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HomeMy WebLinkAboutDecember 05, 2013 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville Council Chambers Thursday, December 5, 2013 7:00 p.m. Page 1. CALL TO ORDER 2. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 3. APPROVAL OF MINUTES AND ADDITION OF AGENDA ITEMS 5 - 11 (a) Minutes of the regular meeting of Council held November 21, 2013. 12 - 15 (b) Minutes of the budget meeting held November 25, 2013. (c) Added Item(s) 4. DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1. Delegations (a) 9:00 p.m. - Gord Roesch and Nathan Dawley Jr. regarding personal matters about an identifiable individual, including municipal or local board employees (firefighter appointment) 2. Statements By Council 3. Updates On Projects (a) Richmond Community Water System (b) Harbour Divestiture 5. INFORMATION ITEMS 16 - 17 (a) Correspondence dated November 25, 2013 from Association of Municipalities of Ontario regarding "Blue Box Program". File: A01 18 - 20 (b) Correspondence dated November 26, 2013 from Elgin County regarding "French Immersion Accommodation Plan". File: A16 Page 1 of 129 Regular Council Agenda December 5, 2013 Page 21 - 24 (c) Correspondence dated November 14, 2013 from Ministry of Finance regarding "Ontario Municipal Partnership Fund". File: F11 25 - 26 (d) Correspondence dated December 7, 2013 from Photographers of the Otter Valley regarding "Help-Portrait". File: M00 27 - 28 (e) Correspondence dated November 12, 2013 from Ontario Provincial Police regarding "Municipal Policing Cost-Recovery Formula". File: P17 29 - 30 (f) Bayham Harbourfront Committee minutes of meeting held November 12, 2013. File: C06 31 - 32 (g) Minutes of Joint Cemetery Board meeting held November 26, 2013. File: C06 33 (h) Correspondence dated November 19, 2013 from Teamsters Canada regarding "safe transport of hazardous materials". File: A01 6. PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 7. ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 34 - 39 (a) Staff Report DR2013-027 regarding "Corinth Branch "B" Municipal Drain Award Contract". File: E09 40 - 45 (b) Staff Report DR2013-028 regarding "New England Municipal Drain Award Contract". File: E09 46 - 51 (c) Staff Report DR2013-029 regarding "Phillips (Calton) Municipal Drain Award Contract". File: E09 52 - 54 (d) Staff Report PR2013-09 regarding "Road Allowance Closures & Transfers". File: T09 55 - 57 (e) Staff Report C2013-11 regarding "Edison Drive Bridge". File: T04 Page 2 of 129 Regular Council Agenda December 5, 2013 Page 8. PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 58 - 59 (a) Correspondence dated November 12, 2013 from Township of Malahide regarding "Shared Fire Administration Services". File: A16 9. FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL 60 - 69 (a) Cheque Register being Cheque #015661 to Cheque #015720 inclusive, except Cheques #015501, #015681 and #015709 totaling $109,726.14 and Payroll Disbursements for the period ending November 24, 2013 totaling $116,499.63. 70 - 71 (b) Correspondence dated November 6, 2013 from Ontario Federation of Agriculture regarding "Cost of Community Services". File: A16 72 (c) Correspondence dated November 25, 2013 from Township of Malahide regarding "Doors Open East Elgin 2014". File: A16 73 - 81 (d) Correspondence dated November 20, 2013 from Stewardship Ontario regarding "New Municipal or Hazardous Special Waste Services Agreement". File: L04 82 - 85 (e) Memorandum C2013-09 regarding "Howard Street Name Change". File: C13 86 - 87 (f) Staff Report F2013-19 regarding "Municipal Website Accessibility". File: A03 88 - 95 (g) Discussion regarding "Policing Cost Solutions". 10. ENVIRONMENT 11. COMMITTEE OF THE WHOLE (a) In Camera. (b) Closed session minutes of the regular meeting of Council held November 7, 2013. (c) Confidential discussion regarding personal matters about an identifiable individual, including municipal or local board employees (firefighter appointment) Page 3 of 129 Regular Council Agenda December 5, 2013 Page (d) Confidential Report regarding a proposed or pending acquisition or disposition of land by the municipality or local board (Green Line/Pressey Road) (e) Confidential Report regarding labour relations or employee negotiations (Senior Staff Overtime/Vacation Status 2013) (f) Confidential Report regarding labour relations or employee negotiations (Non-Union Salary Adjustments - 2014) (g) Out of Camera. 12. BY-LAWS 96 - 98 (a) By-Law 2013-085 A Provisional By-Law to provide for drainage works (Phillips (Calton) Drain 3rd Reading) 99 - 101 (b) By-Law 2013-086 A Provisional By-Law to provide for drainage works (Corinth Drain 3rd Reading) 102 - 104 (c) By-Law 2013-087 A Provisional By-Law to provide for drainage works (New England Drain 3rd reading) 105 - 108 (d) By-Law 2013-093 A By-Law to amend Schedule "E" to by-Law- 125 to change or assign names to highways, streets and roads 109 - 116 (e) By-Law 2013-100 A By-Law to amend By-Law 2012-057 authorizing agreements (Stewardship Ontario) 117 - 120 (f) By-Law 2013-101 A By-Law to authorize the Mayor and Clerk to execute an agreement (Froese Excavating Ltd.) 121 - 124 (g) By-Law 2013-102 A By-Law to authorize the Mayor and Clerk to execute an agreement (Froese Excavating Ltd.) 125 - 128 (h) By-Law 2013-103 A By-Law to authorize the Mayor and Clerk to execute an agreement (Froese Excavating Ltd.) 129 (i) By-Law 2013-104 By-Law to confirm all actions of Council 13. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 4 of 129 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 7 : 0 0 P M T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m m i s t r a t o r K y l e K r u g e r a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i w a s a b s e n t . P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r W a s t e w a t e r M a n a g e r E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r * r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 5 0 8 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 . 2 0 1 3 - 5 0 9 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) A d d e d I t e m ( s ) T h e r e w e r e n o i t e m s a d d e d t o t h e a g e n d a . P a g e 1 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 5 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 3 0 p . m . E l g i n C o u n t y W a r d e n C a m e r o n M c W i l l i a m a n d C A O M a r k M c D o n a l d r e g a r d i n g C o u n t y C o u n c i l w i t h d r a w a l o f m e m b e r s h i p f r o m S C O R . W a r d e n M c W i I l i a m o f f e r e d t o p r e s e n t t h e p o s i t i o n o f t h e E l g i n C o u n t y C o u n c i l i n r e g a r d t o t h e t h e i r C o u n c i l ' s d e c i s i o n t o w i t h d r a w m e m b e r s h i p f r o m S C O R i n 2 0 1 3 i n o p e n s e s s i o n , w i t h t h e p r o v i s o c o n s e n s u s t h a t s h o u l d q u e s t i o n s o r i n f o r m a t i o n o f a c o n f i d e n t i a l n a t u r e a r i s e , t h e m a t t e r w o u l d g o t o a c l o s e d s e s s i o n . W a r d e n M c W i l l i a m i n d i c a t e d t h a t C o u n t y C o u n c i l h a d c o n c e r n s t h a t t h e f o c u s o f S C O R w a s b e c o m i n g t o o b r o a d M i d t h e y s h o u l d p u r s u e f e w e r i s s u e s r e l a t e d t o e c o n o m i c d e v e l o p m e n t . T h e C o u n c i l w a s c o n c e r n e d t h a t t h e i n c r e a s e o f $ 1 0 , 0 0 0 i n t h e a n n u a l m e m b e r s h i p f e e f r o m $ 2 5 , 0 0 0 t o $ 3 5 , 0 0 0 f o r 2 0 1 3 w a s t o o s t e e p f o r t h e b e n e f i t a n d t h a t t h e C o u n t y c o u l d f i n d b e t t e r w a y s t o p r o m o t e a n d s u p p o r t l o c a l e c o n o m i c d e v e l o p m e n t f o r t h e i r i n v e s t m e n t . T h e i n i t i a l m e m b e r s h i p h a d b e e n $ 5 , 0 0 0 . T h e C o u n t y i s a l s o i n v o l v e d w i t h S W E A a n d t h e W e s t e r n O n t a r i o W a r d e n s C a u c u s , w h i c h t h e y b e l i e v e p r o v i d e b e t t e r b e n e f i t s . T h e W a r d e n a l s o s u g g e s t e d t h a t o r g a n i z a t i o n s w i t h t o o m a n y p r o j e c t s o r g o a l s w i l l f i n d i t h a r d e r t o o b t a i n f u n d i n g . W a r d e n M c W i l l i a m a n d C A O M a r k M a c D o n a l d r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s f r o m C o u n c i l m e m b e r s . 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L C o u n c i l l o r S o u t h w i c k a n n o u n c e d t h a t t h e P o r t B u r w e l l L a k e r s h a d r e c e n t l y w o n t h e i r b a s e b a l l d i v i s i o n c h a m p i o n s h i p . 3 . U P D A T E S O N P R O J E C T S ( a ) R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m W a t e r A V a s t e w a t e r M a n a g e r E d R o l o s o n a d v i s e d t h a t w o r k s a r e m o v i n g f o r w a r d s i g n i f i c a n t l y w i t h e q u i p m e n t , t r e a t m e n t p r o c e s s e s , f u n c t i o n s a n d a l a r m s b e i n g t e s t e d . A g a s h e a t i n g u n i t h a s b e e n i n s t a l l e d t o r e p l a c e t h e b a s e b o a r d h e a t e r s . T h e b u i l d i n g n e e d s t o h a v e t h e r o o f s t r a p p e d a n d s t e e l r o o f i n g i n s t a l l e d . T h e m i n o r l e a k w a s r e c t i f i e d w i t h m e t a l f l a s h i n g . A l l o p e r a t i n g e q u i p m e n t m u s t b e s u p e r c h l o r i n a t e d b y s o a k i n g f o r 2 4 h o u r s a n d f l u s h e d t o r e m o v e a l l c o n t a m i n a n t s . A l l w a t e r i s d e - c h l o r i n a t e d p r i o r t o d i s p o s a l . ( b ) H a r b o u r D i v e s t i t u r e A d m i n i s t r a t o r K y l e K r u g e r a d v i s e d t h a t a l e t t e r h a s b e e n s e n t t o S m a l l C r a f t H a r b o u r s a d v i s i n g o f C o u n c i l ' s r e s o l u t i o n r e q u e s t i n g t h a t S m a l l C r a f t H a r b o u r s c o n s i d e r t h e m a t t e r o f c o n t a m i n a n t s P a g e 2 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 6 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 o f p o t e n t i a l c o n c e r n i d e n t i f i e d i n t h e T e r r a p e x E n v i r o n m e n t a l S i t e a s s e s s m e n t s a n d u n d e r t a k e a n y a p p r o p r i a t e f o l l o w - u p . 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d O c t o b e r 3 0 , 2 0 1 3 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s O n t a r i o r e g a r d i n g " G a s T a x F u n d 2 0 1 2 A n n u a l E x p e n d i t u r e R e p o r t " . F i l e : A 0 1 ( b ) L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B o a r d o f D i r e c t o r s m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d O c t o b e r 2 , 2 0 1 3 . F i l e : A 1 6 ( c ) B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d O c t o b e r 3 0 , 2 0 1 3 . F i l e : C 0 6 ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 6 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g " S t a t u s o f D e c i s i o n O f f i c i a l P l a n , C o u n t y o f E l g i n " F i l e : D O S 2 0 1 3 - 5 1 0 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( d ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 6 . P L A N N I N G . D E V E L O P M E N T , R E C R E A T I O N & T O U R I S M 7 . R O A D S , A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E ( a ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 6 r e g a r d i n g P e t i t i o n f o r D r a i n a g e f r o m B a y h a m ' s R o a d M a n a g e r . F i l e : E 0 9 D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a d v i s e d t h a t t h e p e t i t i o n f r o m t h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r i s t o p r o v i d e a l e g a l o u t l e t f o r w a t e r d r a i n i n g f r o m a b u s h a r e a i n t o t h e r o a d d i t c h a l o n g t h e B a y h a m N o r f o l k B o u n d a r y R o a d a t L o t 2 7 , C o n c e s s i o n 9 , w h i c h i s b e t w e e n G o s h e n R o a d a n d E d e n L i n e . 2 0 1 3 - 5 1 1 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y t h e B a y h a m P u b l i c W o r k s M a n a g e r ; T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 6 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e i m p r o v e m e n t b e r e c e i v e d ; P a g e 3 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 7 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 a n d S e c t i o n 8 ( 4 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 1 2 r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t s 2 0 1 3 / 2 0 1 3 . F i l e : L 0 4 P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i s u g g e s t e d t h a t i n 2 0 1 4 n e w b i d s b e s o u g h t f o r w i n t e r c o n t r o l a s w e l l a s g r a s s c u t t i n g , a n d t h a t t h e a g r e e m e n t s w i t h c o n t r a c t o r s b e o f f e r e d f o r a l o n g e r p e r i o d o f t i m e . 2 0 1 3 - 5 1 2 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 3 - 0 1 2 r e g a r d i n g W i n t e r C o n t r o l C o n t r a c t s 2 0 1 3 / 2 0 1 4 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B y - L a w s 2 0 1 3 - 0 9 4 , 2 0 1 3 - 0 9 5 , 2 0 1 3 - 0 9 6 a n d 2 0 1 3 - 0 9 7 a u t h o r i z i n g t h e r e n e w a l o f W i n t e r C o n t r o l S e r v i c e C o n t r a c t s b e p r e s e n t e d f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y , B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 5 6 4 t o C h e q u e # 0 1 5 6 6 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 5 5 5 2 a n d 0 1 5 6 1 9 a n d t o t a l i n g $ 2 5 5 , 4 9 2 . 2 9 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g N o v e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 0 , 3 8 3 . 2 3 . 2 0 1 3 - 5 1 3 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 5 6 4 t o C h e q u e # 0 1 5 6 6 0 i n c l u s i v e , e x c e p t C h e q u e s # 0 1 5 5 5 2 a n d # 0 1 5 6 1 9 a n d t o t a l i n g $ 2 5 5 , 4 9 2 . 2 9 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g N o v e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 t o t a l i n g $ 5 0 , 3 8 3 . 2 3 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 3 , 2 0 1 3 r e g a r d i n g 2 0 1 4 D r a f t L P R C A B u d g e t . F i l e : F 0 5 C o u n c i l l o r S o u t h w i c k n o t e d t h a t t h e o v e r a l l i n c r e a s e o f $ 1 5 , 0 0 0 f o r B a y h a m r a t q ) a y e r s i s 1 5 . 4 % a b o v e t h e 2 0 1 3 a m o u n t . P a g e 4 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 8 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 I t w a s n o t e d t h a t t h e B a y h a m f i n a l l e v y p o r t i o n i s u p b y $ 7 , 0 0 0 , m a i n l y d u e t o a n i n c r e a s e i n t h e c u r r e n t v a l u e a s s e s s m e n t . T h e i n c r e a s e d o e s n o t i n c l u d e t h e $ 7 , 0 0 0 r e c e n t l y a d d e d t o t h e 2 0 1 4 b u d g e t b y C o u n c i l f o r B a y h a m ' s s h a r e o f t h e E I g i n J o i n t S h o r e l i n e M a n a g e m e n t P l a n p r o j e c t . 2 0 1 3 - 5 1 4 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s t h e 2 0 1 4 d r a f t L o n g P o i n t R e g i o n C o n s e r v a t i o n A u t h o r i t y B u d g e t . " C A R R I E D 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 7 r e g a r d i n g P o r t B u r w e l l P r o v i n c i a l P a r k r e q u e s t t o c o n n e c t m u n i c i p a l s a n i t a r y s e w e r s . F i l e : E 0 1 T h e W a t e r A V a s t e w a t e r M a n a g e r a d v i s e d t h a t t h e P r o v i n c i a l P a r k h a s s u c c e s s f u l l y o b t a i n e d P r o v i n c i a l f u n d i n g t o r e b u i l d t h e i r t r a i l e r s a n i t a r y d u m p i n g s t a t i o n a n d h a s r e q u e s t e d t o c o n n e c t t o t h e s a n i t a r y s e w e r s o n A d d i s o n S t r e e t . T h e M O E c e r t i f i c a t e o f a p p r o v a l i n d i c a t e s t h a t t h e s t a t i o n h a s a d e s i g n c a p a c i t y o f 2 4 , 3 6 0 L / d a y ( 2 4 . 3 6 0 m 3 / d a y ) a n d m a y b e o p e r a t e d s e a s o n a l l y f r o m M a y - O c t o b e r . W o r k i s a n t i c i p a t e d t o b e c o m p l e t e d b y M a r c h 2 0 1 4 . P a r k s t a f f p r o p o s e d a m a x i m u m w e e k l y e f f l u e n t d i s c h a r g e v o l u m e o f 1 8 m 3 , w h i c h i s t h e e q u i v a l e n t o f f o u r s i n g l e - f a m i l y d w e l l i n g s . T h e p r o p o s e d t r a i l e r d u m p i n g s t a t i o n w i l l u t i l i z e a p u m p i n g s t a t i o n w i t h a f l o w m e t e r ( P a r k o w n e d a n d m a i n t a i n e d ) t o e j e c t e f f l u e n t t o t h e s a n i t a r y s e w e r s . H e n o t e d t h a t s t a f f h a v e n o c o n c e r n s w i t h t h e a n t i c i p a t e d v o l u m e s a s f u t u r e p a r k f l o w s w e r e i d e n t i f i e d w i t h i n t h e 2 0 0 9 s a n i t a r y s e w e r c a p a c i t y s t u d y a s w e l l a s t h e r e c e n t d e s i g n o f t h e s e p t a g e r e c e i v i n g s t a t i o n , a d d i n g t h a t t h e P a r k S u p e r i n t e n d e n t R h o n d a C a r d w a s i n a t t e n d a n c e s h o u l d t h e r e b e a n y q u e s t i o n s . 2 0 1 3 - 5 1 5 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t E 2 0 1 3 - 0 0 7 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T s t a f f b e a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o p r e p a r e t h e a p p r o p r i a t e a g r e e m e n t r e l a t e d t o t h e p r o p o s e d P r o v i n c i a l P a r k s a n i t a r y s e w e r c o n n e c t i o n f o r C o u n c i l a p p r o v a l . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 9 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E - C l o s e d s e s s i o n w a s d e f e r r e d . 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 4 A B y - L a w f o r t h e r e n e w a l o f t h e p r o v i s i o n o f c o n t r a c t w i n t e r c o n t r o l s e r v i c e s ( L a e m e r s T r u c k i n g L t d . ) ( b ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 5 A B y - L a w f o r t h e r e n e w a l o f t h e p r o v i s i o n o f c o n t r a c t w i n t e r c o n t r o l s e r v i c e s ( A y l m e r G a r d e n C e n t r e ) ( c ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 6 A B y - L a w f o r t h e r e n e w a l o f t h e p r o v i s i o n o f c o n t r a c t w i n t e r c o n t r o l s e r v i c e s ( W i l s o n L a w n C a r e ) ( d ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 7 A B y - L a w f o r t h e r e n e w a l o f t h e p r o v i s i o n o f c o n t r a c t w i n t e r c o n t r o l s e r v i c e s ( U n d e r h i l l B r o s . ) 2 0 1 3 - 5 1 6 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w s 2 0 1 3 - 0 9 4 , 2 0 1 3 - 0 9 5 , 2 0 1 3 - 0 9 6 a n d 2 0 1 3 - 0 9 7 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 8 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 5 1 7 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 8 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 6 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 1 0 o f 1 2 9 C o u n c i l M i n u t e s N o v e m b e r 2 1 , 2 0 1 3 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 5 1 8 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 0 6 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ 2 \ t r ? n ^ . ^ C ^ T ^ u ^ y ^ ^ M A Y O R C L E & K P a g e 7 o f 7 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d N o v e m b e r 2 1 , . . . P a g e 1 1 o f 1 2 9 B U D G E T M E E T I N G M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v U l e N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 6 : 0 0 P M T h e s e c o n d 2 0 1 4 c a p i t a l b u d g e t m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n M o n d a y , N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k a n d E d K e t c h a b a w , A d m i n i s t r a t o r K y l e K m g e r , T r e a s u r e r D a v i d A r i s t o n e a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . D e p a r t m e n t H e a d s i n a t t e n d a n c e w e r e P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i a n d A c t i n g D e p u t y F i r e C h i e f C h r i s M c Q u i g g a n . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 0 0 p . m . 2 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . 2 0 1 4 D R A F T B U D G E T ( a ) 2 0 1 4 D r a f t C a p i t a l B u d g e t . A r e v i s e d v e r s i o n o f t h e d r a f t c a p i t a l b u d g e t p e r t a m i n g t o c h a n g e s i n t h e P u b l i c W o r k s d e p a r t m e n t w a s c i r c u l a t e d t o C o u n c i l m e m b e r s . F i r e & E m e r g e n c y S e r v i c e s C h r i s M c Q u i g g a n , A c t i n g D e p u t y F i r e C h i e f , p r o v i d e d f i r e v e h i c l e a n d e q u i p m e n t o p t i o n s , i n c l u d i n g a l i g h t d u t y r e s c u e v a n , a m i n i p u m p e r a n d p o r t a b l e p u m p s , t h a t c o u l d d r a w w a t e r f r o m t h e c r e e k t o p r o v i d e f i r e s u p p r e s s i o n c a p a b i l i t i e s s h o u l d a n y i n c i d e n t s o c c u r o n E d i s o n D r i v e b e y o n d t h e b r i d g e . T h e b r i d g e l o a d l i m i t h a s b e e n r e d u c e d t o a m a x i m u m c a p a c i t y o f 5 t o n n e s i l i m i t i n g a c c e s s b y h e a v y v e h i c l e s . S t a f f w a s r e q u e s t e d t o p r o v i d e a l i s t o f i m p a c t s r e g a r d i n g t h e b r i d g e s o t h e y c a n b e t a k e n t o t h e C o u n t y f o r d i s c u s s i o n . I t w a s n o t e d t h a t f i n a n c i n g o r b o r r o w i n g a r r a n g e m e n t s w o u l d h a v e l i m i t e d i m p a c t o n t h e c a p i t a l b u d g e t . T h e A c t i n g D q ? u t y F i r e C h i e f p r o v i d e d q u o t e s f r o m l o c a l c o n t r a c t o r s t o i n s t a l l t h e e x t e r n a l w i r i n g f o r a g e n e r a t o r a t S t a t i o n # 1 . O n c e i n s t a l l e d i t c a n b e e a s i l y a d a p t e d f o r p e r m a n e n t h o o k - u p a s r e q u i r e d . C o u n c i l a g r e e d t h a t t h e l o w e s t b i d o f $ 2 , 9 0 0 b e a d d e d t o t h e o p e r a t i n g b u d g e t . I t w a s a l s o s u g g e s t e d t h a t a t r a c t o r f r o m p u b l i c w o r k s b e h o u s e d a t e a c h F i r e S t a t i o n o v e r t h e w i n t e r r a t h e r t h a n b e l e f t o u t s i d e . S t a t i o n # 2 i s a h ' e a d y w i r e d f o r a g e n e r a t o r . P a g e 1 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 . P a g e 1 2 o f 1 2 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 P u b l i c W o r k s T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r V a n c e C z e r w i n s k i i d e n t i f i e d t h e c h a n g e s p r o p o s e d t o t h e P u b l i c W o r k s p o r t i o n i n c l u d i n g : t h e a d d i t i o n o f a n a u t o m a t i c g r e a s i n g s y s t e m f o r t h e J o h n D e e r e 8 7 2 g r a d e r i n t h e a m o u n t o f * $ 1 0 , 0 0 0 ; t h e i n c r e a s e o f $ 6 0 , 0 0 0 f o r a d d i t i o n a l c o n s t r u c t i o n w o r k o n T u n n e l L i n e ; t h e i n c r e a s e o f $ 5 , 0 0 0 f o r c u l v e r t r e p l a c e m e n t s o n C s i n o s , M i t c h e l l & S a n d y t o w n ; r e m o v a l o f t h e $ 8 0 , 0 0 0 a s p h a l t m i c r o s e a l p r o j e c t o f 4 k m o n J a c k s o n L i n e a n d t h e a d d i t i o n o f $ 1 2 0 , 0 0 0 f o r t a r & c h i p r e s u r f a c i n g o f 6 k m o n J a c k s o n L i n e . T h e P u b l i c W o r k s M a n a g e r n o t e d t h a t a l l i n c r e a s e s a r e t o c o m e f r o m r e s e r v e s . H e a l s o r e p o r t e d t h a t h e m e t w i t h M r . J o h n S p r i e t r e g a r d i n g t h e R o a d N e e d s A s s e s s m e n t a n d t h a t i t i s e x p e c t e d t o b e a v a i l a b l e i n m i d - J a n u a r y 2 0 1 4 . C o u n c i l d i s c u s s e d t h e v a r i o u s r o a d p r o j e c t s , e q u i p m e n t a n d i n c r e a s e s a n d h o w t o g e t t h e m o s t b e n e f i t f o r e a c h . C o m m u n i t y C e n t r e s I t w a s n o t e d t h a t a c c e s s i b i l i t y m o d i f i c a t i o n s a r e n e e d e d a t b o t h h a l l s a n d i t w a s e x p r e s s e d t h a t s o m e b u i l d i n g a n d h e a t i n g u p g r a d e s s h o u l d b e d o n e a t S t r a f f o r d v i l l e , e v e n i f g r a n t s a r e n o t a v a i l a b l e . P r e v i o u s g r a n t a p p l i c a t i o n s f o r b o t h h a l l s h a v e b e e n p r e v i o u s l y d e n i e d . T h e n e x t b u d g e t m e e t i n g w a s s e t f o r M o n d a y , D e c e m b e r 9 t h a t 7 : 0 0 p . m . 4 . B Y - L A W ( a ) B y - l a w 2 0 1 3 - 0 9 9 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 3 - 5 1 9 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T c o n f i r m i n g B y - l a w 2 0 1 3 - 0 9 9 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 5 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 3 - 5 2 0 M O V E D B Y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S E C O N D E D B Y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 0 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 2 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 . P a g e 1 3 o f 1 2 9 B u d g e t M e e t i n g M i n u t e s N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 A a \ y ~ i z A s ^ - L ^ O ^ ^ ^ x i n r > M A Y O R C L E R I C P a g e 3 o f 3 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 . P a g e 1 4 o f 1 2 9 M i n u t e s o f t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 . P a g e 1 5 o f 1 2 9 9 - 5 f { N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 T o a l l C o u n c i l s a n d C A O s : [ a m w r i t i n g t o y o u t o d a y t o p r o v i d e y o u w i t h a n u p d a t e o n t h e B l u e B o x P r o g r a m . E a c h y e a r / t h e M u n i c i p a l I n d u s t r y P r o g r a m C o m m i t t e e ( M I P C ) n e g o t i a t e s t h e r e c o m m e n d a t i o n t o W a s t e D i v e r s i o n O n t a r i o ' s ( W D O ) B o a r d o f D i r e c t o r s r e g a r d i n g t h e a n n u a l S t e w a r d O b l i g a t i o n f o r t h e B l u e B o x P r o g r a m . M e m b e r s h i p o n M I P C c o n s i s t s o f r e p r e s e n t a t i v e s f r o m t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ( A M O ) , t h e C i t y o f T o r o n t o a n d S t e w a r d s h i p O n t a r i o ( S O ) . M I P C i s c h a i r e d b y W D O . A t t h i s t i m e , M I P C n e g o t i a t i o n s a r e a t a n i m p a s s e a n d W D O h a s d i r e c t e d u s t o g o t h r o u g h a r b i t r a t i o n t o d e t e r m i n e t h e 2 0 1 4 S t e w a r d O b l i g a t i o n . T h i s m a y d e l a / t h e f u l l p a y o u t t o m u n i c i p a l B l u e B o x P r o g r a m s , i f s o a w a r d e d t h r o u g h a r b i t r a t i o n . H o w e v e r , w e a r e w o r k i n g t o s e c u r e i n t e r i m B l u e B o x f u n d i n g f o r 2 0 1 4 . F u r t h e r i n f o r m a t i o n w i l l b e p r o v i d e d o n c e i t h a s b e e n d e t e r m i n e d . P l e a s e b e a w a r e t h a t u n a n t i c i p a t e d l e g a l a n d a r b i t r a t i o n f e e s f o r t h e m u n i c i p a l B l u e B o x s e c t o r w i l l b e e x p e r i e n c e d a n d t h e s e c o s t s o n b e h a l f o f t h e s e c t o r w i l l n e e d t o b e r e c o v e r e d f r o m t h e m u n i c i p a l s h a r e o f t h e f i n a l 2 0 1 4 S t e w a r d O b l i g a t i o n . D e s p i t e t h i s i m p a s s e , t h e C a n a d i a n S t e w a r d s h i p S e r v i c e s A l l i a n c e ( C S S A ) / t h e n a t i o n a l o r g a n i z a t i o n r e p r e s e n t i n g p r o d u c e r s o f p a c k a g i n g a n d p r i n t e d p a p e r , h a s p r o c e e d e d w i t h s e t t i n g t h e i r i n t e r i m 2 0 1 4 f e e s f o r S t e w a r d s h i p O n t a r i o ' s m e m b e r s , t h e y h a v e b a s e d t h e s e f e e s o n a s u r r o g a t e s y s t e m c o s t w h i c h i s m u c h l o w e r t h a n t h e a c t u a l c o s t s r e p o r t e d b y m u n i c i p a l i t i e s a n d e v e n l o w e r t h a n l a s t y e a r ' s n e g o t i a t e d s e t t l e m e n t . A M D i s c o n c e r n e d a s t h e r e a p p e a r s t o b e a s i g n i f i c a n t a n d w i d e n i n g ' g a p ' b e t w e e n C S S A ' s p u b l i s h e d f e e s a n d o u r r e p o r t e d m u n i c i p a l c o s t s t o o p e r a t e t h e B l u e B o x P r o g r a m . A M O i s i n t e r p r e t i n g t h i s a c t i o n a s C S S A a n d S O n o t a p p r o p r i a t e l y a c k n o w l e d g i n g t h e r i s i n g c o s t s o f m a n a g i n g n e w t y p e s o f p a c k a g i n g b e i n g i n t r o d u c e d i n t o t h e m a r k e t b y p r o d u c e r s . G i v e n t h i s , A M O u r g e s m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w h o a r e c o n s i d e r i n g a d d i n g n e w B l u e B o x m a t e r i a l s t o t h e i r p r o g r a m s t o m a k e s u r e t h a t t h e c o s t i m p l i c a t i o n s o f a n y s u c h a d d i t i o n a r e w e l l u n d e r s t o o d a n d t h a t a w r i t t e n c o m m i t m e n t f r o m S O / C S S A t o c o v e r 5 0 % o f a n y r e s u l t i n g c o s t i n c r e a s e t o y o u r p r o g r a m i s s e c u r e d . I t i s n o t o u r i n t e n t i o n t o d i s c o u r a g e y o u f r o m a d d i n g n e w m a t e r i a l s t o y o u r p r o g r a m b u t s i n c e m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s a c t o n b e h a l f o f t h e p u b l i c i n t e r e s t a n d y o u r r e s i d e n t s , i t i s o u r v i e w t h a t m u n i c i p a l c a u t i o n a n d d u e d i l i g e n c e i s r e q u i r e d . A M O w i l l k e e p y o u i n f o r m e d a s w e p r o c e e d w i t h t h i s c h a l l e n g i n g i s s u e . 1 1 . . . . 2 0 0 U n ; v c , ' s i t y A v j . S u i t e 8 0 ' L w w w . a i n o . o n . c ? i ' C : 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 i ' o l i F : ' 3 ^ i n C . I . : E ' ; O i O r o n t o , O N , ^ 5 : F 3 C 6 a m o @ a 0 . 0 - I . C ? 5 X ' . 6 . 9 7 , . 6 1 9 1 8 7 7 . , . 7 6 . 6 5 2 7 ] . I C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 f r o m A s s o c i a t i o n o f M . . . P a g e 1 6 o f 1 2 9 2 M u n i c i p a l i t i e s w i l l c o n t i n u e t o w o r k t o i m p r o v e a n d s u p p o r t e n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p a n d w a s t e d i v e r s i o n a c r o s s O n t a r i o . S h o u l d y o u r e q u i r e m o r e i n f o r m a t i o n , p l e a s e c o n t a c t M o n i k a T u r n e r , A M O D i r e c t o r o f P o l i c y a t ( 4 1 6 ) 9 7 1 - 9 8 5 6 e x t 3 1 8 o r b y e m a i l a t m t u r n e r @ a m o . o n . c a . S i n c e r e l y , v U U J U L u i 3 j a P e t e r H u m e C h a i r , A M O W a s t e M a n a g e m e n t T a s k F o r c e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 f r o m A s s o c i a t i o n o f M . . . P a g e 1 7 o f 1 2 9 - 5 - A / 6 N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 M s . B o n n i e W i l l i a m s S u p e r v i s o r - C o r p o r a t e S e r v i c e s T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d 1 2 5 0 D u n d a s S t r e e t L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 5 L 1 D e a r M s . W i l l i a m s : R e : F r e n c h I m m e r s i o n . A c c o m m o d a t i o n P l a n P l e a s e b e a d v i s e d t h a t E l g i n C o u n t y C o u n c i l a d o p t e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n a t i t s m e e t i n g h e l d o n N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 : " T H A T E l g i n C o u n t y C o u n c i l s t r o n g l y a g r e e s w i t h t h e p o s i t i o n o f D u t t o n / D u n w i c h C o u n c i l o n t h e n e e d t o r e t a i n s t u d e n t s i n t h e C o u n t y o f E l g i n , a n d , i n d e e d , e n c o u r a g e s t h e T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d t o m a i n t a i n e x i s t i n g s c h o o l b o a r d b o u n d a r i e s b y e x p l o r i n g o t h e r a l t e r n a t i v e s s u c h a s g r e a t e r u t i i i z a t i o n o f s c h o o l s w i t h i n E l g i n C o u n t y . " - C a r r i e d . ( s i g n e d ) W a r d e n C a m e r o n M c W i l l i a m " P l e a s e a c c e p t t h i s r e s o l u t i o n a s t h e C o u n t y o f E l g i n ' s o f f i c i a l p o s i t i o n o n t h i s m a t t e r T h e l e t t e r f r o m t h e M u n i c i p a l i t y o f D u t t o n / D u n w i c h i s a t t a c h e d f o r e a s e o f r e f e r e n c e . T h a n k y o u f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n o f t h i s r e q u e s t . W e l o o k f o r w a r d t o y o u r r e s p o n s e . Y o u r s t r u l y , f » f M a r k G . M c D o n a l d C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r E n c l o s u r e e c : J o e P r e s t o n , M P , E l g i n - M i d d l e s e x - L o n d o n ' . ^ . I ' f t * < [ < I " r t d m i n i t t r t . i l v o r B e ; v ' ' K - J e f f Y u r e k , M P P , E f g i n - M i d d i e s e x - L o n d o n 4 5 0 y u r k \ - . t , i i ' - 3 K e v i n B u s h e i l , E x e c u t i v e O f f i c e r , F a c i l i t y S e r v i c e s & C a p i t a l P l a n n i n g ^ J h ^ ? S ' ^ R n ! t ' 1 L o c a l P a r t n e r M u n i c i p a l i t i e s . f , v ' . ' . e l ^ n - o u n t y . a r , i . . s t - . » - * t > t . ^ f C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 f r o m E l g i n C o u n t y r e g . . . P a g e 1 8 o f 1 2 9 ^ * . s f » . < B . ( + t 4 . 1 . i . » * . \ 4 / t T ^ ^ . * a - > ' ^ , / r T / ^ T * 1 I t f * < - . ^ f » I / k t 1 * - f . ^ I f * 1 . " - M t < * . » 4 r n * * B o x 3 S t 9 , t 9 9 C u r r i e R o a d , D U T r O N , O n t a r i o N o L i J o M A Y O R T e l e p h o n e : ( s i 9 ) 7 6 2 - 2 2 0 4 F a x N o . ( 5 1 9 ) 7 6 2 - 2 2 7 8 C O U N C I L L O R S C a j n e r o n M c W t I H a T n C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f R c e r T a n P I e c k i t S 7 4 0 C e l t i c L i n e , R . f t . # i U u r i e S p e n c c B a n n e r m a n a . ' y a . M i l l e r R o a d B o x 5 4 2 B u t t o n , N o L t J o B u t t o n , N o n J o c o D o n a t d H . P a g e t . s D E P U T Y M A Y O R 7 9 4 ^ C o y n e R o a d R . R . « i B o b P u r c e i l * W a l l a c e t o w n i N o L a M o < ' " " > . t i g S S h a c f c l e t o n S b - e e t / . ^ ^ ^ ' J , B u t t o n , N o t i j o f . a 1 . D a n M c K U l o p s ^ \ f ^ J ? t . 2 9 0 9 4 S i l v e r d a y L i n e , R . R . # 3 ^ ^ . ^ : ' * . . f ^ B u t t o n , N o L i J o » ' . L : * * . ' r h 2 1 N o v e m b e r 2 0 1 3 B o n n i e W i l l i a m s S u p e r v i s o r - C o r p o r a t e S e r v i c e s T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d 1 2 5 0 D u n d a s S t r e e t L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 5 L 1 D e a r M s . W i l l i a m s : R e : F r e n c h I m m e r s i o n A c c o m m o d a t i o n P l a n W e , f h e m e m b e t s o f A e C o u n c H o f D u t t o n / D u n w i c l i , w o u l d l i k e t o e x p r e s s o u r c o n c e m r e g a r d i n g t b e n e w s t h u t t h e T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d i s p r o p o s i n g t h r o u g h i t s F r c n c h I m m e r s i o n A c c o m m o d a t i o n P l a n . S p e c i f i c a l l y , w e h a v e l e a r n e d t h a t t h e T V D S B i s p l m m n g t o r e o r g a n i z e s c h o o l b o u n d a r i e s a s i t r e l a t e s t o s t u d e n t s i n f h e w e s t e r n e n d o f E l g i n C o u n t y , w h o a t t e n d F r e n c h i m m e r s i o n a t t h e o v e r c r o w d e d P i e r r e E l l i o t T r u d e a u P u b l i c S c h o o l i n S t . T h o m a s . W e u n d e r s t a n d t h e r e a r e a p p r o x i m a t e l y 4 0 - 4 5 s t u d e n t s a t p r e s e n t , w h i c h w o u l d b e a f f e c t e d b y t h i s c h a n g e a n d w o u l d b e b u s s e d t o S t r a t h r o y i n a n o t h e r C o u n t y . T h i s w o u l d m e a n t h a t s t u d e n t s w o u l d b e t r a v e l l i n g a t l e a s t 7 0 m i n u t e s o n e w a y . B u t i t a l s o m e a n s m o r e e r o s i o n t o t h e s e r v i c e s m t h e C o u n t y . T h e s e s e r v i c e s a r e i n t e g r a l t o a t t r a c t i n g a n d k e e p i n g p e o p l e i n t h e C o u n t y o f E l g i n . A s _ y o u I m o w , t h e C o u n t y o f E l g i n h a s b e e n l i i t v e r y h a r d b y l o s m g m a n y l a r g e e m p l o y e r s s u c h a s F o r d , S t e r l i n g ^ T i m k e n , L e a r a n d S d i u l m a n I n d u s t r i e s t o n a m e a f e w . A l l o f t h i s h a s r e s u l t e d i n a s i g n i f i c a n t l y h i g h e r u n e m p l o y m e n t r a t e t h a n t h e P r o v i n c i a l a v e r a g e . I n a d d i t i o n , t h e t r e n d t o w a r d u r b a n i z a t i o n h a s a d d e d t o t h i s d i f f i c u l t y t o m a k e i t e v e n m o r e c h a l l e n g i n g t o a t t r a c t f a m i l i e s t o o u r r u r a l c o m m u n i t i e s . W e a r e s u r e y o u a r e a w a r e o f w h a t t h i s d o e s t o a s m a l l e r r u r a l c o m m u n i t y . W e m u s t s p e a k o u t a b o u t t h i s a s w e f e e l i t h a s a m o r e f a r r e a c h i n g a n d p r o f o u n d e f f e c t t h a n i t w o u l d i f t h e T V D S B d e c i d e d t o s w i t c h a F r e n c h i m m e r s i o n p r o g r a m f r o m o n e s i d e o f L o n d o n t o a n o t h e r . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 f r o m E l g i n C o u n t y r e g . . . P a g e 1 9 o f 1 2 9 C o u n c i l w o u l d l i k e y o u t o l o o k a t o t h e r v i a b l e o p t i o n s , s u c h a s a d d m g F r e n c h I m m e r s i o n t o t h e D u n w i c h D u t t o n P u b l i c S c h o o l , w h i c h i s n o t f u l l y u t i l i z e d a n d i s l o c a t e d a t t h e c e n t r e o f W e s t E l g i n a n d S o u t h w o l d . T h i s w o u l d b e a n e f f i c i e n t s o l u t i o n . W i t h s o m e c r e a t i v e s t u d e n t n u m b e r r e a H g n i n g w e c o n t e n d t h a t t h i s s c h o o l , w h i c h i s a l r e a d y s c h e d u l e d f o r r e n o v a t i o n a n d r e n e w a l s h o r t l y , c o u l d h a v e a n e v e n f u r t h e r i n j e c t i o n o f n e w l i f e a n d v i t a l i t y i f F r e n c h I m m e r s i o n s t u d e n t s w e r e a d d e d t o i t . A n d i t w o u l d k e e p t h e s t u d e n t s i n E I g m C o u n t y a n d w i t h a r e a s o n a b l e d r i v i n g t i m e v i a b u s t o a n d f r o m s c h o o l . W e a s k t h a t y o u l o o k f o r s o l u t i o n s t o t h e p r o b l e m t h a t y o u a r e f a c i n g w i t h o n e t h a t b e n e f i t s o u r C o u n t y . S i n c e r e l y , ^ ^ . I t v * ^ s C a m e r o n M c W i I l i a m , M a y o r c . c . H o n . J o e P r e s t o n c . c . H o n . J e f f Y u r e k c . c . M r . K e v i n B u s h e U E x e c u t i v e O f f i c e r , F a c i l i t y S e r v i c e s & C a p i t a l P l a n n i n g O r g a n i z a t i o n a l S u p p o r t S e r v i c e s T h a m e s V a l l e y D i s t r i c t S c h o o l B o a r d c . c . M a r k M c D o n a l d , C A O , C o u n t y o f E l g i n C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 f r o m E l g i n C o u n t y r e g . . . P a g e 2 0 o f 1 2 9 ^ M i n i s t r y o f F i n a n c e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g y y u . " . . ^ ^ O f f i c e o f t h e M i n i s t e r r P o o r O f f i c e o f t h e M i n i s t e r 1 7 t h F l o o r F r o s t B u i l d i n g S o u t h 7 Q u e e n ' s P a r k C r 7 7 7 B a y S t r e e t E C E I V E ^ J W c u - - ^ , < i 3 & . j T o r o n t o O N M 7 A 1 Y 7 T o r o n t o , O N M 5 G 2 E 5 T e l ( 4 1 6 ) 3 2 5 - 0 4 0 0 T e l ( 4 1 6 ) 5 8 5 - 7 0 0 0 ^ ^ y u F a x ( 4 ' : 6 ) 3 2 5 - 0 3 7 4 F a x ( 4 1 6 ) 5 8 5 - 6 4 7 0 O n t a r i o w w w . f i n . g o v . o n . c a w w w . m a h . g o v . o n . r a N O V 7 2 2 0 1 3 r i t N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M s D e a r H e a d o f C o u n c i l ; W e a r e w r i t i n g t o a n n o u n c e t h e r e l e a s e o f t h e r e d e s i g n e d O n t a r i o M u n i c i p a l P a r t n e r s h i p F u n d ( O M P F ) a n d p r o g r a m a l l o c a t i u n s f o r 2 0 1 4 . I n 2 0 1 4 , t h e p r o v i n c e w i l l p r o v i d e a t o t a l o f $ 5 5 0 m i l l i o n i n u n c o n d i t i o n a l f u n d i n g t h r o u g h t h e O M P F t o 3 8 8 m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s t h e p r o v i n c e . T h i s f u n d i n g , c o m b i n e d w i t h f h e m u n i c i p a l b e n e f i t r e s u l t i n g f r o m t h e p r o v i n c i a l u p l o a d s , w i l l t o t a l m o r e t h a n $ 2 b i l l i o n i n 2 0 1 4 . T h i s i s o v e r t h r e e t i m e s t h e l e v e l o f f u n d i n g p r o v i d e d i n 2 0 0 4 . A s y o u k n o w , 2 0 1 3 w a s a t r a n s i t i o n y e a r f o r t h e O M P F . T h e t r a n s i t i o n y e a r p r o v i d e d u s w i t h t h e o p p o r t u n i t y t o c o n s u l t w i t h t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o a n d o t h e r m u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s o n h o w b e s t t o r e d e s i g n t h e p r o g r a m t o s u p p o r t m u n i c i p a l n e e d s . W e a l s o r e c e i v e d v a l u a b l e i n p u t f r o m a n u m b e r o f m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s t h e p r o v i n c e . T h e s e c o n s u l t a t i o n s h e l p e d t o s h a p e t h e r e d e s i g n o f t h e p r o g r a m . W i t h r e s p e c t t o t h e r e d e s i g n o f t h e p r o g r a m , m u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s e m p h a s i z e d t h a t t h e O M P F s h o u l d : c o n t i n u e t o s u p p o r t m u n i c i p a l i t i e s w i t h l i m i t e d p r o p e r t y a s s e s s m e n t ; " c o n t i n u e t o r e c o g n i z e t h e c h a l l e n g e s o f n o r t h e r n a n d m r a l m u n i c i p a l i t i e s , w h i l e b e t t e r t a r g e t i n g f u n d i n g t o t h o s e m u n i c i p a l i t i e s w i t h m o r e c h a l l e n g i n g f i s c a l c i r c u m s t a n c e s ; a n d i n c l u d e s u p p o r t t o a s s i s t m u n i c i p a l i t i e s a s t h e y t r a n s i t i o n t o t h e r e d e s i g n e d p r o g r a m . W e a r e p l e a s e d t o a n n o u n c e t h a t t h e 2 0 1 4 O M P F w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e s u p p o r t t o m u n i c i p a l i t i e s t h r o u g h t h e A s s e s s m e n t E q u a l i z a t i o n , N o r t h e r n C o m m u n i t i e s , a n d R u r a l C o m m u n i t i e s g r a n t s . I n a d d i t i o n , a n e w N o r t h e r n a n d R u r a l F i s c a l C i r c i m i s t a n c e s G r a n t i s b e i n g i n t r o d u c e d t o b e t t e r t a r g e t f u n d i n g t o n o r t h e r n a n d r u r a l m u n i c i p a l i t i e s w i t h m o r e c h a l l e n g i n g f i s c a l c i r c u m s t a n c e s . T h e $ 5 5 0 m i l l i o n O M P F f o r 2 0 1 4 a l s o i n c l u d e s a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t r a n s i t i o n a l a s s i s t a n c e w h i c h i s i n t e n d e d t o p r o v i d e s t a b i l i t y a n d s u p p o r t t o l o c a l g o v e r n m e n t s a s t h e y t r a n s i t i o n t o t h e r e d e s i g n e d p r o g r a m . M o r e s p e c i f i c a l l y , t h e t r a n s i t i o n a l a s s i s t a n c e p r o v i d e d t h r o u g h t h e 2 0 1 4 O M P F w i l l e n s u r e t h a t m u n i c i p a l i t i e s r e c e i v e a g u a r a n t e e d l e v e l o f s u p p o r t b a s e d o n t h e i r 2 0 1 3 O M P F a l l o c a t i o n ^ . . . / c e n t ' d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a . . . P a g e 2 1 o f 1 2 9 2 - < r M u n i c i p a l i t i e s i n t h e n o r t h w i l l r e c e i v e a t l e a s t 9 0 p e r c e n t o f t h e i r 2 0 1 3 O M P F a l l o c a t i o n , w h i l e m u n i c i p a l i t i e s i n o t h e r r e g i o n s o f t h e p r o v i n c e w i l l r e c e i v e a t l e a s t 8 5 p e r c e n t . T h e s e m i n i m u m l e v e l s o f s u p p o r t w i l l b e e n h a n c e d u p t o 1 0 0 p e r c e n t f o r e l i g i b l e m u n i c i p a l i t i e s w i t h m o r e c h a l l e n g i n g f i s c a l c i r c u m s t a n c e s . T h e M i n i s t r y o f P m a n c e ~ s ( M O F ) P r o v i n c i a I - L o c a l F i n a n c e D i v i s i o n w i l l b e p r o v i d i n g y o u r m u n i c i p a l T r e a s u r e r s a n d C I e r k - T r e a s u r e r s w i t h f u r t h e r d e t a i l s o n t h e 2 0 1 4 O M P F . T h i s i n f o r m a t i o n a n d o t h e r s u p p o r t i n g m a t e r i a l s w i l l b e p o s t e d m b o t h E n g l i s h a n d F r e n c h o n t h e M O F w e b s i t e : h t t D : / A v w w . f i n ^ o \ . o n . c a - ' e n ; l 3 u d R ^ t o m T ) f / 2 0 1 4 r h t t D : . 7 w v . - ^ v . f i n . j S t o ^ . o n . c a , / f r / b u < i i ^ e t / o m p f / 2 0 1 4 . T h e r e v i e w o f t h e O M P F a n d t h e p h a s e - d o w n o f t h e p r o g r a m t o $ 5 0 0 m i l l i o n b > 2 0 1 6 w a s a n n o u n c e d i n 2 0 1 2 , a n d w a s a l s o p a r t o f t h e 2 0 0 8 P r o v i n c i a l - M u n i c i p a l M s c a l a n d S c r v - i c c D e l i v e r y R e v i e w ( P M F S D R ) a g r e e m e n t w i t h m u n i c i p a l i t i e s . A s p a r t o f t h e n e x t p h a s e o f t h e p r o g r a m r e v i e w , o v e r t h e c o m i n g m o n t h s . \ \ e w i l l c o n t i n u e t o c o n s u l t w i t h o u r m u n i c i p a l p a r t n e r s o n r e f i n i n g t h e O M P I 4 a s w e l l a s t o c o n s i d e r w h e t h e r t h e g r a n t s h o u l d i n c l u d e o t h e r o b j e c t i v e s b e y o n d t h o s e a n n o u n c e d a s p a r t o f t h e 2 0 5 4 p r o g r a m . \ V c a r e a l s o p l e a s e d t o r e a f f i r m o u r c o m m i t m e n t t o t h e u p l o a d o f m u n i c i p a l c o s t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t i m e t a b l e a g r e e d t o t h r o u g h t h e P M F S D R . I n 2 0 1 4 , w e w i l l c o n t i n u e t h e p h a s e d u p l o a d o f O n t a r i o W u r k s ( O W ) b e n e f i t c o s t s c j i d c o u r t s e c u r i t y a n d p r i s o n e r t r a n s p o r t a t i o n c o s t s . T h i s b u i l d s o n o u r p r e v i o u s u p l o a d s o f O n t a r i o D r u $ B e n e f i t s ( O D B ) a n d O n t a r i o D i s a b i l i t y S u p p o r t P r o g r a m ( O D S P ) . A s a r e s u l t o f t h e u p l o a d s . m u n i c i p a l i t i e s w i l l b e n e f i t f r o m m o r e t h a n $ 1 . 5 b i l l i o n i n r e d u c e d c o s t s i n 2 0 1 4 a l o n e . C o m b m e d w i t h t h e O M P F , t h i s i s t h e e q u i v a l e n t o f o v e r 1 2 p e r c e n t n f m u n i c i p a l p r o p e r t y t a x r e v e n u e i n t h e p r o v i n c e . I t i s i m p o r t a n t t o a d m o w l c d g c t h a t i n t w o - t i e r s y s i e m s . t h e r e m o v a l o f t h e s e c o s t s o f f t h e p r o p e r t y t a x b a s e b e n e f i t s a l l l o c a l t a x p a y e r s i n c l u d i n g t h o s e r e s i d i n g i n l o v - ' e r - t i e r m u n i c i p a l i t i e s . D e s p i t e t h e a d j u s t m e n t s t o t h e O M P ^ , t h e c o m b i n e d b e n e f i t o f t h e p r o v i n c i a l u p l o a d s a n d s u p p o r t p r o v i d e d t h r o u g h t h e O M P F w i l l c o n t i n u e t o i n c r e a s e , w i t h t h e p r o v i n c i a l u p l o a d s m o r e t h a n o f f s e t t i n g t h e r e d u c t i o n t o t h e p r o g r a m . O u r g o v e r n m e n t h a s a v e r y s t r o n g r e c o r d o f s u p p o r t i n g a n d w o r k i n g w i t h m u n i c i p a l i t i e s , T o g e t h e r w i t h o t h e r p r o v i n c i a l i n i t i a t i v e s , w e w i l l p r o v i d e m u n i c i p a l i t i e s w i t h o n g o i n g s u p p o r t o f a p p r o x u n a t e l y $ 3 . 5 b i l l i o n i n 2 0 1 4 - - a n i n c r e a s e o f m o r e t h a n 2 0 0 p e r c e n t f r o m t h i ; l e v e l p r o v i d e d m 2 0 0 3 . . . . / c o n f d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a . . . P a g e 2 2 o f 1 2 9 " 3 - J n a d d i t i o n t o t h i s o n g o i n g s u p p o r t , t h e p r o v i n c e h a s m a d e s i g n i f i c a n t i n v e s t m e n t s i n m u n i c i p a l i n f r a s t r u c t u r e . S i n c e 2 0 0 3 . w e h a v e p r o v i d e d m u n i c i p a l i t i e s w i t h a p p r o x i m a t e l y $ 1 3 b i l l i o n i n i n f r a s t r u c t u r e f u n d i n g , I n A u g u s t 2 0 1 2 . t h e p r o v i n c e l a u n c h e d t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e S t r a t e g y . A s p a r t o f t h e s t r a t e g y , w e h a v e p r o v i d e d $ 9 m i l l i o n t o h e l p m u n i c i p a l i t i e s p r e p a r e a s s e t m a n a g e m e n t p l a n s . a n d n e a r l y $ 9 0 m i l l i o n f o r c r i t i c a l p r o j e c t s t h r o u g h t h e M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e i n v e s t m e n t f a i t i a t i v e . _ A s a c o n t i n u a t i o n o f t h e s t r a t e g y , w e a r e p r o v i d i n g $ 1 0 0 m i l l i o n t h r o u g h t h e S m a l l , R u r a l a n d N o r t h e r n M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e F u n d . W e h a v e c o n s u l t e d w i t h o u r m u n i c i p a l p a r t n e r s o n t h e d e s i g n o f t h e f u n d a n d a p o t e n t i a l p e r m a n e n t p r o g r a m f o r c o n s i d e r a t i o n i n t f a e 2 0 1 4 B u d g e t . W e l o o k f o r w a r d t o c o n t i n u i n g t o b u i l d o n o u r p a r t n e r s h i p w i t h m u n i c i p a l i t i e s a s w e m o v e f o r w a r d t o a d d r e s s O U T s h a r e d c h a U e n g e s . S i n c e r e l y . - . ' 1 T 1 . ' 1 . 1 . I ; - ^ . - . . - < . - ( . . ^ . - ' . . ^ . . - . - ' - ' ^ ' r . ^ ^ " > ' a , t , . . » - - ^ . . * ^ . f : - ' . i . / . r > ' V . . 4 ' - . . . 4 t p . - f - " r i - A < / t - ^ > < - ^ * - V . t - a « * / - , - A . m f - T ^ - f - » * r i . ' ' - , * . < ^ C h a r l e s S o u s a L i n d a J e f f r e y M i n i s t e r M i n i s t e r M i n i s t r y o f F i n a n c e M i n i s t r y o f M u n i c i p a l A f f a i r s a n d H o u s i n g r . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a . . . P a g e 2 3 o f 1 2 9 p C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 f r o m M i n i s t r y o f F i n a . . . P a g e 2 4 o f 1 2 9 - 5 P h o t o g r a p h e r s < ^ 4 " » \ M Q Q » . ! * r i * * ^ 1 1 . c n r ^ o f k - I I t h e I \ » O t t e r ^ < ^ 7 D e c e m b e r 2 0 1 3 V a l l e y H e l p - P o r t r a i t w a s f o u n d e d b y c e l e b r i t y p h o t o g r a p h e r J e r e m y C o w a r t a n d b e g a n i n 2 0 0 9 . H e l p - P o r t r a i t i s a n i n t e r n a t i o n a l c o m m u n i t y o f p h o t o g r a p h e r s c o m i n g t o g e t h e r a c r o s s t h e w o r l d t o u s e t h e i r p h o t o g r a p h y s k i l l s t o g i v e b a c k t o t h e i r l o c a l c o m m u n i t i e s . S o f a r H e l p - P o r t r a i t h a s o p e r a t e d i n 2 1 2 8 l o c a t i o n s s p r e a d a c r o s s 6 2 c o u n t r i e s . 2 0 1 3 w i l l b e t h e f i f t h y e a r f o r t h e e v e n t a n d t h e f i r s t y e a r t h a t t h e P h o t o g r a p h e r s o f t h e O t t e r V a l l e y ( P O V ) , a l o c a l p h o t o g r a p h y c l u b , i s p a r t i c i p a t i n g . S o m e o f t h e c l u b ' s m e m b e r s h a v e p a r t i c i p a t e d i n t h e p a s t t w o y e a r s a s m e m b e r s o f t h e T i l l s o n b u r g P h o t o g r a p h y C l u b . I t i s e x p e c t e d t h a t c l u b w i l l a g a i n p a r t i c i p a t e a n d s e r v e t h e n o r t h e n d o f t h e O t t e r V a l l e y o u t o f t h e S t a t i o n A r t s C e n t r e i n T i l l s o n b u r g . T h e P O V w i l l t r y t o s e r v e t h e a r e a s o u t h o f T i l l s o n b u r g . O n 7 D e c e m b e r 2 0 1 3 p h o t o g r a p h e r s a r o u n d t h e w o r l d w i l l a g a i n b e o f f e r i n g p o r t r a i t s t o p e o p l e w h o m i g h t o t h e r w i s e n e v e r h a v e a p o r t r a i t o f t h e m s e l v e s o r t h e i r f a m i l i e s . W h e n t h e p r i n t s a r e r e a d y , t h e p h o t o g r a p h s a r e p r o v i d e d t o t h e s e p e o p l e . T h i s i s a b o u t g i v i n g t h e p h o t o g r a p h s , n o t t a k i n g t h e m . T h e s e p o r t r a i t s a r e n o t f o r t h e p h o t o g r a p h e r s ' p o r t f o l i o s , w e b s h e s , o r f o r s a l e . M o n e y i s n ' t i n v o l v e d o t h e r t h a n s o m e d o n a t i o n s i n k i n d o r t o o f f s e t s o m e o f t h e o p e r a t i o n a l e x p e n s e s . T h e P O V i s n o t s o l i c i t i n g f u n d s . T h e p a r t i c i p a t i n g m e m b e r s o f t h e P O V h a v e a d a y o f s o c i a l i z i n g a n d i m p r o v i n g t h e i r p h o t o g r a p h y p o r t r a i t u r e s k i l l s . T h e p l a n i s t o w o r k a t t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c L i b r a r y o n t h e a f t e r n o o n o f S a t u r d a y , 7 D e c e m b e r , f r o m 1 : 0 0 p . m . t o 4 : 0 0 p . m P o r t r a i t s w i l l b e p r o d u c e d o f i n d i v i d u a l s o r f a m i l i e s w h o w i s h t o h a v e a p o r t r a i t , b u t m i g h t o t h e r w i s e n o t h a v e t h e m o n e y f o r s u c h a n o p t i o n . E a c h p h o t o g r a p h i c s e s s i o n w i l l b e b r i e f a n d l a s t o n l y a b o u t 1 0 o r 1 5 m i n u t e s . T h e e x a c t s c h e d u l i n g f o r e a c h a p p o i n t m e n t w i l l b e t h d e f i n e d c l o s e r t o D e c e m b e r ? . T h e p e o p l e f o r p o r t r a i t s w i l l b e s e l e c t e d b y c o m m u n i t y g r o u p s w h o a r e a l r e a d y a s s i s t i n g l o c a l f a m i l i e s o r i n d i v i d u a l s . T h e P O V w i l l n o t b e d i r e c t l y i n v o l v e d i n s e l e c t i n g t h e s e c l i e n t s , b u t w i l l t h w o r k w i t h t h e l o c a l c o m m u n i t y g r o u p s t o s e t u p t h e a p p o i n t m e n t s f o r D e c e m b e r 7 . P O V w i l l u s e t h e i r m e m b e r s ' p h o t o g r a p h i c a n d s t u d i o e q u i p m e n t t o c a p t u r e t h e i m a g e s . D o n a t i o n s o f h e l p w i t h t r a n s p o r t a t i o n f o r t h o s e p e o p l e w h o m a y n e e d i t a n d r e f r e s h m e n t s a t t h e v e n u e w o u l d b e a p p r e c i a t e d . B r u c e B o l i n M u r r a y B o g a r t J o e S t e p h e n s o n P r e s i d e n t V i c e P r e s i d e n t S e c r e t a r y / T r e a s u r e r 5 1 9 8 7 4 - 1 8 2 2 5 1 9 8 6 6 5 2 0 2 5 1 9 8 7 4 - 4 0 2 8 h t t D : / / c o m m u n i t v . h e l D - D o r t r a i t . c o m / b . b o l i n @ o o m p u t e r . o r g a m u r r a y b o g a r t ( a ' g m a i l . c o m j o e s t e p h e n s o n 1 1 @ m a c . c o m * T O B O O K A H E L P P O R T R A I T A P P O m T M E N T P L E A S E C O N T A C T : o f 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 7 , 2 0 1 3 f r o m P h o t o g r a p h e r s o f . . . P a g e 2 5 o f 1 2 9 P h o t o g r a p h e r s . I S n . n . 1 o f ' { . _ N . I * t h e ^ v - ^ ^ O t t e r ^ 7 D e c e m b e r 2 0 1 3 V a l l e y C h a s s i t t y R y e r s e P O V M e m b e r H : 5 1 9 8 6 6 5 8 3 3 C : 2 2 6 9 7 0 1 0 5 5 E : j t a q p h o t o . a r t @ h o t m a i l . c o r n 2 o f 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d D e c e m b e r 7 , 2 0 1 3 f r o m P h o t o g r a p h e r s o f . . . P a g e 2 6 o f 1 2 9 5 P / - 7 ( O P / ^ M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u Q P . R O n t a r i o P o l i c e B u r e a u c t o a s e r v i c e s p o l i c l e r e d e s m u n i c l p a l l t e s * P r o v i n c i a l p r o v l n c l a l e 7 7 7 M e m o r i a l A v e . 7 7 7 , a v e M e m o f f a l P o l i c e d e I ' O n t a r i o O r i m a O N L 3 V 7 V 3 O r i l l i a ( O N ) L 3 V T V S T e l : ( 7 0 5 ) 3 2 9 - 6 2 0 0 F a x : ( 7 0 5 ) 3 3 0 ^ 1 9 1 F i t e i k 1 0 0 N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 M a y o r s / R e e v e s t O P P P o l i c e d M u n i c i p a l i t i e s D e a r M a y o r / R e e v e : I t o k e ^ s o p p o ^ m i t y t o i m f o ^ i y o u t h a t t h e ^ > a t ^ o p r o v m c L a l [ P O H C e ^ o p p ) a n d ^ e M m i s t l y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s ( M C S C S ) h a v e u p d a t e d f h e m m i c i p a l p o l i c i n g C o s t - R e c o v e r y F o r m u l a . T h e u p d a t e d f o r m u l a w i l l b e e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 . l a t h e c o m i n g w e e k s , t h e O P P w i l l b e p r o v i d i n g m u n i c i p a l i t i e s w i t h t i i e 2 0 1 4 c o s t e s t i m a t e s . v ^ 4 u c h w i l l i n c o r p o r a t e t h e u p d a t e d C o s t - R e c o v e r y F o r m u l a , a s a p p l i c a b l e . T h e s a l a r i e s o f d e t a c h m e n t o f f i c e r s ^ n o t p a r t o f t h e C o s t - R e c o v e i y F o r m u l a a n d a r c r e c o n c i l e d a n n u a U y t o a c t u a l c o s t s i n c u r r e d . ? i e M C S C S i s a u t h o r i z e d b y T r c a s w y B o a r d / M ^ n a g e m e n t B o a r d o f C a b i n e t t o u p d a t e t h e C o s t R e c o v e r y F o r m u l a a n n u a l l y t o e n s u r e t h e c o s t r e c o v e r y f o r O P P s e r v i c e s p r o v i d e d t o m u n i c i p a l i t i e s c l o s e l y a l i g n s w i t h a c t u a l e x p e n d i t u r e s . C o m p o s e d o f p e r o f f i c e r a n d c i v i l i a n c o m p o n e n t c o s f t s t o m e e t l e g i s l a t e d r e q u i r e m e n t s o f t h e P o l i c e S e r v i c e s A c t , f h e f o r m u l a a l s o i n c l u d e s o p e r a t i o n a l s u p p o r t c o s t s , s u c h a s v e h i c l e s , t e l e c o m m u m c a t i o n s , o f f i c e a u t o m a t i o n a n d u n i f o r m s . A s u m m a r y o f t h e 2 0 1 3 O P P C o s t - R e c o v e r y F o r m u l a i s a t t a c h e d t o t h i s l e t t e r . A d e t a i l e d b r e a k d o w n o f A e f o r m u l a f o r m s p a r t o f t h e " U n d e r s t a n d i n g O P P M i m i c i p a l P o l i c i n g C o s t s " d o c u m e n t , w h i c h c a n b e f o u n d a t w w w . o p p . c a . T h i s d o c u m e n t w i l l b e u p d a t e d t o r e f l e c t I h e 2 0 1 3 F o r m u l a a n d e s t i m a t e d 2 0 1 4 s 9 l a r i e s n o l a t e r f h a n N o v e m b e r 3 0 , 2 0 1 3 . T h e O P P a c k n o w l e d g e s t i i a t m u n i c i p a l i t i e s a r e c o n c e r n e d a b o u t t h e c o s t o f p o l i c i n g s e r v i c e s , ? ^ J ^ J S t ! L ( ^ L l L a ^ ^ S ^ ? l t ^ t _ 1 ^ ^ r ^ c e - s _ l t - r t t o ? < ^ _ ^ o n 1 3 n u e t o c o m P £ e ^ v o u r a b l y t o o t h e r p o l i c e s e r v i c e s i n O n t a r i o . W e a c t i v e l y p u r s u e c o s t e f f i c i e n c y m e a s u r e s i n a l l a r e a s o f o u r o r g a n i z a t i o n . A s C o m m a n d e r , M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u , I a s s u r e y o u t h a t t h e O P P w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e m u n i c i p a l i t i e s w i t h c o s t - e f f e c t i v e a n d p r o f e s s i o n a l p o l i c i n g s e r v i c e s i n o r d e r t o k e e p O n t a r i o ' s c o m m u n i t i e s s a f e a n d s e c u r e * Y o j u ^ t n ^ y ^ 1 ^ Y ^ - R . A . ( R l c k ) P I u l b i n S u p e r i n t e n d e n t C o m m a n d e r , M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u / p f C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o P r o v i n c i . . . P a g e 2 7 o f 1 2 9 O n t a r i o P r o v i n c i a l P o l i c e M u n i c i p a l P o l i c i n g C o s t - R e c o v e r y F o r m u l a C o m p a r i s o n S a l a r i e s a n d b e n e f i t s r e c o n c i l e d t o a c t u a l s e a c h y e a r a r e e x c l u d e d f r o m t h i s c o m p a r i s o n . T h e C o s t - R e c o v e r y F o r m u l a p e r o f f i c e r c o s t s w e r e c a l c u l a t e d u s i n g a c t u a l c o s t s i n c u r r e d d u r i n g t h e f i s c a l p e r i o d s e n d e d M a r c h 3 1 , 2 0 1 2 ( 2 0 1 2 F o r m u l a ) a n d 2 0 1 3 ( 2 0 1 3 F o r m u l a ) . ^ m W ^ i i s s y f W " n m h S i ; l ^ T @ ; i r " ? 5 * S S n ' . s ^ ^ ^ 1 r f ' ^ * w , , - B * t . L - . » 5 . ^ . i A . < . I ' ' T - . 1 . X B U U U B u t l l U u y u f i s - ^ i t & U E S B I s _ t ^ A . i f ^ S h i f t P r e m i u m s $ 6 7 5 $ 6 7 8 - $ 3 - 0 . 4 % S u p p o r t S t a f f C o s t s ( S a l a r i e s a n d B e n e f i t s ) C o m m u n i c a t i o n O p e r a t o r s $ 5 i 1 _ ® 4 $ 5 , 2 2 0 - $ 5 6 - 1 . 1 % P r i s o n e r G u a r d s $ 1 , 3 5 8 $ 1 , 3 8 1 - $ 2 3 - 1 . 7 % O f f i c e A u t o m a t i o n S u p p o r t $ 3 8 9 $ 3 5 4 $ 3 5 9 . 9 % T e l e p h o n e S u p p o r t $ 1 1 7 $ 1 2 0 - $ 3 - 2 , 5 % O p e r a t i o n a l S u p p o r t $ 3 . 8 5 8 $ 3 , 9 0 7 - $ 4 9 - 1 . 3 % S u b - t o t a l S u p p o r t S t a f f C o s t s $ 1 0 . 8 8 6 $ 1 0 , 8 8 2 - $ 9 6 - 0 , 9 % O t h e r D i r e c t O p e r a t i n g E x p e n s e s ( O D O E ) C o m m u n i c a t i o n C e n t e r $ 2 5 4 $ 2 5 8 - $ 4 - 1 . 6 % O p e r a t i o n a l S u p p o r t $ © 0 3 $ 8 3 7 $ 6 6 7 5 % R H Q M u n k s l p a l S u p p o r t $ 2 , 0 0 6 $ 1 . 9 5 5 $ 5 1 2 . 6 % V e h i c l e U s a g e $ 8 , 0 5 8 $ 8 . 2 5 8 - $ 2 0 0 - 2 A % T e l e p h o n e $ 1 , 1 3 2 $ 1 , 2 2 8 $ 9 6 7 . 8 % . O f f i c e S u p p l i e s a n d E q u i p m e n t $ 5 3 0 $ 4 4 8 $ 8 2 1 8 5 % A c c o m m o d a t i o n $ 5 8 8 $ 5 3 8 $ 5 0 9 . 3 % U n i f o r m & E q u i p m e n t $ 1 , 1 7 4 $ 1 , 1 6 7 $ 7 0 . 6 % C l e a n i n g C o n t r a c t $ 3 0 3 $ 2 0 4 $ 9 9 4 8 . 5 % M o b i l e R a d i o E q u i p m e n t M a i n t e n a n c e $ 7 9 1 $ 7 8 6 $ 5 0 . 6 % O f f i c e A u t o m a t i o n $ 1 . 4 0 2 $ 1 , 3 1 6 $ 8 6 6 . 5 % S u b - t o t a l O D O E $ 1 7 . 1 4 1 $ 1 6 * 9 8 5 $ 1 4 6 0 . 9 % ^ . S 5 S J C l i £ l ; C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o P r o v i n c i . . . P a g e 2 8 o f 1 2 9 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O n t . N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , B r e n d a M a r t i n , G l e n U n d e r w o o d , R o n F l i c k , R o n B r a d f i e l d , R a y T a l b o t , M a r k O s t r y h o n , B a r r y W a d e R e g r e t s : T o m S o u t h w i c k , C l i f f E v a n i t s k i C a U t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y L . A c r e a n d s e c o n d e d b y G . U n d e r w o o d t h a t t h e m i n u t e s o f t h e O c t o b e r 8 , 2 0 1 3 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . M A T T E R S O U T O F T H E M I N U T E S : A ) A u t h o r i z a t i o n f o r D e v e l o p m e n t o f t h e P i e r : C h a i r m a n S h e a r e p o r t e d t h a t h e h a s s p o k e n t o b o t h K . K r u g e r a n d D q ) u t y M a y o r E v a n i t s k i r e q u e s t i n g a l i s t o f t h e a g e n c i e s t h a t h a v e a u t h o r i t y o v e r d e v e l o p m e n t o f o u r p i e r , s o t h a t w e m i g h t g a i n a p p r o v a l i n a d v a n c e f o r a n y d e v e l o p m e n t o n t h e p i e r . 4 . D e l e g a t i o n : N o n e 5 . E n v i r o n m e n t a l C o n c e r n s : C o m m i t t e e m e m b e r s w e r e p l e a s e d t o l e a r n t h a t C o u n c i l c o n s i d e r e d o u r c o n c e r n s a t t h e N o v e m b e r c o u n c i l m e e t i n g a n d t h a t t h e y u n a n i m o u s l y p a s s e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n ; " A n d t h a t C o u n c i l r e q u e s t S m a l l C r a f t H a r b o u r s c o n s i d e r t h e m a t t e r o f c o n t a m i n a n t s o f p o t e n t i a l c o n c e r n i d e n t i f i e d i n t h e T e r r a p e x e n v i r o n m e n t a l s i t e a s s e s s m e n t s a n d u n d e r t a k e a n y a p p r o p r i a t e f o l l o w - u p . " T h e c o m m i t t e e l o o k s f o r w a r d t o h e a r i n g w h a t r e s p o n s e S C H w i l l g i v e t o B a y h a m r e g a r d i n g t h i s r e q u e s t . 6 . P r o v i n c i a l P a r k P r o p e r t i e s - P a r k i n g A r e a / B o a r d w a l k E u t r a n c e : N o r e p o r t . 7 . E a s t B e a c h D e c k E x p a n s i o n : T h e c o m m i t t e e i s p l e a s e d t o s e e t h a t o u r $ 2 5 0 0 r e q u e s t f o r a d e c k e x t e n s i o n i s i n c l u d e d i n t h e 2 0 1 4 d r a f t b u d g e t . 8 . D r a f t B u d g e t 2 0 1 4 D i s c u s s i o n : T h e c o m m i t t e e e x a m i n e d t h e 2 0 1 4 d r a f t b u d g e t a s p r e s e n t e d b y s t a f f . L e a s e r e v e n u e s t o t a l s h o u l d r e a d $ 5 1 4 0 , n o t $ 5 2 4 0 . T h e c o m m i t t e e w o u l d l i k e c l a r i f i c a t i o n r e g a r d i n g t h e i t e m l i n e " p a r k i n g d e v e l o p m e n t r e v i e w - $ 1 0 , 0 0 0 " . I s t h i s f o r a s t u d y o r s u r v e y ? T h e i t e m l i n e " D r e d g i n g $ 1 5 , 0 0 0 " , w h i c h c o n t a i n s t h e n o t e ; " c o n t i n g e n t o n l o c a l f u n d r a i s i n g m a t c h " g e n e r a t e d a l e n g t h y d i s c u s s i o n . T h i s c o m m i t t e e i s n o t c o m f o r t a b l e w i t h b e i n g r e s p o n s i b l e f o r f u n d r a i s i n g , n o t i n g t h a t f u n d r a i s i n g i s n o t p a r t o f o u r m a n d a t e . H o w e v e r t h i s c o m m i t t e e i s w i l l i n g t o b r a i n s t o r m B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d N o v e m b . . . P a g e 2 9 o f 1 2 9 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 P a g e 2 f u n d r a i s i n g i d e a s a n d a s s i s t i n g w i t h T r i l l i u m a p p l i c a t i o n s . I t w a s n o t e d t h a t c u r r e n t l y t h e D r e d g i n g R e s e r v e h a s $ 4 5 , 0 0 0 . 9 . O t h e r B u s i n e s s : a ) H a r b o u r f r o n t M a s t e r P l a n : B . W a d e a s k e d w h a t i s h a p p e n i n g w i t h t h e p l a n . W h a t d i r e c t i o n i s C o u n c i l t a k i n g w i t h i t ? 1 0 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d b y R . B r a d f i e l d a n d s e c o n d e d b y G . U n d e r w o o d t h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 3 7 t o m e e t a g a i n o n D e c e m b e r 1 0 . 2 0 1 3 . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y E a r l S h e a L y n n A c r e B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d N o v e m b . . . P a g e 3 0 o f 1 2 9 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m J o i n t C e m e t e r y B o a r d M e e t i n e M i n u t e s B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e C o u n c i l C h a m b e r s 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v m e T u e s d a y , N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p . m . P r e s e n t w e r e : C o u n c i l l o r W a y n e C a s i e r , R a l p h C a r t e r , M a r l e n e C a r t e r , L o r i B a c k u s , J e r r y T a y l o r , J i m T a i t , B e n a n d F r a n z S a w a t s k y , J o h n R e d d c o p , J o h n S c o t t , V e r a D i c k h o u t , R o b e r t G r e g s o n , R o g e r a n d C h e r y l J a m e s , T r a c e y D a v i e s a n d L y n d a M i l l a r d , S e c r e t a r y . 1 . C a l l t o O r d e r & A p p o i n t m e n t o f C h a i r m a n J o h n S c o t t v o l u n t e e r e d t o a c t a s C h a i r m a n a n d c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r . 2 . W e l c o m e & I n t r o d u c t i o n s J o h n w e l c o m e d e v e r y o n e a n d i n t r o d u c t i o n s w e r e m a d e , i n c l u d i n g L o r i B a c k u s , E d e n c e m e t e r y b o a r d m e m b e r a n d J o h n R e d d e c o p , a n e w m e m b e r f o r t h e C a l t o n B o a r d . I t w a s n o t e d t h a t I s a a k B a n m a n , a C a l t o n b o a r d m e m b e r r e c e n t l y p a s s e d a w a y s u d d e n l y . 3 . M i n u t e s o f m e e t i n g h e l d T u e s d a y , A p r i l 2 3 , 2 0 1 3 f o r a p p r o v a l T h e S e c r e t a r y r e a d t h e m i n u t e s a n d r e v i e w e d t h e c o n t e n t s . T h e r e w a s d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e c h a n g e s r e c o m m e n d e d t o C o u n c i l b y t h e B o a r d a t t h e l a s t m e e t i n g . T h e S e c r e t a r y a l s o r e f e r r e d t o t h e b y - l a w s p a s s e d b y C o u n c i l a n d t h e C e m e t e r i e s R e g u l a t i o n B r a n c h f o r c l a r i f i c a t i o n a n d c o p i e d w i t h t h e a g e n d a . T h e r e w a s n o f u r t h e r b u s i n e s s f r o m t h e m i n u t e s . N e w c e m e t e r y m a n u a l s w e r e h a n d e d o u t , a n d m e m b e r s w e r e r e q u e s t e d t o r e t u r n a l l c o p i e s o f p r e v i o u s c e m e t e r y b o o k l e t s t o t h e o f f i c e a n d d i s p o s e o f o l d f o r m s . 4 . C o r r e s p o n d e n c e & R e p o r t s ( a ) R e g i s t r a r ' s P o l i c y o n L i c e n s e R e n e w a l F e e s a s o f J u l y 1 , 2 0 1 2 T h e l i c e n s e r e n e w a l f e e i s $ 1 5 , p l u s $ 1 1 p e r b o d y b u r i a l a n d $ 1 1 p e r i n t e r m e n t o f c r e m a t e d h u m a n r e m a i n s . ( T h i s f e e i s i n c l u d e d i n t h e $ 3 5 f e e t h e f u n e r a l h o m e p a y s t o t h e c e m e t e r y b o a r d o r M u n i c i p a l i t y f o r i d e n t i f i c a t i o n a n d m a r k i n g o f a l o t f o r b u r i a l ) . ( b ) B y - l a w s 2 0 1 3 - 0 5 3 & 2 0 1 3 - 0 5 5 i d e n t i f y i n g a m e n d m e n t s t o B y - l a w s 2 0 1 2 - 0 6 6 & 2 0 1 2 - 0 6 7 M i n u t e s o f J o i n t C e m e t e r y B o a r d m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 6 , 2 0 . . . P a g e 3 1 o f 1 2 9 C e m e t e r i e s M i n u t e s 2 N o v e m b e r 2 6 , 2 0 1 3 5 . O t h e r B u s i n e s s T h e S e c r e t a r y h a n d e d o u t s u m m a r i e s o f 2 0 1 2 i n t e r e s t p a y m e n t s t o t h e C h a i r m e n / S e c r e t a r i e s o f t h e B o a r d s . 2 0 1 3 i n t e r e s t p a y m e n t c h e q u e s h a v e a l r e a d y b e e n d i s t r i b u t e d . 6 . M e m b e r s Q u e s t i o n s / C o n c e r n s / C o m m e n t s R o g e r J a m e s q u e s t i o n e d w h e t h e r t h e r e w e r e a n y s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s r e g a r d i n g b o u n d a r y f e n c i n g o f c e m e t e r i e s . T h e S e c r e t a r y s u g g e s t e d t h a t a n y m a n n e r t h a t i d e n t i f i e s a n d m a i n t a i n s t h e p r o p e r t y b o u n d a r y l i n e s , a s p e r a s u r v e y w o u l d b e s u i t a b l e . W o v e n w i r e o r b a r b e d w i r e f e n c e s i n s t a l l e d i n p r e v i o u s t i m e s w e r e o f t e n m e a n t t o k e e p l i v e s t o c k r u n n i n g a t l a r g e o u t o f c e m e t e r i e s , h o w e v e r , t h i s i n m o s t c a s e s , i s n o l o n g e r n e c e s s a r y . I t w a s n o t e d t h a t a n y f e n c i n g i n s t a l l e d r a r e l y p r e v e n t s v a n d a l i s m a n y l o n g e r . 7 . A n n o u n c e m e n t s V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t T h u r s d a y , N o v e m b e r 2 8 , 2 0 1 3 a t 7 : 0 0 p . m . a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e , 2 6 F u l t o n S t r e e t , V i e n n a . 8 . N e x t M e e t i n g & A d j o u r n m e n t M o v e d b y L o r i B a c k u s S e c o n d e d b y J i m T a i t " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 4 5 , t o m e e t a g a i n o n T u e s d a y , A p r i l 1 , 2 0 1 4 a t 7 : 0 0 p . m . " C a r r i e d A T r a i n i n g S e s s i o n w a s h e l d f o l l o w i n g t h e m e e t i n g f o r t h o s e u n a b l e t o a t t e n d t h e p r e v i o u s s e s s i o n s . T h i s i n c l u d e d L o r i B a c k u s , T r a c e y D a v i e s a n d J o h n R e d d e c o p . R o g e r a n d C h e r y l J a m e s , B e n & F r a n z S a w a t z k y , a l t h o u g h t h e y h a d a t t e n d e d p r e v i o u s l y , a l s o r e m a i n e d f o r t h e s e s s i o n . ( \ T ^ \ M ^ < ^ ) C h a i r m a n S e c r e t a r y A ^ O ^ / A . ^ ^ r / / D a t e A p p r o v e d : M i n u t e s o f J o i n t C e m e t e r y B o a r d m e e t i n g h e l d N o v e m b e r 2 6 , 2 0 . . . P a g e 3 2 o f 1 2 9 , 5 T E A M S T E R S C J C A N A D A E C E f f - ^ \ s * M O V 7 c 2 0 1 3 ^ L a v a l , N o v e m b e r 1 9 , 2 0 1 3 Q ( M U N I C l P f l f J T Y O F ^ M P a u l E n s M a y o r o f B a y h a m 9 3 4 4 P l a n k R o a d B o x 1 6 0 S t r a f f o r d v i l l e , O N N O J 1 Y O D e a r M r . P a u l E n s , T h e c a t a s t r o p h i c L a c - M e g a n t i c t r a i n a c c i d e n t u n d e r s c o r e s t h e i m p o r t a n c e o f t i g h t e n i n g t h e s a f e t y r u l e s f o r t r a n s p o r t i n g h a z a r d o u s m a t e r i a l s b y a l l t r a n s p o r t a t i o n m o d e . A c c o r d i n g t o a s t u d y c o n d u c t e d b y A R C F i n a n c i a l , p e t r o l e u m r e f i n e r y a c t i v i t i e s a n d s h i p m e n t s - e s s e n t i a l l y b y r a i l a n d p i p e l i n e s - w i l l o n l y c o n t i n u e t o g r o w . T h e s a f e t r a n s p o r t o f h a z a r d o u s m a t e r i a l s w i l l t h e r e f o r e b e c o m e a n e v e n m o r e t o p i c a l i s s u e . A s a n e l e c t e d p e r s o n i t i s Y O U R o b l i g a t i o n t o m a k e s u r e T r a n s p o r t C a n a d a s t e p s u p i t s s u r v e i l l a n c e o f r a i l c o m p a n i e s a n d c o n s e q u e n t l y , e n s u r e t h e s a f e t y o f y o u r c o n s t i t u e n t s . R a i l w a y s e l f - r e g u l a t i o n m u s t c o m e t o a n e n d a n d t h e p u b l i c s a f e t y m u s t c o m e b e f o r e p r o f i t . I n s h o r t , y o u m u s t s h o w t h a t a l e s s o n w a s l e a r n e d f r o m t h e L a c - M e g a n t i c t r a g e d y a n d t h a t s o m e t h i n g l i k e t h i s w i l l n e v e r h a p p e n a g a i n . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , p l e a s e d o n o t h e s i t a t e t o c o m m u n i c a t e w i t h t h e u n d e r s i g n e d . Y o u r s t r u l y , f t . / d 9 A . , ^ 9 ^ ^ S ^ a R o b e r t B o u v i e r P r e s i d e n t T e a m s t e r s C a n a d a 2 5 4 0 , D a n i e l T J o h n s o n , S u i t s 8 0 4 , L a v a l ( Q u e b e c ) H 7 T 2 S 3 T ( 4 5 0 ) 6 8 2 - 5 5 2 1 F ( 4 5 0 ) 6 8 1 - 2 2 4 4 t e a m s t e r s . c a A l f f l l a t a d w t t h t h e i n t a m a U o n a l B r o t h a r t i c o d o f T s a m s t a r e A f f l t t e d l a F r a t e r n i t y i n t e r n a t i o n a t e d e s T e a m s t o f ® < C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 9 , 2 0 1 3 f r o m T e a m s t e r s C a n a d a . . . P a g e 3 3 o f 1 2 9 / 7 ( ^ ; C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : D e c 5 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 2 7 S U B J E C T : C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i p a l D r a i n A w a r d C o n t r a c t P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o a d v i s e C o u n c i l o f t h e t e n d e r b i d s r e c e i v e d r e g a r d i n g t h e d r a i n a g e w o r k s f o r t h e C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i p a l D r a i n . B a c k g r o u n d : T h e f i n a l r e a d i n g i s t o b e g i v e n t o P r o v i s i o n a l B y - L a w # 2 0 1 3 - 0 8 6 t h a t p r o v i d e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i p a l D r a i n ( t h i r d r e a d i n g s c h e d u l e d f o r D e c 5 , 2 0 1 3 ) . T h e e s t i m a t e d c o s t o f c o n s t r u c t i o n a s p e r S p r i e t s r e p o r t # 2 1 3 0 4 7 i s $ 8 , 0 0 0 . 0 0 . T e n d e r f o r m s w e r e p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s . T h e t e n d e r i n v i t e n o t i c e p r o v i d e d f o r a c l o s i n g d a t e o f N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 3 a t 1 2 p m . T h e f o l l o w i n g t e n d e r s w e r e r e c e i v e d b y c l o s i n g : 1 . P B R E x c a v a t i n g I n c . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m & B a n k D r a f t i n t h e a m o u n t o f $ 1 , 9 0 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 1 9 , 0 0 0 . 0 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r D e c e m b e r 9 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e D e c e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 . 2 . F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m a n d C e r t i f i e d C h e q u e i n t h e a m o u n t o f $ 1 5 8 5 . 5 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 1 4 , 0 3 1 . 0 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r D e c e m b e r 6 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 3 . S t a f f C o m m e n t s T h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e w o r k s a s c o n t a i n e d w i t h i n t h e r e p o r t i s $ 8 , 0 0 0 . 0 0 . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t s t a t e s t h a t w h e r e t h e c o n t r a c t p r i c e e x c e e d s 1 3 3 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f t h e c o n t r a c t p r i c e , C o u n c i l o f t h e i n i t i a t i n g m u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o c a l l a m e e t i n g t o d e a l w i t h t h e n e c e s s a r y m o d i f i c a t i o n s . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) r e f e r s t o p e t i t i o n d r a i n s . T h i s d r a i n a g e w o r k s i s u n d e r S e c t i o n 7 8 o f t h e D r a i n a g e A c t a s i t i s a r e p a i r / r e p l a c e m e n t . H o w e v e r , s i n c e t h e l o w e s t t e n d e r b i d i s $ 6 0 3 1 . 0 0 ( m o r e t h a n 1 3 3 % ) a b o v e t h e E n g i n e e r ' s e s t i m a t e f o r c o n s t r u c t i o n t h e r e a r e a c o u p l e o f o p t i o n s t h a t s t a f f m a y s u g g e s t t o c o u n c i l a t t h i s * p o i n t . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 4 o f 1 2 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 2 5 D e c , 2 0 1 3 1 . A c c e p t t h e l o w e s t t e n d e r b i d a s i s , g e t t h e j o b d o n e a n d a l l o c a t e t h e e x t r a c o s t s t o t h e r o a d s 2 . A c c e p t t h e l o w e s t t e n d e r b i d a s i s , g e t t h e j o b d o n e a n d b i l l o u t t h e d r a i n a g e w o r k s a s p e r t h e E n g i n e e r s a s s e s s m e n t s c h e d u l e 3 . D e f e r a c c e p t i n g t h e l o w e s t t e n d e r b i d a s i s , h o l d a p u b l i c m e e t i n g a n d a d v i s e a l l r a t e p a y e r s i n t h e d r a i n a g e w o r k s w a t e r s h e d o f t h e c o n t r a c t o r s c o s t e s t i m a t e s a n d m a k e a d e c i s i o n a t t h a t t i m e . 4 . N o t a c c e p t t h e l o w e s t b i d a n d r e t e n d e r t h e p r o j e c t . H o w e v e r ; w e o n l y r e c e i v e d 2 b i d s o n t h i s j o b a s o t h e r a r e a c o n t r a c t o r s w e r e t o o b u s y t o s u b m i t a b i d a n d t h e j o b i s t o o s m a l l f o r l a r g e r d r a i n a g e c o n t r a c t o r s t o m o v e t h e i r e q u i p m e n t t o B a y h a m f o r t h i s j o b . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h e c o n t r a c t o r w i t h t h e l o w e s t b i d h a s p r o p o s e d t o s t a r t t h e j o b i m m e d i a t e l y , w i t h t h e e x c e p t i o n o f o r d e r i n g t h e m a t e r i a l i n a d v a n c e . H o l d i n g a n o t h e r p u b l i c m e e t i n g t o i n f o r m t h e r a t e p a y e r s w o u l d d e l a y c o n s t r u c t i o n i n t o J a n u a r y , u n l e s s t h e c o n t r a c t o r w o r k s t h r o u g h C h r i s t m a s . R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a c c e p t t h e t e n d e r f o r p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s s e t o u t i n t h e F o r m o f T e n d e r f o r t h e C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i p a l D r a i n , a s s u b m i t t e d b y F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . , i n t h e a m o u n t o f $ 1 4 , 0 3 1 . 0 0 ( e x c l u d i n g H S T ) , w i t h w o r k t o c o m m e n c e o n o r s h o r t l y a f t e r D e c e m b e r 6 , 2 0 1 3 . A N D T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 1 a u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f c o n t r a c t d o c u m e n t s b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i 9 w e d B y , - g ^ ^ t ^ ^ L v c Z U J Y - , ^ D r a i n a g e S u p e A i t e n d e n t f e y ^ K r u ^ - T - ' L ^ \ , L / ^ B i l l K n i f t o n A d i H i n i s t r a t r f r S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 5 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 1 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E C O R E V T H M U N I C I P A L D R A I N B R A N C H " B " I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s b - u c t i o n o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t i - u c t i o n o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 T H D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 6 o f 1 2 9 P a g e o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S C O R I N T H D R A I N - B R A N C H ' B ' M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 S e a l e d t e n d e r s s h a l ! b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n o ^ . ' ' ^ e ; F o £ £ : N O J ' E M ^ C £ ^ ^ Z 0 i ' 3 ^ ( _ £ > ? i ^ C - ( I i , t l L 9 ^ a t M y n j c J E a l i t v o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V 1 L L E . O n t a r i o , N O J 1 Y O 2 . S P E C I F I C A T I O N S : T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E ; T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A S . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e r f o r _ t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d m t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l t w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b s c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s , 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e T - t i o n . - o f t h ^ " F o r m . . o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e l o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n f i t 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e I n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y , 7 . C O N T R A C T S E C U R I T V : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c l i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t _ h e _ o p t i o n o ^ f u m i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 , T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T , ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e j i r o v j d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 , I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 7 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M R E : C o n s t r u c t i o n o f ; C O R I N T H D R A I N - B R A N C H ' B ' T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a l l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l . f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s ; T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ 4 , 9 ^ . 0 0 b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ < % " > o ^ & 7 ^ S u b - T o t a l $ i H , ^ 3 l . . c > P l u s H . S . T . 1 3 % $ \ , ' C T T o 3 T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N $ L S S S J ^ ' ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s - f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n a : S T 3 ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . . \ , i , 1 ^ ? . ^ . . . " . , r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r a g r e e s t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r , . . ^ l . C - . & . . - . , ^ . / . , , ? : C ? / n 3 , a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . 0 . £ . & . t . . ' ? , . . , . . . S L . C ? J . . ' ? s ( b ) J ^ e m a ^ G ^ ' ^ ^ ^ ^ ^ T ^ P O S G ^ ^ T ^ ^ ^ ^ ^ i ^ T ^ e c ] ^ ^ ^ \ ^ ^ ^ ^ ( c ) I f a n e x c a v a t o r i s l i s t e d i n ( b ) a b o v e , i t w i l l b e u s e d t o ^ x c a v p t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : . . . . . . . . . . . . . . . ^ \ A . . . . S ^ ^ ^ . Q ^ . . . . ; . j c ^ . . . . x 3 j d . & ^ . . . ^ < ^ ^ ^ . . . . . _ . _ ; . . . ^ ^ ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t . J i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : r \ e . . . , £ u b . - ^ A . - £ . ^ P r o v i s i o n a l I t e m s ; C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : $ W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . $ T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y C O M P A N Y N A M E : . . . . H : C > . £ ^ . . ^ . C . ^ ^ , ^ . o ^ . . , U ^ M A Y O R A D D R E S S : . . . > ~ 5 ^ . - , 2 t . ^ . . . . . . k 1 h : i . ^ - ; y f \ . . . S L . ' C L E R K S A v ^ £ ^ . a k ^ k . . . . , . . 5 . ^ . . . . . , . . . . . . . . . D A T E f . f B f . V ' A 7 S i g n a t u r e : , . . . ^ . t ^ ^ . - f ^ ^ ^ . , D A T E . I > / L ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a ! ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 8 o f 1 2 9 P a g e 3 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 0 4 7 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 C O R I N T H D R A I N - B R A N C H ' B ' ( C O N S T R U C T I O N ) I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g c o n c r e t e f i e l d t i l e a n d H . D . P . E . s e w e r p i p e i n c l u d i n g w r a p p i n g o f t i l e j o i n t s w i t h g e o t e x t i l e a n d s a n d b e d d i n g f o r s e w e r p i p e ; ' 2 A O C I . Q f j S > L . S . M 4 5 m e t e r s o f 3 0 0 m m ( 1 2 " ) c o n c r e t e t i l e ( 3 . ^ - L . S . 4 8 m e t e r s o f 3 0 0 m m ( 1 2 " ) s e w e r p i p e S u p p l y o f a b o v e l i s t e d t i l e a n d b o s s 2 0 0 0 t y p e H . D . P . E . s e w e r p i p e 3 A ! L j G ^ j - . s . S u p p l y o f 3 0 0 m m w i d e g e o t e x t i l e f o r w r a p p i n g o f t i l e j o i n t s ( A p p r o x . 5 0 m r e q u i r e d ) S O O . C > f i L S . ^ p l y a n d i n s t a l l o n e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n a n d o n e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m j u n c t i o n 3 ^ , 3 ^ ^ ^ O L . S . S a l v a g e a n d r e i n s t a l l e x i s t i n g p r e c a s t c a t c h b a s i n a t n e w l o c a t i o n 3 ^ f S 1 3 L . S . ^ ^ " C o n n e c t i o n t o e x i s t i n g c a t c h b a s i n a n d m a i n o u t l e t d r a i n i W G t o L . S , R e s t o r e l a w n a r e a n o r t h o f r a i h w a y w i t h e x i s t i n g a n d n e w t o p s o i l a n d s e e d i n g Q O O . . ^ L S . P ^ f c ^ n C ^ ' \ ^ d T £ S 1 J ^ , © © N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : ' F ^ D ^ & e ^ ^ c ^ ^ \ ^ L - \ ^ \ J A D D R E S S : ^ - S - 3 ^ f = ~ , ' ^ 4 ^ S 4 . ^ r c . ^ r c L ' i \ [ { ~ p D { ^ T E L E P H O N E N O : $ T T 3 U - S - ^ L f o f F A X N O : ^ f T - S ^ ^ _ ^ £ ) ^ * 3 N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y ! i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s P r o j e c t . I n c a s e o f a n y m c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 7 r e g a r d i n g " C o r i n t h B r a n c h " B " M u n i c i . . . P a g e 3 9 o f 1 2 9 - 4 ) C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : D e c 5 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 2 8 S U B J E C T : N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n A w a r d C o n t r a c t P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d t h e a c c e p t a n c e o f t h e l o w e s t c o m p l e t e t e n d e r b i d f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s f o r t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n . B a c k g r o u n d : T h e f i n a l r e a d i n g i s t o b e g i v e n t o P r o v i s i o n a l B y - L a w # 2 0 1 3 - 0 8 7 t h a t p r o v i d e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n ( t h i r d r e a d i n g s c h e d u l e d f o r D e c 5 , 2 0 1 3 ) . T h e e s t i m a t e d c o s t o f c o n s t r u c t i o n a s p e r S p r i e t s r e p o r t # 2 1 3 1 2 4 i s $ 1 8 , 0 6 0 . 0 0 . T e n d e r f o r m s w e r e p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s . T h e t e n d e r i n v i t e n o t i c e p r o v i d e d f o r a c l o s i n g d a t e o f N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 3 a t 1 2 p m . T h e f o l l o w i n g t e n d e r s w e r e r e c e i v e d b y c l o s i n g : 1 . P B R E x c a v a t i n g I n c . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m & B a n k D r a f t i n t h e a m o u n t o f $ 3 4 0 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 3 4 , 0 0 0 . 0 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 4 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 4 . 2 . F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m a n d C e r t i f i e d C h e q u e i n t h e a m o u n t o f $ 2 1 3 0 . 0 5 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 1 8 , 8 5 0 . 0 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 6 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e D e c e m b e r 2 3 , 2 0 1 3 . S t a f f C o m m e n t s T h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e w o r k s a s c o n t a i n e d w i t h i n t h e r e p o r t i s $ 1 8 , 0 6 0 . 0 0 . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t s t a t e s t h a t w h e r e t h e c o n t r a c t p r i c e e x c e e d s 1 3 3 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f t h e c o n t r a c t p r i c e . C o u n c i l o f t h e i n i t i a t i n g m u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o c a l l a m e e t i n g t o d e a l w i t h t h e n e c e s s a r y m o d i f i c a t i o n s . A s t h e l o w e s t t e n d e r e d a m o u n t d o e s n o t e x c e e d 1 3 3 % , t h e c o n t r a c t c a n b e a w a r d e d . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 0 o f 1 2 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 2 5 D e c , 2 0 1 3 R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 S b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a c c e p t t h e t e n d e r f o r p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s s e t o u t i n t h e F o r m o f T e n d e r f o r t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n , a s s u b m i t t e d b y F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . , i n t h e a m o u n t o f $ 1 8 , 8 5 0 . 0 0 ( e x c l u d i n g H S T ) , w i t h w o r k t o c o m m e n c e o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 6 , 2 0 1 3 a n d b e c o m p l e t e d o n o r b e f o r e D e c e m b e r 2 3 , 2 0 1 3 . A N D T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 2 a u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f c o n t r a c t d o c u m e n t s b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v j f e w e d B y , / / l / i i G . ^ L ^ / i f ^ t ^ D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t K y b K r u g ^ r B i l l K n i f t o n A d y l i n i s t r a t o r * . f S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 1 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 2 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R 4 D i T A G E W O R K S F O R T H E N E W E N G L A N D M U N I C I P A L D R A I N I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . T H R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 2 o f 1 2 9 P a g e o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S N E W E N G L A N D D R A I N M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 , S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n e > ' i L ' B £ F < i R . ? l N & y ' L . ^ i ' ^ s < - L ^ C ? < 2 - 1 ' 2 - P / - \ a t M u n i c i p a l i t y o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V I L L E . O n t a r i o . N O J 1 Y O 2 . S P E C I F I C A T I O N S ; T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E : T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s . 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h s b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b . f d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t f f i c a t e . 8 . T A X B S ; T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T , i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e , S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 3 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l ; M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M R E : C o n s t r u c t i o n o f ; N E W E N G L A N D D R A I N T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a l l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s - t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ ( M s " i ^ b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t y { f c ^ ! ^ ? i ^ S u b - T o t a l $ P l u s H . S . T . 1 3 % $ O s $ _ A L 3 _ ^ ^ T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g : . ( ' . 3 ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . , ^ . + . ^ 0 . . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C f e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a l s p ^ o m p j e t e t h e f o f l o w i n a s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r _ a g r e e s t o _ c o m m e n c e _ w o r k o n o r a f t e r . . . . . ^ C ' ( r . ; . J . ^ . i . c ? o l , ^ a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . ^ C ; . . . ^ . . , : . a D . \ . 2 ? ( b ) T h e m a j o r ^ e q u i p m e n t n r o p o s e d . f o r u s e p n t h i s p r o j e c t ^ ^ ? ^ . ^ ; ^ ^ . ~ b ^ v ^ : - ^ ? Z ' . ' . i , " . \ b ^ c . ^ c ^ , : i s ( c ) I f a n e x c a v a t o r i ^ l i s t e d i n ( b ) a b o v e , i t w i l l t ^ u s e d t o e x c a v a t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : < ^ . ^ < ^ I o ^ . ^ £ > T . ' ^ \ ^ ^ C ^ ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s y b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e ; ^ . G . . . , ^ , + . ^ ^ . . U ' ^ P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : $ W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . $ T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 , 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " > d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y : . . ^ . 0 ^ . . . ^ . . C A ^ ^ . ' / M . . ^ ^ . ^ 9 C O M P A N Y N A M E M A Y O R A D D R E S S : . . . 5 " » 3 . ( ( ? . . . . . H ^ . . S i . . C L E R K S ^ ^ i d ^ - t . . . . . ^ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D A T E n i / S i g n a t u r e ; , ^ ^ - h D A T E J » ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 4 o f 1 2 9 P a g e 3 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 1 2 4 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 M A I N D R A I N C O N S T R U C T I O N O n e 6 m e t e r l e n g t h o f 3 0 0 m m d i g . , H O P E o u t l e t p i p e i n c l u d i n g r o d e n t g a t e S u p p l y 1 9 0 . C - D L . S . I n s t a l l a t i o n a t t i l e o u t l e t w i t h q u a r r y s t o n e r i p - r a p p r o t e c t i o n a r o u n d p i p e a n d a c r o s s b a n k s l o p e ( A p p r o x . 1 2 c u . m . r e q u i r e d ) I R G O ^ R L s . I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g H D P E s e w e r p i p e ( a p p r o x . 2 0 3 m e t e r s r e q u i r e d ) 1 8 3 m e t e r s o f 2 0 0 m m d i a . s e w e r p i p e 3 ^ f W ^ L S . 2 0 m e t e r s o f 3 0 0 m m d i a . s e w e r p i p e ^ " T O - r s ' D L . S . S u p p l y o f t h e a b o v e l i s t e d p i p e 3 . S 3 ^ 0 L . S . S u p p l y a n d i n s t a l l f i v e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n s , a n d o n e 9 0 0 x 1 2 0 0 m m d i t c h S ^ r n M . s . j n i e t c a t c h b a s i n i n c l u d i n g g r a t e s , b e r m s , d i t c h i n g , a n d r i p - r a p a t t h e 9 0 0 x 1 2 0 0 m m b a s i n C l e a r i n g a n d G r u b b i n g U ^ _ 0 @ _ L . S . t i a . R e m o v e a n d D i s p o s e o f E x i s t i n g M a t e r i a l s 4 C G . O C L . S . I n s t a l l s e e d i n g o n b a n k ^ C ? 0 ^ £ > L . S . I n s t a l l C o n c r e t e C o l l a r o n P i p e T O ' > f f > L S . u N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : . ^ T r K ' ^ / ^ x r ^ j ^ V i ( ~ i r \ L ^ d . A D D R E S S : ^ 5 - S - ^ T ^ , W ^ ^ . < ; - \ - f ^ - ) ( T i \ A ' | l - f , f l f O T E L E P H O N E N O : ^ ~ l ( J ' - " i O " S ' 9 ( p ( F A X £ / i - i ^ i z _ _ i M 3 N O : N O T E - T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 8 r e g a r d i n g " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a . . . P a g e 4 5 o f 1 2 9 7 ( ^ ) C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D a t e : D e c 5 , 2 0 1 3 F R O M : D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t R e p o r t : D R 2 0 1 3 - 0 2 9 S U B J E C T : P h U I i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p a l D r a i n A w a r d C o n t r a c t P u r p o s e : T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d t h e a c c e p t a n c e o f t h e l o w e s t c o m p l e t e t e n d e r b i d f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s f o r t h e P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p a l D r a i n . B a c k g r o u n d : T h e f i n a l r e a d i n g i s t o b e g i v e n t o P r o v i s i o n a l B y - L a w # 2 0 1 3 - 0 8 5 t h a t p r o v i d e s f o r t h e c o n s t r u c t i o n o f t h e P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p a l D r a i n ( t h i r d r e a d i n g s c h e d u l e d f o r D e c 5 , 2 0 1 3 ) . T h e e s t i m a t e d c o s t o f c o n s t r u c t i o n a s p e r S p r i e t s r e p o r t # 2 1 3 1 3 7 i s $ 1 3 , 0 2 0 . 0 0 . T e n d e r f o r m s w e r e p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s . T h e t e n d e r i n v i t e n o t i c e p r o v i d e d f o r a c l o s i n g d a t e o f N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 3 a t 1 2 p m . T h e f o l l o w i n g t e n d e r s w e r e r e c e i v e d b y c l o s i n g : 1 . P B R E x c a v a t i n g I n c . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m & B a n k D r a f t i n t h e a m o u n t o f $ 2 8 8 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 2 8 , 8 0 0 . 0 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 6 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e D e c e m b e r 2 4 , 2 0 1 3 . 2 . F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . ( r e c e i v e d T e n d e r F o r m a n d C e r t i f i e d C h e q u e i n t h e a m o u n t o f $ 1 5 7 0 . 0 0 ) t e n d e r i n t h e a m o u n t o f $ 1 3 , 8 0 7 . 2 0 ( p l u s H S T ) t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 a n d t o c o m p l e t e w o r k o n o r b e f o r e D e c e m b e r 1 3 , 2 0 1 3 . S t a f f C o m m e n t s T h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e d c o s t f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e w o r k s a s c o n t a i n e d w i t h i n t h e r e p o r t i s $ 1 3 , 0 2 0 . 0 0 . S e c t i o n 5 9 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t s t a t e s t h a t w h e r e t h e c o n t r a c t p r i c e e x c e e d s 1 3 3 % o f t h e e n g i n e e r ' s e s t i m a t e o f t h e c o n t r a c t p r i c e . C o u n c i l o f t h e i n i t i a t i n g m u n i c i p a l i t y i s r e q u i r e d t o c a l l a m e e t i n g t o d e a l w i t h t h e n e c e s s a r y m o d i f i c a t i o n s . A s t h e l o w e s t t e n d e r e d a m o u n t d o e s n o t e x c e e d 1 3 3 % , t h e c o n t r a c t c a n b e a w a r d e d . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 4 6 o f 1 2 9 S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 2 5 D e c , 2 0 1 3 R e c o m m e n d a t i o n s : " T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a c c e p t t h e t e n d e r f o r p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s s e t o u t i n t h e F o r m o f T e n d e r f o r t h e P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p a l D r a i n , a s s u b m i t t e d b y F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . , i n t h e a m o u n t o f $ 1 3 , 8 0 7 . 2 0 ( e x c l u d i n g H S T ) , w i t h w o r k t o c o m m e n c e o n o r a f t e r D e c e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 a n d b e c o m p l e t e d o n o r b e f o r e D e c e m b e r 1 3 , 2 0 1 3 . A N D T H A T B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 3 a u t h o r i z i n g t h e e x e c u t i o n o f c o n t r a c t d o c u m e n t s b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , R e v i e w e d B y , / " ^ ^ ^ L L ^ ^ u ^ 1 ; / ' - t ^ . / r - A ^ 1 ^ ^ D r a i n a g e S u p e r i q A e n d e n t K v l t e ' K r u ^ e r " h - B i l l K n i f t o n A d i 6 1 i n i s t r i t o r v / S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 4 7 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 3 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E C A L T O N ( P H I L L I P S ) M U N I C I P A L D R A I N I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S d i e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e C a l t o n ( P h i l h p s ) M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d ^ a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e C a l t o n ( P h i l l i p s ) M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e C a l t o n ( P h i l l i p s ) M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a n o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 T H D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 4 8 o f 1 2 9 P a g e o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S P H I L L I P S D R A I N ( C A L T O N 1 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 . S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n o e . - B ? ' F = E ; £ C I < ; Q U . 1 C { ( " 7 C - u a s - C s C - ^ P ^ a t M u m c j f i a l i t v o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V I L L E . O n t a r i o . N O J 1 Y O 2 . S P E C I F I C A T I O N S ; T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g ; C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E ; T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r - t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A S . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y ^ n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s , 5 1 A . ? . C E ^ T A N F ^ . : T T ! 1 d e r s s ! 1 ^ ! 1 b ? m a d 8 o . n a l u m p s u m b a s i s c l n t h e f o r m s p r o v i d e d , i t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f U i e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e f s h a ! l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e l e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r , T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 , T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T , i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . / S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 4 9 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M R E ; C o n s t r u c t i o n o f : P H I L L I P S D R A I N ( C A L T O N t T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g ^ c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s c e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y ' ; c o m p F e t e ' a n d T ^ ; l w u s 8 i n - a c c ^ d 3 n c e w i t h d r a w i n 9 s a n d . s p e c i f [ c a t i o n s o n f i t e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a N t ^ o r ' E n g i n e e r : w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o W i t ; C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ 1 , 1 / 8 . ^ 4 b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ ^ , < ^ 8 ^ S u b - T o t a l $ 1 3 , 9 0 ^ 2 0 H . S . T . 1 3 % $ / ~ J 9 4 < ^ P l u s T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N $ U ^ t e = ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g : ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . . l , . ^ 7 . Q . . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r a g r e e s t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r . . . , . C ? . l £ . ^ J , C ; l . , . 2 - 0 , l . ^ a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . O f e C , . . j 3 , . . . . ^ . Q . l . ~ ^ ; , ; . : : . : ; . ; : ( b ) T h e m a j o r e q u i p m e p - t p r o p o s e d f o r u s e o n t h i s p r o j e c t i s . . . . . , ^ . C . ^ V . ^ ^ . C . , . . . . . . h ^ \ \ . < A . P . . ^ C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( c ) I f a n e x c a v a t o r i s l i s t e d i n _ ( b ) a b o v e , i t w M b e u s e d t o e x c a v a t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : . . . . . . . . . . . . . . ^ ^ \ . . . . S / ^ . c A : ^ ^ i . ^ . s . . . . . . ^ . . . . . . ^ ^ Q , ^ ^ . . . . . r ^ . ( . ^ . ^ ^ . . J . . . . . _ ^ ^ ( d ) [ f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : . , , . , . . , . . . . . . . . . , , . , , , , J , , \ , ^ . . . . . . . T ? . S r > . t ^ 7 T . . l C » . l . . i ' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , > . . . . . . . . . . . . . . . . . , . , , , . . , , , , , , . , . . . . . . , , . . , , . . . , . . , . , . , , . . . . . . , . . , . . , , , . , ^ , P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s ; $ W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e - f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d , ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . $ T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 , 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y C O M P A N Y N A M E : . . . F r r & . e ^ . . . . ^ . f ; < ? s W . " ^ . i . O ^ ^ \ d ~ M A Y O R D R E S S - . . . ^ ^ . ^ . . . ^ \ t ± L . . . e > ± . C L E R K S t o . f . ^ A ^ i . } k . . . . , , C ! , ^ D A T E . . . . 1 / i ; ^ r ' . £ . S i g n a t u r e : ^ K A ^ ^ D A T E ; * , ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 5 0 o f 1 2 9 P a g e 3 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 1 3 7 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 M A I N A N D B R A N C H D R A I N - C L O S E D P O R T I O N ( C O N S T R U C T I O N ) ^ L y . ! l . n * ? J 1 l t ! ^ - T e - t ! 3 F l o f 2 ^ m ^ d i a - f u s e d . H : D . P . E - o u t l e t p i p e , i n c l u d i n g q u a r r y s t o n e r i p - r a p o u t l e t p r o t e c t i o n o n f i l t e r c l o t h ( A p p r o x . 3 m ' r i p - r a p ) 6 @ ^ . & e > L s S u p p l y a n d i n s t a l l 2 0 2 m e t e r s o f 2 0 0 m m d i a . H . D . P . E . s e w e r p i p e ( B o s s 2 0 0 0 ) h S O O L S S u p p l y a n d i n s t a l l 7 0 m e t e r s o f 1 5 0 m m d i a . H . D . P . E . s e w e r p i p e ( B o s s 2 0 0 0 ) L - S j C f c j - . s . S u p p l y a n d i n s t a l l t w o ( 2 ) 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n s c o m p l e t e o L l 2 Q _ L . S . S u p p l y a n d i n s t a l l o n e ( 1 } 6 0 0 m m x 6 0 0 m m J u n c t i o n b o x w i t h c o n c r e t e l i d u m _ L . s . ^ p r £ e y r ^ a d k e n s t a " t w o ( 2 ) 1 0 0 m m d i a ' H ' D - P ' E ' s t u b s 4 m e t e r s l o n 9 i n c l u d i n g t e e s , c a p s a n d w o o d ^ ^ L , S . N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : F r o e j ^ ^ ^ t ^ i ^ C ^ S , ^ A D D R E S S ; ^ & ^ ^ T 4 A S l S - h r < ; - C - ^ s f r - i , ) i ] \ ^ ^ G < 0 T E L E P H O N E N O ; ^ 7 ? - - ? 0 - 5 ~ n ^ / F A X N O : $ " / ? ~ ^ f c " ^ 0 0 ^ > N O I E ' m s . " E X ! e n t o f w o r k l < f o r m h a s b e e n P r e P a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n = r t i m w e n a n d ^ ^ t e n d e r f o r m - d ^ " ^ ^ P e c . " c a ^ s ^ . e ^ l i . ^ ^ , ^ n ^ l ^ s E L ^ S ^ ; " ' S ^ 5 t e n S ! , ^ c ° " f f l c t b e t w e e " t h e d r a w i n g ^ a n d t h i s T x i e n t o f W c » 1 ; ^ h e ^ w ; n g : s h a i ; t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " . S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 3 - 0 2 9 r e g a r d i n g " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p . . . P a g e 5 1 o f 1 2 9 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 F R O M : P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k & A d m i n i s t r a t o r F I L E : T 0 9 S U B J E C T : R o a d A l l o w a n c e C l o s u r e s & T r a n s f e r s N U M B E R : P R 2 0 1 3 - 0 9 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s i n r e g a r d s t o a r e q u e s t f r o m J e n k i n s & G i l v e s y L a w F i n n , o n b e h a l f o f t h e i r c l i e n t ) t h a t C o u n c i l c o n s i d e r s c l o s i n g a n d c o n v e y i n g a g i v e n r o a d a n d p o r t i o n s o f a n u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e a n d o b t a i n i n g t h e g i v e n r o a d ( C s i n o s R o a d ) i n L o t 1 6 C o n c e s s i o n 1 . B a c k g r o u n d T w o p r o p o s a l s h a v e b e e n r e c e i v e d f o r C o u n c i l t o c o n s i d e r : 1 . P a r c e l s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e - C s i n o s F a r m s L i m i t e d r e q u e s t i n g t h e c l o s u r e o f t h e r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 C o n c e s s i o n 1 a n d t r a n s f e r r i n g t h e r o a d a l l o w a n c e t o t h e c u r r e n t o w n e r a n d t h e M u n i c i p a l i t y r e l e a s e i t s i n t e r e s t i n t h e g i v e n r o a d ( C s i n o s R o a d ) a l l o w a n c e s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e . 2 . P a r c e l n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e - C l o s i n g o f r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 C o n c e s s i o n 1 a n d t r a n s f e r r i n g i t t o C s i n o s F a r m s L i m i t e d a n d C s i n o s F a r m s L i m i t e d t r a n s f e r r i n g t h e t r a v e l l e d g i v e n r o a d i n L o t 1 6 C o n c e s s i o n 1 k n o w n a s " C s i n o s R o a d " n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e t o t h e M u n i c i p a l i t y S t a f f C o m m e n t s B r i e f d e s c r i p t i o n o f b o t h p r o p o s a l s t o b e c o n s i d e r e d : P r o p o s a l 1 T h i s p r o p o s a l i s c o n s i d e r e d t o b e a h i s t o r i c a l " c l e a n - u p " o f p a s t B a y h a m B y - l a w s a n d a g r e e m e n t s f o r l a n d t r a n s f e r . T o w n s h i p o f B a y h a m B y - l a w 3 1 8 , p a s s e d S e p t e m b e r 7 , 1 8 7 4 , w a s f o r t h e p u r p o s e o f c o n v e y i n g t h e r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 i n C o n c e s s i o n 1 s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e t o t h e n a b u t t i n g l a n d o w n e r , M o r r i s o n , u p o n t h e c o n d i t i o n t h a t M o r r i s o n c o n v e y t o t h e T o w n s h i p t h e " n e w " t r a v e l l e d r o a d a l l o w a n c e a c r o s s L o t 1 6 s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e . I t a p p e a r s t h e r o a d a l l o w a n c e w a s n o t f o r m a l l y c l o s e d a n d t h e r e f o r e r e m a i n s a n u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e . A s w e l l , t h e g i v e n r o a d i n L o t 1 6 , o p e n e d b y B y - l a w 3 1 8 r e m a i n s o p e n a n d u n u s e d f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s . T h e b e s t a p p r o a c h i s t o c o m p l e t e t h e c l o s u r e a n d c o n v e y a n c e o f t h e o r i g i n a l r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 a s p e r B y - l a w 3 1 8 a n d p u r s u e t h e r o a d c l o s i n g p r o c e s s f o r t h e g i v e n r o a d i n L o t 1 6 . A l l c o s t s a r e t o b e b o r n e b y C s i n o s F a r m s L i m i t e d f o r c l o s i n g t h e r o a d a l l o w a n c e a n d t r a n s f e r r i n g i t t o t h e c u r r e n t o w n e r , a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l r e l e a s e i t s i n t e r e s t i n t h e g i v e n r o a d ( C s i n o s R o a d ) s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e t o f u l f i l l t h e i n t e n t o f B y - l a w 3 1 8 . S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " R o a d A l l o w a n c e C l o s u r e s & . . . P a g e 5 2 o f 1 2 9 2 P r o p o s a l 2 T h i s p r o p o s a l i s c o n s i d e r e d a l a n d e x c h a n g e t o r e l i n q u i s h t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 C o n c e s s i o n 1 n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e a n d f o r m a l l y a c q u i r e t h e t r a v e l l e d p o r t i o n o f a g i v e n r o a d k n o w n a s " C s i n o s R o a d " n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e T h e c l o s i n g a n d c o n v e y i n g o f t h e r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 C o n c e s s i o n 1 w i l l b e t h e d i s t a n c e f r o m L a k e s h o r e L i n e t o t h e n o r t h e r l y b o u n d a r y o f t h e C s i n o s F a r m s L i m i t e d P r o p e r t y . T h e t r a n s f e r o f t h e t r a v e l l e d p o r t i o n o f t h e g i v e n r o a d i n L o t 1 6 C o n c e s s i o n 1 i d e n t i f i e d a s " C s i n o s R o a d " s h a l l b e t h e d i s t a n c e f r o m L a k e s h o r e L i n e t o t h e n o r t h e r l y l o t l i n e o f t h e e x i s t i n g r e s i d e n t i a l p r o p e r t y . C s i n o s F a r m s L i m i t e d a n d t h e M u n i c i p a l i t y w i l l s p l i t t h e c o s t o f c l o s i n g t h e r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 , C o n c e s s i o n 1 a n d t r a n s f e r r i n g i t t o C s i n o s F a r m s L i m i t e d a n d t r a n s f e r r i n g t h e t r a v e l l e d " C s i n o s R o a d " t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t s t o b e s p l i t a r e l e g a l f e e s o f $ 1 5 0 0 ( $ 7 5 0 ) p l u s d i s b u r s e m e n t s . R e f e r e n c e P l a n f o r u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e $ 2 7 5 0 ( $ 1 3 7 5 ) p l u s d i s b u r s e m e n t s a n d R e f e r e n c e P l a n f o r T r a v e l l e d R o a d ( C s i n o s R o a d ) $ 2 0 0 0 ( $ 1 0 0 0 ) p l u s d i s b u r s e m e n t s a n d t h e a d v e r t i s i n g f e e . S t a f f h a v e r e v i e w e d t h e h i s t o r i c a l d o c u m e n t a t i o n p r o v i d e d f o r P r o p o s a l 1 a n d a p p r e c i a t e t h e i n t e n t o f t h e T o w n s h i p B y - l a w t o c l o s e a n d t r a n s f e r t h e r o a d a l l o w a n c e s . S t a f f d o n o t f o r e s e e a n y f u t u r e m u n i c i p a l u s e f o r t h e r o a d a l l o w a n c e s s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e . P r o p o s a l 2 p r o v i d e s f o r a n o p p o r t u n i t y t o f o r m a l l y a c q u i r e a n d d e f i n e t h e d i m e n s i o n s o f t h e t r a v e l l e d r o a d , C s i n o s R o a d , t h r o u g h a l a n d e x c h a n g e . A t t a c h m e n t 1 . S k e t c h o f R o a d A l l o w a n c e s R E C O M M E N D A T I O N T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o i n i t i a t e a n y r e q u i r e d p r o c e d u r e s p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t t o c o m p l e t e t h e c l o s u r e a n d c o n v e y a n c e o f t h e o r i g i n a l r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 i n C o n c e s s i o n 1 a s p e r T o w n s h i p o f B a y h a m B y - l a w 3 1 8 a n d t o p u r s u e t h e r o a d c l o s i n g p r o c e s s f o r t h e G i v e n R o a d i n L o t 1 6 C o n c e s s i o n 1 s o u t h o f L a k e s h o r e L i n e p r o v i d e d C s i n o s F a r m s L i m i t e d p a y a l l r e q u i r e d c o s t s i n c l u d i n g a d v e r t i s i n g , s u r v e y a n d l e g a l e x p e n s e s ; A N D T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o i n i t i a t e a n y r e q u i r e d p r o c e d u r e s p u r s u a n t t o t h e M u n i c i p a l A c t t o c l o s e t h e u n o p e n e d r o a d a l l o w a n c e b e t w e e n L o t s 1 5 & 1 6 i n C o n c e s s i o n 1 n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e a n d c o n v e y s u c h t o t h e a b u t t i n g p r o p e r t y o w n e r C s i n o s F a r m s L i m i t e d a n d i n e x c h a n g e a c q u i r e t h e t r a v e l l e d p o r t i o n o f C s i n o s R o a d n o r t h o f L a k e s h o r e L i n e , p r o v i d e d C s i n o s F a r m s L i m i t e d a g r e e s t o s p l i t t h e c o s t s e q u a l l y f o r t h e r e q u i r e d a d v e r t i s i n g , s u r v e y a n d l e g a l e x p e n s e s . R e s p e c t f u l l y S u b m i t t e d b y , R e v i e w e d b y , ^ L ^ ^ , 2 / v r < / 2 ^ % W ( , ^ L ^ ' £ . J V f a r g a r e s / a r g a r e t U n d e r h i l l , P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k K y l g e r , a d m i n i s t r a t o r 7 S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " R o a d A l l o w a n c e C l o s u r e s & . . . P a g e 5 3 o f 1 2 9 ^13 3 e-i ro 3 K u ^ -*.^f-rt-d hh h-'</CB-^M^f V: c-~T C-LOT \ %*^^i-I."3-/<s <fi CONCESSION 14 ^^c*».^mcr Sf.ww*an tf E7 ^!^i^?4 iltw_3«_ee*-?5.2-tf-ovfe/^fi^y ^UN'SF HOAD ALLOWANCE^"UL^-^UJ^ T v^snm^.-<3£TW£EN LOTS ~t6 AND .JS (cuiseu av SY-LAW jia neasTCRen AS t^smuuEMT ai^*< f& PI ^c-f~"S9 frkP5^» ?^ ;£^1 5C-n i^/ ^ J^*B^Z --r'1 ^».«-1t/u u>t>^Q *;rf\tfl s G;-s 0?N ^^^s n'~^.'s 0115.f.^~?LOT 0 fWSje s18(/.^CONCESSJON s: ^^0165'-?sJUs .$:ffi.t ^ j» 'c?an az asWi^^s 3i/S//3s*s^ff3^^Ct ~Q Sf\^9 ^(^ ^?.--;?^SB^.^? y -0c.**l)-oo'.»' <W Es.»»?.n "^?':-r-i 17-«r t *~SE<) ?.?ca?i*^»w.^...r=^^^ tA z,.fc -%^./ifcffl^^Ss^B 7 'Wo^wm^,^ --,^G Q ?f/c? ^y^^--^PoAD (SB" WBtE) (HUVEUEB)g>r-0 W)w'.-m.nfm »T ^3<(apoieo .if BT-LAW aia HECISTCREO AS iwmuhENT »W).^. <v 1 .'.7^:7 ^ sn.ii'.eiflft.,s-y.'^^I N av-7V oar c M^«Jbd ^\_K M2.4S .s*-%^2r^CTNalure'7<NDt-*.t!rw «y E ^»«>WoN-S,om^SS,^iu^^W pz ;-snj '.s^-~^./4y unff acinw LOTS n mo IB ASs> MySHOW ON COTIOPIUAHON PUW 0-1071^.^fl .iviz^co."=i»f .»,S5 td / /^'*Jt- ^ ^/<.'9 "S*»t ^Fj..^^>, 0sz 7:^0,».'s a tr ~i c .-:&^»BHaf '^%p¥^r- <T,%-Biter^^s f c*.;»3 /t^1 Pl ff ^a?.'!a a^-?^ n s.3n ~~r I\n 4^y "d T13B3 nI^^-'t* .?63s^ft ^tsE3^5/*s^7s /.^t/<?.ikI -J \.1.?. S t a f f R e p o r t P R 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " R o a d A l l o w a n c e C l o s u r e s & . . . P a g e 5 4 o f 1 2 9 7 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : D e c e m b e r 2 , 2 0 1 3 F R O M : A d m i n i s t r a t o r F I L E : T o y S U B J E C T : E d i s o n D r i v e B r i d g e N U M B E R : C 2 0 1 3 - 1 1 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g i m p a c t s / i s s u e s r e s u l t i n g f r o m t h e r e d u c e d w e i g h t l i m i t o n t h e E d i s o n D r i v e b r i d g e . B a c k g r o u n d S t a f f h a d a d v i s e d C o u n c i l a t i t s N o v e m b e r 7 f h , 2 0 1 3 m e e t i n g t h a t t h e C o u n t y o f E l g i n h a s r e d u c e d t h e w e i g h t l i m i t f o r t h e E d i s o n D r i v e b r i d g e i n V i e n n a t o 5 t o n n e s . S t a f f a l s o n o t e d t h a t t h e l i m i t i m p a c t s o n s e r v i c e s t o t h e e x i s t i n g r e s i d e n c e s l o c a t e d o n t h e n o r f h e r l y s i d e o f t h e b r i d g e a s t h e r e i s n o a l t e r n a t i v e r o a d a c c e s s . A s a r e s u l t , C o u n c i l r e q u e s t e d s t a f f p r o v i d e a n a d d i t i o n a l r e p o r t o n i m p a c t s , f o r t h e p u r p o s e o f d i s c u s s i o n s w i t h t h e C o u n t y . S t a f f C o m m e n t s I m p a c t s S t a f f h a v e f u r t h e r l o o k e d a t m u n i c i p a l s e r v i c e s t h a t m a y b e i m p a c t e d b y t h i s w e i g h t l i m i t , a n d a l s o c i r c u l a t e d t h e a f f e c t e d p r o p e r t y o w n e r s t o g a i n t h e i r i n p u t o n o t h e r i m p a c t s t h e y e x p e c t / i d e n t i f y . 1 . W i n t e r M a i n t e n a n c e A s w i n t e r m a i n t e n a n c e i s c u r r e n t l y c o n t r a c t e d o u t t o a s e r v i c e t h a t h a s v e h i c l e s l e s s t h a n 5 t o n n e s , i t i s n o t e x p e c t e d t o b e i m p a c t e d a t t h i s t i m e . H o w e v e r , a s t e n d e r s p r o c e e d o r s h o u l d c u r r e n t c o n t r a c t o r s b e c o m e u n a v a i l a b l e , t h e r e m a y b e l i m i t e d c o n t r a c t o r s w i t h t h e s e s m a l l e r v e h i c l e s , a n d t h e M u n i c i p a l i t y m a y n e e d t o a c q u i r e n e w e q u i p m e n t t o c o n t i n u e b a s i c w i n t e r m a i n t e n a n c e . 2 . C a p i t a l R o a d M a i n t e n a n c e S m a l l m a i n t e n a n c e i t e m s s u c h a s p a t c h i n g e t c . m a y b e c o n t i n u e d , b u t w i t h s o m e i m p a c t s . F o r e x a m p l e , t h e m u n i c i p a l " 2 t o n " t r u c k w e i g h s i n a t o v e r 5 t o n n e s w i t h a f u l l l o a d o f c o l d m i x . I n t h e l o n g e r t e r m , c a p i t a l r o a d r e p a i r s s u c h a s t a r a n d c h i p r e p l a c e m e n t a n d r e p a i r s w i l l b e n e e d t o b e c a r r i e d o u t , h o w e v e r t h e v a s t m a j o r i t y o f e q u i p m e n t r e q u i r e d c a n n o t a c c e s s t h i s a r e a v i a t h i s b r i d g e a t f h e r e d u c e d w e i g h t l i m i t . S t a f f h a v e a l s o n o t e d h o w e v e r , t h a t e v e n a t t h e 1 0 t o n n e l i m i t , m o s t o f t h e n e e d e d e q u i p m e n t ( f r o n t e n d l e a d e r , g r a d e r , t a n d e m s , b r i n e t r u c k , p a v i n g m a c h i n e , r o l l e r s , e t c . ) w o u l d s t i l l e x c e e d t h e w e i g h t l i m i t . 3 . W a s t e C o l l e c t i o n N o r f o l k D i s p o s a l v e h i c l e s e x c e e d t h e n e w w e i g h t l i m i t , a n d t h e r e f o r e a r e u n a b l e t o p r o v i d e c u r b s i d e c o l l e c t i o n o f w a s t e t o t h e a f f e c t e d r e s i d e n c e s . S t a f f a r e m a k i n g a r r a n g e m e n t s t o a l l o w t h e c o n t i n u a t i o n o f c u r b s i d e c o l l e c t i o n , s o t h a t t h e r e s i d e n c e s w i l l s e e n o i m p a c t f o r t h i s s e r v i c e , h o w e v e r t h i s w i l l h a v e s o m e e x t r a c o s t s . S i m i l a r t o t h e r o a d m a i n t e n a n c e i s s u e , s t a f f h a v e a l s o n o t e d t h a t c u r r e n t w a s t e d i s p o s a l v e h i c l e s a l s o e x c e e d 1 0 t o n n e s . 4 . F i r e P r o t e c t i o n A r r a n g e m e n t s h a d b e e n e s t a b l i s h e d t o e n a b l e f i r e s e r v i c e s t o a c c e s s / s e r v i c e t h e a r e a w i t h t h e p r e v i o u s w e i g h t r e s t r i c t i o n s , w i t h t h e i n s t a l l a t i o n o f a c i s t e m . H o w e v e r , w i t h t h e l i m i t n o w r e d u c e d t o 5 t o n n e s , e x i s t i n g f i r e s e r v i c e v e h i c l e s c a n n o t a c c e s s t h e a r e a . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 1 1 r e g a r d i n g " E d i s o n D r i v e B r i d g e " . F i l e : . . . P a g e 5 5 o f 1 2 9 2 F i r e s e r v i c e s s t a f f h a v e e s t a b l i s h e d s h o r t t e r m p l a n s t o a t t e m p t t o m i n i m i z e r i s k a n d a r e c u r r e n t l y p u r s u i n g s o m e a d d i t i o n a l s t e p s , s u c h a s w o r k s t o a l l o w b e t t e r a c c e s s t o t h e C r e e k f o r l o c a l w a t e r s o u r c e . F u r t h e r i t e m s h o w e v e r a r e r e q u i r e d , a n d o p t i o n s c o n t i n u e t o b e e x a m i n e d . T h e s e o p t i o n s w i l l i n a l l l i k e l i h o o d r e q u i r e o b t a i n i n g a d d i t i o n a l e q u i p m e n t , a n d m a y y e t n o t f u l l y a d d r e s s n e e d s . 5 . A m b u l a n c e S e r v i c e s C u r r e n t A m b u l a n c e s e r v i c e v e h i c l e s e x c e e d t h e 5 t o n n e w e i g h t l i m i t . 6 . R e s i d e n t C o n c e r n s L e t t e r s w e r e s e n t t o a f f e c t e d p r o p e r t y o w n e r s N o v e m b e r 1 9 t h , r e q u e s t i n g i n f o r m a t i o n / c o m m e n t b y N o v e m b e r 2 8 t h . C o m m e n t s w e r e r e c e i v e d f r o m o n e o w n e r , e x p r e s s i n g c o n c e r n s w i t h p o t e n t i a l i m p a c t s o n l u m b e r i n g a c t i v i t i e s p l a n n e d f o r t h e i r p r o p e r t y . A s e c o n d o w n e r h a s a d v i s e d o f c o n c e r n s w i t h : t h e d e l i v e r y o f o i l f o r e q u i p m e n t a n d h e a t i n g t h e a b i l i t y t o a c c e s s t h e a r e a w i t h n e e d e d a g r i c u l h i r a l e q u i p m e n t , c o s t s f o r m a i n t e n a n c e f o r p r i v a t e a c c e s s r o u t e s n o w r e q u i r e d f o r e q u i p m e n t , a n d s a f e t y o n t h o s e r o u t e s d i f f i c u l t i e s s h i p p i n g f a r m p r o d u c t s ( c u c u m b e r s ) . g r e a t l y i n c r e a s e d s h i p p i n g c o s t s ( s m a l l e r l o a d s , s t a g i n g a c r o s s t h e b r i d g e ) . O t h e r c o n s i d e r a t i o n s S t a f f h a v e a l s o h a d a p r e l i m i n a r y r e v i e w o f o t h e r a c c e s s o p t i o n s , t h a t i n c l u d e C r e e k R o a d a n d e x t e n s i o n o f O l d M i l l L i n e . P o r t i o n s o f C r e e k R o a d b e y o n d t h e a f f e c t e d p r o p e r t i e s w a s c l o s e d b y B y - l a w N o . 2 0 0 2 - 6 4 a t t h e r e q u e s t o f s o m e a r e a r e s i d e n t s . T h e l a n d s r e m a i n i n M u n i c i p a l o w n e r s h i p , s o t e c l i n i c a l l y a l l o w M u n i c i p a l t o a c c e s s t h e a r e a . A l t e r n a t i v e l y , i t i s n o t e d t h a t t h e r o a d c l o s u r e w a s n o t r e g i s t e r e d a t t h e L a n d T i t l e s o f f i c e , a n d t h e r e f o r e t h e B y - l a w c o u l d b e r e p e a l e d a n d t h e r o a d r e - o p e n e d . H o w e v e r , t h e r o a d w a y w a s o r i g i n a l l y c l o s e d a s i t w a s a n u n m a i n t a m e d a l l o w a n c e , a n d o f c o u r s e n o w o r k s h a v e b e e n c a r r i e d o u t s i n c e . T h e d i s t a n c e t h a t w o u l d r e q u i r e i m p r o v e m e n t w o u l d e x c e e d 4 0 0 0 f t . , a n d t o m a k e i t p a s s a b l e c o s t s a r e e x p e c t e d t o e x c e e d $ 2 0 0 , 0 0 0 . T o a r r i v e a t a n a p p r o p r i a t e e s t i m a t e , c o n s i d e r a b l e f i e l d w o r k a n d e n g i n e e r i n g a s s i s t a n c e w o u l d b e r e q u i r e d . F r o m a s s e s s m e n t m a p s , t h e O l d M i l l L i n e a l l o w a n c e a p p e a r s t o e x t e n d t o m e e t w i t h C r e e k R o a d ( s e e a t t a c h e d f r o m a s s e s s m e n t r o l l ) . C o n f i r m a t i o n m a y r e q u i r e s o m e a d d i t i o n a l s u r v e y w o r k a n d t i t l e r e v i e w . A s s u m i n g t h e a l l o w a n c e i s i n p l a c e , t h e s a m e c o m m e n t s a s o u t l i n e d f o r C r e e k R o a d r e s p e c t i n g c o s t s w o u l d a p p l y . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t G o a l # 4 - B e d e d i c a t e d t o s e r v i c e e x c e l l e n c e R e c o m m e n d a t i o n T H A T C o u n c i l a n d s t a f f r e p r e s e n t a t i v e s a r r a n g e a m e e t i n g w i t h t h e C o u n t y o f E l g i n t o f a r t h e r d i s c u s s t h e E d i s o n D r i v e b r i d g e w e i g h t l i m i t s a n d o p t i o n s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , y ^ u ^ ^ ° W o r k s M a n I / y l e ^ J C r u g e r ^ A d m i n i s t r a t o r V a n c ^ C z e r ^ i n s k i , P u b l i c W o r k s M a n a g e r C h r i ^ M c Q i u g g a n , A c t i n g D e p u t y F i r e C h i e f S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 1 1 r e g a r d i n g " E d i s o n D r i v e B r i d g e " . F i l e : . . . P a g e 5 6 o f 1 2 9 ^Edison Drive Bridge<3"!uair^ * Legend 2010 Aerial Photography .Red:Band_1 .Green: 6and_2 .Blue: Band 3 1:23,203 0 1.2 0 0.59 1.2KilometErs NotesThis map is a user generated static output from an Internet mapping site and is for reference only. Data layers that appear on this map may or may not be accurate, current, or otherwise reliable. © Latitude Geographies Group Ltd.THIS MAP IS NOT TO BE USED FOR NAVIGATION S t a f f R e p o r t C 2 0 1 3 - 1 1 r e g a r d i n g " E d i s o n D r i v e B r i d g e " . F i l e : . . . P a g e 5 7 o f 1 2 9 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 f r o m T o w n s h i p o f M a l a . . . P a g e 5 8 o f 1 2 9 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 1 2 , 2 0 1 3 f r o m T o w n s h i p o f M a l a . . . P a g e 5 9 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n / o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 4 7 1 2 5 5 4 7 5 O N T A R I O L T D 5 3 3 7 1 9 F L A G S , F L A G P O L E 1 1 / 0 4 / 2 0 1 3 8 4 . 0 4 0 1 5 6 6 1 5 3 3 8 9 9 L I G H T B U L B S 1 1 / 0 4 / 2 0 1 3 1 2 . 4 8 0 1 5 6 6 1 5 3 5 7 9 2 L I G H T S 1 1 / 0 8 / 2 0 1 3 1 3 1 . 7 7 0 1 5 6 6 1 C h e q u e A m o u n t - 2 2 8 . 2 9 0 0 0 0 2 3 A A R O C A G G R E G A T E S L T D 1 4 6 4 8 R E C Y C L E D A S P H A L T 1 0 / 1 8 / 2 0 1 3 1 4 7 . 9 4 0 1 5 6 6 2 1 4 6 4 9 W I N T E R S A N D 1 0 / 1 8 / 2 0 1 3 3 , 7 9 3 . 6 2 0 1 5 6 6 2 C h e q u e A m o u n t - 3 , 9 4 1 . 5 6 0 0 0 0 8 1 A Y L M E R T I R E 0 0 0 0 1 0 3 4 9 8 I N S T A L L T I R E 1 1 / 1 2 / 2 0 1 3 2 6 3 . 8 3 0 1 5 6 6 3 C h e q u e A m o u n t - 2 6 3 . 8 3 0 0 2 2 1 4 B E A F T I E W A T E R 3 5 6 4 0 2 R I C H M O N D W A T E R P R O J E C T 1 1 / 1 7 / 2 0 1 3 2 , 7 2 0 . 0 0 0 1 5 6 6 4 C h e q u e A m o u n t - 2 , 7 2 0 . 0 0 0 0 0 1 6 6 C A R R I E R T R U C K C E N T E R S D - 2 3 3 1 0 0 0 8 9 F I L T E R S 1 1 / 0 6 / 2 0 1 3 2 8 0 . 9 5 0 1 5 6 6 5 C h e q u e A m o u n t - 2 8 0 . 9 5 0 0 0 1 8 3 C H R I S M C Q U I G G A N r e i m b u r s e p u r c h a s e P L A S T I C B I N S 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 7 3 . 4 4 0 1 5 6 6 6 C h e q u e A m o u n t - 7 3 . 4 4 0 0 0 1 9 3 C L A Y T O N C O L L V E R w o r k b o o t s / c o v e r a l l s ' W O R K B O O T S / C O V E R A L L S 1 1 / 2 0 / 2 0 1 3 2 6 7 . 7 9 0 1 5 6 6 7 C h e q u e A m o u n t - 2 6 7 . 7 9 0 0 1 9 0 1 D A T A S O F T S O F T W A R E S O L U T I O N S 2 0 1 3 0 6 2 R I C H M O N D P S P A N E L 1 0 / 1 0 / 2 0 1 3 5 0 , 2 8 0 . 4 8 0 1 5 6 6 8 C h e q u e A m o u n t - 5 0 , 2 8 0 . 4 8 0 0 2 0 4 1 D R A I N A G E S U P E R I N T E N D E N T S 2 0 1 4 m e m b e r s h i p 2 0 1 4 M E M B E R S H I P 1 1 / 2 0 / 2 0 1 3 1 7 5 . 0 0 0 1 5 6 6 9 C h e q u e A m o u n t - 1 7 5 . 0 0 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C 1 - 4 0 2 1 1 - 0 S P I N E L E M E N T 1 1 / 1 1 / 2 0 1 3 3 8 . 8 0 0 1 5 6 7 0 - 4 0 3 9 8 - 0 T H R E A D S E A L A N T 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 8 6 . 5 4 0 1 5 6 7 0 C h e q u e A m o u n t - 1 2 5 . 3 4 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 0 5 8 4 2 N o v I N T E R N E T - F I R E H A L L 1 1 / 1 0 / 2 0 1 3 5 8 . 7 1 0 1 5 6 7 1 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 1 1 3 4 5 N o v I N T E R N E T - O F F I C E 1 1 / 1 0 / 2 0 1 3 9 8 . 2 6 0 1 5 6 7 1 N o v 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 5 0 1 0 3 I N T E R N E T - G A R A G E 1 1 / 1 0 / 2 0 1 3 5 8 . 7 1 0 1 5 6 7 1 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 0 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r N o v 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 1 0 3 5 2 I N T E R N E T - B W F I R E H A L L 1 1 / 1 0 / 2 0 1 3 8 1 . 3 1 0 1 5 6 7 1 N o v 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 2 3 1 4 0 I N T E R N E T - E D I S O N M U S E U M 1 1 / 1 0 / 2 0 1 3 1 4 6 . 7 9 0 1 5 6 7 1 C h e q u e A m o u n t - 4 4 3 . 7 8 0 0 0 3 1 6 E Q U I P M E N T C E N T R E S I M C O E L T D T 0 6 3 7 7 4 B L A D E 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 2 4 2 . 9 5 0 1 5 6 7 2 T 0 6 3 8 5 2 F L O O R S A W 1 0 / 1 7 / 2 0 1 3 1 2 9 . 8 4 0 1 5 6 7 2 T 0 6 3 8 5 9 W A L K B E H I N D R O L L E R 1 0 / 1 7 / 2 0 1 3 6 9 . 5 0 0 1 5 6 7 2 C h e q u e A m o u n t - 4 4 2 . 2 9 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 7 2 8 2 9 C A B L E S , H A Z A R D 1 1 / 0 5 / 2 0 1 3 4 0 . 6 9 0 1 5 6 7 3 C h e q u e A m o u n t - 4 0 . 6 9 0 0 0 3 9 1 G R E G C O L E f o o d / d r i n k s H O U S E F I R E 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 8 6 . 5 8 0 1 5 6 7 4 C h e q u e A m o u n t - 8 6 . 5 8 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C N o v 2 0 0 0 1 4 5 1 1 8 7 4 U T I L I T I E S - P U M P # 5 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 4 8 9 . 3 2 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 2 9 9 5 7 3 0 8 U T I L I T I E S - O F F I C E 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 4 4 3 . 9 8 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 3 0 4 1 0 5 7 8 U T I L I T I E S - G A R A G E 1 1 / 1 3 / 2 0 1 3 5 8 5 . 3 7 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 7 1 8 6 5 0 4 5 U T I L I T I E S - S T R A F F I R E H A L L 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 3 8 9 . 0 0 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 7 4 1 3 4 3 4 0 U T I L I T I E S - V I E N N A L I B R A R Y 1 1 / 1 1 / 2 0 1 3 4 1 . 5 3 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 8 3 8 2 1 3 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 4 1 1 / 1 8 / 2 0 1 3 5 7 . 8 6 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 9 1 6 8 0 5 2 9 U T I L I T I E S - V I E N N A M E M P A R K 1 1 / 1 1 / 2 0 1 3 1 3 8 . 9 5 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 9 1 7 5 5 4 0 2 U T I L I T I E S - S T R A F F L I B R A R Y 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 2 9 6 . 5 3 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 0 9 5 7 2 3 2 0 7 U T I L I T I E S - P U M P # 3 1 1 / 1 8 / 2 0 1 3 8 7 . 8 9 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 1 1 4 3 0 9 3 1 6 U T I L I T I E S - S . C . C . 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 , 4 1 5 . 3 2 0 1 5 6 7 5 N o v 2 0 0 1 1 9 1 0 7 1 7 6 U T I L I T I E S - P U M P # 2 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 2 8 2 . 6 7 0 1 5 6 7 5 C h e q u e A m o u n t - 4 , 2 2 8 . 4 2 0 0 0 4 6 6 J I M M I J O N S 4 3 6 9 0 U N I T R E N T A L - I N T E R P C E N T R E 1 0 / 1 7 / 2 0 1 3 2 3 1 . 0 8 0 1 5 6 7 6 4 3 8 1 2 U N I T R E N T A L - L I B R A R Y & B E A C H 1 1 / 0 1 / 2 0 1 3 1 0 4 . 9 5 0 1 5 6 7 6 C h e q u e A m o u n t - 3 3 6 . 0 3 0 0 1 5 5 8 J O E J O H N S O N E Q U I P M E N T I N C . S 1 1 1 8 0 R E P A I R M O W E R 1 1 / 0 1 / 2 0 1 3 8 , 5 6 8 . 1 3 0 1 5 6 7 7 C h e q u e A m o u n t - 8 , 5 6 8 . 1 3 0 0 0 5 0 8 K I R W f N & O A T M A N E X C A V A T I N G L T D 1 1 5 4 3 S C R E E N E D T O P S O I L 1 1 / 1 2 / 2 0 1 3 2 0 3 . 4 0 0 1 5 6 7 8 C h e q u e A m o u n t - 2 0 3 . 4 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 1 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 - 1 6 6 7 5 0 G U A G E , T I R E F O A M 1 0 / 0 5 / 2 0 1 3 4 7 . 6 1 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 6 8 8 3 P L U G 1 0 / 0 7 / 2 0 1 3 2 1 . 9 0 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 7 2 0 7 R E D U C E R 1 0 / 1 0 / 2 0 1 3 8 7 . 1 2 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 7 3 6 6 C L E A N E R , P R O T E C T A N T 1 0 / 1 1 / 2 0 1 3 5 8 . 1 4 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 7 8 5 4 C L E A N E R S , S P R A Y B O T T L E 1 0 / 1 8 / 2 0 1 3 3 1 . 0 9 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 8 2 0 8 S T A N D A R D T I E W R A P 1 0 / 2 2 / 2 0 1 3 5 . 3 9 0 1 5 6 7 9 1 - 1 6 8 6 5 3 H A U L P I N 1 0 / 2 8 / 2 0 1 3 2 . 2 6 0 1 5 6 7 9 C h e q u e A m o u n t - 2 6 3 . 5 1 0 0 0 5 1 7 K R O W N R U S T C O N T R O L 2 6 9 0 6 8 O I L 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 3 7 . 1 8 0 1 5 6 8 0 C h e q u e A m o u n t - 1 3 7 . 1 8 0 0 1 4 7 0 L E A N N W A L S H s u p p l i e s - E d i s o n S U P P L I E S - E D I S O N N I G H T 1 1 / 2 0 / 2 0 1 3 2 5 7 . 7 5 0 1 5 6 8 1 C h e q u e A m o u n t - 2 5 7 . 7 5 0 0 0 5 9 1 M C N A U G H T O N F A R M D R A I N A G E L T D 2 1 9 3 2 8 R E P A I R M U N I C I P A L T I L E D R A I N 1 0 / 0 7 / 2 0 1 3 1 9 2 . 1 0 0 1 5 6 8 2 C h e q u e A m o u n t - 1 9 2 . 1 0 0 0 0 6 1 0 M I N I S T E R O F F I N A N C E 1 0 8 3 9 3 5 M N R - A N N U A L R E N T A L 1 1 / 0 5 / 2 0 1 3 2 0 3 . 4 0 0 1 5 6 8 3 C h e q u e A m o u n t - 2 0 3 . 4 0 0 0 0 6 6 3 O N T A R I O B U I L D I N G O F F I C I A L S m e m b e r s h i p 2 0 1 4 M E M B E R S H I P R E N E W A L 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 3 3 4 . 4 8 0 1 5 6 8 4 C h e q u e A m o u n t - 3 3 4 . 4 8 0 0 0 6 7 7 O X F O R D C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 1 4 3 1 0 7 S I T E R E N T A L - S T R A F F I R E H A L L 1 1 / 0 1 / 2 0 1 3 I 1 6 9 . 5 0 0 1 5 6 8 5 C h e q u e A m o u n t - 1 6 9 . 5 0 0 0 2 2 4 7 P B R E X C A V A T I N G I N C . J o b N o . 2 1 2 0 2 2 S O R E N Y B R A N C H D R A I N 1 1 / 1 3 / 2 0 1 3 1 7 , 7 9 7 . 5 0 0 1 5 6 8 6 C h e q u e A m o u n t " 1 7 , 7 9 7 . 5 0 0 0 1 4 8 4 P E L M O R E X C A N A D A I N C . 1 1 6 7 4 9 L O C A L A R E A F O R E C A S T 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 3 3 9 . 0 0 0 1 5 6 8 7 C h e q u e A m o u n t - 3 3 9 . 0 0 0 0 0 7 3 4 R . A . P I L K E Y 1 8 4 0 5 N O Z Z L E , R E P A I R 1 0 / 2 8 / 2 0 1 3 3 4 2 . 3 9 0 1 5 6 8 8 C h e q u e A m o u n t - 3 4 2 . 3 9 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 0 c t b C A N A D A P O S T - B A G T A G F L Y E R S 1 0 / 1 0 / 2 0 1 3 1 6 4 . 4 0 0 1 5 6 8 9 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 0 c t e C A N A D A P O S T - B A G T A G F L Y E R S 1 0 / 1 0 / 2 0 1 3 2 0 0 . 5 1 0 1 5 6 8 9 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 2 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 0 c t r C A N A D A P O S T - B A G T A G F L Y E R S 1 0 / 1 1 / 2 0 1 3 3 4 . 1 4 0 1 5 6 8 9 O c b 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 D O M A I N R E G I S T R A T I O N 1 1 / 0 6 / 2 0 1 3 1 4 . 6 3 0 1 5 6 8 9 O c t r 4 5 1 6 0 5 0 0 0 0 9 5 4 1 1 9 E L E C T I O N W E B I N A R 1 1 / 0 1 / 2 0 1 3 1 1 3 . 3 9 0 1 5 6 8 9 C h e q u e A m o u n t - 5 2 7 . 0 7 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 N o v e U N I T R E N T A L - E . C . C . 1 1 / 1 1 / 2 0 1 3 3 1 . 0 8 0 1 5 6 9 0 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 1 9 2 2 S & B S E R V I C E S L T . 5 3 5 6 D R I V E S H A F T , B E A R I N G , S P R O C K 1 1 / 0 5 / 2 0 1 3 2 4 0 . 5 7 0 1 5 6 9 1 5 3 5 9 C O U P L E R , R A T E S E N S O R 1 1 / 0 7 / 2 0 1 3 7 3 . 4 5 0 1 5 6 9 1 C h e q u e A m o u n t - 3 1 4 . 0 2 0 0 1 7 0 6 S C H O O N E R S G A L L E Y 3 2 0 7 0 9 P E R C H D I N N E R - E D I S O N N I G H T 1 1 / 1 6 / 2 0 1 3 2 , 0 6 3 . 6 0 0 1 5 6 9 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 0 6 3 . 6 0 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 6 8 0 8 4 2 A N S W E R I N G S E R V I C E 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 9 5 . 9 9 0 1 5 6 9 3 0 0 0 0 6 8 1 5 2 0 H O L I D A Y F E E - T H A N K S G I V I N G 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 1 . 3 0 0 1 5 6 9 3 C h e q u e A m o u n t - 1 0 7 . 2 9 0 0 1 5 9 9 S T E V E A D A M S c o v e r a l l s ' 1 3 C O V E R A L L S 1 1 / 0 9 / 2 0 1 3 6 2 . 1 4 0 1 5 6 9 4 C h e q u e A m o u n t - 6 2 . 1 4 0 0 1 0 5 4 S T R A F F O R D V I L L E F I R E M A N ' S A S S O C I A T I O N f i r e f i g h t e r m e a l H O U S E F I R E - R I D G E L I N E 1 1 / 1 2 / 2 0 1 3 5 0 . 3 2 0 1 5 6 9 5 C h e q u e A m o u n t - 5 0 . 3 2 0 0 0 8 7 4 T E A M T R U C K C E N T R E S A 2 3 3 1 8 0 0 8 2 A R M & S H A F T A S S Y 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 0 2 . 4 8 0 1 5 6 9 6 C h e q u e A m o u n t - 2 0 2 . 4 8 0 0 1 3 5 9 T R E A S U R E R E . C . F . P . O . A 2 0 1 3 m e m b e r s h i p 2 0 1 3 M E M B E R S H I P 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 1 0 0 . 0 0 0 1 5 6 9 7 C h e q u e A m o u n t - 1 0 0 . 0 0 0 0 2 0 2 5 T Y C O I N T E G R A T E D S E C U R I T Y C A N A D A 8 0 1 6 3 4 6 6 A L A R M S Y S T E M - V . C . C . 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 3 9 4 . 3 7 0 1 5 6 9 8 C h e q u e A m o u n t - 3 9 4 . 3 7 0 0 1 3 2 4 U N D E R H I L L B R O S 8 8 5 2 9 H A U L I N G S A N D 1 0 / 2 1 / 2 0 1 3 1 , 6 1 9 . 5 9 0 1 5 6 9 9 C h e q u e A m o u n t - 1 , 6 1 9 . 5 9 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 3 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r N o v 2 7 3 2 1 0 6 - 1 9 6 9 7 5 4 U T I L I T I E S - E . C . C . 1 1 / 1 3 / 2 0 1 3 1 8 0 . 0 7 0 1 5 7 0 0 N o v 2 7 3 2 1 0 6 - 2 4 3 0 7 2 5 U T I L I T I E S - P U M P # 1 1 1 / 1 3 / 2 0 1 3 2 6 . 3 4 0 1 5 7 0 0 C h e q u e A m o u n t - 2 0 6 . 4 1 0 0 0 9 5 3 V I E N N A H O M E C E N T E R L T D 3 9 6 1 3 3 S T A P L E R , S T A P L E S , G A P S T O P 1 0 / 0 3 / 2 0 1 3 3 2 . 1 7 0 1 5 7 0 1 3 9 6 1 6 3 P L P R E M I U M 1 0 / 0 3 / 2 0 1 3 4 4 . 0 4 0 1 5 7 0 1 3 9 6 6 4 1 F L A S H L I G H T 1 0 / 1 7 / 2 0 1 3 2 1 . 4 6 0 1 5 7 0 1 3 9 6 6 7 9 W O O D S C R E W S , B R U S H S E T 1 0 / 1 8 / 2 0 1 3 1 1 . 5 0 0 1 5 7 0 1 3 9 6 7 9 6 R E C I P R O C A T I N G B L A D E S 1 0 / 2 1 / 2 0 1 3 2 4 . 2 7 0 1 5 7 0 1 3 9 6 8 0 8 B U L B 1 0 / 2 1 / 2 0 1 3 6 . 7 7 0 1 5 7 0 1 3 9 6 8 1 8 P O S T S 1 0 / 2 2 / 2 0 1 3 1 9 2 . 0 1 0 1 5 7 0 1 3 9 6 8 6 6 S E R V I C E B U L B S 1 0 / 2 3 / 2 0 1 3 1 0 . 1 4 0 1 5 7 0 1 3 9 6 9 0 8 D U C T T A P E 1 0 / 2 4 / 2 0 1 3 6 . 5 4 0 1 5 7 0 1 3 9 6 9 5 9 F L O U R E S C E N T B U L B S 1 0 / 2 5 / 2 0 1 3 2 3 0 . 1 8 0 1 5 7 0 1 C h e q u e A m o u n t - 5 7 9 . 0 8 C h e q u e R u n T o t a l - 9 9 , 0 0 0 . 2 6 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 4 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 2 2 1 4 B E A T T I E W A T E R 3 5 6 4 0 4 R I C H M O N D W A T E R P R O J E C T 1 1 / 2 4 / 2 0 1 3 2 , 4 0 0 . 0 0 0 1 5 7 0 2 C h e q u e A m o u n t - 2 , 4 0 0 . 0 0 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 6 9 8 8 W A T E R B O T T L E S 1 1 / 2 6 / 2 0 1 3 5 6 . 0 0 0 1 5 7 0 3 C h e q u e A m o u n t - 5 6 . 0 0 0 0 0 1 8 9 C I T Y T R E A S U R E R 1 3 0 2 5 4 M R F P R O C E S S I N G 1 1 / 1 8 / 2 0 1 3 1 1 , 5 4 5 . 7 4 0 1 5 7 0 4 1 3 0 2 6 1 M R F P R O C E S S I N G 1 1 / 1 8 / 2 0 1 3 1 3 , 1 5 3 . 7 5 0 1 5 7 0 4 C h e q u e A m o u n t - 2 4 , 6 9 9 . 4 9 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 1 0 4 7 1 2 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 1 1 / 0 9 / 2 0 1 3 2 4 8 . 2 0 0 1 5 7 0 5 C h e q u e A m o u n t - 2 4 8 . 2 0 0 0 2 2 4 8 E L G I N O X F O R D N O R F O L K M U S E U M S 7 0 A D S P A C E 1 1 / 0 9 / 2 0 1 3 5 1 8 . 5 3 0 1 5 7 0 6 9 0 2 0 1 2 E O N J O I N T A D 1 1 / 0 9 / 2 0 1 3 5 1 3 . 5 3 0 1 5 7 0 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 0 3 2 . 0 6 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 2 4 9 6 0 3 S H O P T O W E L S , F L O O R M A T S 1 1 / 2 0 / 2 0 1 3 2 8 0 . 6 4 0 1 5 7 0 7 1 5 1 8 2 4 9 6 0 8 F L O O R M A T S - F I R E H A L L 1 1 / 2 0 / 2 0 1 3 4 5 . 7 1 0 1 5 7 0 7 C h e q u e A m o u n t - 3 2 6 . 3 5 0 0 0 3 6 7 G E N E R A L C H E M I C A L 9 0 6 0 7 5 6 2 A L U M S U L F A T E 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 6 6 8 . 0 8 0 1 5 7 0 8 C h e q u e A m o u n t - 6 6 8 . 0 8 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C 2 0 0 0 2 8 4 2 6 9 3 0 U T I L I T I E S - P B S T L L I B B Y E 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 4 2 2 . 2 6 0 1 5 7 0 9 2 0 0 1 2 4 2 7 8 4 8 8 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 4 2 2 . 2 6 0 1 5 7 0 9 N o v 2 0 0 0 0 2 6 7 0 5 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 8 1 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 8 9 . 1 7 0 1 5 7 0 9 N o v 2 0 0 0 5 6 9 5 9 1 7 5 U T I L I T E S - E A S T S T S T L 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 1 8 2 . 7 1 0 1 5 7 0 9 N o v 2 0 0 0 6 8 2 3 8 7 6 0 U T I L I T I E S - T R E A T M E N T P L A N T 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 5 , 8 7 4 . 7 5 0 1 5 7 0 9 N o v 2 0 0 1 2 3 5 2 2 4 9 4 U T I L I T I E S - P U M P # 7 1 1 / 2 2 / 2 0 1 3 7 4 . 6 0 0 1 5 7 0 9 C h e q u e A m o u n t - 7 , 1 6 5 . 7 5 0 0 1 4 7 0 L E A N N W A L S H E d i s o n F u n d r a i s e r E X P E N S E S 1 1 / 2 7 / 2 0 1 3 1 2 8 . 8 8 0 1 5 7 1 0 C h e q u e A m o u n t - 1 2 8 . 8 8 0 0 0 5 6 9 M & L S U P P L Y 0 0 0 0 1 3 2 3 2 2 L E D L I G H T S 1 1 / 1 5 / 2 0 1 3 6 3 2 . 4 6 0 1 5 7 1 1 C h e q u e A m o u n t - 6 3 2 . 4 6 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 5 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L 1 8 1 - 1 8 1 D e c ' 1 3 D E C E M B E R R E M I T 1 1 / 2 4 / 2 0 1 3 4 , 2 4 1 . 8 5 0 1 5 7 1 2 1 8 3 - 1 8 3 D e c ' 1 3 D E C E M B E R R E M I T 1 1 / 2 4 / 2 0 1 3 5 , 1 4 0 . 4 0 0 1 5 7 1 2 C h e q u e A m o u n t - 9 , 3 8 2 . 2 5 0 0 0 5 8 1 M A R V I N ' S R O O F R E P A I R 3 5 6 1 3 7 E A V E S T R O U G H C L E A N I N G 1 1 / 2 1 / 2 0 1 3 8 7 5 . 7 5 0 1 5 7 1 3 C h e q u e A m o u n t - 8 7 5 . 7 5 0 0 0 6 1 7 M U D F O R D F A M I L Y M A R K E T 1 0 1 1 0 8 0 8 0 4 4 S U P P L I E S 0 7 / 1 2 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 0 8 8 8 2 S U P P L I E S 0 7 / 1 5 / 2 0 1 3 7 . 9 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 1 0 8 6 6 S U P P L I E S 0 7 / 2 2 / 2 0 1 3 1 2 . 3 7 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 1 5 3 6 5 S U P P L I E S 0 8 / 0 8 / 2 0 1 3 1 2 . 3 7 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 1 8 9 2 8 S U P P L I E S 0 8 / 2 1 / 2 0 1 3 1 1 . 9 7 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 0 8 6 8 S U P P L I E S 0 8 / 2 8 / 2 0 1 3 4 9 . 7 6 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 3 9 8 8 S U P P L I E S 0 9 / 1 0 / 2 0 1 3 7 . 4 9 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 4 2 3 6 S U P P L I E S 0 9 / 1 1 / 2 0 1 3 7 . 4 9 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 4 2 5 4 S U P P L I E S 0 9 / 1 1 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 7 1 7 5 S U P P L I E S 0 9 / 2 3 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 2 9 3 6 6 S U P P L I E S 1 0 / 0 2 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 3 2 8 4 3 S U P P L I E S 1 0 / 1 7 / 2 0 1 3 8 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 3 4 6 8 7 S U P P L I E S 1 0 / 2 5 / 2 0 1 3 5 0 . 5 8 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 3 9 0 9 9 S U P P L I E S 1 1 / 1 3 / 2 0 1 3 1 2 . 3 7 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 3 9 4 7 9 S U P P L I E S 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 6 3 . 4 3 0 1 5 7 1 4 1 0 1 1 0 8 3 9 7 9 6 S U P P L I E S - E D I S O N N I G H T 1 1 / 1 6 / 2 0 1 3 1 1 0 . 8 3 0 1 5 7 1 4 C h e q u e A m o u n t - 3 8 9 . 5 4 0 0 2 2 4 9 O L D C O L O N Y M E N N O N I T E C H U R C H F 2 0 1 3 - 0 4 2 R E I M B U R S E D A M A G E D E P O S I T 1 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 6 4 . 1 0 0 1 5 7 1 5 C h e q u e A m o u n t - 1 6 4 . 1 0 0 0 0 6 8 5 P A T W A T T E R S c o v e r a l l s / b o o t s ' 1 3 C O V E R A L L S / W O R K B O O T S 1 1 / 2 3 / 2 0 1 3 2 1 6 . 9 4 0 1 5 7 1 6 C h e q u e A m o u n t - 2 1 6 . 9 4 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - G R O E S C H 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 5 4 . 6 8 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K I 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 5 4 . 6 8 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E P T 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 5 4 . 6 8 0 1 5 7 1 7 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 6 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 9 : 1 S A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e C h e q u e C h e q u e n v o i c e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E F T 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 5 4 . 6 8 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 7 9 . 1 0 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 6 3 6 - 9 4 6 4 C E L L P H O N E - K K R U G E R 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 5 4 . 6 8 0 1 5 7 1 7 1 3 2 4 4 4 6 6 7 0 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 1 1 / 1 4 / 2 0 1 3 2 1 . 8 7 0 1 5 7 1 7 C h e q u e A m o u n t - 4 8 3 . 7 2 0 0 0 8 2 7 S O U T H W E S T E R N F I R E P R O T E C T I O N 4 2 4 9 F I R E H A L L - E > C T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 0 / 2 0 1 3 2 8 3 . 6 3 0 1 5 7 1 8 4 2 5 0 V . C . C . E X T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 0 / 2 0 1 3 4 1 2 . 4 5 0 1 5 7 1 8 4 2 5 1 S . C . C . - E X T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 5 0 7 . 0 9 0 1 5 7 1 8 4 2 5 2 P B L I B R A R Y - E > C T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 1 1 4 . 1 3 0 1 5 7 1 8 4 2 5 3 E . C . C . E X T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 1 2 9 . 9 5 0 1 5 7 1 8 4 2 5 4 O F F I C E - E X T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 1 1 1 . 8 7 0 1 5 7 1 8 4 2 5 5 L I B R A R Y - E X T I N G U I S H E R S 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 1 5 0 . 2 9 0 1 5 7 1 8 C h e q u e A m o u n t - 1 , 7 0 9 . 4 1 0 0 0 9 8 1 W I L S O N ' S L A W N C A R E 7 1 8 O C T O B E R L A N D S C A P I N G 1 0 / 3 1 / 2 0 1 3 3 , 3 9 0 . 5 0 0 1 5 7 1 9 C h e q u e A m o u n t - 3 , 3 9 0 . 5 0 C h e q u e R u n T o t a l - 5 3 , 9 6 9 . 4 8 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 7 o f 1 2 9 2 0 1 3 . 0 9 . 0 3 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 9 : 3 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 1 1 / 2 8 / 2 0 1 3 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C 2 0 0 0 2 8 4 2 6 9 3 0 U T I L I T I E S - P B S T L L I B B Y E 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 4 2 2 . 2 6 0 1 5 7 2 0 2 0 0 1 2 4 2 7 8 4 8 8 U T I L I T I E S - S T R A F S T L 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 4 2 2 . 2 6 0 1 5 7 2 0 N o v 2 0 0 1 2 3 5 2 2 4 9 4 U T I L I T I E S - P U M P # 7 1 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 5 9 . 4 3 0 1 5 7 2 0 N o v 2 0 0 0 0 2 6 7 0 5 0 1 U T I L I T I E S - P U M P # 8 1 1 / 2 2 / 2 0 1 3 1 8 9 . 1 7 0 1 5 7 2 0 N o v 2 0 0 0 5 6 9 5 9 1 7 5 U T I L I T E S - E A S T S T S T L 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 1 8 2 . 7 1 0 1 5 7 2 0 N o v 2 0 0 0 6 8 2 3 8 7 6 0 U T I L I T I E S - T R E A T M E N T P L A N T 1 1 / 1 9 / 2 0 1 3 5 , 8 7 4 . 7 5 0 1 5 7 2 0 C h e q u e A m o u n t - 7 , 2 5 0 . 5 8 C h e q u e R u n T o t a l - 7 , 2 5 0 . 5 8 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 8 o f 1 2 9 A D p c A N A D A RUN: NOV 26 2013 NO:ApAYRaLLTEcH N 0 L 0 s E s PAGE: 1871 D A I L Y u p D A T E R E p 0 R 80RW c 0 M p A N Y T 0 T A L s HST REG: 100057413 RTOOO^MUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE; NOV 27, 2013 TOT PACKETS -2 DATE OF PAY:NOV 29, 2013 CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,'+17.68 °,417.6S 216,933.32 FEDL TAXNR TAX MR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 994.84 994.84 44,864.02 £1 CONTQPIPQPIPCAN PEN 2,272.78 2,272.78 100,735.62 CAN PENQCPENQCPENQCHSFQCHSFONEHT2,13^.65 2,IS^65 27,881.68 ON EHTMBMETMBMETNL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 14,819.95 14,819.95 390,414.64 TOT STATS CHEQUES 1,265.00 1,265.00 51,760.09 CHEQUESDEPOSITS100,178.91 100,178.91 1,016,301.62 DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS DED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY 101,445.91 10l,<+43.9l 1,068,061.71 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 116,263.86 116,263.86 1,458,476.35 TOT PAYROL SERV CHRS 208.65 208.65 3,911.40 SERV CHRG HST 27.12 27.12 508.<+8 HST GRAND TOT 116,499.63 116,499.63 1,462,896.23 SRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHARGES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGESALARIED WORKPAYS 17 30.26 HOURLY WORKPAYS 53 94.54 PAYROLL RUNS I 52.02PAY ADVICE FOLD 70 17.50 COURIER FEE 13.05 DELIVERY SURCHARGE 1 1.50 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 208.65 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 116,499.63 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 5 6 6 1 t o C h e q u e # 0 1 5 7 2 0 i n c l u . . . P a g e 6 9 o f 1 2 9 9 A / & . . . . . . . . . ^ 1 O n t a r i o A g r i C e n t r e L f 1 0 0 S t o n e R o a d W e s t , S u i t e 2 0 6 , G u e l p h , O n t a r i o N 1 G 5 L 3 O n t n i » F e d e r u t l ^ < f : r i c u l t u r e T e l : ( 5 1 9 ) 8 2 1 - 8 8 8 3 . F a x : ( 5 1 9 ) 8 2 1 - 8 8 1 0 . w w w . o f a . o n . c a t h N o v 6 U 1 , 2 0 1 3 M a y o r P a u l E n s M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 , 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O D e a r M r . E n s : T h e O n t a r i o F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e ( O F A ) i s i n t e r e s t e d i n c o n d u c t i n g a C o s t o f C o m m u n i t y S e r v i c e s ( C O C S ) c a s e s t u d y i n a r u r a l O n t a r i o m u n i c i p a l i t y . T h e O F A w o u l d b e v e r y p l e a s e d i f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w o u l d b e i n t e r e s t e d i n t a k i n g p a r t i n t h i s r e s e a r c h . A C O C S s t u d y c a n h e l p i d e n t i f y s p e n d i n g o n m u n i c i p a l s e r v i c e s t h a t b e n e f i t o w n e r s o f p r o p e r t i e s o f a s p e c i f i c l a n d u s e t y p e a n d i d e n t i f y t h e b e n e f i t s o f d i f f e r e n t t y p e s o f l a n d u s e w i t h i n a m u n i c i p a l i t y . I t c a n a l s o h e l p d e t e r m i n e w h e t h e r i n f r a s t r u c t u r e a n d r o a d i n v e s t m e n t s , f o r i n s t a n c e , a r e s u s t a i n a b l e a n d a d d v a l u e t o t h e c o m m u n i t y . b e l i e v e t h i s r e s e a r c h w o u l d s u p p o r t y o u r C o u n c i l ' s d e c i s i o n s r e l a t e d t o t h e m u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ' s s t r a t e g i c p l a n . A C O C S s t u d y a t t r i b u t e s l o c a l g o v e r n m e n t s p e n d i n g a n d r e v e n u e s t o v a r i o u s p r o p e r t y t y p e s . C O C S s t u d i e s g e n e r a l l y c a t e g o r i z e p r o p e r t y t y p e s i n t o f o u r c a t e g o r i e s : r e s i d e n t i a l , c o m m e r c i a l , i n d u s t r i a l , a n d f a r m l a n d . C O C S s t u d i e s h a v e t h r e e p r i m a r y s t e p s : S t e p 1 : C o l l e c t d a t a o n l o c a l / m u n i c i p a l r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s S t e p 2 : G r o u p r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s a n d a l l o c a t e t h e m t o t h e m a j o r l a n d u s e c a t e g o r i e s ( r e s i d e n t i a l , f a r m l a n d , c o m m e r c i a l , i n d u s t r i a l ) . S t e p 3 : A n a l y z e t h e d a t a a n d c a l c u l a t e " r e v e n u e t o e x p e n d i t u r e " r a t i o s f o r e a c h l a n d u s e c a t e g o r y . R e v e n u e t o e x p e n d i t u r e r a t i o s ( r e v e n u e - e x p e n d i t u r e s ) t e l l u s t h e a m o u n t o f m u n i c i p a l e x p e n d i t u r e s e a c h l a n d c l a s s c o n s u m e s f o r e v e r y d o l l a r o f r e v e n u e c o n t r i b u t e d t o t h e m u n i c i p a l b u d g e t . T h e O n t a r i o F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e e n a b l e s p r o s p e r o u s a n d s u s t a i n a b l e f a r m s . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 6 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o F e d e r a t i o . . . P a g e 7 0 o f 1 2 9 A s a m e m b e r o f t h e O F A ' s F a r m P o l i c y R e s e a r c h G r o u p s t a f f , I w i l l b e p r i n c i p a l r e s e a r c h e r w o r k i n g o n t h i s p r o j e c t . I n a d d i t i o n , a n i n d e p e n d e n t t h i r d - p a r t y r e s e a r c h a d v i s o r y c o m m i t t e e w i l l p r o v i d e p r o j e c t o v e r s i g h t , e n s u r e t h a t t h e s t u d y m e e t s t h e h i g h e s t a c a d e m i c s t a n d a r d s a n d i n c r e a s e t h e t r a n s p a r e n c y & c r e d i b i l i t y o f t h e r e s e a r c h . A d v i s o r y c o m m i t t e e m e m b e r s w i l l i n c l u d e U n i v e r s i t y o f G u e l p h p r o f e s s o r D r . W a y n e C a l d w e l l , M r . B a r r y S i n c l a i r w h o i s c u r r e n t l y a n i n d e p e n d e n t f a r m f i n a n c e c o n s u l t a n t a n d f o r m e r m a n a g e r o f f a r m f i n a n c e r e l a t e d p r o g r a m s w i t h O M A F R A , a n d M r . A r t h u r C h u r c h y a r d w h o i s a l a n d u s e p l a n n e r w i t h t h e C o u n t y o f H u r o n . A s u c c e s s f u l C O C S c a s e s t u d y r e q u i r e s t h e a c t i v e p a r t i c i p a t i o n o f k e y m u n i c i p a l s t a f f . P r o p e r l y a l l o c a t i n g c o s t s a n d r e v e n u e s i s a c r u c i a l a s p e c t o f a n y C O C S s t u d y . F o r e x a m p l e , t o a l l o c a t e t h e c o s t o f f i r e p r o t e c t i o n a c r o s s t h e f o u r l a n d c a t e g o r i e s w o u l d r e q u i r e m u n i c i p a l s t a f f t o r e v i e w o r p r o v i d e t h e r e c o r d s o f d i s p a t c h e d r e s p o n s e s t o c a l l s w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y t o d e t e r m i n e w h a t p r o p o r t i o n o f f i r e t r u c k s w e r e d i s p a t c h e d t o e a c h p r o p e r t y c a t e g o r y . T h i s s t u d y w o u l d h a v e n o f i n a n c i a l c o s t t o t h e m u n i c i p a l i t y . H o w e v e r i t w o u l d r e q u i r e m u n i c i p a l s t a f f t i m e . T o m a k e e f f i c i e n t u s e o f t i m e , i n f o r m a t i o n f r o m e x i s t i n g m u n i c i p a l r e p o r t s w i l l b e u s e d a s m u c h a s p o s s i b l e . B a s e d o n d i s c u s s i o n s w i t h t h e a u t h o r o f m a n y s i m i l a r s t u d i e s i n t h e U S A , I a n t i c i p a t e f i v e m e e t i n g s i n t h e m u n i c i p a l i t y w i t h m u n i c i p a l s t a f f w i l l b e n e c e s s a r y t o g a t h e r t h e r e q u i r e d i n f o r m a t i o n . I w o u l d w e l c o m e t h e o p p o r t u n i t y t o m e e t w i t h y o u a n d y o u r C o u n c i l t o f u r t h e r d i s c u s s t h e p o s s i b i l i t y o f y o u r m u n i c i p a l i t y b e i n g t h e s u b j e c t o f t h i s C o s t o f C o m m u n i t y S e r v i c e s C a s e S t u d y . I c a n b e r e a c h e d a t ( 5 1 9 ) 8 2 1 - 8 8 8 3 e x t e n s i o n 2 2 2 o r b y e m a i l , b e n . l e f o r t ( a ) . o f a . o n . c a . T h a n k y o u f o r t a k i n g t h e t i m e t o c o n s i d e r t h i s p r o p o s a l . S i n c e r e l y , B e n L e F o r t F a r m P o l i c y R e s e a r c h e r ( E c o n o m i s t ) O n t a r i o F e d e r a t i o n o f A g r i c u l t u r e C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 6 , 2 0 1 3 f r o m O n t a r i o F e d e r a t i o . . . P a g e 7 1 o f 1 2 9 . f 9 E A m / h r t " ^ h * : 8 7 J o h n S t r e e t S o u t h ^ T O W N S H I P o / ; i b u j M i i b B A y i m e r O N N 5 H 2 C 3 ^ 1 T e l e p h o n e : 5 1 9 . 7 7 3 ^ 3 4 4 ^ m F a x : 5 1 9 - 7 7 3 - 5 3 3 4 f , , ~ , w w w . m a l a h i d e . c a 4 A p r o u d t r a d i t i o n , a b r i g h t f u t u r e . - f / I < f \ / ^ N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 T o w n o f A y l m e r 4 6 T a l b o t S t r e e t , W e s t , A y l m e r , O n t a r i o N 5 H 1 J 7 l i p g A n d - * t ' f f M u n i c i p a l i t y o f t h e T o w n s h i p o f B a y h a m , I R s P . O . B o x 1 6 0 , B ? 6 9 3 4 4 P f a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l t e , O n t a r i o 6 K N O J 1 Y O 3 ! * . D e a r S i r s : ^ X R E : D o o r s O p e n . 1 ; A t i t s r e g u l a r m e e t i n g h e l d o n N o v e m b e r 2 1 , 2 D 1 3 , t h e C o u n c i l o f T h e C o r p o r a t i o n o f ) - . t h e T o w n s h i p o f M a l a h i d e e n a c t e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n ; j i - ^ 1 T H A T M a l a h i d e T o w n s h i p C o u n c i l r e q u e s t s t h e T o w n o f A y I m e r a n d M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t o d e f e r t h e D o o r s O p e n E a s t E l g i n e v e n t f o r 2 0 1 4 a n d r e c o n s i d e r t h e s a m e f o r 2 0 1 5 i n o r d e r t o e n s u r e t h e a v a i l a b i l i t y o f t h e n e c e s s a r y t i m e a n d r e s o u r c e s I n v o l v e d t o p l a n t h i s e v e n t . 6 Y o u r s v e r y t r u l y , T O W N S H I P O F M A L A H I D E B ^ k l / I ^ J I T - » ^ y & 7 M ^ C A S A V E C C m A ^ S O M E R S D . P . A , C . M . O , C M M I l l . i ; " ? & C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r / C l e r k ! ; I x M I C H E L L E M . C A S A V E C C H I A S U S A N E . W I L S O N C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r / C l e r k D i r e c t o r o f F i n a n c e m c a s a v e c c h i a @ m a l a h i d A . c a s w i l s o n @ m a l a h j d e . c a t C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 5 , 2 0 1 3 f r o m T o w n s h i p o f M a l a . . . P a g e 7 2 o f 1 2 9 f / ^ ^ / ^ L - o y F r o m : K e n t H o l l i s t e r [ m a i l t o : k h o l l i s t e r @ s t e w a r d s h i p o n t a r i o . c a ] S e n t : N o v e m b e r - 2 0 - 1 3 1 0 : 4 4 A M T o : K y l e K r u g e r S u b j e c t : B a y h a m , M u n i c i p a l i t y o f - 2 0 1 4 M H S W A m e n d i n g A g r e e m e n t - A C T I O N R E Q U I R E D I m p o r t a n c e : H i g h T o a l l m u n i c i p a l i t i e s p r o v i d i n g M H S W c o l l e c t i o n s e r v i c e s , A t t a c h e d t o t h i s e m a i l y o u w i l l f i n d a n a m e n d i n g a g r e e m e n t f o r t h e N e w M u n i c i p a l o r H a z a r d o u s S p e c i a l W a s t e S e r v i c e s A g r e e m e n t b e t w e e n S t e w a r d s h i p O n t a r i o a n d y o u r m u n i c i p a l i t y . T h i s a m e n d i n g a g r e e m e n t i s n e c e s s a r y t o i n c o r p o r a t e t h e f o l l o w i n g c h a n g e s n e g o t i a t e d b y t h e R e g i o n a l P u b l i c W o r k s C o m m i s s i o n e r s o f O n t a r i o , t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o , a n d t h e M u n i c i p a l W a s t e A s s o c i a t i o n ( M e m b e r A s s o c i a t i o n s ) a n d S t e w a r d s h i p O n t a r i o : R e f l e c t c h a n g e s t o t h e r e p o r t i n g a n d p a y m e n t p r o c e s s e s t h a t w e r e i m p l e m e n t e d i n . 2 0 1 3 t o r e d u c e a d m i n i s t r a t i v e b u r d e n s a n d e x p e d i t e p a y m e n t s t o m u n i c i p a l i t i e s . P r o v i d e a d d i t i o n a l c l a r i t y a b o u t t h e m e t h o d o l o g y u s e d t o c o n d u c t L a b P a c k . A u d i t s a n d t o p r o v i d e t h e M e m b e r A s s o c i a t i o n s w i t h t h e o p t i o n o f o b s e r v i n g t h e L a b P a c k A u d i t s a n d r e v i e w i n g t h e r e s u l t s . R e m o v e p e n a l t i e s f o r t h e l a t e s u b m i s s i o n o f D e p o t h o u r l y C l a i m s S u b m i s s i o n s . . I n s e r t l a n g u a g e t o d e m o n s t r a t e h o w t h e D e p o t h o u r l y r a t e w i l l b e c a l c u l a t e d i f a m a t e r i a l s e x i t s S t e w a r d s h i p O n t a r i o ' s p r o g r a m , s u c h a s t h r o u g h t h e a w a r d i n g o f a n I S P . T h e p e r c e n t a g e s u s e d t o c o m p l e t e t h e t a b l e f o u n d i n S c h e d u l e C , f o r t h o s e m u n i c i p a l i t i e s p r o v i d i n g D e p o t c o l l e c t i o n s e r v i c e s , a r e b a s e d o n t h e p r o v i n c i a l a v e r a g e s h a r e o f t o n n e s c o l l e c t e d b y m a t e r i a l t h r o u g h t h e D e p o t c h a n n e l f r o m Q 4 2 0 1 2 t o Q 3 2 0 1 3 . S t e w a r d s h i p O n t a r i o r e c e i v e d e n d o r s e m e n t o f t h e s e c h a n g e s i n p r i n c i p l e f r o m t h e M e m b e r A s s o c i a t i o n s o n S e p t e m b e r 2 3 r d . T h e A m e n d i n g A g r e e m e n t h a s a n e f f e c t i v e d a t e o f J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 . W h i l e w e r e c o g n i z e t h a t t h i s p r o v i d e s o n l y s i x w e e k s t o o b t a i n t h e n e c e s s a r y s i g n a t u r e s , w e a r e a s k i n g t h a t y o u m a k e e v e r y e f f o r t t o r e t u r n t w o s i g n e d o r i g i n a l c o p i e s o f t h e a m e n d i n g a g r e e m e n t b y D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 t o t h e f o l l o w i n g a d d r e s s : S t e w a r d s h i p O n t a r i o A T T N : K e n t H o l l i s t e r t h 1 S t . C l a i r A v e . W e s t , 7 m F l o o r T o r o n t o , O N M 4 V 1 K 6 T h a n k y o u v e r y m u c h f o r y o u r c o n t i n u e d e f f o r t s t o c o l l e c t P h a s e 1 M H S W W e a r e o n p a c e f o r a n o t h e r s u c c e s s f u l y e a r . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 3 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 0 A B Y - L A W T O A M E N D B Y - L A W 2 0 1 2 - 0 5 7 A U T H O R I Z I N G A G R E E M E N T S B E T W E E N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D S T E W A R D S H I P O N T A R I O F O R T H E P R O V I S I O N O F F U N D I N G F O R M U N I C I P A L H A Z A R D O U S O R S P E C I A L W A S T E S E R V I C E S W H E R E A S S e c t i o n 1 1 ( 3 ) ( 3 ) O f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 p r o v i d e s t h a t a M u n i c i p a l i t y m a y p a s s b y - l a w s w i t h r e s p e c t t o t h e J u r i s d i c t i o n o f w a s t e m a n a g e m e n t . A N D W H E R E A S b y l e t t e r r e c e i v e d b y W a s t e D i v e r s i o n O n t a r i o o n D e c e m b e r 1 2 , 2 0 0 6 , t h e M i n i s t e r o f t h e E n v i r o n m e n t f o r t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o r e q u i r e d W a s t e D i v e r s i o n O n t a r i o t o d e v e l o p a w a s t e d i v e r s i o n p r o g r a m f o r m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e a n d t h a t S t e w a r d s h i p O n t a r i o a c t a s t h e I n d u s t r y F u n d i n g O r g a n i z a t i o n f o r t h e p r o g r a m ; A N D W H E R E A S t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m o p e r a t e s a m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e c o l l e c t i o n a n n u a l l y ; A N D W H E R E A S b y B y - l a w 2 0 1 2 - 0 5 7 p a s s e d o n M a y 3 , 2 0 1 2 , t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n t e r e d i n t o a n a g r e e m e n t d a t e d J u l y 1 , 2 0 1 l a n d a n a m e n d m e n t t o t h e a g r e e m e n t d a t e d J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 2 f o r p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e s e r v i c e s ; A N D W H E R E A S S t e w a r d s h i p O n t a r i o h a s r e q u e s t e d t h a t t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p r o v e a f u r t h e r a m e n d m e n t t o t h e a g r e e m e n t t o i n c o r p o r a t e d c h a n g e s n e g o t i a t e d b y t h e R e g i o n a l P u b l i c W o r k s C o m m i s s i o n e r s o f O n t a r i o , t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o a n d t h e M u n i c i p a l W a s t e A s s o c i a t i o n ( M e m b e r A s s o c i a t i o n s ) a n d S t e w a r d s h i p O n t a r i o ; N O W T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k b e a n d a r e h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e a m e n d i n g A g r e e m e n t , e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 , a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w b e t w e e n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d S t e w a r d s h i p O n t a r i o f o r t h e p r o v i s i o n o f f u n d i n g f o r m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e s e r v i c e s ; 2 . A N D T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . T H R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 1 H D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 4 o f 1 2 9 I f I f . J ^ ^ < " A " ^ s ^ 1 ^ / 3 / Q O » A M E N D I N G A G R E E M E N T N E W M U N I C I P A L H A Z A R D O U S O R S P E C I A L W A S T E S S E R V I C E S A G R E E M E N T W H E R E A S : 1 . S t e w a r d s h i p O n t a r i o a n d C o r p o r a t i o n O f T h e M u n i c i p a l i t y O f B a y h a m ( c o l l e c t i v e l y , t h e " P a r t i e s " ) e n t e r e d i n t o a n a g r e e m e n t c o n c e r n i n g m u n i c i p a l h a z a r d o u s o r s p e c i a l w a s t e s d a t e d J u l y 1 , 2 0 1 1 , i n c l u d i n g a n y p r e v i o u s a m e n d m e n t m a d e b y t h e p a r t i e s ( t h e t t A g r e e m e n t " ) ; 2 . T h e p a r t i e s w i s h t o m a k e c e r t a i n a m e n d m e n t s t o t h e A g r e e m e n t a s s e t o u t h e r e i n . T H E P A R T I E S T H E R E F O R E A G R E E A S F O L L O W S : T h e A g r e e m e n t i s h e r e b y a m e n d e d e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 a s s e t o u t i n S c h e d u l e " A " h e r e t o . 2 A n y s e c t i o n m a r k e d a s " I n t e n t i o n a l l y D e l e t e d " i n t h e A g r e e m e n t r e m a i n s " I n t e n t i o n a l l y D e l e t e d " a n d i s n o t r e p l a c e d b y o r a m e n d e d b y a n y t h i n g i n S c h e d u l e " A " . 3 A l l o t h e r p r o v i s i o n s o f t h e A g r e e m e n t r e m a i n u n a m e n d e d a n d i n f u l l f o r c e a n d a f f e c t . I N W I T N E S S W H E R E O F t h e P a r t i e s h a v e s i g n e d t h i s A M E N D I N G A G R E E M E N T a s o f D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . S T E W A R D S H I P O N T A R I O b y : N a m e : L y l e C l a r k e T i t l e : E x e c u t i v e V i c e P r e s i d e n t C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M b y : N a m e : T i t l e : C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 5 o f 1 2 9 2 S C H E D U L E " A " T O T H E A M E N D I N G A G R E E M E N T N E W M U N I C I P A L H A Z A R D O U S O R S P E C I A L W A S T E S S E R V I C E S A G R E E M E N T 1 . D e f i n i t i o n s a n d I n t e r p r e t a t i o n . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S e c t i o n 1 . 2 o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g : 1 . 2 I n t h i s A g r e e m e n t : ( a ) " A g r e e m e n t " m e a n s t h i s A g r e e m e n t a n d i n c l u d e s a l l s c h e d u l e s a n d a m e n d m e n t s t h e r e t o ; ( b ) " B u s i n e s s D a y " m e a n s M o n d a y t h r o u g h F r i d a y , e x c l u d i n g s t a t u t o r y h o l i d a y s a n d a n y o t h e r d a y t h a t t h e G o v e r n m e n t o f O n t a r i o h a s e l e c t e d t o b e c l o s e d f o r b u s i n e s s ; ( c ) " C l a i m s S u b m i s s i o n " m e a n s s u b m i s s i o n t o S O o f d a t a r e q u i r e d t o v a l i d a t e c l a i m f o r p a y m e n t ; ( d ) " C o l l e c t i o n S e r v i c e s " m e a n s a l l t h e a c t i v i t i e s , i n c l u d i n g t h o s e c o n d u c t e d a t E v e n t s a n d D e p o t s o p e r a t e d b y o r o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p u r p o s e o f r e c e i v i n g , c l a s s i f y i n g , p a c k i n g , s t o r i n g a n d t r a n s f e r r i n g O b l i g a t e d M H S W o n t o t r a n s p o r t a t i o n v e h i c l e s , i n c l u d i n g t h e m a n i f e s t i n g o f t h e M H S W p r i o r t o t r a n s p o r t a t i o n a w a y f r o m t h e E v e n t o r D e p o t ; ( e ) " C o m m i n g l e d M a t e r i a l s " m e a n s t h e m a t e r i a l s l i s t e d i n S c h e d u l e E t h a t c a n b e s a f e l y p a c k e d t o g e t h e r f o r t r a n s p o r t a t i o n a s p e r t h e P a c k i n g S t a n d a r d s ; ( f ) " D e p o t " m e a n s a c o l l e c t i o n a n d t r a n s f e r f a c i l i t y / l o c a t i o n o p e r a t e d b y o r o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y f o r r e c e i v i n g M H S W f r o m t h e p u b l i c a n d / o r E x e m p t S m a l l Q u a n t i t y I C & I G e n e r a t o r s a n d t r a n s f e r r i n g s a m e t o t r a n s p o r t e r s f o r p r o c e s s i n g o r r e c y c l i n g ; ( g ) " D i v e r s i o n R e p o r t " m e a n s i n v o i c e s , M H S W m a t e r i a l t o n n a g e r e p o r t s , o r o t h e r s u c h d o c u m e n t s a s m a y r e a s o n a b l y b e r e q u i r e d b y S O f r o m t i m e t o t i m e f o r t h e v a l i d a t i o n o f C l a i m s S u b m i s s i o n s ; ( h ) " E n d P r o c e s s o r " m e a n s a S e r v i c e P r o v i d e r t h a t p r o c e s s e s c o l l e c t e d O b l i g a t e d M H S W ; ( i ) " E v e n t " m e a n s a o n e - d a y o r o t h e r c o l l e c t i o n e v e n t , o p e r a t e d b y o r o n b e h a l f o f a m u n i c i p a l i t y t o c o l l e c t , p a c k , t r a n s p o r t , w e i g h , a n d p r o c e s s M H S W f r o m t h e p u b l i c a n d / o r E x e m p t S m a l l Q u a n t i t y I C & I G e n e r a t o r s ; ( j ) " E x e m p t S m a l l Q u a n t i t y I C & I G e n e r a t o r " o r " E x e m p t S Q G " m e a n s a b u s i n e s s t h a t i s n o t r e q u i r e d t o s u b m i t a G e n e r a t o r R e g i s t r a t i o n R e p o r t w i t h r e s p e c t t o M H S W u n d e r s u b s e c t i o n 1 8 ( 1 ) o f R e g u l a t i o n 3 4 7 , m a d e u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) , a s a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e ; C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 6 o f 1 2 9 - 3 - ( k ) " F O B " m e a n s f r e e o n b o a r d ; ( I ) " G e n e r a t o r " m e a n s t h e f i n a l u s e r w h o g e n e r a t e s w a s t e w h i c h w i l l b e r e u s e d , r e c y c l e d o r d i s p o s e d ; ( m ) " L a b P a c k A u d i t " m e a n s a l a b p a c k s t u d y c o n d u c t e d b y a t h i r d p a r t y , w i t h o p t i o n a l o b s e r v a t i o n b y n o m o r e t h a n t w o r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e M e m b e r A s s o c i a t i o n s a t t h e i r d i s c r e t i o n , t h a t f o l l o w s a m e t h o d o l o g y d e s i g n e d b y S O w i t h i n p u t f r o m M e m b e r A s s o c i a t i o n s t o a c h i e v e a h i g h l e v e l o f s t a t i s t i c a l c o n f i d e n c e , t h e r e s u l t s o f w h i c h , a f t e r p r o v i d i n g a n o p p o r t u n i t y f o r r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e M e m b e r A s s o c i a t i o n s t o r e v i e w t h e m i n c o n f i d e n c e , a r e u s e d t o d e t e r m i n e t h e p r o p o r t i o n a t e s h a r e o f e a c h C o m m i n g l e d M a t e r i a l t o b e p a i d b y S O a s s e t o u t i n t h i s A g r e e m e n t ; ( n ) ' M a n i f e s t i n g " m e a n s t h o s e a c t i v i t i e s a s s o c i a t e d w i t h p r e p a r i n g a m a n i f e s t f o r P o s t - C o l l e c t i o n S e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h R e g u l a t i o n 3 4 7 m a d e u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A c t ( O n t a r i o ) ; ( 0 ) " M e m b e r A s s o c i a t i o n s " h a s t h e m e a n i n g s e t o u t i n S e c t i o n 4 . 3 ; ( p ) " M H S W P r o g r a m P l a n " m e a n s t h e c u r r e n t M H S W w a s t e d i v e r s i o n p r o g r a m a s i t a p p l i e s t o P h a s e 1 m a t e r i a l s a p p r o v e d b y t h e M i n i s t e r p u r s u a n t t o s e c t i o n 2 6 o f t h e W a s t e D i v e r s i o n A c t , 2 0 0 2 ( O n t a r i o ) , a n d a n y a m e n d m e n t s t h e r e t o a n d r e p l a c e m e n t s t h e r e o f ; ( q ) " M H S W S e r v i c e s " m e a n s t h e C o l l e c t i o n S e r v i c e s a n d / o r P o s t - C o l l e c t i o n S e n / i c e s p r o v i d e d b y t h e S e r v i c e P r o v i d e r ; ( r ) " M i n i s t e r " m e a n s t h e M i n i s t e r o f t h e E n v i r o n m e n t f o r t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o ; ( s ) " N o n - C o m m i n g l e d M a t e r i a l s " m e a n s t h e m a t e r i a l s l i s t e d i n S c h e d u l e E t h a t m u s t b e p a c k e d s e p a r a t e l y f o r t r a n s p o r t a t i o n a s p e r t h e P a c k i n g S t a n d a r d s ; ( t ) " O b l i g a t e d M H S W " m e a n s M H S W d e s i g n a t e d a s P h a s e 1 i n t h e M i n i s t e r ' s p r o g r a m r e q u e s t l e t t e r t o W a s t e D i v e r s i o n O n t a r i o r e c e i v e d o n O c t o b e r 2 5 , 2 0 1 0 r e q u e s t i n g a r e v i s e d w a s t e d i v e r s i o n p r o g r a m f o r P h a s e 1 M H S W a n d a s m a y b e f u r t h e r d e f i n e d b y t h e M i n i s t e r f r o m t i m e t o t i m e ; ( u ) " P a c k i n g S t a n d a r d s " m e a n s t h e W a s t e P a c k i n g P r o t o c o l s l i s t e d i n S c h e d u l e " E " a s a m e n d e d b y S O f r o m t i m e t o t i m e ; ( V ) " P o s t - C o l l e c t i o n S e r v i c e s " m e a n s t h e m a n a g e m e n t o f O b l i g a t e d M H S W a f t e r d e l i v e r y o f s u c h M H S W t o a t r a n s p o r t a t i o n S e r v i c e P r o v i d e r F O B t h e E v e n t o r D e p o t l o c a t i o n , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o t r a n s p o r t a t i o n o f O b l i g a t e d M H S W m a t e r i a l s f r o m E v e n t s a n d D e p o t s , c o n s o l i d a t i o n , s o r t i n g , w e i g h i n g , p r o c e s s i n g , r e c y c l i n g , a n d s a f e d i s p o s a l o f r e s i d u a l w a s t e a n d o t h e r p o s t - c o l l e c t i o n w a s t e m a n a g e m e n t a c t i v i t i e s ; C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 7 o f 1 2 9 4 ( w ) " S e r v i c e P r o v i d e r " m e a n s t h e M u n i c i p a l i t y a n d / o r a c o m m e r c i a l p a r t y t h a t p r o v i d e s M H S W S e r v i c e s t o S O o r t h e M u n i c i p a l i t y a s t h e c a s e m a y b e ; a n d ( X ) " S O P o r t a l " m e a n s S O ' s o n l i n e s y s t e m f o r u p l o a d i n g C l a i m s S u b m i s s i o n s . 2 . P a y m e n t . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S e c t i o n 3 . 2 o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g : 3 . 2 P a y m e n t ( a ) M H S W S e r v i c e s - D e p o t . ( i ) F o r D e p o t C o l l e c t i o n S e r v i c e s p a y a b l e p u r s u a n t t o S e c t i o n 3 . 1 ( a ) ( i ) , S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f t h e e n d o f e a c h c a l e n d a r m o n t h . ( i i ) T o r e c e i v e p a y m e n t f o r D e p o t P o s t - C o l l e c t i o n S e r v i c e s f o r t h e C o m m i n g l e d M a t e r i a l s , t h e M u n i c i p a l i t y m u s t u p l o a d a C l a i m s S u b m i s s i o n v i a t h e S O P o r t a l a n d s e n d S O a c o p y o f t h e s h i p p i n g m a n i f e s t ( s ) a n d D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) f r o m t h e E n d P r o c e s s o r w i t h r e s p e c t t o t h e C o m m i n g l e d M a t e r i a l s . T h e C l a i m s S u b m i s s i o n i s t o b e s u b m i t t e d b y M u n i c i p a l i t y t o S O w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f M u n i c i p a l i t y r e c e i v i n g t h e r e l a t e d D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) b u t n o l a t e r t h a n t h e e n d o f t h e f o l l o w i n g c a l e n d a r q u a r t e r . S O w i l l v a l i d a t e t h e C l a i m s S u b m i s s i o n w i t h t h e m a n i f e s t ( s ) a n d D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) r e c e i v e d f r o m M u n i c i p a l i t y w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f r e c e i p t a n d S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f t h e d a t e o n w h i c h S O d e t e r m i n e s t h e c l a i m t o b e c o r r e c t a n d a c c u r a t e . I f a n y e r r o r s o r o m i s s i o n s a r e f o u n d , S O w i l l i s s u e a p a y m e n t a d j u s t m e n t a n d S O m a y r e q u i r e a c o r r e c t e d C l a i m s S u b m i s s i o n f r o m t h e M u n i c i p a l i t y . ( b ) M H S W S e r v i c e s - E v e n t . ( i ) T o r e c e i v e p a y m e n t f o r E v e n t C o l l e c t i o n S e r v i c e s a n d P o s t - C o l l e c t i o n S e r v i c e s , t h e M u n i c i p a l i t y m u s t u p l o a d a C l a i m s S u b m i s s i o n v i a t h e S O P o r t a l a n d s e n d S O a c o p y o f t h e s h i p p i n g m a n i f e s t ( s ) a n d D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) f r o m t h e E n d P r o c e s s o r w i t h r e s p e c t t o t h e O b l i g a t e d M H S W . T h e C l a i m s S u b m i s s i o n i s t o b e s u b m i t t e d b y M u n i c i p a l i t y t o S O w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f M u n i c i p a l i t y r e c e i v i n g t h e r e l a t e d D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) b u t n o l a t e r t h a n t h e e n d o f t h e f o l l o w i n g c a l e n d a r q u a r t e r . S O w i l l v a l i d a t e t h e C l a i m s S u b m i s s i o n w i t h t h e D i v e r s i o n R e p o r t ( s ) r e c e i v e d f r o m M u n i c i p a l i t y w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f r e c e i p t a n d S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f t h e d a t e o n w h i c h S O d e t e r m i n e s t h e c l a i m t o b e c o r r e c t a n d a c c u r a t e . I f a n y e r r o r s o r o m i s s i o n s a r e f o u n d , S O w i l l i s s u e a p a y m e n t a d j u s t m e n t a n d S O m a y r e q u i r e a c o r r e c t e d C l a i m s S u b m i s s i o n f r o m t h e M u n i c i p a l i t y . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 8 o f 1 2 9 - 5 - ( c ) M H S W S e r v i c e s - E v e n t ( a n d t r a n s p o r t a t i o n t o D e p o t ) . ( i ) T o r e c e i v e p a y m e n t f o r E v e n t C o l l e c t i o n S e r v i c e s a n d t r a n s p o r t a t i o n o f O b l i g a t e d M H S W t o a D e p o t , t h e M u n i c i p a l i t y m u s t u p l o a d a C l a i m s S u b m i s s i o n v i a t h e S O P o r t a l a n d s e n d S O a c o p y o f t h e s h i p p i n g m a n i f e s t ( s ) w i t h r e s p e c t t o t h e O b l i g a t e d M H S W . T h e C l a i m s S u b m i s s i o n i s t o b e s u b m i t t e d b y M u n i c i p a l i t y t o S O w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f M u n i c i p a l i t y r e c e i v i n g t h e r e l a t e d m a n i f e s t ( s ) b u t n o l a t e r t h a n t h e e n d o f t h e f o l l o w i n g c a l e n d a r q u a r t e r . S O w i l l v a l i d a t e t h e C l a i m s S u b m i s s i o n w i t h t h e m a n i f e s t ( s ) r e c e i v e d f r o m M u n i c i p a l i t y w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f r e c e i p t a n d S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f t h e d a t e o n w h i c h S O d e t e r m i n e s t h e c l a i m t o b e c o r r e c t a n d a c c u r a t e . I f a n y e r r o r s o r o m i s s i o n s a r e f o u n d , S O w i l l i s s u e a p a y m e n t a d j u s t m e n t a n d S O m a y r e q u i r e a c o r r e c t e d C l a i m s S u b m i s s i o n f r o m t h e M u n i c i p a l i t y . 3 . L a t e S u b m i s s i o n . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S e c t i o n 3 . 5 o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g : 3 . 5 L a t e S u b m i s s i o n ( a ) S O m a y r e d u c e a m o u n t s p a y a b l e u n d e r C l a i m s S u b m i s s i o n s w h i c h a r e n o t s u b m i t t e d t o S O w i t h i n t h e t i m e p e r i o d s s e t o u t i n s e c t i o n 3 . 2 ( a ) ( i i ) , ( b ) a n d ( c ) b y f i v e ( 5 % ) p e r c e n t p e r m o n t h . ( b ) S O w i l l h a v e n o r e s p o n s i b i l i t y t o p a y a n d M u n i c i p a l i t y w i l l f o r f e i t t h e r i g h t t o c l a i m f o r , a n y C l a i m S u b m i s s i o n i n r e s p e c t o f a c a l e n d a r y e a r w h i c h i s n o t r e c e i v e d b y S O w i t h i n t h r e e ( 3 ) m o n t h s o f t h e e n d o f t h a t c a l e n d a r y e a r . 4 . T e r m . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S e c t i o n 4 . 3 o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g : 4 . 3 A t l e a s t o n e h u n d r e d a n d f i f t y ( 1 5 0 ) d a y s p r i o r t o t h e e x p i r a t i o n o f t h e I n i t i a l T e r m o r t h e t h e n c u r r e n t R e n e w a l T e r m ( a s a p p l i c a b l e ) S O w i l l i n v i t e r e p r e s e n t a t i v e s f r o m t h e R e g i o n a l P u b l i c W o r k s C o m m i s s i o n e r s o f O n t a r i o , t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o , a n d t h e M u n i c i p a l W a s t e A s s o c i a t i o n ( t h e " M e m b e r A s s o c i a t i o n s " ) t o m e e t i n g ( s ) h o s t e d b y S O w i t h t h e p u r p o s e o f s h a r i n g a n y c h a n g e s t o t h e L a b P a c k A u d i t m e t h o d o l o g y a n d r e s u l t s , a n d t o d i s c u s s p o s s i b l e c h a n g e s t o t h e C o l l e c t i o n A c c e s s i b i l i t y S c h e d u l e s a n d P a y m e n t f o r C o l l e c t i o n S e r v i c e s a s s e t o u t i n S c h e d u l e " B " a n d S c h e d u l e " C " r e s p e c t i v e l y . S O ' s p o s i t i o n o n c h a n g e s t o S c h e d u l e " B " a n d S c h e d u l e " C " f o l l o w i n g t h e f o r e g o i n g m e e t i n g ( s ) w i l l b e c o m m u n i c a t e d t o t h e M u n i c i p a l i t y w i t h i n o n e h u n d r e d a n d t w e n t y ( 1 2 0 ) d a y s o f t h e e x p i r a t i o n o f t h e I n i t i a l T e r m o r t h e t h e n c u r r e n t R e n e w a l T e r m ( a s a p p l i c a b l e ) . 5 . S c h e d u l e s . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S e c t i o n 2 8 . 1 o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g : 2 8 . 1 S c h e d u l e s " A " t h r o u g h " E " a r e a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d i n a n d f o r m p a r t o f t h i s A g r e e m e n t . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 7 9 o f 1 2 9 - 6 - 6 . S c h e d u l e " C " . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S c h e d u l e " C " - P a y m e n t f o r C o l l e c t i o n S e r v i c e s o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d w i t h t h e f o l l o w i n g n e w S c h e d u l e " C " - P a y m e n t f o r C o l l e c t i o n S e r v i c e s : S C H E D U L E " C " - P A Y M E N T F O R C O L L E C T I O N S E R V I C E S S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y f o r M H S W C o l l e c t i o n S e r v i c e s a s f o l l o w s : F o r M H S W S e r v i c e s - D e p o t , S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y t h e H o u r l y R a t e ( d e f i n e d b e l o w ) p e r h o u r p l u s a p p l i c a b l e t a x e s f o r t h e T o t a l R e i m b u r s a b l e H o u r s s e t o u t i n S c h e d u l e " B " , t o b e p a i d i n t w e l v e ( 1 2 ) e q u a l m o n t h l y i n s t a l m e n t s . F o r g r e a t e r c l a r i t y , t h e m o n t h l y i n s t a l m e n t w i l l b e c a l c u l a t e d a s T o t a l R e i m b u r s a b l e H o u r s d i v i d e d b y t w e l v e ( 1 2 ) a n d m u l t i p l i e d b y t h e H o u r l y R a t e . T h e " H o u r l y R a t e " i s $ 0 . 0 0 . I f a n y i n d i v i d u a l m a t e r i a l s a r e r e m o v e d f r o m t h e s c o p e o f t h i s A g r e e m e n t a s a c h a n g e p u r s u a n t t o s e c t i o n 2 . 3 o f t h i s A g r e e m e n t , t h e c o m p o n e n t a m o u n t s b e l o w f o r t h e r e m a i n i n g i n - s c o p e m a t e r i a l s w i l l b e u s e d t o c a l c u l a t e t h e n e w r e d u c e d H o u r l y R a t e . I n s u c h a n e v e n t , t h e H o u r l y R a t e w i l l t h e n b e t h e s u m o f t h e c o m p o n e n t a m o u n t s f o r e a c h i n d i v i d u a l m a t e r i a l t h a t r e m a i n s w i t h i n t h e s c o p e o f t h e A g r e e m e n t , a s s e t o u t i n t h e t a b l e b e l o w . I n d i v i d u a l M a t e r i a l ( f o r O b l i g a t e d C o m p o n e n t A m o u n t M H S W ) A n t i f r e e z e , a n d t h e c o n t a i n e r s i n w h i c h i t i s $ 0 . 0 0 c o n t a i n e d F e r t i l i z e r s , a n d t h e c o n t a i n e r s i n w h i c h t h e y $ 0 . 0 0 a r e c o n t a i n e d C o n t a i n e r s t h a t h a v e a c a p a c i t y o f 3 0 l i t r e s $ 0 . 0 0 o r l e s s a n d t h a t w e r e m a n u f a c t u r e d a n d u s e d f o r t h e p u r p o s e o f c o n t a i n i n g l u b r i c a t i n g o i l O i l f i l t e r s - a f t e r t h e y h a v e b e e n u s e d f o r $ 0 . 0 0 t h e i r i n t e n d e d p u r p o s e P a i n t s a n d C o a t i n g s , a n d c o n t a i n e r s i n $ 0 . 0 0 w h i c h t h e y a r e c o n t a i n e d P e s t i c i d e s , a n d t h e c o n t a i n e r s i n w h i c h $ 0 . 0 0 t h e y a r e c o n t a i n e d P r e s s u r i z e d c o n t a i n e r s - n o n - r e f i l l a b l e $ 0 . 0 0 P r e s s u r i z e d c o n t a i n e r s - r e f i l l a b l e $ 0 . 0 0 S i n g l e - u s e d r y c e l l b a t t e r i e s $ 0 . 0 0 S o l v e n t s , a n d t h e c o n t a i n e r s i n w h i c h t h e y $ 0 . 0 0 a r e c o n t a i n e d C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 8 0 o f 1 2 9 - 7 - F o r M H S W S e r v i c e s - E v e n t , S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y a r a t e o f $ 1 , 1 0 0 . 0 0 p e r t o n n e o f O b l i g a t e d M H S W p l u s a p p l i c a b l e t a x e s . F o r M H S W S e r v i c e s - E v e n t ( a n d t r a n s p o r t a t i o n t o D e p o t ) , S O w i l l p a y t h e M u n i c i p a l i t y a r a t e o f $ 0 . 0 0 p e r t o n n e o f O b l i g a t e d M H S W p l u s a p p l i c a b l e t a x e s . 7 . S c h e d u l e " F " . T h e P a r t i e s a g r e e t h a t S c h e d u l e " F " - D u e D a t e s a n d P e n a l t i e s o f t h e A g r e e m e n t i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y . C o r r e s p o n d e n c e d a t e d N o v e m b e r 2 0 , 2 0 1 3 f r o m S t e w a r d s h i p O n t a . . . P a g e 8 1 o f 1 2 9 ^ M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M M E M O R A N D U M ^ 1 3 D A T E : D E C E M B E R 2 , 2 0 1 3 T O : M a y o r a n d C o u n c i l F R O M : L y n d a M i l l a r d , C l e r k R E : H o w a r d S t i - e e t N a m e C h a n g e N U M B E R : C 2 0 1 3 - 0 9 t h C o u n c i l w i l l r e c a l l t h a t a t t h e S e p t e m b e r 1 9 m e e t i n g s t a f f r e p o r t e d t h a t t h e r e w a s n o k n o w n p a r t i c u l a r s i g n i f i c a n c e t o t h e H o w a r d n a m e g i v e n t o t h e s t r e e t i n P o r t B u r w e l l , n o r h a d t h e s t r e e t b e e n f o r m a l l y d e d i c a t e d a s a n o p e n r o a d a l l o w a n c e . A s r e s u l t o f C o u n c i l d i s c u s s i o n , C o u n c i l p a s s e d t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n : " . . . . T h a t t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d i r e c t s t h a t s t a f f t a k e t h e n e c e s s a r y s t e p s t o a s s i g n a n d r e c o g n i z e t h e n a m e o f " S u b m a r i n e r ' s W a y " t o t h e s t r e e t c u r r e n t l y k n o w n a s H o w a r d S t r e e t i n P o r t B u r w e l l . " T h e p r o p e r t y i s c o n s i d e r e d a p r i v a t e r o a d a n d u n d e r s e c t i o n 4 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c 2 5 , a l o c a l m u n i c i p a l i t y m a y n a m e o r c h a n g e t h e n a m e o f a p r i v a t e r o a d a f t e r g i v i n g p u b l i c n o t i c e o f i t s i n t e n t i o n t o p a s s t h e b y - l a w t o d o s o . N o t i c e o f t h e p r o p o s e d n a m e c h a n g e w a s a d v e r t i s e d i n a l o c a l n e w s p a p e r o n W e d n e s d a y , t h A - " - N o v e m b e r 2 0 . A n y p e r s o n s w h o c l a i m e d t h e i r l a n d s w o u l d b e a d v e r s e l y a f f e c t e d b y t h e t h n a m e c h a n g e w e r e d i r e c t e d t o c o n t a c t t h e M u n i c i p a l O f f i c e n o l a t e r t h a n N o v e m b e r 2 9 T o d a t e n o c o n c e r n s f r o m t h e p u b l i c h a v e b e e n r e c e i v e d . C o n c e r n s r a i s e d a n d d i s c u s s e d b y s t a f f w a s t h e a c t u a l l o n g l e n g t h o f t h e n a m e a n d t h e i n c l u s i o n o f t h e a p o s t r o p h e s a n d h o w i t m a y a f f e c t s i g n a g e , m a p p i n g , c o m m u n i c a t i o n d e v i c e s a n d p r o g r a m m i n g . S t a f f a g r e e d t h a t t h e a p o s t r o p h e b e r e m o v e d a n d t m s t t h a t C o u n c i l w i l l s u p p o r t o u r d e c i s i o n . r ~ ^ ^ T T ^ ^ L L ^ M e m o r a n d u m C 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " H o w a r d S t r e e t N a m e C h a n g e " . F i . . . P a g e 8 2 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O 2 0 1 3 - 0 9 3 B E m G A B Y - L A W T O A M E N D S C H E D U L E " E " T O B Y - L A W 2 0 1 2 - 1 2 5 , A B Y - L A W T O C H A N G E O R A S S I G N N A M E S T O H I G H W A Y S , S T R E E T S A N D R O A D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M . W H E R E A S S e c t i o n s 2 7 ( 1 ) a n d 4 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 p e r m i t s C o u n c i l s o f l o c a l m u n i c i p a l i t i e s t o p a s s b y - l a w s i n r e s p e c t o f a h i g h w a y a n d a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t e d a n d p a s s e d r e p e a l i n g B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 o n D e c e m b e r 6 , 2 0 1 2 , ( c u r r e n t l y u n r e g i s t e r e d ) , B y - l a w 9 9 - 1 6 o n M a y 2 0 , 1 9 9 9 r e g i s t e r e d o n J u n e 3 0 , 1 9 9 9 i n f h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) a s I n s t r u m e n t N o . 3 9 4 4 0 8 ; a n d e n a c t e d a n d p a s s e d a m e n d i n g B y - l a w 2 0 0 0 - 6 7 o n S e p t e m b e r 7 ; 2 0 0 0 r e g i s t e r e d o n S e p t e m b e r 2 2 , 2 0 0 0 i n t h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) a s I n s t r u m e n t N o . 4 0 3 5 0 2 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r e c o g n i z e s t h a t " H o w a r d S t r e e t " i n P o r t B u r w e l l i s n o t a p u b l i c r o a d a l l o w a n c e b u t r a f h e r a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s b e e n p e t i t i o n e d b y t h e p u b l i c t o r e n a m e t h e s a i d p r i v a t e r o a d a n d h a s d i r e c t e d t h a t t h e n e c e s s a r y s t e p s b e t a k e n t o c h a n g e t h e n a m e f r o m " H o w a r d S t r e e t " t o " S u b m a r i n e r s W a y " ; A N D W H E R E A S f h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 t o r e m o v e " H o w a r d S t r e e t " a s i t i s n o t a p u b l i c r o a d a l l o w a n c e , b u t r a t h e r a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n a c t a b y - l a w t h a t w i l l c h a n g e t h e H o w a r d S t r e e t n a m e t o S u b m a r i n e r s W a y ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T S c h e d u l e " E " a t t a c h e d t o B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 b e h e r e b y r e p e a l e d a n d r e p l a c e d b y S c h e d u l e " E " , a t t a c h e d h e r e t o a n d f a n n i n g p a r t o f t h i s b y - l a w . 2 . T H A T f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 1 2 5 , a s a m e n d e d , i n c l u d i n g a l l m u n i c i p a l r o a d n a m e s a n d r e f e r r e d t o a s t ( T h e M u n i c i p a l R o a d N a m e B y - l a w b e r e g i s t e r e d i n t h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n , ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e n a m e o f t h e p r i v a t e r o a d i n P o r t B u r w e l l k n o w n a s H o w a r d S t r e e t b e c h a n g e d t o S u b m a r i n e r s W a y . M e m o r a n d u m C 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " H o w a r d S t r e e t N a m e C h a n g e " . F i . . . P a g e 8 3 o f 1 2 9 2 o f 3 4 . A N D T H A T t h i s B y - l a w s h a l l b e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s e n a c t m e n t . R E A D A F m S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E t h i s 5 t h d a y o f D e c e m b e r 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K M e m o r a n d u m C 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " H o w a r d S t r e e t N a m e C h a n g e " . F i . . . P a g e 8 4 o f 1 2 9 3 o f 3 S C H E D U L E " E " T O B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 5 A S A M E N D E D B Y B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 9 3 V I L L A G E O F P O R T B U R W E L L N a m e A d d i s o n S t r e e t B o d s w o r t h L a n e B r i d g e S t r e e t B r o c k S t r e e t B u r w e l l S t r e e t C h a t h a m S t r e e t C o w p e r S t r e e t E l i z a b e t h S t r e e t E r i e u s S t r e e t F a y S t r e e t H a g e n n a n S t r e e t H a n n a h S t r e e t H o m e r S t r e e t H u r l e y L a n e L i b b y e A v e n u e L i b b y e S t r e e t M a c N e i l C o u r t M c C o r d L a n e M i l t o n S t r e e t N e w t o n S t r e e t P i t t S t r e e t R o b i n s o n S t r e e t S h a k e s p e a r e S t r e e t S o u t h e y S t r e e t S t r a c h a n S t r e e t T e n n y s o n S t r e e t V a l l e y L a n e V i c t o r i a S t r e e t W a t e r l o o S t r e e t W e l l i n g t o n S t r e e t W i l l i a m S t r e e t M e m o r a n d u m C 2 0 1 3 - 0 9 r e g a r d i n g " H o w a r d S t r e e t N a m e C h a n g e " . F i . . . P a g e 8 5 o f 1 2 9 9 . T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : D e c e m b e r 2 , 2 0 1 3 F R O M : K y l e K r u g e r , A d m i n i s t r a t o r F I L E : f t 0 3 S U B J E C T : M u n i c i p a l W e b s i t e A c c e s s i b i l i t y N U M B E R : F 2 0 1 3 - 1 9 P u r p o s e T h i s r e p o r t i s t o c o n s i d e r t h e m o v e o f t h e M u n i c i p a l w e b s i t e t o a n a c c e s s i b l e f o r m a t . B a c k e r o u n d T h e A c c e s s i b i l i t y f o r O n t a r i a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t ( A O D A ) h a s a n u m b e r o f c o m p l i a n c e i t e m s / d a t e s f o r t h c o m i n g u n d e r t h e I n t e g r a t e d A c c e s s i b i l i t y S t a n d a r d s . I n r e g a r d t o w e b s i t e s , t h e I n t e g r a t e d S t a n d a r d p r o v i d e s t h a t a l l n e w a n d r e v a m p e d w e b s i t e s m u s t c o m p l y w i t h W C A G 2 . 0 L e v e l A c o m m e n c i n g o n J a n u a r y 1 , 2 0 1 4 . A t t h i s t i m e , o u r c u r r e n t p r o v i d e r , i C o m p a s s T e c h n o l o g i e s ( i W e b ) , i s p r o v i d i n g a n o p p o r t u n i t y t o m o v e t o i t s C M S p r o d u c t , w h i c h m e e t s t h e n e w a c c e s s i b i l i t y s t a n d a r d s . S t a f f C o m m e n t s T h e m u n i c i p a l w e b s i t e i s h o s t e d a t i C o m p a s s T e c h n o l o g i e s a n d h a s b e e n s i n c e 2 0 0 9 . S t a f f d o n o t s e e a n e e d f o r a m a j o r w e b s i t e r e d e s i g n a t t h i s t i m e , b u t t h e r e i s c o n t e n t t h a t s h o u l d b e r e v i e w e d a n d r e v i s e d . T h e c u r r e n t i W e b s e r v i c e p l a t f o r m b e i n g u s e d i s n o t c o m p l i a n t , a n d i C o m p a s s i s o f f e r i n g a c o m p l i a n t n e w p l a t f o r m w i t h a b a s i c r e d e s i g n a t a c o s t o f a p p r o x i m a t e l y $ 5 , 0 0 0 . T h i s p r i c i n g m a y i n c r e a s e i n 2 0 1 4 . A n n u a l h o s t i n g / s u p p o r t f e e s w o u l d r e m a i n a t t h e c u r r e n t l e v e l o f $ 3 , 7 5 0 . a n d s u p p o r t h o u r s a r e n o t l i m i t e d . F o r c o m p a r i s o n , i n 2 0 1 2 , t h e C o u n t y i s s u e d a n R F P t o u n d e r t a k e a w e b s i t e r e d e s i g n , a n d m o v e t o a n e w a c c e s s i b l e c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m f o r i t s w e b s i t e s . I n t h a t c a s e , a g r o u p p u r c h a s i n g o p p o r t u n i t y w a s m a d e a v a i l a b l e , i n w h i c h l o c a l m u n i c i p a l i t i e s c o u l d u n d e r t a k e a w e b s i t e r e d e s i g n o n a t e m p l a t e b a s i s , m o d e l e d a f t e r t h e d e s i g n f o r t h e r e v i s e d C o u n t y w e b s i t e s . P r i c i n g f o r e a c h l o c a l m u n i c i p a l i t y w a s $ 7 , 5 0 0 ( d r o p p i n g t o $ 4 , 0 0 0 p e r s i t e i f t w o o r m o r e m u n i c i p a l i t i e s p a r t i c i p a t e d ) . O f a d d i t i o n a l c o n s i d e r a t i o n t o m o v i n g h o s t s , t h e r e i s c o n s i d e r a b l e s t a f f t i m e r e q u i r e d t o m i g r a t e i n f o r m a t i o n a n d s o m e n e e d f o r t r a i n i n g o n a n e w s y s t e m . I f t h e M u n i c i p a l i t y r e m a i n s w i t h i C o m p a s s , t h e m o v e t o a n e w p l a t f o r m i s a n t i c i p a t e d t o b e f a i r l y s i m p l e . T h e r e i s a l s o s o m e a d v a n t a g e i n u t i l i z i n g i C o m p a s s , i n t h a t t h e w e b s i t e i s i n t e g r a t e d w i t h o u r M e e t i n g M a n a g e m e n t s o f t w a r e . S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 1 9 r e g a r d i n g " M u n i c i p a l W e b s i t e A c c e s s i b i . . . P a g e 8 6 o f 1 2 9 T h e 2 0 1 3 b u d g e t d i d n o t s p e c i f i c a l l y i n c l u d e a n y w e b s i t e r e d e s i g n / a c c e s s i b i l i t y c o s t s . S h o u l d t h e M u n i c i p a l i t y p r o c e e d w i t h t h e c h a n g e , f u n d i n g w o u l d b e f r o m t h e 2 0 1 4 o p e r a t m g b u d g e t , o r t h e s t a b i l i z a t i o n r e s e r v e . R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l a u t h o r i z e s t a f f t o p r o c e e d w i t h t h e m i g r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l W e b s i t e t o t h e i C o m p a s s C M S p l a t f o r m , a n d t h a t t h e f i n a n c i n g b e c o n s i d e r e d w i t h t h e 2 0 1 4 b u d g e t p r o c e s s . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d ^ ' ^ / . ' m i s t r i ^ ' / K y l ^ K r u g e r ^ A d m i n i s t r a t o r ! f f I T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 3 - 1 9 r e g a r d i n g " M u n i c i p a l W e b s i t e A c c e s s i b i . . . P a g e 8 7 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 8 8 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 8 9 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 0 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 1 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 2 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 3 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 4 o f 1 2 9 D i s c u s s i o n r e g a r d i n g " P o l i c i n g C o s t S o l u t i o n s " . P a g e 9 5 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 8 5 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M C S T T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E P H I L L I P S ( C A L T O N ) B R A N C H M U N I C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P a r t L o t 1 , C o n c e s s i o n 4 , b e i n g P a r t s 1 ~ 5 o f 1 1 R - 9 5 7 0 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 1 3 7 , p r q ) a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d A u g u s t 3 0 , 2 0 1 3 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 1 8 , 8 0 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 1 3 7 , d a t e d A u g u s t 3 0 , 2 0 1 3 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 1 8 , 8 0 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 5 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 9 6 o f 1 2 9 B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 8 5 - 2 - s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . 3 . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " P h i l l i p s ( C a l t o n ) M u n i c i p a l D r a i n " . t h R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 1 7 m d a y o f O c t o b e r a n d p r o v i s i o n a l l y a d o p t e d t h i s t h 1 7 I n d a y o f O c t o b e r 2 0 1 3 . . / ^ / ^ ^ ^ \ ^ M ^ J ? ^ m y M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s d a y o f 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 5 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 9 7 o f 1 2 9 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 3 - 0 8 5 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f f o r d v i l l e o n N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 a t 8 : 0 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T 1 0 D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . D a t e o f m a i l i n g Q i ^ t o ^ ^ ^ ^ ^ 3 - 0 ^ 3 ^ ^ ^ r ^ \ f ^ J S M ^ , , 9 L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 5 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 9 8 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 8 6 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E C O R m T H B R A N C H M U N I C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P a r t L o t s 4 a n d 5 , C o n c e s s i o n s 9 a n d 1 0 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 0 4 7 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d A u g u s t 3 0 , 2 0 1 3 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 1 6 , 1 0 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 0 4 7 , d a t e d A u g u s t 3 0 , 2 0 1 3 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 1 6 , 1 0 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 9 9 o f 1 2 9 B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 8 6 - 2 - s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . 3 . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s o f $ 2 5 0 o r l e s s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " C o r i n t h B r a n c h B M u n i c i p a l D r a i n " . t h R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 1 7 m d a y o f O c t o b e r a n d p r o v i s i o n a l l y a d o p t e d t h i s t h 1 7 m d a y o f O c t o b e r 2 0 1 3 . M ^ c . ^ ^ ^ ^ 3 r > ^ < a ~ \ ~ i ^ J / ^ J ) \ y ^ M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s d a y o f 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 0 0 o f 1 2 9 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 3 - 0 8 6 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f F o r d v i l l e o n N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 a t 8 : 1 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T 1 P D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . C Q ^ j Q ^ 2 - / . S L ^ / 3 ^ L ^ ^ \ ^ J b ^ . ^ Q D a t e o f m a i l i n g y C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 6 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 0 1 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 0 8 7 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E N E W E N G L A N D M U N I C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P a r t L o t s 2 4 a n d 2 5 , C o n c e s s i o n 9 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 1 2 4 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d S e p t e m b e r 1 8 , 2 0 1 3 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 2 4 , 7 6 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 3 1 2 4 , d a t e d S e p t e m b e r 1 8 , 2 0 1 3 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 2 4 , 7 6 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 7 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 0 2 o f 1 2 9 B y - l a w N o . 2 0 1 3 - 0 8 7 - 2 - s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . 3 . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n " . t h R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 1 7 l n d a y o f O c t o b e r a n d p r o v i s i o n a l l y a d o p t e d t h i s t h 1 7 m d a y o f O c t o b e r 2 0 1 3 . & ^ s . ^ 3 < - ^ J ^ r ^ J i a ^ < ^ v ^ - r > 7 y M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s d a y o f 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 7 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 0 3 o f 1 2 9 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 3 - 0 8 7 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f f o r d v i l l e o n N o v e m b e r 7 , 2 0 1 3 a t 8 : 3 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T 1 0 D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . ( ^ t ^ ^ s . u / 3 S 7 ^ y ^ v < ^ ^ ^ D a t e o f m a i l i n g C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 8 7 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i . . . P a g e 1 0 4 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O 2 0 1 3 - 0 9 3 B E I N G A B Y - L A W T O A M E N D S C H E D U L E " E " T O B Y - L A W 2 0 1 2 - 1 2 5 , A B Y - L A W T O C H A N G E O R A S S I G N N A M E S T O H I G H W A Y S , S T R E E T S A N D R O A D S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M . W H E R E A S S e c t i o n s 2 7 ( 1 ) a n d 4 8 o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , c . 2 5 p e r m i t s C o u n c i l s o f l o c a l m u n i c i p a l i t i e s t o p a s s b y - l a w s i n r e s p e c t o f a h i g h w a y a n d a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t e d a n d p a s s e d r e p e a l i n g B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 o n D e c e m b e r 6 , 2 0 1 2 , ( c u r r e n t l y u n r e g i s t e r e d ) , B y - l a w 9 9 - 1 6 o n M a y 2 0 , 1 9 9 9 r e g i s t e r e d o n J u n e 3 0 , 1 9 9 9 i n t h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r f h e R e g i s t i y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) a s I n s t r u m e n t N o . 3 9 4 4 0 8 ; a n d e n a c t e d a n d p a s s e d a m e n d i n g B y - l a w 2 0 0 0 - 6 7 o n S e p t e m b e r 7 , 2 0 0 0 r e g i s t e r e d o n S e p t e m b e r 2 2 , 2 0 0 0 i n t h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n ( N o . 1 1 ) a s I n s t r u m e n t N o . 4 0 3 5 0 2 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m r e c o g n i z e s t h a t " H o w a r d S t r e e t " i n P o r t B u r w e l l i s n o t a p u b l i c r o a d a l l o w a n c e b u t r a t h e r a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f f h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s b e e n p e t i t i o n e d b y t h e p u b l i c t o r e n a m e t h e s a i d p r i v a t e r o a d a n d h a s d i r e c t e d t h a t t h e n e c e s s a r y s t e p s b e t a k e n t o c h a n g e t h e n a m e f r o m " H o w a r d S t r e e t " t o " S u b m a r i n e r s W a y " ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e s i r e s t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 t o r e m o v e " H o w a r d S t r e e t " a s i t i s n o t a p u b l i c r o a d a l l o w a n c e , b u t r a t h e r a p r i v a t e r o a d ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t n e c e s s a r y t o e n a c t a b y - l a w t h a t w i l l c h a n g e t h e H o w a r d S t r e e t n a m e t o S u b m a r i n e r s W a y ; T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T S c h e d u l e " E " a t t a c h e d t o B y - l a w 2 0 1 2 - 1 2 5 b e h e r e b y r e p e a l e d a n d r e p l a c e d b y S c h e d u l e " E " , a t t a c h e d h e r e t o a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s b y - l a w . 2 . T H A T f o r m u n i c i p a l p u r p o s e s , B y - l a w N o . 2 0 1 2 - 1 2 5 , a s a m e n d e d , i n c l u d i n g a l l m u n i c i p a l r o a d n a m e s a n d r e f e r r e d t o a s " T h e M u n i c i p a l R o a d N a m e B y - l a w b e r e g i s t e r e d i n t h e L a n d R e g i s t r y O f f i c e f o r t h e R e g i s t r y D i v i s i o n o f E l g i n , ( N o . 1 1 ) . 3 . T H A T t h e n a m e o f t h e p r i v a t e r o a d i n P o r t B u r w e l l k n o w n a s H o w a r d S t r e e t b e c h a n g e d t o S u b m a r i n e r s W a y . B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 3 A B y - L a w t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o b y - L a w . . . P a g e 1 0 5 o f 1 2 9 2 o f 3 4 . A N D T H A T t h i s B y - l a w s h a l l b e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n t h e d a t e o f i t s e n a c t i n e n t . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E t h i s 5 t h d a y o f D e c e m b e r 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 3 A B y - L a w t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o b y - L a w . . . P a g e 1 0 6 o f 1 2 9 3 o f 3 S C H E D U L E " E " T O B Y - L A W N O . 2 0 1 2 - 1 2 5 A S A M E N D E D B Y B Y - L A W 2 0 1 3 - 0 9 3 V I L L A G E O F P O R T B U R W E L L N a m e A d d i s o n S t r e e t B o d s w o r t h L a n e B r i d g e S t r e e t B r o c k S t r e e t B u r w e l l S t r e e t C h a t h a m S t r e e t C o w p e r S t ' e e t E l i z a b e t h S t r e e t E r i e u s S t r e e t F a y S t r e e t H a g e r m a n S t r e e t H a n n a h S t r e e t H o m e r S t r e e t H u r l e y L a n e L i b b y e A v e n u e L i b b y e S t r e e t M a c N e i l C o u r t M c C o r d L a n e M i l t o n S t r e e t N e w t o n S t r e e t P i t t S t r e e t R o b i n s o n S t r e e t S h a k e s p e a r e S t r e e t S o u t h e y S t r e e t S t r a c h a n S t r e e t T e n n y s o n S t r e e t V a l l e y L a n e V i c t o r i a S t r e e t W a t e r l o o S t r e e t W e l l i n g t o n S t a - e e t W i l l i a m S t r e e t B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 3 A B y - L a w t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o b y - L a w . . . P a g e 1 0 7 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 0 9 3 A B y - L a w t o a m e n d S c h e d u l e " E " t o b y - L a w . . . P a g e 1 0 8 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 0 9 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 0 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 1 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 2 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 3 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 4 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 5 o f 1 2 9 B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 0 A B y - L a w t o a m e n d B y - L a w 2 0 1 2 - 0 5 7 a u t h o r . . . P a g e 1 1 6 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 1 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E C O R I N T H M U N I C I P A L D R A I N B R A N C H " B " I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e C o r i n t h M u n i c i p a l D r a i n B r a n c h " B " i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 T H D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 1 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 1 7 o f 1 2 9 P a g e 1 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S C O R 1 N T H D R A I N - B R A N C H ' B ' M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 . S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n o ^ L ' ' t ? 0 R > £ , C N U ^ ^ ^ l £ . 2 . 9 2 j u < 3 < ^ ( _ £ » S t ^ C - £ , 1 ' 3 _ ' P M a t M u n i c i p a l i t y o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V I L L E . O n t a r i o . N O J 1 Y O 2 . S P E C I F I C A T I O N S : T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E ; T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s . 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t s d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T s n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d s p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 . T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E ; T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 1 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 1 8 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M R E : C o n s t r u c t i o n o f ; C O R I N T H D R A I N - B R A N C H ' B f T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a l l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s ; T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ m . q ^ . c o b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ q i ' > o 4 ^ 7 c b > S u b - T o t a l $ \ l l . G 3 l . , c ^ P l u s H . S . T . 1 3 % $ V 7 K M 7 Q 3 T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N s . ! & 2 ? 5 ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g ; s v ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . . i . ) . ^ T . ^ ' 5 ' , . . > . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d , T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o o : ( a » I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r ^ a g r e e s t o ^ c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r . . . ^ . ^ & . . - . . ^ . / , . . ? : C / ^ , a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . 0 . £ . & . , . . < ? . . . , . . . S - P . / . . ^ > . . . . . . . . . . . ( b ) ^ h e m a ^ e ^ ^ r ^ i ^ t j 3 ^ p p o ^ e d ^ ^ s ^ i ^ ^ s ^ j > i ^ j e ^ ^ ^ ^ ^ ( 0 I f a n e x c a v a t o r i s f a s t e d J n _ ( b » a b o v e , i t w i l l b e u s e d t o ^ x c a v p t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : a U ^ . f - . \ \ . Q ^ . . . . . £ x y . . . . , . ^ \ p . ^ . d . . . . ^ ^ . r > . ^ . ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : ^ \ C i . . . . s u b . ^ . < A P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : $ W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . $ T h e c o n n a c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y C O M P A N Y N A M E : . . . . 1 [ = ( ' j i ? . ^ . . ^ ( : . . C ^ ^ j . o , ^ . . . U ( 5 / M A Y O R - J A D D R E S S ; . . . $ ^ > ^ 2 l . ^ . . . . . ^ i . ^ k . . . . ^ . . . - C L E R K S . \ ^ f . l . ^ p , . ^ . i \ \ - f s . . . . . . » . . & . ^ D A T E L * S i g n a t u r e : . . . . : / ? ? ; D A T E ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 1 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 1 9 o f 1 2 9 P a g e 3 o f 3 R s v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 0 4 7 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 C O R I N T H D R A I N - B R A N C H ' B ' ( C O N S T R U C T I O N ) I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g c o n c r e t e f i e l d t i l e a n d H . D . P . E . s e w e r p i p e i n c l u d i n g w r a p p i n g o f t i l e j o i n t s w i t h g e o t e x t i l e a n d s a n d b e d d i n g f o r s e w e r p i p e : ^ O o ' 6 m s > L . S . 4 5 m e t e r s o f 3 0 0 m m ( 1 2 " ) c o n c r e t e t i l e . < 3 ^ H Q ~ L . S . 4 8 m e t e r s o f 3 0 0 m m ( 1 2 ° ) s e w e r p i p e S u p p l y o f a b o v e l i s t e d t i l e a n d b o s s 2 0 0 0 t y p e H . D . P . E . s e w e r p i p e I A ^ J L ^ J - . S . S u p p l y o f 3 0 0 m m w i d e g e o t e x t i l e f o r w r a p p i n g o f t i l e j o i n t s ( A p p r o x . 5 0 m r e q u i r e d ) S o n . Q f ) L . S . S u p p l y a n d i n s t a l l o n e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n a n d o n e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m j u n c t i o n ^ 3 U O ) r C > O L Q . b o x S a l v a g e a n d r e i n s t a l l e x i s t i n g p r e c a s t c a t c h b a s i n a t n e w l o c a t i o n ^ ) . O ^ D L . S . f ~ . C o n n e c t i o n t o e x i s t i n g c a t c h b a s i n a n d m a i n o u t l e t d r a i n ^ < ^ L . S . R e s t o r e l a w n a r e a n o r t h o f r a i l w a y w i t h e x i s t i n g a n d n e w t o p s o i l a n d s e e d i n g S C ? S ^ _ L S . . ^ A f ^ e J f c J & n C ^ T £ S i | ^ ( 3 , B © N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : ^ D ^ ^ c c . ^ ^ ^ - r \ A D D R E S S : 5 ~ ^ g - 3 ^ l ^ + k S 4 . < ; + r ^ f f l r p ( j ; l ^ Q f Y ) T E L E P H O N E N O : S ^ S ~ 3 0 ~ S ~ ^ L f c / F A X N O : - $ ~ / " T - R ^ ^ _ S : O c ? 5 N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " . B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 1 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 0 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 2 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E N E W E N G L A N D M U N I C I P A L D R A I N I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t i ' a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c e p t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o q ^ o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e N e w E n g l a n d M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . T H R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 1 o f 1 2 9 P a g e 1 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S N E W E N G L A N D D R A I N M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 . S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n ( S i ' S - ' G K F o C . i t ' - . N t & y . 2 A / / 3 C - L O S C ? C L . t 2 - P / - \ a t M u n j c i p a l i t v o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V I L L E . O n t a r i o . N O J 1 Y O 2 . S P E C I F I C A T I O N S : T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c B t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E ; T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . i f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r s r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y , 4 . P R I C E S S U B I V H T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , s q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c B t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s . 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h e q u e d e p o s i t e d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y , 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n s y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 . T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t . 9 . I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e , B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 2 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M U N I C I P A L I T f O F B A Y H A M R E : C o n s t r u c t i o n o f : N E W E N G L A N D D R A I N T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g a i l c o n d i t i o n s h e r e b y o f f e r s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t t o c o n s t r u c t t h e s a i d w o r k f o r t h e s a i d M u n i c i p a l i t y , c o m p l e t e a n d r e a d y f o r u s e i n a c c o r d a n c e w i t h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o W i t : C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s $ ^ S - l ^ b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t ' i ^ 3 S u b - T o t a l ^ A 0 P l u s H . S . T . 1 3 % $ ^ f ^ ^ Q . S D $ _ ; a _ L 3 _ o ^ 3 T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e . f o l l o w i n g ; r . P - ? ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . 6 ^ ^ . 1 3 > Q . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s , ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d , T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t . t h e T e n d e r _ a g r e e s t o _ c p m m e n c e _ w o r k o n o r a f t e r . . . . . l ^ £ & . . - . . / . ^ . < ? 0 . l 2 > a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . ^ G ; . . . 3 ^ . . , : . a C . l 2 > ( b ) T h e m a j o r e q u i p m e n t q r o p o s e d f o r y ^ e p n t h i s p r o j e c t . e S ^ . ^ i ^ Z ^ . ~ b ^ W ^ : ^ Z ' . ^ ~ ^ . b ^ < r . ^ V \ c ^ . : i s ( c ) I f a n e x c a v a t o r j s j i s t e d i n j b ) . a b o v e , , i t w i l l ^ u s e d t o , e x c i ? v a t e , t h e f o l l o w i n g s e c t i o n s o f c l o s e d d r a i n : ^ ^ c ; V ^ ^ . . . . c > F . ; . : c \ o ^ : . : ; . ^ ^ c > s ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s e d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : n . Q . . . . ' S ^ ^ : . . . U ' ^ ' P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d . ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " } d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y A C O M P A N Y N A M E : . . ^ : 0 ^ . . . 6 / ? . . C f t r i i ^ ^ . . . ^ ^ - M A Y O R ^ » A D D R E S S . . . . . 5 ' 5 ' . ^ 3 . f c ? . . . . r A ^ . . . S i ; C L E R K S ^ ^ d ^ \ \ . t . . . . . , . ^ D A T E n S i g n . . u r . : . . . . . ^ k - . D A T E * t ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 3 o f 1 2 9 P a g e 3 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 1 2 4 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 M A I N D R A I N C O N S T R U C T I O N O n e 6 m e t e r l e n g t h o f 3 0 0 m m d i a . , H D P E o u t l e t p i p e i n c l u d i n g r o d e n t g a t e S u p p l y I 9 0 0 0 L . S . I n s t a l l a t i o n a t t i l e o u t l e t w i t h q u a r r y s t o n e r i p - r a p p r o t e c t i o n a r o u n d p i p e a n d a c r o s s b a n k s l o p e ( A p p r o x . 1 2 c u . m . r e q u i r e d ) R O O . W L S . T I n s t a l l a t i o n o f t h e f o l l o w i n g H D P E s e w e r p i p e ( a p p r o x . 2 0 3 m e t e r s r e q u i r e d ) 1 8 3 m e t e r s o f 2 0 0 m m d i a . s e w e r p i p e 2 i S T O ^ L . S . f ~ 2 0 m e t e r s o f 3 0 0 m m d i a . s e w e r p i p e 6 0 0 . £ ) ^ > L . S . S u p p l y o f t h e a b o v e l i s t e d p i p e l ^ L l s L t e - L S . S u p p l y a n d i n s t a l l f i v e 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n s , a n d o n e 9 0 0 x 1 2 0 0 m m d i t c h S ^ z z M . s . i n l e t c a t c h b a s i n i n c l u d i n g g r a t e s , b e r m s , d i t c h i n g , a n d r i p - r a p a t t h e 9 0 0 x 1 2 0 0 m m b a s i n C l e a r i n g a n d G r u b b i n g 3 ~ ^ . C ^ L . S . R e m o v e a n d D i s p o s e o f E x i s t i n g M a t e r i a l s 4 d p . 0 0 L S . I n s t a l l s e e d i n g o n b a n k £ ^ 3 ^ & _ L S . I n s t a l l C o n c r e t e C o l l a r o n P i p e H 1 0 ^ ^ _ L . S . N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . C O M P A N Y N A M E : ' ^ T ^ f ' y ^ . ) C ( G J C . ^ i Q r \ L - \ c l + A D D R E S S : ^ ^ ' 3 > G : . T ^ - W ^ ^ V . ^ t r ( ~ , - ) r o t i A ' l ^ . f f e ^ T E L E P H O N E N O : ^ i ' ^ 0 - S ^ i F A X N O : £ ^ L _ i ^ _ ^ ^ > 3 N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " . B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 4 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 3 B E I N G A B Y - L A W T O A U T H O R I Z E T H E M A Y O R A N D C L E R K T O E X E C U T E A N A G R E E M E N T W I T H F R O E S E E X C A V A T I N G L T D . F O R T H E P R O V I S I O N O F D R A I N A G E W O R K S F O R T H E C A L T O N ( P H I L L I P S ) M U N I C I P A L D R A I N I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M P U R S U A N T T O P R O V I S I O N S O F T H E D R A I N A G E A C T , C H A P T E R D . 1 7 , R . S . 0 . 1 9 9 0 A S A M E N D E D . W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t e x p e d i e n t t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r k t o e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a c o n t r a c t o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y , f o r t h e p r o v i s i o n o f d r a i n a g e w o r k s o f t h e C a l t o n ( P h i l l i p s ) M u n i c i p a l D r a i n b a s e d o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e t e n d e r a c c q s t e d ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ( t h e " M u n i c i p a l i t y " ) d e s i r e s t o e n t e r i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t ' u c t i o n o f t h e C a l t o n ( P h i l l i p s ) M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a s p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s ; T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . T H A T t h e M u n i c i p a l i t y e n t e r i n t o a n d e x e c u t e a n a g r e e m e n t w i t h F r o e s e E x c a v a t i n g L t d . f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e C a l t o n ( P h i l l i p s ) M u n i c i p a l D r a i n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " a n d f o r m i n g p a r t o f t h i s B y - L a w ; 2 . T H A T t h e M a y o r a n d t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y t o e x e c u t e a l l d o c u m e n t s a s m a y b e r e q u i r e d t o g i v e e f f e c t t o t h e s e p r e s e n t s . 3 . T H A T t h i s b y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t u p o n f i n a l p a s s i n g . T H R E A D A F I R S T S E C O N D A N D T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D T H I S 5 D A Y O F D E C E M B E R 2 0 1 3 . M a y o r C l e r k B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 5 o f 1 2 9 P a g e o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T I N S T R U C T I O N S T O T E N D E R E R S P H I L L I P S D R A I N ( C A L T O N 1 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 1 . S e a l e d t e n d e r s s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e a t t h e M u n i c i p a l O f f i c e s o n o ' e . ' S V . f ^ S i . N G U ' 2 - ( ? ( ' 7 C A J O ^ - C T C L 1 / L P ^ \ a t M u n i c i p a l i t y o f B a v h a m . 9 3 4 4 P l a n k R o a d . B o x 1 6 0 . S T R A F F O R D V I L L E . O n t a r i o . N O J 1 Y Q 2 . S P E C I F I C A T I O N S ; T h e d r a i n s h a l l b e c o n s t r u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C o n t r a c t D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s f o r C o n s t r u c t i o n o f M u n i c i p a l D r a i n a g e W o r k s , d a t e d J a n u a r y , 2 0 0 9 , c o n s i s t i n g o f t h e f o l l o w i n g : C o n t r a c t D r a w i n g s G e n e r a l C o n d i t i o n s O p e n D r a i n T i l e D r a i n S p e c i f i c a t i o n s f o r M u n i c i p a l D r a i n s C r o s s i n g C o u n t y R o a d s S t a n d a r d D r a w i n g s 3 . T E N D E R E R T O I N V E S T I G A T E : T h e T e n d e r e r s h a l l e x a m i n e t h e p r e m i s e s a n d s i t e t o c o m p a r e t h e m w i t h t h e d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s i n o r d e r t o s a t i s f y h i m s e l f o f t h e e x i s t i n g c o n d i t i o n s a n d t h e e x t e n t o f t h e w o r k t o b e d o n e b e f o r e s u b m i s s i o n o f h i s t e n d e r . N o a l l o w a n c e s h a l l s u b s e q u e n t l y b e m a d e o n b e h a l f o f t h e C o n t r a c t o r b y r e a s o n o f a n y e r r o r o n h i s p a r t . I f r e q u i r e d , t h e a b o v e s p e c i f i c a t i o n s a n d / o r f u r t h e r i n f o r m a t i o n a r e a v a i l a b l e a t t h e o f f i c e o f t h e E n g i n e e r s , S p r i e t A s s o c i a t e s L o n d o n L i m i t e d , 1 5 5 Y o r k S t r e e t , L o n d o n , O n t a r i o N 6 A 1 A 8 . A n y e s t i m a t e s o f q u a n t i t i e s s h o w n o r i n d i c a t e d o n t h e d r a w i n g s o r e x t e n t o f w o r k o r i n t h e r e p o r t o f " n e a t " c a l c u l a t i o n s a n d a r e p r o v i d e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e T e n d e r e r . A n y u s e m a d e o f t h e s e q u a n t i t i e s b y t h e T e n d e r e r i n c a l c u l a t i n g h i s t e n d e r s h a l l b e d o n e a t h i s o w n r i s k . T h e T e n d e r e r , f o r h i s o w n p r o t e c t i o n , s h o u l d c h e c k t h e s e q u a n t i t i e s f o r a c c u r a c y . 4 . P R I C E S S U B M I T T E D : T h e t e n d e r p r i c e o r p r i c e s t e n d e r e d i n t h e T e n d e r s h a l l b e i n f u l l c o m p e n s a t i o n f o r a l l l a b o u r , e q u i p m e n t a n d m a t e r i a l s a n d u t i l i t y a n d t r a n s p o r t a t i o n s e r v i c e s n e c e s s a r y t o p e r f o r m a n d c o m p l e t e a l l w o r k u n d e r t h e C o n t r a c t , i n c l u d i n g a l l m i s c e l l a n e o u s w o r k , w h e t h e r s p e c i f i c a l l y i n c l u d e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s o r n o t . I t i s t h e i n t e n t i o n o f t h e D r a w i n g s a n d S p e c i f i c a t i o n s t o p r o v i d e f i n i s h e d w o r k . A n y i t e m s o m i t t e d t h e r e f r o m w h i c h a r e c l e a r l y n e c e s s a r y f o r t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e w o r k , t h o u g h n o t d i r e c t l y s p e c i f i e d i n t h e T e n d e r D o c u m e n t s . 5 . A C C E P T A N C E : T e n d e r s s h a l l b e m a d e o n a l u m p s u m b a s i s o n t h e f o r m s p r o v i d e d . I t s h a l l b e n o t e d t h a t a n y a l t e r a t i o n o f t h e " F o r m o f T e n d e r a n d A g r e e m e n t " , f a i l u r e t o c o m p l e t e t h e F o r m o f T e n d e r i n f u l l o r a n y o t h e r r e q u i r e m e n t s s e t o u t i n t h e s e d o c u m e n t s , w i l l r e n d e r t h e t e n d e r l i a b l e t o r e j e c t i o n b y t h e M u n i c i p a l i t y . A c c e p t a n c e o f t h e T e n d e r b y t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l c o n s t i t u t e a f o r m a l a n d b i n d i n g c o n t r a c t w h e n s i g n e d b y t h e M u n i c i p a l O f f i c i a l s . T h e T e n d e r e r s h a l l k e e p h i s T e n d e r o p e n f o r a c c e p t a n c e a n d i r r e v o c a b l e u n t i l 4 5 d a y s h a v e e l a p s e d f r o m t h e c l o s i n g d a t e o f t h e T e n d e r o r a f o r m a l c o n t r a c t i s e x e c u t e d , b a s e d o n a T e n d e r o t h e r t h a n h i s o w n . 6 . T E N D E R S E C U R I T Y : A b i d d e p o s i t i s r e q u i r e d a s t e n d e r s e c u r i t y a n d s h a l l e q u a l t h e s u m o f 1 0 % o f t h e v a l u e i n c l u d e d i n t h e t e n d e r p r i c e . T h e b i d d e p o s i t s h a l l b e i n t h e f o r m o f a c e r t i f i e d c h e q u e p a y a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e c h s q u e d e p o s i t a d b y t h e u n s u c c e s s f u l T e n d e r e r s w i l l b e r e t u r n e d w i t h o u t d e l a y . 7 . C O N T R A C T S E C U R I T Y : T h e b i d d e p o s i t o f t h e s u c c e s s f u l T e n d e r s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y u n t i l t h e c o n t r a c t i s c o m p l e t e d a n d a c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e i s i s s u e d b y t h e E n g i n e e r . T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n o f f u r n i s h i n g t h e M u n i c i p a l i t y w i t h a P e r f o r m a n c e B o n d t o r e p l a c e t h e b i d d e p o s i t a s o u t l i n e d . T h e P e r f o r m a n c e B o n d s h a l l e n s u r e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k a n d m a i n t e n a n c e o f t h e w o r k f o r a p e r i o d o f o n e y e a r a f t e r t h e d a t e o f t h e c o m p l e t i o n c e r t i f i c a t e . 8 . T A X E S : T h e t o t a l c o n t r a c t p r i c e s h a l l b e i n c l u s i v e o f a l l a p p l i c a b l e t a x e s , i n c l u d i n g H a r m o n i z e d S a l e s T a x ( H . S . T . ) , c u s t o m d u t i e s a n d e x c i s e t a x e s a p p l i c a b l e w i t h r e s p e c t t o t h e c o n t r a c t , a n d s h a l l b e p a i d b y t h e C o n t r a c t o r u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t u t e . T h e e s t i m a t e d a m o u n t o f H . S . T . m u s t b e d i s c l o s e d s e p a r a t e l y o n t h e F o r m o f T e n d e r . T h e M u n i c i p a l i t y w i l l p a y t h e C o n t r a c t o r a l l a m o u n t s o f t h e H . S . T . i n r e s p e c t o f t h e p r o j e c t , 9 . I N S U R A N C E : T h e s u c c e s s f u l C o n t r a c t o r s h a l l b e r e q u i r e d t o p r o v i d e i n s u r a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n A . 1 2 o f t h e G e n e r a l C o n d i t i o n s , I n s u r a n c e . * B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 6 o f 1 2 9 P a g e 2 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T F O R M O F T E N D E R T O : M a y o r a n d C o u n c i l : M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M R E : C o n s t r u c t i o n o f ; P H I L L I P S D R A I N ( C A L T O N t r T h e u n d e r s i g n e d , h a v i n g c a r e f u l l y e x a m i n e d t h e d r a w i n g s , s p e c i f i c a t i o n s a n d l o c a t i o n o f t h e w o r k a n d u n d e r s t a n d i n g ^ a ^ f ' ^ ' ^ [ l r l t e ^ - L ^ f ^ t ^ i ^ 1 ! f / f l ^ ^ ^ ^ t L ^ ? f ( ? ^ i 1 ^ t I U ^ ! ^ ^ a ! ^ ^ v ^ - , ! O L t ^ - . s ^ c l . - I ^ r l ^ - ^ _ _ . - . . l j e - ^ L f ^ L ? ! B , ' n - a c ( ^ r d ? n c e w i t h d l r a w m 9 s a n d s p e c i f i c a t i o n s o n f i l e a t t h e o f f i c e o f t h e M u n i c i p a l i t y o r E n g i n e e r , w h i c h d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r m t h e b a s i s o f t h e p r o p o s a l f o r t h e f o l l o w i n g p r i c e s : T o . W i t : + C O V E R E D P O R T I O N a ) S u p p l y o f M a t e r i a l s ! ^ ! ( A ^ b ) S u p p l y o f L a b o u r a n d E q u i p m e n t $ 6 , 6 * 8 8 - 5 ' ^ S u b - T o t a l $ 1 3 . 8 0 ^ 2 0 H : S - T . 1 3 % i n q ' 4 . 0 4 P l u s T O T A L T E N D E R C O V E R E D P O R T I O N $ U ^ f c p ^ W e u n d e r s t a n d t h a t t h e M u n i c i p a l i t y m a y a c c e p t t e n d e r s f o r t h e c o m p l e t e w o r k s o r a p o r t i o n t h e r e o f a s s e t o u t a b o v e a n d t h a t t h e l o w e s t o r a n y t e n d e r m a y n o t n e c e s s a r i l y b e a c c e p t e d . T h e ^ T e n d e r s h a l l e n c l o s e t h e f o l l o w i n g : ( a ) A C e r t i f i e d c h e q u e o f $ . . . l i . ^ . ? . f , ? . . . . . . . . r e p r e s e n t i n g t h e b i d d e p o s i t a s s p e c i f i e d i n t h e I n f o r m a t i o n f o r T e n d e r e r s . ( b ) A C e r t i f i c a t e o f C l e a r a n c e f r o m t h e W o r k p l a c e S a f e t y a n d I n s u r a n c e B o a r d s t a t i n g t h a t a l l c o m p e n s a t i o n h a s b e e n p a i d . T h e T e n d e r s h a l l a l s o c o m p l e t e t h e f o l l o w i n g s e c t i o n : ( a ) I f a w a r d e d t h e C o n t r a c t , t h e T e n d e r a g r e e s t o c o m m e n c e w o r k o n o r a f t e r . . . . . C > . £ - C . < J , P . , ^ . Q . ( . ^ a n d t o f u l l y c o m p l e t e t h e w o r k o n o r b e f o r e . . . . . 0 . & C , . . . . l 3 ^ . . . . , S k O . I ~ S > , ( b ) T h e m a j o r e q u i p m e n t p r o p o s e d f o r u s e , o n t h i s p r o j e c t ^ . c . ^ v . ^ f e , c . , . . . . . . b t . ( ^ - \ \ . < A . p . . ^ r i s > ( c ) l f a n e x c a ^ ^ i s ^ s ^ ^ ^ ^ b ^ v e ^ i t ^ ^ 1 ^ e ^ s ^ ^ ^ c a v ^ ^ h ^ f ^ o w ^ ( d ) I f a n y w o r k i s t o b e s u b - l e t , l i s t w o r k a n d t h e p r o p o s s d s u b - c o n t r a c t o r h e r e : m m » . . * t h i i i ^ h , . . , , , . l . , ^ , W ^ n > i ^ T - f i V » » D - , l K - f , 1 , , , , . . < > * i * - H - > » n » n m t > i * i - * , , . . . . , . , , i » , , , n , » , i i n , » . . , ^ . , , , , , , , , n , . , , . . , , . , , ^ m , . . . , . . , . . ^ , P r o v i s i o n a l I t e m s : C o n t r a c t o r t o b e p a i d a s f o l l o w s o n t r i b u t a r y d r a i n c o n n e c t i o n s t h a t a r e n o t n o t e d o n d r a w i n g s : $ W h e r e e x i s t i n g t i l e i s c o n n e c t e d t o n e w d r a i n , t h e n t h e p r i c e p e r c o n n e c t i o n s h a l l b e $ 5 0 . 0 0 p l u s m a t e r i a l c o s t o f p r e - f a b r i c a t e d w y e s o r t e e s w h e n r e q u i r e d , ( T h e $ 5 0 . 0 0 i n c l u d e s s u p p l y o f u p t o a 3 m l e n g t h o f t i l e , o r t u b i n g t o m a k e c o n n e c t i o n s ) . $ T h e c o n n e c t i o n s i n e x c e s s o f 3 m s h a l l b e p a i d f o r a t t h e r a t e o f $ 8 . 0 0 / m f o r 1 0 0 m m ( 4 " ) d i a . a n d $ 1 0 . 0 0 / m f o r 1 5 0 m m ( 6 " ) d i a . A l l t h e a b o v e p r i c e s i n c l u d e t h e s u p p l y o f m a t e r i a l s . O F F E R E D O N B E H A L F O F T H E C O N T R A C T O R A C C E P T E D O N B E H A L F O F T H E M U N I C I P A L I T Y C O M P A N Y N A M E : . . . F r r & ? ^ . . . . ^ . t < - . C ' 5 . ^ A . C \ ^ . ^ - ^ - M A Y O R ^ - J A D D R E S S : . . . S : ^ 3 . f e . . . . E l . £ - ^ . . . ^ f . . . C L E R K S t o . t W . ^ . . , , ^ . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . , , , . . . . ^ . ^ . f A . k ^ ^ . S i g n a t u r e : . . . . . . . ^ . & ' . . / ^ < l r . ^ ^ I f r r t . ^ r ^ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D A T E » / ( S e a l i f I n c o r p o r a t e d ) ( S e a l ) B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 7 o f 1 2 9 P a g s 3 o f 3 R e v i s e d N o v e m b e r , 2 0 1 1 E X T E N T O F W O R K F O R M O F T E N D E R A N D A G R E E M E N T M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O u r J o b N o . 2 1 3 1 3 7 N o v e m b e r 1 4 , 2 0 1 3 M A I N A N D B R A N C H D R A I N - C L O S E D P O R T I O N ( C O N S T R U C T I O N ) S u p p l y a n d i n s t a l l 2 5 m e t e r s o f 2 0 0 m m d i a . f u s e d H . D . P . E . o u t l e t p i p e , i n c l u d i n g q u a r r y s t o n e r i p - r a p o u t l e t p r o t e c t i o n o n f i l t e r c l o t h ( A p p r o x . 3 m s r i p - r a p ) ' ^ L S . J t S u p p l y a n d i n s t a l l 2 0 2 m e t e r s o f 2 0 0 m m d i a . H . D . P . E . s e w e r p i p e ( B o s s 2 0 0 0 ) h ^ o o L S . S u p p l y a n d i n s t a l l 7 0 m e t e r s o f 1 5 0 m m d i a . H . D . P . E . s e w e r p i p e ( B o s s 2 0 0 0 ) L - c t - £ f c _ L . S . S u p p l y a n d i n s t a l l t w o ( 2 ) 6 0 0 m m x 6 0 0 m m s t a n d a r d c a t c h b a s i n s c o m p l e t e o L - y ^ o L S . S u p p l y a n d i n s t a l l o n e ( 1 ) 6 0 0 m m x 6 0 0 m m j u n c t i o n b o x w i t h c o n c r e t e l i d ( , 0 ' 7 5 ~ L . S . S u p p l y a n d i n s t a l l t w o ( 2 ) 1 0 0 m m d i a . H . D . P . E . s t u b s 4 m e t e r s l o n g i n c l u d i n g t e e s , c a p s a n d w o o d 3 A O L S . m a r k e r s t a k e N O T E : T h e E x t e n t o f W o r k i s t o b e a t t a c h e d t o t h e T e n d e r F o r m . F ' r o e ^ - e ^ y c ^ \ / c ^ { C O M P A N Y N A M E : I r ~ < 4 ^ 1 . T k . - J A D D R E S S ; 5 5 - & ^ f o F - ^ 4 ^ S l ^ S - h r ^ - C - T - O t - d ^ i | \ ^ ; 0 ( 0 T E L E P H O N E N O : ^ ~ f ^ ~ ^ 0 - 5 ~ S L ^ / F A X N O : < T / 7 " < S ' G ? f c - S ^ 3 0 ^ > N O T E : T h i s " E x t e n t o f W o r k " f o r m h a s b e e n p r e p a r e d f o r t h e c o n v e n i e n c e o f t h e C o n t r a c t o r a n d h e i s t o u s e t h i s s u m m a r y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e p l a n a n d p r o f i l e , t e n d e r f o r m a n d s t a n d a r d s p e c i f i c a t i o n s a v a i l a b l e f r o m t h e C l e r k t o t e n d e r t h i s p r o j e c t . I n c a s e o f a n y i n c o n s i s t e n c y o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e d r a w i n g s a n d t h i s " E x t e n t o f W o r k " , t h e d r a w i n g s s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r t h e " E x t e n t o f W o r k " . B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 3 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C l e r . . . P a g e 1 2 8 o f 1 2 9 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 3 - 1 0 4 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D D E C E M B E R 5 , 2 0 1 3 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f K B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d D e c e m b e r 5 , 2 0 1 3 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 5 " 1 d a y o f D e c e m b e r 2 0 1 3 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 3 - 1 0 4 B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i . . . P a g e 1 2 9 o f 1 2 9