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Home My WebLink AboutFebruary 06, 2014 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Thursday, February 6, 2014 7:00 p.m. Page 1. CALL TO ORDER 2. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3. APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS 6 - 17 (a) Minutes of the regular meeting of Council held January 23, 2014. 18 - 21 (b) Minutes of the budget meeting held January 30, 2014. (c) Added Item(s) 4. DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1. Delegations (a) 7:05 p.m. - Eileen deJager, Bayham Library Supervisor and Faith Braun, CAP Youth Intern - regarding update on Straffordville lilbrary activities and services. 22 (b) 7:15 p.m. - Valerie Donnell- regarding Sam's Place. 23 - 27 (c) 7:30 p.m. - Thomas Wilson - regarding Winter Control Contract. 2. Statements By Council 3. Updates On Projects (a) Richmond Community Water System (b) Harbour Divestiture 5. INFORMATION ITEMS 28 - 31 (a) Correspondence dated January 31, 2014 from Association of Municipalities of Ontario regarding "Highlights of the January Page 1 of 149 Regular Council Agenda February 6, 2014 Page 2014 Board Meeting". File: A01 32 - 35 (b) Mayors' Coalition for Affordable Sustainable Accountable Policing Briefing Note from Executive Steering Committee meeting held Monday, January 20, 2014. File: A01 36 - 38 (c) Correspondence from the Town of Parry Sound regarding Ontario Small Urban Municipalities Conference & Trade Show. File: A04 39 - 40 (d) Correspondence from the office of Jeff Yurek, MPP regarding "Budget Consultations for the 2014 Provincial Budget". File: A16 41 (e) Correspondence dated January 23, 2014 from Premier Kathleen Wynne regarding "OPP Billing Model Resolution". File: A16 42 - 45 (f) Museums Bayham minutes of meeting held January 8, 2014. File: C06 46 - 49 (g) Copy of correspondence dated January 29, 2014 from the Municipality of Greenstone to the County of Lambton regarding "Requalification of Municipal Building Officials". File: C10 50 - 51 (h) Copy of correspondence from the Town of Tillsonburg to Premier Kathleen Wynne regarding "Council Resolution - OPP Billing Model Resolution". File: C10 52 - 54 (i) Correspondence dated January 29, 2014 from East Elgin Secondary School regarding "Challenge Day". File: C13 55 (j) Correspondence received January 31, 2014 from Dawn Rumble regarding "Prompt Response". File: C13 56 - 59 (k) Elgin Military Museum Project Ojibwa Report to Council December Operations. File D06 60 - 61 (l) Correspondence dated January 14, 2014 from Tillsonburg & District Mult-Service Centre (MSC) to thank Council for 2013 support. File: F11 62 - 65 (m) Correspondence dated January 2014 from Municipal Employer Pension Centre Ontario regarding "OMERS Plan Funding Challenges". Page 2 of 149 Regular Council Agenda February 6, 2014 Page File: H02 66 (n) Correspondence dated January 31, 2014 from Ontario Honours and Awards regarding "2014 Ontario Senior of the Year Award". File: M02 67 (o) Notice of Meeting regarding "2014 County of Elgin Composite Budget". File: F05 6. PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 7. ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 68 (a) Staff Report PW2014-08 regarding "Conveyance of Given Road". File: T09 69 (b) Staff Report PW2014-09 regarding "Closure and Conveyance of Baldwin Line". File: T09 8. PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 70 - 71 (a) Staff Report P2014-002 regarding "Proposed Municipal Office Improvements". File: A19 9. FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL 72 - 81 (a) Cheque Register being Cheque #016009 to Cheque #016086 inclusive, except Cheques #015994 totaling $232,626.23 and Payroll Disbursements for the period ending January 19, 2014 totaling $70,338.40. 82 - 83 (b) Correspondence dated January 13, 2014 from Perth-Wellington MPP, Randy Pettapiece regarding "Resolution on Joint and Several Liability". File: A16 84 - 90 (c) Staff Report PW2014-06 regarding "Crossing Guard Request". Murray Quinton, Commissionaires, to attend and respond to questions. File: T08 91 (d) Staff Report F2014-03 regarding "2013 Council Remuneration & Expenses. File: F03.03 Page 3 of 149 Regular Council Agenda February 6, 2014 Page 92 - 93 (e) Staff Report F2014-04 regarding "Investment Report". File: F12 94 - 100 (f) Staff Report F2014-05 regarding "Water & Sewer Rates". File: F05.11 101 - 106 (g) Bayham Community Centres Committee minutes of meeting held January 16, 2014. File: C06 10. ENVIRONMENT 107 (a) Staff Report E2014-01 regarding "Household Hazardous Waste, Electronics and Large Item Drop-off Day." File: E07 108 - 110 (b) Bayham Small Municipal Non-Residential Wells Quarterly Report for the period ending December 31, 2013. File: E08 111 - 116 (c) Bayham Water Distribution System Quarterly Report and Call Ins for the period ending December 31, 2013. File: E08 117 - 122 (d) Bayham Water Distribution System 2013 Annual Report. File: E08 123 - 125 (e) Bayham Water Distribution System 2013 Annual Compliance Summary Report. File: E08 126 - 133 (f) Richmond Community Water System Quarterly Report and Call Ins for the period ending December 31, 2014. File: E08 134 - 139 (g) Richmond Community Water System 2013 Annual Report. File: E08 140 - 142 (h) Richmond Community Water System 2013 Annual Compliance Summary Report. File: E08 143 - 144 (i) Port Burwell Wastewater Treatment Plant 2013 Annual Compliance Summary and Call Ins. File: E08 11. COMMITTEE OF THE WHOLE (a) In Camera. (b) Closed session minutes of the regular meeting of Council held Page 4 of 149 Regular Council Agenda February 6, 2014 Page January 9, 2014. (c) Confidential correspondence regarding the security of the property of the municipality or local board. (Project Ojibwa) (d) Confidential correspondence regarding the security of the property of the municipality or local board. (Project Ojibwa) (e) Out of Camera. 12. BY-LAWS 145 - 146 (a) By-Law 2014-012 A By-Law to further amend By-Law 2012- 022 (imposing rates and fees) 147 - 148 (b) By-Law 2014-014 A By-Law to further amend By-Law 2004- 015 (Water and Sewer Rates) 149 (c) By-Law 2014-015 A By-Law to confirm all actions of Council 13. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 5 of 149 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C o u n c i l C h a m b e r s 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v m e J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 7 : 0 0 P M T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , T r e a s u r e r a n d A c t i n g A d m i n i s t r a t o r D a v i d A r i s t o n e a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i a n d C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . ( a ) M a y o r E n s i n t r o d u c e d B a y h a m ' s n e w F i r e C h i e f , R a n d y W h i t e . M r . W h i t e t h a n k e d t h e M a y o r a n d C o u n c i l f o r t h e o p p o r t u n i t y t o w o r k i n B a y h a m . H e n o t e d t h a t h e i s i m p r e s s e d w i t h t h e e x i s t i n g f i r e e q u i p m e n t a n d t h e q u a l i t y o f t r a i n i n g d e m o n s t r a t e d b y f i r e f i g h t e r p e r s o n n e l . H e a l s o c o m m e n d e d C h r i s M c Q u i g g a n f o r h i s e x c e l l e n t e f f o r t s a s i n t e r i m a c t i n g F i r e C h i e f . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o n e 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 . 2 0 1 3 - 0 1 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 . P a g e 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 6 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 T h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 3 , i t e m 3 ( a ) w e r e a m e n d e d t o r e a d : h e w i l l r e v i e w t h e a p p l i c a t i o n s a n d s e l e c t 1 2 - 1 5 r e s u m e s , " f r o m w h i c h h e a n d D e p u t y M a y o r » E v a n i t s k i a n d C o u n c i l l o r K e t c h a b a w w i l l s e l e c t u p t o t e n c a n d i d a t e s f o r t h e f i r s t - r o u n d o f f f i n t e r v i e w s ; 2 0 1 3 - 0 2 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d , a s a m e n d e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) A d d e d I t e m ( s ) T h e r e w e r e n o i t e m s a d d e d t o t h e a g e n d a . 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - M a r g o t ( A u b e r ) P i e t e r s r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l " P o l e P a i n t i n g E v e n t " M s . P i e t e r s m a d e a n e x c e l l e n t p r e s e n t a t i o n r e g a r d i n g e f f o r t s b y s t a f f a n d s t u d e n t s a t t h e P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l t o a r r a n g e a h y d r o p o l e p a i n t i n g e v e n t u n d e r t h e " P o l e S t a r s P r o g r a m " i n p a r t n e r s h i p w i t h H y d r o O n e , w h i c h h a s r e q u e s t e d c o n f i r m a t i o n o f C o u n c i l ' s s u p p o r t . S h e a d v i s e d t h a t a p r o p o s a l i n D e c e m b e r r e q u e s t i n g p e r m i s s i o n t o d e c o r a t e d e s i g n a t e d h y d r o p o l e s a l o n g R o b i n s o n S t r e e t , s o u t h o f t h e b r i d g e , h a s b e e n a p p r o v e d b y H y d r o O n e . M s . P i e t e r s p r o v i d e d a l o n g l i s t o f a c c o m p l i s h m e n t s t o d a t e , i n c l u d i n g a v i d e o c r e a t e d b y t h e c h i l d r e n , s e n t t o H y d r o O n e ' s P r e s i d e n t a n d p o s t e d o n Y O U T U B E . I n p r e p a r a t i o n f o r t h e p o l e - d e c o r a t i n g e v e n t , H y d r o O n e w i l l b r i n g i t s M o b i l e E l e c t r i c i t y D i s c o v e r y C e n t r e t o t h e s c h o o l t o e d u c a t e s t u d e n t s w i t h r e s p e c t t o e l e c t r i c a l s a f e t y o n W e d n e s d a y , F e b r u a r y 5 t h . O n T h u r s d a y , F e b r u a r y 6 , t h e C e n t r e w i l l h o s t s t u d e n t s f r o m T i l l s o n b u r g , A y l m e r , a n d S t r a f f o r d v i l l e s c h o o l s . O n F r i d a y , F e b r u a r y 7 t h t h e P r e s i d e n t & C E O , M r . M a r c e l l o w i l l m a k e a p r e s e n t a t i o n t o P o r t B u r w e l l P u b l i c S c h o o l . I n r e t u r n , t h e s c h o o l h a s a r r a n g e d a p r i v a t e t o u r o f t h e O j i b w a s u b m a r i n e f o r M r . M a r c e l l o a n d h i s t e a m , w i t h l u n c h t o f o l l o w . T h e M o b i l e E l e c t r i c i t y D i s c o v e r y C e n t r e w i l l w e l c o m e t h e p u b l i c f r o m W e d n e s d a y , F e b r u a r y 5 t h r o u g h F r i d a y , F e b r u a r y 7 f r o m 5 : 0 0 p . m . t o 8 : 0 0 p . m . P a g e 2 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 7 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 T h e p o l e - d e c o r a t i n g e v e n t i s p r o p o s e d f o r l a t e A p r i l o r e a r l y M a y d e p e n d i n g o n w h e n M r . M a r c e l l o i s a v a i l a b l e t o b e t h e f i r s t t o d e c o r a t e o n e o f t h e p o l e s . M s . P i e t e r s n o t e d t h a t c o m m u n i t y s u p p o r t h a s b e e n g e n e r o u s a n d r e q u e s t e d C o u n c i l t o p r o v i d e s u p p o r t u p t o $ 2 , 0 0 0 t o p u r c h a s e t u b e s o f a c r y l i c p a i n t a n d m o r e T - s h i r t s . C o u n c i l d i r e c t e d t h a t a l e t t e r o f s u p p o r t b e s e n t t o t h e g r o u p a n d a g r e e d t o c o n s i d e r a c o n t r i b u t i o n a t t h e b u d g e t m e e t i n g b e i n g h e l d J a n u a r y 3 0 t h . 2 0 1 3 - 0 2 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e i n i t i a t i v e f o r a ' p o l e p a i n t i n g e v e n t * i n P o r t B u n v e l L " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L N o n e 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m D a v i d A r i s t o n e , a c t i n g A d m i n i s t r a t o r c o n f i r m e d t h e s y s t e m i s w o r k i n g w e l l , a n d s t a f f t i m e h a s b e e n r e d u c e d t o t h r e e h o u r s p e r w e e k . H e a d d e d t h a t a r e p o r t o n t h e d i s t r i b u t i o n s y s t e m i s b e i n g c o m p l e t e d b y C y r i l J D e m e y e r e L t d . a n d w i l l b e p r o v i d e d t o C o u n c i l s h o r t l y . M a y o r E n s s u g g e s t e d t h a t a n O p e n H o u s e f o r t h e u s e r s b e h e l d a t t h e f a c i l i t y o n c e a s u m m a r y o f t h e c o s t s a n d r e s u l t s o f t h e r e c e n t M O E i n s p e c t i o n a r e k n o w n . ( b ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e N o R e p o r t 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 , 2 0 1 4 f r o m T i l l s o n b u r g & D i s t r i c t M u l t i - S e r v i c e C e n t r e r e g a r d i n g " T h e M S C V o i c e F a U / W i n t e r 2 0 1 3 / 1 4 " . F i l e : M 0 7 ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 5 , 2 0 1 4 f r o m O n t a r i o E n e r g y B o a r d r e g a r d i n g " N a t u r a l R e s o u r c e G a s A p p l i c a t i o n f o r R e n e w a l o f F r a n c h i s e A g r e e m e n t w i t h t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m " . F i l e : L 0 4 N R G ( c ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 6 , 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l i t y o f E a s t F e n i s t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e r e g a r d i n g " G a s T a x " . P a g e 3 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 8 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 F i l e : A 1 6 C o u n c i l l o r S o u t h w i c k r e q u e s t e d a n d D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i a g r e e d t h a t C o u n c i l m a k e t h e i r o p p o s i t i o n k n o w n t o a s u g g e s t i o n b y t h e P r o v i n c i a l g o v e r n m e n t o f a n H S T t a x i n c r e a s e t o s u p p o r t t r a n s i t i n t h e G T A . ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 6 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f t h e A t t o r n e y G e n e r a l r e g a r d i n g " A t t o r n e y G e n e r a l ' s V i c t i m S e r v i c e s A w a r d s o f D i s t i n c t i o n " . F i l e : M 0 2 ( e ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 f r o m t h e T o w n o f B a n c r o f t r e g a r d i n g " P r o p o s e d N e w B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " . F i l e : C 1 0 ( f ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 1 3 , 2 0 1 3 f r o m t h e T o w n o f F o r t F r a n c e s t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e r e g a r d i n g " P r o p o s e d B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " . F i l e : C 1 0 ( g ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 f r o m T i l l s o n b u r g P o l i c e S e r v i c e s B o a r d t o P r o v i n c i a l C o m m a n d e r O P P M u n i c i p a l B u r e a u a n d M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s r e g a r d i n g " P r o p o s e d B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " F i l e : P 1 7 P S B ( h ) C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 f r o m t h e T o w n s h i p o f W h i t e w a t e r R e g i o n t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e a n d M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s r e g a r d i n g " P r o p o s e d B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " . F i l e : C 1 0 ( i ) C o p y o f r e s o l u t i o n p a s s e d J a n u a r y 7 , 2 0 1 4 b y t h e T o w n s h i p o f N o r t h K a w a r t h a r e g a r d i n g " P r o p o s e d B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " . F i l e : C 1 0 0 ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 6 , 2 0 1 4 f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f E a s t F e r n s r e g a r d i n g P r o p o s e d B i l l i n g M o d e l f o r P o l i c e S e r v i c e s " . 1 1 F i l e : P 1 7 0 P P ( k ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 4 , 2 0 1 3 . F i l e : C 0 6 ( 1 ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 , 2 0 1 4 f r o m M i n i s t r y o f A g n c u l t u r e a n d F o o d r e g a r d i n g " 2 0 1 4 P r e m i e r ' s A w a r d f o r A g r i - F o o d I n n o v a t i o n E x c e l l e n c e P r o g r a m " . F i l e : M 0 2 ( m ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 7 , 2 0 1 4 f r o m O P P r e g a r d i n g " O P P S u p p o r t s N e w P r o g r a m T o F i n d M i s s i n g O r L o s t C h i l d r e n " . F i l e : M 0 6 P a g e 4 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 9 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 2 0 1 3 - 0 2 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( m ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ; A N D T H A T C o u n c i l s u p p o r t i t e m 5 ( c ) c o r r e s p o n d e n c e i n o p p o s i t i o n t o a n i n c r e a s e i n G a s T a x . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T . R E C R E A T I O N & T O U R I S M 7 . R O A D S . A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 1 r e g a r d i n g " 2 0 1 3 F o u r t h Q u a r t e r R e p o r t B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e " . F i l e : P 1 0 T h e D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t n o t e d t h a t t h e r e h a s b e e n a n i n c r e a s e i n d r a i n a g e p e t i t i o n s a n d s o m e r e c o n s t r u c t i o n r e q u i r e d . 2 0 1 3 - 0 2 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 1 r e g a r d i n g i n f o r m a t i o n o n t h e a c t i v i t i e s o f t h e B u i l d i n g S e r v i c e s & D r a i n a g e D e p a r t m e n t f o r t h e f o u r t h q u a r t e r o f 2 0 1 3 b e r e c e i v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 3 r e g a r d i n g " C o n v e y a n c e o f G i v e n R o a d " . F i l e : T 0 9 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r w a s d i r e c t e d t o c o n f i r m w i t h t h e M N R w h e t h e r t h e y h a v e a n y c o n c e r n s p r i o r t o p r o c e e d i n g . 2 0 1 3 - 0 2 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l h e r e b y d e c l a r e s P a r t 2 o f R e g i s t e r e d P l a n 1 1 R 5 2 8 8 , i d e n t i f i e d a s G i v e n R o a d , c o m m e n c i n g a t B a l d w i n L i n e n o r t h - w e s t e r l y t o t h e B i g O t t e r C r e e k , s u r p l u s t o m u n i c i p a l n e e d s ; T H A T S t a f f c o n f i r m w i t h t h e a b u t t i n g p r o p e r t y o w n e r s t h e i r e x p r e s s i o n o f i n t e r e s t t o a c q u i r e t h e l a n d s , b e f o r e p r o c e e d i n g ; P a g e 5 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 0 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 A N D T H A T u p o n c o n f i r m a t i o n . S t a f f b e d i r e c t e d t o t a k e t h e n e c e s s a r y s t e p s t o c o n v e y t h e s a i d l a n d s t o t h e a b u t t i n g p r o p e r t y o w n e r s , s u b j e c t t o s h a r e d p a y m e n t , a t t h e a p p r a i s e d v a l u e p e r a c r e , t o t h e M u n i c i p a l i t y , p l u s t h e i r p r o p o r t i o n a t e s h a r e o f t h e r e l a t e d s u r v e y , l e g a l f e e s a n d a d m i n i s t r a t i v e c o s t s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " C l o s u r e a n d C o n v e y a n c e o f B a l d w i n L i n e " . F i l e : T 0 9 I t w a s n o t e d t h a t t h e o w n e r o f t h e h o u s e p r o p e r t y a l o n g t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e h a s a n a g r e e m e n t w i t h t h e m u n i c i p a l i t y p e r m i t t i n g a c c e s s , w i t h o u t w h i c h t h e p r o p e r t y i s l a n d l o c k e d . C o u n c i l i n d i c a t e d a p r e f e r e n c e f o r e s t a b l i s h i n g a p e r m a n e n t f r o n t a g e r a t h e r t h a n a n a c c e s s a g r e e m e n t . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o r e s e a r c h t h e o r i g i n a l r e a s o n f o r c l o s u r e . 2 0 1 3 - 0 2 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i t e m 7 ( c ) b e d e f e r r e d p e n d i n g f u r t h e r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S 9 . F I N A N C E , A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 8 7 3 t o C h e q u e # 0 1 6 0 0 8 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 5 9 9 9 t o t a l i n g $ 4 9 3 , 8 6 7 . 0 4 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 2 2 , 2 0 1 3 a n d J a n u a r y 5 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 5 , 3 2 6 . 4 8 a n d $ 5 7 , 0 3 4 . 6 9 . 2 0 1 3 - 0 2 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 8 7 3 t o C h e q u e # 0 1 6 0 0 8 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e # 0 1 5 9 9 9 t o t a l i n g $ 4 9 3 , 8 6 7 . 0 4 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d s e n d i n g D e c e m b e r 2 2 , 2 0 1 3 a n d J a n u a r y 5 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 5 5 , 3 2 6 . 4 8 a n d $ 5 7 , 0 3 4 . 6 9 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 2 r e g a r d i n g " U s e d V a c u u m T r a i l e r P u r c h a s e L e a s e O p t i o n s " , ( d e f e r r e d f r o m J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 m e e t i n g ) F i l e : F 1 8 P a g e 6 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 1 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r a d v i s e d t h a t t h e c o m p a n y i s n o t r e c e p t i v e t o n e g o t i a t i o n o f t h e p u r c h a s e p r i c e . H e w a s r e q u e s t e d t o i n v e s t i g a t e a n d r e p o r t h o w m a n y h o u r s t h e r e n t a l u n i t w a s u s e d i n 2 0 1 3 b y b o t h t h e P u b l i c W o r k s a n d W a t e r A V a s t e w a t e r d q j a r t m e n t s . ( c ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . M u r r a y Q u i n t o n t o a t t e n d t o r e s p o n d t o a n y q u e s t i o n s f r o m C o u n c i l . ( D e f e r r e d f r o m J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 m e e t i n g ) F i l e : T 0 8 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r C z e r w i n s k i n o t e d t h a t M r . Q u i n t o n o f t h e C o m m i s s i o n a i r e s i s i l l a n d u n a b l e t o a t t e n d . T h e a c t i n g A d m i n i s t r a t o r / T r e a s u r e r a d v i s e d t h a t i n q u i r y h a s b e e n m a d e t o t h e i n s u r e r r e g a r d i n g r a m i f i c a t i o n s u n d e r t h e H i g h w a y T r a f R c A c t a n d p o t e n t i a l l i a b i l i t y s h o u l d n o a c t i o n b e t a k e n . 2 0 1 3 - 0 2 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t s P W 2 0 1 4 - 0 1 a n d 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g t h e r e q u e s t f o r a s c h o o l c r o s s i n g g u a r d a t t h e i n t e r s e c t i o n o f P l a n k R o a d a n d M a i n S t r e e t i n S t r a f f o r d v i l l e b e d e f e r r e d , p e n d i n g t h e r e c e i p t o f f u r t h e r i n f o r m a t i o n f r o m t h e M u n i c i p a l . f 1 i n s u r e r . C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d s r e g a r d i n g " O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e A l t e r n a t i v e B i l l i n g C o n s u l t a t i o n s " a n d e m a i l f r o m C o u n c i l l o r C a s i e r d a t e d J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g " R e m a r k s o n t h e O P P M u n i c i p a l P o l i c i n g R e v i e w p r e s e n t e d a t t h e M u n i c i p a l E n g a g e m e n t M e e t i n g I I F i l e : P 1 7 P S B 2 0 1 3 - 0 2 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d s c o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e A l t e r n a t i v e B i l l i n g C o n s u l t a t i o n s b e r e c e i v e d ; T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a g r e e s w i t h t h e c o n c e r n s r a i s e d i n t h e c o r r e s p o n d e n c e r e g a r d i n g t h e P r o c e s s a n d R e s e a r c h , t h e I m p l i c a t i o n s f o r C i t i z e n O v e r s i g h t o f P o l i c i n g a n d t h e P o t e n t i a l I m p a c t o n I n d i v i d u a l M u n i c i p a l i t i e s ; T H A T C o u n c i l s u p p o r t s t h e e m p h a s i s d e t a i l e d i n t h e s u m m a r y i n c l u d i n g : e x p l o r a t i o n o f o t h e r o p t i o n s f o r p a y i n g f o r p o l i c i n g ; . a c r o s s t h e b o a r d r e d i s t r i b u t i o n o f c o s t s i s n o t a w i s e r e s p o n s e ; P a g e 7 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 2 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 t h e p r o v i n c e p l a y a s t r o n g e r r o l e i n b u i l d i n g a n d d e f e n d i n g m e c h a n i s m s f o r c i t i z e n . o v e r s i g h t t h a t s e r v e a l l t a x p a y e r s , i n c l u d i n g t h o s e w h o c o n t r a c t f o r p o l i c e s e r v i c e s w i t h t h e O P P ; f u t u r e b i l l i n g m o d e l s r e c o g n i z e c o m p l e x i t i e s i n t h e e c o n o m i c a n d t a x a t i o n b a s e o f . m u n i c i p a l i t i e s a n d e n s u r e t h a t i t i s n o t o n l y t h e r e s i d e n t i a l t a x p a y e r t h a t c a r r i e s t h e b u r d e n o f p o l i c i n g c o s t s ; t h e P r o v i n c e c o n s i d e r t h e i r a p p r o a c h t o b i l l i n g f o r O F F s e r v i c e s i n l i g h t o f t h e i r . c o m m i t m e n t t o s t r e n g t h e n r u r a l m u n i c i p a l i t i e s ; A N D F U R T H E R T H A T t h i s r e s o l u t i o n b e f o r w a r d e d t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e , t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y & C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , t h e A t t o r n e y G e n e r a l o f O n t a r i o , t h e M i n i s t e r o f R u r a l A f f a i r s , t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d s , O P P C o m m i s s i o n e r C h r i s L e w i s , L e a d e r s o f t h e O p p o s i t i o n , J e f f Y u r e k , M . P . P . E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n , t h e M a y o r s C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e a n d S u s t a i n a b l e P o l i c i n g a n d t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) f o r a c t i o n a s a p p r o p r i a t e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 2 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T h a t t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e p r e s e n t a t i o n m a d e t o t h e M u n i c i p a l E n g a g e m e n t m e e t i n g o n t h e O . P . P . M u n i c i p a l P o l i c i n g R e v i e w h e l d i n L o n d o n o n N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 , b y D a v e M a r r , o n b e h a l f o f t h e E l g i n G r o u p P o l i c e S e n d c e s B o a r d ; A N D T H A T t h i s r e s o l u t i o n a n d a c o p y o f t h e p r e s e n t a t i o n b e f o r w a r d e d t o P r e m i e r K a t h l e e n W y n n e , t h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y & C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , t h e A t t o r n e y G e n e r a l o f O n t a r i o , t h e M i n i s t e r o f R u r a l A f f a i r s , t h e O n t a r i o A s s o c i a t i o n o f P o l i c e S e r v i c e s B o a r d s , O P P C o m m i s s i o n e r C h r i s L e w i s , L e a d e r s o f t h e O p p o s i t i o n , J e f f Y u r e k , M . P . P . E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n , t h e M a y o r s C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e a n d S u s t a i n a b l e P o l i c i n g a n d t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) f o r a c t i o n a s a p p r o p r i a t e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 D i s c u s s i o n i n c l u d e d : t h e r e q u e s t t o e m p o w e r s t a f f t o p a r t n e r w i t h D u n d e e E n e r g y t o i s s u e s e p a r a t e q u o t e s f o r * d r e d g i n g a n d t o c o m m i t u p t o $ 2 0 , 0 0 0 0 f r o m t h e r e s e r v e s i n 2 0 1 4 ; t h e M O E w o u l d w a n t t o k n o w w h a t i s i n t h e d r e d g e a t e p r i o r t o p e r m i t t i n g i t t o b e u s e d i n t h e b e a c h p a r k i n g a r e a ; t h e d r e d g i n g t i m e f r a m e f o r t h e m o s t e f f e c t i v e r e s u l t s ; a n d P a g e 8 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 3 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 w i n d o w f o r d r e d g i n g a p p r o v a l s . 2 0 1 3 - 0 3 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T C o u n c i l a g r e e s t o c o n t i n u e t h e B e n c h P r o g r a m i n t h e h a r b o u r a r e a b y f i n a n c i n g t h e p u r c h a s e o f 8 b e n c h e s a t a n a p p r o x i m a t e c o s t o f $ 2 , 4 0 0 . 0 0 w h i c h w i l l b e r e f u n d e d i n f u l l a s e a c h b e n c h g a i n s s p o n s o r s h i p ; A N D T H A T t h e b e n c h e s b e i n s t a U e d b y t h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 3 - 0 3 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T s t a f f b e e m p o w e r e d t o p a r t n e r w i t h D u n d e e E n e r g y t o u n d e r t a k e d r e d g i n g , s u b j e c t t o n e c e s s a r y a p p r o v a l s ; A N D T H A T C o u n c i l a p p r o v e s a c o m m i t t m e n t u p t o $ 2 0 , 0 0 0 f r o m t h e d r e d g i n g r e s e r v e s i n 2 0 1 4 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( Q S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 2 r e g a r d i n g " A s s e t M a n a g e m e n t P l a n " F i l e : F O O T h e T r e a s u r e r a d v i s e d t h a t t h e a s s e t m a n a g e m e n t s t u d y d o e s n o t i n c l u d e b u i l d i n g s . H e r e f e r r e d t o : t h e E x e c u t i v e S u m m a r y o n p a g e 4 ; R o a d N e t w o r k p a g e 1 6 ( d o e s n o t i n c l u d e e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t ) ; B r i d g e s a n d c u l v e r t s p a g e 2 5 d o e s n o t i n c l u d e s m a l l e r c u l v e r t s ; W a t e r s y s t e m p a g e 3 1 i d e n t i f i e s o n l y 2 . 2 % i n r e s e r v e f o r m a j o r s y s t e m u p g r a d e s ; T h e s e c o n d a r y w a t e r s y s t e m , i n c l u d i n g D e x t e r L i n e i s 6 8 % l o c a l r e s p o n s i b i l i t y w i t h m i n i m a l r e s e r v e s ; a n d S a n i t a r y s e w e r s y s t e m p a g e 3 6 i d e n t i f i e s l i m i t e d r e s e r v e s w i t h a c o s t r q s l a c e m e n t » o f $ 4 3 m i l l i o n . 2 0 1 3 - 0 3 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n d a t e d D e c e m b e r 2 0 1 3 a s p r e p a r e d b y P u b l i c S e c t o r D i g e s t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 9 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 4 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 ( g ) R e q u e s t f o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e o l d V i e n n a H a l l . M a y o r E n s n o t e d t h a t s e v e r a l a p p l i c a t i o n s f o r f u n d i n g t o h e l p s a v e t h e O l d V i e n n a T o w n H a l l s u b m i t t e d t o t h e O n t a r i o T r i l l i u m F o u n d a t i o n h a v e b e e n u n s u c c e s s f u l a n d s u g g e s t e d i t i s t i m e t o c o n s i d e r d e m o l i t i o n o f t h e b u i l d i n g a n d m a k e t h e s i t e s a f e . H e s u g g e s t e d t h a t t h e r e m a y b e i t e m s o f h i s t o r i c a l i n t e r e s t t h a t c o u l d b e s a l v a g e d f r o m t h e b u i l d i n g b e f o r e / w h e n b e i n g d e m o l i s h e d . H e n a m e d t h e u p p e r a r e a w i n d o w . O t h e r p o t e n t i a l i t e m s m a y b e t h e h a n g i n g l i g h t f i x t u r e s ( a n d g l o b e s ? ) a n d t h e c e i l i n g a r c h b e a m s , o r a p o r t i o n t h e r e o f . C o u n c i l a g r e e d t h a t S t a f f b e d i r e c t e d t o o b t a i n q u o t e s f o r d e m o l i t i o n a n d r e s t o r a t i o n , i n c l u d i n g r e m o v a l o f t h e f o u n d a t i o n a n d l e v e l i n g . I t w a s s u g g e s t e d t h a t g r e e n s p a c e b e c r e a t e d . S t a f f w a s a l s o r e q u e s t e d t o s e n d a l e t t e r t o t h e V i e n n a c i t i z e n g r o u p , a d v i s i n g t h e m t h a t n o f u n d i n g i s a v a i l a b l e a n d t h a t C o u n c i l h a s a g r e e d t o p r o c e e d w i t h d e m o l i t i o n . 1 0 . E N V I R O N M E N T 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) I n C a m e r a . ( b ) O u t o f C a m e r a . 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 0 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 0 3 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 0 b e r e a d a f i i - s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 0 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 5 o f 1 4 9 C o u n c i l M i n u t e s J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 3 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 2 7 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y f t ^ y s n ^ ^ u Y ^ \ d i S L ' ^ L ^ I ^ M A Y O R C L E P a g e 1 1 o f 1 1 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 6 o f 1 4 9 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d J a n u a r y 2 3 , 2 . . . P a g e 1 7 o f 1 4 9 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e C o u n c i l C h a m b e r s J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 6 : 3 0 P M T h e f i r s t 2 0 1 4 o p e r a t i n g b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 i n f h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u f h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , T r e a s u r e r / A c t i n g A d m i n i s t r a t o r D a v i d A r i s t o n e a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i w a s a b s e n t . D e p a r t m e n t H e a d i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t h i s r e p o r t a n d b u d g e t w a s P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 3 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . A D M I N I S T R A T I O N ( a ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 7 r e g a r d i n g " U s e d V a c u u m T r a i l e r O p e r a t i o n a l B u s i n e s s C a s e " F i l e : F 1 8 T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r p r e s e n t e d h i s r e p o r t , o u t l i m n g t h e a c t i v i t i e s u n d e r t a k e n b y P u b l i c W o r k s , D r a i n a g e a n d W a t e r A V a s t e w a t e r d e p a r t m e n t s u s i n g t h e v a c u u m t r u c k a n d t r a i l e r r e n t e d i n 2 0 1 3 . T h e c o s t s i n c u r r e d w e r e $ 1 9 , 4 3 9 . I n a d d i t i o n t o s a n i t a r y s e w e r , s t o r m d r a i n a n d c a t c h b a s i n c l e a n o u t , t h e e q u i p m e n t c a n b e u s e d f o r c l e a n i n g c u l v e r t o u t l e t s , c u r b s a n d g u t t e r s , e x c a v a t i n g a r o u n d u t i l i t i e s , s i g n a n d g u a r d r a i l p o s t i n s t a l l a t i o n a n d c u l v e r t f l u s h i n g . I t i s o f t e n d i f f i c u l t t o e n g a g e c o n t r a c t o r s o n s h o r t n o t i c e o r f o r a s h o r t p e r i o d o f t i m e . C u r r e n t l y , s t o r m w a t e r c a t c h b a s i n s g e t c l e a n e d e v e r y t w o y e a r s . 2 0 1 3 - 0 3 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u f h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l a p p r o v e s O p t i o n 1 o f S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 7 , s h o r t t e r m r e n t - t o - p u r c h a s e o f t h e u s e d 2 0 1 1 V e r m e e r L P 5 5 5 S D T 5 0 0 G a U o n T r a i l e r M o u n t e d V a c u u m a t t h e p r o p o s e d p r i c e o f $ 6 7 , 0 0 0 . 0 0 p l u s H . S . T . ; A N D T H A T f u n d s b e d r a w n f r o m t h e E q u i p m e n t R e s e r v e . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 . P a g e 1 8 o f 1 4 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 4 . 2 0 1 4 D R A F T B U D G E T ( a ) D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 T h e T r e a s u r e r r e f e r r e d t o p a g e 3 o f t h e b u d g e t d o c u m e n t , n o t i n g t h a t t h e d r a f t b u d g e t i s $ 2 8 7 , 2 0 0 o v e r t h e 2 0 1 3 b u d g e t , a n i n c r e a s e o f 9 . 1 % . A n e s t i m a t e d s u r p l u s o f $ 1 0 9 , 4 6 5 i s f r o m t h e s a l e o f t h e f o r m e r m e d i c a l b u i l d i n g . O u t s t a n d i n g a r e 4 f h q u a r t e r r e v e n u e s u n d e r t h e P r o v i n c i a l O f f e n c e s A c t . G r o w t h i n a s s e s s m e n t p r o v i d e s $ 9 2 , 0 0 0 w i t h o u t a n y i m p a c t o n t h e l e v y . T h e P r o v m c i a l P a r k i s i n y e a r 2 o f i t s f o u r - y e a r p h a s e - i n , g e n e r a t i n g a n a d d i t i o n a l $ 2 7 , 0 0 0 a n n u a l l y . P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r r e v i e w e d t h e R o a d s D q i a r t m e n t , W i n t e r C o n t r o l , S t r e e t L i g h t s a n d P a r k s a n d R e c r e a t i o n d r a f t b u d g e t s a n d r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s . W i n t e r C o n t r o l i s h a r d h i t t h i s y e a r w i t h v e r y c o l d t e m p e r a t u r e s a n d s i g n i f i c a n t s n o w f a l l s r e q u i r i n g e x t e n s i v e s n o w p l o w i n g , s a l t a n d s a n d . C o n t r a c t c o s t s h a v e e s c a l a t e d . C o n s i d e r a b l e s i d e w a l k r e m o v a l a n d g r a s s s e e d i n g i s a n t i c i p a t e d t o h e l p m i t i g a t e r i s k s a n d l i a b i l i t i e s . I n a d d i t i o n t o t h e R o a d s N e e d s S t u d y , o n e w i l l a l s o b e r e q u i r e d f o r b u i l d i n g s . S t o r a g e b u i l d i n g s i n p o o r c o n d i t i o n m a y b e r e m o v e d a n d r q p a i r s / u p g r a d e s f o c u s e d o n b u i l d i n g s i n b e t t e r c o n d i t i o n . M r . C z e r w i n s k i i n d i c a t e d t h a t a l e v e l o f s e r v i c e n e e d s t o b e e s t a b l i s h e d f o r s n o w r e m o v a l , i n c l u d i n g m u n i c i p a l p a r k i n g l o t s , s i d e w a l k c l e a r i n g a s w e l l a s l a n d s c a p e / g r a s s c u t t i n g . I t w a s s u g g e s t e d t h a t e x i s t i n g s t r e e t l i g h t s b e r q ) l a c e d w i t h L E D t h r o u g h a p r o g r a m o f f e r e d b y L A S . I t w a s n o t e d t h a t h e a l t h a n d s a f e t y r e q u i r e m e n t s r e s t r i c t i n s t a l l a t i o n o f b a n n e r s b y b u c k e t t r u c k . O t h e r I t w a s n o t e d t h a t e l e c t r i c a l r a t e s a r e t o g o u p b y 2 0 % a n d p o s t a g e b y 3 5 % . P o l e s t a r P r o j e c t P r o j e c t O p t i o n s f o r s u p p o r t w e r e d i s c u s s e d i n c l u d i n g r e i m b u r s e m e n t a t 5 0 % f o r m a t e r i a l s p u r c h a s e d , u p t o a m a x i m u m o f $ 1 , 0 0 0 a n d p r o v i d i n g t r a f f i c c o n t r o l a n d s i g n a g e f o r R o b i n s o n S t r e e t i n P o r t B u r w e l l . I t w a s a g r e e d t h a t a d d i t i o n a l b u d g e t m e e t i n g s b e s c h e d u l e d f o r F e b r u a r y 4 t h a n d 2 7 t h , s u b j e c t t o a v a i l a b i l i t y o f s t a f f a n d C o u n c i l m e m b e r s . P a g e 2 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 . P a g e 1 9 o f 1 4 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 5 . B Y - L A W ( a ) B y - l a w 2 0 1 4 - 0 1 1 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 4 - 0 3 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 4 - 0 1 1 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 0 3 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 0 3 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ C ^ A ^ r ^ i M ^ L ^ M A Y O R C L & K P a g e 3 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 . P a g e 2 0 o f 1 4 9 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 . P a g e 2 1 o f 1 4 9 R e c e i v e d b y e m a i l J a n u a r y 1 2 / 2 0 1 4 T o c o u n c i l a n d s t a f f . A f t e r i n f o r m i n g c o u n c i l i n w r i t i n g t h a t I w o u l d n o t b e c o n t i n u i n g a t t h e b e a c h w i t h S a m s ' P l a c e a n y l o n g e r I h a v e b e e n a p p r o a c h e d b y s o m e i n t e r e s t e d p a r t i e s m a k i n g i n q u i r i e s a b o u t t h e b u s i n e s s . I h a v e n o t s o l d t h e b u s i n e s s n o r w i l l I b e a b l e t o s e l l t h e b u s i n e s s a t t h e b e a c h t h e w a y t h i n g s s t a n d w i t h t h e t e n d e r . T h e s a l e o f t h e b u i l d i n g a n d t r a i l e r i s n o t y o u r p r o b l e m . I t ' s m i n e . B u t a t t a i n i n e a c o m m i t t e d e n t r e p r e n e u r i s . A o n e s e a s o n c o n t r a c t w i l l n o t s u f f i c e f o r a n y o n e t o i n v e s t i n t h e b e a c h . N o o n e g o e s i n t o b u s i n e s s w i t h t h e m i n d s e t o f d o i n g i t f o r o n e s e a s o n . I t i s r a t h e r i n s u l t i n g t o y o u r s e l v e s a s w e l l a s t h e e n t r e p r e n e u r t o p u t o u t a c o n t r a c t t e n d e r f o r o n e y e a r . D o y o u n o t h a v e c o n f i d e n c e i n y o u r c h o i c e ? I f y o u w i s h t o e n c o u r a g e a q u a l i t y b u s i n e s s o p e r a t i o n y o u a r e m o r e l i k e l y t o a t t a i n s o m e o n e w i t h a l o n g e r c o n t r a c t . T h e t i m e a n d e n e r g y t o g e t t h e b u s i n e s s u p a n d r u n n i n g i s n o t g o i n g t o b e r e c o u p e d i n a s e a s o n a n d I r e a l l y d o n ' t k n o w o f a n y o n e t h a t g o e s i n t o b u s i n e s s f o r t h e e x e r c i s e . D e v e l o p i n g s t a f f a n d m a k i n g a b u s i n e s s p l a n t o b r i n g i n a c l i e n t e l e t h a t w i l l s u p p o r t t h e b u s i n e s s i s s o m e t h i n g t h a t w i l l o n l y h a p p e n o v e r t i m e . I h o p e t h a t t h i s l e t t e r w i l l b e h e l p f u l w h e n y o u d e c i d e t o t e n d e r t h e s i t e . K i n d e s t R e g a r d s C . V a l e r i e D o n n e l l 7 : 1 5 p . m . - V a l e r i e D o n n e l l - r e g a r d i n g S a m ' s P l a c e . P a g e 2 2 o f 1 4 9 ¥ L y n d a M i l l a r d C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O F e b r u a r y 3 , 2 0 1 4 P l e a s e a c c e p t t h i s l e t t e r a s a r e q u e s t t o d i s c u s s t h e f o l l o w i n g m a t t e r s a t t h e n e x t s c h e d u l e d t o w n c o u n c i l m e e t i n g o n F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 . R e q u e s t i n g a c o p y o f t h e P o l i c y a n d P r o c e d u r e s f o r t e n d e r i n g o f b i d s f o r b o t h . g r a s s m a i n t e n a n c e a n d s n o w r e m o v a l / w i n t e r c o n t r o l c o n t r a c t s . R e q u e s t i n g a c o p y o f t h e P o l i c y a n d P r o c e d u r e s o f c o n t r a c t s f o r t h e . M u n i c i p a l i t y a s s t a t e d i n W i n t e r C o n t r o l c o n t r a c t a s " P o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s n o r m a l l y f o l l o w e d b y t h e M u n i c i p a l i t y " ( i n t h e f i r s t h i g h l i g h t e d s e c t i o n o f W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t ] C o r r e c t i o n o f M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o r r e s p o n d e n c e D a t e d D e c e m b e r 1 8 , . 2 0 1 3 t o W I N T E R C O N T R O L C O N T R A C T O R - W i l s o n L a w n c a r e & S n o w R e m o v a l f o r t h e t e r m e n d i n g d a t e [ a s h i g h l i g h t e d i n a t t a c h e d c o p y ] C l a r i f i c a t i o n o f c o u n c i l m i n u t e s d a t e d N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 S e c t i o n 7 P a r t B . ( w e c u r r e n t l y h o l d t h e 2 0 1 4 c o n t r a c t d o e s t h e s t a t e m e n t m a d e b y t h e p u b l i c w o r k s m a n a g e r m e a n t h i s w i l l b e t e r m i n a t e d ) ( a t t a c h e d i s a c o p y w i t h t h e s t a t e m e n t i n q u e s t i o n h i g h l i g h t e d a s w e l l a s a c o p y o f l a n d s c a p i n g s e r v i c e c o n t r a c t e x t e n s i o n ) C l a r i f i c a t i o n o f s e v e r a l p o i n t s o f t h e W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t n o t c l e a r l y . c l a r i f i e d a t o u r p r e v i o u s m e e t i n g J a n u a r y 2 8 , 2 0 1 4 w i t h P u b l i c W o r k s M a n a g e r a n d O p e r a t i o n s S u p e r i n t e n d e n t [ m a i n l y d o e s t h e s t a t e m e n t " s n o w f a l l d u r i n g t h e d a y w i l l b e a t t e n d e d t o a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e p u b l i c w o r k s s u p e r i n t e n d e n t " m e a n t h a t w e w i l l b e c a l l b a c k i f t h e r e i s a n a c c u m u l a t i o n d u r i n g t h e d a y o f 2 " o r m o r e , o r d o e s i t m e a n w e w i l l b e c a l l e d o f f o f c l e a r i n g t h e s i d e w a l k ] W e c a n b e c o n t a c t e d a t t h e f o l l o w i n g n u m b e r s : 5 1 9 - 8 7 4 - 1 1 5 0 o r 5 1 9 - 8 5 9 - 1 1 5 0 ( c e l l ) T h a n k y o u f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n / ^ S i n c e r e l y , - f _ C ^ Q ^ j ^ T h o m a s a n d L a u r i e W i l s o n W i l s o n ' s L a w n C a r e 7 : 3 0 p . m . - T h o m a s W i l s o n - r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c . . . P a g e 2 3 o f 1 4 9 1 n c i / ^ w j r u i ^ r t . i i \ j f \ ^ t l l . U ^ i i v A u n . i . ^ - ' J t i . 1 t . - " A A . J ^ f A A A * * . . - < A H e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " t h e M u n i c i p a l i t y " O F T H E S E C O N D P A R T W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h m n i s d e s i r o u s o f e n t e r i n g i n t o a n A g r e e m e n t f o r c o n t r a c t e d w i n t e r c o n t r o l m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s t o b e p e r f o r m e d u n d e r t h e j u r i s d i c t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y , N O W T H I S A G R E E M E N T W I T N E S S E T H A S F O L L O W S : 1 . T h e C o n t r a c t o r h e r e b y c o n v e n a n t s a n d a g r e e s t o p r o v i d e s n o w r e m o v a l a n d / o r s a n d i n g f o r t h e M u n i c i p a l i t y f o r M u n i c i p a l f a c i l i t i e s a s d e s i g n a t e d o n S c h e d u l e " A . l " c o m m e n c i n g o n t h e 7 t h d a y o f N o v e m b e r , 2 0 0 8 . 2 . T h e C o n t r a c t o r h e r e b y c o n v e n a n t s t o s u p p l y t h e r e q u i r e d m a t e r i a l a n d p e r f o r m t h e 1 s p e c i f i e d m a i n t e n a n c e a c t i v i t y l i s t e d a b o v e w i t h i n t h e ^ s t a n d a r d s , p o l l - ; C c - ^ \ / * * n f . i - f l ^ t - V " ^ ' a n d m o r e s p e c i f i c a l l y d e s c r i b e d a s f o l l o w s : ^ n o w t a l l e x c e e d i n g 2 i n c n e s o f a c c u m u l a t i o n w i l l b e r e m o v e d b y 9 : 0 0 a . m . » w i n g d a y ; s n o w f a l l d u r i n g t h e d a y w i l l b e a t t e n d e d t o a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e P u b l i c W o r k s 9 S u p e r i n t e n d e n t ; a n d w i l l p r o v i d e a l o g o f a c t i v i t y , i n a p r e s c r i b e d f o r m , a t t h e r e q u e s t o f t h e P u b l i c W o r k s . S u p e r i n t e n d e n t . 3 . T h e M u n i c i p a l i t y h e r e b y c o n v e n a n t s t o p a y f o r c o s t s o f s e r v i c e a s d e s c r i b e d h e r e i n u p o n r e c e i v i n g a n i t e m i z e d a c c o u n t f r o m t h e C o n t r a c t o r , o n a m o n t h l y i n v o i c e s c h e d u l e . C o s t s o f s e r v i c e s r e n d e r e d w i l l b e f i x e d a t a p e r h o u r r a t e o f $ 4 5 . 0 0 4 . a ) T h e C o n t r a c t o r s h a l l , d u r i n g t h e e n t i r e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t p r o v i d e a n d k e e p i n f o r c e f o r t h e b e n e f i t o f t h e M u n i c i p a l i t y , a c o m p r e h e n s i v e g e n e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e p o l i c y i n a n a m o u n t o f n o t l e s s t h a n $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d . b ) T h & C o n t r a c t o r s h a l l f i m l i s h t o t h e M u n l ' c i p ^ i t y ' u p o ^ t h e ^ c ? ^ i ? J / i t ^ i J . A g r e e m e n t , c o p i e s o f t h e c e r t i f i c a t e s o f i n s u r a n c e , s h o w i n g t h a t i t h a s c o m p l i e d w i t h t h e p r o v i s i o n s o f P a r a g r a p h 4 ( a ) . 5 . T h e C o n t r a c t o r s h a l l i n d e m n i f y a n d s a v e h a r m l e s s t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e i r e m p l o y e e s f r o m a l l a c t i o n s , s u i t s , c l a i m s a n d d e m a n d s w h a t s o e v e r w h i c h m a y a r i s e d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y b y r e a s o n o f a r e q u i r e m e n t o f t h i s A g r e e m e n t , s a v e a n d e x c e p t f r o m d a m a g e c a u s e d b y t h e n e g l i g e n c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r t h e i r e m p l o y e e s * 6 . T h e C o n t r a c t o r s h a l l f u r n i s h t o t h e M u n i c i p a l i t y , u p o n t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t , a C l e a r a a c e C e r t i f i c a t e i s s u e d b y t h e W o r k p l a c e S a f e t y & I n s u r a n c e B o a r d w h i c h w a i v e s i t s - r i g h t - s u n d e r - S e c t i o n H ( 3 ) ; R . S . 0 . 1 9 9 0 o f t h e ^ ^ ' C ^ ^ ^ ^ t o h o l d _ t h e M u n i c i p a l i t y l i a b l e f o r a n y l i a b i l i t y o f t h e C o n t r a c t o r f o r a s s e s s m e n t s a n d l e v i e s o w i n g t o t h e W o r k p l a c e S a f e t y & C o m p e n s a t i o n B o a r d . 7 : 3 0 p . m . - T h o m a s W i l s o n - r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c . . . P a g e 2 4 o f 1 4 9 ^ ^ A r M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . f t . " - 0 ^ / > o t u u i t y l ^ ° P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O n t a r i o N O J 1 Y O T e l : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 5 5 2 1 . F a x : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 3 8 8 4 e m a i l : b a y h a m @ b a y h a m . o n . c a D e c e m b e r 1 8 , 2 0 1 3 T O : W I N T E R C O N T R O L C O N T R A C T O R W i l s o n L a w n c a r e & S n o w R e m o v a l D e a r T h o m a s R e : W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t s ^ k ? a ! e - ^ e a < ! y i s ^ 1 ? a t t h e 9 ° ^ n c 1 1 o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 1 2 0 1 3 P a s s e d a b y - l a w r e n e w i n g y 0 1 " ' c o n t a - a c t f o r a f u r f h e r o n e y e a r t o r n m d i n g 3 0 , 2 0 1 3 , a c o p y o f w h i c h h a s b e e n p r e v i o u s l y p r o v i d e d t o y o u . W e c u r r e n t l y d o m r t h a v e a c e r t i f i c a t e o f i n s u r a n c e n a m i n g t h e M u n i c i p a l i t y a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n f i l e . P l e a s e h a v e y o u r i n s u r e r p r o v i d e u s w i t h a c u r r e n t c e r t i f i c a t e a s s o o n a s p o s s i b l e . T h a n k s f o r y o u r e a r l y r e s p o n s e t o t h i s m a t t e r . P l e a s e l e t m e k n o w i f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s . Y o u r s t r u l y ^ c ^ , r ~ > ^ ^ Y s ^ \ M L e L ^ M y y ^ M r s . L y n d a M i l l a r d C l e r k F i l e : L 0 4 C 2 0 1 3 - 0 7 9 7 : 3 0 p . m . - T h o m a s W i l s o n - r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c . . . P a g e 2 5 o f 1 4 9 R e g u l a r C o u n c i l - 2 1 N o v 2 0 1 3 - M m u t e s - H t m l P a g e 4 o f 7 " T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y t h e B a y h a m P u b l i c W o r k s M a n a g e r ; r T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 6 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e i m p r o v e m e n t b e r e c e i v e d ; ¥ A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 a n d S e c t i o n 8 ( 4 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f T R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 1 2 r e g a r d i n g W h i t e r C o n t r o l C o n t r a c t s 2 0 1 3 / 2 0 1 3 . F i l e : L 0 4 P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i s u g g e s t e d t h a t i n 2 0 1 4 n e w b i d s b e s o u g h t f o r w i n t e r c o n t r o l a s w e l l a s g r a s s c u t t i n g , a n d t h a t t h e a g r e e m e n t s w i t h c o n t r a c t o r s b e o f f e r e d f o r a l o n g e r p e r i o d o f t i m e . 2 0 1 3 - 5 1 2 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 1 2 r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t s 2 0 1 3 / 2 0 1 4 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B y - L a w s 2 0 1 3 - 0 9 4 , 2 0 1 3 - 0 9 5 , 2 0 1 3 - 0 9 6 a n d 2 0 1 3 - 0 9 7 a u t h o r i z i n g t h e r e n e w a l o f W i n t e r C o n t r o l S e r v i c e C o n t r a c t s b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R Q P E R T y , B m L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 5 6 4 t o C h e q u e # 0 1 5 6 6 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 5 5 5 2 a n d 0 1 5 6 1 9 a n d t o t a l i n g $ 2 5 5 , 4 9 2 . 2 9 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g N o v e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 0 , 3 8 3 . 2 3 . 2 0 1 3 - 5 1 3 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 5 6 4 t o C h e q u e # 0 1 5 6 6 0 i n c l u s w e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 5 5 5 2 a n d # 0 1 5 6 1 9 a n d t o t a l i n g $ 2 5 5 , 4 9 2 . 2 9 a n d P a y r o U D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g N o v e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 0 , 3 8 3 . 2 3 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y h t t p s : / / b a y h a m . c i v i c w e b . n e t / D o c u m e n t s / D o c u m e n t D i s p l a y . a s p x ? P r i n t = l & I d = 4 2 4 7 5 3 1 / 0 1 / 2 0 1 4 7 : 3 0 p . m . - T h o m a s W i l s o n - r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c . . . P a g e 2 6 o f 1 4 9 T , - / ' ^ T T » . * T * J f - I ± i v y £ > J e / f i T < ' . f ~ I - - . / - f ^ . 1 ^ ^ J ^ * / ^ * f . ^ . / i t / ^ l > f . y ' . a / . / n r ^ r - . r ^ ' ^ ^ / W T L ^ . / < r B ^ . / f # ' . - . . . - d . » . / % , ^ f l f t f ^ H u n i t y U E G . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d . S t t a f i b r d v S U e , O n t a r i o N O J 1 Y O T e l : ( 5 1 9 ) 8 6 ^ 5 5 2 1 . P a x : ( 5 1 9 ) 8 6 6 - 3 8 8 4 e m a i l : b a y h d m @ b a y h a m . o n . c a M a r c h 2 7 . 2 0 1 3 T h o m a s W i l s o n W t i s o n ' s L a w n C a r e & S n o w R e m o v a l P . O . B o x 2 7 9 P o r t B u n v e l t . O N N O J 1 T O D e a r M r . W i l s o n : R e : L a n d s c a p i n g S e r v i c e s C o n t r a c t E x t e n s i o n A s p e r o u r p h o n e c o n v e r s a t i o n , t h e M u n r c i p a l i t y o f B a y h a m i s e x t e n d i n g y o u r g r a s s c u t t i n g c o n t r a c t f o r a n a d d i t i o n a l t w o y e a r s , a s p e r t h e L a n d s c a p e M a i n t e n a n c e S c o p e o f W o r k S e c t i o n 2 . 1 . F o r t h e f i r s t y e a r . t h e c o n t r a c t w i l l s t a r t M a y 1 . 2 0 1 3 a n d e n d O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 3 , a n d f o r t h e s e c o n d y e a r t h e c o n t r a c t w i t l s t a r t M a y 1 , 2 0 1 4 a n d e n d O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 4 , a t t h e r a t e s d e t a i l e d i n B y - l a w ^ 2 0 1 2 - 0 2 4 . T h a n k y o u f o r y o u r p a t i e n c e w i t h r e s p e c t t o t h i s m a t t e r . S i n c e r e l y , V ^ A ^ ? ( ' ^ y ^ V a n c e A . C z e r w i n s k i , A . S c . T . , C R S , M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s p . c . K y t e K r u g e r , A d m l n t s t r a t o r , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m E d B r a c f f i e W , R o a d s S u p e f f n t e n d s n t , M u n k d p a l r t y o f B s y h a m 7 : 3 0 p . m . - T h o m a s W i l s o n - r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c . . . P a g e 2 7 o f 1 4 9 5 P a g e 1 o f 3 L y n d a M i l l a r d F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a ] f { 0 / S e n t : F r i d a y , J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 5 : 4 9 P M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : A M O R e p o r t t o M e m b e r s - J a n u a r y B o a r d R e p o r t 2 0 1 4 T O T H E I M M E D I A T E A T T E N T I O N O F T H E C L E R K A N D C O U N C I L J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 A M O R e p o r t t o M e m b e r s H i g h l i g h t s o f t h e J a n u a r y 2 0 1 4 B o a r d M e e t i n g ^ ^ ^ I ^ ^ b ? ! _ i , n f o r ? ^ d ' A ^ o ^ r o y i d e s i . u j ) d ^ t e s o n i l ? p o r t ? l t i s s u e s c o n s i d e r e d a t r e g u l a r A M O B o a r d o f D i r e c t o r s ' m e e t i n g s . H i g h l i g h t s o f t h e J a n u a r y 2 0 1 4 B o a r d m e e t i n g i n c l u d e : O F F P o l i c i n g T h e . A M O B O a r d ° f D i r e c t o r s e s t a b l i s h e d a n O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e . I t s w o r k w i l l b e f o c u s e d ^ O P P b i m n g ^ c o m m o n t h e m e o f u n s u s t a i n a b l e p o l i c i n g c o s t s w h i c h u n i t e s a U . n u n i c i p a U t i e s ; T h l c l i v C T S i t y o f a " o p p c o m m u n i t i r a w m b e r e P r e s e n t e d o n t h e c o m m i t t e e . I t w U l g u i d e m u m c 7 p a l a d v o c a c y t o p r o v m c i a l d e c i s i o n s o n O F F b i l l i n g ; A s e p a r a t e e - m a i l f r o m t h e A M O r e s i d e n t o n ' b e h a l f o f t h e B o a r d w i l l b e s e n t t o a l l m u n i c i p a l i t i e s w h i c h p a y f o r t h e s e r v i c e s o f t h e O P P o n & i s m a t t e r . C o n t a c t : M a t t h e w W i l s o n , S e n i o r A d v i s o r , e m a i l : m w i l s o n f % a m o . o n . c a , E x t . 3 2 3 . A M O C o m m u n i c a t i o n s P l a n T h e B o a r d c o n s i d e r e d A M O ' s 2 0 1 4 C o m m u n i c a t i o n s P l a n . H i g h l i g h t s i n c l u d e : . A m o r e p r o m i n e n t r o l e f o r B o a r d m e m b e r s , w h o s e r v e a s A M O ' s e a r s t o m u n i c i p a l c o n c e r n s a n d a s k e y c o m m u n i c a t o r s ; ^ ^ ^ T ^ e ^ ^ ^ ^ r ^ ! e ^ ^ ^ ^ ^ ^ ? L C S n ^ ^ ^ t i o n a c r o s s o n t a r i o ; a n d D e d i c a t e d c o m m u n i c a t i o n s p l a n s o f d e s i g n a t e d p r i o r i t i e s . C o n t a c t : B r i a n L a m b i e , P r i n c i p a l , R e d b r i c k C o m m u n i c a t i o n s , e - m a i l : l a m b i e ( S ) . r e d b r i c k . c a I c e S t o r m I m p a c t R e l i e f W h i l e t h e e x i s t i n g p r o v i n c i a l ( O n t a r i o D i s a s t e r R e l i e f A s s i s t a n c e P r o g r a m - O D R A P ) a n d f e d e r a l ? - i s . a s t - e r F - i n a n ( i i T l i A . s s i s , t a n c e A r r a n g e m e n t s - D F A A ) p r o g r a m s h a v e p r o v e d i n d i s p e n s a b l e , t h e r e a r e p m g r a m g a p s w h i c h h i n d e r m u n i c i p a U t i e s f r o m r e c u p e r a t i n g c o s t s r e l a t e d t o r e s p o n s e a n d r e c o v e r y ; T h e A M O B o a r d h a s c a l l e d f o r r e v i s e d p r o g r a m s f r o m t h e p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l m i n i s t e r s r e s p o n s i b l e . M e m b e r s c a n b o l s t e r t h i s a s k b y c o r r e s p o n d i n g w i t h t h e r e s p o n s i b l e M i n i s t e r s : ' I , h e H o n o u r a b l e L i n d a J e f f r e y , C ^ i t a r i o ' s M i n i s t e r o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g ; a n d T h e H o n o u r a b l e S t e v e n B I a n e y , F e d e r a l M i n i s t e r o f P u b l i c S a f e t y a n d E m e r g e n c y P r e p a r e d n e s s . 2 / 3 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u . . . P a g e 2 8 o f 1 4 9 P a g e 2 o f 3 I n r e v i e w i n g e m e r g e n c y p r e p a r e d n e s s p l a n s , m e m b e r s m a y w a n t t o c o n s i d e r s p e c i f i c a l l y w h a t m i g h t n o t f a l l w i t h i n f h e O D R A P o r D F A A p r o g r a m s a n d p r o v i d e t h e s e e x a m p l e s . C o n t a c t : C a t h i e B r o w n , S e n i o r A d v i s o r , e m a i l : c a f h i e b r o w n ^ a m o . o n . c a , E x t . 3 4 2 . B l u e B o x U p d a t e A M O a n d t h e C i t y o f T o r o n t o a r e n o w j o i n t l y i n a r b i t r a t i o n w i t h S t e w a r d s h i p O n t a r i o o n t h e B l u e B o x f u n d i n g q u a n t u m f o r 2 0 1 2 B l u e B o x o p e r a t i o n s t o b e p a i d o u t i n 2 0 1 4 . T h e a c t u a l a r b i t r a t i o n p r o c e s s s t a r t s i n A p r i l a n d w e a r e c u r r e n t l y i n p r e p a r a t i o n m o d e . T h e A M O B o a r d w a s a l s o a d v i s e d t h a t t h e H o n o u r a b l e J i m B r a d l e y , M i n i s t e r o f t h e E n v i r o n m e n t , h a s c o n v e n e d a m u n i c i p a l - p r o d u c e r t a b l e t o f i n d c o m m o n g r o u n d o n B i l l 9 1 , t h e W a s t e R e d u c t i o n A c t . K e y A M O e x e c u t i v e a n d b o a r d m e m b e r s i n v o l v e d i n t h e w a s t e d i v e r s i o n f i l e a r e t h e m u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s . F u r t h e r i n f o r m a t i o n o n b o t h o f t h e s e i t e m s w i l l b e p r o v i d e d t o m e m b e r s a s i t b e c o m e s a v a i l a b l e . C o n t a c t : M o n i k a T u r n e r , D i r e c t o r o f P o l i c y , e m a i l : m t u m e r ( % a m o . o n . c a , E x t . 3 1 8 . A M O ' s S u p p o r t f o r F C M ' s " F i x i n g C a n a d a ' s H o u s i n g C r u n c h " C a m p a i g n T h e B o a r d f o r m a l l y s u p p o r t e d t h e F e d e r a t i o n o f C a n a d i a n M u n i c i p a l i t i e s ( F C M ) " F i x i n g C a n a d a ' s H o u s i n g C r u n c h " c a m p a i g n . T h e a i m i s t o u r g e t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t t o p r o v i d e l e a d e r s h i p o n h o u s i n g a n d t o w o r k w i t h p r o v i n c e s a n d m u n i c i p a l i t i e s t o d e v e l o p a l o n g - t e r m , c o o r d i n a t e d p l a n f o r h o u s i n g . S u p p o r t i n g t h e F C M n a t i o n a l h o u s i n g c a m p a i g n s i g n a l s t o b o t h t h e f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t s t h e i m p o r t a n c e p l a c e d b y A M O a n d O n t a r i o ' s m u n i c i p a l i t i e s o n f i n d i n g s o l u t i o n s t o C a n a d a ' s a n d O n t a r i o ' s h o u s i n g a f f o r d a b i l i t y i s s u e s . A M O ' s P r e s i d e n t w i l l w r i t e t o b o t h f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l m i n i s t e r s i n d i c a t i n g s u p p o r t f o r f h e c a m p a i g n i n t h e l e a d - u p t o t h e f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l b u d g e t s . V i s i t t h e F C M w e b s i t e f o r m o r e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e " F i x i n g C a n a d a ' s H o u s i n g C r u n c h " c a m p a i g n . F o r i n f o r m a t i o n o n h o w y o u r m u n i c i p a l i t y c a n a d o p t a r e s o l u t i o n o f s u p p o r t , v i s i t t h e A M O w e b s i t e . C o n t a c t : M i c h a e l J a c e k , S e n i o r A d v i s o r , e m a i l : m i a c e k ( % a m o . o n . c a , E x t . 3 2 9 . L A S U p d a t e 2 0 1 3 w a s a g o o d y e a r f o r t h e O n e I n v e s t m e n t P r o g r a m , w i t h t h r e e - y e a r a n n u a l i z e d r e t u r n s f o r t h e b o n d p o r t f o l i o a t 2 . 2 9 % , u n i v e r s e c o r p o r a t e b o n d p o r t f o l i o 3 . 4 9 % , a n d e q u i t y p o r t f o l i o 9 . 3 7 % . O n M a r c h 2 6 , 2 0 1 4 , L A S w i l l h o l d a n A s s e t M a n a g e m e n t S y m p o s i u m t h a t w i l l p r o v i d e g u i d a n c e i n d e v e l o p i n g A s s e t M a n a g e m e n t P l a n s ( A M P s ) a n d a l s o h e l p d e m o n s t r a t e h o w A M P s f o r m t h e b a c k b o n e o f C o u n c i l ' s l o n g - t e r m s t r a t e g i c d e c i s i o n s . N e w c h a n g e s t o t h e G a s T a x F u n d ( G T F ) A g r e e m e n t w i l l m a k e i t e a s i e r f o r m u n i c i p a l i t i e s w h o h a v e G T F m o n i e s t h a t w i l l n o t b e s p e n t i m m e d i a t e l y , t o i n v e s t t h e m f o r u p t o f i v e y e a r s i n t h e O n e I n v e s t m e n t P r o g r a m . C o n t a c t : N a n c y P l u m r i d g e , P r e s i d e n t , e m a i l : n p l u m r i d e e ( % a m o . o n . c a , E x t 3 2 4 , o r J a s o n H a g a n , P r o g r a m M a n a g e r , e m a i l : i h a e a n ( % a m o . o n . c a , E x t . 3 2 0 . 2 / 3 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u . . . P a g e 2 9 o f 1 4 9 P a g e 3 o f 3 2 0 1 4 A M O U r b a n S y m p o s i u m A M O p r e s e n t s t h e 2 0 1 4 A M O U r b a n S y m p o s i u m " C o n n e c t e d C o m m u n i t y " A p r i l 3 & 4 , 2 0 1 4 a t t h e W a t e r l o o I n n . N o w i n i t s s e v e n t h y e a r o f p r o g r a m m i n g , t h i s y e a r ' s 1 . 5 d a y e v e n t w i l l c o v e r s t o p i c s s u c h a s y o u t h d e v e l o p m e n t , h i g h - r i s e w a s t e m a n a g e m e n t , t r a n s i t , c h i l d c a r e , u r b a n f o o d a n d m o r e . V i s i t t h e A M O w e b s i t e w w w . a m o . o n . c a f o r c o m p l e t e d e t a i l s o n t h e U r b a n S y m p o s i u m a n d r e g i s t e r t o d a y . P L E A S E N O T E A M O B r e a k i n g N e w s w i l l b e b r o a d c a s t t o t h e m e m b e r m u n i c i p a l i t y ' s c o u n c i l , a d m i n i s t r a t o r a n d c l e r k . R e c i p i e n t s o f t h e A M O b r o a d c a s t s a r e f r e e t o r e d i s t r i b u t e t h e A M O b r o a d c a s t s t o o t h e r m u n i c i p a l s t a f f a s r e q u i r e d . W e h a v e d e c i d e d t o n o t a d d o t h e r s t a f f t o t h e s e b r o a d c a s t l i s t s i n o r d e r t o e n s u r e a c c u r a c y a n d e f f i c i e n c y i n t h e m a n a g e m e n t o f o u r v a r i o u s b r o a d c a s t l i s t s . D I S C L A I M E R T h e s e a r e f i n a l v e r s i o n s o f A M O d o c u m e n t s . A M O a s s u m e s n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y d i s c r e p a n c i e s t h a t m a y h a v e b e e n t r a n s m i t t e d w i t h t h e e l e c t r o n i c v e r s i o n . T h e p r i n t e d v e r s i o n s o f t h e d o c u m e n t s s t a n d a s t h e o f f i c i a l r e c o r d . 2 / 3 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u . . . P a g e 3 0 o f 1 4 9 P a g e 1 o f 1 L y n d a M i l l a r d F r o m : A M O C o m m u n i c a t i o n s [ c o m m u n i c a t e @ a m o . o n . c a S e n t : F r i d a y , J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 4 : 5 1 P M T o : L y n d a M i l l a r d S u b j e c t : A M O P r e s i d e n t ' s L e t t e r t o O P P P o l i c i n g M u n i c i p a l i t i e s J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 D e a r C o l l e a g u e s : H u n d r e d s o f O n t a r i o m u n i c i p a l i t i e s a r e c o n c e r n e d , a n d f m s t r a t e d , w i t h e f f o r t s t o i m p r o v e t h e f a i r n e s s a n d t r a n s p a r e n c y o f t h e O P P ' s b i l l i n g m o d e l . A M O ' s B o a r d o f D i r e c t o r s r e c o g n i z e s t h a t O P P c o s t s , a n d t h e r i s i n g c o s t o f p o l i c i n g i n g e n e r a l , a r e c o n c e r n s f o r a l l m u n i c i p a l i t i e s . A M O b e l i e v e s t h a t w e a l l n e e d t o p u l l t o g e t h e r a n d w o r k t o g e t h e r t o a p p r o a c h t h i s c h a l l e n g e f r o m t h e s t r o n g e s t p o s s i b l e p o s i t i o n . T o a c h i e v e t h i s , A M O ' s B o a r d m e t t o d a y a n d a p p r o v e d t h e c r e a t i o n o f a n e w O P P B i l l i n g S t e e r i n g C o m m i t t e e . T h i s c o m m i t t e e w i l l r e p r e s e n t t h e d i v e r s i t y o f a l l O P P c o m m u n i t i e s , a n d i t w i l l g u i d e e f f o r t s t o a c h i e v e a b i l l i n g m o d e l t h a t m u n i c i p a l i t i e s c a n l i v e w i t h . T h e d i s c u s s i o n a m o n g A M O ' s B o a r d m e m b e r s c a p t u r e d s o m e o f t h e p r i n c i p l e s t h a t c a n g u i d e t h e A M O S t e e r i n g C o m m i t t e e ' s w o r k : T h e g o v e r n m e n t ' s a n d t h e O P P ' s a p p r o a c h i s d i v i d i n g m u n i c i p a l i t i e s . W e m u s t s t a n d t o g e t h e r . . A b r o a d r a n g e o f c o m m u n i t i e s , i n c l u d i n g v e r y s m a l l c o m m u n i t i e s , m u s t b e r e p r e s e n t e d o n t h e S t e e r i n g . C o m m i t t e e . M u n i c i p a l i t i e s h a v e t r i e d t o a p p r o a c h t h e p r o b l e m i n a w a y f h a t w o r k s f o r t h e O n t a r i o g o v e r n m e n t a n d . t h e O P P ; i t ' s t i m e t o d e m a n d g r e a t e r a p p r e c i a t i o n f r o m t h e g o v e r n m e n t o f m u n i c i p a l n e e d s . T h e O P P h a s t r i e d t o s i m p l i f y a c o m p l e x p r o b l e m ; m u n i c i p a l i t i e s n e e d a c o m p r e h e n s i v e a n d . t r a n s p a r e n t s o l u t i o n . S o m e m u n i c i p a l i t i e s p a y a s l i t t l e a s $ 9 p e r h o u s e h o l d , w h i l e o t h e r s p a y m o r e t h a n $ 1 , 0 0 0 w h i c h i s n o t . s e e n a s f a i r . R e s i d e n t s i n u n o r g a n i z e d t o w n s h i p s s h o u l d b e p a y i n g t h e i r f a i r s h a r e . T h e m o d e l s h o u l d m i t i g a t e c o s t i n c r e a s e s f o r m u n i c i p a l i t i e s t h a t f a c e h i g h t a x i n c r e a s e s . . T h e c a p a c i t y o f p r o p e r t y t a x p a y e r s t o a d j u s t t o s u d d e n c h a n g e s i s l i m i t e d . . A M O i s a l s o c o n c e r n e d t h a t d i s c u s s i o n s a b o u t t h e b i l l i n g m o d e l a r e s h i e l d i n g t h e O n t a r i o G o v e r n m e n t a n d t h e O P P f r o m t h e r o o t i s s u e , w h i c h i s u n c h e c k e d g r o w t h i n p o l i c i n g c o s t s . I n a d d i t i o n t o a d d r e s s i n g h o w O P P c o s t s a r e a l l o c a t e d , O n t a r i o m u s t a d d r e s s t h e n e e d f o r g r e a t e r e f f i c i e n c y , m o r e c o s t e f f e c t i v e a p p r o a c h e s t o p o l i c i n g w h e t h e r o w n f o r c e o r O P P , a n d c h a n g e s t o i n t e r e s t a r b i t r a t i o n . A l l c o m m u n i t i e s m u s t h a v e a c c e s s t o a f f o r d a b l e a n d e f f e c t i v e p o l i c i n g , n o w a n d i n t h e f u t u r e . T h e A M O S t e e r i n g C o m m i t t e e w i l l b e d e d i c a t e d t o o n - g o i n g c o m m u n i c a t i o n s w i t h t h e c o m m u n i t i e s w h o p u r c h a s e O P P s e r v i c e s . W a t c h f o r u p d a t e s . Y o u r s s i n c e r e l y , R u s s P o w e r s A M O P r e s i d e n t o n b e h a l f o f t h e A M O B o a r d o f D i r e c t o r s 2 / 3 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u . . . P a g e 3 1 o f 1 4 9 ^ f ^ . - . 1 f . f ^ f f \ ^ l * u T o : M a y o r s ' C o a l i t i o n ( A S A P ) M e m b e r s h i p B r i e f i n g N o t e E x e c u t i v e S t e e r i n g C o m m i t t e e M o n d a y J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 4 P r e s e n t : M a y o r L e s s i f , M a y o r T r a v a l e , M a y o r P o l i t i s ; R e g r e t s : M a y o r M a r s h a l E x e c u t i v e - E x e c u t i v e C o m m i t t e e ; D a v e C a l d e r T i l l s o n b u r g , K i e t h R o b i c h a u d N o r f o l k C o u n t y , J P O u e l l e t t e C o c h r a n e - C A O W o r k i n g G r o u p D i s c u s s i o n : M a y o r P o l i t i s U p d a t e d t h e g r o u p o n t h e f o r m u l a t i o n o f t h e C A O w o r k i n g g r o u p a n d t h e f i r s t m e e t i n g o f . t h i s g r o u p p r i o r t o C h r i s t m a s . T h e C A O w o r k i n g g r o u p d i s c u s s e d r o l e s o f d o i n g l e g w o r k f o r t h e C o a l i t i o n a n d s h o r t t e r m t a s k s . 0 T h e s e t a s k s i n c l u d e d t h e r e d e v e l o p m e n t o f t h e C o a l i t i o n w e b s i t e , t h e c r e a t i o n o f a f a c e b o o k p a g e a n d t w i t t e r a c c o u n t . I t ' s b e l i e v e d t h a t t h e s e t o o l s w i l l p r o v i d e a n i m m e d i a t e o p p o r t u n i t y f o r i n c r e a s e d d i a l o g u e o n t h e C o a l i t i o n m a n d a t e a s w e l l a s t h e t a s k o f l o w e r i n g p o l i c i n g c o s t s . T h e f o l l o w i n g i s t h e r e p o r t p r e s e n t e d b y t h e C A O w o r k i n g g r o u p : 0 M a y o r P o l i t i s , I a m f o l l o w i n g u p o n t h e t h r e e i t e m s i d e n t i f i e d l a t e D e c e m b e r a n d n o t e d b e l o w i n y o u r e m a i l . I w i l l r e c a p t h e i t e m s w i t h m y f i n d i n g s f o l l o w i n g e a c h i t e m . T h e n e e d f o r t h e W e b s i t e t o b e p l a c e d o n a m o r e e f f e c t i v e s e r v i c e p l a n t h a t w o u l d s a v e . s i g n i f i c a n t c o s t s . A s w e l l a s u p g r a d i n g t h e w e b s i t e t o b e m o r e r e s o u r c e f u l a n d i n t e r a c t i v e : F i n d i n g : T h e a r r a n g e m e n t w i t h t h e p r e v i o u s w e b s i t e h o s t a t a q u a r t e r l y c o s t o f $ 6 0 0 . 0 0 w a s c a n c e l l e d i n N o v e m b e r o f 2 0 1 3 . I h a v e d e t e r m i n e d t h a t t h e C o u n t y o f O x f o r d ( t h e y a r e a s e r v i c e p r o v i d e r t o t h e T o w n o f T i f l s o n b u r g u n d e r a S e r v i c e L e v e l A g r e e m e n t ) c a n h o s t t h e s i t e a t n o c o s t u n d e r t h e w e b h o s t i n g s e r v i c e s t h e y p r o v i d e t o t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g . T h e y d o n o t e t h e y c o u l d o n l y h o s t t h e s / t e , t h e y w o u l d n o t b e a b l e t o c r e a t e a d e s i g n o r u p d a t e a n y c o n t e n t . T h i s w o u l d r e q u i r e o u t s i d e r e s o u r c e s a n d a s o u r c e o f f u n d i n g . I w o u l d h a v e t o f o l l o w u p p o ^ c ; ' . ? o : ; i . i s @ c c c n r a n 2 o - i t 2 n o . c o r " l A " v v . ' . m c y c r s c o ; l i d o n . c o r . ^ | 7 0 5 - 2 7 2 - ^ 3 6 1 e x i 2 3 1 M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l . . . P a g e 3 2 o f 1 4 9 f i n \ f u r t h e r t o d e t e r m i n e w h e r e t h e p r e v i o u s c o n t e n t w e n t a n d w h a t p l a t f o r m i s r e q u i r e d t o r u n t h e s i t e . A c t i o n R e c o m m e n d e d : C o n t a c t p r e v i o u s p r o v i d e r t o o b t a i n c o n t e n t a n d p r o v i d e t o C o u n t y o f O x f o r d t o r e - e s t a b l i s h t h e w e b s i t e i n c u r r e n t f o r m a t . F u r t h e r d i s c u s s i o n w o u l d n e e d t o t a k e p l a c e r e g a r d i n g u p g r a d i n g t h e w e b s i t e , b u i l d i n g m o r e c o n t e n t a n d b e c o m i n g m o r e i n t e r a c t i v e . A d d i t i o n a l f u n d s m a y b e r e q u i r e d t o a c c o m p l i s h t h i s g o a l . E s t a b l i s h i n g a F a c e b o o k p a g e w h e r e w e w i l l r e g u l a r l y c o m m u n i c a t e i s s u e s a n d c a r r y o n . d i s c u s s i o n s . F o r e x a m p l e , s o m e o f t h e l e t t e r s w e f o r w a r d t o e a c h o t h e r w o u l d b e c o m e F a c e b o o k p o s t s t h a t w o u l d h a v e a d i a l o g u e o n t h e m . F i n d i n g : T o w n o f T i l l s o n b u r g s t a f f c o u l d e a s i l y s e t u p a F a c e b o o k a c c o u n t f o r t h e g r o u p . T h e r e a l i s s u e t o b e r e s o l v e d i s w h o i s g o i n g t o m a i n t a i n a n d m o n i t o r t h e p a g e ? A c t i o n R e c o m m e n d e d : H a v e T o w n o f T i l l s o n b u r g s t a f f s e t u p a F a c e b o o k p a g e c o n d i t i o n a l u p o n a d e c i s i o n b e i n g m a d e i n t e r m s o f m a i n t a i n i n g a n d m o n i t o r i n g t h e p a g e . E s t a b l i s h a T w i t t e r a c c o u n t s o w e c a n m a s s c o n n e c t i n a n i n s t a n t o n k e y p o l i c i n g i s s u e s . . F o r e x a m p l e , F e r n L a b e l l e h a s b e e n a p p o i n t e d n e w O P P C o m m a n d e r f o r t h e e n t i r e N o r t h E a s t R e g i o n . I t w e e t e d ( M a y o r P o l i t i s ) c o n g r a t u l a t i o n s a n d a n i n v i t a t i o n t o s p e a k t o l o w e r i n g p o l i c i n g c o s t s . M y 2 0 0 f o l l o w e r s w o u l d s e e t h a t . i f w e h a d 2 , 0 0 0 f o l l o w e r s a s t h e C o a l i t i o n t h e y w o u l d s e e t h a t . F i n d i n g : T o w n o f T i l l s o n b u r g s t a f f c o u l d s e t u p a T w i t t e r a c c o u n t f o r t h e c o a l i t i o n . A g a i n , t h e i s s u e t o b e r e s o l v e d w i l l b e d e t e r m i n i n g w h o w i l l m a i n t a i n a n d m o n i t o r t h e T w i t t e r a c c o u n t . A c t i o n R e c o m m e n d e d : H a v e t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g s t a f f s e t u p a T w i t t e r a c c o u n t o n b e h a l f o f t h e c o a l i t i o n c o n d i t i o n a l u p o n a d e c i s i o n b e i n g m a d e i n t e r m s o f m a i n t a i n i n g a n d m o n i t o r i n g t h e T w i t t e r a c c o u n t . I n s u m m a r y , t h e C A O W o r k i n g g r o u p w o u l d r e q u i r e s o m e f u r t h e r d i r e c t i o n f r o m t h e M a y o r ' s C o a l i t i o n i n t e r m s o f w h o w o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r m o n i t o r i n g a n d m a i n t a i n i n g a T w i t t e r A c c o u n t a n d a F a c e b o o k A c c o u n t . A l s o , i f i m p r o v e m e n t s a r e d e s i r e d f o r t h e w e b s i t e f r o m w h a t p r e v i o u s l y e x i s t e d , f u r t h e r r e s e a r c h a n d a d d i t i o n a l f u n d s m a y b e r e q u i r e d t o t a k e o n t h i s t a s k . / r e s p e c t f u l l y s u b m i t t h i s u p d a t e f o r c o n s i d e r a t i o n b y t h e M a y o r ' s C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e , S u s t a i n a b l e a n d A c c o u n t a b l e P o l i c i n g . M a y o r P o l i t i s , i f y o u r e q u i r e a n y t h i n g e l s e a t t h i s p o i n t p l e a s e l e t m e k n o w , o t h e r w i s e t h e C A O W o r k i n g G r o u p a w a i t s f u r t h e r d i r e c t i o n . D i r e c t i o n w a s g i v e n t o p r o c e e d w i t h t h e e s t a b l i s h m e n t o f b o t h a F a c e b o o k p a g e a n d a T w i t t e r a c c o u n t . a s r e c o m m e n d e d . p 3 i : s / . p o J t i s @ c o c n r t : n 3 o n t L ; : ' i o . c o i T . " 1 / - v w . m T / c r s c o d M i o n . c o m [ 7 0 5 - 2 7 2 - < - ^ e i e x ^ 2 ' ^ . M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l . . . P a g e 3 3 o f 1 4 9 D i r e c t i o n w a s g i v e n t o p r o c e e d w i t h i n v e s t i n g i n t o t h e d e v e l o p m e n t o f t h e w e b s i t e . A c o s t o f b e t w e e n $ 2 , 0 0 0 a n d $ 3 , 0 0 0 w a s s u g g e s t e d . D i r e c t i o n w i l l i n c l u d e a c o s t a n a l y s i s a n d p r o p o s a l f o r m t h e C A O w o r k i n g G r o u p . D i s c u s s i o n t o o k p l a c e a r o u n d t h e c o s t d r i v e r s o f p o l i c i n g c o s t s a n d h o w t h e n e w m o d e l i s o n e c o m p o n e n t . o f m a n y t o a d d r e s s . T h e c h a i r w a s e n c o u r a g e d t o c o n t i n u e t h e r e l a t i o n s h i p b u i l d i n g w h e r e r e c e p t i v i t y i s a d e q u a t e t o t h a t . . T h e n e w O P P b i l l i n g m o d e l w a s d i s c u s s e d a n d t h e r e i s a r e c o g n i t i o n t h a t i t i s g o o d f o r s o m e a n d n o t s o . g o o d f o r o t h e r s . T h e r e i s a r e c o g n i t i o n t h a t e a c h c o m m u n i t y w i l l h a v e t h e i r o w n v i e w s a n d a r e e n t i t l e d t o t h o s e v i e w s . G e n e r a l l y , t h e c o n s e n s u s w i t h t h e C o a l i t i o n i s t h a t t h e n e w m o d e l p r o v i d e s s u b s t a n t i a l s a v i n g s t o a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f c o m m u n i t i e s , a s s u c h i t i s o u r m a n d a t e i s t o s u p p o r t t h a t s a v i n g s . A t t h e s a m e t i m e , t h e r e i s a n u n d e r s t a n d i n g t h a t o t h e r c o m m u n i t i e s a r e s e e i n g a n i n c r e a s e d u e t o t h e b a l a n c i n g o f f i x e d c o s t s i n t e r n a l l y w i t h O P P a n d w e n e e d t o f i n d a p p r o p r i a t e s o l u t i o n s f o r t h o s e c o m m u n i t i e s t h r o u g h t h i s p r o c e s s . T h e E x e c u t i v e f e l t t h a t m a n y r e f o r m s a r e d u e i n o r d e r t o r e d u c e p o l i c i n g c o s t s . T h e n e w m o d e l i s p a r t o f t h a t p r o c e s s a n d t h e C o a l i t i o n w i l l c o n t i n u e t o p a y c l o s e a t t e n t i o n t o i t s d e v e l o p m e n t s t o m a k e s u r e t h e o u t c o m e s a r e a p p r o p r i a t e . D i s c u s s i o n t o o k p l a c e o n m e s s a g i n g f r o m t h e C o a l i t i o n a n d t h e g r o u p r e i n f o r c e d t h e c r e a t i o n o f t h e C h a i r f o r t h a t p u r p o s e o f o r g a n i z i n g t h e E x e c u t i v e a n d c r e a t i n g o n e p o i n t o f c o n t a c t f o r t h e C o a l i t i o n . M e s s a g i n g o n b e h a l f o f t h e c o a l i t i o n w i l l b e d o n e t h r o u g h t h e C h a i r . D i s c u s s i o n t o o k p l a c e o n m e e t i n g a t R O M A a l l t o g e t h e r w i t h t h e C A O W o r k i n g g r o u p , o n c e t h e t a s k s f o r . s o c i a l m e d i a a n d w e b s i t e a r e c o m p l e t e d , t o s p e a k t o a s t r a t e g y g o i n g f o r w a r d o n a d d r e s s i n g t h e c o s t d r i v e r s o f P o l i c i n g c o s t s t h a t g o b e y o n d t h e n e w b i l l i n g m o d e l a n d o n e n g a g i n g t h e m e m b e r s h i p b e t t e r . P l a n n i n g h a s b e g u n f o r t h a t r e s p e c t i v e l y . T h e E x e c u t i v e w i l l m e e t o n c e p e r m o n t h a n d t h e p l a n n i n g f o r t h a t i s u n d e r w a y . . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o r i n q u i r i e s p l e a s e f e e l f r e e t o f o r w a r d a l o n g t o e i t h e r m y s e l f d i r e c t l y , t o m y s e l f t h r o u g h a n y o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e m e m b e r s b e l o w . T h a n k y o u | M e r c i ; M a y o r P e t e r P o l i t i s C o a l i t i o n C h a i r S t e e r i n g E x e c u t i v e : T i l l s o n b u r g M a y o r J o h n L e s s i f , P e n e t a n g u i s h e n e M a y o r G e r r y M a r s h a l l , C o c h r a n e M a y o r P e t e r P o l i t i s , N o r f o l k M a y o r D e n n i s T r a v a l e , a n d P a r r y S o u n d M a y o r J a m i e M c G a r v e y i n e x - o f f i c i o . p . ; ^ r . p c ; : t : s @ c o c - , . < : n c o r * . 2 ' i o . c o r T ' ^ " . t f w . n ' j - / 3 r s c o £ l i ; ; c n . c o m 7 G 3 - ? 7 ? - / b 5 J = ; < i 2 ^ : . M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l . . . P a g e 3 4 o f 1 4 9 * M a y o r s ' C o a l i t i o n f o r A f f o r d a b l e S u s t a i n a b l e A c c o u n t a b l e P o l . . . P a g e 3 5 o f 1 4 9 Co r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n o f P a r r y S o u n d r e g a r d i n g O n t a r i . . . Pa g e 3 6 o f 1 4 9 Co r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n o f P a r r y S o u n d r e g a r d i n g O n t a r i . . . Pa g e 3 7 o f 1 4 9 Co r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n o f P a r r y S o u n d r e g a r d i n g O n t a r i . . . Pa g e 3 8 o f 1 4 9 ^ £ D a v i d A r i s t o n e f t ^ F r o m : M c W i l l i a m , W h i t n e y [ w h i t n e y . m c w i l l i a m @ p c . o l a . o r g ] S e n t : J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 3 : 2 8 P M T o : M c W i l l i a m , W h i t n e y S u b j e c t : 2 0 1 4 B u d g e t C o n s u l t a t i o n s G o o d A f t e r n o o n , t h J e f f w i l l b e h o s t i n g b u d g e t c o n s u l t a t i o n s o n F e b r u a r y 2 8 a n d h e w o u l d l o v e t o h e a r f r o m o u r m u n i c i p a l l e a d e r s . I h a v e a t t a c h e d t h e i n f o r m a t i o n b e l o w . A n y o n e c a n b o o k a n a p p o i n t m e n t t o m a k e a p r e s e n t a t i o n t o J e f f s o f e e l f r e e t o p a s s t h i s o n t o a n y o n e t h a t y o u f e e l m a y b e i n t e r e s t e d . t h O n F r i d a y , F e b r u a r y 2 8 , M P P J e f f Y u r e k w i l l b e h o s t i n g b u d g e t c o n s u l t a t i o n s f o r t h e 2 0 1 4 p r o v i n c i a l b u d g e t . T h e c o n s u l t a t i o n s w i l l b e h e l d i n 3 p a r t s o f t h e r i d i n g ( D u t t o n / D u n w i c h / D o r c h e s t e r & S t . T h o m a s ) a n d w i l l b e o p e n t o t h e p u b l i c . A n y o n e t h a t w o u l d l i k e t o p r e s e n t t h e i r i d e a s t o M P P J e f f Y u r e k w i l l b e a l l o t t e d 1 0 m i n u t e s t o m a k e a o n e o n o n e p r e s e n t a t i o n . A l l s u b m i s s i o n s w i l l b e s h a r e d w i t h t h e P C C r i t i c o f F i n a n c e - V i e F e d e l i a n d t h e M i n i s t e r o f F i n a n c e - C h a r l e s S o u s a . P l e a s e c o n t a c t W h i t n e y t o b o o k a p r e s e n t a t i o n t i m e a t 5 1 9 - 6 3 1 - 0 6 6 6 . W e w o u l d a l s o a s k t h a t a l l p a r t i c i p a n t s p r o v i d e u s w i t h a c o p y o f t h e i r p r e s e n t a t i o n . B u d g e t C o n s u l t a t i o n I n f o r m a t i o n : t h D a t e : F r i d a y , F e b r u a r y 2 8 " \ 2 0 1 4 T i m e & L o c a t i o n s : 9 : 3 0 a m - l l a m - D u t t o n / D u n w i c h M u n i c i p a l O f f i c e - C o u n c i l C h a m b e r s 1 9 9 C u r r i e R o a d D u t t o n , O N N O L U O l p m - 2 : 3 0 p m - M u n i c i p a l i t y o f T h a m e s C e n t r e - C o u n c i l C h a m b e r s 4 3 0 5 H a m i l t o n R d D o r c h e s t e r , O N , N O L l G 3 3 : 3 0 p m - 5 : 3 0 p m - J e f f Y u r e k C o n s t i t u e n c y O f f i c e 7 5 0 T a l b o t S t r e e t , S u i t e 2 0 1 S t . T h o m a s , O N , N 5 P 1 E 2 C o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e o f f i c e o f J e f f Y u r e k , M P P r e g a r d i n g . . . P a g e 3 9 o f 1 4 9 H o s t : J e f f Y u r e k R S V P : W h i t n e y M c W i l l i a m | 5 1 9 - 6 3 1 - 0 6 6 6 w h i t n e v . m c w i l l i a m @ D c . o l a . o r e S i n c e r e l y , 1 V / t i i t n e y M c W i l l i a m , E x e c u t i v e A s s i s t a n t t o . » y - 1 0 r . I / » * - ^ . . . 1 u e - ' : . 1 ' c : ' ^ V ' L ! " » f » < 1 i i _ _ _ ^ . / , 7 1 » L ^ . - i i 1 T _ . " A r f ^ 1 l r - / ^ a ^ - . * T h * - ( ' _ . * u L j O f f i c e : 5 1 9 - 6 3 1 - 0 6 6 6 F a x : 5 1 9 - 6 3 1 - 9 4 7 8 w h i t n e v . m c w i l l i a m ( % p c . o l a . o r g - » . t J . a ^ . - ^ d 1 7 - > - > ^ < . < l f t , 1 r ^ J . r : . ' C : 1 _ / f ^ J " , t - / i . L a / t ; 7 5 0 T a l b o t S t r e e t , S u i t e 2 0 1 , S t . T h o m a s , C N , N 5 F 1 E 2 r r - 2 t ; : w w w . i e f f y u r e k m p p . c o m h . f , / 7 f J ' h * T ~ 1 < f , L : . ' 1 . . - / . ^ T 2 C o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e o f f i c e o f J e f f Y u r e k , M P P r e g a r d i n g . . . P a g e 4 0 o f 1 4 9 T h e P r e m i e r L a p r e m i e r e m i n i s t r e a a o f O n t a r i o d e T O n t a r i o t _ L e g i s l a t i v e B u i l d i n g E d i f i c e d e I ' A s s e m b l e e l e g i s l a t i v e Q u e e n ' s P a r k Q u e e n ' s P a r k ^ i r T o r o n t o , O n t a r i o T o r o n t o ( O n t a r i o ) O n t a r i o M 7 A 1 A 1 M 7 A 1 A 1 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 * T r - . f : - ' - ^ t J f f l . U n ^ - ^ . r i I ^ » " . ^ ? 2 0 1 , ' . M s . L y n d a M i l l a r d f t / ^ C l e r k ^ ' ^ ? M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s ; u i i ; 9 3 4 4 P l a n k R o a d P O B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O D e a r M s . M i l l a r d : T h a n k y o u f o r y o u r l e t t e r r e g a r d i n g c o u n c i l ' s r e s o l u t i o n a b o u t a n O P P b i l l i n g m o d e l . I a p p r e c i a t e y o u r i n f o r m i n g m e o f c o u n c i l ' s p o s i t i o n . I n o t e t h a t y o u h a v e s e n t a c o p y o f y o u r l e t t e r t o m y c o l l e a g u e t h e H o n o u r a b l e M a d e l e i n e M e i l l e u r , M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s . I t r u s t t h a t s h e w i l l a l s o t a k e c o u n c i l ' s v i e w s i n t o c o n s i d e r a t i o n . T h a n k y o u a g a i n f o r t h e i n f o r m a t i o n . I w e l c o m e c o u n c i l ' s i n p u t o n t h i s o r a n y o t h e r i s s u e o f p r o v i n c i a l c o n c e r n . S i n c e r e l y , < / - . i ' ^ ! r . ' ) f y ^ s : ^ 7 V ^ \ ^ : 5 1 ^ < . t o K a t h l e e n W y n n e P r e m i e r c : T h e H o n o u r a b l e M a d e l e i n e M e i l l e u r * / ^ , » - t ( a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 f r o m P r e m i e r K a t h l e e n . . . P a g e 4 1 o f 1 4 9 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 2 o f 1 4 9 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 3 o f 1 4 9 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 4 o f 1 4 9 M u s e u m s B a y h a m m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J a n u a r y 8 , 2 0 1 4 . F i l e : . . . P a g e 4 5 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m t h e M u n i c . . . P a g e 4 6 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m t h e M u n i c . . . P a g e 4 7 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m t h e M u n i c . . . P a g e 4 8 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m t h e M u n i c . . . P a g e 4 9 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g t o P r e m i . . . P a g e 5 0 o f 1 4 9 C o p y o f c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e T o w n o f T i l l s o n b u r g t o P r e m i . . . P a g e 5 1 o f 1 4 9 5 E A S T E L G I N S E C O N D A R T S C H O O L ? L S % . < ? : t i K w , ^ 1 3 6 2 T A L B O T S T R E E T . ' W E S T . A y L M E R . O N T A R I O N 5 H 1 K 6 S 5 H Q ^ ^ 0 . * ^ E X T E L E P H O N E : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 3 1 7 4 . F A X : ( 5 1 9 ) 7 6 5 - 1 9 4 3 A l l S t a f f a t E a s t E l g i n S e c o n d a r y S c h o o l a r e c o m m i t t e d t o p r o v i d i n g a n i n v i t i n g , s a f e , c a r i n g ^ r e s p e c t f u l a n d c l e a n l e a r n i n g e n v i r o n m e n t B r e n d o n W h i t e A b e W a l l J a s i e t W U l i a m s o n B A H o n B . E d . M B A B A R E d M E d B A H o n B . E d M E d P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l A J a n u a r y 2 9 m 2 0 1 4 n u . ? ' E £ M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i A i ^ l 7 0 ^ M u n i c i p a l O f i G c e t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 6 / 3 S t r a f i f o r d v m e . O N N O J 1 Y O D e a r M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m : T h i s s p r i n g . E a s t E l g i n i s p l a n n i n g o n r u n n i n g o u r 4 t h C h a l l e n g e D a y . W e h a v e r e c e i v e d f i n a n c i a l s u p p o r t f r o m t h e T o w n o f A y h n e r a n d t h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e i n t h e p a s t a n d w o u l d a p p r e c i a t e a n y a m o u n t t h a t y o u a r e a b l e t o d o n a t e t o t h i s y e a r ' s e v e n t . C h a l l e n g e D a y i s a p r o g r a m t h a t h e l p s t o r e d u c e b u l l y i n g , d r u g a n d a l c o h o l a b u s e , a n d f e e l i n g s o f a l i e n a t i o n i n s t u d e n t s . I t h e l p s s t u d e n t s b r e a k d o w n t h e w a l l s o f s e p a r a t i o n b e t w e e n c l i q u e s a n d h e l p s p r o m o t e a n e a v i r o m n e n t o f a c c e p t a n c e a n d r e s p e c t . T h e p r o g r a m h e l p s t o i n c r e a s e s e l f - e s t e e m , d e c r e a s e p e e r p r e s s u r e , a n d r e d u c e s t h e a c c e p t a b i l i t y o f t e a s i n g , o p p r e s s i o n , a n d a l l f o r m s o f v i o l e n c e . W e h a v e b e e n l u c k y t o b e a b l e t o p r o v i d e t h i s d a y - l o n g m t e r a c t i v e p r o g r a m f o r t h e l a s t t h r e e y e a r s t o g r a d e t e n s t u d e n t s a n d h a v e s e e n a r e d u c t i o n i n b u l l y i n g a n d v i o l e n c e a m o n g s t t h e s t u d e n t s s i n c e t h e n . A c o u p l e o f y e a r s a g o , I w a s t o l d t h a t w e e v e n s a v e d a l i f e b y h o s t i n g a C h a l l e n g e D a y f o r O U T s t u d e n t s . W e w o u l d l i k e t o o f f e r t h e p r o g r a m t o t h i s y e a r ' s g r a d e 1 0 ' s a n d w e h o p e t o c o n t i n u e t h i s o v e r m a n y y e a r s i n h o p e s o f d r a s t i c a l l y i m p r o v i n g t h e s c h o o l c o m m u n i t y . T h e m o m i n g o f t h i s p r o g r a m i s 3 & [ a b o u t f u n a n d g a m e s t o h e l p t h e s t u d e n t s r e l a x a n d t a k e d o w n s o m e o f t h e w a l l s o f s e p a r a t i o n t h e y h a v e p u t u p b e f o r e t h e r e a l i n t e n s e e x p e r i e n c e b e g i n s . O n c e t h i s e v e n t g e t s m o r e s e r i o u s , t h e t e e u s a r e p u t i n t o s m a l l g r o u p s w h e r e t h e y a n s w e r t h e q u e s t i o n " I f y o u r e a l l y k n e w m e y o u w o u l d k n o w t h a t . . . . " T h r o u g h t h i s t h e y t a l k a b o u t t h e f a c t / ; t h a t m a y b e t h e r e i s n o t e n o u g h f o o d i n t h e h o u s e , o r t h a t t h e y a r e b u l l i e d i n s c h o o l , o r t h a t t h e y w e r e r e a l l y u p s e t w h e n t h e i r d a d l e f t t h e i r f a m i l y , e t c . . . T h i s h e l p s t h e m t a k e s o m e w e i g h t o f f o f T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d f 4 Q w U w ^ . ^ . e w w w ^ ^ > w w « w ^ w e b s i t e : w w w . t v d s b . o n . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m E a s t E l g i n S e c o n d . . . P a g e 5 2 o f 1 4 9 E A S T E L G I N S E C O N D A R T S C H O O L ? u z : % p : . V ; ' ^ ^ 3 6 2 T A L B O T S T R E E T . W E S T , A J L M E R , O N T A S I O N 5 H 1 K 6 . 3 5 s s ^ r ^ i T E L E P H O N E : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 3 1 7 4 . F A X ; ( 5 1 9 ) 7 6 5 - 1 9 4 3 A l l S t a f f a t E a s t E l g i n S e c o n d a r y S c h o o l a r e c o m m i t t e d t o p r o v i d i n g a n i n v i t i n g , s a f e , c o r i n g , r e s p e c t f u l a n d c l e a n l e a r n i n g e n v i r o n m e n t B r e n d o n W h i t e A b e W a S J a n e t W U l i a f n s o n B A H o n B . E d . M B A B A B . E d M E d B A H o n B . E d M E d P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l t h e i r s h o u l d e r s t h a t t h e y h a v e b e e n c a r r y i n g a r o u n d f o r a l o n g t i m e . T h e n t h e r e i s a " c r o s s t h e l i n e " a c t i v i t y w h e r e t h e l e a d e r s a y s t h i n g s l i k e " C r o s s t h e I m e i f y o u o r s o m e o n e y o u l o v e h a s b e e n a f f e c t e d n e g a t i v e l y b y a l c o h o l . " o r " C r o s s t h e l i n e i f y o u h a v e e v e r b e e n j u d g e d b y t h e c l o t h e s t h a t y o u w e a r . " o r " C r o s s t h e l i n e i f y o u h a v e e v e r b e e n t e a s e d t h a t y o u a r e t o o f a t o r t o o s k i n n y . " A s t h e t e e n s c r o s s t h e l i n e , t h e y n o t o n l y r e l e a s e a l o t o f u p s e t f e e l i n g s b u t t h e y a l s o s e e t h e s u p p o r t t h a t t h e i r p e e r s a r e g i v i n g t h e m a s t h e y c r o s s t h e l i n e . T h i s a c t i v i t y m a k e s s t u d e n t s r e a l i z e t h a t t h e y a r e n o t a l o n e . A f t e r w a r d s , a s a w h o l e g r o u p , s t u d e n t s v o l u n t e e r t o g e t u p a n d a p o l o g i z e t o o t h e r s p e c i f i c s t u d e n t s f o r b u l l y i n g t h e m i n t h e p a s t . I t i s a b s o l u t e l y i n c r e d i b l e t o s e e b u l l i e s a p o l o g i z i n g s p e c i f i c a l l y t o s t u d e n t s t h e y h a v e b u l l i e d o r n o t t r e a t e d r i g h t . A t a p r e v i o u s C h a l l e n g e D a y t h a t I v o l u n t e e r e d a t , I s a w a p e r s o n w h o h a d n o f r i e n d s a n d h a d a l w a y s b e e n b u l l i e d s t a n d u p a n d m e n t i o n t h a t t h e y a r e s i c k o f i t . T h e l e a d e r a s k e d f o r p e o p l e t o s t a n d m s h o w o f s u p p o r t t o t h e s t u d e n t a n d t o s t a n d i f t h e y p r o m i s e d t h a t t h e y w o u l d s t o p b u l l y m g f r o m h a p p e n i n g t o t h e p a r t i c u l a r s t u d e n t a n d t o s i t w i t h h i m a t l u n c h i f h e w a s a l o n e . I t w a s a m a z u i g t o s e e t h e s u p p o r t s h o w n f o r t h i s s t u d e n t w h o h a d p r e v i o u s l y b e e n b u l l i e d . C h a l l e n g e D a y b r i n g s m a n y p o s i t i v e c h a n g e s n o t o n l y t o O U T s c h o o l b u t t o o u r w h o l e c o m m u n i t y . T h i s w h o l e d a y w i l l c o s t a b o u t $ 1 2 0 0 0 t o b r i n g t o a l l o f t h i s y e a r ' s g r . 1 0 s t u d e n t s a t E a s t E l g i n . I t i s e x p e n s i v e b u t i t i s w e l l w o r t h i t t o h a v e t h e s e v e r y w e l l t r a i n e d i n d i v i d u a l s c o m e t o o u r s c h o o l t o h e l p c h a n g e o u r s c h o o l e n v i r o n m e n t f o r t h e b e t t e r . A s i n t h e p a s t , w e p l a n o n p r o v i d i n g t h e s t u d e n t s w h o p a r t i c i p a t e d i n C h a l l e n g e D a y w i t h a l i s t o f c o m m u n i t y r e s o u r c e s t h a t t h e y c a n c a l l f o r h e l p i f t h e y c o m e t o t h e r e a l i z a t i o n t h a t t h e y n e e d c o u n s e l l i n g a f t e r t h e d a y . O u r g u i d a n c e d e p a r t m e n t m e m b e r s w i l l a l s o b e r e a d i l y a v a i l a b l e t o t a l k t o s t u d e n t s a s n e e d e d . I f y o u a r e i n t e r e s t e d i n f i n d i n g o u t m o r e a b o u t t h e p r o g r a m , t h e i r w e b s i t e i s w w w . c h a l l e a g e d a y . o r g T h e r e a r e t w o g r e a t v i d e o s u n d e r t h e M e d i a l i n k c a l l e d " T e e n F i l e s " a n d " T h e B u l l y S o l u t i o n " . A l s o , f e e l f i - e e t o c a l l m e , S u s a n W U l i a m s o n , a t 5 1 9 - 7 7 3 - 3 1 7 4 . T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d , 4 Q w U M ^ - , A e w w w ^ Q w t u H U H ^ w e b s i t e : w w w . t v d s b . o n . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m E a s t E l g i n S e c o n d . . . P a g e 5 3 o f 1 4 9 E A S T E L G I N S E C O N D A R Y S C H O O L : L S : % p : , T ; % ^ 3 6 2 T A L B O T S T S E E T . m S T . A U M E R . O N T A S I O N 5 H 1 K 6 S 5 H 9 ^ 5 ° f l ! 0 * ^ E X T E L E P H O N E : ( 5 1 9 ) 7 7 3 - 3 1 7 4 . F A X : ( 5 W 6 5 - W 3 A l l S t a f f ' a t E a s t E l g i n S e c o n d a r y S c h o o l a r e c o m m i t t e d t o p r o v i d s n g a n i n v i t i n g , s a f e , c a r i n g , r e s p e c t f u l a n d c l e a n l e a r n i n g e n v i r o n m e n t B r e n d o n W h i t e A b e W a l l J a n e t W U l i a m s o n B A H o n B . E d . M B A B A B . E d M E d B A H o n B . E d M E d P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l V i c e - P r i n c i p a l W e w o u l d r e a l l y a p p r e c i a t e a n y f u n d i n g f o r t h i s p r o g r a m a s i t i s a h u g e e x p e n s e t h a t w e h a v e d e c i d e d t o t a k e o n f o r a v e r y w o r t h w h i l e p r o g r a m . I t w i l l n o t o n l y h e l p m o r e s t u d e n t s s u c c e e d i n s c h o o l a n d m l i f e , b u t i t w i l l a l s o c r e a t e a s a f e r , m o r e p o s i t i v e s c h o o l e n v i r o n m e n t f o r o u r s t u d e n t s . T h a n k s f o r y o u r t i m e a n d c o n s i d e r a t i o n , ^ / ^ U ^ L ^ \ l ^ j L ^ ^ t < ; t - r > ~ ? ^ l r t S u s a n W i U i a m s o n T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d y 4 0 W t w ^ . A e e v w i ^ Q o w w c s w ^ w e b s i t e : w w w . t v d s b . o n . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 4 f r o m E a s t E l g i n S e c o n d . . . P a g e 5 4 o f 1 4 9 C o r r e s p o n d e n c e r e c e i v e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m D a w n R u m b l e r e . . . P a g e 5 5 o f 1 4 9 - 5 ^ ' , ' . ^ . ' . f , 5 0 J E C T r ' f . I - t ^ A i i i y i B W A D C ^ o T h e U ' ^ m M i l i t a r y M u b c u m \ v w f t . p r o j ^ c t o J i b w a . . L ; a M u s e u m , < a v a t W ; s t o r - * R e p o r t t o C o u n c i l D e c e m b e r O p e r a t i o n s O v e r a l l a t t e n d a n c e i n 2 0 1 3 w a s j u s t u n d e r 3 0 , 0 0 0 , w h i c h c l o s e l y m a t c h e d o u r i n i t i a l p r o j e c t i o n s , w h e n a d j u s t e d t o t h e a c t u a l s e a s o n . A n u m b e r o f f a c t o r s a f f e c t e d o u r f i r s t s e a s o n , a s w o u l d b e e x p e c t e d , b u t t h e m u s e u m a n d o u r s u p p o r t e r s a r e p l e a s a n t l y s a t i s f i e d w i t h t h e r e s u l t s o f o u r i n i t i a l s e a s o n . T h e M u s e u m w a s v e r y p l e a s e d w i t h t h e s u p p o r t o f t h e l o c a l c o m m u n i t y , a n d m a n y o f o u r b u s i n e s s f r i e n d s h a v e r e p o r t e d t o u s t h a t t h e y h a v e e n j o y e d a m o s t s u c c e s s f u l s e a s o n . O u r u s e o f a s s i g n e d t o u r t i m e s a n d w r i s t b a n d s f o r v i s i t o r s m e a n t t h a t o u r v i s i t o r s w e r e n o t s t u c k i n l i n e u p s d u r i n g o u r b u s i e s t t i m e s ( a n d w e d i d h a v e d e l a y s o f u p t o 3 h o u r s f o r t o u r s ) , b u t i n s t e a d w a n d e r e d t h r o u g h t h e c o m m u n i t y , v i s i t i n g t h e o t h e r s i t e s a n d s h o p s b e f o r e r e t u r n i n g t o o u r s i t e f o r t h e i r t o u r . U s i n g t h i s s y s t e m , w e f o u n d t h a t v e r y f e w v i s i t o r s t o o u r s i t e d i d n o t s t a y t o t a k e t h e t o u r , a n d m o s t o f t h o s e w h o d i d w e r e f o u n d t o r e t u r n a n o t h e r d a y - a g a i n a s t r o n g i n d i c a t i o n o f t h e ' p u l l ' o f t h e v e s s e l . B y f a r t h e m a j o r i t y o f v i s i t o r s t o o k t h e i n t e r i o r t o u r , b u t w e d i d n o t e a s u b s t a n t i a l i n c r e a s e i n i n t e r e s t i n o u r e x t e r i o r t o u r a s t h e s e a s o n p r o g r e s s e d . O u r c o m b i n a t i o n t o u r , i n v o l v i n g b o t h t h e i n t e r i o r a n d e x t e r i o r t o u r , r a p i d l y b e c a m e o n e o f o u r m o s t p o p u l a r t o u r p a c k a g e s , a n d w i l l c e r t a i n l y b e c o n t i n u e d i n t h e 2 0 1 4 s e a s o n . D u r i n g t h e c o u r s e o f t h e f i r s t s e a s o n , t h e M u s e u m s a w v i s i t o r s f r o m e v e r y C a n a d i a n p r o v i n c e a n d t e r r i t o r y , 2 7 U . S . S t a t e s , a n d 1 4 o t h e r c o u n t r i e s . R e s e r v a t i o n s f o r t o u r s w e r e r e c e i v e d f r o m a s f a r a w a y a s M o s c o w ( y e s , t h a t M o s c o w ) a n d A u s t r a l i a . M e d i a c o v e r a g e o f t h e m o v e a n d o p e n i n g h a d a n i m p a c t o f h u n d r e d s o f t h o u s a n d s o f d o l l a r s i n a d v e r t i s i n g , a n d o u r w e b s i t e c o n t i n u e s t o r e c e i v e s t r o n g t r a f f i c , w i t h a n a v e r a g e s t a y o n t h e w e b s i t e o f a l m o s t f i v e m i n u t e s - p e o p l e a r e w a t c h i n g a n d l e a r n i n g , a n d a r e p l a n n i n g t h e i r v i s i t s f o r 2 0 1 4 . T h e r e w e r e l i m i t e d v i s i t s b y s c h o o l s d u r i n g t h e 2 0 1 3 s e a s o n , b u t t h e i n t e r e s t i s v e r y s t r o n g , a n d w e a r e l o o k i n g f o r w a r d t o a s u b s t a n t i a l i n c r e a s e f r o m t h e s e g r o u p s i n 2 0 1 4 . T h e M u s e u m i s a l s o d e v e l o p i n g p l a n s w i t h s e v e r a l o t h e r o r g a n i z a t i o n s t o a s s i s t t h e M u s e u m i n p r o v i d i n g m o r e e x t e n s i v e s c h o o l p r o g r a m s , a n d s o m e o f t h e s e m a y a l s o d e v e l o p i n t o p r o g r a m s a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a s w e l l . D e l a y s i n t h e d e l i v e r y a n d i n s t a l l a t i o n o f t h e s t a i r w a y s c a u s e d o u r ' s o f t ' o p e n i n g t o b e d e l a y e d u n t i l t h e v e r y e n d o f J u n e , a n d p r o b l e m s w i t h t h e d e l i v e r y o f o u r o n l i n e b o o k i n g s y s t e m d o u b t l e s s l y a l s o l o w e r e d o u r o v e r a l l s u m m e r a t t e n d a n c e . H o w e v e r , t h e s e a l s o a l l o w e d u s t o g i v e o u r s t a f f m o r e t i m e t o g r o w i n t o t h e i r p o s i t i o n s , w i t h v e r y p o s i t i v e r e s u l t s - o v e r t h e e n t i r e s e a s o n , t h e M u s e u m r e c e i v e d v i r t u a l l y n o c o m p l a i n t s ( o n a h f ; ^ . ' U E e u m o f N a v a l ' - p ' i r t o r y , 3 . - ' i t t S t r e e t , ^ o r t ' 3 u r w e l l , C n t a r ' o , v / ' v ' v . F ' o j e c t o j i b v . a . c a - s , ^ L . O : " 0 r - - ^ - 1 A t b " \ « L _ * J : 7 1 ' 3 - 3 1 g i n ^ - ' i l i t a r y 1 ' . . u s e u i T , 3 0 " a l f c o t C t - e . - l t , S t . " " h c m a s , C r . t ^ - i o C ^ N / - . . Z : A N ^ : ? I / - 3 r - A R e g i s t e r e d C h a r i . y 5 1 9 - o 3 3 - 7 5 / ! l : n f o © p r o j e c t o j i b v , - a . c a v , " v v / . e l g i n m i l i t d p . ' m u 3 e u m . c £ E l g i n M i l i t a r y M u s e u m P r o j e c t O j i b w a R e p o r t t o C o u n c i l D e c e m . . . P a g e 5 6 o f 1 4 9 r a t i o o f l e s s t h a n 1 p e r 1 , 0 0 0 v i s i t o r s ) , a n d o v e r w h e l m i n g p o s i t i v e c o m m e n t s f r o m o u r v i s i t o r s , m a n y o f w h o m v i s i t e d m o r e t h a n o n c e - o n e v i s i t o r i s k n o w n t o h a v e v i s i t e d o v e r 1 0 t i m e s t h r o u g h t h e s e a s o n . T h e r e w e r e , o f c o u r s e , s e v e r a l p e r s o n s w h o f o u n d , f o r v a r i o u s r e a s o n s , t h a t t h e y w e r e u n a b l e t o c o m p l e t e t h e i r t o u r - p r i m a r i l y d u e t o t h e t i g h t i n t e r n a l c o m p a r t m e n t s , b u t t h e s e w e r e w e l l b e l o w o u r i n i t i a l p r o j e c t i o n s ( o f u p t o 2 % ) - o u r i n i t i a l a n a l y s i s s u g g e s t s t h a t t h e s m a l l g r o u p s i z e a s s i s t e d i n r e d u c i n g t h e s e n u m b e r s , a i d e d t o a g r e a t d e g r e e b y t h e a b i l i t i e s o f t h e s t a f f t o h e l p t h e v i s i t o r s t o f e e l s a f e a n d c o m f o r t a b l e d u r i n g t h e i r t o u r s . O v e r t h e c o u r s e o f t h e s u m m e r , t h e M u s e u m e m p l o y e d o v e r 4 0 p e o p l e w i t h a b a s e o f a b o u t 1 5 f u l l t i m e s t a f f . W h i l e t h i s w a s m o r e s t a f f t h a t w a s a c t u a l l y r e q u i r e d , i t w a s r e c o g n i z e d a s a n e c e s s i t y o f t h e f i r s t y e a r o f o p e r a t i o n , a s t h e s i t e n e e d e d t o b e s t a f f e d t o m e e t o u r p r o j e c t e d m a x i m u m d e m a n d f o r t o u r s . A s t h e s u m m e r p r o g r e s s e d , t h e s e n u m b e r s w e r e r e f i n e d a n d a d j u s t e d , a s w e b e g a n t o h a v e t h e d a t a r e q u i r e d t o u n d e r s t a n d o u r a c t u a l s t a f f i n g r e q u i r e m e n t s . T h i s a n a l y s i s h a s a l s o h e l p e d u s t o d e t e r m i n e o u r b u s i e s t a n d s l o w e s t p e r i o d s , a n d w e a r e n o w i n t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g o u r 2 0 1 4 o p e r a t i o n a l p l a n s b a s e d o n t h i s i n f o r m a t i o n . W h i l e w e a r e n o w w o r k i n g w i t h o u r a u d i t o r s a n d o t h e r s t o c o m p l e t e t h e f i n a n c i a l a n a l y s i s o f o u r f i r s t s e a s o n o f o p e r a t i o n s , t h e i n i t i a l a n a l y s i s a p p e a r s t o s u p p o r t a p r o j e c t i o n o f a d e f i c i t f o r t h e p e r i o d . A g a i n , t h i s i s n o t a t a l l u n u s u a l f o r s t a r t u p o p e r a t i o n s s u c h a s t h i s , p a r t i c u l a r l y w h e n t h i s p r o j e c t i s ' b r e a k i n g g r o u n d ' i n a n u m b e r o f a r e a s , b u t t h o s e w h o h a v e r e v i e w e d t h e d a t a f e e l t h a t t h i s f i r s t s e a s o n h a s d o n e a s w e l l o r b e t t e r t h a n e x p e c t e d . . A l s o a s p a r t o f t h i s y e a r e n d a n a l y s i s , w e a r e w o r k i n g v e r y c l o s e l y w i t h o u r b a n k t o d e v e l o p a n d r e f i n e o u r f i n a n c i a l p l a n s f o r l o n g t e r m s u c c e s s , a n d t h e M u s e u m i s v e r y g r a t e f u l f o r t h i s c o n t i n u i n g s u p p o r t a n d g u i d a n c e . O v e r a l l , t h e M u s e u m a n d o u r p a r t n e r s h a v e b e e n v e r y p l e a s e d w i t h t h e i n i t i a l s e a s o n o f o p e r a t i o n s . T h e r e w e r e a n u m b e r o f < t e e t h i n g ' p r o b l e m s , s o m e o f w h i c h w e r e e x p e c t e d , a n d s o m e o f w h i c h w e r e n o t , b u t t h e r e i s o v e r a l l o v e r w h e l m i n g e v i d e n c e o f ' p r o o f o f c o n c e p t , a n d w e w i l l g o i n t o t h e 2 0 1 4 s e a s o n w i t h a m u c h m o r e r e f i n e d o p e r a t i o n . O u r p l a n s f o r 2 0 1 4 a r e s t i l l b e i n g d e v e l o p e d , a n d w i l l b e u n v e i l e d a s o u r p l a n s m o v e f o r w a r d . T h e M u s e u m i s a l s o v e r y a p p r e c i a t i v e o f t h e s u p p o r t o f t h e I v e y S c h o o l o f B u s i n e s s , w h o a r e a s s i s t i n g u s w i t h t h e a n a l y s i s o f 2 0 1 3 a n d p l a n n i n g f o r 2 0 1 4 . W h i l e t h e s e d e t a i l s r e m a i n t o b e f i n a l l y c o n f i r m e d , i t w i l l m o s t l i k e l y i n v o l v e a l a t e r o p e n i n g i n t h e m o r n i n g s , a n d l i m i t e d e v e n i n g h o u r s , a g a i n s i m p l y r e f l e c t i n g t h e h o u r s t h e v i s i t o r s s e e m e d t o v i s i t d u r i n g t h e 2 0 1 3 s e a s o n . S t a f f i n g w i l l a l s o b e a d j u s t e d t o m a k e m o r e e f f i c i e n t u s e t o t h i s v a l u a b l e , b u t e x p e n s i v e , r e s o u r c e . I n a d d i t i o n , a n u m b e r o f e x c i t i n g n e w m a r k e t i n g i n i t i a t i v e s a r e w e l l u n d e r w a y . ' . " ^ ; / L : s o u m o , 1 ' . \ a v s ; - \ ' s . c , - y , 3 ? i : . S ^ . ; 3 t , D G . \ - - L - . - v ' e l ! , C > , T - a . l : c , w ^ . i ^ c _ : : ? i 2 ^ ' ; : ^ e , , - 3 - - . " S ; . ! j " S i C ' : ' o n o , ' : ' 1 - . 3 1 ' g n / ; ; l : t & ' / ' . j s ^ u n n , 3 C ' ? \ ' ^ ' i 3 t - 3 3 t , S i : . ' , i 3 i . " a s , C r i S : o C A - - A - ) A ^ \ i . u f i / » \ ^ \ f A - ' o g i s . ° , ^ C h £ , , ^ 5 1 S - G S Z - 7 3 ^ 1 . 3 @ p r o ; 3 C . : J ! p w a . 3 a / v t / . 3 1 g i , - ' m : ! i i a . ' y , T H ' s 3 i ' r r . . 3 £ E l g i n M i l i t a r y M u s e u m P r o j e c t O j i b w a R e p o r t t o C o u n c i l D e c e m . . . P a g e 5 7 o f 1 4 9 T h e o u t l o o k f o r t h e 2 0 1 4 s e a s o n i s v e r y p o s i t i v e , a n d w e e x p e c t t o s e e a e v e n m o r e e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e o p e r a t i o n a s w e c o m m e m o r a t e t h e 1 0 0 t h a n n i v e r s a r y o f t h e C a n a d i a n s u b m a r i n e s e r v i c e . B e t t e r s i g n a g e a n d p r o m o t i o n , p o s s i b l e n o w d u e t o t h e f a c t t h a t w e a r e r e a d y t o g o , w i l l a l s o h e l p t o i m p r o v e t h e o p e r a t i o n s . N e w p a r t n e r s a r e s t e p p i n g f o r w a r d w i t h e x c i t i n g n e w i d e a s a n d c o n c e p t s w h i c h w i l l g r e a t l y a s s i s t u s i n p r o m o t i n g o u r s i t e a s w e l l a s t h e e n t i r e r e g i o n a s a d e s t i n a t i o n . - y ^ " h e M u s e u m o f \ a v a l n i s t o r y , 3 P I ' L S t r e e t , P o r t 3 u r w e ! ! , O i i i a r o , w i ' w . D r o i a c . o i i b w a . c a - a " S u b " S t a J J o n o f : . ' h e E l g i n ^ . i i ; t £ r y . ^ u s s u m , 3 3 T a l b o ' ; G t - e o t , S t . T n o , - , - ; e s , O n t a r i o C A N A D A " ^ 5 ? 1 A 3 A . . . ? e g i s t e r e c f C h a r i . y 5 1 9 - S 3 3 - 7 S 4 1 : l i e r © p r o j e c t c j i b w a . c a w v ' w . s i g ^ m i l i t a r y . n u s e u m . c a E l g i n M i l i t a r y M u s e u m P r o j e c t O j i b w a R e p o r t t o C o u n c i l D e c e m . . . P a g e 5 8 o f 1 4 9 E l g i n M i l i t a r y M u s e u m P r o j e c t O j i b w a R e p o r t t o C o u n c i l D e c e m . . . P a g e 5 9 o f 1 4 9 £ r ° ' T i l l s o n b u r g & D i s t r i c t M u I t i - S e r v i c e C e n t r e ( M S C ) d S i K 9 6 T i l l s o n A v e n u e , T i l l s o n b u r g , O N N 4 G 3 A 1 ( i n T h e L i v i n g s t o n C e n t r e ) w w w . m u l t i s e r v i c e c e n t r Q . c o m P : 5 1 9 - 8 4 2 - 9 0 0 0 F : 5 1 9 - 8 4 2 - 4 7 2 7 E : i n f o @ m u l t i s e r v i c e c e n t r e . c o m 1 y r - i " . . . * ^ r ' ; f - i ' . i . T k . 1 I - S e r v i n g t h e C o m m u n i t y S / n c < J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 4 r ^ ] n ^ » ^ & M a y o r P a u l E n n s / C l e r k L y n d a M i l l a r d . ? . " i y > A J k i 7 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r 1 1 / ^ / i 3 s / ^ P . O . B o x 1 6 0 w m ^ ' v y - S t r a f f o r d v N l e O N N O J 1 Y O D e a r M a y o r E n n s , C o u n c i l & M u n i c i p a l S t a f f : T h e M u l t i - S e r v i c e C e n t r e ( M S C ) w o u l d l i k e t o t h a n k C o u n c i l m e m b e r s . o n c e a g a i n , f o r t h e s u p p o r t g i v e n M S C p r o g r a m m i n g l a s t y e a r . T h e $ 5 0 0 . 0 0 y o u p r o v i d e d w e n t d i r e c t l y i n t o s u p p o r t i n g p r o g r a m s & s e r v i c e s l i k e : > A d u l t L i t e r a c y a n d E m p l o y m e n t S e r v i c e s , w h e r e p e r s o n n e l c o n t i n u e t o a s s i s t i n d i v i d u a l s w i t h i n t h e O n t a r i o A d u l t L i t e r a c y a n d E m p l o y m e n t O n t a r i o F r a m e w o r k s ; > H o m e S u p p o r t S e r v i c e s , w h o s e p r o g r a m s h e l p t o k e e p o u r s e n i o r c i t i z e n s i n t h e i r h o m e c o m m u n i t i e s , c l o s e t o t h e i r p r e f e r r e d n e t w o r k s o f s u p p o r t ; > V o l u n t e e r R e c r u i t m e n t a n d S u p p o r t . L a s t y e a r 2 2 4 i n d i v i d u a l s a n d 1 1 c o r p o r a t e t e a m s p r o v i d e d 7 , 5 4 5 h o u r s o f s e r v i c e i n t h e t r i - c o u n t y ! I n a d d i t i o n , w e a l w a y s l i k e t o u p d a t e C o u n c i l m e m b e r s o n t h e p o s i t i v e i m p a c t M S C p r o g r a m s a r e h a v i n g o n t h e l i v e s o f B a y h a m r e s i d e n t s a s a r e s u l t o f y o u r g r a n t s u p p o r t - p l e a s e r e f e r t o t h e a t t a c h e d ' s t a t i s t i c s a n d s t o r i e s ' s h e e t f o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n . T h e M S C h a s b e e n s e r v i n g t h e t r i - c o u n t y c o m m u n i t y s i n c e 1 9 7 8 . P l e a s e r e f e r t o o u r w e b s i t e - w w w . m u l t i s e r v i c e c e n t r e . c o m - f o r d e t a i l s o n e a c h o f o u r p r o g r a m a r e a s : A d u l t L i t e r a c y & E s s e n t i a l S k i l l s , E m p l o y m e n t S e r v i c e s a n d H o m e S u p p o r t S e r v i c e s . W e c o n t i n u e t o a d d n e w c l i e n t s t o r i e s a n d u s e o u r F a c e b o o k a n d T w i t t e r f e a t u r e s t o p o s t r e l e v a n t n e w s a r t i c l e s , r e s e a r c h , p i c t u r e s a n d f e a t u r e s . P r o g r a m p e r s o n n e l c o n t i n u e t o n o t e t h e i m p a c t o f a c h a l l e n g i n g e c o n o m y o n u n e m p l o y e d a n d d i s p l a c e d w o r k e r s a n d t h o s e w i t h l o w e r l e v e l l i t e r a c y a n d t e c h n o l o g y s k i l l s . W e a l s o c o n t i n u e t o s e e t h e c h a l l e n g e s f a c i n g o u r a g i n g p o p u l a t i o n i n t h e H o m e M i s s i o n A c o m m u n i t y o r g a n i z a t i o n c o m m / f t e d t o s u p p o r t i n g p e r s o n a l i n d e p e n d e n c e t h r o u g h : * I n n o v a t i v e a n d r e s p o n s i v e r e s o u r c e s * P a r t n e r s h i p s a n d c o l l a b o r a t i o n * S t r i v i n g f o r e x c e l l e n c e V i s i o n E m b r a c i n g P e r s o n a l I n d e p e n d e n c e * C e l e b r a t i n g a C a r i n g C o m m u n i t y C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 4 f r o m T i l l s o n b u r g & D i s . . . P a g e 6 0 o f 1 4 9 S u p p o r t S e r v i c e s w e p r o v i d e - p r o g r a m s t h a t p r o v i d e m e a l s a n d t r a n s p o r t a t i o n f o r s e n i o r s a n d t h e a s s i s t a n c e t h e y n e e d t o k e e p t h e m s a f e a n d h a p p y a t h o m e . W e a r e r e q u e s t i n g y o u r c o n s i d e r a t i o n i n u p c o m i n g b u d g e t d e l i b e r a t i o n s . W h i l e w e r e c e i v e c o r e f u n d i n g f r o m v a r i o u s g o v e r n m e n t b o d i e s , w e s t i l l n e e d t o f u n d r a i s e e v e r y y e a r i n o r d e r t o m e e t n e e d s . W e a t t e m p t t o r a i s e t h o s e a d d i t i o n a l d o l l a r s ( $ 5 3 , 8 4 9 . 0 0 t h i s y e a r ) t h r o u g h s u p p o r t f r o m o u r s u r r o u n d i n g m u n i c i p a l i t i e s , f u n d r a i s e r s , d r a w s , a n d a n n u a l d o n o r c a m p a i g n s . M S C v o l u n t e e r s a n d s t a f f c o n t i n u e t o e n h a n c e t h e ' C u l t u r e o f G i v i n g ' w i t h i n t h e M S C - a s s t o r i e s a n d i n f o r m a t i o n o n t h e G i v i n g & V o l u n t e e r i n g s e c t i o n s o f o u r w e b s i t e c o n t i n u e t o n d s h o w . F o r e x a m p l e , t h e 2 " a A n n u a l T r a i l W a l k h a d 2 t i m e s t h e n u m b e r o f p a r t i c i p a n t s c o m p a r e d t o t h e f i r s t e v e n t h e l d i n 2 0 1 2 . T h e b u l k o f t h e d o l l a r s w e r a i s e g o e s t o w a r d p r o v i d i n g i n s t r u c t i o n t o l i t e r a c y s t u d e n t s , v o l u n t e e r s u p p o r t ( r e c r u i t m e n t , t r a i n i n g , o r i e n t a t i o n , o n g o i n g s u p e r v i s i o n ) , t h e p u r c h a s e o f m a t e r i a l s a n d t e c h n o l o g y ( f o r l i t e r a c y t u t o r s a n d s t u d e n t s o r f o r i t e m s i n o u r s e n i o r s r e l a t e d p r o g r a m s ) a n d s e r v i c e p r o v i s i o n t o n e e d y i n d i v i d u a l s . T h e a m o u n t w e n e e d t o r a i s e I D s u p p o r t B a v h a m A r e a c l i e n t s , l i n k e d t o t h e p r o p o r t i o n o f c l i e n t s a s s i s t e d f r o m t h i s a r e a i n 2 0 1 2 / 1 3 . w o u l d a m o u n t t o $ 1 . 0 7 7 . 0 0 . A n y s u p p o r t y o u c o u l d p r o v i d e w o u l d b e a p p r e c i a t e d . P l e a s e s e e t h e a t t a c h e d s t a t i s t i c s s h e e t . W e w o u l d b e h a p p y t o m a k e a p r e s e n t a t i o n t o C o u n c i l - w e e n j o y t h e o p p o r t u n i t y t o e x p l a i n o u r n e e d s a n d a n s w e r a n y q u e s t i o n s . M u n i c i p a l s u p p o r t c o n t i n u e s t o a s s i s t u s i n d i v e r s i f y i n g a n d l e v e r a g i n g o u r f u n d i n g b a s e . W e c o n t i n u e t o a p p r e c i a t e t h e h i s t o r i c a l s u p p o r t f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d h o p e t h a t C o u n c i l m e m b e r s w i l l c o n t i n u e t o c o n s i d e r M S C c o m m u n i t y p r o g r a m s i n u p c o m i n g b u d g e t d e l i b e r a t i o n s . S i n c e r e ! ^ ^ ^ y I H e t t M a u r e e n V a n d e n b e r g h e E x e c u t i v e D i r e c t o r / C E O C o m m u n i c a t i o n s & D e v e l o p m e n t C o o r d i n a t o r C : F r a n B e l l , C h a i r p e r s o n , B o a r d o f D i r e c t o r s V a l F o e r s t e r , B o a r d o f D i r e c t o r s , C h a i r / F u n d r a i s i n g C o m m i t t e e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 4 , 2 0 1 4 f r o m T i l l s o n b u r g & D i s . . . P a g e 6 1 o f 1 4 9 ^ r ~ . T l . " V f i » V . - . - a » \ 1 - . . T L - > n L . . . n , ^ J A N f l 7 W H G - 3 ^ J a n u a r y 2 0 1 4 ^ f A L H . s i " i " y f f i ^ ^ ' n i f H e a d s o f C o u n c i l ; O n g o i n g O M E R S P l a n f u n d i n g c h a l l e n g e s a r e f o c u s i n g a t t e n t i o n o n a c h i e v i n g P l a n s u s t a i n a b i l i t y . T h e h i s t o r i c a l a p p r o a c h t o m a n a g i n g f u n d i n g c h a l l e n g e s h a s b e e n t o i n c r e a s e c o n t r i b u t i o n r a t e s . T h i s i s n o t a r e a s o n a b l e o p t i o n f o r m u n i c i p a l e m p l o y e r s , w h o m u s t b a l a n c e O M E R S e x p e n d i t u r e s w i t h o t h e r d e m a n d s i n t h e d e l i v e r y o f s e r v i c e s . N o r d o w e b e l i e v e i t i s a r e a l i s t i c o p t i o n f o r e m p l o y e e s , w h o a l s o h a v e s e e n t h e e f f e c t s o f c o n t r i b u t i o n r a t e i n c r e a s e s t h e p a s t t h r e e y e a r s . M E P C O i s a d v o c a t i n g a b a l a n c e d a p p r o a c h t o O M E R S s u s t a i n a b i l i t y , o n e t h a t r e q u i r e s c o m m i t m e n t t o a n e w l e v e l o f O M E R S s p o n s o r c o l l a b o r a t i o n . M E P C C K o n t i n u e s t o b e f o c u s e d o n s e c u r i n g t e m p o r a r y p l a n b e n e f i t c h a n g e s o n a g o f o r w a r d b a s i s , t h a t w o u l d r e t u r n t h e O M E R S P l a n t o f u l l f u n d i n g s o o n e r a n d w i t h l e s s r i s k . T h e c o n t i n u i n g e c o n o m i c u n c e r t a i n t y a n d r e l a t e d i m p a c t s o n i n v e s t m e n t r e t u r n t a r g e t s a n d c h a n g i n g p l a n a s s u m p t i o n s , e . g . l o n g e v i t y r a t e i n c r e a s e s , t o g e t h e r c o u l d j e o p a r d i z e t h e O M E R S p r o j e c t e d r e t u r n t o f u l l f u n d i n g w i t h i n t h e n e x t 1 0 - 1 5 y e a r s . I n f a c t , i f t h e p l a n b e n e f i t c h a n g e s t h a t M E P C O p r o p o s e d f o r t h e l a s t f i v e y e a r s h a d b e e n a p p r o v e d , c u r r e n t c o m b i n e d c o n t r i b u t i o n r a t e s o f 2 1 . 2 % w o u l d b e 3 % 1 o w e r a n d t h e O M E R S a c t u a r i a l d e f i c i t o f $ 9 . 9 b i l l i o n w o u l d b e $ 3 b i l l i o n l o w e r . O u r s t r o n g e s t a s s e t s a r e t h e f o u r A M O a p p o i n t e d r e p r e s e n t a t i v e s t o t h e O M E R S B o a r d s . I t i s e s s e n t i a l t h a t t h e y h a v e t h e s t r a t e g i c a n d t e c h n i c a l t o o l s a n d a d v i c e r e q u i r e d t o a d v a n c e m u n i c i p a l i n t e r e s t s . Y o u r s u p p o r t f o r M E P C O m a k e s t h i s p o s s i b l e . P l a n d e s i g n d e c i s i o n s a r e t h e p r o d u c t s o f r e s e a r c h , a n a l y s i s , a d v o c a c y , n e g o t i a t i o n s a n d c o m p r o m i s e . I n o r d e r f o r m u n i c i p a l e m p l o y e r s t o h a v e t h e g r e a t e s t i m p a c t i n t h e s e d i s c u s s i o n s , o t h e r p l a n s p o n s o r s n e e d t o c l e a r l y u n d e r s t a n d m u n i c i p a l c o n s t r a i n t s a n d p e r s p e c t i v e s . T h a t t o o f o r m s p a r t o f o u r w o r k . T h e a t t a c h e d 2 0 1 2 A n n u a l R e p o r t o u t l i n e s t h e k e y a c c o m p l i s h m e n t s o f M E P C O . I n 2 0 1 3 , M E P C O c o n t i n u e d t o s u p p o r t b a l a n c e d S p e c i f i e d P l a n C h a n g e p r o p o s a l s , t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e T o n y D e a n r e c o m m e n d a t i o n s a s r e l a t e s t o g o v e r n a n c e , a n d n e c e s s a r y p e n s i o n r e g u l a t i o n s . W e c o n t i n u e t o k e e p M E P C O m e m b e r m u n i c i p a l i t i e s u p t o d a t e o n O M E R S m a t t e r s v i a o u r w e b s i t e ( w w w . m e p c o . c a ) . c o m m u n i q u e s o n i m p o r t a n t d e v e l o p m e n t s , a n d t h r o u g h e d u c a t i o n a l s e s s i o n s l i k e o u r w o r k s h o p o n O M E R S s u s t a i n a b i l i t y h e l d i n O c t o b e r t h i s y e a r . I f y o u c o u l d n ' t a t t e n d , c h e c k o u t ' T h e S t a r k R e a l i t i e s o f O M E R S S u s t a i n a b i l i t y " o n t h e w e b s i t e . . . . / 2 . L i ! . , - , : f . c ; i ^ ' r ; I . ^ - * , I : r h f f t I I 1 1 1 ± I ^ C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l E m p l o y e r P e . . . P a g e 6 2 o f 1 4 9 - 2 - A l l m u n i c i p a l e m p l o y e r s b e n e f i t f r o m M E P C O ' s i m p o r t a n t w o r k a n d t h a t i s w h y w e c o u n t o n y o u r c o n t i n u i n g s u p p o r t f o r o u r a c t i v i t i e s . I n 2 0 1 3 , w e u p d a t e d o u r O M E R S p l a n e m p l o y e e d a t a b a s e i n c o n j u n c t i o n w i t h m u n i c i p a l s t a f f . I n a d d i t i o n , w e h a v e n o t i n c r e a s e d t h e p e r e m p l o y e e r a t e . Y o u r v o l u n t a r y f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n e n s u r e s t h a t w e c a n r e p r e s e n t y o u r i n t e r e s t s a t O M E R S . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s a b o u t M E P C O a c t i v i t i e s , p l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o n t a c t P a t V a n i n i , P r e s i d e n t , M E P C O a t ( 4 1 6 ) 9 7 1 - 9 8 5 6 , e x t . 3 1 6 . Y o u r s t r u l y 6 ^ ^ ^ ' M ^ f r ^ ^ r D o u g R e y c r a f t P a t V a n i n i C h a i r , M E P C O B o a r d M E P C O P r e s i d e n t e c . C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r H e a d o f H u m a n R e s o u r c e s I ' 1 ' U i u ' - r . ^ ( . U . f ! . . 0 t , [ ' . I f " ' I I L u , / i ^ l j * - ^ ^ f r n . r . i : . . , ( V , , . i , ( - F I ' / I 1 r / u ^ - J » . 1 ^ ^ . l » / , C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l E m p l o y e r P e . . . P a g e 6 3 o f 1 4 9 s f . ^ < a . 1 f T i » t » J - , < u / h / * - a * r f t t 1 - ' r . T \ L > L e t t e r f r o m t h e C h a i r a n d P r e s i d e n t 3 A b o u t M E P C O 4 K e y D e v e l o p m e n t s i n 2 0 1 2 a n d M E P C O ' s W o r k 5 2 0 1 2 S p e c i f i e d P l a n C h a n g e P r o p o s a l s 8 ^ M E P C O ' s O b j e c t i v e s a n d P r i o r i t i e s f o r 2 0 1 3 1 0 M E P C O B o a r d o f D i r e c t o r s 1 1 A M O S p o n s o r s C o r p o r a t i o n a n d A d m i n i s t r a t i o n C o r p o r a t i o n R e p r e s e n t a t i v e s 1 2 F a c t s a b o u t O M E R S 1 3 A u d i t o r ' s R e p o r t 1 6 F i n a n c i a l S t a t e m e n t s 1 7 i V I O N i C i P A L E I V ! P ! , O Y E I < i P E N S S O N G E t , G T ~ a r I ' l ' 4 b - A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) 2 0 0 U n i v e r s i t y A v e . , S u i t e 8 0 1 T o r o n t o , O n t a r i o M 5 H 3 C 6 P h o n e : 4 1 6 - 9 7 1 - 9 8 5 6 F a x : 4 1 6 - 9 7 1 - 6 1 9 1 T o l l - f r e e : 1 - 8 7 7 - 4 2 6 - 6 5 2 7 w w w . r r e p c o . c a C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l E m p l o y e r P e . . . P a g e 6 4 o f 1 4 9 T h e M u n i c i p a l E m p l o y e r P e n s i o n C e n t r e o f O n t a r i o r e p r e s e n t a t i v e s m e t t w i c e w i t h M i n i s t r y o f F i n a n c e w a s c r e a t e d i n 2 0 0 7 t o p r o v i d e a c t u a r i a l a n d l e g a l s t a f f b u t w e r e e x t r e m e l y d i s a p p o i n t e d w h e n i t w a s a d v i c e a n d a n a l y s i s t o A M O ' s r e p r e s e n t a t i v e s a n n o u n c e d i n O c t o b e r t h a t t h e p r o p o s e d c h a n g e s o n t h e O M E R S S p o n s o r s C o r p o r a t i o n ( S C ) a n d w o u l d n o t , i n f a c t , i n c l u d e O M E R S s i n c e t h e P l a n i s n o t A d m i n i s t r a t i o n C o r p o r a t i o n ( A C ) B o a r d s . M E P C O ' s g o a l o n t h e P r o v i n c e ' s c o n s o l i d a t e d f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . i s t o s u c c e s s f u l l y a d v o c a t e e m p l o y e r a n d t a x p a y e r M o r e d e t a i l a b o u t M E P C O ' s w o r k i n 2 0 1 2 i s a v a i l a b l e o n i n t e r e s t s w h i l e w o r k i n g t o w a r d a s u s t a i n a b l e O M E R S p a g e s 5 , 6 a n d 7 . P e n s i o n P l a n . G l o b a l f a c t o r s , i n v e s t m e n t s t r a t e g y a n d O n a v e r a g e , e m p l o y e e a n d e m p l o y e r c o n t r i b u t i o n c h a n g e s t o m e m b e r s ' d e m o g r a p h i c s , i n c l u d i n g t h e r a t e s t o O M E R 5 h a v e g r o w n b y a b o u t 4 0 p e r c e n t f a c t t h a t p e o p l e a r e l i v i n g l o n g e r , a l l p l a y a r o l e i n t h e o v e r t h e p a s t f i v e y e a r s i n t h e f a c e o f a $ 9 . 9 b i l l i o n s u s t a i n a b i l i t y o f t h e O M E R S P l a n . C o n t r i b u t i o n r a t e s a c t u a r i a l d e f i c i t . O M E R S h a s a p l a n t o a d d r e s s t h i s d e f i c i t a r e a t t h e i r h i g h e s t e v e r a n d t h a t c a n n o t c o n t i n u e . w i t h i n 1 0 t o I S y e a r s , p r o v i d e d t h a t i n v e s t m e n t r e t u r n A s u s t a i n a b l e O M E R S P l a n i s a h e a l t h y O M E R 5 P l a n . T a r g e t s a r e m e t a n d d e m o g r a p h i c a s s u m p t i o n s d o A h e a l t h y p l a n h a s c o n t r i b u t i o n r a t e s t h a t a r e * n o t c h a n g e . H o w e v e r , i n v e s t m e n t r e t u r n t a r g e t s a n d a f f o r d a b l e f o r e m p l o y e e s a n d d o n o t t h r e a t e n y o u r s t a t i c d e m o g r a p h i c a s s u m p t i o n s a r e n o t g u a r a n t e e d a b i l i t y t o p r o v i d e c o r e p r o g r a m s a n d s e r v i c e s . T h i s i s f o r t h i s l e n g t h o f t i m e . W i t h o u t G o v e r n m e n t a c t i o n , t h e t h e c o r e o f M E P C O ' s r e s e a r c h a n d a d v o c a c y w o r k . o n l y w a y t o i m p r o v e P l a n s u s t a i n a b i l i t y a n d m a k e s u r e M a n y e m p l o y e e m e m b e r s a r e w e l l r e p r e s e n t e d t h a t c o n t r i b u t i o n r a t e s d o n o t i n c r e a s e e v e n f u r t h e r b y l o n g - s t a n d i n g , s o o h i s t i c a t e d s p o n s o r g r o u p s . i s t h r o u g h t h e y e a r l y S p e c i f i e d P l a n C h a n g e P r o p o s a l M u n i c i p a l e m p l o y e r s d e s e r v e t h a t s a m e l e v e l o f ( S P C ) p r o c e s s . s u p p o r t . T h r o u g h M E P C O , m u n i c i p a l g o v e r n m e n t H o w w i l l t h e O M E R 5 S p o n s o r s C o r p o r a t i o n d e a l w i t h e m p l o y e r s a r e a c h i e v i n g s i m i l a r s u p p o r t w i t h s t r o n g t h e P l a n ' s s u s t a i n a b i l i t y n e e d s a n d p o t e n t i a l f o r h i g h e r a n d w e l l p r e p a r e d r e p r e s e n t a t i v e s o n t h e O M E R 5 c o n t r i b u t i o n r a t e s ? M E P C O r e m a i n s f o c u s e d o n h e l p i n g 5 C a n d A C I t ' s i m p o r t a n t t h a t w e c o n t i n u e t o w i t h a p p r o a c h e s a n d i d e a s t o d e v e l o p t h e n e c e s s a r y s t a y u n i t e d u n d e r M E P C O t o r e p r e s e n t m u n i c i p a l m e a n i n g f u l a n d m e a s u r e d p l a n c h a n g e s i n c l u d i n g e m p l o y e r i n t e r e s t s . t e m p o r a r y c h a n g e s . 2 0 1 2 w a s o n e o f t h e b u s i e s t y e a r s y e t f o r M E P C O ' s B o a r d M E P C O b e l i e v e s t h a t e m p l o y e r s a n d e m p l o y e e s h a v e m e m b e r s w i t h s e v e r a l k e y d e v e l o p m e n t s i n O n t a r i o ' s p u b l i c p e n s i o n e n v i r o n m e n t i n c l u d i n g t h e c o m p l e t i o n a s h a r e d i n t e r e s t i n m a k i n 9 s u r e t h a t t h e O M E R S p l a n o f t h e O M E R S G o v e r n a n c e R e v i e w ( a l s o k n o w n a s t h e l s h e a l t h y - a f f o r d a b l e a " d s u s t a i n a b l e . W e _ a _ s k t h a t y o u k e e p y o u r s e l f u p t o d a t e b y r e a d i n g M E P C O u p d a t e s T o n y D e a n R e v i e w ) . M E P C O p a r t i c i p a t e d t h r o u g h o u t a n d s h a r i n g t h e m w i t h o f f i c i a l s a n d m u n i c i p a l s t a f f . t h e R e v i e w ' s c o n s u l t a t i o n p r o c e s s a n d w e g e n e r a l l y s u p p o r t M r . D e a n ' s f i n a l r e c o m m e n d a t i o n s . S e e p a g e 5 - ^ a n k y o u f o r y o u r c o n t i n u e d v o l u n t a r y s u p p o r t t h a t o f t h i s R e p o r t f o r m o r e i n f o r m a t i o n o n t h e R e v i e w a n d ^ o w s u s t o c o m p l e t e t h i s i m p o r t a n t w o r k . i t s i m p a c t o n O M E R S . A n o t h e r k e y d e v e l o p m e n t i n 2 0 1 2 w a s t h e w e l c o m e d b u d g e t a n n o u n c e m e n t f r o m t h e O n t a r i o G o v e r n m e n t S i n c e r e l y , 6 ^ ^ c ^ M t h a t i t w o u l d p r o p o s e c h a n g e s t o t h e P r o v i n c e ' s p u b l i c s e c t o r p e n s i o n p l a n s a n d a s k t h e j o i n t p u b l i c s e c t o r ' ^ - r p l a n s ( i n c l u d i n g O M E R S ) t o w o r k o n a g r e e m e n t s t o r e d u c e b e n e f i t s a n d h e l p t o m a n a g e e s c a l a t i n g D o u g R e y c r a f t , C h a i r P a t V a n i n i , P r e s i d e n t p e n s i o n d e f i c i t s a n d c o n t r i b u t i o n c o s t s . M E P C O T h e M u n i c i p a l E m p l o y e r P e n s i o n C s n t r e o f O n t a r i o ( M E P C O ) A n n u a l R e p o r t 2 0 1 2 3 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l E m p l o y e r P e . . . P a g e 6 5 o f 1 4 9 s / y V ) 3 . F r o m : O n t a r i o H o n o u r s A n d A w a r d s ( M C I ) [ m a i l t o : O n t a r i o H o n o u r s A n d A w a r d s @ o n t a r i o . c a ] S e n t : F r i d a y / J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 1 2 : 5 2 P M T o : O n t a r i o H o n o u r s A n d A w a r d s ( M C I ) S u b j e c t : 2 0 1 4 O n t a r i o S e n i o r o f t h e Y e a r A w a r d D e a r M a y o r , R e e v e a n d M e m b e r s o f C o u n c i l : I t i s w i t h g r e a t p l e a s u r e t h a t I i n v i t e y o u t o p a r t i c i p a t e i n t h e 2 0 1 4 S e n i o r o f t h e Y e a r A w a r d . T h i s a n n u a l a w a r d w a s c r e a t e d t o g i v e e a c h m u n i c i p a l i t y i n O n t a r i o t h e o p p o r t u n i t y t o r e c o g n i z e o n e o u t s t a n d i n g l o c a l s e n i o r . R e c i p i e n t s a r e i n d i v i d u a l s w h o , a f t e r a g e 6 5 , h a v e e n r i c h e d t h e s o c i a l , c u l t u r a l o r c i v i c l i f e o f t h e i r c o m m u n i t y w i t h o u t t h o u g h t o f p e r s o n a l o r f i n a n c i a l g a i n . A p e r s o n a l i z e d c e r t i f i c a t e w i t h y o u r r e c i p i e n t ' s n a m e w i l l b e p r o v i d e d a n d e n c o u r a g e y o u t o p r e s e n t i t a t a l o c a l c e r e m o n y d u r i n g S e n i o r s ' M o n t h i n J u n e . T h i s y e a r w i l l m a r k t h e 3 0 t h a n n i v e r s a r y o f S e n i o r s ' M o n t h w h i c h c e l e b r a t e s t h e c o n t r i b u t i o n s s e n i o r s m a k e t o t h e i r c o m m u n i t i e s a n d p r o v i n c e . Y o u c a n m a k e a n o m i n a t i o n o n l i n e o r d o w n l o a d t h e f o r m a t w w w . o n t a r i o . c a / h o n o u r s a n d a w a r d s . T h e d e a d l i n e f o r n o m i n a t i o n s i s A p r i l 3 0 , 2 0 1 4 . I f y o u r e q u i r e m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e c o n t a c t t h e O n t a r i o H o n o u r s a n d A w a r d s S e c r e t a r i a t : E m a i l : o n t a r i o h o n o u r s a n d a w a r d s ^ o n t a r i o . c a T e l e p h o n e : 4 1 6 3 1 4 - 7 5 2 6 T o l l - f r e e : 1 8 7 7 8 3 2 - 8 6 2 2 T T Y : 4 1 6 3 2 7 - 2 3 9 1 O n t a r i o ' s s e n i o r s d e s e r v e s p e c i a l r e c o g n i t i o n f o r t h e i r o u t s t a n d i n g a c c o m p l i s h m e n t s . B y w o r k i n g t o g e t h e r , w e c a n e n s u r e t h e y a r e a c k n o w l e d g e d i n a m e a n i n g f u l w a y . S i n c e r e l y , O r i g i n a l s i g n e d b y M a r i o S e r g i o M i n i s t e r C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 4 f r o m O n t a r i o H o n o u r s a . . . P a g e 6 6 o f 1 4 9 - 5 r F ^ 5 J t y ^ - ^ ^ E l g m C o u n t ) 7 f N O T I C E O F M E E T I N G T O : R e s i d e n t s o f E l g i n C o u n t y e c : C o n s t i t u e n t M u n i c i p a l i t i e s J i m B u n d s c h u h , D i r e c t o r o f F i n a n c i a l S e r v i c e s F R O M : M a r k G . M c D o n a l d , C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r D A T E : F e b r u a r y 3 , 2 0 1 4 S U B J E C T : 2 0 1 4 C O U N T Y O F E L G I N C O M P O S I T E B U D G E T P l e a s e b e a d v i s e d t h a t E l g i n C o u n t y C o u n c i l i n t e n d s t o a d o p t i t s 2 0 1 4 O p e r a t i n g a n d C a p i t a l B u d g e t a t i t s m e e t i n g t o b e h e l d o n T u e s d a y , F e b r u a r y 1 1 , 2 0 1 4 w h i c h b e g i n s a t 9 : 0 0 a . m . i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s , 4 5 0 S u n s e t D r i v e , S t . T h o m a s , O n t a r i o . C o p i e s o f t h e c o m p o s i t e b u d g e t w i l l b e a v a i l a b l e a t w w w . e l a i n c o u n t v . c a o n F r i d a y , F e b r u a r y 7 , 2 0 1 4 a f t e r 1 : 0 0 p . m . T h i s N o t i c e i s p o s t e d i n a c c o r d a n c e w i t h E l g i n C o u n t y B y - L a w N o . 0 7 - 2 9 . T h a n k y o u . N o t i c e o f M e e t i n g r e g a r d i n g " 2 0 1 4 C o u n t y o f E l g i n C o m p o s i t e . . . P a g e 6 7 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s F I L E : S U B J E C T : C o n v e y a n c e o f G i v e n R o a d N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 0 8 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o f u r t h e r c o n s i d e r c o n v e y a n c e o f t h e r e m a i n i n g p o r t i o n o f t h e G i v e n R o a d r u n n i n g i n a n o r t h w e s t e r l y d i r e c t i o n f r o m B a l d w i n L i n e , i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . B a c k g r o u n d C o u n c i l m a y r e c a l l t h a t s t a f f w a s a s k e d t o c o n f i r m t h e p o s i t i o n o f t h e L o n g P o i n t C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a n d t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s w i t h r e s p e c t t o a n y c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e s a l e a n d t h e c o n v e y a n c e o f t h e G i v e n R o a d . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a s c o n f i r m a t i o n f r o m t h e L o n g P o i n t C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a s w e l l a s t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s s t a t i n g t h a t n e i t h e r e n t i t y h a s a n y c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e s a l e a n d t h e c o n v e y a n c e o f t h e r o a d w a y p r o v i d e d t h a t t h e r e i s n o d e v e l o p m e n t t h a t w i l l n e g a t i v e l y i m p a c t f h e r e g u l a t i o n f l o o d l i m i t o r s p e c i e s a t r i s k . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T H A T C o u n c i l d e c l a r e s t h e G i v e n R o a d s u r p l u s a n d p r o c e e d s w i t h t h e c o n v e y a n c e o f t h e l a n d t o t h e a d j a c e n t l a n d o w n e r s . S u b m i t t e d b V a n c e C z e r w i r i M a n a g e r o f P u b l i c W o r k s » S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 8 r e g a r d i n g " C o n v e y a n c e o f G i v e n R o a d " . . . . P a g e 6 8 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E : S U B J E C T : C l o s u r e a n d C o n v e y a n c e o f B a l d w i n L i n e N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 0 9 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o f u r t h e r c o n s i d e r c l o s u r e a n d c o n v e y a n c e o f t h e w e s t e r l y p o r t i o n o f B a l d w i n L i n e r u n n i n g i n a w e s t e r i y d i r e c t i o n f r o m M a p l e G r o v e L i n e i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . B a c k g r o u n d C o u n c i l r e q u e s t e d t h a t s t a f f r e p o r t b a c k o n w h y t h e w e s t e r l y p o r t i o n o f B a l d w i n L i n e w a s l e f t a s a n u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e , a n d c o n f i r m w i t h t h e L o n g P o i n t C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a n d t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s t h a t n e i t h e r e n t i t y h a s a n y c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e s a l e a n d t h e c o n v e y a n c e o f t h e r o a d w a y . S t a f f C o m m e n t s S t a f f h a s d e t e r m i n e d t h a t t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e o n B a l d w i n L i n e e x i s t s b e c a u s e t h e r e h a s b e e n n o e x p r e s s i o n o f i n t e r e s t t o p u r c h a s e t h e p r o p e r t y u n t i l m o s t r e c e n t l y . T h e r e i s n o o t h e r r e c o r d i n d i c a t i n g o t h e r w i s e . S t a f f h a s c o n f m n a t i o n f r o m t h e L o n g P o i n t C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y a s w e l l a s t h e M i n i s t r y o f N a t u r a l R e s o u r c e s s t a t i n g t h a t n e i t h e r e n t i t y h a s a n y c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e s a l e a n d t h e c o n v e y a n c e o f t h e r o a d w a y p r o v i d e d t h a t t h e r e i s n o d e v e l o p m e n t t h a t w i l l n e g a t i v e l y i m p a c t t h e r e g u l a t i o n f l o o d l i m i t o r s p e c i e s a t r i s k . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T H A T C o u n c i l d e c l a r e s t h e w e s t e r l y p o r t i o n o f t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e o f B a l d w i n L i n e s u r p l u s a n d p r o c e e d s w i t h t h e c o n v e y a n c e o f t h e l a n d t o t h e a d j a c e n t l a n d o w n e r s . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t p b j n i t t e d b y , 1 V a n c e C z e r w i n s a n a g e r o f P u b l i c W o r k s S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 9 r e g a r d i n g " C l o s u r e a n d C o n v e y a n c e o f . . . P a g e 6 9 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : B U 1 K n i f t o n , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l R e p o r t : P 2 0 1 4 - 0 0 2 f t ^ S U B J E C T : P r o p o s e d M u n i c i p a l O f f i c e I m p r o v e m e n t s P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o p r o v i d e C o u n c i l w i t h i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g a p r o p o s a l t o i m p r o v e t h e m u n i c i p a l o f f i c e . B a c k g r o u n d : C o u n c i l a p p r o v e d t h e 2 0 1 4 C a p i t a l b u d g e t w h i c h a l l o w e d f o r u p t o $ 2 5 0 0 0 f o r o b t a i n i n g a n a r c h i t e c t u r a l r e v i e w f o r i m p r o v e m e n t s t o t h e m u n i c i p a l o f f i c e . S t a f f C o m m e n t s O u r f o r m e r A d m i n i s t r a t o r ( K y l e K r u g e r ) r e q u e s t e d t h e C B O ( B i l l K n i f t o n ) t o p u r s u e t h e i d e a a s n o t e d a b o v e . O t h e r s t a f f m e m b e r s w e r e q u e r i e d a s t o t h e i r w o r k s p a c e n e e d s a n d t h e s h o r t f a l l s o f t h e p r e s e n t f r o n t o f f i c e . A l i s t o f w o r k i n g s p a c e d e f i c i e n c i e s a n d t h o u g h t s o n i m p r o v e m e n t s w a s c o m p i l e d a n d w a s t h e n p r e s e n t e d t o a r e a d e s i g n f i r m s f o r a n R F Q t o p r o v i d e a c o n c e p t u a l s e t o f d r a w i n g s a n d a b u d g e t p r i c e t o p r o v i d e t h e i m p r o v e m e n t s a s n o t e d i n t h e R F Q . T h e a r e a s t h a t s t a f f i n d i c a t e d t h a t n e e d e d i m p r o v e m e n t a r e i t e m i z e d b e l o w , b u t a r e n o t i n c l u s i v e o f a l l t h a t n e e d s o r c o u l d b e d o n e t o t h e b u i l d i n g . T h e p r o f e s s i o n a l d e s i g n t e a m s e l e c t e d w i l l p r o v i d e t h e i r e x p e r t i s e i n t h i s a r e a . ^ P r o p o s e a f r o n t o f f i c e a d d i t i o n t o t h e s o u t h s i d e o f t h e b u i l d i n g t o e s s e n t i a l l y s q u a r e o f f t h e b u i l d i n g p e r i m e t e r t o o b t a i n a d d i t i o n a l o f f i c e s p a c e \ ^ P r o v i d e 3 n e w p r i v a t e o f f i c e s t o b e u s e d f o r t h e F i r e C h i e f , t h e R o a d M a n a g e r a n d t h e P l a n n i n g C o o r d i n a t o r I m p r o v e t h e f r o n t e n t r a n c e c o n f i g u r a t i o n t o p r o v i d e h a n d i c a p a c c e s s i b i l i t y f o r t h e p u b l i c ^ a n d p r o v i d e 2 w o r k s t a t i o n s a t t h e f r o n t c o u n t e r > P r o v i d e a d d i t i o n a l s t o r a g e f a c i l i t i e s f o r f i l e s a n d o f f i c e s u p p l i e s \ > P o s s i b l y r e p l a c e o r r q p a i r t h e s p o i l i n g b r i c k v e n e e r o n t h e b u i l d i n g R e p l a c e t h e a g i n g H V A C r o o f t o p u n i t s t h a t a r e a t t h e i r m a x i m u m l i f e s p a n ^ ^ R e p l a c e t h e w i n d o w s o n t h e n o r t h s i d e o f t h e b u i l d i n g W e r e c e i v e d b u d g e t p r i c e s f r o m a n u m b e r o f a r e a a r c h i t e c t u r a l d e s i g n f i r m s w i t h t h e i r s c o p e o f w o r k t o p r o v i d e a c o n c e p t u a l s e t o f p l a n s t o a d d r e s s t h e n e e d s a s n o t e d a b o v e a n d t o p r o v i d e a b u d g e t c o s t e s t i m a t e f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f a n a d d i t i o n t o p r o v i d e t h e i m p r o v e m e n t s . S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 2 r e g a r d i n g " P r o p o s e d M u n i c i p a l O f f i c e . . . P a g e 7 0 o f 1 4 9 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 2 2 6 F e b r u a r y 2 0 1 4 T h e l i s t o f d e s i g n f i r m s t h a t s u b m i t t e d q u o t e s i s l i s t e d b e l o w : ^ A l l a n A v i s A r c h i t e c t s f r o m G o d e r i c h $ 9 8 5 0 p l u s t a x e s > V G A r c h i t e c t s T h e V e n t i n G r o u p L t d f r o m B r a n t f o r d $ 7 4 5 0 p l u s t a x e s I > S p r i e t A s s o c i a t e s f r o m L o n d o n $ 4 7 5 0 p l u s t a x e s > S J M A A r c h i t e c t u r e I n c f r o m L o n d o n $ 4 2 5 0 p l u s t a x e s T h e s e w e r e v e r y c o m p e t i t i v e b i d s a n d a l l w i t h i n t h e s c o p e o f t h e C a p i t a l b u d g e t a l l o w a n c e f o r t h i s s e r v i c e . I t h a s b e e n t h e p a s t p r a c t i c e o f C o u n c i l t o a w a r d t h e w o r k t o t h e l o w e s t b i d . T h e r e f o r e b a s e d o n p a s t p r a c t i c e i t w o u l d b e S t a f f s r e c o m m e n d a t i o n t o a w a r d t h e c o n t r a c t t o t h e l o w e s t b i d d e r , b e i n g S J M A A r c h i t e c t u r e f r o m L o n d o n w i t h a b i d o f $ 4 2 5 0 . T o q u o t e S J M A ' s f e e p r o p o s a l : " T h e p r o j e c t i s a n a d d i t i o n t o t h e e x i s t i n g M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o f f i c e s t o d e v e l o p s p a c e t o s u i t t h e n e e d s o f t h e e x i s t i n g s t a f f . T h e p r o g r a m r e q u i r e m e n t s a r e d e s c r i b e d i n d e t a i l i n t h e R F Q a s p r o v i d e d . A s p e r t h e R e q u e s t f o r Q u o t a t i o n s , w e u n d e r s t a n d t h e s c o p e o f w o r k i n v o l v e s t h e p r e p a r a t i o n a n d d e l i v e r a b l e s o f a s e t o f p r e l i m i n a r y c o n c q 3 t u a l p l a n s a n d b u d g e t . W e f e e l t o p r o p e r l y c o m m u n i c a t e t h e d e s i g n a n d p r o v i d e a c o s t e s t i m a t e ; t h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s w o u l d b e c o m p l e t e d : 1 . S i t e p l a n a n d s e r v i c e l o c a t i o n s 2 . F l o o r p l a n s a n d r o o f p l a n 3 . E l e v a t i o n s 4 . S e c t i o n 5 . S h o r t f o r m s p e c i f i c a t i o n 6 . B u d g e t S J M A w o u l d b e a b l e t o b e g i n t h e p r o c e s s i m m e d i a t e l y u p o n a w a r d . " S t r a t e g i c P l a n G o a l s : G o a l # 3 : C r e a t e a p o s i t i v e b u s i n e s s a t m o s p h e r e R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 2 r e g a r d i n g P r o p o s e d M u n i c i p a l O f f i c e B u i l d i n g I m p r o v e m e n t s b e r e c e i v e d " t . A N D T H A T C o u n c i l a w a r d t h e c o n t r a c t t o S J M A A r c h i t e c t u r e t o p r o v i d e a s e t o f c o n c e p t u a l p l a n s f o r o f f i c e i m p r o v e m e n t s a n d a b u d g e t f o r c o n s t r u c t i o n f o r t h e f e e a s q u o t e d b e i n g $ 4 2 5 0 p l u s t a x e s " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y , s ^ ^ Q a ^ M ^ . . « . \ ^ u ^ C h i e f B u U d m g ^ ) f f i c £ i D a v i d A r i s t o n e B i l l K n i f t o n A c t i n g A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 0 2 r e g a r d i n g " P r o p o s e d M u n i c i p a l O f f i c e . . . P a g e 7 1 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 1 4 1 C A I N ' S A U T O S A L E S & S E R V I C E 1 5 1 1 1 C H E C K T R A N S 1 2 / 0 4 / 2 0 1 3 9 0 . 4 0 0 1 6 0 0 9 1 5 1 7 3 L O F , R O T A T E T I R E S 1 2 / 1 7 / 2 0 1 3 8 0 . 1 5 0 1 6 0 0 9 1 5 2 0 1 E T E S T 1 2 / 2 0 / 2 0 1 3 3 9 . 5 5 0 1 6 0 0 9 C h e q u e A m o u n t - 2 1 0 . 1 0 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 1 0 5 3 8 W A T E R B O T T L E S 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 5 6 . 0 0 0 1 6 0 1 0 C h e q u e A m o u n t - 5 6 . 0 0 0 0 0 1 5 7 C A N A D I A N S A L T C O M P A N Y L T D 5 3 0 0 0 9 4 2 1 4 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 6 / 2 0 1 4 5 , 7 8 4 . 3 3 0 1 6 0 1 1 5 3 0 0 0 9 4 9 7 1 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 7 / 2 0 1 4 8 , 6 3 6 . 0 0 0 1 6 0 1 1 5 3 0 0 0 9 4 9 7 2 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 7 / 2 0 1 4 2 , 7 9 5 . 5 4 0 1 6 0 1 1 C h e q u e A m o u n t - 1 7 , 2 1 5 . 8 7 0 0 0 1 7 5 C E D A R S I G N S 3 1 1 6 0 S I G N P O S T S 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 1 , 1 2 8 . 0 2 0 1 6 0 1 2 3 1 1 8 1 S A N D B A G S 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 8 4 . 7 5 0 1 6 0 1 2 C h e q u e A m o u n t - 1 , 2 1 2 . 7 7 0 0 0 1 8 3 C H R I S M C Q U I G G A N k e y s - S t a t i o n 1 & 2 R E P L A C E M E N T K E Y 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 7 1 . 1 6 0 1 6 0 1 3 s t a t i o n s u p p l i e s ' W D - 4 0 , P O L Y T R A P S 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 4 8 . 5 1 0 1 6 0 1 3 C h e q u e A m o u n t - 1 1 9 . 6 7 0 0 0 2 2 0 C J D L 1 4 0 7 R I C H M O N D W A T E R D I S T R I B U T I O N 1 1 / 3 0 / 2 0 1 3 2 , 9 3 8 . 0 0 0 1 6 0 1 4 1 4 4 8 R I C H M O N D W A T E R D I S T R I B U T I O N 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 4 , 4 0 7 . 0 0 0 1 6 0 1 4 1 4 6 1 P R E P A R E C L A S S E A A D D E N D U M 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 5 , 6 5 0 . 0 0 0 1 6 0 1 4 C h e q u e A m o u n t - 1 2 , 9 9 5 . 0 0 0 0 1 0 1 2 C L E A R T E C H I N D U S T R I E S I N C . 5 6 1 0 0 8 S J C P H B U F F E R 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 2 . 9 4 0 1 6 0 1 5 C h e q u e A m o u n t - 2 2 . 9 4 0 0 0 1 9 5 C L I F F E V A N I T S K I 2 0 1 3 m i l e a g e C O U N C I L M T G M I L E A G E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 8 0 . 8 0 0 1 6 0 1 6 C h e q u e A m o u n t - 2 8 0 . 8 0 0 0 0 1 0 0 C O R P O R A T E E X P R E S S 3 4 6 5 8 0 4 4 C A L E N D A R , C E R T I F I C A T E P A P E R 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 6 3 . 5 2 0 1 6 0 1 7 C h e q u e A m o u n t - 6 3 . 5 2 0 0 1 8 1 9 C W W A 3 0 2 0 1 4 M E M B E R S H I P 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 2 8 9 . 2 8 0 1 6 0 1 8 C h e q u e A m o u n t - 2 8 9 . 2 6 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 2 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 2 6 3 D I N G L E L I N E E Q U I P M E N T S U P P L Y 1 5 9 8 T R U C K 8 B O X R E P A I R 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 , 2 3 1 . 9 9 0 1 6 0 1 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 2 3 1 . 9 9 0 0 1 7 0 8 E A S T U N K J a n 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 1 0 3 5 2 I N T E R N E T - B W F I R E H A L L 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 8 7 . 4 5 0 1 6 0 2 0 J a n 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 0 5 8 4 2 I N T E R N E T - F I R E H A L L 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 6 4 . 4 0 0 1 6 0 2 0 J a n 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 1 1 3 4 5 I N T E R N E T - O F F I C E 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 1 0 4 . 7 4 0 1 6 0 2 0 J a n 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 5 0 1 0 3 I N T E R N E T - G A R A G E 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 6 4 . 4 0 0 1 6 0 2 0 C h e q u e A m o u n t - 3 2 0 . 9 9 0 0 0 2 9 4 E L G I N C O U N P i ' M U N I C I P A L 2 0 1 4 m e m b e r s h i p 2 0 1 4 M E M B E R S H I P 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 3 2 0 . 0 0 0 1 6 0 2 1 C h e q u e A m o u n t - 3 2 0 . 0 0 0 0 1 2 8 8 F A R M I N G T O N M E C H A N I C A L I N C . 2 0 1 3 0 5 2 4 - 0 2 S E P T A G E R E C E I V I N G 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 3 , 3 3 3 . 5 0 0 1 6 0 2 2 2 0 1 3 1 1 0 8 - 0 1 B F P T E S T I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 1 , 0 5 6 . 5 5 0 1 6 0 2 2 C h e q u e A m o u n t - 4 , 3 9 0 . 0 5 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 7 4 7 3 3 S H O P S U P P L I E S 0 1 / 0 9 / 2 0 1 4 1 8 4 . 9 0 0 1 6 0 2 3 C h e q u e A m o u n t - 1 8 4 . 9 0 0 0 1 7 0 5 F R O E S E E X C A V A T I N G 1 2 0 P H I L L 1 P S ( C A L T O N ) D R A I N 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 1 4 , 0 9 2 . 7 7 0 1 6 0 2 4 C h e q u e A m o u n t - 1 4 , 0 9 2 . 7 7 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 2 7 0 7 8 1 F L O O R M A T S , S H O P T O W E L S 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 2 8 0 . 6 4 0 1 6 0 2 5 1 5 1 8 2 7 0 7 8 6 F L O O R M A T S - F I R E H A L L 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 4 5 . 7 1 0 1 6 0 2 5 C h e q u e A m o u n t - 3 2 6 . 3 5 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C J a n 2 0 0 0 2 9 9 5 7 3 0 8 U T I L I T I E S - O F F I C E 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 5 9 1 . 6 4 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 0 3 0 4 1 0 5 7 8 U T I L I T I E S - G A R A G E 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 1 , 0 5 3 . 6 3 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 0 7 1 8 6 5 0 4 5 U T I L I T I E S - S T R A F F I R E 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 4 6 6 . 8 3 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 0 7 4 1 3 4 3 4 0 U T I L I T I E S - V I E N N A L I B R A R Y 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 4 1 . 6 0 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 0 9 1 6 8 0 5 2 9 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 2 2 2 . 9 2 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 0 9 1 7 5 5 4 0 2 U T I L I T I E S - S T R A F L I B R A R Y 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 2 6 6 . 4 6 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 1 1 4 3 0 9 3 1 6 U T I L I T I E S - S . C . C . 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 1 , 8 3 8 . 8 3 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 1 1 9 1 0 7 1 7 6 U T I L I T I E S - P U M P # 2 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 3 1 1 . 7 6 0 1 6 0 2 6 J a n 2 0 0 1 3 7 7 2 7 3 3 8 U T I L I T I E S - B A L L P A R K 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 4 1 . 6 3 0 1 6 0 2 6 C h e q u e A m o u n t - 4 , 8 3 5 . 3 0 0 0 2 2 3 9 I N T E R P U M P S U P P L Y L T D . P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 3 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 3 0 5 8 1 C L E A N , R E P A I R , R E T E S T 1 1 / 2 9 / 2 0 1 3 1 , 6 9 0 . 7 6 0 1 6 0 2 7 C h e q u e A m o u n t - 1 , 6 9 0 . 7 6 0 0 0 1 5 7 K & S W I N D S O R S A L T L T D . 5 3 0 0 0 9 5 6 8 4 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 5 , 9 9 3 . 9 2 0 1 6 0 2 8 5 3 0 0 0 9 5 6 8 5 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 5 , 9 3 9 . 9 1 0 1 6 0 2 8 5 3 0 0 0 9 6 3 3 1 S A F E - T - S A L T 0 1 / 0 9 / 2 0 1 4 2 , 8 9 3 . 5 9 0 1 6 0 2 8 C h e q u e A m o u n t - 1 4 , 8 2 7 . 4 2 0 0 0 5 1 3 K O O L E N E L E C T R I C 1 9 6 1 4 P U M P # 6 - T R O U B L E S H O O T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 1 4 6 . 9 0 0 1 6 0 2 9 1 9 6 1 5 R E P L A C E M E N T C O N T A C T O R S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 , 9 3 8 . 0 0 0 1 6 0 2 9 1 9 6 2 8 R E M O V E X M A S D E C O R A T I O N S 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 5 0 9 . 9 1 0 1 6 0 2 9 1 9 6 2 9 S T R E E T L I G H T R E P A I R - B U R W E L l 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 3 2 7 . 6 5 0 1 6 0 2 9 1 9 6 3 0 V I E N N A S T L R E P A I R 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 1 3 8 . 5 9 0 1 6 0 2 9 1 9 6 3 1 R E M O V E X M A S D E C O R A T I O N S 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 3 0 5 . 9 5 0 1 6 0 2 9 C h e q u e A m o u n t - 4 , 3 6 7 . 0 0 0 0 2 2 6 2 K R A H N ' S A U T O R E P A I R S & S A L E S 1 2 3 7 8 H E A T E R C O R E R E P L A C E M E N T 1 2 / 0 5 / 2 0 1 3 9 9 2 . 8 7 0 1 6 0 3 0 C h e q u e A m o u n t - 9 9 2 . 8 7 0 0 0 6 1 6 M O R S E E L E C T R I C 6 2 1 6 E C C - R E F A S T E N M E T E R C A B I N E 1 0 1 / 0 9 / 2 0 1 4 1 1 0 . 1 8 0 1 6 0 3 1 C h e q u e A m o u n t - 1 1 0 . 1 8 0 0 0 6 1 8 M U N I C I P A L F I N A N C E O F F I C E R S 2 0 1 4 m e m b e r s h i p M E M B E R S H I P R E N E W A L 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 3 3 9 . 0 0 0 1 6 0 3 2 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 3 1 0 6 M O T I V E P U M P R E P A I R 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 9 , 3 4 0 . 2 3 0 1 6 0 3 3 C h e q u e A m o u n t - 9 , 3 4 0 . 2 3 0 0 1 5 3 0 N O R T R A X 1 2 2 7 0 0 B R A K E C L E A N E R S , G A S K E T S E A L 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 5 0 . 2 7 0 1 6 0 3 4 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 2 7 0 0 0 6 6 2 O N T A R I O A S S O C I A T I O N O F 4 9 7 1 5 2 0 1 4 O A F C M E M B E R S H I P 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 2 6 5 . 5 5 0 1 6 0 3 5 C h e q u e A m o u n t - 2 6 5 . 5 5 0 0 0 6 7 0 O N T A R I O M U S E U M A S S O C I A T I O N 2 0 1 4 m e m b e r s h i p M E M B E R S H I P R E N E W A L 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 1 0 0 . 0 0 0 1 6 0 3 6 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 0 6 8 5 P A T W A T T E R S 4 0 8 1 8 E Y E G L A S S E S - W E N D Y W A T T E R S 1 2 / 1 9 / 2 0 1 3 2 7 5 . 0 0 0 1 6 0 3 7 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 4 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 2 7 5 . 0 0 0 0 1 3 2 3 P B S B U S I N E S S S Y S T E M S 1 0 4 1 2 7 W I N D O W E N V E L O P E S 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 3 8 4 . 2 0 0 1 6 0 3 8 C h e q u e A m o u n t - 3 8 4 . 2 0 0 0 1 4 8 4 P E L M O R E X C A N A D A I N C . 1 1 7 2 1 2 L O C A L A R E A F O R E C A S T 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 6 0 3 9 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 2 7 P U R O L A T O R C O U R I E R L T D 4 2 2 6 7 6 3 3 1 C O U R I E R S E R V I C E 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 0 . 6 8 0 1 6 0 4 0 C h e q u e A m o u n t - 2 0 . 6 8 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 J a n U N I T R E N T A L - E . C . C . 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 3 1 . 5 5 0 1 6 0 4 1 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 5 5 0 0 0 7 9 6 S A N D S C A N A D A I N C 0 0 6 7 8 9 7 0 R E G U L A T O R F O R T A N K S 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 2 0 9 . 0 3 0 1 6 0 4 2 C h e q u e A m o u n t - 2 0 9 . 0 3 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 6 8 5 4 9 0 A N S W E R I N G S E R V I C E 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 9 5 . 9 9 0 1 6 0 4 3 0 0 0 0 6 8 5 8 7 6 H O L I D A Y F E E 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 6 0 4 3 C h e q u e A m o u n t - 1 1 8 . 5 9 0 0 1 4 3 4 S T A N T E C C O N S U L T I N G L T D . 8 2 4 9 7 8 R I C H M O N D W A T E R S Y S T E M 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 1 2 , 9 2 1 . 1 0 0 1 6 0 4 4 C h e q u e A m o u n t - 1 2 , 9 2 1 . 1 0 0 0 0 9 3 0 T S C S T O R E S L P . 1 8 1 0 2 3 6 2 4 S A L T S E L E C T 1 2 / 1 0 / 2 0 1 3 1 0 7 . 2 4 0 1 6 0 4 5 1 8 1 0 2 4 7 4 2 S A L T S E L E C T 1 2 / 1 8 / 2 0 1 3 6 4 . 3 4 0 1 6 0 4 5 1 8 1 0 2 7 0 3 6 A D A P T E R , C O U P L I N G , H O S E B A R I 0 1 / 0 4 / 2 0 1 4 9 . 0 4 0 1 6 0 4 5 1 8 1 0 3 7 1 6 0 B U L B S , F L O O D L I G H T , S A L T 0 1 / 0 3 / 2 0 1 4 7 4 . 5 2 0 1 6 0 4 5 1 8 1 0 3 7 1 6 1 S A L T S E L E C T P L U S 0 1 / 0 3 / 2 0 1 4 2 2 . 5 8 0 1 6 0 4 5 C h e q u e A m o u n t - 2 7 7 . 7 2 0 0 1 3 2 4 U N D E R H t L L B R O S 8 8 6 7 7 H A U L I N G S A N D 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 1 , 3 1 0 . 9 6 0 1 6 0 4 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 3 1 0 . 9 6 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D J a n 2 7 3 - 2 1 0 6 1 9 6 9 7 5 4 U T I L I T I E S - E . C . C . 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 4 9 1 . 6 3 0 1 6 0 4 7 J a n 2 7 3 - 2 1 0 6 2 4 3 0 7 2 5 U T I L I T I E S - P U M P # 1 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 2 4 . 8 0 0 1 6 0 4 7 C h e q u e A m o u n t - 5 1 6 . 4 3 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 5 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 : 3 7 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 9 4 2 V A L L E Y B L A D E S L I M I T E D 1 6 3 7 9 8 P L O W B O L T S , H I G H W E A R 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 3 , 5 8 1 . 2 5 0 1 6 0 4 8 C h e q u e A m o u n t - 3 , 5 8 1 . 2 5 0 0 0 9 5 4 V I K I N G G I V E S L T D 2 6 4 2 8 6 7 S N O W P L O W P A R T S 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 3 2 0 . 4 1 0 1 6 0 4 9 C h e q u e A m o u n t - 3 2 0 . 4 1 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 8 7 9 9 P L O W R E P A I R - M A C H I N I N G 0 1 / 1 5 / 2 0 1 4 6 0 . 6 4 0 1 6 0 5 0 8 8 3 6 G R A D E R 6 R E P A I R S 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 2 8 . 0 6 0 1 6 0 5 0 C h e q u e A m o u n t - 8 8 . 7 0 C h e q u e R u n T o t a l - 1 1 1 , 6 4 6 . 2 0 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 6 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 9 : 4 0 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 2 2 6 5 A A R O N L E T K E M A N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C O U N T 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 5 1 . 9 5 0 1 6 0 5 1 C h e q u e A m o u n t - 5 1 . 9 5 0 0 1 2 2 9 A Y L M E R & A R E A C H A M B E R 1 7 0 6 A N N U A L M E M B E R S H I P 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 1 8 9 . 2 8 0 1 6 0 5 2 C h e q u e A m o u n t - 1 8 9 . 2 8 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 1 0 5 7 4 4 G R A D E R T I R E R E P A I R 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 , 8 7 9 . 3 0 0 1 6 0 5 3 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 7 9 . 3 0 0 0 2 2 6 7 B . M . V . M E C H A N I C A L S E R V I C E S 1 6 8 4 9 E T E S T I N G 1 2 / 1 9 / 2 0 1 3 2 6 2 . 0 0 0 1 6 0 5 4 C h e q u e A m o u n t - 2 6 2 . 0 0 0 0 2 2 2 9 B E R N H A R D J A N Z E N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N T A X A C C O U N T 0 1 / 2 9 / 2 0 1 4 1 , 2 3 7 . 6 9 0 1 6 0 5 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 2 3 7 . 6 9 0 0 1 0 6 1 B O B L O Z O N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C O U N T 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 1 2 0 . 5 7 0 1 6 0 5 6 C h e q u e A m o u n t - 1 2 0 . 5 7 0 0 0 1 8 9 C I T Y O F L O N D O N 1 3 1 1 0 4 M R F P R O C E S S I N G 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 1 2 , 5 2 9 . 0 8 0 1 6 0 5 7 C h e q u e A m o u n t - 1 2 , 5 2 9 . 0 8 0 0 0 2 1 2 C O U N T Y O F E L G I N I N 0 0 0 0 5 0 6 8 5 2 0 1 3 P O L I C E S E R V I C E S 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 , 3 1 2 . 7 7 0 1 6 0 5 8 C h e q u e A m o u n t - 2 , 3 1 2 . 7 7 0 0 1 8 8 2 C O U N T Y O F O X F O R D I V C 0 9 0 5 0 W W T P 1 2 / 3 1 / 2 0 1 3 2 , 1 7 4 . 0 1 0 1 6 0 5 9 C h e q u e A m o u n t - 2 , 1 7 4 . 0 1 0 0 0 2 1 8 C U P E L O C A L 3 5 J a n u a r y ' 1 4 R e m i t U N I O N D U E S 0 1 / 2 7 / 2 0 1 4 4 0 5 . 4 9 0 1 6 0 6 0 C h e q u e A m o u n t - 4 0 5 . 4 9 0 0 1 9 0 1 D A T A S O F T S O F T W A R E S O L U T I O N S 2 0 1 4 0 0 1 R I C H M O N D W T P F I N A L 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 2 , 5 7 0 . 1 2 0 1 6 0 6 1 C h e q u e A m o u n t - 1 2 , 5 7 0 . 1 2 0 0 0 0 0 1 D P O C 0 4 P O S T A G E 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 6 7 8 . 0 0 0 1 6 0 6 2 C h e q u e A m o u n t - 6 7 8 . 0 0 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 7 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 9 : 4 0 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 - 4 2 3 9 8 - 0 S P I N O N F I L T E R 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 7 2 . 3 2 0 1 6 0 6 3 1 - 4 2 4 1 0 - 0 C R I M P S , H O S E S 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 1 8 . 1 7 0 1 6 0 6 3 C h e q u e A m o u n t - 9 0 . 4 9 0 0 1 6 1 1 E D W A R D S D O O R S Y S T E M S L T D 0 0 0 0 0 1 9 2 0 7 R E P A I R I N D U S T R I A L D O O R S 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 6 7 7 . 1 0 0 1 6 0 6 4 C h e q u e A m o u n t - 6 7 7 . 1 0 0 0 0 3 2 2 E V A N S U T I L I T Y 0 0 0 0 1 4 4 7 0 3 B A T T E R Y P A C K , P O C K E T R E A D E F 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 3 1 5 . 2 7 0 1 6 0 6 5 C h e q u e A m o u n t - 3 1 5 . 2 7 0 0 0 3 4 8 F R A M P T O N M A I L I N G S Y S T E M S 3 0 6 5 2 I N K C A R T R I D G E 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 2 1 4 . 7 0 0 1 6 0 6 6 C h e q u e A m o u n t - 2 1 4 . 7 0 0 0 0 3 6 7 G E N E R A L C H E M I C A L 9 0 6 2 0 4 0 0 A L U M S U L F A T E 0 1 / 0 8 / 2 0 1 4 6 8 1 . 9 8 0 1 6 0 6 7 C h e q u e A m o u n t - 6 8 1 . 9 8 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C J a n 2 0 0 0 0 2 6 7 0 5 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 8 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 5 8 . 4 5 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 0 2 8 4 2 6 9 3 0 U T I L I T I E S - L I B B Y A V E S T L 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 6 5 . 6 5 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 0 5 6 9 5 9 1 7 5 U T I L I T I E S - E A S T S T S T L 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 2 4 . 4 6 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 0 8 3 8 2 1 3 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 4 0 1 / 1 7 / 2 0 1 4 5 5 . 5 8 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 0 9 5 7 2 3 2 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 3 0 1 / 1 7 / 2 0 1 4 8 5 . 2 0 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 1 2 3 5 2 2 4 9 4 U T I L I T I E S - P U M P # 7 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 9 0 . 3 1 0 1 6 0 6 8 J a n 2 0 0 ' 1 2 4 7 8 4 8 8 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 6 5 . 6 5 0 1 6 0 6 8 C h e q u e A m o u n t - 5 4 5 . 3 0 0 0 2 2 6 3 L I S A B L A T 2 r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C O U N T 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 1 2 7 . 7 0 0 1 6 0 6 9 C h e q u e A m o u n t - 1 2 7 . 7 0 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L 1 8 1 - 1 8 1 F e b ' 1 4 F E B R U A R Y R E M I T 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 4 , 2 5 9 . 0 7 0 1 6 0 7 0 1 8 3 - 1 8 3 F e b ' 1 4 F E B R U A R Y R E M I T 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 4 , 3 1 4 . 1 8 0 1 6 0 7 0 C h e q u e A m o u n t - 8 , 5 7 3 . 2 5 0 0 2 2 6 4 M I C H E L T H E R R I E N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C O U N T 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 1 4 5 . 5 9 0 1 6 0 7 1 C h e q u e A m o u n t - 1 4 5 . 5 9 0 0 1 4 3 3 M I C R O C A D C O M P U T E R C O R P O R A T I O N I N 0 0 1 0 2 8 6 R O U T E R , C O M P U T E R S O F T W A R E 0 1 / 2 4 / 2 0 1 4 7 1 1 . 9 0 0 1 6 0 7 2 C h e q u e A m o u n t - 7 1 1 . 9 0 0 0 0 6 3 3 N A T U R A L R E S O U R C E G A S L I M I T E D P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 8 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 9 : 4 0 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r E 1 2 3 7 8 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 8 8 6 . 1 5 0 1 6 0 7 3 E 2 0 4 6 9 - O U a n U T I L I T I E S - R I C H M O N D R D P U M P 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 4 3 . 3 9 0 1 6 0 7 3 E 2 2 3 8 0 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - P U M P # 5 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 6 0 7 3 E 2 4 2 0 0 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - S . C . C . 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 7 7 9 . 4 0 0 1 6 0 7 3 E 4 5 4 0 7 - O U a n U T I L I T I E S - O F F I C E 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 5 2 9 . 9 2 0 1 6 0 7 3 E 4 5 4 0 9 - O U a n U T I L I T I E S - P U M P # 2 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 1 6 . 3 2 0 1 6 0 7 3 E 4 5 4 1 0 - O U a n U T I L I T I E S - L I B R A R Y 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 1 3 9 . 0 1 0 1 6 0 7 3 E 5 1 6 0 0 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - G A R A G E 0 1 / 2 1 / 2 0 1 4 1 , 9 0 6 . 5 4 0 1 6 0 7 3 F 1 9 2 9 0 - O U a n U T I L I T I E S - E D I S O N M U S E U M 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 2 6 0 . 6 4 0 1 6 0 7 3 F 2 0 6 0 0 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - V C C 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 4 1 . 2 0 0 1 6 0 7 3 F 2 6 8 6 4 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - P U M P # 6 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 3 2 . 1 6 0 1 6 0 7 3 G 0 6 2 1 0 - O U a n U T I L I T I E S - P B L I B R A R Y 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 2 0 6 . 3 0 0 1 6 0 7 3 G 0 6 3 0 5 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - M A R I N E M U S E U M 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 4 2 0 . 4 0 0 1 6 0 7 3 G 0 6 3 0 7 - O U a n U T I L I T I E S - P B F I R E H A L L 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 6 . 2 2 0 1 6 0 7 3 G 1 5 7 0 0 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - P B O P P 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 6 0 7 3 G 4 0 4 0 7 - 0 1 J a n U T I L I T I E S - P B G A R A G E 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 5 0 9 . 4 4 0 1 6 0 7 3 G 7 9 2 0 5 - 0 2 J a n U T I L I T I E S - F I R E H A L L 0 1 / 2 3 / 2 0 1 4 7 3 8 . 5 2 0 1 6 0 7 3 C h e q u e A m o u n t - 6 , 5 5 5 . 8 9 0 0 0 6 3 4 N E B S B U S I N E S S F O R M S L I M I T E D 2 1 4 0 1 0 8 8 2 5 - 3 W I N D O W E N V E L O P E S 0 1 / 2 5 / 2 0 1 4 2 0 5 . 4 6 0 1 6 0 7 4 C h e q u e A m o u n t - 2 0 5 . 4 6 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 2 9 8 1 R I C H M O N D P R O J E C T 1 1 / 2 9 / 2 0 1 3 1 9 , 5 9 9 . 3 3 0 1 6 0 7 5 7 3 0 3 5 R I C H M O N D P R O J E C T 1 2 / 1 2 / 2 0 1 3 1 7 , 3 4 7 . 6 3 0 1 6 0 7 5 C h e q u e A m o u n t - 3 6 , 9 4 6 . 9 6 0 0 0 6 5 8 O M E R S 0 4 1 0 0 0 J a n ' 1 4 J A N U A R Y R E M I T 0 1 / 2 7 / 2 0 1 4 1 8 , 5 4 9 . 1 0 0 1 6 0 7 6 C h e q u e A m o u n t - 1 8 , 5 4 9 . 1 0 0 0 2 2 6 6 O M T R A 2 0 1 4 * 0 7 6 6 2 0 1 4 M E M B E R S H I P 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 4 . 8 7 0 1 6 0 7 7 C h e q u e A m o u n t - 2 2 4 . 8 7 0 0 0 7 0 6 P I T N E Y B O W E S c o n t r a c t 9 9 9 9 9 L E A S E P A Y M E N T D M 4 0 0 C 0 1 / 2 9 / 2 0 1 4 6 6 8 . 1 7 0 1 6 0 7 8 C h e q u e A m o u n t - 6 6 8 . 1 7 0 0 1 9 0 7 P R O T E K I N V 0 9 5 1 2 6 C A R T R I D G E S , T O N E R 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 5 3 7 . 8 8 0 1 6 0 7 9 C h e q u e A m o u n t - 5 3 7 . 8 8 0 0 0 7 4 4 R E A L T A X I N C 4 3 7 8 6 F I N A L N O T I C E 0 0 3 - 0 7 6 0 0 0 1 / 2 7 / 2 0 1 4 4 2 3 . 7 5 0 1 6 0 8 0 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 7 9 o f 1 4 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 9 : 4 0 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e . R e g i s t e r - 0 1 / 3 0 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 4 2 3 . 7 5 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - G R O E S C H 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K I 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P T B U R F I R E D E P T 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 3 . 2 2 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E P T 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 I 2 2 . 6 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 6 7 . 9 6 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 6 3 6 - 9 4 6 4 C E L L P H O N E - K K R U G E R 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 6 0 8 1 1 3 5 5 0 6 9 7 3 4 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 0 1 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 6 0 8 1 C h e q u e A m o u n t - 4 8 6 . 6 8 0 0 1 5 6 9 S I M O N W A G L E R H O M E S I N C b l d g d e p o s i t r e f u n d 6 9 3 8 R I C H M O N D R D 0 1 / 2 7 / 2 0 1 4 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 6 0 8 2 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 0 0 2 1 9 6 T H E P U B L I C S E C T O R D I G E S T I N C . 5 0 8 9 C I T Y W I D E T A N G I B L E A S S E T S 0 1 / 1 0 / 2 0 1 4 3 , 5 0 8 . 6 6 0 1 6 0 8 3 C h e q u e A m o u n t - 3 , 5 0 8 . 6 6 0 0 1 3 2 4 U N D E R H I L L B R O S 8 8 6 8 2 S N O W P L O W I N G 0 1 / 1 3 / 2 0 1 4 2 5 4 . 2 5 0 1 6 0 8 4 8 8 6 8 5 S N O W P L O W 1 N G 0 1 / 1 6 / 2 0 1 4 1 4 5 . 4 9 0 1 6 0 8 4 8 8 6 8 6 S N O W P L O W I N G 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 5 1 1 . 3 4 0 1 6 0 8 4 8 8 6 9 3 S N O W P L O W I N G 0 1 / 2 2 / 2 0 1 4 1 4 4 . 0 7 0 1 6 0 8 4 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 5 5 . 1 5 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 8 8 1 9 P L O W R E P A I R S 0 1 / 2 0 / 2 0 1 4 2 8 . 4 3 0 1 6 0 8 5 1 8 8 5 2 S T E E L S I G N B A S E S 0 1 / 2 7 / 2 0 1 4 7 9 1 . 0 0 0 1 6 0 8 5 C h e q u e A m o u n t - 8 1 9 . 4 3 0 0 0 9 8 6 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 J a n ' U J A N U A R Y R E M I T 0 1 / 1 1 / 2 0 1 4 3 , 2 9 3 . 7 7 0 1 6 0 8 6 C h e q u e A m o u n t - 3 , 2 9 3 . 7 7 C h e q u e R u n T o t a l - 1 2 1 , 2 6 9 . 3 1 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 8 0 o f 1 4 9 A D p c A N A D A RUN: JAN 21 201^NO:A p A Y R 0 L T E c H N 0 L 0 G I E s PAGE: 1126 D A L Y u p D A T E R E p 0 R 80RW c 0 H p A N Y T 0 A L s HST REG; l00057'iI3RT0004 MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:JAN 22, 201^ TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:JAN 2<i, 2014 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 13,925.48 13,925.48 23,680.36 FEDL TAX NR TAX NR TAX PROV TAX PROV TAX El CONT 2,856.08 2,856.08 5,196.78 El CONT QPIP QPIP CAN PEN 6,338.68 6,338.68 U,<i39.86 CAN PEN QC PEN QC PEN QC HSF QC HSF ON EHT 1/333.00 1,533.00 2,<i3l.09 ON EHT MB HET MB MET NL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 24,'.455.24 24,<53.24 42,7<8.09 TOT STATS CHEQUES CHEQUES DEPOSITS 45,636.30 45,636.50 8^,234.42 DEPOSITS US DEPS US DEPS DED DEPS DED DEPS SAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY ^5,636.30 45,636.30 81,234.42 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYRDL 70,089.54 70,089.54 126,982.51 TOT PAYROL SERV CHRG 2Z0.23 220.23 3^5.65 SERV CHRG HST 28.63 28.63 44.93 HST GRAND TOT 70,538.40 70,338.40 127,373.09 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE CO-YE RUN 2 60.00 R.O.E. FORMS 1 1.69 SALARIED WORKPAYS 18 32.04 HOURLY WORKPAYS 13 23.14 PAYROLL RUNS 1 52.02 PAY ADVICE FOLD 31 7.75 COURIER FEE 3 39.09 DELIVERY SURCHARGE 3 4.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 220.23 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 70,338.40 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 6 0 0 9 t o C h e q u e # 0 1 6 0 8 6 i n c l u . . . P a g e 8 1 o f 1 4 9 9 m ^ O n t a r i o R a n d y P e t t a p i e c e , M P P Q u e e n ' s P a r k P e r t h - W e I l i n g t o n l n ^ T o r o n t o , O n t a r i o A / ^ f ^ ^ J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 . < ; i V ' r f L y n d a M i l l a r d C l e r k M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R d P O B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O D e a r M s . M i l l a r d : R e : R e s o l u t i o n o n J o i n t a n d S e v e r a l L i a b i l i t y R i s i n g m u n i c i p a l i n s u r a n c e p r e m i u m s m u s t b e r e i n e d i n . F o r y e a r s , m u n i c i p a l i t i e s h a v e a s k e d t h e p r o v i n c e t o a d d r e s s j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y , w h i c h i s t h e p r i m a r y c o n t r i b u t o r t o r i s i n g p r e m i u m s . M u n i c i p a l i t i e s , o f t e n t a r g e t e d a s i n s u r e r s o f l a s t r e s o r t , c a n b e o n t h e h o o k f o r m a s s i v e d a m a g e a w a r d s e v e n i f t h e y a r e d e e m e d j u s t o n e p e r c e n t r e s p o n s i b l e . W e a r e t o l d t h a t 3 8 U . S , s t a t e s h a v e e n a c t e d s o m e f o r m o f p r o p o r t i o n a t e l i a b i l i t y , a n d t h a t o t h e r j u r i s d i c t i o n s a r e a l s o p u r s u i n g r e f o r m . M u n i c i p a l i t i e s h a v e s a i d t h a t w e i n O n t a r i o c a n n o t a f f o r d t o w a i t a n y l o n g e r . I a g r e e . A s a f o r m e r m e m b e r o f a m u n i c i p a l c o u n c i L I f u l l y a p p r e c i a t e t h e i m p a c t o f r a p i d l y r i s i n g i n s u r a n c e p r e m i u m s . I t i s u n f a i r a n d u n r e a l i s t i c f o r t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t t o a l l o w t h i s s i t u a t i o n t o c o n t i n u e - e s p e c i a l l y a s i t a f f e c t s s m a l l a n d r u r a l m u n i c i p a l i t i e s , w h i c h c a n l e a s t a f f o r d t o p a y , M u n i c i p a l i t i e s h a v e h e a r d m a n y p r o m i s e s f o r d i s c u s s i o n , i n c l u d i n g f o r m e r P r e m i e r D a l t o n M c G u i n t y ' s c o m m i t m e n t a t t h e 2 0 1 1 A M O c o n f e r e n c e . B u t t h e t i m e f o r d i s c u s s i o n i s o v e r . W e n e e d t o i m p r e s s u p o n t h e g o v e r n m e n t i n a c o n s t r u c t i v e w a y , t h a t i t m u s t t a k e m e a n i n g f u l a c t i o n . R e c e n t l y I i n t r o d u c e d t h e f o l l o w i n g p r i v a t e m e m b e r ' s r e s o l u t i o n i n t h e O n t a r i o l e g i s l a t u r e : T h a t , i n t h e o p i n i o n o f t h i s H o u s e , t h e g o v e r n m e n t s h o u l d p r o t e c t t a x p a y e r s f r o m h i g h e r p r o p e r t y t a x e s b y i m p l e m e n t i n g a c o m p r e h e n s i v e , l o n g - t e r m s o l u t i o n t o r e f o r m j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e f o r m u n i c i p a l i t i e s b y n o l a t e r t h a n J u n e 2 0 1 4 , a d d r e s s i n g t h e a l a r m i n g r i s e i n i n s u r a n c e p r e m i u m s d u e t o r i s i n g l i t i g a t i o n a n d c l a i m c o s t s . B e c a u s e t h i s i s s u e a f f e c t s m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s t h e p r o v i n c e / 1 b e l i e v e t h e r e i s g o o d r e a s o n f o r a l l M P P s , r e g a r d l e s s o f p a r t y a f f i l i a t i o n , t o s u p p o r t m y r e s o l u t i o n . I a l s o b e l i e v e i t i s i m p o r t a n t t h a t t h e g o v e r n m e n t a c t b y J u n e , b e f o r e t h e l e g i s l a t u r e b r e a k s f o r t h e s u m m e r , . . . / 2 C o n s t i t u e n c y O f f i c e . 5 5 L o m e A v e n u e E a s t . S t r a t f o r d , O n t a r i o N 5 A 6 S 4 . T e l . ( 5 1 9 ) 2 7 2 - 0 6 6 0 T o l l - f r e e : 1 - 8 0 0 - 4 6 1 - 9 7 0 1 F a x ( 5 1 9 ) 2 7 2 - 1 0 6 4 E - m a i l : r a n d y . p e t t a p i e c e c o @ p c . o l a . o r g C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 f r o m P e r t h - W e l l i n g t o n . . . P a g e 8 2 o f 1 4 9 I f y o u r m u n i c i p a l i t y s u p p o r t s t h e i n t e n t o f m y r e s o l u t i o n , I w o u l d e n c o u r a g e y o u t o c o n s i d e r p a s s i n g a f o r m a l r e s o l u t i o n t o s u p p o r t i t . I f y o u r C o u n c i l d e c i d e s t o p r o c e e d i n t h i s w a y , I w o u l d a p p r e c i a t e r e c e i v i n g a c o p y o f y o u r r e s o l u t i o n a s s o o n a s p o s s i b l e . D e b a t e o n t h i s r e s o l u t i o n i s s c h e d u l e d f o r F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 4 . I f y o u h a v e a n y f e e d b a c k o n t h i s i s s u e , o r i f y o u r e q u i r e a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , p l e a s e d o n ' t h e s i t a t e t o c o n t a c t m e a t 5 1 9 - 2 7 2 - 0 6 6 0 o r b y e m a i l : r a n d y . p e t t a p i e c e c o @ p c . o l a . o r g T h a n k y o u v e i y m u c h f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n . S i n c e r e l y , 7 V ^ H n - r ^ - ^ / ^ , ^ ? ^ & " ^ . & - / : / ^ R a n d y P e t t a p i e c e , M P P P e r t h - W e l l i n g t o n R P : s y C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 f r o m P e r t h - W e l l i n g t o n . . . P a g e 8 3 o f 1 4 9 / - ' , J C ^ ^ f l ^ - ^ 7 ^ ( a C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 4 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E : T ^ ^ S U B J E C T : C R O S S I N G G U A R D R E Q U E S T N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 0 6 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s f a r t h e r t o r e p o r t P W 2 0 1 3 - 1 1 a n d P W 2 0 1 4 - 0 1 , a n d p r o v i d e s i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e o f d i s c u s s i o n c o n c e r n i n g t h e G a p S u r v e y c o n d u c t e d b y t h e C o m m i s s i o n a i r e s t o w a r d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c r o s s i n g g u a r d s f o r t h e P u b l i c S c h o o l i n S t r a f f o r d v i l l e . B a c k g r o u n d C o u n c i l m a y r e c a l l t h a t A d m i n i s t r a t i o n w a s t a s k e d w i t h e n g a g i n g t h e C o m m i s s i o n a i r e s t o c o n d u c t a g a p s u r v e y t o d e t e r m i n e t h e n e e d f o r a c r o s s i n g g u a r d a t t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l . S u b s e q u e n t t o t h e C o u n c i l M e e t i n g o f T h u r s d a y J a n u a r y 9 , 2 0 1 4 , C o u n c i l r e q u e s t e d m o r e i n f o n n a t i o n a n d f o r t h e C o m m i s s i o n a i r e ' s t o f u r t h e r p r e s e n t t h e i r C r o s s i n g G u a r d R e p o r t . A l s o , C o u n c i l r e q u e s t e d m o r e i n f o r m a t i o n w i t h r e s p e c t t o t h e c o s t o f c o n s h - u c t i n g a n e l e c t r o n i c a u t o m a t e d p e d e s f a i a n c r o s s i n g . S t a f f C o m m e n t s ^ h i e - - ^ o m n l i s . s i o n a i r e ^ s w e r ! i n v i t e d b y s t a f f t o a t t e n d t h e J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 C o u n c i l m e e t i n g . B e l o w a r e e s t i m a t e s f o r i m p l e m e n t i n g v a r i o u s o p t i o n s t o a d d r e s s t h e r e q u e s t o f a c r o s s i n g g u a r d : O p t i o n s D e s c r i p t i o n E s t i m a t e C r o s s i n g G u a r d H l r e / T r a i n a c r o s s i n g g u a r d f o r $ 5 , 5 0 0 t o $ 5 , 9 0 0 / y r f o r t h e t h e r e c o m m e n d e d c r o s s i n g n e x t 5 y r s t i m e s i n t h e C o m m i s s i o n a i r e ' s R e p o r t E l e c t r o n i c F l a s h i n g S c h o o l I n s t a l l s e t s o f s c h o o l $ 5 0 , 0 0 0 a n d u p S i g n s z o n e / s p e e d l i m i t s i g n s t h a t a r e e q u i p p e d w i t h f l a s h i n g a m b e r l i g h t s a n d a r e d u c e d s p e e d l i m i t F u l l E l e c t r o n i c P e d e s t r i a n I n s t a l l a f u l l p e d e s t r i a n $ 7 5 , 0 0 0 C r o s s i n g c r o s s i n g t h a t i s a c t u a t e d b y p u s h i n g a b u t t o n . A d e d i c a t e d p o w e r s u p p l y , 4 t r a f f i c s i g n a l h e a d s , a c o n t r o l l e r , c u r b c u t s , l i n e p a i n t i n g a n d s i g n a g e w o u l d b e r e q u i r e d . L i k e l y a $ 5 0 $ 1 0 0 p e r m o n t h e l e c t r i c a l b i l l , p l u s a n n u a l . m a i n t e n a n c e . S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 4 o f 1 4 9 A f t e r r e v i e w i n g t h e d a t a a b o v e , s t a f f r e c o m m e n d s i m p l e m e n t i n g a c r o s s i n g g u a r d b a s e d o n t h e o u t c o m e o f t h e g a p s u r v e y ; a n d t h a t i t i s t h e n > o s t e c o n o m i c a l w a y t o a d d r e s s t h e r e q u e s t f o r a s c h o o l c r o s s i n g . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l h i r e s a n d t r a i n s a c r o s s i n g g u a r d f o r t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d R e v i e w e d b y C ^ z u J ( % 3 ^ - u j t e t , V a n c e C z e r w i n s t e , P u b l i c W o r k s M a n a g e r D a v i d A r i s t o n e , A c t i n g A d m i n i s t r a t o r 2 S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 5 o f 1 4 9 - J < ^ A . C T / 1 ^ ° 1 ^ ) C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 3 , 2 0 1 4 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E : T o % S U B J E C T : C R O S S I N G G U A R D R E Q U E S T N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 0 1 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s f u r t h e r t o r e p o r t P W 2 0 1 3 - 1 1 , a n d p r o v i d e s i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e o f d i s c u s s i o n c o n c e r n i n g t h e G a p S u r v e y c o n d u c t e d b y t h e C o m m i s s i o n a i r e s t o w a r d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c r o s s i n g g u a r d s f o r t h e P u b l i c S c h o o l i n S t r a f f o r d v i l l e . B a c k g r o u n d C o u n c i l m a y r e c a l l t h a t A d m i n i s t r a t i o n w a s t a s k e d w i t h e n g a g i n g t h e C o m m i s s i o n a i r e s t o c o n d u c t a g a p s u r v e y t o d e t e r m i n e t h e n e e d f o r a c r o s s i n g g u a r d a t t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l . S t a f f C o m m e n t s A f t e r r e v i e w i n g t h e r e p o r t , s t a f f c o n c u r r e d w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n s t o i m p l e m e n t c r o s s i n g g u a r d b a s e d o n t h e o u t c o m e o f t h e g a p s u r v e y . A t t a c h e d i s t h e C o m m i s s i o n a i r e ' s r e p o r t f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l h i r e s a n d b - a i n s a c r o s s i n g g u a r d f o r t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d R e v i e w e d b y V a n c e C z e r w i n s k i , P u b l i c W o r k s M a n a g e r K y l e K r u g e r , A d m i n i s b - a t o r S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 6 o f 1 4 9 R e p o r t T o M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P r o p o s e d S c h o o l C r o s s i n g G u a r d W a r r a n t / G a p S u r v e y » T m 1 < - < ' f J A l h n f o . - m a j o n c o n f i n e d i n ^ h i s d o c u m e n t i s c o n n d a n t i a l e n d p r o p . - i e i y . 0 C o m m i s s i o n a i r s s G r s c t L a k e s , . . ' o , - e l e e s e , d i s u - i b u t i o n , o r u s e o f t h i s i n f o r m E t i o n i s c - . u t h o r i z s G e x c a p t t o e v c - . l u e t e t h i 0 * L - p r o p o s e l ^ o r i i s o r i g i n c . 1 p u r p o s e . S u b m i t t e d : N o v e m b e r / , 2 0 1 3 S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 7 o f 1 4 9 P r o p o s e d S c h o o l C r o s s i n g G u a r d ^ a ^ r ^ - 3 ^ . W a r r a n V G a p S u r v e y R e p o r t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m v . I T U ^ < . : s " < ' ^ ^ n l t y l ^ M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d , B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e O N N O J 1 Y O N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 S u b j e c t : S c h o o l C r o s s i n g G u a r d W a r r a n t / G a p S u r v e y M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D e a r ; V a n c e C z e r w i n s k i C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s ( C G L ) i s p l e a s e d t o s u b m i t o u r r e p o r t t o y o u r r e q u e s t f o r a S c h o o l ? ^ s ^ 9 - ^ ^ a . n ! a n d _ G a , p ^ . u r v T . y : C G L h a v e . f u l l y i l l u s t r a t e d i n t h i s r e P o r t o u r f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s i n c o n d u c t i n g t h i s s u r v e y u s i n g t h e g u i d e l i n e s a n d r e c o m m e n d a t i o n s d e t a i l e d i n t h e O n t a r i o T r a f f i c C o u n c i l ( O T C ) " S c h o o l C r o s s i n g G u a r d G u i d e " . T h e s u r v e y i s a t e c h n i c a l s t u d y c o m b i n i n g e n g i n e e r i n g p r i n c i p a l s a n d g o o d o b s e r v a t i o n s k i l l s t o c o l l e c t s i t e d a t a t o d e t e r m i n e t h e c o n t i n u e d r e q u i r e m e n t f o r t h e c u r r e n t c r o s s i n g g u a r d s . I t i n c l u d e d , m e a s u r i n g t h e n u m b e r o f c h i l d r e n , v o l u m e o f t r a f f i c , a n d a v a i l a b l e g a p s i n v e h i c u l a r t r a f f i c . I t i s t h e l a c k o f a d e q u a t e g a p a v a i l a b i l i t y i n v e h i c u l a r t r a f f i c t h a t p r e d o m i n a t e l y d e t e r m i n e s t h e n e e d f o r a g u a r d . A g u a r d i s p u t i n p l a c e t o s t o p t r a f f i c a n d c r e a t e s a f e c r o s s i n g g a p s . C G L w i l l b e a v a i l a b l e t o a n s w e r a n y q u e s t i o n s o r c o n c e r n s a s a r e s u l t o f t h i s s u r v e y . R e g a r d s , M u r r a y J . Q u i n t o n , M M M , C D A r e a M a n a g e r T e l : 5 1 9 - 3 3 6 - 7 1 3 5 E x t 2 2 C e l l : 5 1 9 - 3 1 2 - 6 5 5 0 A l l t h e i n f o r m a t i o n a n d i d e a s w i t h i n t h i s d o c u m e n t a r e C O N F I D E N T I A L a n d t h e p r o p e r t y o f C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t r , C O ^ K f S S i O N A f l E S L a k e s ; - A c c e s s . t o t h i s « d o c l J m e " t i s r e s t r i c t e d t o t h o s e 9 ' v e n p e r m i s s i o n b y C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s : A l l r i g h t e r e s e r v e d . C o p y r i g h t 2 0 1 1 . N o v e m b e r 4 , 2 0 1 3 , S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 8 o f 1 4 9 P r o p o s e d S c h o o l C r o s s i n g G u a r d ^ S S ^ f ^ a s ^ W a r r a n t / G a p S u r v e y R e p o r t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m / . f < . . . - ' N ^ ^ > < ' - ^ ^ h > n T t y i » ^ ' ? ^ . ^ - . f - « - ^ E ( - * , J " « * ^ ^ - i * - * > - - - » » h ^ h / * ^ 1 . k * - - I » ^ » ^ 0 : t - . > \ 9 ^ v > ^ h » » - » m - » r - f r ^ f \ < . 1 v r - 1 < . ' * . . A ^ < _ » M - - . * r f C ^ * " ^ . . 1 * f r - - f . b h - J - a A U T H O R : M . J Q u i n t o n , A r e a M a n a g e r , C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s O N S I T E S U B J E C T M A T T E R A U T H O R I T Y : S g t J a y m e L e N e v e , a s s i s t e d b y S g t T e d P a r t i n g t o n C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s S U B J E C T : W A R R A N T A N D G A P S U R V E Y - S c h o o l C r o s s i n g G u a r d W a r r a n t R E C O M M E N D A T I O N : T h e m u n i c i p a l i t y r e c e i v e s t h i s r e p o r t f o r t h e i r i n f o r m a t i o n a n d a c t i o n . C L O S E S T S C H O O L S E R V I C E D : S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l R E A S O N F O R R E P O R T : T h i s r e p o r t r e v i e w s t h e o n e l o c a t i o n w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . I t i s a T e c h n i c a l R e v i e w a n d e v a l u a t e s t h e n e e d f o r a S c h o o l C r o s s i n g a n d S c h o o l C r o s s i n g G u a r d a t t h i s l o c a t i o n . S U M M A R Y : B a s e d o n t h e O T C S c h o o l C r o s s i n g G u i d e t h e c r o s s i n g g u a r d W a r r a n t a n d G a p e s u r v e y w a s c o n d u c t e d a t t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l 9 1 8 8 P l a n k R o a d , S t a f f o r d v i l l e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . A H t h e i n f o r m a t i o n a n d ^ i d e a s w i t h i n t h i s d o c u m e n t a r e C O N F I D E N T I A L a n d t h e p r o p e r t y o f C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t C C M M t S S I D N A I R E S » L a k e s ; . A C M i s s t o t h ' s d o c u m e n t [ s r e s t r i c t e d t o t h o s e 9 i v e n P e r m i s s i o n b y C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s : A l l n g h t e 1 . . - . I r e s e r v e d . C o p y r i g h t 2 0 1 1 . N o v e m b e r 4 , 2 0 1 3 , S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 8 9 o f 1 4 9 P r o p o s e d S c h o o l C r o s s i n g G u a r d ^ S S ^ f / ? - ^ W a r r a n t / G a p S u r v e y R e p o r t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m L ( . " - r ^ ' ^ . , < » ' A ! > i T n 1 ^ ° ' * m > l t y ^ ~ v ^ » f . \ . ^ < r * T I f r - . * . ' 1 . * < . < . . l l / J » . ^ ' ^ 1 ^ » / . * ^ ^ I R e c o m m e n d a t i o n / N o t i f i c a t i o n s : T h e r e s u l t s s h o w t h e r e w a s n o s u f f i c i e n t g a p s f o r t h e s t u d e n t s t o s a f e l y c r o s s i n t h e . m o r n i n g a n d a g a i n i n t h e a f t e r n o o n a s p e r t h e f o l l o w i n g c h a r t . N o s t u d e n t s c r o s s e d d u r i n g t h e f i r s t n u t r i t i o n b r e a k f r o m 1 0 2 0 - 1 1 5 0 t h e r e w e r e s u f f i c i e n t . g a p s a v a i l a b l e f o r t h e s e c o n d n u t r i t i o n b r e a k f r o m 1 2 4 0 - 1 3 4 0 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a c r o s s i n g g u a r d b e o n d u t y d u e t o t h e n u m b e r o f s t u d e n t s c r o s s i n g . S c h o o l P e d e s t r i a n D e l a y T i m e S t u d y C a l c u l a t i o n s a r e t h e n u m b e r o f s a f e g a p s r e q u i r e d . t o n o t h a v e a c r o s s i n g . T h e a c c e p t a b l e s a f e g a p f o r t h i s l o c a t i o n i s 2 0 s e c o n d s . I f t h e r e a r e l e s s t h a n 4 s a f e g a p s i n t r a f f i c i n f i f t y p e r c e n t o f t h e f i v e m i n u t e t i m e d i n t e r v a l s . T h i s p r o p o s e d S c h o o l C r o s s i n g i s " W a r r a n t e d " f o r a s c h o o l c r o s s i n g g u a r d b a s e d o n t h e s t u d y c a l c u l a t i o n s a n d t h e o n s i t e o b s e r v a t i o n o f t r a f f i c f l o w , t e r r a i n a n d o t h e r m e d i c a t i n g f a c t o r s , a s n o t e d b y t h e s u b j e c t m a t t e r e x p e r t . I t i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t t h e n u t r i t i o n b r e a k _ 1 2 4 0 - 1 3 4 0 b e s t a f f e d . T h e c r o s s i n g s h o u l d b e a 2 w a y c r o s s i n g P l a n k R o a d a n d M a i n S t r e e t a s s h o w n b e l o w . S c h o o l P e d e s t r i a n D e l a y T i m e S t u d y C a l c u l a t i o n s D a t e 3 0 - 0 c t - 1 3 L o c a t i o n P l a n k & M a i n S t , S t a f f o r d s v i l l e F i m e F i m e i n M i n P e d e s t r i a n s S a f e T r a f f i c G a p s # o f S a f e G a p s / 5 M i n 0 8 0 0 h - T o t a l C r o s s i n g s O Q O O h 6 0 = 2 7 S t u d e n t s 4 6 3 . 8 Y E S ! 1 0 2 0 h - F o f a l C r o s s i n g s 1 1 1 5 h 5 5 = 0 S t u d e n t s 6 3 5 . 7 M O 1 2 4 0 h - F a t a l C r o s s i n g s 1 3 4 0 h 6 0 = 2 7 S t u d e n t s 6 6 5 . 5 N O 1 5 1 0 h - F a t a l C r o s s i n g s 1 6 0 0 h j 5 0 = 5 0 S t u d e n t s 3 5 3 . 5 Y E S A l l t h e i n f o r m a t i o n a n d i d e a s w i t h i n t h i s d o c u m e n t a r e C O N F I D E N T I A L a n d t h e p r o p e r t y o f C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t C O M M i S S I O N A I R E S L a k e s A c c e s s t o t h i s d o c u m e n t i s r e s t r i c t e d t o t h o s e g i v e n p e r m i s s i o n b y C o m m i s s i o n a i r e s G r e a t L a k e s . A l l r i g h t s r e s e r v e d . C o p y r i g h t 2 0 1 1 . N o v e m b e r 4 , 2 0 1 3 , S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t " . . . . P a g e 9 0 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 0 3 . 0 3 S U B J E C T : 2 0 1 3 C o u n c i l R e m u n e r a t i o n & E x p e n s e s N U M B E R : F 2 0 1 4 - 0 3 B a c k g r o u n d C o m m e n t s P u r s u a n t t o s e c t i o n 2 8 4 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , a S t a t e m e n t o f R e m u n e r a t i o n a n d E x p e n s e s f o r a l l t h e M e m b e r s o f C o u n c i l i s t o b e s u b m i t t e d b y t h e T r e a s u r e r e a c h y e a r t o C o u n c i l . I t e m i z e d b e l o w a r e t h e r e m u n e r a t i o n a n d e x p e n s e s f o r e a c h M e m b e r o f C o u n c i l f o r t h e y e a r 2 0 1 3 . E x p e n s e s i n c l u d e m i l e a g e p a i d t o i n d i v i d u a l C o u n c i l l o r s . T a x a b l e E x p e n s e s C o n f e r e n c e & M i l e a g e R e i m b u r s e m e n t s P a u l E n s $ 1 0 , 7 8 1 . 9 4 $ 5 , 3 9 1 . 1 0 $ C l i f f E v a n i t s k i 5 , 9 0 8 . 6 2 2 , 9 5 4 . 3 1 2 8 0 . 8 0 E d K e t c h a b a w 6 , 2 8 9 . 1 4 3 , 1 4 4 . 4 4 1 , 7 0 7 . 0 9 W a y n e C a s i e r 6 , 7 7 2 . 7 7 3 , 3 8 6 . 2 9 1 , 7 9 2 . 5 9 T o m S o u t h w i c k 6 , 2 8 9 . 1 4 3 . 1 4 4 . 4 4 2 , 5 9 5 . 2 0 T o t a l $ 3 6 . 0 4 1 . 6 1 $ 1 S 6 3 7 5 . 6 8 R e c o m m e n d a t i o n : T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 3 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , » ^ l u ^ ^ ^ f c ^ - D a v i d A r i s t o n e , C A S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 3 r e g a r d i n g " 2 0 1 3 C o u n c i l R e m u n e r a t i o n & . . . P a g e 9 1 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 1 2 S U B J E C T : I n v e s t m e n t R e p o r t N U M B E R : F 2 0 1 4 - 0 4 B a c k g r o u n d C o m m e n t s S e c t i o n 8 ( 1 ) o f O n t a r i o R e g u l a t i o n 4 3 8 / 9 7 r e q u i r e s t h e T r e a s u r e r t o p r e p a r e a n d p r o v i d e t o C o u n c i l , e a c h y e a r , a n I n v e s f a n e n t R e p o r t c o n c e r n i n g a n y p r e s c r i b e d i n v e s t m e n t s t h e M u n i c i p a l i t y h a s u n d e r s a i d r e g u l a t i o n . A t t a c h e d i n A p p e n d i x " A " i s a s u m m a r y o f t h e p o r t f o l i o p e r f o r m a n c e f o r t h e y e a r 2 0 1 3 . A l l i n v e s t m e n t s l i s t e d a r e s h o r t - t e r m , m e a n i n g t h e M u n i c i p a l i t y c a n w i t h d r a w f u n d s a t a n y t i m e ; t h e e x c e p t i o n b e i n g t h e m u n i c i p a l d r a i n d e b e n t u r e s h e l d . T h e m u n i c i p a l d r a i n d e b e n t u r e p o r t i o n o f t h e p o r t f o l i o i s m i n o r ( l e s s t h a n 3 . 6 % ) . T h e m a j o r i t y o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s i n v e s t m e n t s ( 9 6 . 4 % ) a r e w i t h T h e O n e I n v e s t m e n t P r o g r a m , a j o i n t p r o g r a m a d m i n i s t e r e d b y L o c a l A u t h o r i t y S e r v i c e s L i m i t e d ( L A S ) a n d C H U M S F i n a n c i n g C o r p o r a t i o n . T h e s e e n t i t i e s a r e w h o l l y o w n e d s u b s i d i a r i e s o f A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) a n d t h e M u n i c i p a l F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n ( M F O A ) r e s p e c t i v e l y . A l l o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s f u n d s i n T h e O n e F u n d a r e i n v e s t e d i n t h e B o n d P o r t f o l i o w h i c h i s c o m p r i s e d o f t r e a s u r y b i l l s , g u a r a n t e e d i n v e s t m e n t c e r t i f i c a t e s a n d g o v e r n m e n t b o n d s . T h e O n e F u n d P r o g r a m m e e t s a l l t h e i n v e s t m e n t r e q u i r e m e n t s o f R e g u l a t i o n 4 3 8 / 9 7 a n d t h e i n v e s t m e n t p o l i c i e s e s t a b l i s h e d b y C o u n c i l i n B y - L a w N o . 2 0 0 2 - 9 5 . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 4 b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , < ^ D a v i d A r i s t o n e , C A S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " I n v e s t m e n t R e p o r t " . F i l e : F . . . P a g e 9 2 o f 1 4 9 Municipality of Bayham Investment Report - For the Year 2013 Appendix "A" Report F2014-04 Account Description Balance 2013 Advances Balance Interest #Dec-31-12 Interest (Withdrawals)Dec-31-13 Rate General & Reserve Funds 01-0100-1030 General Surplus Funds 8/280.80 01-0100-1177 Drain Debentures 112/459.20 6,515.19 13/206.90 1 105,767.49 2.64% 01-0100-1460 General Funds 660,972.37 20,555.40 681/527.77 3.11% 01-0100-1461 Reserve Funds 1,735,515.39 52,898.32 1,788,413.71 3.05% 01-0100-1470 Eden Cemetery 13,262.72 402.55 13/665.27 3.04% 01-0100-1475 OMPF 491,740.56 15,034.16 506,774.72 3.06% 01-0100-1480 Parkland Reserve Funds 18,621.46 573.66 19,195.12 3.08% 01-0100-1485 Edison Museum Reserve 44,411.20 1,346.64 45,757.84 3.03% 01-0100-1490 Development Charges - Burwell 33/448.37 1,031.21 34,479.58 3.08% 3,110,431.27 106,637.93 13,206.90 3,195,581.50 Allocation General Fund 60,669.74 Cemetery Boards 402.55 Reserve Fund 45,565.64 106,637.93 Trust Funds 01-5050-1440 Cemetery Maintence &Care 214,929.13 6,625.94 221,555.07 3.08% Note 1: Net debenture proceeds for 2013 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g " I n v e s t m e n t R e p o r t " . F i l e : F . . . P a g e 9 3 o f 1 4 9 ^ C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r N L E : F 0 5 . 1 1 S U B J E C T : W a t e r & S e w e r R a t e s N U M B E R : F 2 0 1 4 - 0 5 P u r p o s e T h i s r e p o r t r e v i e w s a n d r e c o m m e n d s t h e 2 0 1 4 w a t e r a n d w a s t e w a t e r r a t e s f o r t h e B a y h a m a n d R i c h m o n d W a t e r S y s t e m s , a n d t h e B a y h a m W a s t e w a t e r S y s t e m . B a c k g r o u n d C o u n c i l h a s a n n u a l l y s e t w a t e r a n d w a s t e w a t e r r a t e s , t y p i c a l l y b e f o r e t h e F e b r u a r y b i l l i n g o f t h e y e a r . T h e l o c a l w a t e r r a t e s b u i l d u p o n t h e p r i m a r y a n d s e c o n d a r y w a t e r r a t e s e s t a b l i s h e d b y t h o s e s y s t e m s a n d p r o v i d e f o r t h e l o c a l c o s t s , b a s e d o n t h e 2 0 1 4 d r a f t d e p a r t m e n t a l b u d g e t s f o r B a y h a m . I n a d d i t i o n o t h e r d o c u m e n t a t i o n r e l i e d u p o n t o e s t a b l i s h r a t e s f o r 2 0 1 4 i n c l u d e d t h e 2 0 1 0 W a t e r F i n a n c i a l P l a n a n d t h e 2 0 0 6 W a s t e w a t e r S t u d y , b o t h p r o d u c e d b y C . N . W a t s o n a n d A s s o c i a t e s . T h i s y e a r T h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n f o r T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , a p p r o v e d a t t h e J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 4 C o u n c i l m e e t i n g , w i l l a l s o b e u s e d a s a r e f e r e n c e g u i d e . S t a f f C o m m e n t s W a s t e w a t e r R a t e s T h e w a s t e w a t e r s y s t e m c o n t i n u e s t o h a v e g o o d f i n a n c i a l o p e r a t i n g r e s u l t s , a s o u t l i n e d i n t h e 2 0 1 1 a n d 2 0 1 2 a c t u a l a n d t h e 2 0 1 3 p r e l i m i n a r y c o l u m n s , o n t h e a t t a c h e d 2 0 1 4 W a s t e W a t e r S e r v i c e s B u d g e t . T h e o p e r a t i n g f i n a n c i a l s u s t a i n a b i l i t y o f t h e W a s t e W a t e r s y s t e m i s i n t a c t . T h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n ( A M P ) s h o w s a n a n n u a l i n v e s t m e n t r e q u i r e m e n t o f $ 6 0 1 , 0 0 0 f o r t h e W a s t e w a t e r S y s t e m . I n 2 0 1 3 w e s e t a s i d e $ 3 7 4 , 0 0 0 f o r f u t u r e r e h a b i l i t a t i o n o f i n f r a s t r u c t u r e . T h i s a m o u n t i s s h o r t o f t h e a n n u a l r e q u i r e m e n t i n t h e A M P , h o w e v e r t h e $ 6 0 1 , 0 0 0 i s b a s e d u p o n s t r a i g h t l i n e d e t e r i o r a t i o n o f a s s e t s , w h i c h m a y n o t b e p l a u s i b l e . T h e 2 0 1 3 r e s e r v e t r a n s f e r o f $ 3 7 4 , 0 0 0 e x c e e d s t h e e s t i m a t e i n 2 0 0 6 W a s t e w a t e r S t u d y b y $ 1 6 8 , 2 0 0 . B e c a u s e o f t h e a b o v e m e n t i o n e d f a c t o r s i t i s r e c o m m e n d e d b y s t a f f t h a t t h e m o n t h l y r a t e o f $ 4 4 . 2 4 , s e t f o r 2 0 1 3 , b e m a i n t a i n e d f o r 2 0 1 4 . W a t e r R a t e s T h e r a t e f o r t h e c o m b i n e d p r i m a r y a n d s e c o n d a r y s y s t e m s i s s e t t o i n c r e a s e 2 1 c e n t s p e r m 3 i n 2 0 1 4 . B a s e d u p o n t h e p r o j e c t e d u s a g e o f 1 4 0 , 0 0 0 m 3 t h e r e w i l l b e a d d i t i o n a l o p e r a t i n g c o s t s o f $ 2 9 , 4 0 0 f o r 2 0 1 4 . T h i s i n c r e a s e c a n n o t b e a b s o r b e d w i t h i n o u r l o c a l r a t e s t r u c t u r e f o r 2 0 1 4 . T h e A s s e t M a n a g e m e n t P l a n ( A M P ) s h o w s a n a n n u a l i n v e s b n e n t r e q u i r e m e n t o f $ 3 4 5 , 0 0 0 f o r t h e W a t e r D i s t r i b u t i o n S e w e r S y s t e m . I n 2 0 1 3 w e s e t a s i d e $ 1 1 4 , 4 0 0 f o r f u t i r e r e h a b i l i t a t i o n o f S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 4 o f 1 4 9 S t a f f R e p o r t - 2 - F 2 0 1 4 - 0 5 i n f r a s t r u c t u r e . T h i s a m o u n t i s s h o r t o f t h e a n n u a l r e q u i r e m e n t i n t h e A M P , h o w e v e r t h e $ 3 4 5 , 0 0 0 i s b a s e d u p o n s t r a i g h t l i n e d e t e r i o r a t i o n o f a s s e t s , w h i c h m a y n o t b e p l a u s i b l e . T h e 2 0 1 3 r e s e r v e t r a n s f e r o f $ 1 1 4 , 0 0 0 e x c e e d s t h e e s t i m a t e i n 2 0 1 0 W a t e r S t u d y b y $ 7 4 , 0 0 0 . B e c a u s e o f t h e a b o v e m e n t i o n e d f a c t o r s i t i s r e c o m m e n d e d b y s t a f f t h a t t h e m o n t h l y r a t e o f $ 1 1 . 7 0 b e m a i n t a i n e d f o r 2 0 1 4 a n d t h a t a c o n s u m p t i o n r a t e o f $ 2 . 8 2 p e r m 3 b e s e t f o r 2 0 1 4 . R i c h m o n d W a t e r S y s t e m T h e o w n e r s h i p o f R i c h m o n d w a t e r s y s t e m w a s t r a n s f e r r e d t o t h e M u n i c i p a l i t y i n 2 0 1 2 . A f l a t f e e t o r e c o u p t h e i n t e r i m c o s t o f r u n n i n g t h e s y s t e m w a s e s t a b l i s h e d i n 2 0 1 0 . T h e f l a t f e e f o r 2 0 1 3 w a s r e c o n f i r m e d a t $ 9 1 2 p e r y e a r p e r u n i t . T h e s y s t e m o p e r a t i o n s h a d a s u r p l u s i n 2 0 1 3 o f $ 1 , 2 3 7 a s o u t l i n e d i n t h e a t t a c h e d 2 0 1 4 R i c h m o n d W a t e r B u d g e t . T h e r e s e r v e b a l a n c e i s e s t i m a t e d a t $ 5 , 2 3 7 . I f t h e $ 9 1 2 p e r y e a r r a t e i s r e c o n f m n e d f o r 2 0 1 4 , o p e r a t i o n s f o r t h e 2 0 1 4 y e a r w o u l d b r e a k e v e n f i n a n c i a l l y . I t i s a n t i c i p a t e d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y w o u l d b e g i n l o n g t e r m f i n a n c i a l p l a n n i n g f o r t h e s y s t e m b e f o r e t h e e n d o f 2 0 1 4 . T h e r e f o r e w e a r e r e c o m m e n d i n g m a i n t a i n i n g t h e f l a t f e e o f $ 9 1 2 p e r * u n i t . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T b y l a w 2 0 1 4 - 0 1 5 b e i n g a b y - l a w t o s e t w a t e r a n d s e w e r r a t e s b e a m e n d e d t o i n c r e a s e t h e w a t e r c o n s u m p t i o n r a t e t o $ 2 . 8 2 p e r m 3 a n d t h a t t h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m f l a t f e e o f $ 9 1 2 p e r y e a r p e r u n i t b e c o n f i r m e d f o r 2 0 1 4 . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , L t ^ p t d f L ^ L s k ^ s L ^ D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 5 o f 1 4 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m L - - t . 2 0 1 3 - 2 0 1 4 w a s t e w a t e r B y d s ® t T 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 3 2 0 1 4 - I - - t A c t u a l s A c t u a l s P r e l i m i n a r y B u d g e t B u d g e t 4 * R e v e n u e s x 4 3 0 2 0 - 4 0 1 0 S e w e r B i l l i n g s 6 2 3 , 8 8 2 . 9 3 ! 6 3 3 , 1 5 1 . 3 8 6 3 6 , 0 2 5 . 0 0 6 3 3 , 8 7 1 6 3 8 , 6 4 9 - - - - i 3 0 2 0 - 4 1 2 0 | S e w e r S u n d r y C h a r g e s 1 , 0 2 0 . 0 0 2 2 9 . 5 5 1 . 2 0 0 1 , 2 0 0 - + 3 0 2 0 - 4 1 3 0 I S e p t a g e R e c e i v i n g C h a r g e s 1 0 , 0 0 5 . 6 7 6 , 2 4 2 . 3 8 1 0 , 0 0 0 3 0 2 0 - 4 1 4 0 S e w e r C o n n e c t i o n C h a r g e s 2 1 , 5 6 0 . 4 0 1 5 , 0 7 5 . 2 4 - 1 - 3 0 2 0 - 4 1 5 0 P e n a l t i e s & I n t e r e s t 5 , 5 0 8 . 0 0 4 , 2 5 7 . 4 4 5 , 3 7 5 . 0 9 5 , 5 0 0 5 , 5 0 0 3 0 2 0 - 4 1 6 0 L a n d o w n e r D e b e n t u r e P a y m e n t s 2 2 5 , 5 1 5 . 8 7 8 7 , 6 5 3 . 2 2 8 5 , 5 1 3 . 2 7 8 5 , 6 0 0 8 5 , 5 1 3 8 6 5 , 9 3 2 . 4 7 7 5 3 , 0 9 4 . 3 7 7 4 1 , 9 8 8 . 6 0 7 3 6 , 1 7 1 7 3 0 , 8 6 2 E x p e n d i t u r e s - A d m i n i s t r a t i v e 3 0 2 0 - 5 1 0 0 | S a l a r i e s & W a g e s 1 4 8 , 2 7 7 . 7 0 1 5 6 , 3 3 5 . 7 5 | 1 4 4 , 2 4 6 . 3 6 1 7 0 , 2 6 7 1 7 8 , 1 9 3 3 0 2 0 - 5 1 1 0 S t a t u t o r y B e n e f i t s 1 4 , 8 7 8 . 2 2 1 5 , 4 7 2 . 1 6 , _ 1 6 , 5 3 5 . 8 6 1 5 , 3 3 1 1 5 , 8 3 8 4 3 0 2 0 - 5 1 2 0 N o n S t a t u t o r y B e n e f i t s 2 2 , 5 6 6 . 2 2 2 5 , 8 1 9 . 0 9 3 2 , 2 2 1 . 1 7 3 2 , 7 0 1 3 4 , 5 5 1 3 0 2 0 - 5 1 3 0 ; C l o t h i n g A l l o w a n c e 5 0 3 . 5 8 4 1 1 . 1 0 2 3 0 . 9 9 6 3 3 6 3 3 3 0 2 0 - 5 2 4 0 | A d v e r t i s i n g 1 9 4 . 5 2 3 4 5 . 9 8 2 0 0 2 0 0 3 0 2 0 - 5 2 5 0 i A s s o c i a t i o n & M e m F e e s 1 9 9 . 9 7 2 0 3 . 5 2 2 0 6 . 0 3 2 0 0 2 0 0 3 0 2 0 - 5 2 6 0 | A u d i t i n g F e e s 1 , 8 5 0 . 0 0 3 , 7 5 7 . 2 0 3 , 4 0 8 . 9 6 3 , 4 0 0 3 , 4 0 0 * 3 0 2 0 - 5 3 0 5 I n s u r a n c e 5 , 6 5 4 . 0 0 1 5 , 3 8 3 . 9 7 5 , 4 6 0 . 1 1 5 , 4 6 5 5 , 7 3 0 \ - 3 0 2 0 - 5 3 3 0 T r a i n i n g & E d u c a t i o n 1 , 0 5 3 . 9 5 9 7 3 . 4 7 2 , 3 0 0 2 , 3 0 0 + 3 0 2 0 - 5 3 3 5 L i c e n c e s 7 5 . 0 0 1 5 0 . 0 0 1 5 0 . 0 0 1 5 0 1 5 0 3 0 2 0 - 5 3 4 0 C o n f e r e n c e s & S e m i n a r s 1 , 8 3 3 . 7 6 1 , 2 2 5 . 8 3 2 , 5 0 0 2 , 5 0 0 * - r - + 3 0 2 0 - 5 3 5 0 T r a v e l 3 2 4 . 9 0 1 5 9 . 7 5 4 0 . 0 0 2 5 0 2 5 0 3 0 2 0 - 5 3 6 0 T e l e p h o n e & I n t e r n e t 4 , 3 5 0 . 5 2 3 , 2 7 2 . 4 6 2 , 9 8 9 . 9 4 3 , 5 0 0 3 , 5 0 0 r 3 0 2 0 - 5 3 7 0 ! S u n d r y 7 5 . 0 0 2 4 . 9 3 1 1 2 1 1 2 4 - - 4 3 0 2 0 - 5 3 7 5 i L o n g T e r m D e b t P r i n c i p a l 2 0 3 , 6 9 0 . 6 6 ; 1 0 6 , 6 2 9 . 4 7 i . . t t 3 0 2 0 - 5 3 8 0 L o n g T e r m D e b t I n t e r e s t 1 6 , 2 5 2 . 0 4 3 , 3 4 1 . 8 8 3 0 2 0 - 5 4 0 0 T r a n s f e r s t o R e s e r v e s 2 4 5 , 2 2 2 . 3 9 2 0 0 , 4 5 2 . 0 9 3 4 0 , 9 1 8 . 1 6 2 8 1 , 2 2 9 | 2 6 5 , 2 7 2 4 . . . . . . . . . t - - - 3 0 2 0 - 5 5 1 0 A d m i n i s t r a t i v e O v e r h e a d 8 , 2 8 2 . 0 0 9 , 2 0 0 . 0 0 9 , 5 0 0 . 0 0 9 , 2 0 0 9 , 5 0 0 + 3 0 2 0 - 5 5 8 0 W r i t e o f f s 2 1 , 6 9 3 . 7 6 6 7 5 , 2 8 4 . 4 3 5 6 3 , 6 0 1 . 6 5 5 5 7 , 1 5 8 . 3 4 5 2 7 , 4 3 8 5 2 2 , 3 2 9 E x p e n d i t u r e s - T r e a t m e n t P l a n t - + 3 0 2 0 - 5 1 8 0 L a b F e e s 1 1 , 5 1 7 . 6 2 1 0 . 4 1 6 . 6 9 9 , 6 8 4 . 0 2 9 , 8 0 0 9 , 8 0 0 3 0 2 0 - 5 1 9 0 C h e m i c a l s 8 , 7 8 3 . 1 1 9 , 2 2 5 . 1 2 7 , 7 3 6 . 7 0 7 , 8 0 0 7 , 8 0 0 3 0 2 0 - 5 2 1 0 U t i l i t i e s P l a n t 5 7 , 3 0 4 . 9 3 5 8 , 5 5 0 . 3 6 6 7 , 5 4 7 . 7 2 6 4 , 0 0 0 6 4 , 0 0 0 3 0 2 0 - 5 1 7 0 S u p p l i e s - P l a n t 1 , 7 4 1 . 1 6 9 5 4 . 0 8 9 2 5 . 5 9 1 , 6 0 0 1 , 6 0 0 3 0 2 0 - 5 2 1 5 P r o p e r t y t a x e s 5 , 4 8 4 . 6 8 6 , 5 4 7 . 5 0 4 , 1 2 3 . 7 0 4 . 6 8 3 4 , 6 8 3 - \ . 3 0 2 0 - 5 2 7 0 B u i l d i n g / P l a n t M a i n t e n a n c e 8 , 6 9 9 . 8 6 5 , 7 4 5 . 6 9 2 , 8 2 5 . 9 3 7 , 5 0 0 7 , 5 0 0 3 0 2 0 - 5 2 8 5 ^ E q u i p m e n t M t c e - P l a n t 1 6 , 1 7 6 . 5 5 9 , 4 5 5 . 9 3 7 , 4 7 9 . 3 5 1 3 , 0 0 0 1 3 , 0 0 0 ' - 4 3 0 2 0 - 5 2 9 0 G r o u n d s M a i n t e n a n c e 1 , 9 6 3 . 9 8 2 , 9 8 6 . 1 5 3 , 5 7 0 . 3 9 2 , 1 0 0 2 , 5 0 0 3 0 2 0 - 5 3 0 0 S l u d g e H a u l a g e / D i s p o s a l 1 1 , 3 7 2 . 9 4 1 6 , 5 5 1 . 7 7 [ 1 5 , 3 1 6 . 3 0 1 8 , 7 5 0 1 8 , 7 5 0 3 0 2 0 - 5 3 1 5 O d o u r C o n t r o l ( s e p t a g e ) 7 5 0 1 2 3 , 0 4 4 . 8 3 1 2 0 , 4 3 3 . 2 9 1 1 9 , 2 0 9 . 7 0 1 2 9 , 9 8 3 1 2 9 , 6 3 3 E x p e n d i t u r e s - C o l l e c t i o n S y s t e m 3 0 2 0 - 5 3 2 0 T m c k s 2 , 3 3 4 . 9 0 3 , 1 4 6 . 6 0 2 , 3 7 6 . 0 2 3 , 0 0 0 3 , 0 0 0 3 0 2 0 - 5 1 7 5 S u p p l i e s - C o l l e c t i o n 1 , 0 1 2 . 5 5 6 0 7 . 0 0 7 4 7 . 4 5 9 0 0 9 0 0 3 0 2 0 - 5 2 1 1 U t i l i t i e s - C o l l e c t i o n S y s t e m 2 4 , 0 2 8 . 1 6 2 4 , 6 4 2 . 4 3 2 3 , 9 7 6 . 4 5 2 7 , 0 0 0 2 7 , 0 0 0 3 0 2 0 - 5 2 7 5 O d o u r C o n t r o l 1 8 , 3 8 1 . 5 4 2 4 , 5 1 9 . 4 3 2 2 , 9 2 2 . 4 6 2 4 . 0 0 0 2 4 , 0 0 0 j - - 4 - 3 0 2 0 - 5 2 8 0 I S y s t e m M a i n t e n a n c e 2 1 , 3 1 9 . 8 1 1 4 , 6 1 3 . 5 7 1 4 , 4 2 9 ^ 2 ; 2 3 , 0 0 0 2 3 , 0 0 0 3 0 2 0 - 5 2 9 5 V e h i c l e M a i n t e n a n c e 5 2 6 . 2 5 1 , 5 3 0 . 4 0 1 , 1 6 9 . 1 6 8 5 0 1 . 0 0 0 6 7 , 6 0 3 . 2 1 6 9 ' 0 5 9 ^ 1 i . _ - 6 5 ' 6 2 0 - 5 6 7 8 , 7 5 0 7 8 , 9 0 0 1 . . . . . _ T o t e / E x p e n d i t u r e s 8 6 5 , 9 3 2 . 4 7 ' 7 5 3 , 0 9 4 . 3 7 7 4 1 , 9 8 8 . 6 0 7 3 6 , 1 7 1 7 3 0 , 8 6 2 t - N e t ( R e v e n u e ) / E x p e n d i t u r e 1 8 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 6 o f 1 4 9 ^ * - > ; , ^ . A S ! ^ M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 2 0 1 3 - 2 0 1 4 - T W a t e r S e r v i c e s B u d g e t A 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 3 2 0 1 4 A c t u a l s A c t u a l s | P r e l i m i n a r y i ~ B u d g e t \ ~ B u d g e t - i - t t " R e v e n u e s 3 0 1 0 - 4 0 1 0 W a t e r B i l l i n g s 4 6 3 , 7 4 9 . 6 4 ; 4 7 9 , 7 3 6 . 7 9 4 6 8 , 5 1 1 . 2 6 5 0 1 , 9 7 0 5 1 0 , 9 1 1 . t - J - 3 0 1 0 - 4 1 1 0 G r a n t s 4 0 . 0 1 9 . 6 8 [ 4 0 , 0 1 9 . 6 8 3 0 1 0 - 4 1 2 0 W a t e r M e t e r s 2 , 5 0 0 . 0 0 2 , 7 1 9 . 7 0 3 , 1 6 7 . 5 0 2 , 5 0 0 2 , 5 0 0 - t - t 3 0 1 0 - 4 1 3 0 W a t e r S u n d r y 3 . 1 2 3 . 2 3 3 0 1 0 - 4 1 4 0 W a t e r C o n n e c t C h g s 5 , 6 5 8 . 0 1 1 6 . 7 4 2 . 3 2 1 3 , 3 4 6 . 6 5 5 , 6 5 8 5 . 5 8 5 3 0 1 0 - 4 1 4 5 W a t e r S e r v i c e s P e r m i t f e e 1 7 0 . 0 0 1 7 0 . 0 0 1 7 0 . 0 0 3 0 1 0 - 4 1 5 0 P e n a l t i e s & I n t e r e s t 9 , 4 3 3 . 8 4 1 0 , 3 6 5 . 1 3 1 0 . 6 5 1 . 2 4 8 , 0 0 0 8 , 0 0 0 3 0 1 0 - 4 1 6 0 L a n d o w n e r s D e b e n t u r e P a y m e n t s 4 1 , 7 8 3 . 7 0 4 1 , 0 4 1 . 3 5 4 1 , 1 4 7 . 4 0 4 1 , 1 4 7 4 1 . 1 4 7 5 6 6 , 4 3 8 . 1 0 5 9 0 , 7 9 4 . 9 7 5 3 6 , 9 9 4 . 0 5 5 5 9 , 2 7 5 5 6 8 , 1 4 3 . + - i - " E x p e n d i t u r e s r 3 0 1 0 - 5 1 0 0 S a l a r i e s & W a g e s 7 4 , 6 9 4 . 5 4 4 4 , 3 8 2 . 6 1 4 4 , 1 3 1 . 4 7 4 7 , 6 2 7 5 0 , 2 9 1 3 0 1 0 - 5 1 1 0 S t a t u t o r y B e n e f i t s 7 , 0 5 1 . 9 4 3 , 6 4 5 . 6 9 4 , 1 2 9 . 0 7 4 , 2 8 8 4 , 4 7 0 3 0 1 0 - 5 1 2 0 N o n S t a t u t o r y B e n e f i t s 1 4 , 8 1 4 . 1 8 8 , 2 1 5 . 8 9 8 , 9 3 9 . 8 1 9 , 1 4 7 9 , 7 5 1 3 0 . 1 0 . 5 1 7 0 S u p p l i e s 1 , 0 5 3 . 7 8 2 , 9 2 8 . 9 6 2 , 0 8 6 . 0 2 1 , 8 0 0 I 1 , 8 0 0 - i - i . - 3 0 1 0 - 5 1 7 5 T o o l s a n d E q u i p m e n t 1 7 . 7 3 3 7 2 . 9 3 5 0 0 5 0 0 3 0 1 0 - 5 1 8 0 L a b F e e s 4 , 5 4 7 . 6 6 4 , 9 6 4 . 8 9 4 , 2 6 8 . 8 5 5 , 0 0 0 5 . 0 0 0 3 0 1 0 - 5 2 1 0 U t i l i t i e s 1 , 8 9 1 . 5 5 1 , 9 7 8 . 8 3 1 , 8 5 8 . 4 2 2 , 0 7 5 2 , 0 7 5 - r 3 0 1 0 - 5 2 4 0 A d v e r t i s i n g 2 0 6 2 0 6 3 0 1 0 - 5 2 5 0 A s s o c i a t i o n F e e s 5 3 8 . 3 8 5 1 6 . 9 4 5 1 9 . 4 5 5 5 0 5 5 0 * 3 0 1 0 - 5 2 6 0 A u d r t i n g F e e s 1 , 7 5 0 . 0 0 | 3 , 7 5 7 . 2 0 3 , 4 0 8 . 9 6 3 , 4 0 0 3 , 4 0 0 3 0 1 0 - 5 2 8 0 S y s t e m M a i n t e n a n c e 6 , 0 2 2 . 9 2 6 , 5 0 7 . 3 3 6 , 2 8 2 . 6 6 6 , 5 5 0 6 , 5 5 0 3 0 1 0 - 5 2 9 5 V e h i c l e m a i n t e n a n c e 3 7 8 . 2 9 9 7 1 . 7 8 5 0 4 . 7 3 7 0 0 7 0 0 3 0 1 0 - 5 3 0 0 I n s u r a n c e 6 7 6 . 0 0 6 4 3 . 7 1 5 , 9 2 7 . 9 8 6 5 5 7 0 0 3 0 1 0 - 5 3 1 0 L e g a l F e e s 5 4 8 . 4 9 2 0 0 . 9 7 3 0 1 0 - 5 3 2 0 T r u c k w a t e r d i s t r i b u t i o n 3 , 6 2 5 . 0 1 2 , 3 2 4 . 6 8 3 , 0 2 1 . 4 5 2 , 8 5 0 2 , 8 5 0 3 0 1 0 - 5 3 3 0 T r a i n i n g & E d u c a t i o n 1 , 6 6 2 . 5 3 1 , 8 5 0 . 9 2 1 , 1 9 3 . 7 3 1 , 9 0 0 1 , 9 0 0 3 0 1 0 - 5 3 3 5 L i c e n c e s 1 1 5 . 0 0 1 7 2 . 5 0 1 5 0 1 5 0 3 0 1 0 - 5 3 4 0 C o n f e r e n c e s & S e m i n a r s 6 5 0 . 0 0 1 , 8 8 0 . 9 6 7 9 7 . 0 7 2 , 0 0 0 2 , 0 0 0 3 0 1 0 - 5 3 6 0 T e l e p h o n e & I n t e r n e t 1 , 9 2 9 . 0 8 6 7 6 . 8 9 7 6 8 . 4 2 2 , 0 0 0 2 , 0 0 0 3 0 1 0 - 5 3 7 0 S u n d r y 4 , 9 8 1 . 6 6 2 4 . 9 3 1 0 0 1 0 0 3 0 1 0 - 5 3 7 5 L o n g T e r m D e b t P r i n c i p a l 7 , 3 8 6 . 3 9 3 0 , 4 9 5 . 0 2 3 2 , 7 2 9 . 4 7 3 1 , 4 2 8 3 2 , 7 2 9 3 0 1 0 - 5 3 8 0 L o n g T e r m D e b t I n t e r e s t 3 , 6 2 5 . 6 0 1 3 , 5 5 2 . 9 4 1 1 , 3 1 8 . 4 9 1 2 , 6 2 0 1 1 , 3 1 9 3 0 1 0 - 5 4 0 0 T r a n s f e r s t o R e s e r v e s 1 5 6 , 1 4 2 . 0 3 1 5 3 , 6 3 7 . 6 6 1 1 4 , 4 0 5 . 9 4 9 4 , 5 4 4 1 0 8 , 7 0 2 3 0 1 0 - 5 4 1 0 J W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t 2 , 8 0 3 . 4 9 2 , 2 5 7 . 9 4 3 , 0 0 0 3 , 0 0 0 3 0 1 0 - 5 4 5 0 S e c o n d a r y W a t e r S y s t e m C o s t s 1 9 1 . 4 8 9 . 6 7 2 1 2 , 7 9 5 . 5 8 2 0 7 , 1 6 3 . 7 1 2 3 1 , 0 1 3 2 2 1 , 1 5 8 3 0 1 0 - 5 5 1 0 A d m i n i s t r a t i v e O v e r h e a d 4 , 9 4 5 . 0 0 4 , 9 4 5 . 0 0 5 , 4 0 0 . 0 0 4 , 9 4 5 5 , 4 0 0 3 0 1 0 - 5 5 2 0 P r i m a r y W a t e r S y s t e m C o s t s 7 1 , 8 8 7 . 6 8 7 5 , 6 8 6 . 7 6 7 3 , 5 1 6 . 1 0 8 4 , 2 2 7 8 6 , 8 4 2 3 0 1 0 - 5 6 2 0 U t i l i t y A d j u s t m e n t s 9 , 1 2 7 . 3 8 6 , 5 1 6 . 8 5 1 , 5 9 2 . 9 8 6 , 0 0 0 4 , 0 0 0 5 6 6 , 4 3 8 . 1 0 5 9 0 , 7 9 4 . 9 7 5 3 6 , 9 9 4 . 0 5 5 5 9 , 2 7 5 5 6 8 , 1 4 3 N e t ( R e v e n u e ) / E x p e n d i t u r e . 4 i - - 1 6 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 7 o f 1 4 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m J _ ^ 2 0 1 3 - 2 0 1 4 R i c h m o n d W a t e r B u d g e t 4 L 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 3 2 0 1 4 A c t u a l s A c t u a l s P r e l i m i n a r y B u d g e t B u d g e t R e v e n u e s - L 4 3 0 1 5 - 4 1 6 0 W a t e r B i l l i n g s 4 9 , 2 4 8 . 0 0 4 9 , 2 4 8 . 0 0 4 9 . 0 5 6 . 2 2 4 9 , 2 4 8 4 8 , 3 3 6 3 0 1 5 - 4 1 9 0 1 C o n t r i b u t i o n f r o m R e s e r v e s 1 2 , 9 5 1 . 8 3 3 , 7 0 0 6 2 , 1 9 9 . 8 3 4 9 , 2 4 8 . 0 0 4 9 , 0 5 6 . 2 2 5 2 , 9 4 8 4 8 , 3 3 6 E x p e n d i t u r e s 3 0 1 5 - 5 1 0 0 S a l a r i e s & W a g e s 1 9 , 4 0 5 . 7 0 1 8 , 3 3 3 . 7 8 1 4 , 3 0 3 . 5 6 2 0 , 2 4 2 1 9 , 8 6 8 3 0 1 5 - 5 1 1 0 S t a t u t o r y B e n e f i t s 2 , 5 5 9 . 7 2 2 , 0 0 0 . 0 0 1 , 8 2 1 . 1 9 1 , 8 2 2 1 , 7 6 6 . - , . . . 3 0 1 5 - 5 1 2 0 J N o n S t a t u t o r y B e n e f i t s 2 0 7 . 8 4 2 , 7 2 1 . 9 5 2 , 5 9 7 . 3 3 3 . 4 7 6 3 , 8 5 2 3 0 1 5 - 5 1 7 0 | S u p p l i e s 8 , 9 9 1 . 0 1 4 , 0 3 9 . 0 6 4 , 5 3 9 . 5 0 5 , 0 0 0 3 , 0 0 0 3 0 1 5 - 5 1 7 5 | T o o l s a n d E q u i p m e n t 5 9 . 1 4 1 5 0 1 5 0 I . . . . . 3 0 1 5 - 5 1 8 0 L a b F e e s 6 , 4 3 2 . 2 3 5 , 5 4 6 . 4 2 8 , 8 2 1 . 5 7 6 , 0 0 0 3 , 5 0 0 3 0 1 5 - 5 2 1 0 U t i l i t i e s 3 , 9 6 2 . 4 7 3 , 6 2 0 . 7 0 3 , 5 9 8 . 2 5 4 , 0 0 0 4 , 0 0 0 3 0 1 5 - 5 2 1 5 P r o p e r t y T a x e s 1 , 9 9 2 . 2 6 2 , 0 0 0 3 0 1 5 - 5 2 4 0 A d v e r t i s i n g 7 5 7 5 3 0 1 5 - 5 2 5 0 A s s o c i a t i o n F e e s 8 2 8 1 - 1 3 0 1 5 - 5 2 6 0 A u d i t i n g F e e s 6 0 8 . 8 0 4 - 3 0 1 5 - 5 2 7 5 W a t e r Q u a l i t y M a n a g e m e n t 2 , 0 0 0 2 , 0 0 0 - - t - 3 0 1 5 - 5 2 8 0 S y s t e m M a i n t e n a n c e 1 4 , 9 0 5 . 8 4 1 , 2 7 3 . 4 0 2 , 6 2 6 . 5 2 2 , 0 0 0 2 , 0 0 0 3 0 1 5 - 5 2 9 5 V e h i c l e m a i n t e n a n c e 1 3 2 . 7 5 3 3 1 3 3 1 3 0 1 5 - 5 3 2 0 R i c h m o n d T r u c k 5 , 3 3 3 . 6 6 5 , 6 3 5 . 7 4 4 , 8 2 8 . 1 7 5 , 5 0 0 2 , 7 5 0 3 0 1 5 - 5 3 3 0 j T r a i n i n g & E d u c a t i o n 3 7 5 . 0 0 7 2 5 T 7 2 5 3 0 1 5 - 5 3 3 5 L i c e n c e s 2 8 7 . 5 0 3 4 5 3 4 5 3 0 1 5 - 5 3 4 0 C o n f e r e n c e s & S e m i n a r s 1 5 3 . 4 2 4 0 0 4 0 0 3 0 1 5 - 5 3 1 0 L e g a l F e e s 2 3 5 . 0 7 8 8 4 . 2 9 - I - 3 0 1 5 - 5 3 6 0 R i c h m o n d W a t e r A m t e l e c o m 1 6 6 . 2 9 6 4 7 . 4 1 7 9 9 . 2 7 8 0 0 1 , 2 0 0 3 0 1 5 - 5 4 0 0 T r a n s f e r s t o R e s e r v e s 2 . 8 2 0 . 7 4 1 , 2 3 6 . 5 0 2 9 3 3 0 1 5 - 5 5 1 0 A d m i n i s t r a t i v e O v e r h e a d 2 , 0 0 0 . 0 0 6 2 . 1 9 9 . 8 3 4 9 , 2 4 8 . 0 0 4 9 , 0 5 6 . 2 2 5 2 , 9 4 8 4 8 , 3 3 6 - L N e t ( R e v e n u e ) / E x p e n d i t u r e 1 7 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 8 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 1 4 B E I N G A B Y - L A W T O A M E N D B Y - L A W 2 0 0 4 - 0 1 5 B E I N G A B Y - L A W T O S E T W A T E R A N D S E W E R R A T E S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w p r o v i d e f o r i m p o s i n g u p o n o w n e r s o r o c c u p a n t s o f l a n d w h o u s e s e w a g e w o r k s a s e w a g e s e r v i c e r a t e , a n d ; W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s f o r i m p o s m g r a t e s , r e g u l a t i n g , m e t e r i n g , m e a s u r i n g a n d c o l l e c t i o n f r e q u e n c i e s a n d m e t h o d s f o r w a t e r a n d s e w e r r a t e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d b y - l a w 2 0 0 4 - 0 1 5 ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L H T O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : T H A T S c h e d u l e A b e r e p e a l e d a n d r e p l a c e d w i t h t h e a t t a c h e d S c h e d u l e A . T H I S b y - l a w t o c o m e i n t o e f f e c t u p o n i t s p a s s i n g a n d i n c l u d e s t h e J a n u a r y - F e b r u a r y 2 0 1 4 b i l l i n g p e r i o d . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 6 t h d a y o f F e b r u a r y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 9 9 o f 1 4 9 B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 1 4 S C H E D U L E " A " M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r a n d S e w e r R a t e s 5 B a s e M o n t h l y M i n i m u m B i l l i n g S u r c h a r g e p e r m F e e o f w a t e r W a t e r $ 1 1 . 7 0 2 3 . 4 0 $ 2 . 8 2 S e w e r $ 4 4 . 2 4 8 8 . 4 8 N / A E x c e p t V a c a n t C o m m e r c i a l U n i t s V a c a n t C o m m e r c i a l $ 2 2 . 1 2 $ 4 4 . 2 4 N / A U n i t s S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 5 r e g a r d i n g " W a t e r & S e w e r R a t e s " . F i l e : . . . P a g e 1 0 0 o f 1 4 9 M I N U T E S B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e 5 6 1 6 9 H e r i t a g e L i n e . S t r a f f o r d v i U e . O N T h u r s d a y , J a n u a r y 1 6 , 2 0 1 4 7 : 3 0 p . m . P r e s e n t : C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e R o y S t e w a r t , C o m m u n i t y M e m b e r s a t L a r g e D i a n e S q u i r e s a n d L y n n P r u e s , B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e D e c l e r q a n d S e c r e t a r y L y n d a M U l a r d . A b s e n t : V i e n n a L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e W i l l i a m G h e y s e n a n d V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e R i n g l a n d . D e l e e a t i o n : R o n B a l l o f R & R R e f i - i g e r a t i o n 1 . C a l l t o O r d e r C h a i r m a n W a y n e C a s i e r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 3 0 p . m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t a n d t h e G e n e r a l N a t u r e T h e r e o f N o n e 3 . D e l e g a t i o n - R o n B a l l R & R R e f n g e r a t i o n r e g a r d i n g d i s c u s s i o n o f e n e r g y e f f i c i e n c y u p g r a d e s a t B a y h a m h a l l . M r . B a l l w a s a d v i s e d t h a t t h e u p p e r r o o m a t t h e h a l l i s n o l o n g e r u s e d f o r r e n t a l s . D i s c u s s i o n a n d c o n s i d e r a t i o n o f o p t i o n s t h a t m a y a s s i s t i n t h e r e d u c t i o n o f h e a t i n g / c o o l i n g c o s t s i n c l u d e d : t h e i m p a c t o f t h e d e m a n d h y d r o m e t e r b i l l i n g s b a s e d o n t h r e e p h a s e s e r v i c e , a d d i t i o n a l r o o f t o p u n i t ( s ) , . o t h e r s o u r c e s o f h e a t ( a t t h e n o r t h e n t r a n c e ) , . r e p l a c e m e n t o f b a s e b o a r d h e a t e r s , w a s h r o o m s . L i o n s D e n , e a s t e n t r a n c e . s t r u c t u r a l c h a n g e s ( a c c e s s i b i l i t y ) , ( E n g i n e e r r e q u i r e d ) . i m p a c t o f a n y u p g r a d e s o n f i r e c o d e r e q u i r e m e n t s . . R o n n o t e d t h a t a t h e n n o i m a g i n g a s s e s s m e n t o f t h e f a c i l i t y w o u l d i d e n t i f y s o u r c e s o f h e a t l o s s t h r o u g h o u t t h e b u i l d i n g . T h e e s t i m a t e d c o s t i s $ 8 0 0 t o $ 1 , 0 0 0 a n d s h o u l d b e d o n e i n t h e c o l d e r m o n t h s f o r t h e b e s t r e s u l t s . O n c e " c o l d s p o t s " a r e i d e n t i f i e d , s t e p s c a n b e t a k e n t o m i n i m i z e e x p o s u r e ( a d d i n g s e a l i n g m a t e r i a l s , i n s u l a t i o n e t c ) . I t i s s u s p e c t e d t h a t t h e r e i s n o v a p o u r b a r r i e r i n t h e c e i l i n g . T h e c e i l i n g t i l e s a r e b o w i n g d u e t o t h e w e i g h t o f t h e i n s u l a t i o n l a i d o n t o p . T h e e x h a u s t c e i l i n g f a n , d u c t e d t o t h e o u t s i d e , n o l o n g e r s e r v e s a n y p u r p o s e a n d i s l i k e l y a s o u r c e f o r c o l d a i r e n t r y . D r o p p i n g t h e c e i l i n g w o u l d a l l o w a v a p o u r b a r r i e r a n d n e w i n s u l a t i o n t o b e i n s t a l l e d . H o w e v e r , n e w c e i l i n g t i l e s , l i g h t s / e l e c t r i c a l r e - w i r i n g w o u l d h a v e t o b e r e p l a c e d . B l o w n - i n i n s u l a t i o n w o u l d g i v e t h e m o s t b e n e f i t . T h e h e a t i n g s y s t e m h a s b e e n p r e - p r o g r a m m e d b y R o n a n d m a y n e e d t o b e a d j u s t e d f o r c u r r e n t u s e s . A c o p y o f t h e 2 0 1 4 S t r a f f o r d v i l l e h a l l r e n t a l s i s t o b e f o r w a r d e d t o R o n s o t h a t h e c a n r e - p r o g r a m t h e h e a t i n g a n d c o o l i n g t e m p e r a t u r e b a s e d o n b o o k i n g d a t e s . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 1 o f 1 4 9 M o v e d b y D i a n e S q u i r e s S e c o n d e d b y R o y S t e w a r t " T h a t R o n B a l l o f R & R R e f r i g e r a t i o n b e r e q u e s t e d t o u n d e r t a k e a t h e r m o i m a g i n g a s s e s s m e n t o f t h e B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e a n d r e p o r t b a c k t o t h e c o m m i t t e e . " C a r r i e d 4 . M i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d O c t o b e r 3 0 , 2 0 1 3 M o v e d b y L y n n P m e s S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d O c t o b e r 3 0 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d 5 . B u s i n e s s f r o m M i n u t e s I t w a s n o t e d t h a t t h e f l o o r r e f i n i s h i n g a t b o t h h a l l s h a v e b e e n c o m p l e t e d a n d l o o k v e r y g o o d . O u t s t a n d i n g i s s u e s i n c l u d e : B C C i n s p e c t i o n a n d a p p r o v a l o f t h e d i s h w a s h e r t e m p e r a t u r e s b y t h e M e d i c a l O f f i c e r o f H e a l t h . s i n c e t h e n e w g a s w a t e r h e a t e r s w e r e i n s t a l l e d ; f i l l i n g i n t h e h o l e a t t h e o u t s i d e s o u t h - w e s t c o m e r ; . i n s t a l l a t i o n o f c h a i n l i n k f e n c i n g f r o m t h e c o m e r o f t h e b u i l d i n g d o w n t h e e m b a n k m e n t , . o v e r t h e c r o w n , t o t h e w e s t , s o t h a t c h i l d r e n c o u l d n o l o n g e r r u n s k a t e b o a r d s d o w n t h e h i l l t o t h e c e m e n t p a d ; u p r i g h t m e t a l p o s t s a r e t o b e p l a c e d a n d a h a n d - r a i l i n s t a l l e d a l o n g i t ; p r i c e q u o t e s t o f i x a n d / o r r e p l a c e t h e e a v e s t r o u g h s , d o w n s p o u t s a n d d r a i n p i p e / r o o f . l e a k s ; i n s t a l l a t i o n o f w e a t h e r s t i i p p i n g a r o u n d d o o r s . v c c i n s t a l l a t i o n o f u p r i g h t h a n d i c a p p a r k i n g s i g n a g e . . B o t h s i t e s o u t s t a n d i n g i s s u e s : A s u r v e y o f r e n t a l r a t e s a n d d a m a g e d e p o s i t s o f c o m p a r a b l e l o c a l f a c i l i t i e s f o r r e v i e w a n d . c o n s i d e r a t i o n . D r a f t u p d a t e f o r 5 y e a r c a p i t a l i s n o t y e t c o m p l e t e d . T h e S e c r e t a r y w a s r e q u e s t e d t o f o l l o w - u p a s n e c e s s a r y . 6 . R e p o r t s & C o r r e s p o n d e n c e ( a ) 2 0 1 4 R e n t a l s t o d a t e ( i ) V i e n n a C C a n d ( i i ) B a y h a m C C - r e c e i v e d ( b ) 2 0 1 3 B u d g e t a c t u a l s t o D e c e m b e r 3 1 / 1 3 - V C C & B C C - r e c e i v e d B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 2 o f 1 4 9 ( c ) U p d a t e o n g a m e s o f s k i l l - n o n e ( d ) S t a f f M e m o 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g d a m a g e d e p o s i t s . T h e S e c r e t a r y a d v i s e d t h a t o v e r C h r i s t m a s , t h e b a s e m e n t a n d k i t c h e n , r e n t e d b y a l o c a l r e s i d e n t f o r a f a m i l y g a t h e r i n g r e s u l t e d i n d a m a g e ( h a r d w a r e o n t h e u p p e r h a l l f i r e d o o r s ) a n d e x t r a c l e a n i n g c o s t s f o r t h e j a n i t o r ' s r o o m , s t a i r w a y s , b l a c k s h o e m a r k s o n w o o d f l o o r a n d u p s t a i r s w a s h r o o m s . T h e r e n t e r i s a w a r e o f t h e d a m a g e a n d h a s a c k n o w l e d g e d r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y c l e a n u p a n d r e p a i r c o s t s . T h e r e c u r r e n t l y i s n o d a m a g e d q i o s i t r e q u i r e d . T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t c u r r e n t l y d a m a g e d e p o s i t s a r e r e q u i r e d f o r e v e n t s u t i l i z i n g t h e w h o l e h a l l o n F r i d a y s a n d S a t u r d a y s o n l y . T h e r e i s n o d a m a g e d e p o s i t r e q u i r e d f o r e v e n t s h e l d S u n d a y t h r o u g h T h u r s d a y f o r e i t h e r t h e w h o l e h a l l o r p a r t i a l u s e . A l t h o u g h a d v i s e d b y t h e M a n a g e r , r e n t e r s w h o u s e e i t h e r t h e b a s e m e n t o r t h e u p s t a i r s o n l y , o f t e n d o n o t i m p r e s s u p o n t h e i r g u e s t s t h a t t h e y a r e t o r e s t r i c t t h e m s e l v e s t o t h a t s p e c i f i c a r e a o n l y , i n c l u d i n g t h e w a s h r o o m s . T h i s t y p e o f s i t u a t i o n o n l y a r i s e s w i t h e v e n t s h e l d a t t h e V i e n n a h a l l d u e t o t h e l a y o u t o f t h e b u i l d i n g - t h e r e a r e n o p h y s i c a l b a r r i e r s i n p l a c e t o r e s t r i c t a c c e s s b e t w e e n t h e u p p e r a n d l o w e r l e v e l s . D i s c u s s i o n f o l l o w e d r e g a r d i n g : w a y s t o r e s t r i c t u s e r s f r o m a c c e s s i n g t h e l e v e l f o r w h i c h t h e y h a v e n o t b o o k e d , a n d i m p l e m e n t a t i o n o f a s u i t a b l e r e f u n d a b l e d a m a g e d e p o s i t f o r u s e s n o t c u r r e n t l y c o v e r e d . . I t w a s a g r e e d t h a t i n s t a l l a t i o n o f a n y b a r r i e r s w o u l d n e e d t o i n c l u d e t h e a b i l i t y t o a l t e r t h e l o c a t i o n o f t h e b a r r i e r t o r e s t r i c t e i t h e r a c c e s s t o t h e d o w n s t a i r s o r t o t h e u p s t a i r s w i t h o u t b l o c k i n g a c c e s s t o t h e e m e r g e n c y e x i t s i n t h e n o r t h - w e s t a n d n o r t h - e a s t s t a i r w e l l s . O p t i o n s a r e t o b e i n v e s t i g a t e d . M o v e d b y L y n n P m e s S e c o n d e d b y D i a n e S q u i r e s " T h a t t h e C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e r e c o m m e n d s t o C o u n c i l t h a t a d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , b e i m p l e m e n t e d f o r a n y p a r t i a l u s e o f t h e B a y h a m o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , o n a n y d a y o f t h e w e e k , b a s e d o n 5 0 % o f t h e r e n t a l f e e f o r t h e r e s p e c t i v e a r e a ; T h a t t h e c u r r e n t d a m a g e d e p o s i t o f $ 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , f o r u s e o f e i t h e r e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e e x t e n d e d t o a n y d a y o f t h e w e e k ; A n d T h a t t h e h a l l M a n a g e r a n d / o r m u n i c i p a l s t a f f b e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g t h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e h v e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . " C a r r i e d B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 3 o f 1 4 9 7 . O t h e r B u s i n e s s N o n e 8 . C o n c e r n s f r o m C o m m i t t e e M e m b e r s a n d / o r M a n a g e r s N o n e 9 . N e x t m e e t i n g d a t e a n d a d j o u r n m e n t M o v e d b y D i a n e S q u i r e s S e c o n d e d b y R o y S t e w a r t " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 9 : 5 5 p . m . , t o m e e t a g a i n o n T h u r s d a y , M a r c h 2 7 , 2 0 1 4 a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e a t 7 : 3 0 p . m . " C a r r i e d ^ ^ ^ \ ^ J 1 ^ ^ t ^ - s r ^ / C h a i r m a n S e c r e t a r y B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 4 o f 1 4 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 1 2 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 2 2 I M P O S I N G R A T E S A N D F E E S W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 a d o p t a s c h e d u l e o f r a t e s a n d f e e s f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 9 4 a m e n d s u c h B y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 t o s e t d i s c r e t i o n a l d a m a g e d e p o s i t f e e s f o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e r e n t a l s a n d m a k e c h a n g e s t o t h e c u r r e n t f e e s t r u c t u r e f o r t h e V i e n n a a n d B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p r o v e s u c h a m e n d m e n t s b y B y - l a w ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e f o l l o w i n g f e e b e d e l e t e d : B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e U p p e r H a l l r e n t a l r a t e a t $ 6 5 ; 2 . T H A T a d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , b e i m p l e m e n t e d f o r a n y p a r t i a l u s e o f t h e B a y h a m o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , o n a n y d a y o f t h e w e e k , b a s e d o n 5 0 % o f t h e r e n t a l f e e f o r t h e r e s p e c t i v e a r e a ; 3 . T H A T t h e c u r r e n t d a m a g e d e p o s i t o f $ 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r u s e o f e i t h e r e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e e x t e n d e d t o a n y d a y o f t h e w e e k ; 4 . T H A T t h e h a l l M a n a g e r a n d / o r m u n i c i p a l s t a f f b e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g t h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e t w e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 5 o f 1 4 9 5 . A N D T H A T i n a l l o t h e r r e s p e c t s B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 , a s a m e n d e d , b e h e r e b y c o n f i r m e d . R E A D F I R S T , S E C O N D , A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 6 t h d a y o f F E B R U A R Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d J . . . P a g e 1 0 6 o f 1 4 9 , 0 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : F e b r u a r y 3 , 2 0 1 4 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k F I L E : E 0 7 . H A Z A S U B J E C T : H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d N U M B E R : E 2 0 1 4 - 0 1 L a r g e I t e m D r o p - o f f D a y P u r p o s e T o c o n f i r m t h e 2 0 1 4 H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p - o f f D a y a n d r e c o m m e n d t h a t C l e a n H a r b o r s C a n a d a I n c . b e r e t a i n e d t o m a n a g e t h e h a z a r d o u s w a s t e . B a c k g r o u n d A s e r v i c e l e v e l b u d g e t e d f o r t h e l a s t s e v e r a l y e a r s i n c l u d e s a s i n g l e H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p - o f f D a y , h e l d a t t h e p u b l i c w o r k s y a r d a t t h e e n d o f M a y ( o n t h e S a t u r d a y f o l l o w i n g t h e l o n g w e e k e n d ) e a c h y e a r . M u n i c i p a l s t a f f h a s m a n n e d t h e e v e n t w i t h C l e a n H a r b o r s C a n a d a I n c . m a n a g i n g t h e c o l l e c t i o n a n d d i s p o s a l o f t h e h a z a r d o u s w a s t e a n d O n t a r i o E l e c t r o n i c S t e w a r d s h i p ( O E S ) c o o r d i n a t i n g t h e c o l l e c t i o n o f e l e c t r o n i c s o n - s i t e . S t a f f C o m m e n t s I n o r d e r t o h a v e a c o n t r a c t i n p l a c e f o r h a n d l i n g t h e h a z a r d o u s w a s t e , a r r a n g e m e n t s n e e d t o b e f i n a l i z e d s h o r t l y w i t h C l e a n H a r b o r s C a n a d a I n c . I n a d d i t i o n , i t i s b e n e f i c i a l t o h a v e c o n f i r m a t i o n f o r r e s i d e n t i n q u i r i e s a n d t o p r o v i d e a d v a n c e p u b l i c n o t i c e o f t h e e v e n t . C o n t a c t h a s b e e n m a d e w i t h C l e a n H a r b o r s C a n a d a I n c . , a n d t h e y a r e t e n t a t i v e l y b o o k e d f o r S a t u r d a y , M a y 2 4 , 2 0 1 4 f r o m 9 : 0 0 a . m . t o 2 : 0 0 p . m . T h e H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p o f f D a y i s i n c l u d e d i n t h e c u r r e n t d r a f t 2 0 1 4 B u d g e t . R e c o m m e n d a t i o n " T h a t t h e 2 0 1 4 H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , E l e c t r o n i c s a n d L a r g e I t e m D r o p - o f f D a y b e a r r a n g e d f o r S a t u r d a y M a y 2 4 , 2 0 1 4 , a n d t h a t C l e a n H a r b o r s C a n a d a I n c . b e r e t a i n e d t o m a n a g e t h e H a z a r d o u s W a s t e D r o p - o f f c o l l e c t i o n a n d d i s p o s a l . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d R e v i e w e d b y / ^ ^ ^ w ^ I O a i ^ J C L U ^ O ^ M ^ g a r e J ^ C T n d e r h i l l 7 D a v i d A r i s t o n e P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k A c t i n g A d m i n i s t r a t o r S t a f f R e p o r t E 2 0 1 4 - 0 1 r e g a r d i n g " H o u s e h o l d H a z a r d o u s W a s t e , . . . P a g e 1 0 7 o f 1 4 9 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e B a y h a m M e d i c a l C e n t r e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e S t r a f f o r d v i l l e L i b r a r y S t r a f f o r d v i l l e F i r e h a l l E d e n & A r e a C o m m u n i t y C e n t r e S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f t h e s e c o n d q u a r t e r w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e w e l l s y s t e m s l i s t e d a b o v e a r e o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : . S a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y O n t a r i o R e g u l a t i o n 3 1 9 / 0 8 , a n d t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s a r e f u l l y c o m p l i e d w i t h . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s Q u a r t e r l y R e p o r . . . P a g e 1 0 8 o f 1 4 9 A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : . T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : M i c r o b i o l o g i c a l Q u a r t e r O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r P a r a m e t e r s S u m m a r y M A C / I M A C f T o t a l C o l i f o r m c o u n t s / I O O m l s N u m b e r o f S a m p l e s 3 5 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 M i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 [ R e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t c o u n t s / I O O m l s N u m b e r o f S a m p l e s ! 3 5 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 \ A m i M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 [ R e s a m p l e A b s e n t H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t & N o l o n g e r B a c k g r o u n d r e q u i r e d u n d e r C o u n t n e w r e g u l a t i o n M u m b e r o f S a m p l e s ! 0 0 0 0 M u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 5 0 0 C o u n t s / m L \ / \ \ n I M a x 2 0 0 C o u n t s / m L E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 S a m p l i n g f r e q u e n c y a t t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e h a s b e e n r e d u c e d f r o m b i - w e e k l y t o m o n t h l y , t h e S t r a f f o r d v i l l e F i r e H a l l a n d t h e E d e n C o m m u n i t y B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s Q u a r t e r l y R e p o r . . . P a g e 1 0 9 o f 1 4 9 C e n t r e h a v e b e e n r e d u c e d t o o n c e e v e r y 3 m o n t h s , t h e M e d i c a l C e n t r e , M u n i c i p a l o f f i c e a n d l i b r a r y a r e n o l o n g e r r e q u i r e d t o b e t e s t e d a s p e r t h e E l g i n S t . T h o m a s H e a l t h U n i t ' s d i r e c t i o n . S e c t i o n 4 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o a d v e r s e m i c r o b i o l o g i c a l t e s t r e s u l t s d u r i n g t h i s t i m e p e r i o d . S e c t i o n 5 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C N o l o n g e r r e q u i r e d t o b e N i t r a t e s 1 0 m g / L M A C t e s t e d u n d e r n e w r e g u l a t i o n S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e = 4 1 . 9 m g / L , F i r e h a l l S o d i u m 2 0 m g / L M A C = 3 7 . 6 m g / L , E d e n C o m m . C e n t r e = 9 9 . 2 m g / L S e c t i o n 6 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r d i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t . i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l . c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g . c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s Q u a r t e r l y R e p o r . . . P a g e 1 1 0 o f 1 4 9 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 W a t e r w o r k s # 2 6 0 0 0 4 7 4 8 S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f t h e f i r s t q u a r t e r ' s w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a t e r s y s t e m i s o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . O p e r a t i o n b y L i c e n s e d O p e r a t o r s : . T h e w a t e r d i s t r i b u t i o n s y s t e m i s o p e r a t e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t i e s c o m p e t e n t a n d l i c e n s e d s t a f f . T h e m a n d a t o r y l i c e n s i n g p r o g r a m f o r o p e r a t o r s o f d r i n k i n g w a t e r f a c i l i t i e s i n O n t a r i o i s r e g u l a t e d u n d e r t h e O n t a r i o W a t e r R e s o u r c e s A c t ( O W R A ) R e g u l a t i o n 1 2 8 / 0 4 . L i c e n s i n g m e a n s t h a t a n i n d i v i d u a l m e e t s t h e e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e r e q u i r e m e n t s a n d h a s s u c c e s s f u l l y p a s s e d t h e c e r t i f i c a t i o n e x a m . B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 1 o f 1 4 9 S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : . T h e M u n i c i p a l i t y f o l l o w s a s a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y t h e O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 , t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : . T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - S y s t e m I n f o r m a t i o n : F a c i l i t y N a m e : B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m C o n t a c t : M u n i c i p a l L o c a t i o n : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r : E d R o l o s o n ( o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r ) W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t o r s : B o b B u t l e r & A d a m S w a n c e S e r v i c e A r e a : P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a S e r v i c e P o p u l a t i o n : 2 5 0 0 O p e r a t i o n a l D e s c r i p t i o n : B a y h a m W a t e r S y s t e m i s s e r v i c e d b y t h e E l g i n A r e a W a t e r S y s t e m . I n c l u d i n g t h e M u n i c i p a l i t i e s o f C e n t r a l E l g i n a n d M a l a h i d e . R a w W a t e r S o u r c e : L a k e E r i e T r e a t e d W a t e r : E l g i n A r e a W a t e r S y s t e m D i s i n f e c t i o n M e t h o d : G a s c h l o r i n a t i o n a t E l g i n A r e a W a t e r P l a n t S e c o n d a r y D i s i n f e c t i o n M e t h o d : T h e s o d i u m h y p o c h l o r i t e i s r e s i d u a l a n d f l o w p a c e d a t t h e P o r t B u r w e l l T o w e r a n d L a k e v i e w R e c h l o r i n a t i o n F a c i l i t y . B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 2 o f 1 4 9 S e c t i o n 4 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : M i c r o b i o l o g i c a l Q u a r t e r O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r P a r a m e t e r s S u m m a r y M A C / I M A C F T o t a l C o l i f o r m c ^ F U / 1 0 0 m l s N u m b e r o f S a m p l e s 1 5 1 2 1 5 4 2 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 V l i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 [ R e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t / t F U / 1 0 0 m l s < - / M u m b e r o f S a m p l e r 1 5 1 2 1 5 4 2 M u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 \ A \ n f M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t / B a c k g r o u n d s l u m b e r o f S a m p l e r 1 5 1 2 1 5 4 2 s l u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 0 ^ i n / M a x 5 0 0 / 2 0 0 C F U E x c e e d e n c e s 0 0 0 0 e s a m p l e 0 v y p i c a l S o u r c e o f V l i c r o b i a l c o n t a m i n a n t s , s u c h a s v i r u s e s a n d b a c t e r i a , m a y c o m e f r o m f ~ t o n t a m i n a t i o n s e p t i c s y s t e m s , a g r i c u l t u r a l l i v e s t o c k o p e r a t i o n s , w i l d l i f e , a n d w a s t e w a t e r j r e a t m e n t p l a n t s . o m m e n t s : S a m p l e s a r e c o l l e c t e d w e e k l y f r o m t h e P o r t B u r w e l l W o r k s Y a r d , P o r t B u r w e l l ^ f t / a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t a n d i n V i e n n a a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e . B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 3 o f 1 4 9 O p e r a t i o n a l Q u a r t e r O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C P a r a m e t e r s s u m m a r y C h l o r i n e D a i l y c h l o r i n e t e s t i n g i s d o n e a t t h e e x t r e m i t i e s o f V i e n n a & P t . B u r w e l l . R e s i d u a l F r e e ( d a i l y ) N u m b e r o f S a m p l e s 6 2 6 0 6 2 1 8 4 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s b e l o w R e g . r e q u i r e m e n t s 0 0 0 0 M i n / M a x . m g / 1 0 . 0 5 M i n . P o r t B u r w e l l 0 . 2 0 - 0 . 5 8 0 . 3 1 - 0 . 7 5 0 . 2 5 - 0 . 5 8 0 . 2 0 - 0 . 7 5 M i n / M a x . m g / 1 0 . 0 5 M i n . V i e n n a 0 . 3 2 - 1 . 1 2 0 . 6 3 - 1 . 0 0 0 . 4 7 - 0 . 9 7 0 . 3 2 - 1 . 1 2 S e c t i o n 5 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o a d v e r s e r e s u l t s d u r i n g t h i s t i m e p e r i o d . S e c t i o n 6 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C T r i h a l o m e t h a n e s 8 2 u g / L P o r t B u r w e l l 1 0 0 u g / L ( q u a r t e r l y ) 5 9 u g / L V i e n n a L e a d P b ( t e s t e d i n 2 n d & A l k a l i n i t y o n l y 1 0 0 - 1 1 0 0 . 0 1 m g / L M A C 4 t h q u a r t e r ) m g / L B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 4 o f 1 4 9 S e c t i o n 7 - F l o w s C o m p a r i s o n o f P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a m a i n m e t e r r e a d s v s . r e s i d e n t i a l r e a d s : J a n - F e b = 9 8 % c a p t u r e M a r c h - A p r i l = 8 1 % c a p t u r e ( s t r e e t s w e e p i n g , w a t e r m a i n l e a k a n d h o u s e f i r e i n P t B u r w e l l ) M a y - J u n e = 8 7 . 5 % c a p t u r e ( s e r v i c e l i n e b r e a k i n V i e n n a ) J u l y - A u g u s t = 9 1 % c a p t u r e ( f i r e h y c f r a n t f l u s h i n g ) S e p t e m b e r - O c t o b e r = 8 6 % c a p t u r e N o v e m b e r - D e c e m b e r = 7 9 % c a p t u r e ( s e r v i c e l i n e b r e a k a t t h e o l d P t . B u r w e l l f i r e b a l l ) A n n u a l c a p t u r e r a t e = 8 7 % N o t e : 3 3 6 6 m 3 w a s h a u l e d f o r t h e R i c h m o n d w a t e r p r o j e c t f r o m A u g u s t 2 0 t h - D e c e m b e r 2 0 t h . S e c t i o n 8 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r d i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t . i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g . c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 5 o f 1 4 9 Municipality of Bayham 1/27/2014 Daily Process Data Collection Facility;Bayham Water Distribution Works;[260004748] - Bayham Water Distribution Month:October-13 to December-13 CALL INS FOR 4th QUARTER 2013 Date Category Details There were no call outs for the 4th Quarter of 2013 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I . . . P a g e 1 1 6 o f 1 4 9 r v - ^ O n t a r i o o r m k i D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 O P T I O N A L A N N U A L R E P O R T T E M P L A T E D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m N u m b e r : 2 6 0 0 0 4 7 4 8 D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m N a m e : B a y h a m D i s t r i b u t i o n S y s t e m D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m O w n e r : T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m C a t e g o r y : W D L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l P e r i o d b e i n g r e p o r t e d : 2 0 1 3 C o w m l e t e i f v o u r C a t e s o r v i s L a r e e M u m c f p a l C o m p l e t e f o r a l l o t h e r C a t e s o r i e s . R e s i d e n t i a l o r S m a l l M u n i c i v a l R e s i d e n t i a l D o e s y o u r D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s e r v e N u m b e r o f D e s i g n a t e d F a c i l i t i e s s e r v e d : m o r e t h a n 1 0 , 0 0 0 p e o p l e ? Y e s [ ] N o [ x ] N / A I s y o u r a n n u a l r e p o r t a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l a t n o c h a r g e o n a w e b s i t e o n t h e I n t e r n e t ? r e p o r t t o a l l D e s i g n a t e d F a c i l i t i e s y o u Y e s [ x ] N o [ ] s e r v e ? Y e s [ ] N o [ ] L o c a t i o n w h e r e S u m m a r y R e p o r t r e q u i r e d u n d e r 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 2 2 w i l l b e N u m b e r o f I n t e r e s t e d A u t h o r i t i e s y o u a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n . r e p o r t t o : 1 C h a t h a m S t . D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l P o r t B u r w e l l , O n t . r e p o r t t o a l l I n t e r e s t e d A u t h o r i t i e s y o u N O J 1 T O r e p o r t t o f o r e a c h D e s i g n a t e d F a c i l i t y ? Y e s [ ] N o [ ] N o t e : F o r t h e f o l l o w i n g t a b l e s b e l o w , a d d i t i o n a l r o w s o r c o l u m n s m a y b e a d d e d o r a n a p p e n d i x m a y b e a t t a c h e d t o t h e r e p o r t L i s t a l l D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s ( i f a n y ) , w h i c h r e c e i v e a l l o f t h e i r d r i n k i n g w a t e r f r o m y o u r s y s t e m : D r i n k i n g W a t e r S y s t e m N a m e D r i n k i n g W a t e r S y s t e m N u m b e r N / A D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l r e p o r t t o a l l D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m o w n e r s t h a t a r e c o n n e c t e d t o y o u a n d t o w h o m y o u p r o v i d e a l l o f i t s d r i n k i n g w a t e r ? Y e s [ ] N o [ ] D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 1 o f 5 ( P f f l S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b m a r y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 1 7 o f 1 4 9 V - ~ > ^ O n t a r J O D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 I n d i c a t e h o w y o u n o t i f i e d s y s t e m u s e r s t h a t y o u r a n n u a l r e p o r t i s a v a i l a b l e , a n d i s f r e e o f c h a r g e . [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a t h e w e b [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a G o v e r n m e n t O f f i c e [ ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a a n e w s p a p e r [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a P u b l i c R e q u e s t [ ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a a P u b l i c L i b r a r y [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a o t h e r m e t h o d _ w a t e r b i l l s D e s c r i b e y o u r D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m T h e B a y h a m w a t e r d i s t r i b u t i o n s y s t e m c o n s i s t s o f v a r i o u s s i z e t r a n s m i s s i o n m a i n s a n d a p p a r a t u s e s i n c l u d i n g 8 1 f i r e h y d r a n t s , 1 0 0 m a i n v a l v e s a n d 4 a i r r e l e a s e a n d 3 d r a i n c h a m b e r s . T h e l o c a t i o n o f t h e s e a r e m a i n l y l o c a t e d i n t h e v i l l a g e s o f P o r t B u r w e l l a n d V i e n n a . T h e e s t i m a t e d s e r v i c e p o p u l a t i o n i s l e s s t h a n 2 0 0 0 w i t h 8 2 0 f u l l y m e t e r e d s e r v i c e c o n n e c t i o n s . A b o o s t e r p u m p s t a t i o n i s l o c a t e d o n t h e t r a n s m i s s i o n m a i n t o V i e n n a . T h i s p u m p o p e r a t e s w h e n t h e p r e s s u r e d r o p s t o a c t i v a t e t h e p u m p w h i c h w o u l d n o r m a l l y o c c u r d u r i n g f i r e f l o w s o r m a i n l i n e f l u s h i n g . L i s t a l l w a t e r t r e a t m e n t c h e m i c a l s u s e d o v e r t h i s r e p o r t i n g p e r i o d N o c h e m i c a l s u s e d a s t h i s r e p o r t i s f o r a d i s t r i b u t i o n s y s t e m t h a t r e c e i v e s t r e a t e d w a t e r . W e r e a n y s i g n i f i c a n t e x p e n s e s i n c u r r e d t o ? [ x ] I n s t a l l r e q u i r e d e q u i p m e n t [ x ] R e p a i r r e q u i r e d e q u i p m e n t [ x ] R e p l a c e r e q u i r e d e q u i p m e n t P l e a s e p r o v i d e a b r i e f d e s c r i p t i o n a n d a b r e a k d o w n o f m o n e t a r y e x p e n s e s i n c u r r e d $ 5 5 9 , 2 7 5 - r e g u l a t o r y o p e r a t i n g e x p e n s e s i n c l u d i n g p u r c h a s e o f w a t e r C a p i t a l c o s t s i n c u r r e d f o r 2 0 1 3 t o t a l e d $ 5 , 0 0 0 f o r r a d i o w a t e r m e t e r h e a d r e p l a c e m e n t s . D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 2 o f 5 ( P f f i S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 1 8 o f 1 4 9 ! V - - ^ O n t a r i o o . , . D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 P r o v i d e d e t a i l s o n t h e n o t i c e s s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h s u b s e c t i o n 1 8 ( 1 ) o f t h e S a f e D r i n k i n g - W a t e r A c t o r s e c t i o n 1 6 - 4 o f S c h e d u l e 1 6 o f O . R e g . 1 7 0 / 0 3 a n d r e p o r t e d t o S p i l l s A c t i o n C e n t r e I n c i d e n t P a r a m e t e r R e s u l t U n i t o f C o r r e c t i v e A c t i o n C o r r e c t i v e D a t e M e a s u r e A c t i o n D a t e N o a d v e r s e t e s t r e s u l t s d u r i n g 2 0 1 2 M i c r o b i o l o g i c a l t e s t i n g d o n e u n d e r t h e S c h e d u l e 1 0 , 1 1 o r 1 2 o f R e g u l a t i o n 1 7 0 / 9 3 , d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d . N u m b e r R a n g e o f E . C o l i R a n g e o f T o t a l N u m b e r R a n g e o f H P C o f O r F e c a l C o l i f o r m o f H P C R e s u l t s S a m p l e s R e s u l t s R e s u l t s S a m p l e s ( m i n # ) - ( m a x # ) ( m i n # ) - ( m a x # ) ( m i n # ) - ( m a x # ) R a w T r e a t e d D i s t r i b u t i o n 1 5 6 0 0 1 5 6 < 1 0 - 1 8 0 O p e r a t i o n a l t e s t i n g d o n e u n d e r S c h e d u l e 7 , 8 o r 9 o f R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h i s A n n u a l R e p o r t . N u m b e r o f R a n g e o f R e s u l t s N O T E : F o r c o n t i n u o u s G r a b ( m i n # ) - ( m a x # ) S a m p l e s m o n i t o r s u s e 8 7 6 0 a s t h e T u r b i d i t y n u m b e r o f s a m p l e s . C h l o r i n e 7 3 0 0 . 2 1 - 1 . 1 7 ( f r e e ) F l u o r i d e ( I f t h e D W S p r o v i d e s f l u o r i d a t i o n ) N O T E : R e c o r d t h e u n i t o f m e a s u r e i f i t i s n o t m i l l i g r a m s p e r l i t r e . D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 3 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b m a i y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 1 9 o f 1 4 9 ^ V - ' > . ^ O n t a r i O D n n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S u m m a r y o f a d d i t i o n a l t e s t i n g a n d s a m p l i n g c a r r i e d o u t i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t o f a n a p p r o v a l , o r d e r o r o t h e r l e g a l i n s t r u m e n t . D a t e o f l e g a l i n s t r u m e n t P a r a m e t e r D a t e S a m p l e d R e s u l t U n i t o f M e a s u r e i s s u e d S u m m a r y o f l n o r g a n i c p a r a m e t e r s t e s t e d d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d o r t h e m o s t r e c e n t s a m p l e r e s u l t s P a r a m e t e r S a m p l e D a t e R e s u l t V a l u e U n i t o f M e a s u r e E x c e e d a n c e A n t i m o n y A r s e n i c B a r i u m B o r a n C a d m i u m C h r o m i u m * L e a d M e r c u r y S e l e n i u m S o d i u m U r a n i u m F l u o r i d e N i t r i t e N i t r a t e * o n l y f o r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s t e s t i n g u n d e r S c h e d u l e 1 5 . 2 ; t h i s i n c l u d e s l a r g e m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , s m a l l m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , n o n - m u n i c i p a l s e a s o n a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , l a r g e n o n - m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , a n d s m a l l n o n - m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s S u m m a r y o f l e a d t e s t i n g u n d e r S c h e d u l e 1 5 . 1 d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d ( a p p l i c a b l e t o t h e f o l l o w i n g d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s ; l a r g e m u n i c i p a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , s m a l l m u n i c i p a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , a n d n o n - m u n i c i p a l y e a r - r o u n d r e s i d e n t i a l s y s t e m s ) R a n g e o f N u m b e r o f N u m b e r o f L o c a t i o n T y p e A I k a l i n i t y R e s u l t s S a m p l e s E x c e e d a n c e s ( m i n # ) - ( m a x # ) D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 4 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 2 0 o f 1 4 9 r v - ^ O n t a r i O D r i n k i D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 P l u m b i n g D i s t r i b u t i o n 8 p H a n d 9 7 - 1 8 0 a l k . 0 a l k a l i n i t y o n l y p H = 7 . 3 4 - 7 . 6 7 S u m m a r y o f O r g a n i c p a r a m e t e r s s a m p l e d d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d o r t h e m o s t r e c e n t s a m p l e r e s u l t s P a r a m e t e r S a m p l e R e s u l t U n i t o f E x c e e d a n c e D a t e V a l u e M e a s u r e A l a c h l o r A l d i c a r b A l d r i n + D i e l d r i n A t r a z i n e + N - d e a l k y l a t e d m e t o b o l i t e s A z i n p h o s - m e t h y l B e n d i o c a r b B e n z e n e B c n z o ( a ) p y r e n e B r o m o x y n i l C a r b a r y l C a r b o f u r a n C a r b o n T e t r a c h l o r i d e C h l o r d a n e ( T o t a l ) C h l o r p y r i f o s C y a n a z i n e D i a z i n o n D i c a m b a 1 , 2 - D i c h I o r o b e n z e n e 1 , 4 - D i c h I o r o b e n z e n e D i c h l o r o d i p h e n y l t r i c h l o r o e t h a n e ( D D T ) + m e t a b o l i t e s 1 , 2 - D i c h I o r o e t h a n e 1 , 1 - D i c h I o r o e t h y l e n e ( v i n y l i d e n e c h l o r i d e ) D i c h l o r o m e t h a n e 2 - 4 D i c h l o r o p h e n o l 2 , 4 - D i c h I o r o p h e n o x y a c e t i c a c i d ( 2 , 4 - D ) D i c l o f o p - m e t h y l D i m e t h o a t e D i n o s e b D i q u a t D i u r o n G l y p h o s a t e H e p t a c h l o r + H e p t a c h l o r E p o x i d e L i n d a n e ( T o t a l ) M a l a t h i o n D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 5 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 2 1 o f 1 4 9 r ^ ^ O n t a r i o D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 M e t h o x y c h l o r M e t o l a c h l o r M e t r i b u z i n M o n o c h l o r o b e n z e n e P a r a q u a t P a r a t h i o n P e n t a c h l o r o p h e n o l P h o r a t e P i c l o r a m P o l y c h l o r i n a t e d B i p h e n y I s C P C B ) P r o m e t r y n e S i m a z i a e T H M 2 0 1 3 6 0 . 2 5 u g / L ( N O T E : s h o w l a t e s t a n n u a l a v e r a g e ) T e m e p h o s T e r b u f o s T e t r a c h l o r o e t h y l e n e 2 , 3 , 4 , 6 - T e t r a c h l o r o p h e n o l T r i a I I a t e T r i c h l o r o e t h y l e n e 2 , 4 , 6 - T r i c h I o r o p h e n o l 2 , 4 , 5 - T r i c h l o r o p h e n o x y a c e t i c a c i d ( 2 , 4 , 5 - T ) T r i f l u r a l i n V i n y l C h l o r i d e L i s t a n y I n o r g a n i c o r O r g a n i c p a r a m e t e r s ) t h a t e x c e e d e d h a l f t h e s t a n d a r d p r e s c r i b e d i n S c h e d u l e 2 o f O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s . P a r a m e t e r R e s u l t V a l u e U n i t o f M e a s u r e D a t e o f S a m p l e T H M 6 1 u g / L J a n . , 1 3 T H M 4 4 u g / L A p r i l / 1 3 T H M 6 5 . 5 u g / L J u l y / 1 3 T H M 7 0 . 5 u g / L O c t . / 1 3 D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 6 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E . . . P a g e 1 2 2 o f 1 4 9 2 0 1 3 A N N U A L S U M M A R Y R E P O R T F O R M U N I C I P A L W A T E R S Y S T E M S R e p o r t T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y i n f o r m a t i o n f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m , W a t e r W o r k s # 2 6 0 0 0 4 7 4 8 , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e 2 2 o f t h e O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n f o r t h e r e p o r t i n g p e r i o d o f J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m i s c a t e g o r i z e d a s a C l a s s I , L a r g e M u n i c i p a l R e s i d e n t i a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m . W h o g e t s a c o p y o f t h e R e p o r t : T h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t t h e f o l l o w i n g r e c e i v e t h e s u m m a r y r e p o r t n o l a t e r t h a n M a r c h 3 1 f o r t h e p r e c e d i n g c a l e n d a r y e a r ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l i t y , t h e m e m b e r s o f . t h e M u n i c i p a l C o u n c i l ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d e s t a b l i s h e d u n d e r s e c t i o n 1 9 5 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e m e m b e r s o f t h e m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d ; o r i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a c o r p o r a t i o n , t h e b o a r d o f d i r e c t o r s o f t h e c o r p o r a t i o n . W h a t m u s t t h e R e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t , ( a ) l i s t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t , t h e r e g u l a t i o n s , t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l a n d a n y o r d e r t h a t t h e s y s t e m f a i l e d t o m e e t a t a n y t i m e d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t a n d s p e c i f y t h e d u r a t i o n o f t h e f a i l u r e ; a n d ( b ) f o r e a c h f a i l u r e r e f e r r e d t o i n c l a u s e ( a ) , d e s c r i b e t h e m e a s u r e s t h a t w e r e t a k e n t o c o r r e c t t h e f a i l u r e . B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m . . . P a g e 1 2 3 o f 1 4 9 T h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m c o m p l i e d w i t h t h e f o l l o w i n g D r i n k i n g W a t e r L e g i s l a t i o n ; S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . 0 . R e g 1 7 0 / 0 3 , 0 . R e g 1 2 8 / 0 4 . S y s t e m D r i n k i n g W a t e r L i c e n c e # 0 6 1 - 1 0 1 . N o t e : M O E i n s p e c t i o n c o n d u c t e d o n N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 i n d i c a t e s f u l l c o m p l i a n c e a s a 1 0 0 % s c o r e w a s a c h i e v e d . W h a t e l s e m u s t t h e r e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t a l s o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n a b l i n g t h e o w n e r o f t h e s y s t e m t o a s s e s s t h e c a p a b i l i t y o f t h e s y s t e m t o m e e t e x i s t i n g a n d p l a n n e d u s e s o f t h e s y s t e m : A s u m m a r y o f t h e q u a n t i t i e s a n d f l o w r a t e s o f t h e w a t e r s u p p l i e d d u r i n g t h e . p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t ; A c o m p a r i s o n o f t h e s u m m a r y r e f e r r e d t o i n p a r a g r a p h 1 t o t h e r a t e d c a p a c i t y a n d . f l o w r a t e s a p p r o v e d i n t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l . A t t a c h m e n t s . 2 0 1 3 f l o w s R e p o r t P r e p a r e d b y ; ^ / / ^ & ^ ^ - - E d R o l o s o n , C M M H I W a t e r / W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r O v e r a l l R e s p o n s i b l e O p e r a t o r ( O R O ) B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m . . . P a g e 1 2 4 o f 1 4 9 MUNICIPALITY OF BAYHAM MONTHLY WATER CONSUMPTION (m3) Jan.Feb.March April May June July Aua.Sept.Oct.Nov.Dec.Totals 2013 Pt.Burwell 5254 8181 5691 5968 7345 8789 10041 11129 9929 9441 8932 8489 99189 avg.daily 169.5 292.2 183.6 198.9 236.9 292.9 323.9 359 331 304.5 297.8 273.8 Vienna 3623 3623 3924 3806 4819 4535 4509 4610 2036 3436 4856 4506 48283 avg. daily 116.9 129.4 126.6 126.9 155.5 151.2 145.5 148.7 68 110.8 161.9 145.4 Lake View 9128 11804 9973 9774 13434 11945 16818 16975 15581 14313 13710 13180 156635 avg. daily 294.5 421.6 321.7 325.8 433.4 398.2 542.5 547.6 519.4 461.7 457 425.2 B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m . . . P a g e 1 2 5 o f 1 4 9 Q u a r t e r l y R e p o r t f o r T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 W a t e r w o r k s # 2 6 0 0 7 4 8 5 4 S e c t i o n 1 - I n t r o d u c t i o n : T h i s r e p o r t i s a q u a r t e r l y s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r P r o t e c t i o n R e g u l a t i o n . I t i n c l u d e s i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e s o u r c e o f w a t e r , a n a l y t i c a l t e s t r e s u l t s , a n d h o w t h e s e c o m p a r e t o t h e s t a n d a r d s s e t b y t h e P r o v i n c e . S e c t i o n 2 - C o m p l i a n c e W i t h P r o v i n c i a l R e g u l a t i o n s : T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m i s o p e r a t e d i n a c c o r d a n c e w i t h p r o v i n c i a l r e g u l a t i o n s . T h e f o l l o w i n g i s t h e c r i t e r i a u s e d : U s e o f A c c r e d i t e d L a b s : A n a l y t i c a l t e s t s t o m o n i t o r t h e w a t e r q u a l i t y a r e c o n d u c t e d b y a l a b o r a t o r y a u d i t e d b y t h e C a n a d i a n A s s o c i a t i o n f o r E n v i r o n m e n t a l A n a l y t i c a l L a b o r a t o r i e s ( C A E A L ) a n d a c c r e d i t e d b y t h e S t a n d a r d s C o u n c i l o f C a n a d a ( S C C ) . A c c r e d i t a t i o n e n s u r e s t h a t t h e l a b o r a t o r y h a s a c c e p t a b l e l a b o r a t o r y p r o t o c o l s a n d t e s t m e t h o d s i n p l a c e . I t a l s o r e q u i r e s t h e l a b o r a t o r y t o p r o v i d e e v i d e n c e a n d a s s u r a n c e s o f t h e p r o f i c i e n c y o f t h e a n a l y s t s p e r f o r m i n g t h e t e s t m e t h o d s . O p e r a t i o n b y L i c e n s e d O p e r a t o r s : T h e R i c h m o n d W a t e r S y s t e m i s o p e r a t e d a n d m a i n t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t i e s c o m p e t e n t a n d l i c e n s e d s t a f f . T h e m a n d a t o r y l i c e n s i n g p r o g r a m f o r o p e r a t o r s o f d r i n k i n g w a t e r f a c i l i t i e s i n O n t a r i o i s r e g u l a t e d u n d e r t h e O n t a r i o S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . L i c e n s i n g m e a n s t h a t a n i n d i v i d u a l m e e t s t h e e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e r e q u i r e m e n t s a n d h a s s u c c e s s f u l l y p a s s e d t h e c e r t i f i c a t i o n e x a m s . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 2 6 o f 1 4 9 S a m p l i n g a n d A n a l y t i c a l R e q u i r e m e n t s : . T h e M u n i c i p a l i t y f o l l o w s a s a m p l i n g a n d a n a l y s i s s c h e d u l e r e q u i r e d b y t h e O n t . R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 a n d t h e O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r S t a n d a r d s . M o r e i n f o r m a t i o n o n s a m p l i n g a n d a n a l y s i s , i n c l u d i n g r e s u l t s a r e a v a i l a b l e i n t h i s r e p o r t a n d f r o m t h e M u n i c i p a l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t . A d h e r e n c e t o M i n i s t r y G u i d e l i n e s a n d P r o c e d u r e s : . T o e n s u r e t h e p r o t e c t i o n o f t h e p u b l i c ' s h e a l t h a n d o p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e , t h e M u n i c i p a l i t y a d h e r e s t o t h e g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s d e v e l o p e d b y t h e M i n i s t r y o f t h e E n v i r o n m e n t a n d t h e M i n i s t r y o f H e a l t h . S e c t i o n 3 - S y s t e m I n f o r m a t i o n : F a c i l i t y N a m e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m M u n i c i p a l L o c a t i o n : R i c h m o n d C o n t a c t : W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r : E d R o l o s o n ( o v e r a l l r e s p o n s i b l e o p e r a t o r ) W a t e r a n d W a s t e w a t e r O p e r a t o r s : B o b B u t l e r a n d A d a m S w a n c e S e r v i c e A r e a : C o m m u n i t y o f R i c h m o n d s e r v i c i n g 5 1 r e s i d e n t s O p e r a t i o n a l D e s c r i p t i o n : S m a l l M u n i c i p a l y e a r r o u n d r e s i d e n t i a l d r i n k i n g w a t e r s y s t e m . R a w W a t e r S o u r c e : G r o u n d w a t e r u n d e r t h e d i r e c t i n f l u e n c e o f s u r f a c e w a t e r ( G U D I ) D i s i n f e c t i o n M e t h o d : S o d i u m h y p o c h l o r i t e f l o w p a c e d w i t h r a w w a t e r p u m p i n g . S e c o n d a r y D i s i n f e c t i o n M e t h o d : U l t r a v i o l e t l i g h t R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 2 7 o f 1 4 9 S e c t i o n 4 - A n a l y t i c a l T e s t R e s u l t s : D i s t r i b u t i o n , R a w , P l a n t M i c r o b i o l o g i c a l O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r P a r a m e t e r s M A C / I M A C F r e e C h l o r i n e r e s i d u a l r a n g e 0 . 4 4 - 1 . 2 0 0 . 5 5 - 1 . 0 9 0 . 7 3 - 2 . 3 0 M i n = 0 . 0 5 T o t a l C o l i f o r m f \ F U / 1 0 0 m L ^ N u m b e r o f S a m p l e s 8 8 1 4 N u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 M i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 p ^ e s a m p l e F e c a l C o l i f o r m o r E - C o l i C o u n t / t F U / 1 0 0 m L M u m b e r o f S a m p l e s 8 8 1 4 d u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s 0 0 0 y i i n / M a x A b s e n t E x c e e d e n c e s 0 0 0 H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t / B a c k g r o u n d s l u m b e r o f S a m p l e s 8 8 1 4 s l u m b e r o f D e t e c t a b l e R e s u l t s ^ i n / M a x 5 0 0 / 2 0 0 C F U E x c e e d e n c e s 0 0 0 ^ . e s a m p l e y p i c a l S o u r c e o f M i c r o b i a l c o n t a m i n a n t s , s u c h a s v i r u s e s a n d b a c t e r i a , m a y c o m e f r o m s e p t i c ^ o n t a m i n a t i o n s y s t e m s , a g r i c u l t u r a l l i v e s t o c k o p e r a t i o n s , a n d w i l d l i f e . C o m m e n t s : S a m p l e s a r e c o l l e c t e d w e e k l y f r o m t h e e a s t a n d w e s t d i s t r i b u t i o n b l o w o f f s . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 2 8 o f 1 4 9 O p e r a t i o n a l P a r a m e t e r s O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C R a w W a t e r T o t a l N o S a m p l e s N o S a m p l e s N e w w e l l # 2 C o l i f o r m / 0 / 0 E . C o l i N e w w e l l # 3 C F U / l O O m L 0 / 0 T u r b i d i t y N T U N u m b e r o f S a m p l e s / V a l u e 0 0 0 * N o r a w b a c t e r i a o r t u r b i d i t y s a m p l e s t a k e n d u r i n g t h e m o n t h o f O c t o b e r a n d N o v e m b e r a s t r e a t e d w a t e r h a s b e e n h a u l e d i n f r o m t h e B a y h a m W a t e r S y s t e m a s a r e s u l t o f t h e R i c h m o n d s o u r c e w a t e r a n d t r e a t m e n t c o n s t r u c t i o n . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 2 9 o f 1 4 9 O p e r a t i o n a l P a r a m e t e r s O c t o b e r N o v e m b e r D e c e m b e r M A C / I M A C T r e a t m e n t P l a n t W a t e r D a i l y F r e e C h l o r i n e R e s i d u a l s a n d 6 2 6 0 6 2 T u r b i d i t y s a m p l e s ( t o t a l ) T u r b i d i t y 1 N T U N T U S t o r a g e t a n k s t o e a s t a n d w e s t d i s t r i b u t i o n 0 . 1 2 - 0 . 8 9 0 . 1 7 - 0 . 8 8 0 . 0 1 - 0 . 9 0 T o t a l F l o w s 3 9 6 m 3 4 3 5 m 3 4 2 5 m 3 E a s t a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = D i s t r i b u t i o n 1 2 . 8 m 3 1 4 . 5 m 3 1 3 J m 3 W e s t 4 4 4 m 3 4 5 3 4 7 2 m 3 D i s t r i b u t i o n a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = a v g . d a i l y = 1 4 . 3 m 3 1 5 . 1 m 3 1 5 . 3 m 3 S e c t i o n 5 - D i s c u s s i o n o f A n a l y t i c a l R e s u l t s : I t w a s f o u n d t h r o u g h t h o r o u g h s a m p l i n g t h a t t h e r e w e r e n o m i c r o b i o l o g i c a l e x c e e d e n c e s f o r t h i s q u a r t e r . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 3 0 o f 1 4 9 S e c t i o n 6 - L i s t o f a l l C o m p o u n d s D e t e c t e d i n A n a l y s i s o f W a t e r S a m p l e s : P a r a m e t e r C o m p o u n d M A C o r I M A C T r i h a l o m e t h a n e s N o s a m p l e s t a k e n d u e t o 1 0 0 u g / L ( q u a r t e r l y ) t r e a t e d h a u l e d w a t e r n d L e a d P b ( t e s t e d i n 2 " ° & t h 0 . 1 0 - 0 . 8 7 u g / L 1 0 u g / L M A C 4 I n q u a r t e r ) N i t r a t e s ( q u a r t e r l y ) 5 . 8 2 m g / L 1 0 m g / L S o d i u m 1 6 7 m g / L 2 0 m g / L S e c t i o n 7 - D e f i n i t i o n s a n d A b b r e v i a t i o n s : M A C - M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . I M A C - I n t e r i m M a x i m u m A c c e p t a b l e C o n c e n t r a t i o n . . C o l i f o r m B a c t e r i a - A g r o u p o f c o m m o n l y o c c u r r i n g r o d s h a p e d b a c t e r i a . T h e i r p r e s e n c e i n a w a t e r s a m p l e i s i n d i c a t i v e o f i n a d e q u a t e f i l t r a t i o n a n d / o r c f i s i n f e c t i o n . F e c a l C o l i f o r m B a c t e r i a - R e f e r s t o a s u b g r o u p o f c o l i f o r m b a c t e r i a p r e s e n t i n t h e d i g e s t i v e s y s t e m o f w a r m b l o o d e d a n i m a l s a n d h u m a n s . H e t e r o t r o p h i c P l a t e C o u n t ( H P C ) - A m e t h o d o f m e a s u r i n g b a c t e r i a l . c o n t e n t i n w a t e r s a m p l e s . A l s o k n o w n a s S t a n d a r d P l a t e C o u n t . O r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s c o n t a i n i n g c a r b o n . . I n o r g a n i c P a r a m e t e r - A g r o u p o f c h e m i c a l c o m p o u n d s n o t c o n t a i n i n g c a r b o n . R a w W a t e r - S u r f a c e o r g r o u n d w a t e r a v a i l a b l e a s a s o u r c e o f d r i n k i n g w a t e r . t h a t h a s n o t r e c e i v e d a n y t r e a t m e n t . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 3 1 o f 1 4 9 Municipality of Bayham 1/27/2014 Daily Process Data Collection 2 Facility:Richmond Community Water Inc. Works:[260074854] - Richmond Community Water Month;October-13 to December-13 OPERATION EVENTS AND CALL INS FOR 4th QUARTER 2013 Date Category Details 10/9/2013 Oper. Highlight OT - 2 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/11/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/12/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/13/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/14/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/19/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/20/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 10/30/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/8/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/9/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/10/2013 Oper. Highlight OT - 2 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/11/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/16/2013 Oper. Highlight OT -12 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. Large consumption of water by village. Undetermined source. 11/17/2013 Oper. Highlight OT - 3.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/22/2013 Oper. Highlight OT - 0.5 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/23/2013 Oper. Highlight OT - 6 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 11/24/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/1/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/4/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/7/2013 Oper. Highlight OT - 3.5 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/8/2013 Oper. Highlight OT - 3.5 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/11/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/13/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/15/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/16/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/17/2013 Oper. Highlight OT - 2.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/18/2013 Oper. Highlight OT - 2.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/19/2013 Oper. Highlight OT - 2.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. 12/20/2013 Oper. Highlight OT - 3.5 hours - Filling up temporary tanks with hauled water. New treatment start-up. R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 3 2 o f 1 4 9 Municipafrty of Bayham 1/27/2014 Daily Process Data Collection 2 12/21/2013 Oper. Highlight OT - 7 hours - New treatment start-up. Orientation and trouble-shooting. 12/22/2013 Oper. Highlight OT - 3.5 hours - New treatment start-up. Orientation and trouble-shooting. 12/25/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. 12/26/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. 12/27/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. 12/28/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. 12/28/2013 Oper. Highlight Call In -1.5 hours - Responded to water leak inside the residence of 9443 Richmond Road. 12/29/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. 12/30/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Holiday schedule - Normal operation and collection of water samples to delivered to lab. 12/31/2013 Oper. Highlight OT -1.5 hours - Holiday schedule - Normal operations. Note: Regular Time = 8 AM to 4:30 PM R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m Q u a r t e r l y R e p o r t a n d C a l l I n . . . P a g e 1 3 3 o f 1 4 9 r ^ - _ * , v ~ c : ^ . ^ ^ I » ^ 1 r ^ . f ^ ; ^ D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 u ^ n O P T I O N A L A N N U A L R E P O R T T E M P L A T E D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m N u m b e r : 2 6 0 0 7 4 8 5 4 D r m k i n g - W a t e r S y s t e m N a m e : R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r I n c . D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m O w n e r : T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m C a t e g o r y : S m a l l M u n i c i p a l Y e a r R o u n d R e s i d e n t i a l P e r i o d b e i n g r e p o r t e d : 2 0 1 3 C o m p l e t e i f y o u r C a t e s o r y i s L a r s e M u n i c w a l C o m p l e t e f o r a l l o t h e r C a t e s o r i e s . R e s i d e n t i a l o r S m a l l M u n i c i v a l R e s i d e n t i a l D o e s y o u r D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s e r v e N u m b e r o f D e s i g n a t e d F a c i l i t i e s s e r v e d : m o r e t h a n 1 0 , 0 0 0 p e o p l e ? Y e s [ ] N o [ x ] N / A I s y o u r a n n u a l r e p o r t a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l a t n o c h a r g e o n a w e b s i t e o n t h e I n t e r n e t ? r e p o r t t o a l l D e s i g n a t e d F a c U i t i e s y o u Y e s [ x ] N o [ ] s e r v e ? Y e s [ ] N o [ x ] L o c a t i o n w h e r e S u m m a r y R e p o r t r e q u i r e d u n d e r 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 S c h e d u l e 2 2 w i l l b e N u m b e r o f I n t e r e s t e d A u t h o r i t i e s y o u a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n . r e p o r t t o : N / A B a y h a m W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l 1 C h a t h a m S t . r e p o r t t o a l l I n t e r e s t e d A u t h o r i t i e s y o u P o r t B u r w e l l , O N r e p o r t t o f o r e a c h D e s i g n a t e d F a c i l i t y ? 5 1 9 - 8 7 4 - 4 7 6 1 Y e s [ ] N o [ x ] N o t e : F o r t h e f o l l o w i n g t a b l e s b e l o w , a d d i t i o n a l r o w s o r c o l u m n s m a y b e a d d e d o r a n a p p e n d i x m a y b e a t t a c h e d t o t h e r e p o r t L i s t a l l D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s ( i f a n y ) , w h i c h r e c e i v e a l l o f t h e i r d r i n k i n g w a t e r f r o m y o u r s y s t e m : D r i n k i n g W a t e r S y s t e m N a m e D r i n k i n g W a t e r S y s t e m N u m b e r N / A D i d y o u p r o v i d e a c o p y o f y o u r a n n u a l r e p o r t t o a l l D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m o w n e r s t h a t a r e c o n n e c t e d t o y o u a n d t o w h o m y o u p r o v i d e a l l o f i t s d r i n k i n g w a t e r ? Y e s [ ] N o [ ] D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 1 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 4 o f 1 4 9 r ^ - f c * , ^ ^ ^ \ < * . » m 1 < / D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 r - I n d i c a t e h o w y o u n o t i f i e d s y s t e m u s e r s t h a t y o u r a n n u a l r e p o r t i s a v a i l a b l e , a n d i s f r e e o f c h a r g e . [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a t h e w e b [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a G o v e r n m e n t O f f i c e [ ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a a n e w s p a p e r [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a P u b l i c R e q u e s t [ ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a a P u b l i c L i b r a r y [ x ] P u b l i c a c c e s s / n o t i c e v i a o t h e r m e t h o d - w a t e r b i l l s D e s c r i b e y o u r D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m J a n 1 - A u g 1 9 t h , 2 0 1 3 T h e R i c h m o n d W e l l S u p p l y c o n s i s t s o f t w o a r t e s i a n a n d s u r f a c e w a t e r c o l l e c t i o n s y s t e m s l o c a t e d i n a r a v i n e . R a w w a t e r i s c o U e c t e d i n a n e x c a v a t e d a r e a i n t o p r e - c a s t c o n c r e t e c o n t a i n m e n t s l i n e d w i t h f i l t e r c l o t h a n d c l e a r s t o n e . T h e r a w w a t e r f l o w s v i a g r a v i t y t o t h e l o w e r l e v e l o f t h e r a v i n e a n d i s p u m p e d t o t r e a t m e n t p u m p h o u s e . T r e a t m e n t c o n s i s t s o f c a n i s t e r f i l t r a t i o n , u l t r a v i o l e t i r r a d i a t i o n ( U V ) a n d c h l o r i n a t i o n . T w o d i s t r i b u t i o n l i n e s f e e d 5 0 r e s i d e n t s a n d 1 c h u r c h . t h A u g 2 0 - D e c 1 9 1 " , 2 0 1 3 C a p i t a l w a t e r p r o j e c t . . . w a t e r s e r v i c e d a r e a p r o v i d e d t r e a t e d w a t e r f r o m t h e B a y h a m W a t e r S y s t e m d u r i n g w e l l a n d t r e a t m e n t c o n s t r u c t i o n . t h A s o f D e c e m b e r 2 0 t h e c o m m u n i t y w a s s e r v i c e d b y n e w s o u r c e w a t e r a n d t r e a t m e n t e q u i p m e n t u p g r a d e s i n c l u d i n g r a w w a t e r s o f t e n e r s , n i t r a t e f i l t e r s , p r e a n d p o s t c h l o r i n a t i o n , p o s t f i l t r a t i o n , u v d i s i n f e c t i o n , o n - l i n e c o n t i n u o u s m o n i t o r i n g e q u i p m e n t i n c l u d i n g n i t r a t e , t u r b i d i t y a n d c h l o r i n e . T h e s y s t e m i s m o n i t o r e d a n d a l a r m e d b y a c o m p u t e r i z e d S C A D A s y s t e m . L i s t a l l w a t e r t r e a t m e n t c h e m i c a l s u s e d o v e r t h i s r e p o r t i n g p e r i o d S o d i u m H y p o c h l o r i t e ( 1 2 % ) W e r e a n y s i g n i f i c a n t e x p e n s e s i n c u r r e d t o ? [ x ] I n s t a l l r e q u i r e d e q u i p m e n t [ x ] R e p a i r r e q u i r e d e q u i p m e n t [ x ] R e p l a c e r e q u i r e d e q u i p m e n t D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 2 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 5 o f 1 4 9 r v - f . ? . ; . - ' - ^ ^ ^ - ^ . u : C : " < . D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 P l e a s e p r o v i d e a b r i e f d e s c r i p t i o n a n d a b r e a k d o w n o f m o n e t a r y e x p e n s e s i n c u r r e d $ 5 2 , 9 4 8 - r e g u l a t o r y o p e r a t i n g e x p e n s e s $ 5 3 0 , 7 6 8 . 1 5 - c a p i t a l s o u r c e w a t e r a n d t r e a t m e n t u p g r a d e s P r o v i d e d e t a i l s o n t h e n o t i c e s s u b m i t t e d i n a c c o r d a n c e w i t h s u b s e c t i o n 1 8 ( 1 ) o f t h e S a f e D r i n k i n g - W a t e r A c t o r s e c t i o n 1 6 - 4 o f S c h e d u l e 1 6 o f O . R e g . 1 7 0 / 0 3 a n d r e p o r t e d t o S p i l l s A c t i o n C e n t r e I n c i d e n t P a r a m e t e r R e s u l t U n i t o f C o r r e c t i v e A c t i o n C o r r e c t i v e D a t e M e a s u r e A c t i o n D a t e J a n 3 0 / 1 3 t u r b i d i t y 1 2 N T U D W A F e b 4 / 1 3 D W A F e b 1 9 / 1 3 t u r b i d i t y 3 . 8 2 N T U F e b 2 6 / 1 3 D W A M a r 1 1 / 1 3 t u r b i d i t y 1 . 3 0 N T U M a r 1 8 / 1 3 M a r 1 2 / 1 3 t u r b i d i t y 5 . 1 1 N T U D W A M a r 1 8 / 1 3 A p r 1 0 / 1 3 t u r b i d i t y 1 1 . 9 N T U D W A A p r 1 5 / 1 3 A p r 1 1 / 1 3 t u r b i d i t y 3 . 7 8 N T U D W A A p r 1 5 / 1 3 A p r 1 2 / 1 3 t u r b i d i t y 2 . 9 8 N T U D W A A p r 1 5 / 1 3 M a y 2 9 / 1 3 t u r b i d i t y 1 . 5 5 N T U D W A J u n e 3 / 1 3 J u n e 2 8 / 1 3 t u r b i d i t y 1 . 3 6 N T U D W A J u l y 3 / 1 3 J u l y l 7 / 1 3 T C 1 R e s a m p l e J u l y 2 4 / 1 3 A u g 1 / 1 3 t u r b i d i t y 1 . 5 8 N T U D W A A u g 6 / 1 3 M i c r o b i o l o g i c a l t e s t i n g d o n e u n d e r t h e S c h e d u l e 1 0 , 1 1 o r 1 2 o f R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 , d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d . N u m b e r R a n g e o f E . C o U R a n g e o f T o t a l N u m b e r R a n g e o f H P C o f O r F e c a l C o l i f o r m o f H P C R e s u l t s S a m p l e s R e s u l t s R e s u l t s S a m p l e s ( m i n # ) - ( m a x # ) ( m i n # ) - ( m a x # ) ( m i n # ) - ( m a x # ) R a w 1 6 0 - 4 7 0 1 - 1 3 4 0 0 T r e a t e d D i s t r i b u t i o n 1 0 4 0 1 0 4 0 - 1 1 0 D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 3 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 6 o f 1 4 9 r / - * ^ 7 9 : ' D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 . » ^ . - F . - » - 1 . - I O p e r a t i o n a l t e s t i n g d o n e u n d e r S c h e d u l e 7 , 8 o r 9 o f R e g u l a t i o n 1 7 0 / 0 3 d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h i s A n n u a l R e p o r t . N u m b e r o f R a n g e o f R e s u l t s N O T E : F o r c o n t i n u o u s G r a b ( m i n # ) - ( m a x # ) S a m p l e s m o n i t o r s u s e 8 7 6 0 a s t h e T u r b i d i t y 7 3 0 0 . 0 7 - 1 2 . 0 0 n u m b e r o f s a m p l e s . C h l o r i n e 9 3 8 0 . 2 1 ^ t . 7 0 ( f r e e ) F l u o r i d e ( I f f h e D W S p r o v i d e s N O T E : R e c o r d t h e u n i t o f m e a s u r e i f i t i s n o t m i U i g r a m s p e r l i t r e . S u m m a r y o f a d d i t i o n a l t e s t i n g a n d s a m p l i n g c a r r i e d o u t m a c c o r d a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t o f a n a p p r o v a l , o r d e r o r o t h e r l e g a l i n s t r u m e n t D a t e o f l e g a l i n s t r u m e n t P a r a m e t e r D a t e S a m p l e d R e s u l t U n i t o f M e a s u r e i s s u e d S u m m a r y o f I n o r g a n i c p a r a m e t e r s t e s t e d d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d o r t h e m o s t r e c e n t s a m p l e r e s u l t s P a r a m e t e r S a m p l e D a t e R e s u l t V a l u e U n i t o f M e a s u r e E x c e e d a n c e A n t i m o n y A u g . 2 4 / 0 7 0 . 2 u g / L A r s e n i c 0 . 3 u g / L A u g . 2 4 / 0 7 B a r i u m A u g . 2 4 / 0 7 4 0 . 7 u g / L B o r o n A u g . 2 4 / 0 7 3 3 u g / L C a d m i u m A u g . 2 4 / 0 7 0 . 0 6 u g / L C h r o m i u m A u g . 2 4 / 0 7 2 . 2 u g / L * L e a d S e e b e l o w M e r c u r y A u g . 2 4 / 0 7 0 . 0 2 u g / L S e l e u i u m A u g . 2 4 / 0 7 u g / L S o d i u m D e c / 1 3 1 6 7 m g / L Y e s - D W A U r a n i u m A u g . 2 4 / 0 7 0 . 1 6 u g / L F l u o r i d e 0 . 0 6 m g / L A u g . 2 7 / 0 7 N i t r i t e O c t . 1 1 / 1 2 0 . 0 0 5 m g / L N i t r a t e O c t . 1 1 / 1 2 9 . 0 3 & 9 . 0 2 m g / L : : ! o n l y f o r d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s t e s t i n g u n d e r S c h e d u l e 1 5 . 2 ; t h i s i n c l u d e s l a r g e m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , s m a l l m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , n o n - m u n i c i p a l s e a s o n a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , l a r g e n o n - m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s , a n d s m a l l n o n - m u n i c i p a l n o n - r e s i d e n t i a l s y s t e m s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 4 o f 5 ( P I E S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 7 o f 1 4 9 r ^ t v A . ~ f r . - " . . . - . 4 ' I / / ' , D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 s 1 ^ S u m m a r y o f l e a d t e s t i n g u n d e r S c h e d u l e 1 5 . 1 d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d ( a p p l i c a b l e t o t h e f o l l o w i n g d r i n k i n g w a t e r s y s t e m s ; l a r g e m u n i c i p a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , s m a l l m u n i c i p a l r e s i d e n t i a l s y s t e m s , a n d n o n - m u n i c i p a l y e a r - r o u n d r e s i d e n t i a l s y s t e m s ) R a n g e o f L e a d N u m b e r o f N u m b e r o f L o c a t i o n T y p e R e s u l t s S a m p l e s E x c e e d a n c e s ( m i n # ) - ( m a x # ) P l u m b i n g 2 2 0 . 1 - 1 . 6 5 u g / L 0 D i s t r i b u t i o n 4 0 . 1 0 - 0 . 8 7 u g / L 0 S u m m a r y o f O r g a n i c p a r a m e t e r s s a m p l e d d u r i n g t h i s r e p o r t i n g p e r i o d o r t h e m o s t r e c e n t s a m p l e r e s u l t s P a r a m e t e r S a m p l e R e s u l t U n i t o f E x c e e d a n c e D a t e V a l u e I V I e a s u r e A l a c h l o r A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 1 u g / L A l d i c a r b A u g . 2 8 / 0 7 0 . 3 0 u g / L A l d r i n + D i e l d r i n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 6 7 u g / L A t r a z i n e + N - d e a l k y l a t e d m e t o b o l i t e s A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 2 u g / L A z i n p h o s - m e t h y l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 1 u g / L B e n d i o c a r b A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 3 u g / L B e n z e n e A u g . 2 2 / 0 7 0 . 3 7 u g / L B e n z o ( a ) p y r e n e A u g . 2 7 / 0 7 0 . 0 0 4 u g / L B r o m o x y m l A u g . 2 3 / 0 7 0 . 3 3 u g / L C a r b a r y l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 6 u g / L C a r b o f u r a n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 3 7 u g / L C a r b o n T e t r a c h l o r i d e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 1 u g / L C h l o r d a n e ( T o t a l ) A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 1 u g / L C h l o r p y r i f o s A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 8 u g / L C y a n a z i n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 8 u g / L D i a z i n o n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 8 1 u g / L D i c a m b a A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 0 u g / L 1 , 2 - D i c h l o r o b e n z e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 5 0 u g / L 1 , 4 - D i c h l o r o b e n z e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 1 u g / L D i c h l o r o d i p h e n y l t r i c h l o r o e t h a n e ( D D T ) + A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 4 u g / L m e t a b o l i t e s 1 , 2 - D i c h l o r o e t h a n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 3 u g / L 1 , 1 - D i c h l o r o e t h y l e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 1 u g / L ( v m y l i d e n e c h l o r i d e ) D i c h l o r o m e t h a n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 3 u g / L 2 - 4 D i c h l o r o p h e n o l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 5 u g / L 2 , 4 - D i c h l o r o p h e u o x y a c e t i c a c i d ( 2 , 4 - D ) A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 9 u g / L D i c l o f o p - m e t h y l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 0 u g / L D i m e t h o a t e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 2 u g / L D i n o s e b A u g . 2 8 / 0 7 0 . 3 6 u g / L D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 5 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 8 o f 1 4 9 ^ . - f » . J ^ r . . » . ^ ^ % D r i n k i n g - W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n 0 . R e g . 1 7 0 / 0 3 7 + - u . 1 f . ^ - . - D i q u a t A u g . 2 8 / 0 7 1 . 0 u g / L D i u r o n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 8 7 u g / L G l y p h o s a t e A u g . 2 8 / 0 7 6 . 0 u g / L H e p t a c h l o r + H e p t a c h l o r E p o x i d e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 1 u g / L L i n d a n e ( T o t a l ) A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 5 6 u g / L M a l a t h i o n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 9 1 u g / L M e t h o x y c h l o r A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 4 u g / L M . e t o l a c h l o r A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 9 2 u g / L M e t r i b u z i n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 2 u g / L M o n o c h l o r o b e n z e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 5 8 u g / L P a r a q u a t A u g . 2 8 / 0 7 1 . 0 u g / L P a r a t h i o n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 8 u g / L P e n t a c h l o r o p h e n o l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 5 u g / L P h o r a t e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 1 u g / L P i c l o r a m A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 5 u g / L P o l y c h l o r i n a t e d B i p h e n y I s ( P C B ) A u g . 2 8 / 0 7 0 . 0 4 u g / L P r o m e t r y n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 3 u g / L S i m a z i n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 5 u g / L T H M 2 0 1 3 1 6 u g / L ( N O T E : s h o w l a t e s t a n n u a l a v e r a g e ) T c m e p h o s A u g . 2 8 / 0 7 0 . 3 1 u g / L T e r b u f o s A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 2 u g / L T e t r a c h l o r o e t h y l e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 4 5 u g / L 2 , 3 , 4 , 6 - T e t r a c h l o r u p h e n o I A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 4 u g / L T r i a U a t e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 0 u g / L T r i c h l o r o e t h y l e n e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 3 8 u g / L 2 , 4 , 6 - T r i c h l o r o p h e n o l A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 5 u g / L 2 , 4 , 5 - T r i c h l o r o p h e n o x y a c e t i c a c i d ( 2 , 4 , 5 - T ) A u g . 2 8 / 0 7 0 . 2 2 u g / L T r i f l u r a l i n A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 2 u g / L V i n y l C h l o r i d e A u g . 2 8 / 0 7 0 . 1 7 u g / L L i s t a n y I n o r g a n i c o r O r g a n i c p a r a m e t e r ( s ) t h a t e x c e e d e d h a l f t h e s t a n d a r d p r e s c r i b e d i n S c h e d u l e 2 o f O n t a r i o D r i n k i n g W a t e r Q u a l i t y S t a n d a r d s . P a r a m e t e r R e s u l t V a l u e U n i t o f M e a s u r e D a t e o f S a m p l e N i t r a t e 9 . 9 3 m g / L J a n . / 1 3 N i t r a t e 9 . 2 4 m g / L A p r i l , 1 3 N i t r a t e 9 . 6 7 m g / L J u l y / 1 3 N i t r a t e 5 . 8 2 m g / L O c t / 1 3 D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n s P a g e 6 o f 5 ( P I B S 4 4 3 5 e 0 1 ) F e b r u a r y 2 0 0 8 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l R e p o r t . F i l e : E 0 . . . P a g e 1 3 9 o f 1 4 9 2 0 1 3 A N N U A L S U M M A R Y R E P O R T F O R M U N I C I P A L W A T E R S Y S T E M S R e p o r t T h i s r e p o r t i s a s u m m a r y o f w a t e r q u a l i t y i n f o r m a t i o n f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m , W a t e r W o r k s # 2 6 0 0 7 4 8 5 4 , p u b l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h S c h e d u l e 2 2 o f t h e O n t a r i o ' s D r i n k i n g W a t e r S y s t e m s R e g u l a t i o n f o r t h e r e p o r t i n g p e r i o d o f J a n u a r y 1 , 2 0 1 3 t o D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m i s c a t e g o r i z e d a s a S m a l l M u n i c i p a l Y e a r R o u n d R e s i d e n t i a l D r i n k i n g W a t e r S y s t e m . W h o g e t s a c o p y o f t h e R e p o r t : T h e o w n e r o f t h e d r i n k i n g - w a t e r s y s t e m s h a l l e n s u r e t h a t t h e f o l l o w i n g r e c e i v e t h e s u m m a r y r e p o r t n o l a t e r t h a n M a r c h 3 1 f o r t h e p r e c e d i n g c a l e n d a r y e a r ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l i t y , t h e m e m b e r s o f . t h e M u n i c i p a l C o u n c i l ; i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d . e s t a b l i s h e d u n d e r s e c t i o n 1 9 5 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e m e m b e r s o f t h e m u n i c i p a l s e r v i c e b o a r d ; o r i n t h e c a s e o f a d r i n k i n g w a t e r s y s t e m o w n e d b y a c o r p o r a t i o n , t h e b o a r d o f . d i r e c t o r s o f t h e c o r p o r a t i o n . W h a t m u s t t h e R e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t , ( a ) l i s t t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t , t h e r e g u l a t i o n s , t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l a n d a n y o r d e r t h a t t h e s y s t e m f a i l e d t o m e e t a t a n y t i m e d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t a n d s p e c i f y t h e d u r a t i o n o f t h e f a i l u r e ; a n d ( b ) f o r e a c h f a i l u r e r e f e r r e d t o i n c l a u s e ( a ) , d e s c r i b e t h e m e a s u r e s t h a t w e r e t a k e n t o c o r r e c t t h e f a i l u r e . R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m a . . . P a g e 1 4 0 o f 1 4 9 T h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m c o m p l i e d w i t h t h e f o l l o w i n g D r i n k i n g W a t e r L e g i s l a t i o n ; S a f e D r i n k i n g W a t e r A c t . 0 . R e g 1 7 0 / 0 3 , 0 . R e g 1 2 8 / 0 4 . P r o v i n c i a l O f f i c e r ' s O r d e r d a t e d J a n u a r y 2 0 , 2 0 1 0 r e l a t e d t o s o u r c e w a t e r w i t h . c o m p l i a n c e e x t e n s i o n d a t e o f D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . D r i n k i n g w a t e r a d v i s o r i e s i s s u e d b y t h e M O H f o r t u r b i d i t y a n d n i t r a t e s a r e I n . e f f e c t u n t i l t h e P r o v i n c i a l o r d e r h a s b e e n c o m p l i e d w i t h . W h a t e l s e m u s t t h e r e p o r t c o n t a i n ? T h e r e p o r t m u s t a l s o i n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r t h e p u r p o s e s o f e n a b l i n g t h e o w n e r o f t h e s y s t e m t o a s s e s s t h e c a p a b i l i t y o f t h e s y s t e m t o m e e t e x i s t i n g a n d p l a n n e d u s e s o f t h e s y s t e m : A s u m m a r y o f t h e q u a n t i t i e s a n d f l o w r a t e s o f t h e w a t e r s u p p l i e d d u r i n g t h e p e r i o d c o v e r e d b y t h e r e p o r t ; A c o m p a r i s o n o f t h e s u m m a r y r e f e r r e d t o i n p a r a g r a p h 1 t o t h e r a t e d c a p a c i t y a n d . f l o w r a t e s a p p r o v e d i n t h e s y s t e m ' s a p p r o v a l . A t t a c h m e n t s . 2 0 1 3 f l o w s R e p o r t P r e p a r e d b y ; S o H ^ ^ s * r \ ^ _ E d R o l o s o n , C M M I H W a t e r / W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r O v e r a l l R e s p o n s i b l e O p e r a t o r ( O R O ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m a . . . P a g e 1 4 1 o f 1 4 9 RICHMOND COMMUNITY WATER SYSTEM MONTHLY WATER CONSUMPTION (m3) Jan.Feb.March April May June July Aug,Sept.Oct.Nov Dec Totals 2013 East 387 327 381 369 593 503 444 447 388 396 435 425 5095 avg.daily 12.5 11.7 12.3 12.3 19 16.8 14.3 14.4 12.9 12.8 14.5 13.7 West 523 324 439 448 476 445 509 480 396 444 453 472 5409 avg. daily 16.9 11.6 14.2 14.9 15.4 14.8 16.4 15.5 13.2 14.3 15.1 15.2 10,504 R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n c e S u m m a . . . P a g e 1 4 2 o f 1 4 9 Y e a r : 2 0 1 3 Port Burwell Wastewater Treatment Plant W a l k s * : 1 1 W 0 1 S H Municipality of Bayham P o p u l a t i o n S a n m d : 2 5 3 0 D e s i g n A v g F t a w ( r i ) : 1 0 6 0 Annual Compliance Summary N f T R S E N S l M i FLOWSBIOCHEMCAL 02 DEBUND P H O S P H O R U D O M W m u m M M R E C E I V A C E a d F e d e r a l ( W S E R E . C o i l 2013TotalAvB-DaifMax DayAVg.RawAvg.RawV. R C T A v g . R a w h v g . E i r A V Q . E t T A v g . L o a d A y ^ E H A v g . E f l A V B . E I I A v g . L o a d i n g V O L U M E S H U r t t e U t r i o n b e d U n - i o n i z e d U n - t o f i l z e d u F townownowCBODCBOOCBODCBOO88as B S P h o s P h n e P h o a K N r x H N H l + N H N H i ^ N H i N t t r a l e m - c h U I O O m l m g n . c Monthni3iii3in3wlEgffiy;?"B" B"artwimfl"(k g f d a y ) M 3 ( m s B ( k g f d a y ) s T y a S n f t n g l L ] ( k g f d n r t j m a m g B . 8 5 5 S S s . s 1 4 0 S . S 4 7 . 0 4 2.4BB22.B4.2 3 . 2 7 6 . 8 6 ! 6 B 0 0 . 5 6 0 D 0 1 0 lanuaiy2258STna1585.0232.61B1.153.2 7 S 8 . 8 6 5 1 . 3 8 1 8 4 . 0 5 5 3 4 2 . 3 9 0 3 2 O . Z 3 i n . T s 2 . 8 6 1 2 5 a w 9 3 4 0 . 1 3 0 . 0 0 2 0 0 0 1 6 D . O U 6 February1040772B.S1037,012B.SB3.BT2.0146164.64.1 B . 4 8 . 6 0 e a i 5 . 2 8 2 , 1 3 1 . 8 8 1 0 5 5 0 . 3 1 O . D 0 1 B 0 . 0 0 1 5 0 . 0 4 B 0 . 3 3 5 . 3 2 7 S Bftarch2Z847TVfTS1250.0303.3238.-42£1.872149.04.6 3 . B 2 7 . 6 6 0 3 8 0 . 3 0 4 1 . B 3 O . O Q D 5 0 . 0 1 0 O . B 4 5 . 4 1 B . 4 1 1 . 2 6 . 8 0 e . B S 3.37 5 . 5 3 S . 5 1 u s e 0 . 2 9 4 1 . 6 4 0 1 8 0 . 3 8 9 . 3 1 0 . 1 6 0 . 0 0 0 8 April23239801.31454.02BB.O230.774.21190.08.1 ( 2 . 1 1 * . S 8 . 6 0 7 S B 0 . 0 0 1 ( B B S 1 . 0 3 6 . 3 8 5.1 3 . 4 S u s 2 0 0 . 8 1 0 . 5 6 1 1 . 3 0 0 . 0 5 0 . 0 0 1 5 May18810683.11US,D126.586.412S1.37Z21 JO 5 . 3 6 I C . 1 \ 6 S 6 . 7 5 6 . S B 7 y , ( 1 . 4 0 8 8 0 . 1 8 0 . 1 9 . 2 1 2 3 1 0 0 4 D 1 0 1 a 0 1 a ~ ^ / . ' , 3 0 * ; June23606W4S1803.01SC.S137403.02.44 D ) D ( » 0 1 f i 2 8 . 7 8 5 . 3 5 1 7 j b 3 2 . 2 2 4 . 7 0 O M 0 . 3 1 3 7 S B - 1 S 0 . 2 3 0 . 1 6 6 . 8 7 1 . 1 1 w a s My22187715.71180.085.8S6.42201.43W7S3.1 6 . 3 3 s o s 2 1 . 3 6 . 7 5 7 . 0 1 * y y ? 0 . 0 0 0 4 0 , 0 0 6 2 S 1 is 1 . 6 9 a . a s O A > 0 2 0 » B B 0 0 . 1 3 1 1 . 4 3 0 . 2 1 O O Q f f ! August1795757S.3672.0156.5eo.ne201.18363.0 2 L O e . 7 2 7 A O 8 . 5 4 a . a m s 0 . 0 0 1 0 U 5 D . 0 4 5 . 3 6 I B . 3 131349.S43 2 3 4 0 . 1 a 6 3 . 8 B S B O . B 1 0 . 3 3 1 0 . 0 6 D . 2 5 Septemlicr16358646.3818.0143.278.0924 1 5 . 9 \ 9 2 5 . 3 8 J K 4 3 0 . 1 4 n ) B 1 6 . 6 3 0 . 0 6 0 . 0 0 1 a 0 0 ) 2 0 . 0 0 5 ; October1B5075S93820.0222.S133.6613,1.38874.84.6 2 . 7 8 8 . 7 1 O M 0 8 0 . 4 3 1 5 Q 2 \ 0 . 1 4 1 Z . 1 2 0 . 2 9 0 . 0 0 0 3 O . O O D Z 0 . 0 3 8 2 . 5 4 5 5 7 j £ . 7 8 . 0 6 . 6 2 6 3 4 November2035567B.O1110.0135.091,632.01.361S6.Ba.a 2 . 6 4 ' g 3 0 0 2 0 7 4 . D S a I D 7 . 5 0 6 . 3 8 8 . 3 1 3 J 6 . 7 5 7 3 . 2 D^i'irtrttaST21307714.72251.015t>.flH4;eiISZ.081B7.De.2 4 £ f l S . S 4 Q 3 J 0 . 2 7 4 1 1 . 1 1 o . s 8 9 1 O i l 0 0 1 I ; z - 7 1 5 . 5 8 L B 8 f j a a o . b o o B B . B 1 1 2 2 . 3 0 5 . 3 B f t . 4 9 1 . 8 2 O . B B B . 4 B 1 B . B 7 0 . 1 9 0 . 0 0 1 2 AVERACB20771A703.81287.417B.7128.742.531.S2575.174.553 . 2 4 C L 5 B f l . W S A 1 2 0 . 5 H 3 6 . 8 S M O f e M ~ £ 9 5 . 3 1 0 0 2 8 2 . 1 3 i . e a 1 7 ^ 3 5 0 . 3 1 0 . 0 0 3 2 a o b M m o 4 s J i MAXIMUM23BOS.O814.02251.0<1S.80<11 1 S . B B < 1 A 1 . 0 6 1 8 CRITERIAApr 16-No*3^HBO.a13 B . 1 0 H 1 - 2 5 n o n * saoIS 9 0 < 1 . B 1 . ( U < s S . M 0 . 1 0 J » CRITERIADec 1 -Apr 15lOBOlO Y E i Y E 8 a 8 s I f 0 8 MEETS ConcentraBnn CriterHYESYESYEB Y E S Y E » Y E S n . i o 0 . 1 0 8 1 . 2 5 i s n . n a > 5 <10.80<ID 1 0 . W < n . 7 s » s o < 1 1 . O B OBJECTIVESAf)r1t-No»3HBU.a10 i s o . a n > s r a B 8 D < 3 3 . 1 8 Q . I U B . 1 B 6 1 . 2 5 Reason* for failure; OttierProMenu:Remedial AcUons: E F F L U E W T M O N I T O R I N 8 - O U T F A L L B E W e R M H 7 9 June 28, 2013 - /.s a result of htavy ram o. er 2 days ovarflow evsnt occurred at Pump Station # 7 (AWQI #1 119(0) and Pimp Station # 8 (A W Q I f t 1 1 1 S 8 3 ) 4 / 2 : ' ? : J ^poi)diTntBvoluraBtDfaiTrflowaltheslBtionawBiBPumpStaBon»7-30m3»KlPLmnp"t.itinnlW-4Sm3.MOEiBBDrting,E"inpl i n g r n d S a m p l e D a t e : mpnltcmig thn lacfflvina slraans hmn alt been eomplBted ta BHSITB ful CpfA compliant P a r a m e t e r R n s u t ( m g / L t C B O D ; < 4 T o t a l S u s p e n d e d S o B d E s T o t a l P h o s p h o r u a 0 . 1 3 T o t a l K f e l d a h l M t i o g a n 3 . 1 T o t a l A m m o n l a 2 S N H m t B 0 . 6 B N H r t t e 0 . 0 5 Effluent dtecftaree to the Big Otter Creek Port Burwell Wastewater Treatment Plant 2013 Annual Complian...Page 143 of 149 Municipality of Bayham 1/24/2014 Daily Process Data Collection Facility:Port Burwell Wastewater Tn s Works:[110001319] - Port Burwell Wastewater Treatment Plant Month:October-13 toDecember-13 CALL INS FOR 4th QUARTER 2013 Date Category Details 10/17/2013Oper. Highlight Call In -1.5 hour - Power Outage in Vienna. Pump Station #6 running on generator. Monitor station until power restored. Reset equipment and acknowledged alarms. 10/26/2013 Oper. Highlight OT - 4 hours - Power Outage in Bayham, setting off multiple alanns. Called in Koolen Electric to deal with electrical issues caused by outage at Pump Station #5. 10/31/2013 Oper. Highlight Call In -1.5 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. 11/6/2013 Oper. Highlight Call In -1.5 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. 11/10/2013 Oper. Highlight OT -1 hour - Investigated sewer blockage at 58867 First Street, Straffordville. 11/11/2013 Oper. Highlight OT - 3 hours - Cleared blockage with Hydra-Snake Unit on powerwasher located on the owners side of the property at 58867 First Street, Straffordville. 11/17/2013 Open Highlight Call In - 3.5 hours - Power Outage in Bayham, setting off multiple alarms. Took generators to Pump Station #7 & # 8. Monitored station until power restored, reset and acknowledged alarms. 12/21/2013 Oper. Highlight Call In - 6.5 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain/snowmelt) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. 12/22/2013 Oper. Highlight Call In - 9.5 Hours - High Level In the Influent Equalization Tank Due to Weather (rain/snowmett) Creating Very High Flows. Manually Ran EQ Pumps To Fill Up SBR's.. P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t 2 0 1 3 A n n u a l C o m p l i a n . . . P a g e 1 4 4 o f 1 4 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 1 2 B E I N G A B Y - L A W T O F U R T H E R A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 2 2 I M P O S I N G R A T E S A N D F E E S W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w , i m p o s e s p e c i f i c r a t e s a n d f e e s t o b e c h a r g e d f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s . A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 a d o p t a s c h e d u l e o f r a t e s a n d f e e s f o r m u n i c i p a l s e r v i c e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i d b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 9 4 a m e n d s u c h B y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t e x p e d i e n t t o f u r t h e r a m e n d B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 t o s e t d i s c r e t i o n a l d a m a g e d e p o s i t f e e s f o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e r e n t a l s a n d m a k e c h a n g e s t o t h e c u r r e n t f e e s t i u c t u r e f o r t h e V i e n n a a n d B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a p p r o v e s u c h a m e n d m e n t s b y B y - l a w ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e f o l l o w i n g f e e b e d e l e t e d : B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e U p p e r H a l l r e n t a l r a t e a t $ 6 5 ; 2 . T H A T a d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , b e i m p l e m e n t e d f o r a n y p a r t i a l u s e o f t h e B a y h a m o r V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , o n a n y d a y o f t h e w e e k , b a s e d o n 5 0 % o f t h e r e n t a l f e e f o r t h e r e s p e c t i v e a r e a ; 3 . T H A T t h e c u r r e n t d a m a g e d e p o s i t o f $ 3 2 0 ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) f o r u s e o f e i t h e r e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e e x t e n d e d t o a n y d a y o f t h e w e e k ; 4 . T H A T t h e h a l l M a n a g e r a a d / o r m u n i c i p a l s t a f f b e a u t h o r i z e d t o u s e h e r / h i s d i s c r e t i o n i n c h a r g i n g t h e d a m a g e d e p o s i t ( r e f u n d a b l e l e s s a p p l i c a b l e d a m a g e s , i f a n y ) , f o r e i t h e r p a r t i a l r e n t a l s o r u s e o f t h e e n t i r e f a c i l i t y , w i t h o r w i t h o u t t h e k i t c h e n , b e h v e e n S u n d a y a n d T h u r s d a y . B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 2 . . . P a g e 1 4 5 o f 1 4 9 5 . A N D T H A T i n a l l o t h e r r e s p e c t s B y - l a w 2 0 1 2 - 0 2 2 , a s a m e n d e d , b e h e r e b y c o n f i r m e d . t h R E A D F I R S T , S E C O N D , A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 6 l n d a y o f F E B R U A R Y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 2 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 2 . . . P a g e 1 4 6 o f 1 4 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W 2 0 1 4 - 0 1 4 B E I N G A B Y - L A W T O A M E N D B Y - L A W 2 0 0 4 - 0 1 5 B E I N G A B Y - L A W T O S E T W A T E R A N D S E W E R R A T E S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s t h a t t h e C o u n c i l o f a l o c a l M u n i c i p a l i t y m a y b y b y - l a w p r o v i d e f o r i m p o s i n g u p o n o w n e r s o r o c c u p a n t s o f l a n d w h o u s e s e w a g e w o r k s a s e w a g e s e r v i c e r a t e , a n d ; W H E R E A S t h e M u n i c i p a l A c t S . O . 2 0 0 1 , C h a p . M . 2 5 a s a m e n d e d p r o v i d e s f o r i m p o s i n g r a t e s , r e g u l a t i n g , m e t e r i n g , m e a s u r i n g a n d c o l l e c t i o n f r e q u e n c i e s a n d m e t h o d s f o r w a t e r a n d s e w e r r a t e s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o a m e n d b y - l a w 2 0 0 4 - 0 1 5 ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : T H A T S c h e d u l e A b e r e p e a l e d a n d r e p l a c e d w i t h t h e a t t a c h e d S c h e d u l e A . T H I S b y - l a w t o c o m e i n t o e f f e c t u p o n i t s p a s s i n g a n d i n c l u d e s t h e J a n u a r y - F e b r u a r y 2 0 1 4 b i l l i n g p e r i o d . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s 6 t h d a y o f F e b r u a r y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 4 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 0 4 - 0 1 . . . P a g e 1 4 7 o f 1 4 9 B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 1 4 S C H E D U L E " A " M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r a n d S e w e r R a t e s 3 B a s e M o n t h l y M i n i m u m B i l l i n g S u r c h a r g e p e r m F e e o f w a t e r W a t e r $ 1 1 . 7 0 2 3 . 4 0 $ 2 . 8 2 S e w e r $ 4 4 . 2 4 8 8 . 4 8 N / A E x c e p t V a c a n t C o m m e r c i a l U n i t s V a c a n t C o m m e r c i a l $ 2 2 . 1 2 $ 4 4 . 2 4 N / A U n i t s B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 4 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d B y - L a w 2 0 0 4 - 0 1 . . . P a g e 1 4 8 o f 1 4 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 1 5 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D F E B R U A R Y 6 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d F e b r u a r y 6 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a U y p a s s e d t h i s 6 t h d a y o f F e b r u a r y 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 1 5 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c . . . P a g e 1 4 9 o f 1 4 9