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HomeMy WebLinkAboutSeptember 04, 2014 - CouncilCOUNCIL AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Thursday, September 4, 2014 6:30 p.m. Page 1. CALL TO ORDER AND DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST & THE GENERAL NATURE THEREOF 2. ADDITION OF AGENDA ITEMS AND COMMITTEE OF THE WHOLE (a) Added Item(s) (b) In Camera. (c) Confidential Verbal Report regarding the security of the property of the municipality or local board. (d) Confidential Verbal Report regarding litigation or potential litigation, including matters before administrative tribunals, affecting the municipality or local board. (e) Out of Camera. 3. APPROVAL OF MINUTES 4 - 19 (a) Minutes of the regular meeting of Council held August 21, 2014. 4. DELEGATIONS, STATEMENTS AND UPDATES 1. Delegations 2. Statements By Council 5. INFORMATION ITEMS 20 - 21 (a) "Policy Update" correspondence dated August 21, 2014 from Association of Municipalities Ontario. File: A01 22 - 25 (b) Correspondence dated August 18, 2014 from The Ontario Aggregate Resources Corporation regarding "2013 Annual Report". File: A01 Page 1 of 105 Regular Council Agenda September 4, 2014 Page 26 - 27 (c) Correspondence dated August 19, 2014 from Randy Pettapiece, Perth-Wellington MPP regarding "Liberals ignore municipalities' calls for liability reform". File: A16 28 - 31 (d) Bayham Harbourfront Committee minutes of meetings held June 10, 2014 and July 8, 2014. File: C06 32 - 35 (e) Correspondence dated August 20, 2014 from CUPE regarding child care worker appreciation day. File: A01 36 (f) Edison Museum fundraiser information. 37 (g) Municipal Election information update. File: C07 38 - 39 (h) OMA/OPP correspondence dated September 2, 2014 regarding Pedestrian Safety. File: A01 6. PLANNING, DEVELOPMENT, RECREATION & TOURISM 7. ROADS, AGRICULTURE & DRAINAGE 8. PROPERTY, BUILDING & PROTECTIVE SERVICES 40 - 43 (a) Staff Report P2014-017 regarding "Bayham Community Centre Tender Results" was added after the Closed Session. File: F18 9. FINANCE, ADMINISTRATION & PERSONNEL 44 - 54 (a) Cheque Register being Cheque #017203 to Cheque #017261 inclusive, except Cheques #017021 totaling $163,757.19 and Payroll Disbursements for the period ending August 7, 2014 totaling $59,379.60. 55 (b) Request received from the Aylmer Express to use the Vienna Community Centre main floor for an all-candidates night on September 25 or October 6 or October 9, 2014 along with a request to waive the rental fee. File: C13 56 - 59 (c) Bayham Community Centres Committee draft minutes of meeting held August 5, 2014. 60 - 101 (d) Staff Report C2014-006 regarding Volunteer Appreciation Night- Page 2 of 105 Regular Council Agenda September 4, 2014 Page Advisory Board and Committee Policy. File: A09 10. ENVIRONMENT 11. COMMITTEE OF THE WHOLE (a) In Camera. (b) Closed session minutes of the regular meeting of Council held August 7, 2014. (c) Closed session minutes of the special meeting of Council held August 14, 2014. (d) Confidential Verbal Report regarding personal matters about an identifiable individual, including municipal or local board employees. (Performance Appraisal) (e) Confidential Verbal Report regarding personal matters about an identifiable individual, including municipal or local board employees. (Vacation) (f) Out of Camera. 12. BY-LAWS 102 - 104 (a) By-Law 2014-080 A Provisional By-Law to provide for drainage works (Phillips Municipal Drain Third Reading Only) 105 (b) By-Law 2014-096 A By-Law to confirm all actions of Council 13. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 3 of 105 C O U N C I L M I N U T E S T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O N C o u n c i l C h a m b e r s T h u r s d a y , A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p . m . 8 : 0 0 p . m . C o u r t o f R e v i s i o n - D r a i n a g e T h e r e g u l a r m e e t i n g o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w a s h e l d o n T h u r s d a y , A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s . P r e s e n t w e r e M a y o r P a u l E n s , D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i , C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r , T o m S o u t h w i c k , a n d E d K e t c h a b a w , A d m m i s t r a t o r P a u l S h i p w a y a n d C l e r k L y n d a M i l l a r d . P l a n n i n g C o o r d i n a t o r / D e p u t y C l e r k M a r g a r e t U n d e r h i l l , F i r e C h i e f / B y - L a w E n f o r c e m e n t O f f i c e r R a n d y W h i t e , C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l / D r a i n a g e S u p e r i n t e n d e n t B i l l K n i f t o n a n d W a t e r / W a s t e w a t e r O p e r a t i o n s M a n a g e r E d R o l o s o n w e r e i n a t t e n d a n c e t o p r e s e n t t h e i r r e s p e c t i v e r e p o r t s . 1 . C A L L T O O R D E R M a y o r E n s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D I S C L O S U R E O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T & T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . 3 . A P P R O V A L O F M I N U T E S A N D A D D I T I O N O F A G E N D A I T E M S ( a ) M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 7 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 4 0 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d A u g u s t 7 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 1 4 , 2 0 1 4 . 2 0 1 4 - 4 0 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e m i n u t e s o f t h e s p e c i a l m e e t i n g h e l d A u g u s t 1 4 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 4 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 ( c ) A d d e d I t e m ( s ) . T h e r e w e r e n o i t e m s a d d e d . 4 . D E L E G A T I O N S . S T A T E M E N T S A N D U P D A T E S 1 . D E L E G A T I O N S ( a ) 7 : 0 5 p . m . - G a r y S c a n d l a n w i t h W a t s o n a n d A s s o c i a t e s E c o n o m i c s L t d . r e g a r d i n g " M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m W a t e r a n d W a s t e w a t e r S y s t e m s F i n a n c i a l P l a n " . F i l e : F 0 5 M r . S c a n d l a n p r e s e n t e d t h e W a t e r A V a s t e w a t e r F i n a n c i a l P l a n , n o t i n g t h a t i t s p u r p o s e i s t o i d e n t i f y : B a y h a m c u r r e n t a n d f u t u r e w a t e r a n d w a s t e w a t e r c a p i t a l n e e d s ; c o s t r e c o v e r y o p t i o n s f o r c a p i t a l ; e s t i m a t e f u t u r e o p e r a t i n g c o s t s o v e r t h e n e x t 1 0 y e a r s ; a n d r e c o m m e n d r a t e s t o r e c o v e r t h e c o s t s o f t h e s y s t e m s . . H e p r o v i d e d a b r i e f o v e r v i e w o f r e l e v a n t l e g i s l a t i o n , c o n s u m p t i o n a n d f o r e c a s t , c a p i t a l n e e d s a n d f i n a n c i n g , l i f e c y c l e c o s t s o f e x i s t i n g i n f r a s t r u c t u r e ( a s s e t m a n a g e m e n t ) , o p e r a t i n g e x p e n d i t u r e s , s e p a r a t e d a n d c o m b i n e d p r o p o s e d r a t e s o p t i o n s t o b e c o n s i d e r e d a n d a d o p t e d b y C o u n c i l a n d s u b m i t t e d a s p a r t o f t h e F i n a n c i a l P l a n b y t h e S e p t e m b e r 9 , 2 0 1 4 d e a d l i n e . M r . S c a n d l a n r e c o m m e n d e d a c o m b i n e d B a y h a m a n d R i c h m o n d w a t e r s y s t e m b u d g e t t o m i n i m i z e t h e i m p a c t o n s y s t e m u s e r s . D i s c u s s i o n f o l l o w e d a n d q u e s t i o n s r a i s e d b y C o u n c i l w e r e r e s p o n d e d t o b y M r . S c a n d l a n . C o u n c i l l o r S o u t h w i c k r e q u e s t e d a r e c o r d e d v o t e o n t h e f o l l o w i n g r e s o l u t i o n . 2 0 1 4 - 4 0 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e " B a y h a m W a t e r a n d W a s t e w a t e r S y s t e m s F i n a n c i a l P l a n " a s p r e p a r e d b y W a t s o n a n d A s s o c i a t e s E c o n o m i c s L t d . b e a p p r o v e d , u t i l i z i n g t h e c o m b i n e d r a t e s t r u c t u r e ; A N D T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o b r i n g f o r w a r d a w a t e r / w a s t e w a t e r f e e b y - l a w r e f l e c t i n g t h e s a m e f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . " I n f a v o u r O p p o s e d C o u n c i l l o r W a y n e C a s i e r x M a y o r P a u l E n s x D e p u t y M a y o r C l i f f E v a n i t s k i x C o u n c i l l o r E d K e t c h a b a w x C o u n c i l l o r T o m S o u t h w i c k x P a g e 2 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 5 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 M o t i o n C a r r i e d o n a v o t e o f 3 t o 2 i n f a v o u r ( b ) 8 : 2 0 p . m . - M a t h e w S c h a f e r o n b e h a l f o f E d i s o n B u i l d i n g C o m m i t t e e r e g a r d i n g " E d i s o n M u s e u m N e w F a c i l i t y S t a t u s U p d a t e " . F i l e : A 0 1 M r . M a t h e w S c h a f e r , C h a i r m a n o f t h e E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g C o m m i t t e e , i d e n t i f i e d t h a t t h e e n g i n e e r e d p l a n s h a v e b e e n c h a n g e d t o r e f l e c t a 3 5 ' x 9 0 ' f r a m e b u i l d i n g w i t h a f a c a d e o n t h e f r o n t . T h e r e v i s e d b u i l d i n g c o s t e s t i m a t e , i n c l u d i n g a c o n f e r e n c e r o o m w i t h m o v a b l e w a l l s , a l o b b y , w a s h r o o m s a n d h y d r o i s e s t i m a t e d a t $ 3 0 0 , 0 0 0 . A f u l l b a s e m e n t w i t h a n e l e v a t o r w o u l d c o s t a n a d d i t i o n a l $ 2 0 0 , 0 0 0 . I f / w h e n n e c e s s a r y , a n e x p a n s i o n c o u l d b e a d d e d o n a t t h e b a c k . M r . S c h a f e r s u g g e s t e d t h e f u n d s r a i s e d t o d a t e a n d t h e s a l e o f t h e c u r r e n t b u i l d i n g a n d t h e a d j a c e n t l o t , e s t i m a t e d a t $ 1 7 0 , 0 0 0 , i f a p p l i e d t o t h e c o n s t r u c t i o n c o s t , w o u l d l e a v e a s h o r t f a l l o f a p p r o x i m a t e l y $ 6 0 , 0 0 0 . H e c o n f i r m e d t h a t t h e e s t i m a t e d c o s t d o e s n o t i n c l u d e p a r k i n g . H e s u g g e s t e d t h a t t h e r e m a y b e g r a n t f u n d i n g a v a i l a b l e a n d r e q u e s t e d t h a t s t a f f b e d i r e c t e d t o s e e k f e d e r a l s e s q u i c e n t e n n i a l f u n d i n g o p t i o n s t h a t m i g h t b e a v a i l a b l e f o r w o r k s t h r o u g h 2 0 1 7 . M r . S c h a f e r r e s p o n d e d t o q u e s t i o n s a n d w a s t h a n k e d f o r k e e p i n g C o u n c i l u p d a t e d . 2 0 1 4 - 4 0 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T t h e E d i s o n M u s e u m n e w f a c i l i t y s t a t u s u p d a t e b e r e c e i v e d ; T h a t C o u n c i l c o n s i d e r a t i o n t o a l l o c a t e m o n i e s f r o m t h e s a l e o f m u s e u m p r o p e r t i e s b e d e f e r r e d u n t i l a h o l i s t i c f a c i l i t y a s s e s s m e n t c a n b e c o n d u c t e d ; A N D T H A T s t a f f b e d i r e c t e d t o s e e k f u n d i n g o p t i o n s a v a i l a b l e a n d r e p o r t b a c k t o C o u n c i l w i t h r e c o m m e n d a t i o n s . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . S T A T E M E N T S B Y C O U N C I L C o u n c i l l o r K e t c h a b a w a n n o u n c e d t h a t t h e B u y L o c a V B u y F r e s h p r o m o t i o n h a s b e e n r e - l a u n c h e d t o i n c l u d e a t e n - y e a r p r o g r a m t h a t i n c l u d e s i n t e r n e t m a p p i n g a n d l i n k s t o f a r m m a r k e t l o c a t i o n s a c r o s s E l g i n C o u n t y , a n d , a s w e l l i s o v e r l a i d w i t h t h e s e t t l e m e n t q u i l t t r a i l s i t e s . C o u n c i l l o r K e t c h a b a w r a i s e d c o n c e r n s t h a t t h e r e h a s b e e n n o r e s p o n s e f r o m t h e E l g i n M i l i t a r y M u s e u m t o p r o v i d e a p u b l i c m e e t i n g a n d a n u p d a t e o n t h e O j i b w a p r o j e c t C o u n c i l l o r C a s i e r a g r e e d . P a g e 3 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 6 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 D e p u t y M a y o r E v a n i t s k i a n n o u n c e d t h a t t h e r e i s a n o p e n h o u s e f o r t h e E l g i n S h o r e l i n e M a n a g e m e n t P l a n b e i n g h e l d a t t h e P o r t B u r w e l l L e g i o n o n A u g u s t 2 8 t h f r o m 2 : 0 0 t o 4 : 0 0 p . m » 5 . I N F O R M A T I O N I T E M S ( a ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 6 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o r e g a r d i n g ' A M O P o l i c y U p d a t e - E n e r g y " . F i l e : A 0 1 ( b ) I n f o r m a t i o n c o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 1 4 , 2 0 1 4 f r o m D r a i n a g e I n v e s t m e n t G r o u p . F i l e : A 0 1 ( c ) C o p y o f r e s o l u t i o n p a s s e d b y t h e T o w n s h i p o f P r m c e A u g u s t 1 2 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g " P u b l i c P a r t i c i p a t i o n A c t , 2 0 1 4 " . F i l e : C 1 0 ( d ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d J u l y 3 1 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g " C o m p l i a n c e A s s e s s m e n t R e p o r t f o r 2 0 1 3 S t r i c k l a n d B u l l d o z i n g a n d E n t e r p r i s e s L i m i t e d " . F i l e : D 0 5 ( e ) C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 4 , 2 0 1 4 f r o m M u n i c i p a l P o l i c i n g B u r e a u a n d M i n i s t r y o f C o m m u n i t y S a f e t y a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s r e g a r d i n g " N e w O P P B i l l i n g M o d e l " . F i l e : P l 7 ( 0 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 f r o m A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o r e g a r d i n g " P e r m a n e n t O n t a r i o C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e F u n d a n d B u i l d i n g C a n a d a F u n d - S m a l l C o m m u n i t i e s F u n d A n n o u n c e d " . F i l e : A 0 1 T h e A d m i n i s t r a t o r r e p o r t e d t h a t t h e f u n d i n g i s a t 9 0 % a n d t h a t b o t h t h e D e x t e r w a t e r l i n e p r o j e c t ( w h i c h w o u l d b e j o i n t l y w i t h M a l a h i d e ) a n d t h e R i c h m o n d W a t e r s y s t e m u p g r a d e s , w o u l d b o t h l i k e l y q u a l i f y . E x p r e s s i o n s o f i n t e r e s t m u s t b e s u b m i t t e d b y S e p t e m b e r 1 9 t h . ( g ) M e d i a R e l e a s e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g " E l g i n C o u n t y S h o r e l i n e O p e n H o u s e s P l a n n e d " . F i l e : D O S ( h ) O P P N e w s R e l e a s e r e g a r d i n g " D o Y o u r R e s e a r c h B e f o r e C o m m i t t i n g t o S e r v i c e s o r P r o d u c t s " . F i l e : P l 7 2 0 1 4 - 4 1 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T i n f o r m a t i o n i t e m s 5 ( a ) t h r o u g h 5 ( h ) b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 4 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 7 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 6 . P L A N N I N G , D E V E L O P M E N T , R E C R E A T I O N & T O U R I S M ( a ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 1 9 r e g a r d i n g " F r o e s e Z o n i n g B y - L a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 . F i l e : D 0 9 . F R O E / D 1 4 . F R O E 2 0 1 4 - 4 1 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T Z o n i n g B y - l a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r T h i r d r e a d i n g a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) S t a f T R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 2 0 r e g a r d i n g " W e b e r C o n s e n t E 4 6 / 1 4 " F i l e : D 1 0 . 1 4 W e b e r 2 0 1 4 - 4 1 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t C o n s e n t A p p l i c a t i o n E 4 6 / 1 4 , s u b m i t t e d b y A n n a W e b e r , b e g r a n t e d s u b j e c t t o f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : 1 . m u n i c i p a l l o t a s s e s s m e n t s t o d e t e r m i n e s u i t a b i l i t y f o r p r i v a t e s e p t i c s y s t e m s o n b o t h p a r c e l s ; 2 . g r a d i n g p l a n f o r b o t h p a r c e l s ; 3 . w a t e r q u a n t i t y t e s t i n g o n b o t h p a r c e l s m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e , a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 4 . w a t e r q u a l i t y t e s t i n g r e p o r t o n b o t h p a r c e l s f o r n i t r a t e s a n d b a c t e r i a c o n t e n t m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e , a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 5 . o b t a i n i n g a M i n o r V a r i a n c e t o r e c o g n i z e a r e d u c e d m i n i m u m l o t a r e a o n b o t h p a r c e l s ; 6 . $ 5 0 0 c a s h - i n - l i e u p a r k l a n d d e d i c a t i o n f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 7 . c o p y o f t h e f i n a l s u r v e y b e p r o v i d e d t o t h e m u n i c i p a l i t y 8 . c i v i c n u m b e r s i g n a g e f o r b o t h p a r c e l s ; 9 . P l a n n i n g R e p o r t F e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 5 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 8 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 ( c ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 2 1 r e g a r d i n g " S a n d y S h o r e F a r m s C o n s e n t E 4 9 / 1 4 " F i l e : D l O . H S a n d y s h o r e 2 0 1 4 - 4 1 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t C o n s e n t A p p l i c a t i o n E 4 9 / 1 4 , s u b m i t t e d b y S a n d y S h o r e F a r m s L i m i t e d , b e g r a n t e d s u b j e c t t o f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : 1 . R e z o n i n g o f b o t h t h e s e v e r e d a n d r e t a i n e d p a r c e l s ; 2 . p u r c h a s e o f c i v i c n u m b e r s i g n f o r t h e r e t a i n e d p a r c e l ; 3 . p l a n n i n g r e p o r t f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 4 . c o p y o f t h e f i n a l s u r v e y p r o v i d e d t o t h e m u n i c i p a l i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 2 2 r e g a r d i n g " P e t e r s C o n s e n t E 5 0 / 1 4 " . F i l e : D 1 0 . 1 4 P e t e r s C o u n c i l r a i s e d c o n c e r n s r e g a r d i n g t h e r e q u i r e m e n t s f o r t e s t i n g w a t e r q u a l i t y a n d q u a n t i t y a s w e l l a s d e m o t i o n o f t h e t w o b a r n s a n d a d d e d t h e s e c o n d i t i o n s t o t h e r e s o l u t i o n . 2 0 1 4 - 4 1 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d s t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t C o n s e n t A p p l i c a t i o n E 5 0 / 1 4 , s u b m i t t e d b y A b r a h a m a n d E m m a P e t e r s , b e g r a n t e d s u b j e c t t o f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : 1 . R e z o n i n g o f b o t h t h e s e v e r e d a n d r e t a i n e d p a r c e l s ; 2 . M u n i c i p a l R o a d A c c e s s P e r m i t f o r r e t a i n e d l a n d s a c c e s s t o O t t e r g a t e L i n e ; 3 . p u r c h a s e o f c i v i c n u m b e r s i g n f o r t h e r e t a i n e d p a r c e l ; 4 . p l a n n i n g r e p o r t f e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 5 . c o p y o f t h e f i n a l s u r v e y p r o v i d e d t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 6 . w a t e r q u a l i t y t e s t i n g r e p o r t o n t h e s e v e r e d p r o p e r t y f o r n i t r a t e s a n d b a c t e r i a c o n t e n t m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 7 . w a t e r q u a n t i t y t e s t i n g o n t h e s e v e r e d p r o p e r t y m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e , a s m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; P a g e 6 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 9 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 8 . t h e t w o o l d e r b a r n s b e r e m o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) S t a f f R e p o r t D 2 0 1 4 - 0 2 3 r e g a r d i n g " S t e w a r t C o n s e n t s E 5 1 - 5 4 / 1 4 . F i l e : D l O . H S t e w a r t 2 0 1 4 - 4 1 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T C o u n c i l r e c o m m e n d t o t h e E l g i n C o u n t y L a n d D i v i s i o n C o m m i t t e e t h a t C o n s e n t A p p l i c a t i o n s E 5 1 - 5 4 / 1 4 , s u b m i t t e d b y J o h n D . S t e w a r t , b e g r a n t e d s u b j e c t t o f o l l o w i n g c o n d i t i o n s : 1 . m u n i c i p a l l o t a s s e s s m e n t s t o d e t e r m i n e s u i t a b i l i t y f o r p r i v a t e s e p t i c s y s t e m s o n a l l l o t s , a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 2 . w a t e r q u a n t i t y t e s t i n g o n a l l l o t s m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e , a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 3 . w a t e r q u a l i t y t e s t i n g r e p o r t o n a l l l o t s f o r n i t r a t e s a n d b a c t e r i a c o n t e n t m e e t i n g t h e p r o v i n c i a l s t a n d a r d s f o r r e s i d e n t i a l u s e , a s a m a t t e r o f p u b l i c h e a l t h a n d s a f e t y ; 4 . g r a d i n g p l a n f o r t h e e n t i r e s u b j e c t l a n d s s h o w i n g i n d i v i d u a l l o t g r a d e s ; 5 . c o n f i r m a t i o n o f C o u n t y a p p r o v e d a c c e s s t o C o u n t y R o a d 4 4 ( E d e n L i n e ) ; 6 . r e z o n i n g t o R e m o v e t h e H o l d i n g ( h 2 ) p r o v i s i o n ; 7 . $ 5 0 0 c a s h - i n - l i e u p a r k l a n d d e d i c a t i o n f e e f o r e a c h c r e a t e d l o t p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 8 . c i v i c n u m b e r s i g n a g e f o r a l l l o t s ; 9 . P l a n n i n g R e p o r t F e e p a y a b l e t o t h e m u n i c i p a l i t y ; 1 0 . c o p y o f t h e f i n a l s u r v e y b e p r o v i d e d t o t h e m u n i c i p a l i t y . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 7 . R O A D S , A G R I C U L T U R E & D R A I N A G E 1 . C O R R E S P O N D E N C E & R E P O R T S ( a ) S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 1 2 r e g a r d i n g " P e t i t i o n f o r D r a i n a g e f r o m J a m e s C r a n e " . F i l e : E 0 9 2 0 1 4 - 4 1 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i P a g e 7 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 0 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 " T H A T C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a c k n o w l e d g e s t h e f i l i n g w i t h t h e C l e r k o f t h e P e t i t i o n f o r d r a i n a g e w o r k s b y J a m e s C r a n e o n A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 ; T H A T S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 1 2 r e g a r d i n g t h e p e t i t i o n f o r d r a i n a g e b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l w i s h e s t o p r o c e e d w i t h t h i s m a t t e r a n d a p p o i n t s S p r i e t A s s o c i a t e s , E n g i n e e r s , t o p r e p a r e a r e p o r t o n t h e p r o p o s e d d r a i n a g e a r e a p u r s u a n t t o S e c t i o n 5 a n d S e c t i o n 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , f o r C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 . C O U R T O F R E V I S I O N - D R A I N A G E 2 0 1 4 - 4 1 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a p p o i n t s P a u l E n s , C l i f f E v a n i t s k i , T o m S o u t h w i c k , W a y n e C a s i e r , a n d E d K e t c h a b a w t o s i t a s m e m b e r s o f t h e C o u r t o f R e v i s i o n ; T H A T P a u l E n s a c t a s C h a i r m a n ; A N D T H A T t h e C o u n c i l M e e t i n g b e a d j o u r n e d f o r t h e p u r p o s e o f h o l d i n g a C o u r t o f R e v i s i o n p u r s u a n t t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e D r a i n a g e A c t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A P P L I C A T I O N 8 : 1 5 p . m . - C o u r t o f R e v i s i o n r e g a r d i n g t h e a s s e s s m e n t o f p r o p e r t i e s m r e g a r d t o E n g i n e e r s ' s R e p o r t # 2 1 2 1 4 1 p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s d a t e d M a y 2 7 , 2 0 1 4 r e f e r r e d t o a s t h e P h i l l i p s M u n i c i p a l D r a i n 2 0 1 4 . D E C L A R A T I O N O F P E C U N I A R Y I N T E R E S T A N D T H E G E N E R A L N A T U R E T H E R E O F N o d i s c l o s u r e s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t w e r e d e c l a r e d . S T A F F P R E S E N T A T I O N S t a f f R e p o r t D R 2 0 1 4 - 0 1 1 r e g a r d i n g " P h i l l i p s D r a i n 2 0 1 4 C o u r t o f R e v i s i o n " F i l e : E 0 9 P U B L I C C O M M E N T S N o n e . P a g e 8 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 1 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 C O U R T M E M B E R C O M M E N T S N o n e . D I S P O S I T I O N O F I T E M 2 0 1 4 - 4 1 8 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n f o r t h e P h i l l i p s D r a i n 2 0 1 4 h e r e b y c o n f i r m s t h e a s s e s s m e n t s a s p e r t h e E n g i n e e r ' s R e p o r t # 2 1 2 1 4 1 d a t e d M a y 2 7 , 2 0 1 4 . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y A D J O U R N M E N T 2 0 1 4 - 4 1 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k l " T H A T t h e C o u r t o f R e v i s i o n b e a d j o u r n e d a n d t h e C o u n c i l m e e t i n g b e r e c o n v e n e d a t 8 : 1 9 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 8 . P R O P E R T Y . B U I L D I N G & P R O T E C T I V E S E R V I C E S ( a ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 6 r e g a r d i n g " C o n t r a c t i n g w i t h F i r e M a r q u e " F i l e : L 0 4 2 0 1 4 - 4 2 0 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 6 r e g a r d i n g F i r e M a r q u e b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 9 3 , b e i n g a b y - l a w t o a u t h o r i z e e n t e r i n g i n t o a n a g r e e m e n t w i t h F i r e M a r q u e , t o e n a b l e t h e r e c o v e r y o f o p e r a t i n g c o s t s a t s t r u c t u r e f i r e s t h r o u g h h o m e / b u s i n e s s o w n e r i n s u r a n c e c o v e r a g e f o r f i r e s , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 9 . F I N A N C E . A D M I N I S T R A T I O N & P E R S O N N E L ( a ) C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 1 1 1 t o C h e q u e # 0 1 7 2 0 2 i n c l u s i v e t o t a l i n g $ 2 5 0 , 6 6 2 . 8 7 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g A u g u s t 3 , 2 0 1 4 t o t a l i n g P a g e 9 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 2 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 $ 6 0 , 5 0 0 . 5 0 . 2 0 1 4 - 4 2 1 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 1 1 1 t o C h e q u e # 0 1 7 2 0 2 i n c l u s i v e , t o t a l i n g $ 2 5 0 , 6 6 2 . 8 7 a n d P a y r o l l D i s b u r s e m e n t s f o r t h e p e r i o d e n d i n g A u g u s t 3 , 2 0 1 4 t o t a l i n g $ 6 0 , 5 0 0 . 5 0 b e a p p r o v e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) M u s e u m s B a y h a m d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A u g u s t 1 3 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 C o u n c i l r e q u e s t e d s t a f f t o c l a r i f y w h o w i l l m a i n t a i n t h e n a t i v e p l a n t i n g p r o p o s e d a n d r e p o r t b a c k . ( c ) B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g h e l d A u g u s t 5 , 2 0 1 4 . F i l e : C 0 6 I t w a s s u g g e s t e d t h a t C o u n c i l s h o u l d s e t i t s o w n m a x i m u m o c c u p a n c y l o a d l i m i t s w i t h i n m u n i c i p a l c o m m u n i t y c e n t r e f a c i l i t i e s a n d a s k e d t o h a v e s t a f f c l a r i f y t h e n u m b e r s a n d r e p o r t b a c k . C o u n c i l l o r s C a s i e r a n d K e t c h a b a w e x p l a i n e d t h e p r o p o s e d a d d i t i o n s t o b e a d d e d t o t h e t e n d e r d o c u m e n t s f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e l i f t . ( d ) S t a f f R q ) o r t C 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g " R e s t r i c t e d A c t s A f t e r N o m i n a t i o n D a y " F i l e : C 0 7 2 0 1 4 - 4 2 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 5 r e g a r d i n g C o u n c i l R e s t r i c t e d A c t s A f t e r N o m i n a t i o n D a y b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( e ) S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 7 r e g a r d i n g " R e c o r d s R e t e n t i o n B y - L a w " F i l e : C 0 1 / A 0 9 2 0 1 4 - 4 2 3 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 7 b e r e c e i v e d ; P a g e 1 0 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 3 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 9 1 , b e i n g a b y - l a w t o e s t a b l i s h a s c h e d u l e o f r e t e n t i o n p e r i o d s f o r r e c o r d s , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( 0 S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 8 r e g a r d i n g " D e l e g a t i o n o f P o w e r s a n d D u t i e s o f C o u n c i l B y - L a w " . F i l e : A 0 9 2 0 1 4 - 4 2 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 8 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 9 0 , b e i n g a b y - l a w t o a d o p t a p o l i c y w i t h r e s p e c t t o t h e d e l e g a t i o n o f p o w e r s a n d d u t i e s o f C o u n c i l , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( g ) S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 r e g a r d i n g " M u n i c i p a l L a w E n f o r c e m e n t P o l i c y 1 1 F i l e : A 0 9 2 0 1 4 - 4 2 5 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T B y - l a w 2 0 1 4 - 0 9 4 , b e i n g a b y - l a w t o a d o p t t h e M u n i c i p a l L a w E n f o r c e m e n t P o l i c y , b e p r e s e n t e d t o C o u n c i l f o r e n a c t m e n t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( h ) S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 1 8 r e g a r d i n g " S t r a f f o r d v i l l e C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t 1 1 F i l e : T 0 8 2 0 1 4 - 4 2 6 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 1 8 r e g a r d i n g S t r a f f o r d v i U e C r o s s i n g G u a r d R e q u e s t b e r e c e i v e d ; A N D T H A T a c o p y o f t h e s a m e b e r e f e r r e d t o t h e S t r a f f o r d v i l l e P u b l i c S c h o o l f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( i ) S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 2 3 r e g a r d i n g " 2 0 1 5 G a r b a g e B a g T a g s " P a g e 1 1 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 4 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 F i l e : E 0 7 T h e c o n t e n t o f t h e r e p o r t , t h e p o t e n t i a l f o r a n i n c r e a s e i n g a r b a g e d u m p i n g o n m u n i c i p a l p r o p e r t y s h o u l d a t a g f e e b e i m p l e m e n t e d , i n c r e a s e d p u b l i c e d u c a t i o n o n t h e b e n e f i t s o f r e d u c i n g t h e a m o u n t o f g a r b a g e s e n t t o l a n d f i l l a n d i n c r e a s e d r e c y c l i n g , w a s d i s c u s s e d . T h e r e w a s c o n s e n s u s o n m a i n t a i n i n g a p h a s e d - d o w n a p p r o a c h . 2 0 1 4 - 4 2 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 2 3 r e g a r d i n g 2 0 1 5 G a r b a g e B a g T a g s b e r e c e i v e d ; T H A T S c h e d u l e ' A ' o f B y - L a w 2 0 1 2 - 0 2 9 b e a m e n d e d t o i n d i c a t e t h a t 1 . 5 b a g s b e p r o v i d e d t o e a c h r e s i d e n t i a l p r o p e r t y a n d p r o p o r t i o n a l t o o t h e r p r o p e r t i e s a n d t h a t a d d i t i o n a l b a g t a g s b e s o l d a t a c o s t o f $ 2 . 0 0 / t a g , e f f e c t i v e J a n u a r y 1 , 2 0 1 5 ; A N D T H A T t h e A d m i n i s t r a t o r b e d i r e c t e d t o a r r a n g e a P r o m o t i o n a n d E d u c a t i o n P r o g r a m t o e d u c a t e t h e p u b l i c a b o u t t h e 2 0 1 5 B a g T a g P r o g r a m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 0 ) M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 2 0 r e g a r d i n g R e q u e s t f o r R o a d C l o s u r e f o r W a t e r m e l o n F e s t . F i l e : R 0 6 2 0 1 4 - 4 2 8 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T S t a f f M e m o r a n d u m C 2 0 1 4 - 2 0 b e r e c e i v e d ; A N D T H A T C o u n c i l a p p r o v e s t h e r e q u e s t t o c l o s e O l d C h a p e l S t r e e t w h i c h r u n s n o r t h / s o u t h f r o m H e r i t a g e L i n e t o M a i n S t r e e t a n d M a i n S t r e e t w h i c h r u n s e a s t / w e s t f r o m O l d C h a p e l S t r e e t t o P l a n k R o a d , t o a c c o m m o d a t e a F i r e E q u i p m e n t D i s p l a y o n A u g u s t 2 3 r d f r o m 1 0 a . m . u n t i l 6 : 0 0 p . m . d u r i n g W a t e r m e l o n F e s t . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 2 0 1 4 - 4 2 9 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 2 o f P r o c e d u r a l B y - l a w 2 0 0 2 - 9 3 , C o u n c i l s h a l l d e a l w i t h b u s i n e s s u n t i l 1 1 : 0 0 p . m . a t i t s m e e t i n g o f A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 * ' C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 0 . E N V I R O N M E N T ( a ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d C a l l I n s f o r t h e p e r i o d P a g e 1 2 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 5 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 . F i l e : E 0 8 T h e W a t e r / W a s t e W a t e r M a n a g e r a d v i s e d t h a t a l e a k i n a w a t e r m a i n , n e a r t h e n o r t h b r i d g e i n V i e n n a , r e s u l t i n g i n a l a r g e l o s s o f w a t e r , h a s b e e n f o u n d a n d r e p a i r e d . 2 0 1 4 - 4 3 0 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m W a t e r D i s t r i b u t i o n S y s t e m a n d C a U I n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 , b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( b ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a l l M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 . F i l e : E 0 8 2 0 1 4 - 4 3 1 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e B a y h a m S m a U M u n i c i p a l N o n - R e s i d e n t i a l W e l l s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 , b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( c ) Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 . F i l e : E 0 8 2 0 1 4 - 4 3 2 M o v e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r E K e t c h a b a w " T H A T t h e Q u a r t e r l y R e p o r t f o r t h e R i c h m o n d C o m m u n i t y W a t e r S y s t e m a n d C a l l I n s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 , b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ( d ) P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e S u m m a r y , C a l l I n s a n d B i o s o l i d s A p p l i c a t i o n A n a l y s i s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 . F i l e : E 0 8 2 0 1 4 - 4 3 3 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r P a g e 1 3 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 6 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 T H A T t h e P o r t B u r w e l l W a s t e w a t e r T r e a t m e n t P l a n t Q u a r t e r l y C o m p l i a n c e I t S u m m a r y , C a l l I n s a n d B i o s o l i d s A p p l i c a t i o n A n a l y s i s f o r t h e p e r i o d e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 4 , b e r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n . " C A R R f f i D U N A N I M O U S L Y 1 1 . C O M M I T T E E O F T H E W H O L E ( a ) T h e r e w e r e n o C o m m i t t e e o f t h e W h o l e i t e m s . 1 2 . B Y - L A W S ( a ) B y - L a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 A B y - L a w t o f u r t h e r a m e n d Z o n i n g B y - L a w Z 4 5 6 - 2 0 0 3 ( F r o e s e T h i r d R e a d i n g ) 2 0 1 4 - 4 3 4 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r W C a s i e r " T H A T B y - L a w Z 6 2 8 - 2 0 1 4 b e r e a d a t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 0 ^ ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 0 A B y - L a w t o A d o p t a P o l i c y w i t h r e s p e c t t o t h e d e l e g a t i o n o f p o w e r s a n d d u t i e s o f C o u n c i l ( c ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 1 A B y - L a w t o e s t a b l i s h a s c h e d u l e o f r e t e n t i o n p e r i o d s f o r r e c o r d s ( d ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 2 A B y - L a w t o a u t h o r i z e t h e e x e c u t i o n o f a n a g r e e m e n t ( F i r e M a r q u e I n c . ) ( e ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 3 A B y - L a w t o a p p o i n t m u n i c i p a l o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s ( f ) B y - l a w 2 0 1 4 - 0 9 4 A B y - L a w t o a d o p t a M u n i c i p a l L a w E n f o r c e m e n t P o l i c y 2 0 1 4 - 4 3 5 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T B y - L a w s 2 0 1 4 - 0 9 0 , 2 0 1 4 - 0 9 1 , 2 0 1 4 - 0 9 2 , 2 0 1 4 - 0 9 3 a n d 2 0 1 4 - 0 9 4 b e r e a d a f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y P a g e 1 4 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 7 o f 1 0 5 C o u n c i l M i n u t e s A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 ( g ) B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 5 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l 2 0 1 4 - 4 3 6 M o v e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i S e c o n d e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k " T H A T c o n f i r m i n g B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 5 b e r e a d f i r s t , s e c o n d a n d t h i r d t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y 1 3 . A D J O U R N M E N T ( a ) A d j o u r n m e n t 2 0 1 4 - 4 3 7 M o v e d b y : C o u n c i l l o r T S o u t h w i c k S e c o n d e d b y : D e p u t y M a y o r C E v a n i t s k i " T H A T t h e C o u n c i l m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 1 1 : 1 0 p . m . " C A R R I E D U N A N I M O U S L Y ^ ^ ^ s L i \ ^ \ L & L c t ^ O M A Y O R P a g e 1 5 o f 1 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 8 o f 1 0 5 M i n u t e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g o f C o u n c i l h e l d A u g u s t 2 1 , 2 0 . . . P a g e 1 9 o f 1 0 5 ^ M l . _ » 3 r - * 1 A u g u s t 2 1 . 2 0 1 4 T h i s I s W h a t W e H e a r d A t T h e A M O A n n u a l C o n f e r e n c e - I f Y o u W e r e N o t T h e r e , T h i s I s S o m e o f W h a t Y o u M i s s e d . . . O n M u n i c i p a l G o v e r n m e n t s a n d t h e P r o v i n c i a l D e f i c i t : T h e P r e m i e r a g r e e d t h a t t h e r e n e e d s t o b e b e t t e r a n d o n - g o i n g d i s c u s s i o n s s o t h a t o u r r e s p e c t i v e i n t e r e s t s i n f i s c a l w e l l b e i n g m i g h t b e m e t . T h e c o m m e n t w a s m a d e i n r e s p o n s e t o a q u e s t i o n a t t h e M i n i s t e r s ' F o r u m a b o u t t h e n e e d t o e n d b u d g e t s u r p r i s e s f o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s ( o f w h i c h t h e r e w e r e a n u m b e r i n t h e 2 0 1 4 B u d g e t ) , a n d t o e v a l u a t e a n y p o t e n t i a l f i s c a l c h a n g e s I n a c u m u l a t i v e m a n n e r , p a r t i c u l a r l y a s t h e p r o v i n c e l o o k s t o i t s p l a n t o b a l a n c e i t s b u d g e t b y 2 0 1 7 - 1 8 . O n r e d u c i n g t h e c o s t o f p o l i c i n g . T h e P r e m i e r s a i d t h a t i t i s a c o n v e r s a t i o n s h e ' s w i l l i n g t o h a v e ; " W e r e c o g n i z e w e n o w h a v e t o d o t h a t w o r k w i t h t h e m u n i c i p a l i t i e s . " T h e M i n i s t e r o f C o m m u n i t y S e r v i c e s a n d C o r r e c t i o n a l S e r v i c e s , t h e H o n . Y a s i r N a q v i t o l d d e l e g a t e s t h a t i n e a r l y f a l l h e w i l l b e r e c e i v i n g t h e r e p o r t o f t h e F u t u r e o f P o l i c i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e ( a c o m m i t t e e w h i c h i n c l u d e s A M O a n d p o l i c e s e r v i c e b o a r d s b u t m o s t l y m a d e u p o f r e p r e s e n t a t i v e s f r o m p o l i c e m a n a g e m e n t a n d u n i o n a s s o c i a t i o n s ) . H e a s s u r e d m u n i c i p a l i t i e s t h a t i t w o u l d n o t l a n g u i s h o n t h e M i n i s t r / s s h e l f . A M O ' s M o d e r n i z a t i o n o f P o l i c i n g T a s k F o r c e w i l l w o r k t o p r o v i d e f u r t h e r i n p u t . O n j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y : ^ A t t o r n e y G e n e r a l , t h e H o n . M a d e l i n e M e i l l e u r a d v i s e d t h a t s h e w a s n o t g o i n g a h e a d w i t h a n y o f h e r M i n i s t r y ' s p r o p o s e d s o l u t i o n s t o p r o v i d e s o m e r e a s o n a b l e l i m i t s o n t h e i m p a c t s o f j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y . I n t h e s p r i n g , a l l P a r t i e s i n t h e L e g i s l a t u r e ( i n c l u d i n g t h e L i b e r a l s ) p a s s e d a m o t i o n w h i c h c a l l e d o n t h e g o v e r n m e n t t o i m p l e m e n t a s o l u t i o n b y t h i s s u m m e r . T h e p r o v i n c e i s o f f e r i n g n o l i f e l i n e f o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s w h e n i t c o m e s t o t h i s m a t t e r a n d i s s i d i n g w i t h t h e t r i a l l a w y e r s a n d L a w C o m m i s s i o n o f O n t a r i o . ( T h e C o m m i s s i o n o n l y r e v i e w e d j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y i n t h e c o n t e x t o f t h e O n t a r i o B u s i n e s s C o r p o r a t i o n s A c t , l e g i s l a t i o n w h i c h d o e s n o t a p p l y t o t h e m u n i c i p a l c i r c u m s t a n c e . ) D e l e g a t e s w e r e e x t r e m e l y d i s a p p o i n t e d w i t h t h e n e w s , a f t e r a y e a r o f s o l i d w o r k t o a r r i v e a t a p o t e n t i a l s o l u t i o n t h a t w o u l d h e l p a d d r e s s a p o r t i o n o f t h e c h a l l e n g e . A M D h a s a d v i s e d t h e g o v e r n m e n t t h a t i t w i l l n o t b e e a s i n g u p . M u n i c i p a l g o v e r n m e n t s c a n n o t a f f o r d t o b e t h e i n s u r e r o f l a s t r e s o r t w h e n a t m i n i m a l f a u l t o r t o a s s u m e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f o t h e r s ' m i s t a k e s . O n i n t e r e s t a r b i t r a t i o f r . ^ e M i n i s t e r o f L a b o u r , t h e H o n . K e v i n F l y n n , a d v i s e d t h a t t h e g o v e r n m e n t i s p r e p a r e d t o d e a l w i t h p a r t s o f t h i s i s s u e - n a m e l y s h o r t e n i n g t h e t i m e l i n e s a n d p r o c e s s r e l a t e d t o d e c i s i o n - m a k i n g . H o w e v e r o n t h e k e y m u n i c i p a l i s s u e o f a b i l i t y t o p a y , t h e M i n i s t e r a d v i s e d h e n e e d e d " m o r e c l a r i t y " . A M O h a s p r o v i d e d a n d w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e t h e n e e d e d c l a r i t y . O f i n t e r e s t t o t h i s i s s u e i s p o l l i n g t h a t N i c N a n o s u n d e r t o o k f o r h i s p r e s e n t a t i o n , o n e q u e s t i o n r e l a t e d t o f i r e a n d p o l i c e p e r s o n n e l w a g e s / b e n e f i t s . 5 9 % o f t h o s e p o l l e d f e l t t h a t f i r e a n d p o l i c e p e r s o n n e l s h o u l d h a v e t h e s a m e i n c r e a s e a s o t h e r e m p l o y e e s o f t h e s a m e m u n i c i p a l i t y ( 3 2 % ) o r a w a g e / b e n e f i t f r e e z e ( 2 7 % ) . O n l y 3 2 % s u p p o r t e d a s e c t o r t o s e c t o r a p p r o a c h r e g a r d l e s s o f t h e m u n i c i p a l s i z e . ( C h e c k o u t t h e A M O w e b s i t e f o r t h e e n t i r e N a n o s P r e s e n t a t i o n a n d m u n i c i p a l i s s u e s p o l l i n g r e s u l t s . ) 2 0 0 U n i v e r s i t y A v e . , S u i > : e 8 0 1 T o r o n t o O N M 5 H 3 C 6 C a n a d a | T e l : 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 F a x : 4 1 6 . 9 7 1 . 6 1 9 1 | T o l ' - F r e e i n O n t a - i o ; 1 . 8 7 7 . 4 2 5 . 6 5 2 7 | a m o @ a m o . o n . c a " P o l i c y U p d a t e " c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 f r o m A s . . . P a g e 2 0 o f 1 0 5 O n t o o l s t o c o l l e c t P O A f / n e s : M / \ 0 a n d d e l e g a t e s p r e s s e d t h e g o v e r n m e n t t o r e - i n t r o d u c e a n d p a s s t h i s l e g i s l a t i o n i n t h e f a l l l e g i s l a t i v e s e s s i o n . I n 1 9 9 7 , w e i n h e r i t e d r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f P r o v i n c i a l O f f e n c e s A c t ^ o w e \ / e r , w i t h o u t s o m e a d d i t i o n a l c o l l e c t i o n t o o l s , m i l l i o n u p o n m i l l i o n s o f f i n e s c a n n o t b e c o l l e c t e d . A M O w i l l c o n t i n u e t o m e s s a g e t h e i m p o r t a n c e o f p r o g r e s s o n t h i s a n d w e a r e h o p e f u l t h a t t h i s ' a s k ' w i l l b e r e a l i z e d s o o n e r t h a n l a t e r . I m p r o v i n g M u n i c i p a l I n f r a s t r u c t u r e : P r e m i e r W y n n e a n n o u n c e d t h e r o l l o u t o f t w o f u n d i n g s o u r c e s - t h e O n t a r i o C o m m u n i t y I n f r a s t r u c t u r e F u n d ( O C I F ) a n d B u i l d C a n a d a F u n d - S m a l l C o m m u n i t i e s F u n d ( B C F - S C F ) . T h e O C I F i s a p e r m a n e n t $ 1 0 0 m f u n d f o r m u n i c i p a l i t i e s w i t h l e s s t h a n 1 0 0 , 0 0 0 p o p u l a t i o n a n d N o r t h e r n O n t a r i o c i t i e s . I t w i l l p r o v i d e $ 5 0 m o n a f o r m u l a b a s i s t o t h e m a n d $ 5 0 m o n a n a p p l i c a t i o n b a s i s f o r c r i t i c a l i n f r a s t r u c t u r e p r o j e c t s ( r o a d s , b r i d g e s , w a t e r a n d w a s t e w a t e r ) i d e n t i f i e d u n d e r a s s e t m a n a g e m e n t p l a n s . A G u i d e b o o k i s a v a i l a b l e n o w w h i c h s e t s o u t h o w t h e f o r m u l a p o r t i o n i s t o b e c a l c u l a t e d f o r a l l o c a t i o n p u r p o s e s , a n d t h e g r a n t a p p l i c a t i o n p r o c e s s w h i c h b e g i n s w i t h E x p r e s s i o n s o f I n t e r e s t d u e S e p t e m b e r 1 9 t h . I n a d d i t i o n , t h e S m a l l C o m m u n i t i e s C o m p o n e n t o f t h e B u i l d C a n a d a F u n d i s n o w o p e n f o r a p p l i c a t i o n s i n O n t a r i o . T h a t p r o c e s s i s a l s o d e s c r i b e d i n t h e G u i d e b o o k . T h e B C F - S C F i s a 1 , 3 r d s h a r e p r o g r a m w i t h a t o t a l f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l c o n t r i b u t i o n o f $ 5 4 4 m f o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t s u n d e r 1 0 0 , 0 0 0 p o p u l a t i o n . T h e e l i g i b l e p r o j e c t c a t e g o r i e s a r e m u c h l a r g e r . F o r d e t a i l s o n b o t h , g o t t o : h t t p : / / w w w . m o i . g o v . o n . c a / e n / i n f r a s t r u c t u r e / b u i l d i n g t o g e t h e r m i s / i n d e x . a s p . D o u b / e H a t t e r F i r e f i g h t e r s : V \ \ \ \ t i m e f i r e f i g h t e r s b r i n g s u b s t a n t i a l e x p e r i e n c e t o f i r e s e r v i c e s i n m a n y r u r a l a n d s m a l l c o m m u n i t i e s t h a t t h e y c a l l h o m e . H o w e v e r , i f c h a l l e n g e d b y a l o c a l u n i o n , t h e y o f t e n r e s i g n t h e i r v o l u n t e e r w o r k f o r f e a r o f l o s i n g t h e i r p e r m a n e n t j o b . A l l v o l u n t e e r i s m , i n c l u d i n g f i r e p r e v e n t i o n a n d s u p p r e s s i o n b y d o u b l e h a t t e r s / s h o u l d b e c e l e b r a t e d , n o t l i t i g a t e d . A M O i s s e e k i n g i n t e r v e n e r s t a t u s i n a c a s e t h a t i s g o i n g t o t h e O n t a r i o L a b o u r R e l a t i o n s B o a r d . T h e i s s u e o f d o u b l e h a t t e r s h a s b e e n a s y s t e m i c i s s u e f o r a n u m b e r o f y e a r s a n d c a n n o l o n g e r b e t o l e r a t e d . A M O w i l l k e e p i t s m e m b e r s u p d a t e d . T h e A c c o u n t a b i l i t y A c t ( B i l l 8 ) . T h e P r e m i e r a n d D e p u t y L e a d e r w i l l b e m e e t i n g w i t h A M O i n t h e n e a r f u t u r e t o d i s c u s s t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y a n d t h e p o l i c y a p p r o a c h w i t h i n t h e B i l l . P o w e r D a m P a y m e n t s : ~ [ \ \ e P r e m i e r a c k n o w l e d g e d t h e " b a d p r o c e s s " a s s o c i a t e d w i t h t h e g o v e r n m e n t s p l a n t o b e g i n s c a l i n g b a c k $ 4 . 4 m i l l i o n i n p a y m e n t s o v e r f o u r y e a r s . S h e a l s o i n d i c a t e d t h a t t h e g o v e r n m e n t w o u l d c o n s i d e r r e - i n s t a t i n g t h e m u n i c i p a l a u t h o r i t y t o t a x t h e s e f a c i l i t i e s t o r e c o v e r m u n i c i p a l r e v e n u e l o s s e s . T h e s e a r e s o m e o f t h e h i g h l i g h t s o f p o l i c y m a t t e r s d i s c u s s e d d u r i n g t h e c o n f e r e n c e a n d a t t h e M i n i s t e r s ' F o r u m . C h e c k o u t A M O w e b s i t e o v e r t h e c o m i n g d a y s f o r p r e s e n t a t i o n s o f b o t h p l e n a r y a n d c o n c u r r e n t s p e a k e r s o n a r a n g e o f c u r r e n t a n d e m e r g i n g i s s u e s . A M O C o n t a c t : P o l i c v ( a ) a m o . o n . c a 4 1 6 . 9 7 1 . 9 8 5 6 / " P o l i c y U p d a t e " c o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 f r o m A s . . . P a g e 2 1 o f 1 0 5 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 f r o m T h e O n t a r i o A g g r e g . . . P a g e 2 2 o f 1 0 5 Co r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 f r o m T h e O n t a r i o A g g r e g . . . Pa g e 2 3 o f 1 0 5 Co r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 f r o m T h e O n t a r i o A g g r e g . . . Pa g e 2 4 o f 1 0 5 Co r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 8 , 2 0 1 4 f r o m T h e O n t a r i o A g g r e g . . . Pa g e 2 5 o f 1 0 5 c ^ P a g e 1 o f 2 L y n d a M i l l a r d / i / ^ F r o m : P e t t a p i e c e - c o , R a n d y [ r a n d y . p e t t a p i e c e c o @ p c . o l a . o r g ] S e n t : T u e s d a y , A u g u s t 1 9 , 2 0 1 4 5 : 4 9 P M T o : P e t t a p i e c e - c o , R a n d y S u b j e c t : N R - L i b e r a l s i g n o r e m u n i c i p a l i t i e s ' c a l l s f o r l i a b i l i t y r e f o r m : P e t t a p i e c e F O R I M M E D I A T E R E L E A S E A u g u s t 1 9 , 2 0 1 4 L i b e r a l s i g n o r e m u n i c i p a l i t i e s ' c a l l s f o r l i a b i l i t y r e f o r m : P e t t a p i e c e ^ p e r t h _ ~ w e l l i n g t 0 1 ^ ~ T h . e r e . w i l 1 b e n o r e l i e f f r o m r i s i n c l i n s u r a n c e p r e m i u m s f o r m u n i c i p a l i t i e s , t h e g o v e r n m e n t a n n o u n c e d t o d a y . ? ^ T . ? - t ? ? - i a ^ ^ ? l ^ o c i a t i o n . o / M . ^ n i c . i f ? a l i t I e s o f o n t a r i o ( A M O ) c o n f e r e n c e , t o d a y P r e m i e r W y n n e a n n o u n c e d t h a t h e r g o v e r n m e n t w i l l n o t b e i n t r o d u c i n g a n y j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y r e f o m m e a s u r e s . n ! i i ^ f r ^ ^ i ^ l ^ n d ^ p , ^ i ? I e d o ! ! , 1 i ? l ^ f ^ T ^ ^ I . ^ ^ U ^ l d J ^ ! ^ k ? ^ y . ? ? ! i ? ^ m u n i c i p a l i t i e s o n t h i s i s s u e , " s a i d P e t t a p i e c e f o l l o w i n g t h e P r e m i e r ' s a n n o u n c e m e n t . P e t t a p i e c e _ h a s ^ b e _ e n p u s h i n g t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t t o r e f o r m t h e j o i n t a n d s e v e r a l l i a b i l i t y m o d e l a n i s s u e d r i v i n g u p m u n i c i p a l i n s u r a n c e p r e m i u m s a n d , i n t u r n . p r o p e r t y t a x e s . ^ 5 ^ 1 e s J ? T - n - t . ^ ? - p o - w ? ^ _ s t r ^ s s e d t ! 1 e n e e l : l f o r r e f o r m i n h i s o p e n i n g s p e e c h : " W e n e e d t o r e g a i n c o n t r o l o v e r i n s u r a n c e c o s t s b y p l a c i n g f a i r a n d r e a s o n a b l e l i m i t s o n m u n i c i p a l l i a b i l i t y T h i s ' w e e k l h e O n t a r i o g o v e r n m e n t i n f o r m e d A M O t h a t i t w o u l d n o t a c t o n t h i s . " ^ n - d ? - r t ^ e . = ? u ^ e - n t j o - i n t a _ n d , s e v e r a l l i a b i l i t y m o d e l > i f t w o o r m o r e p a r t i e s a r e f o u n d a t f a u l t o r n e g l i g e n t L n - ? J ^ / ! f s ^ i ! ' _ ^ r T ? , a ? e t ? ? n b e r e c o v e r e d . f r o m a n y d e f e n d a n t , e v e n i f t h e p a r t y i s d e e m e d o n l y o n e p e r c e n t r e s p o n s i b l e . T h i s i s p u t t i n g m u n i c i p a l i t i e s o n t h e h o o k w h e n o t h e r d e f e n d a n t s l a c k t h e a b i l i t y t o p a y . j n F e b n j a r y , P e t t a p i e c e i n t r o d u c e d a p r i v a t e m e m b e r ' s m o t i o n , p a s s e d b y a l l p a r t i e s , c a l l i n g f o r r e f o r m . H i s m o t i o n w o n s t a t e m e n t s o f s u p p o r t f r o m t h e A s s o c i a t i o n o f M u n i c i p a l i t i e s o f O n t a r i o ' ( A M O ) 7 t h e I n s u r a n c e B u r e a u o f C a n a d a , i n s u r a n c e b r o k e r s , a n d o v e r 2 1 0 m u n i c i p a l i t i e s a c r o s s O n t a r i o . ? . e . = f o i l ^ w e d . . u l 3 b y . f c ! r i ^ f i n g t h e A t t o r n e y G e n e r a l u p o n h e r a p p o i n t m e n t i n M a r c h , a n d a s k i n g f o r u p d a t e s d m n § . q u e s t f o n ^ r i o d s . i n A P r N , a n d J u l y . l n h e r J U I ^ P ° - < ° t h e l e g i s l a t u . ; M i n , s t e r M e i l t e u r ^ e d 2 t ^ ^ ; ^ ^ M i n ^ o f ^ A t t o r n ^ G e n e r a l - n c l m t h e t e s a l - ^ ° ° p - , a . ^ , ^ e l ^ ^ r ; ? - t l ^ ; . . < ^ n e . o f . t ! ? e . m o d ? l s i s m o d i f i c : a t i o n o f J o i n t a n d s e v 8 r a H i a b i l i t y ; ; a n o t h e r " m o d e l w i l l l i m i t m u n i c i p a l l i a b i l i t y f o r n e g l i g e n c e i n r o a d m a i n t e n a n c e t o t w o t i m e s t h e p r o p o r t i o n o f d a m a g e D e s p i t e e x t e n d e d g o v e r n m e n t c o n s u l t a t i o n s a n d e f f o r t s b y m u n i c i p a l i t i e s , i n s u r e r s a n d A M O , t o d a y ' s 8 / 2 2 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 9 , 2 0 1 4 f r o m R a n d y P e t t a p i e c e , . . . P a g e 2 6 o f 1 0 5 P a g e 2 o f 2 a n n o u n c e m e n t s i g n a l s t h a t t h e g o v e r n m e n t w i l l n o t b e a d o p t i n g e i t h e r o f t h e s t u d i e d m o d e l s , i n s t e a d m a i n t a i n i n g t h e s t a t u s q u o , r i s k i n g i n c r e a s e d i n s u r a n c e r a t e s a n d p r o p e r t y t a x e s . " R i s i n g i n s u r a n c e p r e m i u m s h a v e b e e n a n i s s u e s i n c e I w a s a c o u n c i l l o r i n N o r t h P e r t h , " s t a t e d P e t t a p i e c e . " I t i s u n a c c e p t a b l e t h a t a f t e r y e a r s o f c o n s u l t a t i o n , t h e g o v e r n m e n t s t i l l r e f u s e s t o r e f o r m t h e c u r r e n t s y s t e m . " - 3 0 - R a n d y P e t t a p i e c e , M P P | 5 1 9 - 2 7 2 - 0 6 6 0 w w w . p e t t a p i e c e . c a 8 / 2 2 / 2 0 1 4 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 1 9 , 2 0 1 4 f r o m R a n d y P e t t a p i e c e , . . . P a g e 2 7 o f 1 0 5 ^ B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e C G & M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e , O u t . J u n e 1 0 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , L y n n A c r e - S e c r e t a r y , B r e n d a M a r t i n , M . O s t r y h o n , B a r r y W a d e , G l e n U n d e r w o o d , R o n F l i c k , R a y T a l b o t , ( 8 : 0 0 p m M a y o r E n s ) R e g r e t s : T o m S o u t h w i c k C a l l t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y B . M a r t i n a n d s e c o n d e d M . O s t r y h o n t h a t t h e m i n u t e s o f t h e M a y 1 3 . 2 0 1 4 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . R e p o r t s : a ) E a s t P i e r D e v e l o p m e n t : B e n c h e s : R . F l i c k r e p o r t e d t h a t n e w b e n c h e s s h o u l d b e a r r i v i n g s h o r t l y . H e a l s o r e p o r t e d w i t h r e g r e t t h a t t h e p l a q u e f r o m t h e b e n c h s p o n s o r e d b y R . B r a d f i e l d h a d b e e n s t o l e n . A r e p l a c e m e n t p l a q u e h a s b e e n r e q u e s t e d . R . F l i c k w i l l i n v e s t i g a t e m o r e s e c u r e m e t h o d s o f a t t a c h i n g t h e p l a q u e s t h e n s e e k a s a t i s f a c t o r y r e s o l u t i o n t o t h i s i s s u e . L i g h t i n g : I n o r d e r t o a p p l y f o r g r a n t s , a w r i t t e n q u o t e i s n e e d e d t o v e r i f y c o s t s . H o w e v e r b e f o r e w e c a n s e e k q u o t e s , a n e n g i n e e r e d e l e c t r i c a l s p e c i f i c a t i o n i s n e e d e d , w h i c h w i l l c o s t a p p r o x i m a t e l y $ 1 , 5 0 0 . O n M a y 1 5 E . S h e a a n d G . U n d e r w o o d g a v e a d e l e g a t i o n t o c o u n c i l o u t l i n i n g t h i s n e c e s s a r y s t e p a n d r e q u e s t i n g $ 1 , 5 0 0 f o r t h e s p e c s . C o u n c i l d e f e r r e d a d e c i s i o n p e n d i n g s t a f f i n v e s t i g a t i o n . O n J u n e 5 C A O S h i p e w a y r e c o m m e n d e d t o C o u n c i l t h a t t h e y n o t p u r s u e l i g h t i n g o n t h e p i e r a t t h i s t i m e . C o u n c i l c h o s e t o d e f e r t h e d e c i s i o n p e n d i n g m o r e i n f o r m a t i o n . * T h i s c o m m i t t e e s u p p o r t s P . S h i p e w a y ' s r e c o m m e n d a t i o n t o u n d e r t a k e p r e v e n t a t i v e m a i n t e n a n c e o n t h e j u n c t i o n b o x e s o n t h e p i e r b y r e s e a l i n g t h e c a u l k i n g . M a y o r E n s c o n f i r m e d t h a t B a y h a m i s s e e k i n g a g r a n t t o s w i t c h o v e r t o L E D l i g h t i n g t h r o u g h o u t t h e m u n i c i p a l i t y . T h i s c o m m i t t e e s u p p o r t s a n d i s p l e a s e d w i t h t h i s p r o g r e s s . M . O s t r y h o n r e p o r t e d t h a t t h e r e a r e g r a n t s a v a i l a b l e t o f u n d n e w l i g h t s t a n d a r d s a s w e l l a s j u s t c h a n g i n g o u t t h e " h e a d s " . 4 . D r e d g i n g : M . O s t r y h o n r e p o r t e d t h a t D u n d e e f i n i s h e d t h e i r d r e d g i n g . T h i s y e a r t h e y u s e d a d i f f e r e n t b o a t , t h e " A n d r e a M a r i e " , ( t h e l a s t b o a t b u i l t i n P o r t B u r w e l l ) , w h i c h h a s a 6 . 5 f o o t d r a f t . T h e c h a i r m a n t h a n k e d D u n d e e E n e r g y o n b e h a l f o f B a y h a m r e s i d e n t s f o r t h e i m p r o v e m e n t s t o o u r h a r b o u r w h i c h c o s t n o t h i n g t o o u r t a x p a y e r s . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d J u n e . . . P a g e 2 8 o f 1 0 5 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e J u n e 1 0 , 2 0 1 4 P a g e 2 D r e d g i n g c o n t i n u e d H o w e v e r , i t w a s n o t e d t h a t i f t h e w a t e r l e v e l s d r o p t h i s s u m m e r m o r e b a c k w a s h i n g m a y b e n e c e s s a r y . T h e r e f o r e t h i s c o m m i t t e e s u g g e s t s t h a t i t w o u l d b e a d v a n t a g e o u s f o r C A O S h i p e w a y t o a c q u a i n t h i m s e l f w i t h t h e p e r m i t p r o c e s s f o r d r e d g i n g i n c a s e i t b e c o m e s n e c e s s a r y . 5 . P o r t B u r w e l l W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n : M a y o r E n s g a v e a n u p d a t e o n t h e s t a t u s o f t h i s d o c u m e n t . T h e f i n a l i z a t i o n h a s b e e n d e l a y e d d u e t o t h e r e c e n t c h a n g e - o v e r o f C A O . H o w e v e r s t a f f i s n o w w o r k i n g t o c o m p i l e t h e r e q u i r e d i n f o r m a t i o n t o s e n d a l o n g t o I B I G r o u p . 6 . D e t a i l e d R i s k A s s e s s m e n t : T h e m e m b e r s o f t h i s c o m m i t t e e s t r o n g l y b e l i e v e t h a t a D e t a i l e d R i s k A s s e s s m e n t i s n e e d e d p r i o r t o t h e f i n a l i z a t i o n o f t h e W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n s i n c e t h e r e s u l t s o f t h e R i s k A s s e s s m e n t w i l l d e t e r m i n e w h a t u s e s f o r t h e l a n d s w i l l b e a p p r o p r i a t e . A n y p r o p o s e d d e v e l o p m e n t s c o u l d b e n e g a t e d b y c o n t a m i n a n t s . 7 . N e w B u s i n e s s : a ) S a f e t y I s s u e o n R o b i n s o n S t r e e t r o u n d a b o u t : B . W a d e s h a r e d h i s c o n c e r n w i t h M a y o r E n s r e g a r d i n g t h e p r o b l e m E m e r g e n c y V e h i c l e s h a v e g e t t i n g t h r o u g h t r a f f i c c o n g e s t i o n o n t h e r o u n d a b o u t . H e s u g g e s t e d t h a t w i d e n i n g t h e r o u n d a b o u t t o t w o l a n e s w o u l d a l l e v i a t e t h i s p r o b l e m . M a y o r E n s n o t e d t h a t t h i s w a s a C o u n t y R o a d a n d t h a t a p p r o v a l s w o u l d h a v e t o c o m e f r o m t h e m . b ) S u m m e r A t t e n d a n c e : B . M a r t i n s e n d s r e g r e t s f o r J u l y & A u g u s t . L . A c r e s e n d s r e g r e t s f o r J u l y , A u g u s t , S e p t e m b e r & O c t o b e r . 8 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d b y G . U n d e r w o o d a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h a t w e a d j o u r n a t 8 : 5 3 p m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y J u l y 8 , 2 0 1 4 a t 7 : 0 0 p m a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d J u n e . . . P a g e 2 9 o f 1 0 5 ^ ( ^ ^ B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e M I N U T E S H e l d a t M u n i c i p a l O f f i c e , 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e , O n t . J u l y 8 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p m P r e s e n t : E a r l S h e a - C h a i r , T o m S o u t h w i c k , M . O s t r y h o n , B a r r y W a d e , G l e n U n d e r w o o d ( A c t i n g S e c r e t a r y ) , R o n F l i c k , R a y T a l b o t , P a u l S h i p w a y - C A O ) R e g r e t s : L y n n A c r e - S e c r e t a r y , B r e n d a M a r t i n C a l l t o O r d e r : T h e C h a i r m a n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p m . 1 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t : N o n e 2 . A p p r o v a l o f t h e M i n u t e s I t w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y M . O s t r y h o n t h a t t h e m i n u t e s o f t h e J u n e 1 0 , 2 0 1 4 m e e t i n g b e a c c e p t e d . M o t i o n C a r r i e d . 3 . R e p o r t s : a ) E a s t P i e r D e v e l o p m e n t : L i g h t i n g : P a u l S h i p w a y a d v i s e d t h e s t a t u s o f a p l a n b y B a y h a m t o r e p l a c e a l l 4 8 0 l i g h t s i n t h e e n t i r e m u n i c i p a l i t y t o m u c h m o r e e f f i c i e n t L E D t y p e l i g h t s b a s e d o n t h e h u g e p r o j e c t e d r e d u c t i o n i n o p e r a t i n g a n d m a i n t e n a n c e c o s t s . O n l y t h e l i g h t i n g e l e m e n t s w o u l d n e e d t o b e c h a n g e d w i t h t h e p o l e s , a r m s a n d m o s t o f t h e w i r i n g w o u l d r e m a i n a s i s . T h e l i g h t i n g o n t h e p i e r w o u l d b e i n c l u d e d i n t h e o v e r a l l p l a n , h o w e v e r m u c h m o r e w o r k i s n e e d e d t o d e s i g n a s u i t a b l e b a s e a n d p o l e s y s t e m w h i c h w i l l s t a n d u p t o t h e i c e a n d s n o w b u i l d u p o n t h e p i e r d u r i n g t h e w i n t e r m o n t h s . A s i t s t a n d s , l i g h t p o l e s w o u l d n e e d t o b e s e c u r e d t h r o u g h t h e p i e r a n d i n t o t h e g r o u n d b e n e a t h t h e p i e r t o b e a b l e t o w i t h s t a n d t h e f o r c e s i n v o l v e d . T h i s d e s i g n i s e s t i m a t e d t o c o s t $ 3 5 0 , 0 0 0 , o r m o r e . N u m e r o u s s o u r c e s o f g o v e r n m e n t g r a n t s a r e a v a i l a b l e t o h e l p w i t h t h e c a p i t a l c o s t s o f c o n v e r t i n g e x i s t i n g l i g h t i n g , a l t h o u g h C o u n c i l h a s d e c i d e d t o d e f e r l i g h t i n g o n t h e p i e r p e n d i n g f u r t h e r s t a f f i n v e s t i g a t i o n s . P a u l S h i p w a y r e c o m m e n d e d t o C o u n c i l t h a t t h e y n o t p u r s u e l i g h t i n g o n t h e p i e r a t t h i s t i m e , u n t i l m o r e i n f o r m a t i o n i s g a t h e r e d f r o m o t h e r h a r b o u r s a l o n g t h e n o r t h s h o r e . T h i s c o m m i t t e e s u p p o r t s P a u l S h i p w a y ' s r e c o m m e n d a t i o n t o u n d e r t a k e p r e v e n t a t i v e m a i n t e n a n c e o n t h e j u n c t i o n b o x e s o n t h e p i e r b y r e s e a l i n g t h e c a u l k i n g w h i c h i s e s t i m a t e d t o c o s t $ 6 , 5 0 0 . 0 0 p e r a n e l e c t r i c a l c o n t r a c t o r p r o p o s a l . B e n c h e s : R . F l i c k r e p o r t e d t h a t n e w b e n c h e s ( 9 ) h a v e a r r i v e d , w i t h 6 b e n c h e s a v a i l a b l e f o r s p o n s o r s h i p p l a q u e s a t t h e s a m e p r i c i n g a s t h e p r e v i o u s o n e s . C o n c e r n w a s r a i s e d a b o u t t h e n e e d t o r e m o v e t h e b e n c h e s o v e r t h e w i n t e r m o n t h s t o p r e v e n t i c e d a m a g e a l t h o u g h t h e c o s t t o d o t h i s c o u l d b e p r o h i b i t i v e . B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d J u n e . . . P a g e 3 0 o f 1 0 5 B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e J u l y 8 , 2 0 1 4 P a g e 2 4 . D e t a i l e d R i s k A s s e s s m e n t : R e s p o n s e f r o m C o u n c i l r e g a r d i n g D e t a i l e d R i s k A s s e s s m e n t p r i o r t o t h e f i n a l i z a t i o n o f t h e W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n i s n o t p o s s i b l e s i n c e t h e W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n s t a r t e d l o n g a g o a n d i s e s s e n t i a l l y f i n i s h e d . I t i s t h e o p i n i o n o f P a u l S h i p w a y t h a t a D e t a i l e d R i s k A s s e s s m e n t w i l l g o a h e a d w i t h i n t h e n e x t 6 t o 8 m o n t h s r e g a r d l e s s o f t h e a c t i o n s o f C o u n c i l . T h e s u s p i c i o n o f c o n t a m i n a n t s i s a f e d e r a l g o v e r n m e n t r e s p o n s i b i l i t y m a n a g e d t h r o u g h S m a l l C r a f t s & H a r b o u r s o r o t h e r g o v e r n m e n t a g e n c i e s t o p r o t e c t t h e e n v i r o n m e n t a n d t h e p u b l i c . T h e r e s u l t s o f t h e D R A w i l l d e t e r m i n e w h a t u s e s a r e a p p r o p r i a t e f o r t h e s e l a n d s . 5 . P o r t B u r w c l l W a t e r f r o n t M a s t e r P l a n : T h e l a t e s t c h a n g e s a n d r e v i s i o n s t o t h e m a s t e r p l a n h a v e b e e n u p d a t e d m a k i n g t h i s d o c u m e n t e s s e n t i a l l y c o m p l e t e . A l t h o u g h t h i s p l a n i s n o w f i n a l i z e d , i t i s a ' l i v i n g d o c u m e n t ' w h i c h m a y r e q u i r e f u r t h e r c h a n g e s a t a l a t e r t i m e . A s a m a s t e r p l a n , i t i s d e s i g n e d a s a n o v e r a l l p l a n b u t w i l l a c c o m m o d a t e n e e d e d c h a n g e s w h i c h a r e a r e s u l t o f c h a n g e s i n c i r c u m s t a n c e s . 6 . P o r t B u r w e l l B e a c h D e c k : R . T a l b o t a n d R . F l i c k c o n f i r m e d t h a t n o r e p a i r s o r m o d e s t e x p a n s i o n w o r k h a s b e e n d o n e t o t h e w o o d e n d e c k o n t h e b e a c h j u s t t o t h e w e s t o f t h e t u r n a r o u n d . P a u l S h i p w a y a g r e e d t o c o n f i r m t h e a v a i l a b i l i t y o f a n y f u n d s i n t h e b u d g e t ( $ 5 , 0 0 0 ? ? ) w h i c h w e r e t o b e u s e d f o r t h i s p u r p o s e . T h e r e a p p e a r s t o b e o t h e r e x a m p l e s o f v e r b a l a g r e e m e n t s w h i c h a r e n o t o n f i l e a n d d o n o t s e e m t o e x i s t b e t w e e n p a r t i e s . 7 . N e w B u s i n e s s : a ) R e t a i n i n g W a l l s : R . F l i c k s h a r e d h i s c o n c e r n s r e g a r d i n g a n u m b e r o f r e t a i n i n g w a l l s o n a n d a r o u n d t h e w a t e r f r o n t a r e a s w h i c h a r e i n n e e d o f i m m e d i a t e r e p a i r a n d a n o n g o i n g m a i n t e n a n c e p r o g r a m , t h e p r o b l e m E m e r g e n c y V e h i c l e s h a v e g e t t i n g t h r o u g h t r a f f i c c o n g e s t i o n o n t h e r o u n d a b o u t . H e s u g g e s t e d t h a t w i d e n i n g t h e r o u n d a b o u t t o t w o l a n e s w o u l d a l l e v i a t e t h i s p r o b l e m . M a y o r E n s n o t e d t h a t t h i s w a s a C o u n t y R o a d a n d t h a t a p p r o v a l s w o u l d h a v e t o c o m e f r o m t h e m . b ) S u m m e r A t t e n d a n c e : B . M a r t i n s e n d s r e g r e t s f o r A u g u s t . L . A c r e s e n d s r e g r e t s f o r A u g u s t , S e p t e m b e r & O c t o b e r . 8 . A d j o u r n m e n t & N e x t M e e t i n g D a t e : I t w a s m o v e d b y R . F l i c k a n d s e c o n d e d b y R . T a l b o t t h a t w e a d j o u r n a t 8 : 1 5 r > m t o r e c o n v e n e o n T u e s d a y , A u g u s t 1 2 , 2 0 1 4 a t 7 : 0 0 u m a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e . M o t i o n C a r r i e d . C h a i r p e r s o n S e c r e t a r y B a y h a m H a r b o u r f r o n t C o m m i t t e e m i n u t e s o f m e e t i n g s h e l d J u n e . . . P a g e 3 1 o f 1 0 5 s s s C U P E ^ S C F P 8 0 C o m m e r c e V a l l e y D r i v e , E a s t . , S u i t e 1 j M a r k h a m O N \ L 3 ~ [ ' O B 2 P h o n e : 9 0 5 - 7 3 9 - 9 7 3 9 . F a x : 9 0 5 - 7 3 9 - 9 7 4 0 W e b : c u p e . o n . c a E - m a i l : c u p e o n t @ w e b . n e t A u g u s t 2 0 , 2 0 1 4 A U G 2 R 2 0 U T o O n t a r i o m a y o r s a n d c o u n c i l s , M ! J « ! C I P ? i l ; T V O F B A Y K A i ^ - a . r e ^ ? l n ? . - t ? . a s k t h a t y o u . a n ? y o ^ r c o u n c i l e n d o r s e a d a y o f r e c o g n i t i o n f o r t h e m a n y p e o p l e w h o w o r k p r o v i d i n g ? i a ^ ? . ? l l ^ n J ^ y o u - r . . c o r n . m u n ? y ' _ J ^ ' s , y e a r w i l 1 ^ a r k t h / ? . 1 f t a n n i v e l ' s a r y o f o u r a w a r e n e s s d a y w h i c h r e c o 9 n i z e s t h e e d u c a t i o n , s k i l l s , c o m m i t m e n t a n d d e d i c a t i o n o f E a r l y C h i l d h o o d E d u c a t o r s ( E C E ) a n d c h i l d c a r e s t a f f . T h e O n t a r i o C o a l i t i o n f o r B e t t e r C h i l d C a r e ( O C B C C ) , t h e C a n a d i a n U n i o n o f P u b l i c E m p l o y e e s ( C U P E ) a n d o t h e r l a b o u r p a r t n e r s r e p r e s e n t i n g c h i l d c a r e a n d E C E w o r k e r s a c r o s s O n t a r i o a r e a s k i n g t h a i W e d n e s d a y . O c t o b e r 2 9 . 2 0 U b e p r o c l a i m e d a s C h i l d C a r e W o r k e r & E a r l y C h i l d h o o d E d u c a t o r A p p r e c i a t ' t o n D a y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a t t a c h e d r e s o l u t i o n . M a n y g r o u p s a r e r e c o g n i z e d b y w a y o f m u n i c i p a l r e s o l u t i o n . S u c h a d a y a l l o w s t h e c o m m u n i t y t o r e c o g n i z e t h e w o r k o f v a r i o u s g r o u p s a n d t o a c k n o w l e d g e t h e c o n t r i b u t i o n s t h e y m a k e i n t h e l i v e s o f c o m m u n i t y m e m b e r s . ^ l n L c h [ l c L r e \ f a S i l i 6 . s £ I n c L c o m m L I n l t i e s , b . s r l e J ' t f r o m t h e w o r k o f c h i l d c a r e w o r k e r s a n d E C E s . C h i l d c a r e a n d e a r l y l e a r n i n g a l s o c o n t r i b u t e t o t h e e c o n o m i c l i f e o f c o m m u n i t i e s . R e s e a r c h s h o w s t h e m a n y e c o n o m i c b e n e f i t s a c c r u e d f r o m a f f o r d a b l e , a c c e s s i b l e h i g h q u a l i t y e a r l y l e a r n i n g a n d c h i l d c a r e . T h e s e b e n e f i t s c o m e f r o m t h e n u m b e r o f ? S l e - e r 1 ^ l o y e d J ? . t x h e . c t l i l d c a r e [ n d u s t , r y a n d b e c a u s e t h e a v a i l a b i l i t y o f c h i l d c a r e a l l o w s p a r e n t s t o w o r k a n d r e t r a i n a n d t o c o n t r i b u t e t o t h e e c o n o m i c l i f e o f s o c i e t y . E v ^ n . i f , y ? L " " . c o ^ n c i l d o e s ? ° } i s s u e o f f i c [ a ! p r o c l a m a t i o n s , t h e r e a r e m a n y w a y s f o r y o u r m u n i c i p a l i t y t o p a r t i c i p a t e i n ^ ^ - ^ e ^ a t e l . t h l s s - p e ? ? i d a y ' . . . v v ? . ^ k y o l ^ r c o u n c i l . t o S P O n s o r p u b l i c a n n o u n c e m e n t s , d i s p l a y o u r p o s t e r s a n d ^ ! l b r u ^ a ^ i ^ n b a ^ ^ s o w ^ n a t ! ] y h ^ u t ^ i ^ l i t ^ L a l ^ r f r ^ l i i 6 o 8 ^ ; t ! l r L d ^ o n » t : ! ? ! i ? r t h A e ^ . J - ^ . c o u , n r s . ? r . m a y o r p a r t i c i p a t e i n e v e n t s h o s t e d b y c h i l d c a r e c e n t r e s w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y . A l i s t ' o f i d e a s a n d e x a m p l e s i s a t t a c h e d , T h i s y e a r , C h i l d C a r e W o r k e r a n d E a r l y C h i l d h o o d E d u c a t o r A p p r e c i a t i o n D a y ( O c t o b e r 2 9 ) i s j u s t a f e w d a y s a f t e r l h n e H T h ^ [ ^ a L ^ T ^ n f J ? f l t f ^ r n 2 ^ - ^ ^ ^ o ^ « ? ^ d ^ ^ n ^ ^ ^ ^ a n d o t h e r c a n d i d a t e s f o r e l e c t i o n , t o m a k e i n v e s t m e n t i n c h i l d c a r e s e r v i c e s i n y o u r c o m m u n i t y a p r i o r i t y i s s u e i n y o u r ^ p f l . ^ n / A b ? v e ^ w e - 8 . n c o ^ r a g * e ! f o u . t o e r 1 g a 9 e i n a d i a l o 9 u e a b o u t t h e b e n e f i t s o f a f f o r d a b l e , h i g h q u a l i t y c h i l d ? - r ! L S - e ^ i c 8 s . i . r L ^ o u r . c , o m - r ^ r I i t y ' . A n d , w e i , n y i t e y o u t o e x p r e s s y o u r c o m m i t m e n t t o b e t t e r c h i l d c a r e ' b y s i g n i n g t h e p l e d g e a t w w w . i d e p e n d o n c h i l d c a r e . c a / c a n d i d a t e s W e w o u l d l i k e t o a c k n o w l e d g e t h o s e m u n i c i p a l i t i e s c e l e b r a t i n g c h i l d c a r e a n d E C E w o r k e r s a c r o s s o n O n t a r i o o n ? n ° r t r ^ r n ^ n ^ ^ ^ L ^ ^ i ^ f t ^ r / ^ ^ L T ^ ^ a ^ : , i L P ^ C J l ? f t ^ ? - ^ : - t ! l e r ? i ? i o ? n ' ^ ^ ^ p l ? a s e d . i r e ^ . ^ 1 y c o r r e s p o n d e n c e o n p r o c l a m a t i o n s a n d / o r c e i e b r a t i o n a c t i v i t i e s t o t h e a t t e n t i o n o f U l i a n a S i n i a v s k a i a . b y m a i l : C U P E , 8 0 C o m m e r c e V a l l e y D r i v e E a s t , M a r k h a m , O n t a r i o , L 3 T O B 2 o r b y f a x a t 9 0 5 - 7 3 9 - 3 9 9 9 . T h a n k y o u f o r y o u r c o n s i d e r a t i o n . I n s o l i d a r i t y , d ^ u e t f ^ , ^ c ^ Q Q s ^ - ^ ) t ^ ^ F r e d H a h n S h e i l a O l a n - M a c l e a n P r e s i d e n t , C U P E O n t a r i o D i v i s i o n P r e s i d e n t , O C B C C e c : C M S M s / D S S A B s u s : c o p e 4 9 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 0 , 2 0 1 4 f r o m C U P E r e g a r d i n g c h i . . . P a g e 3 2 o f 1 0 5 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 0 , 2 0 1 4 f r o m C U P E r e g a r d i n g c h i . . . P a g e 3 3 o f 1 0 5 C U P E ' S C F P C U P E F A C T S L e t ' s R e t h i n k C h i l d C a r e . A u g u s t 2 0 1 4 C a n w e d e p e n d o n y o u ? D e c e m b e r 2 0 1 2 . T h e n e w f o r m u l a a l l o c a t e s f u n d i n g t o m u n i c i p a l i t i e s b a s e d o n e l e m e n t s i n c l u d i n g c h i l d O n O c t o b e r 2 7 , 2 0 1 4 , v o t e r s w i l l d e c i d e w h o w i l l b e p o p u l a t i o n , p o v e r t y , l e v e l o f e d u c a t i o n , s o c i a l e l e c t e d t o o u r m u n i c i p a l c o u n c i l s a n d s c h o o l b o a r d s a s s i s t a n c e c a s e l o a d a n d c o s t o f l i v i n g . U n d e r t h i s i n O n t a r i o . K e y d e c i s i o n s a b o u t o u r c h i l d c a r e a n d f o r m u l a / s o m e m u n i c i p a l i t i e s a r e r e c e i v i n g m o r e e a r l y l e a r n i n g s y s t e m a r e m a d e b y o u r m u n i c i p a l m o n e y w h i l e o t h e r s a r e r e c e i v i n g l e s s . F o r t h o s e c o u n c i l s a n d s c h o o l b o a r d s . r e c e i v i n g l e s s f u n d i n g / a t h r e e - y e a r s t a b i l i z a t i o n f u n d o f $ 5 0 m i l l i o n w a s p u t i n p l a c e . T h e W h i l e t h e p r o v i n c e i s p r i m a r i l y r e s p o n s i b l e f o r c h i l d s t a b i l i z a t i o n f u n d i n g w a s n e v e r a n a d e q u a t e w a y t o c a r e a n d e a r l y l e a r n i n g f u n d i n g a n d p o l i c y d e c i s i o n s , a d d r e s s t h e n e g a t i v e i m p a c t t h e c u t s w o u l d h a v e o n m u n i c i p a l i t i e s a n d s c h o o l b o a r d s h a v e a s i g n i f i c a n t c o m m u n i t i e s , a n d w h e n t h e f u n d i n g e n d s , t h e s e r o l e i n m a n a g i n g t h e s y s t e m , s u b s i d y a l l o c a t i o n a n d m u n i c i p a l i t i e s w i l l b e i n a f i n a n c i a l b i n d . f o r p r o g r a m s f o r c h i l d r e n w i t h s p e c i a l n e e d s . C i t y c o u n c i l s i n L a m b t o n C o u n t y , S a u l t S t e M a r i e E l e c t e d l e a d e r s c o m m i t t e d t o b u i l d i n g a q u a l i t y , a n d T h u n d e r B a y a r e c o n s i d e r i n g c l o s i n g m u n i c i p a l p u b l i c , a c c e s s i b l e c h i l d c a r e s y s t e m i s i m p o r t a n t t o c h i l d c a r e c e n t r e s / a n d t h e C i t y o f S u d b u r y a l r e a d y O n t a r i o f a m i l i e s . v o t e d t o c l o s e t h e i r s . T h e s e c e n t r e s p r o v i d e l e a d e r s h i p a n d i n n o v a t i o n i n c h i l d c a r e , a n d o f t e n A c h i l d c a r e s y s t e m i n c r i s i s s u p p o r t h a r d - t o - s e n / e a n d h i g h e r n e e d s p o p u l a t i o n s . M u n i c i p a l c h i l d c a r e o f t e n m e e t s I n O n t a r i o , o u r c h i l d c a r e s y s t e m i s a p a t c h w o r k o f s p e c i f i c n e e d s i d e n t i f i e d b y c o m m u n i t i e s s u c h a s p r i m a r i l y n o n - p r o f i t , p u b l i c / m u n i c i p a l a n d h o m e a f t e r h o u r s o r s p e c i a l n e e d s c a r e . W e n e e d t o b a s e d c a r e . W i t h t e n s o f t h o u s a n d s o f f a m i l i e s o n e n s u r e a l l o u r m u n i c i p a l a n d n o n - p r o f i t c h i l d c a r e w a i t l i s t s , a c c e s s i n g a f f o r d a b l e l i c e n s e d c a r e i s c e n t r e s r e m a i n o p e n a n d a r e a d e q u a t e l y f u n d e d . d i f f i c u l t . C o m p o u n d i n g t h e s i t u a t i o n i s t h e w a y t h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t f u n d s c h i l d c a r e , t h e F u l l - d a y k i n d e r g a r t e n i n t r o d u c t i o n o f f u l l - d a y k i n d e r g a r t e n , a n d t h e p r e s e n c e o f ' b i g - b o x ' p r i v a t e f o r - p r o f i t o p e r a t o r s . W h e n t h e p r o v i n c e i n t r o d u c e d f u l l - d a y k i n d e r g a r t e n ( F T K ) , i t h a d s i g n a l l e d t h a t s t a b i l i z a t i o n m o n i e s F u n d i n g f o r m u l a w o u l d b e m a d e a v a i l a b l e t o c o m m u n i t y - b a s e d a n d m u n i c i p a l c h i l d c a r e c e n t r e s a f f e c t e d b y t h e T h e p r o v i n c i a l g o v e r n m e n t i n t r o d u c e d a n e w t r a n s i t i o n o f 4 - 5 y e a r o l d s t o s c h o o l - b a s e d F T K f u n d i n g f o r m u l a f o r t h e c h i l d c a r e s e c t o r i n p r o g r a m s a n d f o r t h e ' r e n o v a t i o n o f b u i l d i n g s , t o C U P E R e s e a r c h P a g e | 1 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 0 , 2 0 1 4 f r o m C U P E r e g a r d i n g c h i . . . P a g e 3 4 o f 1 0 5 L e t s R e t h i n k C h i l d c a r e h i r e a d d i t i o n a l s t a f f a n d t o b u y n e w e q u i p m e n t i n A r r a n g i n g a m e e t i n g w i t h y o u r m u n i c i p a l o r d e r t o e x p a n d s p a c e s f o r t o d d l e r s a n d i n f a n t s . c o u ' n c i l l o r a n d t r u s t e e a f t e r t h e e l e c t i o n . < * U n f o r t u n a t e l y t h e f u n d i n g p r o v i d e d t o c e n t r e s b y t h e p r o v i n c e h a s b e e n l a c k i n g . T o d a y , m a n y c e n t r e s Q u e s t i o n s f o r c a n d i d a t e s a r e s t r u g g l i n g t o r e m a i n o p e n , c h a l l e n g e d t o p r o v i d e c a r e f o r t o d d l e r s a n d i n f a n t s , w h i c h c o s t s G e t c a n d i d a t e s ' p o s i t i o n s o n c h i l d c a r e b y a s k i n g m o r e t h a n f o r 4 a n d 5 y e a r o l d s . q u e s t i o n s l i k e : C o r p o r a t e ' b i g b o x ' c h i l d c a r e 1 . M u n i c i p a l c o u n c i l l o r s a n d s c h o o l b o a r d t r u s t e e s o v e r s e e t h e d i s t r i b u t i o n o f c h i l d c a r e f u n d s . I f T h e e x p e r i e n c e o f c o r p o r a t e c h i l d c a r e i n A u s t r a l i a y o u a r e e l e c t e d , w i l l y o u c o m m i t t o c o n s u l t i n a a n d t h e U K s h o w s t h a t w h e n c o r p o r a t i o n s m e a n i n e f u i w a v w i t h c h i l d c a r e w o r k e r s , c e n t r e s d o m i n a t e , p a r e n t f e e s s o a r a n d g o v e r n m e n t s m a k e a n d p a r e n t s a b o u t t h e d i s t r i b u t i o n o f c h i l d c a r e h e f t y p a y o u t s t o s u p p o r t s h a r e h o l d e r s ' p r o f i t s . T h e f u n d s ? f o r - p r o f i t c h i l d c a r e s e c t o r r e p r e s e n t e d 2 4 % o f l i c e n s e d c e n t r e - b a s e d s p a c e s i n O n t a r i o i n 2 0 1 2 - 1 3 . 2 . M a n y m u n i c i p a l c h i l d c a r e c e n t r e s h a v e b e e n W e n e e d t o e n s u r e t h a t o u r e l e c t e d l e a d e r s i n v e s t c l o s e d d e s p i t e b e i n g ' b e s t p r a c t i c e ' p r o v i d e r s i n p u b l i c a n d n o n - p r o f i t c h i l d c a r e . t h a t o f t e n h a v e s p e c i a l i z e d s e r v i c e s t h a t a d d r e s s g a p s i n t h e c h i l d c a r e p a t c h w o r k . W i l l T h e c h a n g e s t o c h i l d c a r e f u n d i n g , i n t r o d u c t i o n o f y o u e n s u r e o u r m u n i c i p a l c h i l d c a r e c e n t r e s F T K a n d e x i s t e n c e o f f o r - p r o f i t o p e r a t o r s h a v e p u t r e m a i n o p e n [ I f t h e s e s e r v i c e s e x i s t i n y o u r m a n y c h i l d c a r e c e n t r e s u n d e r i n c r e a s e d s t r e s s . W e c o m m u n i t y ] ? n e e d a l l l e v e l s o f g o v e r n m e n t - m u n i c i p a l , p r o v i n c i a l a n d f e d e r a l - t o i n v e s t i n a q u a l i t y , p u b l i c l y - f u n d e d 3 . T h e r e s e a r c h s h o w s t h a t f o r - p r o f i t c h i l d c a r e c h i l d c a r e s y s t e m . T h e m u n i c i p a l a n d s c h o o l b o a r d c e n t r e s a r e m o r e l i k e l y t o b e p o o r e r i n q u a l i t y . e l e c t i o n s a r e k e y m o m e n t s t o p u t c h i l d c a r e o n t h e I f e l e c t e d / d o y o u p r o m i s e t o a d v o c a t e a g a i n s t a g e n d a p o l i t i c a l l y . f o r - p r o f i t , b i g - b o x c h i l d c a r e ? L e t ' s m a k e s u r e c h i l d c a r e i s o n t h e r a d a r i n t h i s 4 . T h e c u r r e n t f e d e r a l a n d p r o v i n c i a l f u n d i n g f o r e l e c t i o n c h i l d c a r e i s i n a d e q u a t e t o p r o v i d e b a s e f u n d i n g f o r c h i l d c a r e c e n t r e s w i t h a f f o r d a b l e p a r e n t A s k y o u r m u n i c i p a l a n d s c h o o l b o a r d c a n d i d a t e s f e e s a n d w a g e s . I f e l e c t e d , w i l l y o u p r o m i s e t o a b o u t t h e i r p o s i t i o n s o n c h i l d c a r e b y : w o r k w i t h c h i l d c a r e w o r k e r s , p a r e n t s a n d c e n t r e s t o a d v o c a t e t o t h e p r o v i n c i a l a n d M e e t i n g w i t h c a n d i d a t e s a n d / o r a t t e n d i n g . f e d e r a l g o v e r n m e n t s f o r i n c r e a s e d f u n d i n g f o r a l l - c a n d i d a t e s m e e t i n g s ; p u b l i c a n d n o t - f o r - p r o f i t e a r l y l e a r n i n g a n d c h i l d A s k i n g y o u r e l e c t o r a l c a n d i d a t e s t h e c h i l d . c a r e p r o g r a m s ? c a r e q u e s t i o n s b e l o w ; a n d S R / s l : c o p e 4 9 1 A u g u s t 1 4 , 2 0 1 4 C U P E R e s e a r c h P a g e 2 C o r r e s p o n d e n c e d a t e d A u g u s t 2 0 , 2 0 1 4 f r o m C U P E r e g a r d i n g c h i . . . P a g e 3 5 o f 1 0 5 s ^ Y H A A y < ^ 0 " f ' A ^ f f i o ^ 0 r ' u n i t y l » B A Y H A M E D I S O N M U S E U M " T h e G r e a t O u t d o o r s f f F u n N i g h t t h S a t . N o v . 1 5 V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e 5 : 0 0 - 6 : 0 0 p . m . S o c i a l T i m e 6 : 0 0 p . m . P e r c h D i n n e r , M u s i c & S i l e n t A u c t i o n $ 3 0 p e r p e r s o n ( i n c l u d e s H S T ) A l s o K a r a o k e , F u n , P r i z e s & C a s h B a r C o s t u m e s o r c a s u a l d r e s s P r o c e e d s t o E d i s o n M u s e u m B u i l d i n g F u n d T i c k e t s 5 1 9 - 8 6 6 - 3 5 2 5 o r 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 E d i s o n M u s e u m f u n d r a i s e r i n f o r m a t i o n . P a g e 3 6 o f 1 0 5 e : ? i ^ ! \ ? ^ ^ t i ^ - ^ o r m ^ f ? r . A e ^ f f i ^ e , s . o f M a ^ D q m t y - M a y O T & c o u n c i l l o r i n t h e 2 0 1 4 M u n i c i p a l ^ ^ " . t o ^ h ^ - . ^ o _ n d ^ ? c l o b ? r / ? 1 1 2 0 1 4 m u s t b e r e c " v e d b y t h e C l e r k b y 2 p . m . F r i d a y , S e p t e m b e r 1 2 , 2 0 1 4 a t t h e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e . ^ l s « f a ^ , ^ ! h ^ i , ^ ! r ^ : ^ [ T ^ ^ I l T T t i o , r I f o r ? l s , m u s t b e s u b m i t t e d t o t h e r e s p e c t i v e M u n i c i p a l C l e r k r e s p o n s i b l e f o r t h e s p e c i f i c i n d i v i d u a l s c h o o l b o a r d e l e c t i o n . A r e y o u o n t h e v o t e r s ^ U s t ? G o t o w w w . v o t e r l o o k u p . c a t o e n s u r e y o u r n a m e i s o n t h e L i s t a n d / o r c o n f i r m y o u r ^ o ^ a t ^ l ^ ° ! r e ? ' _ Y ^ u w i l , l n e e d l ? p , r o , v i d e y o w f a 1 1 n a m e , d a t e o f b i r t h a n d , y o i u - m m i i c i p ^ p r o p e r t y ^ T ^ a s s . c ! ^ n ^ t r o , n T n b C T t m c l l ? d T d , ? ? J ^ u r J a t e ? p r ° P e r t y A s s e s s m ^ t N o t i c e a n d / o r m i m i c 4 ) a l t a x b i l l . E n t e r y o u r p e r s o n a l i n f o r m a t i o n , c l i c k N E X T . C o n f i r m i n f o r m a t i o n b y f o l l o w i n g t h e p r o m p t s t h a t a p p e a r . ^ 2 ^ ^ 5 ) ^ n > b e r 2 6 t h g o t ? w w w - b a v h a m - o n - c a o r w w w . v o t e r v i e w . c a a n d f o l l o w t h e p r o m p t s . A N Y T I M E d u r i n g r e g u l a r o f f i c e h o u r s , y o u m a y c a l l o r a s k a t t h e o f f i c e . ^ ^ s < ^ ^ D ? ? n ^ p l ^ l ^ n - f b - r ? s ' a v a l ! a ? e O D o u r w e b s i t e a n d a t t h e o f f i c e ' a r e d u e b y n o o n » M o n d a y , S e p t e m b e r 2 9 t h . C o p i e s m a y b e e m a U e d . A d v a n c e V o t i n g w i U t a k e p l a c e b e t w e e n 1 0 : 0 0 a . m . a n d 5 : 0 0 p . m . o n O c t o b e r l S f t a n d b e t w e e n 1 2 : 0 0 n o o n ^ Z L ° . C L I E ^ ' ^ ° ? o b - T . n d m ^ e c o u n c i l c h a m b e r s . a t f h e B a y h M n M i m i c i p a l O f f i c e a t 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i l l e . I D s h o w i n g y o u r B a y h a m a d d r e s s w i U b e r e q u i r e d . A c c e s s i b l e a c c o m m o d a t i o n s E l e c t o r s a r c e n c o u r a g e d t o a t t e n d a n d v o t e d u r i n g t h e a d v a n c e v o t e s . V o t i n g D a y i s M o n d a y ^ O c t o b e r 2 7 t h f r o m 1 0 : 0 0 a . m . u n t i l 8 : 0 0 p . m . a t t h e V i e n n a , E d e n & S t r a f F o r d v i U e C o m m u n i t y C e n t r e s . I D s h o w i n g y o u r B a y h a m a d d r e s s w i l l b e r e q u i r e d . p r o x i e s A ? u a l i f i e d e l e c t o r m a y a c t o n b e h a l f o f o n e o t h e r q u a l i f i e d e l e c t o r w h o i s n o t a r e l a t i v e O R o n e o r ^ e ^ ^ e d i - T ^ c t o r s _ ^ ° . ^ r e l a t i v e s ' . u s i n 8 s e p a r a t e p r o x y f o r m s f o r e a c h . A r e l a t i v e ; m e a n s t h e p a r a i t , ^ p a r e n t , ^ g r ^ c h i l d , b r o t h e r , s i s t e r o r s p o u s e o f - t h e e l e c t o r a p p o i n t e d . P r o x y F o r . n s . u s t b e c e r t i f i e d b y t h e C l e r k t o b e v a l i d . D i r e c t a n y i n q u i r i e s t o L y n d a M M a r d , C l e r k a t 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 o r I m U l a r d ^ b a v h a m o n . c a . F o r m o r e i n f o r m a t i o n g o t o w w w . b a v h a m . o n . c a , c a l l o r a s k a t t h e o f f i c e . V O T E ! I t ' s y o u r r i g h t ! M u n i c i p a l E l e c t i o n i n f o r m a t i o n u p d a t e . F i l e : C 0 7 P a g e 3 7 o f 1 0 5 O M A / O P P c o r r e s p o n d e n c e d a t e d S e p t e m b e r 2 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g P e d . . . P a g e 3 8 o f 1 0 5 O M A / O P P c o r r e s p o n d e n c e d a t e d S e p t e m b e r 2 , 2 0 1 4 r e g a r d i n g P e d . . . P a g e 3 9 o f 1 0 5 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 r e g a r d i n g " B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e T e . . . P a g e 4 0 o f 1 0 5 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 r e g a r d i n g " B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e T e . . . P a g e 4 1 o f 1 0 5 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 r e g a r d i n g " B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e T e . . . P a g e 4 2 o f 1 0 5 S t a f f R e p o r t P 2 0 1 4 - 0 1 7 r e g a r d i n g " B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e T e . . . P a g e 4 3 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 9 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e * R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 1 0 6 B E V M I C K E Y P o r t M a i t l a n d M I L E A G E 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 1 2 4 . 6 5 0 1 7 2 0 3 C h e q u e A m o u n t - 1 2 4 . 6 5 0 0 0 1 5 4 C A N A D I A N K O O L W A T E R 1 3 1 3 8 W A T E R B O T T L E S 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 4 0 . 0 0 0 1 7 2 0 4 C h e q u e A m o u n t - 4 0 . 0 0 0 0 0 1 8 9 C I T Y O F L O N D O N 1 3 6 2 0 4 M R F P R O C E S S I N G 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 1 1 , 8 6 8 . 4 5 0 1 7 2 0 5 C h e q u e A m o u n t - 1 1 , 8 6 8 . 4 5 0 0 0 2 1 2 C O U N T Y O F E L G f N I N 0 0 0 0 5 4 2 9 0 A U G U S T P O L I C E S E R V I C E S 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 7 1 , 6 2 8 . 0 2 0 1 7 2 0 6 C h e q u e A m o u n t - 7 1 , 6 2 8 . 0 2 \ r f 0 0 2 0 1 8 E C O - P R O P E S T S E R V I C E S 1 8 3 1 4 4 C H A T H A M S T - B E E S N E S T 0 8 / 1 6 / 2 0 1 4 1 4 1 . 2 5 0 1 7 2 0 7 C h e q u e A m o u n t - 1 4 1 . 2 5 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A u g 2 0 0 0 7 1 5 3 7 7 7 0 B U R W E L L W O R K S G A R A G E 0 8 / 1 1 / 2 0 1 4 7 3 . 9 5 0 1 7 2 0 8 A u g 2 0 0 0 9 1 3 9 7 4 1 1 E D E N C O M M U N I T Y C E N T R E 0 8 / 0 7 / 2 0 1 4 2 4 7 . 6 4 0 1 7 2 0 8 A u g 2 0 0 0 9 1 6 8 0 5 2 9 V I E N N A M E M P A R K 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 1 2 1 . 3 1 0 1 7 2 0 8 A u g 2 0 0 1 1 9 1 0 7 1 7 6 P U M P # 2 0 8 / 1 2 / 2 0 1 4 2 1 3 . 7 8 0 1 7 2 0 8 C h e q u e A m o u n t - 6 5 6 . 6 8 0 0 0 5 0 8 K I R W I N & O A T M A N E X C A V A T I N G L T D 1 2 7 3 0 R E C Y C L E D A S P H A L T 0 8 / 1 2 / 2 0 1 4 4 0 6 . 8 0 0 1 7 2 0 9 C h e q u e A m o u n t - 4 0 6 . 8 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 9 3 6 0 3 V - B E L T S 0 7 / 1 7 / 2 0 1 4 7 1 . 9 7 0 1 7 2 1 0 C h e q u e A m o u n t - 7 1 . 9 7 0 0 0 6 1 7 M U D F O R D F A M I L Y M A R K E T 1 0 1 1 0 8 6 8 2 1 4 S U P P L I E S 0 4 / 0 1 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 6 9 7 1 0 S U P P L I E S 0 4 / 0 7 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 6 9 9 9 1 S U P P L I E S 0 4 / 0 9 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 0 2 6 2 S U P P L I E S 0 5 / 2 3 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 0 4 9 2 S U P P L I E S 0 5 / 2 4 / 2 0 1 4 9 8 . 9 1 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 0 4 9 3 S U P P L I E S 0 5 / 2 4 / 2 0 1 4 4 . 5 0 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 3 3 2 1 S U P P L I E S 0 6 / 0 4 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 5 0 8 3 S U P P L I E S 0 6 / 1 1 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 6 7 4 4 S U P P L I E S 0 6 / 1 8 / 2 0 1 4 1 1 . 9 7 0 1 7 2 1 1 1 0 1 1 0 8 8 9 0 7 2 S U P P L I E S 0 6 / 2 7 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 4 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 9 : 2 6 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 0 1 1 0 8 9 1 8 2 6 S U P P L I E S 0 7 / 0 8 / 2 0 1 4 8 . 5 8 0 1 7 2 1 1 C h e q u e A m o u n t - 1 8 4 . 0 2 0 0 0 6 7 7 O X F O R D C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 1 4 4 1 7 2 S I T E R E N T A L - S T R A F F F I R E H A L L 0 8 / 0 1 / 2 0 1 4 I 1 7 5 . 1 5 0 1 7 2 1 2 C h e q u e A m o u n t - 1 7 5 . 1 5 0 0 0 7 2 7 P U R O L A T O R C O U R I E R L T D 4 2 4 9 1 0 2 7 3 C O U R I E R S E R V I C E 0 8 / 0 8 / 2 0 1 4 5 7 . 5 5 0 1 7 2 1 3 C h e q u e A m o u n t - 5 7 . 5 5 0 0 1 5 7 4 R - S A F E T Y R S 1 - 1 6 9 6 1 1 O V E R H E A D W I R E S I G N 0 8 / 1 1 / 2 0 1 4 2 2 3 . 6 4 0 1 7 2 1 4 C h e q u e A m o u n t - 2 2 3 . 6 4 0 0 0 7 4 3 R B C R O Y A L B A N K A u g 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 7 9 9 7 7 4 C I T I Z E N S H I P & I M M I G R A T I O N 0 8 / 0 5 / 2 0 1 4 5 . 0 0 0 1 7 2 1 5 A u g 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 7 9 9 7 7 4 H E A L T H & S A F E T Y I N F O R M A T I O N 0 8 / 0 6 / 2 0 1 4 8 3 . 0 0 0 1 7 2 1 5 A u g 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 7 9 9 7 6 6 B A N K C H A R G E 0 8 / 0 7 / 2 0 1 4 2 0 . 5 3 0 1 7 2 1 5 A u g 4 5 1 6 0 5 0 0 0 5 7 9 9 7 7 4 N O T E B O O K S 0 8 / 0 4 / 2 0 1 4 6 3 . 2 2 0 1 7 2 1 5 C h e q u e A m o u n t - 1 7 1 . 7 5 0 0 0 6 6 0 R E L I A N C E H O M E C O M F O R T 0 0 6 6 3 1 0 3 0 4 7 2 1 0 1 8 A u g U N I T R E N T A L - E C C 0 8 / 1 1 / 2 0 1 4 3 1 . 0 8 0 1 7 2 1 6 C h e q u e A m o u n t - 3 1 . 0 8 0 0 0 9 6 6 W E B E R ' S W E L D I N G & M F G 1 9 7 2 6 R E P A I R T O P A V E R T R A C K 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 6 3 . 2 8 0 1 7 2 1 7 C h e q u e A m o u n t - 6 3 . 2 8 C h e q u e R u n T o t a l - 8 5 , 8 4 4 . 2 9 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 5 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 0 : O O A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 5 0 4 K E V I N K I T C H I N G J T A G - l i v e f i r e L I V E F I R E T R A I N I N G 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 2 5 0 . 0 0 0 1 7 2 1 8 C h e q u e A m o u n t - 2 5 0 . 0 0 0 0 1 8 7 5 M A T T H E W D E L A E R E J T A G - l i v e f i r e L i V E F I R E T R A I N I N G 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 2 5 0 . 0 0 0 1 7 2 1 9 C h e q u e A m o u n t - 2 5 0 . 0 0 C h e q u e R u n T o t a l - 5 0 0 . 0 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 6 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 0 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R d y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 1 6 4 7 1 2 5 5 4 7 5 O N T A R I O L T D 6 7 3 9 4 0 C L E A N E R , S O A P , W I P E S 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 3 7 . 1 7 0 1 7 2 2 0 C h e q u e A m o u n t - 3 7 . 1 7 0 0 0 0 1 9 A . J . S T O N E C O M P A N Y L T D 0 0 0 0 1 1 8 1 4 1 C H A R G E C O R D S , S T R A P S , L I G H T ! 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 1 , 6 3 4 . 2 5 0 1 7 2 2 1 C h e q u e A m o u n t - 1 , 6 3 4 . 2 5 0 0 0 0 9 3 B A T T L E F I E L D E Q U I P M E N T R E N T A L S 1 0 3 0 0 5 5 9 C L A M P 0 8 / 1 2 / 2 0 1 4 8 2 . 6 6 0 1 7 2 2 2 C h e q u e A m o u n t - 8 2 . 6 6 0 0 1 5 8 4 C O C O P A V I N G I N C . 1 3 7 9 0 6 2 7 Q P R 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 , 9 6 0 . 6 0 0 1 7 2 2 3 C h e q u e A m o u n t - 2 , 9 6 0 . 6 0 0 0 1 9 8 4 C O M M I S S I O N A I R E S 1 1 1 5 1 9 B Y - L A W E N F O R C E M E N T 0 8 / 0 2 / 2 0 1 4 2 6 4 . 1 1 0 1 7 2 2 4 C h e q u e A m o u n t - 2 6 4 . 1 1 0 0 0 1 0 0 C O R P O R A T E E X P R E S S 3 6 3 6 9 8 8 5 F I L E F O L D E R S , F I L E S O R T E R 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 9 8 . 9 9 0 1 7 2 2 5 C h e q u e A m o u n t - 9 8 . 9 9 0 0 1 4 3 2 C U L L I G A N W A T E R 3 6 9 0 2 0 0 U N I T R E N T A L - S . C . C . 0 8 / 1 7 / 2 0 1 4 2 9 . 3 2 0 1 7 2 2 6 C h e q u e A m o u n t - 2 9 . 3 2 0 0 0 2 1 8 C U P E L O C A L 3 5 A u g ' 1 4 r e m i t U N I O N D U E S 0 8 / 2 6 / 2 0 1 4 3 9 9 . 5 6 0 1 7 2 2 7 C h e q u e A m o u n t - 3 9 9 . 5 6 0 0 1 1 1 0 D O U G A N D E R S O N d r i v e r m e d i c a l R E I M B U R S E D R I V E R M E D I C A L 0 8 / 2 5 / 2 0 1 4 1 2 5 . 0 0 0 1 7 2 2 8 C h e q u e A m o u n t - 1 2 5 . 0 0 0 0 0 2 7 2 D Y N A M I C F L U I D P R O D U C T S I N C - 4 9 9 5 0 - 0 H O S E A S S E M B L Y 0 8 / 2 2 / 2 0 1 4 5 8 . 3 5 0 1 7 2 2 9 C h e q u e A m o u n t - 5 8 . 3 5 0 0 1 7 0 8 E A S T L I N K 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 0 5 8 4 2 A u g I N T E R N E T / C A B L E - S T R A F F I R E H / 0 8 / 1 0 / 2 0 1 4 1 5 5 . 1 6 0 1 7 2 3 0 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 1 1 3 4 5 A u g I N T E R N E T - O F F I C E 0 8 / 1 0 / 2 0 1 4 1 0 2 . 7 8 0 1 7 2 3 0 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 3 4 5 9 A u g I N T E R N E T - E D I S O N M U S E U M 0 8 / 1 7 / 2 0 1 4 6 4 . 3 6 0 1 7 2 3 0 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 0 5 0 1 0 3 A u g I N T E R N E T - G A R A G E 0 8 / 1 0 / 2 0 1 4 6 3 . 2 3 0 1 7 2 3 0 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 1 0 3 5 2 A u g I N T E R N E T - B W F I R E H A L L 0 8 / 1 0 / 2 0 1 4 8 5 . 8 3 0 1 7 2 3 0 8 1 2 7 5 2 2 4 5 0 1 2 3 1 5 7 A u g I N T E R N E T - M A R I N E M U S E U M 0 8 / 1 7 / 2 0 1 4 5 1 . 9 3 0 1 7 2 3 0 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 7 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 0 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e n v o i c e f C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 5 2 3 . 2 9 0 0 0 3 2 2 E V A N S U T I L I T Y 0 0 0 0 1 4 6 0 7 5 P I P E L O C K S 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 1 6 2 . 2 7 0 1 7 2 3 1 C h e q u e A m o u n t - 1 6 2 . 2 7 0 0 0 3 3 4 F A S T E N A L C A N A D A O N T I S 8 2 3 6 6 V A L V E P A I N T M A R K E R 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 7 . 7 9 0 1 7 2 3 2 C h e q u e A m o u n t - 2 7 . 7 9 0 0 0 3 5 7 G & K S E R V I C E S C A N A D A I N C 1 5 1 8 3 4 6 3 1 8 F L O O R M A T S , S H O P T O W E L S 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 2 8 7 . 4 5 0 1 7 2 3 3 1 5 1 8 3 5 1 1 9 0 F L O O R M A T S , S H O P T O W E L S 0 8 / 2 7 / 2 0 1 4 2 8 7 . 4 5 0 1 7 2 3 3 1 5 1 8 3 5 1 1 9 5 F L O O R M A T S - F I R E H A L L 0 8 / 2 7 / 2 0 1 4 4 8 . 2 2 0 1 7 2 3 3 C h e q u e A m o u n t - 6 2 3 . 1 2 0 0 2 3 4 9 H E N R Y G O E R T Z E N r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C T 0 8 / 2 2 / 2 0 1 4 1 6 9 . 1 2 0 1 7 2 3 4 C h e q u e A m o u n t - 1 6 9 . 1 2 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A u g 2 0 0 0 4 7 0 7 6 9 9 6 P U M P # 6 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 1 , 1 6 8 . 0 0 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 1 1 9 1 0 7 1 7 6 P U M P # 2 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 2 7 6 . 4 9 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 0 2 6 7 0 5 0 1 P U M P # 8 0 8 / 2 5 / 2 0 1 4 1 1 7 . 4 9 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 2 9 9 5 7 3 0 8 O F F I C E 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 5 . 8 7 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 3 0 4 1 0 5 7 8 G A R A G E 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 4 6 2 . 6 0 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 3 3 1 0 9 1 0 1 P U M P # 1 0 8 / 2 5 / 2 0 1 4 3 8 1 . 8 3 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 5 6 9 5 9 1 7 5 E A S T S T S T L 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 2 4 . 8 7 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 6 8 2 3 8 7 6 0 . T R E A T M E N T P L A N T 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 2 9 3 . 3 6 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 7 1 8 6 5 0 4 5 S T R A F F F I R E H A L L 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 4 6 7 . 1 8 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 8 3 8 2 1 3 0 7 P U M P # 4 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 5 5 . 0 1 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 9 1 7 5 5 4 0 2 S T R A F F L I B R A R Y 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 3 8 4 . 3 3 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 0 9 5 7 2 3 2 0 7 P U M P # 3 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 9 2 . 2 3 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 1 1 4 3 0 9 3 1 6 S T A F F C O M M U N I T Y C E N T R E 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 1 , 4 8 5 . 7 1 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 1 2 3 5 2 2 4 9 4 P U M P # 7 0 8 / 2 5 / 2 0 1 4 8 5 . 3 5 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 1 2 4 2 7 8 4 8 8 S T R A F F S T L 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 6 6 . 8 2 0 1 7 2 3 5 A u g 2 0 0 1 3 7 7 2 7 3 3 8 S C C B A L L P A R K 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 6 6 . 5 0 0 1 7 2 3 5 C h e q u e A m o u n t - 5 , 5 8 3 . 6 4 0 0 2 3 5 0 J . M A R S H A L L & C O M P A N Y I N C . 1 4 3 3 T E N T - W A T E R M E L O N F E S T 0 8 / 2 3 / 2 0 1 4 2 , 4 8 6 . 0 0 0 1 7 2 3 6 C h e q u e A m o u n t - 2 , 4 8 6 . 0 0 0 0 0 4 4 4 J / E B E A R I N G A N D M A C H I N E L T D 2 9 7 6 3 2 K E Y S T O C K 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 7 . 6 1 0 1 7 2 3 7 P a g e 2 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 8 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 0 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r C h e q u e A m o u n t - 1 7 . 6 1 0 0 1 4 2 5 J A C K G R A N G E R E X C A V A T I N G 5 1 7 H A U L C H I P S T O N E 0 8 / 1 7 / 2 0 1 4 7 2 3 . 2 0 0 1 7 2 3 8 C h e q u e A m o u n t - 7 2 3 . 2 0 0 0 2 3 4 8 K A T R I N A G I E S B R E C H T 8 4 0 7 S a n d y t o w n R d R E F U N D B L D G D E P O S I T 0 8 / 2 2 / 2 0 1 4 1 , 5 0 0 . 0 0 0 1 7 2 3 9 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 0 0 . 0 0 0 0 0 5 0 8 K I R W I N & O A T M A N E X C A V A T I N G L T D 1 2 7 5 8 R E C Y C L E D A S P H A L T 0 8 / 1 5 / 2 0 1 4 3 9 5 . 5 0 0 1 7 2 4 0 C h e q u e A m o u n t - 3 9 5 . 5 0 0 0 0 5 1 0 K L A S S E N A U T O P A R T S 1 - 1 9 2 9 6 8 V - B E L T S 0 7 / 1 1 / 2 0 1 4 3 2 . 8 2 0 1 7 2 4 1 C h e q u e A m o u n t - 3 2 . 8 2 0 0 0 5 7 2 M A N U L I F E F I N A N C I A L 1 8 1 - 1 8 1 S e p t ' 1 4 S E P T ' 1 4 R E M I T 0 8 / 2 3 / 2 0 1 4 4 , 3 5 5 . 9 8 0 1 7 2 4 2 1 8 3 - 1 8 3 S e p t ' 1 4 S E P T ' 1 4 R E M I T 0 8 / 2 3 / 2 0 1 4 5 , 6 0 3 . 0 4 0 1 7 2 4 2 C h e q u e A m o u n t - 9 , 9 5 9 . 0 2 0 0 2 3 4 7 M A R K W E B E R r e i m b u r s e c r e d i t C R E D I T O N W A T E R A C C O U N T 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 6 6 . 1 1 0 1 7 2 4 3 C h e q u e A m o u n t - 6 6 . 1 1 0 0 0 6 1 4 M O B I L S T R I P I N G & S W E E P I N G L T D 4 2 6 1 0 R E S T R I P E P A V E M E N T M A R K I N G 0 8 / 0 1 / 2 0 1 4 3 , 5 0 1 . 8 7 0 1 7 2 4 4 C h e q u e A m o u n t - 3 , 5 0 1 . 8 7 0 0 0 6 3 3 N A T U R A L R E S O U R C E G A S L I M I T E D A u g E 1 2 3 7 8 - 0 1 S T R A F F F I R E H A L L 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 2 8 . 9 1 0 1 7 2 4 5 A u g E 2 0 4 6 9 - 0 1 R I C H M O N D W A T E R S T A T I O N 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g E 2 2 3 8 0 - 0 1 P U M P # 5 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 3 9 . 0 9 0 1 7 2 4 5 A u g E 2 4 2 0 0 - 0 1 S T R A F F C O M M U N I T Y C E N T R E 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 8 2 . 3 7 0 1 7 2 4 5 A u g E 4 5 4 0 7 - 0 1 O F F I C E 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 4 4 . 3 9 0 1 7 2 4 5 A u g E 4 5 4 0 9 - 0 1 P U M P # 2 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 2 3 . 6 8 0 1 7 2 4 5 A u g E 4 5 4 1 0 - 0 1 S T R A F F L I B R A R Y 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g E 5 1 6 0 0 - 0 1 G A R A G E 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 1 6 . 6 6 0 1 7 2 4 5 A u g F 1 9 2 9 0 - 0 1 E D I S O N M U S E U M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g F 2 0 6 0 0 - 0 1 V I E N N A C O M M U N I T Y C E N T R E 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 3 9 . 5 8 0 1 7 2 4 5 A u g F 2 6 8 6 4 - 0 1 P U M P # 6 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 2 5 . 4 3 0 1 7 2 4 5 A u g G 0 6 2 1 0 - 0 1 P B L I B R A R Y 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g G 0 6 3 0 5 - 0 1 M A R I N E M U S E U M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g G 0 6 3 0 7 - 0 1 P B F I R E H A L L 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 P a g e 3 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 4 9 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 0 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r A u g G 1 5 7 0 0 - 0 1 P B O P P B L D G 0 7 / 2 9 / 2 0 1 4 3 . 0 3 0 1 7 2 4 5 A u g G 4 0 4 0 7 - 0 1 P B G A R A G E 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 5 . 1 4 0 1 7 2 4 5 A u g G 7 9 2 0 2 - 0 2 F I R E H A L L - N O V A S C O T I A L I N E 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 3 9 . 5 8 0 1 7 2 4 5 C h e q u e A m o u n t - 4 4 8 . 7 0 0 0 1 9 7 8 N A T U R E ' S C H O I C E L A W N C A R E 1 0 6 3 1 A U G U S T T R I M M I N G & M O W I N G 0 8 / 0 1 / 2 0 1 4 1 , 8 1 9 . 3 0 0 1 7 2 4 6 C h e q u e A m o u n t - 1 , 8 1 9 . 3 0 0 0 1 4 8 0 N E V T R O S A L E S ( 2 0 0 4 ) L T D 7 4 1 4 9 P U M P R E B U I L D - P U M P # 2 0 8 / 0 5 / 2 0 1 4 4 , 9 0 4 . 7 3 0 1 7 2 4 7 7 4 2 3 5 C H L O R I N E 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 6 4 . 9 3 0 1 7 2 4 7 7 4 2 4 9 N E W T H E R M A L S 0 8 / 1 5 / 2 0 1 4 5 0 9 . 7 1 0 1 7 2 4 7 C h e q u e A m o u n t - 5 , 5 7 9 . 3 7 0 0 0 6 5 8 O M E R S 0 4 1 0 0 0 A u g ' 1 4 A U G U S T R E M I T 0 8 / 2 7 / 2 0 1 4 2 0 , 2 9 9 . 1 0 0 1 7 2 4 8 C h e q u e A m o u n t - 2 0 , 2 9 9 . 1 0 0 0 1 2 9 0 P E T E F R I E S E N T R U C K I N G 4 9 9 3 8 3 T A R A N D C H I P 0 8 / 1 8 / 2 0 1 4 7 2 3 . 2 0 0 1 7 2 4 9 C h e q u e A m o u n t - 7 2 3 . 2 0 0 0 2 0 8 6 Q M I - S A I C A N A D A L I M I T E D I N 1 8 9 4 9 5 S Y S T E M S A U D I T 0 8 / 2 6 / 2 0 1 4 9 8 8 . 7 5 0 1 7 2 5 0 C h e q u e A m o u n t - 9 8 8 . 7 5 0 0 2 2 8 1 R A N D Y W H I T E o f f i c e r p r o g r a m O H & S O F F I C E R P R O G R A M 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 9 7 . 7 5 0 1 7 2 5 1 C h e q u e A m o u n t - 1 9 7 . 7 5 0 0 0 7 4 2 R B C L I F E I N S U R A N C E C O M P A N Y 2 1 8 4 2 A u g ' 1 4 A U G U S T R E M I T 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 6 8 . 7 3 0 1 7 2 5 2 C h e q u e A m o u n t - 6 8 , 7 3 0 0 0 7 4 7 R E I D ' S P R E - C A S T C E M E N T P R O D U C T 5 3 8 5 S T E E L C U L V E R T , C O U P L E R 0 8 / 1 3 / 2 0 1 4 4 3 6 . 4 1 0 1 7 2 5 3 C h e q u e A m o u n t - 4 3 6 . 4 1 0 0 0 7 7 1 R O G E R S 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 2 0 0 - 5 8 7 6 C E L L P H O N E - R W H I T E 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 1 7 - 1 1 5 6 C E L L P H O N E - V C Z E R W I N S K f 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 1 7 - 1 2 9 4 C E L L P H O N E - B B U T L E R 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 1 9 - 7 6 5 6 C E L L P H O N E - A S W A N C E 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 5 7 0 9 C E L L P H O N E - P B F I R E D E P T 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 5 7 8 7 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 1 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 6 0 6 9 C E L L P H O N E - B K N I F T O N 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 7 2 5 4 P a g e 4 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 5 0 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 0 7 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 6 1 7 8 C E L L P H O N E - S T R A F F I R E D E P T 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 I 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 6 1 9 8 C E L L P H O N E - E B R A D F I E L D 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 6 3 6 - 6 3 6 8 C E L L P H O N E - E R O L O S O N 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 5 6 . 5 0 0 1 7 2 5 4 1 4 3 2 7 2 9 3 1 6 / 9 0 2 - 1 2 4 9 C E L L P H O N E - R O A D S D E P T 2 0 8 / 1 4 / 2 0 1 4 2 2 . 6 0 0 1 7 2 5 4 C h e q u e A m o u n t - 4 1 8 . 1 0 0 0 0 8 2 9 S P E C T R U M C O M M U N I C A T I O N S L T D 0 0 0 0 7 0 0 9 4 4 A N S W E R I N G S E R V I C E 0 8 / 1 5 / 2 0 1 4 1 0 5 . 4 1 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 3 0 8 O V E R C A L L S - J U L Y 2 0 1 4 0 8 / 1 5 / 2 0 1 4 1 4 . 2 4 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 3 5 1 M I N 1 T O R V H F 0 8 / 1 5 / 2 0 1 4 1 , 0 3 9 . 2 9 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 4 7 1 C L E A N & C H A R G E P A G E R 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 5 5 . 9 4 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 4 7 2 R E P A I R B R O K E N K N O B & S P E A K E 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 9 7 . 1 6 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 4 7 3 C L E A N & R E T E S T 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 9 7 . 1 6 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 4 7 4 R E P L A C E C L I P , C L E A N & C H A R G E 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 6 9 . 1 9 0 1 7 2 5 5 0 0 0 0 7 0 1 4 7 5 C L E A N , R E P A I R C H A R G E C O N T A C 0 8 / 1 9 / 2 0 1 4 6 9 . 1 9 0 1 7 2 5 5 C h e q u e A m o u n t - 1 , 5 4 7 . 5 8 0 0 0 9 3 2 U N D E R H I L L F A R M S U P P L Y L T D 2 7 2 1 8 1 M I S C F A R M S U P P L Y I T E M 0 8 / 0 6 / 2 0 1 4 1 2 4 . 3 0 0 1 7 2 5 6 C h e q u e A m o u n t - 1 2 4 . 3 0 0 0 0 9 3 5 U N I O N G A S L I M I T E D 2 7 3 - 2 1 0 6 1 9 6 9 7 5 4 A u g E D E N C O M M U N I T Y C E N T R E 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 3 9 . 4 7 0 1 7 2 5 7 2 7 3 - 2 1 0 6 2 4 3 0 7 2 5 P U M P # 1 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 2 6 . 6 8 0 1 7 2 5 7 C h e q u e A m o u n t - 6 6 . 1 5 0 0 1 2 1 6 W A T S O N & A S S O C I A T E S 2 0 4 5 0 B A Y H A M W A T E R R A T E S T U D Y 0 7 / 3 1 / 2 0 1 4 1 0 , 2 3 0 . 5 5 0 1 7 2 5 8 C h e q u e A m o u n t - 1 0 , 2 3 0 . 5 5 0 0 0 9 8 6 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 A u g ' 1 4 A U G U S T R E M I T 0 8 / 1 7 / 2 0 1 4 3 , 0 2 6 . 2 8 0 1 7 2 5 9 C h e q u e A m o u n t - 3 , 0 2 6 . 2 8 C h e q u e R u n T o t a l - 7 7 , 4 3 5 . 6 4 P a g e 5 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 5 1 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 1 : 1 4 A M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 2 3 5 1 W O R K P L A C E S A F E T Y & I N S U R A N C E 1 6 2 5 3 1 4 a d j A U D I T A D J U S T M E N T 0 8 / 2 1 / 2 0 1 4 1 9 9 . 7 2 0 1 7 2 6 0 C h e q u e A m o u n t - 1 9 9 . 7 2 C h e q u e R u n T o t a l - 1 9 9 . 7 2 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 5 2 o f 1 0 5 2 0 1 4 . 0 4 . 0 1 8 . 0 9 7 5 9 M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 1 : 1 9 P M A c c o u n t s P a y a b l e R o y a l B a n k C h e q u e R e g i s t e r - 0 8 / 2 8 / 2 0 1 4 I n v o i c e I n v o i c e C h e q u e C h e q u e P a y e e N u m b e r D a t e T y p e A m o u n t N u m b e r 0 0 0 4 2 7 H Y D R O O N E N E T W O R K S I N C A u g 2 0 0 0 2 8 4 2 6 9 3 0 U B B Y E A V E L I G H T S 0 8 / 2 0 / 2 0 1 4 6 6 . 8 2 0 1 7 2 6 1 C h e q u e A m o u n t - 6 6 . 8 2 C h e q u e R u n T o t a l - 6 6 . 8 2 P a g e C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 5 3 o f 1 0 5 A D p c A N A D A RUN: AUG 19 20l<l NO:A A Y R 0 L L T E c H N 0 L 0 G E s PAGE: 1135 D A I L Y u p D A T E R E p 0 R T 8DRU c 0 M p A N Y T 0 T A L s HST REG: 100057^13RTOOQttMUNICIPALITY OF BAYHAM COMPANY PAGE:3 DEBIT DATE:AUG 20, 201<t TOT PACKETS ~2 DATE OF PAY:AUS 22, 201<i CURRENT ADJUST-DR ADJUST-CR CURRENT TOTAL YTD ADJUST YTD TOTAL FEDL TAX 9,078.98 9,078.98 l61,9<+7.80 FEDL TAXNR TAX NR TAXPROV TAX PROV TAXEl CONT 1,951.26 1,951.26 38,736.19 El CONTOPIPQPIPCAN PEN <*,575.16 ^,575.16 85,078.26 CAN PENQCPENQCPENQCHSFQCHSFONEHT1,163.96 L,163.96 19,369.56 ON EHTMBMETMBHETNL HAPSET NL HAPSET TOT STATS 16,769.36 16,769.36 305,131.81 TOT STATS CHEQUES 847.00 CHEQUESDEPOSITS^2,4<tl.l8 42,441.18 729,612.84 DEPOSITSUS DEPS US DEPSDED DEPS DED DEPSSAV DEPS SAV DEPS TOT NPAY ^2,441.18 <+2,<t41.l8 730,459.84 TOT NPAY RRSP RRSP RTI RTI TOT PAYROL 59,210.54 59,210.54 1,035,591.65 TOT PAYROL SERV CHRG 149.61 149.61 2,978.79 SERV CHRGHSTl9.<*5 19.45 387.2'*HST GRAND TOT 59,379.60 59,379.60 1,038,957.68 GRAND TOT ANALYSIS OF SERVICE CHAR6ES ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARGE ITEM UNITS CHARSESALARIED UORKPAYS 18 32. 9t HOURLY WORKPAYS 17 Sl.ll PAYROLL RUNS 1 53.53PAY ADVICE FOLD 35 9.10 COURIER FEE 13.41 DELIVERY SURCHARGE 1.50SOR CRA 1 tt.Ol SOR EHT 1 ^. 01 TOTAL S/C SUBJECT TO HST IS 1^9.61 TOTAL PAYROLL DEBIT IS 59,379.60 DEBIT INFORMATION: XXX XXXXX XXX1923 C h e q u e R e g i s t e r b e i n g C h e q u e # 0 1 7 2 0 3 t o C h e q u e # 0 1 7 2 6 1 i n c l u . . . P a g e 5 4 o f 1 0 5 T h e A y l m e r E x p r e s s i s r e q u e s t i n g t h e m u n i c i p a l i t y w a i v e t h e r e n t a l f e e f o r a p p r o x i m a t e l y f o u r h o u r s ' u s e o f V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e ' s m a i n f l o o r o n o n e o f t h e f o l l o w i n g t e n t a t i v e d a t e s f o r a n a l l - c a n d i d a t e s m e e t i n g a h e a d o f t h e O c t . 2 7 m u n i c i p a l e l e c t i o n i n B a y h a m : S e p t . 2 5 , O c t . 6 o r O c t . 9 . I n r e c o g n i t i o n t h a t t h e E x p r e s s i s o r g a n i z i n g a s e r v i c e f o r t h e b e n e f i t o f t h e v o t e r s , a s i m i l a r a r r a n g e m e n t w a s m a d e f o r o u r r e n t a l o f S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e d u r i n g t h e b y - e l e c t i o n f o r d e p u t y m a y o r . W e w o u l d s t i l l o f f e r t o p a y a n y c l e a n i n g o r d i r e c t c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h e u s e o f t h e b u i l d i n g . R e g a r d s , B r e t t H u e s t o n E d i t o r R e q u e s t r e c e i v e d f r o m t h e A y l m e r E x p r e s s t o u s e t h e V i e n n a C . . . P a g e 5 5 o f 1 0 5 c , o & M I N U T E S D R A F T B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e B a y h a m M u n i c i p a l O f f i c e 9 3 4 4 P l a n k R o a d , S t r a f f o r d v i U e . O N T u e s d a y , A u g u s t 5 , 2 0 1 4 7 : 0 0 p . m . P r e s e n t : C o u n c i l l o r s W a y n e C a s i e r a n d E d K e t c h a b a w , V i e n n a L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e W i l l i a m G h e y s e n , C o m m u n i t y M e m b e r s a t L a r g e D i a n e S q u i r e s a n d L y n n P r u e s , B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e D e c l e r q a n d S e c r e t a r y L y n d a M i l l a r d . C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l B i l l K n i f t o n w a s i n a t t e n d a n c e r e g a r d i n g i t e m 5 ( a ) . A b s e n t : S t r a f f o r d v i l l e L i o n s C l u b r e p r e s e n t a t i v e R o y S t e w a r t a n d V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e M a n a g e r J a c k i e R i n g l a n d . 1 . C a l l t o O r d e r C h a i r m a n W a y n e C a s i e r c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 7 : 0 0 p . m . 2 . D i s c l o s u r e o f P e c u n i a r y I n t e r e s t a n d t h e G e n e r a l N a t u r e T h e r e o f - N o n e . \ - : r 3 . M i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J u n e 2 6 , 2 0 1 4 M o v e d b y E . K e t c h a b a w S e c o n d e d b y L . P m e s " T h a t t h e m i n u t e s o f t h e m e e t i n g h e l d J u n e 2 6 , 2 0 1 4 b e a p p r o v e d a s c i r c u l a t e d . " C a r r i e d 4 . B u s i n e s s f r o m M i n u t e s S C C U p d a t e D i s h w a s h e r t e m p e r a t u r e - M a n a g e r J D e c l e r c q a d v i s e d t h a t t h e M e d i c a l o f f i c e r o f H e a l t h h a d n o t r e t u r n e d t o i n s p e c t i o n t h e t e m p e r a t u r e . T h e S e c r e t a r y n o t e d t h a t r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e l a s t C o m m i t t e e m e e t i n g w e r e a p p r o v e d b y t h C o u n c i l a t t h e J u l y 1 7 m e e t i n g . O u t s t a n d i n g D r a f t u p d a t e f o r 5 y e a r c a p i t a l 5 . R e p o r t s & C o r r e s p o n d e n c e ( a ) V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e A c c e s s i b i l i t y L i f t T h e E n g i n e e r e d p r e l i m i n a r y n o t f o r c o n s t r u c t i o n d r a w i n g s f o r t h e i n s t a l l a t i o n o f t h e l i f t a t t h e V C C w a s p r e s e n t e d b y C B O B i l l K n i f t o n . H e a d v i s e d t h a t t h e r e s h o u l d b e n o n e e d t o b e s h u t d o w n d u r i n g i n s t a l l a t i o n o f t h e l i f t a n d c o n f i r m e d t h a t t h e h y d r a u l i c l i f t w o u l d c a r r y 3 t o 4 p e o p l e . T e n d e r s / R F P s w i l l b . e g o i n g o u t s h o r t l y . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 5 6 o f 1 0 5 A f t e r d i s c u s s i o n , i t w a s a g r e e d t h a t t h e f o l l o w i n g s u g g e s t i o n s w o u l d b e a d d e d t o t h e d r a w i n g s : T h e f r o n t e n t r a n c e o u t s i d e s t e p b e r e m o v e d a n d r e p l a c e d w i t h a s l o p e d s i d e w a l k , . s o u t h w a r d t o w a r d F u l t o n S t r e e t , w i t h a g u a r d h a n d r a i l o n t h e s l o p e d s e c t i o n , ; P l a c e m e n t o f a g u a r d h a n d r a i l a l o n g t h e w e s t s i d e , o u t s i d e o f t h e f r o n t e n t r a n c e ; . R e p l a c e m e n t o f t h e v e r y t h i c k c e r a m i c t i l e i n t h e f o y e r ; . N e w f r o n t d o o r s w i t h p o w e r o p e r a t o r . . I t w a s a s k e d w h e t h e r t h e p r o p o s e d l i f t c o u l d o p e r a t e o n D C i n t h e e v e n t o f a p o w e r o u t a g e , s o i t w o u l d w o r k f o r a s h o r t t i m e p e r i o d , i . e . l o n g e n o u g h t o g e t s o m e o n e o u t o f t h e b a s e m e n t o r m a i n f l o o r t o t h e e n t r a n c e l e v e l . ( L a t e r , a f t e r s p e a k i n g w i t h t h e E n g i n e e r , M r , K n i f t o n r e p o r t e d b y e m a i l t o m e m b e r s t h a t , y e s , t h e l i f t c o u l d o p e r a t e o n D C a n d h e a s k e d t o h a v e t h i s a d d e d t o t h e s p e c i f i c a t i o n s a s a n i t e m i z e d e x t r a , s o i f t h e c o s t i s t o o h i g h , i t c a n b e d e l e t e d f r o m t h e c o n t r a c t . ) ( b ) C l o s u r e o f S t r a f f o r t M U e C o m m u n i t y C e n t r e a n d t r a n s f e r o f r e n t a l s t o t h e V i e n n a C C ( 1 ) 2 0 1 4 R e n t a l s t o d a t e f o r V i e n n a C C - c o m b i n e d w i t h S t r a f f o r d v i l l e - 3 p a g e s ( 2 ) + L i s t i n g o f r e n t a l s t r a n s t e r r e d & m e r g e d f r o m S C C t o V C C - 2 ~ p a g e s r S t a f f e x p l a i n e d t h a t a r r a n g e m e n t s h a v e a n d c o n t i n u e t o b e m a d e t o a c c o m m o d a t e f u n c t i o n s b o o k e d a t t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e , w h i c h h a d b e e n c l o s e d c o m p l e t e l y t o t h e p u b l i c b a s e d o n a d e c i s i o n o f C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d J u l y 1 7 t h . D u e t o a c o n t i n u i n g d e c l i n e i n t h e n u m b e r o f f u n c t i o n s h e l d a t b o t h t h e h a l l s , m o s t e v e n t s c a n b e a c c o m m o d a t e d a t t h e V i e n n a , w i t h o t h e r s b e i n g r e f e r r e d t o t h e E d e n C C o r o t h e r l o c a l v e n u e s . © 2 0 1 4 B u d g e t a c t u a l s t o J u l y 3 0 / 1 4 - V C C 5 © ( i ) & S C C 5 © ( i i ) - r e c e i v e d f o r i n f o r m a t i o n ( d ) M e m o 2 0 1 4 - 0 4 r e g a r d i n g u p d a t e o f o u t s t a n d i n g i s s u e s A s n o t e d i n t h e M e m o t h e r e a r e a n u m b e r o f o u t s t a n d i n g c o n c e r n s t h a t h a v e n o t b e e n d e a l t w i t h i n a t i m e l y m a n n e r . J a c k i e D n o t e d t h a t t w o n e w h a n d i c a p a c c e s s i b l e p a r k i n g s p a c e s h a v e b e e n c r e a t e d a t t h e S C C a n d a l l f o u r p a r k i n g s p a c e s t h e r e h a v e b e e n m a r k e d a r i d s i g n e d . I t w a s u n c e r t a i n w h e t h e r w o r d i n g w a s s u c h t h a t c h a r g e s c a n b e l a i d a g a i n s t a b u s e r s . A c c e s s i b l e p a r k i n g s p a c e s a t t h e V C C w i l l n e e d t o b e m a r k e d a n d s i g n e d p r i o r t o t h e u p c o m i n g m u n i c i p a l e l e c t i o n . ( e ) G a s l e a k d i s c o v e r e d a t t h e S C C T h e g a s h a s b e e n s h u t o f f a t t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e b y N R G a n d t h e s o u r c e w i l l i n v e s t i g a t e d a n d r e p a i r c o m p l e t e d b e f o r e t h e b u i l d i n g i s o p e n e d a g a i n . B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 5 7 o f 1 0 5 ( f ) O c c u p a n c y l o a d s R e d u c i n g t h e t o t a l o c c u p a n c y l o a d s a t t h e t w o l o c a t i o n s w a s d i s c u s s e d . J D e c l e r c q n o t e d t h a t t h e S t r a f f o r d v i l l e h a l l h a n d l e s e v e n t s w i t h 3 2 0 p e r s o n s w e l l w h e n u s i n g t a b l e s a n d c h a i r s o r u p t o 4 0 0 w h e n u s i n g c h a i r s o n l y . A c c o r d i n g t o t h e C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l , b a s e d o n w a s h r o o m s a t t h e S C C , u p t o 4 5 0 p e r s o n s c o u l d b e a c c o m m o d a t e d . A s p r o v i d e d b y t h e C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l f o r t h e V i e n n a h a l l a t t h e l a s t m e e t i n g , b a s e d o n w a s h r o o m s , a m a x i m u m n u m b e r o f 3 7 5 p e r s o n s i s r e c o m m e n d e d . M o v e d b y D . S q u i r e s S e c o n d e d b y : W m . G h e y s e n " T h a t t h e C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e r e c o m m e n d s t h a t C o u n c i l e s t a b l i s h a m a x i m u m w h o l e h a l l o c c u p a n c y l o a d o f 3 7 5 p e r s o n s f o r f u n c t i o n s h e l d a t t h e V i e n n a C o m m u n i t y C e n t r e ; T h a t t h e t o t a l m a i n h a l l m a x i m u m o c c u p a n c y l o a d f o r t h e S t r a f f o r d v i l l e C o m m u n i t y C e n t r e w h e n u s i n g t a b l e s a n d c h a i r s b e s e t a t 3 2 0 p e r s o n s , a n d a m a x i m u m o f 4 0 0 p e r s o n s w h e n u s i n g c h a i r s o n l y ; T h a t C o u n c i l d i r e c t a r e v i e w o f t h e o c c u p a n c y l o a d a t t h e E d e n C o m m u n i t y C e n t r e a n d , b a s e d o n f i n d i n g s , t h a t C o u n c i l s e t a m a x i m u m o c c u p a n c y l o a d b a s e d o n w a s h r o o m s ; A n d T h a t e x c e p t i o n s t o t h e s e t m a x i m u m o c c u p a n c y l o a d s f o r t h e C o m m u n i t y C e n t r e s b e c o n s i d e r e d u p o n r e q u e s t t o C o u n c i l . " C a r r i e d 6 . O t h e r B u s i n e s s - n o n e 7 . C o n c e r n s f r o m C o m m i t t e e M e m b e r s a n d / o r M a n a g e r s - n o n e 8 . N e x t m e e t i n g d a t e a n d a d j o u r n m e n t M o v e d b y : D . S q u i r e s S e c o n d e d b y : L P r u e s t h " T h a t t h e m e e t i n g b e a d j o u r n e d a t 8 : 2 5 p . m . , t o m e e t a g a i n o n T h u r s d a y , S e p t e m b e r 2 5 a t 7 : 3 0 p . m . a t t h e M u n i c i p a l o f f i c e c o m m i t t e e r o o m . " C a r r i e d ^ ! p A i » . Q L s . - , Q ' \ / ^ \ ^ ^ L " ^ C h a i r m a n S e c r e t a r y A p p r o v e d : B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 5 8 o f 1 0 5 B a y h a m C o m m u n i t y C e n t r e s C o m m i t t e e d r a f t m i n u t e s o f m e e t i n g . . . P a g e 5 9 o f 1 0 5 ° 1 * < k C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : S e p t e m b e r 4 , 2 0 1 4 F R O M : P a u l S h i p w a y A d m i n i s t r a t o r F I L E : ^ O ^ / S U B J E C T : V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t - A d v i s o r y N U M B E R : C 2 0 1 4 - 0 0 6 B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y B A C K G R O U N D V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i Q h t : I n D e c e m b e r o f 2 0 0 5 t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , i n R e p o r t C 2 0 0 5 - 0 2 0 e s t a b l i s h e d a f o r m a l v o l u n t e e r r e c o g n i t i o n p r o g r a m . T h e f o r m a l p r o g r a m d i c t a t e d t h a t a n n u a l a w a r d s w o u l d b e p r e s e n t e d a t a v o l u n t e e r a p p r e c i a t i o n n i g h t i n c l u d i n g C i t i z e n o f t h e Y e a r , C o m m u n i t y V o l u n t e e r A w a r d a n d Y o u t h V o l u n t e e r a w a r d . T h e v o l u n t e e r r e c o g n i t i o n a w a r d f u n c t j o n e d a s f o l l o w s : 1 . A n a n n u a l V o l u n t e e r R e c o g n i t i o n n i g h t i s h e l d p r e c e d i n g t h e w i n t e r h o l i d a y s e a s o n t o m a k e u s e o f t h e " h o l i d a y s p i r i t " o f t h a t t i m e . 2 . A t t h e e v e n t , v a r i o u s v o l u n t e e r a w a r d s a r e p r e s e n t e d . 3 . A t t h e e v e n t , a l l v o l u n t e e r s o n m u n i c i p a l b o a r d s a n d c o m m i t t e e s a s a p p o i n t e d b y C o u n c i l , a r e i n t r o d u c e d . 4 . C e r t i f i c a t e s a r e p r e s e n t e d t o a n y v o l u n t e e r s o n m u n i c i p a l b o a r d s a n d c o m m i t t e e s w h o r e t i r e d d u r i n g t h e p r e v i o u s c a l e n d a r y e a r , a n d m u n i c i p a l p i n s a r e p r e s e n t e d t o a l l n e w m e m b e r s a d d e d d u r i n g t h e y e a r . 5 . T h e v o l u n t e e r s a n d f a m i l i e s a r e i n v i t e d t o t h e e v e n t v i a c o r r e s p o n d e n c e a n d a d v e r t i s e m e n t a n d r e f r e s h m e n t s a r e p r o v i d e d . S i n c e i n c e p t i o n o f t h e v o l u n t e e r a p p r e c i a t i o n n i g h t a b u d g e t a l l o c a t i o n o f $ 1 , 0 0 0 . 0 0 / y e a r h a s b e e n a l l o c a t e d . T h e e v e n t h a s h a d v a r y i n g a t t e n d a n c e a n d i n t h e p a s t y e a r s n o m i n a t i o n s f o r t h e a w a r d s h a s b e e n h a r d t o c o m e b y , h i g h l i g h t e d b y t h e f a c t t h a t i n 2 0 1 3 n o n o m i n a t i o n s f o r C i t i z e n o f t h e Y e a r w e r e r e c e i v e d . N u m e r o u s m e t h o d s e x i s t t o r e c o g n i z e c o m m u n i t y v o l u n t e e r s . A s d i c t a t e d b y t h e p a s t d i f f i c u l t i e s w i t h a r r a n g i n g t h e V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t t h e e x i s t i n g m e t h o d i s f a l t e r i n g a n d m e r i t s a s s e s s m e n t t o d e t e r m i n e i f c o n t i n u i n g w i t h a n a n n u a l V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t i s p r u d e n t . A d d i t i o n a l l y , m a n y p o t e n t i a l c o m p l i c a t i o n s c a n e x i s t i n d e f i n i n g w h o s h o u l d r e c e i v e s u c h V o l u n t e e r R e c o g n i t i o n , e s p e c i a l l y w h e n s t a f f o r o t h e r s a r e r e q u i r e d t o s u b j e c t i v e l y d e t e r m i n e s a i d r e c i p i e n t d u e t o l a c k o f n o m i n a t i o n s . F a c t o r s s u c h a s l e n g t h o f s e r v i c e o r i n t e n s i t y o f s e r v i c e a r e o f t e n r a i s e d , a s w e l l a s c o n c e r n s w i t h t h e p o t e n t i a l t o m i s s i n d i v i d u a l s w h o h a v e m a d e v a l u a b l e c o n t r i b u t i o n s . T h e s e i s s u e s c a n r e s u l t i n n e g a t i v e f e e l i n g s i n s t e a d o f t h e i n t e n d e d p o s i t i v e o u t c o m e o f a r e c o g n i t i o n p r o g r a m . A s a r e s u l t o f t h e a f o r e m e n t i o n e d i s s u e s w i t h t h e c u r r e n t p r a c t i c e o f a n a n n u a l V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t , s t a f f p r o p o s e t o h o l d a V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 4 o f t h e a t t a c h e d M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y . T h e P o l i c y d i c t a t e s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y s h a l l e v e r y f o u r y e a r s , i n t h e f i n a l y e a r o f a t e r m o f C o u n c i l r e c o g n i z e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s a n d C o m m u n i t y V o l u n t e e r s b y h o s t i n g a V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t A l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a n d C o m m u n i t y V o l u n t e e r s w i l l h a v e t h e o p p o r t u n i t y t o a t t e n d a n d c e l e b r a t e v o l u n t e e r i s m i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h i s e v e n i n g w o u l d b e a n o p p o r t u n i t y t o c o l l e c t i v e l y t h a n k a l l v o l u n t e e r s f o r t h e i r d e d i c a t i o n t o t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e C o m m u n i t y . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 0 o f 1 0 5 M u n i c i D a l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s : T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s r e l i e d o n A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s f o r a n u m b e r o f y e a r s a n d r e c o g n i z e s t h e s e r v i c e p r o v i d e d b y v o l u n t e e r s s u p p o r t s a n d b e n e f i t s t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d i t s c i t i z e n s . F u r t h e r , w i t h t h e p r e s e n t a n d l o o m i n g f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n r e d u c t i o n s f r o m t h e P r o v i n c i a l a n d F e d e r a l G o v e r n m e n t s t o M u n i c i p a l b u d g e t s , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l h a v e t o e x p l o r e l o o k i n g t o v o l u n t e e r s f o r e v e n g r e a t e r c o n t r i b u t i o n s t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y s t r i v e s t o i n v o l v e i n d i v i d u a l s i n m e a n i n g f u l e x p e r i e n c e s a s a m e a n s o f b u i l d i n g a s t r o n g , w e l c o m i n g a n d i n c l u s i v e c o m m u n i t y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s , w h o a r e v o l u n t e e r s , s u p p o r t a n d e n r i c h t h e d e l i v e r y o f a d i v e r s e r a n g e o f q u a l i t y p r o g r a m s a n d e v e n t s i n t h e M u n i c i p a l i t y . T h e a d o p t i o n o f a n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y f o r m a l i z e s e x i s t i n g M u n i c i p a l i t y p r a c t i c e s a n d b r i n g s t h e m c u r r e n t w i t h v o l u n t a r y a n d m u n i c i p a l s e c t o r b e s t p r a c t i c e s a n d s t a n d a r d s . B a s e d o n a r e v i e w o f v o l u n t e e r p r a c t i c e s i n o t h e r m u n i c i p a l i t i e s a n d b e s t p r a c t i c e s w i t h i n t h e v o l u n t a r y s e c t o r , i n c l u s i v e o f t h e V o l u n t e e r C a n a d a - C a n a d i a n C o d e f o r V o l u n t e e r I n v o l v e m e n t , t h e p r o p o s e d A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y , a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e ( A ' , a n d i t s v a r i o u s a p p e n d i c e s c a p t u r e s a l l a r e a s o f a s u c c e s s f u l v o l u n t e e r p r o g r a m , f r o m b o t h t h e p r o s p e c t i v e o f t h e v o l u n t e e r a n d t h e o r g a n i z a t i o n , i n t h i s c a s e t h e M u n i c i p a l i t y . T h e d o c u m e n t a t i o n o f p r o c e d u r e s , a s s o c i a t e d w i t h a c c e p t i n g , o r i e n t i n g , s u p p o r t i n g a n d e n c o u r a g i n g v o l u n t e e r p a r t i c i p a t i o n i n a v a r i e t y o f a r e a s e n s u r e s c o n s i s t e n c y f o r a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t h r o u g h o u t t h e v o l u n t e e r p r o c e s s . T h e p r o p o s e d A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y r e f e r e n c e s a n u m b e r o f a p p e n d i c e s i n c l u s i v e o f f o r m s , t e m p l a t e s a n d p r o c e d u r e s r e q u i r e d f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e M u n i c i p a l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y . T h e s e f o r m s , t e m p l a t e s a n d p r o c e d u r e s , o n c e a p p r o v e d , w i l l b e m a d e a v a i l a b l e t o A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s v i a t h e M u n i c i p a l w e b s i t e a n d a l s o i n d i v i d u a l l y v i a a n e l e c t r o n i c A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e H a n d b o o k . C o r e p r i n c i p l e s o f t h e p r o p o s e d M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y a r e : 1 ) V o l u n t e e r s h a v e r i g h t s , t h e M u n i c i p a l i t y r e c o g n i z e s t h a t v o l u n t e e r s a r e a v i t a l h u m a n r e s o u r c e a n d w i l l c o m m i t t h e a p p r o p r i a t e i n f r a s t r u c t u r e t o s u p p o r t v o l u n t e e r e n g a g e m e n t . 2 ) M u n i c i p a l i t y p r a c t i c e s e n s u r e e f f e c t i v e v o l u n t e e r i n v o l v e m e n t a n d c o m m i t m e n t t o p r o v i d i n g a s a f e a n d s u p p o r t i v e e n v i r o n m e n t f o r v o l u n t e e r s . 3 ) V o l u n t e e r s h a v e r e s p o n s i b i l i t i e s , m a k e a c o m m i t m e n t a n d a r e a c c o u n t a b l e t o t h e M u n i c i p a l i t y a n d w i l l a c t r e s p o n s i b l y , w i t h i n t e g r i t y a n d r e s p e c t f o r t h e c a u s e , t h e s t a k e h o l d e r s , t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e c o m m u n i t y . D I S C U S S I O N T h e f o l l o w i n g s e c t i o n s p r o v i d e a r e v i e w a n d d i s c u s s i o n p o i n t s o n k e y a s p e c t s o f t h e p r o p o s e d M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y . D i s c u s s i o n a l s o i n c l u d e s t h e b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n a n d r e a s o n i n g b e h i n d i n c l u d i n g v a r i o u s a s p e c t s o f t h e p o l i c y . I n e a c h s e c t i o n s t a f f r e c o m m e n d t h e i n c l u s i o n o f a p o l i c y a s p e c t w h i c h i s m o s t h i g h l y r e c o m m e n d e d b y v o l u n t a r y a n d m u n i c i p a l s e c t o r b e s t p r a c t i c e s a n d s t a n d a r d s a n d l e g a l a n d i n s u r a n c e p r o f e s s i o n a l i n s i g h t . S e c t i o n 1 - 3 - P u r p o s e - S c o p e - P h i l o s o p h y S e c t i o n s 1 - 3 o f t h e M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y l a y o u t a c l e a r a n d c o n c i s e a p p r o a c h w h i c h t h e M u n i c i p a l i t y w i l l t a k e t o v a l u e a n d s u p p o r t i t s v o l u n t e e r s . T h e s e c t i o n s b r i e f l y t o u c h o n r e s p o n s i b i l i t i e s a n d f o c u s o n t h e i m p o r t a n c e o f v o l u n t e e r s t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . S e c t i o n s 1 - 3 a l s o e s t a b l i s h t h a t t h e M u n i c i p a l i t y i s p r o v i d i n g u n i f o r m a n d c o n s i s t e n t t o o l s t o s u p p o r t a n d a s s i s t v o l u n t e e r s t o o p e r a t e e f f i c i e n t l y a n d e f f e c t i v e l y w h i l e s e r v i n g o n v a r i o u s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e s . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 1 o f 1 0 5 S e c t i o n 1 a l s o h i g h l i g h t s t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e . T h e v a r i o u s M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s h a v e r e l i e d o n m e m b e r s t o i n d e p e n d e n t l y a r r i v e a t v a r i o u s p r o c e d u r e s b y w h i c h t o c o n d u c t b u s i n e s s p e r t a i n i n g t o t h e i r v a r i o u s m a n d a t e s a n d a r e a s o f f o c u s w h i l e n e v e r p o s s e s s i n g a s p e c i f i c d o c u m e n t t o g u i d e a c t i o n s . A s s u c h , i n o r d e r t o g i v e t h e p e r m a n e n t a n d n e c e s s a r y t o o l s t o M u n i c i p a l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , a n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e h a s b e e n d e v e l o p e d w h i c h w i l l a l l o w a l l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s t o f u n c t i o n i n a u n i f o r m m a n n e r . I t i s f u r t h e r n o t e d t h a t t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e p r o v i d e s a f r a m e w o r k f o r p r o c e s s e s , w h i l e s t i l l l e a v i n g r o o m f o r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e s t o a d a p t a n d u t i l i z e t h e v a r i o u s c o m p o n e n t s o f t h e R u l e s o f P r o c e d u r e t o m o s t e f f e c t i v e l y m e e t s p e c i f i c m a n d a t e s a n d d e s i r e d e n d s . F u r t h e r , t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e w i l l a l l o w t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t o h a v e a d o c u m e n t t o r e f e r t o w h e n i r r e g u l a r i t i e s i n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o c e s s e s a r i s e . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e r e q u i r e s C o u n c i l t o u t i l i z e S e c t i o n 2 1 6 ( 5 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , C . 2 5 a s a m e n d e d , t o a d o p t t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e . N o t e : S e c t i o n 2 1 6 ( 5 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t 2 0 0 1 , S . O . 2 0 0 1 , C . 2 5 a s a m e n d e d , a l l o w s t h e M u n i c i p a l i t y t o u n i l a t e r a l l y p a s s a b y - l a w t o p r o v i d e a b o a r d o r c o m m i t t e e w i t h t h e r e q u i r e m e n t t h a t t h e b o a r d o r c o m m i t t e e f o l l o w r u l e s , p r o c e d u r e s a n d p o l i c i e s e s t a b l i s h e d b y t h e M u n i c i p a l i t y . S e c t i o n 5 - M u n i c i p a l i t y R e s p o n s i b i l i t i e s S e c t i o n 5 o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y s h a l l s e n / e t o p r o v i d e c l a r i t y a n d t r a n s p a r e n c y t o M u n i c i p a l i t y r e s p o n s i b i l i t i e s t o A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o f i l e s c o n s t r u c t e d b y t h e M u n i c i p a l i t y f o r v o l u n t e e r s s h a l l h a v e c l e a r , c o m p l e t e , c u r r e n t w r i t t e n d e s c r i p t i o n s o f t h e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e a s s i g n m e n t t o t h e s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . A s o u t l i n e d i n S e c t i o n 5 o f t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e , b e f o r e a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e i s e s t a b l i s h e d b y C o u n c i l a n d v o l u n t e e r s a r e r e c r u i t e d o r a s s i g n e d , a n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e d e s c r i p t i o n s h a l l b e d e v e l o p e d b y s t a f f a n d a p p r o v e d b y C o u n c i l . T h i s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o f i l e s h a l l b e g i v e n t o e a c h v o l u n t e e r w i t h a n o t a t i o n s t a t i n g t h a t a n y q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h e p r o f i l e b e d i r e c t e d t o t h e r e s p o n s i b l e s t a f f m e m b e r . V o l u n t e e r s a r e r e q u i r e d t o p e r f o r m o n l y t h o s e d u t i e s l i s t e d w i t h i n t h e p a r a m e t e r s o f t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o f i l e . T h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o f i l e s w i l l a l s o c l e a r l y o u t l i n e t h e m i n i m u m r e q u i r e d H e a l t h a n d S a f e t y t r a i n i n g f o r t h e v o l u n t e e r s , a n d t r a i n i n g n e c e s s a r y f o r t h e v o l u n t e e r s b e y o n d t h e s t a n d a r d M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e O r i e n t a t i o n . I n o r d e r t o m a i n t a i n c o n s i s t e n c y , v o l u n t e e r p o s i t i o n d e s c r i p t i o n s s h a l l f o l l o w a s t a n d a r d t e m p l a t e a s d e t a i l e d i n t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y . S e c t i o n 6 - S e l e c t i o n a n d P l a c e m e n t S e c t i o n 6 r e i n f o r c e s t h e M u n i c i p a l p o l i c y t h a t t h e M u n i c i p a l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s o p e r a t e b a s e d o n t h e c o n c e p t o f ' E q u a l O p p o r t u n i t y a n d D i v e r s i t y ' a s o u t l i n e d i n t h e O n t a r i o H u m a n s R i g h t s C o d e . T h i s s e c t i o n a l s o r e f e r e n c e s S e c t i o n 4 . 1 1 o f t h e M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e , w h i c h o u t l i n e s t h e p r o c e d u r e f o r s e l e c t i o n a n d p l a c e m e n t t o A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s . S e c t i o n 8 - A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r R e s p o n s i b i l i t i e s S i m i l a r t o t h e m a n n e r i n w h i c h S e c t i o n 5 o u t l i n e s t h e M u n i c i p a l i t y R e s p o n s i b i l i t i e s t o A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e s a n d M e m b e r s , S e c t i o n 8 o u t l i n e s t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f A d v i s o r y B o a r d S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 2 o f 1 0 5 a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t o t h e M u n i c i p a l i t y a n d o t h e r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . S e c t i o n 8 a l s o e s t a b l i s h e s a n d d o c u m e n t s t h e M u n i c i p a l i t y s c r e e n i n g p r o c e s s f o r p l a c e m e n t o f v o l u n t e e r s t o A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s . T h e M u n i c i p a l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y h a s t h e f o l l o w i n g s c r e e n i n g m e t h o d s f o r a l l p o t e n t i a l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s : 1 ) T h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y , a h o l i s t i c w r i t t e n p o l i c y a d o p t e d b y C o u n c i l a n d A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e p r o f i l e f o r t h e a l l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s ; 2 ) T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e A p p l i c a t i o n ; 3 ) M a n d a t o r y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r O r i e n t a t i o n . A k e y b e n e f i t o f t h e p r o p o s e d M u n i c i p a l i t y s c r e e n i n g p r o c e s s i s t h a t p e o p l e c a n s e l f a s s e s s a n d s c r e e n t h e m s e l v e s o u t , w i t h a m i n i m u m a m o u n t o f w a s t e d t i m e a n d e f f o r t , o n t h e b a s i s o f t h e i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y t h e M u n i c i p a l i t y i n t h e f o r m o f t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y . S c r e e n i n g p r a c t i c e s p l a y a c r i t i c a l r o l e f o r t h e M u n i c i p a l i t y i n f u l f i l l i n g i t s m o r a l , l e g a l , a n d e t h i c a l r e s p o n s i b i l i t i e s t o a l l t h o s e i t r e a c h e s , i n c l u d i n g m e m b e r s , c i t i z e n s , p a r t i c i p a n t s , e m p l o y e e s , a n d t h e c o m m u n i t y . T h i s o b l i g a t i o n i s e v e n g r e a t e r w h e n t h e M u n i c i p a l i t y i s w o r k i n g w i t h v u l n e r a b l e p e r s o n s , i n c l u d i n g c h i l d r e n , y o u t h , p e r s o n s w i t h d i s a b i l i t i e s , a n d s e n i o r a d u l t s . S c r e e n i n g m e a s u r e s m u s t b e a p p r o p r i a t e t o t h e p o s i t i o n s t h a t p e o p l e a r e a p p l y i n g f o r ; t h e y s h o u l d n o t b e c h o s e n b e c a u s e t h e y a r e e a s i e r , m o r e p l e a s a n t o r l e s s i n t r u s i v e t h a n o t h e r s . S e c t i o n 9 - A c c e s s i b i l i t y T h i s S e c t i o n i n f o r m s a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t h a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s d e d i c a t e d t o p r o m o t i n g , e n h a n c i n g a n d c r e a t i n g , a b a r r i e r - f r e e e n v i r o n m e n t f o r a l l p e r s o n s , r e g a r d l e s s o f n e e d s , t o p a r t i c i p a t e a s f u l l y a s p o s s i b l e i n a l l a s p e c t s o f c o m m u n i t y l i f e . F u r t h e r , t h e A c c e s s i b i l i t y f o r O n t a r i a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t ( A O D A ) a n d O n t a r i o R e g u l a t i o n 1 9 1 / 1 1 , t h e I n t e g r a t e d A c c e s s i b i l i t y S t a n d a r d s R e g u l a t i o n ( I A S R ) d i c t a t e s t h a t a l l p e r s o n s a c t i n g o n b e h a l f o f o r p r o v i d i n g s e r v i c e s f o r t h e M u n i c i p a l i t y b e f a m i l i a r w i t h M u n i c i p a l A c c e s s i b i l i t y p o l i c i e s . T h e p r o v i s i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y A c c e s s i b i l i t y H a n d b o o k i n e l e c t r o n i c f o r m a t t o a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e m e m b e r s f u l f i l l s s a i d r e q u i r e m e n t . S e c t i o n 1 0 - M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t T h i s S e c t i o n o u t l i n e s M u n i c i p a l r e s p o n s i b i l i t i e s p e r t a i n i n g t o t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , a l o n g w i t h a n o v e r v i e w o f h o w t h e l e g i s l a t i o n f u n c t i o n s . T h i s S e c t i o n a l s o f e a t u r e s a n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r C o n f i d e n t i a l i t y S t a t e m e n t , w h i c h m u s t b e s i g n e d p r i o r t o a p p o i n t m e n t t o a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . T h i s S e c t i o n i s p e r t i n e n t b e c a u s e a s s t a f f h a v e r e s e a r c h e d t h e M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y , i t h a s b e c o m e a p p a r e n t t h a t v a r i o u s A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a r e o f t e n i n p o s s e s s i o n o f P r i v a t e I n f o r m a t i o n a s d e f i n e d i n t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t . T h i s S e c t i o n a i m s t o e d u c a t e t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s i n t h e i m p o r t a n c e o f p r o t e c t i o n o f p r i v a c y a n d c o n f i d e n t i a l i t y . S e c t i o n 1 1 - M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t T h i s S e c t i o n p r o v i d e s b a c k g r o u n d t o t h e C o d e o f C o n d u c t , a t t a c h e d t o t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e . M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s p r o v i d e a d v i s o r y r e c o m m e n d a t i o n s t o C o u n c i l , a n d a s s u c h , i n r e c o g n i t i o n o f t h e i m p a r t i a l a n d o b j e c t i v e d e c i s i o n s t h a t a r e r e n d e r e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , a s w e l l a s t h e c h a l l e n g e s a n d S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 3 o f 1 0 5 i*"^*<(fi .^n -1 I" ^ ^"se.,-<t+nw_-t ft 't.\I -?-<0 ^ ;If^r ^ 0 \.<U3I?&u^aa 23^^**"\> . -^ ° s 0 -^" 3 <s-; -f ft &3.^.^ I w.>tt> A^a <-^f*f* ^-I-^ ° 3 &.r--">.-^5^K8f»»*ff)v ft "X -».J \i f QL;^.^?>3 »i -> 1 u^tlf»f I.<&r**'f?n c.*»0 .^'.»M- ,»*n ^ y ^-h,f l<u(s^^r<fi?~5 - gi&§ mun Ill 11111.?^rt * 3 T?^<i-' S3.H&.^v 1-4* *-t.t^t3 u*'1,.^^3 f*,,-J ^ ?. ^%<- co- S "~t u 0 g ^';^0^!«.y.<<~3 3 ?-.^Ntp.f Pl "I ci.s yt w s\^**< AS -V -><.»>1 0 w.y ^£^1?>1»w r*<1 -»<?<r *T-t .a.-0<&S:."»v .a ^.^. ?^r \""*it ^;. »tftf*<«.^0 -St 0 .^ u .<'ff .^ffi >^^Y^^^r:^-'c:« (0 ^.&-\^<..<3 =1 cr .^"t p c c't"?.rA -t ^t I y i^t ut :*tf (i 3 r^"^^.'; (§'< <'3 ^ ^ ^vs^w^^ W^V/f! *..*>"-* Tft^1,5\,^ t-»-^ <fmm»f-f fl» \'.^"I <>»IV bS 5**<p*6^o*»^2^f^n T -f-.n,*"..k^-T .& r...fI -»ff-y.y V'^^^t !^t»n M'i-fr^^*n.»^»T I"f *I »^<G -*5 <rf y t iesi^^0 I.<<*.^".t-'ffi 0 t,-* lw as ins A rt ^ 1\ .N * ^ tr 's =i *;3 ^d."<-^0 e.^ \S1: »°^%"s '-j o?Jr ' ^S .<^:*F*It t - \*C? 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PS (8* **;*. n yfi*St * .t ftl no0"w . -<ft <s ».'> .'-*'.t-J>'.£.0 u» k i ^0 tf ;-rS* *rf n^v o*.sw :3 3^ ^t*»vi < I^*/ f S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 4 o f 1 0 5 S C H E D U L E ' A ' < A V H A A r ^ . - ^ ^ , * - ^ " ^ ^ 0 ^ / > o « u n i l y l ^ ° C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m D a t e o f C o u n c i l A p p r o v a l : D a t e o f L a t e s t R e v i s i o n : P o l i c y N a m e : M u n i c i p a l i t y o f B a v h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y S e c t i o n 1 - P u r p o s e T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y w i l l g u i d e a c o n s i s t e n t , a c c o u n t a b l e a p p r o a c h t o w o r k i n g w i t h M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e , a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' A ' , w i l l g u i d e c u r r e n t a n d f u t u r e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r a c t i v i t y t h r o u g h o u t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y i s p a r t o f a b r o a d e r M u n i c i p a l e f f o r t t o p a r t i c i p a t e i n m e a n i n g f u l , t r a n s p a r e n t e n g a g e m e n t w i t h a l l r e s i d e n t s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . S e c t i o n 2 - S c o p e T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y g o v e r n s M u n i c i p a l r e s p o n s i b i l i t i e s t o i t s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s , a s w e l l a s t h e s e l e c t i o n , o r i e n t a t i o n a n d s a f e t y o f A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y a l s o g o v e r n s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r r i g h t s a n d A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r r e s p o n s i b i l i t i e s t o t h e M u n i c i p a l i t y . S e c t i o n 3 - P h i l o s o p h y A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s h a v e b e e n , a n d w i l l c o n t i n u e t o b e , a n i n t e g r a l c o m p o n e n t o f t h e M u n i c i p a l i t y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s c o m p l e m e n t a n d s u p p o r t t h e w o r k o f C o u n c i l l o r s a n d s t a f f , a c c o m p l i s h i m p o r t a n t t a s k s t h a t w o u l d n o t o t h e r w i s e b e d o n e , a n d s u p p o r t p r o g r a m s t h a t c o u l d c e a s e t o e x i s t w i t h o u t A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r p a r t i c i p a t i o n . T h e M u n i c i p a l i t y r e c o g n i z e s a n d g r e a t l y v a l u e s t h e c o m m i t m e n t a n d c o n t r i b u t i o n s o f A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t o f u r t h e r i n g t h e m a n d a t e , o b j e c t i v e s a n d a c t i v i t i e s o f A d v i s o r y S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 5 o f 1 0 5 B o a r d s a n d C o m m i t t e e s o f t h e M u n i c i p a l i t y . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s e n h a n c e a n d a u g m e n t p r o g r a m s w i t h i n t h e M u n i c i p a l i t y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s b r i n g a w i d e v a r i e t y o f s k i l l s , k n o w l e d g e a n d e x p e r i e n c e , a l l o f w h i c h c o m b i n e t o s t r e n g t h e n t h e M u n i c i p a l i t y . T h e r e f o r e , t h e M u n i c i p a l i t y s t r i v e s t o p r o v i d e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i t h a m e a n i n g f u l p o r t f o l i o t h a t s u i t s t h e i r s k i l l s , a s w e l l a s a r e w a r d i n g a n d c h a l l e n g i n g c o m m u n i t y - o r i e n t e d e x p e r i e n c e f o r a l l t h o s e i n t e r e s t e d i n t h e g o a l o f e n h a n c i n g t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . S e c t i o n 4 - A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r R e c o g n i t i o n P r o a r a m T h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s h a l l e v e r y f o u r y e a r s , i n t h e f i n a l y e a r o f a t e r m o f C o u n c i l r e c o g n i z e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s a n d C o m m u n i t y V o l u n t e e r s b y h o s t i n g a V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h t . A l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a n d C o m m u n i t y V o l u n t e e r s w i l l h a v e t h e o p p o r t u n i t y t o a t t e n d a n d c e l e b r a t e v o l u n t e e r i s m i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . S e c t i o n 5 - M u n i c i p a l R e s p o n s i b i l i t i e s I n w o r k i n g w i t h A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , t h e M u n i c i p a l i t y w i l l f u l f i l l t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : a ) E n s u r e t h a t C o u n c i l l o r s a n d s t a f f r e c o g n i z e t h e r o l e o f A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ; b ) P r o v i d e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i t h t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e o u t l i n i n g t h e c o n d u c t o f b u s i n e s s a t A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e e t i n g s ; c ) P r o v i d e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i t h w r i t t e n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p o r t f o l i o s o u t l i n i n g t h e m a n d a t e o f e a c h A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e , a c o p y o f w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' B ' a n d s h a l l b e a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e ; d ) P r o v i d e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i t h a p p r o p r i a t e o r i e n t a t i o n t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y a n d s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n . S e c t i o n 6 - S e l e c t i o n a n d P l a c e m e n t M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a r e a p p o i n t e d a n d o p e r a t e b a s e d o n t h e c o n c e p t o f E q u a l O p p o r t u n i t y a n d D i v e r s i t y . T h e M u n i c i p a l i t y m a i n t a i n s a s t r o n g p o l i c y o f e q u a l o p p o r t u n i t y . T h e M u n i c i p a l i t y a c c e p t s , a n d d i s m i s s e s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s o n t h e b a s i s o f p e r s o n a l c o m p e t e n c e , p e r f o r m a n c e a n d d e d i c a t i o n , w i t h o u t r e g a r d t o r a c e , c o l o u r , a n c e s t r y , n a t i o n a l o r i g i n , a g e , g e n d e r , o r s e x u a l o r i e n t a t i o n . T h e p r o c e s s f o r s e l e c t i o n , p l a c e m e n t a n d d i s m i s s a l f r o m M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s i s a s d e t a i l e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e . A n a p p l i c a n t m u s t s u b m i t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e A p p l i c a t i o n F o r m , a c o p y o f w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' C ' , t o i n i t i a t e t h e s e l e c t i o n a n d p l a c e m e n t p r o c e s s . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 6 o f 1 0 5 S e c t i o n 7 - O r i e n t a t i o n E v e r y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s h a l l b e r e q u i r e d t o a t t e n d o n e ( 1 ) o r i e n t a t i o n s e s s i o n . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e A d m i n i s t r a t o r t o : a ) P r o v i d e a n o v e r v i e w o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s r i g h t s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s , i n c l u d i n g A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r r e s p o n s i b i l i t i e s p e r t a i n i n g t o c o n f i d e n t i a l i t y ; b ) P r o v i d e a c o m p r e h e n s i v e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e A c c e s s i b i l i t y H a n d b o o k t o a l l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . A d d i t i o n a l l y , e v e r y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s h a l l h a v e a c l e a r l y i d e n t i f i e d A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e C h a i r a n d a C o u n c i l o r s t a f f r e p r e s e n t a t i v e w h o w i l l b e a v a i l a b l e f o r c o n s u l t a t i o n a n d s u p p o r t . S e c t i o n 8 - A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r R e s p o n s i b i l i t i e s A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s h a v e t h e r e s p o n s i b i l i t y t o f u l f i l l t h e r o l e o f a n A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r a s o u t l i n e d i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e R u l e s o f P r o c e d u r e a n d C o d e o f C o n d u c t i n a d d i t i o n t o t h e f o l l o w i n g : a ) A c t a s a n a m b a s s a d o r o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n t h e c o m m u n i t y i n a n e f f o r t t o s p r e a d k n o w l e d g e a n d u n d e r s t a n d i n g o f t h e m a n d a t e o f t h e s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; b ) N o t f a l s e l y r e p r e s e n t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s t o o u t s i d e p a r t n e r s , a g e n c i e s o r t h e p u b l i c ; c ) R e s p e c t c o n f i d e n c e s a n d p r i v a c y o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s ; d ) B e h e l d a c c o u n t a b l e f o r t h e i r a c t i o n s ; e ) B e w i l i n g t o l e a r n a n d g r o w i n t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p o s i t i o n ; f ) W o r k c o o p e r a t i v e l y w i t h M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m C o u n c i l l o r s a n d s t a f f , r e c o g n i z i n g a n d a p p r e c i a t i n g d i f f e r e n c e s o f o p i n i o n ; g ) B e c o n s i d e r a t e , r e s p e c t c o m p e t e n c i e s a n d w o r k a s a t e a m w i t h a l l s t a f f a n d o t h e r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s ; h ) C o m p l e t e t h e t r a i n i n g a n d / o r o r i e n t a t i o n p r o v i d e d ; i ) I m m e d i a t e l y c l a r i f y a n y u n c e r t a i n t i e s w i t h t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e C h a i r , C o u n c i l l o r o r s t a f f r e p r e s e n t a t i v e ; j ) F o l l o w a l l a p p l i c a b l e p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d b y - l a w s e s t a b l i s h e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . k ) B e r e q u i r e d t o s i g n a c o n f i d e n t i a l i t y s t a t e m e n t ; I ) A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e a c t i v i t y p a r t i c i p a n t s u n d e r t h e a g e o f e i g h t e e n ( 1 8 ) y e a r s m u s t b e a c c o m p a n i e d b y a n a d u l t ( e i t h e r a p a r e n t , g u a r d i a n , s t a f f p e r s o n o r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s u p e r v i s o r ) ; S e c t i o n 9 - A c c e s s i b i l i t y T h e A c c e s s i b i l i t y f o r O n t a r i a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t , 2 0 0 5 ( A O D A ) r e c e i v e d R o y a l A s c e n t o n J u n e 1 3 t h , 2 0 0 5 a n d i s l e g i s l a t i o n w h i c h i m p a c t s p e r s o n s , b u s i n e s s e s a n d o t h e r o r g a n i z a t i o n s a c r o s s O n t a r i o i n b o t h t h e P u b l i c a n d P r i v a t e s e c t o r . T h e m a i n p u r p o s e o f t h e l e g i s l a t i o n i s t h e a c h i e v e m e n t o f a c c e s s i b i l i t y f o r a l l O n t a r i a n s w i t h d i s a b i l i t i e s w i t h r e s p e c t t o S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 7 o f 1 0 5 g o o d s , s e r v i c e s , f a c i l i t i e s , a c c o m m o d a t i o n , e m p l o y m e n t , b u i l d i n g s t r u c t u r e s a n d p r e m i s e s o n o r b e f o r e J a n u a r y 1 s t , 2 0 2 5 , b y d e v e l o p i n g , i m p l e m e n t i n g a n d e n f o r c i n g s t a n d a r d s o f a c c e s s i b i l i t y . C o m p l i a n c e i s m a n d a t o r y a n d A O D A h a s s t r o n g e n f o r c e m e n t p r o v i s i o n s i n c l u d i n g i n s p e c t i o n s , o r d e r s a n d s i g n i f i c a n t p e n a l t i e s . W h i l e s e r v i n g o n a n y M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , a l l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s s h a l l c o m p l y w i t h a l l M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A c c e s s i b i l i t y P o l i c i e s . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s s h a l l a l s o e n s u r e t h a t a d e q u a t e p r o v i s i o n s a r e m a d e t o e n s u r e t h a t P l a c e s o f M e e t i n g , A g e n d a a n d M i n u t e f o r m a t s , c o m m u n i c a t i o n s a n d c o n d u c t o f m e e t i n g s a r e a c c e s s i b l e , t o p r o v i d e m a x i m u m p a r t i c i p a t i o n . R e f e r e n c e m a y b e m a d e t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A c c e s s i b i l i t y H a n d b o o k , a c o p y o f w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' D ' S e c t i o n 1 0 - M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t T h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t a p p l i e s t o a l l l o c a l g o v e r n m e n t o r g a n i z a t i o n s , i n c l u d i n g : a ) m u n i c i p a l i t i e s e ) f i r e d e p a r t m e n t s b ) s c h o o l b o a r d s f ) c o n s e r v a t i o n a u t h o r i t i e s c ) p u b l i c u t i l i t i e s g ) b o a r d s o f h e a l t h d ) t r a n s i t a n d p o l i c e c o m m i s s i o n s h ) o t h e r l o c a l b o a r d s T h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t r e q u i r e s t h e M u n i c i p a l i t y t o p r o t e c t t h e p r i v a c y o f a n i n d i v i d u a l ' s p e r s o n a l i n f o r m a t i o n e x i s t i n g i n g o v e r n m e n t r e c o r d s a n d p r o v i d e s a r i g h t o f a c c e s s t o i n f o r m a t i o n h e l d b y t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t c r e a t e s a p r i v a c y p r o t e c t i o n s c h e m e t h e M u n i c i p a l i t y m u s t f o l l o w t o p r o t e c t a n i n d i v i d u a l ' s r i g h t t o p r i v a c y . T h e s c h e m e i n c l u d e s r u l e s r e g a r d i n g t h e c o l l e c t i o n , u s e , d i s c l o s u r e a n d d i s p o s a l o f p e r s o n a l i n f o r m a t i o n i n t h e c u s t o d y a n d c o n t r o l o f t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y , a s a w h o l e , i n c l u d i n g A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , a r e a c c o u n t a b l e f o r c o m p l y i n g w i t h t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t . I t i s a g a i n s t t h e l a w t o r e l e a s e a n y p e r s o n a l i n f o r m a t i o n t o a n y o n e o t h e r t h a n t h e p e r s o n t h a t t h e i n f o r m a t i o n i s a b o u t . A s s u c h , a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e m e m b e r s m u s t s i g n t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t C o n f i d e n t i a l i t y S t a t e m e n t , a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' E ) . T h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , S e c t i o n 4 8 , p r o v i d e s f o r p e n a l t i e s f o r c o n t r a v e n t i o n o f t h e s a i d A c t . E x a m p l e s o f p e r s o n a l i n f o r m a t i o n i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l . a ) r a c e , n a t i o n a l o r e t h n i c o r i g i n , c o l o u r , r e l i g i o n , a g e , s e x , s e x u a l o r i e n t a t i o n , m a r i t a l o r f a m i l y s t a t u s ; b ) e d u c a t i o n , m e d i c a l , p s y c h i a t r i c , c r i m i n a l o r e m p l o y m e n t h i s t o r y ; c ) f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s i n v o l v i n g a n i n d i v i d u a l ; d ) a n y i d e n t i f y i n g n u m b e r a s s i g n e d t o a n i n d i v i d u a l ; e ) h o m e a d d r e s s , t e l e p h o n e n u m b e r ; f ) f i n g e r p r i n t s , b l o o d t y p e ; g ) p e r s o n a l o p i n i o n s o f o r a b o u t a n i n d i v i d u a l ; h ) c o r r e s p o n d e n c e b e t w e e n a n i n d i v i d u a l a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f a c o n f i d e n t i a l n a t u r e ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 8 o f 1 0 5 i ) i n d i v i d u a l ' s n a m e i f i t a p p e a r s w i t h o t h e r p e r s o n a l i n f o r m a t i o n o r d i s c l o s u r e o f t h e n a m e w o u l d r e v e a l o t h e r p e r s o n a l i n f o r m a t i o n . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d m i n i s t r a t o r i s r e s p o n s i b l e f o r p r o c e s s i n g a l l a c c e s s r e q u e s t s , g i v e s d i r e c t i o n t o M u n i c i p a l s t a f f o n i n f o r m a l i n f o r m a t i o n r e q u e s t s a n d i m p l e m e n t s p r i v a c y p r o t e c t i o n p r a c t i c e s . I f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r i s u n s u r e a b o u t t h e r e q u i r e m e n t s p e r t a i n i n g t o i n f o r m a t i o n o r a r e c o r d i n t h e i r p o s s e s s i o n , t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r m a y r e f e r e n c e t h e S t a f f a n d A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r G u i d e t o t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , a t t a c h e d h e r e t o a s A p p e n d i x ' F ' , o r c o n t a c t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d m i n i s t r a t o r p r i o r t o d i s c l o s u r e o f a n y r e c o r d o r i n f o r m a t i o n f o r i n s t r u c t i o n . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m P . O . B o x 1 6 0 9 3 4 4 P l a n k R o a d S t r a f f o r d v i l l e , O n t a r i o N O J 1 Y O P h o n e : 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 E m a i l : p s h i p w a v f a i b a v h a m . o n . c a W e b s i t e : w w w . b a y h a m . o n . c a S e c t i o n 1 1 - M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t T h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t s t r i v e s t o c o n t r o l t h e a c t i o n s o f e l e c t e d a n d a p p o i n t e d M u n i c i p a l r e p r e s e n t a t i v e s b y o b l i g i n g t h e m t o p u b l i c l y d i s c l o s e a n y d i r e c t o r i n d i r e c t p e c u n i a r y i n t e r e s t s t h e y h a v e i n a m a t t e r b e f o r e C o u n c i l , C o m m i t t e e a n d A d v i s o r y B o a r d s o r C o m m i t t e e s . C o n f l i c t o f i n t e r e s t l e g i s l a t i o n i s l i m i t e d t o p e c u n i a r y i n t e r e s t s . T h e t e r m " p e c u n i a r y i n t e r e s t " i s n o t d e f i n e d i n t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t , b u t i n c l u d e s d i r e c t , i n d i r e c t a n d d e e m e d p e c u n i a r y i n t e r e s t s . I t s d i c t i o n a r y d e f i n i t i o n i s " t o r e l a t e t o m o n e y " . T h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t c a p t u r e s s e v e r a l s c e n a r i o s t h a t a r e n o t i m m e d i a t e l y a p p a r e n t a s c o n f l i c t s ; a ) A d i r e c t o r i n d i r e c t p e c u n i a r y i n t e r e s t i s a f i n a n c i a l i n t e r e s t t h a t a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r ( w h i c h i n c l u d e s a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r ' s p a r e n t , s p o u s e , p a r t n e r , c h i l d ( n o t r e s t r i c t e d t o a p e r s o n 1 8 y e a r s o f a g e . I t i n c l u d e s n a t u r a l c h i l d r e n , a d o p t e d c h i l d r e n , a n d t h o s e o r t r e a t e d a s c h i l d . A c c o r d i n g l y , s t e p c h i l d r e n , n e p h e w s a n d n i e c e s , f o s t e r c h i l d r e n ) ) o r c o n t r o l l i n g i n t e r e s t i n a c o r p o r a t i o n , h a s i n a m a t t e r b e f o r e a n A d v i s o r y C o m m i t t e e o r B o a r d ; b ) A n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r w h o i s a p a r t n e r o f a p e r s o n , o r w h o i s i n t h e e m p l o y m e n t o f a p e r s o n o r b o d y t h a t h a s a p e c u n i a r y i n t e r e s t i n a m a t t e r m u s t d e c l a r e a c o n f l i c t o f i n t e r e s t ; c ) W h e t h e r t h e f i n a n c i a l i n t e r e s t i s p o s i t i v e o r n e g a t i v e i s i m m a t e r i a l f o r t h e p u r p o s e s o f M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t ; d ) M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t l i s t s a n u m b e r o f c o n f l i c t s o f i n t e r e s t t h a t d o n o t n e e d t o b e d e c l a r e d u n d e r t h e s t a t u t e . I f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r h a s a c o n f l i c t o f I n t e r e s t t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t r e q u i r e s : S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 6 9 o f 1 0 5 a ) t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r t o d i s c l o s e t h e p e c u n i a r y i n t e r e s t ; b ) t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r t o n o t i n f l u e n c e b e f o r e , d u r i n g o r a f t e r a v o t e ; c ) t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r t o n o t p a r t i c i p a t e i n t h e d i s c u s s i o n o r d e c i s i o n m a k i n g ; d ) t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r t o l e a v e t h e r o o m , i f t h e m a t t e r i s d e a l t w i t h i n - c a m e r a u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 ; I n t h e e v e n t o f a n a l l e g e d c o n t r a v e n t i o n , a n e l e c t o r m a y b r i n g a n a p p l i c a t i o n b e f o r e a J u d g e o f t h e O n t a r i o C o u r t o f J u s t i c e f o r a d e t e r m i n a t i o n o f w h e t h e r a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r h a s c o n t r a v e n e d t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t . S e c t i o n 1 2 - A d v i s o r y j i p a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r H e a l t h a n d S a f e t v A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s s h o u l d n e v e r b e a s k e d t o d o a n y t h i n g u n s a f e , a n d h a v e t h e r i g h t t o r e f u s e a n y r e q u e s t , f u n c t i o n o r a c t i v i t y t h e y f e e l i s u n s a f e . T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s a w i d e r a n g e o f i n t e r a c t i o n s w i t h A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a n d t h e r e f o r e e x p e c t s t h a t d i f f e r e n t a p p r o a c h e s s h a l l a p p l y t o d i f f e r e n t A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e a c t i v i t i e s . I t i s i m p o r t a n t t h a t a p p r o a c h e s b e d e s i g n e d w i t h i n a n o v e r a l l p o l i c y f r a m e w o r k a c r o s s t h e e n t i r e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . T h e h e a l t h a n d s a f e t y o f A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s i s p a r a m o u n t a n d w i l l b e m a n a g e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s a m e p r i n c i p l e s a n d p r o c e s s e s a s t h a t o f C o u n c i l l o r s a n d s t a f f . A l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e p r o j e c t s w i l l c o m p l y w i t h t h e O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y A c t a n d R e g u l a t i o n s , a n d t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c i e s . H e a l t h a n d s a f e t y i n s t r u c t i o n a n d t r a i n i n g r e l e v a n t t o t h e s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e s w i l l b e p r o v i d e d t o A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s b a s e d o n t h e i r s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e H e a l t h a n d S a f e t y P r o f i l e , w h i c h s h a l l i n c l u d e a c c e s s t o t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y M a n u a l . T r a i n i n g f o r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s s h a l l c o m p r i s e o f a h e a l t h a n d s a f e t y i n t r o d u c t i o n a n d s p e c i a l i z e d t r a i n i n g o r c o n t i n u i n g t r a i n i n g a s r e q u i r e d f o r e a c h s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e . T h e i n t r o d u c t i o n s h a l l e n s u r e t h a t A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s u n d e r s t a n d t h e i r d u t i e s , r i g h t s , r e s p o n s i b i l i t i e s , h e a l t h a n d s a f e t y i s s u e s a n d a c c i d e n t a n d e m e r g e n c y p r o c e d u r e s . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : a ) B e f a m i l i a r w i t h t h e a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f t h e M u n i c i p a l i t y ' s H e a l t h a n d S a f e t y P o l i c y a n d t h e O c c u p a t i o n a l H e a l t h a n d S a f e t y A c t a n d R e g u l a t i o n s , a n d e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h t h e s a m e ; b ) T a k e e v e r y p o s s i b l e p r e c a u t i o n t o p r o t e c t t h e m s e l v e s , f e l l o w A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a n d t h e p u b l i c f r o m h e a l t h h a z a r d s a n d u n s a f e s i t u a t i o n s ; c ) P r o p e r l y w e a r a n d u s e p e r s o n a l p r o t e c t i v e e q u i p m e n t w h e r e r e q u i r e d ; d ) F a m i l i a r i z e t h e m s e l v e s w i t h t h e l o c a t i o n a n d o p e r a t i o n o f a l l s a f e t y e q u i p m e n t i n c l u d i n g f i r s t - a i d k i t s a n d f i r e e x t i n g u i s h e r s ; e ) B e r e s p o n s i b l e f o r t h e p r o m p t r e p o r t i n g t o t h e i r C h a i r , C o u n c i l l o r o r s t a f f p e r s o n o f h e a l t h a n d s a f e t y h a z a r d s , u n s a f e a c t s o r c o n d i t i o n s , a c c i d e n t a n d i n j u r i e s ; f ) T o n o t e n g a g e i n a n y p r a n k , c o n t e s t , f e a t o f s t r e n g t h , u n n e c e s s a r y r u n n i n g o r r o u g h b o i s t e r o u s c o n d i t i o n s . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 0 o f 1 0 5 A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s m u s t r e p o r t a l l a c c i d e n t s a n d i n j u r i e s t o t h e i r C h a i r , C o u n c i l l o r o r s t a f f p e r s o n i m m e d i a t e l y . T h e C h a i r , C o u n c i l l o r o r S t a f f p e r s o n s h a l l n o t i f y t h e H e a l t h a n d S a f e t y C o m m i t t e e o f t h e a c c i d e n t o r i n j u r y i m m e d i a t e l y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a r e p r o h i b i t e d f r o m u s i n g o r p o s s e s s i n g i l l i c i t d r u g s , a l c o h o l o r u s i n g p r e s c r i p t i o n d r u g s i n a n y w a y t h a t i s i l l e g a l . M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s u n d e r t h e i n f l u e n c e o f d r u g s a n d / o r a l c o h o l w i l l n o t b e t o l e r a t e d , a n d w i l l r e s u l t i n t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r ' s d i s m i s s a l . S e c t i o n 1 3 - I n s u r a n c e a n d L i a b i l i t y T h e i s s u e o f l i a b i l i t y i s b a s e d o n t h e p r i n c i p l e t h a t p e o p l e a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e i r c o n d u c t i n t h e c o u r s e o f d a i l y a c t i v i t i e s . F a i l u r e t o c o n d u c t o n e s e l f i n a r e s p o n s i b l e a n d r e a s o n a b l e m a n n e r c o u l d r e s u l t i n a t o r t . A t o r t i s a c i v i l w r o n g a s o p p o s e d t o a c r i m i n a l w r o n g a n d o c c u r s w h e n n e g l i g e n t c o n d u c t r e s u l t s i n s o m e i n j u r y t o o t h e r s . N e g l i g e n t c o n d u c t c a n i n c l u d e a c t s o f c o m m i s s i o n o r o m i s s i o n . T h e r e s u l t i n g d a m a g e m i g h t b e t o e i t h e r p e r s o n o r p r o p e r t y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s , i n c l u s i v e o f S t u d e n t , A f f i l i a t e a n d s i n g l e d a y v o l u n t e e r s , w h i l e a c t i n g w i t h i n a s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e e s t a b l i s h e d m a n d a t e a n d u n d e r t h e c o n t r o l a n d d i r e c t i o n o f t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e c o v e r e d b y t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m G e n e r a l L i a b i l i t y I n s u r a n c e P o l i c y . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s a c k n o w l e d g e t h e f o l l o w i n g : 1 . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i l l n o t b e c o v e r e d b y W o r k p l a c e S a f e t y I n s u r a n c e B o a r d c o v e r a g e . 2 . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i l l a b i d e b y a l l a p p l i c a b l e M u n i c i p a l b y - l a w s , p o l i c i e s a n d r u l e s , a s m a y b e a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e . 3 . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s w i l l n o t u s e f a c i l i t i e s , e q u i p m e n t a n d p r o p e r t y o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y w i t h o u t a p p r o v a l o f a M u n i c i p a l s t a f f p e r s o n , a n d w i l l n o t u s e t h e m f o r p e r s o n a l p u r p o s e s . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 1 o f 1 0 5 A P P E N D I X A R U L E S O F P R O C E D U R E F O R A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A S A D O P T E D B Y B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - X X X P A S S E D : X X X X X X X S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 2 o f 1 0 5 T A B L E O F C O N T E N T S - A D V I S O R Y B O A R D A N D C O M M I T T E E P R O C E D U R A L B Y - L A W M U N I C I P A U T T O F B A Y H A M S E C T I O N T I T L E D E F I N I T I O N S A N D I N T E R P R E T A T I O N 2 G E N E R A L P R O V I S I O N S 3 D U T I E S O F A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S 4 M E E T I N G S 5 A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S 6 A G E N D A S A N D M I N U T E S 7 O R D E R O F P R O C E E D I N G S 8 R U L E S O F D E B A T E A N D C O N D U C T 9 M O T I O N S 1 0 V O T I N G O N M O T I O N S 1 1 C O N D U C T O F A U D I E N C E 1 2 A D M I N I S T R A T I O N S C H E D U L E " A " C O D E O F C O N D U C T - A D V I S O R Y B O A R D A N D C O M M I T T E E M E M B E R S S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 3 o f 1 0 5 B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - X X X O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B E I N G A B Y - L A W T O G O V E R N T H E P R O C E E D I N G S O F M U N I C I P A L A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M A N D O F T H E C O N D U C T O F I T S M E M B E R S W H E R E A S S e c t i o n 2 3 8 ( 2 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , S . 0 . 2 0 0 1 , c . 2 5 a s a m e n d e d , r e q u i r e s e v e r y M u n i c i p a l i t y t o p a s s a P r o c e d u r a l B y - l a w f o r g o v e r n i n g t h e c a l l i n g , p l a c e a n d p r o c e e d i n g s o f m e e t i n g s ; A N D W H E R E A S t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m s u p p o r t s a n d a c k n o w l e d g e s t h e v a l u e o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a n d t h e r e M e m b e r s ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l f o r T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m n o w d e e m s i t a d v i s a b l e t o e n a c t a B y - l a w t o g o v e r n t h e p r o c e e d i n g s o f M u n i c i p a l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , t h e c o n d u c t o f i t s M e m b e r s a n d t h e c a l l i n g o f M e e t i n g s , a n d t o p r o v i d e f o r p r o c e d u r e s a n d s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e A c t ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l f o r T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : S e c t i o n 1 - D E F I N I T I O N S A N D I N T E R P R E T A T I O N 1 . 1 F o r t h e p u r p o s e s o f t h i s B y - l a w ; u n l e s s s t a t e d o t h e r w i s e o r t h e c o n t e x t r e q u i r e s a d i f f e r e n t m e a n i n g : " A d m i n i s t r a t o r " s h a l l m e a n t h e A d m i n i s t r a t o r o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . " A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e " s h a l l m e a n a b o a r d o r c o m m i t t e e a p p o i n t e d b y C o u n c i l t o a c t i n a n a d v i s o r y c a p a c i t y t o C o u n c i l o n o p e r a t i o n a l a n d s t r a t e g i c i s s u e s d u r i n g t h e f u l l t e r m o f C o u n c i l . " C h a i r " s h a l l m e a n t h e M e m b e r a p p o i n t e d a s s u c h b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . " C o u n c i l " s h a l l m e a n t h e C o u n c i l o f T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . " C o u n c i l l o r " s h a l l m e a n a p e r s o n e l e c t e d o r a p p o i n t e d a s a M e m b e r o f C o u n c i l b u t d o e s n o t i n c l u d e t h e M a y o r . " D e l e g a t i o n " s h a l l m e a n a p e r s o n o r g r o u p o f p e r s o n s d e s i r i n g t o v e r b a l l y p r e s e n t i n f o r m a t i o n o r t o m a k e a r e q u e s t t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 4 o f 1 0 5 " M a y o r " s h a l l m e a n t h e H e a d o f C o u n c i l f o r t h e M u n i c i p a l i t y . " M e e t i n g " s h a l l m e a n a n y M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . " M e m b e r " s h a l l m e a n a M e m b e r a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . " M o t i o n " s h a l l m e a n a q u e s t i o n o r p r o p o s a l t o b e c o n s i d e r e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a n d w h i c h i s m o v e d a n d i s s u b j e c t t o d e b a t e . W h e n a M o t i o n i s a d o p t e d , i t b e c o m e s a R e s o l u t i o n . " M u n i c i p a l A c t " s h a l l m e a n t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , ( 3 . 0 . 2 0 0 1 , c . 2 5 ) , a s a m e n d e d o r r e p l a c e d f r o m t i m e t o t i m e . " P e c u n i a r y I n t e r e s t " s h a l l m e a n a d i r e c t o r i n d i r e c t P e c u n i a r y I n t e r e s t w i t h i n t h e m e a n i n g o f t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t , R . S 0 . 1 9 9 0 , c h a p t e r M . 5 0 , a s m a y b e a m e n d e d . " P o i n t o f O r d e r " s h a l l m e a n a s t a t e m e n t m a d e b y a M e m b e r d u r i n g a M e e t i n g d r a w i n g t o t h e a t t e n t i o n o f t h e C h a i r a b r e a c h o f t h e R u l e s o f P r o c e d u r e . " P o i n t o f P r i v i l e g e " s h a l l m e a n t h e r a i s i n g o f a q u e s t i o n t h a t c o n c e r n s a M e m b e r , o r a l l o f t h e M e m b e r s o f C o u n c i l , w h e n a M e m b e r b e l i e v e s t h a t h i s r i g h t s , i m m u n i t i e s o r i n t e g r i t y o r t h e r i g h t s , i m m u n i t i e s o r i n t e g r i t y o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a s a w h o l e h a v e b e e n i m p u g n e d . " P r e s i d i n g M e m b e r " s h a l l m e a n t h e C h a i r o f t h e M e e t i n g . " Q u o r u m " s h a l l b e a s d e f i n e d i n S e c t i o n 4 . 8 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w . " R e s o l u t i o n " s h a l l m e a n a f o r m a l e x p r e s s i o n o f o p i n i o n o r i n t e n t i o n b y a n d A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . " R u l e s o f P r o c e d u r e " s h a l l m e a n t h e r u l e s a n d r e q u i r e m e n t s c o n t a i n e d w i t h i n t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w . " S e c r e t a r i a t " s h a l l m e a n t h e p e r s o n e l e c t e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e r e s p o n s i b l e f o r t h e p r e p a r a t i o n o f A g e n d a s a n d t a k i n g o f M i n u t e s f o r t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e " M u n i c i p a l i t y " s h a l l m e a n t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . " V i c e C h a i r " s h a l l m e a n s u c h M e m b e r o f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e w h o h a s b e e n e l e c t e d t o a c t i n t h e p l a c e a n d s t e a d o f t h e C h a i r w h e n s u c h C h a i r i s a b s e n t f r o m a m e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e f o r a n y c a u s e a n d w h o s h a l l e x e r c i s e a l l t h e r i g h t s , p o w e r a n d a u t h o r i t i e s o f t h e C h a i r . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 5 o f 1 0 5 " W e b s i t e " s h a l l m e a n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w e b s i t e a d d r e s s i d e n t i f i e d a s w w w . b a y h a m . o n . c a S e c t i o n 2 - G E N E R A L P R O V I S I O N S 2 . 1 A p p l i c a b i l i t y 2 . 1 . 1 S a v e a s o t h e r w i s e p r o v i d e d h e r e i n , t h e p r o c e d u r a l r u l e s a n d r e q u i r e m e n t s o f t h i s b y - l a w s h a l l b e o b s e r v e d i n a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e e t i n g s a n d s h a l l b e t h e r u l e s a n d r e q u i r e m e n t s w h i c h g o v e r n t h e o r d e r o f t h e i r b u s i n e s s . 2 . 1 . 2 T h i s B y - l a w a p p l i e s t o t h e c r e a t i o n , a m e n d m e n t a n d d i s s o l u t i o n o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a n d t o a p p o i n t m e n t s f o r r e p r e s e n t a t i o n o f t h e p u b l i c , S t a f f a n d M e m b e r s o f C o u n c i l a s a u t h o r i z e d b y C o u n c i l o n A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s . 2 . 1 . 3 T h i s b y - l a w o u t l i n e s a f a i r a n d e q u i t a b l e a p p r o a c h a n d p r o c e s s f o r t h e e s t a b l i s h m e n t a n d o p e r a t i o n o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s . 2 . 2 I s s u e n o t A d d r e s s e d 2 . 2 . 1 I f a n i s s u e i s r a i s e d t h a t i s n o t e x p r e s s l y a d d r e s s e d i n t h i s B y - l a w , t h e i s s u e s h a l l b e d e c i d e d b y t h e C h a i r o r V i c e C h a i r , s u b j e c t t o a n a p p e a l t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , a s t h e c a s e m a y b e . 2 . 2 . 2 A l l p o i n t s o f o r d e r o r p r o c e d u r e n o t p r o v i d e d f o r i n t h e s e R u l e s o f P r o c e d u r e s h a l l b e d e c i d e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r u l e s o f p r o c e d u r e k n o w n a s R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r . 2 . 4 C o m m u n i c a t i o n D e v i c e s 2 . 4 . 1 A l l c o m m u n i c a t i o n d e v i c e s s h a l l b e s w i t c h e d t o ' s i l e n t ' u p o n e n t e r i n g t h e l o c a t i o n w h e r e a n y C o u n c i l o r C o m m i t t e e M e e t i n g i s b e i n g h e l d . S e c t i o n 3 - D U T I E S O F A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S 3 . 1 D u t i e s o f t h e C h a i r 3 . 1 1 I t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e C h a i r t o c a r r y o u t t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : a ) t o o p e n t h e M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e b y t a k i n g t h e C h a i r a n d c a l l i n g t h e M e m b e r s t o o r d e r S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 6 o f 1 0 5 b ) t o a n n o u n c e t h e b u s i n e s s b e f o r e t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e i n t h e o r d e r i n w h i c h i t i s t o b e a c t e d o n ; c ) t o r e c e i v e a n d s u b m i t , i n t h e m a n n e r p r e s c r i b e d b y t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w , a l l M a t t e r s o f B u s i n e s s p r e s e n t e d b y M e m b e r s ; d ) t o r e c o g n i z e a n y M e m b e r w h o w i s h e s t o s p e a k a n d t o d e t e r m i n e t h e o r d e r o f t h e s p e a k e r s ; e ) t o p u t t o v o t e a l l q u e s t i o n s w h i c h a r e r e g u l a r l y m o v e d o r n e c e s s a r i l y a r i s e i n t h e c o u r s e o f t h e p r o c e e d i n g s a n d t o a n n o u n c e t h e r e s u l t s ; f ) t o p a r t i c i p a t e a s a n a c t i v e a n d v o t i n g m e m b e r , e n c o u r a g i n g a c t i v e p a r t i c i p a t i o n b y a l l A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e m e m b e r s ; g ) t o d e c l i n e t o p u t t o v o t e m o t i o n s w h i c h c o n t r a v e n e t h e p r o v i s i o n s o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w ; h ) t o e n f o r c e t h e p r o v i s i o n s o f t h e P r o c e d u r a l B y - l a w ; t o e n f o r c e o n a l l o c c a s i o n s , t h e o b s e r v a n c e o f o r d e r a n d d e c o r u m a m o n g t h e M e m b e r s : j ) t o c a l l b y n a m e , a n y M e m b e r r e f u s i n g t o c o m p l y w i t h t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w a n d t o o r d e r t h e M e m b e r t o v a c a t e t h e p l a c e o f M e e t i n g ; k ) t o c a u s e t o b e e x p e l l e d a n d e x c l u d e d a n y m e m b e r o f t h e p u b l i c w h o c r e a t e s a d i s t u r b a n c e o r a c t s i m p r o p e r l y d u r i n g a M e e t i n g ; I ) t o a u t h e n t i c a t e , b y s i g n a t u r e , a l l M e e t i n g m i n u t e s ; m ) t o r u l e o n a n y p o i n t s o f o r d e r r a i s e d b y M e m b e r s ; n ) t o r e p r e s e n t a n d s u p p o r t t h e d e c i s i o n s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , d e c l a r i n g i t s w i l l a n d e x p l i c i t l y a n d i m p l i c i t l y o b e y i n g i t s d e c i s i o n s i n a l l t h i n g s ; o ) t o b e t h e p o i n t o f c o n t a c t w i t h C o u n c i l , s t a f f a n d a n y m e d i a r e l a t i o n s ; p ) t o r e v i e w t h e g o a l s a n d o b j e c t i v e s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a n d e n s u r e t h e w o r k p l a n i s r e a l i s t i c , u p - t o - d a t e a n d b e i n g f o l l o w e d ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 7 o f 1 0 5 q ) t o r e c o g n i z e w o r k l o a d l i m i t a t i o n s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; r ) t o a d j o u r n t h e M e e t i n g w h e n t h e b u s i n e s s i s c o n c l u d e d . 3 . 2 D u t i e s o f t h e V i c e C h a i r 3 . 2 . 1 W h e r e t h e C h a i r g i v e s n o t i c e t h a t h e w i l l b e a b s e n t f r o m t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , o r o f h i s a b s e n c e t h r o u g h i l l n e s s , o r h e r e f u s e s t o a c t , t h e n t h e V i c e C h a i r s h a l l a c t i n h i s p l a c e a n d i n s t e a d o f t h e C h a i r a n d , w h i l e s o a c t i n g , h a s a n d m a y e x e r c i s e a l l t h e r i g h t s , p o w e r s a n d a u t h o r i t y o f t h e C h a i r . 3 . 3 D u t i e s o f t h e M e m b e r s o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s 3 . 3 . 1 I t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e M e m b e r s t o c a r r y o u t t h e r o l e o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a s s e t f o r t h j n t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a n d a t e , i n a d d i t i o n t o t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : a ) t o d e l i b e r a t e o n t h e b u s i n e s s s u b m i t t e d t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e " f b ) t o v o t e w h e n a m o t i o n i s p u t t o a v o t e , e x c e p t w h e r e o t h e r w i s e d i s q u a l i f i e d f r o m d o i n g s o b y l a w ; c ) t o a p p l y a n d r e s p e c t t h e R u l e s o f P r o c e d u r e ; d ) t o a t t e n d a l l s c h e d u l e d a n d s p e c i a l A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m e e t i n g s , s e n d i n g r e g r e t s o t h e r w i s e ; e ) t o u n d e r s t a n d h i s r o l e a n d e x p e c t a t i o n s , i n c l u d i n g a l l a p p l i c a b l e M u n i c i p a l i t y P o l i c i e s ; f ) t o f o l l o w t h e a g e n d a a n d s t a y f o c u s e d o n t h e t o p i c a t h a n d ; g ) t o u n d e r s t a n d a n d f o l l o w t h e m a n d a t e o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , i n c l u d i n g i t s r e l a t i o n s h i p t o C o u n c i l ; h ) t o u n d e r s t a n d a n d r e s p e c t t h e r o l e a n d e x p e c t a t i o n s o f a l l p a r t i c i p a n t s ; t o d e v e l o p a n d m a i n t a i n a c l i m a t e w h e r e m u t u a l s u p p o r t , t r u s t , r e s p e c t , c o u r t e s y , t e a m w o r k , c r e a t i v i t y a n d a s e n s e o f h u m o u r a r e v a l u e d ; j ) t o m a i n t a i n a h i g h d e g r e e o f p r o f e s s i o n a l i s m , d i s c h a r g i n g a l l d u t i e s w i t h h o n o u r a n d i n t e g r i t y i n o r d e r t h a t t h e m e m b e r m a y S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 8 o f 1 0 5 m e r i t t h e t r u s t a n d c o n f i d e n c e o f t h e c i t i z e n s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m , C o u n c i l a n d s t a f f ; k ) t o r e s p e c t t h e i n d i v i d u a l w o r t h a n d d i g n i t y o f o t h e r m e m b e r s a n d , a t a l l t i m e s , w o r k t o g e t h e r t o a c h i e v e a c o m m o n v i s i o n f o r t h e c o m m u n i t y , u t i l i z i n g t h e d i v e r s e k n o w l e d g e , e x p e r t i s e a n d t a l e n t s o f a l l m e m b e r s t o o p t i m a l a d v a n t a g e ; t o c h a l l e n g e i d e a s a n d n o t p e o p l e , c r e a t i n g a c l i m a t e w h e r e i t i s o k a y t o d i s a g r e e ; m ) t o c o m m u n i c a t e d i r e c t l y , c o n c i s e t y a n d h o n e s t l y , l i s t e n i n g w i t h o u t i n t e r r u p t i o n , a n d b e o p e n - m i n d e d , a l l o w i n g a v a r i e t y o f o p i n i o n s t o b e h e a r d ; n ) t o w o r k e f f e c t i v e l y w i t h t h e a d m i n i s t r a t i o n t o p r o v i d e e x c e l l e n t s e r v i c e t o r e s i d e n t s , r e c o g n i z i n g t h e p r o f e s s i o n a l o b l i g a t i o n s o f s t a f f a s a n e m p l o y e e o f t h e M u n i c i p a l i t y a n d n o t i n t e r v e n i n g i n a d m i n i s t r a t i v e p r a c t i c e s ; o ) t o r e s p e c t t h a t r e s o l u t i o n s m a d e s h a l l r e f l e c t t h e m a j o r i t y v i e w o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; p ) t o r e s p e c t t h a t d e c i s i o n s o f C o u n c i l a r e f i n a l a n d a c c u r a t e l y c o m m u n i c a t e t h e d e c i s i o n s o f C o u n c i l e v e n i f t h e y d i s a g r e e w i t h t h e m a j o r i t y d e c i s i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; q ) t o r e s p e c t c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n ; r ) t o a t t e n d a n y t r a i n i n g s e s s i o n f o r M e m b e r s . 3 . 3 . 2 M e m b e r s s h a l l a d h e r e t o t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e C o d e o f C o n d u c t a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a s a d o p t e d b y C o u n c i l a n d a s a m e n d e d f r o m t i m e t o t i m e . 3 . 3 . 3 A d v i s o r y B o a r d s o r C o m m i t t e e s m a y a p p o i n t A f f i l i a t e o r S t u d e n t M e m b e r s f r o m t i m e t o t i m e . A f f i l i a t e o r S t u d e n t M e m b e r s s h a l l b e b o u n d b y S e c t i o n s 3 . 3 . 1 a n d 3 . 3 . 2 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w ; h o w e v e r , A f f i l i a t e a n d S t u d e n t M e m b e r s s h a l l h a v e n o v o t i n g p r i v i l e g e s . 3 . 4 D u t i e s o f t h e C o u n c i l M e m b e r s a n d S t a f f o n A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s 3 . 4 . 1 I t s h a l l b e t h e d u t y o f C o u n c i l M e m b e r s a n d s t a f f a p p o i n t e d t o A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s t o c a r r y o u t t h e r o l e o f t h e M e m b e r a s s e t f o r t h i n t h e S e c t i o n 3 . 3 . 1 a n d 3 . 3 . 2 o f t h i s B y - l a w , i n a d d i t i o n t o t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 7 9 o f 1 0 5 a ) t o c o n t a c t A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e C h a i r s i f i s s u e s o r c o n c e r n s r e l a t e d t o M e m b e r s o r s t a f f a r i s e a n d e n s u r e c o n f l i c t r e s o l u t i o n m e c h a n i s m s a r e e m p l o y e d , w h e r e a p p r o p r i a t e ; b ) t o a s s i s t t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e b y o f f e r i n g p o l i c y a d v i c e o n m a t t e r s w i t h i n t h e p u r v i e w o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; c ) t o a s s i s t t h e C h a i r i n p r e p a r i n g a n y r e p o r t s o r a c t i o n i t e m s . 3 . 4 . 2 C o u n c i l M e m b e r s a n d s t a f f s h a l l o n l y v o t e i f t h e T e r m s o f R e f e r e n c e o r m a n d a t e o f t h e i n d i v i d u a l A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e p e r m i t . 3 . 5 D u t i e s o f t h e S e c r e t a r i a t o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s 3 . 5 . I t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e M e m b e r e l e c t e d a s S e c r e t a r i a t t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e t o c a r r y o u t t h e r o l e o f t h e M e m b e r a s s e t f o r t h i n t h e S e c t i o n 3 . 3 . 1 a n d 3 . 3 . 2 o f t h i s B y - l a w , i n a d d i t i o n t o t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : a ) t o p r e p a r e a g e n d a s i n c l u d i n g r e l e v a n t r e s o l u t i o n s i n c o o p e r a t i o n w i t h t h e C h a i r ; b ) t o e l e c t r o n i c a l l y d i s t r i b u t e a g e n d a s t o M e m b e r s b e f o r e a m e e t i n g ; c ) t o a r r a n g e f o r o r s e t u p o f m e e t i n g a r e a s , g i v i n g c o n s i d e r a t i o n t o t h e n a t u r e o f t h e m a t t e r s t o b e d i s c u s s e d , a n y a u d i o - v i s u a l r e q u i r e m e n t s , a t t e n d a n c e b y t h e p u b l i c a n d e n s u r i n g a c c e s s i b i l i t y f o r a l l i n c o m p l i a n c e w i t h t h e M u n i c i p a l i t y A c c e s s i b i l i t y f o r O n t a r i a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t H a n d b o o k ; d ) t o a r r a n g e f o r a t t e n d a n c e o f i n v i t e d g u e s t s a t m e e t i n g s , i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e C h a i r ; e ) t o r e c o r d w h e n t h e m e e t i n g s t a r t e d a n d a d j o u r n e d ; f ) t o r e c o r d t h e M e m b e r s p r e s e n t a n d a b s e n t ; g ) t o t a k e m i n u t e s , r e c o r d i n g a s u m m a r y o f t h e d i s c u s s i o n f o r e a c h i t e m , a c t i o n s t o b e t a k e n a n d r e c o m m e n d a t i o n s , i n c l u d i n g t h e n a m e s o f t h e m o v e r s o f m o t i o n s ; h ) t o f i n a l i z e m i n u t e s f o r d i s t r i b u t i o n . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 0 o f 1 0 5 S e c t i o n 4 - M E E T I N G S 4 . 1 P l a c e o f M e e t i n g 4 . 1 1 U n l e s s o t h e r w i s e d i r e c t e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , a l l M e e t i n g s s h a l l b e h e l d i n M u n i c i p a l f a c i l i t i e s . 4 . 2 I n a u g u r a l M e e t i n g 4 . 2 . 1 T h e I n a u g u r a l M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l b e h e l d a t a t i m e d e t e r m i n e d b y t h e C o u n c i l o r s t a f f M e m b e r a p p o i n t e d t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 4 . 2 . 2 T h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e C o u n c i l o r s t a f f M e m b e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e l o c a t i o n , c o n t e n t a n d f o r m a t o f t h e A g e n d a f o r t h e I n a u g u r a l M e e t i n g a n d a l l a r r a n g e m e n t s r e l a t e d t h e r e t o . 4 . 3 R e g u l a r M e e t i n g s 4 . 3 . R e g u l a r M e e t i n g s o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s s h a l l b e h e l d o n a s e t s c h e d u l e w i t h f i x e d s t a r t t i m e s t o b e d e t e r m i n e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a t i t s I n a u g u r a l M e e t i n g , w h i c h s c h e d u l e w i l l b e p r o v i d e d t o t h e A d m i n i s t r a t o r i m m e d i a t e l y f o l l o w i n g t h e I n a u g u r a l M e e t i n g . 4 . 3 . 2 W h e r e a c h a n g e i s m a d e t o t h e d a y a n d t i m e o f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e e t i n g , t h e C h a i r s h a l l g i v e n o t i c e o f t h e c h a n g e t o a l l M e m b e r s v i a e m a i l . 4 . 6 M e e t i n g s O p e n t o P u b l i c 4 . 6 . 1 S u b j e c t t o S e c t i o n 4 . 7 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w , M e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c a n d n o p e r s o n s h a l l b e e x c l u d e d t h e r e f r o m e x c e p t f o r i m p r o p e r c o n d u c t . 4 . 6 . 2 T h e C h a i r m a y r e q u e s t t h a t m e m b e r s o f t h e p u b l i c v a c a t e t h e P l a c e o f M e e t i n g i f t h e i r b e h a v i o u r i s d e e m e d t o b e d i s r u p t i v e t o t h e b u s i n e s s a t h a n d T h e C h a i r m a y u n i l a t e r a l l y s u s p e n d t h e M e e t i n g u n t i l o r d e r i s r e s t o r e d i n t h e P l a c e o f M e e t i n g . 4 . 7 C l o s e d M e e t i n g s 4 . 7 . 1 E x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d h e r e i n , a l l M e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c . 4 . 7 . 2 T h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a y , b y r e s o l u t i o n , c l o s e a M e e t i n g o r p a r t o f a M e e t i n g t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c i f t h e s u b j e c t m a t t e r b e i n g c o n s i d e r e d i s : S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 1 o f 1 0 5 a ) t h e s e c u r i t y o f t h e p r o p e r t y o f t h e M u n i c i p a l i t y o r L o c a l B o a r d b ) p e r s o n a l m a t t e r s a b o u t a n i d e n t i f i a b l e i n d i v i d u a l , i n c l u d i n g M u n i c i p a l a n d L o c a l B o a r d e m p l o y e e s ; c ) a p r o p o s e d o r p e n d i n g a c q u i s i t i o n o r d i s p o s i t i o n o f l a n d b y t h e M u n i c i p a l i t y ; d ) l a b o u r r e l a t i o n s o r e m p l o y e e n e g o t i a t i o n s , e ) l i t i g a t i o n o r p o t e n t i a l l i t i g a t i o n , i n c l u d i n g m a t t e r s b e f o r e a d m i n i s t r a t i v e t r i b u n a l s , a f f e c t i n g t h e M u n i c i p a l i t y ; f ) t h e r e c e i v i n g o f a d v i c e t h a t i s s u b j e c t t o s o l i c i t o r - c l i e n t p r i v i l e g e , i n c l u d i n g c o m m u n i c a t i o n s n e c e s s a r y f o r t h a t p u r p o s e ; g ) a m a t t e r i n r e s p e c t o f w h i c h t h e C o u n c i l a n d C o m m i t t e e i s a u t h o r i z e d b y a n o t h e r p r o v i n c i a l s t a t u t e t o h o l d a c l o s e d M e e t i n g ; o r h ) i n f o r m a t i o n w h r c h i s p r o h i b i t e d f r o m b e i n g m a d e p u b l i c u n d e r t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t . 4 . 7 . 3 A m o t i o n b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , t o c l o s e a M e e t i n g o r p a r t o f a M e e t i n g t o t h e p u b l i c s h a l l s t a t e : a ) t h e f a c t o f t h e h o l d i n g o f t h e c l o s e d M e e t i n g ; b ) t h e g e n e r a l n a t u r e o f t h e s u b j e c t m a t t e r t o b e c o n s i d e r e d a t t h e c l o s e d M e e t i n g . 4 . 7 4 W h e r e a M e e t i n g o r p a r t o f a M e e t i n g i s c l o s e d t o t h e p u b l i c , t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l r e q u e s t t h o s e p e r s o n s n o t s p e c i f i c a l l y i n v i t e d t o t h e c l o s e d M e e t i n g t o v a c a t e t h e P l a c e o f M e e t i n g . 4 . 7 . 5 A M e e t i n g o r p a r t o f a M e e t i n g s h a l l n o t b e c l o s e d t o t h e p u b l i c d u r i n g a v o t e . 4 . 7 . 6 T h e M o t i o n t o r i s e f r o m " I n C a m e r a " s h a l l i n c l u d e t h e t i m e t h a t t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a r o s e . 4 . 7 . 7 T h e S e c r e t a r i a t s h a l l r e c o r d w i t h o u t n o t e o r c o m m e n t a l l r e s o l u t i o n s , d e c i s i o n s a n d o t h e r p r o c e e d i n g s a t a M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e w h e n i t i s c l o s e d t o t h e p u b l i c . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 2 o f 1 0 5 4 . 7 . 8 M e m b e r s s h a l l e n s u r e t h a t c o n f i d e n t i a l m a t t e r s d i s c l o s e d t o t h e m d u r i n g c l o s e d M e e t i n g s a r e k e p t c o n f i d e n t i a l . A n y b r e a c h o f c o n f i d e n t i a l m a t t e r s d i s c l o s e d d u r i n g c l o s e d M e e t i n g s s h a l l b e s u b j e c t t o t h e s a n c t i o n s c o n t a i n e d i n t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e C o d e o f C o n d u c t . 4 . 8 Q u o r u m 4 . 8 . 1 Q u o r u m s h a l l b e a s i m p l e m a j o r i t y o f t h e t o t a l A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s , i n c l u d i n g a n y v a c a n c i e s . S u b c o m m i t t e e s a n d W o r k i n g G r o u p s a r e s u b j e c t t o q u o r u m r u l e s . 4 . 8 . 2 I f a Q u o r u m i s n o t p r e s e n t w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) m i n u t e s a f t e r t h e t i m e a p p o i n t e d f o r t h e M e e t i n g , t h e S e c r e t a r i a t s h a l l r e c o r d t h e n a m e s o f t h e M e m b e r s p r e s e n t a n d t h e M e e t i n g s h a l l s t a n d a d j o u r n e d u n t i l t h e d a t e o f t h e n e x t R e g u l a r M e e t i n g o r o t h e r M e e t i n g c a l l e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w . 4 . 9 A d j o u r n m e n t - D u e H o u r 4 . 9 . 1 E x c e p t a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 9 . 1 . 1 6 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w , a R e g u l a r o r S p e c i a l M e e t i n g o f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l a d j o u r n a t t h e h o u r o f 1 1 : 0 0 p . m . , i f i n s e s s i o n a t t h a t t i m e , a n d s h a l l r e c o n v e n e a t s u c h o t h e r d a y a n d t i m e a s t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , b y r e s o l u t i o n , m a y d i r e c t . 4 . 1 0 C a n c e l l a t i o n o f M e e t i n g 4 . 1 0 . 1 T h e C h a i r o r t h e V i c e C h a i r , i n t h e C h a i r ' s a b s e n c e , o r t h e S e c r e t a r i a t , i n t h e a b s e n c e o f b o t h t h e C h a i r a n d V i c e C h a i r , m a y c a n c e l a n y M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e i f h e i s o f t h e o p i n i o n t h a t w e a t h e r c o n d i t i o n s o r a n e m e r g e n c y w a r r a n t . T h e C h a i r s h a l l i n f o r m a s m a n y M e m b e r s a s h e i s a b l e t o r e a c h , a n d a n y p e r s o n s t h a t a r e s c h e d u l e d t o b e i n a t t e n d a n c e . 4 . 1 0 . 2 P o s t p o n e m e n t o f t h e M e e t i n g s h a l l n o t b e f o r a n y l o n g e r t h a n t h e n e x t r e g u l a r l y s c h e d u l e d M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 4 . 1 1 A c c e s s i b i l i t y 4 . 1 1 . 1 A d e q u a t e p r o v i s i o n s s h a l l b e m a d e b y t h e C h a i r t o e n s u r e t h a t P l a c e s o f M e e t i n g , A g e n d a a n d M i n u t e f o r m a t s , c o m m u n i c a t i o n s a n d c o n d u c t o f m e e t i n g a r e a c c e s s i b l e , t o e n s u r e m a x i m u m p a r t i c i p a t i o n . R e f e r e n c e m a y b e m a d e t o t h e p r o v i s i o n s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A c c e s s i b i l i t y H a n d b o o k . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 3 o f 1 0 5 S e c t i o n 5 - A D V I S O R Y B O A R D S A N D C O M M I T T E E S 5 . 1 E s t a b l i s h m e n t o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s 5 . 1 1 A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a r e p r o p o s e d b y r e s o l u t i o n o f C o u n c i l a n d e s t a b l i s h e d b y b y - l a w . E a c h b y - l a w s h a l l i n c o r p o r a t e t h e m a n d a t e f o r t h e s p e c i f i c A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . P r i o r t o C o u n c i l ' s e s t a b l i s h m e n t o f a n y A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s t a f f s h a l l s u b m i t a r e p o r t t o C o u n c i l i n c l u d i n g t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : a ) i n v e n t o r y o f p r e v i o u s a n d e x i s t i n g a c t i v i t i e s r e l a t e d t o t h e m a t t e r , i n c l u d i n g p u b l i c c o n s u l t a t i o n i n i t i a t i v e s ; b ) m e m b e r s h i p c o m p o s i t i o n a n d l e v e l o f e x p e r t i s e o r s p e c i a l i z a t i o n r e q u i r e d b y c o m m i t t e e m e m b e r s f o r t h e s e l e c t i o n p r o c e s s ; c ) o r i e n t a t i o n , t r a i n i n g a n d f a c i l i t a t i o n n e e d s . 5 . 2 R e v i e w o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s 5 . 2 . 1 C o u n c i l m a y r e v i e w a l l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a n d t h e i r r e s p e c t i v e m a n d a t e s a t a n y t i m e d u r i n g t h e t e r m o f C o u n c i l . T h e A d m i n i s t r a t o r s h a l l a s s i s t i n t h i s e f f o r t b y p r o v i d i n g a n o v e r v i e w o f a l l A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s w h e n r e q u e s t e d . 5 . 2 . 2 C o u n c i l m a y a b o l i s h a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a t a n y t i m e d u r i n g t h e t e r m o f C o u n c i l w i t h f u l l y s u b s t a n t i a t e d r e a s o n i n g . 5 . 3 O r i e n t a t i o n S e s s i o n s 5 . 3 . 1 O r i e n t a t i o n s e s s i o n s s h a l l b e c o n d u c t e d f o r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e a p p o i n t e e s a t t h e b e g i n n i n g o f e a c h t e r m o f C o u n c i l . A l l M e m b e r s b e n e f i t f r o m o r i e n t a t i o n . F u r t h e r s e s s i o n s m a y b e c o n d u c t e d f o r a p p o i n t e e s d u r i n g t h e t e r m o f C o u n c i l , a s r e q u i r e d . E l e c t r o n i c o r i e n t a t i o n h a n d b o o k s w i l l b e d i s t r i b u t e d t o a l l M e m b e r s f o r r e f e r e n c e p u r p o s e s . 5 . 4 A p p o i n t m e n t P r o c e s s f o r A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s 5 . 4 . 1 W h e r e a P r o v i n c i a l S t a t u t e p r e s c r i b e s t h e t y p e o f a p p o i n t m e n t s t o b e m a d e b y t h e M u n i c i p a l i t y t o a g i v e n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , t h e S t a t u t e s h a l l b e c o m p l i e d w i t h . 5 . 4 . 2 W h e r e t h e M u n i c i p a l i t y m a k e s a p p o i n t m e n t s t o A d v i s o r y B o a r d s o r C o m m i t t e e s o f i t s o w n c r e a t i o n t h e v a c a n c i e s f o r c i t i z e n a p p o i n t m e n t s s h a l l b e p u b l i c l y a d v e r t i s e d o n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w e b s i t e . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 4 o f 1 0 5 5 . 4 . 3 T o a p p l y t o s e r v e a s a M e m b e r o n a M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , i n t e r e s t e d i n d i v i d u a l s s h a l l b e i n v i t e d t o a p p l y a n d s u b m i t a n a p p l i c a t i o n , w h i c h i s a v a i l a b l e o n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m w e b s i t e . T h e s e a p p o i n t m e n t s e n a b l e l o c a l c i t i z e n s f r o m v a r i o u s b a c k g r o u n d s t o p a r t i c i p a t e i n l o c a l g o v e r n m e n t a n d v o l u n t a r i l y g i v e t h e i r t i m e a n d e x p e r t i s e t o h e l p f o r m u l a t e t h e d i r e c t i o n o f c e r t a i n p r o g r a m s . 5 . 4 . 4 A l l a p p o i n t m e n t s t o A d v i s o r y B o a r d s o r C o m m i t t e e s s h a l l b e s u b j e c t t o c o m p l i a n c e w i t h t h e M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P o l i c y , i n c l u s i v e o f a l l s c r e e n i n g r e q u i r e m e n t s . 5 . 4 . 5 T h e d u r a t i o n o f A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a p p o i n t m e n t s a r e t h e s a m e a s t h e t e r m o f C o u n c i l . W h i l e a p p o i n t e e s m a y s e r v e o n m o r e t h a n o n e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , C o u n c i l s h a l l g i v e t h e f i r s t c o n s i d e r a t i o n t o i n d i v i d u a l s w h o a r e n o t a l r e a d y a p p o i n t e d t o a n o t h e r A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 5 . 5 E l e c t i o n s 5 . 5 . 1 T h e C h a i r , V i c e - C h a i r a n d S e c r e t a r i a t s h a l l b e e l e c t e d t o a t e r m a s a g r e e d u p o n b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a t t h e I n a u g u r a l M e e t i n g . 5 . 5 . 2 E l e c t i o n s h a l l b e b y s h o w o f h a n d s , w i t h e a c h m e m b e r r e c e i v i n g o n e v o t e . 5 . 5 . 3 T h e C o u n c i l M e m b e r o r s t a f f a r e n o t e l i g i b l e t o s e r v e a s C h a i r o r V i c e C h a i r 5 . 6 R e s i g n a t i o n a n d D i s m i s s a l P r o c e s s 5 . 6 . 1 A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e m e m b e r s w i s h i n g t o r e s i g n t h e i r a p p o i n t m e n t s h a l l s u b m i t a l e t t e r o f r e s i g n a t i o n w h i c h s h a l l b e f o r w a r d e d a s s o o n a s p o s s i b l e t o t h e A d m i n i s t r a t o r . 5 . 6 . 2 C o u n c i l m a y , w i t h o r w i t h o u t t h e a d v i c e o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , a n d w i t h a s u p p o r t i n g r a t i o n a l e , m a k e c h a n g e s t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m e m b e r s h i p . 5 . 7 A t t e n d a n c e M a n a g e m e n t 5 . 7 . 1 A f t e r t w o c o n s e c u t i v e a b s e n c e s b y a n y M e m b e r a t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g s , t h e f o l l o w i n g p r o c e s s s h a l l b e f o l l o w e d : a ) T h e C o u n c i l M e m b e r s s h a l l i n f o r m a l l y c o n t a c t t h e a b s e n t M e m b e r t o d e t e r m i n e i f t h e y p l a n t o a t t e n d t h e n e x t r e g u l a r l y S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 5 o f 1 0 5 s c h e d u l e d m e e t i n g , n o t i n g a n y r e a s o n a b l e o r c o m p a s s i o n a t e c i r c u m s t a n c e s w h i c h w o u l d p r o h i b i t t h e i r a t t e n d a n c e . b ) I f n o r e a s o n a b l e o r c o m p a s s i o n a t e r e s p o n s e i s g i v e n , t h e C o u n c i l M e m b e r s s h a l l i n f o r m t h e a b s e n t M e m b e r t h a t i f t h e y a r e a b s e n t f r o m t h e n e x t r e g u l a r m e e t i n g ( t h e t h i r d m e e t i n g ) , t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l d e c l a r e t h e i r s e a t s v a c a n t a n d r e c o m m e n d t o C o u n c i l t h e r e m o v a l o f t h e M e m b e r . c ) I f t h e C o u n c i l M e m b e r i s u n a b l e t o r e a c h t h e a b s e n t m e m b e r o r i f t h e r e w a s n o r e a s o n a b l e o r c o m p a s s i o n a t e g r o u n d s f o r a b s e n c e s g i v e n a t t h e t i m e o f p r e p a r i n g t h e A g e n d a f o r t h e t h i r d m e e t i n g : T h e S e c r e t a r i a t s h a l l i n c l u d e t h e i t e m " A b s e n t e e M e m b e r " o n t h e A g e n d a u n d e r t h e M a t t e r s o f B u s i n e s s h e a d i n g . i i ) U p o n c o n s i d e r a t i o n o f t h e i t e m , t h e S e c r e t a r i a t s h a l l b r i e f l y i d e n t i f y t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P r o c e d u r a l B y - l a w a n d t h e n a m e o f t h e a b s e n t M e m b e r . i i i ) T h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l r e c o m m e n d t o C o u n c i l t h e a b s e n t M e m b e r ' s s e a t b e d e c l a r e d v a c a n t . d ) R e m o v a l f r o m A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s h i p s h a l l b e m a d e b y r e s o l u t i o n o f C o u n c i l . C o u n c i l m a y , b y r e s o l u t i o n , b a s e d o n e v i d e n c e o f a b s e n t e e i s m d u e t o c o m p a s s i o n a t e o r r e a s o n a b l e g r o u n d s w a i v e t h e a t t e n d a n c e r e q u i r e m e n t s o f t h e A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e P r o c e d u r a l B y - l a w . S e c t i o n 6 - A G E N D A S A N D M I N U T E S 6 . 1 A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e A g e n d a 6 . 1 . 1 T h e S e c r e t a r i a t s h a l l c a u s e t o b e p r e p a r e d a n e l e c t r o n i c A g e n d a u n d e r t h e f o l l o w i n g h e a d i n g s f o r t h e u s e o f t h e M e m b e r s a t M e e t i n g s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e : C a l l t o O r d e r D i s c l o s u r e s o f P e c u n i a r y I n t e r e s t D e l e g a t i o n s A d o p t i o n o f M i n u t e s M a t t e r s o f B u s i n e s s A d j o u r n m e n t S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 6 o f 1 0 5 6 . 1 . 2 T h e A g e n d a s h a l l b e e m a i l e d t o e a c h M e m b e r n o l a t e r t h a n t w o d a y s p r e c e d i n g t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e R e g u l a r A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e e t i n g i n q u e s t i o n . 6 . . 3 T h e b u s i n e s s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l b e c o n s i d e r e d i n t h e o r d e r a s i t a p p e a r s o n t h e A g e n d a , u n l e s s o t h e r w i s e d e c i d e d b y a v o t e o f t h e m a j o r i t y o f t h e M e m b e r s p r e s e n t a n d v o t i n g . 6 . 2 M e e t i n g M i n u t e s 6 . 2 . 1 M e e t i n g s t r u c t u r e , A g e n d a a n d M i n u t e f o r m a t s s h o u l d m e e t t h e i n d i v i d u a l n e e d s o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , w h i l e e n s u r i n g c o n s i s t e n c y , c o m p l e t e n e s s a n d a c c o u n t a b i l i t y A n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a y c h o o s e t o f o l l o w a m o r e i n f o r m a l p r o c e d u r e a n d a l l o w f o r a c o n s e n s u s a p p r o a c h t o d i s c u s s i o n . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e f o l l o w i n g c o m p o n e n t s b e i n c l u d e d i n A g e n d a s , w h e r e s p e c i f i c s u b j e c t i t e m s a r e d e s c r i b e d i n e a c h c o m p o n e n t a n d t h e u s e o f t h e m i n u t e t e m p l a t e , a s a p p r o v e d b y t h e A d m i n i s t r a t o r 6 . 2 . 2 T h e S e c r e t a r i a t s h a l l c a u s e t h e M i n u t e s t o b e t a k e n o f e a c h M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , w h e t h e r i t i s c l o s e d t o t h e p u b l i c o r n o t . T h e s e m i n u t e s s h a l l i n c l u d e : a ) t h e p l a c e , d a t e a n d t i m e o f t h e M e e t i n g ; b ) t h e n a m e o f t h e P r e s i d i n g O f f i c e r o r O f f i c e r s a n d t h e r e c o r d o f a t t e n d a n c e o f t h e M e m b e r s ; s h o u l d a M e m b e r e n t e r a f t e r t h e c o m m e n c e m e n t o f t h e M e e t i n g o r l e a v e p r i o r t o a d j o u r n m e n t , t h e t i m e s h a l l b e n o t e d , c ) d e c l a r a t i o n s o f p e c u n i a r y i n t e r e s t ; d ) t h e r e a d i n g , i f r e q u e s t e d , c o r r e c t i o n a n d c o n f i r m a t i o n o f t h e m i n u t e s o f p r i o r M e e t i n g s ; a n d e ) a l l r e s o l u t i o n s , d e c i s i o n s a n d a l l o t h e r p r o c e e d i n g s o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , w i t h o u t n o t e o r c o m m e n t . 6 . 2 . 3 T h e M i n u t e s o f e a c h A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l b e p r e s e n t e d t o t h e M e m b e r s f o r c o n f i r m a t i o n a t t h e n e x t R e g u l a r M e e t i n g . S e c t i o n 7 - O R D E R O F P R O C E E D I N G S 7 . 1 C a l l t o O r d e r 7 . 1 . 1 A s s o o n a s a Q u o r u m i s p r e s e n t a f t e r t h e h o u r s e t f o r t h e h o l d i n g o f t h e M e e t i n g , t h e C h a i r s h a l l c a l l t h e M e m b e r s p r e s e n t t o o r d e r . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 7 o f 1 0 5 7 1 . 2 I f t h e C h a i r d o e s n o t a t t e n d a M e e t i n g w i t h i n f i f t e e n ( 1 5 ) m i n u t e s a f t e r t h e t i m e s e t f o r t h e M e e t i n g a n d a Q u o r u m i s p r e s e n t , t h e V i c e C h a i r s h a l l p r e s i d e o v e r t h e M e e t i n g a n d s h a l l e x e r c i s e a l l d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e C h a i r a s o u t l i n e d i n t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w u n t i l t h e C h a i r i s p r e s e n t a t t h e M e e t i n g a n d a b l e t o p e r f o r m h i s r e s p o n s i b i l i t y t o a s s u m e t h e c h a i r . 7 1 . 3 I f t h e V i c e C h a i r i s a l s o n o t p r e s e n t w i t h i n f i f t e e n ( 1 5 ) m i n u t e s a f t e r t h e t i m e s e t f o r t h e M e e t i n g a n d a Q u o r u m i s p r e s e n t , t h e S e c r e t a r i a t s h a l l c a l l t h e M e e t i n g t o o r d e r , a n d t h e M e m b e r s p r e s e n t s h a l l a p p o i n t a P r e s i d i n g M e m b e r w h o s h a l l a c t a s C h a i r o f t h e M e e t i n g u n t i l t h e a r r i v a l o f t h e C h a i r o r V i c e C h a i r , w h o e v e r i s t h e f i r s t t o a r r i v e a n d i s a b l e t o a s s u m e t h e c h a i r . 7 . 2 D i s c l o s u r e s o f P e c u n i a r y I n t e r e s t 7 . 2 . W h e r e a M e m b e r , e i t h e r o n h i s o w n b e h a l f o r w h i l e a c t i n g f o r , b y , w i t h o r t h r o u g h a n o t h e r , h a s a n y p e c u n i a r y i n t e r e s t , d i r e c t o r i n d i r e c t , i n a n y m a t t e r a n d i s p r e s e n t a t a M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a t w h i c h t h e m a t t e r i s t h e s u b j e c t o f c o n s i d e r a t i o n , t h e M e m b e r s h a l l : a ) p r i o r t o a n y c o n s i d e r a t i o n o f t h e m a t t e r a t t h e M e e t i n g , d i s c l o s e t h e i n t e r e s t a n d t h e g e n e r a l n a t u r e t h e r e o f ; b ) n o t t a k e p a r t i n a n y d i s c u s s i o n o f o r v o t e o n a n y q u e s t i o n w i t h r e s p e c t t o t h e m a t t e r ; a n d c ) n o t a t t e m p t i n a n y w a y b e f o r e , d u r i n g a n d a f t e r t h e m e e t i n g t o i n f l u e n c e t h e v o t i n g o n a n y s u c h q u e s t i o n . 7 . 2 . 2 W h e r e t h e M e e t i n g i s n o t o p e n t o t h e p u b l i c , i n a d d i t i o n t o c o m p l y i n g w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 7 . 2 . 1 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w , t h e M e m b e r s h a l l i m m e d i a t e l y l e a v e t h e M e e t i n g o r p a r t o f t h e M e e t i n g d u r i n g w h i c h t h e m a t t e r i s u n d e r c o n s i d e r a t i o n . 7 . 2 . 3 W h e r e a M e m b e r i s a b s e n t f r o m a M e e t i n g w h i c h i n c l u d e s a m a t t e r f o r w h i c h t h e M e m b e r h a s a p e c u n i a r y i n t e r e s t , t h e M e m b e r s h a l l d i s c l o s e t h i s i n t e r e s t a n d o t h e r w i s e c o m p l y a t t h e f i r s t M e e t i n g o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a t t e n d e d b y h i m a f t e r t h e p a r t i c u l a r M e e t i n g . 7 . 3 D e l e g a t i o n s 7 . 3 . 1 D e l e g a t i o n s s h a l l b e p e r m i t t e d t o s p e a k o n a m a t t e r o n l y o n c e w i t h i n a s i x ( 6 ) m o n t h p e r i o d a n d s h a l l b e l i m i t e d t o s p e a k f o r n o m o r e t h a n t e n ( 1 0 ) m i n u t e s a n d b e s o a d v i s e d i n a d v a n c e o f t h e i r d e l e g a t i o n s . A n e x t e n s i o n t o s p e a k m a y b e d e c i d e d , w i t h o u t d e b a t e , b y a m a j o r i t y o f t h e M e m b e r s p r e s e n t . W h e r e a d e l e g a t i o n c o n s i s t s o f a g r o u p o f t h r e e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 8 o f 1 0 5 o r m o r e p e r s o n s , t h e g r o u p m a y a d d r e s s t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e f o r n o m o r e t h a n f i f t e e n ( 1 5 ) m i n u t e s . 7 . 3 . 2 N o D e l e g a t i o n s h a l l : a ) s p e a k d i s r e s p e c t f u l l y o f a n y p e r s o n ; b ) u s e i m p r o p e r l a n g u a g e o r u n p a r l i a m e n t a r i l y l a n g u a g e ; c ) s p e a k o n a n y s u b j e c t o t h e r t h a n t h e s u b j e c t f o r w h i c h t h e y h a v e r e c e i v e d a p p r o v a l t o a d d r e s s t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; o r d ) d i s o b e y t h e r u l e s o f p r o c e d u r e o r a d e c i s i o n o f t h e C h a i r . 7 . 3 . 3 T h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a y r e f u s e t o h e a r d e l e g a t i o n s w h e n , i n t h e o p i n i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , t h e s u b j e c t o f t h e p r e s e n t a t i o n i s b e y o n d t h e j u r i s d i c t i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 7 . 4 M a t t e r s o f B u s i n e s s 7 . 4 . A n y m a t t e r s p r e s e n t e d , c o n s i d e r e d , r e f e r r e d o r t a b l e d o r a n y d e l e g a t i o n s n o t o t h e r w i s e d i s p o s e d o f t h r o u g h t h e c o n s i d e r a t i o n o f a n o t h e r A g e n d a h e a d i n g , s h a l l b e d i s p o s e d o f d u r i n g t h i s p o r t i o n o f t h e M e e t i n g 7 . 4 . 2 I t e m s o f b u s i n e s s r e q u i r i n g t h e d i r e c t i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o r a f o r m a l r e s o l u t i o n w i l l a p p e a r u n d e r t h i s h e a d i n g i n t h e A g e n d a . T h e s e m a t t e r s s h o u l d g e n e r a l l y p e r t a i n t o i n f o r m a t i o n i t e m s a n d c a n i n c l u d e c o r r e s p o n d e n c e a n d M e m b e r s ' R e p o r t s . 7 . 4 . 3 A l l M a t t e r s o f B u s i n e s s i n t e n d e d t o b e p r e s e n t e d t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l b e f e g i b l y w r i t t e n o r p r i n t e d , s h a l l n o t c o n t a i n a n y i m p e r t i n e n t o r i m p r o p e r m a t t e r o r l a n g u a g e , s h a l l i d e n t i f y t h e a u t h o r ( s ) b y n a m e a n d m u n i c i p a l a d d r e s s a n d s h a l l b e f i l e d w i t h t h e S e c r e t a r i a t b e f o r e i t i s p r e s e n t e d t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e 7 . 4 . 4 A l l m a t t e r s t o b e c o n s i d e r e d u n d e r t h i s h e a d i n g o f t h e A g e n d a s h a l l b e r e c e i v e d b y t h e S e c r e t a r i a t n o l e s s t h a n f i v e ( 5 ) d a y s p r i o r t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e e t i n g d a t e . 7 . 5 A d j o u r n m e n t 7 . 5 . 1 S e e S e c t i o n 9 . 1 . 1 4 o f t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 8 9 o f 1 0 5 S e c t i o n 8 - R U L E S O F D E B A T E A N D C O N D U C T 8 . 1 D u t i e s a n d C o n d u c t 8 . 1 . 1 A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s w o r k o n b e h a l f o f C o u n c i l f o r t h e c i t i z e n s o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s m a y c o n s u l t w i t h c o m m u n i t y s t a k e h o l d e r s o r e n g a g e i n a c t i v i t i e s t h a t p u t s M e m b e r s i n d i r e c t c o n t a c t w i t h c i t i z e n s a n d v a r i o u s o r g a n i z a t i o n s . M e m b e r s s h a l l r e f l e c t a p r o f e s s i o n a l a n d c o u r t e o u s m a n n e r w h e n i n t e r a c t i n g w i t h t h e p u b l i c . S h o u l d a M e m b e r e x h i b i t a p a t t e r n o f i n a p p r o p r i a t e c o n d u c t , t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o r s t a f f m a y r e q u e s t t h a t C o u n c i l r e s c i n d t h e M e m b e r ' s a p p o i n t m e n t . 8 . 1 . 2 N o M e m b e r s h a l l : a ) s p e a k d i s r e s p e c t f u l l y o f t h e R e i g n i n g S o v e r e i g n , o r o f a n y M e m b e r o f t h e R o y a l F a m i l y , o r o f t h e G o v e r n o r - G e n e r a l , t h e L i e u t e n a n t - G o v e r n o r o f a n y P r o v i n c e , o f a n y m e m b e r o f t h e S e n a t e , t h e H o u s e o f C o m m o n s o f C a n a d a o r t h e L e g i s l a t i v e A s s e m b l y o f t h e P r o v i n c e o f O n t a r i o ; b ) u s e o f f e n s i v e w o r d s o r u n p a r l i a m e n t a r i l y l a n g u a g e o r s p e a k d i s r e s p e c t f u l l y a g a i n s t t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , a g a i n s t a n y M e m b e r o r a g a i n s t a n y o f f i c e r o r e m p l o y e e o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m ; c ) s p e a k o n a n y s u b j e c t o t h e r t h a n t h e s u b j e c t b e i n g d e b a t e d ; d ) d i s o b e y t h e R u l e s o f P r o c e d u r e o r a d e c i s i o n o f t h e C h a i r , w h o e v e r i s i n t h e c h a i r f o r t h e M e e t i n g o r a p o r t i o n o f t h e M e e t i n g , o n q u e s t i o n s o f P o i n t s o f O r d e r o r p r o c e d u r e o r u p o n t h e i n t e r p r e t a t i o n o f t h e R u l e s o f P r o c e d u r e e x c e p t w h e r e t h e r u l i n g o f t h e C h a i r i s r e v e r s e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e p u r s u a n t t o s u b s e c t i o n 8 . 6 . 2 . I f a M e m b e r p e r s i s t s i n a n y s u c h d i s o b e d i e n c e a f t e r h a v i n g b e e n c a l l e d t o o r d e r , t h e C h a i r s h a l l f o r t h w i t h o r d e r t h a t M e m b e r t o v a c a t e t h e P l a c e o f M e e t i n g , b u t i f t h e M e m b e r a p o l o g i z e s , h e m a y , b y m a j o r i t y v o t e o f t h e M e m b e r s , b e p e r m i t t e d t o r e t a k e h i s s e a t ; e ) s p e a k i n a m a n n e r t h a t i s d i s c r i m i n a t o r y i n n a t u r e b a s e d o n a n i n d i v i d u a l ' s r a c e , a n c e s t r y , p l a c e o f o r i g i n , e t h n i c o r i g i n , c i t i z e n s h i p , c r e e d , g e n d e r , s e x u a l o r i e n t a t i o n , a g e , c o l o u r , m a r i t a l s t a t u s , f a m i l y s t a t u s o r d i s a b i l i t y ; f ) w h e r e a m a t t e r h a s b e e n d i s c u s s e d i n a c l o s e d M e e t i n g , a n d w h e r e t h e m a t t e r r e m a i n s c o n f i d e n t i a l , d i s c l o s e t h e c o n t e n t o f t h e m a t t e r o r t h e s u b s t a n c e o f t h e d e l i b e r a t i o n s o f t h e c l o s e d M e e t i n g t o a n y p e r s o n . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 0 o f 1 0 5 8 . 2 A d d r e s s t h e C h a i r 8 . 2 . 1 A n y M e m b e r d e s i r i n g t o s p e a k s h a l l s i g n i f y a d e s i r e t o s p e a k i n s u c h m a n n e r a s t h e C h a i r m a y d i r e c t , a n d u p o n b e i n g r e c o g n i z e d b y t h e C h a i r , s h a l l a d d r e s s t h e C h a i r , o n l y . 8 . 3 O r d e r o f S p e a k i n g 8 . 3 . W h e n t w o o r m o r e M e m b e r s s i g n i f y a d e s i r e t o s p e a k , t h e C h a i r s h a l l r e c o g n i z e t h e M e m b e r w h o , i n t h e o p i n i o n o f t h e C h a i r , s o s i g n i f i e d f i r s t a n d n e x t r e c o g n i z e i n o r d e r t h e o t h e r M e m b e r s . 8 . 4 P o i n t o f P r i v i l e g e 8 . 4 . 1 W h e r e a M e m b e r c o n s i d e r s t h a t h i s i n t e g r i t y o r t h e i n t e g r i t y o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a s a w h o l e h a s b e e n i m p u g n e d , t h e M e m b e r m a y , o n a P o i n t o f P r i v i l e g e , r i s e w i t h t h e c o n s e n t o f t h e C h a i r f o r t h e p u r p o s e o f d r a w i n g t h e a t t e n t i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e t o t h e m a t t e r . 8 . 4 . 2 W h e n a M e m b e r i s p e r m i t t e d t o r a i s e s u c h m a t t e r o f p r i v i l e g e , i t s h a l l t a k e p r e c e d e n c e o v e r o t h e r m a t t e r s , b u t t h e M e m b e r s h a l l n o t b e p e r m i t t e d t o e n t e r i n t o a n y a r g u m e n t o r i n t r o d u c e a n y M o t i o n r e l a t e d t o t h e P o i n t o f P r i v i l e g e . 8 . 4 . 3 W h e n a P o i n t o f P r i v i l e g e i s r a i s e d , i t s h a l l b e c o n s i d e r e d a n d d e c i d e d b y t h e C h a i r i m m e d i a t e l y a n d t h e d e c i s i o n o f t h e C h a i r u n d e r t h i s s e c t i o n s h a l l b e f i n a l . 8 . 5 P o i n t o f O r d e r 8 . 5 . W h e n a M e m b e r d e s i r e s t o c a l l a t t e n t i o n t o a v i o l a t i o n o f t h e R u l e s o f P r o c e d u r e , t h e M e m b e r s h a l l a s k l e a v e o f t h e C h a i r t o r a i s e a P o i n t o f O r d e r a n d , a f t e r l e a v e i s g r a n t e d , s h a l l s u c c i n c t l y s t a t e t h e P o i n t o f O r d e r t o t h e C h a i r a n d t h e C h a i r s h a l l t h e n d e c i d e u p o n t h e P o i n t o f O r d e r a n d a d v i s e t h e M e m b e r o f t h e d e c i s i o n . 8 . 6 A p p e a l o f R u l i n g o f C h a i r 8 . 6 . 1 W i t h r e s p e c t t o a r u l i n g o n e i t h e r a P o i n t o f P r i v i l e g e o r a P o i n t o f O r d e r , i f t h e M e m b e r d o e s n o t a p p e a l i m m e d i a t e l y t h e r e a f t e r t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e t h e d e c i s i o n o f t h e C h a i r s h a l l b e f i n a l . 8 . 6 . 2 I f t h e M e m b e r w i s h e s t o a p p e a l t h e d e c i s i o n o f t h e C h a i r , h e s h a l l a p p e a l i m m e d i a t e l y t o t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o t h e r w i s e t h e d e c i s i o n o f t h e C h a i r i s f i n a l . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 1 o f 1 0 5 8 . 6 . 3 I f t h e d e c i s i o n i s a p p e a l e d , t h e C h a i r w i l l g i v e c o n c i s e r e a s o n s f o r h i s r u l i n g a n d w i l l c a l l a v o t e b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , w i t h o u t d e b a t e o n t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n : " W i l l t h e r u l i n g b e s u s t a i n e d ? " , a n d t h e d e c i s i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e i s f i n a l . T h e C h a i r m a y v o t e o n t h i s q u e s t i o n . I n t h e e v e n t o f a t i e o f v o t e s , t h e r u l i n g o f t h e C h a i r s h a l l b e d e e m e d t o b e s u s t a i n e d . 8 . 7 M e m b e r s S p e a k i n g 8 . 7 . 1 W h e n a M e m b e r i s s p e a k i n g , n o o t h e r M e m b e r s h a l l p a s s b e t w e e n t h e M e m b e r a n d t h e C h a i r , o r i n t e r r u p t t h e M e m b e r e x c e p t t o r a i s e a P o i n t o f O r d e r S e c t i o n 9 - M O T I O N S R e a d i n g 9 . 1 . 1 A l l m o t i o n s m u s t b e i n t r o d u c e d b y a m o v e r b e f o r e t h e C h a i r m a y p u t t h e q u e s t i o n o r m o t i o n o n t h e f l o o r f o r c o n s i d e r a t i o n . W i t h d r a w n 9 . 1 . 2 A f t e r a m o t i o n i s p r o p e r l y m o v e d , i t s h a l l b e d e e m e d t o b e i n p o s s e s s i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e , b u t m a y b e w i t h d r a w n b y t h e m o v e r a t a n y t i m e b e f o r e d e c i s i o n o r a m e n d m e n t . N o d e b a t e u n t i l p r o p e r l y m o v e d a n d s e c o n d e d 9 . 1 . 3 N o M e m b e r s h a l l s p e a k t o a n y m o t i o n u n t i l i t i s p r o p e r l y m o v e d , a n d t h e m o v e r i s e n t i t l e d t o s p e a k f i r s t i f t h e M e m b e r s o e l e c t s . M o t i o n r u l e d o u t o f o r d e r 9 . 1 4 W h e n e v e r t h e C h a i r i s o f t h e o p i n i o n t h a t a m o t i o n i s c o n t r a r y t o t h e s e R u l e s o f P r o c e d u r e , t h e C h a i r s h a l l r u l e t h e m o t i o n o u t o f o r d e r . N o t w i t h i n J u r i s d i c t i o n o f C o u n c i l 9 . 1 . 5 A M o t i o n i n r e s p e c t o f a m a t t e r w h i c h r e q u i r e s t h e e x e r c i s e o f a l e g i s l a t i v e p o w e r b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e w h i c h i s n o t w i t h i n i t s j u r i s d i c t i o n s h a l l n o t b e i n o r d e r a t a M e e t i n g t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . M o t i o n t o A m e n d 9 . 1 . 6 A m o t i o n t o a m e n d : a ) s h a l l b e p r e s e n t e d i n w r i t i n g i f r e q u e s t e d b y t h e C h a i r ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 2 o f 1 0 5 b ) s h a l l r e l a t e t o t h e s u b j e c t m a t t e r o f t h e m a i n m o t i o n ; c ) s h a l l n o t b e r e c e i v e d p r o p o s i n g a d i r e c t n e g a t i v e t o t h e q u e s t i o n ; a n d d ) s h a l l b e p u t t o a v o t e i n r e v e r s e o r d e r t o t h e o r d e r i n w h i c h t h e a m e n d m e n t s a r e m a d e . 9 . 1 . 7 O n l y o n e m o t i o n t o a m e n d a n a m e n d m e n t t o t h e o r i g i n a l m o t i o n s h a l l b e a l l o w e d a n d a n y f u r t h e r a m e n d m e n t m u s t b e t o t h e o r i g i n a l m o t i o n . . ^ . M o t i o n t o t a b l e 9 . 1 . 8 A m o t i o n s i m p l y t o t a b l e i s n o t d e b a t a b l e e x c e p t w h e r e i n s t r u c t i o n s a r e i n c l u d e d , i n w h i c h c a s e , o n l y t h e i n s t r u c t i o n s s h a l l b e d e b a t a b l e . S u c h m o t i o n c a n n o t b e a m e n d e d . 9 . 1 . 9 T h e m a t t e r t a b l e d s h a l l n o t b e c o n s i d e r e d a g a i n b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e u n t i l a m o t i o n h a s b e e n m a d e t o l i f t f r o m t h e t a b l e t h e t a b l e d m a t t e r a t t h e s a m e o r s u b s e q u e n t M e e t i n g . 9 . 1 . 1 0 A m o t i o n t o l i f t a t a b l e d m a t t e r f r o m t h e t a b l e i s n o t s u b j e c t t o d e b a t e o r a m e n d m e n t . R e c o n s i d e r a t i o n 9 . 1 . 1 1 A r e s o l u t i o n o r a n y q u e s t i o n o r m a t t e r w h i c h h a s b e e n a d o p t e d p r e v i o u s l y b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a y b e r e c o n s i d e r e d b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g : a ) a m a j o r i t y o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e a g r e e t o s u c h r e c o n s i d e r a t i o n b y R e s o l u t i o n . O n l y a M e m b e r w h o v o t e d t h e r e o n w i t h t h e m a j o r i t y m a y m a k e a M o t i o n t o R e c o n s i d e r ; b ) s u c h m o t i o n m u s t b e s u p p o r t e d b y t w o - t h i r d s ( 2 / 3 ) o f t h e M e m b e r s p r e s e n t a n d v o t i n g i n f a v o u r o f s u c h r e c o n s i d e r a t i o n b e f o r e t h e m a t t e r i s r e - o p e n e d f o r d e b a t e ; c ) d e b a t e o n a m o t i o n t o r e c o n s i d e r m u s t b e c o n f i n e d t o r e a s o n s f o r o r a g a i n s t t h e s u b j e c t o f t h e r e c o n s i d e r a t i o n ; d ) i f a M o t i o n t o R e c o n s i d e r i s d e c i d e d i n t h e a f f i r m a t i v e , s u c h r e c o n s i d e r a t i o n s h a l l b e c o m e t h e n e x t o r d e r o f b u s i n e s s , u n l e s s t h e m o t i o n c a l l s f o r a f u t u r e d a t e , a n d d e b a t e o n t h e q u e s t i o n t o b e r e c o n s i d e r e d m a y p r o c e e d a s t h o u g h i t p r e v i o u s l y h a d n e v e r b e e n v o t e d o n ; a n d S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 3 o f 1 0 5 e ) a v o t e t o r e c o n s i d e r a p a r t i c u l a r m a t t e r o r d e c i s i o n w i l l n o t b e c o n s i d e r e d m o r e t h a n o n c e d u r i n g t h e t e r m o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . M o t i o n t o r e c e s s 9 . 1 . 1 2 A m o t i o n t o r e c e s s s h a l l p r o v i d e f o r t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e t o t a k e a s h o r t i n t e r m i s s i o n w i t h i n a M e e t i n g w h i c h s h a l l n e i t h e r e n d t h e M e e t i n g n o r d e s t r o y i t s c o n t i n u i t y a n d a f t e r w h i c h , p r o c e e d i n g s s h a l l i m m e d i a t e l y r e s u m e a t t h e p o i n t w h e r e t h e y w e r e w h e n i n t e r r u p t e d . 9 . 1 . 1 3 A m o t i o n t o r e c e s s i s n o t d e b a t a b l e , b u t i t i s a m e n d a b l e a s t o t h e l e n g t h o f t h e r e c e s s a n d i s n o t i n o r d e r w h e n a n o t h e r m o t i o n i s o n t h e f l o o r . M o t i o n t o A d j o u r n 9 . 1 . 1 4 A m o t i o n t o a d j o u r n i s n o t d e b a t e a b l e o r a m e n d a b l e a n d s h a l l a l w a y s b e i n o r d e r e x c e p t : a ) w h e n a n o t h e r M e m b e r i s i n p o s s e s s i o n o f t h e f l o o r ; b ) w h e n a v o t e h a s b e e n c a l l e d ; c ) w h e n t h e M e m b e r s a r e v o t i n g , o r d ) w h e n a M e m b e r h a s i n d i c a t e d t o t h e C h a i r h i s d e s i r e t o s p e a k o n t h e m a t t e r b e f o r e t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 9 . 1 . 1 5 A m o t i o n t o a d j o u r n , i f c a r r i e d , w i t h o u t q u a l i f i c a t i o n , w i l l b r i n g a M e e t i n g o r s e s s i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e t o a n e n d . 9 . 1 . 1 6 A m o t i o n t o p r o c e e d b e y o n d t h e h o u r o f 1 1 : 0 0 p . m . : a ) s h a l l n o t b e a m e n d e d o r d e b a t e d ; b ) s h a l l a l w a y s b e i n o r d e r e x c e p t w h e n a M e m b e r i s s p e a k i n g o r t h e M e m b e r s a r e v o t i n g ; a n d c ) s h a l l r e q u i r e t h e s u p p o r t o f t w o - t h i r d s ( 2 / 3 ) o f t h e M e m b e r s p r e s e n t a n d v o t i n g . S e c t i o n 1 0 - V O T I N G O N M O T I O N S U n r e c o r d e d V o t e 1 0 . 1 A s i m p l e m a j o r i t y v o t e o f t h e M e m b e r s p r e s e n t s h a l l b e f o l l o w e d . R e c o r d e d v o t e s s h a l l n o t b e p e r m i t t e d . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 4 o f 1 0 5 1 0 . 2 T h e m a n n e r o f d e t e r m i n i n g t h e d e c i s i o n o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o n a m o t i o n s h a l l b e a t t h e d i r e c t i o n o f t h e C h a i r a n d m a y b e b y v o i c e , s h o w o f h a n d s , s t a n d i n g , o r o t h e r w i s e . 1 0 . 3 E v e r y M e m b e r p r e s e n t a t t h e M e e t i n g , w h e n t h e q u e s t i o n i s p u t , s h a l l v o t e t h e r e o n u n l e s s d i s q u a l i f i e d u n d e r t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t t o v o t e o n t h e q u e s t i o n . 1 0 . 4 E x c e p t w h e r e t h e M e m b e r i s d i s q u a l i f i e d u n d e r t h e M u n i c i p a l C o n f l i c t o f I n t e r e s t A c t f r o m v o t i n g , i f a M e m b e r d o e s n o t v o t e w h e n a q u e s t i o n i s p u t , t h a t M e m b e r s h a l l b e d e e m e d t o h a v e v o t e d i n t h e n e g a t i v e . 1 0 . 5 A M e m b e r n o t i n h i s s e a t w h e n t h e q u e s t i o n i s c a l l e d b y t h e C h a i r i s n o t e n t i t l e d t o v o t e o n t h a t q u e s t i o n . 1 0 . 6 E a c h M e m b e r h a s o n l y o n e v o t e . 1 0 . 7 T h e C h a i r s h a l l a n n o u n c e t h e r e s u l t o f e v e r y v o t e . S e c t i o n 1 1 - C O N D U C T O F T H E A U D I E N C E 1 1 . 1 M e m b e r s o f t h e p u b l i c w h o c o n s t i t u t e t h e a u d i e n c e i n t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e P l a c e o f M e e t i n g , d u r i n g a M e e t i n g , s h a l l r e s p e c t t h e d e c o r u m o f A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , m a i n t a i n o r d e r a n d q u i e t a n d m a y n o t : a ) a d d r e s s t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e w i t h o u t p e r m i s s i o n ; b ) i n t e r r u p t a n y s p e a k e r o r a c t i o n o f t h e M e m b e r s o r a n y p e r s o n a d d r e s s i n g t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; c ) s p e a k o u t ; d ) a p p l a u d ; e ) b e h a v e i n a d i s o r d e r l y m a n n e r ; o r f ) m a k e a n y n o i s e o r s o u n d t h a t p r o v e s d i s r u p t i v e t o t h e c o n d u c t o f t h e M e e t i n g . 1 1 . 2 P l a c a r d s , s i g n s , p o s t e r s , e t c . o r a n y a d v e r t i s i n g d e v i c e s s h a l l n o t b e p e r m i t t e d i n t h e P l a c e o f M e e t i n g . 1 1 . 3 T h e C h a i r m a y r e q u e s t t h a t a M e m b e r o r M e m b e r s o f t h e p u b l i c v a c a t e t h e P l a c e o f M e e t i n g i f h i s b e h a v i o u r i s d e e m e d t o b e d i s r u p t i v e t o t h e b u s i n e s s a t h a n d . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 5 o f 1 0 5 S e c t i o n 1 2 - A D M I N I S T R A T I O N 1 2 . 1 U n l e s s t h e c o n t e x t o t h e r w i s e r e q u i r e s , i n t h i s P r o c e d u r a l B y - l a w t h e w o r d s u s e d i n t h e m a l e g e n d e r s h a l l i n c l u d e t h e f e m a l e g e n d e r a n d t h e s i n g u l a r i n c l u d e s t h e p l u r a l , a n d v i c e - v e r s a , a s t h e c o n t e x t r e q u i r e s . 1 2 . 2 T h i s B y - l a w s h a l l b e a d m i n i s t e r e d b y t h e A d m i n i s t r a t o r . 1 2 . 3 T h i s B y - l a w s h a l l c o m e i n t o f u l l f o r c e a n d e f f e c t o n t h e X X d a y o f X X X , X X X . 1 2 . 4 T h e s h o r t t i t l e o f t h i s B y - l a w i s t h e ' ' A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e P r o c e d u r a l B y - l a w " R E A D A F I R S T S E C O N D a n d T H I R D t i m e a n d f i n a l l y p a s s e d o n t h e X X d a y o f X x x , x x x x x . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 6 o f 1 0 5 S C H E D U L E ' A ' C O D E O F C O N D U C T - A D V I S O R Y B O A R D A N D C O M M I T T E E M E M B E R S A d v i s o r y C o m m i t t e e M e m b e r s C o d e o f C o n d u c t A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s a r e e s t a b l i s h e d b y C o u n c i l f o r t h e p u r p o s e o f e n c o u r a g i n g c o m m u n i t y p a r t i c i p a t i o n i n a v a r i e t y o f i s s u e s r e l e v a n t t o t h e M u n i c i p a l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y r e c o g n i z e s s u c h b o d i e s p l a y a n i m p o r t a n t p a r t i n t h e c o r p o r a t e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s b y p r o v i d i n g a m e a n s f o r e l e c t e d r e p r e s e n t a t i v e s a n d s t a f f t o r e c e i v e p e r s p e c t i v e s a n d i n s i g h t f r o m a f f e c t e d c i t i z e n s o n a v a r i e t y o f m a t t e r s . A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s r e p o r t t o C o u n c i l a n d t h e n a t u r e o f A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e r e c o m m e n d a t i o n s t o C o u n c i l i s p u r e l y a d v i s o r y n o t a d v o c a c y . I n r e c o g n i t i o n o f t h e i m p a r t i a l a n d o b j e c t i v e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t C o u n c i l r e c e i v e s f r o m A d v i s o r y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s , a s w e l l a s t h e c h a l l e n g e s a n d i n h e r e n t r e s t r i c t i o n s p l a c e d u p o n t h e s e s a m e i n d i v i d u a l s i n a s s e s s i n g a n d r e c o m m e n d i n g v a r i o u s o p t i o n s i n a c o n s c i e n t i o u s a n d e t h i c a l m a n n e r , t h e f o l l o w i n g C o d e o f C o n d u c t i s p r o v i d e d a s a g e n e r a l s t a n d a r d f o r a l l M u n i c i p a l i t y A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s t o e n s u r e t h e y a r e a c t i n g i n a m a n n e r t h a t i s a p p r o p r i a t e w i t h r e g a r d t o a c c o u n t a b i l i t y a n d t r a n s p a r e n c y . 1 . A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s s h a l l , w h e n c o n d u c t i n g b u s i n e s s , p r e p a r i n g w r i t t e n c o r r e s p o n d e n c e , i n t e r a c t i n g w i t h m e d i a , M e m b e r s o f C o u n c i l , s t a f f o r m e m b e r s o f t h e p u b l i c , a c t i n a m a n n e r t h a t a c c o m p l i s h e s t h e f o l l o w i n g : a ) f u l f i l t h e m a n d a t e o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; b ) r e s p e c t d u e p r o c e s s a n d t h e a u t h o r i t y o f t h e C h a i r ; c ) d e m o n s t r a t e r e s p e c t f o r a l l f e l l o w A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s , C o u n c i l , s t a f f a n d t h e p u b l i c r e g a r d l e s s o f c u l t u r a l o r l i n g u i s t i c d i v e r s i t y a n d l i f e c i r c u m s t a n c e s ; d ) r e s p e c t a n d g i v e f a i r c o n s i d e r a t i o n t o d i v e r s e a n d o p p o s i n g v i e w p o i n t s ; e ) d e m o n s t r a t e d u e d i l i g e n c e i n p r e p a r i n g f o r m e e t i n g s , s p e c i a l o c c a s i o n s , o r o t h e r A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e r e l a t e d e v e n t s ; S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 7 o f 1 0 5 f ) d e m o n s t r a t e p r o f e s s i o n a l i s m , t r a n s p a r e n c y , a c c o u n t a b i l i t y a n d t i m e l i n e s s i n c o m p l e t i n g a n y t a s k s o r p r o j e c t s u n d e r t a k e n b y t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; g ) c o n f o r m w i t h a l l a p p l i c a b l e l e g i s l a t i o n , b y - l a w s , p o l i c i e s a n d g u i d e l i n e s ; h ) w o r k i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e c o m m u n i t y ; c o n t r i b u t e i n a m e a n i n g f u l m a n n e r , o f f e r i n g c o n s t r u c t i v e c o m m e n t s t o C o u n c i l , s t a f f a n d f e l l o w A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r s . 2 . A M e m b e r o f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e s h a l l n o t : a ) e n g a g e i n a n y b u s i n e s s o r t r a n s a c t i o n o r h a v e a f i n a n c i a l o r p e r s o n a l i n t e r e s t t h a t i s i n c o m p a t i b l e w i t h t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e o f f i c i a l d u t i e s ; b ) p l a c e o n e s e l f i n a p o s i t i o n w h e r e t h e M e m b e r i s u n d e r o b l i g a t i o n t o a n y p e r s o n w h o m i g h t b e n e f i t f r o m s p e c i a l c o n s i d e r a t i o n o r f a v o u r o n t h e M e m b e r ' s p a r t o r w h o m i g h t s e e k i n a n y w a y p r e f e r e n t i a l t r e a t m e n t , c ) a c c o r d , i n t h e p e r f o r m a n c e o f o f f i c i a l d u t i e s , p r e f e r e n t i a l t r e a t m e n t t o r e l a t i v e s o r t o o r g a n i z a t i o n s i n w h i c h t h e M e m b e r h a s a n i n t e r e s t , f i n a n c i a l o r o t h e r w i s e ; d ) p l a c e o n e s e l f i n a p o s i t i o n w h e r e t h e M e m b e r c o u l d d e r i v e a n y d i r e c t o r i n d i r e c t b e n e f i t o r i n t e r e s t f r o m a n y m a t t e r a b o u t w h i c h t h e M e m b e r c a n i n f l u e n c e d e c i s i o n s ; e ) b e n e f i t f r o m t h e u s e o f i n f o r m a t i o n a c q u i r e d d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e M e m b e r ' s o f f i c i a l d u t i e s w h i c h i s n o t g e n e r a l l y a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c ; f ) a c c e p t g i f t s , h o s p i t a l i t y , o r e n t e r t a i n m e n t t h a t c o u l d r e a s o n a b l y b e c o n s t r u e d a s b e i n g g i v e n i n a n t i c i p a t i o n o r r e c o g n i t i o n o f s p e c i a l c o n s i d e r a t i o n b y t h e M e m b e r o r t h e r e s p e c t i v e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e . 3 . S h o u l d a M e m b e r o f a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e b r e a c h a n y o f t h e c l a u s e s s e t o u t h e r e i n , t h e f o l l o w i n g a c t i o n s m a y o c c u r : a ) A n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e m a y c e n s u r e t h e M e m b e r o r r e c o m m e n d t o C o u n c i l r e m o v a l o f t h e M e m b e r f r o m t h e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 8 o f 1 0 5 A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; b ) A f o r m a l w a r n i n g m a y b e i s s u e d t o t h e M e m b e r f r o m t h e C h a i r o f t h e A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e ; o r c ) S h o u l d s u b s e q u e n t b r e a c h e s o c c u r f o l l o w i n g t h e f o r m a l w a r n i n g , t h e C h a i r m a y s u s p e n d t h e M e m b e r a n d r e c o m m e n d r e m o v a l t o C o u n c i l . M e m b e r ' s N a m e ( P r i n t e d ) S i g n a t u r e D a t e S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 9 9 o f 1 0 5 ^ V H A A r I * T - . / I < ^ 0 t f ? a i ^ ^ ' * ° ^ u n i t y ^ 0 C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d a n d C o m m i t t e e M e m b e r C o n f i d e n t i a l i t y S t a t e m e n t T h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a n d i t s B o a r d s , C o m m i t t e e s , V o l u n t e e r s a n d E m p l o y e e s a d h e r e t o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , , a m a n A d v i s o r y B o a r d o r C o m m i t t e e M e m b e r s e r v i n g a s a v o l u n t e e r c i t i z e n m e m b e r o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m . I H E R E B Y A C K N O W L E D G E A N D U N D E R S T A N D T H E F O L L O W I N G : T H A T t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t p r o v i d e s t h a t a l l p e r s o n s a p p o i n t e d o r c h o s e n u n d e r t h e a u t h o r i t y o f a m u n i c i p a l c o u n c i l a r e g o v e r n e d b y t h e s a i d A c t a n d i n c l u d e s c i t i z e n m e m b e r s o f b o a r d s , c o m m i t t e e s a n d v o l u n t e e r s a p p o i n t e d b y C o u n c i l f r o m t i m e t o t i m e ; T H A T t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t , S e c t i o n 4 8 , p r o v i d e s f o r p e n a l t i e s f o r c o n t r a v e n t i o n o f t h e s a i d A c t ; I F U R T H E R A C K N O W L E D G E A N D U N D E R S T A N D T H A T i n t h e c o u r s e o f c a r r y i n g o u t m y v o l u n t e e r r o l e , I m a y h a v e a c c e s s t o a n d m a y b e d e a l i n g w i t h r e c o r d s c o n t a i n i n g c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n a n d / o r p e r s o n a l i n f o r m a t i o n w h i c h r e v e a l s t h e i d e n t i t y o f t h e p e r s o n w h o i s t h e s u b j e c t o f t h e r e c o r d o r i d e n t i f y a p e r s o n w h o h a s p r o v i d e d i n f o r m a t i o n a b o u t t h e s u b j e c t o f t h e r e c o r d ; I H E R E B Y A G R E E t o h o l d s u c h i n f o r m a t i o n c o n f i d e n t i a l a n d , e x c e p t a s m a y b e l e g a l l y r e q u i r e d , w i l l n o t d i s c l o s e o r r e l e a s e i t t o a n y p e r s o n a t a n y t i m e w i t h o u t p r o p e r c o n s e n t o r a u t h o r i z a t i o n ; I F U R T H E R A G R E E t o t a k e a p p r o p r i a t e s e c u r i t y m e a s u r e s t o p r e v e n t u n a u t h o r i z e d a c c e s s t o c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n . D A T E D a t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m t h i s d a y o f , 2 0 S i g n a t u r e : W i t n e s s : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d o c u m e n t s a r e a v a i l a b l e i n a l t e r n a t e f o r m a t s u p o n r e q u e s t . P l e a s e f i l l o u t t h e A c c e s s i b i l i t y R e q u e s t f o r A l t e r n a t e F o r m a t s F o r m a t w w w . b a v h a m . o n . c a o r c o n t a c t t h e A c c e s s i b i l i t y C o o r d i n a t o r a t 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 e x t . 2 0 9 o r a t a c c e s s i b i l i t y ( 3 ) b a v h a m . o n . c a . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 1 0 0 o f 1 0 5 ^ V H A A ^ ; T w V . ^ . ^ . ^ ^ ^ C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A d v i s o r y B o a r d & C o m m i t t e e M e m b e r A p p l i c a t i o n F o r m I a m i n t e r e s t e d i n p a r t i c i p a t i n g a s a v o l u n t e e r o n t h e f o l l o w i n g b o a r d s a n d / o r c o m m i t t e e ( s ) : E x p l a i n w h y y o u w o u l d l i k e t o s e r v e o n e a c h b o a r d o r c o m m i t t e e i d e n t i f i e d a b o v e , i n c l u d i n g a n y s k i l l s o r e x p e r i e n c e w h i c h w o u l d b e o f v a l u e t o t h e c o m m i t t e e o r b o a r d : D o y o u h a v e a n y e x p e r i e n c e v o l u n t e e r i n g ? D Y E S D N O i f Y e s , i n w h a t c a p a c i t y : W e w a n t t o e n s u r e p e r s o n s w i t h d i s a b i l i t i e s a r e a b l e t o p a r t i c i p a t e o n m u n i c i p a l c o m m i t t e e s . I f y o u h a v e a d i s a b i l i t y , w h a t a c c o m m o d a t i o n s , i f a n y , w o u l d y o u n e e d t o c a r r y o u t t h i s p o s i t i o n ? P l e a s e p r o v i d e a n y a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n w h i c h m a y b e o f a s s i s t a n c e i n t h e s e l e c t i o n p r o c e s s . A p p l i c a n t s S i g n a t u r e ; D a t e : M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d o c u m e n t s a r e a v a i l a b l e i n a l t e r n a t e f o r m a t s u p o n r e q u e s t . P l e a s e f i l l o u t t h e A c c e s s i b i l i t y R e q u e s t f o r A l t e r n a t e F o r m a t s F o r m a t w w w . b a v h a m . o n . c a o r c o n t a c t t h e A c c e s s i b i l i t y C o o r d i n a t o r a t 5 1 9 - 8 6 6 - 5 5 2 1 o r a t a c c e s s i b i l i t v ( 5 ) b a v h a m . o n . c a . N O T E : P e r s o n a l i n f o r m a t i o n o n t h i s f o r m i s c o l l e c t e d u n d e r t h e a u t h o r i t y o f t h e M u n i c i p a l F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n a n d P r o t e c t i o n o f P r i v a c y A c t c . M 5 6 s . 2 9 ( 2 ) a n d w i l l b e u s e d t o a p p o i n t c i t i z e n m e m b e r s t o m u n i c i p a l b o a r d s , o r c o m m i t t e e s . I n f o r m a t i o n o n t h i s f o r m w i l l b e d i s c l o s e d t o t h e p u b l i c f o r c a n d i d a t e s e l e c t i o n p u r p o s e s . Q u e s t i o n s a b o u t t h i s c o l l e c t i o n s h o u l d b e d i r e c t e d t o t h e M u n i c i p a l C l e r k a t t h e a d d r e s s i n d i c a t e d a t t h e t o p o f t h e a p p l i c a t i o n . S t a f f R e p o r t C 2 0 1 4 - 0 0 6 r e g a r d i n g V o l u n t e e r A p p r e c i a t i o n N i g h . . . P a g e 1 0 1 o f 1 0 5 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 8 0 A P R O V I S I O N A L B Y - L A W T O P R O V I D E F O R D R A I N A G E W O R K S I N T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M I N T H E C O U N T Y O F E L G I N K N O W N A S T H E P H I L L I P S M U N I C I P A L D R A I N W H E R E A S t h e E n g i n e e r S p r i e t A s s o c i a t e s o n b e h a l f o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n # 7 8 ( 1 ) o f t h e D r a i n a g e A c t , R . S . O . 1 9 9 0 , r e q u e s t s t h a t t h e f o l l o w i n g l a n d s a n d r o a d s b e d r a i n e d b y d r a i n a g e w o r k s : P a r t L o t s 6 - 8 , C o n c e s s i o n 1 0 , M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m A N D W H E R E A S , t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m h a s p r o c u r e d E n g i n e e r R e p o r t N o . 2 1 2 1 4 1 , p r e p a r e d b y S p r i e t A s s o c i a t e s , d a t e d M a y 2 7 , 2 0 1 4 , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s S c h e d u l e " A " , a n d f o r m s p a r t o f t h i s B y - L a w . A N D W H E R E A S t h e e s t i m a t e d t o t a l c o s t o f c o n s t r u c t i n g t h e d r a i n a g e w o r k i s $ 7 8 , 3 0 0 . 0 0 ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l i s o f t h e o p i n i o n t h a t t h e d r a i n a g e o f t h e a r e a i s d e s i r a b l e ; N O W T H E R E F O R E t h e C o u n c i l o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m e n a c t s a s f o l l o w s : 1 . E n g i n e e r R q i o r t N o . 2 1 2 1 4 1 , d a t e d M a y 2 7 , 2 0 1 4 a n d a t t a c h e d h e r e t o , i s h e r e b y a d o p t e d a n d t h e d r a i n a g e w o r k s a s t h e r e i n i n d i c a t e d a n d s e t f o r t h a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d s h a l l b e c o m p l e t e d i n a c c o r d a n c e t h e r e w i t h . 2 . 1 T h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m m a y b o r r o w , o n t h e c r e d i t o f t h e C o r p o r a t i o n , t h e a m o u n t o f $ 7 8 , 3 0 0 . 0 0 , b e i n g t h e a m o u n t n e c e s s a r y f o r c o n s t r u c t i o n o f t h e d r a i n a g e w o r k s . 2 . 2 T h e C o r p o r a t i o n m a y a r r a n g e f o r t h e i s s u e o f d e b e n t u r e s o n i t s b e h a l f f o r t h e a m o u n t b o r r o w e d l e s s t h e t o t a l a m o u n t o f , ( a ) g r a n t s r e c e i v e d u n d e r S e c t i o n # 8 5 o f t h e A c t ; ( b ) c o m m u t e d p a y m e n t s m a d e i n r e s p e c t o f l a n d s a n d r o a d s a s s e s s e d w i t h i n t h e m u n i c i p a l i t y ; ( c ) m o n i e s p a i d u n d e r S u b s e c t i o n # 6 1 ( 3 ) o f t h e A c t ; a n d m o n i e s a s s e s s e d i n a n d p a y a b l e b y a n o t h e r m u n i c i p a l i t y , a n d B y - L a w 2 0 1 4 - 0 8 0 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i n a g e . . . P a g e 1 0 2 o f 1 0 5 B y - l a w N o . 2 0 1 4 - 0 8 0 - 2 - s u c h d e b e n t u r e s s h a l l b e m a d e p a y a b l e w i t h i n f i v e ( 5 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f t h e d e b e n t u r e a n d s h a l l b e a r i n t e r e s t a t a r a t e n o t h i g h e r t h a n t h e r a t e c h a r g e d b y a c h a r t e r e d b a n k o f C a n a d a . A s p e c i a l e q u a l r a t e s u f f i c i e n t t o r e d e e m t h e p r i n c i p a l a n d i n t e r e s t o n t h e d e b e n t u r e s s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s a s s e t f o r t h i n t h e a t t a c h e d S c h e d u l e " A " t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s b y - l a w . 4 . F o r p a y i n g t h e a m o u n t o f $ 0 b e i n g t h e a m o u n t a s s e s s e d u p o n t h e l a n d s a n d r o a d s b e l o n g i n g t o o r c o n t r o l l e d b y t h e m u n i c i p a l i t y , a s p e c i a l r a t e s u f f i c i e n t t o p a y t h e a m o u n t a s s e s s e d p l u s i n t e r e s t t h e r e o n s h a l l b e l e v i e d u p o n t h e w h o l e r a t e a b l e p r o p e r t y i n t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n e a c h y e a r f o r f i v e ( 5 ) y e a r s a f t e r t h e p a s s i n g o f t h i s P r o v i s i o n a l B y - l a w t o b e c o l l e c t e d i n t h e s a m e m a n n e r a n d a t t h e s a m e t i m e a s o t h e r t a x e s a r e c o l l e c t e d . 5 . A l l a s s e s s m e n t s o f $ 2 5 0 . 0 0 o r l e s s a r e p a y a b l e i n t h e f i r s t y e a r i n w h i c h t h e a s s e s s m e n t i s i m p o s e d . 6 . T h i s B y - l a w c o m e s i n t o f o r c e o n t h e p a s s i n g t h e r e o f a n d m a y b e c i t e d a s t h e " P h i l l i p s M u n i c i p a l D r a i n " . t h R E A D A F I R S T A N D S E C O N D T I M E t h i s 1 7 l " d a y o f J u l y , 2 0 1 4 a n d p r o v i s i o n a U y t h a d o p t e d t h i s 1 7 " ' d a y o f J u l y , 2 0 1 4 . ^ ^ % ? ^ £ n ^ \ ^ A ^ J ^ X t M A Y O R C L E R K R E A D A T H I R D T I M E A N D F I N A L L Y P A S S E D t h i s d a y o f 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 8 0 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i n a g e . . . P a g e 1 0 3 o f 1 0 5 C O U R T O F R E V I S I O N - M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M T a k e n o t i c e t h a t t h e C o u r t o f R e v i s i o n o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m f o r c o n s i d e r i n g a n d d e t e r m i n i n g o f A p p e a l s t o t h e s a i d C o u r t o f R e v i s i o n t o t h e A s s e s s m e n t o f B y - l a w # 2 0 1 4 - 0 8 0 w i l l b e h e l d i n C o u n c i l C h a m b e r s a t T H E B A Y H A M M U N I C I P A L O F F I C E i n S t r a f f o r d v i l l e o n A u g u s t 2 1 , 2 0 1 4 a t 8 : 0 0 p . m . A l l n o t i c e s o f a s s e s s m e n t a p p e a l b y a n o w n e r s h a l l b e s e r v e d o n t h e C l e r k o f t h e M u n i c i p a l i t y A T L E A S T 1 0 D A Y S P R I O R t o t h e f i r s t s i t t i n g o f t h e C o u r t . o f m a i l i n g / 2 ( ^ t 4 / - o ? ^ Q ( ^ v ^ ? ^ ^ 2 ^ S ~ ! r \ . j ^ ^ ^ D a t e B y - L a w 2 0 1 4 - 0 8 0 A P r o v i s i o n a l B y - L a w t o p r o v i d e f o r d r a i n a g e . . . P a g e 1 0 4 o f 1 0 5 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 9 6 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E R E G U L A R M E E T I N G H E L D S E P T E M B E R 4 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( I ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o q i o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e r e g u l a r m e e t i n g h e l d S q ) t e m b e r 4 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . t h R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f i n a l l y p a s s e d t h i s 4 " d a y o f S e p t e m b e r 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - L a w 2 0 1 4 - 0 9 6 A B y - L a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c i l P a g e 1 0 5 o f 1 0 5