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HomeMy WebLinkAboutFebruary 07, 2013 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Thursday, February 7, 2013 7:00 p.m. 6:30 p.m. Committee of Adjustment Page 1.CALL TO ORDER 2.DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3.APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS (a)Minutes of the regular meeting of Council held January 24, 2013. (b)Minutes of the special meeting held January 29, 2013. (c)Added Item(s) 4.DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1.Delegations (a)7:05 p.m. - Erica Arnett from Elgin St. Thomas Public Health regarding "Elgin St. Thomas Active Transportation Iniative". 2.Statements By Council 3.Updates On Projects (a)Richmond Community Water. (b)Harbour Divestiture. 5.INFORMATION ITEMS 5-16 17-18 19-38 Page 1 of 193 Council Agenda February 7, 2013 Page 5.INFORMATION ITEMS (a)AMO Breaking News dated January 2013 regarding "Policy Update". File: A01 (b)Correspondence received from OGRA Board of Directors regarding "Notice of Poll". File: A01 (c)Correspondence received from Environment Canada regarding "Consultation on the Proposed Recovery Strategy for the American Badger, subspecies in Canada". File: A16 (d)Bayham Alternative Land Use Services (ALUS) Program Partnership Adviosry Committee (PAC) minutes of meeting held November 29, 2012. File: C06 (e)Elgin Group Police Services Board minutes of meeting held December 12, 2012. File: C06 (f)Museums Bayham minutes of meeting held January 9, 2013. File: C06 (g)Correspondence dated January 21, 2013 from Ontario Provincial Police Detachment Commander Inspector Brad Fishleigh regarding "Elgin Group Police Services Board meeting held January 16, 2013". File: P17 (h)Bayham Community Centres Committee minutes of meeting held January 31, 2013. File: C06 6.PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM (a)Staff Report D2013-004 regarding Shaw Severance E4/13. File: D10.13 Shaw 7.ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 8.PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 39 41-42 43-46 47-50 51-54 55-57 59 61-65 67-73 Page 2 of 193 Council Agenda February 7, 2013 Page 9.FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL (a)Cheque Register being Cheque #013831 to Cheque #013882 inclusive totaling $130,888.86 and Payroll Disbursements for the period ending January 20, 2013 totaling $55,862.25. (b)Correspondence received January 22, 2013 from Donna Morrell requesting installation of a street light on North Street, Vienna. File: C13 (c)Staff Report F2013-06 regarding Water & Sewer Rates. File: F05.11 (d)Staff Memorandum regarding Amendments to Municipal Property Insurance - Buildings. File: L06 (e)Staff Report PW2013-001 regarding Canada Post Agreement for Vienna Community Mail Boxes 2012. File: L04 (f)Staff Report F2013-07 regarding CIIF Agreement - Vienna community Centre. File: F11 10.ENVIRONMENT 11.COMMITTEE OF THE WHOLE (a)In Camera. (b)Closed session minutes of the regular meeting of Council held January 24, 2013. (c)Bayham Community Centres Committee closed session minutes of meeting held January 31, 2013. (d)Out of Camera. 12.BY-LAWS (a)By-Law 2012-120 A By-law to authorize the execution of an agreement (Canada Post Corporation) 75-82 83 85-90 91 93-104 105-144 145-154 Page 3 of 193 Council Agenda February 7, 2013 Page 12.BY-LAWS (b)By-Law 2013-017 A By-Law to authorize the execution of a contribution agreement (Community Infrastructure Improvement Fund) (c)By-Law 2013-016 A By-Law to confirm all actions of Council 13.ADJOURNMENT (a)Adjournment 155-192 193 Page 4 of 193 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v a i e C o u n c i l C h a m b e r s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m m i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e , P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i , F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r G o r d R o e s c h , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 0 2 6 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 0 2 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 0 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 5 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 ( c ) M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 0 2 8 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) A d d e d I t e m ( s ) N o n e 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - R i c h a r d W o o d r e g a r d i n g " P r o j e c t O j i b w a " . M r . W o o d r a i s e d c o n c e r n s t h a t C o u n c i l m a y b e w i t h h o l d i n g i n f o r m a t i o n f r o m t h e p u b l i c r e g a r d i n g P r o j e c t O j i b w a . Q u e s t i o n s w e r e p o s e d a n d r e s p o n s e s w e r e m a d e a s a p p l i c a b l e . M a y o r E n s r e f e r r e d M r . W o o d t o i t e m 9 ( i ) o n t h e a g e n d a a n d r e q u e s t e d s t a f f t o p o s t t f a e n o t e s f r o m t h e m e e t i n g w i t h t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y 1 6 t h o n t h e f r o n t p a g e o f t h e m u n i c i p a l w e b s i t e . A c o p y w a s p r o v i d e d t o t h o s e p r e s e n t w h o r e q u e s t e d i t . ( b ) 7 : 2 0 p . m . - H e n r y T h i e s s e n r e g a r d i n g I t e m 9 ( f ) " R e q u e s t f o r C o n v e y a n c e o f L a n d s " . M r . T h i e s s e n r e q u e s t e d C o u n c i l ' s s u p p o r t i n r e g a r d t o h i s r e q u e s t f o r t h e c o n v e y a n c e o f a n a r r o w p i e c e o f l a n d a b u t t i n g h i s p r o p e r t y j u s t o u t s i d e t h e p l a y g r o u n d f e n c e a t t h e R i c h m o n d p a r k . 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L N o n e 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m - T h e A d m i n i s t r a t o r n o t e d t h a t t h e f i e l d w o r k a n d p u m p i n g t e s t s a r e c o m p l e t e . C o n f i r m a t i o n o f t h e l e v e l s o f t r e a t m e n t r e q u i r e d a r e e x p e c t e d s h o r t l y . A n o t i c e h a s b e e n m a i l e d t o s y s t e m u s e r s o f a m e e t i n g s c h e d u l e d f o r T u e s d a y , J a n u a r y 2 9 a t t h e R i c h m o n d U n i t e d C h u r c h a t 7 : 0 0 p . m . H a r b o u r D i v e s t i t u r e - T h e A d m i n i s t r a t o r a d v i s e d t h e r e i s n o n e w i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e E n v i r o n m e n t a l S i t e A s s e s s m e n t . P a g e 2 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 6 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 5 , 2 0 1 2 . F i l e : C 0 6 ( b ) C o p y o f l e t t e r s e n t J a n u a r y 2 6 , 2 0 1 2 t o P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y r e g a r d i n g s u p p o r t r e c e i v e d f r o m o t h e r m u n i c i p a l i t i e s f o r r e s o l u t i o n r e g a r d i n g O P P s e r v i c e s p a s s e d J u l y 7 , 2 0 1 1 . F i l e : C 1 0 T h e r e w a s d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e O P P s e r v i c e s c o s t s w i t h a n 8 1 / 2 % p r o p o s e d f o r 2 0 1 4 . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o p r e p a r e a l e t t e r b a s e d o n t h e r e s o l u t i o n p a s s e d i n 2 0 1 1 a n d c i r c u l a t e t o t h e s a m e p a r t i e s a s p r e v i o u s l y . ( c ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a r i o r e g a r d i n g " I n d u s t r y F u n d i n g f o r M u n i c i p a l B l u e B o x R e c y c l i n g f o r 2 0 1 2 P r o g r a m Y e a r " . F i l e : F 0 5 ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 3 f r o m K a t h l e e n W y n n e i n r e s p o n s e t o S o u t h C e n t r a l O n t a r i o R e g i o n E c o n o m i c D e v e l o p m e n t C o r p o r a t i o n a n d O n t a r i o L i b e r a l l e a d e r s h i p e l e c t i o n q u e s t i o n n a i r e . F i l e : A 1 6 2 0 1 3 - 0 2 9 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( d ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M ( a ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g H i g h w a y M e a d o w s R e z o n i n g 3 r d R e a d i n g t o B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 . F i l e : D 1 4 . H I G H T h e P l a n n i n g C o - o r d i n a t o r a d v i s e d t h a t t h e r e q u i r e m e n t s i m p o s e d h a v e b e e n m e t b y t h e a p p l i c a n t a n d r e c o m m e n d e d t h i r d r e a d i n g a n d p a s s a g e o f t h e b y - l a w . 2 0 1 3 - 0 3 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D q m t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e z o n i n g o f t h o s e l a n d s l o c a t e d a t P a r t L o t s 2 3 & 2 4 C o n c e s s i o n 9 , o w n e d b y H i g h w a y M e a d o w s I n c . , b e c h a n g e d f r o m M o b i l e H o m e P a r k ( M H ) t o s i t e - s p e c i f i c M o b i l e H o m e P a r k ( M H - 2 ) t o p e r m i t a m o d u l a r h o m e a s a p e r m i t t e d d w e l l i n g t y p e ; P a g e 3 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 7 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 A N D T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S , A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C o r i n t h D r a i n I m p r o v e m e n t s . F i l e : E 0 9 T h e D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t n o t e d t h e d r a i n a g e p r o b l e m i n C o r i n t h d u r i n g h e a v y r a i n e v e n t s . H e r e c o m m e n d e d t h a t S p r i e t A s s o c i a t e s b e r e t a i n e d t o d e t e r m i n e w h a t o p t i o n s a r e a v a i l a b l e a n d t h e c o s t s . N e i g h b o u r i n g h o m e o w n e r s a l s o a f f e c t e d b y t h e r e c e n t f l o o d i n g w e r e i n a t t e n d a n c e a n d r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e e x t e n t o f t h e f l o o d i n g b e i n g e x p e r i e n c e d . 2 0 1 3 - 0 3 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l d i r e c t s S t a f f t o r e t a i n S p r i e t A s s o c i a t e s t o r e v i e w t h e p r e s e n t d r a i n a g e s i t u a t i o n i n C o r i n t h w i t h r e g a r d s t o t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n a n d t o p r o v i d e r e c o m m e n d a t i o n s o n i m p r o v e m e n t s t o t h e d r a i n a g e s y s t e m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A ' F i l e : E 0 9 2 0 1 3 - 0 3 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l a c c e p t t h e t e n d e r f o r p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s s e t o u t i n t h e F o r m o f T e n d e r f o r t h e R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " , a s s u b m i t t e d b y F r o e s e E x c a v a t i n g , i n t h e a m o u n t o f $ 1 9 6 2 . 0 0 ( e x c l u d i n g t a x e s ) ; A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 3 - 0 1 3 a u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f c o n t r a c t d o c u m e n t s b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g 2 0 1 2 F o u r t h Q u a r t e r R e p o r t B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e . F i l e : P 1 0 P a g e 4 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 8 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 3 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e D e p a r t m e n t f o r t h e f o u r t h q u a r t e r o f 2 0 1 2 b e r e c e i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g P o l i c y A p p r o v a l s . F i l e : A 0 9 2 0 1 3 - 0 3 4 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 3 - 0 0 2 r e g a r d i n g a R e t u r n t o W o r k P o l i c y a n d A u x m a r y F i r e f i g h t e r P o l i c y b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B a y h a m F i r e a n d E m e r g e n c y S e r v i c e s P o l i c y 0 1 r e g a r d i n g F i r e f i g h t e r R e t u r n t o W o r k a n d P o l i c y 0 2 r e g a r d i n g A u x i l i a r y F i r e f i g h t e r P r o g r a m b e a d o p t e d b y C o u n c i l . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e # 0 1 3 6 7 9 t o t a l i n g $ 4 0 3 , 3 7 6 . 8 9 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J a n u a r y 6 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 5 , 6 3 1 . 3 1 . 2 0 1 3 - 0 3 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 7 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 3 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e # 0 1 3 6 7 9 t o t a l i n g $ 4 0 3 , 3 7 6 . 8 9 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J a n u a r y 6 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 5 , 6 3 1 . 3 1 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g 2 0 1 2 C o u n c i l R e m u n e r a t i o n & E x p e n s e s . F i l e : F 0 3 . 0 3 2 0 1 3 - 0 3 6 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g 2 0 1 2 C o u n c i l R e m u n e r a t i o n & E x p e n s e s b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 9 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 ( c ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 3 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n . F i l e : C 0 1 2 0 1 3 - 0 3 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 7 , b e i n g a b y - l a w t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r t h e C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n b a s e d u p o n t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k s , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 4 r e g a r d i n g F i n a l A s s e s s m e n t s C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h . F i l e : C 0 1 2 0 1 3 - 0 3 8 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 8 , b e i n g a b y - l a w t o a m e n d t h e a s s e s s m e n t s c h e d u l e f o r t h e C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h b a s e d u p o n t h e a c t u a l c o s t s i n c u r r e d f o r c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k s , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g A d v a n c e V o t i n g D a t e s . F i l e : C 0 7 2 0 1 3 - 0 3 9 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 2 , b e i n g a b y - l a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e v o t e s t o b e h e l d p r i o r t o v o t i n g d a y , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( f ) S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r C o n v e y a n c e o f L a n d s - T h i e s s e n . F i l e : T 0 9 T h e A d m i n i s t r a t o r n o t e d t h a t i n p r e v i o u s l a n d a c q u i s i t i o n r e q u e s t s , t h e v a l u e o f t h e l a n d p l u s l e g a l a n d o t h e r c o s t s r e l a t e d t o t h e a c q u i s i t i o n a r e b o r n e b y t h e a p p l i c a n t , h o w e v e r , M r . T h i e s s e n i s w i l l i n g t o p a y o n l y l e g a l c o s t s a t t h i s t i m e . 2 0 1 3 - 0 4 0 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r P a g e 6 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 0 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 " T H A T t h e r e q u e s t f r o m N e t t i e a n d H e n r y T h i e s s e n t o a c q u i r e a p o r t i o n o f m u n i c i p a l l a n d s i n R i c h m o n d b e r e c e i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 5 r e g a r d i n g M u n i c i p a l I n f i ' a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e . F i l e : F l l 2 0 1 3 - 0 4 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m c e r t i f i e s t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t s u b m i t t e d u n d e r t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e I n v e s t m e n t I n i t i a t i v e : T H A T t h e i n f o r m a t i o n i n t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t i s f a c t u a l l y a c c u r a t e ; A N D T H A T t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s c o m m i t t e d t o t h e d e v e l o p m e n t o f c o m p r e h e n s i v e A s s e t M a n a g e m e n t p l a n t h a t i n c l u d e s a l l o f t h e i n f o r m a t i o n a n d a n a l y s i s d e s c r i b e d i n B u i l d i n g T o g e t h e r : G u i d e f o r M u n i c i p a l A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s i s a p r i o r i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( h ) S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g D r a f t C a p i t a l B u d g e t 2 0 1 3 . F i l e : F 0 5 T h e A d m i n i s t r a t o r c o n f i r m e d t h e c h a n g e s r e q u e s t e d b y C o u n c i l a r e i n t h e r e v i s e d c a p i t a l b u d g e t p r o v i d e d , a n d t h e d r a f t m e e t s t h e t a r g e t o f a 3 % l e v y i n c r e a s e . T h i s i s e q u a l t o a n o v e r a l l i n c r e a s e o f a p p r o x i m a t e l y W o o n t h e t o t a l m u n i c i p a l t a x l e v y . F u r t h e r d i s c u s s i o n m c l u d e d t r a n s f e r r i n g t h e b u d g e t f o r a n e w g e n e r a t o r i n t o t h e e q u i p m e n t r e s e r v e , i n s t a l l i n g t h e e l e c t r i c a l t r a n s f e r s w i t c h t o a c c o m m o d a t e a g e n e r a t o r a t t h e P o r t B u r w e l l S t a t i o n a n d m a k i n g u s e o f t h e t w o e x i s t i n g p o w e r t a k e - o f f u n i t s i n a n e m e r g e n c y . C o u n c i l d i s c u s s e d d e f e r r i n g r e p l a c e m e n t o f t h e r o a d g r a d e r f o r a y e a r a n d r e a l l o c a t i n g t h o s e f u n d s i n t o w o r k o n g r a v e l r o a d s a n d d e f e r r i n g a p o r t i o n o f L a m e r s L i n e t a r a n d c h i p a n d i n s t e a d s e a l i n g o t h e r e x i s t i n g t a r a n d c h i p r o a d s . S t a f f w e r e r e q u e s t e d t o s u m m a r i z e w h a t r o a d s c o u l d b e u p g r a d e d a n d w h a t t h e c o s t s w o u l d b e . 2 0 1 3 - 0 4 2 M o v e d b y C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f b e a u t h o r i z e d t o p r o c e e d w i t h t h e b r i n e t r u c k r e p l a c e m e n t a s o u t l i n e d i n t h e d r a f t C a p i t a l B u d g e t p r e s e n t e d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 7 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 1 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 ( i ) N o t e s f r o m m e e t i n g w i t h E l g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a i y 1 6 , 2 0 1 3 . F i l e : D 0 6 2 0 1 3 - 0 4 3 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T n o t e s f r o m t h e m e e t i n g w i t h t h e E I g i n M i l i t a r y M u s e u m h e l d J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 0 4 4 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 0 ) ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 0 4 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) Q u a r t e r l y R q p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 0 4 6 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d c a l l i n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 8 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 2 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 ( d ) P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m a r y , C a l l I n s a n d B i o s o l i d s A p p p l i c a t i o n A n a l y s i s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 . F i l e : E 0 8 2 0 1 3 - 0 4 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m a r y , C a l l I n s a n d B i o s o l i d s A p p l i c a t i o n A n a l y s i s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 2 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . 2 0 1 3 - 0 4 8 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 9 : 3 0 p . m . t o d i s c u s s : t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d ; . a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e m u n i c i p a l i t y o r . l o c a l b o a r d ; a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s . n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d D e c e m b e r 2 0 , 2 0 1 2 . ( c ) C l o s e d s e s s i o n m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 3 . ( d ) R e q u e s t f o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e m u n i c i p a l i t y o r l o c a l b o a r d . ( P r o j e c t O J i b w a ) ( e ) C o n f i d e n t i a l M e m o r a n d u m r e g a r d i n g a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d . ( 9 2 9 9 P l a n k R o a d ) ( f ) C o n f i d e n t i a l M e m o r a n d u m r e g a r d i n g a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e . ( N R G F r a n c h i s e A g r e e m e n t ) ( g ) O u t o f C a m e r a . 2 0 1 3 - 0 4 9 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 1 0 : 1 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 3 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 5 0 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h e r e b y d e c l a r e s t h e p r o p e r t y l o c a t e d a t 9 2 9 9 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e a s s u r p l u s t o t h e n e e d s o f t h e M u n i c i p a l i t y ; T H A T C o u n c i l a c c e p t s t h e a g r e e m e n t o f p u r c h a s e a n d s a l e a s p r o v i d e d b y C e n t u r y 2 1 H e r i t a g e H o u s e L t d . , a s a m e n d e d ; A N D T H A T a B y - l a w a u t h o r i z i n g t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n d o r s e t h e n e c e s s a r y d o c u m e n t s t o c o m p l e t e t h e s a l e b e p r e p a r e d f o r C o u n c i l ' s a p p r o v a l . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( H i g h w a y M e a d o w s ) T h i r d R e a d i n g O n l y 2 0 1 3 - 0 5 1 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w Z 6 0 5 - 2 0 1 2 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 3 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r D r a i n a g e W o r k s ( R i c h m o n d R o a d M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " A " ) T h i r d R e a d i n g o n l y 2 0 1 3 - 0 5 2 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 3 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a U y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 7 A B y - L a w t o a m e n d A s s e s s m e n t S c h e d u l e ( C e n t r e S t r e e t M u n i c i p a l D r a i n ) ( d ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 8 A B y - L a w t o a m e n d A s s e s s m e n t S c h e d u l e ( C a s i e r M u n i c i p a l D r a i n F r o g g e t t B r a n c h ) ( e ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 2 A B y - L a w t o p r o v i d e f o r a d v a n c e v o t e s t o b e h e l d p r i o r t o v o t i n g d a y ( Q B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g ( R i c h m o n d R o a d D r a i n B r a n c h " A " ) P a g e 1 0 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 4 o f 1 9 3 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 2 0 1 3 - 0 5 3 M o v e d b y A c t i n g D q m t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T B y - L a w s 2 0 1 3 - 0 0 7 , 2 0 1 3 - 0 0 8 , 2 0 1 3 - 0 1 2 a n d 2 0 1 3 - 0 1 3 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 9 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 0 5 4 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 0 9 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 5 5 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 0 : 2 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y r - < ~ ^ y ^ m ^ ^ \ - ^ T ^ \ M L a ' t M y M A Y O R C L E R K P a g e 1 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 5 o f 1 9 3 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 . P a g e 1 6 o f 1 9 3 C O U N C I L M I N U T E S S P E C I A L M E E T I N G T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M H e l d a t t h e R i c h m o n d U n i t e d C h u r c h 5 3 8 9 5 C h u r c h S t r e e t , R i c h m o n d T u e s d a y , J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p . m . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , A c t i n g D e p u t y M a y o r W a y n e C a s i e r , C o u n c i l l o r s T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . W a t e r / W a s t e w a t e r S u p e r i n t e n d e n t E d R o l o s o n w a s a l s o i n a t t e n d a n c e . T h e r e w e r e a p p r o x i m a t e l y s e v e n t e e n R i c h m o n d C o m m u n i t y w a t e r s y s t e m u s e r s p r e s e n t . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e . 3 . A D M I N I S T R A T I O N ( a ) N e l s o n O l i v i e r a , S t a n t e c E n g i n e e r i n g r e g a r d i n g R i c h m o n d W a t e r S y s t e m u p d a t e . M r . O l i v i e r a p r o v i d e d a p o w e r p o i n t p r e s e n t a t i o n a n d h a n d e d o u t p a p e r c o p i e s t o e v e r y o n e . I t w a s n o t e d t h a t 2 / 3 f u n d i n g , i n t h e a m o u n t o f $ 2 5 5 , 0 0 0 , f o r t h e $ 3 8 2 , 0 0 0 p r o j e c t w a s a p p r o v e d i n M a y 2 O i l . A d d i t i o n a l c o s t s , i f a n y , w i l l b e b o r n e 1 0 0 % b y t h e u s e r s . h i o r d e r t o a d d r e s s t h e h i g h c h l o r i d e s a n d s o d i u m i n t h e 2 5 0 + f e e t d e e p b e d r o c k w e l l , l o c a t e d n e a r t h e c u r r e n t p u m p i n g s t a t i o n , a n d t h e h i g h n i t r a t e i n W e l l N o . 2 , f l o w w i l l b e b l e n d e d p r i o r t o p r i m a r y d i s i n f e c t i o n . F l o w c o n t r o l f r o m b o t h w e l l s w i l l b e u s e d t o a d d r e s s n i t r a t e c o n c e n t r a t i o n s t o e n s u r e b l e n d e d w a t e r i s b e l o w t h e M A C o f 1 0 m g / L . T h e M u n i c i p a l i t y i s i n t h e p r o c e s s o f a c q u i r i n g t h e l a n d o n w h i c h t h e t w o n e w w e l l s a r e l o c a t e d . S t a n t e c i s i n t h e p r o c e s s o f p r e l i m i n a r y a n d d e t a i l e d d e s i g n o f t h e d i s t r i b u t i o n p u m p i n g a n d p i p i n g s y s t e m i m p r o v e m e n t s . W o r k s a n t i c i p a t e d t o b e c o m p l e t e d b y J u l y 3 1 , 2 0 1 3 i n c l u d e : c o m p l e t i o n o f t h e G U D I A s s e s s m e n t R e p o r t , . s u b m i t a p p l i c a t i o n s a n d o b t a i n a p p r o v a l s , f i n a l i z e d e t a i l e d d e s i g n , . t e n d e r p r o j e c t a n d a w a r d c o n t r a c t , c o n s t r u c t i o n a n d c o m m i s s i o n i n g . . P a g e 1 o f 2 M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 3 . P a g e 1 7 o f 1 9 3 C o u n c i l S p e c i a l M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 3 M r . O l i v i e r a a n d m u n i c i p a l s t a f f r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s f r o m t h e u s e r s p r e s e n t . M a y o r E n s t h a n k e d M r . O l i v i e r a f o r h i s p r e s e n t a t i o n M i d t h e s y s t e m u s e r s f o r a t t e n d i n g . 4 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 0 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l . 2 0 1 3 - 0 5 6 M o v e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r S e c o n d e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 0 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 5 7 M o v e d b y C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y A c t i n g D e p u t y M a y o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 7 : 4 5 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y r \ ^ i t c L ^ ! . ^ 7 / ^ \ 4 r f ^ 0 ^ - 7 7 M A Y O R C L E R K P a g e 2 o f 2 M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 3 . P a g e 1 8 o f 1 9 3 y 11-». J^, *.T-%^ff?a 1'? ?* =f I*'^m n .r r \1^.a ^<<y1A*k '* (. ^*w»* 1 ^T .0 ^v^-»9-.^' ^/^^ It / V *^^^1 V Elg'n St. Thomas Active Transportation Initiat've A Project of the Healthy Communities Partnership r .^ %^^/\@/ .ELCIN ST. THOMAS ._u_4^u ^..n ... t^rf ^< i^ita 5V«"=.f-'^f-Kf^I'nwvTPUBLIC HEALTH 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 1 9 o f 1 9 3 u a v vk?tf I?MBB s udc v n Healthv Communities Partnership .»' '"rft ^^^SS^f ^0^^.'?^T-?s^Municipality of 4WttWeomaioBw\f /V .^z \^p'l^-v ^/T '^'*<r a,~\r »<ff*<Bayham -IJ»1J.-.w uur tj f Onrano, Canada ,-'^m'Scsu^&a/T^07t«inityr'('>"s'yt"JB .-fr'^- j,»'^.<I0-9 \ir'-f."^^^tl^^",^ ^ 1- \ TOWNSHIPMAUUNJDB is ;^ ST ,''-'*.^^?-»% ^f.-^' ;.r ', a&ff \mi dpftt.<. *..Tffjt^rA'»r*S:' T,» ST. THOMAS />->y,w 2T AELGIN ST. THOMAS Elgm BB/^ASimec/SvPUBLIC HEALTH 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 0 o f 1 9 3 ACTIVE TRANSPORTATION INITIATIVE Vision. Objectives. Survey results. . Share some highlights from the completed report Seek support to move forward with some of. the reports recommendations *'^n Hhk. till .A^Zxu^jc ^¥^^NjiuSliwi *t- -TmrmjiNi^ ifh^I-'Wf 1»$)0^ t^^^Elgin-»If r- Ityof f 1 4.»'t*.w - <t-#<fUBUC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 1 o f 1 9 3 w a sn a fl -u i?s ^d tf 'a v w m B B m v I? ^fi . ision .^ To create and improve active transportation and active recreation opportunities throughout Elgin St. Thomas for residents and visitors of all ages and abilities *w*&» ^^^^^^^^L-6)^ ^»?/^^ mgm -r^r\s.TUWirilt«..>.tAitZniaofr-^*J -ll"nH UT'J,<^.-cm*EUGIN ST. THOMAS^^.w miun ^rUBUC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 2 o f 1 9 3 Objectives To develop a connected network of active. transportation facilities such as on-road and off road multi-use trai s in urban and rura areas for peop e of all ages and abilities; To identify active transportation opportunities. and imp'ementation priorities To provide an opportunity for the. participation in more active transportation pursuits throughout Elgin St. Thomas A fr.A-t*>f ^^^^^ncic .^y' Brtl^t Irn ^-SlNrsr ELCIN ST. THOMAS 0 ^t* rt V -*l--f ^.i'f ¥.^^s 1 Hgin ---vwm -d.Wu»f,A - .=* PUBLIC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 3 o f 1 9 3 M m B'u u Sl tf I!fl a B w B ffl uk?tf v I?rn w v Which municipality do you reside in? Town ofAylmer (n=97)6.0% 1.9%Municipality of Bayham (n=15) Municipality of Central Elgin (n=100) Municipality of Dutton/ Dunwich (n=55) Township of Malahide (n=47)50.9% Township ofSouthwold (n=29) City of St. Thomas (n=405) ^ 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 4 o f 1 9 3 m s v ff c ^k?I?B u a fiv tf Fl u 'a'e /\nd the Survey Says... Commute Distance 30.0% 25.0% 20.0% 15.0% 10.0% 5.0% 0.0% l-3km 10.20km Commute Distance 14.3%21.5%28.4%13.6%22.3% 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 5 o f 1 9 3 u in&B M w u fl ^m fi Btfrjln SVt fl And the Survey Says... Should your municipality invest in active transportation? 100.0% ^ 90.0% 80.0% 70.0% 60.0% c 0 .t: 0 50.0% Q. pk-&. 40.0% 30.0% 20.0% 10.0%[- 0.0% Township of Township of Central Township of Dutton-Township of Township of Township of WestTownofAylmerCityofSt.TTiomasBayhamElginDunwichMalahideSouthwold Elgin .Yes %79.2%54.5%86.5%90.4%80.0%100.0%94.8%93.8%.i .No %20.8%45.5%13.5%9.6%20.0%0.0%5.2%6.3% 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 6 o f 1 9 3 u w I?rl h?u u a ni B u wi?i?k?\ Report Inc udes The benefits of active transportation. Network development process. Route selection principles. Type of facilities. Recommended routes. mplementation plan. Next steps and recommendations. *^^./...-d*-p ^Flgm--rtlT N^U^SII'BB * . -6)' '; ^A^^j[xitii^^g^yo.ftn'ttCMril ^"..9_^ *t-d r^ .i; J '?"" fl 1 .- EUSIN ST.THOMA5t.fr ***^Ill-ir'PUBUC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 7 o f 1 9 3 v tf ^s.u v i?u B u fi r u flrtI?k?k?r*k Recommendations Continue the Healthy Communities. Partnership Create a Citizens Advocacy Group. Adopt the Active Transportation Initiative as a. guidance document mplement education, awareness and signage. programs that educate eye ists and drivers about sharing the road. *tot ^*^ - /^Elgm ^\K\r ".e>fi ^^^^l^tSrl^^^W!Mfal0*'1 ^i4 w <tmn'f-ie » :^~w"-V.»NjuSBnm*» *p stmft EUGIN ST. THOMAS5P't PUBLIC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 8 o f 1 9 3 1'k"Cr tf w v fl a B ~<w 8 a u flk'^i?v Share the Road 0 r^ .^ .ft ^ SHARE ROAD f y^ *n ..A.iT^-a /^ mgm -ff^"^./^^imc^p ssr'"-* 0*1*1 l^rib ^ tt4 im*NHk1.lt.1 .'I ;<nTuniiruif»NAuiBSN1 c.<1 - V n <fI*'PUBLIC HEALTH ST. THOMAS 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 2 9 o f 1 9 3 ^II f?t *^ s<I.^Mt»yT^."vs t ^.Jr:*^ ^'9t fli f ^*1 ^ .^fl)>^w »»\.-».»yA ^'^1 . 11,1 i^~->>.;'»,v,^' f T>^^-^ Quest'ons? A Project of the Healthy Communities Partnership r .^ / \/.w w <L ELGIN ST. THOMAS PUB LIC HEALTH 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 0 o f 1 9 3 E l g i n S t . T h o m a s A c t i v e T r a n s p o r t a t i o n I n i t i a t i v e S u r v e y R e s p o n s e s f r o m B a y h a m R e s i d e n t s W h o d i d w e h e a r f r o m ? T h e r e w a s a v e r y g o o d r e s p o n s e f r o m t h e c o m m u n i t y . T h e r e w e r e 8 5 0 s u r v e y r e s p o n s e s g a t h e r e d . S i m i l a r s u r v e y s . c o n d u c t e d i n o t h e r a r e a s h a v e h a d m u c h l o w e r r e s p o n s e r a t e s . W h i c h m u n i c i p a l i t y d o y o u r e s i d e i n ? . T o w n o f A y l m e r ( n = 9 7 ) 6 0 % 1 . 9 % M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( n = 1 5 ) B M u n i c i p a l i t y o f C e n t r a l E l g i n ( n = 1 0 0 ) M u n i c i p a l i t y o f D u t t o n / D u n w i c h ( n = 5 5 ) . T o w n s h i p o f M a l a h i d e ( n = 4 7 ) 5 0 . 9 % T o w n s h i p o f S o u t h w o I d ( n = 2 9 ) C i t y o f S t . T h o m a s ( n = 4 0 5 ) M u n i c i p a l i t y o f W e s t E l g i n ( n = 4 8 ) O n c e p o p u l a t i o n w a s f a c t o r e d i n , S t . T h o m a s , A y l m e r , W e s t E l g i n a n d C e n t r a l E l g i n h a d t h e h i g h e s t p r o p o r t i o n o f r e s p o n d e n t s . T h e l o w e s t r e s p o n s e w a s i n t h e T o w n s h i p o f B a y h a m . B a y h a m ' s r e s u l t s s h o u l d b e i n t e r p r e t e d w i t h c a u t i o n d u e t o t h e s m a l l n u m b e r s . R e s i d e n t s b e t w e e n t h e a g e s o f 2 6 - 5 4 w e r e m o s t l i k e l y t o c o m p l e t e t h e s u r v e y . 3 2 % o f r e s p o n d e n t s w e r e b e t w e e n . t h e a g e s o f 2 6 - 4 0 a n d 2 3 % o f r e s p o n d e n t s w e r e b e t w e e n t h e a g e s o f 4 1 - 5 4 . T o t a l P o p u l a t i o n b y A g e G r o u p 3 5 . 0 % 3 0 . 0 % 2 5 . 0 % 2 0 . 0 % - . S u r v e y 1 5 . 0 % . C e n s u s 1 0 . 0 % 5 . 0 % J - _ . 0 . 0 % r - 1 8 o r y o u n g e r 1 9 - 2 5 2 6 - 4 0 4 1 - 5 4 5 5 - 6 5 O v e r 6 5 T h i s g r a p h c o m p a r e s t h e d e m o g r a p h i c s o f o u r c o m m u n i t y t o t h e d e m o g r a p h i c s o f s u r v e y r e s p o n d e n t s . Y o u t h a n d . s e n i o r s w e r e u n d e r - r e p r e s e n t e d i n s u r v e y r e s p o n s e s a n d 2 6 - 4 0 y e a r o l d s w e r e o v e r - r e p r e s e n t e d . H o w e v e r , w h e n l o o k i n g a t t h e d a t a f o r i n d i v i d u a l m u n i c i p a l i t i e s i t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t A y l m e r h a d a n o v e r - r e p r e s e n t a t i o n o f r e s p o n d e n t s u n d e r t h e a g e o f 1 8 w i t h 3 7 % o f r e s p o n d e n t s u n d e r t h e a g e o f 1 8 c o m p a r e d t o 2 5 . 3 % i n t h e C e n s u s . 1 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 1 o f 1 9 3 I n C e n t r a l E l g i n t h e a v e r a g e a g e o f r e s p o n d e n t s w a s o l d e r t h a n w h e n c o m p a r e d t o o t h e r m u n i c i p a l i t i e s . 7 7 % o f . r e s p o n d e n t s w e r e b e t w e e n t h e a g e o f 2 6 a n d 6 5 . W h a t d i d w e h e a r ? H o w o f t e n d o y o u u s e t h e f o l l o w i n g a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n m o d e s f o r c o m m u t i n g / r e c r e a t i o n , f i t n e s s / t o u r i s m , t r a v e l o r o t h e r p u r p o s e s ? R e s p o n d e n t s f r o m a l l a g e s c y c l e / w a l k , a n d h i k e . R e s p o n d e n t s o v e r t h e a g e o f 4 0 d o n o t t e n d t o j o g . . 8 0 % o f r e s p o n d e n t s h a v e c y c l e d ( a f e w t i m e s p e r y e a r / m o n t h / w e e k o r e v e r y d a y ) . . 3 0 % o f r e s p o n d e n t s c y c l e r e g u l a r l y ( f e w t i m e s a w e e k o r e v e r y d a y ) . . C y c l i n g r e g u l a r l y i s m o s t c o m m o n f o r p e o p l e b o t h u n d e r t h e a g e o f 2 5 a n d o v e r t h e a g e o f 6 5 . T h o s e l e a s t l i k e l y t o . c y c l e a r e i n t h e a g e r a n g e o f 2 6 - 4 0 y e a r s . C y c l i n g 1 0 0 . 0 % 9 0 . 0 % - 8 0 . 0 % 7 0 . 0 % 6 0 . 0 % 5 0 . 0 % + 4 0 . 0 % 3 0 . 0 % 2 0 . 0 % - 1 0 . 0 % + 0 . 0 % T o w n s h i p o f C i t y o f S t . T o w n o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f D u t t o n - T h o m a s A y l m e r C e n t r a l E l g i n W e s t E l g i n M a l a h i d e S o u t h w o l d B a y h a m D u n w i c h . C y c l e R e g u l a r l y 4 5 . 0 % 4 4 . 6 % 3 8 . 6 % 3 5 . 7 % 2 5 . 5 % 2 0 . 5 % 1 6 . 7 % 8 . 3 % . H a v e C y c l e d 8 5 . 5 % 6 6 . 7 % 8 6 . 9 % 7 9 . 5 % 7 9 . 5 % 8 7 . 5 % 8 5 . 8 % 7 6 . 6 % C y c l i n g r e g u l a r l y ( e v e r y d a y o r a f e w t i m e s p e r w e e k ) i s m o s t c o m m o n i n S t . T h o m a s ( 4 5 % ) , A y l m e r ( 4 5 % ) , D u t t o n . ( 3 9 % ) , a n d C e n t r a l E l g i n ( 3 6 % ) W a l k i n g 1 2 0 . 0 % 1 0 0 . 0 % 8 0 . 0 % , 1 . 6 0 . 0 % 4 0 . 0 % - 2 0 . 0 % 0 . 0 % T o w n s h i p o f T o w n o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f C i t y o f S t . T o w n s h i p o f D u t t o n - A y l m e r B a y h a m C e n t r a l E l g i n M a l a h i d e S o u t h w o l d T h o m a s W e s t E l g i n D u n w i c h . W a l k R e g u l a r l y 8 9 . 2 % 4 1 . 7 % 7 6 . 1 % 8 0 . 8 % 6 0 . 5 % 5 7 . 7 % 8 5 . 3 % 8 9 . 1 % . W a l k 1 0 0 . 0 % 9 1 . 7 % 9 8 . 9 % 9 6 . 2 % 9 7 . 7 % 9 2 . 3 % 9 9 . 7 % 9 7 . 8 % 2 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 2 o f 1 9 3 W a l k i n g r e g u l a r l y i s m o s t c o m m o n i n A y l m e r ( 8 9 % ) , W e s t E l g i n ( 8 9 % ) , S t . T h o m a s ( 8 5 % ) , D u t t o n ( 8 1 % ) , C e n t r a l E l g i n . ( 7 6 % ) . 9 7 % o f r e s p o n d e n t s w a l k ( a f e w t i m e s p e r y e a r / m o n t h / w e e k o r e v e r y d a y ) . . 7 3 % w a l k r e g u l a r l y ( a c o u p l e o f t i m e s p e r w e e k o r e v e r y d a y ) . . P e o p l e w h o w a l k r e g u l a r l y ( a f e w t i m e s p e r w e e k o r e v e r y d a y ) w e r e m o s t l i k e l y t o b e i n t h e a g e g r o u p 2 6 - 4 0 y e a r s . J o g g i n g 7 0 . 0 % 6 0 . 0 % 5 0 . 0 % 4 0 . 0 % 3 0 . 0 % 2 0 . 0 % 1 0 . 0 % 0 . 0 % ' 1 T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f C r t y o f S t . T o w n s h i p o f T o w n o f A y l m e r D u t t o n - B a y h a m C e n t r a l E l g i n M a l a h i d e S o u t h w o l d T h o m a s W e s t E l g i n D u n w i c h J o g R e g u l a r l y 3 3 . 3 % 1 6 . 7 % 4 4 . 2 % 4 0 . 5 % 2 0 . 0 % 1 3 . 0 % 3 2 . 2 % 2 9 . 3 % H a v e J o g g e d 6 5 . 4 % 5 0 . 0 % 6 4 . 9 % 5 9 . 5 % 4 5 . 0 % 4 7 . 8 % 6 6 . 6 % 6 1 . 0 % J o g g i n g r e g u l a r l y i s m o s t c o m m o n i n C e n t r a l E l g i n ( 4 4 % ) , D u t t o n ( 4 1 % ) , A y l m e r ( 3 3 % ) , S t T h o m a s ( 3 2 % ) . . 5 8 % o f r e s p o n d e n t s j o g ( a f e w t i m e s p e r y e a r / m o n t h / w e e k o r e v e r y d a y ) . . 2 9 % o f r e s p o n d e n t s j o g r e g u l a r l y ( a c o u p l e o f t i m e s p e r w e e k o r e v e r y d a y ) . . P l e a s e s e l e c t t h e r e a s o n s y o u u s e A c t i v e T r a n s p o r t a t i o n : 4 2 % o f r e s p o n d e n t s h a v e u s e d a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n t o g o t o a n d f r o m w o r k . . A y l m e r ( 6 5 . 7 % ) a n d S t . T h o m a s ( 5 6 . 6 % ) h a v e t h e h i g h e s t p e r c e n t a g e o f r e s p o n d e n t s t h a t h a v e u s e d a c t i v e . t r a n s p o r t a t i o n t o g e t t o a n d f r o m w o r k . 1 5 % o f r e s p o n d e n t s u s e a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n r e g u l a r l y ( f e w t i m e s a w e e k o r d a i l y ) . . P e o p l e u n d e r t h e a g e o f 2 5 a r e m o s t l i k e l y t o u s e A c t i v e T r a n s p o r t a t i o n i n o r d e r t o g e t t o w o r k o r s c h o o l r e g u l a r l y . . W h a t i s t h e a p p r o x i m a t e d i s t a n c e o f y o u r d a i l y t r i p / c o m m u t e t o w o r k o r s c h o o l ? C o m m u t e D i s t a n c e 3 0 . 0 % 2 5 . 0 % 2 0 . 0 % 1 5 . 0 % 1 0 . 0 % 5 . 0 % 0 . 0 % L e s s t h a n 1 k m l - 3 k m 3 - l O k m 1 0 - 2 0 k m G r e a t e r t h a n 2 0 k m C o m m u t e D i s t a n c e 1 4 . 3 % 2 1 . 5 % 2 8 . 4 % 1 3 . 6 % 2 2 . 3 % 3 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 3 o f 1 9 3 I n g e n e r a l / 6 4 . 2 % o f s u r v e y r e s p o n d e n t s l i v e d u n d e r 1 0 k m a w a y f r o m w o r k o r s c h o o l a n d 3 6 % o f r e s p o n d e n t s l i v e d u n d e r 3 k m f r o m w o r k o r s c h o o l . R e s p o n d e n t s a g e d 2 6 - 5 5 h a d t h e l o n g e s t c o m m u t e s o n a v e r a g e . C o m m u t e D i s t a n c e 8 0 % 7 0 % 6 0 % 5 0 % 4 0 % 3 0 % 2 0 % 1 0 % 0 % T o w n s h i p o f T o w n o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f C i t y o f S t . T o w n s h i p o f D u t t o n - A y l m e r B a y h a m C e n t r a l E l g i n M a l a h i d e S o u t h w o l d T h o m a s W e s t E l g i n D u n w i c h u n d e r 3 k m 5 6 % 3 3 % 2 3 % 1 6 % 3 5 % 1 3 % 3 8 % 1 9 % . 3 - l O k m 1 6 % 2 3 % 1 6 % 2 3 % 2 9 % 3 8 % 1 1 % . G r e a t e r t h a n 1 0 k m 2 8 % 6 7 % 5 4 % 6 8 % 4 2 % 5 8 % 2 4 % 7 0 % R e s p o n d e n t s f r o m D u t t o n / D u n w i c h , B a y h a m a n d W e s t E l g i n r e p o r t e d t h e l o n g e s t c o m m u t e s t o w o r k o r s c h o o l . . P l e a s e i n d i c a t e h o w c o m f o r t a b l e y o u a r e p a r t i c i p a t i n g i n t h e f o l l o w i n g a c t i v i t i e s . R e s p o n d e n t s a r e m o s t c o m f o r t a b l e b e i n g a c t i v e o n m u l t i - u s e t r a i l s ( 9 4 % ) , f o l l o w e d b y p a v e d s h o u l d e r / b i k e l a n e . ( 8 6 % ) . O n l y 4 0 % o f r e s p o n d e n t s a r e c o m f o r t a b l e c y c l i n g o n r o a d s w i t h N O p a v e d s h o u l d e r / b i k e l a n e . . C o m f o r t W a l k i n g o r R u n n i n g o n V a r i o u s F a c i l i t i e s 1 0 0 . 0 % 9 0 . 0 % 8 0 . 0 % 7 0 . 0 % c 0 6 0 . 0 % t : 6 5 0 . 0 % & 0 4 0 . 0 % L . & 3 0 . 0 % 2 0 . 0 % 1 0 . 0 % 0 . 0 % T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n o f o f C i t y o f S t . o f o f C e n t r a l o f D u t t o n - o f o f W e s t A y l m e r S o u t h w o l T h o m a s B a y h a m E l g i n D u n w i c h M a l a h i d e E l g i n d . C o m f o r t W a l k i n g / R u n n i n g o n P a v e d o r G r a v e l 6 4 . 1 % 4 1 . 7 % 5 6 . 8 % 6 1 . 5 % 5 5 . 8 % 5 4 . 5 % 5 7 . 5 % 7 1 . 1 % R o a d w a y . C o m f o r t W a l k i n g / R u n n i n g o n M u l i t - u s e P a t h 9 2 . 6 % 9 1 . 7 % 9 0 . 8 % 9 3 . 9 % 9 5 . 5 % 9 5 . 5 % 9 3 . 3 % 8 8 . 9 % i 4 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 4 o f 1 9 3 C o m f o r t C y c l i n g w i t h V a r i o u s F a c i l i t i e s 1 0 0 . 0 % 9 0 . 0 % 8 0 . 0 % c 7 0 . 0 % 0 6 0 . 0 % . < p 5 0 . 0 % i - 0 a . 4 0 . 0 % p 3 0 . 0 % I - Q . 2 0 . 0 % 1 0 . 0 % 0 . 0 % T o w n s h i T o w n s h i T o w n s h i T o w n s h i T o w n s h i T o w n s h i C i t y o f T o w n o f p o f p o f p o f p o f p o f p o f S t . A y l m e r C e n t r a l D u t t o n - S o u t h w o W e s t B a y h a m M a l a h i d e T h o m a s E l g i n D u n w i c h I d E l g i n . C o m f o r t C y c l i n g o n M u l t i - U s e T r a i l s 9 2 . 2 % 8 3 . 3 % 8 1 . 4 % 8 5 . 7 % 9 3 . 0 % 8 7 . 5 % 8 8 . 2 % 7 9 . 5 % . C o m f o r t C y c l i n g o n r o a d s w i t h p a v e d 8 6 . 7 % 9 1 . 7 % 8 7 . 8 % 7 5 . 5 % 8 3 . 7 % 9 2 . 0 % 8 5 . 6 % 8 7 . 0 % s h o u l d e r b i k e l a n e C o m f o r t C y c l i n g o n R o a d s w i t h n o P a v e d 5 1 . 6 % 3 3 . 3 % 2 9 . 2 % 3 8 . 8 % 3 9 . 5 % 4 4 . 0 % 4 2 . 9 % 4 5 . 7 % S h o u l d e r S h o u l d y o u r m u n i c i p a l i t y i n v e s t i n i m p r o v e m e n t s t o p r o v i d e o p p o r t u n i t i e s f o r a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n ( c y c l i n g , w a l k i n g , r u n n i n g o r r o l l i n g ) ? S h o u l d y o u r m u n i c i p a l i t y i n v e s t i n a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n ? 1 0 0 . 0 % 9 0 . 0 % 8 0 . 0 % 7 0 . 0 % c . 2 6 0 . 0 % t 0 5 0 . 0 % a . o 4 0 . 0 % D . 3 0 . 0 % 2 0 . 0 % 1 0 . 0 % 0 . 0 % T o w n s h i p o f T o w n o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f T o w n s h i p o f C i t y o f S t . T o w n s h i p o f D u t t o n - A y l m e r B a y h a m C e n t r a l E l g i n M a l a h i d e S o u t h w o l d T h o m a s W e s t E l g i n D u n w i c h . Y e s % 7 9 . 2 % 5 4 . 5 % 8 6 . 5 % 9 0 . 4 % 8 0 . 0 % 1 0 0 . 0 % 9 4 . 8 % 9 3 . 8 % . N o % 2 0 . 8 % 4 5 . 5 % 1 3 . 5 % 9 . 6 % 2 0 . 0 % 0 . 0 % 5 . 2 % 6 . 3 % P l e a s e i n d i c a t e h o w i m p o r t a n t e a c h o f t h e f o l l o w i n g r e a s o n s a r e f o r d e v e l o p i n g a l o n g t e r m a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n s t r a t e g y i n E l g i n - S t . T h o m a s ? T h e n u m b e r o n e r e a s o n i n d i c a t e d f o r h a v i n g a l o c a l l o n g t e r m a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n p l a n w a s t o i m p r o v e q u a l i t y o f . l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s ( 9 5 % ) a n d t o p r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s ( 9 4 % ) . A y l m e r r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a l o n g t e r m a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . B a y h a m r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . 5 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 5 o f 1 9 3 C e n t r a l E l g i n r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . P r o v i d e a c c e s s t o n a t u r a l a r e a s . D u t t o n r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . M a l a h i d e r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . C o n n e c t y o u t h / c h i l d r e n t o s c h o o l s . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . S o u t h w o l d r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . P r o v i d e a c c e s s t o n a t u r a l a r e a s . S t . T h o m a s r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a l o n g t e r m a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . W e s t E l g i n r e s i d e n t s r e s p o n d e d t h a t a l o n g t e r m a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n s t r a t e g y i s i m p o r t a n t t o : . I m p r o v e q u a l i t y o f l i f e a n d h e a l t h o f c i t i z e n s . P r o v i d e p l a c e s t o w a l k a n d c y c l e w i t h i n c o m m u n i t i e s . 6 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 6 o f 1 9 3 H o w m u c h w i l l t h e f o l l o w i n g i m p r o v e m e n t i n f l u e n c e y o u r u s e o f a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n ? 1 0 0 . 0 % 9 0 . 0 % 8 0 . 0 % n 1 7 0 . 0 % 6 0 . 0 % 5 0 . 0 % 4 0 . 0 % 3 0 . 0 % h 2 0 . 0 % 1 0 . 0 % 0 . 0 % T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n s h i p T o w n o f o f o f C i t y o f S t . o f o f C e n t r a l o f o f W e s t A y l m e r D u t t o n - S o u t h w o l T h o m a s B a y h a m E l g i n M a l a h i d e E l g i n D u n w i c h d % I n f l u e n c e : B i k e L a n e s / P a v e d S h o u l d e r s 8 5 . 5 % 1 0 0 . 0 % 8 5 . 3 % 7 5 . 0 % 7 4 . 3 % 9 4 . 7 % 8 4 . 3 % 8 7 . 0 % . % I n f l u e n c e : M o r e M u l t i - u s e H i k i n g T r a i l s 8 8 . 7 % 8 3 . 3 % 9 1 . 0 % 7 3 . 9 % 7 5 . 8 % 8 9 . 5 % 9 0 . 5 % 7 3 . 3 % a % i n f l u e n c e : B e t t e r C o n n e c t i o n s t o D e s t i n a t i o n s 7 6 . 7 % 8 3 . 3 % 8 0 . 3 % 7 6 . 6 % 6 7 . 6 % 6 8 . 4 % 8 0 . 6 % 7 1 . 7 % % I n f l u e n c e : R o u t e M a p s 7 1 . 0 % 1 0 0 . 0 % 8 4 . 8 % 4 4 . 7 % 7 1 . 4 % 7 3 . 7 % 8 0 . 6 % 7 1 . 7 % . % I n f l u e n c e : B e t t e r S a f e t y E d u c a t i o n 6 9 . 4 % 8 3 . 3 % 8 0 . 3 % 6 1 . 7 % 7 0 . 6 % 7 8 . 9 % 7 5 . 7 % 7 3 . 3 % . % I n f l u e n c e : B i k e P a r k i n g 7 5 . 0 % 6 6 . 7 % 6 5 . 7 % 5 8 . 7 % 5 7 . 6 % 6 3 . 2 % 7 8 . 0 % 6 8 . 9 % . % l n f l u e n c e : S h o w e r F a c i l i t i e s 4 7 . 5 % 3 3 . 3 % 4 9 . 2 % 4 5 . 7 % 2 3 . 5 % 4 2 . 1 % 4 8 . 9 % 5 2 . 2 % v e m e n t t h a t r e s p o n d e n t s ( 8 6 % ) s a i d w o u l d e n c o u r a g e t h e m t o b e m o r e a c t i v e w a s . o f b i k e l a n e s a n d p a v e d s h o u l d e r s . T h e n u m b e r t w o i m p r o v e m e n t t h a t r e s p o n d e n t s ( 8 3 . 3 % ) s a i d w o u l d e n c o u r a g e t h e m t o b e m o r e a c t i v e w a s m o r e m u l i t - u s e h i k i n g t r a i l s . R e s p o n s e s i n d i c a t e t h a t t h e g r e a t e s t i n f l u e n c e o n i n c r e a s i n g a c t i v e t r a n s p o r t a t i o n r a t e s w o u l d b e t h e p r o v i s i o n o f m o r e s u p p o r t i v e i n f r a s t r u c t u r e ( p a v e d s h o u l d e r s , m u l t i - u s e t r a i l s , b e t t e r c o n n e c t i o n s ) . W h a t a r e t h e t o p 3 l o c a t i o n s i n E l g i n - S t . T h o m a s y o u w o u l d l i k e t o w a l k o r b i k e t o ? ( E n t e r u p t o t h r e e r e s p o n s e s i n o r d e r o f i m p o r t a n c e - m a x i m u m 1 0 0 c h a r a c t e r s f o r e a c h r e s p o n s e ) . P o r t B u r w e l l B e a c h ( 2 r e s p o n s e s ) . I n c r e a s e t h e n u m b e r o f t r a i l s ( m u l t i u s e ) w i t h i n t h e p r o v i n c i a l p a r k i n B u r w e l l ( 2 R e s p o n s e s ) P a r k s ( 2 R e s p o n s e s ) . . S t r a f f o r d v i l l e f r o m E d e n W a l k i n g t r a i l s a l o n g o l d r a i l w a y s n e e d t o b e m a i n t a i n e d a n d f i x m u d d y a r e a s , a d d g r a v e l , e t c . . . . . S c h o o l s . W h a t a r e t h e 3 m o s t i m p o r t a n t l o c a t i o n s w h e r e i m p r o v e m e n t s n e e d t o b e m a d e t h a t w i l l m a k e E l g i n - S t . T h o m a s m o r e w a l k a b l e a n d b i k e a b l e . T h i s m i g h t b e a r e p a i r o r i m p r o v e m e n t a t a p a r t i c u l a r l o c a t i o n , o r i t c o u l d b e a n e w w a l k i n g o r 7 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 7 o f 1 9 3 c y c l i n g c o n n e c t i o n t h a t n e e d s t o b e m a d e . P l e a s e p r o v i d e d e t a i l s ( e . g . n a m e s p e c i f i c l o c a t i o n , i n d i c a t e s t a r t i n g a n d e n d i n g p o i n t s f o r a n e w c o n n e c t i o n - m a x i m u m 1 0 0 c h a r a c t e r s f o r e a c h r e s p o n s e ) . o l d r a i l w a y w a l k i n g t r a i l m a i n t e n a n c e i s s u e s ( f r e e o f b r u s h a n d p o i s o n i v y , m u d d y m e s s ) ( 3 r e s p o n s e s ) . r e c o n s t r u c t a l l n e w r o a d s o r r o a d s n e e d i n g i m p r o v e m e n t s t o i n c l u d e b i k e l a n e s . t o o m a n y g r a v e l r o a d s i n B a y h a m ( n e a r E d e n ) ( 2 r e s p o n s e s . P l e a s e e n t e r a n y o t h e r c o m m e n t s y o u h a v e r e g a r d i n g O u r L o c a l A c t i v e T r a n s p o r t a t i o n I n i t i a t i v e . I l i k e t o r u n , h o w e v e r l i v e o n a c o u n t y r o a d a n d t h e t r a f f i c i s f a s t a n d v e r y i n c o n s i d e r a t e o f m e . a s a r u n n e r . I d o n ' t w a n t t o h a v e t o d r i v e s o m e w h e r e t o r u n , s o w h a t e v e r c a n b e d o n e t o e n s u r e s a f e t y o n a c o u n t y r o a d w o u l d b e g r e a t l y a p p r e c i a t e d . J u s t f i x m a p l e g r o v e l i n e . T h a f s a l l . L e t t h i s b e a b o u t e v e r y o n e i n E l g i n S t T h o m a s n o t o n e v e r s e s t h e o t h e r . 8 7 : 0 5 p . m . - E r i c a A r n e t t f r o m E l g i n S t . T h o m a s P u b l i c H e a l t h P a g e 3 8 o f 1 9 3 < r I \ 0 1 S u b j e c t : A M O B r e a k i n g N e w s - P o l i c i n g U p d a t e - J a n u a r y 2 0 1 3 ( J a n 2 2 e m a i l ) T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L L a s t w e e k P u b l i c S a f e t y C a n a d a h e l d a S u m m i t o n t h e E c o n o m i c s o f P o l i c i n g w h i c h i n c l u d e d n e a r l y 3 0 0 r e p r e s e n t a t i v e s f r o m a c r o s s t h e c o u n t r y . A M O w a s r e p r e s e n t e d a t t h e S u m m i t b y P a s t P r e s i d e n t G a r y M c N a m a r a , M a y o r o f t h e T o w n o f T e c u m s e h . F e d e r a l M i n i s t e r V i e T o e w s s p o k e o f t w o o p t i o n s t o a d d r e s s t h e r i s i n g c o s t o f p o l i c i n g - d o n o t h i n g a n d b e c o m e f o r c e d t o c u t d r a s t i c a l l y o r b e p r o a c t i v e i n t h e p u r s u i t o f m e a n i n g f u l w a y s t o a c h i e v e s u s t a i n a b l e p o l i c i n g c o s t s . A M O c o n t i n u e s t o a d v o c a t e f o r t h e l a t t e r . T h e F e d e r a t i o n o f C a n a d i a n M u n i c i p a l i t i e s e s t i m a t e s c o s t s f o r p o l i c e s e r v i c e s i n C a n a d a w e n t u p f r o m $ 6 . 4 b i l l i o n i n 1 9 9 9 t o $ 1 2 . 3 b i l l i o n i n 2 0 0 9 , w i t h m u n i c i p a l i t i e s p a y i n g f o r 6 0 p e r c e n t o f t h a t i n c r e a s e . H e r e i n O n t a r i o , m u n i c i p a l i t i e s a l o n e s p e n t m o r e t h a n $ 3 . 5 b i l l i o n o n p o l i c i n g i n 2 0 1 0 . T h i s i s b e i n g t a c k l e d i n p a r t b y t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e a n d i t s w o r k i n g g r o u p s i n w h i c h m u n i c i p a l i t i e s , t h r o u g h A M O , a r e w e l l r e p r e s e n t e d . A M O c o n t i n u e s t o r a i s e i s s u e s r e l a t e d t o t h e c o s t o f p o l i c i n g i n a v a r i e t y o f a r e a s . T h e a c c o u n t a b i l i t y a n d t r a n s p a r e n c y o f a r b i t r a t o r s r e m a i n s A M O ' s t o p p r i o r i t y . A M O P r e s i d e n t R u s s P o w e r s a n d P a s t P r e s i d e n t G a r y M c N a m a r a r e c e n t l y m e t w i t h t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , t h e H o n o u r a b l e M a d a m e M e i l l e u r , a n d O P P C o m m i s s i o n e r L e w i s t o h i g h l i g h t t h e m u t u a l n e e d f o r p r o g r e s s a n d o u r p l e d g e t o p r o v i d e m u n i c i p a l i n p u t a s n e c e s s a r y t o d e l i v e r f u r t h e r e f f i c i e n c i e s . A M O r e m a i n s c o m m i t t e d t o w o r k i n g w i t h t h e g o v e r n m e n t o n t h e s e i s s u e s . R i s i n g e m e r g e n c y s e r v i c e c o s t s c o n t i n u e s t o c a p t u r e m e d i a a t t e n t i o n . B e l o w a r e t w o r e c e n t s t o r i e s o f i n t e r e s t : T h e w e b s i t e o f T V O n t a r i o ' s T h e A g e n d a w i t h S t e v e P a i k i n f e a t u r e s a n i n t e r v i e w w i t h P r o f e s s o r C h r i s t i a n L e u p r e c h t o f R o y a l M i l i t a r y C o l l e g e a n d Q u e e n ' s U n i v e r s i t y o n t h e r i s i n g c o s t o f e m e r g e n c y s e r v i c e s . P o s t e d D e c e m b e r 2 0 1 2 , t h e i n t e r v i e w p r o v i d e s a g o o d o v e r a l l p i c t u r e o f k e y i s s u e s a f f e c t i n g m u n i c i p a l i t i e s a n d e m e r g e n c y s e r v i c e c o s t s . h t t p : / / t h e a a e n d a . t v o . o r a / b l o a / a c i e n d a - b l o a s / a a e n d a - D l u s - c o s t - e m e r a e n c v - f s e r v i c e s T h e C a n a d i a n B r o a d c a s t i n g C o r p o r a t i o n l a s t w e e k r a n a s p e c i a l s e r i e s o f s t o r i e s d e d i c a t e d t o t h e c o s t o f p o l i c i n g . A m o n g t h e m , U n i v e r s i t y o f O t t a w a C r i m i n o l o g i s t M i c h a e l K e m p a p u b l i s h e d t h e f o l l o w i n g s t o r y o n p o l i c e c o s t s . h t t p : / / w w w . c b c . c a / n e w s / c a n a d a / s t o r v / 2 0 1 3 / 0 1 / 1 4 / f - v D - k e m D a - f u t u r e - D o l i c i n a . h t m l A M O w i l l c o n t i n u e t o u p d a t e m u n i c i p a l i t i e s o n t h e s e i s s u e s . A M O B r e a k i n g N e w s d a t e d J a n u a r y 2 0 1 3 r e g a r d i n g " P o l i c y P a g e 3 9 o f 1 9 3 Page 40 of 193 s f t 0 1 N o t i c e o f P o l l ^ O G b a r d o f D i r e c t o r s T h e B o a r d o f D i r e c t o r s a d o p t e d t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e O G R A N o m i n a t i n g C o m m i t t e e . T h e r e c o m m e n d e d s l a t e i s a s f o l l o w s : N o r t h e r n Z o n e ( 3 t o b e e l e c t e d ) R i c k C h a m p a g n e , C o u n c i l l o r L u c D u v a l , D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s & M u n i c i p a l i t y o f E a s t F e r r i s E n g i n e e r i n g , C i t y o f T i m m i n s J o h n M a c E a c h e r n , M a y o r T o w n s h i p o f M a n i t o u w a d g e S o u t h w e s t Z o n e ( 1 t o b e e l e c t e d ) J o h n P a r s o n s , D i v i s i o n M a n a g e r , T r a n s p o r t a t i o n & R o a d s i d e O p e r a t i o n s C i t y o f L o n d o n S o u t h C e n t r a l Z o n e ( 3 t o b e e l e c t e d ) K e n L a u p p e , M a n a g e r , R o a d O p e r a t i o n s - D u n c a n M c K i n l a y , W a r d e n E a s t , C o u n t y o f G r e y C i t y o f B r a m p t o n T e r r y M c K a y , D e p u t y M a y o r T o w n s h i p o f C h a t s w o r t h S o u t h e a s t Z o n e ( 3 t o b e e l e c t e d ) C r a i g D a v i d s o n , C A O / T r e a s u r e r S t e v e D e s r o c h e s , C o u n c i l l o r M u n i c i p a l i t y o f H a s t i n g H i g h l a n d s C i t y o f O t t a w a M i c h e l l e H e n d r y , D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s C i t y o f K a w a r t h a L a k e s T o r o n t o ( 2 t o b e e l e c t e d ) R o b e r t B u r i i e , M a n a g e r , R o a d O p e r a t i o n s M a r k G r i m e s , C o u n c i l l o r C i t y o f T o r o n t o C i t y o f T o r o n t o T h e f o l l o w i n g c u r r e n t B o a r d s m e m b e r s d o n o t h a v e t o b e r e - e l e c t e d t o t h e B o a r d a n d w i l l a u t o m a t i c a l l y a s s u m e t h e f o l l o w i n g p o s i t i o n s e f f e c t i v e F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 3 : P r e s i d e n t - J o a n n e V a n d e r h e y d e n , M a y o r , T o w n s h i p o f S t r a t h r o y - C a r a d o c s t 1 V i c e P r e s i d e n t - T o m B a t e m a n , C o u n t y E n g i n e e r , C o u n t y o f E s s e x I m m e d i a t e P a s t P r e s i d e n t - A l a n K o r e l l , M a n a g i n g D i r e c t o r / C i t y E n g i n e e r , C i t y o f N o r t h B a y T h e a b o v e w i l l s e r v e o n t h e 2 0 1 3 - 2 0 1 4 B o a r d o f D i r e c t o r s m a k i n g a t o t a l o f 1 5 o n t h e B o a r d . C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O G R A B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 4 1 o f 1 9 3 T h e r e c o m m e n d e d s l a t e o f c a n d i d a t e s w a s c i r c u l a t e d t o t h e m e m b e r s h i p o n N o v e m b e r 1 9 , 2 0 1 2 r e q u e s t i n g a d d i t i o n a l n o m i n a t i o n s . T h e f o l l o w i n g n o m i n a t i o n s w e r e r e c e i v e d b y t h e c l o s e o f n o m i n a t i o n s o n J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 3 : N o r t h e r n Z o n e M i c h a e l K e a r n s , D i r e c t o r o f P u b l i c W o r k s , T o w n o f I r o q u o i s F a l l s A s a r e s u l t o f t h e a b o v e a p o l l w i l l b e h e l d o n T u e s d a y , F e b r u a r y 2 6 , 2 0 1 3 F a i r m o u n t R o y a l Y o r k H o t e l , S a l o n " A " - C o n v e n t i o n F l o o r t o e l e c t t h e r e p r e s e n t a t i v e s t o t h e B o a r d f r o m t h e N o r t h e r n Z o n e . T h e p o l l s w i l l o p e n f r o m 1 1 : 3 0 a . m . t o 2 : 3 0 p . m . a n d a n y d e l e g a t e f r o m a m e m b e r m u n i c i p a l i t y o r m e m b e r F i r s t N a t i o n s m a y v o t e b y p r e s e n t i n g t h e i r n a m e b a d g e t o t h e p o l l i n g s t a f f . J . W . T i e r n a y E x e c u t i v e D i r e c t o r C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m O G R A B o a r d o f D i r e c t o r s P a g e 4 2 o f 1 9 3 s 1 * 1 E n v i r o n m e n t E n v i r o n n e m e n t C a n a d a C a n a d a 4 9 0 5 D u f f e r i n S t r e e t T o r o n t o , O N J A N 2 > < 2 0 1 3 M 3 H 5 T 4 , / } / ( . J a n u a r y 1 8 , 2 0 1 3 D e a r P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k , R e : C o n s u l t a t i o n o n t h e P r o p o s e d R e c o v e r y S t r a t e g y f o r t h e A m e r i c a n B a d g e r , y ' a c / f s o n / s u b s p e c i e s i n C a n a d a E n v i r o n m e n t C a n a d a , C a n a d i a n W i l d l i f e S e r v i c e i s d e v e l o p i n g a r e c o v e r y s t r a t e g y f o r t h e A m e r i c a n B a d g e r { T a x i d e a t a x u s j a c k s o n i ) . B a d g e r s a r e c a r n i v o r o u s m a m m a l s i n t h e w e a s e l f a m i l y . A l t h o u g h t h r e e b a d g e r s u b s p e c i e s o c c u r i n C a n a d a , A m e r i c a n B a d g e r j a c k s o n i i s t h e o n l y s u b s p e c i e s t h a t o c c u r s i n O n t a r i o . I t i s l i s t e d a s E n d a n g e r e d u n d e r b o t h t h e f e d e r a l S p e c i e s a t R i s k A c t ( S A R A ) a n d O n t a r i o ' s E n d a n g e r e d S p e c i e s A c t , 2 0 0 7 . I t i s a s s o c i a t e d w i t h t a l l g r a s s p r a i r i e a n d m i x e d g r a s s l a n d h a b i t a t o f t h e G r e a t L a k e s R e g i o n . T h e C a n a d i a n p o p u l a t i o n i s t h o u g h t t o c o n t a i n l e s s t h a n 2 0 0 i n d i v i d u a l s . W e a r e w r i t i n g t o i n f o r m y o u t h a t E n v i r o n m e n t C a n a d a , C a n a d i a n W i l d l i f e S e r v i c e i s c o n t a c t i n g s t a k e h o l d e r g r o u p s w i t h i n y o u r j u r i s d i c t i o n w h o m a y h a v e a n i n t e r e s t i n t h e A m e r i c a n B a d g e r ( j a c k s o n i s u b s p e c i e s ) , a n d t o a s k f o r y o u r c o m m e n t s a n d s u g g e s t i o n s r e g a r d i n g t h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y . . ^ < * ^ » - ~ ^ - ^ l ^ . r ? ^ ^ . - ' ^ ( f ' . ^ " . ' . ; I " y ^ ; o < " ^ ; > : ; r * : ^ f U n d e r S A R A , a p l a n m u s t b e m a d e f o r t h e r e c o v e r y o f e a c h s p e c i e s l i s t e d a s ' a t r i s k ' . T h e s e p l a n n i n g d o c u m e n t s a r e c a l l e d r e c o v e r y s t r a t e g i e s , a c t i o n p l a n s , a n d m a n a g e m e n t p l a n s . E a c h d o c u m e n t p r o v i d e s i n f o r m a t i o n o n o n e o r m o r e s p e c i e s a t r i s k , i d e n t i f i e s m a j o r t h r e a t s t o t h e s p e c i e s a n d i t s ( o r t h e i r ) h a b i t a t , e s t a b l i s h e s r e c o v e r y o b j e c t i v e s a n d r e c o m m e n d s b r o a d s s t r a t e g i e s t o h e l p g u i d e t h e a c t i o n s n e e d e d t o c o n s e r v e a n d r e c o v e r t h e s p e c i e s . R e c o v e r y s t r a t e g i e s a n d a c t i o n p l a n s m a y a l s o i d e n t i f y h a b i t a t t h a t i s c r i t i c a l t o t h e s p e c i e s s u r v i v a l o r r e c o v e r y a n d d e s c r i b e a c t i v i t i e s t h a t a r e l i k e l y t o r e s u l t i n t h e d e s t r u c t i o n o f c r i t i c a l h a b i t a t . A s u m m a r y o f t h e r e c o v e r y s t r a t e g y , i n c l u d i n g t h e c r i t e r i a u s e d t o i d e n t i f y c r i t i c a l h a b i t a t f o r A m e r i c a n B a d g e r , i s e n c l o s e d . V s s u m m a r y o f t h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y h a s b e e n p r e p a r e d t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n t h e g e n e r a l i n t e n t o f t h e r a t e g y . T h e f u l l s t r a t e g y i s a v a i l a b l e b y c o n t a c t i n g t h e C a n a d i a n W i l d l i f e S e n / i c e - O n t a r i o a t s p e c i e s a t r i s k o n t a n o @ e c . g c . c a C a n a d a . b y v i s i t i n g t h e S p e c i e s a t R i s k P u b l i c R e g i s t r y : w w w . s a r a r e g i s t r y . g c . c a a n d s e a r c h i n g f o r ' A m e r i c a n B C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m E n v i r o n m e n t C a n a d a r e g a r d i n g P a g e 4 3 o f 1 9 3 I * 1 * 1 E n v i r o n m e n t E n v i r o n n e m e n t C a n a d a C a n a d a / , . * . . ' - ! , ' . ' . ? . . > ! a ' < ^ ' : 0 ' , I . " . : ( . : ^ . / ^ ( ^ . - . r - , : r / ^ - T h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y f o r A m e r i c a n B a d g e r i n C a n a d a i s p o s t e d o n l i n e f o r p u b l i c c o m m e n t a t w w w . s a r a r e c j i s t r v . a c . c a / d o c u m e n t / d e f a u ! t _ e . c f m ? d o c u m e n t l D = 9 3 5 C o m m e n t s m a y b e m a d e o n l i n e t h r o u g h t h e S p e c i e s a t R i s k P u b l i c R e g i s t r y , o r y o u c a n c a n s u b m i t t h e m t o : K a r i V a n A l i e n , C a n a d i a n W i l d l i f e S e r v i c e - O n t a r i o , E n v i r o n m e n t C a n a d a , 4 9 0 5 D u f f e r i n S t r e e t , T o r o n t o , O N , M 3 H 5 T 4 s p e c i e s a t h s k o n t a n o ^ e c . a c . c a Y o u m a y a l s o s e n d y o u r c o m m e n t s b y f a x t o ( 4 1 6 ) 7 3 9 - 5 8 4 5 b y M a r c h 1 8 . 2 0 1 3 I f y o u h a v e q u e s t i o n s , o r r e c e i v e q u e s t i o n s f r o m l a n d o w n e r s o r l a n d m a n a g e r s w i t h i n y o u r j u r i s d i c t i o n a b o u t t h e r e c o v e r y s t r a t e g y f o r t h e A m e r i c a n B a d g e r ( j a c k s o n i s u b s p e c i e s ) , p l e a s e h a v e t h e m c o n t a c t K a r i V a n A l i e n ( c o n t a c t i n f o r m a t i o n a b o v e ) . F o l l o w i n g t h e p u b l i c c o m m e n t p e r i o d , E n v i r o n m e n t C a n a d a w i l l c o n s i d e r a l l s u b m i t t e d c o m m e n t s a n d i n c o r p o r a t e a n y n e c e s s a r y c h a n g e s i n t o t h e f i n a l r e c o v e r y s t r a t e g y . T o l e a r n m o r e a b o u t s p e c i e s a t r i s k i n C a n a d a a n d w h a t i s b e i n g d o n e t o h e l p t h e m , y o u a r e e n c o u r a g e d t o v i s i t t h e S A R P u b l i c R e g i s t r y a t w w w . s a r a r e g i s t r y . a c . c a S i n c e r e l y , \ ^ £ C ^ J 4 ^ 1 W P ^ ® 4 u \ S u s a n H u m p h r e y R e g i o n a l D i r e c t o r C a n a d i a n W i l d l i f e S e r v i c e O n t a r i o E n c l o s u r e ' h i s s u m m a r y o f t h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y h a s b e e n p r e p a r e d t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n t h e g e n e r a l j p t e q t o f t h e s t r a t e g y . T J u l i f r a t e g y i s a v a i l a b l e b y c o n t a c t i n g t h e C a n a d i a n W i l d l i f e S e r v i c e - O n t a r i o a t s p e c i e s a t r i s k _ o n t a r i o @ e c . g c , o r S ( t h i s k * j b l i c R e g i s t r y : w w w . s a r a r e g i c t r y . g c . c a a n d s e a r c h i n g f o r ' A m e r i c a n B a d g e r ' . C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m E n v i r o n m e n t C a n a d a r e g a r d i n g P a g e 4 4 o f 1 9 3 A m e r i c a n B a d g e r ( T a x i d e a t a x u s j a c k s o n i ) : S u m m a r y o f t h e P r o p o s e d R e c o v e r y S t r a t e g y A s p a r t o f i t s c o m m i t m e n t t o t h e p r o t e c t i o n o f s p e c i e s a t r i s k , t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a p r o c l a i m e d t h e S p e c i e s a t R i s k A c t ( S A R A ) i n 2 0 0 3 . A r e c o v e r y s t r a t e g y m u s t b e d e v e l o p e d f o r e a c h l i s t e d E x t i r p a t e d , E n d a n g e r e d a n d T h r e a t e n e d s p e c i e s t o r e d u c e k n o w n t h r e a t s a n d t o h e l p s p e c i e s a t r i s k o f e x t i r p a t i o n o r e x t i n c t i o n r e c o v e r . S t a t u s T h e A m e r i c a n B a d g e r , y ' a c / f s o n / s u b s p e c i e s i s l i s t e d a s E n d a n g e r e d o n S c h e d u l e 1 ( t h e l e g a l l i s t ) o f t h e f e d e r a l S p e c i e s a t R i s k A c t , a n d i n O n t a r i o u n d e r t h e p r o v i n c i a l E n d a n g e r e d S p e c i e s A c t , 2 0 0 7 . D e s c r i p t i o n a n d D i s t r i b u t i o n T h e A m e r i c a n B a d g e r i s a m i d - s i z e d c a r n i v o r o u s m a m m a l - s i n t h e w e a s e l f a m i l y . B a d g e r s a r e g r e y w i t h b l a c k a n d w h i t e " ^ f l : h s t r i p e s o n t h e f a c e a n d h e a d . T h e y a r e v e r y m u s c u l a r a n d r " I ' - h a v e p o w e r f u l j a w s f o r k i l l i n g a n d e a t i n g p r e y . T h e b a d g e r u s e s t h e l o n g c l a w s , o n i t s f r o n t f e e t , f o r d i g g i n g a n d m o v i n g . f t . I I s o i l . A m e r i c a n B a d g e r j a c k s o n i i s t h e o n l y s u b s p e c i e s o f b a d g e r f o u n d i n O n t a r i o , a n d i s o n e o f t h r e e b a d g e r s u b s p e c i e s f o u n d i n C a n a d a . T h e A m e r i c a n B a d g e r , j a c k s o n i s u b s p e c i e s i s a s s o c i a t e d w i t h t a l l g r a s s p r a i r i e a n d m i x e d g r a s s l a n d h a b i t a t o f t h e G r e a t L a k e s r e g i o n . I n C a n a d a , t h e y a r e m o s t a b u n d a n t i n s o u t h w e s t e r n O n t a r i o , a l o n g t h e n o r t h s h o r e o f L a k e E r i e . T h e C a n a d i a n p o p u l a t i o n i s t h o u g h t t o c o n s i s t o f f e w e r t h a n 2 0 0 i n d i v i d u a l s . H a b i t a t N e e d s o f t h e A m e r i c a n B a d g e r T h e A m e r i c a n B a d g e r n e e d s a r e a s o f h a b i t a t l a r g e e n o u g h t o s u p p o r t p o p u l a t i o n s o f p r e y ( e . g . c h i p m u n k s , r a b b i t s , g r o u n d h o g s , v o l e s a n d m i c e ) . P r e f e r r e d a r e a s i n c l u d e n a t u r a l a n d u n d i s t u r b e d g r a s s l a n d s , s h r u b b y a r e a s a n d w o o d l o t s , t h o u g h A m e r i c a n B a d g e r s a l s o i n h a b i t o l d f i e l d s , p a s t u r e l a n d , t h e e d g e s o f a g r i c u l t u r a l f i e l d s a n d o r c h a r d s , s c r u b l a n d a n d w o o d e d r a v i n e s . B a d g e r s a r e b u r r o w i n g m a m m a l s a n d r e q u i r e s a n d y o r o t h e r s u i t a b l e s o i l s i n o r d e r t o c r e a t e d e n s f o r r e s t i n g , r a i s i n g y o u n g a n d o v e r w i n t e r i n g . I n s o u t h e r n O n t a r i o , o l d f i e l d s , h e d g e r o w s a n d w o o d l a n d e d g e s a r e i m p o r t a n t h a b i t a t s f o r d e n - b u i l d i n g a n d t h e m o v e m e n t o f y o u n g b a d g e r s . T h r e a t s A m a j o r t h r e a t t o t h e A m e r i c a n B a d g e r p o p u l a t i o n i n O n t a r i o i s h a b i t a t l o s s a n d d e g r a d a t i o n , a s m o s t o f O n t a r i o ' s g r a s s l a n d s h a v e b e e n c o n v e r t e d t o a g r i c u l t u r e o r l o s t t o o t h e r d e v e l o p m e n t . R o a d m o r t a l i t y i s a n o t h e r s i g n i f i c a n t t h r e a t . O t h e r t h r e a t s i n c l u d e : p r e d a t i o n ( e . g . , b y c o y o t e s a n d d o m e s t i c d o g s ) , p e r s e c u t i o n , a c c i d e n t a l t r a p p i n g a n d d i s e a s e . P o p u l a t i o n a n d D i s t r i b u t i o n O b j e c t i v e T h e p o p u l a t i o n ^ a n d d i s t r i b u t i o n o b j e c t i v e e s t a b l i s h e d b y E n v i r o n m e n t C a n a d a f o r t h e A m e r i c a n B a d g e r , j a c k s o n i s u b s p e c i e s i n C a n a d a i s t o : A c h i e v e a s u s t a i n a b l e a n d s e c u r e p o p u l a t i o n t h r o u g h o u t i t s c u r r e n t r a n g e i n s o u t h w e s t e r n O n t a r i o . . T h i s s u m m a r y o f t h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y h a s b e e n p r e p a r e d t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n t h e g e n e r a l i n t e n t o f t h e s t r a t e g y . T h e f u l l s t r a t e g y i s a v a i l a b l e b y c o n t a c t i n g t h e C a n a d i a n W i l d l i f e S e w i c e - O n t a r i o a t s p e c i e s a t r i s k o n t a n o ^ e c . q c . c a o r b y v i s i t i n g t h e S p e c i e s ' a t R i s k P u b l i c R e g i s t r y : w w w . s a r a r e g i s t r y . g c . c a a n d s e a r c h i n g f o r ' A m e r i c a n B a d g e r ' . C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m E n v i r o n m e n t C a n a d a r e g a r d i n g P a g e 4 5 o f 1 9 3 B r o a d S t r a t e g i e s a n d G e n e r a l A p p r o a c h e s t o M e e t O b j e c t i v e M e e t i n g t h e p o p u l a t i o n a n d d i s t r i b u t i o n o b j e c t i v e w i l l d e p e n d o n t h e f o l l o w i n g b r o a d s t r a t e g i e s : r e s e a r c h a n d m o n i t o r i n g ; t h r e a t m a n a g e m e n t a n d a w a r e n e s s . A p p r o a c h e s t o m e e t t h i s o b j e c t i v e i n c l u d e : 1 . D e t e r m i n i n g t h e s p e c i e s ' h a b i t a t u s e a n d m o v e m e n t t h r o u g h s t u d i e s a n d a s s e s s m e n t s o f h a b i t a t a v a i l a b i l i t y ; 2 . I n v e s t i g a t i n g t h e d i e t o f A m e r i c a n B a d g e r s a n d t h e e c o l o g y o f t h e i r p r e y s p e c i e s ; 3 . D e v e l o p i n g m o n i t o r i n g a n d r e p o r t i n g p r o t o c o l s a n d c a r r y i n g o u t s t u d i e s t o i n c r e a s e u n d e r s t a n d i n g o f A m e r i c a n B a d g e r d i s t r i b u t i o n a n d a b u n d a n c e ; 4 . C o n d u c t i n g g e n e t i c s t u d i e s t o d e t e r m i n e t h e c o n n e c t i v i t y b e t w e e n p o p u l a t i o n s o f A m e r i c a n B a d g e r ; 5 . D e v e l o p i n g a n d c a r r y i n g o u t , a s a p p r o p r i a t e , o p t i o n s t o r e d u c e r o a d m o r t a l i t y a n d i n c i d e n t a l t r a p p i n g ; 6 . I n v e s t i g a t i n g t h e c a u s e o f d e a t h f o r a n y d e a d i n d i v i d u a l s t h a t a r e f o u n d ; 7 . D e v e l o p i n g a n d c a r r y i n g o u t p r o t o c o l s f o r d e a l i n g w i t h i n j u r e d a n i m a l s a n d f o r p u b l i c r e p o r t i n g o n i n j u r e d o r o r p h a n e d A m e r i c a n B a d g e r s ; 8 . M a i n t a i n i n g w o r k i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h w i l d l i f e r e h a b i l i t a t i o n c e n t r e s w i t h i n t h e s p e c i e s r a n g e ; 9 . A s o p p o r t u n i t i e s a r i s e , s u p p o r t i n g t h e p r o t e c t i o n o f A m e r i c a n B a d g e r h a b i t a t t h r o u g h e x i s t i n g l a n d s e c u r e m e n t a n d s t e w a r d s h i p p r o g r a m s . 1 0 . D e v e l o p i n g o u t r e a c h a n d m o n i t o r i n g m a t e r i a l s f o r d i s t r i b u t i o n t o r u r a l c o m m u n i t i e s , f a r m e r s , t r a p p e r s a n d a g g r e g a t e s e c t o r s a n d c o n d u c t i n g i n f o r m a t i o n w o r k s h o p s f o r s t a k e h o l d e r g r o u p s ; 1 1 . C o - o p e r a t i n g w i t h r e c o v e r y i n i t i a t i v e s t h a t t a r g e t g r a s s i a n d e c o s y s t e m s a n d s p e c i e s a t r i s k t o s h a r e i n f o r m a t i o n a n d s e e k o p p o r t u n i t i e s t o b u i l d o n e x i s t i n g a c t i v i t i e s ; a n d , 1 2 . M a i n t a i n i n g a b a d g e r h o t l i n e f o r t h e r e p o r t i n g o f s i g h t i n g s b y t h e p u b l i c . C r i t i c a l H a b i t a t f h e i r . f o n n a t i o n b e l c w I K a d a p t s i : , f r o m t h e p r o p o ^ d R e c o ' w y S t r a t e g y . f n i a f t / / . ' d L s c i i f ^ i o . i o f c n f i c n l h a h i i a i . ' . ) t e < ) s e r e k / t o t h e s i r a t o g y . C r i t i c a l h a b i t a t u n d e r S p e c i e s a t R i s k A c t ( S A R A ) i n c l u d e s : 1 . A n A m e r i c a n B a d g e r d e n t h a t i s b e i n g u s e d b y a n A m e r i c a n B a d g e r o r w a s u s e d b y a n A m e r i c a n B a d g e r a t a n y t i m e d u r i n g t h e p r e v i o u s 1 2 m o n t h s . 2 . T h e a r e a w i t h i n f i v e m e t r e s o f t h e e n t r a n c e o f a d e n d e s c r i b e d i n # 1 . I t i s r e c o g n i z e d t h a t t h e c r i t i c a l h a b i t a t i d e n t i f i e d i s i n s u f f i c i e n t t o a c h i e v e t h e p o p u l a t i o n a n d d i s t r i b u t i o n o b j e c t i v e s f o r t h e s p e c i e s . A d d i t i o n a l s t u d i e s a r e r e q u i r e d t o i d e n t i f y a d d i t i o n a l c r i t i c a l h a b i t a t t o s u p p o r t t h e p o p u l a t i o n a n d d i s t r i b u t i o n o b j e c t i v e s , a n d a r e d e s c r i b e d i n t h e r e c o v e r y s t r a t e g y . A c t i v i t i e s l i k e l y t o r e s u l t i n t h e d e s t r u c t i o n o f c r i t i c a l h a b i t a t A c t i v i t i e s l i k e l y t o r e s u l t i n t h e d e s t r u c t i o n o f c r i t i c a l h a b i t a t i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o : A c t i v i t i e s t h a t c a u s e s o i l c o m p a c t i o n o r d e n c o l l a p s e , s u c h a s t h e o p e r a t i o n o f m o t o r i z e d v e h i c l e s o r h e a v y . e q u i p m e n t , r e s i d e n t i a l / a g r i c u l t u r a l d e v e l o p m e n t , i n s t a f l a t i o n o f t i l e d r a i n a g e a n d r o a d c o n s t r u c t i o n . T h e s e a c t i v i t i e s m a y r e d u c e o r e l i m i n a t e t h e n u m b e r o f d e n s a v a i l a b l e f o r v a r i o u s b a d g e r l i f e p r o c e s s e s . M e a s u r i n g P r o g r e s s P r o g r e s s t o w a r d a c h i e v i n g t h e p o p u l a t i o n a n d d i s t r i b u t i o n o b j e c t i v e s w i l l b e m e a s u r e d u s i n g t h e f o l l o w i n g p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r s : A r e p r o d u c t i v e l y s u s t a i n a b l e a n d s e c u r e p o p u l a t i o n h a s b e e n a c h i e v e d t h r o u g h o u t t h e s p e c i e s r a n g e i n . s o u t h w e s t e r n O n t a r i o . O n e o r m o r e a c t i o n p l a n s w i l l b e c o m p l e t e d a n d p o s t e d o n t h e S p e c i e s a t R i s k P u b l i c R e g i s t r y f o r A m e r i c a n B a d g e r , j a c k s o n i s u b s p e c i e s b y D e c e m b e r 2 0 1 7 . T h i s s u m m a r y o f t h e p r o p o s e d r e c o v e r y s t r a t e g y h a s b e e n p r e p a r e d t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n t h e g e n e r a l i n t e n t o f t h e s t r a t e g y . T h e f u l l s t r a t e g y / s a v a i l a b l e b y c o n t a c t i n g t h e C a n a d i a n W i l d l i f s S e n / i c e - O n t a r i o a t s p e c i e s a t r i s k _ p n t a r i o @ e c . g c . c a o r b y v i s i t i n g t h e S p e c i e s a t R i s k P u b l i c R e g i s t r y : w v / w . s a r a r e g i s t r y . g c . c a a n d s e a r c h i n g f o r ' A m e r i c a n B a d g e r ' C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d f r o m E n v i r o n m e n t C a n a d a r e g a r d i n g P a g e 4 6 o f 1 9 3 1 t # B a y h a m A l t e r n a t i v e L a n d U s e S e r v i c e s ( A L U S ) P r o g r a m P a r t n e r s h i p A d v i s o r y C o m m i t t e e ( P A C ) - M i n u t e s N o v e m b e r 2 9 t h , 2 0 1 2 7 : 0 0 p m @ L P R C A A d m i n i s t r a t i o n O f f i c e C ^ o ^ 4 E l m S t r e e t , T l l l s o n b u r g P r e s e n t : W . C a s i e r , D . D e n n i s , J . S t e w a r t a n d S . W a l s h . S t a f f : C . E v a n i t s k i a n d K . M a u t h e . G u e s t s : D . R e i d ( O n t a r i o A L U S T r a n s f e r F a c i l i t a t o r ) . A b s e n t : B . V a n Q u a e t h e m T h e C h a i r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 5 p m , w e l c o m e d e v e r y o n e a n d c a l l e d f o r a n a p p r o v a l o f t h e a g e n d a . B P - 1 0 M o v e d b y S . W a l s h , s e c o n d e d b y W . e a s i e r a n d c a r r i e d t h a t t h e B a y h a m A L U S P A C a p p r o v e s t h e a g e n d a a s p r e s e n t e d a t t h e m e e t i n g o f N o v e m b e r 2 9 t h , 2 0 1 2 . N o d e c l a r a t i o n s o f c o n f l i c t o f i n t e r e s t w e r e r e c e h / e d . B P - 1 1 M o v e d b y W . C a s i e r , s e c o n d e d b y S . W a l s h a n d c a r r i e d t h a t t h e B a y h a m A L U S P A C a p p r o v e s t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d O c t o b e r 2 5 1 h 2 0 1 2 . \ . W . e a s i e r w a n t e d t o e n s u r e s t a f f w a s f o r w a r d i n g t h e a p p r o v e d m i n u t e s o f t h e B a y h a m A L U S P A C t o t h e M u n i c i p a f i t y f o r i t s i n f o r m a t i o n . B u s i n e s s A r i s i n g D e l t a W a t e r f o w l A g r e e m e n t U p d a t e S t a f f s p o k e t o t h e A g r e e m e n t t h a t b a d b e e n p r e s e n t e d e a r l i e r t o t h e B a y h a m P A C . B P - 1 2 M o v e d b y S . W e l s h , s e c o n d e d b y W . C a s l e r a n d c a r r i e d t h a t t h e B a y h a m A L U S P A C a p p r o v e s s i g n i n g t h e D e l t a W a t e r f o w l A g r e e m e n t a s p r e s e n t e d a t I t s m e e t i n g o f N o v e m b e r 2 9 t h , 2 0 1 2 . N e w A L U S C o m m u n i t i e s W o r k s h o p K . M a u t h e s p o k e t o t h e r e c e n t 2 - d a y w o r k s h o p h e l d i n N o r f o l k . H e s a i d t h e w o r k s h o p w a s b e n e f i c i a l w i t h f i n a n c i a l s u s t a i n a b i f i t y , f a r m e r l i a i s o n s , o r g a n i z i n g p a r t n e r s h i p s a n d c r e a t i n g 3 - y e a r o p e r a t i n g p l a n s b e i n g k e y d i s c u s s i o n p o i n t s o n t h e a g e n d a . H e l e t t h e P A C k n o w t h a t h e i s c u r r e n t l y w o r k i n g o n a c o m m u n i c a t i o n s s t r a t e g y f o r t h e B a y h a m A L U S a n d t h a t t h e E x p r e s s i o n o f I n t e r e s t i s n o w a v a i l a b l e f o r i n t e r e s t e d l a n d o w n e r s o n b o t h t h e M u n i c i p a l i t y ' s a n d L P R C A ' s w e b s i t e s . H e i s w o r k i n g o n a f o r m a l a d v e r t i s e m e n t B a y h a m A l t e r n a t i v e L a n d U s e S e r v i c e s ( A L U S ) P r o g r a m P a g e 4 7 o f 1 9 3 ^ f o r l o c a f p a p e r s t o p r o m o t e t h e P r o g r a m . W . e a s i e r s u g g e s t e d p r o v i d i n g a s u p p l e m e n t \ f o r t h e m u n i c i p a l t a x f l y e r s t h a t g o o u t i n e a r l y 2 0 1 3 D . R e i d a g r e e d t h a t t h e r e w e r e a n u m b e r o f p o s i t i v e s t h a t c a m e f r o m t h e r e c e n t w o r k s h o p i n c l u d i n g n e t w o r k i n g o p p o r t u n i t i e s . H e n o t e d t h a t t h e o r i g i n a l N o r f o l k P A C w a s a w o r k i n p r o g r e s s a n d t h a t h e w a s p l e a s e d t o d r a w t h e p a r a l l e l b e t w e e n i t a n d t h e c u r r e n t p r o g r e s s b e i n g m a d e b y t h e B a y h a m P A C . B u s i n e s s C a r d s a n d S l g n a g e S . W a t s h s u g g e s t e d u s i n g f l i p s i d e o f c a r d t o p u t B a y h a m l o g o a n d w e b s i t e . D . R e i d a d d e d t h a t t h e r e w o u l d b e s p a c e f o r L P R C A i n f o r m a t i o n t h e r e a s w e l l . K . M a u t h e t o f o l l o w - u p w i t h A L U S G M . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A g r e e m e n t S t a f f s p o k e t o t h e a t t a c h e d a g r e e m e n t . W . C a s i e r n o t e d t h a t t h e r e w e r e n o c o n c e r n s f r o m B a y h a m C o u n c i l o r s t a f f . S t a f f n o t e d t h a t a n u p d a t e t o B a y h a m C o u n c i l i s t e n t a t i v e l y s c h e d u l e d f o r D e c e m b e r 2 0 t h , 2 0 1 2 . B P - 1 3 M o v e d b y D . D e n n i s , s e c o n d e d b y S - W a l s h a n d c a r r i e d t h a t t h e B a y h a m A L U S P A C a p p r o v e s s i g n i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A L U S A g r e e m e n t a s p r e s e n t e d a t I t s m e e t i n g o f N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 2 . ' ^ f T h e C h a r r a s k e d s t a f f r e g a r d i n g t h e u p c o m i n g m e e t i n g w i t h E l g i n M P J o e P r e s t o n . S t a f f n o t e d t h a t t h e m e e t i n g i s s c h e d u l e d f o r D e c e m b e r 1 9 U I i n S t . T h o m a s . D . R e l d s p o k e t o r e c e n t c h a n g e s a t D e l t a W a t e r f o w l . N e w B u s i n e s s P r o v i n c i a l A L U S U p d a t e D . R e i d s a i d t h a t B r y a n G i l v e s y h a d s t e p p e d d o w n a s C h a i r o f t h e N o r f o l k P A C w i t h C h r i s V a n P a s s e n n e w l y e l e c t e d t o t h e p o s i t i o n . B . G i l v e s y w i l l f o c u s o n n a t i o n a l A L U S i s s u e s . D . R e i d s a i d h e h a d r e c e n t l y a t t e n d e d t h e O n t a r i o E a s t A L U S m e e t i n g w h e r e R a i s i n R e g i o n C o n s e r v a t t o n A u t h o r i t y i s t h e l e g a l e n t i t y . H e s t a t e d t h e P A C i s w e l l - e s t a b l i s h e d a n d c o v e r s t w o e n t i r e w a t e r s h e d s ( S o u t h N a t i o n C A i n c l u d e d ) . D . R e i d s a i d o n l y f a r m e r s h a v e v o t i n g p r i v i l e g e s o n t h e O n t a r i o E a s t P A C . H e n o t e d f u r t h e r s i m i l a r i t i e s a n d d i f f e r e n c e s b e t w e e n O n t a r i o ' s f i v e A L U S c o m m u n i t i e s . B a y h a m A L U S U p d a t e / A L U S I n f o r m a t i o n S h e e t I K . M a u t h e s p o k e t o r e c e n t m e e t i n g s w i t h p r o s p e c t i v e a p p l i c a n t s a n d h a s i d e n t i f i e d a l a n d o w n e r o n H i g h w a y # 3 a s a p o t e n t i a l d e m o n s t r a t i o n f a r m . H e a d d e d t h a t w i t h c r o p s n o w c o m i n g o f f , f a r m e r s a r e f o l l o w i n g u p o n e a r l i e r d i s c u s s i o n s h e h a d w i t h t h e m r e g a r d i n g t h e B a y h a m A L U S P r o g r a m . K . M a u t h e p a s s e d a r o u n d a B a y h a m A L U S B a y h a m A l t e r n a t i v e L a n d U s e S e r v i c e s ( A L U S ) P r o g r a m P a g e 4 8 o f 1 9 3 f j f f F a c t S h e e t f o r t h e P A C m e m b e r s t o r e v i e w . D i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t i n s e r t i n g i t i n t o B a y h a m ' s t a x f f y e r . K . M a u t h e c o n f i r m e d t h a t t h e r e i s a s t r o n g u n d e r s t a n d i n g o f A L U S s b y B a y h a m f a r m e r s b e c a u s e o f t h e p r o x i m i t y o f t h e N o r f o l k C o u n t y P i l o t P r o j e c t . T h e P A C d i s c u s s f o n t h e n f o c u s e d o n t h e m e r i t s o f t h e p o t e n t i a l d e m o n s t r a t i o n f a r m . S . W a l s h a s k e d i f E n v i r o n m e n t a l F a r m P l a n e n r o l m e n t s h o u l d b e p a r t o f t h e B a y h a m A L U S a p p l i c a t i o n p r o c e s s . D . R e i d s a i d t h a t w o u l d b e d e t e r m i n e d b y t h e B a y h a m P A C . M e m b e r s s p o k e t o t h e p r o s a n d c o n s a n d d i r e c t e d s t a f f t o b r i n g b a c k a r e p o r t t o t h e J a n u a r y m e e t i n g l o o k i n g a t t h e m a t t e r f u r t h e r n o t i n g E F P s h o u l d b e e n c o u r a g e d , b u t n o t n e c e s s a r i l y a r e q u i r e m e n t . P o t e n t i a l N e w P A C M e m b e r s K . M a u t h e h a s b e e n i n c o n t a c t w i t h v a r i o u s a g r i c u l t u r a l g r o u p s . S t a f f w a s d i r e c t e d t o h a v e t h e E f g i n S o i l a n d C r o p A s s o c i a t i o n m a k e a p r e s e n t a t i o n a t a n u p c o m i n g m e e t i n g r e g a r d i n g t h e E n v i r o n m e n t a l F a r m P l a n . O t h e r p o t e n t i a l m e m b e r s d i s c u s s e d i n c l u d e d t h e C h r i s t i a n F a r m e r s * O r g a n i z a t i o n ( C F O ) , w o o d l o t o w n e r s a n d t h e A m i s h c o m m u n i t y . T h e C h a i r t h e n a d j o u r n e d t h e m e e t i n g a t 9 : 0 7 p m . A p p r o v e d b ^ o r d e d b ^ V r / 1 * ^ - ^ M ~ r ^ ^ < ( T > ^ _ _ ^ ^ c f o h f t ^ e w a r t i t s k i 4 c T t ^ c C h a i r L P R C A B a y h a m A l t e r n a t i v e L a n d U s e S e r v i c e s ( A L U S ) P r o g r a m P a g e 4 9 o f 1 9 3 B a y h a m A l t e r n a t i v e L a n d U s e S e r v i c e s ( A L U S ) P r o g r a m P a g e 5 0 o f 1 9 3 ^ M i n u t e s o f C o 6 E L G I N G R O U P P O L I C E S E R V I C E S B O A R D D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 T h e E l g m G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m e t a t t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n B u i l d i n g , 4 5 0 S u n s e t D r i v e , S t . T h o m a s , w i t h t h e f o l l o w i n g i n a t t e n d a n c e : W a y n e C a s i e r , B o a r d M e m b e r J o a n n e F e r g u s o n , B o a r d M e m b e r B o n n i e V o w e l , B o a r d M e m b e r B i l l W a l t e r s , B o a r d M e m b e r a n d V i c e - C h a i r I n s p e c t o r B r a d F i s h l e i g h , E l g i n O P P D e t a c h m e n t C o m m a n d e r M a r k M c D o n a l d , S e c r e t a r y / A d m i n i s t r a t o r S u s a n M c C o n n e l l , C o u n t y A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s ( R e g r e t s : D o u g G u n n , c h a i r ) . T h e v i c e - c h a i r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 2 : 0 0 p . m . A d o p t i o n o f M i n u t e s M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y F e r g u s o n T H A T t h e m i n u t e s o f t h e E I g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d f o r S e p t e m b e r 1 9 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d . C a r r i e d . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t - N o n e . C o r r e s p o n d e n c e : 1 ) S o n y a M a c K e n z i e , O A P S B Z o n e 6 S e c r e t a r y T r e a s u r e r w i t h i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e 2 0 1 2 / 2 0 1 3 e l e c t i o n s . 2 ) A l o k M u k h e r j e e , P r e s i d e n t , O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d w i t h a p o w e r p o i n t f r o m t h e O n t a r i o P o l i c e S e r v i c e s B o a r d M e e t i n g r e g a r d i n g C o o r d i n a t e d B a r g a i n i n g f o r P o l i c i n g S e r v i c e s . 3 ) H e n r y J e n s e n , P r e s i d e n t , O A P S B w i t h t h e 2 0 1 3 M e m b e r s h i p F e e s . I n r e g a r d t o C o r r e s p o n d e n c e I t e m s # 1 - 2 : M o v e d b y V o w e l S e c o n d e d b y F e r g u s o n T h a t c o r r e s p o n d e n c e i t e m s a n d 2 b e r e c e i v e d a n d f i l e d . C a r r i e d . I n r e g a r d t o C o r r e s p o n d e n c e I t e m # 3 : E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 5 1 o f 1 9 3 E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d 2 D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y F e r g u s o n T h a t t h e a n n u a l m e m b e r s h i p t o t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d i n t h e t o t a l a m o u n t o f $ 1 , 3 4 9 . 2 2 b e p a i d . C a r r i e d . 4 ) P o l i c i n g C o s t s : a ) C h r i s D . L e w i s , C o m m i s s i o n e r , O P P w i t h u p d a t e s r e g a r d i n g t h e m u n i c i p a l p o l i c i n g c o s t - r e c o v e r y f o r m u l a . b ) R i c k P h i l b i n , S u p e r i n t e n d e n t B u r e a u C o m m a n d e r , M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u , O P P w i t h t h e 2 0 1 2 S e m i - A n n u a l C o n t r a c t P o l i c i n g C o s t s . c ) R i c k P h i l b i n , S u p e r i n t e n d e n t B u r e a u C o m m a n d e r , M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u , O P P w i t h t h e 2 0 1 3 M u n i c i p a l P o l i c i n g C o s t E s t i m a t e B i l l i n g s . D i r e c t o r o f E l g i n C o u n t y F i n a n c i a l S e r v i c e s - E s t i m a t e d 2 0 1 3 P o l i c i n g C o s t s . M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y V o w e l T h a t s t a f f b e d i r e c t e d t o s e n d o u t a m e m o t o m e m b e r m u n i c i p a l i t i e s o n e s t i m a t e d p o l i c i n g c o s t s r e g a r d i n g t h e p r o j e c t e d e i g h t p e r c e n t i n c r e a s e i n w a g e s f o r t h e O P P w h i c h i s e x p e c t e d t o t a k e e f f e c t i n 2 0 1 4 . I n r e g a r d t o C o r r e s p o n d e n c e I t e m # 4 : M o v e d b y F e r g u s o n S e c o n d e d b y C a s i e r T h a t c o r r e s p o n d e n c e I t e m # 4 b e r e c e i v e d a n d f i l e d . C a r r i e d . R e p o r t s D e t a c h m e n t C o m m a n d e r ' s Q u a r t e r l y R e p o r t : J u l y - S e p t e m b e r 2 0 1 2 T h e C o m m a n d e r o u t l i n e d h i g h l i g h t s o f t h e q u a r t e r l y r e p o r t i n c l u d i n g t h e f o u r t h f a t a l l y o f t h e y e a r ; t w o d r o w n i n g s i n P o r t B u r w e l l ; i n c r e a s e i n R I D E p r o g r a m s ; j o i n t o p e r a t i o n w i t h t h e C a n a d a C u s t o m s a n d R e v e n u e i n t h r e e p o r t s d u r i n g t h e s u m m e r c i v i c h o l i d a y w e e k e n d ; s a f e t y p r o g r a m f o r s t u d e n t s t h i s f a l l ; a n d , i n v o l v e m e n t w i t h t h e O j i b w a p r o j e c t . H e d r e w a t t e n t i o n t o t h e a t t a c h e d c o m m u n i t y p o l i c i n g c o m m i t t e e r e p o r t s . C o u r t S e c u r i t v / P r i s o n e r T r a n s p o r t S u m m a r y T h e C o m m a n d e r p r e s e n t e d t h e r e p o r t o u t l i n i n g t h e p r o c e s s u s e d t o t r a n s p o r t p r i s o n e r s . E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 5 2 o f 1 9 3 E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d 3 D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 M o v e d b y F e r g u s o n S e c o n d e d b y V o w e l T h a t t h e r e p o r t s t i t l e d " D e t a c h m e n t C o m m a n d e r ' s Q u a r t e r l y R e p o r t J u l y - S e p t e m b e r 2 0 1 2 " a n d " E l g i n C o u n t y D e t a c h m e n t C o u r t S e c u r i t y / P r i s o n e r T r a n s p o r t S u m m a r y " b e r e c e i v e d a n d f i l e d . C a r r i e d . O t h e r I t e m s P r o p o s e d N e w M e e t i n g S c h e d u l e : T h e r e w a s d i s c u s s i o n a b o u t m e e t i n g q u a r t e r l y . M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y F e r g u s o n T h a t t h e s c h e d u l e f o r 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a n d t h a t t h e b o a r d m e e t o n t h e f o l l o w i n g d a t e s : J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 3 ; A p r i l 1 7 , 2 0 1 3 ; J u l y 1 7 , 2 0 1 3 ; a n d , N o v e m b e r 2 0 . 2 0 1 3 a t 2 p . - m . , 3 r d f l o o r a d m i n i s t r a t i o n b o a r d r o o m , E l g i n C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n B u i l d i n g . C a r r i e d . N e w B u s i n e s s - N o n e . C l o s e d S e s s i o n M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y F e r g u s o n T H A T w e n o w e n t e r c l o s e d s e s s i o n t o d i s c u s s a c o n f i d e n t i a l l e t t e r C a r r i e d . T h e b o a r d r e v i e w e d c o n f i d e n t i a l c o r r e s p o n d e n c e f r o m R o b e r t D o l a n , C h a i r , B e l l e v i l l e P o l i c e S e r v i c e s B o a r d . M o v e d b y C a s i e r S e c o n d e d b y F e r g u s o n T h a t w e r i s e w i t h o u t r e p o r t i n g . C a r r i e d . A d j o u r n m e n t M o v e d b y V o w e l S e c o n d e d b y F e r g u s o n E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 5 3 o f 1 9 3 E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d 4 D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 T H A T w e d o n o w a d j o u r n a t 3 : 0 4 p . m . w i t h t h e b o a r d t o m e e t o n J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 3 a t 2 : 0 0 p . m . C a r r i e d . M . G . M c D o n a l d , B i l l W a l t e r s , S e c r e t a r y / A d m i n i s t r a t o r . V i c e C h a i r . E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d P a g e 5 4 o f 1 9 3 c : J ^ C ^ o ( » M U S E U M S B A Y H A M M i n u t e s o f J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 M e e t i n g B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e , S t r a f f o r d v m e , O n t a r i o P r e s e n t : C h a i r - B e v H i c k e y , V i c e C h a i r - C h u c k B u c h a n a n , S e c r e t a r y - L y n n A c r e , R a y M a d d o x , M a t t S c h a f e r R e g r e t s : A n n a S c h a f e r , B r i a n M a s s c h a e l e , R o n B r a d f i e l d A b s e n t : C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k G u e s t : A l b e r t W h i t e ( 3 r d v i s i t ) 1 . C A L L T O O R D E R : C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T : N o n e 3 . A G E N D A : I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r a n d s e c o n d e d b y C . B u c h a n a n t h a t t h e a g e n d a b e a p p r o v e d . M o t i o n C a r r i e d . 4 . M I N U T E S : I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y C . B u c h a n a n t h a t t h e m i n u t e s o f t h e D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 2 m e e t i n g b e a p p r o v e d a s w r i t t e n . M o t i o n C a r r i e d . 5 . C O R R E S P O N D E N C E - v a r i o u s c u l t u r a l & h i s t o r i c a l m a g a z i n e s 6 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S a ) E d i s o n F e s t C o m m i t t e e : B . H i c k e y v o l u n t e e r e d t o a t t e n d t h e 7 p m J a n . 2 2 , 2 0 1 3 p l a n n i n g m e e t i n g a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . b ) 2 0 1 3 A y l m e r H o m e & R e c S h o w : C . B u c h a n a n c o m p l e t e d t h e a p p l i c a t i o n f o r m . L . M i l l a r d e n c l o s e d a c h e q u e a n d m a i l e d i t o f f . c ) 2 0 1 3 S t T h o m a s H o m e & R e c S h o w : M a r c h 2 2 , 2 3 2 4 , 2 0 1 3 . M i k e B a k e r o f E l g i n C o u n t y M u s e u m w o u l d l i k e t o b o r r o w s o m e o f o u r a r t e f a c t s a n d c o n s c r i p t s o m e v o l u n t e e r s t o w o r k a t t h i s s h o w C . B u c h a n a n a g r e e d t o f i n d o u t h o w m u c h s p a c e i s a v a i l a b l e f o r B a y h a m ' s a r t e f a c t s . M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 . P a g e 5 5 o f 1 9 3 M U S E U M S B A Y H A M J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 - 2 - d ) L i g h t h o u s e w i n d o w s ' , n o r e p o r t . e ) N e w E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e : A m e e t i n g w a s h e l d N o v . 2 7 , 2 0 1 2 . C h a i r m a n M . S c a f e r r e p o r t e d t h a t h e a n d H a r r i s T e a l l m e t w i t h B i l l K n i f t o n t o d i s c u s s o u r p l a n s . W e d o n e e d a s i t e p l a n w h i c h c a n b e p r e p a r e d b y v o l u n t e e r L e w A c r e . A q u o t e f o r t h e b o i l e r i s s t i l l o u t s t a n d i n g . A m e c h a n i c a l e n g i n e e r i s n e e d e d f o r a r e p o r t o n t h e a i r h a n d l i n g s y s t e m . B e f o r e a n y e n g i n e e r s a r e r e t a i n e d , H . T e a l l r e c o m m e n d s t h a t w e a p p r o a c h c o u n c i l f o r a l o a n . I t w a s n o t e d t h a t S o n g b i r c T s w a s i n s p e c t e d b y a n e n g i n e e r a n d q u o t e s $ 5 0 0 , 0 0 0 t o b r i n g i t u p t o s t a n d a r d s . A . W h i t e w a r n e d t h a t m e c h a n i c a l r e q u i r e m e n t s n e e d t o b e d e t e r m i n e d p r i o r t o e r e c t i n g t h e b u i l d i n g t o e n s u r e t h a t i t c a n s u p p o r t t h e w e i g h t o f a n y a i r h a n d l i n g e q u i p m e n t . H e a g r e e d t o s p e a k t o h i s h e a t i n g c o n t a c t s f o r q u o t e s . A . W h i t e a g r e e d t o c o n s i d e r j o i n i n g t h e N e w E d i s o n B u i l d i n g c o m m i t t e e . 8 . N E W B U I S N E S S : a ) N e w M e m b e r t o M u s e u m s B a y h a m : S i n c e A l b e r t W h i t e h a s c o m p l e t e d r d t h e v o l u n t e e r m e m b e r s h i p a p p l i c a t i o n f o r m a n d t h i s i s h i s 3 c o n s e c u t i v e m e e t i n g a s a v i s i t o r , i t w a s m o v e d b y R . M a d d o x a n d s e c o n d e d b y M . S c h a f e r t h a t A l b e r t W h i t e b e a c c e p t e d a s a v o t i n g m e m b e r o f M u s e u m s B a v h a m . M o t i o n C a r r i e d . b ) 2 0 1 3 E x e c u t i v e P o s i t i o n s : I t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y R . M a d d o x t h a t B e v H i c k e v b e r e a p p o i n t e d a s C h a i r m a n o f M u s e u m s B a y h a m . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s m o v e d b y R . M a d d o x t h a t n o m i n a t i o n s f o r C h a i r m a n b e c l o s e d . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s m o v e d b y R . M a d d o x a n d s e c o n d e d b y L . A c r e t h a t C . B u c h a n a n b e r e a p p o i n t e d a s V i c e - C h a i r m a n o f M u s e u m s B a v h a m . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r t h a t n o m i n a t i o n s f o r V i c e - C h a i r m a n b e c l o s e d . M o t i o n C a r r i e d . I t w a s m o v e d b y C . B u c h a n a n a n d s e c o n d e d b y M . S c h a f e r t h a t L . A c r e b e r e a p p o i n t e d a s s e c r e t a r y . M o t i o n C a r r i e d . M U S E U M S B A Y H A M M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 . P a g e 5 6 o f 1 9 3 J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 - 3 - I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r t h a t n o m i n a t i o n s f o r s e c r e t a r y b y c l o s e d . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r m a n H i c k e y t h a n k e d e v e r y o n e f o r t h e i r w i l l i n g n e s s t o s t a y o n f o r a n o t h e r y e a r . R . M a d d o x e x p r e s s e d a n i n t e r e s t i n b e c o m i n g m o r e i n v o l v e d w i t h t h e E d i s o n M u s e u m . H e w o u l d l i k e a k e y a n d t h e p a s s w o r d f o r t h e a l a r m s y s t e m . 9 . N E X T M E E T I N G : W e d n e s d a y F e b r u a r y 1 3 , 2 0 1 3 , a t 7 : 0 0 p m M u n i c i p a l o f f i c e . 1 0 . A D J O T O N M E N T I t w a s m o v e d b y M . S c h a f e r a n d s e c o n d e d b y R . M a d d o x t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 0 0 p m . C h a i r m a n B e v H i c k e y S e c r e t a r y L y n n A c r e M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 3 . P a g e 5 7 o f 1 9 3 Page 58 of 193 O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e 4 2 6 9 6 J o h n W i s e L i n e * - - R . R . f f 5 S t T h o m a s , O N * 1 I ! . . I h . 1 ^ - ^ N 5 P 3 S 9 . . , 1 . < e ' - , \ - . ^ r k ^ - ; ' ; ^ J x \ . f . J < ^ ' r . b 1 T e l e p h o n e : ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 2 9 2 0 L c - f t f - ; F a x : ( 5 1 9 ) 6 3 1 - 2 9 2 3 J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 3 F i l e ; 1 0 0 - 3 0 M . r . D o u g G u n n - ^ C h a i r ^ : : . - ^ t . 1 ^ , . i ' ' ' , t ' . - I - E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d 4 5 0 S u n s e t D r i v e S t . T h o m a s , O N N 5 R 6 A 1 D e a r D o u g : t h A t t h e E l g i n G r o u p P o l i c e S e r v i c e s B o a r d m e e t i n g o n t h e 1 6 o f J a n u a r y , w e d i s c u s s e d t h e r e c e n t A u d i t o r G e n e r a l J i m M c C a r t e r ' s r e p o r t a n d t h e B o a r d r e q u e s t e d I p r o v i a e a r e s p o n s e t o s o m e o f t h e p o i n t s i n t h a t r e p o r t a s t h e y r e l a t e t o T h e E I g i n G r o u p c o n t r a c t . T h i s r e s p o n s e p r o v i d e s t h e r e q u e s t e d i n f o r m a t i o n . T h e A u d i t o r G e n e r a l ' s r e p o r t p o i n t s o u t t h a t t h e O P P h a s i n c r e a s e d t h e u s e o f o v e r t i m e b y 6 0 % f r o m 2 0 0 5 t o 2 0 1 2 . W h i l e t h i s i s t r u e , i t i s i m p o r t a n t f o r o u r m u n i c i p a l i t i e s t o k n o w t h a t m u c h o f t h i s o v e r t i m e i s e x p e n d e d t o m e e t p r o v i n c i a l o b l i g a t i o n s a n d d o e s n o t a f f e c t t h e a c t u a l c o s t t o t h e E l g i n G r o u p c o n t r a c t . I n f a c t , t h e E l g i n G r o u p o v e r t i m e h a s a c t u a t i y b e e n r e d u c e d c o n s i d e r a b l y . I n 2 0 1 1 , w e w e r e a b l e t o r e a l i z e a n 1 8 % r e d u c t i o n i n o v e r t i m e f o r s e r v i c e t o t h e c o n t r a c t a n d i n 2 0 1 2 w e w e r e a b l e t o r e a l i z e a f u r t h e r r e d u c t i o n o f 4 2 % . T l i i s h a s b e e n a c c o m p l i s h e d t h r o u g h a n u m b e r o f e f f i c i e n c i e s , o n e o f w h i c h s p e a k s t o a n o t h e r p o i n t i n t h e ^ A u d i t o r G e n e r a l ' s r e p o r t , s h i f t s c h e d u l e s . T h e A u d i t o r G e n e r a l p o i n t s o u t t h a t m o s t f r o n t l i n e O P P o f f i c e r s w o r k a 1 2 h o u r s c h e d u l e a n d s c h e d u l e s a r e n o t d e s i g n e d t o b e r e s p o n s i v e t o p e a k t i m e s f o r c a l l s f o r s e r v i c e . S t a t i s t i c s s h o w t h e p e a k t i m e s f o r c a l l s f o r s e r v i c e a r e 3 : 0 0 p m t o 1 0 : 0 0 p m . I n E l g m C o u n t y , o u r o f f i c e r s w o r k a 1 2 h o u r s c h e d u i e ; h o w e v e r , w e a l s o h a v e a 3 : 0 0 p m t o 3 : 0 0 a m s h i f t t o o v e r l a p i h e d a y s h i f t p r o v i d i n g a d d i t i o n a l o f f i c e r s d u r i n g p e a k t i m e s f o r c a l l s f o r s e r v i c e a n d r e d u c i n g t h e n u m b e r o f o f f i c e r s w o r k i n g f r o m 3 : 0 0 a m t o 6 : 0 0 a m . T h i s s h i f t a l s o r e d u c e s t h e u s e o f o v e r t i m e b e c a u s e o f f i c e r s w o r k i n g t h e t h r e e t o t h r e e s h i f t s c a n a n s w e r c a l l s t h a t c o m e i n c l o s e t o 6 : 0 0 p i n w h e n t h e d a y s h i f t i s g o i n g o f f d u t y , e l i m i n a t i n g t h e n e e d f o r o f f i c e r s t o s t a y o n o v e r t i m e . 1 b e l i e v e a r e d u c t i o n o f 4 2 % f o r t h e u s e o f o v e r t i m e t o w a r d s t h e E I g i n G r o u p c o n t r a c t i s a n i n c r e d i b l e a c h i e v e m e n t a n d d e m o n s t r a t e s t h e O P P ' s c o m m i t m e n t t o m a x i m i z e e f f e c t i v e n e s s a n d f i n d e f f i c i e n c i e s w h i l e s t i l l p r o v i d i n g a n e x c e l l e n t s e r v i c e t o o u r c o m m u n i t i e s . S o o n I w i l l b e p r o v i d i n g y o u w i t l i t h e 2 0 1 2 y e a r " e n d r c P o n - T h e r e P o r t w l n P r ^ v i d ^ c o l ^ r i ? o n ^ p r e v i o u s t h r e e y e a r s , a s w e l l a s s p e c i f i c d e t a i l s o f t h e s e r v i c e y o u h a v e r e c e i v e d i n 2 0 1 2 ^ I b e l i e v e t h e r e p o r t i s v e r y p o s i t i v e a n d h i g h l i g h t s t h e d e d i c a t i o n a n d c o m m i t m e n t o f t h e o f f i c e r s a n d s t a f f a t F l g i n C o u n t y O P P . I l o o k f o r w a r d t o t h e o p p o r t u n i t y t o p r e s e n t t h e r e p o r t t o e a c h m u n i c i p a l c o u n c i l i n t h e n e a r f u t u r e . K i n d R e g a r d s , / - + ' A ^ ^ ' ' f ^ / s . w . > J I n s p e c t o r B r a d F i s h i e i g h D e t a c h m e n t C o m m a n d e r E l g i n C o u n t y O P P B F / s m T u » i . ^ O u r C o m m w t i i y H r s t " C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o P a g e 5 9 o f 1 9 3 Page 60 of 193 M I N U T E S B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O N C o m m i t t e e R o o m T h u r s d a y , J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 3 7 : 3 0 p . m . P r e s e n t ; C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t e h a b a w , C o m m u n i t y M e m b e r s a t L a r g e D i a n e S q u i r e s a n d L y n n P m e s , S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e R o y S t e w a r t , V i e n n a L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e W i l l i a m G h e y s e n , B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e D e c l e r q , V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e R i n g l a n d a n d S e c r e t a r y L y n d a M i l l a r d . 1 . C a l l t o O r d e r C h a i r m a n W a y n e C a s i e r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 3 0 p . m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t a n d t h e G e n e r a l N a t u r e T h e r e o f N o n e 3 . M i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 8 , 2 0 1 2 M o v e d b y E d K e t c h a b a w S e c o n d e d b y L y n n P m e s " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 8 , 2 0 1 2 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d 4 . B u s i n e s s f r o m M i n u t e s T h e S e c r e t a r y n o t e d E a s t l i n k h a s b e e n c a l l e d a n d m e s s a g e s l e f t r e g a r d i n g t h e l o n g d i s t a n c e c a l l c a p a b i l i t i e s s t i l l a c t i v e o n t h e n e w t e l e p h o n e s a t e a c h h a l l . H y d r o O n e h a d t o b e c a l l e d b a c k a s t h e s e n t i n e l l i g h t i n t h e p a r k i n g l o t s t i l l w a s n ' t w o r k i n g . ( I t w a s c h e c k e d a f t e r t h e m e e t i n g a n d i s n o w w o r k i n g f i n e . ) T h e K i n d e r K i d s g r o u p i s b a c k a t t h e r e n o v a t e d S t r a f f o r d v i l l e L i b r a r y . 5 . R e p o r t s & C o r r e s p o n d e n c e ( a ) 2 0 1 2 b u d g e t a c t u a l s t o D e c e m b e r 3 1 / 1 2 - V i e n n a & B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s - R e v i e w e d a n d r e c e i v e d ( b ) 2 0 1 3 C o m m u n i t y C e n t r e R e n t a l s t o d a t e ( i ) V i e n n a & B a y h a m - R e v i e w e d a n d r e c e i v e d ( c ) R e d u c i n g A l c o h o l R e l a t e d H a r m s i n M u n i c i p a l i t i e s - W o r k s h o p a t t e n d e d b y J a c k i e D & L y n d a B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 1 o f 1 9 3 T h e w o r k s h o p c o v e r e d c o n c e r n s i n t h e R i s e o f A l c o h o l - R e l a t e d L i a b i l i t y a n d t h e N e e d f o r C o m p r e h e n s i v e M u n i c i p a l A l c o h o l P o l i c i e s . O r g a n i z a t i o n s a n d o w n e r s w e r e e n c o u r a g e d t o r e v i e w t h e i r M A P p o l i c i e s a n d t a k e a n y c o r r e c t i v e a c t i o n n e c e s s a r y t o r e d u c e t h e i r l i a b i l i t y f o r p r i v a t e a n d p u b l i c e v e n t s a l l o w e d i n t h e i r f a c i l i t i e s w h e r e a l c o h o l i s p r o v i d e d a s p a r t o f t h e e v e n t . P r e s e n t e r s a t t h e w o r k s h o p s t r e s s e d t h a t : p r i v a t e e v e n t s a r e f o r i n v i t e d g u e s t s o n l y a n d t h e e v e n t m u s t n o t b e . a d v e r t i s e d n o r o p e n t o t h e p u b l i c ; t h e r e c a n b e n o i n t e n t i o n t o g a i n o r p r o f i t f r o m t h e s a l e o f a l c o h o l a t t h e e v e n t . . A P r i v a t e E v e n t S O P ( i n t h e n a m e o f a p r i v a t e i n d i v i d u a l ) c a n b e e i t h e r a : " N o S a l e " e v e n t , w h i c h r e q u i r e s t h a t a l c o h o l b e s e r v e d w i t h o u t c h a r g e , n o . m o n e y i s c o l l e c t e d f o r a l c o h o l d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y f r o m g u e s t s e i t h e r b e f o r e o r d u r i n g t h e e v e n t a n d t h e p e r m i t h o l d e r a b s o r b s a l l a l c o h o l c o s t s ; o r a " S a l e " e v e n t w h i c h a l l o w s m o n e y t o b e c o l l e c t e d f o r a l c o h o l t h r o u g h c a s h b a r . s a l e s , a n a d m i s s i o n c h a r g e t h a t c o v e r s t h e c o s t o f a l c o h o l o r b y t h e s a l e o f a l c o h o l t i c k e t s t o p e o p l e a t t e n d i n g t h e e v e n t . I f m o n e y i s c o l l e c t e d b e f o r e t h e e v e n t , a " S a l e " S O P m a y b e r e q u i r e d i f t h e m o n e y i s c o l l e c t e d t o c o v e r t h e c o s t o f a l c o h o l . A n o r e a m z a t i o n t h a t h o l d s a " S a l e " S O P f o r a P u b l i c E v e n t m a y r a i s e f u n d s f r o m t h e s a l e o f a l c o h o l . O t h e r r e s t r i c t i o n s t h a t a p p l y t o a p r i v a t e e v e n t a r e t h a t g a m e s o f c h a n c e o r m i x e d c h a n c e a n d s k i l l ( e . g . r a f f l e s , 5 0 / 5 0 d r a w s , r o u l e t t e , c r o w n & a n c h o r , e t c . ) a r e n o t p e r m i t t e d . S u c h a c t i v i t i e s a r e o n l y a l l o w e d t h r o u g h a n S O P i s s u e d t o a n e l i g i b l e o r g a n i z a t i o n w i t h c h a r i t a b l e o r r e l i g i o u s p u r p o s e s . I n m a n y i n s t a n c e s , p r i v a t e e v e n t h o l d e r s h a v e b e e n a n d a r e v i o l a t i n g t h e L i q u o r L i c e n s e A c t o r r e g u l a t i o n s . A G C O i n s p e c t o r s a n d p o l i c e o f f i c e r s h a v e t h e a u t h o r i t y t o a c c e s s a n d i n s p e c t a n y l o c a t i o n o r a r e a w h e r e a n S O P e v e n t i s b e i n g h e l d . I n f o r m a t i o n r e g a r d i n g S p e c i a l O c c a s i o n P e r m i t s w a s d i s c u s s e d . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o r e v i e w t h e h a l l r e n t a l c o n t r a c t t o e n s u r e t h a t a r e n t e r i s r e s p o n s i b l e f o r h o l d i n g a p r i v a t e e v e n t t h a t d o e s n o t c o n t r a v e n e l e g i s l a t i o n . ( T h e c o n t r a c t i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g : " T h e A p p l i c a n t a g r e e s t o p r o v i d e a d e q u a t e s e c u r i t y t o m a i n t a i n o r d e r a n d c r o w d c o n t r o l f o r t h e f u n c t i o n a n d f u r t h e r a g r e e s n o t t o h o l d , s p o n s o r o r p r o m o t e a n y f u n c t i o n d e e m e d t o b e p u b l i c l y o r m o r a l l y o f f e n s i v e o r t h a t i n a n y w a y w o u l d c o n t r a v e n e a n y S t a t u t e , L a w , o r R e g u l a t i o n o f t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a , t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o o r t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . " ) A n y f u r t h e r s t e p s t o r e d u c e m u n i c i p a l l i a b i l i t y s h o u l d b e c o n s i d e r e d . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 2 o f 1 9 3 ( d ) S t a f f M e m o r a n d u m C C 2 0 1 3 - 0 2 N e w P o l i c y & L i o n s / L i o n e s s & E a s t e r n S t a r - R e c e i v e d ( e ) S t a f f M e m o r a n d u m C C 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g P e r i s c o p e P l a y h o u s e u s e o f V C C T h e C h a i r m a n n o t e d h e h a d d o n e s o m e c a l c u l a t i o n s t o d e t e r m i n e t h e a v e r a g e d a i l y r e v e n u e f o r t h e V i e n n a h a l l o v e r t h e l a s t 5 y e a r s . S i m i l a r l y , h e l o o k e d a t c u r r e n t u t i l i t y a n d j a n i t o r i a l c o s t s t o h e l p e s t a b l i s h a j u s t i f i a b l e f e e t h a t c o u l d b e a p p l i e d t o m e e t t h e o p e r a t i n g c o s t s o f t h e h a l l a n d t h e n e e d s o f t h e P e r i s c o p e g r o u p . T h e S e c r e t a r y c i r c u l a t e d a s p r e a d s h e e t t h a t c a l c u l a t e d a p r o p o s e d r e n t a l a m o u n t c o v e r i n g u t i l i t i e s a t $ 2 5 , c l e a n i n g a t $ 5 0 p l u s $ 2 5 r e n t o v e r 2 5 d a y s . D i s c u s s i o n f o l l o w e d r e g a r d i n g v a r i o u s s u g g e s t i o n s . I t w a s a g r e e d t h a t t h e P e r i s c o p e g r o u p s h o u l d p a y a f e e t h a t p r o v i d e s m o r e t h a n j u s t c o s t r e c o v e r y . I t w a s a g r e e d t h a t a d a i l y f e e o f $ 1 2 5 b e c h a r g e d o n a l l t h e d a t e s r e q u e s t e d i n t h e M u n i c i p a l A s s i s t a n c e a p p l i c a t i o n f o r u s a g e f r o m J u n e 3 0 u n t i l J u l y 1 3 ( 1 4 d a y s ) a n d O c t o b e r 6 u n t i l O c t o b e r 1 9 ( 1 4 d a y s ) b e i n g 2 8 d a y s a t a t o t a l o f $ 3 , 5 0 0 . I n a d d i t i o n , t h e F r i d a y a n d S a t u r d a y d a m a g e d e p o s i t o f $ 3 2 0 e a c h w o u l d b e c h a r g e d f o r t h e J u l y 5 & 6 a n d 1 0 & 1 1 w e e k e n d p e r f o r m a n c e s ( $ 6 4 0 ) . I f t h e r e i s n o d a m a g e , t h e d e p o s i t i s t o b e c a r r i e d f o r w a r d f o r t h e t w o O c t o b e r w e e k e n d p e r f o r m a n c e s o n O c t o b e r 1 2 & 1 3 a n d 1 8 & 1 9 a n d r e t u r n e d t o t h e g r o u p w h e n t h e p e r f o r m a n c e s a r e o v e r , i f t h e r e i s n o d a m a g e . M o v e d b y L y n n P m e s S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T H A T t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e r e c o m m e n d t o C o u n c i l t h a t a r a t e o f $ 1 2 5 p e r d a y , f o r 2 8 d a y s , b e i n g a t o t a l o f $ 3 , 5 0 0 b e s e t f o r u s e o f t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e b y t h e P e r i s c o p e P l a y h o u s e g r o u p f r o m J u n e 3 0 t h r o u g h J u l y 1 3 a n d O c t o b e r 6 t h r o u g h O c t o b e r 1 9 , 2 0 1 3 ; T H A T t h e n o n - r e f u n d a b l e d e p o s i t o f 5 0 % , b e i n g $ 1 , 7 5 0 f o r J u l y b e p a i d b y t h e g r o u p u p o n c o m p l e t i o n a n d s i g n i n g o f t h e c o n t r a c t ; T H A T a r e f u n d a b l e d a m a g e d e p o s i t i n t h e a m o u n t o f $ 6 4 0 b e c h a r g e d f o r t h e J u l y w e e k e n d p e r f o r m a n c e s , a n d i f t h e r e i s n o d a m a g e , b e h e l d a n d a p p U e d t o t h e O c t o b e r w e e k e n d p e r f o r m a n c e s ; i f t h e r e i s d a m a g e a s s e s s e d b y t h e M u n i c i p a l i t y d u r i n g t h e J u l y p e r f o r m a n c e s , a n a d d i t i o n a l $ 6 4 0 d a m a g e d e p o s i t p a y m e n t w i l l b e r e q u i r e d p r i o r t o r e c e i v i n g a c c e s s t o t h e h a l l f o r t h e O c t o b e r p e r f o r m a n c e s ; A n d T h a t a n y u n u s e d b a l a n c e o f t h e d a m a g e d e p o s i t b e r e f u n d e d , i f / a s a p p l i c a b l e , o n c e t h e g r o u p h a s v a c a t e d t h e p r e m i s e s . " C a r r i e d U n a n i m o u s l y B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 3 o f 1 9 3 ( f ) R e q u e s t f r o m D o n n a N e v i l l , r e p r e s e n t i n g S t r a f f o r d v i l l e L i o n s r e g a r d i n g s e c u r i t y c o d e a c c e s s f o r D e n a t t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n b ' e M o v e d b y W m G h e y s e n S e c o n d e d b y R o y S t e w a r t " T H A T t h e C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e a u t h o r i z e s t h a t a s e c u r i t y c o d e t o b e p r o v i d e d t o R a y N e v i l l e , r e p r e s e n t i n g t h e S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b f o r a c c e s s t o t h e L i o n ' s D e n a t t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e . " C a r r i e d U n a n i m o u s l y 6 . O t h e r B u s i n e s s I t w a s n o t e d t h a t 1 / 3 g r a n t f u n d i n g i n t h e a m o u n t o f $ 3 5 , 8 2 8 h a s b e e n a p p r o v e d f o r t h e f i r e c o d e u p g r a d e s a t t h e V i e n n a h a l l u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d . J a c k i e D n o t e d t h a t t h e e m e r g e n c y l i g h t a t t h e S t r a f f o r d v i l l e h a l l m a i n d o o r c o m e s o n a n d m a k e s a l o u d b u z z i n g n o i s e . J a c k i e i s t o c o n t a c t W a y n e S a m w a y s a n d s e e i f h e c a n l o o k a f t e r t h i s . J a c k i e a l s o n o t e d t h a t t h e b l u e g a r b a g e b i n i s i n f r i n g i n g o n t h e d r a i n c a t c h b a s i n a n d n e e d s t o b e m o v e d w e s t e r l y t o w a r d t h e h a l l . N o r f o l k D i s p o s a l i s t o b e c o n t a c t e d a n d a d v i s e d . J a c k i e R n o t e d t h a t t h e o u t s i d e l i g h t a t t h e r i g h t h a n d s i d e o f t h e j & o n t d o o r a n d t h e s e n t i n e l l i g h t a b o v e t h e n o r t h e a s t c o m e r d o o r o f t h e V i e n n a H a l l a r e n o t w o r k i n g . S h e i s t o c a l l M o r s e E l e c t r i c f o r r e s p o n s e . J a c k i e R a l s o n o t e d t h a t t h e f r o n t d o o r i s n o t b e i n g c l o s e d p r o p e r l y a s s o m e t i m e s t h e l a t c h d o e s n o t c a t c h . L y n d a w i l l r e m i n d t h e W a t e r w o r k s s t a f f t o e n s u r e t h e e n t r y d o o r i s c l o s e d a n d l o c k e d p r o p e r l y w h e n t h e y l e a v e . J a c k i e R n o t e d t h a t s o m e o f t h e c o m e r s o n t h e t a b l e s a r e b r e a k i n g o f f . E d M a t t h e w s i s t o b e c o n t a c t e d t o s e e i f h e c a n f i x t h e m . I f n o t , s h e c o u l d u s e 1 0 n e w v i n y l o n e s . L y n d a t o c h e c k c o s t s . E d M a t t h e w s a l s o n e e d s t o b e c o n t a c t e d t o s e e i f h e k n o w s w h e r e t h e c u r t a i n s a n d r o d s f o r t h e s t a g e w e n t . I t w a s n o t e d t h a t t h e c o n t r a c t o r w a s n o t a b l e t o a c c e s s t h e e l e c t r i c a l o u t l e t s i n t h e u p p e r h a l l t o r e p l a c e w i r i n g , s o t h e y s t i l l a c t i v a t e t h e b r e a k e r i f u s e d . T h e S e c r e t a r y w a s r e q u e s t e d t o g e t a p r i c e o n r e p a i r s t o f i x t h e f r o n t d o o r l o c k a n d a l s o a c o s t f o r r e p l a c e m e n t o f t h e d o o r ( s ) . B i l l n o t e d t h a t t h e c o n t r a c t o r n e e d s t o b e r e m i n d e d a g a i n n o t t o p u s h s n o w a t t h e n o r t h e a s t d o o r i n f r o n t o f t h e l o a d i n g d o c k s t e p . P W i s t o b e r e q u e s t e d t o m o v e t h e r e c y c l e b i n t o t h e e a s t s i d e o f t h e f o o d b o o t h . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 4 o f 1 9 3 7 . C o n c e r n s f r o m C o m m i t t e e M e m b e r s a n d / o r M a n a g e r s N o n e 8 . C o m m i t t e e o f t h e W h o l e C l o s e d S e s s i o n M o v e d b y E d K e t c h a b a w S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T h a t t h e C o m m i t t e e d o n o w r i s e t o e n t e r i n t o a n " I n C a m e r a " S e s s i o n o f C o m m i t t e e o f t h e W h o l e a t 9 : 3 0 p m t o d i s c u s s p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l . " C a r r i e d ( a ) M i n u t e s o f c l o s e d s e s s i o n m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 2 2 , 2 0 1 2 ( b ) S t a f f R e p o r t C C 2 0 1 3 - 0 2 r e g a r d i n g r e n e w a l o f a g r e e m e n t ( c ) S t a f f R e p o r t C C 2 0 1 3 - 0 1 r e g a r d i n g r e n e w a l o f a g r e e m e n t M o v e d b y R o y S t e w a r t S e c o n d e d b y L y n n P r u e s " T h a t t h e C o m m i t t e e o f t h e W h o l e d o n o w r i s e f r o m t h e " I n C a m e r a " s e s s i o n a t 1 0 : 1 3 p . m . " C a r r i e d 9 . N e x t m e e t i n g d a t e a n d a d j o u r n m e n t M o v e d b y R o y S t e w a r t S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 0 : 1 5 p . m . , t o m e e t a g a i n o n T h u r s d a y , M a r c h 2 9 , 2 0 1 2 i n t h e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e C o m m i t t e e R o o m a t 7 : 3 0 p . m . " C a r d e d ? : n ^ ^ Y C ^ t M - Q y u Q - ^ - ^ T ^ ^ n n ' f C h a i r m a n S e c r e t a r y D a t e a p p r o v e d : B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g P a g e 6 5 o f 1 9 3 Page 66 of 193 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 1 , 2 0 1 3 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : D 1 0 . 1 3 S h a w S U B J E C T : S h a w S e v e r a n c e E 4 / 1 3 N U M B E R : D 2 0 1 3 - 0 0 4 P u r p o s e T o c o n s i d e r a c o n s e n t a p p l i c a t i o n f o r a n e a s e m e n t i n t h e V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l . B a c k g r o u n d T h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e c i r c u l a t e d a c o n s e n t a p p l i c a t i o n s u b m i t t e d b y C h r i s t o p h e r S h a w a n d K a t h l e e n S h a w p r o p o s i n g t o c r e a t e a n e a s e m e n t o v e r l a n d s m u n i c i p a l l y k n o w n a s 5 0 R o b i n s o n S t r e e t , V i l l a g e o f P o r t B u r w e l l a n d l e g a l l y d e s c r i b e d a s P a r t L o t 2 6 R e g i s t e r e d P l a n 1 2 . T h e p r o p o s a l i s t o c r e a t e a n e a s e m e n t w i t h a f r o n t a g e o f 3 . 0 5 m e b - e s a l o n g W a t e r l o o S t r e e t b y a d e p t h 2 o f 2 0 . 2 5 m e t r e s , a r e a 6 1 . 7 6 m , p r o p o s e d t o p r o v i d e d r i v e w a y a c c e s s f o r t h e r e s i d e n t i a l l o t t o t h e n o r t h , 5 2 R o b i n s o n S t r e e t . T h e o w n e r s a r e r e t a i n i n g 9 7 5 . 4 4 m 2 p r o p o s e d t o r e m a i n i n r e s i d e n t i a l u s e . T h e s u b j e c t l a n d s a r e c u r r e n t l y d e s i g n a t e d " R e s i d e n t i a l " i n t h e O f f i c i a l P l a n a n d z o n e d V i l l a g e R e s i d e n t i a l ( R l ) i n t h e Z o n i n g B y - l a w N o . Z 4 5 6 - 2 0 0 3 . S t a f f C o m m e n t s T h e a p p l i c a n t w i s h e s t o p r o v i d e a p e r m a n e n t e a s e m e n t f o r d r i v e w a y a c c e s s f o r t h e a d j a c e n t r e s i d e n t i a l p r o p e r t y l o c a t e d t o t h e n o r t h s i d e i d e n t i f i e d a s 5 2 R o b i n s o n S t r e e t . T h e S h a w s w i l l r e t a i n o w n e r s h i p a n d s h a r e t h e e a s e m e n t w i t h t h e n e i g h b o u r . N o n e w l o t s a r e b e i n g c r e a t e d . O f f i c i a l P l a n S e c t i o n 8 . 7 . 2 . 5 s u p p o r t s c o n s e n t s f o r e a s e m e n t s i n a n y l a n d u s e d e s i g n a t i o n p r o v i d e d i t c o m p l i e s w i t h a l l o t h e r p o l i c i e s a n d r e g u l a t i o n s o f t h e O f f i c i a l P l a n a n d Z o n i n g B y - l a w . T h e m u n i c i p a l p l a n n e r a n d s t a f f h a v e n o c o n c e r n s w i t h t h i s a p p l i c a t i o n a n d r e c o m m e n d s u p p o r t w i t h o u t c o n d i t i o n s . A t t a c h m e n t 1 . C o n s e n t A p p l i c a t i o n E 4 / 1 3 S U G G E S T E D R E C O M M E N D A T I O N " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t c o n s e n t a p p l i c a t i o n E 4 / 1 3 , s u b m i t t e d b y C h r i s t o p h e r S h a w a n d K a t h l e e n S h a w , f o r a n e a s e m e n t b e a p p r o v e d . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d b y , , - f / ^ M ^ g a r ^ f U n d e r h i H K y l e ^ r u g e r / P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A d m u j i s t r a t o r S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 6 7 o f 1 9 3 ~ ^ W 1 7 2 0 1 3 * ^ f - ^ r " t E l S H S u A P P L I C A T I O N F O R C O N S E N T 1 - , r " t / d i . " ^ - ^ - . I . . . ' . > ^ . ' W Y O F E L 8 1 N ' . . I ? l w E - f - O t V B l O N C O M M I T T E E f 1 . N a m e o f a p p r o v a l a u t h o r i t y E L G I N C O U N T Y L A N D D I V I S I O N . C O M M I T T E E 2 . N a m e o f O w n e r ^ Y l S T o A ^ f o & ^ ^ A U / p T O i r ^ M A e Y S H A ^ n 3 5 ^ - s ^ : n y " i ^ l i | 1 ^ i < 5 s - ^ ^ ° ^ - ^ T t ' % A d d r e s s T e l e p h o n e N u m b e r N a m e o f o w n e r ' s s o l i c i t o r o r a u t h o r i z e d a g e n t ( ^ j o i - J H A L L ^ . S W S - U ^ S l ^ L _ f e ^ t - ^ T . S T ' T t t o M A ^ , O f < T T , \ j ^ P . ^ c l A d d r e s s f T e l e p h o n e N u m b e r S i ^ w ^ ^ - V t o ^ P l e a s e s p e c i f y t o w h o m a l l c o m m u n i c a t i o n s s h o u l d b & s e n t O w n e r s ( y - - ) S o l i c i t o r ( ^ f A g e n t i ^ f 3 . ( a ) T y p e a n d p u r p o s e o f p r o p o s e d t r a n s a c t i o n : ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T r a n s f e r . c r e a t i o n o f a n e w l o t O t h e r : m o r t g a g e / c h a r g e a d d i t i o n t o a l o t l e a s e s u r p l u s f a r m d w e l l i n g \ ^ . e a s e m e n V R . O . W . t e c h n i c a l s e v e r a n c e c o r r e c t i o n o f t i t l e O f l h e r ( s p e c i f y ( b ) N a m e o f p e r s o n ( s ) , i f k n o w n , t o w h o m l a n d o r i n t e r e s t i n l a n d i s t o b e t r a n s f e r r e d , t e a s e d o r c h a r g e d : E S T B - L E G ^ m c ^ f ^ B / i C K S ( c ) i f a l o t a d d i t i o n , i d e n t i f y t h e a s s e s s m e n t r o l l n u m b e r a n d p r o p e r t y o w n e r o f t h e l a n d s t o w h i c h t h e p a r c e l w i l l b e a d d e d : 4 . ( a ) L o c a t i o n o f l a n d : S A Y H A M M u n i c i p a l i t y C o n c e s s i o n N o . N / A L o t ( s ) N o . A ^ R e g i s t e r e d P l a n N o . r x N a m e o f S t r e e t R o t l A ^ ^ J S ' S t r e e t N o . a n d / o r 9 1 1 N o . _ ^ _ 0 A s s e s s m e n t R o l l N o . ^ ^ O Q ^ O ^ M O ^ . ( b ) A r e t h e r e a n y e a s e m e n t s o r r e s t r i c t i v e c o v e n a n t s a f f e c t i n g t h e s u b j e c t f a n d ? Y e s ( ) N o ( ^ f [ f Y e s , d e s c r i b e t h e e a s e m e n t o r c o v e n a n t a n d i t s e f f e c t : 5 . D e s c r i p t i o n o f l a n d i n t e n d e d t o b e s e v e r e d : ( A c c u r a t e M e a s u r e m e n t s i n M e t r i F r o n t a g e ^ p t h ^ n Q 5 ^ ^ ^ S ^ n ^ ^ / A ^ E x i s t i n g U s e E M P T / W ( P r o p o s e d U s e T ^ V E ^ A Y f ^ C 6 £ ^ S X . c / N u m b e r a n d u s e o f b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s o n t h e l a n d t o b e s e v e r e d : E x i s t i n g ^ O A ^ : P r o p o s e d , M ^ } ^ . 6 . D e s c r i p t i o n o f l a n d i n t e n d e d t o b e r e t a i n e d : ( A c c u r a t e M e e i p t s i n M e t r i c ) ^ 7 S . ' ^ ^ > , / F r o n t a g e ^ . ' z s ' D e p t h & . A r e a r E x i s t i n g U s e ^ H ' P V / L O T P r o p o s e d U s e S A M E N u m b e r a n d u s e o f b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s o n t h e l a n d t o b e r e t a i n e d : E x i s t i n g , M ^ r P r o p o s e d . / \ t o A j £ C o u n t y o f E l g l n E n g i n e e r i n g S a r v i c e s 4 5 0 S y n a e t D r t w S t T h o m a s , O n N 5 R 5 V 1 P h o n e : 5 1 9 - 6 3 1 - 1 4 6 0 w w K . e l g l n - c o u r t y . D n . c a ^ S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 6 8 o f 1 9 3 - 2 - / M < 3 M ^ 7 . N u m b e r o f n e w l o t s p r o p o s e d ( i n c l u d i n g r e t a i n e d l o t s ) h / 8 , T y p e o f a c c e s s f o r p r o p o s e d a n d r e t a i n e d l o t : ( c h e c k . a p p r o p r i a t e s p a c e ) T O P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P r o v i n c i a l H i g h w a y ( ) ( ) M u n i c i p a l r o a d , m a i n t a i n e d a l l y e a r ( ) ( ^ ) M u n i c i p a l r o a d , s e a s o n a l l y m a i n t a i n e d ( ) ( ) O t h e r p u b l i c r o a d ( ) ( ) R i g h t O f W a y - T 3 D £ x : t S - r i w G - p r ' O A & l i ^ i ^ ' d r L " T 0 ( ) W a t e r a c c e s s C ) ( ) I f p r o p o s e d a c c e s s i s b y w a t e r , w h a t b o a t d o c k i n g a n d p a r k i n g f a c i l i t i e s a r e a v a i l a b l e o n t h e m a i n l a n d ? ( s p e c i f y ) 9 . W h a t t y p e o f w a t e r s u p p l y i & p r o p o s e d : ( c h e c k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T Y P E P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P u b l i c l y o w n e d a n d o p e r a t e d p i p e d w a t e r s y s t e m i ^ r ^ f ^ P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d i n d i v i d u a l w e l l ( ) ( ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d c o m m u n a l w e l l ( ) ( ) L a k e o r o t h e r w a t e r b o d y ( ) ( ) O t h e r m e a n s ( s p e c i f y ) 1 0 . W h a t t y p e o f s e w a g e d i s p o s a l i s p r o p o s e d : ( c h e e k a p p r o p r i a t e s p a c e ) T r T E P R O P O S E D L O T R E T A I N E D L O T P u b l i c l y o w n e d a n d o p e r a t e d s a n i t a r y s e w a g e ( J f f V ^ s s y s t e m P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d i n d i v i d u a l s e p t i c t a n k ( ) C ) P r i v a t e l y o w n e d a n d o p e r a t e d c o m m u n a l s e p t i c s y s t e m ( ) ( ) P r i v y ( ) ( ) O t h e r m e a n s ( s p e c i f y ) 1 1 . W h e n w i l l w a t e r s u p p l y a n d s e w a g e d i s p o s a l s e r v i c e s b e a v a i l a b l e ? U f e U _ j 3 a / g u ^ £ b J T 1 2 . W h a t i s t h e e x i s t i n g O f f i c i a l P l a n d e s i g n a t i o n s ) o f t h e s u b j e c t l a n d ? R e S i & g W f A L 1 3 . . W h a t i s t h e e x i s t i n g Z o n i n g d e s i g n a t i o n ( s ^ o f t h e s u b j e c t l a n d ? V i u ^ f i ^ f ^ E S i b e v n A l G ^ > " ) ' ^ = ' ^ L - ^ 1 4 . H a s t h e s u b j e c t l a n d e v e r b e e n t h e s u b j e c t o f a n a p p l i c a t i o n f o r a p p r o v a l o f a p l a n o f s u b d i v i s i o n u n d e r t h e P l a n n i n g A c t ? Y e s ( ) N o ( ) U n k n o w n ( v ^ T f - t f Y e s , a n d k n o w n : p r o v i d e t h e a p p l i c a t i o n f i l e n u m b e r a n d t h e d e c i s i o n m a d e o n t h e a p p l i c a t i o n ^ . 1 5 . I f t h i s a p p l i c a t i o n i s a r e - s u b m i s s i o n o f a p r e v i o u s c o n s e n t a p p l i c a t i o n , d e s c r i b e h o w i t h a s b e e n c h a n g e d f r o m t h e o r i g i n a l f i p p l i c a t i o n 1 6 . ( a ) H a s t h e r e b e e n a n y p r e v i o u s s e v e r a n c e s o f l a n d f r o m t h i s h o l d i n g ? Y e s ( ) N o ( ^ S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 6 9 o f 1 9 3 - 3 - ( b ) I f t h e a n s w e r t o ( a ) i s Y e s , p l e a s e i n d i c a t e p r e v i o u s s e v e r a n c e s o n t h e s q u i r e d s k e t c h a n d s u p p l y t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r e a c h l o t s e v e r e d : G r a n t e e ' s n a m e U s e o f p a r c e f D a t e p a r c e l c r e a t e d S e v e r a n c e F i l e N o . 1 7 I f t h i s a p p l i c a t i o n i s f o r a l o t a d d i t i o n , h a s t h e t o t t o b e e n l a r g e d e v e r b e e n t h s s u b j e c t o f a p r e v i o u s s e v e r a n c e ? Y e s ( ) N o ( ^ U n k n o w n ( ) I f Y e s , p r o v i d e t h e p r e v i o u s s e v e r a n c e F i l e N o . . 1 8 . I f t h i s a p p l i c a t i o n i n v o l v e s t h e s e v e r a n c e o f a s u r p l u s f a r m h o u s e ( t h r o u g h f a r m c o n s o l i d a t i o n ) , p l e a s e e x p l a i n h o w i t q u a l i f i e s a s s u r p l u s i n t h e m u n i c i p a t i t y w h i c h i t i s s i t u a t e d . / ^ 1 9 . I s t h e o w n e r , s o l i c i t o r , o r a g e n t a p p l y i n g f o r a d d i t i o n a l c o n s e n t s o n t h i s h o l d i n g s i m u l t a n e o u s l y w i t h t h i s a p p l i c a t i o n , o r c o n s i d e r i n g a p p l y i n g f o r a d d i t i o n a l c o n s e n t s i n t h e f u t u r e ? Y e s ( ) N o ( ^ 2 0 . I s t h e s u b j e c t l a n d c u r r e n t l y t h e s u b j e c t o f a p r o p o s e d o f f i c i a l p l a n o r o f f i c i a l p l a n a m e n d m e n t t h a t h a s b e e n s u b m i t t e d t o t h e M i n i s t e r f o r a p p r o v a l ? Y e s ( ) N o ( x ^ i f Y e s , a n d k n o w n , s p e c i f y t h e M i n i s t r y f i l e n u m b e r a n d s t a t u s o f t h e a p p l i c a t i o n 2 1 . ( s t h e s u b j e c t l a n d c u r r e n t l y t h e s u b j e c t o f a n a p p l i c a t i o n f o r a z o n i n g b y - i a w a m e n d m e n t , M i n i s t e r ' s z o n i n g o r d e r a m e n d m e n t , m i n o r v a r i a n c e , o r a p p r o v a l o f a p l a n o f s u b d i v i s i o n ? Y e s ( ) N o ( v ^ I f Y e s , a n d k n o w n , s p e c i f y t h e a p p r o p r i a t e f i l e n u m b e r a n d s t a t u s o f t h e a p p l i c a t i o n 2 2 . I s t h e a p p l i c a t i o n c o n s i s t e n t w i t h p o l i c y s t a t e m e n t s i s s u e d u n d e r s u b s e c t i o n 3 ( 1 ) o f t h e P l a n n i n g A c t ? Y e s ( ^ r N o ( 5 2 3 . I s t h e s u b i e c t l a n d w i t h i n a n a r e a d e s i g n a t e d u n d e r a n y p r o v i n c i a l p l a n o r p l a n s ? Y e s ( ) N o ( v ^ I f y e s , d o e s t h e a p p l i c a t i o n c o n f o r m t o o r c o n f l i c t w i t h t h e a p p l i c a b l e p r o v i n c i a l p l a n o r p l a n s 2 4 . T h e O w n e r / A p p l i c a n t / A g e n t h e r e b y a u t h o r i z e s L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e m e m b e r s a n d t h e C o r p o r a t i o n o f t h e C o u n t y o f E l g i n s t a f f t o e n t e r o n t o t h e s u b j e c t p r o p e r t y f o r t h e p u r p o s e o f S i t e i n s p e c t i o n s w t h r e s p e c t t o t h i s a p p l i c a t i o n . 2 5 . T h e O w n e r / A p p l i c a n V A g e n t h e r e b y c o n s e n t s t o d i s c l o s u r e o f t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h i s ' S S ^ S ^ S S S f f S S S . ^ S . S S S V B o a r d s . S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 7 0 o f 1 9 3 - 4 - i 2 6 . S K E T C H : T h e a p p l i c a t i o n s h a l l b e a c c o m p a n i e d b y a s k e t c h s h o w i n g t h e f o l l o w i n g : . H t h e b o u n d a r i e s a n d d i m e n s i o n s o f t h e s u b j e c t l a n d , t h e p a r t t h a t i s t o b e s e v e r e d a n d t h e p a r t t h a t i s t o b e r e t a i n e d ; t h e b o u n d a r i e s a n d d i m e n s i o n s o f a n y l a n d o w n e d b y t h e o w n e r o f t h e s u b j e c t l a n d a n d t h a t a b u t s t h e s u b j e c t [ a n d ; t h e d i s t a n c e b e t w e e n t h e s u b j e c t l a n d a n d t h e n e a r e s t t o w n s h i p l o t l i n e o r l a n d m a r k , s u c h a s a r a i l w a y c r o s s i n g o r b r i d g e ; t h e l o c a t i o n o f a l l l a n d p r e v i o u s l y s e v e r e d f r o m t h e p a r c e l o r i g i n a l l y a c q u i r e d b y t h e c u r r e n t < t * o w n e r o f t h e s u b j e c t E a n d ; t h e a p p r o x i m a t e l o c a t i o n o f a l l n a t u r a l a n d a r t i f i c i a l f e a t u r e s o n t h e s u b j e c t l a n d a n d a d j a c e n t l a n d s t h a t i n t h e o p i n i o n o f t h e a p p l i c a n t m a y a f f e c t t h e a p p l i c a t i o n , s u c h a s b u i l d i n g s , r a i l w a y s , r o a d s , w a t e r c o u r s e s , d r a i n a g e d i t c h e s , r i v e r o r s t r e a m b a n k s , w e t l a n d s , w o o d e d a r e a s , w e l l a n d s e p t i c t a n k s ; t h e e x i s t i n g u s e ( s ) o n a d j a c e n t l a n d s ; t h e l o c a t i o n , w i d t h a n d n a m e o f a n y r o a d s w i t h i n o r a b u t t i n g t h e s u b j e c t l a n d , i n d i c a t i n g ^ - w h e t h e r i t i s a n u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e , a p u b l i c t r a v e l l e d r o a d , a p r i v a t e r o a d o r a r i g h t o f w a y ; i f a c c e s s t o t h e s u b j e c t l a n d i s b y w a t e r o n l y , t h e l o c a t i o n o f t h e p a r k i n g a n d b o a t c l o c k i n g f a c i l i t i e s t o b e u s e d ; t h e l o c a t i o n a n d n a t u r e o f a n y e a s e m e n t a f f e c t i n g t h e s u b j e c t l a n d . ^ D a t e d a t t h e , 2 ^ i s ^ i r ^ t e ' I / / y < ^ o f i S a ^ A e ^ y n 7 7 7 7 t ^ , 7 d , 3 . . t h i s d a y o f G ^ 6 6 6 i r \ < ^ 2 0 . A C _ ( 2 ^ 1 a u ^ - 1 w ^ i L ^ 3 d s ^ J ' S I G N A T U R E O F A P P L 1 C A N T ( S ) , S O L I C I T O R O R A U T H O R I Z E D A G E N T A F F I D A V I T O R S W O R N D E C L A R A T I O N i / w e ^ ? A r / s f c 7 % ? < S ^ a ^ ; ' k s M / e s n < ^ ^ o f t h e 1 / / / ^ a e . / 7 . 7 o f ^ V - / 1 ^ - ^ - ^ ^ T i n t h e C o u n t y o f . / n 7 ? s o l e m n l y d e c l a r e t h a t a l l t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h i s a p p l i c a t i o n i s t r u e , a n d l A / V e m a k e t h i s s o l e m n d e c l a r a t i o n c o n s c i e n t i o u s l y b e l i e v i n g i t t o b e t r u e , a n d k n o w i n g t h a t i t i s o f t h e s a m e f o r c e a n d e f f e c t a s i f m a d e u n d e r O a t h a n d b y v i r t u e o f t h e C A N A D A E V I D E N C E A C T . D E C L A R E D b e f o r e m e a t t h e / ? ? f ^ f C ^ & h ^ o f / ^ ^ ^ ? e f / ^ # / 7 7 & i n t h e ' u n _ ^ c f i ' _ ^ / _ ^ ^ G P ^ I . J - ' & / ^ p i ^ J c s i s n & z ~ ^ r o t h i s d a y o f . ' a n ' u s . r C f 7 « - ? S i g n a t u r e 2 0 Z 2 _ p - ^ ^ M A P t i A R E T i n m E R H i r i l i a C n u u f c l n a e f t t t f c A C p f n m j ^ i o n e r , e t c . D e p u t y a u r k o f t b t C a r p o n t f l o a o f d i a A l B f l t o I j i a i d y c f & g l i a a , . . ? W K . , ' I f t h i s a p p l i c a t i o n i s s i g n e d b y a n a g e n t o r s o l i c i t o r o n b e h a l f o f a n a p p l i c a n t s ) , t h e o w n e r ' s ^ ^ ^ i r ^ ^ o J l ^ ^ ^ ^ ^ p ^ ? L ^ % i i S t ? n - J ^ ! ^ ^ P P l i ? ^ - ? J t - ^ £ ^ _ ! \ < a c t ^ ^ ^ ^ ^ o r s o l i c r t o j - , t h e a p p l i c a t i o n m u s t b e s i g n e d b y a n o f f i c e r o f t h e c o r p o r a t i o n a n d t h e s e a l , i f a n y , m u s t b e a f f i x e d . l t l ^ E ? q _ u i r e d t h a t , c ! n e c o p y o f t l 1 i s a P P f i c a t i o n b e f i l e d , t o g e t h e r w i t h o n e c o p y o f t h e s k e t c h d e s c r i b e d , w e r e s p o n s i b l e p e r s o n , a c c o m p a n i e d b y a f e e o f - $ 7 5 0 , O C H n c a s h o r b y c h e q u e m a d e p a y a b l e t o T R E A S U R E R , C O U N T Y O F E L G I N A n a d d i t i o n a l f e e o f $ 2 5 0 . 0 0 w i l l b e c h a r g e d f o r a f f i x i n g t h e c o n s e n t s t a m p . R e v i s e d M a r c h 2 0 1 2 S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 7 1 o f 1 9 3 r i - n u i A " A " T i l e C o u n t y o f E l g i n L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e r e q u i r e s t h a t , i n a d d i t i o n t o t h e " A p p l i c a t i o n f o r C o n s e n t " t h e f o l l o w i n g i n f o m n a t i o n b e c o m p l e t e d f o r a l l a p p l i c a t i o n s : 1 . A r e t h e r e a n y b a r n s l o c a t e d w i t h i n 3 0 0 m e t r e s o f t h e s u b j e c t o f t h i s a p p l i c a t i o n ? Y e s ( ) N o ( ^ I f t h e a n s w e r i s " Y E S " a r e t h e s e b a r n s : N o w u s e d f o r l i v e s t o c k ? Y e s ( ) N o ( ) i i ) C a p a b l e o f b e i n g u s e d f o r l i v e s t o c k ? Y e s ( ) N o ( ) N O T E : l f _ v o u a n s w e r e d " Y E S " t o # 1 . P L E A S E C O M P L E T E T H E D A T A S H E E T B E L O W T O B E C O M P L E T E D B Y A P P L I C A N T A G R I C U L T U R A L C O D E O F P R A C T I C E F O R M U L A O N E D A T A S H E E T T O C A L C U L A T E T H E ( V U N I t V i U M D I S T A N C E S E P A R A T I O N R E Q U I R E M E N T S E O R _ N O N - F A R I U I _ U S E S _ E S T A B L I S m N G j O R E X P A N D I N G _ I N _ C L O S E P B O X I M i m ' O E X L S T I N G L I V E S T O C K B U I L D I N G S I n o r d e r t o c a l c u l a t e t h e m i n i m u m d i s t a n c e s e p a r a t i o n , t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i s r e q u i r e d f o r e a c h l i v e s t o c k f a c i l i t y w i t h i n 3 0 0 m e t r e s o f t h e p r o p o s e d s e v e r a n c e a n d l o c a t e d o n a s e p a r a t e l o t ; N A M E T E L E P H O N E T O W N S H I P L O T C O N C . T I L L A B L E H E C T A R E S ( w h e r e l i v e s t o c k f a c i l i t y l o c a t e d ) T y p e o f L i v e s t o c k a x i m u m H o u s i n g C a p a c i t y M a n p y S y s t H o u s i n g S y s t e m N u m b e r p e r Y e a r L i q u i d S e m i - c ^ > D r y c h e c k t y p e S o l i d D A I R Y T i e F r e e L o o s e 0 C o w s S t a l l S t a l l Q H e i f e r s 0 C a l v e s B E E F O p e n L o t T o t a l 0 C o w s & B a r n C o n f i n e - 0 C a l v e s m e r i t 0 F e e d e r s 0 4 0 0 - 7 5 0 I b . 0 4 0 0 - 1 1 0 0 t b . 0 z s o - n o o i b . S W I N E 0 S o w s 0 B o a r s 0 W e a n l i n g s 0 F e e d e r s 1 P O U L T R Y C a g e d O n F l o o r 0 L a y i n g H e n s 0 B r e e d e r F l o c k 0 P u l l e t s 0 C h i c k e n B r o i l e r s 0 T u r k e y B r o i l e r s 0 T u r k e y H e n s 0 T u r k e y T o m s 0 R o a s t e r ^ M I N K - F e m a l e s H O R S E S S H E E P - R a m s & E w e s R A B B I T S V E A L C A L V E S O T H E R M A N U R E S T O R A G E : D R Y O p e n P i l e C o v e r e d P i l e S E M I - S O U D O p e n P i l e S t o r a g e w i t h B u c k W a l l s L I Q U I D C o v e r e d T a n k O p e n E a r t h S i d e d P i t A b o v e G r o u n d U n c o v e r e d T a n k B e l o w G r o u n d U n c o v e r e d T a n k S t a f f R e p o r t D 2 0 1 3 - 0 0 4 r e g a r d i n g S h a w S e v e r a n c e P a g e 7 2 o f 1 9 3 70 (^.V'f>\\ G? <v^ T- ^ ' ^oo ^^^^Vf'.'\ 7--.....:JV »t .-t .^o't;.<^'&^.^i.<" ;J rl;h<- '^-^.t^^ ^.-, r 'S ^-' 1\.;x "\/ .s ^;0*^ L-ff~-/^.s^,.sj 0l'<\c^^.r f/V. .*^CR>c 7vr~r'^ \^.^0.';'7 / ^>fA'..-^.,-,y /^..//-..CA-^ .^/v Q ',^fi\c'*J^t~&(?.\/.I- ~t.^^-/.uf rf-^Pl /."..^f^0^^<-'*^/^\;»s,/,v -i \~9-1^c ^ 's^^f v^-^"^< .^ ^\ ^-T-,^ .^ '. r1'\m .I./^</<f 1 ,-' %./^-T,r ,K -s.J '?. %u^'«.^^.^^-^V_3..\^ <f 1>Q^'.3'^ ~^^f I -^*^-R .r. 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C . C . 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 . 2 7 8 . 9 6 0 1 3 8 4 3 C h e q u e A m o u n t - 3 , 1 4 7 . 4 6 0 0 1 8 6 7 I N F O R M A T I O N N E T W O R K S Y S T E M S 0 5 9 1 0 6 R E P A I R P O S T A G E M A C H I N E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 4 1 . 2 5 0 1 3 8 4 4 C h e q u e A m o u n t - 1 4 1 . 2 5 0 0 0 5 5 5 L O N G P O I N T R E G I O N C O N S E R V A T I O N I N 0 0 1 8 0 A L U S P R O G R A M 1 1 / 3 0 / 2 0 1 2 3 0 , 0 0 0 . 0 0 0 1 3 8 4 5 C h e q u e A m o u n t - 3 0 , 0 0 0 . 0 0 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L F e b ' 1 3 r e m i t 1 8 3 - 1 8 3 B I L L I N G D I V I S I O N 0 1 / 2 3 / 2 0 1 3 7 , 1 4 7 . 0 9 0 1 3 8 4 6 F e b r u a r y ' 1 3 r e m i t 1 8 1 - 1 8 1 B I L L I N G D I V I S I O N 0 1 / 2 3 / 2 0 1 3 4 , 0 5 4 . 5 6 0 1 3 8 4 6 C h e q u e A m o u n t - 1 1 , 2 0 1 . 6 5 0 0 1 3 2 3 P B S B U S I N E S S S Y S T E M S 1 0 3 6 9 0 E N V E L O P E S 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 4 1 5 . 8 4 0 1 3 8 4 7 1 C h e q u e A m o u n t - 4 1 5 . 8 4 0 0 1 4 8 4 P E L M O R E X M E D I A I N C . 1 1 4 7 5 5 L O C A L A R E A F O R E C A S T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 3 3 9 . 0 0 0 1 3 8 4 8 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 4 4 R E A L T A X I N C 3 9 0 8 6 S E T U P F I L E 4 - 1 3 8 1 4 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 8 7 S E T U P F I L E 2 - 0 0 1 - 2 1 1 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 8 8 S E T U P F I L E 4 - 2 5 8 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 8 9 S E T U P F I L E 0 0 5 - 1 7 5 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 9 0 S E T U P F I L E 3 - 0 7 6 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 9 1 S E T U P F I L E 4 - 0 0 1 - 0 3 8 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 3 9 0 9 2 S E T U P F I L E 4 - 0 0 1 - 0 3 6 0 0 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 4 5 2 . 0 0 0 1 3 8 4 9 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 7 6 o f 1 9 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 4 / 2 0 1 3 2 : 0 5 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 4 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 3 , 1 6 4 . 0 0 0 0 1 2 0 5 S H R E D - I T 9 0 0 0 4 2 7 3 3 7 P U R G E F I L E S 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 9 7 . 0 3 0 1 3 8 5 0 C h e q u e A m o u n t - 9 7 . 0 3 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 6 6 0 1 2 2 A N S W E R I N G S E R V I C E 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 9 5 . 9 9 0 1 3 8 5 1 0 0 0 0 6 6 0 5 6 1 O V E R C A L L S , A N S W E R I N G S E R V I C 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 4 4 . 1 9 0 1 3 8 5 1 0 0 0 0 6 6 0 6 0 7 V H F 2 5 W A T T 4 C H M O B I L E 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 6 , 4 2 7 . 4 4 0 1 3 8 5 1 C h e q u e A m o u n t - 6 , 5 6 7 . 6 2 0 0 1 4 1 8 T E L U S 0 1 6 2 4 2 4 9 8 0 5 2 / 6 7 8 1 7 4 3 M O B I L E H I G H S P E E D 0 1 / 0 5 / 2 0 1 3 4 4 . 0 1 0 1 3 8 5 2 C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 1 0 0 2 0 2 5 T Y C O I N T E G R A T E D S E C U R I T Y C A N A D A 8 0 0 4 8 7 3 0 A L A R M S Y S T E M - E D I S O N M U S E U 0 1 / 0 3 / 2 0 1 3 3 9 2 . 5 6 0 1 3 8 5 3 C h e q u e A m o u n t - 3 9 2 . 5 6 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D J a n 2 7 3 - 2 1 0 6 1 9 6 - 9 7 5 4 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 1 / 1 0 / 2 0 1 3 3 1 1 . 8 3 0 1 3 8 5 4 J a n 2 7 3 - 2 1 0 6 2 4 3 - 0 7 2 5 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 1 / 1 6 / 2 0 1 3 2 4 . 3 6 0 1 3 8 5 4 C h e q u e A m o u n t - 3 3 6 . 1 9 C h e q u e R u n T o t a l - 6 4 , 8 2 8 . 6 1 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 7 7 o f 1 9 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 0 2 3 A A R O C A G G R E G A T E S L T D 7 1 3 4 W I N T E R S A N D 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 1 , 9 1 6 . 7 3 0 1 3 8 5 5 7 2 5 3 W I N T E R S A N D 0 1 / 1 8 / 2 0 1 3 2 , 4 6 0 . 5 1 0 1 3 8 5 5 C h e q u e A m o u n t - 4 , 3 7 7 , 2 4 0 0 0 0 6 9 A S S O C I A T I O N O F O N T A R I O R O A D 7 4 2 R E N E W A L 1 2 / 1 2 / 2 0 1 2 1 9 7 . 7 5 0 1 3 8 5 6 C h e q u e A m o u n t - 1 9 7 . 7 5 0 0 0 0 7 5 A Y L M E R E X P R E S S 0 0 0 0 1 7 4 1 5 8 M A N U A L S 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 2 , 5 6 3 . 9 7 0 1 3 8 5 7 0 0 0 0 1 7 4 1 5 9 A N S W E R S H E E T S 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 8 1 . 3 6 0 1 3 8 5 7 C h e q u e A m o u n t - 2 , 6 4 5 . 3 3 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 0 9 4 8 6 7 C H A N G E T I R E 0 1 / 1 6 / 2 0 1 3 1 5 1 . 3 4 0 1 3 8 5 8 0 0 0 0 0 9 4 9 2 2 S P O T R E P A I R S 0 1 / 1 7 / 2 0 1 3 5 9 1 . 1 0 0 1 3 8 5 8 C h e q u e A m o u n t - 7 4 2 . 4 4 0 0 0 1 8 9 C I T Y T R E A S U R E R 1 2 2 2 9 1 M R F P R O C E S S I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 9 , 7 0 1 . 4 9 0 1 3 8 5 9 C h e q u e A m o u n t - 9 , 7 0 1 . 4 9 0 0 0 1 0 0 C O R P O R A T E E X P R E S S 3 1 9 7 6 7 6 1 P O S T I T F L A G S , P O C K E T F I L E S 0 1 / 2 3 / 2 0 1 3 1 8 3 . 0 1 0 1 3 8 6 0 C h e q u e A m o u n t - 1 8 3 . 0 1 0 0 0 2 1 8 C U P E L O C A L 3 5 J a n ' 1 3 r e m i t U N I O N D U E S 0 1 / 2 8 / 2 0 1 3 3 9 8 . 4 6 0 1 3 8 6 1 C h e q u e A m o u n t - 3 9 8 . 4 6 0 0 0 0 0 1 D P O C 0 0 1 - p o s t a g e P O S T A G E 0 1 / 2 9 / 2 0 1 3 3 , 3 9 0 . 0 0 0 1 3 8 6 2 C h e q u e A m o u n t - 3 , 3 9 0 . 0 0 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C 1 - 2 9 1 5 3 - 1 C O U P L E R S 0 1 / 0 9 / 2 0 1 3 7 4 . 9 9 0 1 3 8 6 3 1 - 2 9 9 8 9 - 0 C O U P L E R S 0 1 / 2 5 / 2 0 1 3 4 7 8 . 8 0 0 1 3 8 6 3 - 3 0 1 2 1 - 0 D U S T P L U G S 0 1 / 2 5 / 2 0 1 3 2 9 . 5 6 0 1 3 8 6 3 C h e q u e A m o u n t - 5 8 3 . 3 5 0 0 0 2 7 5 E . O . N . A S S O C I A T I O N 2 0 1 3 m e m b e r s h i p M E M B E R S H I P - E D I S O N M U S E U M 0 1 / 2 9 / 2 0 1 3 5 0 . 0 0 0 1 3 8 6 4 m e m b e r s h i p r e n e w a l 2 0 1 3 M E M B E R S H I P - M A R I N E M U S 0 1 / 2 9 / 2 0 1 3 5 0 . 0 0 0 1 3 8 6 4 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 2 9 4 E L G I N C O U N T Y M U N I C I P A L 2 0 1 3 d u e s M E M B E R D U E S , A N N U A L G O L F 0 1 / 2 8 / 2 0 1 3 3 2 0 . 0 0 0 1 3 8 6 5 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 7 8 o f 1 9 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 3 2 0 . 0 0 0 0 0 3 6 7 G E N E R A L C H E M I C A L 9 0 5 3 8 1 1 8 A L U M S U L F A T E 0 1 / 1 1 / 2 0 1 3 4 7 6 . 2 7 0 1 3 8 6 6 C h e q u e A m o u n t - 4 7 6 . 2 7 0 0 1 2 7 0 G O R D R O E S C H m a t s , t o n e r , f u e l M A T S , T O N E R , F U E L , W A T E R 0 1 / 2 5 / 2 0 1 3 4 5 1 . 5 4 0 1 3 8 6 7 C h e q u e A m o u n t - 4 5 1 . 5 4 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C J a n 4 3 0 1 8 - 2 6 0 0 8 U T I L I T I E S - E A S T S T S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 2 1 . 3 2 0 1 3 8 6 8 J a n 0 8 7 4 0 - 5 1 0 1 9 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 6 2 . 5 9 0 1 3 8 6 8 J a n 2 3 5 4 0 - 8 5 2 2 6 U T I L I T I E S - 1 C O N L O T 1 2 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 6 2 . 5 9 0 1 3 8 6 8 J a n 2 5 3 9 0 - 0 7 2 6 6 U T I L I T I E S - V I E N N A S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 7 8 0 . 1 2 0 1 3 8 6 8 J a n 2 5 3 9 0 - 5 5 0 0 2 U T I L I T ! E S - H W Y 1 9 & E R I E U S 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 , 9 0 0 . 2 2 0 1 3 8 6 8 J a n 5 0 2 2 1 - 0 5 0 0 9 U T I L I T I E S - T R E A T M E N T P L A N T 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 6 , 1 2 7 . 0 0 0 1 3 8 6 8 J a n 6 2 3 9 6 - 2 2 0 0 1 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 , 3 0 4 . 1 2 0 1 3 8 6 8 J a n 6 2 7 9 0 - 0 7 2 6 6 U T I L I T I E S - R I C H M O N D S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 2 1 7 . 5 3 0 1 3 8 6 8 J a n 8 1 5 9 0 - 0 7 2 9 7 U T I L I T I E S - E D E N S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 6 7 2 . 6 7 0 1 3 8 6 8 J a n 8 7 7 9 0 - 0 7 2 9 5 U T I L I T I E S - C O R I N T H S T L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 2 9 6 . 9 7 0 1 3 8 6 8 C h e q u e A m o u n t - 1 1 , 4 4 5 . 1 3 0 0 0 5 2 6 L A E M E R S T R U C K I N G L T D f l o a t / e x c a v a t o r F L O A T / E X C A V A T O R 0 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 , 5 1 4 . 2 0 0 1 3 8 6 9 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 1 4 . 2 0 0 0 0 5 6 9 M & L S U P P L Y 0 0 0 0 1 2 8 2 4 8 S U P E R G L O V E S , R U B B E R B O O T S 1 2 / 0 4 / 2 0 1 2 4 8 7 . 5 4 0 1 3 8 7 0 0 0 0 0 1 2 8 3 3 8 C R E D I T - S U P E R G L O V E S 1 2 / 1 3 / 2 0 1 2 c - 7 0 2 . 6 3 0 1 3 8 7 0 0 0 0 0 1 2 8 6 9 9 C O U P L I N G S , L A B O U R 1 2 / 0 1 / 2 0 1 2 3 1 4 . 7 7 0 1 3 8 7 0 C h e q u e A m o u n t - 9 9 . 6 8 0 0 0 6 3 3 N A T U R A L R E S O U R C E G A S L I M I T E D J a n E 1 2 3 7 8 - 0 1 U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 6 9 7 . 3 1 0 1 3 8 7 1 J a n E 2 2 3 8 0 - 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 5 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 7 . 4 5 0 1 3 8 7 1 J a n E 2 4 2 0 0 - 0 1 U T I L I T I E S - S . C . C . 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 6 2 4 . 9 5 0 1 3 8 7 1 J a n E 4 5 4 0 7 - 0 1 U T I L I T I E S - O F F I C E 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 3 9 6 . 9 5 0 1 3 8 7 1 J a n E 4 5 4 0 9 - 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 2 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 8 . 7 0 0 1 3 8 7 1 J a n E 4 5 4 1 0 - 0 1 U T I L I T I E S - L I B R A R Y 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 4 . 4 5 0 1 3 8 7 1 J a n E 5 1 6 0 0 - 0 1 U T I L I T I E S - G A R A G E 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 , 3 1 2 . 5 6 0 1 3 8 7 1 J a n F 1 9 2 9 0 - 0 1 U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 3 0 2 . 5 2 0 1 3 8 7 1 J a n F 2 0 6 0 0 - 0 1 U T I L I T I E S - V . C . C . 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 4 1 . 3 6 0 1 3 8 7 1 J a n F 2 6 8 6 4 - 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 6 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 8 . 7 0 0 1 3 8 7 1 J a n G 0 6 2 1 0 - 0 1 U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 7 9 . 5 1 0 1 3 8 7 1 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 7 9 o f 1 9 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r J a n G 0 6 3 0 5 - 0 1 U T I L I T I E S - M A R I N E 1 \ 4 U S E U M 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 3 9 5 . 1 6 0 1 3 8 7 1 J a n G 0 6 3 0 7 - 0 1 U T I L T I I E S - P B F I R E H A L L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 2 0 6 . 3 5 0 1 3 8 7 1 J a n G 1 5 7 0 0 - 0 1 U T I L I T I E S - O P P B L D G 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 6 . 2 6 0 1 3 8 7 1 J a n G 4 0 4 0 7 - 0 1 U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 4 4 2 . 4 2 0 1 3 8 7 1 J a n G 7 9 2 0 5 - 0 2 U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 3 5 9 5 . 7 6 0 1 3 8 7 1 J a n E 1 2 4 2 1 2 - 0 1 U T I L I T I E S - M E D B L D G 0 1 / 2 1 / 2 0 1 3 2 7 8 . 8 0 0 1 3 8 7 1 C h e q u e A m o u n t - 5 , 6 5 9 . 2 1 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 1 2 3 3 C H L O R I N E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 4 4 . 0 7 0 1 3 8 7 2 C h e q u e A m o u n t - 4 4 . 0 7 0 0 0 6 5 8 O M E R S 0 4 1 0 0 J a n ' 1 3 r e m i t J A N ' 1 3 R E M I T 0 1 / 2 8 / 2 0 1 3 1 8 , 5 6 5 . 9 0 0 1 3 8 7 3 C h e q u e A m o u n t - 1 8 , 5 6 5 . 9 0 0 0 0 6 6 9 O N T A R I O M U N I C I P A L W A T E R A S S O C 2 0 1 3 m e m b e r s h i p 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 0 1 / 2 9 / 2 0 1 3 4 3 5 . 0 5 0 1 3 8 7 4 C h e q u e A m o u n t - 4 3 5 . 0 5 0 0 1 4 8 3 P A R T S M A S T E R C A N A D A 5 0 0 4 3 4 7 9 S O C K E T S 0 1 / 0 7 / 2 0 1 3 1 3 4 . 5 3 0 1 3 8 7 5 C h e q u e A m o u n t - 1 3 4 . 5 3 0 0 0 7 9 6 S A N D S C A N A D A I N C 0 0 6 7 5 3 3 0 M A S K S , S U P P L I E S 0 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 4 9 . 8 4 0 1 3 8 7 6 C h e q u e A m o u n t - 2 4 9 . 8 4 0 0 0 8 5 7 S T R O N G C O E Q U I P M E N T 4 6 6 9 0 1 B L A D E 0 1 / 2 4 / 2 0 1 3 5 4 4 . 4 6 0 1 3 8 7 7 C h e q u e A m o u n t - 5 4 4 . 4 6 0 0 0 8 8 8 T H O R N T O N ' S L O C K W O R K S 1 1 2 6 4 R E P A I R F R O N T D O O R - V . C . C . 0 1 / 2 4 / 2 0 1 3 1 0 7 . 3 5 0 1 3 8 7 8 C h e q u e A m o u n t - 1 0 7 . 3 5 0 0 0 9 1 0 T O W N O F A Y L M E R I V C 0 9 7 1 8 J T A G B I N D E R S 0 1 / 2 5 / 2 0 1 3 1 2 5 . 4 3 0 1 3 8 7 9 C h e q u e A m o u n t - 1 2 5 . 4 3 0 0 0 9 1 3 T O W N S H I P O F M A L A H I D E 1 2 - 2 8 4 J T A G T A G S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 2 2 4 9 . 7 3 0 1 3 8 8 0 1 2 - 2 9 0 S N A P S , R O P E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 2 3 0 0 . 6 7 0 1 3 8 8 0 C h e q u e A m o u n t - 5 5 0 . 4 0 0 0 2 0 4 9 U N I T E D W A Y E L G I N - S T . T H O M A S e m p l o y e e d o n a t i o n E M P L O Y E E D O N A T I O N 0 1 / 2 8 / 2 0 1 3 5 2 . 0 0 0 1 3 8 8 1 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 8 0 o f 1 9 3 2 0 1 2 . 1 2 . 0 1 8 . 0 8 6 5 8 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 5 2 . 0 0 0 0 0 9 8 6 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 J a n ' 1 3 J N A ' 1 3 R E M I T 0 1 / 1 2 / 2 0 1 3 2 , 9 6 6 . 1 2 0 1 3 8 8 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 6 6 . 1 2 C h e q u e R u n T o t a l - 6 6 , 0 6 0 . 2 5 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 8 1 o f 1 9 3 A D p c A N A D A RUN: JAN 22 2013 NO:AAY0LLTEcH N 0 L 0 I E s PAGE; 1087 D A I L Y u p D A T E R E p 0 R T80RWc0MpANY0TALs HST REG: 100057413 RT0004MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:JAN 23, 201S TOT PACKETS -2 DATE OF PAY: JAN 25, 2013 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,209.67 9,209.67 18,210.22 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 2,279.S8 2,279.38 4,535.55 El CDNTQPIPQPIPCAN PEN 4,888.20 4,888.20 9,864.22 CAN PENQCPENqcPENQCHSFQCHSFONEHT1,072.3'i 1,072.3'i 2,151.72 ON EHTMBMETMBHETNL HAPSET ML HAPSET TOT STATS 17,<+<i9.59 17,449.59 34,761.71 TOT STATS CHEQUES 239.59 239.59 239.59 CHEQUESDEPOSITS37,501.51 37,501.51 75,625.18 DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS DED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 37,741.10 37,741.10 75,864.77 TOT NPAY RRSP RRSPRTIRTI TOT PAYRDL 55,190.69 55,190.69 110,626.48 TOT PAYROL SERV CHRG 594.30 594.30 767.33 SERV CHRG6STGSTHST77.26 77.26 99.75 HST GRAND TOT 55,862.25 55.862.25 111,193.56 SRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGECO-YE RUN 1 30.00 SALARIED WORKPAYS IS 31.32 HOURLY WORKPAYS 10 17.40PAYROLL RUNS I 50.75 PAY ADVICE FOLD 28 6.72 sov I T TAX FORM tO.OOCOURIER FEE 1 12.71 RERUN TAX FORMS 82 266.50 TAX FORM RERUN 1 125.00YEAR-END DELIVERY I 12.40 DELIVERY SURCHARSE 1 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 594.30 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 55,8fi2.25 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 3 8 3 1 t o C h e q u e # 0 1 3 8 8 2 P a g e 8 2 o f 1 9 3 C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d J a n u a r y 2 2 , 2 0 1 3 f r o m D o n n a P a g e 8 3 o f 1 9 3 Page 84 of 193 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 8 5 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 8 6 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 8 7 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 8 8 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 8 9 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 6 r e g a r d i n g W a t e r & S e w e r R a t e s . P a g e 9 0 o f 1 9 3 y T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 1 , 2 0 1 3 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t r a t o r ^ - ^ 6 S U B J E C T : A m e n d m e n t s t o M u n i c i p a l P r o p e r t y I n s u r a n c e - B u i l d i n g s A s w e f i n a l i z e d i n f o i m a t i o n r e g a r i i n g ( h e a d d i t i o n o f t h e n e w f i r e h a l l t o o u r i n s u r a n c e p o l i c y f c r o u g h J a n u a r y , o u r i n s u r e r s h a v e n o t e d s o m e r e q u i r e d c h a n g e s / d e c i s i o n s r e g a i d i n g t w o v a c a n t b u i l d i n g s - A c f o r m e r P o r t B u r w e l l f i r e h a l l a n d t h e f o r m e r U b r a r y / t o w n h a l l b u i l d i n g i n V i e n n a . T h e i s s u e i s t h a t v a c a n t b u U d i n g s a r e t r e a t e d d i f f e r e n t l y t h a n o c c u p i e d o n e s , a n d a r e s u b j e c t t o s i g n i f i c a n t l y h i g h e r p r e m i u m s . I t i s n o t e d t h a t t h e V i e n n a b u i l d i n g h a s b e e n v a c a n t f o r s o m e t i m e , a n d o u r i n s u r e r s a w a r e o f s u c h , h o w e v e r t h e y h a v e d e t e r m i n e d t o a c t o n t h e m a t t e r a t f h i s t i m e . T h e f o l l o w i n g a r e t h e t w o o p t i o n s p u t f o r t h b y o u r i n s u r e r s : 1 . A m e n d t h e l o c a t i o n s t o o u r C o m m e r c i a l B u i l d i n g , E q u i p m e n t a n d S t o c k N a m e d P e r i l s F o r m o n a n A c t u a l C a s h V a l u e b a s i s s u b j e c t t o a m i n i m u m $ 1 0 , 0 0 0 d e d u c t i b l e . - V a c a n t F o r m e r F i r e H a l l , 2 4 P i t t S t ( A c t u a l C a s h V a l u e $ 1 9 5 , 4 0 0 ) = $ 1 , 5 0 1 a d d i t i o n a l a n n u a l p r e m i u m . - y a c _ a _ n t F o r m e r . L i b r a r y 6 2 0 8 p ' a n k R ( l ( A c t u a i c a s h v a i u e P e r c " r ' - e n t p o l i c y $ 3 3 4 , 8 0 0 ) = $ 3 , 7 7 7 a d d i t i o n a l a n n u a l p r e m i u m , o r r e c a l c u l a t e d A c t u a l C a s h V a l u e ( $ 2 0 1 / 1 0 0 ) = $ 2 , 1 5 9 , a d d i t i o n a l a n n u a l p r e m i u m . 2 . A m e n d t h e l o c a t i o n s t o o u r D e m o l i t i o n a n d D e b r i s N a m e d P e r i l s E n d o r s e m e n t s u b j e c t t o a m i n i m u m $ 1 0 , 0 0 0 d e d u c t i b l e - v a c a n t F o r m s ' - F i r e H a l l , 2 4 P i t t S t ( D e m o l i t i o n a n d D e b r i s V a l u e $ 5 6 , 0 0 0 ) = $ 1 7 7 a d d i t i o n a l a n n u a l p r e m i u m . - V a c a n t F o r m e r L i b r a r y 6 2 0 8 P l a n k R d ( D e m o l i t i o n a n d D e b r i s V a l u e $ 4 7 , 5 0 0 ) = $ 3 0 1 a d d i t i o n a l a n n u a l p r e m i u m . A f h i i d o p t i o n n o t o u t l i n e d i s t h e r e m o v a l o f t h e b u i l d i n g s f i - o m t h e p o l i c y e n t i r e l y ( t h e l o c a t i o n s w o u l d r e m a i n c o v e r e d f o r l i a b i l i t y ) . T h i s s h o u l d r e s u l t i n s o m e m i n o r r e d u c t i o n t o o u r p r e m i u m , o f f s e t t i n g s o m e o f t h e i n c r e a s e w e w o u l d s e e o n r e n e w a l f o r t h e i n c r e a s e d v a l u e o f t h e n e w f i r e h a l l . A t t h i s t i m e , s t a f f h a v e c o n f i r m e d w i t h t h e i n s u r e r t h a t t h e b u i l d i n g s b e c o v e r e d f o r d e m o l i t i o n a n d d e b r i s o n l y . H o w e v e r , s h o u l d C o u n c i l d i r e c t d i f f e r e n t i y , f h e p o l i c y c a n c e r t a i n l y b e a m e n d e d . L a s t l y , i t i s a l s o a c k n o w l e d g e d t h a t C o u n c i l i s a w a i t i n g a r e p o r t o n t h e d i s p o s i t i o n o f f h e f o r m e r f i r e h a l l . S t a f f w i l l b e p r o v i d i n g s u c h r e p o r t i n f h e n e a r f u t u r e . S t a f f M e m o r a n d u m r e g a r d i n g A m e n d m e n t s t o M u n i c i p a l P a g e 9 1 o f 1 9 3 Page 92 of 193 9 ^ ) F & b . - ^ l ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 3 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E . . L O ^ S U B J E C T : C a n a d a P o s t A g r e e m e n t f o r V i e n n a C o m m u n i t y M a i l B o x e s 2 0 1 2 N U M B E R : P W 2 0 1 3 - 0 0 1 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o f i n a l i z e t h e C o m m u n i t y M a i l B o x A g r e e m e n t f o r t h e C a n a d a P o s t M a i l B o x e s t h a t w e r e i n s t a l l e d i n t h e c o m m u n i t y o f V i e n n a . B a c k g r o u n d C o u n c i l w i l l r e c a l l t h a t c o m m u n i t y m a i l b o x e s w e r e i n s t a l l e d i n V i e n n a t h i s p a s t s u m m e r b y C a n a d a P o s t . T h e m a i l b o x e s w e r e i n s t a l l e d a t t h e f o l l o w i n g l o c a t i o n s : 1 5 E d i s o n D r . ( s o u t h s i d e ) i n t e r s e c t i o n o f E d i s o n D r i v e a n d F u l t o n S t . O p p o s i t e 3 3 U n i o n S t . C h a p e l S t . ( s o u t h s i d e ) i n t e r s e c t i o n o f C h a p e l S t r e e t a n d P l a n k R d . P l e a s e s e e t h e a t t a c h e d a g r e e m e n t b e t w e e n C a n a d a P o s t a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , w h i c h d e t a i l s t h e m a i n t e n a n c e a n d o p e r a t i o n o f t h e c o m m u n i t y m a i l b o x e s . S t a f f C o m m e n t s T h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t m e t w i t h a r e p r e s e n t a t i v e f r o m C a n a d a P o s t i n t h e f i e l d , p r i o r t o t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e c o m m u n i t y m a i l b o x e s , a n d a g r e e d t o t h e s e l e c t e d l o c a t i o n s . A n e w s i d e w a l k w a s c o n s t r u c t e d t h i s s u m m e r o n t h e s o u t h s i d e o f F u l t o n S t r e e t , j o i n i n g E l m S t r e e t a n d E d i s o n D r i v e , a n d a c c e s s e s t h e n e w m a i l b o x e s o n F u l t o n D r i v e . A t t a c h m e n t s 1 . C a n a d a P o s t M a i l B o x A g r e e m e n t S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c c e p t t h e a g r e e m e n t f r o m C a n a d a P o s t w i t h r e s p e c t t o t h e c o m m u n i t y m a i l b o x e s t h a t w e r e i n s t a l l e d t h i s p a s t s u m m e r i n t h e c o m m u n i t y o f V i e n n a . R e s p q f c t f i i l l y s d , . - f / ^ V a n c e A . C z e r ^ n s k i , j M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 3 o f 1 9 3 B l ^ f f C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n D e l i v e r y P l a n n i n g ^ N ^ 1 ^ ^ ^ 1 ^ 9 5 5 H i g h b u r y A v e . L o n d o n O n . N 5 Y 1 A 3 N o v e m b e r 1 6 , 2 0 1 2 N I U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A N I T o : L i n d a M i l l a r d C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R d . P O B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 A 3 D e a r L i n d a P l e a s e f i n d e n c l o s e d 3 c o p i e s o f a n A g r e e m e n t b e t w e e n C a n a d a P o s t a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r e g a r d i n g t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s ( C M B ) i n t h e t o w n o f V i e n n a . I h a v e a t t a c h e d a s " s c h e d u l e A " , c o p i e s o f s i t e l o c a l i s a t i o n d i a g r a m s f o r t h e 3 C M B l o c a t i o n s r e q u i r e d . T h e s i t e l o c a t i o n s w e r e c h o s e n i n c o - o p e r a t i o n w i t h , a n d a p p r o v e d b y E d B r a d f i e l d , P u b l i c W o r k s O p e r a t i o n s S u p e r v i s o r , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . P l e a s e h a v e t h e d o c u m e n t s s i g n e d b y t h e a p p r o p r i a t e o f f i c i a l s a n d r e t u r n 2 c o p i e s t o m e . P l e a s e c o n t a c t m e i f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h i s o r r e q u i r e f u r t h e r i n f o r m a t i o n . ^ ^ T h a n k Y o u J a m i e B e r e D e l i v e r y P l a n n i n g O f f i c e r 9 5 5 H i g h b u r y A v e . L o n d o n O n N 5 Y 1 A 3 5 1 9 - 2 8 0 - 7 9 6 8 F r o m a n y w h e r e . . . t o a n y o n e . D e p a r t o u t . . . j u s q u 1 £ i v o u s S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 4 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 0 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N R E G A R D I N G T H E I N S T A L L A T I O N O F C O M M U N I T Y M A I L B O X E S W H E R E A S t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e p u b l i c r o a d w a y t o s e r v e r e s i d e n t s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n f h e V i l l a g e o f V i e n n a ; 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 7 D A Y O F F E B R U A R Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 5 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 0 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N R E G A R D I N G T H E I N S T A L L A T I O N O F C O M M U N I T Y M A I L B O X E S W H E R E A S t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e p u b l i c r o a d w a y t o s e r v e r e s i d e n t s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 7 D A Y O F F E B R U A R Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 6 o f 1 9 3 T H I S A G R E E M E N T m a d e i n t r i p l i c a t e t h i s 1 6 t h d a y o f N o v e m b e r , 2 0 1 2 B E T W E E N T H E M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " M u n i c i p a l i t y " ) O F T H E F I R S T P A R T ; A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N ( H e r e i n a f t e r c a l l e d " C a n a d a P o s t " ) O F T H E S E C O N D P A R T ; W H E R E A S p u r s u a n t t o t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n A c t , R . S . C . 1 9 8 5 , c . C - 1 0 , C a n a d a P o s t w a s e s t a b l i s h e d a s A g e n t o f H e r M a j e s t y t o , i n t e r a l i a , e s t a b l i s h a n d o p e r a t e a p o s t a l s e r v i c e f o r t h e c o l l e c t i o n , t r a n s m i s s i o n a n d d e l i v e r y o f m a i l a n d t o p r o v i d e s u c h p r o d u c t s a n d s e r v i c e s a s a r e , i n t h e o p i n i o n o f C a n a d a P o s t , n e c e s s a r y o r i n c i d e n t a l t o s u c h p o s t a l s e r v i c e ; A N D W H E R E A S t h e M a i l R e c e p t a c l e s R e g u l a t i o n s , m a d e p u r s u a n t t o t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n A c t w i t h t h e a p p r o v a l o f t h e G o v e r n o r i n C o u n c i l , a u t h o r i z e C a n a d a P o s t t o i n s t a l l , e r e c t o r r e l o c a t e , o r c a u s e t o b e i n s t a l l e d , e r e c t e d o r r e l o c a t e d i n a n y p u b l i c r o a d w a y , a n y r e c e p t a c l e o r d e v i c e t o b e u s e d f o r t h e c o l l e c t i o n , d e l i v e r y o r s t o r a g e o f m a i l ; A N D W H E R E A S C a n a d a P o s t d e s i r e s t o i n s t a l l , e r e c t a n d r e l o c a t e , w h e n n e c e s s a r y , s u c h r e c e p t a c l e s o r d e v i c e s , c o m m o n l y r e f e r r e d t o a s " C o m m u n i t y M a i l b o x e s " , a t s p e c i f i c c o n v e n i e n t l o c a t i o n s o n p u b l i c r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y , t i t l e t o w h i c h i s v e s t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S t h e t i t l e t o t h e p u b l i c r o a d w a y s i s v e s t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S t h e P a r t i e s h e r e t o d e s i r e t o e n t e r i n t o a n A g r e e m e n t g o v e r n i n g C o m m u n i t y M a i l b o x s i t e s e l e c t i o n , l i a b i l i t y , m a i n t e n a n c e , r e p a i r , r e p l a c e m e n t , r e m o v a l a n d r e l o c a t i o n ; N O W T H E R E F O R E T H I S A G R E E M E N T W I N E S S E T H t h a t t h e M u n i c i p a l i t y a n d C a n a d a P o s t , e a c h i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t b y t h e o t h e r , m u t u a l l y a g r e e a s f o l l o w s : 1 . I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) " C o u n c i l " s h a l l m e a n t h e C o u n c i l o f T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; ( b ) " M u n i c i p a l O f f i c i a l " s h a l l m e a n t h e A d m i n i s t r a t o r ; ( c ) " M u n i c i p a l i t y " s h a l l m e a n T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 7 o f 1 9 3 2 ( d ) " R o a d w a y " s h a l l i n c l u d e p u b l i c r o a d a l l o w a n c e s , h i g h w a y s , s t r e e t s , l a n e s , w a l k w a y s , s i d e w a l k s a n d b o u l e v a r d s w i t h i n t h e j u r i s d i c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y ; ( e ) " U t i l i t y " s h a l l i n c l u d e t h e C i t y E n g i n e e r ' s D e p a r t m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , t h e H y d r o E l e c t r i c C o m m i s s i o n , U n i o n G a s , B e l l C a n a d a a n d c a b l e t e l e v i s i o n c o m p a n i e s . 2 . S u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s h e r e i n c o n t a i n e d , C a n a d a P o s t s h a l l : ( a ) i n s t a l l , e r e c t a n d r e l o c a t e , w h e n i t d e e m s n e c e s s a r y . C o m m u n i t y M a i l b o x e s o n l y a t s p e c i f i c l o c a t i o n s o n r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y , t h e s u i t a b i l i t y o f w h i c h s i t e s h a v i n g b e e n e s t a b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d a P o s t ' s l o c a t i o n c r i t e r i a a n d s u b s e q u e n t l y r e v i e w e d a n d a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l ( w h i c h r e v i e w w i l l b e e x p e d i t i o u s a n d w h i c h a p p r o v a l s h a l l n o t u n r e a s o n a b l y b e w i t h h e l d ) i n a c c o r d a n c e w i t h t h e d e t a i l s w h i c h a r e a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , w h i c h S c h e d u l e s h a l l f o r m p a r t o f t h e A g r e e m e n t ; ( b ) a t i t s e x p e n s e , s a t i s f a c t o r i l y m a i n t a i n s u c h C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n c l u d i n g c o n c r e t e s l a b s a n d a c c e s s p a d s , l a n d s c a p i n g a n d C o m m u n i t y M a i l b o x s i t e s a n d i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , g e n e r a l u p k e e p a n d l i t t e r c o n t r o l o n a r e g u l a r b a s i s ; ( c ) p r o v i d e , a t i t s o w n e x p e n s e , f o r s n o w c l e a r i n g o f t h e a r e a s a d j a c e n t t o t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s t o p r o v i d e a c c e s s t h e r e t o d u r i n g t h e w i n t e r f o r t h e p u b l i c ; p r o v i d e d , h o w e v e r , t h a t n o s n o w s h a l l b e p l a c e d o n a n y t r a v e l e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y o r s i d e w a l k b y C a n a d a P o s t o r i t s c o n t r a c t o r ; ( d ) i n d e m n i f y a n d s a v e h a r m l e s s t h e M u n i c i p a l i t y f r o m a n d a g a i n s t a l l c l a i m s f o r i n j u r y o r d a m a g e b y w h o m s o e v e r m a d e , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y m a n n e r b a s e d u p o n , a r i s i n g o u t o f o r i n a n y w a y a t t r i b u t a b l e t o t h e c o n s t r u c t i o n , i n s t a l l a t i o n , m a i n t e n a n c e o r u s e o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s , e x c e p t a r i s i n g o u t o f t h e n e g l i g e n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y ; ( e ) a s s u m e a l l l o s s , i n j u r y o r d a m a g e a n d r i s k o f l o s s , i n j u r y o r d a m a g e t o a n y w o r k s o f t h e M u n i c i p a l i t y o r t h a t o f a n y p u b l i c u t i l i t y w h i c h m a y i n , o n , o v e r o r u n d e r t h e r o a d w a y , a t t h e l o c a t i o n o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s , e x c e p t f o r t h a t a r i s i n g o u t o f n e g l i g e n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y p u b l i c u t i l i t y . 3 . S h o u l d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l n o t a p p r o v e t h e s u i t a b i l i t y o f a n y s i t e f o r t h e i n s t a l l a t i o n , e r e c t i o n o r r e l o c a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s o r s h o u l d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l , i n f u t u r e , d e s i r e t h a t a n y C o m m u n i t y M a i l b o x e r e c t e d o r i n s t a l l e d b y C a n a d a P o s t u p o n a r o a d w a y p u r s u a n t t o t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t b e r e l o c a t e d , t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s h a l l i m m e d i a t e l y s o n o t i f y C a n a d a P o s t i n w r i t i n g a n d s u c h n o t i c e s h a l l s e t f o r t h t h e r e a s o n s f o r s u c h d i s a p p r o v a l o r d e s i r e f o r r e l o c a t i o n . F o r t h w i t h u p o n r e c e i p t o f s u c h n o t i c e , C a n a d a P o s t a n d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s h a l l w o r k t o g e t h e r i n g o o d f a i t h t o e x p e d i t i o u s l y r e s o l v e t h e M u n i c i p a l i t y ' s c o n c e r n s a n d o b j e c t i v e s i n t h i s r e g a r d a n d , i f r e q u i r e d , s e l e c t a n a l t e r n a t i v e l o c a t i o n m e e t i n g t h e a p p r o v a l o f t h e P a r t i e s a s h e r e i n p r o v i d e d . U p o n r e m o v a l o f a n y C o m m u n i t y M a i l b o x f r o m t h e r o a d w a y , C a n a d a P o s t s h a l l s a t i s f a c t o r i l y r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y t o a s t a n d a r d e q u i v a l e n t t o t h e c o n d i t i o n o f t h e r o a d w a y s i n i t s v i c i n i t y i a n d u p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y , S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 8 o f 1 9 3 3 t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n a d v a n c e n o t i c e i n w r i t i n g t o C a n a d a P o s t , m a y d o s o a t t h e e x p e n s e o f C a n a d a P o s t w h i c h u n d e r t a k e s a n d a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y s u c h e x p e n s e s ( i n c l u d i n g s u p e r v i s o r y a n d c l e r i c a l w o r k ) o n d e m a n d . 4 . C a n a d a P o s t m a y a t a n y t i m e , a t i t s s o l e d i s c r e t i o n a n d f o r a n y r e a s o n , g i v e n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l o f i t s i n t e n t i o n t o r e m o v e a n y o r a l l o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s f r o m t h e r o a d w a y s . U p o n r e m o v a l o f a n y o r a l l C o m m u n i t y M a i l b o x e s f r o m t h e r o a d w a y s , C a n a d a P o s t s h a l l s a t i s f a c t o r i l y r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y s t o a s t a n d a r d e q u i v a l e n t t o t h e c o n d i t i o n o f t h e r o a d w a y s i n i t s v i c i n i t y , a n d u p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y s , t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n a d v a n c e n o t i c e i n w r i t i n g t o C a n a d a P o s t , m a y d o s o a t t h e e x p e n s e o f C a n a d a P o s t w h i c h u n d e r t a k e s a n d a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y s u c h e x p e n s e s ( i n c l u d i n g s u p e r v i s o r y a n d c l e r i c a l w o r k ) o n d e m a n d . A l l n o t i c e s i n w r i t i n g r e f e r r e d t o t h r e e ( 3 ) d a y s a f t e r t h e d a t e o f m a i l i n g . 5 . C a n a d a P o s t a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s t h e o w n e r o f a n d h a s j u r i s d i c t i o n o v e r t h e r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y a f f e c t e d b y t h i s A g r e e m e n t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y r e s e r v e s t h e r i g h t t o u s e t h e r o a d w a y a t o r o n w h i c h a C o m m u n i t y M a i l b o x i s l o c a t e d f o r t h e p u r p o s e s o f c o n s t r u c t i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e r e i n s e w e r s , w a t e r m a i n s , e l e c t r i c l i g h t a n d p o w e r c o n d u i t s a n d c a b l e s , t e l e p h o n e c o n d u i t s , g a s l i n e s a n d a l l o t h e r s e r v i c e s a n d a p p l i a n c e s , w h e t h e r u n d e r i t s c o n t r o l o r t h e c o n t r o l o f a p u b l i c u t i l i t y o r o t h e r g o v e r n m e n t a u t h o r i t y . 6 . I f , i n t h e e v e n t o f a n e m e r g e n c y , i t b e c o m e s n e c e s s a r y f o r C a n a d a P o s t t o d o w o r k o n , a c r o s s o r a l o n g a n y r o a d w a y s w i t h o u t c o n s u l t a t i o n w i t h t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l , t h e n C a n a d a P o s t s h a l l , a s s o o n a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e , p r o v i d e t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l w i t h d e t a i l s o f t h e e m e r g e n c y a n d t h e w o r k d o n e i n r e s p o n s e t h e r e t o . I n s u c h e m e r g e n c y s i t u a t i o n s , C a n a d a P o s t s h a l l e x p e d i t i o u s l y r e s t o r e t h e r o a d w a y t o a c o n d i t i o n a s n e a r a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e t o t h e c o n d i t i o n i t w a s p r i o r t o t h e s t a r t o f a n y s u c h w o r k . U p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o s o r e s t o r e t h e r o a d w a y , t h e n t h e M u n i c i p a l i t y m a y d o s o a n d c h a r g e t h e c o s t o f d o i n g s o b a c k t o C a n a d a P o s t . R e s t o r a t i o n i n c l u d e s b u t i s n o t l i m i t e d t o a n y r e q u i r e d r e p a i r t o t h e r o a d w a y c o n c e r n e d b y r e a s o n o f a n y s e t t l e m e n t o f t h e o r i g i n a l r e s t o r a t i o n w o r k b y C a n a d a P o s t . 7 I f , i n t h e e v e n t o f a n e m e r g e n c y , i t b e c o m e s n e c e s s a r y f o r t h e M u n i c i p a l i t y o r o t h e r u t i l i t y t o w o r k a t a n y l o c a t i o n o f a C o m m u n i t y M a i l b o x w i t h o u t t h e p e r m i s s i o n o f C a n a d a P o s t , t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l , a s s o o n a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e o r w i t h i n 2 4 h o u r s n o t i c e t o t h e M u n i c i p a l i t y b y t h e u t i l i t y , p r o v i d e C a n a d a P o s t w i t h d e t a i l s o f t h e e m e r g e n c y a n d t h e w o r k d o n e i n r e s p o n s e t h e r e t o . I n s u c h s i t u a t i o n s t h e M u n i c i p a l i t y o r t h e u t i l i t y , a s t h e c a s e m a y b e , s h a l l t e m p o r a r i l y r e l o c a t e a n d a n c h o r a n y s u c h C o m m u n i t y M a i l b o x i n a s c l o s e p r o x i m i t y t o i t s o r i g i n a l s i t e a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e , h a v i n g r e g a r d t o t h e t e m p o r a r y n a t u r e o f t h e r e l o c a t i o n t o f a c i l i t a t e i t s c o n t i n u e d u s e i n a r e a s o n a b l e a n d s a f e m a n n e r . T h e M u n i c i p a l i t y o r t h e u t i l i t y , a s t h e c a s e m a y b e , s h a l l e x p e d i t i o u s l y r e s t o r e t h e C o m m u n i t y M a i l b o x l o c a t i o n t o a c o n d i t i o n a s n e a r r e a s o n a b l y p o s s i b l e t o t h e c o n d i t i o n p r i o r t o t h e s t a r t o f a n y s u c h w o r k . S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 9 9 o f 1 9 3 4 8 . C a n a d a P o s t s h a l l , a t i t s o w n c o s t a n d e x p e n s e , c a u s e a n y a n d a l l l i e n s o r p r i v i l e g e s r e g i s t e r e d p u r s u a n t t o a p p l i c a b l e l a w s r e l a t i n g t o c o n s t r u c t i o n l i e n s o r p r i v i l e g e s o n m u n i c i p a l p r o p e r t y f o r l a b o u r , s e r v i c e o r m a t e r i a l a l l e g e d t o h a v e b e e n f u r n i s h e d o r t o h a v e b e e n c h a r g e d b y o r f o r C a n a d a P o s t o r a n y o n e o n i t s b e h a l f o n t h e r o a d w a y s o r a n y i m p r o v e m e n t s o r f a c i l i t i e s t h e r e i n o r t h e r e o n , t o b e p a i d , s a t i s f i e d , r e l e a s e d , c a n c e l l e d a n d v a c a t e d w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s a f t e r t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l h a v e s e n t t o C a n a d a P o s t w r i t t e n n o t i c e b y p r e p a i d c o s t o f a n y c l a i m f o r s u c h l i e n o r p r i v i l e g e . P r o v i d e d , h o w e v e r , t h a t i n t h e e v e n t o f a b o n a f i d e d i s p u t e b y C a n a d a P o s t o f t h e v a l i d i t y o r c o r r e c t n e s s o f a n y c l a i m f o r a n y s u c h l i e n o r p r i v i l e g e , C a n a d a P o s t s h a l l n o t b e b o u n d b y t h e f o r e g o i n g b u t s h a l l b e e n t i t l e d t o d e f e n d a g a i n s t t h e s a m e i n a n y p r o c e e d i n g s b r o u g h t i n r e s p e c t t h e r e o f a f t e r f i r s t p a y i n g i n t o c o u r t t h e a m o u n t c l a i m e d a n d s u c h c o s t s a s t h e c o u r t m a y d i r e c t a n d r e g i s t e r i n g a l l s u c h d o c u m e n t s a s m a y b e n e c e s s a r y t o d i s c h a r g e s u c h l i e n o r p r i v i l e g e , o r p r o v i d i n g s u c h o t h e r s e c u r i t y i n r e s p e c t o f s u c h c l a i m a s w i l l r e s u l t i n t h e d i s c h a r g e o f s u c h l i e n o r p r i v i l e g e . I n r e s p e c t t o s u c h l i e n s o r p r i v i l e g e s , C a n a d a P o s t i n a d d i t i o n h e r e b y c o v e n a n t s a n d a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d k e e p m d e m n i f i e d t h e M u n i c i p a l i t y o f a l l l i a b i l i t y o r j u d g e m e n t s a r i s i n g o u t o f a n y l i e n s o r p r i v i l e g e s r e g i s t e r e d a s a r e s u l t o f t h e c o n s t r u c t i o n o f a C o m m u n i t y M a i l b o x a n d i t s r e l a t e d f a c i l i t i e s b y C a n a d a P o s t , i t s c o n t r a c t o r s , s u b c o n t r a c t o r s , m a t e r i a l s u p p l i e r s a n d w o r k e r s . 9 . A n y n o t i c e r e q u i r e d t o b e g i v e n t o t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r s h a l l b e s u f f i c i e n t l y g i v e n p e r s o n a l l y o r d e l i v e r e d o r s e n t b y p r e p a i d p r i o r i t y c o u r i e r a d d r e s s e d t o : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R d . S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O ; a n d a n y s u c h n o t i c e , i f m a i l e d , s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o n t h e s e c o n d b u s i n e s s d a y a f t e r t h e d a t e o n w h i c h i t s h a l l h a v e b e e n s o m a i l e d . A n y n o t i c e r e q u i r e d t o b e g i v e n t o C a n a d a P o s t h e r e u n d e r s h a l l b e s u f f i c i e n t l y g i v e n p e r s o n a l l y o r d e l i v e r e d o r s e n t b y p r e p a i d c o u r i e r a d d r e s s e d t o : D e l i v e r y P l a n n i n g C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n 9 5 5 H i g h b u r y A v e . N . L O N D O N O N N 5 Y 1 A 3 a n d a n y s u c h n o t i c e , i f m a i l e d , s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d b y C a n a d a P o s t o n t h e s e c o n d b u s i n e s s d a y a f t e r t h e d a t e o n w h i c h i t s h a l l h a v e b e e n s o m a i l e d . 1 0 . T h i s A g r e e m e n t i n c o r p o r a t e s a l l t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s g o v e r n i n g t h e i n s t a l l a t i o n , e r e c t i o n a n d r e l o c a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s o n r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e r e i s n o r e p r e s e n t a t i o n o r c o l l a t e r a l a g r e e m e n t a f f e c t i n g t h i s A g r e e m e n t o t h e r t h a n a s e x p r e s s e d h e r e i n i n w r i t i n g . 1 1 . T h i s A g r e e m e n t m a y n o t b e a s s i g n e d o r t r a n s f e r r e d b y e i t h e r p a r t y w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e o t h e r p a r t y . S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 1 0 0 o f 1 9 3 5 1 2 . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e b i n d i n g u p o n t h e P a r t i e s h e r e t o , t h e i r s u c c e s s o r s a n d < a s s i g n s . I N W I T N E S S W H E R E O F t h e P a r t i e s h a v e c a u s e d t h e i r r e s p e c t i v e c o r p o r a t e s e a l s t o b e h e r e t o a f f i x e d a s a t t e s t e d b y t h e h a n d s o f t h e i r r e s p e c t i v e p r o p e r o f f i c e r s i n t h a t b e h a l f t h e d a y o f t h e y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N 0 ^ ^ I b / < ^ 0 ^ 7 D e l i v e r y P l a n n i n g O f f i c e r S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 1 0 1 o f 1 9 3 C M B ( B ) S i t e L o c a l l s a t i o n F o r m S c ^ & t f / i ^ / < £ ; o m l o K A l c ^ d l U I N 1 . P A R K S I T E N U M B E R F S A < s 3 0 i N I N S T A L L A T I O N R E Q U I R E M E N T L D U S I T E T Y P E : C U B ( C M B B ( ^ ^ a T E U P O R A R Y S 1 T E ( 5 A » T E M P T O P E R U ( S C ) R E P L A C E M E W T ( S H ) H I N I - P A R K R e f N o O N B ( ) M P K j J I ^ L O C K C O D E : I P f ^ J J M I S W O # { O S , S S 3 , l l P E R M A N E N T S I T E ( 5 A ) ^ C M B t o C M B B ( 6 J » R E L O C A T I O N ( f i L j ^ D E V I A T I O N R E Q U I R E D ? : y 7 T 5 7 S > n C U R B C U T ? Y O R I G I N A L ( V » R E V I S I O N ( R E C O N F I G U R f i 1 C M B B T O C U B ( 5 1 ) E N H A N C E N E N T 1 6 K I L O C A T I O N D E S C R I P T I O N : P O S T A L I N S T A L L A T I O N : l g ^ S o / s ) ^ ~ r - S ( C > £ , < @ f ^ ^ s - o ^ . s r P < 5 < ^ T S u ^ f e - ^ ^ , t ^ ^ \ J » £ - / s J n J r t P R I V A T E P R O P E R T T ? Y C I T Y / M U N I C I P A L T T C : y 1 6 - F j x j A - J 6 f ^ n ^ ^ N £ ^ \ D I R E C T f O N O F F A C E : S f T E F A C t t S Q : D E P T O F H I G H W A Y S J U R I S D I C T I O N Y e a ( ) N 0 ( ) » N N E E S E s s w w N W S T R E E T ( ) S I D E W A L K ^ ? n f t T y ^ J _ O T H C T L J P E R N t T R E Q U I R E D ( V i C O N T A C T ! ^ & f f l s s ^ . . s e a s s A C C E S S : G R A V E L t » _ P A V E R S ( t P A T l O S T O N E S f 1 A I O N E L 1 O T U E R J L E N G T H ^ | | m o n f e s m : R I R B " E m ' ^ A ~ S . * ^ ; . * < 3 r 5 ^ & ^ 6 » W < ^ . I 3 F T E C O N F I G U R A T I O N L A Y . B Y ( X » P A R K I N G L O T ( X ) O T H E R ( X ) s r r e ? f i Z Q W E B a 3 Q E N 2 C G R A P H I C N O . s P O C H O M E O W N E R N O T I F I E D ; V E R B A L : L E T T E R S E N T : L E T T E R L E F T : N A : S I T E ? ^ y r ^ T V P E ^ s - , 9 O E N 2 C G R A P H I C N O . ^ ^ > r < 9 P O C s r r e » f f f f / ^ T Y P & & O E M 2 C G R A P H I C N O . P O C - t c " / f . ' I / - ' v - t r - B - V K f L o c a t e s i t e b y n f w m c l n g a f l x e d o y e c t I n d l c a U n g w o r r o f e n n c e a p a h r t B d m a r t t B r a t s t t e . S p e e d L i m i t T r a f f i c C o u n t [ T E L E P H O N E ^ T f 6 ^ ^ p ( / ) < J ^ ^ 5 > ^ ' 4 / r c C A B L E t ^ . ^ A p ^ ' ° - 0 0 < N > - 3 e < - ^ . ^ 0 w 0 p . 1 2 ? ^ [ H Y D R O - B O X l k f V \ ^ t V ^ ^ » o e ^ ^ < - ( < f S T R E g f L J G H f O R H Y D R O P O L E 7 c r " - r S E W E R G R A T E 0 ^ - I 0 ) 1 F I R E H Y D R A H T 0 1 ^ ^ j ^ p > < J S 7 . 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S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 0 1 r e g a r d i n g C a n a d a P o s t P a g e 1 0 4 o f 1 9 3 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 4 , 2 0 1 3 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t r a t o r F I L E : F 1 1 S U B J E C T : C I I F A g r e e m e n t - V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e N U M B E R : F 2 0 1 3 . - 0 7 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d c o m p l e t i o n o f a c o n t r i b u t i o n a g r e e m e n t w i t h t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a f o r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C I I F ) - V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e P r o j e c t . B a c k g r o u n d C o u n c i l w i l l r e c a l l t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a d e a p p l i c a t i o n u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C U F ) f o r f i r e c o d e u p g r a d e s a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . T h e r e q u e s t w a s f o r 3 3 . 3 % f u n d i n g . S t a f f C o m m e n t s T h e M u n i c i p a l i t y r e c e n t l y r e c e i v e d c o n f i r m a t i o n t h a t i t s a p p l i c a t i o n h a s b e e n a p p r o v e d , f o r f u n d s u p t o $ 3 5 , 8 2 8 . I t i s n o w r e q u i r e d t o c o m p l e t e a C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t w i t h t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t a s r e p r e s e n t e d b y F e d D e v t o r e c e i v e t h e f u n d i n g . S t a f f h a v e r e v i e w e d t h e a g r e e m e n t a n d d i d n o t i d e n t i f y a n d s i g n i f i c a n t c o n c e r n s . A t t a c h m e n t s 1 . D r a f t B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 1 7 t o a u t h o r i z e e x e c u t i o n o f a C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t w i t h H e r M a j e s t y t h e Q u e e n i n R i g h t o f C a n a d a u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d . S t r a t e g i c P l a n G o a l s G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t G o a l # 2 - E n s u r e r e l i a b l e , w e l l m a i n t a i n e d a n d s e c u r e i n f r a s t r u c t u r e R e c o m m e n d a t i o n s 1 . T h a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n t e r i n t o a C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t f o r f u n d i n g u n d e r t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C I I F ) f o r t h e F i r e C o d e U p g r a d e s t o t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e ( P r o j e c t N o . C 0 0 6 9 ) . 2 . T h a t B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 1 7 t o a u t h o r i z e e x e c u t i o n o f a C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t w i t h H e r M a j e s t y t h e Q u e e n i n R i g h t o f C a n a d a b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . R e s p f e q f f f u U / s u b m i t t e d , K X . K r u f e e r A n i s t a - a t b r » S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 0 5 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 0 6 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 1 7 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A C O N T R I B U T I O N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D H E R M A J E S T Y T H E Q U E E N I N M G H T O F C A N A D A A S R E P R E S E N T E D B Y T H E M I N I S T E R R E S P O N S I B L E F O R F E D E R A L E C O N O M I C D E V E L O P M E N T A G E N C Y F O R S O U T H E R N O N T A R I O R E G A R D I N G T H E C O M M U N I T y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s p r o c e e d i n g w i t h F i r e C o d e U p g r a d e s t o t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e ; A N D W H E R E A S t h e F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o h a s a p p r o v e d f u n d i n g f o r s u c h p r o j e c t i n a n a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 3 5 , 8 2 8 u n d e r i t ' s C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ; A N D W H E R E A S t h e P a r t i e s w i s h t o p r o c e e d w i t h t h e r e q u i r e d C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d H e r M a j e s t y t h e Q u e e n i n r i g h t o f C a n a d a a s r e p r e s e n t e d b y t h e M i n i s t e r r e s p o n s i b l e f o r t h e F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o . 2 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F C ^ A L L Y P A S S E D T H I S 7 t h D A Y O F F E B R U A R Y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 0 7 o f 1 9 3 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 0 8 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D C O N T R I B U T I O N A G R E E M E N T T h i s C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t i s m a d e a s o f B E T W E E N : H E R M A J E S T Y T H E Q U E E N I N R I G H T O F C A N A D A ( " H e r M a j e s t y " ) h e r e b y r e p r e s e n t e d b y t h e M i n i s t e r r e s p o n s i b l e f o r F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o A N D : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( " R e c i p i e n t " ) a l o c a l g o v e r n m e n t e s t a b l i s h e d u n d e r t h e l a w s o f O n t a r i o W H E R E A S t h e F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o ( " A g e n c y " ) w a s c r e a t e d t o h e l p m a k e C a n a d i a n s m o r e p r o d u c t i v e a n d c o m p e t i t i v e i n t h e k n o w l e d g e - b a s e d e c o n o m y , b y s u p p o r t i n g e c o n o m i c d e v e l o p m e n t , e c o n o m i c d i v e r s i f i c a t i o n , j o b c r e a t i o n , a n d s u s t a i n a b l e , s e l f - r e l i a n t c o m m u m t i e s i n S o u t h e r n O n t a r i o ; W H E R E A S i n i t s 2 0 1 2 B u d g e t , t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a a l l o c a t e d $ 1 5 0 m i l l i o n t o t h e n e w l y c r e a t e d C o m m u n i t y J n f i - a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( " C I I F " ) t o r e h a b i l i t a t e a n d i m p r o v e , a n d e x p a n d , e x i s t i n g c o m m u n i t y i n f r a s t r u c t u r e f a c i l i t i e s ; a n d W H E R E A S t h e M i n i s t e r h a s a g r e e d t o m a k e a n o n - r e p a y a b l e c o n t r i b u t i o n t o t h e R e c i p i e n t u p t o t h e m a x i m u m a m o u n t o f t h i r t y - f i v e t h o u s a n d , e i g h t h u n d r e d a n d t w e n t y - e i g h t d o l l a r s ( $ 3 5 , 8 2 8 ) i n s u p p o r t o f t h e R e c i p i e n t ' s E l i g i b l e C o s t s ( a s d e f i n e d h e r e i n ) o f t h e P r o j e c t ( a s d e f i n e d h e r e i n ) , N O W T H E R E T O F O R E , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e m u h i a l c o v e n a n t s a n d a g r e e m e n t s h e r e i n , H e r M a j e s t y a n d t h e R e c i p i e n t a g r e e a s f o l l o w s : 1 . P u r p o s e o f t h e A g r e e m e n t T h e p u r p o s e o f t h i s A g r e e m e n t i s t o s e t o u t t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s u n d e r w h i c h t h e M i n i s t e r w i l l p r o v i d e C T F ( a s d e f i n e d h e r e i n ) f u n d i n g i n s u p p o r t o f t h e P r o j e c t ( a s d e f m e d h e r e i n ) . 2 . I n t e r p r e t a t i o n 2 . 1 D e f i n i t i o n s . I n t h i s A g r e e m e n t , a c a p i t a l i z e d t e r m h a s t h e m e a n i n g g i v e n t o i t i n t h i s s e c t i o n , u n l e s s t h e c o n t e x t i n d i c a t e s o t h e r w i s e : P a g e 1 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 0 9 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A g e n c y m e a n s t h e F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o . A g r e e m e n t m e a n s t h i s a g r e e m e n t i n c l u d i n g a l l t h e a n n e x e s a t t a c h e d h e r e t o , a s s u c h m a y b e a m e n d e d , r e s t a t e d o r s u p p l e m e n t e d , f r o m t i m e t o t i m e . C U F m e a n s t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d a s d e s c r i b e d i n t h e r e c i t a l s h e r e t o . C o n t r i b u t i o n m e a n s t h e c o n t r i b u t i o n t o E l i g i b l e C o s t s i n t h e a m o u n t s t i p u l a t e d i n S u b s e c t i o n 4 . 1 . C o n t r o l P e r i o d m e a n s t h e p e r i o d o f s i x ( 6 ) y e a r s f o l l o w i n g t h e p e r i o d d e t e r m i n e d i n S u b s e c t i o n 3 . 1 a s t h e d u r a t i o n o f t h e A g r e e m e n t . D a t e o f A c c e p t a n c e m e a n s t h e d a t e o n w h i c h t h e d u p l i c a t e f u l l y e x e c u t e d c o p y o f t h i s A g r e e m e n t i s r e c e i v e d b y t h e M i n i s t e r . E l i g i b i l i t y D a t e m e a n s A p r i l 1 , 2 0 1 2 . E l i g i b l e C o s t s m e a n s t h o s e P r o j e c t C o s t s s u p p o r t e d b y t h e C o n t r i b u t i o n a n d w h i c h a r e i d e n t i f i e d i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k a n d r e l a t i n g t o t h e P r o j e c t a c t i v i t i e s d e s c r i b e d t h e r e i n a n d w h i c h a r e i n c o m p l i a n c e w i t h A n n e x 3 - C o s t i n g G u i d e l i n e M e m o r a n d u m . E v e n t o f D e f a u l t m e a n s t h e e v e n t s o f d e f a u l t d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 1 3 . 1 h e r e o f . F i n a l R e p o r t m e a n s t h e r e p o r t d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 7 . 1 h e r e o f . F i n a l R e p o r t D a t e m e a n s J u n e 3 0 . 2 0 1 4 . F i n a l R e v i e w F o r m m e a n s t h e r e p o r t d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 7 . 1 h e r e o f . F i s c a l Y e a r m e a n s t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a ' s f i s c a l y e a r b e g i n n i n g o n A p r i l 1 s t o f a y e a r a n d e n d i n g o n M a r c h 3 1 s t o f t h e f o l l o w i n g y e a r . L o c a l G o v e r n m e n t m e a n s a " m u n i c i p a l i t y " a s d e f i n e d i n t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , ( O n t a r i o ) , a s a m e n d e d a n d i n c l u d e s a l o c a l b o a r d o f a m u n i c i p a l i t y a n d a b o a r d , c o m m i s s i o n o r o t h e r l o c a l a u t h o r i t y e x e r c i s i n g a n y p o w e r w i t h r e s p e c t t o m u n i c i p a l a f f a i r s o r p u r p o s e s i n a n u n o r g a n i z e d t o w n s h i p . M i n i s t e r m e a n s t h e M i n i s t e r r e s p o n s i b l e f o r t h e A g e n c y o r a n y o n e o r m o r e o f h i s * r e p r e s e n t a t i v e s . P a r t i e s m e a n s t h e M i n i s t e r a n d t h e R e c i p i e n t a n d P a r t y m e a n s a n y o n e o f t h e m . P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e m e a n s M a r c h 3 1 , 2 0 1 4 . P a g e 2 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 0 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 P r o j e c t m e a n s t h e p r o j e c t d e s c r i b e d i n A n n e x 1 S t a t e m e n t o f W o r k . P r o j e c t C o s t s m e a n s t h e t o t a l c o s t s o f t h e P r o j e c t a s s e t o u t i n A n n e x 1 S t a t e m e n t o f W o r k . S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e m e a n s t h e r e p o r t d e s c r i b e d i n P a r a g r a p h 6 . 4 ( a ) ( i v ) h e r e o f . " S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d " h a s t h e s a m e m e a n i n g a n d s h a l l b e d e t e r m i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h h o w t h e t e r m " s u b s t a n t i a l l y p e r f o r m e d " i s d e t e r m i n e d i n s u b s e c t i o n 2 ( 1 ) o f t h e C o n s t r u c t i o n L i e n A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , c . C . 3 0 , a s a m e n d e d , a n d " S u b s t a n t i a l C o m p l e t i o n " s h a l l h a v e a c o r r e s p o n d i n g m e a n i n g . 2 . 2 S i n g u I a r / P l u r a l . W h e r e v e r f r o m t h e c o n t e x t i t a p p e a r s a p p r o p r i a t e , e a c h t e r m s t a t e d i n e i t h e r t h e s i n g u l a r o r p l u r a l s h a l l i n c l u d e t h e s i n g u l a r a n d t h e p l u r a l . 2 . 3 E n t i r e A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t c o m p r i s e s t h e e n t i r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e P a r t i e s . N o p r i o r d o c u m e n t , n e g o t i a t i o n , p r o v i s i o n , u n d e r t a k i n g o r a g r e e m e n t i n r e l a t i o n t o t h e s u b j e c t m a t t e r o f t h i s A g r e e m e n t h a s l e g a l e f f e c t , N o r e p r e s e n t a t i o n o r w a r r a n t y , w h e t h e r e x p r e s s , i m p l i e d o r o t h e r w i s e , h a s b e e n m a d e b y t h e M i n i s t e r t o t h e R e c i p i e n t , e x c e p t a s e x p r e s s l y s e t o u t i n t h i s A g r e e m e n t . 2 . 4 I n c o n s i s t e n c y . I n c a s e o f i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n a p r o v i s i o n c o n t a i n e d i n t h e p a r t o f t h e A g r e e m e n t p r e c e d i n g t h e s i g n a t u r e s a n d a p r o v i s i o n c o n t a i n e d i n a n y o f t f a e A n n e x e s t o t h i s A g r e e m e n t , t h e p r o v i s i o n c o n t a i n e d i n t h e p a r t o f t h e A g r e e m e n t p r e c e d i n g t h e s i g n a t u r e s w i l l p r e v a i l . 2 . 5 A n n e x e s . T h i s A g r e e m e n t c o n t a i n s t h e f o l l o w i n g A n n e x e s a s d e s c r i b e d b e l o w , w h i c h f o r m a n i n t e g r a l p a r t o f t h i s A g r e e m e n t : A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k : t h i s a n n e x i s a c o m p r e h e n s i v e d e s c r i p t i o n o f t h e P r o j e c t , m c l u d m g w i t h o u t l i m i t a t i o n , t h e s c o p e o f w o r k , c o s t b r e a k d o w n , l o c a t i o n o f P r o j e c t a n d s o u r c e s o f f u n d i n g . A n n e x 2 - E n v i r o n m e n t a l M i t i g a t i o n M e a s u r e s : t h i s a n n e x s u m m a r i z e s t h e c u r r e n t s t a t u s o f t h e P r o j e c t u n d e r t h e C a n a d i a n E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t A c t , 2 0 1 2 a n d , i f n e c e s s a r y , t h e m i t i g a t i o n m e a s u r e s i d e n t i f i e d f o r t h e P r o j e c t w h i c h t h e R e c i p i e n t w i l l h a v e t o i m p l e m e n t , a s a c o n d i t i o n o f t h e C o n t r i b u t i o n . A n n e x 3 - C o s t i n g G u i d e l i n e M e m o r a n d u m : t h i s a n n e x d e s c r i b e s t h e r u l e s f o r e l i g i b i l i t y f o r c e r t a i n c o s t s . A n n e x 4 - D i r e c t D e p o s i t A u t h o r i z a t i o n A n n e x 5 - P r o g r e s s R e p o r t : t h i s a n n e x c o n t a i n s s u b s t a n t i a l l y t h e f o r m t o b e u s e d i n o r d e r t o p r e p a r e t h e p r o g r e s s r e p o r t . P a g e 3 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 1 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 6 - F i n a l R e v i e w F o r m : t h i s a n n e x c o n t a i n s s u b s t a n t i a l l y t h e f o r m t o b e u s e d i n o r d e r t o p r e p a r e t h e F i n a l R e v i e w F o r m . A n n e x 7 - F i n a l R e p o r t : t h i s a n n e x c o n t a i n s s u b s t a n t i a l l y t f a e f o r m t o b e u s e d i n o r d e r t o p r e p a r e t h e F i n a l R e p o r t . A n n e x 8 - S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e : t h i s a n n e x c o n t a i n s s u b s t a n t i a l l y t h e f o r m t o b e u s e d i n o r d e r t o p r e p a r e t h e S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e . A n n e x 9 - A b o r i g i n a l C o n s u l t a t i o n P r o t o c o l : t h i s a n n e x c o n t a i n s t h e p r o t o c o l t o b e f o l l o w e d i n r e s p e c t t o a n y A b o r i g i n a l c o n s u l t a t i o n . 3 . D u r a t i o n o f A g r e e m e n t 3 . 1 D u r a t i o n o f A g r e e m e n t . T h i s A g r e e m e n t c o m e s i n t o f o r c e o n t h e D a t e o f A c c e p t a n c e a n d w i l l t e r m i n a t e : ( a ) t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s a f t e r t h e e a r l i e r o f : i ) t h e P r o j e c t i s S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d ; o r i i ) t h e P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e . ( b ) u p o n t h e d a t e o n w h i c h a l l a m o u n t s d u e b y f h e R e c i p i e n t t o H e r M a j e s t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t , h a v e b e e n p a i d i n l u l l , w h i c h e v e r i s t h e l a t e r , u n l e s s t e r m i n a t e d e a r l i e r i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t . 3 . 2 C o n t r o l P e r i o d . N o t w i t h s t a n d i n g t h e p r o v i s i o n s o f S u b s e c t i o n 3 . 1 a b o v e , d u r i n g t h e C o n t r o l P e r i o d , t h e r i g h t s a n d o b l i g a t i o n s d e s c r i b e d i n t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s s h a l l c o n t i n u e b e y o n d t f a e d u r a t i o n o f t h e A g r e e m e n t : S e c t i o n 5 - O t h e r G o v e r n m e n t F i n a n c i a l S u p p o r t S u b s e c t i o n 6 . 6 - O v e r p a y m e n t a n d n o n - e n t i t l e m e n t S u b s e c t i o n s 7 . 3 , 7 . 4 , 7 . 5 , 7 . 6 a n d 7 . 7 - M o n i t o r i n g , A u d i t a n d E v a l u a t i o n S u b s e c t i o n 8 . 1 c ) a n d 8 . 2 c ) - R e p r e s e n t a t i o n s a n d C o v e n a n t s S e c t i o n 1 2 - h i d e m n i f i c a t i o n a n d L i m i t a t i o n o f L i a b i l i t y S e c t i o n 1 3 - D e f a u l t a n d R e m e d i e s S e c t i o n 1 4 - P r o j e c t A s s e t s S u b s e c t i o n 1 6 . 9 - D i s p u t e R e s o l u t i o n 4 . T h e C o n t r i b u t i o n P a g e 4 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 2 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 4 . 1 S u b j e c t t o t f a e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , t h e M i n i s t e r w i l l m a k e a n o n - r e p a y a b l e c o n t r i b u t i o n t o t h e R e c i p i e n t i n r e s p e c t o f t h e P r o j e c t i n a n a m o u n t n o t e x c e e d i n g t h e l e s s e r o f ( a ) a n d ( b ) a s f o l l o w s : ( a ) m a x i m u m 2 9 . 5 % o f t o t a l E l i g i b l e C o s t s o f t h e P r o j e c t i n c u r r e d a n d p a i d b y t h e R e c i p i e n t ; a n d ( b ) $ 3 5 , 8 2 8 . 4 . 2 T h e p a y m e n t o f t h e C o n t r i b u t i o n p e r F i s c a l Y e a r i s e s t i m a t e d a t a m o u n t s a s d e t a i l e d i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k . 4 . 3 T h e M i n i s t e r s h a l l n o t c o n t r i b u t e t o a n y E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d p r i o r t o t h e E l i g i b i l i t y D a t e o r l a t e r t h a n t h e P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e . 4 . 4 T h e M i n i s t e r s h a l l n o t c o n t r i b u t e t o a n y E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d b y t h e R e c i p i e n t w h i c h c o u l d c a u s e t h e C o n t r i b u t i o n , n o t e d i n S u b s e c t i o n 4 . 1 h e r e i n t o b e e x c e e d e d . 4 . 5 T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t i t s h a l l c o n t r i b u t e n o l e s s t h a n f i f t y p e r c e n t ( 5 0 % ) t o t h e E l i g i b l e C o s t s o f t h e P r o j e c t . 4 . 6 T h e R e c i p i e n t s h a l l u s e t h e C o n t r i b u t i o n s o l e l y a n d e x c l u s i v e l y t o s u p p o r t t h e E l i g i b l e C o s t s o f t h e P r o j e c t , a s d e t a i l e d i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k a n d i n A n n e x 3 - C o s t i n g G u i d e l i n e M e m o r a n d u m a n d s h a l l c a r r y o u t t h e P r o j e c t i n a d i l i g e n t a n d p r o f e s s i o n a l m a n n e r , u s i n g q u a l i f i e d p e r s o n n e l a n d m a c c o r d a n c e w i t h t h e P r o j e c t d e s c r i p t i o n i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k . 4 . 7 T h e R e c i p i e n t s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a l l c o s t s o f t h e P r o j e c t , i n c l u d i n g c o s t o v e r r u n s , i f a n y . 4 . 8 H o l d b a c k s . N o t w i t h s t a n d i n g a n y o t h e r p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t , t h e M i n i s t e r w i l l , a t t h e M i n i s t e r ' s s o l e d i s c r e t i o n , w i t h h o l d u p t o t e n p e r c e n t ( 1 0 % ) o f t h e C o n t r i b u t i o n a m o u n t u n t i l : ( a ) t h e P r o j e c t i s S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d ; ( b ) t h e R e c i p i e n t h a s s a t i s f i e d a l l t h e c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t ; ( c ) t h e F i n a l R e v i e w F o r m d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 6 . 4 ( a ) ( i i ) h a s b e e n s u b m i t t e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r ; ( d ) a u d i t s a n d s i t e v i s i t s , w h e r e r e q u i r e d b y t h e M i n i s t e r , h a v e b e e n c o m p l e t e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r ; a n d ( e ) t h e M i n i s t e r h a s a p p r o v e d t h e f i n a l c l a i m d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 6 . 4 . P a g e 5 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 3 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 5 . O t h e r G o v e r n m e n t F i n a n c i a l S u p p o r t 5 . 1 T h e R e c i p i e n t h e r e b y c o n f i r m s t h a t f o r p u r p o s e s o f t h i s P r o j e c t n o o t h e r f e d e r a l , p r o v i n c i a l , L o c a l G o v e r n m e n t a s s i s t a n c e h a s b e e n r e q u e s t e d , r e c e i v e d o r w i l l b e r e c e i v e d . 5 . 2 T h e R e c i p i e n t s h a l l p r o m p t l y i n f o r m t h e M i n i s t e r m w r i t i n g i n t h e e v e n t a d d i t i o n a l o t h e r g o v e r n m e n t f i n a n c i a l s u p p o r t h a s b e e n r e q u e s t e d o r r e c e i v e d f o r t h e P r o j e c t , d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t a n d a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h a t a n a d j u s t m e n t t o t h e a m o u n t o f t h e C o n t r i b u t i o n a n d a r e q u e s t f o r r e p a y m e n t o f p a r t o r a l l o f t h e a m o u n t s p a i d t o t h e R e c i p i e n t m a y b e m a d e a s a r e s u l t t h e r e o f . T h e a m o u n t o f r e p a y m e n t r e q u e s t e d w i l l c o n s t i t u t e a d e b t d u e t o H e r M a j e s t y a n d w i l l b e r e c o v e r e d a s s u c h f r o m t h e R e c i p i e n t . 5 . 3 I n n o i n s t a n c e w i l l t h e t o t a l g o v e r n m e n t f u n d i n g t o w a r d s t h e E l i g i b l e C o s t s o f t h e P r o j e c t b e a l l o w e d t o e x c e e d o n e h u n d r e d p e r c e n t ( 1 0 0 % ) o f t h e t o t a l E l i g i b l e C o s t s . 6 . C l a i m s a n d P a y m e n t s 6 . 1 T h e R e c i p i e n t s h a l l m a i n t a i n a c c o u n t i n g r e c o r d s t h a t a c c o u n t f o r t h e C o n t r i b u t i o n p a i d t o t h e R e c i p i e n t a n d t h e r e l a t e d P r o j e c t C o s t s i n r e s p e c t o f t h i s A g r e e m e n t , s e p a r a t e a n d d i s t i n c t f r o m a n y o t h e r f u n d i n g . 6 . 2 C l a i m s P r o c e d u r e s . T h e R e c i p i e n t s h a l l s u b m i t c l a i m s f o r r e i m b u r s e m e n t o f E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d a n d p a i d , n o t l e s s f i - e q u e n t l y t h a n s e m i - a n n u a l l y o r m o r e f r e q u e n t l y t h a n m o n t h l y , i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o t h e M i n i s t e r . E a c h c l a i m w i l l i n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : ( a ) a n i t e m i z e d s u m m a r y o f E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d a n d p a i d ; ( b ) a p r o g r e s s r e p o r t o f t h e c l a i m a s i t r e l a t e s t o A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k , i n t h e f o r m a t t a c h e d a s A n n e x 5 - P r o g r e s s R e p o r t ; ( c ) a c e r t i f i c a t i o n o f t h e c l a i m b y a d i r e c t o r o r o f f i c e r o f t h e R e c i p i e n t , c o n f i r m i n g t h e a c c u r a c y o f t h e c l a i m a n d o f a l l s u p p o r t i n g i n f o r m a t i o n p r o v i d e d ; ( d ) i f a p p l i c a b l e , a c e r t i f i c a t i o n b y a d i r e c t o r o r o f f i c e r o f t h e R e c i p i e n t t h a t a n y m i t i g a t i o n m e a s u r e s l i s t e d i n A n n e x 2 - E n v i r o n m e n t a l M i t i g a t i o n M e a s u r e s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d ; a n d ( e ) s u b s t a n t i a t i n g d o c u m e n t a t i o n ( i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n , a n y i n v o i c e o r p r o o f o f p a y m e n t ) . 6 . 3 A d v a n c e P a y m e n t s . ( a ) I n i t i a l A d v a n c e . W h e r e t f a e M i n i s t e r i s s a t i s f i e d a n d h a s d e t e r m i n e d t h a t t h e R e c i p i e n t ' s c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s j u s t i f y t h e n e e d f o r a n a d v a n c e a g a i n s t t h e P a g e 6 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 4 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 E l i g i b l e C o s t s p a y a b l e u n d e r t h i s A g r e e m e n t , t h e M i n i s t e r m a y , a t h i s s o l e d i s c r e t i o n , p a y t o t h e R e c i p i e n t a n i n i t i a l a d v a n c e f o r E l i g i b l e C o s t s o n t h e p o r t i o n o f t h e C o n t r i b u t i o n a l l o c a t e d t o t h e F i s c a l Y e a r t o w h i c h t h e a d v a n c e r e q u e s t p e r t a i n s , s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g : i ) T h e R e c i p i e n t s u b m i t s t o t h e M i n i s t e r ' s s a t i s f a c t i o n , a f o r e c a s t o f c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s t o b e i n c u r r e d d u r i n g t h e i n i t i a l a d v a n c e p e r i o d a l o n g w i t h a n y d o c u m e n t a t i o n t h a t t h e M i n i s t e r m a y r e a s o n a b l y r e q u e s t . i i ) T h e R e c i p i e n t s h a l l a c c o u n t b y w a y o f c l a i m , t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r , f o r t h e u s e o f a n y a d v a n c e s . ( b ) S u b s e q u e n t A d v a n c e s . W h e r e t h e M i n i s t e r i s s a t i s f i e d a n d h a s d e t e r m i n e d t h a t t h e R e c i p i e n t ' s c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s j u s t i f y t h e n e e d , t h e M i n i s t e r m a y , a t h i s s o l e d i s c r e t i o n , m a k e a d d i t i o n a l a d v a n c e s f o r E l i g i b l e C o s t s , s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g : ( i ) T h e R e c i p i e n t f o l l o w s t h e r e q u i r e m e n t s o u t l i n e d u n d e r ( a ) i ) a n d ( a ) i i ) a b o v e w i t h r e s p e c t t o a n y s u b s e q u e n t a d v a n c e ; a n d ( " ) T h e R e c i p i e n t s u b m i t s t h e a d v a n c e r e q u e s t a t l e a s t s i x ( 6 ) w e e k s p r i o r t o t h e s t a r t o f t h e a d v a n c e p e r i o d t o w h i c h t h e a d v a n c e r e q u e s t * p e r t a i n s . ( c ) I f t h e a m o u n t o f t h e a d v a n c e e x c e e d s t h e a m o u n t o f E l i g i b l e C o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e p r e v i o u s a d v a n c e p e r i o d , t h e M i n i s t e r m a y d e d u c t t h e e x c e s s a m o u n t a n d a n y i n t e r e s t e a r n e d b y s u c h e x c e s s f r o m a n y o t h e r p a y m e n t u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 6 . 4 F i n a l C l a i m P r o c e d u r e s . ( a ) T h e R e c i p i e n t s h a l l s u b m i t a f i n a l c l a i m p e r t a i n i n g t o t h e f i n a l r e i m b u r s e m e n t o f a n y E l i g i b l e C o s t s p r e v i o u s l y c l a i m e d o r n o t , s i g n e d b y a d i r e c t o r o r o f f i c e r o f t h e R e c i p i e n t a n d a c c o m p a n i e d b y t h e f o l l o w i n g , i n a d d i t i o n t o t h e r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n S u b s e c t i o n 6 . 2 , i n a f o r m s a t i s f a c t o r y t o t h e M i n i s t e r i n s c o p e a n d d e t a i l : ( i ) a c o n f i r m a t i o n t h a t i t i s t h e f i n a l c l a i m f o r p a y m e n t a n d a s s u c h , i t i n c l u d e s a l l f i n a l E l i g i b l e C o s t s s u b m i t t e d f o r p a y m e n t ; ( " ) a F i n a l R e v i e w F o r m o n t h e P r o j e c t ; ( i i i ) a F i n a l R e p o r t o f t o t a l P r o j e c t C o s t s ; a n d ( i v ) a S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e ( f e d e r a l , p r o v i n c i a l a n d L o c a l G o v e r n m e n t a s s i s t a n c e ) r e c e i v e d o r r e q u e s t e d t o w a r d s t h e E l i g i b l e P a g e 7 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 5 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 C o s t s o f t h e P r o j e c t s u b s t a n t i a l l y i n t h e f o r m o f A n n e x 8 S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e . ( b ) T h e R e c i p i e n t s h a l l s u b m i t t h e f i n a l c l a i m f o r r e i m b u r s e m e n t o f E l i g i b l e C o s t s t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r t h e e a r l i e r o f : ( i ) t h e d a t e w h i c h f a l l s n o l a t e r f h a n t h r e e ( 3 ) m o n t h s a f t e r P r o j e c t i s S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d ; a n d ( i i ) t h e F i n a l R e p o r t D a t e . T h e M i n i s t e r s h a l l h a v e n o o b l i g a t i o n t o p a y a n y c l a i m s s u b m i t t e d a f t e r t h i s d a t e . 6 . 5 P a y m e n t P r o c e d u r e s . ( a ) T h e M i n i s t e r s h a l l r e v i e w a n d a p p r o v e t h e d o c u m e n t a t i o n s u b m i t t e d b y t h e R e c i p i e n t f o l l o w i n g t h e r e c e i p t o f t h e R e c i p i e n t ' s c l a i m a n d i n t h e e v e n t o f a n y d e f i c i e n c y i n t h e d o c u m e n t a t i o n , i t w i l l n o t i f y t h e R e c i p i e n t a n d t h e R e c i p i e n t s h a l l i m m e d i a t e l y t a k e a c t i o n t o a d d r e s s a n d r e c t i f y t h e d e f i c i e n c y . ( b ) S u b j e c t t o t h e m a x i m u m C o n t r i b u t i o n a m o u n t s s e t f o r t h i n S u b s e c t i o n 4 . 1 a n d a l l o t h e r c o n d i t i o n s c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t , t h e M i n i s t e r s h a l l p a y t o t h e R e c i p i e n t t h e E l i g i b l e C o s t s s e t f o r t h i n t h e R e c i p i e n t ' s c l a i m , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e M i n i s t e r ' s c u s t o m a r y p r a c t i c e s . ( c ) T h e M i n i s t e r m a y r e q u e s t a t a n y t i m e t h a t t h e R e c i p i e n t p r o v i d e s s a t i s f a c t o r y e v i d e n c e t o d e m o n s t r a t e t h a t a l l E l i g i b l e C o s t s c l a i m e d h a v e b e e n p a i d . ( d ) T h e M i n i s t e r m a y r e q u i r e , a t h i s e x p e n s e , a n y c l a i m s u b m i t t e d f o r p a y m e n t o f t h e C o n t r i b u t i o n b e c e r t i f i e d b y t h e R e c i p i e n t ' s e x t e r n a l a u d i t o r o r b y a n a u d i t o r a p p r o v e d b y t h e M i n i s t e r . 6 . 6 O v e r p a y m e n t o r n o n - e n t i t l e m e n t . W h e r e , f o r a n y r e a s o n , t h e R e c i p i e n t i s n o t e n t i t l e d t o a l l o r p a r t o f t h e C o n t r i b u t i o n o r t h e a m o u n t p a i d t o t h e R e c i p i e n t e x c e e d s t h e a m o u n t t o w h i c h t h e R e c i p i e n t i s e n t i t l e d , t h e C o n t r i b u t i o n o r t h e a m o u n t i n e x c e s s , a s t h e c a s e m a y b e , s h a l l c o n s t i t u t e a d e b t d u e t o H e r M a j e s t y a n d s h a l l b e r e c o v e r e d a s s u c h f r o m t h e R e c i p i e n t . T h e R e c i p i e n t s h a l l r e p a y H e r M a j e s t y w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s f r o m t h e d a t e o f t h e M i n i s t e r ' s n o t i c e , t h e a m o u n t o f t h e C o n t r i b u t i o n d i s b u r s e d o r t h e a m o u n t o f t h e o v e r p a y m e n t , a s t h e c a s e m a y b e , t o g e t h e r w i t h i n t e r e s t c a l c u l a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e I n t e r e s t a n d A d m i n i s t r a t i v e C h a r g e s R e g u l a t i o n s , i n e f f e c t o n t h e d u e d a t e , f r o m t h e d a t e o f t h e n o t i c e u n t i l p a y m e n t i s r e c e i v e d b y H e r M a j e s t y . 6 . 7 I f t h e R e c i p i e n t e a r n s a n y i n t e r e s t a s a c o n s e q u e n c e o f a n y a d v a n c e p a y m e n t o f t h e C o n t r i b u t i o n o r e a r n s a n y r e v e n u e a s a r e s u l t o f t h e P r o j e c t , t h e M i n i s t e r m a y i n h i s P a g e 8 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 6 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 a b s o l u t e d i s c r e t i o n r e d u c e t h e C o n t r i b u t i o n b y a l l o r b y s u c h p o r t i o n o f t h e r e v e n u e ( i n c l u d i n g t h e i n t e r e s t ) a s h e d e e m s a p p r o p r i a t e . 7 . M o n i t o r i n e . A u d i t a n d E v a l u a t i o n 7 . 1 F i n a l R e v i e w F o r m a n d F i n a l R e p o r t . I n a c c o r d a n c e w i t h S u b s e c t i o n 6 . 4 , t h e R e c i p i e n t s h a l l _ s u b m i t t o A e M i n i s t e r a F i n a l R e v i e w F o n n , s u b s t a n t i a l l y i n t h e f o r m o f A n n e x 6 - F i n a l R e v i e w F o r m a n d a F i n a l R e p o r t , s u b s t a n t i a l l y i n t h e f o r m o f A n n e x 7 - F i n a l R e p o r t , s a t i s f a c t o i y t o t h e M i n i s t e r i n s c o p e a n d d e t a i l , i n o r d e r t o a l l o w t h e M i n i s t e r t o a s s e s s t f a e o u t c o m e a n d c o s t s o f t h e P r o j e c t . 7 . 2 U p o n r e q u e s t o f t h e M i n i s t e r a n d a t n o c o s t t o h i m , t h e R e c i p i e n t s h a l l p r o m p t l y e l a b o r a t e u p o n a n y r e p o r t s u b m i t t e d o r p r o v i d e s u c h a d d i t i o n a l - m f o r m a t i o n a s m a y b e r e q u e s t e d . 7 . 3 T h e R e c i p i e n t s h a l l a t i t s o w n e x p e n s e : ( a ) p r e s e r v e a n d m a k e a v a i l a b l e f o r a u d i t a n d e x a m i n a t i o n b y t h e M i n i s t e r , p r o p e r b o o k s , a c c o u n t s a n d r e c o r d s o f t h e P r o j e c t C o s t s , w h e r e v e r s u c h b o o k s , a n d r e c o r d s m a y b e l o c a t e d , a n d p e r m i t t h e M i n i s t e r t o c o n d u c t s u c h i n d e p e n d e n t a u d i t s a n d e v a l u a t i o n s a s t h e M i n i s t e r m h i s d i s c r e t i o n m a y r e q u i r e ; ( b ) u p o n r e a s o n a b l e n o t i c e a n d a f t e r c o n s u l t a t i o n w i t h t h e R e c i p i e n t , p e r m i t t h e M i n i s t e r , r e a s o n a b l e a c c e s s t o t h e P r o j e c t s i t e a n d / o r t h e R e c i p i e n t ' s p r e m i s e s a n d d o c u m e n t s i n o r d e r t o i n s p e c t a n d a s s e s s t h e p r o g r e s s a n d r e s u l t s o f t h e P r o j e c t ; ( c ) s u p p l y p r o m p t l y , o n r e q u e s t , s u c h o t h e r d a t a i n r e s p e c t o f t h e P r o j e c t a n d i t s r e s u l t s , a s t h e M i n i s t e r m a y r e q u i r e f o r p u r p o s e s o f t h i s A g r e e m e n t a n d f o r s t a t i s t i c a l a n d / o r e v a l u a t i o n p u r p o s e s . 7 . 4 T h e M i n i s t e r s h a l l h a v e t h e r i g h t , a t h i s o w n e x p e n s e , a n d a s a n d w h e n h e d e t e r m i n e s n e c e s s a r y , t o p e r f o r m a u d i t s o f t h e P r o j e c t C o s t s a n d t h e R e c i p i e n t ' s b o o k s , a c c o u n t s , r e c o r d s , f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a n d c l a i m s f o r r e i m b u r s e m e n t o f E l i g i b l e C o s t s , a n d t h e R e c i p i e n t ' s _ a d m i m s t r a t i v e , f i n a n c i a l a n d c l a i m c e r t i f i c a t i o n p r o c e s s e s a n d p r o c e d u r e s , f o r t h e p u r p o s e s o f v e r i f y i n g t h e c o s t s o f t h e P r o j e c t , v a l i d a t i n g c l a i m s f o r r e i m b u r s e m e n t o f E l i g i b l e C o s t s , e n s u r i n g c o m p l i a n c e w i t h t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t , a n d c o n f i r m i n g a m o u n t s r e p a y a b l e t o H e r M a j e s t y u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t . 7 . 5 A n y a u d i t s p e r f o r m e d h e r e u n d e r w i l l b e c a r r i e d o u t b y a u d i t o r s s e l e c t e d b y t f a e M i n i s t e r , w h i c h m a y i n c l u d e a n y o f t h e f o l l o w i n g : A g e n c y o f f i c i a l s , a n i n d e p e n d e n t a u d i t i n g f i r m , a n d / o r t h e R e c i p i e n t ' s e x t e r n a l a u d i t o r s . T h e M i n i s t e r w i l l p r o v i d e t h e R e c i p i e n t w i t h a d e s c r i p t i o n o f t h e s c o p e a n d c r i t e r i a o f t h e a u d i t a n d t h e e x p e c t e d t i m e f r a m e s f o r c o m p l e t i o n o f t f a e a u d i t a n d p u b l i c r e l e a s e o f t h e r e l a t e d r e p o r t s . P a g e 9 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 7 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 7 . 6 T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t t h e M i n i s t e r , a t h i s e x p e n s e , m a y e n g a g e o u t s i d e f i r m s o r i n d i v i d u a l s , u n r e l a t e d t o t h e G o v e r n m e n t o f C a n a d a , w i t h t h e r e q u i r e d e x p e r t i s e t o e v a l u a t e a n d m o n i t o r t h e P r o j e c t a n d i t s i m p l e m e n t a t i o n o r r e v i e w a n y d o c u m e n t s s u b m i t t e d b y t h e R e c i p i e n t . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o p r o v i d e a c c e s s t o a n y s i t e , m e e t i n g o r t o a n y d o c u m e n t i n r e l a t i o n t o t h e P r o j e c t t o s u c h f i r m s o r i n d i v i d u a l s . 7 . 7 A u d i t o r G e n e r a l o f C a n a d a . T h e R e c i p i e n t a c k n o w l e d g e s t h a t t h e A u d i t o r G e n e r a l o f C a n a d a m a y , a t t h e A u d i t o r G e n e r a l ' s c o s t , a f t e r c o n s u l t a t i o n w i t h t h e R e c i p i e n t , c o n d u c t a n i n q u i r y u n d e r t h e a u t h o r i t y o f S u b s e c t i o n 7 . 1 ( 1 ) o f t h e A u d i t o r G e n e r a l A c t i n r e l a t i o n t o a n y f u n d i n g a g r e e m e n t ( a s d e f i n e d i n S u b s e c t i o n 4 2 ( 4 ) o f t h e F i n a n c i a l A d m i n i s t r a t i o n A c t ) w i t h r e s p e c t t o t h e u s e o f f u n d s r e c e i v e d . F o r p u r p o s e s o f a n y s u c h i n q u i r y u n d e r t a k e n b y t h e A u d i t o r G e n e r a l , t h e R e c i p i e n t s h a l l p r o v i d e , u p o n r e q u e s t a n d i n a t i m e l y m a n n e r , t o t h e A u d i t o r G e n e r a l o r a n y o n e a c t i n g o n b e h a l f o f t h e A u d i t o r G e n e r a l : ( a ) a l l r e c o r d s h e l d b y t h e R e c i p i e n t o r b y a g e n t s o r c o n t r a c t o r s o f t h e R e c i p i e n t , r e l a t i n g t o t h i s A g r e e m e n t a n d t h e u s e o f t h e C o n t r i b u t i o n ; a n d ( b ) s u c h f u r t h e r i n f o r m a t i o n a n d e x p l a n a t i o n s a s t h e A u d i t o r G e n e r a l , o r a n y o n e a c t i n g o n b e h a l f o f t h e A u d i t o r G e n e r a l , m a y r e q u e s t r e l a t i n g t o t h i s A g r e e m e n t a n d / o r t h e C o n t r i b u t i o n . 8 . R e p r e s e n t a t i o n s a n d C o v e n a n t s 8 . 1 T h e R e c i p i e n t r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t : ( a ) i t i s a L o c a l G o v e r n m e n t a n d i s i n g o o d s t a n d i n g u n d e r t h e l a w s o f O n t a r i o , a n d h a s t h e p o w e r a n d a u t h o r i t y t o c a r r y o n i t s b u s i n e s s , t o h o l d i t s p r o p e r t y a n d t o e n t e r i n t o t h i s A g r e e m e n t a n d i t h a s t h e p o w e r a n d a u t h o r i t y , a n d h a s m e t a l l l e g a l r e q u i r e m e n t s , n e c e s s a r y t o c a r r y o n b u s i n e s s , h o l d p r o p e r t y , a n d t o e n t e r i n t o , d e l i v e r a n d p e r f o r m t h i s A g r e e m e n t . T h e R e c i p i e n t w a r r a n t s t h a t i t s h a l l r e m a i n a s s u c h f o r t h e d u r a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) t h e e x e c u t i o n , d e l i v e r y a n d p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t h a v e b e e n d u l y a n d v a l i d l y a u t h o r i z e d b y t h e n e c e s s a r y c o r p o r a t e a c t i o n s o f t h e R e c i p i e n t a n d w h e n e x e c u t e d a n d d e l i v e r e d b y t h e R e c i p i e n t , t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s a l e g a l , v a l i d a n d b i n d i n g o b l i g a t i o n o f t h e R e c i p i e n t , e n f o r c e a b l e i n a c c o r d a n c e w i t h i t s t e r m s ; ( c ) i t h a s a c q u i r e d , a t i t s o w n e x p e n s e , g e n e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e a n d p r o p e r t y d a m a g e i n s u r a n c e , i n a n a d e q u a t e a m o u n t c o n s i s t e n t w i t h t h e s c o p e o f t h e o p e r a t i o n s a n d t h e P r o j e c t t h a t a p r u d e n t p e r s o n c a r r y i n g o u t a p r o j e c t s i m i l a r t o f h e P r o j e c t w o u l d m a i n t a i n , a n d w i l l m a i n t a i n s u c h f o r t h e d u r a t i o n o f t h e A g r e e m e n t a n d t h e C o n t r o l P e r i o d . P a g e l 0 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 8 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 ( d ) t h e s i g n a t o r y ( i e s ) t o t h i s A g r e e m e n t , o n b e h a l f o f t h e R e c i p i e n t , h a s ( v e ) b e e n d u l y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e a n d d e l i v e r t h i s A g r e e m e n t ; ( e ) t h i s A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s a l e g a l l y b i n d i n g o b l i g a t i o n o f t h e R e c i p i e n t , e n f o r c e a b l e a g a i n s t i t i n a c c o r d a n c e w i t h i t s t e r m s , s u b j e c t a s t o e n f o r c e m e n t o f r e m e d i e s t o a p p l i c a b l e b a n k r u p t c y , i n s o l v e n c y , r e o r g a n i z a t i o n a n d o t h e r l a w s a f f e c t i n g g e n e r a l l y t h e e n f o r c e m e n t o f t h e r i g h t s o f c r e d i t o r a n d s u b j e c t t o a c o u r t ' s d i s c r e t i o n a r y a u t h o r i t y w i t h r e s p e c t t o t h e g r a n t i n g o f a d e c r e e , o r d e r i n g s p e c i f i c p e r f o r m a n c e o r o t h e r e q u i t a b l e r e m e d i e s ; ( f ) t h e e x e c u t i o n a n d d e l i v e r y o f t h i s A g r e e m e n t a n d t h e p e r f o r m a n c e b y t h e R e c i p i e n t o f i t s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r w i l l n o t , w i t h o r w i t h o u t t h e g i v i n g o f n o t i c e o r t h e p a s s a g e o f t i m e o r b o t h : ( i ) v i o l a t e t h e p r o v i s i o n s o f t h e R e c i p i e n t ' s b y - l a w s , a n y o t h e r c o r p o r a t e g o v e r n a n c e d o c u m e n t s u b s c r i b e d t o b y t h e R e c i p i e n t o r a n y r e s o l u t i o n o f t h e R e c i p i e n t ; ( i i ) v i o l a t e a n y j u d g m e n t , d e c r e e , o r d e r o r a w a r d o f a n y c o u r t , g o v e r n m e n t a g e n c y , r e g u l a t o r y a u t h o r i t y o r a r b i t r a t o r ; o r ( i i i ) c o n f l i c t w i t h o r r e s u l t i n t h e b r e a c h o r t e r m i n a t i o n o f a n y m a t e r i a l t e r m o r p r o v i s i o n o f , o r c o n s t i t u t e a d e f a u l t u n d e r , o r c a u s e a n y a c c e l e r a t i o n u n d e r , a n y l i c e n s e , p e r m i t , c o n c e s s i o n , f t a n c h i s e , i n d e n t u r e , m o r t g a g e , l e a s e , e q u i p m e n t l e a s e , c o n t r a c t , p e r m i t , d e e d o f t r u s t o r a n y o t h e r i n s t r u m e n t o r a g r e e m e n t b y w h i c h i t i s b o u n d . ( g ) t h e r e a r e n o a c t i o n s , s u i t s , i n v e s t i g a t i o n s o r o t h e r p r o c e e d i n g s p e n d i n g o r , t o d i e k n o w l e d g e o f t h e R e c i p i e n t , t h r e a t e n e d a n d t h e r e i s n o o r d e r , j u d g m e n t o r d e c r e e o f a n y c o u r t o r g o v e r n m e n t a l a g e n c y , w h i c h c o u l d m a t e r i a l l y a n d a d v e r s e l y a f f e c t t h e R e c i p i e n t ' s a b i l i t y t o c a r r y o u t t h e a c t i v i t i e s c o n t e m p l a t e d b y t h i s A g r e e m e n t ; ( h ) i t h a s o b t a i n e d o r w i l l o b t a i n a l l n e c e s s a r y l i c e n c e s a n d p e r m i t s i n r e l a t i o n t o t h e P r o j e c t , w h i c h s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s o f a l l r e g u l a t i n g b o d i e s o f a p p r o p r i a t e j u r i s d i c t i o n ; a n d ( i ) a l l i n f o r m a t i o n p r o v i d e d d u r i n g t h e C I I F a p p l i c a t i o n p r o c e s s r e m a i n s t r u e , c o r r e c t a n d c o m p l e t e i n e v e r y r e s p e c t e x c e p t a s s e t o u t t o t h e c o n t r a r y h e r e i n . 8 . 2 T h e R e c i p i e n t c o v e n a n t s a n d a g r e e s t h a t : ( a ) i t s h a l l o b t a i n t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e M i n i s t e r b e f o r e m a k i n g a n y c h a n g e t o a n y a s p e c t o f t h e P r o j e c t o r t o t h e m a n a g e m e n t o f t h e P r o j e c t o r R e c i p i e n t . P a g e 1 1 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 1 9 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 ( b ) i t s h a l l a c q u i r e a n d m a n a g e a l l e q u i p m e n t , s e r v i c e s a n d s u p p l i e s r e q u i r e d f o r t f a e P r o j e c t i n a m a n n e r t h a t e n s u r e s t h e b e s t v a l u e f o r f u n d s e x p e n d e d a n d i t s h a l l c o m p l y w i t h i t s p r o c u r e m e n t p o l i c i e s , r u l e s a n d r e g u l a t i o n s . ( c ) i t s h a l l m a i n t a i n t h e u s a g e a s d e s c r i b e d i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k , o f a n y a s s e t s t o w h i c h t h e M i n i s t e r h a s c o n t r i b u t e d t o f o r a m i n i m u m o f s i x ( 6 ) y e a r s a f t e r t h e e x p i r y o r t h e t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . 9 . F e d e r a l V i s i b i l i t y R e q u i r e m e n t s 9 . 1 T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t i t s n a m e , t h e a m o u n t o f t h e C o n t r i b u t i o n a n d a d e s c r i p t i o n o f t h e g e n e r a l n a t u r e o f t h e a c t i v i t i e s s u p p o r t e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t m a y b e m a d e p u b l i c l y a v a i l a b l e b y t h e M i n i s t e r . 9 . 2 I n o r d e r t o p r o m o t e t h e s u p p o r t r e c e i v e d f r o m t h e M i n i s t e r , a n d t o r a i s e a w a r e n e s s o f t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d , t h e R e c i p i e n t a g r e e s t o t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s , a t t h e r e q u e s t o f t h e A g e n c y : ( a ) P a r t i c i p a t e i n a n d a s s i s t w i t h c o o r d i n a t i o n o f a p u b l i c a n n o u n c e m e n t o f t h e A g r e e m e n t b y t h e M i n i s t e r i n t h e f o r m o f a n e v e n t a n d / o r n e w s r e l e a s e a s p r o v i d e d b y t h e M i n i s t e r . T h e R e c i p i e n t s h a l l m a i n t a i n t h e c o n f i d e n t i a l i t y o f t h i s A g r e e m e n t u n t i l s u c h p u b l i c a n n o u n c e m e n t ; ( b ) C o o r d i n a t e a m u t u a l l y a g r e e a b l e v e n u e , d a t e a n d t i m e , i n l i g h t o f t h e a v a i l a b i l i t y o f t h e M i n i s t e r , f o r p u b l i c / m e d i a e v e n t s o u t l i n i n g P r o j e c t a c h i e v e m e n t s , s u c h a s g r o u n d b r e a k i n g o r c o m p l e t i o n c e r e m o n i e s , o r i n i t i a t i v e s u n d e r t a k e n b y t h e R e c i p i e n t a n d a c k n o w l e d g i n g t h e r o l e o f t h e M i n i s t e r o n t h e s e o c c a s i o n s . U n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o i n a d v a n c e b y t h e M i n i s t e r , n o e v e n t w i l l t a k e p l a c e w i t h o u t a t l e a s t f i f t e e n ( 1 5 ) b u s i n e s s d a y s ' n o t i c e t o t h e M i n i s t e r ; ( c ) P a r t i c i p a t e i n , c o o r d i n a t e a n d a c c o m m o d a t e a c t i v i t i e s t h a t s h o w c a s e t h e r e s u l t s o r e x p e c t e d r e s u l t s o f t h e M i n i s t e r ' s s u p p o r t , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o p u b l i c s h o w c a s e e v e n t s , s i t e v i s i t s , p h o t o o p p o r t u n i t i e s , p r o d u c t i o n o f p r o m o t i o n a l p r o d u c t s ( i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , p h o t o s a n d i m a g e s , v i d e o , p r i n t a n d n e w m e d i a ) . T h i s i n c l u d e s p r o v i d i n g a c c e s s t o t h e R e c i p i e n t ' s w o r k s i t e ( s ) t o t h e A g e n c y s t a f f . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t t h e M i n i s t e r m a y c o n t a c t i t f o r t h e p i u p o s e s o f p r e p a r i n g p r o j e c t s u c c e s s s t o r i e s ; ( d ) W h e n p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e p r o d u c t s a n d s e r v i c e s f u n d e d i n w h o l e o r i n p a r t b y t h i s A g r e e m e n t , s p e c i f y t h a t t h e f i n a n c i a l a s s i s t a n c e i s m a d e p o s s i b l e t h r o u g h a c o n t r i b u t i o n f r o m t h e M i n i s t e r ; ( e ) P r o m i n e n t l y d i s p l a y a t t h e P r o j e c t s i t e i n a m a n n e r p r e s c r i b e d b y t h e M i n i s t e r , p r o m o t i o n a l m a t e r i a l o r s i g n a g e a c c o r d i n g t o a d e s i g n s p e c i f i e d b y t h e M i n i s t e r a n d p r o d u c e d a n d i n s t a l l e d a t t h e R e c i p i e n t ' s e x p e n s e , P a g e 1 2 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 0 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 c o m m u n i c a t i n g t h e n a t u r e o f t h e f u n d e d a c t i v i t i e s a n d / o r t h e i n v o l v e m e n t o f t h e M i n i s t e r ; a n d ( f ) I n c l u d e t h e a p p r o p r i a t e " G o v e r n m e n t o f C a n a d a " w o r d m a r k , E c o n o m i c A c t i o n P l a n l o g o , a n d / o r A g e n c y s i g n a t u r e i n a l l p u b l i c a t i o n s a n d a d v e r t i s i n g d e s c r i b i n g o r p r o m o t i n g t h e p r o d u c t s a n d s e r v i c e s f u n d e d i n w h o l e o r i n p a r t b y t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , e l e c t r o n i c m e d i a ( w e b , t e l e v i s i o n , v i d e o ) , a n d p r i n t m e d i a ( s i g n s , p r i n t a d v e r t i s i n g , b r o c h u r e s , m a g a z i n e s , m a p s , p o s t e r s ) . T h e R e c i p i e n t w i l l c o n s u l t w i t h t h e M i n i s t e r i n p r e p a r i n g t h e c o n t e n t a n d l o o k o f a l l s u c h m a t e r i a l , w h i c h m u s t b e a p p r o v e d i n a d v a n c e . T h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e t h e A g e n c y w i t h n o l e s s t h a n t e n ( 1 0 ) b u s i n e s s d a y s f o r t h e a p p r o v a l o f a l l m a t e r i a l s p r i o r t o i t s r e l e a s e . T h e M i n i s t e r m a y , b y n o t i c e i n w r i t i n g g i v e n t o t h e R e c i p i e n t , r e q u i r e t h a t r e c o g n i t i o n o f t h e s u p p o r t p r o v i d e d b y t h e M i n i s t e r n o t b e m a d e i n a n y p u b l i c c o m m u n i c a t i o n o f t h e R e c i p i e n t . 1 0 . O f f i c i a l L a n e u a e e s W h e r e t h e R e c i p i e n t c o m m u n i c a t e s w i t h m e m b e r s o f t h e p u b l i c r e g a r d i n g P r o j e c t a c t i v i t i e s s u p p o r t e d b y t h e C o n t r i b u t i o n , a n d / o r w h e r e t h e R e c i p i e n t p r o v i d e s s e r v i c e s s u p p o r t e d b y t h e C o n t r i b u t i o n t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c , t h e R e c i p i e n t s h a l l : ( a ) m a k e a v a i l a b l e i n b o t h o f f i c i a l l a n g u a g e s a n y n o t i c e , a d v e r t i s e m e n t , a n n o u n c e m e n t , d o c u m e n t o r p u b l i c a t i o n f o r t h e i n f o r m a t i o n p r i m a r i l y o f m e m b e r s o f t h e p u b l i c ; ( b ) a c t i v e l y o f f e r a n d p r o v i d e i n b o t f a o f f i c i a l l a n g u a g e s a n y s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d o r m a d e a v a i l a b l e t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c ; ( c ) e n c o u r a g e m e m b e r s o f b o t h o f f i c i a l l a n g u a g e c o m m u n i t i e s t o p a r t i c i p a t e i n i t s a c t i v i t i e s ; a n d ( d ) o r g a n i z e a c t i v i t i e s w h e n a p p r o p r i a t e t o m e e t t h e n e e d s o f m e m b e r s o f b o t h o f f i c i a l l a n g u a g e c o m m u n i t i e s . 1 1 . E n v i r o n m e n t a l a n d O t h e r R e q u i r e m e n t s 1 1 . 1 T h e R e c i p i e n t r e p r e s e n t s t h a t t h e P r o j e c t i s n o t a " d e s i g n a t e d p r o j e c t " a s d e f i n e d i n t h e C a n a d i a n E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t A c t , 2 0 1 2 ( " C E A A " ) a n d i s n o t b e i n g c a r r i e d o u t o n " f e d e r a l l a n d s " a s d e f i n e d i n t h e C E A A . 1 1 . 2 T h e R e c i p i e n t s h a l l c o m p l y w i t h a l l f e d e r a l , p r o v i n c i a l , t e r r i t o r i a l , m u n i c i p a l a n d o t h e r a p p l i c a b l e l a w s g o v e r n i n g t h e R e c i p i e n t a n d t h e P r o j e c t , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , s t a t u t e s , r e g u l a t i o n s , b y - l a w s , r u l e s , o r d i n a n c e s a n d d e c r e e s . T h i s P a g e 1 3 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 1 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 i n c l u d e s l e g a l r e q u i r e m e n t s a n d r e g u l a t i o n s r e l a t i n g t o e n v i r o n m e n t a l p r o t e c t i o n a n d t h e s u c c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n o f a n d a d h e r e n c e t o a n y m i t i g a t i o n m e a s u r e s , m o n i t o r i n g o r f o l l o w - u p p r o g r a m , w h i c h m a y b e p r e s c r i b e d b y t h e M i n i s t e r o r b y o t h e r f e d e r a l , p r o v i n c i a l , t e r r i t o r i a l , m u n i c i p a l b o d i e s . 1 1 . 3 T h e R e c i p i e n t w i l l p r o v i d e t h e M i n i s t e r w i t h r e a s o n a b l e a c c e s s t o a n y P r o j e c t s i t e , f o r t h e p u r p o s e o f e n s u r i n g t h a t t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f a n y e n v i r o n m e n t a l a p p r o v a l a r e m e t , a n d t h a t a n y r e q u i r e d m i t i g a t i o n m e a s u r e s , m o n i t o r i n g o r p r o g r a m f o l l o w u p h a v e b e e n c a r r i e d o u t , t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r . 1 1 . 4 I f a s a r e s u l t o f c h a n g e s t o t h e P r o j e c t o r o t h e r w i s e , s h o u l d a s u b s e q u e n t a s s e s s m e n t b e r e q u i r e d i n a c c o r d a n c e w i f h C E A A f o r . t h e P r o j e c t , t h e M i n i s t e r a n d t h e R e c i p i e n t a g r e e t h a t t h e M i n i s t e r ' s o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s A g r e e m e n t w i l l b e s u s p e n d e d f r o m t h e m o m e n t t h a t t h e M i n i s t e r i n f o r m s t h e R e c i p i e n t , u n t i l ( i ) a d e c i s i o n s t a t e m e n t h a s b e e n i s s u e d t o t h e R e c i p i e n t o r , i f a p p l i c a b l e , t h e M i n i s t e r h a s d e c i d e d t h a t t h e P r o j e c t i s n o t l i k e l y t o c a u s e s i g n i f i c a n t a d v e r s e e n v i r o n m e n t a l e f f e c t s , a n d ( i i ) i f r e q u i r e d , a n a m e n d m e n t t o t h i s A g r e e m e n t h a s b e e n s i g n e d , s e t t i n g o u t a n y c o n d i t i o n s i n c l u d e d i n t h e d e c i s i o n s t a t e m e n t . T h e R e c i p i e n t a g r e e s t o c o m p l y w i t h a n y s u c h c o n d i t i o n s . 1 1 . 5 A b o r i g i n a l c o n s u l t a t i o n . T h e R e c i p i e n t a c k n o w l e d g e s t h a t t h e M i n i s t e r ' s o b l i g a t i o n t o p a y t h e C o n t r i b u t i o n i s c o n d i t i o n a l u p o n H e r M a j e s t y s a t i s f y i n g a n y o b l i g a t i o n t h a t H e r M a j e s t y m a y h a v e t o c o n s u l t w i t h o r t o a c c o m m o d a t e a n y A b o r i g i n a l g r o u p s , w h i c h m a y b e a f f e c t e d b y t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t . T h e P a r t i e s a g r e e t o b e b o u n d b y t h e t e r m s o f A n n e x 9 A b o r i g i n a l C o n s u l t a t i o n P r o t o c o l . 1 2 . I n d e m n i f i c a t i o n a n d L i m i t a t i o n o f L i a b i l i t y 1 2 . 1 T h e R e c i p i e n t s h a l l a t a l l t i m e s i n d e m n i f y a n d s a v e h a r m l e s s H e r M a j e s t y , i t s o f f i c e r s , o f f i c i a l s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s , f i - u m a n d a g a i n s t a l l c l a i m s a n d d e m a n d s , l o s s e s , c o s t s , d a m a g e s , a c t i o n s , s u i t s o r o t h e r p r o c e e d i n g s ( i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , t h o s e r e l a t i n g t o i n j u r y t o p e r s o n s , d a m a g e t o o r l o s s o r d e s t r u c t i o n o f p r o p e r t y , e c o n o m i c l o s s o r i n f h n g e m e n t o f r i g h t s ) b y w h o m s o e v e r b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , o r t h r e a t e n e d t o b e b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y m a n n e r b a s e d u p o n o r o c c a s i o n e d b y a n y i n j u r y t o p e r s o n s , d a m a g e t o o r l o s s o r d e s t r u c t i o n o f p r o p e r t y , e c o n o m i c l o s s o r i n f r i n g e m e n t o f r i g h t s , c a u s e d b y , o r a r i s i n g d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y f r o m : ( a ) t h e P r o j e c t , i t s o p e r a t i o n , c o n d u c t o r a n y o t h e r a s p e c t t h e r e o f ; ( b ) t h e p e r f o r m a n c e o r n o n - p e r f o r m a n c e o f t h i s A g r e e m e n t , o r t h e b r e a c h o r f a i l u r e t o c o m p l y w i t h a n y t e r m , c o n d i t i o n , r e p r e s e n t a t i o n o r w a r r a n t y o f t h i s A g r e e m e n t b y t h e R e c i p i e n t , i t s o f f i c e r s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s , o r b y a t h i r d p a r t y o r i t s o f f i c e r s , e m p l o y e e s , o r a g e n t s ; P a g e 1 4 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 2 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 ( c ) t h e d e s i g n , c o n s t r u c t i o n , o p e r a t i o n , m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r o f a n y p a r t o f t h e P r o j e c t o r , ( d ) a n y o m i s s i o n o r o t h e r w i l f u l o r n e g l i g e n t a c t o r d e l a y o f t h e R e c i p i e n t o r a t h i r d p a r t y a n d t h e i r r e s p e c t i v e e m p l o y e e s , o f f i c e r s , o r a g e n t s , e x c q r t t o t h e e x t e i t t o w h i c h s u d c l a i m s a n d d e m a n d s , l o s s e s , c o s t s , d a m a g e s ; a c t i o n s , s u i t s , o r o t h e r p r o c e e d i n g s r e l a t e t o t h e n e g l i g e n t a c t o r o m i s s i o n o f a n o f f i c e r ; o f f i c i a l , e m p l o y e e , o r a g e n t o f H e r M a j e s t y ; i n A e p e r f o r m a n c e o f h i s o r h e r d u t i e s . 1 2 . 2 T h e M i n i s t e r s h a l l h a v e n o l i a b i l i t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t , e x c e p t f o r p a y m e n t s o f t f a e C o n t r i b u t i o n , i n a c c o r d a n c e w i t h a n d s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t . W i t h o u t l i m i t i n g t h e g e n e r a l i t y o f t h e f o r e g o i n g , t h e M i n i s t e r s h a l l n o t b e l i a b l e f o r a n y d i r e c t , i n d i r e c t , s p e c i a l o r c o n s e q u e n t i a l d a m a g e s , o r d a m a g e s f o r l o s s o f r e v e n u e s o r p r o f i t s o f t h e R e c i p i e n t . 1 2 . 3 H e r M a j e s t y , h e r a g e n t s , e m p l o y e e s a n d s e r v a n t s w i l l n o t b e h e l d l i a b l e i n t h e e v e n t S ^ , ^ 1 C ! ! ? ? , ? L ^ ^ J ? ! ^ a n ^ ^ ^ - ? a ? i . 1 ? l i - ^ r . o E e r a ? i ? g ^ e a s e o r o t l l , e r , l o n s - t e r m o b l i g a t i o n i n r e l a t i o n t o t h e P r o j e c t f o r w h i c h t f a e C o n t r i b u t i o n i s p r o v i d e d . 1 3 . D e f a u l t a n d R e m e d i e s 1 3 . 1 E v e n t o f D e f a u l t . T h e M i n i s t e r m a y d e c l a r e t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s o c c u r r e d i f : ( a ) t h e R e c i p i e n t h a s f a i l e d o r n e g l e c t e d t o p a y H e r M a j e s t y a n y a m o u n t d u e i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t ; ( b ) t h e R e c i p i e n t f a i l s t o p r o c e e d d i l i g e n t l y w i t h t h e P r o j e c t , o r a b a n d o n s t h e P r o j e c t i n w h o l e o r i n p a r t , o r t h e P r o j e c t i s n o t S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d b y t h e P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e ; ( c ) t h e R e c i p i e n t m a k e s a m a t e r i a l l y f a l s e o r m i s l e a d i n g s t a t e m e n t c o n c e r n i n g s u p p o r t b y t h e M i n i s t e r i n a n y i n t e r n a l a n d / o r p u b l i c c o m m u n i c a t i o n , o t h e r t h a n i n g o o d f a i t h ; ( d ) A e R e c i p i e n t ^ b e c o m e s b a n k m p t o r i n s o l v e n t , g o e s i n t o r e c e i v e r s h i p , o r t a k e s t h e b e n e f i t o f a n y s t a t u t e , f r o m t i m e t o t i m e i n f o r c e , r e l a t i n g t o b a n k m p t o r i n s o l v e n t d e b t o r s ; ( e ) a n o r d e r i s m a d e o r t h e R e c i p i e n t h a s p a s s e d a r e s o l u t i o n f o r t h e w i n d i n g u p o r l i q u i d a t i o n o f t h e R e c i p i e n t , o r t h e R e c i p i e n t i s d i s s o l v e d ; w t h e R e c i p i e n t h a s , i n t h e o p i n i o n o f t h e M i n i s t e r , c e a s e d t o c a r r y o n b u s i n e s s o r h a s s o l d a l l o r s u b s t a n t i a l l y a l l o f i t s a s s e t s ; P a g e l 5 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 3 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 ( g ) t h e P r o j e c t i s c a r r i e d o u t a t l o c a t i o n s , o t h e r t h a n t h o s e m e n t i o n e d i n A n n e x 1 S t a t e m e n t o f W o r k ; ( h ) t h e R e c i p i e n t h a s s u b m i t t e d f a l s e o r m i s l e a d i n g i n f o r m a t i o n , o r h a s m a d e f a l s e o r m i s l e a d i n g r e p r e s e n t a t i o n t o t h e A g e n c y , t h e M i n i s t e r o r i n t h i s A g r e e m e n t ; ( i ) t h e R e c i p i e n t h a s n o t , i n t h e o p i n i o n o f t h e M i n i s t e r , m e t o r s a t i s f i e d a t e r m o r c o n d i t i o n o f t h i s A g r e e m e n t ; * 0 ) t h e R e c i p i e n t h a s n o t m e t o r s a t i s f i e d a t e r m o r c o n d i t i o n u n d e r a n y o t h e r c o n t r i b u t i o n a g r e e m e n t o r a g r e e m e n t o f a n y k i n d w i t h H e r M a j e s t y ; ( k ) t h e R e c i p i e n t i s n o t e l i g i b l e o r i s o t h e r w i s e n o t e n t i t l e d t o t h e C o n t r i b u t i o n ; o r , ( 1 ) t h e R e c i p i e n t h a s n o t c o m p l i e d w i t h t h e m o n i t o r i n g , a u d i t a n d e v a l u a t i o n r e q u i r e m e n t s , s p e c i f i e d i n t h i s A g r e e m e n t . 1 3 . 2 N o t i c e a n d R e c t i f i c a t i o n P e r i o d . E x c e p t m t h e c a s e o f d e f a u l t u n d e r S u b s e c t i o n 1 3 . 1 ( d ) ( e ) a n d ( f ) , t h e M i n i s t e r w i l l n o t d e c l a r e t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s o c c u r r e d u n l e s s h e h a s g i v e n p r i o r w r i t t e n n o t i c e t o t h e R e c i p i e n t o f t h e o c c u r r e n c e , w h i c h i n t h e M i n i s t e r ' s o p i n i o n c o n s t i t u t e s a n E v e n t o f D e f a u l t . T h e R e c i p i e n t s h a l l , w i t h i n s u c h p e r i o d o f t i m e a s t h e M i n i s t e r m a y s p e c i f y i n t h e n o t i c e , e i t h e r c o r r e c t t h e c o n d i t i o n o r e v e n t o r d e m o n s t r a t e , t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e M i n i s t e r , t h a t i t h a s t a k e n s u c h s t e p s a s a r e n e c e s s a r y t o c o r r e c t t h e c o n d i t i o n , f a i l i n g w h i c h t h e M i n i s t e r m a y d e c l a r e t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s o c c u r r e d . 1 3 . 3 R e m e d i e s . I f t h e M i n i s t e r d e c l a r e s t h a t a n E v e n t o f D e f a u l t h a s o c c u r r e d , t h e M i n i s t e r m a y i m m e d i a t e l y e x e r c i s e a n y o n e o r m o r e o f t h e f o l l o w i n g r e m e d i e s , i n a d d i t i o n t o a n y r e m e d y a v a i l a b l e a t l a w : ( a ) t e r m i n a t e t h e A g r e e m e n t , i n c l u d i n g a n y o b l i g a t i o n b y t h e M i n i s t e r t o m a k e a n y p a y m e n t u n d e r t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g a n y o b l i g a t i o n t o p a y a n a m o u n t o w i n g p r i o r t o s u c h t e r m i n a t i o n ; ( b ) s u s p e n d a n y o b l i g a t i o n b y t h e M i n i s t e r t o m a k e a n y p a y m e n t u n d e r t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g a n y o b l i g a t i o n t o p a y a n a m o u n t o w i n g p r i o r t o s u c h s u s p e n s i o n ; a n d ( 0 r e q u i r e t h e R e c i p i e n t t o r e p a y f o r t h w i t h t o H e r M a j e s t y a l l o r p a r t o f t h e C o n t r i b u t i o n , a n d t h a t a m o u n t i s a d e b t d u e t o H e r M a j e s t y a n d m a y b e r e c o v e r e d a s s u c h . 1 3 . 4 T h e R e c i p i e n t a c k n o w l e d g e s t h e p o l i c y o b j e c t i v e s s e r v e d b y t h e M i n i s t e r ' s a g r e e m e n t t o m a k e t h e C o n t r i b u t i o n , t h a t t h e C o n t r i b u t i o n c o m e s f i r o m t h e p u b l i c m o n i e s , a n d t h a t t h e a m o u n t o f d a m a g e s s u s t a i n e d b y H e r M a j e s t y i n a n E v e n t o f P a g e l 6 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 4 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 D e f a u l t i s d i f f i c u l t t o a s c e r t a i n a n d t h e r e f o r e , t h a t i t i s f a i r a n d r e a s o n a b l e t h a t t h e M i n i s t e r b e e n t i t l e d t o e x e r c i s e a n y o r a l l o f t h e r e m e d i e s , p r o v i d e d f o r i n t h i s A g r e e m e n t a n d t o d o s o m t h e m a n n e r p r o v i d e d f o r i n t h i s A g r e e m e n t , i f a n E v e n t o f D e f a u l t o c c u r s . 1 4 . P r o j e c t A s s e t s 1 4 . 1 T h e R e c i p i e n t s h a l l r e t a i n t i t l e t o . a n d o w n e r s h i p o f a n y a s s e t s , t h e c o s t o f w h i c h h a s b e e n c o n t r i b u t e d t o b y t h e M i n i s t e r u n d e r t h i s A g r e e m e n t a n d s h a l l n o t s e l l , a s s i g n , t r a n s f e r , e n c u m b e r , p l e d g e , g r a n t a s e c u r i t y i n t e r e s t o r o t h e r w i s e d i s p o s e o f s a m e , f o r a m i n i m u m o f s i x ( 6 ) y e a r s a f t e r t h e e x p i r y o r t e r m i n a t i o n o f t h i s A g r e e m e n t w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e M i n i s t e r . A s a c o n d i t i o n o f s u c h c o n s e n t , t h e M i n i s t e r m a y r e q u i r e t h e R e c i p i e n t t o r e p a y H e r M a j e s t y t h e w h o l e o r a n y p a r t o f t h e C o n t r i b u t i o n p a i d t o t h e R e c i p i e n t h e r e u n d e r i n t h e f o l l o w i n g p r o p o r t i o n s : W h e r e P r o j e c t a s s e t i s s o l d , t r a n s f e r r e d , R e p a y m e n t o f C o n t r i b u t i o n a s s i g n e d , p l e d g e d , l e a s e d , e n c u m b e r e d o r ( i n c u r r e n t d o l l a r s ) d i s p o s e d o f : W i t h i n 2 Y e a r s a f t e r S u b s t a n t i a l C o m p l e t i o n 1 0 0 % B e t w e e n 2 a n d 6 Y e a r s a f t e r S u b s t a n t i a l 5 5 % C o m p l e t i o n 6 Y e a r s a f t e r S u b s t a n t i a l C o m p l e t i o n 0 % 1 4 . 2 A t a n y t i m e d u r i n g t f a e s i x ( 6 ) y e a r s f o l l o w i n g t h e d a t e t h e P r o j e c t i s S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d , t h e R e c i p i e n t a g r e e s t o n o t i f y t h e M i n i s t e r i n w r i t i n g o f a n y t r a n s a c t i o n t r i g g e r i n g t h e a b o v e - m e n t i o n e d r e p a y m e n t s , a t l e a s t n i n e t y ( 9 0 ) d a y s i n a d v a n c e . 1 5 . M i s c e l l a n e o u s 1 5 . 1 T h e R e c i p i e n t r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t n o m e m b e r o f t h e H o u s e o f C o m m o n s o r S e n a t e o f C a n a d a s h a l l b e a d m i t t e d t o a n y s h a r e o r p a r t o f t h i s A g r e e m e n t o r t o a n y b e n e f i t a r i s i n g f r o m i t , t h a t a r e n o t o t h e r w i s e a v a i l a b l e t o t h e g e n e r a l p u b l i c . 1 5 . 2 n e R e c i p i e n t c o n f i r m s t h a t n o c u r r e n t o r f o r m e r p u b l i c s e r v a n t o r p u b l i c o f f i c e h o l d e r , t o w h o m t h e V a l u e s a n d E t h i c s C o d e f o r t h e P u b l i c S e r v i c e , t h e V a l u e s a n d E t h i c s C o d e f o r t h e P u b l i c S e c t o r , t h e P o l i c y o n C o n f l i c t o f I n t e r e s t a n d P o s t - E m p l o y m e n t o r t h e C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t a p p l i e s , s h a l l d e r i v e d i r e c t b e n e f i t f r o m t h e A g r e e m e n t , i n c l u d i n g a n y e m p l o y m e n t , p a y m e n t s o r g i f t s , u n l e s s t h e p r o v i s i o n o r r e c e i p t o f s u c h b e n e f i t s i s i n c o m p l i a n c e w i t h s u c h c o d e s a n d t h e l e g i s l a t i o n . W h e r e t h e R e c i p i e n t e m p l o y s o r h a s a m a j o r s h a r e h o l d e r , w h o i s e i t h e r a c u r r e n t o r f o r m e r ( i n t h e l a s t t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s ) p u b l i c o f f i c e h o l d e r o r p u b l i c s e r v a n t i n t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t , t h e R e c i p i e n t s h a l l d e m o n s t r a t e c o m p l i a n c e w i t h t h e s e c o d e s a n d t h e l e g i s l a t i o n . 1 5 . 3 T h e R e c i p i e n t r q s r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t : P a g e l 7 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 5 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 ( a ) i t h a s n o t p a i d , n o r a g r e e d t o p a y t o a n y p e r s o n , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , c o m m i s s i o n , f e e o r o t h e r c o n s i d e r a t i o n t h a t i s c o n t i n g e n t u p o n t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t , o r u p o n t h e p e r s o n a r r a n g i n g a m e e t i n g w i t h a p u b l i c o f f i c e h o l d e r ; ( b ) i t w i l l n o t p a y , n o r a g r e e t o p a y t o a n y p e r s o n , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , a n y c o m m i s s i o n , f e e o r o t h e r c o n s i d e r a t i o n t h a t i s c o n t i n g e n t u p o n t h e p e r s o n a r r a n g i n g a m e e t i n g w i t h a p u b l i c o f f i c e h o l d e r ; ( c ) i t i s a n d a n y p e r s o n s w h o a r e o r h a v e b e e n e n g a g e d b y t h e R e c i p i e n t t o c o m m u n i c a t e o r a r r a n g e m e e t i n g s w i t h p u b l i c o f f i c e h o l d e r s , r e g a r d i n g t h e P r o j e c t o r t h i s A g r e e m e n t , a r e i n f u l l c o m p l i a n c e w i t h a l l r e q u i r e m e n t s o f t h e L o b b y i n g A c t , a n d ( d ) a n y p e r s o n s w h o m a y b e e n g a g e d b y t h e R e c i p i e n t t o c o m m u n i c a t e o r a r r a n g e m e e t i n g s w i t h p u b l i c o f f i c e h o l d e r s , r e g a r d i n g t h e P r o j e c t o r A i s A g r e e m e n t , w i l l a t a l l t i m e s b e i n f u l l c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e L o b b y i n g A c t . 1 5 . 4 T h e R e c i p i e n t a c k n o w l e d g e s t h a t t h e r e p r e s e n t a t i o n s a n d w a r r a n t i e s i n t h i s s e c t i o n a r e f u n d a m e n t a l t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t . I n t h e e v e n t o f b r e a c h o f t h e s e , t h e M i n i s t e r m a y e x e r c i s e t h e r e m e d i e s p r o v i d e d u n d e r S u b s e c t i o n 1 3 , 3 , 1 6 . G e n e r a l 1 6 . 1 D e b t d u e t o C a n a d a . A n y a m o u n t o w e d t o H e r M a j e s t y u n d e r t h i s A g r e e m e n t s h a l l c o n s t i t u t e a d e b t d u e t o H e r M a j e s t y a n d s h a l l b e r e c o v e r a b l e a s s u c h . U n l e s s o t h e r w i s e s p e c i f i e d h e r e i n , t h e R e c i p i e n t a g r e e s t o m a k e p a y m e n t o f a n y s u c h d e b t f o r t h w i t h o n d e m a n d . 1 6 . 2 I n t e r e s t . D e b t s d u e t o H e r M a j e s t y w i l l a c c m e i n t e r e s t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e I n t e r e s t a n d A d m i n i s t r a t i v e C h a r g e s R e g u l a t i o n s , i n e f f e c t o n t h e d u e d a t e , c o m p o u n d e d m o n t h l y o n o v e r d u e b a l a n c e s p a y a b l e , f r o m t h e d a t e o n w h i c h t h e p a y m e n t i s d u e , u n t i l p a y m e n t i n f u l l i s r e c e i v e d b y H e r M a j e s t y . A n y s u c h a m o u n t i s a d e b t d u e t o H e r M a j e s t y a n d i s r e c o v e r a b l e a s s u c h . 1 6 . 3 S e t - O f f . W i t h o u t l i m i t i n g t h e s c o p e o f s e t - o f f r i g h t s p r o v i d e d i n t h e F i n a n c i a l A d m i n i s t r a t i o n A c t , t h e M i n i s t e r m a y s e t o f f a g a i n s t t h e C o n t r i b u t i o n , a n y a m o u n t s o w e d b y t h e R e c i p i e n t t o H e r M a j e s t y u n d e r l e g i s l a t i o n o r c o n t r i b u t i o n a g r e e m e n t s a n d t h e R e c i p i e n t s h a l l d e c l a r e t o t h e M i n i s t e r a l l a m o u n t s o u t s t a n d i n g i n t h a t r e g a r d , w h e n m a k i n g a n y c l a i m u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 1 6 . 4 N o A s s i g n m e n t o f A g r e e m e n t . N e i t h e r t h i s A g r e e m e n t n o r a n y p a r t t h e r e o f s h a l l b e a s s i g n e d b y t h e R e c i p i e n t , w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e M i n i s t e r . P a g e l 8 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 6 o f 1 9 3 M u < u u u w r u . < - > u S Q 1 - t c o . S ' a ^ ' a s ' s i ^ . 5 1 1 ^ 1 i t i i ! { J l i i t + d 5 3 u 1 - 1 w . ^ u ^ < ! I H ! I ! " ! 1 ! I I t i i i i ! l l a l c o > t 0 ^ . . ^ ^ ^ 0 < w s l ^ l i l l . ^ u ^ 0 t a S 3 ^ < u ^ * & < \ b o s o m 1 ^ ? 0 0 \ u O f l n C L . y 0 1 - 1 f r i n \ 0 r ^ 0 0 0 \ r s l r ^ . y 1 - < 0 » » . w . ^ 0 ^ 0 v o ^ 0 * c 3 I - I ^ 0 ^ D \ 0 1 - I T - l 1 - ^ r - ^ St a f f R e p o r t F 2 0 1 3 -07 re g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - Pa g e 1 2 7 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 1 6 . 1 3 P u b l i c D i s s e m i n a t i o n . A l l r e p o r t s a n d o t h e r i n f o r m a t i o n t h a t t h e M i n i s t e r c o l l e c t s , m a n a g e s o r h a s a r i g h t t o r e c e i v e o r p r o d u c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h i s A g r e e m e n t , o r t h a t t h e R e c i p i e n t c o l l e c t s , c r e a t e s , m a n a g e s a n d s h a r e s w i t h t h e M i n i s t e r , s h a l l b e d e e m e d t o b e " C a n a d a I n f o r m a t i o n " . T h e M i n i s t e r s h a l l h a v e t h e r i g h t , s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e A c c e s s t o I n f o r m a t i o n A c t , t o r e l e a s e t o t h e p u b l i c , t a b l e b e f o r e P a r l i a m e n t , o r p u b l i s h b y a n y m e a n s , a n y C a n a d a I n f o r m a t i o n , i n c l u d i n g s u c h e x c e r p t s o r s u m m a r i e s o f t h e C a n a d a I n f o r m a t i o n a s h e m a y , f r o m t i m e t o t i m e , d e c i d e t o m a k e . 1 6 . 1 4 N o c o n f l i c t o f i n t e r e s t T h e R e c i p i e n t a n d i t s c o n s u l t a n t s a n d a n y o f t h e i r r e s p e c t i v e a d v i s o r s , p a r t n e r s , d i r e c t o r s , o f f i c e r s , s h a r e h o l d e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s a n d v o l u n t e e r s s h a l l n o t e n g a g e i n a n y a c t i v i t y w h e r e s u c h a c t i v i t y c r e a t e s a r e a l , a p p a r e n t o r p o t e n t i a l c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n t h e s o l e o p i n i o n o f t h e M i n i s t e r , w i t h t h e c a r r y i n g o u t o f t h e P r o j e c t . F o r g r e a t e r c e r t a i n t y , a n d w i t h o u t l i m i t i n g t f a e g e n e r a l i t y o f t h e f o r e g o i n g , a c o n f l i c t o f i n t e r e s t i n c l u d e s a s i t u a t i o n w h e r e a n y o n e a s s o c i a t e d w i t h t h e R e c i p i e n t o w n s o r h a s a n i n t e r e s t i n a n o r g a n i z a t i o n t h a t i s c a r r y i n g o u t w o r k r e l a t e d t o t h e P r o j e c t . 1 6 . 1 5 D i s c l o s e p o t e n t i a l c o n f l i c t o f i n t e r e s t . T h e R e c i p i e n t s h a l l d i s c l o s e t o t h e M i n i s t e r w i t h o u t d e l a y a n y a c t u a l o r p o t e n t i a l s i t u a t i o n t h a t m a y b e r e a s o n a b l y i n t e r p r e t e d a s e i t h e r a c o n f l i c t o f i n t e r e s t o r a p o t e n t i a l c o n f l i c t o f i n t e r e s t . 1 6 . 1 6 S e v e r a b i l i t y . I f f o r a n y r e a s o n a p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t t h a t i s n o t a f u n d a m e n t a l t e r m o f t h e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e P a r t i e s i s f o u n d t o b e o r b e c o m e s i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e , w h e t h e r i n w h o l e o r i n p a r t , s u c h p r o v i s i o n o r p a r t t h e r e o f d e c l a r e d i n v a l i d o r u n e n f o r c e a b l e s h a l l b e d e e m e d t o b e s e v e r a b l e a n d s h a l l b e d e l e t e d f r o m t h i s A g r e e m e n t a n d a l l r e m a i n i n g t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s A g r e e m e n t w i l l c o n t i n u e t o b e v a l i d a n d e n f o r c e a b l e . 1 7 . N o t i c e 1 7 . 1 A n y n o t i c e , i n f o r m a t i o n o r d o c u m e n t r e q u i r e d u n d e r t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e e f f e c t i v e l y g i v e n , i f d e l i v e r e d o r s e n t b y l e t t e r o r f a c s i m i l e ( p o s t a g e o r o t h e r c h a r g e s p r e p a i d ) . A n y n o t i c e t h a t i s d e l i v e r e d s h a l l b e d e e m e d t o h a v e . b e e n r e c e i v e d o n d e l i v e r y ; a n y n o t i c e s e n t b y f a c s i m i l e s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d o n e ( 1 ) w o r k i n g d a y a f t e r b e i n g s e n t , a n y n o t i c e t h a t i s m a i l e d s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d e i g h t ( 8 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r b e i n g m a i l e d . 1 7 . 2 A n y n o t i c e o r c o r r e s p o n d e n c e t o t h e M i n i s t e r s h a l l b e a d d r e s s e d t o : F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o 1 5 l Y o n g e S t r e e t , 3 I d F l o o r T o r o n t o , O N M 5 C 2 W 7 A t t e n t i o n : C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d P a g e 2 0 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 8 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 o r t o s u c h o t h e r a d d r e s s , a s i s d e s i g n a t e d b y t h e A g e n c y i n w r i t i n g . 1 7 . 3 A n y n o t i c e o r c o r r e s p o n d e n c e t o t h e R e c i p i e n t s h a l l b e a d d r e s s e d t o : P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i U e , O N N O J 1 Y O 1 7 . 4 E a c h o f t h e P a r t i e s m a y c h a n g e t h e a d d r e s s , w h i c h t h e y h a v e s t i p u l a t e d m t h i s A g r e e m e n t b y n o t i f y i n g i n w r i t i n g t h e o t h e r p a r t y o f t h e n e w a d d r e s s , a n d s u c h c h a n g e s h a l l b e d e e m e d t o t a k e e f f e c t f i f t e e n ( 1 5 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r r e c e i p t o f s u c h . n o t i c e . 1 8 . S p e c i a l C o n d i t i o n s 1 8 . 1 A s a c o n d i t i o n p r e c e d e n t t o i n i t i a l d i s b u r s e m e n t , t h e R e c i p i e n t a g r e e s t o p r o v i d e t h e M i n i s t e r a n o f f i c e r ' s c e r t i f i c a t e e x e c u t e d b y a n o f f i c e r o f t h e R e c i p i e n t m t h e f o r m p r e s c r i b e d b y t h e M i n i s t e r w h i c h i n c l u d e s c e r t i f i e d c o p i e s o f t h e R e c i p i e n t ' s c o n s t a t i n g d o c u m e n t s , b y - l a w s a n d t h e r e s o l u t i o n a u t h o r i s i n g t h e e n t e r i n g i n t o o f t h i s A g r e e m e n t . P a g e 2 1 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 2 9 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 1 9 . A c c e p t a n c e T h e R e c i p i e n t a g r e e s t h a t u n l e s s t h e M i n i s t e r r e c e i v e s a d u l y e x e c u t e d d u p l i c a t e c o p y o f t h i s A g r e e m e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s o f t h e d a t e o f e x e c u t i o n b y t h e M i n i s t e r , t h i s A g r e e m e n t i s r e v o c a b l e a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e M i n i s t e r . I N W F T N E S S W H E R E O F t h e P a r t i e s h e r e t o h a v e e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t t h r o u g h a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s . P r o j e c t N o . : C 0 0 6 9 H E R M A J E S T Y T H E Q U E E N I N R I G H T O F C A N A D A P e r : D a t e : F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o R E C I P I E N T P e r : D a t e : I h a v e a u t h o r i t y t o b i n d t h e R e c i p i e n t . P e r : D a t e : I h a v e a u t h o r i t y t o b i n d t h e R e c i p i e n t . P a g e 2 2 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 0 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 1 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D S T A T E M E N T O F W O R K R e c i p i e n t : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t T i t l e : F i r e C o d e U p g r a d e s t o t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e P r o j e c t L o c a t i o n : 2 6 F u l t o n S t r e e t , V i e n n a N O J 1 Z O P R O J E C T D E S C R I P T I O N : U p g r a d e s t o t h e f a c i l i t y f o r f i r e c o d e r e g u l a t i o n s i n c l u d e : 1 . C o n s t r u c t i o n o f f i r e r a t e d e x i t e n c l o s u r e s a t b o t h e n d s o f b u i l d i n g , c o m p l e t e w i t h f i r e d o o r s ; 2 . I n s t a l l a t i o n o f f i r e c o d e d r y w a l l i n b a s e m e n t c o r r i d o r s t o p r o v i d e a s a f e p a t h o f t r a v e l ; 3 . I n s t a l l a t i o n o f f i r e r a t e d d r y d r y w a l l a n d s u r f a c e m o u n t e d l i g h t i n g m b a s e m e n t c e i l i n g ; a n d 4 . I n s t a l l a t i o n o f c o m m e r c i a l g r a d e t - b a r c e i l i n g w i t h n e w r e c e s s e d l i g h t i n g o n m a i n f l o o r . E s t i m a t e d d a t e o f c o m m e n c e m e n t : A u g u s t 2 0 , 2 0 1 2 E s t i m a t e d d a t e o f S u b s t a n t i a l C o m p l e t i o n : O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 2 F E D E R A L C O N T R I B U T I O N B Y N S C A L Y E A R 2 0 1 2 / 2 0 1 3 2 0 1 3 / 2 0 1 4 T o t a l $ 3 5 , 8 2 8 $ 0 $ 3 5 , 8 2 8 P a g e 2 3 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 1 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e ; M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 P R O J E C T C O S T S A N D F I N A N C I N G : C A P H - A L E l i g i b l e C o s t a C o s t s A m u p n t P l a n m n g / D c s i g n / E n g m e e r i n g $ 3 , 5 6 1 . 6 0 R e p a i r / C o n s t r u c t i o n $ 1 0 8 , 5 1 2 P r o j e c t M a n a g e m e n t $ 0 O t h e r $ 0 C o n t i n g e n c y $ 9 . 4 4 7 . 4 0 T o t a l E U g t b I e C o s t a ( T E C ) $ 1 2 1 , 5 2 1 F i n a n c i n g A m o u n t % T E C F e d D e v C o n t r i b u t i o n $ 3 5 , 8 2 8 2 9 . 4 8 % O t h e r F e d e r a l C o n t r i b u t i o n $ 0 0 . 0 % R e c i p i e n t C o n t r i b u t i o n $ 8 5 , 6 9 3 7 0 . 5 2 % O t h e r ( s p e c i f y s o u r c e ) $ 0 0 . 0 % O t h e r ( s p e c i f y s o u r c e ) $ 0 0 . 0 % s o 0 . 0 % T o t a l F i n a n c i n g $ 1 2 1 , 5 2 1 i o o . o y < ' . I n c B g t M e C o r o p o n c n t e S T A C K I N G L I M I T S S T A C K I N G - C A P I T A L T o t a l E l i g i b l e C o s t s $ 1 2 1 , 5 2 1 T o t a l G o v e r n m e n t C o n t r i b u t i o n s $ 1 2 1 , 5 2 1 E s t i m a t e d I n v e s t m e n t T a x C r e d i t s $ 0 C o n t r i b u t i o n s u b j e c t t o S t a c k i n g % $ 1 2 1 , 5 2 1 S t a c k i n g % 1 0 0 % S t a c k i n g L i m i t 1 0 0 % P l e a s e N o t e : 1 ) E l i g i b l e C o s t s i n c l u d e t h e a m o u n t o f t h e h a r m o n i z e d s a l e s t a x ( H S T ) , n e t o f a n y r e f u n d o r e l i g i b l e c r e d i t s d u e f r o m t h e C a n a d a R e v e n u e A g e n c y 2 ) T h e l i s t o f i n e l i g i b l e c o m p o n e n t s s h o w n i s n o t e x h a u s t i v e . F o r m o r e i n f o r m a t i o n o n i n e l i g i b l e c o s t s , s e e A n n e x 3 . P a g e 2 4 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 2 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 2 C O M M U N I T Y W F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D E N V I R O N M E N T A L M I T I G A T I O N M E A S U R E S R e c i p i e n t : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N u m b e r : C 0 0 6 9 P r o j e c t L o c a t i o n : 2 6 F u l t o n S t r e e t V i e n n a , N O J 1 Z O N o t a p p l i c a b l e . P a g e 2 5 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 3 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 3 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D C O S T m G G U I D E L I N E M E M O R A N D U M 1 . 0 G e n e r a l C o n d i t i o n s 1 . 1 C o s t s a r e E l i g i b l e C o s t s f o r t h e p u r p o s e s o f t i i i s A g r e e m e n t o n l y i f t h e y a r e , i n t h e o p i n i o n o f t h e M i n i s t e r , ( a ) d i r e c t l y r e l a t e d t o t h e i n t e n t o f t h e P r o j e c t , ( b ) r e a s o n a b l e , ( c ) a p p e a r i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k , ( d ) i n c u r r e d i n r e s p e c t o f a c t i v i t i e s , w h i c h a r e i n c r e m e n t a l t o f h e u s u a l a c t i v i t i e s o f t h e R e c i p i e n t , a n d ( e ) c o n s t i t u t e E l i g i b l e C o s t s a s d e f i n e d i n S e c t i o n 2 . 0 o f t h i s A n n e x . 1 . 2 C o s t s s u b m i t t e d f o r r e i m b u r s e m e n t m u s t b e n e t o f a n y r e f u n d o r e l i g i b l e t a x c r e d i t s ( i n c l u d i n g H S T ) . I n o r d e r t o h a v e t h e H S T a p p r o v e d a s a n E l i g i b l e C o s t , t h e R e c i p i e n t w i l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e d o c u m e n t a t i o n v e r i f y i n g t h e o r g a n i z a t i o n ' s s t a t u s u n d e r t h e r e l e v a n t t a x l e g i s l a t i o n . 2 . 0 E U s i b l e C o s t s E l i g i b l e C o s t s m a y o n l y i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : a ) p r o j e c t c o s t s i n c u r r e d a n d p a i d b e t w e e n t h e E l i g i b i l i t y D a t e a n d t h e P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e ; b ) f e e s p a i d t o p r o f e s s i o n a l s , t e c h n i c a l p e r s o n n e l , c o n s u l t a n t s a n d c o n t r a c t o r s s p e c i f i c a l l y e n g a g e d f o r f h e p u r p o s e o f t h e P r o j e c t ; c ) c o s t s o f e n v i r o n m e n t a l a s s e s s m e n t s , m i t i g a t i o n m e a s u r e s , m o n i t o r i n g , a n d f o l l o w - u p p r o g r a m s a s r e q u i r e d b y t h e C a n a d i a n E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t A c t , 2 0 1 2 o r e q u i v a l e n t l e g i s l a t i o n ; d ) c o s t s o f a n y p u b l i c a n n o u n c e m e n t a n d o f f i c i a l c e r e m o n y , o r o f a n y t e m p o r a r y o r p e r m a n e n t s i g n a g e a s f u r t h e r d e s c r i b e d i n S u b s e c t i o n 2 . 2 b e l o w ; P a g e 2 6 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 4 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 e ) o t h e r c o s t s t h a t a r e c o n s i d e r e d t o b e d i r e c t a n d n e c e s s a r y f o r t h e s u c c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n o f t h e P r o j e c t a n d t h a t h a v e b e e n a p p r o v e d i n a d v a n c e , a n d i n w r i t i n g , b y t h e M i n i s t e r ; a n d f ) f o r L o c a l G o v e r n m e n t s a n d F i r s t N a t i o n s g o v e r n m e n t , i n c r e m e n t a l c o s t s l i s t e d i n S u b s e c t i o n 2 . 1 b e l o w . 2 . 1 E m p l o y e e , M a t e r i a l a n d E q u i p m e n t c o s t s W h i l e t h e s e c o s t s a r e n o t n o r m a l l y e l i g i b l e f o r r e i m b u r s e m e n t , t h e i n c r e m e n t a l c o s t s o f t h e R e c i p i e n t ' s e m p l o y e e s , m a t e r i a l s o r e q u i p m e n t m a y b e i n c l u d e d i n i t s E l i g i b l e C o s t s u n d e r t h e f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : a ) t h e R e c i p i e n t i s a L o c a l G o v e r n m e n t o r a F i r s t N a t i o n ' s g o v e r n m e n t ; a n d b ) t h e R e c i p i e n t s a t i s f i e s t h e M i n i s t e r t h a t i t i s n o t e c o n o m i c a l l y f e a s i b l e t o t e n d e r a c o n t r a c t ; a n d c ) e m p l o y e e s , m a t e r i a l o r e q u i p m e n t a r e e m p l o y e d d i r e c t l y m r e s p e c t o f t h e w o r k t h a t w o u l d h a v e b e e n t h e s u b j e c t o f t h e c o n t r a c t ; a n d d ) c o s t s a r e a p p r o v e d i n a d v a n c e a n d i n w r i t i n g b y t h e M i n i s t e r , a n d a r e i n c l u d e d i n A n n e x 1 - S t a t e m e n t o f W o r k . 2 . 2 C o m m u n i c a t i o n s a ) F o r t h e p u r p o s e s o f e v e n t s , E l i g i b l e C o s t s i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : P r i n t i n g a n d m a i l i n g i n v i t a t i o n s L i g h t r e f r e s h m e n t s , s u c h a s c o f f e e , t e a , j u i c e , d o n u t s , m u f f i n s , s n a c k s . P r o j e c t m a t e r i a l f o r d i s p l a y a n d / o r m e d i a k i t . S i g n a g e . R e n t a l s s u c h a s : f t a g p o l e s , s t a g e , c h a i r s , p o d i u m , P A s y s t e m . b ) F o r t h e p u r p o s e s o f P r o j e c t s i g n a g e . E l i g i b l e C o s t s i n c l u d e r e a s o n a b l e c o s t s i n c u r r e d t o p r o d u c e a s m a l l , m e d i u m o r l a r g e i n t e r i o r / e x t e r i o r s i g n . 3 . 0 I n e l i f i j b l e C o s t s C o s t s r e l a t e d t o t h e f o l l o w i n g i t e m s a r e i n e l i g i b l e c o s t s : a ) P r o j e c t C o s t s i n c u r r e d b e f o r e t h e E l i g i b i l i t y D a t e a n d a f t e r P r o g r a m C o m p l e t i o n D a t e ; b ) s e r v i c e s o r w o r k s t h a t , i n t h e o p i n i o n o f C a n a d a , a r e n o r m a l l y p r o v i d e d b y t h e R e c i p i e n t o r a r e l a t e d p a r t y ; c ) s a l a r i e s a n d o t h e r e m p l o y m e n t b e n e f i t s o f a n y e m p l o y e e s o f t h e R e c i p i e n t e x c e p t a s i n d i c a t e d i n S u b s e c t i o n 2 . 1 a b o v e ; P a g e 2 7 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 5 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 d ) t h e R e c i p i e n t ' s o v e r h e a d c o s t s , i t s d i r e c t o r i n d i r e c t o p e r a t i n g o r a d m i n i s t r a t i v e c o s t s , a n d m o r e s p e c i f i c a l l y , i t s c o s t s r e l a t e d t o p l a n n i n g , e n g i n e e r i n g , a r c h i t e c t u r e , s u p e r v i s i o n , m a n a g e m e n t a n d o t h e r a c t i v i t i e s n o r m a l l y c a r r i e d o u t b y i t s s t a f f ; e ) f e e s f o r a d m i n i s t r a t o r s , i n c l u d i n g p a y m e n t s t o a n y m e m b e r o r o f f i c e r o f t h e R e c i p i e n t ' s B o a r d o f D i r e c t o r s ; f ) c o s t o f f e a s i b i l i t y a n d p l a n n i n g s t u d i e s ; g ) t a x e s f o r w h i c h t h e R e c i p i e n t i s e l i g i b l e f o r a t a x r e b a t e a n d a l l o t h e r c o s t s e l i g i b l e f o r r e b a t e s ; h ) a n y l o a n i n t e r e s t o r o t h e r f i n a n c e c h a r g e s ; i ) c o s t o f l a n d o r a n y i n t e r e s t t h e r e i n ( i n c l u d i n g e a s e m e n t s ) , a n d r e l a t e d c o s t s ; j ) l e g a l f e e s ; k ) m o v e a b l e e q u i p m e n t , i n c l u d i n g m o t o r i z e d v e h i c l e s s u c h a s i c e r e s u r f a c m g m a c h i n e s , s n o w g r o o m e r s , a n d A T V ' s ; 1 ) t h e v a l u e o f a n y g o o d s a n d s e r v i c e s w h i c h a r e r e c e i v e d t h r o u g h d o n a t i o n s o r i n k i n d ; m ) c o s t s f o r f o o d a n d e n t e r t a i n m e n t e x c e p t a s i n d i c a t e d i n S u b s e c t i o n 2 . 2 a b o v e ; a n d n ) f o r t h e p u r p o s e s o f c o m m u n i c a t i o n s e v e n t s . I n e l i g i b l e C o s t s i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : a l c o h o l i c b e v e r a g e s , c h i n a , w a i t e r s , g u e s t m i l e a g e o r t r a n s p o r t a t i o n , w i n e g l a s s e s , l a m p s , t e a w a g o n s , p l a n t s , g i f t s , a n d h o n o r a r i u m s . P a g e 2 8 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 6 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 4 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D D I R E C T D E P O S F T A U T H O R I Z A T I O N F e d e r l a t i c o n o m . i c D w ^ o p m e n t A g e n c e f e d e r a t e d e d e v e l o p p a m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o & n O T q u e p o u r t o S u d d e T - O n t a » K > C a n a d H R e c i p i e n t N a m e : F E D D E V P r o j e c t N u m b e r : D i r e c t D e p o s i t : P r o g r e s s a n d F i n a l d i s b u r s e m e n t s o f a s s i s t a n c e c a n b e d e p o s i t e d d i r e c t l y i n b e l o w - m e n t i o n e d b a n k a c c o u n t . D o y o u w i s h t o t a k e a d v a n t a g e o f t h i s s e r v i c e ? N o Y e s I f y e s , p l e a s e p r o v i d e a n A c c o u n t s R e c e i v a b l e : C o n t a c t n a m e : T e l e p h o n e N u m b e r : E m a i l A d d r e s s : N a m e o f A c c o u n t H o l d e r ( s ) ( I f d i f f e r e n t f r o m a b o v e ) F I e a s f . ? t t ? c h ? v o i ^ , e d c h e < l u e - I f y o 1 u a r e n o t p r o v i d i n g a v o i d e d c h e q u e , p l e a s e h a v e t h e f o l l o w i n g c o m p l e t e d a n d c o n f i r m e d b y y o u r f i n a n c i a l i n s t i t u t i o n : B r a n c h N o . : I n s t i t u t i o n N o . : A c c o u n t N o . : N a m e ( s ) o f A c c o u n t H o l d e r ( s ) : F i n a n c i a l I n s t i t u t i o n : A d d r e s s : T e l q i h o n e N o . : I f I / w e h a v e c h e c k e d Y E S f o r t h e D i r e c t D e p o s i t S e r v i c e , I / w e h e r e b y a u t h o r i z e t h e F e d e r a l E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A g e n c y f o r S o u t h e r n O n t a r i o t o c r e d i t t h e b a n k a c c o u n t i d e n t i f i e d a b o v e . R E C I P I E N T S i g n a t u r e o f A u t h o r i z e d S i g n i n g O f f i c e r ( s ) D a t e P a g e 2 9 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 7 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 5 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D P R O G R E S S R E P O R T A l l c l a i m s u b m i s s i o n s f o r t h e P r o j e c t m u s t i n c l u d e a c o m p l e t e d c o p y o f t h i s f o r m . R e c i p i e n t N a m e : P r o j e c t N u m b e r : C l a i m N u m b e r : P l e a s e a n s w e r t h e f o U o w i n g w i t h e a c h r e p o r t Y e s N o E x p l a n a t i o n 1 . A r e a l l a s p e c t s o f t h e P r o j e c t a c t i v i t y o n s c h e d u l e ? a a 2 . W i l l t h e P r o j e c t b e c o m p l e t e o n o r b e f o r e t h e e s t i m a t e d d a t e o f s u b s t a n t i a l c o m p l e t i o n s t a t e d i n a a A n n e x 1 o f y o u r a g r e e m e n t ? 3 . I s t h e c a s h f l o w f o r e c a s t i n A n n e x 1 o f y o u r a a a g r e e m e n t s t i l l a c c u r a t e ? 4 . H a s t h e r e b e e n a n y c h a n g e t o t h e s c o p e o f w o r k s i n c e y o u r l a s t p r o g r e s s r e p o r t ? I f y e s , p l e a s e D D p r o v i d e a n e x p l a n a t i o n . 5 . W o u l d a d i s c u s s i o n w i t h a n A g e n c y D D r e p r e s e n t a t i v e b e b e n e f i c i a l n o w ? 6 . P e r c e n t a g e o f r e p a i r / c o n s t r u c t i o n w o r k c o m p l e t e d a s o f t h i s s u b m i s s i o n : % 7 . D a t e o f s i g n i n s t a l l a t i o n : T h e R e c i p i e n t c o n f i r m s t h a t t h e a b o v e i n f o r m a t i o n i s c o m p l e t e , t r u e a n d c o r r e c t ; a n d r e i t e r a t e s a n d c o n f i r m s t h e r e p r e s e n t a t i o n s m a d e i n S u b s e c t i o n 8 . 1 o f t h e C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t a s o f t h e d a t e h e r e o f . R E C I P I E N T P e r : D a t e : P a g e 3 0 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 8 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e ; M u n i c i p a l i t y o f B a y h a u m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 6 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D F i n a l R e v i e w F o r m F i n a l s u b m i s s i o n f o r t h e P r o j e c t m u s t i n c l u d e t h i s f o r m a s w e l l a s a c o p y o f t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d ( C U F ) F i n a l R e p o r t a n d t h e S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e . R e c i p i e n t N a m e : P r o j e c t N u m b e r : P l e a s e c o m p l e t e a l l s e c t i o n s . A . P r o j e c t S u m m a r y 1 . T h e P r o j e c t w a s S u b s t a n t i a l l y C o m p l e t e d o n ( D a t e ) 2 . H a s y o u r C I I F P r o j e c t e x p e r i e n c e d a n y v a r i a n c e s e i t h e r i n p r o j e c t s c o p e , b u d g e t o r s c h e d u l e ? Y e s N o I f Y e s , p l e a s e p r o v i d e d e t a i l s : 3 . H a v e a l l c o s t s c l a i m e d b e e n p a i d t o t h e s u p p l i e r s ? Y e s N o I f n o , p l e a s e p r o v i d e d e t a i l s : 4 . H a v e a l l c o s t s b e e n c l a i m e d a t a c t u a l a r m ' s l e n g t h c o s t o r a t f a i r m a r k e t v a l u e , n e t o f a n y r e f u n d s o r o t h e r c o n s i d e r a t i o n p r o v i d e d b y a n y s u p p l i e r ? Y e s N o 5 . A r e t h e r e a n y p r e s e n t o r p o t e n t i a l l i e n s o r c l a i m s k n o w n t o y o u , w h i c h c o u l d p u t t h e o w n e r s h i p o f P r o j e c t a s s e t s a t r i s k ? Y e s N o I f y e s , w h o i s t h i s p a r t y ? P a g e 3 1 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 3 9 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 6 . I s t h e P r o j e c t i n c o m p l i a n c e w i t h e n v i r o n m e n t p r o t e c t i o n m e a s u r e s , w h i c h s a t i s f y t h e r e q u i r e m e n t s o f a l l r e g u l a t o r y b o d i e s o f a p p r o p r i a t e j u r i s d i c t i o n ? Y e s N o 7 . H a v e a l l s p e c i a l a n d g e n e r a l c o n d i t i o n s s t a t e d i n t h e C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t b e e n s a t i s f i e d ? Y e s N o 8 . H a v e y o u d i s p o s e d o f , l e a s e d t o o t h e r p a r t i e s o r c e a s e d t o u s e i n t h e o p e r a t i o n a n y P r o j e c t a s s e t s ? Y e s N o 9 . H a v e y o u s p e n t t h e e n t i r e C o n t r i b u t i o n a m o u n t a p p r o v e d ? Y e s N o B . P r o j e c t B e n e f i t s P r o v i d e a d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e b e n e f i t s a r i s i n g f r o m t h e P r o j e c t . B e n e f i t s t o t h e C o m m u n i t y : E c o n o m i c I m p a c t ( a d d i t i o n a l e c o n o m i c a c t i v i t y , s p i n o f f i m p a c t s f o r c o m m u n i t y ) : A n y o t h e r r e l e v a n t i n f o r m a t i o n : P a g e 3 2 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 4 0 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 C . C o m m u n i c a t i o n R e q u i r e m e n t s P l e a s e c o n f i r m t h a t t h e s i g n a g e r e q u i r e m e n t s h a v e b e e n m e t : D A p p r o p r i a t e S i g n i n s t a l l e d D . P r o j e c t C e r t i f i c a t i o n o f t h e R e c i p i e n t , c e r t i f y t h a t I h a v e ; ) e x a m i n e d t h e C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e I m p r o v e m e n t F u n d C o n t r i b u t i o n A g r e e m e n t f o r t h e a b o v e P r o j e c t a n d t h a t t h e a b o v e r e s p o n s e s a r e t r u e a n d c o r r e c t . N a m e : D a t e T i t l e : E n s u r e t h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s a r e i n c l u d e d w i t h t h i s r e p o r t : F i n a l R e p o r t S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e P a g e 3 3 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 4 1 o f 1 9 3 Recipient Name: Municipality of Bayham Project No: C0069 Annex 7 COMMUNITY INFRASTRUCTURE IMPROVEMENT FUND Final Report / Rapport Final Part 1 - Project Information / Partie 1 - Information sur Ie projet Authorized Official / Responsablc autoris6(e) RecipienVBeneficiaire Name/Nom Date/Date File Number/Numero de dossier Title/Titre Project Name/Nom du projet certify that the named project has been completed in accordance with the federal agreement aud that, where applicable, all identified environmental mitigation measures have been satisfactorily addressed and that supporting invoices and records are available for audit, if required. Eligible Project Cost/Cout admissible du projet J'afBnne par la presente que Ie projet nomm6 a 6t6 tennm6 confonn6ment a 1'accord federale $0.00 et que, Ie cas 6ch^ant, toutes les mesures d'att6nuation environnementales nommees ont ete Total Project Cost/Cout total du projet adress^es de fayon acceptables et que les factures et documents d'appui sont disponibles & des fins de v6rificatioD. $0.00 Signature/Signature : Part 2 - Final Report Information/Partie 2 - Information du rapport final Breakdown of Project Costs / Repartitiop des coflts du projet Planning, Design, Engineering / Planification,Gross Project Total / conception et ingenerie $0.00|projctBrut Total $0.00 Repair, construction / Reparation, construction Less H.S.T. Rebate / Moms $O.OOEremboursement de la T.V.H.$0.00 Project Management / Gestion de projet Net Project Total/ $o-oo|Projet Net Total $0.00 Miscellaneous / Divers Project Start Date / $O.OOtDatedu debut duprojet H.S.T./T.V.H.Project Completion Date / $0.00 Datedelafmduprojet Page 34 of 36 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 4 2 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 8 C O M M U N I T Y I N F R A S T R U C T U R E I M P R O V E M E N T F U N D S t a t e m e n t o f T o t a l G o v e r n m e n t A s s i s t a n c e R e c i p i e n t F i l e N u m b e r A p p r o v e d E l i g i b l e C o s t s F u n d i n g S o u r c e s A m o u n t F e d e r a l ( C I I F ) $ R e c i p i e n t O t h e r S o u r c e s o f F u n d s / R e v e n u e $ $ $ T O T A L I h e r e b y c e r t i f y t h a t t h e a b o v e s u m m a r y o f e l i g i b l e c o s t s i n c l u d e s o n l y c o s t s p a i d a n d p r o p e r l y c h a r g e a b l e t o C D F ; t h e a m o u n t s l i s t e d i n " O t h e r S o u r c e s o f F u n d s / R e v e n u e " r e p r e s e n t s a l l p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l f u n d i n g ( w i t h e x c e p t i o n o f t h e C H F f u n d i n g ) a n d a n y c o n t r i b u t i o n f r o m d e v e l o p e r s o r o t h e r s o u r c e s r e c e i v e d o r r e c e i v a b l e , a p p l i c a b l e t o t h e a b o v e p r o j e c t . N a m e , T i d e : S i g n a t u r e : D a t e : P a g e 3 5 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 4 3 o f 1 9 3 R e c i p i e n t N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o j e c t N o : C 0 0 6 9 A n n e x 9 A B O R I G I N A L C O N S U L T A T I O N P R O T O C O L 1 . 0 D e f i n i t i o n s F o r t h e p u r p o s e s o f t h i s A n n e x : " A b o r i g i n a l C o m m u n i t i e s " i n c l u d e s t h e I n d i a n , I n u i t a n d t h e M e t i s p e o p l e s o f C a n a d a o r a n y o t h e r g r o u p t h a t h a s l e g a l l y b e e n r e c o g n i z e d a s h o l d i n g A b o r i g i n a l o r t r e a t y r i g h t s u n d e r s e c t i o n 3 5 o f t h e C o n s t i t u t i o n A c t , 1 9 8 2 . 2 . 0 R e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e R e c i p i e n t 2 . 1 T h e R e c i p i e n t s h a l l i m m e d i a t e l y n o t i f y t h e A g e n c y : ( i ) o f c o n t a c t b y a n y A b o r i g i n a l C o m m u n i t i e s r e g a r d i n g t h e P r o j e c t ; o r ( i i ) i f a n y A b o r i g i n a l a r c h a e o l o g i c a l r e s o u r c e s a r e d i s c o v e r e d i n t h e c o u r s e o f t f a e P r o j e c t , a n d i n e i t h e r c a s e , t h e A g e n c y m a y d i r e c t t h e R e c i p i e n t t o t a k e s u c h a c t i o n s , i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n s u s p e n s i o n o f t h e P r o j e c t , a s t h e A g e n c y m a y r e q u i r e . T h e R e c i p i e n t s h a l l c o m p l y w i t h t h e A g e n c y ' s d i r e c t i o n . 2 . 2 T h e R e c i p i e n t s h a l l p r o v i d e i n a n y c o n t r a c t s w i t h t h i r d p a r t i e s f o r t h e R e c i p i e n t ' s r i g h t a n d a b i l i t y t o r e s p o n d t o d i r e c t i o n f r o m t h e A g e n c y a s t h e A g e n c y m a y p r o v i d e i n a c c o r d a n c e w i t h S u b s e c t i o n 2 . 1 . P a g e 3 6 o f 3 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 0 7 r e g a r d i n g C I I F A g r e e m e n t - P a g e 1 4 4 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 0 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N R E G A R D I N G T H E I N S T A L L A T I O N O F C O M M U N I T Y M A I L B O X E S W H E R E A S t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e p u b l i c r o a d w a y t o s e r v e r e s i d e n t s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 7 D A Y O F F E B R U A R Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 4 5 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 0 A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E E X E C U T I O N O F A N A G R E E M E N T B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N R E G A R D I N G T H E I N S T A L L A T I O N O F C O M M U N I T Y M A I L B O X E S W H E R E A S t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e p u b l i c r o a d w a y t o s e r v e r e s i d e n t s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T R A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d t h e y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e t h e A g r e e m e n t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n t h e V i l l a g e o f V i e n n a ; 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 7 D A Y O F F E B R U A R Y 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 4 6 o f 1 9 3 T H I S A G R E E M E N T m a d e i n t r i p l i c a t e t h i s 1 6 t h d a y o f N o v e m b e r , 2 0 1 2 B E T W E E N T H E M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( H e r e i n a f t e r c a l l e d t h e " M u n i c i p a l i t y " ) O F T H E F I R S T P A R T ; A N D C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N ( H e r e i n a f t e r c a l l e d " C a n a d a P o s t " ) O F T H E S E C O N D P A R T ; W H E R E A S p u r s u a n t t o t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n A c t , R . S . C . 1 9 8 5 , c . C - 1 0 , C a n a d a P o s t w a s e s t a b l i s h e d a s A g e n t o f H e r M a j e s t y t o , i n t e r a l i a , e s t a b l i s h a n d o p e r a t e a p o s t a l s e r v i c e f o r t h e c o l l e c t i o n , t r a n s m i s s i o n a n d d e l i v e r y o f m a i l a n d t o p r o v i d e s u c h p r o d u c t s a n d s e r v i c e s a s a r e , i n t h e o p i n i o n o f C a n a d a P o s t , n e c e s s a r y o r m c i d e n t a l t o s u c h p o s t a l s e r v i c e ; A N D W H E R E A S t h e M a i l R e c e p t a c l e s R e g u l a t i o n s , m a d e p u r s u a n t t o t h e C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n A c t w i t h t h e a p p r o v a l o f t h e G o v e r n o r i n C o u n c i l , a u t h o r i z e C a n a d a P o s t t o i n s t a l l , e r e c t o r r e l o c a t e , o r c a u s e t o b e i n s t a l l e d , e r e c t e d o r r e l o c a t e d i n a n y p u b l i c r o a d w a y , a n y r e c e p t a c l e o r d e v i c e t o b e u s e d f o r t h e c o l l e c t i o n , d e l i v e r y o r s t o r a g e o f m a i l ; A N D W H E R E A S C a n a d a P o s t d e s i r e s t o i n s t a l l , e r e c t a n d r e l o c a t e , w h e n n e c e s s a r y , s u c h r e c e p t a c l e s o r d e v i c e s , c o m m o n l y r e f e r r e d t o a s " C o m m u n i t y M a i l b o x e s " , a t s p e c i f i c c o n v e n i e n t l o c a t i o n s o n p u b l i c r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y i t i t l e t o w h i c h i s v e s t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S t h e t i t l e t o t h e p u b l i c r o a d w a y s i s v e s t e d i n t h e M u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S t h e P a r t i e s h e r e t o d e s i r e t o e n t e r i n t o a n A g r e e m e n t g o v e r n i n g C o m m u n i t y M a i l b o x s i t e s e l e c t i o n , l i a b i l i t y , m a i n t e n a n c e , r e p a i r , r e p l a c e m e n t , r e m o v a l a n d r e l o c a t i o n ; N O W T H E R E F O R E T H I S A G R E E M E N T W I N E S S E T H t h a t t h e M u n i c i p a l i t y a n d C a n a d a P o s t , e a c h i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t b y t h e o t h e r , m u t u a l l y a g r e e a s f o l l o w s : 1 . I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) " C o u n c i l " s h a l l m e a n t h e C o u n c i l o f T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; ( b ) " M u n i c i p a l O f f i c i a l " s h a l l m e a n t h e A d m i n i s t r a t o r : ( c ) " M u n i c i p a l i t y " s h a l l m e a n T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 4 7 o f 1 9 3 2 ( d ) " R o a d w a y " s h a l l i n c l u d e p u b l i c r o a d a l l o w a n c e s , h i g h w a y s , s t r e e t s , l a n e s , w a l k w a y s , s i d e w a l k s a n d b o u l e v a r d s w i t h i n t h e j u r i s d i c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y ; ( e ) " U t i l i t y " s h a l l i n c l u d e t h e C i t y E n g i n e e r ' s D e p a r t m e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y , t h e H y d r o E l e c t r i c C o m m i s s i o n , U n i o n G a s , B e l l C a n a d a a n d c a b l e t e l e v i s i o n . c o m p a n i e s . 2 . S u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s h e r e i n c o n t a i n e d , C a n a d a P o s t s h a l l : ( a ) i n s t a l l , e r e c t a n d r e l o c a t e , w h e n i t d e e m s n e c e s s a r y . C o m m u n i t y M a i l b o x e s o n l y a t s p e c i f i c l o c a t i o n s o n r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y , t h e s u i t a b i l i t y o f w h i c h s i t e s h a v i n g b e e n e s t a b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h C a n a d a P o s t ' s l o c a t i o n c r i t e r i a a n d s u b s e q u e n t l y r e v i e w e d a n d a p p r o v e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l ( w h i c h r e v i e w w i l l b e e x p e d i t i o n s a n d w h i c h a p p r o v a l s h a l l n o t u n r e a s o n a b l y b e w i t h h e l d ) i n a c c o r d a n c e w i t h t h e d e t a i l s w h i c h a r e a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , w h i c h S c h e d u l e s h a l l f o r m p a r t o f t h e A g r e e m e n t ; ( b ) a t i t s e x p e n s e , s a t i s f a c t o r i l y m a i n t a i n s u c h C o m m u n i t y M a i l b o x e s i n c l u d i n g c o n c r e t e s l a b s a n d a c c e s s p a d s , l a n d s c a p m g a n d C o m m u n i t y M a i l b o x s i t e s a n d i n c l u d i n g , w i t h o u t l i m i t a t i o n , g e n e r a l u p k e e p a n d l i t t e r c o n t r o l o n a r e g u l a r b a s i s ; ( c ) p r o v i d e , a t i t s o w n e x p e n s e , f o r s n o w c l e a r i n g o f t h e a r e a s a d j a c e n t t o t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s t o p r o v i d e a c c e s s t h e r e t o d u r i n g t h e w i n t e r f o r t h e p u b l i c ; p r o v i d e d , h o w e v e r , t h a t n o s n o w s h a l l b e p l a c e d o n a n y t r a v e l e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y o r s i d e w a l k b y C a n a d a P o s t o r i t s c o n t r a c t o r ; ( d ) i n d e m n i f y a n d s a v e h a r m l e s s t h e M u n i c i p a l i t y f r o m a n d a g a i n s t a l l c l a i m s f o r i n j u r y o r d a m a g e b y w h o m s o e v e r m a d e , b r o u g h t o r p r o s e c u t e d , i n a n y m a n n e r b a s e d u p o n , a r i s i n g o u t o f o r i n a n y w a y a t t r i b u t a b l e t o t h e c o n s t r u c t i o n , i n s t a l l a t i o n , m a i n t e n a n c e o r u s e o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s , e x c e p t a r i s i n g o u t o f t h e n e g l i g e n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y ; ( e ) a s s u m e a l l l o s s , i n j u r y o r d a m a g e a n d r i s k o f l o s s , i n j u r y o r d a m a g e t o a n y w o r k s o f t h e M u n i c i p a l i t y o r t h a t o f a n y p u b l i c u t i l i t y w h i c h m a y i n , o n , o v e r o r u n d e r t h e r o a d w a y , a t t h e l o c a t i o n o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s , e x c e p t f o r t h a t a r i s i n g o u t o f n e g l i g e n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r a n y p u b l i c u t i l i t y . 3 . S h o u l d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l n o t a p p r o v e t h e s u i t a b i l i t y o f a n y s i t e f o r t h e i n s t a l l a t i o n , e r e c t i o n o r r e l o c a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s o r s h o u l d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l , i n f u t u r e , d e s i r e t h a t a n y C o m m u n i t y M a i l b o x e r e c t e d o r i n s t a l l e d b y C a n a d a P o s t u p o n a r o a d w a y p u r s u a n t t o t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t b e r e l o c a t e d , t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s h a l l i m m e d i a t e l y s o n o t i f y C a n a d a P o s t i n w r i t i n g a n d s u c h n o t i c e s h a l l s e t f o r t h t h e r e a s o n s f o r s u c h d i s a p p r o v a l o r d e s i r e f o r r e l o c a t i o n . F o r t h w i t h u p o n r e c e i p t o f s u c h n o t i c e , C a n a d a P o s t a n d t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s h a l l w o r k t o g e t h e r i n g o o d f a i t h t o e x p e d i t i o u s l y r e s o l v e t h e M u n i c i p a l i t y ' s c o n c e r n s a n d o b j e c t i v e s i n t h i s r e g a r d a n d , i f r e q u i r e d , s e l e c t a n a l t e r n a t i v e l o c a t i o n m e e t i n g t h e a p p r o v a l o f t h e P a r t i e s a s h e r e i n p r o v i d e d . U p o n r e m o v a l o f a n y C o m m u n i t y M a i l b o x f r o m t h e r o a d w a y , C a n a d a P o s t s h a l l s a t i s f a c t o r i l y r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y t o a s t a n d a r d e q u i v a l e n t t o t h e c o n d i t i o n o f t h e r o a d w a y s i n i t s v i c i n i t y , a n d u p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y , B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 4 8 o f 1 9 3 3 t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n a d v a n c e n o t i c e i n w r i t i n g t o C a n a d a P o s t , m a y d o s o a t t h e e x p e n s e o f C a n a d a P o s t w h i c h u n d e r t a k e s a n d a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y s u c h e x p e n s e s ( i n c l u d i n g s u p e r v i s o r y a n d c l e r i c a l w o r k ) o n d e m a n d . 4 . C a n a d a P o s t m a y a t a n y t i m e , a t i t s s o l e d i s c r e t i o n a n d f o r a n y r e a s o n , g i v e n o t i c e i n w r i t i n g t o t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l o f i t s i n t e n t i o n t o r e m o v e a n y o r a l l o f t h e C o m m u n i t y M a i l b o x e s f r o m t h e r o a d w a y s . U p o n r e m o v a l o f a n y o r a l l C o m m u n i t y M a i l b o x e s f r o m t h e r o a d w a y s , C a n a d a P o s t s h a l l s a t i s f a c t o r i l y r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y s t o a s t a n d a r d e q u i v a l e n t t o t h e c o n d i t i o n o f t h e r o a d w a y s i n i t s v i c i n i t y , a n d u p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o r e s t o r e t h e a f f e c t e d p o r t i o n o f t h e r o a d w a y s , t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n a d v a n c e n o t i c e i n w r i t i n g t o C a n a d a P o s t , m a y d o s o a t t h e e x p e n s e o f C a n a d a P o s t w h i c h u n d e r t a k e s a n d a g r e e s t o p a y t o t h e M u n i c i p a l i t y s u c h e x p e n s e s ( m c l u d i n g s u p e r v i s o r y a n d c l e r i c a l w o r k ) o n d e m a n d . A l l n o t i c e s i n w r i t i n g r e f e r r e d t o t h r e e ( 3 ) d a y s a f t e r t h e d a t e o f m a i l i n g . 5 . C a n a d a P o s t a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s t h e o w n e r o f a n d h a s j u r i s d i c t i o n o v e r t h e r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y a f f e c t e d b y t h i s A g r e e m e n t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y r e s e r v e s t h e r i g h t t o u s e t h e r o a d w a y a t o r o n w h i c h a C o m m u n i t y M a i l b o x i s l o c a t e d f o r t h e p u r p o s e s o f c o n s t r u c t i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e r e i n s e w e r s , w a t e r m a i n s , e l e c t r i c l i g h t a n d p o w e r c o n d u i t s a n d c a b l e s , t e l e p h o n e c o n d u i t s , g a s l i n e s a n d a l l o t h e r s e r v i c e s a n d a p p l i a n c e s , w h e t h e r u n d e r i t s c o n t r o l o r t h e c o n t r o l o f a p u b l i c u t i l i t y o r o t h e r g o v e r n m e n t a u t h o r i t y . 6 . I f , i n t h e e v e n t o f a n e m e r g e n c y , i t b e c o m e s n e c e s s a r y f o r C a n a d a P o s t t o d o w o r k o n , a c r o s s o r a l o n g a n y r o a d w a y s w i t h o u t c o n s u l t a t i o n w i t h t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l , t h e n C a n a d a P o s t s h a l l , a s s o o n a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e , p r o v i d e t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l w i t h d e t a i l s o f t h e e m e r g e n c y a n d f h e w o r k d o n e i n r e s p o n s e t h e r e t o . I n s u c h e m e r g e n c y s i t u a t i o n s , C a n a d a P o s t s h a l l e x p e d i t i o u s l y r e s t o r e t h e r o a d w a y t o a c o n d i t i o n a s n e a r a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e t o t h e c o n d i t i o n i t w a s p r i o r t o t h e s t a r t o f a n y s u c h w o r k . U p o n f a i l u r e o f C a n a d a P o s t t o s o r e s t o r e t h e r o a d w a y , t h e n t h e M u n i c i p a l i t y m a y d o s o a n d c h a r g e t h e c o s t o f d o i n g s o b a c k t o C a n a d a P o s t . R e s t o r a t i o n i n c l u d e s b u t i s n o t l i m i t e d t o a n y r e q u i r e d r e p a i r t o t h e r o a d w a y c o n c e r n e d b y r e a s o n o f a n y s e t t l e m e n t o f t h e o r i g i n a l r e s t o r a t i o n w o r k b y C a n a d a P o s t . 7 . I f , i n t h e e v e n t o f a n e m e r g e n c y , i t b e c o m e s n e c e s s a r y f o r t h e M u n i c i p a l i t y o r o t h e r u t i l i t y t o w o r k a t a n y l o c a t i o n o f a C o m m u n i t y M a i l b o x w i t h o u t t h e p e r m i s s i o n o f C a n a d a P o s t , t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l , a s s o o n a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e o r w i t h i n 2 4 h o u r s n o t i c e t o t h e M u n i c i p a l i t y b y t h e u t i l i t y , p r o v i d e C a n a d a P o s t w i t h d e t a i l s o f t h e e m e r g e n c y a n d t h e w o r k d o n e i n r e s p o n s e t h e r e t o . I n s u c h s i t u a t i o n s t h e M u n i c i p a l i t y o r t h e u t i l i t y , a s t h e c a s e m a y b e , s h a l l t e m p o r a r i l y r e l o c a t e a n d a n c h o r a n y s u c h C o m m u n i t y M a i l b o x i n a s c l o s e p r o x i m i t y t o i t s o r i g i n a l s i t e a s r e a s o n a b l y p o s s i b l e , h a v i n g r e g a r d t o t h e t e m p o r a r y n a t u r e o f t h e r e l o c a t i o n t o f a c i l i t a t e i t s c o n t i n u e d u s e i n a r e a s o n a b l e a n d s a f e m a n n e r . T h e M u n i c i p a l i t y o r t h e u t i l i t y , a s t h e c a s e m a y b e , s h a l l e x p e d i t i o u s l y r e s t o r e t h e C o m m u n i t y M a i l b o x l o c a t i o n t o a c o n d i t i o n a s n e a r r e a s o n a b l y p o s s i b l e t o t h e c o n d i t i o n p r i o r t o t h e s t a r t o f a n y s u c h w o r k . B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 4 9 o f 1 9 3 4 8 . C a n a d a P o s t s h a l l , a t i t s o w n c o s t a n d e x p e n s e , c a u s e a n y a n d a l l l i e n s o r p r i v i l e g e s r e g i s t e r e d p u r s u a n t t o a p p l i c a b l e l a w s r e l a t i n g t o c o n s t r u c t i o n l i e n s o r p r i v i l e g e s o n m u n i c i p a l p r o p e r t y f o r l a b o u r , s e r v i c e o r m a t e r i a l a l l e g e d t o h a v e b e e n f u r n i s h e d o r t o h a v e b e e n c h a r g e d b y o r f o r C a n a d a P o s t o r a n y o n e o n i t s b e h a l f o n t h e r o a d w a y s o r a n y i m p r o v e m e n t s o r f a c i l i t i e s t h e r e i n o r t h e r e o n , t o b e p a i d , s a t i s f i e d , r e l e a s e d , c a n c e l l e d a n d v a c a t e d w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s a f t e r t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l h a v e s e n t t o C a n a d a P o s t w r i t t e n n o t i c e b y p r e p a i d c o s t o f a n y c l a i m f o r s u c h l i e n o r p r i v i l e g e . P r o v i d e d , h o w e v e r , t h a t i n t h e e v e n t o f a b o n a f i d e d i s p u t e b y C a n a d a P o s t o f t h e v a l i d i t y o r c o r r e c t n e s s o f a n y c l a i m f o r a n y s u c h l i e n o r p r i v i l e g e , C a n a d a P o s t s h a l l n o t b e b o u n d b y t h e f o r e g o i n g b u t s h a l l b e e n t i t l e d t o d e f e n d a g a i n s t t h e s a m e i n a n y p r o c e e d i n g s b r o u g h t i n r e s p e c t t h e r e o f a f t e r f i r s t p a y i n g i n t o c o u r t t h e a m o u n t c l a i m e d a n d s u c h c o s t s a s t h e c o u r t m a y d i r e c t a n d r e g i s t e r i n g a l l s u c h d o c u m e n t s a s m a y b e n e c e s s a r y t o d i s c h a r g e s u c h l i e n o r p r i v i l e g e , o r p r o v i d i n g s u c h o t h e r s e c u r i t y i n r e s p e c t o f s u c h c l a i m a s w i l l r e s u l t i n t h e d i s c h a r g e o f s u c h l i e n o r p r i v i l e g e . I n r e s p e c t t o s u c h l i e n s o r p r i v i l e g e s , C a n a d a P o s t i n a d d i t i o n h e r e b y c o v e n a n t s a n d a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d k e e p i n d e m n i f i e d t h e M u n i c i p a l i t y o f a l l l i a b i l i t y o r j u d g e m e n t s a r i s i n g o u t o f a n y l i e n s o r p r i v i l e g e s r e g i s t e r e d a s a r e s u l t o f t h e c o n s t r u c t i o n o f a C o m m u n i t y M a i l b o x a n d i t s r e l a t e d f a c i l i t i e s b y C a n a d a P o s t , i t s c o n t r a c t o r s , s u b c o n t r a c t o r s , m a t e r i a l s u p p l i e r s a n d w o r k e r s . 9 . A n y n o t i c e r e q u i r e d t o b e g i v e n t o t h e M u n i c i p a l i t y h e r e u n d e r s h a l l b e s u f f i c i e n t l y g i v e n p e r s o n a l l y o r d e l i v e r e d o r s e n t b y p r e p a i d p r i o r i t y c o u r i e r a d d r e s s e d t o : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R d . ? S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O a n d a n y s u c h n o t i c e , i f m a i l e d , s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o n t h e s e c o n d b u s i n e s s d a y a f t e r t h e d a t e o n w h i c h i t s h a l l h a v e b e e n s o m a i l e d . A n y n o t i c e r e q u i r e d t o b e g i v e n t o C a n a d a P o s t h e r e u n d e r s h a l l b e s u f f i c i e n t l y g i v e n p e r s o n a l l y o r d e l i v e r e d o r s e n t b y p r e p a i d c o u r i e r a d d r e s s e d t o : D e l i v e r y P l a n n i n g C a n a d a P o s t C o r p o r a t i o n 9 5 5 H i g h b u r y A v e . N . L O N D O N O N N 5 Y 1 A 3 a n d a n y s u c h n o t i c e , i f m a i l e d , s h a l l b e d e e m e d t o h a v e b e e n r e c e i v e d b y C a n a d a P o s t o n t h e s e c o n d b u s i n e s s d a y a f t e r t h e d a t e o n w h i c h i t s h a l l h a v e b e e n s o m a i l e d . 1 0 . T h i s A g r e e m e n t i n c o r p o r a t e s a l l t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s g o v e r n i n g t h e i n s t a l l a t i o n , e r e c t i o n a n d r e l o c a t i o n o f C o m m u n i t y M a i l b o x e s o n r o a d w a y s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e r e i s n o r e p r e s e n t a t i o n o r c o l l a t e r a l a g r e e m e n t a f f e c t i n g t h i s A g r e e m e n t o t h e r t h a n a s e x p r e s s e d h e r e i n i n w r i t i n g . 1 1 . T h i s A g r e e m e n t m a y n o t b e a s s i g n e d o r t r a n s f e r r e d b y e i t h e r p a r t y w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e o t h e r p a r t y . B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 5 0 o f 1 9 3 5 1 2 . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e b i n d i n g u p o n t h e P a r t i e s h e r e t o , t h e i r s u c c e s s o r s a n d < a s s i g n s . I N W I T N E S S W H E R E O F t h e P a r t i e s h a v e c a u s e d t h e i r r e s p e c t i v e c o r p o r a t e s e a l s t o b e h e r e t o a f f i x e d a s a t t e s t e d b y t h e h a n d s o f t h e i r r e s p e c t i v e p r o p e r o f f i c e r s i n t h a t b e h a l f t h e d a y o f t h e y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C A N A D A P O S T C O R P O R A T I O N 0 & ^ / J ^ / b / ^ O ^ 7 D e l i v e r y P l a n n i n g O f f i c e r B y - L a w 2 0 1 2 - 1 2 0 A B y - l a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n P a g e 1 5 1 o f 1 9 3 CMB(B) Stte Localteatton Form Sc^6tf/u<y<e SITE NUMBER FSA ^0^MINI.PARK <N fNSTAl.LATlON REQUIREMENTOft I |fl//,t| ^)/f LDUSITE TYPE:CMB(CMBB<>Q '2,0 TEMPORARY SITE (SA»TEMPTOPERM (SC)REPLACEMENT (5H)MlNl-PARKRflfNo GHB( »»mnt<]LOCK CODE: IPf^i mis wo» ioS\as^il PERMANENT SFTEfSA)^CMBtOCMBB (5J)RELOCATION (5L ^ DBftATtON REQUIRED?:y ^>CURB CUT??DY ORIGINAL (V)REVISION (RECONFIGURE (SB)CMBBTOCMBW)ENHANGEMENT(6Kl LOCATION DESCRBTION:POSTAL INSTALLATION: IS ^O^So^ ^T -Sf0£- <@ ^^ro^ .sr Poff^-r Gut^JC^^ Ul^AJtslrt PRIVATE PROPERTf? 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L a w 2 0 1 3 - 0 1 7 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 9 1 o f 1 9 3 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 7 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f P a g e 1 9 2 o f 1 9 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 1 6 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D F E B R U A R Y 7 , 2 0 1 3 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 7 , 2 0 1 3 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a U y p a s s e d t h i s 7 I n d a y o f F e b r u a r y , 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 1 6 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f P a g e 1 9 3 o f 1 9 3