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HomeMy WebLinkAboutJanuary 30, 2014 - Special CouncilCOUNCIL BUDGET MEETING AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Thursday, January 30, 2014 6:30 p.m Page 1. CALL TO ORDER 2. DECLARATION OF PECUNIARY INTEREST AND THE GENERAL NATURE THEREOF 3. ADMINISTRATION 2 - 4 (a) Staff Report PW2014-07 regarding "Used Vacuum Trailer Operational Business Case". File: F18 4. 2014 DRAFT BUDGET 5 - 42 (a) Draft 2014 Operating Budget. File: F05 5. BY-LAW 43 (a) By-law 2014-011 A By-law to confirm all actions of Council 6. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 1 of 43 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 F R O M : P u b l i c W o r k s M a n a g e r F I L E : N U M B E R : P W 2 0 1 4 - 0 7 S U B J E C T : U S E D V A C U U M T R A I L E R O P E R A T I O N A L B U S I N E S S C A S E P u r p o s e T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o r e c o m m e n d t h e p u r c h a s e o f a V a c u u m T r a i l e r a s a l l o c a t e d i n t h e 2 0 1 4 C a p i t a l B u d g e t ; a n a d d i t i o n a l r e p o r t i n r e f e r e n c e t o N u m b e r P W 2 0 1 4 - 0 5 . B a c k g r o u n d A s p e r t h e C o u n c i l M e e t i n g o n T h u r s d a y J a n u a i y 2 3 , 2 0 1 4 , C o u n c i l r e q u e s t e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n w i t h r e s p e c t t o a n o p e r a t i o n a l b u s i n e s s c a s e c o n c e r n i n g t h e p r o p o s e d u s e d v a c u u m t r a i l e r q u o t e d a t $ 6 7 , 0 0 0 . 0 0 . S t a f f C o m m e n t s B e l o w a r e t h e c o s t s i n c u r r e d i n 2 0 1 3 f o r v a c u u m t r u c k r e n t a l a n d v a c u u m t r a i l e r r e n t a l f o r t h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t a n d t h e S e w e r a n d W a t e r D e p a r t m e n t : D e s c r i p t i o n A c t u a l / E s t i m a t e d D e p a r t m e n t C o s t s C a t c h B a s i n s - M a t e r i a l $ 1 3 , 3 4 1 S y s t e m M a i n t e n a n c e $ 3 , 0 9 8 W a t e r S y s t e m $ 1 , 0 0 0 D r a i n a g e $ 2 , 0 0 0 T O T A L $ 1 9 , 4 3 9 U s e s f o r a V a c T r a i l e r : 1 . S a n i t a r y S e w e r , S t o r m D r a i n a n d C a t c h B a s i n C l e a n O u t t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i s r e s p o n s i b l e a n d l i a b l e f o r t h e s t o r m d r a i n a g e s y s t e m s t h a t c o n s i s t o f c a t c h b a s i n s a n d s t o r m w a t e r d r a i n l i n e s . W a t e r t h a t o v e r f l o w s f r o m M u n i c i p a l s t o r m a n d s a n i t a r y s e w e r s t h a t n e g a t i v e l y i m p a c t s a r a t e p a y e r ' s p r o p e r t y w i l l l i k e l y s u b j e c t t h e M u n i c i p a l i t y t o i n s u r a n c e c l a i m s e t c ; b y h a v i n g a v a c t r a i l e r t o r u n o u r o w n i n - h o u s e m a i n t e n a n c e p r o g r a m w i l l p r e v e n t t h i s l i a b i l i t y . T h e M u n i c i p a l i t y i s o b l i g a t e d t h r o u g h t h e C o u n t y o f E l g i n R o a d M a i n t e n a n c e A g r e e m e n t t o e n s u r e t h a t a l l s t o r m w a t e r r u n s , c a t c h b a s i n s a n d b a s i n g r a t e s a r e f r e e f r o m l e a v e s a n d o t h e r d e b r i s . B e l o w a r e s e c t i o n s i n t h e S c o p e o f S e r v i c e i n t h e a g r e e m e n t : S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 7 r e g a r d i n g " U s e d V a c u u m T r a i l e r O p e r a t . . . P a g e 2 o f 4 3 S O S 4 0 2 - C u l v e r t O u t l e t s a n d S u b d r a i n s C u l v e r t s ( e n t r a n c e o r r o a d c r o s s i n g ) s h a l l b e c l e a n e d u s i n g j e t s ( f l u s h i n g ) o r o t h e r . e f f e c t i v e m e a n s w h e r e w a t e r f l o w h a s b e e n r e s t r i c t e d b y m a t e r i a l , d e b r i s , e t c . S O S 4 0 3 - S t o r m S e w e r s , C u r b a n d G u t t e r s , C a t c h B a s i n s , e t c . S t o r m d r a i n a g e s y s t e m s h a l l b e c l e a n e d w h e n t h e y h a v e b e e n i d e n t i f i e d t o b e . r e s t r i c t i n g f l o w ( i . e . g u t t e r o u t l e t s / s w a l e s ) . T h i s m a y r e q u i r e v i d e o i n v e s t i g a t i o n f l u s h i n g , r e m o v i n g o f o b s t r u c t i o n s ( i . e . r o o t s ) , e t c C a t c h b a s i n s s h a l l b e c l e a n e d a t l e a s t o n c e e v e r y 2 y e a r s o r m o r e i f d e b r i s h a s . f i l l e d t h e i r s u m p s R e p a i r s i n v o l v i n g g r a t e r e p l a c e m e n t o r r i s e r r e p a i r s a n d p a t c h i n g a r o u n d c a t c h . b a s i n s s h a l l b e c a r r i e d o u t u n d e r m a i n t e n a n c e o p e r a t i o n s . A l l o t h e r d e f e c t s s h a l l b e r e p o r t e d t o t h e C o u n t y o f E l g i n 2 . E x c a v a t i n g A r o u n d U t i l i t i e s - w h e n t h e n e e d a r i s e s , e x c a v a t i n g a r o u n d a n d n e a r b u r i e d u t i l i t i e s i s h a z a r d o u s ; u t i l i z i n g v a c t r a i l e r s i g n i f i c a n t l y r e d u c e s t h e p o t e n t i a l o f d a m a g i n g u t i l i t y , a n d i n j u r y t o t h e w o r k e r . I t e s s e n t i a l l y r e p l a c e s t h e n e e d t o d a y l i g h t u t i l i t i e s b y h a n d . 3 . S i g n P o s t a n d G u a r d R a i l P o s t I n s t a l l a t i o n - a v a c t r a i l e r i s a v e r y e f f i c i e n t t o o l i n e x c a v a t i n g f o r s i g n p o s t a n d g u a r d r a i l p o s t i n s t a l l a t i o n . B y u s i n g t h e o n b o a r d h i g h p r e s s u r e w a t e r h o s e s i m u l t a n e o u s l y w i t h t h e v a c h o s e , i t e n a b l e s o n e o p e r a t o r t o i n s t a l l p o s t s . 4 . C u l v e r t F l u s h i n g - a s p a r t o f t h e s t o r m d r a i n a g e s y s t e m , c u l v e r t s h a v e t o b e i n s p e c t e d a n d f l u s h e d r e g u l a r l y . P u b l i c W o r k s h a s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f m a i n t a i n i n g o v e r 1 8 0 c u l v e r t s ; b o t h o w n e d b y t h e M u n i c i p a l i t y a n d t h e C o u n t y . T h e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t a n d S e w e r a n d W a t e r D e p a r t m e n t h e a v i l y r e l y o n t h e a v a i l a b i l i t y o f c o n t r a c t o r s t o r e s p o n d t o t h e M u n i c i p a l i t y ' s c a l l s f o r v a c u u m t r u c k s . B y h a v i n g o u r o w n v a c u u m t r a i l e r , t h e D e p a r t m e n t s w i l l b e a b l e t o b e t t e r m a i n t a i n o u r i n f r a s t r u c t u r e a n d s i g n i f i c a n t l y r e d u c e t h e n e e d t o r e l y o n c o n t r a c t o r s w h o m a y n o t a l w a y s b e t h e r e . F I N A N C I N G O P T I O N S F O R A V A C U U M T R A I L E R B e l o w a r e t h e f i n a n c i n g o p t i o n s a n d t e r m s w i t h r e s p e c t t o a c q u i r i n g t h e 2 0 1 1 V e r m e e r L P 5 5 5 S D T 5 0 0 G a l l o n V a c u u m T r a i l e r ( u s e d ) : O p t i o n 1 - S h o r t t e r m R e n t - t o - P u r c h a s e 3 m o n t h s r e n t a l a t $ 4 5 0 0 / m o n t h - 1 0 0 % o f r e n t a l g o e s t o w a r d p u r c h a s e o f V a c u u m $ 6 7 , 0 0 0 - 3 m o n t h ' s r e n t a t $ 4 5 0 0 + H S T = $ 5 0 8 5 p e r m o n t h $ 6 7 , 0 0 0 - $ 1 3 , 5 0 0 ( $ 4 , 5 0 0 x 3 ) = $ 5 3 , 5 0 0 p l u s H S T p u r c h a s e p r i c e . I f y o u w i s h t o e x t e n d t h e r e n t a l p e r i o d b e f o r e p u r c h a s e ( 6 m o n t h s , 9 m o n t h s e t c ) a 1 % i n t e r e s t c o s t w i l l b e a d d e d t o t h e m o n t h l y r e n t a l r a t e . 2 S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 7 r e g a r d i n g " U s e d V a c u u m T r a i l e r O p e r a t . . . P a g e 3 o f 4 3 O p t i o n 2 - 2 4 m o n t h l e a s e w i t h B u y O u t $ 6 7 , 0 0 0 p l u s H S T = $ 7 5 , 7 1 0 . 0 0 2 4 m o n t h s l e a s e @ $ 3 2 1 4 . 9 0 / m o n t h . $ 0 . 0 0 b u y o u t a t e n d o f t e r m . E s s e n t i a l l y i t i s 2 y e a r f i n a n c i n g b u t a " l e a s e " w h i l e o n t e r m . O p t i o n 3 - S t r a i e h t R e n t a l $ 4 , 5 0 0 m o n t h l y - n o a c q u i s i t i o n a t e n d o f t e r m . S t r a t e g i c P l a n G o a l ( s ) G o a l # 1 - P r a c t i c e r e s p o n s i b l e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t R e c o m m e n d a t i o n T h a t C o u n c i l a p p r o v e O p t i o n 1 , a s h o r t t e r m r e n t - t o - p u r c h a s e o f t h e u s e d 2 0 1 1 V e n n e e r L P 5 5 5 S D T 5 0 0 G a l l o n T r a i l e r M o u n t e d V a c u u m a t t h e p r o p o s e d p r i c e o f $ 6 7 , 0 0 0 . 0 0 p l u s H . S . T . F u n d s a r e t o c o m e f r o m t h e E q u i p m e n t R e s e r v e . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , V a n c e C z e r w m s l d , M i b l i c W o r k s M a n a g e r 3 S t a f f R e p o r t P W 2 0 1 4 - 0 7 r e g a r d i n g " U s e d V a c u u m T r a i l e r O p e r a t . . . P a g e 4 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 5 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 6 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 7 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 8 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 9 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 0 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 1 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 2 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 3 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 4 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 5 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 6 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 7 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 8 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 9 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 0 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 1 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 2 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 3 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 4 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 5 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 6 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 7 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 8 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 9 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 0 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 1 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 2 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 3 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 4 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 5 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 6 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 7 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 8 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 9 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 4 0 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 4 1 o f 4 3 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 4 2 o f 4 3 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - O i l A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E B U D G E T M E E T I N G H E L D J A N U A R Y 3 0 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 3 0 t h d a y o f J a n u a r y , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 4 - 0 1 1 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c . . . P a g e 4 3 o f 4 3