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August 16, 2012 - Council
COUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, August 16, 2012 7:00 p.m. Page 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the regular meeting of Council held August 2, 2012. (b)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations (a)7:05 - Randall Breyer request to amend Dog By-law 2001-94, section 5.11 2.Statements By Council 3.Updates On Projects (a)Richmond Community Water System (b)Acquisition / Disposition of Property (Harbour) 5.INFORMATION ITEMS 5-16 17 Page 1 of 103 Council Agenda August 16, 2012 Page 5.INFORMATION ITEMS (a)Association of Municipalities of Ontario correspondence dated August 9, 2012 regarding Policing Update. File: P17 (b)Project Ojibwa correspondence dated August 9, 2012 regarding "Arrival Date Temporarily Postponed." File: D06 (c)Elgin Economic Development Eblast dated August 2012. File: M07 (d)Elgin County correspondence dated July 26, 2012 regarding resolution of support for Port of Entry. File: A16/D06 (e)Long Point Region Conservation Authority minutes of meeting held June 1, 2012. File: C06 (f)Ontario Police College correspondence dated August 2, 2012 requesting support for the Tornado Fun Run to be held October 3, 2012 at 6:00 p.m. File: A01 (g)Ontario Convenience Store Association correspondence dated July 26, 2012 regarding sale of contraband tobacco. File: A01 (h)Canada Post correspondence dated August 10, 2012 regarding pending closure of Vienna postal outlet. File: A01 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM (a)Norfolk County email correspondence dated August 2, 2012 regarding signage to Port Burwell. File: C13 (b)County of Elgin Notice of adoption of County Official Plan and related correspondence. File D08 (c)Staff Memorandum D2012-04 regarding Teichroeb Re-zoning - OMB Appeal. File: D14 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 19-20 21-22 23-25 27-28 29-34 35-39 41-46 47 49 51-61 63-65 Page 2 of 103 Council Agenda August 16, 2012 Page 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE (a)Staff Report DR2012-013 regarding Petition for Drainage from John & Margaret Froese. File: E09 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES (a)Staff Report P2012-019 regarding Vienna Community Centre Renovations. File: A19VCC 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #012958 to Cheque #013010 inclusive, totaling $130,784.58 and Payroll Disbursements for the period ending August 5, 2012 totaling $62,004.62. (b)Elgin Military Museum Report to Council regarding Project Ojibwa. File: D06/L04 (c)Correspondence dated July 30, 2012 from C Valerie Donnell regarding concession booth. File: L04 (d)Elgin County correspondence dated July 26, 2012 regarding Integrity Commissioner Appointment. File: A16 (e)Staff Report C2012-10 regarding Sound System for Council Chambers. File: F05 (f)Staff Report F2012-18 regarding Municipal Website Redesign and Hosting. File: F05 (g)Correspondence from Laura King requesting the use of 15 picnic tables at the Port Burwell Public School on August 18 for a fundraising event. File: C13 (h)Staff Report C2012-09 regarding Vacancy in Council. File: C12 10.ENVIRONMENT 67-68 69-70 71-79 81-82 83 85 87-88 89-91 93-94 95-97 Page 3 of 103 Council Agenda August 16, 2012 Page 10.ENVIRONMENT (a)Staff Report E2012-07 regarding Chatham Street Sanitary Sewer Replacement. File: E03 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held August 2, 2012. (c)Staff Memorandum regarding a confidential matter regarding personal matters about an identifiable individual, including municipal or local board employees. File: H08 (d)Confidential Report to Bayham Council regarding the security of the property of the Municipality or local Board (Project Ojibwa). File: L04 (e)Staff Memorandum regarding a confidential proposed or pending acquisition or disposition of land by the municipality or local board. File: L07 (f)Confidential Staff Memorandum regarding advice that is subject to solicitor-client privilege, including communications necessary for that purpose. File: L00 (g)Out of Camera. 12.BY-LAWS (a)By-law 2012-092 Being a By-law to Further Amend Appointments By- law 2012-001 (b)By-Law 2012-093 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment 99-100 101 103 Page 4 of 103 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v m e A u g u s t 2 , 2 0 1 2 7 : 0 0 P . M . T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , A u g u s t 2 , 2 0 1 2 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r M a r k T a y l o r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r G o r d R o e s c h , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . l a n R a v e n a n d D a n M a c N e i l , E l g i n M i l i t a r y M u s e u m , w e r e i n a t t e n d a n c e r e g a r d i n g i t e m 9 ( c ) . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( s ) M i n u t e s o f s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u l y 1 6 , 2 0 1 2 . 2 0 1 2 - 3 8 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D q m t y M a y o r M T a y l o r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u l y 1 9 , 2 0 1 2 . 2 0 1 2 - 3 9 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J u l y 1 9 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 5 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 ( c ) A d d e d I t e m ( s ) N o n e 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - F r a n S o u t h w i c k , V i e n n a C i t i z e n s G r o u p , r e g a r d i n g u p d a t e t o f u n d r a i s i n g a c t i v i t i e s a n d s e e k i n g c l a r i f i c a t i o n o f w h a t m u s t b e a c c o m p l i s h e d b y t h e g r o u p t o t h e s a t i s f a c t i o n o f c o u n c i l , i n p r o c e e d i n g w i t h t o w n h a l l p r o j e c t . F r a n S o u t h w i c k r q p o r t e d t h a t t h e V i e n n a C i t i z e n s G r o u p h a s r a i s e d a r o u n d $ 3 , 0 0 0 t o g o t o w a r d s a v i n g t h e V i e n n a O l d T o w n H a l l . M s . S o u t h w i c k q u e s t i o n e d w h a t w a s n e c e s s a r y t o d e t e r m i n e w o r k r e q u i r e d , o b t a i n e s t i m a t e s a n d b e a b l e t o a p p l y f o r f u n d i n g . T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h e r e a r e t w o s o m e w h a t o u t d a t e d e n g i n e e r e s t i m a t e s e x i s t i n g . T h e O n t a r i o T r i l l i u m F o u n d a t i o n a p p l i c a t i o n r e q u i r e m e n t s a r e p o s t e d o n i t s w e b s i t e . M s . S o u t h w i c k r a i s e d c o n c e r n s t h a t n e g a t i v e c o m m e n t s f r o m m u n i c i p a l s t a f f a r e h u r t i n g t h e G r o u p ' s e f f o r t s t o s a v e t h e b u i l d i n g , s u g g e s t i n g t h a t i t w a s s l a t e d f o r d e m o l i t i o n . C o u n c i l c o n f i r m e d t h a t n o d e c i s i o n b y C o u n c i l c o n c e r n i n g t h e b u i l d i n g h a s b e e n m a d e . F u r t h e r d i s c u s s i o n f o l l o w e d . 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L D e p u t y M a y o r M a r k T a y l o r a n n o u n c e d t h a t h e e x p e c t s t o r e s i g n f r o m h i s p o s i t i o n b y y e a r e n d a s h e w i l l n o l o n g e r q u a l i f y t o h o l d h i s o f f i c e . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o p r o v i d e o p t i o n s t o f i l l a v a c a n c y f o r C o u n c i l d i s c u s s i o n a t t h e n e x t m e e t i n g . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r T h e A d m i n i s t r a t o r c o m m e n t e d t h a t S t a n t e c i s o n t r a c k a n d a n t i c i p a t e s t h e r e w i l l b e n e w t e s t w e l l ( s ) b y m i d - A u g u s t . ( b ) H a r b o u r d i v e s t i t u r e T h e r e w a s n o t h i n g n e w t o r e p o r t . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 1 9 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g B r o a d e r P a g e 2 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 6 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 P u b l i c S e c t o r c o l l e c t i v e a g r e e m e n t s . F i l e : A 1 6 ( b ) T o w n o f T i l l s o n b u r g M e d i a R e l e a s e r e g a r d i n g C a n a d i a n S n o w B i r d s . F i l e : M 0 6 ( c ) E l g m G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d M a y 1 6 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( d ) M o n t e M c N a u g h t o n , M P P L a m b t o n - K e n t - M i d d l e s e x c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 1 8 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g B i l l 7 6 , a n A c t t o a m e n d t h e O n t a r i o L o t t e r y a n d G a m i n g A c t , 2 0 1 2 . F i l e : A 1 6 ( s ) C a p t . R u s s e l l B l a i s , C A N U S A F e r r y L i n e s c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 1 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g f e r r y s e r v i c e f r o m P o r t B u r w e l l t o A s h t a b u l a , O h i o . F i l e : D 0 6 ( 0 T i l l s o n b u r g & D i s t r i c t M u l t i - S e r v i c e C e n t r e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d M a y l 4 , 2 0 1 2 i n a p p r e c i a t i o n o f d o n a t i o n . F i l e : M 0 4 ( g ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 2 , 2 0 1 2 f r o m B o b L o z o n m a p p r e c i a t i o n o f s u p p o r t f o r M a s o n i c C H I P p r o g r a m . F i l e : M 0 4 ( h ) M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 2 4 , 2 0 1 2 r e s p o n d i n g t o r e q u e s t f o r s u p p o r t o f t h e T o w n o f M i n t o r e s o l u t i o n a b o u t s o u r c e w a t e r p r o t e c t i o n . F i l e : C 1 0 A t C o u n c i l l o r S o u t h w i c k ' s r e q u e s t , C o u n c i l d i r e c t e d s t a f f t o p r e p a r e a l e t t e r i n r e s p o n s e t o c o m m e n t s b y K a t h l e e n W y m i e , M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g i n h e r c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 1 9 , 2 0 1 2 t h a t " G i v e n t h a t m u n i c i p a l i t i e s a r e s e p a r a t e g o v e r n m e n t s , w h i c h h a v e t h e i r o w n d u l y e l e c t e d r e p r e s e n t a t i v e s , t h e g o v e r n m e n t ' s a p p r o a c h d o e s n o t a p p l y t o m u n i c i p a l i t i e s a n d m u n i c i p a l e n t i t l e s i n c l u d i n g p o l i c e , f i r e a n d l a n d a m b u l a n c e . " S h e f a i l e d t o a c k n o w l e d g e t h a t i t w a s t h e p r o v i n c e t h a t n e g o t i a t e s t h e O P P c o n t r a c t r e n e w a l s o n b e h a l f o f m u n i c i p a l i t i e s , a n d c o n t i n u e s t o a p p r o v e u n s u s t a i n a b l e c o n t r a c t s e t t l e m e n t s . C o r r e s p o n d e n c e i s t o b e s e n t t o t h e M i n i s t e r a n d c o p i e d t o P r e m i e r M c G u i n t y , J e f f Y u r e k , M P P a n d A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l i c i n g M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) . 2 0 1 2 - 3 9 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i t e m 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( h ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 3 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 7 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M ( a ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 2 - 3 4 r e g a r d i n g W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n P r o p o s a l . F i l e : D 0 6 2 0 1 2 - 3 9 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T I B I G r o u p b e r e t a i n e d t o c o n d u c t t h e P o r t B u r w e l l W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n a s o u t l i n e d i n t h e i r p r o p o s a l d a t e d J u n e 2 9 , 2 0 1 2 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 2 - 0 8 r e g a r d i n g R o a d C l o s u r e A p p l i c a t i o n - B o d s w o r t h R o a d A l l o w a n c e . F i l e : T 0 9 T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h a t t h e t i m e r e q u i r e d t o r e s e a r c h a n d r e v i e w t h e n e c e s s a r y i n f o r m a t i o n w o u l d b e b e y o n d t h e u s u a l c o n s i d e r a t i o n o f $ 3 5 0 f o r s u c h a p p l i c a t i o n s . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o c o n s u l t w i t h t h e a p p l i c a n t r e g a r d i n g r e i m b u r s e m e n t o f c o s t s b e f o r e p r o c e e d i n g . 2 0 1 2 - 3 9 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u o t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i t e m 7 ( a ) b e d e f e r r e d f o r s t a f f c o n s u l t a t i o n s r e s p e c t i n g c o s t s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y , B U I L D I N G & P R O T E C T r ^ E S E R V I C E S ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 6 r e g a r d i n g S t r a f f o r d v i l l e L i b r a r y R e n o v a t i o n s . F i l e : A 1 9 B i l l K n i f t o n , C B O p r o v i d e d C o u n c i l w i t h a s u m m a r y o f t h e b i d s r e c e i v e d a n d r e c o m m e n d e d a w a r d i n g t h e c o n t r a c t t o t h e l o w e s t b i d d e r . 2 0 1 2 - 3 9 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 6 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e p r o p o s e d S t r a f f o r d v i U e L i b r a r y r e n o v a t i o n s b e r e c e i v e d ; A N D T H A T S t a f f r e c o m m e n d s a w a r d i n g t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t t o t h e l o w e s t b i d d e r b e i n g E l g i n C o n t r a c t i n g a n d R e s t o r a t i o n L t d . i n t h e a m o u n t o f $ 1 0 3 , 0 0 0 . 0 0 , p l u s H . S . T . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 4 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 8 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 ( b ) S t a £ f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 5 r e g a r d i n g V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e R e n o v a t i o n s . F i l e : A 1 9 T h e C B O a d v i s e d t h a t t h e s c o p e o f t h e w o r k a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e i s t o b r i n g t h e b u i l d i n g i n t o c o m p l i a n c e w i t h t h e F i r e C o d e . N e c e s s a r y d u c t w o r k w i l l b e r e m o v e d a n d r e - i n s t a l l e d o n c e t h e f l r e - r a t e d d r y w a l l c e i l i n g r e p l a c e m e n t i s c o m p l e t e d . I t w a s r e q u e s t e d t h a t s t a f f a l s o g e t q u o t e s f o r r e p a i n t i n g t h e h a l l f o r c o n s i d e r a t i o n a t t h e n e x t m e e t i n g . I t i s p r o p o s e d t h a t t h e w o r k w i l l b e c o m p l e t e d w i t h i n s b t w e e k s , b e g i n n i n g A u g u s t 1 3 t h u n t i l t h e e n d o f S q r t e m b e r . 2 0 1 2 - 3 9 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l a w a r d s t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t f o r t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e r e n o v a t i o n s t o E d M a t h e w s f o r $ 9 2 , 8 4 3 . 0 0 p l u s H S T a n d c o n t i n g e n c y ; A N D T H A T c o s t s f o r t h i s r e n o v a t i o n p r o j e c t o v e r t h e a m o u n t i n t h e 2 0 1 2 b u d g e t b e d r a w n f r o m t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e R e s e r v e F u n d " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 4 r e g a r d i n g L o t t e r y L i c e n s i n g - E l g i n M i l i t a r y M u s e u m . F i l e : P 0 9 2 0 1 2 - 3 9 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T h a t S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 4 r e g a r d i n g t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m ' s A p p l i c a t i o n f o r L o t t e r y L i c e n s i n g E l i g i b i l i t y b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 7 r e g a r d i n g O p t i m i s t N o i s e E x e m p t i o n . F i l e : P 0 1 / 2 0 1 2 - 3 9 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 7 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l g r a n t a n e x e m p t i o n f r o m B y - L a w 2 0 0 1 - 0 5 7 , f o r F r i d a y A u g u s t 3 r d , 2 0 1 2 l l p m u n t i l m i d n i g h t , S a t u r d a y A u g u s t 4 t h 2 0 1 2 l l p m u n t i l m i d n i g h t a n d S u n d a y A u g u s t 5 t h , 2 0 1 2 l l p m u n t i l m i d n i g h t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 9 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 9 . F D 4 A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 8 7 4 t o C h e q u e # 0 1 2 9 5 7 i n c l u s i v e , t o t a l i n g $ 2 5 6 , 1 4 2 . 0 2 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u l y 2 2 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 5 7 , 3 5 3 . 7 7 . 2 0 1 2 - 3 9 8 r f M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 8 7 4 t o C h e q u e # 0 1 2 9 5 7 i n c l u s i v e , t o t a l i n g $ 2 5 6 , 1 4 2 . 0 2 a n d P a y r o U D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u l y 2 2 , 2 0 1 2 t o t a l i n g $ 5 7 , 3 5 3 . 7 7 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N E M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 5 r e g a r d i n g W r i t e - o f f o f T a x e s . F i l e : F 2 3 2 0 1 2 - 3 9 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 8 8 , b e i n g a b y - l a w t o w r i t e - o f f t a x e s , b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 0 1 6 r e g a r d i n g a L e t t e r o f C r e d i t F a c i l i t y . F i l e : L 0 4 S t a f f c i r c u l a t e d S c h e d u l e " A " t o B y - l a w 2 0 1 2 - 0 8 9 . C o u n c i l d i s c u s s e d t h e p r o p o s e d f i n a n c i a l a r r a n g e m e n t s o u t l i n e d i n t h e r e p o r t c o m p a r e d t o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e g u a r a n t o r a g r e e m e n t . C o n c e r n s w e r e r a i s e d t h a t t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m f i n a n c i n g r e q u e s t g o e s b e y o n d t h e r e - l o c a t i o n o f t h e s u b t o P o r t B u r w e l l , a s w a s c o n t e m p l a t e d i n t h e a g r e e m e n t . M r . R a v e n a n d M r . M a c N e i l r e s p o n d e d t o C o u n c i l ' s q u e r r i e s . R e s t o r a t i o n a n d p r e p a r a t i o n o f t h e s u b f o r d i s p l a y w i l l b e f u r t h e r d i s c u s s e d a t t h e n e x t m e e t i n g . A r e c o r d e d v o t e w a s r e q u e s t e d b y C o u n c i l l o r C a s i e r . 2 0 1 2 - 4 0 0 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - l a w N o . 2 0 1 2 - O S 9 , b e i n g a b y l a w t o a u t h o r i z e a n I r r e v o c a b l e S t a n d b y L e t t e r o f C r e d i t F a c i l i t y w i t h t h e R o y a l B a n k o f C a n a d a , b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " P a g e 6 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 0 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 I n F a v o u r O p p o s e d C a s i e r x E n s x K e t c h a b a w x S o u t h w i c k x T a y l o r x M O T I O N C A R R I E D O N A R E C O R D E D V O T E O F 3 T O 2 I N F A V O U R 2 0 1 2 - 4 0 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T c o n s i d e r a t i o n o f t h e s a n d b l a s t a n d p a i n t b y H e d d l e M a r i n e , a s p r o p o s e d b y t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m i n t h e i r l e t t e r d a t e d J u l y 2 7 , 2 0 1 2 b e d e f e r r e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 7 r e g a r d i n g C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d . F i l e : F l l F i r e C h i e f G o r d R o e s c h a d v i s e d C o u n c i l o f t h e p r o p o s e d s t e p s t o p r o m o t e a n d e n h a n c e s a f e t y i n t h e P o r t B u r w e l l b e a c h a n d p i e r a r e a . E m e r g e n c y a n d c a u t i o n s i g n a g e , b u o y s , l i f e r i n g s a n d d o u b l e - s i d e d e m e r g e n c y a n d c a u t i o n s i g n a g e w i l l b e i n c o r p o r a t e d a n d m o n i t o r e d b y p u b l i c w o r k s a n d f i r e d e p a r t m e n t p e r s o n n e l . M r . B o b K l e i n , w h o h a d s u b m i t t e d c o m m e n t s , e n c o u r a g e d C o u n c i l t o s u p p o r t t h e r e c o m m e n d a t i o n s p r o v i d e d b y s t a f f . 2 0 1 2 - 4 0 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " 1 . T H A T C o u n c i l a p p r o v e s a n a p p l i c a t i o n f o r t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e R e n o v a t i o n s p r o j e c t u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C I I F ) f o r 3 3 . 3 % f u n d i n g , a n d t h a t t h i s p r o j e c t b e t h e f i r s t p r i o r i t y . 2 . T H A T C o u n c i l a p p r o v e s a n a p p l i c a t i o n f o r B a r r i e r F r e e R e n o v a t i o n s a t t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C I I F ) f o r 5 0 % f u n d i n g , a n d t h a t t h i s p r o j e c t b e t h e s e c o n d p r i o r i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 7 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 1 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 ( e ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 8 r e g a r d i n g E a s t B e a c h R e v i e w . F i l e : P 1 6 2 0 1 2 - 4 0 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f r e p o r t 2 0 1 2 - 0 1 8 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T s t a f f m o v e f o r w a r d a n d i n s t a l l t h e s i g n a g e , l i f e s a f e t y e q u i p m e n t a n d c o n t r o l b u o y s a s o u t l i n e d i n t h e r e p o r t , p r o v i d i n g t h e p r o j e c t d o e s n o t e x c e e d t h e c o s t e s t i m a t e p r o v i d e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J u l y 1 0 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 2 0 1 2 - 4 0 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T t h e H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J u l y 1 0 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) R e q u e s t f o r d i s c u s s i o n o f u s i n g a l t e r n a t i v e s i t e s f o r t h e c o n d u c t o f r e g u l a r C o u n c i l 1 m e e t i n g s . C o u n c i l d i s c u s s e d a n d a g r e e d t o d e t e r m i n e t o h o l d r e g u l a r C o u n c i l m e e t i n g s i n a l t e r n a t i v e l o c a t i o n s o n a c a s e b y c a s e b a s i s . ( h ) M O T I O N T O E X T E N D L E N G T H O F M E E T I N G 2 0 1 2 - 4 0 5 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 2 o f t h e P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , C o u n c i l s h a U d e a l w i t h b u s i n e s s u n t i l 1 1 : 0 0 p . m . a t i t s m e e t i n g o f A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 P a g e 8 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 2 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 2 0 1 2 - 4 0 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 2 - 4 0 7 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e B a y h a m S m a U M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R q > o r t a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 2 - 4 0 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e S u m m a r y a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 2 - 4 0 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e P o r t B u r w e U W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e S u m m a r y a n d c a l l - i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f l l M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 3 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 2 - 4 1 0 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 1 1 : 1 0 p . m . t o d i s c u s s : a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s . n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J u l y 1 9 , 2 0 1 2 . ( c ) C o n f i d e n t i a l c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e . ( N R G F r a n c h i s e A g r e e m e n t . ) ( d ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 2 - 4 1 1 M o v e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 1 1 : 2 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 8 8 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e w r i t e - o f f o f t a x e s ( b ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 8 9 A B y - l a w t o A u t h o r i z e a L e t t e r o f C r e d i t F a c i l i t y ( c ) B y - l a w 2 0 1 2 - 0 9 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e a n a g r e e m e n t w i t h C U P E 2 0 1 2 - 4 1 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D q m t y M a y o r M T a y l o r " T H A T B y - l a w s 2 0 1 2 - 0 8 8 a n d 2 0 1 2 - 0 9 0 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N E M O U S L Y 2 0 1 2 - 4 1 3 M o v e d b y D q m t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k P a g e 1 0 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 4 o f 1 0 3 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 " T H A T B y - l a w 2 0 1 2 - 0 8 9 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a U y p a s s e d . " C A R R I E D ( d ) B y - L a w 2 0 1 2 - 0 9 1 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 2 - 4 1 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 2 - 0 9 1 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( ^ ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 2 - 4 1 5 M o v e d b y D e p u t y M a y o r M T a y l o r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 1 : 2 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y * ^ ? ^ ^ u / ^ ^ y ) ^ / ^ ^ M A Y O R C L E R K P a g e 1 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 5 o f 1 0 3 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 , 2 0 1 2 . P a g e 1 6 o f 1 0 3 T o : K y l e K r u g e r S u b j e c t : D o g B y - L a w 2 0 0 1 - 9 4 M r . K r u g e r : A s p e r o u r c o n v e r s a t i o n o n A u g u s t 8 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g a r e q u e s t f o r a n a m e n d m e n t t o o u r D o g B y - L a w 2 0 0 1 - 9 4 u n d e r s e c t i o n 5 . 1 1 w h i c h s t a t e s f h a t ( A n y p e r s o n w h o o w n s h a r b o r s , p o s s e s s e s o r w h o i s i n t h e c a r e a n d / o r c o n t r o l o f a n y d o g s h a l l n o t a l l o w s a i d d o g t o e n t e r u p o n t h e M u n i c i p a l B e a c h i n P o r t B u r w e l l ) . I t i s m y r e q u e s t t o h a v e t h i s s e c t i o n o f t h e B y - L a w t o b e a m e n d e d a n d b e r e w a r d e d t o s a y ( D o g s u n d e r t h e c a r e a n d c o n t r o l o f r e s p o n s i b l e p e o p l e s h o u l d b e a l l o w e d o n t h e M u n i c i p a l E a s t B e a c h i n P o r t B u r w e l l b e t w e e n t h e h o u r s o f 1 2 : 0 0 A . M . a n d 9 : 0 0 A . M . f o r r e c r e a t i o n a l p u r p o s e s o n l y . Y o u r u n d e r s t a n d i n g o f t h i s a n d p r e s e n t a t i o n t o C o u n c i l i s g r e a t l y a p p r e c i a t e d . Y o u r s t r u l y R a n d y B r e y e r 7 : 0 5 - R a n d a l l B r e y e r r e q u e s t t o a m e n d D o g B y - l a w 2 0 0 1 - 9 4 , P a g e 1 7 o f 1 0 3 Page 18 of 103 - 5 P a g e 1 o f 3 - C L - 2 , L y n d a M i l l a r d F r o m : c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a P / - 7 S e n t : F r i d a y , A u g u s t 1 0 , 2 0 1 2 9 : 0 0 A M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : A M O b r e a k i n g n e w s ( 1 ) r e p o l i c i n g u p d a t e A u g u s t 9 , 2 0 1 2 T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L P o l i c i n g U p d a t e S i n c e w e l a s t u p d a t e d y o u , t h e O P P C o s t i n g P r o j e c t T e a m h a s c o m p l e t e d i t s w o r k a n d t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ' s T e r m s o f R e f e r e n c e w o r k p r o g r e s s e s . H e r e i s w h a t y o u n e e d t o k n o w : A M O - O P P C o s t i n g P r o j e c t T e a m : A s p r e v i o u s l y r e p o r t e d , A M O s t a f f , s e n i o r m u n i c i p a l o f f i c i a l s a n d O n t a r i o P o l i c e S e r v i c e B o a r d A s s o c i a t i o n s t a f f h a v e b e e n m e e t i n g r e g u l a r l y o v e r t h e p a s t m o n t h s w i t h t h e M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s ( M C S C S ) a n d t h e O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e ( O P P ) . T h e p r o j e c t t e a m w a s e s t a b l i s h e d t o a d v i s e t h e O P P o n h o w t h e y c o u l d p r o v i d e a n d / o r i m p r o v e t h e t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y o f m u n i c i p a l c o s t s i n c o m m u n i t i e s p o l i c e d b y t h e O P P . O n A u g u s t 7 , 2 0 1 2 , t h e O P P C o m m i s s i o n e r , C h r i s L e w i s , r e l e a s e d t h e d o c u m e n t " U n d e r s t a n d i n g O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e M u n i c i p a l P o l i c i n g C o s t s " . I t c a n b e f o u n d a t L i t ^ D : / / w w v / . O D D . c a / e c . T i s / i n d 3 X . D h D ? i d = 1 3 . I t i s a n O P P d o c u m e n t t h a t w a s p r e p a r e d t o p r o v i d e m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w i t h a c o m p r e h e n s i v e u n d e r s t a n d i n g o f h o w t h e i r m u n i c i p a l p o l i c i n g c o s t s a r e c a l c u l a t e d a n d r e c o v e r e d . T h i s w a s a m a j o r u n d e r t a k i n g a n d s i g n i f i c a n t s t e p b y t h e O P P . T h i s i n f o r m a t i o n w i l l a l l o w m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w h o h a v e a s e r v i c e a r r a n g e m e n t w i t h t h e O P P , o r a r e c o n s i d e r i n g s u c h a n a r r a n g e m e n t t o b e b e t t e r i n f o r m e d i n t h e i r d i s c u s s i o n s w i t h t h e i r O P P D e t a c h m e n t C o m m a n d e r a n d t h e O P P M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u . T h i s p r o j e c t w a s a b o u t g r e a t e r t r a n s p a r e n c y o n t h e O P P r e c o v e r y f o r m u l a s c h e d u l e s a n d a s s o c i a t e d i n f o r m a t i o n . T h e r i s i n g c o s t o f p o l i c i n g , w h e t h e r m u n i c i p a l o r O P P s e r v i c e s , w a s n o t p a r t o f t h e p r o j e c t . M a t t e r s r e l a t e d t o t h e r i s i n g c o s t o f p o l i c i n g a r e b e i n g c o n s i d e r e d i n t h e w o r k o f t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e . A M O p a r t i c i p a t i o n o n t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ( F P A C ) : T h i s i s o u r s e c o n d u p d a t e o n t h e C o m m i t t e e ' s w o r k . T h e M C S C S e s t a b l i s h e d t h i s s t a k e h o l d e r a d v i s o r y c o m m i t t e e t o l o o k a t p o l i c i n g a c t i v i t i e s a n d r e - e x a m i n e w h a t i s c o r e p o l i c i n g a n d w h a t i s n o t . I t w i l l r e c o m m e n d t o t h e M i n i s t r y c h a n g e s t o l e g i s l a t i o n , r e g u l a t i o n s , p o l i c y m a t t e r s a n d s t r a t e g i c d i r e c t i o n . T h e A d v i s o r y C o m m i t t e e c o n s i s t s o f a m a j o r i t y o f e m p l o y e r r e p r e s e n t a t i v e s a n d s e r v i c e p r o v i d e r s a n d i n c l u d e s e m p l o y e e r e p r e s e n t a t i v e s . T h e P o l i c e S e r v i c e s A c t a n d t h e a s s o c i a t e d r e g u l a t i o n s t h a t s e t o u t 8 / 1 0 / 2 0 1 2 A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o c o r r e s p o n d e n c e d a t e d P a g e 1 9 o f 1 0 3 P a g e 2 o f < , ~ ^ - a m o n g o t h e r m a t t e r s , p o l i c i n g s t a n d a r d s h a v e n o t b e e n r e v i e w e d s i n c e t h e l a t e 1 9 9 0 s . T h e C o m m i t t e e h a s h a d t w o m e e t i n g s t o d a t e a n d w i l l m e e t a g a i n i n t h e f a l l . A M O i s r e p r e s e n t e d o n t h i s C o m m i t t e e b y P r e s i d e n t G a r y M c N a m a r a . F P A C h a s e s t a b l i s h e d f o u r w o r k i n g g r o u p s t h a t w i l l i n v e s t i g a t e c h a n g e s t o a c h i e v e a s u s t a i n a b l e m o d e ! f o r f u t u r e p o l i c i n g - w h e t h e r O P P c o n t r a c t o r m u n i c i p a l o w n f o r c e s . A M O h a s a p p o i n t e d s e n i o r m u n i c i p a l s t a f f r e p r e s e n t a t i v e s t o e a c h o f t h e w o r k i n g g r o u p s w h i c h a r e : C r i m e P r e v e n t i o n ; . L a w E n f o r c e m e n t a n d A s s i s t a n c e t o V i c t i m s o f C r i m e ; . E m e r g e n c y R e s p o n s e a n d P u b l i c O r d e r M a i n t e n a n c e ; a n d . . A d m i n i s t r a t i o n a n d I n f r a s t r u c t u r e . E a c h o f t h e s e f o u r W o r k i n g G r o u p s i s t a s k e d w i t h c o n s i d e r i n g t h e f o l l o w i n g w i t h i n t h e i r t o p i c s : H o w t h e o u t c o m e s o f e a c h o f t h e c o r e p o l i c e s e r v i c e s a r e c u r r e n t l y m e a s u r e d a n d / o r . s h o u l d b e m e a s u r e d a n d h o w o u t c o m e s a r e c o m m u n i c a t e d t o t h e p u b l i c ; C o r e d u t i e s , r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s a n d a c c o u n t a b i l i t y o f p o l i c e s e r v i c e s a n d p o l i c e . s e r v i c e s b o a r d s ; H o w p o l i c e s e r v i c e s a r e c u r r e n t l y d e l i v e r e d a n d h o w a l t e r n a t i v e s t o s e r v i c e d e l i v e r y b y . p o l i c e , c i v i l i a n s , a n d o t h e r p u b l i c s a f e t y / c o m m u n i t y w e l t n e s s p r o v i d e r s m a y b e i m p l e m e n t e d ; a n d T h e c u r r e n t l e g i s l a t i v e / r e g u l a t o r y a n d p o l i c y f r a m e w o r k t o d e t e r m i n e w h a t c h a n g e m a y . b e n e c e s s a r y t o a c h i e v e a s u s t a i n a b l e m o d e l f o r t h e f u t u r e o f p o l i c i n g . T h e A M O a p p o i n t e d m u n i c i p a l s t a f f m e m b e r s r e p r e s e n t t h e g e o g r a p h i c a l d i v e r s i t y o f c o n t r a c t p o l i c i n g a n d m u n i c i p a l f o r c e s . E a c h w o r k i n g g r o u p r e p o r t s t o t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e a n d w i l l r e v i e w p o l i c e s e r v i c e s t h r o u g h t h e l e n s o f e f f i c i e n c y , t r a n s f o r m a t i o n , i n n o v a t i o n / t e c h n o l o g y a n d i n t e g r a t i o n - c r i t e r i a t h a t w e h o p e w i l l h a v e a p o s i t i v e i m p a c t o n s e r v i c e d e l i v e r y a n d c o s t . A M O w i l l c o n t i n u e t o u p d a t e m e m b e r s o n t h e p r o g r e s s o f t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e a s m i l e s t o n e s a r e a c h i e v e d . I n c o n c e r t w i t h a l l t h e p o l i c i n g c o s t s w o r k b e i n g d o n e , i t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t A M O ' s a c t i v e a d v o c a c y o n p e n s i o n c o n t r i b u t i o n r a t e s a n d c h a n g e s t o O n t a r i o ' s a r b i t r a t i o n s y s t e m , i f c o n t a i n e d i n u p c o m i n g l e g i s l a t i o n , c o u l d h a v e a s i g n i f i c a n t i m p a c t o n t h e c o s t o f p o l i c i n g s e r v i c e s . C o n t a c t : M o n i k a T u r n e r , A M O D i r e c t o r o f P o l i c y , a t m t u r n e r ( % a m o . o n . c a P L E A S E N O T E A M O B r e a k i n g N e w s w i l l b e b r o a d c a s t t o t h e m e m b e r m u n i c i p a l i t y ' s c o u n c i l , a d m i n i s t r a t o r a n d c l e r k . R e c i p i e n t s o f t h e A M O b r o a d c a s t s a r e f r e e t o r e d i s t r i b u t e t h e A M O b r o a d c a s t s t o o t h e r m u n i c i p a l s t a f f a s r e q u i r e d . W e h a v e d e c i d e d t o n o t a d d o t h e r s t a f f t o t h e s e b r o a d c a s t l i s t s i n o r d e r t o e n s u r e a c c u r a c y a n d e f f i c i e n c y i n t h e m a n a g e m e n t o f o u r v a r i o u s b r o a d c a s t l i s t s . 8 / 1 0 / 2 0 1 2 A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o c o r r e s p o n d e n c e d a t e d P a g e 2 0 o f 1 0 3 5 ^ C ^ < o K O j l : C T . J 1 B W A m » P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d m e H o n o u r a i y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C F O R I M M E D I A T E R E L E A S E A u g u s t 9 , 2 0 1 2 A r r i v a l D a t e T e m p o r a r i l y P o s t p o n e d T h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m i s t e m p o r a r i l y p o s t p o n i n g t h e a r r i v a l o f t h e H M C S O j i b w a i n P o r t B u r w e l l . t h T h e o r i g i n a l o f f l o a d d a t e o f S e p t e m b e r 8 i s b e i n g p u s h e d b a c k f o r a n u m b e r o f r e a s o n s , n o t t h e l e a s t o f w h i c h i s t o e n s u r e m i n i m a l d i s r u p t i o n t o t h e e x t r e m e l y b u s y a n d p r o f l t a b l e s e a s o n f o r b u s i n e s s e s t h a t d e p e n d o n t o u r i s m i n B a y h a m . T h e p o s t p o n e m e n t w i l l a l s o e n s u r e t h a t e v e r y d e t a i l w i l l b e a d d r e s s e d s o t h e o f f - l o a d w i l l r u n l i k e c l o c k w o r k . D a n M c N e i l , P r o j e c t C o o r d i n a t o r , s a y s " T h i s i s a h u g e a n d c o m p l e x p r o j e c t a n d o u r a i m / w i t h o u r p a r t n e r s , i s t o m i n i m i z e a n y p o t e n t i a l r i s k . I n r e a l i t y w h a t i s h a p p e n i n g i s t h a t w e a r e t a k i n g a s u b m a r i n e a n d t u r n i n g i t i n t o a b u i l d i n g w h i c h m e a n s t h a t w e h a v e t o e n s u r e t h a t i t c o m p l i e s w i t h t h e O n t a r i o B u i l d i n g C o d e . T h e d e l a y i s n o t g o i n g t o b e a l o n g o n e . " T h e n e w d a t e w i l l b e a n n o u n c e d s h o r t l y . A s p l a n s p r o g r e s s / t h e M u s e u m w i l l k e e p e v e r y o n e i n f o r m e d t h r o u g h t h e w e b s i t e a t w w w . p r o j e c t o j i b w a . c a . 3 0 - F o r m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e c o n t a c t : M e l i s s a R a v e n , D i r e c t o r o f C o m m u n i c a t i o n s 1 - 5 1 9 - 6 3 3 - 7 6 4 1 m e d i a @ p r o i e c t o i i b w a . c a w w w . p r o i e c t o i i b w a . c a - c : : g : : / / - S ' 3 u " " ' , 3 2 ( * . . ' 3 C . S i . . r ^ 2 , , 5 . , . t ' O c . s , G " . . c , ' 3 C \ - / ' . ' . A v j ^ / ' . 3 A ; ^ c g . . s x , . ' c c C j . c ' i . ' " I ^ . - T ' c ' . - c ? ' ' ' 1 < r c 7 c r r t ^ ' 2 : j " . 9 - 3 3 3 - 7 5 , ' - : L : " s ' ; : c ^ ; w . c ' ' @ ) ? ; g ! r - ^ ! ! - z " v ' " ^ s e - : ' " . ' : £ - W e 3 5 ' , 2 ; v ^ " ; ' . p ; o ; 2 ^ . ^ ' c v ^ . ; c . P r o j e c t O j i b w a c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 9 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 2 1 o f 1 0 3 ^ . y / < < - ^ h / : - ^ . ' ^ f + " ^ w w - ~ f ^ . ^ . ' ' » . ^ . ' y ^ K - ^ , ^ ^ ^ ' < ^ t . . . . J / ^ 1 ^ _ T ' . T / f O j i b w a i n H e d d l e M a r i n e S h i p y a r d i n H a m i l t o n w h e r e s h e i s b e i n g p r e p a r e d f o r t r a n s p o r t t o h e r p e r m a n e n t h o m e i n P o r t B u r w e l l , O n t a r i o . H i g h r e s o l u t i o n p h o t o a v a i l a b l e o n r e q u e s t . t " c i ' - - : t ^ / l . ) / - . ^ j ; - < . \ 3 A ; £ g " s . c . ' c ' . C ; ; : ; ' : y ( ~ , . - , . . ' 1 ; . 1 . : ? " V V . . S 3 L . : ' " , ^ C T c ^ o . S . ' . i o . , S . . " n o ^ a s , ^ . » ^ ^ k \ f ^ ^ v ~ r r / ^ ^ J t ^ - < - ^ 6 J i . c . C ^ / ' T Q : J ' . ? - < ) 3 3 - / S ' - : : ~ - ' L C : ; : r : ^ L ' c ^ ' ' ; S ) 2 - g ' " r ^ ! L : . ; s - ' y " . . s c - " . C u W e o s ' , c : v / v . ' w . : . - o j ^ . o ; : : ; ^ c : . - : c . P r o j e c t O j i b w a c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 9 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 2 2 o f 1 0 3 - s P a g e 1 o f 4 L y n d a M i l l a r d F r o m : C o u n t y o f E l g i n [ C o u n t y _ o f _ E l g i n @ m a i l . v r e s p . c o m ] r ^ o 7 S e n t : T h u r s d a y , A u g u s t 0 9 , 2 0 1 2 1 1 : 0 1 A M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : E l g i n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t E b l a s t A u g u s t 2 0 1 2 3 ! - . : " N e w s F l a s h < ' ' - . " ' . " - * J / ' ^ . < ; ^ ^ ' . 1 : < v ; . : C . . 9 ^ - r ^ , ; J 7 1 . ^ - ^ ^ J f f < > . _ i ^ h r . ^ . / . _ G . / * F r e s h F e s t 2 0 1 2 T h e l o c a l f o o d c e l e b r a t i o n F r e s h F e s t R u s h C r e e k W i n e s A w a r d S o u t h e r n R a i l w a y S t a t i o n o n A u g u s t S h a r e Y o u r E x p e r i e n c e E l g i n C o u n t y i s p r e s e n t i n g t h i s e v e n t a n d t h e f o o d t h e y g r o w w i t h l o c a l c h L o c a l F o o d C h a r t e r C o u n t y d i s h e s . A t t e n d e e s w i l l b e a b l A v a i l a b l e w i t h a g l a s s o f w i n e o r a p i n t o f l o c a : a b l e t o e n j o y l i v e m u s i c f r o m t a l e n t e B e c o m e a n E l e i n C o u n t y B u d d h a a n d p a r t i c i p a t e i n p a i r i n g w o r k s h o p s w i t h l o c a l f o o d e x p s A m b a s s a d o r a s i l e n t a u c t i o n w i t h p r o c e e d s g o i n g t o t h e C a n a d a S o u t h e r n R a i h F r e s h F e s t t i c k e t s c o s t $ 3 5 a n d i n c l u d e 1 4 s a m p l i n g c o u p o n s a n d ^ c T i c k e t s m a y b e p u r c h a s e d o n l i n e a t w w w . f r e s h f e s t . c a a n d a t t h e f i F r u i t F a r m ( A y h n e r ) , Q u a i d u V i n E s t a t e W i n e r y ( S p a r t a ) , T h e W F a r m g a t e M a r k e t s ( S t . T h o m a s ) , T h e A r t s & C o o k e r y B a n k ( W e s S q u a r e C o f f e e H o u s e ( P o r t S t a n l e y ) . F o r m o r e i n f o r m a t i o n a b o u t F r e s h F e s t c a l l 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 e x t . 1 6 ! r - 1 t . ^ T T . : . , . ' . - 1 - " r < - 1 - T T c " c " a I ; - ? . ^ . a / r v - ^ . ^ . . . . . . - . - s * , . ^ ^ . " . - J ' u - ^ ^ - ^ v E l g i n C o u n t y w i n e r y R u s h C r e e k W i n e s L i v i n g M a g a z i n e ' s " 2 0 1 2 B e s t o f L a k e I c a t e g o r y . R e a d e r s , e d i t o r s a n d w r i t e r s o f t h e m a g a ; v o t e f o r t h e b e s t w i n e r i e s a l o n g L a k e E r i A m e r i c a n s i d e s a n d R u s h C r e e k W i n e s \ o u t o f h u n d r e d s o f l o c a t i o n s . O w n e r s K i m a n d W e n d y F l i n t o f t o p e n e d L i n e s o u t h o f A y l m e r i n 1 9 9 6 a n d f h e i r i w i n e h a v e b e e n d e l i g h t i n g v i s i t o r s f o r n e R a s p b e r r y a n d S t r a w b e r r y C h o c o l a t e D e C r e e k ' s m o s t p o p u l a r f l a v o u r s . 8 / 1 0 / 2 0 1 2 E l g i n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t E b l a s t d a t e d A u g u s t 2 0 1 2 . P a g e 2 3 o f 1 0 3 P a g e 2 o f 4 " K i m a n d I a r e h o n o u r e d t o b e r e c o g n i z e d o n b o t h t h e C a n a d i a n a n d A m e r i c a n s i d e s o f L a k e E r i e , " s a i d W e n d y . " W e h a v e w o r k e d v e r y h a r d t o c r e a t e a q u a l i t y w i n e r y a n d a p l a c e y o u c a n b r i n g y o u r f a m i l y a n d e n j o y a g r e a t e x p e r i e n c e . " T h e w i n e r y i s o p e n M o n d a y t o S a t u r d a y a n d f e a t u r e s a c o r n m a z e , a b r u s c h e t t a b a r , a n d a p i c n i c a r e a w h e r e g u e s t s c a n u s e a n o n - s i t e B B Q t o p r e p a r e t h e i r l u n c h . T h e w i n e r y i s a l s o h o m e t o a n E n g l i s h g a r d e n w h e r e v i s i t o r s c a n s i t b a c k a n d r e l a x w i t h a g l a s s o f w i n e . F o r m o r e i n f o r m a t i o n a b o u t R u s h C r e e k W i n e s o r t h e 2 0 1 2 B e s t o f L a k e E r i e A w a r d p l e a s e c o n t a c t W e n d y F l i n t o f t a t 5 1 9 - 7 7 3 - 5 4 3 2 o r e m a i l w m e m a s t e r @ r u s h c r e e k w i n e s . c o m . b a c k t o t o p . ^ . V . * - ~ ^ f T * 1 : l y ' ' ; i j ' ^ ^ : J y " . Q " ^ ; : ^ T T k - / - J f * ^ < t » v ^ T h e r e a r e o n l y t w o w e e k s l e f t t o e n t e r E l g i n - S t . T h o m a s T o u r i s m ' s S h a r e Y o u r E x p e r i e n c e c o n t e s t . T h e c o n t e s t e n c o u r a g e s v i s i t o r s a n d r e s i d e n t s t o s h a r e t h e i r E l g i n - S t . T h o m a s e x p e r i e n c e s f o r t h e c h a n c e t o w i n $ 1 , 0 0 0 m E l g i n C o u n t y a n d S t . T h o m a s D o w n t o w n D o l l a r s t o b e u s e d a t p a r t i c i p a t i n g b u s i n e s s e s . T o e n t e r t h e c o n t e s t f i l l o u t t h e f o r m a t w w w . e l g m t o u r i s t . c o m / s h a r e v o n r e x p e r i e n c e a n d u p l o a d y o u r s t o r y , p h o t o o r v i d e o . S u b m i s s i o n s w i l l b e r e v i e w e d a n d s h a r e d w i t h t o u r i s m f o l l o w e r s o n F a c e b o o k a n d o n t h e E x p e r i e n c e E l g i n b l o g . Y o u c o u l d e v e n b e f e a t u r e d i n t h e S t . T h o m a s W e e k l y N e w s . T h e c o n t e s t i s o p e n t o a l l v i s i t o r s a n d r e s i d e n t s o f E l g i n - S t . T h o m a s t h a t a r e 1 6 y e a r s o f a g e a n d o l d e r . T h e C o n t e s t r u n s f r o m J u l y 1 s t u n t i l S e p t . 4 t h a n d E l g i n - S t . T h o m a s T o u r i s m w i l l u s e a d r a w t o s e l e c t t h e w i n n e r w h e n t h e c o n t e s t c l o s e s . T h e S h a r e y o u r E x p e r i e n c e c o n t e s t i s a p a r t n e r s h i p b e t w e e n E l g i n - S t . T h o m a s T o u r i s m , t h e S t . T h o m a s W e e k l y N e w s , M y F M S t . T h o m a s a n d t h e S t . T h o m a s D o w n t o w n D e v e l o p m e n t B o a r d . F o r m o r e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e c o n t e s t c a l l 1 - 8 7 7 - G O - E L G I N . b a c k t o t o p - ^ . ^ r ~ - 1 ~ J ^ 7 . ' - 1 f l ^ - 1 < J J . : ^ - ' . ' . ' . . . 1 - ^ ' . ' . . . . J ' : - T - ' ' ; . ' ^ " " ^ . " i ' 1 . . ' T f ' f ; a L i * _ ' L . * c . - i i . ' ^ F ' T h e E l g i n - S t . T h o m a s L o c a l F o o d C h a r t e r i s n o w a v a i l a b l e o n l i n e a n d i s o f f e r i n g a ' t a k e t h e t o o n i e c h a l l e n g e . ' T h e c h a r t e r e n c o u r a g e s r e s i d e n t s t o t a k e t h e c h a l l e n g e - a n i n i t i a t i v e t h a t p r o m o t e s t h e e x p e n d i t u r e o f $ 2 a w e e k t o t h e p u r c h a s e o f l o c a l l y p r o d u c e d f o o d . P a r t i c i p a n t s c a n t r a c k f h e i r p r o g r e s s o n t h e E l g i n C o u n t y B i n g o c a r d f o r a c h a n c e t o w i n a l o c a l T h a n k s g i v i n g d i n n e r v a l u e d a t $ 2 0 0 . " I f 1 0 , 0 0 0 f a m i l i e s d e v o t e d $ 2 p e r w e e k t o t h e p u r c h a s e o f l o c a l l y p r o d u c e d f o o d , $ 1 m i l l i o n w o u l d r e m a i n i n t h e l o c a l c o m m u n i t y a n n u a l l y , " s a i d K a t e B u m s , B u s i n e s s D e v e l o p m e n t C o o r d i n a t o r f o r E l g i n C o u n t y . " L o c a l f o o d h a s h e a l t h b e n e f i t s , e n v i r o n m e n t a l b e n e f i t s a n d e c o n o m i c b e n e f i t s . " L o c a l f o o d p r o d u c t i o n i s a f o u n d a t i o n f o r s t r e n g t h e n i n g t h e e c o n o m y , i m p r o v m g h e a l t h , a n d b u i l d i n g a v i b r a n t c o m m u n i t y , s a i d B u m s . T h e E l g i n - S t . T h o m a s L o c a l F o o d C h a r t e r i s a 8 / 1 0 / 2 0 1 2 E l g i n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t E b l a s t d a t e d A u g u s t 2 0 1 2 . P a g e 2 4 o f 1 0 3 P a g e 3 o N t s , g u i d e f o r a l l l e v e l s o f g o v e r n m e n t , b u s i n e s s e s , c o m m u n i t i e s a n d f a m i l i e s t h a t l i n k s s u s t a i n a b l e f o o d p o l i c i e s t o c o m m u n i t y a c t i o n . T h e E l g i n - S t . T h o m a s L o c a l F o o d C h a r t e r w a s c r e a t e d b y f h e L o c a l F o o d f o r L o c a l P e o p l e C o a l i t i o n , a p a r t n e r s h i p b e t w e e n E l g i n - S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h , T h e C o u n t y o f E l g i n , T h e E l g i n F e d e r a t i o n o f A g r i c u I h i r e a n d s e v e r a l o t h e r o r g a n i z a t i o n s i n v o l v e d i n t h e s a f e t y , s e c u r i t y a n d d i s t r i b u t i o n o f f o o d i n E l g i n a n d S t . T h o m a s . F o r m o r e i n f o r m a t i o n o n t h e E l g i n - S t . T h o m a s L o c a l F o o d C h a r t e r o r t o d o w n l o a d y o u r E l g i n C o u n t y B i n g o C a r d p l e a s e v i s i t t h e " L o c a l F o o d f o r L o c a l P e o p l e " s e c t i o n o n w w w . s a v o u r e l s i n . c a . b a c k t o t o p - " 1 _ , . , . - 1 . f - 7 J T < T - / ^ . T y ! ' . - ? < ' v f a a E . i i " - . ^ ^ f . ; ; . - h j h j ' ^ - * ^ . , ; ' . - ^ \ = > . - - , 1 E l g i n C o u n t y A m b a s s a d o r s a r e c o m m u n i t y l e a d e r s , e n t r e p r e n e u r s a n d v o l u n t e e r s w h o h e l p p r o m o t e b u s i n e s s t h r o u g h o u t E l g i n C o u n t y a n d a c t i v e l y p a r t i c i p a t e i n t h e g r o w t h a n d d e v e l o p m e n t o f t h e C o u n t y . T h e s e i n d i v i d u a l s m a k e a p o s i t i v e c o n t r i b u t i o n t o t h e i r c o m m u n i t y b y p r o m o t i n g E l g i n C o u n t y a s a p l a c e t h a t n o t o n l y p r o v i d e s a h i g h q u a l i t y o f l i f e , b u t a l s o o f f e r s m a n y s u c c e s s f u l b u s i n e s s o p p o r t u n i t i e s . T h e s e i n d i v i d u a l s h a v e e x i s t i n g b u s i n e s s n e t w o r k s b o t h l o c a l l y a n d o u t s i d e o f E l g i n C o u n t y a n d w o r k t o a d v a n c e b u s i n e s s a n d i n c r e a s e i n v e s t m e n t o p p o r t u n i t i e s f o r t h e C o u n t y d u r i n g t h e i r d a i l y b u s i n e s s d e a l i n g s i n a n d o u t s i d e o f E l g i n . E l g i n C o u n t y A m b a s s a d o r s e n j o y a n u m b e r o f b e n e f i t s i n c l u d i n g r e g u l a r n e t w o r k i n g w i t h o t h e r e n t r e p r e n e u r s a n d b u s i n e s s p e o p l e , a n d a g r e a t e r v i s i b i l i t y f o r t h e m s e l v e s a n d t h e i r b u s i n e s s e s . I n a d d i t i o n t o p r o m o t i o n o f t h e C o u n t y , a m b a s s a d o r s a r e r e q u i r e d t o a t t e n d a t l e a s t t w o q u a r t e r l y b r e a k f a s t m e e t i n g s , a n d p r o v i d e o n e n e w b u s i n e s s l e a d o r r e c r u i t o n e n e w a m b a s s a d o r e a c h y e a r . T h e E l g i n C o u n t y A m b a s s a d o r P r o g r a m w a s l a u n c h e d i n D e c e m b e r 2 0 0 9 , S i n c e i t s i n c e p t i o n t h e p r o g r a m h a s g r o w n t o i n c l u d e o v e r 3 0 a m b a s s a d o r s . I f y o u a r e i n t e r e s t e d i n b e c o m i n g a n a m b a s s a d o r p l e a s e c a l l 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 e x . 1 6 8 o r v i s i t w w w . p r o e r e s s i v e b v n a h i r e . c o m t o s i g n u p . b a c k t o t o p N e w s F l a s h L a n d & S p a c e D i r e c t o r y T o p F i v e 8 / 1 0 / 2 0 1 2 E l g i n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t E b l a s t d a t e d A u g u s t 2 0 1 2 . P a g e 2 5 o f 1 0 3 Page 26 of 103 - 5 ~ J l / E C E I V E , f r ^ » * - < d - A U G 0 1 2 0 1 2 ^ / £ > o ^ M U N f C I P A L l T Y O F B A Y H A M J u l y 2 6 , 2 0 1 2 M a y o r P a u l E n s B a y h a m C o u n c i l 9 3 4 4 P l a n k R o a d P . O . B o x 1 5 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O D e a r M a y o r E n s : E l g i n C o u n t y C o u n c i l a t i t s J u l y 2 4 , 2 0 1 2 m e e t i n g a p p r o v e d t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n : " T H A T t h e C o u n t y o f E l g i n s u p p o r t s t h e r e s o l u t i o n s f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e T o w n o f A y l m e r r e g a r d i n g t h e p r o p o s e d P o r t o f E n t r y p r o j e c t ; a n d , T H A T t h e l e t t e r s b e r e c e i v e d a n d f i l e d . - C a r r i e d . ( S i g n e d , W a r d e n W a l t e r s ) " T h a n k y o u f o r f o r w a r d i n g t h e c o p y o f t h e r e s o l u t i o n r e g a r d i n g t h i s t h a t y o u r c o u n c i l a p p r o v e d o n J u l y 1 9 , 2 0 1 2 . Y o u r s t r u l y , ^ a o a > i ^ i " J ^ ^ u ^ S u s a n M c C o n n e l l A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s C o o r d i n a t o r e c M r . J a c k B a r i b e a u T o w n o f A y l m e r C o u n t y o f E l g l n A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . e l g i n - c a u n l y . o n . c a E l g i n C o u n t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 2 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 2 7 o f 1 0 3 f 1 - f ^ > f . ^ / . . J . / i ^ . - S . ^ ^ - / i r . k > - r E l a n ^ - 6 / . ' , J u l y 2 6 , 2 0 1 2 M a y o r C o u c k u y t T o w n C o u n c i l T h e C o r p o r a t i o n o f t h e o w n o f A y l m e r 4 6 T a l b o t S t r e e t W e s t A y l m e r , O N N 5 H 1 J 7 D e a r M a y o r C o u c k u y t : E l g i n C o u n t y C o u n c i l a t i t s J u l y 2 4 , 2 0 1 2 m e e t i n g a p p r o v e d t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n : " T H A T t h e C o u n t y o f E l g i n s u p p o r t s t h e r e s o l u t i o n f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e T o w n o f A y l m e r r e g a r d i n g t h e p r o p o s e d P o r t o f E n t r y p r o j e c t ; a n d , T H A T t h e l e t t e r s b e r e c e i v e d a n d f i l e d . - C a r r i e d . ( S i g n e d W a r d e n W a l t e r s ) " T h a n k y o u f o r f o r w a r d i n g y o u r r e s o l u t i o n N o . 3 5 3 - 1 2 . Y o u r s t r u l y , ^ ^ ^ ^ a ^ C ^ ^ U j i S u s a n M c C o n n e l l A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s C o o r d i n a t o r e c M r . J a c k B a r i b e a u M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o u n t y o f E f g l n A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . e l g i n - c o u n t y . o n . c a E l g i n C o u n t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 2 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 2 8 o f 1 0 3 _ 5 - L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N A U T H O R I T Y C o l ^ B O A R D O F D I R E C T O R S - M I N U T E S J u n e 6 , 2 0 1 2 ( a s a p p r o v e d a t t h e B o a r d m e e t i n g h e l d A u g u s t 1 , 2 0 1 2 ) M e m b e r s i n a t t e n d a n c e : L . B a r t l e t t , R . C h a m b e r s , B . C h a n y i , M . C o l u m b u s , R . G e y s e n s , E . K e t c h a b a w , R . S a c k r i d e r a n d D . T r a v a l e S t a f f i n a t t e n d a n c e : C . E v a n i t s k i , D . H o l m e s , J . M a x w e l l , J . R o b e r t s o n , H . S u r e l t e , G . V a n L o u w e , P . G a g n o n , J . M a s o n , B . B r a v e n e r , B . M a t t h e w s a n d D . M c L a c h l a n R e g r e t s : D . B e r e s A b s e n t : C . G r i c e T h e L P R C A C h a i r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 3 0 p m W e d n e s d a y , M a y 2 , 2 0 1 2 i n t h e T i l l s o n b u r g A d m i n i s t r a t i o n O f f i c e B o a r d r o o m . A D D I T I O N A L A G E N D A I T E M S N o n e D I S C L O S U R E S O F I N T E R E S T N o n e D E P U T A T I O N S N o n e P R E S E N T A T I O N : L P R C A S E R V I C E A W A R D R E C O G N I T I O N T h e C h a i r p r e s e n t e d L . B a r t l e t t , a D i r e c t o r f o r H a l d i m a n d C o u n t y , w i t h a 5 - Y e a r S e r v i c e A w a r d a n d t h a n k e d h i m f o r h i s c o n t r i b u t i o n s t o L P R C A . T h e f o l l o w i n g s t a f f w e r e r e c o g n i z e d a n d t h a n k e d f o r t h e i r s e r v i c e a n d d e d i c a t i o n t o L P R C A . C . E v a n i t s k i , G M , w a s r e c o g n i z e d f o r f i v e y e a r s o f s e r v i c e , P . G a g n o n , L a n d s & W a t e r s S u p e r v i s o r 1 0 y e a r s , J . M a s o n , H a l d i m a n d C A S u p e r v i s o r 1 5 y e a r s , B . B r a v e n e r , R e s o u r c e T e c h n i c i a n 2 0 y e a r s , F i e l d S u p e r i n t e n d e n t D . H o l m e s a n d A c c o u n t i n g C l e r k G . V a n L o u w e 2 5 y e a r s , a n d C a r p e n t e r B . M a t t h e w s 4 0 y e a r s o f s e r v i c e . M I N U T E S O F P R E V I O U S M E E T I N G S M O T I O N A - 7 8 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T H A T t h e m i n u t e s o f t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e g u l a r m e e t i n g h e l d M a y 2 n d , 2 0 1 2 a n d t h e M i d - m o n t h D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s e m a i l e d M a y 1 6 t h , 2 0 1 2 b e a d o p t e d a s F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 2 9 o f 1 0 3 c i r c u l a t e d . C A R R I E D B U S I N E S S A R I S I N G N o n e R E V I E W O F C O M M I T T E E M I N U T E S N o n e C O R R E S P O N D E N C E M O T I O N A - 7 9 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T h a t c o r r e s p o n d e n c e o u t l i n e d i n t h e B o a r d o f D i r e c t o r s ' A g e n d a o f J u n e 6 t h , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d a s i n f o r m a t i o n . D E V E L O P M E N T A P P L I C A T I O N S T h e P l a n n i n g D e p a r t m e n t s o u g h t a p p r o v a l f o r a t o t a l o f t w e l v e a p p l i c a t i o n s . T h e M a n a g e r o f W a t e r s h e d S e r v i c e s n o t e d t h a t j u s t o v e r 1 0 0 a p p l i c a t i o n s h a v e b e e n r e c e i v e d s o f a r t h i s y e a r . H . S u r e t t e r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s . M O T I O N A - 8 0 m o v e d : M . C o l u m b u s s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T h a t t h e B o a r d o f D i r e c t o r s o f t h e L P R C A a p p r o v e s t h e f o l l o w i n g D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s c o n t a i n e d w i t h i n t h e b a c k g r o u n d s e c t i o n o f t h i s r e p o r t : A . F o r W o r k u n d e r S e c t i o n 2 8 R e g u l a t i o n s , D e v e l o p m e n t , I n t e r f e r e n c e w i t h W e t l a n d s & A l t e r a t i o n s t o S h o r e l i n e s a n d W a t e r c o u r s e s R e g u l a t i o n s ( R . R . O . 1 9 9 0 R e g . 1 7 8 / 0 6 ) , N C - 2 5 / 1 2 N C - 3 2 / 1 2 - 1 N C - 3 4 / 1 2 N C - 3 6 / 1 2 N C - 3 9 / 1 2 H C - 4 7 / 1 2 - 1 H C - 4 8 / 1 2 H C - 4 9 / 1 2 N C - 4 0 / 1 2 - 1 N C - 3 3 / 1 2 N C - 3 5 / 1 2 N C - 3 8 / 1 2 B . T h a t t h e d e s i g n a t e d o f f i c e r s o f L P F S C A b e a u t h o r i z e d t o c o m p l e t e t h e a p p r o v a l p r o c e s s f o r t h e s e D e v e l o p m e n t A p p l i c a t i o n s , a s f a r a s i t r e l a t e s t o L P R C A ' s m a n d a t e a n d r e l a t e d R e g u l a t i o n s . C A R R I E D F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 2 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 3 0 o f 1 0 3 N E W B U S I N E S S a ) C A L E N D A R R E V I E W T h e B o a r d w a s r e m i n d e d t h a t t h e r e i s n o m e e t i n g i n J u l y a n d t h e A u g u s t m e e t i n g w i l l b e h e l d a t B a c k u s a n d w i l l i n c l u d e t h e L e i g h t o n a n d B e t t y B r o w n S c h o l a r s h i p t h p r e s e n t a t i o n . T h e W a t e r s h e d T o u r w i l l b e c o n d u c t e d A u g u s t 2 4 I n t o s h o w c a s e L P R C A p r o p e r t i e s a n d a c t i v i t i e s . T h e C o m m u n i t y R e l a t i o n s S u p e r v i s o r f i e l d e d q u e s t i o n s . M O T I O N A - 8 1 m o v e d : D . T r a v a l e s e c o n d e d : R . S a c k r i d e r T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e J u n e / J u t y C a l e n d a r R e v i e w R e p o r t a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D b ) G E N E R A L M A N A G E R ' S R E P O R T T h e G M h a s b e e n m e e t i n g w i t h g / o i l r e p r e s e n t a t i v e s , a s w e l l a s , o t h e r C A s t o d i s c u s s g a s l e a s e s o n c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t y l a n d s a n d t r a c k i n g i n r e l a t i o n t o s o u r c e w a t e r p r o t e c t i o n . T r a d i t i o n a l l y , L P R C A h a s e n t e r e d i n t o a g r e e m e n t s w i t h g a s c o m p a n i e s a n d h a s b e e n e n t e r t a i n i n g f u r t h e r a g r e e m e n t s . H e h a s d i s c u s s e d t h i s w i t h t h e S o u r c e P r o t e c t i o n C o m m i t t e e a n d w a s t o l d t h a t t r a c k i n g h a s n o t c o m e u p a s a t h r e a t t o m u n i c i p a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s . H e i s c u r r e n t l y a w a i t i n g a c a l l f r o m M N R f o r t h e i r i n p u t o n t r a c k i n g . M O T I O N A - 8 2 m o v e d : D . T r a v a l e s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e G e n e r a ! M a n a g e r ' s R e p o r t f o r M a y 2 0 1 2 a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D c ) P R O P O S E D L P R C A F U N D R A I S E R S e n i o r s t a f f r e c o m m e n d e d a c o m m i t t e e t o d i s c u s s t h e f e a s i b i l i t y o f h o s t i n g a g o l f t o u r n a m e n t n e x t y e a r . T h e o r i g i n a l p u r p o s e w a s t o c r e a t e a w a r e n e s s o f t h e c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t y a n d i t s m a n y r o l e s / f u n c t i o n s b u t i t c o u l d b e c o m e a f u n d r a i s e r . D . B e r e s w a s n o t a t t h e m e e t i n g b u t h a d p r e v i o u s l y m e n t i o n e d t h a t h e w o u l d b e w i l l i n g t o s i t o n t h e c o m m i t t e e . R . S a c k r i d e r a l s o e x p r e s s e d i n t e r e s t i n s i t t i n g o n t h e c o m m i t t e e . M O T I O N A - 8 3 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t D a v e B e r e s a n d R o n S a c k r i d e r b e a p p o i n t e d t o a c o m m i t t e e t o w o r k w i t h s t a f f a n d I t w o c o m m u n i t y m e m b e r s t o a s s e s s t h e f e a s i b i l i t y o f o r g a n i z i n g a g o l f t o u r n a m e n t . C A R R I E D F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 3 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 3 1 o f 1 0 3 d ) L E E B R O W N M A R S H M A N A G E M E N T C O M M I T T E E M E M B E R S H I P A t t h e A p r i l m e e t i n g o f t h e L e e B r o w n M a r s h M a n a g e m e n t C o m m i t t e e ( L B M M C ) , i t w a s m e n t i o n e d t h a t L . B r o w n f e l t t h a t h e w a s n o l o n g e r a b l e t o s e r v e t h e c o m m i t t e e e f f e c t i v e l y d u e t o h e a l t h , a n d t h e r e f o r e a s k e d t o s t e p d o w n . T h e C o m m i t t e e t h e n p a s s e d a m o t i o n t o r e c o m m e n d T r e v o r L e e B r o w n , L e i g h t o n ' s g r a n d s o n , a s t h e n e w e s t p e r m a n e n t m e m b e r . L i f e t i m e m e m b e r s h i p s w e r e g r a n t e d t o c o m m i t t e e m e m b e r s a s a c o n d i t i o n o f t h e d o n a t i o n o f t h e L e e B r o w n M a r s h . M . C o l u m b u s s u g g e s t e d t h a t L e i g h t o n s e r v e a s a h o n o u r a r y m e m b e r . T h e G M w i l l d i s c u s s w i t h t h e L B M M C . M O T I O N A - 8 4 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s c o n f i r m s t h e a p p o i n t m e n t o f T r e v o r L e e B r o w n a s a p e r m a n e n t m e m b e r o f t h e L e e B r o w n M a r s h M a n a g e m e n t C o m m i t t e e t o f i l l t h e r e c e n t v a c a n c y r e s u l t i n g f r o m t h e r e s i g n a t i o n o f i e i g h t o n B r o w n . C A R R I E D e ) F U E L S U P P L Y R E P O R T L P R C A ' s p r e v i o u s f u e l s u p p l i e r q u o t e d a p r i c e o f $ 2 5 0 0 0 o r a f u e l s u r c h a r g e o f 2 . 5 ( 1 ; p e r l i t r e o n a l l f u e l p u r c h a s e d f o r t h e n e x t s i x y e a r s i n o r d e r t o c o v e r o f f t h e e x p e n s e o f u p g r a d i n g f u e l t a n k s o n L P R C A p r o p e r t i e s . T h e C h a i r w a s a d v i s e d , a n d t h e F i e l d S u p e r i n t e n d e n t t h e n c o n t a c t e d t h r e e f u e l s u p p l i e r s f o r a q u o t e . D o w l e r - K a r n r e s p o n d e d a n d w o u l d s u p p l y a l l t h e n e c e s s a r y e q u i p m e n t a t n o c o s t . M O T I O N A - 8 5 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e A u t h o r i t y B u l k F u e l P u r c h a s i n g r e p o r t t h d a t e d M a y 2 9 l n , 2 0 1 2 a s i n f o r m a t i o n . C A R R I E D f ) 2 0 1 3 B U D G E T P R O C E S S T I M E L I N E t h T h e a l l - d a y m e e t i n g i s c u r r e n t l y s c h e d u l e d f o r M o n d a y , N o v e m b e r 1 2 ' " p e n d i n g M e m b e r a v a i l a b i l i t y . M O T I O N A - 8 6 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e s t a f f r e p o r t r e g a r d i n g t h e 2 0 1 3 B u d g e t P r o c e s s T i m e l i n e ; A n d T h a t s t a f f b e d i r e c t e d t o i m p l e m e n t t h e t i m e l m e s a s p r e s e n t e d a t t h e J u n e 6 t h , 2 0 1 2 B o a r d o f D i r e c t o r s ' m e e t i n g . F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e - 4 L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 3 2 o f 1 0 3 C A R R I E D g ) 2 0 1 2 C H R I S T M A S S C H E D U L E A s i n p a s t y e a r s , s t a f f w i l l n e e d t o s a v e t w o v a c a t i o n d a y s f o r t h e o f f i c e c l o s u r e o v e r t h e C h r i s t m a s h o l i d a y . C e r t a i n s t a f f m e m b e r s w i l l b e o n c a l l f o r e m e r g e n c i e s d u r i n g t h a t t i m e . M O T I O N A - 8 7 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : M . C o l u m b u s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s c l o s e s o p e r a t i o n s ( e x c e p t f o r e m e r g e n c y r e s p o n s e ) f r o m D e c e m b e r 2 5 / 1 2 t o J a n u a r y 1 / 1 3 i n c l u s i v e , A N D t h a t s t a f f w o r k i n g a t t h a t t i m e b e g r a n t e d o n e c o m p l i m e n t a r y d a y o f f w i t h p a y ; A N D t h a t s t a f f b e r e q u i r e d t o u t i l i z e t w o ( 2 ) 2 0 1 2 v a c a t i o n d a y s d u r i n g t h e c l o s u r e p e r i o d o r t a k e u n p a i d l e a v e - a l o n g w i t h t h r e e s t a t u t o r y h o l i d a y s . C A R R I E D h ) E C O L O G I C A L S U R V E Y O F S E L E C T E D L P R C A P R O P E R T I E S F O R 2 0 1 2 / 2 0 1 3 S I L V I C U T U R A L O P E R A T I O N S L P R C A m a n a g e s 2 0 0 t o 3 0 0 a c r e s a n n u a l l y . B i l l D r a p e r , S e n i o r E c o l o g i s t , i s h i g h l y r e s p e c t e d i n h i s f i e l d a n d u t i l i z e d b y m a n y o t h e r a g e n c i e s . S t a f f r e c e n t l y m e t w i t h M N R t o d i s c u s s t h e i m p a c t o f t h e E n d a n g e r e d S p e c i e s A c t . T h e m e e t i n g w a s v e r y p o s i t i v e a n d s t a f f w i l l b e r e q u i r e d t o s u b m i t t h e L P R C A p r e s c r i p t i o n / o p e r a t i n g p l a n s t o t h e M N R w i t h i n t w o w e e k s a t w h i c h t i m e i t i s e x p e c t e d t h a t M N R w i l l p r o v i d e a l e t t e r o f a d v i c e f o r L P R C A . D i s c u s s i o n e n s u e d . M O T I O N A - 8 8 m o v e d : B . C h a n y i s e c o n d e d : D . T r a v a l e T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e t a i n s B i l ! D r a p e r o f E c o P l a n s L t d t o c o n d u c t e c o l o g i c a l i n v e n t o r i e s o f s e v e n i d e n t i f i e d A u t h o r i t y p r o p e r t i e s f o r a t o t a l s u b m i t t e d b i d o f $ 2 5 , 0 7 5 . 6 0 , w h i c h i n c l u d e s a l l a p p l i c a b l e t a x e s a n d d i s b u r s e m e n t s , a s p a r t o f t h e 2 0 1 2 / 2 0 1 3 f o r e s t m a n a g e m e n t o p e r a t i n g p l a n . C A R R I E D i ) R E G U L A T I O N O F F I C E R A P P O I N T M E N T L P R C A c u r r e n t l y h a s o n e R e g u l a t i o n s O f f i c e r i n t h e P l a n n i n g D e p a r t m e n t b u t d u e t o i n c r e a s e d v i o l a t i o n s a n d c o m p l a i n t s , a n d t o c o v e r t i m e o f f , a s e c o n d R e g u l a t i o n s O f f i c e r i s r e q u i r e d . J u s t i n M i l l e r r e c e n t l y c o m p l e t e d t h e t r a i n i n g . I n r e s p o n s e t o q u e s t i o n s , H . S u r e t t e n o t e d t h a t v i o l a t i o n / c o m p l a i n t s t a k e a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e t o v i s i t / i n s p e c t t h e s i t e , i n t e r v i e w c o m p l a i n a n t / n e i g h b o u r s / o w n e r / e t c . , r e s e a r c h / r e v i e w p e r m i t s a n d p r o v i d e e x p l a n a t i o n . S p r i n g i s t h e b u s i e s t t i m e a n d r e q u i r e s o n a v e r a g e a d a y p e r w e e k t o m a n a g e i s s u e s . F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e - 5 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 3 3 o f 1 0 3 M O T I O N A - 8 9 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T H A T t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s a p p o i n t s J u s t i n M i l l e r , A s s i s t a n t R e s o u r c e T e c h n i c i a n , a s a n L P R C A R e g u l a t i o n ' s O f f i c e r t o e n f o r c e a n y r e g u l a t i o n m a d e u n d e r S e c t i o n 2 8 o f t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s A c t . C A R R I E D M O T I O N A - 9 0 m o v e d : R . S a c k r i d e r s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " s e s s i o n t o d i s c u s s : c a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y ; c l i t i g a t i o n o r p o t e n t i a l l i t i g a t i o n , i n c l u d i n g m a t t e r s a f f e c t i n g t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y . C A R R I E D M O T I O N A - 9 1 m o v e d : D . T r a v a l e s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s d o e s n o w a d j o u r n f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n . C A R R I E D M O T I O N A - 9 2 m o v e d : D . T r a v a l e s e c o n d e d : R . C h a m b e r s T h a t t h e L P R C A B o a r d o f D i r e c t o r s r e c e i v e s t h e s t a f f r e p o r t r e g a r d i n g e n c r o a c h m e n t i s s u e s f o r i n f o r m a t i o n . C A R R I E D T h e C h a i r m a n a d j o u r n e d t h e m e e t i n g a t 8 : 0 5 p m . R o g e r G e y s e n s D a n a M c L a c h l a n C h a i r m a n A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t F U L L A U T H O R I T Y C O M M I T T E E M E M B E R S L e r o y B a r t l e t t , D a v e B e r e s , R o b e r t C h a m b e r s , B e t t y C h a n y i , M i c h a e l C o l u m b u s R o g e r G e y s e n s , C r a i g G r i c e , E d K e t c h a b a w , R o n S a c k r i d e r , D e n n i s T r a v a l e 6 - L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 3 4 o f 1 0 3 - 5 ' M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y M i n i s t e r s d e l a S e c u r i t e c o m m u n a u t a i r e a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s e t d o s S e r v i c e s c o r r e c t i o n n e l s O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e C o l l e g e d e p o l i c e d e I ' O n t a r i o f \ 0 / P . O . B o x 1 1 9 0 C . P . 1 1 9 0 1 0 7 1 6 H a c i e n d a R o a d 1 0 7 1 6 R u e H a c i e n d a A y l m e r W e s t O N N 5 H 2 T 2 A y l m e r Q u e s t O N N 5 H 2 T 2 T e l e p h o n e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 3 6 1 T e l e p h o n e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 3 6 1 f F a c s i m i l e : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 7 6 2 T d f & c o p i e u r : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 5 7 6 2 A u g u s t 2 , 2 0 1 2 D e a r S i r / M a d a m : L a s t y e a r m a r k e d t h e 3 3 r d a n n i v e r s a r y o f t h e O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e T o r n a d o F u n R u n i n w h i c h w e p r o u d l y d o n a t e d $ 1 4 , 0 0 0 t o t h e A y l m e r F a m i l y S p l a s h P a d C a m p a i g n . T h e s u c c e s s o f t h e f u n d r a i s i n g c a m p a i g n i s a t r i b u t e t o t h e m a n y c o m m u n i t y p a r t n e r s h i p s , b u s i n e s s e s a n d i n d i v i d u a l s w o r k i n g t o g e t h e r f o r a c o m m o n g o a l . T h i s y e a r , o u r i n i t i a t i v e w i l l w o r k t o w a r d s s u p p o r t i n g t h e M a k e A W i s h F o u n d a t i o n . T h e M a k e A W i s h F o u n d a t i o n g r a n t s w i s h e s t o c h i l d r e n w i t h l i f e t h r e a t e n i n g m e d i c a l c o n d i t i o n s t o e n r i c h t h e h u m a n e x p e r i e n c e w i t h h o p e , s t r e n g t h , a n d j o y . W e a r e e x c i t e d t o h e l p t h i s w o r t h y c a u s e . T h e 3 4 t h a n n u a l T o r n a d o F u n R u n w i l l t a k e p l a c e W e d n e s d a y , O c t o b e r 3 r d a t 6 : 0 0 p m . T h e 6 k m c o u r s e b e g i n n i n g a n d e n d i n g a t t h e C o l l e g e i s f o r f u n a n d f i t n e s s . P a r t i c i p a n t s m a y r u n , w a l k , c y c l e o r r o l l e r b l a d e t h e l e n g t h o f t h e c o u r s e . T h e f i r s t 5 0 0 e n t r a n t s r e c e i v e a t - s h i r t . A l l p a r t i c i p a n t s r e c e i v e c o m p l i m e n t a r y r e f r e s h m e n t s a n d a c h a n c e a t n u m e r o u s d o o r p r i z e s . W e a r e p r e s e n t l y s o l i c i t i n g d o n a t i o n s f o r t h i s y e a r s ' e v e n t . A n y t y p e o f d o n a t i o n ( c a s h , d o o r p r i z e o r r e f r e s h m e n t s ) w o u l d b e g r e a t l y a p p r e c i a t e d . A r e p r e s e n t a t i v e f r o m t h e P o l i c e C o l l e g e w i l l b e v i s i t i n g y o u r b u s i n e s s i n S e p t e m b e r . A l l s u p p o r t i n g b u s i n e s s e s w i l l b e a d v e r t i s e d t h e d a y o f t h e r u n a n d r e c e i v e p u b l i c r e c o g n i t i o n i n a l l m e d i a p r i n t r e l e a s e s i n a w r a p u p t h a n k y o u n o t i c e f o l l o w i n g t h e r u n . I f y o u a r e a p r e v i o u s s u p p o r t e r a n d a d v e r t i s e d o n l a s t y e a r s ' s o u v e n i r T - s h i r t , w e t h a n k y o u a n d w o u l d l i k e t o e x t e n d t h e o p p o r t u n i t y t o d o s o a g a i n t h i s y e a r . T h e p r i c e f o r a d v e r t i s i n g i s $ 2 0 0 a n d y o u r b u s i n e s s l o g o w i l l b e d i s p l a y e d o n t h e b a c k o f t h e t s h i r t . I f y o u a r e a n e w c o n t a c t , w e a r e h o p i n g t h a t y o u w i l l j o i n o u r t e a m . D o n a t i o n s a n d d o o r p r i z e s a r e a l w a y s a p p r e c i a t e d i f t h e t s h i r t s p o n s o r s h i p i s n o t i n y o u r b u d g e t f o r t h i s y e a r . W e a r e l o o k i n g f o r w a r d t o o r g a n i z i n g t h i s y e a r s ' F u n R u n a n d h o p e t h a t o u r 3 4 t h a n n u a l r u n w i l l b l o s s o m i n t o o u r b i g g e s t o n e y e t . F o r m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e c o n t a c t t h e O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e a t ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 4 2 5 0 o r ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 4 2 5 1 . Y o u r s t r u l y , B a r b K e l l y 5 1 9 - 7 7 3 - 4 2 5 0 O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 3 5 o f 1 0 3 H o s t e d b y t h e O N T A R I O P O L I C E f i . I * ^ f - * * C O L L E G E J f / I n s u p p o r t o f t h e ^ 1 » . M a k e a W i s h F o u n d a t i o n 5 : 0 0 p m L a t e R e g i s t r a t i o n 6 : 0 0 p m S t a r t T i m e T h e O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e , P R E - R E G I S T R A T I O N : 1 0 7 1 6 H a c i e n d a R o a d , A y l m e r , O N N 5 H 2 T 2 w w w . e v e n t s o n l i n e . c a O N L I N E : L A T E R E G I S T R A T I O N : 5 : 0 0 p m . W e d n e s d a y O c t . 3 t h , 2 0 1 2 L O C A T I O N : D r i l l H a l l , O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e $ 2 0 e n t r y f e e f o r a d u l t s $ 1 5 e n t r y f e e f o r s t u d e n t E N T R Y F E E S : ( H i g h S c h o o l / E l e m e n t a r y ) * * * * E n t r y F e e s a r e N o n - R e f u n d a b l e $ 5 0 . 0 0 i n p l e d g e s = F r e e e n t r y ! ^ t O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 3 6 o f 1 0 3 T O R N A D O F U N R U N O F F I C I A L E N T R Y F O R M F A M I L Y N A M E E M A I L P A R T I C I P A N T S N A M E S A G E T - S H I R T S I Z E E N T R Y F E E ^ P L E D G E S ( Y o u t h , M , L , X L ) ( $ 2 0 / 1 5 ) ( $ 5 0 F R E E E N T R Y ) $ T O T A L E N T R Y F E E S D U E $ C a s h C h e q . A D D R E S S T O W N / C I T Y P R O V I N C E P O S T A L C O D E P H O N E N U M B E R 9 P l e a s e r e a d t h e f o l l o w i n g s t a t e m e n t a n d s i g n b e l o w b e f o r e s u b m i t t i n g e n t r y : I n c o n s i d e r a t i o n o f y o u r a c c e p t i n g m y e n t r y , I , i n t e n d i n g t o b e l e g a l l y b o u n d f o r m y s e l f , m y h e i r s , e x e c u t o r s a n d a d m i n i s t r a t o r s , d o h e r e b y r e l e a s e a n d d i s c h a r g e t h e O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e f r o m a l l l i a b i l i t y a r i s i n g o u t o f i l l n e s s , i n j u r y a n d d a m a g e s I m a y s u f f e r , o c c a s i o n e d b y m y p a r t i c i p a t i o n i n t h i s e v e n t . I h a v e r e a d t h e e n t r y i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a n d c e r t i f y m y c o m p l i a n c e b y m y s i g n a t u r e b e l o w . W A R N n S T G : B e s u r e t o c h e c k w i t h y o u r p h y s i c i a n b e f o r e a t t e m p t i n g a n y m i m i n g p r o g r a m . S I G N A T U R E P A R E N T / G U A R D I A N D A T E I f a p p l i c a n t i s u n d e r 1 8 y e a r s o f a g e , f o r m m u s t b e c o - s i g n e d b y p a r e n t o r g u a r d i a n . M a i l y o u r c o m p l e t e d e n t r y f o r m w i t h c h e q u e o r m o n e y o r d e r i n t h e a m o u n t o f $ 2 0 . 0 0 f o r a d u l t s a n d $ 1 5 . 0 0 f o r e l e m e n t a r y a n d h i g h s c h o o l s t u d e n t s . C h i l d r e n f o u r a n d u n d e r a r e f r e e ( t h e y d o n o t r e c e i v e a T - s h i r t , b u t a r e e l i g i b l e f o r a d o o r p r i z e ) . * F R E E t o a n y o n e h a n d i n g i n $ 5 0 o r m o r e i n p l e d g e s p e r p e r s o n o n r a c e d a y . P l e a s e M a k e C h e q u e p a y a b l e t o : " T o r n a d o F u n R u n " C / 0 O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e , P . O . B o x 1 1 9 0 , A Y L M E R , O n t a r i o , N 5 H 2 T 2 T E L : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 4 2 4 4 O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 3 7 o f 1 0 3 3 4 r d A n n u a l S P O N S O R S H I P F O R M ^ f . . * < f f P R I N T C L E A R L Y N a m e : T e l e p h o n e N o ( I n d i v i d u a l o r g r o u p c o l l e c t i n g p l e d g e s ) A d d r e s s : C i t y , T o w n P r o v i n c e D O N A T I O N R E C E I P T S A M O U N T S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R E N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R O S I T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C F T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R [ N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c r r v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 3 8 o f 1 0 3 S 1 K K E 1 N U M B E K S l K ± ; t : l N A M E C I T Y f U S l A L L ' U U t ; S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E O V E R D O N A T I O N R E C E I P T # A M O U N T S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c i r v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c r r v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R H M T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c i r y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c n v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c r r v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T f P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E c r r v P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R W T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C F T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A F T S P O N S O R n S f I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E S P O N S O R S N A M E ( P L E A S E P R I N T C L E A R L Y ) A P T S P O N S O R I N I T I A L S S T R E E T N U M B E R S T R E E T N A M E C I T Y P O S T A L C O D E A m o u n t R e m i t t e d T a x r e c e i p t s w i l l o n l y b e i s s u e d f o r d o n a t i o n s g r e a t e r t h a n $ 2 0 . P l e a s e m a k e a l l c h e q u e s p a y a b l e t o : T o r n a d o F u n R u n O n t a r i o P o l i c e C o l l e g e c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 3 9 o f 1 0 3 Page 40 of 103 ^ ^ ^ \ < , . - ^ 1 O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n A A ' / E C E I V E J u l y 2 6 t h , 2 0 1 2 M a y o r P a u l E n s M u n i c i p a l O f f i c e J U L 3 1 2 0 1 2 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 Q _ / S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M D e a r M a y o r E n s , O n b e h a l f o f t h e O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n ( O C S A ) a n d t h e m a n y c o n v e n i e n c e s t o r e r e t a i l e r s i n s o u t h w e s t e r n O n t a r i o , I w o u l d l i k e t o a d d r e s s a s e r i o u s p r o b l e m i m p a c t i n g n o t o n l y s m a l l b u s i n e s s e s i n t h e c o m m u n i t y , b u t t h e s a f e t y a n d s e c u r i t y o f y o u r r e s i d e n t s . T h e d i s t r i b u t i o n a n d s a l e o f c o n t r a b a n d t o b a c c o i s a g r o w i n g a c r o s s O n t a r i o , i n c l u d i n g c i t i e s l i k e L o n d o n , w i t h a t r i c k l e - d o w n e f f e c t t o n e i g h b o u r i n g c o m m u n i t i e s . C i g a r e t t e b u t t s t u d i e s c o n d u c t e d i n L o n d o n b e t w e e n 2 0 0 7 a n d 2 0 0 9 s h o w t h e c o n s u m p t i o n o f c o n t r a b a n d c i g a r e t t e s a t 2 0 % . B u t t s t u d i e s a t l o c a l h i g h s c h o o l s s h o w t h a t 3 5 % o f c i g a r e t t e s s m o k e d b y y o u t h w e r e c o n t r a b a n d p r o d u c t s . I n J a n u a r y o f t h i s y e a r , 7 5 , 0 0 0 i l l e g a l c i g a r e t t e s w e r e s e i z e d b y L o n d o n R C M P o f f i c e r s , r e i n f o r c i n g t h e f a c t t h a t c o n t r a b a n d t o b a c c o h a s b e c o m e a m a j o r i s s u e i n t h e L o n d o n a r e a . T h i s p r o b l e m t h a t w a s o n c e l i m i t e d t o E a s t e r n O n t a r i o i s g r o w i n g r a p i d l y i n m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s o u r p r o v i n c e . N o t o n l y d o e s t h e s a l e o f c o n t r a b a n d h u r t s m a l l b u s i n e s s a n d g o v e r n m e n t t h r o u g h t a x e v a s i o n , i t c o n t r i b u t e s t o o r g a n i z e d c r i m e s c h e m e s a n d t h e d e t e r i o r a t i o n o f c o m m u n i t y s a f e t y . T h e h e a l t h a n d s a f e t y o f o u r y o u n g p e o p l e i s a l s o a t r i s k . C o n t r a b a n d i s t y p i c a l l y s o l d a t v e r y l o w c o s t a n d w i t h o u t a g e v e r i f i c a t i o n c h e c k s , m a k i n g i t e a s i l y a c c e s s i b l e t o u n d e r a g e y o u t h . T h e O n t a r i o G o v e r n m e n t a n n o u n c e d i n i t s 2 0 1 2 B u d g e t p o s i t i v e m e a s u r e s t h a t w i l l h e l p c o m b a t c o n t r a b a n d t o b a c c o . T h e s e m e a s u r e s - e n f o r c e d t h r o u g h t h e T o b a c c o T a x A c t a n d B i l l 1 8 6 - w i l l b e t t e r e n a b l e l a w e n f o r c e m e n t t o d e a l w i t h v i o l a t o r s o f c o n t r a b a n d l a w s , s t r e n g t h e n t h e r e g i s t r a t i o n s y s t e m f o r r e t a i l d e a l e r s , a n d e x p a n d t h e r e g u l a t i o n a n d e n f o r c e m e n t b o d i e s t h a t a l r e a d y e x i s t w i t h i n t h e p r o v i n c e . T h e O C S A a p p l a u d s t h e s e m e a s u r e s a n d s e e k s t o e n s u r e t h e y a r e r a p i d l y i m p l e m e n t e d . t h O n T u e s d a y , J u n e 2 6 t n 2 0 1 2 , t h e L o n d o n C i t y C o u n c i l p a s s e d a m o t i o n r e q u e s t i n g t h a t t h e M a y o r w r i t e a l e t t e r e n c o u r a g i n g t h e O n t a r i o M i n i s t e r o f F i n a n c e t o f o l l o w t h r o u g h o n p r o m i s e s t o i n c r e a s e r e s o u r c e s i n t h e f i g h t a g a i n s t c o n t r a b a n d t o b a c c o . O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 1 o f 1 0 3 A s a n e i g h b o u r i n g c o m m u n i t y , t h e r e i s n o d o u b t t h a t t h e e f f e c t s o f t h e i n c r e a s i n g i l l e g a l t o b a c c o t r a d e i n L o n d o n a f f e c t y o u r c o n s t i t u e n t s , a n d t h e c o n v e n i e n c e s t o r e r e t a i l e r s i n y o u r c o m m u n i t y . I t i s b e c a u s e o f t h i s t h a t w e r e q u e s t t h e B a y h a m C o u n c i l p a s s a s i m i l a r m o t i o n ( p l e a s e s e e b e l o w ) , a d d i n g y o u r v o i c e t o a g r o w i n g l i s t o f m u n i c i p a l i t i e s s u c h a s O t t a w a , N o r t h B a y , S u d b u r y , S a u l t S t e . M a r i e , W i n d s o r a n d O s h a w a i n s t o p p i n g t h e s p r e a d o f c o n t r a b a n d t o b a c c o i n o u r c o m m u n i t i e s . T a k i n g t h i s i m p o r t a n t a c t i o n a t t h e l o c a l l e v e l w i l l h e l p i n a d d r e s s i n g t h i s s e r i o u s p r o b l e m . S h o u l d y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , I h a v e p r o v i d e d m y c o n t a c t i n f o r m a t i o n b e l o w . h o p e t h a t y o u r l o c a l c o n v e n i e n c e s t o r e r e t a i l e r s c a n c o u n t o n y o u r s u p p o r t t o a d d r e s s t h i s v i t a l p u b l i c s a f e t y i s s u e . B e s t R e g a r d s , ^ D a v e B r y a n s C E O O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e s A s s o c i a t i o n ( O C S A ) O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 2 o f 1 0 3 P R O P O S E D M O T I O N F O R A D O P T I O N B Y T H E B A Y H A M C O U N C I L W H E R E A S C o n t r a b a n d t o b a c c o h a s n e g a t i v e p u b l i c c o n s e q u e n c e s a n d i m p a c t s s u c h a s u n r e s t r i c t e d y o u t h a c c e s s t o t o b a c c o p r o d u c t s , a n d a n i n c r e a s e i n c r i m i n a l a c t i v i t y A N D W H E R E A S c o n t r a b a n d t o b a c c o p r o d u c t s a r e e a s i l y a c c e s s i b l e i n o u r c o m m u n i t y ; A N D W H E R E A S s m a l l b u s i n e s s e s a r e s o m e t i m e s f o r c e d t o c l o s e b e c a u s e o f t h e s a l e o f c o n t r a b a n d t o b a c c o ; A N D W H E R E A S s m a l l b u s i n e s s i n o u r c o m m u n i t y a n d g o v e r n m e n t i n g e n e r a l s t a n d t o b e n e f i t f r o m t h e i n s t i t u t i o n o f t o u g h e r r e s t r i c t i o n s o n c o n t r a b a n d t o b a c c o ; T H E R E F O R E b e i t r e s o l v e d t h a t t h i s C o u n c i l r e q u e s t t h e M a y o r w r i t e a l e t t e r t o t h e O n t a r i o M i n i s t e r o f F i n a n c e i n s u p p o r t o f t h e O n t a r i o G o v e r n m e n t ' s m o s t r e c e n t B u d g e t c o m m i t m e n t s t o e r a d i c a t e c o n t r a b a n d t o b a c c o t h r o u g h t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a d d i t i o n a l r e g u l a t o r y , e n f o r c e m e n t a n d o t h e r p r o v i s i o n s i n B i l l 1 8 6 a n d a m e n d m e n t s t o t h e T o b a c c o T a x A c t . P a r t i c u l a r l y , i i n s u p p o r t o f m e a s u r e s s u c h a s : i n c r e a s e d f i n e s f o r t h o s e c o n v i c t e d o f o f f e n s e s r e l a t e d t o c o n t r a b a n d t o b a c c o ; . m o r e a u t h o r i t y f o r l a w e n f o r c e m e n t o f f i c i a l s w i t h r e s p e c t t o : f o r f e i t u r e o f i t e m s s e i z e d , . a n d i m p o u n d i n g o f v e h i c l e s . d r a w i n g o n t h e b e s t p r a c t i c e s o f o t h e r j u r i s d i c t i o n s a n d w o r k i n g c o l l a b o r a t i v e l y w i t h t h e . f e d e r a l g o v e r n m e n t a n d o t h e r j u r i s d i c t i o n s t o e n h a n c e c o n t r a b a n d t o b a c c o c o n t r o l t h r o u g h j o i n t e n f o r c e m e n t e f f o r t s . A N D t h a t t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t b e e n c o u r a g e d t o c o n t i n u e t o s t r e n g t h e n t h e i r s t r a t e g i e s t o a d d r e s s t h e m a n u f a c t u r e a n d s u p p l y o f c o n t r a b a n d t o b a c c o a n d m a i n t a i n t h e i r c o m m i t m e n t t o i n t r o d u c e a m e n d m e n t s t h i s f a l l t o i m p l e m e n t t h e s e m e a s u r e s . A N D t h a t s u r r o u n d i n g m u n i c i p a l i t i e s b e m a d e a w a r e o f t h e a c t i o n s t a k e n b y t h i s C o u n c i l t o a d d r e s s t h e c o n c e r n s p r e s e n t e d b y c o n t r a b a n d t o b a c c o . O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 3 o f 1 0 3 T O B A C C O E N F O R C E M E N T ( F R O M T H E 2 0 1 2 O N T A R I O B U D G E T ) T o b a c c o u s e c o n t i n u e s t o b e t h e l e a d i n g c a u s e o f p r e v e n t a b l e d i s e a s e a n d p r e m a t u r e d e a t h i n O n t a r i o . T h e g o v e r n m e n t ' s S m o k e - F r e e O n t a r i o S t r a t e g y h a s m a d e t h e p r o v i n c e a l e a d e r i n t o b a c c o c o n t r o l . O n t a r i o r e m a i n s c o m m i t t e d t o r e d u c i n g s m o k i n g a m o n g y o u t h a n d o t h e r v u l n e r a b l e p e r s o n s , a n d t o a c h i e v i n g t h e l o w e s t s m o k i n g r a t e i n C a n a d a . A s p a r t o f t h i s c o m m i t m e n t , t h e g o v e r n m e n t i n t e n d s t o t a k e t h e n e c e s s a r y s t e p s t o i n c r e a s e f i n e s o n t h o s e c o n v i c t e d o f s e l l i n g t o b a c c o t o y o u t h a n d t o i m p o s e s t r o n g e r s a n c t i o n s f o r r e p e a t o f f e n d e r s o f O n t a r i o ' s t o b a c c o - r e l a t e d l a w s . T h e s e s a n c t i o n s w o u l d i n c l u d e p r o h i b i t i n g a r e t a i l e r f r o m s e l l i n g t o b a c c o p r o d u c t s o r l o t t e r y t i c k e t s a n d w o u l d b e i m p l e m e n t e d b y t h e f a l l . T h e a v a i l a b i l i t y o f c h e a p , i l l e g a l t o b a c c o m a k e s i t e a s i e r f o r n o n - s m o k e r s , e s p e c i a l l y y o u t h , t o s t a r t s m o k i n g a n d r e m o v e s a n i n c e n t i v e f o r s m o k e r s t o q u i t , u n d e r m i n i n g t h e g o v e r n m e n t ' s p o l i c i e s t o r e d u c e s m o k i n g . T h e g o v e r n m e n t w i l l w o r k w i t h k e y p a r t n e r s t o f u r t h e r e d u c a t e t h e p u b l i c a b o u t h e a l t h a n d s o c i a l p r o b l e m s a s s o c i a t e d w i t h t o b a c c o a n d w i l l u n d e r t a k e r e s e a r c h t o h e l p m e a s u r e t h e i m p a c t o f i t s t o b a c c o s t r a t e g i e s o n s m o k i n g l e v e l s i n t h e p r o v i n c e . O n t a r i o h a s a l s o c o m m i t t e d t o d o u b l i n g e n f o r c e m e n t e f f o r t s t o a d d r e s s t h e s u p p l y o f c h e a p , i l l e g a l t o b a c c o . A s p a r t o f t h i s c o m m i t m e n t , t h e g o v e r n m e n t w i l l f o c u s o n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a d d i t i o n a l r e g u l a t o r y , e n f o r c e m e n t a n d o t h e r p r o v i s i o n s i n B i l l 1 8 6 , w h i c h w a s e n a c t e d i n 2 0 1 1 . W i t h t h e g o a l o f e n h a n c i n g o v e r s i g h t o v e r t h e d i s t r i b u t i o n o f r a w l e a f t o b a c c o i n t h e p r o v i n c e , B i l l 1 8 6 p r o v i d e s f o r t h e r e g u l a t i o n o f r a w l e a f t o b a c c o u n d e r t h e T o b a c c o T a x A c t , e f f e c t i v e O c t o b e r 1 , 2 0 1 2 . I n t h i s c o n t e x t , r a w l e a f t o b a c c o i n c l u d e s f l u e - c u r e d t o b a c c o a s w e l l a s b l a c k a n d b u r l e y t o b a c c o , a n d i t a l s o i n c l u d e s f u l l y o r p a r t i a l l y p r o c e s s e d t o b a c c o . T o b a c c o g r o w e r s , d e a l e r s , p r o c e s s o r s , i m p o r t e r s , e x p o r t e r s a n d c e r t a i n t r a n s p o r t e r s w i l l b e r e q u i r e d t o r e g i s t e r a n d r e p o r t w i t h t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e i n o r d e r t h a t t h i s k e y c o m p o n e n t i n t h e m a n u f a c t u r e o f t o b a c c o p r o d u c t s c a n b e t r a c k e d t h r o u g h o u t t h e s u p p l y c h a i n . A s t h e r e g u l a t i o n s a r e d r a f t e d , t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e w i l l c o n s u l t w i t h k e y s t a k e h o l d e r s i n c l u d i n g F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p . O n t a r i o a l s o p r o p o s e s t o i n t r o d u c e a m e n d m e n t s t o t h e T o b a c c o T a x A c t i n t h e f a l l t o p r o v i d e a d d i t i o n a l e n f o r c e m e n t a n d c o m p l i a n c e t o o l s . A s p a r t o f t h i s p r o c e s s , t h e g o v e r n m e n t i s a c t i v e l y e x p l o r i n g a n u m b e r o f m e a s u r e s , i n c l u d i n g : i n c r e a s e d f i n e s f o r t h o s e c o n v i c t e d o f o f f e n c e s r e l a t e d t o i l l e g a l t o b a c c o ; . e n a b l i n g l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r s t o t i c k e t t h o s e f o u n d w i t h s m a l l e r a m o u n t s o f . u n t a x e d , i l l e g a l t o b a c c o ; i m p o u n d i n g v e h i c l e s u s e d t o t r a n s p o r t i l l e g a l t o b a c c o ; . p r o v i d i n g f o r t h e u s e o f c o u r t - a u t h o r i z e d t r a c k i n g d e v i c e s ; f o r f e i t u r e o f i t e m s s e i z e d a s e v i d e n c e o f a c o n t r a v e n t i o n o f t h e T o b a c c o T a x A c t ; . O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 4 o f 1 0 3 a u t h o r i z i n g a v e h i c l e t o b e s t o p p e d , d e t a i n e d a n d s e a r c h e d i f t h e r e a r e r e a s o n a b l e a n d . p r o b a b l e g r o u n d s t o b e l i e v e t h a t i t c o n t a i n s r a w l e a f t o b a c c o a n d , i f t h e r e h a s b e e n a c o n t r a v e n t i o n , t o s e i z e t h a t t o b a c c o ; s t r e n g t h e n i n g t h e r e g i s t r a t i o n s y s t e m f o r r e t a i l d e a l e r s ; . r e p l a c i n g O n t a r i o ' s y e l l o w t e a r t a p e w i t h t h e f e d e r a l s t a m p ; . a d o p t i n g b e s t p r a c t i c e s t h a t h a v e p r o v e n t o b e e f f e c t i v e i n o t h e r p r o v i n c e s ; a n d s t r e n g t h e n i n g o t h e r p r o v i s i o n s t o i m p r o v e t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e s t a t u t e i n m e e t i n g t h e g o v e r n m e n t ' s c o m m i t m e n t s . C o n s u l t a t i o n a n d d i s c u s s i o n s w i t h s t a k e h o l d e r s a n d k e y p a r t n e r s , i n c l u d i n g F i r s t N a t i o n s c o m m u n i t i e s a n d o r g a n i z a t i o n s , w i l l t a k e p l a c e a s p a r t o f t h i s p r o c e s s . O n t a r i o w i l l c o n t i n u e i t s o n g o i n g d i a l o g u e w i t h F i r s t N a t i o n s c o m m u n i t i e s a n d o r g a n i z a t i o n s , b a n d c o u n c i l s , a n d o n - r e s e r v e t o b a c c o m a n u f a c t u r e r s w i t h t h e g o a l o f e x p a n d i n g i t s u n d e r s t a n d i n g o f t o b a c c o i s s u e s o n r e s e r v e s . T h e g o v e r n m e n t w i l l a l s o w o r k w i t h F i r s t N a t i o n s t o e x p l o r e w a y s t o m o d e r n i z e t h e s y s t e m f o r a l l o c a t i n g u n t a x e d t o b a c c o p r o d u c t s a s w e l l a s o p t i o n s r e l a t e d t o F i r s t N a t i o n s s e l f - r e g u l a t i o n o f t o b a c c o o n r e s e r v e . T h e a v a i l a b i l i t y o f c h e a p , i l l e g a l t o b a c c o i s a s i g n i f i c a n t l y c o m p l e x i s s u e a n d r e q u i r e s t h e a c t i v e i n v o l v e m e n t o f g o v e r n m e n t s o f n e i g h b o u r i n g p r o v i n c e s ; t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t ; F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p ; a n d n u m e r o u s p o l i c i n g a n d e n f o r c e m e n t a g e n c i e s i n c l u d i n g t h e O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e , R o y a l C a n a d i a n M o u n t e d P o l i c e , F i r s t N a t i o n s p o l i c i n g s e r v i c e s , m u n i c i p a l p u b l i c h e a l t h u n i t s a n d m u n i c i p a l p o l i c e s e r v i c e s . T h e m i n i s t r y w i l t c o n t i n u e t o a c t i v e l y b u i l d r e l a t i o n s h i p s w i t h o t h e r m i n i s t r i e s , g o v e r n m e n t s , F i r s t N a t i o n s l e a d e r s h i p , a n d v a r i o u s e n f o r c e m e n t a g e n c i e s t o w o r k t o g e t h e r o n c o m m o n g o a t s a n d s h a r e b e s t p r a c t i c e s . O n t a r i o i s w o r k i n g c o l l a b o r a t i v e l y w i t h t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t a n d o t h e r p r o v i n c e s t o e n h a n c e t o b a c c o e n f o r c e m e n t . T o e f f e c t i v e l y a d d r e s s i l l e g a l t o b a c c o , j o i n t t o b a c c o e n f o r c e m e n t a n d a d m i n i s t r a t i o n a g r e e m e n t s a r e n e e d e d b e t w e e n O n t a r i o , o t h e r p r o v i n c e s a n d j u r i s d i c t i o n s , a n d v a r i o u s f e d e r a l a g e n c i e s . O n t a r i o i s p a r t i c u l a r l y c o n c e r n e d a b o u t t h e i m p a c t o f t h e p r o p o s e d r e l o c a t i o n o f t h e C a n a d a - U . S . b o r d e r c r o s s i n g c u r r e n t l y l o c a t e d i n C o r n w a l l . O v e r t h e n e x t t h r e e y e a r s , t h e i m p l e m e n t a t i o n o f B i l l 1 8 6 m e a s u r e s a s w e l l a s t h e p r o p o s e d m e a s u r e s t o a d d r e s s i l l e g a l t o b a c c o w o u l d r a i s e r e v e n u e s o f $ 3 7 5 m i l l i o n . B y 2 0 1 4 - 1 5 , a d d i t i o n a l a n n u a l r e v e n u e w o u l d b e $ 1 7 5 m i l l i o n , w i t h a d d i t i o n a l a n n u a l e n f o r c e m e n t c o s t s o f $ 3 4 m i l l i o n . S o u r c e : 2 0 1 2 O n t a r i o B u d g e t : C h a p t e r I V : T a x a n d P e n s i o n S y s t e m s , M a r c h 2 0 1 2 O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 5 o f 1 0 3 C o n t r a b a n d T o b a c c o - T h e F a c t s W h a t i s C o n t r a b a n d T o b a c c o ? I l l e g a l c i g a r e t t e s , o f t e n r e f e r r e d t o a s c o n t r a b a n d t o b a c c o , a r e p r o d u c t s t h a t d o n o t c o m p l y w i t h . C a n a d a ' s t o b a c c o r e g u l a t i o n s - s p e c i f i c a l l y t h o s e r e g a r d i n g i m p o r t a t i o n , s t a m p i n g , m a n u f a c t u r i n g , d i s t r i b u t i o n a n d t a x a t i o n . C o n t r a b a n d c i g a r e t t e s a r e t y p i c a l l y m a n u f a c t u r e d i n i l l e g a l f a c i l i t i e s o n r e s e r v e s i n b o t h C a n a d a . a n d t h e U S . T h e s e p r o d u c t s a r e s o l d a n d d i s t r i b u t e d v i a 3 5 0 s m o k e s h a c k s i n O n t a r i o / Q u e b e c , w h i c h s e l l b a g g i e s o f 2 0 0 c o n t r a b a n d c i g a r e t t e s f o r a s l i t t l e a s $ 1 0 - $ 1 5 p e r b a g g i e . W h a t a r e t h e n e g a t i v e e f f e c t s o f c o n t r a b a n d o n c o m m u n i t i e s a n d y o u t h ? L o s t R e v e n u e f o r G o v e r n m e n t : C o n t r a b a n d p r o d u c t s a r e n o t s u b j e c t t o a l l l e v e l s o f t a x a t i o n a n d . c a n b e p u r c h a s e d a t a m u c h l o w e r c o s t t o c o n s u m e r s t h a n l e g a l p r o d u c t s , r e s u l t i n g i n t o s t r e v e n u e f r o m t a x e s . M o r e A c c e s s i b l e t o Y o u n g P e o p l e : C o n t r a b a n d p r o d u c t s a r e s o l d w i t h o u t a g e v e r i f i c a t i o n c h e c k s , . m a k i n g t h e m f a r m o r e a c c e s s i b l e t o y o u n g p e o p l e t o w h o m t h e y a r e s o l d w i t h o u t m a n d a t e d h e a l t h w a r n i n g s . S u p p o r t s o r g a n i z e d c r i m e , p u t t i n g c o m m u n i t i e s a t r i s k : T h e s p r e a d o f c o n t r a b a n d r e s u l t s i n t h e . g r o w t h o f a n u n d e r g r o u n d , i l l e g a l e c o n o m y . T h e R C M P h a s i d e n t i f i e d o v e r 1 7 5 o r g a n i z e d c r i m e g r o u p s i n v o l v e d i n t h e c o n t r a b a n d t r a d e . R e v e n u e f r o m c o n t r a b a n d t o b a c c o s a l e s a l s o s u p p o r t o t h e r i l l e g a l i n d u s t r i e s - m o s t r e c e n t l y , t h e s a l e o f c o n t r a b a n d f u e l o n r e s e r v e w h i c h h u r t s o u r s m a l l b u s i n e s s e s f u r t h e r . H o w c a n w e s t o p C o n t r a b a n d T o b a c c o ? I n t h e 2 0 1 2 B u d g e t , t h e O n t a r i o g o v e r n m e n t h a s i n t r o d u c e d a v a r i e t y o f m e a s u r e s t h a t w i l l h e l p i n . e r a d i c a t i n g c o n t r a b a n d t o b a c c o , i n c l u d i n g m o r e p o w e r f o r l a w e n f o r c e m e n t , t o u g h e r f i n e s f o r v i o l a t o r s , a n d w o r k i n g w i t h o t h e r j u r i s d i c t i o n s t o e l i m i n a t e t h i s s e r i o u s p r o b l e m . T h e s e w i l l b e e n f o r c e d t h r o u g h t h e T o b a c c o T a x A c t a n d B i l l 1 8 6 . W e a s k o u r r e t a i l e r s t o e n c o u r a g e t h e G o v e r n m e n t t o i m p l e m e n t t h e s e m e a s u r e s i n a t i m e l y . f a s h i o n s o t h a t w e c a n a d d r e s s t h e c o n t r a b a n d t o b a c c o i s s u e i n S a u l t S t . M a n e a n d t h r o u g h o u t o u r p r o v i n c e . W e a l s o a s k r e t a i l e r s t o e n g a g e t h e i r M u n i c i p a l c o u n c i l o r s i n a d i a l o g u e o n C o n t r a b a n d s o t h a t w e c a n m o v e t o w a r d s e l i m i n a t i n g t h i s s e r i o u s p u b l i c s a f e t y c h a l l e n g e . O n t a r i o C o n v e n i e n c e S t o r e A s s o c i a t i o n c o r r e s p o n d e n c e P a g e 4 6 o f 1 0 3 5 C 1 3 A u g u s t 1 0 , 2 0 1 2 A t t e n t i o n : L e a n n e W a l s h G o o d a f t e r n o o n L e a n n e , T h a n k y o u f o r t a k i n g t h e t i m e t o s p e a k w i t h m e e a r l i e r t o d a y c o n c e r n i n g t h e p o s t a l o u t l e t i n V i e n n a . A s m e n t i o n e d , t h e o w n e r s o f t h e V a l l e y V a r i e t y s t o r e w h i c h h o u s e s t h e p o s t a l o u t l e t h a v e p r o v i d e d n o t i c e t o C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n t h a t t h e y w i l l n o t b e r e n e w i n g t h e i r c o n t r a c t w i t h u s . A n e f f e c t i v e d a t e f o r t h e c l o s u r e o f t h e o u t l e t i s s e t f o r D e c e m b e r 2 9 , 2 0 1 2 , h o w e v e r t h e o w n e r s h a v e r e q u e s t e d t h a t i t b e s o o n e r i f a t a l l p o s s i b l e . T h e c o r p o r a t i o n i s i n t h e p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g a n d p u t t i n g i n p l a c e a n a l t e r n a t e m o d e o f d e l i v e r y t o t h e c u s t o m e r s c u r r e n t l y s e r v i c e d t h r o u g h t h i s l o c a t i o n . B a y h a m T o w n s h i p s h o u l d e x p e c t t o r e c e i v e c o n t a c t s h o r t l y f r o m o u r D e l i v e r y P l a n n i n g g r o u p f o r t h e p u r p o s e o f r e c e i v i n g i n p u t f o r t h e a p p r o p r i a t e l o c a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s ( C M B s ) . I w o u l d b e p l e a s e d t o m a k e m y s e l f , o r a n y o f m y c o l l e a g u e s i n v o l v e d i n t h i s u n d e r t a k i n g , a v a i l a b l e t o t h e M a y o r a n d C o u n c i l t o a n s w e r a n y q u e s t i o n s t h a t m a y a r i s e . M y c o n t a c t i n f o r m a t i o n c a n b e f o u n d b e l o w . K i n d l y f o r w a r d t h i s o f f e r o n t o t h e a p p r o p r i a t e i n d i v i d u a l s . I a l s o i n d i c a t e d , f o r t h e r e a s o n s p e c i f i e d i n c o n f i d e n c e , t h a t c u s t o m e r s n o t i f i e d t o p i c k u p a p a r c e l i t e m a t t h e V i e n n a o u t l e t w i l l b e a s k e d t o p i c k i t u p a t o u r p o s t o f f i c e l o c a t e d i n P o r t B u r w e l l . T h i s w i l l c o m e i n t o e f f e c t a s o f A u g u s t 9 , 2 0 1 2 . J o h n J o h n K r a y e r - K r a u s s L o c a l A r e a M a n a g e r , L o n d o n - W o o d s t o c k C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n 9 5 1 H i g h b u r y A v e . , L o n d o n O N N 5 Y 1 B O C a n a d a P o s t c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 0 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 4 7 o f 1 0 3 Page 48 of 103 P a g e 1 o ^ 2 ^ ^ L y n d a M i l l a r d F r o m : K a t h r y n R u s s e l l [ k a r u s s e l l @ e l g i n - c o u n t y . o n . c a S e n t : T h u r s d a y , A u g u s t 0 9 , 2 0 1 2 1 : 4 3 P M T o : L y n d a M i l l a r d C ^ 3 S u b j e c t : F W : H i L y n d a , I h o p e y o u a r e e n j o y i n g y o u r s u m m e r ! P l e a s e s e e t h e c o m m e n t b e l o w t h a t w e r e c e i v e d . K i n d R e g a r d s , K a t h r y n R u s s e l l T o u r i s m D e v e l o p m e n t C o o r d i n a t o r C o u n t y o f E l g i n 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n t a r i o , N 5 R 5 V 1 w w w . e l a i n t o u r i s t . c o m P h o n e : ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 1 4 6 0 E x t . 1 7 6 F a x : ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 4 5 4 9 k a r u s s e I I O . e l a i n - c o u n t v . o n . c a F r o m : A n d i e G u l p S e n t : T h u r s d a y / A u g u s t 0 2 , 2 0 1 2 6 : 2 5 : 1 3 P M T o : t o u r i s m S u b j e c t : H i t h e r e / I ' m o n e o f t h e S u m m e r S t u d e n t s i n N o r f o l k C o u n t y / l o c a t e d i n P o r t R o w a n . I h a v e h a d m a n y p e o p l e c o m e t o m e a n d a s k w h e r e P o r t B u r w e l l i s l o c a t e d / a n d a l t h o u g h i t ' s n o t a p r o b l e m f o r m e t o t e l l t h e m / 1 a m o n l y h e r e M a y - S e p t e m e b e r . I h a v e h a d s e v e r a l p e o p l e a s k f o r a l i t t l e b i t b e t t e r s i g n a g e n e a r P o r t R o w a n a n d b y H w y 5 9 - j u s t s o m e t h i n g y o u m a y w a n t t o c o n s i d e r l o o k i n g i n t o . T h a n k s f o r y o u r t i m e . ^ - ' r , r / t / / r ^ / / / # - y - " - f I " f / / f / ^ V i s i t o r S e r v i c e s A s s i s t a n t T o u r i s m & E c o n o m i c D e v e l o p m e n t N o r f o l k C o u n t y L o n g P o i n t C o u n t y I n f o r m a t i o n B o o t h / P o r t R o w a n O N T e l e p h o n e : 5 1 9 - 5 8 6 - 7 5 0 8 E - m a i l : a n d i e . c u l D @ n o r f o l k c o u n t v . c a C h e c k o u t o u r w e b s i t e a t w w w . n o r f o l k t o u r i s m . c a . 8 / 1 0 / 2 0 1 2 N o r f o l k C o u n t y e m a i l c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 , P a g e 4 9 o f 1 0 3 Page 50 of 103 ^ / ^ ^ ^ ^ ^ ^ s ^ ^ ^ ^ ^ E l g i n / T o : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t r a t o r M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m F r o m : S t e v e E v a n s R e : A d o p t e d O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n I n f o r m a t i o n p a c k a g e T h i s l e t t e r i s t o a d v i s e t h a t E l g i n C o u n t y C o u n c i l a d o p t e d t h e C o u n t y o f E l g i n O f f i c i a l P l a n b y b y - l a w o n J u l y 2 4 , 2 0 1 2 . E n c l o s e d y o u w i l l f i n d t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : N o t i c e o f A d o p t i o n o f t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n . C o p y o f t h e a d o p t e d O f f i c i a l P l a n . C o p y o f a B y - L a w t o a d o p t t h e O f f i c i a l P l a n c C o p y o f t h e m i n u t e s o f t h e P u b l i c M e e t i n g h e l d o n J u l y 2 4 , 2 0 1 2 . C o p y o f p l a n n i n g r e p o r t s c o n s i d e r e d b y C o u n t y C o u n c i l . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s p l e a s e c o n t a c t m e . T h a n k y o u ^ r ^ ' ' 1 ^ u ^ . V ; S t e v e E v a n s M a n a g e r o f P l a n n i n g C o u n t y o f E l p . : n A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . e l g i n - c o u n t y . o n . c a C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 1 o f 1 0 3 f l » . ^ ^ / » r . " : * - " - ^ ! , . H ? > V , \ ' ? * £ a ^ . t f J R , * . . ; ^ . A - s ^ f \ ^ . < » ' * . ' E ^ L ^ ^ . l i " . 1 L » - . - x i : ^ / ^ m f ~ * . < ^ i ' / i ' < ^ u - ^ ^ . . - ^ ' t t - n T i s < » - * » f ' » E f c i f : i s s . f i S S . . ^ - - ^ * 1 W ^ f - J - 1 : « . ' 4 T \ , 1 P F I C I A L P L A N o f t h e C F E L G I N ^ i . t r f r t J f , < < \ 1 r f E l g m C o u n ^ y f l J U L Y 2 0 1 2 / C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 2 o f 1 0 3 ^ \ - ^ ^ E l g i n - » ^ + N O T I C E O F A D O P T I O N O F T H E O F F I C I A L P L A N O F T H E C O U N T Y O F E L G I N T A K E N O T I C E T H A T t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e C o u n t y o f E l g i n p a s s e d B y - t h l a w N o . 1 2 - 1 7 2 0 1 2 , t o a d o p t t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n o n t h e 2 4 t n d a y o f J u l y , 2 0 1 2 i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 1 7 ( 2 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . O , 1 9 9 0 c . P . 1 3 , a s a m e n d e d . T H E P U R P O S E a n d e f f e c t o f t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n i s t o p r o v i d e d i r e c t i o n a n d a p o l i c y f r a m e w o r k f o r m a n a g i n g g r o w t h a n d l a n d u s e d e c i s i o n s o v e r t h e p l a n n i n g p e r i o d t o 2 0 3 1 . T h e O f f i c i a l P l a n w i l l i m p l e m e n t t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t a t t h e C o u n t y l e v e l a n d w i l t s e t a f r a m e w o r k f o r c o o r d i n a t i o n a n d c o o p e r a t i o n a m o n g s t t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s a n d t h e c o u n t y o n p l a n n i n g a n d d e v e l o p m e n t i s s u e s t h a t t r a n s c e n d m u n i c i p a l b o u n d a r i e s . I N F O R M A T I O N w i t h r e s p e c t t o t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n i s a v a i l a b l e a t : T h e C o u n t y o f E i g i n A d m i n i s t r a t i o n B u i l d i n g A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s O f f i c e , 3 r d F l o o r 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s O N N 5 R 5 V 1 I n f o r m a t i o n i s a l s o a v a i l a b l e o n l i n e a t w w w . e l a i n c o u n t v . c a A N Y P E R S O N o r p u b l i c b o d y w i l l b e e n t i t l e d t o r e c e i v e N o t i c e o f D e c i s i o n o f t h e A p p r o v a l A u t h o r i t y i f a w r i t t e n r e q u e s t i s m a d e t o : T a m m i e R y a l l , P l a n n e r O n t a r i o M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g n d 6 5 9 E x e t e r R o a d 2 n a F l o o r L o n d o n O N N 6 E 1 L 3 G e n e r a l I n q u i r y : 5 1 9 - 8 7 3 ^ 0 2 0 T o l l F r e e : 1 - 8 0 0 - 2 6 5 ^ 7 3 6 D a t e d a t t h e C o u n t y o f E l g i n t h i s 3 < d a y o f J u ^ y , 2 r / 3 ^ » U ^ - i m B u n d s c h u h D e p u t y C l e r k C o u n t y o f E l g i n 2 3 1 2 _ : ^ C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 3 o f 1 0 3 C o u n t y C o u n c i l 3 J u l y 2 4 , 2 0 1 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r M c W i l l i a m S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E n s T H A T t h e C o u n t y R o a d M a i n t e n a n c e A g r e e m e n t s b e a p p r o v e d i n p r i n c i p l e ; a n d , T H A T t h e a g r e e m e n t b e c i r c u l a t e d t o m u n i c i p a l c o u n c i l s r e q u e s t i n g t h a t c o m m e n t s b e r e c e i v e d n o l a t e r t h a n S e p t e m b e r 2 8 , 2 0 1 2 . - C a r r i e d . r R e c e s s : P U B L I C M E E T I N G O F P R O P O S E D O F F I C I A L P L A N ( s e p a r a t e a g e n d a ) . M o v e d b y C o u n c i l l o r M c l n t y r e S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r J e n k i n s T H A T w e d o n o w r e c e s s a t 6 : 5 8 p . m . i n o r d e r t o h o l d t h e p u b l i c m e e t i n g o f t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n . - C a r r i e d . T h e W a r d e n c a l l e d t h e p u b l i c m e e t i n g t o o r d e r a n d o u t l i n e d t h e p u r p o s e o f t h e p u b l i c m e e t i n g . T h e C l e r k c o n f i r m e d t h a t n o t i c e o f t h e p u b l i c m e e t i n g o f t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n w a s p r o v i d e d i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 7 o f t h e P l a n n i n g A c t o f O n t a r i o r e g u l a t i o n 5 4 3 / 0 6 a n d t h a t a d d i t i o n a l l e t t e r s f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f D u t t o n / D u n w i c h w e r e r e c e i v e d a n d a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c . S t a f f ' s r e s p o n s e t o t h e l e t t e r s a n d a r e v i s e d r e c o m m e n d a t i o n w e r e a l s o c i r c u l a t e d . D e l e g a t i o n N i c k M c D o n a l d a n d M a r k S t o n e o f M e r i d i a n P l a n n i n g C o n s u l t a n t s I n c . w e r e i n a t t e n d a n c e . M r . S t o n e p r e s e n t e d a P o w e r p o i n t o n t h e C o u n t y o f E l g i n O f f i c i a l P l a n , r e v i e w i n g t h e p r o p o s e d m o d i f i c a t i o n s t o t h e p l a n a n d r e c o g n i z i n g t h e S t . T h o m a s A i r p o r t p r o p e r t y . C o m m e n t s f r o m t h e P u b l i c - N o n e . C o m m e n t s f r o m C o u n t y C o u n c i l C o u n c i l l o r E n s r e q u e s t e d t h e o p p o r t u n i t y t o t a k e t h e C o u n t y ' s r e s p o n s e t o B a y h a m ' s c o r r e s p o n d e n c e b a c k t o t h e i r m u n i c i p a l i t y ' s c o n s u l t a n t s f o r r e v i e w . T h e M a n a g e r o f P l a n n i n g r e s p o n d e d a n d o u t l i n e d t h e C o u n t y ' s r e s p o n s e t o c o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m t h e m u n i c i p a l i t i e s o f B a y h a m a n d D u t t o n / D u n w i c h . C o u n c i l l o r M c W i l l i a m a d d r e s s e d t h e c o n c e r n s e x p r e s s e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f D u t t o n / D u n w i c h c o r r e s p o n d e n c e . H e r e q u e s t e d t h e o p p o r t u n i t y t o t a k e t h e C o u n t y ' s r e s p o n s e c o r r e s p o n d e n c e b a c k t o t h e i r m u n i c i p a l i t y f o r r e v i e w . T h e M a n a g e r o f P l a n n i n g r e s p o n d e d t o t h e c o n c e r n s e x p r e s s e d i n t h e c o r r e s p o n d e n c e . C o u n c i l l o r C o u c k u y t r e p o r t e d t h e H i g h w a y 3 B y - P a s s h a d n o t b e e n d e f i n e d a s d e t r i m e n t a l t o t h e d e v e l o p m e n t a l o n g t h e c o r r i d o r i n t h e O f f i c i a l P l a n . T h e M a n a g e r o f P l a n n i n g r e s p o n d e d t h a t t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o h a s b e e n a s k e d t o u n d e r t a k e a n a s s e s s m e n t s t u d y t o d e t e r m i n e t h a t t h i s c o r r i d o r i s n o t r e q u i r e d , b a s e d o n v o l u m e a n d o t h e r c r i t e r i a . C o r r e s p o n d e n c e 1 . T h e c o r r e s p o n d e n c e f r o m N i c k M c D o n a l d a n d M a r k S t o n e o f M e r i d i a n P l a n n i n g C o n s u l t a n t s I n c . , r e g a r d i n g t h e p r e s e n t a t i o n o f t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n a t t h e p u b l i c m e e t i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e P l a n n i n g A c t w a s r e c e i v e d a s i n f o r m a t i o n . C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 4 o f 1 0 3 0 M E R I D I A N F t A N N I K G C O N S U L T A N T S f N C J u l y 1 7 . 2 0 1 2 W a r d e n B i l l W a l t e r s & C o u n c i l o f t h e C o u n t y o f E l g i n 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O N N 5 R 5 V 1 D e a r W a r d e n W a l t e r s a n d C o u n t y C o u n c i l : R e : O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n O u r F i l e N o . 6 0 0 8 W e a r e w r i t i n g t o i n d i c a t e t h a t w e a r e v e r y p l e a s e d t o r e a c h t h i s p o i n t i n t h e O f f i c i a l P l a n d e v e l o p m e n t p r o c e s s - t h e p o i n t a t w h i c h t h e O f f i c i a l P l a n i s b e i n g p r e s e n t e d a t t h e P u b l i c M e e t i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e P l a n n i n g A c t . A s t h e C o u n t y o f E l g i n O f f i c i a l P l a n i s t h e f i r s t O f f i c i a l P l a n f o r t h e C o u n t y , t h e w o r k p r o g r a m w a s d e s i g n e d t o e n s u r e t h a t t h e c o m m u n i t y w a s a c t i v e l y e n g a g e d t h r o u g h o u t t h e p r o c e s s . I n t h i s r e g a r d , a n u m b e r o f g r o u p s a n d c o m m i t t e e s w e r e e s t a b l i s h e d f o r t h e O f f i c i a l P l a n r e v i e w p r o c e s s . S e v e r a l m e e t i n g s w e r e h e l d w i t h a P u b l i c F o c u s G r o u p w i t h r e p r e s e n t a t i v e s f r o m a c r o s s t h e C o u n t y , a T e c h n i c a l A d v i s o r y C o m m i t t e e a n d a S t e e r i n g C o m m i t t e e . W e a l s o a t t e n d e d a n u m b e r o f m e e t i n g s w i t h t h e l o c a l C o u n c i l s a n d p u b l i c o p e n h o u s e s w e r e a l s o h e l d . W h i l e o p e n h o u s e a t t e n d a n c e w a s l i m i t e d , w e r e c e i v e d a c o n s i d e r a b l e a m o u n t o f f e e d b a c k f r o m t h e p u b l i c w h o s a t o n t h e P u b l i c F o c u s G r o u p a n d o f c o u r s e f r o m t h e a g e n c i e s t h a t a c t i v e l y p a r t i c i p a t e d o n t h e T e c h n i c a l A d v i s o r y C o m m i t t e e . T h e p r o d u c t o f t h e a b o v e p u b l i c e n g a g e m e n t , o u r r e s e a r c h a n d o u r e x p e r i e n c e i s a n O f f i c i a l P l a n t h a t w e b e l i e v e i s a n a p p r o p r i a t e " f i r s t g e n e r a t i o n " O f f i c i a l P l a n f o r t h e C o u n t y o f E l g i n . G i v e n t h a t e a c h o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s h a s a w e l l e s t a b l i s h e d p l a n n i n g f u n c t i o n , a d e c i s i o n w a s m a d e a t t h e o u t s e t o f t h e C o u n t y p r o c e s s t o e n s u r e t h a t t h e C o u n t y O f f i c i a l P l a n w a s a s s t r a t e g i c a s p o s s i b l e a n d d i d n o t d u p l i c a t e t h e p o l i c y f r a m e w o r k s e s t a b l i s h e d i n t h e l o c a l O f f i c i a l P l a n s . U n i t # 6 , 8 8 8 8 K e e l e S t r e e t , V a u g h a n , O n t a r i o L 4 K 2 N 2 . T e l : 9 0 5 - 5 3 2 - 9 6 5 1 . W e b s i t e : w w w . m e r i d i a n - v a u g h a n . c a C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 5 o f 1 0 3 a 2 M E R I D I A N » U * i N C C O H U U i W H T < W h i l e e v e r y e f f o r t w a s m a d e t o i m p l e m e n t t h i s o v e r a l l o b j e c t i v e , w e d i d i n c l u d e p o l i c i e s i n s o m e c a s e s w h i c h w e r e i n t e n d e d t o d i r e c t t h e a c t i o n s a n d d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s e s a t t h e l o c a l l e v e l , a s r e q u i r e d b y t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t . I n t h e e n d , w e b e l i e v e t h a t a n a p p r o p r i a t e b a l a n c e w a s s t r u c k b e t w e e n t h e n e e d t o b e s t r a t e g i c a n d t h e n e e d t o p r o v i d e a p p r o p r i a t e d i r e c t i o n t o t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s o n t h e c a r r y i n g o u t o f t h e l a n d u s e f u n c t i o n a n d t h e m a k i n g o f i n f o r m e d P l a n n i n g A c t d e c i s i o n s . O n e o f t h e o t h e r o b j e c t i v e s o f t h e C o u n t y a t t h e o u t s e t o f t h e p r o j e c t w a s t o i n c o r p o r a t e t h e e c o n o m i c d e v e l o p m e n t a s p i r a t i o n s o f t h e C o u n t y a n d t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s t o t h e g r e a t e s t e x t e n t p o s s i b l e . I n t h i s r e g a r d , w e r e v i e w e d t h e c o n s i d e r a b l e a m o u n t o f i n f o r m a t i o n o n e c o n o m i c d e v e l o p m e n t p r e p a r e d b y t h e C o u n t y a n d o t h e r s a n d a t t e m p t e d t o i n c o r p o r a t e m a n y o f t h e s e t h e m e s , d i r e c t i o n s a n d i d e a s i n t h e O f f i c i a l P l a n . O n e o f t h e a r e a s w e f o c u s e d o n i n p a r t i c u l a r w a s t h e p r i m e a g r i c u l t u r a l a r e a o f t h e C o u n t y . I n t h i s c a s e , w e s p e n t a c o n s i d e r a b l e a m o u n t o f t i m e t h i n k i n g a b o u t h o w t h e p o l i c y f r a m e w o r k c o u l d b e s t r u c t u r e d t o p r o v i d e t h e g u i d a n c e r e q u i r e d w i t h r e s p e c t t o a g r i c u l t u r e - r e l a t e d u s e s a n d s e c o n d a r y u s e s . W e b e l i e v e t h a t o u r e f f o r t s t o d e f i n e w h a t t h e s e u s e s a r e w i l l b e o f a s s i s t a n c e t o t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s . E s t a b l i s h i n g a n a p p r o p r i a t e g r o w t h m a n a g e m e n t p o l i c y f r a m e w o r k f o r t h e C o u n t y w a s a n o t h e r k e y c o m p o n e n t o f t h e w o r k c o m p l e t e d . I n t h i s r e g a r d , w e c a r e f u l l y t h o u g h t t h r o u g h h o w t o e s t a b l i s h a p o l i c y f r a m e w o r k t h a t a l l o w e d f o r a p p r o p r i a t e d e v e l o p m e n t i n t h e r i g h t l o c a t i o n s , w h i l e r e c o g n i z i n g t h a t i n m a n y p a r t s o f t h e C o u n t y , a s i g n i f i c a n t s u p p l y o f l a n d e x i s t e d f o r d e v e l o p m e n t . A s a c o n s e q u e n c e , t h e p o l i c y f r a m e w o r k t h a t w a s d e v e l o p e d r e c o g n i z e s t h o s e e x i s t i n g a p p r o v e d d e v e l o p m e n t l a n d s a n d a l l o w s f o r t h e i r d e v e l o p m e n t i n t h e f u t u r e t h r o u g h t h e p l a n s o f s u b d i v i s i o n p r o c e s s . H o w e v e r , w e d i d i n c l u d e c o m p r e h e n s i v e r e v i e w p o l i c i e s a s p e r t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t i n t h e O f f i c i a l P l a n a s w e l l , i n o r d e r t o p r o v i d e t h e b a s i s f o r c o n s i d e r i n g f u t u r e s e t t l e m e n t a r e a e x p a n s i o n s . A r e q u e s t r e s p e c t i n g t h e d r a f t O f f i c i a l P l a n w a s m a d e f o l l o w i n g t h e p u b l i c a t i o n o f t h e P u b l i c M e e t i n g n o t i c e . S p e c i f i c a l l y i t w a s r e q u e s t e d t h a t t h e l o c a t i o n o f t h e e m p l o y m e n t l a n d s a s s o c i a t e d w i t h t h e a i r p o r t i n C e n t r a l E l g i n b e r e c o g n i z e d i n t h e O f f i c i a l P l a n . I n r e s p o n s e t o t h i s r e q u e s t , w e h a v e s p e c i f i c a l l y r e c o g n i z e d t h e i m p o r t a n c e a n d r o l e o f t h e a i r p o r t a n d a s s o c i a t e d e m p l o y m e n t l a n d s . I n o u r o p i n i o n , t h e d r a f t O f f i c i a l P l a n b e i n g p r e s e n t e d t o t h e p u b l i c o n J u l y 2 4 , 2 0 1 2 s h o u l d b e c o n s i d e r e d f o r a d o p t i o n b y C o u n t y C o u n c i l a s i t i s a p p r o p r i a t e f o r t h e C o u n t y o f E l g i n a n d c o n s i s t e n t w i t h t h e p o l i c i e s c o n t a i n e d w i t h i n t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t . W e h a v e m a d e e v e r y e f f o r t t o i n c o r p o r a t e t h e c h a n g e s s u g g e s t e d b y t h e P r o v i n c e i n a d v a n c e o f p r e p a r i n g t h e P u b l i c M e e t i n g v e r s i o n o f t h e O f f i c i a l P l a n . C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 6 o f 1 0 3 0 3 M E R I D I A N m w h ^ o c m t u n w r i n c W e d o n o t a n t i c i p a t e t h e r e b e i n g a n y a d d i t i o n a l c h a n g e s r e q u e s t e d , h o w e v e r , w e w i l l h a v e t o r e s p o n d t o a n y r e q u e s t s a s n e e d e d . W e v e r y m u c h a p p r e c i a t e d b e i n g i n v o l v e d i n t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g t h e C o u n t y ' s f i r s t O f f i c i a l P l a n a n d w e l o o k f o r w a r d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h a t O f f i c i a l P l a n o n a g o f o r w a r d b a s i s . Y o u r s t r u l y , M E R I D I A N P L A N N I N G C O N S U L T A N T S I N C . ( l i ^ ^ W f ^ - N i c k M c D o n a l d , R P P M a r k S t o n e , R P P P a r t n e r A s s o c i a t e C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 7 o f 1 0 3 T ^ ^ c ' > k . . E l g m C J ; ! ' u n L y R E P O R T T O C O U N T S C O U N C I L J ' W . K S i i r t ' t ' j ' t o i i K F R O M : S t e v e E v a n s M a n a g e r o f P l a n n i n g D A T E : J u l y 1 7 , 2 0 1 2 S U B J E C T : E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n - A d o p t i o n b y C o u n t y C o u n c i l I N T R O D U C T I O N : T h i s r e p o r t w i l l p r o v i d e C o u n c i l w i t h a s u m m a r y o f t h e E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n p r o j e c t a n d a r e c o m m e n d a t i o n f o r i t s a d o p t i o n b y b y - l a w . D I S C U S S I O N : I n t h e f a l l o f 2 0 1 0 M e r i d i a n P l a n n i n g C o n s u l t a n t s w a s s e l e c t e d b y E l g i n C o u n t y C o u n c i l t o p r e p a r e t h e C o u n t y ' s f i r s t O f f i c i a l P l a n . A h i g h p r i o r i t y w a s p l a c e d o n p u b l i c c o n s u l t a t i o n r e s u l t i n g i n t h e e s t a b l i s h m e n t o f a S t e e r i n g C o m m i t t e e , T e c h n i c a l C o m m i t t e e a n d a P u b l i c F o c u s G r o u p . T h e S t e e r i n g C o m m i t t e e c o m p r i s i n g t h r e e m e m b e r s o f C o u n t y C o u n c i l d i r e c t e d t h e p r o j e c t a n d p r o v i d e d i m p o r t a n t f e e d b a c k . T h e T e c h n i c a l C o m m i t t e e i n c l u d e d m e m b e r s f r o m P r o v i n c i a l M i n i s t r i e s , C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t i e s a s w e l l a s s t a f f f r o m l o c a l m u n i c i p a l i t i e s i n c l u d i n g t h e a d j a c e n t m u n i c i p a l i t i e s o f t h e C i t y o f S t . T h o m a s , a n d t h e C i t y o f L o n d o n . T h e P u b l i c F o c u s G r o u p i n c l u d e d t w o m e m b e r s f r o m e a c h o f t h e s e v e n l o c a l m u n i c i p a l i t i e s i n E l g i n C o u n t y . T h e s e p a r t i c i p a n t s w e r e a p p o i n t e d b y t h e l o c a l C o u n c i l s t o s e r v e o n b e h a l f o f t h e i r r e s p e c t i v e c o m m u n i t i e s . A l l o f t h e s e g r o u p s p r o v i d e d i n v a l u a b l e i n s i g h t s a n d l o c a l k n o w l e d g e t o t h e p r o c e s s a n d w e r e v e r y h e l p f u l t o t h e C o n s u l t a n t s a n d M a n a g e r o f P l a n n i n g . M u n i c i p a l C o u n c i l s p r o v i d e d f e e d b a c k o n a r a n g e o f i s s u e s t h a t w e r e i m p o r t a n t l o c a l l y a n d a c r o s s t h e C o u n t y . P u b l i c o p e n h o u s e s a l s o p r o v i d e d a n o p p o r t u n i t y t o e n g a g e t h e p u b l i c i n d i s c u s s i o n s a b o u t t h e d i r e c t i o n s t h e C o u n t y w a s p u r s u i n g i n i t s ' O f f i c i a l P l a n a n d t o r e c e i v e f e e d b a c k . T h i s c o m p r e h e n s i v e c o n s u l t a t i o n i n i t i a t i v e w a s v e r y h e l p f u l i n c o n f i r m i n g t h a t t h e C o u n t y w a s a p p r o p r i a t e l y a d d r e s s i n g i m p o r t a n t , r e g i o n a l p l a n n i n g a n d e c o n o m i c d e v e l o p m e n t i s s u e s i n t h e n e w O f f i c i a l P l a n , S e v e r a l d r a f t s o f t h e O f f i c i a l P l a n h a v e b e e n r e v i e w e d o v e r t h e c o u r s e o f t h i s p r o j e c t . T h e J a n u a r y 2 5 , 2 0 1 2 d r a f t w a s w i d e l y c i r c u l a t e d a n d r e v i e w e d b y t h e P r o v i n c e t h r o u g h t h e d r a f t r e v i e w p r o c e s s . F o l l o w i n g t h i s r e v i e w t h e C o n s u l t a n t s a n d t h e M a n a g e r o f P l a n n i n g h a d e x t e n s i v e m e e t i n g s a n d d i s c u s s i o n s w i t h t h e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 8 o f 1 0 3 a n d H o u s i n g a n d i t s p a r t n e r M i n i s t r i e s a n d A g e n c i e s . M a n y o f t h e c o m m e n t s a n d s u g g e s t i o n s m a d e b y t h e P r o v i n c e w e r e a c t e d u p o n a n d t h e O f f i c i a l P l a n d o c u m e n t w a s r e v i s e d i n p r e p a r a t i o n f o r t h e p u b l i c m e e t i n g a n d C o u n t y C o u n c i l ' s a d o p t i o n o f t h e P l a n . T h e M a n a g e r o f P l a n n i n g f o r t h e C o u n t y o f E l g i n w a s e n g a g e d b y t h e C o u n t y o f E l g i n t o c o - o r d i n a t e t h e d e v e l o p m e n t o f E l g i n ' s f i r s t O f f i c i a l P l a n . T h e M a n a g e r h a s b e e n i n v o l v e d i n a l l a s p e c t s o f t h i s i n i t i a t i v e a n d h a s b e e n a b l e t o p r o v i d e a d d i t i o n a l i n s i g h t s a n d e x p e r i e n c e t o t h e p r o c e s s t h a t h a s h e l p e d i n e x p e d i t i n g t h e p r e p a r a t i o n a n d d e v e l o p m e n t o f t h e O f f i c i a l P l a n . T h e C o u n t y o f E l g i n O f f i c i a l P l a n h a s p r o c e e d e d t h r o u g h a c o m p r e h e n s i v e c o n s u l t a t i o n p r o c e s s , h a s m e t w i t h r i g o r o u s r e v i e w a n d s c r u t i n y a n d i s n o w i n a f o r m t h a t i s s u i t a b l e f o r a d o p t i o n b y C o u n t y C o u n c i l . A s M a n a g e r o f P l a n n i n g f o r t h e C o u n t y o f E l g i n , i t i s m y p r o f e s s i o n a l o p i n i o n a s a L a n d U s e P l a n n e r , R e g i s t e r e d w i t h i n t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o , t h a t t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n i s c o n s i s t e n t w i t h t h e p o l i c i e s o f t h e P r o v i n c i a l P o l i c y S t a t e m e n t , r e p r e s e n t s g o o d p l a n n i n g a n d i s s u i t a b l e f o r a d o p t i o n . R E C O I V I h f l E N D A T I O N : T H A T E l g i n C o u n t y C o u n c i l a d o p t t h e O f f i c i a l P l a n o f t h e C o u n t y o f E l g i n b y b y - l a w , i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 7 ( 2 2 ) o f t h e P l a n n i n g A c t ; a n d , T H A T E l g i n C o u n t y C o u n c i l s u b m i t s t h e O f f i c i a l P l a n t o t h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g f o r a p p r o v a l . A l l o f w h i c h i s R e s p e c t f u l l y S u b m i t t e d A p p r o v e d f o r S u b m i s s i o n S t e v e E v a n s M a r k G . M c D o n a l d M a n a g e r o f P l a n n i n g C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 5 9 o f 1 0 3 1 ^ 1 - ^ - . ^ E l g m C o u r k ; f R E P O R T T O C O U N T Y C O U N C I L ; A f B H S S i i r t t i j - t e t u r a F R O M : S t e v e E v a n s M a n a g e r o f P l a n n i n g D A T E : J u l y 1 7 , 2 0 1 2 S U B J E C T : S t a t u t o r y P u b l i c M e e t i n g f o r t h e E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n - N e x t S t e p s i n t h e A p p r o v a l P r o c e s s I N T R O D U C T I O N : T h i s r e p o r t w i l l p r o v i d e C o u n c i l a n d t h o s e p r e s e n t a t t h e s t a t u t o r y p u b l i c m e e t i n g c o n c e r n i n g t h e O f f i c i a l P l a n f o r t h e C o u n t y o f E l g i n w i t h i n f o r m a t i o n a b o u t t h e n e x t s t e p s i n t h e a p p r o v a l p r o c e s s . D I S C U S S I O N : F o l l o w i n g t h e c l o s e o f t h i s p u b l i c m e e t i n g , C o u n t y C o u n c i l w h i c h i s n o w s i t t i n g a s a C o m m i t t e e o f t h e W h o l e w i l l r e s o l v e b a c k i n t o f o r m a l C o u n c i l s e s s i o n a t w h i c h t i m e C o u n t y C o u n c i l c a n g i v e c o n s i d e r a t i o n t o a b y - l a w t o f o r m a l l y a d o p t t h e E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n . F o l l o w i n g t h e a d o p t i o n o f t h e O f f i c i a l P l a n t h e C o u n t y o f E I g i n w i l l m a k e a p p l i c a t i o n t o M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g f o r i t s a p p r o v a l . I f a n y p e r s o n w i s h e s t o b e n o t i f i e d o f t h e a d o p t i o n o f t h e O f f i c i a l P l a n t h e y m u s t m a k e a w r i t t e n r e q u e s t t o t h e C l e r k o f t h e C o u n t y o f E l g i n . N o t i c e o f t h i s p u b l i c m e e t i n g s t a t e s t h a t i f a n y p e r s o n o r p u b l i c b o d y d o e s n o t m a k e o r a l s u b m i s s i o n s a t a p u b l i c m e e t i n g o r m a k e w r i t t e n s u b m i s s i o n s t o t h e C o u n t y o f E l g i n b e f o r e t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n i s a d o p t e d , s u c h p e r s o n o r p u b l i c b o d y i s n o t e n t i t l e d t o a p p e a l t h e d e c i s i o n o f t h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d . T h e n o t i c e a l s o s t a t e s t h a t a n y p e r s o n o r p u b l i c b o d y t h a t d o e s n o t m a k e o r a l s u b m i s s i o n s a t a p u b l i c m e e t i n g o r m a k e w r i t t e n s u b m i s s i o n s t o t h e C o u n t y o f E l g i n b e f o r e t h e p r o p o s e d O f f i c i a l P l a n i s a d o p t e d m a y n o t b e a d d e d a s a p a r t y t o t h e h e a r i n g o f a n a p p e a l b e f o r e t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d u n l e s s i n t h e o p i n i o n o f t h e B o a r d , t h e r e i s r e a s o n a b l e g r o u n d s t o a d d t h e p e r s o n o r p u b l i c b o d y a s a p a r t y . T h e M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g i s t h e a p p r o v a l a u t h o r i t y f o r t h e E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n . I f t h e a p p r o v a l a u t h o r i t y f a i l s t o g i v e n o t i c e o f a d e c i s i o n w i t h i n 1 8 0 d a y s o f r e c e i v i n g t h e O f f i c i a l P l a n f r o m t h e C o u n t y , a n y p e r s o n o r p u b l i c b o d y m a y a p p e a l t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d . C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 6 0 o f 1 0 3 R E C O M M E N D A T I O N : T H A T t h e r e p o r t t i t l e d " S t a t u t o r y P u b l i c M e e t i n g f o r t h e E l g i n C o u n t y O f f i c i a l P l a n - N e x t S t e p s i n t h e A p p r o v a l P r o c e s s " d a t e d J u l y 1 7 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d a n d f i l e d . A l l o f w h i c h i s R e s p e c t f u l l y S u b m i t t e d A p p r o v e d f o r S u b m i s s i o n S t e v e E v a n s M a r k G . M c D o n a l d M a n a g e r o f P l a n n i n g C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f C o u n t y o f E l g i n N o t i c e o f a d o p t i o n o f C o u n t y O f f i c i a l P l a n P a g e 6 1 o f 1 0 3 Page 62 of 103 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F M E M O R A N D U M D A T E : A U G 1 3 , 2 0 1 2 T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l F R O M : M a r g a r e t U n d e r h i l l , P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k R E : T e i c h r o e b R e z o n i n g - 0 M B A p p e a l N U M B E R : D 2 0 1 2 - 0 4 C o u n c i l , P l e a s e s e e t h e a t t a c h e d " A p p o i n t m e n t f o r H e a r i n g " f o r t h e A p p e a l f i l e d r e g a r d i n g a n a p p l i c a t i o n f o r a n a m e n d m e n t t o t h e Z o n i n g B y - l a w - r e f u s a l t o e n a c t a p r o p o s e d a m e n d m e n t . T o n o t e , t h e l o c a t i o n o f t h e h e a r i n g i s b e i n g c h a n g e d t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o f f i c e . S t a f f w i s h e s t o i n f o r m C o u n c i l t h a t m e d i a t i o n i s a n o p t i o n a v a i l a b l e w h e r e t h e p a r t i e s c o n s e n t t o t h i s p r o c e s s . S t a f f w o u l d l i k e t o k n o w i f C o u n c i l i s i n t e r e s t e d i n p u r s u i n g m e d i a t i o n . A t t h i s t i m e , s t a f f s e e k s d i r e c t i o n o n h o w t o p r o c e e d . R e s p e c t f u l l y y o u r s , R e v i e w e d b y , ^ f < . / M ^ g a r ^ U n d e r h i l l K y l ^ r 1 g e r P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d i r i l i i s t r a t o r S t a f f M e m o r a n d u m D 2 0 1 2 - 0 4 r e g a r d i n g T e i c h r o e b R e - z o n i n g - P a g e 6 3 o f 1 0 3 E n v i r o n m e n t a n d L a n d T r i b u n a l s T r i b u n a u x d e I ' e n v i r o n n & m e n t e t d e W ' ~ 7 m ^ m ' f 3 O n t a r i o I ' a m t o a g e m e n t d u t e r r i t o l r e O n t a r i o ^ 1 . \ I , O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d C o m m i s s i o n d e s a f f a i r e s m u n i c i p a l e s d e ( ' O n t a r i o 6 5 5 B a y S t r e e t , S u i t e 1 5 0 0 6 5 5 r u e B a y , s u f t e 1 5 0 0 n Z 1 T o r o n t o O N M 5 G 1 E 5 T o r o n t o O N M S G - f E S T e l e p h o n e : ( 4 1 6 ) 2 1 2 - 6 3 4 9 T 6 i 6 p h o n e : ( 4 1 6 ) 2 1 2 ^ 3 4 9 T o R F r e e : 1 - 8 6 6 - 4 4 8 . 2 2 4 8 S a n s F r a t e : 1 - 8 6 & 4 4 8 - 2 2 4 8 F a x : ( 4 1 f i ) 3 2 8 - 6 3 7 0 T 6 1 6 c o p t e u r ( 4 1 6 ) 3 2 & W O W e b s i t e ; w w w . i d t o . g o v . o n . c a S f t e W e b : v i m w ^ t t o . g o v . t m - c a O n t a r i o C o r n e l i u s a n d S a r a T e i c h r o e b h a v e a p p e a l e d t o t h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d u n d e r s u b s e c t i o n 3 4 ( 1 1 ) o f t h e P l a n n i n g A c t , R . S . 0 . 1 9 9 0 , c . P . 1 3 . a s a m e n d e d , f r o m ' C o u n d l ' s r e f u s a l t o e n a c t a £ r ? i ? 5 ^ ^ ^ d ? ^ J ^ t o i _ i ? ? J ! " ? ! P ^ ' l a ? - ? 4 ^ 6 ~ ? o o . ? o f . ? ! ^ . M i < n i c i P a l i ? ? o f . B a y h a r n t o r e a 3 n e t e n d s r e s p e c t i n g ^ 6 8 0 H e r i f c a g e U n e f r o m A g r i c u l t u r a l ( A 1 ) Z o n e t o H a m l e t R e s i d e n t i a l ( H R ) Z o n e t o r e z o n e t h e s u b j e c t p r o p e r t y t o a h a m t e t r e s i d e n f i a l u s e a s a b r i n g t h e z o n i n g f o r t h e s u b j e c t p r o p e r t y i n t o c o n f o r m i t y w i t h t h e O f f i c i a l P l a n d e s i g n a t i o n a s a r e s u l t o f a b o u n d a r y e x p a n s i o n o f t h e H a m t e t o f R i c h m o n d O M B R I e N o . P L 1 2 0 5 5 5 A P P O I N T M E N T F O R H E A R I N G T h e O n t a r i o M u n i c i p a l B o a r d h e r e b y a p p o i n t s : * * a t : 1 - 1 : 0 0 A M o n : M o n d a y , N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 2 * a t C o u n t y o f E l g i n A d m i n i s t r a t i o n B u i l d i n g C o u n c i l C h a m b e r s 4 5 0 S u n s e t R o a d S t T h o m a s , O N N 5 R 5 V 1 f o r t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e h e a r i n g o f t h i s a p p e a l . T h e B o a r d h a s s e t a s i d e o n e ( 1 ) d a y f o r t h i s h e a r i n g . A l l p a r t i e s a n c f p a r t i c i p a n t s s h o u M a t t e n d a t t h e s t a r t o f t h e h e a r i n g a t t h e t i m e a n d d a t e i n d i c a t e d . r i T e s p w t i v e a f ^ i e ^ n u n n b e r o f d ^ i s c h e d u l e d ; _ H e a r i n S d a t e s a r e f i ^ - a d j o u m m e r r t s w i l l n o t b e g r a n t e d e x c e p t i n t h e m o s t s e r i o u s c i r c u m s t a n c e s , a n d o n l y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e B o a r d ' s R u l e s o n A d j o u r n m e n t s . y o u d o n o t a t t e n d a n d a r e n o t r e p r e s e n t e d a t t h i s h e a r i n g , t h e B o a r d m a y p r o c e e d i n y o u r a b s e n c e a n d y o u w H I n o t b e e n t i t l e d t o a n y f u r t h e r n o t i c e o f t h e p r o c e e d i n g s . I n t h e e v e n t t h e d e c i s i o n i s r e s e r v e d , p e r s o n s t a k i n g p a r t i n t h e h e a r i n g a n d w i s h i n g a c o p y o f ? . e - ? e ? ? ? - l ] r l . a ? . . r ? ? u ? 8 ? . a _ F : ? _ p y f r o n r I t h e P r e ) 5 i d i n 9 B o a r d m e m b e r o r , i n w r i t i n g , f r o m t h e B o ^ r d . S u c h d e c i s i o n w i l l b e m a i l e d t o y o u w h e n a v a i l a b l e . P o u r r e c e v o i r c f e s s e r v i c e s e n f r a n g a x s , v e u i l l e z c o m m u m q u e r a v e c f a D M s i o n d e s a u d i e n c e s a u ( 4 1 6 ) 2 1 2 - ^ 3 4 9 , a u m o i n s 2 0 j o u r s c M l s a v a n t I s d a t e f i x 6 e p o u r I ' a u d i e n c e . A s s e s s m e n t R w i e w B o a r d - B O ^ ^ N e 9 0 2 i a f l o n - c o " s e r v a B ° " R e v i e w S o a / d - E n v i r o r K n e n t a l R e v i e w T r i b u n a l - O n t a r i o M u n f a p a l B o a r d N t e t g a r a E s c a r » m e n t H e s r t n g O f f i c e - O f f i c e o f C o n s d t t t a t e d H e a r i n g s S t a f f M e m o r a n d u m D 2 0 1 2 - 0 4 r e g a r d i n g T e i c h r o e b R e - z o n i n g - P a g e 6 4 o f 1 0 3 W e a r e c o m m i t t e d t o p r o v i n g s e r v i c e s a s s e t o u t i n t h e A c c e s s i b i l i t y f o r O n t a r i a n s w i t h D f s a b t l i t i e s A c t , 2 0 0 5 . I f y o u h a v e a n y a c c e s s i b i l i t y n e e d s , p l e a s e c o n t a c t o u r A c c e s s i b i l i t y C o o r d i n a t o r a s s o o n a s p o s s i b l e . D A T E D a t T o r o n t o , t h i s 2 6 t h d a y o f J u l y , 2 0 1 2 . J O A N N E H A Y E S S E C R E T A R Y 4 . 0 1 S t a f f M e m o r a n d u m D 2 0 1 2 - 0 4 r e g a r d i n g T e i c h r o e b R e - z o n i n g - P a g e 6 5 o f 1 0 3 Page 66 of 103 7 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : A u g u s t 1 6 , 2 0 1 2 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t F i l e : D R 2 0 1 2 - 0 1 3 ^ Q f S U B J E C T : P e t i t i o n f o r D r a i n a g e f r o m J o h n & M a r g r e t F r o e s e P u r p o s e : T h i s r e p o r t i s t o p r e s e n t t o C o u n c i l t h e P e t i t i o n f i l e d w i t h t h e C l e r k , o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , o n A u g u s t 7 , 2 0 1 2 . T h e p e t i t i o n i s f o r a d r a i n a g e w o r k s f o r l a n d s o w n e d b y J o h n & M a r g r e t F r o e s e , b e i n g P a r t L o t s 1 4 , 1 5 C o n c e s s i o n 3 i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . B a c k g r o u n d : S e c t i o n 4 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t p r o v i d e s f o r a p e t i t i o n f o r t h e d r a i n a g e b y m e a n s o f a d r a i n a g e w o r k s o f a n a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e a s d e s c r i b e d i n t h e p e t i t i o n m a y b e f i l e d w i t h t h e c l e r k o f t h e l o c a l m u n i c i p a l i t y i n w h i c h t h e a r e a i s s i t u a t e b y : ( a ) T h e m a j o r i t y i n n u m b e r o f t h e o w n e r s , a s s h o w n b y t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l o f l a n d s i n t h e a r e a , i n c l u d i n g t h e o w n e r s o f a n y r o a d s i n t h e a r e a : ( b ) T h e o w n e r o r o w n e r s , a s s h o w n b y t h e l a s t r e v i s e d a s s e s s m e n t r o l l , o f l a n d s i n t h e a r e a r e p r e s e n t i n g a t l e a s t 6 0 % o f t h e h e c t a r a g e i n t h e a r e a ; ( c ) W h e r e a d r a i n a g e w o r k s i s r e q u i r e d f o r a r o a d o f p a r t t h e r e o f , t h e e n g i n e e r , r o a d s u p e r i n t e n d e n t o r p e r s o n h a v i n g j u r i s d i c t i o n o v e r s u c h r o a d o r p a r t , d e s p i t e s u b s e c t i o n 6 1 ( 5 ) ; ( d ) W h e r e a d r a i n a g e w o r k s i s r e q u i r e d f o r t h e d r a i n a g e o f l a n d s u s e d f o r a g r i c u l t u r a l p u r p o s e s , t h e D i r e c t o r . T h e D r a i n a g e A c t p r o v i d e s t h a t C o u n c i l m u s t g i v e c o n s i d e r a t i o n t o t h e p e t i t i o n a n d , w i t h i n t h i r t y d a y s ( S e c t i o n 5 . 1 . a ) o f t h e f i l i n g , d e c i d e w h e t h e r o r n o t i t w i l l p r o c e e d . I f C o u n c i l d e c i d e s n o t t o p r o c e e d t h e n w r i t t e n n o t i c e o f i t s d e c i s i o n m u s t b e s e n t t o e a c h p e t i t i o n e r . A p e t i t i o n e r m a y a p p e a l t o t h e O n t a r i o D r a i n a g e T r i b u n a l i f C o u n c i l d e c i d e s n o t t o p r o c e e d , o r i f C o u n c i l d o e s n o t a c t o n t h e p e t i t i o n w i t h i n 3 0 d a y s . I t m a y b e d i f f i c u l t f o r C o u n c i l t o m a k e a d e c i s i o n o n t h e v a l i d i t y o f t h e p e t i t i o n a s i t i s b a s e d o n d e f i n i t i o n o f t h e " a r e a r e q u i r i n g d r a i n a g e " . I n i t i a l l y , t h e p e t i t i o n e r ( s ) d e f i n e t h i s a r e a o n t h e p e t i t i o n t h e y s u b m i t , h o w e v e r t h e a r e a m u s t b e d e f i n e d b y a n e n g i n e e r a t t h e " o n - s i t e m e e t i n g " t o d e t e r m i n e t h e v a l i d i t y o f t h e p e t i t i o n . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 2 - 0 1 3 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 6 7 o f 1 0 3 S t a f f R e p o r t D R 2 0 0 1 2 - 0 1 3 2 A u g u s t 1 6 , 2 0 1 2 I f t h e M u n i c i p a l i t y d e c i d e s t o p r o c e e d t h e n w r i t t e n n o t i c e o f i t s d e c i s i o n m u s t b e g i v e n t o ( S e c t i o n 5 . 1 6 ) : ( a ) e a c h p e t i t i o n e r ; ( b ) t h e C l e r k o f e a c h l o c a l m u n i c i p a l i t y t h a t m a y b e a f f e c t e d ; ( c ) t h e C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y t h a t m a y b e a f f e c t e d ; ( d ) t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s ; ( e ) T h e M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e , F o o d & R u r a l A f f a i r s . T h e M u n i c i p a l i t y m u s t a p p o i n t a n e n g i n e e r w i t h i n s i x t y d a y s ( S e c t i o n 8 . 3 ) o f g i v i n g n o t i c e t o p r o c e e d . T h e c h o i c e o f e n g i n e e r i s t h e d e c i s i o n o f C o u n c i l . W h e n a p p o i n t e d b y C o u n c i l t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e d r a i n a g e w o r k , t h e e n g i n e e r i s t o f i l e s a i d r e p o r t w i t h i n s i x ( 6 ) m o n t h s ( S e c t i o n 3 9 . 1 ) o f t h e a p p o i n t i n e n t . F o l l o w i n g t h e a p p o i n t m e n t t h e e n g i n e e r m u s t ( S e c t i o n 9 . 1 ) c a u s e t h e M u n i c i p a l C l e r k t o s e n d a w r i t t e n n o t i c e , s p e c i f y i n g t h e t i m e a n d p l a c e o f a n " o n - s i t e m e e t i n g " . T h e n o t i c e m u s t b e s e r v e d s e v e n d a y s p r i o r t o t h e p r o p o s e d s i t e m e e t i n g . S t a f f C o m m e n t s : J o h n & M a r g r e t F r o e s e h a v e a p p l i e d t o s e v e r f o u r b u i l d i n g l o t s o n t h e l a n d s i n q u e s t i o n . T h e p r o p e r t y i s o n t h e s o u t h s i d e o f L i g h t L i n e , w e s t o f P l a n k R o a d . O n e o f t h e s e v e r a n c e c o n d i t i o n s i s t o p r o v i d e a d e q u a t e d r a i n a g e f o r t h e p r o p o s e d b u i l d i n g l o t s v i a a m u n i c i p a l d r a i n . T h e t o p e n d o f t h e R e i s e r - C s i n o s D r a i n i s a l o n g t h e r o a d d i t c h o f L i g h t L i n e i n t h e v i c i n i t y o f t h e s u b j e c t p r o p e r t y . I t m a y b e p o s s i b l e t o t i e i n t o t h e e x i s t i n g d r a i n f o r a l e g a l o u t l e t . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e d e s i g n o f t h e d r a i n a g e w o r k s b e g i v e n t o S p r i e t A s s o c i a t e s f o r d e t e r m i n i n g a p r o p e r d r a i n a g e o u t l e t . S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 2 : E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t m c t u r e . R e c o m m e n d a t i o n s : T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y J o h n & M a r g r e t F r o e s e A N D T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 2 - 0 1 3 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e a n d f o r d r a i n a g e i m p r o v e m e n t b e r e c e i v e d . A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t s A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a , p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . / ^ p e r t f u l l ^ u b ^ t e d , R ^ i e w ^ d B ; 1 c > ^ < . A ^ i B i l l K n i f f o n K y l u j < e ^ D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t A d p i i r i i s t r a t o r S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 2 - 0 1 3 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e P a g e 6 8 o f 1 0 3 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : A u g u s t 1 6 , 2 0 1 2 F R O M : B i l l K n i f t o n , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l R e p o r t : P 2 0 1 2 - 0 1 9 S U B J E C T : V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e R e n o v a t i o n s P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o i n f o r m C o u n c i l o f t h e c o s t e s t i m a t e t o p a i n t t h e e x i s t i n g w a l l s o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . B a c k g r o u n d : O n A u g u s t 2 , 2 0 1 2 s t a f f p r e s e n t e d C o u n c i l w i t h a r e p o r t r e g a r d i n g t h e c o s t t o c a r r y o u t r e q u i r e d f i r e c o d e u p g r a d e s t o t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . D u r i n g t h a t s t a f f r e p o r t , C o u n c i l r e q u e s t e d t h a t a p r i c e e s t i m a t e b e o b t a i n e d t o p a i n t t h e e x i s t i n g i n t e r i o r w a l l s o f t h e b u i l d i n g S t a f f C o m m e n t s S t a f f o b t a i n e d a w r i t t e n e s t i m a t e f r o m E d M a t h e w s f o r e x t r a p a i n t i n g f o r t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . T h e p a i n t i n g e s t i m a t e i s a s f o l l o w s : ^ P a i n t i n g t h e b a s e m e n t e x i s t i n g w a l l s w i t h 2 c o a t s o f p a i n t - $ 5 2 9 0 . 6 3 + H S T > P a i n t i n g t h e e n t i r e b a s e m e n t f l o o r w h i c h i s p a i n t e d c o n c r e t e a n d c h i p p e d i n m a n y p l a c e s $ 3 9 0 0 . 0 0 + H S T > P a i n t i n g a l l t h e m a i n f l o o r w a l l s w i t h 2 c o a t s o f p a i n t - $ 4 6 0 2 . 0 0 + H S T T o t a l C o s t o f P a i n t i n g $ 1 3 , 7 9 2 . 6 3 T o t a l C o s t o f R e n o v a t i o n s e x c l u d i n g p a i n t i n g $ 1 0 5 , 6 2 7 . 0 0 T o t a l C o s t o f R e n o v a t i o n s w i t h p a i n t i n g $ 1 1 9 , 4 1 9 . 6 3 2 0 1 2 B u d g e t i n c l u d i n g r e s e r v e f u n d s $ 1 2 4 , 2 0 5 . 0 0 R e m a i n i n g r e s e r v e f u n d i f a l l w o r k d o n e $ 4 7 8 5 . 3 7 I t s h o u l d b e n o t e d t h a t a l l n e w w a l l a n d c e i l i n g f i n i s h e s b e i n g i n s t a l l e d w i t h t h e o r i g i n a l c o n t r a c t a r e t o b e p a i n t e d a n d t h a t p r i c e i s i n c l u d e d w i t h t h e s c o p e o f w o r k w i t h i n t h e $ 1 0 5 , 6 2 7 . 0 0 . T h e p a i n t i n g o f t h e e x i s t i n g w a l l s i s p r o p o s e d t o b e i n a s i m i l a r c o l o u r s o t h a t 2 c o a t s o f p a i n t c a n b e d o n e w i t h a g o o d f i n i s h w i t h o u t h a v i n g t o p r i m e t h a t e x i s t i n g w a l l s f i r s t t h a t w o u l d b e r e q u i r e d b y a s i g n i f i c a n t c o l o u r c h a n g e . S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 9 r e g a r d i n g V i e n n a C o m m u n i t y P a g e 6 9 o f 1 0 3 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 9 2 1 6 A u g u s t 2 0 1 2 S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 2 : E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e . R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 9 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n p a i n t i n g o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e r e n o v a t i o n s b e r e c e i v e d " " A n d t h a t C o u n c i l c o n s i d e r s a c c e p t i n g t h e q u o t e f o r p a i n t i n g o f t h e e x i s t i n g w a l l s a n d c e i l i n g s o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e b y E d M a t h e w s f o r $ 1 3 , 7 9 2 . 6 3 + H S T " " A n d t h a t c o s t s f o r t h e p a i n t i n g o f t h e e x i s t i n g w a l l s a n d f l o o r o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e b e d r a w n f r o m t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e R e s e r v e F u n d " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i c d B y / K ^ u / / ^ ^ * ' ^ C h i e f B u i l d i n g o f f i c i a l y B i l l K n i f t o n A i s t r a t o r » S t a f f R e p o r t P 2 0 1 2 - 0 1 9 r e g a r d i n g V i e n n a C o m m u n i t y P a g e 7 0 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 3 : 2 4 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 8 4 8 S T R A F F O R D V I L L E C E M E T E R Y B O A R D F 2 0 1 2 - 0 3 4 T R A N S F E R O F I N T E R M E N T R I G H T 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 7 5 . 0 0 0 1 2 9 5 8 C h e q u e A m o u n t - 7 5 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 7 5 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 1 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 7 5 A Y L M E R E X P R E S S 0 0 0 0 1 7 0 5 0 3 N O T I C E , F U N E R A L , M O R R I S O N 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 1 8 0 . 3 5 0 1 2 9 5 9 0 0 0 0 1 7 0 6 1 6 D I S C O V E R B A Y H A M B O O K L E T S 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 4 , 6 6 3 . 5 1 0 1 2 9 5 9 C h e q u e A m o u n t - 4 . 8 4 3 . 8 6 0 0 1 2 8 8 F A R M I N G T O N M E C H A N I C A L I N C . 2 0 1 2 0 7 1 3 - 0 0 W A T E R M E T E R T U R B I N E 0 7 / 1 6 / 2 0 1 2 4 3 4 . 8 4 0 1 2 9 6 0 2 0 1 2 0 7 2 6 - 0 2 B U T T E R F L Y V A L V E S 0 7 / 3 0 / 2 0 1 2 3 , 3 0 1 . 2 4 0 1 2 9 6 0 C h e q u e A m o u n t - 3 , 7 3 6 . 0 8 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 8 3 6 2 0 0 F L O O R M A T S 0 5 / 1 5 / 2 0 1 2 6 0 . 8 3 0 1 2 9 6 1 1 5 1 8 8 4 1 6 9 6 F L O O R M A T S 0 5 / 2 9 / 2 0 1 2 6 0 . 8 3 0 1 2 9 6 1 1 5 1 8 8 4 4 3 8 3 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 6 / 0 5 / 2 0 1 2 2 3 3 . 4 8 0 1 2 9 6 1 1 5 1 8 8 4 7 0 7 8 F L O O R M A T S 0 6 / 1 2 / 2 0 1 2 6 0 . 8 3 0 1 2 9 6 1 1 5 1 8 8 4 9 8 1 4 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 6 / 1 9 / 2 0 1 2 2 3 3 . 4 8 0 1 2 9 6 1 C h e q u e A m o u n t - 6 4 9 . 4 5 0 0 1 7 8 0 J A M I E P I L K E Y 3 4 5 1 6 E Y E W E A R - Z A C H A R Y 0 2 / 1 3 / 2 0 1 2 1 8 1 . 8 9 0 1 2 9 6 2 3 4 5 2 6 E Y E W E A R - S A M A N T H A 0 2 / 1 4 / 2 0 1 2 2 2 5 . 0 0 0 1 2 9 6 2 3 5 7 8 4 E Y E W E A R - J A M I E 0 7 / 0 5 / 2 0 1 2 3 3 . 9 0 0 1 2 9 6 2 C h e q u e A m o u n t - 4 4 0 . 8 9 0 0 0 6 1 7 M U D F O R D F A M I L Y M A R K E T 1 0 1 1 0 7 0 5 1 6 0 S U P P L I E S 0 5 / 0 9 / 2 0 1 2 1 2 . 3 7 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 0 8 6 1 5 S U P P L I E S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 0 8 7 0 2 S U P P L I E S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 2 5 . 4 0 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 0 8 9 2 7 S U P P L I E S 0 5 / 2 4 / 2 0 1 2 7 . 9 9 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 0 9 5 1 5 S U P P L I E S 0 5 / 2 6 / 2 0 1 2 6 6 . 2 2 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 0 9 9 8 8 S U P P L I E S 0 5 / 2 8 / 2 0 1 2 3 . 7 9 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 1 2 2 5 9 S U P P L I E S 0 6 / 0 6 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 1 4 7 3 2 S U P P L I E S 0 6 / 1 5 / 2 0 1 2 8 . 5 8 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 1 4 8 2 1 S U P P L I E S 0 6 / 1 5 / 2 0 1 2 7 . 8 9 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 1 9 7 5 6 S U P P L I E S - K i D S P R O G R A M 0 7 / 0 4 / 2 0 1 2 1 3 . 1 5 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 2 0 0 2 9 S U P P L I E S 0 7 / 0 5 / 2 0 1 2 1 2 . 3 7 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 2 4 9 9 5 S U P P L I E S 0 7 / 2 3 / 2 0 1 2 2 0 . 4 6 0 1 2 9 6 3 1 0 1 1 0 7 2 5 5 1 6 S U P P L I E S 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 7 . 3 3 0 1 2 9 6 3 C h e q u e A m o u n t - 1 8 2 . 7 1 0 0 1 4 4 4 N A N C Y L O Z O N J u l y 1 6 - J u l y 2 9 / 1 2 B E A C H M A I N T E N A N C E 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 7 3 0 . 0 0 0 1 2 9 6 4 C h e q u e A m o u n t - 7 3 0 . 0 0 0 0 1 9 7 8 N A T U R E ' S C H O I C E L A W N C A R E P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 2 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 7 7 8 1 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 3 8 4 . 2 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 2 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 1 3 . 0 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 3 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 1 3 . 0 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 4 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 2 2 6 . 0 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 5 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 5 8 . 2 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 6 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 2 7 1 . 2 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 7 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 2 2 6 . 0 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 8 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 7 9 . 1 0 0 1 2 9 6 5 7 7 8 9 M O W I N G & T R I M M I N G 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 2 4 8 . 6 0 0 1 2 9 6 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 1 9 . 3 0 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 0 4 3 2 R A I L S Y S T E M R E P A I R 0 7 / 1 6 / 2 0 1 2 4 5 2 . 0 0 0 1 2 9 6 6 C h e q u e A m o u n t - 4 5 2 . 0 0 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 J U N E ' 1 2 J U N E R E M I T 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 6 0 . 7 9 0 1 2 9 6 7 C h e q u e A m o u n t - 6 0 . 7 9 0 0 1 9 3 5 R E I D & D E L E Y E C O N T R A C T O R S L T D D r a w # 6 P O R T B U R W E L L F I R E H A L L 0 7 / 3 0 / 2 0 1 2 1 3 , 7 9 1 . 2 5 0 1 2 9 6 8 C h e q u e A m o u n t " 1 3 , 7 9 1 . 2 5 0 0 0 7 7 0 R O D G E R M A R T I N # 7 J u [ ' 1 2 J U L Y K - 9 C O N T R O L 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 4 6 9 . 0 0 0 1 2 9 6 9 C h e q u e A m o u n t - 1 . 4 6 9 . 0 0 0 0 0 8 0 6 S G S C A N A D A I N C 1 0 6 1 3 7 7 4 L A B F E E S 0 6 / 2 6 / 2 0 1 2 5 1 1 . 8 9 0 1 2 9 7 0 1 0 6 1 3 7 7 6 L A B F E E S 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 4 5 . 2 0 0 1 2 9 7 0 1 0 6 1 3 7 7 7 L A B F E E S 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 6 1 3 . 5 9 0 1 2 9 7 0 1 0 6 1 3 7 7 8 L A B F E E S 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 1 6 . 9 5 0 1 2 9 7 0 1 0 6 1 3 7 7 9 L A B F E E S 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 7 5 7 . 1 0 0 1 2 9 7 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 9 4 4 . 7 3 0 0 0 8 9 3 T I L L S O N B U R G C O M M E R C I A L P R I N T E R 3 2 2 6 7 N E W S L E T T E R S 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 2 4 0 . 1 3 0 1 2 9 7 1 C h e q u e A m o u n t - 2 4 0 . 1 3 0 0 0 9 2 5 T R I L L I U M R A I L W A Y C O M P A N Y P C K 2 3 4 4 S I G N A L S 0 8 / 0 1 / 2 0 1 2 6 3 8 . 9 2 0 1 2 9 7 2 C h e q u e A m o u n t - 6 3 8 . 9 2 C h e q u e R u n T o t a l - 3 0 , 9 9 9 . 1 1 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 3 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 1 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 - I [ n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 1 9 A . J . S T O N E C O M P A N Y L T D 0 0 0 0 1 0 6 3 2 9 F A C E P I E C E A S S E M B L Y 0 7 / 1 7 / 2 0 1 2 1 , 3 8 8 . 5 3 0 1 2 9 7 3 0 0 0 0 1 0 6 3 3 0 T A G A S S E M B L Y 0 7 / 1 7 / 2 0 1 2 1 3 3 . 3 4 0 1 2 9 7 3 0 0 0 0 1 0 6 4 0 6 N A M E P L A T E S , L E T T E R I N G 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 1 7 9 . 3 4 0 1 2 9 7 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 7 0 1 . 2 1 0 0 0 0 2 3 A A R O C A G G R E G A T E S L T D 2 8 0 2 G R A V E L 0 7 / 1 4 / 2 0 1 2 7 , 0 9 7 . 3 3 0 1 2 9 7 4 2 8 0 3 C R U S H E D S T O N E 0 7 / 1 4 / 2 0 1 2 3 , 7 9 8 . 4 0 0 1 2 9 7 4 2 8 0 4 G R A V E L 0 7 / 1 4 / 2 0 1 2 4 , 7 9 7 . 8 0 0 1 2 9 7 4 J 0 7 0 2 8 1 T R U C K I N G C H A R G E 0 7 / 2 0 / 2 0 1 2 1 0 , 3 6 3 . 5 1 0 1 2 9 7 4 C h e q u e A m o u n t - . 2 6 , 0 5 7 . 0 4 0 0 0 0 3 4 A G O I N D U S T R I E S I N C 5 0 6 9 8 1 H I . V I Z V E S T 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 4 8 . 5 2 0 1 2 9 7 5 C h e q u e A m o u n t - 4 8 . 5 2 0 0 0 0 9 1 B A R R Y R . C A R D 2 1 2 0 1 3 - 6 0 L E G A L S E R V I C E S 0 8 / 0 1 / 2 0 1 2 8 9 . 2 7 0 1 2 9 7 6 C h e q u e A m o u n t - 8 9 . 2 7 0 0 0 1 4 1 C A I N ' S A U T O S A L E S & S E R V I C E 1 2 5 7 9 L O F , R O T A T E T I R E S , C H E C K B R A ! 0 7 / 0 6 / 2 0 1 2 1 4 1 . 7 6 0 1 2 9 7 7 1 2 6 5 6 R E P L A C E T H R O T T L E B O D Y 0 7 / 1 9 / 2 0 1 2 5 5 4 . 0 1 0 1 2 9 7 7 1 2 6 8 2 0 2 S E N S O R , L O F 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 2 5 9 . 7 3 0 1 2 9 7 7 C h e q u e A m o u n t - 9 5 5 . 5 0 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 6 1 3 2 W A T E R B O T T L E S 0 8 / 0 7 / 2 0 1 2 4 6 . 0 0 0 1 2 9 7 8 C h e q u e A m o u n t - 4 6 . 0 0 0 0 0 1 7 5 C E D A R S I G N S 2 5 1 4 9 T A B - B Y L A W 2 0 0 9 - 0 5 9 0 7 / 1 7 / 2 0 1 2 5 1 . 1 9 0 1 2 9 7 9 C h e q u e A m o u n t - 5 1 . 1 9 0 0 0 2 2 0 C J D L 5 8 7 E A S T P I E R R E P A I R S 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 4 9 3 . 8 6 0 1 2 9 8 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 4 9 3 . 8 6 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 9 2 1 5 2 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 7 / 0 7 / 2 0 1 2 1 , 0 4 4 . 7 5 0 1 2 9 8 1 9 2 5 0 4 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 7 / 2 1 / 2 0 1 2 1 , 5 3 9 . 0 5 0 1 2 9 8 1 C h e q u e A m o u n t - 2 , 5 8 3 . 8 0 0 0 0 2 5 0 D E L - B A C S A L E S L I M I T E D 2 3 2 6 2 3 1 0 D I N E R I N S E 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 2 2 5 . 5 5 0 1 2 9 8 2 C h e q u e A m o u n t - 2 2 5 . 5 5 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 4 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 1 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 2 5 5 D E R E H A M F O R G E 3 2 4 1 7 P L A Q U E S 0 7 / 3 0 / 2 0 1 2 1 , 1 0 8 . 4 7 0 1 2 9 8 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 0 8 . 4 7 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K A u g 5 1 9 8 6 6 5 5 2 1 M O N T H L Y T E L E P H O N E 0 8 / 0 1 / 2 0 1 2 1 , 3 1 0 . 7 0 0 1 2 9 8 4 A u g 5 1 9 8 7 4 4 0 5 4 I N T E R P C E N T R E - P H O N E / I N T E R N 0 8 / 0 1 / 2 0 1 2 2 1 7 . 9 2 0 1 2 9 8 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 2 8 . 6 2 0 0 0 2 9 9 E L G I N P U R E W A T E R 0 0 0 0 1 6 7 4 1 3 M O N T H L Y R E N T A L 0 8 / 0 1 / 2 0 1 2 1 1 4 . 7 0 0 1 2 9 8 5 C h e q u e A m o u n t - 1 1 4 . 7 0 0 0 0 3 1 6 E Q U I P M E N T C E N T R E S I M C O E L T D S 1 2 0 5 6 3 S M O O T H D R U M R O L L E R 0 7 / 3 0 / 2 0 1 2 4 , 7 4 6 . 0 0 0 1 2 9 8 6 C h e q u e A m o u n t - 4 , 7 4 6 . 0 0 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 5 7 5 5 9 P A R T S 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 4 2 . 9 5 0 1 2 9 8 7 C h e q u e A m o u n t - 4 2 . 9 5 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 8 6 0 6 5 9 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 7 / 1 7 / 2 0 1 2 2 4 3 . 0 2 0 1 2 9 8 8 1 5 1 8 8 6 6 0 9 4 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 2 4 3 . 0 2 0 1 2 9 8 8 C h e q u e A m o u n t - 4 8 6 . 0 4 0 0 1 2 7 0 G O R D R O E S C H b o o k s H A Z M A T T R A I N I N G B O O K S 0 8 / 0 7 / 2 0 1 2 2 7 5 . 6 7 0 1 2 9 8 9 C h e q u e A m o u n t - 2 7 5 . 6 7 0 0 0 3 9 1 G R E G C O L E p u r c h a s e c a r s A U T O E K T R I C A T I O N T R A I N I N G 0 8 / 0 7 / 2 0 1 2 1 . 0 6 3 . 3 0 0 1 2 9 9 0 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 6 3 . 3 0 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A u g 0 1 1 8 1 - 2 3 0 0 5 U T I L I T I E S - I N T E R P C E N T R E 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 3 7 . 5 4 0 1 2 9 9 1 A u g 1 8 8 5 0 - 1 2 4 5 8 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 8 6 . 0 4 0 1 2 9 9 1 A u g 1 8 9 7 1 - 4 4 0 2 7 U T I L I T I E S - M E T E R C H A M B E R 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 4 1 . 3 5 0 1 2 9 9 1 A u g 1 8 9 7 1 - 5 2 0 0 1 U T I L I T I E S - B O O S T E R P U M P 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 7 8 . 0 7 0 1 2 9 9 1 A u g 4 3 8 5 0 - 1 2 4 5 1 U T I L I T I E S - P B C E N T E N N I A L P A R K 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 1 7 . 1 4 0 1 2 9 9 1 A u g 6 2 7 6 0 - 4 3 0 0 0 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 0 5 . 8 2 0 1 2 9 9 1 A u g 7 5 2 5 0 - 1 2 2 7 2 U T I L I T I E S - L I G H T H O U S E 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 5 0 . 2 3 0 1 2 9 9 1 A u g 9 3 8 5 0 - 1 2 2 7 8 U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 9 8 . 8 7 0 1 2 9 9 1 A u g 9 3 8 5 0 - 9 1 0 1 9 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 7 0 . 9 5 0 1 2 9 9 1 A u g 9 3 9 7 0 - 2 0 3 4 2 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 8 5 6 . 1 7 0 1 2 9 9 1 A u g 1 2 6 5 0 - 9 1 0 0 4 U T I L I T I E S - P U M P # 8 0 8 / 0 2 / 2 0 1 2 1 2 4 . 9 3 0 1 2 9 9 1 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 5 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 1 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 6 7 . 1 1 0 0 0 2 1 7 I B I G R O U P 2 7 6 8 1 0 C O N S U L T I N G F E E S 0 7 / 2 0 / 2 0 1 2 4 , 2 6 9 . 7 1 0 1 2 9 9 2 C h e q u e A m o u n t - 4 , 2 6 9 . 7 1 0 0 0 4 6 6 J I M M I J O N S 3 9 9 0 6 U N I T R E N T A L - E A S T B E A C H 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 2 2 . 0 4 0 1 2 9 9 3 3 9 9 0 9 U N I T R E N T A L - I N T E R P C E N T R E 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 6 1 . 5 9 0 1 2 9 9 3 3 9 9 1 1 U N I T R E N T A L - P A R K 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 3 3 . 3 4 0 1 2 9 9 3 3 9 9 1 3 M O N T H L Y U N I T R E N T A L S 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 0 9 8 . 3 6 0 1 2 9 9 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 1 5 . 3 3 0 0 0 5 1 8 K W I K K O P Y P R I N T I N G 2 6 6 4 0 U N P A I D T A X B I L L N O T I C E S 0 6 / 2 2 / 2 0 1 2 1 9 3 . 0 0 0 1 2 9 9 4 C h e q u e A m o u n t - 1 9 3 . 0 0 0 0 0 6 1 0 M I N I S T E R O F F I N A N C E 2 0 9 4 9 O N T A R I O F I R E C O L L E G E 0 7 / 1 8 / 2 0 1 2 6 5 . 0 0 0 1 2 9 9 5 C h e q u e A m o u n t - 6 5 . 0 0 0 0 0 6 2 3 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M J u l y - A u g ' 1 2 p e t t y P E T T Y C A S H 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 2 5 2 . 8 9 0 1 2 9 9 6 C h e q u e A m o u n t - 2 5 2 . 8 9 0 0 0 6 4 7 N O R F O L K D I S P O S A L S E R V I C E S 0 0 0 0 2 0 9 0 0 8 G A R B A G E D I S P O S A L 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 3 8 , 9 8 1 . 7 4 0 1 2 9 9 7 C h e q u e A m o u n t - 3 8 . 9 8 1 . 7 4 0 0 0 6 7 9 O X F O R D S A N D & G R A V E L L T D I N 0 0 1 2 5 8 1 1 G R A V E L 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 1 , 0 6 3 . 3 9 0 1 2 9 9 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 6 3 . 3 9 0 0 0 7 1 6 P R A X A I R D I S T R I B U T I O N 1 4 1 8 8 8 2 0 C Y L I N D E R R E N T A L 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 2 6 . 3 6 0 1 2 9 9 9 C h e q u e A m o u n t - 2 6 . 3 6 0 0 1 9 0 7 P R O T E K I N V 0 8 3 5 6 4 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 8 5 . 2 9 0 1 3 0 0 0 I N V 0 8 3 5 6 5 M E T E R R E A D I N G - C O P I E R 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 7 2 . 7 6 0 1 3 0 0 0 C h e q u e A m o u n t - 1 5 8 . 0 5 0 0 0 7 2 2 P R O U S E M E C H A N I C A L L T D 2 9 - 0 5 4 7 0 C A P A C I T O R , C O N T A C T O R 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 3 8 7 . 5 6 0 1 3 0 0 1 C h e q u e A m o u n t - 3 8 7 . 5 6 0 0 0 7 2 7 P U R O L A T O R C O U R I E R L T D 4 1 6 9 9 0 6 7 7 C O U R I E R S E R V I C E 0 7 / 0 6 / 2 0 1 2 3 4 . 4 6 0 1 3 0 0 2 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 6 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 1 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 4 1 7 1 3 7 8 6 4 C O U R I E R S E R V I C E 0 7 / 2 0 / 2 0 1 2 2 9 . 4 2 0 1 3 0 0 2 C h e q u e A m o u n t - 6 3 . 8 8 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - G R O E S C H 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 6 9 . 8 7 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K I 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 1 5 9 . 4 8 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 6 1 . 4 0 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 1 9 7 . 4 5 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 5 9 . 5 9 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 1 5 8 9 8 8 / 6 3 6 - 9 4 6 4 C E L L P H O N E - K K R U G E R 0 7 / 2 5 / 2 0 1 2 6 2 . 3 0 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E F T 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 7 2 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E P T 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 1 1 7 . 6 7 0 1 3 0 0 3 1 1 1 7 2 6 1 4 3 4 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 2 7 . 2 7 0 1 3 0 0 3 C h e q u e A m o u n t - 8 6 4 . 5 6 0 0 0 7 9 6 S A N D S C A N A D A I N C 0 0 6 7 3 4 1 7 S A L I N E 0 7 / 1 6 / 2 0 1 2 8 1 . 2 5 0 1 3 0 0 4 C h e q u e A m o u n t - 8 1 . 2 5 0 0 1 8 0 9 S C O T T , P E T R I E , B R A N D E R , 3 2 2 7 3 R I C H M O N D W A T E R T R A N S F E R 0 7 / 3 1 / 2 0 1 2 5 9 0 . 9 3 0 1 3 0 0 5 C h e q u e A m o u n t - 5 9 0 . 9 3 0 0 1 7 8 6 S P R I N G V A L L E Y A U T O & M A R I N E 4 2 2 R E M O V E F L A T T I R E , I N S T A L L T I R E 0 7 / 0 4 / 2 0 1 2 3 0 0 . 6 3 0 1 3 0 0 6 4 3 5 C H E C K T R A N S M I S S I O N 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 3 2 0 . 3 6 0 1 3 0 0 6 4 3 6 R E P A I R S E A T 0 7 / 2 4 / 2 0 1 2 5 4 4 . 1 0 0 1 3 0 0 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 1 6 5 . 0 9 0 0 0 8 5 7 S T R O N G C O E Q U I P M E N T 3 8 8 1 1 5 M I X E D B R U S H S E T 0 7 / 2 6 / 2 0 1 2 1 , 2 0 5 . 4 4 0 1 3 0 0 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 2 0 5 . 4 4 0 0 0 9 1 3 T O W N S H I P O F M A L A H I D E 1 2 - 1 4 3 I N F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y 0 8 / 0 3 / 2 0 1 2 1 , 9 0 4 . 7 3 0 1 3 0 0 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 9 0 4 . 7 3 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L . P . 1 8 1 0 2 4 7 5 1 ' P A I N T , R O L L E R S , B R U S H 0 7 / 1 8 / 2 0 1 2 1 5 5 . 0 6 0 1 3 0 0 9 1 8 1 0 3 2 8 3 9 C H L O R I N E , B A T T E R Y , H A N D L E 0 7 / 1 1 / 2 0 1 2 6 0 . 1 8 0 1 3 0 0 9 1 8 1 0 3 6 9 2 1 E X I T S I G N B U L B S 0 7 / 2 7 / 2 0 1 2 1 8 . 0 2 0 1 3 0 0 9 C h e q u e A m o u n t - 2 3 3 . 2 6 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 7 o f 1 0 3 2 0 1 2 . 0 5 . 1 6 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 1 : 3 1 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 0 9 / 2 0 1 2 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e h e q u e A I k / P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 9 8 1 W I L S O N ' S L A W N C A R E 4 1 1 T R I M M I N G G U A R D R A I L S 0 7 / 2 8 / 2 0 1 2 2 , 2 0 3 . 5 0 0 1 3 0 1 0 C h e q u e A m o u n t - 2 , 2 0 3 . 5 0 C h e q u e R u n T o t a l - 9 9 . 7 1 0 . 4 7 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 8 o f 1 0 3 A D p c A N A D A RUN: AUG 8 2012 NO:BpAYR0LLTEcH N 0 L 0 6 E s PAGE:180 D A I L Y u p D A T E R E p 0 R T 80RW c 0 M p A N Y 0 T A L s HST REG: 100057613 RT0004MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:AUG 8, 2012 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:AU6 10, 2012 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,480.76 9,^30.76 139,007.74 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 2,092.69 2,092.69 33,0^6.33 El CONTQPIP QPIPCAN PEN 4,S58.94 4,858.94 75,590.56 CAN PENE}C PEN ^ QC PENqcHSF QC HSFONEHT1,201.45 1,201.45 17,047.91 ON EHTMBMET MB METNL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 17,633.8<t 17,633.84 264,692.5<» TDT STATS CHEQUES 637.50 637.50 55,544.23 CHEQUESDEPOSITS43,574-85 43,574.85 602,510.52 DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS DED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 44,212.35 4^,212.35 657,854.75 TOT NPAY RRSP RRSPRTIRTI TOT PAYROL 61,846.19 61,8^6.1.9 922,547.29 TOT PAYROL SERV CHRG 140.20 110.20 2,493.69 SERV CHRSGST GSTHST18.23 18.23 524.19 H ST GRAND TOT 62,004.62 62*004.62 323,565.17 BRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGESALARIED WORKPAYS 18 31.32 HOURLY WORKPAYS 20 5^.80 PAYROLL RUNS 1 50.75PAY ADVICE FOLD 38 9.12 COURIER FEE 1 12.71 DELIVERY SURCHARGE 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 140.20 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 62,004.62 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 2 9 5 8 t o C h e q u e # 0 1 3 0 1 0 P a g e 7 9 o f 1 0 3 Page 80 of 103 1 ^ O J F C T . j f f i W A < . V P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a r d i n e H o n o u i a i y C h a i r m a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t t o B a y h a m C o u n c i l J u l y 2 0 1 2 J u l y c o n t i n u e d t o b e a v e r y b u s y m o n t h f o r t h e M u s e u m , a s e v e r y o n e w o r k e d d i l i g e n t l y t o p u s h t h e P r o j e c t f o r w a r d a s r a p i d l y a s p o s s i b l e . T h e M u s e u m w o r k e d t o f i n a l i z e t h e f i n a n c i n g f o r t h e P r o j e c t , r e s u l t i n g i n t h e p r o p o s a l t h a t w a s f i n a l l y r e v i e w e d a n d a p p r o v e d b y B a y h a m C o u n c i l o n A u g u s t 2 . M e a n w h i l e , i n H a m i l t o n a n d e l s e w h e r e , w o r k h a s c o n t i n u e d o n t h e v e s s e l i t s e l f a n d t h e p l a n s f o r t h e o f f l o a d . N o w t h a t t h e v e s s e l i s o n t h e b a r g e , i t c a n b e e x a m i n e d i n m o r e d e t a i l , a n d t h e p l a n s s e t . A s i m p l i f i e d m e t h o d o f a t t a c h m e n t f o r t h e t e m p o r a r y o f f - l o a d c r a d l e s ( w h i c h w i l l b e u s e d t o l i f t a n d c a r r y t h e v e s s e l t o t h e f o u n d a t i o n s ) h a s b e e n i d e n t i f i e d a n d d e s i g n e d w h i c h w i l l o f f e r c o n s i d e r a b l e s a v i n g s o v e r t h e o r i g i n a l d e s i g n . T h e d r e d g i n g e q u i p m e n t a l s o b e g a n t o a r r i v e i n P o r t B u r w e l l i n J u l y , a n d t h e M u s e u m i m m e d i a t e l y b e g a n t o n o t e a c h a n g e i n t h e c o m m e n t s b e i n g r e c e i v e d , f r o m " w h e n i s t h e d r e d g e a r r i v i n g ? " t o " y o u c a n ' t d r e d g e n o w - i t ' s o u r b u s i e s t s e a s o n ! " . T h e M u s e u m t h e n h a d d i s c u s s i o n s w i t h t h e e n t i r e P r o j e c t e n g i n e e r i n g t e a m , w h i c h h a s r e s u l t e d i n t h e p r e s s r e l e a s e s e n t o u t l a s t w e e k a n n o u n c i n g t h a t t h e a r r i v a l d a t e f o r O j i b w a w o u l d b e p u s h e d b a c k l a t e r i n S e p t e m b e r . W h e n d r e d g i n g d o e s b e g i n ( s h o r t l y ) , t h e M u s e u m h a s a s k e d t h a t " w i n d o w s " w i l l b e p r o v i d e d a t v a r i o u s t i m e s t h r o u g h t h e d a y t o p e r m i t o t h e r u s e r s o f t h e h a r b o u r t o e n t e r a n d e x i t . T h e M u s e u m w i l l w o r k w i t h t h e l o c a l m a r i n a s a n d o t h e r h a r b o u r u s e r s t o e n s u r e t h a t t h i s i n f o r m a t i o n i s d i s t r i b u t e d t o a l l w h o m a y n e e d i t . S e v e r a l m e e t i n g s w e r e h e l d i n J u l y r e l a t i n g t o d e a l i n g w i t h t h e e x p e c t e d i n f l u x o f v i s i t o r s t o w a t c h t h e a r r i v a l a n d o f f - l o a d . T h e s e p l a n s a r e a d v a n c i n g , a n d w i l l n o w b e a d j u s t e d t o a c c o m m o d a t e t h e n e w a r r i v a l d a t e , w h e n i t i s d e t e r m i n e d . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , B * h » * l a n R a v e n E x e c u t i v e D i r e c t o r 1 1 A u g u s t 2 0 1 2 T h e : l g i n . V . i l i t a r y V . u s e u m , 3 0 T a l b o t S t r e e t , S t . ' i h o m a s , O n t a r i o C A X A D A M S 3 ' A 3 A R e g i s t e r e d C h a r i t y T e l e p h o n e : 5 1 9 - 6 3 3 - 7 6 ^ 1 . ^ m a i l : c u r a t o r @ e l g i n m i l i ^ a r y m u s e u m . c a W e b s i t e : w w w . p r o j e c t o j i b w a . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m R e p o r t t o C o u n c i l r e g a r d i n g P r o j e c t P a g e 8 1 o f 1 0 3 m . - » - , w K O j l : C 1 J I B W A M t P a t r o n : T h e E a r l o f E l g i n a n d K i n c a i d m e H o n o u r a r y C h a i n n a n : M r . P e t e r M a n s b r i d g e , O C R e p o r t o n S a n d b l a s t i n g a n d P a i n t i n g o f O j i b w a T h e M u s e u m h a s u n d e r t a k e n r e s e a r c h r e l a t i n g t o t h e r e q u e s t b y t h e M u n i c i p a l i t y f o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n a b o u t t h e c l e a n i n g a n d p a i n t i n g o f t h e e x t e r i o r h u l l o f O j i b w a p r i o r t o h e r a r r i v a l i n P o r t B u r w e l l . A s n e a r a s c a n b e d e t e r m i n e d , t h e h u l l o f O j i b w a w a s l a s t p a i n t e d d u r i n g h e r l a s t o p e r a t i o n a l r e f i t i n t h e 1 9 9 0 ' s . T h e a n t i - f o u l i n g p a i n t u s e d a t t h a t t i m e i s s u b s t a n t i a l l y d i f f e r e n t c h e m i c a l l y f r o m m o r e m o d e r n p a i n t s , a n d i s k n o w n t o c o n t a i n s i g n i f i c a n t a m o u n t s o f t o x i c c h e m i c a l s a n d c o m p o u n d s , i n c l u d i n g z i n c a n d c o p p e r . U n d e r t h e T o x i c s R e d u c t i o n A c t o f 2 0 0 9 , t h e s e c h e m i c a l s a n d t h e i r c o m p o u n d s h a v e b e e n p r e s c r i b e d , a n d m u s t b e d e a l t w i t h i n a l i c e n c e d , r e g u l a t e d f a c i l i t y . I n o u r d i s c u s s i o n s w i t h M e d d l e M a r i n e , w e h a v e l e a r n e d t h a t t h e y a r e p r o p e r l y l i c e n c e d t o d e a l w i t h t h e s e m a t e r i a l s ( t h e y a c t u a l l y n e e d t o a c c o u n t f o r t h e m o n a p o u n d f o r p o u n d b a s i s ) . S e v e r a l o t h e r A c t s a n d R e g u l a t i o n s m i g h t a l s o m a k e i t v e r y d i f f i c u l t , i f n o t i m p o s s i b l e t o c o m p l e t e t h e r e q u i r e d w o r k i n P o r t B u r w e l l . I n o r d e r t o t r y t o a c c o m p l i s h t h i s w o r k a f t e r t h e a r r i v a l i n P o r t B u r w e l l , i t w o u l d m o s t l i k e l y r e q u i r e t h e o b t a i n i n g o f a p r o p e r l i c e n c e t o d o t h e w o r k , a n d c a r e f u l m o n i t o r i n g a n d d i s p o s a l o f t h e r e m o v e d m a t e r i a l . A f u l l e n v i r o n m e n t a l a s s e s s m e n t m i g h t a l s o b e r e q u i r e d , a n d a l l o f t h e e q u i p m e n t , m a t e r i a l s , s c a f f o l d i n g a n d p e r s o n n e l r e q u i r e d w o u l d n e e d t o b e b r o u g h t t o t h e s i t e , a s s e m b l e d , t h e w o r k c o m p l e t e d , a n d t h e n r e m o v e d a n d t h e s i t e c l e a n e d u p , t a k i n g u p a n u n k n o w n p e r i o d o f t i m e , a l l p r o v i d i n g t h a t t h e p r o p e r l i c e n c i n g c o u l d b e o b t a i n e d i n i t i a l l y . I t i s v i r t u a l l y c e r t a i n t o b e c o s t p r o h i b i t i v e . I n v i e w o f t h e f a c t t h a t t h e v e s s e l i s c u r r e n t l y i n a p r o p e r l y l i c e n c e d f a c i l i t y t o p e r f o r m t h i s w o r k , i t i s t h e o p i n i o n o f t h e M u s e u m t h a t t h e c l e a n i n g a n d p a i n t i n g o f t h e e x t e r i o r h u l l m u s t b e d o n e w h i l e i n t h e M e d d l e M a r i n e y a r d . T h e n e w p a i n t t h a t w i l l b e a p p l i e d w i l l b e m u c h m o r e b e n i g n , a n d c a n h e n c e f o r t h b e m a i n t a i n e d i n s i t u i n p e r p e t u i t y , a s , e s s e n t i a l l y . a s t e e l ' b u i l d i n g ' . I n v i e w o f o u r r e s e a r c h a n d f i n d i n g s , i t i s t h e o p i n i o n o f t h e M u s e u m t h a t f a i l i n g t o h a v e t h e w o r k d o n e i n t h e M e d d l e y a r d c o u l d l e a d t o s i g n i f i c a n t p r o b l e m s i n t h e f u t u r e , a s t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s a n d r e g u l a t i o n s s e e m t o b e c o m e m o r e a n d m o r e s t r i c t o v e r t i m e . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , ; ) . i i u n r m ^ , ' W - - t ^ - < * W d ^ ' l a n R a v e n , E x e c u t i v e D i r e c t o r 1 1 A u g u s t 2 0 1 2 - ' h e ^ I g i n V i l i t a r y V i u s e u m , B O T a l b o t S t r e e t , S t . T h o m a s , O n t a r i o C A ; ^ , A D A \ 5 P 1 A 3 A l e g i s t e r e d C h a r i t y ' " e l e p h o n e : 5 - ' . 9 - C 3 3 - 7 6 4 ' ' . c m a i l : c u r a t o r @ » e l g i n m i l i t a r y m u s e u , T i . c a W e b s i t e : w w w . p r o j e c t o j i b w a . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m R e p o r t t o C o u n c i l r e g a r d i n g P r o j e c t P a g e 8 2 o f 1 0 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 3 0 , 2 0 1 2 f r o m C V a l e r i e D o n n e l l P a g e 8 3 o f 1 0 3 Page 84 of 103 ^ / t / 6 / . * - ^ ^ . - r f - 1 n ^ - _ < ^ I f - J u l y 2 6 , 2 0 1 2 T o : P a r t n e r M u n i c i p a l i t i e s I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r A p p o i n t m e n t D e a r P a r t n e r M u n i c i p a l i t y : E l g i n C o u n t y C o u n c i l a t i t s J u l y 2 4 , 2 0 1 2 m e e t i n g p a s s e d t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n : " T H A T M r . J o h n M a d d o x ( J G M C o n s u l t i n g ) b e a p p o i n t e d a s t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r a c c o r d i n g t o t h e a t t a c h e d t e r m s a n d c o n d i t i o n s w i t h t h e u n d e r s t a n d i n g t h a t t h e C o u n t y w i l l a b s o r b t h e r e t a i n e r f e e s f o r e a c h p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t y ; a n d , T H A T e a c h c o n s t i t u e n t m u n i c i p a l i t y b e r e q u e s t e d t o i n f o r m t h e C o u n t y i f t h e y w i s h t o a p p o i n t M r . M a d d o x a s t h e i r I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r ; a n d , T H A T t h e n e c e s s a r y b y - l a w b e p r e p a r e d . - C a r r i e d . ( S i g n e d , W a r d e n W a l t e r s ) " E n c l o s e d p l e a s e f i n d a c o p y o f B y - L a w N o . 1 2 - 2 0 , a b y - l a w a p p o i n t i n g J G M C o n s u l t i n g a s t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r f o r t h e C o u n t y o f E l g i n a n d t h e a t t a c h e d a g r e e m e n t ; a n d B y - L a w N o . 1 2 - 2 1 , a b y - l a w a p p r o v i n g a c o m p l a i n t f o r m f o r m u n i c i p a l i n v e s t i g a t i o n o f t h e C o d e o f C o n d u c t b y a n I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r a n d t h e a t t a c h e d c o m p l a i n t f o r m . P l e a s e a d v i s e i n w r i t i n g i f y o u r m u n i c i p a l i t y h a s a p p o i n t e d J G M C o n s u l t i n g a s t h e I n t e g r i t y C o m m i s s i o n e r . Y o u r s t r u l y , ^ ^ o a ^ A ^ U / ^ ^ u M j ( j ( S u s a n M c C o n n e l l A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s C o o r d i n a t o r e c M r . J o h n M a d d o x , J G M C o n s u l t i n g M r . B r y c e S i b b i c k , F r a n k C o w a n I n s u r a n c e E n d . C o y n t y o f E l g l n A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w w . e l g i n - c o u n t y . o n . c a E l g i n C o u n t y c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 2 6 , 2 0 1 2 r e g a r d i n g P a g e 8 5 o f 1 0 3 Page 86 of 103 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A u g u s t 8 , 2 0 1 2 F R O M : C l e r k , L y n d a M U l a r d F I L E : C 1 2 S U B J E C T : S o u n d S y s t e m f o r C o u n c i l C h a m b e r s N U M B E R : C 2 0 1 2 - 1 0 P u r p o s e T o a d v i s e C o u n c i l o f o p t i o n s f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f a s o u n d s y s t e m f o r C o u n c i l C h a m b e r s . B a c k g r o u n d D u e t o c o m p l a i n t s f r o m t h e p u b l i c C o u n c i l i n c l u d e d a n a l l o c a t i o n i n t h e 2 0 1 2 b u d g e t t o p u r c h a s e a n d i n s t a l l a n e w s o u n d s y s t e m c a p a b l e o f i n c o r p o r a t i n g c a b l e T V f a c i l i t a t i o n i n C o u n c i l C h a m b e r s . B u s i n e s s e s i n T i l l s o n b u r g , W o o d s t o c k , S t . T h o m a s a n d L o n d o n w e r e a p p r o a c h e d f o r i n t e r e s t i n p r o v i d i n g q u o t a t i o n s . R e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d f i - o m t w o b u s i n e s s e s t h a t s e l l a n d i n s t a l l s o u n d » e q u i p m e n t . 1 . ( a ) T w o q u o t e s w e r e r e c e i v e d f r o m A r m o r p r o , t h e f i r s t i n c l u d i n g 8 m i c r o p h o n e s , 8 i n p u t m i x e r w i t h a m p l i f i e r / e q u a l i z e r t o 4 g a l l e r y c e i l i n g s p e a k e r s a t $ 5 , 6 1 7 . 9 1 ( H S T i n c l u d e d ) l . ( b ) T h e s e c o n d i s t h e a d d i t i o n o f D U A L Z O N E : 8 m i c r o p h o n e s , t w o 8 I n p u t m i x e r s w i t h a m p l i f i e r / e q u a l i z e r t o 4 g a l l e r y c e i l i n g s p e a k e r s P L U S P o d i u m o r T a b l e M i c r o p h o n e s t o 2 a d d i t i o n a l c e i l i n g s p e a k e r s a b o v e c o u n c i l o r s a t $ 7 , 0 9 2 . 3 3 ( H S T i n c l u d e d ) C o m m e n t s p r o v i d e d * B o t h q u o t e s a r e b a s e d o n m i c r o p h o n e w i r i n g i n e x i s t i n g c o n d u i t s i f p o s s i b l e . ^ L o c a t e e l e c t r o n i c s i n r e a r o f f i c e i n w o o d e n r a c k t o s e t o n t o p o f f i l e c a b i n e t w i t h s i n g l e m a i n p o w e r s w i t c h . * B o t h s y s t e m s u s e 3 1 b a n d e q u a l i z e r s s e t - w i t h o u r c o m p u t e r i z e d a n a l y z e r f o r m a x i m u m s m o o t h m i c r o p h o n e g a i n . * D u a l z o n e s y s t e m h a s s p a r e i n p u t s f o r c o u n c i l o r s p e a k e r s f o r s u c h i t e m s a s a u d i o f r o m c o m p u t e r o r I - P O D o r C D ( m u s i c ) C a b l e s a r e e x t r a . * R C A t y p e u n b a l a n c e d R e c o r d i n g a u d i o o u t p u t i s i n c l u d e d a t t h e a m p r a c k b u t b a l a n c e d X L R a u d i o f e e d - w o u l d r e q u i r e c a b l e s a n d i s o l a t e d 1 : 1 t r a n s f o r m e r w h i c h i s e x t r a ~ $ 1 0 0 . 0 0 N o r m a l l y c a b l e c o m p a n i e s w a n t o r s p e c i f y a " b a l a n c e d X L R F e e d " . 2 . A l e s s d e t a i l e d q u o t a t i o n r e c e i v e d f r o m L o n g & M c Q u a d e i n c o r p o r a t e s 6 m i c r o p h o n e s , 4 w a l l m o u n t e d s p e a k e r s a t $ 2 , 3 5 9 . 1 9 ( H S T i n c l u d e d ) p l u s s p e a k e r c a b l i n g . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 1 0 r e g a r d i n g S o u n d S y s t e m f o r P a g e 8 7 o f 1 0 3 S t a f f R e p o r t - 2 - C 2 0 1 2 - 1 0 C o m m e n t s T h e c o n t a c t f r o m L o n g & M c Q u a d e h a s b e e n r e q u e s t e d t o c o n f i r m w h e t h e r h i s q u o t e i s f o r 6 o r 8 m i c r o p h o n e s a n d w h a t t h e p r i c i n g f o r t h e s p e a k e r c a b l i n g i s , h o w e v e r h e h a s n o t g o t t e n b a c k t o s t a f f . A l l q u o t a t i o n s a r e w i t h i n t h e 2 0 1 2 b u d g e t a l l o c a t i o n . E i t h e r o f t h e t w o s u b m i s s i o n s f r o m A m p r o m a y m e e t t h e m u n i c i p a l i t y ' s n e e d s , h o w e v e r , t h e a d d i t i o n o f d u a l z o n e e q u i p m e n t , p l u s t h e p o d i u m o r t a b l e m i c r o p h o n e s t o 2 a d d i t i o n a l c e i l i n g s p e a k e r s a b o v e c o u n c i l o r s w i l l e n s u r e t h e s p e a k e r a t t h e t a b l e o r p o d i u m i s h e a r d m o r e c l e a r l y b y C o u n c i l . T h e " B a l a n c e d X L R F e e d " f o r C a b l e T V h o o k - u p a t a n a d d i t i o n a l c o s t o f $ 1 0 0 . i s r e c o m m e n d e d . S h o u l d C o u n c i l d e c i d e t o g o w i t h A r m o r p r o q u o t e l ( a ) a n d t h e n f i n d t h a t i t i s n o t s u f f i c i e n t , t h e c o m p a n y w i l l p r o v i d e t h e u p g r a d e c o n t a i n e d i n o p t i o n 1 . ( b ) f o r t h e a d d i t i o n a l d i f f e r e n c e o f $ 1 , 4 7 5 + - $ 2 4 0 e x t r a l a b o u r . S t a f f w o u l d r e c o m m e n d e i t h e r q u o t e l ( a ) o r l ( b ) f r o m A r m o r p r o . R e c o m m e n d a t i o n " T H A T C o u n c i l a c c e p t s t h e q u o t e t o s u p p l y a n d i n s t a l l s o u n d s y s t e m e q u i p m e n t f o r C o u n c i l C h a m b e r s , s u b m i t t e d b y A r m o r p r o i n t h e a m o u n t o f $ 5 , 6 1 7 . 9 1 , i n c l u d i n g H S T , p l u s a " b a l a n c e d X L R F e e d " f o r C a b l e T V h o o k - u p , a t a n a d d i t i o n a l c o s t o f $ 1 0 0 . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d t V ^ r ^ ^ J U ^ r y - ^ ^ ^ r - > J L R e v i e w e d b y ; < ' ^ L ^ ^ 2 { / v C l e r k A n i s t r a t o . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 1 0 r e g a r d i n g S o u n d S y s t e m f o r P a g e 8 8 o f 1 0 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A u g u s t 1 0 , 2 0 1 2 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t r a t o r F I L E : S U B J E C T : M u n i c i p a l W e b s i t e R e d e s i g n a n d H o s t i n g N U M B E R : F 2 0 1 2 - 1 8 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o c o n s i d e r a g r o u p p u r c h a s i n g o p p o r t u n i t y f o r w e b s i t e r e d e s i g n a n d h o s t i n g w i t h E l g i n C o u n t y a n d m e m b e r m u n i c i p a l i t i e s . B a c k s r o u n d T h e m u n i c i p a l w e b s i t e i s h o s t e d a t i C o m p a s s T e c h n o l o g i e s a n d h a s b e e n s i n c e 2 0 0 9 . A t t h a t t i m e , t h e C o u n t y h a d d e t e r m i n e d t o d i s c o n t i n u e E l g i n C o n n e c t s p o r t a l p l a t f o r m . I n 2 0 1 1 , t h e C o u n t y d e t e r m i n e d t h a t i t w o u l d u n d e r t a k e a w e b s i t e r e d e s i g n , a n d m o v e t o a n e w c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m f o r i t s w e b s i t e s , a n d c o n c l u d e d a n R F P p r o c e s s i n M a r c h 2 0 1 2 . T h e n e w p r o v i d e r f o r t h e C o u n t y w i l l b e G i a n t G o a t W e b D e v e l o p m e n t o f G u e l p h O n t a r i o I n J u n e o f 2 0 1 2 , t h e C o u n t y a d v i s e d t h e l o c a l m u n i c i p a l i t i e s t h a t G i a n t G o a t h a s a l s o o f f e r e d a g r o u p p u r c h a s i n g o p p o r t u n i t y . L o c a l m u n i c i p a l i t i e s m a y a l s o u n d e r t a k e a w e b s i t e r e d e s i g n o n a t e m p l a t e b a s i s , m o d e l e d a f t e r t h e d e s i g n f o r t h e r e v i s e d C o u n t y w e b s i t e s . P r i c i n g f o r e a c h l o c a l m u n i c i p a l i t y w o u l d b e $ 7 , 5 0 0 d r o p p i n g t o $ 4 , 0 0 0 p e r s i t e i f t w o o r m o r e m u n i c i p a l i t i e s p a r t i c i p a t e , a n d t o $ 3 , 5 0 0 p e r s i t e i f 5 p a r t i c i p a t e . A t t h i s t i m e , a t l e a s t o n e E l g i n a r e a m u n i c i p a l i t y h a s c o n f i r m e d t h e i r p a r t i c i p a t i o n . T h e r e f o r e , t h e p r i c i n g m a x i m u m w o u l d b e $ 4 , 0 0 0 . S t a f f C o m m e n t s S t a f f d o n o t s e e a m a j o r n e e d f o r w e b s i t e r e d e s i g n a t t h i s t i m e , b u t r a t h e r s o m e c o n t e n t s h o u l d b e r e v i e w e d a n d r e v i s e d . T h e r e a r e t w o o t h e r f a c t o r s t o c o n s i d e r t h o u g h , b e i n g a c c e s s i b i l i t y r e q u i r e m e n t s , a n d a n n u a l h o s t i n g f e e s . C o m m e n c i n g i n 2 0 1 4 , a l l m u n i c i p a l w e b s i t e s a n d c o n t e n t m u s t c o n f o r m w i t h r e c o g n i z e d W e b s i t e C o n t e n t A c c e s s i b i l i t y G u i d e l i n e s ( W C A G 2 . 0 L e v e l A A ) . T h e c u r r e n t i W e b s e r v i c e p l a t f o r m b e i n g u s e i s n o t c o m p l i a n t . T h e c u r r e n t a p p r o a c h f r o m i C o m p a s s i s t o m o v e t o a n e w p l a t f o r m t h a t i s c o m p l i a n t , w i t h a b a s i c r e d e s i g n a t a c o s t o f $ 3 , 7 5 0 . A l s o , t h e c u r r e n t a n n u a l h o s t i n g / s u p p o r t f e e s f r o m i C o m p a s s a r e $ 3 , 7 5 0 . T h e s u p p o r t h o u r s a r e n o t l i m i t e d . I n t h e c a s e o f G i a n t G o a t , t h e y a r e e s t i m a t i n g a h o s t i n g f e e n o t t o e x c e e d $ 1 , 8 0 0 a n n u a l l y , a n d o p p o r t u n i t y f o r a m a i n t e n a n c e a g r e e m e n t a t $ 8 0 0 f o r 1 0 h o u r s o f s u p p o r t . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 8 r e g a r d i n g M u n i c i p a l W e b s i t e P a g e 8 9 o f 1 0 3 O f a d d i t i o n a l c o n s i d e r a t i o n t o m o v i n g h o s t s , t h e r e i s c o n s i d e r a b l e s t a f f t i m e r e q u i r e d t o m i g r a t e i n f o r m a t i o n a n d s o m e n e e d f o r t r a i n i n g o n t h e n e w s y s t e m . I f t h e M u n i c i p a l i t y r e m a i n s w i t h i C o m p a s s , t h e m o v e t o a n e w p l a t f o r m i s a n t i c i p a t e d t o b e f a i r l y s i m p l e . T h e r e i s a l s o s o m e a d v a n t a g e i n u t i l i z i n g i C o m p a s s , i n t h a t t h e w e b s i t e i s i n t e g r a t e d w i t h o u r M e e t i n g M a n a g e m e n t s o f t w a r e . A l t e r n a t i v e l y t h o u g h , t h e r e a p p e a r s t o b e s o m e p o t e n t i a l a n n u a l s a v i n g s i n t h e h o s t i n g w i t h G i a n t G o a t , a n d t h e r e i s s o m e a t t r a c t i o n t o h a v i n g a s i m i l a r l a y o u t a n d a p p e a r a n c e t o t h e C o u n t y a n d o t h e r l o w e r t i e r m u n i c i p a l i t i e s s h o u l d t h e y o p t f o r t h e G i a n t G o a t o f f e r . T h e 2 0 1 2 b u d g e t d i d n o t c o n t e m p l a t e a n y w e b s i t e r e d e s i g n / a c c e s s i b i l i t y c o s t s , t h o u g h i t h a s b e e n a n t i c i p a t e d f o r c o n s i d e r a t i o n i n t h e 2 0 1 3 b u d g e t . A t t h i s t i m e , s t a f f s u g g e s t m a i n t a i n i n g t h e c u r r e n t a r r a n g e m e n t w i t h i C o m p a s s , f o r f u r t h e r r e v i e w t h r o u g h 2 0 1 3 . A t t a c h m e n t s : 1 . S a m p l e l a y o u t - E l g i n C o u n t y ( n o t e : d r a f t o n l y ) R e c o m m e n d a t i o n T h a t R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 8 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . ^ / R e s p e c t f u l l y s u b i y i t t e d y i e . g e r i n i s t r a t o r » . t S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 8 r e g a r d i n g M u n i c i p a l W e b s i t e P a g e 9 0 o f 1 0 3 -n^^^£ £>>0 f.sS. ir ?Tf^^i .a^5§z ^is = -*w 0 wJ"<^h:'.0 = <:r.T ng r,~^f £- w B-.<>a-S-P:rr p/-lr*^i Ju?'^\c VI m f".r,f.t-.\s a c 30 0 -' 0 ?.^A ^3 h."^^\.LJ .'> .p =.3S <N f*<^1 /-'t?Jsr "r~-<p t»f-n .'. 0 u?1--^t £.^--^^:J- VI t d ;>ft ^ r-i.V*^rT ^fS<s .s ^3 'f w .?<E?iSin I.st f-.J-~r ><^cD< a-^:4-n u»n s fr s .-;n ^^ ^,'V »1»^^ rfl -'',?I.f^y& .»/ -II.rr..V .-"fcsumit-t -nns;'i 1 ^<fl R ~1 r>'"^it<"y-- ^,f^--/L,Tcv^'.I ...:.?"-;>.^- °-i-/f'if.^'.*.<^!/>f^3 0 a.fs Ji it * c.>.^tf "T @K-s?T 0^-'.?r-.T£L" .?4 V ^'0 .<jr a,w .<0 1->"0 1->?>3 <f*l^-'l .~t rv(ft r"^.4 »^t1~~tzJ f, I- .n m 5;v r- n 3 I:0S. SE *f1,1^6 £ 3 s s,.^ ^"I'\ B l=-l L1-.V'1>t.<V h. D ^"s f3ft\y r*.-.i rr *.'\1 r -^r c>^ u3»1-^3(^r~lr+d-. .h_"''o ."!.If <T Ja*f-3 1 f .f '"?.>^j^rt ^:1 \(.^f.-..f-"r^ft r yi"'1TOQ<<;Fl ^<<0 &rLn '*'"t tftc e ffl -I ~\.® 5VI .^p & a*e I.- -<>Jt ^-*i.-i^^-^t^ t i;f S t a f f R e p o r t F 2 0 1 2 - 1 8 r e g a r d i n g M u n i c i p a l W e b s i t e P a g e 9 1 o f 1 0 3 Page 92 of 103 9 R E . ; E ; . U E G T o W h o m I t M a y C o n c e r n / A U G 1 3 2 0 1 2 < 1 / 3 M U N I C I P A L ' l f y O F B A y H A M t h O n S a t u r d a y A u g u s t 1 8 T n , 2 0 1 2 t h e r e w i l l b e a M u s i c F e s t f u n d r a i s e r b e i n g h e l d i n t h e y a r d a t P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l t o r a i s e m o n e y f o r t h e b r e a k f a s t p r o g r a m a n d a l s o f o r o t h e r t e c h n o l o g y i n t h e s c h o o l . W e a r e r e q u e s t i n g t h e u s e o f a p p r o x i m a t e l y 1 5 p i c n i c t a b l e s f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r t h e d a y . I f t h e r e a r e a n y f u r t h e r q u e s t i o n s p l e a s e f e e l f r e e t o c o n t a c t B i l l y M a r t i n a n u ( 5 1 9 - 8 7 4 - 1 7 1 2 ( H ) o r 5 1 9 - 8 5 2 - 4 9 4 4 ( 0 ) ) o r L a u r a K i n g ( 5 1 9 - 8 7 4 - 1 5 1 1 ( H ) ) S i n c e r e l y w ^ T ^ 6 U M ^ C o r r e s p o n d e n c e f r o m L a u r a K i n g r e q u e s t i n g t h e u s e o f 1 5 P a g e 9 3 o f 1 0 3 F s ^ t i 3 . 3 ^ k l ^ s , . \ ^ » T 4 < . ^ g . I ' 1 ^ * ' S 8 s - , 1 k . ^ I f ' < . ^ h y ^ r . A f ^ - ^ . ^ . s . f ~ > J ^ s s < ^ 1 ^ ' , < a ^ > . < J S a t u r d a y A u g u s t 1 8 t h f " ^ . ^ ^ / ^ * . A t t h e P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l L i v e M u s i c f r o m 1 p m - 1 0 p m K i d s O p e n S t a g e f r o m J l o o n - 1 p m S i g n u p @ 1 1 a m F E A T U R I N G L l V E I B A N D S F o o t & R e f r e s h m e n t s J o h n W l l s o n 5 0 / 5 0 D r a w S m o k l n ' D a v e S i l e n t A u c t i o n I V i E a d l s o n D y r i " \ ^ > T i c k e t s $ 5 i n a d v a n c e B l a c l c j a c k $ 7 . 5 0 a t t h e g a t e l l ! y J V S a r t i n e a u $ 2 0 F a m i l y P a s s © r d W a l k e r s i t K i d s 1 2 & u m d e r f r e a e a s t R o w B o o g i e ^ a n d B r i n g y o u r l a w n c h a i r s ! D e r e k W i l s o r i T i c k e t s a v a i l a b l e f o r a c h a n c e t o c l i m b a W i n d T u r b i n e ! A n d I V I o r e S ^ A l l p r o c e e d s t o s u p p o r t P o r t B u r w e l l P . S M P r o u d l y b r o u g h t t o y o u b y B & G P r o d u c t i o n s F o r m o r e i n f o c o n t a c t B i l l y M a r t i n e a u @ 5 1 9 8 5 2 4 9 4 4 C o r r e s p o n d e n c e f r o m L a u r a K i n g r e q u e s t i n g t h e u s e o f 1 5 P a g e 9 4 o f 1 0 3 9 k T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A u g u s t 8 , 2 0 1 2 F R O M : C l e r k , L y n d a M i l l a r d F I L E : C 1 2 S U B J E C T : V a c a n c y i n C o u n c i l N U M B E R : C 2 0 1 2 - 0 9 P u r p o s e T o a d v i s e C o u n c i l o f o p t i o n s r e g a r d i n g t h e f i l l i n g o f a p o t e n t i a l v a c a n c y i n t h e p o s i t i o n o f D e p u t y M a y o r . B a c k g r o u n d E x c e r p t s f r o m t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , a s a m e n d e d , a r e p r o v i d e d f o r C o u n c i l ' s i n f o r m a t i o n . V a c a n t s e a t 2 5 9 . C D T h e o f f i c e o f a m e m b e r o f c o u n c i l o f a m u n i c i p a l i t y b e c o m e s v a c a n t i f t h e m e m b e r , ( a ) b e c o m e s _ d i s q u a l i f i e d f r o m h o l d i n g t h e o f f i c e o f a m e m b e r o f c o u n c i l u n d e r s e c t i o n 2 5 6 , 2 5 7 o r 2 5 8 ; ( d ) r e s i g n s f r o m h i s o r h e r o f f i c e a n d t h e r e s i g n a t i o n i s e f f e c t i v e u n d e r s e c t i o n 2 6 0 ; R e s i g n a t i o n o f a m e m b e r ^ S i t ( i ^ c ^ r i S U ? ? S ^ ^ i S S S I p l ^ f t ^ a 2 % l } U S l ^ l , T ? ^ ^ l ^ n ^ o m o ^ l c e ^ n o t i c e i n w r i t i n g f i l e d D e c l a r a t i o n 2 6 2 . d ) I f t h e o f f i c e o f a m e m b e r o f a c o u n c i l b e c o m e s v a c a n t u n d e r s e c t i o n 2 5 9 , t h e c o u n c i l s h a l l a t i t s n e x t m e e t i n g d e c l a r e t h e o f f i c e t o b e v a c a n t , e x c e p t i f a v a c a n c y o c c u r s a s a r e s u l t o f t h e d e a t h o f a m e m b e r , t h e d e c l a r a t i o n m a y b e m a d e a t e i t h e r o f i t s n e x t t w o m e e t i n g s . 2 0 0 1 , c . 2 5 , s . 2 6 2 ( 1 ) . F i l l i n g v a c a n c i e s 2 6 3 . f l ) I f a v a c a n c y o c c u r s m t h e o f f i c e o f a m e m b e r o f c o u n c i l , t h e m u n i c i p a l i t y s h a l l , s u b j e c t t o t h i s s e c t i o n , ( a ) f i l l t h e v a c a n c y b y a p p o i n t i n g a p e r s o n w h o h a s c o n s e n t e d t o a c c e p t t h e o f f i c e i f a p p o i n t e d ; o r ( b ) r e q u i r e a b y - e l e c t i o n t o b e h e l d t o f i l l t h e v a c a n c y m a c c o r d a n c e w i t h t h e M u n i c i p a l E l e c t i o n s A c t , 1 9 9 6 . 2 0 0 1 , c . 2 5 , s . 2 6 3 ( 1 ) . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 0 9 r e g a r d i n g V a c a n c y i n C o u n c i l . P a g e 9 5 o f 1 0 3 S t a f f R e p o r t 2 C 2 0 1 2 - 0 9 R u l e s a p p l y i n g t o f i l l i n g v a c a n c i e s f 5 ) T h e f o l l o w i n g r u l e s a p p l y t o f i l l i n g v a c a n c i e s : 1 . W i t h i n 6 0 d a y s a f t e r t h e d a y a d e c l a r a t i o n o f v a c a n c y i s m a d e w i t h r e s p e c t t o t h e v a c a n c y u n d e r s e c t i o n 2 6 2 , t h e m u n i c i p a l i t y s h a l l , i . a p p o i n t a p e r s o n t o f i l l t h e v a c a n c y u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 ) o r ( 4 ) , o r i i . p a s s a b y - l a w r e q u i r i n g a b y - e l e c t i o n b e h e l d t o f i l l t h e v a c a n c y u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 ) . 3 . D e s p i t e s u b s e c t i o n s ( 1 ) t o ( 4 ) , i f a v a c a n c y o c c u r s w i t h i n 9 0 d a y s b e f o r e v o t i n g d a y o f a r e g u l a r e l e c t i o n , t h e m u n i c i p a l i t y i s n o t r e q u i r e d t o f i l l t h e v a c a n c y . 2 0 0 1 , c . 2 5 , s . 2 6 3 ( 5 ) . C o m m e n t s C o u n c i l h a s b a s i c a l l y t w o o p t i o n s o r a c o m b i n a t i o n o f t h e t w o o p t i o n s t o f i l l t h e v a c a n c y w h e n i t o c c u r s : 2 . A p p o i n t m e n t O n e o p t i o n w o u l d b e f o r C o u n c i l t o a p p o i n t a n y q u a l i f i e d e l e c t o r t o f i l l t h e v a c a n t D e p u t y M a y o r s e a t . C o n s i d e r a t i o n c o u l d b e g i v e n t o a n u n s u c c e s s f u l c a n d i d a t e i n t h e 2 0 1 0 e l e c t i o n , s o l i c i t i n g s u b m i s s i o n s f r o m q u a l i f i e d e l e c t o r s i n t e r e s t e d i n f i l l i n g t h e v a c a n t s e a t , o r d i r e c t s e l e c t i o n b y C o u n c i l o f a n y q u a l i f i e d e l e c t o r d e e m e d a p p r o p r i a t e . U n s u c c e s s f u l c a n d i d a t e s i n t h e 2 0 1 0 e l e c t i o n w e r e : B o b L o z o n , M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , D e p u t y M a y o r S e a n H u r l e y , W a r d 1 C o u n c i l l o r . A l t e r n a t i v e l y , C o u n c i l c o u l d a p p o i n t a c u r r e n t m e m b e r o f C o u n c i l ( w h o w o u l d r e s i g n f r o m h i s c u r r e n t p o s i t i o n ) t o t h e p o s i t i o n o f D e p u t y M a y o r a n d s u b s e q u e n t l y a p p o i n t a n o t h e r q u a l i f i e d e l e c t o r t o r e p l a c e t h e C o u n c i l l o r s o a p p o i n t e d ( o r h o l d a b y - e l e c t i o n f o r t h e C o u n c i l l o r p o s i t i o n ) . 2 . B y - e l e c t i o n F u r t h e r , C o u n c i l c o u l d d e t e r m i n e t h a t a b y - e l e c t i o n b e h e l d t o f i l l t h e D e p u t y M a y o r * . p o s i t i o n . I n t h e c a s e o f a B y - e l e c t i o n , N o m i n a t i o n D a y m u s t b e f i x e d n o t m o r e t h a n 6 0 d a y s a f t e r C o u n c i l p a s s e s a B y - l a w i n d i c a t i n g a b y - e l e c t i o n i s r e q u i r e d . V o t i n g d a y i s 4 5 d a y s a f t e r N o m i n a t i o n D a y . A b y - e l e c t i o n f o r t h e p o s i t i o n o f D e p u t y M a y o r w o u l d b e a c r o s s t h e w h o l e M u n i c i p a l i t y , w h i l e b y - e l e c t i o n f o r a C o u n c i l l o r w o u l d a p p l y t o o n l y o n e W a r d . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 0 9 r e g a r d i n g V a c a n c y i n C o u n c i l . P a g e 9 6 o f 1 0 3 S t a f f R e p o r t - 3 - C 2 0 1 2 - 0 9 T h e c o s t o f h o l d i n g t h e 2 0 1 0 e l e c t i o n w a s $ 1 6 , 1 2 3 T h e r e w o u l d b e m i n o r s a v i n g s i n h o l d i n g a b y - e l e c t i o n f o r a W a r d v e r s u s t h e w h o l e m u n i c i p a l i t y . R e g a r d l e s s o f t h e m e t h o d C o u n c i l c h o o s e s t o p r o c e e d w i t h , t h e p e r s o n a p p o i n t e d o r e l e c t e d s h a l l h o l d o f f i c e f o r t h e r e m a i n d e r o f t h e t e r m o f t h e p e r s o n w h o s e p l a c e h e o r s h e i s a p p o i n t e d o r e l e c t e d t o f i l l . T h e A s s e s s m e n t O f f i c e h a s a d v i s e d t h a t a p r e l i m i n a r y l i s t o f e l e c t o r s w o u l d b e p r o d u c e d a n d s h i p p e d w i t h i n 5 b u s i n e s s d a y s o f t h e r e q u e s t . R e c o m m e n d a t i o n F o r C o u n c i l ' s i n f o r m a t i o n R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d » . ^ \ ^ M C L ^ J < ~ - ^ < y ^ > < ^ ~ D R e v i e w e d b y : ^ ( / » / ^ ' 6 C l e r k A d m i n j ^ t r a t o r S t a f f R e p o r t C 2 0 1 2 - 0 9 r e g a r d i n g V a c a n c y i n C o u n c i l . P a g e 9 7 o f 1 0 3 Page 98 of 103 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : A u g u s t 1 3 , 2 0 1 2 F R O M : W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t F I L E : E 0 3 S U B J E C T : C h a t h a m S t . S a n i t a r y S e w e r R e p l a c e m e n t N U M B E R : E 2 0 1 2 - 0 0 7 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s b r i n g i n g f o r w a r d i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o t h e r e p l a c e m e n t o f a p p r o x i m a t e l y 3 7 0 m e t e r s o f s a n i t a r y s e w e r a l o n g C h a t h a m S t . i n P o r t B u r w e l l . B a c k e r o u n d R e c e n t s t a f f i n v e s t i g a t i o n s a n d c a m e r a i n s p e c t i o n h a v e c o n f i r m e d s i g n i f i c a n t d e t e r i o r a t i o n o f a p p r o x i m a t e l y 3 7 0 m e t e r s o f a s b e s t o s c o n c r e t e s a n i t a r y s e w e r p i p e l o c a t e d d i r e c t l y u p s t r e a m o f t h e w a s t e w a t e r t r e a t m e n t p l a n t . T h e d e t e r i o r a t i o n i s l i k e l y a t t r i b u t e d t o h y d r o g e n s u l f i d e . T h e s a i d p i p e w a s i n s t a l l e d i n 1 9 8 4 t o s e r v e t h e r e s i d e n t s o f P o r t B u r w e l l a n d a s o f 2 0 0 0 c o n v e y s w a s t e w a t e r f r o m E d e n , S t r a f f o r d v i l l e , a n d V i e n n a . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a s r e c e i v e d w r i t t e n q u o t e s f r o m b o t h S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . a n d C J D L C o n s u l t i n g E n g i n e e r s f o r t h e d e s i g n a n d c o n s t r u c t i o n c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e r e p l a c e m e n t o f t h e s a i d p i p e a n d m a n h o l e s . T h e s c o p e o f w o r k i n c l u d e s d e t a i l e d d e s i g n a n d e n g i n e e r i n g , t e n d e r i n g p r o c e s s , e n g i n e e r i n g s e r v i c e s d u r i n g c o n s t r u c t i o n , a n d p r e p a r a t i o n o f a s - b u i l t d r a w i n g s a n d c l o s e o u t d o c u m e n t a t i o n . T h e A C p i p e w i l l b e r e p l a c e d w i t h P V C a n d a l l c o n n e c t i n g n e w m a n h o l e s a s w e l l a s s i x e x i s t i n g u p s t r e a m m a n h o l e s w i l l r e c e i v e a p r o t e c t i v e a n t i - c o r r o s i o n c o a t i n g . I t i s a n t i c i p a t e d t h a t m i d O c t o b e r c o u l d b e m e t f o r c o n s t r u c t i o n c o m p l e t i o n p e n d i n g a l l a p p l i c a b l e p r o j e c t a p p r o v a l s . T h e f o l l o w i n g i s a s u m m a r y o f t h e q u o t e s r e c e i v e d a l o n g w i t h e s t i m a t e d c o n s t r u c t i o n c o s t s ; S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . - $ 1 6 , 6 7 5 . 0 0 a n d a p r o v i s i o n a l a m o u n t o f $ 1 , 9 5 0 . 0 0 i f a C o f A a m e n d m e n t i s r e q u i r e d . A m o u n t s a r e u p s e t l i m i t s a n d w o u l d n o t b e e x c e e d e d w i t h o u t c o u n c i l a p p r o v a l . E s t i m a t e d c o n s t r u c t i o n c o s t s l e s s t h e p r o v i s i o n a l i t e m s i s $ 1 6 4 , 0 8 5 . 7 5 ( i n c l u d e s 1 1 % c o n t i n g e n c y ) . A l l v a l u e s e x c l u d e H S T . C J D L C o n s u l t i n g E n g i n e e r s - - $ 1 9 , 8 6 8 . 0 0 a n d a n e s t i m a t e d c o n s t r u c t i o n c o s t o f $ 1 7 0 , 0 0 0 . 0 0 w i t h n o p r o v i s i o n a l i t e m s ( i n c l u d e s 1 3 % c o n t i n g e n c y ) . A l l v a l u e s e x c l u d e H S T . A l t h o u g h c o n s t r u c t i o n c o s t s a r e e s t i m a t e s o n l y b o t h f i m i s u s e d v a l u e s o b t a i n e d f r o m r e c e n t s i m i l a r s i z e d p r o j e c t s . S t a f f s u g g e s t s t h a t a l l c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h i s p r o j e c t c a n b e f i n a n c e d f r o m t h e w a s t e w a t e r r e s e r v e s . E i t h e r f i r m i s m o r e t h a n q u a l i f i e d t o u n d e r t a k e t h i s p r o j e c t h o w e v e r s t a f f i s r e c o m m e n d i n g p r o c e e d i n g w i t h S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . S t r a t e g i c P l a n G o a l G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t . G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l - m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e . S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - 0 7 r e g a r d i n g C h a t h a m S t r e e t P a g e 9 9 o f 1 0 3 2 R e c o m m e n d a t i o n T h a t S t a f f R e p o r t 2 0 1 2 - 0 0 7 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n a n d t h a t s t a f f b e d i r e c t e d t o p r o c e e d w i t h S t a n t e c C o n s u l t i n g L t d . a s q u o t e d f o r t h e e n g i n e e r i n g s e r v i c e s o f t h e r e p l a c e m e n t o f a p p r o x i m a t e l y 3 7 0 m e t e r s o f s a n i t a r y s e w e r p i p e a l o n g C h a t h a m S t . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w ^ B y , . / ^ ^ E d R o l o s o n e g e n W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t A d m i i l i s t r a t o r S t a f f R e p o r t E 2 0 1 2 - 0 7 r e g a r d i n g C h a t h a m S t r e e t P a g e 1 0 0 o f 1 0 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 9 2 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 0 1 A B Y - L A W A P P O I N T I N G M E M B E R S T O B O A R D S A N D C O M M I T T E E S O F T H E M U N I C I P A U T Y W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 0 1 a p p o i n t p e r s o n s t o B o a r d s a n d C o m m i t t e e s f o r t h e p u r p o s e s o f t h e C o r p o r a t i o n ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 1 l a n d 2 0 1 2 - 0 6 4 a m e n d s u c h b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f f h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o f i i r f h e r a m e n d s u c h b y - l a w ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T M u r r a y W i s s i o n b e r e m o v e d a s a m e m b e r o f t h e S t r a f f o r d v i U e C e m e t e r y B o a r d ; 2 . T H A T i n a l l o t h e r r e s p e c t s , B y - l a w 2 0 1 2 - 0 0 1 i s h e r e b y c o n f i r m e d a n d r e m a i n s u n c h a n g e d ; 3 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f o r c e a n d t a k e e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . T H R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 1 6 1 " D A Y O F A U G U S T 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 2 - 0 9 2 B e i n g a B y - l a w t o F u r t h e r A m e n d P a g e 1 0 1 o f 1 0 3 Page 102 of 103 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 0 9 3 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D A U G U S T 1 6 , 2 0 1 2 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d A u g u s t 1 6 , 2 0 1 2 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a U y p a s s e d t h i s 1 6 m d a y o f A u g u s t 2 0 1 2 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 0 9 3 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f P a g e 1 0 3 o f 1 0 3