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HomeMy WebLinkAboutMarch 18, 2014 - Special CouncilCOUNCIL BUDGET MEETING AGENDA THE CORPORATION OF THE MUNICIPALITY OF BAYHAM 9344 Plank Road, Straffordville, ON Council Chambers Tuesday, March 18, 2014 6:30 p.m Page 1. CALL TO ORDER 2. DECLARATION OF PECUNIARY INTEREST AND THE GENERAL NATURE THEREOF 3. 2014 DRAFT BUDGET 2 - 39 (a) Draft 2014 Operating Budget. File: F05 40 (b) Staff Report F2014-06 regarding "2013 Surplus Allocation". File: F05 41 - 42 (c) Staff Report F2014-08 regarding "2014 Budget and Levy". File: F11 43 - 46 (d) Municipal Assistance Applications Summary for 2014. File: F11 Assist 4. BY-LAW 47 (a) By-law 2014-026 A By-law to confirm all actions of Council 5. ADJOURNMENT (a) Adjournment Page 1 of 47 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 4 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 5 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 6 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 7 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 8 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 9 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 0 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 1 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 2 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 3 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 4 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 5 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 6 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 7 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 8 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 1 9 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 0 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 1 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 2 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 3 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 4 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 5 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 6 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 7 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 8 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 2 9 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 0 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 1 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 2 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 3 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 4 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 5 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 6 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 7 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 8 o f 4 7 D r a f t 2 0 1 4 O p e r a t i n g B u d g e t . F i l e : F 0 5 P a g e 3 9 o f 4 7 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F 0 5 S U B J E C T : 2 0 1 3 S u r p l u s A l l o c a t i o n N U M B E R : F 2 0 1 4 - 0 6 P u r p o s e T o a p p r o v e a l l o c a t i o n o f t h e 2 0 1 3 o p e r a t i n g s u r p l u s o f $ 6 6 , 0 0 0 t h r o u g h r e s e r v e t r a n s f e r s . B a c k g r o u n d T h e 2 0 1 3 f i n a n c i a l s t a t e m e n t s h a v e b e e n d r a f t e d b y t h e T r e a s u r e r a n d a n o p e r a t i n g s u r p l u s o f $ 6 6 , 0 0 0 i s e s t i m a t e d f o r 2 0 1 3 . T h i s e s t i m a t e e x c l u d e s $ 5 0 , 0 0 0 i n t r a n s f e r s f r o m P o l i c e S e r v i c e s t h a t w a s n o t r e q u i r e d t o b e m a d e , b e c a u s e t h e o p e r a t i n g b u d g e t w a s i n a s u r p l u s p o s i t i o n a t y e a r e n d . S e c t i o n 2 9 0 ( 4 ) ( b ) o f t h e M u n i c i p a l A c t r e q u i r e s t h a t a n y s u r p l u s f r o m a p r e v i o u s y e a r b e i n c l u d e d a s a n e s t i m a t e d r e v e n u e w i t h i n t h e c u r r e n t b u d g e t . I f t h i s p r o c e s s i s f o l l o w e d e a c h y e a r , d u r i n g y e a r s w h e r e l a r g e f l u c t u a t i o n s i n s u r p l u s e s o c c u r , l a r g e t a x r a t e f l u c t u a t i o n s m a y a l s o o c c u r . T h e r e f o r e , i t i s c o m m o n p r a c t i c e f o r m u n i c i p a l i t i e s t o a l l o c a t e t h e i r a n n u a l s u r p l u s t o r e s e r v e s . T h e s e t r a n s f e r s u s u a l l y p r o v i d e f o r u n a n t i c i p a t e d e x p e n d i t u r e s , i n f u t u r e y e a r s , t h a t a r e o n e t i m e o p e r a t i n g o r u n e x p e c t e d c a p i t a l c o s t s . S t a f f C o m m e n t s I t i s i n C o u n c i l ' s d i s c r e t i o n t o a p p r o v e a u t i l i z a t i o n p l a n o f t h e s a i d 2 0 1 3 s u r p l u s . I h a v e r e v i e w e d t h e 2 0 1 3 O p e r a t i n g a n d C a p i t a l B u d g e t s f o r f u t u r e p o t e n t i a l u n f u n d e d c o s t s . B a s e d u p o n t h a t r e v i e w I o f f e r t h e f o l l o w i n g r e c o m m e n d a t i o n . R e c o m m e n d a t i o n : T H A T t h e 2 0 1 3 a c c u m u l a t e d s u r p l u s o f $ 6 6 , 0 0 0 b e t r a n s f e r r e d t o t h e M u n i c i p a l F a c i l i t i e s R e s e r v e t o a c c o m m o d a t e f u t u r e c a p i t a l c o s t s f o r f a c i l i t i e s , R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d ? ^ ^ u A C i / U ^ S L ^ « q D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 6 r e g a r d i n g " 2 0 1 3 S u r p l u s A l l o c a t i o n " . F i . . . P a g e 4 0 o f 4 7 C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M S T A F F R E P O R T T O : M a y o r & M e m b e r s o f C o u n c i l D A T E : M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 F R O M : D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r F I L E : F l l S U B J E C T : 2 0 1 4 B u d g e t a n d L e v y N U M B E R : F 2 0 1 4 - 0 8 B a c k g r o u n d T h e T r e a s u r e r p r o v i d e d C o u n c i l m e m b e r s a d r a f t 2 0 1 4 B u d g e t o n J a n u a r y 3 0 , 2 0 1 4 f o r t h t h t h e i r c o n s i d e r a t i o n . O n F e b r u a r y 4 a n d F e b r u a r y 2 7 C o u n c i l m e t t o r e v i e w t h e 2 0 1 4 B u d g e t , i n c l u d i n g p r e s e n t a t i o n s f r o m d e p a r t m e n t h e a d s . D i s c u s s i o n t h A f t e r t h e F e b r u a r y 2 7 C o u n c i l M e e t i n g d i r e c t i o n w a s g i v e n t o t h e T r e a s u r e r t o r e v i e w t h e b u d g e t w i t h d e p a r t m e n t h e a d s a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s f o r r e d u c t i o n s . T h e o r i g i n a l d r a f t b u d g e t p r e s e n t e d t o C o u n c i l o n J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 3 p r o p o s e d a 2 0 1 4 l e v y o f $ 3 , 4 4 3 , 3 4 6 , b e i n g $ 2 8 7 , 2 3 9 h i g h e r t h a n t h e 2 0 1 3 l e v y o f $ 3 , 1 5 6 , 3 0 7 , a 9 . 1 0 % i n c r e a s e o v e r 2 0 1 3 . T h e f o l l o w i n g s u m m a r i z e s t h e a d j u s t m e n t s m a d e s o f a r : O r i g i n a l l e v y i n c r e a s e $ 2 8 7 , 2 3 9 N e t R e d u c t i o n s p e r a t t a c h e d s c h e d u l e C 1 4 8 . 0 2 5 ) A d j u s t e d l e v y i n c r e a s e 1 3 9 . 2 1 4 A s n o t e d d u r i n g t h e b u d g e t m e e t i n g s t h e a d d i t i o n a l l e v y f o r 2 0 1 4 w i l l p a r t i a l l y b e a b s o r b e d b y a s s e s s m e n t a d d e d t o t h e t a x r o l l f o r n e w d e v e l o p m e n t i n 2 0 1 3 . T h e A s s e s s m e n t A n a l y s i s R q i o r t , p r e v i o u s l y p r e s e n t e d t o C o u n c i l , p r o j e c t e d t h a t t h e n e w g r o w t h f r o m 2 0 1 3 w i l l g e n e r a t e a p p r o x i m a t e l y $ 9 1 , 8 6 3 i n a d d i t i o n a l t a x e s f o r 2 0 1 4 . T h i s e f f e c t i v e l y p r o d u c e s a n o v e r a l l 1 . 5 % i n c r e a s e i f t h e a d j u s t e d l e v y w e r e a p p r o v e d . R e c o m m e n d a t i o n T h a t a b y - l a w t o e s t a b l i s h a l e v y f o r t h e y e a r 2 0 1 4 a n d a d o p t t a x r a t e s b e d r a f t e d b y t h e T r e a s u r e r b a s e d u p o n a l e v y i n c r e a s e o f $ 1 3 9 , 2 1 4 . R e s p e c t f u l l y s u b m i t t e d , \ ^ l t M ^ C M U ^ W ^ - - D a v i d A r i s t o n e , T r e a s u r e r S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 8 r e g a r d i n g " 2 0 1 4 B u d g e t a n d L e v y " . F i l e : . . . P a g e 4 1 o f 4 7 M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m 2 0 1 4 B u d g e t A d j u s t m e n t s A d j u s t m e n t A c c o u n t D e s c r i p t i o n A m o u n t C o m m e n t s x x x x - 5 1 2 0 B e n e f i t s R e d u c t i o n 3 , 5 7 8 . 0 0 M a n u l i f e C h a n g e s x x x x - 5 3 0 0 I n s u r a n c e 3 , 2 5 9 . 0 0 A c t u a l P r e m i u m s 1 0 1 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e 7 , 2 0 0 . 0 0 R e c r u i t m e n t C o s t s 1 0 2 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e 6 , 0 0 0 . 0 0 D a t a V i e w C o s t s 2 0 1 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e s 5 0 , 0 0 0 . 0 0 F u n d C e r t i f i c a t i o n C o s t s 2 0 1 0 - 5 1 0 2 F i r e f i g h t e r s R e m u n e r a t i o n 6 , 0 0 0 . 0 0 R e d u c e d t o 2 0 1 3 b u d g e t 2 0 1 0 - 5 1 6 0 M e d i c a l S u p p l i e s 1 , 0 0 0 . 0 0 2 0 1 0 - 5 3 1 0 L e g a l F i r e D e p t 4 4 , 0 0 0 . 0 0 C e r t i f i c a t i o n C o s t s 2 0 1 0 - 5 3 4 0 C o n f e r e n c e s 1 , 0 0 0 . 0 0 2 0 2 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e s 3 0 , 0 0 0 . 0 0 B a c k t o 2 0 1 3 B u d g e t A m o u n t 2 0 2 0 - 5 4 6 0 P o l i c e S e r v i c e s B o r a d 6 5 6 . 0 0 2 0 3 0 - x x x x S h o r e l i n e M a n a g e m e n t 7 , 0 0 0 . 0 0 P o s s i b l e L P R C A F u n d e d 2 0 5 0 - 5 1 7 5 E n f o r c e m e n t C o s t s 8 5 0 . 0 0 2 5 1 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e s 6 3 , 0 0 0 . 0 0 F u n d D r a i n A s s m t & L e g a l 2 5 1 0 - 5 1 3 0 C l o t h i n g A l l o w a n c e 1 , 5 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 5 1 7 0 M a t e r i a l s 5 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - x x x x V e h i c l e R e p a i r s 1 0 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 5 2 7 5 E q u i p m e n t M a i n t e n a c e 2 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 5 2 9 0 D r a i n a g e B e s t L i n e 5 8 , 0 0 0 . 0 0 2 0 1 4 D r a i n A s s e s s m e n t 2 5 1 0 - 5 3 1 0 L e g a l R o a d D e p t 5 , 0 0 0 . 0 0 R o a d l e g a l d e s c r i p t i o n s 2 5 1 0 - 5 3 3 0 T r a i n i n g 1 0 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 5 3 5 0 T r a v e l 5 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 7 6 3 0 L o o s e T o p M a t e r i a l s 7 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 7 4 6 0 C u l v e r t M a t e r i a l s 6 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 7 5 1 0 W e e d M a t e r i a l s 6 , 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 2 5 1 0 - 7 6 1 0 H a r d t o p M a t e r i a l s 1 1 . 0 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t b y M a n a g e r 4 0 1 0 - 5 5 9 0 G e n e r a l A s s i s t e n c e 3 , 0 0 0 . 0 0 C o u n c i l D i r e c t i o n 4 5 2 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e s 9 , 0 0 0 . 0 0 S t r a f f o r d v i l l e R e s e r v e 4 5 3 0 - 4 1 9 0 T r a n s f e r f r o m R e s e r v e s 5 , 0 0 0 . 0 0 V i e n n a R e s e r v e 5 0 1 5 - 5 2 4 5 P r o m o t i o n a l I t e m s 9 , 0 0 0 . 0 0 R e d u c e a m o u n t p u r c h a s e d N e t R e d u c t i o n s 1 4 8 , 0 2 5 . 0 0 S t a f f R e p o r t F 2 0 1 4 - 0 8 r e g a r d i n g " 2 0 1 4 B u d g e t a n d L e v y " . F i l e : . . . P a g e 4 2 o f 4 7 Municipal Assistance Applications Summary for 2014.File: F1...Page 43 of 47 Municipal Assistance Applications Summary for 2014.File: F1...Page 44 of 47 Municipal Assistance Applications Summary for 2014.File: F1...Page 45 of 47 Municipal Assistance Applications Summary for 2014.File: F1...Page 46 of 47 T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M B Y - L A W N O . 2 0 1 4 - 0 2 6 A B Y - L A W T O C O N F I R M A L L A C T I O N S O F T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M F O R T H E B U D G E T M E E T I N G H E L D M A R C H 1 8 , 2 0 1 4 W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 1 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 S . O . 2 0 0 1 , C h a p t e r 2 5 , t h e p o w e r s o f a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n a r e t o b e e x e r c i s e d b y t h e C o u n c i l o f t h e m u n i c i p a l i t y ; A N D W H E R E A S u n d e r S e c t i o n 5 ( 3 ) o f t h e M u n i c i p a l A c t , 2 0 0 1 , t h e p o w e r s o f C o u n c i l a r e t o b e e x e r c i s e d b y b y - l a w ; A N D W H E R E A S t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m d e e m s i t a d v i s a b l e t h a t t h e p r o c e e d i n g s o f t h e m e e t i n g b e c o n f i r m e d a n d a d o p t e d b y b y - l a w . T H E R E F O R E T H E C O U N C I L O F T H E C O R P O R A T I O N O F T H E M U N I C I P A L I T Y O F B A Y H A M E N A C T S A S F O L L O W S : 1 . T H A T t h e a c t i o n s o f t h e C o u n c i l o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m i n r e s p e c t o f e a c h r e c o m m e n d a t i o n a n d e a c h m o t i o n a n d r e s o l u t i o n p a s s e d a n d o t h e r a c t i o n b y t h e C o u n c i l a t t h e b u d g e t m e e t i n g h e l d M a r c h 1 8 , 2 0 1 4 i s h e r e b y a d o p t e d a n d c o n f i r m e d a s i f a l l p r o c e e d i n g s w e r e e x p r e s s l y e m b o d i e d i n t h i s b y - l a w . 2 . T H A T t h e M a y o r a n d C l e r k o f t h e C o r p o r a t i o n o f t h e M u n i c i p a l i t y o f B a y h a m a r e h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o d o a l l t h i n g s n e c e s s a r y t o g i v e e f f e c t t o t h e a c t i o n o f t h e C o u n c i l i n c l u d i n g e x e c u t i n g a l l d o c u m e n t s a n d a f f i x i n g t h e C o r p o r a t e S e a l . R E A D A F I R S T , S E C O N D A N D T H I R D T I M E a n d f m a U y p a s s e d t h i s 1 8 t h d a y o f M a r c h , 2 0 1 4 . M A Y O R C L E R K B y - l a w 2 0 1 4 - 0 2 6 A B y - l a w t o c o n f i r m a l l a c t i o n s o f C o u n c . . . P a g e 4 7 o f 4 7