e q u i r e d u n d e r c l a u s e ( 7 ) ( a ) . A N D W H E R E A S t h e O w n e r s e n t e r e d i n t o a s i t e p l a n a g r e e m e n t a u t h o r i z e d b y B y - l a w 2 0 0 7 - 0 6 3 p a s s e d J u n e 7 , 2 0 0 7 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d A t t a c h m e n t " C " o f t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t w i t h P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e n n o n i t e N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e a n a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " o f t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d P o r t o f H o p e C o n g r e g a t i o n C h u r c h o f G o d i n C h r i s t M e m i o n i t e a f f i x e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - l a w a s S c h e d u l e " A " . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 6 A B y - P a g e 2 6 3 o f 2 6 9 2 . T H A T A t t a c h m e n t " C " t o t h e S i t e P l a n A g r e e m e n t a u t h o r i z e d b y B y - l a w 2 0 0 7 - 0 6 3 p a s s e d J u n e 7 , 2 0 0 7 i s h e r e b y a m e n d e d . 3 . T H A T t h e a m e n d e d A t t a c h m e n t " C " t o t h e s i t e p l a n a g r e e m e n t s h a l l b e r e g i s t e r e d a t t h e o w n e r ' s e x p e n s e u n d e r t h e p r o p e r L a n d T i t l e s R e g i s t r y . R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 6 A B y - P a g e 2 6 4 o f 2 6 9 P A R T 7 1 1 R - 6 4 8 3 N O R T H . L O T 7 C O N C E S S I O N 8 ? w i 't I \ <b + + rs '& ^ \ 4 '^z + * * . \ \ \ \ f 9 f rf ff on f » Q ^ ' \ 'X ) \ a ^ * 0 y ;K i> =0 * Q. n \ t s =0 x ^ / -^ s tf l d <3 S ^ > z .^ -^ * = ^ \ ti! ^ a + CT - 0 \ .t) a ^ TO . z * ^ ra . 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IOT COWIAGE*.V -?.?^*+0 PROPOSED CDWWBE^*.»LJ >'.?.nmfmn_Ev»aia3B TO R n-mrco*'C KHnw^;an"ino"icji*ot "Bwu LANDSCAPING PLAN:0T^*nwpEimr LJHt .unn HOT NB. i-\ ^*:+'?A OTOCffiEN a0 ENTRANCE CONSTRUCTION: (ROM TO PROPERTT UNE)"f -bz *'»Wnwi HL3 (ROM RECOWSTRUCTDW),.?."/?.^Sdmm HL4ipp0-ISCmm GRANUIAH 'AJ* ^+^.300mm GfiANUUUt 'B's\.^^.PARKING » DRIVEWAY STRUCTURE:^50mm RECYCUD ASPHALT^..G^*150mm CflWULAR 'A--^^'300mm GRANUUtR .B'.^^StT?"CDf ^'^.0 L.A. GIRARD_ ENGINEERING.f ^-5^^ONTARIOJLTD.CONSULTING ENGINEERS^212 *!*LSTKMT_WE8TP^MZ53^TTERVI'UE; OKf*m6 TEL: 1-SIM79-07S FM: i-sn-879-asaft IgirordBgirardengineering.cafl0^ PORT OF HOPE CHURCH FORMERLY (MENNONITE CHURCH IN CHRIST)n ID a M METRES -.mm -*TtW»»SCALE 1: 400 BUT 1mni N «an1)ELEVAnONS^AREj£ogETK;_*ND ARE REFERRED TO SPIKE IN UTIUTr POLE inv/a /nmw N UB SITE AND GRADE PLANN°-- 31?5 U1CATEO OPPOSITE 911 NGL SUBS HAVING AN ELEVAinON OF .Wf 1^**.mm «wM ETR) C 2ffiTS,SWW £^7NS f^,"EJN»MF"'.ES AND CAN2X373 METERS I"is?ff?s&MUNICIPALITY OF BAYHAMBE CONVERTED TO FEET BY DIVIDING BY 0.304a n...COUNTY OF ELGIN B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 6 A B y - P a g e 2 6 6 o f 2 6 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 7 7 A B Y - L A W T O A M M E N D B Y - L A W 2 0 0 2 - 0 0 9 , B E I N G A B Y - L A W T O P R O V I D E F O R T H E M A I N T E N A N C E O F Y A R D S W H E R E A S t h e c o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w # 2 0 0 2 - 0 0 9 p r o v i d e f o r t h e m a i n t e n a n c e o f y a r d s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d t h e Y a r d M a i n t e n a n c e B y - l a w # 2 0 0 2 - 0 0 9 , a s a m e n d e d ; N O W T H E R E F O R E T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L T Y O F B A Y H A M H E R E B Y E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T h a t B y - l a w 2 0 0 2 - 0 0 9 a s a m e n d e d , b e a n d t h e s a m e i s h e r e b y f u r t h e r a m e n d e d b y a d d i n g t h e f o l l o w i n g c l a u s e a f t e r S e c t i o n 3 . 6 ( b ) : 3 . 6 ( c ) N o t w i t h s t a n d i n g S u b s e c t i o n 3 . 6 ( a ) a n y g r o w t h w h i c h f o r m s p a r t o f a n a t u r a l g a r d e n d e l i b e r a t e l y m a i n t a i n e d t o p r o d u c e g r o u n d c o v e r , i n c l u d i n g o n e o r m o r e s p e c i e s o f w i l d f l o w e r s , s h r u b s , t r e e s , h e r b a c e o u s p l a n t s f e r n s , g r a s s e s o r c o m b i n a t i o n s o f t h e a b o v e , w h e t h e r n a t i v e o r n o n - n a t i v e , w h e t h e r e d i t a b l e o r n o n - e d i b l e , c o n s i s t e n t w i t h a m a n a g e d a n d n a t u r a l l a n d s c a p e s h a l l b e p e r m i t t e d . 3 . 6 ( d ) n o t w i t h s t a n d i n g S u b s e c t i o n 3 . 6 ( c ) , t h e f o l l o w i n g r e s t r i c t i o n s a n d s e t b a c k s s h a l l b e e n f o r c e d i n a l l u r b a n a r e a s a s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 o f t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : 1 . a s e t b a c k o f 2 m e t e r s s h a l l b e p r o v i d e d f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a r o a d w a y w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 2 . a s e t b a c k o f 2 m e t e r s s h a l l b e p r o v i d e d f r o m t h e e d g e o f t h e t r a v e l e d p o r t i o n o f a s i d e w a l k w h e r e n a t u r a l g a r d e n s e x i s t i n u r b a n a r e a s w h e r e g r o w t h c a n ' t e x c e e d 1 6 c m i n h e i g h t 3 . n o n o x i o u s w e e d s a s d e f i n e d i n R . R . O . 1 9 9 0 , R e g u l a t i o n 1 0 9 6 ( W e e d C o n t r o l A c t ) s h a l l b e p e r m i t t e d i n a n y n a t u r a l g a r d e n s a n y w h e r e i n B a y h a m 3 . 6 ( e ) m a t u r e t r e e s a r e e x e m p t f r o m S e c t i o n 3 . 6 ( d ) s o l o n g a s t h e c a n o p y o f t h e t r e e w h e n i n b l o o m d o e s n o t p r e s e n t a p u b l i c h a z a r d . 2 . B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 7 r e p e a l s B y - l a w 2 0 1 0 - 0 4 0 a n d c o m e s i n t o f o r c e t h e d a y i t i s p a s s e d . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 7 7 A B y - P a g e 2 6 7 o f 2 6 9 Page 268 of 269 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 7 5 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D J U N E 2 1 , 2 0 1 2 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o q i o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J u n e 2 1 , 2 0 1 2 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 2 1 s t d a y o f J u n e 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 0 7 5 A B y - P a g e 2 6 9 o f 2 6 9